Luận văn Hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội

Luận văn HOÀN THIệN VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪN, ĐO LƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIệN CƠ PHÁT MINH – CHI NHÁNH HÀ NỘI MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG SỐ LIỆU VÀ BIỂU ĐỒ .............................................................. LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH - CHI NHÁNH HÀ NỘI ..................................................................................................................4 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội .................................................................................................................... 4 1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh Hà Nội .............................................................................................................. 6 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ mà chi nhánh Hà Nội đảm nhận .................................. 6 1.2.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh Hà Nội ....... 8 1.3. Khái quát về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây .......................................................................10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪN VÀ ĐO LƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH – CHI NHÁNH HÀ NỘI .............................................................................................................................................. 13 2.1. Tình hình nhập khẩu thiết bị bán dẫn và đo lường tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội .................................................................................................13 2.1.1. Đặc điểm của sản phẩm nhập khẩu ....................................................................13 2.1.2. Quy mô các sản phẩm nhập khẩu .......................................................................15 2.1.3. Cơ cấu các sản phẩm nhập khẩu ........................................................................18 2.1.4. Thị trường nhập khẩu các sản phẩm trên ...........................................................19 2.1.5. Nguồn thông tin thị trường và quá trình hình thành hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH diện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội ...............................................23 2.1.6. Phương thức nhập khẩu mà công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội đã áp dụng thời gian qua .......................................................................................27 2.1.7. Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội .........................................................................................................29 2.1.7.1. Công tác đàm phán .......................................................................................29 2.1.7.2. Khâu ký kết hợp đồng giữa công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội với các đối tác .....................................................................................................30 2.1.7.3. Giai đoạn hoàn tất các thủ tục nhập khẩu......................................................30 2.1.7.4. Giai đoạn thực hiện hợp đồng tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội ............................................................................................................31 2.2. Đánh giá hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây...................................................................................33 2.2.1. Những thành công ..............................................................................................33 2.2.1.1. Doanh thu của chi nhánh Hà Nội qua các năm không ngừng tăng .................33 2.2.1.2. Hoạt động nhập khẩu không ngừng hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao hơn ..................................................................................................................................34 2.2.2. Những hạn chế ...................................................................................................35 2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên ...............................................................37 2.2.3.1. Những nguyên nhân chủ quan .......................................................................37 2.2.3.1. Những nguyên nhân khách quan ....................................................................38 CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪN VÀ ĐO LƯỜNG CHO CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI ............................................................................... 40 3.1. Mục tiêu và định hướng về hoạt nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh -chi nhánh Hà Nội ............................................................................................................40 3.1.1. Mục tiêu phát triển của chi nhánh trong thời gian tới ........................................40 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội ................................................................................................................................41 3.2. Cơ hội và thách thức đối với hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội ........................................................................................42 3.2.1. Cơ hội ..................................................................................................................42 3.2.1.1. Về thị trường nhập khẩu các loại linh kiện, thiết bị, máy móc ........................42 3.2.1.2. Thủ tục hành chính và cơ sở hạ tầng ngày một được cải thiện tốt hơn ...........43 3.2.1.3. Thị trường tiêu thụ nội địa .............................................................................44 3.2.2. Thách thức ..........................................................................................................44 3.2.2.1. Nguồn nhân lực chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu.............44 3.2.2.2. Thách thức từ môi trường cạnh tranh ............................................................44 3.3. Định hướng các giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội ...........................45 3.3.1. Giải pháp từ phía công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà nội .........45 3.3.1.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chỉ đạo của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên trong chi nhánh Hà Nội ......................................................45 3.3.1.2. Công tác nghiên cứu thị trường .....................................................................46 3.3.1.3. Hoàn thiện quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng .......................................49 3.3.1.4. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội ..........50 3.3.2. Giải pháp hỗ trợ từ phía Chính phủ....................................................................54 3.3.2.1. Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan quản lý của Nhà nước ......................54 3.3.2.2. Hoàn thiện, thống nhất hệ thống văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động nhập khẩu ..................................................................................................................55 3.3.2.3. Kiến nghị giải pháp về công tác hải quan ......................................................56 3.3.2.4. Kiến nghị về chính sách thuế nhập khẩu của Nhà nước .................................56 3.3.2.5. Có chính sách tỷ giá hối đoái hợp lý ..............................................................57 KẾT LUẬN .......................................................................................................................... 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 59 DANH MỤC CÁC BẢNG SỐ LIỆU VÀ BIỂU ĐỒ STT Danh mục các bảng Trang 1 Tình hình kinh doanh của chi nhánh từ năm 2006 – 2009 11 2 Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội từ năm 2006 – 2009 16 3 Giá trị từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội từ 2006 - 2009 18 4 Thị trường nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh 21 5 Mục tiêu kinh doanh của chi nhánh từ năm 2010 – 2012 45 Danh mục các biểu đồ 1 Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội năm 2009 17 2 Cơ cấu giá trị sản phẩm nhập khẩu năm 2009 của chi nhánh Hà Nội 20 3 Cơ cấu giá trị nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường từ các thị trường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội 22 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế đang ngày càng diễn ra mạnh mẽ trên toàn thế giới. Trong bối cảnh đó thì thương mại quốc tế là một lĩnh vực dẫn đầu cho việc thúc đẩy nền kinh tế các nước hội nhập với nhau, giúp các nước phát huy được lợi thế so sánh của mình, tiếp thu công nghệ, khoa học kỹ thuật, tiếp thu và tận dụng được kinh nghiệm quản lý, tiềm năng về vốn và tất cả những tinh hoa của nhân loại. Để tạo điều kiện hơn nữa cho sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế nước ta thì Việt Nam đã và đang rất tích cực tham gia, hòa nhập vào xu hướng này với nhiều biện pháp và chính sách sao cho đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu. Xuất khẩu thì nhằm mang lại nguồn ngoại tệ cho đất nước, còn nhập khẩu thì giúp cho các doanh nghiệp, người tiêu dùng trong nước có thể tiếp cận được các loại sản phẩm chất lượng cao, hiện đại mà giá thành lại thấp. Còn đối với toàn bộ nền kinh tế thì nhập khẩu làm tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực sản xuất, nhất là tăng năng suất lao động thông qua nhập khẩu hệ thống máy móc, thiết bị kỹ thuật hiện đại. Vì thế, việc hoàn thiện, nâng cao quy trình nghiệp vụ nhập khẩu ở mỗi doanh nghiệp đang trở thành vấn đề có ý nghĩa hết sức quan trọng. Công ty trách nhiệm hữu hạn điện cơ Phát Minh là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị mà cụ thể hơn là chi nhánh Hà Nội nơi em đang thực tập. Để có thể đứng vững trên thị trường và hoàn thành tốt chức năng kinh doanh của mình, chi nhánh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, từ những khó khăn trong nội bộ chi nhánh, từ những khó khăn từ áp lực cạnh tranh bên ngoài với các doanh nghiệp kinh doanh trong nước cùng ngành, từ các doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Nhưng không vì thế mà chi nhánh ngừng phát triển hoạt động của mình, thậm chí còn lớn mạnh trên cả mức mong đợi bởi chi nhánh đã biết tìm ra điểm yếu, điểm hạn chế của mình rồi không ngừng hoàn thiện và khắc phục nó. Cụ thể đó là yếu điểm trong quy trình nhập khẩu, vấn đề này đang được chi nhánh quan tâm rất nhiều và vì thế trong quá trình thực tập của mình em đã cố gắng nghiên cứu rồi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội” 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu: hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội Nhiệm vụ nghiên cứu: Trước tiên nghiên cứu và giới thiệu sơ lược về công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội Sau đó tìm hiểu thực trạng hoạt động nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị bán dẫn và đo lường tại đây. Đồng thời nêu ra được những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế của chi nhánh Hà Nội Kiến nghị, đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu linh kiện, thiết bị bán dẫn, đo lường cho công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội. 3. Đối tượng và phạm vi ngiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: đối tượng nghiên trong bài chuyên đề của em là hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội Phạm vi nghiên cứu:  Không gian: phạm vi nghiên cứu về mặt không gian là hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường  Thời gian: thực tế hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội từ năm 2006 đến nay. 4. Phương pháp nghiên cứu: để hoàn thành được bài viết chuyên đề thực tập cuối khóa của mình em đã sử dụng phương pháp nghiên cứu: tổng hợp, phân tích số liệu, phương pháp thống kê… 5. Kết cấu của đề tài: ngoài lời mở đầu, kết luận thì đề tài được kết cấu gồm ba chương: - Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội - Chương 2: Thực trạng hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn và đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội - Chương 3: Định hướng và một số giải pháp cho hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường cho công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH - CHI NHÁNH HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội Trụ sở giao dịch chính của công ty tại: Công ty TNHH điện cơ Phát Minh Tầng 2, tòa nhà Thái Huy, số 307/4 đường Nguyễn Văn Trỗi, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: +84-8-844 5985 Fax: +84-8-844 5987 Email:info@pwm.com.vnWebsite: www.phatminhelectric.com Địa chỉ văn phòng Hà Nội: Số 1412, tòa nhà 17T10, khu đô thị Trung Hòa – Nhân Chính, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: +84-4-281 1365 Fax: +84-4-281 1367 Email: Hanoi@pwm.com.vn Công ty trách nhiệm hữu hạn điện cơ Phát Minh là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động kinh doanh các sản phẩm điện cơ được nhập khẩu chủ yếu từ Nhật Bản và một số nước công nghiệp phát triển trên thế giới sau đó khi về tới Việt Nam sẽ lắp ráp hoàn chỉnh thành hệ thống, dây chuyền sản xuất rồi bán cho các công ty, các nhà máy có nhu cầu về các sản phẩm dựa trên mục tiêu kinh doanh mà công ty đề ra. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng trong và ngoài nước, sử dụng con dấu riêng phù hợp với quy định. Ngay ngày đầu thành lập: 20/3/2001 Công ty đã đặt văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh, theo quyết định số: 0102001929. Với tên ban đầu của công ty là Công ty TNHH thiết bị bán dẫn và đo lường Phát Minh. Đến ngày 15/5/2006 với nhiều lý do nên tên công ty được đổi thành Công ty TNHH điện cơ Phát Minh. Và năm 2004, do nhu cầu mở rộng kinh doanh, phát triển thị trường, công ty đã thành lập văn phòng tại Đồng Nai, Hà Nội. Chi nhánh Hà Nội là một đơn vị kinh doanh độc lập, tự hạch toán lỗ - lãi, dưới sự chỉ đạo và hỗ trợ của công ty TNHH điện cơ Phát Minh. Được thành lập ngày 17/6/2004 theo giấy đăng ký kinh doanh số 0112028284, chi nhánh cũng chuyên nhập khẩu và cung cấp các loại thiết bị bán dẫn và đo lường, chủ yếu phục vụ cho khối công nghiệp. Tuy không phải là trụ sở chính nhưng chi nhánh Hà Nội đóng vai trò rất quan trọng và là một trong những thế mạnh của công ty Phát Minh, vì thế chi nhánh Hà Nội luôn được đánh giá cao trong chiến lược xây dựng và phát triển lớn mạnh của công ty. Bởi vậy, sau đây sẽ chỉ đề cập tới hoạt động của chi nhánh Hà Nội. Ngay từ khi thành lập tới nay chi nhánh Hà Nội luôn là đơn vị phân phối độc quyền trên toàn quốc cho sản phẩm của hai tập đoàn sản xuất hàng đầu Nhật Bản và thế giới là YASKAWA ELICTRIC và TDK-LAMBDA đồng thời công ty cũng nhập khẩu nhiều sản phẩm khác từ một số nước có nền công nghiệp phát triển nhất trên thế giới. Khi về Việt Nam chi nhánh sẽ thiết kế và lắp đặt các hệ thống tự động, hệ thống hoạt động đồng bộ nhiều biến tần và các dự án về nguồn điện theo yêu cầu khách hàng. Vì thế các sản phẩm chi nhánh Hà Nội cung cấp là: - Cần trục – Thang máy - Dây chuyền sản xuất giấy - Máy dệt - Dây chuyền mạ kẽm - Thiết bị nâng hạ: chuyên dùng để cẩu hàng hóa lên tàu hoặc di chuyển hàng hóa, đồ vật - Máy hồ sợi - Máy bơm: dùng để bơm nước với công suất lớn phục vụ cho sản xuất - Máy đóng gói - Băng tải: dùng để di chuyển hàng hóa trong dây chuyền sản xuất Với những sản phẩm mình cung cấp chi nhánh luôn đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của khách hàng về các máy móc, thiết bị bán dẫn, thiết bị đo lường phục vụ cho sản xuất công nghiệp một cách nhanh nhất, chất lượng với giá cả hợp lý nhất, cùng các dịch vụ sau bán hàng chu đáo toàn diện. Bởi không chỉ có kinh doanh mà chi nhánh còn nhận bảo trì, sửa chữa, kiểm tra, các loại máy móc, các thiết bị đo lường, biến tần, bộ nguồn của tất cả các nhãn hiệu trên thế giới; đồng thời nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng, vận hành tốt sản phẩm cho phù hợp với điều kiện ở Việt Nam và đảm bảo mục tiêu kinh doanh, mục tiêu phát triển. Chi nhánh Hà Nội luôn chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực. Bởi trình độ của cán bộ, nhân viên luôn luôn đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển lớn mạnh của chi nhánh nói riêng và toàn công ty nói chung. Thế nên để được làm việc tại đây, tuyển dụng cho mọi vị trí làm việc đều rất gắt gao, kỹ lưỡng, mọi người đều phải được đào tạo tại các trường đại học chính quy trong và ngoài nước. Đồng thời luôn có chương trình bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, nhân viên với sự hợp tác, hỗ trợ đắc lực của nhiều chuyên gia, cán bộ khoa học kỹ thuật có trình độ cao, giàu kinh nghiệm của Nhật Bản, Đức, Ý…Nhằm mở rộng hợp tác, nâng cao hiệu quả kinh doanh, thống nhất thực hiện các biện pháp hữu hiệu để hoàn thiện công tác nhập khẩu thiết bị của công ty như: tổ chức nguồn hàng nhập khẩu có nhiều triển vọng và mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty và chi nhánh, định giá mua bán trên cơ sở căn cứ vào thị trường, thu thập thông tin, tham gia triển lãm hội chợ... 1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ mà chi nhánh Hà Nội đảm nhận Chi nhánh Hà Nội cũng có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạt động như một công ty độc lập. Thế nên, chức năng và nhiệm vụ mà chi nhánh đảm nhận cũng như những chức năng, nhiệm vụ của công ty. Chức năng hoạt động kinh doanh: thông qua các hoạt động của mình, công ty công ty liên kết, hợp tác, mua – bán với các đối tác, bạn hàng trong và ngoài nước trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam quy định nhằm có được những nguồn hàng là hệ thống các thiết bị bán dẫn, thiết bị đo lường nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sử dụng các hệ thống thiết bị trên tại khu vực miền Bắc Những nhiệm vụ mà chi nhánh Hà Nội đảm nhận: - Chi nhánh phải đảm bảo xây dựng và thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu trên toàn địa phận miền Bắc để thực hiện mục tiêu và nội dung hoạt động của chi nhánh nói riêng và công ty nói chung. - Xây dựng và đề ra các phương án về nhập khẩu, về bán hàng về dịch vụ sau bán hàng theo mục tiêu, kế hoạch của chi nhánh đã đề ra, đồng thời phù hợp với mục tiêu của công ty. - Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của chi nhánh và sự hỗ trợ của công ty, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để bảo toàn và phát triển vốn. - Tổ chức nghiên cứu nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong chi nhánh, đẩy mạnh áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tăng cường tìm hiểu, khảo sát thị trường nhằm cung cấp được những sản phẩm chất lượng tốt, đáp ứng được thị hiếu khách hàng, giá cả phù hợp nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. - Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về hoạt động kinh doanh nhập khẩu: thực hiện chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồn lực, hạch toán kinh tế, nguồn hàng nhập khẩu, thủ tục hải quan, thực hiện đúng cam kết đã ký kết hợp đồng với các bạn hàng, nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước - Thực hiện đầy đủ chức năng và nhiệm vụ đã cam kết, đã ký với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. - Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên tại chi nhánh. Đồng thời chăm lo tới đời sống của họ nhằm đảm bảo duy trì và phát huy hiệu quả làm việc của họ. Và những quyền hạn của chi nhánh: - Kinh doanh theo mục đích thành lập của chi nhánh và theo ngành nghề mà công ty đã đăng ký kinh doanh. - Chủ động trong kinh doanh, phát triển và tìm kiếm các bạn hàng trong ký kết hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài cho các sản phẩm linh kiện, máy móc. - Quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nhân lực. Được phép huy động các nguồn vốn khác theo quy định pháp luật hiện hành để thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty. - Chi nhánh được tiếp thị, quảng cáo các sản phẩm trên toàn miền Bắc, tham gia triển lãm, hội chợ, và hội thảo của các tổ chức kinh tế trong, ngoài nước. - Được quyền chủ động tổ chức, điều chỉnh bộ máy quản lý, mạng lưới nhân viên trong toàn chi nhánh cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ nhằm đạt được hiệu quả cao. Đồng thời được quản lý và sử dụng đội ngũ nhân viên, nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ quyền lợi của họ. - Được quyền giao dịch, ký kết hợp đồng mua hàng hóa, và những quyền trong hợp đồng miễn là phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam như: + Chi nhánh được quyền chưa thanh toán toàn bộ hoặc một phần tiền hàng nếu như phát hiện thấy hàng nhập khẩu về bị hư hỏng hoặc có một khuyết tật nào đó và chỉ thanh toán khi nhà xuất khẩu khắc phục những hư hỏng, khuyết tật đó, trừ khi trong hợp đồng có thỏa thuận khác. + Chi nhánh có quyền giữ lại toàn bộ hoặc một phần tiền mua hàng nếu có bằng chứng về việc nhà xuất khẩu lừa gạt hoặc không có khả năng giao hàng. - Đặc biệt là chi nhánh Hà Nội của công ty điện cơ Phát Minh còn được bình đẳng trước pháp luật và hợp tác trong hoạt động thương mại. 1.2.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh Hà Nội Đứng đầu và cũng là đại diện cho chi nhánh là Giám đốc chi nhánh, Giám đốc điều hành toàn chi nhánh Hà Nội theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh trước công ty, trước pháp luật, và toàn thể nhân viên của chi nhánh. Giám đốc chi nhánh được quyền tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới nhân viên tại chi nhánh mình cho phù hợp với nhiệm vụ và chức năng mà chi nhánh đảm nhận. Giám đốc được Phó giám đốc giúp việc, người này có thể do Giám đốc bổ nhiệm hoặc cũng có thể do công ty bổ nhiệm. Tại chi nhánh có một kế toán trưởng, người này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc chi nhánh, có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh theo qui định hiện hành của Nhà nước. Bên cạnh đó, chi nhánh còn có năm phòng ban chính như sau: - Phòng hành chính có chức năng tham mưu cho Giám đốc về tổ chức nhân sự, chế độ chính sách đồng thời tổng hợp tình hình chung của chi nhánh, báo cáo thông tin chính xác kịp thời về khâu tổ chức hành chính quản trị giao dịch Quốc tế. - Phòng kế hoạch có chức năng xây dựng và tổng hợp lại các kế hoạch hàng năm, nhiều năm về kinh doanh, về nhập khẩu, đồng thời có nhiệm vụ quản lý tài chính, quản lý bảo toàn và phát triển vốn hoạt động mà chi nhánh có, đồng thời thu thập thông tin về tài sản, vốn, nợ phục vụ công tác quản lý kinh doanh của chi nhánh. - Phòng kinh doanh có chức năng mở rộng kinh doanh, tìm kiếm các tổ chức, các khách hàng trong nước, tiến hành các hoạt động về công tác Marketing. - Phòng nhập khẩu: phòng này thực hiện các chức năng kinh tế đối ngoại theo bản điều lệ hoạt động của công ty nói chung và chi nhánh nói riêng, mà vẫn tuân thủ chính sách kinh tế đối ngoại của nhà nước. Cụ thể: + Phải đề ra, xây dựng các kế hoạch về nhập khẩu các sản phẩm mà chi nhánh chuyên doanh, báo cáo lên giám đốc, gửi các kế hoạch này để phòng kế hoạch tổng hợp thành kế hoạch chung của chi nhánh. + Nghiên cứu, thông báo trong phạm vi chi nhánh và có thể là cả công ty tình hình thị trường thế giới bao gồm luật pháp, tập quán quốc tế, thương nhân, mặt hàng, giá cả, thuê tàu, bảo hiểm, để cho hoạt động của chi nhánh có hiệu quả hơn. + Dự kiến và đăng ký các danh mục mặt hàng và số lượng hàng hoá nhập khẩu của chi nhánh. + Lên phương án đàm phán, ký kết hợp đồng, tính toán hiệu quả của từng chuyến, từng lô hàng dự kiến nhập khẩu + Thực hiện các nghiệp vụ về đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng vận tải, bảo hiểm, pháp chế, làm thủ tục nhập khẩu theo quy chế hiện hành của bộ thương mại và Nhà nước. + Sau mỗi chuyến hàng nhập khẩu kết thúc thì sẽ tiến hành quyết toán, xác định lỗ lãi, thanh lí hợp đồng. - Phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng: có chức năng tư vấn, hướng dẫn sau bán hàng; đồng thời có chức năng nghiên cứu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm. Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức của chi nhánh Hà Nội 1.3. Khái quát về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây Theo thống kê và báo cáo hàng năm thì kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh ngày càng tăng trưởng mạnh, lượng hàng nhập khẩu ngày một tăng cao do lượng khách hàng và nhu cầu khách hàng tăng đáng kể. Tuy nhiên, vẫn có những lý do làm ảnh hưởng và cản trở đến hoạt động kinh doanh tại chi nhánh như: tỷ giá tăng cao, công tác nhập khẩu còn nhiều khó khăn; nhiều hãng, nhiều công ty cạnh tranh… Để đánh giá được cụ thể hơn ta xem bảng số liệu sau: Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng nhập khẩu Phòng dịch vụ khách hàng Bảng 1.1: Tình hình kinh doanh của chi nhánh từ năm 2006 – 2009 Đơn vị: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Tổng doanh thu 89 980 90 123 99 763 110 065 Tổng chi phí 81 691 81 348 90 652 99 043 Lợi nhuận trước thuế 8 289 8 775 9 111 11 022 Lợi nhuận sau thuế 1 780 1 856 2 145 2 390 Nguồn: Phòng kế hoạch của chi nhánh Hà Nội Từ bảng số liệu trên ta thấy: trong bốn năm gần đây, hoạt động kinh doanh của chi nhánh ổn định và phát triển khá đều, từ năm 2007 đến năm 2009 doanh thu tăng khoảng 10% sau mỗi năm. Năm 2009 doanh thu cao gấp 1,2 lần doanh thu năm 2006 và tăng một lượng 22,3% so với doanh thu năm 2006. Nhìn chung mức doanh thu có tăng nhưng đặc biệt năm 2007 mức doanh thu tăng rất ít: có 143 triệu đồng tương đương khoảng 0,16%. Điều đó thể hiện sự chững lại trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của chi nhánh vào năm này. Tuy nhiên tình hình đã được khắc phục và cải thiện đáng kể từ năm 2008 đến nay, thể hiện bằng sự tăng trở lại của mức doanh thu vào khoảng 10% của năm trước so với năm sau. Doanh thu hàng năm tăng kéo theo tổng chi phí hàng năm cũng tăng thể hiện là năm 2009 chi phí cao gấp 1,2 so với chi phí của năm 2006. Trong đó năm 2007 lượng chi phí có giảm đôi chút (343 triệu đồng) do doanh thu tăng chậm. Chính sự tăng lên đều đặn của doanh thu và chi phí kéo theo sự tăng lên đều của lợi nhuận trước thuế tại chi nhánh. Nhìn chung năm sau lợi nhuận đều cao hơn năm trước mức tăng chung là năm 2009 lợi nhuận cao gấp 1,3 lần năm 2006. Chính sách thuế nhập khẩu của Nhà nước cũng khá ổn định nên mức tăng lợi nhuận sau thuế của chi nhánh cũng ở mức khoảng 1,3 lần, tăng một lượng tuyệt đối là 610 triệu đồng. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị của chi nhánh đã tạo điều kiện cho sự phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức trong nước. Và hàng năm đóng góp cho ngân sách Nhà nước rất nhiều thông qua các khoản tiền thuế nhập khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệp…Như vậy, hoạt động kinh doanh nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội đạt hiệu quả khá cao, chi nhánh đã có những nỗ lực đáng kể trong việc phát triển lĩnh vực kinh doanh của mình. Vì thế, thời gian tới chi nhánh cần tiếp tục phát huy những mặt đã đạt được, và kịp thời khắc phục những mặt còn yếu kém, những khó khăn chủ quan và khách quan, để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của chi nhánh mình. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪN VÀ ĐO LƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH – CHI NHÁNH HÀ NỘI 2.1. Tình hình nhập khẩu thiết bị bán dẫn và đo lường tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 2.1.1. Đặc điểm của sản phẩm nhập khẩu Đúng với ngành nghề đăng ký kinh doanh của mình nên các sản phẩm mà chi nhánh nhập khẩu về là các linh kiện, máy móc, thiết bị sau đó sẽ lắp ráp, hoàn thiện và cung cấp cho các đơn vị, các công ty tại Việt Nam đang có nhu cầu về loại sản phẩm này. Nhưng sản phẩm chủ đạo được chi nhánh chú trọng nhập khẩu là các linh kiện của hai công ty YASKAWA và TDK – Lambda. Cụ thể đối với công ty YASKAWA chi nhánh nhập khẩu các linh kiện gồm: - Biến tần: có các sản phẩm: + J7 series inverter drives: sản phẩm này có chức năng tự động tăng mô men động cơ khi mô men tải tăng, giới hạn dòng điện ở tốc độ cao để biến tần không bị quá dòng, có nhiều chế độ hoạt động, thiết kế nhỏ gọn, tiết kiệm không gian + V1000 series inverter drives: người sử dụng có thể lưu thông số cài đặt, dễ dàng can thiệp vào bộ nhớ của biến tần để lập trình cho các ứng dụng chuyên dùng một cách linh hoạt + F7 series inverter drives: điều khiển vector dòng điện đạt được các đặc tính truyền động mạnh cho các loại máy móc cần mô men quay ở tốc độ thấp như các thiết bị nâng hạ; chức năng copy để lưu lại thông số đã cài đặt và ghi lại sang biến tần khác cùng loại, hỗ trợ truyền thông thích hợp với nhiều hệ thống mạng toàn cầu + G7 series inverter drives: sản phẩm này làm giảm rất nhiều dòng rò và nhiễu, thích hợp cho những loại máy cần độ chính xác cao cũng như cần sự phối hợp đồng bộ, màn hình tinh thể lỏng năm dòng hiển thị, dễ dàng xem ý nghĩa các thông số. + L7 series inverter drives: dòng ra định mức cao, trình tự nâng hạ xác định, màn hình điều khiển kỹ thuật số tinh thể lỏng năm dòng với bảy ngôn ngữ, cài đặt và cho biến tần hoạt động nhờ khả năng kết nối máy tính, momen khởi động lớn - Ac servo drives: có các sản phẩm là: servo motors, SGMAH Series, SGMPH Series, SGMGH Series, SGMSH Series, SGMDH Series - Rô – bốt Còn với công ty TDK – Lambda thì chi nhánh Hà Nội nhập khẩu: - Bộ nguồn switching: có rất nhiều sản phẩm như: + LCS Series: là bộ nguồn giá rẻ, đáp ứng cho mọi ứng dụng phổ thông + SWS Series: tất cả các model hợp chuẩn + HWS Series: tuân theo các tiêu chuẩn mới của Châu Âu, kích thước nhỏ gọn, bộ nguồn đa chức năng, tuổi thọ cao + FPS Series: thích hợp cho máy chạy song song hai bộ, có sẵn loại ổ ghim nằm ở mặt trước + DLP Series: tiêu chuẩn châu Âu, Mỹ, Canada, tích hợp sẵn đèn báo động sụt áp - Dc-dc converters: có ba sản phẩm chủ yếu là: + PP Series: kích thước nhỏ gọn,cách ly ngõ vào và ngõ ra, điện áp ngõ ra có thể điều chỉnh + PH Series: tiêu chuẩn châu Âu, kích thước nhỏ gọn + PH300S/PH600S Series: điện áp ngõ vào dãy rộng, tiêu chuẩn châu Âu, kích thước nhỏ gọn, công suất lớn. - Bộ lọc nhiễu: đây là sản phẩm có tác dụng làm giảm nhiễu do truyền dẫn và bức xạ trên đường vào từ bộ nguồn, đồng thời làm giảm xung nhiễu điện áp cao…Các sản phẩm lọc nhiễu mà hãng này cung cấp cho công ty là: + MBS series: thiết bị được thiết kế thỏa mãn các tiêu chuẩn của mạch lọc nhiễu điện từ, nhiễu cao tần, sản phẩm được tăng thêm hiệu quả nhờ vỏ bọc kim loại. + PBF series: đầu nối đơn giản với thiết kế nhỏ gọn dễ tháo lắp bằng jack ghim + MC13 series: có thể gắn cố định bằng vít hoặc gắn trên thanh Rail, sản phẩm được thiết kế an toàn với đầu nối có vỏ bảo vệ, dòng rò thấp +MX13 series: sản phẩm rất thuận tiện để gắn trong tủ điều khiển vì có kích thước được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn công nghiệp, đồng thời sản phẩm này dễ dàng lắp đặt và bảo trì, giảm nhiễu xuống mức 40dB Ngoài ra chi nhánh Hà Nội còn nhập khẩu các sản phẩm khác như: - Braking unit - PG card gồm có PG – A2, PG – B2, PG – X2, PG – D2,… - Peripheral với các sản phẩm là: cáp nối, SI – 232/J7, CVST31060, JVOP144, EZZ08386A… - Biến trở: loại 2/5 kilo Ôm – 1 oát từ Midori Nhật Bản và loại 1/2/5/10/20 kilo Ôm – 1 Oát từ Tokyo Cosmos của Nhật Bản - Nhập khẩu các sản phẩm điện trở thắng từ Đài Loan. - Man – Takraf của cộng hòa liên bang Đức: thiết bị nâng hạ, hệ thống băng tải dài. - Schenck Process GmbH, của Đức: các loại cân ô tô, cân băng tải định lượng… 2.1.2. Quy mô các sản phẩm nhập khẩu Chủng loại sản phẩm mà chi nhánh Hà Nội nhập khẩu là khá nhiều và được đánh giá là ở mức cao so với các công ty cùng lĩnh vực kinh doanh trên toàn miền Bắc. Nhưng số lượng mỗi sản phẩm nhập khẩu lại không giống nhau, điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và quan trọng nhất là yếu tố nhu cầu khách hàng. Quy mô sản phẩm nhập khẩu năm sau thường cao hơn năm trước và đều dựa vào những số liệu thống kê, phân tích và kế hoạch nhập khẩu của năm trước năm thực hiện. Bên dưới là bảng số liệu về số lượng sản phẩm nhập khẩu từng năm của chi nhánh: Bảng 2.1: Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội từ năm 2006 - 2009 Đơn vị: chiếc Năm Tên sản phẩm 2006 2007 2008 2009 Biến tần 700 730 760 800 AC Servo Drives 1100 1600 1800 2100 Rô – Bốt 230 210 250 270 Bộ nguồn Switchinh 4100 4500 4900 5000 DC-DC converters 3000 3700 3800 3700 Bộ lọc nhiễu 1300 1500 1600 2000 Brakinh unit 1000 1200 1100 1200 PG card 6000 6500 7000 8000 Peripheral 5000 5700 5900 5800 Điện trở thắng 4000 4600 4700 5000 Biến trở 7000 7200 7600 7800 Man – Takraf 200 280 350 360 Schenck Process GmbH 160 150 170 190 Nguồn: Phòng kế hoạch của chi nhánh Hà Nội Từ bảng số liệu trên ta thấy số lượng mỗi mặt hàng nhập khẩu đều tăng qua các năm. Chỉ có mặt hàng Rô-bốt nhập khẩu giảm vào năm 2007, sản phẩm Braking unit giảm vào năm 2008, nhưng năm 2009 số lượng sản phẩmnhập về để kinh doanh chỉ bằng với năm 2007. Cùng với mặt hàng Schenck Process GmbH năm 2007 có giảm đôi chút. Do năm 2007 chi nhánh có nhiều biến động trong hoạt động giới thiệu và quảng bá sản phẩm. Nhưng với Man – Takraf lượng nhập khẩu năm 2009 tăng gần gấp đôi năm 2006, hay đa phần số lượng sản phẩm nhập khẩu năm 2009 đều tăng một lượng đáng kể so với năm 2006 – Đây là dấu hiệu thể hiện sự kinh doanh nhập khẩu vững mạnh của chi nhánh Nhằm minh họa cho hoạt động nhập khẩu từng loại linh kiện máy móc của chi nhánh năm 2009 ta có biểu đồ sau: Biểu đồ 2.1: Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội năm 2009 Với biểu đồ về số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu năm 2009 đã thể hiện PG card được nhập khẩu nhiều nhất, do đây là sản phẩm có giá cả khá thấp từ Nhật Bản cùng với nhu cầu sử dụng sản phẩm này đang tăng cao, nó còn là một phần cần thiết và quan trọng trong nhiều loại máy móc, thiết bị. Tiếp theo là đến biến trở cũng được nhập khẩu nhiều – số lượng 7800 chiếc. Nhìn chung có sáu loại sản phẩm được nhập khẩu nhiều đó là: Bộ nguồn Switchinh, DC-DC converters, PG card, Peripheral, Điện trở thắng, biến trở. Schenck Process GmbH là sản phẩm mà chi nhánh nhập khẩu ít nhất do đây là thiết bị chỉ thực sự cần thiết đối với một số doanh nghiệp, một số tổ chức và giá của nó thì cũng khá cao. Thế nên chi nhánh không chủ trương kinh doanh chủ đạo mặt hàng này. 800 2100 270 5000 3700 2000 1200 8000 5800 5000 7800 360 190 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 Biến tần Bộ nguồn Switchinh Brakinh unit Điện trở thắng Schenck Process GmbH Tên sản phẩm Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu năm 2009 Số lượng sản phẩm (chiếc) 2.1.3. Cơ cấu các sản phẩm nhập khẩu Các linh kiện, máy móc mà chi nhánh nhập khẩu có giá rất khác nhau tùy theo từng loại. Sau đây sẽ là bảng số liệu về tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu trong mấy năm gần đây: Bảng 2.2: Giá trị từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội từ 2006 - 2009 Đơn vị: triệu đồng Năm Tên sản phẩm 2006 2007 2008 2009 Biến tần 20 012 21 369 22 689 23 000 Bộ nguồn Switchinh 17 147 15 025 16 326 17 456 Bộ lọc nhiễu 9 234 9 871 10 874 11 320 Brakinh unit 5 012 4 452 5 361 6 325 Schenck Process GmbH 13 065 14 653 15 652 15 698 Man – Takraf 12 348 11 982 13 268 14 524 Các loại khác 3 182 2 648 5 830 10 677 Nguồn: Phòng kế hoạch của chi nhánh Hà Nội Ta dễ dàng thấy được rằng biến tần và bộ nguồn Switchinh là hai mặt hàng kinh doanh của yếu của chi nhánh, luôn chiếm khoảng 45% tổng kim ngạch nhập khẩu. Tuy nhiên hai loại sản phẩm này chỉ tăng ở một mức nhỏ qua các năm do gần đây chi nhánh tăng cường kinh doanh các loại sản phẩm còn lại nhằm làm giảm bớt rủi ro khi chỉ tập trung kinh doanh hai mặt hàng chủ yếu trên. Những năm vừa qua chi nhánh Hà Nội đã tăng cường nhập khẩu nhiều dây chuyền, hệ thống máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất của các công ty, tổ chức. Điều này thể hiện ở số liệu về các sản phẩm Schenck Process GmbH, Man – Takraf…ngày càng tăng cao và chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh (khoảng 30). Do các loại máy móc, hệ thống này thường có giá trị cao. Thể hiện rõ hơn về kim ngạch nhập khẩu các loại thiết bị, máy móc của chi nhánh ta có biểu đồ cho năm 2009 về cơ cấu giá trị từng mặt hàng nhập khẩu như sau: Biểu đồ 2.2: Cơ cấu giá trị sản phẩm nhập khẩu năm 2009 của chi nhánh Hà Nội Cơ cấu sản phẩm nhập khẩu năm 2009 23% 18% 11%6% 16% 15% 11% Biến tần Bộ nguồn Switchinh Bộ lọc nhiễu Brakinh unit Schenck Process GmbH Man – Takraf Các loại khác Từ biểu đồ trên và bảng số liệu ở trên ta có thể thấy được tình hình nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội năm 2009 không có nhiều biến đổi so với cơ cấu giá trị nhập khẩu các mặt hàng này từ các năm trước đó. Tỷ trọng giá trị nhập khẩu của các loại biến tần, bộ nguồn vẫn chiếm tỷ trọng cao – tới 41% tổng giá trị nhập khẩu năm 2009 và brakinh unit là sản phẩm có tỷ trọng nhập khẩu ít nhất, chỉ có 6%. 