Luận văn Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay

LUẬN VĂN: Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay Mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Quản lý các tổ chức xét về mặt quá trình là điều hành các hoạt động để đạt được những mục đích xác định. Sự điều hành này chỉ có thể thành công khi có hệ thống bảo đảm thông tin, theo đó, việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin được tổ chức một cách khoa học, hiệu quả. Do vậy, mọi tổ chức đều có một mạng lưới thông tin tối thiểu mà nếu không có nó thì tổ chức không thể tồn tại được. Mạng lưới thông tin này nếu có thiếu sót và yếu kém sẽ làm suy yếu sự hoạt động của tổ chức. Vì vậy buộc người lãnh đạo tổ chức phải thay thế nó bằng một hệ thống hợp lý và hiệu quả hơn. Rõ ràng là phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, một phương tiện trợ giúp có hiệu quả để đảm bảo sự vận hành thông suốt cho tổ chức và làm dễ dàng cho việc hướng hoạt động của các tổ chức theo các mục tiêu đã lựa chọn. Trong nền kinh tế thị trường và với sự phát triển của khoa học - công nghệ, vai trò của thông tin lại càng đặc biệt quan trọng, có những trường hợp nó quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Để quản lý các doanh nghiệp, việc kiểm soát các hoạt động bên trong của nó là chưa đủ mà còn phải thường xuyên theo dõi tác động nó với môi trường, theo dõi sự thích nghi của nó đối với môi trường và theo dõi những ảnh hưởng của môi trường đối với doanh nghiệp. Chính hệ thống thông tin quản lý giúp lãnh đạo doanh nghiệp đảm bảo việc kiểm soát này. Việc nghiên cứu tổ chức có khoa học hệ thống thông tin quản lý và áp dụng cách tiếp cận hệ thống vào tổ chức quản lý của các doanh nghiệp cho phép lãnh đạo doanh nghiệp phân tích và có biện pháp tốt hơn trong việc thực hiện các chức năng quản lý cơ bản của mình. Hệ thông tin quản lý là một công cụ có hiệu quả để lãnh đạo và quản lý các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Công ty Điện lực 3 là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN). Công ty có 25 đơn vị trực thuộc hoạt động chuyên ngành sản xuất và kinh doanh điện năng trên địa bàn 13 tỉnh, thành phố ở miền Trung và Tây nguyên. Nhận thức rõ tầm quan trọng của thông tin và thông tin quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh điện lực trên một địa bàn rộng lớn, từ đầu thập kỷ 90, Công ty Điện lực 3 đã đầu tư một lượng vốn khá lớn cho việc xây dựng một hệ thống kỹ thuật đảm bảo thông tin quản lý, trong đó chủ yếu xây dựng hệ thống thông tin liên lạc ( communication) và hệ thống công nghệ thông tin (IT) phục vụ quản lý. Hệ thống này trong 15 năm qua đã hoạt động có hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hệ thống quản lý tập trung của công ty và hệ thống quản lý tác nghiệp ở các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, trong những năm tới, hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 cần thiết phải được tổ chức và xây dựng lại do những lý do chính sau đây: Lộ trình cổ phần hóa các đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực 3 đang được thực hiện. Các Điện lực tỉnh sẽ chuyển đổi thành công ty cổ phần, trong đó công ty Điện lực 3 chiếm cổ phần chi phối (51%). Hiện nay, Điện lực Khánh hòa đã chuyển thành công ty cổ phần hoạt động từ 2005. Theo chỉ thị của Chính phủ, Bộ Công nghiệp và Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN) phải tiến hành xong việc cổ phần hóa các tổ chức Điện lực các tỉnh trước năm 2010. Đây là một thách thức rất lớn đối với Công ty Điện lực 3. Theo hướng này, Tổng công ty Điện lực