Khảo sát hệ thống quản lý vật tư

Chương 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1. Khảo sát hệ thống GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Kế hoạch Vật tư Tài vụ Tiêu thụ Tổ chức hành chính * Đặc điểm của hệ thống Trong việc quản lý vật tư hệ thống phải có các chức năng sau: sắp xếp dữ liệu, cập nhật và điều chỉnh dữ liệu... Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt công nghệ thông tin cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý. Chúng ta dễ dàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý là một việc làm rất cần thiết của hầu hết các đơn vị kinh doanh...Vì tin học sẽ giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được thời, công sức cũng như tiền của. Với công ty TNHH Thương Mại & CNTT IEC chuyên kinh doanh và cung cấp mặt hàng máy tính cho các cửa hàng máy tính bán nhỏ lẻ, khách hàng mua nhỏ. Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra một cách liên tục không bị ngừng trệ thì việc quản lý vật tư là hết sức quan trọng. Nhưng quá trình quản lý vật tư của công ty vẫn được tiến hành theo hình thức thô sơ đó là các vấn đề nhập xuất vật tư thông qua thao tác thủ công gặp nhiều sai sót, hơn thế nữa việc tổng kết vật tư sau mỗi tháng, mỗi quý rất khó theo dõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê. Hiện nay sự phát triển tin học rộng rãi, công việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống tin học trong việc quản lý không còn là vấn đề khó khăn nữa. Vấn đề đặt ra là tính chính xác, tốc độ nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho các ngành quản lý. Trước những khó khăn bất cập trong công việc quản lý vật tư ban giám đốc công ty rất muốn xây dựng một hệ thống quản lý trên máy vi tính với mức độ hoạt động tương đối để có thể khắc phục được những khó khăn trên. Xuất phát từ những khó khăn thuận lợi trên em đã xây dựng hệ thống quản lý vật tư cho công ty TNHH Thương Mại & CNTT IEC. Hệ thống quản lý này sẽ giải quyết các khó khăn bất cập mà nhiều công ty trong công tác quản lý vật tư gặp phải. Đó là vấn đề theo dõi nhập, xuất vật tư, đưa ra các báo cáo, thống kê về tình hình sử dụng vật tư từng tháng một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 1.2. Quy trình quản lý vật tư của công ty 1.2.1. Quy trình quản lý nhập vật tư Khi vật tư được mua về thủ kho tiến hành tổng hợp các hoá đơn mua hàng để từ đó cho nhập kho. Khi vật tư được nhập kho phải được ghi nhận bằng phiếu nhập (mẫu phiếu nhập như bảng biểu 1). Bảng biểu 1 : mẫu phiếu nhập Đơn vị:........... Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ:.......... QĐ số: 15/2006/Q Đ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày..... tháng..... năm... Số:........ Nợ:........ Có:........ Họ, tên người giao hàng:............................................................................ Theo ..........số:.........ngày.............tháng...........năm.........của...................... Nhập tại kho..............:............................... Địa điểm:................................. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Ngày.... tháng.....năm..... Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 1.2.2. Quy trình quản lý xuất vật tư. Khi khách hàng có nhu cầu mua vật tư thì bộ phận bán hàng căn cứ vào đơn đặt hàng của khách từ đó đáp ứng đầy đủ và chính xác những mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Khi xuất vật tư được ghi nhận bởi phiếu xuất (mẫu phiếu xuất như bảng biểu 2). Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá rị = ∑ số lượng xuất * đơn giá xuất Bảng biểu 2: mẫu phiếu xuất Đơn vị:........... Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ:.......... QĐ số: 15/2006/Q Đ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày..... tháng..... năm... Số:........ Nợ:........ Có:........ Họ tên ng ười nhận hàng:.......................... Địa chỉ (bộ phận):.................... Lý do xuất kho:............................................................................................ Xuất tại kho (ngăn lô):............................... Địa điểm:................................. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Ngày.... tháng.....năm..... Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 1.2.3. Quá trình tổng hợp tồn. Định kỳ hàng tháng phải báo cáo số lượng hàng tồn trong tháng. Số lượng vật tư tồn được tính theo công thức: SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ. Tại bất kỳ thời điểm nào nếu người có thẩm quyền yêu cầu thì phải báo cáo số lượng tồn của vật tư. 1.2.4. Thông tin đầu vào, đầu ra và các mẫu biểu hóa đơn. Thông tin đầu vào: Các hóa đơn đầu vào. Các phiếu thu tiền mặt. Thông tin đầu ra . Các mẫu báo cáo thu chi, xuất. Các mẫu báo cáo thống kê tồn kho, thống kê tài sản cố định. Các phiếu chi tiền mặt 1.2.5. Các mẫu biểu hóa đơn. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HL/…… Liên 1 : Lưu Ngày … tháng…. năm…… Đơn vị bán hàng :……………………………………………………………………… Địa chỉ : ………………………………………………………………………………. Số tài khoản : ………………………………………………………………………… Điện thoại :…………………………………………MS: Họ tên người mua hàng : ……………………………………………..……………… Tên đơn vị : ……………………………………………………………..…………… Địa chỉ: ……………………………………………………………….……………… Số tài khoản : ………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán :………………………… ..…MS : STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng : ……………….. Thuế suất GTGT : % Tiền thuế GTGT : ………………. Tổng tiền thanh toán ………………. Số tiền bằng chữ :……………………………………………………………………….. ………….…………………….………………………………………. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HL/…… Liên 2 : Giao khách hàng Ngày … tháng…. năm…… Đơn vị bán hàng :……………………………………………………………………… Địa chỉ : ………………………………………………………………………………. Số tài khoản : ………………………………………………………………………… Điện thoại :…………………………………………MS: Họ tên người mua hàng : ……………………………………………..……………… Tên đơn vị : ……………………………………………………………..…………… Địa chỉ: ……………………………………………………………….……………… Số tài khoản : ………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán :………………………… ..…MS : STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng : ……………….. Thuế suất GTGT : % Tiền thuế GTGT : ………………. Tổng tiền thanh toán ………………. Số tiền bằng chữ :……………………………………………………………………….. ………….…………………….………………………………………. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Chương 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mục đích chính của chương trình. Quản lý vật tư theo quá trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho. Cân đối được lượng vật tư tồn kho với kế hoạc sản xuất nhằm đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá. Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu. 2.2. Phân tích và thiết kế chức năng. Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ mô tả dịch các thông tin trong quá trình quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay chức một chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống. 2.2.1. Tiến trình ( hoặc chức năng ): Được biểu diễn bằng một hình tròn trên sơ đồ, làm thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. Tiến trình được biểu diễn bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ. 2.2.2. Dòng dữ liệu. Là việc vận chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của dữ liệu, mỗi dòng dữ liệu đều có tên (là danh từ) gắn với kho dữ liệu. 2.2.3. Kho dữ liệu: Biểu diễn cho thông tin cần lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào. Nó được biểu diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Kho dữ liệu Chỉ kho dữ liệu được thâm nhập hoặc các cập nhật thì các dòng dữ liệu biểu diễn sự kiện này. Dòng dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào và thông tin của nó được dùng để xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho dữ liệu cũng cần phải được sửa đổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều. 2.2.4. Tác nhân ngoài: Là một người, một tổ chức bên ngoìa lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình thức tiếp xúc với hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận sản phẩm của hệ thống. Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài. 2.2.5. Tác nhân trong: Tác nhân trong là một người hoặc một tổ chức tác động lên hệ thống, thông tin của người ta được quản lý trong hệ thống. Nó được ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân trong. 2.3. Thiết kế hệ thống. Hệ thống quản lý vật tư được thiết kế theo hệ thống mở trên cơ sở dữ liệu thống nhất. Qua khảo sát, phân tích hệ thống ta có thể phân hoạch ra các phần việc cho máy tính phải giải quyết và phần việc trước khi đưa vào máy tính. 2.3.1. Xử lý thủ công. - Vào mã vật tư, xuất các thông tin phải qua một số bước trung gian do người nhập số liệu thực hiện, thống nhất tên gọi, bổ sung mã vật tư, thống nhất đơn vị tính khi đưa vào máy tính. - Định mức lãi suất cho từng vật tư, thống nhất tên gọi chung theo quy định khi đưa vào máy tính. - Lập đơn theo nhu cầu mua và giao dịch với các đơn vị cung ứng. 2.3.2. Công viêc tự động xử lý bằng máy tính. - Tự động việc cập nhật thẻ tính toán và theo dõi việc Nhập - Xuất - Tồn vật tư. - Có thông tin trả lời nhanh chóng, chính xác mỗi khi lãnh đạo có nhu cầu về thông tin và tình hình biến động vật tư. - Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu vào và lưu trữ chúng. 2.4 Chức năng của bài toán - Phải đảm bảo các yêu cầu lưu trữ được các thông tin cơ bản về việc quản lý vật tư như: Loại vật tư, tên vật tư, đơn vị tính. - mục tiêu của bài toán: + Cập nhật danh mục + Theo dõi nhập – xuất + Thống kê, tổng hợp + Theo dõi công nợ Yếu tố thành công của bài toán là: + Danh sách khách nợ. + Mặt hàng bán chạy và tồn đọng + Thống kê được công nợ của doanh nghiệp 2.5 Mô hình phân cấp chức năng Tổng hợp Cập nhật DMVT Cập nhật NV Cập nhật khách Cập nhật NCC Theo dõi nhập Theo dõi xuất Báo cáo xuất Báo cáo nhập Báo cáo tồn Theo dõi nhập-xuất Cập nhật Quản lý kho 2.6 Mô hình luồng dữ liệu (DFD) 2.6.1 Mức khung cảnh 2.6.2. Mức đỉnh Ban quản lý Nhà CC Theo dõi nhập Cập nhật Theo dõi xuất Kho 1 Kho 3 Kho 2 Ban quản lý Tổng hợp Trong đó: Kho 1: Vật tư, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên Kho 2: Phiếu nhập Kho 3: Phiếu xuất 2.6.3 Mức dưới đỉnh + Cập nhật + Theo dõi nhập – xuất Khách hàng Khách hàng Vật tư Nhà CC Nhà CC Theo dõi xuất Theo dõi nhập Ban quản lý Ban quản lý Phiếu xuất Phiếu nhập + Tổng hợp tồn 2.7 Phân tích hệ thống về dữ liệu 2.7.1 Bảng chuẩn hóa¸ 3NF (Nhập kho) Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF Sophieunhap Ngaynhap Diengiai MaNCC TenNCC Diachi Dienthoai MaNV TenNV DienthoaiNV Mahang Tenhang DVT SL DG #Sophieunhap Ngaynhap Diengiai MaNCC TenNCC Diachi Dienthoai MaNV TenNV #Sophieunhap Ngaynhap Diengiai MaNCC TenNCC Diachi Dienthoai MaNV TenNV #Sophieunhap Ngaynhap Diengiai MaNCC@ MaNV@ #MaNCC TenNCC Diachi Dienthoai #MaNV TenNV DienthoaiNV #Sophieunhap #Mahang Tenhang DVT SL DG #Sophieunhap #Mahang SL DG #Sophieunhap @ #Mahang@ SL DG #Mahang Tenhang DVT #Mahang Tenhang DVT 2.7.2Bảng chuẩn hóa 3NF (Xuất kho) Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF Sophieuxuat Ngayxuat Diengiai MaKH TenKH Diachi Dienthoai MaNV TenNV DienthoaiNV Mahang Tenhang DVT SL DG #Sophieuxuat Ngayxuat Diengiai MaKH TenKH Diachi Dienthoai MaNV TenNV #Sophieuxuat Ngayxuat Diengiai MaKH TenKH Diachi Dienthoai MaNV TenNV #Sophieuxuat Ngayxuat Diengiai MaKH@ MaNV@ #MaKH TenKH Diachi Dienthoai #MaNV TenNV DienthoaiNV #Sophieuxuat #Mahang Tenhang DVT SL DG #Sophieuxuat #Mahang SL DG #Sophieuxuat@ #Mahang@ SL DG #Mahang Tenhang DVT #Mahang Tenhang DVT Nhập kho VatTu(mahang, tenhang, donvitinh) Nhacungcap(MaNCC, tenNCC, diachi, dienthoai) Phieunhap(Sophieunhap, ngaynhap, diengiai, MaNV, MaNCC) Chitietnhap( sophieunhap, mahang, SL, DG ) Xuất kho VatTu(mahang, tenhang, donvitinh) Khachhang (MaKH, tenKH, diachi, dienthoai ) Phieuxuat(Sophieuxuat, ngayxuat, diengiai, MaNV, MaKH) Chitietxuat( sophieunhap, mahang, SL, DG ) 2.8 Bảng dữ liệu 2.8.1. Bảng nhà cung cấp Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #MaNCC text 10 Mã NCC Khóa chính TenNCC text 20 Tên NCC Diachi text 30 Địa chỉ NCC Dienthoai text 30 Dien thoai NCC Congno Number 30 Cong no NCC 2.8.2. Phiếu nhập Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #Phieunhap text 10 Mã hóa đơn nhập Khóa chính Ngaythang Date/time Ngày nhập MaNCC text 30 Mã NCC MaNV text 30 Mã NV Diengiai text 30 Diễn giải 2.8.3. Chi tiết nhập Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #phieunhap@ Text 10 Phiếu nhập Khóa chính #MaVT@ Text 10 Mã vật tư Khóa chính SL Number Số lượng nhập DG Number Đơn giá 2.8.4. Hàng hoá(Vật tư) Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #Mahang Text 10 Mã hàng Khóa chính Tenhang Text 30 Tên hàng Mota text 30 Mô tả Donvitinh Text 50 Đơn vị tính Soluongton Number Số lượng tồn Madanhmuc@ Text 10 Mã danh mục Khóa ngoài 2.8.5. Chi tiết xuất(Bán) Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #phieuxuat@ Text 10 Phiếu xuất Khóa chính #MaVT@ Text 10 Mã vật tư Khóa chính SL Number Số lượng nhập DG Number Đơn giá 2.8.6. Phiếu xuất Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #Phieuxuat text 10 Mã hóa đơn xuất Khóa chính Ngaythang Date/time 10 Ngày nhập Makhach text 30 Mã KH MaNV text 30 Mã NV Diengiai text 30 Diễn giải 2.8.7. Khách hàng Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #Makhach text 10 Mã khách Khóa chính Tenkhach text 20 Tên khách Diachi text 30 Địa chỉ khách Dienthoai text 30 Dien thoai khách Congno Number 30 Cong no khách 2.8.8. Phiếu thu Trường dữ liệu Kiểu DL Mô tả Độ rộng Ghi chú #Sophieuthu text Số phiếu thu 10 Khoá chính Makhach@ Text Mã KH 10 Ngaythu Date/time Ngày thu 10 tongtien Number Số tiền 50 Maquy@ Text Mã quỹ 10 2.8.9. Phiếu chi Trường dữ liệu Kiểu DL Mô tả Độ rộng Ghi chú #Sophieuchi text Số phiếu chi 10 Khoá chính MaNCC@ Text Mã NCC 10 Ngaychi Date/time Ngày chi tongtien Number Số tiền Maquy@ Text Mã quỹ 10 2.9 Sơ đồ thực thể liên kết Nhacungcap CapBac NhanVien PhieuNhap KhachHang PhieuXuat Danhmuchang Tblchitet_nhap VatTu Tblchitiet_xuat Bangbaogia PhieuThu DSQuy Phieuchi