Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC GIẢNG VIÊN NGUYỄN TUẤN ANH Chuyên gia Tư vấn và Đào tạo Tổ chức & Doanh nghiệp KHÓA HỌC CHÚC CÁC BẠN MỘT NGÀY VUI VẺ VÀ HỌC TẬP HIỆU QUẢ! CHIA SẺ CHIA SẺ TỪ TRÁI TIM 1. KHÓ KHĂN LỚN NHẤT MÀ BẠN ĐANG GẶP PHẢI LÀ GÌ? 2. TẠI SAO BẠN THAM DỰ KHÓA HỌC NÀY? 3. BẠN MONG ĐỢI ĐIỀU GÌ? MỤC TIÊU Sau khóa học, học viên sẽ: Giúp cho học viên nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc hiệu quả. Giúp cho học viên học hỏi được một số kỹ năng quan trọng. Giúp cho học viên luôn luôn tự tin với khả năng lập kế hoạch của mình. NỘI DUNG PHẦN I: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH PHẦN II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 1 KHÓ KHĂN VÀ MONG MUỐN • Phương pháp lập kế hoạch khoa học và chuyên nghiệp hơn để tổ chức công việc, quản lý nhân sự tốt hơn • Lập kế hoạch dài hạn và có chiến lược hơn • Trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp • Làm cách nào để đạt được mục tiêu trong bản kế hoạch một cách nhanh chóng và hiệu quả? THÓI QUEN LÀ GÌ? TINH THẦN VẬT CHẤT THIẾT KẾ THI CÔNG SÁNG TẠO HAI LẦN BỨC TRANH TOÀN CẢNH VỀ TỔ CHỨC ĐỊNH HƯỚNG Dòng tiền Truyền thông Hệ thống Luật Sản phẩm QUẢN TRỊ LÀ GÌ? ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ Quản trị là khoa học và nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác, bằng cách tổ chức và điều khiển công việc của họ. 4 CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ 1. Lên kế hoạch 2. Tổ chức các nguồn lực 3. Lãnh đạo 4. Đánh giá công việc 4 CÔNG VIỆC QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC • Tuyển dụng • Sắp xếp • Động viên • Phát triển KẾ HOẠCH LÀ GÌ? LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ? “Là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó”. SUY NGẪM Theo bạn vì sao chúng ta cần phải làm tốt công tác lập kế hoạch? LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH? • Chủ động với thay đổi và bất định • Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi • Cải thiện hiệu quả các công việc • Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ • Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát • Để quản lý thời gian hiệu quả hơn • Tạo lập cân bằng trong cuộc sống Thấy Làm Được QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH XÁC LẬP MỤC TIÊU THU THẬP THÔNG TIN LẬP PHƯƠNG ÁN ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU Mục đích là gì? Mục tiêu là gì? VS XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU: PHƯƠNG PHÁP SMART Specific: Mục tiêu có cụ thể không? Measuable: Mục tiêu có đo lường được không? Attainable: Mục tiêu có đạt được không? Realistic: Mục tiêu có thực tế không? Time – Based: Mục tiêu có thời hạn cụ thể không? CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W1H Mục tiêu What Why When Who Where HoW PHƯƠNG PHÁP SWOT Strengths Điểm mạnh Weaknesses Điểm yếu Opportunites Cơ hội Threats Thách thức LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY Kế hoạch 1 2 3 4 5 Tầm nhìn Sứ mệnh Mục tiêu Chiến lược Kế hoạch TẦM NHÌN • Tương lai • Đạt được gì? • Phải làm gì? 1 SỨ MỆNH • Lý do, động cơ • Vai trò? • Quan trọng? • Ý nghĩa? 2 NHỮNG KẾT QUẢ CỤ THỂ MÀ CHÚNG TA CẦN ĐẠT ĐƯỢC TRONG TƯƠNG LAI LÀ GÌ? 3 CHIẾN LƯỢC • Cách thức • Làm thế nào? • Biện pháp? 4 KẾ HOẠCH • Hoạt động • Mốc thời gian 5 KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 2 THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN 1. Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn 2. Nhận diện các vai trò 3. Lựa chọn mục tiêu cho từng vai trò 4. Tạo quy chuẩn cho quyết định hàng tuần 5. Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định 6. Đánh giá 80/20 NHẬT KÝ THỜI GIAN THÓI QUEN KHẨN CẤP • Tạo ra cảm giác dễ chịu, đoán trước được • Trở thành mối quan tâm chủ yếu và thu hút mọi sự chú ý • Tạm thời cắt cơn đau các cảm giác tiêu cực khác • Tạo cảm giác giả tạo về giá trị bản thân, sức mạnh, khả năng kiểm soát, sự an toàn, sự quen thuộc, sự hoàn thành • Làm trầm trọng thêm các vấn đề và các tình cảm đang muốn cứu vãn • Làm suy yếu chức năng hoạt động, gây tổn thất cho các mối quan hệ THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ NHẤT • Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc. • Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1 2THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ HAI • Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động. • Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn. • Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 3THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ BA • Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát. • Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn. • Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN – ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM Điểm mạnh Điểm yếu Thế hệ thứ nhất • Khả năng thích ứng khi có điều quan trọng hơn xảy ra – sự linh hoạt đi theo dòng chảy • Đáp ứng tốt hơn với mọi người • Không quá tải và rắc rối • Ít căng thẳng hơn • Theo dõi “việc cần làm” • Kết cấu không chắc chắn • Có nhiều kẽ hở • Cam kết với người khác bị xem nhẹ, hay bị quên không thực hiện, có hại cho các mối quan hệ • Kết quả đạt được tương đối ít • Chuyển từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác do xem nhẹ kế hoạch và kết cấu • “Những điều quan trọng nhất” – là những việc ở trước mắt 3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN – ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM Điểm mạnh Điểm yếu Thế hệ thứ hai • Theo dõi các cam kết và cuộc hẹn • Kết quả đạt được nhiều hơn nhờ có mục tiêu và kế hoạch • Họp hành và thuyết trình có hiệu quả hơn do có chuẩn bị • Xem kế hoạch quan trọng hơn con người • Hành động thiên về điều bạn muốn – không nhất là điều bạn cần hay điều sẽ làm bạn mãn nguyện • Suy nghĩ và hành động độc lập – coi người khác là phương tiện hay trở ngại cho mục tiêu của mình • “Những điều quan trọng nhất” – là những điều nằm trong kế hoạch làm việc Điểm mạnh Điểm yếu Thế hệ thứ ba • Chịu trách nhiệm đối với kết quả • Gắn liền với giá trị • Khai thác sức mạnh của các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn • Biến các giá trị thành mục tiêu và hành động • Tăng năng suất làm việc cá nhân nhờ có kế hoạch hàng ngày và đặt ưu tiên • Tăng hiệu quả công việc • Đem lại cơ cấu/trật tự cho cuộc sống • Củng cố năng lực quản trị thời gian và bản thân • Có thể gây lầm tưởng cá nhân kiểm soát hậu quả, hơn là các quy luật hay nguyên tắc – sự tự đắc “quy luật là do mình đặt ra” • Biệc mình định các giá trị không phù hợp với các nguyên tắc chi phối • Sức mạnh của tầm nhìn chưa được khai thác • Việc lập kế hoạch hàng ngày ít khi vượt qua ưu tiên cho việc khẩn cấp, thúc bách và xử lý khủng hoảng • Có thể dẫn đến sai lầm quá chặt chẽ, mất cân đối giữa các vai trò • Có thể coi kế hoạch quan trọng hơn con người, ci con người như sự vật • Kém linh hoạt hay thiếu phóng khoáng • Kỹ năng đơn thuần không tạo ra hiệu quả và khả năng lãnh đạo – cần có tính cách nữa • “Những điều quan trọng nhất” được xác định bởi tính khẩn cấp và các giá trị LÀM VÀ ĐƯỢC 43 Được ít Được nhiều Làm ít Làm nhiều Làm nhiều Được ít Làm nhiều Được nhiều Làm ít Được ít Làm ít Được nhiều Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II III IV MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I  Khủng hoảng  Các vấn đề cấp bách  Các dự án đến hạn  Công việc tồn đọng II  Làm việc trong chiến lược  Tìm kiếm cơ hội  Lập kế hoạch  Xây dựng mối quan hệ  Trao quyền  Nghỉ ngơi thực sự III  Các việc đột xuất  Thư từ, email  Họp hành  Các vấn đề cấp bách  Các hoạt động ưu thích IV  Các công việc vô bổ  Điện thoại  Tán gẫu  Hoạt động giải trí  Những việc lãng phí thời gian  Thư từ không liên quan MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không Quan trọng I Kết quả:  Căng thẳng.  Kiệt sức mệt mỏi.  Bận rộn công việc.  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.  Quản trị khủng hoảng.  Luôn phải chữa cháy. II III IV KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II Kết quả: • Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn. • Xử lý khủng hoảng. • Tìm cách háo danh. • Công việc vụn vặt. • Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài. • Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát. • Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ. IVIII KHÔNG KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I II III IV Kết quả: Vô trách nhiệm Bị đuổi việc Tách rời công việc Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về tổ chức về những điều cơ bản KHÔNG KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng I Kết quả: • Tầm nhìn, viễn cảnh. • Cân bằng. • Sống có kỉ luật. • Chủ động. • Quan hệ tốt. • Ít khủng hoảng. III IV II CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN • Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý nghĩa tích cực cho cuộc sống riêng của bạn? • Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý nghĩa tích cực cho nghề nghiệp chuyên môn hay sự nghiệp của bạn? • Nếu bạn biết rõ những điều này sẽ tạo ra sự khác biệt có ý nghĩa như vậy, thì tại sao đến bây giờ bạn vẫn không làm? 7 VIỆC QUAN TRỌNG NHẤT CẦN LÀM 51 1. Cải thiện việc giao tiếp với mọi người. 2. Làm công việc chuẩn bị tốt hơn. 3. Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn 4. Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn. 5. Tìm kiếm các cơ hội mới. 6. Rèn luyện bản thân. 7. Trao quyền cho người khác. ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ? LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ Quy tắc Phá bỏ quy tắc Lập ra quy tắc QUY TRÌNH TRAO QUYỀN CÁC MỨC ĐỘ CHỦ ĐỘNG TỰ TRAO QUYỀN ĐIỀU GÌ NGĂN CẢN VIỆC TRAO QUYỀN 6 ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRAO QUYỀN 3. Thỏa thuận cùng thắng 4. Tự giám sát6. Trách nhiệm giải trình (tự đánh giá) 5. Cấu trúc và các hệ thống hỗ trợ Kiểm soát Hoạch định Thực hiện 1. Tính cách • Chính trực (Thói quen = giá trị; lời nói = hành động) • Trưởng thành (Dũng cảm đi đôi với cân nhắc) • Tư duy rộng rãi 2. Kỹ năng • Giao tiếp • Hoạch định/tổ chức • Hiệp lực giải quyết vấn đề Lòng tin CHIA SẺ 1. Sản phẩm của chúng ta là gì? 2. Khách hàng của chúng ta là ai? 3. Khách hàng đánh giá cao điều gì? 4. Thành quả của chúng ta là gì? 5. Làm sao để chúng ta đạt được điều đó? 5 CÂU HỎI QUAN TRỌNG MONG ĐỢI CỦA KHÁCH HÀNG MONG ĐỢI CỦA CÔNG TY MONG ĐỢI CỦA NHÂN VIÊN MONG ĐỢI CỦA KHÁCH HÀNG MỨC THỨ NHẤT: SỰ CHÍNH XÁC Khách hàng mong đợi SỰ CHÍNH XÁC: Họ mong đợi họ được nhận đúng sản phẩm mà họ cần. MỨC THỨ HAI: SỰ CÓ SẴN Khách hàng mong đợi SỰ SẴN CÓ: Họ mong đợi nhà cung cấp dịch vụ có Chi nhánh và Cửa hàng phục vụ họ mọi lúc, mọi nơi. MỨC THỨ BA: SỰ HỢP TÁC Khách hàng mong đợi SỰ HỢP TÁC: Họ muốn bạn lắng nghe họ, làm họ cảm thấy họ đang cùng phe với bạn, bạn là bạn của họ. MỨC THỨ TƯ: SỰ CHỈ DẪN Khách hàng mong đợi SỰ CHỈ DẪN: Họ cảm thấy thân thiết với những tổ chức giúp họ học hỏi một điều gì đó. MONG ĐỢI CỦA NHÂN VIÊN CHÚNG TA LÀ CON NGƯỜI TOÀN DIỆN 4 NHU CẦU CỦA CON NGƯỜI CON NGƯỜI TOÀN DIỆN TRONG CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN MONG ĐỢI CỦA CÔNG TY 4 THƯỚC ĐO Năng suất của nhân viên Lợi nhuận của doanh nghiệp Sự trung thành của nhân viên Sự hài lòng của khách hàng THEO BẠN THÀNH CÔNG LÀ GÌ? PHƯƠNG TRÌNH THÀNH CÔNG THÀNH CÔNG = Đạt được (I) + Những điều (II) + Mình (III) + Thực sự (IV) + Mong muốn (V) (V) BẠN MONG MUỐN ĐIỀU GÌ? (IV) ĐIỀU ĐÓ CÓ PHẢI LÀ MONG MUỐN THỰC SỰ CỦA BẠN? • Tại sao bạn lại mong muốn những điều đó? • Nhưng mong muốn đó mang lại cho bạn những giá trị và ích lợi gì? • Đâu là khát vọng, động lực thôi thúc bạn đạt được ngày đêm, đâu là khát khao cháy bỏng thúc giục bạn hành động? (III)BẠN LÀ AI? (II) BẠN CÓ NHỮNG MỤC TIÊU GÌ TRONG CUỘC SỐNG? 7 LĨNH VỰC QUAN TRỌNG TRONG CUỘC SỐNG • Mục đích cá nhân • Các mối quan hệ • Sức khỏe và cơ thể • Sự nghiệp và học vấn • Giải trí • Tài chính • Đóng góp (I) LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC ĐIỀU MÀ MÌNH THỰC SỰ MONG MUỐN? THIẾT KẾ CUỘC ĐỜI CỦA BẠN TÓM TẮT XIN CHÀO VÀ CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG HẠNH PHÚC TRONG CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG!