Luận văn Nâng cao độ an tòan và tiết kiệm thời gian trong thanh tóan tín dụng bằng việc áp dụng thành tựu khoa học điện tử

Luận văn: Nâng cao độ an tòan và tiết kiệm thời gian trong thanh tóan tín dụng bằng việc áp dụng thành tựu khoa học điện tử Lời mở đầu I. Lý do chọn đề tài Thực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để từng bước phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ các công việc cụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân hàng. Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới các nghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước, từng bước hội nhập với hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toán điện tử đã ra đời nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam. Dưới sự l•nh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nói chủ trương trên được thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế. Tuy phương thức thanh toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng qua kết quả đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàn có khả năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn vốn cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường, thúc đẩy tiến trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng. Bên cạnh những ưu điểm, phương thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần được nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa. Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài "Ứng dụng CNTT trong thanh tóan và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng". II. Phạm vi nghiên cứu của đề tài 1. Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán điện tử. 2. Thời gian nghiên cứu được tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004. Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời gian thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! tượng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn tài chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp… Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ra đời. Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinh tế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế - xã hội. 2.2. ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh toán, chi trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh toán không dùng tiền mặt, ở các nước có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều được tập trung thông qua ngân hàng để thanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn. Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính có thể phát huy được khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế để cho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng. Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt chính sách tiền tệ của nhà nước. Tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng cường độ an toàn và phòng ngừa rủi ro. II. Vai trò, ý nghĩa, nguyên tắc thanh toán và các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng 1. Vai trò Thanh toán qua lại giữa ngân hàng thể hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối với nền kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng. Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện được yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt đó là: nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay vốn góp phần tiết giảm chi phí lưu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi này sang nơi khác. Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn x• hội, tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng. 2. ý nghĩa Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiện đầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng. Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng. Có tác động qua lại và ảnh hưởng đến bản chất của các công cụ hiện có trên thị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác động đến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ. 3. Các nguyên tắc Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nền kinh tế được nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Tăng cường quá trình kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di chuyển tiền mặt giữa các địa phương từ đó hạ chế các hiện tượng tham ô, lợi dụng và tiết kiệm đáng kể chi phí lưu thông. Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng. Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanh toán không dùng tiền mặt. Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường, đất nước càng phát triển, đời sống của người dân không ngừng tăng lên, sản xuất lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế được thực hiện dưới hình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng một ngân hàng mà họ còn mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì vậy việc tổ chức thanh toán qua lại giữa các ngân hàng là một yêu cầu cần thiết và khách quan. Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Người trả tiền và người thụ hưởng đều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiền trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng. Nhưng nếu người trả tiền và người thụ hưởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham gia thực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng. Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nước, của các ngành, các tổ chức kinh tế. Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộc điều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng. 4. Các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thống độc lập về vốn, mỗi NHTM được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở. Vì vậy thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng được thực hiện theo các phương thức sau: - Phương thức thanh toán liên hàng - Phương thức thanh toán bù trừ - Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác. - Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ. III. Phương thức thanh toán điện tử (TTĐT) ở ngân hàng công thương 1. Các quy định chung Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam. - Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam đều được tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam. 3. Quy trình hạch toán 3.1. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL) 3.1.1. Tạo lập lệnh thanh toán 3.1.1.1. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy - Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước và hướng dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thể thức thanh toán. - Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi số lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM). - KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản người nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách. - Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu. 3.1.1.2. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ điện tử: NHPL nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng)… chuyển đến. Sau khi đã được giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hoá thành lệnh thanh toán trong hệ thống NHCTVN. Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL). Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM từng lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát. - Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. 3.2. Hạch toán: 3.2.1. Tại ngân hàng phát lệnh 3.2.1.1. Lệnh thanh toán của khách hàng: - Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch - Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCTVN chấp thuận): Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL lập lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Các trường hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo điểm 2.1.2. dưới đây. 3.2.1.2. Lệnh thanh toán nội bộ - Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK thích hợp Có: TK trong kế hoạch - Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCTVN): Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích hợp - Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW: Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu 999) và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nước. - Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa các loại vốn giữa TW với chi nhánh) Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan và các văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ điện tử Việc lập và kiểm soát chứng từ được thực hiện như điểm 1.1 nêu trên. 3.2.2. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL) 3.2.2.1. Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo dõi lệnh thanh toán đến. Khi nhận được lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu. a) Tại các chi nhánh NHCT * Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho người nhận lệnh tại NHNL) - KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngượ nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. - Sau khi được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc báo có khách hàng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ. Các lệnh thanh toán in ra phải ký đầy đủ chữ ký theo quy định. - Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lập lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp thuộc CN. - Các lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. - KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH…) để kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và hạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp. - Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNNVN. - Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên được chương trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT khác) - Các lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hoạch toán và tự động chuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch (mẫu 03- CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ. * Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN. - Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch nhận lệnh. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểm tra, đối chiếu với điểm giao dịch. b) Tại điểm giao dịch. Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có người hưởng tại điểm giao dịch như điểm 1.1.1 nêu trên. 3.2.3. Tại trung tâm thanh toán (TTTT) - Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh để hạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu ngân hàng của chi nhánh NHCT đó. Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. * Lưu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch - Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán: + Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có + Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống 3.2.3.1. Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống: - Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. - Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống. - Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. 3.2.3.2. Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khoá sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho thanh toán song biên, liên NH… - KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. * Trường hợp nhận được lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán. - KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối chiếu - Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liên NH… và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từ tồn đọng được lựa chọn. 3.2.3.3. Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh. - Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánh NHCT được thực hiện như đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1) - Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh được xử lý như đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1) 3.2.3.4. Hạch toán * Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống: - Đối với lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. - Đối với lệnh thanh toán Nợ: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. * Đối với các chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT qua thanh toán song biên, thanh toán điện tử LNH… được tự động toán: a. Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH…: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK thu chi hộ (TT song biên hoặc TTLNH) b. Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH…: Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có TK ĐCV chờ thanh toán * Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT: a. Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCTVN - Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn - Nhận được giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán: Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống b. Trường hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT Việt Nam - Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV thích hợp - Đối với lệnh thanh toán nợ: Nợ: TK ĐCV thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL * Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi nhánh đ• được NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển tiếp vốn cho NH xin tiếp vốn. Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán: Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn). Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau: + Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT. 3.2.4. Sai sót và điều chỉnh 3.2.4.1. Sai sót và điều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPL). * Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM. Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. * Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: - Chuyển tiền thiếu: Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán chuyển đến thiếu để lập bổ sung. Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số… ngày… và hạch toán như các lệnh thanh toán đi bình thường. - Chuyển tiền thừa: Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân hàng phát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, NHPL xử lý như sau: + Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM: KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán: Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Nợ đỏ: TK đã trích thừa Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Đối với lệnh thanh toán nợ: Lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi gửi lệnh thanh toán đi, NHNL đ• kiểm tra KHM: NHPL phải lập ngay điện thông báo gửi NHNL để có biện pháp xử lý kịp thời. Đồng thời lập biên bản chuyển tiền thừa (mẫu 18-CTĐT) gửi NHNL, xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm của những người liên quan và xử lý hạch toán: Đối với lệnh thanh toán có: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót) Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa) Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện pháp thu hồi. Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót) Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu hồi, xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời lập hội đồng để xử lý theo chế độ hiện hành. Đối với lệnh thanh toán nợ: Lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch * Chuyển tiền ngược vế Khi phát lệnh thanh toán bị sai ngược vế, NHPL phải lập điện thông báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý. Đồng thời NHPL thực hiện điều chỉnh huỷ bỏ xố tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ lệnh thanh toán bị ngược vế và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi. Ví dụ: - Đối với lệnh thanh toán có: Lẽ ra phải chuyển và hạch toán: Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV trong KH Nhưng NHPL đã chuyển và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH Có: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Xử lý: lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV chờ thanh toán Sau đó lập lệnh thanh toán có đi để tất toán chuyển tiền ngược vế: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong KH Và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi ghi: Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV trong kế hoạch. - Đối với lệnh thanh toán nợ: + Đối với lệnh thanh toán nợ nội bộ được xử lý tương tự như trường hợp lệnh thanh toán có chuyển ngược vế. + Đối với lệnh thanh toán nợ của khách hàng bị chuyển ngược vế thành lệnh thanh toán có phải xử lý như trường hợp điểm a ý 1.2.2.2 mục V để thu hồi toàn bộ số tiền chuyển ngược vế sau đó lập lệnh thanh toán nợ đúng gửi đi. * Các sai sót khác: - Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận, tài khoản, số CMND… mà chế độ cho phép thì NHPL gửi điện tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại lệnh thanh toán cho đúng. - Đối với các lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo. Hệ thống tự động gửi lại lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định. Sau một số lần gửi lại không thành công lệnh thanh toán sẽ bị phong toả và được xử lý như sau: + Tại NHPL, lệnh này sẽ không còn giá trị để gửi đi. Căn cứ biên bản xác định tình trạng kỹ thuật của lệnh thanh toán bị phong toả, NHPL huỷ lệnh thanh toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT. NHPL lập phiếu điều chỉnh hạch toán huỷ đỏ toàn bộ số tiền trên lệnh thanh toán bị huỷ. Đồng thời lập lệnh thanh toán khác thay thế. 3.2.4.2. Sai sót và điều chỉnh ngân hàng nhận lệnh. * Đối với lệnh thanh toán bị sai thiếu: Khi nhận được lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu, NHNL kiểm tra lệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với lệnh thanh toán chuyển bổ sung. Nếu đúng thì hạch toán như đối với các lệnh thanh toán đúng bình thường khác. * Đối với lệnh thanh toán bị sai thừa: - Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện trước khi kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót. Khi nhận được lệnh thanh toán đến, NH kiểm soát, đối chiếu giữa lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý: + Đối với lệnh thanh toán có, hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Sau khi nhận được điện tra soát yêu cầu chuyển trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra soát, NHNL lập lệnh thanh toán có đi hoàn trả NHPL, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúng Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK thích hợp + Đối với lệnh thanh toán nợ, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Khi nhận được lệnh thanh toán có đến với nội dung thu hồi tiền chuyển thừa, NHNL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúng Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán * Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán. NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót, nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền thừa để xử lý. - Nhận được được thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, NHNL xử lý như sau: + Đối với lệnh thanh toán có: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh, hạch toán: Có đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây) Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL, NHNL lập lệnh thanh toán có để trả lại số tiền thừa và hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đối với lệnh thanh toán nợ: Căn cứ điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây) Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được lệnh thanh toán có củaNHPL chuyển đến để thu hồi số tiền thừa trên, NHNL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH Có: TK ĐCV chờ thanh toán - Nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL xử lý như sau: + Đối với lệnh thanh toán có: Trường hợp trên TK chỉ còn một phần: Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên. Trường hợp trên TK không còn tiền: NHNL ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi. NHNL căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL gửi đến, NHNL yêu cầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả. Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách hàng, kế toán ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập lệnh thanh toán có hoàn trả số tiền chuyển thừa theo hướng dẫn xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên. Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được nơi cư trú, NHNL phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật để tìm mọi biện pháp thu hồi. Sau khi áp dụng mọi biện pháp mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì NHNL lập biên bản nói rõ quá trình xử lý thu hồi tại NHNL, có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc các cơ quan quản lý pháp luật, gửi cho NHPL để xử lý đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến. + Đối với lệnh thanh toán nợ: Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm b phần 2.2.2.1 mục V nêu trên. * Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân,… - Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách hàng, … NHNL hạch toán: + Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán + Đối với lệnh thanh toán Nợ: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đồng thời lập điện tra soát NHPL - Khi nhận được trả lời tra soát vào lệnh thanh toán. Căn cứ vào nội dung trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng (TK thích hợp) + Trường hợp NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại: NHNL căn cứ vào nội dung trả lời tra soát, lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL * Chuyển tiền sai NHNL: Khi nhận được lệnh thanh toán chuyển đến sai NHNL, NHNL hạch toán chuyển trả lại NHPL. - Khi nhận hạch toán Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán - Khi chuyển trả NHPL, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Hoặc hạch toán và xử lý ngược lại đối với lệnh thanh toán Nợ * Chuyển tiền ngược vế: - Trường hợp NHNL chưa kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị ngược vế để xử lý. Khi nhận lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu với điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý: + Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát NHNL lập lệnh thanh toán chuyển trả lại NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Đối với lệnh thanh toán nợ: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Khi nhận được lệnh thanh toán có của NHPL tất toán lệnh chuyển ngược vế, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán - Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán: Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL nhưng NHNL đ• kiểm tra KHM và hạch toán. NHNL xử lý sau: - Đối với lệnh thanh toán có Xử lý như điểm a phần 2.2.2.1 mục V. - Đối với lệnh thanh toán Nợ Lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK thích hợp Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, NHNL hạch toán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch * Lưu ý: Xử lý sai sót tại các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm tương tự như trên (mục V) thông qua tài khoản thanh toán khác (5199.01xxx) và tài khoản chờ thanh toán khác (4699.01xxx) 3.2.5. Đối chiếu và quyết toán: 3.2.5.1. Đối chiếu: * Đối chiếu hàng ngày: - Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại TW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán. - Tại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT. - Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu được phản hồi tức thời về NHNL. - Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chi nhánh NHCT. - Tại các Chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa Chi nhánh với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc. - Việc đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx). Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại Chi nhánh và ngược lại. - Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng. - Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra khớp và hạch toán. * Đối chiếu hàng tháng - Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT: + Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà. Các tài khoản này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại. + Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13-CTĐT). Báo cáo được tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán. + Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chi nhánh. Các chênh lệch đối chiếu được in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng. - Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh: Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. 3.2.5.2. Quyết toán * Quyết toán ngày - Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đổi trước 16h30 hàng ngày. - Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. - Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp. - Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do Giám đốc chi nhánh quy định. - Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch. * Quyết toán tháng, năm - Quyết toán tháng: - Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh + Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh trước 01 ngày. + Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT. + Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi. - Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc: + Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định. + Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc. - Quyết toán năm: Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam. Trước ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyển tiền điện tử chấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyển tiền trong năm đó và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12. Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền năm trước còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền năm nay. Khi số liệu thanh toán giữa trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hoàn thành khớp đúng, tất cả các lệnh chuyển tiền đã được đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đ• được xử lý xong, đảm bảo điều kiện. Chương II: Thực trạng về quá trình thực hiện phương thức thanh toán điện tử tại ngân hàng công thương khu vực hai bà I. Khái quát về tình hình kinh tế xã hội quận hai bà Ngân hàng Công thương chi nhánh Hai Bà nằm trên địa bàn quận Hai Bà Trưng. Là một trong 9 quận nội thành của Thành phố Hà Nội. Trên địa bàn tập trung nhiều nhà máy lớn có quan hệ truyền thống với Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà. Các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ cùng doanh nghiệp tư nhân phát triển mạnh, năng động và đầy triển vọng. Sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Địa bàn quận có đầu mối giao thông thuận lợi phát triển và mở rộng xuống khu vực phía Nam thành phố. Mật độ dân cư của quận đứng hàng đầu so với các quận khác trong toàn thành phố. Đại bộ phận dân cư là người lao động, công nhân viên chức và buôn bán nhỏ. Đời sống kinh tế phát triển ở mức độ trung bình. Để thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, các ngành kinh tế trong khu vực quận Hai Bà đã và đang từng bước cố gắng thực hiện đổi mới về máy móc trang thiết bị, cơ cấu tổ chức, trình độ kỹ thuật nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lượng phù hợp với thị trường, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc tạo ra nguồn vốn đầu tư sẽ có ý nghĩa quan trọng và có tính quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu mà Đảng và Nhà nước đã vạch ra. Ngoài các nguồn vốn từ các "kênh" khác đưa vào khu vực kinh tế quận Hai Bà Trưng như nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, vốn đầu tư cho những dự án hay nguồn vốn liên doanh đầu tư của nước ngoài vào. Có thể nói nguồn vốn huy động của Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng bao gồm tiền gửi các tổ chức kinh tế và tiền gửi của dân cư vẫn là cơ bản, đảm bảo phát triển vững chắc và có vai trò chủ đạo, quan trọng hàng đầu trong việc quyết định qui mô và tốc độ sử dụng vốn của Ngân hàng và sự nghiệp phát triển kinh tế của quận Hai Bà Trưng. II. Khái quát về tình hình hoạt động của ngân hàng công thương khu vực hai bà 1. Mô hình tổ chức Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà thành lập 1/7/1988. Là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng đối với các doanh nghiệp, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước, đáp ứng nhu cầu vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn (cả ngoại tệ) của mọi thành phần kinh tế. Ngoài chức năng đi vay để cho vay, Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà trực thuộc Ngân hàng Công thương Việt Nam. Trụ sở chính ở 285 Trần Khát Chân với chức năng trực tiếp kinh doanh và quản lý điều hành: gồm 12 phòng ban chức năng, 2 phòng giao dịch, 14 quỹ tiết kiệm. Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà. Các phòng ban phối kết hợp chặt chẽ để hoạt động, làm tốt chức năng kinh doanh của Ngân hàng là đi vay để cho vay, làm dịch vụ thanh toán đảm bảo an toàn vốn vay, thu hồi cả gốc và lãi, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và thu lợi nhuận cho ngân hàng. Bằng cách cán bộ làm việc với tinh thần thái độ phục vụ tốt, nâng cao uy tín của ngân hàng đối với khách hàng, đưa khoa học công nghệ tin học mới vào khâu thanh toán. Thực hiện thanh toán nhanh, kịp thời, an toàn cho khách hàng và ngân hàng, góp phần không nhỏ trong công cuộc phát triển kinh tế nhiều thành phần, thúc đẩy sản xuất, dịch vụ của nước ta ngày càng phát triển. 2. Hoạt động nguồn vốn Thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Ngân hàng công thương Việt Nam, Ban giám đốc chi nhánh Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng luôn luôn coi trọng công tác huy động vốn đảm bảo quy mô nguồn vốn tiếp tục tăng trưởng theo kế hoạch xác định. Mặc dù năm qua lãi suất huy động vốn thấp so với các ngân hàng khác trên địa bàn quận, nhưng bằng uy tín cao và bằng mạng lưới các quỹ tiết kiệm, với thái độ phục vụ văn minh lịch sự chi nhánh đã thực hiện tốt công tác huy động vốn, thực hiện được kế hoạch nguồn vốn Trung ương giao vừa đảm bảo được nguồn vốn dồi dào đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh tín dụng của chi nhánh, vừa đảm bảo nguồn vốn điều chuyển vốn về Ngân hàng công thương Việt Nam theo kế hoạch. Năm 2004, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, song chi nhánh Ngân hàng Công thương khu vực Hai Bà đã đạt được những thành tích đáng kể: nguồn vốn tăng trưởng ổn định, dư nợ tín dụng lành mạnh ngày càng tăng, các dịch vụ ngân hàng phát triển, thu hút thêm nhiều khách hàng mới đến giao dịch… Tính đến 31/12/2004: Tổng nguồn vốn huy đọng: Đạt 2.013 tỷ đồng. Tăng so với cuối năm 2003 là 175 tỷ đồng, tốc độ tăng 9,5%. Trong đó: - Tiền gửi dân cư tăng là 10,4% - Tiền gửi các tổ chức kinh tế tăng 8,2%. Năm 2004, công tác huy động vốn gặp rất nhiều khó khăn như: Trên thị trường nhiều ngân hàng không chỉ nâng lãi suất huy động mà còn áp dụng nhiều hình thức khuyến mại hấp dẫn, nhiều quỹ tiết kiệm của các NHTM khác cùng hoạt động trên địa bàn quận Hai Bà Trưng… nên đã ảnh hưởng đến mức độ tăng trưởng nguồn vốn. Tuy nhiên chi nhánh đã chủ động triển khai nhiều biện pháp, tận thu khai thác từ nhiều luồng, mở rộng màng lưới quỹ tiết kiệm… để phát triển nguồn vốn. Từ những biện pháp tích cực và thế mạnh như: uy tín, mạng lưới rộng và thái độ phục vụ nhiệt tình, nhanh gọn, chính xác, thủ tục thuận lợi, hình thức huy động phong phú… nên nguồn vốn huy động tại chi nhánh tăng trưởng, ổn định, đáp ứng đầy đủ vốn và tạo thế chủ động cho phát triển kinh doanh, ngoài ra còn thường xuyên nộp vốn thừa theo kế hoạch bình quân 400 tỷ đồng về NHCT Việt Nam, để điều hoà chung cho toàn hệ thống. Đây là kết quả rất lớn trong công tác huy động vốn của chi nhánh trong tình hình khan vốn hiện nay. 3. Hoạt động cho vay và đầu tư kinh doanh khác Tổng dư nợ cho vay nền kinh tế và các khoản đầu tư đến 31/12/2004 là: 1.231,3 tỷ đồng, so với cuối năm 2003 tăng106,5 tỷ đồng, tốc độ tăng là 9,5%. Trong đó: - Dư nợ cho vày nền kinh tế: 904 tỷ đồng, tăng 9,7% - Các khoản đầu tư: 327,3 tỷ đồng tăng 8,9% Công tác đầu tư cho vay trong bối cảnh môi trường đầu tư có nhiều khó khăn, nhiều dự án không có hiệu quả, có dự án hiệu quả lại chưa đủ điều kiện vay vốn đặt cho ban lãnh đạo nhiều bài toán khó giải, song thực hiện phương châm "phát triển, an toàn, hiệu quả" chi nhánh quyết tâm đưa dư nợ tăng trưởng một cách lành mạnh vững chắc. Đã thực hiện triển khai nhiều biện pháp một cách đồng bộ, chủ động bám sát doanh nghiệp có phân tích những khó khăn, thuận lợi của hoàn cảnh cụ thể, cũng như dự đoán những vấn đề mới có thể nảy sinh, tìm nhiều giải pháp giúp các doanh nghiệp đầu tư đúng hướng, hạn chế rủi ro, tạo điều kiện hỗ trợ cho các doanh nghiệp được vay vốn ngân hàng. Bên cạnh đó thực hiện tốt công tác tiếp thị thu hút khách hàng nên đã tiếp nhận được nhiều dự án vay vốn, đồng thời tiến hành tốt khâu thẩm định dự án, do vậy đã đưa dư nợ cho vay tăng trưởng nhanh đi đối với nâng cao chất lượng tín dụng, không có nợ quá hạn mới phát sinh. Song song với việc tăng trưởng dư nợ lành mạnh, chi nhánh quan tâm đến công tác xử lý nợ tồn đọng đã triển khai rất tích cực, tất cả các khoản nợ tồn đọng đều được rà soát và phânt ích những khó khăn thuận lợi để tìm ra biện pháp xử lý phù hợp nhất. Kết quả thu nợ quá hạn trong năm 2004 được 5.456 triệu đồng, trong đó xử lý nợ tồn đọng 4.923 triệu đồng, đạt kế hoạch NHCT Việt Nam giao. Tỷ lệ nợ quá hạn của chi nhánh chỉ còn chiếm 1,09% trong tổng dư nợ. Cho vay cán bộ công nhân viên Được thực hiện đảm bảo vay đúng chế độ, CBCNV vay vốn đều trả nợ như cam kết. Đã có 470 cán bộ vay vốn với dư nợ là 3,6 tỷ đồng, tăng so với cuối năm 2001 là 27%. Nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại: ngày càng được phát triển có chất lượng, thu hút thêm nhiều khách hàng tham gia thanh toán quốc tế và mua bán ngoại tệ. Bảng 1: Doanh số mua bán một số ngoại tệ chủ yếu: Loại ngoại tệ Doanh số mua Doanh số bán USD 20.812.484 21.812.484 JPY 343.887.065 343.887.065 EUR 893.405 931.427 AUD 137.663 137.663 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Qua quá trình phát triển và đổi mới, hoạt động kinh doanh đối ngoại đã tạo được lòng tin và uy tín đối với khách hàng, tạo lợi thế để mở rộng hoạt động tín dụng đối nội, tăng nguồn vốn ngoại tệ. Trên cơ sở nguồn vốn ngoại tệ tăng trưởng ổn định Chi nhánh không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng vay vốn mà còn thường xuyên điều một lượng vốn ngoại tệ bình quân 250 tỷ (quy VNĐ) về NHCT Việt Nam để cân đối chung trong toàn hệ thống. Hoạt động kinh doanh đối ngoại đ• góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh chung của chi nhánh. 4. Kết quả kinh doanh Lợi nhuận đạt 109,7% so với kế hoạch NHCT Việt Nam giao. Mục tiêu hoàn thành kế hoạch lợi nhuận NHCTVN giao năm 2005 là khó khăn lớn đối với chi nhánh, do khoảng cách chênh lệch giữa lãi suất huy động và lãi suất cho vay còn rất nhỏ, việc nâng lãi suất cho vay phải tính toán hợp lý, có thể chấp nhận được vì nó phụ thuộc vào mặt bằng lãi suất cho vay và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi nhánh đã từng bước thoả thuận với khách hàng điều chỉnh nâng lãi suất tiền vay một cách hợp lý được 92% doanh nghiệp vay vốn cả ngắn hạn và trung dài hạn, đây là một thành tích đáng kể của chi nhánh nhằm góp phần thực hiện đạt kế hoạch lợi nhuận và hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng. III. Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT khu vực Hai Bà Trưng 1. Một số nét về tình hình thực hiện các nghiệp vụ thanh toán nói chung Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thanh toán là góp phần nâng cao tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc thanh toán qua ngân hàng không những có tác động tới sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, cá nhân trong nền kinh tế mà còn tạo ra cơ sở để ngân hàng có thêm nguồn vốn mở rộng cho vay bằng việc mở tài khoản, nhận tiền gửi và thanh toán hộ khách hàng, Ngân hàng công thương Hai Bà đã áp dụng các chương trình thanh toán thích hợp. Biểu 2: Tình hình thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà trong 2 năm 2003 và 2004 Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % 1. Thanh toán bằng tiền mặt 5.612.435 23,22 8.859.920 28,55 2. Thanh toán không dùng tiền mặt 18.551.545 76,78 22.169.720 71,45 Thanh toán chung 24.163.980 100 31.029.640 100 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Thông qua số liệu ở biểu 2 ta thấy: Năm 2003 thanh toán bằng tiền mặt là 5.612 tỷ chiếm 23,22% doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là 18.551 tỷ chiếm 76,78% doanh số thanh toán chung. Năm 2004 thanh toán bằng tiền mặt là 8.859 tỷ chiếm 28,55 doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là 22.169 tỷ chiếm 71,45% doanh số thanh toán chung. Ta có thể thấy rõ hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chiếm tỷ trọng lớn hơn rất nhiều so với thanh toán bằng tiền mặt. Hiện nay tại NHCT Hai Bà Trưng trung bình hàng ngày ngân hàng phải xử lý thanh toán trên 70 món với tổng số tiền trên 12 tỷ đồng, trung bình 170 triệu đồng/món. Thực hiện thanh toán cho nhiều tổ chức kinh tế và cá nhân trên địa bàn, trong đó có rất nhiều doanh nghiệp lớn… Tổng số tài khoản được mở tại ngân hàng, đến cuối năm 2004 là 6320 tài khoản trong đó: 1. Tài khoản cá nhân: 1080 TK - Tài khoản cán bộ nhân viên ngân hàng: 315 TK - Tài khoản khách hàng: 765 TK 2. Tài khoản tiền gửi: 360 TK 3. Tài khoản tiền vay: 2590 TK 4. Tài khoản khác: 2290 TK Khách hàng đến giao dịch tại ngân hàng có thể áp dụng các công cụ như (séc chuyển khoản và séc bảo chi) các uỷ nhiệm chi chuyển tiền, uỷ nhiệm thu… tùy thuộc vào tính chất loại giao dịch mà khách hàng có thể lựa chọn. Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã thực sự phát huy tốt vai trò trung tâm thanh toán của nền kinh tế, việc thanh toán bằng tiền mặt đang dần được thay thế bằng các công cụ thanh toán không dùng tiền mặt. 2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử Trong những năm qua, công tác thanh toán của Ngân hàng công thương khu vực Hai Bà đã có những bước tiến đáng kể nhờ những biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ, trong đó nổi bật là khâu kế toán thanh toán điện tử với quy trình công nghệ xử lý tức thời, rút ngắn thời gian thanh toán cho khách hàng, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn của chi nhánh nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Đến nay đã có 10102 đơn vị mở tài khoản và thanh toán qua ngân hàng trong đó tài khoản tiền gửi là 428, tài khoản tiền vay là 7174 và các tài khoản khác là 1511. Doanh số thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán bù trừ và thanh toán điện tử đều tăng. Bảng 3: Các nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng Đơn vị: triệu đồng 1. Thanh toán không dùng tiền mặt 13.584.424 14.396.544 812.120 2. Thanh toán điện tử 10.188.318 11085.339 897.021 3. Thanh toán bù trừ 3.396.106 3.311.205 -84.901 Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Công nghệ ngân hàng đã được đổi mới một cách căn bản, kỹ thuật tin học đã được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực hoạt động của NHCT, trong đó điển hình là: Hiện đại hoá khâu thanh toán cả trong và ngoài nước. Hiện đại hoá công tác quản trị và điều hành kinh doanh, quản lý và kiểm soát tín dụng, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế và phòng ngừa rủi ro… toàn bộ các số liệu và thông tin về hoạt động kinh doanh đều được cập nhật kịp thời qua hệ thống máy vi tính nối mạng thông suốt trong toàn hệ thống NHCT. Những thành tựu này là nhân tố góp phần tạo ưu thế của chi nhánh trong việc cạnh tranh cùng các "bạn hàng" đặc biệt đã gây sự tin tưởng, an tâm đối với khách hàng, thuận tiện, nhanh chóng trong việc chuyển tiền trên toàn quốc, với mạng lưới thanh toán điện tử rộng khắp cả nước, phục vụ nhu cầu của khách hàng với khối lượng giao dịch lớn, hết sức thuận tiện và an toàn cho cả khách hàng và ngân hàng, giúp cho nghiệp vụ thanh toán điện tử thực hiện nhanh chóng và hiệu quả tối đa. Số liệu sau đây sẽ làm rõ hơn hoạt động thanh toán của Ngân hàng công thương Hai Bà qua thanh toán điện tử. Biểu 4: Các nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng Đơn vị: Triệu đồng 1. Điều chuyển vốn trong kế hoạch 2. Điều chuyển vốn ký quỹ 3. Điều chuyển vốn trong thanh toán khác hệ thống Tổng cộng Nguồn: NHCT Hai Bà Trưng Ngoài các chương trình của NHCT Việt Nam trang cấp, chi nhánh đã chủ động lập một số chương trình ứng dụng như: Quản lý nhân sự, quản lý khế ước, hệ thống điện báo tổng hợp. Nhờ đó các chương trình ứng dụng đã làm tăng năng suất, chất lượng các hoạt động nghiệp vụ. Hiệu quả thể hiện rõ nhất là trong thanh toán quản lý và thông tin, công việc thống kê, báo cáo đã thực hiện hoàn toàn trên máy tính không còn phải làm thủ công như trước đây. Thông tin về tình hìh kinh doanh của toàn chi nhánh được cập nhật hàng ngày với độ chính xác cao, thông tin về số dư tài khoản của khách hàng được cập nhật hàng giờ đã giúp cho việc quản lý kinh doanh chặt chẽ, nhanh nhạy và hiệu quả hơn. Trong những năm qua mặc dù tình hình kinh tế biến động phức tạp, nhưng Ngân hàng công thương Hai Bà đã bám sát vào sự chỉ đạo của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Công thương Việt Nam thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử vừa giúp cho chi nhánh giảm bớt số cán bộ trong khâu thanh toán vừa đảm bảo nhanh chóng, chính xác mà lại tránh được những sai sót, nhầm lẫn… 2.1. Quy trình đầu ngày vào giờ làm việc Hàng ngày, thanh toán viên bật máy khởi động vào chương trình thanh toán điện tử, công việc này phải đúng thời gian quy định nhằm đảm bảo việc nhận chứng từ điện tử. Nếu trong một số trường hợp việc khởi động không thể thực hiện được theo quy định gây ra trở ngại trong công việc thanh toán thì phải báo ngay cho trung tâm thanh toán để có biện pháp khắc phục kịp thời. 2.2. Với tư cách là ngân hàng khởi tạo + Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản của khách hàng Các khách hàng có quan hệ tiền gửi, tiền vay với chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền, giấy nộp tiền), chi nhánh sẽ giải quyết theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng như thường lệ. Trong trường hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi tại chi nhánh nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền…) để chi trả chuyển tiền hay giao dịch tới một ngân hàng khác cùng hệ thống, kế toán giao dịch sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và số dư tài khoản của khách hàng. Công việc này được ngân hàng xử lý nhanh và đúng theo chế độ nhằm đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng. Nếu trên tài khoản của khách hàng còn đủ số dư, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì kế toán giao dịch sẽ xử lý theo chế độ hiện hành. Trường hợp số dư trên tài khoản của khách hàng không còn đủ cho việc chuyển tiền, kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng nộp chứng từ sử dụng đến tài khoản tiền vay khách hàng phải làm thủ tục vay nộp cho cán bộ tín dụng sau đó cán bộ tín dụng mới chuyển cho kế toán theo đường dây nội bộ. Kế toán giao dịch sẽ kiểm tra nội dung của các giấy tờ, kiểm tra các chữ ký theo mẫu đã đăng ký, đồng thời kiểm tra hạn mức còn lại của khách hàng, trong trường hợp này cũng xảy ra hai khả năng: Nếu còn hạn mức tín dụng kế toán sẽ thực hiện giao dịch bình thường. Nếu vượt quá hoặc hết hạn mức tín dụng thì kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng không có tài khoản tại ngân hàng mà muốn chuyển tiền qua ngân hàng đến một ngân hàng khác bằng tiền mặt kế toán giao dịch sẽ kiểm tra xem khách hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố: Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp… Nếu đầy đủ sẽ yêu cầu khách hàng ra quỹ nộp tiền để chuyển. Hàng ngày tại NHCT Hai Bà thanh toán viên giao dịch tiếp nhận trung bình khoảng 50 chứng từ một ngày với tổng số tiền trên 5 tỷ đồng mỗi ngày. Các chứng từ để làm căn cứ chuyển tiền đi bao gồm các uỷ nhiệm chi doanh nghiệp, séc bảo chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền… Trong đó, uỷ nhiệm chi doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất quý IV (2004) 1925 món trong tổng số 2853 món chuyển tiền. Séc chuyển tiền đã được thay thế bằng các chuyển tiền ghi Có qua thanh toán điện tử. Thanh toán viên Khi nhận được chứng từ thanh toán điện tử. Thanh toán viên sẽ kiểm tra lại các yếu tố của chứng từ, chữ ký của kế toán giao dịch, tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán. Mỗi chứng từ thanh toán được chuyển hoá thành một lệnh chuyển tiền điện tử. Tất cả quá trình nhập dữ liệu của thanh toán viên vào từng thể thức thanh toán đều có mẫu sẵn, thanh toán viên chỉ cần nhập nội dung vào. Sau khi chuyển hoá xong, thanh toán viên kiểm tra lại yếu tố của chứng từ điện tử trên màn hình dựa vào chứng từ gốc thông qua các nội dung sau: - Ngân hàng nhận - Số hiệu tài khoản - Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp (đối với người không mở tài khoản tại ngân hàng) - Số tiền - Nội dung thanh toán Khi các yếu tố đã đầy đủ, khớp đúng với nội dung chứng từ gốc, thanh toán viên sẽ tiến hành ghi và in ra 01 liên chứng từ điện tử thanh toán, ký tên trên chứng từ điện tử in ra. Ví dụ: Ngày 25/09/200 Công ty Dệt may Hà Nội nộp vào ngân hàng uỷ nhiệm chi số tiền 150 triệu, trích tài khoản tiền gửi để thanh toán tiền hàng cho Công ty vật liệu may Đại Mỗ có tài khoản tại ngân hàng công thương Ngô Quyền, thanh toán viên sẽ xử lý như sau: NH khởi tạo 128 ngân hàng công thương Hai Bà Trưng - Hà Nội NH nhận 168 Ngân hàng công thương Ngô Quyền Mã tỉnh NHB Mã NHB Số giao dịch: 128100844 Ngày lập chứng từ 25-09-2003 14;09;55 Sau khi đầy đủ chữ ký của thanh toán viên và của kế toán giao dịch, chứng từ gốc và chứng từ điện tử được trao cho trưởng phòng kế toán. Chuyển chứng từ điện tử thanh toán sang cho trưởng phòng kế toán duyệt. Nếu như trước kia, thời gian giao 1 khoản thanh toán phải mất một tuần thì nay rút lại trong vài giờ. Việc thanh toán nhanh chóng đã đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. + Trưởng phòng kế toán Khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ điện tử thanh toán viên, trưởng phòng kế toán sẽ vào chương trình bằng cách nhập mã thẩm quyền cá nhân (tên của trưởng phòng kế toán) và ký hiệu mật để vào phần duyệt điện. Trưởng phòng kế toán phải nhập số tiền bằng số của từng chứng từ, nếu khớp đúng thì toàn bộ nội dung của chứng từ sẽ được hiện lên màn hình và trưởng phòng kế toán tiến hành kiểm soát, đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử. Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng kế toán trưởng sẽ tiến hành tính ký hiệu mật cho chứng từ đang kiểm hiển thị trên màn hình, ghi ký hiệu mật vào chứng từ lưu trước khi quyết định chuyển đi. Chứng từ gốc và chứng từ điện tử được giao lại cho thanh toán viên để hạch toán và lưu trữ. Các chứng từ trên máy sau khi đã tính ký hiệu mật sẽ tự động truyền đi đến trung tâm thanh toán. Việc truyền đi các chuyển tiền Đi tại ngân hàng còn được thực hiện 2 lần trong một ngày đối với các chuyển tiền thông thường còn đối với các chuyển tiền Khẩn được thực hiện ngay lập tức. Truyền các chuyển tiền Đi được thực hiện một lần vào buổi sáng (Tuỳ vào lượng chứng từ) vào một lần vào buổi chiều nhưng không quá 15 giờ theo quy định của NHCT Việt Nam. Việc chuyển tiền điện tử được thực hiện theo từng món cho từng ngân hàng tương ứng với thể loại chứng từ khách hàng nộp vào. Về việc lệ phí cho chuyển tiền điện tử thì đối với mỗi khoản tiền thông thường khách hàng sẽ phải chịu mức phí là 0.045% số tiền chuyển đi. Tối thiểu 18.000đ/món (đối với chuyển tiền thường) và 25.000đ/món (đối với chuyển tiền khản). Tối đa là 550.000đ/món. Sau hơn 5 năm áp dụng phương thức thanh toán điện tử, Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, được khách hàng tin yêu và đến với chi nhánh ngày càng đông, đứng trên cương vị là ngân hàng khởi tạo, tính đến ngày 31/12/2004 chi nhánh ngân hàng công thương Hai Bà đã thực hiện tất cả 393.426 món. Điều này chứng minh thanh toán điện tử trên mạng vi tính đã có chuyển biến đáng kể. Việc kiểm tra, kiểm soát luân chuyển chứng từ mạng thanh toán điện tử diễn ra nhanh hơn, chính xác, an toàn hơn, phù hợp và đáp ứng được yêu cầu theo tình hình thực tế. Từ đó góp phần tăng lợi nhuận cho ngân hàng đảm bảo duy trì hoạt động và phát triển của ngân hàng công thương Hai Bà. Tuy nhiên đứng trên cương vị là ngân hàng khởi tạo trong hơn 5 năm thực hiện, Ngân hàng công thương Hai Bà còn gặp phải một số khó khăn: - Việc thực hiện thanh toán điện tử qua mạng chưa đồng nhất, trong một số trường hợp vẫn còn phải sử dụng các hình thức thanh toán khác. - Mặt khác, mạng lưới thanh toán điện tử chỉ được trang bị ở các trụ sở chi nhánh Ngân hàng công thương, chưa được trang bị tới các phòng giao dịch, các quỹ tiết kiệm, gần các tụ điểm dân cư. Hoạt động tuyên truyền của Ngân hàng công thương về dịch vụ này chưa nhiều, trong khi các tầng lớp dân cư thường có thói quen sử dụng các dịch vụ chuyển tiền truyền thống (bưu điện). - Hiện nay, việc chuyển tiền với các ngân hàng khác hệ thống như City