Hướng dẫn về sử dụng powerpoint 2007

H NG D N S D NG POWERPOINT 2007ƯỚ Ẫ Ử Ụ Cách t o bài thuy t trình đ n gi n ạ ế ơ ả 1.Làm quen nhanh v i PowerPoint 2007 ớ a. Làm quen v i giao di n m i, Ribbonớ ệ ớ Nh ng ph n thay đ i d nh n th y nh t là khu v c phía trên c a c a s PowerPoint. ữ ầ ổ ễ ậ ấ ấ ự ủ ử ổ Thay vì nh ngữ menu và toolbar nh tr c đây thì ng i dùng PowerPoint 2007 s th y cách s p x p khoa h c h nư ướ ườ ẽ ấ ắ ế ọ ơ v i nh ng l nh liên quan đ c đ a vào m t nhóm. Dãy l nh trên c a s PowerPoint 2007 đ c g i làớ ữ ệ ượ ư ộ ệ ử ổ ượ ọ Ribbon, nó đ c xem là trung tâm đi u khi n cho vi c t o ra các ượ ề ể ệ ạ bài thuy t trìnhế (Presentation) . N u tìm hi u chi ti t v cách thi t k cũng nh c u trúc c a Ribbon, b n s th y nó r t thu n ti nế ể ế ề ế ế ư ấ ủ ạ ẽ ấ ấ ậ ệ cho vi c s d ng. ệ ử ụ Ribbon bao g m m t s tabồ ộ ố v i ch c năng c th nh sau:ớ ứ ụ ể ư Insert: Đây là n i b n có thơ ạ ể thêm vào trên slide t table,ừ hình nh, bi u đ , đo n text,ả ể ồ ạ âm thanh, header và footer Design: là n i làm cho slide cóơ hình th c đ p h n bao g mứ ẹ ơ ồ cách thi t k thông tin n n, font ch và cách s p x p màu s c.ế ế ề ữ ắ ế ắ Animations: Đây là tab t o nên sinh khí cho bài thuy t trình. ạ ế B n có th d dàng s d ng nhi u hi uạ ể ễ ử ụ ề ệ ng trên tab này. ứ Slide Show: Khi b t đ u thuy t trình thì ch c ch n r ng b n ph i s d ng tab này. ắ ầ ế ắ ắ ằ ạ ả ử ụ Ngoài ra nó còn ch c năng thu l i bài t ng thu t trong su t bài thuy t trình, bên c nh ch c năng chu n b bài thuy tứ ạ ườ ậ ố ế ạ ứ ẩ ị ế trình. Review: V i tab này b n có th ki m tra chính t đ m b o an toàn cho bài thuy t trình. ớ ạ ể ể ả ả ả ế View: V i Tab này b n có th xem l i bài thuy t trình và s p x p l i bài thuy t trình trên c a s .ớ ạ ể ạ ế ắ ế ạ ế ử ổ b. Tìm hi u v th vi nể ề ư ệ (Gallery) 1. M t s hi u ngộ ố ệ ứ chuy n ti p gi a các Slide (Slideể ế ữ Transition) trên Ribbon. 2. Đ tìm thêm nhi u m u Slideể ề ẫ Transition, ch n nút ọ More. 3. Toàn b th vi n Slideộ ư ệ Transition đ c th hi n trênượ ể ệ màn hình, rê chu t vào cácộ Transition đ xem th , click vàoể ử Transition phù h p đ áp d ngợ ể ụ cho bài thuy t trình c a mình.ế ủ c. Khám phá nh ng ch c năng khác không hi n trên Ribbonữ ứ ệ 1. Khi b n không th y m t ch c năng trong nhóm nh nhóm Font nh hình trên, thì hãy click vào mũiạ ấ ộ ứ ư ư tên góc d i c a nhóm. ở ướ ủ 2. M t h p tho i xu t hi n v i nhi u tùy ch n khác đ b n l a ch n. ộ ộ ạ ấ ệ ớ ề ọ ể ạ ự ọ Thông th ng có nhi u l nh trong các nhóm, nh ng vì di n tích có gi i h n trên Ribbon, nên ch cóườ ề ệ ư ệ ớ ạ ỉ nh ng l nh th ng s d ng nh t m i hi n trên màn hình, còn trong tr ng h p không th y b n nênữ ệ ườ ử ụ ấ ớ ệ ườ ợ ấ ạ click vào các mũi tên trê Ribbon đ tìm thêm nh ng l nh c n thi t. ể ữ ệ ầ ế d. S d ng Quick Access Toolbar ử ụ Khi b n làm vi c v i bài thuy t trình và có m t vài tình hu ng b nạ ệ ớ ế ộ ố ạ mu n l p l i, ch ng h n nh l u tài li u, thì nên s d ng Quick Access Toolbar. ố ặ ạ ẳ ạ ư ư ệ ử ụ Nó là m t nhóm nhộ ỏ các nút l nh n m phía bên trái trên Ribbon. Các nút l nh bao g m Save, Undo, Repeat và Redo.ệ ằ ệ ồ B n cũng có th thêm các l nh th ng dùng vào Quick Access Toolbar b ng cách click ph i chu t vàoạ ể ệ ườ ằ ả ộ l nh đó trên thanh Ribbon r i ch n ệ ồ ọ Add to Quick Access Toolbar. e. Thay đ i góc nhìn cho bài thuy t trìnhổ ế 1. Nút view gi ng nh phiên b n tr c đây,ố ư ả ướ nh ng chúng b thay đ i v trí trên c a s . ư ị ổ ị ử ổ 2. Kéo thanh Zoom đ phóng to thu nh slideể ỏ bài thuy t trình ho c click nút c ng ho c trế ặ ộ ặ ừ có có tính năng phóng to ho c thu nh slide. ặ ỏ 3. Nh n vào nút trong hình trên đ ch n gócấ ể ọ nhìn phù h p.ợ f. Phím t t c a PowerPoint 2007ắ ủ N u b nế ạ thích s d ng bàn phím h n chu t, ch c ch n b n c n ph i bi t phím t t trong Office 2007. Cách thi tử ụ ơ ộ ắ ắ ạ ầ ả ế ắ ế k Ribbon đi kèm v i cách s d ng phím t t m i. Có hai u đi m là có th s d ng m t nút đ n choế ớ ử ụ ắ ớ ư ể ể ử ụ ộ ơ phím t t và s d ng t h p phím. Đây là cách s d ng phím t tắ ử ụ ổ ợ ử ụ ắ 1. Đ u tiên nh n phím ầ ấ Alt trên bàn phím. 2. Nh ng ký t và con s xu t hi n trên h u h t các trên ph n c a Ribbon đ c g i là ữ ự ố ấ ệ ầ ế ầ ủ ượ ọ Key Tips, Nh ng ký t hi n trên các tab c a ữ ự ệ ủ Ribbon và nút Microsoft Office, còn nh ng con s xu t hi n trênữ ố ấ ệ Quick Access Toolbar. Bây gi b n có th s d ng nó đ có thêm nhi u l nh và nút khác. Ví d nh nờ ạ ể ử ụ ể ề ệ ụ ấ nút “H” đ hi n lên Key Tip cho t t c các nhóm trên tab ể ệ ấ ả Home. 3. Sau đó nh n ấ Key Tip trong nhóm đ th c hi n m t l nh nào đó, ch ng h n b n nh n Alt, r i H, r iể ự ệ ộ ệ ẳ ạ ạ ấ ồ ồ L thì b n s có l nh layout cho bài thuy t trình. ạ ẽ ệ ế Còn nh ng phím t t tr c đây nh th nào? Nó v n đ c s d ng bình th ng v i PowerPoint 2007.