Hướng dẫn sửdụng OpenOffice.org Writer

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU......................................................................................................4 U CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER ...................................................6 1. Cách khởi động Writer .................................................................................6 2. Màn hình làm việc của Writer ......................................................................7 3. Các màn hình thể hiện văn bản ....................................................................8 4. Tạo một tài liệu mới .....................................................................................9 5. Lưu tài liệu lên đĩa........................................................................................9 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa .....................................................................11 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF ...........................................................12 8. Hiện/ẩn thanh công cụ ................................................................................12 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước..................................................................12 10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc ...........................................................12 11. Thoát khỏi môi trường làm việc ...............................................................13 12. Bài tập.......................................................................................................13 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN ......................................................15 1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản ...............................................................15 1.1 Nhập văn bản .........................................................................................15 1.2 Thao tác trên khối văn bản ....................................................................16 2. Các kỹ năng định dạng văn bản..................................................................18 2.1 Định dạng ký tự .....................................................................................18 2.2 Sao chép định dạng................................................................................20 2.3 Thay đổi định dạng mặc định ................................................................20 2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự.................................................20 2.5 Chọn màu chữ........................................................................................21 2.6 Tô nền văn bản ......................................................................................22 3. Định dạng đoạn văn bản.............................................................................24 3.1 Căn chỉnh lề ...........................................................................................24 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering...........................................................27 3.3 Thiết lập Tab..........................................................................................30 3.4 Soạn thảo công thức toán học................................................................32 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột ................................................................33 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản .........................................................34 3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản............................35 3.8 Kiểm tra lỗi chính tả ..............................................................................37 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi............................................................37 3.10 Chèn chú ý vào văn bản.......................................................................38 3.11 Tạo và quản lý các Style......................................................................39 3.12 Tham khảo chéo...................................................................................45 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản ....................................................................47 4.1 Tìm kiếm văn bản ..................................................................................47 4.2 Tìm và thay thế văn bản ........................................................................48 5. Tính năng AutoCorrect...............................................................................49 5.1 Thêm một từ viết tắt ..............................................................................49 5.2 Xoá đi một từ viết tắt .............................................................................50 5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion........................................51 6. Chèn ký tự đặc biệt.....................................................................................52 7. Bài tập.........................................................................................................52 CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU...........................................................................55 U 1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng...........................................................55 2. Tạo bảng mới..............................................................................................57 3. Một số thao tác trong bảng .........................................................................59 4. Trình bày nội dung trong bảng ...................................................................64 5. Vẽ khung và tô nền.....................................................................................65 6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng ..............................................................66 7. Tính toán trên bảng.....................................................................................68 8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng ...........................................................................69 9. Chèn chú thích cho bảng ............................................................................71 10. Bài tập.......................................................................................................71 CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA .................................................................................73 1. Vẽ khối hình đơn giản ................................................................................73 2. Tạo chữ nghệ thuật .....................................................................................74 3. Chèn ảnh vào tài liệu ..................................................................................76 3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin .........................................................................76 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) ...........................................................77 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery.....................................................77 4. Hiệu chỉnh hình ảnh ...................................................................................78 4.1 Thay đổi kích thước...............................................................................78 4.2 Di chuyển...............................................................................................78 4.3 Thay đổi nhanh hình ..............................................................................78 4.4 Xóa hình ................................................................................................78 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3 4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản .......................................................78 5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán..................................................79 5.1 Tạo biểu thức .........................................................................................79 5.2 Hiệu chỉnh..............................................................................................80 5.3 Xóa.........................................................................................................80 6. Bài tập.........................................................................................................80 CHƯƠNG 05: IN ẤN ......................................................................................82 1. Xác lập khổ giấy và hướng in.....................................................................82 2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang........................................................83 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header......................................................83 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer......................................................84 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang...................................85 3. Mục lục tự động..........................................................................................86 3.1 Tạo mục lục tự động..............................................................................86 3.2 Xóa một mục lục....................................................................................87 3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu ................87 3.4 Chỉnh sửa mục lục .................................................................................87 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản .............................88 4. In ấn............................................................................................................89 4.1 Xem văn bản trước khi in ......................................................................89 4.2 In............................................................................................................89 5. Bài tập.........................................................................................................93 CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU...................................................................94 U 1. Khái niệm về trộn tài liệu ...........................................................................94 2. Chuẩn bị dữ liệu .........................................................................................94 3. Đăng ký nguồn dữ liệu ...............................................................................95 4. Tạo nội dung thư mời .................................................................................98 5. In nội dung thư mời ..................................................................................100 6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa...................................................................101 7. In nhãn trộn thư ........................................................................................101 8. Bài tập.......................................................................................................103 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD...104 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP ..........................................................108 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp. Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năng mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác. Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng. Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo người dùng. Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress.  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0. 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5 Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer. OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Writer, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương 06: Trộn tài liệu ♦ Phụ lục: Sự khác nhau cơ bản giữa Writer và Word ♦ Một số câu hỏi thường gặp Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động Writer  Màn hình làm việc của Writer  Các màn hình thể hiện văn bản  Tạo một tài liệu mới  Lưu tài liệu lên đĩa  Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa  Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF  Hiện/ẩn thanh công cụ  Thay đổi đơn vị tính trên thước  Xem nhiều trang văn bản cùng lúc  Thoát khỏi môi trường làm việc 1. Cách khởi động Writer Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\ OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document. - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop, 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 7 - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. 2. Màn hình làm việc của Writer Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau: Hình 1: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu đang soạn thảo. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng. - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn bản. - Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh In. - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu, - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái. 3. Các màn hình thể hiện văn bản Writer có một số cách để xem văn bản như sau: - Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh - Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình. - Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý. Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. 8 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 9 4. Tạo một tài liệu mới Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau: - Vào menu File\New\Text Document. - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 5. Lưu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save. - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Sẽ có hai khả năng xảy ra:  Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 2: Hộp hội thoại Save As - Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới. - Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào. - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name. - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt). Khi bạn muốn lưu tài liệu ở dạng mở rộng khác như .doc; .txt; .html thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn.  Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 11 trặc của máy tính. 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Writer cho phép bạn không chỉ mở được những tài liệu được tạo ra bằng chương trình này, mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình MS Word (tệp .doc, thậm chí là .docx). Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây: - Vào menu File\Open. - Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open xuất hiện: Hình 3: Hộp hội thoại Open - Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa. - Bấm đúp chuột vào biểu tượng tệp chứa tài liệu cần mở. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Nhấn chọn tài liệu cần mở. 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF - Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp .PDF. - Nhấn chuột vào biểu tượng Export directly as PDF trên thanh công cụ. - Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của màn hình hộp hội thoại Export. 8. Hiện/ẩn thanh công cụ - Vào menu View\Toolbars, rồi chọn tên thanh công cụ muốn hiển thị hoặc ẩn đi. 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước - Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General - Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi trong hộp Measurement unit. 10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Writer cho phép bạn xem nhiều trang văn bản cùng lúc trên màn hình, ví dụ như sau: 12 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 13 Hình 5: Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Để chọn chế độ xem một hoặc nhiều trang văn bản cùng lúc, bạn nhấn chuột vào các biểu tượng tương ứng tại góc dưới bên phải của màn hình. Hình 6: Chọn chế độ xem 11. Thoát khỏi môi trường làm việc Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: - Vào menu File\Exit. - Nhấn tổ hợp phím Alt+F4. 12. Bài tập  Bài tập 1 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Bạn tạo một văn bản có tên là “Mẫu thư mời họp” và lưu vào thư mục “Mẫu thư” trong ổ C dưới dạng tệp .odt. - Mở văn bản có tên là “Mẫu thư” mời họp trong thư mục “Mẫu thư” và lưu dưới dạng tệp .doc. - Đóng văn bản.  Bài tập 2 - Mở văn bản Mẫu thư mời họp ở dạng tệp .doc và lưu ra ổ USB. - Đóng văn bản và thoát khỏi chương trình. 14 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 15 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Một số thao tác soạn thảo cơ bản  Các kỹ năng định dạng văn bản  Định dạng đoạn văn bản  Tìm kiếm và thay thế văn bản  Tính năng AutoCorrect  Chèn ký tự đặc biệt 1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản 1.1 Nhập văn bản  Sử dụng bộ gõ tiếng Việt: Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode. Hiện nay có hai cách gõ tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam. Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là Unikey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. Bạn sẽ gõ được tiếng Việt sau khi đã cài bộ gõ Unikey và kiểu gõ phải là tiếng Việt với biểu tượng . Nếu biểu tượng xuất hiện là (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột vào biểu tượng đó để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt.  Sử dụng bàn phím: Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là: - Các phím ký tự a, b, c, .. , z. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Các phím số từ 0 đến 9. - Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { } - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu. - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường. - Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản. - Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab. - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách. - Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu. - Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình. - Sử dụng phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản. - Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ. - Sử dụng phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ. 1.2 Thao tác trên khối văn bản 1.2.1. Di chuyển trong tài liệu  Dùng chuột: - Dùng thanh cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn. - Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến.  Sử dụng phím: - Để sang phải, trái một ký tự hoặc lên hay xuống một dòng: Sử dụng 4 phím mũi tên. - Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home và End. - Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up hoặc Ctrl+Page Down. 16 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 17 - Để về đầu tài liệu hoặc xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Home hoặc Ctrl+End.  Phóng to, thu nhỏ tài liệu: - Nhấn chuột vào biểu tượng Zoom trên thanh công cụ rồi chọn phần trăm thích hợp, hoặc kéo thanh trượt trên thanh Zoom tại góc dưới bên phải màn hình. Hình 7: Thanh Zoom 1.2.2. Hiệu chỉnh văn bản  Chọn văn bản: - Chọn một khối văn bản tùy ý: Nhấn giữ và kéo chuột qua khối văn bản đó. - Chọn một hình: Nhấn chuột vào hình đó. - Chọn nhiều dòng: Nhấn giữ và kéo chuột tại vùng của các dòng. - Chọn một đoạn: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của đoạn văn muốn chọn. - Chọn toàn bộ văn bản: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của văn bản, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A.  Xóa văn bản, hình ảnh: - Chọn văn bản hoặc hình ảnh muốn xóa rồi nhấn Delete.  Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại: - Để chuyển chữ in thường thành chữ in hoa, vào menu Format\Change Case\Uppercase. - Để chuyển chữ in hoa thành chữ in thường, vào menu Formar\Change Case\Lowercase.  Chức năng Undo và Redo: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Để hủy bỏ thao tác vừa làm để trở lại tình trạng trước đó: Nhấn chọn biểu tượng Undo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z. - Để trở lại tình trạng văn bản vừa mới hủy bỏ: Nhấn chọn biểu tượng Redo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y.  Di chuyển và sao chép bằng cách kéo thả: - Chọn đối tượng cần di chuyển hoặc sao chép (thông tin chi tiết xem phần chọn văn bản trang 17). - Di chuyển con trỏ chuột đến đối tượng vừa chọn, nhấn giữ chuột trái cho đến khi xuất hiện mũi tên rỗng hướng trái thì kéo chuột đến vị trí mới rồi thả ra (Trong trường hợp sao chép thì nhấn giữ phím Ctrl trước khi thả chuột tại vị trí muốn sao chép tới).  Di chuyển và sao chép vùng đệm (Clipboard): - Chọn đối tượng cần di chuyển hoặc sao chép. - Nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. (Trong trường hợp sao chép thì nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C). - Đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn dán rồi nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2. Các kỹ năng định dạng văn bản 2.1 Định dạng ký tự  Cách 1: - Chọn khối văn bản muốn định dạng. - Nhấn chọn các biểu tượng định dạng ký tự mong muốn trên thanh công cụ định dạng. + Font : Nhấn vào mũi tên bên phải của hộp này để chọn phông chữ. 18 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 19 + Size : Nhấn vào mũi tên bên phải hộp này để chọn cỡ chữ. + Bold : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in đậm ký tự. + Italic : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in nghiêng ký tự. + Underline : Nhấn chuột vào biểu tượng này để gạch chân ký tự.  Cách 2: - Chọn khối văn bản muốn định dạng. - Vào menu Format\Character, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 8: Hộp hội thoại Characters – Thẻ Font - Nhấn chọn thẻ Font. - Chọn phông chữ ở trong hộp Font. - Chọn cỡ chữ trong hộp Size. - Chọn kiểu hiển thị ký tự trong hộp Typeface. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Nhấn nút > để thực hiện việc thiết lập các định dạng ký tự cho đoạn văn bản đã chọn. 2.2 Sao chép định dạng - Chọn đoạn văn bản mẫu. - Nhấn chuột vào biểu tượng Format Paintbrush trên thanh công cụ. - Khi đó con trỏ chuột thay đổi thành hình lọ mực, kéo chuột qua khối văn bản mới và nhấn chuột. 2.3 Thay đổi định dạng mặc định - Chọn đoạn văn bản cần thay đổi định dạng. - Vào menu Format\Character. - Chọn định dạng rồi nhấn nút >. 2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự - Chọn đoạn văn bản cần điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự. - Vào menu Format\Character\Position, xuất hiện hộp hội thoại sau: 20 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 21 Hình 9: Hộp hội thoại Character – Thẻ Position - Chọn khoảng cách giữa các ký tự trong hộp Spacing: + Default: Khoảng cách giữa các ký tự ở mức bình thường theo mặc định của hệ thống. + Expanded: Giãn khoảng cách giữa các ký tự. + Condensed: Co khoảng cách giữa các ký tự. - Chọn vị trí của ký tự so với dòng (lên hoặc xuống) tại mục Position. + Normal: Bình thường. + Superscript: Ký tự được nâng lên phía bên trên dòng một khoảng cách nào đó. + Subscript: Ký tự được hạ thấp xuống bên dưới dòng một khoảng cách nào đó. Khi chọn Superscript hoặc Subscript bạn có thể điều chỉnh: o Khoảng cách nâng lên hay hạ xuống của ký tự so với dòng trong hộp Raise/lower by. o Kích thước lớn hay nhỏ của các ký tự nâng lên hay hạ xuống trong hộp Relative font size. - Nhấn nút > để áp dụng các thiết lập trên. 2.5 Chọn màu chữ Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản bạn thực hiện các thao tác sau: - Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chọn màu chữ cho các ký tự. - Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Font color trên thanh công cụ, khi đó sẽ xuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 10: Hộp hội thoại màu phông chữ - Font color 2.6 Tô nền văn bản  Cách 1: - Chọn đoạn văn bản cần tô nền. - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 11: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph 22 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 23 - Tại khung As, chọn Color hoặc Graphic: + Color: Chọn màu trong bảng màu tại khung Background color để làm nền cho đoạn văn bản. + Graphic: Chọn hình từ bất kỳ để làm nền cho đoạn văn bản. Sau khi chọn Graphic sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 12: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph + Trong phần File, nhấn chuột vào nút > để chọn đường dẫn tới thư mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản. + Trong phần Type: Bạn có thể xác định kiểu chèn hình nền vào đoạn văn bản: o Chọn Position, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình nền trong đoạn văn bản. o Chọn Area nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ không gian của đoạn văn bản. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer o Chọn Tile nếu bạn muốn chèn hình nền theo kiểu lợp ngói, không gian văn bản đủ rộng để chứa được bao nhiêu hình nền cần chèn thì sẽ có bấy nhiêu hình nền xuất hiện trên đoạn văn bản đó sau khi bạn chọn mục này. - Nhấn nút > để chấp nhận nền văn bản đã chọn.  Cách 2: Để chọn màu nền cho văn bản, bạn thực hiện các thao tác sau: + Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền. + Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Background color trên thanh công cụ. Một bảng màu xuất hiện cho phép bạn chọn lựa: Hình 13: Cửa sổ màu nền – Background Color + Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, nếu chọn No Fill tương đương việc chọn màu trắng. 3. Định dạng đoạn văn bản 3.1 Căn chỉnh lề 3.1.1. Sử dụng hộp hội thoại định dạng - Chọn đoạn văn bản cần định dạng. 24 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 25 - Vào menu Format\Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 14: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Indents & Spacing - Nhấn chọn thẻ Indents & Spacing để thiết lập các thông tin sau: + Before text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề trái. + After text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề phải. + First line: Chọn khoảng cách thụt lề của dòng đầu tiên trong đoạn. - Nhấn chọn thẻ Alignment: + Tại khung Options, chọn: o Left: Căn văn bản về bên trái. o Right: Căn văn bản về bên phải. o Center: Căn văn bản vào giữa. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer o Justified: Căn đều hai bên. + Trong hộp Alignment tại khung Text-to-text: o Automatic: Tự động. o Baseline: Đường thẳng cơ bản. o Top: Phía trên. o Middle: Khoảng giữa. o Bottom: Phía dưới. - Nhấn nút > để áp dụng các thiết lập. 3.1.2. Sử dụng thanh công cụ và thước Hình 15: Thước trong Writer  Căn văn bản: - Chọn văn bản. - Trên thanh công cụ, nhấn chuột vào biểu tượng Align Left để căn trái, Align Right để căn phải, Centered để căn giữa, Justified để căn đều hai bên.  Khoảng cách cho lề trái, lề phải: - Nhấn giữ chuột và kéo lề trên thanh thước kẻ.  Một số phím tắt: - Căn trái: Ctrl+L - Căn giữa: Ctrl+E - Căn phải: Ctrl+R - Căn đều hai bên: Ctrl+J 26 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 27 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer. 3.2.1. Thiết lập Bullets Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây: - Chọn đoạn văn bản muốn tạo ký hiệu đầu đoạn. - Vào menu Format\Bullets and Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering: Hình 16: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets - Chọn thẻ Bullets, nhấn chuột lên kiểu Bullet muốn thiết lập. - Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 17: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics - Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác như sau: + Chọn thẻ Options. 28 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 29 Hình 18: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options + Thiết lập các tùy chọn về việc đánh dấu đầu dòng như mong muốn. + Nhấn nút > nếu muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập. + Nhấn nút > nếu không muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập. + Nhấn nút > nếu muốn trở lại định dạng ban đầu. 3.2.2. Thiết lập Numbering Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, bạn thao tác như sau: - Chọn đoạn văn bản muốn đánh số. - Vào menu Format\Bullets and Numbering. - Chọn thẻ Numbering type như hình sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 19: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type - Thiết lập các thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbering type. - Nhấn nút > để thực hiện việc đánh số chỉ mục với những thông tin vừa thiết lập. 3.3 Thiết lập Tab Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.  Đặt các điểm canh cột – Tab: Theo ngầm định các điểm canh cột được đặt cách nhau 0.5 inches (1,27 cm) bắt đầu từ lề.  Các loại Tab: - Left tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên trái của Tab và di chuyển dần về bên phải. 30 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 31 - Right tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên phải của Tab và di chuyển dần về bên trái. - Center tab : Nội dung gõ vào sẽ giãn đều ra hai bên của Tab. - Decimal tab: Tab thập phân – Nếu nội dung gõ là text thì nội dung gõ vào sẽ dịch chuyển sang bên trái. Nếu nội dung gõ vào có dấu chấm thập phân thì dấu thập phân đó sẽ được đặt vào vị trí trung tâm của điểm dừng Tab.  Cách đặt Tab: - Nhấn chuột vào biểu tượng Tab Alignment nằm bên trái thước ngang cho đến khi nào chọn được loại Tab cần sử dụng. Hình 20: Biểu tượng Tab - Trên thanh thước kẻ nhấn chuột tại vị trí muốn đặt Tab. - Muốn thiết lập các thông tin cho các điểm dừng Tab, vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Tabs. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 21: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs - Trong khung Position chọn vị trí của Tab muốn đặt dấu dẫn đầu. - Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt. - Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu. - Nhấn nút >. - Nhấn nút >. 3.4 Soạn thảo công thức toán học Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau: - Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu. - Vào menu Insert\Object\Formula. - Tiến hành nhâp công thức cần thiết. 32 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 33 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo và tạp chí). Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau. Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ, giống như thao tác trên các trang tài liệu thông thường. - Chọn vùng văn bản muốn chia cột. - Vào menu Format\Columns, xuất hiện hộp hội thoại Columns: Hình 22: Hộp hội thoại Columns - Thiết lập các thông số cho hộp hội thoại Columns với các định dạng tương tự như hình vẽ mô tả. + Đánh số lượng cột cần chia vùng văn bản vào ô Columns hoặc có thể chọn các hình có sẵn. + Chọn độ rộng của các cột văn bản cần chia trong hộp hội thoại Width. + Chọn độ rộng giãn cách giữa các cột trong hộp hội thoại Spacing. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Chọn đường kẻ phân cách các cột văn bản bằng cách chọn kiểu đường phân cách trong hộp Line, chọn chiều cao và vị trí tương ứng trong hộp Height và hộp Position. - Nhấn nút > để áp dụng thiết lập. 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu đoạn văn bản. 3.6.1. Cách tạo - Đặt con trỏ tại đoạn văn muốn tạo chữ cái lớn - Drop Caps. - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps. Hình 23: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Drop Caps - Thiết lập các thông số cho chữ lớn này: + Trong khung Settings: 34 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 35 o Đánh dấu vào mục Display drop caps. o Chọn số ký tự cần in lớn trong hộp Number of characters. o Chọn chiều cao của chữ cần in lớn trong hộp Line. + Trong khung Contents: o Hộp Text: Hiển thị ký tự để in lớn o Hộp Character Style: Chọn kiểu chữ được in lớn - Nhấn nút > để hoàn tất việc thiết lập các định dạng cho kiểu chữ in lớn. 3.6.2. Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn - Chọn chữ cái lớn đầu đoạn cần chỉnh sửa. - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps. - Thay đổi các thông số định dạng về chữ cái lớn cần sửa. - Nhấn nút > để thực hiện việc chỉnh sửa với những thông tin vừa mới thiết lập. 3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản Để chèn chú thích cuối trang (Footnote) hoặc chú thích cuối văn bản (Endnote), bạn thực hiện một trong hai cách sau:  Cách 1: - Đưa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản. - Vào menu View\Toolbars\Insert để hiển thị thanh công cụ Insert. - Khi thêm chú thích cuối trang: + Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Footnote Directly trên thanh công cụ Insert để thêm chú thích vào cuối trang hiện thời. + Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Endnote Directly trên thanh công cụ Insert để thêm chú thích vào cuối văn bản. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 24: Thanh công cụ Insert - Nhập nội dung chú thích vào khung Footer nơi cuối trang hoặc cuối văn bản.  Cách 2: - Đưa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản. - Vào menu Insert\Footnote, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Footnote: Hình 25: Hộp hội thoại Insert Footnote - Trong mục Numbering, chọn biểu tượng hiển thị chú thích là số tự động hay là ký tự đặc biệt. + Automatic: Hệ thống tự động chèn ký hiệu số biểu hiện cho phần chú thích cần thêm vào. + Character: Khi nhấn chuột vào biểu tượng , hộp hội thoại Special Characters xuất hiện, sau đó chọn một ký tự đặc biệt làm dấu hiệu cho chú thích cần thêm vào. - Trong mục Type: + Footnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối trang hiện thời. 36 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 37 + Endnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối văn bản. - Nhấn nút > để thực hiện. 3.8 Kiểm tra lỗi chính tả Để thực hiện việc kiểm tra lỗi chính tả cho văn bản, bạn có thể thực hiện các cách sau:  Vào menu Tools\Spellcheck, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Autospellcheck trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím F7. 3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi Chức năng đánh dấu sự thay đổi cho phép làm nổi bật những thay đổi được gây ra đối với tài liệu để bất cứ ai biên soạn tài liệu đều có thể nhìn thấy ai thay đổi cái gì và khi nào. 3.9.1. Ghi lại và hiển thị sự thay đổi - Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record. - Để hiển thị hoặc ẩn đi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Show. - Để thêm lời giải thích cho những thay đổi đã được đánh dấu, đưa con trỏ đến vùng văn bản có đánh dấu sự thay đổi, sau đó vào menu Edit\Changes\Comment. - Để chấm dứt việc theo dõi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa. 3.9.2. Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi và lời giải thích - Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại Accept or Reject Changes. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 26: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes - Khi bạn chọn một thay đổi nào trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes, thì nội dung thay đổi được làm nổi bật trong tài liệu của bạn. - Nhấn nút > nếu bạn thực hiện theo thay đổi đã chọn. - Nhấn nút > nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn. - Nhấn nút > nếu bạn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản. - Nhấn nút > nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản. 3.10 Chèn chú ý vào văn bản Để thêm một chú ý không có liên quan đến sự thay đổi đã được lưu giữ, bạn thực hiện như sau: - Đưa con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn thêm chú ý, vào menu Insert\Note, xuất hiện khung màu vàng bên lề phải cho phép bạn gõ chú ý của mình vào. 38 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 39 Hình 27: Hộp hội thoại Insert Note - Để định dạng nội dung của chú ý: o Chọn nội dung cần định dạng. o Nhấn chuột phải, chọn Bold để in đậm, Italic để in nghiêng, Underline để gạch chân hoặc Strikethrough để gạch ngang nội dung đã chọn. - Để xóa chú ý: o Xóa 1 chú ý: Nhấn chọn chú ý cần xóa, nhấn chuột phải và chọn Delete Note. o Xóa tất cả chú ý không rõ nguồn gốc: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn Delete All Notes by Unknown Author. o Xóa tất cả chú ý trong văn bản: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn Delete All Notes. 3.11 Tạo và quản lý các Style Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều khi cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo cùng một kiểu định dạng. Nếu phải định dạng lần lượt từng đoạn như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, vả lại khó chính xác vì phải thao tác quá nhiều. Một trong những cách đơn giản nhất trong Writer giúp đơn giản tình huống trên là Style. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng. Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều đoạn văn bản khác nhau. 3.11.1. Tạo Style mới Để tạo một Style mới hãy làm như sau: - Vào menu Format\Styles and Formatting hoặc nhấn phím F11, cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện: Hình 28: Cửa sổ Styles and Formating - Chọn chức năng tạo kiểu định dạng: + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho đoạn văn . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho ký tự . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho khung . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho trang văn bản . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho danh sách . - Thêm mới Style: 40 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 41 + Tại hộp hội thoại chức năng tạo kiểu định dạng đã chọn, nhấn chuột phải chọn New, hộp hội thoại thiết lập thông tin cho kiểu định dạng tương ứng xuất hiện: Hình 29: Hộp hội thoại Paragraph Style – Thẻ Organizer + Thẻ Organizer: Nhập tên cho Style mới vào mục Name. Ví dụ “Than_VB”. + Thẻ Font: Nhấn chọn thẻ này để định dạng phông chữ cho Styles. + Thẻ Tabs: Nhấn chọn thẻ này để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần). + Thẻ Borders: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần). + Thẻ Numbering: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số (nếu cần). + ... Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút > để hoàn tất. - Sử dụng Style vừa tạo được: Nếu muốn đoạn văn bản này có định dạng như Style “Than_VB” đã tạo được ở trên, hãy làm như sau: + Đặt con trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng. + Mở cửa sổ Styles and Formatting, chọn và bấm đúp chuột vào Style “Than_VB”. 3.11.2. Điều chỉnh Style - Mở hộp hội thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần điều chỉnh ở danh sách Styles (ví dụ muốn sửa lại định dạng cho Style “Than_VB”). - Nhấn chuột phải vào Style, chọn Modify, hộp hội thoại Modify Style xuất hiện cho phép thay đổi lại định dạng của Style này. - Thay đổi các thông tin định dạng cho Style này như đã làm khi tạo Style mới. - Nhấn nút > để thực hiện việc điều chỉnh Style. 3.11.3. Cách gán style bằng các phím tắt Bạn có thể tạo các phím tắt để gán nhanh cho các style trong tài liệu của bạn. Một số phím tắt đã được tạo sẵn bởi hệ thống. Ví dụ: tổ hợp phím Ctrl+1 được gán cho style Heading 1, tổ hợp phím Ctrl+2 được gán cho style Heading 2. Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các phím tắt này hoặc tạo phím tắt cho riêng mình. Cách thực hiện như sau: - Vào menu Tools\Customize\Keyboard, xuất hiện hộp hội thoại Customize, chọn thẻ Keyboard. 42 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 43 Hình 30: Hộp hội thoại Customize - Trong khung Shortcut keys, chọn tổ hợp phím tắt muốn gán, ví dụ: Ctrl+8. - Trong khung Functions, kéo thanh trượt tại ô Category xuống phía cuối danh sách và chọn Styles. - Trong khung Function, chọn Style được gán phím tắt, ví dụ: Style “Text body”. - Nhấn nút >, khi đó phím tắt Ctrl+8 sẽ xuất hiện trong khung Keys. - Nhấn nút > để thực hiện việc gán phím tắt cho Style. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.11.4. Xóa Style - Trong cửa sổ Styles and Formating, chọn Style muốn xóa. - Nhấn chuột phải và chọn Delete. - Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Chỉ xóa được Style do người dùng tự tạo ra, không xóa được style của hệ thống. 3.11.5. Tạo Style cho các đề mục theo hình thức phân cấp - Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering. - Chọn thẻ Numbering. Hình 31: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Numbering - Chọn con số tương ứng cho đề mục trong phần Level. Ví dụ: số 1 tương ứng cho Heading 1, số 2 tương ứng cho Heading 2 - Trong mục Numbering, nhấn chuột vào mũi tên bên phải phần Number và chọn hình thức đánh số, ví dụ: 1, 2, 3,... 44 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 45 - Lần lượt chọn các cấp 2, 3, 4, cho các Heading 2, 3, 4, - Nhấn nút > để thực hiện. 3.11.6. Thiết lập chế độ thụt dòng cho các đề mục – Heading - Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering. - Chọn thẻ Position. Hình 32: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Position - Chọn giá trị thụt dòng cho các đề mục tương ứng trong phần Indent. - Tương tự chọn các cấp tương ứng trong phần Level cho các Heading khác và thiết lập giá trị trong phần Indent. - Nhấn nút > để thực hiện. 3.12 Tham khảo chéo Trong khi soạn các tài liệu gồm nhiều chương, phần, mục khác nhau, bạn có thể mong muốn người đọc xem nội dung của phần này và tham Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer khảo tới phần khác để hiểu rõ hơn nội dung đó. Vậy làm thế nào để người đọc có thể chuyển nhanh tới phần cần tham khảo đó? Chức năng tham khảo chéo cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Để chèn một tham khảo chéo, bạn thực hiện như sau: - Đặt chuột tại vị trí cần chèn tham khảo chéo, sau đó vào menu Insert\Cross-reference. - Trên hộp hội thoại Fields: o Tại mục Type: Lựa chọn loại của nội dung cần tham khảo tới. Ví dụ: Headings – Chọn tham khảo khảo tới những nội dung có Style là Heading, o Tại mục Selection: Hiển thị những nội dung thuộc loại được chọn ở mục Type. Để tham khảo tới nội dung nào trong danh sách này, nhấn chọn nội dung đó. o Tại mục Insert reference to: Chọn cách chèn tham khảo chéo. Ví dụ: Page – Chèn trang của nội dung cần tham khảo chéo, Reference – Chèn chính nội dung cần tham khảo chéo vào văn bản, - Nhấn nút > để thực hiện việc chèn tham khảo chéo. 46 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 47 Hình 33: Chèn tham khảo chéo Tham khảo chéo xuất hiện dưới dạng liên kết nhanh, cho phép bạn nhấn chuột vào đó để chuyển tới nội dung tham khảo chéo ngay lập tức. 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản Tính năng Find & Replace trong Writer giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc với một tài liệu có số lượng trang lớn. 4.1 Tìm kiếm văn bản Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau: - Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Writer sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu. - Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội thoại Find & Replace xuất hiện: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 34: Hộp hội thoại Find & Replace - Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Search for. Ví dụ: Viet Nam. - Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm như sau: + Match case: tìm kiếm ký tự, từ hay cụm từ có phân biệt chữ hoa, chữ thường. + Whole words only: tìm kiếm từ hay cụm từ không phân biệt chữ thường hay chữ hoa. - Nhấn nút >, con trỏ sẽ tự động chạy đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. 4.2 Tìm và thay thế văn bản Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Cách thực hiện như sau: - Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội thoại Find & Replace xuất hiện. - Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế. 48 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 49 Hình 35: Hộp hội thoại Find & Replace + Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for, ví dụ: cụm từ cần tìm để thay thế ở đây là Viet Nam. + Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with, ví dụ: cụm từ sẽ thay thế ở đây là Việt Nam. - Nhấn nút > để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể nhấn nút > để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ mới đã chỉ định ở mục Replace with, hoặc nhấn nút >, Writer sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định. 5. Tính năng AutoCorrect Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Writer. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó. 5.1 Thêm một từ viết tắt Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Vào menu Tools\AutoCorrect, hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện. - Chọn thẻ Replace. Hình 36: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Replace - Tại ô Replace, thêm từ muốn thay thế. Ví dụ: TTPTPM. - Tại ô With, thêm từ cần thay thế. Ví dụ: từ cần thay thế bằng từ viết tắt TTPTPM là Trung tâm Phát triển Phần mềm. - Nhấn nút > để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer. - Nhấn nút >. 5.2 Xoá đi một từ viết tắt Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: - Vào menu Tools\AutoCorrect, xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect. - Chọn thẻ Replace. 50 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 51 - Tìm từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào ô Replace. - Nhấn nút > để xóa cụm từ viết tắt này. 5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion Nếu tính năng hoàn thành từ được kích hoạt, Writer sẽ đoán từ mà bạn đang định gõ vào và đưa ra gợi ý cho từ đó. Để chấp nhận gợi ý được đưa ra nhấn phím Enter, nếu không bạn tiếp tục gõ từ đó. - Bạn có thể tùy chọn chức năng hoàn thành từ bằng cách vào menu Tools\Autocorrect\Word Completion, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 37: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Word Completion - Thiết lập các thông số trong hộp hội thoại AutoCorrect + Tích chọn mục Enable word completion để sử dụng tính năng hoàn thành từ. + Tích chọn Append space để thêm khoảng trắng tự động sau từ được chấp nhận. + Tích chọn Show as tip để hiện các từ được gợi ý như thủ thuật. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Thay đổi phím xác nhận gợi ý Hoàn thành từ của Writer trong mục Accept with. - Nhấn nút > để chấp nhận thiết lập. 6. Chèn ký tự đặc biệt Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như: ╖ √ ╬ © £, .... Với tính năng Special Characters của Writer sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách đơn giản. - Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt. - Vào menu Insert\Special Characters, hộp hội thoại Special Characters xuất hiện: Hình 38: Hộp hội thoại Special Characters - Chọn ký tự cần chèn bằng cách bấm đúp chuột vào biểu tượng của ký tự đó hoặc nhấn vào ký tự cần chèn rồi nhấn nút >. 7. Bài tập  Bài tập 1 - Soạn thảo văn bản có tên Cach thuc mua ban chung khoan. - Định dạng các Style cho các tiêu đề 1, 2. - Lưu dưới dạng tệp .doc vào ổ D:\. 52 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 53 Cách thức mua bán chứng khoán Trên thị trường chứng khoán, nhà đầu tư có thể: 1. Mua chứng khoán của tổ chức phát hành • Mua trực tiếp tại tổ chức phát hành: Nhà đầu tư phải đăng ký mua và nộp tiền trực tiếp tại tổ chức phát hành chứng khoán. Hình thức này rất bất cập, nhất là về mặt địa lý. • Mua thông qua trung gian: Trung gian ở đây là các nhà đại lý hoặc các nhà bảo lãnh phát hành, thông thường là các công ty chứng khoán và các ngân hàng thương mại. Nếu bạn mua chứng khoán của tổ chức phát hành chưa niêm yết trên Trung tâm Giao dịch chứng khoán(TTGDCK) thì việc chuyển nhượng hoặc bán lại chứng khoán đó cho người khác hiện nay gặp nhiều khó khăn vì không dễ tìm được người mua. Hơn nữa, bên bán phải trực tiếp đến công ty (hoặc uỷ quyền) để thực hiện chuyển nhượng cho người mua. 2. Mua bán chứng khoán niêm yết trên Trung tâm giao dịch chứng khoán Chứng khoán niêm yết là chứng khoán có đủ điều kiện và tiêu chuẩn được đăng ký để mua bán tại TTGDCK, thường là các công ty kinh doanh có hiệu quả phát hành, tình hình tài chính đã được kiểm toán và thông tin về doanh nghiệp được công bố công khai cho mọi người biết. Quy trình giao dịch chứng khoán niêm yết tại TTGDCK đã được mô tả theo các bước: • Bước l: Nhà đầu tư đến mở tài khoản và đặt lệnh mua hay bán chứng khoán tại một công ty chứng khoán. • Bước 2: Công ty chuyển lệnh mua hoặc bán chứng khoán cho đại diện của công ty tại TTGDCK. • Bước 3: Trung tâm giao dịch chứng khoán thực hiện ghép lệnh và thông báo kết quả giao dịch cho công ty chứng khoán. • Bước 4: Công ty chứng khoán thông báo kết quả giao dịch cho nhà đầu tư. • Bước 5: Nhà đầu tư nhận được chứng khoán (nếu là người mua) hoặc tiền (nếu là người bán) trên tài khoản của mình tại công ty chứng khoán sau 3 ngày làm việc kể từ ngày mua bán. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer  Bài tập 2 - Soạn thảo văn bản có nội dung như sau và lưu văn bản với tên Bai viet 1.odt. 54 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 55 CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Thực đơn và thanh công cụ về bảng  Tạo bảng mới  Một số thao tác trong bảng  Trình bày nội dung trong bảng  Vẽ khung và tô nền  Chuyển đổi văn bản và bảng  Tính toán trên bảng  Sắp xếp dữ liệu trong bảng  Chèn chú thích cho bảng 1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng Hình 39: Thanh công cụ về bảng - Table Tên biểu tượng Miêu tả Bảng - Table Chèn một bảng vào trong tài liệu. Bạn cũng có thể nhấn vào mũi tên bên phải biểu tượng này, sau đó kéo chuột để lựa chọn số hàng, số cột của hàng. Kiểu đường viền – Mở công cụ kiểu đường viền để sửa kiểu cho đường Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Line Style viền của bảng. Màu đường viền – Line Color Mở công cụ màu đường viền để sửa đổi màu của đường viền. Đường viền – Borders Mở công cụ đường viền để có thể lựa chọn các cạnh có đường viền. Màu nền – Background Color Mở công cụ màu nền để có thể lựa chọn màu nền cho bảng. Nhập ô – Merge Cells Kết hợp các ô được lựa chọn thành một ô duy nhất. Chia ô – Split Cells Mở hộp hội thoại chia ô để có thể định nghĩa cách bạn phân chia một ô. Tối ưu hóa - Optimize Mở công cụ tối ưu hóa để có thể phân bổ các hàng, các cột đều nhau, hay tối ưu hóa chiều cao, độ rộng của các hàng, cột. Trên - Top Canh lề nội dung của các ô được lựa chọn về phía trên của ô. Giữa (Dọc) – Center (Vertical ) Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía trung tâm của ô Dưới – Bottom Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía dưới của ô. Chèn dòng – Insert Row Chèn một dòng vào phía bên dưới của dòng được lựa chọn. Chèn cột – Insert Column Chèn một cột vào sau cột được lựa chọn. Xóa dòng – Delete Row Xóa một dòng hay nhiều dòng được lựa chọn từ bảng. Xóa cột – Delete Column Xóa một cột hay nhiều cột được lựa chọn từ bảng. Tự động định dạng – AutoFormat Mở hộp hội thoại tự động định dạng, ở đó bạn có thể lựa chọn trong một tập hợp rất nhiều các định dạng được định nghĩa từ trước bao gồm: phông chữ, kiểu tô, 56 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 57 và đường viền Thuộc tính bảng – Table Properties Mở hộp hội thoại định dạng bảng, ở đó bạn có thể sửa đổi rất nhiều thuộc tính cho bảng như: tên, căn chỉnh, giãn cách, độ rộng cột, màu nền của bảng. Sắp xếp – Sort Mở hộp hội thoại sắp xếp, nơi bạn có thể xác định các tiêu chuẩn sắp xếp cho các ô được lựa chọn. Tổng – Sum Kích hoạt chức năng tính tổng. Bạn có thể tham khảo phần “Tính toán trên bảng” trang 68. Bảng 1: Chức năng của các biểu tượng trên thanh công cụ bảng Để hiển thị thanh công cụ Table bạn có thể vào menu View\Toolbars\Table. 2. Tạo bảng mới  Cách 1: - Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản. - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng Table trên thanh công cụ, xuất hiện một bảng lưới như sau: Hình 40: Thêm bảng mới từ thanh công cụ - Nhấn giữ và kéo chuột qua lưới đó để chọn số hàng và số cột muốn tạo rồi thả chuột.  Cách 2: - Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản. - Vào menu Table\Insert\Table, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Table trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 41: Hộp hội thoại Insert Table - Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp hội thoại này: + Đánh tên bảng trong hộp Name. + Gõ số cột của bảng vào mục Columns. + Gõ số dòng của bảng vào mục Rows. + Muốn chọn mẫu bảng đã có sẵn, bạn nhấn >. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại AutoFormat như sau: Hình 42: Hộp hội thoại AutoFormat - Chọn mẫu bảng mong muốn. - Nhấn nút > để thực hiện việc tạo bảng mới.  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F12, rồi thao tác giống như cách 2. 58 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 59 3. Một số thao tác trong bảng  Di chuyển đến điểm chèn: Nhấn chuột tại ô muốn đến hoặc sử dụng bàn phím như sau: + Đến ô kế: Nhấn phím Tab. + Về ô trước: Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab. + Lên xuống một hàng: Sử dụng phím mũi tên.  Chọn ô, hàng, cột: - Chọn một ô: Nhấn chuột tại vùng chọn của ô (bên trái ô). - Chọn một hàng: Đưa chuột ra đầu trái của hàng muốn chọn, khi con trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên thì nhấn chuột để chọn. - Chọn một cột: Đưa chuột lên trên đầu cột muốn chọn, khi con trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên thì nhấn chuột để chọn cột. - Chọn toàn bộ bảng: Vào menu Table\Select\Table.  Chèn hàng, cột: - Chèn hàng: + Muốn chèn thêm hàng, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn hàng, nhấn chuột phải chọn Row\Insert hoặc vào menu Table\Insert\Row. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Rows. Hình 43: Hộp hội thoại Insert Rows + Nhập số hàng cần chèn thêm vào hộp Amount. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Tích chọn Before nếu muốn chèn thêm hàng mới vào trước hàng đã chọn. + Tích chọn After nếu muốn chèn thêm hàng mới vào sau hàng đã chọn. + Nhấn nút > để thực hiện việc thêm hàng. - Chèn cột: + Muốn chèn thêm cột, đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, nhấn chuột phải chọn Column\Insert hoặc vào menu Table\Insert\Columns. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Columns: Hình 44: Hộp hội thoại Insert Columns + Thao tác tiếp theo tương tự như phần chèn hàng.  Xóa hàng, cột: - Chọn hàng hoặc cột cần xóa. - Vào menu Table\Delete, chọn Rows nếu muốn xóa hàng và chọn Columns nếu muốn xóa cột.  Điều chỉnh hàng, cột: - Cách 1: + Để thay đổi chiều cao của hàng: Dời con trỏ chuột đến hàng lưới ngang của hàng đó, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu, nhấn giữ và kéo lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao của dòng. 60 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 61 + Để thay đổi độ rộng của cột: Dời con trỏ chuột đến lưới dọc của cột, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thì nhấn và kéo chuột sang phải hoặc trái để thay đổi độ rộng của cột. - Cách 2: + Chọn hàng hoặc cột cần thay đổi kích thước. + Vào menu Table\Table Properties, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Table Format. + Chọn thẻ Columns. Hình 45: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Columns + Chọn độ rộng cho từng cột theo ý muốn. + Nhấn nút > để thực hiện việc thay đổi độ rộng của cột.  Trộn và chia ô: - Trộn nhiều ô thành một ô: + Chọn các ô cần trộn với nhau. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Vào menu Table\Merge Cells, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trộn ô Merge Cells trên thanh công cụ tạo bảng, hoặc nhấn chuột phải chọn Cell\Merge. - Chia một ô thành nhiều ô + Chọn ô cần chia nhỏ. + Vào menu Table\Split cells, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Split Cells trên thanh công cụ tạo bảng, hoặc nhấn chuột phải chọn Cell\Split, khi đó hộp hội thoại chia ô Split Cells sẽ xuất hiện: Hình 46: Hộp hội thoại Split Cells + Chọn số cột hoặc số dòng cần chia trong hộp Split cell into. + Nếu muốn chia ô đã chọn thành nhiều dòng thì sau khi chọn số dòng cần chia bạn sẽ nhấn chọn mục Horizontally. + Nếu muốn chia ô đã chọn thành nhiều cột thì sau khi chọn số cột cần chia bạn sẽ nhấn chọn mục Vertically. + Nhấn nút > để thực hiện việc chia ô.  Gộp bảng và chia bảng: Toàn bộ một bảng có thể chia thành 2 bảng và 2 bảng có thể được gộp lại thành một bảng. - Chia bảng: 62 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 63 + Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng mà bạn muốn tách bảng thành hai từ dòng chứa ô đó (bảng được chia trực tiếp ngay phía trên của con trỏ). + Nhấn chuột phải và chọn Split Table, khi đó xuất hiện hộp hội thoại chia bảng Split Table. Hình 47: Hộp hội thoại Split Table + Chọn các định dạng về dòng tiêu đề cho bảng mới. - Gộp hai bảng: + Xóa khoảng trắng giữa hai bảng bằng cách dùng phím Delete. + Chọn một ô trong bảng thứ 2. + Nhấn chuột phải và chọn Merge Tables, khi đó xuất hiện hộp hội thoại gộp bảng Merge Tables. Hình 48: Hộp hội thoại Merge Tables + Chọn Join with previous table khi muốn gộp bảng chứa ô đang chọn với bảng ở phía trước nó. + Chọn Joint with next table khi muốn gộp bảng chứa ô đang chọn với bảng sau nó. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer  Lặp lại tiêu đề khi sang trang: Bạn có thể lặp lại tiêu đề của một bảng nào đó khi sang trang mới mà bảng đó kéo qua như sau: - Vào menu Table\Insert\Table, xuất hiện hộp hội thoại chèn bảng: Hình 49: Hộp hội thoại Insert Table - Tích chọn ô Heading và Repeat Heading. - Chọn số dòng và cột cho bảng. - Nhấn nút > để thiết lập bảng với tiêu đề được lặp mỗi khi bảng đó kéo dài sang trang mới. 4. Trình bày nội dung trong bảng Bạn có thể định dạng phông chữ, kích thước, căn lề, định dạng về số bằng cách nhấn chọn các biểu tượng chức năng tương ứng trên thanh công cụ định dạng bảng Table. Hình 50: Thanh công cụ Table 64 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 65 Ngoài ra, bạn có thể định dạng nội dung trong bảng biểu bằng cách chọn vùng cần định dạng và nhấn chuột phải, chọn Font, Size, Style, Alignment, 5. Vẽ khung và tô nền  Vẽ khung: Một bảng khi được chèn vào trong văn bản đã tự động vẽ khung. Tuy nhiên để cho đẹp hơn bạn có thể vẽ lại. - Chọn toàn bộ bảng (vào menu Table\Select\Table) hoặc chọn những ô cần vẽ khung. - Trên thanh công cụ định dạng bảng Table thực hiện các thao tác sau: + Nhấn vào biểu tượng Line Style: để chọn nét vẽ. + Nhấn vào biểu tượng Line Color (of the border): để chọn màu đường vẽ. + Nhấn vào biểu tượng Borders: để chọn đường viền thích hợp. Bạn còn có thể vẽ khung cho bảng bằng cách đưa con trỏ vào một vị trí nào đó trên bảng cần vẽ khung, nhấn chuột phải chọn Table, hoặc vào menu Table\Table Properties. Trên hộp hội thoại Table Format, chọn thẻ Border để chọn các đường viền thích hợp.  Lựa chọn màu nền và hình ảnh: - Tô nền cho một hay nhiều ô, hàng hoặc toàn bộ bảng: + Chọn các ô, hàng hay bảng muốn tô nền. + Nhấn chuột phải và chọn Table hoặc vào menu Table\Table Properties, chọn thẻ Background. Khi đó hộp hội thoại màu nền – Background xuất hiện. + Trong mục As, nhấn chọn là Color. + Trong mục Background color chọn màu thích hợp. + Nhấn nút > để thực hiện việc tô nền. - Tạo nền bằng hình ảnh cho một ô, dòng hay toàn bộ bảng: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Thao tác tương tự phần tô nền. + Khi xuất hiện hộp hội thoại màu nền Background xuất hiện, chọn Graphic trong mục As. + Chọn đường dẫn chứa hình ảnh muốn chèn làm nền bằng cách nhấn nút > trong mục File. + Chọn kiểu đặt hình ảnh. Hình 51: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Background o Position: Xác định vị trí đặt hình ảnh trên bảng lưới vị trí. o Area: Giãn hình ảnh để phủ kín vùng đã chọn. o Tile: Lát hình ảnh để phủ đầy vùng đã chọn. + Nhấn nút > để thực hiện việc tạo nền bằng hình ảnh. Bạn có thể vẽ khung và tô nền bằng cách vào menu Format\Paragraph. 6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng Trình soạn thảo giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa bảng và văn bản. 66 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 67  Để chuyển dữ liệu văn bản vào một bảng: - Chọn vùng dữ liệu văn bản để chuyển vào bảng. - Vào menu Table\Convert\Text to Table, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 52: Hộp hội thoại Convert Text to Table - Chọn cách phân cách trường: + Tabs: Tab. + Paragraph: Đoạn văn. + Semicolons: Dấu chấm phẩy. + Other: Ký tự khác. - Nhấn nút > để thực hiện chuyển đổi.  Để chuyển đổi từ một bảng thành văn bản - Chọn bảng muốn chuyển đổi. - Vào menu Table\Convert\Table to Text. - Chọn cách phân cách trường. - Nhấn nút > để thực hiện chuyển đổi. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 7. Tính toán trên bảng Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Writer. Một khía cạnh nào đấy thì Writer cũng có khả năng như một bảng tính điện tử (OpenOffice.org Calc), tuy nhiên nó chỉ xử lý được những phép toán đơn giản.  Tính tổng: Giả sử có một bảng số liệu như sau: STT Họ và tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 ? 2 Trần Văn Anh 1.300.000 200.000 ? 3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 ? Tổng cộng ? ? ? Sử dụng hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ? - Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng. - Mở mục chọn Table\Formula, hoặc nhấn phím F2, hộp hội thoại Formula xuất hiện: Hình 53: Thanh công thức - Gõ công thức cần tính ở mục Formula. Ví dụ: = SUM và dùng chuột bôi đen những ô cần tính tổng. Công thức này được áp dụng để tính tổng. - Cuối cùng nhấn phím Enter để hoàn tất việc tính tổng. Tương tự với các ô còn lại, ta được kết quả như sau: Giả sử có một bảng số liệu như sau: 68 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 69 STT Họ và tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 1.800.000 2 Trần Văn Anh 1.300.000 200.000 1.500.000 3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 1.650.000 Tổng cộng 4.250.000 700.000 4.950.000 8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó. Giả sử có bảng dữ liệu như sau: STT Họ và đệm Tên Điểm trung bình 1 Nguyễn Văn Bình 7.3 2 Đoàn Văn Lâm 7.0 3 Lê Thị Hoa 7.8 4 Cao Thái Sơn 6.9 5 Vũ Văn Anh 5.0 Sắp xếp bảng theo Tên, Họ đệm và Điểm trung bình: - Chọn vùng cần sắp xếp, cụ thể trong bài toán này bạn chọn cột Họ và đệm, cột Tên và cột Điểm trung bình. - Vào menu Tools\Sort hoặc menu Table\Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 54: Hộp hội thoại Sort - Thiết lập thuộc tính cho hộp hội thoại này như sau: + Key: Tiêu chí lọc. + Column: Chọn số cột dữ liệu cần sắp xếp. + Key type: Chọn kiểu tiêu chí lọc: o Alphanumeric: Kiểu tiêu chí lọc ở dạng vừa số vừa chữ. o Numeric: Kiểu tiêu chí lọc ở dạng số. + Order: Chọn trật tự sắp xếp: o Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. o Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần. - Nhấn nút > để thực hiện việc sắp xếp dữ liệu. Sau khi sắp xếp theo cột Tên, thu được bảng kết quả như sau: STT Họ và đệm Tên Điểm trung bình 1 Vũ Văn Anh 5.0 2 Nguyễn Văn Bình 7.3 70 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 71 3 Lê Thị Hoa 7.8 4 Đoàn Văn Lâm 7.0 5 Cao Thái Sơn 6.9 9. Chèn chú thích cho bảng - Đặt con trỏ chuột trong bảng cần chèn chú thích. - Nhấn chuột phải, chọn Caption. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Caption. - Gõ nội dung cần chú thích cho bảng đã chọn vào mục Caption. Hình 55: Hộp hội thoại Caption - Chọn các thông số về kiểu chữ số trong mục Numbering, dấu phân cách trong mục Separator. - Nhấn nút > để thực hiện. 10. Bài tập  Bài tập 1 - Lập một danh sách sinh viên lớp KT0805 có 30 sinh viên, với các cột dữ liệu bao gồm STT, Họ và Tên, Ngày sinh, Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Giới tính, Điểm Toán cao cấp, Điểm Tiếng Anh, Điểm Kinh tế chính trị, Điểm Triết học, Điểm Tin học căn bản. - Sắp xếp danh sách sinh viên theo thứ tự giảm dần về Họ và Tên và Điểm Tiếng Anh. - Tính điểm trung bình cho từng môn học. - Lưu văn bản với tên Danh sách điểm thi học kỳ 1.  Bài tập 2 - Soạn bảng báo giá đặt quảng cáo banner trên trang chuyên mục cao cấp (sau trang chủ) có nội dung như sau: Hình minh họa Vị trí Kích thước File Size Giá VNĐ 1 tháng/ chuyên mục 7 130 * 60 pixel 12kb 300.000đ 8 130 * 100pixel 15kb 500.000đ 9 446 * 60 pixel 20kb 2.000.000đ 10 442 * 45 pixel (banner top) 30kb 2.000.000đ 11 780 * 120 pixel (big banner bottom) 50kb 3.000.000đ * Danh bạ doanh nghiệp * Catalog sản phẩm * Thương hiệu Việt Nam * Xúc tiến thương mại * Hội chợ triển lãm * Dịch vụ web 12 100 x 430 pixel (Vị trí trượt theo trang bên trái, phải) 50kb 5.000.000đ 72 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 73 CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Vẽ khối hình đơn giản  Tạo chữ nghệ thuật  Chèn ảnh vào tài liệu  Hiệu chỉnh hình ảnh  Tạo biểu thức, phương trình tính toán Ngoài những khả năng về soạn thảo và định dạng văn bản, khả năng đồ họa của Writer cũng rất mạnh. Trong chương này, chúng ta sẽ được tìm hiểu và tiếp cận những kỹ thuật vẽ hình cũng như xử lý một số khối hình họa trực tiếp trên Writer. - Để làm việc với môi trường đồ họa trên Writer, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing. Hình 56: Thanh công cụ Drawing - Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách vào View\Toolbars\ Drawing. 1. Vẽ khối hình đơn giản  Vẽ đường thẳng, mũi tên, hình chữ nhật, Ellipse, hình vuông, hình tròn: - Nhấn chọn biểu tượng công cụ vẽ cần thiết trên thanh công cụ vẽ Drawing. - Kéo và thả chuột tại vị trí muốn vẽ.  Tạo hộp văn bản: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Nhấn chọn biểu tượng Text trên thanh công cụ vẽ. - Kéo và thả chuột ở vị trí muốn tạo dòng text. - Nhập nội dung văn bản vào khung vừa tạo.  Vẽ hình theo mẫu: - Trên thanh công cụ vẽ - Drawing, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của nhóm mẫu vẽ cần chọn mẫu. + Các mẫu hình cơ bản - Basic shapes : Chọn các mẫu hình cơ bản như hình chữ nhật, hình vuông... + Các mẫu hình biểu tượng - Symbol shapes : Chọn các mẫu biểu tượng. + Các mẫu hình mũi tên - Block Arrows : Chọn các mẫu hình mũi tên. + Các mẫu hình biểu đồ tiến trình - Flowcharts . + Các mẫu hình dòng thoại, dòng mô tả - Callouts : chọn các mẫu dòng thoại hay dòng mô tả. + Các mẫu hình sao - Starts : Chọn các mẫu hình sao. - Nhấn chọn mẫu vẽ rồi di chuyển đến nơi muốn vẽ hình mẫu. - Thay đổi kích thước và di chuyển mẫu vẽ giống như hình ảnh. 2. Tạo chữ nghệ thuật - Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn chữ nghệ thuật trên văn bản. - Nhấn chuột vào biểu tượng Fontwork Gallery trên thanh công cụ vẽ Drawing, xuất hiện hộp hội thoại Fontwork Gallery. 74 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 75 Hình 57: Hộp hội thoại Fontwork Gallery - Chọn một kiểu chữ nghệ thuật cần tạo bằng cách bấm đúp chuột vào ô chứa kiểu chữ đó hoặc nhấn chuột vào ô chứa kiểu chữ đó rồi nhấn nút >. Hình 58: Vùng tạo chữ nghệ thuật Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Gõ dòng chữ mà bạn muốn tạo dạng chữ nghệ thuật ở vùng Fontwork. - Chọn các định dạng về phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ cho dòng chữ muốn tạo chữ nghệ thuật bằng cách nhấn chuột vào dòng chữ cần tạo và sử dụng các biểu tượng công cụ trên thanh Fontwork. - Nhấn phím Enter để kết thúc việc tạo chữ nghệ thuật. 3. Chèn ảnh vào tài liệu Bạn có thể chèn được hình ảnh từ nhiều nguồn khác nhau trên máy tính vào tài liệu Writer như: ảnh từ một tệp tin, ảnh từ máy quét (scanner). 3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin Để chèn ảnh từ một tệp tin vào tài liệu, bạn làm như sau: - Đưa con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn ảnh. - Vào menu Insert\Picture\From File, hộp hội thoại Insert picture xuất hiện cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn vào tài liệu. 76 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 77 Hình 59: Hộp hội thoại Insert picture - Chọn tệp chứa ảnh cần chèn. - Bấm đúp chuột vào ảnh muốn chèn hoặc nhấn chuột vào ảnh muốn chèn rồi nhấn nút > để hoàn tất. Ảnh từ tệp đã chọn được chèn vào tài liệu cùng thanh công cụ Picture giúp bạn thực hiện các phép định dạng và hiệu chỉnh ảnh. Hình 60: Thanh công cụ Picture Trong trường hợp không xuất hiện thanh công cụ Picture, bạn có thể vào menu View\Toolbars\Picture để hiển thị nó. 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) Để chèn ảnh từ máy quét vào tài liệu, bạn làm như sau: - Vào menu Insert\Picture\Scan\Request, chọn kiểu ảnh muốn quét vào. - Nhấn nút > để thực hiện việc chèn ảnh từ máy quét vào. Trong trường hợp muốn chọn máy quét để quét ảnh muốn chèn vào văn bản, bạn có thể vào menu Insert\Picture\Scan\Select Source, rồi chọn máy quét mong muốn. 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery - Nhấn chuột vào biểu tượng Gallery trên thanh công cụ. - Chọn chủ điểm ảnh cần chèn. - Nhấn chuột trái vào hình muốn chèn, giữ chuột và kéo xuống vùng văn bản của bạn, rồi thả chuột. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 4. Hiệu chỉnh hình ảnh 4.1 Thay đổi kích thước - Nhấn chọn hình cần thay đổi kích thước, xung quanh hình sẽ xuất hiện các nút hiệu chỉnh kích thước màu xanh. - Di chuyển con trỏ chuột đến các nút này, nhấn giữ và kéo chuột để thay đổi kích thước. 4.2 Di chuyển - Dời con trỏ chuột đến hình, nhấn giữ chuột, kéo chuột đến vị trí mới rồi thả. 4.3 Thay đổi nhanh hình - Nhấn chọn vào hình sẽ thấy thanh công cụ Picture như sau: Hình 61: Thanh công cụ Picture - Nhấn chuột vào biểu tượng Filter trên thanh công cụ để thay đổi hình ảnh với những hiệu ứng có sẵn. 4.4 Xóa hình - Nhấn chọn hình cần xóa, nhấn phím Delete. 4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản - Bấm đúp chuột vào hình, xuất hiện hộp hội thoại Picture. 78 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 79 Hình 62: Hộp hội thoại Picture – Thẻ Wrap - Chọn thẻ Wrap, chọn kiểu bao text cho hình ảnh trong phần Settings. - Điều chỉnh thông số giãn cách hình ảnh đối với văn bản trong phần Spacing. 5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán 5.1 Tạo biểu thức - Đặt điểm chèn tại vị trí cần tạo biểu thức toán học. - Vào menu Insert\Object\Formula, xuất hiện vùng soạn thảo văn bản bên dưới vùng soạn thảo chính. - Nhấn chuột phải vào vùng soạn thảo mới, xuất hiện danh sách biểu thức toán học. - Muốn chèn ký hiệu nào thì nhấn chọn ký hiệu đó rồi nhập giá trị biểu thức vào. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Khi soạn xong nhấn chuột vào vùng soạn thảo văn bản chính sẽ được biểu thức cần thiết. 5.2 Hiệu chỉnh - Bấm đúp chuột vào biểu thức toán học. 5.3 Xóa - Nhấn chọn biểu thức, nhấn phím Delete. 6. Bài tập  Bài tập 1 - Tạo một văn bản có nội dung như sau:  Bài tập 2 - Soạn các công thức sau: a. x2 + y2 = 1 b. x2 - y2 = 1 80 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 81 c. (xn + yn). (xn – yn) = m - Lập bảng kết quả điểm thi như dưới đây, sau đó tổng điểm cho từng học sinh: STT Họ và tên Ngày sinh Điểm Văn Điểm Toán Tổng điểm 1 Nguyễn Văn An 03/01/1979 8 6 2 Trần Thị Mai 05/08/1978 8 5 3 Hoàng Văn Bình 08/07/1980 7 6 4 Trần Xuân Bắc 12/05/1980 9 2 5 Nguyễn Hải Ninh 25/11/1980 5 8 6 Mai Thị Hoa 12/10/1980 4 5 7 Quách Phú Thành 25/11/1980 8 6 8 Trần Hải Ninh 24/10/1980 6 5 9 Quách Thành Danh 22/09/1981 5 8 10 Nguyễn Thị Xuyến 24/12/1982 5 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer CHƯƠNG 05: IN ẤN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Xác lập khổ giấy in và hướng in  Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang  Mục lục tự động  Cách in văn bản 1. Xác lập khổ giấy và hướng in - Vào menu Format\Page, chọn thẻ Page như hình sau: Hình 63: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Page - Thiết lập các thông tin cho phần định dạng trang – Paper Format: o Format: chọn khổ giấy o Width: độ rộng của khổ giấy o Height: chiều cao của khổ giấy 82 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 83 o Orientation: hướng của trang giấy. ƒ Portrait: hướng giấy dọc ƒ Landscape: hướng giấy ngang - Thiết lập các thông tin cho phần lề trang – Margin: o Left: lề trái của trang giấy. o Right: lề phải của trang giấy. o Top: lề bên trên của trang giấy. o Bottom: lề bên dưới ở trang giấy. 2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header  Cách 1: - Vào menu Insert\Header\Default, xuất hiện khung ở đầu trang như sau: - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.  Cách 2: - Vào menu Format\Page, chọn thẻ Header, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 64: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header - Tích chọn ô Header on. - Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao. - Nhấn nút >, xuất hiện khung ở đầu trang như cách 1. - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này. 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer  Cách 1: - Vào menu Insert\Footer\Default, xuất hiện khung ở cuối trang như sau: - Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này.  Cách 2: - Vào menu Format\Page, chọn thẻ Footer, xuất hiện hộp hội thoại như sau: 84 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 85 Hình 65: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer - Tích chọn ô Footer on. - Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao. - Nhấn nút >, xuất hiện khung ở cuối trang như cách 1. - Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này. 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang - Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number. - Chèn tổng số trang hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count. - Chèn ngày hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Date. - Chèn giờ hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Time. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3. Mục lục tự động 3.1 Tạo mục lục tự động Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng. Các bước tạo mục lục tự động:  Bước 1: Tạo Style cho tất cả các tiêu đề (của chương, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục. Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới” trang 40.  Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. Vào menu Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại Insert Index\Table xuất hiện như sau: Hình 66: Hộp hội thoại Insert Index/Table + Nhập tiêu đề trong phần Title. + Chọn Table of Contents trong mục Type. + Để bố trí mục lục hoặc bổ sung thêm các Style khác trong mục lục, bạn chọn mục Additional Styles, rồi nhấn chọn , khi đó xuất hiện hộp hội thoại Assign Styles. 86 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 87 Hình 67: Hộp hội thoại Asign Styles + Chọn Style cần bố trí hoặc thêm vào mục lục. + Nhấn nút mũi tên quay phải để chuyển style đến vị trí cần định dạng trên mục lục. + Nhấn nút > để thực hiện việc bố trí nội dung của mục lục. + Nhấn nút > để thực hiện tạo mục lục tự động. 3.2 Xóa một mục lục - Mở tài liệu muốn xóa mục lục. - Nhấn chuột phải vào phần mục lục và chọn Delete Index/Table. 3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu - Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu. - Sửa nội dung tiêu đề trong tài liệu. - Đưa con trỏ chuột trở về phần mục lục, chọn một vài dòng. - Nhấn chuột phải và chọn Update Index/Table. 3.4 Chỉnh sửa mục lục - Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục. - Chọn một phần của mục lục muốn chỉnh sửa. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table. - Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries. Hình 68: Hộp hội thoại Insert Index/Table - Thiết lập các thông số trong mục Structure. - Tương tự thiết lập cho các thông số khác trong mục Styles, Columns và Background nếu cần. - Nhấn nút > để thực hiện việc chỉnh sửa mục lục. 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản - Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục. - Di chuyển con trỏ đến phần mục lục của văn bản, nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table. - Chọn thẻ Entries. - Chọn cấp độ đề mục trong mục Level. - Trong mục Structure, nhấn chuột trong hộp hình chữ nhật ở trước nút >sau đó nhấn chuột nút >. - Nhấn chuột vào hộp chữ nhật đằng sau nút > và sau đó nhấn chuột vào nút >. - Lặp lại các thao tác tương tự với các cấp tiêu đề khách nếu bạn muốn tạo đường siêu liên kết hoặc nhấn chuột vào nút >. 88 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 89 - Nhấn nút > để thực hiện việc tạo liên kết. Hình 69: Hộp hội thoại Insert Index/Table – Thẻ Entries 4. In ấn 4.1 Xem văn bản trước khi in - Vào menu File\Page Preview, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Page Preview trên thanh công cụ, khi đó văn bản chuyển sang chế độ xem trước khi in. - Xem xong muốn trở về màn hình ban đầu nhấn vào biểu tượng Close Preview trên thanh công cụ. 4.2 In  In nhanh: - Nhấn chuột vào biểu tượng Print File Directly trên thanh công cụ để in tất cả các trang hiện hành.  In trên một mặt giấy (In thông thường): - Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 70: Hộp hội thoại Print - Thiết lập các thông tin chi tiết về máy in, vùng in và số bản in: + Name: Tên máy in. + Print range: Chọn vùng in. o All: In tất cả các trang văn bản hiện hành. o Pages: Nhập số trang muốn in, dùng dấu phẩy để in các trang rời rạc, dùng dấu gạch nối để in các trang liên tiếp. + Number of copies: Số bản in cần sao, lựa chọn số lần nhân bản trang in bằng cách gõ số lần lặp vào. - Nhấn nút > để thiết lập các thông số cho việc in ấn. - Nhấn nút > để thực hiện thao tác in.  In trên hai mặt giấy (In nâng cao): Trong nhiều trường hợp bạn muốn tiết kiệm giấy hoặc để phục vụ cho mục đích sử dụng nào đó, bạn cần in tài liệu của mình trên cả 2 mặt giấy. Hiện nay có rất nhiều máy in hỗ trợ bạn thực hiện công việc này, tuy nhiên nếu máy in của bạn không hỗ trợ chức năng in 2 mặt thì bạn vẫn có thể thực hiện điều này dễ dàng trong Writer. Sau đây là hướng dẫn cách in 2 mặt đối với cả hai trường hợp: 90 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 91 - Trường hợp 1: Đối với máy in không hỗ trợ chức năng in 2 mặt + Bước 1: Đặt lệnh in toàn bộ trang chẵn của văn bản o Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 71: Hộp hội thoại Print Options o Tích chọn ô Left pages, bỏ chọn tại ô Right pages. o Nhấn nút >. o Tiếp tục nhấn nút > trên hộp hội thoại Print. + Bước 2: Đặt giấy đã in trang chẵn trở lại khay giấy của máy in. Bạn cần lưu ý với các máy in khác nhau thì cách đặt giấy sẽ khác nhau, ví dụ: đặt mặt trắng lên trên hay xuống dưới, đầu trang giấy quay ra hay quay vào. Tốt nhất bạn nên in thử để kiểm tra. + Bước 3: Đặt lệnh in toàn bộ trang lẻ còn lại của văn bản. o Thực hiện tương tự như bước 1 nhưng tích chọn ô Right pages thay cho Left pages. - Trường hợp 2: Đối với máy in hỗ trợ chức năng in 2 mặt Với máy in có hỗ trợ chức năng này thì việc in 2 mặt sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cách thực hiện như sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer + Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 72: Hộp hội thoại Properties của máy in + Trên bảng thuộc tính của máy in hiện ra, chọn trang Finishing và tích chọn vào ô Print On Both Sides. + Nhấn nút >. + Tiếp tục nhấn nút > trên hộp hội thoại Print, máy in sẽ in một mặt rồi tự động đảo giấy để in mặt còn lại. Với cách in này bạn có thể chọn in một số trang nhất định, in nhiều bản, tương tự như cách in thông thường. 92 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 93 5. Bài tập - Tạo một văn bản Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress gồm 50 trang, chia thành 3 chương lớn: o Chương 1: Trình diễn đơn giản o Chương 2: Xây dựng các Slides o Chương 3: Sử dụng các Template và thiết lập Slide Master - Thiết lập khổ giấy in cho tài liệu nói trên với các thông số như sau: o Cỡ giấy in: Chiều rộng - 18 cm; Chiều cao - 24cm. o Lề - Đỉnh: 1.75 cm; Đáy: 1.75cm; Bên trong: 2.5 cm; Bên ngoài: 2cm; Hướng in: Theo chiều dọc. - Tạo tiêu đề theo nội dung của từng chương. - Tạo mục lục tự động cho văn bản trên. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Khái niệm về trộn tài liệu  Chuẩn bị dữ liệu  Đăng ký nguồn dữ liệu  Tạo nội dung thư mời  In nội dung thư mời  Lưu nội dung thư mời trên đĩa  In nhãn trộn thư 1. Khái niệm về trộn tài liệu Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: Công ty Cổ phần MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng của mình. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc Calc. Vậy phải làm như thế nào? Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 2. Chuẩn bị dữ liệu Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau: Hình 73: Danh sách khách mời 94 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 95 Bảng này phải được soạn trên Microsoft Office Excel hoặc OpenOffice.org Calc. 3. Đăng ký nguồn dữ liệu - Để đăng ký nguồn dữ liệu, vào menu File\Wizards\Address Data Source, xuất hiện hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard: Hình 74: Hộp hội thoại Address Book Data source Wizard - Chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời - Chọn Other external data source. - Nhấn nút >, xuất hiện màn hình sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 75: Hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard - Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời - Nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 76: Hộp hội thoại Data Source Properties - Trong hộp Database type chọn Spreadsheet. - Nhấn nút >, xuất hiện màn hình sau: 96 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 97 Hình 77: Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu - Nhấn nút > để chọn tệp chứa danh sách khách mời. - Nhấn nút > để kiểm tra kết nối. - Nhấn nút >, quay lại hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard. Hình 78: Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Nhấn nút > nếu muốn chỉ định các trường sẽ được trộn trong thư mời. - Nhấn nút >, xuất hiện màn hình sau: Hình 79: Đặt tên cơ sở dữ liệu - Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn thay đổi. - Nhấn nút > để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu. 4. Tạo nội dung thư mời Ví dụ: Soạn một thư mời với nội dung như sau: Kính gửi: Ông (Bà) Địa chỉ: - Vào menu File\New\Text Document hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 98 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 99 - Vào menu View\Data sources hoặc nhấn phím F4 để hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký. - Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng như hình sau: Hình 80: Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu - Tạo một thư mời với nội dung theo ý bạn. Hình 81: Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn - Nhấn giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và tên, kéo thả xuống vị trí cần thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên thư cho đến hết. - Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5. In nội dung thư mời Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ. - Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện: Hình 82: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không - Nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 83: Hộp hội thoại Mail Merge - Trong khung Records, tích vào All để in tất cả các bản ghi, hoặc Selected records để in các bản ghi đã chọn, chọn From để in các bản ghi liên tục trong khoảng do bạn nhập vào ô From và To. - Nhấn nút >. 100 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 101 6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa - Vào menu File\Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa. 7. In nhãn trộn thư - Vào menu File\New\Labels. - Chọn thẻ Options, tích chọn Synchronize contents. Hình 84: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Options - Chọn thẻ Labels, sau đó chọn Database và Table. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 85: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Labels - Chọn kiểu nhãn trong mục Brand. - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của mục Database field. - Chọn trường đầu tiên muốn chèn vào nhãn. - Nhấn chuột vào nút mũi tên để chuyển trường vừa chọn sang mục Label text. - Thiết lập các thông số khác. - Nhấn nút >. - Vào menu File\Print, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 86: Thông báo xác nhận in thư trộn - Nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại Mail Merge. 102 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 103 Hình 87: Hộp hội thoại Mail Merge - Bạn có thể chọn in tất cả các bản ghi hoặc từng bản ghi cụ thể. Để chọn các bản ghi không liên tiếp, giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn từng bản ghi. Để chọn các bản ghi liên tiếp, chọn bản ghi đầu tiên rồi di chuyển đến bản ghi cuối cùng, giữ phím Shift và nhấn chuột vào bản ghi cuối cùng. - Nhấn nút > để thực hiện việc in nhãn. 8. Bài tập - Tạo một danh sách khách hàng tiềm năng khu vực phía bắc gồm các trường: Họ và đệm, Tên, Chức vụ, Địa chỉ. - Tạo mẫu thư chào hàng cho sản phẩm phần mềm AFF express. - Thực hiện việc trộn thư để tạo thư, phong bì thư cho danh sách khách hàng tiềm năng nói trên. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org Writer 3.0 và Microsoft Word (nhiều phiên bản).  Xem: Word có các cách xem cơ bản sau (dựa trên từng phiên bản): - Normal: Là cách xem được đề xuất (bởi Microsoft) để thực hiện hầu hết việc gõ và chỉnh sửa. Writer không có cách xem tương ứng. - Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu như khi xem trực tuyến. Cách xem tương ứng trong Writer là lựa chọn xem Web Layout. - Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ được in ra. Cách này tương ứng gần nhất với cách xem Print Layout trong Writer. - Reading Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu như trang sách. Writer không có cách xem tương ứng. - Outline: Cách này cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề mục. Writer có Navigator, sẽ được chi tiết ở phần sau.  Thanh trạng thái: Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang).  Navigator: Word không có khái niệm tương tự Navigator (Điều hướng). Để bắt đầu Navigator, nhấn phím F5 hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Navigator trên thanh công cụ. 104 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 105  So sánh các phím tắt chính: Chức năng Phím tắt trong Word Phím tắt trong Writer Gạch dưới các từ không dấu cách Ctrl+Shift+W Không có tương ứng Thay đổi kích cỡ phông Ctrl+Shift+P Không có tương ứng chuẩn Từ đồng nghĩa Shift+F7 Ctrl+F7 Hiển thị/giấu các ký tự không in Ctrl+Shift+* Ctrl+F10 Thụt lề Ctrl+M Không có tương ứng chuẩn Không thụt lề Ctrl+Shift+M Không có tương ứng chuẩn Chỉ số trên Ctrl+Shift+= Ctrl+Shift+P Chỉ số dưới Ctrl+= Ctrl+Shift+B Xóa bỏ định dạng ký tự Ctrl+Spacebar Nhấn chuột phải > Default Xóa bỏ định dạng đoạn văn Ctrl+Q Nhấn chuột phải > Default Nhảy tới điểm chỉnh sửa trước đó Shift+F5 Cần phải dùng trình nhắc trên Điều hướng Dịch chuyển đoạn văn lên trên Không có tương ứng Ctrl+mũi tên đi lên Dịch chuyển đoạn văn xuống dưới Không có tương ứng Ctrl+mũi tên đi xuống Tìm kiếm Ctrl+F Ctrl+F Thay thế Ctrl+H Ctrl+F Bảng 2: Bảng so sánh phím tắt trong Word và Writer Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer  Nhập số và công thức: Không giống như Word, các bảng biểu trong Writer có thể hoạt động giống các bảng tính hơn. Ví dụ: Các giá trị đã được tính toán thay đổi khi dữ liệu được nhập vào (không cần phải lựa chọn và nhấn phím F9 để cập nhập các kết quả đã tính như trong Word). Cách nhập công thức trong Writer tham khảo phần “Tính toán trên bảng” trang 68.  Biểu đồ trong Writer: Biểu đồ được sao chép từ một bảng tính Calc và được dán vào một tài liệu Writer theo mặc định sẽ là một đối tượng nhúng. Không giống như thao tác trong Microsoft Office, chỉ có các dữ liệu liên quan đến biểu đồ mới được nhúng. Trong Microsoft Office việc sao chép và dán một biểu đồ cũng đồng thời nhúng nó, nhưng nếu bảng tính Excel có dung lượng 8MB (không hẳn là không có thực đối với một bảng tính) thì mỗi biểu đồ được dán vào một tài liệu Word sẽ tăng kích cỡ tài liệu Word đó thêm 8MB.  Khoảng cách giữa các đoạn và trước ngắt trang: Trong Writer, một vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word. Cụ thể là: - Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qua. - Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất ở trên và ở dưới của hai đoạn. - Trước ngắt trang: nếu ở đầu một trang, không tạo một trang trắng. Điều này cho phép sử dụng các kiểu mà không phải áp dụng các định dạng đoạn trực tiếp để sửa chữa các vấn đề sau đó.  Các thanh đầu trang và cuối trang: Phần đỉnh trang khu vực giữa các lề trang và lề đỉnh luôn luôn trống, tiếp theo là dòng đầu trang, và sau dòng đầu trang là vùng 106 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 107 văn bản chính của trang. Chiều cao tự động cho phép đầu trang hoặc cuối trang tăng lên hoặc co lại tùy thuộc vào nội dung của chúng. Khoảng cách: Xác định khoảng cách giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính trên trang. Khoảng cách động cho phép đầu trang/cuối trang giãn tới vùng giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính. Các lề trái và phải được thụt vào từ các lề trang và không thể có giá trị âm. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP Câu 1: Tôi có thể dùng OpenOffice.org Writer để mở tệp định dạng mới của Microsoft Office Word 2007 (tệp .docx) hay không? Trả lời: Hoàn toàn có thể. OpenOffice.org 3.0 cho phép bạn mở các tệp định dạng mới được tạo ra bởi Microsoft Office 2007, chính vì thế bạn có thể dùng chương trình Writer để mở tệp .docx. Cũng tương tự như vậy, bạn có thể dùng chương trình Calc để mở tệp .xlsx hay chương trình Impress để mở tệp .pptx. Câu 2: Máy in của tôi không hỗ trợ chế độ in hai mặt, vậy tôi có thể in văn bản của mình trên hai mặt giấy được không? Trả lời: Được. Writer cho phép bạn in văn bản trên hai mặt giấy cho dù máy in của bạn có hỗ trợ chế độ này hay không. Để in văn bản trên hai mặt giấy, bạn vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại mục In nâng cao trang 90. Câu 3: Writer có tính năng đếm từ hay không? Nếu có, tôi phải làm thế nào để biết được văn bản của mình có bao nhiêu từ? Trả lời: Writer hỗ trợ bạn đếm số trang, số từ, số ký tự, tương tự như Word. Để biết văn bản của mình có bao nhiêu trang, từ, ký tự, bạn vào menu File\Properties, trên hộp hội thoại Properties chọn thẻ Statistics. 108 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 109 Hình 88: Thống kê số trang, số từ, số ký tự, - Number of Pages: Cho biết số trang trong văn bản của bạn. - Number of Tables: Cho biết số bảng biểu trong văn bản của bạn. - Number of Graphics: Cho biết số đồ thị trong văn bản của bạn. - Number of OLE Objects: Cho biết số đối tượng nhúng và liên kết trong văn bản của bạn. - Number of Paragraphs: Cho biết số đoạn trong văn bản của bạn. - Number of Words: Cho biết số từ trong văn bản của bạn. - Number of Characters: Cho biết số ký tự trong văn bản của bạn. - Number of Lines: Cho biết số dòng trong văn bản của bạn.