Luận văn Hoàn thiện mô hình kinh tế quốc tế trong các doanh nghiệp dược phẩm

Lời nói đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài. Xã hội càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh càng được mở rộng, càng mang tính đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết và quan trọng. Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - xã hội của một tổ chức để phục vụ nhu cầu quản lý của các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp còn có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay- giai đoạn toàn cầu hoá nền kinh tế , sự cạnh tranh mang tính chất phức tạp, khốc liệt. Có thể nói, chính chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Xuất phát từ yêu cầu và tính chất thông tin cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức có sự khác biệt nên thông tin kế toán được phân biệt thành thông tin KTTC và thông tin KTQT. Mặc dù KTQT mới được phát triển trong giai đoạn gần đây nhưng đã minh chứng được sự cần thiết và quan trọng của nó đối với công tác quản trị, điều hành các tổ chức, doanh nghiệp , đặc biệt là những đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đa ngành trong phạm vi rộng. KTQT đã, đang và dần trở thành công cụ khoa học giúp nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng hoạt động, kiểm soát và ra quyết định. ở nước ta, KTQT mới chỉ được đề cập và vận dụng trong thời gian gần đây. Vì thế, việc hiểu để ứng dụng có hiệu qủa KTQT ở các doanh nghiệp có ý nghĩa lớn lao để tăng cường khả năng hội nhập, tạo nên sự an toàn cho nhà quản trị khi có trong tay một công cụ khoa học hỗ trợ cho quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp. Do vậy, xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp nói chung và các DNKDDP nói riêng là một vấn đề hết sức cần thiết. Đây chính là lý do tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài: " Hoàn thiện mô hình KTQT trong các doanh nghiệp Dược phẩm" 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài. - Đề tài góp phần làm rõ bản chất, nôị dung, phương pháp nghiên cứu và việc tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP. - Thông qua việc nghiên cứu thực tế, đánh giá thực trạng KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam, từ đó đưa ra mô hình tổ chức công tác KTQT trong các đơn vị này. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Trọng tâm nghiên cứu của luận văn là xác định nội dung KTQT, nghiên cứu thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và kết quả ở các DNKDDP ở nước ta, từ đó đưa ra phương hướng mô hình tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP. 4. ý nghĩa khoa học và thực tiễn. Luận văn đã trình bày và làm rõ sự cần thiết, cơ sở lý luận và thực tiễn của tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP. Qua việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng KTQT trong các DNKDDP, luận văn đã phân tích những vấn đề còn hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế đó và đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP. 5. Kết cấu của luận văn. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương, cụ thể như sau: Chương 1 : Lý luận chung về KTQT trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng và tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam hiện nay. Chương 3 : Phương hướng tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam hiện nay. Chương 1: lý luận chung về KTQT trong doanh nghiệp 1.1. Khái quát chung về KTQT. 1.1.1. Khái niệm: Trước đây, người ta chỉ đơn thuần định nghĩa kế toán như là một công việc giữ sổ sách của nhân viên kế toán. Năm 1941, việc các giám định viên kế toán ( Anurican Institute of Certified Public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: " Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó ". Cách định nghĩa này về kế toán dù sao cũng được phổ biến rộng rãi. Năm 1970, tổ chức AICPA xác định chức năng của kế toán là cung cấp thông tin, nhất là thông tin về tài chính có ích để các tổ chức kinh tế thực hiện việc ra quyết định ( mỗi đơn vị kinh tế là một đơn vị hạch toán độc lập). Vậy có thể hiểu, kế toán là khoa học và nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ở doanh nghiệp mà thông tin đó có bản chất về kinh tế . Trong các doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiết cho những người ra quyết định quản lý bên trong đơn vị như: Ông chủ, các nhà quản trị… mà còn cần thiết cho các đối tượng bên ngoài như: Chủ đầu tư, bạn hàng, ngân hàng, cơ quan quản lý chức năng… Do mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau nên thông tin do kế toán cung cấp cũng đa dạng và khác nhau về nội dung, phạm vi, mức độ, tính chất và thời gian cung cấp, kể cả về mặt gía trị pháp lý của thông tin. Chính vì lý do này mà kế toán doanh nghiệp được chia thành KTTC và KTQT. KTQT đưa ra tất cả các loại thông tin kinh tế đã được đo lường, xử lý và cung cấp cho nội bộ sử dụng để ra quyết định và quản lý ; KTTC đưa ra những thông tin kế toán mà ngoài việc nó được sử dụng trong nội bộ ban quản lý, còn được cung cấp cho các tổ chức bên ngoài. Thông tin kế toán cung cấp, về bản chất, thường là thông tin kinh tế - tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh chóng của các vấn đề như : Toàn cầu hoá, sự cạnh tranh, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật… Chính điều này và kết hợp với sự tiến bộ trình độ giáo dục, trình độ chuyên môn kế toán đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm thông tin cần phải cung cấp. Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mang tính nguyên tắc mà đòi hỏi phải linh hoạt, kịp thời, hữu ích. Đồng thời, thông tin kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới. Đến nay, có rất nhiều khái niệm khác nhau về KTQT . Ta có thể hiểu thông qua một số khái niệm sau: Theo GS,TS Ronald. W. Hiton- Trường đại học Cornelb của Mỹ: " KTQT là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong các tổ chức mà các nhà quản trị dựa vaò đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức". Theo GS, TS Jack. L. Snit.M. Krith và Wiliam. L. Stephens ở Trường Đại học South Florida: " KTQT là một hệ thống kế toán cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin định lượng mà họ cần để hoạch định và kiểm soát". Theo quan điểm của giáo trình KTQT - Học viện Tài chính xuất bản năm 2002: " KTQT là một khoa học thu nhận, xử lý và cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch , tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch các hoạt động của doanh nghiệp ". Tóm lại, dù các khái niệm có khác nhau về mặt câu chữ nhưng thâu tóm lại có thể hiểu, KTQT là một bộ phận của công tác kế toán nói chung, đồng thời là một công cụ không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp thông qua KTQT , các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp được trình bày, diễn giải một cách cụ thể, tỉ mỉ, đáp ứng yêu cầu quản lý theo từng chỉ tiêu chi tiết và quản lý từng bộ phận doanh nghiệp. KTQT là loại kế toán dành cho người làm công tác quản lý. Nó được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý và quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp. 1.1.2. Đối tượng, mục tiêu và nhiệm vụ của KTQT. 1.1.2.1. Đối tượng của KTQT. KTQT không những được áp dụng cho các doanh nghiệp mà còn được áp dụng cả cho những tổ chức, các đoàn thể…Dưới đây chỉ đề cập đến đối tượng của KTQT trong các doanh nghiệp, các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. - KTQT không phản ánh toàn bộ đối tượng của kế toán nói chung, mà chỉ phản ánh thông tin cụ thể về từng loại tài sản, từng loại chi phí sản xuất kinh doanh hoặc từng qúa trình sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - KTTC phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, còn KTQT chỉ phản ánh từng phần hoạt động kinh tế tài chính đó. 1.1.2.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của KTQT. Đối với KTQT, mô hình doanh nghiệp thể hiện dưới dạng gắn các mục đích mà doanh nghiệp theo đuổi với các nguồn lực mà doanh nghiệp có thể huy động và với việc tiêu dùng các nguồn lực này ( thể hiện các chi phí ).Như vậy, mục tiêu của KTQT là liên kết giữa việc tiêu dùng các nguồn lực ( các chi phí ) và nhu cầu tài trợ với các nguyên nhân của việc tiêu dùng các nguồn lực đó ( các chi phí phát sinh). Mục đích mà doanh nghiệp theo đuổi có thể rất đa dạng, như: Bán được một lượng hàng hoá nào đó; tôn trọng và thực hiện một thời hạn giao hàng cụ thể… Để thực hiện đựơc mục tiêu này, cần phải huy động các nguồn lực vào đầu tư thiết bị, dự trữ hàng tồn kho, lao động ( nhân công)… nghĩa là doanh nghiệp phải đương đầu với một nhu cầu đầu tư về vốn cố định và vốn lưu động. Vì vậy, một trong các nhiệm vụ của KTQT là tính toán và đưa ra mô hình về nhu cầu vốn ( vốn lưu động và vốn cố định) cho một loại sản phẩm một thời hạn giao hàng nào đó. Trong thực tế, KTQT phải tính toán, đo lường giá phí, giá thành của từng loại hàng tồn kho, từng sản phẩm , lao vụ, dịch vụ, từng loại tài sản cố định cũng như xác định chi phí theo từng địa điểm phát sinh của chi phí nhằm tăng cường trách nhiệm vật chất của các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp , tăng cường hạch toán kinh tế nội bộ doanh nghiệp. Việc đo lường chi phí của một hoạt động theo một mục đích nào đó là kết quả cụ thể của KTQT. Tuy nhiên, một nhiệm vụ quan trọng hơn của KTQT là phải giúp nhà quản lý có những giải pháp tác động lên các chi phí này, nghĩa là cần phải xác định nguyên nhân gây ra chi phí để có thể can thiệp, tác động vào các nghiệp vụ, các hoạt động phát sinh các chi phí. Nghĩa là cần: - Một mặt, phân tích một cách cụ thể để hiểu các chi phí được hình thành như thế nào. - Mặt khác, khuyến khích những người, những bộ phận có khả năng tới các thành phần chi phí làm việc phù hợp với chính sách và quy định của doanh nghiệp nhằm tiết kiệm và hạ thấp chi phí một cách hợp lý nhất, đảm bảo mối quan hệ tối ưu giữa chi phí - khối lượng- lợi nhuận. Ngoài ra, KTQT còn giúp người ra quyết định lựa chọn các giải pháp phù hợp khi lựa chọn phương án kinh doanh. 1.1.3. KTQT với chức năng quản lý. Trách nhiệm của các nhà quản trị doanh nghiệp là điều hành và quản lý các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản lý được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ số 1-1: Các chức năng cơ bản của quản lý Lập kế hoạch Ra quyết định Kiểm tra Thực hiện Đánh giá Qua sơ đồ này, có thể thấy sự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định. Như vậy, để làm tốt chức năng quản lý, nhà quản trị phải có thông tin cần thiết để có thể ra quyết định đúng đắn. KTQT là nguồn chủ yếu, dù không phải là duy nhất, cung cấp thông tin đó. KTQT với chức năng quản lý thể hiện trong các khâu của quá trình quản lý được thể hiện cụ thể như sau: * Lập kế hoạch : Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Đó có thể là kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn. Để chức năng lập kế hoạch của quản lý được thực hiện tốt, để các kế hoạch được lập đảm bảo tính khoa học và tính khả thi cao đòi hỏi phải dựa trên những thông tin đầy đủ thích hợp và có cơ sở. Các thông tin này chủ yếu do KTQT cung cấp. * Tổ chức thực hiện. Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa các yếu tố, tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch được thực hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị cũng phải có nhu cầu rất lớn đối với các thông tin KTQT để có thể ra được các quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn đúng đắn và phù hợp. * Kiểm tra và đánh giá. Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để làm được điều này, nhà quản trị cần được các kế toán viên quản trị cung cấp các báo cáo thực hiện để nhận được những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý. Thông thường, các nhà quản trị thừa hành thường đánh giá từng phần trong phạm vi kiểm soát của họ. Các nhà quản trị cấp cao hơn không tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động hàng ngày mà đánh giá và kiểm tra dựa vào các báo cáo thực hiện của từng bộ phận thừa hành do kế toán quản trị cung cấp. * Ra quyết định. Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị. Đây là một chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch tổ chức thực hiện, cho đến kiểm tra và đánh giá. KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin phù hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất. 1.1.4. Phân biệt KTQT với KTTC. KTQT và KTTC là hai bộ phận của kế toán doanh nghiệp, chúng có mối quan hệ chặt chẽ, đồng thời cũng có nhiều điểm khác biệt nhau. 1.1.4.1. Sự giống nhau. KTQT và KTTC có nhiều điểm giống nhau và là hai bộ phận không thể tách rời của kế toán doanh nghiệp. Những điểm giống nhau cơ bản là: - KTQT và KTTC đều đề cập đến các sự kiện kinh tế trong doanh nghiệp. - KTQT và KTTC đều được ghi chép trên cơ sở các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp. - KTQT và KTTC đều phục vụ cho mục đích quản lý doanh nghiệp trên các góc độ khác nhau. Nhà quản trị doanh nghiệp sử dụng thông tin của KTTC trong quá trình thực hiện các chức năng của mình để kiểm tra, đánh giá tổng quát về tình hình huy động, sử dụng vốn trong doanh nghiệp, hiệu quả sản xuất kinh doanh của kỳ qua, phát hiện những sai sót, những tiềm năng để có biện pháp tốt hơn trong kỳ tới; còn sử dụng thông tin KTQT để đánh giá việc thực hiện những yêu cầu quản trị kinh doanh đã được đề ra cụ thể ở doanh nghiệp. - KTQT và KTTC đều biểu hiện thông tin kinh tế tài chính trong mối quan hệ với trách nhiệm của nhà quản trị phạm vi. KTTC biểu hiện trách nhiệm của người quản lý cấp cao, còn KTQT biểu hiện trách nhiệm của người quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp. 1.1.4.2. Sự khác nhau. Xuất phát từ nguồn gốc hình thành và nhu cầu sử dụng khác nhau nên KTQT và KTTC có những điểm khác nhau cơ bản sau: * Về đối tượng sử dụng thông tin. - KTQT đưa ra tất cả các loại thông tin kinh tế đã được đo lường, xử lý và cung cấp chỉ cho nội bộ doanh nghiệp sử dụng phục vụ quản trị doanh nghiệp. - KTQT đưa ra những thông tin kinh tế mà ngoài việc nó được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, còn được cung cấp cho các tổ chức bên ngoài. * Về nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin. Thông tin KTTC phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia,kể cả các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. Trái lại, trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin KTQT cần linh hoạt, nhanh chóng và thích hợp với từng quyết định cụ thể của người quản lý , không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung. Các quy định của Nhà nước về KTQT ( nếu có) cũng chỉ mang tính chất hướng dẫn. * Về tính pháp lý của kế toán. KTTC có tính pháp lệnh, nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép trình bày và cung cấp thông tin của KTTC đều phải tuân theo các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận. Ngược lại, tổ chức công tác quản trị lại mang tính nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanh nghiệp phù hợp với đặc thù quản lý, yêu cầu quản lý, điều kiện và khả năng từng doanh nghiệp. * Về đặc điểm thông tin. - Thông tin của KTTC chủ yếu dưới hình thức giá trị; còn thông tin của KTQT được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị. - Thông tin của KTTC là thông tin thực hiện về những nghiệp vụ đã phát sinh, đã xảy ra; còn thông tin của KTQT chủ yếu đặt trọng tâm cho tương lai vì phần lớn nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn phương án, đề án cho một sự kiện hoặc một quá trình chưa xảy ra. - Thông tin của KTTC chủ yếu là các thông tin thuần tuý, được thu thập từ các chứng từ ban đầu kế toán ; KTQT ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán còn phải kết hợp với nhiều ngành khoa học khác như thống kê, hạch toán nghiệp vụ… để tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được. Vì trong KTQT , thông tin được thu thập nhằm phục vụ cho chức năng và quyết định của nhà quản lý và thường không có sẵn. * Về hình thức báo cáo sử dụng. Báo cáo sử dụng trong KTTC là các báo cáo kế toán tổng hợp ( gọi là các báo cáo tài chính) phản ánh tổng quát về sản nghiệp kết qủa hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ như: Bảng cân đối kế toán , báo cáo kết quả kinh doanh … còn báo cáo của KTQT đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của doanh nghiệp như: Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, Báo cáo nợ phải trả… * Về kỳ báo cáo. Kỳ báo cáo của KTQT thường xuyên hơn và ngắn hơn kỳ báo cáo của KTTC . Báo cáo của KTTC được soạn theo định kỳ, thường là hàng quý, hàng năm; còn báo cáo của KTQT được soạn thảo theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp , có thể là 7 ngày , 10 ngày hoặc hàng tháng. 1.2. Nội dung và phạm vi của KTQT trong doanh nghiệp. KTQT có nội dung rất rộng, việc xác định nội dung và phạm vi của KTQT còn là một vấn đề phức tạp và có nhiều ý kiến khác nhau. KTQT chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính một cách cụ thể, tỉ mỉ, chi tiết theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp . Vì vậy, nội dung của KTQT được quyết định bởi yêu cầu cụ thể trong công tác quản trị doanh nghiệp và mối tương quan với KTTC ; nhằm đảm bảo tránh trùng lặp với kế toán chi tiết trong KTTC, đồng thời phát huy tác dụng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tuỳ vào từng doanh nghiệp có quy mô, có yêu cầu quản trị khác nhau mà nội dung và phạm vi của KTQT cũng khác nhau có thể thâu tóm nội dung và phạm vi của KTQT trong doanh nghiệp theo những cách tiếp cận sau: 1.2.1. Xét theo nội dung các thông tin mà KTQT cung cấp. Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp bao gồm: - Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm. Đây là nội dung hạch toán cơ sở để làm nền tảng tính toán cho các mục tiêu dự kiến. Thông tin về lĩnh vực này có vai trò hết sức quan trọng, cần phải chi tiết hoá đến từng khoản mục và đối tượng chi phí để tiến hành việc phân loại theo tiêu chuẩn thích hợp với KTQT như: Phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm ( chi phí bất biến, chi phí khả biến và chi phí hỗn hợp), phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính ( chi phí sản xuất , chi phí thời kỳ)… Trên cơ sở phân loại chi phí, KTQT xác định các chỉ tiêu quản trị chi phí như chi phí tính cho sản phẩm hoàn thành, chi phí trên doanh thu; lợi nhuận trên chi phí… Từ đó xác định đựơc cần phải mở những tài khoản chi tiết nào, sổ kế toán nào để thu thập, xử lý thông tin phục vụ yêu cầu nhiều hơn đến phương pháp phân bổ chi phí, từ đó để tìm ra phương pháp phân bổ hợp lý nhất. - KTQT doanh thu và kết quả kinh doanh. Nội dung cơ bản của KTQT doanh thu và kết quả kinh doanh căn cứ vào yêu cầu quản trị cụ thể về doanh thu và kết quả kinh doanh để phân loại doanh thu theo nhóm, mặt hàng hoặc theo địa điểm kinh doanh, xác định các chỉ tiêu dự đoán về doanh thu, kết quả và mở các tài khoản, sổ chi tiết nhằm cung cấp các thông tin một cách cụ thể về doanh thu và kết quả kinh doanh. - KTQT về các hoạt động đầu tư tài chính. Nội dung của KTQT về các hoạt động đầu tư tài chính trong doanh nghiệp được căn cứ vào yêu cầu cụ thể để xác định các chỉ tiêu đầu tư, hiệu quả đầu tư, thời gian đầu tư; mở các tài khoản và sổ chi tiết nhằm thu thập, xử lý hoạt động đầu tư theo từng hoạt động đầu tư, từng khoản đầu tư … phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - KTQT về các hoạt động khác của doanh nghiệp. Nội dung KTQT các hoạt động khác trong doanh nghiệp được căn cứ vào yêu cầu cụ thể quản lý các chỉ tiêu khác như: Quản trị công nợ, tình hình và khả năng thanh toán … để mở sổ kế toán theo dõi các hoạt động này. Trong các nội dung nói trên, trọng tâm của KTQT là lĩnh vực chi phí. Vì vậy, một số tác giả cho rằng, KTQT là kế toán chi phí. 1.2.2. Xét theo quá trình KTQT trong mối quan hệ với khả năng quản lý. Nội dung của KTQT bao gồm các khâu sau: - Chính thức hoá các mục tiêu của doanh nghiệp thành các chỉ tiêu kinh tế. Nghĩa là , các mục tiêu của doanh nghiệp không còn ở dạng chung chung nữa mà được thể hiện cụ thể, rõ ràng dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế. - Lập dự toán chung và các dự toán chi tiết. Trong doanh nghiệp , lập dự toán là khâu rất quan trọng , không thể thiếu trong công tác kế hoạch. Việc lập dự toán chung và dự toán chi tiết phải dựa trên cơ sở số liệu, tài liệu thu thập được từ hệ thống sổ kế toán phản ánh quá trình đã thực hiện của chỉ tiêu nào đó; dựa vào các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và của ngành, đơn vị để lập dự toán theo từng chỉ tiêu. - Thu thập, cung cấp thông tin về kết quả thực hiện các mục tiêu. Thông tin kế toán quản trị cung cấp về bản chất thường là thông tin kinh tế - tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh chóng về các vấn đề như: Toàn cầu hoá về kinh tế, sự cạnh tranh … vì vậy, kế toán quản trị cần phải thu thập, cung cấp thông tin một cách linh hoạt, kịp thời, hữu ích. Đồng thời phải thông tin của KTQT phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị doanh nghiệp. - Soạn thảo báo cáo KTQT. Cũng như KTTC, " sản phẩm " của KTQT chính là các báo cáo KTQT.Báo cáo KTQT chính là việc so sánh hoạt động thực tế với các định mức hoặc mục tiêu. Có rất nhiều loại báo cáo KTQT khác nhau nhưng đặc điểm quan trọng của các loại báo cáo này là kết quả được so sánh với định mức. Sau đó, ban quản trị doanh nghiệp sẽ điều chỉnh hoạt động dựa theo những mức chênh lệch đó, sau khi điều tra nguyên nhân của vấn đề sao cho phù hợp nhất. Như vậy,thông tin của KTQT không chỉ là thông tin quá khứ thông tin thực hiện mà còn gồm có các thông tin về tương lai ( kế hoạch , dự đoán).Mặt khác, thông tin KTQT không chỉ là các thông tin về giá trị còn bao gồm các thông tin khác như: hiện vật, thời gian lao động … 1.3. Tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp. 1.3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp. KTQT là một công cụ quan trọng đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức công tác KTQT khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò cũng như đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác KTQT trong doanh nghiệp. Như chúng ta biết, không phải tất cả các doanh nghiệp đều tiến hành tổ chức công tác KTQT như nhau, mà tuỳ mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp mà công tác tổ chức KTQT khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta có thể khái quát những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp như sau: * Các nhân tố khách quan. - Chế độ , thể lệ về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nói chung. - Quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như, với một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, về KTQT doanh thu và kết quả kinh doanh thì chỉ cần cụ thể tới từng ngành nghề, từng mặt hàng, nhưng đối với doanh nghiệp lớn, đặc biệt là tập đoàn thì phải chi tiết tới từng khu vực, từng địa bàn. - Môi trường kinh doanh : Trong điều kiện hội nhập kinh tế như hiện nay, môi trường kinh doanh thay đổi sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng tới tổ chức KTQT. * Các nhân tố chủ quan. - Trình độ quản lý của doanh nghiệp. Chúng ta biết rằng, KTQT nhằm phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp, mà chủ yếu là cho Ban quản trị để ra quyết định. Vì vậy, trình độ quản lý chính là nhân tố chủ quan có ảnh hưởng tới việc tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp. - Khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có của doanh nghiệp. Đây là một nhân tố rất quan trọng trong việc tổ chức công tác KTQT ở đơn vị. - Tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán trong doanh nghiệp. 