Lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án

CHƯƠNG 6 LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN Khái niệm Kế hoạch tiến độ dự án là bản kế hoạch trình bày trình tự và thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo dự án thực hiện đúng thời hạn quy định trong mối quan hệ với thành quả và nguồn lực dành cho dự án. Đặc điểm - Là cơ sở để huy động và quản lý chi phí và các yếu tố nguồn lực khác. Do vậy phải tiến hành trước. - Hoạt động quản lý phức tạp do tính phức tạp của môi trường dự án. Các công cụ lập kế hoạch tiến độ Biểu đồ GANT Sơ đồ mạng + Phương pháp AOA (Activities On Arrow) + Phương pháp AON (Activities On Node) - Sơ đồ PERT/CPM PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ GANTT (Gantt Chart Method) Định nghĩa “Phương pháp sơ đồ Gantt là kỹ thuật quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án trên trục tọa độ 2 chiều, trong đó trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện hoạt động, trục tung biểu diễn trình tự tiến hành các hoạt động: Lịch sử sơ đồ Gantt Mang tên nhà hoá học người Mỹ (Henry LGantt) để tưởng niệm ông, người đã phát minh ra phương pháp này khi quản trị một dự án nghiên cứu và triển khai (R&D – Research & Development) vào năm 1917 - Ví dụ: Áp dụng phương pháp sơ đồ Gantt để quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động ( công việc) của dự án nghiên cứu có các thông số dưới đây : Nội dung phương pháp sơ đồ Gantt - Các bước để tạo sơ đồ Gantt Bước 1/ Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết. Bước 2/ Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý. Bước 3/ Xác định độ dài thời gian thực hiện từng công việc một cách thích hợp Bước 4/ Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc công việc. Chú ý : Các hoạt động có thể thực hiện đồng thời, song song với nhau Bước 5/ Xây dựng bảng phân tích các hoạt động , trong đó nêu rõ nội dung trình tự thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động Bước 6/ Vẽ sơ đồ Gantt với các quy định sau: 1/ Trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện hoạt động (ngày, tuần lễ, tháng, năm…) 2/ Trục tung biểu diễn trình tự tiến hành các hoạt động 3/ Độ dài thời gian thực hiện hoạt động biểu diễn bằng thanh ngang 4/Thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động được kí hiệu bằng mũi tên Hoặc ngoặc đơn ( ), hoặc móc đơn [ ] Bài tập nghiên cứu Đề bài: Áp dụng phương pháp sơ đồ Gantt để quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án nghiên cứu có các thông số dưới đây TT Hoạt động Ký hiệu Thời gian thực hiện (tháng) Thời gian bắt đầu 1 San lấp mặt bằng địa điểm A 1 Ngay từ đầu 2 Hợp đồng cung ứng MMTB B 1 Ngay từ đầu 3 Xây dựng nhà xưởng C 6 Sau A 4 Chờ máy móc thiết bị về D 6 Sau B 5 Lắp đặt máy móc thiết bị E 4 Sau C,D 6 Điện, nước F 2 Sau C 7 Chạy thử máy và nghiệm thu G 1 Sau E, F Hoạt động Thời gian G F E D C B A 1 2 7 8 9 10 11 12 13 3 4 5 6 14 Tổng thời gian thực hiện: 12 tháng Tháng Đặc điểm của phương pháp sơ đồ Gantt - Ưu điểm: 1/ Phương pháp sơ đồ Gantt cho biết nhiệm vụ cụ thể từng hoạt động, thứ tự thực hiện các hoạt động, độ dài thực hiện từng hoạt động, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động 2/ Cho khả năng nhận biết tổng thời gian cần thiết để thực hiện dự án 3/ Phương pháp sơ đồ Gatt cho thấy một trạng thái động “của tiến tình dự án”, khi sử dụng thêm các ký hiệu mô tả một số trạng thái cần kiểm tra giám sát tiến trình dự án - Hạn chế: 1/ Phương pháp sơ đồ Gantt không cho nhà quản trị gia dự án thấy rõ mối liên hệ cụ thể và tác dụng tương hỗ giữa các hoạt động 2/ Không biểu thị cho quản trị gia dự án biết cách phải làm như thế nào để rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án - Ứng dụng: 1/ Với đặc điểm đơn giản dễ làm dễ hiểu, phương pháp sơ đồ Gantt được ứng dụng phổ biến trong quản trị dự án 2/ Bổ sung cho phương pháp sơ đồ Gantt, trong quản trị dự án còn áp dụng phổ biến phương pháp sơ đồ PERT được trình bày dưới đây Một số kí hiệu kiểm tra giám sát tiến trình dự án trên sơ đồ Gantt TT Nội dung Ký hiệu 1 Thời điểm bắt đầu hoạt động Nét mảnh Nét đậm < ; ( ; [ 2 Thời điểm kết thúc hoạt động >; ) ; ] 3 Thời gian hoạch định từng hoạt động 4 Hoạt động đã thực hiện 5 Thực hiện chậm trễ so với kế hoạch 6 Thời điểm cần giám sát 7 Kết thúc hoạt động quan trọng 8 Kết quả quan trọng cần đạt 9 Báo cáo tài chính quan trọng cần làm Hoạt động Thời gian G F E D C B A 1 2 7 8 9 10 11 12 13 3 4 5 6 14 Tổng thời gian thực hiện: 12 tháng Tháng - Tại thời điểm cuối tháng thứ 6, cần làm báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính này có tầm quan trọng vì ở giữa chu kỳ thực hiện dự án, thường đòi hỏi chi phí lớn về nhân lực và vật lực. - Tại thời điểm cuối tháng 7, cần có sự giám sát và kiểm tra kết quá quan trọng cần đạt là xây dựng nhà xưởng xong (hoạt động C) và tập kết đủ máy móc thiết bị (hoạt động D) - Qua kiểm tra giám sát cho thấy, khối lượng công việc của hoạt động C không được hoàn thành đủ, mà chỉ tương đương với khối lượng cần làm trong 4 tháng, do đó đã chậm hai tháng so với kế hoạch - Tại thời điểm cuối tháng 11 cần kết thúc hoạt động quan trọng (hoạt động E) là lắp đặt xong máy móc thiết bị. II. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG CPM (Critical Path Method) hay đường găng Việc quản lý dự án thường được xem là yếu tố mấu chốt trong sự thành công của một dự án. Nghĩa là thành công sau này của một dự án được xác định ngay từ khi lập kế hoạch, khi nhóm quản lý dự án được hình thành. Nhóm này phải theo dõi tất cả các chi tiết của dự án, đặc biệt các khía cạnh thiết kế, lập tiến độ và kiểm tra. Họ phải tìm kiếm và phân tích các thông tin để: - Xác định được tất cả các công việc trong dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau và cuối cùng xác định được trình tự thực hiện các công việc. - Ước lượng thời gian thực hiện của mỗi công việc, tổng thời gian thực hiện dự án và thời điểm mỗi công việc phải kết thúc để đảm bảo đúng thời gian kết thúc dự án. - Xác định các công việc căng nhất về mặt thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn, thời gian thực hiện tối đa của mỗi công việc mà không làm trễ dự án. - Ước lượng chi phí và lên kế hoạch thực hiện sao cho tối thiểu hoá chi phí tổng cộng. - Hoạch định và phân phối tài nguyên sao cho mục tiêu dự án đạt được một cách hiệu quả nhất. - Chỉ đạo quá trình thực hiện, phản ứng nhanh với những lệch lạc so với kết quả và hiệu chỉnh kế hoạch khi cần thiết. - Dự báo các sự cố và tìm biện pháp để tránh nó. - Lập các báo cáo về tiến trình, thể hiện các thông tin liên quan đến dự án một cách dễ hiểu nhất. Phương pháp phân tích sơ đồ mạng có thể sử dụng cho hầu hết các loại dự án, nhưng hiệu quả hơn cả là cho các dự án lớn (liên quan đến vốn đầu tư lớn đáng để tập hợp và xử lý dữ liệu) và phức tạp (dễ sai lầm trong quá trình tiến hành). Các dự án như vậy thường mang tính độc nhất nên không có những kinh nghiệm trong quá khứ có thể áp dụng trực tiếp được. Những dự án tiêu biểu bao gồm dự án xây dựng, tổ chức các sự kiện lớn, tung ra sản phẩm mới... Một số khái niệm và kí hiệu - Mạng công việc Là kĩ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự kiện. Sơ đồ mạng của một dự án bao gồm các nút liên hệ với nhau bằng các mũi tên hoặc các cung. - Tác dụng của sơ đồ mạng  + Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các công việc + Phản ánh đầy đủ thời gian các công việc, thời gian hoàn thành dự án, thời gian dự trữ của công việc và sự kiện + Là cơ sở để lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi tiến độ và điều hành dự án; để phân phối điều hòa các nguồn lực của dự án … - Sự kiện (Event) i Là điểm chuyển tiếp đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hòan thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp. - Đường hay còn gọi là tiến trình (Path) Đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối. 1 2 4 3 - Mũi tên - Mũi tên chỉ ra quan hệ giữa các công việc, phương và chiều dài của nó không có ý nghĩa. - Hướng của mũi tên trong sơ đồ mạng chỉ ra trình tự thực hiện, một công việc đi trước (preceding activity) phải kết thúc trước khi công việc đi sau (Following Activity) bắt đầu thực hiện, một công việc đi sau có thể bắt đầu ngay sau khi mà công việc đi trước đã kết thúc. - Sau khi đã vẽ sơ đồ mạng, chúng ta sẽ khảo sát vấn đề thời gian, để tiện lợi ta giả thiết rằng thời điểm bắt đầu dự án là thời điểm 0 và đi tính toán thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc. - Khi đã có lịch trình thực hiện của dự án trong đó chỉ rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, ta có thể hoạch định tài nguyên cho từng công việc khi cần thiết - Công tác (công việc- Activity) Công tác là hoạt động sản xuất ở giữa 2 sự kiện. Công tác được mô tả bởi một mũi tên nối 2 sự kiện và được ký hiệu bằng các số của 2 sự kiện trước và sau hoặc bằng một mẫu tự. Như vậy, một sơ đồ mạng bao gồm các công việc (công tác) và các sự kiện. 1 2 3 A (t1) B(t2) -Ví dụ 8.7: Có 2 công việc A, B và 3 sự kiện. Sự kiện 1 là bắt đầu công việc A, sự kiện 2 là kết thúc công việc A và bắt đầu công việc B, sự kiện 3 là kết thúc công việc B Ý nghĩa: Công tác A hay công tác 1-2 là một hoạt động sản xuất giữa 2 sự kiện 1 và 2.Tương tự công tác B. Thời gian thực hiện công tác A, B là t1và t2 - Có 3 loại công tác: + Công tác thực là hoạt động sản xuất cần tài nguyên (gồm nhân vật lực ) và thời gian. Công tác thực được biểu diễn bằng mũi tên liền + Công tác giả (công việc ảo – Dummy): Dùng chỉ mối liên hệ giữa các công tác không đòi hỏi tài nguyên và thời gian. Công tác giả được biểu diễn bằng mũi tên nét đứt liền. Có hai trường hợp cần phải sử dụng công việc giả trong sơ đồ mạng: + Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng 8.1 sau: Công việc Phụ thuộc vào A - B A C A D B,C Giải 1 2 A B 3 4 C D - Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau : D 2 5 3 4 1 A B X C - Như vậy sẽ vi phạm quy tắc giữa hai sự kiện chỉ được nối với nhau bằng một công việc, ta đưa vào công việc giả X(có thời gian thực hiện bằng không và không cần tài nguyên) ta sẽ biểu diễn lại dự án như sau : + Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng 8.2 sau: Công việc Phụ thuộc vào D - E - F D,E G D - Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau: 2 5 3 4 1 D F G E - Cách mô tả này cho thấy cả hai công việc F và G đều phụ thuộc vào hai công việc D và E, không đúng vì chỉ có công việc F phụ thuộc vào D và E còn G chỉ phụ thuộc vào D mà thôi. - Khi dùng công việc giả ta sẽ có sơ đồ mạng như sau : 2 6 4 5 1 D G F 3 E - Ví dụ 8.8: Biến X trong hình sau cho biết công việc C chỉ bắt đầu được thực hiện khi cả 2 công việc A và B đã hoàn thành. 4 6 3 5 2 1 X A(7 tuần) B(4 tuần) D(4 tuần) E(3 tuần) F(4 tuần) C(3 tuần) + Công tác chờ đợi: Là công tác không cần tài nguyên mà chỉ cần thời gian. Công tác chờ đợi được biểu diễn bằng mũi tên liền Lịch sử phương pháp sơ đồ mạng - Bắt đầu sử dụng năm 1957 bởi công ty DuPont - Nhằm cân đối giữa chi phí và thời gian - Phương pháp sử dụng mô hình xác định (tất định). Theo đó thời gian hoàn thành mỗi công việc (công tác) là hằng số.Mạng dự án bao gồm các nút và các cung. Có 2 loại kiểu biểu diển: - Phương pháp AOA (Activities On Arrow): Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trên mũi tên” + Đặc điểm: Dùng mũi tên để thể hiện các công việc 1 5 4 3 2 i Ts(i) Tm(i) S(i) Kí hiệu sự kiện Thời gian dự trữ Công việc k Thời điểm của công việc k Thời điểm bắt đầu sớm của sự kiện i Thời điểm bắt đầu muộn của sự kiện i - Phương pháp AON – Activities On Node: Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trong các nút” - Đặc điểm: Dùng các nút để thể hiện các công việc - Các nguyên tắc xây dựng AON + Thứ nhất. Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc. + Thứ hai. Các mũi tên chỉ thuần tuý xác định thứ tự trước sau của các công việc. + Thứ ba Tất các các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất các các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước. Tên công việc Thứ tự CV Thơi gian thực hiện CV Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc a 1 2d Thu 10/15/91 Fri 10/18/98 d 2 4d Thu 10/15/98 Tue 10/20/98 c 4 5d Wed10/21/98 Thu 10/29/98 e 5 3d Wed 10/21/98 Fri 10/23/98 b 2 4d zThu 10/15/98 Tue 10/20/98 Một số nguyên tắc khi vẽ sơ đồ mạng a. Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ mạng Phương pháp đường găng (CPM) khác phương pháp PERT là ở chỗ phương pháp CPM xem thời gian thực hiện một công việc hằng số và đã biết, trong khi đó PERT xem thời gian thực hiện thay đổi theo một phân phối đã biết. Các dự án nhỏ do số công việc ít nên có thể dễ dạng sử dụng bảng quan hệ phụ thuộc (Dependence Table) của các công việc để vẽ sơ đồ mạng, còn đối với các dự án lớn cần phải áp dụng phương pháp sau: - Bắt đầu vẽ từ bên trái các công việc không phụ thuộc vào công việc nào cả. Sau đó thêm vào cột các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc thứ nhất, rồi tiếp theo là các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc vừa thêm vào... Tiếp tục như vậy cho đến khi không còn công việc nào nữa. - Mỗi công việc được thực hiện bằng một đường thẳng nối 2 đỉnh (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng Trước khi một công việc bắt đầu, các công việc đi trước nó phải được kết thúc. Tất cả các công việc trong sơ đồ mạng phải hướng từ trái sang phải không được quay trở lại sự kiện mà chúng xuất phát, nghĩa là không được lập thành vòng kín. 4 6 5 7 - Ví dụ 8. 9 Sai - Các sự kiện được biểu diễn bằng một vòng tròn (nút) và được đánh số liên tục từ nhỏ đến lớn theo chiều từ trái sang phải và trên xuống dưới.Mỗi sự kiện đều có một công việc đến và đi, sự kiện cuối cùng chỉ có công việc đến 20 17 21 19 18 22 - Ví dụ 8.10 Sai vì : Sự kiện 19 không có công tác đến, sự kiện 21 không có công tác đi - Những công tác riêng biệt không được kí hiệu bởi cùng một số, nghĩa là không được cùng sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc. (Một sơ đồ mạng chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối) - Ví dụ 8.11: Cho A và B là 2 công tác riêng biệt 3 4 A B 3 5 A B 4 Công tác giả 45 Sai vì : Công tác A = Công tác 34 Đúng vì : Công tác A = Công tác 34 Công tác B = Công tác 34 Công tác B = Công tác 35 1 3 2 4 Sự kiện đầu tiên - Sơ đồ mạng cần có dạng đơn giản, cần tránh tới mức thấp nhất hiện tượng giao cắt nhau giữa các công việc 3 1 4 2 - Ví dụ 8.12  Không nên nên - Sơ đồ mạng phải phán ánh được trình độ kỹ thuật của công việc và quan hệ kỹ thuật giữa chúng - Ví dụ 8.13 Công việc Công việc đi trước A Không có B Không có C Sau A D Sau B E Sau B,C - Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi công việc A đã hoàn thành 1 2 A(3 ngày) B(4 ngày) 2b 1 3bb A(3 ngày) B(4 ngày) - Hai công việc hội tụ: Hai công việc A và B chỉ có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng lại cùng hoàn thành tại một thời điểm (sự kiện 3) 2 B(4 ngày) A(3 ngày) - Hai công việc thực hiện đồng thời: Công việc A và B đều bắt thực hiện cùng thời (từ sự kiện 2) b. Quy tắc vẽ sơ đồ mạng: - Sơ đồ lập từ trái sang phải, không theo tỷ lệ. Nếu muốn phải quy ước trước. - Các mũi tên không nên cắt nhau - Số hiệu các sự kiện và công việc không được trùng nhau - Không có vòng kín (chu trình) - Không được có vòng khuyên III. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ PERT/CPM (Program Evaluation & Review Technique – Kỹ thuật thẩm định và truyền tin theo chương trình) 1. Định nghĩa sơ đồ PERT/CPM - PERT – Program Evalution and Review Technique Là một mạng công việc theo phương pháp AOA. Trong đó thời gian thực hiện CV được xem là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối β. - CPM – Critical Path Method Phương pháp Đường găng: Là kỹ thuật sử dụng các phương pháp thống kê để xác định đường găng và tính toán các bài toán tối ưu trên mạng công việc. - Phương pháp PERT/ CPM “Phương pháp sơ đồ PERT, còn lại là kỹ thuật thẩm định và truyền tin theo chương trình là kỹ thuật quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) trong dự án bằng sơ đồ hệ thống (hay sơ đồ mạng). Trong đó, sự hoàn thành của hoạt đông này có quan hệ chặt chẽ tới sự hoàn thành của hoạt động khác. Hay Đối với mỗi công tác trong phương pháp PERT, ba thời gian ước tính được kết hợp với nhau để xác định thời gian hoàn thành công tác mong đợi (thời gian kỳ vọng) và phương sai của nó. Do đó PERT là kỹ thuật xác suất, nó cho phép chúng ta tìm được xác suất toàn bộ dự án sẽ hoàn thành trong một thời gian định sẵn. Công dụng quan trọng nhất của PERT/CPM: Hoàn thành dự án trong thời gian mà anh chị mong muốn với nguồn lực tối ưu nhất (hoặc là trong phạmvi ngân sách được duyệt. Lịch sử phát triển sơ đồ PERT - Xuất hiện từ năm 1985, do Hải quân Hoa Kỳ pahst minh ra nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị dự án chế tạo ngầm nguyên tử mang tên lửa POLARIS - Việc áp dụng phương pháp sơ đồ PERT trong quản trị dự án POLARIS đã cho khả năng phối hợp chặt chẽ 3.000 công việc phức tạp trong dự án đạt kết quả khả quan là rút ngắn được thời gian thục hiện dự án 2 năm - Từ đó phương pháp sơ đồ PERT đã trở thành một công cụ quản trị hữu hiệu, được áp dụng trong