Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng sư phạm trung ương Thành phố Hồ Chí Minh

z  LUẬN VĂN Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng sư phạm trung ương TP HCM Trang 1  CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ  1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ  1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ  Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi  ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp  các mâu  thuẫn này cần phải đặt  ra quy định để kiểm soát  ràng buộc…sao cho cá  nhân không vì  lợi  ích  riêng  tư mà làm tổn hại đến  lợi  ích  tập thể, người  lao động  không  từ  bỏ  lợi  ích  cá  nhân mà  vẫn  không  làm  tổn  hại  đến  lợi  ích  chủ  doanh  nghiệp… Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là  kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn  chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng  cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức.  Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu  về kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa  Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB  trong các cuộc kiểm toán.  Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết  kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và  vận dụng  trong các  cuộc  kiểm  toán. Đạo  luật  chống hành vi hối  lộ  ở nước ngoài  1977,  các  báo  cáo  của Cohen Commission  và  FEI  (Financial Executive  Institute)  đều đề cập đến việc hoàn  thiện hệ  thống kế  toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán  Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về  hệ  thống  kiểm  soát  nội  bộ  của  tổ  chức.  Năm  1979,  Hiệp  hội  kế  toán  viên  công  chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội  bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB.  Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ  đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm  toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban  hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và  vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB. Trang 2  Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.  Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban  Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của  Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu  KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:  ­  Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng  khác nhau.  ­  Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá  hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện.  Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB.  Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:  ­  Phát  triển  theo  hướng quản  trị:  năm  2001,  dựa  trên  báo  cáo  COSO  1992,  COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.  ­  Phát  triển  theo  hướng  chuyên  sâu  vào  những  ngành  nghề  cụ  thể:  báo  cáo  Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn  khổ KSNB trong ngân hàng  ­  Phát  triển  theo  hướng  quốc  gia:  nhiều  quốc  gia  trên  thế  giới  có  khuynh  hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo  cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).  1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công  Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối  tượng được  quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.  Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB  áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng  kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ  chức hành  chính  sự nghiệp. GAO đưa  ra năm  yếu  tố về KSNB bao  gồm các quy  định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và  truyền thông, giám sát.  Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức  quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo  đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán. Trang 3  Năm  1992,  bản  Hướng  dẫn  về  chuẩn mực  KSNB  của  INTOSAI  đã  hình  thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc  thực hiện và đánh giá KSNB.  Năm  2001,  bản  hướng  dẫn  của  INTOSAI  1992  đã  cập  nhật  thêm  về  các  chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển  gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về  KSNB của báo cáo COSO.  Bên  cạnh  việc  cải  thiện  định  nghĩa  KSNB  và  xây  dựng một  sự  hiểu  biết  thông thường về KSNB, tài  liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về  khu vực công.  1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI  1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI  Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về  KSNB như sau:  KSNB  là  cơ  cấu  của  một  tổ  chức,  bao gồm  nhận  thức,  phương  pháp,  quy  trình và các biện pháp của người  lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp  lý để đạt được  các mục tiêu của tổ chức:  ­  Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất  lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.  ­  Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi  phạm pháp luật.  ­  Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ.  ­  Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn  và kịp thời.  Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về  định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi  nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện  các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức.  So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá  trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là Trang 4  tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá  và tham nhũng trong khu vực công.  Ngân sách nhà nước được phân bố  rộng  rãi. Chính vì vậy cần có  các kiểm  soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các  tài  sản không bị  thất  thoát hay  lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn  lực cần được nhấn mạnh  thêm  tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.  Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực  công. Vì vậy, các  lãnh đạo của Chính phủ  rất quan  tâm đến  tài  liệu này. Các nhà  lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và  giám sát KSNB trong tổ chức.  1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI  Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm:  môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền  thông; và giám sát.  1.2.2.1 Môi trường kiểm soát  Môi  trường kiểm soát đã  tạo nên một sắc  thái chung cho một  tổ chức, ảnh  hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi  trường kiểm soát  là nền tảng  cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và  cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:  Sự liêm chính và giá trị đạo đức:  Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân  viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân  thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà  nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà  tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích.  Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và  tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.  Năng lực nhân viên:  Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết  để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, Trang 5  cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập  hệ thống KSNB  Lãnh đão và nhân viên phải duy trì một  trình độ đủ để hiểu được việc xây  dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc  thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai  trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.  Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc  đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.  Đào  tạo  là một  phương  thức hữu hiệu để nâng  cao  trình  độ  cho  các  thành  viên  trong  tổ  chức. Một  trong những nội dung đào  tạo  là hướng dẫn  về mục  tiêu  KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.  Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:  Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái  độ của nhà  lãnh  đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho  rằng KSNB  là  quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó  và  sẽ  theo đó mà  tận  tâm  xây  dựng hệ  thống KSNB.  Tinh  thần  này  biểu  hiện  ra  thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm  toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.  Ngược  lại,  nếu  các  thành  viên  trong  tổ  chức  cho  rằng  KSNB  không  quan  trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB  chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của  đơn vị không còn đạt được như mong muốn.  Cơ cấu tổ chức  Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền  và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn  ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù  hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của  chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.  Cơ cấu tổ chức bao gồm:  ­  Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo,  ­  Hệ thống báo cáo phù hợp. Trang 6  Trong  cơ  cấu  tổ  chức  cũng bao  gồm bộ phận  kiểm  toán nội  bộ,  ban  kiểm  soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán  và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.  Chính sách nhân sự:  Chính  sách nhân  sự bao gồm việc  tuyển  dụng,  huấn  luyện,  giáo dục, đánh  giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.  Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của  nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng,  huấn  luyện,  giáo dục,  đánh  giá,  bổ  nhiệm,  khen  thưởng hay  kỷ  luật  là một  phần  quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm  được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.  Nhà  lãnh đạo cần thiết  lập các chương  trình động viên, khuyến khích bằng  các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.  Đồng  thời,  các hình  thức kỷ  luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần  được các nhà lãnh đạo quan tâm.  Các yếu tố của môi trường kiểm soát được mô tả bằng sơ đồ:  1.2.2.2 Đánh giá rủi ro  KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng  vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.  Phân  tích đánh  giá  rủi  ro để  thu hẹp  vào những  rủi  ro  chủ  yếu. Việc  nhận  dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro  và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.  Môi trường  kiểm soát  Sự liêm  chính và giá  trị đạo đức  Năng lực  nhân viên  Triết lý quản  lý và phong  cách lãnh đạo  Cơ cấu tổ  chức  Chính sách  nhân sự Trang 7  Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa  mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.  Nhận dạng rủi ro  Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị  và  rủi  ro  từng  hoạt động. Rủi  ro được xem xét  liên  tục  trong  suốt quá  trình hoạt  động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị  rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó.  Đánh giá rủi ro  Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng  xảy ra rủi ro.  Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước  tính và khả năng xảy ra rủi ro:  Có nhiều phương pháp đánh giá  rủi  ro  tùy  theo mỗi  loại  rủi  ro,  tuy nhiên,  phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh  giá  rủi  ro,  sau đó  sắp  xếp  thứ  tự  các  rủi  ro, dựa  vào đó nhà  lãnh đạo  sẽ phân bổ  nguồn lực đối phó rủi ro.  Phát triển các biện pháp đối phó  Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh  né  rủi  ro  và  xử  lý hạn  chế  rủi  ro. Trong phần  lớn  các  trường hợp  các  rủi  ro  phải  được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị  của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro  ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và  đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.  % xảy ra  Tổn thất ước tính  Cao  Thấp  Thấp  Cao  Trọng yếu Trang 8  Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước,  công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường  xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ  1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát  Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và  đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động  kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ  trực tiếp đến mục tiêu  kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt  trong tổ  chức,  ở  các mức độ  và  các  chức năng. Hoạt  động  kiểm  soát bao  gồm kiểm  soát  phòng ngừa và phát hiện rủi ro.  Cân bằng giữa thủ  tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa  là phối hợp các  hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.  Thủ tục phân quyền và xét duyệt  Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền  theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền  là một cách  thức chủ  yếu để đảm  bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của  người lãnh  đạo. Các  thủ tục ủy quyền phải được  tài  liệu hóa và công bố  rõ  ràng,  phải bao gồm những điều kiện cụ thể.  Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng  theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật  Phân chia trách nhiệm  Một  hệ  thống  kiểm  soát đòi  hỏi  không  có  người  nào  được giao  quá  nhiều  trách nhiệm và quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai  phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà  một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:  ­  Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.  ­  Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối  chiếu, lập báo cáo thực hiện.  ­  Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc  khách hàng trả… Trang 9  Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt  sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận  Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức  năng  trên  riêng biệt  cho  từng người. Tuy nhiên  sự  thông đồng, bắt  tay  nhau  giữa  một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB.  Trong một  số  trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc  từng nhiệm vụ  không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà  lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như  luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không  xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.  Chứng từ và sổ sách ghi chép  Việc  thiết kế mẫu chứng  từ,  sổ  sách và sử dụng chúng một cách  thích hợp  giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy  ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm  thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần  để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có  liên quan  đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản  lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.  Bảo vệ tài sản  Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị …mà  còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:  Xét  duyệt  Bảo vệ  tài sản  Ghi  chép  Ngăn  ngừa  việc  ghi  nhận  không  đúng  để  che  dấu  nghiệp  vụ  không  hợp lệ  Ngăn  ngừa  việc  xét  duyệt  nghiệp  vụ  không  hợp  lệ  để tham ô tài sản  Ngăn ngừa  việc  ghi  nhận sai để che dấu  tài sản mất mát Trang 10  ­  Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng  ­  Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin  ­  Giới hạn việc tiếp cận với tài sản  ­  Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký  khắc sẵn (nếu có)  Kiểm tra, đối chiếu:  Các nghiệp  vụ và  sự  kiện phải được  kiểm  tra  trước và  sau khi  xử  lý. VD:  phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho…Sổ sách được đối chiếu với các chứng  từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.  1.2.2.4 Thông tin và truyền thông  Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra  quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức  nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:  ­  Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.  ­  Tính  kịp  thời:  thông  tin được cung  cấp đúng  lúc, đúng  thời điểm  theo  yêu  cầu của các nhà quản trị.  ­  Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của  tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện  ­  Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với  quyền hạn và trách nhiệm của họ  Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông  tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu  trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận  định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến  hoạt động của đơn vị. Thông tin  có thể thu thập từ nhiều nguồn:  từ internet,  từ số  liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…  Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn  mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền  thông từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa  các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài…  1.2.2.5 Giám sát Trang 11  Giám sát  là quá trình mà người quản lý đánh giá chất  lượng của hoạt động  kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng  như  thiết kế không và có cần thiết phải  sửa đổi chúng cho phù hợp với  từng giai  đoạn  không. Để đạt  được  kết  quả,  cần  phải  thực  hiện  những hoạt động  giám  sát  thường xuyên hoặc định kỳ.  Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý  của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện  các biến động bất thường  Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do  các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.  1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:  Bảo vệ hữu hiệu  tài  sản của doanh nghiệp và  sử dụng hiệu quả mọi nguồn  lực nhất  là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi  lãng phí gian  lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.  Cung cấp thông tin đáng tin cậy.  Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định  Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao  hiệu quả hoạt động điều hành. Trang 12  KẾT LUẬN CHƯƠNG 1  Thực hiện đổi mới công tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải  đi vào đổi mới nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình…hay nói cách khác  đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức.  KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế kỷ  XX sau hàng  loạt  các  vấn đề về  tài  chính và  chính  trị  xảy  ra ở Hoa  kỳ. Báo  cáo  COSO  ra  đời  tạo  nền  tảng  lý  luận  cơ  bản  về  KSNB,  trên  cơ  sở  đó,  tổ  chức  INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công.  Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của HTKSNB, bao gồm:  ­  Môi trường kiểm soát  ­  Đánh giá rủi ro  ­  Các hoạt động kiểm soát  ­  Thông tin và truyền thông  ­  Giám sát  Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác  động qua lại lẫn nhau. Một HTKSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát  hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức.  KSNB nhằm đạt các mục tiêu:  ­  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.  ­  Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.  ­  Tuân thủ các luật lệ và quy định. Trang 13  CHƯƠNG  2:  THỰC  TRẠNG  HỆ  THỐNG  KIỂM  SOÁT  NỘI  BỘ  TẠI  TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH  2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ  thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục.  2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học:  Ở nước ta hiện nay, nhu cầu học đại học đang trong giai đoạn gia tăng mạnh  mẽ. Vấn đề đào tạo theo nhu cầu xã hội đang được quan tâm, các đơn vị giáo dục  đang cố gắng quan tâm đến người học để thu hút đầu vào. Làn sóng du học sinh ồ ạt  đổ về các quốc gia, các trường đại học danh tiếng trên thế giới.  Trước tình hình đó, Đảng và nhà nước ta đã thực hiện cải cách trong lĩnh vực  giáo dục. Từ năm 2000, bắt đầu thực hiện đổi mới chương trình giáo dục phổ thông,  năm 2004 tiếp tục có chiến lược phát  triển và đổi mới giáo dục mầm non,  từ năm  2005 bắt đầu đổi mới cơ bản và toàn diện giáo dục đại học.  Khi hội nhập  giáo dục  và cải cách  giáo dục  là  vấn đề  cấp bách,  các  cơ  sở  giáo dục phải biết đón đầu những cơ hội,  triển khai đào tạo liên kết, các loại hình  đào  tạo,  thực  hiện  quản  lý  hiệu  quả…nhằm  thu  hút  người  học  và  nâng  cao  lợi  nhuận. Do đó, cần quan tâm cải cách công tác quản lý, quan tâm đến KSNB.  2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập  Hầu hết các trường công lập chỉ quan tâm đến mặt chất lượng và hoàn thành  tốt nhiệm vụ đào tạo, chính trị được giao, mặt hiệu quả và tài chính chưa được quan  tâm đúng mức. Hiệu suất đầu tư trong giáo dục đại học công lập hầu như ít ai quan  tâm. Một trường đại học quy mô nhỏ, chi phí đơn vị tính trên đầu sinh viên có thể  gấp 2­3 lần so với trường đại học có quy mô lớn nhưng vẫn tiếp tục được duy trì và  chưa thấy có động thái cải tổ để nâng cao hiệu quả đầu tư.  Vấn đề quản lý tài chính trong trường đại học công lập hầu hết chỉ dừng ở  mức theo dõi báo cáo mà chưa quan tâm đến vấn đề kế toán quản trị, kế toán chi  phí, nâng cao hiệu suất đầu tư…  Vấn đề hiệu quả tài chính có ảnh hưởng đến tư duy nhà quản trị cơ sở giáo  dục, một khi hiệu quả tài chính chưa được quan tâm đúng mực thì hệ thống KSNB  chưa thật sự cần thiết để phát huy sức mạnh của nó, khi không có ai quan tâm làm Trang 14  thế nào để đạt hiệu quả cao hơn,  làm  thế nào để tiết kiệm chi phí… thì HTKSNB  cũng chưa có cơ hội để phát huy vai trò.  2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ  Thực hiện theo Quyết định 43/2007/QĐ­BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ  trưởng Bộ GD&ĐT, các cơ sở đào tạo sẽ triển khai áp dụng đồng loạt chương trình  đào tạo theo học chế tín chỉ kể từ năm học 2010­2011. Do đó yêu cầu phải thay đổi  công tác quản lý trong hầu hết các hoạt động chủ đạo, vì vậy, tất yếu sẽ có sự thay  đổi trong kiểm soát nội bộ.  2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục  Vấn đề mới được Bộ GD&ĐT quan tâm và đồng loạt triển khai từ năm 2008  cho tất cả các trường đại học, cao đẳng trong cả nước nhằm cải tiến, nâng cao chất  lượng giáo dục đào tạo, quy chuẩn các trường. Kiểm định chất lượng giáo dục như  một đợt tự tổng kiểm tra của các đơn vị khi tự mình nhìn nhận đánh giá mình, giúp  các đơn vị phát huy mặt mạnh, khắc phục điểm yếu bằng các giải pháp cụ thể, trong  đó việc nâng cao vai trò hệ thống KSNB tại đơn vị thật sự là một trong những giải  pháp cần thiết với hầu hết các đơn vị.  2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế  Nghị định 43/2006/NĐ­CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền  tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài  chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã thực sự là cánh cửa mở cho các cơ sở  đào tạo công lập về quản lý tài chính và biên chế lao động. Từ đây, các đơn vị đã nỗ  lực hơn trong việc khai thác nguồn lực sẵn có và thế mạnh của đơn vị mình để tạo  nguồn  thu,  tăng  thu nhập  cho người  lao động,  chú  ý  hơn  đến  hiệu quả  tài  chính.  Khoản thu nhập tăng thêm từ tiết kiệm chi tiêu thường xuyên đã thật sự là đòn bẩy  khích lệ động viên các đơn vị phải tiết kiệm chi tiêu hành chính, sắp xếp lao động…  Các đơn vị tự xây dựng quy chế chi  tiêu nội bộ (QCCTNB) làm căn cứ kiểm soát  chi  tiêu. HTKSNB  thực  sự  cần  thiết  để  ngăn ngừa và phát hiện  sai  sót,  gian  lận,  nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của nhà trường.  2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 ­ 2014  Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 với mục tiêu  xây dựng cơ chế tài chính mới cho giáo dục, nhằm huy động ngày càng tăng và sử Trang 15  dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng  quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện  đại  hóa đất  nước,  thực  sự  coi  phát  triển  giáo  dục  là quốc  sách  hàng đầu;  và  xây  dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền  giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để  các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và công cụ kiểm soát lại có  cơ hội phát huy vai trò.  2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 2009­2010  “Năm học đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”.  Hưởng ứng chủ đề năm học, các cơ sở giáo dục  tiến hành xây dựng phương  hướng năm học cụ thể theo chủ đề trọng tâm. Khi quản lý được quan tâm đổi mới,  chất lượng giáo dục đòi hỏi được nâng cao thì công cụ nhà quản lý sử dụng không  thể thiếu chính là hệ thống KSNB.  Trước các vấn đề đặt ra như  trên, nhà quản lý giáo dục buộc phải xem xét  đánh  giá  tình  hình  và  đưa  ra  biện  pháp  quản  lý  phù  hợp  với  thực  trạng,  với  xu  hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động  để đổi mới, do đó sẽ có những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB.  2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương  TP. Hồ Chí Minh  2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển  Tiền  thân  là  Trường  Sư phạm Mẫu  giáo  Trung  ương  số  3  thành  lập  ngày  25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng  làm  cán bộ quản  lý ngành học, giáo viên dạy các bộ môn phương pháp chăm sóc  giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía  Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên  cạnh đó, Trường đào  tạo  các khoá bồi dưỡng  cấp  tốc  cô nuôi dạy  trẻ  (3  tháng,  9  tháng, 12 tháng). Từ năm 1988, đào tạo hệ 12+2. Năm 1987, trường được nâng cấp  từ hệ trung cấp lên hệ cao đẳng với nhiệm vụ đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng  (12+3) và đổi  tên  thành Trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương 3  theo  Quyết định thành lập số 89/HĐBT ngày 28/3/1987 của Hội đồng Bộ trưởng. Tháng  1/2000, trường mở 2 ngành Sư phạm Âm nhạc và Sư phạm Mỹ thuật, đào tạo giáo  viên  trình  độ  cao  đẳng  cho  các  bậc  học mầm  non,  tiểu  học  và  trung  học  cơ  sở. Trang 16  Tháng 5/2003, mở ngành Giáo dục Đặc biệt. Tháng 9/2008 mở thêm 4 mã ngành:  Quản lý văn hóa, Kinh tế gia đình, Công tác xã hội và Đồ họa.  Tháng 4/2007, đổi tên từ trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số  3 thành trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM.  2.2.2 Nguồn lực  2.2.2.1 Giá trị truyền thống  Là đơn vị đào tạo phía Nam duy nhất có bề dày lịch sử 33 năm chuyên về  đào  tạo  giáo  viên mầm non.  Từ năm  2003,  bổ  sung  thêm  3  ngành  đào  tạo mới:  ngành Sư phạm Âm nhạc (SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT) và Giáo dục đặc biệt  (GDĐB),  tuy  mới  thành  lập,  nhưng  chất  lượng  đào  tạo  cũng  rất  tốt  và  ổn  định,  khẳng định được vị trí trong ngành. Trường có đội ngũ giảng viên giỏi, có năng lực  chuyên môn, có trình độ nghiên cứu tốt, dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo  giáo  viên mầm  non.  Sinh  viên  ra  trường  đều  có  năng  lực  chuyên môn,  kỹ  năng  nghề, kỹ năng sư phạm, đảm đương tốt vai trò là người giáo viên, ngoài ra một số  cựu sinh viên  còn  tham gia công  tác quản  lý trong ngành mầm non. Hầu hết  sinh  viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng.  2.2.2.2 Nhân sự  Cả trường có 160  lao động.  trong đó giáo viên  là 100 người, nhân viên 60  người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chuyên môn cao,  được đào  tạo  từ  nước ngoài  chuyên  về  giáo  dục mầm non. Giảng  viên  trẻ  đa  số  được đào tạo trong nước, luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ.  Cơ cấu theo giới tính chủ yếu là nữ, nữ có 125 người, chiếm  78 %,  Cơ cấu theo độ tuổi không đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50  tuổi  trở lên có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35  tuổi  là 77 người, chiếm  48%. Do đó, tương lai sắp trong vòng 5 năm nữa, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt lao  động dày dạn kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng quản lý.  2.2.2.3 Cơ sở vật chất  Trường có 2 cơ sở đào tạo:  ­  Trụ sở đặt tại cơ sở 1, tại địa chỉ 182 Nguyễn Chí Thanh, phường 3, quận 10,  TP.HCM, có diện tích khuôn viên gần 4.600 m 2 . Trang 17  ­  Cơ sở 2 đặt tại Đường Liên Phường, Phường Phước Long B, Quận 9, có diện  tích khuôn viên hơn 40.000 m 2 .  Trang  thiết bị  nhìn  chung  có  đủ  chủng  loại,  cơ bản đáp ứng được nhu  cầu  giảng dạy, làm việc và học tập. Tuy nhiên hầu hết là trang thiết bị cũ, lạc hậu nên  rất  hay  hư  hỏng  phải  sửa  chữa  thường  xuyên.  Bàn  ghế,  phòng  học  xuống  cấp  nghiêm trọng, phòng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phòng làm việc của cán bộ quản lý…  gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động.  Chưa có phần mềm quản lý trong hầu hết các bộ phận, ngay cả quản lý tài  chính kế toán, quản lý đào tạo cũng vẫn còn thực hiện thủ công.  2.2.2.4 Tài chính  Trường được Bộ GD&ĐT giao quyền  tự chủ từ năm 2003  theo quyết định  915/QĐ­BGD&ĐT­KHTC ngày 28/02/2003. Là đơn vị có thu tự đảm bảo một phần  kinh phí hoạt động. Nguồn thu rất hạn hẹp, là trường sư phạm (không thu học phí)  nên nguồn thu chủ yếu từ ngân sách nhà nước để chi cho hoạt động thường xuyên  với mức chi rất khiêm tốn. Việc cân đối kinh phí luôn gặp khó khăn. Nguồn thu sự  nghiệp tại trường quá ít, chủ yếu từ học phí đào tạo liên kết, thu ký túc xá, các hoạt  động phục vụ sinh viên bằng khoảng 20% nguồn kinh phí nhà nước cấp  2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm  Hiện nay, do hạn chế về cơ sở vật chất và đội ngũ nên năng lực đào tạo nhà  trường ở mức 3.500 sinh viên/năm, chỉ  tiêu tuyển sinh mới hàng năm dao động ở  mức 600 sinh viên chính quy, 600 sinh viên không chính quy.  2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường  2.2.3.1 Tầm nhìn  Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng  một nền giáo dục đậm chất nhân văn, khoa học, bình đẳng và được  thực hiện bởi  đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào  tạo nguồn nhân lực giáo dục và dịch vụ xã hội.  2.2.3.2 Sứ mạng  Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương – TP. Hồ Chí Minh là nơi cung cấp  có uy  tín nguồn nhân  lực cho ngành Giáo dục và cho xã hội,  là  trung  tâm nghiên  cứu khoa học giáo dục trẻ em và các ngành dịch vụ xã hội ở khu vực phía Nam. Trang 18  2.2.3.3 Mục tiêu  Mục tiêu tổng quát  (giai đoạn 2009­2020)  ­  Đào  tạo  nguồn  nhân  lực  cho  ngành  giáo  dục  và  xã  hội  theo  chuẩn  và  bồi  dưỡng nâng chuẩn có chất lượng ngang tầm khu vực.  ­  Quy mô đào tạo đa ngành và đa cấp đáp ứng nhu cầu xã hội.  ­  Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục trẻ em và dịch vụ xã hội,  ứng dụng những phương pháp giáo dục tiên tiến.  ­  Có hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị tiên tiến tạo ra môi trường  sư phạm tốt cho giảng dạy, học tập và sinh hoạt.  ­  Khai  thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Nâng cao thu nhập, ổn định đời  sống người lao động.  Mục tiêu cụ thể (giai đoạn 2009 – 2011)  ­  Nâng cao chất lượng đào tạo  ­  Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị được nâng cấp và mở rộng.  ­  Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực.  ­  Nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động.  2.2.3.4 Phương hướng hoạt động trong năm học 2009­2010  Cải cách các thủ tục hành chính hiện hành.  Tập trung chuyển đổi chương trình học từ niên chế sang học chế tín chỉ.  Thực hiện chính sách tiết kiệm chi tiêu, nâng cấp trang thiết bị phục vụ đào  tạo, ưu  tiên cho hoạt động chuyên môn, nâng cao chất  lượng đội ngũ  và  tăng  thu  nhập cho người lao động.  2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường  2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức Trang 19  SƠ ĐỒ TỔ CHỨC  TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  ĐẢNG BỘ  ĐẢNG ỦY  ĐOÀN  THANH  NIÊN  CÔNG  ĐOÀN  BAN  GIÁM  HIỆU  HỘI ĐỒNG  KHOA HỌC  VÀ ĐÀO TẠO  TRƯỜNG  THỰC HÀNH  VÀ TRUNG TÂM  TRƯỜNG  MẦM  NON  THỰC  HÀNH  TRUNG  TÂM  BỒI  DƯỠNG  KHOA HỌC  GIÁO DỤC  CÁC  KHOA  VÀ  BỘ  MÔN  CÁC  PHÒNG  BAN  CHỨC  NĂNG  Khoa Sư Phạm Mầm Non  Khoa Sư Phạm Âm Nhạc  Khoa Sư Phạm Mĩ Thuật  Khoa Giáo Dục Đặc Biệt  Bộ Môn Lý Luận Chính Trị  Bộ Môn Cơ Bản  P. Tổ Chức­Hành  Chính  Phòng Đào Tạo  P. Kế Hoạch – Tài  Chính  P. QLKH – Hợp Tác  Q.Tế  P. Quản Trị – Thiết Bị  P. Công Tác Sinh Viên  Ban Thanh Tra  Ban Quản Lý Ký Túc  Xá  Ban Công Tác Môi  Trường & BHLĐ  THƯ VIỆN  PHÒNG  ĐỒ DÙNG  DẠY HỌC  Đội Phòng Cháy Chữa  Cháy  Đội Dân Quân Tự Vệ  Bộ Môn Tâm Lý – Giáo Dục  TRUNG TÂM NC  ỨNG DỤNG  KHOA HỌC VÀ  KIỂM ĐỊNH  CHẤT LƯỢNG  GIÁO DỤC  Ban Công Nghệ Thông  Tin  HỘI SINH  VIÊN Trang 20  2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận  Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đã thể hiện chi tiết, cụ thể trong quy  chế hoạt động của trường, tác giả xin vắn tắt như sau:  Tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội  ­  Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo nhà trường và tổ chức hoạt động  trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật,  theo chức năng, nhiệm vụ của  tổ  chức Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng.  ­  Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng  sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và  có  trách  nhiệm  thực  hiện mục  tiêu,  nguyên  lý  giáo  dục  theo  quy  định  của  Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn  thể, tổ chức xã hội đã được xác định.  Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương  trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa  học và công nghệ của  trường; đào  tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân  viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch  hàng năm về biên chế, chỉ tiêu cán bộ công chức của trường.  Ban Giám hiệu:  Gồm một Hiệu trưởng và một Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo:  ­  Hiệu  trưởng  là người đại diện  theo pháp  luật,  là chủ  tài khoản của  trường;  chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà trường  theo các quy định của pháp luật, Điều lệ trường cao đẳng, các quy chế, quy  định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Quy chế tổ chức và hoạt động của trường  đã được Bộ Giáo dục & Đào tạo phê duyệt.  ­  Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo: giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc chỉ  đạo, điều hành công tác chuyên môn về đào tạo.  Các khoa, ngành, tổ bộ môn, phòng ban chức năng trực thuộc BGH:  ­  Các khoa, ngành: Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhằm thực  hiện  tốt mục  tiêu đào  tạo  giáo  viên mầm non,  giáo  viên  giáo dục đăc biệt,  giáo viên  tiểu học,  trung học cơ sở các môn âm nhạc và mỹ  thuật,  chuyên  viên dinh dưỡng, cán bộ quản lý văn hóa, tùy theo chức năng riêng của từng Trang 21  khoa, ngành. Tổ chức, quản lý công tác bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học  của toàn thể giáo viên của đơn vị mình theo đúng quy định.  ­  Các tổ bộ môn trực thuộc: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch giảng dạy,  học tập, thực hành – thực tế bộ môn, hoạt động khoa học, phối hợp các khoa,  phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường.  ­  Phòng Tổ chức ­  Hành chính: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển  khai thực hiện công tác tổ chức, hành chính và tổng hợp trong nhà trường.  ­  Phòng Đào tạo: Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch  định chiến lược phát  triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý  đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường.  ­  Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức  năng quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn tài chính theo đúng Pháp luật  hiện hành, đảm bảo cho hoạt động của trường ổn định và phát triển.  ­  Phòng Quản trị ­ Thiết bị: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác  quản  lý  toàn  bộ  tài  sản,  cơ  sở  vật  chất  trong  trường;  tham mưu  cho Hiệu  trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư, khai thác, sử dụng và quản lý tài sản, cơ sở  vật chất phục vụ cho công tác đào  tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ xã  hội. Đảm bảo vệ sinh môi trường.  ­  Phòng Công tác sinh viên: Giúp Hiệu trưởng trong công tác học sinh – sinh  viên (quản lý sinh viên về nề nếp học tập và sinh hoạt, định hướng tư tưởng  chính trị, lối sống trong sinh viên, giải quyết các chế độ chính sách cho sinh  viên...). Tổ chức quản lý Trung tâm tư vấn tâm lý – giáo dục và hỗ trợ sinh  viên theo điều lệ và tổ chức hoạt động của trung tâm.  ­  Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế: giúp Hiệu trưởng chỉ đạo,  quản lý hoạt động khoa học & công nghệ và hợp tác quốc tế phục vụ nghiên  cứu đào tạo của trường. Tổ chức và quản lý Trung tâm thông tin thu thập,  xử lý và phổ biến thông tin khoa học giáo dục thuộc các chuyên ngành đào  tạo của nhà trường.  ­  Trường Mầm non  thực  hành:  vừa  làm  chức  năng  của một  trường mầm  non,  thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ  theo kế hoạch được  giao, vừa là cơ sở thực hành của trường CĐSPTWTPHCM để tạo môi trường Trang 22  sư phạm nhằm góp phần hình  thành nhân cách người giáo viên và phương  pháp dạy – học, giáo dục cho giáo sinh.  ­  Ban Quản lý Ký túc xá: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý công tác tộ chức  thực hiện quy chế học sinh sinh viên nội  trú. Chịu  trách nhiệm về mọi hoạt  động của ký túc xá.  ­  Ban Công tác quản lý môi trường và bảo hộ lao động: Giúp Hiệu trưởng  xây dựng kế hoạch, chương trình và giám sát về công tác vệ sinh môi trường  và công tác an toàn – bảo hộ lao động trong nhà trường.  ­  Ban Công  nghệ  thông  tin:  Giúp Hiệu  trưởng  trong  công  tác  quản  lý,  thu  thập, xử lý dữ liệu và phổ biến thông tin truyền thông trên trang web.  ­  Ban Thanh tra: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra,  kiểm tra trong phạm vi quản lý của Hiệu trưởng nhằm bảo đảm việc thi hành  pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ quyền và lợi ích hợp  pháp của các đơn vị, cá nhân trong trường.  ­  Thư viện – đồ dùng dạy học: Giúp Hiệu trưởng bảo quản,  lưu trữ và khai  thác có hiệu quả toàn bộ sách báo, tư liệu và đồ dùng dạy học.  ­  Trung  tâm Bồi dưỡng khoa học giáo dục: Giúp Hiệu  trưởng  tổ chức các  lớp đào tạo ngắn hạn, và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho giáo  viên mầm non, âm nhạc, mỹ thuật và giáo dục đặc biệt các tỉnh phía Nam.  ­  Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học và kiểm định chất lượng giáo  dục: Nghiên cứu ứng dụng các mô hình giáo dục  trong và ngoài nước vào  thực  tiễn. Tổ  chức và quản  lý hoạt động  của phòng Nghiên  cứu  tâm  lý và  giáo dục trẻ. Tổ chức công tác kiểm định chất lượng giáo dục trong trường.  Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong nhà trường: là mối quan  hệ phối hợp công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch chung của trường. Một  số quan hệ tiêu biểu cụ thể:  ­  Các khoa, ngành,  tổ bộ môn  trực  thuộc  trường và phòng đào  tạo: phối hợp  trong công tác đào tạo: chương trình đào tạo, tổ chức thi, thực hành thực tập,  thỉnh giảng, phân công lịch giảng, thời khóa biểu, tiến độ giảng dạy, biên chế  khóa học, chỉ tiêu tuyển sinh…. Trang 23  ­  Các  khoa,  ngành,  phòng  Đào  tạo  và  phòng  Công  tác  sinh  viên:  phối  hợp  trong công tác quản lý sinh viên, đánh giá xếp loại rèn luyện và học tập của  sinh viên, xét điều kiện tốt nghiệp cho sinh viên…  ­  Phòng Tổ chức – Hành chính và các bộ phận khác: phối hợp công tác tổ chức  cán bộ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ chính sách cho người lao động.  ­  Phòng Tổ chức ­ Hành chính và phòng Kế hoạch ­ Tài chính: phối hợp trong  công tác đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách, bảo hiểm, phúc lợi… cho  người lao động theo quy định của nhà nước và quy định của nhà trường…  ­  Phòng Kế hoạch – Tài chính và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác  lập kế hoạch chi tiêu hàng năm, thanh toán chế độ cho người lao động, thanh  toán chi phí hoạt động của bộ phận, mua sắm sửa chữa, quản lý tài sản…  ­  Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị ­ Thiết bị: phối hợp công tác  thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản….  ­  Phòng Quản trị ­ Thiết bị và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập  kế hoạch mua sắm tài sản, thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản, khai thác, sử  dụng và bảo quản tài sản, vệ sinh môi trường…  Mối  quan  hệ  giữa  các  cấp  tổ  chức  chính  quyền  và  đoàn  thể  trong  trường:  là mối quan  hệ phối hợp công  tác  dưới  sự  lãnh  đạo  của Đảng ủy  (trong  phạm vi toàn trường) và các Chi ủy (trong phạm vi từng đơn vị)  2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM  2.3.1. Mục đích nghiên cứu HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM  Nghiên  cứu  lý  thuyết  về  KSNB  và  thực  trạng  HTKSNB  tại  trường  CĐSPTWTPHCM để nhận dạng, phân  tích đánh giá HTKSNB hiện hành xem nó  đang ở trạng thái nào, có những ưu điểm, nhược điểm gì đang tồn tại, từ đó đề xuất  các giải pháp hoàn  thiện HTKSNB đạt đến  tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung  cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt các mục tiêu đề ra.  2.3.2. Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM  2.3.2.1. Môi trường kiểm soát  Sự liêm chính và giá trị đạo đức  Sự  liêm  chính,  giá  trị  đạo  đức  và  chuyên môn  của  các  thầy  cô  trong Ban  Giám hiệu, Đảng ủy nhiều thế hệ đã thật sự là tấm gương sáng để cán bộ giáo viên Trang 24  (CBGV) và sinh viên noi theo. Các thầy cô đều là giáo viên sư phạm chuyển sang  làm công tác quản lý, có chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tâm huyết với nghề,  với trường, sống liêm khiết, chan hòa, giản dị, gần gũi với mọi người xung quanh,  được mọi người kính trọng và quý mến. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được  CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện,  đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau.  Hàng năm, trường đều thực hiện công tác công khai tài sản của cán bộ lãnh  đạo trong Ban Giám hiệu, trưởng phó các đơn vị và Đảng viên trong toàn trường.  Năng lực nhân viên:  Năng lực và trình độ chuyên môn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được  nhu cầu đào  tạo của nhà  trường,  tuy nhiên  trong vòng 5 năm nữa  cần  phải nhanh  chóng bồi dưỡng và phát  triển đội ngũ  kế cận để  thay  thế  các giáo viên  sắp nghỉ  hưu. Đội ngũ giáo viên có năng  lực chuyên môn, năng  lực  sư phạm tốt  sẽ  là một  trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường.  Nhân  viên  khối  hành  chính  hầu  hết  là  lao  động  trẻ,  trình  độ  chuyên môn  không đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng  quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ  lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc  dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ  năng nghề nghiệp  và  khả năng đọc hiểu  văn bản  chuyên ngành  còn hạn  chế,  còn  chưa  mạnh  dạn  trong  việc  đề  xuất  cải  cách  các  thủ  tục  phục  vụ  cho  công  việc  chuyên môn,  thậm chí còn  chậm theo kịp các cải  tiến đã được đưa ra…Vì vậy, sẽ  ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của  toàn  trường. Với  thực  trạng như  trên,  sẽ  là một  trong những khó khăn  cản  trở hệ  thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.  Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự  lớn  tuổi. Việc ứng dụng các tiện ích của mạng internet  làm phương  tiện  thông  tin  truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi  không khai  thác  tốt  các ứng dụng của  internet vào công việc sẽ gây lãng phí  thời  gian, công sức thậm chí cả tiền bạc. Trang 25  Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ  pháp  luật,  trung  thực và cần mẫn  trong công việc, không sách nhiễu  tiêu cực gây  khó khăn cho các cá nhân, đơn vị  trong các  thủ  tục đề xuất  thanh toán và  thu chi  tiền,… góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán nhà  trường  được  phản  ánh  trung  thực  và  hợp  lý.  Thể  hiện  qua  kết  luận  thanh  tra  số  821/KL­TTr  ngày  14/10/2009  của  Thanh  tra Bộ GD&ĐT  về  việc  thanh  tra  hành  chính nhận xét “Trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội  quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được  hoạt động tài chính kế toán phục vụ cho công tác quản lý dạy và học của Trường”  Cũng trong kết luận thanh tra số 821/KL­TTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra  Bộ GD&ĐT về việc  thanh  tra hành chính  thì  tình hình  cập nhật, đọc hiểu và vận  dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào công việc còn chưa tốt ở hầu hết các  cá nhân, bộ phận. Do đó, đã xảy ra tình trạng sai phạm ngoài ý muốn.  Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:  Ban Giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện  tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng  tạo  ra khuyết điểm. Tôn  trọng dân chủ nên đôi  lúc đã  tỏ  ra dân chủ  thái quá,  làm  khó tập trung ý kiến để ra quyết định.  Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý  nhân viên, giáo viên của mình  thông qua công việc  (nhưng  lại  chưa có biện pháp  đánh giá hiệu quả công việc và xử lý những cá nhân chưa hoàn  thành nhiệm vụ).  Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy  bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng  nhân viên ăn cắp giờ, không làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách  nhiệm, không đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát.  Nhìn chung, phong cách  lãnh đạo  tự do dân chủ  không mấy dễ dàng  thuận  lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.  Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với  việc kiểm  tra, giám sát các hoạt động  trong nhà trường. Trường đã  chủ động xây  dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động  năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động. Trang 26  Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề  lối,  tác phong  làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi  ích xã hội,  ít quan tâm đến hiệu quả kinh  tế. Do đó, vấn đề  lợi  ích kinh  tế không  phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng  hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí.  Cơ cấu tổ chức:  Là trường cao đẳng sư phạm quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đảm bảo theo quy  chế hoạt động của trường cao đẳng của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, có đầy đủ  các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận  với nhau (xem Sơ đồ tổ chức tại mục 2.2.4.1).  Trong cơ cấu tổ chức không có Ban Kiểm soát mà chỉ có Ban Thanh tra trực  thuộc BGH và là công tác kiêm nhiệm. Do đó, vấn đề kiểm soát các hoạt động của  BGH sẽ thiếu tính độc lập, khách quan và ít được quan tâm thực hiện.  Chưa có động thái mạnh để sắp xếp lại lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt  động còn cồng kềnh, chi phí bộ máy khá lớn, làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để  thực hiện các hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động khác.  Việc phân công phân nhiệm  chưa rõ ràng. Chưa có quy định chi  tiết cụ thể  nhiệm vụ của từng phòng ban, cũng như bảng mô tả công việc của từng nhân viên.  (VD: nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin là biên tập và xuất bản tập san nhưng trách  nhiệm phát hành lại không quy định rõ, do đó không biết thuộc về ai?). Vì vậy, đã  xảy ra  sự chồng chéo nhiệm vụ, đùn  đẩy  trách nhiệm  giữa các cá nhân, bộ phận,  không biết quy trách nhiệm cho ai…  Chính sách nhân sự:  Trường đang  trong  giai đoạn  trẻ hóa đội ngũ  và quan  tâm bồi dưỡng nâng  chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ yếu vào  công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV.  Tuyển dụng nhằm bổ sung đội ngũ cho nhu cầu phát triển mở rộng của nhà  trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên yêu cầu thực tế của từng công việc cụ  thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng,  không thông báo rộng rãi  trên phương tiện thông tin đại chúng để tìm kiếm nhiều  ứng viên, khi phỏng vấn không tiến hành kiểm tra  trình độ chuyên môn tay nghề. Trang 27  Do đó,  xảy  ra  tình  trạng  lao động sau khi được  tuyển dụng không đáp ứng được  yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm  soát nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.  Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện  về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV  trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng  cao chất lượng và hiệu quả.  Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm  dựa vào các tiêu chí năng lực chuyên môn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong…  do đó  đã  tạo  động  cơ để CBGV phấn đấu  trở  thành cán bộ quản  lý  có  năng  lực,  phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm môi trường kiểm soát được tốt hơn.  Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng đang được áp dụng  thực  chất  theo hướng CBGV nào kê khai giỏi, biết nói hay  thì được khen, ai  còn e dè,  khiêm  tốn, nói  ít  thì  ít được quan  tâm khen  thưởng,  thể hiện  rất  rõ qua hoạt động  bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp  của nhà  trường. Từ  trước đến nay,  hầu như  chưa  sử dụng đến biện pháp kỷ  luật,  chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối  với công tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận  cũng  chẳng  sao, cứ  rút kinh nghiệm  lần  sau  là  xong. Do đó,  với chính  sách  khen  thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, không những chưa tạo ra được nhân tố tích  cực mà đôi khi còn có tác dụng ngược lại, không khuyến khích người lao động làm  việc có hiệu quả và trách nhiệm, không ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra  mà còn tạo cơ hội cho sự tắc trách, gian lận sinh sôi và lây truyền. Đây là một trong  những nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát tại đơn vị.  2.3.2.2. Đánh giá rủi ro  Là  đơn vị  hành  chính  sự nghiệp, nhiệm  vụ  trọng  tâm  là  đào  tạo  giáo  viên  theo chỉ tiêu Bộ Giáo dục & Đào tạo giao, do đó, ban lãnh đạo chưa có sự quan tâm  thích đáng đến  việc phân  tích  và đánh  giá  rủi  ro  và  các biện pháp hạn chế  rủi  ro  cũng như chưa thật sự quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.  2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số quy trình và hoạt động  cụ thể Trang 28  Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt  động cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài chính  ­ tài sản và quản lý đào tạo của  nhà trường, bao gồm: (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm  trực tiếp và  sửa  chữa  tài  sản,  (3) quy  trình  thanh  toán,  (4)  hoạt  động quản  lý  tài  sản,  (5) quy  trình xây dựng chương trình đào tạo, (6)  hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.  (1) Quy trình tiền lương  Khái niệm và chức năng của quy trình tiền lương  Khái niệm: Quy trình tiền lương là một chuỗi công việc liên quan đến hoạt  động trả lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động.  Chức năng của quy trình: xác định cơ sở tính lương (hệ số lương, thâm niên  công tác…), tính lương, trả lương cho người lao động và ghi nhận báo cáo.  Tiền lương và thu nhập thường xuyên của người lao động tại trường:  ­  Tiền  lương  và  phụ  cấp  theo  lương:  tính  theo  hệ  số  thang  bảng  lương  nhà  nước quy định, trả lương theo thời gian và trả vào đầu mỗi tháng.  ­  Một số ít  lao động thuê khoán  thời vụ  trả theo hợp đồng khoán vụ việc khi  nghiệm thu hoàn thành bàn giao, hoặc trả theo thời gian nếu công việc mang  tính chất ổn định và trả vào cuối mỗi tháng.  ­  Thu nhập  tăng  thêm  theo nghị định 43/2006/NĐ­CP  (NĐ 43):  là khoản chi  cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được. Căn  cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể  trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng.  ­  Các khoản phúc lợi: chi vào các dịp lễ, tết: phân phối đều cho tất cả các đối  tượng trong toàn trường.  Các hoạt động liên quan đến quy trình tiền lương:  ­  Theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ: bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển dụng…  ­  Tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động.  ­  Kiểm soát và thanh toán chuyển sang quy trình thanh toán.  ­  Ghi nhận và báo cáo: tình hình thay đổi nhân sự, quỹ lương trong kỳ.  Các bộ phận phối hợp nhiệm vụ trực tiếp trong quy trình: Trang 29  ­  Người  lao động:  làm đơn đề xuất khi có yêu cầu  về  tổ chức nhân sự: nghỉ  phép, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, chuyển đổi công  tác….gửi trưởng bộ phận xác nhận giải quyết.  ­  Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người  lao động, thông báo hoặc đề xuất cho phòng TC­HC mỗi khi có sự thay đổi  có liên quan đến tình hình nhân sự.  ­  Phòng TC­HC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự;  phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo..  ­  Phòng KH­TC: tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động (gọi tắt  là bảng lương), ghi nhận và báo cáo.  Mô tả quy trình:  Bước 1: Người lao động làm đơn đề xuất khi có yêu cầu liên quan đến công  tác tổ chức nhân sự (nghỉ phép, ốm đau, thai sản, chuyển công tác, thôi việc…) gửi  trưởng bộ phận xác nhận.  Chứng từ cụ thể:  ­  Giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…  Bước 2: Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động xét duyệt trên các đề xuất  cá nhân và chuyển phòng TC­HC để tiếp tục giải quyết.  ­ Làm đơn đề  nghị (nghỉ  việc, thôi  việc…)  Xét đơn đề  nghị  Người lao động  Phòng TC­HC  Kế toán tiền  lương  Trưởng Bộ phận  quản lý NLĐ  TP.KH­TC/  Hiệu trưởng  Trưởng  phòng: Ký  giải quyết  đơn đề nghị  Nhân viên:  Theo dõi thay  đổi nhân sự  trong kỳ  Tính bảng  lương  Ký duyệt  bảng lương  Thông báo cho  kế toán tiền  lương Trang 30  Cụ thể bằng chứng từ:  ­  Trưởng bộ phận ký xác nhận lên giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…  Bước 3:  Trưởng P.TC­HC xét  duyệt  đơn đề  xuất do  bộ phận  gửi  lên,  chuyển  nhân  viên P.TC­HC theo dõi, rà soát  tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ,  sau đó  thông  báo cho kế toán tiền lương làm cơ sở tính lương và thu nhập vào trước kỳ trả lương.  P.TC­HC ghi nhận và báo cáo, lưu trữ đơn đề xuất vào hồ sơ cá nhân.  Chứng từ cụ thể:  ­  Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép (đã được TP.TC­HC duyệt, lưu tại P.TC­HC).  ­  Sổ theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ, hồ sơ cá nhân (lưu tại P.TC­HC)  Bước 4:  Kế toán tiền lương (KTTL) căn cứ thông tin về thay đổi nhân sự trong kỳ do  phòng TC­HC thông báo để làm cơ sở tính bảng lương.  KTTL chuyển  trưởng P.KH­TC và Hiệu  trưởng  ký  duyệt  trên bảng  lương.  Bảng lương được chuyển sang kế toán thanh toán thuộc quy trình thanh toán.  KTTL  ghi  nhận  và  báo  cáo  quỹ  lương. Sau  khi  trả  lương  xong,  dán  bảng  lương công khai trên bảng thông báo của P.KH­TC.  Chứng từ cụ thể:  ­  Bảng lương hoặc các khoản thu nhập khác đã được duyệt.  Cơ chế kiểm soát trong quy trình:  ­  Theo dõi kiểm tra: Phòng TC­HC theo dõi tình hình biến động nhân sự trong  kỳ thông qua các đề xuất được gửi từ các bộ phận, sau đó cập nhật thông tin  quản lý nhân sự, kèm với việc mở sổ theo dõi tình hình biến động trong kỳ  và lưu đơn đề nghị vào hồ sơ cá nhân.  ­  Phân  chia  trách  nhiệm  giữa  các bộ  phận:  các  bộ  phận  tham  gia  trong  quy  trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận mình cung cấp và  cùng kiểm tra đối chiếu thông tin lẫn nhau.  ­  Kiểm  tra bảng  lương:  kế  toán  tiền  lương  lập bảng  lương,  trưởng P.KH­TC  kiểm tra ký duyệt và Hiệu trưởng phê duyệt trên bảng lương.  ­  Người lao động tự theo dõi và giám sát chế độ lương bổng của mình với việc  trả lương của nhà trường để kịp thời phát hiện sai sót. Trang 31  Nhận xét, đánh giá:  Ưu điểm:  Quy trình  cơ  bản  đã  tổ  chức  được  công việc  tính  lương  và  các  khoản  thu  nhập thường xuyên cho người lao động, có sự phân công phân nhiệm và phối hợp  công việc giữa các bộ phận trong quy trình.  Các bước trong quy trình thể hiện tương đối hợp lý.  Bảng  lương được dán công khai  tại bảng  thông báo của phòng KH­TC, do  đó, người  lao động được  tham giá  kiểm  tra giám  sát hoạt động  trả  lương và phát  hiện sai sót kịp thời.  Hạn chế:  Hiện nay, quy  trình chưa được mô  tả cụ  thể  trong quy chế  tổ chức và hoạt  động của trường, việc phân công phân nhiệm dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng  phòng ban, dựa vào lề lối làm việc từ trước đến nay mà chưa có quy định cụ thể.  Quy trình hiện còn chứa đựng nhiền hạn chế cần phải hoàn thiện. Thiếu các  thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ  phận phối hợp, do đó chưa có căn cứ phân định rõ trách nhiệm, quy kết trách nhiệm  giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình khi có xảy ra sai  sót, gian lận  (VD:  thông  tin  về  biến động nhân  sự  trong kỳ phòng TC­HC chỉ báo miệng  cho  P.KH­TC nên khi có sự sai sót, không có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai)  Quy trình hiện còn chứa đựng rất nhiều sai sót, thường xuyên có ý kiến thắc  mắc xoay quanh vấn đề thanh toán các khoản chế độ người lao động.  Trưởng  bộ  phận  có  quyền  và  trách  nhiệm  quản  lý,  giám  sát  nhân  viên  và  phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, hầu  hết các bộ phận chưa phát huy được quyền này, vẫn trả cào bằng theo đầu người, do  đó chưa động viên khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả.  Tính và trả lương vào đầu mỗi tháng, nên khi có sự thay đổi nhân sự sau đó  sẽ  không  kịp  thời  cập  nhật  tình  hình  trong  tháng mà phải  đợi  truy  thu  truy  lĩnh,  không đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương trong tháng.  Chưa quy định thời gian cụ thể cho từng công đoạn trong quy trình. Thủ tục  hành chính còn chậm trễ, không cập nhật kịp theo tình hình thực tế.  (2)  Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản Trang 32  Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản (gọi tắt là quy trình mua sắm  sửa chữa) là chuỗi công việc nhằm cụ thể hóa các hoạt động liên quan đến mua sắm  trang thiết bị hàng hóa và sửa chữa tài sản trong nhà trường. Quy trình hiện được  thể hiện dưới dạng sơ đồ trong quy chế hoạt động của trường và được cắt ngang đến  phần thanh toán (chuyển sang quy trình thanh toán).  Tài sản mua sắm và sửa chữa trong quy trình bao gồm tài sản hữu hình và vô  hình nói chung, không giới hạn chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại  công cụ, dụng cụ lâu bền dùng trong hoạt động chung của nhà trường, ngoại trừ các  trường hợp mua sắm hàng hóa chuyên môn đặc thù, giá trị nhỏ dưới 2 triệu đồng,  do bộ phận trực tiếp mua sắm  Chức năng của quy trình:  ­  Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu về tài sản.  ­  Tìm nhà cung cấp tốt (uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý…)  ­  Thực hiện mua tài sản và dịch vụ sửa chữa.  ­  Nhận và nghiệm thu, phân phối hàng hóa.  ­  Ghi nhận và báo cáo.  Các hoạt động liên quan đến quy trình:  ­  Lập kế hoạch kèm dự trù kinh phí mua sắm hàng năm (thuộc công tác lập dự  toán ngân sách).  ­  Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản.  ­  Đặt mua hàng hóa và dịch vụ sửa chữa (hợp đồng)  ­  Giám sát thực hiện hợp đồng  ­  Giao nhận hàng và nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ sửa chữa.  ­  Ghi nhận, báo cáo.  Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:  ­  Bộ phận có nhu cầu: đề xuất nhu cầu sử dụng tài sản.  ­  Hiệu trưởng: duyệt kế hoạch, ra quyết định việc mua sắm sửa chữa, ký hợp  đồng & thanh lý hợp đồng  ­  Phòng QTTB: là đầu mối thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì,  duy tu tài sản trong toàn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên  quan đến nghiệp vụ chuyển phòng KH­TC thanh toán. Trang 33  ­  Phòng KH­TC: phối hợp mua sắm, cân đối kinh phí, kiểm soát nghiệp vụ.  Sơ đồ quy trình  Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận làm đề nghị cung cấp tài  sản hoặc đề nghị sửa chữa gửi phòng QTTB.  Chứng từ cụ thể:  ­  Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa.  ­  Chỉ đạo của cấp trên, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ…  Bước 2: Phòng QTTB xem xét và  tổng hợp đề xuất của đơn vị,  rà  soát  tài  sản hiện có xem có  thể điều phối nếu có, nếu không được mới tính đến việc mua  sắm. Đối với mảng tài sản chung do phòng QTTB quản lý, phòng QTTB làm giấy  đề nghị. Sau đó, khảo sát sơ bộ hàng hóa để ước tính chi phí, phối hợp ý kiến phòng  KH­TC về nguồn tài chính, trình Hiệu trưởng phê duyệt. Nếu Hiệu trưởng đồng ý sẽ  tiến hành bước 3, không đồng ý sẽ kết thúc quy trình.  Cụ thể trên chứng từ:  (1)Làm giấy  đề nghị nhu  cầu (sử dụng  tài sản, sửa  chữa tài sản)  (2a) Thụ lý  giấy đề  nghị.  Bộ phận đề xuất  Phòng KH­TC  Hiệu trưởng Phòng Quản Trị  Nhà cung cấp  (2b) Phê  duyệt ngân  sách  (2c) Ký duyệt  đơn đề nghị  (3b) Xét chọn nhà cung cấp  (3a) Tìm 1  báo giá  (3a) Tìm 1  báo giá  (3a) Tìm1  báo giá  (3c) QĐ chọn  nhà cung cấp  (3d) Hợp  đồng  (4) Giám sát  t/hiện Hđồng  (5) Nghiệm thu, bàn giao cho bộ phận sử dụng,  TLHĐ  ­ T/hợp CT ĐNTT  ­ Ghi nhận, bcáo.  ­Lưu CT          (6) Trang 34  ­  Ký  chấp  nhận  lên  giấy  đề  nghị  mua  sắm,  sửa  chữa  của  bộ  phận  (trưởng  P.QTTB ­> trưởng P.KH­TC ­> Hiệu trưởng).  Bước 3: P.QTTB, P.KH­TC, bộ phận: mỗi đơn vị tìm một báo giá bất kỳ của  một nhà cung cấp tiềm năng và cùng họp xét chọn nhà cung cấp do P.QTTB chủ trì.  Lưu ý đến các tiêu chí xét chọn: chất lượng, hậu mãi, phương thức thanh toán, giá  cả…. sau đó trình Hiệu trưởng quyết định chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng.  Chứng từ cụ thể:  ­  Báo giá hàng hóa kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các nhà cung cấp tiềm năng.  ­  Biên bản họp xét chọn đơn vị thực hiện.  ­  Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (trên 20 triệu đồng).  ­  Hợp đồng (trên 5 triệu)  Bước  4:  Phòng QTTB  là  đầu mối  liên  hệ  trực  tiếp  với  nhà  cung  cấp,  phụ  trách giám sát thực hiện, tổ chức nghiệm thu giao nhận tài sản, thanh lý hợp đồng.  Chứng từ cụ thể:  ­  Báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo giám sát.  ­  Nhật ký thi công (sửa chữa, lắp đặt).  Bước 5: Nhà cung cấp giao hàng hóa cho bộ phận sử dụng dưới sự giám sát  của nhân viên phòng QTTB, kế toán tài sản.  Chứng từ cụ thể:  ­  Biên bản nghiệm thu, bàn giao, hóa đơn, biên nhận, phiếu giao hàng…  Bước 6: Kết thúc việc mua sắm, sửa chữa, P.QTTB tập hợp một bộ chứng từ  bản  chính  hoàn  chỉnh  và  đề  nghị  P.KH­TC  thực  hiện  tiếp  công  đoạn  thanh  toán  (thuộc quy trình thanh toán), lưu trữ bảo quản một bộ chứng từ (bản sao) liên quan  đến thủ tục mua sắm, ghi nhận và báo cáo (theo dõi tài sản).  Nhận xét, đánh giá:  Ưu điểm:  ­  Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều  kiện làm việc cho CBGV, do đó thường tôn trọng ý đề xuất của bộ phận.  ­  Công tác phối hợp giữa bộ phận đề xuất, phòng QTTB và phòng KH­TC khá  tốt. Nhân viên phòng P.QTTB có năng lực, làm việc có trách nhiệm.  ­  Có hệ thống nhà cung cấp tốt và ổn định. Trang 35  ­  Giá trị hợp đồng thường nhỏ (đa số dưới 50 triệu đồng), hầu hết là hàng hóa  dịch vụ thông dụng trên thị trường, dễ tìm nhà cung cấp cạnh tranh.  Hạn chế và nguyên nhân hạn chế :  ­  Chưa quan  tâm đến việc xây dựng kế hoạch mua sắm. Kế hoạch mua sắm  mới chỉ được xây dựng sơ sài, chưa dự đoán hết các nhu cầu tương lai và dự  toán  chi  phí  cũng  chưa  thật  hợp  lý.  Khi  thực  hiện  cũng  chưa  bám  sát  kế  hoạch và dự toán mua sắm, xảy ra tình trạng phát sinh dự toán quá nhiều làm  bị động về khả năng tài chính …  ­  Quy trình hiện  chưa  thật  sự xem  trọng các bước xác định  và đánh giá nhu  cầu sử dụng tài sản, sự cần thiết phải mua sắm tài sản, đánh giá tính năng kỹ  thuật, công suất thiết kế…phù hợp với nhu cầu, chưa cân đong đo đếm giữa  chi phí bỏ ra và lợi ích khai thác từ tài sản, dẫn đến tình trạng hàng mua về  không khai thác sử dụng được, hoặc sử dụng không đạt hiệu quả. (VD: tình  trạng mua máy in chữ nổi,  trên 100 triệu đồng, nhưng lại không sử dụng vì  tốc độ in rất chậm, gây tiếng ồn lớn, và cũng rất ít cơ hội để sử dụng nó (cả  trường không quá 5 sinh viên khiếm thị), gây lãng phí).  ­  Trong một  số  trường  hợp  không  tuân  theo  các  bước  trong  quy  trình,  làm  trước báo sau, đặt vào sự việc đã rồi và phải làm thủ tục chữa cháy.  ­  Thành phần  tham gia mua hàng cũng chính là  thành phần nghiệm  thu, bàn  giao và nhận hàng. Do đó, sẽ gặp rủi ro thông đồng giữa nhóm người này để  trục lợi cá nhân làm thiệt hại lợi ích tập thể.  (3)  Quy trình thanh toán:  Quy trình  thanh  toán  là chuỗi hoạt động để xử  lý các  công việc nhằm giải  quyết các khoản nợ của đơn vị, phát sinh trong quá trình mua sắm hàng hóa ­ dịch  vụ, phục vụ nhu cầu duy trì hoạt động của đơn vị, chủ yếu bao gồm các khoản thanh  toán  tiền  lương,  tiền  thưởng,  thù  lao  giảng dạy,  trội  giờ,  các  hoạt động đoàn  thể,  hoạt động phong trào, hợp đồng thuê khoán, mua sắm hàng hóa, tiếp khách...  Quy trình thanh toán là giai đoạn tiếp theo của các quy trình có phát sinh chi  phí phải  trả (quy trình tiền lương, quy trình mua sắm sửa chữa…) được cắt rời để  thực hiện  riêng chức năng thanh toán. Quy trình này đã được xây dựng dưới dạng  sơ đồ trong quy chế tổ chức & hoạt động của nhà trường. Trang 36  Chức năng của quy trình:  ­  Thực hiện kế hoạch chi tiêu: Bộ phận dựa vào kế hoạch chi tiêu cụ thể hàng  năm đã đăng ký và được thông qua để rà soát từng nhiệm vụ cần chi tiêu cụ  thể, nhằm tổ chức công việc kịp thời theo nhu cầu và thời điểm thích hợp.  ­  Đề nghị chi tiêu: Bộ phận đề nghị thực hiện công việc cụ thể và chi phí cho  công việc đó.  ­  Kiểm soát chi tiêu.  ­  Quyết định chi tiêu.  ­  Thực hiện việc chi tiêu.  ­  Báo cáo và ghi nhận, đồng thời theo dõi thanh toán, tạm ứng và công nợ.  Các hoạt động liên quan đến quy trình:  ­  Thu thập chứng từ và đề nghị thanh toán.  ­  Kiểm tra kiểm soát chứng từ, nghiệp vụ phát sinh.  ­  Lập  lệnh  thanh  toán  (phiếu  chi,  phiếu  thanh  toán  tạm  ứng,  phiếu  chuyển  khoản, ủy nhiệm chi...).  ­  Thu chi tiền, chuyển khoản.  ­  Theo dõi công nợ, ghi nhận và báo cáo.  Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:  ­  Người đề nghị thanh toán: tập hợp chứng từ và làm đề nghị thanh toán.  ­  Bộ phận phát sinh khoản thanh toán: ký xác nhận đề nghị thanh toán  ­  Phòng kế toán:  o  Kế toán thanh toán (KTTT): kiểm soát chứng từ và chế độ chi tiêu, lập  lệnh thanh toán, theo dõi công nợ.  o  Trưởng P.KH­TC: kiểm tra chế độ chi tiêu, xét duyệt lệnh thanh toán.  o  Thủ quỹ (ngân hàng, kho bạc nhà nước): chi trả tiền.  o  Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết: hạch toán kế toán, ghi sổ chi tiết, theo  dõi công nợ, theo dõi tài sản…  ­  Chủ tài khoản (Hiệu trưởng): ký duyệt lệnh thanh toán.  Quy trình thanh toán được mô tả như sau:  Sơ đồ quy trình: Trang 37  Bước 1: Thu thập chứng từ và đề nghị thanh toán:  Cá nhân  thụ hưởng/nhân viên hành  chính  tại bộ phận  (người đề nghị  thanh  toán): thu thập chứng từ và lập đề nghị thanh toán gửi trưởng bộ phận xét duyệt.  Chứng từ thanh toán phải đảm bảo đúng theo quy định về chế độ chứng từ kế  toán hiện hành. Bộ chứng từ đề nghị thanh toán bao gồm:  ­  Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị thanh toán tạm ứng, đề nghị chuyển khoản  theo mẫu, có người đề nghị ký và trưởng bộ phận ký xác nhận.  ­  Bộ  chứng  từ  gốc  kèm  theo:  hợp đồng, biên  bản  nghiệm  thu  thanh  lý,  hóa  đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai, biên nhận,… phải hợp pháp, hợp lệ.  ­  Giấy đề nghị, phiếu đề xuất, kế hoạch thực hiện, quyết định phê duyệt, dự  toán kinh phí…đã thông qua các phòng ban chức năng và BGH ký duyệt.  Bước 2: Bộ phận gửi đề nghị thanh toán kèm bộ chứng từ cho kế toán thanh  toán kiểm soát. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, KTTT đồng ý chuyển sang lập lệnh thanh  toán, nếu  chứng  từ  chưa  rõ  ràng,  còn  thiếu  sót, KTTT  trả  lại bộ  phận đề nghị bổ  sung, sửa chữa hoặc từ chối thanh toán đối với các trường hợp phát hiện sai phạm,  chứng từ không hợp lệ….  KTTT thực hiện kiểm soát chứng từ thanh toán, nội dung kiểm tra bao gồm:  Bộ phận  phát sinh  khoản thanh  toán  (Xác nhận)  Kế toán thanh  toán  (­ Kiểm soát  ­ Lập lệnh TT)  ­ Thủ quỹ,  ­ Ngân hàng  ­ Kho bạc NN  (Thu chi, chuyển  tiền  Hiệu trưởng  (Ký duyệt  lệnh TT)  TP. KH­TC  (­ Kiểm tra  ­ Ký lệnh TT)  ­ Kế toán tổng hợp,  ­ Kế toán chi tiết  (Ghi nhận, báo cáo, theo  dõi sổ sách, công nợ)  ­ Người thụ hưởng  ­ Nhân viên phụ  trách hành chính tại  bộ phận (Đề nghị)  (1)  (2)  (3a)  (3b)  (4a)  (5)  (4b) Trang 38  ­  Tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ: chứng từ phải có đầy đủ nội dung: số  hiệu, ngày  tháng,  bên bán, bên mua, hàng hóa dịch  vụ,  số  lượng, đơn giá,  thành tiền, thuế, phí, số tiền bằng chữ, chữ ký,… của các bên liên quan.  ­  Tính  khách  quan,  trung  thực  của  nghiệp  vụ  phát  sinh:  đảm bảo  nghiệp  vụ  phát sinh theo chứng từ khai báo đúng sự  thật và phù hợp với các quy định  của pháp luật nhà nước và quy định  của nhà trường. Trường hợp không có  trong quy định phải  làm đơn giải  trình trình bộ phận, phòng ban chức năng  liên quan và BGH xem xét giải quyết. Sử dụng các biện pháp kiểm soát, đối  chiếu, kiểm tra chéo các loại hồ sơ chứng từ…để phát hiện sai sót. VD: dùng  thời khóa biểu để kiểm tra ngày học, ngày thi, dùng sổ báo giảng và sổ phân  công của phòng Đào tạo để kiểm tra giờ giảng của giáo viên…  ­  Tính tuân thủ các luật lệ và quy định.  ­  Tính chính xác của số liệu trong chứng từ đề nghị thanh toán.  Bước 3: KTTT  lập  lệnh  thanh  toán  và  thực hiện  định  khoản  trên các  lệnh  thanh  toán,  kèm bộ  chứng  từ  chuyển  trưởng P.KH­TC và Hiệu  trưởng xét  duyệt.  Lệnh thanh toán, gồm: phiếu chi, phiếu thu trong các trường hợp thu tiền thanh toán  tạm ứng còn thừa, bảng kê thanh toán tạm ứng nếu tiền tạm ứng và thanh toán vừa  khớp, chứng từ chuyển khoản: ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách…  ­  Lệnh thanh toán kèm bộ chứng từ gốc do KTTT chuyển trưởng phòng KH­  TC xem xét kiểm tra, ký duyệt.  ­  Các  lệnh  thanh  toán  kèm  bộ  chứng  từ  gốc  đã  được  trưởng  phòng KH­TC  thông qua, KTTT trình Hiệu trưởng ký duyệt.  ­  Nếu  chứng  từ  không  được  Trưởng  phòng  KH­TC  hoặc  Hiệu  trưởng  xét  duyệt,  KTTT  sẽ  trả  về  lại  bộ  phận  để  bổ  sung  các  thiếu  sót  hoặc  từ  chối  thanh toán đối với các trường hợp sai phạm, chứng từ không hợp lệ.  Bước  4:  Lệnh  thanh  toán  kèm bộ chứng  từ  sau  khi Hiệu  trưởng ký duyệt,  KTTT sẽ chuyển sang Thủ quỹ  thực hiện  thu chi  tiền hoặc chuyển kho bạc, ngân  hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán cho người thụ hưởng.  ­  Thủ quỹ ký vào phiếu thu chi sau khi thu phát tiền xong.  ­  Chứng  từ  chuyển  khoản  được  kho  bạc  hoặc ngân  hàng ký  xác nhận  thanh  toán hoặc gửi kèm giấy báo nợ xác nhận nghiệp vụ đã chuyển khoản. Trang 39  Bước  5:  Chứng  từ  khi  đã  xác nhận  thanh  toán  xong  được  chuyển  cho Kế  toán tổng hợp và kế toán chi tiết hạch toán kế toán, cuối cùng chuyển sang lưu trữ,  bảo quản.  Thời gian thực hiện: nếu bộ chứng từ hoàn chỉnh, trong vòng 3 ngày P.KH­  TC phải hoàn tất công việc kiểm soát, lập phiếu, duyệt phiếu, trả tiền cho người thụ  hưởng, nếu bộ chứng từ chưa hoàn chỉnh sẽ phản hồi cho người đề nghị thanh toán  biết để bổ sung và thực hiện lại từ đầu quy trình.  Các thủ tục kiểm soát sử dụng trong quy trình:  ­  Kiểm soát, kiểm tra chéo…các dữ liệu liên quan: chứng từ, số liệu. So sánh  đối chiếu kế hoạch, dự toán, hợp đồng, tiến độ, hóa đơn, phiếu giao nhận…  ­  Phân công phân nhiệm: quy trình có sự tham gia của nhiều cá nhân, tổ chức,  tách bạch được chức năng đề xuất, lập phiếu, chi tiền, xét duyệt. Tuy nhiên  nên tách công tác kiểm soát chi ra khỏi kế toán thanh toán.  ­  Chú ý  đến  các  khoản  chi  với  số  tiền  lớn,  các  khoản  chi đột  xuất,  chi  tiếp  khách,  đối  ngoại.  Thủ  quỹ  theo  dõi  tồn  quỹ  và  niêm  phong  vào  cuối mỗi  ngày, định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm quỹ có sự chứng kiến của trưởng  phòng KH­TC. Đảm bảo hạn mức quỹ tiền mặt tối thiểu tại đơn vị.  Nhận xét, đánh giá:  Ưu điểm:  ­  Các định mức chi tiêu được thể hiện rõ trong QCCTNB, làm căn cứ để thực  hiện thanh toán công khai và công bằng đến từng đối tượng.  ­  Chứng từ được thống nhất bằng các mẫu biểu quy định, thời gian thanh toán  tương đối nhanh và đúng hạn với đa số các trường hợp.  ­  Có đủ nhân sự có năng lực để tách bạch các chức năng ghi chép, giữ tài sản  và phê duyệt. Bộ phận  kiểm soát  chi,  nhân  viên  kế  toán  có năng  lực, nắm  vững chế độ, quy định chi tiêu, thực hiện kiểm soát tốt.  Hạn chế và nguyên nhân hạn chế:  ­  Do năng lực thu thập, tổng hợp chứng từ đề nghị thanh toán của các cá nhân  không đồng đều, những cá nhân tham gia không thường xuyên thường cảm  thấy công việc này khó khăn, rắc rối và hay mắc sai sót, chứng từ phải làm đi  làm lại nhiều lần, vừa mất công lại cảm thấy không được hài lòng. Trang 40  ­  Quy trình còn chứa đựng nhiều rủi ro khó kiểm soát. Chứng từ phát sinh từ  bộ phận, nên kiểm soát chi khó phát hiện được các sai  sót, gian  lận xảy  ra  trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng  từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối với  các dịch vụ thuê ngoài…) Loại chứng từ đề nghị thanh toán theo danh sách  do bộ phận tự kê khai rất khó để kế toán thực hiện kiểm soát phát hiện sai  sót, hoặc bộ phận cố ý gian lận tạo vụ việc khống, tạo chứng từ khống, hoặc  đề nghị thanh toán trùng lắp. Nguyên nhân của tình trạng trên cơ bản là do ý  thức tuân thủ còn chưa tốt, kỷ luật trong nhà trường chưa cao, nội quy thì có  nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cứ  cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại.  ­  Khối  lương công việc quá tải đối với kế toán thanh toán: vừa làm công tác  kiểm soát chi, vừa  lập phiếu  thanh toán, vừa làm chứng  từ  rút vốn và giao  dịch với ngân hàng, kho bạc. Áp  lực phải kiểm  tra đối chiếu, phát hiện sai  sót, gian lận,... áp lực tâm lý cá nhân trước những mâu thuẫn nảy sinh trong  công việc khi phải giải  thích,  tranh luận, bàn cãi, bác bỏ,  từ chối những đề  xuất  thanh  toán  chưa  hợp  lệ  làm  kế  toán  thanh  toán  luôn  trong  trạng  thái  căng thẳng, dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm, làm ẩu,  làm dối, hoặc chán  việc,  bỏ việc,... Thực tế phòng KH­TC đã phải tuyển dụng thay thế cho vị trí này  nhiều lần (thay đổi 4 người trong 6 năm từ 2004 đến 2009).  ­  Thông  tin  truyền  thông về  thanh  toán  chưa  được CBGV  trong  trường  chú  trọng và quan tâm. Một số người không nắm được quy định về định mức chi  tiêu trong QCCTNB, không nắm được các thủ tục thanh toán đơn thuần. Khi  có việc cần phải  thanh toán mới bắt đầu tìm hiểu, hỏi han. Do đó, việc thu  thập và xử lý chứng từ thường không trôi chảy, gặp vướng mắc, sai sót.  ­  Quy chế chi tiêu nội bộ chưa khái quát và dự tính hết được các nội dung chi  tiêu, nên khi phát sinh nội dung chi ngoài quy chế, thủ tục thanh toán thường  chậm và gặp rắc rối hơn.  (4)  Hoạt động quản lý tài sản:  Tài sản ở đây bao gồm tài sản hữu hình và vô hình nói chung, không giới hạn  chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại công cụ, dụng cụ lâu bền dùng Trang 41  trong hoạt động của nhà trường. Tài sản của trường phần lớn là tài sản cũ, đã mua  sắm từ lâu, nên luôn cần phải duy tu sửa chữa thường xuyên.  Hoạt động quản lý tài sản là chuỗi công việc liên quan đến quá trình đầu tư,  bảo quản và khai thác sử dụng tài sản của nhà trường.  Quản  lý  tài  sản  hiện  là  vấn  đề  rất  quan  tâm của  ban  lãnh  đạo  nhà  trường.  Hiện trường chưa có một quy trình cụ thể quy định và hướng dẫn công tác quản lý  tài sản. Chưa phát hiện tiêu cực xảy ra nhưng việc bảo quản, khai thác sử dụng, duy  tu bảo dưỡng, điều chuyển nội bộ, thanh lý tài sản…nhưng luôn có tình trạng phối  hợp chưa nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan.  Chức năng của hoạt động quản lý tài sản:  ­  Đầu tư,  trang bị  tài sản: phải có kế hoạch và dự đoán được nhu cầu tài sản  cần đầu tư. Chi tiết việc đầu tư mua sắm thuộc quy trình mua sắm sửa chữa.  ­  Phân phối tài sản: phân phối, điều tiết, luân chuyển tài sản đáp ứng nhu cầu  sử dụng của các bộ phận.  ­  Khai thác sử dụng, bảo quản, kiểm kê tài sản.  ­  Ghi nhận và báo cáo.  Phân chia trách nhiệm quản lý:  ­  Tài sản thuộc các bộ phận trực tiếp sử dụng và quản lý.  ­  Tài sản chung khác do phòng QTTB quản lý.  Bộ phận trực tiếp quản lý và sử dụng tài sản chịu trách nhiệm bảo quản về  vật chất, vệ sinh lau chùi, vận hành đúng thao tác, khai thác sử dụng hiệu quả, nếu  phát hiện hỏng hóc phải thông báo cho phòng QTTB biết để kịp thời sửa chữa, đồng  thời cập nhật ghi chép sổ tài sản tại đơn vị về những thay đổi nếu có.  Phòng  QTTB  chịu  trách  nhiệm  trong  việc  điều  phối,  quản  lý,  duy  tu  bảo  dưỡng, sửa chữa tài sản trong phạm vi tổng thể và theo dõi sự hiện hữu của tài sản.  Kế toán tài sản chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật số liệu sổ sách, định kỳ  đối chiếu với bộ phận Quản trị Thiết bị.  Các hoạt động cụ thể:  ­  Tổng hợp nhu cầu đề xuất của các bộ phận Lập kế hoạch sử dụng tài sản để  định hướng đầu tư trang bị. Trang 42  ­  Đầu tư, trang bị: chi tiết mua sắm sửa chữa thể hiện trong quy trình mua sắm  sửa chữa tài sản.  ­  Phân phối, luân chuyển.  ­  Khai thác sử dụng, bảo quản, kiểm kê.  ­  Báo cáo ghi nhận.  Nhận xét, đánh giá  ­  Thực hiện tốt việc bảo vệ tránh trộm cắp, thất thoát tài sản. Hiện chưa có tiền  lệ xảy ra mất mát tài sản. Đa số cá nhân, bộ phận có ý thức giữ gìn và bảo vệ  tài sản khỏi mất mát, hư hỏng.  ­  Định kỳ cuối năm  thực hiện kiểm kê tài  sản trong  toàn  trường nhưng chưa  tiến hành dán nhãn và phiếu kiểm kê, mã quản lý tài sản.  ­  Cập nhật thường xuyên số liệu mua sắm mới, thanh lý, sửa chữa. Tuy nhiên  khi điều chuyển nội bộ thường không cập nhật ghi chép do công tác phối hợp  chưa được chặt chẽ nhịp nhàng giữa phòng QTTB, bộ phận quản lý tài sản  và kế toán tài sản  làm cho thông tin về điều chuyển thường không kịp thời  dẫn đến sai lệch trong ghi chép của kế toán tài sản, hoặc bộ phận sử dụng tài  sản  quên  ghi  nhận  sự  việc  điều  chuyển  gây  ra  tình  trạng  sai  sót  và  khập  khiễng giữa số liệu các bên liên quan…thể hiện rất rõ qua mỗi lần kiểm kê.  ­  Vấn đề khai thác sử dụng tài sản: đa số tài sản sử dụng hợp lý và tiết kiệm,  khai thác sử dụng tốt. Tuy nhiên, vẫn có một số tài sản mua sắm mà không  thật sự phù hợp và tiện ích đối với người sử dụng do đó không phát huy tốt  hiệu quả khai thác sử dụng: Ví dụ: bố trí ghế đơn có tấm mặt bàn để viết mà  không dùng bộ bàn ghế rời trong phòng học rất bất tiện để sinh viên ra vào  hoặc đứng lên phát biểu, hơn nữa còn khó sắp xếp ngay hàng thẳng lối.  ­  Vấn đề bảo hành chưa thực hiện tốt, thường xảy ra tình trạng mất nhãn niêm  phong bảo hành, mất phiếu bảo hành…  ­  Vấn  đề  bảo  dưỡng,  vệ  sinh  tài  sản  còn  rất  kém.  Tài  sản  chung  do  phòng  Quản trị Thiết bị quản lý thường xuyên bị bụi bẩn bám lâu ngày, bị hắt mưa,  thấm dột, mục nát… mà không được quan tâm sửa chữa bảo dưỡng. Nguyên  nhân dẫn đến  tình  trạng này  là do không có người chuyên  trách chịu  trách  nhiệm cụ thể đối với công việc mà chỉ hợp đồng kiêm nhiệm khoán việc và Trang 43  không được kiểm tra giám sát thường xuyên, đúng mức, không có biện pháp  xử phạt, quy trách nhiệm cụ thể.  (5)  Quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo (CTĐT):  CTĐT và quy trình xây dựng CTĐT của trường hiện nay:  Ban  lãnh đạo nhà trường  rất quan  tâm đến việc xây dựng CTĐT. CTĐT của  trường được xây dựng trên cơ sở chương trình khung do Bộ GD&ĐT ban hành.  CTĐT  tạo  của  4  ngành:  Sư  phạm  Mầm  non  (SPMN),  Sư  phạm  Âm  nhạc  (SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT), Giáo dục Đặc biệt (GDĐB) là sản phẩm của 7  đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ được xây dựng với sự tham gia của các giáo viên,  cán bộ quản lý, đại diện các tổ chức, hội nghề nghiệp và các nhà tuyển dụng (có trong  thành phần hội đồng thẩm định).  Chương trình giáo dục của trường CĐSPTWTPHCM với mục tiêu là đào tạo  giáo viên mầm non, tiểu học và trung học cơ sở đáp ứng được yêu cầu đổi mới của  ngành giáo dục Việt Nam  trong  thời  kỳ  công nghiệp hóa, hiện đại  hóa đất  nước.  Giáo viên được trường đào tạo có đủ phẩm chất, năng lực và sức khoẻ, đồng thời có  kỹ năng tự học, tự bồi dưỡng đảm bảo thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của mình và  đáp ứng được yêu cầu phát triển của ngành, của xã hội.  Theo báo cáo tự đánh giá để đăng ký kiểm định chất lượng của trường tháng  3/2009, chương trình đào tạo của trường đều đi từ kiến thức đại cương đến chuyên  nghiệp, từ những kiến thức nền tảng, cơ bản đến chuyên sâu; có cấu trúc hợp lý, hệ  thống giữa các khoa, giữa phần đại cương và chuyên nghiệp cũng như giữa các học  phần với nhau, đáp ứng được yêu cầu về chuẩn kiến thức, kỹ năng đào tạo trình độ  cao đẳng cho cả 04 khoa: SPMN, SPÂN, SPMT và GDĐB.  Các học phần, môn học trong CTĐT có đủ đề cương chi  tiết,  tập bài giảng  hoặc giáo trình, tài liệu tham khảo đáp ứng mục tiêu học phần, môn học.  Chương trình đào tạo được thiết kế theo hướng đảm bảo liên thông với các  trình độ đào tạo và chương trình đào tạo khác.  Hàng năm, chương trình đào tạo được bổ sung, điều chỉnh dựa trên cơ sở văn  bản pháp lý, chủ trương, đường lối, định hướng phát  triển kinh tế ­ xã hội của địa  phương, các ban ngành đoàn thể, Bộ GD&ĐT, Vụ giáo dục Mầm non... Lấy ý kiến  đóng góp từ các tổ chức giáo dục, nhà tuyển dụng lao động tại TP.HCM, giáo viên, Trang 44  sinh  viên…  Tham  khảo  các  chương  trình  tiên  tiến  quốc  tế  (Nga,  Hàn  Quốc,  Singapore, Hà Lan) để hoàn thiện chương trình.  Các bộ phận tham gia trong quy trình:  ­  BGH: chỉ đạo, đôn đốc thực hiện, ký ban hành chương trình.  ­  Khoa: Lập  kế hoạch  thực hiện,  xây  dựng CTĐT,  chương  trình  chi  tiết học  phần.  ­  Bộ môn trực thuộc: biên soạn chương trình chi tiết học phần.  ­  Hội đồng thẩm định: thẩm định chương trình.  ­  Phòng Đào tạo: tổ chức thực hiện chương trình đào tạo.  ­  Phòng Công  tác  sinh  viên:  khảo  sát  ý  kiến  giáo viên,  sinh  viên,  nhà  tuyển  dụng...về chương trình đào tạo của nhà trường.  Sơ đồ quy trình  (1b) XD kế  hoạch  (1a) Chỉ đạo  thực hiện  (2) Xây dựng  CT ĐT  Khoa, Bộ môn  Hội đồng thẩm định  Phòng Đào tạo  (3)Thẩm định  CT ĐT  (4) Ban hành  CT ĐT  (5)XD CT chi  tiết học phần  (6)Thẩm định  CTchi tiết HP  Ban Giám hiệu  (7) Ban hành  CT chi tiết HP  (8) TC thực  hiện CTĐT  (9) Rút kinh nghiệm, điều chỉnh chương trình  (Phối hợp thực hiện: BGH, các khoa, bộ môn, phòng Đào tạo, phòng CTSV) Trang 45  Bước 1: Lập kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình đào tạo:  ­  BGH chỉ đạo xây dựng chương trình đào tạo cho từng ngành học trên cơ sở  chương trình khung của Bộ GD&ĐT.  ­  Các khoa lập kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Quyết định của Hiệu trưởng về việc xây dựng chương trình.  ­  Kế hoạch tổ chức xây dựng chương trình.  Bước 2:  Thực  hiện  xây  dựng  chương  trình  đào  tạo  (chương  trình  tổng  thể).  Các khoa phân công giáo viên phụ trách việc xây dựng chương trình và giám sát đôn  đốc thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Bảng phân công nhiệm vụ giáo viên phụ trách.  ­  Sản phẩm chương trình đào tạo (chương trình tổng thể).  Bước 3: Thẩm định chương trình đào tạo. Chương trình được xây dựng phải  thông qua hội đồng thẩm định, nếu đạt yêu cầu sẽ chuyển sang bước 4, không đạt trả  về bước 3 yêu cầu chỉnh sửa hoàn thiện.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Quyết định thành lập hội đồng thẩm định.  ­  Biên bản họp hội đồng, biên bản nhận xét của các thành viên hội đồng.  ­  Chương trình đào tạo đã được thẩm định.  Bước 4: Hiệu trưởng ký ban hành chương trình đào tạo  Chứng từ cụ  thể:  ­  Quyết định ban hành chương trình đào tạo.  ­  Chương trình đào tạo các ngành đã được ký ban hành.  Bước 5: Xây dựng chương trình chi tiết học phần sau khi chương trình đào tạo  ngành học được xây dựng và thông qua hội đồng thẩm định. Căn cứ vào chương trình  đào tạo ngành học, các khoa, bộ môn chủ trì việc lập kế hoạch và phân công giáo viên  thực hiện các chương trình chi tiết các học phần.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Kế hoạch xây dựng chương trình chi tiết.  ­  Bảng phân công nhiệm vụ giáo viên phụ trách. Trang 46  ­  Sản phẩm chương trình chi tiết các học phần  Bước 6: Thẩm định chương trình chi tiết. Chương trình chi tiết được xây dựng  phải thông qua hội đồng thẩm định, nếu đạt yêu cầu sẽ chuyển sang bước 7, không  đạt trả về bước 5 yêu cầu chỉnh sửa hoàn thiện.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Quyết định thành lập hội đồng thẩm định chương trình chi tiết  ­  Biên bản họp hội đồng, biên bản nhận xét của các thành viên hội đồng.  ­  Chương trình chi tiết các học phần đã được thẩm định  Bước 7: Hiệu trưởng ra quyết định phê duyệt chương trình đào tạo. Công bố  rộng rãi đến từng bộ phận và đăng tải trên trang web của trường.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Quyết định ban hành chương trình  ­  Chương  trình  đào  tạo  các  ngành  và  chương  trình  chi  tiết  các  học  phần đã  được ký ban hành.  Bước 8: Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo. Phòng Đào tạo phối hợp với  các khoa, chuyên ngành tổ chức thực hiện chương trình đã được ban hành để tổ chức  giảng dạy cho sinh viên.  Chứng từ cụ  thể:  ­  Kế hoạch giáo dục chung, chương trình đào tạo khóa học, lịch trình môn học,  biên chế khóa học và tiến độ giảng dạy, thời khóa biểu hàng kỳ.  ­  Biên bản kiểm tra chuyên môn các khoa.  Bước 9: Rút kinh nghiệm điều chỉnh chương trình.  Trong quá trình thực hiện chương trình đào tạo, cùng với sự phát triển của xu  hướng xã hội, có  thể có sự khập khiễng giữa chương  trình và  thực  tiễn. Do đó, các  khoa, bộ môn phối hợp với phòng Đào tạo, phòng CTSV dưới sự chỉ đạo của BGH  cần  tiến hành khảo sát, trưng cầu ý kiến đóng góp về CTĐT từ sinh viên tốt nghiệp,  nhà  tuyển  dụng,  thông qua  việc hướng dẫn  sinh  viên  đi  thực  tập  của  các giáo  viên  trưởng đoàn, từ đó chỉnh sửa, bổ sung chương trình nhằm đáp ứng linh hoạt nhu cầu  nhân lực của thị trường lao động  Chứng từ cụ  thể:  ­  Phiếu góp ý, bảng tổng hợp kết quả khảo sát, biên bản họp rút kinh nghiệm. Trang 47  ­  Báo cáo tổng kết  Nhận xét:  Ưu điểm:  Chương trình đào tạo có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, cấu trúc hợp lý, được thiết kế  một cách hệ thống, được thông qua các hội đồng thẩm định nghiêm túc, có tham khảo  chương trình các nước tiên tiến, cập nhật bổ sung cho phù hợp với yêu cầu mới.  Quy trình rõ ràng, trình tự hợp lý, thông qua sự thẩm định chất lượng của hội  đồng khoa học. Quy trình thể hiện nhiều ưu điểm, được mọi người nghiêm túc tuân  thủ, chứng tỏ nó đạt được sự hữu hiệu, do đó, đạt được mục tiêu xây dựng CTĐT  đảm bảo chất lượng, đáp ứng mục tiêu đào tạo của nhà trường.  Chương trình đào tạo là tổng hợp sức lực, trí tuệ của cả tập thể giáo viên, cán  bộ quản lý có năng lực chuyên môn, năng lực nghiên cứu tốt, dựa trên chương trình  khung của Bộ GD&ĐT có sự góp ý của người học, nhà tuyển dụng và các tổ chức  nghề nghiệp…  Hạn chế:  Mẫu khảo sát ý kiến góp ý của nhà  tuyển dụng chưa đủ lớn và chưa mang  tính đa dạng cao (VD: chưa khảo sát nhu cầu nhà tuyển dụng ở các tỉnh)  Việc tham khảo nhiều chương trình giáo dục của các nước tiên tiến trên thế  giới chưa đồng đều ở các khoa.  Kinh phí bố trí biên soạn chương trình còn thấp, chưa động viên được giáo  viên tích cực và tự nguyện tham gia  Nhà trường đang trong giai đoạn chuẩn bị triển khai xây dựng chương trình  theo học chế tín chỉ, trong khi giáo viên, CBQL còn chưa cập nhật đầy đủ kiến thức  về đào tạo tín chỉ, do đó, nếu không có biện pháp kịp thời, sẽ rất khó để triển khai  và xây dựng chương trình đào tạo mới có chất lượng.  (6)  Hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.  Chất lượng giảng dạy là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến  chất  lượng đào  tạo. Ngoài  ra,  có  rất  nhiều  yếu  tố  khác như:  cơ  sở  vật  chất,  chất  lượng sinh viên đầu vào, chương trình đào tạo…đều ảnh hưởng đến chất lượng đào  tạo. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài, tác giả chỉ tập trung giải quyết vấn đề quản lý  chất lượng giảng dạy của giáo viên kể cả giáo viên thỉnh giảng. Trang 48  Các hoạt động:  ­  Quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên  ­  Đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên: ·  Thông qua đánh giá giờ giảng của giáo viên ·  Thông qua ý kiến thăm dò, ý kiến đóng góp của sinh viên ·  Thông qua phân tích kết quả học tập của sinh viên.  Tham gia phối hợp:  ­  Giáo viên: trực tiếp đứng lớp giảng dạy.  ­  Tổ Bộ môn, Ban Chủ nhiệm khoa, phòng Đào tạo, phòng CTSV: giám sát,  kiểm tra, đánh giá hoạt động giảng dạy của giáo viên và thăm dò ý kiến sinh  viên, phân tích kết quả học tập của sinh viên  Cơ chế kiểm soát:  Quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên:  ­  Phòng Đào tạo phối hợp với khoa, bộ môn quản lý đề cương, bài giảng, giáo  trình, tài liệu của giáo viên và yêu cầu giáo viên cung cấp cho phòng Đào tạo  và sinh viên làm tài liệu học tập.  ­  Phòng Đào tạo quản lý giờ giấc lên lớp của giáo viên thông qua sổ theo dõi  giảng viên, sổ đầu bài các lớp, đối chiếu với thời khóa biểu...nhằm đảm bảo  giáo viên giảng dạy đúng lịch trình, giảng đủ số tiết, cung cấp đủ kiến thức  như yêu cầu của chương trình chi tiết.  Đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên:  ­  Giảng thử: Khoa, bộ môn, phối hợp với phòng Đào tạo tổ chức hội đồng cho  giáo viên giảng thử, nếu giảng dạy đạt yêu cầu sẽ được công nhận chính thức  là  giáo  viên  và  được  tham  gia  giảng  dạy.  Chất  lượng  giảng  dạy  được  hội  đồng nhận xét và đánh giá trong biên bản đánh giá giảng thử.  ­  Tổ chức dự giờ giáo viên: nhà trường yêu cầu tất cả giáo viên phải đăng ký  lên tiết và tham gia dự giờ trong kế hoạch đầu năm. Bộ môn, khoa kết hợp  với phòng Đào tạo tổ chức dự giờ và đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo  viên. Kết quả việc dự giờ, đánh giá rút kinh nghiệm sẽ được ghi vào biên bản  đánh giá bài giảng. Trang 49  ­  Lấy phiếu thăm dò sinh viên về giáo viên theo một số tiêu chí: giờ giấc lên  lớp, giáo trình tài  liệu, phương pháp giảng dạy, nội dung bài giảng,  thái độ  giao tiếp với sinh viên… để đánh giá chất lượng giảng dạy của giáo viên.  ­  Thu  thập  các ý  kiến  phản  ảnh  từ  nhiều  kênh  thông  tin  khác: hộp  thư  sinh  viên, thư bưu điện, email, forum… Mỗi học kỳ, trường đều tổ chức đối thoại  sinh viên nhằm quan tâm đến đời sống và học tập của sinh viên, qua đó sinh  viên được bày tỏ ý kiến, nguyện vọng, và đưa ra những đóng góp nhằm hoàn  thiện công tác quản lý phục vụ việc giảng dạy và học tập trong nhà trường.  ­  Kiểm tra chất lượng quá trình học tập của sinh viên thông qua phân tích kết  quả thi và kiểm tra của sinh viên.  Nhận xét, đánh giá:  Công  tác quản  lý chương  trình, đề cương bài giảng nhìn chung khá  tốt, đảm  bảo tất cả giáo viên lên lớp đều có bải giảng, hầu hết có giáo án điện tử trình chiếu  qua chương trình powerpoint, đề cương bài giảng đảm bảo tuân thủ CTĐT.  Công tác tổ chức giảng thử, dự giờ thực hiện tốt phần thủ tục, tuy nhiên chưa  thực chất phản ánh đúng chất  lượng giảng dạy của giáo  viên do giáo viên  thường  chuẩn bị lên tiết kỹ lưỡng và tốt hơn thường ngày.  Việc  lấy phiếu  thăm dò sinh viên được nhà  trường  thực hiện  rất  tốt,  có mẫu  biểu cụ thể đánh giá giáo viên từng môn học, đầy đủ các tiêu chí cần thiết và phát  đến sinh viên, công tác thu thập và xử lý phiếu thăm dò thực hiện cũng rất nghiêm  túc. Đây chính là sản phẩm của đề tài nghiên cứu cấp Bộ về nâng cao chất lượng đội  ngũ giảng viên của nhà trường.  Công  tác quản  lý giờ giấc,  thời khóa biểu chưa được quan  tâm và  thực hiện  hàng ngày  do  chưa  có  cán  bộ  thanh  tra  đào  tạo  chuyên  trách. Do đó,  còn  xảy  ra  nhiều trường hợp giáo viên đi trễ về sớm, bỏ tiết, dạy thiếu giờ, tự ý ghép lớp…làm  ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy.  Chưa có quy định biện pháp xử lý cụ thể đối với giáo viên bỏ tiết, dạy không  đảm bảo giờ giấc, không tuân theo thời khóa biểu, giáo trình…  2.3.2.4. Thông tin và truyền thông  Thông tin của trường bao gồm thông tin bên ngoài và thông tin bên trong tổ  chức đan xen với nhau. Thông  tin nhà trường sử dụng  thường  thể hiện dưới dạng Trang 50  văn bản, chứng từ: văn bản của nhà nước, văn bản của trường, văn bản của các cá  nhân,  tổ chức khác, chứng từ kế toán…hoặc các  thông  tin  trong nội bộ, các  kênh  thông tin khác thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (truyền miệng, báo đài, tạp  chí,..). Nhà trường cũng như các bộ phận, cá nhân đều có quan tâm đến các nguồn  thông tin, nhất là các văn bản pháp luật của nhà nước hoặc các thông tin nội bộ liên  quan đến các hoạt động của trường. Một số thông tin khác thu thập được từ nhiều  nguồn khác nhau cũng được dùng để tham khảo.  Thông tin thì đa chiều, đa nguồn, có thể có giá trị  ít hay nhiều, hoặc không  giá trị với các cá nhân, bộ phận khác nhau trong nhà trường. Do đó, công tác sàng  lọc, phân loại, xử lý thông tin  trung thực là hết sức quan trọng, đòi hỏi người thực  hiện phải nhạy bén, có năng  lực  tốt để xác định đâu là  thông tin cần  thiết, đâu  là  thông tin tham khảo, đâu là thông tin rác… và gửi đến đúng người có nhu cầu sử  dụng. Hiện nay, công tác này tại trường còn chưa tốt, cần phải cải thiện thêm.  Hệ thống thông tin xử lý chủ yếu bằng thủ công có sự trợ giúp của chương  trình Microsoft office. Ngay cả hệ thống thông tin kế toán cũng chỉ sử dụng công cụ  Excel hỗ trợ.  Luôn có các kênh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản  hồi  lên cấp  trên,  trao đổi giữa các bộ phận với nhau,  trao đổi giữa nhà  trường và  sinh viên, giữa nhà trường với các tổ chức bên ngoài… Tại các bộ phận, có bố trí  người tiếp nhận, xử lý thông tin. Ngoài ra, thông tin còn được tổ chức triển khai phổ  biến  trong các cuộc họp,  trong các bản  thông báo gửi các phòng ban, hoặc  thông  báo  rộng  rãi  trên  bảng  công  tác  của  trường,  của  bộ  phận,  và  được  đăng  tải  trên  website  của  trường…do  đó,  các  quy  định,  hướng  dẫn,  thông  báo…sẽ  được  lan  truyền rộng rãi.  Kênh  truyền  thông  thông  tin  giữa  các cá nhân, bộ phận phối  hợp  tham gia  trong  các  hoạt  động  của  nhà  trường  ngoài  phối  hợp  trao  đổi  trực  tiếp  còn  theo  đường  luân  chuyển  của  chứng  từ,  văn  bản.  Với  hình  thức  này,  tính  kịp  thời  của  thông tin đôi khi bị ảnh hưởng vì phải qua các thủ tục giấy tờ rườm rà nhưng thông  tin đó lại mang giá trị lưu trữ.  Trường có quy mô nhỏ,  ít người, các khoa, phòng ban chức năng bố trí sát  nhau nên việc truyền  thông trực tiếp  rất  thuận  tiện  và nhanh chóng, do đó, có  thể Trang 51  đảm bảo  được  tính  trung  thực  khách  quan  và  kịp  thời  của  thông  tin.  Tuy  nhiên,  truyền thông trực tiếp sẽ kém kịp thời hơn đối với những thông tin giữa cơ sở 1 và  cơ sở 2 nhưng vấn đề không đến nỗi  trở ngại  trong điều kiện công nghệ hiện đại  như hiện nay, đã có điện thoại hoặc internet trợ giúp.  Tuy nhiên, nhìn chung công tác  thông tin và truyền thông trong nhà trường  còn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện, cụ thể như sau:  ­  Việc xử lý thông tin tại các cá nhân, bộ phận còn chậm, chưa kịp thời, chưa  đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Các văn bản pháp luật của nhà nước thường  được triển khai chậm chạp, thậm chí không được phổ biến, hoặc có phổ biến  nhưng không được nghiêm túc xem xét để vận dụng.  ­  Công  tác chọn  lọc thông  tin  trong các văn bản cũng chưa  tốt,  theo kiểu cứ  phổ biến đại trà, phổ biến hàng loạt cho các bộ phận theo phương châm thà  dư còn hơn bỏ sót, đã làm mất đi tính tập trung vào các thông tin trọng tâm,  làm loãng thông tin và khó cho các bộ phận khi phải tiếp tục xử lý, phân loại  để sử dụng thông tin thích hợp.  ­  Có quá nhiều thông tin làm nhiễu loạn người sử dụng. Nhà nước thì ban hành  nhiều loại văn bản, sửa đổi cập nhật  thường xuyên, văn bản trước chưa kịp  triển khai đã sửa đổi ban hành văn bản mới (VD: các văn bản về hướng dẫn  đấu thầu, về xây dựng), gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản để áp dụng;  hoặc có văn bản thì cũ quá, làm người sử dụng nghi ngờ không biết nó còn  hiệu lực hay đã sửa đổi bằng văn bản khác…Trường  thì cũng hay  thay đổi  quy định, nội quy, định mức… nếu ai ít quan tâm đến sẽ không kịp thời cập  nhật được thông tin.  ­  Hiện  nay, mọi  người  còn  lơ  là  với  công  tác  truyền  thông.  Thông  tin  được  truyền thông qua nhiều kênh nhằm phổ biến đến mọi người nhưng lại không  biết chắc rằng họ có thật sự tiếp thu thông tin đó hay có thái độ thờ ơ, không  cần quan tâm, không hiểu, không nghe, không biết, không làm theo, công tác  truyền thông thực sự chưa phát huy được chức năng của nó