2.1.4. Thị trường nhập khẩu các sản phẩm trên Bởi lý do là nhà phân phối độc quyền trên toàn Việt Nam cho sản phẩm của hai tập đoàn sản xuất hàng đầu Nhật Bản và thế giới nên thị trường nhập khẩu chính của chi nhánh Hà Nội là Nhật Bản. Phần lớn vốn kinh doanh tập trung để nhập khẩu các linh kiện của hai tập đoàn trên. Tuy nhiên để hoàn thiện nhất quá trình kinh doanh nhập khẩu của mình chi nhánh còn tăng cường mở rộng nhập khẩu sang một số thị trường khác trên thế giới như: Đức, Ý, Đài Loan, Chi lê, Mỹ,…Việc thực hiện giao dịch nhập khẩu của chi nhánh với các nước này còn giúp tăng thị trường hàng hóa nhập khẩu, từ đó có thể có được những nguồn hàng chất lượng kỹ thuật cao, đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của khoa học kỹ thuật, đồng thời còn giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh. Cụ thể ta có bảng số liệu về giá trị nhập khẩu từ các thị trường như sau: Bảng 2.3: Thị trường nhập khẩu của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh Hà Nội Đơn vị: tỷ đồng Năm Nước 2006 2007 2008 2009 Nhật Bản 40,5 39,7 43,1 44,6 Đức 20,3 21,4 24,2 21,3 Ý 2,6 4,7 5,0 6,4 Đài Loan 9,5 10,0 8,4 9,9 Các nước khác 7,1 4,2 9,3 16,8 Nguồn: Phòng kế hoạch tại chi nhánh Hà Nội Giá trị nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh tại các thị trường nói chung khá ổn định, biến động chỉ ở mức nhỏ. Ngoài tập trung vào hai thị trường lớn là Nhật Bản và Đức – hai thị trường giữ thị phần quan trọng trong kim ngạch nhập khẩu thì càng gần đây chi nhánh Hà Nội dần chuyển bớt giá trị nhập khẩu sang các thị trường còn lại, nhằm tìm kiếm được những nguồn cung cấp mới, mang lại hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh cao hơn. Trong năm 2009, tỷ trọng nhập khẩu linh kiện, thiết bị bán dẫn và đo lường tại các thị trường của chi nhánh thể hiện qua biểu đồ tỷ trọng giá trị nhập khẩu từ các thị trường như sau: Biểu đồ 2.3: Cơ cấu giá trị nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường từ các thị trường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội Tỷ trọng giá trị nhập khẩu từ các thị trường 45% 22% 6% 10% 17% Nhật Bản Đức Ý Đài Loan Các nước khác Như vậy ta thấy chi nhánh Hà Nội nói riêng và công ty điện cơ Phát Minh nói chung ngay từ khi thành lập đến nay đã luôn có thế mạnh về nhập khẩu, là đối tác có uy tín của nhiều tập đoàn, công ty thuộc nhiều quốc gia trên thế giới. Có tạo được mối quan hệ mua bán linh kiện từ các nước phát triển như vậy chi nhánh mới có thể tiếp thu được kỹ thuật, công nghệ hiện đại, và đảm bảo phát triển bền vững. - Đầu tiên là thị trường Nhật Bản: đây là thị trường nhập khẩu quan trọng nhất của chi nhánh, chiếm tới 45% - 50% tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu. Nhật là quốc gia có nền khoa học công nghệ tiên tiến nhất thế giới, vì người Nhật luôn áp dụng triệt để những thành tựu tiến bộ của các cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, luôn nắm bắt được nhu cầu và thị hiếu của thị trường. Các sản phẩm của Nhật Bản cũng đã khẳng định được uy tín, thương hiệu mạnh trên thị trường quốc tế. Mục đích thành lập và phương hướng hoạt động của chi nhánh là dựa trên mối quan hệ xuất nhập khẩu với các tập đoàn về điện cơ, máy móc, linh kiện của Nhật Bản - Tiếp theo là thị trường Đức: Đức là thị trường mà chi nhánh có nhiều quan hệ thương mại từ lâu. Đây đồng thời là thị trường trọng điểm về các loại máy móc, động cơ, thiết bị hàng đầu thế giới. Nhóm hàng nhập khẩu từ Đức cũng chiếm một tỷ trọng đáng kể - khoảng 21% - 25% trong tổng giá trị hàng nhập khẩu hàng năm của chi nhánh Hà Nội và chủ yếu là các dây chuyền, hệ thống tự động. - Thị trường mới nổi như Trung Quốc: một nền kinh tế đang vươn lên mạnh mẽ, dần khẳng định vị trí đứng đầu thế giới với nhịp độ tăng trưởng kinh tế khá cao trong những năm vừa qua, Trung Quốc là một thị trường tiềm năng với vô số chủng loại về các loại linh kiện thế nên Chi nhánh chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc các loại linh kiện như: biến trở, các con chip điện tử, PG card, cáp nối…và chiếm khoảng 2% - 5% trong tổng giá trị nhập khẩu hàng năm. Với thị trường này công ty lợi dụng được ưu thế về địa lý, vận chuyển tương đối rẻ và thuận lợi. Bên cạch đó, hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc rất mạnh về cạnh tranh giá cả, điều này phù hợp với đại bộ phận công ty nhỏ, lượng vốn chưa nhiều ở nước ta. - Thị trường Hàn Quốc: Là một trong các con rồng Châu Á, một đất nước có nền kinh tế cực kỳ phát triển, áp dụng mạnh mẽ những tựu khoa học kỹ thuật vào đời sống. Ngay từ khi thành lập, chi nhánh Hà Nội đã tăng cường mở rộng quan hệ mua – bán, trao đổi với cường quốc này. Thế nên, Hàn Quốc nhanh chóng trở thành đối tác nhập khẩu các thiết bị, máy cắt, máy dệt, thang máy, máy bơm nước, thiết bị điện…Tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu từ Hàn Quốc luôn đạt mức cao, cụ thể trong năm 2009 đạt 7.920 triệu đồng tương đương 8% tổng kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh. - Thị trường Pháp: chi nhánh Hà Nội và nhiều công ty, tập đoàn tại Pháp đã ký kết các hợp đồng nhập khẩu các dây chuyền, thiết bị như: băng tải, cần trục, thang máy,... Các chuyên gia của Pháp cũng tận tình hướng dẫn các kỹ sư Việt Nam trong việc điều hành và vận hành các loại thiết bị này. Tuy nhiên giá trị nhập khẩu các sản phẩm từ Pháp chưa nhiều tại chi nhánh. - Đài Loan là thị trường có rất nhiều công ty hàng đầu thế giới về sản xuất linh kiện điện tử, đặc biệt là Foxconn. Chi nhánh đã có quan hệ nhập khẩu với tập đoàn này khá lâu và với cả một số tập đoàn khác nữa. Hàng năm tỷ trọng nhập khẩu máy móc, linh kiện như: điện trở thắng, bộ lọc nhiễu, máy dệt… từ Đài Loan khá cao, chiếm khoảng 1% - 5% tổng giá trị nhập khẩu của chi nhánh. - Và thị trường Mỹ là một thị trường rất triển vọng về khoa học kỹ thuật, thế nên nếu phát triển được các mối quan hệ nhập khẩu với cường quốc này sẽ thuận lợi rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Tuy nhiên kim ngạch nhập khẩu từ Mỹ chưa cao nhưng đó là dấu hiệu khả quan trọng trong việc tiếp cận và thâm nhập thị trường Mỹ, tạo điều kiện tăng cường mối quan hệ thương mại trong tương lai. 2.1.5. Nguồn thông tin thị trường và quá trình hình thành hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH diện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội Với khách hàng là hai tập đoàn sản xuất YASKAWA ELECTRIC và TDK-LAMBDA thì chi nhánh sẽ tiến hành đặt mua hàng dựa trên các kế hoạch; sự thống kê, điều tra và dự đoán nhu cầu thị trường về các mặt hàng này. Sau khi nhận được hồi âm từ phía nhà xuất khẩu, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng theo các mẫu đã hình thành và thống nhất từ trước giữa hai bên. Còn những khách hàng không phải là hai tập đoàn trên thì trước hết chi nhánh sẽ tiến hành thu thập thông tin, tìm hiểu kỹ về đối tác. Cụ thể với các bước sau: - Nghiên cứu thị trường để xác định nhập khẩu mặt hàng đó của đơn vị nào thì tốt nhất: linh kiện máy móc là loại hàng hóa khá đặc biệt, có những thông số, tiêu chuẩn và những điều kiện về nhập khẩu nhất định, nhưng nói chung nó đều tuân theo các quy tắc của thị trường như: quy luật cung cầu, quy luật giá cả…Và muốn hoạt động kinh doanh của mình mang lại lợi nhuận cao thì chi nhánh Hà Nội của công ty điện cơ Phát Minh phải nghiên cứu kỹ lưỡng những đặc điểm này. Nhờ có được ưu thế là một chi nhánh của công ty lớn, có kinh nghiệm hoạt động từ nhiều năm nay nên chi nhánh đã được kế thừa và phát huy tất cả những lợi thế đó – áp dụng triệt để vào khâu nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối tác để có thể tiếp cận đến những mặt hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và mang lại nhiều lợi nhuận. Sau đây là một số đặc điểm chính của thị trường linh kiện, máy móc mà chi nhánh luôn chú ý: + Cung cầu hàng hoá trong ngắn hạn thay đổi chậm, không nhạy bén linh hoạt như những hàng hoá khác. + Thời kỳ mua bán, chuyển giao, lắp đặt... thường khá dài. + Hiệu quả kinh tế của thiết bị, máy móc phải trải qua một thời gian dài mới khẳng định được hết. Tại thị trường Việt Nam hiện nay, do Nhà nước đã tạo nhiều cơ chế thuận lợi cho sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp tư nhân. Đặc biệt là mấy năm trở lại đây, số lượng doanh nghiệp tư nhân mọc lên đáng kể. Điều này làm cho nhu cầu về máy móc, thiết bị bán dẫn và đo lường ngày một tăng cao như các sản phẩm: thiết bị nâng hạ, cần trục, thang máy, máy đóng gói, băng tải,…Và điều quan trọng đó là Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát triển, các ngành công ngiệp, xây dựng vẫn còn chiếm tỷ trọng rất lớn nên đã làm cho nhu cầu về các sản phẩm mà chi nhánh kinh doanh là cao và rất có tiềm năng. Vậy nhiệm vụ và đường lối kinh doanh của chi nhánh là sẽ nhập mặt hàng này ở nước nào, đơn vị nào, nhập với số lượng bao nhiêu thì mang lại hiệu quả tối ưu. Cụ thể chi nhánh luôn đặt ra mục tiêu, chiến lược cụ thể như sau: + Quyết tâm duy trì, giữ vững và phát triển thị trường nhập khẩu truyền thống trong những năm hoạt động vừa qua của chi nhánh. Thực tế chi nhánh đã thiết lập được mối quan hệ truyền thống gắn bó với nhiều tập đoàn, công ty trên nhiều nước khác nhau như: Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan, Đức…Theo thống kê hàng năm của chi nhánh thì doanh số nhập khẩu từ các nước này chiếm từ 70% - 90% doanh số nhập khẩu của chi nhánh. Tiếp xúc với các khách hàng này chi nhánh gặp ít rủi ro hơn do đã có quan hệ làm ăn lâu dài. + Xác định các mặt hàng chủ lực để tập trung tìm nguồn cung sản phẩm. Lúc nào chi nhánh cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, tiêu chí hàm lượng kỹ thuật cao, hiện đại, chất lượng của linh kiện, máy móc được đặt lên hàng đầu. + Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, chi nhánh cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, ưu điểm nổi trội giữa sản phẩm của chi nhánh với các loại sản phẩm tương tự đến các doanh nghiệp, các tổ chức, các hội chợ. Như vậy chi nhánh đã rất chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường, để từ đó có những quyết định sáng suốt để đi đến ký kết các hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. - Lập phương án kinh doanh nhập khẩu: để có được phương án kinh doanh nhập khẩu tốt chi nhánh Hà Nội thấy rằng có đầu ra, hệ thống khách hàng mua sản phẩm của mình cũng phải thật lớn mạnh, tức là có những khách hàng có quan hệ tốt với công ty, tiếp xúc được với các khách hàng tiềm năng, giá cả phù hợp, chất lượng, uy tín chi nhánh và công ty được khẳng định. Đồng thời, bộ phận đánh giá, dự báo thị trường cũng phải đưa ra được những nhận định xác đáng, những dự báo chính xác. Và chi nhánh đã vạch ra từng bước trong việc lập phương án kinh doanh của mình như sau: + Hàng năm tiến hành tổng hợp, phân tích kết quả thực hiện để đánh giá và xác định rõ nhu cầu cho từng loại sản phẩm một cách cụ thể + Từ những kết quả phân tích ở trên sẽ tiến hành lên kế hoạch nhập khẩu, thông thường chi nhánh dự định sẽ nhập khẩu tăng từ 10% - 15% so với cùng kỳ năm trước . + Tiếp tục chia kế hoạch cho cả năm ra từng thời kỳ có thể là tháng hoặc quý để có những kế hoạch, chiến lược cụ thể, phù hợp hơn. Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyết trong quá trình thực hiện . + Trong phương án kinh doanh nhập khẩu của mình, chi nhánh luôn bám sát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trường mục tiêu + Trong phương án luôn có các phương án dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra . Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Chi nhánh Hà Nội cũng xác định cho dù phương án có khả thi thì đó cũng mới chỉ mới là kế hoạch còn trong quá trình thực thi nó luôn chịu tác động bởi nhiều yếu tố bất ngờ thế nên luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, khi thực sự hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả. Và quá trình thực hiện đó luôn có sự tập trung theo dõi, lãnh đạo của Giám đốc cùng với sự hỗ trợ của tất cả các phòng ban để cho phòng xuất nhập khẩu hoạt động tốt nhất cũng là mang lại hiệu quả cho công ty cao nhất có thể. - Tiến hành hỏi giá và đặt hàng hoặc có thể là đàm phán trực tiếp: với thông tin thị trường và kế hoạch có được, chi nhánh sẽ lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng. Sau đó tiến hành gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất. Trong hỏi giá, chi nhánh đưa ra các điều khoản như: tên hàng, thông số kỹ thuật, số lượng, nhãn mác, cần thiết phải đạt các tiêu chuẩn gì, hình thức thanh toán, hình thức giao hàng…Khi nhận được hồi âm từ nhà xuất khẩu, nếu chi nhánh đồng ý với các điều khoản nhà xuất khẩu đưa ra thì sẽ tiến tới đặt hàng bằng hai cách: + Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu sẽ gửi một thông báo xác nhận bán, thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá. + Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ. Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện qua thư tín, fax. Hoặc có thể nhà xuất khẩu và đại diện chi nhánh, công ty sẽ trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết khi đây là lần đầu tiên thiết lập quan hệ mua bán. Nếu chi nhánh vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưng đối với các mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên thì chi nhánh sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, điều kiện thanh toán, hay điều kiện giao hàng. Khi hai bên đều thống nhất sẽ đi tới thực hiện ký kết hợp đồng. Hợp đồng thường được lập bằng tiếng Anh, có đầy đủ chữ ký của hai bên và các điều khoản mà hai bên đã thống nhất. 2.1.6. Phương thức nhập khẩu mà công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội đã áp dụng thời gian qua Để đáp ứng được công việc kinh doanh của mình, chi nhánh Hà Nội phải tiến hành hoàn thiện các thủ tục để nhập khẩu các loại linh kiện, máy móc, thiết bị đã đặt mua từ nước ngoài. Đối với từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng, từng loại sản phẩm cụ thể mà phương thức nhập khẩu của chi nhánh lại khác nhau sao cho phù hợp, đúng quy chế của Nhà nước Việt Nam về nhập khẩu đồng thời mang lại hiệu quả cao. Biện pháp nhập khẩu chủ yếu mà chi nhánh thường áp dụng đó là nhập khẩu trực tiếp, hàng năm giá trị hàng nhập khẩu trực tiếp chiếm khoảng 85% tổng kim ngạch nhập khẩu. Còn lại là nhập khẩu ủy thác hoặc công ty Phát Minh trong thành phố Hồ Chí Minh sẽ nhập khẩu rồi chuyển ra chi nhánh Hà Nội bằng đường thủy. Trong phương pháp nhập khẩu của mình chi nhánh xác định để hoạt động có hiệu quả thì cần các yếu tố cơ bản sau: - Trước hết chi nhánh đã đề ra được kế hoạch kinh doanh một cách toàn diện nghĩa là xác định được kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm, thông thường lấy số liệu cùng kỳ năm trước cộng với mức tăng 10% đến 15% để lập kế hoạch. Sau khi trừ đi tồn kho là có số về hàng chi nhánh có nhu cầu nhập. - Từ kế hoạch này lại được cụ thể hoá ra giá trị, chủng loại, mặt hàng về tránh tồn kho lâu, ảnh hưởng đến vòng quay vốn và lợi nhuận. - Sau khi có được thông tin đầy đủ về kế hoạch, số lượng hàng nhập, đồng thời tiến hành kế hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay (trong đó vay bằng ngoại tệ bao nhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu). Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận định kỳ. - Bước sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để ký kết các hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, khiếu nại, trọng tài... đúng với quy chế hiện hành. - Hình thức nhập khẩu uỷ thác: Đây là phương thức nhập khẩu chiếm phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh. Với phương thức nhập khẩu này, chi nhánh sẽ xem xét khả năng pháp lý của đơn vị đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó xem họ có gây cản trở cho chi nhánh hay không nên chi nhánh chỉ đóng vai trò trung gian để tiến hành các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị từ các nước khác vào Việt nam. Nói cách khác chi nhánh tiến hành nhập khẩu các hệ thống thiết bị theo yêu cầu của những tổ chức, công ty khác, các chủ đầu tư có nhu cầu về các sản phẩm đó. Trong nghiệp vụ này, chi nhánh được bên uỷ thác cung cấp vốn để tiến hành nhập khẩu nhưng chi nhánh phải chịu các chi phí phát sinh trong quá trình tiến hành nhập khẩu như chi phí liên lạc với các bên, chi phí cho nghiên cứu thị trường, chi cho các cuộc đàm phán...Vì vậy, chi nhánh phải thống nhất với bên uỷ thác về các khoản chi phí phát sinh này. Ngoài ra chi nhánh chỉ việc xem xét các tài liệu do khách hàng đưa đến cụ thể là xem xét các yêu cầu của khách hàng về hàng hoá thiết bị mà công ty sẽ phải nhập khẩu cho họ, sau đó tư vấn, tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng được những yêu cầu đó với giá cả, điều kiện bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật... có lợi nhất. Sau khi hoàn thành hợp đồng, chi nhánh sẽ được hưởng một khoản phí được gọi là phí uỷ thác. Đối với phương thức kinh doanh này, chi nhánh sẽ phải ký kết hai loại hợp đồng là hợp đồng uỷ thác (hợp đồng kinh tế hay hợp đồng nội) với bên uỷ thác và hợp đồng mua bán hệ thống thiết bị (hợp đồng ngoại) với bên bán. Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, nhiệm vụ của chi nhánh chỉ là nhập khẩu thiết bị đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, chi nhánh hoàn toàn không phải lo đầu ra cho hệ thống máy móc, thiết bị được nhập khẩu về vì thế kinh doanh theo phương thức này là khá an toàn. Tuy nhiên, lợi nhuận thu được lại thấp. Như vậy, hình thức nhập khẩu trực tiếp đã khá quen thuộc với chi nhánh và hình thức nhập khẩu ủy thác chiếm rất ít, do thông tin và kinh nghiệm của chi nhánh chưa nhiều, nhưng nếu làm tốt được hình thức nhập khẩu này sẽ mang lại hiệu quả kinh tế khá cao cho chi nhánh như: giảm giá lưu thông, giúp chi nhánh có thêm thu nhập; có thời gian để có và thực hiện được một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp là tương đối lâu, do đó chi nhánh có thể tiến hành nhập khẩu uỷ thác để tạo thêm công ăn việc làm. Bên cạnh đó nhờ hoạt động này chi nhánh sẽ duy trì được các bạn hàng cũ, tiếp cận được những đối tác mới, có được những kinh nghiệm làm ăn mới giúp phần nào cho hoạt động mở rộng kinh doanh nhập khẩu trực tiếp của chi nhánh. 2.1.7. Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 2.1.7.1. Công tác đàm phán Vì là một chi nhánh của công ty lớn nên chi nhánh Hà Nội có thuận lợi là được thừa hưởng những kinh nghiệm lâu năm trong khâu đàm phán kinh doanh nhập khẩu với các đối tác lớn từ nước ngoài. Đồng thời còn được kế thừa và phát huy dựa trên những mối quan hệ với các tổ chức, các tập đoàn, công ty được công ty Phát Minh thiết lập, duy trì từ lâu. Hơn thế nữa, đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm và trình độ của công ty cũng là yếu tố chủ chốt đem lại thành công cho các cuộc đàm phán. Nội dung đàm phán thường xoay quanh các vấn đề về hàng hoá, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, điều kiện bảo hiểm, điều kiện trọng tài và điều kiện phạt. Với chi nhánh Hà Nội, việc đàm phán có thể được tiến hành một cách linh hoạt, tùy theo từng trường hợp đối tác của chi nhánh là ai, giá trị hợp đồng lớn hay nhỏ, đối tượng là máy móc thiết bị lẻ hay là hệ thống thiết bị... Tuy nhiên, thường đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ hoặc hợp đồng thiết bị lẻ thì chi nhánh mới tổ chức đàm phán qua điện thoại, thư tín, fax,... hoặc là theo cách một bên phải gửi dự thảo hợp đồng cho bên kia, bên kia nếu đồng ý thì ký vào và hợp đồng coi như được ký kết (cách này chỉ áp dụng cho những đối tác mà công ty đã có quan hệ tốt, có thể tin tưởng lẫn nhau). Còn đối với những hợp đồng nhập khẩu hệ thống thiết bị có giá trị lớn thì chi nhánh thường gặp gỡ trực tiếp để đàm phán với đối tác. Trong những cuộc đàm phán trực tiếp luôn đòi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt phương pháp và nghệ thuật đàm phán, vì thế trong những lần đàm phán các công trình thiết bị toàn bộ lớn chi nhánh Hà Nội đều phải cử các chuyên viên cao cấp của mình, thậm chí cần tới sự hỗ trợ thêm của các chuyên gia tại trụ sở chính của công ty đi đàm phán, nhằm mang lại nhiều lợi thế hơn cho chi nhánh. Tuy nhiên, cũng không thể tránh khỏi có những lần bị đối tác chèn ép, gây bất lợi cho hoạt động đàm phán của chi nhánh, điều này cũng do nhiều nguyên nhân và đang được chi nhánh khắc phục dần. 2.1.7.2. Khâu ký kết hợp đồng giữa công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội với các đối tác Sau khi hai bên đã hoàn thành và thống nhất việc đàm phán thì sẽ tiến tới ký kết một hợp đồng. Về nguyên tắc, tất cả các thoả thuận kinh tế đối với các khách hàng trong và ngoài nước đều phải ký kết hợp đồng (trừ các hàng hoá tự doanh, các đơn vị kinh doanh nhập khẩu về để kinh doanh, hàng về phải lưu kho và tìm dần khách hàng để bán, khách hàng mua đến đâu trả tiền ngay đến đó để nhận hàng, lúc này chi nhánh sẽ phát hoá đơn tài chính cho khách hàng). Mọi hợp đồng của chi nhánh với đối tác đều được ký trên các văn bản. Riêng đối với những hợp đồng ký bằng fax, ngay sau khi ký phải thiết lập ngay bản gốc để gửi cho hai bên ký (nhằm có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng có những bất trắc trong tranh chấp về sau). Còn đối với hợp đồng theo hình thức ủy thác thì khi ký hợp đồng nhập khẩu còn có cả sự tham gia của bên ủy thác. Người được quyền đứng ra ký kết hợp đồng phải được sự ủy quyền của Giám đốc, tức là phải có tư cách pháp nhân (có thể là các trưởng hoặc phó phòng kinh doanh). Đối với các hợp đồng nhập khẩu hệ thống thiết bị có thể được ký một lần hoặc ký thành nhiều hợp đồng nhỏ từng phần theo yêu cầu cụ thể. 2.1.7.3. Giai đoạn hoàn tất các thủ tục nhập khẩu Để chuẩn bị thực hiện hợp đồng, chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh phải làm thủ tục xin phép nhập khẩu và thuế nhập khẩu. Các văn bản mà chi nhánh sẽ phải trình lên Bộ thương mại bao gồm: - Đề nghị của chủ đầu tư cho phép nhập khẩu và miễn thuế nhập khẩu nếu có. Văn bản của chi nhánh gửi bộ hồ sơ trình Bộ thương mại cho phép nhập khẩu máy móc thiết bị và miễn thuế nhập khẩu nếu có. - Danh mục hàng hóa nhập khẩu phù hợp giải trình kinh tế kỹ thuật. Danh mục gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá trị, thành tiền, tình trạng kỹ thuật. - Báo cáo tình hình sử dụng vốn đầu tư phân bổ cho máy móc thiết bị trong thực hiện nhập khẩu máy móc thiết bị. Hoặc nếu chi nhánh muốn được điều chỉnh văn bản đã được giải quyết nhập khẩu máy móc thiết bị thì hồ sơ sẽ gồm: - Văn bản của doanh nghiệp đề nghị điều chỉnh văn bản nhập khẩu hệ thống máy móc, thiết bị. Trong đó ghi rõ nội dung cần điều chỉnh như: thay đổi bằng máy móc thiết bị khác, điều chỉnh giá trị, số lượng, quy cách, mã ký hiệu… - Danh mục nhập khẩu máy móc thiết bị, phụ tùng đã điều chỉnh kèm theo danh mục gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá trị, thành tiền, tình trạng kỹ thuật… 2.1.7.4. Giai đoạn thực hiện hợp đồng tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội Đây là khâu cuối cùng trong qui trình nhập khẩu linh kiện, máy móc, hệ thống thiết bị ở chi nhánh Hà Nội và là khâu quan trọng nhất quyết định sự thành công của một thương vụ. Yêu cầu ở khâu này là đảm bảo làm sao mọi điều khoản trong hợp đồng mà công ty đã ký đều được thực hiện đúng và đủ. Vì thế, trong giai đoạn thực hiện hợp đồng, chi nhánh Hà Nội và đối tác phải thực hiện theo đúng phương án kinh doanh mà họ đã lập ra và đã được phê duyệt. Tuy nhiên, nếu có khó khăn do thị trường biến động mà không thực hiện được như phương án kinh doanh đã lập thì các đơn vị kinh doanh phải báo cáo lại với Giám đốc chi nhánh đồng thời báo cho bên đối tác biết để kịp thời điều chỉnh phương án. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có những thoả thuận khác với nội dung hợp đồng đã ký thì nhất thiết phải xác nhận chính thức bằng cách phụ thêm hợp đồng. Tại chi nhánh Hà Nội quá trình thực hiện hợp đồng sẽ gồm những bước là: - Nhận các văn bản gốc cho phép thực hiện việc nhập khẩu, miễn thuế nhập khẩu, phụ thu và thuế giá trị gia tăng nếu có. - Kiểm tra có nguồn vốn đề mở L/C (thư tín dụng) và phí mở L/C - Kiểm tra nội dung bảo lãnh tiền đặt cọc, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Lập yêu cầu mở L/C (thường là L/C không hủy ngay) theo mẫu của ngân hàng và nội dung hợp đồng đã ký hoặc yêu cầu chuyển tiền đặt cọc thanh toán. - Kiểm tra lại nội dung L/C do ngân hàng mở và nếu có khác biệt cần báo cho nhân viên ngân hàng biết, sau đó mở lại L/C để sửa cho phù hợp. - Lập hồ sơ theo dõi hợp đồng (lý lịch, tiến độ giao hàng, tiến độ thanh toán, khối lượng hàng hoá, dịch vụ để thực hiện cụ thể cũng như khối lượng tiền đã thanh toán tương ứng). - Nắm chắc tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước, luôn đôn đốc, yêu cầu khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn nhằm đảm bảo thanh toán ngoại. - Kiểm tra thông báo gửi hàng, bộ tài liệu gửi hàng phù hợp với L/C và hợp đồng đã dăng ký. - Nhận lệnh giao hàng, vận đơn gốc và những chứng từ cần thiết khác từ hãng chở hàng. - Yêu cầu ngân hàng ký nhận vận đơn (nếu cần). - Mở tờ khai hải quan. Nhân viên làm tờ khai hải quan phải kiểm tra kỹ và chịu trách nhiệm về sự chính xác của mã số hàng hóa, số kiện, trọng lượng hàng, thuế xuất nhập khẩu, phụ thu, thuế giá trị gia tăng. Đông thời xuất trình bộ chứng từ gồm có: hợp đồng ngoại, hợp đồng ủy thác (nếu có), tờ khai hải quan, tờ khai giá trị tính thuế, bảng khai chi tiết lô hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói chi tiết và các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu (nếu có)… - Kiểm tra lại kết quả và phương pháp tính thuế trên tờ khai hải quan và theo qui định hiện hành của các cơ quan chức năng (luôn cập nhật các văn bản của Nhà Nước về danh mục và thuế quan xuất nhập khẩu). - Làm thủ tục nhận hàng và cùng cán bộ hải quan tiến hành kiểm hóa. - Khiếu nại, lập hồ sơ khiếu nại nếu hàng hóa bị tổn thất hoặc không đúng với hợp đồng đã ký. - Nộp thuế nhập khẩu hoặc phí phụ thu và thuế giá trị gia tăng, tùy theo từng trường hợp, tùy từng loại hàng nhập khẩu. - Tùy từng trường hợp sẽ tiến hành đưa hàng về kho hoặc giao hàng cho khách hàng trong nước cùng hóa đơn bán hàng, thu tiền hàng hoặc phí và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản nhận hàng. - Xin các giấy phép cho phép các chuyên gia của bên xuất khẩu đến Việt Nam làm việc với công trình. - Cử cán bộ cùng với các chuyên gia đến tận công trình để tiến hành lắp đặt và chạy thử máy móc, hệ thống thiết bị. - Ký biên bản nghiệm thu với chủ đầu tư (hoặc với cả người bán). - Ký biên bản quyết toán hoặc thanh lý hợp đồng với khách hàng trong nước. - Lập quyết toán hợp đồng hoặc từng phần hợp đồng nếu là hệ thống máy móc, thiết bị. 2.2. Đánh giá hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây 2.2.1. Những thành công 2.2.1.1. Doanh thu của chi nhánh Hà Nội qua các năm không ngừng tăng Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu của chi nhánh những năm qua liên tục tăng 89 980 triệu đồng năm 2006 lên đến 110 065 triệu đồng năm 2009. Có được kết quả như vậy là do những năm qua chi nhánh không ngừng mở rộng thị trường nhập khẩu không chỉ nhập khẩu vơi những bạn hàng truyền thống mà còn nhập khẩu với các bạn hàng mới như Mỹ, Pháp, Trung Quốc, Tây Ban Nha, Chi Lê…Nhờ đó mà kết quả kinh doanh của chi nhánh tăng cao qua từng năm. Doanh số tăng lên theo từng năm, kéo theo đó là sự mở rộng quy mô kinh doanh, nâng cao không ngừng đời sống cũng như thu nhập của cán bộ, nhân viên trong chi nhánh. Mặt hàng chủ yếu mang lại doanh thu cho chi nhánh là các loại biến tần nhập khẩu từ Nhật Bản cùng các loại bộ nguồn. Riêng hai mặt hàng này hàng năm đóng góp 50% - 60% trong tổng doanh thu của chi nhánh Hà Nội. Đồng thời đây cũng là hai mặt hàng mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho chi nhánh. 2.2.1.2. Hoạt động nhập khẩu không ngừng hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao hơn Kinh doanh từ hoạt động nhập khẩu đã mang lại lợi nhuận qua các năm tức là hoạt động nhập khẩu đã bù đắp được các khoản chi phí mà còn mang lại lợi nhuận. Từ năm 2006 đến nay hoạt động của chi nhánh luôn mang lại lợi nhuận cao, do được thừa hưởng những kinh nghiệm từ công ty đồng thời luôn có sự giúp đỡ, hỗ trợ từ phía công ty. Lợi nhuận tăng đều qua các năm, và năm đạt cao nhất là 2009 với 2 390 triệu đồng, tiếp theo là năm 2008 với 2 145 triệu đồng, thể hiện sự thành công và nỗ lực vượt bậc của chi nhánh. Hoạt động nhập khẩu của chi nhánh không ngừng phát triển cả về số lượng và chủng loại các mặt hàng, số lượng khách hàng nước ngoài có quan hệ với chi nhánh đặc biệt tăng cao trong những năm gần đây. Từ đó chiếm được một dung lượng thị trường lớn không những trong nước và cả nước ngoài. Để khẳng định được những kết quả như vậy, các nỗ lực của chi nhánh được thể hiện như sau: - Ngay từ khi được Bộ Thương mại (nay là Bộ Công thương) cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu công ty và sau là đến chi nhánh đã xác định hoạt động này là một hoạt động kinh doanh mũi nhọn của mình. Ban Giám đốc Công ty đã tạo mối quan hệ kinh doanh với nhiều bạn hàng trên Thế giới, với nhiều tổ chức, tập đoàn của Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc... Thừa hưởng những kết quả như vậy chi nhánh Hà Nội đã tập trung nguồn lực của mình vào lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đặc biệt là hoạt động nhập khẩu bởi bộ phận nghiên cứu thị trường và ban giám đốc chóng nhận ra có một lượng lớn nhu cầu trong nước về các loại sản phẩm là linh kiện, máy móc, thiết bị chưa được đáp ứng. Đồng thời bằng phương trâm kinh doanh: với mặt hàng chính thì đầu tư lâu dài, tạo lợi nhuận về sau, đối với các mặt hàng khác như linh kiện có giá trị thấp, dùng phổ biến thì tiến hành kinh doanh theo phương pháp "đánh nhanh thắng nhanh" để tăng vòng quay vốn, đã tỏ ra phù hợp với tình hình kinh doanh trong giai đoạn hiện nay. Vì một mặt nó đã tạo ra hiệu quả cao đối với một số mặt hàng có ưu thế cạnh tranh (lợi nhuận siêu ngạch), mặt khác không ngừng mở rộng mặt hàng kinh doanh sang những lĩnh vực mới. Điển hình thành công của phương châm này là kết quả kinh doanh trong năm 2009 tăng vượt bậc. Do có được lợi thế là một chi nhánh của công ty có uy tín, hoạt động hiệu quả cùng với nhiều mối quan hệ tốt nên chi nhánh Hà Nội khá dễ dàng trong việc vay vốn, xin quota xuất nhập khẩu. Việc xin quota nhập khẩu, bao giờ chi nhánh cũng được duyệt cao hơn đơn vị kinh doanh khác. - Việc nghiên cứu của thị trường tiêu thụ trong nước và tìm bạn hàng xuất khẩu bên nước ngoài đã được chi nhánh lên kế hoạch tỉ mỉ đồng thời thực hiện rất tốt. Các mặt hàng mà chi nhánh nhập về luôn bắt kịp và đáp ứng đúng yêu cầu tiêu dùng về chất lượng, chủng loại và thời gian nên sản phẩm bán ra được nhiều, và đem lại lợi nhuận cao. - Khi giao dịch với các đối tác kinh doanh nước ngoài, ngân hàng, chi nhánh đã tạo được những mối quan hệ tốt, có độ tin cậy cao, uy tín do thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách nhanh gọn, đúng thủ tục, không để xảy ra sai sót dẫn đến khiếu nại hoặc phải bồi thường. - Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh lên kế hoạch và phân công giao trách nhiệm cho từng khâu nghiệp vụ, từng phòng ban và cá nhân, từ đó làm cho việc điều hành và giám sát được chặt chẽ, kịp thời. Do vậy, các mặt hàng nhập khẩu của chi nhánh không những đủ tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng mà còn không vi phạm những quy định của Bộ Thương mại hay luật pháp quốc tế về ngoại thương. Đạt được kết quả như vậy là tổng hợp tất cả sự nỗ lực, phấn đấu của các thành viên trong chi nhánh Hà Nội, đặc biệt là phòng kinh doanh và phòng nhập khẩu. 2.2.2. Những hạn chế Tuy đạt được nhiều thành công rực rỡ trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình nhưng bên cạnh đó chi nhánh vẫn còn nhiều điểm chưa làm được và cần phải có những biện pháp kịp thời để khắc phục tình trạng trên nhằm hoàn thiện và mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn nữa cho chi nhánh. Cụ thể một số mặt chưa làm được trong công tác nhập khẩu như sau: - Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động đòi hỏi nghiệp vụ cao, phức tạp vì vậy chi nhánh cần thiết phải có một đội ngũ cán bộ nhân viên có chuyên môn, trình độ cao. Nhưng trong hoàn cảnh hiện nay, trình độ nhân viên phòng nhập khẩu vẫn ở trình độ đại học và thạc sỹ chứ chưa có ai đạt mức chuyên gia giỏi, thật sự am hiểu, tinh thông về thị trường, đồng thời đạt trình độ chuyên gia đàm phán quốc tế. - Thực tế đội ngũ cán bộ nghiên cứu thị trường trong nước và thị trường nước ngoài hoạt động với tính ổn định chưa cao. Dẫn đến tình trạng tiêu thụ chậm, ứ đọng vốn, giá cả thị trường dự đoán chưa đạt mức chuẩn xác cao làm cho các phương án kinh doanh trong từng thời kỳ không đạt hiệu quả. Như vậy chi nhánh cần đầu tư hơn nữa cho việc ổn định và nâng cao trình độ của bộ phận nghiên cứu thị trường này để có thể dự đoán chính xác những biến động của nó từ đó có quyết định nhập khẩu tăng cường, nhập khẩu hạn chế hay ngừng nhập khẩu cho kịp thời phù hợp với tình hình biến động của nhu cầu trong nước. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh vẫn còn bị động về thời gian nhận hàng do nhiều yếu tố khách quan là phải qua những bước thủ tục hay vận chuyển trong thời gian dài nên nhiều khi ảnh hưởng đến kết quả cũng như hiệu quả kinh doanh. - Bạn hàng mà chi nhánh quan hệ để mua hàng nhập khẩu ngoài hai tập đoàn YASKAWA và TDK-Lambda ra thì phần lớn là thông qua những hãng trung gian hoặc các trung tâm giao dịch chứ không phải là các đại lý của các hãng sản xuất trực tiếp nên giá hàng nhập thường cao hơn, dẫn đến lợi nhuận cũng bị giảm đáng kể đối với những lô hàng lớn. 2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên 2.2.3.1. Những nguyên nhân chủ quan Quá trình hoạt động và thực hiện quy trình nhập khẩu chi nhánh còn có những hạn chế đó là những lỗi, những nguyên nhân từ chính bộ máy quản lý, nhân viên của chi nhánh. Và thể hiện qua: - Hình thức nhập khẩu chưa đa dạng, chưa tích cực khai thác triệt để mặt hàng đem lại hiệu quả cao. Hiện nay chi nhánh nhập khẩu chủ yếu thông qua hình thức nhập khẩu trực tiếp còn nhập khẩu ủy thác chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ. Vì vậy nên chi phí nhập khẩu cao, rủi ro trong kinh doanh lớn do chỉ tập trung vào một loại hình nhập khẩu và gây áp lực lớn đối với vốn chi nhánh, đồng thời lại ít tranh thủ được vốn của bạn hàng. Do tập trung nhiều vào kinh doanh hai mặt hàng chính là biến tần và các loại bộ nguồn nên rủi ro trong kinh doanh sẽ cao hơn. Một số mặt hàng khác nếu tập trung nghiên cứu phát triển thị trường và đầu tư nhập khẩu thì cũng sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh không kém gì hai mặt hàng trên. Vì thế chi nhánh cần mở rộng thêm một số mặt hàng kinh doanh chủ đạo nhằm làm giảm bớt rủi ro. - Công tác nghiên cứu thị trường chưa được đầu tư đúng mức: tại chi nhánh công tác nghiên cứu thị trường còn thực hiện rời rạc, các cá nhân chưa phối hợp đồng bộ và đoàn kết với nhau, ai cũng muốn khẳng định mình mà ít quan tâm giúp đỡ đồng nghiệp nhất là những đồng nghiệp mới. Thế nên đã thiếu sự hỗ trợ thông tin lẫn nhau làm cho thông tin và phán đoán công việc thiếu chính xác, nên làm giảm hiệu quả không chỉ ở kinh doanh nhập khẩu mà trên toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những năm vừa qua, phương pháp thu thập và xử lý thông tin ở chi nhánh được tiến hành thủ công nên nhiều khi không theo kịp và phù hợp với điều kiện khách quan. Đôi khi vì do có quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều công ty, tập đoàn mà chi nhánh phải bỏ qua nhiều mối quan hệ làm ăn mới với giá thành thấp hơn và đem lại hiệu quả cao hơn - Vòng quay vốn lưu động chậm, vốn vay chủ yếu là của ngân hàng nên làm gia tăng các khoản chi phí khác. Vòng quay của vốn lưu động của chi nhánh chỉ đạt 5 - 6 vòng/năm đây là con số thấp do không chỉ nhập kinh kiện mà chi nhánh còn nhập thêm các hệ thống thiết bị, điều này làm giảm khả năng chủ động trong các cơ hội kinh doanh, từ đó hạn chế lợi nhuận của chi nhánh. Trong khi đó vốn lưu động của chiếm 75%-80% trong tổng số vốn và nhu cầu ngày càng tăng nhưng chủ yếu là do vay ngân hàng làm cho chi phí vốn cao và gánh nặng trả nợ cao khi điều kiện kinh doanh khó khăn, làm ảnh hưởng đến khả năng tự chủ tài chính của doanh nghiệp 2.2.3.1. Những nguyên nhân khách quan Và còn có cả những nguyên nhân bên ngoài khiến công tác nhập khẩu của chi nhánh chưa đạt được mức hiệu quả tương xứng với tầm và quy mô hoạt động của một chi nhánh lớn. - Trước hết là chính sách của Nhà nước và Bộ Thương mại một mặt tạo điều kiện cho chi nhánh. Mặt khác có lúc gây khó khăn không ít cho hoạt động nhập khẩu. Nhiều khi chính sách thuế quan, việc cấp hạn ngạch không đáp ứng đủ so với năng lực của chi nhánh, sự thay đổi quá nhiều và liên tục trong khoảng thời gian ngắn làm cho định hướng kinh doanh