Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU ................................................................................................................. 5 CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC .................................................................... 7 1. Cách khởi động Calc ........................................................................ 7 2. Màn hình làm việc của Calc ............................................................. 8 3. Tạo một bảng tính mới ................................................................... 11 4. Lƣu bảng tính lên đĩa ...................................................................... 12 5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa ..................................................... 14 6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc ................................................. 15 CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH .......................................... 17 1. Thêm và xoá các trang tính ............................................................ 17 2. Đổi tên trang tính ............................................................................ 19 3. Sao chép/Di chuyển một trang tính ................................................ 19 4. Ẩn và hiện lại một trang tính .......................................................... 20 5. Bảo vệ trang tính ............................................................................ 21 6. Chọn nhiều trang tính ..................................................................... 23 CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH ....................................... 25 1. Các kiểu dữ liệu .............................................................................. 25 1.1. Dạng chuỗi (Text)..................................................................... 25 1.2. Dạng số (Number) .................................................................... 26 1.3. Dạng công thức (Formulas) ...................................................... 26 1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) .................................................. 26 2. Các toán tử trong công thức ........................................................... 27 2.1. Toán tử số ................................................................................. 27 2.2. Toán tử chuỗi ............................................................................ 27 2.3. Toán tử so sánh ......................................................................... 27 3. Nhập dữ liệu ................................................................................... 28 3.1. Dữ liệu bất kỳ ........................................................................... 28 3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật ..................................... 28 3.3. Dữ liệu kiểu công thức ............................................................. 31 3.4. Công thức mảng ....................................................................... 33 4. Sửa, xóa dữ liệu .............................................................................. 34 5. Các thao tác với ô ........................................................................... 34 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 2 5.1. Chọn ô ...................................................................................... 34 5.2. Di chuyển giữa các ô ................................................................ 36 5.3. Cắt, sao chép và dán ô .............................................................. 38 6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính .............................................. 39 6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột ................................................ 39 6.2. Chèn ô, hàng và cột .................................................................. 41 6.3. Xóa ô, hàng và cột .................................................................... 42 6.4. Chuyển hàng thành cột và ngƣợc lại ........................................ 43 6.5. Ẩn/hiện hàng, cột...................................................................... 45 6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột ......................................... 45 7. Định dạng dữ liệu ........................................................................... 46 7.1. Định dạng ký tự ........................................................................ 46 7.2. Định dạng số ............................................................................. 48 7.3. Canh biên (dóng hàng) ............................................................. 48 7.4. Kẻ khung .................................................................................. 50 7.5. Tô màu nền ............................................................................... 51 7.6. Định dạng tự động .................................................................... 52 8. Đặt tên cho ô hoặc miền ................................................................. 53 8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay ............................................ 53 8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) ....................... 54 8.3. Dán tên vào công thức .............................................................. 55 8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên ............................. 55 8.5. Xóa tên ô hoặc miền ................................................................. 56 9. Ghi chú cho ô .................................................................................. 56 10. Bảo vệ ô hoặc miền ...................................................................... 57 11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu .................................................. 58 CHƢƠNG 04: HÀM TRONG CALC ....................................................................... 61 1. Quy tắc chung ................................................................................. 61 2. Xây dựng công thức ....................................................................... 62 3. Các hàm trong Calc ........................................................................ 64 3.1. Hàm ngày tháng ........................................................................ 64 3.2. Hàm ký tự ................................................................................. 70 3.3. Hàm toán học ............................................................................ 73 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 3 3.4. Hàm logic ................................................................................. 77 3.5. Hàm thống kê ........................................................................... 78 3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu ................................................... 79 CHƢƠNG 05: ĐỒ THỊ .............................................................................................. 85 1. Tạo đồ thị mới ................................................................................ 85 2. Chỉnh sửa đồ thị .............................................................................. 89 2.1. Thay đổi vị trí đồ thị ................................................................. 89 2.2. Thay đổi kích thƣớc đồ thị ....................................................... 90 2.3. Thay đổi loại đồ thị................................................................... 90 2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị ................................ 90 2.5. Chỉnh sửa các đối tƣợng ........................................................... 91 2.6. Bổ sung/bỏ đƣờng kẻ lƣới ........................................................ 91 CHƢƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU ....................................................................... 93 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu ............................................................. 93 2. Sắp xếp dữ liệu ............................................................................... 