hành chính, quân sự và dân sự Điều kiện áp dụng Có 4 điều kiện tiên quyết để áp dụng phương pháp sơ đồ PERT tong quản trị dự án bao gồm: 1/ Dự án có sự phân chia các hoạt động rành mạch và hợp lý 2/ Các hoạt động phải có thời gian thực hiện cụ thể 3/ Các hoạt động phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ ràng 4/ Dự án không bao hàm nhiều nhiệm vụ có mối quan hệ ràng buộc quá phức tạp 4. Tính toán thời gian trong sơ đồ PERT/CPM (Dự án với thời gian hoạt động ngẫu nhiên) Đối với dự án lặp đi lặp lại, dựa vào dữ liệu quá khứ và kinh nghiệm, chúng ta có thể ước tính chính xác thời gian thời gian hoàn thành của mỗi công việc Tuy nhiên, đối với những dự án mới hay độc nhất, ước tính thời gian hoàn thành của mỗi công việc có tính ngẫu nhiên và nó được xem xét như các biến ngẫu nhiên với phân phối xác suất nhất định. Để điều hành những dự án này, ngoài việc biết các công việc, công việc nagy trước, trật tự các công việc, cần biết luật phân phối xác suất và các tham số đặc trưng phân phối của thời gian công việc - Khi có mạng dự án cần tính thời gian hoàn thành mỗi hoạt động - Thời gian hoạt động có yếu tố ngẫu nhiên cần ước tính 3 thời gian: lạc quan, hợp lý nhất và bi quan - Phương pháp điều hành dự án có tính ngẫu nhiên là phương pháp PERT ba ước lượng (PERT three estimate method). Phương pháp này sử dụng 3 loại thời gian ước lượng: Thời gian lạc quan: a (Optimistic time) - Định nghĩa: Thời gian lạc quan là thời gian ngắn nhất có thể thực hiện xong công việc - Đặc điểm : Thời gian lạc quan chỉ xảy ra trong điều kiện đặc biệt thuận lợi, với xác suất 1% ( mọi sự diễn ra trôi chảy không có trở ngại gì) - Trên đồ thị phân phối xác suất, thời gian này nằm ở cận dưới - Cách tính: Quản trị gia dự án xác định theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ Thời gian hợp lý nhất : m (Most probable time) - Định nghĩa: Thời gian bi quan là thời gian dài nhất có thể thực hiện xong công việc - Đặc điểm: Thời gian bi quan chỉ xảy ra trong điều kiện đặc biệt không thuận lợi với xác suất 1% (mọi sự diễn ra trôi chảy không có trở ngại gì) - Trên đồ thị phân phối xác suất, thời gian này nằm ở cận trên - Cách tính: Quản trị gia dự án xác định theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ Thời gian bi quan: b (Pessimistic time) - Định nghĩa: Thời gian hợp lý nhất là thời gian phổ biến xảy ra của một hoạt động trong điều kiện bình thường - Đặc điểm: Thời gian thường gặp có xác suất xuất hiện trên 90% - Cách tính: Quản trị gia dự án xác định theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ 4.1 Thời gian thực hiện công việc tij trong sơ đồ PERT a. Định nghĩa Thời gian thực hiện công việc trong sơ đồ PERT là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối b và phụ thuộc vào 3 giá trị thời gian: lạc quan, hợp lý nhất và bi quan b. Công thức Nếu không xác định được m, ta có thể tính 4.2 Phuơng sai của thời gian thực hiện công việc tij trong sơ đồ PERT (ij– Variance Expectation) a. Định nghĩa Phương sai của thời gian thực hiện đối với một công việc là giá trị bình phương của độ lệch chuẩn. ij = d2ij b. Công thức Trong đó: ij: Phương sai của thời gian thực hiện hoàn thành mỗi công việc dij: Độ lệch tiêu chuẩn của thời gian thực hiện hoàn thành mỗi công việc Độ lệch chuẩn của thời gian thực hiện công việc tij trong sơ đồ PERT (dij – Standard Deviation) a. Đinh nghĩa Độ lệch chuẩn của thời gian thực hiện mỗi công việc là một phần sáu giữa thời gian bi quan và thời gian lạc quan Công thức Trong đó: dij: Độ lệch tiêu chuẩn của thời gian dự tính b: Thời gian bi quan a: Thời gian lạc quan Từ đó suy ra: Giá trị phương sai của thời gian thực hiện công việc tij trong sơ đồ PERT Hoặc (lấy giá trị dương) Trình tự lập sơ đồ PERT/CPM - Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT Xác định tất cả các công việc của dự án dự vào WBS Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc Xác định thời gian thực hiện từng công việc Vẽ sơ đồ mạng PERT - Bước 2: Xác định đường găng - CPM Tính toán thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện Xác định đường găng (Đường đi qua các công việc găng và sự kiện găng) - Bước 3: Sử dụng các kỹ thuật phân tích trên sơ đồ PERT/CPM Ví dụ: Phân tích WBS của dự án xây dựng cảng biển nhận được danh mục các công việc, trình