Luận văn Cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty may Hưng Yên

1 Luận văn CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY MAY HƯNG YÊN 2 LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta đã và đang đẩy mạnh công cuộc đổi mới chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết và quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đây là một điều kiện rất thuận lợi cho các Doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng tiếp xúc với thị trường thế giới với những công nghệ và kỹ thuật tiên tiến cùng với mô hình tổ chức và phương pháp quản lý mới , hiện đại.Sức sản xuất xã hội dần dần được giải phóng khỏi những trói buộc của cơ chế cũ . Mọi thành phần kinh tế, mọi loại hình Doanh nghiệp được tự do kinh doanh và phát triển trong môi trường mới. Do vậy ,để tồn tại và phát triển,mỗi Doanh nghiệp phải có một mô hình sản xuất tối ưu,đồng bộ để tạo ra năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh cao nhất . Với tầm quan trong như vậy , tổ chức sản xuất là khâu then chốt trong công tác quản lý doanh nghiệp,là cơ sở khách quan của tổ chức bộ máy quản lý nhằm đổi mới cơ chế quản lý sao cho ngày càng phù hợp với nền kinh tế thị trường tạo ra ưu thế riêng của mỗi Doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường ở nước ta hiện nayđã có rất nhiều Doanh nghiệp bắt kịp với cơ chế mới và làm ăn có hiệu quả.Tuy nhiên cũng không ít Doanh nghiệp vẫn trong tình trạng làm ăn thua lỗ và đứng trước nguy cơ phá sản .Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này nhưng quan trọng nhất là công tác tổ chức sản xuất ở các Doanh nghiệp đó còn quá yếu kém và vẫn chịu ảnh hưởng nặng nề của cơ chế cũ. Điều này đã giải thích lý do một số Doanh nghiệp mặc dù có đội ngũ lao động lành nghề, máy móc thiết bị hiện đại,nguồnvốn lớn ... nhưng vẫn sản xuất kinh doanh không có hiệu quả. Công ty may Hưng yên là một Doanh nghiệp nhà nước đã qua chặng đường 35 năm ( 19/06/1966-19/05/2001) hình thành và phát triển, qua nhiều giai đoạn và đã nhiều lần thay đổi cách tổ chức sản xuất . Đến nay công tác tổ chức sản xuất đã ổn định và bắt đầu làm ăn có hiệu quả.Tuy vậy ,để theo kịp với sự phát triển và kế hoạch tăng tốc của ngành Dệt- May Việt nam đặt ra thì vấn đề công tác tổ chức sản xuất được ban lãnh đạo công ty hết sức quan tâm. Đây chính là cơ sở để thực hiện tốt phương hướng và nhiệm vụ sản xuất của Công ty 3 I/QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Công ty may Hưng yên ( Tên giao dịch : HUGACO) thành lập ngày 19/05/1966 theo quyết định của Bộ Ngoại thương Việt nam,nay thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam - Bộ công nghiệp. Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, ngành ngề kinh doanh chủ yếu là sản xuất hàng may mặc phục vụ xuất khẩu. Từ tháng 5/1966-1990 : Chuyên gia công hàng bảo hộ lao động, áo váy xuất khẩu cho các nước thuộc khu vực I ( Liên xô, Đức , Ba lan, Tiệp khắc, Bungari, Hungari...) Từ năm 1991 đến nay chuyên gia công hàng may mặc cho các nước thuộc khu vực II (Đài loan, Nhật bản , Hàn Quốc, Hongkong, Đức , Thuỵ điển , Canada... ) và bán FOB cho thị trường Đức, Tiệp, Liên xô....Mặt hàng chủ yếu của Công ty là áo Jacket 2 lớp, 3 lớp, 5 lớp, quần âu ,áo tắm, áo T-Shirt ,Bộ thể thao, sơ mi và áo váy các loại, ... Chuyển