Luận văn Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng

Luận Văn Đề Tài Nõng cao chất lượng cụng tỏc quản trị mua hàng Mở đầu Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc. Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chơng lớn: Chơng 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. Chơng 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chơng3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chơng 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với ngời Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ 2 cho khách hàng với chi phí thấp nhất. + Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt đợc lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. + Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ: - Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trờng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. - Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những 3 khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới. 1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. a) Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp. Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lợng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phơng pháp này có u điểm sau: + Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo. + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn + Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt... ) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý: + Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng. + Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà ngời bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ 4 không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ”. Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí l u trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí 1C - Chi phí một lần mua hàng 2C - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: Q= 2 1 **2 C DC C= 2C * (Q/2) + 1C *Q/D) Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau: + Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi của các nhà cung cấp. + Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận “ siêu ngạch ”. Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là: + Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn. + Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao. b) Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng. Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự 5 lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị tr ờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng. Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm. c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phơng thức này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán Mua giao hàng trớc: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó. Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua. d) Căn cứ theo nguồn hàng: Mua trong nớc: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong nớc. Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có hai hình thức nhập khẩu: + Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác. + Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình. Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và 6 tốt nhất. 1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả. + Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số l• ợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời mua về phía mình. Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đ ợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,...) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn. + Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp: nếu ngời bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán... nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần 7 và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi + Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đợc sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra. 1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. +) Khái niệmvề quản trị mua hàng: Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bớc công việc nh xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các mục tiêu đã xác định. Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. + Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại: Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất l ợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất. - Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến 8 lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút. - Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà khách hàng có thể chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ng ời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất l ợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông th ờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn th ờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. +) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng : Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân 9 tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc và ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp. 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ?... Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc, chi phí lu kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng. Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp a ) Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn 10 này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lợng nh thế nào. - Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trờng cần. Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả. Mua với số lợng bao nhiêu? để xác định đợc số lợng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân đối lu chuyển. M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó: M - Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh. B – Lợng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck –Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo. Dhh- Định mức hao hụt (nếu có) Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau: M = B + D ck – D dk +Dhh Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào của từng mặt hàng. Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng, chất lợng, cơ cấu. Yêu cầu về chất lợng: + Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào. + Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu chất lợng tối đa. Chất lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đo của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u. + Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn. 11 Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào. Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: + Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp. + Thông qua hội chợ, triển lãm. + Thông qua đơn th chào hàng. + Thông qua hội nghị khách hàng. Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt. Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mới có thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng... Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấp hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý... Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng và ngời cung cấp mới xuất hiện. Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu... Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là: + Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng mua nhiều doanh 12 nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống... nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá... + Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc độ rủi ro, tránh đ ợc sự ép giá... nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lợng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau: + Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ” + Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp. Phơng pháp đê lựa chọn: + Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn. Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định. Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp: + Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thơng trờng( so với các nhà cung cấp khác) + Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển. + Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính. + Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lợng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lợng sản phẩm) + Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. + Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hởng đến khẳ năng giao hàng. + Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trờng nói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trớc yêu cầu thay đổi.. Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định đợc tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp. 13 c) Thơng lợng và đặt hàng. Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp tiến hành th ơng lợng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ. Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số lợng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạm hợp đồng và để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì thơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh h ởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthơng lợng bao gồm: - Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng tiện và phơng pháp kiểm tra. - Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có biến động - Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh toán. - Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai… Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có nh vậy, doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm phán. Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nha cung cấp bằng một trong những hình thức sau: + Kí kết hợp đồng mua – bán. đây là hình thc mang tình pháp lí cao nhất. Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm: . Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên. . Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá. . Đơn giá và phơng định giá. Phơng pháp và điều kiện giao nhận. . Điều kiện vận chuyển. . Phơng thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và phơng thức thanh 14 toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có) + Đơn đặt hàng ( đứng tên ngời mua) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên. + Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên ngời bán) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất. Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật. d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng: Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể: + Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty. + Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng. + Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho ngời cung cấp. Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ngời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc. e) Đánh giá kết quả thu mua: Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp: + Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả. + Trờng hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó. 15 Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận. Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp. 1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng. 1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán. - Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trờng. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng. - Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính 16 thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đ ợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận. - Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh. 1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng. a) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng. - Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá: + Chiến lợc kinh doanh: Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lợc. Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình. Chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên thơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Do đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí. + Kế hoạch chi tiết: 17 Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn. Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa. Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi: Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có. Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời điểm nhất. Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần. Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả. Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trờng. Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp lí không thừa cũng không nên thiếu. Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lợng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên. Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng. + Kết quả tiêu thụ: Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đ ợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn. + Các nguồn lực của doanh nghiệp. - Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp. 18 Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong mua hàng, giảm đợc chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh doanh. - Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Nhng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình. - Nhân viên mua hàng: Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con ngời. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng đợc mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau: Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trờng và biết phân tích ảnh hởng của thị trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhà nớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua. Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị tr• ờng về nhu cầu và giá cả. Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh. Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đợc một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. + Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng. Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn - Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng 19 chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản u đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờm rà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị tr ờng có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua. Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng. b) Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng.  Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đợc số lợng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thơng mại thờng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trờng hợp nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng. Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u và để tránh bị ép giá. + Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của ngời cung ứng.  Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng: Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hởng đến quá trình mua hàng nh: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng. - Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trờng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đợc đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đ a ra đợc mức giá khách hàng chấp nhận đợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhng phải đảm bảo có lãi. Muốn đa ra đợc một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán đợc với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đa ra các điều khoản 20 u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc các đối thủ cạnh tranh thông qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các điều khoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình.  Các cơ quan nhà nớc: Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nớc và cơ quan địa phơng theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan nhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nớc, nhà quản trị sẽ tìm đợc nguồn cung ứng tốt đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ quan nhà nớc còn ảnh hởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách nh thuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngợc lại. Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí. Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh đợc. Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng. 1.3.3 Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra. Vì vậy doanh nghiệp có thể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng. Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đa ra đợc các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện mang lại kết quả cao hơn trớc đây đã làm. Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo đúng chơng trình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng. Doang nghiệp phải đa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào?…Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng là: - Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng bằng cách: 21 + Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn. Xác định chính xác số lợng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua. Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ nh: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lợng hàng hoá dự trữ. + Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng. + Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá trình kinh doanh đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên tục và không ngừng nâng cao chất l ợng nguồn hàng. + Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các hình thức, phơng thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp. + Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá. - Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị. Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh. 22 Chơng 2: Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. 2.1 Vài nét sơ lợc về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, nguyên là cửa hàng Bách Hóa Cửa Nam cũ. Công ty đợc thành lập tháng 5 năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động kinh doanh theo phung thức hạch toán báo số. Nhiều năm liền cửa hàng bách hóa Cửa Nam là lá cờ đầu trong ngành thơng nghiệp quốc doanh của thủ đô. Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc. Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam đợc phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội. Với t cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530. 000. 000 VNĐ. Có trụ sở, con dấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trớc pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế xã hội. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xu hớng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra hai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn. Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và đợc đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất Hà Nội. Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đợc nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nớc ngày càng tăng. Công ty đã lập đợc nhiều thành tích suất sắc và đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thơng mại 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: + Chức năng của công ty: Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công ty bách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trờng nên chức năng của công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơ chế mới. Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian kết nối giữa nhà sản 23 xuất với ngời tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của ngời tiêu dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa. Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phần bình ổn thị tr• ờng, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và ngời tiêu dùng cả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lợng hàng hóa. Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lới thơng mại phân phối bán buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phối thuộc với các bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàng thị trờng khách hàng, đồng thời phản hồi lại những thông tin từ thị trờng tới nhà sản xuất, để họ hoàn thiện sản phẩm và đa ra sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng. + Nhiệm vụ của công ty: Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho nh: góp phần bình ổn thị trờng hàng hóa giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”, bảo vệ quyền lợi ngời tiêu dùng. Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nớc giao cho, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc về nhà nớc về quản lí tài chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc 2.1.3. Cơ cấu tổ chức: 24 Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai phó giám đốc giúp việc. Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó giám đốc phụ trách siêu thị. Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ủynhiệm. Giám đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật và cu quan quản lí nhà nớc. Phó giám đốc công ty là ngời giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc đợc giao. Các bộ phận nghiệp vụ chức năng: - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty. - Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trờng. Nghiên cứu đánh giá thị trờng đối thủ cạnh tranh... để giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Riêng bộ phận kho vận: có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra thờng xuyên liên tục. - Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng ngời. Phòng tổ chức hành chính gồm 5 ngời: 01 trởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lơng. 01phó phòng làm công tác lao động tiền lơng. 01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi đua khen thởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên. 01 làm công tác kế toán hành chính. 01 làm công tác văn th lu trữ. - Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị. Đây là những bộ phận đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của công ty. Họ là những ngời bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chức công ty. Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn có 25 nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ngời tiêu dùng và tình hình thị tr ờng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan. 2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. + Đặc điểm về phơng thức và hình thức bán hàng: Công ty kinh doanh tổng hợp nhiều loại mặt hàng kinh doanh khác nhau đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổ chức kinh tế xã hội trong khu vực thành phố Hà Nội nhất là ng ời dân nơi đặt cửa hàng của công ty. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp, mọi hoạt động của công ty đều thực hiện theo kế hoạch mệnh lệnh của nhà nớc do đó công ty không chú trọng đến thị trờng. Khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc, công ty phải tự hạch toán kinh doanh độc lập và tự chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc giao thì vấn đề đặt ra là phải quan tâm đến thị trờng, doanh thu, lợi nhuận. Nếu hàng hóa mà công ty kinh doanh đơc thị trờng chấp nhận thì công ty sẽ tồn tại và có điều kiện thúc đẩy hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình và ngợc lại thì công ty sẽ không thể đứng vững hơn trên thị trờng, cuối cùng sẽ bị đào thải. Nhận thức đợc điều này, ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến thị trờng tiêu thụ của mình, hoạt động kinh doanh của công ty đều hớng vào thị trờng, công ty không chỉ kinh doanh những gì mà mình thích, mà đã đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của ngời tiêu thụ. Trong điều kiện hiện nay, thị trờng tiêu thụ của công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ vẫn còn hạn hẹp chủ yếu phục vụ ngời dân thị trờng lân cận. Điều này chủ yếu là do có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, các đối thủ cạnh tranh của công ty xuất hiện ngày càng nhiều với nhiều hình thức khác nhau trong đó có những đối thủ có tiềm lực rất lớn về tài chính. Các đối thủ cạnh tranh này có thể là các doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, các liên doanh hay các hộ tiểu thơng. Hàng hóa của họ rất phong phú đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ, nhiều màu sắc phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng rất đa dạng và ngày càng cao của ngời tiêu dùng. Một điều bất lợi nữa là các cửa hàng kinh doanh của họ lại nằm đan xen với cửa hàng của công ty, có mặt ở tất cả các ngõ ngách trong thành phố, tập trung thành những dãy phố th• ơng mại chuyên kinh doanh một nhóm hàng hóa và rất thuận tiện cho việc giao thông đi lại, chuyên chở hàng hóa. Về phía công ty, mặc dù trải qua một thời gian khá dài kể từ khi hoạt động kinh doanh trong cơ chế mới nhng khi nhắc đến cửa hàng bách hóa ngời ta lại liên tởng đến thời kì mua bán theo tem phiếu nhất là ngời cao tuổi và ngời dân Việt Nam đã sống qua thời 26 kì bao cấp thì cửa hàng bách hóa dù lớn hay nhỏ thì thay cho việc mặc cả mức giá theo ý muốn của mình thì khách hàng lại phải mua theo một mức giá ấn định trớc không biết là đắt hay rẻ. Đúng về mặt tâm lý thì bao giờ ngời mua cũng muốn mua hàng rẻ hơn một chút dù rằng phần chênh lệch giá đó chẳng đáng bao nhiêu. Điều này khó có thể thực hiện đợc ở các cửa hàng bách hóa nhng ở các cửa hàng kinh doanh bên ngoài thì dễ dàng thực hiện đợc. Hơn nữa ngời tiêu dùng luôn mong muốn sự thuận tiện vì họ còn phải kèm theo phơng tiện, bởi vậy họ - đặc biệt là những ngời trẻ tuổi và những ngời làm công sở -rất ngại phải gửi xe để vào mua một mặt hàng, thậm chí có thể sẽ chẳng mua đợc gì mà lại phải mất tiền gửi xe. Do đó tất nhiên là họ sẽ lựa chọn sự thuận tiện ở các cửa hàng bán lẻ rải rác khắp dọc đờng hay nhiều thời gian hơn thì có thể tìm đến các dãy phố thơng mại nơi tập trung đầy đủ các hàng hóa mà họ cần để tự do lựa chọn hàng hóa hay đi khảo giá với sự phục vụ tận tình của những ngời bán hàng. Đồng thời cửa hàng của công ty là cố định tại một điểm, nguồn lực tài chính là có hạn nên công ty không thể mở cửa hàng kinh doanh ở các khu vực năng động khác để chiếm lĩnh thị trờng. Do đó thị trờng tiêu thụ chính của công ty là các khu vực lân cận xung quanh cửa hàng của công ty. Tuy nhiên công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có lợi thế mà ít doanh nghiệp khác có đợc đó là công ty đã kinh doanh hơn 40 năm, có nhiều bạn hàng và khách hàng truyền thống, có mối quan hệ tốt với chính quyền địa phơng, có đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm và trởng thành trong kinh doanh. Là một doanh nghiệp nhà nớc do đó chất lợng và giá bán ra của công ty là tin cậy. Thêm vào đó, công ty có cửa hàng kinh doanh rộng rãi bề thế đợc phân thành nhiều quầy nằm tại nơi giao nhau của hai trục đờng chính là đờng Lê Duẩn và Nguyễn Thái Học, do đó thuận tiện cho giao thông đi lại mua sắm hàng hóa của khách hàng cũng nh cho việc quảng cáo của công ty... + Đặc điểm về địa điểm kinh doanh: Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nớc với số dân gần 3 triệu ngời. Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội. Hà Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lợt khách du lịch trong và ngoài nớc tới tham gia, học tập, công tác... Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trờng Hà Nội. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể. Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội. Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô. Vị trí này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty. + Đặc điểm về thị trờng: 27 Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nớc, là địa phơng có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng trởng bình quân đạt gần 10%/ năm. Thu nhập của ngời dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trờng, sức tiêu thụ của hàng hóa. Mặt khác, các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại,... ở mức lí tởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thơng mại. Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trờng kinh tế đầy thuận lợi hơn hẳn các địa phơng khác. Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định. Do sức mua của thị trờng lớn, khả năng thanh toán của ngời tiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thời công ty luôn gặp căn bệnh muôn thở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lu động. Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành mạnh nh : các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả... + Đặc điểm về lao động: Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động. Đây là công ty thơng mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang tính chất thơng mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sự khéo léo, mềm mỏng. Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng. Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; số lao động có trình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26%. Số lao động su cấp là 18 ngời, chiếm 11. 61%. Còn lại là cha qua đào tạo. Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấp chính trị là 12 ng• ời, su cấp chính trị là 28 ngời. Công ty thành lập từ rất lâu đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ngời, chiếm tỉ lệ 79,35%. Nh vậy số lao động của công ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi. Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công ty thực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết. Những sinh viên này đã đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ. Hơn nữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền công không nhỏ cho công ty. Đây là lợng lao động không chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nhng đều là lao động ngắn hạn. Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên. Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ tổ chức đào tạo và đào tạo lại 28 cho CBCNV toàn công ty. Tuy nhiên, số lao động trẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là do công ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyết thấu đáo vấn đề này không phải là dễ. Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để có thể bố trí công việc cho tất cả các lao động trong công ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờ việc. Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kể tạo đợc tiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao động thiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui định sẵn có. Công ty cha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo trong lao động. Các vấn đề kích thích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kích thích vật chất cho ngời lao động. Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quân của mỗi ng ời so nới mặt bằng chung còn thấp. Mỗi lao động tiến trong công ty mỗi kì chỉ đợc thởng 60. 000 đồng một con số quá ít ỏi nên cha kích thích đợc sự hăng say, phấn đấu của ngời lao động. Các mức khoán của công ty cho các quầy còn cao so với khả năng thực hiện của nó nên khả năng đạt đợc hay vợt mức đặt ra là thấp. Vấn đề bố trí lao động cha có tính khoa học. Các phòng ban bộ phận vẫn có nơi thừa thiếu lao động. VD: phòng kế toán có năm lên tới 15 ngời. Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đợc thực hiện nhng chỉ tập trung ở một số bộ phận, cha nhân rộng ra toàn công ty. Công việc tuyển dụng nhân sự tuy không đợc làm thờng xuyên nhng nó ảnh hởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc này công ty làm còn cha tốt. Trong khâu tuyển dụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù có thể tiết kiệm đợc thời gian và chi phí nhng không xác định rõ đựợc năng lực, sở tr• ờng, nguyện vọng của ngời lao động. Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao động của công ty tăng rõ rệt, nó góp phần đa công ty không ngừng lớn mạnh. Lợi thế của công ty, đó là lực lợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sự hiểu biết và mối quan hệ tốt, có ý chí vun lên. Tuy nhiên để công ty đứng vững trong cu chế thị trờng và ngày càng phát triển thì công ty cần phải có những thay đổi đáng kể trong chính sách nhân sự. Các chỉ tiêu đều có những u và nhựơc điểm riêng, công ty cần tìm cách phát huy u điểm và khắc phục nhợc điểm của những chỉ tiêu đó. + Đặc điểm về vốn: Khi mới thành lập tổng số vốn ban đầu của công ty là 530. 000. 000 VNĐ. Trong đó: + Vốn cố định: 230. 000. 000 VNĐ +Vốn lu động: 300. 000. 000 VNĐ So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn nhỏ bé, không đáp ứng đủ yêu cầu kinh doanh nên công ty luôn phải tìm cách huy độngvốn từ nhiều nguồn khác nhau nh vốn vay từ các tổ 29 chức tín dụng, vốn góp của cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của công ty. Ngoài việc kinh doanh thơng mại, công ty còn đầu t vốn để cải tạo, nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từng bớc chuyển sang hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nhìn chung trong những năm gần dây bằng một loạt các biện pháp trên, công ty đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ngời lao động, thc hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và hoàn thành các nghĩa vụ mà sở thơng mại giao cho. Đến năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của công ty dần dần lớn lên nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủ tài chính của công ty. Vốn cố định đã là 1. 500. 000. 000 VNĐ và vốn lu dộng là 3. 000. 000. 000 VNĐ.. + Đặc điểm về công nghệ, kĩ thuật: - Về cơ sở vật chất: công ty bách hóa số 5 Nam Bộ đợc thừa hởng một hệ thống cơ sở vật chất rât lớn có giá trị từ thời kì trớc để lại. Trớc tiên phải kể đến đó là 3. 500 m2 diện tích mặt bằng d ợc sử dụng phục vụ cho viêc kinh doanh nằm ở vị trí ngay trên hai trục đờng chính tại trung tâm thủ đô là Lê Duẩn và đờng Nguyễn Thái Học. Trong đó 1. 500m2 ở tầng một dành cho siêu thị và quầy hàng kho hàng. Tầng hai dợc ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội mợn làm văn phòng tr ng bầy, triển lãm và giới thiệu sản phẩm nh sản phẩm của công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Hoàng Minh. Còn lại 1. 000m2 ở tầng ba dùng làm văn phòng, bếp ăn và cho công ty thể dục thẩm mỹ Hồng Mẫu Đơn thuê 400m2. - Các thiết bị dùng trong công ty trong thời gian qua có nhiều thay đổi, nâng cấp cho phù hợp với tình hình kinh doanh. Các trang thiết bị đợc công ty trang bị cho việc bán hàng nh tủ, giá đựng hàng, máy tính tiền hiện đại, thùng lạnh... Các văn phòng làm việc đợc trang bị đầy đủ bàn ghế làm việc mới tủ đựng tài liệu, máy diện thoại, máy vi tính, máy photocopy.... tạo điều kiện cho công việc đợc thực hiện nhanh chóng thuận tiện. Trong năm vừa qua, công ty đã phải làm mới sửa chữa lớn trong cửa hàng nên tình trạng chi phí tăng ảnh hởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty. 2.1.5) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua (2001, 2002, 2003) Tổng doanh thu bán hàng của công ty đều tăng trong 3 năm. Năm 2002 tăng với tỷ lệ tăng là 15. 94%. Sang năm 2003 tỷ lệ doanh thu tăng 18. 07%. Tỷ lệ tăng của doanh thu năm 2003 so với năm 2002 tăng lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu năm 2002 so với năm 2001 điều này ghi nhận hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Doanh thu thuần của công ty năm 2002 cũng tăng lên so với năm 2001là 15.92% tơng ứng với số tiền tăng lên là 8197185 nghìn đồng. Điều này do các khoản giảm trừ của công ty(chủ yếu là giảm trừ do giảm giá hàng bán, khuyến mại, còn giảm trừ do hàng bán bị trả lại thì chiếm tỷ lệ không đáng kể) tăng nhng tỷ lệ tăng của các khoản giảm trừ(10. 21%) nhỏ hơn tỷ lệ 30 tăng của doanh thu thuần. Năm 2003 tỷ lệ tăng của doanh thu thuần là 17. 92% nhng nhỏ hơn tỷ lệ tăng của các khoản giảm trừ chứng tỏ doanh thu thuần tăng chủ yếu là do doanh thu tăng. Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác quản lí các khoả giảm trừ đặc biệt là trong trờng hợp hàng bán bị trả lại. Lãi gộp của công ty năm 2002 sovới năm 2001 tăng với tỷ lệ tăng là 21. 84%. Điều này là do trong năm 2002 công ty đã chú trọng đến tìm kiếm nguồn hàng do đó công ty mua đợc hàng với giá rẻ. Năm 2003 tỷ lệ tăng của lợi nhuận gộp là 21. 23% lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu. Tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu thuần của công ty trong 3 năm đều tăng lên với tỷ lệ tơng ứng là 10. 12%, 10. 63%, 10. 94% điều này đợc đáng giá là tốt. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty năm 2002 giảm so với năm 2001 là 1. 14%, điều này là do chi phí kinh doanh của công ty còn cao, năm 2002 chi phí kinh doanh của công ty so với năm 2001 tăng 23. 95% làm cho tỷ suất chi phí trên doanh thu thuần của công ty năm 2002 so với năm 2001 là khá cao chiếm 10. 12%. Chi phí bán hàng tăng là do chi phí hoạt động và chi phí quản lí doanh nghiệp còn cao. Sang năm 2003 lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng 38. 3% so với năm 2002với chi phí kinh doanh cũng tăng 20. 08% nhỏ hơn tốc độ tăng của lọi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Điều này đợc đánh giá là tốt vì quy mô của doanh nghiệp đã đợc mở rộng và doanh nghiệp làm ăn có lãi. Cùng với sự tăng giảm của lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thì thuế thu nhập của doanh nghiệp cũng có sự biến động tơng ứng. năm 2003 thuế thu nhập của doanh nghiệp tăng lên 38. 3% Lợi nhuận sau thuế của công ty của công ty năm 2002 cũng giảm so với năm 2001 là 1. 