Khóa luận Nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công Nghệ Thông Tin HÀ NỘI – 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ • Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Các hệ thống thông tin Cán bộ hướng dẫn: TS. Trần Minh o HÀ NỘI - 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công Nghệ Thông Tin Cán bộ hướng dẫn: TS. Trần Minh HÀ NỘI – 2009 TÓM TẮT NỘI DUNG KHÓA LUẬN Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo đó các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần được chuyển sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử (Electronic Document). Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Việc xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu là một vấn đề không dễ dàng đối với những người học công nghệ thông tin. Điều này càng trở nên khó khăn và phức tạp đối với những người không có chuyên môn về tin học. Yêu cầu bức thiết được đặt ra là phải có một hệ thống cho phép mọi người có thể nhanh chóng sử dụng để lưu trữ và quản lý tài liệu của họ. Hệ quản trị tài liệu (DMS – Document Management System) là một bước tiến trong quá trình xây dựng hệ thống. Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức … em đã nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Đồng thời phát triển hệ thống đó cho phù hợp với việc lưu trữ và quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam. Và hệ thống mã nguồn mở Alfresco đã được em chọn để làm hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Mục lục Mở đầu............................................................................................................ 1 Chương 1. Tổng quan về vấn đề lưu trữ và quản lý tài liệu...................... 3 1.1. Vấn đề lưu trữ văn bản giấy................................................................ 3 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin............................................................ 5 1.3. Lưu trữ văn bản số .............................................................................. 5 1.4. Tổng quan về hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số (Document Management System).............................................................. 7 1.4.1. Tổng quát hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu.............................. 7 1.4.2. Lịch sử hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu .................................. 8 1.4.3. Thành phần hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu ........................... 8 1.5. Giới thiệu một số công nghệ và giải pháp .......................................... 10 Chương 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên nền tảng Alfresco ........................................................................................... 12 2.1. Giới thiệu Alfresco.............................................................................. 12 2.1.1. Tổng quan về Alfresco .................................................................. 12 2.1.2 Kiến trúc mở rộng .......................................................................... 13 2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản .......................................................... 15 2.1.4. Lợi ích của Alfresco ...................................................................... 17 2.1.5. Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu........................................... 17 2.1.6. Tính năng của Alfresco ................................................................. 18 2.2. Xây dựng và cấu hình hệ thống .......................................................... 19 2.2.1. Hệ điều hành: Windows, Linux, UNIX, MacOS .......................... 19 2.2.2. Cơ sở dữ liệu: MySQL, Oracle, MS SQL Server ......................... 19 2.2.3. Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, Jboss............................................... 20 2.2.4. Cài đặt trên Linux.......................................................................... 20 2.2.5. Cấu hình ........................................................................................ 21 Chương 3. Lưu trữ và quản lý văn bản tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam......................................................... 22 3.1. Giới thiệu nhiệm vụ, chức năng của Viện .......................................... 22 3.1.1. Giới thiệu....................................................................................... 22 3.1.2. Vị trí, chức năng............................................................................ 23 3.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................. 23 3.2. Bài toán hành chính tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam.............................................................................. 25 3.2.1. Tổng quan...................................................................................... 25 3.2.2. Phân tích các luồng công việc tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam.................................................... 26 3.2.2.1. Quản lý văn bản đến................................................................ 26 3.2.2.2. Quản lý văn bản đi................................................................... 29 3.3. Mô tả hoạt động quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam ......................................................................... 31 3.3.1. Hoạt động trước đây...................................................................... 31 3.3.2. Hoạt động hiện nay ....................................................................... 32 3.4. Cấu trúc lưu trữ tài liệu trên Alfresco của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam....................................................... 32 3.4.1. Hệ thống người dùng..................................................................... 32 3.4.2. Hệ thống thư mục cá nhân............................................................. 33 3.4.3. Hệ thống thư mục Viện ................................................................. 34 3.4.3.1. Thư mục User Homes.............................................................. 34 3.4.3.2. Thư mục Văn Phòng ............................................................... 35 3.4.3.3. Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển......................................... 36 3.4.3.4. Thư mục P.Dự Án ................................................................... 37 3.4.3.5. Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ............................... 38 3.4.3.6. Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI.............................................................................. 39 3.5. Giới thiệu một quy trình xử lý ............................................................ 39 Chương 4. Phát triển và mở rộng hệ thống................................................. 42 4.1. Các công nghệ Việt Hóa ..................................................................... 42 4.2. Cấu hình và tùy chỉnh hệ thống .......................................................... 43 4.2.1. Thuộc tính của văn bản đến .......................................................... 43 4.2.2. Thuộc tính của văn bản đi ............................................................. 45 4.2.3. Thuộc tính của hồ sơ ..................................................................... 46 4.3. Thực thi ............................................................................................... 46 4.3.1. Việt Hóa ........................................................................................ 46 4.3.2. Thuộc tính cho từng loại văn bản.................................................. 50 4.3.2.1. Văn bản đến............................................................................. 50 4.3.2.2. Văn bản đi................................................................................ 54 4.3.2.3. Hồ sơ........................................................................................ 57 Kết luận .......................................................................................................... 61 Phụ lục 1 ......................................................................................................... 62 Phụ lục 2 ......................................................................................................... 66 Phụ lục 3 ......................................................................................................... 73 1 Mở đầu Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức với sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của Internet mà qua đó mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, khai thác và trao đổi thông tin. Làm thế nào để chúng ta có thể lưu trữ tài liệu cũng như quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu khi số lượng tài liệu xuất hiện liên tục và ngày càng nhiều? Đây là câu hỏi lớn đang đặt ra cho các nhà quản lý. Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiều phương tiện khác nhưng chủ yếu nhất là bằng văn bản. Đặc biệt là khi nhà nước ra đời thì văn bản trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành xã hội. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm … Chính vì thế, con người ngày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin đã được ghi chép lại. Con người cần nghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó. Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của xã hội loài người. Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan, có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào. Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau: - Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mang tính khả thi cao. - Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn. 2 - Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau. - Giúp cơ quan giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, các chế độ công tác phí…). - Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như nhu các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … - Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạt động quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan trong hệ thống chính trị ở nước ta đã làm được. Do đó, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rất lớn đối với một cơ quan, tổ chức, cá nhân ….Đối tượng nghiên cứu chính là việc xây dựng hệ thống này dự trên nền tảng Alfresco, nhằm mục đích xây dựng các dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua Internet. Đạt được kết quả nghiên cứu như trình bày ở khóa luận sau đây, em xin được trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình, có hiệu quả của thầy giáo hướng dẫn TS. Trần Minh, các thầy giáo trong Khoa Công Nghệ Thông Tin, thầy chấm phản biện, hội đồng chấm khóa luận và đặc biệt là các giáo viên giảng dạy bộ môn Các Hệ Thống Thông Tin đã quan tâm giúp đỡ và đóng góp các ý kiến quý báu cho em trong quá trình thực hiện khóa luận này. Do thời gian cũng như kiến thức còn có những hạn chế, trong khóa luận khó tránh khỏi còn có những thiếu sót nhất định, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và toàn thể các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! 3 Chương 1. Tổng quan về vấn đề lưu trữ, quản lý tài liệu 1.1. Vấn đề lưu trữ văn bản giấy Qua kết quả khảo sát tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam, số lượng công văn, hồ sơ lưu chuyển của một đơn vị trong một năm có thể từ một ngàn đến vài ngàn, tổng số lượng công văn lưu trữ của viện hàng năm lên tới chục ngàn hồ sơ, tài liệu, văn bản. Vấn đề ở đây là với số lượng như vậy dẫn đến tính lưu động thấp với sự đồ sộ, nặng nề của tài liệu giấy, khả năng truy cập, không dễ dàng tìm kiếm, có thể sắp xếp và đánh chỉ mục cho việc tìm kiếm nhưng tốn kém … Xét trong một phạm vi nhỏ, sự lưu trữ văn bản giấy không phải không có những ưu điểm như giấy giá thấp, ít tốn tiền, linh động, dễ di chuyển. Giấy là một người bạn, có thể đọc, viết … nhưng trong phạm vi qui mô lớn, giấy là thiết bị lưu trữ kém, đồ sộ mà mức độ thông tin thấp, khó tìm kiếm do thiếu sức mạnh của máy tính, không dễ dàng phân loại và phục hồi. Tài liệu giấy được lưu trữ dưới nhiều loại hình: - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác. Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; các loại sổ sách hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển. Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm các loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản … Đây là loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội) và có khối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối lượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hội. - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất. Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; Các loại bản đồ, 4 đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của Khoa học kỹ thuật. - Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình,...): Là tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước. Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu này bao gồm: + Tài liệu ảnh + Tài liệu phim điện ảnh: + Tài liệu ghi âm: …. - Tài liệu điện tử. Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính. Trong cuốn “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy. Loại tài liệu này được lập ra dưới dạng mã hoá các vật mang tin như đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy vi tính. Như vậy có thể thấy rằng có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử. Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử là bộ phận tài liệu điện tử có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu của xã hội trước mắt cũng như lâu dài. Hiện nay, tài liệu điện tử ở nước ta chưa nhiều nhưng trước những cơ hội và thách thức mới đang mở ra, ta đang bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử. Nó có ý nghĩa đối với việc thành lập chính phủ điện tử , giảm các phiền hà sai sót trong việc quản lý hành chính như cấp sổ đỏ, giấy đóng thuế … 5 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin Tầm quan trọng của công nghệ thông tin và truyền thông đối với sự phát triển của các doanh nghiệp với hệ quả là sự thịnh vượng của các quốc gia không còn là vấn đề tranh cãi. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Ở Việt Nam, những năm gần đây số người sử dụng máy tính, Internet, số trang web của doanh nghiệp, cơ quan chính phủ tăng lên rất nhiều. Tuy nhiên, vẫn thấy hầu hết các ứng dụng công nghệ thông tin còn ở mức rất cơ bản như tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn bản. Trong khi các ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp hay chính phủ như các hệ thống thông tin quản lý hoặc thương mại điện tử thì còn rất hạn chế. Nghiên cứu của thế giới về vấn đề này cũng cho thấy các doanh nghiệp cũng như chính phủ ở một số quốc gia đang phát triển hay các nước công nghiệp hóa mới (NIC) như Trung Quốc, hay các nước ASEAN đều có những hạn chế giống nhau trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Mục đích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính là làm tăng lượng thông tin và tài liệu được soạn thảo, lưu trữ, trao đổi và khai thác trên mạng máy tính. Khi đó, các kho tài liệu, công văn, giấy tờ hiện đang tồn tại trong các cơ quan, công sở, trường học ... sẽ dần dần được số hóa, được quản lý, lưu trữ và khai thác một cách hiệu quả, phục vụ cho các cấp lãnh đạo, chuyên viên khi tham mưu, ra quyết định, dần dần thay thế cho cách thức lưu trữ và trao đổi hồ sơ – văn bản truyền thống. 1.3. Lưu trữ văn bản số Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của các doanh nghiệp, em đã tập trung nghiên cứu các công nghệ lưu trữ và quản lý tài liệu cũng như phát triển sản phẩm phần mềm mã nguồn mở Alfresco để hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả nhất. Với đặc tính như sử dụng dễ dàng và thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu quả và đặc biệt khả năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thật sự là công cụ đắc lực hỗ trợ cho các doanh nghiệp. 6 Chức năng tổ chức quản lý tài nguyên số giúp cho người quản trị có thể quản lý, kiểm soát, xây dựng cấu trúc kho tài nguyên số phục vụ cho người dùng. Việc tổ chức và quản lý tài nguyên số trong hệ thống được xem là một bước khởi đầu quan trọng trong việc hình thành nên một kho tài nguyên số hóa có giá trị. Do đó, hệ thống phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cho việc tổ chức và quản lý hiệu quả một kho tài nguyên số. Cho đến gần đây, cách thức lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến vẫn ở dạng tập tin, được lưu trữ trong các thư mục trên ổ đĩa cứng của máy tính hay trên ổ đĩa mạng. Cách lưu trữ kiểu cây thư mục là khá đơn giản, và hiệu quả, có thể giải quyết được một số vấn đề tìm kiếm và khai thác văn bản. Tuy nhiên hình thức lưu trữ này chỉ thích hợp cho một phòng ban của cơ quan nhỏ, có số lượng tài liệu hạn chế, hoặc chỉ dùng cho cá nhân, rất khó chia sẻ để dùng chung vì không có cơ chế an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin. Do đó một hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ có các tính năng linh hoạt để phục vụ lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi và khai thác trên mạng máy tính là rất cần thiết. Có thể liệt kê một vài tính năng mà một Hệ thống quản lý văn bản – hồ sơ cần phải đáp ứng như sau: - Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa - Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata - Cho phép phân loại và tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống như cây thư mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm - Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính, từng trang hoặc toàn bộ tài liệu - Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai thác - Có khả năng trao đổi văn bản số hóa, thông tin metadata giữa các hệ quản lý văn bản một cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, bằng nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, không tương tác qua e-mail, đĩa mềm, CD- ROM... Mạng Internet và các máy tìm kiếm hiện là một môi trường cho phép lưu trữ, tìm kiếm và truy cập thông tin khá hiệu quả, đã được kiểm chứng trong thực tế. Do đó một hệ thống quản lý văn bản hiện đại không thể không vận hành theo cơ chế truy cập thông tin trên mạng Internet, cho phép truy cập qua trình duyệt web, có khả năng tìm 7 kiếm (kể cả nội dung toàn văn) bằng các máy tìm kiếm mạnh, có cơ chế quản lý việc truy cập được cá nhân hóa cao độ và có cơ chế bảo mật hữu hiệu. 1.4. Tổng quan về hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số (Document Management System) 1.4.1. Tổng quát hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu Một hệ thống quản lý tài liệu là một hệ thống máy tính (hoặc thiết lập bởi chương trình máy tính) được sử dụng để theo dõi và lưu giữ các tài liệu điện tử, các hình ảnh của các tài liệu giấy. Thuật ngữ có một số liên quan tới các khái niệm về hệ thống quản lý nội dung và thường được xem như là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp, quản lý nội dung và các hệ thống kỹ thuật số liên quan đến quản lý tài sản, tài liệu hình ảnh, văn bản, hồ sơ…. Hệ thống quản lý tài liệu có thể quản lý nội dung một doanh nghiệp thông qua nhiều cách. Có một số vấn đề liên quan trong quản lý tài liệu, cho dù là một hệ thống thông tin, quảng cáo, học tập ... thì đều phải có hình thức, cấu trúc, tăng cường hệ thống máy tính cho nhiều người trên nhiều văn phòng. Hầu hết các phương pháp cho việc quản lý tài liệu đều tìm đến các lĩnh vực sau đây: - Vị trí: Tài liệu sẽ được lưu trữ ở đâu? Con người cần đến đâu để truy cập tài liệu? - Tập tin: Tài liệu được để như thế nào? Những phương pháp nào được sử dụng để tổ chức hoặc đánh chỉ mục cho tài liệu? Hệ thống quản lý tài liệu sẽ sử dụng 1 cơ sở dữ liệu để chứa thông tin tập tin. - Khai thác – tìm kiếm: Tài liệu được tìm như thế nào? Thông qua trình duyệt để tìm kiếm tài liệu và thông tin cụ thể. - Bảo mật: Tài liệu được giữ an toàn như thế nào? Làm thế nào để ngăn chặn những người không được phép thì không được đọc, sửa chữa hay xóa tài liệu. - Phục hồi: Làm thế nào để tài liệu được phục hồi trong trường hợp bị xóa, hủy. - Thời gian duy trì: Giữ tài liệu trong vòng bao lâu? - Lưu trữ: Vấn đề tài liệu cần bảo tồn trong tương lai. - Phân loại: Giúp người dùng tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng. 8 - WorkFlow: Nếu tài liệu được chuyển từ người này sang người khác thì luật nào được đưa ra để cho sự làm việc của họ được trôi chảy? - Tạo tài liệu: Tài liệu được tạo ra như thế nào? - Xác thực: Có cách nào để xác thực cho một tài liệu? 1.4.2. Lịch sử hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu Bắt đầu từ những năm 1980, một số nhà cung cấp đã bắt đầu phát triển các hệ thống đề quản lý tài liệu giấy. Các hệ thống này quản lý tài liệu giấy, trong đó không chỉ bao gồm việc in và xuất bản các tài liệu, mà còn là hình ảnh, bản in … Sau đó, một hệ thống thứ hai đã được phát triển, để quản lý tài liệu điện tử, nghĩa là, tất cả những tài liệu, hoặc tác phẩm, được tạo ra trên máy vi tính, và thường được lưu trữ trên hệ thống tập tin địa phương của người sử dụng. Hệ thống quản lý tài liệu số sớm nhất đã được phát triển để quản lý sở hữu các loại tập tin, hoặc một số giới hạn những định dạng tệp tin. Nhiều hệ thống sau đó đã được gọi tắt là hệ thống tài liệu hình ảnh, bởi vì khả năng chính là nắm bắt, lưu trữ, lập chỉ mục và khai phá định dạng tệp tin hình ảnh. Các hệ thống này cho phép một tổ chức có thể chụp, lưu bản sao của các tài liệu như hình ảnh, và lưu giữ tập tin ảnh trong kho với sự an toàn và tìm kiếm nhanh chóng (tìm kiếm là có thể vì hệ thống xử lý văn bản từ khi nó được chụp, và đánh chỉ mục văn bản cung cấp khả năng tìm kiếm văn bản). Hệ thống quản lý tài liệu số được phát triển, nơi mà hệ thống có thể quản lý bất kỳ loại định dạng tập tin nào mà có thể được lưu trữ trên mạng. Các ứng dụng đã phát triển để chứa đựng các tài liệu điện tử, phối hợp các công cụ, bảo mật, và có khả năng kiểm soát. 1.4.3. Thành phần hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu Để giải quyết những vấn đề trên, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu phải bao gồm những thành phần sau: - Metadata thường được đính nhãn trong mỗi tài liệu. Vd: Ngày tài liệu được lưu trữ, tên người dùng lưu trữ nó… - Tích hợp: Tích hợp các hệ thống quản lý tài liệu vào các ứng dụng khác, người sử dụng có thể tải các tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu, thay đổi và lưu nó thành 9 một bản mới… Tất cả không rời ra ngoài ứng dụng. Các kỹ thuật được dùng tới là: ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP… - Chụp, quét: Tài liệu giấy, thông qua scan để thành tài liệu điện tử. Quang ký tự nhận dạng thường được sử dụng. - Đánh chỉ mục: Để theo dõi các tài liệu điện tử, sử dụng đánh chỉ mục để theo dõi các tài liệu định danh duy nhất thường là phức tạp. Cần phân loại qua siêu dữ liệu tài liệu hoặc từ ngữ lập chỉ mục từ nội dung tài liệu. Kỹ thuật dùng ở đây là Index Topology. - Kho lưu trữ: dùng để lưu trữ tài liệu điện tử. Quản lý tài liệu được nhiều người dùng chung. Các vấn đề quan trọng là nơi tài liệu được lưu trữ, trong thời gian bao lâu, lưu trữ từ một nơi này chuyển sang nơi khác, tiêu hủy tài liệu … - Khai thác, tìm kiếm: Khai thác các tài liệu điện tử được lưu trữ mặc dù nghĩ là đơn giản nhưng trong nội dung điện tử thì khá phức tạp và mất công. Tìm kiếm đơn giản một tài liệu cá nhân có thể được hổ trợ bằng cách cho phép người sử dụng đó xác định định dạng tài liệu và có một hệ thống sử dụng chỉ mục cơ bản để tìm tài liệu đó. Để tăng thêm tính linh hoạt, cho phép người sử dụng dùng các thuật ngữ tìm kiếm trong siêu dữ liệu tài liệu (metadata). Điều này thường trả lại một danh sách các tài liệu phù hợp với điều kiện tìm kiếm. Một số hệ thống cung cấp khả năng xác định theo kiểu boolean có chứa nhiều từ khóa hoặc cụm từ mà nó tồn tại trong nội dung tài liệu. Việc này được hổ trợ bởi việc lập chỉ mục trước đó hoặc thông qua nội dung tài liệu để đưa ra một danh sách các tài liệu được tìm thấy. - Kênh phân phối: Một tài liệu dùng chung khi phân phối cần được định dạng để không dễ dàng thay đổi. Một bản gốc để sao ra các tài liệu thường không bao giờ được sử dụng để phân phối mà thường chỉ để lưu trữ. - Bảo mật: Quan trọng trong nhiều ứng dụng quản lý tài liệu. Tuân thủ các yêu cầu đối với một số tài liệu có thể khá phức tạp, phụ thuộc vào loại tài liệu đó. Vd: Health insurance Portability and Accountability Act ra yêu cầu rằng các tài liệu y tế có 1 số yêu cầu về an ninh. Một vài hệ thống quản lý văn bản có quyền quản lý module cho phép quản trị viên truy cập vào các tài liệu cơ bản của một ít người, nhóm người dùng. - WorkFlow là một vấn đề phức tạp. Một vài hệ thống quản lý văn bản xây dựng module trong workflow. Có nhiều loại workflow, cách sử dụng phụ thuộc vào môi trường hệ thống quản lý văn bản số mà nó áp dụng. Hướng dẫn workflow đòi hỏi 10 người sử dụng phải xem các tài liệu và quyết định tài liệu được gửi đến ai. Luật dựa trên workflow cho phép người quản lý tạo ra một quy định mệnh lệnh thông qua lưu lượng của một tổ chức. - Cộng tác: Phối hợp, cộng tác cần được gắn liền trong một hệ thống quản lý văn bản số. Văn bản được truy cập bởi người sử dụng và đang làm việc trên nó thì người dùng khác bị cấm truy cập trong khi công việc đang được thực hiện. - Phiên bản: Kiểm tra trong hay ngoài hệ thống quản lý văn bản, cho phép người dùng lấy phiên bản trước và làm việc từ một điểm được lựa chọn. Rất có ích cho các tài liệu có thay đổi theo thời gian và yêu cầu cập nhật. Nhưng quan trọng là làm sao để quay lại bản sao trước đó? - Xuất bản: Thỉnh thoảng là một công việc buồn tẻ và chán ngắt. bao gồm các thủ tục về việc đọc và sửa bản in thử, đọc kỹ, cho phép in ấn, phê duyệt… những bước đấy cần kiên nhẩn và tư duy logic. Nếu không cẩn thận dẫn đến việc xử lý sai các tài liệu, gây ra hiểu nhầm, nhàm chán cho người sử dụng. 1.5. Giới thiệu một số công nghệ và giải pháp Một hệ thống quản lý văn bản gồm hai phân đoạn chính là: số hóa và quản lý. Trong đó phần số hóa gồm: Phần cứng: Máy scan, Máy chuyên dụng Phần mềm: Các phần mềm tạo file điện tử, đánh chỉ mục, … Và phần quản lý lưu trữ gồm: Phần cứng: Hệ thống máy tính, mạng, máy chủ, máy khách Phần mềm: Các phần mềm quản trị hệ thống. Vậy về cơ bản, phần quan trọng nhất của hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản là công nghệ số hóa, hệ thống quản lý. Giải pháp cho một hệ thống quản lý trên thế giới hiện nay thì có nhiều cách, nhưng mỗi một hệ thống đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng của nó. Sau đây là một số hệ thống mà em đã tìm hiểu, phân tích và đánh giá: 11 Vì thời gian tìm hiểu không được nhiều nên em chỉ đưa ra một vài nhận xét của riêng em về các hệ thống này: Open Knowledge Management: Hệ thống hiện đang được thử nghiệm trên website của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Ưu điểm của hệ thống OpenKM là mã nguồn mở, dễ dàng cài đặt. Nhưng nhược điểm dường như nó chỉ là một công cụ quản lý (chưa đạt tới mức hệ thống), không gồm nhiều chức năng của một hệ thống quản lý tài liệu số đã nêu ở trên … LaserFiche: Hệ thống này cũng đã được tìm hiểu và phát triển bởi phòng Nghiên cứu và phát triển của Viện. Ưu điểm của hệ thống này là phổ biến, chức năng khá đầy đủ của một hệ thống quản lý tài liệu. Được nhiều nơi sử dụng. Nhưng nhược điểm ở chỗ phần mềm có bản quyền, đóng kín khiến cho không thể cấu hình và tùy chỉnh được hệ thống, được cài trên hệ điều hành Windows nên dễ bị virut tấn công, giá thành cao, tốn kém. Alfresco: Hệ thống này được hướng đến như là một hệ thống tiết kiệm, an toàn và đầy đủ chức năng. Hệ thống mã nguồn mở giúp tiết kiệm cho người sử dụng, đồng thời cấu hình và tùy chỉnh theo cấu trúc của từng doanh nghiệp nói riêng và Viện nói chung. Được cài đặt trên hệ điều hành Ubuntu linux nên độ an toàn cao. Các chức năng tương đối đầy đủ. Nhược điểm của hệ thống Alfresco là nó gồm hai loại, một là bản Enterprise trả tiền và một bản Lab dùng thử. Bản trả tiền thì tốn kém nhưng được hỗ trợ, còn bản Lab thì tiết kiệm và không được hỗ trợ. Qua sự phân tích trên, em thấy hệ thống Alfresco là phù hợp và em chọn bản Lab của Alfresco để nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Sau này chỉ cần mua một bản enterprise về phát triển để được sự trợ giúp, hỗ trợ kỹ thuật. phát triển cũng như bảo trì. 12 Chương 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên nền tảng Alfresco 2.1. Giới thiệu Alfresco 2.1.1. Tổng quan về Alfresco Alfresco đã được sáng lập bởi John Newton, đồng sáng lập của Documentum, và John Powell, cựu COO của doanh nghiệp. Những nhà đầu tư bao gồm lãnh đạo các doanh nghiệp Accel Partners và Mayfield Fund. Việc theo dõi các hồ sơ, tính năng trong công nghệ, mã nguồn mở của mô hình kinh doanh, và vốn đầu tư mạo hiểm của các nhóm đã kết hợp tạo ra sự khác nhau trong Alfresco. Tác động nhiều đến quyền lợi của mã nguồn mở. Khách hàng doanh nghiệp có thể giảm chi phí, giảm thiểu các rủi ro kinh doanh, và nhận được lợi thế cạnh tranh bằng cách áp dụng đúng mã nguồn mở dựa trên phần mềm giải pháp kinh doanh. Bạn có thể giảm bớt chi phí cho giải pháp mua lại phần mềm, triển khai, và bảo trì bởi cộng đồng phát triển, hỗ trợ, và xử lý dịch vụ. Alfresco là phần mềm mã nguồn mở hàng đầu thay thế doanh nghiệp để quản lý tài liệu. Các mô hình mã nguồn mở cho phép Alfresco sử dụng công nghệ mã nguồn mở tốt nhất và đóng góp từ cộng đồng mã nguồn mở để có được chất lượng cao hơn các phần mềm khác và tại một chi phí thấp hơn nhiều. Dưới đây là sơ đồ hiển thị tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài như: Hệ thống tập tin ảo, ứng dụng web, Cổng kiến thức, và Dịch vụ Web … 13 Hình 1. Sơ đồ tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài Kho tài liệu là một máy chủ hoặc một tập hợp các dịch vụ được sử dụng để lưu trữ, tìm kiếm, truy cập, và kiểm soát tài liệu. Kho tài liệu cung cấp các dịch vụ này để các ứng dụng tài liệu chuyên gia như quản lý tài liệu, hệ thống quản lý nội dung trang web, lưu trữ hình ảnh và quản lý hệ thống, quản lý hồ sơ, hoặc các ứng dụng khác trong đó có yêu cầu lưu trữ và quản lý một số lượng tài liệu lớn. Các kho tài liệu có các dịch vụ như là tài liệu lưu trữ hoặc import, phân loại nội dung, an toàn trên đối tượng tài liệu, kiểm soát nội dung thông qua check-in và check-out, và dịch vụ truy vấn tìm kiếm tài liệu. Sự phức tạp của các dịch vụ này như một công việc kinh doanh. Kho tài liệu có thể lớn hoặc lớn hơn cơ sở dữ liệu của riêng mình. Hầu như tất cả các kho tài liệu cung cấp giao diện độc quyền tới các yêu cầu chức năng đơn giản. Mặc dù đã cố gắng qua mười năm để chuẩn hóa các giao diện, nhưng chỉ trong hai năm vừa qua đã tạo nên sự tiến bộ. Trong năm 2005, thông qua cộng đồng Java đạt được giao diện chuẩn JSR-170 và kho tài liệu của Alfresco được dựa trên các tiêu chuẩn này. 2.1.2 Kiến trúc mở rộng Điều quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống ECM là các kiến trúc cơ bản. Alfresco hỗ trợ các khía cạnh khác nhau theo định hướng kiến trúc của các mã nguồn mở tiêu chuẩn như: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, và JSE5. 14 Các kiến trúc Alfresco hỗ trợ cao cho ứng dụng quan trọng bằng cách gom lại, phân phối đầy đủ bộ nhớ đệm, hỗ trợ và nhân rộng trên nhiều máy chủ. Các tính năng và các kiến trúc lớp này được hiển thị trong các con số sau đây: Hình 2. Tính năng và kiến trúc Alfresco Các kiến trúc được dựa trên các tiêu chuẩn mở, vì vậy việc xây dựng các ứng dụng bằng cách sử dụng Alfresco có thể được triển khai trên tất cả các môi trường như: Windows, Linux, Mac …, có thể sử dụng bất kỳ cơ sở dữ liệu quan hệ nào, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu MySQL, Oracle …, có thể chạy trên nhiều ứng dụng server chẳng hạn như máy chủ ứng dụng Jboss, Apache Tomcat …, có thể làm việc với bất kỳ trình duyệt như Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Flock, Google Chrome …, và có thể tích hợp với bất kỳ cổng như JBoss Portal, Liferay Portal …. Trong một doanh nghiệp bất kỳ, số lượng tài liệu mà bạn sẽ quản lý ngày càng tăng lên. Trong một số tổ chức như là truyền thông, dược phẩm, y tế …, tài liệu tăng hàng năm theo hàm mũ. Do đó quy mô là một vấn đề nghiêm trọng khi đánh giá các giải pháp ECM. Do kiến trúc modular và light-weight nên khả năng Alfresco mở rộng là rất cao. Alfresco cung cấp quy mô theo chiều ngang của mỗi tầng trong kiến trúc được triển khai trên nhiều máy chủ. Tương tự như vậy, Alfresco có thể cung cấp quy mô theo chiều dọc của các phân vùng và cân bằng tải trong một môi trường đa phục vụ. Máy chủ Alfresco có thể phục vụ tìm kiếm thông tin phức tạp bằng cách sử dụng cấu trúc, 15 và phân loại thông tin. Máy chủ Alfresco có thể phục vụ hoạt động thông tin phức tạp cho mỗi lần xem với việc hiển thị năng động và đầy đủ an toàn cấp độ đối tượng. 2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản - Tiêu chuẩn mở bảo vệ cho các doanh nghiệp đầu tư, đẩy mạnh đổi mới và làm dễ dàng hơn cho các sở, ban, ngành CNTT để được hỗ trợ phần mềm. Bằng cách áp dụng tiêu chuẩn mở cho các yêu cầu ECM của doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ không tương thích với công nghệ hiện có. Tích hợp các ứng dụng vào trong doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn với tiêu chuẩn mở. - Alfresco được xây dựng trên những tiêu chuẩn mở dưới đây: + Java 1.5 + JSR 170—Java Content Repository API + JSR-168 Java Portlet Integration + Spring 1.2 Aspect-Oriented Framework + ACEGI Aspect-Oriented Security Framework + MyFaces 1.0.9 JSF Implementation + Hibernate 3.0 ORM Persistence + Lucene 1.4 Text Search Engine + JLAN – Java based File Server supporting Windowns Files sharing (SMB/CIFS), NFS, FTP + WebDAV/DeltaV + JBoss App Server 4.0 + JBoss Portal 2.0 + Jakartha POI—Java API to Access Microsoft File formats + PDFBox—Open Source Java PDF Library + Open Office 2.0 + JSR-223 Java Language Integration—Scripting for Java Platform 16 - Hỗ trợ toàn cầu Nếu doanh nghiệp của bạn có một mô hình kinh doanh toàn cầu, nó là rất quan trọng để cung cấp nội dung trong nhiều ngôn ngữ. Hầu hết các doanh nghiệp thường vươn xa hơn, ra khỏi biên giới địa lý của họ để có những thị trường mới. Phần lớn các người dùng web nói ít hoặc không biết Tiếng Anh. Vì vậy các hệ thống ECM phải được thiết kế với ngôn ngữ toàn cầu. Alfresco hỗ trợ các ngôn ngữ bao gồm Tiếng Trung Quốc, Tiếng Hà Lan, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức, Tiếng Ý, Tiếng Nga, và tiếng Tây Ban Nha… - Kiểm soát An toàn và Truy cập Bảo vệ chống lại việc truy cập không được phép vào các nội dung là yêu cầu chìa khóa cho các doanh nghiệp. Điều này đúng cho các trang web doanh nghiệp, intranets, extranets, ứng dụng văn phòng. Ưu điểm của Alfresco là cho phép có thể được áp dụng tại một cấp độ không gian (thư mục) hoặc có thể được thiết lập cho các mục nội dung của mỗi cá nhân. Ngoài ra, Alfresco hỗ trợ một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ và cũng hỗ trợ các thành viên từ bên ngoài nhận dạng hệ thống quản lý như: LDAP, NTLM, Kerberos, và Active Directory. - Dịch vụ thư viện thiết yếu Dịch vụ thư viện yều cầu nếu bạn muốn quản lý, tác động, sửa đổi, và kiểm soát nội dung trong một hệ thống ECM, Alfresco cung cấp các dịch vụ thư viện như Check- in/Check-out, kiểm soát phiên bản, kiểm tra thông tin, và nội dung trực tuyến. Bằng cách sử dụng Alfresco, bạn có thể xác định các dịch vụ thư viện để được tự động thực hiện trên các quy tắc kinh doanh. Ví dụ, tất cả các thay đổi đến nội dung đều có thể tự động kiểm soát phiên bản. Hoặc khi check-out có thể di chuyển nội dung đến một địa điểm cụ thể, dựa vào quy định của doanh nghiệp. Alfresco cung cấp việc thêm vào nội dung những siêu dữ liệu (dữ liệu về dữ liệu), quy định doanh nghiệp, quy tắc an ninh, và hợp tác quy định rất năng động, sử dụng các khía cạnh khác nhau theo định hướng lập trình. Alfresco cung cấp các tính năng cũng như nội dung của siêu dữ liệu, biến nội dung, bài dịch, và tự động phân loại để thực hiện các nội dung một cách thông minh. 17 - Tự động xử lý quá trình kinh doanh Tự động hóa xử lý quá trình kinh doanh, tăng năng suất, giảm chi phí, luồng các quy trình và chu kỳ hoạt động ngắn lại. Alfresco bao gồm JBoss Business Process Manager (JBPM) như là một doanh nghiệp tự động hóa quá trình quản lý và giải pháp. Nó giúp quản lý chu kỳ tài liệu an toàn và khả năng đường đi kiểm toán. 2.1.4. Lợi ích của Alfresco Alfresco cung cấp nội dung quản lý doanh nghiệp (ECM) chẳng hạn như quản lý tài liệu, hợp tác, hồ sơ quản lý, kiến thức quản lý, quản lý nội dung trang web, và hình ảnh. Bạn có thể cấu hình và tuỳ chỉnh Alfresco đến địa chỉ doanh nghiệp yêu cầu. Một lợi ích của Alfresco là sử dụng trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu. 2.1.5. Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu Sử dụng Alfresco, bạn có thể thực hiện các giải pháp quản lý tài liệu như quản lý tài liệu doanh nghiệp, quản lý tài sản số, và quản lý hợp đồng Đặc điểm quản lý tài liệu của Alfresco cung cấp cho các tổ chức tất cả các dịch vụ cần thiểt cho việc tạo, chuyển đổi, quản lý và chia sẻ tài liệu số. Được xây dựng trên tiêu chuẩn nền tảng mã nguồn mở, Alfresco cung cấp phiên bản quản lý, khả năng tìm kiếm, hiển thị các mối quan hệ và phụ thuộc. Nó sử dụng đầy đủ kiến trúc Service-Oriented bằng cách sử dụng các tiêu chuẩn công nghiệp như: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, và JSE5. Kiến trúc của nó có tính hiệu quả cao bằng cách sử dụng đồng bộ phân phối Master / Slave bên trong một trung tâm dữ liệu thông qua 2 giai đoạn cam kết từ xa giữa các mô hình trang web. Các kiến trúc hỗ trợ zero-footprint khách hàng một cách dễ dàng để truy cập vào máy chủ thông qua chuẩn Windows Network File Share. Giao diện quản trị quản lý tài liệu cho phép bạn import/export không gian làm việc và các tài liệu, định nghĩa sự an toàn, quản lý người dùng, nhóm người dùng và các luật. Hiệu quả về chi phí nâng cấp và quản lý sự di chuyển dữ liệu là một số lợi ích quan trọng. Quản lý dữ liệu bên trong và phương tiện chuyển đổi cho phép bạn chuyển đổi các định dạng dữ liệu vào theo yêu cầu dự trên cơ sở doanh nghiệp quy định. Tích hợp workflow cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát vòng đời tài liệu, quản lý quá trình lưu thông. 18 Quản lý tài sản số cung cấp một điểm truy cập cho tất cả truyền thông số phong phú của bạn và các thông tin siêu dữ liệu thông tin cơ sở trên toàn doanh nghiệp mở rộng. Alfresco kiểm soát việc lưu trữ và cung cấp dễ dàng, hiệu quả cho doanh nghiệp truy cập tới tài sản kỹ thuật số, và cho phép họ được thực hiện một cách nhanh chóng nhờ quy trình xử lý luồng và tiết kiệm tiền bạc. Cho dù đó là một hợp đồng, thỏa thuận mua bán, bảo trì hợp đồng, hoặc một phần thỏa thuận hợp tác với một đối tác kinh doanh, hay đầy đủ, hiệu lực, và không thay đổi phải được đảm bảo, nếu một công ty được bảo vệ các lợi ích thương mại. Tính năng quản lý vòng đời của tài liệu trong Alfresco đảm bảo mọi người trong các công ty sở, ban, ngành, phòng ban, và các khu vực khác có thể làm việc cùng nhau để hỗ trợ tất cả các quy trình liên quan đến tài liệu đó. 2.1.6. Tính năng của Alfresco Tóm tắt các tính năng bao gồm: - Quản lý siêu dữ liệu một cách linh động - Điều khiển kiểm soát đầy đủ - Chuyển đổi dữ liệu - Kiểm soát An ninh và Phiên bản - Đánh chỉ mục và tìm kiếm văn bản đầy đủ - Khóa, check-in, check-out - Đồng bộ tài liệu số để truy cập nội dung ngoại tuyến - Nguyên tắc phân loại và phân loại nội dung - Tìm kiếm nâng cao kết hợp siêu dữ liệu, địa điểm, và đa thể loại tìm kiếm - Xem trước tính năng với trình bày mẫu - Hỗ trợ phục hồi phần mềm và tài liệu bị xóa - Lịch trình công việc và hành động - Quản lý tài sản của trang web - Quản lý thương hiệu - Thư viện hình ảnh kỹ thuật số 19 2.2. Xây dựng và cấu hình hệ thống 2.2.1. Hệ điều hành: Windows, Linux, UNIX, MacOS Chọn một hệ điều hành để chạy Alfresco sẽ được dựa trên nhiều yếu tố. Đối với một số công ty nó phụ thuộc vào chuyên môn. Ví dụ, nếu bạn có quản trị viên CNTT và nhân viên có thể dễ dàng quản lý các ứng dụng kinh doanh đang chạy trên một nền tảng Microsoft Windows, đó có thể là sự lựa chọn của bạn để đi với một hệ điều hành Windows. Đối với một số công ty là dựa trên các yêu cầu hội nhập với các hệ thống hiện có. Nếu bạn không có bất kỳ lựa chọn ưu tiên nào, tôi xin đề nghị bạn đến với hệ điều hành Linux cho việc sử dụng. Mã nguồn mở Linux là tự do phân phối. Mười và hàng ngàn chương trình đã xem xét lại mã nguồn để cải thiện hiệu quả hoạt động, loại bỏ lỗi, và tăng cường an ninh. Không hệ điều hành khác từng được trải qua các mức độ xem xét này. Các ưu điểm chính của Linux được liệt kê dưới đây: + Sẵn sàng hỗ trợ tốt nhất kỹ thuật + Không có nhà cung cấp đầu vào + Chạy trên một loạt các phần cứng + Ổn định khác thường + Hỗ trợ nhiều công cụ và các ứng dụng mà bạn cần + Hệ điều hành với nhiều loại hình khác của hệ thống máy tính + Tổng chi phí sở hữu thấp 2.2.2. Cơ sở dữ liệu: MySQL, Oracle, MS SQL Server Các ứng dụng nội bộ của Alfresco sử dụng một thành phần phần mềm mã nguồn mở được gọi là Hibernate. Hibernate trừu tượng hóa lớp cơ sở dữ liệu và cung cấp sự liên kết liền mạch giữa chỗ chứa của Alfresco và các cơ sở dữ liệu quan hệ. Nếu bạn đã lựa chọn một hệ điều hành Windows của Microsoft, sau đó lựa chọn của bạn có thể là MS SQL Server. Nếu bạn đã có một giấy phép Oracle, thì cơ sở dữ liệu Oracle là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Nếu bạn không có bất kỳ ưu tiên, tôi khuyên bạn nên đi với cơ sở dữ liệu MySQL, mà chi phí không có gì nếu bạn đi với phiên bản mã nguồn mở. Các hệ cơ sở dữ liệu MySQL trên thế giới đã trở thành nổi tiếng nhất của mã nguồn mở, vì cơ sở dữ liệu của nó nhất quán, hiệu quả hoạt động nhanh chóng, độ tin cậy cao, và dễ sử dụng. Nó được sử dụng trong hơn 10 triệu bản cài đặt khác nhau, từ các tập đoàn lớn để 20 nhúng vào các ứng dụng chuyên biệt. MySQL chạy trên hơn 20 hệ điều hành bao gồm cả hệ điều hành Linux, Windows, OS / X, HP-UX, AIX, và NetWare, đem lại cho bạn sự linh hoạt mà trong sự kiểm soát của bạn. 2.2.3. Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, JBoss Alfresco chạy trên bất kỳ J2SE 5.0 - tuân thủ ứng dụng máy chủ. Do vậy không có sự phụ thuộc vào máy chủ ứng dụng cụ thể nào. Tuy nhiên điều quan trọng là phải thực hiện một sự lựa chọn của máy chủ ứng dụng trước khi chuyển sang sản xuất. Alfresco sử dụng framework là Spring và không phải là Enterprise Java Beans (EJB) framework. Như vậy, sẽ không phụ thuộc vào JBoss hay bất kỳ máy chủ ứng dụng mà cung cấp một EJB container. Nếu bạn đang phát triển một ứng dụng thì Tomcat có thể là một lựa chọn tốt. Apache Tomcat có rất nhiều quyền hạn quy mô lớn, và sứ mệnh quan trọng trên một trang web với ứng dụng đa dạng của các ngành công nghiệp và các tổ chức. Đây là trang web được chấp nhận rộng rãi nhất trong ứng dụng máy chủ trên thị trường. Mặt khác, bạn phải cân nhắc việc sử dụng máy chủ ứng dụng Jboss, nó nắm bắt thị trường cao nhất (> 35%) trong máy chủ ứng dụng J2EE trên thế giới. Bên trong Jboss sử dụng Tomcat và qua đó bạn sẽ có được những ưu điểm tốt của Tomcat servlet. Alfresco sử dụng khả năng bộ nhớ cache của Jboss để phân phối và duy trì lưu trữ dữ liệu , làm cho nó có thể xây dựng một hệ thống quy mô lớn tốt hơn hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp truyền thống. Alfresco cũng sử dụng các cụm và cân bằng cơ sở tải của các máy chủ ứng dụng JBoss để tăng quy mô. Quá trình quản lý các tính năng được hỗ trợ bởi các công cụ JBoss jBPM. 2.2.4. Cài đặt trên Linux Alfresco cung cấp một gói phần mềm tốt bao gồm tất cả các chương trình cần thiết để sử dụng Alfresco trên hệ điều hành Linux của bạn. Download bản Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install. Java SE Development Kit (JDK) phải được install trong hệ thống trước khi cài đặt Alfresco. Một vài bản cài đặt Alfresco sẽ phát hiện xem JDK đã được cài hay chưa, nếu chưa JDK sẽ tự động được cài đặt, một vài bản khác thì bắt buộc JDK được cài trước khi cài đặt Alfresco. 21 Sau khi JDK được cài đặt, tiến hành cài đặt bản Alfresco-Labs-3Stable-Linux- x86-Install. Việc cài đặt chi tiết sẽ được trình bày ở Phụ lục 1. 2.2.5. Cấu hình Để khởi động Alfresco, cần định nghĩa đúng biến JAVA_HOME theo đường dẫn đã cài đặt JDK từ trước. Nếu cài đặt JDK vào /usr/lib/jvm thì biến JAVA_HOME phải như sau: JAVA_HOME=”/usr/lib/jvm/java-6-sun-1.6.0.10” Sau khi cấu hình xong, chạy lệnh ./alfresco.sh start để khởi động Alfresco. Bật trình duyệt web của bạn và trình duyệt đến địa chỉ . Đợi một vài giây để vào hệ thống. Vì là lần đầu tiên bạn đăng nhập nên sử dụng admin làm tên người dùng và mật khẩu Hình 3. Giao diện đăng nhập Alfresco 22 Chương 3. Lưu trữ và quản lý văn bản tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam 3.1. Giới thiệu nhiệm vụ, chức năng của Viện 3.1.1. Giới thiệu Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 901/QĐ-TTg ngày 19 tháng 07 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Theo Quyết định số 370/QĐ-TTg ngày 10 tháng 04 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 30/2008/QĐ-BTTTT ngày 06 tháng 5 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt Nam là đơn vị sự nghiệp khoa học - công nghệ thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông trong nghiên cứu, xây dựng và triển khai chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án phát triển trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trình độ cao cho công nghiệp Công nghệ thông tin và truyền thông; nghiên cứu - phát triển và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ phần mềm, nội dung thông tin số. Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt Nam đã được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ số A-728 ngày 21 tháng 5 năm 2008, Cục thuế TP. Hà nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế số 0102742794 ngày 13 tháng 5 năm 2008. Viện trưởng Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam là TS.Hoàng Lê Minh. Các đơn vị sự nghiệp và phòng ban chuyên môn trực thuộc Viện bao gồm Trung tâm Đào tạo – dịch vụ CNTT-TT, Trung tâm Khảo sát, nghiên cứu và phát triển thị trường; Phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, Phòng Nghiên cứu phát triển dịch vụ và nội dung thông tin số, Tạp chí “Phần mềm và Nội dung số”, các Phân Viện tại TP. Hồ Chí Minh và Phân viện tại Đà nẵng. 23 3.1.2. Vị trí, chức năng Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam là đơn vị trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông trong nghiên cứu, xây dựng và triển khai chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án phát triển trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trình độ cao cho công nghiệp Công nghệ thông tin và truyền thông; nghiên cứu - phát triển và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ phần mềm, nội dung thông tin số. Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam có tên giao dịch quốc tế là: Vietnam National Institute of Software and Digital Content Industry, tên viết tắt NISCI. Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch theo qui định của pháp luật, có kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật, có trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội. 3.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Tổ chức nghiên cứu, xây dựng và triển khai thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch trung hạn và dài hạn, cơ chế, chính sách, chương trình, đề án, dự án, mô hình, giải pháp phát triển trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Đào tạo nhân lực trình độ cao và cấp các chứng chỉ chuyên ngành theo đặt hàng của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trong các lĩnh vực liên quan đến công nghiệp Công nghệ thông tin và truyền thông, đặc biệt là công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Nghiên cứu phát triển và chuyển giao công nghệ về phần mềm và công nghiêp nội dung số; tham gia tuyển chọn, đấu thầu thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ của Nhà nước, các nhiệm vụ khoa học thuộc các chương trình, đề án, dự án và các nhiệm vụ đột xuất; xây dựng và quản lý các phòng thí nghiệm, đo thử, đánh giá, kiểm định về phần mềm, sản phẩm truyền thông đa phương tiện và nội dung thông tin 24 số; hỗ trợ nghiên cứu, phát triển các sáng tạo, các ý tưởng mới, các công nghệ, sản phẩm tiên tiến trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ chuyển giao, thẩm định đánh giá về chi phí, định mức, quy trình sản xuất, quy trình đảm bảo chất lượng, các chuẩn quốc gia và quốc tế trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Tổ chức điều tra, khảo sát hiện trạng, nghiên cứu dự báo xu hướng phát triển và cung cấp các thông tin, tư liệu chuyên ngành; xây dựng các cơ sở dữ liệu, kho thông tin, trang thông tin điện tử về thị trường, doanh nghiệp, sản phẩm phần mềm và nội dung thông tin số; xây dựng các thư viện chuyên ngành, các tài liệu chuyên môn, sách trắng, hướng dẫn về khung pháp lý và sở hữu trí tuệ, môi trường đầu tư, cơ hội thị trường và kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Phát hành các ấn phẩm, tạp chí khoa học, trang thông tin điện tử; chủ trì tổ chức và phối hợp tổ chức các hội thảo, hội nghị, triển lãm trong nước và quốc tế trong lĩnh vực phần mềm và nội dung thông tin số. - Triển khai các biện pháp, giải pháp, đề án, dự án thúc đẩy phát triển và ứng dụng phần mềm mã nguồn mở; thu thập, nghiên cứu, đánh giá, thẩm định và xây dựng cơ sở dữ liệu về phần mềm mã nguồn mở; biên soạn, phát hành các tài liệu mô tả giải pháp, sản phẩm, hướng dẫn cài đặt, sử dụng, phát triển và các tài liệu có liên quan khác. - Cung cấp các sản phẩm mẫu và dịch vụ tư vấn về phần mềm và nội dung thông tin số, bao gồm các dịch vụ tư vấn về sản phẩm, công nghệ và đào tạo; dịch vụ tư vấn về xây dựng, thẩm định, quản lý và đánh giá hiệu quả dự án công nghệ thông tin; nghiên cứu, phát triển và cung cấp các giải pháp, sản phẩm, dịch vụ phần mềm và nội dung thông tin số; các dịch vụ tư vấn có liên quan khác. - Tổ chức thực hiện các dự án, chương trình hợp tác quốc tế, tiếp nhận tài trợ, viện trợ của các cơ quan, tổ chức quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu – phát triển công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ phát triển một số sản phẩm phần mềm và nội dung thông tin số trọng điểm theo định hướng của Chính phủ; tham gia vào các chương trình, đề án quốc gia về an toàn và an ninh thông tin liên quan đến phần mềm và nội dung thông tin số. 25 - Thực hiện nhiệm vụ tổ chức xúc tiến thương mại trong lĩnh vực công nghiệp công nghệ thông tin; tổ chức thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại, phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu cho ngành; hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số nâng cao năng lực hoạt động và sức cạnh tranh; thực hiện chức năng vườn ươm doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Chủ trì hoặc tham gia tổ chức các cuộc thi và trao các giải thưởng về sản phẩm Công nghệ thông tin và truyền thông có liên quan đến phần mềm và nội dung thông tin số. - Được chủ động phát triển các hoạt động sự nghiệp có thu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Viện, trao đổi các sản phẩm tạo ra từ quá trình nghiên cứu – phát triển, hợp tác, thu hút đầu tư trong và ngoài nước để tạo thêm nguồn kinh phí, mở rộng phạm vi, qui mô hoạt động của Viện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện theo các qui định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao. 3.2. Bài toán hành chính tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam 3.2.1. Tổng quan Bài toán: Xây dựng một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số, sử dụng cho mục đích xây dựng các dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan/ tổ chức/cá nhân thông qua Internet. Dưới đây là một vài tính năng mà Hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản - hồ sơ cần phải đáp ứng: - Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa - Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata - Cho phép phân loại và tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống như cây thư mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm - Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính, từng trang hoặc toàn bộ tài liệu 26 - Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai thác - Có khả năng trao đổi văn bản số hóa, thông tin metadata giữa các hệ quản lý văn bản một cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, bằng nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, không tương tác qua e-mail, đĩa mềm, CD- ROM... 3.2.2. Phân tích các luồng công việc tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Dựa trên sự khảo sát thực tế công việc tại Viện cùng công văn số 425 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến. 3.2.2.1. Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: + Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là 27 văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. + Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật); + Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. + Đăng ký văn bản đến bằng sổ Lập sổ đăng ký văn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. 28 + Đăng ký văn bản đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bản của công văn 425. + Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. +Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. - Trình và chuyển giao văn bản đến + Trình văn bản đến Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). - Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ 29 trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến + Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. + Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. 3.2.2.2. Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. + Ghi số và ngày, tháng văn bản Ghi số của văn bản 30 Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. + Ghi ngày, tháng văn bản Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. + Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật + Đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. + Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. - Đăng ký văn bản đi 31 Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. + Đăng ký văn bản đi bằng sổ + Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản - Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Như vậy, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số phải có nhiệm vụ giải quyết hầu hết các luồng công việc nêu trên. 3.3. Mô tả hoạt động quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam 3.3.1. Hoạt động trước đây - Hệ thống văn bản tại viện được quản lý nhờ LaserFiche. Theo ông Hoàng Ngọc Diệp, cố vấn cao cấp về CNTT-VT cho các tổ chức của thế giới tại Việt Nam: Nếu không có 1 giải pháp “quản lý văn bản số” chuẩn, chúng ta không hình thành được các cơ sở dữ liệu lớn tại Việt Nam vì hầu hết văn bản chính thức và hợp pháp đều ở dưới dạng giấy.Từ góc độ quản lý Công Nghệ Thông Tin, tôi có thể thấy được LaserFiche có những ưu điểm đối với nhu cầu trong nước và hỗ trợ đầy đủ để đáp ứng các trở ngại/thách thức hiện nay như sau: 32 + Đó là giải pháp đã trưởng thành, mạnh, tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu số khó khăn và quan trọng nhất thế giới, đó là tiêu chuẩn 5015.2 của bộ Quốc Phòng Hoa Kỳ. + Được sử dụng rộng rãi bởi nhiều tổ chức trên thế giới, gồm các tổ chức chính quyền liên bang, chính quyền địa phương, tổ chức quốc phòng và an ninh, cộng đồng thương mại trong tất cả các công nghiệp chủ yếu, từ lập pháp, an ninh quốc gia, hải quan, nhà hoạch định đô thị, giáo dục, y tế, ngân hàng, lưu trữ hồ sơ quốc gia v.v... + Nó là một kiến trúc mở và độc lập về phần cứng, nên các tổ chức có thể dùng lại hoặc chọn lựa bất cứ trang thiết bị nào họ muốn để phù hợp với nhu cầu của chính mình. + Và rõ ràng rằng là giải pháp này rất phổ biến với trên 25.000 tổ chức lớn chọn lựa và sử dụng, vì nó thân thiện với người dùng và có thể mở rộng từ những hệ thống nhỏ đến lớn, linh hoạt để thích ứng với các hệ thống Công Nghệ Thông Tin hiện có khác, và kinh tế hơn bất cứ đối thủ cạnh tranh nào (nếu có trong thị trường). Tuy nhiên, bản LaserFiche đang dùng tại Viện là bản Trial, hệ thống LaserFiche lại phần mềm có bản quyền nên không cấu hình và tùy chỉnh được nhiều, thêm vào nữa là nó được cài đặt trên hệ điều hành Windows nên dễ bị phá hủy bởi virut. Tích hợp các công cụ khác khó khăn, như việt hóa giao diện, nhận dạng ký tự tiếng việt (OCR), khó tương tác (hệ kín) và đặc biệt là giá thành cao không phù hợp cho triển khai tại việt nam (200000-300000 usb/key/năm). 3.3.2. Hoạt động hiện nay Hiện tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam đang sử dụng hệ điều hành Ubuntu Linux và mong muốn sử dụng các phần mềm mã nguồn mở vào công việc của Viện, vì vậy Alfresco được lựa chọn để nghiên cứu và phát triển hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số. 3.4. Cấu trúc lưu trữ tài liệu trên Alfresco của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Với việc khảo sát thực tế vấn đề lưu trữ tài liệu cũng như quy trình quản lý tài liệu của Viện, em đã áp dụng hệ thống Alfresco để giải quyết vấn đề đó như sau: 33 3.4.1. Hệ thống người dùng Tất cả nhân viên của Viện đều có một tài khoản riêng cho việc truy vập và sử dụng hệ thống. Hình 4. Hệ thống người dùng 3.4.2. Hệ thống thư mục cá nhân Mỗi nhân viên (hay mỗi người dùng) có một thư mục các nhân của riêng mình. Hình minh họa: Hình 5. Hệ thống thư mục cá nhân 34 3.4.3. Hệ thống thư mục Viện Ngoài những thư mục mặc định của hệ thống như Data Dictionary, Sites, Web Projects… Thì Viện còn có các thư mục của riêng Viện như hình vẽ: Hình 6. Hệ thống thư mục Viện 3.4.3.1. Thư mục User Homes Hình 7. Hệ thống thư mục User Homes 35 3.4.3.2. Thư mục Văn Phòng Hình 8. Hệ thống thư mục Văn Phòng Bên trong thư mục Văn Phòng bao gồm các thư mục con sau: - Công Văn Đến - Công Văn Đi - Hồ Sơ - Lịch Công Tác 36 3.4.3.3. Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển Hình 9. Hệ thống thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển Bên trong thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển bao gồm các thư mục con sau: - Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học - Dự Án Đang Triển Khai - Ebooks - Giải Trí 37 3.4.3.4. Thư mục P.Dự Án Hình 10. Hệ thống thư mục P.Dự Án Bên trong Thư mục P.Dự Án bao gồm các thư mục con sau: - Hồ Sơ Dự Án + Đã Thực Hiện + Đang Thực Hiện - Kế Hoạch Dự Án - Văn Bản Pháp Quy 38 3.4.3.5. Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ Hình 11. Hệ thống thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ Bên trong Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ bao gồm các thư mục con sau: - Chương Trình Học - Hợp Tác - Ebooks - Các Khóa Học - Hỗ Trợ Dịch Vụ 39 3.4.3.6. Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI Hình 12. Hệ thống thư mục khác 3.5. Giới thiệu một vài quy trình xử lý - Quy trình xử lý văn bản đến Nhân viên văn phòng, văn thư (người chịu trách nhiệm quản lý văn bản đến) khi nhận được văn bản đến sẽ lưu trữ tại thư mục văn bản đến, đồng thời văn bản đến được quản lý như sau: + Văn bản đến được gửi tới cho Lãnh đạo để xin ý kiến phân phối, chỉ đạo, giải quyết. + Lãnh đạo xem xét và phân công giải quyết tới các phòng ban liên quan. + Các phòng ban nhận văn bản đến, giải quyết và báo cáo lại cho Lãnh đạo. + Kết thúc công việc, văn bản đến được chuyển trở lại cho Văn phòng lưu trữ. Sơ đồ quy trình quản lý 40 Hình 13. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến Quy trình xử lý văn bản đến đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco. - Quy trình xử lý văn bản đi Nhân viên văn phòng, văn thư (người chịu trách nhiệm quản lý văn bản đi) khi nhận được một văn bản đi từ phòng nào đó, hoặc tự mình soạn thảo văn bản đi, sau khi thực hiện đúng quy định của một văn bản đi ở trên, Văn phòng sẽ đưa lên lưu trữ tại thư mục văn bản đi, đồng thời văn bản đi được quản lý bằng quy trình xử lý sau: + Gửi văn bản đi tới Lãnh Đạo, xin ý kiến, ký duyệt. + Lãnh đạo xem xét, cho ý kiến, nếu không chấp nhận sẽ chuyển lại cho Văn phòng sửa chữa. Nếu chấp nhận sẽ ký duyệt và chuyển lại cho Văn phòng chuyển văn bản đi đi tới nơi nhận. Sơ đồ quy trình xử lý Hình 14. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi 41 Quy trình xử lý văn bản đi đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco. - Quy trình xử lý tờ trình + Một phòng bất kỳ gửi tờ trình cho Văn Phòng, Văn Phòng chỉnh sửa cho phù hợp với quy định rồi chuyển lên cho Lãnh đạo ký duyệt, Lãnh Đạo nếu đồng ý sẽ ký duyệt xong chuyển lại cho Văn Phòng lưu trữ, nếu không đồng ý sẽ không ký duyệt và chuyển lại cho Văn Phòng sửa đổi. + Sơ đồ quy trình xử lý Hình 15. Sơ đồ quy trình xử lý tờ trình + Quy trình xử lý tờ trình đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco. 42 Chương 4. Phát triển và mở rộng hệ thống 4.1. Các công nghệ Việt Hóa - Tại sao các phần mềm Việt hóa nên được ủng hộ? Vì xét ý nghĩa ảnh hưởng sâu xa, thì việc này không chỉ làm lợi cho người sử dụng Việt Nam, mà còn làm lợi cho các công ty có phần mềm được Việt hóa. Hiện nay số người Việt Nam có tiền mua phần mềm là rất ít, lợi nhuận quá nhỏ nên các công ty chưa cần quan tâm, họ không phải làm version tiếng Việt để phục vụ thị trường này. Việc có người Việt hóa hộ sẽ giúp phần mềm của họ được sử dụng rộng rãi hơn ở Việt Nam, sản phẩm của họ được quảng bá rộng rãi mà không phải tốn một đồng chi phí nào. Theo thời gian, các phần mềm này vẫn được họ nâng cấp thường xuyên, đến một lúc nào đó họ cảm thấy thị trường ở Việt Nam đã đủ lớn (nghĩa là nhiều người sẽ sẵn sàng bỏ tiền để mua phần mềm có bản quyền) -> version mới của họ sẽ có bản tiếng Việt. Khi ấy họ làm version tiếng Việt quá dễ dàng dựa vào những bản dịch của các nhóm Việt hóa trước, đó là một cái lợi, người dùng cũng đã quen phần mềm với giao diện tiếng Việt đó nên tiếp nhận dễ dàng, là cái lợi thứ hai. Tất nhiên, cái lợi lớn nhất vẫn là đã có một lượng người dùng đông đảo sử dụng phần mềm của họ và đều thấy muốn nâng cấp lên version mới, khi người Việt giàu có lên thì việc bỏ ra khoảng 1 triệu để mua 1 phần mềm tốt có bản quyền không còn là vấn đề nữa. Còn với người sử dụng Việt Nam hiện nay, các phần mềm Việt hóa có tác dụng cực kỳ to lớn, giúp đại bộ phận dân chúng tiếp thu và sử dụng phần mềm dễ dàng. Chúng ta là những người may mắn được đào tạo tốt, ta được học tiếng Anh, được tiếp xúc thường xuyên với công nghệ mới nên việc mày mò sử dụng một phần mềm như Firefox là chuyện đơn giản. Nhưng bao nhiêu người Việt Nam đang có may mắn như chúng ta? Mỗi năm đất nước có khoảng 1.5 triệu học sinh học hết lớp 12, cho là 20% trong số đó biết sử dụng tiếng Anh trong tin học. Cho là người Việt Nam sử dụng tin học (phần mềm tiếng Anh) tập trung chủ yếu từ lớp 6 (12 tuổi) đến khoảng 36 tuổi, ta đang có 25 thế hệ và trong mỗi thế hệ đó có 20% dùng được máy tính bằng tiếng Anh, trung bình mỗi thế hệ 1.5 triệu, con số tính xấp xỉ là: 25 * 1.5 triệu * 20% = 12.5 triệu người dùng được máy tính bằng tiếng Anh. Ước tính sơ qua để các bạn thấy, chúng ta đang nằm trong 15% may mắn biết sử dụng tin học bằng tiếng Anh, còn 85% mọi người chưa có điều kiện này đâu. Các phần 43 mềm phổ thông bằng tiếng Việt sẽ giúp thay đổi cực nhanh vấn đề này! Máy tính chỉ mới ra đời khoảng 20 năm, làm sao thế hệ những người già ở Nhật Bản, Hàn Quốc bây giờ biết dùng máy tính và dùng thoải mái được? Đó là nhờ có phần mềm bằng ngôn ngữ của họ, họ nhìn cái máy cũng đơn giản như đọc một quyển sách mới và sử dụng dễ dàng. Ngày nay chúng ta chưa có những cuộc vận động mạnh để có các phần mềm tiếng Việt chính thức, thì quá trình Việt hóa có ý nghĩa lắm. - Trong sự phát triển của Công Nghệ Thông Tin hiện nay, có nhiều cách để thực hiện việc Việt Hóa phần mềm. Ta có thể làm công việc là Việt hóa cho phần mềm nào đó, cách Việt hóa vừa dễ lại vừa khó. Dễ là đối với các phần mềm có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ thì ta có thể Việt hóa nó dễ dàng, còn khó là khi một phần mềm chỉ có một ngôn ngữ chính là tiếng Anh mà bản thân ta muốn Việt hóa thì phải can thiệp vào mấy file *.dll, cái này thì rất khó đồng thời liên quan tới vấn đề bản quyền. - Alfresco là một hệ thống mã nguồn mở, lại hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, nên việc Việt Hóa là có thể làm được, đồng thời cho dù có đụng vào code hay file ngôn ngữ cũng không ảnh hưởng tới bản quyền. Vì vậy em đã thực hiện việc Việt Hóa giao diện trình duyệt cho hệ thống này tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng hệ thống. Từ đó, em đã tiến hành việc Việt Hóa Alfresco. 4.2. Cấu hình và tùy chỉnh hệ thống Tùy vào từng doanh nghiệp, chức năng của doanh nghiệp, quá trình quản lý của doanh nghiệp mà hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được cấu hình và tùy chỉnh cho phù hợp với từng doanh nghiệp trên. Vì vậy, khi Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam sử dụng hệ thống Alfresco thì phải tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với hoạt động của Viện. 4.2.1. Thuộc tính của văn bản đến Trong lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, một văn bản đến phải có đầy đủ những thuộc tính sau: - Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/07, 31/12. - Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. 44 Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:........................ Ngày:.................... ........................ Chuyển:................................ + Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm + Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên. Các nội dung thông tin trên dấu “Đến” + Số đến Số đến là số thứ tự dăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. + Ngày đến Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức được nhận văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/07/05, 31/12/05. + Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” “hẹn giờ”), cán bộ văn thư ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). + Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. - Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. - Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. 30 m m ĐẾN 45 - Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. - Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. - Mức độ mật: ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền. - Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. - Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến ( văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản saov..v... ). 4.2.2. Thuộc tính của văn bản đi Trong lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, một văn bản đi phải có đầy đủ những thuộc tính sau: - Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản. - Ngày tháng văn bản. Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12. - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại. - Mức độ mật: ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền. - Người ký. Ghi tên của người ký văn bản. 46 - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu - Số lượng bản. Ghi số lượng bản ban hành. - Ghi những điểm cần thiết khác. 4.2.3. Thuộc tính của hồ sơ - Tên hồ sơ - Mã hồ sơ - Văn bản đến liên quan - Văn bản đi liên quan Dựa vào những thuộc tính trên, em đã đi tới việc thêm các thuộc tính vào trong hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số Alfresco để tiện cho việc lưu trữ và quản lý tại Viện. 4.3. Thực thi 4.3.1. Việt Hóa - Bạn có thể cấu hình Alfresco để có được sự hỗ trợ từ các ngôn ngữ như: Chinese, Dutch, English, French, German, Italian, Japanese, Russian, Spanish. - Các ngôn ngữ này hỗ trợ cho việc phát triển, điều tuyệt vời của việc phát triển mã nguồn mở giúp nhiều gói ngôn ngữ được phát triển hơn và mang đến cho cộng động người sử dụng. - Như các gói ngôn ngữ trên, chỉ cần tải gói ngôn ngữ từ website: Sau đó Copy gói ngôn ngữ yêu cầu đấy vào /alfresco/messages Sửa file web-client-config-custom.xml trong thư mục extension 47 <!-- English is the default language. Add additional languages to the list in the login page --> Việt Nam Spanish French Italian Japanese Khởi động lại Alfresco. - Nhưng với ngôn ngữ là Việt Nam, cần download gói ngôn ngữ English, và tự dịch thành tiếng Việt Nam, điều này đòi hỏi thời gian và công sức vì phải chuyển đổi rất nhiều file ngôn ngữ. Sau khi Alfresco được Việt Hóa xong, giao diện sẽ trở nên thân thiện và dễ dàng hơn với người dùng là người Việt Nam. - Một vài hình ảnh minh họa + Giao diện đăng nhập bằng ngôn ngữ English Hình 20. Giao diện login bằng tiếng anh 48 + Giao diện đăng nhập bằng ngôn ngữ Việt Nam Hình 21. Giao diện đăng nhập bằng tiếng Việt + Giao diện phần Company_Home bằng ngôn ngữ English Hình 22. Giao diện Company Home bằng tiếng anh 49 + Giao diện phần Company_Home bằng ngôn ngữ Việt Nam Hình 23. Giao diện Company Home bằng tiếng Việt + Giao diện chức năng tạo thư mục bằng ngôn ngữ English - Việt Nam Hình 24. Giao diện chức năng tạo thư mục 50 - Trên đây là một số hình minh họa cho việc Việt Hóa Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số Alfresco. Vì thời gian nghiên cứu và Việt Hóa không được nhiều nên công việc Việt Hóa vẫn chưa được hoàn thiện, vẫn đang tiếp tục với sự cố gắng và nỗ lực hết mình. 4.3.2. Thuộc tính cho từng loại văn bản 4.3.2.1. Văn bản đến Từ các thuộc tính được định nghĩa trên, ta xây dựng thêm thông tin cho văn bản đến. Gồm các thuộc tính sau: + NgayDen + SoDen + TacGia + SoKyHieu + NgayThang + MucDoMat + NoiNhan Các thuộc tính được định nghĩa như sau: Property Type Property Name Property Label Text NgayDen Ngày đến Int SoDen Số đến Text TacGia Tác giả Text SoKyHieu Số ký hiệu Text NgayThang Ngày tháng Text MucDoMat Mức độ mật Text NoiNhan Nơi nhận 51 Khi đó để định nghĩa thuộc tính đó thì trong file customModel.xml của thư mục /shared/classes/alfresco/extension Thêm định nghĩa thuộc tính mới này vào trước dòng như sau: Văn bản đến Ngày đến d:text Số đến d:int Tác giả d:text Số ký hiệu d:text 52 Ngày tháng d:text Mức độ mật d:text Nơi nhận d:text Để thêm nó như một luật trong tập hợp luật và hiển thị nó trong trang hiển thị chi tiết thì trong file web-client-config-custom.xml cấu hình thêm như sau: 53 <separator name="sepCust1" display-label="Văn bản đến" component-generator="HeaderSeparatorGenerator" /> Sau khi định nghĩa và cấu hình cho các thuộc tính của văn bản đến, thêm luật vào trong thư mục Văn Phòng > Văn Bản Đến, khi upload một tài liệu vào thư mục này, các thuộc tính được thêm vào sẽ xuất hiện: Hình 25. Trang thuộc tính của Văn Bản Đến 54 4.3.2.2. Văn bản đi Từ các thuộc tính được định nghĩa trên, ta xây dựng thêm thông tin cho văn bản đi. Gồm các thuộc tính sau: + SoKyHieuVanBan + NgayThangVanBan + MucDoMat + NguoiKy + NoiNhan Các thuộc tính được định nghĩa như sau: Property Type Property Name Property Label Text SoKyHieuVanBan Số ký hiệu văn bản Text NgayThangVanBan Ngày tháng văn bản Text MucDoMat Mức độ mật Text NguoiKy Người ký Text NoiNhan Nơi nhận Khi đó để định nghĩa thuộc tính đó thì trong file customModel.xml của thư mục /shared/classes/alfresco/extension Thêm định nghĩa thuộc tính mới này vào trước dòng như sau: Văn bản đi 55 Số ký hiệu văn bản d:text Ngày tháng văn bản d:text Mức độ mật d:text Ngày ký d:text Nơi nhận d:text Để thêm nó như một luật trong tập hợp luật và hiển thị nó trong trang hiển thị chi tiết thì trong file web-client-config-custom.xml cấu hình thêm như sau: 56 <separator name="sepCust1" display-label="Văn bản đi" component-generator="HeaderSeparatorGenerator" /> Sau khi định nghĩa và cấu hình cho các thuộc tính của văn bản đi, thêm luật vào trong thư mục Văn Phòng > Văn Bản Đi, khi upload một tài liệu vào thư mục này, các thuộc tính được thêm vào sẽ xuất hiện: 57 Hình 26. Trang thuộc tính của Văn Bản Đi 4.3.2.3. Hồ sơ Từ các thuộc tính được định nghĩa trên, ta xây dựng thêm thông tin cho Hồ Sơ. Gồm các thuộc tính sau: + TenHoSo + MaHoSo + vbdenlienquan + vbdilienquan Các thuộc tính được định nghĩa như sau: Property Type Property Name Property Label Text TenHoSo Tên hồ sơ 58 Text MaHoSo Mã hồ sơ Text vbdenlienquan Văn bản đến liên quan Text vbdilienquan Văn bản đi liên quan Khi đó để định nghĩa thuộc tính đó thì trong file customModel.xml của thư mục /shared/classes/alfresco/extension Thêm định nghĩa thuộc tính mới này vào trước dòng như sau: Hồ sơ Tên hồ sơ d:text Mã hồ sơ d:text Văn bản đến liên quan d:text 59 Văn bản đi liên quan d:text Để thêm nó như một luật trong tập hợp luật và hiển thị nó trong trang hiển thị chi tiết thì trong file web-client-config-custom.xml cấu hình thêm như sau: <separator name="sepCust1" display-label="Hồ sơ" component-generator="HeaderSeparatorGenerator" /> 60 Sau khi định nghĩa và cấu hình cho các thuộc tính của hồ sơ, thêm luật vào trong thư mục Văn Phòng > Hồ sơ, khi upload một tài liệu vào thư mục này, các thuộc tính được thêm vào sẽ xuất hiện: Hình 27. Trang thuộc tính của Hồ Sơ 61 Kết luận Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu (DMS – Document Management System) là lĩnh vực còn mới mẻ và ngày càng có vị trí quan trọng trên môi trường Internet. Với phạm vi của một khóa luận tốt nghiệp em đã hoàn thành và tìm hiểu được các đặc trưng cơ bản nhất của một DMS. Các hoạt động và những công nghệ để xây dựng nên một DMS. Sau đó áp dụng những kiến thức đã nghiên cứu được xây dựng một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu trên nền tảng hệ thống mã nguồn mở Alfresco. Trong tương lai em sẽ mở rộng phạm vi đề tài theo các hướng nghiên cứu sau: - Xây dựng và phát triển, hoàn thiện một Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu người dùng. - Có khả năng sử dụng lại mã nguồn trong Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu, hướng tới một cộng đồng cùng phát triển. Do hạn chế về thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cùng toàn thể các bạn nhằm hoàn thiện luận văn, ứng dụng đáp ứng thực tế cuộc sống. Hy vọng khóa luận sẽ giúp nhiều bạn có được một cái nhìn rõ ràng, một giải pháp tốt khi xây dựng một Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. 62 Phụ lục 1: TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT ***************** Dưới đây là phần mô tả cài đặt hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số trên nền tảng Alfresco. Thực tế có rất nhiều cách cài đặt, nhưng theo em, đây là cách cài đặt tốt, giúp cài đặt một cách nhanh chóng và tiện dụng. Trong tài liệu hướng dẫn này, em sẽ cài đặt trên hệ điều hành Linux. Java SE Development Kit (JDK) phải được cài đặt trong hệ thống trước khi cài đặt Alfresco. Một vài bản cài đặt Alfresco sẽ phát hiện xem JDK đã được cài hay chưa, nếu chưa JDK sẽ tự động được install, một vài bản khác thì bắt buộc JDK được cài trước khi cài Alfresco. - Cách cài đặt JDK như sau: Trong terminal gõ lệnh: sudo apt-get install sun-java6-jdk Gõ lệnh: java -version để xem java cài thành công chưa và xem phiên bản của java. Lấy thư mục đúng của Java: ls /usr/lib/jvm/ Ta thấy trong thư mục jvm có 2 thư mục: java-6-sun và java-6-sun-1.6.0.07 Ghi nhớ đường dẫn /usr/lib/jvm/java-6-sun-1.6.0.10/ để cấu hình Alfresco sau này. - Cài đặt Alfresco Download bản Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install Gõ lệnh: chmod 777 Alfresco-Labs-3b-Linux-x86-Install để xét quyền thực thi cho file Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install Cài đặt Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install bằng lệnh: ./Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install Quá trình cài đặt Alfresco bắt đầu 63 Hình 27. Bắt đầu quá trình cài đặt Alfresco Làm theo các hướng dẫn cài đặt sau: - Bạn sẽ được hỏi vị trí để cài đặt phần mềm. Nếu bạn không ở quyền root, thư mục home của bạn được chọn theo mặc định. Nếu bạn muốn cho Alfresco chạy với những người dùng khác, hoặc bắt đầu khởi động lên, bạn nên thay đổi đến một địa điểm khác. Hãy thoát khỏi trình cài đặt và trở thành root. Nếu bạn là root, mặc định là /opt/Alfresco. Nếu bạn muốn thay đổi nó, /usr/local/Alfresco sẽ là một lựa chọn tốt. Hình 28. Chọn thư mục cài đặt Alfresco - Bấm next và máy tính của bạn sẽ bắt đầu cài đặt Alfresco 64 Hình 29. Tiến hành việc cài đặt Alfresco - Chỉ đường dẫn tới OpenOffice Hình 30. Chỉ đường dẫn tới OpenOffice - Quyết định nếu bạn muốn xem các Readme. 65 Hình 31. Hoàn tất cài đặt Alfresco - Cấu hình cho Alfresco + Vào file alfresco.sh sửa ALF_HOME và export JAVA_HOME : ALF_HOME=/opt/Alfresco export JAVA_HOME=/usr/lib/jvm/java-6-sun-1.6.0.10/ Chạy file alfresco.sh bằng lệnh: ./alfresco.sh start Mở trình duyệt chạy ra cửa sổ đăng nhập. Nếu màn hình đăng nhập xuất hiện thì cài đặt và cấu hình thành công. Đăng nhập với user và pass là admin. Đăng nhập thành công => cài đặt thành công. Hình 32. Giao diện đăng nhập hệ thống 66 Phụ lục 2: Tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho quản trị hệ thống ********************** 1. Quản lý không gian và người dùng - Tạo không gian cho tất cả người dùng Đầu tiên, bạn tạo một không gian cho tất cả người dùng và sau đó bạn thêm người dùng mới. Để thêm một không gian mới cho những người dùng, thực hiện theo những bước sau: + Click on the Company Home menu link in the tool bar (top left). + In the header click on Create | Create Space. + The create space dialog is displayed as shown in the following screenshot. + In the Name text box, type Users Home. Hình 33. Giao diện tạo mới một không gian + Quay trở lại không gian Company Home sẽ thấy không gian User Homes được thêm vào như hình sau: 67 Hình 34. Không gian User Homes - Tạo người dùng mới Trước khi thêm người dùng mới, bạn cần biết rõ thông tin sau đây về mỗi người dùng: + Họ và tên + Địa chỉ email + Địa chỉ công ty + Username + Password + Home space name Trong không gian bất kỳ, click vào nút administration console ở trên toolbar như hình dưới đây: Hình 35. Giao diện Manage System Users 68 Trong administration console. Click vào Manage System Users. Trong The Manage System Users, click vào Create User. Trong New User Wizard, bạn có thể nhìn thấy danh sách các bước tạo mới user Hình 36. Giao diện các bước tạo người dùng mới Khi đã hoàn thành các bước trên, nhấn finish để hoàn tất việc tạo mới một user. - Tìm kiếm người dùng tồn tại Trong không gian bất kỳ, click vào nút Administration Console ở trên toolbar, vào phần quản lý người dùng, để hiển thị tất cả user, click vào Show all 69 Hình 37. Giao diện hiển thị thông tin tất cả người dùng Từ việc hiển thị tất cả user trên, bạn có thể Sửa chi tiết người dùng hay Xóa người dùng cũng như thay đổi password của họ. 2. Quản lý nhóm người dùng - Tạo nhóm và nhóm con Trong không gian bất kỳ, click vào nút administration console ở trên toolbar như hình dưới đây. Trong administration console. Click vào Manage System Users. Trong The Manage System Users, click vào Create Group. Hình 38. Giao diện tạo nhóm mới 70 Đặt tên nhóm vào ấn Create Group. Sau khi tạo xong nhóm, bạn có thể Thêm người dùng vào một nhóm, Rời người dùng ra khỏi nhóm, tạo Sub_Group như hình trên. 3. Quản lý phân quyền - Mỗi người dùng (User) đều có những quyền khác nhau với mỗi thư mục (space) khác nhau. Hệ thống cung cấp 5 quyền là: Consumer (Khách viếng thăm) Editor (Biên tập viên) Contributor (Người tham gia) Collaboration (Cộng tác viên) Coordinator (Điều hợp viên) Sau đây là bảng mô tả quyền hạn của từng quyền trên: Nếu bạn có quyền là Coordinator với một thư mục nào đó, bạn có thể mời (invite) một User khác làm Consumer (Khách viếng thăm), Editor (Biên tập viên), Contributor (Người tham gia), Collaboration (Cộng tác viên) hay Coordinator (Điều hợp viên) với thư mục đó bằng cách + Trong thư mục bạn làm Coordinator (Điều hợp viên), chọn More Actions > Manage Space User, trong Manage Space User, chọn Invite 71 Hình 39. Giao diện quản lý không gian + Trong Invite Users Wizard, bấm nút Search để tìm User hoặc Group muốn Invite, trong danh sách User/Group được tìm thấy, bạn chọn User hoặc Group và Quyền cần cấp cho họ rồi ấn nút Add to list. Sau đó nhấn nút Next. Hình 40. Giao diện phân quyền cho người dùng + Ở bước thứ 2, bạn muốn gửi email thông báo cho người bạn muốn mời thì chọn Yes, còn không muốn thì chọn No. Sau đó ấn nút Next. 72 + Ở bước thứ 3, chọn Finish để hoàn thành việc cấp quyền cho User hoặc Group. + Để biết được thư mục bạn sở hữu có những ai và quyền gì liên quan, bạn có thể vào trong thư mục đó, chọn More Actions > Manage Space User (Khung màu đỏ là các User hoặc Group và những quyền của họ. Hình 41. Giao diện hiển thị người dùng và nhóm liên quan tới thư mục 73 Phụ lục 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU SỐ ****************** 1. Giới thiệu - Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được xây dựng trên nền tảng phần mềm mã nguồn mở Alfresco, và được phát triển để phù hợp với công việc lưu trữ và quản lý tài liệu số của Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam. - Hệ thống chạy trên nền Web, nên chỉ cần bạn có một trình duyệt Web như Internet Explorer, FireFox, Google Chrome, Flock … là có thể truy cập và sử dụng một cách dễ dàng. Ở hướng dẫn sử dụng này, tôi xin được trình bày trên trình duyệt Web FireFox. - Với hệ thống này, bạn có thể lưu trữ và quản lý tài liệu dễ dàng như tạo tài liệu ngay trên nó, hoặc upload tài liệu có sẵn lên hệ thống cũng như download tài liệu về, view tài liệu, tìm kiếm tài liệu …. 2. Sử dụng 2.1. Đăng nhập hệ thống - Mỗi người dùng được cung cấp 1 tài khoản bao gồm Username và Password. Để đăng nhập vào hệ thống, bạn bật FireFox lên, truy cập vào địa chỉ: Nếu lần đầu tiên bạn đăng nhập vào hệ thống, bạn sẽ là 1 Guest, bạn chọn Logout để đăng xuất. Hình 42. Giao diện lần đầu tiên đăng nhập (Guest) 74 Màn hình đăng nhập xuất hiện cho phép bạn nhập Username và Password. Sau khi nhập Username và Password, bạn có thể chọn 2 ngôn ngữ English và tiếng việt ( ngôn ngữ tiếng Việt đang trong quá trình hoàn thiện nên tạm thời xin khuyến cáo là nên chọn ngôn ngữ English). Kết thúc ấn login để đăng nhập hệ thống. Hình 43. Giao diện đăng nhập 2.2. Các thư mục (Space) - Khi đăng nhập hệ thống thành công, bạn sẽ vào không gian của Viện (company_home). - Mỗi người dùng (User) đều có một thư mục riêng của mình nằm trong NISCI > Thư mục cá nhân > [Tên user] 2.3. Cách tạo tài liệu trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu - Hệ thống hỗ trợ cho việc tạo trực tiếp các file dạng HTML, plain text và XML. + Trong thư mục bạn muốn tạo tài liệu ( và có quyền tạo tài liệu), bạn chọn Create > Create Content + Trong Create Content Wizard, bạn gõ name (tên), Type (loại), Content Type (loại nội dung). Sau đó ấn Next 75 Hình 44. Giao diện bước 1 tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text + Ở bước thứ 2 là form cho phép bạn nhập nội dung của tài liệu. Nhập xong bạn ấn Next Hình 45. Giao diện bước 2 tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text 76 + Cuối cùng, bạn ấn Finish để vào phần Modify Content Properties. Hình 46. Giao diện bước 3 tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text + Trong Modify Content Properties, bạn thêm những thông tin như Title, Description, Author cho file được tạo và ấn OK để tạo tài liệu. Hình 47. Giao diện Modify Content Properties 2.4. Cách upload tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu - Nếu bạn có một tài liệu bằng giấy, bạn đưa vào máy scan để quét chuyển sang file TIFF hoặc PDF. - Nếu trong máy bạn có một file tài liệu, dạng pdf, doc, ppt …. Để đưa lên lưu trữ và quản lý trên hệ thống bạn làm theo những bước sau: + Vào thư mục bạn cần upload tài liệu lên. (Bạn phải có quyền upload tại thư mục này). Chọn Add Content 77 + Trong Add Content Dialog, chọn Browse, và chọn đường dẫn tới file bạn cần upload. Sau đó ấn OK để vào phần Modify Content Properties. + Trong Modify Content Properties, bạn thêm những thông tin như Description, Author ch