1.3.2. Nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp. KTQT là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp một cách cụ thể phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch tổ chức thực hiện,kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. * Xét dưới góc độ chức năng công tác KTQT trong doanh nghiệp được tổ chức theo các nội dung sau: - Tổ chức thu thập thông tin . Thông tin KTQT là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp, mà hoạt động kinh tế - tài chính này được hình thành từ các hoạt động kinh tế - tài chính đã phát sinh và sẽ phát sinh. KTQT có thể sử dụng nhiều nguồn tin khác nhau, mỗi nguồn tin cung cấp các thông tin đặc thù khác nhau phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và lập dự đoán… Tổ chức thu thập thông tin là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình KTQT, có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà quản lý. KTQT được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý ra quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp. - Phân tích thông tin: Đây là quá trình tiến hành phân tích, phân loại, đánh giá dựa trên các thông tin đã thu nhận được, để đưa ra được các chỉ tiêu phù hợp và cần thiết. Đây là công đoạn quan trọng nhất của một hệ thống thông tin, nó sẽ quyết định chất lượng đầu ra của một hệ thống. Nếu thông tin được xử lý tốt và chính xác, thì các thông tin đầu ra sẽ là những thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có được những quyết định đúng đắn. Ngược lại, nếu thông tin không được xử lý chính xác thì thông tin đầu ra không những không giúp ích được cho các nhà quản lý trong công tác ra quyết định thậm chí còn khiến các quyết định được ban hành một cách sai lầm, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. - Cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị. Sau khi xử lý và phân tích tổng hợp các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu quản lý, KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý theo từng tình huống cụ thể; nhận xét, đánh giá và trình bày kiến nghị cho từng phương án.Việc ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất thuộc quyền của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong báo cáo các KTQT và các tờ trình phưong án kinh doanh của các bộ phận quản lý, tư vấn trong doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn phương án đúng hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của KTQT. Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo từng chức năng quản lý như sau: Sơ đồ 1… Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý. Hoạt động kinh tế Báo cáo cho nhà quản trị Chọn lọc và ghi chép số liệu ( Tổ chức thu nhận thông tin) Phân tích số liệu (thông tin) Ra quyết định Cung cấp thông tin * Xét theo các khâu công việc trong quá trình kế toán, tổ chức công tác KTQT gồm có các nội dung sau: - Chứng từ kế toán. Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, KTQT còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp. Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở doanh nghiệp. Việc thu nhận, kiểm tra , xử lý và luân chuyển chứng từ cũng xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý. - Tài khoản kế toán. Để có số liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ phục vụ quản trị doanh nghiệp, KTQT phải sử dụng những tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4… và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại hàng hoá, dịch vụ… để đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tế, đối tượng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết lại quá nhiều, làm chi phí hạch toán tăng lên. Do đó, nhà quản lý cần cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về để làm sao việc sử dụng tài khoản chi tiết là hợp lý nhất. - Sổ kế toán. Ngoài việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên các sổ kế toán tổng hợp, KTQT còn tổ chức ghi chép các thông tin chi tiết trên các sổ kế toán chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp hàng ngày. - Tính giá và lập báo cáo KTQT. Đối với KTQT , việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các dữ liệu để tính giá không chỉ căn cứ vào các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt, đặc biệt là các quyết định mang tính ngắn hạn. Các báo cáo trong KTQT là các bảng cân đối bộ phận ( cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản…). Các báo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ, được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các Báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động. Đồng thời, ngoài các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự đoán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu sản xuất - kinh doanh và các nguồn lực được huy động… Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo khâu công việc như sau: Sơ đồ 1…. Tổ chức KTQT theo khâu công việc. Chứng từ kế toán Báo cáo KTQT Sổ kế toán quản trị TKKT quản trị Ghi chép Phân tích Phân loại 1.4. Sự biểu hiện của KTQT trong hệ thống kế toán Việt Nam. KTQT là một vấn đề còn tương đối mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Có thể khái quát các quan điểm về KTQT như sau: * Quan điểm thứ nhất: Cho rằng KTQT là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch các hoạt động của doanh nghiệp. Theo quan điểm này, KTQT là loại kế toán dành cho người làm công tác quản lý. KTQT được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý ra các quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp. KTQT không chỉ là kế toán chi tiết, phạm vi của KTQT khá rộng; nó không chỉ bao gồm những thông tin của kế toán chi tiết mà còn bao gồm thông tin của hạch toán nghiệp vụ, lập kế hoạch, xây dựng dự đoán chi phí, định giá sản phẩm trong nội bộ doanh nghiệp. * Quan điểm thứ 2: Cho rằng KTQT là việc ghi chép kế toán nhằm thu nhập, xử lý , cung cấp các thông tin chi tiết cụ thể về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành ở doanh nghiệp. Theo quan diểm này, KTQT trước hết phải là kế toán có liên hệ mật thiết với hệ thống KTTC, ghi chép, phản ánh các số liệu chi tiết cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị nhằm cung cấp những thông tin chi tiết hơn cho quản lý mà KTTC chưa cung cấp được. Giữa hai quan điểm trên có sự khác nhau như sau: + Quan điểm 1 khẳng định, KTQT không phải là kế toán chi tiết và cũng không phải là kế toán chi tiết cộng thêm các công việc cung cấp thông tin ngoài kế toán chi tiết. Nghĩa là, KTQT hoàn toàn tách biệt với kế toán chi tiết và được dùng phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Quan điểm 2 thừa nhận sự đồng nghĩa giữa KTQT và kế toán chi tiết. Vì vậy, ở Việt Nam từ trước đến nay đã có KTQT , đó chính là hệ thống thông tin chi tiết của kế toán phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp. Nghĩa là, không thể nói KTQT là vấn đề hoàn toàn mới mẻ. Từ đó có thể rói rằng, hệ thống kế toán Việt Nam là hệ thống kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT , trong đó chủ yếu là KTTC. Tuy vậy, KTQT đã có sự biểu hiện rõ ràng trong chế độ kế toán và ở sự vận dụng của các doanh nghiệp trong quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hoá, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Trong chế độ kế toán Việt Nam đã ban hành và đang áp dụng tại các doanh nghiệp đều có hướng dẫn theo các nội dung cơ bản sau:Hệ thống tài khoản kế toán, chế độ chứng từ kế toán , chế độ sổ kế toán, chế độ báo cáo kế toán.Việc hướng dẫn của Nhà nước mang tính định hướng theo những nguyên tắc kế toán, căn cứ vào đó để các doanh nghiệp vận dụng sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện và loại hình doanh nghiệp nhằm phục vụ cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Đây chính là những vấn đề định hướng cho KTQT. 1.5. Các mô hình tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và không đơn giản. Vì vậy, cần phải xem xét, lựa chọn để làm sao xây dựng và thực thi một mô hình phù hợp và hiệu quả nhất. Hiện nay, trong các doanh nghiệp Việt Nam, tổ chức công tác KTQT thường được áp dụng theo 2 mô hình sau: 1.5.1. Mô hình tổ chức kết hợp KTQT với KTTC. Theo mô hình này, hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống KTTC. Cụ thể như sau: - Về tổ chức bộ máy kế toán : KTQT và KTTC được tổ chức thành một hệ thống thống nhất, không phân chia thành bộ phận KTQT và bộ phận KTTC mà chỉ phân chia thành các bộ phận kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo chức trách, nhiệm vụ được phân công. Các bộ phận này vừa làm nhiệm vụ KTQT, vừa làm nhiệm vụ KTTC. - Về tài khoản kế toán : KTTC sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp, còn KTQT sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết và các phương pháp khác như: thống kê, toán…. Để hệ thống hoá, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị. - Về sổ kế toán: KTTC ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, còn KTQT căn cứ vào yêu cầu quản trị cụ thể đối với từng chỉ tiêu để mở sổ KTQT nhằm thu nhận được các thông tin phục vụ nhà quản trị. - Về báo cáo kế toán :Mỗi bộ phận kế toán có chức năng thu nhận, cung cấp thông tin kế toán vừa ở dạng tổng hợp vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu quản lý. Căn cứ vào các thông tin này, bộ phận kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo KTQT để cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. + Ưu điểm: Tiện lợi, dễ điều hành, gọn nhẹ, kế toán tổng hợp bộ phận nào kết hợp kế toán chi tiết bộ phận ấy. Do đó, thông tin kế toán rõ ràng và đáng tin cậy hơn. + Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá từng lĩnh vực. +Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt thích hợp với điều kiện Việt Nam hiện nay. 1.5.2. Mô hình tổ chức tách riêng KTQT với KTTC. Theo mô hình này, KTQT được tổ chức tách riêng với KTTC trên những điểm cơ bản sau: - Về tổ chức bộ máy kế toán : KTQT và KTTC được tổ chức thành hai hệ thống riêng biệt. Tuỳ vào điều kiện và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà tổ chức nên các phần hành KTQT sao cho phù hợp nhất. - Về tài khoản kế toán : Theo mô hình này, các tài khoản KTQT được xây dựng thành một hệ thống riêng, mang ký hiệu riêng, nội dung ghi chép cũng có những điểm khác với KTTC . KTQT ngoài việc phản ánh theo chỉ tiêu giá trị còn phản ánh theo chỉ tiêu hiện vật. - Về chứng từ kế toán : Ngoài việc sử dụng các chứng từ bắt buộc, mô hình tổ chức KTQT này còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh " trong nội bộ doanh nghiệp. - Về sổ kế toán : xây dựng hệ thống sổ kế toán riêng phục vụ cho việc ghi chép các nghiệp vụ thuộc KTQT. - Về báo cáo kế toán : Theo mô hình này, các báo cáo KTQT được lập riêng dưới dạng các bảng cân đối bộ phận ( báo cáo kế toán nội bộ) với kỳ hạn ngắn hơn các báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các Bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động ; ngoài các chỉ tiêu quá khứ, các chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự đoán, trong kế hoạch. + Ưu điểm: Phân định ranh giới công việc rõ ràng, mang tính chuyên môn hoá cao, chuyên sâu về lĩnh vực giúp cho từng bộ phận có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. + Nhược điểm: Cồng kềnh, kém linh hoạt, hiệu quả kinh tế thấp. + Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy môn lớn với trình độ cơ giới hoá cao. Phù hợp với kế toán pháp và các nước Đông Âu. kết luận chương 1 Qua quá trình nghiên cứu về cơ sở lý luận chung về KTQT như: khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ, vai trò của KTQT thể hiện qua việc cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Ta thấy, nhu cầu sử dụng thông tin KTQT là vô cùng cần thiết đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Chính nhu cầu này là cơ sở hình thành nên môn KTQT. Từ nhiều quan điểm khác nhau về KTQT giúp ta rút ra bản chất, nội dung, chức năng cơ bản của KTQT . Chương này đã đề cập đến những điểm giống và khác nhau cơ bản giữa KTQT và KTTC , đồng thời chỉ ra sự biểu hiện của KTQT trong hệ thống kế toán Việt Nam và các mô hình tổ chức công tác KTQT ở Việt Nam . Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam hiện nay. 2.1. Lịch sử hình thành KTQT và quá trình ra đời của KTQT ở Việt Nam 2.1.1. Lịch sử hình thành KTQT. Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế - tài chính định hướng về tình hình hoạt động của một tổ chức vai trò của kế toán được thể hiện ở tính hữu ích của thông tin kế toán cung cấp. Sự phát triển của chuyên ngành kế toán gắn liền với những phát triển về phương pháp thu thập, xử lý thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng, Có thể chia lịch sử kế toán thành 3 thời kỳ cơ bản sau: - Thời kỳ thứ nhất: Là thời kỳ mà công việc kế toán gắn liền với những phương pháp, kỹ thuật thu nhập thông tin đơn giản qua việc ghi đơn các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. ở giai đoạn này, với quy mô của các tổ chức nhỏ, đơn giản và điều kiện thô sơ của các phương tiện xử lý thông tin kế toán, nhiệm vụ chủ yếu của kế toán là cung cấp thông tin về các tổ chức hoạt động một cách đơn giản. Vì vậy, thông tin ở giai đoạn này cũng chỉ là thống kê tài sản, nguồn vốn, chi phí, thu nhập, lợi nhuận ở phạm vi thu hẹp về tình hình , kết quả hoạt động của các phường hội, các tổ chức kinh doanh nhỏ. - Thời kỳ thứ 2: Thời kỳ xuất hiện phương pháp ghi sổ kép, là thời kỳ mà quy mô, phạm vi của các tổ chức có sự thay đổi đáng kể,liên quan đến quyền lợi kinh tế của nhiều cá nhân, tổ chức không những trong phạm vi một quốc gia mà còn vượt ra khỏi quốc gia đó, đặc biệt là các tổ chức với mục đích lợi nhuận. Vấn đề được đặt ra ở đây là kế toán cần phải cung cấp thông tin kinh tế tài chính định lượng thể hiện được trách nhiệm vật chất , quan hệ pháp lý về tình hình, kết quả hoạt động của tổ chức để đảm bảo cho việc quản lý, giám sát các tổ chức.Chính từ yêu cầu này mà các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán lần lượt ra đời và phát triển , các luật lệ về kế toán được ban hành nhằm đảm bảo tốt hơn cho những thông tin kế toán ở các tổ chức, ở các quốc gia. - Thời kỳ thứ ba: Thời kỳ này được xác định là giai đoạn cuối của những năm 1980 đến nay. Đây là thời kỳ phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật , sự toàn cầu hoá kinh tế ngày càng nhanh chóng, sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt giữa các doanh nghiệp … Do đó, kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin thể hiện mối quan hệ vật chất pháp lý về tình hình, kết quả hoạt động của các tổ chức mà còn đòi hỏi thông tin phải phục vụ tốt hơn cho các công việc dự báo, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Chính nhu cầu thông tin này đã hình thành nên chuyên ngành KTQT. Từ đó,ngành kế toán bắt đầu hình thành nên hai thái cực cơ bản và phát triển nhanh chóng. + Một là cung cấp những thông tin về trách nhiệm vật chất pháp lý của tổ chức nhằm đảm bảo sự kiểm tra; giám sát của các cá nhân, tổ chức có quyền lợi kinh tế liên quan. + Hai là cung cấp thông tin cho công việc quản trị hoạt động tổ chức của các nhà quản trị như lập kế hoạch , tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Đây chính là nền tảng hình thành nên sự tách rời kế toán thành KTTC và KTQT đồng thời với sự phát triển nhanh chóng và hữu ích của KTQT ở những nước phát triển , ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, có sự phân cấp, phân quyền trong quản lý. KTQT tồn tại và phát triển chính trong môi trường này và chuyên cung cấp thông tin kinh tế - tài chính định hướng gắn liền với nhu dự báo, đánh giá , kiểm soát và trách nhiệm trong việc điều hành tổ chức hàng ngày của nhà quản trị doanh nghiệp. 2.1.2. Quá trình ra đời KTQT ở Việt Nam. Ta sẽ thấy được quá trình ra đời KTQT ở Việt Nam thông qua việc xem xét, đánh giá các bước phát triển để phù hợp với tình hình thực tế nền kinh tế từng thời kỳ của hệ thống kế toán Việt Nam từ năm 1957 đến nay với mốc phân cách rõ rệt là năm 1995 như sau: * Giai đoạn từ năm 1957 đến năm 1995. Năm 1957, để đáp ứng nhu cầu cho quá trình chuyển các xí nghiệp quốc doanh sang chế độ hạch toán kinh tế , lần đầu tiên Nhà nước ta ( cụ thể là Bộ Tài chính) chính thức ban hành chế độ kế toán thống nhất gồm 27 lệnh nhật ký dùng cho doanh nghiệp Nhà nước . Đây là cái mốc quan trọng khẳng định sự thống nhất và tiêu chuẩn hoá công tác kế toán ở Việt Nam , nhằm kiểm tra và kiểm soát, phục vụ cho nhu cầu quản lý tài sản trong các doanh nghiệp quốc doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp công nghiệp và xây dựng cơ bản. Năm 1961, sau 4 năm ban hành, chế độ kế toán Việt Nam được nâng cao hơn về tính pháp lý bằng việc chính phủ ban hành Nghị định 175 CP Nhà nước Việt Nam ban hành " Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ". Năm 1963-1967, Liên Bộ Tài chính - Thống kê Ban hành chế độ ghi chép áp dụng cho các doanh nghiệp quốc doanh theo quyết định 583 LB ngày 01/01/1967. Năm 1970, chế độ kế toán thống nhất lần đầu tiên trong lịch sử ra đời bao gồm: Chế độ ghi chép ban đầu; Hệ thống tài khoản; Sổ sách kế toán ; Báo cáo kế toán ; Thống kê định kỳ. Thời gian này đã có chế độ các ngành công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản… các ngành bắt đầu có các hướng dẫn cụ thể về khoản mục chi phí, khoản mục gía thành để ghi chép kế toán ( chính là nội dung của KTQT ) đã tạo nên một nền tảng quản lý vững chắc cho công tác kế toán áp dụng ở tất cả các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Tháng 6/1985, Hội nghị lần thứ 8 khoá V của TW Đảng đã đánh dấu thời điểm nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế hạch toán mới- cơ chế hạch toán xã hội chủ nghĩa. Năm 1958, Nhà nước ban hành pháp lệnh kế toán và thống kê . Đây là văn bản kế toán có tính pháp lý cao nhất từ trước đến nay. Ngày 15/12/1989, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quyết định 212 TC/CDDKT về việc tổ chức thực hiện kế toán theo chế độ mới. Đối với tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế .Quyết định này bắt đầu được áp dụng từ ngày 01/01/1990 đến năm 1995. Theo đó,việc hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả được quy định hạch toán vào Tài khoản " Tiêu thụ và kết quả". Giá vốn hàng bán, chi phí lưu thông, thuế và các khoản chi phí khác được tập hợp vào bên nợ Tài khoản " Tiêu thụ và kết quả", còn bên có của Tài khoản này được dùng để tập hợp doanh thu bán hàng. Từ đó, xác định kết quả ( lãi hoặc loox0 để kết chuyển sang Tài khoản thu nhập. ở giai đoạn này, kế toán chi phí, doanh thu và kết quả cũng được hạch toán chi tiết nhưng chủ yếu hạch toán theo địa điểm kinh doanh , chưa chi tiết được theo từng khoản mục chi phí hay theo từng mặt hàng sản xuất kinh doanh .Đồng thời , chi phí sản xuất kinh doanh đã được tiến hành phân loại dựa theo tiêu thức nội dung kinh tế của chi phí để phân loại. Tóm lại, chế độ kế toán trong giai đoạn này trước hết là phục vụ cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung, hệ thống kế toán doanh nghiệp chủ yếu chú trọng đến KTTC nhằm phục vụ cho sự quản lý thống nhất, kiểm tra và giám sát của Nhà nước. Nghĩa là , khái niệm KTQT chưa được nêu ra nên nó chưa được đề cập tới trong hệ thống chế độ kế toán. Thực tế, KTQT là công cụ sử dụng trong cơ chế thị trường; trong khi đó thời kỳ 1986- 1995 là thời kỳ nước ta đang quá độ chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường ; do đó mà KTQT chưa được biết đến. * Giai đoạn từ năm 1995 đến nay. Năm 1995, để phù hợp với sự phát triển và đổi mới của nền kinh tế đất nước, hệ thống chế độ kế toán Việt Nam lại được cải cách và từng bước hoàn chỉnh về tính đồng bộ, toàn diện và ngày càng nâng cao tính pháp lý. Ngày 01/11/1995, Bộ Tài chính đã ra Quyết định 1141/CĐ/CDDKT ban hành hệ thống kế toán doanh nghiệp , áp dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị thuộc tất cả các ngành, các thành phần kinh tế trong cả nước kể từ ngày 01/1/1996. Hệ thống chế độ kế toán mới gồm có 4 nội dung sau: - Chế độ chứng từ kế toán. - Hệ thống tài khoản kế toán và giải thích nội dung, kết cấu, phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán . - Chế độ sổ kế toán. - Hệ thống báo cáo tài chính và các quy định về nội dung, phương pháp lập báo cáo tài chính. Cho đến nay, trong quá trình thực hiện,để chế độ kế toán này phù hợp với các chính sách tài chính cũng như các điều luật mới như: luật thuế GTGT, luật doanh nghiệp, … Bộ tài chính đã cho ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung. Cụ thể như sau: + Ngày 20/3/1997 ban hành thông tư số 10 TC/CĐKT " Hướng dẫn thực hiện công tác kế toán , kiểm toán đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam ". + Ngày 15.7/1998, ban hành Thông tư số 100 TC/BTC " Hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp ". + Ngày 26/12/1998, ban hành Thông tư số 180 TT/BTC " Hướng dẫn bổ sung kế toán thuế GTGT". + Ngày 28/12/1998, ban hành Thông tư số 186 TT/BTC " Hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế TTĐB". + Ngày 07/10/1999, ban hành Thống tư số 120 TT/BTC " Hướng dẫn sửa đổi,bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp ". + Ngày 07/6/2000, ban hành Thông tư số 54 TT/BTC " Hướng dẫn kế toán hàng hoá của các cơ sở kinh doanh bán tại các đơn vị trực thuộc và bán qua đại lý bán đúng gía hưởng hoa hồng". + Ngày 25/10/2000, ban hành Quyết định 167 /QĐ- BTC " Ban hành chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ". + Ngày 31.12.2001, ban hành Quyết định 149/2001/QĐ- BTC " Ban hành 04 chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt Nam ". + Ngày 09/10/2002, ban hành Thông tư số 89/2002/TT-BTC " Hướng dẫn thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001". Tuy nhiên, cho đến nay , trong chế độ kế toán Việt Nam mới chỉ đề cập đến hệ thống KTTC , còn hệ thống KTQT vẫn chưa có văn bản hướng dẫn của Nhà nước . Do đó đã gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp. Các đơn vị vẫn quen với thuật ngữ " kế toán tổng hợp" và " kế toán chi tiết", ít đề cập hoặc có đề cập cũng chưa hệ thống cũng như chưa có quan điểm chính thống hay chưa phân biệt rõ giữa KTTC và KTQT , đặc biệt là chưa quen và chưa hiểu được bản chất của KTQT. Điều này chứng tỏ rằng, đối với các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay, KTQT còn tương đối mới mẻ. 2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh , tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán trong các DNKDDP. 2.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. Như chúng ta biết, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều có sự chi phối tới tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp đó. Để phát huy tốt vai trò của KTQT trong công tác quản lý cần phải tổ chức công tác KTQT cho phù hợp. Do đó, mỗi đơn vị nói chung và các DNKDDP nói riêng ở Việt Nam cần phải hiểu rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình,ngành mình. Từ những năm 1990 đến nay, tình hình thế giới có nhiều diễn biến phức tạp. Trong tình hình đó, xu thế hoà bình, ổn định và hợp tác để phát triển là xu thế chủ đạo. Quá trình liên kết khu vực và quốc tế về phát triển kinh tế, đặc biệt về thương mại và đầu tư, ngày càng mở rộng. Hoà mình trong xu hướng chung của thế giới, Việt Nam đã từng bước vượt qua những khó khăn, giành được nhiều thành tựu to lớn trong sự nghiệp đổi mới, phá vỡ thế bao vây cấm vận, mở rộng quan hệ đối ngoại, từng bước hội nhập với cộng đồng quốc tế. Tổ chức công tác KTQT doanh nghiệp bị chi phối rất lớn bởi đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành và của doanh nghiệp. Những đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh Dược phẩm ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán gồm có: + Kinh doanh Dược phẩm là một ngành kinh tế đặc biệt, chịu sự kiểm soát chặt chẽ của sở y tế tỉnh, thành phố và cơ quan cấp cao ( như : Cục Dược, Sở y tế…) , đặc biệt là về chất lượng sản phẩm vì nó liên quan trực tiếp tới sức khoẻ, tính mạng người bệnh ( người tiêu dùng). + Tiêu chí hoạt động kinh doanh của các DNKDDP nói chung là uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp, và phát triển có định hướng. + Đa phần, các công ty tư nhân, công ty TNHH kinh doanh trong lĩnh vực Dược phẩm thường là các nhà phân phối độc quyền một số mặt hàng nhất định cho các Hãng Dược phẩm có uy tín trên thế giới như: Great ( Pháp), Union Pharma ( Mỹ). + Các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm thường có một quầy thuốc chủ yếu bán các mặt hàng kinh doanh của đơn vị. Quầy thuốc này có thể đặt ngay tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc đặt tại một trung tâm mua bán thuốc lớn như: Số 7 Ngọc Khánh, số 8 Ngọc Khánh, 31 LángHạ - Hà Nội. + Thông thường tại mỗi tỉnh, các công ty tư nhân, công ty TNHH kinh doanh Dược phẩm đều có ít nhất một đại lý. Đại lý này có thể là đại lý Nhà nước ( là công ty Dược phẩm Nhà nước tại địa phương ) hoặc đại lý tư nhân ( là nhà thuốc lớn tại địa phương). + Các kênh tiêu thụ sản phẩm của các DNKDDP gồm có: Kênh y tế ( Khoa Dược các bệnh viện) hay còn gọi là hàng Bảo hiểm; Kênh bán buôn ( các đại lý) và Kênh thị trường ( thường là bán lẻ ). + Đặc biệt, mấy năm gần đây, các DNKDDP có tiến hành sản xuất đều đang trong cuộc chạy đua vào GNP ( thực hành tốt sản xuất thuốc); vì theo quyết định của nhà nước ta, đến năm 2005 cơ sở nào không đạt GMP, thuốc sẽ không được lưu hành trên thị trường , đây là mốc cuối cùng . GMP trong nhà máy Dược phẩm bao gồm 4 phần cụ thể sau: % GMP: Nhà máy sản xuất đạt tiêu chuẩn " Thực hành sản xuất thuốc tốt" % GLP:Goood Laboratory Practice Phòng kiểm tra chất lượng tốt. % GSP:Goood Storage Practice Bảo quản và cấp phát thuốc tốt. % GDP:Goood Distribution Practice Phân phối thuốc đến người bệnh tốt. Đặc biệt trong mấy năm gần đây, khi thị trường Dược phẩm mang đầy tính chất cạnh tranh gay gắt giữa các công ty trong nước cũng như với các Hãng Dược phẩm của nước ngoài với nhau, vấn đề lợi ích của khách hàng luôn được các DNKDDP ( đặc biệt là các công ty tư nhân và công ty TNHH) đề ra một cách rõ ràng, thông thường là: % Hàng chất lượng cao - Nhà sản xuất uy tín. % Chiết khấu hấp dẫn. % Thưởng thanh toán tiền ngay. % Khuyến mại - quảng cáo- Hỗ trợ đầu ra. % Thưởng Doanh số. % Hỗ trợ giao hàng. % Chăm sóc khách hàng. % Hàng nội tiêu chuẩn GMP.ASEAN. + Hầu hết các DNKDDP đều có ít nhất một chi nhánh ( thường là hạch toán độc lập) đặt tại một địa điểm thuận lợi để tiến hành kinh doanh ở các tỉnh lân cận, địa điểm thông dụng hiện nay là 3 vùng: Bắn ( Hà nội), Trung ( Đà Nẵng), và Nam ( TPHCM). Đồng thời , các DNKDDP thực hiện cơ chế khoán cho các đơn vị trực thuộc, các bộ phận kinh doanh, cửa hàng dựa trên tình hình thực tế trước đó. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý. Hệ thống tổ chức kinh doanh Dược phẩm ở Việt Nam hiện nay gồm nhiều đơn vị, doanh nghiệp; gồm nhiều thành phần do nhiều cấp quản lý như: Các công ty Dược Trung ương thuộc sự quản lý của Cục Dược; công ty Dược Nhà nước ở địa phương thuộc sở y tế địa phương quản lý … Nhưng dù là loại hình doanh nghiệp nào cũng đều chịu sự kiểm soát chặt chẽ về mặt sản phẩm kinh doanh trên thị trường của Bộ y tế hay Cục Dược. Có đơn vi chỉ tiến hành kinh doanh Dược phẩm đơn thuần nhưng có đơn vị lại còn kinh doanh thêm các dụng cụ y tế, có đơn vị ngoài việc sản xuất để bán còn nhập thêm các mặt hàng của các công ty hay Hãng khác về để bán; có đơn vị kinh doanh thuốc Tân dược nhưng có đơn vị lại kinh doanh thuốc Đông y…. Vì vậy, cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh ở mỗi đơn vị cũng không hoàn toàn giống nhau. Hiện nay, cơ cấu tổ chức quản lý trong các DNKDDP thường được tiến hành theo mô hình sau. Ban Giám đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng nghiên cứu phát triển Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức cán bộ 2.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đã nêu trên, hầu hết các DNKDDP đều tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, thể hiện qua sơ đồ sau ( Trang bên). Theo mô hình này, bộ máy kế toán của doanh nghiệp được tổ chức thành: một phòng kế toán trung tâm doanh nghiệp và các phòng kế toán của các đơn vị độc lập, tiến hành hạch toán như sau: + Phòng kế toán trung tâm doanh nghiệp thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị chính và các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị phụ thuộc không được phân cấp quản lý ( thường là các Quầy, Hiệu thuốc của công ty ). Đồng thời, căn cứ vào Báo cáo kế toán do đơn vị độc lập gửi lên và Báo cáo riêng của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán chung toàn doanh nghiệp. + Phòng kế toán đơn vị độc lập thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị độc lập được phân cấp quản lý và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị phụ thuộc không được phân cấp quản lý ( Quầy Hiệu thuốc). Cuối kỳ, lập báo cáo kế toán riêng của đơn vị mình gửi về Phòng kế toán trung tâm doanh nghiệp phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán chung của doanh nghiệp. bảng ngang2.3. Thực trạng tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP hiện nay ở Việt Nam. 2.3.1. Thực trạng tổ chức công tác KTQT. Trong giai đoạn từ năm 1990 trở về trước, nằm trong tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam, các DNKDDP hầu như không biết và không sử dụng tới thuật ngữ của KTQT. Thời gian này, các DNKDDP ở Việt Nam chủ yếu chỉ là các đơn vị kinh tế trực thuộc của Nhà nước như: Các công ty Dược phẩm TW, các công ty Dược Nhà nước địa phương… Thị trường kinh doanh Dược còn trầm lắng, chủ yếu là các mặt hàng của các Hãng Dược phẩm nổi tiếng trên thế giới. Nếu có sản xuất trong nước thì các công ty Dược trực thuộc Nhà nước này cũng chỉ làm ra các sản phẩm đơn thuần (Vitamin C, Vitamin B1, Vitamin B6) nhưng các hoạt chất, nguyên liệu cũng đều phải nhập khẩu từ nước ngoài và các sản phẩm này được tiêu thụ chủ yếu cho kênh y tế ( Khoa Dược các Bệnh viện, Trung tâm y tế…) dưới sự chỉ định của Bộ y tế. Nghiã là , các doanh nghiệp này còn mang nặng tính bao cấp, dựa vào cấp trên, vào nguồn tài trợ của ngân sách Nhà nước … Do đó, công tác kế toán của các DNKDDP lúc bấy giờ chỉ là KTTC và chủ yếu là kế toán tổng hợp. Trong một số năm trở lại đây, đặc biệt là từ năm 1995 đến năm 1998, thị trường Dược phẩm nước ta sôi động và phát triển nhanh chóng với sự ra đời tương đối nhiều của các công ty tư nhân, công ty TNHH hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực này. Các công ty đó thường là các nhà đại diện phân phối độc quyền một số các mặt hàng của các Hãng Dược trên thế giới tại Việt Nam. Đặc biệt, trong thời gian này, các công ty Dược ở nước ta còn được nhượng quyền sản xuất một số các sản phẩm của các công ty nước ngoài như: thuốc trống và điều trị Viêm gan B, thuốc bổ… Chính vì sự thay đổi này cùng với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường , các DNKDDP Việt Nam phải chú trọng quan tâm tới vấn đề năng suất lao động, chất lượng, hiệu quả kinh doanh. Để khẳng định và phát triển trên thị trường. Do đó, yêu cầu quản trị kinh doanh được xác định rõ từ khâu lập kế hoạch tổ chức thực hiện kế hoạch và đánh giá kết quả kinh doanh. Chính vì vậy, công tác KTQT phần nào đã thể hiện rõ nét. Các DNKDDP đã có kế hoạch, có dự đoán cụ thể trong quá trình sản xuất kinh doanh ; đồng thời đã tiến hành hạch toán chi tiết, tỉ mỉ các phần hành phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, chẳng hạn như: + Lập kế hoạch giá thành trên cơ sở các khoản mục chi phí cấu thành giá. + Lập dự đoán sản xuất kinh doanh. + Dự đoán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo các khoản mục chi phí thật cụ thể… Nhưng vẫn chưa có sự nhận thức và thực hiện một cách rõ ràng và tách biệt giữa KTQT và KTTC. Vì vậy doanh nghiệp vẫn chưa giao nhiệm vụ cho kế toán phải hệ thống hoá thông tin theo các yêu cầu cụ thể. Tổ chức công tác KTQT vẫn đang còn lồng ghép trong mô hình tổ chức công tác kế toán nói chung của đơn vị. Ta có thể lần lượt xem xét tới từng phần hành kế toán cụ thể thể hiện trong mô hình tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam hiện nay như sau: 2.3.1.1. KTQT chi phí. Trong các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm hiện nay, chi phí được chia thành : + Chi phí về giá vốn hàng bán, bao gồm: Giá mua và chi phí mua hàng Giá mua là trị giá mua thực tế của hàng hoá mà đơn vị phải chi ra. Chi phí mua là các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho… Qua khảo sát một số đơn vị như: Công ty Dược phẩm Đô thành ( chi nhánh Hà Nội), công ty Dược phẩm TW 2 ( chi nhánh Hà Nội), công ty Dược và vật tư y tế Thanh Hoá thấy rằng: Khi mua hàng hoá, các doanh nghiệp này căn cứ vào chứng từ liên quan để phản ánh vào TK 1561 " Hàng hoá" và TK 1562 " Chi phí mua hàng". Đặc biệt, chính vì hạch toán độc lập, nên khi nhận hàng từ công ty mẹ từ Sài Gòn chuyển ra, công ty Dược phẩm Đô Thành Hà Nội cũng như công ty Dược phẩm TW 2 - Hà nội đều tiến hành hạch toán như một quá trình mua hàng bình thường. Đôí với những doanh nghiệp ngoài việc kinh doanh Dược phẩm còn có kinh doanh thêm các mặt hàng liên quan như: công ty Dược và vật tư y tế Thanh Hoá kinh doanh thêm các dụng cụ y tế, công ty Dược phẩm Đô thành kinh doanh thêm các mặt hàng sữa dinh dưỡng của Hãng Mead JonhSon Hoa Kỳ, trong quá trình hạch toán quá trình mua hàng, các đơn vị như thế này không hạch toán riêng mà đều tập hợp kết vào TK 1561 và TK 1562 để phản ánh trị gía mua hàng hoá. Nhưng các đơn vị này lại mở TK 632 chi tiết theo từng hàng riêng để phản ánh khi xuất bán hàng hoá. Tại quầy, Hiệu thuốc trực thuộc ; các DNKDDP không mở TK 156, nhân viên kinh tế của Quầy, Hiệu thuốc sẽ gửi Báo cáo bán hàng để kế toán công ty tập hợp làm căn cứ để hạch toán. Chúng ta có thể thấy rõ qua Bảng biểu sau: Bảng số 1. CN công ty TNHH DP Đô Thành 465 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Sổ chi tiết Từ ngày 01/10/03 đến 31/10/03 TK 1561: Hàng hoá Loại tiền: VNĐ. Số phiếu Ngày Nội dung TK đối ứng Phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Dư đầu: 25,179,795,748 NHH 20043 01/10/03 Nhập hàng Cty DP Đô Thành - Sài Gòn 331 56,500,000 25,236,295,741 NHH 20044 01/10/03 Nhập hàng Cty DP Đô Thành-Sài Gòn 331 132,000,000 25,368,295,748 NHH 28917 01/10/03 Nhập hàng SPM 331 38,857,440 25,407,152,888 ………… ………. …………………… …. …………. ………………. NHH 32519 10/10/03 Nhập Sữa 331 3,758,000,000 ………… ………. …………………… …. …………. ………………. NTD 40 25/10/03 Nhập trả lại từ Cty Dược Bắc Giang 6321A 18,657,200 Tổng cộng: 29,593,184,882 32,899,765,128 Luỹ kế : 305,409,142,357 283,535,929,855 Dư cuối 21,873,212,501 Lập biểu Kế toán trưởng Ngày 2 tháng 11 năm 03 Giám đốc Bảng số 2. CN công ty TNHH DP Đô Thành 465 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Sổ chi tiết Từ ngày 01/10/03 đến 31/10/03 TK 6321A: Giá vốn hàng bán DP Loại tiền: VNĐ. Số phiếu Ngày Nội dung TK đối ứng Phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Dư đầu: 001 01/10/03 Xuất bán cho Cty Dược Thanh Hoá 1561 67,430,755 67,430,755 …………………… ……… ………… ………… ………… 009 02/10/03 Xuất bán cho Đại lý Dương Yến - NĐ 1511 46,232,090 010 02/10/03 Xuất bán cho NT65 Quốc Tử Giám 1561 4,714,560 ……….. ……….. ………………….. ………. ………….. ……….. ……….. …. NTD 24 31/10/03 Nhập trả lại từ Cty Dược Hà Tây 1561 9,364,239 KQKD 31/10/03 Kết chuyển giá vốn hàng bán DP trong tháng 911 Tổng cộng Luỹ kế Dư cuối 12,312,946,369 77,453,097,034 12,312,946,369 77,453,097,034 Bảng số 3. CN công ty TNHH DP Đô Thành 465 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Sổ chi tiết Từ ngày 01/10/03 đến 31/10/03 TK 6311B: Giá vốn hàng bán sữa Loại tiền: VNĐ. Số phiếu Ngày Nội dung TK đối ứng Phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Dư đầu: 001 02/10/03 Xuất bán cho Đại lý Thắng - Thái Bình 1561 18415963 18,415,963 BI 003 02/10/03 Xuất bán cho Bình - 24 Lê Trọng Tấn 1561 26,718,974 TH 246 31/10/03 Xuất bán cho Nga Nghì - Tây Sơn 1561 3,067,411 ………. ……….. ……………….. …… ………. …… ………… KQKD 31/10/03 Kết chuyển giá vốn hàng bán Sữa trong tháng 911 Tổng cộng 5,663,146,558 5,633,146,558 Luỹ kế 80,656,659,859 80,656,659,859 Dư cuối + Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như: chi phí quảng cáo, tiếp thị hàng hoá, chi phí khuyến mại…. Đối với các DNKDDP của Nhà nước như: chi nhánh công ty Dược phẩm TW2, Công ty Dược và Vật tư y té TH, chi phí bán hàng chiếm 1 tỷ trọng nhỏ so với doanh thu trong kỳ thông thường, đó chỉ là chi phí lượng cho nhân viên bán hàng, khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng, bảo hiểm… Do đó, các đơn vị này mở TK 641 "Chi phí bán hàng " để tập hợp và phản ánh chi phí bán hàng trong ký, chi tiết theo từng khoản mục nhưng không chi tiết cho từng bộ phận kinh doanh. Khi phát sinh chi phí, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao TSCĐ… để ghi số liệu vào sổ chi tiết chi phí bán hàng. Việc tập hợp chi phí bán hàng được thực hiện trên Bảng kê số 5 cho TK 641, cụ thể ở Công ty Dược phẩm TW2 như sau: ( Trang bên ). Đối với các DNKDDP tư nhân, công ty TNHH; thông thường có chính sách chiết khấu bán hàng thanh toán tiền mặt ngay và chiết khấu hàng tháng cho các đại lý, công ty Dược khác. Số tiền này tương đối lớn và là tất yếu đối với các đơn vị này để cạnh tranh trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp mở TK 641 "Chi phí bán hàng" chỉ để phản ánh những số tiến trên phát sinh trong kỳ. Còn các chi phí bán hàng khác như: Lương nhân viên bán hàng, khấu hao TSCĐ, chi phí giao tế… đơn vị đều phản ánh vào TK 642 "chi phí quản lý doanh nghiệp ". Chính vì vậy, chi phí QLDN trong kỳ của doanh nghiệp rất lớn. Điều này hoàn toàn sai với chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và làm sai lệch bản chát của chi phí. Để thấy rõ vấn đề này, ta sẽ tiến hành xem xét trên sổ chi tiết TK 642 của công ty Dược phẩm Đô Thành (Bảng số 4). Bảng số 3. Công ty Dược phẩm TW2 65 B Nguyễn Huy Tưởng - Hà Nội Bảng kê số 5 - TK 641 Tháng 10/2003 Đơn vị: đồng TT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ Có 1 1/10 Chi mua xăng xe 111 500.000 … ….. …… …………………….. …………. …………. 8 31/10 Chi phí KHTS CĐ 214 8.968.000 … ….. …… …………………….. …………. …………. 