Hướng dẫn thực hành bài tập chương 1 và 2

Tài liệu hướng dẫn thực hành 1 Hướng dẫn thực hành bài tập chương 1 và 2 Nội dung thực hành: • Tạo database (cơ sở dữ liệu) mới • Tạo tables • Tạo quan hệ giữa các tables • Nhập liệu vào tables Microsoft Access 2003 2 Tạo database mới 1. Khởi động Microsoft Access. Màn hình giao diện của Access xuất hiện. 2. Click Create a new file trong khung Getting Started. Tài liệu hướng dẫn thực hành 3 3. Click Blank Database trong khung New File. 4. Tạo thư mục BaiTap_Access trong D. Ghi chú: Để tạo thư mục mới, chọn ổ đĩa D trong ơ Save in. Click biểu tượng . 5. Double-click thư mục BaiTap_Access. Microsoft Access 2003 4 6. Gõ BanHang.mdb trong ơ File name. Ghi chú: Phần mở rộng của các file Access là .mdb. 7. Click nút . Cửa sổ của csdl BanHang mở ra: Các đối tượng trong database Tables lưu trữ dữ liệu trong csdl. Queries lấy dữ liệu theo yêu cầu. Forms là phần giao diện, dùng để nhập dữ liệu vào tables. Reports in dữ liệu ra giấy. Tài liệu hướng dẫn thực hành 5 1. Click Tables trong danh sách các Objects. 2. Click Queries. 3. Click Forms. Microsoft Access 2003 6 4. Click Reports. 5. Click Tables. 6. Click nút Maximize . Cửa sổ database BanHang mở rộng tồn màn hình: Tài liệu hướng dẫn thực hành 7 Tạo table 1. Double click Create table in Design View. Cửa sổ Table Design View: 2. Gõ vào MaNCC trong cột Field Name. Nhấn Tab. Microsoft Access 2003 8 3. Trong cột Data Type bên cạnh field MaNCC, click mũi tên và chọn Number. 4. Click ơ Field Size trong phần Field Properties. Click mũi tên và chọn Long Integer. Tiếp tục với các fields cịn lại. Tài liệu hướng dẫn thực hành 9 5. Click vào fields MaNCC và click biểu tượng Primary Key trên toolbar. 6. Click nút Save trên toolbar. Gõ NhaCungCap vào ơ Table Name. Click OK. Ghi chú: Nếu chưa tạo khĩa (bước 5) thì Access sẽ thơng báo: Microsoft Access 2003 10 Click No để trở lại cửa sổ Table Design tạo khĩa. Thực hiện các bước trên để tạo table SanPham. Tạo quan hệ 1. Click biểu tượng Relationships trên toolbar. Cửa sổ Relationships và Show Table mở ra. Ghi chú: Nếu khơng thấy cửa sổ Show Table xuất hiện thì click nút Show Table trên thanh cơng cụ. Tài liệu hướng dẫn thực hành 11 2. Double-click table NhaCungCap trong cửa sổ Show Table. 3. Double-click table SanPham. 4. Click nút Close đĩng cửa sổ Show Table. Microsoft Access 2003 12 5. Click field MaNCC trong table NhaCungCap, kéo và đặt trên field MaNCC của table SanPham. 6. Thả chuột. Cửa sổ Edit Relationships xuất hiện. Đánh dấu vào ơ Enforce Referential Integrity và click Create để tạo quan hệ. Quan hệ giữa các fields như sau: 7. Click nút Close để đĩng cửa sổ Relationships. 8. Khi thấy thơng báo nhắc nhở thì chọn Yes. Tài liệu hướng dẫn thực hành 13 Nhập dữ liệu vào table 1. Double-click vào tên table NhaCungCap trong cửa sồ Database. Cửa sổ table NhaCungCap xuất hiện (Datasheet View). 2. Nhập dữ liệu theo từng record. Nhấn Tab hoặc Enter để di chuyển giữa các fields. Nhấn Esc để hủy bỏ record đang nhập. Lưu ý: field MaNCC là khĩa, nên các giá trị trong field này khơng giống nhau. Click Format | Font để thay đổi kiểu chữ. Dữ liệu được lưu lại khi di chuyển sang record khác. 3. Sau khi nhập xong record cuối, click nút Close để đĩng cửa sổ Datasheet. Tiếp tục nhập liệu vào table SanPham. Lưu ý field MaNCC trong table SanPham là các giá trị của field MaNCC trong table NhaCungCap. Tài liệu hướng dẫn thực hành 1 Hướng dẫn thực hành bài tập chương 3 Nội dung thực hành: • Mở database BanHang đã tạo • Tạo query • Thực hiện query • Sắp xếp các records • Thêm field vào query • Thêm điều kiện (dùng AND, OR) • Thực hiện các phép tính trong query • Tính tốn trên một nhĩm records (Sum, Count, Avg, Min, Max) • Tạo Parameter query • Tạo Crosstab query • Tạo Action query Microsoft Access 2003 2 Tạo query 1. Khởi động Microsoft Access. Mở database BanHang. 2. Click Queries trong danh sách các Objects. 3. Double-click Create query in Design view. Cửa sổ Design View xuất hiện. Tài liệu hướng dẫn thực hành 3 4. Click table NhanVien trong cửa sổ Show Table và click nút Add. 5. Click nút Close. Table NhanVien được đưa vào query. Cửa sổ query như sau: Bảng thiết kế query Microsoft Access 2003 4 Thêm fields vào query 1. Kéo rê field MaNV từ table NhanVien vào cột đầu tiên của bảng thiết kế query (query design grid) và thả chuột. Bảng thiết kế query như sau: 2. Tương tự, kéo rê các field HoVN, TenNV, NgaySinh, bảng thiết kế query như sau: Thực hiện query 1. Click nút Run trên Toolbar. Tài liệu hướng dẫn thực hành 5 Cửa sổ query như sau: Query hiển thị MaNV, HoNV, TenVN, NgaySinh trong table NhanVien. Sắp xếp các records 1. Click biểu tượng để trở lại cửa sổ Design View. 2. Click dịng Sort của field TenNV. Click mũi tên và click Ascending. Microsoft Access 2003 6 3. Click nút Run trên Toolbar để thực hiện query. Các records được sắp thứ tự theo field TenNV. 4. Click nút Save trên Toolbar để lưu query. Thêm điều kiện 1. Mở query qryNhanVien trong cửa sổ Design View. 2. Click dịng Criteria của field TenNV. Gõ T* và nhấn Enter Lưu ý: Ký tự * đại diện cho nhiều ký tự. Access tự động thêm từ khĩa Like và dấu nháy đơi bao quanh điều kiện T*, vì field TenNV cĩ kiểu dữ liệu là Text. Nếu field là dữ liệu ngày, Access sẽ bao quanh bằng ký tự #. Tài liệu hướng dẫn thực hành 7 3. Click nút Run trên Toolbar. Kết quả của query như sau: Phép tốn OR trong điều kiện 1. Click biểu tượng để trở lại cửa sổ Design View. 2. Click dịng bên dưới điều kiện Like “T*” của field TenNV. Gõ H* và nhấn Enter. 3. Click nút Run . Kết quả của query như sau: Phép tốn AND trong điều kiện 1. Click biểu tượng để trở lại cửa sổ Design View. 2. Xĩa các điều kiện trong dịng Criteria của field TenNV. 3. Thêm field NamNu vào bảng thiết kế. Microsoft Access 2003 8 4. Click dịng Criteria của field NgaySinh và gõ <1/1/1950 Lưu ý: Access tự thêm ký tự # bao quanh ngày 1/1/1950. 5. Click dịng Criteria của field NamNu và gõ No 6. Click nút Run . Kết quả của query như sau: Khơng cĩ record nào cả! Vì trong table NhanVien khơng cĩ nhân viên Nữ nào sinh trước năm 1950. Thực hiện các phép tính trong query 1. Click biểu tượng để trở lại cửa sổ Design View. 2. Xĩa các điều kiện trong dịng Criteria của field NgaySinh và field NamNu. 3. Click chọn field NamNu (con trỏ chuột cĩ hình mũi tên). Cột cĩ field NamNu được tơ đen. Nhấn Delete để xĩa. Tài liệu hướng dẫn thực hành 9 4. Click vào field NgaySinh, gõ 2008 – Year([NgaySinh]) 5. Click nút Run . Kết quả của query như sau: Lưu ý: Exp1 là tên field vừa tạo bởi cơng thức 2008 – Year([NgaySinh]). 6. Click biểu tượng để trở lại cửa sổ Design View. Xĩa Expr1 và gõ vào Tuoi. 7. Click nút Run . Kết quả của query như sau: Lưu ý: Tuoi là field được tính từ biểu thức Tuoi: 2008 – Year([NgaySinh]), field tuoi khơng cĩ trong table NhanVien. Microsoft Access 2003 10 Tính tốn trên một nhĩm records 1. Click biểu tượng để trở lại cửa sổ Design View. 2. Xĩa 2 fieds HoNV và TenNV. 3. Click nút Total trên toolbar. Xuất hiện dịng Total trong bảng thiết kế query. 4. Click vào dịng Total của field MaNV, chọn Count. 5. Click vào dịng Total của field Tuoi, chọn Where. Gõ điều kiện Between 40 and 50 trong ơ Criteria. Tài liệu hướng dẫn thực hành 11 6. Click nút Run . Kết quả của query như sau: Tạo Parameter query 1. Click Queries trong danh sách các Objects. 2. Double click Create query in Design view để tạo query mới gồm các fields sau: 3. Click dịng Criteria của field MaNV và gõ [Nhap vao ma nhan vien] 4. Click nút Run . Hộp thoại Enter Parameter Value xuất hiện: 5. Gõ 1 và Enter. Kết quả query như sau: 6. Click nút Save. Đặt tên query là Xem thong tin nhan vien. Microsoft Access 2003 12 Tạo Crosstab query 1. Click Queries trong danh sách các Objects. 2. Double click Create query in Design view. 3. Click chọn các tables KhachHang, HoaDon, ChitietHD và SanPham trong cửa sổ Show Table: Click nút Close để đĩng cửa sổ Show Table. 4. Đưa 3 fields TenKH, TenSP, Soluong vào bảng thiết kế query. Tài liệu hướng dẫn thực hành 13 5. Click menu Query và click Crosstab Query. Dịng Total và Crosstab xuất hiện trong bảng thiết kế query. 6. Click dịng Crosstab của field TenKH, chọn Row Heading. 7. Click dịng Crosstab của field TenSP, chọn Column Heading. 8. Click dịng Total của field SoLuong, chọn Sum. Click dịng Crosstab của field SoLuong, chọn Value. Microsoft Access 2003 14 9. Click nút Run . Kết quả query như sau: 10. Click nút Save. Đặt tên query là So luong san pham ban. Tạo Upadate query 1. Double-click table SanPham để xem các records. 2. Lưu ý DonGiaMua của Thịt nạc (60,000) và Tơm sú (120,000): 3. Đĩng table SanPham. 4. Click Queries trong danh sách các Objects. 5. Double-click Create query in Design view. 6. Double-click table SanPham trong cửa sổ Show Table. 7. Click Close đĩng cửa sổ Show Table. 8. Click menu Query, chọn Update Query. Tài liệu hướng dẫn thực hành 15 9. Double-click field DonGiaMua. 10. Click vào cột DonGiaMua, dịng Update To. 11. Gõ [DonGiaMua]*1.1 và nhấn Enter. 12. Double-click field MaSP. 13. Click dịng Criteria của cột MaSP và gõ 9 Click dịng or của cột MaSP và gõ 10 14. Click nút Run . Access hiển thị hộp thoại thơng báo: Click Yes. Lưu ý: Khơng thấy cửa sổ hiển thị các records. Đây là loại Action query, tác động trực tiếp đến records, chứ khơng hiển thị các records như Select query. Microsoft Access 2003 16 15. Click nút Save. Đặt tên query là Cap nhat gia San pham. 16. Click nút Close đĩng cửa sổ query. 17. Kiểm tra kết quả sau khi thực hiện Update query. Mở table SanPham. Giá của thịt và tơm đã thay đổi. Tạo Make Table query 1. Click Queries trong danh sách các Objects. 2. Double-click Create query in Design view. 3. Double-click table HoaDon và ChiTietHD trong cửa sổ Show Table. 4. Click Close đĩng cửa sổ Show Table. 5. Double-click dấu * để chọn tất cả các fields của table HoaDon. Tài liệu hướng dẫn thực hành 17 6. Tiếp tục double-click các fields MaSP, SoLuong, DonGiaBan, GiamGia trong table ChiTietHD. 7. Click vào cột kế tiếp cột GiamGia, gõ Thang: Month([NgayDatHang]). Click dịng Criteria của cột này và gõ 2 8. Click nút Run . Kết quả của query như sau: Lưu ý: Đây là kết quả của Select query. 9. Click menu Query, chọn Make-Table Query. Hộp thoại Make table xuất hiện. Microsoft Access 2003 18 10. Gõ vào tên table sẽ tạo là HoaDonT2 và click OK. 11. Click nút Run . Access hiển thị hộp thoại thơng báo: Click Yes. 12. Click nút Save để lưu query. Đặt tên query là Tao table luu hoa don thang 2. 13. Click nút Close đĩng cửa sổ query. 14. Kiểm tra kết quả thực hiện query. Click Tables trong danh sách các Objects và cĩ table HoaDonT2 trong danh sách các tables. Tài liệu hướng dẫn thực hành 19 15. Double-click table HoaDonT2 để xem các records. Click nút Close đĩng cửa số table. Tạo Delete query 1. Double-click table ChiTietHD. Trong cửa sổ table hiển thị 16 records. 2. Click nút Close đĩng cửa sổ table. 3. Click Queries trong danh sách các Objects. 4. Double-click Create query in Design view. 5. Double-click table ChiTietHD và HoaDon trong cửa sổ Show Table. 6. Click Close đĩng cửa sổ Show Table. Microsoft Access 2003 20 7. Click menu Query, chọn Delete Query. 8. Double-click dấu * trong table ChiTietHD. 9. Gõ Thang: Month([NgayDatHang]) ở cột kế bên và gõ 2 ở dịng Criteria. 10. Click nút Run . Access hiển thị hộp thoại thơng báo: Click Yes. Tài liệu hướng dẫn thực hành 21 11. Click nút Save. Gõ tên query là Xoa chi tiet hoa don thang 2. Click OK. 12. Click nút Close đĩng cửa sổ query. 13. Mớ table ChiTietHD, số records chỉ cịn 11. Click nút Close để đĩng cửa sổ table. Thực hiện các bước tương tự để xĩa các records tháng 2 của table HoaDon. Tạo Append query 1. Double-click table HoaDon. Trong cửa sổ table hiển thị 4 records. 2. Click nút Close đĩng cửa sổ table. 3. Click Queries trong danh sách các Objects. 4. Double-click Create query in Design view. Microsoft Access 2003 22 5. Double-click table HoaDonT2 trong cửa sổ Show Table. 6. Click Close đĩng cửa sổ Show Table. 7. Click menu Query, chọn Append Query. Hộp thoại Append xuất hiện. 8. Click mũi tên trong ơ Table Name và chọn table HoaDon. Click OK. 9. Double-click các fields MaHD, MaKH, MaNV, NgayDatHang, NgayGiaoHang. Tài liệu hướng dẫn thực hành 23 10. Click nút Total trên Toolbar để nhĩm các records. Lưu ý: Các records trong table HoaDonT2 bao gồm luơn chi tiết các hĩa đơn. Nhưng ta chỉ chọn các records gồm các fields “tương ứng với table HoaDon. Vì vậy cần phải “group” các records để tránh trường hợp dữ liệu bị trùng lắp. 11. Click nút Run . Access hiển thị hộp thoại thơng báo: Click Yes. 12. Click nút Save. Gõ tên query là Noi cac hoa don thang 2. Click OK. 13. Click nút Close đĩng cửa sổ query. 14. Mớ table HoaDon, cĩ 2 records được thêm vào. Click nút Close đĩng cửa sổ table. Thực hiện tương tự với table ChiTietHD. Tài liệu hướng dẫn thực hành 1 Hướng dẫn thực hành bài tập chương 4 Nội dung thực hành: • Tạo forms dùng wizard • Dùng form nhập dữ liệu • ðiều chỉnh kích thước các Text Box, Label • Thay đổi thuộc tính Label • Di chuyển các Text Box, Label • Canh biên các Text Box, Label • Thêm Label vào Form Header • Thêm Command Button vào Form Footer • Thêm Combo Box Microsoft Access 2003 2 Tạo form 1. Khởi động Microsoft Access. 2. Mở database BanHang. 3. Click Forms trong danh sách các Objects. 4. Double-click Create form by using wizard. Tài liệu hướng dẫn thực hành 3 5. Cửa sổ Form Wizard xuất hiện. Click chọn table NhanVien. 6. Click nút . Microsoft Access 2003 4 Tất cả các fields của table NhanVien sẽ được đưa vào form. 7. Click nút . 8. Chọn Columnar trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . Tài liệu hướng dẫn thực hành 5 9. Chọn Standard trong cửa sổ kế kiếp. Click nút . 10. Khi cửa sổ cuối cùng xuất hiện, gõ Ly Lich Nhan Vien trong ơ trắng. Microsoft Access 2003 6 11. Click nút . Form được tạo cĩ dạng như sau: Thêm một record mới 1. Click nút trong cửa sổ form Ly Lich Nhan Vien. Một record trống xuất hiện. 2. Gõ thêm 1 nhân viên mới (MaNV = 10) với các thơng tin như sau: Lưu ý: Nhấn phím Tab để di chuyển để di chuyển giữa các field. 3. ðĩng form và trở lại cửa sổ database. Tài liệu hướng dẫn thực hành 7 Hiệu chỉnh form 1. Click Forms trong danh sách các Objects. 2. Double-click Ly Lich Nhan Vien. 3. Khi form Ly Lich Nhan Vien mở, click biểu tượng trên Toolbar. Lưu ý: biểu tượng chuyển cửa sổ từ dạng Form View sang Design View. Khi hiệu chỉnh nên phĩng to cửa sổ Form (click nút ). Microsoft Access 2003 8 Form được hiển thị trong cửa sổ Design View như sau: ðiều chỉnh kích thước field 1. Click ơ HoNV. 2. Nhấn phím Shift đồng thời click ơ TenNV. Cả 2 ơ đều được chọn. Tài liệu hướng dẫn thực hành 9 3. Click menu Format, click Size và To Widest. Form cĩ dạng như sau: 4. Click ơ NgaySinh. ðặt con trỏ chuột cĩ hình ↔ và kéo rê sang trái để thu nhỏ field NgaySinh. Microsoft Access 2003 10 Thay đổi thuộc tính Caption 1. Double-click label Nam/Nữ. Cửa sổ Properties xuất hiện. Lưu ý: Access tự động đặt tên các control (label, textbox) khi thêm control vào form. 2. Click Format. Tài liệu hướng dẫn thực hành 11 3. Click Caption. 4. Gõ vào Giới tính và nhấn Enter. 5. Click trên Toolbar. Label được canh phải. 6. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Form View. Di chuyển fields 1. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Design View. 2. ðặt con trỏ chuột tại đường biên của form và kéo rê sang phải để mở rộng form. Microsoft Access 2003 12 3. Click ơ NamNu. 4. ðặt chuột lên ơ NamNu. Con trỏ chuột cĩ hình bàn tay . Kéo rê ơ NamNu đến vị trí mới. Lưu ý: Khi di chuyển field NamNu, label Giới tính sẽ di chuyển theo. 5. ðặt chuột lên thước dọc, bên trái label Chức vụ. Tài liệu hướng dẫn thực hành 13 Kéo rê chuột trên thước dọc, 2 đường kẻ ngang xuất hiện, cho biết các đối tượng nằm trong vùng được chọn. 6. ðặt chuột lên các đối tượng đã chọn (con trỏ chuột cĩ hình bàn tay) và kéo rê để dời lên trên. 7. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Form View. Thêm Label 1. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Design View. Microsoft Access 2003 14 2. ðặt con trỏ chuột ở đường phân cách giữa Form Header và Detail. Kéo rê chuột xuống dưới để mở rộng Form Header. 3. Click nút trên Toolbar để mở Toolbox (hộp cơng cụ). Form Header Tài liệu hướng dẫn thực hành 15 4. Click nút Label trên Toolbox và vẽ lên phần Form Header một hình chữ nhật. Gõ và LÝ LỊCH NHÂN VIÊN và nhấn Enter. 5. Click mũi tên bên cạnh biểu tượng Font Size và chọn cỡ chữ 14. Microsoft Access 2003 16 6. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Form View. Thêm Command Button 1. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Design View. 2. ðặt con trỏ chuột ở dưới đường phân cách Form Footer. Kéo rê chuột xuống dưới để mở rộng Form Footer. 3. Click nút Control Wizards (chìm xuống) trên Toolbox để bật chức năng Wizard. Form Footer Tài liệu hướng dẫn thực hành 17 4. Click nút Command Button trên Toolbox và click lên Form Footer. Một nút lệnh được tạo ra trong phần Form Footer và hộp thoại Wizard xuất hiện. 5. Chọn Form Operations trong phần Categories và Close Form trong phần Actions: Click nút . 6. Click Text trong cửa sổ kế tiếp. Gõ Thốt và click nút . Lưu ý: Nếu chọn Picture và chọn Stop Sign thì trên nút lệnh sẽ cĩ biểu tượng . Microsoft Access 2003 18 7. Chấp nhận tên nút lệnh cĩ sẳn trong cửa sổ cuối cùng và click . Lưu ý: - Cĩ thể gõ vào tên nút lệnh trong ơ trắng, ví dụ nutThoat. - Tên khơng được trùng. 8. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Form View. Tài liệu hướng dẫn thực hành 19 Tạo form dạng main – sub 1. Click Forms trong danh sách các Objects. 2. Double-click Create form by using wizard. 3. Cửa sổ Form Wizard xuất hiện. Clich chọn table HoaDon và click nút . Tất cả các fields của của table HoaDon sẽ được đưa vào form. Microsoft Access 2003 20 4. Clich chọn tiếp table ChiTietHD. Double-click các fields: MaSP, SoLuong, DonGiaBan, GiamGia. 5. Click nút . 6. Chọn Form with subform(s) trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . Tài liệu hướng dẫn thực hành 21 7. Chọn Tabular trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . 8. Click chọn Expedition trong cửa sổ kế tiếp và click . Microsoft Access 2003 22 9. Khi cửa sổ cuối cùng xuất hiện, gõ tên form là HoaDon và tên subform là HoaDon Subform. 10. Click nút . Form được tạo cĩ dạng như sau: Tài liệu hướng dẫn thực hành 23 Sau khi hồn tất, trong cửa sổ database (phần form) xuất hiện 2 forms: HoaDon và HoaDon Subform. Mở form HoaDon ở cửa sổ Design để thay đổi độ rộng hiển thị HoaDon Subform và độ rộng các fields cho phù hợp. Thêm Combo Box 1. Mở form HoaDon Subform ở cửa sổ Design. Sắp xếp các fields để tạo 1 cột trống như sau: 2. Click nút Control Wizards (chìm xuống) trên Toolbox để bật chức năng Wizard. 3. Click nút Combo Box trên Toolbox và click lên Detail bên cạnh field MaSP. Một combo box được tạo ra trong phần Detail và hộp thoại Combo Box Wizard xuất hiện. Microsoft Access 2003 24 4. Click I want the combo box to look up the values in a table or query. Click . 5. Click table SanPham và click . Tài liệu hướng dẫn thực hành 25 6. Click chọn field TenSP và click . 7. Click mũi tên và chọn TenSP. Click . Microsoft Access 2003 26 8. Click . 9. Click Store that value in this field: và click field MaSP. Click . Tài liệu hướng dẫn thực hành 27 10. Click . Combo box MaSP được tạo trên form như sau. Canh biên các control 1. Click label TenSP và click nút . 2. Click vào phần Form Header và click . Microsoft Access 2003 28 3. Click chọn label TenSP và combo box MaSP. Click menu Format, cllick chọn Align và cllick Left. Label TenSP và combo box MaSP canh ngay cột về phía trái. 4. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Form View. Tài liệu hướng dẫn thực hành 1 Hướng dẫn thực hành bài tập chương 5 Nội dung thực hành: • Tạo report dùng wizard • Nhĩm các records trên report • Sắp xếp thứ tự các records • Tổng kết nhĩm: sử dụng các hàm Count, Sum Microsoft Access 2003 2 Tạo report 1. Khởi động Microsoft Access. 2. Mở database BanHang. 3. Click Reports trong danh sách các Objects. 4. Double-click Create report by using wizard. Tài liệu hướng dẫn thực hành 3 5. Khi cửa sổ Report Wizard xuất hiện, click mũi tên trong ơ Tables/Queries và chọn table NhanVien. 6. Click nút để chuyển tất cả các fields sang danh sách Selected Fields. 7. Click DiaChi trong danh sách Selected Fields và click nút . Fileds DiaChi bị loại khỏi danh sách fields được chọn. Microsoft Access 2003 4 Cửa sổ Report Wizard như sau: Click nút . 8. Khi cửa sổ kế tiếp xuất hiện, tiếp tục click nút . Tài liệu hướng dẫn thực hành 5 9. Click mũi tên thứ nhất trong cửa sổ kế tiếp và click NamNu trong danh sách. Click nút . 10. Chọn layout là Tabular trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . Microsoft Access 2003 6 11. Click chọn style là Soft Gray trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . 12. Gõ DanhSachNhanVien trong cửa sổ cuối cùng. Sau đĩ click chọn Preview the report. 13. Click nút . Tài liệu hướng dẫn thực hành 7 Một báo cáo được tự động tạo, lưu và mở ra như sau: ðiều chỉnh Label 1. Click biểu tượng trên Toolbar. Cửa sổ Design của report như sau: Microsoft Access 2003 8 2. Click label cĩ chuỗi DanhSachNhanVien. 3. Click vào label lần nữa. 4. Gõ Danh Sách Nhân Viên (cĩ bỏ dấu) và nhấn ENTER. 5. Click biểu tượng . Cửa sổ report như sau: Tài liệu hướng dẫn thực hành 9 6. Click vào report để phĩng to (thu nhỏ). Thay đổi kích thước font 1. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Design View. 2. ðặt con trỏ chuột trên đường phân cách phần Detail và kéo rê để mở rộng phần Page Header. 3. Click đường màu xám và nhấn phím mũi tên xuống để di chuyển xuống dưới. Microsoft Access 2003 10 4. ðặt con trỏ chuột lên thước dọc bên cạnh label Nam/Nữ và click. Tất cả các labels trong phần Page Header được chọn. 5. Click hộp Font Size trên thanh Formatting và click 11. 