Luận văn Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp với việc nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công Ty Điện Lực I

Luận văn Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp với việc nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công Ty Điện Lực I LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay, hòa chung với sự đổi mới sâu sắc toàn diện của đất nước, của cơ chế quản lý kinh tế, hệ thống cơ sở hạ tầng của nước ta đã có những bước phát triển mạnh mẽ, tạo tiền đề cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Những thành tựu đó chính là nhờ những đóng góp vô cùng to lớn của ngành xây dựng cơ bản nước nhà. Mang đặc điểm nổi bật của ngành xây dựng cơ bản, xây lắp Điện đòi hỏi vốn đầu tư lớn, thời gian thi công kéo dài nên vấn đề đặt ra là làm sao phải quản lý vốn tốt, có hiệu quả đồng thời khắc phục được tình trạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền sản xuất hàng hóa, hạch toán là một phạm trù kinh tế khách quan, một công cụ quản lý có hiệu quả không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Điều đó tất yếu phải đòi hỏi công tác kế toán có sự đổi mới tương ứng phù hợp với nhu cầu quản lý mới với yêu cầu của nền kinh tế thị trường là lấy thu bù chi để hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi. Để đạt được yêu cầu đó, các doanh nghiệp luôn xác định hạch toán chi phí và tính giá thành là khâu trung tâm của công tác kế toán, do đó đòi hỏi công tác kế toán phải tổ chức sao cho khoa học, kịp thời, đúng đối tượng theo chế độ quy định nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết đồng thời đưa ra các biện pháp, phương hướng hoàn thiện để nâng cao vai trò quản lý chi phí và tính giá thành, thực hiện tốt chức năng “ là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý ” của kế toán. Chi phí được tập hợp một cách chính xác kết hợp với việc tính đầy đủ giá thành sản phẩm sẽ làm lành mạnh hoá các quan hệ kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, góp phần tích cực vào việc sử dụng hiệu quả các nguồn đầu tư, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây lắp Điện – Công ty Điện Lực I, được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ Phòng Tài vụ của xí nghiệp, em đã đi sâu vào nghiên cứu công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp với việc nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công Ty Điện Lực I” NỘI DUNG LUẬN VĂN GỒM 3 PHẦN: Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp Phần 2: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp Điện- Công ty Điện lực I. Phần 3: Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc nâng cao quản trị chi phí tại Xí nghiệp xây lắp Điện. PHẦN 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XÂY LẮP CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Xây dựng cơ bản là một trong những ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp, có chức năng xây dựng và lắp đặt, tái sản xuất tài sản cố định tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân, tăng tiềm lực kinh tế, quốc phòng cho đất nước. Chính vì vậy, một bộ phận không nhỏ của thu nhập quốc dân nói chung, của tích lũy nói riêng cùng với vốn đầu tư, tài chính hỗ trợ của nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Trong quá trình đầu tư xây dựng cơ bản các doanh nghiệp xây lắp giữ một vai trò quan trọng. Cũng như các ngành sản xuất khác, quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây lắp thực chất là quá trình biến đổi đối tượng lao động thành sản phẩm. Tuy nhiên, xây dựng cơ bản lại có những đặc điểm kinh tế kĩ thuật đặc trưng khác hẳn các ngành khác thể hiện rõ nét ở hoạt động kinh doanh và sản phẩm của ngành đó là: + Thông thường, hoạt động xây lắp được thực hiện thông qua hình thức nhận thầu. Vì vậy các doanh nghiệp muốn thắng thầu và kinh doanh có lãi thì phải xây dựng được một giá đấu thầu hợp lý dựa trên các định mức, đơn giá xây lắp cơ bản, giá thị trường và khả năng của doanh nghiệp. + Sản phẩm xây lắp được tạo ra bởi công nghệ xây lắp, đó là các công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc... mang tính tổng hợp về mặt kinh tế, chính trị, kĩ thuật có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công xây lắp rất dài, địa điểm thi công phân tán... vừa mang tính đa dạng lại vừa mang tính độc lập. Mỗi sản phẩm lại có một phương thức kĩ thuật thi công riêng biệt, gồm những giai đoạn nhất định dẫn đến giá trị từng công trình khác nhau. Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải được lập dự toán thiết kế, dự toán thi công. Trong suốt quá trình xây lắp phải lấy giá dự toán làm thước đo cả về mặt giá trị và kĩ thuật. + Chất lượng công trình xây lắp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khảo sát, thiết kế, thi công... đặc biệt là trong khâu thi công, mà thời gian sử dụng của một sản phẩm lại rất lâu dài vì vậy trong quá trình xây lắp phải tổ chức quản lý và hạch toán sao cho có thể giám sát chặt chẽ chất lượng công trình đảm bảo đúng dự toán, thiết kế. + Sản phẩm xây lắp hoàn thành không nhập kho mà tiêu thụ ngay theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước (giá đấu thầu) nên tính chất hàng hóa của sản phẩm thể hiện không rõ. Điều đó có nghĩa là tác động của yếu tố thị trường thể hiện không rõ do giá cả được quy định trước khi tiến hành xây dựng, thi công thông qua hợp đồng giao nhận thầu. + Sản phẩm xây lắp mang tính cố định, nơi sản xuất cũng là nơi sau này khi sản phẩm hoàn thành sẽ đưa vào sử dụng, nó được tạo bởi vật liệu xây lắp, máy móc thiết bị thi công xây lắp và lao động theo từng địa điểm thi công, chịu ảnh hưởng của các nhân tố khách quan như thời tiết... nên rất dễ dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt, lãng phí vật tư, hư hỏng tài sản làm tăng chi phí sản xuất dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý, sử dụng và hạch toán chi phí. + Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nước ta hiện nay phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình hay khối lượng công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (xí nghiệp, tổ, đội sản xuất). Trong giá khoán gọn không chỉ có tiền lương mà còn có đủ chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. + Công trình phải được thực hiện bảo hành trong một thời gian nhất định đã được thỏa thuận từ trước, thông thường chủ đầu tư sẽ giữ lại 5% giá trị công trình để ràng buộc trách nhiệm của các đơn vị thi công. 1.2 BẢN CHẤT VÀ NỘI DUNG KINH TẾ CỦA CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP 1.2.1 Chi phí xây lắp 1.2.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp Để sản xuất kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải có đầy đủ 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đó là: Lao động của con người Đối tượng lao động Tư liệu lao động. Ba yếu tố này kết hợp với nhau trong quá trình sản xuất sẽ tạo ra những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của con người. Lượng tiêu hao được biểu hiện bằng tiền của các yếu tố trên để sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ được gọi là chi phí. Trong các đơn vị xây lắp, chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí về lao động sống của con người và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sản xuất và cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp. Mọi chi phí đều được biểu hiện bằng tiền, trong đó chi phí về tiền công, tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, còn chi phí khấu hao tài sản cố định, nguyên liệu, vật liệu… là biểu hiện bằng tiền của lao động vật hoá. Chi phí sản xuất của doanh nghiệp kinh doanh xây lắp phát sinh thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nhưng để phục vụ cho quá trình quản lý và hạch toán kinh doanh chi phí phải được tính toán tập hợp theo từng thời kỳ: hàng tháng, hàng quý, hàng năm…phù hợp với kỳ báo cáo. Trong đó, chỉ những chi phí sản xuất mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong kỳ mới được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ. Trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp nói riêng có rất nhiều các khoản chi phí khác nhau, do đó việc quản lý chi phí sản xuất không thể chỉ căn cứ vào số liệu tổng hợp mà phải theo dõi, tập hợp riêng số liệu của từng loại chi phí, từng nhóm chi phí. Vì vậy, việc tiến hành phân loại chi phí là rất cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. 1.2.1.2 Phân loại chi phí xây lắp Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế khác nhau, công dụng khác nhau mà yêu cầu quản lý đối với từng loại cũng khác nhau. Để lập kế hoạch và tính chính xác giá thành, khống chế và thống nhất các loại chi phí, nhằm nghiên cứu các yếu tố phát sinh trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, yêu cầu khách quan đặt ra là: phải phân loại chi phí thành từng nhóm riêng theo từng tiêu thức nhất định. Trên cơ sở đó, phân tích tình hình biến động của từng loại chi phí, tìm ra những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động đó để đưa ra những biện pháp quản lý hữu hiệu nhất. Phân loại chi phí sản xuất là việc sắp xếp những chi phí sản xuất vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những tiêu thức nhất định. Việc hạch toán chi phí theo từng tiêu thức sẽ nâng cao tính chi tiết của thông tin, là cơ sở cho việc phấn đấu hạ chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng và tăng cường hạch toán kế toán trong các đơn vị xây lắp. Thông thường, khi phân loại chi phí người ta thường dựa vào 2 tiêu thức quan trọng nhất đó là nội dung kinh tế ban đầu của chi phí và chức năng của chi phí đối với toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp được phân loại theo các tiêu thức sau: - Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố - Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ giữa chi phí với quá trình sản xuất. - Phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục giá thành Tuy nhiên, xuất phát từ đặc điểm của sản xuất kinh doanh xây lắp và phương pháp lập dự toán trong kinh doanh xây lắp là lập dự toán cho từng đối tượng theo khoản mục giá thành nên phương pháp tập hợp chi phí này được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp. Theo cách phân loại này chi phí sản xuất được chia thành các khoản mục sau:  Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ vật liệu chính, vật liệu phụ, cấu kiện, các bộ phận kết cấu công trình sử dụng trong quá trình xây lắp. Nó không bao gồm giá trị nguyên vật liệu phục vụ cho máy thi công, vật liệu quản lý đội, công trình, chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chung.  Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí tiền lương cơ bản, phụ cấp... của các công nhân trực tiếp sản xuất để hình thành sản phẩm xây lắp.  Chi phí sử dụng máy thi công: là toàn bộ chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công để thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy bao gồm chi phí khấu hao máy móc, tiền thuê máy, tiền lương công nhân điều khiển máy, chi phí về nhiên liệu, động lực dùng cho máy thi công...  Chi phí sản xuất chung: là những khoản chi phí phục vụ cho sản xuất của đội, công trình xây dựng nhưng không được tính trực tiếp bao gồm tiền lương cho nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp, nhân viên điều khiển máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Cách phân loại này có tác dụng phục vụ quản lý sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành sản phẩm, phân tích tình hình thực hiện giá thành từ đó làm tài liệu tham khảo để lập định mức chi phí và kế hoạch giá thành cho kỳ sau. Tóm lại, mỗi cách tập hợp chi phí sản xuất đều có ý nghĩa riêng phục vụ cho từng đối tượng quản lý, từng đối tượng cung cấp thông tin cụ thể nhưng giữa các cách phân loại này luôn bổ sung cho nhau nhằm quản lý có hiệu quả toàn bộ chi phí phát sinh trong phạm vi từng doanh nghiệp, trong từng thời kỳ nhất định. 1.2.2 Giá thành sản phẩm xây lắp 1.2.2.1 Khái niệm giá thành sản phẩm xây lắp Để thi công một công trình hay hoàn thành một khối lượng công việc nhất định cần phải đầu tư vào quá trình sản xuất, thi công một khối lượng chi phí nhất định. Những chi phí này cấu thành nên giá thành công trình hay hạng mục công trình hoàn thành. Như vậy, giá thành sản phẩm xây lắp bao gồm toàn bộ chi phí sản xuất (gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) tính cho từng công trình hay hạng mục công trình, khối lượng công tác xây lắp hoàn thành đến một giai đoạn quy ước đã hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao và chấp nhận thanh toán. Nói cách khác, chi phí sản xuất chỉ là một mặt thể hiện sự hao phí, để đánh giá chất lượng kinh doanh của các doanh nghiệp thì chi phí sản xuất phải được xem xét trong mối quan hệ với mặt thứ hai cũng là một mặt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đó là kết quả sản xuất thu được. Quan hệ so sánh đó đã hình thành nên chỉ tiêu “ Giá thành sản phẩm” Giá thành sản phẩm xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa để hoàn thành một khối lượng xây lắp theo quy định. Về bản chất, giá thành là kết quả của việc chuyển dịch giá trị của các yếu tố chi phí vào sản phẩm xây lắp, công việc, lao vụ hoàn thành. Trong giá thành sản phẩm chỉ bao gồm những chi phí chi ra trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất phải được bồi hoàn để tái sản xuất ở doanh nghiệp mà không bao gồm những chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.2.2 Phân loại giá thành sản phẩm xây lắp Hiện nay, có hai cách phân loại giá thành: - Phân loại theo thời điểm và nguồn số liệu để tính giá thành - Phân loại theo phạm vi tính giá thành Phân loại theo thời điểm và nguồn số liệu để tính giá thành Chỉ tiêu giá thành được chia thành giá thành kế hoạch, giá thành dự toán và giá thành thực tế. Giá thành dự toán (Zdt): là tổng số các chi phí dự toán để hoàn thành khối lượng sản phẩm xây lắp. Giá thành dự toán được xác định trên cơ sở các định mức theo thiết kế được duyệt và khung giá quy định đơn giá xây lắp áp dụng vào từng lãnh thổ, từng địa phương do cấp có thẩm quyền ban hành. Zdt = Giá trị dự toán – lãi định mức Giá trị dự toán là chi phí cho công tác xây dựng, lắp ráp các cấu kiện, lắp đặt các máy móc thiết bị…bao gồm các chi phí trực tiếp, chi phí chung và lãi định mức. Đây là cơ sở để xây dựng lập kế hoạch khối lượng các công tác xây lắp và thanh toán công tác hoàn thành, là căn cứ để tính kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và để kiểm tra chỉ tiêu giá thành sản phẩm xây lắp của doanh nghiệp. Giá thành kế hoạch (Zkh): là giá thành được xây dựng từ những điều kiện kinh tế cụ thể của doanh nghiệp trên cơ sở phấn đấu hạ giá thành sản phẩm so với dự toán bằng các biện pháp tăng cường quản lý kỹ thuật, thi công, vật tư, các định mức đơn giá áp dụng trong các doanh nghiệp xây lắp. Zkh= Giá thành dự toán – mức hạ giá thành dự toán Với doanh nghiệp không có giá thành dự toán thì giá thành kế hoạch được xác định khi bước vào kinh doanh trên cơ sở giá thành thực tế năm trước và các định mức kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó bao gồm các chi phí gắn liền với sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo một danh mục thống nhất theo từng ngành sản xuất. Giá thành thực tế (Ztt): Là giá thành phản ánh toàn bộ chi phí thực tế để hoàn thành bàn giao khối lượng xây lắp mà doanh nghiệp đã nhận thầu. Giá thành này bao gồm các chi phí theo định mức như các khoản thiệt hại trong sản xuất, các khoản bội chi, lãng phí vật tư, lao động tiền vốn trong quá trình sản xuất và quản lý của doanh nghiệp được phép tính vào giá thành. Giá thành thực tế được xác định vào cuối kỳ kinh doanh. Giá thành dự toán mang tính chất xã hội. Nhờ việc so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán cho phép đánh giá trình độ quản lý của doanh nghiệp xây lắp đó trong mối quan hệ với các doanh nghiệp xây lắp khác. Việc so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch cho phép đánh giá sự tiến bộ hay non yếu cuả doanh nghiệp xây lắp trong điều kiện cụ thể về cơ sở vật chất, trình độ tổ chức quản lý của bản thân doanh nghiệp đó. 1.2.3 Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp Đối với công tác quản trị doanh nghiệp, việc tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất có vai trò quan trọng trong việc xác định chính xác giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai chỉ tiêu có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Chi phí biểu hiện mặt hao phí còn giá thành biểu hiện mặt kết quả của quá trình sản xuất. Đây là hai mặt thống nhất của một quá trình, vì vậy chúng giống nhau về chất. Giá thành và chi phí xây lắp đều bao gồm chi phí về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình tạo ra sản phẩm. Tuy nhiên, do bộ phận chi phí sản xuất giữa các kỳ không đều nhau nên giá thành và chi phí sản xuất khác nhau về lượng, điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Tổng giá thành sản phẩm = CPSX dở dang đầu kỳ + CPSX phát sinh trong kỳ - CPSX dở dang cuối kỳ Như vậy, nếu chi phí sản xuất là tổng hợp những chi phí phát sinh trong một thời kỳ nhất định thì giá thành sản phẩm lại là tổng hợp những chi phí chi ra bất kỳ ở kỳ nào nhưng gắn liền với việc sản xuất và hoàn thành một khối lượng công việc xây lắp nhất định được nghiệm thu, bàn giao, thanh toán. Về mặt kế toán, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là hai bước công việc liên tiếp gắn bó hữu cơ với nhau, tập hợp chi phí sản xuất là cơ sở để tính giá thành sản phẩm. Do vậy, sự chính xác của công tác hạch toán chi phí sản xuất quyết định tính chính xác của công tác tính giá thành. Từ mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm như đã phân tích ở trên thì việc quản lý giá thành nhất thiết phải gắn liền với quản lý chi phí sản xuất và hạch toán chi phí sản xuất sao cho hợp lý, đúng đắn là một yêu cầu có tính chất quyết định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3 KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.3.1 Kế toán chi phí xây lắp 1.3.1.1 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí xây lắp  Đối tượng hạch toán chi phí xây lắp Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là một giới hạn nhất định về địa điểm, thời gian phát sinh mà các chi phí được tập hợp theo đó. Sản xuất xây lắp có quy trình công nghệ phức tạp, loại hình sản xuất đơn chiếc, thường phân chia thành nhiều khu vực, bộ phận thi công, mỗi hạng mục đều có thiết kế riêng, cấu tạo vật chất của chúng rất khác nhau, mỗi hạng mục lại có dự toán riêng. Đơn vị tính giá thành có thể là hạng mục công trình hoàn thành. Vì vậy, tuỳ theo công việc cụ thể, trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp xây lắp mà đối tượng hạch toán chi phí khác nhau, có thể là:  Công trình, hạng mục công trình.  Đơn đặt hàng.  Đội thi công, đội xây lắp, xí nghiệp xây lắp. Việc xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là khâu đầu tiên và quan trọng của tổ chức hạch toán quá trình sản xuất. Xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và yêu cầu quản lý chi phí sản xuất của doanh nghiệp mới giúp cho việc tổ chức tốt công việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Từ khâu ghi chép ban đầu, tổng hợp số liệu, tổ chức tài khoản kế toán, sổ chi tiết đều phải theo đúng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã xác định.  Phương pháp hạch toán chi phí xây lắp Phương pháp hạch toán chi phí là một phương pháp hay một hệ thống phương pháp được sử dụng để tập hợp và phân loại chi phí sản xuất theo đối tượng hạch toán chi phí. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, phương thức sản xuất... mà phương pháp tập hợp chi phí có sự khác nhau. Trong doanh nghiệp xây lắp có những phương pháp tập hợp chi phí sau:  Phương pháp hạch toán chi phí theo công trình, hạng mục công trình: Hàng tháng, chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào sẽ được tập hợp cho công trình, hạng mục công trình đó.  Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn đặt hàng: Các chi phí sản xuất phát sinh sẽ được tập hợp và phân loại theo từng đơn đặt hàng, khi đơn đặt hàng hoàn thành thì tổng số chi phí phát sinh kể từ khi khởi công đến khi hoàn thành chính là chi phí của đơn đặt hàng đó.  Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn vị thi công: Theo phương pháp này, các đơn vị thi công thực hiện công tác kế toán nội bộ, các chi phí phát sinh được thực hiện theo từng đơn vị thi công và trong từng đơn vị đó chi phí lại được tập hợp theo từng đối tượng chịu chi phí như công trình, hạng mục công trình. Cuối cùng, toàn bộ chi phí phát sinh thực tế ở từng đơn vị thi công được so sánh với dự toán để xác định kết quả hạch toán kế toán nội bộ. Khi việc xây lắp hoàn thành thì phải tính riêng giá thành cho từng công trình hay hạng mục công trình bằng phương pháp thích hợp. 1.3.1.2 Chứng từ kế toán chi phí sản xuất Chứng từ phản ánh chi phí lao động: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Chứng từ phản ánh chi phí vật tư: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, Bảng kê hoá đơn mua vật liệu, công cụ dụng cụ không nhập kho mà sử dụng ngay cho sản xuất. Chứng từ phản ánh khấu hao TSCĐ: Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ. Chứng từ phản ánh dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Chứng từ chi tiền mặt. Chứng từ phản ánh các khoản chi bằng tiền khác. 1.3.1.3 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá thực tế của toàn bộ vật liệu chính, phụ, các cấu kiện, bộ phận rời lẻ (trừ vật liệu dùng cho máy thi công) dùng cho việc xây dựng lắp đặt các công trình. Vật liệu sử dụng cho công trình nào, hạng mục công trình nào thì tính trực tiếp cho công trình đó. Trường hợp không tính riêng được thì phải phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình theo định mức tiêu hao, theo khối lượng thực hiện… Ta có công thức phân bổ như sau: Chi phí vật liệu phân bổ cho từng đối tượng = Tổng chi phí vật liệu cần phân bổ x Tỷ lệ (hệ số) phân bổ Tỷ lệ (hệ số) phân bổ = Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng Tuỳ theo đặc điểm hạch toán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp: LIFO, FIFO, bình quân gia quyền, bình quân sau mỗi lần nhập, hệ số giá và phương pháp giá thực tế đích danh để xác định chi phí nguyên vật liệu xuất kho. Tài khoản sử dụng: TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: TK này dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu phát sinh liên quan trực tiếp đến việc xây dựng hay lắp đặt các công trình. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình xây dựng, lắp đặt (công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc, khối lượng xây lắp có dự toán riêng) và có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động xây lắp. Bên Có: - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết nhập lại kho. - Kết chuyển hoặc tính phân bổ giá trị NL, VL thực tế sử dụng cho hoạt động xây lắp trong kỳ vào TK 154 để tính giá thành công trình xây lắp. TK 621 không có số dư cuối kỳ. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán CPNVLTT được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 152,111,112,141… TK 621 TK 154 Giá trị vật liệu dùng trực tiếp Kết chuyển chi phí xây lắp công trình vật liệu trực tiếp TK 133 TK 152 Thuế GTGT của Vật liệu dùng không NVL mua vào hết nhập lại kho Sơ đồ 1.1: Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.3.1.4 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp trong giá thành xây lắp là những khoản tiền phải trả, phải thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp tham gia xây dựng công trình. Nó bao gồm cả lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp nhưng nó không bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp của công nhân vận hành máy thi công. Để tính toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp phải đi từ hạch toán tiền lương lao động, hạch toán công việc giao khoán. Trên cơ sở đó tính toán và phân bổ tiền lương vào các đối tượng tập hợp chi phí. Tiêu chuẩn để phân bổ chi phí nhân công trực tiếp có thể là chi phí tiền công định mức, giờ công định mức, khối lượng sản phẩm sản xuất... Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ căn cứ vào tỷ lệ trích quỹ. Hạch toán thời gian lao động: được tiến hành theo từng loại công nhân viên, theo từng công việc được giao và cho từng đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Theo dõi thời gian lao động được tiến hành trên Bảng chấm công. Chứng từ này sau khi được kiểm tra xác nhận ở đội sản xuất và các phòng ban có liên quan thì được chuyển về phòng kế toán. Kế toán tiền lương lấy đây làm căn cứ để tính lương và theo dõi trên tài khoản chi phí có liên quan. Hạch toán khối lượng công việc giao khoán: Chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là Hợp đồng giao khoán. Hợp đồng giao khoán được ký theo từng phần công việc, giai đoạn công việc, theo hạng mục công trình hoàn thành và được xác nhận kết quả rồi chuyển về phòng kế toán làm căn cứ để tính lương. Tính lương, trả lương và tổng hợp, phân bổ tiền lương: Hàng tháng, căn cứ vào Bảng chấm công, Hợp đồng giao khoán và các chứng từ có liên quan khác để lập chứng từ thanh toán lương và kiểm tra việc thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng đội sản xuất, bộ phận thi công và phòng ban. Việc tổng hợp, phân bổ tiền lương vào các tài khoản chi phí cho các đối tượng sử dụng được thực hiện trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Chi phí nhân công trực tiếp thường được tính cho từng đối tượng chịu chi phí có liên quan. Trường hợp chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến nhiều đối tượng mà không hạch toán riêng được thì có thể tập hợp chung sau đó chọn tiêu thức phân bổ thích hợp để phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan. Tiêu thức phân bổ có thể là tiền công định mức, giờ công sản xuất, hệ số... Chi phí NCTT phân bổ cho từng đối tượng = Tổng chi phí NCTT trong kỳ x Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của các đối tượng Tài khoản sử dụng TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí và kết chuyển chi phí về tiền công của công nhân trực tiếp sản xuất vào tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tiền lương, tiền công lao động của nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình xây lắp. Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào bên Nợ TK 154 CPSXKDDD TK 622 không có số dư cuối kỳ. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 334 TK 622 TK 154 Tiền lương và phụ cấp Kết chuyển chi phí phải trả cho CNTT nhân công trực tiếp TK 141 Tạm ứng lương Sơ đồ 1.2: Kế toán chi phí nhân công trực tiếp 1.3.1.5 Kế toán chi phí sử dụng máy thi công Máy thi công là những máy móc thiết bị chạy bằng động cơ được sử dụng trực tiếp cho công tác thi công công trình, đó là những máy hoạt động đòi hỏi phải có người điều khiển, phải cung cấp năng lượng… như máy trộn bê tông, máy xúc… Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí trực tiếp có liên quan đến việc sử dụng máy thi công bao gồm: Chi phí khấu hao cơ bản, chi phí sửa chữa máy móc thiết bị thi công, tiền lương công nhân điều khiển máy và các chi phí bằng tiền khác. Do đặc điểm hoạt động của máy thi công trong XDCB mà chi phí sử dụng máy thi công được chia làm hai loại:  Chi phí thường xuyên  Chi phí tạm thời Muốn xác định chi phí sử dụng máy thi công được chính xác, kịp thời cho các đối tượng trước hết phải tổ chức tốt khâu hạch toán công việc hàng ngày của máy trên phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công. Định kỳ, mỗi xe, máy được phát một nhật trình do công nhân điều khiển ghi rõ trên máy: đối tượng phục vụ, khối lượng hoàn thành, số ca lao động thực tế, số ca ngừng nghỉ và có chữ ký của cán bộ kỹ thuật. Cuối tháng, chuyển về phòng kế toán làm căn cứ để kiểm tra, phân tích chi phí sử dụng máy. Tài khoản sử dụng TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản này được dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình. Tài khoản này chỉ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công đối với những doanh nghiệp xây lắp thực hiện xây, lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp giữa thủ công và máy. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn theo phương thức bằng máy thì không sử dụng TK 623 mà phải hạch toán trực tiếp vào TK 621, 622, 623, 627 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Các chi phí liên quan đến máy thi công (chi phí nguyên vật liệu cho máy thi công, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương cho công nhân điều khiển máy…) Bên Có: Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản này có các TK cấp 2 như sau:  TK 6231- Chi phí nhân công: Phản ánh các khoản lương, phụ cấp... phải trả cho công nhân trực tiếp điều kiển và phục vụ máy thi công.Tài khoản này không phản ánh các khoản trích theo lương (BHXH, KPCĐ, BHYT) tính trên lương của công nhân sử dụng máy thi công.  TK 6232- Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ máy thi công.  TK 6233- Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất phục vụ máy thi công.  TK 6234- Chi phí khấu hao máy thi công: Phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình.  TK 6237- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của máy thi công.  TK 6238- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí bằng tiền khác phục vụ cho hoạt động của máy thi công. Trình tự hạch toán Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công tại mỗi doanh nghiệp, cụ thể là: 1) Doanh nghiệp tổ chức đội máy thi công riêng biệt và đội máy thi công có tổ chức hạch toán kế toán riêng 2) Doanh nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức đội máy thi công riêng biệt nhưng không tổ chức hạch toán kế toán riêng cho đội máy thi công 3)Doanh nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt, máy thi công được sử dụng cho từng đội xây dựng công trình để thực hịện các khối lượng thi công bằng máy. Ta có thể khái quát trình tự hạch toán chi phí sử dụng máy thi công theo sơ đồ sau (trường hợp doanh nghiệp thi công hỗn hợp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt): TK152,153,111 TK 623 TK 154 Tập hợp chi phí NVL Kết chuyển CPSDMTC TK 334,338 Tập hợp chi phí nhân công TK 111,214… Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao Sơ đồ 1.3: Kế toán chi phí sử dụng máy thi công 1.3.1.6 Kế toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí trực tiếp phục vụ cho sản xuất của đội xây lắp, công trình xây dựng nhưng không được tính trực tiếp cho từng đối tượng cụ thể. Nó bao gồm: lương nhân viên quản lý đội, khoản trích về BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân sử dụng máy thi công và nhân viên quản lý đội, khấu hao tài sản cố định dùng chung cho cả đội và một số chi phí khác. Cuối kỳ hạch toán, do chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình nên cần thiết phải phân bổ khoản mục chi phí này theo tiêu thức phù hợp. Công thức phân bổ chi phí sản xuất chung: Mức CPSX chung phân bổ cho từng đối tượng = Tổng CPSX chung cần phân bổ x Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng Để phân bổ chi phí sản xuất chung người ta thường sử dụng một số tiêu thức chủ yếu như: phân bổ theo định mức, theo tiền lương của công nhân sản xuất... Tài khoản sử dụng Để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627 “ Chi phí sản xuất chung". Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Tập hợp các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung. - Phân bổ và kết chuyển chi phí sx chung vào tài khoản tính giá thành. Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ và gồm 6 tài khoản cấp hai sau:  TK 6271- Chi phí nhân công: Phản ánh các khoản lương, phụ cấp... phải trả cho nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đội, của công nhân xây lắp, các khoản trích về BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân trực tiếp xây lắp và nhân viên quản lý đội.  TK 6272- Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho đội xây dựng.  TK 6273- Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất phục vụ cho đội xây dựng.  TK 6274- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh khấu hao tài sản cố định dùng chung cho đội xây dựng.  TK 6277- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của đội xây dựng.  TK 6278- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí bằng tiền khác phục vụ cho hoạt động của đội xây dựng. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất chung được khái quát theo sơ đồ sau: TK 152,153,214,111… TK 627 TK 154 Tập hợp chi phí sản xuất chung Phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất chung TK 111, 138, 152 Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung Sơ đồ 1.4: Kế toán chi phí sản xuất chung 1.3.1.7 Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất Để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, kế toán sử dụng tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Bên Nợ: Các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến thi công, xây lắp công trình. Bên Có: - Giá thành sản phẩm hoàn thành bàn giao. - Giá trị phế liệu thu hồi, giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được. Dư Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hiện có. Trình tự kế toán tổng hợp chi phí sản xuất TK 621 TK 154 TK632 K/c CPNVLTT Giá thành KLXL hoàn thành, bàn giao TK 622 K/c CPNCTT TK 152, 153 TK 623 Giá trị VL nhập lại kho K/c CPSD máy thi công TK 627 K/c CPSXC Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp chi phí xây lắp 1.3.2 Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang Sản phẩm dở dang trong xây dựng có thể là công trình, hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành, khối lượng xây lắp thi công dở dang bất kỳ chưa được bên chủ đầu tư nghiệm thu, thanh toán. Đánh giá sản phẩm dở dang là tính toán, xác định phần chi phí sản xuất cho khối lượng làm dở cuối kỳ theo những nguyên tắc nhất định. Để đánh giá sản phẩm dở dang một cách chính xác trước hết cần kiểm kê khối lượng xây dựng hoàn thành trong kỳ đồng thời xác định đúng đắn mức độ hoàn thành theo quy ước ở từng giai đoạn thi công để xác định khối lượng sản phẩm dở dang, phát hiện những tổn thất trong quá trình thi công. Đặc điểm của sản phẩm xây lắp là kết cấu phức tạp, việc xác định chính xác mức độ hoàn thành của nó là rất khó khăn. Vì vậy, khi đánh giá sản phẩm làm dở, kế toán cần kết hợp chặt chẽ với các bộ phận kỹ thuật, bộ phận tổ chức lao động để xác định mức độ hoàn thành của khối lượng sản phẩm dở dang một cách chính xác nhất. Trên cơ sở kết quả kiểm kê sản phẩm làm dở đã tổng hợp được kế toán tiến hành đánh giá sản phẩm làm dở. Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang trong xây lắp phụ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành giữa bên nhận thầu và bên giao thầu. Các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: - Phương pháp đánh giá sản phẩm làm dở theo tỷ lệ sản phẩm hoàn thành tương đương. - Phương pháp đánh giá sản phẩm làm dở theo giá dự toán Ngoài ra, đối với một số công việc như nâng cấp, sửa chữa hoàn thiện hoặc xây dựng các công trình có giá trị nhỏ, thời gian thi công ngắn theo hợp đồng được bên chủ đầu tư thanh toán toàn bộ sau khi hoàn thành thì giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ là toàn bộ chi phí thực tế từ khi thi công đến thời điểm kiểm kê, đánh giá. 1.3.3 Tính giá thành sản phẩm xây lắp 1.3.3.1 Đối tượng tính giá thành sản phẩm xây lắp Xác định đối tượng tính giá thành là công việc đầu tiên trong công tác tính giá thành của kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh sản phẩm hàng hoá, căn cứ vào tính chất sản xuất và đặc điểm cung cấp, sử dụng của từng loại sản phẩm để xác định đối tượng tính giá thành thích hợp. Trong ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm có những đặc thù riêng nên đối tượng tính giá thành thường là các công trình hay các khối lượng công việc có thiết kế và dự toán riêng đã hoàn thành. Trường hợp trong doanh nghiệp xây lắp có tổ chức phân xưởng sản xuất phụ thì đối tượng tính giá thành là một đơn vị hoàn thành hay lao vụ hoàn thành. Việc xác định đối tượng tính giá thành là căn cứ để kế toán mở các thẻ tính giá thành sản phẩm phục vụ cho quá trình kiểm tra tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, tính toán hiệu quả, xác định chính xác thu nhập. 1.3.2.2 Các phương pháp tính giá thành sản phẩm Phương pháp tính giá thành là phương pháp sử dụng số liệu từ phần tập hợp chi phí sản xuất của kế toán để tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm hay lao vụ hoàn thành theo các khoản mục giá thành đã quy định. Chi phí sản xuất của đơn vị được tập hợp hàng tháng trong các sổ chi tiết và tổng hợp. Căn cứ vào số liệu chi phí đã tập hợp cho từng đối tượng, kế toán giá thành phải vận dụng phương pháp tính giá thành thích hợp để tính tổng giá thành theo kỳ quy định. Trong doanh nghiệp xây lắp thường có các phương pháp tính giá thành như sau: - Phương pháp tính giá thành trực tiếp - Phương pháp tổng cộng chi phí - Phương pháp tỷ lệ - Phương pháp kết hợp Phương pháp tính giá thành trực tiếp Đây là phương pháp tính giá thành giản đơn, được áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp xây lắp.Vì sản phẩm xây lắp đơn chiếc nên đối tượng tập hợp chi phí cũng là đối tượng tính giá thành. Z = D K§ + C - D CK Trong đó: Z: Giá thành sản phẩm xây lắp. C: Tổng chi phí xây lắp đã tập hợp theo đối tượng. D K§ : Giá trị công trình dở dang đầu kỳ. D CK : Giá trị công trình dở dang cuối kỳ. Nếu sản phẩm dở dang không đáng kể thì chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kỳ cho mỗi đối tượng tính giá thành là giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Z = C Phương pháp tổng cộng chi phí Phương pháp này được áp dụng với việc xây lắp các công trình lớn, phức tạp, quá trình xây lắp có thể thông qua các đội xây lắp khác nhau mới hoàn thành được công trình. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất trong trường hợp này là các đội xây lắp còn đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành cuối kỳ. Công thức tính như sau: Z = D K§ + C 1 + C 2 +…+ C n - D CK Trong đó: C 1 , C 2 , …,C n : là chi phí sản xuất ở từng đội sản xuất hay từng hạng mục công trình của một công trình. Phương pháp tỷ lệ Được áp dụng khi giới hạn tập hợp chi phí là nhóm hạng mục công trình nhưng đối tượng tính giá là hạng mục công trình. Khi đó, phải căn cứ vào tổng số chi phí thực tế và tổng chi phí kế hoạch hoặc tổng số giá trị dự toán của tất cả các hạng mục công trình có liên quan để xác định tỷ lệ phân bổ. Trong đó, chi phí kế hoạch được tính riêng cho từng công trình, hạng mục công trình. Giá thành hạng mục công trình = Tỷ lệ phân bổ x Chi phí kế hoạch (giá trị dự toán từng hạng mục công trình) Trong đó: Tỷ lệ phân bổ = Tổng chi phí thực tế X 100 Tổng chi phí kế hoạch của hạng mục công trình liên quan Phương pháp kết hợp Là phương pháp được áp dụng phổ biến trong việc tính giá thành đơn vị sản phẩm xây lắp, thường kết hợp phương pháp tính trực tiếp với phương pháp tổng cộng chi phí khi đối tượng hạch toán chi phí là các giai đoạn công việc, hoặc kết hợp phương pháp tính trực tiếp với các phương pháp hệ số hoặc tỷ lệ khi đối tượng hạch toán chi phí là nhóm nhà cửa, vật kiến trúc, hạng mục công trình xây lắp… 1.3.4 Sổ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp Chúng ta biết rằng các chứng từ, các hình thức ghi sổ, trình tự ghi chép, hệ thống hoá các thông tin sẽ tạo nên các mô hình chi phí nhất định cho một doanh nghiệp cụ thể. Do quy trình công nghệ xây lắp thường là phức tạp, cho nên hầu hết các doanh nghiệp xây lắp đều ghi sổ theo hình thức “Nhật ký- chứng từ”. Hình thức Nhật ký- Chứng từ là một hình thức có nhiều ưu điểm, phù hợp với những loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, đơn vị có trình đôộ quản lý cao, phù hợp với các đơn vị có nhu cầu chuyên môn hoá cao. Theo hình thức này quy trình hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh được tiến hành như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ chi phí như: Phiếu nhập kho, Bảng phân bổ vật liệu, Bảng phân bổ tiền lương…ghi trực tiếp vào các bảng kê số 4, số 5 và số 6 và các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí và kế hoạch trích trước chi phí từ bảng kê số 6 để ghi vào bảng kê số 4, 5 theo khoản mục chi phí. Cuối tháng, quý khoá sổ bảng kê số 4, 5, 6 và xác định tổng số phát sinh. Lấy số liệu tổng cộng để ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Cuối tháng, quý cộng số liệu trên Nhật ký – Chứng từ số 7 và lấy số tổng cộng ghi vào Sổ Cái TK 621, 622, 623, 627, 154. Số liệu tổng cộng trên các Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ số 7 được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau: BẢNG KÊ SỐ 4 CHỨNG TỪ CHI PHÍ, BẢNG PHÂN BỔ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG KÊ SỐ 6 BẢNG KÊ SỐ 5 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 SỔ CÁI TK LOẠI 6, TK 154 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 1.10: Quy trình ghi sổ kế toán chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.4 MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1.4.1 Ý nghĩa của việc phân tích chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Trong quá trình sản xuất kinh doanh, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp phải khai thác và phát huy mọi năng lực sản xuất, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Đối với ngành xây lắp, vì chi phí được dự toán nên việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp được tập hợp theo khoản mục nên để đi sâu vào phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm thì ta phải đi sâu phân tích giá thành theo khoản mục chi phí. Giá thành sản phẩm là một chỉ tiêu chất lượng phản ánh và đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, chỉ tiêu giá thành còn giữ chức năng thông tin và kiểm tra về chi phí, giúp cho người quản lý có cơ sở để đề ra quyết định đúng đắn, kịp thời. Phân tích giá thành sản phẩm là cách tốt nhất để biết nguyên nhân và nhân tố làm chi phí biến động ảnh hưởng tới giá thành so với mức dự kiến ban đầu. Từ đó, cấp quản lý có những quyết định tối ưu hơn trong hạt động kinh doanh. 1.4.2 Các chỉ tiêu phân tích giá thành sản phẩm 1.5.2.1 Các chỉ tiêu đánh giá chung tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm Các bước tiến hành phân tích giá thành sản phẩm xây lắp theo khoản mục chi phí: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CHI PHÍ - So sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán (Giá thành kế hoạch) nhằm xác định chênh lệch tuyệt đối, từ đó rút ra kết luận doanh nghiệp đã tiết kiệm hay vượt chi về giá thành. - Tính tỷ trọng số chênh lệch trong tổng chi phí của từng khoản mục và trong tổng giá thành dự toán. Các phương pháp tính: Chênh lệch giá thành thực tế so với giá thành dự toán: Về số tuyệt đối = Ztt – Zdt Về tỷ trọng = %100 Zdt Ztt  Nếu tỷ lệ trên < 1 thì doanh nghiệp đã hạ được giá thành thực tế so với giá thành dự toán. Khi đó chênh lệch giá thành theo số tuyệt đối sẽ mang dấu “ _”. Dựa vào công thức chung để phân tích từng khoản mục cụ thể. Trước hết ta tính tỷ trọng từng khoản mục chi phí dự toán so với tổng giá trị dự toán. Từng khoản mục chi phí dự toán Tỷ trọng (%) = x 100 Tổng giá trị dự toán Ta tính tiếp tỷ trọng từng khoản mục chi phí thực tế so với tổng giá thành thực tế: Chi phí thực tế từng khoản mục Tỷ trọng (%) = x 100 Tổng giá trị thực tế từng khoản mục Sau khi tính được 2 tỷ trọng trên, ta so sánh: Về mặt số lượng: Chênh lệch = Chi phí thực tế từng khoản mục – Chi phí dự toán từng khoản mục - Nếu giá trị chênh lệch mang dấu (+) thì doanh nghiệp đã tăng chi phí so với dự toán. - Nếu giá trị chênh lệch mang dấu (-) thì doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí sản xuất. Về mặt tỷ trọng: Chênh lệch = Tỷ trọng từng khoản mục thực tế – tỷ trọng từng khoản mục dự toán - Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì tỷ trọng thực tế tăng - Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì tỷ trọng thực tế giảm. Ảnh hưởng của sự thay đổi mỗi khoản mục chi phí tới tổng giá thành không chỉ thể hiện ở số chênh lệch tuyệt đối mà còn thể hiện ở tỷ trọng của mỗi khoản mục trong tổng số chung. Bảng phân tích giá thành sẽ thể hiện rõ điều đó. Số TT KHOẢN MỤC CHI PHÍ DỰ TOÁN THỰC TẾ CHÊNH LỆCH SỐ TIỀN TỶ TRỌNG SỐ TIỀN TỶ TRỌNG SỐ TIỀN TỶ TRỌNG 1 CPNVLTT 2 CPNCTT 3 CPSDMTC 4 CPSXC TỔNG GIÁ THÀNH Bảng số 1.1: Bảng phân tích giá thành theo khoản mục chi phí  Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong ngành xây lắp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Chi phí nguyên vật liệu =  Mức tiêu hao vật liệu i x Đơn giá vật liệu i Biến động khoản mục chi phí này do ảnh hưởng của hai nhân tố: Nhân tố 1: Mức tiêu hao vật liệu Nhân tố này phản ánh trình độ sử dụng vật liệu tiết kiệm hay lãng phí. Nhân tố 2: Đơn giá vật liệu Nhân tố này phụ thuộc vào hai yếu tố giá mua và chi phí thu mua.  Phân tích khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Đánh giá chung: Chênh lệch lương tuyệt đối = Quỹ lương Thực tế - Quỹ lương kế hoạch - Nếu chênh lêch mang đấu (-) thì chi hụt quỹ lương - Nếu chênh lệch mang đấu (+) thì vượt chi quỹ lương. Chênh lệch tương đối quỹ lương = Quỹ lương thực tế - Quỹ lương kế hoạch x Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất - Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì tiết kiệm tương đối quỹ lương. - Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì vượt chi không hợp lý quỹ lương. Nguyên nhân tăng, giảm quỹ lương: Quỹ lương (L) = Số lao động (N) x Mức tiền lương bình quân/ người (l). Có hai nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương với mức độ ảnh hưởng là: Nhân tố 1: Số lao động  1L = ( 1N - N 0 ) x l 0 Nhân tố 2: Mức tiền lương bình quân/người L 2 = N 1 x (l 1 - l 0 )  Phân tích chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên điều khiển máy, chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền. Phân tích chi phí sử dụng máy thi công chỉ xác định mức chênh lệch tuyệt đối giữa chi phí thực tế so với kế hoạch và dựa vào nội dung từng khoản để rút ra nhận xét phù hợp.  Phân tích chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung gồm có: Tiền lương nhân viên phân xưởng, các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất, nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài… Tương tự như đối với chi phí sử dụng máy thi công, phân tích chi phí sản xuất chung chỉ xác định chênh lệch tuyệt đối giữa chi phí thực tế vói chi phí kế hoạch, dựa vào nội dung từng khoản để đánh giá và rút ra kết luận đúng đắn. Tính toán tỷ lệ thực hiện kế hoạch giá thành của toàn bộ sản phẩm xây lắp. Tỷ lệ % thực hiện kế hoạch giá thành =       n 1i i0i0 n 1i i1i1 ZQ ZQ x100 Trong đó: Q i0 , Q i1 : là khối lượng sản phẩm xây lắp dự toán và thực tế. Z i0 , Z i1 : là giá thành sản phẩm xây lắp thứ i theo dự toán và thực tế. Tỷ lệ trên < 1 có nghĩa là doanh nghiệp đã hạ được giá thành thực tế so với dự toán. 1.4.2.2 Các chỉ tiêu đánh giá tình hình thực hiện giá thành trong nhiều năm So sánh giá thành của kỳ đang nghiên cứu với giá thành những kỳ trước đã thực hiện theo từng khoản mục nhằm xác định số chênh lệch từ đó rút ra kết luận và các biện pháp tăng cường hoặc giảm bớt các khoản mục. Tính tỷ trọng của số chênh lệch trong tổng chi phí trong từng khoản mục và so sánh tỷ trọng đó trong nhiều kỳ. Các chỉ tiêu đánh giá: Chênh lệch giá thành nhiều kỳ liên tiếp: Về mặt số lượng = Z 1 - Z 0 Về mặt tỷ trọng = 100 Z Z 0 1  Z 0 , Z 1 : là giá thành kỳ gốc và kỳ nghiên cứu. Nếu tỷ trọng < 1 thì doanh nghiệp đã hạ được giá thành so với giá thành kỳ gốc. Tỷ trọng từng khoản mục so với tổng chi phí: Tỷ trọng từng khoản Từng khoản mục chi phí kỳ gốc = x100% mục ở kỳ gốc Tổng giá thành kỳ nghiên cứu Tỷ trọng từng khoản Từng khoản mục chi phí kỳ nghiên cứu = x100% mục ở kỳ nghiên cứu Tổng giá thành kỳ nghiên cứu Ta so sánh: Về số tuyệt đối: Chênh lệch = Chi phí thực tế từng khoản Mục kỳ nghiên cứu - Chi phí thực tế từng khoản mục kỳ gốc - Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí, cần phát huy biện pháp kỳ nghiên cứu áp dụng. - Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì doanh nghiệp đã lãng phí chi phí sản xuất, cần phải có biện pháp xử lý. Về tỷ trọng: Chênh lệch = Tỷ trọng kỳ nghiên cứu –Tỷ trọng kỳ gốc - Nếu chênh lệch mang dấu (-) thì tỷ trọng thực tế giảm. - Nếu chênh lệch mang dấu (+) thì tỷ trọng thực tế tăng. Có thể tập hợp và so sánh chi phí qua bảng sau: SỐ TT KHOẢN MỤC CHI PHÍ KỲ GỐC KỲ NGHIÊN CỨU CHÊNH LỆCH SỐ TIỀN TỶ TRỌNG SỐ TIỀN TỶ TRỌNG SỐ TIỀN TỶ TRỌNG 1 CPNVLTT 2 CPNCTT 3 CPSDMTC 4 CPSXC TỔNG GIÁ THÀNH Bảng số 1.2: Bảng phân tích giá thành qua một số năm Giá kỳ gốc có thể là giá dự toán, giá kế hoạch hay giá thực tế năm trước hoặc có thể so sánh với cả 3 loại giá để xem xét tình hình thực hiện giá thành của kỳ nghiên cứu so với dự toán, kế hoạch và năm trước như thế nào. PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 2.1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN - CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp xây lắp điện Xí nghiệp xây lắp Điện là doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành về xây dựng các công trình đường dây, trạm biến áp, trực thuộc Công ty Điện Lực I (Tổng công ty Điện Lực Việt Nam), được thành lập theo Quyết định số 523 NL/TCCB-LĐ ngày 23 tháng 10 năm 1992 của Bộ Năng lượng trên cơ sở sáp nhập hai xí nghiệp là: Xí nghiệp xây lắp Điện và Xí nghiệp lắp điện hạ thế trực thuộc Sở Điện lực Hà Nội. Trụ sở giao dịch chính của xí nghiệp đặt tại số 1-3 An Dương - Quận Tây Hồ - Hà Nội. Xí nghiệp Xây lắp điện là đơn vị có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được mở tài khoản, được sử dụng con dấu riêng để quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài ngành. Thành lập khi đất nước mới chuyển sang nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và xây lắp nói riêng còn gặp nhiều khó khăn nhưng trong 10 năm hoạt động Xí nghiệp đã gặt hái được nhiều thành công. Hàng trăm công trình hạ thế mới được xây dựng, hàng trăm trạm biến áp và hàng ngàn đường đây điện trung, cao áp, cáp ngầm và nổi từ 6KV đến 110KV trên khắp mọi miền: Rừng núi, đồng bằng, vùng sâu, vùng xa thuộc điện lực các tỉnh, thành phố trên toàn miền Bắc từ Hà Tĩnh trở ra, được đại tu, sửa chữa. Đặc biệt, Xí nghiệp là đơn vị duy nhất được Tổng công ty Điện lực Việt Nam và Công ty Điện lực I uỷ quyền quản lí thi công đường dây 35KV từ Pà Háng đi Sầm Nưa (CHDCND Lào). Trong tương lai, Xí nghiệp chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa. Xí nghiệp xây lắp Điện là một doanh nghiệp có qui mô nhỏ, bắt đầu đi vào hoạt động năm 1992 với số vốn kinh doanh là 2.119 triệu đồng: Trong đó: Vốn lưu động: 1.519 triệu đồng Vốn cố định: 600 triệu đồng Theo nguồn vốn : Vốn ngân sách: 2.047 triệu đồng Vốn tự bổ xung: 72 triệu dồng Đơn vị tính: Đồng ChØ tiªu N¨m 2000 N¨m 2001 N¨m 2002 1. Tæng tµi s¶n 87,915,007,062 68,815,067,262 87,980,964,473 Tµi s¶n l­u ®éng 85,514,452,421 84,454,923,227 84,417,140,771 Tµi s¶n cè ®Þnh 2,400,554,641 3,526,041,246 3,563,823,702 2. Tæng nguån vèn 87,915,007,062 68,815,067,262 87,980,964,473 Nî ph¶i tr¶ 84,139,868,155 63,196,289,503 82,609,729,175 Nguån vèn CSH 3,775,138,907 5,616,777,759 5,371,235,298 3. Tæng doanh thu 16,004,696,217 24,004,835,097 47,165,650,371 4. Doanh thu thuÇn 15,406,999,641 23,493,932,811 47,165,650,371 5. Gi¸ vèn hµng b¸n 15,239,377,748 23,290,224,908 46,918,093,081 6. L·i gép 167,621,893 203,707,903 247,557,290 7. L·i thuÇn 100,190,603 158,654,903 165,574,888 8. Ph¶i nép ng©n s¸ch 25,047,651 39,663,726 41,393,657 9. Thu nhËp b×nh qu©n ®Çu ng­êi/ th¸ng 990,582 1,053,850 1,162,930 Bảng số 2.1: Một số kết quả hoạt động trong 3 năm 2000, 2001, 2002 của xí nghiệp 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Xí nghiệp thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng trong quản lý, điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp. Để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, Giám đốc Xí nghiệp tổ chức các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong các lĩnh vực công tác. Xí nghiệp thành lập ra các đội thi công trực thuộc, các đội này đều có chức năng thực hiện các nhiệm vụ thi công xây dựng, san nền, thi công các công trình... Các đội có bộ máy điều hành riêng gồm: đội trưởng, phó đội trưởng, các ban nghiệp vụ và bộ phận trực tiếp sản xuất, hoạt động trên cơ sở giấy phép hành nghề được cơ quan có thẩm quyền cấp. Đặc điểm loại hình sản xuất của Xí nghiệp là xây lắp các công trình điện có qui mô nhỏ phổ biến ở mức: 100 đến 600 triệu đồng, phân tán hầu hết các tỉnh phía Bắc từ Hà Tĩnh trở ra. Để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoá cũng như đảm bảo thực hiện tốt phương án sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp sử dụng mô hình quản lí là mô hình trực tuyến. Trong Xí nghiệp, các phòng ban chức năng, các đội xây lắp và các phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự quản lý của Giám đốc- người chịu mọi trách nhiệm trước cấp trên và cơ quan Nhà Nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp xây lắp Điện được xây dựng như sau: : Chỉ đạo : Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ P.GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT Đ Ộ I X  Y D Ự N G 1 GIÁM ĐỐC Đ Ộ I X  Y D Ự N G 2 P H Ò N G H À N H C H ÍN H X Ư Ở N G C Ơ K H Í PH Ò N G K Ế H O Ạ C H PH Ò N G TỔ C H Ứ C PH Ò N G TÀ I V Ụ B A N M Á Y T ÍN H C N TT P.GIÁM ĐỐC XDCB-HC P.GIÁM ĐỐC KẾ HOẠCH SX ĐỘI ĐIỆN 1 ĐỘI ĐIỆN 2 ĐỘI ĐIỆN 3 ĐỘI ĐIỆN 4 ĐỘI ĐIỆN 5 ĐỘI ĐIỆN 6 ĐỘI ĐIỆN 8 ĐỘI ĐIỆN 7 ĐỘI ĐIỆN 9 ĐỘI ĐIỆN 10 ĐỘI ĐIỆN 11 ĐỘI ĐIỆN 12 ĐỘI ĐIỆN 14 ĐỘI ĐIỆN 15 P. KỸ THUẬT P.VẬT TƯ B.AN TOÀN Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xây lắp Điện Giám đốc Là người đứng đầu Xí nghiệp, đại diện cho cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp. Giám đốc có nhiệm vụ bao quát chung mọi hoạt động và phụ trách tất cả các phòng ban trong xí nghiệp. Bên cạnh đó, Giám đốc còn có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Công ty, Bộ, Ngành liên quan, xây dựng các qui chế nội bộ Xí nghiệp. Phó giám đốc + Phó Giám đốc kỹ thuật: Phụ trách các phòng Kỹ thuật, Ban an toàn - Bảo hiểm lao động, Ban máy tính công nghệ thông tin, các đội xây lắp điện. + Phó giám đốc Hành chính - Xây dựng cơ bản: Phụ trách phòng hành chính quản trị, các đội xây dựng. + Phó giám đốc Kế hoạch sản xuất: Phụ trách phòng Kế hoạch, Xưởng cơ khí, có nhiệm vụ phụ trách công tác xây dựng và triển khai kế hoạch đầu vào, công tác thanh quyết toán các công trình, trợ giúp Phó giám đốc kỹ thuật trong các công tác quản lí kỹ thuật và chỉ đạo hoạt động của các tổ chức đoàn thể trong xí nghiệp. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng Xí nghiệp gồm có 407 cán bộ CNV trong đó nhân viên quản lý là 48 người được phân công vào các phòng ban theo trình độ chuyên môn và năng lực một cách hợp lý. Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả. + Phòng Hành chính: Là phòng có nghiệp vụ, chức năng thực hiện công tác tổng hợp hành chính, quản trị, văn thư bảo mật, tuyên truyền, lưu trữ trong xí nghiệp. + Phòng Kế hoạch: có chức năng chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch về công tác tài chính, lao động tiền lương, công tác chuẩn bị đầu tư, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và thực hiện công tác thanh quyết toán các công trình và thống kê báo cáo tài chính của xí nghiệp. + Phòng Kĩ thuật: Có chức năng thực hiện công tác quản lí xây dựng công trình của xí nghiệp, nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế được duyệt, đúng tiến độ và quy chế XDCB hiện hành, đảm bảo chất lượng, hiệu quả kinh tế, ngoài ra còn kiểm tra đôn đốc công tác thanh tra kỹ thuật an toàn và thực hiện công tác bảo hộ lao động. + Phòng Tổ chức lao động tiền lương: là phòng nghiệp vụ, có chức năng quản lí công tác bộ máy, quản lí cán bộ, quản lí công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương. + Phòng Tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán kế toán thống kê, kiểm tra phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Xí nghiệp. + Phòng Vật tư: Có chức năng quản lí, tổ chức cung ứng vật tư thiết bị, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các vật tư thiết bị của Xí nghiệp. + Ban An toàn (Ký hiệu: Ban AT) Là bộ phận chuyên môn, có chức năng tổ chức, thực hiện, kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, quy trình, quy phạm Kỹ thuật an toàn - an toàn lao động của Nhà Nước, của ngành Điện và của Công ty Điện lực I trong Xí nghiệp. + Ban Máy tính và công nghệ thông tin (Kí hiệu: ban MT và CNTT). Là bộ phận chuyên môn, có chức năng quản lí hoạt động của hệ thống máy tính toàn xí nghiệp và phát triển công nghệ thông tin ứng dụng trong sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. + Các đội Xây lắp điện, Xưởng cơ khí, Đội xây dựng ( gọi chung là Đội) Tổ chức thi công các công trình xây lắp điện, xây dựng kiến trúc, sản xuất các cấu kiện, chế tạo các sản phẩm cơ khí đảm bảo đúng thiết kế, chất lượng, hiệu quả theo kế hoạch Xí Nghiệp đề ra. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xây lắp điện Xí nghiệp được quyền tổ chức, thành lập giải thể hoặc sáp nhập các bộ phận sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lí trong nội bộ để thực hiện phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp gồm có: - Các đội xây lắp điện: Do đặc tính của công tác xây lắp, Xí nghiệp tổ chức thành 17 đội, mỗi đội có từ 15 đên 30 người, bao gồm một đội trưởng, một đội phó, một kĩ thuật viên, một nhân viên kinh tế và các công nhân. Các đội điện có nhiệm vụ chủ yếu là: Tổ chức, quản lí và thi công công trình theo hợp đồng kinh tế do Xí nghiệp kí kết và theo thiết kế được duyệt. Làm thủ tục quyết toán từng giai đoạn và toàn bộ công trình. Ngoài ra, khi các công trình có qui mô lớn như: Công trình đường dây 35KV Sầm Nưa-Lào (năm 1997), công trình cải tạo đường dây trung áp và các trạm biến áp Thành phố Hà Nội thuộc dự án “cải tạo lưới điện ba thành phố Hà Nội, Hải Phòng, Nam Định (năm1999)... phải huy động nhiều đội cùng tham gia thi công, xí nghiệp sẽ thành lập ban chỉ huy công trường để chỉ đạo, tổ chức thi công. Cơ cấu tổ chức các đội xây lắp được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức các đội xây lắp tại Xí nghiệp Xây lắp điện Các đội phụ trợ Do tính chất và nhu cầu của sản phẩm xây lắp, ngoài các đội xây lắp điện còn cần phải có các đơn vị phụ trợ phục vụ cho việc tổ chức và thi công các công trình xây lắp. Các đội phụ trợ bao gồm: KỸ THUẬT VIÊN NHÂN VIÊN KINH TẾ CÔNG NHÂN THỦ KHO ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI PHÓ - Đội xe: Có nhiệm vụ vận chuyển vật tư, thiết bị đến chân công trình, xe cẩu dùng để cẩu cáp và dựng cột điện... Cơ cấu của đội xe bao gồm: Tổ trưởng, nhân viên kinh tế, các lái xe, lái phụ và tổ sửa chữa. - Xưởng cơ khí: chuyên gia công chế biến xà sắt, hộp bảo vệ công tơ, hòm compozit phục vụ cho các công trình điện trong xí nghiệp và các đơn vị trong ngành... Cơ cấu của xưởng gồm có: Một quản đốc, một nhân viên kinh tế, công nhân cơ khí bậc cao và thợ lành nghề. - Đội xây dựng: chuyên xây vỏ trạm, đúc cột điện loại nhỏ, xây dựng các nhà trạm điện, làm cac bảng, ván, cốt pha... Đội gồm có: một đội trưởng, một nhân viên kĩ thuật, một nhân viên kinh tế, các công nhân bậc cao, thợ mộc, thợ xây. * Các bước công việc trong thi công xây lắp công trình của Xí nghiệp Để thực hiện và hoàn thành một công trình xây lắp cần phải trải qua các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị - Phòng kế hoạch: Ký kết hợp đồng với bên A Lập dự toán, bảng phân giao vật tư. Giao nhiệm vụ cho đội điện... thi công bằng lệnh điều động. Tổ chức giao tuyến thi công, giải phóng mặt bằng thi công. - Phòng kỹ thuật: Chuẩn bị tài liệu thiết kế giao cho đơn vị thi công. Giao bản vẽ gia công cơ khí - Phòng vật tư: Căn cứ vào bảng phân giao vật tư, tuỳ theo tiến độ thi công phòng vật tư xuất kho các loại vật tư xí nghiệp có, đối với những loại mặt hàng không có trong kho của