của chi nhánh gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, việc xin giấy phép cũng còn nhiều phiền hà, rắc rối; cơ quan Hải quan còn gây nhiều khó khăn trong việc giải quyết thủ tục nhận hàng... - Hệ thống luật pháp quy định về xuất nhập khẩu chưa đồng bộ và thực sự hoàn thiện nên nhiều khi gây ra những rắc rối cho hoạt động nhập khẩu của chi nhánh. Cơ sở vật chất, hạ tầng của Nhà nước phục vụ công tác xuất nhập khẩu chưa tốt. Nhiều khi tàu chở hàng của chi nhánh bị chậm hoặc phải đậu ở xa ngoài cảng vì mực nước tại cảng nông nên tàu không vào được. Hoặc hệ thống kho bãi, tàu vận chuyển của Việt Nam chưa đủ tiêu chuẩn chất lượng… - Giá cả biến động phức tạp thay đổi thất thường: do thị trường luôn luôn biến động, nhất là một nền kinh tế đang phát triển như Việt Nam thì việc giá cả lên xuống thất thường là điều khó tránh khỏi. Đây là yếu tố tác động rất nhiều đến chính sách, phương hướng hoạt động của chi nhánh. - Cạnh tranh trên thị trường trong, ngoài nước ngay một quyết liệt: xu thế toàn cầu hóa hiện nay làm cho hoạt động giao lưu buôn bán giữa các nước, các tập đoàn lớn thuận tiện hơn rất nhiều nhưng điều này cũng làm tăng áp lực cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời Việt Nam là nước rất hấp dẫn với các nhà đầu tư nước ngoài nên việc các nhà xuất khẩu đặt chi nhánh sản xuất các loại linh kiện, thiết bị đó ở nước ta ngày càng nhiều. Điều này làm cho chi nhánh không thể cạnh tranh được. Và chi nhánh còn phải đối mặt với các công ty có cùng lĩnh vực kinh doanh đang ngày một thành lập nhiều hơn. Vì thế muốn đứng vững, chi nhánh phải có những chiến lược đặc biệt, mang tầm cỡ và mang lại hiệu quả lâu dài. - Tỷ giá ngoại tệ biến động mạnh đồng Việt Nam bị mất giá: đây là yếu tố đặc biệt quan trọng ảnh hưởng đến kế hoạch, hiệu quả nhập khẩu của chi nhánh nói riêng và các doanh nghiệp nhập khẩu nói chung. Đồng Việt Nam mất giá làm ảnh hưởng không tốt tới hoạt động nhập khẩu, nó làm cho giá hàng nhập khẩu tính bằng tiền Việt tăng cao hơn, từ đó lợi nhuận thu được cũng giảm theo. CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪN, ĐO LƯỜNG CHO CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI 3.1. Mục tiêu và định hướng về hoạt nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh -chi nhánh Hà Nội 3.1.1. Mục tiêu phát triển của chi nhánh trong thời gian tới Mục tiêu trước mắt mà chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh đã đề ra và phải đạt được trong ba năm tới là: Bảng 3.1: Mục tiêu kinh doanh của chi nhánh từ năm 2010 – 2012 Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Giá trị (tỷ VND) Tỷ lệ tăng (%) Giá trị (tỷ VND) Tỷ lệ tăng (%) Giá trị (tỷ VND) Tỷ lệ tăng (%) Doanh thu 120 9 134 11,7 153 14 Lợi nhuận 2,6 8,3 2,9 11,5 3,3 13,8 Nguồn: Phòng kế hoạch của chi nhánh Hà Nội Về tổng doanh thu từ hoạt động nhập khẩu chi nhánh đặt mục tiêu giữ vững mức tăng trưởng cao qua các năm, nhất là năm 2012 phải đạt được mức tăng trưởng cao nhất là 14%, cùng với đó là mức tăng lợi nhuận sau thuế đạt 13,8%. Bên cạnh các mục tiêu cụ thể phải đạt được như đã nêu trên thì chi nhánh đã đặt ra cho mình mục tiêu lâu dài đó là: không ngừng nâng cao uy tín, thế lực của chi nhánh, mở rộng thị trường mục tiêu, tăng thị phần, hạn chế đến mức tối đa độ rủi ro, mạo hiểm trong kinh doanh và cố gắng vươn lên là đơn vị dẫn đầu về nhập khẩu máy móc, thiết bị, linh kiện. 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội Mặc dù hình thành và phát triển trong giai đoạn cạnh tranh quyết liệt tại thị trường Việt Nam nhưng chi nhánh Hà Nội đã thể hiện xuất sắc vị trí, vai trò chuyên kinh doanh nhập khẩu các linh kiện, hệ thống bán dẫn và đo lường của mình trên thị trường. Chi nhánh là đầu mối cho sự phát triển ngành điện cơ, công nghiệp và xây dựng ở nước ta. Tuy nhiên, kinh doanh trong cơ chế thị trường cũng đem lại cho chi nhánh Hà Nội nhiều bài học quý giá. Đó là bài học về đa dạng hóa kinh doanh, tích cực chủ động tìm kiếm khách hàng, chủ động trong kế hoạch kinh doanh, khai thác thế mạnh truyền thống, giữ uy tín với khách hàng, biết phát hiện và phát huy những thế mạnh mới của mình... Thực trạng nền kỹ thuật- công nghệ của Việt nam hiện nay cũng gợi mở cho chi nhánh những cơ hội kinh doanh hấp dẫn, bởi vì Việt nam là nước có điểm xuất phát thấp dưới áp lực của phát triển kinh tế thì tốc độ tăng trưởng sẽ rất cao, đây chính là yếu tố cơ bản dẫn đến sự sôi động trên thị trường kỹ thuật - công nghệ. Đồng thời cũng do chính sách hỗ trợ của Nhà nước làm cho nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Từ đó có thể thấy được phương hướng cho hoạt động kinh doanh trong thời gian tới của chi nhánh như sau: - Tiếp tục phát huy vị trí và vai trò đã được khẳng định trong công ty (thống lĩnh thị trường miền bắc) và trên thị trường nói chung – là đơn vị phân phối có uy tín, tầm quan trọng về các linh kiện, máy móc thiết bị bán dẫn. Cụ thể là: phân phối các sản phẩm linh kiện, máy móc có chất lượng, hoàn thành tốt các nghĩa vụ với chủ đầu tư, đảm bảo chất lượng công trình, đôn đốc trách nhiệm của người bán với việc bảo hành, hỗ trợ cho người mua về mặt kỹ thuật, tư vấn cho khách hàng lựa chọn nhập khẩu linh kiện tốt phục vụ cho sản xuất, lắp ráp máy móc, tư vấn lựa chọn những dây chuyền thiết bị hiện đại để hàng hóa sản xuất ra có khả năng cạnh tranh trên thị trường Quốc tế. - Bên cạnh nhập khẩu trực tiếp cần tiếp tục chú ý và khai thác hình thức nhập khẩu ủy thác nhằm mang lại lợi nhuận cao hơn, có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động hơn…Tuy nhiên không nên đầu tư tràn lan gây lãng phí vốn và chậm quay vòng vốn, vì vậy cần xem xét cẩn thận về hoạt động kinh doanh của công ty ủy thác đồng thời tìm hiểu kỹ về mặt hàng mà khách hàng muốn ủy thác cho chi nhánh Hà Nội nhập khẩu. - Trên cơ sở chủ sở hữu đầu tư các công trình, các xí nghiệp mới thành lập thường không có nhiều kinh nghiệm cần thiết cho hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị, chi nhánh cần tiếp tục đẩy mạnh hoạt động tư vấn đầu tư và thương mại, cố vấn cho khách hàng để tạo lòng tin và có thể thuyết phục khách hàng mua các sản phẩm của chi nhánh. - Tăng cường hình thức liên doanh với công ty khác để dự các gói thầu cung cấp toàn bộ thiết bị bởi vì khi áp dụng hình thức này sức mạnh, uy tín và lợi thế liên doanh nhà thầu tăng lên rất nhiều lần, đảm bảo tốt các yêu cầu khắt khe về khả năng tài chính, kỹ thuật cũng như tư cách pháp nhân nhà thầu trong các gói thầu lớn. Bởi điểm yếu của các nhà thầu Việt nam thời gian qua chính là sự liên kết với nhau, điều này đã làm cho các doanh nghiệp Việt Nam ít có cơ hội làm nhà thầu chính trong tất cả các dự án lớn có nguồn vốn của nước ngoài. Do vậy hình thức liên doanh nhà thầu là một giải pháp hữu hiệu để khắc phục yếu điểm trên. - Chi nhánh Hà Nội cần tiếp tục đa dạng hóa các sản phẩm kinh doanh nhập khẩu cơ bản của mình nhằm tạo sự ổn định thu nhập, sự ổn định về vốn và giảm rủi ro hơn khi kinh doanh. - Tăng cường liên doanh liên kết với các công ty, tập đoàn bên nước xuất khẩu nhằm tạo sự ổn định cho nguồn hàng cung ứng và đó cũng là tạo sự ổn địnhcho hoạt động kinh doanh của chi nhánh. 3.2. Cơ hội và thách thức đối với hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 3.2.1. Cơ hội 3.2.1.1. Về thị trường nhập khẩu các loại linh kiện, thiết bị, máy móc Do xu hướng toàn cầu hóa kinh tế ngày càng mạnh mẽ, quan hệ kinh tế giữa các nước ngày càng được mở rộng và thân thiết hơn. Điều này tạo nhiều thuận lợi cho chi nhánh trong việc tìm kiếm và thiết lập quan hệ với các đối tác ở khắp các nước trên thế giới, cũng như sẽ có nhiều cơ hội lựa chọn cho mình các nhà cung cấp tốt nhất. Bên cạnh đó, có quan hệ nhập hàng từ nhiều đối tác cho phép chi nhánh chủ động hơn về thời gian nhập hàng, giảm sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp. Bởi chi nhánh Hà Nội có thể lựa chọn thời gian, số lượng hàng nhập phù hợp với điều kiện lưu kho và khả năng tiêu thụ của chi nhánh mình. 3.2.1.2. Thủ tục hành chính và cơ sở hạ tầng ngày một được cải thiện tốt hơn Từ trước tới nay, vấn đề thủ tục hành chính luôn là vấn đề gây nhiều khó khăn, phiền hà cho các doanh nghiệp. Nó làm mất nhiều thời gian từ đó dẫn đến chậm tiến trình nhập khẩu, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Từ thực tế đó, Nhà nước ta đã có rất nhiều biện pháp và chính sách tích cực nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính: ví dụ như ứng dụng công nghệ tờ khai điện tử vào khâu thủ tục hải quan, các máy soi hàng hiện đại…Khi các thủ tục này được tinh giản, chi nhánh Hà Nội cũng như các công ty xuất nhập khẩu khác sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí, qua đó có thể hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, để phát triển nền kinh tế và thu hút đầu tư nước ngoài, Nhà nước đã và đang đầu tư xây dựng lại và mới rất nhiều công trình, nâng cao cơ sở hạ tầng. Như xây dựng các nhà kho, bến bãi đạt tiêu chuẩn chất lượng cao; xây dựng các cảng biển lớn, sâu để cho tàu lớn của nước ngoài có thể vào tận sâu trong cảng…Nhờ đó việc lưu chuyển hàng hóa được thuận lợi hơn đáng kể Hai vấn đề này được cải thiện là một cơ hội rất tốt cho quá trình hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị của chi nhánh Hà nội. 3.2.1.3. Thị trường tiêu thụ nội địa Do chính sách mở của Nhà nước ta, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tư nhân cũng như các doanh nghiệp nước ngoài được thành lập ở nước ta. Với lượng doanh nghiệp tăng cao như vậy dẫn đến nhu cầu về máy móc, thiết bị, linh kiện máy móc để xây dựng cơ sở hạ tầng doanh nghiệp là rất lớn. Vì thế, chi nhánh Hà Nội cần phải có những kế hoạch chiến lược để tận dụng cơ hội này để phát triển mạng lưới khách hàng trên toàn miền Bắc và phát triển mạnh mẽ hoạt động kinh doanh của mình. 3.2.2. Thách thức 3.2.2.1. Nguồn nhân lực chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu Do đội ngũ nhân viên trong công ty Phát Minh – chi nhánh Hà Nội đa phần là khá trẻ nên kinh nghiệm tích lũy trong quá trình làm công tác nhập khẩu chưa nhiều. Đồng thời hiểu biết cũng như kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực này cũng không cao. Vì thế chi nhánh gặp không ít khó khăn, thách thức trong việc xử lý các tình huống trong quá trình nhập khẩu. Ví dụ như: mặc dù đã làm nhiều lần làm thủ tục Hải quan nhưng nhân viên vẫn khá lúng túng mỗi khi làm tờ khai nhập khẩu, khai báo và giải thích cho nhân viên Hải quan hiểu khi đó là sản phẩm chi nhánh mới lần đầu nhập về kinh doanh; khi Hải quan kiểm hóa thì nhân viên vẫn chưa linh hoạt dẫn đến mất nhiều thời gian, chi phí hay hợp đồng còn sai những nỗi cơ bản…Nghiệp vụ nhập khẩu của nhân viên chưa tốt, trình độ chuyên môn không cao là nguyên nhân khiến chi nhánh mất nhiều chi phí, thời gian, công sức, tiền bạc cho công tác thanh toán, thông quan hàng hóa. 3.2.2.2. Thách thức từ môi trường cạnh tranh Mở cửa nền kinh tế nên nước ta càng ngày càng có nhiều các công ty nước ngoài đặt trụ sở kinh doanh tại Việt Nam, họ có thế trực tiếp sản xuất rồi cung cấp cho doanh nghiệp Việt Nam vì thế giá cả và điều kiện cung cấp hàng hóa là rất cạnh tranh. Ngoài ra chi nhánh còn chịu áp lực cạnh tranh từ các doanh nghiệp trong nước cùng lĩnh vực hoạt động như các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu máy móc, linh kiện, thiết bị khác hay các hãng vận tải nổi tiếng và có uy tín như T&T, Viettrans, FedEx Express…Tất cả đó đều tạo cho chi nhánh Hà Nội một áp lực cạnh tranh rất lớn, đòi hỏi chi nhánh phải có tầm nhìn, kế hoạch phát triển chiến lược mới có thể đứng vững trên thị trường. 3.3. Định hướng các giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội 3.3.1. Giải pháp từ phía công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà nội 3.3.1.