10 31/10 Chi lương NVBH 111 8.000.000 11 31/10 Trích BHXH 3383 1.600.000 31/10 Kết chuyển CPBH 911 27.968.000 Bảng số 4. CN công ty TNHH DP Đô Thành 465 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Sổ chi tiết Từ ngày 01/10/03 đến 31/10/03 TK 642: Chi phí QLDN Loại tiền: VNĐ. Số phiếu Ngày Nội dung TK đối ứng Phát sinh Nợ Có Dư đầu: NHC01 01/10/03 Phí chuyển tiền 112 55.000 TMC29 2/10/03 Mời BS khoa ngoại BV Bạch Mai đi ăn 111 2.195.000 TMC 101 8/10/03 Giao dịch sở y tế 111 300.000 TMC113 11/10/03 Chiết khấu 2% ngoài HĐ cho Cty Dược Hà Nam 111 1.989.700 TMC347 18/10/03 Trả tiền thuê quầy Quý 4/03 111 10.440.000 …… ……….. …………………………. ………. ……… ………… TMC347 31/10/03 Thưởng DS Quầy Ngọc Khánh 111 2.599.000 TMC348 31/10/03 Thưởng DS các cửa hàng Sữa HN 111 215.120.000 TMC449 31/10/03 Lương nhân viên 111 155.437.767 KQKD 31/10/03 K/C KQKD tháng 10/03 911 1.475.574.573 Tổng cộng 1.475.574.573 1.475.574.573 Luỹ kế 12.807.873.071 12.807.873.071 Dư cuối: Lập biểu Kế toán trưởng Ngày…..tháng……năm Giám đốc + Chi phí QLDN là các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý chung toàn doanh nghiệp. Chi phí QLDN được phản ánh vào TK 642 "Chi phí QLDN" và hầu như chỉ được phản ánh chung vào TK này chứ không chi tiết theo từng khoản mục chi phí trên các tài khoan chi tiết (cấp 2, cấp 3….). Hầu hết các DNKDDP đều mở sổ chi tiết chi phí QLDN để phản ánh các chi phí phát sinh. Nhưng việc tập hợp và phản ánh chi phí này ở mỗi doanh nghiệp lại khác nhau. Có thể chia thành 2 loại như sau: Thứ nhất: đối với các doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH kinh doanh Dược phẩm. Như trên đã trình bầy, trên TK 642, ngoài việc phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động chung toàn doanh nghiệp (lương, văn phòng phẩm khấu hao…), các đơn vị này còn phản ánh các chi phí mà thực chất là các chi phí bán hàng (chi tiếp khách phục vụ bán hàng, tiếp thị, lương nhân viên bán hàng). Thứ hai: đối với các công ty Dược Nhà nước thì việc phản ánh chi phí QLDN nói chung là theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Ta có thể xem xét cụ thể qua sổ chi tiết TK 642 của Công ty Dược và vật tư y tế Thanh Hoá như sau: (Sơ đồ số 5). Sơ đồ số 5. Công ty Dược và Vật tư y tế Thanh Hoá 320 Đường Trần Phú - Thanh Hoá Sổ chi tiết tài khoản TK 642 - chi phí QLDN Tháng 10 năm 2003 Đơn vị : đồng thị trường Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ Có 2/10 Mua văn phòng phẩm 111 1.257.000 Chi ủng hộ xây dựng hội Dược học Việt Nam 111 10.000.000 .. …. ……. ……………….. ……….. ………. ……….. 20/10 Tiền xăng xe 111 1.627.000 21/10 Tiền điện thoại 112 1.235.000 31/10 Trích khấu hao TSCĐ 214 .. …. ……. ……………….. ……….. ………. ……….. 31/10 Kết chuyển KQKD 911 178.788.477 2.3.1.2. KTQT doanh thu và kết quả kinh doanh. Theo đúng như chế độ kế toán hiện hành, các DNKDDP sử dụng TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá. Trong các đơn vị có kinh doanh thêm các mặt hàng khác có liên quan ngoài mặt hàng Dược phẩm như: Công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành kinh doanh cả mặt hàng sửa dinh dưỡng của hãng Mead Jonhson; Công ty Dược và Vật tư y thế Thanh Hoá kinh doanh thêm cả các dụng cụ y tế… thì TK 511 được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2, tức theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Còn doanh thu bán hàng tại Quầy, Hiệu thuốc không được phản ánh riêng mà cuối mỗi ngày, nhân viên kinh tế ở Quầy (Hiệu thuốc) có trách nhiệm tập hợp và kê vào Báo cáo bán hànghàng ngày để gửi cho phòng kế toán công ty. Ngoài ra, ở các DNKDDP còn sử dụng các tài khoản: TK 521 "chiết khấu bán hàng", TK 531 "hàng bán bị trả lại", TK 531 "Giảm giá hàng bán". Ta có thể xem xét thực tế qua việc kế toán doanh thu tại công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành (chi nhánh Hà Nội) như sau: Bảng số 6 CN công ty TNHH DP Đô Thành 465 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 01/10/03 đến 31/10/03 TK 511A: Doanh thu bán hàng DP Loại tiền: VNĐ. Số phiếu Chứng từ Khách hàng TK đối ứng Phát sinh Nợ Có Số Ngày Dư đầu: 004 2/10 C. ty TNHH DP Thanh Cầu 131A 20,712,400 005 2/10 C.ty Dược Thái Nguyên 131A 64,394,250 ……. ….. ……. …………………………… …….. ………… ………….. 009 2/10 Khoa Dược - viện 103 131A 17,160,000 2/10 Nhà thuốc Hải Đăng - Viện Thanh. Nhàn 111 3,557,145 KQKD 31/10 Kết chuyển KQKD cuối tháng 911 13,527,795,750 Tổng cộng: 13,527,795,570 13,527,795,570 Luỹ kế : 88,467,673,732 88,467,673,732 Dư cuối : Bảng số 7 CN công ty TNHH DP Đô Thành 465 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Sổ chi tiết Từ ngày 01/10/03 đến 31/10/03 TK 511A: Doanh thu bán hàng Sữa Loại tiền: VNĐ. Số phiếu Chứng từ Khách hàng TK đối ứng Phát sinh Nợ Có Số Ngày 001 2/10 Dũng Yến - Đại lý Sữa Thái Nguyên 131B 22,512,000 002 2/10 Thanh Hoạt - Đại lý Sữa Phú Thọ 131B 18,984,000 ……. ….. ……. …………………………… …….. ……… ………….. 017 2/10 Siêu thụ Fivimart 131B 18,651,000 Q0005 2/10 Hồng / 124 Hàng Buồm 131B 19,470,000 ……. ….. ……. …………………………… …….. ……… …………. KQKD 31/10 Kết chuyển KQKD cuối tháng 911 6,734,241,551 Tổng cộng: 6,734,241,511 6,734,241,511 Luỹ kế : 92,530,569,564 92,530,569,564 Dư cuối : Việc xác định kết quả kinh doanh nói chung trong các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm được thực hiện trên TK 911 "xác định kết quả kinh doanh " Đặc biệt, ở 1 số doanh nghiệp có kinh doanh thêm các mặt hàng phụ ngoài mặt hàng Dược phẩm (như: dụng cụ y tế, sữa dinh dưỡng…) thì tài khoản này được mở để xác định chi tiết kết quả cho từng hoạt động kinh doanh, do các đơn vị này đã tiến hành hạch toán doanh thu, chi phí chi tiết cho từng hoạt động đó. Cuối tháng, các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho hàng đã tiêu thụ và hàng tồn kho, mà kết chuyển toàn bộ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. 2.3.1.3. Quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhà quản trị doanh nghiệp thường phải ra những quyết định khác nhau. Mỗi tình huống khác nhau cần có những thông tin khác nhau để phục vụ cho việc ra quyết định. Cũng như ở các đơn vị thuộc lĩnh vực khác, quá trình ra quyết định của nhà quản trị trong doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm cũng phải dựa vào từng tình huống cụ thể để có thể đưa ra được các quyết định tối ưu nhất, có hiệu quả nhất. Quá trình này có thể được thực hiện thông qua các bước sau: * Tổ chức lập kế hoạch và lập dự toán. - Hệ thống kế hoạch trong các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm gồm: + Kế hoạch dự trữ hàng hoá. + Kế hoạch bán hàng + Kế hoạch chi phí + Kế hoạch lợi nhuận. Thông thường, công tác lập kế hoạch được tiến hành vào cuối năm trước, đầu năm sau do phòng kế hoạch hoặc phòng kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch của năm trước, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ kế toán và các phòng ban chức năng cung cấp. - Hệ thống dự toán trong các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm gồm: + Dự toán hàng tồn kho. + Dự toán chi phí + Dự toán tiêu thụ + Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh. Thời điểm lập dự toán được tiến hành đồng thời với công tác lập kế hoạch và cũng do phòng kế hoạch hoặc phòng kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm. Tuy nhiên, dự toán trong các doanh nghiệp này không chắc chắn và không đáng tin cậy, vì hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm đều chưa tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh, nên các căn cứ chủ yếu chỉ là các số liệu mang tính chất liệt kê chứ chưa qua quá trình phân tích, đánh giá. * Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh doanh là một công việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong điều kiện nền kinh tế thị trường. Nhưng cho đến nay đại bộ phận các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm đều chưa thực hiện công tác này. * Tổ chức bộ náy kế toán. Hiện nay, trong các doanh nghiệp kinh doanh Dược phẩm chưa nhận thức đúng đắn và đầy đủ về KTQT. Thậm chí có những đơn vị còn không hiểu thuật ngữ KTQT là gì ? Kế toán chỉ là công tác hạch toán chi tiết đơn thuần, còn chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, phục vụ cho việc lập dự toán chưa rõ ràng bộ phận kế hoạch căn cứ vào kế hoạch năm trước và tình hình thực tế năm báo cáo, trên cơ sở đó lập kế hoạch, dự toán cho năm kế hoạch. Tổ chức bộ máy kế toán chủ yếu để thực hiện chức năng cung cấp thông tin về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. * Tổ chức lập báo cáo quản trị. Hầu hết các DNKDDP chưa lập báo cáo KTQT, chủ yếu chỉ lập báo cáo tài chính để thực hiện phân tích định kỳ và phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Những báo cáo này chưa cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản trị doanh nghiệp không có được các thông tin để phân tích phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 2.3.2. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP hiện nay. Đến nay, việc tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP nói chung đang ở giai đoạn sơ khai, mới định hình, chưa có sự nhận thức rõ ràng giữa KTQT và KTTC, cũng như việc tổ chức thực hiện. Do vậy, qua thực tế, ta có thể đánh giá thực trạng đó trên các phương diện sau: 2.3.2.1. Ưu điểm. - Đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất để mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3… nhằm thu nhận, cung cấp và xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Đồng thời đã xây dựng các mẫu chứng từ kế toán các sổ kế toán chi tiết để có thể theo dõi, quản lý các chỉ tiêu kinh tế cả về giá trị và hiện vật. - Đã quy định rõ ràng trình tự, phương pháp luân chuyển và xử lý chứng từ kế toán; đồng thời thu thập các thông tin quá khứ, thông tin tương lai để phục vụ ra các quyết định phù hợp. - Về kế toán chi phí, đã có một số doanh nghiệp thực hiện kế toán chi tiết theo khoản mục chi phí cụ thể tạo điều kiện cho đơn vị quản lý chi phí theo dự toán của các khoản mục thuận tiện. 2.3.2.2. Hạn chế. * Đối với KTQT chi phí - Về phân loại chi phí: chưa có doanh nghiệp nào tiến hành phân loại chi phí theo yêu cầu của KTQT như việc phân loại chi phí thành chi phí cơ hội và chi phí thực hiện hoặc định phí và biến phí…. - Về kế toán chi tiết chi phí. Các doanh nghiệp này đã thực hiện kế toán chi tiết chi phí, nhưng chỉ dừng lại ở hạch toán chi tiết trên các tài khoản cấp 2, chủ yếu theo yêu cầu kế toán tổ chức và kiểm soát của doanh nghiệp. Tất cả các DNKDDP đều chưa thực hiện hạch toán chi tiết chi phí theo địa điểm kinh doanh, theo từng bộ phận kinh doanh. Việc này đã hạn chế doanh nghiệp trong việc muốn nắm bắt tình hình chi phí đối với từng bộ phận, từng địa điểm kinh doanh. Đặc biệt, trong 1 số các DNKDDP ngoài quốc doanh , không có sự phân tách rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí QLDN, đã xảy ra tình trạng hạch toán theo ý kiến chủ quan của đơn vị và không tuân theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành (như: công ty Dược phẩm Đô Thành).Điều này tuy không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ của toàn doanh nghiệp nhưng đã làm sai lệch bản chất của chi phí và không đánh giá được hiệu quả của hoạt động bán hàng cũng như hoạt động của bộ phận quản lý, từ đó gây ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch và lập dự toán chi phí. Hơn nữa, việc xây dựng và sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cuối kỳ còn nhiều bất cập. Các DNKDDP không thực hiện việc phân bổ chi phí cho hàng bán ra và hàng tồn kho cuối kỳ mà kết chuyển toàn bộ vào để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, đồng thời cũng chưa thực hiện phân bổ chi phí mua hàng cho các bộ phận kinh doanh hay các mặt hàng… vì vậy mà kết quả kinh doanh chưa được xác định 1cách chính xác và hợp lý. * Đối với KTQT doanh thu bán hàng. Hầu như các doanh nghiệp đều hạch toán chi tiết doan thu bán hàng nhưng chỉ cụ thể cho từng mặt hàng, không chi tiế tới từng bộ phận, địa điểm kinh doanh. Điều này đã làm cho nhà quản trị doanh nghiệp khó khăn trong việc xác định bộ phận, địa điểm nào kinh doanh tốt, hiệu quả để đầu tư, mở rộng thị trường; địa điểm nào, bộ phận nào kinh doanh kém hiệu quả đẻ thu hẹp thị trường. Nghĩa là, việc xem xét, tính toán cho việc đầu tư, mở rộng thị trường ở từng bộ phận, địa điểm dk để tiến tới ra quyết định của nhà quản trị chưa thực sự chuẩn xác. * Đối với kế toán chi tiết kết quả kinh doanh. ở các doanh nghiệp này, do kế toán chi phí và doanh thu chỉ chi tiết đến từng mặt hàng nên việc xác định kết quả kinh doanh cũng chỉ đối với từng mặt hàng, không cụ thể đến từng bộ phận, địa điểm kinh doanh . Chẳng hạn như: ở công ty Dược phẩm Đô Thành, kế toán chỉ xác định kết quả kinh doanh của mặt hàng Dược phẩm và mặt hàng Sữa dinh dưỡng, từ đó tổng hợp kết quả toàn doanh nghiệp; không xác định được kết quả của Quầy thuốc tại số 8 Ngọc Khánh cũng như các đại lý các tỉnh, thành mà công ty có kinh doanh. * Về báo cáo kế toán. Hầu hết các DNKDDP đều chưa tiến hành lập báo cáo KTQT một cách cụ thể, rõ ràng và đến nay vẫn chưa có quy định về chế độ lập và giữ báo cáo KTQT trong các đơn vị này. Sổ kế toán chi tiết phần kết cấu mẫu sổ, nội dung chưa phản ánh đầy đủ, chưa hợp lý và chưa khoa học. * Về tổ chức bộ máy kế toán. Vì chưa nhận thực hết vai trò quan trọng của KTQT trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin để ra quyết định, nên việc tổ chức, thực hiện và vận dụng KTQT trong bộ máy kế toán doanh nghiệp còn hạn chế, tự phát, thiếu đồng bộ và chưa thống nhất. Việc vận dụng KTQT mới chỉ đơn thuần là kế toán chi tiết chứ thực sự chưa phải là mô hình KTQT với đúng chức năng vốn có của nó. 2.3.3. Nguyên nhân của những kết quả và hạn chế. 2.3.2.1. Nguyên nhân khách quan. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lựck của những thay đỏi nhanh chóng về các vấn đề như: Toàn cầu hoá, cạnh tranh, mở rộng đầu tư….Cùng với đó là sự tiến bộ về trình độ giáo dục, trình độ chuyên môn kế toán đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm thông tin cần phải cung cấp. kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mang tính nguyên tắc mà đòi hỏi phải linh hoạt kịp thời, hữu ích. Đồng thời, thông tin kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới. Vì vậy, việc vận dụng KTQT là một nhu cầu tất yếu khách quan. 2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan. Hơn bất cứ lĩnh vực kinh doanh khác, kinh doanh Dược phẩnm phải đặc biệt chú trọng tới vấn đề chất lượng sản phẩm vì nó liên quan trực tiếp tới sức khoả người tiêu dùng (người bệnh). Mặt khác, trong nền kinh tế mở cửa với xu thế hội nhập như hiện nay, để đứng vững và khẳng định mình trên thương trường, nhà quản trị ở các DNKDDP nói riêng cần phải có được một lượng thông tin đủ để ra các quyết định phù hợp nhất. Để có được các thông tin một cách thường xuyên, liên tục, chi tiết và tỉ mỉ ở các khâu công việc và hướng về tương lai giúp cho nhà quản trị ra quyết định, có thể nói KTQT là một công cụ cung cấp đầy đủ và hiệu quả nhất. 2.3.3.3. Nguyên nhân thuộc về môi trường. KTQT ở Việt Nam là môn khoa học quản lý được nhận thức mới mẻ, nó chỉ thực sự được ghi nhận trong điều kiện nền kinh tế thị trường, sau công cuộc cải cách chế độ kế toán nước ta từ năm 1995 trở lại đây. Hơn nữa, hệ thống kế toán ở Việt Nam là hệ thống hỗn hợp gồm cả hệ thống KTTC và hệ thống KTTC. Phần hành kế toán chủ yếu là KTTC nên tổ chức bộ máy kế toán đều đặt trọng tâm vào việc thu thập thông tin cho KTTC; việc thu thập thông tin phục vụ cho KTQT hầu như chưa được đề cập tới. Trong nhận thức của các nhà quản lý, KTQT chưa thực sự được coi là một môn khoa học quản lý, mặc dù nó đã có nội dung, đối tượng nghiên cứu cụ thể và có phương pháp luận riêng có của mình. Đến nay, Nhà nước vẫn chưa có văn bản, thông tư pháp lý nào hướng dẫn KTQT đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiện nay chưa thực sự coi trọng việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của KTQT. Vì vậy, ở nhiều đơn vị chưa có tổ chức KTQT. Thông qua việc đánh giá khái quát thực trạng KTQT ở các DNKDDP cho thấy những hạn chế một phần do điều kiện khách quan thuộc về chế độ hướng dẫn KTQT doanh nghiệp, một phần do sự nhận thức vận dụng vào thực tế. Những hạn chế này cần phải có phương hướng để hoàn thiện. 2.4. Liên hệ với kinh nghiệm tổ chức công tác KTQT ở một số nước trên thế giới. 2.4.1. Mô hình tổ chức công tác KTQT ở Liên Xô cũ. Mô hình KTQT ở Liên Xô cũ là môt hình kế toán kết hợp của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong cùng một hệ thống kế toán . ở các nước xã hội chủ nghĩa, khoa học kế toán phát triển; phân tích hoạt động kinh tế được tách thành môn khoa học riêng. Vì vậy, khoa học kế toán chỉ dừng lại ở vai trò thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Mô hình kế toán này chỉ phù hợp với nền kinh tế tập trung, bao cấp, không phù hợp với nền kinh tế thị trường. Trong một thời gian trước đây, mô hình này đã được nghiên cứu và vận dụng vào Việt Nam. Trên thực tế, mô hình này đã có biểu hiện của KTQT trong hệ thống báo cáo tài chính. 2.4.2. Mô hình tổ chức công tác KTQT ở Pháp. Có sự tách biệt tương đối giữa KTTC và KTQT. KTTC tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, quy định và đặc biệt chịu sự chi phối bởi các quy định về thuế của Nhà nước. Trong khi đó, KTQT được coi là công việc hoàn toàn riêng của các chủ doanh nghiệp, các nhà quản trị, nghĩa là Nhà nước hoàn toàn không hề can thiệp vào. Sử dụng tài khoản loại 9 - Tài khoản phản chiếu cho kế toán phân tích. Tài khoản loại 9 không đối ứng với các tài khoản loại 1 đến loại 8. Thông tin KTQT được thu thập, xử lý thông qua các phương tiện kỹ thuật cao, vì vậy, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho nhà quản trị, với sự trợ giúp đắc lực của máy tính thông qua các phương pháp tính toán khoa học. Công tác phân tích kết quả kinh doanh, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh được tiến hành rất chu đáo. 2.4.3. Mô hình tổ chức công tác KTQT ở Anh và Mỹ. ở Anh và Mỹ, mô hình tổ chức KTQT không tác biệt thành hai hệ thống riêng biệt: KTQT và KTTC, mà được kết hợp thành một khối nhưng có ranh giới cụ thể. Kế toán Mỹ không quy định các tài khoản dành cho kế toán chi phí. Những thông tin liên quan đến việc tính thuế không kết hợp với kế toán mà được tách riêng. Việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong KTQT ở Anh và Mỹ chủ yếu phân loại theo: biến phí và định phí và mối quan hệ: chi phí - khối lượng - lợi nhuận trong quá trình kinh doanh. Đây là công việc thường xuyên của các nhà quản trị doanh nghiệp. Kết luận chương 2 Trong chương này, luận văn tiến hành tiếp cận vấn đề bắt đầu từ việc xem xét lịch sử hình thành KTQT và quá trình ra đời KTQT ở Việt Nam. Sau đó, tác giả nêu ra đặc điểm hoạt độn kinh doanh, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán trong các DNKDDP. Từ đó chỉ ra thực trạng tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp này hiện nay ở Việt Nam. Có thể nói, KTQT đối với các DNKDDP còn là một vấn đề mới mẻ, hầu như chưa được quan tâm và tổ chức thực hiện theo đúng nghĩa của nó. Thực trạng này đã được tác giả đánh giá và đưa ra các nguyên nhân của những hạn chế. Đồng thời, đã có sự liên hệ với kinh nghiệm tổ chức công tác KTQT ở một số nước trên thế giới. Những hạn chế về nhận thức cũng như việc tổ chức KTQT trong các DNKDDP nêu trên chính là cơ sở để tác giả nghiên cứu đề xuất hướng hoàn thiện các nội dung của KTQT ở chương sau. Chương 3. Phương hướng hoàn thiện tô chức công tác KTQT trong các DNKDDP ở Việt Nam hiện nay. 3.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP hiện nay. 3.1.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP . Có thể nói, tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng chẳng những đảm bảo được những yêu cầu của việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ tốt các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, mà còn là điều kiện để KTQT phát huy hết tác dụng của mình phục vụ hiệu quả cho nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức công tác KTQT doanh nghiệp nói chung và trong DNKDDP nói riêng hiện đang là một sự cần thiết khách quan, thể hiện qua các khía cạnh sau: Về mặt lý luận: KTQT còn là một vấn đề mới mẻ đối với các DNKDDP nói chung. Bản thân lý luận về KTQT cũng có nhiều quan điểm khác nhau giữa các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu, cũng như các trường đại học… Có quan điểm cho rằng, KTQT là một riêng rẽ và độc lập với KTTC nhưng có quan điểm lại cho rằng KTQT là sự chi tiết hoá của KTTC…. Về mạt pháp lý: cho đến nay, Nhà nước ta vẫn chưa ban hành một văn bản hay thông tư hướng dẫn nào về hệ thống KTQT, hay tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp. Về mặt thực tiễn: cũng như đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác ở Việt Nam, các DNKDDP đã có một thời gian dài quen với nền kinh tế vận hành theo cơ chế tập trung, quan liêu, bao cấp và thiếu chủ động trong sản xuất kinh doanh. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, mặc dù với sức ép cạnh tranh lớn nhưng các doanh nghiệp chưa nhận thức đúng, đầy đủ về vai trò của KTQT đối với quản trị doanh nghiệp. Đặc biệt, cho đến nay, việc sử dụng và tiêu thụ các mặt hàng Dược của các đơn vị quốc doanh (như: Công ty Dược phẩm TW 1, công ty Dược phẩm TW 2…) còn mang tính chất chỉ đạo liên ngành (bao cấp) với các bệnh viện cơ sở y tế cũng như các công ty Dược khác. Còn đối với các đơn vị ngoài quốc doanh (công ty tư nhân) thì chủ yếu là phân phối độc quyền các mặt hàng của các hãng thuốc lớn trên thế giới nên sức cạnh tranh không lớn lắm. Vì vậy, vận dụng những lý luận mới trong quản lý nói chung, cũng như KTQT nói riêng còn chậm và rất hạn chế. KTQT mới chỉ được đề cập trên phương diện lý luận ở sách báo mà chưa được đưa vào áp dụn trong thực tiễn. Từ những vấn đề này, có thể khẳng định rằng, việc tổ chức công tác KTQT trong các DNKDDP hiện nay có ý nghĩa thiết thực nhằm thúc đẩy tốt hơn công tác quản lý, làm cho hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp này ngày càng hiệu quả hơn. 3.1.2. Yêu cầu chủ yếu tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP. Để phát huy vai trò là công cụ quản lý kinh tế tài chính trong đơn vị và vai trò cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, việc tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất: Tổ chức KTQT phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô, trình độ, phạm vi hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị. Như chúng ta biết, các doanh nghiệp luôn có sự khác nhau về: đặc điểm hoạt động, phương thức quản lý, quy mô kinh doanh… nên không có mô hình KTQT nào được áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp, hơn nữa, KTQT là kế toán cơ bản phục vụ cho công tác quản lý, nó cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị trong từng trường hợp cụ thể. Vì vậy, việc vận dụng KTQT phù hợp với đơn vị mình là yêu cầu không thể thiếu được. Thứ hai: Tổ chức công tác KTQT phải đảm bảo tính kinh tế . cũng như các doanh nghiệp khác trong kinh tế thị trường là luôn phải tự chú trọng hoạt động sản xuất kinh doanh, các DNKDDP phải tính toán tới hiệu quả kinh tế của bất kỳ một hoạt động nào trong đơn vị. Cụ thể, doanh nghiệp phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận mang lại trong quá trình vạn dụng công tác KTQT. Thứ ba: Tổ chức công tác KTQT không nên phá bỏ hết hay làm đảo lộn cơ cấu tổ chức cũ. Cần biết rằng, vận dụng mô hình KTQT vào DNKDDP là điều cần thiết, nhưng không phải thế mà bằng mọi cách để thực hiện, không xem xét tới cơ cấu tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh, hiện có, làm xáo trộn hoàn toàn cơ cấu ban đầu. Cần nghiên cứu, xem xét thực hiện trên cơ sở tiếp nhận những cái đã có, đồng thời hoàn thiện những cái đó một cách hiệu quả nhất. Thứ tư: Tổ chức công tác KTQT phải phù hợp với trình độ trang thiết bị, sử dụng phương tiện tính toán cũng như biên chế của bộ máy kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có. Thứ năm: Tổ chức công tác KTQT phải hài hoà với hệ thống KTTC, tránh sự trùng lặp giữa KTQT và KTTC. Đây là yêu cầu cần phải lưu ý, vì cho tới nay, hầu hết các DNKDDP chưa nhận thức rõ ràng về sự khác biệt giữa KTTC và KTQT, đa phần đều cho rằng KTQT là sự chi tiết hoá từ KTTC và không nhận thấy hết vai trò cũng như tác dụng của KTQT đối với nhà quản trị. 3.2. Phương hướng tổ chức công tác KTQT ở các DNKDDP trong điều kiện hiện nay. 3.2.1. Nội dung cơ bản tổ chức KTQT trong các DNKDDP Tổ chức công tác KTQT khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của KTQT phục vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay, tổ chức công tác KTQT trogn các DNKDDP gồm có những nội dung cơ bản sau: 3.2.1.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. Theo chế độ kế toán hiện hành ở nước ta, hệ thống chứng từ gồm có: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Kế toán phải lập chứng từ cho moĩo nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành để làm cơ sở ghi sổ kế toán. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong các DNKDDP cần phải lưu ý tới các vấn đề sau: - Cần xác định rõ: chứng từ nào dùng cho KTTC, chứng từ nào vừa sử dụng cho KTTC vừa sử dụng cho KTQT, chứng từ nào chỉ dùng cho KTQT. - Về cơ bản, các nghiệp vụ kinh tế nào đòi hỏi phản ánh chi tiết, cụ thể thì ngoài việc được sử dụng để ghi chép KTTC, còn được sử dụng để ghi chép KTQT. - Thông thường, các chứng từ chỉ liên quan đến KTQT là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh, và chúng không được quy định trong hệ thống chứng từ ban đầu mà thường là chứng từ tự lập. Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ kế toán và cũng là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán nên bắt buộc cũng phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán, đặc biệt là phải ghi rõ căn cứ và phương pháp tính toán xác định các chỉ tiêu số lượng phản ánh trong chứng từ. 3.2.1.2. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán. Như chúng ta biết, tài khoản kế toán là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hoá được thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu. Chỉ tiêu kinh tế , tài chính mà kế toán sử dụng để hệ thống hoá thông tin bao gồm các hỉ tiêu tổng hợp và các chỉ tiêu chi tiết nhằm cụ thể hoá các chỉ tiêu tổng hợp. Cũng như các doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nói chung, đối với các DNKDDP, khi tổ chức công tác KTQT, để có thông tin kế toán phcụ vụ yêu cầu quản lý kinh tế , tài chính nội bộ cũng nho cho nhà quản trị, thì ở mỗi đơn vị cần phải xây dựng danh mục các tài khoản KTQT (cụ thể là các tài khoản kế toán chi tiết cấp II, cấp III, cấp IV….) để hệ thống hoá thông tin. Cho đến nay, các DNKDDP đã có sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết nhưng mới dừng lại ở góc độ nhằm phục vụ cho KTTC, chưa có sự phân định rõ ràng, riêng rẽ cho hệ thống KTQT để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức vận dụng tài khoản KTQT trong mô hình công tác KTQT ở các DNKDDP là vấn đề rất quan trọng cần phải xem xết tới. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu để xây dựng hệ thống tài khoản KTQT, cơ bản theo nguyên tắc sau: * Trước hết, cần xác định số lượng khoản chi tiết theo từng cấp độ phù hợp với phần hành kế toán cụ thể. Lưu ý rằng, khẳ năng mở tài khoản chi tiết trong hạch toán kế toán là vô hạn, song phải xem xét lợi ích thu được và chi phí hạch toán bỏ ra để giới hạn phạm vi mở tài khoản kế toán chi tiế. Muốn vậy, doanh nghiệp phải tính toán, xác định số lượng tài khoản chi tiết cho từng phần hành kế toán, sau đó tổng hợp lại thành một con số chính xác, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị mình. Chẳng hạn như, trong các DNKDDP hiện nay, ở phần hành KTQT doanh thu bán hàng, số lượng tài khoản cần được xác định cụ thể như: - Theo các chỉ tiêu quản lý chi tiết. + Doanh thu theo địa điểm kinh doanh. + Doanh thu theo nhóm hàng, mặt hàng - Tài khoản sử dụng. + Mở chi tiết theo địa điểm kinh doanh + Mở chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng. * Tuỳ thuuộc vào trình độ quản lý đặt ra những yêu cầu về thông tin kế toán phục vụ quản trị doanh nghiệp như: thông tin cụ thể về tình hình thực hiện các dự toán (kế hoạch) chi phí theo các khoản mục chi phí cụ thể; thông tin về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, của từng ngành hàng, nhóm hàng và mặt hàng kinh doanh chủ yếu…. * Phải sử dụng ký, mã hiệu rõ ràng theo từng cấp độ về nguyên tắc, theo quy định chung của chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, cấp tài khoản cấp I và một số tài khoản cấp II đã được ký, mã hiệu thống nhất cho từng lĩnh vực. Không nằm ngoài quy tắc đó, các DNKDDP không được tự tiện mở thêm các tài khoản kế toán cấp I nếu chưa có sự chấp nhận của Bộ tài chính. Vì vậy, việc sử dụng ký, mã hiệu theo từng cấp độ ở đây chỉ có thể được tiến hành từ tài khoản cấp 3 trở đi và dựa vào phương thức quy ước số thứ tự như tài khoản cấp I (ví dự như quy ước số thức tự thứ nhất phản ánh loại tài khoản, số thứ tự thứ hai phản ánh nhóm tài khoản…., số thứ tự thứ tư phản ánh tài khoản cấp 2….) Trong các DNKDDP, việc mở tài khoản cấp II, cấp IV… dành cho KTQT cần phải lựa chọn ký, mã hiệu rõ ràng, cụ thể như: - Số thứ tự thứ 5: Thể hiện tài khoản cấp 3 - Số thứ tự thứ 6: Thể hiện tài khoản cấp 4… Chẳng hạn như, đối với khoản mục chi phí bán hàng (TK 641) theo quy định chung, TK cấp 2 là TK 6418 - chi phí bằng tiền khác, có thể được xây dựng như sau: + Xây dựng tài khoản cấp 3 phản ánh theo nhóm hàng: TK 64181 - Chi phí bằng tiền cho mặt hàng Dược phẩm TK 64182 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng Sữa dinh dưỡng. + Xây dựng tài khoản cấp 4 phản ánh theo địa điểm phát sinh chi phí: TK 641811 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng Cược phẩm tại Bệnh viện. TK 641813 - Chhi phí bằng tiền khác cho mặt hàng Dược phẩm tại Đại lý. TK 641813 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng Dược phẩm tại cửa hàng, hiệu thuốc. TK 641814 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng Dược phẩm tại các địa điểm khác. * Hướng dẫn ghi chép cụ thể theo từng cấp độ tài khoản đã được xác định. Việc xác định và tiến hành mở các tài khoản chi tiết là cần thiét, nhưng việc ghi chép, phản ánh cụ thể trên từng tài khoản cũng rất quan trọng. Vì vậy, phải hướng dẫn ghi chép, phản ánh cụ thể theo từng cấp độ tài khoản và luôn đảm bảo rằng: số liệu được tổng hợp theo trật tự thời gian và theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế , tài chính tổng hợp phải phù hợp nhau, số liệu giữa ghi chép kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp và theo các chỉ tiêu chi tiết cũng phải phù hợp nhau, không được có sai số. Đặc biệt, phải cung cấp đầy đủ các yêu cầu thông tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp. 3.2.1.3. Khái quát một số phần hành KTQT trong các DNKDDP. a. KTQT chi phí. Mục đích của KTQT là cung cấp thông tin thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, với KTQT không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí như trong KTTC, chi phí còn được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Với lý do này, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cho phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một hoạt động kinh doanh, những phí tổn mất đi do chọn lựa phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh … Như vậy, trong KTQT, khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng cứ. Trong hầu hết các DNKDDP, chi phí thường được tính toán, xác định vào đầu kỳ hoạt động kinh doanh (đầu năm dương lịch), theo một tỷ lệ nhất định so với doanh thu. ở các doanh nghiệp, chi phí gồm có: chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí QLDN.Việc nhận thức các khoản chi phí này theo mục đích sử dụng trong các DNKDDP hiện đang có sự sai lệch về bản chất, đặc biệt đối với chi pýi bán hàng và chi phí QLDN ở các doanh nghiệp tư nhân (như: Công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành đã trình bày ở trên). Điều này đã làm cho việc phản ánh chi phí của từng khoản mục chi phí hoàn toàn không đúng. Vì vậy, cần phải nhận thức, phản ánh cho đúng với bản chất của chi phí để nhà quản trị có được những thông tin chính xác hơn nhằm giám sát, quản lý có hiệu quả các khoản mục chi phí này. Mặt khác, ngoài các cách phân loại mà các DNKDDP hiện đang áp dụng là phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí, theo nội dung…, để quản lý tốt các chi phí phát sinh một cách hiệu quả, cần tiến hành phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm. Như vậy, chi phí gồm có: chi phí khả biẻn, chi phí bất biến, và chi phí hỗn hợp. Để tập hợp và phân bổ chi phí, kế toán ngoài việc phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, còn phải mở các sổ chi tiết để theo dõi chi phí theo từng đối tượng chi tiết, đồng thời, có thể sử dụng phương pháp thống kế để từ số liệu kế toán chi tiết chi phí kinh doanh có thể thống kê được chi tiết theo tiêu thức này. Vì vậy, bên cạnh việc thiết kế các sổ kế toán chi tiết theo cách phân loại chi phí theo nội dung, kế toán còn phải thiết kế các sổ kế toán chi tiết theo mối quan hệ của chi phí với khối lượng sản phẩm và được mở để theo dõi chi tiết từng địa điểm kinh doanh, như bảng sau: Sơ đồ số 8. Sổ chi tiết chi phí kinh doanh Đơn vị tính : Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK Tổng Số ngày Định phí Biên phí Đối với các doanh nghiệp có kinh doanh thêm các mặt hàng khác ngoài mặt hàng Dược phẩm, đặc biệt có những mặt hàng giá trị lớn, mang tính chủ đạo thì biến phí được theo dõi riêng cho từng mặt hàng chủ đạo, cụ thể như sau: Sơ đồ số 9. Sổ chi tiết chi phí kinh doanh Đơn vị tính:…… Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK Tổng Số Ngày Định phí Biên phí Mặt hàng Dược Mặt hàng khác Trên cơ sở số liệu trên, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí kinh doanh theo mối quan hệ chi phí với khối lượng sản phẩm như sau: Sơ đồ số 10. Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh Đơn vị tính:……….. STT Diễn giải Tổng Trong đó Biên phí Định phí - Địa bàn Bệnh viện + Mặt hàng Dược + Mặt hàng khác - Địa bàn địa lý + Mặt hàng Dược +…………….. b. KTQT doanh thu Cũng như trong lĩnh vực khác, các nhà quản trị doanh nghiệp trong các DNKDDP luôn luôn cần biết thông tin một cách chi tiết, cụ thể về chi phí, doanh thu và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, từng loại sản phẩm để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, để có được những quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài.Việc kế toán chi tiết chi phí, doanh thu và kết quả sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động, mở rộng, thu hẹp như thế nào, tới mức nào hay đình chỉ, quyết định tiếp tục hoạt động kinh doanh hay chuyển hướng hoạt động. Hiện nay, trong cac DNKDDP, doanh thu chủ yếu chỉ là hoạt động bán hàng hoá. ở phần hành kế toán này, các doanh nghiệp đã và đang tổ chức kế toán chi tiết riêng thành doanh thu tiêu thụ và bên ngoài doanh thu tiêu thụ nội bộ và thành các khoản doanh thu tương ứng như sau: + Doanh thu bán hàng. + Doanh thu bán hàng bị chiết khấu + Doanh thu bán hàng bị trả lại. + Doanh thu bị giảm giá do giảm giá hàng bán. Tuy nhiên, do các doanh nghiệp thường áp dụng chính sách chiết khấu thu tiền ngày nên cần tổ chức kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ thành + Doanh thu bán hàng thu tiền ngay + Doanh thu bán hàng người mua chưa trả + Doanh thu bán hàng đại lý Đồng thời, đối ứng với khoản "Doanh thu bán hàng người mau chưa trả", toàn bộ số tiền còn phải thu này của khách hàng (chi tiết cụ thể từng khách hàng), nhà quản trị sẽ biết được số tiền nợ cần phải thu hồi để có biện pháp đôn đốc cũng như chính sách nợ hợp lý hơn. Trường hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, đã quá hạn thanh toán lâu, không có khả năng thanh toán…. cần được theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí QLDN hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Đây là một vấn đề hết sức quan trọng vì cho đến nay, hầu hết các DNKDDP đều không tiến hành công việc này và không trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Hơn nữa, các doanh nghiệp cần phải tiến hành hạch toán chi tiết doanh thu theo địa điểm như: Bệnh viện, công ty Dược, Quyềy (hiệu) thuốc… cho từng mặt hàng nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp . Ta có thể tiến hành hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng theo mẫu sổ sau: Sơ đồ số 11. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Mặt hàng:…………………… Địa bàn Đơn vị tính:………. Ngày ghi sổ Chứng từ Nội dung TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền khác Thuế tiêu thụ Cộng phát sinh Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp c. KTQT kết quả kinh doanh : Việc tổ chức KTQT kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, địa bàn kinh doanh….cần phải được tiến hành đồng bộ và bắt đầu từ khâu tổ chức kế toán chi tiết chi phí để xác định đực trị giá vốn hàng hoá, tới việc kế toán chi tiết doanh thu, thu nhập và việc phân bổ các chi phí thời kỳ: chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Trong từng khâu cần phải tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán chi tiết để có thể tập hợp những số liệu, thông tin liên quan mà xác định được chi tiết kết quả kinh doanh từng mặt hàng cho từng địa bàn kinh doanh. Hiện nay, trong các DNKDDP, trị giá vốn hàng bán được xác định bằng trị giá mua cộng với toàn bộ chi phí mua phát sinh trong kỳ. Điều này gây nên việc phản ánh không chính xác các chỉ tiêu liên quan trong kỳ. Vì vậy, cần phải tiến hành phân bổ chi phí mua cho hàng xuất kho bán. Căn cứ phân bổ là toàn bộ số chi phí mua của hàng nhập kho tập hợp trên các tài khoản, sổ kế toán liên quan theo các tiêu thức hợp lý, thường thì phân bổ theo trị giá mua như sau: + = x + Sau đó, tính trị giá vốn hàng xuất bán: = + Theo quy