Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2015

---------- LUẬN VĂN Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2015 - 1 - PHẦN MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI: Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP). Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất quan tâm. Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - 2 - 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: - Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung. - Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua. - Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp quy nạp. - Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình thực tế của doanh nghiệp. - Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các nhận định, giải pháp. 5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN: Mở đầu - 3 - Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm. Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015. Kết luận - 4 - CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP) là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp. 1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,... Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân, - 5 - các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy không cao. 1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như: - Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT) - Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock) - Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống. - 6 - Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn lực doanh nghiệp Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau: 1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP) - 7 - Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn: MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất. MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn (tuần/tháng/quý/năm,…) để: - Xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất ra loại hàng đó. - Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất. MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó. 1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRPII) Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã - 8 - chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô phỏng khả năng cung ứng. Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: - Lập kế hoạch bán hàng - Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu. Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là: - Kế hoạch kinh doanh - Kế hoạch mua hàng - Chi phí vận chuyển. - Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho. 1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client- server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng. Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn - 9 - cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng... 1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management - ERM) Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và “Management - Quản trị”. ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng - 10 - Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản xuất kinh doanh Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất, quản lý phân phối, marketing và bán hàng,… Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ. Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một hệ thống được hiểu như là ERM. - 11 - Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp. - 12 - 1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP: 1.2.1 Quản trị mua hàng Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực hiện kế hoạch,..). Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng, giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà cung cấp cho kế hoạch mua hàng. Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua: lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý việc trả hàng nếu phát sinh. Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,… Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công nợ phải trả. Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến độ. Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết. 1.2.2 Quản trị kho hàng Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho - 13 - (mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn tồn kho cho phép,…). Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng; tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau. Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch. Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý. Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết. 1.2.3 Quản trị bán hàng Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…); theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch. Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,… Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng. - 14 - Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn. Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…). Xử lý việc trả hàng. Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị nợ phải thu. Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết. 1.2.4 Marketing Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài trợ,…); các hoạt động cộng đồng. Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương trình. Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình. Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống. Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương trình. 1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán. Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,… Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. - 15 - Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các tài khoản tiền,… 1.2.6 Quản trị ngoại tệ Quản trị các dữ liệu có liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp: danh mục ngoại tệ, tỷ giá quy đổi,… Thực hiện các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá định kỳ đối với các số dư ngoại tệ; đối với các số dư về công nợ bằng ngoại tệ. Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan. 1.2.7 Quản trị tài sản cố định Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,… Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,… Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan. 1.2.8 Quản trị công nợ phải thu Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm công nợ phải thu từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải thu khác. Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ. - 16 - Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ. Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ về thanh toán đối với từng khách hàng. Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ. Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan. 1.2.9 Quản trị công nợ phải trả Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác. Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán. Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ. Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp. Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan. 1.2.10 Kế toán tổng hợp Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các chỉnh sửa cho phép,… Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng các định khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động dựa vào phát sinh ở các phần hành khác. - 17 - Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán. Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu, chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân tích tài chính,…). 1.3 HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn. Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộc các doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằng việc ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết. Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý như sau: 1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ
ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà nó tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình thanh toán,…). Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua. - 18 - Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định. Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau: Yêu cầu mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng Kiểm định chất lượng hàng hóa Nhập kho Hình 1.4: Quy trình mua hàng Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng, phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa. Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập kho. Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểm định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải theo đúng trình tự. Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi - 19 - chưa thực hiện các bước trước đó hoặc nhân viên không thể thực hiện thao tác Đặt hàng nếu chưa có Yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và Lựa chọn nhà cung cấp trên hệ thống.
Qua phân tích trên, ta nhận thấy ERP có quan hệ mật thiết với quy trình hoạt động của doanh nghiệp, quy trình hoạt động và quy trình thực hiện trên ERP phải đồng nhất. Do đó, triển khai ứng dụng ERP là một cơ hội cho doanh nghiệp rà soát lại toàn diện quy trình, hạn chế các khuyết điểm đang tồn tại trong quy trình hoạt động. Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng các quy trình chuẩn của phần mềm. Nếu ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quy trình hoạt động tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý. 1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh Hiện nay, một trong những vấn đề gây “đau đầu” cho nhà quản lý là việc nhân viên không tuân thủ các quy trình, quy chế hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù các quy trình, quy chế hoạt động đã được ban hành cụ thể bằng văn bản nhưng làm sao để nhân viên tuân thủ tuyệt đối luôn là vấn đề mà các nhà quản lý quan tâm. - 20 - Ví dụ: Quy trình bán hàng như sau: Đơn đặt hàng Đề nghị giao hàng Lập hóa đơn tài chính Kiểm tra chất lượng hàng hóa Xuất kho Hình 1.5: Quy trình bán hàng Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng vào hệ thống sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty. Tiếp đến phòng kế toán Lập Hóa đơn tài chính, Phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm tra chất lượng hàng hóa và sau đó bộ phận kho sẽ Xuất kho. Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên các phòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình mà không thể bỏ qua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bước kế tiếp sẽ không thực hiện được. Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lượng không thực hiện Kiểm tra chất lượng hàng hóa trên hệ thống thì bộ phận kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên hệ thống. - 21 - Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ thống sẽ hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp nhận cho phép tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó hay không; hỗ trợ nhân viên lập phiếu giao hàng với giá cả hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty cho khách hàng đó. Tóm lại, ở bước này, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nếu khách hàng vượt quá hạn mức công nợ cho phép đồng thời đảm bảo giá cả hàng hóa là chính xác. Tóm lại, việc ứng dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình, quy chế hoạt động. 1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần nằm rõ toàn diện thông tin về tình hình hoạt động làm cơ sở cho việc kiểm soát, phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch và định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như qua các thông tin phục vụ cho việc kiểm soát kế hoạch, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân tích nhằm có những biện pháp khắc phục, hoặc phát huy cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường. Với các thông tin hữu ích, doanh nghiệp có thể phân tích được các biến động mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được và các biến động mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tương lai. Thông tin quản trị rõ ràng hết sức cần thiết cho doanh nghiệp và điều quan trọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác, kịp thời. - 22 - 13.3.1 Tính kịp thời Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung. Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp thời cho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ liệu thống nhất và duy nhất. Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn một báo cáo yêu cầu nhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải mất thêm một công đoạn thủ công tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu này mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốn kém về mặt thời gian. Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh thu, giá vốn => lãi gộp theo mặt hàng. Nếu có hệ thống ERP với dữ liệu tập trung, chỉ cần thực hiện bấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệu sẽ được tự động truy vấn và thể hiện. Nếu duy trì nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau, để lập báo cáo này ta phải làm thủ công bằng cách lấy chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng trong nguồn dữ liệu của bộ phận bán hàng, lấy chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong dữ liệu của kế toán, sau đó tập hợp lại để cho ra được báo cáo. Đồng thời, nếu số liệu trên các nguồn dữ liệu không đồng nhất, sẽ rất mất thời gian để rà soát lại xem số liệu nào là chính xác do đó kéo dài thời gian hoàn thành báo cáo. Bên cạnh đó, các thông tin quản trị còn được cung cấp một cách kịp thời là do ERP giúp kiểm soát việc thực hiện quy trình hoạt động, nhân viên - 23 - phải cập nhật dữ liệu đúng quy trình theo đúng thời gian thực vì trong quy trình, nếu nhân viên không thực hiện bước trước thì bước sau cũng sẽ bị ách tắc, không thực hiện được. Điều này thúc đẩy từng cá nhân đều phải cập nhật dữ liệu theo đúng thời gian thực và kết quả là dữ liệu luôn mang tính tức thời, nhà quản trị sẽ xem xét được đầy đủ tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Ví dụ: thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, nếu thủ kho không cập nhật trên hệ thống, bộ phận kinh doanh sẽ không thể lập Phiếu giao hàng để bán cho khách hàng do chưa có hàng trong kho. 1.3.3.2 Tính chính xác Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế được sai sót. Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty. Phiếu giao hàng này được thừa hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó. Tiếp đến dữ liệu về thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán, nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công nợ phải thu tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật. Sau đó dữ liệu lại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và - 24 - bộ phận kho để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất kho, nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện việc kiểm tra chất lượng và xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thống ERP. Trên cơ sở đã có xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng, thủ kho sẽ nhấn nút in phiếu xuất kho trên hệ thống, lúc này hệ thống cũng sẽ tự động ghi nhận bút toán giảm hàng tồn kho tương ứng với giá vốn hàng bán. Như vậy cả nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát chất lượng và thủ kho đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai phải gõ lại các thông tin liên quan đến việc xuất hàng giao cho khách, điều này giúp loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên A điền tay vào Phiếu giao hàng với số lượng “15” xuất cho khách hàng Nguyễn Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị xuất hóa đơn nhầm thành “Nguyễn Hưng”. Bên cạnh đó, dữ liệu trên hệ thống ERP được lưu trữ thống nhất, tập trung thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…). Việc duy trì nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồng nhất. Ví dụ: cả bộ phận kinh doanh và kế toán đều lưu trữ doanh số bán hàng và đôi khi dữ liệu của 2 phòng ban này là khác nhau. Do đó việc lưu trữ dữ liệu tập trung sẽ giúp dữ liệu luôn đồng nhất và chính xác trong toàn hệ thống. - 25 - 1.3.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh Như đã phân tích ở trên, trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần, điều này tiết kiệm được rất nhiều thời gian thực hiện tác nghiệp cho nhân viên. Bên cạnh đó, dữ liệu ERP được lưu trữ tập trung do đó thông tin được chia sẻ hoàn toàn và mọi đối tượng đều có thể truy vấn thông tin một cách nhanh chóng. Ví dụ: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan trọng cho bộ phận kho quản lý hàng hóa. Bên cạnh đó, thông tin này cũng hết sức cần thiết cho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua hàng, kế toán,… Khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng ban đều có thể truy vấn báo cáo nhập, xuất, tồn một cách nhanh chóng trên hệ thống, tiết kiệm được thời gian phải yêu cầu bộ phận kho cung cấp báo cáo nếu không có hệ thống. - 26 - 1.4 ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.4.1 Yếu tố về nhân lực Trong việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP, nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng cho hiệu quả của việc thực hiện. Ở đây, chúng ta tạm chia nhân lực thực hiện ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật: o Nhóm nghiệp vụ là các cán bộ quản lý, tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất... o Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ quản lý, nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin. Việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải trải qua hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP và giai đoạn chính thức vận hành hệ thống ERP. Giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP bao gồm các công việc như: chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, xây dựng danh mục các đối tượng quản lý (hàng hóa, vật tư, nhà phân phối, nhà cung cấp,…), chuẩn bị hệ thống mạng máy tính, huấn luyện nhân viên… Giai đoạn vận hành hệ thống là giai đoạn chính thức thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP. Đối từng giai đoạn thì nhân lực đều hết sức quan trọng. 1.4.1.1 Đối với giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống Nhóm nghiệp vụ phải đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, các mục tiêu quản lý, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra, thử nghiệm tính đúng đắn của hệ thống trên mô hình giả lập. - 27 - Nhóm kỹ thuật sẽ chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng, đường truyền, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền...) chuẩn bị cho việc vận hành. Trong giai đoạn này, áp lực cho các nhân lực tham gia là rất lớn vì họ phải vừa thực hiện các tác nghiệp hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP. Đôi khi để thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm nhân sự. 1.4.1.2 Đối với giai đoạn vận hành hệ thống Nhóm nghiệp vụ tham gia trực tiếp vào việc vận hành hệ thống. Các nhân viên trực tiếp thực hiện tác nghiệp tiếp tục tìm ra các lỗi, sự bất tiện của hệ thống. Đối với bộ phận quản lý, phải tiếp tục theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, tìm ra các điểm còn bất hợp lý, đề ra giải pháp khắc phục. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vẫn phải tiếp tục phát triển hệ thống. Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính toàn công ty hoạt động thông suốt, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền...). Như vậy, để thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải đảm bảo đủ nhân lực, đặc biệt là nhân lực phải đảm bảo trình độ và năng lực cho việc thực hiện. 1.4.2 Yếu tố về quỹ thời gian Theo nghiên cứu của tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1 322 tổ chức trên toàn cầu đã thực hiện ứng dụng phần mềm ERP trong 3 năm trở lại đây, thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng. - 28 - Bên cạnh đó, thực tế cho thấy thời gian triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp cũng như phạm vi triển khai. Đối với những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP. Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài. Ngoài ra, theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra, 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, không có bất cứ doanh nghiệp nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch. Tóm lại, doanh nghiệp cần thời gian tương đối dài cho việc triển khai thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP và doanh nghiệp phải rất nỗ lực trong việc đảm bảo thời gian triển khai theo đúng kế hoạch. 1.4.3 Yếu tố về điều kiện tài chính Việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhưng chi phí cho việc thực hiện cũng không hề nhỏ. Chi phí triển khai hệ thống ERP gồm chi phí bản quyền, chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai, bảo trì vận hành hệ thống và chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin nói chung như phần cứng, hệ thống mạng: 1.4.3.1 Chi phí bản quyền phần mềm Chi phí bản quyền phần mềm thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP và các phần mềm liên quan khác. Chi phí bản quyền phần mềm ERP thường tính theo các phân hệ và theo số người sử dụng. - 29 - Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải mua bản quyền các phần mềm khác như hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng bảo mật. 1.4.3.2 Chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai Chi phí này thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP. Việc tư vấn hỗ trợ triển khai bao gồm: tư vấn chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, cài đặt phần mềm, huấn luyện cách thức vận hành, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, hỗ trợ vận hành hệ thống... 1.4.3.3 Chi phí bảo trì hệ thống Sau khi hệ thống ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải được duy trì các hoạt động hỗ trợ từ nhà cung cấp như: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí hằng năm có thể dao động từ 10-20 % chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai. 1.4.3.4 Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng Phần cứng phục vụ cho việc vận hành hệ thống ERP là hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện... Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ ứng dụng (application server), máy chủ cơ sở dữ liệu (database server), máy chủ dự phòng cơ sở dữ liệu (backup database server). Đối với hạ tầng mạng, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mạng nội bộ (LAN), đảm bảo tất cả các máy tính phải kết nối với nhau. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa nhau, cần trang - 30 - bị thêm đường truyền thuê riêng (leased line) hoặc đường truyền internet ADSL để tạo kết nối trong toàn hệ thống doanh nghiệp. Hiện nay tại Việt Nam, chi phí đầu tư cho việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP có thể được khái quát trên mô hình sau: Hình 1.6: Mô hình phân loại tổng chi phí đầu tư hệ thống ERP Theo mô hình trên, ta nhận thấy chi phí thực hiện ERP tăng dần tỷ lệ thuận với số người sử dụng và chi phí này là khá lớn. Tóm lại, để thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn nhân lực, thời gian và một chi phí khá lớn. - 31 - CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ THỜI GIAN QUA 2.1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 2.1.1 Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Công Ty Cổ Phần Kinh Đô (sau đây xin được gọi tắt là Kinh Đô) tiền thân là Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô, được thành lập năm 1993. Những ngày đầu thành lập, công ty chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ diện tích khoảng 100m2 với 70 công nhân và vốn đầu tư 1,4 tỉ đồng, chuyên sản xuất và kinh doanh bánh snack, một sản phẩm mới đối với người tiêu dùng trong nước.
Năm 1994, công ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng và nhập dây chuyền sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật. Thành công của bánh snack Kinh Đô với giá rẻ, mùi vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng trong nước đã trở thành bước đệm quan trọng cho sự phát triển không ngừng của Công ty Kinh Đô sau này.
Năm 1999, công ty tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, thành lập Trung tâm thương mại Savico Kinh Đô tại Quận 1, đánh dấu một bước phát triển mới của Kinh Đô sang các lĩnh vực kinh doanh khác ngoài bánh kẹo. Công ty khai trương hệ thống Bakery đầu tiên, mở đầu cho một chuỗi hệ thống của hàng bánh kẹo Kinh Đô từ Bắc vào Nam sau này. - 32 -
Năm 2000, công ty tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ đồng, mở rộng diện tích nhà xưởng lên hơn 40.000m2.
Tháng 9/2002, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô được thành lập với vốn điều lệ 150 tỷ đồng, trong đó Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô góp 50 tỷ đồng.
Ngày 12/12/2005, 25 triệu cổ phiếu KDC của Kinh Đô chính thức giao dịch lần đầu tại Trung tâm GDCK TP. Hồ Chí Minh.
Tháng 07/2006, Công ty Cổ Phần Kinh Đô và Tập đoàn thực phẩm hàng đầu thế giới Cadbury Schweppes chính thức ký kết thỏa thuận hợp tác kinh doanh. Đây là bước chuẩn bị sẵn sàng của Kinh Đô khi Việt Nam tham gia vào kinh tế khu vực trong khuôn khổ ASEAN (AFTA) và Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO.
Tháng 02/2007, Kinh Đô và Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam (VietNam Eximbank) ký kết biên bản thỏa thuận hợp tác chiến lược.
Sau 16 năm hoạt động và phát triển, quy mô vốn và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trưởng và đến nay Kinh Đô đã trở thành doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hàng đầu ở Việt Nam. - 33 - 2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BOARD OF DIRECTOR BAN QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH EXECUTIVE MANAGEMENT COMMITTEE EMC MẠNG LƯỚI PHÂN PHỐI CỦA KINH ĐÔ KINHDO DISTRIBUTION NETWORK CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH CHIẾN LƯỢC CỦA KINH ĐÔ KINHDO’S SBU - 34 - Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô 2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Kết thúc nửa đầu năm 2009, Kinh Đô đạt 532,7 tỷ doanh thu thuần, tăng 3,7% so với cùng kỳ năm 2008, nhờ vào cả hai yếu tố là sản lượng bán hàng tăng và giá một số sản phẩm tăng nhẹ. Đồng thời, tỷ suất lợi Senior Manager GIÁM ĐỐC Senior Manager GIÁM ĐỐC Senior Manager GIÁM ĐỐC Senior Manager GIÁM ĐỐC Senior Manager GIÁM ĐỐC Senior Manager GIÁM ĐỐC I.T. CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PR / Customer service PR/DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Marketing & Design MARKETING & THIẾT KẾ Distributors CÁC KÊNH PHÂN PHỐI BÁN SỈ Retail / Franchise CÁC KÊNH PHÂN PHỐI BÁN LẼ & NHƯỢNG QUYỀN Order Management QUẢN TRỊ MUA HÀNG & BÁN HÀNG Senior Manager Senior Manager Senior Manager Senior Manager Senior Manager Senior Manager Senior Manager Senior Manager Senior Manager (Kinh Do Crackers) (Kinh Do Snacks) (Kinh Do Buns/ Cakes) (Kinh Do Cookies) (Kinh Do Candy) (Kinh Do Bakery) (Kido Ice- cream) (Kinh Do Hanoi) (Property Development) HỆ THỐNG PHÂN PHỐI CỦA KINH ĐÔ ( Thương hiệu / Phân phối / Mạng lưới bán lẻ cho các SBU ) KINHDO DISTRIBUTION NETWORK (Branding / Distribution / Retailing Networking SBU ) CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH CHIẾN LƯỢC CỦA KINH ĐÔ KINHDO’S Strategic Business Unit (SBU) (Đơn vị thuộc các ngành công nghiệp / chế tạo Industrial / Manufacturing SBU) - 35 - nhuận gộp biên trong 6 tháng đầu năm 2009 cũng được cải thiện, đạt 25.2% so với mức 23.5% của 6 tháng đầu năm 2008, do chi phí nguyên liệu đầu vào năm nay thấp hơn cùng kỳ năm ngoái cũng như Kinh Đô tập trung đẩy mạnh hơn các sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao.