ữ ắ ướ ư ế ẫ ượ ử ụ ườ ớ Ch ng h n nh phím t t ẳ ạ ư ắ Ctrl + C là l nh copy và phím t t ệ ắ Ctrl + V là l nh ệ dán. Cách s d ng bi u đ , đ th và b ng bi u ử ụ ể ồ ồ ị ả ể 1. S d ng hi u ng đ h a v i SmartArtử ụ ệ ứ ồ ọ ớ a. T o đ h a SmartArtạ ồ ọ Có hai cách đ t o đ h a SmartArt: Cách th nh t là chuy n đ i n i dung có s n và cách th haiể ạ ồ ọ ứ ấ ể ổ ộ ẵ ứ là chèn thành ph n đ h a tr c r i thêm thông tin vào. Sau đó h c cách s d ng thêm hình d ngầ ồ ọ ướ ồ ọ ử ụ ạ cho n i dung text b ng cách dùng ộ ằ Text pane. Di chuy n hình d ng text b t c v trí nào. ể ạ ấ ứ ị Chuy n đ i list (n i dung đã đ c chia) thành slide đ h aể ổ ộ ượ ồ ọ B n có th chuy n đ i m t slideạ ể ể ổ ộ list thành slide đ h a SmartArt b ng cách ch n ồ ọ ằ ọ Convert to SmartArt Graphic trên Ribbon và ch n m t trong nh ng layout trong th vi n. N u b n v n ch a tìm th y cái nào v a ý thì ch nọ ộ ữ ư ệ ế ạ ẫ ư ấ ừ ọ More SmartArt Graphics phía d i c a th vi n SmartArt.ướ ủ ư ệ b. Blank Graphic: Ph ng pháp th nh tươ ứ ấ Khi b n mu n làm vi c v i đ h a thì b n ph i nh p n i dung trên slide, m th vi n đ h aạ ố ệ ớ ồ ọ ạ ả ậ ộ ở ư ệ ồ ọ SmartArt và ch n m t m u thích h p. D i đây là nh ng b c th c hi n: ọ ộ ẫ ợ ướ ữ ướ ự ệ 1. Trên tab Insert, nh p ấ SmartArt. 2. Ch n ki u đ h a b n c m th y hài lòng. ọ ể ồ ọ ạ ả ấ 3. Trên tab Insert, nh p SmartArt. ấ 4. Ch n ki u đ h a b n c m th y hài lòng. ọ ể ồ ọ ạ ả ấ c. Blank Graphic: Ph ng pháp th haiươ ứ Có hai cách đ t o đ h a SmartArt: Cách th nh t là chuy n đ i n i dung có s n và cách th haiể ạ ồ ọ ứ ấ ể ổ ộ ẵ ứ là chèn thành ph n đ h a tr c r i thêm thông tin vào. Sau đó h c cách s d ng thêm hình d ngầ ồ ọ ướ ồ ọ ử ụ ạ cho n i dung text b ng cách dùng ộ ằ Text pane. Di chuy n hình d ng text b t c v trí nào. ể ạ ấ ứ ị Chuy n đ i list (n i dung đã đ c chia) thành slide đ h aể ổ ộ ượ ồ ọ B n có th chuy n đ i m t slideạ ể ể ổ ộ list thành slide đ h a SmartArt b ng cách ch n ồ ọ ằ ọ Convert to SmartArt Graphic trên Ribbon và ch n m t trong nh ng layout trong th vi n. N u b n v n ch a tìm th y cái nào v a ý thì ch nọ ộ ữ ư ệ ế ạ ẫ ư ấ ừ ọ More SmartArt Graphics phía d i c a th vi n SmartArt.ướ ủ ư ệ d. Thêm n i dung text vào đ h aộ ồ ọ M i đ i t ng đ h a SmartArt có m t c a s văn b n đ b n có th thêm text ho c không tùy ý.ỗ ố ượ ồ ọ ộ ử ổ ả ể ạ ể ặ C a s Text này dùng đ nh p d li u cho đ h a và biên t p l i đ h a. B n cũng có th làmử ổ ể ậ ữ ệ ồ ọ ậ ạ ồ ọ ạ ể vi c tr c ti p v i đ h a. ệ ự ế ớ ồ ọ 1. Ô c a s Text n m v trí sát bên slide đ h a. ử ổ ằ ở ị ồ ọ 2. Nh p d li u vào c a s này. ậ ữ ệ ử ổ 3. N i dung text xu t h n t đ ng trong slide đ h a. ộ ấ ệ ự ộ ồ ọ 4. Chú ý r ng đ h a luôn xu t hi n v i m c đ nh có text đi kèm. ằ ồ ọ ấ ệ ớ ặ ị e. Cách th hi n n i dung văn b n (text) vào các hình đ h aể ệ ộ ả ồ ọ Ki u Layout c a SmartArt mà b n ch n quy t đ nh cách mà văn b n th hi n trong các hình để ủ ạ ọ ế ị ả ể ệ ồ h a. Hình minh h a trên cho th y văn b n đ c th hi n khác nhau trong các layout khác nhau.ọ ọ ấ ả ượ ể ệ f. S d ng th m t s layout khác nhauử ụ ử ộ ố Mu n s th m t layout cho slide? B n có th d dàng chuy n sang cái layout khác b ng cách: ố ử ử ộ ạ ể ễ ể ằ 1. Ch n thành ph n đ h a trên slide, click tab ọ ầ ồ ọ Design trong SmartArt Tools. 2. Ch n m t ki u layout trong nhóm ọ ộ ể Layouts. 3. Ki u layout đó s đ c áp d ng v i slide đ h a.ể ẽ ượ ụ ớ ồ ọ 2. T o trình di n chuyên nghi p v i slide đ h a ạ ễ ệ ớ ồ ọ Bây gi b n có th khám phá th gi i thi t k có s n trong đ h a SmartArt. S d ng th vi n đờ ạ ể ế ớ ế ế ẵ ồ ọ ử ụ ư ệ ồ h a, màu s c làm cho slide đ h a chuyên nghi p và đ p đ h n. Các ọ ắ ồ ọ ệ ẹ ẽ ơ Theme (ch đ ) tác đ ngủ ề ộ nh th nào đ n thi t k đ h a c a b n. Các ki u (style) và màu s c t n t i d i hình th c cácư ế ế ế ế ồ ọ ủ ạ ể ắ ồ ạ ướ ứ đ ng nét và văn b n trong các thành ph n đ h a. Các ki u đ bóng và phát sáng (glow) có thườ ả ầ ồ ọ ể ổ ể làm cho slide đ h a tr nên n i b t. ồ ọ ở ổ ậ Cu i cùng h c cách làm vi c v i đ th b nố ọ ệ ớ ồ ị ạ đã có trong bài thuy t trình cũ và b n mu nế ạ ố nâng c p chúng gi ng nh đ h a SmartArtấ ố ư ồ ọ ho c b n mu n gi nguyên. Hãy đ a ra ýặ ạ ố ữ ư t ng cho vi c b n ch n l a và b n mongưở ệ ạ ọ ự ạ mu n.ố a. Ch đ bài thuy t trình: ki n th c căn b n v m u slideủ ề ế ế ứ ả ề ẫ Tr c khi làm vi c v i các m u và màu s c đ c bi t cho đ h a SmartArt, thì c n ph i tìm hi uướ ệ ớ ẫ ắ ặ ệ ồ ọ ầ ả ể thêm v ề Theme. M t theme cung c p thi t k cho toàn b bài thuy t trình và theme là n n t ngộ ấ ế ế ộ ế ề ả cho slide và phong cách (style) c a slide. ủ 1. Slide đ u tiên áp d ng theme căn b n c a PowerPoint đ c g i là Office Theme. Đây là themeầ ụ ả ủ ượ ọ đ n gi n nh t và nó đ c ch n m c đ nh. ơ ả ấ ượ ọ ặ ị 2. Slide th hai gi ng n i dung nh slide th nh t, nh ng theme thì khác nhau, nó đ c g i làứ ố ộ ư ứ ấ ư ượ ọ Module. Nh b n th y trong hình trên, đ h a trông r t khác nhau b i vì theme khác nhau. ư ạ ấ ồ ọ ấ ở Theme xác đ nhị thi t k hình n n, màu s c slide, layout c a placeholder, v trí văn b n và ki u ch .