Bank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Ngân hàng Đức Deutsche Bank bằng chương trình thanh toán điện tử qua trung tâm thanh toán, còn những ngân hàng khác hệ thống như Ngân hàng ngoại thương, Ngân hàng nông nghiệp, Kho bạc Nhà nước… thì chương trình thanh toán điện tử chỉ đáp ứng đối với những món từ 200 triệu đồng trở xuống. Trên mức 200 triệu đồng phải thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nhà nước như vậy phí dịch vụ cho dịch vụ này bị giảm do phải trả phí cho Ngân hàng Nhà nước. - Một khó khăn nữa đó là những trục trặc về kỹ thuật như tắc nghẽn đường truyền tin, trục trặc về máy tính, Modem… Cũng gây ảnh hưởng tới dịch vụ này. Nhưng điều đáng quan tâm là từ khi thanh toán điện tử thì công tác thanh toán ở Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đã có những thành công đáng kể như: Rút ngắn được thời gian thanh toán qua ngân hàng, thời gian vốn có chu chuyển qua ngân hàng được rút ngắn, phục vụ kịp thời, nhanh chóng các nhu cầu, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, tăng uy tín của Ngân hàng công thương, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng. 2.3. Với tư cách là ngân hàng nhận lệnh Ngân hàng công thương Hai Bà luôn bố trí một bộ phận thanh toán điện tử, một cán bộ điện toán, trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) trực đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến. Khi máy báo có phát sinh nghiệp vụ thanh toán đến (trong trường hợp mọi yếu tố đều phù hợp), bộ phận thanh toán điện tử thông báo ngay cho trưởng phòng kế toán, trưởng phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ điện tử thanh toán, kế toán trưởng tiến hành giải mã điện thanh toán rồi kiểm tra ký hiệu mật và chữ ký điện tử trên màn hình. Sau đó kế toán trưởng chuyển cho thanh toán viên, thanh toán viên sẽ in ra 2 liên chứng từ thanh toán điện tử đến. 1 liên giấy báo cáo cho khách hàng 1 liên làm cơ sở để hạch toán Sau khi in chứng từ thanh toán điện tử đến, thanh toán viên sắp xếp riêng chứng từ vế nợ, vế có theo thứ tự số hiệu của ngân hàng khởi tạo từ nhỏ đến lớn và ký tên vào nơi quy định trên chứng từ và chuyển cho trưởng phòng kế toán ký kiểm soát. Nhận được chứng từ do trưởng phòng kế toán chuyển cho, thanh toán viên phải hạch toán kịp thời các khoản chuyển tiền nhanh để đáp ứng nhu cầu chi trả cho khách hàng. Trong trường hợp có chứng từ đi bù trừ in ra 2 liên và giao cho thanh toán viên bù trừ xử lý. Ví dụ: Khi nhận được chứng từ điện tử đến là giấy nộp tiền mẫu điện in ra NHCT Việt Nam Sau khi kế toán trưởng kiểm soát chứng từ điện tử Đến sẽ chuyển cho thanh toán viên (xử lý bước tiếp theo). Trường hợp chứng từ thanh toán điện tử Đến của đơn vị phòng giao dịch thì thanh toán viên phải in thêm 2 liên chứng từ, nếu các chứng từ thanh toán điện tử Đến mà sai tên đơn vị hoặc số tài khoản bên nhận thì lập tức gửi điện tra soát sang NHA. Quá trình hạch toán của kế toán nhận chuyển tiền Đến diễn ra nhanh gọn và chính xác trên máy, nếu không có gì sai sót thì toàn bộ quá trình từ khi tiếp nhận chuyển tiền Đến cho đến khi hạch toán vào tài khoản nội bảng chỉ diễn ra trong vòng 5-10 phút. Tại chi nhánh khối lượng chuyển tiền Đến so với chuyển tiền Đi tương đối ít hơn. Doanh số thanh toán điện Đến quý I (2004) là 106 tỷ đồng chỉ chiếm hơn 40% doanh số chuyển tiền Đi. Trung bình một ngày ngân hàng nhận được 15 món chuyển tiền Đến với tổng số tiền gần 2 tỷ đồng mỗi ngày. Số tiền trên một món chuyển tiền Đến trung bình 130 triệu đồng. Trong ba tháng đầu năm 2004, số lượng món chuyển tiền Đến 1.114 món. So với ba tháng đầu năm 2003 thì số lượng chuyển tiền Đến là 1037 món. Chi nhánh luôn chú trọng đảm bảo sự thông suốt trong toàn hệ thống, đảm bảo chính xác, an toàn tuyệt đối khối lượng dịch vụ qua thanh toán điện tử ngày càng tăng. Đó là dấu hiệu đáng mừng cho việc khai thác dịch vụ thanh toán điện tử trong NHCT Hai Bà nói riêng và trong toàn hệ thống NHCT nói chung. Góp phần tích cực cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội nâng cao uy tín của NHCT trong nội địa và trên toàn thế giới. 2.4. Điều chỉnh sai lầm 2.4.1. Tại ngân hàng khởi tạo Việc chuyển tiền điện tử theo quy trình như trên thực sự khiến cho công tác thanh toán liên hàng trở nên nhanh chóng hơn và sai lầm liên hàng cũng xảy ra ít hơn trước rất nhiều. Việc lập và kiểm soát chứng từ được thực hiện tách bạch ra bởi hai người. Việc tính ký hiệu mật tự động bằng máy như hiện nay khiến cho những sai lầm về chuyển tiền thiếu, chuyển tiền thừa hay chuyển tiền ngược vế (lẽ ra chuyển nợ đi nhưng lại chuyển có đi) là không còn nữa. Đó là thành tích mà NHCT Hai Bà đạt được khi thực hiện phương thức thanh toán điện tử. Nhờ phương thức này mà việc kiểm tra các chứng từ thanh toán chuyển đi được kiểm tra rất kỹ lưỡng và độ chuẩn xác cao. Nhưng bên cạnh đó không phải không còn những sai lầm mặc dù những sai lầm đó chủ yếu là do sai sót của khách hàng như: khách hàng viết sai địa chỉ nơi nhận, viết sai con số chứng minh thư, ngày cấp nơi cấp của người nhận hay số tài khoản bên ngân hàng nhận. Nếu khách hàng viết chưa rõ thì kế toán viên yêu cầu khách hàng viết đúng đủ - trừ trường hợp viết sai bên ngân hàng nhận. Tuy nhiên khi chuyển, thanh toán viên vẫn thực hiện trung thành với chứng từ gốc mà khách hàng giao cho. Qua đây một lần nữa khẳng định chi nhánh NHCT Hai Bà đã thực hiện tốt hoạt động của mình, mặc dù còn mắc phải những sai lầm nhưng chỉ là lỗi rất nhỏ rất khách quan, so với những thành quả mà ngân hàng đã thu được. Khi phát hiện ra sai lầm ngân hàng điều chỉnh ngay, chủ động gọi điện đến ngân hàng giúp khách hàng xử lý nhanh gọn. 2.4.2. Tại ngân hàng nhận lệnh Đứng trên cương vị người nhận lệnh NHCT Hai Bà đã hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các giấy báo liên hàng Đến mà ngân hàng nhận được hầu như không có sai lầm, nếu có một vài trường hợp thì cũng không còn phức tạp như trước nữa, mà nguyên nhân chủ yếu lại từ phía khách hàng như: Viết sai tên hoặc tài khoản giao dịch của đơn vị thụ hưởng, đơn vị thụ hưởng không có tài khoản tại chi nhánh ngân hàng. Còn các trường hợp sai số tiền trên giấy báo, sai số hiệu NHA hay NHB đã không còn xảy ra. Thông thường khi nhận được nhận giấy báo thanh toán viên phát hiện có sai lầm thì sẽ không hạch toán mà lập tức điện tra soát NHA ngay qua thư tín điện tử, thời gian tra soát và nhận được trả lời điện tra soát chỉ mất khoảng 20-40 phút. Do vậy tốc độ thanh toán không còn bị ảnh hưởng nhiều như trước đây. Tại ngân hàng chưa có trường hợp nào giấy báo liên hàng đến bị sai mã khoá bảo mật, chứng tỏ quy trình kỹ thuật của mạng lưới tin học rất an toàn chính xác. 2.5. Xử lý trong thanh toán điện tử 2.5.1. Xử lý sai lầm trong đối chiếu Việc xử lý sai lầm trong đối chiếu tại chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng được thực hiện theo đúng quy định của NHCT Việt Nam. Nhờ có chức năng tra cứu của chương trình thanh toán điện tử cung cấp mà chi nhánh không phải xử lý một trường hợp nào về vấn đề chi nhánh. Gửi chứng từ điện tử đi nhưng trung tâm không nhận được chứng từ đến. Đây là một trong những ưu điểm của phương thức thanh toán điện tử so với phương thức thanh toán liên hàng trước kia. Nhưng trong trường hợp xử lý sai lầm trong đối chiếu (trung tâm đã gửi điện đến nhưng chi nhánh vẫn chưa nhận được) thì chi nhánh phải liên lạc với trung tâm thanh toán để nhận hết các chứng từ về nhằm đối chiếu doanh số phát sinh trong thanh toán điện tử của ngày hôm đó khớp đúng với trung tâm thanh toán (TTTT). Qua đó cho thấy công việc xử lý sai lầm trong đối chiếu là hết sức quan trọng và lợi ích của công việc này cũng không thể nói hết, do đó tại chi nhánh việc xử lý sai lầm trong đối chiếu rất được quan tâm và chú trọng. 2.5.2. Xử lý các sự cố kỹ thuật Mặc dù công việc chuẩn bị về các mặt máy móc, thiết bị được chi nhánh rất quan tâm, nhưng các sự cố về kỹ thuật ở chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng vẫn còn xảy ra, điều này đã và đang được giải quyết. Mặc dù vậy, nhưng trong thời gian qua chi nhánh đã khắc phục và xử lý tốt mọi sự cố kỹ thuật, không gây ra ra sự chậm trễ nào do việc xử lý sự cố kỹ thuật. 2.6. Quy trình cuối ngày Quy trình cuối ngày diễn ra tại chi nhánh đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng, chính vì vậy mà chi nhánh thực hiện tốt công việc truyền nhận với trung tâm thanh toán theo đúng thời hạn và quy định mà chưa để xảy ra một trường hợp nào khiến chi nhánh phải gián đoạn trong việc truyền nhận. Mặt khác thực hiện quy trình cuối ngày chi nhánh đã phát hiện ra được những thiếu xót trong truyền điện để giải quyết ngay trong ngày, điều này càng khẳng định thêm vai trò của quy trình cuối ngày trong phương thức thanh toán điện tử tại chi nhánh là quan trọng và cần thiết. Hiện nay, tại chi nhánh cứ cuối ngày nhận được từ trung tâm thanh toán các số liệu về quá trình thanh toán giao dịch trong ngày như doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có. Từ số liệu này trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) sẽ đối chiếu, rồi thanh toán viên in báo cáo thanh toán điện tử trong ngày để lưu lại chi nhánh. 2.7. Đối chiếu, quyết toán Đối chiếu: Vào cuối ngày giao dịch, chi nhánh gửi điện đối chiếu về trung tâm thanh toán gồm: - Các bảng kê về các khoản chuyển tiền đi - Các bảng kê về các khoản chuyển tiền đến Sau đó ngân hàng không được lưu trữ ngay mà phải chờ trung tâm thanh toán thông báo đã điều chỉnh đúng mới được lưu trữ. Quá trình đối chiếu này nhằm phát hiện ra chênh lệch của các bảng kê chuyển tiền Đi và Đến giữa chi nhánh và trung tâm - Thời gian đối chiếu nhiều nhất cũng không quá một tiếng. Trong những năm qua chi nhánh không gặp trường hợp chênh lệch nào xảy ra. Điều đó chứng tỏ thanh toán điện tử đã khắc phục được các nhượcđiểm của thanh toán liên hàng trước kia. Quyết toán Công việc quyết toán của chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà bao gồm: Quyết toán thanh toán cuối ngày, cuối tháng, cuối năm. + Quyết toán cuối ngày: Sau khi nhận hết các bảng kê chuyển tiền đến, chi nhánh tạo File số liệu đối chiếu chi tiết và truyền về trung tâm thanh toán, đồng thời thanh toán viên thanh toán điện tử tiến hành hoà nhập File thanh toán điện tử trong ngày vào chương trình kế toán chung của chi nhánh (chương trình incash) để nhập số liệu thanh toán điện tử và cân đối kế toán. Chi nhánh chỉ được phép lưu trữ khi trung tâm thanh toán thông báo không có sự chênh lệch doanh số thanh toán điện tử Đi và Đến trong ngày và cho phép được lưu trữ, lúc đó thanh toán viên thanh toán điện tử in báo biểu thống kê điện tử vào mục lưu trữ cuối ngày để lưu trữ, kết thúc chương trình thanh toán điện tử trong ngày. + Quyết toán tháng: Cuối tháng chi nhánh truyền tập tin báo cáo thanh toán điện tử của tháng đó về trung tâm thanh toán qua các mẫu: Báo cáo thanh toán điện tử, sao kê chi tiết tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán, báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của Ngân hàng nhà nước, các báo cáo thống kê… + Quyết toán năm: Vào ngày 31/12 chi nhánh tiến hành đối chiếu doanh số thanh toán ngày 31/12 và doanh số tháng, doanh số năm với trung tâm thanh toán. Công việc chuyển tiền: Phải đợi trung tâm thanh toán thông báo đã chuyển hết lệnh thanh toán phải đến trong ngày và lệnh khoá sổ thì ngân hàng mới tiến hành khoá sổ, đồng thời tiến hành đối chiếu tập tin đến trong ngày, doanh số đến trong tháng, doanh số đến trong năm với trung tâm thanh toán. Sau đó phải rà soát xử lý tất toán hết số dư trên các tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán, điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống cuối ngày 31/12. Kết thúc công việc quyết toán năm, chi nhánh gửi tập tin báo thanh toán điện tử về trung tâm thanh toán kèm theo: Báo cáo thanh toán điện tử năm, Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của ngân hàng Nhà nước, các biểu thống kê, các báo cáo được lập trên cơ sở số liệu của bảng cân đối doanh nghiệp năm. Trên đây là một số vấn đề về tình hình sử dụng phương thức thanh toán điện tử của chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng. * Mặt được: - Phương thức thanh toán điện tử đã khắc phục được những hạn chế của phương thức thanh toán liên hàng. Phương thức thanh toán điện tử các mẫu điện tử đã được thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống. - Rút ngắn được thời gian luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng. - Trong thực tế cho thấy phương thức này phù hợp với tình hình kinh tế xã hội hiện nay. * Mặt chưa được: - Các tầng lớp dân cư chưa sử dụng nhiều dịch vụ chuyển tiền qua thanh toán điện tử của ngân hàng công thương, mặc dù lệ phí thấp hơn nhiều so với chuyển tiền qua bưu điện và nhu cầu chuyển tiền của dân cư này càng tăng. Nguyên nhân cơ bản là sự tiện lợi cho người chuyển và người chuyển chỉ được trang bị ở các trụ sở chi nhánh NHCT, chưa trang bị tới các phòng giao dịch, các quỹ tiết kiệm rộng khắp và gần gũi các tầng lớp dân cư. - Hiện tại việc chuyển tiền qua chứng từ thanh toán điện tử đã đáp ứng được yêu cầu chuyển tiền nhanh, nhưng đối với những món chuyển tiền khẩn theo quy định hiện nay chỉ phải tra soát qua điện thoại giữa các thanh toán viên của Ngân hàng A và Ngân hàng B với nhau chưa đảm bảo yếu tố pháp lý cho quá trình chi trả. - Việc thực hiện thanh toán điện tử chưa đồng nhất vẫn ở mức bán tự động. Qua phân tích ở chương II ta thấy mỗi phương thức thanh toán đều có ưu điểm riêng của nó, sử dụng phương thức thanh toán điện tử cho phép tiết kiệm được chi phí trong lưu thông, tiết kiệm được thời gian luân chuyển chứng từ nhanh chóng, chính xác, tạo ra sự an toàn và hiệu quả kinh tế. Do vậy phát triển và mở rộng, nâng cao hiệu quả của phương thức thanh toán điện tử đã và đang là mối quan tâm chung của toàn hệ thống NHCT. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại ngân hàng công thương khu vực Hai Bà Trưng Để có thể đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế, đồng thời tạo cho mình thế đứng trong cạnh tranh. Trong các phương thức thanh toán đang áp dụng tại chi nhánh thì phương thức thanh toán điện tử là một vũ khí lợi hại trong cạnh tranh. Nó tạo được lòng tin của khách hàng đối với ngân hàng công thương, đó là: khả năng thanh toán nhanh, chính xác, an toàn, tiện lợi đảm bảo được cả quyền lợi của ngân hàng cũng như của khách hàng. Để thực hiện mục tiêu đó, hệ thống ngân hàng công thương phải phát triển không ngừng, hoàn thiện hơn và có những biện pháp thích hợp cho mình. Với nguyện vọng được góp phần của mình vào việc hoàn thiện phương thức thanh toán điện tử, em xin mạnh dạn nêu ra một số ý kiến sau: I. Những giải pháp chung 1. Tuyên truyền và quảng cáo Để phương thức thanh toán điện tử ngày càng thu hút được nhiều khách hàng, ngân hàng cần phải tăng cường công tác tuyên truyền về lợi ích và sự thuận tiện của phương thức này, sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng như radio, báo chí, tivi, những bao bì đựng tiền… Để quảng cáo về sự thuận tiện, an toàn, chính xác và nhanh chóng của phương thức thanh toán điện tử. Làm như vậy người dân mới có thể hiểu, tiếp cận và tích cực tham gia vì hiện nay người dân Việt Nam vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt để giao dịch. Hơn nữa, khi tiếp cận với ngân hàng để thực hiện việc thanh toán phải có những hiểu biết nhất định, phải tốn thời gian đi lại, điều này khiến cho người dân còn ngại, như vậy ngân hàng cần phải có những bước đi phù hợp, vừa giải toả được những khó khăn mang tính lịch sử vừa tạo những tiền đề, điều kiện thuận lợi mới để thực hiện và phát triển. Nếu mọi người trong xã hội tích cực tham gia vào việc thanh toán qua ngân hàng thì ngân hàng sẽ tạo được nguồn vốn lớn để đầu tư góp phần xây dựng đất nước. 2. Tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật Không ngừng đổi mới công nghệ thanh toán của ngân hàng luôn là yêu cầu cần thiết trong nền kinh tế xã hội nói chung và các ngân hàng thương mại nói riêng. Trong những năm qua Ngân hàng công thương đã có nhiều cố gắng trong việc trang bị cơ sở vật chất, áp dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong hoạt động của mình và đạt được những kết quả tốt, đó là đảm bảo thanh toán nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, phục vụ tốt mọi nhu cầu giao dịch của kháchhàng. Tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi việc xảy ra những sự cố kỹ thuật, do vậy cần có các phương án để khắc phục, phải trang bị đầy đủ hệ thống dự phòng như: nguồn điện, máy chủ… tiến hành lưu trữ kịp thời, đầy đủ để khi xảy ra sự cố có thể khôi phục lại số liệu nhanh chóng, kịp thời. Cải tạo và nâng cấp hệ thống mạng, đường truyền đảm bảo cho việc truyền nhận thông tin luôn được thông suốt như vậy công việc thanh toán mới luôn đảm bảo tính kịp thời, an toàn và hiệu quả. Tóm lại việc trang bị các thiết bị xử lý công nghệ phục vụ cho thanh toán của Ngân hàng công thương mặc dù có rất nhiều cố gắng nhưng so với hệ thống ngân hàng trên thế giới còn nhiều khoảng cách mà không phải một sớm một chiều là có thể rút ngắn được khoảng cách đó. Do vậy chúng ta phải tranh thủ cải tiến, sự giúp đỡ về vốn và công nghệ để không ngừng nâng cao trình độ cũng như cơ sở vật chất của hệ thống cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. 3. Tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực Để có một hệ thống ngân hàng phát triển toàn diện, có thể nắm bắt kịp thời sự văn minh, tiên tiến của hệ thống ngân hàng trên thế giới thì việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lành nghề là yêu cầu cấp bách và thiết thực. Trong đó phải kể đến đội ngũ cán bộ thực hiện thanh toán điện tử, với yêu cầu về nghiệp vụ ngày càng cao thì cần phải có kế hoạch đào tạo cán bộ về mọi mặt, tạo ra một hình mẫu mới cho cán bộ thanh toán viên thành thạo về xử lý nghiệp vụ, về sử dụng máy vi tính, tác phong nhanh nhẹn hợp yêu cầu cơ chế thị trường, có khả năng hướng dẫn khách hàng về các nghiệp vụ thanh toán để khách hàng lựa chọn thể thức thanh toán cho phù hợp, qua đó tao lòng tin của khách hàng với ngân hàng, đồng thời phải đề ra các biện pháp khen thưởng kịp thời, hợp lý đối với những cá nhân và tập thể thực hiện tốt phương thức thanh toán điện tử để khuyến khích thi đua phấn đấu hơn nữa từ đó đáp ứng được nhu cầu và nâng cao tín nhiệm đối với khách hàng. Ngược lại có những hình thức kỷ luật đối với cá nhân làm sai hoặc sửa đổi quy trình thanh toán điện tử nhằm làm giảm tối thiểu các sai sót xảy ra. Trên đây là một số kiến nghị và giải pháp mà ngân hàng cần tiến hành đồng bộ để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh góp phần hoàn thiện, nâng cao hiệu quả phương thức thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng công thương. II. những giải pháp cụ thể Ngành ngân hàng hiện nay đang trong quá trình đổi mới một cách toàn diện. Tuy nhiên trong quá trình đổi mới, ngành ngân hàng nói chung và Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng nói riêng đã gặp phải một số khó khăn. Điều quan trọng là sau những khó khăn đó, hệ thống ngân hàng công thương phải nhanh chóng nhận ra và khắc phục kịp thời. Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Phương thức thanh toán điện tử đã khắc phục được nhiều nhược điểm của nhiều phương thức thanh toán như phương thức thanh toán liên hàng… Nhưng vẫn còn yếu so với nhu cầu đổi mới của nền kinh tế, vì vậy để thực hiện được mục tiêu nâng cao trình độ của phương thức thanh toán điện tử đòi hỏi hệ thống Ngân hàng công thương phải nhanh chóng cải tiến và mở rộng thêm, đi sâu vào mọi tầng lớp dân cư. Xuất phát từ những yêu cầu trên em xin đưa ra một số kiến nghị và giải pháp cụ thể nhằm cải tiến và hoàn thiện hơn nữa phương thức thanh toán điện tử để có thể phục vụ tốt hơn nữa công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. 