Hoạt động kinh doanh cốt lõi của Kinh Đô đang được duy trì ổn định và dự kiến sẽ tăng trưởng mạnh trong quý 3/2009 khi bước sang mùa cao điểm - mùa tết Trung thu. Với sản phẩm bánh trung thu thương hiệu Kinh Đô nổi tiếng có tỷ suất lợi nhuận cao, ước tính doanh thu của Kinh Đô sẽ tăng gấp đôi so với hai quý đầu năm và tỷ suất lợi nhuận gộp có nhiều khả năng đạt đến mức 30% trong quý 3.
Cao ốc văn phòng Kinh Đô ở số 141 Nguyễn Du, Hồ Chí Minh đang trong giai đoạn hoàn tất và sẽ được đưa vào sử dụng vào đầu quý 4/2009. Khi đó, Kinh Đô sẽ chuyển toàn bộ văn phòng hiện tại ở Hiệp Bình Phước sang tòa nhà mới này và sử dụng diện tích khu đất ở Thủ Đức cho dự án cao ốc Hiệp Bình Phước. Đây là dự án liên doanh trong đó Kinh Đô đóng góp bằng quyền sử dụng đất. Giá trị khu đất do đó có thể sẽ được định giá lại cho mục đích liên doanh góp vốn và dự kiến sẽ đem lại cho Kinh Đô khoản lợi nhuận 200 tỷ tăng thêm từ chênh lệch đánh giá lại tài sản nếu được thực hiện.
Như vậy, kết thúc 6 tháng đầu năm 2009, Kinh Đô đã hoàn thành được 30,5% kế hoạch doanh thu và 41,8% kế hoạch lợi nhuận trước thuế.
Dự báo doanh thu 2009 của Kinh Đô tăng khoảng 10% so với năm 2008, tương đương đạt 1.601 tỷ đồng và dự kiến lợi nhuận trước thuế 2009 của Kinh Đô đạt đến 435,9 tỷ.
Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh của Kinh Đô hiện nay là rất tốt. - 36 - Bảng 2.1: Báo cáo tài chính năm 2007, 2008, 6 tháng đầu năm 2009 và dự báo cho năm 2009 tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô Nguồn: Công Ty Cổ Phần Chứng Khoán Bảo Việt - 37 - 2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 2.2.1 Giới thiệu phần mềm ERP Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đang áp dụng Cuối năm 2003, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô chính thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản trị. Chức năng của phần mềm như sau:  Quản trị mua hàng
Lập và duyệt yêu cầu mua hàng.
Hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình mua hàng, trả hàng cho nhà cung cấp.
Theo dõi tiến độ thực hiện của đơn hàng.
Theo dõi thời gian và địa điểm giao hàng.
Phân tích biến động giá mua qua từng thời kỳ.
Thống kê doanh số mua hàng chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng, nhà cung cấp.  Quản trị bán hàng
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình bán hàng, trả hàng của nhà phân phối.
Thiết lập chính sách giá bán, chiết khấu, khuyến mại.
Kiểm soát hạn mức công nợ cho phép khi bán hàng.
Báo cáo doanh số bán hàng chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng, từng nhà phân phối, từng khu vực, nhân viên kinh doanh,… - 38 -  Quản trị kho hàng
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình nhập, xuất, điều chuyển kho.
Kiểm soát định mức hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng, lô hàng.
Phân tích tuổi hàng tồn kho.
Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau (bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh,…)
Báo cáo nhập - xuất - tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho,…  Quản trị công cụ, dụng cụ và tài sản cố định
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình quản lý tài sản cố định và công cụ, dụng cụ.
Theo dõi và thực hiện tính toán khấu hao tài sản cố định.
Thiết lập các tiêu thức và đối tượng phân bổ chi phí.
Thống kê, theo dõi việc điều chuyển và quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định giữa các bộ phận.
Thực hiện và kiểm soát việc phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ.  Quản lý sản xuất
Ghi nhận, kiểm soát quy trình lập kế hoạch sản xuất.
Hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
Quản lý công thức sản xuất sản phẩm, quy trình sản xuất.
Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kiểm soát tiến độ sản xuất. - 39 -
Kiểm soát chất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm nhập kho, xuất bán.
Kiểm soát và phân tích giá thành sản phẩm.  Quản trị công nợ phải thu, phải trả
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình quản lý công nợ.
Theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng, cho từng hoá đơn.
Kiểm soát việc thực hiện hạn mức công nợ.
Phân tích tuổi nợ, theo dõi tình hình thu hồi nợ, thanh toán nợ.
Lập kế hoạch thu nợ, thanh toán nợ.
Báo cáo về công nợ như bảng cân đối phát sinh công nợ, sổ chi tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ,…  Quản trị vốn bằng tiền
Hỗ trợ thực hiện lập kế hoạch thu, chi tiền.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình thu, chi tiền.
Hệ thống sổ sách, báo cáo: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản tiền,…  Kế toán tổng hợp
Ghi nhận, theo dõi các định khoản kế toán.
Hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, sổ cái chi tiết, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,…. - 40 - 2.2.2 Nội dung và hiệu quả thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty Cổ Phần Kinh Đô 2.2.2.1 Quản trị mua hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị mua hàng, quy trình mua hàng tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa như sau: - 41 - - 42 - Hình 2.2: Quy trình mua hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình mua hàng: Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc Phòng cung ứng tổng hợp các mặt hàng cần mua (từ kế hoạch vật tư, yêu cầu mua hàng của các phòng ban), xem xét lượng tồn kho, kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp để xác định cụ thể các mặt hàng cần mua. Tiếp đến, phòng cung ứng yêu các nhà cung cấp báo giá. Trên cơ sở báo giá của các nhà cung cấp, phòng cung ứng tiến hành lập bảng duyệt giá gồm các thông tin cơ bản sau: nhà cung cấp, xuất xứ hàng hóa, giá, chất - 43 - lượng hàng hóa, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, nhận xét. Bảng duyệt giá sau đó được trình cho Ban giám đốc duyệt. Trên cơ sở Bảng duyệt giá đã được duyệt, nhân viên cung ứng tiến hành cập nhật đơn đặt hàng trên hệ thống ERP, in đơn đặt hàng và chuyển cho nhà cung cấp. Đến trước thời điểm nhà cung cấp giao hàng, Phòng cung ứng sẽ in Lệnh nhập hàng từ hệ thống ERP, chuyển cho bộ phận kho làm cơ sở nhập hàng. Trên cơ sở Lệnh nhập hàng và các chứng từ giao hàng của nhà cung cấp, bộ phận kho tiến hành nhập kho, lập Phiếu nhập hàng chuyển cho phòng cung ứng. Phòng cung ứng dựa vào Phiếu nhập hàng từ kho chuyển qua cập nhật vào hệ thống ERP và in Phiếu nhập kho (4 liên). Lúc này hệ thống ERP sẽ tự động tạo nghiệp vụ tăng công nợ phải trả. Trên cơ sở chứng từ nhập hàng gồm Phiếu nhập kho và hóa đơn tài chính từ bộ phận kho chuyển qua, Phòng kế toán kiểm tra và tiến hành kết chuyển bút toán ghi nhận tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp, kết thúc quy trình mua hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị mua hàng: Quy trình mua hàng được chuẩn hóa, công việc được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận, phòng ban, thông tin được thông suốt. Kiểm soát chặt chẽ tình hình đặt hàng, kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp. Bất cứ thời điểm nào cũng có thể truy vấn được các thông tin về tình trạng của các đơn hàng: đã đặt những mặt hàng gì, thời điểm giao hàng của nhà cung cấp, số lượng hàng còn phải nhận (trong trường hợp đơn hàng nhận nhiều lần). Bên cạnh đó, do các thông tin về kế hoạch giao - 44 - hàng của nhà cung cấp đã được cập nhật theo đơn hàng trên hệ thống ERP nên việc truy vấn các thông tin này để lập Lệnh nhập hàng rất thuận tiện và nhanh chóng. Lệnh nhập hàng là chứng từ thể hiện cụ thể các mặt hàng và thời gian sẽ nhận hàng từ nhà cung cấp. Thông tin này rất cần thiết cho bộ phận kho trong việc chuẩn bị kho, bãi cho việc nhận hàng. Trước khi Kinh Đô áp dụng ERP, bộ phận kho thường hết sức bị động trong việc nhận hàng. Đôi khi hàng hóa của nhiều nhà cung cấp giao cùng một lúc trong khi kho hàng chưa được chuẩn bị để nhận hàng, do đó việc nhận hàng diễn ra hết sức chậm chạp, mất nhiều thời gian. Kiểm soát chi tiết tình hình nhận hàng, các chi phí phát sinh trong quá trình nhận hàng như phí vận chuyển, bốc dỡ, … Các thông tin này được hệ thống tự động chuyển sang phần hành kế toán ghi nhận công nợ phải trả do đó thông tin luôn luôn đồng nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, tránh được sai sót. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình hình mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo tình hình mua hàng theo mặt hàng, so sánh tình hình mua hàng giữa các kỳ, giữa các năm; thống kê tình hình giao hàng của nhà cung cấp (đúng hạn, trễ hạn) làm cơ sở đánh giá chất lượng nhà cung cấp,… Quản trị các thông tin cơ bản (thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax, người liên hệ,..) các nhà cung cấp của công ty.
Tồn tại: Quy trình mua hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình mua hàng như đặt hàng, nhận hàng đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên, các công đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng chưa được thực - 45 - hiện trên ERP. Bên cạnh đó, công đoạn Kiểm định chất lượng (nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa,…) rất quan trọng nhưng chưa được đề cập trong quy trình. 2.2.2.2 Quản trị bán hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị bán hàng, quy trình bán hàng tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa như sau: Hình 2.3: Quy trình bán hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình bán hàng: Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc nhà phân phối lập đơn đặt hàng fax cho Kinh Đô. Phòng kế hoạch bán hàng tiếp nhận đơn hàng, cân đối lượng tồn kho, phân chia hàng cho các nhà phân phối, sắp xếp xe vận - 46 - chuyển, cập nhật lệnh giao hàng vào hệ thống ERP, sau đó in Lệnh giao hàng (4 liên) chuyển cho Tổng kho thành phẩm. Tổng kho thành phẩm tiếp nhận Lệnh giao hàng, tiến hành giao hàng, lưu lại 1 liên Lệnh giao hàng, còn lại 3 liên chuyển sang bộ phận lập Hóa đơn tài chính của phòng phân phân phối. Trên cơ sở xác nhận giao hàng của bộ phận kho, Phòng kế hoạch bán hàng tiến hành xác nhận tình trạng giao hàng của đơn hàng trên hệ thống, sau đó in Hóa đơn tài chính (3 liên), lưu lại 1 liên Hóa đơn và 1 liên Phiếu giao hàng, còn lại 2 liên hóa đơn và 2 liên Phiếu giao hàng giao cho vận chuyển. Vận chuyển ra cổng trình bảo vệ xác nhận “Đã xuất cổng” và đi giao cho khách hàng. Nhà phân phối nhận hàng, xác nhận vào hóa đơn tài chính và lệnh giao hàng. Vận chuyển mang hóa đơn (liên 3) và lệnh giao hàng (liên 2) về nộp cho phòng kế toán, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận công nợ phải thu kết thúc quy trình bán hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị bán hàng: Quy trình bán hàng được chuẩn hóa, thông tin được thông suốt, đồng nhất, công việc được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban: thông tin được bắt đầu từ bộ phận lập đơn hàng, chuyển đến Tổng kho xuất hàng, tiếp tục chuyển đến bộ phận lập hóa đơn tài chính của phòng kế hoạch bán hàng, sau đó chuyển đến kế toán để ghi nhận công nợ khách hàng. Đảm bảo thực hiện đúng chính sách bán hàng của công ty: - 47 - - Về giá cả: Khi cập nhật đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động lấy giá bán theo đúng chính sách giá của công ty đã được định nghĩa trước do đó đảm bảo tính chính xác của giá bán. - Về hạn mức nợ: ERP cho phép định nghĩa hạn mức nợ cho từng khách hàng. Khi phát sinh đơn hàng làm vượt quá hạn mức công nợ, hệ thống sẽ giữ lại (hold) đơn hàng và không cho phép thực hiện các bước tiếp theo do đó đảm bảo công nợ của khách hàng luôn trong mức cho phép của công ty. Việc phân hàng cho nhà phân phối được chính xác, nhanh chóng nhờ ERP hỗ trợ thông tin về tình hình tồn kho tức thời của công ty. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình hình bán hàng theo nhà phân phối, theo khu vực, báo cáo tình hình mua hàng theo mặt hàng, báo cáo lãi, lỗ theo mặt hàng, so sánh tình hình bán hàng giữa các kỳ, giữa các năm,… Quản trị các thông tin cơ bản (thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax, người liên hệ, hạn mức công nợ..) các nhà phân phối của công ty.
Tồn tại: Quy trình bán hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình bán hàng như lập lệnh giao hàng, xuất kho, lập hóa đơn tài chính, cập nhật công nợ phải thu đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên bước cập nhật đơn đặt hàng của nhà phân phối chưa được đề cập trong quy trình. Đồng thời hiện tại ERP vẫn chưa hỗ trợ thực hiện các chính sách bán hàng của công ty như: chính sách khuyến mãi, chính sách thưởng cho - 48 - nhà phân phối. Do đó việc thực hiện các chính sách bán hàng này của công ty vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ. 2.2.2.3 Quản trị kho hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị các vấn đề về hàng tồn kho, các quy trình nghiệp vụ kho tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa, các quy trình chính về kho hàng gồm quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, quy trình nhập kho thành phẩm, quy trình chuyển thành phẩm từ kho phân xưởng về tổng kho thành phẩm. - 49 - Hình 2.4: Quy trình xuất kho NVL khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất: Khi có nhu cầu sản xuất theo kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch điều độ lập Lệnh điều động điều động nội bộ kèm theo Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu chuyển sang phòng cung ứng vật tư lập phiếu. Trên cơ sở Lệnh điều động điều động nội bộ và Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, phòng cung ứng vật tư cập nhật vào hệ thống, in Phiếu điều chuyển kho (4 liên) làm cơ sở cho việc điều chuyển nguyên vật liệu từ Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì sang kho phân xưởng sản xuất. Sau đó bộ chứng từ gồm Lệnh điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho (3 liên) được chuyển sang Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì. Trên cơ sở chứng từ từ phòng cung ứng vật tư chuyển sang, Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì xuất nguyên vật liệu, ghi số lượng thực xuất lên Phiếu xuất điều chuyển kho, chuyển bộ chứng từ còn lại gồm gồm Lệnh - 50 - điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho (2 liên) được chuyển sang Kho phân xưởng sản xuất. Phân xưởng sản xuất nhập kho, ký xác nhận và chuyển Lệnh điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho sang Phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ trên chứng từ kho phân xưởng chuyển sang xác nhận nghiệp vụ điều chuyển trên hệ thống ERP, đồng thời lập Phiếu xuất kho (2 liên) trên hệ thống theo bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu. Các chứng từ gồm Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho (2 liên) được tiếp tục chuyển đến Kho phân xưởng sản xuất. Kho phân xưởng sản xuất căn cứ trên chứng từ nhận được từ phòng kế toán thực hiện xuất kho cho sản xuất, ký xác nhận trên chứng từ, lưu lại Phiếu xuất kho và chuyển Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho lại cho Phòng kế toán lưu. - 51 - Hình 2.5: Quy trình nhập kho thành phẩm khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình nhập kho thành phẩm: Sản phẩm sản xuất hoàn thành được tiến hành nhập kho thành phẩm tại phân xưởng sản xuất. Quy trình nhập kho thành phẩm bắt đầu bằng việc phân xưởng sản xuất sẽ lập các Bảng kê nhập kho thành phẩm, sau đó vào sổ nhật ký theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm. Bảng kê nhập kho thành phẩm sẽ được chuyển sang bộ phận kho thành phẩm phân xưởng. Kho thành phẩm phân xưởng tiến hành nhập kho, ký vào Bảng kê nhập kho thành phẩm và chuyển cho thống kê phân xưởng. - 52 - Thống kê phân xưởng căn cứ vào Bảng kê nhập kho thành phẩm tiến hành cập nhật vào hệ thống ERP, in Phiếu nhập kho (3 liên), lưu lại 1 liên, 1 liên chuyển sang Kho thành phẩm phân xưởng lưu, còn lại Bảng kê nhập kho thành phẩm và Phiếu nhập kho chuyển sang cho phòng kế toán lưu trữ. Thèng kª ph©n xuëngTæng kho thµnh phÈm Phßng kÕ to¸n LËp lÖnh ®iÒu ®éng LÖnh ®iÒu ®éng Kho thµnh phÈm ph©n xuëng LËp phiÕu ®iÒu chuyÓn kho ERP PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn kho 3PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn kho 2 NhËp kho, ký x¸c nhËn LÖnh ®iÒu ®éng LÖnh ®iÒu ®éng PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn kho 1 KÕt thóc B¾t ®Çu Hình 2.6: Quy trình điều chuyển thành phẩm khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình điều chuyển thành phẩm từ kho phân xưởng đến tổng kho thành phẩm: Thành phẩm sau khi nhập tại kho phân xưởng sẽ được chuyển về Tổng kho thành phẩm. - 53 - Quy trình bắt đầu bằng việc Kho thành phẩm phân xưởng lập Lệnh điều động, chuyển hàng sang Tổng kho thành phẩm. Tổng kho thành phẩm thực hiện nhập kho, ký xác nhận vào Lệnh điều động và chuyển cho Thống kê phân xưởng. Trên cơ sở Lệnh điều động nhận được từ Tổng kho thành phẩm, Thống kê phân xưởng cập nhật vào hệ thống ERP, in Phiếu xuất điều chuyển kho (3 liên), lưu lại 1 liên, 1 liên chuyển cho Tổng kho thành phẩm lưu, còn lại Lệnh điều động và Phiếu xuất điều chuyển kho chuyển cho Phòng kế toán lưu trữ.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị kho hàng: Quy trình xuất kho, nhập kho, điều chuyển kho được chuẩn hóa, thông tin được thông suốt, đồng nhất, công việc được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban: bộ phận kho, thống kê phân xưởng, phòng cung ứng vật tư, phòng kế toán. Đảm bảo giá trị xuất kho của hàng tồn kho chính xác: hệ thống ERP tự động tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền thời điểm (bình quân gia quyền liên hoàn). Phương pháp tính giá xuất này mang nhiều ý nghĩa: - Theo phương pháp tính giá xuất này, giá trị xuất của hàng hóa sẽ được tính toán ngay tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ xuất kho trên cơ sở giá trị của các đợt nhập trước đó. Vì vậy áp dụng phương pháp này buộc các nghiệp vụ phải cập nhật vào hệ thống đúng theo trình tự phát sinh thực tế. Điều này làm cho dữ liệu luôn luôn được cập nhật tức thời do đó thể hiện một cách chính xác về tình hình hàng tồn kho của công ty tại mọi thời điểm. - 54 - - Do giá trị xuất kho được tính toán tức thời nên một số chỉ tiêu quản trị như lãi gộp của hàng hóa,… sẽ được hệ thống ERP cung cấp tức thời do đó nâng cao hiệu quả thông tin quản trị. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo nhập – xuất – tồn kho, sổ chi tiết vật tư,… Thông tin tồn kho này rất cần thiết cho nhiều phòng ban: phòng kế hoạch cần thông tin tồn kho của nguyên vật liệu, bao bì để lập kế hoạch mua hàng; phòng kế hoạch cũng cần thông tin tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu, bao bì để lập kế hoạch sản xuất; phòng kế hoạch bán hàng cần thông tin tồn kho thành phẩm để cân đối, phân chia hàng hóa cho nhà phân phối; phòng kế toán cần lập các sổ sách về hàng tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị. Quản trị toàn bộ thông tin về hàng tồn kho như mã số, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, mức tồn kho tối thiểu,…
