Khái quát thư viện khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

KHÁI QUÁT THƯ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Được khởi công từ năm 1955, Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (KHTH Tp.HCM) lúc đầu được mang tên là thư viện Quốc Gia, trãi qua gần 60 năm định hình và phát triển đến nay Thư viện KHTH không những đóng vai trò là nơi tổ chức lưu trữ nguồn tư liệu sách báo quý giá mà còn là đơn vị đi tiên phong trong các hoạt động cộng đồng nhằm mang sách đến những đối tượng khó có điều kiện được tiếp cận với sách. Năm 1955, Bộ Quốc Gia Giáo dục của chính quyền Sài Gòn củ đã tổ chức cuộc thị vẽ đồ án trụ sở Thư viện Quốc Gia. Ngày 23 tháng 12 năm 1971, Thư viện Quốc Gia Sài Gòn được khánh thành. Sau ngày thống nhất đất nước Thư viện được tiếp quản nguyên vẹn và được đổi tên thành Thư viện Quốc Gia II, phụ trách tất cả các thư viện từ Đà Nẵng trở vào. Đến năm 1978, thư viện hợp nhất với Thư viện Khoa học Kỹ Thuật và đổi tên thành Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh. Mô hình Thư viện KHTH Tp.HCM hiện tại được xây dựng dựa trên bản thiết kế kỹ thuật của kiến trúc sư Bùi Quang Hạnh, Lê Văn Lâm và Nguyễn Hữu Thiện. Theo đó, toàn bộ công trình có tổng diện tích trên 10.000 m2, chia thành hai khối riêng biệt. Tổng diện tích khuôn viên 7.070m2, tiếp giáp bốn đường: Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Lê Thánh Tôn, Nguyễn Trung Trực, cổng chính số 69 đường Lý Tự Trọng. Thư viện cao 16 tầng, chia làm hai khối gần như phân biệt: Khối thứ nhất là một dãy nhà dài 71m, ngang 23m gồm tầng hầm, tầng trệt, hai lầu và một sân thượng; Khối thứ nhì nằm giữa, vuông vức và vọt lên như một ngọn tháp, có 14 tầng với chiều cao 43m dành làm kho chứa sách báo. Kiến trúc thư viện vừa mang tính cổ điển với hành lang tường hoa gió của thập kỷ 60, nhưng lại vừa mang tính hiện đại, hài hòa với các kiến trúc sung quanh. Đến nay thư viện vẫn còn giữ được một khoảng sân khá rộng được bố trí cây xanh, ghế đá cho sinh viên các trường đại học gần đó mượn làm không gian học tập. Thống kê đến tháng 10/ 2016 Thư viện hiện có 500.000 đầu sách và 300.000 báo, tạp chí các loại, được phân chia thành các phòng phục vụ đọc giả khác nhau như phòng đọc chính có sức chứa hơn 500 chổ dành cho các tài liệu tổng hợp, phòng đọc doanh nhân khoảng 80 chổ với đối tượng là các doanh nhân hoặc sinh viên ngành kinh tế, phòng đọc thanh thiếu niên, phòng báo tạp chí, dịch vụ tham khảo, đa phương tiện, phòng cho mượn tài liệu, phòng đọc Hán Nôm và các tài liệu hạn chế. Vốn được huy hoạch thành thư viện Quốc Gia, ngày từ ngày đầu thành lập Thư viện KHTH Tp.HCM đã chú trọng công tác phục vụ cộng đồng. Ngay từ năm 1973 thư viện đã tổ chức các buổi chiếu phim miễn phí dành cho thiếu nhi vào mỗi sáng chủ nhật. Đặc biệt trong giai đoạn năm 1975 – 1978, thư viện còn tổ chức các chuyến xe thư viện lưu động nhằm mang sách đến các căn cứ, nông trường tận vùng biên giới, đến nay thư viện vẫn duy trì khoảng 20 chuyến xe thư viện lưu động mỗi tháng để đến với thanh thiếu nhiên các vùng nông thôn, vùng sâu vùng xa. Đặc biệt từ năm 2003 Thư viện KHTH Tp.HCM còn thành lập thêm một phòng phục vụ người khiếm thị, sách phục vụ người khiếm thị là do thư viện tự sản xuất. Bộ phận phục vụ người khiếm thị đã sản xuất ra ba loại ấn phẩm là sách nói dạng đĩa, sách hình minh họa và sách chữ nổi cả ba loại ấn phẩm này đều tặng miễn phí cho các trung tâm mái ấm dành cho người khiếm thị. Ngoài ra Thư viện KHTH Tp.HCM là thư viện đi tiên phong trong việc tìm và lưu trữ các nguồn tài liệu quý báu trong nhân dân để phục vụ cho việc bảo tồn và lưu trữ. Phòng đọc thanh thiếu niên ( xưa là phòng đọc thiếu nhi): Phòng đọc Thanh Thiếu Nhi được khánh thành vào ngày 31/01/2007 từ sự hợp tác giữa Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM với Tổng lãnh sự Pháp. Mục đích cung cấp các dịch vụ thư viện hiện đại cho thiếu nhi thành phố, thúc đẩy thói quen đọc sách và định hướng việc sử dụng thông tin, giải trí cho các em. Phòng đọc thanh thiếu niên (xưa là phòng đọc thiếu nhi) tại phòng này không trang bị quá nhiều máy tính bàn, chủ yếu là tạo không gian thoải mái cho các em đọc sách và vui chơi, tại phòng có 1 máy chiếu phục vụ chiếu phim miễn phí vào cuối tuần. Với hệ thống thiên văn (phong đọc thiếu nhi): giúp các em hiểu biết nhiều hơn về vũ trụ Phòng đọc thanh thiếu niên chia thành hai gian, gian ngoài là sách phục vụ các em thiếu nhi còn gian bên trong phục vụ lứa tuổi từ 16 trở lên. Phòng đọc được thiết kế với không gian mở, không vách ngăn, tận dụng ánh sáng, không khí tự nhiên, trang trí nhiều hình ảnh màu sắc sinh động. Góc đọc sách dành cho thiếu nhi Bàn đọc sách tại phòng thanh thiếu niên Dịch vụ cung cấp: Đọc tại chỗ; Mượn về nhà; Tra cứu các cơ sở dữ liệu điện tử - Truy cập internet Tập huấn cách sử dụng thư viện, sử dụng máy tính và các phần mềm thông dụng, tra cứu thông tin; Triển lãm sách mới, triển lãm theo chuyên đề; Sinh hoạt nhóm: Nghe nói chuyện chuyên đề, giao lưu văn hóa, văn nghệ, kể chuyện sách, vẽ tranh theo sách, Câu lạc bộ Tiếng Anh, các hoạt động sáng tạo khác như tập làm các sản phẩm bằng thủ công; Tổ chức các sân chơi lành mạnh và bổ ích vào các dịp lễ lớn trong năm, tổ chức chương trình “Hè vui cùng thư viện”, và chương trình “Thư viện đến với trường học”; Đọc sách giải trí và thư giãn Triển lãm sách mới Học tập và giải trí trên máy tính Hội thi vẽ tranh giới thiệu về sách Tổ chức các câu lạc bộ- chương trình " hè vui cùng thư viện" Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc thiếu nhi thư viện cần trang bị hệ thống bàn ghế hình thú, nhân vật ngộ nghĩnh bắt mắt hơn.., không gian nhiều màu sắc kết hợp trò chơi đơn giản song song đó cần tạo nhiều sân chơi mang tính chất giải trí học tập hơn để lôi kéo bạn đọc thíu nhi gần xa..cac em không chỉ đến thư viện để học tập mà còn thư giản chơi vui vẻ phù hợp với lứa tuổi vừa học vừa chơi của mình.. thông qua chơi mà học, học mà chơi.., song song việc đó tạo môi trường lành mạnh giúp các em đến gần với tri thức nhân loại là sách.. Là cán bộ thư viện trong những năm tương lai phòng đọc thiếu nhi sẽ phát triển thêm nhiều hệ thống trò chơi phình đọc củng như các câu lạc bộ ngày càng phát triển.. sân chơi có phòng chơi riêng cùng với hệ thống máy lạnh phù hợp, phong đọc dành cho các em lôi cuốn bắt mắt với nhiều hình thú cưng ngộ nghĩnh cùng với những nhân vật hoạt hình gần gũi vơi các em..song song đó sẽ phát triển thêm căn tin thíu nhi phục vụ đồ ăn thức ún cho các bạn nhỏ sau những giờ hoạt động học tập mệt mõi... nhằm phục vụ phù hợp với từng đối tượng phòng đọc thah thiếu niên và thiếu nhi sẽ được tách riêng phù hợp hơn cho đối tượng bạn đọc PHÒNG DÀNH CHO NGƯỜI KHIẾM 1. Chức năng: Phục vụ người khiếm thị (NKT) sử dụng thư viện. Sản xuất tài liệu thay thế cho NKT Khảo sát nhu cầu thông tin của NKT nhằm áp dụng, mở rộng loại hình phục vụ phù hợp. Mở rộng và phát triển sản phẩm dành cho NKT Mở rộng dịch vụ, chia sẻ nguồn lực cho các cơ quan và tổ chức có cùng chức năng. Tập huấn các dịch vụ cho người khiếm thị. 2. Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch và thực hiện họat động phục vụ NKT trên địa bàn TP. HCM. + Phục vụ tại chỗ. + Phục vụ lưu động (kết hợp nhân sự khối phục vụ và tình nguyện viên) Khảo sát nhu cầu tài liệu nhằm xây dụng và điều chỉnh chính sách phát triển vốn tài liệu cho NKT. Xây dựng kế hoạch và theo dõi thực hiện sản xuất và chyển dạng các loại hình tài liệu cho NKT: đa dạng, phong phú và phù hợp yêu cầu sử dụng. Gồm: Sách nói kỹ thuật số Sách chữ nổi Đồ họa nổi (Tactile Graphic) Phòng thu âm Sách hình minh họa nổi Máy phóng to chữ dành cho người cận nặng Máy Scan Xây dựng và phát triển đội ngũ tình nguyện viên. Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cùng chức năng nhằm chia sẻ kinh nghiệm và vốn tài liệu. Tìm hiểu và nghiên cứu các loại hình tài liệu thay thế phù hợp nhu cầu bạn đọc khiếm thị 3. Nên thêm một số dịch vụ để phát triển thư viện phòng dành cho người khiếm thị Nên tổ chức dịch vụ tư vấn, hỏi đáp:  Dịch vụ tư vấn hỏi đáp thường được các thư viện trên thế giới chú trọng. Bên cạnh việc tư vấn hỏi đáp trực tiếp tại thư viện, người dùng tin khiếm thị có thể lên trang web chữ nổi hoặc qua trang web của thư viện dưới sự trợ giúp của các thiết bị đọc để trao đổi, tìm kiếm thông tin hoặc tìm hiểu sâu hơn vốn tài liệu cũng như các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện. Dịch vụ vận động người khiếm thị tham gia hệ thống tiếp nhận thông tin: Là dịch vụ trực tiếp cán bộ thư viện động viên tiếp cận người khiếm thị, hoặc thông qua các hình thức như triển lãm, tuyên truyền. Tổ chức các thư viện lưu động, giao tài liệu tại nhà: Do người khiếm thị có tâm lý ngại tiếp xúc, khó khăn khi đi lại, không hiểu hết các sản phẩm và dịch vụ của xã hội dành cho người khiếm thị, nên việc tổ chức dịch vụ thư viện lưu động để thủ thư đến tận nhà phục vụ các tài liệu, sản phẩm thông tin và giới thiệu phương cách sử dụng công cụ thiết bị hỗ trợ đọc cho người khiếm thị là hết sức cần thiết. Hay dịch vụ gửi tài liệu qua bưu điện: Thường những người khiếm thị rất khó khăn trong việc đi lại bình thường vì vậy các thư viện đã có ký kết hợp đồng với các trung tâm bưu điện để gửi miễn phí các thư viện cho họ. Việc chuyển bưu phẩm miễn phí cho người khiếm thị đã được thoả thuận và giao ước trên toàn cầu. Dịch vụ cho mượn trang thiết bị: Dịch vụ được triển khai trên cơ sở có sự kết hợp của các tổ chức dịch vụ xã hội cơ sở/địa phương. Ngoài việc cho mượn tài liệu chuyển dạng, thư viện còn có thể cho người khiếm thị mượn trang thiết bị hỗ trợ đọc như kính lúp, máy nghe băng cassettes, máy đọc chuyên dụng cho sách nói... Dịch vụ mượn liên thư viện: Không một thư viện nào có thể cung cấp đầy đủ mọi loại hình tài liệu cho người sử dụng, nhất là tài liệu chuyên biệt cho người khiếm thị, vì vậy một số thư viện đã triển khai việc liên kết chia sẻ nguồn tài liệu khiếm thị cho nhau và liên kết chia sẻ nguồn tài liệu giữa thư viện với các tổ chức xã hội như Hội người mù, các tổ chức từ thiện... Dịch vụ phục vụ tại chỗ: Với dịch vụ này, người khiếm thị có thể đến thư viện đọc tại chỗ hoặc mượn tài liệu về nhà. Tại thư viện có phòng phục vụ riêng cho người khiếm thị với các thiết bị hỗ trợ đọc. Phục vụ tại chỗ có thể kết hợp cả dịch vụ đọc to nghe chung cho người khiếm thị có nhu cầu thông tin giống nhau. Dịch vụ phục vụ/ cung cấp thư mục và danh mục tài liệu: Người khiếm thị có thể tự tìm tài liệu thông qua các thư mục mà không cần sự hỗ trợ trực tiếp của thủ thư. Vì vậy, dịch vụ cung cấp thư mục tài liệu cho người khiếm thị góp phần giúp độc giả chủ động trong việc tìm kiếm tài liệu và nguồn cung cấp tài liệu. => Với nhiều sản phẩm thông tin đã được ra đời và nhiều dịch vụ đã được triển khai có hiệu quả. Tuy nhiên để nâng cao hiệu quả phục vụ người khiếm thị việc không ngừng đa dạng hóa và nâng cao chất lượng các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin là điều hết sức cần thiết. PHÒNG ĐỌC TỔNG HỢP 1. Vốn tài liệu/ Tài nguyên thông tin Phòng Đọc đáp ứng nhu cầu đọc tài liệu tại chỗ cho bạn đọc. Với nguồn tài liệu phong phú và đa dạng như: Tài liệu kho mở: (khu vực tự chọn) + Khoảng trên 20.000 tài liệu được sắp xếp theo môn loại thuộc các lĩnh vực Khoa học Tự nhiên, Khoa học kỹ thuật, Khoa học xã hội, Văn học, tài liệu tại kho tự chọn bao gồm tất cả tài liệu mới gồm tiếng Việt (95%), Anh, Pháp, Hoa trong 3 năm gần nhất. +  Tài liệu của quỹ Châu Á: gần 1000 tài liệu Tài liệu kho đóng: +  Tài liệu Góc Thông tin Ngân hàng Thế giới: hơn 2000 tài liệu Do diện tích có hạn, nên tất cả các tài liệu cũ - xuất bản từ 3 năm trở về trước sẽ được thư viện lưu trữ ở hệ thống kho đóng, khoảng trên 300.000 tài liệu với tất cả các lĩnh vực, đa dạng về loại hình như sách, báo, bản đồ, luận văn, bạn đọc được phục vụ thông qua phiếu đăng ký mượn. Hệ thống tra cứu OPAC: nhằm thuận tiện cho bạn đọc tra cứu tài liệu, tại phòng đọc tổng hợp trang bị hệ thống máy tra cứu OPAC (gồm 6 máy). Đối với tài liệu điện tử hoặc tài liệu CD/DVD kèm với sách, bạn đọc sẽ được phục vụ tại Phòng Tham khảo/ Đa phương tiện (tầng trệt) - Bạn đọc được phép chọn lựa sách cần đọc tại khu vực kho sách tự chọn (kho mở), hoặc viết Phiếu yêu cầu mượn sách trên các tầng kho (kho đóng). - Hệ thống máy tra cứu OPAC tại phòng (gần cửa ra vào) sẽ giúp bạn đọc tra cứu tài liệu mình cần đọc. Hướng dẫn phương pháp tra cứu - Sử dụng tài liệu tại kho tự chọn: bạn không nên chọn quá 3 cuốn/lần; sau khi đọc sách xong bạn đọc nên xếp lại vào vị trí cũ trên kệ theo số thứ tự sách. - Đây là phòng đọc tại chỗ, do vậy bạn đọc không được mang sách ra khỏi phòng khi chưa có sự đồng ý của thủ thư; khi sử dụng xong tài liệu bạn đọc nên hoàn tất các thủ tục trả trước khi rời khỏi phòng. 2. Vị trí Phòng đọc Tổng hợp Bạn đọc đi từ cửa Tiền đình lên cầu thang xoắn, Phòng Đọc nằm ngay phía tay phải của bạn. Trong phòng có các khu vực sau: Khu vực tra cứu cơ sở dữ liệu. Khu vực ngồi đọc sách Khu vực kho sách tự chọn Quầy thủ thư: khu vực đăng ký, nhận và trả sách mượn từ kho đóng. Phòng mượn sách về nhà cũng nằm trong Phòng Đọc Tổng hợp, bạn đọc có nhu cầu mượn sách về nhà cũng làm thủ tục tại quầy thủ thư. 3. Cơ sở vật chất: Phòng đọc tổng hợp với không gian rộng rãi cùng số lượng tài liệu cũng như trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu bạn đọc như: Cổng từ: thuận tiện cho việc quản lý vốn tài liệu cũng như kiểm soát tốt vốn tài liệu Bàn ghế: với thiết kế đơn giản được sắp xếp theo chiều dọc với 4 dãy vừa tiết tiết kiệm không gian vừa đáp ứng đượcnhu cầu bạn đọc với số lượng lớn Máy tính: 5 máy tính được trang bị nhằm phục vụ cho việc tra cứu đa phương tiện của bạn đọc Máy in: 2 máy trang bị phục vụ cho nhu cầu in của bạn đọc(có tính phí) cũng như của cán bộ thư viện Kệ sách: làm từ gỗ quý có khả năng chóng mục,được trang bị với số lượng nhiều nhằm đáp ứng cho việc trình bày và sắp xếp tài liệu đưa tài liệu đến gần bạn đọc một cách dễ dàng hơn Quầy thủ thư: được thiết kế dạng mở không gian vừa đủ cho 3 thủ thư cùng một lúc phục vụ bạn đọc,từ 2 đến 3 máy tính được trang bị phục vụ nhu cầu mượn đọc một cách nhanh chóng Tủ bảo quản đồ cá nhân:trang bị nhiều nhưng hiện nay đã không còn sử dụng do bạn đọc có thể đem đồ vào phòng đọc tự bảo quản Ngoài ra thư viện còn trang bị bàn ghế ngoài hành lang phục vụ cho việc học nhóm của bạn đọc Quạt được trang bị vừa đủ thoáng mát Cung cấp nước miễn phí PHÒNG MƯỢN Dịch vụ mượn tài liệu về nhà là 1 trong những dịch vụ chuyên phục vụ cho nhu cầu học tập và nghiên cứu tài liệu dành cho bạn đọc không có thời gian đến thư viện. Dịch vụ mượn tài liệu về nhà đặt tại lầu 1 ( bên trong Phòng Đọc) và được tổ chức dưới hình thức kho mở tự chọn. Cách sử dụng: + Bạn đọc tự chọn sách trên kệ theo nhu cầu ( có hơn 12.000 nhan đề/15.000 bản, thuộc các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội, tác phẩm văn học được phân loại và sắp xếp theo môn loại). + Ngoài ra, bạn đọc có thể mượn tài liệu có 02 bản ở các kho của phòng đọc, bằng cách tra tìm tài liệu trên máy, ghi số ký hiệu kho chính xác và sau đó đến quầy  làm thủ tục mượn về. Thủ tục mượn tài liệu Đưa phiếu yêu cầu hoặc tài liệu đã chọn và thẻ mượn cho thủ thư tại quầy Đóng tiền thế chân tùy theo giá trị tài liệu Nhận biên lai thu cọc Kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi rời khỏi quầy Thủ tục trả tài liệu Đưa biên lai thu cọc và tài liệu cho thủ thư tại quầy Đóng phí mượn tài liệu Nhận lại tiền cọc trước khi rời khỏi quầy Lệ phí mượn 1.000 đồng /1 cuốn /1 ngày   Nhận xét đánh giá: Nhìn chung thư viện khoa học tổng hợp có vị thế và không gian bố trí các phòng hợp lý và rộng lớn đáp ứng vừa đủ nhu cầu người sử dụng.Tuy nhiên không chỉ dừng lại ở đó vì là thư viện trung tâm và hiện thư viện cũng đã đang được tài trợ về phương tiện tra cứu đa phương tiện nên sẽ càng thu hút nhiều bạn đọc hơn vì thế cần: + Mở rộng thêm không gian nhằm đáp ứng đủ không gian cho bạn đọc + Tủ bảo quản đồ dung hiện đang không còn sử dụng thư viện nên mở rộng không gian bằng cách dọn bớt tủ thêm không gian + Tăng thêm máy tính để bạn đọc tiện trong việc tra cứu tài liệu mà không cần chờ đợi lâu + Quạt cần nhập thêm về nhằm tránh việc hư hỏng không đáp ứng đủ không gian thoáng mát của thư viện với bạn đọc + Cần tăng thêm giá đọc sách vì hiện nay thư viên có rất ít dẫn đến tình trạng bạn đọc không đủ để sử dụng + Vốn tài liệu mượn cần tang thêm và làm mới để đáp ứng nhu cầu bạn đọc + Thiết bị chiếu sang cần bố tri hoặc dự phỏng tránh tình trạng hư hỏng + Bố trí thêm kệ sách khi mở rộng không gian PHÒNG XỬ LÍ TÀI LIỆU: Phong xử lí tài liệu: rất quan trọg gồm các máy xử lí tai lịu làm trên phầa mềm tv tích hợp libol Xử lý tài liệu được thư viện bổ sung và sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau. Xây dựng và bảo trì các cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn với nguồn tài liệu đa dạng. Nghiên cứu, triển khai ứng dụng các chuẩn quốc tế và quốc gia về lĩnh vực liên quan. Tư vấn, tổ chức tập huấn các chuyên đề về ứng dụng chuẩn quốc tế và quốc gia trong công tác biên mục. Nhiệm vụ Phân loại tài liệu (trừ báo và tạp chí) được bổ sung hàng năm vào thư viện từ nhiều nguồn khác nhau với nhiều ngôn ngữ khác nhau: Việt, Anh, Pháp, Hoa, ... Thực hiện qui trình biên mục tài liệu điện tử luận văn, sách theo tiêu chí xây dựng CSDL của thư viện. Áp dụng chuẩn quốc tế và quốc gia trong công tác biên mục: Chuẩn AACR 2; khổ mẫu MARC 21; chuẩn DDC23 & 14; Bộ Tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ và Bộ tiêu đề chủ đề tiếng Việt của thư viện. Tổ chức, bảo trì CSDL biểu ghi thư mục sách (về nội dung) nhằm bảo đảm tính chính xác và hiệu quả. Nghiên cứu, ứng dụng các chuẩn quốc tế và quốc gia liên quan đến công tác biên mục. Huấn luyện nhân viên thư viện KHTH và cán bộ thư viện quận huyện công tác biên mục. Hướng dẫn, tư vấn cho cán bộ thư viện các tỉnh thành, cơ quan thông tin khác về nghiệp vụ biên mục. Dịch vụ và sản phẩm Xây dựng hệ thống tra cứu điện tử. Duy trì, mở rộng dịch vụ biên mục trước xuất bản (CIP) cho các nhà sách trong phạm vi cả nước. Biên soạn tài liệu nghiệp vụ liên quan đến chuẩn/ nghiệp vụ biên mục cho các đối tượng cán bộ thư viện phù hợp. BỘ CÔNG CỤ CẦN THIẾT SỬ DỤNG TRONG BIÊN MỤC: Hoạt động xử lí tài liệu ở mỗi một cơ quan thông tin thư viện là mắt xích quan trọng để tạo ra sản phẩm thông tin có chất lượng. Sản phẩm của hoạt động xử lí tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin (NDT) với các nguồn tin. Xử lí tài liệu (XLTL) có chính xác thì NDT mới tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Bởi vậy hoạt động xử lí thông tin, trong đó việc phân loại tài liệu luôn được các cơ quan thông tin coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng, nhằm tạo ra các điểm truy cập thông tin, giúp tiếp cận dễ dàng đến nguồn tin. Phân loại tài liệu có vai trò quan trọng trong việc tạo nên một trong các điểm truy cập đó. Thư viện có chức năng và nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và khoa học của đất nước trong giai đoạn hiện nay. Thư viện đã bước đầu ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động chuyên môn của mình, trong đó có hoạt động phân loại tài liệu. Xử lý nội dung có nhiều hình thức và cấp độ. Một tài liệu có thể là đối tượng của một hay nhiều hình thức xử lý nội dung. Các tổ chức thông tin có thể áp dụng các hình thức xử lý khác nhau, với cấp độ sâu sắc khác nhau, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và loại tài liệu cần xử lý. Xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa tài liệu, định đề mục chủ đề tài liệu, tóm tắt và tổng luận tài liệu * Hạn chế cần khắc phục của cán bọi thư viên nhằm nâng tầm trong xử lí và biên mục tài liệu: Sai do xác định sai đối tưọng nghiên cứu Chưa chính xác do bỏ qua phương diện nghiên cứu, nhầm lẫn giữa đối tượng nghiên cứu bậc 1 với đối tượng nghiên cứu bậc 2, giữa đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu. Lỗi kết hợp giữa bảng chính với bảng phụ, bảng chính với bảng chính. Trong khi đó những yếu tố này có lúc rất cần thiết đối với những tài liệu khó xác định nội dung tài liệu hoặc nhan đề, mục lục, lời nói đầu chưa đủ những thông tin cần thiết để xác định nội dung tài liệu hoặc kiến thức về chuyên ngành có trong tài liệu của cán bộ xử lý còn hạn chế. Khi xác định những yếu tố đặc trưng của tài liệu, cán bộ xử lý hoặc chỉ quan tâm đến đối tượng nghiên cứu, hoặc chỉ quan tâm đến phương diện nghiên cứu. Việc xác định vị trí môn loại của số ít cán bộ thư viện còn chưa chặt chẽ, không có sự so sánh, đối chiếu qua lại giữa bảng chính và bảng chỉ mục quan hệ. Một số cán bộ còn chưa nắm vững cấu trúc KPL, đặc biệt là cách kết hợp giữa bảng chính và bảng phụ. Môt số nguyên tắc phân loại cơ bản áp dụng cho KPL DDC còn chưa hiểu cặn kẽ, bởi vậy khi áp dụng lựa chọn KPL chưa chuẩn xác. * Với bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp, Thư viện Quốc gia Việt Nam cũng cần tiếp tục chỉnh lý, mở rộng cho phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong thực tế. Để hướng tới việc đưa bảng phân loại thập phân Dewey vào sử dụng một cách rộng rãi, cần được quan tâm, phổ biến về phương pháp và các nguyên tắc phân loại theo bảng cho các thư viện ở Việt Nam. Bộ Văn hoá - Thông tin cần sớm giao cho Thư viện Quốc gia Việt Nam đảm trách việc biên soạn biên mục tại nguồn (hình thức biên mục gắn liền với xuất bản phẩm). Thực hiện điều đó chẳng những mang lại lợi ích kinh tế mà còn tạo ra chuẩn thống nhất trong công tác phân loại biên mục. Để nâng cao tay nghề cho các cán bộ phân loại, các thư viện và trung tâm thông tin lớn cần quan tâm hơn nữa đến việc biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hành gắn với từng bảng phân loại cụ thể và mở các lớp tập huấn, rèn luyện kỹ năng phân loại biên mục. * Đối với các cơ sở đào tạo cán bộ thông tin thư viện: Hiện nay, tất cả các cơ sở đào tạo chuyên nghiệp ngành thư viện thông tin ở Việt Nam đều đưa môn Phân loại tài liệu vào chương trình giảng dạy. Qua thực tế nghiên cứu khảo sát và điều tra, tôi đưa ra một số kiến nghị sau: Về vấn đề lựa chọn bảng phân loại đưa vào chương trình giảng dạy: Cần phải đưa vào giới thiệu các bảng phân loại tiêu biểu của thế giới và Việt Nam. Trong đó phải giành thời lượng nhất định để tập trung vào ba bảng phân loại hiện đang được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin thư viện ở Việt Nam như: Bảng phân loại thập phân Dewey, Bảng BBK, Bảng phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp 19 lớp. Về nội dung chương trình, ngoài phần hướng dẫn phương pháp phân loại chung cần phải biên soạn các bài giảng hướng dẫn phương pháp phân loại cụ thể đối với ba bảng phân loại kể trên để học sinh, sinh viên có điều kiện nắm bắt và làm quen với các bảng phân loại đó. Về phương pháp rèn luyện các kỹ năng thực hành phân loại, ngoài việc phải xây dựng được các tủ sách thực hành đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải được trang bị các bảng phân loại, không thể dừng lại ở việc giới thiệu về lý thuyết mà phải tạo điều kiện cho học sinh thực hành phân loại trực tiếp theo các bảng phân loại đó. Hiện nay cũng như các môn học khác Phân loại tài liệu cũng bị khống chế về mặt thời gian. Để có thể giới thiệu sâu về các bảng có thể mở thêm chuyên đề và có thể cho học sinh tới tham quan nghe báo cáo chuyên đề ở các thư viện, trung tâm thông tin lớn.Trong điều kiện của Việt Nam, biện pháp trọng yếu để nâng cao chất lượng công tác phân loại là vấn đề cập nhật các bảng phân loại, xây dựng các chuẩn chung thống nhất trong công tác phân loại và nâng cao trình độ, kiến thức và kỹ năng thực hành cho những người đảm trách công tác phân loại tài liệu. Công tác đào tạo cán bộ thông tin thư viện tại các cơ sở đào tạo cũng như công tác đào tạo, bồi dưỡng trong các cơ quan thông tin thư viện sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào việc hình thành và phát triển năng lực nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ phân loại. Hy vọng rằng trong một tương lại không xa, với việc chỉnh lý, bổ sung các bảng phân loại hiện hành cùng với việc dịch hoàn tất bảng phân loại thập phân Dewey, các cơ quan thông tin thư viện ở Việt Nam sẽ từng bước hoàn thiện được các công cụ phân loại, trên cơ sở đó đẩy mạnh việc áp dụng chuẩn hóa về mặt nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả của hoạt động thư viện thôn. PHÒNG BÁO –TẠP CHÍ Thực trạng cở sở vật chất phòng báo tạp chí Được bố trí gần phòng tham khảo đa phương tiện và được chia làm kho đóng và mở. Đối với kho mở là những tài liệu mới phát hành từ 3 tháng gần nhất sẽ được để tại đây đối với báo, tạp chí là 1 năm Còn đối với những tài liệu phát hành từ 3 tháng trở về trươc sẽ đưa vào kho đóng đối với báo, tạp chí là 1 năm Kho mở được bố trí nhiều tủ trưng bày báo tạp chí và có nhiều loại tủ khác nhau: tủ có giá xoay, tủ đứng,bàn trưng bày được được đặt dọc tường nhà,một số lại để ở giữa phòng. Hệ thống làm mát: bố trí các quạt trên tràn nhà nhưng còn ít chưa đủ làm mát cho cả phòng, gây cảm giác ngột ngạt, không thông thoáng.Bên cạnh đó trần nhà còn thấp gây cảm giác chật chội. Giải pháp: Mở rộng hệ thống phòng báo tạp chí đặc biệt là kho mở Bố trí thêm quạt tạo không gian thoán mát phục vụ tố cho bạn đọc đọc tài liệu Nâng cao hệ thống trần nhà, bố trí sắp xếp lại các tủ, giá trưng bày tài liệu cho phù hợp với diện tích của phòng. Phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin và dịch vụ tham khảo 10 máy tính tra cứu tài liệu số, báo trực tuyến + LCD 27 inch Phục vụ bạn đọc tổ chức thảo luận, học nhóm: 5 khu vực học nhóm, thảo luận: (1 LCD 38 inch + 1 bảng viết kiếng cho 10 người/ 1 khu vực) Phục vụ bạn đọc tổ chức sự kiện: 01 khu vực (1 LCD 135 inch + sân khấu +100 ghế ngồi + hệ thống âm thanh) 01 khu vực (1 LCD 75 inch + bảng viết kiếng + 30 ghế + hệ thống âm thanh) Trang thiết bị phục vụ học tập, làm việc, nghiên cứu, tìm kiếm, chia sẻ thông tin Khu vực tổ chức sự kiện nhỏ 30-40 người Giải pháp Cần có sự chủ động trong việc phối hợp thực hiện, bảo trì các thiết bị điện tử, máy tính của phòng tra cứu tài liệu curg như phòng dịch vụ tham khảo. Tránh trường hợp khi hết thời hạn tài trợ của các đơn vị trài trợ cho thư viện thì các thiết bị điện tử củng theo đó mà chậm đi, không phát huy tác dụng củng như làm giảm khả năng phục vụ của các phòng nói trên. Thư viện chủ động trang bị đầy đủ các thiết bị điện tử củng như các thiết bị hỗ trự khi cần thiết tránh trường hợp phụ thuộc, lệ thuộc vào một đơn vị hay tổ chức cá nhân nào đó. Cần nâng cấp, cập nhật các phần mềm mới nhằm giúp bạn đọc tra cứu tài liệu nhanh chong dễ dàng thuận tiện. Cần bổ sung thêm hệ thống cách âm cho khu vực tổ chức sự kiện để tránh làm ồn gây ảnh hưởng đối với các bạn đọc khác đến thư viện. PHÒNG ĐỌC HÁN NÔM (tại tầng 1), diện tích  130m2, có sức chứa 50 chỗ ngồi.     Với chức năng tổ chức sử dụng và quản lý tài liệu xuất bản trước năm 1975, tài liệu có nội dung hạn chế, tài liệu quý hiếm, dạng giấy, điện tử và vi phim; Phục vụ bạn đọc khai thác, sử dụng tài liệu theo qui định của Nhà nước.   Đối tượng phục vụ: Học viên cao học, nghiên cứu sinh, các tổ chức hoặc cá nhân cần nghiên cứu các đề tài cấp quốc gia  Vốn tài liệu hạn chế - Quý hiếm: 674.237 bản.      Trong đó:       - Sách: 18.752 cuốn       - Báo – Tạp chí: 4.210 nhan đề/570.971 bản.       - Bản đồ: 789 bản.       - Công báo: 69 nhan đề/74.832 bản       - Nhạc: 5.085 bản.       - Gia hành chính: 3.808 cuốn Giải pháp cho phòng đọc hán nôm Tài liệu hán nôm hiện đã có hơn 1000 bản dược phục chế thành công, có 2000 ấn phẩm và đều là tài liệu quý .đối tượng chủ yếu là bạn đọc nghiên cứu sinh thạc sĩ, tiến sĩ.Thư viện cần sưu tầm các tài liệu hán nôm ở mọi vùng trên cả nước, trong các bảo tàng nhất là các bản hương ước, sắc phong... mở rộng không gian trong phòng đọc, đầu tư thêm một số trang thiết bị như bàn ghế, tủ sách trong phòng đọc. đưa ra nội quy cho phòng đọc về việc nếu tài liệu bị hư hỏng trong quá trình đọc thì bạn đọc phải bồi thường. Xây dựng hệ thống tự động hóa trong phòng đọc. PHÒNG ĐỌC DOANH NHÂN. Phòng đọc doanh nhân là môi trường tốt nhất, điểm hẹn lý tưởng cho các doanh nhân gặp gỡ, trao đổi, nghiên cứu và tham gia vào các hoạt động văn hóa khác như triển lãm sách, ảnh, sưu tập tài liệu quý các loại, tổ chức hội thảo. Phòng đọc Doanh Nhân là phòng đọc chuyên phục vụ các nhu cầu đa dạng của doanh nhân, sinh viên năm cuối chuyên ngành kinh tế. Phòng có diện tích 200m2 được trang bị máy chiếu LCD, wifi, máy lạnh và không gian thư giãn. Tài liệu tại phòng gần 2.000 nhan đề các lĩnh vực như: Tiếp thị, PR, Quảng cáo, Kỹ năng lãnh đạo, Tổ chức nhân sự, Tài chính doanh nghiệp, Luật & Chính sách công, Văn hóa doanh nhân, Bản tin kinh tế, Thư mục, tài liệu về Sở hữu trí tuệ... các loại tạp chí về lĩnh vực kinh tế, thương mại và được cập nhật hàng tuần. Bạn đọc phòng Doanh nhân sẽ được cung cấp Bản tin kinh tế là sản phẩm thông tin của phòng Thông tin Tư liệu ra 2 tháng / 1số thuộc các lĩnh vực trên bằng tiếng Anh và tiếng Việt (bản giấy và bản điện tử) từ các nguồn thông tin từ: Lãnh sự quán Hoa Kỳ, Proquest, World Bank và Asia Foundation . Biện pháp cho sự phát triển của cơ sở vật chất trong phòng đọc doanh nhân của thư viện.. Phòng đọc cần trang bị hệ thống máy tính để bạn đọc tiện tra cứu. Bổ sung thêm vốn tài liệu nhất là tài liệu về makesting thương mại trong các kho sách tự chọn. thư viện cần nêu cao ý thức bảo quản sách cũng như các tài liệu trong phòng đọc cho bạn đọc. Xây dựng hệ thống thiết bị bảo vệ kiểm soát: camera..... Mở rộng trong phòng đọc để tạo không gian thoải mái cho bạn đọc. phù hợp với đối tượng là doanh nhân. tạo thêm các cơ sở dữ liệu về lính vực kinh tế tài chính phục vụ tốt cho đối tượng là những người làm trong ngành kinh tế. PHÒNG BẢO QUẢN - PHỤC CHẾ VÀ CHUYỂN DẠNG TÀI LIỆU 1. Chức năng      - Xây dựng phương án, tổ chức phòng chống hạn chế đến mức thấp nhất việc gây hại đến tài liệu trong thư viện.     - Bảo quản, duy trì tình trạng vật lý của tài liệu luôn trong tình trạng tốt nhất nhằm phục vụ bạn đọc.     - Chuyển dạng tài liệu sang định dạng phù hợp nhằm phục vụ, chia sẻ và bảo quản lâu dài. 2. Nhiệm vụ     - Xây dựng, triển khai phương án phòng chống tác động xấu đến vốn tài liệu. Tập huấn cho bộ phận liên quan.     - Nghiên cứu phương án, giải pháp về môi trường hệ thống kho giúp cải thiện việc lưu trữ tài liệu trong kho.     - Đóng và tu bổ sánh, báo, tạp chí hư hỏng.     - Nghiên cứu, cải tiến các dụng cụ phục vụ công tác bảo quản tài liệu.     - Nghiên cứu, triên khai phương án phục chế tài liệu quí hiếm.     - Chuyển dạng tài liệu sang định dạng phù hợp (số hóa, vi phim) ưu tiên đối với các tài liệu quí hiếm, giòn nát theo tiêu chí của thư viện.     - Tổ chức tập huấn chuyên đề bảo quản cho nhân viên trong và ngoài thư viện. 3. Sản phẩm và dịch vụ các bộ phận - Phòng bảo quản gồm bộ phận: + Đóng, tu bổ sách, báo, tạp chí và các dạng tài liệu khác + Tu bổ - Phục chế tài liệu quí hiếm + Chuyển dạng tài liệu + Số hóa tài liệu + Chụp vi phim - Thiết bị trong phòng: +  Dao mổ, dao rọc giấy lưỡi dao, cọ lông thỏ, các loại cọ dùng cho việc phục chế. +   Các loại tẩy dùng làm sạch tài liệu. +   Dụng cụ thử acid: gồm máy đo độ acid, bút thử acid và giấy quỳ. +   Các loại giấy dó: giấy dó keo, giấy dó mỏng, nỉ, +   Các dụng cụ khác: bàn ủi, dụng cụ cắt khung hình, kính lúp, thước dây, thước thép, thước ê ke, bột xenlulô. Máy cắt sách báo khổ lớn Bàn cắt bìa Máy ép tài liệu khổ lớn Phòng số hóa tài liệu chủ yếu là scan các tài liệu cở lớn, tài liệu lâu năm, báo tạp chí. Phòng tương đối rộng, thoáng mát, phòng chứa 11 máy scan (1 tỷ/máy), 11 máy tính bàn và 1 máy photo tốc độ cao dùng để in phiếu yêu cầu, thẻ gia hạn (in 1 lần mấy ngàn tờ) Một số hình ảnh về tu bổ phục chế tài liệu 4. Những ý kiến giúp thư viện phát triển phòng phục chế bảo quản tài liệu: Các đơn vị Thư viện cần thiết phải chú trọng công tác bảo quản dự phòng tài liệu. Trong đó, cần xây dựng và phổ biến những nội dung của công tác này đến các cán bộ làm việc cũng như người sử dụng tài liệu; + Mở rộng việc bồi dưỡng như mở các lớp bồi dưỡng cho cán bộ + Phát tờ rơi về sử dụng tài liệu đúng cách cho độc giả + Xây dựng các phanô, áp phích, tranh vẽ trực quan để người sử dụng tài liệu luôn ý thức được các hành động của mình đối với tài liệu. Trang bị các phương tiện sử dụng tài liệu thích hợp như là gối sách, để thuận lợi hơn cho việc đọc các tài liệu khổ lớn, các tài liệu đã bị hư hỏng. Đưa bạn đọc trở thành một đối tượng cùng tham gia quá trình bảo quản  tài liệu trong đó các đơn vị thiết kế các phiếu báo cáo về tình trạng tài liệu (tham khảo mẫu kèm theo) để người sử dụng tài liệu có thể báo cáo tình trạng liệu khi có bất kì dấu hiệu bất thường nào của tài liệu (rách, nát, mất trang,...) Nên đưa nội dung về bảo quản dự phòng tài liệu và ý thức về bảo quản tài liệu thành một phần trong nội dung môn học Bảo quản tài liệu dành cho sinh viên chuyên ngành Thông tin - Thư viện => Cần phải suy nghĩ kỹ trước khi có ý định phục chế/tu bổ tài liệu, không được cố ép phải làm. Tốt nhất là hạn chế cầm vào tài liệu và tài liệu cần được bao gói tốt. Để bảo đảm cho nguồn thông tin và những kỳ vọng về kết quả bảo quản cuối cùng, thì: không nên sử dụng băng dính trong bất cứ lý do nào. Do việc này sẽ khiến tài liệu nhanh bị tổn hại do bị ố, mờ và về lâu dài có thể gây ra những vết bẩn của bụi dính.  Nếu phải dính các tờ tài liệu lại với nhau thì nên sử dụng giấy có dính (tem, giấy có dính ghi nhãn), hoặc hồ nước. Nếu nghi ngờ không thể dùng được những vật liệu này thì có thể sử dụng kẹp giấy bằng đồng thay vì kẹp bằng sắt.