Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ, TP HOÀ CHÍ MINH ĐINH THỤY NGÂN TRANG HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc: TS Traàn Anh Hoa TP Hoà Chí Minh – Naêm 2007 MUÏC LUÏC Lôøi caûm ôn Muïc luïc Danh muïc caùc chöõ vieát taét Danh muïc caùc sô ñoà LÔØI MÔÛ ÑAÀU ...................................................................................................... 1 CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ.......................... 4 1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä........................................................................ 4 1.1.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. ............................... 5 1.1.2 Moâi tröôøng kieåm soaùt......................................................................... 5 1.1.2.1 Ñònh nghóa....................................................................................5 1.1.2.2 Traùch nhieäm .................................................................................5 1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt...........................................6 1.1.3 Ñaùnh giaù ruûi ro................................................................................... 8 1.1.3.1 Ñònh nghóa....................................................................................8 1.1.3.2 Traùch nhieäm .................................................................................9 1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro ...........................................................9 1.1.4 Hoaït ñoäng kieåm soaùt........................................................................ 10 1.1.4.1 Ñònh nghóa..................................................................................10 1.1.4.2 Traùch nhieäm ...............................................................................10 1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt ..........................................10 1.1.5 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 13 1.1.5.1 Heä thoáng thu nhaän, xöû lyù vaø ghi cheùp thoâng tin..........................13 1.1.5.2 Baùo caùo thoâng tin trong noäi boä vaø beân ngoaøi .............................14 1.1.6 Giaùm saùt ........................................................................................... 14 1.1.6.1 Giaùm saùt thöôøng xuyeân...............................................................15 1.1.6.2 Giaùm saùt ñònh kyø ........................................................................15 1.2 Muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä ............................................................... 15 1.2.1 Baûo ñaûm ñoä tin caäy vaø tính trung thöïc cuûa thoâng tin....................... 15 1.2.2 Baûo ñaûm söï tuaân thuû. ....................................................................... 15 1.2.3 Baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp..................................................... 15 1.2.4 Baûo ñaûm söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû taøi nguyeân doanh nghieäp. .......................................................................................................... 15 1.3 Kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû .................... 16 1.3.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin ñieän töû............................... 16 1.3.2 Phöông phaùp toå chöùc vaø xöû lyù döõ lieäu ............................................. 17 1.3.2.1 Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu......................................................17 1.3.2.2 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu..........................................................17 1.3.3 Toå chöùc heä thoáng thoâng tin .............................................................. 18 1.3.4 Nhöõng thaùch thöùc cuûa moâi tröôøng tin hoïc ñeán kieåm soaùt noäi boä trong doanh nghieäp ........................................................................................ 21 1.3.5 Thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû. .. 23 1.4 Haïn cheá cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ................................................ 25 1.4.1 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc tieán haønh bôûi con ngöôøi............... 25 1.4.2 Quan heä giöõa lôïi ích vaø chi phí. ....................................................... 26 1.4.3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng bao quaùt ñöôïc nhöõng ruûi ro khoâng löôøng tröôùc...........................................................................................26 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 1 .................................................................................. 28 CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM ............................................ 28 2.1 Toång quan veà coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ...................................... 28 2.1.1 Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa coâng ty................................... 28 2.1.1.1 Lòch söû hình thaønh......................................................................28 2.1.1.2 Lónh vöïc hoaït ñoäng.....................................................................28 2.1.1.3 Ñòa ñieåm hoaït ñoäng....................................................................28 2.1.2 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex ................................................... 28 2.1.3 Toå chöùc thoâng tin vaø baùo caùo keá toaùn ............................................. 31 2.2 Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins ...... 35 2.2.1 Thöïc traïng veà moâi tröôøng kieåm soaùt ............................................... 36 2.2.1.1 Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. ...................36 2.2.1.2 Cô caáu toå chöùc vaø phaân chia traùch nhieäm..................................37 2.2.1.3 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân...........37 2.2.1.4 Ban kieåm soaùt noäi boä. .................................................................38 2.2.2 Thuû tuïc kieåm soaùt cuûa caùc chu trình nghieäp vuï taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam............................................................................................ 38 2.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn. ............................................38 2.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. .....................................................................43 2.2.2.3 Chu trình baùn haøng vaø thu tieàn...................................................49 2.3 Ñaùnh giaù chung veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä...................................... 54 2.3.1 Moâi tröôøng kieåm soaùt....................................................................... 54 2.3.2 Hoaït ñoäng kieåm soaùt........................................................................ 54 2.3.3 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 55 2.4 Caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins. ..................................................................................... 55 2.4.1 Ñoái vôùi moâi tröôøng kieåm soaùt.......................................................... 55 2.4.1.1 Cô caáu toå chöùc, söï phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ...........55 2.4.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân...........56 2.4.2 Ñoái vôùi hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................... 56 2.4.2.1 Chu trình mua haøng – traû tieàn....................................................56 2.4.2.2 Chu trình saûn xuaát......................................................................57 2.4.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn. ...................................................57 2.4.3 Ñoái vôùi thoâng tin vaø truyeàn thoâng.................................................... 58 2.5 Nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä..........................................................................................................59 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 2 ................................................................................... 61 CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM................... 61 3.1 Muïc tieâu vaø caên cöù xaây döïng caùc giaûi phaùp .......................................... 61 3.2 Giaûi phaùp veà hoaøn thieän heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins.. 62 3.2.1 Giaûi phaùp hoaøn thieän moâi tröôøng kieåm soaùt .................................... 62 3.2.1.1 Thieát laäp cô caáu toå chöùc vaø söï phaân chia traùch nhieäm hôïp lyù. ...62 3.2.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc cuûa nhaân vieân. ........................64 3.2.1.3 Quan ñieåm vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù...............65 3.2.2 Giaûi phaùp hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt .................................... 66 3.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn .............................................66 3.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. .....................................................................71 3.2.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn ....................................................72 3.2.3 Giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin ......................................... 74 3.2.4 Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan ...................................74 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 3 ................................................................................... 76 KEÁT LUAÄN ....................................................................................................... 77 TAØI LIEÄU THAM KHAÛO PHUÏ LUÏC LÔØI CAÛM ÔN Sau thôøi gian hoïc taäp vaø nghieân cöùu, luaän vaên “Moät soá giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam” ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh. Ngoaøi nhöõng coá gaéng heát mình cuûa baûn thaân, taùc giaû ñaõ nhaän ñöôïc söï khích leä vaø hoã trôï raát nhieàu töø phía thaày coâ, gia ñình, ñoàng nghieäp vaø baïn beø. Tröôùc heát taùc giaû xin caûm ôn gia ñình ñaõ ñoäng vieân vaø taïo ñieàu kieän cho taùc giaû hoïc taäp vaø hoaøn thaønh luaän vaên toát nghieäp naøy. Taùc giaû caûm ôn thaày coâ tröôøng Ñaïi hoïc Kinh Teá, Tp Hoà Chí Minh ñaõ truyeàn ñaït nhöõng kieán thöùc quyù baùu trong thôøi gian taùc giaû hoïc taäp taïi tröôøng. Ñaëc bieät, taùc giaû xin baøy toû loøng chaân thaønh saâu saéc tôùi coâ Traàn Anh Hoa, ngöôøi ñaõ taän tình höôùng daãn vaø giuùp ñôõ taùc giaû trong quaù trình laøm luaän vaên toát nghieäp naøy. Xin caûm ôn giaùm ñoác taøi chính coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam vaø ñoàng nghieäp coâng ty TNHH ATI, nôi taùc giaû coâng taùc, ñaõ taïo ñieàu kieän thuaän lôïi ñeå taùc giaû hoaøn thaønh luaän vaên. DANH MUÏC CAÙC CHÖÕ VIEÁT TAÉT KSNB: Kieåm soaùt noäi boä GTGT: Giaù trò gia taêng KH & ÑT: Kế hoạch vaø Ñaàu tö MS: Main System UBKHNN: Uûy Ban Keá Hoaïch Nhaø Nöôùc DANH MUÏC SÔ ÑOÀ Trang Sô ñoà 1.1 – Sô ñoà moâ taû thieát bò vi tính lieân quan ñeán heä thoáng.................. 17 Sơ đñồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thoâng tin .................. 21 Sô ñoà 2.1 – Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex............................................ 30 Sô ñoà 2.2 – Caáu truùc taøi khoaûn cuûa coâng ty Nuplex .................................... 33 Sô ñoà 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính............................................37 Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh toán ................................................42 Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất ..........................................................................47 Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền.......................................................53 Sơ đồ 3.1 – Quá trình mua hàng (kiến nghị) .....................................................71 Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System ...............................................vii Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ..........................................ix - 1 - LÔØI MÔÛ ÑAÀU Söï caàn thieát cuûa ñeà taøi Treân theá giôùi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä ra ñôøi ñaõ laâu vaø ñaëc bieät phaùt trieån khi ñaïo luaät Sarbanes-Oxley cuûa Myõ ra ñôøi naêm 2002. Hieän nay vôùi keânh thoâng tin roäng raõi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä cuõng khoâng coøn xa laï ñoái vôùi caùc doanh nghieäp Vieät Nam. Tuy nhieân xu höôùng toaøn caàu hoùa ñang phaùt trieån maïnh meõ, vaø Vieät Nam cuõng khoâng naèm ngoaøi xu theá ñoù. Tröôùc tình hình naøy, caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp raát caàn phaûi quan taâm tôùi hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät coâng cuï quaûn lyù höõu hieäu giuùp caùc caáp laõnh ñaïo coù theå bieát ñöôïc söï keùm hieäu quaû xaûy ra ôû nhöõng khaâu cuï theå vaø nhöõng nguyeân nhaân cuûa noù. Hoï cuõng coù theå xaùc ñònh roõ raøng traùch nhieäm thuoäc veà ai. Theo caùc baùo chí hieän nay, ña soá caùc söï thua loã, tham nhuõng trong caùc doanh nghieäp taïi Vieät Nam ñeàu coù nguyeân nhaân laø söï quaûn lyù yeáu keùm, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä loûng leûo. Caùc doanh nghieäp muoán toàn taïi vöõng maïnh trong moâi tröôøng caïnh tranh nhö hieän nay thì phaûi coù moät heä thoáng quaûn lyù hieäu quaû. Theo oâng Chris Freund, Toång giaùm ñoác, Quyõ Ñaàu tö Mekong Capital: “Khi ñaàu tö vaøo caùc coâng ty tö nhaân, chuùng toâi cho raèng vaán ñeà lôùn nhaát veà quaûn trò doanh nghieäp laø tính minh baïch thaáp cuûa coâng ty naøy. Cuï theå laø phaàn lôùn heä thoáng keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc coâng ty chöa ñöôïc phaùt trieån, ñieàu naøy khieán cho caùc coå ñoâng khoù naém ñöôïc chính xaùc tình hình taøi chính cuûa coâng ty.” (1). Hôn nöõa ñeå thu huùt voán ñaàu tö trong tình hình kinh teá hieän nay, doanh nghieäp vöøa vaø nhoû khoâng chæ döïa vaøo keát quaû kinh doanh treân baùo caùo taøi chính ñaõ ñöôïc kieåm toaùn, maø chính baûn thaân doanh nghieäp phaûi kieåm soaùt ñöôïc hoaït ñoäng chính mình, bieát ñöôïc vò trí cuûa doanh nghieäp treân thò tröôøng. Coù nhö vaäy doanh nghieäp môùi coù theå söû duïng ñoàng voán moät caùch coù hieäu quaû. - 2 - Trong moät doanh nghieäp baát kyø, söï xung ñoät giöõa lôïi ích chung vaø lôïi ích rieâng luoân luoân toàn taïi. Neáu khoâng coù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khoâng coù qui ñònh ñeå höôùng ngöôøi lao ñoäng haønh ñoäng khoâng vì lôïi ích rieâng cuûa mình maø laøm toån haïi ñeå lôïi ích chung cuûa toaøn doanh nghieäp. Beân caïnh ñoù, caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng trong ñieàu kieän, moâi tröôøng vaø ruûi ro kinh doanh luoân thay ñoåi. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuõng caàn phaûi vaän ñoäng bieán ñoåi theo. Do ñoù, vieäc hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñeå phuø hôïp vôùi caùc thay ñoåi laø moät yeâu caàu thieát yeáu cuûa caáp quaûn lyù doanh nghieäp. Muïc tieâu nghieân cöùu Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ñeå tìm ra caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä vaø caùc nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. Thoâng qua keát quaû tìm hieåu, ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao tính höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noäi dung nghieân cöùu Thoâng qua muïc tieâu nghieân cöùu, noäi dung nghieân cöùu taäp trung vaøo caùc vaán ñeà sau: − Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam − Xaùc ñònh caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä vaø nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. − Ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Phaïm vi nghieân cöùu Phaân chia hoaït ñoäng coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam thaønh caùc chu trình kinh teá: chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi, chu trình doanh thu vaø chu - 3 - trình taøi chính. Taäp trung vaøo nghieân cöùu chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi vaø chu trình doanh thu. Ñaùnh giaù vaø tìm nguyeân nhaân, caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt. Ñeà taøi khoâng ñeà caäp ñeán kieåm soaùt noäi boä cuûa chu trình taøi chính. Phaàn ñaùnh giaù ruûi ro, thoâng tin truyeàn thoâng vaø giaùm saùt chæ ñöôïc ñeà caäp moät caùch sô löôïc. Phöông phaùp nghieân cöùu Luaän vaên döïa treân phöông phaùp luaän duy vaät bieän chöùng ñeå heä thoáng hoùa cô sôû lyù luaän vaø thöïc tieãn nghieân cöùu taïi coâng ty. Töø ñoù ñöa ra caùc giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng. Boá cuïc cuûa luaän vaên nhö sau: Lôøi môû ñaàu. Chöông 1: Cô sôû lyù luaän veà kieåm soaùt noäi boä Chöông 2: Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Chöông 3: Moät soá giaûi phaùp naâng cao hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam Keát luaän. Taøi lieäu tham khaûo Phụ lục - 4 - CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ 1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä Kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình do ban giaùm ñoác, nhaø quaûn lyù vaø caùc nhaân vieân cuûa ñôn vò chi phoái, ñöôïc thieát laäp ñeå cung caáp moät söï baûo ñaûm hôïp lyù nhaèm thöïc hieän ba muïc tieâu döôùi ñaây: − Baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy. − Caùc luaät leä vaø qui ñònh ñöôïc tuaân thuû. − Hoaït ñoäng höõu hieäu vaø coù hieäu quaû. (4, 70). Khaùi nieäm treân nhaán maïnh ñeán 3 vaán ñeà sau: Moät laø, moïi ngöôøi thuoäc moïi caáp baäc trong moät toå chöùc ñeàu taùc ñoäng ñeán kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, theo 1 möùc ñoä naøo ñoù, laø traùch nhieäm cuûa moïi ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù ñöôïc coi laø chuû sôû höõu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong phaïm vi traùch nhieäm cuûa hoï. Moãi moät nhaân vieân ñoùng moät vai troø nhaát ñònh trong qui trình kieåm soaùt noäi boä. Hai laø, moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu veà hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät boä phaän caáu thaønh cuûa caû moät qui trình quaûn lyù (bao goàm laäp keá hoaïch, toå chöùc, höôùng daãn, kieåm soaùt …). Noù giöõ cho moät toå chöùc luoân hoaït ñoäng höôùng veà caùc muïc tieâu hoaøn thaønh nhieäm vuï vaø toái thieåu hoùa caùc yeáu toá khoâng mong ñôïi trong quaù trình hoaït ñoäng. Ba laø, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chæ coù theå cung caáp moät söï ñaûm baûo hôïp lyù trong vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu chöù khoâng phaûi laø söï ñaûm baûo chaéc chaén. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu nhöng khoâng coù nghóa laø ñaûm baûo söï thaønh coâng cuûa doanh nghieäp. Coù - 5 - nhieàu lyù do taïi sao heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng theå cho moät söï ñaûm baûo chaéc chaén. Caùc lyù do ñoù seõ ñöôïc ñeà caäp ñeán trong muïc haïn cheá cuûa kieåm soaùt noäi boä cuûa luaän vaên naøy. 1.1.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khaùc nhau giöõa caùc doanh nghieäp do coù söï khaùc bieät veà qui moâ, ñaëc ñieåm kinh doanh, vaên hoùa… Nhöng moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc coi laø höõu hieäu caàn bao goàm 5 yeáu toá sau: − Moâi tröôøng kieåm soaùt − Ñaùnh giaù ruûi ro − Thuû tuïc kieåm soaùt − Thoâng tin vaø truyeàn thoâng − Giaùm saùt 1.1.2 Moâi tröôøng kieåm soaùt 1.1.2.1 Ñònh nghóa Moâi tröôøng kieåm soaùt, moät yeáu toá voâ hình, laø neàn taûng ñoái vôùi caùc boä phaän khaùc trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, cung caáp qui taéc öùng xöû vaø caáu truùc, vaø bao goàm naêng löïc kyõ thuaät vaø giaù trò ñaïo ñöùc. Moät moâi tröôøng kieåm soaùt hieäu quaû laø moät moâi tröôøng taïi ñoù con ngöôøi coù naêng löïc, hieåu traùch nhieäm cuûa hoï, giôùi haïn quyeàn löïc cuûa hoï vaø hoï thaønh thaïo vaø taän taâm trong vieäc laøm nhöõng caùi ñuùng vaø laøm theo ñuùng caùch. 1.1.2.2 Traùch nhieäm Caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm trong vieäc “taïo khoâng khí” cho toå chöùc. Nhaø quaûn lyù seõ naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï thieát laäp vaø thoâng tin baèng vaên baûn caùc qui trình, chính saùch, caùc giaù trò ñaïo ñöùc vaø tieâu - 6 - chuaån cö xöû. Ngoaøi ra, hoï cuõng naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï cö xöû ñuùng möïc ñeå nhaân vieân laøm göông vaø yeâu caàu moïi ngöôøi trong toå chöùc ñeàu phaûi tuaân theo caùc chuaån möïc ñaõ ñöa ra. 1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt ™ Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. Trieát lyù quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua quan ñieåm vaø nhaän thöùc cuûa ngöôøi quaûn lyù. Phong caùch ñieàu haønh laïi theå hieän qua caù tính, tö caùch vaø thaùi ñoä cuûa hoï khi ñieàu haønh ñôn vò. Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua caùc yeáu toá ñieån hình nhö: − Tính chaát caùc ruûi ro kinh doanh ñöôïc chaáp nhaän. Cuï theå laø caùc nhaø quaûn lyù saün saøng daán thaân vaøo caùc döï aùn coù ruûi ro cao hay coù thaùi ñoä baûo thuû vôùi vieäc chaáp nhaän ruûi ro. − Söï töông taùc thöôøng xuyeân giöõa quaûn lyù caáp cao vaø quaûn lyù caáp hoaït ñoäng, ñaëc bieät khi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp dieãn ra ôû nhöõng ñòa ñieåm coù söï caùch bieät ñòa lyù. − Thaùi ñoä vaø haønh ñoäng ñoái vôùi baùo caùo taøi chính, bao goàm caû caùc thaûo luaän veà öùng duïng caùc caùch xöû lyù keá toaùn (ví duï nhö löïa choïn caùc chính saùch keá toaùn baûo thuû hay roäng raõi, thoaùi maùi, caùc nguyeân taéc coù ñöôïc aùp duïng? caùc thoâng tin keá toaùn quan troïng coù ñöôïc khai baùo?...) Trieát lyù vaø phong caùch quaûn lyù coù theå aûnh höôûng raát lôùn ñeán moâi tröôøng kieåm soaùt vaø taùc ñoäng ñeán vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu cuûa ñôn vò. ™ Caùch phaân quyeàn haïn vaø traùch nhieäm Ñoù laø vieäc cuï theå hoùa traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng thaønh vieân trong caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò. Thoâng qua vieäc phaân nhieäm, caùc nhaân vieân - 7 - phaûi xaùc ñònh ñöôïc coâng vieäc cuï theå cuûa mình laø gì. Hoï phaûi yù thöùc ñöôïc raèng hoaït ñoäng cuûa hoï seõ aûnh höôûng ñeán ngöôøi khaùc nhö theá naøo trong quaù trinh thöïc hieän muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Do ñoù, moâ taû coâng vieäc caàn phaûi ñöôïc dieãn giaûi baèng nhöõng nhieäm vuï cuï theå cho töøng thaønh vieân vaø xaùc ñònh moái quan heä trong vieäc baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân vôùi nhau. Ngoaøi ra, caùch thöùc phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn coøn lieân quan tôùi vieäc xaùc ñònh soá löôïng nhaân vieân thích hôïp cho coâng vieäc. Noù ñoøi hoûi phaûi xaùc ñònh kyõ naêng caàn thieát coù lieân quan, xem xeùt tôùi qui moâ doanh nghieäp, tính chaát kinh doanh vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa caùc hoaït ñoäng. ™ Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc lieân quan ñeán taát caû con ngöôøi tham gia trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Ñoù laø caùc chuaån möïc ñaïo ñöùc vaø nguyeân taéc cö xöû maø caùc nhaø quaûn lyù ñaët ra nhaèm ngaên caûn vaø haïn cheá nhaân vieân trong toå chöùc thöïc hieän caùc haønh vi bò coi laø phaïm phaùp vaø thieáu ñaïo ñöùc. Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc coøn bao goàm caû vieäc laøm göông cuûa nhaø quaûn lyù veà vieäc cö xöû ñuùng ñaén, tuaân thuû caùc chuaån möïc vaø giaûm caùc aùp löïc thoûa maõn caùc muïc tieâu haõo huyeàn. ™ Naêng löïc laøm vieäc Ñoù laø söï ñaûm baûo nhaân vieân ñöôïc phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi trình ñoä vaø kyõ naêng cuûa töøng ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù caàn ñaûm baûo taát caû caùc coâng vieäc ñeàu coù söï moâ taû chi tieát vaø coù phaân tích nhöõng yeâu caàu veà kieán thöùc, kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc. Töø ñoù nhaân vieân môùi coù theå ñöôïc boá trí coâng vieäc thích hôïp. ™ Cô caáu toå chöùc Cô caáu toå chöùc ñöôïc theå hieän qua sô ñoà toå chöùc cuûa doanh nghieäp. Ñoù laø söï xaùc ñònh traùch nhieäm, quyeàn haïn vaø loä trình baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân - 8 - trong doanh nghieäp. Khi xaây döïng cô caáu toå chöùc caàn xaùc ñònh ñöôïc caùc vò trí then choát cuøng vôùi traùch nhieäm vaø quyeàn haïn töông öùng. Moät cô caáu toå chöùc hôïp lyù giuùp cung caáp doøng thoâng tin caàn thieát ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng trong doanh nghieäp töø laäp keá hoaïch, ñieàu haønh, thöïc hieän vaø kieåm soaùt. ™ Chính saùch nhaân söï Laø caùc qui ñònh vaø qui trình veà tuyeån duïng, huaán luyeän, boå nhieäm, thaêng tieán vaø xöû phaït nhaân vieân. Chính saùch nhaân söï caàn coù söï lieân heä chaéc cheõ vôùi nhaân toá giaù trò ñaïo ñöùc vaø ñaûm baûo naêng löïc ñeå coù theå tuyeån duïng nhöõng nhaân vieân toát cho doanh nghieäp. Vì vaäy moät chính saùch nhaân söï ñuùng ñaén coù theå boå sung cho söï yeáu keùm cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc thöïc hieän bôûi con ngöôøi, trong khi ñoù moâi tröôøng kieåm soaùt laø taäp theå con ngöôøi, laø giaù trò cuûa moãi con ngöôøi trong toå chöùc. Do ñoù, coù theå noùi moâi tröôøng kieåm soaùt laø yeáu toá trung taâm heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noùi nhö vaäy khoâng coù nghóa laø moâi tröôøng kieåm soaùt toát hay xaáu seõ quyeát ñònh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu hay khoâng. Thöïc chaát thoâng qua ñoù chæ xaùc ñònh ñöôïc chi phí cho duy trì heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong toå chöùc laø ít hay nhieàu maø thoâi. 1.1.3 Ñaùnh giaù ruûi ro 1.1.3.1 Ñònh nghóa Ñaùnh giaù ruûi ro laø vieäc xaùc ñònh vaø phaân tích caùc ruûi ro lieân quan ñeán vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng hieäu quaû, baùo caùc taøi chính ñaùng tin caäy vaø söï tuaân thuû caùc qui ñònh. Do ñoù, ñaùnh giaù ruûi ro laøm cô sôû cho vieäc quyeát ñònh quaûn lyù ruûi ro nhö theá naøo. - 9 - 1.1.3.2 Traùch nhieäm Ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng moät caùch ñuùng ñaén, caùc nhaø quaûn lyù caàn xaùc ñònh möùc ñoä ruûi ro veà hoaït ñoäng, taøi chính vaø söï tuaân thuû maø hoï saün saøng chaáp nhaän. Ñaùnh giaù ruûi ro laø moät trong nhöõng traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù vaø cho pheùp hoï haønh ñoäng ñeå giaûm nhöõng söï vieäc baát ngôø, khoâng mong ñôïi. Söï thaát baïi trong quaûn lyù nhöõng ruûi ro naøy coù theå daãn ñeán vieäc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû khoâng ñaït ñöôïc. 1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro ™ Nhaän dieän ruûi ro sau khi xaùc ñònh caùc muïc tieâu Ruûi ro laø nhöõng gì coù theå ñe doïa vieäc ñaït ñöôïc moät muïc tieâu naøo ñoù. Vôùi moãi moät muïc tieâu cuûa töøng phoøng ban, caùc ruûi ro neân ñöôïc nhaän dieän. Khi nhaän dieän ruûi ro caàn bao quaùt caû ruûi ro beân trong vaû ruûi ro beân ngoaøi. Caùc nhaø quaûn lyù coù theå ñaët ra haøng loaït caâu hoûi ñeå nhaän dieän caùc ruûi ro, ví duï nhö: Coù theå xaûy ra nhöõng sai phaïm naøo? Nhöõng yeáu keùm cuûa chuùng ta laø ôû ñaâu? Laøm sao bieát ñöôïc chuùng ta coù ñang ñaït ñeán muïc tieâu hay khoâng? … ™ Phaân tích ruûi ro Laø söï saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro sau khi ñaõ nhaän dieän noù. Ñeå saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro, tröôùc heát caàn xem xeùt ñeán möùc ñoä thöôøng xuyeân xaûy ra cuûa caùc ruûi ro. Sau ñoù tieán haønh ñònh tính vaø ñònh löôïng toån thaát khi ruûi ro xaûy ra. Töø ñoù xaùc ñònh haønh ñoäng naøo laø caàn thieát ñeå quaûn lyù ruûi ro. Vieäc saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro giuùp caùc phoøng ban taäp trung vaøo giaûi quyeát caùc ruûi ro coù aûnh höôûng ñaùng keå. - 10 - 1.1.4 Hoaït ñoäng kieåm soaùt 1.1.4.1 Ñònh nghóa Hoaït ñoäng kieåm soaùt laø caùc haønh ñoäng ñöôïc cuï theå hoùa töø caùc chính saùch vaø thuû tuïc maø khi ñöôïc thöïc hieän thích hôïp vaø ñuùng luùc seõ giuùp quaûn lyù hoaëc giaûm thieåu caùc ruûi ro ñaõ ñöôïc nhaän dieän. 1.1.4.2 Traùch nhieäm Moät khi caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm chính trong vieäc nhaän dieän ruûi ro ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, hoï cuõng chính laø ngöôøi coù traùch nhieäm chính trong vieäc thieát keá, trieån khai vaø giaùm saùt caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt ñeå ngaên chaën hoaëc giaûm caùc ruûi ro ñoù. 1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt ™ Qui trình pheâ chuaån, uûy quyeàn Ñaây laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Pheâ chuaån, uûy quyeàn laø vieäc caáp quaûn lyù cho pheùp nhaân vieân thöïc hieän caùc hoaït ñoäng nhaát ñònh naøo ñoù. Noù bao goàm uûy quyeàn chung vaø uûy quyeàn cuï theå. Vieäc cho pheùp moät phoøng ban chi tieâu moät soá tieàn nhaát ñònh töø ngaân saùch laø moät ví duï veà uûy quyeàn chung. Qui trình pheâ chuaån vaø uûy quyeàn cuï theå thì lieân quan ñeán töøng nghieäp vuï ñôn leû, coù nghóa laø moãi moät nghieäp vuï ñoøi hoûi phaûi coù chöõ kyù hay söï pheâ chuaån ñieän töû cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn. Trong hoaït ñoäng uûy quyeàn vaø pheâ chuaån, ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån neân xem xeùt caùc chöùng töø coù lieân quan, ñaët nghi vaán nhöõng ñieàu baát thöôøng, vaø ñaûm baûo raèng coù ñaày ñuû thoâng tin caàn thieát ñeå ñaùnh giaù, chöùng minh cho nghieäp vuï ñoù tröôùc khi kyù duyeät. Vieäc kyù teân tröôùc treân vaên baûn traéng laø tuyeät ñoái bò ngaên caám. - 11 - Trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån cuõng khoâng neân noùi cho ngöôøi khaùc ñaïi dieän ngöôøi pheâ chuaån kyù teân cuûa ngöôøi pheâ chuaån. Töông töï, trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån ñieän töû cuõng khoâng neân chia seû maät maõ vôùi ngöôøi khaùc. ™ Coâng taùc ñoái chieáu Ñoái chieáu laø vieäc so saùnh vôùi nhau giöõa caùc taäp hôïp döõ lieäu khaùc nhau, nhaän dieän vaø tìm ra söï khaùc bieät vaø coù caùc chænh söûa khi caàn thieát ñeå giaûi quyeát söï khaùc bieät. Hoaït ñoäng kieåm soaùt naøy giuùp ñaûm baûo söï chính xaùc vaø ñaày ñuû cuûa nghieäp vuï. Moät ví duï cuûa ñoái chieáu laø so saùnh soá dö löông pheùp, löông beänh cuûa töøng phoøng ban vôùi soá dö löông pheùp, löông beänh cuûa heä thoáng tính löông. Nhaân toá chuû choát cuûa qui trình ñoái chieáu laø phaùt hieän vaø giaûi quyeát söï khaùc bieät. Neáu chæ ghi nhaän söï khaùc bieät maø khoâng laøm gì caû thì ñoái chieáu cuõng voâ ích. Vieäc ñoái chieáu phaûi coù chöùng töø vaø ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp quaûn lyù. ™ Soaùt xeùt laïi coâng vieäc ñaõ thöïc hieän Vieäc caáp quaûn lyù xem xeùt laïi caùc baùo caùo, caùc ghi cheùp ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc coù lieân quan cuõng laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Caáp quaûn lyù neân xem xeùt laïi tính chaéc chaén vaø hôïp lyù cuûa thoâng tin. Vieäc soaùt xeùt laïi quaù trình thöïc hieän cung caáp cô sôû ñeå phaùt hieän caùc vaán ñeà caàn phaûi giaûi quyeát. Trong hoaït ñoäng soaùt xeùt laïi, caáp quaûn lyù seõ so saùnh soá lieäu thöïc teá vôùi soá lieäu keá hoaïch, döï toaùn, döï baùo, hoaëc soá lieäu giöõa caùc kyø vôùi nhau. Noù laøm caên cöù ñeå ño löôøng möùc ñoä ñaït ñöôïc muïc tieâu vaø ñeå nhaän dieän nhöõng keát quaû khoâng mong ñôïi caàn phaûi tieáp tuïc giaûi quyeát. Cuõng nhö coâng taùc ñoái chieáu, vieäc soaùt xeùt laïi baùo caùo, ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc neân ñöôïc ghi cheùp thaønh taøi lieäu. ™ Baûo veä taøi saûn - 12 - Caùc taøi saûn coù tính thanh khoaûn cao vôùi nhieàu muïc ñích söû duïng khaùc nhau, caùc taøi saûn nguy hieåm, chöùng töø quan troïng, caùc thoâng tin coù tính baûo maät phaûi ñöôïc baûo quaûn caän thaän. Cuï theå, söû duïng caùc kieåm soaùt tieáp caän laø caùch toát nhaát ñeå baûo veä caùc taøi saûn naøy. Ví duï veà kieåm soaùt tieáp caän laø: khoùa cöûa, heä thoáng queït theû, maät maõ maùy tính.. Trong hoaït ñoäng baûo veä taøi saûn, ñoái vôùi haøng toàn kho quan troïng, coù giaù trò lôùn thì phaûi ghi cheùp thöôøng xuyeân hoaït ñoäng mua vaøo vaø xuaát ra. Ñònh kyø, caùc maët haøng phaûi ñöôïc kieåm keâ bôûi moät ngöôøi ñoäc laäp vôùi coâng taùc thu mua, uûy quyeàn vaø thuû kho. Keát quaû kieåm keâ phaûi ñöôïc so saùnh vôùi soá dö treân soå ghi cheùp thöôøng xuyeân. Nhöõng maët haøng bò thieáu huït caàn ñöôïc phaân tích vaø tìm hieåu nguyeân vaø töø ñoù ñeà ra bieän phaùp giaûi quyeát. ™ Phaân chia traùch nhieäm Phaân nhieäm laø yeáu toá then choát ñoái vôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu. Noù giuùp giaûm ruûi ro veà sai soùt vaø khoâng phuø hôïp. Moät nguyeân taéc chung laø chöùc naêng pheâ chuaån, ghi cheùp keá toaùn, ñoái chieáu vaø quaûn lyù taøi saûn phaûi ñöôïc taùch rieâng bieät. Khi caùc chöùc naêng naøy khoâng theå taùch bieät do qui moâ nhoû, thì vieäc giaùm saùt chi tieát caùc hoaït ñoäng coù lieân quan caàn phaûi coù nhö laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt buø ñaép. Phaân chia traùch nhieäm laø cuõng laø hoaït ñoäng ngaên ngöøa vaø haïn cheá gian laän vì caàn phaûi coù söï thoâng ñoàng vôùi nhieàu nhaân vieân khaùc môùi coù theå thöïc hieän haønh vi gian laän. Moät soá ví duï cuï theå cuûa hoaït ñoäng phaân nhieäm laø: − Ngöôøi laäp phieáu yeâu caàu mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng. − Ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi ñoái chieáu caùc baùo caùo taøi chính haøng thaùng - 13 - − Ngöôøi nhaän thoâng tin vaø leân danh saùch caùc phieáu thu ñaõ nhaän khoâng ñoàng thôøi laø ngöôøi nhaän tieàn − … ™ Kieåm tra heä thoáng thoâng tin Yeâu caàu ñoái vôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä veà heä thoáng thoâng tin phuï thuoäc vaøo tính then choát, baûo maät cuûa thoâng tin vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa caùc öùng duïng coù treân heä thoáng. Coù hai loaïi kieåm soaùt cô baûn ñoái vôùi heä thoâng thoâng tin: kieåm soaùt chung vaø kieåm soaùt öùng duïng. Phaàn naøy seõ ñöôïc trình baøy chi tieát trong muïc 1.4.5 cuûa chöông naøy. 1.1.5 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng Thoâng tin vaø truyeàn thoâng coù nghóa laø caùc thoâng tin veà keá hoaïch, moâi tröôøng kieåm soaùt, ruûi ro, caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt vaø caùc vieäc thöïc hieän chuùng ñeàu phaûi ñöôïc baùo caùo leân treân, xuoáng döôùi vaø ngang caáp trong moät doanh nghieäp. Thoâng tin vaø truyeàn thoâng goàm hai thaønh phaàn gaén keát vôùi nhau. Ñoù laø heä thoáng thu nhaän, xöû lyù, ghi cheùp thoâng tin vaø heä thoáng baùo caùo trong noäi boä vaø beân ngoaøi. 1.1.5.1 Heä thoáng thu nhaän, xöû lyù vaø ghi cheùp thoâng tin Muïc ñích chính cuûa heä thoáng laø taäp hôïp nhöõng thoâng tin ñaùng tin caäy veà caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp ñeå saün saøng cung caáp cho nhöõng ngöôøi caàn thieát. Qua ñoù caáp quaûn lyù nhaän dieän ñöôïc caùc ruûi ro. Trong ñoù, heä thoáng thoâng tin keá toaùn (heä thoáng soå saùch vaø chöùng töø, bao goàm keá toaùn taøi chính, keá toaùn quaûn trò vaø keá toaùn chi phí) ñoùng vai troø quan troïng. Caùc nhaân vieân keá toaùn caàn ñöôïc trang bò kieán thöùc veà phaân loaïi, tính hôïp leä, caùch thöùc ghi cheùp chöùng töø vaøo soå. Muïc tieâu cuûa heä thoáng keá toaùn laø: − Xaùc ñònh vaø ghi cheùp taát caû caùc nghieäp vuï coù thaät. - 14 - − Dieãn giaûi nghieäp vuï moät caùch chi tieát ñeå ghi cheùp ñuùng giaù trò cuûa chuùng. − Xaùc ñònh ñuùng kyø cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá ñaõ xaûy ra ñeå phaûn aùnh moät caùch ñuùng ñaén. 1.1.5.2 Baùo caùo thoâng tin trong noäi boä vaø beân ngoaøi Nhöõng thoâng tin thích hôïp vaø ñaùng tin caäy caàn ñöôïc thoâng tin trong noäi boä doanh nghieäp vaø thoâng tin ra beân ngoaøi nhö nhaø cung caáp, khaùch haøng… baèng caùc maãu bieåu, sô ñoà baét buoäc hoaëc tuøy choïn. Vieäc truyeàn thoâng thoâng tin ñoùng vai troø quan troïng trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noù giuùp cho nhaân vieân hieåu bieát veà vai troø vaø traùch nhieäm cuûa hoï vaø bieát ñöôïc coâng vieäc cuûa hoï coù lieân quan ñeán ngöôøi khaùc nhö theå naøo vaø hoï ñöôïc yeâu caàu baùo caùo thoâng tin ñeán nhöõng ai. Ñoái vôùi heä thoáng thoâng tin keá toaùn, sô ñoà haïch toaùn, soå tay höôùng daãn veà caùc chính saùch vaø thuû tuïc keá toaùn vaø caùc baùo caùo keá toaùn laø phöông tieän truyeàn thoâng höõu hieäu. Noù giuùp cho vieäc xöû lyù caùc nghieäp vuï ñuùng ñaén vaø thoáng nhaát trong toaøn ñôn vò. Thoâng qua ñoù caáp quaûn lyù bieát ñöôïc tình hình taøi chính, hoaït ñoäng chung cuûa doanh nghieäp cuõng nhö cuûa töøng boä phaän. Vieäc thoâng tin coù theå ñöôïc thöïc hieän baèng baát kyø phöông tieän, töø vaên baûn chính thöùc cho tôùi nhöõng email, heä thoáng chat trong toå chöùc. 1.1.6 Giaùm saùt Giaùm saùt laø boä phaän cuoái cuøng cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, laø vieäc ñaùnh giaù vieäc thöïc hieän kieåm soaùt noäi boä. Muïc ñích cuûa vieäc giaùm saùt laø xem xeùt heä thoáng kieåm soaùt noäi boä coù ñöôïc thieát keá ñaày ñuû vaø ñöôïc thöïc hieän hôïp lyù vaø hieäu quaû hay khoâng. Trong khi xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình thì vieäc ñaùnh giaù hieäu quaû cuûa noù ñöôïc thöïc hieän töøng thôøi ñieåm rieâng leû. Noù ñöôïc tieán haønh thoâng qua caùc hoaït ñoäng giaùm saùt thöôøng xuyeân vaø giaùm saùt ñònh kyø. - 15 - 1.1.6.1 Giaùm saùt thöôøng xuyeân Ñaït ñöôïc thoâng qua vieäc tieáp nhaän caùc yù kieán goùp yù cuûa khaùch haøng, nhaø cung caáp … hoaëc xem xeùt caùc baùo caùo hoaït ñoäng vaø phaùt hieän caùc bieán ñoäng baát thöôøng. 1.1.6.2 Giaùm saùt ñònh kyø Ñöôïc thöïc hieän thoâng qua caùc cuoäc kieåm toaùn ñònh kyø do caùc kieåm toaùn vieân noäi boä hoaëc do kieåm toaùn vieäc ñoäc laäp thöïc hieän. 1.2 Muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc xem laø höõu hieäu khi noù ñaûm baûo ñöôïc caùc muïc tieâu sau: 1.2.1 Baûo ñaûm ñoä tin caäy vaø tính trung thöïc cuûa thoâng tin. Moïi nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh ghi vaøo soå keá toaùn phaûi coù chöùng töø goác hôïp leä chöùng minh laø coù thaät, khoâng giaû taïo. 1.2.2 Baûo ñaûm söï tuaân thuû. Ñieàu naøy xuaát phaùt töø traùch nhieäm cuûa ngöôøi quaûn lyù ñoái vôùi haønh vi khoâng tuaân thuû. Do ñoù kieåm soaùt noäi boä phaûi höôùng moïi thaønh vieân trong doanh nghieäp phaûi tuaân thuû caùc chính saùch, qui ñònh trong noäi boä doanh nghieäp vaø cuûa nhaø nöôùc. 1.2.3 Baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp Vieäc söû duïng caùc taøi saûn vaø truy caäp heä thoáng thoâng tin phaûi ñöôïc quaûn lyù vaø caáp quyeàn cho nhöõng ngöôøi thích hôïp. 1.2.4 Baûo ñaûm söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû taøi nguyeân doanh nghieäp. Caùc nguoàn nhaân löïc vaø vaät löïc phaûi ñöôïc söû duïng hôïp lyù, ñuùng ngöôøi, ñuùng vieäc. - 16 - 1.3 Kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû 1.3.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin ñieän töû Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin bao goàm Phaàn cöùng: Goàm caùc thieát bò, linh kieän caáu thaønh boä maùy. Caùc thieát bò naøy ñöôïc chia laøm 3 nhoùm: thieát bò ñaàu vaøo; boä xöû lyù trung taâm vaø löu tröõ; thieát bò ñaàu ra . Phaàn meàm: Laø caùc chöông trình heä thoáng, tieän ích hoaëc caùc öùng duïng ñöôïc dieãn giaûi theo moät ngoân ngöõ maø maùy tính coù theå ñoïc ñöôïc. Phaàn meàm heä thoáng laø caùc chöông trình nhaèm muïc ñích kieåm soaùt vaø phoái hôïp nhöõng boä phaän cuûa phaàn cöùng vaø cung caáp caùc hoã trôï cho nhöõng phaàn meàm öùng duïng. Phaàn meàm heä thoáng bao goàm phaàn meàm quaûn lyù thieát bò phaàn cöùng vaø heä ñieàu haønh. Heä ñieàu haønh giöõ vai troø quan troïng vì noù ñieàu khieån moïi hoaït ñoäng cuûa maùy tính. Heä ñieàu haønh sau khi ñöôïc khôûi ñoäng seõ thieát laäp caùc thoâng soá giao tieáp vaø ñieàu khieån baèng nhöõng thieát bò ngoaïi vi, ñoàng thôøi tieán haønh kieåm tra, quaûn lyù ñóa vaø caùc taäp tin döõ lieäu treân ñóa. (4, 238) - 17 - Tieän ích laø moät loaïi chöông trình giuùp duy trì vaø hoaøn thieän hieäu quaû cuûa heä maùy tính. Caùc tieän ích thöïc hieän moät soá nhieäm vuï nhö neùn taäp tin, xoùa, phuïc hoài xoùa, kieåm tra virus … Phaàn meàm öùng duïng laø caùc chöông trình ñöôïc thieát keá ñeå hoaøn thaønh moät soá coâng vieäc cuï theå. Tuøy theo coâng vieäc maø noù ñöôïc thieát keá, moät öùng duïng coù theå ñieàu taùc vaên baûn, con soá hoaëc ñoà hoïa… 1.3.2 Phöông phaùp toå chöùc vaø xöû lyù döõ lieäu 1.3.2.1 Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu Phöông phaùp truyeàn thoáng: Theo phöông phaùp naøy, döõ lieäu trong taäp tin chính vaø taäp tin nghieäp vuï ñöôïc taïo ra vaø duy trì cho töøng chöông trình öùng duïng rieâng leõ. Ñieàu naøy khieán cho coù theå coù söï truøng laép döõ lieäu vôùi caùc öùng duïng khaùc. Phöông phaùp löu tröõ naøy coù nhieàu baát lôïi nhö nhaäp lieäu vaø löu tröõ truøng laép hoaëc moãi khi caäp nhaät phaûi thöïc hieän treân taát caû caùc taäp tin döõ lieäu coù lieân quan vì neùu khoâng seõ daãn ñeán tình traïng döõ lieäu khoâng thoáng nhaát. (4, 240) Phöông phaùp toå chöùc baèng heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu: Phöông phaùp naøy ra ñôøi nhaèm khaéc phuïc nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp truyeàn thoáng. Döõ lieäu ñöôïc taïo ra vaø duy trì cho nhieàu chöông trình öùng duïng. Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu naøy gaëp phaûi ruûi ro bò truy caäp tröïc tieáp vaøo cô sôû döõ lieäu ñeå söûa ñoåi döõ lieäu maø khoâng ñeå laïi daáu veát. Do ñoù, doanh nghieäp caàn phaûi coù thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi vieäc nhaäp lieäu, xöû lyù vaø löu tröõ döõ lieäu. 1.3.2.2 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo nhoùm (loâ): laø phöông phaùp maø caùc döõ lieäu khoâng ñöôïc xöû lyù ngay khi nhaäp vaøo maùy. Caùc döõ lieäu naøy khi nhaäp vaøo maùy seõ ñöôïc phaân tích thaønh caùc nhoùm döõ lieäu. Ñònh kyø caùc döõ lieäu naøy seõ ñöôïc truyeàn veà maùy tính - 18 - trung taâm. Phöông phaùp naøy coù öu ñieåm laø phí toån thaáp, tuy nhieân trong nhieàu tröôøng hôïp, döõ lieäu seõ khoâng ñaùp öùng yeâu caàu söû duïng thoâng tin kòp thôøi. Xöû lyù theo thôøi gian thöïc: laø phöông phaùp maø caùc döõ lieäu ñöôïc kieåm tra, söûa chöõa ngay khi nhaäp vaøo maùy laøm vieäc vaø ñöôïc caäp nhaät töùc thôøi. Vì vaäy coù ngöôøi coøn goïi ñaây laø phöông phaùp töùc thôøi. Phöông phaùp naøy khaéc phuïc ñöôïc nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp xöû lyù theo nhoùm veà thôøi gian xöû lyù döõ lieäu nhöng phí toån cao. 1.3.3 Toå chöùc heä thoáng thoâng tin Hieän nay, nhaèm chia seõ taøi nguyeân veà phaàn cöùng, caùc maùy tính thöôøng ñöôïc toå chöùc döôùi daïng maïng. Maïng maùy tính laø taäp hôïp caùc maùy tính ñöôïc keát noái nhaèm chia seõ nhöõng tieàm naêng cuûa maïng. So vôùi caùch toå chöùc maùy tính ñôn leû, maïng maùy tính coù caùc öu ñieåm sau: (4, 241) − Chia seû nguoàn löïc: caùc thieát bò phaàn cöùng, chöông trình öùng duïng vaø döõ lieäu ñöôïc duøng chung trong toaøn coâng ty. (4, 241) − Tieát kieäm chi phí: Do chæ caàn moät maùy chuû neân chi phí cuûa toaøn heä thoáng seõ tieát kieäm hôn nhieàu so vôùi vieäc trang bò maùy cho töøng caù nhaân. (2, 241) − Gia taêng ñoä tin caäy cuûa heä thoáng thoâng tin: nhôø söû duïng caùc thieát bò döï phoøng trong maïng (nhö caùc taäp tin ñöôïc löu tröõ treân nhieàu maùy), vì theá khi coù söï coá, heä thoáng vaãn ñöôïc vaän haønh do caùc baûn sao ñöôïc khoâi phuïc laïi. (4, 241) − Taêng cöôøng toác ñoä trao ñoåi thoâng tin, naâng cao naêng xuaát vaø hieäu quaû laøm vieäc: döõ lieäu trong heä thoáng coù theå ñöôïc truy caäp töø moïi nhaân vieân. Do ñoù, khi coù moät baát kyø moät söï thay ñoåi naøo cuõng seõ ñöôïc caùc nhaân vieân nhanh choùng bieát ñeán. (4, 241) - 19 - − Laø phöông tieän cho coâng taùc trao ñoåi thoâng tin thoâng qua caùch toå chöùc maïng cuïc boä, maïng dieän roäng hoaëc maïng toaøn caàu hoaëc ñöôïc söû duïng nhö moät coâng cuï thöông maïi ñieän töû ñeå mua baùn saûn phaåm treân maïng (4, 241) Söï höõu hieäu vaø tính hieäu quaû cuûa heä thoáng thoâng tin trong moâi tröôøng tin hoïc phuï thuoäc raát nhieàu vaøo cô caáu toå chöùc thoâng tin. Söï khaùc bieät cô baûn cuûa kieåm soaùt noäi boä trong heä thoáng keá toaùn thuû coâng vaø trong moâi tröôøng tin hoïc laø söï phaân ñònh quyeàn haïn vaø traùch nhieäm. (4, 244) Trong moâi tröôøng tin hoïc, moät ruûi ro coù theå xaûy ra laø coù söï can thieäp traùi pheùp vaøo quaù trình xöû lyù cuûa maùy tính hoaëc vaøo cô sôû döõ lieäu nhaèm thöïc hieän caùc yù ñoà gian laän. Vì vaäy, vieäc phaân chia quyeàn haïn caàn phaûi ñaëc bieät chuù yù ñeå ngaên chaën vieäc xaâm nhaäp traùi pheùp baèng caùch xaùc ñònh roõ quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cuûa moãi caù nhaân lieân quan ñeán quaù trình thieát keá, vaän haønh vaø duy trì heä thoáng. (4, 245) Sô ñoà 1.2 laø minh hoïa veà moät cô caáu toå chöùc baûo ñaûm yeâu caàu treân vôùi caùc chöùc naêng cuï theå ñöôïc giaûi thích nhö sau: (4, 245 vaø 246) − Quaûn trò heä thoáng thoâng tin: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï giaùm saùt hoaït ñoäng cuûa toaøn heä thoáng. − Phaân tích heä thoáng: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï phaân tích vaø thieát keá heä thoáng thoâng tin caên cöù vaøo muïc tieâu kinh doanh cuûa doanh nghieäp vaø caùc nhu caàu khaùc töø caùc boä phaän söû duïng heä thoáng thoâng tin. − Laäp trình öùng duïng: Nhaân vieân naøy thieát keá nhöõng chöông trình öùng duïng ñeå ñaùp öùng caùc yeâu caàu cuï theå töø nhaân vieân phaân tích heä thoáng. − Quaûn trò cô sôû döõ lieäu: Nhaân vieân naøy seõ quaûn lyù heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu (Database Management System) goàm xaây duïng cô sôû döõ lieäu, thieát laäp töø ñieån döõ lieäu vaø kieåm soaùt vieäc söû duïng chuùng. - 20 - Quaûn trò heä thoáng thoâng tin Heä thoáng öùng duïng Vaän haønh Hoã trôï kyõ thuaät Phaân tích heä thoáng Laäp trình öùng dung Quaûn trò cô sôû döõ lieäu Nhaäp lieäu Vaän haønh maùy tính Boä phaän löu tröõ Kieåm soaùt döõ lieäu Quaûn trò maïng Laäp trình heä thoáng Sô ñoà 1.2: Cô caáu toå chöùc boä phaän quaûn trò heä thoáng thoâng tin − Nhaäp lieäu: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï chuaån bò, kieåm tra vaø nhaäp döõ lieäu ñaàu vaøo cuûa heä thoáng. Hieän nay, coâng vieäc naøy chuû yeáu ñöôïc thöïc hieän vôûi nhaân vieân cuûa töøng boä phaän. − Vaän haønh maùy tính. Nhaân vieân naøy vaän haønh vaø giaùm saùt hoaït ñoäng cuûa maùy tính trung taâm theo ñuùng chöông trình chæ daãn ñaõ ñònh. Hoï phaûi ñoäc laäp vôùi nhöõng laäp trình vieân nhaàm laøm giaûm khaû naêng can thieäp traùi pheùp ñoái vôùi chöông trình maùy tính. − Boä phaän löu tröõ: Coù chöùc naêng taïo ra moät thö vieän löu tröõ thoâng tin veà caùc chöông trình maùy tính, nhöõng taäp tin goác, caùc döõ lieäu nghieäp vuï nhaèm baûo veä thoâng tin trong nhöõng tröôøng hôïp thoâng tin bò maát, hö hoûng, bò thay theá hay söû duïng traùi pheùp… Ñoàng thôøi, ñeå ñaûm baûo kieåm soaùt höõu hieäu, boï phaän löu tröõ caàn duy trì moät heä thoáng kieåm tra quyeàn truy xuaát caùc taäp tin vaø chöông trình töông öùng vôùi quyeàn haïn cuûa ngöôøi söû duïng. - 21 - − Kieåm soaùt döõ lieäu: Boä phaän naøy xem xeùt vaø thöû nghieäm taát caû tieán trình nhaäp lieäu, giaùm saùt vieäc xöû lyù döõ lieäu cuûa maùy tính, xem xeùt vaø phaân loaïi caùc thoâng tin ñaàu ra. Hoï cuõng coù nhieäm vuï xem xeùt caùc baùo caùo yeâu caàu truy xuaát maø khoâng ñöôïc maùy tính phaùt hieän. Caùc can thieäp töø phía nhaân vieân vaän haønh maùy tính vaø vieäc söû duïng chöông trình töø boä phaän löu tröõ cuõng ñöôïc theo doõi bôûi boä phaän naøy. − Quaûn trò maïng: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï duy trì vaø caûi tieán heä thoáng maïng maùy tính cuûa toå chöùc, bao goàm caû vieäc giaùm saùt vaø giaûi quyeát caùc söï coá cuûa maïng. − Laäp trình heä thoáng: Nhaân vieân naøy coù nhieäm vuï xöû lyù caùc söï coá cuûa heä ñieàu haønh, caäp nhaät caùc phaàn meàm môùi, xöû lyù nhöõng tröôøng hôïp phaàn meàm öùng duïng khoâng töông thích vôùi heä ñieàu haønh… 1.3.4 Nhöõng thaùch thöùc cuûa moâi tröôøng tin hoïc ñeán kieåm soaùt noäi boä trong doanh nghieäp Hieän nay, caùc doanh nghieäp ñöôïc tin hoïc hoùa gaëp phaûi moät soá thaùch thöùc trong vieäc kieåm soaùt noäi boä. Vieäc xem xeùt ñeán caùc thaùch thöùc naøy seõ taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp löïa choïn caùc thieát bò phaàn cöùng, phaàn meàm vaø thieát keá heä thoáng kieåm soaùt noäi boä phuø hôïp vaø hieäu quaû. Thieáu daáu veát kieåm toaùn: Trong heä thoáng maùy tính, caùc daáu veát kieåm toaùn ñöôïc löu giöõ trong moät thôøi gian ngaén hoaëc döôùi nhöõng ñònh daïng chæ coù theå ñoïc ñöôïc bôûi maùy tính (4, 242). Do ñoù, khi löïa choïn caùc chöông trình öùng duïng, ñaëc bieät laø caùc phaàn meàm keá toaùn, phaàn meàm quaûn lyù nguoàn löïc doanh nghieäp, caùc nhaø quaûn lyù caàn löu yù tôùi chöùc naêng hoã trôï taïo ra caùc baùo caùo daáu veát kieåm toaùn. - 22 - Vieäc xöû lyù nghieäp vuï haøng loaït. Caùc chöông trình maùy tính xöû lyù haøng loaït nghieäp vuï cuøng loaïi theo cuøng moät phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu. Ngoaøi ra, döõ lieäu trong heä thoáng maùy tính coù tính keá thöøa. Vì vaäy neáu coù moät khieám khuyeát trong chöông trình hoaëc trong phaàn cöùng cuõng coù theå seõ laøm cho taát caû nghieäp vuï cuøng bò xöû lyù vaø cho keát quaû sai leäch.(4, 243) Thieáu söï phaân chia traùch nhieäm ñaày ñuû: Trong heä thoáng maùy tính, nhieàu thuû tuïc kieåm soaùt ñöôïc taäp trung thay vì phaân chia cho nhieàu ngöôøi cuõng thöïc hieän nhö trong heä thoáng thuû coâng do ñaëc tính cuûa chöông trình öùng duïng. Do ñoù, neáu moät caù nhaân coù theå truy caäp vaøo chöông trình thì hoï coù khaû naêng thöïc hieän ñoàng thôøi caùc chöùc naêng maø leõ ra khoâng ñöôïc kieâm nhieäm. (4, 243) Khaû naêng xaûy ra gian laän vaø sai soùt. Khaû naêng coù nhöõng sai soùt do con ngöôøi gaây ra trong vieäc phaùt trieån, duy trì hoaëc vaän haønh heä thoáng maùy tính coù theå lôùn hôn trong heä thoáng thuû coâng bôûi vì söï phöùc taïp cuûa heä thoáng maùy tính. Khaû naêng gian laän xaûy ra do vieäc truy caäp traùi pheùp, ñaùnh caép thoâng tin vaø söûa ñoåi döõ lieäu maø khoâng ñeå laïi caùc baèng chöùng hay daáu veát naøo. Ngoaøi ra, caùc sai phaïm trong trong thieát keá vaø söû duïng nhöõng chöông trình öùng duïng coù theå ñöôïc duy trì moät thôøi gian daøi tröôùc khi ñöôïc phaùt hieän. (4, 243) Xeùt duyeät vaø thöïc hieän nghieäp vuï: Trong nhieàu heä thoáng maùy tính, moät soá nghieäp vuï coù theå ñöôïc thöïc hieän töï ñoäng. Tröôøng hôïp naøy coù theå ñöôïc hieåu raèng ngöôøi quaûn lyù ñaõ ngaàm ñònh söï pheâ duyeät cuûa mình ngay khi chaáp nhaän thieát keá cuûa chöông trình hoaëc ngay khi kyù hôïp ñoàng mua chöông trình ñoù. (4, 243) Söï phuï thuoäc cuûa caùc thuû tuïc kieåm soaùt vaøo quaù trình xöû lyù treân maùy. Raát nhieàu caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng ñöôïc thieát keá tích hôïp vaøo chöông trình nhö kieåm soaùt ñaàu vaøo hoaëc kieåm soaùt xöû lyù… Do ñoù, caùc thuû - 23 - tuïc kieåm soaùt naøy phuï thuoäc vaøo quaù trình xöû lyù cuûa maùy tính, toác ñoä vaø söï oån ñònh cuûa ñöôøng truyeàn. (4, 243) 1.3.5 Thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû. Hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng tin hoïc ñöôïc phaân thaønh hai loaïi: kieåm soaùt chung vaø kieåm soaùt öùng duïng. ™ Kieåm soaùt chung Chuùng ñöôïc aùp duïng cho toaøn heä thoáng thoâng tin vaø cho taát caû caùc öùng duïng coù treân heä thoáng. Kieåm soaùt chung bao goàm caùc thuû tuïc ñöôïc thieát keá ñeå duy trì tính thoáng nhaát vaø saún saøng cuûa caùc chöùc naêng xöû lyù thoâng tin, heä thoáng maïng vaø caùc heä thoáng öùng duïng coù lieân quan. Nhöõng kieåm soaùt naøy ñaûm baûo moät soá thoâng tin nhö: taäp tin döõ lieäu ñöôïc xöû lyù, caùc loãi ñöôïc ghi chuù vaø giaûi quyeát; caùc öùng duïng vaø chöùc naêng ñöôïc xöû lyù theo lòch trình ñöôïc laäp trình tröôùc; taäp tin ñöôïc sao cheùp döï phoøng theo chu kyø thích hôïp, cho pheùp khoâi phuïc laïi caùc xöû lyù sai; … Kieåm soaùt chung bao goàm caùc tieán trình sau: Thieát laäp vaø phaùt trieån caùc chöông trình vaø heä thoáng nhaèm ñaûm baûo chuùng ñöôïc thieát laäp hoaëc ñieàu chænh phuø hôïp vôùi yeâu caàu cuûa ngöôøi söû duïng, coù ñaày ñuû caùc thuû tuïc kieåm soaùt thích hôïp vaø taøi lieäu höôùng daãn, ñaûm baûo khoâng coù sai soùt vaø ñaõ thöïc hieän caùc thöû nghieäm thích hôïp tröôùc khi öùng duïng chöông trình (4, 248). Coâng vieäc naøy phaûi ñöôïc löu laïi thaønh caùc taøi lieäu goàm: taøi lieäu quaûn trò, taøi lieäu öùng duïng vaø taøi lieäu vaän haønh heä thoáng. Thay ñoåi chöông trình vaø heä thoáng hieän höõu. Tieán trình naøy xuaát phaùt töø yeâu caàu thay ñoåi thieát keá chöông trình töø boä phaän söû duïng cuoái cuøng. Tröôùc heát, yeâu caàu ñoù ñöôïc xem xeùt treân caùc khía caïnh nhö tính caáp thieát cuûa thay ñoåi, nhöõng aûnh höôûng cuûa thay ñoåi ñeán heä thoáng hieän taïi, chi phí thay ñoåi … Sau ñoù, caùc chöông trình thay ñoåi naøy phaûi ñöôïc chaïy thöû nghieäm tröôùc khi ñöa vaøo söû - 24 - duïng chính thöùc ñeå ñaûm baûo söï an toaøn cho heä thoáng. Moïi thay ñoåi phaûi ñöôïc löu laïi trong taøi lieäu, coù neâu roõ lyù do vaø caùc noäi dung thay ñoåi. Truy caäp chöông trình vaø döõ lieäu. Moãi heä thoáng maùy tính caàn coù nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt töông öùng nhaèm baûo veä caùc thieát bò, nhöõng taäp tin vaø caùc chöông trình nhaèm traùnh maát maùt, thieät haïi vaø bò truy caäp traùi pheùp. Tieán trình naøy ñoøi hoûi moõi khi ngöôøi söû duïng muoán truy caäp vaøo caùc chöông trình hay xem nhöõng taäp tin döõ lieäu töø caùc maùy tính rieâng leû hay töø nhöõng thieát bò tröïc tuyeán, hoï baét buoäc phaûi ghi teân ñaêng kyù (user name hay user – ID) vaø nhaäp maät khaåu (4, 250). Ngoaøi ra, tieán trình naøy coøn phaûi kieåm soaùt vieäc chuyeån taûi döõ lieäu sao cho an toaøn. Caùc hoaït ñoäng vaän haønh maùy tính vaø kieåm soaùt döõ lieäu. laø söï phaân quyeàn vaø huaán luyeän söû duïng theo tính chaát coâng vieäc cho nhaân vieân tröïc tieáp söû duïng maùy tính. Ñieàu naøy seõ giaûm thieåu caùc thay ñoåi traùi pheùp ñoái vôùi chöông trình. Beân caïnh ñoù, vieäc kieåm soaùt döõ lieäu coøn ñöôïc thöïc hieän thoâng qua vieäc raø soaùt caùc nhaät kyù vaän haønh. Nhaät kyù naøy löu laïi caùc thoâng tin chi tieát cuûa töøng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän nhö: thôøi gian ñaêng nhaäp vaøo heä thoáng, ñoái töôïng ñöôïc söû duïng … Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt vaät chaát. Hoaït ñoäng naøy raát caàn thieát cho vieäc baûo veä caùc thieát bò maùy tính, haïn cheá toái ña nhöõng thieät hai do moâi tröôøng töï nhieân hay do söï phaù hoaïi cuûa con ngöôøi. Caùch toát nhaát ñeå ngaên ngöøa caùc thieät haïi do söï phaù hoaïi coá yù laø giôùi haïn vieäc truy caäp heä thoáng (4,252). Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt naøy thöôøng laø baûo quaûn maùy tính, ñaëc bieät laø maùy chuû ôû nôi an toaøn, coù thieát bò löu ñieän phoøng trong tröôøng hôïp nguoàn ñieän bò caét ñoät ngoät, hoaëc trang bò thieát bò sao cheùp döõ lieäu töï ñoäng, … - 25 - ™ Kieåm soaùt öùng duïng ÖÙng duïng laø caùc chöông trình xöû lyù baèng maùy tính ñöôïc thieát keá ñeå giuùp con ngöôøi thöïc hieän moät kieåu coâng vieäc naøo ñoù ví duï nhö mua haøng, traû tieàn, keá toaùn caùc chi phí nghieân cöùu vaø döï baùo vaø quaûn lyù ngaân saùch… Kieåm soaùt öùng duïng bao goàm kieåm soaùt ñaàu vaøo, kieåm soaùt xöû lyù vaø kieåm soaùt ñaàu ra. Chuùng ñöôïc aùp duïng cuï theå cho töøng öùng duïng ñôn leû. Kieåm soaùt ñaàu vaøo ñaûm baûo vieäc ghi nhaän ñaày ñuû vaø chính xaùc caùc nghieäp vuï ñöôïc cho pheùp; nhaän dieän nhöõng ñoái töôïng ñaõ bò loaïi boû, ñang bò treo chôø xöû lyù, bò truøng laép. Moät soá ví duï veà kieåm soaùt ñaàu vaøo laø lieät keâ caùc loãi, kieåm tra haïn möùc, kieåm tra soá thöù töï, kieåm tra tính hôïp leä… Kieåm soaùt xöû lyù ñaûm baûo vieäc xöû lyù ñaày ñuû vaø chính xaùc cuûa caùc nghieäp vuï ñöôïc cho pheùp. Moät soá ví duï veà kieåm soaùt xöû lyù laø kieåm tra soá toång, kieåm tra keát chuyeån, kieåm tra toång hash, baùo caùo daáu veát kieåm toaùn. Kieåm soaùt ñaàu ra ñaûm baûo löu laïi daáu veát kieåm toaùn, caùc keát quaû xöû lyù ñaày ñuû vaø chính xaùc ñöôïc baùo caùo ñeán caùc caù nhaân hôïp lyù. 1.4 Haïn cheá cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä Baát keå moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc thieát keá vaø vaän haønh toát ñeán ñaâu ñi nöõa thì noù cuõng chæ cung caáp ñaûm baûo hôïp lyù vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu veà hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy vaø söï tuaân thuû caùc qui ñònh phaùp luaät. Haïn cheá naøy xuaát phaùt töø caùc nguyeân nhaân sau: 1.4.1 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc tieán haønh bôûi con ngöôøi. Söï xeùt ñoaùn cuûa con ngöôøi coù theå ñuùng maø cuõng coù theå sai. Toån thaát vaãn coù theå xaûy ra do söï thieáu thaän troïng, xao laõng, sai laàm trong seùt ñoaùn hoaëc hieåu sai caùc höôùng daãn cuûa caáp treân. Ngoaøi ra, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä do caáp quaûn lyù thieát keá, do ñoù noù khoâng ngaên ngöøa ñöôïc nhöõng haønh vi coá yù sai - 26 - phaïm cuûa caáp quaûn lyù vaø thoâng ñoàng giöõa caùc nhaân vieân trong doanh nghieäp vôùi nhau hoaëc vôùi beân ngoaøi. 1.4.2 Quan heä giöõa lôïi ích vaø chi phí. Khoâng phaûi moïi ruûi ro ñeàu coù nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt töông öùng vì chi phí maø doanh nghieäp boû ra ñeå ngaên ngöøa nhöõng ruûi ro ñoù laø khoâng hôïp lyù, vöôït quaù möùc toån thaát do sai phaïm neáu coù xaûy ra. 1.4.3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng bao quaùt ñöôïc nhöõng ruûi ro khoâng löôøng tröôùc. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc xaây döïng treân cô sôû döï tính tröôùc caùc ruûi ro do gian laän, sai soùt coù theå xaûy ra, vì theá khoù coù theå ngaên chaën vaø phaùt hieän nhöõng sai phaïm ñoät xuaát, hay baát thöôøng. Do ñoù, kieåm soaùt noäi boä caàn phaûi thöôøng xuyeân ñöôïc hoaøn thieän. - 27 - KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 1 Trong chöông 1, taùc giaû ñaõ trình baøy veà lyù thuyeát veà KSNB ñeå laøm cô sôû cho nhöõng ñaùnh giaù veà heä thoáng KSNB taïi moät doanh nghieäp vaø töø ñoù ñeà xuaát caùc bieän phaùp ñeå hoaøn thieän noù. Ñöùng treân goùc ñoä nhaø quaûn lyù doanh nghieäp, heä thoáng KSNB höõu hieäu khoâng phaûi laø muïc tieâu cuûa doanh nghieäp, maø laø phöông tieän giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc muïc tieâu. Baûn thaân heä thoáng KSNB cuõng coù moät soá muïc tieâu cô baûn ñeå laøm caên cöù ñaùnh giaù söï höõu hieäu cuûa noù. Moãi moät doanh nghieäp khaùc nhau seõ töï xaây döïng cho mình moät heä thoáng KSNB phuø hôïp, nhöng ñeå ñöôïc coi laø hieäu quaû thì theo baùo caùo COSO heä thoáng naøy caàn phaûi bao goàm 5 yeáu toá: Moâi tröôøng kieåm soaùt, Ñaùnh giaù ruûi ro, Hoaït ñoäng kieåm soaùt, Thoâng tin vaø truyeàn thoâng, Giaùm saùt. Hôn nöõa, hieän nay ña soá caùc doanh nghieäp ñeàu ñöôïc tin hoïc hoùa ôû nhieàu möùc ñoä khaùc nhau. Do ñoù, heä thoáng KSNB ít nhieàu cuõng chòu aûnh cuûa vieäc xöû lyù döõ lieäu baèng ñieän töû. Quan nieäm vaø caùch thöùc xaây döïng moät soá yeáu toá cuûa heä thoáng KSNB trong moâi tröôøng ñieän töû cuõng ñöôïc thay ñoåi so vôùi baùo caùo COSO. Tuy nhieân, heä thoáng KSNB ñöôïc ñaùnh giaù laø thaät söï höõu hieäu cuõng khoâng cho doanh nghieäp moät söï ñaûm baûo chaéc chaén maø chæ laø söï ñaûm baûo hôïp lyù vieäc ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Nguyeân nhaân laø do baûn thaân heä thoáng KSNB coù nhöõng haïn cheá nhaát ñònh. Doanh nghieäp phaûi toái thieåu hoùa taùc ñoäng cuûa nhöõng haïn cheá ñoù khi xaây döïng heä thoáng KSNB. - 28 - CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM 2.1 Toång quan veà coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam 2.1.1 Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa coâng ty 2.1.1.1 Lòch söû hình thaønh Coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam, goïi taét laø Nuplex, laø coâng ty traùch nhieäm höõu haïn 100% voán cuûa UÙùc, ñöôïc thaønh laäp theo giaáy pheùp ñaàu tö soá 1284/GP do UBKHNN veà hôïp taùc vaø Ñaàu tö (SSCI), nay laø Boä KH & ÑT caáp ngaøy vaøo ngaøy 23 thaùng 6 naêm 1995. Coâng ty baét ñaàu hoaït ñoäng vaøo ngaøy 1 thaùng 7 naêm 1995. Voán ñaàu tö cuûa coâng ty laø 3.500.000 ñoâ la Myõ. Coâng ty Nuplex hoaït ñoäng theo luaät ñaàu tö nöôùc ngoaøi cuûa Vieät Nam. 2.1.1.2 Lónh vöïc hoaït ñoäng Coâng ty ñöôïc pheùp hoaït ñoäng saûn xuaát vaø kinh doanh cho thò tröôøng trong nöôùc vaø xuaát khaåu hoùa chaát duøng trong saûn xuaát caùc loaïi sôn vaø keo. 2.1.1.3 Ñòa ñieåm hoaït ñoäng Vaên phoøng vaø nhaø maùy cuûa coâng ty Nuplex ñaët taïi soá 1, ñöôøng 9A, khu coâng nghieäp Bieân Hoøa 2, tænh Ñoàng Nai. 2.1.2 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex - 29 - - 30 - Coâng ty Nuplex chia laøm 6 boä phaän chính. Ñöùng ñaàu coâng ty laø toång giaùm ñoác ngöôøi UÙc ñöôïc höôûng löông theo cheá ñoä cuûa coâng ty meï, nhöng do Nuplex Vieät Nam chi traû. − Boä phaän saûn xuaát: Ñöùng ñaàu laø giaùm ñoác saûn xuaát. Boä phaän naøy phuï traùch vieäc laäp keá hoaïch vaø saûn xuaát taát caû caùc ngaønh haøng cuûa coâng ty. Döôùi boä phaän saûn xuaát coù caùc phoøng ban phuï traùch saûn xuaát töøng ngaønh haøng chuyeân bieät, phoøng logistic, ñoäi baûo veä cuûa coâng ty vaø thuû kho. Phoøng logistics leân lòch vaø saép xeáp thueâ xe ñeå giao haøng cho khaùch haøng trong nöôùc, xuaát hoùa ñôn baùn haøng vaø laøm thuû tuïc haûi quan ñoái vôùi haøng xuaát khaåu vaø haøng nhaäp khaåu. − Boä phaän baùn haøng: Ñöùng ñaàu laø giaùm ñoác baùn haøng. Boä phaän naøy phuï traùch coâng taùc tieáp thò vaø ghi nhaän caùc leänh baùn haøng. Ñoäi nguõ nhaân vieân baùn haøng töï quyeát ñònh giaù baùn thaønh phaåm döïa treân giaù thaønh saûn phaåm vaø chính saùch giaù cuûa coâng ty. Tröïc thuoäc boä phaän naøy coøn coù ñoäi chaêm soùc khaùch haøng. Ñoäi naøy coù nhieäm vuï theo doõi tình hình giao haøng, loä trình ñi cuûa haøng xuaát khaåu vaø ghi nhaän vaø ñöa ra bieän phaùp xöû lyù ñoái vôùi haøng baùn bò traû veà. − Boä phaän taøi chính: Ñöùng ñaàu laø giaùm ñoác taøi chính kieâm quaûn trò heä thoáng thoâng tin. Boä phaän naøy phuï traùch coâng taùc keá toaùn, heä thoáng thoâng tin trong coâng ty vaø cung caáp caùc baùo caùo keá toaùn cho beân ngoaøi, cho coâng ty meï vaø noäi boä coâng ty. Boä phaän naøy goàm 4 keá toaùn chi tieát: phaûi thu, phaûi traû kieâm thuû quyõ, keá toaùn giao dòch ngaân haøng vaø keá toaùn toång hôïp. − Boä phaän nghieân cöùu saûn phaåm: phuï traùch vieäc duy trì vaø caûi tieán coâng thöùc saûn xuaát cuûa caùc saûn phaåm hieän taïi, nghieân cöùu vaø phaùt trieån saûn phaåm môùi thuoäc taát caû caùc ngaønh haøng. Ñoàng thôøi chòu - 31 - traùch nhieäm kieåm tra chaát löôïng saûn phaåm sau khi saûn xuaát vaø caùc saûn phaåm baùn bò traû veà. − Boä phaän mua haøng: phuï traùch toaøn boä khaâu mua haøng cuûa coâng ty töø laäp keá hoaïch, tìm nhaø cung caáp, ñaët vaø nhaän haøng vaøo kho. − Boä phaän nhaân söï: chòu traùch nhieäm tuyeån duïng nhaân söï, chaám coâng vaø tính löông cho toaøn boä nhaân vieân cuûa coâng ty. Theo khaûo saùt, ña soá caùc boä phaän ñeàu coù moät taøi xeá rieâng ñeå ñöa röôùc nhaân vieân ñi laøm vaø phuï traùch vieäc chôû haøng. 2.1.3 Toå chöùc thoâng tin vaø baùo caùo keá toaùn Töø khi thaønh laäp ñeán ngaøy 30 thaùng 6 naêm 2006, coâng ty Nuplex thöïc hieän haïch toaùn keá toaùn theo Quyeát ñònh soá 1141/TC/QÑ/CÑKT ngaøy 01/11/1995 vaø baùo caùo taøi chính theo quyeát ñinh 167/2000/QÑ-BTC ngaøy 25/10/2000 vaø caùc thoâng tö söûa ñoåi, boå sung Quyeát Ñònh 1141/TC/QÑ/CÑKT cuûa Boä Taøi Chính. Keå töø ngaøy 1 thaùng 7 naêm 2006 coâng ty thöïc hieän haïch toaùn keá toaùn vaø cheá ñoä baùo caùo taøi chính theo Quyeát ñònh soá 15/2006/QÑ-BTC ngaøy 20/03/2006 cuûa Boä Taøi Chính. Naêm taøi chính cuûa coâng ty baét ñaàu vaøo ngaøy 1 thaùng 7 naêm tröôùc. ™ Heä thoáng chöùng töø keá toaùn: Coâng ty ñaêng kyù vôùi Boä Taøi Chính moät soá chöùng töø keá toaùn ñaëc thuø theo maãu cuûa coâng ty meï goàm: hoùa ñôn, phieáu giao haøng, phieáu thu vaø phieáu chi. Caùc bieåu maãu vaø chöùng töø keá toaùn khaùc taïi coâng ty ñöôïc söû duïng theo quyeát ñònh soá 15/2006/QÑ-BTC ngaøy 20 thaùng 3 naêm 2006 cuûa Boä Taøi Chính. - 32 - ™ Heä thoáng taøi khoaûn Heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn cuûa Nuplex ñöôïc xaây döïng khaù chi tieát. Taøi khoaûn bao goàm 5 phaàn theo sô ñoà minh hoïa 2.2 nhö sau: Soá hieäu keá toaùn cuûa phaàn 2 ñöôïc xaây döïng theo kieåu keá toaùn Myõ. Moãi ñoái thöôïng cô lieân quan trong moät loaïi nghieäp vuï phaùt sinh ñeàu coù soá hieäu taøi khoaûn rieâng bieät ñeå ghi nhaän. Phaàn naøy ñöôïc söû duïng khi laäp Baùo caùo taøi chính theo maãu cuûa coâng ty meï. Noù ñöôïc keát hôïp vôùi phaàn 5 ñeå phuïc vuï cho vieäc hôïp nhaát baùo caùo taøi chính cuûa coâng ty meï. ™ Heä thoáng soå saùch keá toaùn Hieän taïi Nuplex ñang aùp duïng hình thöùc nhaät kyù chung. Soá lieäu keá toaùn ñöôïc xöû lyù baèng heä thoáng maùy vi tính. Heä thoáng soå saùch cuûa Nuplex hieän nay goàm: − Caùc soå keá toaùn toång hôïp: Soå caùi, soå nhaät kyù chung, soå nhaät kyù thu tieàn, soå nhaät kyù chi tieàn, soå nhaät kyù baùn haøng, soå nhaät kyù mua haøng. - 33 - − Caùc soå keá toaùn chi tieát goàm: soå chi tieát taøi saûn coá ñinh, soå chi tieát haøng toàn kho, theû kho, soå chi tieát coâng nôï vôùi ngöôøi baùn, ngöôøi mua, vôùi coâng nôï noäi boä, soå theo doõi thueá giaù trò gia taêng. ™ Heä thoáng baùo caùo keá toaùn Heä thoáng baùo caùo taøi chính goàm: − Baûng caân ñoái keá toaùn. − Baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh. − Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä. − Thuyeát minh baùo caùo taøi chính. Heä thoáng baùo caùo quaûn trò goàm: − Baùo caùo doanh thu vaø lôïi nhuaän goäp theo khu vöïc: Phaûn aùnh tình hình tieâu thuï saûn phaåm taïi töøng khu vöïc trong moät gian ñoaïn. − Baùo caùo doanh thu vaø lôïi nhuaän goäp theo ngaønh haøng: Phaûn aùnh tình hình tieâu thu saûn phaåm thuoäc töøng ngaønh haøng trong moät giai ñoaïn − Baùo caùo muïc ñích xuaát haøng toàn kho: Phaûn aûnh soá löôïng vaø giaù trò xuaát cuûa haøng toàn kho trong moät giai ñoaïn. Baùo caùo naøy ñöôïc nhoùm theo töøng muïc ñích xuaát. − Baùo caùo tình traïng haøng toàn kho: phaûn aùnh thoâng tin chi tieát veà caùc maët haøng ñang toàn kho taïi thôøi ñieåm in baùo caùo. Baùo caùo naøy coøn theå hieän thoâng tin tình traïng hieän taïi cuûa töøng maët haøng so vôùi möùc toàn kho an toaøn cuûa maët haøng ñoù. − Baùo caùo haøng toàn kho theo ñoä tuoåi (Inventory Aging): theå hieän giaù trò cuûa haøng toàn kho theo nhoùm haøng hoùa, vaät tö theo ñoä tuoåi. - 34 - − Baùo caùo haøng toàn kho chaäm löu chuyeån (Slow Moving Items): phaûn aûnh giaù trò vaø soá löôïng cuûa nhöõng maët haøng chaäm löu chuyeån trong moät khoaûn thôøi gian nhaát ñònh. − Baùo caùo coâng nôï phaûi thu theo ñoä tuoåi (Aged Receivables): phaûn aùnh tình traïng coâng nôï cuûa khaùch haøng theo töøng thôøi gian quaù haïn, taïo cô sôû cho vieäc ñoác thuùc thu nôï vaø laäp döï phoøng nôï phaûi thu khoù ñoøi. − Baùo caùo döï toaùn chi theo tuoåi nôï phaûi traû: (Aged Cash Requirement): phaûn aûnh nhu caàu tieàn ñeå traû cho nhaø cung caáp theo töøng giai ñoaïn. − Baùo caùo chi phí saûn xuaát: phaûn aûnh chi tieát töøng khoaûn muïc chi phí thöïc teá cuûa töøng leänh saûn xuaát trong moät giai ñoaïn. − Baùo caùo cheânh leäch chi phí saûn xuaát: töông töï nhö baùo caùo chi phí saûn xuaát nhöng coù theâm soá lieäu chi phí ñònh möùc vaø cheânh leäch tuyeät ñoái vaø töông ñoái giöõa thöïc teá vôùi ñònh möùc. Baùo caùo hoã trôï cho nhaø quaûn lyù trong vieäc phaân tích khoaûn cheânh leäch ñoù laø do giaù hay do soá löôïng gaây ra. ™ ÖÙng duïng tin hoïc trong keá toaùn. Phaàn meàm keá toaùn coâng ty Nuplex ñang söû duïng laø phaàn meàm Accpac 5.3A cuûa Canada. Ñaây khoâng phaûi laø phaàn meàm chæ daønh rieâng cho keá toaùn maø laø moät phaàn meàm tích hôïp, ñöôïc söû duïng cho nhieàu chöùc naêng khaùc nhau goàm: quaûn lyù baùn haøng (Order Entry), quaûn lyù mua haøng (Purchasing), quaûn lyù saûn xuaát (Manufacturing), quaûn lyù toàn kho (Inventory Control). Taát caùc caùc chöùc naêng ñeàu coù söï lieân keát chaët cheõ vaø lieân thoâng vôùi nhau. Phaàn meàm Accpac ñöôïc caøi ñaët treân moät maùy chuû ñaët taïi coâng ty meï beân UÙc. Caùc maùy con taïi Vieät Nam keát noái vôùi maùy chuû baèng ñöôøng truyeàn thueâ rieâng (leased line). Maùy con chaïy chöông trình Accpac thoâng qua moät phaàn meàm hoã trôï (third party) laø Citrix Meta Frame (Citrix). Phaàn meàm hoã trôï - 35 - naøy coù taùc duïng taûi hình aûnh cuûa caùc öùng duïng Accpac veà maùy con ñeå ngöôøi söû duïng coù theå nhaäp lieäu vaøo ñoù. Trình töï ghi soå keá toaùn vaøo heä thoáng maùy tính nhö sau: Haèng ngaøy keá toaùn caên cöù vaøo chöùng töø keá toaùn hoaëc baûng toång hôp chöùng töø keá toaùn cuøng loaïi ñeå nhaäp lieäu caùc baûng, bieåu cuûa phaàn meàm keá toaùn treân maùy vi tính. Sau ñoù, caùc soá lieäu keá toaùn ôû caùc phaân heä chi tieát ñöôïc keát chuyeån xuoáng phaân heä soå caùi toång hôïp. Keát quaû xöû lyù tuøy vaøo baûn chaát seõ ñöôïc theå hieän treân caùc loaïi soå keá toaùn chi tieát phuø hôïp vaø ñöôïc haïch toaùn vaøo caùc taøi khoaûn keá toaùn ñaõ ñöôïc thieát laäp töø tröôùc. Cuoái thaùng, keá toaùn khoùa soå vaø in caùc soå keá toaùn chi tieát, baùo caùo taøi chính vaø baùo caùo keá toaùn quaûn trò. Keá toaùn coøn ñoái chieáu soå keá toaùn chi tieát vôùi soå toång hôïp, ñoái chieáu soå toång hôïp vôùi caùc baùo caùo keá toaùn ñeå ñaûm baûo soá lieäu keá toaùn thoáng nhaát vaø trung thöïc theo thoâng tin ñaõ ñöôïc nhaäp vaøo maùy. 2.2 Thöïc traïng heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins Taùc giaû ñaõ söû duïng löu ñoà vaø baûng caâu hoûi ñeå tìm hieåu thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. - 36 - 2.2.1 Thöïc traïng veà moâi tröôøng kieåm soaùt 2.2.1.1 Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. Töø khi baét ñaàu thaønh laäp cho ñeán ñaàu naêm 2006, coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam do oâng Rayer Murphy laø toång giaùm ñoác vaø söû duïng phaàn meàm Main System1 do moät mình giaùm ñoác taøi chính kieâm quaûn trò heä thoáng thoâng tin xaây döïng. Phaàn meàm naøy ñöôïc duøng ñeå quaûn lyù taát caû caùc hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh vaø thoâng tin keá toaùn cuûa coâng ty. Töø ñaàu naêm 2006, coâng ty meï ñaõ cöû oâng Ruben Manien laøm toång giaùm ñoác thay cho Rayer Murphy. Toång giaùm ñoác môùi naøy ñaõ quyeát ñònh thay ñoåi heä thoáng Main System baèng phaàn meàm quaûn lyù doanh nghieäp cuûa Canada laø Accpac 5.3A2. Coâng ty ñaõ ñaët ra giaù trò cho coâng ty laø “Söï haøi loøng cuûa khaùch haøng”, “An toaøn” thoâng qua moät soá chính saùch nhö: − Ñaûm baûo giao haøng ñuùng lòch: coâng ty ghi nhaän ngaøy giôø xuaát haøng vaø xöû phaït taøi chính ñoái vôùi nhöõng ñôn haøng bò treã haïn vaø khen thöôûng nhaân vieân cho nhöõng thaùng giao haøng ñuùng lòch. − Öu tieân xöû lyù caùc yeâu caàu ñoåi laïi haøng cuûa khaùch haøng − Thöôøng xuyeân thöïc taäp caùc hoaït ñoäng phoøng chaùy chöõa chaùy. − Thöôøng xuyeân toå chöùc caùc lôùp tuyeân truyeàn an toaøn giao thoâng − Thöôøng xuyeân baûo trì vaø coù bieän phaùp xöû lyù töùc thôøi ñoái vôùi heä thoáng xöû lyù khoùi thaûi. − ... Chính ñieàu naøy ñaõ aûnh höôûng ñeán trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa caùc giaùm ñoác cuûa coâng ty hieän nay. Hoï luoân ñaët giaù trò cuûa coâng ty leân haøng ñaàu trong quaù trình ñieàu haønh. 1 Tham khaûo ñaëc tính phaàn meàm ôû phụ lục 2, trang vii 2 Tham khaûo ñaëc tính phaàn meàm ôû phụ lục 2, trang viii - 37 - 2.2.1.2 Cô caáu toå chöùc vaø phaân chia traùch nhieäm Cô caáu toå chöùc cuûa coâng ty theå hieän qua sô ñoà toå chöùc ôû trang 30. Qua khaûo saùt, cô caáu toå chöùc cuûa coâng ty coù phaân chia ra caùc chöùc naêng rieâng bieät vaø xaùc ñònh vò trí then choát cuûa töøng boä phaän, quyeàn haïn vaø traùch nhieäm ñoái vôùi caùc nhaân vieân vaø phoøng ban tröïc thuoâc. Ñoàng thôøi trong cô caáu toå chöùc cuõng qui ñònh roõ traùch nhieäm noäp baùo caùo noäi boä vaø caùc thoâng tin lieân quan giöõa caùc boä phaän vôùi toång giaùm ñoác vaø giöõa caùc boä phaän vôùi nhau ñeå hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh ñöôïc troâi chaûy. Vieäc phaân chia traùch nhieäm, quyeàn haïn cho töøng boä phaän ñöôïc caên cöù vaøo chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuï theå ñöôïc giao cho töøng boä phaän. Moãi thaønh vieân cuûa boä phaän ñöôïc giao nhieäm vuï döïa theo naêng löïc chuyeân moân cuûa moãi ngöôøi. Tuy nhieân ñoäi xe chôû haøng tröïc thuoäc nhieàu boä phaän khaùc nhau. Do laø doanh nghieäp coù qui moâ nhoû neân xaûy ra tình traïng kieâm nhieäm. Trong boä phaän taøi chính coù 2 söï kieâm nhieäm laø giaùm ñoác taøi chính kieâm luoân quaûn trò heä thoáng thoâng tin vaø keá toaùn caùc khoaûn phaûi traû kieâm thuû quyõ. 2.2.1.3 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân. Vieäc tuyeån duïng vaø ñaøo taïo nhaân vieân do boä phaän nhaân söï ñaûm nhaän. Caùc nhaân vieân ñeàu ñöôïc yeâu caàu tham döï khoùa ñaøo taïo tuyeån duïng vaø khi coù söï thay ñoåi trong coâng vieäc cuûa coâng ty vaø ñöôïc phaân coâng nhieäm vuï theo ñuùng chuyeân ngaønh cuûa mình. Tuy nhieân, ñeå cho coâng vieäc khoâng bò ngöng treä laâu neân caùc khoùa ñaøo taïo coù söï tham gia cuûa nhöõng nhaân vieân tröïc tieáp laøm vieäc. Cuï theå coâng ty coù toå chöùc caùc khoùa hoïc veà an toaøn saûn xuaát hoùa chaát, nhöng chæ coù söï tham gia cuûa boä phaän saûn xuaát. Trong khi caùc bieän phaùp an toaøn lao ñoäng cuõng raát caàn thieát cho taát caû caùc nhaân vieân cuûa coâng ty laøm vieäc trong moâi tröôøng hoùa chaát. Do chính saùch ñaøo taïo nhö vaäy, coâng ty coù ñoäi nguõ nhaân vieân - 38 - coù naêng löïc vaø laøm vieäc ñuùng trình ñoä chuyeân moân, nhöng khoâng coù söï luaân phieân thay ñoåi coâng vieäc giöõa caùc nhaân vieân vôùi nhau. 2.2.1.4 Ban kieåm soaùt noäi boä. Coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam khoâng toå chöùc moät ban kieåm soaùt noäi boä ñoäc laäp. Tuy nhieân ñònh kyø vaøo thaùng 5 haøng naêm coù 1 ñoaøn kieåm soaùt noäi boä cuûa coâng ty meï beân UÙc qua ñeå xem xeùt tình hình hoaït ñoäng cuûa Nuplex Resins Vieät Nam. Ñoaøn kieåm soaùt noäi boä naøy chuû yeáu taäp trung vaøo hoaït ñoäng saûn xuaát. Chöùc naêng cuûa ñoaøn kieåm soaùt naøy laø: − Kieåm tra vaø xaùc nhaän: kieåm tra tính hôïp lyù cuûa cuûa qui trình saûn xuaát hoùa chaát vaø xaùc nhaän söï tuaân thuû caùc yeâu caàu veà an toaøn lao ñoäng vaø khí thaûi ra moâi tröôøng. − Tham möu vaø tö vaán: tham möu vaø tö vaán cho Toång giaùm ñoác, giaùm ñoác saûn xuaát caùc bieän phaùp naâng cao hieäu quaû saûn xuaát vaø chaát löôïng saûn phaåm vaø ñaûm baûo moâi tröôøng an toaøn. 2.2.2 Thuû tuïc kieåm soaùt cuûa caùc chu trình nghieäp vuï taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Caùc nghieäp vuï taïi coâng ty Nuplex ñöôïc phaân thaønh 4 chu trình: − Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn (chu trình chi phí) − Chu trình saûn xuaát (chu trình chuyeån ñoåi) − Chu trình baùn haøng vaø thu tieàn (chu trình doanh thu) − Chu trình baùo caùo taøi chính. 2.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn. Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn ñöôïc moâ taû nhö sô ñoà 2.4 goàm caùc hoaït ñoäng töø vieäc tìm kieám nhaø cung caáp vaø laäp ñôn ñaët haøng, nhaän haøng vaø thanh toaùn cho nhaø cung caáp. - 39 - - 40 - a) Caùc coâng vieäc cuï theå ƒ Laäp ñôn ñaët haøng: Laäp ñôn ñaët haøng laø khaâu ñaàu tieân trong chu trình mua haøng vaø thanh toaùn. Döïa vaøo keá hoaïch saûn xuaát, möùc toàn kho an toaøn vaø toàn kho hieän taïi cuûa nguyeân vaät lieäu vaø maët haøng khaùc, boä phaän mua haøng tieán haønh laäp ñôn ñaët haøng sau khi ñaõ khaûo saùt tìm kieám nhaø cung caáp veà chaát löôïng vaø giaù caû. Rieâng taøi saûn coá ñònh coù giaù trò lôn nhö maùy moùc, thieát bò saûn xuaát, thieát bò cho phoøng thí nghieäm thì luoân ñöôïc ñaët mua töø coâng ty meï theo chính saùch. ƒ Kyù hôïp ñoàng mua haøng Ñoái vôùi nhaø cung caáp môùi, treân cô sôû ñôn ñaët haøng ñaõ ñöôïc coâng ty vaø ngöôøi baùn chaáp thuaän, thoâng thöôøng vieäc hoaøn chænh thuû tuïc mua haøng baèng hôïp ñoàng seõ ñöôïc thöïc hieän. Hôïp ñoàng mua haøng thöôøng bao goàm nhöõng ñieàu khoaûn chính laø teân, ñòa chæ, maõ soá thueá, soá hieäu taøi khoaûn, ngaân haøng cuûa ngöôøi baùn, ngaân haøng cuûa coâng ty, ñieàu kieän giao haøng, phöông thöùc thanh toaùn, thôøi gian hieäu löïc cuûa hôïp ñoàng vaø caùc ñieàu kieän thanh toaùn khaùc. Ñoái vôùi nhaø cung caáp giao dòch thöôøng xuyeân, thì coâng ty chæ gôûi nhaø cung caáp ñôn ñaët haøng, khoâng kyù hôïp ñoàng. ƒ Nhaän haøng. Caên cöù vaøo hôïp ñoàng hoaëc ñôn ñaët haøng, ngöôøi baùn tieán haønh giao haøng taïi ñòa ñieåm ñaõ thoûa thuaän. Boä phaän nhaän haøng tieán haøng kieåm tra chaát löôïng, caân ño ñong ñeám vaø ñoái chieáu ñôn ñaët haøng vôùi hoùa ñôn cuûa ngöôøi baùn. Sau ñoù boä phaän naøy laäp 2 lieân phieáu nhaäp kho ñaõ ñöôïc ñaùnh soá tröôùc coù söï kyù nhaän cuûa ngöôøi giao haøng beân baùn vaø gôûi hoùa ñôn ngöôøi baùn cho boä phaän keá toaùn. Moïi söï khaùc bieät veà chaát löôïng vaø soá löôïng ñöôïc laäp bieân baûn ñeå laøm cô sôû cho vieäc xöû lyù sau naøy. Keát thuùc vieäc nhaän haøng laø thuû kho nhaän haøng theo - 41 - soá löôïng thöïc teá, caäp nhaät chi tieát haøng toàn kho vaø kyù nhaän leân 2 lieân phieáu nhaäp kho. ƒ Ghi nhaän vaø thanh toaùn nôï ñoái vôùi nhaø cung caáp. Caên cöù vaøo hoùa ñôn, phieáu nhaäp kho vaø ñôn ñaët haøng coù treân heä thoáng keá toaùn, boä phaän keá toaùn ghi nhaän vaøo soå chi tieát taêng haøng toàn kho vaø coâng nôï vôùi nhaø cung caáp. Ñeán kyø haïn thanh toaùn, boä phaän keá toaùn laäp thuû tuïc thanh toaùn. Vieäc thanh toaùn coù theå baèng tieàn maët hoaëc chuyeån khoaûn qua ngaân haøng. b) Thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi hoaït ñoäng mua haøng vaø thanh toaùn Trong chu trình mua haøng vaø thanh toaùn, coâng ty coù caùc thuû tuïc kieåm soaùt sau: − Chính saùch ñaët haøng: caên cöù vaøo keá hoaïch saûn xuaát, möùc toàn kho an toaøn vaø toàn kho hieän taïi cuûa vaät tö ñeå xaùc ñònh thôøi ñieåm caàn vaät tö vaø laäp ñôn ñaët haøng. − Chính saùch löïa choïn nhaø cung caáp: döïa vaøo danh saùch nhaø cung caáp ñaõ ñöôïc thieát laäp trong heä thoáng vaø baùo caùo haøng mua bò traû veà haøng thaùng cho töøng nhaø cung caáp ñeå löïa ra nhaø cung caáp haøng chaát löôïng. − Caùc maãu bieåu mua haøng ñöôïc söû duïng thoáng nhaát. − Mua haøng haøng phaûi coù ñôn ñaët haøng ñöôïc kyù duyeät bôûi tröôûng boä phaän mua haøng. − Phaân chia traùch nhieäm giöõa ngöôøi mua haøng, nhaän haøng, keá toaùn vaø thuû kho. − Khi nhaän haøng vaø hoùa ñôn töø nhaø cung caáp, boä phaän nhaän haøng ñoái chieáu ñôn ñaët haøng, hoùa ñôn vaø laäp phieáu nhaäp kho coù söï kyù nhaän cuûa beân baùn vaø nhaân vieân nhaän haøng. - 42 - − Thuû kho chòu traùch nhieäm nhaän haøng vaøo kho ñeå baûo quaûn vaø kyù nhaän leân phieáu nhaäp kho. − Phieáu nhaäp kho ñöôïc ñaùnh soá tröôùc ñeå traùnh tröôøng hôïp thaát laïc phieáu nhaäp kho vaø ghi soùt vaøo soå keá toaùn mua haøng. − Boä phaän keá toaùn ñoái chieáu hoùa ñôn, phieáu nhaäp kho vôùi ñôn ñaët haøng tröôùc khi ghi soå keá toaùn mua haøng vaø caäp nhaät coâng nôï ñoái vôùi nhaø cung caáp. − Ñoùng daáu “Ñaõ thanh toaùn” leân hoùa ñôn ñaõ chi tieàn hay chuyeån khoaûn cho nhaø cung caáp ñeå traùnh bò chi tieàn 2 laàn. − Taát caû caùc nghieäp vuï chi tieàn ñeàu phaûi ghi nhaän hoùa ñôn vaøo heä thoáng keá toaùn tröôùc, sau ñoù môùi laäp phieáu chi hoaëc chuyeån khoaûn. − Leänh chuyeån tieàn vaø uûy nhieäm chi phaûi coù chöõ kyù xaùc nhaän cuûa giaùm ñoác taøi chính. c) Löu chuyeån chöùng töø Ñôn ñaët haøng ñöôïc laäp thaønh 3 lieân, sau khi ñöôïc xeùt duyeät, lieân 1 gôûi cho nhaø cung caáp, lieân 2 gôûi cho boä phaän nhaän haøng laøm caên cöù nhaän haøng vaø lieân 3 löu laïi boä phaän mua haøng. Boä phaän nhaän haøng nhaän hoùa ñôn töø ngöôøi baùn, sau khi ñoái chieáu vôùi ñôn ñaët haøng laäp phieáu nhaäp kho ñöôïc ñaùnh soá tröôùc coù kyù nhaän cuûa beân baùn vaø chuyeån sang thuû kho. Hoùa ñôn thì ñöôïc chuyeån leân boä phaän keá toaùn. Phieáu nhaäp kho sau khi ñöôïc thuû kho kyù nhaän 1 lieân ñöôïc chuyeån leân boä phaän keá toaùn, 1 lieân ñöôïc chuyeån sang boä phaän mua haøng ñeå löu cuøng vôùi ñôn ñaët haøng. Phieáu chi hoaëc leänh chuyeån tieàn ñöôïc laäp thaønh 2 lieân. 1 lieân gôûi cho ngöôøi nhaän tieàn hoaëc ngaân haøng, lieân coøn laïi löu keøm vôùi phieáu nhaäp kho vaø - 43 - hoùa ñôn ñöôïc ñaùnh daáu “Ñaõ thanh toaùn”. Phieáu nhaäp kho vaø hoùa ñôn chöa thanh toaùn ñöôïc löu thaønh 1 taäp hoà sô rieâng. d) Giaùm saùt − Ñònh kyø ñoái chieáu soå toång hôïp coâng nôï phaûi traû vôùi soá lieäu chi tieát cuûa töøng nhaø cung caáp − Ñònh kyø ñoái chieáu chi tieát nôï phaûi traû vôùi baûng keâ hoùa ñôn ñaàu vaøo. − Ñònh kyø ñoái chieáu giaù trò vaät tö mua vaøo trong kyø vôùi chi tieát coâng nôï phaùt sinh trong kyø. − Haøng tuaàn, kieåm quyõ tieàn maët vaø ñoái chieáu vôùi soá lieäu treân heä thoáng keá toaùn. 2.2.2.2 Chu trình saûn xuaát. Hoaït ñoäng saûn xuaát hoùa chaát daïng nhuõ töông taïi coâng ty Nuplex ñöôïc töï ñoäng hoùa töø khaâu xuaát nguyeân vaät lieäu, xöû lyù nguyeân vaät lieäu vaø nhaäp kho thaønh phaåm thoâng qua heä thoáng daãn chaát loûng döôùi loøng ñaát, ñöôïc ñieàu khieån baèng heä thoáng maùy vi tính. Do ñoù, soá löôïng coâng nhaân tham gia tröïc tieáp vaøo quaù trình saûn xuaát laø raát ít. Chi phí nhaân coâng tröïc tieáp chæ baèng khoaûn 1% toång giaù thaønh saûn phaåm. Giaù thaønh saûn phaåm taïi coâng ty Nuplex chæ do chi phí nguyeân vaät lieäu caáu thaønh. Theo chính saùch cuûa coâng ty, chi phí nhaân coâng tröïc tieáp ñöôïc phaân boå 99% vaøo giaù voán haøng baùn trong kyø vaø 1% vaøo taøi khoaûn haøng toàn kho. Chi phí saûn xuaát chung moãi thaùng ñöôïc phaân boå cho haøng toàn kho cuoái thaùng vaø giaù voán haøng baùn trong theo soá löôïng saûn phaåm ñöôïc baùn ra trong kyø. Qui trình saûn xuaát ñöôïc moâ taû nhö soá ñoà 2.5 - 44 - - 45 - a) Caùc coâng vieäc cuï theå ƒ Laäp keá hoaïch saûn xuaát: Laäp keá hoaïch saûn xuaát laø khaâu ñaàu tieân trong chu trình saûn xuaát. Phoøng laäp keá hoaïch cuûa töøng ngaønh haøng seõ laäp keá hoaïch saûn xuaát cho 6 thaùng caên cöù vaøo keá hoaïch baùn haøng vaø möùc toàn kho an toaøn vaø toàn kho hieän taïi cuûa thaønh phaåm. Keá hoaïch saûn xuaát ñöôïc ñieàu chænh haøng thaùng khi coù nhu caàu thöïc teá töø khaùch haøng. ƒ Laäp leänh saûn xuaát (Manufacuturing Order) Caên cöù vaøo keá hoaïch saûn xuaát, phoøng keá hoaïch taïo vaø in leänh saûn xuaát töø phaàn meàm Accpac vaø gôûi sang xöôûng saûn xuaát vaø thuû kho ñeå laøm caên cöù tieán haønh saûn xuaát vaø xuaát kho nguyeân vaät lieäu daïng raén. Leänh saûn xuaát goàm caùc thoâng tin: soá hieäu keá hoaïch 6 thaùng vaø soá hieäu keá hoaïch haøng thaùng, saûn phaåm, soá löôïng caàn saûn xuaát, ngaøy baét ñaàu vaø keát thuùc, soá löôïng caùc nguyeân vaät lieäu caàn thieát. ƒ Xuaát nguyeân vaät lieäu. Thuû kho xuaát vaø giao nguyeân vaät lieäu theo yeâu caàu treân leänh saûn xuaát cho xöôûng saûn xuaát. Caû nhaân vieân kyõ thuaät vaø thuû kho cuøng kyù nhaän leân 2 leänh giao saûn xuaát vaø moãi phoøng beân giöõ moät lieân. Taïi xöôûng saûn xuaát, nhaân vieân kyõ thuaät ñieàu khieån phaàn meàm quaûn lyù heä thoáng truyeàn daãn ñeå xuaát nguyeân vaät lieäu daïng loûng caàn thieát vaøo boàn troän döïa vaøo leänh saûn xuaát nhaän ñöôïc töø phoøng keá hoaïch vaø baùo caùo phaân tích kieåm tra chaát löôïng nhaän ñöôïc töø boä phaän kieåm tra chaát löôïng. Nguyeân vaät lieäu daïng raén (boät) ñöôïc ñöa vaøo boàn troän qua thieát bò ñöôïc goïi laø khay caân. Nhaân vieân kyõ thuaät khai baùo maõ nguyeân lieäu vaøo thieát bò vaø troïng löôïng nguyeân vaät lieäu treân thieát bò ñöôïc töï ñoäng chuyeån vaøo heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát. Vaøo cuoái ngaøy, töø heä thoáng ñoù, hoï in baùo caùo soá löôïng nguyeân vaät lieäu ñaõ ñöôïc söû duïng ra vaø gôûi cho phoøng keá hoaïch saûn xuaát. - 46 - Phoøng laäp keá hoaïch seõ caên cöù vaøo ñoù ñeå nhaäp lieäu soá löôïng nguyeân vaät lieäu xuaát ra cho töøng leänh saûn xuaát vaøo phaàn meàm keá toaùn Accpac. Heä thoáng Accpac seõ töï ñoäng haïch toaùn vaøo taøi khoaûn keá toaùn ñaõ ñöôïc laäp trình tröôùc theo giaù bình quaân gia quyeàn. ƒ Nhaäp kho thaønh phaåm. Khi boàn troän ñaït ñöôïc caùc thoâng soá saûn xuaát ñaõ ñöôïc laäp trình tröôùc bôûi nhaân vieân kyõ thuaät, soá löôïng thaønh phaåm töï ñoäng chaûy vaøo moät boàn chöùa rieâng bieät chôø kieåm tra chaát löôïng. Töø heä thoáng naøy, nhaân vieân kyõ thuaät in ra baùo caùo saûn xuaát vaø gôûi cho boä phaän kieåm tra chaát löôïng. Luùc naøy, leänh saûn xuaát ñoù ñöôïc chuyeån sang traïng thaùi “Ñaõ hoaøn thaønh” (completed). Boä phaän kieåm tra chaát löôïng tieán haønh kieåm tra vaø ghi nhaän thoâng tin vaøo heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát. Taïi ñaây dieãn ra 2 tröôøng hôïp xöû lyù: Neáu ñaït chaát löôïng, heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát seõ kích hoaït ñeå daãn thaønh phaåm töø boàn chöùa kieåm tra sang boàn chöùa thaønh phaåm vaø ñoàng thôøi nhaân vieân kieåm tra chaát löôïng in ra baùo caùo nhaäp kho thaønh phaåm gôûi cho thuû kho. Luùc naøy leänh saûn xuaát chuyeån sang traïng thaùi “ñaõ khoùa” (closed). Thuû kho seõ kieåm tra laïi soá löôïng thaønh phaåm môùi nhaäp vaøo boàn vaø kyù nhaän leân phieáu nhaäp kho vaø gôûi qua phoøng keá hoaïch saûn xuaát. Nhaân vieân phoøng keá hoaïch saûn xuaát seõ ghi nhaän soá löôïng thaønh phaåm nhaäp kho cho töøng leänh saûn xuaát vaøo phaàn meàm Accpac. Phaàn meàm Accpac seõ söû duïng giaù thaønh taïi thôøi ñieåm nhaäp kho laøm giaù taïm tính cho laàn nhaäp kho ñoù vaø seõ caäp nhaät laïi giaù thaønh cuûa toaøn boä leänh saûn xuaát khi leänh ñoù ñaõ ñöôïc khoùa laïi. Neáu khoâng ñaït chaát löôïng, heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát seõ ñöôïc kích hoaït ñeå daãn thaønh phaåm töø boàn chöùa kieåm tra sang boàn chöùa chôø xöû lyù. Nhaân vieân kieåm tra chaát löôïng cuõng in ra baùo caùo phaân tích kieåm tra vaø gôûi cho xöôûng saûn xuaát ñeå hoï saûn xuaát laïi loâ haøng khoâng ñaït chaát löôïng. - 47 - b) Thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi hoaït ñoäng saûn xuaát: Trong chu trình saûn xuaát coù caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt sau: − Keá hoaïch saûn xuaát ñöôïc laäp ra thaønh chöùng töø coù soá chöùng töø vaø ñöôïc toång giaûm ñoác kyù duyeät. − Caùc chöùng töø löu chuyeån phaûi coù chöõ kyù cuûa nhaân vieân coù lieân quan. − Haøng thaùng coù ñoäi baûo trì xuoáng xem xeùt laïi toaøn boä heä thoáng truyeàn daãn chaát loûng vaø heä thoáng xöû lyù khoùi thaûi. − Ñònh kyø moãi naêm, ban kieåm soaùt noäi boä cuûa coâng ty meï seõ qua ñeå kieåm tra laïi toaøn boä hoaït ñoäng saûn xuaát. Hoï kieåm tra laïi tính hôïp lyù cuûa qui trình saûn xuaát, khí thaûi vaø ñöa ra caùc hoã trôï ñeå caûi tieán qui trình saûn xuaát vaø caûi tieán heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát. − Ghi nhaän keát quaû saûn xuaát phaûi caên cöù vaøo phieáu nhaäp kho coù kyù nhaän cuûa thuû kho. − Cuoái thaùng, soá löôïng thaønh phaåm dôû dang trong caùc boàn chöùa vaø troän phaûi ñöôïc in ra vaø gôûi leân boä phaän keá toaùn ñeå boä phaän naøy qui ñoåi vaø so saùnh vôùi giaù trò chi phí dôû dang treân phaàn meàm. − Phieáu nhaäp kho thaønh phaåm ñöôïc in ra töø heä thoáng ñieàu khieån saûn xuaát coù ñaùnh soá lieân tuïc. c) Löu chuyeån chöùng töø Leänh saûn xuaát ñöôïc laäp thaønh 4 lieân. Lieân 1 gôûi cho xöôûng saûn xuaát ñeå laøm caên cöù xuaát nguyeân vaät lieäu. Lieân 2 vaø 3 ñöôïc xem nhö phieáu yeâu caàn xuaát nguyeân lieäu vaø ñöôïc gôûi cho thuû kho. Lieân 4 löu laïi phoøng keá hoaïch saûn xuaát. Thuû kho xuaát nguyeân vaät lieäu vaø kyù nhaän leân 2 lieân cuûa leänh saûn xuaát vaø giao toaøn boä vaät lieäu vaø chöùng töø cho xöôûng saûn xuaát. Nhaân vieân kyõ thuaät taïi xöôûng nhaän vaät lieäu töø thuû kho, kyù xaùc nhaän vaø gôûi lieân 3 laïi cho thuû kho. - 48 - Taïi xöôûng saûn xuaát, vaøo cuoái ngaøy, 2 lieân baùo caùo söû duïng nguyeân vaät lieäu ñöôïc in ra. Moät lieân gôûi ngöôïc laïi phoøng keá hoaïch saûn xuaát ñeå laøm hoï nhaäp lieäu vaøo phaàn meàm Accpac. Moät lieân löu laïi xöôûng naøy. Khi thaønh phaåm ñöôïc saûn xuaát xong, nhaân vieân kyõ thuaät in 2 lieân baùo caùo saûn xuaát, moät lieân gôûi cho boä phaän kieåm tra chaát löôïng, moät baûn löu taïi phoøng kyõ thuaät. Taïi boä phaän kieåm tra chaát löôïng, tuøy thuoäc vaøo keát quaû kieåm tra ñaït hay khoâng ñaït, hoï seõ in ra 3 lieân phieáu nhaäp kho hoaëc 2 lieân baùo caùo phaân tích kieåm tra chaát löôïng. 3 lieân phieáu nhaäp kho ñöôïc gôûi cho thuû kho. 1 lieân baùo caùo phaân tích kieåm tra ñöôïc gôûi cho xöôûng saûn xuaát ñeå hoï saûn xuaát laïi loâ haøng ñoù. Lieân coøn laïi cuûa baùo caùo phaân tích ñöôïc löu taïi boä phaän kieåm tra chaát löôïng. Thuû kho sau khi nhaän 3 lieân phieáu nhaäp kho seõ kieåm tra soá löôïng thaønh phaåm trong boàn vaø kyù nhaän leân 3 lieân phieáu nhaäp kho. 1 lieân gôûi cho phoøng keá hoaïch saûn xuaát ñeå hoï nhaäp lieäu vaøo phaàn meàm Accpac. 1 lieân gôûi cho boä phaän kieåm tra chaát löôïng vaø lieân coøn laïi ñöôïc thu kho löu laïi. d) Giaùm saùt − Ñònh kyø ñoái chieáu soå caùi taøi khoaûn nguyeân vaät lieäu vôùi baùo caùo chi tieát xuaát nguyeân vaät lieäu. − Ñònh kyø ñoái chieáu soå caùi taøi khoaûn thaønh phaåm vôùi baùo caùo saûn xuaát chi tieát cho töøng leänh saûn xuaát. − Cuoái thaùng qui ñoåi soá löôïng thaønh phaåm dôû dang vôùi giaù trò taøi khoaûn chi phí dôû dang. - 49 - 2.2.2.3 Chu trình baùn haøng vaø thu tieàn. Qua tìm hieåu, chu trình baùn haøng – thu tieàn cuûa coâng ty Nuplex nhö sô ñoà 2.6 Chu trình baùn haøng – thu tieàn goàm caùc thuû tuïc vieäc chuyeån giao quyeàn sôû höõu veà haøng hoùa, dòch vuï vaø tieàn. Qui trình naøy baét ñaàu baèng vieäc nhaän ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng, sau ñoù laø hoaït ñoäng giao haøng vaø keát thuùc laø vieäc ghi nhaän coâng nôï phaûi thu vaø thu tieàn. - 50 - - 51 - a) Caùc coâng vieäc cuï theå ƒ Laäp leänh baùn haøng Caên cöù vaøo ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng gôûi, boä phaän baùn haøng taïo leänh baùn haøng trong heä thoáng Accpac. Giaù baùn seõ ñöôïc töï nhaân vieân baùn haøng thoûa thuaän vôùi khaùch haøng caên cöù vaøo giaù thaønh cuûa thaønh phaåm. Do ñoù, moät saûn phaåm coù theå ñöôïc baùn ôû nhieàu giaù khaùc nhau. Sau ñoù boä phaän baùn haøng seõ in baûn hôïp ñoàng baùn haøng töø heä thoáng Accpac. Moät baûn gôûi cho khaùch haøng, 1 baûn gôûi cho boä phaän Logistic vaø baûn coøn laïi löu taïi boä phaän baùn haøng. ƒ In hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng. Caên cöù vaøo hôïp ñoàng nhaän töø boä phaän baùn haøng, nhaân vieân logistic ñoái chieáu hôïp ñoàng vôùi leänh baùn haøng coù treân heä thoáng vaø in ra 4 lieân phieáu giao haøng ñöôïc ñaùnh soá lieân tuïc vaø 3 lieân hoùa ñôn GTGT ñaëc thuø. Sau ñoù boä phaän naøy gôûi toaøn boä hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng cho boä phaän kho vaø ñoàng thôøi caäp nhaät keá toaùn chi tieát haøng toàn kho vaøo heä thoáng. ƒ Giao haøng cho khaùch haøng. Boä phaän kho ñoái chieáu hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng vôùi nhau, xuaát haøng ra khoûi kho vaø kyù nhaän leân 4 lieân phieáu giao haøng. Sau khi kyù nhaän leân phieáu giao haøng thì haøng hoùa, lieân 2 cuûa hoùa ñôn GTGT vaø phieáu giao haøng lieân 2 vaø 3 ñöôïc giao cho boä phaän logistic. Lieân 1 cuûa hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng ñöôïc kho chuyeån leân boä phaän keá toaùn nôï phaûi thu. Lieân coøn laïi cuûa hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng ñöôïc löu taïi boä phaän kho. Boä phaän logistic seõ saép xeáp xe ñeå giao haøng vaø chöùng töø cho khaùch haøng vaø löu laïi lieân 3 phieáu giao haøng ñaõ coù xaùc nhaän cuûa khaùch haøng. - 52 - ƒ Caäp nhaät coâng nôï khaùch haøng vaø thu tieàn. Taïi boä phaän keá toaùn, keá toaùn chi tieát phaûi thu seõ ñoái chieáu hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng nhaän ñöôïc töø kho chuyeån leân vôùi leänh baùn haøng treân heä thoáng vaø choïn ñuùng soá hoùa ñôn treân heä thoáng ñeå caäp nhaät coâng nôï phaûi thu khaùch haøng. Khi khaùch haøng thanh toaùn baèng tieàn maët, keá toaùn phaûi thu in 2 lieân phieáu thu vaø gôûi cho thuû quyõ. Thu quyõ thu tieàn vaø kyù nhaän leân phieáu thu vaø gôûi lieân 2 cho khaùch haøng, gôûi lieân 1 cho keá toaùn phaûi thu. Keá toaùn phaûi thu caên cöù vaøo phieáu thu ñaõ ñöôïc thuû quyõ kyù nhaän ñeå caäp nhaät giaûm coâng nôï khaùch haøng, ñoùng daáu “Ñaõ thanh toaùn” leân hoùa ñôn vaø löu boä chöùng töø ñaõ thanh toaùn goàm hoùa ñôn, phieáu thu vaø phieáu giao haøng. Ñoái vôùi thanh toaùn qua ngaân haøng, haøng tuaàn, keá toaùn phaûi thu nhaän ñöôïc soå phuï cuûa ngaân haøng seõ ñaùnh soá leân soå phuï ñoù vaø caäp nhaät giaûm coâng nôï khaùch haøng vaø ñaùnh daáu soá soå phuï ngaân haøng leân hoùa ñôn ñaõ thanh toaùn. Boä chöùng tö löu trong thanh toaùn qua ngaân haøng goàm caùc hoùa ñôn, phieáu giao haøng vaø soå phuï ngaân haøng. b) Thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi chu trình baùn haøng vaø thu tieàn − Theo chính saùch baùn haøng, nhaân vieân baùn haøng seõ thoûa thuaän giaù baùn vôùi khaùch haøng caên cöù vaøo giaù thaønh cuûa saûn phaåm vôùi möùc lôïi nhuaän toái thieåu laø 30%. − Coâng ty taùch bieät caùc chöùc naêng laäp leänh baùn haøng, giao haøng, thuû kho vaø keá toaùn coâng nôï. − Chæ nhöõng leänh baùn haøng coù hôïp ñoàng môùi ñöôïc in hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng. − Khi chuyeån saûn phaåm ra khoûi coâng ty phaûi coù hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng ñaõ ñöôïc thuû kho kyù nhaän. − Phieáu giao haøng ñöôïc ñaùnh soá lieân tuïc vaø coù tham chieáu soá hoùa ñôn. - 53 - − Phieáu giao haøng vaø hoùa ñôn phaûi ñöôïc in töø trong heä thoáng Accpac, khoâng cho pheùp phieáu giao haøng vaø hoùa ñôn vieát tay. − Ñaùnh soá leân soå phuï ngaân haøng nhaän ñöôïc haøng tuaàn. − Caùc hoùa ñôn ñaõ thanh toaùn ñöôïc ñoùng daáu “Ñaõ thanh toaùn” hoaëc ghi soá soå phuï ngaân haøng c) Löu chuyeån chöùng töø Boä phaän baùn haøng laäp 3 baûn hôïp ñoàng coù xaùc nhaän cuûa giaùm ñoác baùn haøng. 1 baûn ñöôïc giao cho khaùch haøng, 1 baûn ñöôïc chuyeån cho boä phaän logistic vaø 1 baûn ñöôïc löu laïi boä naøy. Caên cöù vaøo hôïp ñoàng, boä phaän logistic in 3 lieân hoùa ñôn vaø 3 lieân phieáu giao haøng vaø chuyeån toaøn boä cho boä phaän kho ñeå thuû kho xuaát haøng. Hoùa ñôn vaø phieáu nhaäp kho ñöôïc kyù nhaän bôûi thuû kho ñöôïc gôûi 1 lieân cho nhaân vieân logistic ñeå hoï vaän chuyeån, giao haøng vaø giao hoùa ñôn, phieáu giao haøng cho khaùch haøng. 1 lieân hoùa ñôn vaø phieáu giao haøng ñöôïc chuyeån cho boä phaän keá toaùn ñeå caäp nhaät coâng nôï vaø lieân coøn laïi löu taïi kho. Phieáu thu tieàn maët ñöôïc keá toaùn coâng nôï phaûi thu in vaø chuyeån cho thuû quyõ kyù nhaän vaø gôûi laïi cho keá toaùn phaûi thu 1 lieân vaø khaùch haøng 1 lieân. Hoùa ñôn ñaõ thanh toaùn ñöôïc löu chung vôùi phieáu giao haøng vaø phieáu thu taïi keá toaùn toaùn nôï phaûi thu. Phieáu giao haøng vaø hoùa ñôn chöa thanh toaùn cuõng ñöôïc löu taïi keá toaùn coâng nôï thaønh 1 hoà sô rieâng. d) Giaùm saùt − Ñònh kyø ñoái chieáu soá dö coâng nôï toång hôïp vôùi chi tieát phaûi thu töøng khaùch haøng. - 54 - − Haøng thaùng ñoái chieáu coâng nôï phaûi thu phaùt sinh (Customer Transaction Report) vôùi doanh soá trong thaùng (Sales History Report) trong heä thoáng Accpac. − Haøng thaùng ñoái chieáu coâng nôï vôùi khaùch haøng laø caùc coâng ty con trong taäp ñoaøn vaø moät soá khaùch haøng giao dòch thöôøng xuyeân. 2.3 Ñaùnh giaù chung veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä 2.3.1 Moâi tröôøng kieåm soaùt Qua khaûo saùt, nhìn chung taùc giaû thaáy ban giaùm ñoác coù quan taâm ñuùng möùc tôùi kieåm soaùt noäi boä. Thoâng qua vieäc toång giaùm ñoác quyeát ñònh trieån khai heä thoáng quaûn trò doanh nghieäp Accpac thay cho heä thoâng Main System ñang hoaït ñoäng toát cho thaáy ban giaùm ñoác ñaõ nhìn thaáy söï phuï thuoäc thoâng tin cuûa coâng ty vaøo moät ngöôøi. Chính söï quan taâm cuûa ban laõnh ñaïo ñeán kieåm soaùt noäi boä ñaõ taùc ñoäng tôùi caùc nhaân vieân, buoäc hoï khoâng ñöôïc lô laø nguyeân taéc, qui ñònh coâng ty ñaët ra. Caùc hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty ñeàu ñöôïc quaûn lyù baèng caùc phaàn meàm vaø heä thoáng maùy tính. Caùc phaàn meàm naøy cuõng laø coâng cuï cuûa nhaø quaûn lyù giuùp cho heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu. Beân caïnh ñoù, vôùi chính saùch nhaân söï phuø hôïp, coâng ty Nuplex coù ñoäi nguõ coâng nhaân vieân töông ñoái oån ñònh, laønh ngheà. Tuy nhieân moãi moät ngöôøi ñöôïc boá trí laøm coâng vieäc phuø hôïp chuyeân moân töø khi ñöôïc tuyeån duïng cho tôùi hieän nay. Coâng ty khoâng coù söï luaân phieân coâng vieäc. Vieäc ñaùnh giaù vaø xöû phaït nhaân vieân chuû yeáu döïa vaøo caûm tính. 2.3.2 Hoaït ñoäng kieåm soaùt Trong hoaït ñoäng kieåm soaùt, doanh nghieäp cuõng ñaõ xaây döïng cho mình nhöõng qui trình xöû lyù nghieäp vuï roõ raøng. Keøm theo ñoù laø nhöõng luoàng löu - 55 - chuyeån chöùng töø vaø caùc thuû tuïc nhaèm haïn cheá vaø phaùt hieän moät soá ruûi ro veà gian laän vaø sai soùt. Beân caïnh nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt thuû coâng truyeàn thoáng, coâng ty coøn coù ñöôïc moät soá thuaän lôïi trong hoaït ñoäng kieåm soaùt do vieäc öùng duïng phaàn meàm keá toaùn Accpac 5.3A vaø phaàn meàm ñieàu khieån saûn xuaát ñem laïi. Ví duï nhö noù giaûm ruûi ro cuûa söï kieâm nhieäm. 2.3.3 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng Khaûo saùt cho thaáy heä thoáng thoâng tin keá toaùn ñaûm baûo cung caáp cho coâng ty nhöõng baùo caùo taøi chính vaø baùo caùo quaûn trò noäi boä vôùi soá lieäu ñaùng tin caäy. Do coâng ty ñaõ öùng duïng phaàn meàm keá toaùn tích hôïp Accpac 5.3A vôùi caùch thöùc xöû lyù tröïc tuyeán, coâng ty coù theå coù ñöôïc nhöõng soá lieäu caàn thieát moät caùch nhanh choùng vaø kòp thôøi. Heä thoáng thö ñieän töû vaø caùch thöùc toå chöùc thoâng tin döôùi daïng maïng noäi boä cuøng vôùi caùc cuoäc hoïp ñònh kyø giöõa ban laõnh ñaïo vaø toaøn theå nhaân vieân giuùp caùc muïc tieâu, nhöõng thay ñoåi trong chính saùch.. ñöôïc caäp nhaät tôùi toaøn theå nhaân vieân moät caùch nhanh choùng. Coâng ty Nuplex coù thuaän lôïi laø soá löôïng coâng nhaân vieân ít so vôùi nhöõng doanh nghieäp saûn xuaát thoâng thöôøng. Do ñoù vieäc toå chöùc caùc cuoäc hoïp toaøn coâng ty khoâng phaûi chieám nhieàu thôøi gian. Tuy nhieân, taïi coâng ty Nuplex vaãn toàn taïi moät soá nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa heä thoáng KSNB. Caùc nhaân toá naøy seõ ñöôïc trình baøy ôû phaàn 2.4 2.4 Caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins. 2.4.1 Ñoái vôùi moâi tröôøng kieåm soaùt. 2.4.1.1 Cô caáu toå chöùc, söï phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn Trong cô caáu toå chöùc, ñoäi xe cuûa coâng ty bò quaûn lyù phaân taùn nhöng cuøng thöïc hieän coâng vieäc ñöa röôùc coâng nhaân vaø chôû haøng. Do ñoù traùch nhieäm - 56 - vaø quyeàn haïn ñoái vôùi ñoäi xe naøy khoâng ñöôïc roõ raøng giöõa caùc phoøng ban. Ñieàu naøy laøm aûnh höôûng ñeán hieäu quaû coâng vieäc giao haøng vaø nhaän haøng cuûa coâng ty. Vieäc giao nhaän haøng chaäm treã khoâng bieát qui ñuùng traùch nhieäm cho boä phaän naøo vaø vieäc xöû phaït do giao haøng chaäm theo qui