Tồn tại: Việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, quá trình nhập, xuất kho được kết nối với quy trình mua hàng, sản xuất và bán hàng đảm bảo tính chính xác và sự thông suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên công ty chưa thực hiện được quản trị hàng tồn kho theo lô (Lot). Đồng thời ERP chưa hỗ trợ trong việc tính toán các chi phí cần phân bổ của công cụ dụng cụ. Bên cạnh đó, việc quản trị tài sản cố định và các vấn đề liên quan (khấu hao,..) cũng chưa được thực hiện trên ERP. 2.2.2.4 Quản trị công nợ phải thu
Đối với việc quản trị công nợ phải thu, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - 55 - - Ghi nhận các phát sinh tăng công nợ phải thu nhà phân phối từ việc bán hàng: sau khi phòng kế hoạch bán hàng thực hiện xong giao dịch bán hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh tăng công nợ phải thu tương ứng. - Ghi nhận các phát sinh giảm công nợ phải thu từ việc nhà phân phối trả hàng: sau khi phòng kế hoạch bán hàng thực hiện xong giao dịch trả hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh giảm công nợ phải thu tương ứng. - Ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm công nợ phải thu khác - Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ, quy trình thu tiền mặt như sau: - 56 - Hình 2.7: Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô - 57 - Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà phân phối đến Kinh Đô nộp tiền, điền vào bảng kê nộp tiền. Trên cơ sở bảng kê nộp tiền, kế toán thanh toán cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thu tiền nợ nhà phân phối, in Phiếu thu (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Trên cơ sở Phiếu thu nhận từ kế toán thanh toán, thủ quỹ kiểm tiền, ký tên vào Phiếu thu (2 liên) rồi chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán ký tên lên Phiếu thu (2 liên), 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại lưu trữ.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị công nợ phải thu: Hầu hết các giao dịch làm phát sinh tăng công nợ phải thu khách hàng đều là kết quả của giao dịch bán hàng. Khi ứng dụng ERP, các bút toán này đều được hệ thống tự động sinh ra tại thời điểm kết thúc giao dịch bán hàng do đó dữ liệu về công nợ đảm bảo chính xác, đồng nhất và tức thời. Kiểm soát việc thực hiện hạn mức nợ một cách chặt chẽ, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện giao dịch nếu khách hàng vượt quá hạn mức nợ cho phép do đó công nợ phải thu luôn được đảm bảo đúng chính sách của công ty. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: - Bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ tổng hợp theo từng khách hàng - Sổ chi tiết công nợ phải thu: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ chi tiết theo từng nghiệp vụ của từng khách hàng - 58 - - Biên bản đối chiếu công nợ: định kỳ (tháng/quý/năm) lập gửi cho khách hàng đối chiếu công nợ.
Tồn tại: Việc quản trị công nợ phải thu của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình bán hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực hiện việc quản trị công nợ chi tiết đến từng hóa đơn do đó không có được thông tin về tuổi nợ. Bên cạnh đó, quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm tránh trường hợp kế toán thanh toán đã hoàn tất phiếu thu trên ERP, tài khoản tiền đã tăng trên hệ thống nhưng vì một lý do nào đó mà thủ quỹ không thu được đúng số tiền trên phiếu thu đã lập trước đó làm phát sinh chênh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trên hệ thống ERP. 2.2.2.5 Quản trị công nợ phải trả
Đối với việc quản trị công nợ phải trả, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - Ghi nhận các phát sinh tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua hàng: sau khi phòng cung ứng thực hiện xong giao dịch mua hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh tăng công nợ phải trả tương ứng. - Ghi nhận các phát sinh giảm công nợ phải trả từ việc trả hàng cho nhà cung cấp: sau khi phòng cung ứng thực hiện xong giao dịch trả hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh giảm công nợ phải trả tương ứng. - 59 - - Ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm công nợ phải trả khác - Xử lý nghiệp vụ trả tiền nợ, gồm quy trình thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt và quy trình thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng như sau: $ Hình 2.8: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả quy trình: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà cung cấp đến Kinh Đô xuât trình Phiếu nhập kho hợp lệ, lập Phiếu đề nghị thanh toán nộp cho Phòng kế toán. - 60 - Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, ký lên Phiếu đề nghị thanh toán sau đó chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu đề nghị thanh toán sang Phòng cung ứng. Phòng cung ứng ký xác nhận trên Phiếu đề nghị thanh toán rồi trình lên kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt. Sau khi kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt, kế toán thanh toán lập phiếu chi trên hệ thống ERP, in Phiếu chi (2 liên) chuyển cho Thủ quỹ. Trên cơ sở Phiếu chi nhận được từ kế toán, Thủ quỹ chi tiền, khách hàng ký xác nhận lên Phiếu chi (2 liên) và giữ 1 liên. Sau đó Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu chi được chuyển cho Phòng kế toán. Kế toán thanh toán kiểm tra, ký lên Phiếu chi và lưu trữ bộ chứng từ thanh toán, kết thúc quy trình. - 61 - $ Hình 2.9: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả quy trình: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng bắt đầu bằng việc kế toán công nợ lập Phiếu đề nghị chuyển khoản chuyển cho Phòng cung ứng. Phòng cung ứng ký vào Phiếu đề nghị chuyển khoản và chuyển cho kế toán thanh toán. Trên cơ sở Phiếu đề nghị chuyển khoản nhận từ Phòng cung ứng, kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi rồi chuyển cho Ban tổng giám đốc duyệt. - 62 - Sau khi Ban tổng giám đốc duyệt, nhân viên mang Ủy nhiệm chi đến ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền. Sau khi hoàn tất thủ tục ngân hàng, Ủy nhiệm chi được chuyển cho Kế toán thanh toán. Lúc này kế toán thanh toán sẽ cập nhật giao dịch chi tiền trên hệ thống ERP, kết thúc quy trình.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị công nợ phải trả: Hầu hết các giao dịch làm phát sinh tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp đều là kết quả của giao dịch mua hàng. Khi ứng dụng ERP, các bút toán này đều được hệ thống tự động sinh ra tại thời điểm kết thúc giao dịch mua hàng do đó dữ liệu về công nợ đảm bảo chính xác, đồng nhất và tức thời. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: - Bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ tổng hợp theo từng nhà cung cấp. - Sổ chi tiết công nợ phải trả: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ chi tiết theo từng nghiệp vụ của từng nhà cung cấp.
Tồn tại: Việc quản trị công nợ phải trả của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình mua hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm.. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực hiện việc quản trị công nợ chi tiết đến từng hóa đơn do đó không có được thông tin về tuổi nợ. - 63 - Bên cạnh đó, quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm tránh trường hợp kế toán thanh toán đã hoàn tất phiếu chi trên ERP, tài khoản tiền đã giảm trên hệ thống nhưng vì một lý do nào đó mà thủ quỹ không chi được đúng số tiền trên phiếu chi đã lập trước đó làm phát sinh chênh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trên hệ thống ERP. 2.2.2.6 Quản trị vốn bằng tiền
Đối với việc quản trị vốn bằng tiền, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - Ghi nhận các phát sinh thu tiền nợ từ nhà phân phối, chi tiền trả nhà cung cấp. - Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ khác (không liên quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm ứng,…; các nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, nộp tiền mặt vào tiền gửi ngân hàng,…
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị vốn bằng tiền: - Kiểm soát toàn diện tình hình thu, chi tiền. Đối với các khoản thu nợ khách hàng, chi thanh toán cho nhà cung cấp, dữ liệu được tự động chuyển từ phần hành quản trị công nợ phải thu, phải trả sang do đó dữ liệu đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng. - Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản tiền (phản ánh chi tiết nghiệp vụ thu, chi tiền đối ứng với từng khoản mục giúp kiểm soát, phân tích mục đích thu, chi tiền). - 64 - 2.2.2.7 Kế toán tổng hợp
Đối với phần hành kế toán tổng hợp, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - Tiếp nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới dạng định khoản kế toán (nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, phát sinh nợ phải thu, phải trả, thu tiền, chi tiền,…). - Ghi nhận các bút toán tổng hợp khác như: khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí,.. - Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ. - Quản trị hệ thống tài khoản của công ty.