Việt nam đang tái cấu trúc cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng thành lập Tập đoàn Điện lực Việt nam và chuyển các công ty thành viên, trong đó có Công ty Điện lực 3 sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Việc chuyển đổi tổ chức này đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý trong Công ty. Ngoài ra, ngành điện đang đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh viễn thông công cộng và bắt đầu triển khai cung cấp dịch vụ viễn thông đến khách hàng trong đó Công ty Điện lực 3 chịu trách nhiệm đầu tư và kinh doanh viễn thông trên địa bàn miền Trung. Vấn đề mới đặt ra là phải tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý đáp ứng được những yêu cầu nói trên, đồng thời phải tận dụng được cơ sở hạ tầng mạng viễn thông đã có cho chính hệ thống quản lý của Công ty và hệ thống quản lý của ngành. Trong điều kiện hiện nay, việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi bắt buộc phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Trong khi đó, công nghệ thông tin là một lĩnh vực có tốc độ phát triển khá nhanh chóng. Những hệ thống quản lý sử dụng công nghệ thông tin như là một công cụ cơ bản đã được đầu tư trong những năm trước đây trở nên lạc hậu rất nhanh do đó chính các hệ thống này cũng cần thiết phải được đổi mới, mở rộng, nâng cao và sử dụng được những thành tựu kỹ thuật mà trước đây chưa thể có được. Muốn vậy, cần có sự đánh giá và nghiên cứu nghiêm túc mang tính khoa học để đảm bảo các chi phí đầu tư của doanh nghiệp bỏ ra đạt được hiệu quả cao nhất. Công ty Điện lực 3 là một doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn do đó việc nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin quản lý đạt được hiệu quả sẽ có ý nghĩa rất lớn về mặt tài chính và kinh tế. Chính vì vậy, tôi chọn đề tài luận văn thạc sĩ của mình với tiêu đề: "Những giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay " 2. Tình hình nghiên cứu đề tài Từ trước đến nay trong phạm vi ngành Điện lực Việt nam, chưa có một công trình nghiên cứu chuyên sâu nào về hệ thống thông tin quản lý một cách có hệ thống. Trước đây đã có rất nhiều dự án đã được xây dựng nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả quản lý có liên quan đến thông tin, tuy nhiên ở tất cả các dự án đó các vấn đề được đặt ra và giải quyết chỉ mang nặng tính kỹ thuật hoặc nhằm giải quyết một mảng công việc nhất định trong đó chú trọng đến việc tin học hóa công tác quản lý hơn là tổ chức một hệ thống thông tin quản lý. Tình hình cũng tương tự như vậy ở phạm vi Công ty Điện lực 3. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Xây dựng khung lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý trên cơ sở tổng hợp các học thuyết quản lý hiện đại. - Phân tích đặc điểm, vai trò và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong các doanh nghiệp. - Làm rõ các yêu cầu cơ bản của việc tổ chức và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý trong điều kiện sử dụng công nghệ thông tin như là công cụ chủ yếu. - Phân tích mô hình quản lý và mô hình hệ thống thông tin hiện nay của Công ty Điện lực 3; làm rõ yêu cầu đổi mới mô hình quản lý trong tình hình mới. Đề xuất phương án và các giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý mới phù hợp hơn. 4. Đối tượng và phạm vi luận văn Luận văn tập trung làm rõ khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin quản lý, các mối tương tác của nó trong công tác quản lý và yêu cầu cụ thể của việc tổ chức một hệ thống thông tin quản lý trong một doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Điện lực 3. Đặc biệt, luận văn tập trung vào việc nghiên cứu nguyên tắc và các biện pháp sử dụng công nghệ thông tin như là một công cụ chủ yếu cho một hệ thống quản lý hiện đại. Khách thể nghiên cứu là Công ty Điện lực 3 và các đơn vị trực thuộc. Một số vấn đề có liên quan đến hoạt động chung của Tổng công ty Điện lực Việt nam phải khảo sát đối tượng là Tổng công ty Điện lực Việt nam. Phạm vi thờì gian được xác định từ năm 2000 đến năm 2005 và các biện pháp định hướng cho tương lai từ 2006 đến 2010 có tính đến 2015. 