sang nền kinh tế thị trường, Từ Ban giám đốc đến mỗi công nhân đều có những cố gắng để tạo ra những bước phát triển mới về mọi mặt.. Song song với công cuộc đổi mới kinh tế của Đảng, để phù hợp với quá trình phát triển kinh tế của đất nước và của Doanh nghiệp, ngày 24/03/1993 Bộ công nghiệp nhẹ đã ra quyết định số 224/CNn chính thức đổi tên Xí nghiệp may Hưng yên thành Công ty may Hưng yên trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt nam. Trụ sở chính đặt tại số 83 đường Trưng trắc phường Minh khai- thị xã Hưng yên Sự kiện này không phải là sự thay đổi về mặt hình thức mà nó thực sự phản ánh những cố gắng, những thành tựu và đánh dấu sự trưởng thành cũng như phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh mới của Công ty. Kể từ khi mới thành lập với qui mô sản xuất nhỏ , trang thiết bị nghèo nàn,lạc hậu, công việc sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Nhà nước, chủng loại mặt hàng ít, chất lượng sản phẩm chưa cao. Đến nay , Công ty đã 4 xây dựng được 2 cơ sở sản xuất chính : một cơ sở ở Thị xã Hưng yên, một cơ sở ở huyện Mỹ hào tỉnh Hưng yên và hai liên doanh với các công ty ở trong nước đó là Công ty may Phố hiến -liên doanh với Công ty đay Hưng yên và Công ty may Hưng việt- liên doanh với công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Sài gòn. Với 1700 trang thiết bị hiện đại, tiên tiến chủ yêu của các nước như Nhật bản, CHLB Đức, Pháp , Mỹ và hơn 2000 cán bộ công nhân viênlành nghề được đào tạo có trình độ cao, tay nhề vững, có khả năng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước về các mặt hàng may mặc có chất lượng cao. Trong suốt 35 năm xây dựng và phát triển, đặc biệt là từ năm 1991 đến nay, chuyển sang cơ chế thị trường, Công ty đã trụ vững và liên tục phát triển, Qui mô sản xuất ngày một lớn , thị trường xuất khẩu của Công ty ngày càng mở rộng và thu hút được nhiều lao động, giải quyết việc làm cho nhân dân địa phương. Số lượng lao động từ 992 người năm 1991 nay đã tăng lên 2150 người. Doanh thu năm 1991 là 4,2 tỷ đồng , đến năm 2000 đã là 81 tỷ đồng. thu nhập bình quân đầu người tăng từ 95000 đ / tháng năm 1991 lên 1102000 đ năm 2000. Đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Để có được sự tăng trưởng liên tục của Công ty trong cơ chế thị trường, Lãnh đạo công ty đã thường xuyên nắm bắt các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu nhất là trong lĩnh vực liên quan tới hàng may mặc của công ty. Thường xuyên nắm bắt các nhu cầu của thị trường, tìm kiếm khai thác thị trường để định hướng chiến lược. Trên cơ sở định hướng chiến lược,lãnh đạo công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch,tổ chức sản xuất đáp ứng kịp thời các nhu cầu của thị trường. Cùng với việc cử các đoàn đi khảo sát ở các thị trường nước ngoài như : Nhật, đức, Hàn quốc, Mỹ, Hongkong... Hàng năm công ty đã cử cán bộ quản lý , cán bộ kỹ thuật đi học tập kinh nghiệm quản lý, tổ chức sản xuất ở một số công ty may phía nam để bắt kịp đòi hỏi của những chủng loại sản phẩm mới 5 và thị trường mới. Bước đầu triển khai thâm nhập thị trường một nước, sau đó phát triển ra nhiều nước khác như : Đài loan, Hàn quốc, Nhật, Đức, Thuỵ điển, Pháp, Hongkong....Đối với mỗi nước, bước đầu ký kết hợp đồng với một công ty sau phát triển ra nhiều công ty khác. Để thực hiện chiến lược phát triển thị trường phải bảo đảm và nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng thời gian giao hàng và thoả mãn các yêu cầu của khách hàng...Công ty đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức, đổi mới thiết bị, công nghệ, nhà xưởng, tổ chức bố trí lại sản xuất ,đồng thời năm 2000 Công ty đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO- 9002.Đến nay, hệ thống này đã đi vào hoạt động có hiệu quả góp phần nâng cao năng suất và chất lượng của sản phẩm. Sự tăng trưởng và phát triển của công ty được phản ánh qua một số chỉ tiêu sau: a/Chỉ tiêu về vốn : ST T Chỉ tiêu ĐVT 1997 1998 1999 2000 1 Tài sản cố định triệu đồng 30177 36745 37997 46529 2 Nguồn vốn KD “ 7378 8039 8287 8690 3 Vốn cố định “ 4695 4856 5104 5507 -ngân sách “ 1809 1809 1809 1809 -Vốn tự có “ 2885 3047 4295 3698 4 Vốn lưu động “ 2683 3183 3183 3183 -ngân sách “ 2565 3065 3065 3065 -Tự có “ 117 117 117 117 b/Thực hiện các chỉ tiêu Stt Chỉ tiêu ĐVT 1997 1998 1999 2000 1 Giá trị tổng sản lượng tỷ đ 48,6 60,7 71,2 81 2 Sản phẩm sản xuất (Qui đổi sơ mi) 1000 sp 1225 1394 1660 1700 3 Doanh thu tiêu thụ Tr. đ 49097 60784 71234 81022 4 Lãi thực hiện “ 783 912 1529 1918 5 Nộp ngân sách “ 705 705 817 848 6 Thu nhập bình quân đ/th 776150 848570 929833 1102000 6 7 Số lao động Ng 1990 2100 2107 2150 8 đầu tư xây dựng cơ bản Tr. đ 5117 2529 124 3000 9 đầu tư thiết bị Tr. đ 5996 4251 2964 5765 II/ CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY MAY HƯNG YÊN Công ty may Hưng yên được tổ chức theo mô hình một thủ trưởng,Ban giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc,bên dưới là các phòng ban chức năng và các xí nghiệp thành viên của Công ty. Đứng đầu các phòng là trưởng phòng và đứng đầu các xí nghiệp là các giám đốc xí nghiệp chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ ban giám đốc công ty. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau : a/ Ban giám đốc công ty : -Tổng giám đôc công ty : Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty -Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh -đời sống và xây dựng cơ bản Chỉ đạo Phòng xuất nhập khẩu trong việc mua sắm vật tư và tiêu thụ sản phẩm, chỉ đạo việc lập các dự án đầu tư phát triển sản xuất , chỉ đạo các công việc thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản,chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty -Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất : Chỉ đạo các xí nghiệp ,phòng ban thực hiện kế hoạch sản xuất hàng tháng, quí ,năm của toàn công tyvà tiến độ giao hàng theo kế hoach đã thoả thuận với khách hàng.Chỉ đạo việc xây dựng hệ thống định mức lao động và các định mức kinh tế -kỹ thuật. Trực tiếp chỉ đạo bộ phận chuẩn bị sản xuất. -Phó tổng giám đốc phụ trách chất lượng :Chỉ đạo các đơn vị thực hiện những yêu cầu về chất lượng sản phẩm ,Hiệu trưởng trường đào tạo, chỉ đạo công tác an toàn lao động, phó chủ tịch hội đồng thi đua của Công ty. b/ Khối Phòng ban -Phòng Xuất nhập khẩu : là đơn vị có chức năng giao dịch với khách hàng, nắm bắt yêu cầu của khách hàng, dịch thuật chính xác các tài liệu, yêu 7 cầu của khách hàng , cân đối nguyên phụ liệu từ khâu đầu đến khâu cuối , mua,nhập xuất vật tư nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị ,phụ tùng ,hàng hoá theo kế hoạch của Công ty ,đảm bảo phục vụ kịp thời cho sản xuất . Điều độ kế hoạch sản xuất để đảm bảo giao hàng kịp thời cho khách hàng. -Phòng kỹ thuật : là đơn vị chức năng thiết kế mẫu mã đảm bảo kịp thời cho sản xuất , xây dựng qui trình công nghệ , hướng dẫn cho các xí nghiệp may đúng yêu cầu kỹ thuật của khách hàng , định mức năng suất lao động, điều động thiết bị sản xuất, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật và an toàn phục vụ cho sản xuất như điện, ánh sáng, thông gió ... -Phòng KCS : là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo toàn bộ khâu chất lượng sản phẩm của Công ty từ khâu nguyên liệu đến khâu cuối cùng , kiểm tra 100% sản phẩm trước khi nhập kho không để sản phẩm kém chất lượng lọt lưới hoặc khách hàng khiếu nại. -Phòng tài vụ : là đơn vị có chức năng theo dõi , giám sát tài sản và toàn bộ tài chính của Công ty,đồng thời hạch toán lương cho toàn thể cán bộ công nhân viên -Phòng tổ chức hành chính : là đơn vị có chức năng giúp lãnh đạo công ty quản lý tổ chức nhân sự, quản lý và phân loại, chuyển công văn đi , đến ,theo dõi thi đua ,khen thưởng, thực hiện nhiệm vụ quản lý lao động, tiền lương, quản lý xây dựng cơ bản, bảo vệ an toàn về kinh tế, chính trị của Công ty. -Phòng Y tế - Mầm non : Là đơn vị giúp lãnh đạo Công Ty quản lý chăm sóc sức khoẻ người lao động và chăm lo nuôi dạy các cháu là con cán bộ công nhân viên ở độ tuổi mầm non để cha mẹ các cháu yên tâm sản xuất . c. Khối sản xuất : Hiện nay Công Ty có 7 xí nghiệp thành viên và một tổ sản xuất thuộc phòng kỹ thuận quản lý . Các xí nghiệp chức năng nhiệm như sau : -Chủ động bố trí xắp xếp sản xuất để hoàn thành kế hoạch được giao , đảm bảo đúng tiến độ giao hàng , sử dụng đúng vật tư , đảm bảo chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn qui định . -Quản lý tốt tài sản của Công Ty giao cho xí nghiệp . 8 -Thực hiện tốt các chế độ đối với người lao động theo đúng qui định của bộ luật lao động , luật công đoàn và những hướng dẫn của Công Ty . 9 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MAY HƯNG YÊN TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ TGĐ PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT PHÓ TGĐ PHỤ TRÁCH CHẤT LƯỢNG PHÓ TGĐ PHỤ TRÁCH KINH DOANH Phòng KCS Phòng y tế - mầm Phòng tổ chức - Hành Phòng kế toán -Tài vụ Phòng XNK Phòng kỹ thuật Xí nghi ệp may I Xí nghiệ p may Mỹ văn Xí nghiệ p may VI Xí nghiệ p may V Xí nghiệ p may IV Xí nghi ệp may III Xí nghiệ p may II 10 III. CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT : Lãnh đạo Công ty thường xuyên định kỳ đánh giá , có biện pháp cải tiến tổ chức quản lý để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh . Mục tiêu của đánh giá và cải tiến là để tạo ra năng xuất lao động , nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty . Như việc xắp xếp và hợp lý hoá trên các dây truyền sản xuất , áp dụng kỹ thuật tiên tiến , sử dụng dây truyền công nghệ hiện đại , cải tiến cơ cấu tổ chức . Năm 1998 lãnh đạo Công ty đã thực hiện cải tiến tổ chức sản xuất tách các xí nghiệp cũ mỗi ca sản xuất thành một xí nghiệp thành viên từ đó toàn Công ty chỉ làm việc 01 ca / Ngày . Cho tới nay Công Ty có 7 Xí nghiệp thành viên và một tổ sản xuất trực thuộc phòng kỹ thuật quản lý . Năm 1999 Công ty đã đưa hệ thống thiết kế mẫu và giác sơ đồ trên máy vi tính vào hoạt động . Phòng kỹ thuật cung cấp toàn bộ mẫu sơ đồ cho các đơn vị may để cắt bán thành phẩm . Song do đặc điểm các đơn đặt hàng nhỏ , mẫu mã thay đổi thường xuyên , chu kỳ sản xuất ngắn hơn nữa do mỗi đơn vị may có một tổ cắt nên thiết bị cắt , ép mếch bị phân tán nên không tận dụng hết khả năng của thiết bị . Chính vì vậy tháng 9/2000 Công ty đã tập trung lại thành 3 tổ cắt giao cho phòng kỹ thuật quản lý buổi đầu mang lại hiệu quả tốt cung cấp đầy đủ ,kịp thời bán thành phẩm cho các xí nghiệp may, chất lượng cắt đảm bảo hơn, quản lý nguyên liệu được chặt chẽ hơn Năm 2000, Công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chẩn quốc tế ISO-9002 chính vì vậy đã phân định rõ chức năng nhiệm vụ của từng người, từng bộ phận. Mọi công việc đều có sự kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu theo các qui trình, các hướng dẫn và thực hiện ghi chép theo các mẫu biểu qui định . Chính vì vậy mà lãnh đạo công ty nắm chắc được khâu nào mạnh , yếu và những vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Nhờ 11 vậy mà năng suất lao động và chất lượng sản phẩm của công ty tăng lên rõ rệt. Mô hình sản xuất của Công ty gắn liền với qui trình sản xuất theo thứ tự các bước công đoạn từ đâù vào cho đến khi sản xuất ra sản phẩm . QUI TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY Việc tổ chức theo mô hình trên đã thể hiện rõ tính chất khép kín của khâu sản xuất , thể hiện rõ tính chuyên môn hoá sâu, qua đó phát huy hết khả năng Phòng XNK xác định lượng hàng, xuất nhập, cân đối vật Kho nguyên liệu Kho phụ liệu Phòng KT thiết kế chuyền sản xuất,điều động thiết bị,viết tiêu chuẩn kỹ Phòng KT thiết kế mẫu và giác sơ Xuất sản phẩm cho khách theo Đóng gói, đóng thùng KCS Kiểm tra Là sản phẩm Bộ phận may Bộ phận cắt KCS Kiểm tra 12 của các bộ phận góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. IV/ NHỮNG VẤN ĐỀ CÒN TỒN TẠI Ở CÔNG TY MAY HƯNG YÊN Mặc dù đã đạt được rất nhiều thành tích đáng khích lệ nhưng công tác tổ chức sản xuất ở Công ty may Hưng yên vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục -ở một số dây chuyền sản xuất máy móc thiết bị còn chưa đồng bộ gây ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Công ty đã từng bước thay thế các máy móc cũ , đầu tư thêm các thiết bị chuyên dùng, tuy nhiên do thiếu vốn đầu tư nên một số dây chuyền sản xuất vẫn còn thiếu các thiết bị chuyên dùng. Công ty chưa có nhiều thị trường có đơn hàng lớn do đặc điểm của thị trường châu âu đơn hàng sản xuất thường có nhiều đơn nhỏ, số lượng ít, điều này đã gây khó khăn cho công tác tổ chức sản xuất. Việc bố trí thiết bị ở một số dây chuyền sản xuất chưa hợp lý, do vậy chưa phát huy tối đa công suất của máy móc thiết bị. Mặc dù công ty thường xuyên bồi dưỡng, cử đi học để nâng cao trình độ nhưng đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty vẫn còn hạn chế , về năng lực chưa đáp ứng được yêu cầu của sản xuất. Những vấn đề tồn tại trên đã và đang hạn chế hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban lãnh đạo của công ty đã từng bước tháo gỡ dần dần để tìm ra phương hướng sản xuất kinh doanh và tổ chức sản xuất hợp lý hơn, thích nghi với cơ chế thị trường và mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn cho công ty 13