tự và thời gian thực hiện như dưới đây. Hãy xác định sơ đồ PERT cho dự án nay. CV Nội dung a m b ta Trình tự A1 Làm cảng tạm 1 2 3 2 Làm ngay A2 Làm đường ôtô 0,5 1 1,5 1 Làm ngay A3 Chở thiết bị cảng 4 5 6 5 Làm ngay A4 Đặt đường sắt 1 2 3 2 Sau A1, A2 A5 Làm cảng chính 5 6 7 6 Sau A1 A6 Làm nhà xưởng 2 3 4 3 Sau A1 A7 Lắp đặt thiết bị cảng 3 4 5 4 Sau A3, A5 0 1 4 2 3 A2 1 A 11 2 A3 5 A5 6 A6 3 A7 4 A4 2 4.5 Đường găng và ý nghĩa của nó - Công việc găng (Critical Activity) là Các công việc trên đường găng có thời gian dự trữ chung bằng (slack time =0) không các công việc không găng có giá trị này lớn hơn không. - Đường găng hay còn gọi là tiến trình tới hạn (Critical Path) là + Đường nối liền các sự kiện đầu tiên và sự kiện cuối cùng với điều kiện tất cả các công tác nằm trên đó là công tác găng. + Đường dài nhất trong số các đường của sơ đồ, quy định thời gian hoàn thành của dự án. + Chiều dài đường găng – TE : Tổng thời gian các công việc găng trong sơ đồ - Đặc điểm: TE – Là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối chuẩn - Ý nghĩa của đường găng: + TE – Chính là kỳ vọng thời hạn thực hiện dự án + Nếu một công việc găng bị chậm trễ thì dẫn đến tòan bộ công trình bị chậm trễ + Các công việc găng chiếm tỷ lệ nhỏ và nó là trọng tâm của quản lý tiến độ + Các công việc không găng có thể co giãn được trong phạm vi thời gian dự trữ của chúng. + Muốn rút ngắn thời gian thực hiện dự án phải rút ngắn đường găng tức làm giảm thời gian các công tác trên đường găng. + Mỗi sơ đồ mạng có ít nhất 1 đường găng. + Đường găng là đường có thời gian dài nhất - Xác định đường găng + Sơ đồ Pert đơn giản: Xác định trực tiếp trên sơ đồ + Sơ đồ Pert phức tạp: Cần sử dụng thuật toán và xác định đường găng dựa trên nguyên tắc: Đường găng là đường đi qua các công việc găng và các sự kiện găng. Quy ước tính toán thời gian trong PERT/CPM i Tsi Tmi Si j Tsj Tmj Sj Sij tij Trong đó: i, j – Các sự kiện, i<j Tsi, Tsj – Thời gian xuất hiện sớm của các sự kiện i,j Tmi, Tmj – Thời gian xuất hiện muộn của các sự kiện i,j Si,Sj – Thời gian dự trữ của các sự kiện i,j ti,j – Thời gian thực hiện công việc i-j Sij – Thời gian dự trữ của công việc i-j Tổng hợp các thông số thời gian trên sơ đồ Thông số của sự kiện Ký hiệu - Thời điểm xuất hiện sớm của sự kiện Tis - Thời điểm xuất hiện muộn sự kiện Tim - Thời gian dự trữ Dj Thông số của công việc Ký hiệu -Thời gian thực hiện tij -Thời kết thúc sớm tijkts -Thời kết thúc muộn tijktm -Thời bắt đầu sớm tijbts -Thời bắt đầu muộn tijbđm - Thời gian dự trữ Sij . Tính toán thông số thời gian của sự kiện i,j a. Thời điểm xuất hiện sớm nhất của sự kiện - Tis - Cách tính: Sự kiện j đi sau sự kiện i sẽ xuất hiện sớm nhất khi sự kiện i đi trước sự kiện j xuất hiện sớm nhất và công việc i-j đã hoàn thành xong - Công thức: Tsj = max { Tsi + tij } - Quy ước tính toán: + Ô trái sau = (ô trái trước + tij) theo đường max + Cách tính từ trái sang phải (theo hướng tiến) và cho Ts0 = 0 b. Thời điểm xuất hiện muộn nhất của sự kiện - Tim - Cách tính: Sự kiện i đi trước sự kiện j chỉ có thể xuất hiện muộn nhất sao cho không ảnh hưởng đến thời điểm xuất hiện muộn của j. Nếu j = n thì sẽ không ảnh hưởng đến chiều dài của đường găng. Tmi = min {Tjm – tij} - Công thức: - Quy ước tính toán: + Ô phải trước = (ô phải sau – tij) theo đường min + Tính từ phải sang trái (theo hướng lùi) và cho Tmn = Tsn Tính toán thông số thời gian của công việc i-j - tijktm – Thời điểm kết thúc muộn nhất của công việc i- j tijktm = Tjm - tijkts – Thời điểm kết thúc sớm nhất của công việc i- j tijkts = Tis + tij - Sij – Dự trữ thời gian của công việc i- j Sij = tijktm - tijkts = Tjm - Tis - tij - tijbdm – Thời điểm bắt đầu muộn nhất của công việc i- j tijbdm = Tjm – tij - tijbds – Thời điểm bắt đầu sớm nhất của công việc i- j tijbds = Tis - Dự trữ thời gian của công việc Sij = tijbdm - tijbds = Tjm –Tis – tij Ví dụ 2 Công ty luyện và cán thép “Thành Công” được Ủy ban bảo vệ môi trường thông báo trong vòng 16 tuần lễ công ty phải lắp đặt xong hệ thống khói thải chống ô nhiễm môi trường, nếu không sẽ buộc phải ngưng hoạt động. Công ty đã lập dự án và phân tích công việc, thể hiện theo bản dưới. Hãy lập sơ đồ PERT và xác định đường găng của dự án này. CV Nội dung a m b ta Trình tự A1 Chế tạo HT xử lý 1 2 3 2 Làm ngay A2 Sửa lại nền nhà 2 3 4 3 Làm ngay A3 Làm dàn giáo 1 2 3 2 Sau A1 A4 Lắp bộ khung 2 4 6 4 Sau A2 A5 Làm lò nung 1 4 7 4 Sau A3 A6 Lắp HT kiểm tra 1 2 9 3 Sau A3 A7 Lắp HT xử lý 3 4 11 5 Sau A4,A5 A8 Chạy thử và kiểm tra 1 2 3 2 Sau A6,A7 A8 15 6 0 15 0 0 0 0 2 1 0 2 3 2 1 4 1333 5 0 13 8 4 0 8 4 3 0 4 A1 2 A3 2 A2 3 A4 A5 A7 A6 4 4 5 3 2 A1 A3 A6 A8 A5 A7 A2 A4 2 2 3 4 2 5 4 3 - Đường găng + Nối các sự kiện: 0,1,3,4,5,8 + Nối các công việc: A1-A3-A5-A7-A8 IV. QUẢN TRỊ RỦI RO THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN Đặt vấn đề - Việc hoàn thành dự án với thời gian thực hiện dự tính bằng chiều dài đường găng (TE) là điều mong muốn của quản trị gia dự án, nhưng đó chỉ là một trong ba khả năng có thể xảy ra về thời gian hoàn thành dự án - Hai khả năng còn lại là: + Hoàn thành dự án trước thời gian dự tính TE + Hoàn thành dự án sau thời gian dự tính TE - Sở dĩ có ba khả năng về thời gian hoàn thành dự án vì thời gian thực hiện dự tính tij của các công việc trong dự án được xác định căn cứ vào ba khả năng là thời gian lạc quan, thời gian thường gặp, thời gian bi quan, mà theo quy luật phân phối , việc tính toán có những sai số gặp phải như: Phương sai, độ lệch chuẩn về thời gian thực hiện của công việc - Xác suất thời gian hoàn thành dự án phụ thuộc vào các giá trị phương sai hay độ lệch chuẩn về thời gian thực hiện dự tính của công việc - Trong quản trị dự án, đòi hỏi quản trị gia dự án nhận dạng được xác suất thời gian hoàn thành dự án trước hoặc sau thời gian thực hiện đã được dự tính ban đầu (TE – chiều dài đường găng), để có căn cứ quyết định huy động các nguồn lực nhằm hoàn thành dự án một cách hợp lý. Phương sai, độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án - Thời gian hoàn thành dự án bằng chiều dài đường găng - TE, do vậy mà nó là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối chuẩn - Phương sai của thời gian hoàn thành dự án TE - Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án TE - Phương sai của công việc găng ij: Xét ví dụ Trở lại ví dụ 2: Công việc găng Thời lượng kỳ vọng tij Phương sai A1 2 4/36 A3 2 4/36 A5 4 36/36 A7 5 64/36 A8 2 4/36 Phương sai Te: σ2 = 3,111 Độ lệch chuẩn Te: σ = 1,76 (tuần) Te = 15 ± 1,76 Đồ thị phân phối chuẩn của Te 6σ 9,72 20,58 2σ 13,24 16,72 4σ 11,48 18,52 15 A1 A3 A5 A7 A8 Đánh giá khả năng hoàn thành dự án với thời hạn cho trước - Các khả năng có thể xảy ra đối với thời gian hoàn thành dự án + Gọi TN là thời gian phải hoàn thành dự án theo quy định của nhà quản lý + Các khả năng có thể xảy ra đối với TN TN = TE - Dự án hoàn thành đúng tiến trình TN < TE - Dự án hoàn thành trước tiến trình TN > TE - Dự án hoàn thành sau tiến trình - Yêu cầu đối với công tác QLDA: Nhà QLDA phải tính được xác suất xảy ra của các sự kiện dự án hoàn thành trước và sau thời hạn TE để có biện pháp huy động và điều hòa nguồn lực nhằm hoàn thành dự án một cách hợp lý Phương pháp tính xác suất thời gian hoàn thành dự án so với thời hạn TN Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT của dự án Bước 2: Xác định đường Găng và chiều dài đường Găng TE Bước 3: Xác định phương sai, độ lệch chuẩn của TE - Phương sai của thời gian hoàn thành dự án TE - Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án TE - Phương sai của công việc găng ij: Bước 4: Gọi TN là thời gian hoàn thành dự án thực tế có thể xảy ra TE 50% TN<TE Dự án hoàn thành trước thời hạn dự tính TN>TE Dự án hoàn thành sau thời hạn dự tính Bước 5: Tính hệ số phân bố xác suất GAUSS + Z <0 ÞTN <TE : Dự án hoàn thành trước thời hạn dự tính + Z >0 ÞTN >TE : Dự án hoàn thành sau thời hạn dự tính Bước 6: Xác định giá trị xác suất phân bố GAUSS theo giá trị của Z (tra bảng phân bố GAUSS) TE 50% TE 50% Xác suất phân bố GAUSS – Trường hợp 1 Xác suất phân bố GAUSS – Trường hợp 2 TN Giá trị tra bảng TN Giá trị tra bảng Bước 7: Xác định xác suất hoàn thành dự án thực tế xảy ra so với TN TE 50% Xác suất phân bố GAUSS – Trường hợp 1 TN Giá trị tra bảng - Trường hợp 1: TN <TE + P(TN<X<TE) = Giá trị tra bảng + P(X<=TN) =0,5000 - Giá trị tra bảng Giá trị tra bảng TE 50% Xác suất phân bố GAUSS – Trường hợp 2 TN - Trường hợp 2: TE <TN + P(TE<X<TN) = Giá trị tra bảng + P(X<TN) =0,5000 + Giá trị tra bảng + P(TN<=X) =0,5000 - Giá trị tra bảng 6. Ví dụ: Tính XS hoàn thành DA ví dụ 2 với TN = 16 Công ty luyện và cán thép “Thành Công” được Ủy ban bảo vệ môi trường thông báo trong vòng 16 tuần lễ công ty phải lắp đặt xong hệ thống khói thải chống ô nhiễm môi trường, nếu không sẽ buộc phải ngưng hoạt động. Công ty đã lập dự án và phân tích công việc, thể hiện theo bản dưới. Hãy lập sơ đồ PERT/CPM cho dự án này và tính xác suất hoàn thành dự án theo đúng quy định. CV Nội dung A m b ta Trình tự A1 Chế tạo HT xử lý 1 2 3 2 Làm ngay A2 Sửa lại nền nhà 2 3 4 3 Làm ngay A3 Làm dàn giáo 1 2 3 2 Sau A1 A4 Lắp bộ khung 2 4 6 4 Sau A2 A5 Làm lò nung 1 4 7 4 Sau A3 A6 Lắp HT kiểm tra 1 2 9 3 Sau A3 A7 Lắp HT xử lý 3 4 11 5 Sau A4,A5 A8 Chạy thử và kiểm tra 1 2 3 2 Sau A6,A7 A8 15 6 0 15 0 0 0 0 2 1 0 2 3 2 1 4 1333 5 0 13 8 4 0 8 4 3 0 4 A1 2 A3 2 A2 3 A4 A5 A7 A6 4 4 5 3 2 A1 A3 A6 A8 A5 A7 A2 A4 2 2 3 4 2 5 4 3 - Vẽ sơ đồ PERT - Tính xác suất hoàn thành dự án: + Phương sai và độ lệch chuẩn của TE: - Phương sai của thời gian hoàn thành dự án TE = - Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án TE = - Hệ số GAUSS - Xác suất hoàn thành dự án thực tế xảy ra so với TN Ta có P(TE=15<X<TN=16)=P(0,57)=0,2157=21,6% Vậy P(TDỰ ÁN <TN=16) = 0,5+0,2157=0,7157 =71,6% Rút ngắn thời gian thực hiện dự án - Đặt vấn đề: + Nếu TN < TE ta cần phải rút ngắn thời gian thực hiện sơ đồ cho đến khi TN = TE + Muốn rút ngắn phải tăng cường thiết bị, vật tư, nhân lực … tức là phải tăng chi phí. + Cần phải rút ngắn TE như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất (tổng số tiền chi thêm nhỏ nhất)? - Các phương pháp rút ngắn + Rút dần các công việc Găng + Dùng bài toán quy hoạch tuyến tính Phương pháp rút dần các công việc găng Vẽ sơ đồ PERT Thống kê các CV găng Tính chi phí tăng thêm nếu rút CV găng xuống 1 đơn vị - α Chọn CV găng có min α rút trước, nên rút từng đơn vị và kiểm tra xem có xuất hiện đường găng mới hay không Nếu không xuất hiện đường găng mới thì rút tiếp các công việc găng có α nhỏ thứ hai, thứ ba … cho đến khi TN = TE Nếu trong quá trình rút xuất hiện đường găng mới thì cần phải rút cùng lúc trên tất cả các đường găng cho đến khi tất cả các đường găng đều có TN = TE Ví dụ - Công ty Thành Phát Giả sử UBBVMT yêu cầu TN = 12 tuần. Yêu cầu phải rút ngắn thời hạn dự án cho phù hợp. Các thông số về thời gian và khả năng rút ngắn các công việc như bảng dưới. CV Thời gian hoàn thành (Tuần) Chi phí (ngàn USD) α Bình thường Khả năng rút được Bình thường Khi rút A1 2 1 22 23 1 A2 3 2 30 34 2 A3 2 1 26 27 1 A4 4 1 48 49 1 A5 4 2 56 58 1 A6 3 1 30 30,5 0,5 A7 5 3 80 86 2 A8 2 1 16 19 3 Giải - Thực hiện rút dần các công việc găng CV Thời gian hoàn thành (Tuần) Chi phí (ngàn USD) α Thuộc ĐG không? Bình thường Khả năng rút được Bình thường Khi rút Lần 1 Lần 2 A1 2 1 22 23 1 Có A2 3 2 30 34 2 Không Có A3 2 1 26 27 1 Có A4 4 1 48 49 1 Không Có A5 4 2 56 58 1 Có A6 3 1 30 30,5 0,5 Không A7 5 3 80 86 2 Có Có A8 2 1 16 19 3 Có Có - Đường găng: A1 – A3 – A5 – A7 – A8 với TE = 15 tuần + Lần 1: Có thể rút A1; A3; A5 vì cùng α = 1. Rút A1 bớt 01 tuần Þ Xuất hiện đường găng mới A2 – A4 – A7 – A8 với T = 14 tuần + Lần 2 – rút cùng lúc trên cả hai đường găng Khả năng rút A7 hoặc A8 - 2000 A4 và A3 - 2000 A4 và A5 - 2000 A2 và A3 - 3000 A2 và A5 - 3000 ÞQuyết định rút lần 2: Công việc A7 và rút 2 tuần Phương pháp sử dụng bài toán quy hoạch tuyến tính - Kí hiệu: - là các Tjs - là số đơn vị thời gian cần phải rút bớt của các công việc Ai - Hàm mục tiêu Þmin - Các ràng buộc (khả năng rút của công việc ij-yi) yi<= Khả năng rút của công việc i - Sơ đồ PERT của bài toán quy hoạch tuyến tính A1 2 – y1 A3 2 – y3 A2 3 – y2 A4 A5 A7 A6 A8 4 – y4 4 – y5 5 – y7 3 – y6 2 – y8 0 1 2 3 4 5 6 - Mô hình bài toán quy hoạch tuyến tính + Hàm mục tiêu: Min(F=y1+ 2y2+y3+y4+y5+0,5y6+2y7+3y8) + Hệ ràng buộc: *Điều kiện tổng quát :X0=0; X6=0 *Ràng buộc về khả năng rút ngắn của các công việc Y1 ≤ 1 Y2 ≤ 2 Y3 ≤ 1 Y4 ≤ 1 Y5 ≤ 2 Y6 ≤ 1 Y7 ≤ 3 Y8 ≤ 1 Ràng buộc về các sự kiện X0 = 0 (quy định) X1 ≥ X0 + 2 – Y1 X2 ≥ X0 + 3 – Y2 X3 ≥ X1 + 2 – Y3 X4 ≥ X3 + 2 – Y5 X4 ≥ X2 + 4 – Y4 X5 ≥ X3 + 3 – Y6 X5 ≥ X4 + 5 – Y7 X6 ≥ X5 + 2 – Y8 Ví dụ Một dự án có sơ đồ Pert như dưới đây. Hãy tính xác suất hoàn thành dự án trước 22 ngày. Biết P(-0,5) =19,15 1 3 5 6 4 2 A 8 B 5 C 0 D 3 F 2 E 4 G 10 H 12 B