14% đều này là do lợi mặc dù thuế thu nhập của công ty giảm xuống nhng lợi nhuận trớc thuế cũng giảm tơng ứng. Sang năm 2003 cả hai chỉ tiêu trên cùng tăng làm cho lọi nhận sau thuế cũng tăng lên. Năm 2003 công ty đa tìm ra các giải pháp nhằm ngăn chặn tình trạng giảm xuống của lợi nhụân. Bên cạnh vấn đề doanh thu thì nộp ngân sách nhà nớc cũng đợc công ty quan tâm đến. Mặc dù khoản nộp ngân sách nhà nớc năm 2002 giảm do lợi nhuận cuả năm 2002 giảm so với năm 2001 nhng đợc sự quan tâm kịp thời của ban lãnh đạo công ty nên sang năm 2003 lợi nhuận tăng kéo theo các khoản nộp ngân sách nhà nớc cũng tăng lên 2. 2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của công ty trong thời gian qua. 2.2.1 Tình hình và kết quả mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu (biểu 2) Nhìn vào biểu 2 ta thấy tổng trị giá mua vào của 3 năm đều tăng. Năm 2002 doanh số 31 mua vào tăng so với năm 2001. Năm 2003 tỷ lệ tăng doanh số mua vào là 17. 25%. Nh vậy có thể đánh giá đợc rằng doanh nghiệp đã không ngừng tăng quy mô kinh doanh, đầu vào tăng lên chứng tỏ đầu ra cũng tăng do công ty luôn tổ chức mua hàng dựa trên kế hoạch, kế hoạch lại dựa trên dự đoán nhu cầu, nên số lợng hàng hóa mua vào tăng lên đợc đánh giá là hợp lí so với kế hoạch bán ra. Đi sâu vào từng mặt hàng ta thấy: Mặt hàng lơng thực, thực phẩm qua 3 năm đều có tỷ trọng và tỷ lệ tăng. Năm 2002 tỷ trọng tăng 3.84% tơng ứng với tỷ lệ tăng lên là 26. 47%. Sang năm 2003 tỷ trọng và tỷ lệ tăng lên đều thấp hơn so với sự tăng lên của năm 2002 sự tăng lên tơng ứng là 1.12% và 20.31%. Nhìn chung sự tăng lên này báo hiệu dấu hiệu tốt vì đây là mặt hàng chủ lực của công ty. Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng cao nhất trong ngành hàng này và có tốc độ tăng lên rất cao. Đây là mặt hàng chủ yếu làm cho ngành hàng lơng thực, thực phẩm này tăng lên. Năm 2003 tỷ lệ này tăng lên 28.15% so với năm 2002. Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng lớn và đều tăng chứng tỏ mặt hàng thu hút đợc khách hàng. Mặt hàng bánh kẹo, đờng sữa chiếm tỷ trọng khá lớn và tăng giảm cũng thất thờng. Năm 2003 tỷ lệ cũng giảm xuống 13.94% so với năm 2002. Đây là những mặt hàng mà hàng hóa nhập khẩu tràn vào với giá rẻ hơn mà chất lợng thì không thua kém gì hàng trong nớc. Công ty nên chú trọng hơn nữa vào mặt hàng này. Đối với mặt hàng lơng thực đây cũng là mặt hàng chiếm tỷ trọng khá lớn và có nhiều biến động thất thờng. Năm 2002 tỷ trọng này giảm xuống còn 8. 84% và sang năm 2003 tỷ trọng tăng lên 12.85%. Năm 2003 đánh dấu mặt hàng này kinh doanh rất hiệu quả. Ngoài các mặt hàng lơng thực, thực phẩm thì các mặt hàng khác cũng có sự tăng lên qua các năm nh điện tử và hàng mỹ phẩm. Trong đó mặt hàng mỹ phẩm chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng giá trị hàng mua vào. Năm 2003 tỷ trọng này tăng lên so với năm 2002 là 0.46% và tỷ lệ tăng 22.53% trong tổng trị giá hàng mua vào của toàn công ty. Đồ gia dụng có tỷ trọng khá cao, đứng thứ hai trong các măt hàng của công ty chứng tỏ sự tăng giảm của mặt hàng này cũng có ảnh hởng lớn đến sự tăng giảm của tỷ trọng hàng mua vào của toàn công ty. Sang năm 2003 mặc dù tỷ trọng giảm xuống so với năm 2002 là 1.62% nhng tỷ lệ mau vào vẫn tăng lên 7.88% theo sự tăng lên của tổng trị giá hàng mua vào toàn công ty. Trong các mặt hàng trên thì hàng may mặc trong cả ba năm đều có sự giảm mạnh về cả tỷ trọng lẫn tỷ lệ. Năm 2002 tỷ trọng giảm rất nhiều 4. 02% tơng ứng với số tiền giảm xuống 798174 nghìn đồng và tỷ lệ giảm xuống 21.09%. Sự giảm xuống mạnh nh này là do hàng may mặc vốn là hàng thay đổi mẫu mốt liên tục, trong khi đó công ty không nghiên cứu chi tiết nhu cầu của khách hàng về mặt hàng này, không có sự thay đổi thờng xuyên về mẫu mã chủng loại 32 nên hàng hóa để lỗi mốt. Sang năm 2003 công ty đã có sự điều chỉnh kịp thời làm cho tỷ trọng tuy vẫn giảm nhng giảm ít 0.5% so với năm 2002. Nhìn lại phân tích tình hình mua hàng của công ty bách hóa số 5 Nam Bộ qua các mặt hàng chủ yếu ta thấy rằng năm qua là năm có nhiều biến động trong công tác mua hàng. Có nhiều mặt hàng tăng nhanh về số lợng nhng cũng có nhiều mặt hàng do nhiều yếu tố tác động làm cho số lợng hàng mua vào qua các năm có xu hớng giảm. 2.2.2 Tình hình và kết quả mua hàng của công ty theo nguồn hàng (biểu 3). Đối với doanh nghiệp thơng mại hàng hóa mua vào thờng đợc mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để đạt đợc hiệu quả cảo trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng theo từng nguồn hàng để thấy đợc sự biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những u điểm, lợi thế cũng nh những điểm tồn tại, vớng mắc trong những nguồn hàng mua, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh. Qua biểu 3 ta thấy công ty chủ yếu mua hàng trong nớc. Hàng trong nớc chiếm tỷ trọng và doanh số mua rất cao. Năm 2001 chiếm 89.13% tỷ trọng trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty. Mặc dù sang năm 2002 tỷ trọng có giảm xuống 0.37% nhng doanh số mua vào vẫn tăng lên tơng ứng với tỷ lệ tăng 14.77%. Sang năm 2003 tỷ trọng tăng 0.26% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 17.86%. Cụ thể: - Công ty mua hàng từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau nhng công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất là hãng Unilever. Riêng hãng này chiếm 10.32% tỷ trọng của toàn công ty. Và tỷ trọng của hãng này cũng tăng lên qua các năm. Năm 2002 tăng 0.71% về tỷ trọng. Sang năm 2003 tỷ trọng này tiếp tục tăng lên 0.26 - Ngoài hãng Unilever thì công ty LTTP Vissan và công ty đồ hộp Hạ Long cũng có tỷ trọng tăng qua các năm. Năm 2002 tỷ trọng mua vào của công ty Vissan tăng lên 0. 42% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 22.45% trong khi công ty đồ hộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên 0.71% tơng ứng với tỷ lệ tăng lên là 26.13% so với năm 2001. Sang năm 2003 tỷ trọng này tăng lên lớn hơn so với sự tăng lên của năm trớc. Năm 2003 ở công ty Vissan tỷ trọng tăng 1.09% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 35.46% còn ở công ty đồ hộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên 0.98% với tỷ lệ tăng là 31.51%. Công ty đồ hộp Hạ Long có tỷ trọng tăng rất cao điều đó chứng tỏ các sản phẩm của công ty này đã đợc thị trờng của công ty bách hóa số 5 Nam Bộ chấp nhận. Công ty cần tập trung vào mặt hàng này để tận dụng tối đa u điểm mà mình có đợc. - Công ty dệt kim Đông xuân có doanh thu và tỷ trọng giảm qua các năm, tỷ trọng giảm dần qua các năm từ 2.83% năm 2001 còn 2.19% năm 2002 và 1.87% năm 2003 điều đó chứng tỏ mặt hàng của công ty đang dần mất khách hàng. - Các công ty khác chiếm tỷ trọng khá lớn, lớn chiếm 39% năm 2001 và có xu hớng giảm dần 33 xuống còn 35.87% năm 2003. Đối với các mặt hàng mua từ nớc ngoài mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng trị giá hàng mua vào nhng cũng có xu hớng tăng. Tỷ trọng năm 2002 tăng lên 0.37% so với năm 2001. Mặc dù năm 2003 tỷ trọng có giảm xuống 0.26% nhng tỷ lệ doanh số mua vào vẫn tăng lên 14.80%. Trong đó hàng mua từ Thái Lan chiếm tỷ trọng nhiều nhất và tăng giảm qua các năm. Năm 2003 tỷ trọng này tăng lên 0.18% tơng ứng với tỷ lệ tăng 24.59%. Nhìn chung công ty đã có những biện pháp đúng đắn trong việc lựa chọn các nguồn hàng cung ứng vừa đảm bảo duy trì và phát triển các mặt hàng truyền thống, đảm bảo sự đều đặn trong hoạt động kinh doanh của công ty 2.2.3 Tình hình và kết quả mua hàng theo phơng thức mua. (biểu 4) Nhìn vào biểu 4 ta thấy lợng hàng mua vào trực tiếp từ các cơ sở sản xuất chiếm tỉ trọng nhỏ và ngày càng giảm xuống trong khi đó lợng hàng mua qua trung gian