ế ế ề ắ ủ ị ả ể ữ b. M u SmartArt: ẫ Ví d 1ụ Gi ng nh m t bài thuy t trình cóố ư ộ ế nhi u theme đ l a ch n, m i layout cho đề ể ự ọ ỗ ồ h a SmartArt cũng có ch a nhi u m u (style)ọ ứ ề ẫ khác nhau. Khi chèn m t thành ph n độ ầ ồ h a vào nó s đ c áp m t m u m c đ nh,ọ ẽ ượ ộ ẫ ặ ị tuy nhiên b n hoàn toàn có th ch n m t m uạ ể ọ ộ ẫ khác tùy ý. Ví d , hình trên cũng là đ h aụ ồ ọ ki u Office theme, nh ng nó l i ng d ngể ư ạ ứ ụ m u khác, m u m c đ nh g i là Simply Fill,ẫ ẫ ặ ị ọ còn bây gi nó đã đ c thay th b ng m uờ ượ ế ằ ẫ Intense Effect. M u m i này có màu căn b nẫ ớ ả c a theme m c đ nh, nh ng nó l i có hìnhủ ặ ị ư ạ d ng n i, có hình ph n chi u và rõ nét h n. ạ ổ ả ế ơ c. M u SmartArtẫ : Ví d 2ụ Trong ví d này m t trong m u ụ ộ ẫ 3- D đ c ng d ng g i là ượ ứ ụ ọ Cartoon. Nó làm cho hình d ng trông có v đ c nâng ra kh iạ ẻ ượ ỏ slide m t chút. Hình d ng chính có góc c nhộ ạ ạ và n i b t t đ u đ n đáy. ổ ậ ừ ầ ế d. Thay đ i màu s c cho m u (style)ổ ắ ẫ Gi ng nh m t bài thuy t trình có nhi u theme đ l a ch n, m i layout cho đ h a SmartArt cũngố ư ộ ế ề ể ự ọ ỗ ồ ọ có ch a nhi u m u (style) khác nhau.ứ ề ẫ B n có th thay đ i màu s c cho slide b ng cách s d ng th vi n nh hình trên. Th vi n n mạ ể ổ ắ ằ ử ụ ư ệ ư ư ệ ằ trên tab Design tab v i ớ SmartArt Tools trên Ribbon, trong nhóm SmartArt Styles. Đ thay đ i màu s c cho m u, làm nh sau: ể ổ ắ ẫ ư 1. Ch n Change Colors. ọ 2. Ch vào b t c m u màu s c nào. ỉ ấ ứ ẫ ắ 3. Nhìn ph n xem l i trên đ h a, ch n m t m u đ ng d ng màu s c đó.ầ ạ ồ ọ ọ ộ ẫ ể ứ ụ ắ e. Tìm hi u thêm v shape (hình d ng)ể ề ạ M u b n ng d ng đ h a trông có v tuy t v i, nh ng b n có th làm h n th b ng cách s tácẫ ạ ứ ụ ồ ọ ẻ ệ ờ ư ạ ể ơ ế ằ ử đ ng lên t ng ộ ừ shape (hình d ng) riêng l . B n có th làm đi u này trên ạ ẻ ạ ể ề tab Format tab v iớ SmartArt Tools. 1. Ch n m t hay nhi u ọ ộ ề shape (hình d ng) b n thích. ạ ạ 2. Trên tab Format, nhìn vào nhóm Shape Styles đ ch n ể ọ Shape Effects và nh n vào mũi tên. ấ 3. Ch n các hi u ng, ch ng h n nh ọ ệ ứ ẳ ạ ư Shadow (đ bóng).ổ f. Tìm hi u thêm v m u cho văn b n (text style)ể ề ẫ ả B n cũng có th h u ch nh n i dung text trong đ h a SmartArt. Đ đ nh d ng WordArt v i n iạ ể ệ ỉ ộ ồ ọ ể ị ạ ớ ộ dung text, làm nh sau: ư 1. Ch n hình d ng bao n i dung text mà b n mu n đ nh d ng. ọ ạ ộ ạ ố ị ạ 2. Trên tab Format, nh n vào mũi tên trên ấ Quick Styles (Đây là nhóm WordArt Styles). 3. Ch n m t ki u WordArt đ ng d ng cho n i dung text.ọ ộ ể ể ứ ụ ộ g. C p nh t m t bi u đ cũậ ậ ộ ể ồ M t bi u đ cũ b n đã t o trong phiên b n cũ c a PowerPoint s đ c x lý nh th nào trongộ ể ồ ạ ạ ả ủ ẽ ượ ử ư ế phiên b n PowerPoint 2007. Trong hình trên cho th y h p tho i cho b n hai s l a ch n. ả ấ ộ ạ ạ ự ự ọ Khi b n l n đ u tiên m bi u đ b n đã t o ra trong PowerPoint 2003 ho c phiên b n tr c đâyạ ầ ầ ở ể ồ ạ ạ ặ ả ướ thì bi u đ không đ c ch nh s a l i. ể ồ ượ ỉ ử ạ Khi b n nh p đôi (double-click) bi u đ thì h p tho i ạ ấ ể ồ ộ ạ Diagram Conversion xu t hi n v i haiấ ệ ớ ch n l a: L a ch n đ u tiên là ọ ự ự ọ ầ convert the diagram to a SmartArt graphic (chuy n đ i bi u để ổ ể ồ sang đ h a SmartArt). Bi u đ chuy n đ i luôn có s n cho t t c thi t k và công c đ nh d ngồ ọ ể ồ ể ổ ẵ ấ ả ế ế ụ ị ạ c a b t c đ h a SmartArt nào. ủ ấ ứ ồ ọ S chuy n hóa ng d ng layout thích h p, m u m c đ nh và màu s c t theme hi n t i, nh ng b nự ể ứ ụ ợ ẫ ặ ị ắ ừ ệ ạ ư ạ có th thay đ i chúng. ể ổ L u ý là l a ch n này có th làm thay đ i bi u đ m t cách không đoánư ự ọ ể ổ ể ồ ộ tr c đ c. ướ ượ S l a ch n th hai là ự ự ọ ứ convert the diagram into shapes (Chuy n đ i bi u đ sang hình d ng) màể ổ ể ồ ạ b n có th đ nh d ng. N u b n mu n duy trì nguyên v n bi u đ , thì đây là s l a ch n c a b n.ạ ể ị ạ ế ạ ố ẹ ể ồ ự ự ọ ủ ạ Khi b n ch n ạ ọ convert the diagram into shapes b n có th ch n đ nh d ng cho b t c hình d ngạ ể ọ ị ạ ấ ứ ạ nào trong PowerPoint (nh ng ph n này thu c v ữ ầ ộ ề Drawing Tools, có th ng d ng cho hình d ngể ứ ụ ạ và placeholders, ch nó không ph i là m t ph n c a ứ ả ộ ầ ủ SmartArt Tools). Thêm âm thanh ho c l i tho i ặ ờ ạ 1.Ch i m t file âm thanh ơ ộ B n có nhi u cách đ chèn thông tinạ ề ể trong slide c a mình và s d ng côngủ ử ụ c âm thanh trong PowerPoint đụ ể qu n lý âm thanh ch i nh th nào.ả ơ ư ế B n có th s d ng c a s tác vạ ể ử ụ ử ổ ụ Custom Animation và đ a ra nh ngư ữ l nh chính xác v i PowerPoint cáchệ ớ b t đ u ho c ng ng âm thanh nh thắ ầ ặ ừ ư ế nào. a. Chèn âm thanh b ng cách s d ngằ ử ụ tab Insert B n có th chèn âm thanh t máyạ ể ừ tính c a b n ho c chèn âm thanh tủ ạ ặ ừ m t file trên m ng n i b ho c chènộ ạ ộ ộ ặ m t file trong th vi n clip. Nh ngộ ư ệ ữ file này có tên nh MySound.wavư ho c Atmospheric.mid. Nh ng b cặ ữ ướ sau ch cho b n cách chèn âm thanhỉ ạ b ng tab ằ Insert. 1. Click vào tab Insert. 2. Ch n nút mũi tên trên h p ọ ộ Sound. 3. Đ ch n m t file âm thanh t máyể ọ ộ ừ tính c a b n ho c file t m ng n iủ ạ ặ ừ ạ ộ b , ch n ộ ọ Sound from File. Tìm file và nh p đôi chu t đ chèn nó vào slide. ấ ộ ể 4. Đ chèn âm thanh t th vi n clip, ch n ể ừ ư ệ ọ Sound from Clip Organizer và tìm ki m clip trong c aế ử s nhi m v ổ ệ ụ Clip Art. Ch n clip b n mu n chèn vào slide.ọ ạ ố b. Chèn âm thanh b ng cách s d ng Slide Placeholderằ ử ụ B n có th s d ng nh ng bi u t ng nh hình trên đ chèn vào file âm thanh. K t qu cũngạ ể ử ụ ữ ể ượ ư ể ế ả t ng t nh b n s d ng tab ươ ự ư ạ ử ụ Insert, nh ng b n s d ng ư ạ ử ụ content placeholder nh hình trên. ư 1. Click vào bi u t ng ể ượ Insert Media Clip đ tìm file âm thanh trên máy tính ho c trên m ng n iể ặ ạ ộ b . ộ 2. Click vào bi u t ng ể ượ Clip Art đ m c a s nhi m v ể ở ử ổ ệ ụ Clip Art đ file âm thanh chèn vàoể clip. c. B t đ u ch i âm thanhắ ầ ơ Trong quá trình chèn âm thanh, m t c a s nh hi nộ ử ổ ỏ ệ ra v i hai s a l a ch n làớ ự ự ọ b n mu n âm thanh s b tạ ố ẽ ắ đ u m t cách t đ ng hayầ ộ ự ộ b n mu n b t đ u âm thanhạ ố ắ ầ b ng cách click chu t. Ch nằ ộ ọ Automatically n u b nế ạ mu n âm thanh t đ ng ch iố ự ộ ơ khi slide đ c thuy t trình.ượ ế N u trong slide đã có cácế hi u ng khác nh âm thanh,ệ ứ ư đo n video clip, thì âm thanh s b t đ u ch i khi các hi u ng đã có k t thúc. ạ ẽ ắ ầ ơ ệ ứ ế Ch n ọ When Clicked n u b n mu n âm thanh b t đ u ch i khi b n nh n vào bi u t ng trên slide.ế ạ ố ắ ầ ơ ạ ấ ể ượ d. Ch i âm thanh trên Slideơ Âm thanh đã chèn trên slide và m c dù b n ch n cách ch i t đ ng hay ch n cách nh p chu t vàoặ ạ ọ ơ ự ộ ọ ấ ộ bi u t ng âm thanh, thì âm thanhể ượ s ch i t đ u đ n cu i bàiẽ ơ ừ ầ ế ố thuy t trình, tr khi b n click trênế ừ ạ slide đ ng ng âm thanh. B n cóể ừ ạ th ch i âm thanh t đ u đ nể ơ ừ ầ ế cu i b ng cách: ố ằ 1. Ch n bi u t ng âm thanh. ọ ể ượ 2. Trên Ribbon, d i ướ Sound Tools, ch n tab ọ Options. 3. Trong nhóm Sound Options, trong danh sách Play Sound, ch nọ Play across slides. Đây là cách b t đ u âm thanh m t cách t đ ng khi slide b t đ u thuy t trình và nó s không ng ng m c dùắ ầ ộ ự ộ ắ ầ ế ẽ ừ ặ b n có click chu t lên slide. Nó s ng ng khi k t thúc đo n âm thanh ho c bài thuy t trình k tạ ộ ẽ ừ ế ạ ặ ế ế thúc. N u b n mu n nó ng ng nh th nào thì s d ng trình nhi m v ế ạ ố ừ ư ế ử ụ ệ ụ Custom Animation. e. Thi t l p th i gian cho âm thanh ng ngế ậ ờ ừ B n có th ch n cách ng ng âm thanh trong bài thuy t trình b ng c a s nhi m v ạ ể ọ ừ ế ằ ử ổ ệ ụ Custom Animation. V i m t file phim nh b n cũng s d ng c a s nhi m v này. Đ làm cho âm thanh ch i, nh ngớ ộ ả ạ ử ụ ử ổ ệ ụ ể ơ ư ng ng trong m t s slide, đ u tiên m c a s nhi m v ừ ộ ố ầ ở ử ổ ệ ụ Custom Animation trong tab Animation và sau đó làm nh sau: ư 1. Âm thanh trong bài thuy t trình có hi u ng b i tên c a nó trong c a s nhi m v , ví d trongế ệ ứ ở ủ ử ổ ệ ụ ụ hình trên tên c a nó là ủ LongerFlute.wav. khi hi u ng đ c ch n trên slide, thì nó cũng đ c ch nệ ứ ượ ọ ượ ọ trên c a s nhi m v . ử ổ ệ ụ 2. Click vào mũi tên trong h p hi u ng âm thanh đ th hi n nó trên menu. ộ ệ ứ ể ể ệ 3. Trên menu, ch n ọ Effect Options. 4. Trong h p tho i ộ ạ Play Sound, b n có m t vài l a ch n cách ng ng âm thanh nh th nào. Đ xácạ ộ ự ọ ừ ư ế ể đ nh ng ng âm thanh sau m t s slide thì ch n mũi tên trong h p ị ừ ộ ố ọ ộ After. Trong hình trên, thì âm thanh s ch i ch trong 3 slide.ẽ ơ ỉ f. Thay đ i cách âm thanh b t đ uổ ắ ầ B n cũng s d ng Custom Animation đạ ử ụ ể thi t l p ch đ âm thanh b t đ u nhế ậ ế ộ ắ ầ ư th nào trong bài thuy t trình. Ch ng h nế ế ẳ ạ b n đã ch n âm thanh b t đ u t đ ng,ạ ọ ắ ầ ự ộ nh ng sau đó l i quy t đ nh nó nên b tư ạ ế ị ắ đ u b ng cách click chu t. Cách làm nhầ ằ ộ ư sau: 1. N u âm thanh b t đ u t đ ng thì b nế ắ ầ ự ộ ạ s th y gi ng nh hình trên, trong h pẽ ấ ố ư ộ Start hi n ra m t chi c đ ng h v i dòngệ ộ ế ồ ồ ớ ch ữ After Previous. 2. Ch n mũi tên trong h p ọ ộ Start và ch n ọ Start On Click. 3. Hi u ng đã đ c thay đ i b ng bi u t ng con chu t trong h p ệ ứ ượ ổ ằ ể ượ ộ ộ Start, b n có th click chu tạ ể ộ đ b t đ u âm thanh.ể ắ ầ g. Cài đ t ph ng th c kích ho t (trigger) âm thanh trên slideặ ươ ứ ạ B n đã bi t m t s cách b t đ u âm thanh trong slide và đây là m t cách thay đ i vui vui là thayạ ế ộ ố ắ ầ ộ ổ đ i bi u t ng âm thanhổ ể ượ (trigger). 1. Bi u t ng âmể ượ thanh đ c chèn vào slide. ượ 2. Trong c a s tác v ử ổ ụ Custom Animation, ch n nút mũi tênọ trong Sound Effect và sau đó ch n ọ Timing trên trình đ n. ơ 3. Trong h p tho i ộ ạ Play Sound, d i ướ Triggers, ch n ọ Start effect on click of. 4. Ch n mũi tên và ch n bi uọ ọ ể t ng âm thanh khác thay thượ ế cho cái loa. Ví d b n ch nụ ạ ọ Right Arrow 6. h. File âm thanh c a b n liên k t hay đ c nhúngủ ạ ế ượ 1. Nh ng file này s k t n i đ n bài thuy t trình b i vì nó không ph i là file .wav ho c có dungữ ẽ ế ố ế ế ở ả ặ l ng l n h n 100KB. ượ ớ ơ 2. Nh ng file này đ c nhúng trong bài thuy t trình b i vì chúng là file .wav và có dung l ng d iữ ượ ế ở ượ ướ 100KB. Đ đ m b o âm thanh s đ c ch i trong bài thuy t trình c a b n thì hãy quan tâm đ n chi ti t vể ả ả ẽ ượ ơ ế ủ ạ ế ế ề dung l ng c a file âm thanh. M c dù file âm thanh đ c k t n i đ n bài thuy t trình b ng cáchượ ủ ặ ượ ế ố ế ế ằ k t n i hay đ c nhúng. Nh ng đi u quan tr ng h n là hãy quan tâm PowerPoint có th tìm th yế ố ượ ư ề ọ ơ ể ấ file âm thanh mà bài thuy t trình có liên k t đ n.ế ế ế Nh ng file liên k tữ ế M t file liên k t th c s không ph i là n i dung c a bài thuy t trình, thay vàoộ ế ự ự ả ộ ủ ế đó PowerPoint t o ra m t đ ng liên k t đ n file này b ng cách chèn nó vào trong bài thuy t trình. ạ ộ ườ ế ế ằ ế Ví d file này có th trên máy tính ho c trên m ng n i b mà máy tính c a b n có th liên k tụ ể ở ặ ạ ộ ộ ủ ạ ể ế đ c. Chính vì v y, khi b n chèn nó thì th c s b n đã t o đ c đ ng liên k t đ n nó.ượ ậ ạ ự ự ạ ạ ượ ườ ế ế PowerPoint d a trên đ ng liên k t này đ ch i âm thanh. Khi b n di đ i ho c xóa b file âmự ườ ế ể ơ ạ ờ ặ ỏ thanh này, thì đ ng liên k t không còn hi n h u, vì v y bài thuy t trình s không có âm thanh, vìườ ế ệ ữ ậ ế ẽ PowerPoint không tìm th y file âm thanh này.ấ Nh ng file nhúngữ M t file nhúng là m t ph n c a bài thuy t trình. N u b n mu n sao chép bàiộ ộ ầ ủ ế ế ạ ố thuy t trình đ n m t v trí khác trên máy tính thì file âm thanh v n ch i đ c trên bài thuy t trình.ế ế ộ ị ẫ ơ ượ ế i. Làm th nào đ th c hi n các file liên k tế ể ự ệ ế D i đây là hai bài th c hành đ liên k t file âm thanh đ n bài thuy t trình:ướ ự ể ế ế ế Bài th c hành th 1ự ứ : Khi b n t o ra m t bài thuy t trình và tr c khi chèn file âm thanh, nên copyạ ạ ộ ế ướ file âm thanh vào cùng m t folder. Sau đó chèn nó vào bài thuy t trình, PowerPoint s t o ra đ ngộ ế ẽ ạ ườ liên k t v i file âm thanh trong folder có ch a c file thuy t trình và file âm thanh. Khi b n diế ớ ứ ả ế ạ chuy n ho c sao chép folder đó đ n m t máy tính khác, thì âm thanh v n đ c ch i trong bàiể ặ ế ộ ẫ ượ ơ thuy t trình. ế Bài th c hành th 2ự ứ : Khi bài thuy t trình đã đ c làm xong và b n mu n sao chép nó thì nên sế ượ ạ ố ử d ng Package for CD. ụ Ch c năng này sao chép t t c các file đ n m t v trí trên CD ho c m t folder nào đó và nó t đ ngứ ấ ả ế ộ ị ặ ộ ự ộ c p nh t nh ng đ ng liên k t cho file âm thanh, hình nh. ậ ậ ữ ườ ế ả Đ đ m b o âm thanh s đ c ch i trong bài thuy t trình c a b n thì hãy quan tâm đ n chi ti t vể ả ả ẽ ượ ơ ế ủ ạ ế ế ề dung l ng c a file âm thanh. M c dù file âm thanh đ c k t n i đ n bài thuy t trình b ng cáchượ ủ ặ ượ ế ố ế ế ằ k t n i hay đ c nhúng. Nh ng đi u quan tr ng h n là hãy quan tâm PowerPoint có th tìm th yế ố ượ ư ề ọ ơ ể ấ file âm thanh mà bài thuy t trình có liên k t đ n.ế ế ế Nh ng file liên k tữ ế M t file liên k t th c s không ph i là n i dung c a bài thuy t trình, thay vàoộ ế ự ự ả ộ ủ ế đó PowerPoint t o ra m t đ ng liên k t đ n file này b ng cách chèn nó vào trong bài thuy t trình. ạ ộ ườ ế ế ằ ế Ví d file này có th trên máy tính ho c trên m ng n i b mà máy tính c a b n có th liên k tụ ể ở ặ ạ ộ ộ ủ ạ ể ế đ c. Chính vì v y, khi b n chèn nó thì th c s b n đã t o đ c đ ng liên k t đ n nó. ượ ậ ạ ự ự ạ ạ ượ ườ ế ế PowerPoint d a trên đ ng liên k t này đ ch i âm thanh. Khi b n di đ i ho c xóa b file âmự ườ ế ể ơ ạ ờ ặ ỏ thanh này, thì đ ng liên k t không còn hi n h u, vì v y bài thuy t trình s không có âm thanh, vìườ ế ệ ữ ậ ế ẽ PowerPoint không tìm th y file âm thanh này.ấ Nh ng file nhúngữ M t file nhúng là m t ph n c a bài thuy t trình. N u b n mu n sao chép bàiộ ộ ầ ủ ế ế ạ ố thuy t trình đ n m t v trí khác trên máy tính thì file âm thanh v n ch i đ c trên bài thuy t trình.ế ế ộ ị ẫ ơ ượ ế 2. Ch i âm thanh t đĩa CD ơ ừ Ch i âm thanh t đĩa CDơ ừ cho bài thuy t trình cho b nế ạ m t s l a ch n âm thanhộ ự ự ọ n n khác đa d ng h n. B nề ạ ơ ạ có th ch n đ ng d n để ọ ườ ẫ ể ch i âm thanh trong su tơ ố bài bài thuy t trình ho cế ặ thi t l p ch đ b t đ u vàế ậ ế ộ ắ ầ k t thúc cho file âm thanh.ế V i cách này thì không nhớ ả h ng đ n dung l ng c aưở ế ượ ủ bài thuy t trình, nh ng m tế ư ộ đi u đáng l u ý là b n ph iề ư ạ ả luôn mang theo đĩa CD khi b n thuy t trình. ạ ế Thi t l p đ ng d n cho CDế ậ ườ ẫ Đ thi t l p đ ng d n đ n CD: ể ế ậ ườ ẫ ế 1. Trên tab Insert, trong nhóm Media Clips, ch n mũi tên trongọ h p ộ Sound và ch n ọ Play CD Audio Track. 2. K bên h p ế ộ Start at track, ch nọ track (bài hát hay âm thanh theo th t ). ứ ự 3. Trong h p ộ time, xác đ nh th iị ờ gian CD b t đ u ch i. ắ ầ ơ N u th iế ờ gian là 00:00 có nghĩa là âm thanh s đ c ch i khi bài thuy t trìnhẽ ượ ơ ế b t đ u. ắ ầ 4. K bên h p ế ộ End at track, ch n track b n mu n k t thúc. B n cũng có th k t thúc v i track b tọ ạ ố ế ạ ể ế ớ ắ đ u. ầ 5. Trong h p ộ time, xác đ nh th i gian track ng ng. Đ ch i t t c các track, ch n ch i h t th iị ờ ừ ể ơ ấ ả ọ ơ ế ờ gian. L u ý khi bài thuy t trình k t thúc tr c, thì âm thanh cũng ng ng theo. ư ế ế ướ ừ Thay đ i đ nh d ng bài thuy t trình ổ ị ạ ế 1. Cá nhân hóa đ nh d ng bài thuy t trình ị ạ ế a. Ch n theme đ ph c v cho đ nh d ng thuy t trình c a b nọ ể ụ ụ ị ạ ế ủ ạ Gi s r ng b n làm vi c cho Công ty du l ch Margie và công ty đang có chi n d ch m r ng tourả ử ằ ạ ệ ị ế ị ở ộ đ n các n c nhi t đ i và và b n mu n làm m t bài thuy t trình n i b t b ng cách t o ra slide cóế ướ ệ ớ ạ ố ộ ế ổ ậ ằ ạ m t phong cách đ c bi t. Cách nhanh nh t đ làm đ c đi u này là b n có th s d ng ch c năngộ ặ ệ ấ ể ượ ề ạ ể ử ụ ứ theme. Theme có th d dàng t o ra bài thuy t trình chuyên nghi p nh ng t n ít th i gian cho t ng ph nể ễ ạ ế ệ ư ố ờ ừ ầ trong slide nh n n, n i dung text, b ng bi u và hình d ng. Ch v i m t vài cái click chu t đ nư ề ộ ả ể ạ ỉ ớ ộ ộ ơ gi n, b n có th thay đ i bài thuy t trình m t cách nhanh chóng. Trong ba slide hình trên choả ạ ể ổ ế ộ ở th y màu s c đ c thay đ i r t d nh n th y đ c. Nh ng n u b n nhìn k phía bên trái slide, thìấ ắ ượ ổ ấ ễ ậ ấ ượ ư ế ạ ỹ tiêu đ placeholder xu t hi n phía d i slide, m c dù ba slide đ u s d ng cùng m t layout ề ấ ệ ở ướ ặ ề ử ụ ộ Title and Content. N u b n đã t ng s d ng PowerPoint 2003 ho c phiên b n tr c đây, có th b n đã quen s d ngế ạ ừ ử ụ ặ ả ướ ể ạ ử ụ v i thi t k template. Nh ng v i PowerPoint 2007, thi t k template đã đ c thay th b ng ch cớ ế ế ư ớ ế ế ượ ế ằ ứ năng theme linh ho t h n.ạ ơ b. Các thành ph n c a m t themeầ ủ ộ Theme th t s quan tr ng đ t o ra s khác bi t trong cu c c nh tranh, chính vì v y b n khôngậ ự ọ ể ạ ự ệ ộ ạ ậ ạ mu n bài thuy t trình cho tour du l ch đ n các n c nhi t đ i gi ng nh b t c m t bài thuy tố ế ị ế ướ ệ ớ ố ư ấ ứ ộ ế trình c a các công ty khác. ủ Thay đ i và tùy bi n theme có th làm cho bài thuy t trình c a b n d nh và n t ng h n. ổ ế ể ế ủ ạ ễ ớ ấ ượ ơ Theme là s k t h p bao g m màu s c, font ch , hi u ng, hình n n đ c ng d ng cho m t hayự ế ợ ồ ắ ữ ệ ứ ề ượ ứ ụ ộ nhi u slide ho c toàn b bài thuy t trình. ề ặ ộ ế Theme n m trong th vi n ằ ở ư ệ Themes trên tab Design. Khi ch con tr m t lúc vào m t m u theme trong th vi n, b n có th xem qua theme mà b nỉ ỏ ộ ộ ẫ ư ệ ạ ể ạ mu n s d ng cho bài thuy t trình, ch c năng này đ c g i là ố ử ụ ế ứ ượ ọ Live Preview (xem th tr c ti p).ử ự ế c. Thay đ i ho c tùy bi n themeổ ặ ế d. Ch n ọ Colors, Fonts, ho c ặ Effects đ thay đ i ho c tùy bi n các y u t c a theme. ể ổ ặ ế ế ố ủ M t cách khác đ làm cho bài thuy t trình c a b n n t ng h n các bài thuy t trình c a công tyộ ể ế ủ ạ ấ ượ ơ ế ủ du l ch khác là thay đ i ho c tùy bi n theme b ng cách s d ng ch c năng tùy bi n trên tab ị ổ ặ ế ằ ử ụ ứ ế Design. B n cũng có th thay đ i theme b ng cách s d ng s k t h p g n li n c a màu s c, font ch vàạ ể ổ ằ ử ụ ự ế ợ ắ ề ủ ắ ữ hi u ng ho c tùy bi n theme b ng cách t o ra m t s k t h p m i đ sau này b n có th sệ ứ ặ ế ằ ạ ộ ự ế ợ ớ ể ạ ể ử d ng theme riêng c a mình.ụ ủ d. Tùy bi n màu s c themeế ắ 1. Slide s d ng themeử ụ Flow. 2. Cùng m t slide nh ngộ ư đ c tùy bi n màu s c. ượ ế ắ Ch n nút ọ Colors, th vi nư ệ Theme Colors xu t hi n v iấ ệ ớ tùy ch nh màu s c t cácỉ ắ ừ theme. Đ t o ra m t màuể ạ ộ s c riêng, ch n ắ ọ Create New Theme Colors ph n d iở ầ ướ c a th vi n ủ ư ệ Theme Colors. e. Thay đ i màu n n c a slideổ ề ủ 1. Theme v i tên g i Flow v iớ ọ ớ màu n n m c đ nh. ề ặ ị 2. Ki u màu n n có màu s cể ề ắ đ ng nh t. ồ ấ 3. Hình n n c a b m t g . ề ủ ề ặ ỗ Sau khi tùy bi n màu s c, thìế ắ cũng nên thêm màu n n choề slide. Th c ra, t t c slide đ uự ấ ả ề có màu n n, còn slide m c đ nhề ặ ị có màu n n là màu tr ng. Đề ắ ể thay đ i màu n n, ch n nútổ ề ọ Background Styles trên tab Design. Ki u n n đ c xác đ nh b i theme, khi theme thay đ i, thì m u màu n n trong th vi nể ề ượ ị ở ổ ẫ ề ư ệ cũng thay đ i.ổ f. S d ng m t hình nh làm hình n n cho slideử ụ ộ ả ề B n cũng có th ch n m t hình nh nào đó đ làm hình n n cho bài thuy t trình c a b n thay vìạ ể ọ ộ ả ể ề ế ủ ạ ch s d ng màu n n.ỉ ử ụ ề 1. Có m t s tab và c a s nhi m v cho h p tho i ộ ố ử ổ ệ ụ ộ ạ Format Background, chuy n qua c a sể ử ổ nhi m v đ thay đ i l a ch n. ệ ụ ể ổ ự ọ 2. Đ s d ng m t hình nh là hình n n thì ch n ch c năng này. ể ử ụ ộ ả ề ọ ứ 3. Đ chèn m t hình nh t m t file, ch n ể ộ ả ừ ộ ọ File và sau đó đ t hình nh và xác đ nh v trí hình nhặ ả ị ị ả b n mu n thêm vào. Đ dán m t hình nh t ạ ố ể ộ ả ừ Clipboard ho c ch ng trình nào khác, thì sao chépặ ươ m t hình nh, sau đó ch n Clipboard. Đ s d ng clip art, thì ch n ộ ả ọ ể ử ụ ọ Clip Art và sau đó nh p n iậ ộ dung mô t clip trên h p ả ộ Search text. g. Làm m nh n n c a slideờ ả ề ủ 1. Slide v i hình n n g c. ớ ề ố 2. Slide sau khi s d ngử ụ ch c năng Washout (làmứ m ). ờ Đ thay đ i s r c rể ổ ự ự ỡ hay s t ng ph n c a m tự ươ ả ủ ộ t m hình, b n s d ng tùyấ ạ ử ụ ch n trong c a s Pictureọ ử ổ trên h p tho i Formatộ ạ Background. Click vào Recolor đ m th vi n, n iể ở ư ệ ơ mà b n có th áp d ng m tạ ể ụ ộ hi u ng stylized nh làmệ ứ ư m m t t m hình và sau đó under Color Modes, click Washout.ờ ộ ấ h. L u tr file v i m t theme m iư ữ ớ ộ ớ 1. Ch n mút More đ m thọ ể ở ư vi n Theme. ệ 2. M h p tho i Save Currentở ộ ạ Theme, n i b n có th l u trơ ạ ể ư ữ theme c a b n. ủ ạ 3. Nh ng Theme b n đã tùyữ ạ bi n và l u tr xu t hi n t iế ư ữ ấ ệ ạ n i này.ơ 2. Khám phá s c m nh c a Custom layoutứ ạ ủ a. S c m nh c a layoutứ ạ ủ Nh ng layout có s n trong th vi n trông có v t t, nh ng chúng không h n là nh ng layout b nữ ẵ ư ệ ẻ ố ư ẳ ữ ạ mu n s d ng. Chính vì b n mu n có m t bài thuy t trình n t ng tr c s p c a b n hay kháchố ử ụ ạ ố ộ ế ấ ượ ướ ế ủ ạ hàng. B n có th thêm hình nh, logo c a công ty b n đ t o ra s khác bi t v i nh ng bài thuy tạ ể ả ủ ạ ể ạ ự ệ ớ ữ ế trình khác. Chính vì v y, b n hãy t n d ng s c m nh c a layout đ t o nét riêng c a mình.ậ ạ ậ ụ ứ ạ ủ ể ạ ủ b. Layouts và Placeholders 1. Title placeholder (vùng ch aứ tiêu đ ) và Subtitle placeholdersề (vùng ch a tiêu đ ph ) ứ ề ụ 2. N i dung text placeholder v iộ ớ placeholder đ c ch n ượ ọ 3. N i dung placeholder đ c sộ ượ ử d ng cho n i dung text và n iụ ộ ộ dung slide nh clip art, SmartArtư graphics, tables, shapes, pictures và đ th . ồ ị 4. Header and footer (Ngày, chân trang, s th t slideố ứ ự ) placeholders c. Xem l i Sile Masterạ Cùng m t side nh ng ch độ ư ở ế ộ Normal view và Slide Master view. Đ m Slide Master view, trên tabể ở View, trong nhóm Presentation Views, ch n ọ Slide Master. d. T o ra m t custom layoutạ ộ Đ thêm m t custom layout: ể ộ 1. Ch n ọ Insert Layout. 2. Chèn m i m t custom layoutớ ộ có b n placeholder bao g m m tố ồ ộ placeholder cho Title và ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang và S th t slideố ứ ự . B n cũng có th xóa nh ngạ ể ữ placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab Slide Master. 3. Đ d dàng s d ng l i custom layout sau này, ch n nút ể ễ ử ụ ạ ọ Rename, nh p m t cái tên đ b n dậ ộ ể ạ ễ dàng nh trong h p ớ ộ Layout name trong h p tho i ộ ạ Rename Layout và sau đó ch n ọ Rename. e. S d ng custom layout c a b nử ụ ủ ạ 1. Trong slide th hai trong bài thuy t trình tr c khi thêm layout. ứ ế ướ 2. Custom layout đ c chèn sau slide th hai. ượ ứ Đ chèn m t custom layout trên tab ể ộ Slide Master, trong nhóm Close, ch n ọ Close Master View. Cách d nh t đ thêm custom layout vào bài thuy t trình c a b n là trên tab ễ ấ ể ế ủ ạ Home, trong nhóm Slides, ch n ọ New Slide và sau đó ch n ọ Tropical vacation layout. f. L u tr m t templateư ữ ộ Đ l u tr bài thuy t trình nh m tể ư ữ ế ư ộ file template, ta làm nh sau: ư 1. Ch n nút ọ Microsoft Office , ch vào ỉ Save As và sau đó ch nọ Other Formats. 2. Trong h p ộ File name, nh p tênậ file. 3. Trong danh sách Save as type, ch n ọ PowerPoint Template (*.potx) và sau đó ch n ọ Save. Template xu t hi n t i ấ ệ ạ My Templates trong th vi n ư ệ New Presentation khi đ c l u tr vào m t v trí m c đ nh.ượ ư ữ ộ ị ặ ị 2. Khám phá s c m nh c a Custom layout ứ ạ ủ a. S c m nh c a layoutứ ạ ủ Nh ng layout có s n trong th vi n trông có v t t, nh ng chúng không h n là nh ng layout b nữ ẵ ư ệ ẻ ố ư ẳ ữ ạ mu n s d ng. Chính vì b n mu n có m t bài thuy t trình n t ng tr c s p c a b n hay kháchố ử ụ ạ ố ộ ế ấ ượ ướ ế ủ ạ hàng. B n có th thêm hình nh, logo c a công ty b n đ t o ra s khác bi t v i nh ng bài thuy tạ ể ả ủ ạ ể ạ ự ệ ớ ữ ế trình khác. Chính vì v y, b n hãy t n d ng s c m nh c a layout đ t o nét riêng c a mình.ậ ạ ậ ụ ứ ạ ủ ể ạ ủ b. Layouts và Placeholders 1. Title placeholder (vùng ch aứ tiêu đ ) và Subtitleề placeholders (vùng ch a tiêuứ đ ph ) ề ụ 2. N i dung text placeholderộ v i placeholder đ c ch n ớ ượ ọ 3. N i dung placeholder đ cộ ượ s d ng cho n i dung text vàử ụ ộ n i dung slide nh clip art,ộ ư SmartArt graphics, tables, shapes, pictures và đ th . ồ ị 4. Header and footer (Ngày, chân trang, s th t slideố ứ ự ) placeholders c. Xem l i Sile Masterạ Cùng m t side nh ng ch độ ư ở ế ộ Normal view và Slide Master view. Đ m Slide Master view, trên tabể ở View, trong nhóm Presentation Views, ch n ọ Slide Master. e. T o ra m t custom layoutạ ộ Đ thêm m t custom layout: ể ộ 1. Ch n ọ Insert Layout. 2. Chèn m i m t custom layout có b n placeholder bao g m m t placeholder cho ớ ộ ố ồ ộ Title và ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang và S th t slideố ứ ự . B n cũng có th xóa nh ngạ ể ữ placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab Slide Master. 3. Đ d dàng s d ng l i custom layout sau này, ch n nút ể ễ ử ụ ạ ọ Rename, nh p m t cái tên đ b n dậ ộ ể ạ ễ dàng nh trong h p ớ ộ Layout name trong h p tho i ộ ạ Rename Layout và sau đó ch n ọ Rename. e. S d ng custom layout c a b nử ụ ủ ạ 1. Trong slide th hai trong bài thuy t trình tr c khi thêm layout. ứ ế ướ 2. Custom layout đ c chèn sau slide th hai. ượ ứ Đ chèn m t custom layout trên tab ể ộ Slide Master, trong nhóm Close, ch n ọ Close Master View. Cách d nh t đ thêm custom layout vào bài thuy t trình c a b n là trên tab ễ ấ ể ế ủ ạ Home, trong nhóm Slides, ch n ọ New Slide và sau đó ch n ọ Tropical vacation layout. f. L u tr m t templateư ữ ộ Đ l u tr bài thuy t trình nhể ư ữ ế ư m t file template, ta làm nh sau: ộ ư 1. Ch n nút ọ Microsoft Office , ch vào ỉ Save As và sau đó ch nọ Other Formats. 2. Trong h p ộ File name, nh p tênậ file. 3. Trong danh sách Save as type, ch n ọ PowerPoint Template (*.potx) và sau đó ch n ọ Save. Template xu t hi n t i ấ ệ ạ My Templates trong th vi n ư ệ New Presentation khi đ c l u tr vào m tượ ư ữ ộ v trí m c đ nh.ị ặ ị Chu n b thuy t trìnhẩ ị ế B o v , in n và chu n b s n sàng cho bài thuy t trình ả ệ ấ ẩ ị ẵ ế a. Ki m ch ng, in n và chu n b thuy t trìnhể ứ ấ ẩ ị ế B n đã bi t cách t o ra các slide cho bài thuy t trình và b n ph i chu n b cho bài thuy t trìnhạ ế ạ ế ạ ả ẩ ị ế tr c công ty. Hãy b t đ u xem l i bài thuy t trình trên máy tính c a b n, ki m tra chính t , ki mướ ắ ầ ạ ế ủ ạ ể ả ể tra ghi chú. S d ng ch đ xem tr c khi in đ xem b n in nh th nào và ch n ch đ in n choử ụ ế ộ ướ ể ả ư ế ọ ế ộ ấ phù h p. ợ Khi m i th đã chu n b , chuy n bài thuy t trình c a b n qua CD hay trên m t máyọ ứ ẩ ị ể ế ủ ạ ộ tính nào đó đ b n có th truy c p cho bu i thuy t trình. ể ạ ể ậ ổ ế Ch c năng ứ packaging s giúp b n làmẽ ạ đi u này.ề b. Duy t l i trên máy tínhệ ạ Khi đã có m t bài thuy t trình b nộ ế ạ có th xem l i nó b t kỳ th i đi mể ạ ấ ờ ể nào b ng ch c năng Slide Showằ ứ view. 1. Đ m ch c năng Slide Showể ở ứ view, ch n tab ọ Slide Show và ch nọ l nh trong nhóm ệ Start Slide Show đ b t đ u slide đ u tiên hay slideể ắ ầ ầ hi n t i. ệ ạ 2. Ch c năng Slide Show view sứ ẽ ph toàn b màn hình máy tính. ủ ộ 3. Mu n chuy n t slide này đ nố ể ừ ế slide khác là s d ng thanh côngử ụ c Slide Show bên trái phía d i màn hình. Mũi tên ch d n xu t hi n khi b n rê con tr đ n khuụ ở ướ ỉ ẫ ấ ệ ạ ỏ ế v c này. M t cách khác đ chuy n t slide này đ n slide khác là b ng cách click con chu t. ự ộ ể ể ừ ế ằ ộ 4. Đ thoát kh i ch đ Slide Show b t th i đi m nào thì b n nh n phím ESC trên bàn phím, nóể ỏ ế ộ ở ấ ờ ể ạ ấ s tr v ch đ Normal. ch đ này b n có th đi u ch nh nh ng thay đ i c n thi t. ẽ ở ề ế ộ Ở ế ộ ạ ể ề ỉ ữ ổ ầ ế Cách khác đ chuy n sang ch đ thuy t trình Slide Show là nh n phím F5 đ b t đ u t slide đ u tiênể ể ế ộ ế ấ ể ắ ầ ừ ầ ho c nh n t h p phím Shift + F5 đ b t đ u thuy t trình t slide hi n t i, ho c b n có th clickặ ấ ổ ợ ể ắ ầ ế ừ ệ ạ ặ ạ ể vào nút Slide Show bên ph i d i màn hình.ở ả ướ c. Ki m tra ng pháp và nh ng bình lu n (comment) trên slide ể ữ ữ ậ B n mu n l i tr b t c l i chính t nào ho c tìm nh ng cái sai ng ng n tr c khi thuy t trình,ạ ố ạ ừ ấ ứ ỗ ả ặ ữ ớ ẩ ướ ế hãy ch n tab ọ Review đ th c hi n ki m tra chính t , nh ng nên nh r ng ch a có công c ki mể ự ệ ể ả ư ớ ằ ư ụ ể tra l i chính t cho ti ng Vi t. Đây cũng là n i xem bình lu n c a ng i khác h xem slide c aỗ ả ế ệ ơ ậ ủ ườ ọ ủ b n. ạ 1. Trên tab Review, trong nhóm Proofing, click Spelling. 2. B n cũng có th mu n ng i khác xem qua bài thuy t trình c a b n và cho bình lu n tr c khiạ ế ố ườ ế ủ ạ ậ ướ b n thuy t trình. ạ ế Tìm l nhệ New Comment, trong nhóm Comments, trên tab Review. M t ng iộ ườ thêm bình lu n ch vi c click vào l nh và nh p bình lu n c a mình cho t ng slide. Khi xem l iậ ỉ ệ ệ ậ ậ ủ ừ ạ nh ng bình lu n này, b n s d ng ữ ậ ạ ử ụ Previous và Next trong nhóm Comments. d. In n tài li u ấ ệ Ch ng trình in c a PowerPoint printout ra th ng đ c g i là ươ ủ ườ ượ ọ handout. Handout có th có m t hay nhi u slide trong m t trang, nhi u nh t là 9 slide. ể ộ ề ộ ề ấ Cách t t nh t là dùng l nh ố ấ ệ Print Preview đ ch n ki u handout tr c khi in n. ể ọ ể ướ ấ B t đ u b ngắ ầ ằ cách click Print Preview trên nút Microsoft Office. 1. Trong Print Preview, ch n mũi tên trong h p ọ ộ Print What. 2. Ch n m t ki u handout trong danh sách. ọ ộ ể 3. Ch con chu t vào ki u handout nào, thì ki u này phóng to cho b n xem đ nh d ng này. ỉ ộ ể ể ạ ị ạ Đ i v iố ớ nh ng đ nh d ng có 3 slide thì có c ph n ghi chú.ữ ị ạ ả ầ e. In n ghi chúấ B n đã in tài li u cho ng iạ ệ ườ tham gia bu i thuy t trình vàổ ế b n mu n in n thêm ghi chúạ ố ấ cho chính mình đ thu n ti nể ậ ệ di n đ t trong khi thuy t trình.ễ ạ ế Cũng b ng cách ch n ằ ọ Print Preview trên nút Microsoft Office. 1. Đ in ghi chú ng i di n thuy t, ch n ể ườ ễ ế ọ Notes Pages trong h p ộ Print What. 2. Ghi chú c a b n đ c hi n th trên màn hình.ủ ạ ượ ể ị f. Thêm n i dung footer trong tài li u handout và tài li u notesộ ệ ệ Print Preview cũng cho phép b n thêm ho c đi u ch nh footer trong tài li u handout ho c tài li uạ ặ ề ỉ ệ ặ ệ note. M c đ nh thì tài li u in n handout và tài li u note đã có s n s trang. N u b n mu n mu nặ ị ệ ấ ệ ẵ ố ế ạ ố ố thay đ i chúng b ng m t đo n text thì làm nh ng b c sau: ổ ằ ộ ạ ữ ướ 1. Ch n ọ Options và sau đó nh n ấ Header and Footer. 2. Ch n ọ Footer và sau đó nh p đo n text b n mu n thêm vào ví d nh "Confidential". N u b nậ ạ ạ ố ụ ư ế ạ mu n thêm ngày gi thì ch n ố ờ ọ Date and time và sau đó đ nh d ng ngày gi trong h p tho i.ị ạ ờ ộ ạ g. Ch n màu s c đ in nọ ắ ể ấ Tùy thu c vào máy in, nên b n có th inộ ạ ể n bài thuy t trình có màu s c ho cấ ế ắ ặ tr ng đen. Sau đây là cách in n: ắ ấ 1. D i Print Preview, ch n Options vàướ ọ ch đ n Color/Grayscale, sau đó ch nỉ ế ọ l a. N u b n trong máy in đen tr ng,ự ế ạ ắ thì m c dù b n đã ch n màu thì k t quặ ạ ọ ế ả ra v n là màu đen tr ng. ẫ ắ 2. M u xem l i c a tài li u in màu. ẫ ạ ủ ệ 3. M u xem l i c a li u in n màuẫ ạ ủ ệ ấ xám, màu n n là màu tr ng. ề ắ 4. M u xem l i c a tài li u in tr ngẫ ạ ủ ệ ắ đen. h. Ch n màu s c đ in nọ ắ ể ấ B n mu n sao chép m t file tr cạ ố ộ ự ti p đ n m t đĩa CD. N u b n saoế ế ộ ế ạ chép tài li u đ n m t folder thìệ ế ộ b n có th burn vào CD, b n cũngạ ể ạ có th copy file đ n m ng n i bể ế ạ ộ ộ đ truy c p t máy tính c a mình.ể ậ ừ ủ Đ đóng gói bài thuy t trình c aể ế ủ b n: ạ 1. Click vào nút Microsoft Office 2. Ch đ n ỉ ế Publish và ch nọ Package for CD. 3. Trong h p tho i m ra, ch nộ ạ ở ọ gói tin sao chép đ n m t file khác hay sao chép đ n CD.ế ộ ế