5. Các phương pháp nghiên cứu luận văn Đề tài sử dụng các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử,cách tiếp cận hệ thống kết hợp với các phương pháp phân tích, tổng hợp so sánh và mô hình hóa để xác lập các đánh giá tổng hợp của hệ thống thông tin quản lý, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp cho vấn đề nghiên cứu. 6. Đóng góp và giá trị thực tiễn của đề tài Một trong những mục đích của đề tài đã được xác định một cách cụ thể là xác định phương án và có giải pháp tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 dựa trên những dữ liệu được thu thập từ thực tế hiện có. Những phương án cho hệ thống thông tin quản lý mới đều dựa trên những luận cứ khoa học và định hướng phát triển cũng như mô hình cơ cấu bộ máy từ công ty đến các đơn vị trực thuộc đều đã được Tổng công ty Điện lực Việt nam dự kiến phương án theo định hướng của Chính phủ. Do vậy, kết quả nghiên cứu của đề tài có thể áp dụng trên thực tế quản lý của Công ty Điện lực 3. Ngoài ra, do đặc điểm các công ty điện lực trực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt nam ( hiện nay đang có 7 công ty điện lực) có qui mô và cơ cấu tổ chức tương tự Công ty Điện lực 3 nên đề tài có thể coi như là một mô hình mẫu về hệ thống thông tin quản lý để áp dụng chung cho các công ty khác trong ngành điện. 7. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, 9 tiết. Nội dung cơ bản của luận văn Chương 1 Sự cần thiết của việc tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở các doanh nghiệp Điện lực 1.1. một số vấn đề chung về thông tin quản lý 1.1.1 . Khái niệm chung về thông tin quản lý 1.1.2 . Quá trình quản lý + Quá trình quản lý là quá trình ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định. Gồm các nội dung sau: Thu thập tài liệu và nghiên cứu tình hình; xác định mục tiêu và chương trình hành động; truyền đạt quyết định; thực hiện quyết định; kiểm tra, đánh giá thực hiện quyết định. + Các nội dung trên, nếu xét theo các quan niệm của lý thuyết thông tin, là quá trình bảo đảm, thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin, trong đó có thông tin trong tổ chức và thông tin giữa tổ chức với môi trường. 1.1.3 . Khái niệm thông tin 1.1.4 . Khái niệm thông tin quản lý 1.2. đặc điểm, vai trò, và Nguyên tắc của việc tổ chức thông tin quản lý ở các doanh nghiệp Điện lực 1.2.1. Đặc điểm của thông tin quản lý trong các doanh nghiệp Điện lực - Đặc thù của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh điện - Đặc điểm của thông tin quản lý trong các doanh nghiệp điện lực 1.2.2. Vai trò của thông tin quản lý công tác quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp Điện lực + Vai trò của thông tin quản lý - Thông tin giúp người quản lý nắm bắt được nhu cầu của phụ tải, các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội ở từng vùng, miền. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp điện lực lựa chọn phương án sản xuất, phân phối kinh doanh điện có hiệu quả cao nhất. - Giúp doanh nghiệp điện lực điều hành sản xuất một cách hợp lý,tạo sự phối hợp nhịp nhàng đồng bộ giữa các bộ phận, làm cho quá trình sản xuất được ổn định. - Giúp doanh nghiệp điện lực phát hiện những khâu yếu kém hoặc sai lầm thiếu sót từ đó đề ra những biện pháp khắc phục. - Thông tin giúp doanh nghiệp điện lực nắm vững quan điểm, chính sách của Đảng, Nhà nước, qui định của pháp luật và yêu cầu của xã hội. + Vai trò của Công nghệ thông tin trong việc tổ chức và xây dựng hệ thống thông tin quản lý ở các doanh nghiệp điện lực - Nâng cao năng suất của lao động quản lý, từ đó phải tăng cường sự phân công lao động trong bản thân lao động quản lý. - Giảm bớt công việc quản lý, từ đó phải tăng cường hoàn thiện cơ cấu sản xuất, đổi mới cơ chế quản lý. - Tối ưu hóa việc sản xuất và phân phối điện năng - Tạo khả năng xử lý sự cố trong các khâu sản xuất, truyền tải và phân phối điện năng nhanh nhất 1.2.3. Yêu cầu và nguyên tắc của hệ thống thông tin quản lý điện lực + Các yêu cầu của hệ thống thông tin - Yêu cầu về quản lý - Yêu cầu về khả năng ứng dụng - Yêu cầu về tiết kiệm - Yêu cầu bảo mật + Các nguyên tắc - Nguyên tắc hệ thống - Nguyên tắc phân cấp - Nguyên tắc tích hợp - Nguyên tắc hiệu quả - Nguyên tắc hệ thống mở 1.2.4. Nội dung của việc bảo đảm thông tin quản lý trong doanh nghiệp điện lực + Xác định nguồn thông tin - Thông tin của Nhà nước và của cấp trên - Thông tin về khách hàng - Thông tin về doanh nghiệp cạnh tranh - Thông tin về các nhà cung cấp - Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp + Xác định nơi cần truyền đạt thông tin - Các cơ quan quản lý cấp trên - Các bộ thuộc nội bộ doanh nghiệp - Các đối tác - Các cơ quan truyền thông + Quyết định lựa chọn hệ thống quản lý 1.2.5. Những nhân tố làm tăng vai trò của thông tin trong quản lý doanh nghiệp điện lực - Sự tăng lên nhanh chóng của khối lượng thông tin cần xử lý đòi hỏi có phương pháp khoa học để thu thập và xử lý thông tin. - Cách mạng số hóa và sự phát triển những ứng dụng có tính chất bùng nổ của công nghệ thông tin vừa giúp các doanh nghiệp xử lý thông tin được nhanh chóng hơn và có thể đưa ra được các cách giải những bài toán quản lý điện lực một cách tối ưu, vừa tạo áp lực phải ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin. - Xuất hiện sự cạnh tranh của về thị trường điện lực, về công nghệ, về giá cả, sự đáp ứng các yêu cầu ngày càng tăng của khách hàng... đòi hỏi phải tăng cường xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả. - Xu hướng đa phương tiện hóa ( Multimedia) trong bảo đảm thông tin và kinh doanh các hàng hóa dịch vụ liên quan đến thông tin đòi hỏi các doanh nghiệp điện lực phải thích nghi với điều kiện đa phương tiện hóa. - Sự phát triển của công nghệ có thể tận dụng cơ sở hạ tầng sẵn có của ngành điện cho phép nâng cao hiệu suất truyền tải thông tin phục vụ cho quản lý nội tại và kinh doanh đa phương tiện cho khách hàng. 1.3. Kinh nghiệm của việc tổ chức hệ thống thông tin quản lý ở các công ty điện lực các nước 1.3.1. Kinh nghiệm của Công ty Điện lực Pháp ( EDF) 1.3.2. Kinh nghiệm của Công ty Điện lực Malaysia 1.3.3. Kinh nghiệm của Công ty Điện lực Hàn quốc (KEPCO) 1.3.4. Bài học rút ra từ kinh nghiệm của các công ty trên Chương 2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 2.1. Thực trạng của Công ty Điện lực 3 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ 2.1.3. Mô hình bộ máy quản lý hiện tại - Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ở Cơ quan Công ty. - Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc. - Mối quan hệ giữa các bộ phận và từ công ty đến các đơn vị trực thuộc. - Cơ chế điều hành. - Qui chế phân cấp. 2.1.4. Tình hình hoạt động - Giá trị tài sản, vốn kinh doanh. - Cơ cấu lao động. - Cơ cấu và trình độ lao động quản lý. - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ 2000 - 2005 2..2. Thực trạng của hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 2.2.1. Nội dung hệ thống thông tin quản lý đã được xây dựng và vận hành bằng máy tính. 2.2.1.1. Hệ thống thông tin phục vụ công tác kế hoạch 2.2.1.2. Hệ thống thông tin về quản lý nhân sự 2.2.1.3. Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán và quản lý vật tư 2.2.1.4. Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh 2.2.1.5. Hệ thống thông tin quản lý kỹ thuật sản xuất 2.2.1.6. Hệ thống thông tin quản lý đầu tư 2.2.1.7. Hệ thống thông tin quản trị công văn, công việc 2.2.2. Các hệ thống kỹ thuật bảo đảm cho hệ thống thông tin trên 2.2.2.1. Hệ thống viễn thông 2.2.2.2. Hệ thống truyền thông qua mạng cáp quang 2.2.2.3. Hệ thống các mạng máy tính LAN/WAN 2.2.3. Đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý đang vận hành - Ưu điểm và tác dụng của hệ thống thông tin quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Điện lực 3 những năm qua. - Nhược điểm và nguyên nhân - Những vấn đề đặt ra Chương 3 những giải pháp Tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý ở Công ty Điện lực 3 3.1. Dự báo các yếu tố về tổ chức doanh nghiệp đòi hỏi đổi mới hệ thống thông tin quản lý ở công ty Điện lực 3.1.1. Dự báo mức sản xuất và kinh doanh điện năng đến 2015 3.1.2. Cổ phần hóa và đổi mới cơ cấu tổ chức của Công ty 3.1.3. Đổi mới mô hình quản lý sang mô hình công ty mẹ - công ty con 3.2 Các giải pháp để tổ chức lại hệ thống thông tin quản lý 3.2.1. Tái cấu trúc mô hình quản lý của công ty Điện lực 3 - Hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng của từng bộ phận - Xây dựng lại mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận - Tổ chức lại các kênh thông tin quản lý 3.2.2. Xây dựng lại mô hình hệ thống thông tin quản lý tích hợp 3.2.3. Hệ thống hóa và tích hợp các chương trình quản lý được vận hành bằng máy tính - Chuẩn hóa hệ thống mã cho các hệ thống chương trình quản lý. - Tạo sự liên kết thống nhất cho các hệ chương trình, chống dư thừa dữ liệu. - Tích hợp các hệ chương trình qua việc triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp theo kiểu ERP. - Thiết lập hệ cơ sở dữ liệu tập trung và chuẩn hóa bằng các hệ quản trị dữ liệu chuyên nghiệp như SQL SERVER, ORACLE. - Chuẩn hóa luồng thông tin kết xuất đảm bảo hộ trợ cho việc ra các quyết định quản lý. - Thiết lập vùng dữ liệu phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng qua INTERNET. 3.2.4 Xây dựng hệ thống thông tin tác nghiệp điện tử. - Hệ thống mạng riêng ảo VPN trên hệ thống viễn thông điện lực - Mạng WAN từ Công ty đến các Công ty Điện lực tỉnh, Chi nhánh điện - Quản lý hành chính bằng chữ ký điện tử - Hệ thống Video conferrencing - Xây dựng các tổng đài chăm sóc khách hàng CALLING CENTER - Hệ thống ghi chỉ số điện năng từ xa AMR - Hệ thống firewall 3.2.5 Đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cho hệ thống thông tin quản lý. - Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của thông tin cho các cán bộ quản lý. - Xây dựng đội ngũ cán bộ giỏi về quản lý đồng thời nắm vững và có khả năng vận dụng CNTT vào công tác quản lý. - Có chính sách thích hợp trong việc tuyển dụng, đào tạo và bố trí những cán bộ chuyên trách về CNTT trong các khâu quản lý trọng yếu. 3.2.6. áp dụng phương pháp khoa học trong đánh giá hệ thống thông tin quản lý Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo