Lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh KHÓA HỌC ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM TRÒ CHƠI MỤC TIÊU Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;  Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình; Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả; Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả; NỘI DUNG ① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc. ② Phương pháp lập kế hoạch công việc. ③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả. ④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch. Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm CHIA NHÓM • Đặt tên Nhóm. • Thiết kế Logo của Nhóm. • Bầu Trưởng nhóm. GIỚI THIỆU • Tên & Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm. • Mong đợi của nhóm. 1 Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch Và Tổ Chức Công Việc HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1 5 Phút thực hiện Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2 4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế Lập kế hoạch là gì? Vì sao lại cần phải lập kế hoạch? Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập? Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu đã được xác định” là gì? • Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế). • Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây). Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần Đâu là sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý? Lãnh đạo và Quản lý Lãnh đạo và Quản lý Thấy Làm Được 7 Việc quan trọng nhất cần làm •Cải thiện việc giao tiếp với mọi người. • Làm công việc chuẩn bị tốt hơn. • Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn •Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn. •Tìm kiếm các cơ hội mới. •Rèn luyện bản thân. •Trao quyền cho người khác. Vị trí của việc lập kế hoạch đối với nhà quản lý Trò chơi đuổi hình bắt gà B A 2 Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào? Đánh giá thực trạng các nguồn lực Dự đoán, dự báo Xác định mục tiêu Phân loại mục tiêu Công ty Bộ phận Cá nhân Phương pháp SMART Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu Measuable: Đo đếm được Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung Time-bound: Có thời hạn Xây dựng các phương án Đánh giá các phương án Lựa chọn các phương án Xây dựng các kế hoạch bổ trợ Hoạt động: Sợi dây kết nối MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH 5W1H How What Who WhyWhen Where 5WH2C5M •Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why). •Xác định nội dung công việc 1W (What). •Xác định 3W còn lại (Where,When,Who). •Xác định cách thức thực hiện 1H (How). •Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control). •Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check). •Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money, Material, Machine, Method). LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY Tầm nhìn Sứ mệnh Các chiến lược Mục tiêu Kế hoạch Thực hành lập kế hoạch cho một công việc cụ thể tại VIETTEL 3 Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả Việc tổ chức và phân công công việc ở VIETTEL? Xác định chức năng nhiệm vụ •Xác định chức năng. •Xây dựng quy trình. •Định biên công việc. •Xác định mô tả công việc. •Phân công công việc. Sắp xếp nơi làm việc Quản lý thông tin và Công việc Xem xét đánh giá và điều chỉnh Chương trình hóa tổng thể 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn 1 Nhận diện các vai trò 2 Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò 3 Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần 24 Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định 25 Đánh giá 26 ĐI TÌM KHO BÁU 4 Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch Quản trị thời gian Nhật ký thời gian Thế hệ quản trị thứ nhất • Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc. •Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1 2Thế hệ quản trị thứ hai • Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động. •Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn. •Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 3Thế hệ quản trị thứ ba • Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát. •Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn. •Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 4Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư •Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc. •Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối. •Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư •Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng. •Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4 Làm Và Được Được ít Được nhiều Làm ít Làm nhiều Làm nhiều Được ít Làm nhiều Được nhiều Làm ít Được ít Làm ít Được nhiều 80/20 80% 20% Ma trận thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II III IV Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I  Khủng hoảng  Các vấn đề cấp bách  Các dự án đến hạn  Công việc tồn đọng II  Làm việc trong chiến lược  Tìm kiếm cơ hội  Lập kế hoạch  Xây dựng mối quan hệ  Trao quyền  Nghỉ ngơi thực sự III  Các việc đột xuất  Thư từ, email  Họp hành  Các vấn đề cấp bách  Các hoạt động ưu thích IV  Các công việc vô bổ  Điện thoại  Tán gẫu  Hoạt động giải trí  Những việc lãng phí thời gian  Thư từ không liên quan Khẩn cấp – Quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I Kết quả:  Căng thẳng.  Kiệt sức mệt mỏi.  Bận rộn công việc.  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.  Quản trị khủng hoảng.  Luôn phải chữa cháy. II III IV Không khẩn cấp – Quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II Kết quả:  Tầm nhìn, viễn cảnh.  Cân bằng.  Sống có kỉ luật.  Chủ động.  Quan hệ tốt.  Ít khủng hoảng. III IV Khẩn cấp – Không quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II III Kết quả:  Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.  Xử lý khủng hoảng.  Tìm cách háo danh.  Công việc vụn vặt.  Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.  Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.  Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ. IV Không khẩn cấp – Không quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II III IV Kết quả:  Vô trách nhiệm.  Bị đuổi việc.  Tách rời công việc.  Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về tổ chức về những điều cơ bản. Phân công công việc Giám sát công việc HOẠT ĐỘNG TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ Chúc các Anh/Chị thành công!