Luận văn Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ Giáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN MSSV: 4031048 Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29 Cần Thơ, 2007 LỜI CẢM TẠ W › X Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình. Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trước hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ môn Kế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”. Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế và cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn trong tập thể lớp Kế Toán-K29 đã đóng góp ý kiến cho tôi về đề tài này. Cuối lời tôi xin kính gửi đến toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại Học Cần Thơ, Quý Thầy Cô khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, các Cô Chú và các Anh Chị tại Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội Viên và Cơ quan thực tập lời chúc sức khỏe, công tác tốt. Thân chúc các bạn thành đạt trong cuộc sống. Tôi xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Trần Thị Phúc Duyên LỜI CAM ĐOAN W › X Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữ liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày 08 tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Ký tên Trần Thị Phúc Duyên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP " # ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN " # ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN " # ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 MỤC LỤC µ ± ¶ CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .................................................................................1 U 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. ..................................................................... 1 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. ...........................................................................1 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. ...............................................................1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. .......................................................................... 2 1.2.1. Mục tiêu chung. ......................................................................................2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. ......................................................................................2 1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. ........ 2 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. ..................................................................2 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.................................................................................2 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.............................................................................. 3 1.4.1. Không gian. .............................................................................................3 1.4.2. Thời gian. ................................................................................................3 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................3 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................................................................................4 U 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. ............................................................................... 4 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán. ..................................................4 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy....................................5 2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. ............................................................................................................8 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán................................11 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT...............................................12 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. ............................................................... 14 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. ............................................................14 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu............................................................15 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ ..............................................................................................................................17 3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. ............................. 17 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ. ..............................................................................................................17 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ.................................18 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT......... 21 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT.............................................................................................................21 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. ...............................25 3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH. ...............................................................................xviii 3.3.1. Ưu điểm. ............................................................................................ xviii 3.3.2. Nhược điểm. ..........................................................................................xx 3.3.3. Hiệu quả đạt được. ............................................................................. xxi 3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. ....... xxii CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ ......................................................... xxiii 4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN....................xxiii 4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ........................xxiii 4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.........................xxiii 4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO....................xxiv 4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT. ...............xxiv CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................xxv 5.1. KẾT LUẬN................................................................................................. xxv 5.2. KIẾN NGHỊ. ................................................................................................. 59 5.2.1. Đối với Nhà nước. .................................................................................59 5.2.2. Đối với Chi nhánh.................................................................................59 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................60 DANH MỤC HÌNH X ² W Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY .. ................................................................................................................................5 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU..................................................................................................6 U Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM.............................13 Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ .... ..............................................................................................................................18 Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN VÀ THU TIỀN ....................................................................................................31 Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG ............32 Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN MẶT .....................................................................................................................33 Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU..............................................vi Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. ..............................................................vi Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ........................... vii Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU .. vii U Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT.......................................... viii Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT ............................................ viii Hình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI.....xvi Hình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ .........xvi Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH KHOẢN PHẢI >0 ............................................................................................ xvii Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ ........................................................................................................................... xvii DANH MỤC BIỂU BẢNG X ² W Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY ............................................................................6 Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.............................................7 Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY................................................................8 Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN ............................................................................................................22 Bảng 7: BẢNG MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT.......24 Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI..................................25 Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT ...............26 Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT ..........27 Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP..................................................27 Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT ..................................28 Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU......................................................................................................29 Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ .......................................................................................................................30 Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP..........................................................................v Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO .............................................................x Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ........................................................ xiii Bảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ ..................xiv Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU........................................xv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT X ² W C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. DNVVN: Doanh nghiệp vừa và nhỏ. DL: Dữ liệu. ĐN: Đề nghị. GTGT: Giá trị gia tăng. HTTT: Hệ thống thông tin KT: Kế toán. TT: Trung tâm VCCI: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản lý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý công việc có hiệu quả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hợp lý, được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy với những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hướng phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nước, nhất là trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ” . 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán và họ cũng đã có nhận xét đánh giá về phần mềm này. Nhưng tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ thì chưa tiến hành đánh giá hiệu quả của nó và phân tích sự hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động của mình. Để đáp ứng yêu cầu trên, tôi đã chọn đề tài này nhằm phân tích thực trạng, đánh giá được ưu, nhược điểm của phần mềm, cũng như hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh. Từ đó đề ra biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục nhược điểm nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. 1.2.1. Mục tiêu chung. Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán chứ không phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài này được nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phần mềm kế toán trong thực tế. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. - Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy. - Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. - Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và quản lý của Chi nhánh. 1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp tục duy trì hệ thống hiện hành. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thì phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại. 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu. - Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh như thế nào? - Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa? - Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì? - Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao? 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU. 1.4.1. Không gian. Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft. 1.4.2. Thời gian. - Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 tháng đầu năm 2007 tại đơn vị. - Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007. 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu. - Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. - Các yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. - Các đối tượng kế toán cần theo dõi. - Hệ thống tài khoản sử dụng. - Cách thức tổ chức dữ liệu của hệ thông tin kế toán tại Chi nhánh như: chứng từ kế toán, quá trình xử lý, bộ máy kế toán, hệ thống báo cáo, lưu trữ chứng từ, kiểm tra, kiểm soát trong môi trường ứng dụng phần mềm ACsoft. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán. 2.1.1.1. Khái niệm. Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan. 2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin. Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ... Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ liệu đầu vào Thông tin kết xuất Ghi nhận Xử lý Lập báo cáo Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí... hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. 2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán. - Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: + Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày. - Kiểm soát. + Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin. + Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý chính xác, kịp thời. 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy. 2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu. Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay. DL A DL B Phần nội dung xử lý 1 (Vật tư,..) Người sử dụng DL A Phần nội dung xử lý 2 (Kho,..) Phần nội dung xử lý 3 (Tổng hợp) DL C DL B DL C DL D Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY Tổ chức dữ liệu trong kế toán máy theo hệ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Chương trình ứng dụng 1 Chương trình ứng dụng 2 Chương trình ứng dụng 3 dữ liệu (Database) Cơ sở Người sử dụng Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU b) Khác biệt về dữ liệu. Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy. -Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính. AAAAA Fdụdgfhdfh -Phân tán, không chia xẻ. -Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ số phát sinh, số dư. fffffffffff fff fffffff f ff ff ff ff fff fff -Có thể mâu thuẫn dữ liệu. -Lưu trữ dữ liệu tài chính và dữ liệu không tài chính. -Tập trung, dễ dàng chia xẻ dữ liệu. -Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối tượng kế toán và số phát sinh theo nghiệp vụ. -Không mâu thuẫn dữ liệu. c) Khác biệt về lưu trữ dữ liệu. Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy -Dữ liệu lưu trữ trong từng trang sổ, theo từng đối tượng kế toán bao gồm cả phát sinh và số dư. -Được thể hiện là các tài khoản trong sổ cái hay sổ chi tiết và hình thức nhật ký. -Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin dữ liệu, nhiều tập tin dữ liệu sẽ tạo nên cơ sở dữ liệu. 2.1.2.2. Khác biệt về thông tin cung cấp. Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy - Thông tin tài chính. - Chậm, có mâu thuẫn thông tin.ff fffff fff - Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ liệu lập. - Thông tin tài chính và không tài chính - Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữ liệu, thông tin. - Báo cáo có thể do chính người sử dụng lập nếu được phép truy cập dữ liệu. 2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung. Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY. Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy -Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. -Có thể khai báo đối tượng ngay khi ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới cho đối tượng. -Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt. -Cần khai báo đối tượng trước khi nhập liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối tượng. 2.1.2.5. Khác nhau về kiểm soát hệ thống kế toán. Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy Kiểm soát: - Nguồn số liệu. - Ghi chép. - Kiểm kê. Kiểm soát: - Kiểm soát chung: kiểm soát phát hiện, ngăn chặn rủi ro và gian lận trên toàn bộ hệ thống. - Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát ảnh hưởng tới từng ứng dụng cụ thể gồm: kiểm soát nhập liệu, kiểm soát xử lý dữ liệu, kiểm soát kết quả xử lý. 2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. 2.1.3.1. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán. a) Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã. Khái niệm. Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ. Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã. - Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu. - Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển. - Dễ sử dụng. fyc) Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán. Kiểm soát chung. - Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán. - Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật. - Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm. - Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý. - Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu. - Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra. Kiểm soát ứng dụng. - Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ... - Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu. - Kiểm soát kết quả dữ liệu. + Đảm bảo kết quả xử lý chính xác. + Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo. 2.1.3.2. Tổng quan về phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống. Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do: + Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành. + Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin. + Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin. Mục tiêu của phân tích hệ thống: - Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại. - Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết. - Nhận dạng thông tin cần thiết. - Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới. - Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới. - Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng. 2.1.3.3. Phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mục tiêu sau: - Hiểu rõ về hệ thống hiện hành: tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn lực có sẵn. - Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống. - Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống. - Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra. a) Nội dung phân tích hệ thống. - Dòng dữ liệu: đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống và doanh nghiệp. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận. Đội nghiên cứu xác định những nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó. - Sự có hiệu lực: đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thống hiện hành. Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực. Những dữ liệu này có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống. - Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống. Mặc dù tính hiệu quả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỉ lệ của dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiến hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng. - Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém có thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống. b) Hiệu quả quá trình phân tích. Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống. 2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả. - Không thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lực không đủ đáp ứng. - Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả thỏa mãn yêu cầu. - Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để giải quyết vấn đề tồn tại. 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán. - Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. - Xác định các loại báo cáo, chứng từ. - Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan. - Khai báo. - Tạo thủ tục kiểm soát. 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT. 2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay. Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sản phẩm thông dụng nhất. Theo thống kê Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấp phần mềm kế toán. Mỗi nhà cung cấp thường có một vài sản phẩm phù hợp với nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thị trường phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay được phát triển tương đối tốt, chia thành các loại như sau: - Phần mềm kế toán do các công ty nước ngoài viết và nhập vào Việt Nam như phần mềm: Solomon IV, Sun, Quickbooks... - Phần mềm kế toán do các công ty liên doanh nước ngoài hoặc các công ty tư nhân (phần mềm trong nước) viết như phần mềm: Acsoft, SSP, Bravo... - Và các phần mềm kế toán do các doanh nghiệp thuê viết hoặc tự viết. Hệ thống kế toán xây dựng trong phần mềm thường phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Các thay đổi thường xuyên của Bộ Tài Chính về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán trong nước được các phần mềm trong nước cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài; ngoài ra việc bảo hành, bảo trì cũng nhanh chóng kịp thời hơn. Đây là ưu điểm rất lớn của các phần mềm trong trong nước. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của các phần mềm sản xuất trong nước là tính chuyên dụng chưa cao, được xây dựng dựa trên các công cụ lập trình thông thường gây ra một số lỗi phần mềm, lỗi hệ thống so với các phần mềm kế toán nước ngoài có tính chuyên nghiệp cao...Mặc dù nhận biết được các ưu điểm và nhược điểm nhưng chất lượng các phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay chưa thể đánh giá một cách cụ thể được. Vì Việt Nam chưa có một tổ chức độc lập nào đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng của các phần kế toán. 2.1.5.2. Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam (Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh Tế TP. HCM do PGS.TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho thấy tỷ lệ như sau: - Mua phần mềm sẵn chiếm tỷ lệ 48%. - Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%. - Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%. - Còn lại 7% là các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán. 24% 7% 48%21% Mua phần mềm viết sẵn Thuê công ty phần mềm viết Doanh nghiệp tự viết phần mềm Doanh nghiệp không sử dụng phần mềm Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM (Nguồn: sách Hệ thống thông tin kế toán-Tác giả:Nguyễn Thế Hưng-2006) Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp trong nước cho rằng việc mua phần mềm kế toán có sẵn rất thuận lợi cho doanh nghiệp do chi phí thấp, nếu không phù hợp thì mua phần mềm khác. Nhất là các phần mềm sản xuất trong nước có giao diện và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt tạo thuận lợi cho các nhân viên kế toán người Việt trong việc khai thác và sử dụng. 2.1.5.3. Phần mềm Acsoft. a) Giới thiệu chung về Acsoft. Phần mềm kế toán ACsoft là phần mềm kế toán chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp do nhóm chuyên gia Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam phối hợp với Vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính biên soạn. Phần mềm Acsoft đang được ứng dụng rộng rãi. Hiện nay có khoảng 5000 doanh nghiệp trên toàn quốc sử dụng. Phần mềm kế toán ACSoft có ưu điểm là thao tác đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, chỉ cần nhập liệu là dễ dàng có được tất cả các báo cáo cuối kỳ, chi phí lại hợp lý. Phần mềm được đơn vị cung cấp cập nhật kịp thời các thông tin về chế độ kế toán mới. Phần mềm ACSoft có những phiên bản chính sau: - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp xây dựng, xây lắp. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. b) Các bước khi thực hiện chương trình kế toán Acsoft. Bước 1: Cài đặt chương trình PM kế toán. Bước 2: Thiết lập thời gian thực hiện chương trình phần mềm ACsoft và chuẩn bị số dư của các tài khoản để nhập vào. Bước 3: Tiến hành khai báo hệ thống và tài khoản. Bước 4: Nhập số dư đầu kỳ cho từng tài khoản và từng chi tiết cho những tài khoản nào có chi tiết. Bước 5: Hàng ngày thực hiện kế toán chi tiết và định kì thực hiện kế toán tổng hợp. Bước 6: Vào chức năng Tìm kiếm để kiểm tra, truy xuất nhanh các dữ liệu, chỉnh sửa các dữ liệu. Bước 7: Truy xuất các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. - Thu thập thông tin trực tiếp từ Phòng Tài chính - Kế toán và Viện Tin học Doanh nghiệp của Chi nhánh. - Tham khảo ý kiến và phỏng vấn các nhân viên trong Chi nhánh. 2.2.1.1. Phỏng vấn. Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao. Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web... Dù dưới hình thức nào thì dữ liệu, thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời. 2.2.1.2. Quan sát. Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích. 2.2.1.3. Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu. Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán và tài liệu của các nhân cá nhân viên trong hệ thống. 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu. - Tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp. - Dùng công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin bằng lưu đồ chứng từ. - Đánh giá thông tin thu thập được. Lưu đồ chứng từ. Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các lớp đối tượng tham gia vào hệ thống. Các bộ phận, các lớp đối tượng này thường được trình bày trong các cột. Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Lưu đồ chứng từ sử dụng các biểu tượng sau: Điểm nối tiếp trên cùng một trang giấy Nhập liệu vào hệ thống bằng các thiết bị như bàn phím, máy quét. Chứng từ, báo cáo có nhiều liên Công việc xử lý bằng máy tính Công việc xử lý thủ công Dữ liệu được lưu trữ bằng phương tiện mà máy vi tính có thể đọc được như băng từ, đĩa từ... Lưu trữ hồ sơ bằng giấy theo qui ước sau: D: theo ngày; N: theo số hay số thứ tự; A: theo tên của hồ sơ hay dữ liệu Hướng luân chuyển của dữ liệu Sự bắt đầu, hay kết thúc lưu đồ. Chứng từ, báo cáo bằng giấy CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ 3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ. Được thành lập ngày 27/02/1992, địa bàn hoạt động mở rộng trên 12 tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long bao gồm Tiền giang, Bến Tre, An Giang, Bạc Liêu, Cà Mau, Cần Thơ, Đồng Tháp, Hậu Giang, Kiên Giang, Sóc Trăng, Trà Vinh, Vĩnh Long và 01 Thành phố Cần Thơ. Trụ sở VCCI Cần Thơ đặt tại toà nhà Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư Khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, số 12 Đại lộ Hoà Bình, Thành phố Cần Thơ. Toà nhà trên được sử dụng cho việc hỗ trợ các doanh nghiệp Đồng Bằng Sông Cửu Long xúc tiến thương mại và đầu tư. Tại đây thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị, hội thảo ở cấp khu vực, quốc gia và quốc tế, là điểm hẹn của doanh nghiệp cả vùng, đồng thời cũng là nơi giới thiệu trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp các tỉnh. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh Phòng Tổng hợp Phòng Pháp chế và C/O Phòng Hội Viên và TT thông tin kinh tế TT hỗ trợ DNVVN và Đào tạo (SMEPC) Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Phòng Quản trị hành chính - Nhân sự Phòng Tài chính – Kế toán Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ 3.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ. a) Giám đốc. - Giám đốc Chi nhánh là người đại diện cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Chi nhánh trước Chủ tịch, là người đứng đầu Chi nhánh chỉ đạo và hoạch định các công việc liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của Phòng tại khu vực hoạt động (12 tỉnh và 01 thành phố vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long). - Tổ chức thực hiện các công việc do Chủ tịch và Ban Thường trực đề ra theo khuôn khổ điều lệ và chức năng Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã được Thủ tướng phê duyệt. - Xây dựng bộ máy hoạt động của Chi nhánh như: cơ cấu tổ chức, nhân sự, trang thiết bị phục vụ công tác của Chi nhánh. Điều hành các phòng ban chuyên trách, các đơn vị trực thuộc để giải quyết công việc thường xuyên của Chi nhánh. Có quyền đề xuất bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm các cán bộ trực thuộc phòng ban, các đơn vị trực thuộc do Chi nhánh quản lý. - Quyết định các hoạt động liên quan trong thẩm quyền của Chi nhánh, và tự chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt tài chính. - Phê chuẩn các hoạt động do các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc đề xuất. - Điều tiết các hoạt động trong khuôn khổ kế hoạch nhằm đạt hiệu quả. b) Phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp quản lý các công việc nội bộ như: quản trị hành chính, nhân sự, tài chính kế toán, lập kế hoạch và theo dõi thực hiện các hoạt động chung của Chi nhánh. - Chức năng của Phòng Quản trị hành chính-Nhân sự: gồm tuyển dụng nhân sự, theo dõi hồ sơ cán bộ - công nhân viên, bảo hiểm xã hội, theo dõi quản lý cho thuê toà nhà và cập nhật các văn bản liên quan. - Chức năng của Phòng Tài chính-Kế toán: bao gồm theo dõi các hoạt động thu chi của đơn vị, thiết lập sổ sách và báo cáo hàng tháng, quý cho lãnh đạo. c) Phòng Hội viên. Phòng Hội viên phụ trách các công việc về hội viên doanh nghiệp, phát triển hội viên, hiệp hội, các hoạt động liên quan đến thể chế, môi trường kinh doanh, đào tạo cán bộ quản lý, thực hiện các đề án hợp tác nghiên cứu về kinh tế, kinh doanh, tham gia và điều phối các hoạt động trong một số dự án quốc tế. Ngoài ra Phòng còn phụ trách tổ chức các sự kiện hội thảo, hội nghị liên quan đến hội nhập kinh tế quốc tế, đối thoại doanh nghiệp, ráp mối thương mại và triển khai các sự kiện giao thương giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Phòng Hội viên quản lý Trung tâm thông tin kinh tế, quản lý và điều phối hai website của đơn vị, cập nhật thông tin, tài liệu về kinh tế xã hội phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và doanh nghiệp. d) Phòng Pháp chế. Phòng Pháp chế phụ trách các công việc liên quan đến vấn đề pháp lý và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho doanh nghiệp. Cụ thể các hoạt động bao gồm: tổ chức tuyên truyền về các văn bản pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề vướng mắc của doanh nghiệp, thực hiện các dự án liên quan đến pháp chế, cải cách môi trường kinh doanh, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nghiên cứu và đề xuất với các cơ quan, tổ chức về các vấn đề pháp lý trong kinh doanh và đầu tư. e) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEPC.) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phụ trách mảng đào tạo doanh nghiệp và tư vấn các vấn đề liên quan đến kinh doanh, phụ trách các dự án về hướng nghiệp, đào tạo khởi sự doanh nghiệp, xoá đói giảm nghèo, bình đẳng giới....tham gia các dự án phát triển cộng đồng doanh nghiệp. f) Chi nhánh Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Là đơn vị trực thuộc Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI, Chi nhánh ITB tại Cần Thơ thuộc sự điều phối của VCCI Cần Thơ. Chức năng chính của ITB là cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, các hoạt động về tin học, thương mại điện tử, thực hiện các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin. 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT. 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT. 3.2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ là chi nhánh của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây là một tổ chức phi chính phủ, phi lợi nhuận, tự chủ về tài chính. Phòng hoạt động theo pháp luật Việt Nam, theo điều lệ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Chi nhánh được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp tài sản ban đầu (tòa nhà). Trên cơ sở tài sản, Chi nhánh tự khai thác nhằm đảm bảo tài chính cho các hoạt động của Chi nhánh và đảm bảo nguồn tiền này được sử dụng đúng quy định trong quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh. Hoạt động của Chi nhánh chỉ bao gồm hai chu trình: doanh thu và chi phí. Ngân sách của Chi nhánh hình thành từ các nguồn sau: - Phí gia nhập và hội phí do các hội viên tại 12 tỉnh và 01 thành phố khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long đóng góp. - Các khoản thu từ hoạt động của Chi nhánh như: thu phí cho thuê văn phòng, thu phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O, học phí từ các khóa đào tạo ngắn hạn do Chi nhánh tổ chức và phí cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp. - Nguồn ngân sách từ Cơ quan Trung ương thực hiện các nhiệm vụ được giao trong năm. - Ngân sách Nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được Nhà nước giao. - Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của các hiệp hội, doanh nghiệp, các tổ chức khác trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và các nước lân cận. Phòng sử dụng ngân sách của mình vào những việc sau: - Chi hoạt động của Phòng, chi tiền lương và các chi phí về cơ sở vật chất. - Đầu tư mở rộng hoạt động ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính, kế toán. Đứng đầu là Phụ trách kế toán. Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN Tên nhân viên Nhiệm vụ 1. Võ Thị Thu Hương. Phụ trách kế toán. 2. Đặng Thành Trí. Kế toán thanh toán. 3. Triệu Thị Ngọc Thảnh. Thủ quỹ. (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. + Hệ thống kế toán sử dụng hình thức kế toán máy (Phần mềm kế toán Acsoft – Phần mềm Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ) + Chế độ kế toán áp dụng theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. + Hình thức kế toán: Nhật kí chung - báo cáo sổ hàng năm và báo cáo đột xuất yêu cầu cho Cơ quan chủ quản tại Hà Nội. + Chính sách kế toán. ƒ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). ƒ Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình: Phương pháp khấu hao đường thẳng. ƒ Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT đầu ra được tính theo hai mức thuế: Š 10% đối với phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). Š 0% đối với học phí các lớp đào tạo ngắn hạn, phí hỗ trợ doanh nghiệp và những dịch vụ khác. 3.2.1.2. Yêu cầu thông tin đối với hệ thống kế toán. a) Yêu cầu quản lý. - Các khoản thu, chi phải được hạch toán đầu đủ và chính xác trong hệ thống sổ sách kế toán của VCCI Cần Thơ. - Các khoản thu, chi phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ các qui định, chế độ tài chính của Nhà nước. - Các chứng từ không hợp lệ sẽ bị từ chối thanh toán. - Bộ phận Tài chính-Kế toán phải lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, năm trình lãnh đạo chậm nhất là 7 ngày của tháng sau. (Theo Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Chi nhánh Cần Thơ ) b) Yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. Bảng 7: MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT Hoạt động kinh tế Bộ phận thực hiện Yêu cầu thông tin Chu trình doanh thu - Thu tiền, xuất hóa đơn. Tài chính-Kế toán -Thông tin xét duyệt: Số hóa đơn, khách hàng, Số tiền.(cần đối chiếu, so sánh bảng giá, số lượng) -Thông tin thực hiện: Khách hàng; số phiếu thu, số hóa đơn; ngày thu tiền, xuất hóa đơn; cập nhật số tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thông tin về khoản phải thu, doanh thu, ngân hàng, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu ra. -Thông tin tổng hợp:Tổng hợp Nợ phải thu, số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo doanh thu. Chu trình chi phí - Chi tiền Tài chính-Kế toán. - Thông tin xét duyệt: đối chiếu, so sánh với quy chế quản lý tài chính nội bộ và giá thị trường, số tiền giữa bảng kê thanh toán với các chứng từ liên quan như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, hợp đồng... - Thông tin thực hiện: số phiếu chi, Người nhận tiền, nội dung, số tiền chi, ghi nhận chi phí, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. - Thông tin tổng hợp: Tổng hợp số dư tiền mặt, Số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo chi phí. 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. 3.2.2.1. Các đối tượng cần theo dõi. Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI Đối tượng chi tiết Nội dung mô tả Nội dung quản lý Khách hàng Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản. - Theo tỉnh. - Theo tên công ty. Nhân viên Họ tên, phòng ban trực thuộc. - Theo phòng ban. Ngân hàng Tên ngân hàng, số trương mục. - Tên ngân hàng. Doanh thu Loại doanh thu. - Theo từng chức năng của Chi nhánh. Chi phí Loại chi phí. - Theo từng chức năng của Chi nhánh. 3.2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng. a) Nhóm tài khoản không có tài khoản cấp nhỏ hơn:. ƒ 1111- Tiền Việt Nam. ƒ 1112- Ngoại tệ. ƒ 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam. ƒ 1122- Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. ƒ 1131- Tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. ƒ 1132- Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. ƒ 1331- Thuế giá trị gia tăng đầu vào. ƒ 1368- Phải thu nội bộ. ƒ 1388-Phải thu khác. ƒ 2111- Tài sản cố định là Nhà cửa, vật kiến trúc. ƒ 2112- Tài sản cố định là Máy móc, thiết bị. ƒ 2413- Sữa chữa lớn TSCĐ. ƒ 33311-Thuế giá trị gia tăng đầu ra. ƒ 3344- Lương trả cán bộ công nhân viên. ƒ 3387- Doanh thu chưa thực hiện. ƒ 3388- Phải trả, phải nộp khác. ƒ 341- Vay dài hạn. ƒ 414- Quỹ đầu tư phát triển. ƒ 515- Doanh thu hoạt động tài chính. ƒ 635- Chi phí tài chính. b) Nhóm tài khoản có tài khoản cấp 1. Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN 1 CẤP CHI TIẾT Nội dung phản ánh tài khoản Cấp 1 Tài khoản Nội dung Mã hóa 141- Tạm ứng. Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên 1531- Công cụ dụng cụ Tên dụng cụ văn phòng 01- Giấy A4 3335- Thuế thu nhập cá nhân Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên 3338- Các loại thuế khác Tên loại thuế 01- Thuế môn bài. 3339- Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. Tên các loại phí 01- Khoản phụ thu. 3382- Kinh phí công đoàn. Tên từng loại kinh phí: Đảng phí, đoàn phí... 01- Kinh phí công đoàn 3383- Bảo hiểm xã hội Theo đối tượng nộp (nhân viên, cơ quan). 01- Nhân viên Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 HTDN- Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 01-Dự án GTZ 02- Dự án Prised HTHH- Hỗ trợ hiệp hội Từng dự án 01- Dự án GTZ HĐC- Hoạt động chung Từng dự án 01-Văn phòng. 02-Dự án Prised MTKD-Môi trường kinh doanh Từng dự án 01-Dự án GTZ. PCT-Phí chuyển tiền VP-Văn phòng VCCI 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài. Từng chức năng XTTM-Xúc tiến thương mại. Từng dự án 01-Dự án GTZ Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 131- Phải thu của khách hàng Từng tỉnh AG-Khách hàng An Giang Từng công ty 01- Cty TNHH Tuấn Anh 3345-Khoản phải trả cán bộ khác Tên khoản trả thêm 01- Thưởng. 02- Làm thêm giờ Từng loại tiền thưởng 01- Thưởng lễ 02- Thưởng tết Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT Từ tài khoản 6411 đến tài khoản 6418, tài khoản 6421 đến 6428, 711 và 811 c) Nhóm tài khoản có nhiều tài khoản chi tiết. Nhóm tài khoản đồng cấp: Nhóm tài khoản có 2 cấp tài khoản chi tiết. Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP Nhóm tài khoản có 4 cấp chi tiết. Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT. Nội dung phản ánh ở tài khoản các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 Cấp 3 Mã Cấp 3 Cấp 4 Mã Cấp 4 C/O-Thu tiền C/O và bán form. Từng loại chứng từ. 01-Thu C/O theo hóa đơn. HDDT-Hoạt động đầu tư. Từng loại hoạt động 01-Tiền cho thuê nhà. Từng đơn vị thuê nhà. 01-AIA 02-HSBC Từng loại dịch vụ. 02- Thuê hội trường. HP-Hội phí Từng tỉnh AG- An Giang HTDN-Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 04- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 01-Luật doanh nghiệp Từng nguồn vốn 01-Vốn ngân sách cấp. HTHH-Hỗ trợ hiệp hội. Từng dự án 01- Dự án GTZ Từng hoạt động của dự án 01-Hiệp hội 02- Sở ban ngành MTKD-Môi trường kinh doanh Từng dự án 05- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 02-Sở hữu trí tuệ Từng nguồn vốn 02-Vốn đối ứng của đơn vị. 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ. Từng chức năng XTTM-Xúc tiến thương mại Từng dự án 05- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 02-Sở hữu trí tuệ Từng nguồn vốn 02-Vốn đối ứng của đơn vị. 3.2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán. a) Chu trình doanh thu. Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Tên chứng từ Mã chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu số Phiếu thu Số:..../PT Số phiếu thu, định khoản nợ có, ngày, tên người nộp (Khách hàng), địa chỉ, lí do, số tiền, bằng chữ, thuế VAT đầu ra, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính. 01-QĐ 15/2006/QĐ-BTC. Giấy báo có. Số chứng từ, ngày, số chuyển tiền, ngân hàng chuyển; người trả tiền, số tài khoản;ngân hàng thụ hưởng; người thụ hưởng, số tài khoản; số tiền, nội dung chuyển tiền. Ngân hàng Kế toán tài chính. Mẫu do ngân hàng Ngoại thương quy định Hóa đơn Kí hiệu: AD/2006T Số:0000001 Số HĐ, ngày, liên số, KH, ĐC, tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT đầu ra, tổng cộng số tiền, bằng chữ, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính MS 01 GTKT-2LN-01 b) Chu trình chi tiền. Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Tên chứng từ Mã chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu số Phiếu chi Số:..../PC Số phiếu chi, định khỏan nợ có, ngày, tên người nhận, ĐC, lí do chi, số tiền, bằng chữ, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính MS 02-QĐ 15/2006/QĐ-BTC Bảng kê thanh toán Nội dung thanh toán; tên người thanh toán; chứng từ: số hiệu, ngày; nội dung chi; số tiền; ghi chú; tổng cộng; ngày lập bảng kê, người lập ký tên. Người cần thanh toán Kế toán tài chính MS C 06-TT Ủy nhiệm chi Ngày, tài khoản ghi nợ: số, tên tài khoản, ngân hàng; tài khoản ghi có: số, tên tài khoản, ngân hàng;số tiền, nội dung, ký duyệt, ngân hàng ký duyệt thanh toán. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính Mẫu do ngân hàng Ngoại thương quy định Giấy đề nghị thanh toán. Tên nhân viên, bộ phận, nội dung chi, số tiền, ghi chú: trừ tạm ứng, ý kiến của bộ phận tài chính, nguồn vốn dự án, hạch toán, ký duyệt. Nhân viên liên quan Kế toán tài chính MS C 07-TT 3.2.2.4. Tổ chức quá trình xử lý. a) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động xuất hóa đơn và thu tiền. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ 2 Bộ phận pháp chế Phụ trách kế toán ký duyệt, giám đốc ký duyệt Bộ phận liên quan 1 Phiếu đề nghị xuất hóa đơn Nhập dữ liệu thu tiền, xuất hóa đơn Giấy thông báo Khách hàng Giấy thông báo Khách hàng Lập giấy thông báo đóng phí, tiền thuê nhà, dịch vụ cung cấp Cơ sở dữ liệu - Cập nhật phải thu,doanh thu, số tiền thu được. - In hóa đơn, in phiếu thu Kiểm tra số phải thu, xác nhận, ghi sổ Sổ quỹ Phiếu thu 1, 3, Hóa đơn 1 N Phiếu thu 1, 3, Hóa đơn 1 Phiếu đề nghị xuất hóa đơn Khách hàng Giấy thông báo Hóa đơn 132 Phiếu thu 1Lập phiếu đề nghị xuất hóa đơn Phiếu đề nghị xuất hóa đơn 1 N Khách Hàng Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN VÀ THU TIỀN b) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động tạm ứng. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ Bắt đầu Lập dự trù và bảng tạm ứng theo quy chế tài chính Bảng dự trù Giấy đề nghị tạm ứng Phụ trách bộ phận duyệt và xác nhận hoạt động phát sinh là có thật Kế toán duyệt theo quy chế tài chính và giá thị trường Phụ trách kế toán duyệt theo tình hình tài chính của Chi nhánh Giám đốc ký duyệt 1 1 Bảng dự trù Giấy đề nghị tạm ứng Nhập dữ liệu tạm ứng tiền - Cập nhật thông tin về chi tạm ứng. - In phiếu chi Cơ sở dữ liệu Bảng dự trù Lập phiếu chi Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Người lập yêu cầu Tiền Ghi sổ tay tiền tại quỹ Bảng dự trù Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi N Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG Trưởng bộ phân xét duyệt, ký duyệt. Bắt đầu Lập phiếu đề nghị thanh toán Phiếu ĐN thanh toán Bảng kê thanh toán Phiếu đề nghị Cơ sở dữ liệu Lập phiếu chi Nhập dữ liệu chi tiền 1 Phiếu chi Kế toán thanh toán đối chiếu, kiểm tra, chấp thuận thanh toán Phiếu ĐN Bảng kê thanh toán - Cập nhật thông tin về chi phí, giảm tạm ứng, thuế đầu vào. - In phiếu chi Bảng kê thanh toán Các chứng từ thanh toán (hóa đơn) Phiếu chi Ghi sổ tay tiền tại quỹ Tiền Người lập yêu cầu Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ N Phiếu đề nghịBảng kê thanh toán Các chứng từ thanh toán (hóa đơn) Phiếu chi Các chứng từ thanh toán (hóa đơn) Giám đốc ký duyệt c) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động chi bằng tiền mặt. Các chứng từ có liên quan (hóa đơn) Phụ trách kế toán ký duyệt. Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN MẶT 3.2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán. Trách nhiệm và công việc của từng nhân viên kế toán. a) Phụ trách kế toán. - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Giám đốc VCCI Cần Thơ và Ban Tài Chánh, Ban Thường Trực VCCI tại Hà Nội. - Quan hệ bên ngoài: Cán bộ Sở ban ngành khu vực các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long. - Mục tiêu: + Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời cho Giám đốc Chi nhánh và Cơ quan chủ quản. + Hỗ trợ nâng cao năng lực tài chính doanh nghiệp Đồng Bằng Sông Cửu Long. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Š Trực tiếp quản lý, chỉ đạo tổ chức và kiểm soát chấp hành chế độ kế toán của Nhà nước và quy định của Chi nhánh. Š Quản lý tính hợp pháp và đầy đủ của các khoản thu, chi và theo dõi tình hình tài chính của VCCI Cần Thơ. Š Phân công và kiểm tra kế toán, thủ quỹ thực hiện công việc được giao nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của công việc. + Công việc định kỳ. Š Kiểm kê tiền. Š Kiểm kê tài sản cố định. Š Báo cáo tình hình nộp thuế. Š Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình thu, chi hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc Chi nhánh và VCCI Hà Nội. + Báo cáo. Š Số dư tồn quỹ, số dư tiền gửi ngân hàng và kiểm kê tài sản. Š Báo cáo tình hình doanh thu, chi phí. Š Kiểm duyệt Báo cáo thuế hàng tháng theo đúng quy định và thời gian. + Quan hệ cộng đồng. Š Hòa nhã với đồng nghiệp nhưng phải đủ nghiêm khắc để đảm bảo đúng các khoản thu chi hợp pháp và đúng quy chế. Š Khuyến khích doanh nghiệp tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản trị tài chính. + Tiêu chuẩn thực hiện. Š Báo cáo thuế đúng thời gian quy định của Cục thuế. Š Kiểm kê quỹ theo định kỳ và đột xuất. Š Kiểm kê tài sản định kỳ, phối hợp phòng ban có kỹ thuật liên quan nhằm đảm bảo giá trị tài sản. b) Kế toán thanh toán. - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán, Giám đốc và Cơ quan chủ quản. - Quan hệ bên ngoài: các đơn vị ban ngành, cấp chính quyền và doanh nghiệp. - Mục tiêu: quản lý và phản ánh mọi hoạt động, các khoản thu, chi của Chi nhánh theo đúng Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh, quy định của Phòng Thương mại và Công nghiệp và pháp luật. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Š Ghi nhận các khoản thu, chi của Chi nhánh. Š Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của chứng từ đó. Š Hạch toán và quyết toán các chứng từ đã được duyệt và thanh toán thực tế đối với các chứng từ trên. Š Ghi nhận các khoản tạm ứng và hoàn ứng chi tiết theo từng nhân viên trong Chi nhánh. Š Lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. + Công việc định kỳ. Š Thanh toán các chứng từ hàng tháng qua ngân hàng như: điện, nước, điện thoại... Š Lập hóa đơn cho các phiếu thu chưa có hóa đơn để kê khai thuế đầu ra đối với cơ quan thuế. Š Theo dõi, kiểm tra chi tiết các khoản phải thu nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ, trung thực và chính xác. Š Hạch toán các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn. Š Hạch toán thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế môn bài hàng năm. Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng phải nộp hàng tháng. Š Trích khấu hao và theo dõi giá trị còn lại của tài sản cố định nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Š Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết công nợ phải thu nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ và chính xác. + Báo cáo. Š Báo cáo số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Š Báo cáo tổng doanh thu, tổng chi phí. + Quan hệ cộng đồng: tạo mối quan hệ thân thiện với các đơn vị và cơ quan ban ngành. + Tiêu chuẩn thực hiện. Š Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, trung thực, có tinh thần cầu tiến, và lòng nhiệt tình trong công tác. Š Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công việc, xác định thời điểm hoàn tất công việc của mình để kịp thời báo cáo vào cuối kỳ kế toán. c) Thủ quỹ - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán và Giám đốc Chi nhánh. - Mục tiêu: Đảm bảo số dư tiền mặt thực tế tại quỹ bằng so với sổ sách. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Š Thực hiện thu, chi quỹ tiền mặt tại Chi nhánh. Š Ghi sổ thu, chi tiền mặt. Š Theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ. Š Sắp xếp chứng từ theo thứ tự và lưu trữ các chứng từ cơ quan. + Công việc định kỳ. Š Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết TK 111 do kế toán thanh toán hạch toán. Š Phát lương cho nhân viên trong Chi nhánh. Š Kiểm kê quỹ cuối tháng. + Báo cáo. Š Báo cáo quỹ tiền mặt. + Quan hệ cộng đồng: luôn quan hệ thân thiện với mọi người, hỗ trợ các đồng nghiệp trong lưu trữ chứng từ, quan hệ tốt với các doanh nghiệp. + Tiêu chuẩn thực hiện. Trung thực, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Phân công nhiệm vụ khai báo, nhập liệu, thực hiện bút toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo các chu trình doanh thu và chi phí. Các quy ước ký hiệu sau: X: Xem; T: Thêm; S: Sửa; D: xóa Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP Phụ trách kế toán Kế toán thanh toán I. Quản trị hệ thống Khai báo hệ thống X,T,S,D X,T* Khai báo đối tượng X,T,S,D X,T* II. Nhập chứng từ Doanh thu X,T,S,D X,T,S*,D* Chi phí X,T,S,D X,T,S*,D* III. Bút toán tổng hợp X,S,D X, S*,D* * Khi thực hiện các lệnh trên phải thông qua ý kiến của Phụ trách kế toán. Một số thao tác và hình ảnh minh họa về công việc thường xuyên và định kỳ của kế toán trên phần mềm kế toán ACsoft –Thương mại dịch vụ. Công việc thường xuyên. Hàng ngày, kế toán thanh toán tiến hành nhập các chứng từ phát sinh của chu trình doanh thu và chi phí. - Lập phiếu thu hoặc phiếu chi cùng nằm trong phần hành kế toán tiền vốn đồng việt. Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. - Lập hóa đơn. Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ. - Kế toán kiểm tra, điều chỉnh các bút toán sai sót trong quá trình nhập liệu. bằng công cụ tìm kiếm theo tài khoản, tài khoản chi tiết, thời gian, số tiền, nội dung... Nếu có bút toán sai hoặc trùng có thể điều chỉnh trực tiếp trên bảng số liệu, xóa định khoản, xóa phiếu rồi in lại phiếu khác. Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU Công việc định kỳ. Định kì hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra trên các sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu để kiểm tra kết quả đầu ra của dữ liệu kế toán theo khoảng thời gian và các chỉ tiêu lựa chọn. Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT. Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT 3.2.2.6. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán. a) Hệ thống sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán tại Chi nhánh bao gồm: - Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ phụ ngân hàng. - Sổ chi tiết công nợ phải thu. - Và sổ chi tiết các tài khoản: kế toán có thể xem chi tiết về tất cả các tài khoản đã mở trong hệ thống tài khoản kế toán tại Chi nhánh. Các sổ kế toán này chỉ theo dõi và kiểm tra trên máy vi tính chứ không được in ra giấy để lưu trữ. b) Hệ thống các báo cáo kế toán. Vì Chi nhánh là đơn vị trực thuộc, Chi nhánh sử dụng hình thức báo sổ lên cơ quan chủ quản cấp trên nên không lập các báo cáo tài chính mà chỉ lập các báo cáo sau: - Báo cáo tổng hợp doanh thu. - Báo cáo tổng hợp chi phí theo từng khoản mục. - Báo cáo thuế trên phần mềm do cơ quan thuế cung cấp. Các báo cáo trên đều in ra giấy để báo cáo, lưu trữ thông qua sự phê duyệt của Phụ trách kế toán, Giám đốc cho Cơ quan thuế. Tất cả các dữ liệu trong phần mềm kế toán được kết xuất ra ngoài phần mềm và lưu trữ trong 1 file dữ liệu, gửi bằng email báo cáo cho VCCI tại Hà Nội. Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO Báo cáo Nội dung Thời gian lập Hình thức Người lập Đối tượng sử dụng Báo cáo tổng hợp doanh thu Khoảng thời gian lập báo cáo, từng khoản mục doanh thu, tổng doanh thu, các khoản giảm trừ, doanh thu thuần, tổng cộng, ký duyệt. Đầu mỗi năm và đột xuất Nhật ký chung Kế toán thanh toán Phụ trách kế toán, Giám đốc Chi nhánh, Cơ quan chủ quản cấp trên. Báo cáo tổng hợp chi phí theo từng khoản mục phí Khoảng thời gian lập báo cáo, từng khoản mục phí, tổng cộng, ký duyệt. Đầu mỗi năm và đột xuất Nhật ký chung Kế toán thanh toán Phụ trách kế toán, Giám đốc Chi nhánh, Cơ quan chủ quản cấp trên. Báo cáo thuế giá trị gia tăng Kỳ kê khai thuế, ngày nộp tờ khai mã số thuế, số thuế đầu vào, thuế đầu ra, số thuế phải nộp.., ký tên Đầu mỗi tháng Mẫu do cơ quan thuế ban hành Kế toán thanh toán, thủ quỹ Phụ trách kế toán, Giám đốc Chi nhánh, Cơ quan thuế, cơ quan chủ quản cấp trên 3.2.2.7. Tổ chức lưu trữ thông tin. - Chứng từ kế toán. + Phiếu thu, hóa đơn lưu trữ theo số thứ tự chứng từ trong 1 năm, rồi đóng thành quyển lưu trữ trong kho. + Phiếu chi kèm bộ chứng từ chi lưu trữ theo số thứ tự của phiếu chi trong 1 năm. + Giấy báo Có và Ủy nhiệm chi được lưu trữ theo số thứ tự và thứ tự dòng trên của sổ chi tiết ngân hàng. - Các dữ liệu kế toán trên máy thì lưu lại trên ổ cứng của máy. Sau một năm tài chính, dữ liệu kế toán được sao lưu qua một ổ đĩa khác (ổ D:) của máy vi tính để lưu trữ. 3.2.2.8. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát. a) Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu và chi phí. - Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn. - Tất cả các nghiệp vụ đã được xét duyệt đều được thực hiện đúng đắn. - Đảm bảo việc ghi chép các nghiệp vụ có thực. - Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng. - Ghi chép chính xác từng nghiệp vụ. - Đảm bảo an toàn các tài sản. - Các hoạt động có hiệu quả. b) Kiểm soát chung. - Kiểm soát con người: + Bộ máy kế toán có sự phân chia trách nhiệm rạch ròi giữa phụ trách kế toán, kế toán thanh toán và thủ quỹ và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. + Có sự kiểm tra chéo giữa nhân viên lập phiếu đề nghị lập hóa đơn, kế toán thanh toán và thủ quỹ vì thế kiểm soát được gian lận. - Kiểm soát thiết bị: mỗi nhân viên đều được trang bị một máy vi tính để bàn có nối mạng nội bộ và mạng internet. Tuy nhiên do máy tính của kế toán thanh toán là máy chủ của bộ phận nên không được nối mạng internet để hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận với thông tin được lưu trữ và các phương tiện lưu trữ thông tin nhằm hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra đối với máy vi tính, và dữ liệu kế toán. Các máy vi tính cá nhân đều được cài đặt chương trình diệt virus tự động nhằm kiểm tra các đĩa, USB trước khi sử dụng. Nếu có các trục trặc bất thường về phần mềm kế toán thì Phòng Tài chính-Kế toán sẽ liên hệ với Viện tin học doanh nghiệp, còn các lỗi phần mềm khác hay lỗi của máy tính thì liên hệ với Trung tâm thông tin kinh tế để kịp thời sửa chữa các lỗi mắc phải. - Kiểm soát truy cập hệ thống: chỉ có nhân viên của phòng tài chính kế toán mới có mật khẩu vào sử dụng phần mềm. Do bộ máy kế toán gọn nhẹ, nên bộ phận không sử dụng chức năng khai báo quản lý người sử dụng, cả 2 nhân viên sử dụng phần mềm kế toán (phụ trách kế toán và kế toán thanh toán) đều sử dụng một mật khẩu khi vào sử dụng phần mềm. - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: Hiện Chi nhánh chỉ lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy vi tính đang sử dụng, và đang có kế hoạch mua thêm 1 ổ cứng để lưu trữ dữ liệu kế toán theo định kỳ. b) Các thủ tục kiểm soát. Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Rủi ro kiểm soát được Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ Các hoạt động trong chu trình doanh thu. Quên không lập hóa đơn cho khách hàng. -Ghi thiếu doanh thu, mất doanh thu. -Nợ phải thu bị đánh giá sai. -Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì xuất hóa đơn cho khách hàng ngay. -Khách hàng thanh toán bằng cách chuyển tiền thì khi nhận được giấy báo có sẽ lập hóa đơn cho khách hàng liền và chuyển qua đường bưu điện gửi cho khách hàng. Nếu không lập hóa đơn liền được thì đánh dấu bằng viết chì vào những giấy báo báo có nào đã được lập hóa đơn. Lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng sai. -Ảnh hưởng đến khách hàng. -Ghi chép sai và cung cấp thông tin sai. -Đối chiếu hóa đơn với phiếu đề nghị xuất hóa đơn. - Kiểm soát kỹ quá trình nhập liệu. Mất mát tiền -Mất mát tài sản. -Nợ phải thu bị đánh giá sai. -Thanh toán qua ngân hàng, nhân viên các bộ phận ứng tiền đi công tác Tỉnh xa qua thẻ điện tử hoặc chuyển khoản, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt. -Tách biệt rõ ràng chức năng thủ quỹ,kế toán và xét duyệt, theo dõi khoản phải thu. -Đối chiếu độc lập tiền thực tế và trên sổ sách. Ghi nhận khoản phải thu sai. -Ảnh hưởng đến khách hàng. -Cung cấp thông tin sai. Kiểm tra các khoản phải thu cuối kì và đối chiếu công nợ hàng tháng. Các hoạt động trong chu trình chi phí Thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần. -Chi phí tăng thêm một khoản. -Mất tiền. Các hóa đơn đã thanh toán được bấm thành 1 bộ chứng từ kèm phiếu chi, khi đã chi rồi thì thủ quỹ ký xác nhận. Hóa đơn đầu vào không đúng nội dung nghiệp vụ đã phản ánh. -Ghi nhận chi phí sai. Kế toán thanh toán đã kiểm tra tính hợp pháp, có thực, chính xác, đầy đủ của tất cả các loại chứng từ thanh toán. Nếu có sai thì chứng từ không được thanh toán và trả lại cho bộ phận lập yêu cầu. d) Kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế. Bảng 18: KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ Hoạt động kinh tế Hoạt động kiểm soát Xét duyệt Kế toán thanh toán Phân chia trách nhiệm Nhân viên lập phiếu đề nghị xuất hóa đơn, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Bảo vệ an toàn tài sản Gửi tiền trong ngân hàng, để két sắt chỉ có thủ quỹ và thủ trưởng (chìa dự phòng) mới có chìa khóa mở. Chìa khóa dự phòng được sử dụng trong trường hợp cần thiết và phải có sự chứng kiến của phụ trách kế toán, Giám đốc và một bên khác làm chứng. Chứng từ (Phiếu thu và hóa đơn) -Chỉ được lập dựa trên phiếu đề nghị xuất hóa đơn, và giấy thông báo đóng phí và cung cấp các dịch vụ. -Đánh số trước hóa đơn. -Kiểm tra kỹ trước khi giao cho khách hàng. Chu trình doanh thu. Thu tiền Sổ kế toán -Đối chiếu sổ quỹ với số dư tài khoản 1111 và thực tế. Ủy quyền, xét duyệt Ủy quyền: Kế toán thanh toán. Xét duyệt: Phụ trách kế toán Phân chia trách nhiệm Thủ quỹ, kế toán thanh toán và nhân viên bộ phận liên quan Bảo vệ an toàn tài sản Các khoản tiền lớn sẽ chi bằng Ủy nhiệm chi, Phụ trách kế toán theo dõi, kiểm tra tài khoản ngân hàng bằng tài khoản trực tuyến. Chứng từ Chứng từ gốc +Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp của bộ chứng từ. +Tất cả chứng từ thanh toán đều được ký duyệt. Chu trình chi phí. Chi tiền. Sổ kế toán Đối chiếu sổ quỹ với số dư tài khoản 1111 và thực tế. c) Kiểm soát quá trình nhập liệu trong chu trình doanh thu và chi phí. Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU. Hoạt động Thủ tục kiểm soát Lập phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn. 9 Kiểm tra tính đầy đủ của các ô dữ liệu: ngày, số chứng từ, họ tên, nội dung, tài khoản nợ/có, số tiền thu được; phải định khoản nợ, có, và số tiền nếu không phần mềm sẽ thông báo lỗi. 9 Kiểm tra tính sự hợp lý: Số phiếu thu không được trùng, ngày nhập liệu không được trước ngày nhập số dư, ngày nhập liệu nếu là những ngày không có thực (Ví dụ: 31 tháng 4, 30 tháng 2) thì phần mềm sẽ báo lỗi, số tiền trong định khoản phải > 0 và phải đảm bảo tổng số tiền ghi nợ = tổng số tiền ghi có. 9 Kiểm tra tính có thực: mã số khách hàng phải chọn trong danh sách hệ thống tài khoản được khai báo trước, nếu phát sinh thêm khách hàng mới thì phải khai báo thêm trước khi nhập liệu. 9 Kiểm tra vùng dữ liệu: ô dữ liệu ngày và số tiền không được trống và chỉ được nhập kiểu dữ liệu là số. 9 Ngoài ra phần mềm còn chức năng tạo số tự động trong ô dữ liệu số chứng từ giúp nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn. 9 Nếu định khoản liên quan đến tài khoản 131 có tiêu thức quản lý thì không cần nhập các ô dữ liệu họ tên, đơn vị; phần mềm sẽ tự động hiển thị khi kế toán chọn tài khoản cấp chi tiết cho tài khoản 131. Vì trong quá trình khai báo hệ thống đã đã khai báo về tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế rồi. Hình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI Hình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH KHOẢN PHẢI >0 Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ 3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH. 3.3.1. Ưu điểm. - Bộ máy kế toán. + Có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên. + Đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp với trình độ từ trung cấp đến thạc sĩ, có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong nghề kế toán, luôn thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. - Tổ chức hệ thống chứng từ, và báo cáo kế toán đúng theo quy định của Cơ quan chủ quản cấp trên và của Nhà nước. Các báo cáo luôn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho cấp quản lý và Cơ quan chủ quản. - Hệ thống tài khoản linh hoạt, đơn giản có thể mở rộng khi có nhu cầu thêm tài khoản chi tiết. - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát. + Kiểm soát chung. Š Kiểm soát thiết bị: thiết bị được đặt trong môi trường tốt, có dòng điện ổn định cho cả hệ thống, tất cả máy vi tính đều được trang bị phần mềm diệt virus. Š Kiểm soát phần mềm: phần mềm được Viện tin học doanh nghiệp cung cấp và cài đặt nên đã được kiểm soát chặt chẽ trước khi cài đặt. Š Kiểm soát nhập liệu: phần mềm cung cấp các chức năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, và có thực của các ô dữ liệu làm giảm những sai sót trong quá trình cho quá trình nhập liệu như nhập trùng, nhập sai... - Ưu điểm của phần mềm kế toán. + Phần mềm Acsoft dễ sử dụng, thao tác đơn giản, trong phần trợ giúp có phần hướng dẫn sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng. + Sử dụng cả bàn phím lẫn trỏ chuột, các lệnh bàn phím giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn trong quá trình nhập liệu. Sử dụng phím ATL cùng với các mẫu tự được gạch chân của các chức năng trên màn hình, rồi di chuyển bằng các phím di chuyển lên, xuống, trái phải hoặc nhấn các mẫu tự được gạch dưới tương ứng để kích hoạt chức năng đó. + Cung cấp chức năng khai báo nhóm tài khoản đồng cấp, tức là nhóm tài khoản có các tài khoản chi tiết giống nhau. Ví dụ: các tài khoản 156, 511, 632, 911 có theo dõi chi tiết cùng một mặt hàng A giống nhau, thì ta chỉ cần khai báo chi tiết (mặt hàng A) cho một tài khoản bất kì trong nhóm này thì những tài khoản thuộc nhóm đó cũng sẽ được khai báo. Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian và các thao tác khai báo chi tiết tài khoản, phục vụ tốt cho phần hành kế toán tổng hợp. + Hỗ trợ các định khoản mặc định như: khi nhập liệu lập phiếu thu thì trong ô dữ liệu Nợ phần mềm đã định khoản sẵn nợ tài khoản 1111, nếu là phiếu chi thì Có tài khoản 1111, khi nhập liệu lập hóa đơn dịch vụ thì phần mềm mặc định sẵn Có tài khoản 5113 giúp người kế toán tránh được những sai sót trong quá trình định khoản. Phần mềm kế toán khác như Vietsun do Công ty trách nhiệm hữu hạn Tư vấn Giải pháp và Dịch vụ HTM (một đối tác của Viện Tin học Doanh nghiệp) viết còn có chức năng khai báo định khoản kế toán ngay từ những thiết lập ban đầu. Người kế toán chỉ cần chọn phần “Nội dung định khoản” thì phần mềm tự động đề xuất nội dung định khoản giúp người kế toán tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình định khoản đồng thời chức năng này còn có thể hỗ trợ cho những người không biết về kế toán cũng có thể nhập dữ liệu kế toán được. + Phần mềm cho phép sửa số liệu trực tiếp trong phần điều chỉnh số liệu, cho phép xóa phiếu sai, xóa định khoản sai tránh được các bút toán điều chỉnh rườm rà. + Phần mềm có sự ràng buộc về: việc sửa lại số dư đầu kì, khi đã nhập số phát sinh trong tài khoản rồi thì không được sửa số dư đầu kì; nếu muốn xóa thì phải xóa tất cả số liệu đã phát sinh rồi mới sửa số dư được nhằm hạn chế được các sai sót và gian lận xảy ra. + Hỗ trợ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào tạo điều kiện thuận lợi trong việc khai báo thuế cho cơ quan thuế vào cuối tháng, làm giảm thời gian và lượng công việc của kế toán vào cuối tháng. + Hỗ trợ các bút toán tổng hợp vào cuối kì như : phân bổ chi phí, trích khấu hao tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ cuối kì. + Cung cấp các mẫu báo cáo tài chính, hệ thống sổ sách đúng mẫu biểu do Nhà nước quy định. + Có khả năng trích xuất số liệu ra chương trình Excel và Word giúp người sử dụng có thể tự tạo các báo cáo theo ý muốn. + Cung cấp chức năng quản lý người sử dụng đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin kế toán. + Phần mềm cho phép nhập nhiều bút toán trên cùng một phiếu thu, chi, cho phép kê khai nhiều hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào trong cùng một bút toán, giúp người nhập liệu tiết kiệm được thời gian. + Phần mềm có chức năng trợ giúp hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm theo các phần hành của chương trình, giúp người sử dụng dễ dàng trong việc sử dụng và triển khai. 3.3.2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm mà hệ thống thông tin kế toán có được thì cũng có một vài nhược điểm sau: - Tổ chức hệ thống báo cáo: do Chi nhánh là đơn vị trực thuộc, nên không lập báo cáo tài chính như các doanh nghiệp khác. Các báo cáo về doanh thu và chi phí chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý cơ bản, chứ chưa lập những báo cáo nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của theo từng chức năng hoạt động, từng khoản mục chi phí tại Chi nhánh theo định kì. - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu chưa lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu để khi có rủi ro xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống phục hồi nhanh. - Kiểm soát truy cập: chưa có sự phân chia quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoạt động, chưa sử dụng tập tin phân quyền quản lý truy cập. - Phần mềm kế toán Acsoft. + Hệ thống tài khoản của Chi nhánh chỉ mở các tài khoản cần thiết nhưng phần mềm vẫn quản lý hết các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ảnh hưởng đến tốc độ làm việc của người kế toán và hệ thống. Phần mềm Vietsun cho phép mở thêm các tài khoản đáp ứng yêu cầu quản lý của từng đơn vị và bỏ bớt các tài khoản không cần thiết. + Các định khoản sai phần mềm không phát hiện được. + Sửa số liệu trực tiếp lên dữ liệu vừa là ưu điểm, vừa là nhược điểm vì nó nó không tạo được dấu vết kiểm toán gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận xảy ra. + Kiểm soát kết xuất của phần mềm chưa kiểm soát được giới hạn số liệu: như giá trị số dư tiền mặt. Giá trị này không được phép âm nhưng phần mềm không kiểm soát được. Trong phần mềm Vietsun có phần quản lý hệ thống cho khai báo số âm, nếu ta chọn khai báo từ đầu là số âm thì phần mềm cho phép âm như các tài khoản tiền tại quỹ và hàng hóa trong kho, còn nếu không khai báo âm thì khi số dư tài khoản âm thì phần mềm sẽ báo lỗi. + Chưa có hỗ trợ máy tính khi người sử dụng phải nhập nhiều hóa đơn thuế giá trị gia tăng thì phải tính bên ngoài phần tổng trước rồi mới kê khai thuế trên từng hóa đơn. + Phần mềm chưa có các thủ tục tạo ra dấu vết kiểm toán nhằm hạn chế việc điều chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp. Chức năng này sẽ tự động ghi nhận các hành vi truy cấp hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng, tập tin này được bảo mật chỉ có người có quyền hạn cao nhất mới có khả năng truy cập và chỉ được quyền xem, in báo cáo dấu vết kiểm toán. Ví dụ: cuối tháng người kế toán trưởng muốn kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên mình, họ vào phần ứng dụng kiểm soát dấu vết kiểm toán sẽ biết nhân viên đó đã làm những gì, thêm tài khoản nào, bỏ tài khoản nào, sửa nội dung gì vào ngày, tháng, năm nào. 3.3.3. Hiệu quả đạt được. - Những quy trình kế toán xây dựng rõ ràng và việc đối chiếu các số liệu kế toán thường xuyên làm giảm bớt các bút toán không chính xác, tiết kiệm được thời gian, đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn. - Phần mềm dễ sử dụng, phù hợp với các nhân viên kế toán trong Chi nhánh. - Sử dụng phần mềm kế toán làm giảm chi phí về nhân sự và thời gian một cách đáng kể so với cách làm thủ công trước đây. Người kế toán không phải ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp, tính toán như trước nữa, chỉ cần nhập liệu lập các chứng từ gốc thì phần mềm tự động xử lý và ghi vào tất cả các sổ sách, báo cáo cần thiết. - Các báo cáo được cung cấp kịp thời, chính xác cho Giám đốc Chi nhánh và Cơ quan chủ quản nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn, và có kế hoạch phát triển trong thời gian tới. - Phần mềm kế toán giúp cho đơn vị dễ dàng trong việc gửi dữ liệu tới Cơ quan trung ương thông qua phương tiện email, tạo thuận lợi cho công việc quản lý của Cơ quan trung ương đối với các chi nhánh cấp dưới. - Cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho cơ quan thuế; làm giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc tránh thuế, làm giảm đáng kể công việc cho người kế toán vào cuối tháng. Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh trong môi trường sử dụng phần mềm kế toán hoạt động có hiệu quả và đáng tin cậy. 3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. Kết quả của phân tích hệ thống là hệ thống đã đạt được hiệu quả, không cần thay đổi hệ thống chỉ cần đề ra những biện pháp để khắc phục nhược điểm và tiếp tục duy trì những ưu điểm của hệ thống mà thôi. CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ. 4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN. - Hệ thống chứng từ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo: + Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ + Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. + Tính hợp lệ, hợp phápcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp. - Chứng từ phải được lưu trữ một cách khoa học, có hệ thống và cẩn thận theo thời gian quy định của Nhà nước. 4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ. Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng tài chính kế toán nên phổ biến những quy định tài chính cụ thể đối với từng dự án cụ thể cho nhân viên các bộ phận có liên quan nhằm tạo ra hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình chi phí. 4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. - Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán vì thực chất thì người kế toán là nhân tố quan trọng trong công tác kế toán. Nếu định khoản đúng thì làm kế toán mới chính xác và chỉ có người kế toán mới có thể phát hiện được các sai sót mà máy móc không thể thay thế được. Đồng thời nâng cao trình độ tin học của các nhân viên Phòng Tài chính Kế toán. Để khi có các lỗi cơ bản về phần mềm xảy ra thì kịp thời giải quyết, không phải mất thời gian chờ Trung tâm thông tin kinh tế xuống sửa chữa và có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất. - Tuyển thêm nhân viên kế toán để đảm trách phần kế toán dự án nhằm đảm bảo việc giải ngân và quyết toán ngân sách các dự án được kịp thời, đúng tiến độ. 4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO. - Cuối kì kế toán, ngoài các báo cáo về doanh thu, chi phí cần có thêm phần so sánh doanh thu, chi phí giữa các năm với nhau; giữa định mức ngân sách với thực tế phát sinh. Công tác này nhằm làm cho việc thu chi đạt hiệu quả hơn trong những năm tiếp theo. - Cuối mỗi quý hay 6 tháng cần lập báo cáo doanh thu chi phí theo từng bộ phận, so sánh giữa các kì báo cáo về doanh thu và chi phí của từng bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận. 4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT. Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán đã tạo ra được nhiều thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên trong việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu thì chưa có thủ tục kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu. Phòng Tài chính-Kế toán cần xúc tiến kế hoạch mua ổ cứng ngoài để ghi dự phòng đầy đủ tất cả các dữ liệu định kỳ hàng tháng, hàng quý, hoặc hằng 6 tháng. Bên cạnh đó cần có kế hoạch cụ thể trong công tác lưu trữ dữ liệu dự phòng (ổ cứng) ở một nơi khác nhằm đảm bảo cho dữ liệu được an toàn nhất. Đối với hệ thống kiểm soát truy cập cần sử dụng chức năng phân quyền quản lý của phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát trong Chi nhánh chặt chẽ hơn. Chi nhánh nên yêu cầu nhà sản xuất thiết kế hệ thống kiểm soát nhập dữ liệu chặt chẽ hơn và khắc phục các nhược điểm của phần mềm như thiết lập các thủ tục kiểm tra dấu vết kiểm toán, giới hạn dữ liệu, thông báo các lỗi định khoản sai cơ bản... CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. KẾT LUẬN. Cùng với sự phát triển của xã hội về nhiều mặt, trong đó có sự phát triển của khoa học và kỹ thuật, kế toán là một môn khoa học cũng đã có sự thay đổi phát triển không ngừng về nội dung và phương pháp để đáp ứng được yêu cầu ngày ngày càng cao của nền kinh tế. Sau khi thực hiện đề tài “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ” cho thấy về cơ bản hệ thống thông tin tại Chi nhánh đã đạt được những hiệu quả nhất định, các thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro, sai sót; phần mềm kế toán dễ sử dụng, phù hợp với người sử dụng, làm giảm đi một khối lượng lớn công việc và thời gian trong công tác kế toán tại Chi nhánh chỉ có một số nhược điểm nhưng hoàn toàn có thể khắc phục được. Đề tài đã giúp tôi có cái nhìn tổng quát hơn về hệ thống thông tin kế toán, cũng như công việc của một người kế toán trong thực tế. Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã học hỏi được cách sử dụng phần mềm kế toán ACsoft. Điều đó giúp tôi có cơ hội tiếp cận với những điều mới và tích lũy được những kinh nghiệm cần thiết về chuyên môn trong chuyên ngành của mình bên cạnh việc tiếp thu lý thuyết mà Thầy Cô đã truyền đạt trên lớp. Đây là cơ hội để tôi tiếp cận với công việc của mình sau này một cách tốt hơn. Tuy nhiên, do đặc điểm riêng của hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh nên đề tài nghiên cứu của tôi cũng chưa có cơ hội nghiên cứu về những hoạt động, bút toán tổng hợp trong một doanh nghiệp sản xuất và các hoạt động khác có liên quan. Đây cũng là mặt hạn chế trong đề tài này. 5.2. KIẾN NGHỊ Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh, tôi có một số kiến nghị như sau: 5.2.1. Đối với Nhà nước: - Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp với thực trạng đất nước và hệ thống các chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện cho các đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dự án nước ngoài. - Thiết lập một tổ chức độc lập đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán nhằm tạo sự tin tưởng của đối với người sử dụng và tạo ra sự sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong nước với nước ngoài. 5.2.2. Đối với Chi nhánh. - Chú trọng hơn công tác lưu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra, nhằm giảm bớt công việc kế toán trong Chi nhánh. - Luôn duy trì các hoạt động kiểm soát sẵn có. - Cập nhật các phiên bản mới của phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO X ² W 1. PGS-PTS Lê Gia Lục (1999). Kế toán đại cương và tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội. 2. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán-Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán kiểm toán (2004). Hệ thống Thông tin Kế toán (Sửa đổi và bổ sung lần 2), NXB Thống kê, TP Hồ Chí Minh. 3. Nguyễn Thế Hưng (2006). Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), NXB Thống Kê, TP Hồ Chí Minh. 4. Th.S Trần Phước (2006). “Giải pháp nâng cao chất lượng phần mềm kế toán doanh nghiệp”, Tạp chí Kế toán, Số tháng 10/2006, Tr. 26-27. 5. Các tài liệu được Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Chi nhánh Cần Thơ cung cấp. 6. Web site: 7. Web site: