Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở công ty xăng dầu khu vực III

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp mở đầu T ừ sau đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI, nền kinh tế n−ớc ta đã và đang chuyển dần từ kinh tế tập trung, bao cấp sang kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị tr−ờng có sự quản lý của nhà n−ớc, theo định h−ớng XHCN. Công cuộc đổi mới do Đảng Cộng sản Việt nam khởi x−ớng và lãnh đạo đã tạo cơ hội và điều kiện thuận lợi cho nhiều ngành kinh tế phát triển, góp phần tạo nên những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế n−ớc nhà; Song cũng phát sinh những vấn đề phức tạp, đặt ra cho nền kinh tế nói chung và cho các ngành các cấp những yêu cầu và thách thức mới, đòi hỏi phải có những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ để thích nghi và đáp ứng với môi tr−ờng mới, đảm bảo nền kinh tế phát triển nhanh, bền vững và đúng định h−ớng. Xăng dầu là một mặt hàng thiết yếu có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, kinh doanh xăng dầu đ−ợc coi là một ngành kinh tế trọng yếu, có ý nghĩa chiến l−ợc trong phát triển kinh tế - xã hội. ở n−ớc ta, kinh doanh xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh không chỉ có ý nghĩa đem lại hiệu quả kinh tế cao mà còn thực sự thúc đẩy sản xuất, góp phần ổn định giá cả, kiềm chế lạm phát, tăng tích luỹ cho ngân sách nhà n−ớc, h−ớng dẫn và thay đổi cơ cấu tiêu dùng theo h−ớng văn minh, ích lợi hơn, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội của toàn bộ nền kinh tế. Kinh doanh xăng dầu theo cơ chế thị tr−ờng có sự quản lý của nhà n−ớc là một vấn đề còn đang mới mẻ ở n−ớc ta. Thực tế những năm qua, kinh doanh xăng dầu đã đạt đ−ợc những kết quả nhất định. Song khó khăn, tồn tại không phải là ít : Sự chuyển đổi cơ chế quản lý kinh doanh xăng dầu tiến hành ch−a mạnh mẽ so với một số lĩnh vực khác; Môi tr−ờng kinh doanh xăng dầu ngày càng biến động và thay đổi; Sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất n−ớc đang tăng nhanh nhu cầu xăng dầu. Nhiều vấn đề về kinh doanh xăng dầu trong tình hình mới đang đặt ra những yêu cầu mới hết sức bức xúc nếu không đổi mới tích cực sẽ không đáp ứng đ−ợc tình hình đó. Công ty xăng dầu khu vực III là một doanh nghiệp nhà n−ớc trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, là đại diện của PETROLIMEX tại Hải Phòng, có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh cung cấp xăng dầu cho các đơn vị kinh tế, quốc phòng và tiêu dùng xã hội trên địa bàn Hải phòng và khu vực lân cận. Nhiệm vụ hàng đầu của các doanh nghiệp nói chung và Công ty xăng dầu khu vực III nói riêng là phải đẩy mạnh bán hàng với mục đích cuối cùng là đem lại lợi nhuận cao. Do đó công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh nhằm bảo toàn vốn và phát triển kinh doanh thực sự là một vấn đề có ý nghĩa lớn lao cả về lý luận và thực tiễn. 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nhận thức đ−ợc tầm quan trọng của vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Công ty xăng dầu khu vực III, tôi đi sâu nghiên cứu đề tài sau: "Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở công ty xăng dầu khu vực III" Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài đ−ợc chia làm ba phần : - Phần 1 : Những vấn đề lý luận về hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp - Phần 2 : Tình hình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh hàng hoá tại Công ty Xăng dầu khu vực III. - Phần 3 : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu khu vực III. Do thời gian có hạn, tài liệu nghiên cứu không nhiều chắc chắn đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi mong nhận đ−ợc những nhận xét và ý kiến đóng góp để đề tài có giá trị thực tiễn cao hơn . Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, h−ớng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Đông và các thầy cô giáo, sự tạo điều kiện giúp đỡ của lãnh đạo công ty Xăng dầu khu vực III, các nhân viên phòng Kế toán, phòng kinh doanh... để tôi hoàn thành đề tài này. Sinh viên thực hiện Lê thị thu hà 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phần I Những vấn đề lý luận chung về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp . --------------- Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đều nhằm vào mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Lợi nhuận phản ánh kết quả và trình độ kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là ph−ơng tiện để duy trì và tái sản xuất mở rộng, là ph−ơng tiện để ứng dụng công nghệ và kỹ thuật hiện đại. Làm thế nào để doanh nghiệp tồn tại và liên tục phát triển là phụ thuộc vào trình độ quản lý và xử lý thông tin kinh tế của chủ doanh nghiệp và những ng−ời làm công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng. Hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong nền kinh tế thị tr−ờng là tấm g−ơng phản chiếu tình hình sản xuất kinh doanh lỗ hay lãi, là th−ớc đo để đánh giá sự cố gắng và chất l−ợng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị tr−ờng phải xác định đ−ợc vị trí hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong toàn bộ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp để trên cơ sở đó vạch ra những h−ớng đi đúng đắn, có cơ sở khoa học bảo đảm cho sự thành công của doanh nghiệp. I- Những vấn đề chung về tiêu thụ sản phẩm và kết quả tiêu thụ 1. Khái niệm tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: a-Tiêu thụ Tiêu thụ hàng hoá là quá trình thực hiện giá trị sử dụng và giá trị trao đổi của hàng hoá thông qua quá trình trao đổi. Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hàng hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thái kết quả kinh doanh là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua quá trình tiêu thụ nhu cầu của ng−ời tiêu dùng về một giá trị sử dụng nhất định đ−ợc thoả mãn và giá trị của hàng hoá đ−ợc thực hiện. Xét từ góc độ kinh tế , tiêu thụ hàng hoá là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá để nhận về một l−ợng giá trị t−ơng đ−ơng. Theo đó quá trình tiêu thụ hàng hoá có thể chia làm hai giai đoạn: - Giai đoạn I: Đơn vị bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để xuất giao sản phẩm hàng hoá cho đơn vị mua. Giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá. Tuy nhiên, nó ch−a phản ánh đ−ợc kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá, ch−a có cơ sở để bảo đảm quá trình tiêu thụ đ−ợc hoàn tất , bởi hàng hoá gửi đi đó ch−a đ−ợc khẳng định là sẽ thu đ−ợc tiền. 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Giai đoạn II: Khách hàng trả tiền hoặc xác nhận sẽ trả tiền. Khi đó quá trình tiêu thụ hàng hoá đ−ợc hoàn tất, đơn vị có thu nhập để bù đắp chi phí và hình thành kết quả kinh doanh. Tóm lại quá trình tiêu thụ hàng hoá ở các doanh nghiệp có các đặc điểm sau: - Đó là sự mua bán có thoả thuận: doanh nghiệp đồng ý bán, khách hàng đồng ý mua và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá từ doanh nghiệp sang cho khách hàng. Doanh nghiệp giao cho khách hàng một khối l−ợng hàng hoá nhất định và nhận lại từ khách hàng một khoản tiền hoặc một khoản nợ gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. b. Xác định kết quả kinh doanh hàng hoá : Kết quả kinh doanh hàng hoá là phần thu nhập còn lại sau khi trừ đi tất cả các chi phí. Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mọi doanh nghiệp và nó phụ thuộc vào qui mô chất l−ợng của quá trình sản xuất kinh doanh. Đó không chỉ là tấm g−ơng phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ này mà còn tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ tiếp theo. Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh chi phí đã bỏ ra và thu nhập đạt đ−ợc trong cả quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả là lãi, ng−ợc lại thì kết quả kinh doanh là lỗ. Việc xác định kết quả kinh doanh th−ờng đ−ợc tiến hành vào cuối kỳ hạch toán là tháng, quí hay năm, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và các yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Kết quả tiêu thụ = Doanh thu bán hàng thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 2. Vai trò, nhiệm vụ, yêu cầu của việc công tác tiêu thụ hàng hoá : a- Vai trò của tiêu thụ hàng hoá : Đặc tr−ng lớn nhất của sản xuất hàng hoá là sản phẩm đ−ợc sản xuất ra để bán nhằm thực hiện những mục tiêu đã quy định trong ch−ơng trình hoạt động của ng−ời sản xuất, của mỗi doanh nghiệp. Do đó tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra là một trong những khâu quan trọng của tái sản xuất xã hội , quá trình sản xuất sản phẩm chỉ kết thúc khi quá trình thanh toán giữa ng−ời bán với ng−ời mua đã diễn ra và quyền sở hữu về hàng hoá đã thay đổi, nó là giai đoạn cuối của quá trình kinh doanh và là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tiêu thụ hàng hoá là lĩnh vực hoạt động chuyên doanh trong l−u thông hàng hoá. Thật vậy, quá trình sản xuất xã hội gồm ba khâu: Sản xuất + L−u thông: tiền đề của sản xuất, hậu cần của sản xuất Hàng hoá + Tiêu dùng Hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá có tác dụng nhiều mặt đối với lĩnh vực sản xuất vật chất và lĩnh vực tiêu dùng của xã hội. Tr−ớc hết, tiêu thụ hàng hoá cung cấp hàng hoá cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số l−ợng, chất l−ợng một cách thuận lợi đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nó phản ánh việc cung cầu gặp nhau về một loại hàng hoá nào đó. Qua đó tiêu thụ góp phần khuyến khích tiêu dùng, h−ớng sản xuất phát triển để đạt sự thích ứng tối −u giữa cung và cầu trong lĩnh vực tiêu dùng, các cá nhân có thể dễ dàng thoả mãn nhu cầu về hàng hoá tiêu dùng trên thị tr−ờng một cách đầy đủ, kịp thời, thuận lợi và văn minh nhờ hàng loạt các quầy hàng, cửa hàng, siêu thị... cung ứng cho mọi đối t−ợng trong xã hội. Còn trong lĩnh vực sản xuất vật chất, các doanh nghiệp nhận thấy tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn sản xuất kinh doanh. Nh− vậy thông qua thị tr−ờng, tiêu thụ góp phần điều hoà sự cân bằng giữa sản xuất và tiêu dùng giữa hàng hoá và tiền tệ trong l−u thông, giữa nhu cầu tiêu dùng và khả năng thanh toán... đồng thời đó là điều kiện để đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng nh− toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thứ hai, tiêu thụ hàng hoá là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận, tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh thông qua các ph−ơng thức tiêu thụ, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Để quá trình tiêu thụ diễn ra đ−ợc thuận lợi thì hàng hoá không chỉ bảo đảm về chất l−ợng mà còn phải phù hợp với thị hiếu tiêu dùng luôn biến động, cạnh tranh đ−ợc với những mặt hàng khác về cả mẫu mã, chất l−ợng, giá cả cũng nh− ph−ơng thức bán hàng và khâu phục vụ sau bán hàng, nhằm kích thích nhu cầu tiêu dùng. Thứ ba, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh áp dụng những biện pháp tiêu thụ đúng đắn, đảm bảo cho ng−ời tiêu dùng những hàng hóa tốt sẽ đẩy mạnh doanh số bán ra nâng cao doanh thu do đó thị tr−ờng đ−ợc mở rộng và khẳng định đ−ợc uy tín của doanh nghiệp trong mối quan hệ với các chủ thể khác nh− bạn hàng, chủ nợ , nhà đầu t−... động viên ng−ời lao động hoàn thành và phát huy sáng kiến trong sản xuất kinh doanh. 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đồng thời với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định của doanh nghiệp, thực lãi của doanh nghiệp là xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà n−ớc, giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế của Nhà n−ớc với tập thể và cá nhân ng−ời lao động. Xác định đúng kết quả kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời cung cấp số liệu cho các bên quan tâm, thu hút đầu t− vào doanh nghiệp, giữ vững uy tín cho doanh nghiệp trong mối quan hệ với bên ngoài. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp phải tiến hành sản xuất kinh doanh không còn chế độ bao cấp và cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt, việc xác định kết quả kinh doanh đã trở thành một yêu cầu bức thiết và cũng là một thử thách quyết định đối với tài năng của các nhà quản lý. Nh− vậy, tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa lớn trong việc thúc đẩy sử dụng nguồn lực và phân bổ các nguồn lực có hiệu quả đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung và đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng. Có thể khẳng định rằng hiệu quả kinh doanh của đơn vị đ−ợc đánh giá thông qua khối l−ợng hàng hoá đ−ợc thị tr−ờng thừa nhận và lợi nhuận mà doanh nghiệp thu đ−ợc. b. Các yêu cầu quản lý công tác tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp th−ơng mại là hợp phần tất yếu, quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, là nơi thể hiện đầy đủ, tập trung nhất các mối quan hệ lớn trong xã hội và cũng là nơi diễn ra cuộc đấu tranh gay gắt, quyết liệt giữa cơ chế quản lý cũ ch−a bị xoá bỏ hoàn toàn với cơ chế quản lý mới ch−a hoàn chỉnh cùng đan xen tồn tại với nhau vì vậy phải thực hiện tốt các yêu cầu sau: - Quá trình tiêu thụ hàng hoá phải đ−ợc quản lý từ khâu ký kết hợp đồng tiêu thụ,đến các khâu gửi hàng,xuất bán, thanh toán tiền hàng... cho đến khi chấm dứt hợp đồng. - Th−ờng xuyên kiểm tra tình hình tiêu thụ, thực hiện kế hoạch tiêu thụ và thực hiện chế độ chính sách liên quan. - Quản lý tốt nguồn lực trong kinh doanh: lao động, vật t−, vốn... để sử dụng hợp lý mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất với chi phí lao động xã hội thấp nhất. - Phải tích cực góp phần vào bảo vệ môi tr−ờng, tài nguyên thiên nhiên, thực hiện nghĩa vụ xã hội đối với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, các vùng biên giới hải đảo, nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và các chế độ quản lý kinh tế đất n−ớc. Khi chuyển sang cơ chế thị tr−ờng các doanh nghiệp không còn hoạt động theo hình thức chỉ tiêu kế hoạch mà luôn luôn phải chủ động tìm kiếm khách hàng nguồn hàng, thị tr−ờng kinh doanh để tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp mình. Thực tế những năm qua đã cho thấy không ít những doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, phá sản do không biết tổ chức tiêu thụ hàng hoá, hàng hoá kinh doanh không đáp ứng đ−ợc yêu cầu của xã hội. Do vậy để có thể đứng vững trên th−ơng tr−ờng các doanh nghiệp 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp th−ơng mại phải luôn xác định đ−ợc mình kinh doanh cái gì? kinh doanh nh− thế nào? đồng thời tạo ra sự thuận tiện trong qua hệ mua bán trên cơ sở áp dụng linh hoạt các ph−ơng thức bán hàng và thanh toán tiền hàng. c. Nhiệm vụ của công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kêt quả kinh doanh : Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa đối với sự sống còn của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính vì lẽ đó mà kế toán tiêu thụ có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý và tiêu thụ hàng hoá. Thông qua các thông tin từ kế toán mà ng−ời điều hành doanh nghiệp có thể biết đ−ợc mức độ hoàn thành tiêu thụ, phát hiện kịp thời sai sót ở từng khâu trong quá trình lập và thực hiện quá trình mua, tiêu thụ và dự trữ hàng hoá từ đó có biện pháp cụ thể phù hợp hơn để đạt hiệu quả kinh doanh ngày càng cao. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, kế toán có nhiệm vụ cung cấp tài liệu về qua trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất l−ợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị, cụ thể kế toán tiêu thụ cần thực hiện những nhiệm vụ sau : - Phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ hàng hoá: Mức bán ra, doanh thu bán hàng về thời gian và địa điểm theo tổng số, theo nhóm hàng. Quan trọng nhất là chỉ tiêu lãi thuần về hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phản ánh đầy đủ kịp thời và chi tiết hàng bán ở tất cả các trạng thái: hàng đi đ−ờng, hàng trong kho, trong quầy... nhằm bảo đảm an toàn hàng hoá ở tất cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng và doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh. Đôn đốc kiểm tra đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. - Phản ánh, giám đốc thực hiện kết quả kinh doanh, cung cấp số liệu lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để phản ánh đúng hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nh− nghĩa vụ đối với Nhà n−ớc. - Phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch bán hàng về số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại, giá cả, thời hạn, giám đốc sự an toàn của hàng hoá cho đến khi ng−ời mua nhận hàng. - Kiểm tra chặt chẽ các chứng từ bán hàng nhằm xác định đúng đắn và kịp thời doanh thu tiêu thụ hàng hoá, kiểm tra, giám sát quá trình thanh toán tiền hàng của khách hàng. Với nghiệp vụ tiêu thụ bán lẻ kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra việc bảo đảm an toàn cho hàng hoá hiện có tại đơn vị cả về số l−ợng, chất l−ợng, kiểm tra việc nộp tiền bán hàng đầy đủ và kịp thời. - Xác định đúng thời điểm hàng hoá đựơc coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. báo cáo th−ờng xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán cả về số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại, thời gian... 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, tránh trùng lặp, bỏ sót và không qúa phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu của quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp để phát huy đ−ợc −u điểm của chúng và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý, đơn giản, tiết kiệm. - Xác định đúng và tập hợp đầy đủ giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng nh− chi phí quản lý doanh nghiệp. Xác định chính xác đúng chế độ các khoản thuế phải nộp về sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ. Phân bổ chi phí hợp lý còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ để xác định đúng kết quả kinh doanh. Xác định đúng đắn chính xác kết quả kinh doanh hàng hoá, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và thu nhập của đơn vị, trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho ban lãnh đạo của đơn vị nắm đ−ợc thực trạng tình hình tiêu thụ hàng hoá của mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh thích hợp với thị tr−ờng. II- Tổ chức kế toán tiêu thụ 1- Kế toán doanh thu tiêu thụ 1.1 - Một số khái niệm về doanh thu tiêu thụ 1.1.1- Doanh thu bán hàng: Là giá trị của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng ( đã đ−ợc thực hiện ). Giá trị của hàng bán đ−ợc thoả thuận ghi trong hợp đồng kinh tế về mua bán và cung cấp sản phẩm , hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và đã đ−ợc ghi trên hóa đơn bán hàng; hoặc ghi trên các chứng từ khác có liên quan tới việc bán hàng, hoặc là sự thoả thuận về giá bán hàng giữa ng−ời mua và ng−ời bán. Doanh thu bán hàng có thể thu đ−ợc tiền hoặc ch−a thu đ−ợc tiền ngay ( do các thoả thuận về thanh toán háng bán ) sau khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. 1.1.2 - Doanh thu bán hàng thuần: Là doanh thu bán hàng thuần mà doanh nghiệp thu đ−ợc ( hay còn gọi là doanh thu thuần ) có thể thấp hơn doanh thu bán hàng do các nguyên nhân: Doanh nghiệp thực hiện chiết khấu th−ơng mại; chiết khấu thanh toán; giảm giá hàng đã bán hoặc hàng đã bán bị trả lại ( do không đảm bảo điều kiện về quy cách, phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế ) và doanh nghiệp phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu đ−ợc tính trên khối l−ợng và doanh thu bán hàng thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ hạch toán. 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.1.3 - Doanh thu tiêu thụ nội bộ: Là số tiền thu đ−ợc do bán hàng hoá, sản phẩm, hàng hoá cung cấp dịch vụ, lao vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty ... hạch toán toàn ngành. 1.1.4- Phạm vi và thời điểm xác định hàng bán: Trong kinh doanh hàng hoá của các doanh nghiệp vận động hết sức đa dạng, hàng hoá xuất đi với nhiều mục đích khác nhau. Do vậy việc xác định chính xác hàng hoá đ−ợc coi là hàng bán có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với việc quản lý hàng hoá mà đối với cả công tác kế toán bán hàng . Nó tạo điều kiện cho việc sử dụng các tài khoản một cách đứng đắn, phản ánh chính xác doanh thu tiêu thụ,thuế GTGT phải nộp và xác định kết quả hàng bán trong kỳ kinh doanh. Hàng hoá đ−ợc coi là hàng bán phải có đủ các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông qua ph−ơng thức mua bán tức là việc bán hàng phải thu đ−ợc tiền hoặc phải có quan hệ thanh toán tiền hàng. - Phải có sự chuyển đổi quyền sở hữu: Ng−ời bán mất quyền sở hữu về hàng hoá, đ−ợc quyền sở hữu về tiền tệ,ng−ời mua thì ng−ợc lại đ−ợc quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ . - Hàng hoá mua vào với mục đích để bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán ra . Tuy nhiên do yêu cầu của quản lý ,có tr−ờng hợp hàng hoá không đủ ba điều kiện trên vẫn đ−ợc xếp vào hàng bán: - Hàng xuất dùng làm văn phòng phẩm . - Hàng xuất để sửa chữa TSCĐ. - Hàng bị h− hỏng tổn thất trong quá trình bán nh−ng theo hợp đồng bên mua chịu. Việc xác định đúng đắn thời điểm ghi chép và phạm vi hàng bán sẽ đảm bảo việc xác định đúng đắn doanh thu chính xác. Hơn nữa việc này giúp cho công tác quản lý kinh doanh đơn vị tốt hơn,trong việc quản lý tiền bán hàng tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quay vòng vốn nhanh hơn. 1.1.5 - Các tài khoản sử dụng hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá : 1.1.5.1 - Các nguyên tắc chung xác định doanh thu tiêu thụ hàng hóa: - Hạch toán doanh thu bán hàng phải tôn trọng nguyên tắc chi phí và doanh thu của hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế phát sinh phải phù hợp theo niên độ kế toán. 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Chỉ hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng, doanh thu bán hàng nội bộ các khoản doanh thu bán hàng của khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã đ−ợc xác định là tiêu thụ trong kỳ hạch toán. Không hạch toán vào các tài khoản doanh thu những khoản doanh thu bán hàng ch−a chắc chắn có khả năng đ−ợc thực hiện. - Doanh thu bán hàng (kể cả doanh thu bán hàng nội bộ) phải đ−ợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh. Trong từng loại doanh thu lại đ−ợc chi tiết theo từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ... nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ , chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp. - Tr−ờng hợp bán hàng thông th−ờng thì mức giá để ghi doanh thu là giá bán ghi trên hóa đơn. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ thì mức giá để ghi doanh thu là giá bán ch−a có thuế. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp trực tiếp thì mức giá để ghi doanh thu là giá thanh toán. - Tr−ờng hợp bán hàng theo ph−ơng thức cho khách hàng trả góp thì mức giá để ghi doanh thu là giá bán thu tiền mộp lần. Phần chênh lệch giữa tổng số tiền thu đ−ợc và giá bán thu tiền một lần đ−ợc tính vào thu nhập hoạt động tài chính ( phần này không phảI chịu GTGT ). - Tr−ờng hợp doanh nghiệp bán hàng qua các cơ sở đại lý thì doanh thu tính theo giá bán mà doanh nghiệp qui định cho các đại lý ( không đ−ợc trừ tiền hoa hồng ). - Đối với các cơ sở là đại lý nhận bán hộ và bán theo giá qui định thì doanh thu đ−ợc tính bằng tiền hoa hồng đ−ợc h−ởng ( Không phảI chịu thuế GTGT ). - Đối với tr−ờng hợp hàng đổi hàng thì mức giá để ghi doanh thu đ−ợc tính theo giá bán thông th−ờng của sản phẩm xuất đổi. - Tr−ờng hợp doanh nghiệp sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mình để biếu tặng; quảng cáo tiếp thị hoặc là hàng cứu trợ nhân đạo thì vẫn phải ghi doanh thu theo giá bán thông th−ờng của sản phẩm. - Các khoản chiết khấu, trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ phải đ−ợc hạch toán riêng biệt. Căn cứ vào nội dung của khoản chiết khấu hàng bán, trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán với khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ để hạch toán vào các tài khoản có liên quan. - Về nguyên tắc, cuối kỳ hạch toán doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Toàn bộ doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ kế toán đ−ợc kết chuyển vào TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh". Các loại tài khoản thuộc loại tài khoản doanh thu không có số d− cuối kỳ. 