6. Click biểu tượng và click vào report để phĩng to. Tài liệu hướng dẫn thực hành 11 Thay đổi lề trang 1. Click menu File và click Page Setup. 2. Gõ 0.5 trong ơ Top và 0.5 trong ơ Bottom của hộp thoại Page Setup. Click nút . Report cĩ dạng như sau (lề trên và dưới đã giảm). Microsoft Access 2003 12 3. Click menu File và click Close. Khi hộp thoại thơng báo của Access xuất hiện, click nút . Nhĩm các recrods 1. Double-click report DanhSachNhanVien. 2. Khi report DanhSachNhanVien mở, click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Design. Tài liệu hướng dẫn thực hành 13 3. Click menu View, click Sorting and Grouping. 4. Hộp thoại Sorting and Grouping xuất hiện. Click mũi tên trong ơ Group Header, click Yes. Click mũi tên trong ơ Group Footer, click Yes. Click nút để đĩng hộp thoại. Phần NamNu Header và NamNu Footer xuất hiện trong cửa sổ Design. 5. Click chọn field NamNu trong phần Detail. Kéo rê chuột để dời field NamNu lên phần NamNu Header. Microsoft Access 2003 14 6. Click label Nam/Nữ và nhấn DELETE. 7. Click label Mã NV, nhấn SHIFT và click field MaNV. Kéo rê 2 ơ đã chọn sang trái. Click label Họ, nhấn SHIFT và click field HoNV. ðặt con trỏ chuột ở cạnh trái label Họ và kéo rê sang trái để mở rộng cột HoNV. Cửa sổ Design như sau: Tài liệu hướng dẫn thực hành 15 8. Click biểu tượng và click vào report để phĩng to. Các records được phân làm hai nhĩm: Nam và Nữ. Tạo text box tổng kết (summary) cuối nhĩm 1. Click biểu tượng trên Toolbar để chuyển sang cửa sổ Design. 2. Click nút trên Toolbox và click vào phần NamNu Footer. Một textbox (Unbound) và một label xuất hiện. Microsoft Access 2003 16 3. Click vào text box, gõ =Count([TenNV]) và nhấn ENTER. Click vào label, gõ Số nhân viên và nhấn ENTER. 4. Click biểu tượng và click vào report để phĩng to. Report cho thấy nhĩm Nam cĩ 5 nhân viên và nhĩm Nữ cĩ 4 nhân viên. Lưu ý: ðể tính tổng số nhân viên, đặt text box vào phần Report Footer, gõ biểu thức =Count([TenNV]) trong text box và Tổng số nhân viên trong label. Tài liệu hướng dẫn thực hành 17 Tạo report dựa trên query 1. Tạo query DoanhSoKhacHang như sau: 2. Click Reports trong danh sách các Objects. 3. Double-click Create report by using wizard trong Microsoft Access 2003 18 4. Khi cửa sổ Report Wizard xuất hiện, click mũi tên trong ơ Tables/Queries và chọn query DoanhSoKhachHang. 5. Click nút để chọn tất cả fields. Click nút . Tài liệu hướng dẫn thực hành 19 6. Khi cửa sổ kế tiếp xuất hiện, click field TenKH và click nút . Cửa sổ cĩ dạng như sau: Click nút . Microsoft Access 2003 20 7. Click field MaHD trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . 8. Chọn layout là Stepped trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . Tài liệu hướng dẫn thực hành 21 9. Chọn style SoftGray trong cửa sổ kế tiếp. Click nút . 10. Click Preview the report trong cửa sổ cuối cùng và click nút . Microsoft Access 2003 22 Report được tạo cĩ dạng như sau: 11. Click biểu tượng trên Toolbar chuyển sang cửa sổ Design để hiệu chỉnh report.