1. Phát triển dịch vụ chuyển tiền điện tử phục vụ dân cư qua ngân hàng Ngân hàng công thương là một trong các ngân hàng thương mại đã ứng dụng hiệu quả công nghệ tin học trong hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt trong công tác thanh toán, chuyển tiền. Phạm vi hoạt động, đối tượng khách hàng sử dụng dịch vụ này của Ngân hàng công thương ngày càng rộng, phát triển, với chất lượng dịch vụ đạt hiệu quả cao. Ngoài đối tượng phục vụ là các doanh nghiệp thì việc phát triển dịch vụ chuyển tiền cho dân cư có ý nghĩa quan trọng nhằm cơ cấu lại nguồn thu nhập, góp phần từng bước xã hội hoá hoạt động ngân hàng công thương. Một trong những đặc điểm cơ bản và lợi thế của Ngân hàng công thương là địa bàn hoạt động thường ở khu vực kinh tế tập trung và sôi động tại các địa phương. Công tác thanh toán đã được hiện đại hoá đáp ứng được yêu cầu nhanh chóng, chi phí thấp, hiệu quả. Nhưng hiện nay các tầng lớp dân cư chưa sử dụng nhiều dịch vụ chuyển tiền qua Ngân hàng công thương mặc dù biết rằng dịch vụ chuyển tiền qua Ngân hàng công thương thấp hơn nhiều so với chuyển tiền qua bưu điện. Để có thể phát triển dịch vụ chuyển tiền trong dân cư thì Ngân hàng công thương cần mở rộng dịch vụ này tới tận phòng giao dịch (hoặc các quỹ tiết kiệm), có thể tóm tắt như sau: + Tại các phòng giao dịch (hoặc các quỹ tiết kiệm) được trở thành địa chỉ là nơi khách hàng trực tiếp chuyển và nhận tiền từ nơi khác đến. Các giao dịch chuyển tiền đi, đến các phòng giao dịch sẽ được truyền nhận tự động hoặc bán tự động qua hệ thống máy vi tính giữa chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc. + Tại chi nhánh: - Nếu giao dịch chuyển tiền đi, đến từ phòng giao dịch của một chi nhánh đến phòng giao dịch của một chi nhánh khác thì tại các chi nhánh Ngân hàng công thương sẽ thực hiện chuyển tiếp, nhận đến, đối chiếu cuối ngày cho các phòng giao dịch trực thuộc. Ví dụ: Một khách hàng muốn chuyển tiền từ phòng giao dịch A1 của chi nhánh Ngân hàng công thương A đến phòng giao dịch B1 của chi nhánh Ngân hàng công thương B. Như vậy khách hàng sẽ đến phòng giao dịch A1 thực hiện giao dịch chuyển tiền. Sau khi kiểm tra các yếu tố nếu thấy phù hợp phòng giao dịch A 1 sẽ nhập số liệu vào chương trình máy tính và truyền số liệu về chi nhánh Ngân hàng công thương A, Ngân hàng công thương A tiến hành kiểm soát chứng từ rồi nhập và chuyển tiền cho chi nhánh Ngân hàng công thương B qua chương trình thanh toán điện tử. Tại chi nhánh B sau khi nhận được bảng kê chuyển tiền từ chi nhánh sẽ chuyển tiếp tới phòng giao dịch B1, người nhận tiền sẽ đến phòng giao dịch B1 để nhận tiền. Như vậy, để thực hiện theo mô hình này cần có một quy trình cụ thể mang tính pháp lý nhằm xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các đơn vị, bộ phận tham gia, nghiên cứu và xây dựng chương trình máy tính phục vụ cho chuyển tiền và thanh toán giữa chi nhánh Ngân hàng công thương và các phòng giao dịch trực thuộc (hoặc các quỹ tiết kiệm). Với mô hình này, Ngân hàng công thương có thể nâng số địa điểm tham gia chuyển tiền lên nhiều lần, sẽ là tiền đề để mở rộng và áp dụng các công cụ thanh toán hiện đại, góp phần từng bước xã hội hoá công tác thanh toán nói chung, hoạt động thanh toán điện tử của Ngân hàng công thương nói riêng. 2. Tạo cơ sở pháp lý vững chắc trong việc thanh toán chi trả các món chuyển tiền khẩn qua chương trình thanh toán điện tử của ngân hàng công thương Như đã nêu ở phần tồn tại, việc thanh toán chi trả các món chuyển tiền khẩn qua chương trình thanh toán điện tử còn chưa thực sự đảm bảo tính an toàn tài sản. Vì vậy, Ngân hàng công thương cần quy định việc tính ký hiệu mật trên chứng từ chuyển tiền khẩn, việc tính và ghi ký hiệu mật có thể ghi ở phần nội dung của chứng từ thanh toán điện tử chuyển đi hoặc quy định việc tính ký hiệu mật ở trong phần nội dung điện thông báo (không phải tra soát điẹn thoại như đang làm hiện nay). Việc tính và kiểm tra ký hiệu mật sẽ được thực hiện như trường hợp quy định tính ký hiệu mật trong thanh toán séc bảo chi hiện nay, do đó những sai lầm trong việc chuyển tiền khẩn có thể xảy ra như: chuyển sai số tiền hoặc địa chỉ ngân hàng nhận tiền… Ngân hàng công thương B khi kiểm tra lại ký hiệu mật sẽ kịp thời phát hiện và có hướng xử lý theo chế độ quy định. Tuy nhiên trường hợp duy nhất sai sót có thể xảy ra khả năng chuyển tiền 2 lần do sự cố kỹ thuật hoặc do Ngân hàng A chuyển tiền cập nhật vào hệ thống thanh toán điện tử và chuyển đi 2 lần. Vì vậy, song song với quy định trên, trách nhiệm của chi nhánh B là phải mở sổ theo dõi việc chi trả các món chuyển tiền khẩn trong ngày đề phòng trường hợp sai sót có thể xảy ra như chi trả nhiều lần do chuyển tiền nhầm lẫn, trùng lặp… Như vậy, việc quy định trên nếu đưa vào thực hiện sẽ đảm bảo tính pháp lý trong thanh toán ngày càng được củng cố, mặt khác ngân hàng cũng sẽ tiết giảm được một khoảng chi phí trong hoạt động kinh doanh của mình. Còn về phía khách hàng sẽ ngày càng tin tưởng vào hệ thống thanh toán của Ngân hàng công thương. 3. Nâng mức chuyển tiền đi các ngân hàng ngoài hệ thống từ 500 triệu đồng trở lên mới phải thanh toán qua NHNN Hiện nay, các món chuyển tiền từ Ngân hàng công thương đến một số ngân hàng khác hệ thống như Ngân hàng ngoại thương, Ngân hàng nông nghiệp, Kho bạc Nhà nước… thì chương trình thanh toán điện tử chỉ đáp ứng chuyển tiền đối với những món từ 200 triệu đồng trở xuống, còn trên mức như vậy phải thanh toán qua tài khoản tiền gửi của Ngân hàng nhà nước, nhằm đảm bảo cho ngân hàng nhận chuyển tiền chủ động được nguồn vốn trong thanh toán. Tuy nhiên nếu thanh toán như vậy, thì mức thu phí dịch vụ của Ngân hàng công thương lại bị giảm xuống do phải trả phí dịch vụ cho Ngân hàng Nhà nước. Vì vậy để nâng cao được doanh thu của hàng hoá ngân hàng nói chung và doanh thu dịch vụ của Ngân hàng công thương nói riêng có thể nâng mức chuyển tiền đi các ngân hàng ngoài hệ thống từ 500 triệu đồng trở lên mới phải thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước. Mặt khác sẽ đáp ứng được yêu cầu chuyển tiền nhanh qua khách hàng một cách tốt hơn. 4. Nối mạng trực tiếp với khách hàng lớn Hiện nay công tác thanh toán điện tử cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của thanh toán, được trang bị công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại nhưng vẫn ở mức bán tự động. Khách hàng phải lập và nộp các chứng từ bằng giấy, khi ngân hàng đối chiếu vẫn phải chấm bằng tay… và đặc biệt là khi khách hàng muốn giao dịch đều phải đến ngân hàng gây khó khăn và mất thời gian cho khách hàng. Trong thời gian tới ngân hàng cần có kế hoạch nối mạng trực tiếp với khách hàng. Trước mắt là các doanh nghiệp lớn có nhu cầu thanh toán cao, lâu dài. Mỗi khi có các gia dịch phát sinh khách hàng sẽ chuyển các chứng từ này đến cho ngân hàng phục vụ mình thông qua mạng máy tính được nối với ngân hàng. Qua đó khách hàng sẽ không phải đến ngân hàng nữa, công tác thanh toán sẽ tiện lợi, an toàn hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời còn giảm bớt khối lượng công việc cho cán bộ ngân hàng. Kết luận Hướng tới một nền kinh tế phát triển toàn diện không thể không nói đến vai trò hết sức to lớn của ngành ngân hàng. Với điểm xuất phát thấp đi lên từ một nền kinh tế nông nghiệp lạc hậu, tiền vốn luôn là nỗi trăn trở của toàn bộ nền kinh tế Việt Nam. Đứng trước bối cảnh đó toàn ngành ngân hàng nói chung và ngân hàng công thương nói riêng đã không ngừng nghiên cứu, tìm tòi cách khắc phục khó khăn đó. Đảng và Nhà nước ta đã xác định: Để công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước cần nhiều vốn và gắn với việc sử dụng hiệu quả đồng vốn đó. Mặt khác, theo đánh giá của các chuyên gia kinh tế hàng đầu Việt Nam và trên thực tế đã "mách bảo", nguồn vốn có thể khai thác trong dân cư còn khá tiềm tàng và lâu dài. Điều này đã giúp cho ngân hàng trở thành trung gian chu chuyển đồng vốn của nền kinh tế, tạo điều kiện để thanh toán không dùng tiền mặt, áp dụng các công cụ thanh toán hiện đại. Hiện nay, thanh toán điện tử đã và đang được các chi nhánh áp dụng thanh toán hết sức thuận tiện, an toàn và chính xác, tìm được cách đi đúng nhưng để duy trì và thực hiện này càng tốt hơn, tạo được lòng tin đối với khách hàng phải có bước đi phù hợp vừa phải giải toả được những khó khăn mang tính lịch sử vừa tạo được những tiền đề điều kiện thuận lợi mới để thực hiện và phát triển. Kết quả đã chứng minh đó là việc mở rộng thanh toán điện tử tại Ngân hàng công thương Hai Bà. Trong bài viết này em muốn đóng góp một số giải pháp để nhằm nâng cao hiệu quả của phương thức mà em tâm đắc, đóng góp một phần vào sự nghiệp đổi mới công nghệ thanh toán ngân hàng. Với thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muón nhận được sự giúp đỡ đóng góp ý kiến của các thầy cô. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo 1. Tài liệu tập huấn nghiệp vụ thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam (Lưu hành nội bộ tháng 7/1995). 2. Thanh toán điện tử trong hệ thống NHCT (NHCT Việt Nam tháng 12/1997) 3. Hạch toán kế toán và xử lý thông tin trong hệ thống NHVN (Học viện Ngân hàng 1995) 4. Quy trình nghiệp vụ kế toán thanh toán trên máy của NHNN Việt Nam (NHNN VN7/1995) Quy chế chuyển tiền điện tử (Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN 2 ngày 22/10/1997 Thống đốc NHNN). 5. + Báo cáo hoạt động kinh doanh năm 2003-2004 của Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. + Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2004, Mục tiêu và phương hướng kinh doanh năm 2005 NHCT Hai Bà Trưng. + Báo cáo nghiệp vụ thanh toán (tháng, quý, năm) của Ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng. 6. Các Tạp chí Ngân hàng, Báo Ngân hàng.