Khóa luận Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà

Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà Mục lục Nội dung Trang Lời mở đầu Phần I: Những vấn đề lý luận về hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hóa 1 I. Khái quát chung về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá 1 1. Khái niệm và điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu 1 1.1. Khái niệm 1 1.2. Điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu 1 2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu hàng hoá 2 3. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá 3 3.1. Đối tượng nhập khẩu 3 3.2. Phương thức kinh doanh nhập khẩu hàng hoá 3 a. Các phương thức nhập khẩu 3 b. Các hình thức nhập khẩu 4 c. Các phương thức thanh toán trong hợp đồng ngoại 5 3.3. Các phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu 7 a. Bán buôn hàng hoá 7 b. Bán lẻ hàng hoá 8 3.4. Công tác tính giá hàng nhập khẩu 9 a. Tính giá hàng nhập khẩu 9 b. Tính giá hàng xuất bán 9 II. Kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 11 1. Một số quy định về lưu chuyển hàng nhập khẩu 11 1.1. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ 11 1.2. Yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 12 2. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phương pháp kế toán kê khai thường xuyên 14 2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 14 2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu 15 2.3. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu 23 3. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá theo phương thức kiểm kê định kỳ 29 3.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 29 3.2. Phương pháp hạch toán 29 4. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 30 4.1. Chứng từ 30 4.2. Hệ thống sổ kế toán 31 Phần II: Thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Chi nhánh Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà 34 I. Đặc điểm chung của Chi nhánh 34 1. Lịch sử hình thành và phát triển 34 2. Chức năng và nhiệm vụ 35 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh những năm gần đây 36 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh 37 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Chi nhánh 38 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán 38 5.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 40 5.3. Hệ thống sổ kế toán 41 II. Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Chi nhánh 42 1. Nhập khẩu trực tiếp 42 1.1. Quy trình luân chuyển chứng từ 42 1.2. Phương pháp hạch toán 43 2. Nhập khẩu uỷ thác 46 3. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu 49 Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Chi nhánh Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà 53 I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán hoạt động nhập khẩu tại Chi nhánh 53 1. Ưu điểm 53 1.1. Về công tác quản lý 53 1.2. Về công tác kế toán 54 2. Nhược điểm 56 2.1. Nhược điểm trong việc ghi chép, hạch toán kế toán 56 2.2. Nhược điểm trong hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình mua và tiêu thụ hàng nhập khẩu 59 II. Cơ sở lý luận về hoàn thiện công tác hạch toán kế toán 61 III. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà 64 1. Các kiến nghị về phương pháp hạch toán hàng hoá nhập khẩu nói riêng và hệ thống kế toán nói chung 64 2. Các kiến nghị liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ 68 Kết luận 74 Phụ lục 1 & 2 Tài liệu tham khảo Phần i những vấn đề lý luận Về hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu Trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất, nhập khẩu i. Khái quát chung về hoạt động kinh doanh xnk và đặc đIểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá 1. Khái niệm và điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu 1.1. Khái niệm Hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hoá là hoạt động mua bán hàng hoá giữa thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán bao gồm cả hợp đồng tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập và chuyển khẩu hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu là một quy trình gồm hai giai đoạn: + Nhập khẩu hàng hoá, và + Tiêu thụ hàng nhập khẩu. (Nguồn: Giáo trình nghiệp vụ ngoại thương - ĐHNTHN) 1.2. Điều kiện kinh doanh xuất - nhập khẩu Các doanh nghiệp sau đây có quyền kinh doanh xuất, nhập khẩu: Thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, thành lập theo quyết định của pháp luật, được quyền xuất - nhập khẩu hàng hoá theo ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố theo quy định. Quyền được uỷ thác xuất, nhập khẩu hàng hoá: Thương nhân có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất -nhập khẩu được quyền uỷ thác xuất-nhập khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với hàng hoá có hạn ngạch và hàng hoá có giấy phép của Bộ Thương mại, thương nhân chỉ được uỷ thác xuất-nhập khẩu trong phạm vi số lượng hoặc trị giá ghi tại văn bản phân bổ hạn ngạch của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy phép của Bộ Thương Mại. Quyền được nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu hàng hoá: Thương nhân đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu có quyền được nhận uỷ thác xuất - nhập khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thương nhân nhận uỷ thác không được sử dụng hạn ngạch hoặc giấy phép do Bộ Thương mại cấp cho mình để nhận uỷ thác xuất - nhập khẩu. Vai trò của hoạt động nhập khẩu hàng hoá Hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu là một bộ phận của hoạt động lưu thông hàng hoá, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trên phạm vi toàn thế giới. Hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu là một trong những điều kiện cần thiết để mở rộng thị trường và giao lưu quốc tế. Hoạt động nhập khẩu nhằm bổ sung những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu cả về mặt số lượng và chất lượng như đầu tư các trang thiết bị, nguyên vật liệu, máy móc, vật tư kỹ thuật, công nghệ hiện đại… Nhập khẩu còn để thay thế, nghĩa là nhập khẩu những hàng hoá mà nếu sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu. Trong điều kiện nền kinh tế phát triển theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN như ở nước ta hiện nay thì vai trò quan trọng của nhập khẩu được thể hiện qua các khía cạnh sau: Nhập khẩu tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy nhanh quá trình trang bị, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, tăng tỷ trọng ngành công nghiệp, dịch vụ, giảm tỷ trọng ngành nông nghiệp. Hoạt động nhập khẩu góp phần bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo kinh tế phát triển cân đối và ổn định, tránh những biến động lớn có thể xảy ra trong nền kinh tế. Nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Một mặt nhập khẩu thoả mãn nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của nhân dân về hàng hoá tiêu dùng, mặt khác đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất từ đó tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động. Nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu. Sự tác động của nhập khẩu đến xuất khẩu thể hiện ở chỗ nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, từ đó tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam ra nước ngoài đặc biệt là đối với nước ta luôn ở trong tình trạng nhập siêu do nội lực của nền kinh tế chưa đủ mạnh, tuy rằng trong một số năm gần đây tình trạng này đã có những chuyển biến tích cực. 3. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá 3.1. Đối tượng nhập khẩu Đối tượng nhập khẩu là các loại hàng hoá phù hợp với ngành, nghề ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trừ những mặt hàng thuộc ‘Danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu’ và những mặt hàng tạm ngừng nhập khẩu. Hàng hoá nhập khẩu là những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc chưa đủ yêu cầu cả về chất lượng và số lượng. Đối tượng hàng nhập khẩu không chỉ đơn thuần là những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cư mà chủ yếu là các trang thiết bị, máy móc, vật tư, kỹ thuật hiện đại phục vụ cho sự phát triển của nền kinh tế quốc dân trong tất cả các ngành, các địa phương và trên mọi lĩnh vực. Bên cạnh các mặt hàng doanh nghiệp được tự do nhập khẩu còn có các mặt hàng nhập khẩu có điều kiện và các mặt hàng cấm nhập khẩu. Hàng hoá nhập khẩu có điều kiện là hàng hoá nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc theo giấy phép của Bộ Thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành. Đối với ‘Danh mục hàng cấm nhập khẩu’, doanh nghiệp chỉ được nhập khẩu trong trường hợp đặc biệt khi được phép của Thủ tướng Chính phủ. Đại bộ phận hàng hoá nhập khẩu được đóng gói nguyên đai, nguyên kiện, bên ngoài có các ký, mã hiệu thuận tiện cho việc giao nhận, vận chuyển trừ một số hàng hoá đặc biệt không đóng gói được thì có quy định riêng về bao bì và cách giao nhận. 3.2. Phương thức kinh doanh nhập khẩu hàng hoá Các phương thức nhập khẩu Trên thực tế có hai phương thức nhập khẩu hàng hoá: Nhập khẩu theo Nghị định thư và nhập khẩu ngoài Nghị định thư. Phương thức nhập khẩu theo Nghị định thư là các phương thức mà doanh nghiệp được phép nhập khẩu tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước đặt ra. Nhà nước Việt Nam ký kết với các nước khác những Nghị định hoặc Hiệp định về trao đổi hàng hoá giữa hai nước. Sau đó Nhà nước giao cho một số đơn vị có chức năng hoạt động kinh doanh nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Các đơn vị thực hiện kinh doanh theo Nghị định thư có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các điều khoản về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã, thời gian giao hàng như đã được ghi trong hợp đồng. Đối với số ngoại tệ thu được đơn vị phải nộp vào Quỹ tiền tệ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ Thương mại và được hoàn lại bằng tiền VNĐ tương ứng với số ngoại tệ mà đơn vị đã nộp vào Quỹ theo tỷ giá khoán do Nhà nước quy định. Phương thức nhập khẩu ngoài Nghị định thư: Doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu ngoài Nghị định thư của Nhà nước nhưng vẫn phải tuân theo khung pháp lý chung quy định về xuất - nhập khẩu. Các đơn vị này phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Trong quá trình thực hiện nhập khẩu doanh nghiệp được chủ động quyết định về giá cả, hàng hoá, thị trường trong phạm vi pháp luật cho phép. Đối với số ngoại tệ thu được, đơn vị có thể bán trên thị trường giao dịch ngoại tệ liên ngân hàng hoặc có thể bán cho Nhà nước và khi có nhu cầu sử dụng ngoại tệ đơn vị được quyền mua lại để sử dụng. Các hình thức nhập khẩu Các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu có thể tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo hai hình thức: hình thức trực tiếp và hình thức uỷ thác, hoặc kết hợp cả trực tiếp và uỷ thác. Nhập khẩu trực tiếp là hình thức mà trong đó đơn vị nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức quá trình mua, bán hàng hoá và tự cân đối tài chính cho thương vụ đã ký kết. Theo hình thức này chỉ có những đơn vị có uy tín, có kim ngạch xuất-nhập khẩu lớn trên thị trường, có đội ngũ cán bộ kinh doanh am hiểu hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế (cả về tập quán, ngôn ngữ và pháp luật) được nhập khẩu trực tiếp và phải có giấy phép của Bộ Thương mại cấp cho phép trực tiếp tham gia ký kết, giao dịch hợp đồng ngoại thương với nước ngoài. Nhập khẩu uỷ thác là hình thức được thực hiện ở những đơn vị có giấy phép của Nhà nước cho phép nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán, giao nhận hàng hoá với nước ngoài vì vậy phải uỷ thác cho đơn vị có khả năng nhập khẩu trực tiếp để họ thực hiện nhập khẩu hàng hoá cho mình. Đơn vị nhận, uỷ thác nhập khẩu là đại lý mua hàng trong khâu này và nhận được hoa hồng uỷ thác từ đơn vị giao uỷ thác và khoản hoa hồng này được ghi nhận là doanh thu của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu. c. Các phương thức thanh toán trong hợp đồng ngoại Phương thức thanh toán là cách thức người bán thực hiện để thu tiền về và người mua thực hiện để trả tiền. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương - mà ở đây là hợp đồng nhập khẩu. Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, mỗi phương thức có những thủ tục thực hiện, ưu nhược điểm khác nhau đòi hỏi doanh nghiệp cần phải biết và nắm được để lựa chọn một phương thức có lợi, tốn ít chi phí mà vẫn đem lại nguồn lợi nhuận. Dưới đây là một số phương thức thanh toán phổ biến hay được sử dụng: Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of Payment) Là phương thức thanh toán trong đó bên bán sau khi giao hàng hoá và dịch vụ sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền bên mua, uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó. Nếu phiếu nhờ thu không kèm chứng từ thì gọi là phương thức ‘Nhờ thu phiếu trơn’ trong đó ngân hàng không nắm được chứng từ, người mua có thể dùng bộ chứng từ mà mình đã nhận bằng bưu điện hoặc bằng một đường nào khác để nhận hàng đồng thời vẫn trì hoãn việc trả tiền. Một phương thức khác của nhờ thu là ‘Nhờ thu kèm chứng từ’ là phương thức thanh toán trong đó bên bán sau khi giao hàng sẽ nhờ ngân hàng thu hộ số tiền từ bên mua không chỉ căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi kèm hối phiếu đó và yêu cầu ngân hàng khi nào bên mua đồng ý thanh toán thì mới chuyển giao bộ chứng từ cho bên mua để họ nhận hàng. So với nhờ thu phiếu trơn, việc nhờ thu kèm chứng từ có đảm bảo hơn cho người bán trong vấn đề thu tiền hàng vì được ngân hàng thay mặt mình để khống chế chứng từ. Tuy nhiên, quyền lợi của người bán vẫn có thể bị đe dọa nếu người mua có thể không muốn nhận hàng và từ chối nhận chứng từ, trong khi hàng đã được gửi đi rồi. Do vậy, phương thức này chỉ áp dụng khi trị giá hàng xuất khẩu và trị giá hợp đồng không cao, khi bên bán nắm vững khả năng thanh toán của bên mua. Nhưng nhìn chung phương thức thanh toán nhờ thu có ưu điểm là thủ tục thanh toán đơn giản, phí thanh toán thấp. Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit - L/C) Là sự thoả thuận của một ngân hàng (ngân hàng mở L/C) sẽ trả một số tiền nhất định cho bên bán hoặc cho bất cứ người nào theo lệnh của bên bán khi bên bán xuất trình đầy đủ các chứng từ và thực hiện đầy đủ các yêu cầu được quy định trong một văn bản gọi là thư tín dụng (L/C). Thư tín dụng có thể thuộc loại có thể huỷ ngang hoặc không thể huỷ ngang. Thư tín dụng hủy ngang (Revocable L/C) là loại thư tín dụng mà ngân hàng mở L/C có thể sửa đổi hoặc huỷ bỏ vào bất cứ lúc nào mà không phải báo trước cho người được hưởng (bên bán). Thư tín dụng không thể huỷ ngang (Irrevocable L/C) là loại thư tín dụng trong thời gian hiệu lực của nó, ngân hàng mở không có quyền huỷ bỏ hay sửa đổi nội dung thư tín dụng nếu không được sự đồng ý của người hưởng ngay cả khi người yêu cầu mở thư tín dụng (bên mua) ra lệnh huỷ bỏ hay sửa đổi thư tín dụng đó. Như vậy, thư tín dụng không huỷ ngang là cam kết chắc chắn đối với người bán trong việc thanh toán tiền hàng. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có nhiều ưu điểm hơn so với các phương thức thanh toán khác. Đối với người bán, nó đảm bảo rằng chắc chắn thu được tiền hàng. Đối với người mua, nó đảm bảo việc trả tiền cho người bán chỉ được thực hiện một khi người bán đã xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ mà ngân hàng đã kiểm tra bộ chứng từ đó. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là thủ tục phức tạp và chi phí cao, tốn kém. Phương thức thanh toán chuyển tiền (Remittance) Là phương thức trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người được hưởng (bên bán) ở một thời điểm cụ thể trong một thời gian nhất định và người mua trả tiền cho người bán thông qua ngân hàng. Ưu điểm của phương thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao cho nên nó được áp dụng trong thanh toán các lô hàng có giá trị nhỏ hoặc các khoản phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, tiền ứng trước, tiền hoa hồng... Tuy nhiên, trong phương thức này đơn vị nhập khẩu có thể bị rủi ro do bộ chứng từ giả cho nên trong nhiều trường hợp bên nhập khẩu nhận được hàng rồi mới chuyển tiền trả cho bên xuất khẩu. Ngoài các phương thức trên, trong thanh toán quốc tế người ta còn sử dụng một số phương thức khác như: Ghi sổ (Open Account), Thư uỷ thác (Authority to Purchase - A/P), Thư bảo đảm tiền (Letter of Guarantee - L/G). Các phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu Tiêu thụ hàng nhập khẩu chịu sự quản lý chung của Nhà nuớc về hoạt động xuất nhập khẩu, được quy định tại Nghị Định số 33/CP ngày 19/4/1994 của Chính phủ trên nguyên tắc cơ bản sau: Tuân thủ pháp luật và các chính sách có liên quan của Nhà nước về sản xuất, lưu thông và quản lý thị trường. Tôn trọng các cam kết với nước ngoài và tập quán thương mại quốc tế. Bảo đảm quyền tự chủ kinh doanh của các doanh nghiệp, và bảo đảm sự quản lý của Nhà nước. Hoạt động bán hàng trong kinh doanh xuất nhập khẩu gồm hai phương thức chủ yếu: Bán buôn và bán lẻ hàng hoá. Bán buôn hàng hoá Là phương thức bán hàng hoá với số lượng lớn, thường là cho các tổ chức bán lẻ, cho các đơn vị sản xuất hoặc cho các đơn vị xuất khẩu. Hàng hoá bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng. Có các hình thức bán buôn sau: * Bán buôn qua kho: Là trường hợp bán buôn hàng hoá tại kho bảo quản của doanh nghiệp được tiến hành theo hai cách: Bán buôn trực tiếp qua kho: Dựa trên hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp xuất hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của doanh nghiệp. Khi nhận hàng xong, người đại diện bên mua xác nhận vào hoá đơn bán hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán buôn chuyển hàng qua kho: Theo hình thức này, bên bán sẽ xuất hàng chuyển đến cho bên mua theo hợp đồng đã ký kết. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sử hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào thu được tiền hàng hoặc bên mua chấp nhận thanh toán mới được coi là tiêu thụ. * Bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho): Là trường hợp bán buôn trong đó hàng hoá sau khi thu mua không nhập kho mà được chuyển thẳng đến cho khách hàng. Phương thức này được thực hiện theo một trong ba cách sau: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức trực tiếp: Doanh nghiệp mua hàng chuyển thẳng cho người mua và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp mua hàng và chuyển thẳng cho người mua. Hàng hoá vẫn thuộc quyền sử hữu của doanh nghiệp, chỉ khi người mua nhận được hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (toàn bộ hay một phần giá trị) thì mới coi là hàng hoá đã tiêu thụ. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Doanh nghiệp đứng ra làm trung gian môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. b. Bán lẻ hàng hoá Là phương thức bán hàng với số lượng ít và phục vụ trực tiếp người tiêu dùng. Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình vận động của hàng hoá. Hàng hoá chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng và giá trị của chúng được thực hiện. Các hình thức bán lẻ gồm: Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng vừa nhận tiền vừa giao hàng cho khách hàng đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm hàng để ghi thẻ quầy, lập báo cáo bán hàng đồng thời kiểm tiền để lập giấy nộp tiền. Bán lẻ thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân thu tiền, viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền và đưa cho khách hàng tới nhận hàng tại quầy do người bán giao. Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp số tiền, kiểm tiền và lập giấy nộp tiền còn nhân viên bán hàng căn cứ vào số tiền đã giao theo hoá đơn hoặc tích kê, lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hiện có để xác định số hàng thừa, thiếu. Bán hàng tự chọn: Người mua được quyền chọn lấy hàng mua rồi đem đến bộ phận thu ngân nộp tiền. Bộ phận thu ngân tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền, cuối ngày nộp vào quỹ. Ngoài các hình thức trên, các doanh nghiệp còn áp dụng các phương thức bán hàng khác như: Bán hàng trả góp, ký gửi, đại lý... Hàng hoá chỉ được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp có tham gia mua bán, thanh toán theo hình thức nhất định và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hoá thuộc diện kinh doanh. 3.4. Công tác tính giá hàng nhập khẩu a. Tính giá hàng nhập khẩu Để phản ánh chính xác các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá phát sinh trong hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán thì yêu cầu đối với các đơn vị khi thực hiện nhập khẩu hàng hoá là phải xác định được toàn bộ số tiền đã bỏ ra để có được hàng hoá tức là xác định được giá trị thực tế của hàng nhập khẩu và là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Hàng hoá nhập khẩu theo quy định được tính theo giá thực tế tương tự như hàng hoá kinh doanh trong nước. Giá thực tế của hàng hoá nhập khẩu được tính chủ yếu theo giá CIF - là giá giao nhận tại biên giới nước mua (nước nhập khẩu). Giá thực tế của hàng hoá nhập vào tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng khác nhau cũng như tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế VAT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ trong giá mua không bao gồm thuế VAT đầu vào còn đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trong giá mua bao gồm cả thuế VAT đầu vào. Cụ thể: Giá thực tế hàng hoá nhập khẩu = Giá mua hàng hoá nhập khẩu (CIF) + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua được hưởng Cần chú ý rằng, đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế hàng nhập khẩu còn bao gồm cả thuế VAT của hàng nhập khẩu. Như vậy, giá thực tế hàng nhập khẩu bao gồm hai bộ phận: Trị giá mua (kể cả thuế phải nộp) và chi phí thu mua. Khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hoá, kế toán phải tách riêng hai bộ phận trên để tính toán. b. Tính giá hàng xuất bán Hàng tháng để có cơ sở tính đúng, tính đủ thu nhập từ hoạt động bán hàng với doanh nghiệp, kế toán phải xác định được giá thực tế của hàng bán ra. Do giá thực tế của hàng hoá mua vào được chia thành hai bộ phận (trị giá mua và chi phí thu mua) nên việc tính giá cho hàng xuất bán rất phức tạp. Xác định đúng giá vốn không chỉ phụ thuộc vào việc tổ chức tốt quá trình thu mua mà còn phụ thuộc vào sự lựa chọn phương thức tính giá hàng hoá xuất tại đơn vị. Không giống như việc tính giá xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, do đặc điểm của hàng hoá nhập khẩu mà việc tính giá xuất bán hàng nhập khẩu chủ yếu sử dụng bốn phương thức tính giá hàng xuất bán sau: ** Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp nhập trước xuất trước giả định lô hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất bán trước, xuất hết số nhập trước mới tới số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số mua vào sau cùng. Phương pháp FIFO đảm bảo việc tính giá vốn hàng bán kịp thời, sát thực tế với sự vận động của hàng hoá nhưng đòi hỏi tổ chức chặt chẽ kế toán chi tiết hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị theo từng mặt hàng và từng lần mua hàng. ** Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp nhập sau-xuất trước là phương pháp sinh động nhất. Tên của phương pháp này cho thấy những hàng mua gần nhất sẽ được tiêu thụ trước, hàng tồn kho cuối kỳ sẽ bao gồm những hàng được mua lâu nhất. Theo phương pháp này, những chi phí thuộc về hàng hoá đã bán ra là tương đối cập nhật, bởi vì chúng phát sinh từ những đợt mua hàng gần đây nhất. ** Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp) Theo phương pháp này, hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất (trừ trường hợp điều chỉnh). ** Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, chi phí bình quân được tính bằng cách lấy tổng chi phí của hàng hoá có sẵn chia cho số lượng hàng đó. Cách tính này cho thấy được chi phí trung bình của một đơn vị hàng, và sau đó chỉ tiêu này được áp dụng đối với mọi đơn vị hàng trong kho. ii. kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 1. Một số quy định về lưu chuyển hàng nhập khẩu 1.1. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ Trong điều kiện ngày nay, việc mua bán giữa các nước đều tính theo thời giá quốc tế và thanh toán với nhau bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi. Do đó, tỷ giá hối đoái có tác động rất lớn đến kết quả các thương vụ kinh doanh hàng nhập khẩu. Theo nguyên tắc chung, kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định cụ thể sau: Nguyên tắc 1: Nguyên tắc đồng Việt Nam Đối với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán Việt Nam thì phải quy đổi ngoại tệ thành tiền Việt Nam (VNĐ) để hạch toán quá trình luân chuyển vốn. Nguyên tắc này đòi hỏi khi có các nghiệp vụ kinh tế-tài chính liên quan đến ngoại tệ thì kế toán phải qui đổi ngoại tệ thành tiền VNĐ theo tỷ giá hợp lý để ghi sổ kế toán. Tuỳ theo số lượng nghiệp vụ kinh tế - tài chính liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp nhiều hay ít và đặc điểm nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán có thể áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán tỷ giá ngoại tệ sau (nguyên tắc 2 và 3): Nguyên tắc 2: Phương pháp sử dụng tỷ giá hạch toán Phương pháp này áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế - tài chính liên quan đến ngoại tệ. Trong các doanh nghiệp này các khoản như: Tiền (tiền mặt và tiền gửi), nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có nguồn gốc ngoại tệ thì phải được ghi sổ theo tỷ giá hạch toán. Các khoản doanh thu bán hàng nhập khẩu, doanh thu cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác, chi phí ngoại tệ cho nhập khẩu và các phụ phí khác bằng ngoại tệ được quy đổi ra VNĐ và ghi sổ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nguyên tắc 3: Phương pháp sử dụng tỷ giá thực tế Phương pháp này áp dụng cho những đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ. Khi đó nguyên tắc quy đổi ngoại tệ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ được thực hiện theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh. Nguyên tắc 4: Nguyên tắc về điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ Theo nguyên tắc này các khoản tiền bằng ngoại tệ (tiền gửi ngân hàng, tiền mặt), nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản tiền vay có nguồn gốc ngoại tệ còn dư vào cuối kỳ phải được điều chỉnh theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng công bố vào thời điểm đó. Chênh lệch phát sinh giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế vào ngày cuối kỳ được điều chỉnh giảm nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ nhỏ hơn tỷ giá hạch toán sử dụng trong kỳ tương ứng với mỗi khoản trên và lấy tỷ giá đó làm tỷ giá hạch toán cho kỳ sau. Đồng thời đối với khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại tệ phải được ghi riêng nhằm chờ xử lý và bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp. Nguyên tắc 5: Nguyên tắc theo dõi theo nguyên tệ Theo nguyên tắc này các khoản tiền thu, tiền chi bằng ngoại tệ cần được theo dõi nguyên tệ chi tiết cho từng loại tiền trên tài khoản ngoài bảng theo nguyên tắc ghi đơn để biết được số ngoại tệ biến động trong kỳ và số còn lại ở mọi thời điểm. 1.2. Yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá NK 1.2.1. Yêu cầu đối với hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh doanh phức tạp, nó liên quan đến các yếu tố trong và ngoài nước nên rất khó quản lý và kiểm soát. Vì vậy để quản lý các hoạt động này công tác tổ chức kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu cần đảm bảo các yêu cầu sau: Việc thiết lập các hệ thống sổ sách kế toán trước hết phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Đây là yêu cầu hết sức cần thiết và mang tính chất bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp Nhà nước trong đó có các doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu. Thực hiện theo yêu cầu này nghĩa là các doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống sổ sách kế toán đồng bộ theo những qui tắc chuẩn mực nhất định do cơ quan quản lý Nhà nước đặt ra. Điều này vừa đảm bảo được việc cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, quản trị nội bộ trong doanh nghiệp lại vừa giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước có cơ sở để chỉ đạo quản lý chung toàn bộ nền kinh tế. Công tác kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi người tổ chức thiết lập công tác kế toán phải nắm rõ những đặc điểm của ngành nghề kinh doanh để đảm bảo quản lý được chặt chẽ. Tuy nhiên vẫn phải tuân thủ yêu cầu trên và vẫn phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Phải phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. Từ những lý thuyết đặt ra của các cơ quan quản lý Nhà nước đến thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp dù sao vẫn có những khoảng cách nhất định. Nhận thức được điều này nên khi thiết kế khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ sách các cơ quan này đã thiết kế ra các hình thức sổ khác nhau để các doanh nghiệp tự lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh, khả năng trình độ của đội ngũ kế toán của mỗi doanh nghiệp. Như vậy, khi thiết kế khối lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng như lựa chọn hệ thống sổ đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự lựa chọn sao cho vừa dễ hiểu, dễ làm và dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho công tác quản lý. Phù hợp giữa trang thiết bị, kỹ thuật tính toán với khối lượng công tác kế toán để tiết kiệm chi phí kế toán. Việc đưa khoa học kỹ thuật vào trong tổ chức hạch toán là hết sức cần thiết tuy nhiên máy móc thiết bị dù tiên tiến đến đâu cũng phải có sự điều khiển của con người. Trang thiết bị kỹ thuật càng hiện đại đòi hỏi con người càng phải có trình độ cao. Liên kết tốt được hai mặt này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí kế toán mà vẫn đảm bảo được thông tinh cho quản lý. 1.2.2. Nhiệm vụ hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Hạch toán kế toán với vai trò là thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích và cuối cùng là cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Các thông tin này càng chính xác kịp thời bao nhiêu thì các quyết định đưa ra càng hiệu quả bấy nhiêu. Vì vậy, kế toán phải luôn theo dõi chặt chẽ các khâu công việc từ ký kết, thực hiện hợp đồng, giao nhận hàng hoá đến thanh toán, bán hàng thu tiền, tập hợp, phân bổ chi phí và xác định kết quả. Để thực hiện tốt các công việc trên yêu cầu kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Ghi chép, phản ánh, giám sát tình hình thực tiễn các chỉ tiêu kế hoạch lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng vòng quay của vốn để giảm chi phí lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh. Thông qua việc ghi chép phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu, kiểm tra việc bảo quản hàng hoá, dự trữ hàng hoá, thu chi ngân sách và tình hình thực hiện kế hoạch thu chi ngân sách... Kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu phát sinh để sử dụng tiết kiệm các loại vật tư, tiền vốn. Cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành kinh doanh. Lập các quỹ dự phòng, điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ở cuối mỗi niên độ kế toán nhằm làm hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính. 2. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phương pháp kế toán kê khai thường xuyên 2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 2.1.1. Khái niệm Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ kế toán. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình lưu chuyển của hàng tồn kho và thường được sử dụng ở những doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, ít mặt hàng, có điều kiện để kiểm kê chính xác từng nghiệp vụ xuất kho. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho hàng hoá để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất qua các tài khoản tồn kho. Với phương pháp này, công việc kế toán được rải đều trong kỳ, cuối kỳ có ngay được số tồn kho trên sổ sách, số liệu dễ đối chiếu. Ngoài ra nó còn cho phép xác định được giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Cuối kỳ kế toán kiểm kê và so sánh giữa số liệu sổ sách và số liệu kiểm kê để xác định hàng thừa, thiếu. 2.1.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu là tất cả các tài khoản có liên quan đến quá trình nhập khẩu (mua hàng) và tiêu thụ hàng nhập khẩu theo quy định thống nhất trong hệ thống tài khoản được Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 1141 tháng 11/1995 và các văn bản sửa đổi bổ sung cho đến thời điểm hiện nay. Các tài khoản thông dụng bao gồm: * Tài khoản 151 - Hàng mua đi đường: Dùng phản ánh trị giá hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, kho bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận để nhập kho. * Tài khoản 156 - Hàng hoá: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, từng loại, nhóm... hàng hoá. Tài khoản 156 chi tiết thành: TK 1561 - Giá mua hàng hoá TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá * Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụ và phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. * Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng: Phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu. * Tài khoản 007 - Nguyên tệ các loại: Tài khoản này dùng để phản ánh các loại ngoại tệ chi tiết theo từng nguyên tệ và địa điểm giữ nguyên tệ. Tài khoản này ghi đơn: Khi phát sinh tăng ghi đơn vào bên Nợ TK 007 Khi phát sinh giảm ghi đơn vào bên Có TK 007 Dư Nợ: Số nguyên tệ còn tồn cuối kỳ Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác: TK 131,TK 331, TK 512, TK521, TK 531, TK 532, TK 144, TK 1388, TK 3388, TK 1331, TK 33312, TK 159, TK 139, TK 641, TK 642, TK 911... Theo chuẩn mực kế toán mới bổ xung tài khoản 521- chiết khấu thương mại. 2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu 2.2.1. Nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu có nhiều mục đích: Nhập khẩu hàng hoá để bán, vật tư, tài sản cố định để sử dụng trong kinh doanh. ở nước ta, phần lớn các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu thường sử dụng phương thức nhập theo giá CIF và thanh toán theo thể thức thư tín dụng (L/C). Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hóa được bắt đầu thực hiện bằng nghiệp vụ mở L/C theo hợp đồng thương mại đã ký kết. Tiến trình mở thư tín dụng (L/C) do ngân hàng mở thư tín dụng thực hiện theo yêu cầu của người mua (người nhập khẩu). Ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho người xuất khẩu trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của bộ chứng từ với L/C đã mở. Nếu đơn vị có ngoại tệ tiền gửi ngân hàng mở L/C thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng để mở L/C - TK 1122 chi tiết thư tín dụng (theo quy định hiện nay số tiền này cũng cần được ký quỹ tại ngân hàng). Nếu đơn vị nhập khẩu phải vay ngân hàng mở L/C thì phải tiến hành ký quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C. Số tiền ký quỹ được theo dõi trên TK 144 - Ký quỹ, ký cược, thế chấp ngắn hạn. Sơ đồ 1 – Phụ lục 1 tóm tắt trình tự kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp. - Khi ký quỹ số tiền theo phần trăm quy định, kế toán ghi: Nợ TK 144 - Thế chấp, ký cước, ký quỹ ngắn hạn Có - tài khoản liên quan (111,112) - Khi ngân hàng báo Có về số tiền vay mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 1122 - Tiền gửi ngoại tệ Có TK 311 - Vay ngắn hạn Người xuất khẩu sau khi nhận được thông báo thư tín dụng L/C đã mở thì tiến hành xuất giao hàng cho người nhập khẩu. - Khi hàng nhập khẩu về tới cảng (sân bay, cửa khẩu) tiến hành làm thủ tục hải quan, nộp thuế và nhận hàng. Căn cứ vào thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151 - Trị giá mua của hàng nhập khẩu (TGTT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 333 (3333) - Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK liên quan: (331,1112,1122) - Giá mua hàng (TGHT) - Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 (1331) Có TK 3331 (33312) - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu cho Nhà nước, căn cứ vào biên lai nộp thuế, kế toán ghi: Nợ TK 3333 - Thuế nhập khẩu phải nộp Nợ TK 3331 (33312) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu Có TK liên quan (111,112) - Số tiền thuế đã nộp - Khi nhập hàng vào kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) - Trị giá mua của hàng nhập kho Nợ TK 153 (1532) - Trị giá bao bì có tính giá riêng Có TK 151 - Trị giá thực tế hàng mua đã kiểm nhận nhập kho - Trường hợp hàng đã kiểm nhận không nhập kho mà bán thẳng trực tiếp hay gửi bán thẳng, kế toán ghi: Nợ TK 157 - Gửi bán thẳng Nợ TK 632 - Giao hàng trực tiếp tại cảng, ga... Có TK 151: Hàng mua đã kiểm nhận - Khi thanh toán cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 112 (1122) - Số tiền trả - Trường hợp khi kiểm nhận phát hiện thiếu so với chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) - Hàng thiếu chờ xử lý (TGTT) Có TK 151 - Trị giá hàng thiếu (TGTT) - Trường hợp được chiết khấu, kế toán ghi: Nợ TK liên quan (331,111,112) - Số tiền được chiết khấu Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 515 - Thu nhập hoạt động tài chính - Trường hợp được giảm giá kế toán ghi: Nợ TK liên quan (331,111,112) - Số tiền được giảm giá (TGHT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 151, 156 - Ghi giảm trị giá hàng mua (TGTT) - Phản ánh chi phí thu mua hàng: + Chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng về nhập kho hoặc gửi bán, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) - Số tiền chi phí vận chuyển Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT tính trên số tiền vận chuyển Có TK liên quan (111,112) - Tổng số tiền thanh toán + Chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng bán trực tiếp không qua kho: Nếu doanh nghiệp nộp hộ, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) - Phải thu khác Có TK liên quan (111,112) - Số tiền đã nộp hộ Nếu doanh nghiệp phải chịu một phần chi phí vận chuyển hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Phần chi phí vận chuyển phải chịu Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT tính trên phần chi phí phải chịu Nợ TK 138 (1388) - Phần nộp hộ Có TK liên quan (111,112) - Tổng số tiền đã thanh toán - Phản ánh lệ phí mở L/C, thủ tục phí ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) - Lệ phí ngân hàng (TGTT) Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT tính trên lệ phí ngân hàng Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 1122 - Số tiền thanh toán (TGHT) - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu được tính vào giá thực tế hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151, 1561 - Trị giá mua hàng nhập khẩu (TGTT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK liên quan (331,111,112) - Giá mua hàng (TGHT) Có TK 333 (3333) - Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 3331 (33312) - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu 2.2.2. Nhập khẩu uỷ thác a. Tại đơn vị nhận uỷ thác (Tóm tắt tại Sơ đồ 2 – Phụ lục 1) - Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một số tiền mua hàng trả trước để mở LC, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi Nợ TK liên quan (1112, 112) - Có TK 131 - (chi tiết theo từng đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu) - Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để ký quỹ mở LC (nếu thanh toán bằng thư tín dụng), căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 114 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 111, 112, 311 - Khi nhập vật tư, thiết bị, hàng hoá, ghi: + Số tiền hàng uỷ thác nhập khẩu phải thanh toán hộ với người bán cho bên giao uỷ thác, căn cứ các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường (nếu hàng đang đi đường) Nợ TK 156 - Hàng hoá (nếu hàng về nhập kho) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng người bán) + Trường hợp nhận hàng của nước ngoài không nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu ghi: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng người bán) + Thuế nhập khẩu phải nộp hộ đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường Có TK 156 - Hàng hoá Có TK 333- Thuế xuất khẩu, nhập khẩu Trường hợp nhận hàng của nước ngoài không nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu ghi: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 333- Thuế xuất khẩu, nhập khẩu + Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đưòng Nợ TK 156 - Hàng hoá Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp (33312) Trường hợp nhận hàng của nước ngoài không qua nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (33312) + Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đưòng Nợ TK 156 - Hàng hoá Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (3332) Trường hợp nhận hàng của nước ngoài không qua nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt + Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng xuất trả hàng và các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác NK) Có TK 156 - Hàng hoá (Giá trị hàng NK đã bao gồm các khoản thuế phải nộp) Có TK 151 - Hàng mua đang đi đưòng + Trường hợp trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu chưa nộp thuế giá trị gia tăng, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ghi như bút toán trên. Sau khi đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu cho hàng hoá nhập khẩu uỷ thác, phải lập hoá đơn giá trị gia tăng gửi cho đơn vị giao uỷ thác. - Đối với phí uỷ thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác nhập khẩu ghi: Nợ TK 131, 111, 112 (Tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (5113) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Đối với khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu liên quan đến hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu (phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, thuê bãi, chi bốc xếp vận chuyển hàng...) căn cứ chứng từ liên quan ghi Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 111, 112 - Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu đơn vị uỷ thác nhờ nộp hộ vào Ngân sách Nhà nước các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 111,112 Có TK131 - Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu) - Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán (Chi tiết cho từng người bán) Có TK 112, 114 - Khi nộp hộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt vào Ngân sách nhà nước, căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 3331,3332,3333 Có TK 111, 112 - Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục nộp thuế nhập khẩu , đơn vị uỷ thác nhập khẩu tự nộp các khoản thuế này vào Ngân sách nhà nước, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị uỷ thác nhập khẩu đã nộp vào ngân sách ghi: Nợ TK 3331, 3332, 3333 Có TK 131- Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu). b. Tại đơn vị uỷ thác (Tóm tắt tại Sơ đồ 3 – Phụ lục 1) - Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khảu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở L/C... căn cứ các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 111, 112 - Khi nhận uỷ thác nhập khẩu do đơn vị nhận uỷ thác giao trả, căn cứ các chứng từ liên quan ghi: + Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có, căn cứ vào hoá đơn xuất trả hàng của bên nhận uỷ thác nhập khẩu và các chứng từ liên quan, ghi: Trường hợp hàng hoá nhập khẩu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được khấu trừ, ghi: *Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế vào ngân sách nhà nước ghi: Nợ TK 151, 152, 156, 211 (giá trị hàng nhập khẩu không bao gồm thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) *Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn vị uỷ thác tự nộp thuế vào ngân sách nhà nước thì giá trị hàng nhập khẩu được phản ánh như bút toán trên. Khi nộp thuế vào NSNN ghi: Nợ TK 331- Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) Có TK 111,112 Trường hợp hàng hoá nhập khẩu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ, ghi: *Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế vào NSNN ghi: Nợ TK 152, 156, 211 (giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả các khoản thuế phải nộp) Có TK 331- Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) *Nếu đơn vị nhận uỷ thác làm thủ tục kê khai thuế, nhưng đơn vị uỷ thác tự nộp các khoản thuế vào NSNN thì giá trị hàng nhập khẩu được kế toán ghi bút toán như trên. Khi nộp thuế vào NSNN ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) Có TK 111, 112 Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 151, 152, 156, 211 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu). Số tiền phải trả đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu các khoản chi hộ cho hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 151,152,156,211 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331- Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu). - Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng còn lại, tiền thuế nhập khẩu, tiền thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu nhờ đơn vị nhận uỷ thác nộp hộ vào NSNN), phí uỷ thác nhập khẩu và các khoản chi hộ, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu). Có TK 111, 112 - Trường hợp đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu chuyển trả hàng uỷ thác nhập khẩu chưa nộp thuế GTGT, ghi: + Khi nhận hàng, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác theo giá đã có thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 152, 156, 211 (Giá trị hàng nhập khẩu bao gồm các khoản thuế phải nộp) Có TK 331- Phải trả người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu). + Khi nhận hoá đơn GTGT hàng uỷ thác nhập khẩu của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Trường hợp hàng hoá uỷ thác nhập khẩu còn tồn kho, ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 152, 156, 211 Trường hợp hàng hoá uỷ thác nhập khẩu đã xuất bán, ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 632 - Giá vốn hàng bán 2.3. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu 2.3.1. Bán buôn a. Bán buôn qua kho ** Bán buôn trực tiếp qua kho - Khi xuất hàng giao cho bên mua, kế toán phản ánh các bút toán sau: + BT1: Giá vốn của hàng tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) + BT2: Doanh thu hàng tiêu thụ Nợ TK liên quan (111,112,131) - Tổng giá thanh toán Có TK 511,512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra phải nộp - Bao bì tính riêng: Nợ TK liên quan (111,112,1383) Có TK 153 (1532) - Khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 (33311) - Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá Có TK liên quan (111,112,131...) - Tổng số giảm giá trả cho khách hàng - Khi khách hàng trả lại hàng đã bán, kế toán phản ánh các bút toán sau: + BT1: Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 (33311) - Thuế GTGT tương ứng với số doanh thu bị trả lại Có TK liên quan (111,112,131) - Tổng số doanh thu bán hàng bị trả lại cho khách hàng + BT2: Giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 1561 Có TK 632 - Chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 811 Có TK liên quan (111, 112, 131) - Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 532 - Giảm giá hàng bán - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511,512 Có TK 911 Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ: - Nếu kế toán không sử dụng TGHT: Nợ TK liên quan (111,112,131) - Tổng giá thanh toán (TGTT) Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng (TGTT) Có TK 3331(33311) - Thuế GTGT đầu ra - Nếu kế toán sử dụng TGHT: Nợ TK liên quan (111,112,131) - Tổng giá thanh toán (TGHT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 511,512 - Doanh thu bán hàng (TGTT) Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra ** Bán buôn qua kho theo phương thức chuyển hàng: - Khi xuất hàng chuyển cho người mua, kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 (1561) - Khi được người mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán, kế toán phản ánh các bút toán sau: + BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK liên quan (111,112,131) - Tổng giá thanh toán Có TK 511,512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331, (33311) - Thuế GTGT đầu ra + BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 157 - Các bút toán chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần hạch toán tương tự trường hợp bán buôn trực tiếp qua kho. b. Bán buôn vận chuyển thẳng ** Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức trực tiếp - Khi chuyển hàng cho người mua, kế toán phản ánh các bút toán: + BT1: Phản ánh trị giá mua của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: (TGTT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 333 (3333) - Thuế nhập khẩu Có TK liên quan (111,112,131): (TGTH) + BT2: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK liên quan (111,112,131) - Tổng giá thanh toán Có TK 511,512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra - Các bút toán chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần hạch toán tương tự các phương thức bán hàng trên. ** Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán - Khi mua hàng, hàng về cảng (sân bay, cửa khẩu...) căn cứ vào chứng từ mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 157 - Trị giá mua của hàng gửi bán (TGTT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK liên quan: (1112, 1122, 331) (TGTT) - Các bút toán chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần hạch toán tương tự các phương thức bán hàng trên. ** Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Theo hình thức này, doanh nghiệp đứng ra làm trung gian môi giới bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng. - Khi nhận tiền hoa hồng từ việc môi giới, kế toán ghi: Nợ TK liên quan (111,112) - Tổng số tiền hoa hồng Có TK 511 - Tiền hoa hồng môi giới được hưởng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra - Các chi phí liên quan tới bán hàng, kế toán ghi: Nợ 641 - Tính vào chi phí bán hàng Nợ 133 (1331) - Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK liên quan (111, 112, 338) 2.3.2. Bán lẻ a. Bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, tự chọn - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng, kế toán chi tiết TK kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng: Nợ TK 1561 - Kho, quầy, cửa hàng nhận bán Có TK 1561 - Kho hàng chính của doanh nghiệp - Phản ánh doanh thu bán hàng (căn cứ vào báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền và bảng kê bán lẻ hàng hoá): Nợ TK liên quan (111, 112, 131) - Tổng số tiền Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra - Trường hợp nộp thừa (hoặc thiếu) tiền bán hàng chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, kế toán ghi: + Thừa tiền: Nợ TK liên quan (111, 112) - Số tiền đã nộp Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331, (33311) - Thuế GTGT đầu ra Có TK 338, (3381) - Số tiền nộp thừa chờ xử lý + Thiếu tiền: Nợ TK liên quan (111, 112) - Số tiền đã nộp Nợ TK 138 (1381) - Số tiền thiếu Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331, (33311) - Thuế GTGT đầu ra - Xác định giá vốn của hàng bán: Số lượng hàng xuất bán tại quầy = Số lượng hàng đầu ngày (ca) + Số lượng hàng nhập trong ngày (ca) - Số lượng tồn cuối ngày (ca) Trị giá vốn hàng xuất bán = Số lượng hàng xuất bán tại quầy + Giá vốn đơn vị hàng bán - Căn cứ vào số lượng hàng xuất bán, kế toán xác định giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 1561 - Chi tiết kho, quầy - Các bút toán chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản trừ doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần hạch toán tương tự các phương thức bán hàng trên. b. Bán lẻ theo phương thức trả góp - Phản ánh giá vốn của hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 1561 - Phản ánh số tiền thu của hàng bán trả góp: Nợ TK liên quan (111, 112...) - Số tiền thu ngay lần đầu Nợ TK 131 - Số tiền còn phải thu Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra Có TK 711 - Lãi bán hàng trả góp - Các bút toán chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần hạch toán tương tự các phương thức bán hàng trên. c. Bán lẻ phương thức ký gửi, đại lý - Xuất hàng giao cho đơn vị nhận đại lý: Nợ TK 157 Có TK 151, 156 - Phản ánh trị giá vốn hàng gửi bán đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 157 - Phản ánh doanh thu bán hàng đã tiêu thụ: Nợ TK liên quan (111,112,131) - Tổng giá thanh toán trừ hoa hồng Nợ TK 641 - Hoa hồng đại lý (không thuế GTGT) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra * Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Quy trình và cách thức hạch toán cũng giống như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là trong chỉ tiêu doanh thu (ghi nhận ở TK 511, 512) bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt. Thuế GTGT cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý. - Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ: Nợ TK liên quan (111,112,131...) - Tổng giá thanh toán Có TK 511, 512 - Doanh thu tiêu thụ (cả thuế GTGT) - Phản ánh thuế GTGT phải nộp trong kỳ: Nợ TK 642 (6425) - Chi phí bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 4, 5, 6 – Phụ lục 1 cho biết trình tự kế toán bán buôn hàng hoá, bán hàng theo phương thức trả góp, và bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi. 3. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 3.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 3.1.1. Khái niệm Theo phương pháp này hàng hoá được kiểm kê tại cuối kỳ, xác định giá trị hàng hoá xuất bán dựa vào kết quả kiểm kê: Trị giá thực tế hàng hoá xuất = Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hoá nhập trong kỳ - Trị giá hàng hoá tồn cuối kỳ Phương pháp này có độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép nên chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, chủng loại nhiều, thường xuyên xuất dùng, xuất bán, không có điều kiện để lập chứng từ cho từng lần xuất hàng. Khi sử dụng phương pháp này sẽ giảm bớt được công việc ghi chép trong kỳ nhưng lại dồn vào cuối kỳ nên nếu có chênh lệch sẽ gặp khó khăn trong việc đối chiếu. Sơ đồ 7 – Phụ lục 1 trình bày trình tự kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phương pháp kiểm kê định kỳ, cụ thể như sau: 3.1.2. Tài khoản sử dụng Phương pháp KKĐK thường sử dụng các tài khoản sau: * TK 6112 - Mua hàng hoá: Phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế và được mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, quầy hàng hoá. * TK 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng để xác định giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. Ngoài các tài khoản trên, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản khác có nội dung và kết cấu như phương pháp KKTX: TK 156, 157, 131, 331, 511, 641... 3.2. Phương pháp hạch toán - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ: Nợ TK 611 (6112) Có TK 156 - Hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ Có TK 157 - Hàng gửi bán, ký gửi đầu kỳ Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường đầu kỳ - Trong kỳ: + Phản ánh trị giá hàng tăng thêm do các nguyên nhân: Nợ TK 611 (6112) Có TK 333 (3333) - Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK liên quan (111, 112, 2331) - Giá mua và chi phí thu mua + Số thuế GTGT đầu vào hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 (1331) Có TK 3331 (33312) + Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: Nợ TK liên quan (111, 112, 331, ...) Có TK 611 (6112) - Trị giá mua của hàng trả lại và số giảm giá hàng mua được hưởng Có TK 133 (1331) - Thuế GTGT tương ứng của giảm giá hàng mua trả lại + Số chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng: Nợ TK liên quan (111, 112, 331, ...) Có TK 711 - Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính + Ghi nhận doanh thu trong kỳ: Nợ TK liên quan (111, 112, 113) - Tổng số tiền Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT đầu ra - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ: + Kết chuyển trị giá hàng còn lại, chưa tiêu thụ: Nợ TK liên quan (151, 156, 157) Có TK 611 (6112) + Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK 611 (6112) - Các bút kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ, doanh thu thuần tương tự phương pháp KKTX. 4. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Chứng từ Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ đó. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, ngoài những chứng từ tương tự các doanh nghiệp thương mại, còn có nhiều loại chứng từ riêng biệt. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong việc thanh toán, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán và là cơ sở để theo dõi, thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan. Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng. Phiếu đóng gói (Packing List): Là bảng kê khai mỗi hàng hoá trong kiện hàng, được lập khi đóng gói hàng. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng được giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng. Giấy này do cơ quan kiểm nghiệm hoặc nơi cung cấp hàng cấp. Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hoá do người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng. Vận đơn chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán bảo hiểm, khiếu nại... Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Do các cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. Giấy chứng nhận kiểm dịch (Sanitary Certificate): do cơ quan thẩm quyền của Nhà nước cấp để xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra, bảo đảm an toàn vệ sinh. Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác như: giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận bảo hiểm, phiếu lập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất, phiếu thu, chi... 4.2. Hệ thống sổ kế toán Để có được thông tin theo hệ thống về các đối tượng kế toán nhằm đáp ứng các yêu cầu của quản lý và nhiệm vụ của kế toán thì kế toán phải sử dụng sổ sách để phản ánh. Vấn đề quan trọng trong hạch toán ở bất cứ đơn vị nào là phải tổ chức hệ thống sổ sách kế toán như thế nào để phục vụ cho việc hạch toán, tạo điều kiện dễ dàng cho các thao tác nghiệp vụ kế toán và đáp ứng được các yêu cầu quản lý. Tổ chức hợp lý hệ thống kế toán phải gắn liền với tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép vì chúng đều nằm trong quy trình hạch toán. Mô hình tổ chức sổ kế toán đều có những ưu nhược điểm riêng và chỉ phát huy trong những điều kiện nhất định. Sổ sách kế toán bao gồm 2 loại là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp là sổ của phần kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký, sổ Cái, sổ kế toán tổng hợp khác. Sổ kế toán chi tiết là sổ của phần kế toán chi tiết bao gồm các sổ thẻ kế toán chi tiết. Tuỳ theo từng doanh nghiệp vận dụng hình thức kế toán nào mà xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán. Các doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 4 hình thức sau: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ Cái Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ Mỗi hình thức sổ kế toán có ưu nhược điểm riêng. Do tại Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) nên tôi chỉ trình bày hình thức sổ này. Hình thức sổ CTGS có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo đối ứng trên 2 loại sổ kế toán khác nhau: Sổ đăng ký CTGS và sổ Cái. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ gốc, trước khi được ghi vào sổ Cái phải được phân loại để ghi vào CTGS, số liệu của CTGS là cơ sở để ghi sổ kế toán. - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Sổ Cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ Cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ Cái. Mọi CTGS sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng. Số hiệu của CTGS được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). - Sổ chi tiết: Gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết chính bao gồm: sổ chi tiết hàng hoá, thẻ kho, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, sổ theo dõi thuế GTGT, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được miễn giảm, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán ... Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, dễ làm và thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá cán bộ kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy tính, đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Nhược điểm của hình thức này là số lượng CTGS phải lập, số lượng công việc ghi chép nhiều và dễ gây trùng lặp với công việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng, cuối quý ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo kế toán. Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo hình thức CTGS được thể hiện qua Sơ đồ 8 – Phụ lục 1. Phần ii thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm nam hà I. đặc điểm chung của chi nhánh Lịch sử hình thành và phát triển Thuốc là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong công tác phòng chống bệnh tật, chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ cũng như hạnh phúc của nhân dân. Ngành dược có trách nhiệm cung cấp thuốc chữa bệnh cho nhân dân thông qua các hoạt động: Sản xuất mua bán, xuất nhập khẩu, phân phối, dự trữ, bảo quản và hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn. Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện nhiệm vụ trên. Công ty được thành lập vào những năm 60 với tiền thân là Xí nghiệp Đông dược ích Hoa Sinh do người Trung Quốc để lại. Đến năm 1976 do sự hợp nhất đã đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Dược Hà Nam Ninh. Cuối những năm 80 đến nay do sự phân tách tỉnh, Xí nghiệp đã mang tên Công ty Dược phẩm Nam Hà (tên giao dịch là Naphaco) và đặt trụ sở chính tại 415 Hàn Thuyên - Thành phố Nam Định. Thực hiện chủ trương đường lối phát triển của cả nước, ngày 01/01/2000 Công ty đã tiến hành cổ phần hoá trong đó 30% vốn Nhà nước, 70% vốn từ các cổ đông trong Công ty và Chi nhánh. Đây là một bước ngoặt đáng kể góp phần tăng ý thức trách nhiệm của mỗi thành viên. Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà được thành lập vào năm 1995 đặt trụ sở tại 96 Thái Hà - Hà Nội theo Quyết định số 4197/QĐ-UB ngày 23/01/1995. Vốn điều lệ: 4.083.000.000 đồng Trong đó: Vốn cố định: 1.362.000.000 đồng Vốn lưu động: 2.721.000.000 đồng Cùng với việc thành lập chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, kể từ năm 1994 Công ty được Bộ Y tế chính thức cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài và chi nhánh tại Hà Nội giữ vai trò trực tiếp thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu với nước ngoài. Việc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp của Chi nhánh góp phần đáng kể vào sự phát triển mạnh mẽ của Chi nhánh cũng như thúc đẩy sự phát triển của toàn Công ty, góp phần đưa ngành dược nước ta theo kịp các nước bạn. Ngay từ khi bước vào hoạt động, Chi nhánh đã ý thức được trách nhiệm của mình. Với sự tự chủ đầy năng lực và sáng tạo, Chi nhánh đã vượt qua mọi khó khăn để vươn lên làm ăn có hiệu quả, thực sự hoà mình vào sự phát triển chung của cả nước trong thời cuộc mới. Từ khi được thành lập đến nay, Ban giám đốc và thành viên của Chi nhánh đã không ngừng tập trung sức lực và trí tuệ để cống hiến cho sự nghiệp chung là nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường, hoàn thành nhiệm vụ mà Công ty mẹ giao cho. Hiện nay, Chi nhánh có quan hệ với nhiều hãng thuốc ở nhiều nước trên thế giới như: Pháp, Mỹ, Đức, Trung Quốc, Đài Loan, Singapore v.v... 2. Chức năng và Nhiệm vụ Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà thuộc Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thương mại với chức năng chủ yếu là kinh doanh các loại dược phẩm, hoá chất, tinh dầu do Công ty mẹ sản xuất, mua bán, trao đổi trong nước, xuất nhập khẩu, v.v... phục vụ nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân cả nước. Ngoài ra, Chi nhánh còn có chức năng tiếp cận thị trường, nghiên cứu, chế tạo các loại thuốc để chuyển giao cho Công ty mẹ sản xuất. Hàng hoá mà Chi nhánh đã và đang kinh doanh là loại hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp đến tính mạng của con người nên mục đích kinh doanh của Chi nhánh không hoàn toàn là lợi nhuận mà còn vì mục đích nhân đạo. Chi nhánh có nhiệm vụ: Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo cấp quản lý trực tiếp về hoạt động của Chi nhánh; Quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, bảo toàn và tăng trưởng vốn, tự trang trải về tài chính, bảo đảm kinh doanh có lãi, quản lý và sử dụng vốn theo đúng chế độ hiện hành; Tuân thủ các hợp đồng đã ký kết và đảm bảo chữ tín với khách hàng, bạn hàng; Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chính sách, chế độ pháp luật Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động; Nắm bắt được khả năng sản xuất, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để cải tiến tổ chức và kinh doanh tốt nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, đảm bảo tốt chương trình chăm sóc sức khoẻ của nhân dân, thu lợi nhuận tối đa, đảm bảo chất lượng thuốc đáp ứng yêu cầu của Ngành; và Đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào việc cải tiến tổ chức quản lý kinh doanh, bảo vệ, bảo quản vật tư hàng hoá. 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh những năm gần đây Từ khi được thành lập đến nay, Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà ngày càng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là những năm gần đây. Chi nhánh của Công ty tại Hà Nội cũng góp một phần lớn vào sự phát triển của Công ty, điều này được thể hiện qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu (đồng) 23.400.240.194 32.760.336.271 54.600.560.452 Nộp ngân sách (đồng) 1.547.286.312 2.166.200.837 3.610.334.728 Lợi nhuận (đồng) 94.066.655 131.693.317 219.488.864 Nguồn: Phòng Kế toán, Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Nhìn vào bảng ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh có chiều hướng tiến triển tốt đẹp. Doanh thu năm 2001 tăng 9.360.096.177 đồng so với năm 2000 (tăng 40%), doanh thu năm 2002 so với năm 2001 tăng 21.840.244.181 đồng (tăng 67%). Nộp ngân sách cũng tăng, cụ thể: năm 2001 tăng so với năm 2000 là 618.914.525 đồng (tăng 40%) năm 2002 tăng 1.444.133.891 đồng (tăng 67%) so với năm 2001. Năm 2001 lợi nhuận của Chi nhánh tăng so với năm 2000 là 37.626.662 đồng, đến năm 2002 lợi nhuận lên tới 219.488.864 đồng, tăng 87.795.547 đồng so với năm 2001. Mức lợi nhuận của Chi nhánh nói chung là chưa cao lắm tuy nhiên mức thu nhập bình quân của nhân viên tương đối tốt. Năm 2000 mức thu nhập bình quân là 690.000 đồng một người, sang năm 2001 là 760.000 đồng một người và tới năm 2002 là 820.000 đồng một người. Điều này chứng tỏ tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh có tiến triển tốt. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Do chi nhánh là một bộ phận trực thuộc của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà nên bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức thành các phòng phù hợp với đặc điểm của Chi nhánh. Bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ A: Bộ máy quản lý của Chi nhánh Ban Giám đốc Phòng nghiên cứu Phòng Marketing Phòng Kế toán Phòng Nghiệp vụ (Kinh doanh) Kho hàng Ban Giám đốc: Giám đốc Chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh, nắm quyền chỉ đạo mọi hoạt động ở Chi nhánh. Giám đốc có nhiệm vụ phối hợp với các phó Giám đốc trong việc ra quyết định kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Công ty mẹ về hiệu quả kinh doanh mà Công ty mẹ giao kế hoạch hàng năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và toàn thể cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Phó giám đốc 1 phụ trách toàn bộ vấn đề xuất khẩu dược liệu và tinh dầu ra nước ngoài, tăng cường thu mua hàng hoá đảm bảo cho xuất khẩu. Phó giám đốc 2 phụ trách toàn bộ vấn đề nhập khẩu, điều hành hệ thống bán hàng, các quầy, đại lý trên toàn quốc. Các phòng chức năng có nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của Ban Giám đốc, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình, tạo điều kiện cho Ban Giám đốc ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời, đúng đắn. Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. ** Phòng nghiệp vụ (Kinh doanh): Bao gồm các Dược sỹ đại học đảm nhiệm công việc thu mua hàng hoá trong nước, kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm mọi khả năng khai thác nguồn hàng xuất nhập khẩu, đảm bảo hoạt động kinh doanh, đồng thời bán thuốc thành phẩm của Công ty mẹ và các loại thuốc nhập khẩu, thu mua của các công ty trong nước. Ngoài ra phòng nghiệp vụ còn có các trình dược viên và các nhân viên giao bán hàng khác. ** Phòng nghiên cứu: Gồm 3 cán bộ chuyên nghiên cứu xây dựng quy trình công nghệ các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của thị trường theo điều tra thị trường của Phòng Marketing để chuyển giao cho Công ty mẹ sản xuất. ** Phòng Marketing: Gồm 3 cán bộ chuyên nghiên cứu thị trường, cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban Giám đốc ra các quyết định. ** Phòng kế toán: Gồm 5 cán bộ làm công tác kế toán, trong đó có 1 kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng Kế toán là tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. ** Kho hàng: Gồm 3 người: 1 thủ kho, 2 phụ kho có trách nhiệm quản lý việc xuất nhập, tồn kho hàng hoá, v.v... Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Chi nhánh 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, để đảm bảo cung cấp thông tin, phản ánh các thông tin kế toán một cách kịp thời cho bộ phận lãnh đạo và đảm bảo quản lý thống nhất, hiện nay bộ máy kế toán của Chi nhánh được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, nghĩa là mọi chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán. Bộ máy kế toán tại Chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ B: Bộ máy kế toán của Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán Ngân hàng Kế toán Quỹ TM Kế toán Công nợ Kế toán Hàng hóa ** Kế toán trưởng: Phụ trách các công việc sau: Phụ trách chung, bao quát, hướng dẫn, chỉ đạo việc hạch toán kế toán ở Chi nhánh sao cho đúng chế độ, phù hợp với tình hình thực tế ở Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Chi nhánh về công tác kế toán tại Chi nhánh. Phụ trách kế toán tổng hợp: Lập chứng từ ghi sổ Lên báo cáo chi tiết Ghi sổ cái Lập bảng cân đối kế toán Kế toán tạm ứng. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ với người bán trong nước và nước ngoài, với người mua nước ngoài. ** Kế toán hàng hoá: Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá về số lượng, giá vốn, hư hao v.v... Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho. Ghi chép các bảng kê, sổ chi tiết hàng hoá, biên bản kiểm kê v.v... ** Kế toán công nợ: Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ với người mua trong nước. Tập hợp theo từng đối tượng, theo dõi công nợ, số dư, đôn đốc thu hồi công nợ. Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu uỷ thác. ** Kế toán quỹ tiền mặt: Hạch toán các nghiệp vụ thu - chi tiền mặt. Kiểm kê, đối chiếu với thủ quỹ. ** Thủ quỹ: Quản lý việc thu - chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày. Kiểm kê quỹ. ** Kế toán ngân hàng: Đến ngân hàng để thực hiện thanh toán nước ngoài, chuyển tiền cho khách hàng, chuyển tiền về Công ty, lấy sổ phụ ngân hàng, theo dõi số dư. 5.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà đang áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo "Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp" được ban hành theo quy định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 30/03/1997, thông tư 100/1998/TT - BTC ngày 15/07/1998. Để đạt hiệu quả cao hơn trong công tác kế toán và quản lý, hệ thống tài khoản kế toán của Chi nhánh có một số thay đổi nhỏ: ** TK 1561 - Giá mua hàng hoá được chi tiết: - TK 156101 - Hàng nhập khẩu - TK 156102 - Hàng mua nội địa - TK 156103 - Hàng công ty sản xuất - TK 156104 - Nguyên phụ liệu - TK 156105 - Hàng nhập khẩu uỷ thác - TK 156106 - Tinh dầu Ngoài ra TK 156101 và TK 156102 còn được chi tiết theo từng nhà cung cấp và theo từng loại hàng hoá. ** TK 131 - Công nợ phải thu được chi tiết: - TK 1311 - Công nợ phải thu tân dược + TK 131101 - Công nợ các quầy và cung tiêu + TK 131102 - Công nợ từng dược viên và cộng tác viên + TK 131103 - Công nợ các công ty tại Hà Nội + TK 131104 - Công nợ tư nhân tại Hà Nội + TK 131105 - Công nợ các tỉnh + TK 131106 - Công nợ khác (Công nợ chậm trả) - TK 1312 - Công nợ phải thu tinh dầu Các tài khoản này được chi tiết theo từng khách hàng. ** TK 331- Thanh toán với người bán được chi tiết: - TK 33101 - Thanh toán với người bán hàng trong nước - TK 33101 - Thanh toán với người bán hàng nước ngoài Các tài khoản này cũng được chi tiết theo từng nhà cung cấp. ** TK 112 - Tiền gửi ngân hàng được chi tiết: - TK 112 - Tiền Việt Nam + TK 112101 - Tiền Việt Nam tại ngân hàng VCB + TK 112102 - Tiền VN tại ngân hàng Công thương VN - TK 1122 - Ngoại tệ + TK 112201 - USD + TK 112202 - FRF 5.3. Hệ thống sổ kế toán Hình thức sổ kế toán mà Chi nhánh áp dụng là hình thức Chứng từ - ghi sổ (CTGS) và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Các sổ sử dụng: + Sổ Cái TK 156 + Sổ Cái TK 112 + Sổ Cái TK 131, 331 + Sổ Cái TK 511, 111, 641, 632, 642, ... + Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hoá Công tác kế toán được tiến hành như sau: Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được như: Hoá đơn thương mại, vận đơn, bảng kê khai hàng hoá, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, v.v..., kế toán sẽ tổng hợp, phân loại. Các cán bộ kế toán đảm nhiệm các phần hành cụ thể sẽ xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ có liên quan đến phần hành mà mình phụ trách rồi nhập các thông tin trên chứng từ vào máy vi tính theo các nội dung: mã chứng từ, nội dung, đối tượng, định khoản đến từng tài khoản chi tiết, v.v... Sau đó máy sẽ tự xử lý số liệu và đưa vào các sổ chi tiết liên quan, các sổ Cái. Cuối tháng từ sổ Cái này máy sẽ lập các bảng cân đối số phát sinh và từ các bảng cân đối số phát sinh này được gửi cho công ty mẹ để tổng hợp, lập báo cáo tài chính. II. Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh Quá trình nhập khẩu hàng hoá tại Chi nhánh được tiến hành theo cả hai hình thức: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Trong nghiệp vụ nhập khẩu, hàng nhập khẩu được tính theo giá CIF (có quy định trong hợp đồng). Việc thanh toán với bên xuất khẩu chủ yếu thực hiện bằng thư tín dụng (L/C), phương thức chuyển tiền hình thức điện báo (T/T) và phương thức nhờ thu kèm chứng từ. Chi nhánh sử dụng tỷ giá hạch toán và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng nhập khẩu. Chi nhánh sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết kho hàng. 1. Nhập khẩu trực tiếp Quy trình luân chuyển chứng từ Phòng kinh doanh sau khi tìm kiếm nguồn hàng, đối tác, tiến hành lập phương án kinh doanh đưa lên phòng Kế toán để xem xét về giá cả hàng nhập, các chi phí liên quan sau đó trình lên Giám Đốc để xét duyệt. Khi được duyệt, phòng Kinh doanh tiến hành ký hợp đồng với kế toán ngân hàng thực hiện thủ tục mở L/C. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C và tình hình tài chính của Chi nhánh nếu không có gì bất hợp lý thì tiến hành mở L/C. Sau đó ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ và Chi nhánh mỗi bên một bản L/C. Hai bên xem xét nếu điều khoản nào không hợp lý thì cùng tiến hành sửa đổi. Khi hai bên đã chấp nhận thì bên bán bắt đầu chuyển hàng. Trước khi giao hàng bên xuất khẩu gửi cho Chi nhánh một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Vận đơn (Bill of Lading) Bảo hiểm đơn (Insurance Policy) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) Phiếu đóng gói (Packing List) Bộ chứng từ này được quy định rõ về số lượng và chủng loại trong L/C. Chi nhánh xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời gửi cho Chi nhánh sổ phụ ngân hàng. Khi nhận được giấy báo hàng đã về, phòng Kinh doanh mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế, v.v... Các chứng từ xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá gồm: Bảng kê tính thuế Biên bản giám định hải quan Các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ Biên lai nộp thuế nhập khẩu Trong khi hàng hoá về đến kho, phòng Kinh doanh làm thủ tục nhập kho rồi giao cho phòng Kế toán tất cả các chứng từ trên để làm căn cứ hạch toán chi tiết và tổng hợp. Phòng Kế toán căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thanh 2 liên. Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu, còn liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng Kế toán để ghi vào sổ kế toán. Phương pháp hạch toán Để minh hoạ cho công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp và lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, ta có thể theo dõi ví dụ sau: (Bản dịch tóm tắt) Hợp đồng Số 19/NAPHACO Ngày 20/02/2002 Bên A: Công ty Micro Số 3, Queens Road, BANGALORE 560 001, India Tel: Fax: Bên B: Chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà Số 96, phố Thái Hà, Phường Trung liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội Tel: Fax: Cùng nhau thoả thuận những điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho bên B hàng hoá sau: Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) Cimetidin200MG Vỉ 297.480 0,0750 22.311 Điều 2: Địa điểm giao hàng Tại cảng Hải Phòng Điều 3: Đóng gói Hàng hoá được đóng gói theo tiêu chuẩn XK của nhà cung cấp. Điều 4: Thanh toán Thanh toán theo phương thức L/C. Điều 5: Các điều khoản khác đại diện bên a đại diện bên b Phòng Kinh doanh sau khi ký kết hợp đồng thì chuyển cho phòng Kế toán bản chính của hợp đồng kèm theo đơn xin mở L/C. Kế toán ngân hàng tới ngân hàng Vietcombank (VCB) để làm thủ tục mở L/C. * Ngày 25/02: Chi nhánh nhận được giấy báo của VCB về việc trích một phần tiền gửi ngân hàng bằng USD của Chi nhánh tại VCB (TK 112201) để ký quỹ mở L/C (20% giá trị hợp đồng). Tỷ giá ngày 25/02: 14.526 VNĐ/USD Số tiền ký quỹ: 22.311 x 14.526 x 20% = 64.817.917 VNĐ Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 144: 64.817.917 Có TK 112201: 64.817.917 Căn cứ vào giấy báo này kế toán nhập số liệu vào máy tính sau đó máy tự động kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết tài khoản - TK 112201 (xem Biểu số 1 – Phụ lục 2). * Ngày 15/03: Chi nhánh nhận được bộ chứng từ do công ty Micro chuyển đến. Kế toán trưởng gửi "Lệnh thanh toán L/C" cho VCB để thanh toán tiền hàng cho công ty Micro đồng thời chuyển bộ chứng từ này cho phòng Kinh doanh để làm thủ tục nhập hàng. * Ngày 25/03: Nhận được thông báo hàng đã về cảng Hải Phòng, phòng Kinh doanh cử người làm thủ tục hải quan, nộp thuế nhập khẩu và vận chuyển hàng về kho. Khi hàng về đến Chi nhánh, phòng Kinh doanh làm lệnh nhập kho, phòng Kế toán căn cứ vào đó để lập "Phiếu nhập kho" (xem Biểu số 2 – Phụ lục 2). Khi hàng nhập vào kho Thái Hà: Tại kho: Khi nhận được chứng từ nhập hàng hoá, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi đối chiếu với số hàng ghi trên phiếu nhập và ghi số thực nhập vào thẻ kho (Biểu số 3 – Phụ lục 2). Cuối ngày tính ra lượng hàng hoá tồn kho của từng loại hàng hoá. Các chứng từ nhập hàng hoá này được thủ kho gửi sang phòng Kế toán để tiến hành hạch toán. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ nhập hàng hoá, kế toán hàng hoá kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên "Phiếu nhập kho". Căn cứ vào phiếu nhập kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán nhập số liệu vào máy sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu vào: + Sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá (Biểu số 4 – Phụ lục 2) + Sổ chi tiết tài khoản - TK 1561 (Biểu số 5 – Phụ lục 2) Cuối tháng sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán căn cứ vào "Sổ chi tiết tài khoản - TK 1561" để lập Bảng tổng hợp - nhập - xuất - tồn hàng hoá (Biểu số 6 – Phụ lục 2). Cũng trong ngày 25/03 phòng Kế toán nhận được giấy báo của VBC về việc thanh toán tiền hàng cho công ty Micro. Kế toán tổng hợp căn cứ vào giấy báo này để nhập số liệu vào máy tính để vào các sổ: + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng - TK 112201 (Biểu số 1 – Phụ lục 2) + Sổ chi tiết thanh toán với bên bán - TK 33102. M002 (Biểu số 7 – Phụ lục 2): Theo dõi tình hình thanh toán với công ty Micro - ấn độ + Bảng tổng hợp công nợ - TK 331 (Biểu số 8 – Phụ lục 2): Theo dõi tình hình thanh toán trong quý của Chi nhánh với các công ty (nhà cung cấp). Ngoài việc thanh toán theo hợp đồng, Chi nhánh còn phải thanh toán các khoản chi phí liên quan sau: + Phí ngân hàng (0,8% giá trị hợp đồng): 178,49 x 14.554 = 2.597.743 VNĐ + Thuế GTGT của phí ngân hàng: 17,849 x 14.554 = 259.774 VNĐ + Thuế nhập khẩu (10%): 22.311 x 14.554 x 10% = 32.471.429 VNĐ + Thuế GTGT đầu vào (5%): 17.859.286 VNĐ + Chi phí vận chuyển: 4.000.000 VNĐ Trình tự hạch toán cụ thể như sau: - Ngày 25/03: + Phản ánh giá trị hàng nhập kho: Nợ TK 1561: 357.185.723 Có TK 331: 324.714.294 Có TK 3333: 32.471.429 + Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 1331: 17.859.286 Có TK 3331: 17.859.286 + Nộp thuế nhập khẩu: Nợ TK 3333: 32.471.429 Có TK 112102: 32.471.429 + Phản ánh chi phí thu mua hàng nhập khẩu: BT1: Nợ TK 1561: 2.597.743 Nợ TK 133: 259.774 Có TK 112201: 2.857.517 BT2: Nợ TK 1561: 4.000.000 Có TK 1111: 4.000.000 + Phản ánh nghiệp vụ thanh toán tiền hàng cho công ty Micro: Nợ TK 33102 (M002): 324.714.294 Có TK 112201: 259.896.377 Có TK 144: 64.817.917 Đồng thời với việc lập các sổ chi tiết, các số liệu được nhập vào máy tính sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng để lập các "Chứng từ ghi số" (Biểu số 9 – Phụ lục 2, và “Sổ cái TK 1561" (Biểu số 10 – Phụ lục 2). Nhập khẩu uỷ thác Chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà có quan hệ kinh tế với nhiều công ty trong và ngoài nước. Nhiều công ty không được phép hoặc không có đủ điều kiện để nhập khẩu trực tiếp nên thường thông qua Chi nhánh để nhập khẩu hàng hoá. Để thực hiện được một hợp đồng uỷ thác, Chi nhánh phải ký kết hai hợp đồng: Hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và hợp đồng ngoại với đơn vị nước ngoài. Khi hàng về, Chi nhánh làm thủ tục nhận hàng và nhập kho, sau đó chuyển hàng cho bên giao uỷ thác hoặc chuyển thẳng cho bên giao uỷ thác. Sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu xong thì bộ chứng từ được chuyển cho bên uỷ thác. Khi giao hàng xong, bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác lập một biên bản thanh lý hợp đồng, là cơ sở để hai bên thống nhất theo dõi thanh toán tiền hàng và đi đến kết thúc hợp đồng. Để hiểu rõ hơn ta xem xét một hợp đồng cụ thể sau: Hợp đồng uỷ thác Số 08/NT Ngày 15/02/2002 Bên nhận uỷ thác (Bên A): Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Địa chỉ: 96, Thái Hà, Phường Trung liệt, Q. Đống Đa, Hà Nội Tài khoản: Tại: Bên uỷ thác (Bên B): Công ty Trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Kim Đô Địa chỉ: Tài khoản: Tại: Đã cùng nhau thoả thuận các điều khoản sau: Điều 1: Bên A đồng ý nhập ủy thác cho bên B lô hàng như sau: STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) 1 Medozin 25MG Hộp 800 6,0 4.800 2 Omicap 20MG Vỉ 450 0,45 202,5 3 Herperax 5G Tuýp 250 0,65 162,5 Tổng cộng: 5.165 Điều 2: Quy cách phẩm chất Điều 3: Trách nhiệm mỗi bên Điều 4: Thanh toán Bên B phải chuyển cho Bên A đầy đủ tiền hàng: 5.165 USD để Bên A thanh toán cho công ty xuất khẩu. Bên B có trách nhiệm chuyển tiền cho bên A để nộp thuế nhập khẩu Phí dịch vụ uỷ thác là 4% giá trị lô hàng: 206,6 USD Sau khi nhận đầy đủ hàng hoá Bên B thanh toán cho Bên A 100% chi phí uỷ thác Điều 5: Các điều khoản khác Đại diện bên A Đại diện bên B Sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác, Chi nhánh tiến hành ký hợp đồng ngoại với bên nước ngoài là công ty BRITHOL để nhập khẩu số hàng hoá bên giao uỷ thác yêu cầu. * Ngày 20/02: Chi nhánh nhận được giấy báo có của ngân hàng Công thương về việc Công ty Kim Đô chuyển tiền để nhập hàng hoá. * Ngày 25/02: Chi nhánh nhận được giấy báo của Ngân hàng về việc mua ngoại tệ và chuyển tiền thanh toán cho công ty BRITHOL. * Ngày 10/03: Nhận được giấy báo hàng đã về, Chi nhánh làm thủ tục nhận hàng, số thuế nhập khẩu phải nộp là: 7.502.679 VNĐ * Ngày 12/03: Xuất kho chuyển hàng cho công ty Kim Đô * Ngày 15/03: Công ty Kim Đô thanh toán số hoa hồng uỷ thác cho Chi nhánh * Ngày 20/03: Công ty Kim Đô chuyển trả số tiền còn thiếu Trình tự hạch toán như sau: * Ngày 20/02: Nợ TK 112102: 80.000.000 Có TK 3388: 80.000.000 * Ngày 25/02: + BT1: Mua ngoại tệ và chuyển tiền Nợ TK 331: 5.165 x 15.526 = 75.026.790 Có TK 112102: 75.026.790 + BT2: Phí chuyển tiền trả hộ (0,1% giá trị tiền chuyển) Nợ TK 3388: 75.027 Có TK 112102: 75.027 * Ngày 10/03: + BT1: Nhập hàng Nợ TK 1561: 75.026.790 Có TK 331: 75.026.790 + BT2: Nộp hộ thuế nhập khẩu Nợ TK 3388: 7.502.679 Có TK 112102: 7.502.679 * Ngày 12/03: Xuất kho chuyển hàng Nợ TK 3388: 75.026.790 Có TK 1561: 75.026.790 * Ngày 15/03: Hoa hồng uỷ thác nhận được Nợ TK 112102: 3.133.289 Có TK 5115: 2.985.370 Có TK 3331: 147.919 * Ngày 20/03: Nhận tiền còn thiếu Nợ TK 112102: 2.604.496 Có TK 3388: 2.604.496 Căn cứ vào giấy báo có, báo nợ, giấy thông báo thuế và các chứng từ khác liên quan, kế toán nhập số liệu vào máy tính sau đó máy chuyển số liệu sang để lập: Sổ chi tiết tài khoản - TK 112102 (Biểu số 11 – Phụ lục 2) Sổ chi tiết tài khoản- TK 338 (Biểu số 12 – Phụ lục 2) Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu Tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và là giai đoạn quyết định trong quá trình kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp. Thông qua tiêu thụ mà giá trị hàng nhập khẩu được thực hiện, doanh nghiệp thu hồi được tiền vốn bỏ ra, cho phép trang trải các chi phí phát sinh và có lãi. Quá trình tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Chi nhánh được thực hiện theo phương thức bán buôn và bán lẻ. Bán buôn tại Chi nhánh có hai hình thức: Bán buôn qua kho theo phương thức trực tiếp và bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán), trong đó phương thức bán hàng qua kho là phương thức bán hàng chủ yếu. Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng bán hàng đã ký kết, khi khách hàng đến lấy hàng, phòng Kinh doanh viết giấy đề nghị xuất hàng rồi chuyển sang cho phòng Kế toán. Kế toán hàng hoá dựa trên đơn giá và số lượng bán do phòng Kinh doanh lập để viết "Phiếu xuất kho" và "Hóa đơn GTGT" theo mẫu của Bộ Tài chính. Hoá đơn này được viết một lần ba liên: Liên 1: Lưu (Đen) Liên 2: Giao cho khách hàng (Đỏ) Liên 3: Giữ lại phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ (Xanh) Khi khách hàng xuống kho lấy hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho để giao hàng đồng thời ghi nghiệp vụ xuất hàng vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu xuất kho để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Chi nhánh sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho là phương pháp giá thực tế đích danh. Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu được tập hợp vào TK 1561. Thuế GTGT của hàng nhập khẩu thường là 5%. Phương pháp hạch toán: Quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Chi nhánh được minh hoạ bằng ví dụ sau. Hợp đồng mua bán hàng hoá Số27/CNDF-DFTC Ngày 15/03/2002 Bên bán (Bên A): Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Bên mua (Bên B): Công ty Dược phẩm Thành Công Đã cùng nhau thoả thuận những điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho Bên B hàng hoá sau: Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Cimetidin 200MG Vỉ 7.500 1.300 9.750.000 Cộng tiền hàng: 9.750.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 487.500 Tổng giá trị hợp đồng: 10.237.500 Điều 2: Địa điểm nhận hàng Tại kho Thái Hà của Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Điều 3: Thanh toán Trị giá hợp đồng: 10.237.500 VNĐ Đặt cọc trước 20% sau khi ký hợp đồng Thanh toán hết sau khi nhận hàng Điều 4: Các điều khoản khác Đại diện bên A Đại diện bên B * Ngày 20/03: Chi nhánh nhận được giấy báo Có của ngân hàng Công thương Việt Nam về việc Công ty Dược phẩm Thành Công đặt trước 20% tiền hàng. Căn cứ vào giấy báo Có, kế toán vào “Sổ chi tiết tài khoản - TK 112102” (Biểu số 11 – Phụ lục 2). * Ngày 30/03: Chi nhánh giao hàng cho Công ty Thành Công và được Công ty này thanh toán nốt tiền hàng. Căn cứ vào giấy đề nghị xuất hàng của phòng Kinh doanh, kế toán lập “Phiếu xuất kho” (tương tự phiếu nhập kho) và “Hoá đơn GTGT” lấy đủ chữ ký và giao cho khách hàng liên 2 (Liên đỏ) khi khách hàng đã thanh toán tiền hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy để lập các sổ: Sổ chi tiết tài khoản - TK 632 (Biểu số 13 – Phụ lục 2) Sổ chi tiết tài khoản - TK 5111 (Biểu số 14 – Phụ lục 2) Sổ chi tiết tài khoản - TK 131 (Biểu số 15 – Phụ lục 2) Số cái TK 5111 (Biểu số 16 – Phụ lục 2) Đồng thời với việc lập các sổ chi tiết, kế toán trưởng lập CTGS (Biểu số 17 – Phụ lục 2) và sổ Cái TK 632 (Biểu số 18 – Phụ lục 2). Trình tự hạch toán như sau: * Ngày 20/03: Nợ TK 112102: 2.047.500 Có TK 131: 2.047.500 * Ngày 30/03: + Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 9.005.250 Có TK 1561: 9.005.250 + Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131: 10.237.500 Có TK 5111: 9.005.025 Có TK 3331: 487.500 + Bên mua thanh toán nốt tiền hàng: Nợ TK 112102: 8.190.000 Có TK 131: 8.190.000 Mẫu số: GTKT – 3LL AM/-B Số: Hoá đơn (GTGT) Liên 1: (Lưu) Ngày 27/03/2002 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Địa chỉ: 96 Thái Hà, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Người mua hàng: Công ty Dược phẩm Thành Công Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: STT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Cimetidin 200MG Vỉ 7.500 1.300 9.750.000 Cộng tiền hàng: 9.750.000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 487.500 Tổng tiền thanh toán: 10.237.500 Viết bằng chữ: Mười triệu, hai trăm ba mươi bảy nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Phần iii phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm nam hà I. đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán hoạt động nhập khẩu tại chi nhánh Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà được thành lập năm 1995 trực thuộc Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà. Tuy chỉ là một chi nhánh nhưng từ khi thành lập tới nay Chi nhánh đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng hoạt động kinh doanh, thị trường ngày càng được mở rộng. Chi nhánh có một đội ngũ cán bộ công nhân viên năng nổ, nhiệt tình trong công việc, đặc biệt phải kể đến đội ngũ kế toán có kinh nghiệm, trình độ đồng đều. Chính những yếu tố đó tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và thuận lợi cho công tác của kế toán. Tuy nhiên, Chi nhánh có mặt hàng kinh doanh là loại hàng hoá đặc biệt, liên quan đến sức khỏe của con người nên hoạt động kinh doanh của Chi nhánh chịu ảnh hưởng không nhỏ của các yếu tố môi trường. Hơn thế, việc Chi nhánh phải đương đầu với sức ép ngày càng lớn của thị trường cũng là lý do không nhỏ ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh và trực tiếp ảnh hưởng tới công tác hạch toán kế toán. Để xây dựng cho mình một hướng đi đúng có thể tiếp tục tồn tại và phát triển, Chi nhánh đã tự mình cố gắng vươn lên bằng nhiều hình thức phong phú, công việc kinh doanh ngày càng tiến triển. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế tại Chi nhánh, tôi xin đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán nói chung và hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng trên cơ sở đó đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác này. 1. Ưu điểm Về công tác quản lý Nói chung Chi nhánh đã xây dựng được cho mình một mô hình quản lý khá khoa học, phù hợp với yêu cầu đặt ra của cơ quan quản lý cấp trên cũng như đã theo kịp với sự phát triển của cơ chế thị trường. Tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh gọn nhẹ, chức năng của từng phòng/ban được xây dựng khoa học rõ ràng, mục tiêu hoạt động của từng phòng phù hợp và bổ trợ cho mục tiêu chung của Chi nhánh nói riêng và toàn công ty nói chung là không ngừng phát triển, chiếm lĩnh thị phần trên thị trường, xây dựng và giữ vững uy tín của công ty với khách hàng. Đặc biệt không có sự chồng chéo giữa các phòng, đảm bảo tính độc lập tương đối của từng phòng, mặt khác tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng để thực hiện kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh. Tuy có một quy mô không lớn nhưng Chi nhánh đã có quan hệ ngoại thương với khá nhiều nước trên thế giới như Pháp, Mỹ, ấn Độ, Nam Triều Tiên, Singapore... Chi nhánh còn có một đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm có trình độ, có trách nhiệm. Đặc biệt, đối với đội ngũ cán bộ kế toán, Chi nhánh đã lựa chọn, tinh giản, đảm bảo đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, trình độ đồng đều để có thể hoàn thành phần việc được giao. Cho đến nay, tất cả nhân viên kế toán đều sử dụng thành thạo máy vi tính và được đào tạo nghiệp vụ đối với những thay đổi của chế độ kế toán và những chuẩn mực kế toán ban hành. Về công tác kế toán Về loại hình tổ chức công tác kế toán Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình Chi nhánh đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán tập trung và hình thức này rất phù hợp với Chi nhánh. Việc áp dụng hình thức kế toán này sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về hoạt động kinh doanh cho Ban Giám đốc nhằm phát huy tính chủ động trong kinh doanh. Đồng thời hình thức này còn giúp Chi nhánh tăng cường vai trò kiểm soát tại chỗ, giám đốc các hoạt động kinh doanh của mình. Hơn nữa, Chi nhánh là một đơn vị hạch toán độc lập không đầy đủ nên việc tổ chức theo hình thức này - mọi chứng từ về nghiệp vụ phát sinh đều gửi về Phòng Kế toán để ghi sổ, phản ánh, cuối tháng lập báo cáo gửi về công ty - là phù hợp với sự phân cấp quản lý tại Chi nhánh. Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Chi nhánh gọn nhẹ, làm việc có hiệu quả cao, phân công công việc trong bộ máy kế toán tương đối tốt, phù hợp với công việc và đáp ứng được các nhu cầu của quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán của Chi nhánh có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có kinh nghiệm trong nghề nghiệp, có trách nhiệm trong công tác, năng động và nhiệt tình. Kế toán trưởng là người có kinh nghiệm trong nghề, hiểu biết sâu rộng về chế độ tài chính kế toán. Đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán này luôn được tạo điều kiện để bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho phù hợp với điều kiện mới, luôn được tổ chức hướng dẫn những thông tư mới liên quan đến công tác kế toán. Về hệ thống tài khoản sử dụng Chi nhánh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi, bổ sung. Hệ thống tài khoản áp dụng tại Chi nhánh phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Chi nhánh, đáp ứng yêu cầu sử lý thông tin trên máy vi tính. Một số tài khoản còn có sự thay đổi linh hoạt phù hợp với yêu cầu hạch toán. Chẳng hạn với tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng ngoài việc chi tiết theo từng loại tiền (Tiền VNĐ và ngoại tệ) thì từng tài khoản chi tiết này còn được chi tiết theo từng ngân hàng mà chi nhánh mở tài khoản. Đối với tài khoản 331- Thanh toán với người bán không chỉ chi tiết theo từng người bán trong nước, người bán nước ngoài mà còn chi tiết tới từng nhà cung cấp mà Chi nhánh giao dịch mua bán. Về hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán tại Chi nhánh đều được lập theo đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính pháp lý của nghiệp vụ này và cũng tuân thủ đúng theo các thủ tục ngoại thương và thông lệ quốc tế. Các chứng từ đều được kiểm tra chặt chẽ trong tất cả các giai đoạn mua, nhập, bán, xuất hàng hoá. Quy trình luân chuyển chứng từ được chặt chẽ, tiện lợi cho quá trình sử dụng và kiểm tra. Về hệ thống sổ sách Chi nhánh áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này đơn giản về quy trình hạch toán, công việc kế toán được phân đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra, phù hợp với loại quy mô và loại hình kinh doanh của Chi nhánh. Hơn nữa hình thức này thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán. Về phương pháp hạch toán Chi nhánh áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu là rất thích hợp. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập khẩu, giúp cho việc bảo quản và quản lý hàng hoá tốt cả về giá trị và số lượng. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song là rất phù hợp vì Chi nhánh có hệ thống kho hàng tập trung, hàng hoá phần lớn là lưu chuyển qua kho và thường được theo dõi theo từng lô hàng nhập khẩu với giá trị lớn. Bên cạnh đó hàng hoá nhập kho và xuất bán theo từng lô hàng, từng hợp đồng nên Chi nhánh áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong việc xác định giá thực tế xuất kho hàng hoá là đơn giản, chính xác và hoàn toàn phù hợp. Bên cạnh những ưu điểm mà Chi nhánh đã đạt được thì công tác hạch toán hàng nhập khẩu của Chi nhánh còn tồn tại một số nhược điểm đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh. 2. Nhược điểm 2.1. Nhược điểm trong việc ghi chép, hạch toán kế toán Thứ nhất : Phương pháp hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu - Hiện tại Chi nhánh đang hạch toán hàng nhập khẩu (bao gồm cả nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp) theo hướng dẫn tại Thông tư số 100/1998-BTC ngày 15/07/1998, trên thực tế Bộ Tài Chính đã ban hành Thông Tư 108/2001/TC/BTC ngày 31/12/2001, Hướng dẫn kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác, mặc dù không có sự thay đổi nhiều về phương pháp hạch toán nhưng Chi nhánh nên cập nhật thông tin và thực hiện theo Thông