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chỉ đạo của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên trong chi nhánh Hà Nội Hiện nay, công tác tổ chức quản lý của chi nhánh như vậy là hợp lý. Mọi hoạt động đều nằm dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Các phòng chức năng phụ trách từng khu vực và quản lý theo sự phân công lãnh đạo của chi nhánh. Tuy nhiên cũng nên có một vài thay đổi để thích ứng với điều kiện hiện nay. Cụ thể là: - Nên thành lập phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường mạnh mẽ hơn để trợ giúp Ban giám đốc trong chiến lược Marketing. Hiện nay công việc này do phòng kinh doanh đảm nhiệm, do còn đảm nhận là đơn vị kinh doanh và đề ra các kế hoạch, chiến lược cho hoạt động kinh doanh nên bộ phận này không thể chuyên sâu nghiên cứu thị trường được. - Về vấn đề quản lý đội ngũ cán bộ, chi nhánh nên có những quy định tăng cường ý thức trách nhiệm của các cán bộ trong khi làm việc, đặc biệt là khi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Có thể sử dụng phương pháp đánh vào kinh tế, chẳng hạn như, nếu cán bộ, nhân viên nào vị phạm những quy định của chi nhánh thì tùy theo mức độ thiệt hại do vi phạm đó gây ra mà phải đền bù những khoản tiền khác nhau. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức quản lý, lãnh đạo cũng nên đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân để sắp xếp công việc cho phù hợp, có chế độ lương thưởng kịp thời. - Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đang ngày càng phải quan tâm sâu sắc. Hiện nay với 100% cán bộ có trình độ đại học và trên đại học, đội ngũ cán bộ, nhân viên của chi nhánh có mặt bằng trình độ khá cao và toàn là đội ngũ trẻ năng động, nhiệt tình. Vì thế về mặt kinh nghiệm chưa có được nhiều nên chi nhánh cần tăng cường tổ chức những buổi giao lưu học hỏi kinh nghiệm với cán bộ, nhân viên trong toàn công ty Phát Minh hoặc với các công ty bạn; tham gia các buổi hội thảo, hội trợ hoặc đi đào tạo, học hỏi kinh nghiệm bên nước ngoài. Cụ thể là tăng cường: kỹ năng, kinh nghiệm kinh doanh; kinh nghiệm quản lý; kiến thức về kỹ thuật, nghiệp vụ ngoại thương, pháp lý và đặc biệt là ngoại ngữ. Làm được như thế không những chi nhánh sẽ có được những cán bộ chuyên môn có năng lực để phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả mà còn thể hiện được sự quan tâm của công ty với tập thể lao động, có thể tạo được tinh thần làm việc tốt cho từng cá nhân và tạo được bầu không khí làm việc tốt cho toàn thể chi nhánh. 3.3.1.2. Công tác nghiên cứu thị trường * Thứ nhất là: Khâu nghiên cứu nhu cầu khách hàng và quảng cáo về chi nhánh Hà Nội Cạnh tranh trong cơ chế thị trường khiến cho mọi doanh nghiệp đều phải tìm mọi cách để thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp mình, lượng khách hàng càng lớn thì doanh nghiệp đó càng lớn mạnh. Và ngược lại không có khách hàng sẽ đồng nghĩa với sự phá sản của doanh nghiệp. Nắm chắc quy luật đó, chi nhánh Hà Nội nhất thiết cần trang bị cho mình một chiến lược thu hút khách hàng trong nước, đảm bảo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Nội dung của chiến lược có thể linh hoạt tuỳ theo từng thời điểm, tuy nhiên về cơ bản là: - Khuyếch trương hình ảnh và uy tín của chi nhánh thông qua các hình thức quảng cáo, tham gia các hội thảo, mở các hội nghị khách hàng nhằm thu thập những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng để có sự điều chỉnh lại hoạt động của chi nhánh cho phù hợp. - Cạnh tranh với các đối thủ khác bằng cách giảm mức phí ủy thác nhập khẩu. Để làm được điều này chi nhánh phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh mình. - Đẩy mạnh tiếp thị trực tiếp, chăm sóc khách hàng nhằm củng cố lực lượng khách hàng quen thuộc và thu hút những khách hàng mới đến với chi nhánh. - Luôn luôn lấy chữ tín làm đầu: chất lượng sản phẩm, thời gian và hoạt động cung cấp hàng hóa…chi nhánh luôn phải đảm bảo giữ chữ tín với khách hàng. *Thứ hai là: Hoạt động nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường trong nước để tìm đối tác là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình kinh doanh xuất khẩu của chi nhánh Hà Nội. Và đây chính là một khâu quan trọng quyết định sự thành công của chi nhánh. Nghiên cứu thị trường thực chất là nghiên cứu về xu hướng tiêu dùng của một loại hàng hóa nào đó. Quá trình thu thập thông tin đầy đủ chính xác, từ đó đánh giá các xu hướng thị trường trong tương lai sẽ giúp chi nhánh có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên chi nhánh vẫn còn nhiều vướng mắc tồn lại ở khâu này. Để giải quyết những vướng mắc đó, chi nhánh nên tổ chức một qui trình nghiên cứu thị trường một cách đồng bộ hơn. Cụ thể đối với thị trường trong nước như sau: - Chủ động thâm nhập vào thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất có nhu cầu nhập khẩu hệ thống thiết bị thông qua những mối quan hệ mà chi nhánh đã có trước đây nhờ nhập khẩu những dây chuyền thiết bị cho họ để tìm hiểu kế hoạch sản xuất kinh doanh (mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng) từ đó xác định nhu cầu cụ thể của các đối tượng khách hàng này - Và điều quan trọng là phải nghiên cứu được chu kỳ sống của sản phẩm để giúp chi nhánh định hướng nhập khẩu những linh kiện, máy móc, thiết bị phù hợp. - Nghiên cứu số lớn các doanh nghiệp sản xuất tiêu biểu để rút ra xu hướng phát triển nhu cầu về linh kiện, hệ thống máy móc, cụ thể mục tiêu nghiên cứu là các giai đoạn phát triển sản xuất, các nhu cầu đòi hỏi đổi mới hệ thống thiết bị, qui mô của nhu cầu đó, những bộ phận nào ưu tiên đổi mới, khả năng về vốn để đảm bảo thanh toán... - Luôn tìm hiểu và nắm bắt thông tin về các đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của họ để có thể rút ra cho mình cách thức hoạt động phù hợp. - Nghiên cứu tình hình nhập khẩu hệ thống thiết bị ở những khu vực địa lý khác nhau trên toàn miền Bắc. - Nghiên cứu xu hướng đầu tư của Nhà nước đang chú trọng vào lĩnh vực nào hay khu vực nào để kịp thời đưa ra các phương án nhằm nắm bắt cơ hội kinh doanh. Trên đây mới chỉ bàn đến khía cạnh thị trường trong nước, còn một mảng nữa rất quan trọng không thể bỏ qua, đặc biệt trong lĩnh vực máy móc, thiết bị, đó là thị trường cung cấp các loại linh kiện, máy móc, thiết bị thế giới. Trong kinh doanh thương mại, tìm được nguồn hàng có ưu thế về giá cả, chất lượng, dịch vụ kèm theo... là đã thắng lợi một nửa. Đối với việc nghiên cứu thị trường nước ngoài, chi nhánh cần phải duy trì và củng cố hoạt động của các văn phòng đại diện tại nước ngoài trong việc nghiên cứu xu hướng thị trường máy móc, thiết bị trên thế giới. Để thực hiện tốt việc hỗ trợ hoạt động nghiên cứu thị trường, các văn phòng đại diện cần: - Thu thập thông tin về máy móc, hệ thống thiết bị - công nghệ tạo điều kiện cho đồng nghiệp trong nước hiểu rõ hơn về nguồn máy móc, thiết bị, linh kiện trên thế giới hiện nay. - Tiếp tục nghiên cứu tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, các chính sách thương mại, chuyển giao công nghệ, điều kiện vận chuyển, bảo hiểm,... trong lĩnh vực xuất khẩu máy móc thiết bị của nước bạn. - Tích cực tìm kiếm thị trường xuất khẩu từ khắp các nước trên thế giới nhằm phục vụ mục tiêu đa dạng hóa kinh doanh của công ty nói chung và chi nhánh Hà Nội nói riêng. Hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước phải đảm bảo đưa đến cho chi nhánh một kết luận chắc chắn có nên nhận hợp đồng ủy thác hay không hoặc có nên đầu tư kinh doanh vào một loại linh kiện, máy móc, thiết bị nào hay không. 3.3.1.3. Hoàn thiện quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng Đối với công tác này không chỉ chi nhánh Hà Nội mà hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam rất hay gặp vướng mắc trong khâu này, nhìn chung các doanh nghiệp Việt nam khi đàm phán thường ở thế yếu hơn so với bên nước ngoài. Điều kiện này chỉ có thể hạn chế bớt chứ chưa thể giải quyết thỏa đáng ngay. Thực ra nếu đội ngũ cán bộ, nhân viên trong chi nhánh có sự chuẩn bị kỹ về phương pháp và nghệ thuật đàm phán thì cũng có thể dành được cho mình nhiều lợi thế. Vì thế, chi nhánh có thể thành công hơn trong các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng nếu công ty thực hiện theo trình tự sau: *Một là: Giải pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần chuẩn bị này chi nhánh phải xác định cho mình hoàn cảnh đàm phán, mục tiêu đàm phán và thành phần tham gia đàm phán. Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ những kinh nghiệm, hiểu biết về kỹ thuật, thương mại, pháp luật. Ngoài ra họ cũng phải cá nhân nổi trội hơn về khả năng giao tiếp, sự nhanh nhạy trong xử lý tình huống. Và lãnh đạo cũng nên tạo sự thoải mái cho các cá nhân trong đoàn đàm phám về mặt tinh thần, không nên có những sức ép không cần thiết cho họ trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Mục tiêu đàm phán đặt ra trong các cuộc đàm phán là sẽ đem lại cho chi nhánh những lợi thế trong quá trình nhập khẩu sau này. Và thực tế muốn đàm phán thắng lợi thì không bao giờ bắt đầu đàm phán mà không có các phương án lựa chọn, khi chuẩn bị sẵn các phương án lựa chọn khác nhau để khi bước vào đàm phán sẽ làm cho đoàn đàm phán luôn luôn chủ động. Đối phương khi thấy chi nhánh đã có sự chuẩn bị kỹ các phương án như vậy cùng với sự kết hợp hoàn hảo giữa các thành viên trong đoàn nhằm đạt được những mục tiêu đề ra thì họ sẽ dễ phải chấp nhận một trong các phương án chi nhánh đưa ra. Đối với hoàn cảnh đàm phán, chi nhánh hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị được. Tuy nhiên quan trọng nhất là chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh phải thăm dò được tình hình hiện nay của đối phương về tình hình tài chính, vị thế của đối phương trên thị trường, sức ép của các đối thủ cạnh tranh khác đối với họ...Để qua đó có thể có những phương án mang lại lợi ích tối đa cho chi nhánh mình. Chi nhánh cũng có thể thông qua mạng lưới văn phòng đại diện để có những thông tin xác thực hơn về đối tác của mình. * Hai là: Giải pháp hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết Trong quá trính đàm phán, đối với những vấn đề còn chưa thể thống nhất, đi đến kết luận cuối cùng thì chi nhánh nên có phương án giải quyết từng phần, từng vấn đề. Đoàn đàm phán của chi nhánh không nên vội vàng quyết định vấn đề nếu chưa thật sự rõ về nó vì có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác được hết lợi thế, hay những thỏa thuận gây ra thiệt hại cho chi nhánh. Tuy nhiên, mọi người trong đoàn đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố bảo vệ những lợi ích đã tính toán từ trước mà nên có những nhượng bộ nhất định. Khi tiến hành ký kết các hợp đồng, các thành viên trong đoàn đàm phán cũng phải đặc biệt chú ý tới các điều khoản hợp đồng, nhất là hợp đồng với các đối tác mới, bởi đa số các hợp đồng của chi nhánh là được ký kết với các đối tác truyền thống nên thường mang hình thức là chính, nội dung khá sơ sài do hai bên tin tưởng nhau là chính. Vì thế, thời gian tới chi nhánh cần bổ sung và hoàn thiện hơn về các điều khoản trong hợp đồng. Nhất là, hiện nay chi nhánh đã có quan hệ mua bán với nhiều đối tác khác nên càng phải quan tâm hơn nữa đến nội dung và hình thức hợp đồng sao cho các điều khoản chặt chẽ và chính xác hơn, tạo trách nhiệm, nghĩa vụ ràng buộc giữa các bên và tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho những tranh chấp nếu có sau này. 3.3.1.4. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội Đây là khâu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do có cả từ phía chi nhánh và từ phía Nhà nước. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, sai sót thường xảy ra trong lúc làm việc với Hải quan. Bởi vì có nhiều thủ tục phức tạp, cộng với việc doanh nghiệp phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn có thể xảy ra. Vì thế, cán bộ, nhân viên tại chi nhánh cần thiết phải am hiểu sâu sắc các văn bản pháp lý về thuế, các văn bản của Tổng cục hải quan, đồng thời phải yêu cầu cán bộ chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai Hải quan. Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một tờ khai Hải quan cho Phòng kế hoạch tài chính giữ để phòng kế hoạch tài phối hợp và theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh toán các khoản với Hải quan. Đối với công tác giao nhận và vận chuyển, chi nhánh nên có kế hoạch giao nhận, vận chuyển từ trước dựa trên hợp đồng ủy thác cũng như đơn hàng của bạn hàng (qua hợp đồng ủy thác hoặc đơn hàng để biết được trách nhiệm trong giao nhận, vận chuyển của chi nhánh đến đâu). Từ đó chi nhánh thiết lập kế hoạch giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và cắt giảm những khoản trung gian không cần thiết. Đối với công tác thanh toán, chi nhánh phải nắm vững thời hạn thanh toán cũng như tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước đồng thời phải tích cực đôn đốc khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn. Về phương thức thanh toán ngoại,