thì tăng lên và chiếm tỉ trọng lớn trong tổng trị giá hàng mua vào. Cụ thể: - Năm 2002 doanh số mua vào trực tiếp chiếm tỉ trọng 21.19% trên tổng doanh só hàng hóa mua vào của toàn công ty tỉ trọng 2002 lại giảm so với năm 2001 là 2.56%. Năm 2003 doanh số mua và trực tiếp tăng so với năm 2002 với tỉ lệ tăng là 9.53% nhng tỉ trọng lại giảm xuống 1.44% do tổng trị giá mua vào của năm 2003 tăng lên so với năm với tỉ lệ tăng là 17.25% nên làm cho số tiền mua trực tiếp tăng lên. - Hình thức mua qua trung gian chiếm tỉ trọng rất lớn. Năm 2003 tỉ trọng này lại tăng lên và tăng 1.44% so với năm 2002 tơng ứng với số tiền tăng là 5243021 nghìn đồng. chiếm tỷ lệ tăng là 19.66%. Nguyên nhân của sự tăng lên tỉ trọng hàng mua của nhà cung cấp và giảm tỉ trọng lợng hàng nhập trực tiếp từ các cơ sở sản xuất là do ngày nay xu hớng chuyên môn hóa ngày càng cao. Các nhà sản xuất nếu nh trớc kia làm trọn gói từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ thì bây giờ họ chỉ tập trung vào chuyên môn chính của họ là sản xuất còn khâu tiếp thị, khâu bán hàng họ chuyển cho các nhà đại lý hoặc các đại lý độc quyền để các trung gian đó tiếp tục quá trình sản xuất. Thực ra trong thời buổi ngày nay không phải cứ mua qua trung gian là bị mua với giá đắt hơn. Vì các trung gian đã đợc hởng hoa hồng của các nhà sản xuất nên các doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng ở các đại lí họ vẫn có thể mua đợc với giá rẻ nh tại nơi sản xuất hoặc nếu có đắt hơn cũng không đắt hơn nhiều tuy nhiên thủ tục mua nhanh hơn và gọn hơn. ở đây công ty cũng đã có sự lựa chọn các mặt hàng mua qua trung gian vì mua qua trung gian với khối lợng không lớn lăms sẽ có thuận lợi nh tiết kiệm chi phí vận chuyển vì các nhà trung gian thờng giao đến tận cửa hàng, đơn giản hun trong giao nhận hàng hóa, đặc biệt chất lợng hàng hóa nhập kho, phơng tiện thanh toán thuận tiện... từ đó công ty có thể kịp thời cung cấp hàng hóa đáp ứng yêu cầu của khách hàng. 34 2.2.4 Tình hình và kết quả mua hàng theo thời gian (biểu 5) Đối với các doanh nghiệp thơng mại mua vào là để bán ra, thu lợi nhuận. Mua vào có quan hệ mật thiết với bán ra. Biểu 5 thể hiện sự tác động, ảnh hởng tới hiệu quả kinh doanh của mua vào ở các thời điểm khác nhau trong năm. Nhìn vào biểu 5 ta thấy qua các năm tổng trị giá hàng mua vào của công ty đều tăng. Năm 2002 tổng trị giá hàng mua tăng lên tơng ứng với tỷ lệ tăng là 15.25%. Sang năm 2003 tỷ lệ này tăng lên 17. 2% lớn hơn so với sự tăng lên của năm 2002. Điều này chứng tỏ năm 2003 công ty làm ăn có hiệu quả. Nhìn vào biểu trên ta thấy doanh số mua vào của công ty ở qúy một luôn là cao nhất sau đó giảm dần trong qúy II và qúy III và lại bắt đầu tăng lên trong qúy IV. Cụ thể: Qúy I năm 2001 chiếm tỷ trọng là 28.11% chiếm gần bằng1/3 so với tổng tỷ trọng mua vào của toàn công ty. Sang năm 2002 tỷ trọng có giảm xuống một chút là 0.06% so với năm 2001 nhng tỷ lệ mua hàng vẫn tăng lên 15%. Năm 2003 tỷ trọng này tăng lên là 2.02% tơng ứng với tỷ lệ tăng là 25. 98%. Sang qúy II và qúy III là qúy có lợng hàng mua vào thấp vì đây là thời điểm mà nhu cầu về các loại hàng hóa thấp do đó để giảm lợng hàng tồn kho, dự trữ, giảm chi phí bảo quản, kinh doanh. Năm 2001 lợng hàng mua vào của qúy III chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 23.05%. Sang năm 2002 thì lợng hàng mua vào qúy II lại chiếm tỷ trọng nhỏ nhất 23.44% và tỷ trọng giảm so với năm 2001 là 0.73%. Năm 2003 qúy III vẫn là qúy chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 21.73%. và giảm 2.31% so với tỷ trọng của năm 2002 Đối với qúy IV thì đây là qúy mà tỷ trọng doanh số mua vào luôn nhỏ hơn qúy I nhng lại luôn lớn hơn qúy II và qúy III. Do đây là cuối năm nên nhu cầu mua sắm bắt đầu tăng lên hơn nữa đây cũng là giai đoạn giáp tết nên ngời tiêu dùng tranh thủ mua sắm để chuẩn bị cho Tết. Tổng lợng mua vào năm 2002 chiếm 8273819 nghìn đồng tơng ứng với tỷ trọng 25. 46% tăng 0.79% so với năm 2001. Năm 2003 tỷ trọng giảm xuống 0.96% nhng tỷ lệ vẫn tăng lên 17.70%. Qua điều này ta thấy sự biến động của lợng hàng mua vào theo qúy là theo một quy luật. Cứ qúy I tổng trị giá hàng mua vào bao giờ cũng chiếm tỷ trọng lớn nhất. Đó là do qúy I có dịp Tết nguyên Đán. Đây là dịp mà nhu cầu về hàng tiêu dùng là rất lớn do trong tiềm thức của ngời Việt Nam thì Tết là một cái gì đó rất quan trọng và thiêng liêng. Hơn nữa đây là cuối năm là thời điểm mà công ty nào cũng có tiền lơng và tiền thởng rất nhiều nên ngời đang cũng thoải mái hơn trong mua săm. Sang qúy II và qúy II nhu cầu này giảm xuống điều này thể hiện tỷ trọng mua hàng ở hai qúy này bao giờ cũng nhỏ nhất. 2.2.5 Tình hình mua hàng của công ty theo các đơn vị kinh doanh. (biểu 6) Trị giá mua vào của các đơn vị kinh doanh của công ty bách hóa số 5 Nam Bộ qua các năm đều có sự thay đổi và tỷ trọng của hàng mua vào của các đơn vị trên tổng doanh số mua vào của 35 công ty đều có sự biến động không theo một quy luật chung nào. Hầu hết trị giá mua vào của các đơn vị kinh doanh qua các năm đều tăng trong mối quan hệ chung với sự tăng của tổng trị giá hàng mua vào của toàn công ty. Cụ thể: - Siêu thị năm 2001 chiếm tỉ trọng 58.85% trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty. Nă năm 2003 doanh số mua vào của siêu thị chiếm 61.35% trên tổng số hàng mua vào của công ty tăng 2.33% so với năm 2002. Đây là đơn vị có tỷ trọng doanh số mua vào lớn nhất. Tỷ trọng mua vào qua các năm đều tăng, tỷ trọng hàng hóa mua vào của siêu thị tăng thể hiện vai trò của đơn vị tăng trong việc mở rộng quy mô kinh doanh trong sự phát triển chung của toàn công ty. Đây là thành tích đáng kể nhất trong 3 năm qua. - Trong số các đơn vị trên thì quầy hàng mỹ phẩm, quầy hàng điện tử, quầy hàng quạt máy có doanh số mua vào qua các năm đều tăng chứng tỏ các đơn vị kinh doanh này làm ăn có hiệu quả. Trong 3 đơn vị trên thì quầy hàng mỹ phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất chiếm 11.23% trong năm 2003 tăng so với năm 2002 1.08% so với tỷ trọng của hàng mỹ phẩm tơng ứng với tỷ lệ tăng là 30 02% và quầy quạt máy chiếm tỷ trọng nhỏ nhất chỉ chiếm 2.79 tăng 0.18 so với tỷ trọng năm 2002 tơng ứng với tỷ lệ tăng 25.62% trong 3 đơn vị kinh doanh trên. - Có ba đơn vị kinh doanh có tổng doanh số tăng giảm qua các năm không theo một quy luật nào. Các đơn vị này có tỷ trọng mua vào trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty tăng giảm qua các năm đó là quầy kính mắt, quầy va li túi sách, quầy băng đĩa nhạc. Cụ thể: - Quầy va li, túi xách: năm 2003 chiếm tỷ trọng lớn nhất trong 3 năm đạt 2. 70 %, năm 2003 tăng lên so với năm 2002 là 0. 85 nhng năm 2002 lại giảm so với năm 2001 là 0.1 %. - Quầy băng đĩa nhạc: Năm 2003 thì lại giảm cả về doanh số lẫn tỷ trọng, năm 2003 giảm xuống 0. 