Hiệu quả của ứng dụng ERP đối với kế toán tổng hợp: - Kiểm soát toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp một cách nhanh chóng do các định khoản kế toán đều được tự động sinh ra đồng thời với việc thực hiện giao dịch của các phòng ban chức năng. - Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo: Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái chi tiết tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo chi phí theo phòng ban, ngành hàng,… - 65 - 2.3 ĐÁNH GIÁ ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 2.3.1 Nhân lực tham gia Như đã phân tích ở chương 1, nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng cho sự thành công của việc thực hiện ứng dụng ERP phục vụ cho công tác quản lý. Bên cạnh đó, việc triển khi ERP được tiến hành qua 2 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành và giai đoạn chính thức vận hành hệ thống ERP. Nhận thức rõ được điều này, Kinh Đô đã bố trí nhân lực tham gia hết sức nghiêm túc, có thể khái quát như sau: Đối với giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành ERP: Công ty đã bố trí hầu hết các trưởng, phó bộ phận, phòng ban tham gia cùng với đơn vị triển khai. Đây đều là các nhân sự có trình độ chuyên môn cao do đó đã có những đóng góp thiết thực để cùng với đơn vị triển khai xây dựng nên các yêu cầu nghiệp vụ, mục tiêu quản lý và các quy trình nghiệp vụ. Tuy nhiên, do hầu hết các cán bộ đều chưa có cơ hội tiếp cận với ERP (do đây là lĩnh vực còn khá mới ở Việt Nam), chưa hiểu được nguyên tắc vận hành của hệ thống nên việc đóng góp vẫn còn hạn chế, hầu như đều chấp thuận theo sự tư vấn của đơn vị triển khai. Bên cạnh đó, do phải vừa thực hiện các công việc hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian cho dự án nên thực sự thời gian dành cho dự án của các cán bộ tham gia cũng không nhiều. Đối với giai đoạn vận hành hệ thống ERP: Lúc này, nhân lực tham gia bao gồm cả nhân viên và các trưởng, phó bộ phận/ phòng ban của công ty. Nhìn chung, nhân viên của Kinh Đô có trình độ khá tốt. Tuy thời gian đầu thực hiện hệ thống ERP còn nhiều - 66 - chệch choạc, tâm lý vẫn muốn thực hiện công việc theo thói quen lúc chưa có hệ thống ERP, nhưng sau vài tháng vận hành, các tác nghiệp hằng ngày thực hiện trên hệ thống đã được nhân viên sử dụng thuần thục. Lúc này, nhân viên quen dần với hệ thống và bắt đầu đưa ra các yêu cầu phát triển phần mềm nhưng hầu hết các yêu cầu chỉ là thêm các chức năng tiện ích, hỗ trợ cho việc sử dụng phần mềm (ví dụ thêm các tiêu thức tìm kiếm để dễ dàng truy vấn các giao dịch, khách hàng, nhà cung cấp hoặc mặt hàng,.. nào đó) mà chưa có các yêu cầu phát triển phần mềm phục vụ cho nhu cầu quản lý (ví dụ như yêu cầu hệ thống phải hỗ trợ trong việc lập kế hoạch, trên cơ sở đó dễ dàng kiểm soát được việc thực hiện so với kế hoạch,…) 2.3.2 Thời gian thực hiện Cuối năm 2003, Kinh Đô chính thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản lý, thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc hệ thống hoạt động ổn định khoảng 24 tháng. Số lượng người sử dụng hệ thống ERP vào khoảng 80 người. So với quy mô như vậy thì thời gian triển khai hệ thống ERP là hợp lý so với các dự án ERP đã được triển khai trên thế giới cũng như tại Việt Nam. 2.3.3 Chi phí thực hiện Cuối năm 2003, Kinh Đô áp dụng hệ thống ERP Solomon của Microsoft. Chi phí bản quyền phần mềm và chi phí hỗ trợ triển khai của đơn vị tư vấn PricewaterhouseCoopers vào khoảng 300.000 USD. So với quy mô Kinh Đô và sự uy tín của phần mềm, của đơn vị triển khai thì chi phí trên là hợp lý. Kinh Đô còn phải đầu tư khoảng 20.000 USD cho hệ thống máy chủ. Hạ tầng mạng và hệ thống máy trạm Kinh Đô sẵn có nên không phải đầu tư thêm. - 67 - CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 3.1 MỤC TIÊU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 3.1.1 Mục tiêu tổng quát
Hoàn thiện các quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao tính kiểm soát trong quy trình, đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình thông qua sự hỗ trợ của ERP.
Hoàn thiện thông tin quản trị thông qua sự hỗ trợ của ERP.
Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp thông qua sự hỗ trợ của ERP. 3.1.2 Mục tiêu cụ thể
Hoàn thiện quy trình mua hàng, đảm bảo hàng hóa được mua đúng theo kế hoạch mua hàng, đúng theo sự phê duyệt của Ban Tổng Giám Đốc về giá và nhà cung cấp.
Hoàn thiện quy trình bán hàng, đảm bảo hàng hóa được cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất nhưng vẫn kiểm soát được việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty: chính sách giá, hạn mức nợ, khuyến mãi, chính sách thưởng,… - 68 -
Hoàn thiện các chỉ tiêu quản trị hàng tồn kho, kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác của giá trị hàng hóa xuất kho.
Hoàn thiện quy trình công nợ phải thu, hoàn thiện các chỉ tiêu quản trị công nợ phải thu, đảm bảo tính chính xác của công nợ đến từng thời điểm đồng thời cung cấp được thông tin về kế hoạch thu hồi nợ.
Hoàn thiện quy trình công nợ phải trả, hoàn thiện các chỉ tiêu quản trị công nợ phải trả, đảm bảo tính chính xác của công nợ đến từng thời điểm đồng thời cung cấp được thông tin về kế hoạch thanh toán nợ.
Hoàn thiện việc lập kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu, đảm bảo các kế hoạch được thiết lập chính xác, nhanh chóng. 3.2 QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 Quan điểm để xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm như sau:
Các giải pháp phải phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của công ty.
Các giải pháp phải phù hợp với tiêu chí đổi mới, tái cấu trúc doanh nghiệp.
Các giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Các giải pháp mang tính tổng thể, huy động tất cả các nguồn lực doanh nghiệp nhằm hướng đến sự phát triển của công ty. - 69 - 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 3.3.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu bằng phần mềm Hiện tại việc lập kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu đang được thiết lập thủ công tại các bộ phận kế hoạch của Kinh Đô. Các kế hoạch này liên quan mật thiết với nhau: kế hoạch sản xuất phải đáp ứng được kế hoạch bán hàng, tiếp đến kế hoạch nguyên vật liệu phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất với mục đích đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Việc lập kế hoạch nguyên vật liệu không tốt sẽ gây thiệt hại cho công ty. Nếu nguyên vật liệu thiếu không đáp ứng đủ cho quá trình sản xuất làm cho quá trình sản xuất gián đoạn. Ngược lại nguyên vật liệu thừa cũng không tốt, làm tăng chi phí bảo quản, lưu kho. Tiếp đến, nếu kế hoạch sản xuất không tốt, sản xuất sẽ không đáp ứng được cho việc bán hàng. Vì vậy đòi hỏi việc lập kế hoạch phải chính xác và nhanh chóng để hoạt động công ty được thông suốt từ quá trình mua hàng đến sản xuất và bán hàng. Do đó, ứng dụng ERP trong việc hỗ trợ công tác lập kế hoạch là hết sức cần thiết. ERP sẽ hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch như sau:
Đối với việc lập kế hoạch bán hàng, ERP dựa vào các số liệu quá khứ để cho ra dự báo bán hàng (Sales Forecast), phòng kinh doanh sẽ kết hợp dự báo bán hàng này với tình hình thị trường, các đơn đặt hàng của các nhà phân phối để lập kế hoạch bán hàng và nhập liệu vào hệ thống.
Tiếp đến, căn cứ vào kế hoạch bán hàng, lượng tồn kho thành phẩm, mức tồn kho tối thiểu, hệ thống sẽ tính toán được số lượng cần sản xuất. Tiếp theo, ERP sẽ kết hợp số lượng cần sản xuất với năng lực - 70 - sản xuất của máy móc, thiết bị đã được định nghĩa để cho ra kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sản xuất chi tiết thông tin sản phẩm cần sản xuất, số lượng và cụ thể thời gian sản xuất.
Từ kế hoạch sản xuất, kết hợp với định mức nguyên vật liệu (bill of materials - BOM) của từng sản phẩm đã được định nghĩa, ERP tính toán được nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Tiếp theo, ERP sẽ tiếp tục cân đối với lượng tồn kho nguyên vật liệu, mức tồn kho tối thiểu để cho ra kế hoạch nguyên vật liệu. Kế hoạch nguyên vật liệu xác định cụ thể thông tin nguyên vật liệu cần mua, số lượng và thời gian cần nhận hàng.