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.1.5.2-Tài khoản 511 " Doanh thu bán hàng ": - Chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng số doanh thu của khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã đ−ợc xác định là tiêu thụ. Khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đ−ợc xác định là tiêu thụ là khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà ng−ời bán đã bán , đã cung cấp hoặc đã thực hiện theo yêu cầu của khách hàng và đã đ−ợc khách hàng thanh toán ngay bằng tiền hay chấp nhận hoặc cam kết sẽ thanh toán ( ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hàng hoặc các chứng từ có liên quan khác ). Giá bán ( giá đơn vị hàng bán ) làm căn cứ tính doanh thu bán hàng thực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế , tức số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng , các chứng từ khác có liên quan tới việc bán hàng hoặc giá thoả thuận giữa ng−ời mua và ng−ới bán. - Không hạch toán vào tài khoản này các tr−ờng hợp sau: + Trị giá hàng hoá, vật t−, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến. + Trị giá sản phẩm, bán thành phẩm , lao vụ, dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong một công ty , tổng công ty hạch toán toàn ngành (sản phẩm, bán thành phẩm , lao vụ, dịch vụ tiêu thụ nội bộ ). + Số tiền thu đ−ợc về nh−ợng bán, thanh lý tài sản cố định. + Trị giá sản phẩm hàng hoá đang gửi bán , dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nh−ng ch−a đ−ợc sự chấp thuận thanh toán của ng−ời mua. + Trị giá hàng gửi bán theo ph−ơng thức gửi bán đại lý, ký gửi (ch−a đ−ợc xác định là tiêu thụ ). + Các khoản thu nhập về cho thuê tài sản cố định , thu nhập về hoạt động đầu t− tài chính hoặc thu nhập khác. - Tr−ờng hợp bán hàng theo ph−ơng thức trả góp thì ng−ời mua phải trả giá trị hàng mua trả góp gồm: Giá mua ( theo giá thị tr−ờng ) cộng (+) lãi tính trên khoản phải trả , nh−ng trả chậm. Doanh nghiệp chỉ hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng phần giá trị giá bán theo thoả thuận ( theo giá thị tr−ờng ), phần lãi tính trên khoản phải trả , nh−ng trả chậm đ−ợc coi nh− một khoản thu nhập hoạt động tài chính và hạch toán ghi có tài khoản 515 " Thu nhập hoạt động tài chính". - Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ( ký gửi ) thì doanh nghiệp chỉ hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng số tiền hoa hồng mà doanh nghiệp đ−ợc h−ởng. - Những doanh nghiệp nhận gia công vật t− hàng hoá thì chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng số tiền gia công thực tế đ−ợc h−ởng. - Những sản phẩm hàng hoá đã đ−ợc xác định là tiêu thụ , nh−ng vì lý do nào đó ( về chất l−ợng, về quy cách kỹ thuật ) ng−ời mua từ chối thanh toán, gửi trả lại hàng hoặc yêu cầu giảm giá và đ−ợc doanh nghiệp chấp nhận. Doanh thu của hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán này đ−ợc theo dõi riêng trên các tài khoản 531 " Hàng bán bị trả lại " hoặc tài khoản 532 " Giảm giá hàng bán ". 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Các tr−ờng hợp doanh nghiệp chấp nhận khoản chiết khấu bán hàng cho khách hàng thì toàn bộ khoản chiết khấu bán hàng thực tế liên quan tới khối l−ợng và doanh thu hàng đã bán ra đ−ợc theo dõi riêng trên Tài khoản 521 " Chiết khấu bán hàng ". - Tr−ờng hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nh−ng đến cuối kỳ vẫn ch−a giao hàng cho ng−ời mua hàng, thì trị giá số hàng này không đ−ợc coi là tiêu thụ và không đ−ợc ghi vào tài khoản doanh thu mà chỉ hạch toán vào bên có tài khoản 131 " Phải thu của khách hàng " về khoản tiền đã thu của khách hàng . Khi thực giao hàng cho ng−ời mua sẽ hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng về trị giá hàng đã giao, đã thu tiền bán hàng tr−ớc. - Đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ , thì doanh thu kinh doanh mua bán ngoại tệ đ−ợc phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng phần chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra của ngoại tệ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511 Bên nợ: - Thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu phảI nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. - Khoản giảm giá hàng bán. - Trị giá hàng bán bị trả lại. - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh. Bên có: - Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, lao vụ của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Tài khoản 511 không có số d−. 1.1.5.3 - Tài khoản 512 " Doanh thu bán hàng nội bộ " - Tài khoản này chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay tổng công ty , nhằm phản ánh số doanh thu tiêu thụ nội bộ trong một kỳ hạch toán. - Chỉ phản ánh vào tài khoản này số doanh thu của khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của các đơn vị thành viên cung cấp lẫn cho nhau. - Không hạch toán vào tài khoản này các khoản doanh thu bán hàng cho các doanh nghiệp không trực thuộc công ty, tổng công ty. - Doanh thu tiêu thụ nội bộ là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh nội bộ của các đơn vị thành viên. Kết quả kinh doanh của công ty, tổng công ty bao gồm kết quả của phần tiêu thụ nội bộ và tiêu thụ ra bên ngoài. Công ty, tổng công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà n−ớc theo luật thuế quy định trên khối l−ợng sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ nội bộ và tiêu thụ ra bên ngoài. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bên nợ: - Thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng hóa tiêu thụ nội bộ. - Khoản giảm giá hàng bán. - Trị giá hàng bán bị trả lại ( Theo giá tiêu thụ nội bộ). - Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội bộ vào TK xác định kết quả kinh doanh. Bên có: - Tổng doanh thu tiêu thụ nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ. Tài khoản 512 không có số d−. 1.2 -Trình tự hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ hàng hoá: 1.2.1 - Hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ hàng hoá: 1.2.1.1 - Tr−ờng hợp doanh nghiệp áp dụng ph−ơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo ph−ơng pháp kiểm kê th−ờng xuyên: a- Ph−ơng thức bán trực tiếp: * Tiêu thụ trực tiếp là ph−ơng thức giao hàng cho ng−ời mua trực tiếp tại kho, tại các phân x−ởng sản xuất ( không qua kho ) của doanh nghiệp. Sản phẩm khi bàn giao cho khách hàng đ−ợc chính thức coi là tiêu thụ: - Tr−ờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155,156 – Xuất kho thành phẩm, hàng hoá. Có TK 154 - Xuất trực tiếp không qua kho Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 33311 -Thuế GTGT đầu ra - Tr−ờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp trực tiếp hoặc bán hàng hóa thuộc diện không chịu thuế GTGT, căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng * Tr−ờng hợp doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ, thì ngoài việc ghi sổ kế toán chi tiết số nguyên tệ đã thu hoặc phải thu, kế toán phải căn cứ vào tỷ giá liên ngân hàng bình quân công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi ra đồng Việt Nam để hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng, ghi: Nợ các TK 131, 1112, 1122 (Theo tỷ giá hạch toán) Nợ hoặc có TK 413 (Chênh lệch giữa tỷ giá thanh toán và tỷ giá hạch 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp toán) Có TK 511 (Theo tỷ giá thanh toán) Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra ( DN tính thuế GTGT theo p.pháp khấu trừ ) * Tr−ờng hợp bán hàng theo ph−ơng thức hàng đổi hàng , ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá tồn kho Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng. Có TK 33311 - GTGT đầu ra - Đồng thời với các bút toán trên ghi: Nợ TK 632 Có TK 1561: Trị giá vốn Có TK 1562: Chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ. Có TK 153 : Bao bì có tính giá riêng b- Ph−ơng thức bán: Chuyển hàng theo hợp đồng: - Khi xuất hàng hoá chuyển cho khách hàng theo hợp đồng đã ký, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có các TK 154,155,156 - Khi khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng hoá, ghi: Nợ các TK 111, 112 , 131 Có TK 511 - doanh thu bán hàng. Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra hàng hoá, dịch vụ - Đồng thời ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 157 - Hàng gửi bán. c- Ph−ơng thức bán hàng: Đại lý (ký gửi): - Ph−ơng pháp hạch toán ở doanh nghiêp có hàng gửi đại lý, ký gửi: Do hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ. Về nội dung hạch toán t−ơng tự nh− ph−ơng thức chuyển hàng theo hợp đồng. Riêng số tiền hoa hang trả cho đại lý đ−ợc tính vào chi phí bán hàng. Bên đại lý sẽ đ−ợc h−ởng thù lao đại lý d−ới hình thức hoa hang hoặc chênh lệch giá. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng bán đúng giá do bên giao đại lý qui định thì toàn bộ số thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu, bên đại lý không phải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng đ−ợc h−ởng. Tr−ờng hợp bên đại lý h−ởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT. 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trình tự hạch toán: + Xuất hàng bán ( ký gửi ) cho các đại lý bán hàng ( ng−ời nhận bán hàng ký gửi ) ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 154,155,156 - Hàng hoá tồn kho. + Thanh toán doanh thu thực tế thu đ−ợc của hàng gửi đại lý, ký gửi và việc thanh toán với đơn vị nhận bán hàng về số hàng gửi đại lý, ký gửi ( Cơ sở đại lý bán hàng , ng−ời nhận hàng ký gửi...): Tr−ờng hợp không tách biệt việc thanh toán tiền doanh thu hàng gửi đại lý, ký gửi và hoa hồng đại lý phải trả: Tính trừ số hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý, ký gửi trên tổng doanh thu thực thu đ−ợc, ghi: Nợ các TK 111, 112, 131 ( Số tiền đã thu hoặc phải thu về hàng gửi đại lý, ký gửi ). Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Số tiền hoa hồng bên nhận bán hàng đại lý đ−ợc h−ởng). Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (Trị giá hàng bán của hàng gửi đại lý, ký gửi). Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra Tr−ờng hợp tách biệt việc thanh toán tiền doanh thu bán hàng gửi đại lý, ký gửi và hoa hồng đại lý phải trả cho đơn vị nhận đại lý, ký gửi: + Khi bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi thanh toán cho doanh nghiệp về doanh thu của số hàng giao đại lý, ký gửi, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng. Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra + Tiền hoa hồng phải thanh toán cho bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi đ−ợc h−ởng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 131 - Phải thu của khách hàng + Đồng thời ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 157 - Hàng gửi bán. + Tr−ờng hợp hàng gửi đại lý, ký gửi không bán đ−ợc, doanh nghiệp nhận lại số hàng này, ghi: Nợ TK 156 - hàng hoá tồn kho Có TK 157 - Hàng gửi đi bán 15 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Ph−ơng pháp hạch toán ở doanh nghiêp có hoạt động kinh doanh nhận hàng gửi đại lý, ký gửi: + Doanh nghiệp phản ánh toàn bộ giá trị hàng hoá nhận đại lý, ký gửi trên tài khoản ngoài bảng ( Tài khoản 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi ). Khi nhận hàng hoá ký gửi kế toán ghi bên nợ, khi xuất bán hoặc xuất trả lại cho đơn vị gửi hàng đ−ợc ghi bên có Tài khoản 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. + Ph−ơng pháp hạch toán hoạt động kinh doanh nhận hàng đại lý, ký gửi đ−ợc thực hiện tuỳ theo từng ph−ơng pháp xác định số doanh thu đ−ợc h−ởng của đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi. Tr−ờng hợp bên nhận đại lý bán hàng theo giá quy định của bên giao, hóa đơn bán hàng do bên giao đại lý phát hành thì bên nhận đại lý xác định số hoa hồng nhận đại lý, ký gửi đ−ợc h−ởng ngay sau khi bán đ−ợc hàng nhận đại lý, ký gửi : Khi bán đ−ợc hàng nhận đại lý, ký gửi doanh nghiệp phản ánh số tiền phải trả cho chủ hàng về số hàng đại lý, ký gửi thực tế đã tiêu thụ, ghi: Nợ TK 111, 112,131 Có TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán ( số tiền phải trả cho ng−ời giao hàng đại lý = Giá bán + Thuế GTGT - Hoa hồng đại lý) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng ( Tiền hoa hồng đ−ợc h−ởng). Khi thanh toán số tiền bán hàng đại lý, ký gửi đã thu đ−ợc cho ng−ời giao hàng đại lý, ký gửi, ghi: Nợ TK 331 – Số tiền hàng đã thanh toán Có TK 111 - Tiền mặt CóTK 112 - Tiền gửi ngân hàng Tr−ờng hợp bán đại lý xác định số hoa hồng đ−ợc h−ởng khi thanh quyết toán với đơn vị giao hàng đại lý, ký gửi thì toàn bộ số tiền bán hàng đại lý đ−ợc hạch toán vào TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán: Khi bán hàng đại lý, ký gửi kế toán phản ánh số tiền phải trả cho chủ hàng đại lý, ký gửi, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán Thanh toán với bên có hàng giao đại lý, xác định số hoa hồng bên đại lý đ−ợc h−ởng và số phải trả cho chủ hàng, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán Có TK 111 - Tiền mặt CóTK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng( Tiền hoa hồng đ−ợc h−ởng). Khi bán hàng đại lý, ký gửi nếu có phát sinh chi phí, bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi phải chịu, thì đ−ợc hạch toán vào tài khoản 641 - chi phí bán hàng. 16 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp d- Ph−ơng thức bán hàng trả góp: - Xuất hàng ra bán theo ph−ơng thức trả góp: Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu. Có TK 511:Doanh thu bán hàng trả góp Có TK 515: Lãi suất trả chậm. Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra - Số tiền thu đ−ợc lần đầu tiên sau khi giao hàng, hoặc các lần thu tiền sau đó, ghi: Nợ các TK 111, 112 Có TK 131. - Đồng thời ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 156. - Kết chuyển khoản lãi trả chậm tính trên khoản phải trả góp, chậm trả, ghi: Nợ TK 515 - Thu nhập tài chính Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. 1.2.1.2 - Tr−ờng hợp doanh nghiệp áp dụng ph−ơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ: - Đầu kỳ kết chuyển giá trin thành phẩm tồn kho: Nợ TK 632 Có TK 155,156, 157 - Cuối kỳ tiến hành xác định trị giá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK 631 - Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ, giá trị sản phẩm đã xuất bán nh−ng ch−a xác định là tiêu thụ đ−ợc phản ánh: Nợ TK 155,157 Có TK 632 Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, các khoản giảm giá chiết khấu bán hàng hạch toán giống ph−ơng pháp KKTX 1.3 - Hạch toán các khoản giảm doanh thu bán hàng 1.3.1- Hạch toán giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại 1.3.1.1- Hạch toán giảm giá hàng bán - Là các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ hạch toán. 17 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giảm giá: Là khoản giảm trừ đ−ợc ng−ời bán chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Bớt giá: Là khoản giảm trừ trên giá bán thông th−ờng vì lý do mua với khối l−ợng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán. Ng−ời bán hàng thực hiện việc bớt giá cho ng−ời mua ngay sau từng lần mua hàng. Hồi khấu: Là khoản giảm trừ tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với một khách hàng trong một thời gian nhất định. Ng−ời bán thực hiện khoản hồi khấu cho ng−ời mua hàng ngay sau khi đã bán đ−ợc hàng. - Chỉ phản ánh vào tài khoản 532 các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là sau khi đã có hoá đơn bán hàng. Không phản ánh vào tài khoản này số giảm giá (cho phép) đã đ−ợc ghi trên hoá đơn bán hàng và đã đ−ợc trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hoá đơn. - Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế đ−ợc phản ánh vào bên nợ tài khoản 532 " Giảm giá hàng bán ".Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán sang tài khoản 511 " Doanh thu bán hàng " để xác định doanh thu thuần thực tế thực hiện trong kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532 Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đ−ợc chấp thuận. Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng báni trừ vào doanh thu trong kỳ. Tài khoản 532 cuối kỳ không có số d−. * Trình tự hạch toán: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng cho ng−ời mua về số l−ợng hàng đã bán: - Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng . Doanh nghiệp thanh toán chi khách hàng khoản giảm giá hàng đã chấp thuận, ghi: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 33311 -Thuế GTGT đầu ra Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - Nếu khách hàng ch−a thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm số phải thu của khách hàng đúng bằng số giảm giá đã chấp nhận, ghi: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 33311 Thuế GTGT đầu ra Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. 18 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản Doanh thu bán hàng toàn bộ số giảm giá, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Nợ TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 532 - Giảm giá hàng bán. 1.3.1.2 Hạch toán chiết khấu bán hàng Là toàn bộ số tiền giảm trừ cho ng−ời mua hàng do việc ng−ời mua hàng đã thanh toán số tiền mua hàng sản phẩm , hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tr−ớc thời hạn thanh toán đã thoả thuận ( ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết thanh toán việc mua hàng ), hoặc vì một lý do −u đãi khác. Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, hoặc giấy báo có của Ngân hàng, kế toán phản ánh số tiền thu từ khách và tiến hành kiểm tra với thời hạn trả nợ ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng trả nợ tr−ớc hạn, tính toán khoản chiết khấu thanh toán và ghi: Nợ TK 515: Chiết khấu thanh toán. Nợ TK 111,112: Số tiền thực thu sau khi trừ chiết khấu Có TK 131: Tổng số tiền phải thu. 1.3.1.3- Hạch toán hàng bán bị trả lại - Tài khoản sử dụng: TK531 " Hàng bán bị trả lại ": - Tài khoản hàng bán bị trả lại chỉ phản ánh trị giá của số hàng bán bị trả lại ( tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn ) do các nguyên nhân: Do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế; hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại qui cách. Tr−ờng hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán thì chỉ phản ánh vào tài khoản này trị giá của số hàng bị trả lại đúng bằng số l−ợng hàng bị trả lại nhân ( X ) đơn gía ghi trên hoá đơn khi bán. Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại này mà doanh nghiệp phải chi phí đ−ợc phản ánh vào tài khoản 641 " Chi phí bán hàng ". - Trong kỳ kế toán, trị giá của hàng hoá bị trả lại đ−ợc phản ánh bên nợ tài khoản 531 " Hàng bán bị trả lại ", cuối kỳ tổng trị giá hàng bán bị trả lại đ−ợc kết chuyển sang tài khoản 511 " Doanh thu bán hàng " để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 531 Bên nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại, đã trả lại tiền cho ng−ời mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hóa đã bán ra. Bên có: Kết chuyển doanh thu của số hàng hóa đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu trong kỳ. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số d−. 19 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Trình tự hạch toán - Khi chấp nhận cho khách hàng trẩ lại hàng, kế toán căn cứ vào giá hoá đơn để ghi: Nợ TK 531: Giá ghi doanh thu Nợ TK 33311: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 111,112,131 - Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 511,512 Có TK 531 1.3.2 Hạch toán thuế khấu trừ giảm doanh thu bán hàng Thuế GTGT, thuế TTĐB, Thuế xuất khẩu là khoản thuế gián thu, tính trên doanh thu bán hàng. Các khoản thuế này do đối t−ợng tiêu ding hàng hoá dịch vụ chịu. Tuỳ theo đối t−ợng và mục đích kinh doanh mà doanh nghiệp phải nộp các khoản thuế trên. 1.3.2.1 -Kế toán thuế GTGT: a. Khái niệm: Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, l−u thông đến tiêu dùng. Theo Luật thuế GTGT thì các doanh nghiệp có thể tính thuế theo 1 trong 2 ph−ơng pháp là: ph−ơng pháp khấu trừ thuế và ph−ơng pháp tính trực tiếp trên GTGT. Đối t−ợng áp dụng ph−ơng pháp tính trực tiếp trên GTGT là: - Cá nhân sản xuất kinh doanh là ng−ời Việt nam. - Tổ chức, cá nhân n−ớc ngoài kinh doanh ở Việt nam không theo Luật đầu t− n−ớc ngoài tại Việt nam ch−a thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hóa đơn chứng từ để làm căn cứ tính thuế theo ph−ơng pháp khấu trừ thuế. - Cơ sở kinh doanh mua,bán vàng; bạc; đá quý; ngoại tệ. Đối t−ợng áp dụng ph−ơng pháp kháu trừ thuế là các đơn vị, tổ chức kinh doanh bao gồm các doanh nghiệp Nhà n−ớc, doanh nghiệp đầu t− n−ớc ngoài, doanh nghiệp t− nhân, các công ty cổ phần, hợp tác xã và các đơn vị, tổ chức kinh doanh khác ( trừ các đối t−ợng áp dụng tính thuế theo ph−ơng pháp tính trực tiếp trên GTGT ) * Xác định thuế GTGT phải nộp: + Ph−ơng pháp tính khấu trừ thuế: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ 20 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hóa dịch vụ bán ra x Thuế suất thuế GTGT ( % ) Thuế GTGT đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu. + Ph−ơng pháp tính trực tiếp trên GTGT: Thuế GTGT đầu ra = Giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế x Thuế suất thuế GTGT ( % ) GTGT của hàn hoá dịch vụ = Giá thanh toán của hàng hoá dịch vụ bán ra - Giá thanh toán của hàng hoá dịch vụ mua vào Để hạch toán thuế GTGT kế toán sử dụng TK 133 “ Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ ” và TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp “ Kết cấu của TK 133 nh− sau: Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ. Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ. - Thuế GTGT đầu vào của hàng mua đã trả lại, đ−ợc giảm giá. - Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. Số d− Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đ−ợc khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào đ−ợc hoàn lại nh−ng ngân sách Nhà n−ớc ch−a hoàn trả. Tài khoản này chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản1331: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. Tài khoản 1332: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ của TSCĐ. Kết cấu của Tài khoản 3331 nh− sau: Bên Nợ: - Khấu trừ thuế. - Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại. - Nộp thuế GTGT - Thuế GTGT đ−ợc miễn giảm. Bên Có: Thuế GTGT phải nộp Số d− Có: Số thuế GTGT còn phải nộp. 21 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp b- Ph−ơng pháp hạch toán * Theo ph−ơng pháp khấu trừ thuế: - Cuối kỳ, kế toán tính xác định số thuế GTGT đ−ợc khấu trừ, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 33311- Thuế GTGT phải nộp Có TK 133- Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ. - Khi nộp thuế GTGT vào ngân sách Nhà n−ớc: Nợ TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp. Có TK 111,112 Nếu số thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ thì chỉ đ−ợc khấu trừ số thuế GTGT đầu vào bằng số thuế GTGT đầu ra. Số thuế GTGT đầu vào còn lại đ−ợc khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc đ−ợc xét hoàn thuế. - Tr−ờng hợp đ−ợc phép hoàn lại số thuế đầu vào, khi nhận đ−ợc tiền từ ngân sách, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 133 - Tr−ờng hợp doanh nghiệp đ−ợc giảm thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 3331- Trừ vào Thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111,112 : Nhận bằng tiền. Có TK 711 * Theo ph−ơng pháp trực tiếp trên GTGT: - Khi xác định đ−ợc thuế GTGT phải nộp , kế toán ghi: Nợ TK 6425 Có TK 3331 - Khi nộp thuế vào ngân sách Nhà n−ớc, kế toán ghi: Nợ TK 3331 Có TK 111,112 - Tr−ờng hợp đ−ợc giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 3331 Nợ TK 111,112 Có TK 711 1.3.2.2- Kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu a- Khái niệm: * Thuế tiêu thụ đặc biệt ( TTĐB ) đ−ợc đánh vào doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà n−ớc không khuyến khích sản xuất, 22 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống nhân dân trong xã hội nh−: r−ợu bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá Đối t−ợng nộp thuế TTĐB là tất cả các tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu hàng hoá và kinh doanh dịch vụ thuộc đối t−ợng chịu thuế TTĐB Căn cứ tính thuế là giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và thuế suất. Trong đó: - Giá tính thuế của hàng hoá sản xuất trong n−ớc là giá do cơ sở sản xuất bán ra tại nơi sản xuất ch−a có thuế TTĐB Giá bán đã có thuế TTĐB Thuế TTĐB phải nộp = 1+ % thuế suất x Thuế suất ( %) - Giá tính thuế TTĐB đối với hàng hoá nhập khẩu là giá tính thuế nhập khẩu: Thuế TTĐB phải nộp = Số l−ợng hàng nhập khẩu x Giá tính thuế đơn vị x Thuế suất (% ) * Thuế xuất khẩu Đối t−ợng chịu thuế xuất khẩu: Tất cả hàng hoá, dịch vụ mua bán, trao đổi với n−ớc ngoài khi xuất khẩu ra khỏi biên giới Việt nam. Đối t−ợng nộp thuế xuất khẩu: Tất cả các đơn vị kinh tế trực tiếp xuất khẩu hoặc uỷ thác xuất kẩu. Thuế xuất khẩu phải nộp do Hải quan tính trên cơ sở trị giá bán tại cửa khẩu ghi trong Hợp đồng của lô hàng xuất và thuế suất thuế xuất khẩu của mặt hàng xuất và đ−ợc qui đổi về đồng Việt nam theo tỉ giá hiện hành. Tuy nhiên, cũng cõ khi Hải quan không tính theo trị giá bán tại cửa khẩu ghi trong hợp đồng mà có điều chỉnh do tham khảo biểu giá tối thiểu khi tính thuế xuất ( nhập ) khẩu. b- Trình tự hạch toán: - Khi bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ chịu thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Phản ánh số thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ Tk 511 Có TK 3332: Thuế TTĐB Có TK 3333: Thuế xuất khẩu - Khi nộp thuế: 23 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nợ TK 3332: Thuế TTĐB phải nộp Nợ TK 3333: Thuế xuất khẩ phải nộp CóTK 111,112; Tổng số thuế phải nộp * Tr−ờng hợp ủy thác xuất khẩu - khi chuyển tiền nhờ đơn vị nhận ủy thác nộp hộ thuế xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 138: Thuế xuất khẩu đã nộp CóTK 111,112: Tổng số thuế phải nộp - Khi nhận đ−ợc biên lai nộp thuế xuất khẩu do đơn vị nhận ủy thác giao, kế toán ghi: Nợ TK 3333: Thuế xuất khẩu phải nộp Có TK 138: Thuế xuất khẩu đã nộp - Đồng thời phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3333: Thuế XK phải nộp. 1.4 - Hạch toán doanh thu bán hàng thuần Doanh thu bán hàng thuầ n là khoản doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đI cc khoản nh−: Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, các khoản giảm giá hàng bán; hàng bán bị trả lại; chiết khấu th−ơng mại. * Ph−ơng pháp hạch toán: - Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 111,112,131,311 Có TK 511,512 Có TK 3331 - Phản ánh các loại thuế phảI nộp Nhà n−ớc: Nợ TK 511,512 Có TK 3332: Thuế TTĐB phải nộp Có TK 3333: Thuế xuất khẩu phải nộp - Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Nợ TK 511,512 Có TK 531,532,521 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần, kế toán ghi: Nợ TK 511,512 Có TK 911 Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng và doanh thu bán hàng thuần thực hiện theo sơ đồ sau: 24 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 1: Sơ đồ Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu bán hàng thuần TK 3332,3333 TK 511,512 T phải nộp TK 111,112,13 TK 532 Giảm giá cho khách K.chuyển giảm giá TK52 Chiết khấu th−ơng m K.C chiết khấu cho khách TK531 Hàng bán bị trả lại 331 Thuế GTGT KC dthu hàng bán bị trả lại TK3331 Thuế GTGT phải nộp Ghi nhận doanh thu bán hàng TK 111,112,131,311 TK 3TK 911 Kết chuyển thuầ ại 11 huế TTĐB và thuế XK doanh thu n 25 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2- Kế toán giá vốn sản phẩm tiêu thụ 2.1 Khái niệm: Giá vốn hàng bán có thể là giá thành công x−ởng thực tế của sản phẩm xuất bán hay giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc giá trị mua thực tế của hàng hóa tiêu thụ. 2.2- Các ph−ơng pháp tính giá vốn hàng bán xuất kho - Giá thực tế đích danh - Giá bình quân gia quyền - Giá nhập tr−ớc xuất tr−ớc - Giá nhập sau xuất tr−ớc 2.3- Trình tự hạch toán 2.3.1- Hạch toán giá vốn hàng bán theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên a- Hạch toán giá vốn hàng hoá xuất bán * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh gía vốn hàng bán, ng−ời ta sử dụng tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán “ Kết cấu TK 632 Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ. Bên có: - Giá vốn hàng bán bị trả lại - Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán vào TK kết quả. Tk này số d− =0 b- Ph−ơng pháp hạch toán - áp dụng ph−ơng pháp này thì giá vốn hàng bán đ−ợc ghi nhận theo từng lô sản phẩm tiêu thụ. Giá vốn hàng bán đ−ợc ghi theo giá thành thực tế của sản phẩm tiêu thụ. - Khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ, dựa vào giá thành thực tế kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 154: Giá thành thực tế của sản phẩm xuất x−ởng bán trực tiếp. Có TK 155,156: giá thành thực tế của thành phẩm, hàng hóa xuất kho bán trực tiếp. -Sản phẩm gửi bán đã xác định tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157: Giá thành thực tế của thành phẩm, hàng hóa gửi bán đã bán đ−ợc. - Tr−ờng hợp doanh nghiệp đồng ý cho khách hàng trả lại hàng hóa, thành phẩm đã bán tr−ớc đây, căn cứ vào giá thành thực tế của lô hàng, kế toán ghi: Nợ TK155,156 Có TK 632 26 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ mà đã tập hợp thuế GTGT đầu vào trên TK 133, nh−ng vì lý do nào đó không đ−ợc khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Nợ TK 142 ( Tính vào kỳ sau ) Có TK 133 - Phản ánh thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ của kỳ tr−ớc vào giá vốn hàng bán ra kỳ này, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 142 - Cuối kỳ kế toán xác định tổng giá vốn hàng xuát bán trong kỳ và kết chuyển: Nợ TK 911 Có TK 632 27 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ2: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán TK 154 TK 632 ực tế SP xuất trực tiếp G th N Giá thành thực tế SP tiêu thụ bị trả lại TK 133 TK 155,156,157 Giá thành th X−ởng bán TK 155 iá thành ực tế SP kho TK 157 Giá thành thực tế SP xuất kho bán trực tiếp Giá thành SP xuất kho gửi bán Giá thành thực tế SP xuất x−ởng gửi bán Giá thành SP gửi bán đã bán đ−ợc Kết chuyển giá vốn hàng bán Thuế GTGT không đ−ợc khấu trừ Tính vào giá vốn trong kỳ Thuế GTGT không đ−ợc khấu trừ tính vào giá vốn kỳ sau Thuế GTGT không d−ợc k.trừ kỳ tr−ớc tính vào giá vốn kỳ này TK 142 TK 911 28 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp c- Hạch toán phân bổ chi phí mua hàng hoá Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện băng tiền của toàn bộ khoản hap phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua hàng hoá là một bộ phận chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hóa nhập kho, vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá tối −u, trên cơ sở đó tiết kiệm chi phí thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm: - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp. - Chi phí bảo hiểm hàng hoá. - Tiền thuê kho bãi. - Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức trong quá trình thu mua. - Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá nh−: công tác phí của nhân viên thu mua, phí uỷ thác nhập khẩu… Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối l−ợng hàng hoá trong kỳ và l−ợng hàng hoá đầu kỳ, nên cần phải phân bổ chi phí thu mua cho l−ợng hàng đã bán ra trong kỳ và l−ợng hàng còn lại cuối kỳ, nhằm xác định chính xác trị giá vốn hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả tiêu thụ. Đồng thời phản ánh đúng trị gía vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. * Tiêu thức phẩn bổ chi phí thu mua th−ờng đ−ợc lựa chọn là: - Trị giá mua của hàng hoá - Số l−ợng - Trọng l−ợng - Doanh số của hàng bán Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nh−ng phải đảm bảo tính nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Trong doanh nghiệp th−ơng mại chi phí mua hàng phát sinh đã tập hợp vào bên Nợ TK 1562 đến cuối kỳ mới tiến hành phân bổ cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ theo trị giá mua: 29 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã tiêu thụ = Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ và trị giá mua hàng đã bán ra trong kỳ x Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ * Kết cấu TK 1562: “ Chi phí mua hàng “ Bên Nợ: - Chi phí mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến khối l−ợng hàng hoá mua vào đã nhập kho trong kỳ. Bên Có: - Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Số d− Nợ: Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ. * Ph−ơng pháp hạch toán - Phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 1562: Chi phí thu mua phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 111,112,141,331: Chi phí vận chuyển bố dỡ Có TK 153,1421: Chi phí bao bì luân chuyển Có TK 111,112,141: Chi phí khác. - Đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ, thì khi có thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 142 Có TK 133 - Cuối kỳ tính toán phân bổ chi phí thu mua vào trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 1562 2.3.2- Hạch toán giá vốn hàng bán theo ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ. a- Tài khoản và nguyên tắc hạch toán * Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán * Kết cấu tài khoản 632: Bên Nợ: - Trị giá vốn thành phẩm, hàng hoá tồn kho đầu kỳ. - Trị giá vốn hàng gửi bán ch−a xác định tiêu thụ đầu kỳ. - Tổng giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã hoàn thành. Bên Có: - Kết chuyển trị giá vốn thành phẩm , hàng hoá, tồn cuối kỳ vào TK 155,156,157. 30 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tổng giá vốn thành phẩm , hàng hoá đã bán ra kỳ báo cáo. Với các doanh nghiệp th−ơng mại áp dụng ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho thì giá vốn hàng bán không ghi nhận theo từng nghiệp vụ bán hàng, mà cuối kỳ mới xác định dựa vào biên bản kiểm kê hàng tồn kho. b- Trình tự hạch toán - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho và gửi bán đầu kỳ:. Nợ TK 632 Có TK 155,156,157 - Kết chuyển giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK631 - Kết chuyển giá thành sản phẩm tồn kho và gửi bán cuối kỳ: Nợ TK 155,156,157 Có TK 632 - Nếu doanh nghiệp có thuế GTGT đầu vào ( theo ph−ơng pháp khấu trừ ) mà không đ−ợc khấu trừ thì xử lý nh− tr−ờng hợp xác định giá vốn theo ph−ơng pháp kiểm kê th−ờng xuyên: + Nếu trong kỳ có thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Nợ TK 142 Có TK 133 + Phản ánh thuế GTGT đầu vào của kỳ tr−ớc tính vào giá vốn của kỳ này: Nợ TK 632 Có TK 142 - Việc xác định giá vốn hàng bán theo ph−ơng pháp này dựa vào TK 632, đ−ợc tính theo công thức sau: Giá vốn hàng bán = Giá thành thực tế SP tồn kho đầu kỳ + Giá thành SP mua vào trong kỳ + Thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ - Giá thành thực tế SP tồn kho cuối kỳ - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có Tk 632 31 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ theo sơ đồ sau: Sơ đồ3: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán ( Ph−ơng pháp KKĐK ) Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ TK 911 Kết chuyển giá thành SP và gửi bán cuối kỳ TK155,156,157 Thuế GTGT không đ−ợc khấu trừ kỳ tr−ớc tính vào giá vốn hàng Thuế GTGT không đ−ợc khấu trừ tính vào giá vốn kỳ sau TK 142 Thuế GTGT không đ−ợc khấu trừ tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ TK 133 Kết chyển giá thành SP mua vào ( SX trong kỳ) TK 631 Kết chuyển giá thành SP tồn kho và gửi bán đầu kỳ TK 632 TK 155,156,157 II bán kỳ này I - Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh ngh 1- Chi phí bán hàng 32 iệp: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ * Tài khoản sử dụng: TK 641 – Chi phí bán hàng Bên Nợ: Chi phí bán hàng trực tiếp phát sinh trong kỳ. Bên Có: -Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ. Tk 641 không có số d− cuối kỳ. TK này đ−ợc mở chi tiết theo các yêuntố chi phí - TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng: Gồm các khoản tiềnl−ơng nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói; bảo quản sản phẩm hàng hoá; vận chuyển hàng hoá đI tiêu thụ và các khoản trích BHYT; BHXH; KPCĐ. - TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm, bảo quản sản phẩm, nhiên liệu để vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ, phụ ting thay thế ding cho việc sửa chữa bảo d−ỡng TSCĐ của bộ phận bán hàng. - Tk 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ cho bán hàng nh− dụng cụ đo l−ờng, bàn ghế, máy tính… - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng nh−: khấu hao nhà kho, cửa hàng, ph−ơng tiện vận chuyển. - TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuế bãi, tiền thuê bốc vác vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền th−ởng hoa hang cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. - TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí phát sinh ngoài các chi phí kể trên nh− chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. *Trình tự hạch toán - Tổng tiền l−ơng, các khoản phụ cấp phải trảvà các khoản trích theo l−ơng của nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 641 ( 6411 ) Có TK 334, 338 : Các khoản chi phí tiền l−ơng & BHXH, KPCĐ - Giá trị vật liệu, bao bì xuất dùng phục vụ quá trình tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 6412 Có TK 152 - Phản ánh các chi phí về dụng cụ, đồ ding phục vụ cho khâu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 6413 33 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Có TK 153: Xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ 1 lần. - Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 6414 Có Tk 214 - Chi phí bảo hành sản phẩm: Tr−ờng hợp không có bộ phận bảo hành độc lập + Khi trích tr−ớc chi phí bảo hành sản phẩm, ghi: Nợ TK 6415 Có TK 335 + Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, ghi: Nợ TK 621,622,627 Có TK 111,112,152,214,334 + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 154 Có TK 621,622,627 + Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm bàn giao cho khách hàng, ghi: Nợ TK 335 Có TK 154 + Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm, ghi: Nợ TK 335 Có TK 6415 + Tr−ờng hợp số trích tr−ớc chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch ghi giảm chi phí: Nợ TK 335 Có TK 6415 + Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích tr−ớc thì số trích thiếu đ−ợc tính vào chi phí. + Nếu doanh nghiệp không đ−ợc trích tr−ớc chi phí bảo hành thì toàn bộ chi phí bảo hành thực tế phát sinh sẽ đ−ợc hạch toán nh− sau: Nợ TK 154 Có TK 621,622,627 Sau đó kết chuyển vào TK 6415. Khi sản phẩm bảo hành đ−ợc bàn giao cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 6415 Có TK 154 + Tr−ờng hợp sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa đ−ợc, doanh nghiệp phải xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng, ghi: ` Nợ TK 6415 Có TK 155 34 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tr−ờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập, khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm , kế toán ghi: Nợ TK 621,622,627 Có TK 111,112,152,214,334 + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, ghi: Nợ TK 154 Có TK 621,622,627 + Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi: Nợ TK 632 Có TK 154 Số thu về sửa chữa bảo hành sản phẩm mà cấp trên và đơn vị nội bộ phải thanh toán, ghi: Nợ TK 111,112,136 Có TK 512 - Tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng, ghi: Nợ TK 6417 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 - Chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 6418 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ: Nợ TK 911 Có TK 641 * Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu chi phí phát sinh ở một số thời điểm nhất định trong năm, thì ở những kỳ ch−a có doanh thu, chi phí bán hàng phải chờ kết chuyển: Nợ TK 1422 Có TK 641 - ở những kỳ có doanh thu, kế toán tiến hành phân bổ chi phí bán hàng chờ kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 1422 2- Chi phí Quản lý doanh nghiệp Là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đ−ợc cho bất kỳ một hoạt động nào, bao gồm các loại nh− chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. * Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. 35 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - các khoản ghi giảm chi phí QLDN. - Kết chuyểnchi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả kinh doanh. TK 642 cuối kỳ không có số d− và đ−ợc chi tiết thành các tài khoản nh− sau: - Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản tiền l−ơng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giảm đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. - Tài 6422 - Chi phí vật liệu quản lý : Phản ánh giá trị vật liệu xuất ding cho công tác QLDN. - TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh− nhà cửa làm việc của các phòng ban… - TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đát, thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ chịu thuế theo ph−ơng pháp trực tiếp và các khoản phí và lệ phí khác. - TK 6426 - Chi phí dự phòng: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. - TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh− tiền điện; n−ớc…; thuê ngoài sửa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp. - TK 6428- Chi phí bằng tiền khác: chi phí hội nghị tiếp khách, công tác phí, khoản chi cho lao động nữ… * Trình từ hạch toán - Phản ánh tiền l−ơng, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo l−ơng của nhân viên quản lý: Nợ TK 6421 Có TK 334,338 - Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6422 Có TK 152 - Phản ánh trị giá công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng đ−ợc trích trực tiếp 1 lần cho chi phí quản lý: Nợ TK 6423 Có TK 153 - Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 6424 Có TK 214 - Phản ánh các khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp: Nợ TK 6425 36 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Có TK 333 - Lệ phí giao thông: lệ phí qua cầu phà phải nộp, ghi Nợ TK 6425 Có TK 3339 Có TK 111,112 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và các khoản công nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 6426 Có TK 139,159 - Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 6427 Nợ TK 133 Có TK 331,335 Có TK 111,112 - Phản ánh lãi vay vốn dùng cho sản xuất - kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi: Nợ TK 6428 Có TK 335 Có TK 111,112 - Chi phí sửa chữa TSCĐ có giá trị nhỏ, ghi: Nợ TK 642 Có TK 331 Có TK 111,112 - Tr−ờng hợp sử dụng ph−ơng pháp trích tr−ớc về sửa chữa TSCĐ: + Khi trích tr−ớc chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi: Nợ TK 642 Có TK 335 + Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 Có TK 331 Có TK 241 Có TK 111,112 - Cuối kỳ xác định số chi phí quản lý phải nộp cấp trên, ghi: Nợ TK 642 Có TK 336 - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 111,112,1388 Có TK 642 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản xác định kết quả, ghi: Nợ TK 911 37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Có TK 642 - Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản “chi phí trích tr−ớc”, ghi: Nợ TK 1422 Có TK 642 - Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí QLDN đã đ−ợc kết chuyển vào TK 1422 sẽ đ−ợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911: Nợ TK 911 Có TK 1422 IV - Hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh: Để xác định kết quả kinh doanh kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Kết cấu Tài khoản 911 nh− sau: Bên Nợ: - Giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí hoạt động tài chính , hoạt động khác. Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. - Thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động khác. - Lỗ về các hoạt động trong kỳ. Tài khoản này không có số d− cuối kỳ. * Trình tự hạch toán: - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số doanh thu bán hàng thuần, ghi: Nợ TK 511,512 - Doanh thu bán hàng Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh - Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán - Cuối kỳ kết chuyển số chi phí bán hàng, chi phí QLDN , ghi: Nợ TK 911 Có TK 641,642 - Tính và kết chuyển số chi phíbán hàng và chi phí QLDN còn lại kỳ tr−ớc vào kết quả kỳ này ( nếu có), ghi: Nợ TK 911 Có TK 142 - Kết chuyển lãi hoặc lỗ kinh doanh trong kỳ: 38 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Nếu lãi kế toán ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421- Lãi ch−a phân phối + Nếu lỗ kế toán ghi: Nợ TK 421 - Lãi ch−a phân phối Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh 39 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phần II Tình hình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty xăng dầu khu vực III I- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu kv3. 1-Sơ l−ợc về quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty xăng dầu khu vực III Hải phòng là một doanh nghiệp Nhà n−ớc trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt nam (Petrolimex - Bộ Th−ơng mại). Trụ sở của Công ty đóng tại số 1 Ph−ờng Sở Dầu - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải phòng. Công ty đ−ợc xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam kinh doanh các loại gas, xăng dầu ... trên địa bàn Thành phố Hải phòng và khu vực lân cận. Sự ra đời của công ty xăng dầu khu vực III không chỉ là b−ớc ngoặt, b−ớc đổi đời đối với công nhân xăng dầu Hải phòng, không chỉ là một dấu mốc quan trọng cho sự ra đời ngành xăng dầu cách mạng mà chính nó đã khẳng định vị trí quan trọng của xăng dầu trong nền kinh tế quốc dân. Quá trình hình thành và phát triển của công ty là một quá trình đấu tranh, gian khổ nh−ng vẻ vang, là quá trình hoàn thiện tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của đất n−ớc. Ngày 19.1.1995 Bộ Th−ơng mại ra Quyết định số 52 TM/ TCCB hợp nhất Công ty dầu lửa và Tổng công ty xăng dầu thành Tổng công ty xăng dầu Việt nam, theo đó Chi nhánh dầu lửa Hải phòng đ−ợc hợp nhất với Công ty xăng dầu khu vực III và mang tên gọi cho đến nay là Công ty xăng dầu khu vực III. Trong cơ chế mới, công ty không những tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, đảm bảo thoả mãn xăng dầu cho mọi nhu cầu của các ngành kinh tế, quốc phòng và đời sống xã hội còn đẩy nhanh quá trình nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị, khẩn tr−ơng mở rộng và phát triển thị tr−ờng, tạo ra những lợi thế và giữ vững uy tín của mình trên thị tr−ờng khu vực. Công ty luôn hoàn thành suất sắc các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và nhiệm vụ chính trị ngành giao cho, luôn giữ vai trò chỉ đạo trong kinh doanh xăng dầu trên thị tr−ờng Hải phòng và khu vực, làm tròn nghĩa vụ với Ngân sách Nhà n−ớc, ổn định và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. 2. Chức năng nhiệm vụ - Bộ máy tổ chức của công ty : Công ty xăng dầu khu vực III là một doanh nghiệp nhà n−ớc trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, có chức năng: Tổ chức kinh doanh, đảm bảo thỏa mãn các loại xăng dầu và dịch vụ xăng dầu cho các đơn vị kinh tế, quốc phòng và tiêu 40 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp dùng xã hội trên địa bàn Hải phòng và khu vực, theo nguyên tắc kinh doanh có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách với nhà n−ớc, hoạt động kinh doanh theo luật pháp nhà n−ớc đồng thời không ngừng nâng cao phúc lợi và đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quan tâm làm tốt công tác XH và từ thiện; Xây dựng công ty ngày càng phát triển. Công ty đ−ợc xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam (PETROLIMEX) tại Hải Phòng và khu vực, có nhiệm vụ cụ thể là: 1) Nắm nhu cầu, lên cân đối, xây dựng kế hoạch tiếp nhận và tổ chức kinh doanh có hiệu quả các mặt hàng xăng dầu, hơi đốt... thỏa mãn nhu cầu sản xuất, tiêu dùng của xã hội theo cơ chế thị tr−ờng có điều tiết, đảm bảo bình ổn về giá xăng dầu trên thị tr−ờng khu vực trong từng giai đoạn theo quy định của nhà n−ớc. 2) Mở rộng và phát triển kinh doanh dịch vụ một số mặt hàng khác mang tính chất kinh doanh phụ và dịch vụ chuyên ngành, bao gồm : Tiếp nhận, giữ hộ, bảo quản, bơm rót, vận chuyển, bao thầu, uỷ thác, tái sinh, pha chế, thay dầu, rửa xe và các dịch vụ kỹ thuật mang tính chất chuyên ngành khác. 3) Tổ chức hạch toán quản lý và kinh doanh có lãi trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn đ−ợc giao. Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà n−ớc. 4) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đầu t− xây dựng và đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật đồng thời mở rộng mạng l−ới bán lẻ phục vụ có hiệu quả cho công tác kinh doanh và thoả mãn tốt nhất mọi nhu cầu xăng dầu cho xã hội. 5) Bảo đảm an toàn sản xuất, hàng hoá, con ng−ời, bảo vệ môi sinh môi tr−ờng. Giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong địa bàn và khu vực, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng. 6) Quản lý và sử dụng lao động, vật t−, tiền vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. Thực hiện phân phối kết quả sản xuất kinh doanh cho ng−ời lao động đúng chế độ, chính sách. Chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần và điều kiện làm việc cho ng−ời lao động. Đào tạo, bồi d−ỡng, xây dựng đội ngũ CBCNV tr−ởng thành về mọi mặt nhằm không ngừng nâng cao trình độ quản lý, trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh và phát triển trong cơ chế mới. Để thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ đ−ợc giao, bộ máy tổ chức quản lý và theo đó là nhiệm vụ của các bộ phận luôn đ−ợc công ty quan tâm xây dựng và đổi mới phù hợp với đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của Tổng công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của đơn vị. Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của công ty đ−ợc xây dựng và tổ chức theo kiểu trực tuyến tham m−u nh− sau : + Giám đốc công ty : Giám đốc công ty là ng−ời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm tr−ớc Tổng công ty và Nhà n−ớc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là ng−ời đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, 41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm tr−ớc cấp trên về mọi hợp đồng đó, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn đề bạt, bổ nhiệm, bãi miễn, khen th−ởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên d−ới quyền theo đúng chính sách pháp luật của nhà n−ớc và quy định của Tổng công ty. Chịu trách nhiệm về công ăn, việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần và mọi quyền lợi hợp pháp khác cho CBCNV trong công ty. + Phó giám đốc : Hiện tại công ty có 2 phó giám đốc và do vậy có sự phân công trách nhiệm trong ban giám đốc để các phó giám đốc đi sâu giúp giám đốc từng mặt công tác cụ thể nh− sau : - Phó giám đốc kỹ thuật : Phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác quản lý kỹ thuật, vật t−. - Phó giám đốc nội chính : Phụ trách khối nội chính, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác thanh tra bảo vệ, hành chính, lao động tiền l−ơng, công tác thi đua, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác đoàn thể quần chúng. Ban giám đốc công ty hoạt động theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; Thực hiện chế độ thủ tr−ởng trong lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực . + Kế toán tr−ởng : Giúp cho giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán của nhà n−ớc trong hoạt động kinh doanh của công ty . + Các phòng nghiệp vụ : - Là cơ quan tham m−u giúp việc cho giám đốc (phó giám đốc) về từng mặt công tác, đáp ứng công tác chỉ đạo và điều hành của giám đốc với các đơn vị. - Tr−ởng phòng là ng−ời chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc công ty về phần nghiệp vụ của phòng đ−ợc giao, có trách nhiệm h−ớng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về kỹ thuật, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Mối quan hệ giữa các phòng là bình đẳng, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau về chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành nhiệm vụ của giám đốc giao. + Các đơn vị trực thuộc : Là những bộ phận trực tiếp quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đ−ợc giao. Tổ chức có hiệu qủa các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trên nguyên tắc phục vụ kinh doanh chính và có lãi. Tham m−u, đề xuất với giám đốc các vấn đề về tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của bộ phận. Mô hình tổ chức của công ty hiện nay bao gồm 29 đầu mối trực thuộc, trong đó: - Phòng ban nghiệp vụ : 6 - Các đơn vị trực thuộc : 5 - Các cửa hàng bán lẻ : 20 Cụ thể nh− sau : a) Khối các phòng ban NV bao gồm : b) Khối các đơn vị trực thuộc công ty : 42 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1- Phòng kinh doanh xăng dầu . 2- Phòng Tổ chức cán bộ - LĐTL . 3- Phòng kế toán tài vụ . 4- Phòng quản lý kỹ thuật . 5- Phòng tin học . 6- Phòng hành chính quản trị 1- Tổng kho xăng dầu Th−ợng lý 2- X−ởng Cơ khí . 3- Đội xe . 4- Đội bảo vệ cứu hoả . 5- Cửa hàng KDVT− tổng hợp . c) Khối các cửa hàng bán lẻ : 1- Cửa hàng xăng dầu Hải Phòng . 2- Cửa hàng xăng dầu Th−ợng Lý . 3- Cửa hàng xăng dầu Quán Toan . 4- Cửa hàng xăng dầu Trúc Sơn . 5- Cửa hàng xăng dầu Đại Bản . 6- Cửa hàng xăng dầu Thuỷ Tinh . 7- Cửa hàng xăng dầu Lê Lai . 8- Cửa hàng xăng dầu Lạch Tray . 9- Cửa hàng xăng dầu Đổng Quốc Bình 10- Cửa hàng xăng dầu Tam Bạc . 11- Cửa hàng xăng dầu Đồ Sơn . 12 - Cửa hàng xăng dầu Đồ sơn 1 13 - Cửa hàng xăng dầu Kiến An 14 - Cửa hàng xăng dầu An Tràng . 15 - Cửa hàng xăng dầu Tiên Lãng 16- Cửa hàng xăng dầu Vĩnh Bảo 17 - Cửa hàng xăng dầu Minh Đức 18 - Trạm vận chuyển, kinh doanh xăng dầu đ−ờng thuỷ . 19- Cửa hàng xăng dầu An lạc 20- Cửa hàng xăng dầu Quang trung Toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty đ−ợc trình bày theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Kỹ thuật Phó giám đốc Nội chính Phòng Tin học Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức CB Phòng H.chính Đội bảo vệ cứu hoả 18 C.hàng Bán lẻ CHKD Vt− t. hợp đội xe X−ởng Cơ khí Tổng kho XD T.Lý 43 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Mô hình hạch toán kinh doanh của công ty hiện đang áp dụng với từng nhóm hàng kinh doanh nh− sau: * Kinh doanh nhiên liệu chính : Gồm 5 mặt hàng : xăng Mogas 903, xăng Mogas 92, Diezel, nhiên liệu phản lực JET A-1, TC-1, dầu hoả, Mazut hàng hải, Mazut đốt lò. Hàng tháng, hàng quí Công ty trên cơ sở năm bắt đ−ợc nhu cầu tiêu thụ xăng dầu trên thị tr−ờng lập đơn hàng để Tổng công ty có căn cứ sắp xếp và đảm bảo cung cấp nguồn hàng đầy đủ, kịp thời. Giá hàng nhập kho đ−ợc qui định tại từng kỳ giá cụ thể. Giá bán ra Công ty tự cân đối trong khuôn khổ giá trần do Nhà n−ớc qui định. Với đặc điểm kinh doanh có sự điều tiết của nhà n−ớc việc nhập khẩu hàng hoá đ−ợc quy về một mối là Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, sau đó hàng hoá đ−ợc chuyển giao cho các công ty thành viên. Vì vậy kết quả kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố khách quan nh− giá cả trên thị tr−ờng thế giới và trong khu vực. Đặc biệt là tr−ớc và trong thời gian xảy ra chiến tranh IRắc, giá cả xăng dầu trên thị tr−ờng thế giới và khu vực luôn trong tình trạng biến động mạnh làm ảnh h−ởng lớn đến thị tr−ờng tiêu thụ xăng dầu trong n−ớc. Tổng công ty xăng dầu Việt nam nói chung và Công ty xăng dầu khu vực III nói riêng, vừa phải tham gia đảm bảo đủ nguồn hàng cho nhu cầu tiêu dùng trong n−ớc, vừa đảm bảo bình ổn giá cả, chống các biểu hiện đầu cơ tích trữ xăng dầu giữ gìn trật tự đời sống xã hội. Và cũng trong giai đoạn này, Công ty kinh doanh các mặt hàng xăng dầu không có lãi, thậm chí có những lúc còn lỗ không bù đắp đ−ợc chi phí. Bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, Công ty còn mở rộng kinh doanh các loại hình dịch vụ để góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên nh−: - Dịch vụ cho thuê kho bãi. - Dịch vụ giữ hộ hàng hoá. - Dịch vụ liên quan đến kỹ thuật xăng dầu  * Kinh doanh gas, dầu nhờn mỡ máy và các loại hàng, dịch vụ khác Đối với các mặt hàng Gas, dầu mỡ nhờn, Công ty làm Tổng đại lý cho Chi nhánh Gas và chi nhánh Dầu nhờn Hải Phòng (tr−ớc đây trực thuộc Công ty nh−ng lần l−ợt tách ra tronng các năm 1995.1999) theo hình thức mua đứt bán đoạn (có hạch toán doanh thu, giá vốn)h−ởng % hoa hồng. 44 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Từ các đặc điểm trên, với mô hình hạch toán kinh doanh nh− vậy, hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu khu vực III thực chất và chủ yếu là nhằm vào mục tiêu đẩy mạnh quá trình bán hàng để tăng sản l−ợng hàng hoá tiêu thụ, tăng doanh thu đồng thời phải tìm mọi cách để giảm chi phí, tăng lợi nhuận. 4- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. Để phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp công ty có một phòng kế toán đ−ợc tổ chức với chức năng và nhiệm vụ nh− sau : * Chức năng : Tham m−u giúp việc cho giám đốc giám sát , quản lý , điều hành tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty . H−ớng dẫn kiểm tra các phòng ban ,các đơn vị trực thuộc thực hiện mọi quy định của nhà n−ớc về hạch toán , kế toán ghi chép sổ sách thống kê ban đầu , đảm bảo thông tin bằng số liệu đầy đủ , trung thực , chính xác kịp thời . Thu nhận sử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản , vật t− , tiền vốn và sự vận động của chúng cho giám đốc ; Đồng thời kiểm tra giám sát và h−ớng dẫn toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật của nhà n−ớc . * Nhiệm vụ : +/ Ghi chép, tính toán phản ánh chính xác , đầy đủ , trung thực kịp thời, liên tục và có hệ thống tài sản vật t−, vốn hiện có cũng nh− tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t−, vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +/ Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, chế độ phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với nhà n−ớc; Kiểm tra việc thực hiện kỷ luật tài chính, việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t−, tiền vốn kinh phí. +/ Cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin kinh tế cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế các cấp. +/ H−ớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời đầy đủ toàn bộ chứng từ kế toán của công ty . H−ớng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện tốt chế độ ghi chép, thống kê, luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ kế toán. Cấp phát cho các đơn vị sử dụng hoá đơn đến khi thu hồi, đối chiếu quyết toán và giao nộp theo quy định của chi cục thuế . +/ Tổ chức toàn bộ công tác hạch toán phù hợp với đặc điểm, tính chất sản xuất kinh doanh của công ty đáp ứng nhu cầu đổi mới cơ chế quản lý, trên cơ sở điều lệ tổ chức kế toán nhà n−ớc và các quy định về hạch toán hiện hành của tổng công ty xăng dầu Việt Nam. 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +/ Giúp giám đốc công ty tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng, thế mạnh của công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Biên chế phòng kế toán gồm 12 ng−ời ( 1 ng−ời làm thủ quĩ ) và đ−ợc thể hiện qua sơ đồ d−ới đây. 46 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 5: sơ đồ tổ chức công tác bộ máy kế toán Phó phòng kế toán KT mua và thanh toán tiền mua KT nhập xuất kho KT tiêu thụ KT bán hàng KT chi phí KT tái sản cố định KT ngân hàng KT tổng hợp KT các đơn vị phụ thuộc khối bán lẻ KT các đơn vị trực thuộc Kế toán tr−ởng Chức năng nhiệm vụ của Kế toán tr−ởng và các kế toán viên: 1- Đứng đầu là kế toán tr−ởng - ng−ời phụ trách chung, chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc công ty về công tác kế toán, thống kê... chung toàn Công ty. 2- Phó phòng kế toán: - Giúp Kế toán tr−ởng trong việc thực hiện công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của nhà n−ớc. - Xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính đ−ợc giao của Tổng công ty xăng dầu Việt nam. 47 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến việc trích lập các quĩ và nguồn vốn. 3- Kế toán kho hàng: - Ghi chép, phản ánh, kiểm tra tính chính xác các chứng từ phát sinh đến nghiệp vụ về nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. 4- Kế toán tiêu thụ: - Ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, các khoản thu nhập tài chính, thu nhập bất th−ờng. Đồng thời theo dõi hạch toán số tiền lệ phí giao thông phải thu qua giá xăng dầu và thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà n−ớc. 5- Kế toán theo dõi công nợ ( 2 ng−ời ): - Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra chặt chẽ các khoản công nợ phải thu của khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Báo cáo kịp thời các khoản công nợ chậm trả, công nợ khó đòi để lãnh đạo Công ty có biện pháp xử lý. 6- Kế toán công nợ nội bộ ngành: - Theo dõi công nợ phải thu và phải trả của các đơn vị trong ngành trực thuộc tổng công ty xăng dầu Việt nam. 7- Kế toán chi phí( 2 ng−ời ) : - Theo dõi, hạch toán chính xác các khoản chi phí phát sinh theo đúng chế độ chính sách của Nhà n−ớc cũng nh− của Tổng công ty xăng dầu Việt nam. Giúp Kế toán tr−ởng đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí cũng nh− xây dựng kế hoạch chi phí toàn công ty. 8- Kế toán Tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng: - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ chi tiêu quĩ tiền mặt. Chịu trách nhiệm làm các thủ tục chuyển tiền ra; vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng. Theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt; tiền gửi ngân hàng; tiền đang chuyển. 9- Kế toán tài sản cố định - Theo dõi hạch toán chính xác tình hình tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao theo đúng qui định của Nhà n−ớc. 10- Kế toán xây dựng cơ bản: - Theo dõi hạch toán chính xác các công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành đ−a vào sử dụng và các công trình xây dựng cơ bản dở dang theo các văn bản pháp qui của nhà n−ớc 11- Kế toán tổng hợp - Giúp kế toán tr−ởng tổng hợp, kiểm tra số liệu, lập báo cáo quyết toán. 48 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Công ty có ba đơn vị trực thuộc đó là: đội xe; Cửa hàng kinh doanh vật t− tổng hợp và x−ởng cơ khí mỗi bộ phận có một kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán theo ph−ơng thức báo sổ. Kế toán khối cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ theo dõi thống kế l−ợng hàng xuất di chuyển nội bộ từ kho Công ty tới cửa hàng, l−ợng hàng và doanh số bán ra trong kỳ , l−ợng hàng tồn kho cuối kỳ, trên cơ sở đó lập báo cáo gửi về Phòng kinh doanh tập hợp số l−ợng và Phòng kế toán tập hợp giá trị. Đồng thời kế toán cửa hàng phải theo dõi, lập báo cáo các khoản thu chi từ quĩ chi tiêu nh− tiền l−ơng và các khoản chi phí do Công ty giao kế hoạch tới cửa hàng để gửi về phòng Kế toán hạch toán. * Hình thức kế toán sử dụng tại công ty: Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu, Tổng công ty xăng dầu Việt nam đã xây dựng hệ thống kế toán ngành xăng dầu trên cơ sở chế độ kế toán ban hành hiện thời của nhà n−ớc ( đã đ−ợc bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản số: 36TC/CĐKT ngày 06/01/1996). Hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu khu vực III áp dụng theo hệ thống kế toán ngành xăng dầu. Nhằm phù hợp với đặc điểm và qui mô kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phản ánh, ghi chép, l−u trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo) đều đ−ợc thực hiện ở phòng kế toán. Tuy nhiên, có phân tán nghiệp vụ xuống đơn vị trực thuộc nh− đội xe, x−ởng cơ khí, Cửa hàng kinh doanh vật t− tổng hợp. Các đơn vị này lập chứng từ và kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh theo hình thức kế toán nhật ký chung; cuối quí lập bảng tổng kết tài sản nộp lên phòng Kế toán Công ty, các đơn vị trực thuộc khác nh− khối bán lẻ, tổng kho Th−ợng lý công việc kế toán đ−ợc giới hạn trong việc lập chứng từ ban đầu của các nghiệp vụ phát sinh, sau đó định kỳ lập bảng kê tổng hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ gửi về phòng kế toán công ty tập trung để phòng kế toán công ty thực hiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trên máy vi tính. Trên cơ sở số liệu kế toán tập trung lập báo cáo quyết toán của Công ty. Các nhật ký, sổ tổng hợp, sổ chi tiết ... đều đ−ợc khai báo trong máy vi tính theo đúng các mẫu sổ sách theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày hoặc các bút toán kết chuyển thực hiện vào cuối tháng, cuối quý đều đ−ợc định khoản, cập nhật vào máy vi tính. Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ in các bảng kê , sổ chi tiết , sổ tổng hợp và các nhật ký , kiểm tra tính chính xác và hợp 49 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lý của số liệu, thực hiện quanhệ đối chiếu giữa các bộ phận và các sổ có liên quan , l−u trữ sổ sách đúng chế độ quy định . Để phục vụ tốt công tác kế toán công ty đã trang bị một hệ thống máy vi tính nối mạng cục bộ, công tác hạch toán kế toán trên máy sử dụng ch−ơng trình kế toán đồng bộ do Tổng công ty lập. Quy trình hạch toán đ−ợc thể hiện trên sơ đồ Sơ đồ 6: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ quỹ Các sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc và các bảng liết kê chứng từ 50 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty xăng dầu khu vực III Tại cửa hàng và các trạm bán buôn: Hoá đơn bán hàng PXK kiêm vận chuyển nội bộ Sổ theo dõi bán hàng Bảng kê hàng hoá tại cửa hàng Tại Công ty Sổ chi tiết Nhật ký bán hàng TK 511 Sổ cái tài khoản 511 Bảng kê xuất bán theo các ph−ơng thức Sổ cái TK 632, 641 ... Các Báo cáo tiêu thụ hàng hoá Bảng kê xuất bán tại phòng kinh doanh 51 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II-tình hình thực tế hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Khu vực III 1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Công ty: Phân phối hàng hóa là toàn bộ những công việc để đ−a các loại hàng hóa từ kho của công ty đến các khách hàng và các hộ tiêu dùng nhằm đáp ứng đúng nhu cầu và địa điểm, đảm bảo chất l−ợng và chủng loại khách hàng mong muốn. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là phong phú về chủng loại, số l−ợng hàng hóa tiêu thụ lớn, đối t−ợng khách hàng có nhiều loại bao gồm các doanh nghiệp nhà n−ớc, doanh nghiệp t− nhân, các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các ngành kinh tế, quốc phòng và tiêu dùng xã hội nên nhu cầu sử dụng xăng dầu xuất hiện mọi lúc, mọi nơi. Để đáp ứng các nhu cầu đó mạng l−ới cung cấp xăng dầu của công ty đ−ợc thực hiện qua các kênh sau : - Kênh tiêu thụ trực tiếp : Công ty trực tiếp bán hàng cho các khách hàng có nhu cầu sử dụng lớn theo ph−ơng thức bán buôn tại kho Th−ợng lý hoặc bán lẻ tại các cửa hàng bán xăng dầu của công ty. L−ợng xăng dầu tiêu thụ trên kênh này chiếm tới 80% tổng số xăng dầu tiêu thụ của công ty. - Kênh tiêu thụ gián tiếp : Các đại lý nhận hàng từ kho Th−ợng lý của công ty theo ph−ơng thức mua theo giá bán buôn và bán cho ng−ời bán lẻ hoặc ng−ời sử dụng theo giá bán lẻ của công ty. Hình thức này chủ yếu đ−ợc áp dụng với các đại lý xăng dầu ở các huyện ngoại thành hoặc các tỉnh Hải h−ng, Thái bình. Là một Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu nên có tính đặc thù. Mặc dù đây là mặt hàng do Nhà n−ớc độc quyền và giao chỉ tiêu cho Công ty xong không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty kinh doanh xăng dầu khác trong khu vực. Với mục đích của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm tối thiểu chi phí. Dó đó Công ty luôn chú ý các mặt sau: - Về khối l−ợng sản phẩm xuất kho giao cho khách hàng, cửa hàng do phòng kinh doanh đảm nhận khâu phát hành chứng từ và theo dõi về khối l−ợng trên các thẻ chi tiết. Vì vậy phòng kinh doanh luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại sản phẩm hàng hoá, làm cơ sở để khai thác nguồn hàng, khách hàng, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận hàng đúng đủ cả về chất l−ợng và số l−ợng. - Về qui cách phẩm chất hàng hoá : Hàng hoá tr−ớc khi đ−ợc nhập kho phải qua bộ phận hoá nghiệm kiểm tra một cách nghiêm ngặt , chặt chẽ về chất l−ợng cũng nh− qui cách hàng hoá , kiên quyết không cho nhập những hàng hoá ch−a đạt yêu cầu. Hàng hoá của Công ty là xăng dầu sử dụng cho máy móc, thiết bị của nhà máy , công 52 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp x−ởng , tàu bè hay các ph−ơng tiện vận tải (xe máy, ôtô...) nên chất l−ợng hàng hoá luôn đ−ợc công ty đặt lên hàng đầu. - Về giá bán của hàng hoá : Hiện tại xăng dầu vẫn là mặt hàng Nhà n−ớc độc quyền quản lý và khống chế giá trần. Do đó , Công ty không thể can thiệp trực tiếp vào giá bán mà phải dùng hình thức dịch vụ để gián tiếp tác động vào giá cả nhằm mục đích giảm bớt giá để thu hút khách hàng. Các dịch vụ đó gồm: + Dịch vụ vận chuyển. + Dịch vụ giữ hộ. + Cấp phát lẻ hoặc các biện pháp hỗ trợ trong thanh toán. Để không bị cạnh tranh về giá với các đối thủ, công ty phải áp dụng các chính sách đặt giá thu hút c−ớc phí vận chuyển, phí dịch vụ cho khách hàng. Với các đơn vị không có nhu cầu vận chuyển có thể dùng kết hợp các biện pháp hỗ trợ trong thanh toán nh−: + Trả tiền chậm không tính lãi. + Trả tiền theo từng thời kỳ. + Đối l−u hàng hoá. + Th−ởng, khuyến khích. Mặt hàng xăng đ−ợc Nhà n−ớc qui định khung giá bán, khi ký kết hợp đồng tuỳ theo từng đối t−ợng mua hàng mà Công ty qui định giá bán. Mức giá bán Nhà n−ớc này do giám đốc duyệt và trình lên Tổng công ty, mức giá này nằm trong khung giá quy định của Tổng Công ty. Đây là căn cứ để tính chênh lệch giá và chiết khấu do tổng công ty dành cho công ty trên doanh số bán ra. Thông th−ờng Công ty áp dụng mức giá linh động đối với các khách hàng bán buôn, đại lý, còn với bán lẻ áp dụng mức giá cố định cho mọi đối t−ợng, bán điều động nội bộ theo giá nhập hàng . Những thông tin về giá bán, ngoài phòng kinh doanh, phòng Kế toán cũng đ−ợc thông báo để tiện theo dõi số liệu và giúp cho việc hạch toán chính xác, kịp thời. Mức thuế suất thuế GTGT của mặt hàng xăng đ−ợc bộ tài chính quy định là 5%, mức thu lệ phí giao thông là 500 đồng/lít. Mức thuế suất thuế GTGT của mặt hàng dầu các loại đ−ợc bộ tài chính quy định là 10%, mức thu lệ phí giao thông đối với dầu Diezel là 300 đồng/lít. 2. Các ph−ơng thức tiêu thụ hàng hóa tại công ty. Để theo dõi trình tự tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty một cách rõ ràng, liên tục qua các khâu tôi đi sâu vào tìm hiểu tình hình kinh doanh mặt hàng xăng của công ty và trình tự kế toán của mặt hàng này, các mặt khác cũng sẽ đ−ợc hiểu theo trình tự hạch toán của mặt hàng xăng. 53 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp a/. Ph−ơng thức bán buôn Theo ph−ơng thức này Công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại Tổng kho Th−ợng lý, tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Công ty. Có hai ph−ơng thức bán buôn là: - Bán buôn vận chuyển thẳng: Khách hàng ký hợp đồng với Công ty. Căn cứ vào nhu cầu nhận hàng của khách ở từng thời điểm mà cửa hàng lập kế hoạch xin hàng và chuyển hàng cho khách hàng ngay tại cảng mà không nhập kho lô hàng đó. Sau khi khách hàng nhận đ−ợc hàng, cửa hàng có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán. Định kỳ, cửa hàng lập bảng kê xuất bán buôn. Hàng tháng cửa hàng và khách hàng tổ chức đối chiếu số l−ợng hàng thực bán cho khách, số tiền d− có hoặc d− nợ làm căn cứ cho khách hàng thanh lý hợp đồng tại công ty. - Bán buôn qua kho: Về hình thức cũng nh− tr−ờng hợp trên, khác là hàng đ−ợc nhập về kho Công ty sau đó vận chuyển đến kho khách hàng. b/. Ph−ơng thức bán lẻ. Đây là ph−ơng thức tiêu thụ áp dụng chủ yếu tại các cửa hàng của công ty. Để đẩy mạnh doanh số bán lẻ công ty áp dụng hai hình thức bán lẻ là: - Bán lẻ trực tiếp:Là ph−ơng thức bán hàng cho khách và trực tiếp thu tiền tại nơi bán hàng (th−ờng là ở các cửa hàng). Nhân viên bán hàng trực tiếp bơm rót cho khách, đồng thời căn cứ vào l−ợng hàng xuất qua cột bơm và giá cả tại thời điểm bán thu tiền bán hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc , ngân phiếu ...Đối với những khách hàng cần chứng từ thanh toán, nhân viên kế toán tại cửa hàng viết hóa đơn và giao cho khách hàng (liên đỏ) và nộp tiền cho cửa hàng. - Định kỳ 5 ngày hay 10 ngày 1 lần theo qui định của Công ty tại các cửa hàng lập bảng kê xuất bán đối với từng loại hàng gửi lên phòng Kế toán công ty. - Bán lẻ qua đại lý: Các đại lý bán hàng cho Công ty xăng dầu khu vực III d−ới hình thức "mua đứt bán đoạn" (Đại lý bao tiêu), khi xuất hàng cho đại lý, hàng đ−ợc coi là tiêu thụ ngay do đó đại lý có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho Công ty. c/. Ph−ơng thức bán xuất điều động nội bộ ngành. Do Công ty là đơn vị đầu mối của miền Duyên Hải với cơ sở vật chất khá hiện đại nên đ−ợc Tổng công ty xăng dầu Việt nam cho phép dự trữ hàng hoá xăng dầu và một số mặt hàng khác. Mục đích của việc dự trữ hàng hoá này để thuận lợi cho việc xuất hàng cho các công ty xăng dầu khác thuộc Tổng công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Theo ph−ơng thức này cũng áp dụng hình thức bán chuyển thẳng và bán qua kho cho các đơn vị nội bộ ngành theo giá do Tổng công ty qui định. 54 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Căn cứ vào hợp đồng Công ty xuất hàng cho đơn vị mua và tiến hành thanh toán dựa trên hoá đơn xuất bán. Các đơn vị có thể thanh toán trực tiếp với Công ty hoặc thanh toán qua Tổng Công ty để bù trừ toàn ngành. Ngoài ra còn các ph−ơng thức bán khác nh− bán tái xuất, di chuyển nội bộ Công ty. 3- Thực tế hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty. a/- Tài khoản sử dụng Thực hiện cải