xí nghiệp, phòng vật tư sẽ tìm nguồn hàng cung cấp cho đội thi công theo đúng chủng loại. - Phòng tài vụ: Căn cứ bảng dự toán, bảng phân giao vật tư phòng tài vụ chuẩn bị kinh phí tạm ứng cho đội thi công theo từng khoản mục: Vật liệu (phần đội thi công lo), nhân công, chi phí chung. Mở chi tiết theo dõi các khoản phát sinh liên quan đến công trình: Sổ chi tiết giá thành (154), Sổ theo dõi công nợ (141, 131, 331). - Đơn vị thi công: Giao nhận tuyến chuẩn bị tập kết công nhân, chuẩn bị lán, trại, kho, bãi tập kết vật tư, lập kế hoạch tiến độ thi công, phân công công việc cụ thể từng nhóm, cá nhân. Quán triệt vấn đề kỹ thuật an toàn lao động trong thi công. Nhân viên kinh tế căn cứ dự toán làm giấy tạm ứng chuẩn bị kinh phí cho việc thi công. Bước 2: Thực hiện - Đối với đơn vị thi công: Căn cứ tiến độ thi công đội làm phiếu lĩnh vật tư (nhu cầu vật tư đến đâu viết phiếu lĩnh đến đó). Phiếu lĩnh được viết thành 4 liên, Sau khi lĩnh hàng đơn vị thi công giữ 1 liên, phòng vât tư giữ 3 liên. Hàng ngày kế toán vật liệu xuống phòng vật tư lấy phiếu xuất kho trong ngày về hạch toán. Đơn vị thi công phải thực hiện đúng tiến độ quy trình kỹ thuật cũng như bản vẽ thiết kế trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh phải phản ánh ngay về xí nghiệp. tuỳ theo công việc cụ thể các phòng giải quyết theo chức năng của mình. Trong trường hợp phát sinh về khối lượng, thay đổi về thiết kế, quy cách chủng loại vật tư... Đơn vị phản ánh về xí nghiệp, các phòng kế hoạch, vật tư, kỹ thuật sẽ có trách nhiệm giải quyết những vướng mắc của đơn vị thi công. Trường hợp có sai phạm về kỷ luật lao động, chế độ chính sách đối với người lao động phải phản ánh với phòng tổ chức lao động tiền lương để kịp thời giải quyết. Hàng ngày đội phải ghi nhật kí công trình về khối lượng công việc cũng như số lượng vật tư đã sử dụng trong ngày. Hàng ngày đội trưởng phải báo cáo giám đốc về tình hình thực hiện tiến độ thi công, khối lượng công việc hoàn thành, những đề nghị (nếu cần) hoặc những biện pháp dẩy mạnh tiến độ thi công công trình, những sáng kiến cải tiến kỹ thuật làm giảm mức tiêu hao sức lao động cũng như vật tư mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. - Đối với phòng kỹ thuật: Cử cán bộ giám sát công trình,quản lí tiến độ, chất lượng công trình cán bộ kỹ thuật có quyền tạm dừng thi công đối với những hạng mục kém chất lượng. Cử cán bộ an toàn kỹ thuật kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện an toàn và bảo hộ lao động trên công trình, nhắc nhở những trường hợp sai phạm nhẹ, đình chỉ thi công khi có hiện tượng không an toàn ảnh hưởng đến tính mạng người lao động. - Đối với phòng vật tư: Căn cứ dự toán, nhu cầu thiết bị vật tư (phần Xí nghiệp cấp). Phòng vật tư làm giấy đề nghị mua vật tư cho công trình (có giấy báo giá). Đối với các loại vật tư có trong kho, dựa vào bảng phân giao và phiếu lĩnh vật tư của đội thi công cấp phát một cách nhanh, gọn, đúng chủng loại. - Đối với phòng tài vụ: Căn cứ giấy xin tạm ứng của đội thi công (tạm ứng theo khối lượng công việc thực hiện), phòng kế toán đối chiếu với dự toán, bảng phân giao vật tư Bước 3: Kết thúc - Đối với đơn vị thi công: Khi công trình hoàn thành đơn vị thi công phải lập hồ sơ nghiệm thu công trình theo quy định, đối chiếu vật tư (theo mẫu). Xác nhận vật tư thu hồi, bản vẽ hoàn công gửi phòng kỹ thuật để kiểm tra trình giám đốc phối hợp với các phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch nghiệm thu nội bộ. Nếu không có sai sót, không phải sửa chữa, phòng kế hoạch đăng kí mời bên A nghiệm thu công trình. Phòng tài vụ nhận đầy đủ hồ sơ quyết toán công trình: đề án thiết kế, dự toán, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình, bản đối chiếu vật tư, biên bản giải trình phát sinh khối lượng vật tư nhân công, Căn cứ hồ sơ quyết toán duyệt khối lượng vật tư nhân công cho đơn vị thi công. Việc bảo vệ quyết toán với bên A do xí nghiệp chịu trách nhiệm Sơ đồ 2.3: Quy trình công việc trong thi công xây lắp của xí nghiệp CHUẨN BỊ LẬP DỰ TOÁN LÀM LỆNH ĐIỀU ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ THI CÔNG CHUẨN BỊ TÀI LIỆU THIẾT KẾ CHUẨN BỊ VẬT TƯ CHUẨN BỊ LAO ĐỘNG CHUẨN BỊ TIỀN THỰC HIỆN CUNG CẤP VẬT TƯ TIỀN VỐN KIỂM TRA, ĐÔN ĐỐC GIÁM SÁT CÔNG TRÌNH THI CÔNG THEO TIẾN ĐỘ KẾT THÚC NGHIỆM THU, QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP 2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Xí nghiệp Xây lắp điện cũng ngày càng phát triển. Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lí nói chung, bộ máy kế toán nói riêng của Xí nghiệp là một quyết định cần thiết và hoàn toàn đúng đắn, góp phần tạo nên những thành công mà Xí nghiệp đã gặt hái được trong những năm qua. Trên cơ sở các phần hành, khối lượng công tác kế toán và để phù hợp với qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng như những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, Xí nghiệp Xây lắp điện đã tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến, tức là hoạt động theo phương thức trực tiếp, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp là mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, ở các bộ phận trực thuộcnhư các đội xây lắp, kho, phân xưởng không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, tập hợp chi phí của công trình và chuyển về phòng kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của xí nghiệp bao gồm 11 người (chưa kể các nhân viên kinh tế tại các đơn vị trực thuộc) tổ chức theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRUỞNG NHÂN VIÊN KINH TẾ CÁCĐƠN VỊ TRỰC THUỘC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠN G GIÁ THÀNH KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TSCĐ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÁC KẾ TOÁN THUẾ GTGT KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH THỦ QUĨ Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp xây lắp điện Trong bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán có mối liên hệ chặt chẽ, qua lại với nhau, nhờ đó làm tăng tính hiệu quả các hoạt động của guồng máy kế toán. Mỗi nhân viên đều được định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể: Kế toán trưởng Là người giúp việc trong lĩnh vực kế toán tài chính cho giám đốc, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng công ty. Kế toán trưởng có chức năng tổ chức, đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp. Ngoài các chức năng cơ bản trên, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn việc thanh quyết toán các công trình. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Vào ngày 15 hàng tháng, kế toán tiền lương lập bảng tạm ứng lương theo danh sách cán bộ công nhân viên làm việc thực tế. Đến cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công đã được phòng tổ chức phê duyệt, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương, phân bổ và trích bảo hiểm Xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ qui định của Nhà Nước. Đồng thời kế toán tiền lương còn kết hợp với phòng tổ chức để thanh toán chế độ đau, ốm, thai sản cho người lao động và đối chiếu hàng tháng với bảo hiểm Xã hội về tình hình thu nộp bảo hiểm Xã hội cũng như tình hình thanh quyết toán chế độ bảo hiểm Xã hội cho đơn vị. Kế toán giá thành Do đặc tính sản xuất kinh doanh của đơn vị xây lắp có chu kì dài cho nên công việc chủ yếu của kế toán giá thành là tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tập hợp chi phí chi tiết theo từng hạng mục công trình. Kế toán tài sản cố định Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp, đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. Kế toán tạm ứng Do dặc thù của Xây lắp, các công trình thường có thời gian thi công dài cho nên toàn bộ chi phí thi công cho công trình được tạm ứng làm nhiều đợt. Vì vậy, kế toán tạm ứng mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng đội thi công, đôn đốc các đội thi công hoàn trả chứng từ phục vụ cho việc kê khai thuế và quyết toán sau này. Kế toán thanh toán với khách hàng Do khối lượng khách hàng của xí nghiệp lớn, quan hệ giao dịch nhiều nên kế toán phần hành này có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khách hàng, các khoản phải thu khách hàng tương ứng với từng loại thời hạn thanh toán. Kế toán thanh toán khác (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…) Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, tập hợp và trình kế toán trưởng duyệt, Giám đốc kí chứng từ gốc sau đó viết phiếu thu, chi, Séc đối với từng nghiệp vụ liên quan. Ngoài ra, kế toán phần hành này còn giúp kế toán tổng hợp theo dõi, kiểm tra, phân tích tình hình thanh toán trong Xí nghiệp để từ đó dễ dàng lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng và giám đốc. Kế toán vật liệu Có nhiệm vụ ghi chép , tính toán đầy đủ, trung thực số lượng, chất lượng và đơn giá thực tế của vật tư nhập, xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu, phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, giá thành, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại xảy ra. Kế toán thuế GTGT Có nhiệm vụ theo dõi số thuế GTGT phát sinh, lập và gửi cho cơ quan thuế tờ khai tính thuế GTGT từng tháng kèm theo bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra theo mẫu quy định (Mẫu số 01/GTGT, mẫu số 02/GTGT, mẫu số 03/GTGT). Thời gian gửi tờ khai của táng cho cơ quan thuế chậm nhất là mười ngày đầu của tháng tiếp theo. Kế toán tổng hợp Nhiệm vụ cơ bản của kế toán tổng hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ. Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tổng hợp phải lập và gửi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, lập các báo cáo cho xí nghiệp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất. Thủ quỹ Có nhiệm vụ quản lí tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt. Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Đồng thời, hàng ngày thủ quỹ cũng kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu số liệu của sổ quỹ với sổ kế toán. Kế toán thanh quyết toán các công trình Có nhiệm vụ thanh quyết toán các công trình khi công trình đã hoàn thành dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ đã được tập hợp ở phần giá thành. Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc Có nhiệm vụ theo dõi sát sao vấn đề tài chính của các công trình do đội thi công đó phụ trách. Đồng thời, phải trực tiếp tập hợp tất cả các hoá đơn chứng từ liên quan đến từng công trình do đội phụ trách và gửi lên phòng kế toán để kế toán giá thành làm chi phí cho từng công trình phát sinh và có thể theo dõi được tiến độ thi công công trình. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Để tạo cơ sở pháp lý và hạch toán đầy đủ, Xí nghiệp sử dụng một hệ thống chứng từ tương đối nhiều và luân chuyển chặt chẽ, nhanh chóng. - Phần lao động tiền lương có các chứng từ : Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng thuê ngoài nhân công... - Phần hàng tồn kho có các chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư... - Phần mua hàng thanh toán có các chứng từ: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn giá trị giá tăng, Hoá đơn cước vận chuyển... - Phần tiền tệ có các chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng... - Phần tài sản cố định có các chứng từ: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định... Do việc chuyên môn hoá trong công tác kế toán cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp đã vận dụng hình thức sổ Nhật kí - Chứng từ. Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của xí nghiệp bao gồm: - Nhật kí chứng từ Số 1, Số 2, Số 4, Số 5, Số 7, Số 8, Số 9, Số 10. - Bảng kê (BK): BK1, BK2, BK3, BK4, BK6, BK11. - Sổ chi tiết (SCT): SCT1, SCT 2, SCT 3, SCT 4, SCT 5, SCT 6. - Các bảng phân bổ (BPB): BPB 1, BPB 2, BPB 3. - Sổ Cái các tài khoản xí nghiệp sử dụng. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện được thể hiện qua sơ đồ sau: SỔ CHI TIẾT CPSXKD BẢNG KÊ SỐ 4 BẢNG TỔNG HỢP CPSXKD SỔ CHI PHÍ SXKD CHỨNG TỪ CHI PHÍ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 SỔ CÁI TK 154 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện Báo cáo tài chính Xí nghiệp lập các báo cáo (các báo cáo được lập hàng quý) theo qui định bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Nơi gửi là Công ty Điện lực I, Cục thuế, cơ quan Kiểm toán, Ngân hàng. Xí nghiệp không lập các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. 2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 2.3.1. Đối tượng, phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, xí nghiệp xây lắp Điện có những căn cứ riêng để xác địng đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất. Đối tượng sản xuất là những công trình xây lắp mới, những hạng mục sửa chữa lớn. Đặc điểm tổ chức sản xuất: Sản xuất theo đơn đặt hàng và khoán cho các đội. Yêu cầu quản lý: Báo cáo định kỳ chi phí sản xuất và giá thành của từng công trình, hạng mục công trình cho Công ty. Xí nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí là những công trình riêng biệt, đồng thời tập hợp chi phí theo từng đội. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất cũng theo từng đội thi công và theo từng công trình. Các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng nào thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó. Với hàng tồn kho, Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán, kết hợp với kiểm kê định kì để kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn vật tư. Cách kết hợp như vậy cho phép theo dõi thường xuyên tình hình nhập xuất tồn các loại nguyên vật liệu, xác định ngay phần mất mát, thiếu hụt để truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời, đồng thời xác định nhanh chóng giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ và đánh giá được công tác quản lí tại kho. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm, quy mô của xí nghiệp và đảm bảo quản lí chặt chẽ vật tư. Mặt khác, nó chi phối toàn bộ công tác hạch toán kế toán của Xí nghiệp, đặc biệt là công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. 2.3.2 Kế toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.2.2.1. Tài khoản sử dụng Tại xí nghiệp xây lắp Điện, để hạch toán chi phí sản xuất kế toán không sử dụng các tài khoản 621, 622, 623 mà tập hợp thẳng toàn bộ chi phí phát sinh vào TK 154. TK 154 được sử dụng để tập hợp chi phí riêng cho từng công trình, từng đội. Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan: TK 111, 112, 141, 152, 331…để hạch toán. 1.2.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng, nó là yếu tố chính để tạo ra sản phẩm vì vậy khoản mục chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và ảnh hưởng lớn tới giá thành. Tại xí nghiệp xây lắp khoản mục chi phí này thường chiếm từ 60% - 80% trong tổng giá thành công trình. Ví dụ, trong quý IV năm 2002 tổng chi phí vật liệu của xí nghiệp là 1.869.001.906 đồng, chiếm 67,5% trong tổng giá thành là 3.130.578.193 đồng. ở xí nghiệp, nguyên vật liệu được sử dụng đa dạng về chủng loại và nguồn cung cấp. Các nguồn cung cấp vật liệu của xí nghiệp bao gồm: + Vật liệu mua ngoài Đây là nguồn cung cấp chủ yếu của Xí nghiệp. Do đặc thù của ngành xây lắp điện là thi công ở địa bàn rộng khắp các tỉnh nên để tạo thuận lợi và đáp ứng kịp thời việc cung ứng vật liệu ngoài những vật tư chính do xí nghiệp mua đưa tới chân công trình còn lại xí nghiệp giao cho đội tự tìm các nguồn vật liệu bên ngoài trên cơ sở định mức đã đặt ra. Theo tiến độ thực tế của công việc vật tư sẽ được mua về, sau đó thủ kho và nhân viên cung ứng cùng kiểm tra về số lượng vật tư để làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào bảng phân giao vật tư, đội thi công làm giấy tạm ứng tiền. Trong đó có các khoản mục vật tư (phần đội tự lo), nhân công và chi phí khác. Đội tiến hành mua vật liệu và tập hợp chứng từ về phòng kế toán làm căn cứ kê khai thuế và thanh toán khi công trình hoàn thành. Do xí nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên hoá đơn mua vật tư là Hoá đơn giá trị gia tăng, tức là phần thuế GTGT được tách riêng khỏi chi phí vật tư của công trình và phần thuế này sẽ được hạch toán vào TK133- Thuế GTGT được khấu trừ. Khi đội thi công làm giấy tạm ứng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 141 (Chi tiết cho từng công trình) Có TK 111(Chi tiết cho từng công trình) Khi đội thanh toán tạm ứng, kế toán lập bảng kê thanh toán tạm ứng: Nợ TK 154 (Chi tiết từng công trình, khoản mục vật tư) Nợ TK 133 (Nếu có) Có TK 141 (Chi tiết từng công trình) Ví dụ: Căn cứ hoá đơn mua vật tư HOÁ ĐƠN (GTGT) Mã số: 01/GTKT- 3LL Ngày 9 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Sơn Địa chỉ: 155-Trung Liệt-Đống Đa-Hà Nội Mã số thuế: 0100367481 Tên người mua hàng: Anh Dũng Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I Địa chỉ: Số 3 An Dương-Tây Hồ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Mã số Thuế: 01001004170331 Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chống sét van Bộ 10 940.000 9.400.000 Cộng tiền hàng: 9.400.000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 470.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.870.000 Kế toán lập bảng kê thanh toán tạm ứng: Nợ TK 154: 9.400.000 (Vật tư)Đội 10 Nợ TK 133: 470.000 Có TK 141: 9.870.00 Khi vật tư mua về chưa có nhu cầu sử dụng ngay sẽ được làm thủ tục nhập kho của xí nghiệp. Phiếu nhập kho được lập theo mẫu như sau: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Tên người giao hàng: Công ty TNHH Hoàng Sơn Theo số: 00619 ngày 09 tháng 12 năm 2002 của Anh Dũng Nhập tại kho: Xí nghiệp Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Theo Thực Chứng từ nhập Đơn giá Thành tiền 1 Chống sét van Bộ 10 10 940.000 9.400.000 Cộng 9.400.000 Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, một liên lưu tại quyển, một liên thủ kho giữ để ghi sổ sau đó chuyển lên phòng kế toán cùng hoá đơn mua hàng để làm căn cứ hạch toán và ghi sổ. Sau đó căn cứ vào nhu cầu sử dụng, phòng vật tư sẽ lập “Phiếu xuất kho” vật tư hoặc “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sử dụng cho việc thi công công trình. “Phiếu xuất kho” được lập theo mẫu sau: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Tên người nhận hàng: Đội Điện 10 Lý do xuất kho: SCL Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh Xuất tại kho: Xí nghiệp Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền DâyAC-185 Mét 200 200 102.025,8 20.405.160 Cộng 20.405.160 Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Kế toán trưởng Phòng vật tư Người nhận Thủ kho Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên. Khi xuất kho, Thủ kho ghi rõ số thực tế xuất lên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ kí của các đối tượng liên quan. Đơn giá trên phiếu xuất kho chính là giá mua (không bao gồm chi phí thu mua và thuế GTGT). Cuối tháng, căn cứ phiếu xuất kho kế toán vật liệu tập hợp và lên bảng phân bổ nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) lao động. Bảng phân bổ NVL, CCDC được lập theo mẫu sau: BẢNG PHÂN BỔ NVL, CCDC Tháng 12 năm 2002 Đơn vị :Đồng Số TT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) Tài khoản 152 Tài khoản 153 Số phiếu I 154: Sản xuất kinh doanh Đội 1 CQT Thị trấn Quốc Oai-Hà Tây 2.989.203 Đội 2 TBA Tổng cục Hậu Cần 19.496.704 Đường áp E8 Hoàng Diệu 41.541.819 Đội 3 Công ty phân đạm Bắc Giang 14.449.605 Đội 4 Mở rộng TBA 110KV Núi một Thanh Hoá 82.827.727 Đội 5 Đường dây 35KV 2*3200KVA-35/10KV Hải Thịnh- Hải Hởu 93.048.492 Đội 6 Đưa điện về trung tâm huyện Vũ Quỳnh- Hà Tĩnh 54.616.800 Đội 7 Khu điều dưỡng thị xã Sơn La 1.285.800 Đội 8 ĐZ 35 KV tuyến Mục sơn- T. Hoá 7.346.807 Đội 10 Cải tạo lưới Điện khu Vệ A5 3.894.546 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 20.405.160 Đội 11 ĐZ 0.4 TBA Ngân Sơn 35.545.626 … …. … II 142: BHLĐ + dụng cụ lao động III 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Cộng 697.289.871 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.2: Bảng phân bổ NVL, CCDC tại Xí nghiệp Xây lắp điện + Vật liệu mua ngoài xuất thẳng đến công trình Trường hợp vật tư mua ngoài không nhập kho xuất thẳng đến công trình. Có một số vật liệu như: Cột điện, máy biến áp khi mua được chuyển đến công trình không qua kho xí nghiệp. Kế toán vật tư căn cứ hoá đơn lập bảng kê xuất thẳng nguyên vật liệu chi tiết cho từng công trình. BẢNG KÊ XUẤT THẲNG NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đơn vị Tên công trình Số phiếu Số tiền Đội 1 TBA Xí nghiệp gỗ Hải Dương 3 15.327.274 Đội 2 CSL ĐZ 0,4 KV TBA Gia Sàng 3 CNĐ Thành phố Thái Nguyên 1 22.518.727 Đội 4 ĐZ 35 KV lộ 375 trạm 110 KV Núi I-T Hoá 10 193.329.309 TBA 35/10 KV Hợp bình Hoa Lư- N. Bình 3 36.800.000 Đội 7 CQT Khu Chiềng Sinh Sơn La 3 74.529.523 Đội 10 CQT Khu Trần Phú 7 Hà Đông Hà Tây 1 8.100.000 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 1 26.156.240 … …. Tổng 541.650.825 Bảng số 2.3: Bảng kê xuất thẳng nguyên vật liệu Căn cứ bảng kê nguyên vật liệu xuất thẳng, kế toán giá thành ghi chi tiết cho từng công trình như sau: Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 141,331 Trường hợp vật liệu sử dụng không hết, nhập trả kho, kế toán căn cứ bảng kê nhập trả kho để ghi giảm giá thành cho công trình BẢNG KÊ NVL NHẬP LẠI KHO Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đơn vị Tên công trình Số phiếu Số tiền Đội 2 CQT Trung Môn T.Quang 3 22.989.000 Đội 4 Đường dây 171 Ninh Bình- Thanh Hoá 3 9.792.965 Đội 10 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 1 4.325.160 Tổng 37.107.125 Bảng số 2.4: Bảng kê NVL nhập lại kho + Vật liệu tự sản xuất Ngoài hai nguồn cung cấp vật liệu trên, Xí nghiệp còn có một nguồn vật liệu tự sản xuất. Nguồn vật liệu này do đội phụ trợ sản xuất thực hiện, và bao gồm: hộp công tơ, xà đỡ phục vụ cho thi công. Khi xuất vật liệu gia công cơ khí cho các công trình, căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi chi cho đối tượng chịu chi phí như sau: Nợ TK 154 (1541-SXKD chính chi tiết cho từng công trình) Có TK 154 CK (1542- SXKD phụ ghi cho phân xưởng cơ khí) Do các nghiệp vụ phát sinh ít đối với từng công trình nên hàng tháng kế toán giá thành mới tiến hành vào sổ. Căn cứ để ghi sổ chi tiết chi phí là bảng phân bổ NVL, bảng kê xuất thẳng NVL và bảng vật liệu nhập lại kho. Sổ chi tiết giá thành là căn cứ để kế toán lập bảng kê số 4. Sổ chi tiết chi phí và bảng kê số 4 có mẫu như sau: Sau khi lập bảng kê số 4, kế toán sẽ vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh. SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản 154 – CPSXKD chính Tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng S T T Diễn Giải TKĐƯ Tổng số Đội … Đội 10 Đội… Số dư đầu tháng 17.440.087.484 770.562.477 Nhật ký chứng từ số 1 111 129.849.084 - …. ……. Vật liệu xuất thẳng 141 541.650.825 54.296.450 Vật liệu xuất kho 152 697.289.871 36.048.821 Ca xe phục vụ 154VT 23.857.250 4.960.795 ….. …… Cộng PS Nợ 1.958.596.955 148.916.334 Cộng PS Có 1.161.219.390 175.919.443 Số dư cuối tháng 18.237.465.049 743.559.368 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.7: Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Căn cứ vào bảng kê số 4, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, hàng tháng kế toán tổng hợp sẽ vào Nhật ký chứng từ số 7. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 12 năm 2002 (Trích) Đơn vị: Đồng Ghi CóTK Ghi Nợ TK 111 141 152 154 … Cộng 154 129.849.084 541.650.825 697.289.871 ……. 1.958.596.955 642 112.146.948 152 37.107.125 37.107.125 911 715.684.765 715.684.765 …. …… …… Cộng 129.849.084 541.650.825 697.289.871 1.161.219.390 3.824.529.973 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.8: Nhật ký chững từ số 7 Trên cơ sở Nhật ký chứng từ số 7, kế toán sẽ vào sổ cái TK 154. SỔ CÁI Tài Khoản: 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Trích) Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có 45.820.520.848 Ghi Nợ TK 154 Ghi Có các TK Tháng 1 … Tháng 12 Cộng TK 111 123.233.475 129.849.084 1.793.686.436 TK 141 2.920.645.580 541.650.825 20.355.452.757 TK 152 1.489.111.085 697.289.871 12.054.690.047 ……. ……… …. …… …….. Cộng PS Nợ 48.608.329.457 1.958.596.955 164.677.873.884 Cộng PS Có 42.896.208.245 1.161.219.390 158.770.570.114 Dư cuối tháng 51.532.642.060 18.237.465.049 18.237.465.049 Kế toán truởng Người lập Bảng số 2.9: Sổ Cái TK 154 Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 152 TK 154 TK 152 Xuất kho nguyên vật liệu Vật tư thừa nhập lại kho TK 111, 112 Mua NVL xuất thẳng đến công trình TK 141 Tạm ứng thừa TK 141 Mua NVL bằng tiền tạm ứng xuất thẳng đến công trình TK 331 Mua NVL chưa trả tiền xuất thẳng đến công trình Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán CPNVLTT tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.2.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công là một khoản mục chi phí quan trọng và chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng giá thành công trình. Tại xí nghiệp xây lắp Điện, khoản mục chi phí này thường chiếm từ 8% đến 12% trong tổng giá thành công trình. Tổ chức hạch toán tốt chi phí nhân công có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc cung cấp các thông tin cho quản lý được nhanh chóng, chính xác, kịp thời đồng thời cũng giúp cho các nhà lãnh đạo có thể đua ra các quyết định hợp lý để khuyến khích lao động và bù đắp được công sức mà người lao động bỏ ra. Từ đó, giúp người lao động nâng cao ý thức góp phần làm tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm đồng thời đảm bảo thu nhập cho bản thân. Lao động tại xí nghiệp gồm hai nguồn: Lao động trong xí nghiệp và lao động thuê ngoài.  Lao động trong xí nghiệp Đây là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong khoản mục chi phí nhân công. Chi phí nhân công xây lắp bao gồm: các khoản lương chính, lương phụ, tiền lương thuê lao động thủ công và tiền lương chính được trả theo thời gian. Chi phí nhân công được khoán gọn theo từng công trình. Theo phương thức này đơn vị thi công ứng theo khoản mục chi phí, khi ứng tiền kế toán ghi: Nợ TK 141 (Chi tiết từng công trình) Có TK 111 (Chi tiết từng công trình) Để hạch toán khoản mục chi phí nhân công, kế toán căn cứ “Bảng chấm công”. Trên cơ sở bảng chấm công kế toán tiền lương tính tiền lương phải trả cho người lao động. Tiền lương được tính căn cứ vào số ngày công thực tế, mức lương cơ bản, hệ số lương. Trong đó, hệ số lương đối với mỗi lao động phụ thuộc vào trình độ tay nghề và thâm niên lao động. Tiền lương theo thời gian được tính theo phương thức sau: Tiền lương sản phẩm = Ngày công làm việc thực tế * Hệ số hạng thành tích * Lương B/q 1 ngày quy đổi Ví dụ: Tiền lương của công nhân Hoàng Tiến Hải được tính như sau: Tiền lương = 33 * 3,2 * 12.000 = 1.267.200 (đồng) Bảng chấm công do nhân viên kinh tế của đội lập và được lập tại công trường theo mẫu sau: Đơn vị: XNXL Điện Bộ phận: Đội điện 10 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2002 S T T Họ và tên Cấp bậc Ngàytrong tháng 1 2 … 30 Quy ra công Số công hưởng Số công hưởng Lương TG BHXH 1 Nguyễn Đức Thành + + … … 33 ……. 2 Nguyễn Quốc Hưng + + … … 26 ……. 3 Đặng Đức Mạnh + + … … 25 …….. ... …………… … … … … …… ……. Cộng Đội trưởng Người lập bảng Bảng số 2.10: Bảng chấm công Tuy nhiên, xí nghiệp không thanh toán lương cho người lao động số thực tế hàng ngày trong suốt thời gian thi công công trình, xí nghiệp tiến hành tạm ứng lương. Bảng tạm ứng lương có mẫu như sau: BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG Công trình: Sửa chữa lớn quý I/2002 - Điện Lực Bắc Ninh Tháng 10 năm 2002 Sè TT Hä vµ tªn Sè tiÒn Ký nhËn 1 NguyÔn §øc Thµnh 900,000 2 NguyÔn H÷u TuÊn 700,000 … …………………. …… 15 Hoµng TiÕn H¶i 600,000 Tæng céng 9,800,000 B?ng s? 2.11: B?ng t?m ?ng l??ng Sau khi công trình hoàn thành, kế toán chi phí mới tập hợp chứng từ để vào sổ tiền lương thực tế (chỉ hạch toán một lần trong tháng công trình hoàn thành). Công trình SCL Quý I/2002 Điện lực Bắc Ninh kết thúc tháng 12 năm 2002, kế toán tính ra số tiền lương thực tế và hạch toán như sau: Nợ TK 154: 20.724.527 Đội 10 - Công trình SCL quý I/2002 ĐL Bắc Ninh Có TK 334: 20.724.527 Khi thanh toán tiền lương cho công nhân kế toán lập bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán lương (mẫu như trang bên).  Đối với lao động ngoài xí nghiệp Bên cạnh việc sử dụng lao động trong xí nghiệp, xí nghiệp còn sử dụng lao động thuê ngoài. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là sản xuất mang tính đơn chiếc và rải rác trên nhiều vùng lãnh thổ. Vì vậy, điều kiện vận chuyển các yếu tố sản xuất là hết sức phức tạp. Để khắc phục tình trạng này xí nghiệp tiến hành thuê lao động ngay tại nơi thi công công trình. Công việc này sẽ làm giảm chi phí chuyển lao động và hạn chế được những khó khăn trong sinh hoạt của công nhân. Tuy nhiên, cũng nảy sinh một số vấn đề bất cập về chất lượng và giá thuê lao động do lao động tại địa phương chủ yếu mang tính tự phát không qua các khoá đào tạo nghiệp vụ chính quy. Đối với lực lượng này xí nghiệp giao cho đội truởng các đội thi công quản lý, trả lương theo hình thức khoán ngoài trên cơ sở định mức khoản của từng phần việc. Tiền lương trả cho lao động thuê ngoài được trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc hạch toán vào TK 331. Hợp đồng thuê lao động là căn cứ để hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài. Hợp đồng thuê lao động có mẫu như sau: CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG THUÊ NGOÀI 1- Đại diện bên thuê: - Ông: Nguyễn Đức Thành - Địa chỉ: Đội điện 10 - Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện lực I 2- Đại diện bên lao động - Ông: Bùi Văn Tuấn - Địa chỉ: 37 Vệ An thị xã Bắc Ninh 3- Nội dung công việc: - Đào hố móng - Đào tiếp địa - Vận chuyển cột - Phụ rải căng dây lấy độ võng Với số tiền: 40.000 đồng/người/ngày. Số người thuê: 06 Thời gian thuê: Từ ngày 06/11/2002 đến ngày 10/11/2002. Hai bên cùng nhau thoả thuận: - Sau khi hoàn thành công việc bên thuê sẽ thanh toán đầy đủ số tiền - Số tiền thanh toán được chia thành hai đợt Ngày 06/11/2002 Đại diện bên thuê Đại diện bên lao động CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc THANH TOÁN TIỀN THUÊ LAO ĐỘNG 1- Đại diện bên thuê - Ông: Nguyễn Đức Thành - Địa chỉ: Đội Điện 10 - Xí nghiệp xây lắp đIện - Công ty đIện lực I 2- Đại diện bên lao động - Ông: Bùi Văn Tuấn - Địa chỉ: 37 Vệ An thị xã Bắc Ninh Thanh toán số tiền theo hợp đồng ngày 06/11/2002. Với số tiền là: 1.200.000 đồng Viết bằng chữ: Một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 10/11/2002 Đại diện bên thuê Đại diện bên lao động Quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện qua hệ thống sổ như sau: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán vào sổ chi tiết chi phí sản xuất và sổ chi phí sản xuất kinh doanh. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT Đội điện 10 Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng T T Tên công trình Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư cuối tháng TK 334 … Cộng 1 Cải tạo lưới điện khu Vệ An 5 … … SCL Quý I/02 ĐL Bắc Ninh 20.724.527 ……... Cộng 48.207.227 …. 148.916.334 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.14: Sổ chi tiết chi phí sản xuất Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kế toán lập bảng kê số 4. BẢNG KÊ SỐ 4 Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đội thi công Dư đầu kỳ … 334 Cộng Nợ Đội 1 648.476.628 …. … …. …. ….. …. … … Đội 10 770.562.477 48.207.227 148.916.334 …. Cộng 17.440.087.484 ... 135.276.994 18.237.465.049 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.15: Bảng kê số 4 Từ sổ chi tiết chi phí sản xuất và bảng kê số 4, kế toán sẽ tiền hành vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh. SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản 154 - CPSXKD chính Tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng S T T Diễn Giải TKĐƯ Tổng số Đội … Đội 10 Đội… Số dư đầu tháng 17.440.087.484 770.562.477 Nhật ký chứng từ số 1 111 129.849.084 - …. ……. Vật liệu xuất thẳng 141 541.650.825 54.296.450 Vật liệu xuất kho 152 697.289.871 36.048.821 Ca xe phục vụ 154VT 23.857.250 4.960.795 Luơng công trình 334 135.276.994 48.207.227 ….. …… Cộng PS Nợ 1.958.596.955 148.916.334 Cộng PS Có 1.161.219.390 175.919.443 SỐ DƯ CUỐI THÁNG 18.237.465.049 743.559.368 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.16: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ shi phí sản xuất kinh doanh là căn cứ để lập nhật ký chứng từ số 7. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 12 năm 2002 Đơn vị : Đồng S T T Ghi Có TK Ghi Nợ TK 111 334 … Cộng 154 … 135.276.994 1958.596.955 642 23.579.200 911 …. Cộng 158.856.194 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.17: Nhật ký chứng từ số 7 Trên cơ sở nhật ký chứng từ số 7, kế toán vào sổ cái tài khoản 334. SỔ CÁI TK 334 Số dư đầu kỳ Nợ Có 1.170.272.207 Ghi Có các TK Tháng 1 …. Tháng 12 Cộng TK 111 101.538.895 207.831.277 1.967.040.579 TK 141 188.380.100 87.168.764 3.340.375.256 … ….. ….. ….. Cộng PS Nợ 289.918.995 650.091.500 5.460.166.208 Cộng PS Có 190.380.100 158.856.194 5.437.518.170 Dư cuối tháng 1.070.733.312 1.147.624.169 1.147.624.169 Kế toán trưởng Người lập Bảng số 2.18: Sổ cái TK 334 Trình tự hạch toán chi phí nhân công được hạch toán trên sơ đồ sau: TK 111 TK 334 TK 154 Thanh toán lương Tính ra lương phải trả cho CNV cho CNV TK 141 Tạm ứng lương cho CNV TK 331 Tiền lương phải trả cho lao động thuê ngoài Sơ đồ 2.7: Sơ đồ kế toán CPNCTT tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.2.2.4 Kế toán chi phí sử dụng máy thi công Trong quá trình sản xuất xây lắp, việc sử dụng máy thi công là hết sức cần thiết. Có thể nói chi phí sử dụng máy thi công là chi phí đặc thù trong lĩnh vực này. Thông thường trong thi công xây lắp chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ lệ khá lớn trong tổng giá thành. Tuy nhiên, trong xí nghiệp xây lắp Điện thì khoản mục chi phí này lại chiếm một tỷ trọng nhỏ thậm chí nhiều công trình còn không phát sinh khoản mục chi phí này do đặc thù của ngành này nhiều công việc đòi hỏi sự khéo léo, trình độ kỹ thuật nhất định của người công nhân mà không thể thay thế bằng máy móc. Do việc sử dụng máy không thường xuyên, giá trị của các máy thi công chuyên dụng lại lớn nên xí nghiệp không đầu tư mua máy riêng mà hoàn toàn thuê ngoài. Máy thi công mà xí nghiệp có thể sử dụng là máy hàn, xe cẩu…Phương thức thuê là thuê toàn bộ bao gồm cả nhiên liệu và công nhân vận hành máy. Máy thuê ngoài phục vụ cho đội nào, công trình nào thì kế toán sẽ hạch toán chi phí máy thi công vào thẳng đội đó, công trình đó. Căn cứ để hạch toán chi phí máy thi công là hợp đồng thuê máy và giấy thanh toán tiền thuê (Hoặc là giấy biên nhận trong trường hợp tiền thuê ít). Công trình SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh chi phí sử dụng máy thi công phát sinh rất ít, đó là 2 giờ thuê máy hàn chuyên dụng. Việc thuê máy do đội tự lo, xí nghiệp ứng trước tiền cho đội, sau khi hoàn thành việc sử dụng máy, nhân viên kinh tế của đội chuyển giấy biên nhận về phòng tài vụ để làm cơ sở hạch toán. Giấy biên nhận có mẫu như sau: CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY BIÊN NHẬN Tên tôi là: Bùi Văn Tuấn Địa chỉ: Thị xã Bắc Ninh Có nhận của ông Nguyễn Đức Thành - Đội 10 xí nghiệp Xây lắp Điện Số tiền là: 40.000 đồng (Bốn mươi ngàn đồng chẵn) Lý do: Trả tiền thuê máy hàn sử dụng trong ngày Ngày15 tháng10 năm 2002 Giấy biên nhận này cùng các chứng từ gốc là căn cứ để kế toán thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp chi phí. Chi phí này phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 154- Chi tiết cho từng công trình Có TK 141, 111 Đối với công trình SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh, chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán như sau: Nợ TK 154: 40.000 Có TK 141: 40.000 Nhìn chung, khoản mục chi phí này thường ít và ổn định so với dự toán. Việc hạch toán khoản mục chi phí này cũng tương tự như việc hạch toán các khoản mục chi phí khác. 1.2.2.5 Kế toán chi phí sản xuất chung Trong quá trình sản xuất, ngoài các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,