Ngoài ra, khi các kế hoạch được thiết lập trên ERP, nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát việc thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo so sánh giữa thực tế và kế hoạch trên ERP, từ đó có cơ sở để ra quyết định kịp thời. Tóm lại, ứng dụng ERP trong công tác lập kế hoạch (bán hàng, sản xuất, nguyên vật liệu) giúp kế hoạch được thiết lập chính xác và nhanh chóng. Qua đó hoạt động công ty được diễn ra thông suốt từ quá trình mua hàng đến sản xuất và bán hàng. - 71 - 3.3.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện quản trị mua hàng bằng phần mềm
Quy trình mua hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình mua hàng như đặt hàng, nhận hàng đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên để hoàn thiện hơn nữa, nên thực hiện các công đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng trên ERP. Bên cạnh đó quy trình nên bổ sung bước Kiểm định chất lượng (nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa,…) trên ERP. Sau khi thay đổi, quy trình mua hàng như sau: - 72 - Fax/§iÖn tho¹i Không QUY TRÌNH MUA HÀNG $ $ Cung øng vËt tuBTG§ Nhµ cung cÊp Bảng giá đã được duyệt Kh¶ n¨ng ®¸p øng cña nhµ cung cÊp n Chän nhµ cung cÊp, lËp b¶ng duyÖt gi¸ Giao hµng Có Ký duyÖt b¶ng gi¸ mua hµng LËp ®¬n ®Æt hµng ERP B¶ng duyÖt gi¸ §¬n ®Æt hµng (PO) Bắt đầu A Tổng hợp các mặt hàng cần mua ERP ERP - 73 - $ Hình 3.1: Quy trình mua hàng đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: Việc thực hiện các công đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng trên ERP sẽ mang lại lợi ích sau: ERP sẽ hỗ trợ cung cấp lại thông tin các bảng giá của nhà cung cấp trong quá khứ giúp cho việc lập bảng duyệt giá mới được thuận tiện, nhanh chóng. Ngoài ra, khi bảng duyệt giá được lập trên ERP, việc duyệt bảng giá mua hàng của Ban Tổng Giám Đốc cũng sẽ được thực hiện trên ERP làm cho hoạt động mua hàng được thông suốt và tốc độ xử lý công việc được nâng cao. Bên cạnh đó, tại bước lập đơn đặt hàng, ERP sẽ kiểm soát và đảm bảo giá trên đơn đặt hàng đồng nhất với giá đã được duyệt. Đồng thời, mọi mặt hàng khi chưa được sự - 74 - duyệt giá của Ban Tổng Giám Đốc sẽ không được thực hiện lập đơn hàng. Kế đến, công đoạn Kiểm định chất lượng thực hiện trên ERP sẽ giúp ghi nhận và thống kê được tình trạng hàng hóa không đạt chất lượng theo từng nhà cung cấp. Điều này rất cần thiết cho việc đánh giá chất lượng nhà cung cấp. Bên cạnh đó, khi thực hiện Kiểm định chất lượng trên hệ thống, bước Nhập kho tiếp theo sẽ không được nhập quá số lượng chấp nhận ở bước Kiểm định chất lượng, tiếp đến công nợ phải trả cũng sẽ được cập nhật tương ứng với số lượng nhập kho. Điều này giúp đảm bảo công nợ được cập nhật chính xác, tránh được tình trạng kế toán chỉ dựa theo hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận công nợ là không chính xác. 3.3.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện quản trị bán hàng bằng phần mềm
Nhìn chung, quy trình bán hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình bán hàng như lập lệnh giao hàng, xuất kho, lập hóa đơn tài chính, cập nhật công nợ phải thu đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên để hoàn thiện hơn nữa, quy trình nên bổ sung thêm bước cập nhật đơn đặt hàng của nhà phân phối trên ERP. Sau khi bổ sung, quy trình bán hàng sẽ thay đổi như sau: - 75 - Hình 3.2: Quy trình bán hàng cho nhà phân đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: Việc thực hiện cập nhật đơn hàng trên ERP giúp hệ thống ghi nhận được tất cả các đơn hàng của nhà phân phối, kết hợp với tình hình giao hàng thực tế, công ty có thể đánh giá được hàng hóa đã đáp ứng đủ cho nhu cầu thị trường hay chưa. Bên cạnh đó, tại bước lập lệnh giao hàng, hệ thống ERP cần thêm chức năng hỗ trợ thực hiện các chương trình khuyến mãi của công ty. Ví dụ nội dung chương trình khuyến mãi như sau: từ ngày X đến ngày Y, khi mua 10 sản phẩm A sẽ được 1 sản phẩm B. Hiện nay, đối với mỗi đơn hàng, nhân viên phải tự động tính toán số lượng sản phẩm khuyến mãi mà khách hàng được hưởng để cập nhật vào hệ thống. ERP nên hỗ trợ tính toán tự động các chương trình khuyến mãi, điều - 76 - này giúp tránh được sai sót trong việc tính toán thủ công đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty. Ngoài ra, tại bước lập hóa đơn tài chính, ERP cũng cần hỗ trợ trong việc ghi nhận các khoản giảm trừ công nợ cho khách hàng theo chính sách bán hàng của công ty. Thực tế, Kinh Đô đang thực hiện việc thưởng cho các nhà phân phối đạt doanh số tháng là 1% và khoản thưởng này được trừ vào hóa đơn của tháng sau. Hiện nay, phòng kế hoạch bán hàng phải tính toán thủ công khoản thưởng này và phải tự cập nhật vào hệ thống khi phát sinh hóa đơn bán hàng cho nhà phân phối. Trong vấn đề này ERP nên hỗ trợ tính toán tự động các khoản thưởng cho nhà phân phối và tự động cập nhật khi phát sinh hóa đơn bán hàng, điều này giúp tránh được sai sót trong việc tính toán thủ công đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty. 3.3.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện quản trị kho hàng bằng phần mềm Nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, quá trình nhập, xuất kho được kết nối với quy trình mua hàng, sản xuất và bán hàng đảm bảo tính chính xác và sự thông suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để hoàn thiện việc quản lý hàng tồn kho hơn nữa, nên thực hiện trên ERP các nội dung sau:
Quản trị tồn kho theo lô (Lot) cho cả nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa. Để thực hiện quản lý tồn kho theo lô, trước hết phải tổ chức việc sắp xếp hàng trong kho phân biệt theo từng lô hàng. Bên cạnh đó, trên ERP, tất cả các nghiệp nhập, xuất kho phải xác định - 77 - được nhập, xuất cho lô nào. Hiệu quả của việc quản lý tồn kho chi tiết theo lô như sau: - Đối với nguyên vật liệu, khi biết được còn tồn kho lô hàng nào, ta sẽ dễ dàng biết được ngày hết hạn sử dụng (Expried date) của lô hàng đó. Đây là thông tin quan trọng giúp nhân viên quản trị kho ưu tiên xuất các lô hàng gần hết hạn trước. Bên cạnh đó, tồn kho theo lô còn giúp cung cấp thông tin thời gian lưu kho của từng lô hàng. Thời gian lưu kho quá lâu làm tăng chi phí bảo quản, ứ động vốn. Thực tế, tại Kinh Đô rất nhiều nguyên vật liệu bị “lãng quên”, đến khi phát hiện ra thì có mặt hàng đã tồn kho đến 2, 3 năm. Do đó nếu quản lý tồn kho theo lô sẽ hạn chế được tình trạng này. - Đối với thành phẩm, hàng hóa, tương tự như nguyên vật liệu, khi biết được còn tồn kho lô hàng nào, ta sẽ dễ dàng biết được ngày hết hạn sử dụng (Expried date) của lô hàng đó. Đây là thông tin quan trọng giúp nhân viên quản trị kho ưu tiên xuất các lô hàng gần hết hạn trước. Ngoài ra, thông qua việc quản lý được thông tin lô hàng cho từng lần xuất hàng bán cho nhà phân phối, khi phát hiện một lô hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng, việc truy vấn lô hàng này đã được bán cho các nhà phân phối nào được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng. Từ đó dễ dàng thực hiện các biện pháp xử lý như thu hồi lại sản phẩm, hoặc hủy sản phẩm,…
ERP cần hỗ trợ tính toán tự động việc phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ sử dụng qua nhiều kỳ. Hiện nay, đối với các loại công cụ, dụng cụ sử dụng qua nhiều kỳ, kế toán kho phải tự tính toán và theo dõi thủ công, đến kỳ cần phân bổ chi phí phải tự làm nghiệp vụ hạch - 78 - toán vào phần mềm. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc phân bổ.
Đối với tài sản cố định, hiện nay việc quản lý danh mục tài sản cố định, khấu hao,… đều đang thực hiện ngoài hệ thống ERP nên thông tin về tài sản cố định không được quản trị tốt, đồng thời việc tính toán khấu hao dễ sai sót. Do đó cần thực hiện quản lý tài sản cố định trên ERP các nội dung sau: - Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,… - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,… - Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. 3.3.5 Giải pháp 5: Hoàn thiện quản trị công nợ phải thu bằng phần mềm Nhìn chung, việc quản trị công nợ phải thu của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình bán hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm. Tuy nhiên, để hoàn thiện việc quản lý công nợ phải thu hơn nữa, nên thực hiện các nội dung sau:
Quản lý công nợ chi tiết đến từng hóa đơn trên ERP. Nghĩa là thông tin về số dư công nợ sẽ được chi tiết cụ thể theo những hóa đơn còn nợ. Để thực hiện được việc quản trị công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, mỗi hóa đơn phát sinh công nợ phải đi kèm với thông tin ngày - 79 - đến hạn thanh toán và khi khách hàng thanh toán nợ phải xác định được đích danh thanh toán cho hóa đơn nào. Thực hiện được điều này, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp thông tin về tuổi nợ (nợ trong hạn hay nợ quá hạn, quá hạn bao lâu) giúp quản trị công nợ phải thu tốt hơn. Ngoài ra, thông tin về thời hạn thanh toán cũng là cơ sở để công ty dự báo lượng tiền sẽ thu được làm cơ sở cho việc cân đối dòng tiền của công ty.
Bên cạnh đó, quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt nên được thay đổi như sau: - 80 - Hình 3.3: Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô - 81 - Mô tả quy trình đề xuất: o Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà phân phối đến Kinh Đô, liên hệ kế toán thanh toán yêu cầu lập phiếu thu. o Kế toán thanh toán cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thu tiền nợ nhà phân phối, khởi tạo phiếu thu, in Phiếu thu (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Lúc này trên ERP, giao dịch thu tiền nợ chỉ ở trạng thái “Lưu”, nghĩa là công nợ phải thu chưa được giảm đồng thời tiền chưa được tăng. o Trên cơ sở Phiếu thu nhận từ kế toán thanh toán, thủ quỹ kiểm tiền, ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” vào Phiếu thu (2 liên), 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán. o Trên cơ sở Phiếu thu có xác nhận “Đã thu tiền” nhận được từ thủ quỹ, kế toán thanh toán vào phần mềm ERP kết chuyển nghiệp vụ thu tiền nợ nhà phân phối. Lúc này ERP mới thực sự giảm công nợ phải thu nhà phân phối đồng thời tăng tài khoản tiền mặt. Sự khác biệt và hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: o Tại quy trình đề xuất, việc cập nhật nghiệp vụ thu tiền nợ nhà phân phối được tách ra 2 bước: “Khởi tạo phiếu thu” và “Kết chuyển phiếu thu” trong khi quy trình Kinh Đô đang áp dụng chỉ 1 bước “Lập phiếu thu”. Đối với quy trình đang áp dụng, ngay tại bước “Lập phiếu thu”, hệ thống sẽ cập nhật giảm công nợ phải thu đồng thời tăng tài khoản tiền, trong khi thực tế lúc này thủ quỹ chưa thực sự thu tiền. Trong trường hợp - 82 - thủ quỹ không thu được tiền, tài khoản nợ phải thu và tài khoản tiền trên hệ thống ERP sẽ không chính xác. o Quy trình đề xuất sẽ giúp cho người nộp tiền thuận tiện hơn khi vị trí làm việc giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán cách xa nhau. Người nộp tiền trước tiên chỉ cần đến kế toán thanh toán để lập phiếu thu sau đó qua thủ quỹ nộp tiền và nhận phiếu thu ra về. Trong khi quy trình hiện tại Kinh Đô đang áp dụng, người nộp tiền trước tiên đến kế toán thanh toán để lập phiếu thu, tiếp đến qua thủ quỹ nộp tiền, sau đó phải quay trở lại kế toán thanh toán ký xác nhận lên phiếu thu mới hoàn tất việc nộp tiền. 3.3.6 Giải pháp 6: Hoàn thiện quản trị công nợ phải trả bằng phần mềm Nhìn chung, việc quản trị công nợ phải trả của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình mua hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm. Tuy nhiên, để hoàn thiện việc quản lý công nợ phải trả hơn nữa, nên thực hiện các nội dung sau:
Quản lý công nợ phải trả chi tiết đến từng hóa đơn mua hàng trên ERP. Nghĩa là thông tin về số dư công nợ sẽ được chi tiết cụ thể theo những hóa đơn còn nợ. Để thực hiện được việc quản trị công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, mỗi hóa đơn phát sinh công nợ phải đi kèm với thông tin ngày đến hạn thanh toán và khi thanh toán nợ cho nhà cung cấp phải xác định được đích danh thanh toán cho hóa đơn nào. Thực hiện được điều này, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp thông tin về tuổi nợ (nợ trong hạn hay nợ quá hạn, quá hạn bao lâu) giúp quản trị công nợ phải trả cho nhà cung cấp tốt hơn. Ngoài ra, thông tin về - 83 - thời hạn thanh toán cũng là cơ sở để công ty lập kế hoạch chi tiền, giúp công ty chủ động trong việc đảm bảo cân đối dòng tiền.
Bên cạnh đó, quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt nên được thay đổi như sau: Hình 3.4: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô Mô tả quy trình đề xuất: o Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà cung cấp đến Kinh Đô xuât trình Phiếu nhập kho hợp lệ, lập Phiếu đề nghị thanh toán nộp cho Phòng kế toán. - 84 - o Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, ký lên Phiếu đề nghị thanh toán sau đó chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu đề nghị thanh toán sang Phòng cung ứng. o Phòng cung ứng ký xác nhận trên Phiếu đề nghị thanh toán rồi trình lên kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt. o Sau khi kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt, kế toán thanh toán cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thanh toán nợ cho nhà cung cấp, khởi tạo phiếu chi, in Phiếu chi (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Lúc này trên ERP, giao dịch chi tiền nợ chỉ ở trạng thái “Lưu”, nghĩa là công nợ phải trả chưa được giảm đồng thời tài khoản tiền cũng chưa được giảm. o Trên cơ sở Phiếu chi nhận từ kế toán thanh toán, thủ quỹ thực hiện chi tiền, khách hàng ký xác nhận lên Phiếu chi (2 liên) và giữ 1 liên. Sau đó Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu chi được chuyển cho Phòng kế toán. o Trên cơ sở Phiếu chi có xác nhận của nhà cung cấp, thủ quỹ, kế toán thanh toán vào phần mềm ERP kết chuyển nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp, lưu trữ bộ chứng từ thanh toán. Lúc này ERP mới thực sự giảm công nợ phải trả cho nhà cung cấp đồng thời giảm tài khoản tiền mặt. Sự khác biệt và hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: o Tại quy trình đề xuất, việc cập nhật nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp được tách ra 2 bước: “Khởi tạo phiếu chi” và “Kết chuyển phiếu chi” trong khi quy trình Kinh Đô đang áp dụng chỉ 1 bước “Lập phiếu chi”. Đối với quy trình đang áp dụng, ngay tại bước “Lập phiếu chi”, hệ thống sẽ cập nhật - 85 - giảm công nợ phải trả đồng thời giảm tài khoản tiền, trong khi thực tế lúc này thủ quỹ chưa thực sự chi tiền. Trong trường hợp thủ quỹ không chi được tiền, tài khoản nợ phải trả và tài khoản tiền trên hệ thống ERP sẽ không chính xác. - 86 - 3.4 KIẾN NGHỊ 3.4.1 Đối với Nhà nước
Cần thực hiện công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức về việc ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam, cho các doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng ERP đối với công tác quản trị doanh nghiệp.
Cần thực hiện các biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Có các chính sách khuyến khích, hỗ trợ nhằm thúc đẩy việc ứng dụng ERP phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp.
Có các chính sách ưu đãi đối với các doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP nhằm thu hút đầu tư góp phần tạo nên sự phát triển cho công nghiệp phần mềm.
Có các chính sách đào tạo đội ngũ nhân lực. 3.4.2 Đối với nhà cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Cần nâng cao năng lực của đội ngũ xây dựng cũng như triển khai ERP cho các doanh nghiệp. Nhân lực cần hiểu biết sâu sắc về quản trị doanh nghiệp lẫn công nghệ thông tin thì mới có thể thể xây dựng cũng như triển khai ERP thành công.
Phối hợp với Nhà nước trong việc nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp Việt Nam về việc ứng dụng ERP phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Đồng thời hỗ trợ cho các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - 87 - 3.4.3 Đối với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Ban lãnh đạo công ty cần quyết tâm hơn nữa trong việc triển khai ERP bởi vì sự quyết tâm của ban lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp thành công của việc ứng dụng ERP. Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn công ty và sự hợp tác giữa nhiều người ở các cương vị khác nhau trong công ty. Do đó vai trò của lãnh đạo trong việc liên kết các cá nhân là hết sức quan trọng. Lãnh đạo phải thu thường xuyên thu thập thông tin, đánh giá để nhận ra những điểm hạn chế cần phát khắc phục trong quá trình triển khai cũng như thực hiện ERP. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cũng phải luôn luôn động viên, thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm trong việc triển khai ERP để đảm bảo thực hiện theo mục tiêu đã đề ra.
Cần nâng cao tính chủ động của đội ngũ quản lý trong việc đề xuất các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP.
Cần tổ chức huấn luyện nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên thực hiện ERP. - 88 - KẾT LUẬN Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, thực hiện công tác quản trị bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh là điều hết sức cần thiết cho các doanh nghiệp. Luận văn đã phân tích, hệ thống hóa được cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. Các vấn đề cơ bản của hiệu quả ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả quản lý bao gồm: Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ; Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Hoàn thiện thông quản trị (tính kịp thời, tính chính xác); Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Điều này không những có ý nghĩa cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô mà còn có ý nghĩa cho nhiều doanh nghiệp khác. Bên cạnh đó, thông qua các cơ sở lý luận và thực trạng của việc ứng dụng phần mềm, luận văn đã đề xuất được một số giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. Luận văn đã hoàn thành với nhiều cố gắng. Tuy nhiên, do khả năng nghiên cứu có hạn, luận văn chắc chắn còn nhiều thiếu sót, mong nhận được những ý kiến đóng góp, hỗ trợ để đề tài được hoàn thiện hơn.