51% điều này chứng tỏ mặt hàng này đang có nguy cơ lỗi mốt doanh nghiệp cần chú trọng tới nghiên cứu nhu cầu thị trờng vì đây là mặt hàng biến động theo nhu cầu và thị hiếu ng ời tiêu dùng và là một thị trờng rất nhạy cảm. Các đơn vị còn lại có tỷ trọng giảm xuống trong cả 3 năm đó là quầy hàng cơ khí, xe đạp, quầy hàng thủ công mỹ nghệ và quầy hàng thời trang. Các quầy hàng này có tốc độ giảm xuống khá nhanh nh: - Quầy hàng thời trang: đây là quầy hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau siêu thị nhng lại có tỷ trọng giảm rất lớn. Năm 2003 thì tốc độ này giảm xuống rất nhanh tỷ trọng giảm xuống 2.9%. Đây là mặt hàng mà thay đổi mẫu mã thờng xuyên với một loại mẫu mã ngày hôm nay nếu cha tiêu thụ hết ngày mai nó đã có thể lỗi mốt cho nên khi mà cả doanh số lẫn tỷ trọng trong ba năm đều giảm trong khi đây là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong công ty thì công ty nên đặc biệt chú ý. Công ty phải đi tìm nguyên nhân của sự làm ăn không có hiệu quả này để kịp thời có chính sách kinh doanh hợp lý nhằm tránh tổn thất cho công ty. 2.2.6 Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho hàng hoá. 36 Để phục vụ tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, công ty bách hoá số 5 Nam Bộ đã tiến hành tổ chức lại khâu cung ứng hàng hoá cho hoạt động bán hàng của công ty. Với số vốn l u động bình quân khoảng ba tỷ đồng mà phần lớn lại là vốn do vay mợn, huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty nhng công ty đã cố gắng quay vòng vốn kinh doanh do đó trị giá hàng mua vào năm 2002 tăng 4475510 nghìn đồng so với năm 2001 tơng ứng tỷ lệ tăng là 15.24% điều này ghi nhận sự nỗ lực cố gắng của công ty trong công tác mua hàng. Sang năm 2003 giá trị mua vào tăng so với năm 2002 là 5926390 nghìn đồng tỷ lệ tăng là 17.52%. Tỷ lệ tăng năm 2003 so với năm 2002 lớn hơn tỷ lệ tăng của năm 2002 so với năm 2001. Điều này chứng tỏ quy mô kinh doanh của doanh nghiệp đã đợc mở rộng. Bên cạnh nguồn hàng mua vào thì hàng hoá tồn kho cũng là một vấn đề quan trọng đảm bảo cho công tác bán hàng của công ty. Trị giá hàng tồn kho năm 2002 so với 2001 tăng 1.06%. Mặc dù trị giá hàng tồn kho tăng nhng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu (15.94%). Năm 2002tỷ lệ tăng của trị giá hàng tồn kho là 4.76% so với năm 2002. 2.2.7 Đánh giá kết quả mua hàng trong mối quan hệ với bán hàng và dự trữ hàng hoá. (Biểu 8) Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy quý I là quý mà các chỉ tiêu luôn lớn nhất. Vời mức dự trữ đầu kì là kết quả tồn kho cuối kì trớc doanh nghiệp đã định mức mua vào rất hợp lí để lợng hàng bán ra sát với mức mua vào và dự trữ đầu kì. Cụ thể mức dự trữ cuối kì của quý I là thấp nhất mặc dù các chỉ tiêu khác đều cao nhất. Hơn nữa mức mua vào nhỏ hơn mức bán ra. Mua vào là 1195316 nghìn đồng nhng bán ra lại là 12287325 nghìn đồng. Điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã định mức để mua vào khá hợp lí tránh tình trạng hàng tồn kho trong quý nhiều làm tăng chi phí bảo quản của doanh nghiệp. Quý II và quý III là quý mà hoạt động tiêu thụ chậm nhất trong năm kéo theo các hoạt động khác chiếm trị giá thấp nh mua vào, dự trữ…Hai quý này đều có tổng trị giá mua vào thấp nhất trong năm nh mua vào quý III chỉ có 8638715 nghìn đồng. Hai quý có mức mua vào lớn hơn mức bán ra cộng thêm mức dự trữ đầu kì nên làm cho mức dự trữ cuối kì cao. Nh quý III mức mua vào là 8638715 nghìn đồng trong khi đó mức dự trữ đầu kì là 1153434 nghìn đồng nên với mức bán ra là 7258691 nghìn đồng làm cho mức dự trữ cuối kì 2533458 nghìn đồng. Đây là mức dự trữ khá lớn làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Sang quý IV mức tiêu thụ tăng lên nên các chỉ tiêu khác cũng tăng lên theo. Mua vào nhỏ hơn so với bán ra. Mua vào là 9738774 nghìn đồng trong khi đó bán ra lên tới 11137474 nghìn đồng. Trong quý này doanh nghiệp cũng tính toán khá tốt để đảm bảo mức tiêu thụ vừa đủ so với mức mua vào và mức dự trữ đầu kì. Với mức dự trữ đầu kì khá lớn doanh nghiệp rút kinh nghiệm để làm sao mua không quá nhiều. Điều đó đợc thể hiện ở mức dự trữ cuối kì của quý IV. Tuy nhiên ở quý này do mức dự trữ cuối kì chính là mức dự trữ đầu kì quý sau mà thông th 37 ờng đối với công ty này quý I bao giờ cũng có mức tiêu thụ khá lớn nên doanh nghiệp đã tính toán mức mua vào sao cho dự trữ cuối kì lớn để đảm bảo có hàng cho đầu quý I năm sau. Nhìn chung kế hoạch mua hàng của công ty khá hợp lí. Cồng ty đã tính toán khá chính xác thời điểm nào tiêu thụ nhanh, thời điểm nào quá trình tiêu thụ diễn ra chậm để có kế hoạch mua cho phù hợp. Tuy nhiên công ty nên có chú ý đến mức tiêu thụ của quý II và quý III để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên. 2.3 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hóa số 5 Nam Bộ( theo quy trình mua hàng). 2.3.1 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng theo quy trình mua. 2.3.1.1 Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty. Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng, công ty đã xác định đựơc mua cái doanh nghiệp cần tức là thị trờng cần từ đó doanh nghiệp đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của thị trờng. Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng dựa vào bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm kì trớc và dự báo tiêu thụ về tình hình thị trờng, thu thập thông tin về nhu cầu qua các tài liệu, báo chí, ấn phẩm và nhu cầu của ngời tiêu dùng về mặt hàng tại thời điểm đó. … Đối với việc xác định khối lợng hàng hoá mua vào công ty đã biết xây dựng kế hoạch mua vào dựa vào mức bán ra, dựa vào lợng hàng hoá tồn kho từng thời điểm. Ví dụ để xác định số lợng bánh kẹo mua vào trong từng tháng công ty đã dựa vào lợng bán ra và lợng hàng tồn kho của tháng trớc và dự đoán nhu cầu của ngời dân trong tháng tới để mua hàng.Vì hàng bánh kẹo nhu cầu tiêu dùng trong những tháng cuối năm và đầu năm sau tăng rất cao ví đó là khoảng thời gian có những ngày Tết sau đó nhu cầu này giảm xuống vào những tháng giữa năm. Cho nên đối với mặt hàng này công ty đã biết dự đoán nhu cầu của ngời tiêu dùng để lên kế hoạch mua. Tuy nhiên trong công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty còn có một số hạn chế do nhận thức về tình hình biến động của thị trờng còn chậm nên nhiều khi công ty xác định lợng hàng mua vào còn nhiều quá hoặc ít quá so với nhu cầu. Ví dụ nh vào dịp Tết năm 2003 do công ty không dự báo đợc nhu cầu mua hàng của ngời tiêu dùng về mặt hàng ăn sẵn lại nhiều nh thế dẫn tới tình trạng thiếu hàng nghiêm trọng. Nguyên nhân chính của tình trạng trên là do công ty cha đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của ngời dân mà nhu cầu vốn thay đổi từng ngày, công ty cũng không nhạy bén trong việc nhìn nhận sự thay đổi của cuộc sống. Ngày nay ngời dân bận rộn hơn với công việc nhất là những dịp giáp Tết công việc chồng chất ngời phụ nữ không có thời gian cho chợ búa cơm nớc, nên họ chủ yếu vào siêu thị mua sẵn đồ ăn, lơng thực, thực phẩm vừa nhanh chóng, thuận tiện đảm bảo hợp vệ sinh. Về việc xác định cơ cấu, chất lợng thì đây là vấn đề mà công ty cần quan tâm. Đối với vấn 38 đề này do công ty không nhanh nhậy nắm bắt nhu cầu thay đổi của ngời tiêu dùng nên xảy ra tình trạng hàng mua về nhiều khi không đảm bảo chất lợng, thị hiếu đối với ngời tiêu dùng, nhiều mặt hàng mua về thì đã lỗi mốt hoặc nhu cầu dùng đã giảm xuống hay có những hàng khác thay thế.Ví dụ đối với mặt hàng thời trang, do không nắm đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng dẫn tới mua hàng lỗi mốt hay hàng không đợc khách hàng a chuộng. đây là mặt hàng có tốc độ bán rất chậm, thờng hay bị tồn từ thời kì này sang thời kì khác. Ngoài ra công tác này vẫn tồn tại nhũng mặt hạn chế. Công tác nghiên cứu thị trờng cha đợc quan tâm đúng mức, cha nghiên cứu một cách có hệ thống, khoa học về dung lợng thị trờng của những mặt hàng riêng biệt. Do đó công ty thờng bị động trớc những biến động của thị trờng làm ảnh hởng đến số lợng hàng hóa mua vào. Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của một số nhân viên còn nhiều hạn. Ngoài ra các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của công ty do từ nhiều năm trớc để lại nên rất lạc hậu, điều đó hạn chế việc theo dõi, dự đoán nhu cầu của khách hàng. 2.3.1.2 Đối với công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp Việc tìm và lựa