Luận văn Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

LUẬN VĂN: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA -------------------------------------- I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera : Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên, con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn, mặc, đi lại... Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức lao động. Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán. Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa, tiểu treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự động với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường thạch, đất sét. 2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA: 2.1. Chức năng của nhà máy: Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng. 2.2. Nhiệm vụ của nhà máy: Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:  Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ vệ sinh VIGLACERA.  Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ.  Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng. 3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy: 3.1. Bộ máy quản lý: Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả, công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng. 3.2. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy: Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanhh Phòng kỹ thuật Phòng công nghệ quản lý Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Xưởng sản xuất Xưởng cung ứng mẫu Xưởng sản xuất chính Lò nung Xưởng KCS Tổ làm mẫu Tổ đổ rấp khuôn Tổ đổ rốp máy Tổ đổ rốp thủ công công Tổ đổ rốp phun men Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ công việc 3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Hội đồng quản trị. Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán. Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề nghị của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển. Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức hành chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp bố trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn, nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận sản phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng. Ngoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong. Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp. Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Kế toán trưởng PP kế toán kiêm kế toán tổng hợp, TSCĐ Thủ quỷ Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ doanh thu Kế toán thanh toán ngân hàng tiền lương, thuế Kế toán công nợ Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất. 3.4 Bộ máy kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán: Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu Quan hệ công việc b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty. Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ, theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty. Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán các khỏan thuê và cơ quan thuế. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại lý, bán trực tiếp... Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công nợ có kế hoạch thu hồi nợ. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng. Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu với sổ kế toán. 3.5.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: a. Sơ đồ hình thức kế toán: Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Các loại sổ sử dụng tại công ty:  Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ.  Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn.  Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.  Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153.  Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí.  Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái.  Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán. b. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có). Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ, số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành. SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Chứng từ gốc Sổ quỹ Số (thẻ) chi tiết Sổ cái TK Bảng đối chiếu số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý Ghi cuối tháng (1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ (mua - bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi ghi vào sổ. (2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản . (3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. (4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản. (5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán. 1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ : KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002 1. Tổng doanh thu 8.693.207.098 2. Các khoản giảm trừ 1.644.874 3. Doanh thu thuần 8.691.562.224 4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039 5. Lợi nhuận gộp 1.837.409.185 6. Chi phí bán hàng 482.089.171 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 673.325.068 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: - Thu nhập từ hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính 381.994.946 X 206.506.543 9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: - Các khoản thu nhập bất thường - Chi phí bất thường 206.506.543 X X 10. Lợi nhuận bất thường X 11. Tổng lợi nhuận trước thuế 475.488.403 12. Thuế thu nhập DN phải nộp 118.872.100 13. Lợi nhhuận sau thuế 356.616.303 II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty : Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó : + Phân theo chuyên môn nghiệp vụ: Cơ cấu lao động Số người Nam Nữ Tỷ lệ (%) Trình độ đại học Trình độ trung cấp Lao động phổ thông 51 11 88 38 32 9 31 37 13 34 7,3 58,6 Tổng cộng 150 79 81 100 + Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban: STT Tên đơn vị Số người Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 Ban giám đốc Phòng kế toán thống kê tài chính Trung tâm kỹ thuật Trung tâm điện báo 3 8 33 19 2 5,3 22 12,6 5 6 7 8 9 Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH Trung tâm kinh doanh và tiếp thị Đội thu cước Đội xe Tổ bảo vệ 38 15 12 7 5 25,3 10 8 4,6 3,3 Tổng số 150 100 Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN Lao động có trình độ đại học chiếm 34% Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3% Lao động phổ thông chiếm 58,6% Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo. 2.Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty: a/Tình hình tài chính: Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau: Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý . Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả đóng góp của công ty. Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc. Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng. b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty: Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang thiết bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng. Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta thấy các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm một lượng lớn về số tiền đầu tư. Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc trang thiết bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng trong hoạt động kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí Công ty Gốm và Thuỷ tinh trang bị cho công ty. PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ. -------------------------------------- I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY : 1.Vấn đề quản lý nhân sự : Công tác quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera cũng không khác mấy so với việc quản lý nhân sự ở các công ty bạn,tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt nổi trội để phù hợp với đặc thù của công ty. Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan hệ gia đình,Quá trình công tác,khen thưởng - kỹ luật ........... Nhân Viên Hồ sơ nhân viên Qúa trình công tác Quan hệ gia đình Khen thưởng - Kỷ luật Quá trình hoạt động Quá trình đào tạo Tình hình sức khoẻ Công tác quản lý nhân sự ở công ty đi sâu vào và phân tích các thông tin trên để hiểu rõ. - Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần thiết về nhân viên tại công ty : Mã CB,họ lót,tên,chức vụ,bộ phận công tác,ngày sinh,quê quán..... - Quá trình công tác : là các thông tin về quá trình làm việc của nhân viên : Ngày vào ngành ,Chức vụ,bộ phận công tác..... - Quan hệ gia đình là các thông tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên với gia đình như : họ tên người quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc..... - Khen thưởng - kỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen thưởng kỷ luật..... - Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng..... - Quá trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học..... - Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân viên trong quá trình công tác tại công ty. 2.Dữ liệu đầu vào : - Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công ty.Sau khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của công ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc Sơ Yếu Lý Lịch Họ lót :............................................... Tên :............................................................ Nam,nữ : ..................................................................................... Ngày,tháng,năm sinh : ..................................................................... Địa chỉ thường trú,tạm trú : ............................................................. Trình độ văn hoá : ............................................................................. Nghề nghiệp chuyên môn : ............................................................... Trình độ ngoại ngữ : ........................................................................ Tình trạng sức khoẻ : ....................................................................... Tiểu sử bản thân từ năm 18 tuổi đến nay,có tiền án tiền sự hay không ? ................................................................................................................. ................................................................................................................. - Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc. - Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên môn,thành phần gia đình........ a) Bảng sơ yếu lý lịch : Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà NăÔng,nó bao gồm những thông tin chính xác về cá nhân,quan hệ với các cá nhân khác,quá trình công tác trước đây........... Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty ........... b/ Quyết định thử việc : Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người lao động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu Điện Thành Phố) : Bưu Điện Thành Phố Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Đà Nẵng. Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc  -------   -------  Quyết định số : ........... Đà Nẵng,ngày.....tháng.....năm..... Quyết Định Thử Việc Lao Động. - Căn cứ theo theo quyết định số 1899/QĐ - TCCB ngày 05/07/1997 của Tổng Giám Đốc công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam quyết định triễn khai hoạt động của Công Ty Viễn Thông trực thuộc Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng - Căn cứ theo yêu cầu tuyển dụng lao động của công ty và khả năng của người lao động : Quyết Định + Nay tiếp nhận ông/bà : ................................ , sinh ngày .................được thử việc tại Công Ty với thời gian thử việc là hai tháng,kể từ ngày .............. Sau thời gian thử việc tại công ty,quyết định tuyển dụng nhân viên là do Giám Đốc Công Ty quyết định và đề đạt lên Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng. + Ông bà nói trên được hưởng mức lương,bậc lương,hệ số lương theo cách tính lương của công ty . + Các ông/bà trưởng các phòng ban,tổ,phó giám đốc,giám đốc trực thuộc công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân công công tác cho nhân viên theo quyết định này. Giám Đốc Công Ty c) Hợp đồng lao động : Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng của công ty và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức được nhận vào làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera .Khi đó sẽ đi đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động nêu rõ quyền lợi được hưởng của người lao động,quyền hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương........theo tính chất công việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty. Số ........... Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc Đà nẵng,ngày.....tháng.....năm..... Hợp Đồng Lao Động Chúng tôi một bên là ông bà : ................................................................................. Chức vụ :................................................. Đại diện cho Công Ty Điện Thoại : ........................................................................................................... Một bên là ông bà :.................................................................................................. Sinh ngày ................................tháng.............................năm................................... Thường trú tại :........................................................................................................ Số chứng minh nhân dân :...................................................................................... Cấp ngày.............................tháng...................................năm................................. Nay thoả thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm theo những điều khoản sau đây : + Ông bà............................................làm việc theo hợp đồng lao động này từ ngày..............tháng...........năm........... đến ngày..........tháng...........năm.............. Quá trình thử việc từ ngày...........tháng...........năm đến ngày........tháng.....năm..... Tại công ty viễn thông với : chức vụ :............................. và công việc :.............................................................. + Thời gian làm việc : ............................................................................................ được cấp phát dụng cụ làm việc : .......................................................................... làm việc với điều kiện an toàn lao động theo quy định hiện hành của nhà nước. + Nghĩa vụ,quyền hạn và quyền lợi người lao động được hưởng : ................................................................................................................................. + Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động : ................................................................................................................................ + Các điều khoản chung : - Những thoả thuận chung : ....................................................................... - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày .....tháng.....năm..... đến ngày.....tháng.....năm..... + Hợp đồng phân thành hai bản : - 1 bản do người lao động giữ d) Các hệ thống dữ liệu khác : Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn ........... Tất cả hệ thống thông tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản lý và đem lại hiệu quả trong công việc. 3.Dữ liệu đầu ra : Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao động ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của công ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ hay cho các cá nhân có nhu cầu trong công ty.....Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động..... ) thông qua phó giám đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Công ty Gốm và Thuỷ tinh để được cấp phát hoặc phê nhận. 4.Dữ liệu tính toán : - Tổng số : số lượng công nhân viên,số phòng,tổ,số lãnh đạo ( giám đốc,phó giám đốc ) . - Bậc lương : theo quy định tương ứng với tính chất công việc,trình độ,thâm niên công tác,chức vụ........ Công tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng vì đã có một chương trình tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đây hết sức phức tạp. - Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành ) II.CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA : Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên về nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng........để đưa ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm biên chế...........Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng . Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.....nên việc phân bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera chịu trách nhiệm quản lý : - Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera... - Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá trình thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên : Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên. Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương..............lên ban lãnh đạo của công ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của công ty . III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ: 1.Bảng dữ liệu sơ cấp : Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,xác định hiện trạng đi đến tìm hiểu công việc và từng đối tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thô ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là dữ liệu sơ cấp . Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty : Số thứ tự Tên dữ liệu Ký hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Mã cán bộ Họ và tên cán bộ Giới tính của cán bộ Ngày tháng năm sinh cán bộ Nơi sinh Quê quán Quốc tịch Điạ chỉ Điện thoại Dân tộc Số chứng minh nhân dân Tôn giáo Thành phần gia đình Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Diachi Dienthoai Dantoc SoCMND Tongiao TPGĐ 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Họ tên cha Họ tên mẹ Tình trạng hôn nhân Họ tên vợ(chồng) Họ tên con Địa chỉ của người có quan hệ Ngày sinh của người có quan hệ Quê quán của người có quan hệ Dân tộc của người có quan hệ Nghề nghiệp của người có quan hệ Chức vụ của cán bộ nhân viên Bộ phận công tác của nhân viên Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Ngày vào Đảng Ngày vào Đoàn Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Ngày hợp đồng lao động Ngày vào ngành Hệ đào tạo cán bộ Khen thưởng kỷ luật Hình thức khen thưởng kỷ luật Lý do khen thưởng kỷ luật Hotencha Hotenme TTHN Hotenvo(chong) Hotencon Diachiqh Ngaysinhqh Quequanqh Dantocqh Nghenghiepqh Chucvu Bophancongtac BHXH BHYT Ngayvaodang Ngayvaodoan Trinhdovh Trinhdocm Ngoaingu Ngayhopdong Ngayvaonganh HeDT KTKL HthucKTKL LydoKTKL 2.Tổ chức bộ mã cho chương trình : a) Giới thiệu một số loại mã số thường dùng : Có rất nhiều loại mã số khác nhau tuỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một số bộ mã thông dụng : - Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện. Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ - Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá. Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi thì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong trường hợp đối tượng mã hoá có sự thay đổi nào đó. - Mã mô tả : dùng mô tả những đặc tính của đối tượng. Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng mới được đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính được quan tâm đến. Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa chọn không cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá thường xuyên những ký tự chữ nên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng - Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính. Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những đặc tính ổn định. - Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho chúng các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn và gáng các giá trị tương ứng. Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu. Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện b) Tổ chức bộ mã của chương trình : - Macb : (Mã cán bộ ) : xxx ( là những số mang tính thứ tự ) Như : 001 là nhân viên thứ nhất. - Macv : ( Mã chức vụ ) : xxx ( là những ký tự thể hiện chức vụ nhân viên) Như : PGĐ: phó giám đốc PPH : Phó Phòng. GĐO: Giám đốc TPP : Trưởng phòng - Madonvi: ( Mã đơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc ) 2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như : PB : nếu là phòng ban TO : nếu là Tổ TT : nếu là trung tâm 3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như : PBGĐO : phòng giám đốc PBPGĐ : Phòng phó giám đốc TOKTH : Tổ kỹ thuật TTKTH : Trung tâm kỹ thuật - MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx Như : TBC : theo biên chế THĐ: theo hợp đồng - MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx Như : TC : Tại chức CQ : Chính quy 3.Xây dựng từ điển dữ liệu : - Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống thông tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động. Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ liệu nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ. STT Dữ liệu Loại Kiểu Dữ Liệu Quy tắc quản lý 1 2 3 4 5 Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh KTT KTT KTT KTT KTT C(4) C(10) L(2) D(9) C(30) 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Quequan Quoctich Diachi Dienthoai Dantoc Tongiao TPGĐ SoCMND MaCV Chucvu Madonvi Donvi Ngayvaodang Ngayvaodoan Anh Trinhdonn Trinhdovanhoa Trinhdocm MaHD Ngayhopdong Ngayvaonganh MaDT HeDT BHXH BHYT HthucKTKL LydoKTKL Thamnienctac Lydoroicongty N_roicongty KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT TT TT KTT KTT TT KTT KTT C(90) C(20) C(90) N(10) C(10) C(20) C(40) N(20) C(50) C(10) C(5) C(10) D(9) D(9) OLE C(20) C(20) C(30) C(4) D(9) D(9) C(4) C(20) N(5) N(5) C(50) Memo N(3) C(20) D(9) QT1 36 37 38 39 Mabacluong HSL Phucapcv Chatluongcv KTT KTT TT KTT C(5) N(4) N(10) C(5) Ghi chú : KTT : không tính toán TT : tính toán C : Character ( ký tự ) N : Numberic ( số ) D : Date ( kiểu ngày ) L : Logic Memo : Kiểu nhớ QT1 : Thâm niên công tác = năm hiện tại - năm vào ngành 4.Xây dựng ma trận phụ thuộc hàm : xây dựng ma trận phụ thuộc hàm để thấy được mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau giữa các dữ liệu : Nguồn Đích 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 13 1415 16 1718 19 202122 2324 25 2627 28 2930 31 3233 34 35 1.MaNV x 2.Hoten x x 3.Gioitinh x x 4.Ngaysinh x x 5.Noisinh x x 6.Quequan x x 7.Diachi x x 8.Dienthoai x x 9.Quoctich x x 10.Dantoc x x 11.Tongiao x x 12.Ngayvaod x x oan 13.Ngayvaod ang x x 14.TPGĐ x x 15.Lydoroico ngty x x 16.N_roicon gty x x 17.Trinhdonn x x 18.Anh x x 19.Trinhdoc m x x 20.MaCV x x 21.Chucvu x x x 22.Madonvi x x 23.Bophanco ngtac x x x 24.Diachi x x x 25.Dienthoai x x x 26.MaHD x x 27.Ngayhopd ong x x x 28.BHXH x x 29.BHYT x x 30.MaDT x x 31.HeDT x x x 32.Mabacluo ng x x 33.HSL x x x 34.Phucapcv x x x 35.Chatluong cv x x x 5.Mô hình ý niệm của bài toán quản lý : a) Các thực thể của bài toán nhân sự : LOAIHD MaHD LoaiHD Ngayhopdong .................... DONVI Madonvi Bophancong tac .................... HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi Dantoc Tongiao Ngayvaodang Ngayvaodoan .............. CHUCVU MaCV Chucvu .................... HEDT MaDT HeDT .................... BACLUONG Mabacluong HSL Phucapchucvu ChatluongCV .................... KTKL Macb HthucKTKL LydoKTKL ....................  Thực thể khen thưởng kỷ luật : ( KTKL) : có Macb là khoá chính chứa các thông tin về hình thức,lý do KTKL ........ đối với cán bộ.  Thực thể Loại Hợp Đồng : (LOAIHD) : có MaHD làm khoá chính,chứa các thông tin về loại hợp đồng lao động.  Thực thể Đơn Vị : (DONVI ) : có Madonvi làm khoá chính,chứa các thông tin về bộ phận công tác của cán bộ,mã đơn vị,điện thoại nơi công tác........  Thực thể Hồ Sơ Nhân Viên : ( HOSONV ) : có Macb làm khoá chính,chứa các thông tin cá nhân của nhân viên.  Thực thể Chức Vụ : có MaCV làm khoá chính chứa các thông tin về chức vụ của nhân viên như mã chức vụ,chức vụ .....  Thực thể Hệ Đào Tạo : có MaDT làm khoá chính  Thực thể Bậc Lương : có Mabacluong là khoá chính, chứa các thông tin khái quát về cách tính lương của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera với cách tính lương theo phụ cấp chức vụ,theo chất lượng công việc và mức phức tạp của công việc. + Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể LOAIHD : các thực thể chỉ ra rằng mỗi nhân viên chỉ có thể có một hợp đồng duy nhất và mỗi hợp đồng thì chỉ của duy nhất một nhân viên. 1-1 1-n 1-1 1-n + Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể DONVI : Mỗi nhân viên chỉ có một đơn vị nhất định và mỗi đơn vị có thể có một hoặc nhiều nhân viên. HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi .............. LOAIHD MaHD LoaiHD Ngayhopdong .................... HDLD So HD Ngayhopdong Ngayvaonganh ........... HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi .............. DONVI Madonvi Bophancong tac .................. Thuộc Gồm 1-1 1-n + Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể CHUCVU : Môĩ nhân viên đều có một chức vụ nhất định còn mỗi chức vụ có thể của một hoặc của nhiều nhân viên. + Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thề KTKL : CHUCVU MaCV Chucvu .................. HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi .............. Có Của 1-1 0-n 1-n 1-n Mỗi nhân viên có thể không có hoặc có nhiều lần khen thuởng kỷ luật,còn mỗi khen thưởng kỷ luật chỉ có thể của một nhân viên duy nhất. + Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể HEDT : Mỗi nhân viên có thể có một hoặc nhiều hệ đào tạo,còn mỗi hệ đào tạo thì có thể của một hoặc nhiều nhân viên. KTKL Macb HthucKTKL LydoKTKL .................... HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi .............. Có Của HEDT MaDT HeDT .................. HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi .............. QTDT Từ ngày Đến ngày ........ 1-n 1-1 + Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể BACLUONG : mỗi nhân viên chỉ có thể có một bậc lương duy nhất còn mỗi bậc lương có thể của một hoặc của nhiều nhân viên. b) Xây dựng mô hình thực thể kết hợp : (Trang Bên) c) Xác định sơ đồ phân cấp chức năng : BACLUONG Mabacluong HSL Phucapchucvu ChatluongCV .................... HOSONV Macb Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi .............. Quản Lý Nhân Sự QTLUONG ............... - theo Chuyên môn - Báo cáo - theo Chức vu - Cập nhật - theo Phòng ban - Danh mục - theo Họ tên - theo Mã nhân viên - theo Quê quán .............. Quản lý thông tin Tìm kiếm thông tin Tổng hợp thông tin 1-n 1-1 0-n 1-1 1-n 1-1 1-1 1-1 1-1 1-n HOSONV Macb MaCV MaDT Madonvi Mabacluong MaHD Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Quequan Quoctich Dienthoai Diachi Dantoc Tongiao Ngayvaodang Ngayvaodoan .............. BACLUONG Mabacluong HSL Phucapchucvu ChatluongCV .................... KTKL Macb HthucKT KL LydoKTK L .................. DONVI Madonvi Bophancong tacDienthoa i .................... LOAIHD MaHD LoaiHD Ngayhopdong .................... TPGĐ Macb Hotencha Hotenme Hotenvo(chong) Hotencon ................. QTLUONG ............... Có Của Thuộc Gồm HDLD SoHD Ngayhopdong Ngayvaonganh ........... 1-n 1-n 1-n 1-1 PHẦN III : THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH -------------------------------------- I.GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH : 1.Lựa chọn ngôn ngữ : Trong thời đại ngày nay,với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của công nghệ thông tin,có rất nhiều ngôn ngữ lập trình ra đời nhằm giải quyết các bài toán quản lý trong mỗi cơ quan doanh nghiệp đựơc nhanh chóng và tối ưu. Ngôn ngữ lập trình MICROSOFT ACCESS là một ngôn ngữ phổ thông,giải quyết dễ dàng công tác quản lý tính toán,cập nhật.....trên cơ sở dữ liệu cũng hết sức phong phú. Hiện nay ngôn ngữ lập trình ACCESS đang là ngôn ngữ phổ biến trong các cơ quan doanh nghiệp ở nước ta,phục vụ cho công tác quản lý .Do vậy em chọn ngôn ngữ lập trình ACCESS cho đề tài của em. 2.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS : Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý và khai thác số liệu được lưu giữ có tổ chức bên trong máy tính. CSDL là tập các số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý,khai thác nào đó.CSDL ngoài các Table còn có những Query,Form,Report, Macro và Moudule. Khi lưu giữ lại trên máy tính là một tập tin có đuôi là MDB. a) Table : HEDT MaDT HeDT .................. CHUCVU MaCV Chucvu .................. Có Của QTDT Từ ngày Đến ngày ........ Là đối tượng quan trọng nhất và là thành phần cơ bản của CSDL trong ACCESS.Dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở,các nghiệp vụ phát sinh,các biến động tiếp theo của những thông tin quản lý.Trong table số liệu được tổ chức theo nhiều dòng,mỗi dòng có nhiều cột b) Query : Là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu.Sử dụng Query để liên kết các chỉ tiêu số liệu từ Table,để chọn lựa ra những thông tin cần quan tâm.Hơn nữa,Query còn là công cụ để chỉnh sữa số liệu,để tạo ra Table mới (Make Table Query ),để ráp nối số liệu vào Table ( Append Query ), để xoá số liệu ( Delete Query),tổng hợp số liệu ( Crosstab Query ) , và nhiều công cụ khác nữa.Query được dùng làm như nền tảng để sản xuất ra các báo cáo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table.Cùng lượng Table như nhau nhưng ai sử dụng Query giỏi hơn thì chương trình sẽ tốt hơn. c) Form : Dùng cho thao tác nhập liệu,tạo cảm giác như đang điền thông tin vào các mẫu phiếu.Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau.Form nếu được phối hợp tốt với Marco và Module sẽ giúp cho việc thao tác xử lý số liệu nhanh gọn hơn. d) Report : Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu.Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của các bảng Query.Có nhiều hình thức trình bày phong phú,đẹp mắt không những gồm chữ mà còn có cả hình ảnh đồ thị..... e) Macro : Một tập hợp các lệnh nhằm tự động hoá những thao tác thường nhật hay thay vì phải lặp lại nhiều lần.Khi chạy Marco,Access thực hiện một loạt các thao tác quy định trước.Marco của Access có thể chọn lựa tình huống tuỳ theo một điều kiện thực tế tại thời điểm để làm việc này hay việc khác,giúp cho công việc quản lý số liệu trở thành linh hoạt và thông minh hơn. f) Module : Một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn Marco là những hàm riêng của người dùng được lập trình bằng Access Basic,dành cho các chuyên viên chuyên nghiệp.Tuy nhiên trong công tác quản lý số liệu rất ít cần đến Module.Chỉ khi các công cụ khác không đáp ứng được yêu cầu thì mới sử dụng đến Module. 3.Xây dựng chương trình : a) Mục đích : Công tác quản lý nhân sự cần phaỉ thông qua một chương trình tự động hoá và dễ dàng trong sử dụng do công tác quản lý là công tác quan trọng và hết sức phức tạp bởi khối luợng công việc rất lớn từ khâu nhập số liệu đến khâu lưu trữ số liệu,lập các báo cáo thống kê...........Do khối lượng công việc lớn nên dễ gây ra sai sót và mất thời gian,một chương trình quản lý tự động hoá sẽ giúp đỡ cho người quản lý rất nhiều trong quản lý,xử lý thông tin như : thao tác nhanh,kết quả chính xác hơn,tính bảo mật cao hơn,tránh được các sai sót trong quá trình xử lý thông tin. b) Nội dung : - Khảo sát,tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera . - Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp,dễ dàng lưu trữ thông tin. - Xây dựng hệ thống chương trình để tự động hoá công tác quản lý nhân sự. 4.Xây dựng cơ sở dữ liệu : - Table HOSONV : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription Macb Text 3 Mã cán bộ Hoten Text 40 Họ tên cán bộ Gioitinh Yes/No ;”Nam”;”N u” Giới tính Ngaysinh Date/Time 10 dd/mm/yyyy Ngày sinh SoCMND Number 15 Số chứng minh nhân dân Noisinh Text 30 Nơi sinh Quoctich Text 20 Quốc tịch Quequan Text 90 Quê quán Diachi Text 90 Địa chỉ Dienthoai Text 10 Điện thoại Dantoc Text 10 Dân tộc Tongiao Text 20 Tôn giáo Doanvien Yes/No Đoàn viên Dangvien Yes/No Đảng viên TPGĐ Text 30 Thành phần gia đình Anh OLE object ẢNh Trinhdonn Text 20 Trình độ ngoại ngữ Trinhdocm Text 30 Trình độ chuyên môn Madonvi Text 5 Mã đơn vị MaCV Text 3 Mã chức vụ Trinhdovanh oa Text 30 Trình độ văn hoá - Table KTKL : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription Macb Text 3 Mã cán bộ HthucKTKL Text 10 Hình thức khen thưởng kỷ luật LydoKTKL Date/Time 10 dd/mm/y yyy Lý do khent hưởng kỷ luật LoaiKTKL Text 50 Loại khen thưởng kỷ luật Ngayqd Text 20 Ngày ra quyết định Capqd Memo Cấp ra quyết định - Table BACLUONG : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription Mabacluong Text 5 Mã bậc lương HSL Number Double Standard Hệ số lương Chucvu Text 40 Chức vụ - Table HeDT Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription MaDT Text 2 Mã đào tạo HeDT Text 30 Hệ đào tạo - Table DONVI : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription Madonvi Text 5 Mã đơn vị Bophancongt ac Text 30 Bộ phận công tác Dienthoai Number 13 Điện thoại - Table CHUCVU : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription MaCV Text 3 Mã chức vụ Chucvu Text 40 Chức vụ - Table QUATRINHDT: Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription MaDT Text 2 Mã đào tạo HeDT Text 25 Hệ đào tạo Tungay Date/Time 10 dd/mm/y yyy Từ ngày Denngay Date/Time 10 dd/mm/y yyy Đến ngày NganhDT Text 30 Ngành đào tạo Truong Text 50 Trường lớp đào tạo Vanbang Text 50 Văn bằng chứng chỉ đào tạo - Table HDLD : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription MaHD Text 3 Mã hợp đồng LoaiHD Text 15 Loại hợp đồng SoHD Text 6 Số hợp đồng Ngayhopdon g Date/time 10 dd/mm/y yyy Ngày ký hợp đồng Ngayvaonga nh Date/time 10 dd/mm/y yyy Ngày vào ngành Ngaybatdau Date/time 10 dd/mm/y yyy Ngày bắt đầu làm việc Thamniencta c Text 10 Thâm niên công tác - Table QTLUONG : Fieldname FieldType FieldSiz e Format Decription Mabacluong Text 3 Mã bậc lương HSL Number Double Stander Hệ số lương BHXH Number Double Stander Bảo hiểm xã hội BHYT Number Double Stander Bảo hiểm y tế Phucapcv Number Double Stander Phụ cấp công việc Chatluongcv Number Double Stander Chất lượng công việc 5.Phụ lục chương trình : Khi người sử dụng bắt đầu chương trình thì bước đầu tiên họ sẽ gặp Form khởi động như sau : Các nút tương ứng trên Form khởi động như sau : Nút Kết thúc : dùng để kết thúc (thoát khỏi chương trình ) Nút Cập nhật : cập nhật thông tin quản lý nhân sự. Nút Danh mục : Cập nhật danh mục nhân viên . Nút tìm kiếm : tìm kiếm thông tin nhân sự theo : Họ tên,Chức vụ,Phòng Đội..... Nút Báo cáo : In các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty : Nhân sự,Lương,Bảo hiểm ........... Các nút Về Access,Về Window : dùng để thoát khỏi chương trình một cách nhanh chóng,tự động trở về Access hoặc thoát khỏi chương trình để về Window. Các trình đơn của chương trình trên thanh công cụ : Trình đơn Cập nhật,trình đơn danh mục,trình đơn tìm kiếm,trình đơn báo cáo,trình đơn kết thúc. Trình đơn cập nhật và trình đơn danh mục : giúp xử lý hồ sơ nhân sự và cập nhật danh mục hồ sơ. Trình đơn Tìm kiếm : với chức năng tìm kiếm thông tin về nhân viên. Trình đơn Báo cáo : In báo cáo về thông tin nhân sự Trình đơn Kết thúc : thoát khỏi chương trình .  Hướng dẫn sử dụng và chạy thử chương trình : Có thể sử dụng các trình đơn trên thanh công cụ hoặc sử dụng trực tiếp các nút trên Form khởi động.Sau khi sử dụng đã cho kết quả ổn định,chưa trình đã đưa ra một số kết quả như sau : - Để cập nhật hồ sơ nhân sự,kích chọn nút cập nhật trên Form khởi động . Sau khi kích chọn xuất hiện bảng cập nhật hồ sơ với các check chọn : Hồ sơ nhân sự,khen thưởng kỷ luật,hoàn cảnh gia đình...........Check chọn Hồ sơ nhân sự sau đó kích vào nút cập nhật sẽ xuất hiện bảng sau : để chỉnh sửa thông tin nhân sự bạn click chọn nút sửa dẫn đến xuất hiện bảng sau : Tiến hành chỉnh sữa thông tin nhân sự trực tiếp trên bảng này sau đó chọn lưu lại nội dung chỉnh sửa. Tương tự đối với cập nhật theo hoàn cảnh gia đình ,qúa trình công tác........ - Tiến hành cập nhật danh mục nhân viên bằng cách kích chọn nút Danh Mục trên form khởi động xuất hiện bảng cập nhật hồ sơ và số liệu theo dân tộc,tôn giáo,phòng ban,chức vụ,quê quán.............. Ở đây chỉ làm mẫu đối với cập nhật danh mục nhân viên theo dân tộc .. Check chọn Dân tộc sau đó kích vào nút cập nhật sẽ xuất hiện bảng sau : tiến hành lưu mới hoặc thêm vào một dân tộc . - Tìm kiếm nhân viên theo chuyên môn,chức vụ,họ tên,phòng ban ........... Kích chọn nút tìm kiếm trên form khởi động xuất hiện bảng tìm kiếm check chọn chuyên môn nếu muốn tìm kiếm theo chuyên môn ,sau đó kích vào nút tìm kiếm để chương trình đưa ra bảng tìm kiếm chuyên môn : kích chọn tìm để chương trình liệt kê toàn bộ các nhân viên có chuyên môn như đã chọn. - Báo cáo kết quả về nhân sự tại công ty,kích chọn nút báo cáo trên form khởi động : Xuất hiện bảng sau : để in báo cáo về lương cơ bản thì check chọn lương cơ bản sau đó kích chọn báo cáo. Chương trình đưa ra bảng báo cáo lương cơ bản,kích chọn In nếu muốn in báo cáo kết quả . Các chọn lựa khác như về access,về window đơn giản chỉ dùng để thoát nhanh chương trình và tự động trở về access hoặc về window. PHẦN IV : KẾT LUẬN -------------------------------------- Đánh giá chung về đề tài . Sau thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera sự hướng dẫn của các anh chị trong công ty,nghiên cứu lựa chọn của bản thân để đi đến quyết định chọn đề tài “Vấn Đề Quản Lý Nhân Sự Ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ho đến nay thì đã hoàn thành.Trong quá trình thực hiện đề tài,mặc dù được sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị ở công ty,sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn Huỳnh Kim Minh góp ý kiến từ phía bạn bè,đề tài vẫn không tránh khỏi những khó khăn và thiếu sót nhất định. Ngoài các thuận lợi ở sự giúp đỡ của mọi người chung quanh như đã nêu trên,cũng có không ít những khó khăn và thiếu sót.Khó khăn trứơc nhất chính là ở bản thân đề tài.Đề tài quản lý nhân sự là một đề tài đã quá cũ,rất nhiều sinh viên đã và đang thực hiện đề tài này nên việc tìm kiếm,tham khảo thông tin quản lý nhân sự không tránh khỏi sự trùng lặp nhất định nên khó mà vượt qua được các đề tài trước đây đã viết về Quản Lý Nhân Sự,làm sao để thực sự tiện lợi đối với người sử dụng,dễ dàng trong xử lý và đảm bảo an toàn ( tính bảo mật cao ) ,đưa ra kết quả như mong đợi.Mặt khác,vấn đề quản lý nhân sự là một vấn đề hết sức phức tạp,mỗi cơ quan,công ty vẫn có cách thức quản lý khác nhau, tức là cái hay riêng ở công tác quản lý nhân sự ở mỗi công ty,mặc dù xét cho cùng thì quản lý nhân sự ở các công ty khác nhau vẫn dựa theo một cái sườn nhất định.Công tác quản lý nhân sự ở công ty Vễn Liên ó những cái hay riêng nên đòi hỏi thời gian nghiên cứu........Thêm nữa ngôn ngữ lựa chọn MICROSOFT ACCESS mặc dù là một ngôn ngữ phổ biến nhưng hoàn toàn gây khó khăn cho một sinh viên kinh tế. Mặc dù có những khó khăn và hạn chế nhất định,tuy nhiên đề tài vẫn được hoàn thành nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót,vẫn còn nhiều vấn đề chưa giải quyết đựơc hoặc là do hạn chế về thời gian hoặc do bản thân công ty thực tập chưa giải quyết vấn đề này. Chương trình giải quyết được một số vấn đề sau đây : - Người sử dụng,người quản lí có thể làm việc trực tiếp trên chương trình thông qua các trình đơn hoặc các nút chọn trên giao diện của chương trình . - Có thể in ra các báo cáo về thông tin nhân sự ở công ty như : Báo cáo lương cơ bản,báo cáo nhân sự ........... - Có thể tìm kiếm thông tin nhân viên trong công ty theo họ tên,chức vụ,ngày sinh,quê quán........ - Giao diện của chương trình thân thiện,hiển thị bằng Tiếng Việt nên dễ dàng sử dụng đối với mọi người. Tuy nhiên cũng còn khá nhiều vấn đề mà chương trình chưa giải quyết đựơc do thời gian có hạn như : - Chương trình chỉ mới ứng dụng trên máy đơn. - Vấn đề bảo mật cho người quản lý không được chú trọng do chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ của công ty,chuyên dùng cho người quản lý. - Chưa hoàn toàn khớp với vấn đề quản lý nhân sự tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera . Đòi hỏi tối thiểu của chương trình : Máy của người sử dụng phải có cài đặt MICROSOFT ACCESS,chỉ chạy được trên nền Window98 trở lên,chỉ sử dụng hạn chế trong phạm vi công ty. Lời Kết Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera vừa qua đã nhận được sự nhiệt tình giúp đỡ của các anh chị trong công ty,đặc biệt là sự trực tiếp hướng dẫn,chỉ bảo tận tình của các anh trong tổ kỹ thuật đã giúp em hoàn thành đề tài “ Vấn Đề Quản Lý Nhân Sự Ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera “ . Chuyên đề cơ bản đã hoàn thành dưới sự xem xét chỉ dẫn của giáo viên hướng dẫn,tuy nhiên do thời gian hạn chế và kinh nghiệm của bản thân còn kém nên chương trình không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót nhất định. Cuối cùng xin tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo Huỳnh Kim Minh là giáo viên hướng dẫn em trong đợt thực tập này đã có nhiều ý kiến đóng góp giúp em hoàn thành đề tài. Mong nhận được thêm nhiều ý kiến đóng góp của thầy cô,bạn bè,các anh chị để chương trình hoàn thiện hơn và cũng để em có thêm nhiều kinh nghiệm. Xin chân thành cảm ơn.