94 3. Lọc dữ liệu ...................................................................................... 95 3.1. Các yếu tố cơ bản ..................................................................... 95 3.2. Lọc tự động (AutoFilter) .......................................................... 96 3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) ............................................... 97 4. Tổng kết theo nhóm ........................................................................ 98 4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): ................................ 98 4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm ............................................... 100 CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN ........................................................ 103 1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề ..................................................... 103 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang .............................................. 105 3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang ................................. 107 4. In ................................................................................................... 108 BÀI TẬP .................................................................................................................... 111 PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL ......... 125 MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP ..................................................................... 131 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 5 GIỚI THIỆU OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở đƣợc phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tƣơng tự nhƣ Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thƣờng xuyên đƣợc cập nhật và nâng cấp. Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ƣu việt của những phiên bản trƣớc, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tƣợng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cƣờng khả năng đồ họa bằng việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mƣợt mà hơn nhƣng tốc độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ. Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hƣớng dẫn sử dụng và đĩa chƣơng trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phƣơng, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0 để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm. Đến nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với ngƣời sử dụng. Các tính năng đƣợc nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo ngƣời dùng. Giống nhƣ các phiên bản trƣớc, bộ sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chƣơng trình phần mềm:  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer.  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc.  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 6 OpenOffice.org Impress.  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.5 và UniKey 4.0. Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hƣớng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có tính năng tƣơng tự về mặt giao diện và cách sử dụng nhƣ Microsoft Office Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng đƣợc ƣa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chƣơng, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với ngƣời dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm:  Chƣơng 01: Làm quen với Calc  Chƣơng 02: Các thao tác với trang tính  Chƣơng 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính  Chƣơng 04: Hàm trong Calc  Chƣơng 05: Đồ thị  Chƣơng 06: Quản trị dữ liệu  Chƣơng 07: Trình bày trang và in  Bài tập thực hành  Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel  Một số câu hỏi thƣờng gặp Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 7 CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Cách khởi động Calc  Màn hình làm việc của Calc  Các màn hình thể hiện bảng tính  Tạo một bảng tính mới  Lƣu bảng tính lên đĩa  Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa  Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 1. Cách khởi động Calc Có rất nhiều cách có thể khởi động đƣợc phần mềm Calc. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org Calc. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tƣợng Spreadsheet. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 8 Hình 1. Màn hình Welcome to OpenOffice.org - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của Calc nếu nhƣ nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop, - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định. 2. Màn hình làm việc của Calc Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng nhƣ sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 9 Hình 2. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc - Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới đƣợc tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một con số. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tƣợng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn. - Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 10 dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải của ô Tên là các biểu tƣợng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) đƣợc hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó. - Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính. - Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert, - Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc đƣợc đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính. - Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang đƣợc đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536. - Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đƣợc xác định bằng cột trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, A23. - Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc dƣới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này đƣợc hiển thị trên thanh công thức. 3. Các màn hình thể hiện bảng tính Để tùy chọn hình thức hiển thị bảng tính, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. Calc có một số cách để xem bảng tính nhƣ sau: - Normal: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Page Break Preview: Chỉ hiển thị vùng bảng tính có dữ liệu. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 11 - Full Screen: Xem bảng tính toàn màn hình. - Zoom: Xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý. Khác với phiên bản OpenOffice.org 3.0, ở bản này cho phép ngƣời dùng chọn chế độ xem bảng tính theo tỉ lệ tùy ý bằng cách nhấn chuột vào các biểu tƣợng tƣơng ứng tại góc dƣới bên phải của màn hình. Hình 3. Chọn chế độ xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý 4. Tạo một bảng tính mới Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chƣơng trình khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chƣơng trình Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\New\Spreadsheet; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tƣợng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ biểu tƣợng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet; hoặc - Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính mới. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 12 5. Lƣu bảng tính lên đĩa Thƣ mục mặc định để lƣu các bảng tính là thƣ mục My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc. Để lƣu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Save trên thanh công cụ. Biểu tƣợng này sẽ có màu xanh đen và không chọn đƣợc nếu nhƣ tệp đã đƣợc lƣu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới; hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Nếu trƣớc đó bảng tính chƣa đƣợc lƣu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lƣu bảng tính. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 13 Hình 4. Hộp hội thoại Save As - Chọn vị trí lƣu bảng tính mới. - Đặt tên bảng tính tại ô File name. - Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lƣu tệp dƣới dạng .xls, .xml, - Nhấn nút > để kết thúc việc lƣu bảng tính lên đĩa. Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As. Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 14 6. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa Calc cho phép bạn không chỉ mở đƣợc những bảng tính đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình này, mà còn mở đƣợc cả những bảng tính đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx). Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Open; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Open trên thanh công cụ; hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện: Hình 5. Hộp hội thoại Open Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 15 Tìm đến thƣ mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn nút > trên hộp hội thoại, tệp tài liệu đƣợc chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc. Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org. 7. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau: - Vào menu File\Exit, hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 16 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 17 CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Thêm và xoá các trang tính  Đổi tên trang tính  Sao chép/Di chuyển một trang tính  Ẩn và hiện lại một trang tính  Bảo vệ trang tính  Chọn nhiều trang tính 1. Thêm và xoá các trang tính Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện nhƣ sau: - Thêm trang tính: + Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 18 Hình 6. Hộp hội thoại Insert Sheet + Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position: o Before current sheet: Xuất hiện trƣớc trang tính hiện thời. o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời. + Chọn số lƣợng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets. + Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name. + Nhấn nút > để thêm trang tính mới. - Xoá trang tính: + Chọn trang tính cần xoá. + Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Delete Sheet. + Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 19 2. Đổi tên trang tính Ngầm định các trang tính đƣợc đặt tên lần lƣợt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính. Cách thực hiện nhƣ sau: - Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 7. Hộp hội thoại Rename Sheet - Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name. - Nhấn nút > để chấp nhận tên mới của trang tính. Bạn có thể đổi tên trang tính chỉ bằng một nhấn đúp chuột vào Sheet cần đổi tên. Đây là một trong những tính năng mới của phiên bản OpenOffice.org 3.1. 3. Sao chép/Di chuyển một trang tính Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách thực hiện nhƣ sau: - Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 20 Hình 8. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet - Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính. - Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ đƣợc di chuyển ra trƣớc trang tính đƣợc chọn trong danh sách này, hoặc sẽ đƣợc di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position) - Nhấn nút > để sao chép hoặc di chuyển trang tính. Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau: + Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột. + Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột. 4. Ẩn và hiện lại một trang tính Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách thực hiện nhƣ sau: - Ẩn một trang tính: + Chọn trang tính cần ẩn. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 21 + Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính đƣợc chọn sẽ biến mất và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời. - Hiện lại trang tính: + Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 9. Hộp hội thoại Show Sheet + Chọn trang tính cần hiện trong danh sách. + Nhấn nút > để hiện lại trang tính đó. 5. Bảo vệ trang tính Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do ngƣời khác gây nên, bạn có thể thực hiện nhƣ sau: - Chọn trang tính cần bảo vệ. - Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 10. Hộp hội thoại Protect Sheet Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 22 - Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password. - Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận. - Nhấn nút > để chấp nhận mật khẩu. Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ đƣợc bảo vệ và không sự thay đổi nào có thể thực hiện đƣợc đối với trang tính đó. Để bỏ bảo vệ, thực hiện nhƣ sau: - Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ. - Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 11. Hộp hội thoại Unprotect sheet - Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống. - Nhấn nút > để bỏ bảo vệ. Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu nhưng không thay đổi được dữ liệu đó. Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau: + Vào menu File\Save As. + Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password. + Nhấn nút >, xuất hiện cảnh báo, chọn >. + Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau). Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 23 + Nhấn nút > để chấp nhận mật khẩu. Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập đúng Calc mới mở bảng tính đó. 6. Chọn nhiều trang tính - Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn chuột vào thẻ tên cuối. - Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần chọn. - Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 25 CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Các kiểu dữ liệu  Các toán tử trong công thức  Nhập dữ liệu  Sửa, xóa dữ liệu  Các thao tác với ô  Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính  Định dạng dữ liệu  Đặt tên cho ô hoặc miền  Ghi chú cho ô  Bảo vệ ô hoặc miền  Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 1. Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô đƣợc tạo ra nhƣ sau: 1.1. Dạng chuỗi (Text) - Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z. - Những dữ liệu dạng chuỗi nhƣ số nhà, số điện thoại, mã số... khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán. - Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đƣợc căn sang trái ô. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 26 1.2. Dạng số (Number) - Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows. - Theo mặc định, dữ liệu dạng số đƣợc căn sang phải ô. 1.3. Dạng công thức (Formulas) - Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả đƣợc thể hiện trong ô. Nếu thấy Có thể là do: #### Cột quá hẹp #DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng #NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả) #N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách 1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) - Trong cách trình bày dƣới đây: DD là 2 con số chỉ ngày MM là 2 con số chỉ tháng YY là 2 con số chỉ năm Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trƣờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 27 2. Các toán tử trong công thức 2.1. Toán tử số Phép toán Ví dụ + cộng 10 + 5 = 15 - trừ 10 - 5 = 5 * nhân 10*5 = 50 / chia 90/3 = 30 ^ lũy thừa 3^2 = 9 % phần trăm 50%*600 = 300 Thứ tự ƣu tiên của các phép toán nhƣ sau: lũy thừa trƣớc rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ƣu tiên (nhƣ nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ƣu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ đƣợc thực hiện trƣớc. 2.2. Toán tử chuỗi & Nối chuỗi. Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu đƣợc là: TinHọc 2.3. Toán tử so sánh > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng Khác Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai). Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 28 3. Nhập dữ liệu 3.1. Dữ liệu bất kỳ - Đƣa con trỏ về ô cần thiết. - Nhập dữ liệu theo loại dạng thức. - Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau: + Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dƣới. + Nhấn một phím mũi tên để đƣa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đƣa con trỏ sang ô bên phải. + Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái. 3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật  Chuỗi số với bƣớc nhảy là 1: - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1. - Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta đƣợc một chuỗi số 1, 2, 3,...  Chuỗi số với bƣớc nhảy bất kỳ: - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó. - Về ô dƣới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4. - Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 29 Hình 12. Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2  Chuỗi ngày tháng năm tăng: - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu. - Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. - Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bƣớc nhảy là 1. Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách: + Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo. + Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 13. Hộp hội thoại Fill Series + Trong phần Time unit chọn: o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008, Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 30 o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008, 20/05/2008, (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không đƣợc tính) o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008, o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010, + Chọn bƣớc nhảy tại ô Increment. + Nhấn nút >.  Điền một danh sách tự tạo: - Nếu danh sách này chƣa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu Tools\Options: Hình 14. Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists - Trong khung Entries lần lƣợt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng. - Nhấn nút >. Để sử dụng danh sách tự tạo: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 31 - Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu. - Điền tự động tới ô cuối miền nhƣ phần trên. 3.3. Dữ liệu kiểu công thức - Phải bắt đầu bởi dấu =. - Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức. Ví dụ: Tính lƣơng và tỷ lệ theo công thức: Lƣơng = Số ngày công * Lƣơng ngày Tỷ lệ = Lƣơng / Tổng cộng Lƣơng Hình 15. Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức Cách thực hiện nhƣ sau: - Tính lƣơng cho nhân viên đầu tiên: + Đƣa con trỏ về ô E2 + Gõ dấu = + Trỏ chuột vào ô C2, nhấn chuột trái (hoặc gõ C2) + Gõ dấu * + Trỏ chuột vào ô D2, nhấn chuột trái (hoặc gõ D2) Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 32 + Nhấn phím Enter. - Để tính lƣơng cho những nhân viên còn lại, đƣa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7. - Tính tổng lƣơng và ghi vào ô E8: + Đƣa con trỏ về ô E8. + Nhấn chuột vào biểu tƣợng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức =SUM(E2:E7) từ bàn phím. + Nhấn phím Enter. - Tính tỷ lệ phần trăm lƣơng của từng nhân viên so với tổng lƣơng: + Đƣa con trỏ về ô F2 + Gõ dấu = + Trỏ chuột vào ô E2, nhấn chuột trái (hoặc gõ E2) + Gõ dấu / + Trỏ chuột vào ô E8, nhấn chuột trái (hoặc gõ E8) + Nhấn phím Enter. + Để tính tỷ lệ phần trăm lƣơng cho những nhân viên còn lại, đƣa con trỏ về ô F2, sao chép công thức cho tới ô F7. Khi đó ta thấy tại các ô F3 đến F7 xuất hiện thông báo lỗi. Khi đƣa con trỏ về ô F3, ta thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Calc đã lấy số ở ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tƣơng đối. Để báo cho Calc lấy lần lƣợt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm nhƣ sau: o Đƣa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đƣa con trỏ bàn phím về ngay trƣớc ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ đƣợc điền vào trƣớc và giữa ký hiệu đó. o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 33 + Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tƣợng % trên thanh định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số. Sau khi tính toán ta có: Hình 16. Kết quả tính toán theo công thức 3.4. Công thức mảng Ngoài công thức tƣơng đối nhƣ trên, Calc còn cung cấp một phƣơng tiện nhỏ gọn hơn, đó là mảng (array). Mảng đƣợc dùng khi ta gặp phải một lƣợng tính toán nhiều và phức tạp trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp đi lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm đƣợc bộ nhớ (thay vì phải có 100 công thức sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ). - Nhập công thức mảng (array formula): + Bƣớc 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng + Bƣớc 2: Khác với công thức tƣơng đối (trong ví dụ trên là =C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7. + Bƣớc 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter. Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tƣơng ứng. - Sửa một công thức mảng: + Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 34 4. Sửa, xóa dữ liệu  Sửa: Làm theo một trong hai cách sau: - Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đƣa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa. Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngƣợc lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi. - Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.  Xóa - Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter. 5. Các thao tác với ô 5.1. Chọn ô Trƣớc khi đƣa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và cột) muốn đƣa dữ liệu vào. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau hay không liền nhau.  Chọn một ô Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó. Khi một ô đƣợc chọn, một đƣờng viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời.  Chọn nhiều ô liền nhau Một dải các ô liền nhau có thể đƣợc chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột. - Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột: + Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn. + Nhấn và giữ chuột trái. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 35 + Di chuyển chuột. + Khi đã chọn đƣợc tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột. - Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột: + Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn. + Giữ phím Shift. + Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn. - Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột: + Chọn ô là một trong các góc của dải đó. + Giữ phím Shift. + Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.  Chọn nhiều ô không liền nhau - Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phƣơng pháp nêu trên. - Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo. - Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo. - Lặp lại các bƣớc trên nếu cần.  Trƣờng hợp đặc biệt: - Chọn một hàng: Nhấn vào số định danh của hàng đó. Ví dụ: 1, 2, 3, 4, , 65535, 65536. - Chọn một cột: Nhấn vào chữ cái định danh của cột đó. Ví dụ: A, B, C, D, , AMI, AMJ. - Chọn nhiều hàng hoặc cột: + Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:  Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.  Giữ phím Shift. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 36  Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm. + Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:  Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.  Giữ phím Ctrl.  Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn. - Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính. Hình 17. Chọn toàn bộ trang tính Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+A. 5.2. Di chuyển giữa các ô Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ ra vị trí của ô hiện thời. - Sử dụng phím Tab và phím Enter: + Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần lƣợt lên hoặc xuống. + Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển lần lƣợt sang phải hoặc trái. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 37 - Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển theo hƣớng mũi tên. - Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down: + Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng. + Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ liệu. + Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình. + Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình. + Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up, Page Down, hoặc các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách khác nhau. Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng để di chuyển trong bảng tính. Tổ hợp phím Kết quả  Sang phải một ô  Sang trái một ô  Lên một ô  Xuống một ô Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó hoặc tới cột AMJ Ctrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó hoặc tới cột A Ctrl+ Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó hoặc tới dòng 1 Ctrl+ Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó hoặc tới dòng 65536 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 38 Ctrl+Home Tới ô A1 Ctrl+End Tới ô góc dƣới bên phải của vùng chứa dữ liệu Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể) Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể) Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh sách trang tính) Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong danh sách trang tính) Tab Sang ô bên phải Shift+Tab Sang ô bên trái Enter Xuống một ô Shift+Enter Lên một ô Nhấn phím Alt+mũi tên để điều chỉnh kích thước của ô. 5.3. Cắt, sao chép và dán ô Calc cho phép bạn chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị trí khác. Tính năng này đƣợc gọi là cắt và dán. Khi bạn cắt dữ liệu, Calc lƣu giữ nó trong bộ nhớ đệm. Dữ liệu bị cắt đƣợc loại bỏ khỏi trang tính nhƣng vẫn còn sẵn cho phép bạn dán nó vào vị trí khác. Với chức năng cắt và dán, dữ liệu đƣợc chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích). Trong trƣờng hợp bạn không muốn di chuyển dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó.  Di chuyển dữ liệu: - Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 39 - Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. - Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích. - Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.  Sao chép dữ liệu: - Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép. - Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C. - Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích. - Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. 6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột  Một cột / một hàng - Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thƣớc sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. - Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dƣới số của hàng cần điều chỉnh kích thƣớc sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.  Nhiều cột / nhiều hàng - Cột: + Chọn các cột cần điều chỉnh kích thƣớc. + Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 40 Hình 18. Hộp hội thoại Column Width + Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width. + Nhấn nút >. - Hàng: + Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thƣớc. + Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 19. Hộp hội thoại Row Height + Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height. + Nhấn nút >. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau: - Vào menu File\Page Preview. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 41 - Nhấn nút > trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng hình cái kẹp màu đen trên trang giấy như hình sau: Hình 20. Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trước khi in - Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của cột đó. 6.2. Chèn ô, hàng và cột Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để đƣa thêm thông tin vào, bạn cần thực hiện nhƣ sau: - Chèn ô: + Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu. + Vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 21. Hộp hội thoại Insert Cells Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 42 + Chọn Shift cells down để đẩy các ô đƣợc chọn xuống dƣới, hoặc chọn Shift cells right để đẩy các ô đƣợc chọn sang phải. + Nhấn nút > để thực hiện lệnh. - Chèn hàng: + Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu. + Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng đƣợc chọn xuống dƣới. - Chèn cột: + Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. + Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột đƣợc chọn sang phải. Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu Insert\Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column. 6.3. Xóa ô, hàng và cột - Xóa ô: + Chọn các ô cần xóa. + Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 43 Hình 22. Hộp hội thoại Delete Cells + Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dƣới. + Nhấn nút > để thực hiện lệnh. - Xóa hàng: + Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu. + Vào menu Edit\Delete Cells. - Xóa cột: + Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. + Vào menu Edit\Delete Cells. Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng cách: + Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá. + Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter. 6.4. Chuyển hàng thành cột và ngƣợc lại Giả sử cần chuyển dữ liệu đang đƣợc xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:G3, ta làm nhƣ sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 44 - Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6) Hình 23. Ví dụ về chuyển cột thành hàng - Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C. - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3). - Vào menu Edit\Paste Special, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+V, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 24. Hộp hội thoại Paste Special - Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose. - Nhấn nút > để kết thúc. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 45 Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung). 6.5. Ẩn/hiện hàng, cột Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính. Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại. Cách thực hiện nhƣ sau: - Ẩn các hàng, cột: + Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi. + Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide). - Hiện lại các hàng, cột đã ẩn: + Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dƣới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trƣớc và ngay sau chúng là cột B và cột F. + Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show). 6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dƣới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tƣơng tự nhƣ vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính. Cách thực hiện nhƣ sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 46 - Cố định hàng: + Chọn hàng ngay dƣới những hàng cần cố định. + Vào menu Window\Freeze. - Cố định cột: + Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định. + Vào menu Window\Freeze. - Cố định cả hàng và cột: + Đƣa con trỏ về ô ngay dƣới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đƣa con trỏ về ô C3. + Vào menu Window\Freeze. - Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích trƣớc chức năng này. 7. Định dạng dữ liệu 7.1. Định dạng ký tự  Dùng thanh công cụ định dạng: Hình 25. Định dạng phông chữ - Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name. - Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 47 - Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân. - Chọn màu nền tại ô Background Color. - Chọn màu chữ tại ô Font Color.  Dùng menu: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font. Hình 26. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font - Chọn một kiểu chữ trong khung Font. - Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thƣờng. - Chọn một cỡ chữ trong khung Size. - Nhấn nút >. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 48  Dùng bàn phím: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân. 7.2. Định dạng số - Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tƣợng tƣơng ứng trên thanh định dạng. Số Dùng biểu tƣợng Đổi thành 123 Điền dấu tiền tệ $123.00 0.156 Nhân với 100 và điền dấu % 15.60% 12.345 Lấy thêm một số thập phân 12.3450 12.345 Giảm đi một số thập phân 12.35 7.3. Canh biên (dóng hàng) - Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.  Dùng biểu tƣợng (chỉ căn đƣợc theo chiều ngang): Hình 27. Căn lề cho dữ liệu Ví dụ: Để có tiêu đề nhƣ dƣới đây ta làm nhƣ sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 49 Hình 28. Căn chỉnh tiêu đề - Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA - Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô. - Tại ô A2 gõ: Phòng Tƣ vấn Nghiệp vụ - Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô. - Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô và biểu tƣợng để căn giữa. - Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc - Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô và biểu tƣợng để căn giữa.  Dùng menu (căn đƣợc cả theo chiều ngang và chiều dọc): - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 50 Hình 29. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment - Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm: + Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang. + Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc. + Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees. 7.4. Kẻ khung - Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Border trên thanh công cụ và chọn đƣờng kẻ khung cần thiết. hoặc - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 51 Hình 30. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Borders - Chọn kiểu đƣờng kẻ trong ô Style, màu của đƣờng kẻ trong ô Color. - Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung đƣợc chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined. - Nhấn nút > để chấp nhận kiểu khung vừa chọn. 7.5. Tô màu nền - Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Background Color trên thanh công cụ và chọn màu nền cần thiết. hoặc - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 52 Hình 31. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Background - Chọn màu nền cần thiết. - Nhấn nút > để chấp nhận màu nền vừa chọn. 7.6. Định dạng tự động Calc có sẵn một số khuôn mẫu đƣợc sử dụng để định dạng bảng. Cách thực hiện nhƣ sau: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng bảng. - Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 53 Hình 32. Hộp hội thoại AutoFormat - Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị tại ô giữa của hộp hội thoại. - Nhấn nút > để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn. 8. Đặt tên cho ô hoặc miền Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau: - Tên dễ đọc, dễ nhớ. - Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên. - Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dƣới), \ (sổ chéo ngƣợc), có độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và không đƣợc chứa dấu cách. Để dễ đọc, các chữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các từ bằng dấu _ (nối dƣới), ví dụ Ho_Ten. Không nên gõ tiếng Việt có dấu trong tên. 8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau:  Cách 1: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 54 - Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức. - Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi. - Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn. - Nhấn phím Enter.  Cách 2: - Vào menu Insert\Names\Define, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 33. Hộp hội thoại Define Names - Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name. - Nhấn nút > để chấp nhận tên vừa đặt. - Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác, trước hết phải xoá tên nó đi. 8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) - Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 55 - Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 34. Hộp hội thoại Create Names - Tích chọn cách tạo tên mong muốn: + Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên. + Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên. + Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên. + Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên. - Nhấn nút >. 8.3. Dán tên vào công thức Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó. Cách thực hiện nhƣ sau: - Vào menu Insert\Names\Insert. - Chọn tên cần thiết trong danh sách. - Nhấn nút >. 8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên Bạn có thể đƣa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên bằng cách sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 56 - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức. - Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống. Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc miền đó. 8.5. Xóa tên ô hoặc miền - Vào menu Insert\Names\Define. - Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách. - Nhấn nút >. - Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn >. - Nhấn nút > để đóng hộp hội thoại. 9. Ghi chú cho ô Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn. Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ kia là tuyệt đối?  Tạo ghi chú - Chọn ô cần tạo ghi chú. - Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú màu vàng. - Nhập ghi chú vào ô. - Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã đƣợc ghi chú.  Xem ghi chú - Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú sẽ xuất hiện. Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 57 Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note. Để bỏ hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa.  Sửa ghi chú - Chọn ô có ghi chú cần sửa. - Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú cho phép sửa. - Sau khi sửa ghi chú, nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú đó.  Xoá ghi chú - Chọn ô có ghi chú cần xoá. - Nhấn chuột phải chọn Delete Note. 10. Bảo vệ ô hoặc miền Trong một số trƣờng hợp, để giới hạn quyền sử dụng của ngƣời khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác, hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách thực hiện nhƣ sau: - Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ. - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 58 Hình 35. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Cell Protection - Tích chọn: Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả Protected: Để bảo vệ ô Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra. - Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác dụng. Thao tác thiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hƣớng dẫn tại trang 21. 11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu Calc cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của dữ liệu bằng cách ghi lại sự thay đổi đó để bạn có thể biết đƣợc bảng tính của mình thay đổi cái gì và thay đổi khi nào.  Ghi lại sự thay đổi Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 59 - Để ghi lại những thay đổi đƣợc gây ra đối với dữ liệu, vào menu Edit\Changes\Record. Sau thao tác này, mỗi khi dữ liệu trong ô bất kỳ bị thay đổi, Calc sẽ tự động ghi lại thay đổi đó và thông báo cho bạn biết bằng cách hiện viền đỏ xung quanh ô, đồng thời khi bạn di chuột vào ô, khung màu vàng sẽ hiện lên thông báo về thời gian và hành động thay đổi. Ví dụ nhƣ sau: Hình 36. Ví dụ về sự thay đổi được ghi lại - Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách: + Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show Changes. + Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet. + Nhấn nút >. - Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa. Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút > để chấm dứt việc theo dõi sự thay đổi của dữ liệu.  Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi - Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 60 Hình 37: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes - Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes thì ô chứa thay đổi đó sẽ đƣợc chọn trên trang tính của bạn. - Nhấn nút > nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn. - Nhấn nút > nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn (loại bỏ thay đổi). - Nhấn nút > nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong bảng tính. - Nhấn nút > nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong bảng tính. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 61 CHƢƠNG 04: HÀM TRONG CALC Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Quy tắc chung về hàm trong Calc  Xây dựng công thức  Các hàm trong Calc Hàm (Function) đƣợc xem nhƣ là các công thức định sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt. Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi. Calc có trên 300 hàm và đƣợc phân loại thành từng nhóm. 1. Quy tắc chung - Các hàm có dạng tổng quát: Tên Hàm(Các tham biến). Ví dụ: Hàm Cho kết quả TODAY() ngày hiện thời trong hệ thống của máy tính (hàm không cần tham biến) LEN(“MISA”) độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến) AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các ô A1, B5, C6 (hàm nhiều tham biến) - Tên hàm có thể viết thƣờng hay viết hoa, hoặc vừa viết thƣờng vừa hoa đều đƣợc. - Các tham biến có thể có hoặc không nhƣng phải đặt trong hai dấu ngoặc ( ) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;). Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhƣng không đƣợc vƣợt quá 255 ký tự. - Trong hàm không đƣợc có dấu cách. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 62 - Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=). Bạn cũng có thể nhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt đầu một công thức. Ví dụ: Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết quả cho ra là 42 và ô hiện thời sẽ chứa công thức =+50-8. - Trƣờng hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu bằng (=) trƣớc tên hàm đó. Ví dụ: Các ô A1, B1 chứa số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức =SQRT(SUM(A1^2;B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền của tam giác đó. Ở đây SQRT là hàm khai căn bậc hai, SUM là hàm tính tổng (bình phƣơng của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trƣớc hàm này không có dấu bằng (=) vì nó đƣợc dùng làm tham biến cho hàm SQRT. 2. Xây dựng công thức Bạn có thể nhập công thức vào trang tính bằng cách sử dụng bàn phím hoặc sử dụng hộp hội thoại Function Wizard .  Sử dụng bàn phím - Nhấn chọn ô muốn nhập công thức. - Gõ dấu bằng (=). - Gõ tên hàm, dấu mở ngoặc đơn, các tham biến theo đúng dạng thức quy định, dấu đóng ngoặc đơn. - Nhấn phím Enter, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.  Sử dụng hộp hội thoại Function Wizard - Nhấn chọn ô muốn nhập công thức. - Vào menu Insert\Function, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F2, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng trên thanh công thức, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 63 Hình 38. Hộp hội thoại Function Wizard - Chọn nhóm hàm cần dùng trong khung Category, ví dụ: Date&Time – Nhóm hàm ngày và giờ; Financial – Nhóm hàm tài chính; Mathematical – Nhóm hàm toán học; Statistical – Nhóm hàm thống kê; Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Calc sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function. - Bấm đúp chuột vào hàm cần chọn trong khung Function, hộp hội thoại xuất hiện khung các tham biến cần nhập. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 64 Hình 39. Hộp hội thoại Function Wizard đã chọn hàm - Tại các ô tham biến (number 1, number 2,), điền các tham biến của hàm bằng cách nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu. Trƣờng hợp tham biến là một hàm khác, nhấn chuột vào biểu tƣợng bên trái của ô và chọn hàm tƣơng tự nhƣ trên. - Nhấn nút >, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời. Trong quá trình nhập các tham biến cho hàm, bạn có thể theo dõi kết quả của hàm đó tại ô Function result, và kết quả của toàn bộ phép tính tại ô Result. 3. Các hàm trong Calc 3.1. Hàm ngày tháng - Calc hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macintosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này đƣợc diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 65 - Hệ thống ngày tháng trong Calc đƣợc mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (MM/DD/YY). Bạn có thể sửa theo ngày tháng của Việt Nam "Ngày/Tháng/Năm" (DD/MM/YY) bằng cách: + Chọn ô chứa ngày tháng cần sửa định dạng. + Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Numbers. + Tại khung Category, nhấn chọn Date. + Tại ô Format code, sửa định dạng “MM/DD/YY” thành “DD/MM/YY”, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng bên phải ô để thêm kiểu định dạng ngày tháng mới này vào hệ thống (Thao tác này chỉ cần thực hiện một lần. Với những lần tiếp theo, bạn chỉ cần chọn kiểu “31/12/99” trong khung Format) + Nhấn nút > để áp dụng định dạng cho ngày tháng đã chọn. - Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi. - Cal cung cấp các hàm ngày tháng sau: Cú pháp hàm Ý nghĩa DATE(năm; tháng; ngày) Chuyển đổi một ngày dƣới dạng năm, tháng, ngày thành một dãy số và hiển thị nó trong định dạng ô. Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ 0 đến 99. Tháng là một số nguyên từ 1 đến 12. Ngày là một số nguyên từ 1 đến 31. VD: Nếu định dạng ô là DD/MM/YY thì hàm =DATE(82;5;19) sẽ cho ra kết quả là 19/05/1982. DATEVALUE(văn bản) Trả về giá trị số của một ngày. Văn bản là một biểu thức ngày hợp lệ và phải đƣợc nhập trong dấu ngoặc kép. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 66 VD: Hàm =DATEVALUE(“1954-07-20”) trả về giá trị số là 19925. DAY(số) Trả về ngày của một giá trị kiểu ngày tháng. VD: Hàm =DAY(“2/20/2001”) trả về ngày là 20. Hàm =DAY(NOW()) trả về ngày hiện tại trong hệ thống. DAYS(ngày 2; ngày 1) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng. VD: Hàm =DAYS(“2/14/2006”;“1/10/2006”) trả về số ngày là 35. DAYS360(ngày 1; ngày 2; loại) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày. Loại (không bắt buộc) cho biết phƣơng pháp tính ngày. Nếu Loại = 0 hoặc không nhập Loại, ngày sẽ đƣợc tính theo phƣơng pháp của Mỹ. Nếu Loại ≠ 0, ngày sẽ đƣợc tính theo phƣơng pháp của Châu Âu. VD: Hàm =DAYS360(“1/10/2006”;“2/14/2006”) trả về số ngày là 34. DAYSINMONTH( ngày) Tính số ngày trong tháng có ngày đã cho. VD: Hàm =DAYSINMONTH(“2/14/2004”) trả về số ngày là 29. DAYSINYEAR(ngày ) Tính số ngày trong năm có ngày đã cho. VD: Hàm =DAYSINYEAR(“2/14/2004”) trả về số ngày là 366. EASTERSUNDAY( năm) Trả về ngày lễ Phục sinh của một năm đã cho. Giá trị Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ 0 đến 99. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 67 VD: Hàm =EASTERSUNDAY(2000) trả về ngày lễ Phục sinh năm 2000 là 04/23/00. EDATE(ngày bắt đầu; số tháng) Trả về giá trị ngày cách Ngày bắt đầu đã cho một số tháng. VD: Ngày nào trƣớc ngày 31/3/2001 một tháng? Hàm =EDATE(“3.31.2001”;-1) trả về kết quả là ngày 2.28.2001. EOMONTH(ngày bắt đầu; số tháng) Trả về ngày cuối cùng của tháng mà trƣớc hoặc sau Ngày bắt đầu một số tháng. VD: Ngày cuối cùng của tháng mà rơi vào 6 tháng sau ngày 14/9/2001? Hàm =EOMONTH(“9.14.2001”;6) trả về kết quả là ngày 3.31.2002. HOUR(số) Trả về giờ của một giá trị kiểu thời gian. VD: Hàm =HOUR(“17:20:00”) trả về giờ là 17. Hàm =HOUR(NOW()) trả về giờ hiện tại trong hệ thống. ISLEAPYEAR(ngày) Xác định xem ngày đã cho có thuộc năm nhuận không. Hàm trả về kết quả 1 (Đúng) hoặc 0 (Sai). VD: Hàm =ISLEAPYEAR(“2/29/68”) trả về giá trị là 1, tức năm 1968 là năm nhuận. MINUTE(số) Trả về phút của một giá trị kiểu thời gian. VD: Hàm =MINUTE(“17:20:00”) trả về phút là 20. Hàm =MINUTE(NOW()) trả về phút hiện tại Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 68 trong hệ thống. MONTH(số) Trả về tháng của một giá trị kiểu ngày tháng. VD: Hàm =MONTH(“12/20/2007”) trả về tháng là 12. Hàm =MONTH(NOW()) trả về tháng hiện tại trong hệ thống. MONTHS(ngày bắt đầu; ngày kết thúc; loại) Tính số tháng giữa hai giá trị ngày. Loại là một trong hai giá trị 0 (khoảng cách) hoặc 1 (trong tháng lịch). VD: Hàm =MONTHS(“9.15.07”;“11.14.07”;0) cho kết quả là 1. Hàm =MONTHS(“9.15.07”;“11.14.07”;1) cho kết quả là 2. NETWORKDAYS( ngày bắt đầu; ngày kết thúc; ngày nghỉ) Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đƣa ra sau khi trừ đi ngày nghỉ và ngày lễ. NOW() Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống. SECOND(số) Trả về giây của một giá trị kiểu thời gian. VD: Hàm =SECOND(“17:20:45”) trả về giây là 45. Hàm =SECOND(NOW()) trả về giây hiện tại trong hệ thống. TIME(giờ;phút;giây) Trả về thời gian hiện tại từ giá trị giờ, phút, giây. VD: Hàm =TIME(9;16;25) cho kết quả là 09:16:25 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 69 TIMEVALUE(văn bản) Trả về giá trị thời gian là một số từ một văn bản. VD: Hàm =TIMEVALUE(“4PM”) cho kết quả là 0.67. TODAY() Trả về ngày hiện tại trong hệ thống. WEEKDAY(số; loại) Trả về thứ của một ngày từ giá trị ngày đã cho. Thứ là một số nguyên trong khoảng 1 (Chủ nhật) và 7 (Thứ bảy) nếu không nhập loại hoặc loại = 1. Nếu loại = 2, thứ đƣợc bắt đầu bằng Thứ hai = 1; nếu loại = 3, thứ đƣợc bắt đầu bằng Thứ hai = 0. VD: Hàm =WEEKDAY(“6/14/06”;1) trả về giá trị là 4, tức Thứ tƣ. WEEKNUM(số; chế độ) Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng. Chế độ cho biết cách tính bắt đầu một tuần: 1 = Chủ nhật, 2 = Thứ hai. VD: Hàm =WEEKNUM(“1/1/95”;1) trả về giá trị là 1 (Ngày 1/1/95 là Chủ nhật). Hàm =WEEKNUM(“1/1/95”;2) trả về giá trị là 52 vì theo chế độ tuần bắt đầu từ Thứ hai, do đó Chủ nhật 1/1/95 thuộc về tuần cuối cùng của năm trƣớc đó. WORKDAY(ngày bắt đầu; số ngày làm việc; ngày nghỉ) Trả về ngày cách ngày bắt đầu một số ngày làm việc nhất định. YEAR(số) Trả về năm của một giá trị ngày tháng. YEARFRAC(ngày bắt đầu; ngày kết thúc; cơ sở tính) Trả về tỉ lệ của một khoảng thời gian so với năm. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 70 3.2. Hàm ký tự - Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản nhƣ trích lọc, tìm kiếm, thay thế, chuyển đổi chuỗi văn bản. Cú pháp hàm Ý nghĩa ARABIC(văn bản) Tính toán giá trị của một số La Mã. VD: Hàm =ARABIC(“XXIV”) cho kết quả là 24. CHAR(số) Chuyển đổi một số thành một ký tự theo bảng mã hiện hành. Số là một số từ 1 – 255 thể hiện giá trị mã cho ký tự. CLEAN(văn bản) Xóa ký tự không phù hợp. CODE(văn bản) Trả về mã số của ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự. CONCATENATE( văn bản 1; văn bản 2; ; văn bản 30) Kết hợp nhiều chuỗi ký tự thành một chuỗi. DOLLAR(giá trị; số chữ số thập phân) Chuyển đổi một số thành định dạng tiền tệ làm tròn đến đơn vị thập phân cho trƣớc. VD: Hàm =DOLLAR(12.487;2) cho kết quả là $12.49. EXACT(văn bản 1; văn bản 2) So sánh hai chuỗi ký tự và cho giá trị TRUE nếu hai chuỗi ký tự giống hệt nhau, giá trị FALSE nếu hai chuỗi ký tự khác nhau. FIND(văn bản tìm kiếm; văn bản; vị trí) Tìm kiếm một chuỗi văn bản trong chuỗi khác. FIXED(số; số chữ số thập phân; không dấu phân cách hàng Chuyển một số sang định dạng văn bản, có hoặc không có dấu ngăn cách hàng nghìn. Số là số cần đƣợc định dạng. Không dấu phân cách hàng nghìn (tuỳ chọn) cho biết có sử dụng dấu ngăn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 71 nghìn) cách hàng nghìn hay không. LEFT(văn bản; số) Trích các ký tự bên trái trong chuỗi ký tự. Số (tuỳ chọn) là số ký tự đƣợc trích. Nếu không có tham biến này thì kết quả là một ký tự. VD: Hàm =LEFT(“mùa xuân”;3) cho kết quả là mùa. LEN(văn bản) Tính độ dài một chuỗi ký tự bao gồm cả dấu cách. VD: Hàm =LEN(“mùa xuân”) cho kết quả là 8. LOWER(văn bản) Chuyển tất cả chữ in hoa trong chuỗi ký tự thành chữ thƣờng. VD: Hàm =LOWER(“MùA XUâN”) cho kết quả là mùa xuân. MID(văn bản; bắt đầu; số) Trích một dãy ký tự trong một chuỗi ký tự. Bắt đầu là vị trí của ký tự đầu tiên đƣợc trích. Số là số ký tự đƣợc trích tính từ ký tự đầu tiên. VD: Hàm =MID(“mùa xuân đầu tiên”;5;4) cho kết quả là xuân. PROPER(văn bản) Chuyển các chữ cái đầu tiên của các từ trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa. VD: Hàm =PROPER(“mùa xuân đầu tiên”) cho kết quả là Mùa Xuân Đầu Tiên. REPLACE(văn bản; vị trí; độ dài; văn bản mới) Thay thế một phần của chuỗi ký tự bằng một chuỗi ký tự khác. Văn bản là chuỗi chứa phần cần thay thế. Vị trí là vị trí trong chuỗi cần bắt đầu thay thế. Độ dài là số ký tự trong chuỗi cần thay thế. Văn bản mới là chuỗi mới thay thế chuỗi cũ. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 72 VD: Hàm =REPLACE(“mùa xuân đầu tiên”;5;4; “thu”) cho kết quả là mùa thu đầu tiên. REPT(văn bản; số) Lặp lại một chuỗi ký tự liên liếp một số lần. Số là số lần lặp lại. VD: Hàm =REPT(“mùa xuân ”;3) cho kết quả là mùa xuân mùa xuân mùa xuân. RIGHT(văn bản; số) Trích các ký tự bên phải trong chuỗi ký tự. Số (tuỳ chọn) là số ký tự đƣợc trích. Nếu không có tham biến này thì kết quả là một ký tự. VD: Hàm =RIGHT(“mùa xuân”;4) cho kết quả là xuân. ROMAN(số; chế độ) Chuyển một số thành số La Mã. Số nằm trong khoảng từ 0 đến 3999. Chế độ (tuỳ chọn) là các số nguyên từ 0 đến 4, chế độ càng cao thì mức độ đơn giản của kiểu chữ số Roman càng lớn. SEARCH(văn bản tìm kiếm; văn bản; vị trí) Cho vị trí của một dãy ký tự trong một chuỗi ký tự. Văn bản tìm kiếm là chuỗi cần tìm kiếm. Văn bản là chuỗi gốc. Vị trí (tuỳ chọn) là vị trí trong chuỗi gốc, nơi bắt đầu thực hiện thao tác tìm kiếm. SUBSTITUTE(văn bản; văn bản tìm kiếm; văn bản mới; nơi xuất hiện) Thay thế dãy ký tự cũ bằng dãy ký tự mới trong một chuỗi. Văn bản là chuỗi chứa dãy ký tự cần thay thế. Văn bản tìm kiếm là dãy ký tự cũ cần thay thế. Văn bản mới là dãy ký tự mới sẽ thay thế cho dãy ký tự cũ. Nơi xuất hiện (tuỳ chọn) chỉ ra vị trí cần thay thế. Nếu không có tham biến này dãy ký tự cũ sẽ đƣợc thay thế ở mọi vị trí. T(giá trị) Trả về chuỗi ký tự đích hoặc chuỗi ký tự trống Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 73 nếu đích không phải là ký tự. TEXT(số; định dạng) Chuyển đổi một số thành ký tự theo định dạng cho trƣớc. VD: Hàm =TEXT(12.34567; “###.##”) trả về chuỗi ký tự 12.35. Hàm =TEXT(12.34567; “000.00”) trả về chuỗi ký tự 012.35. TRIM(văn bản) Xoá ký tự trống trong chuỗi, chỉ để lại một ký tự trống giữa các từ. VD: Hàm =TRIM(“ mùa xuân đầu tiên ”) trả về kết quả là mùa xuân đầu tiên. UPPER(văn bản) Chuyển tất cả chữ thƣờng trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa. VD: Hàm =UPPER(“mùa xuân”) cho kết quả là MÙA XUÂN. VALUE(văn bản) Chuyển một chuỗi ký tự thành một số. 3.3. Hàm toán học - Bao gồm các hàm về toán học và lƣợng giác giúp bạn giải các bài toán đại số, giải tích, hoặc lƣợng giác từ tiểu học đến đại học... (Chú ý đến quy cách hiển thị số của Việt Nam và của Mỹ) Cú pháp hàm Ý nghĩa ABS(số) Tính trị tuyệt đối của một số ACOS(số) Tính nghịch đảo cosin ACOSH(số) Tính nghịch đảo cosin hyperbol ACOT(số) Tính nghịch đảo cotang Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 74 ACOTH(số) Tính nghịch đảo cotang hyperbol ASIN(số) Tính nghịch đảo sin ASINH(số) Tính nghịch đảo sin hyperbol ATAN(số) Tính nghịch đảo tang ATAN2(số x; số y) Tính nghịch đảo tang với tọa độ x và y cho trƣớc. ATANH(số) Tính nghịch đảo tang hyperbol CEILING(số; bội số; chế độ) Làm tròn một số lên thành số nguyên bội số gần nhất COMBIN(đếm 1; đếm 2) Tính tổ hợp: đếm 1 là tổng số các phần tử, đếm 2 là số phần tử đƣợc lựa chọn từ các phần tử. COS(số) Tính cosin của một góc COSH(số) Tính cosin hyperbol của một góc COT(số) Tính cotang của một góc COTH(số) Tính cotang hyperbol của một góc DEGREES(số) Chuyển đổi một số từ đơn vị radians sang độ EVEN(số) Làm tròn một số lên thành số nguyên chẵn gần nhất EXP(số) Tính lũy thừa cơ số e FACT(số) Tính giai thừa của một số FLOOR(số; bội số; chế độ) Làm tròn một số xuống thành số nguyên bội số gần nhất GCD(số) Tìm ƣớc số chung lớn nhất INT(số) Làm tròn một số xuống thành số nguyên gần nhất LCM(số) Tìm bội số chung nhỏ nhất Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 75 LN(số) Tính logarit tự nhiên dựa trên hằng số e của một số LOG(số; cơ số) Tính logarit của một số với cơ số cho trƣớc LOG10(số) Tính logarit cơ số 10 của một số MDETERM(mảng) Tính định thức của ma trận MINVERSE(mảng) Tìm ma trận nghịch đảo MMULT(mảng 1; mảng 2) Tính tích 2 ma trận MOD(số bị chia; số chia) Lấy phần dƣ của phép chia. VD: Hàm =MOD(27;4) cho kết quả là 3. MROUND(số;bội số) Làm tròn một số đến bội số gần nhất của số khác MULTINOMIAL(số) Tính tỷ lệ giai thừa tổng với tích các giai thừa của các số ODD(số) Làm tròn một số lên thành số nguyên lẻ gần nhất PI() Trả về giá trị của PI POWER(số;luỹ thừa) Tính lũy thừa của một số. VD: Hàm =POWER(2;3) cho kết quả là 8. PRODUCT(số) Tính tích các số. VD: Hàm =PRODUCT(2;3;4) cho kết quả là 24. QUOTIENT(số bị chia; số chia) Lấy phần nguyên của phép chia. VD: Hàm =QUOTIENT(27;4) cho kết quả là 6. RADIANS(số) Chuyển đổi một số từ đơn vị độ sang radians RAND() Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhập dữ liệu hoặc nhấn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 76 phím F9. RANDBETWEEN( đáy; đỉnh) Trả về một số nguyên ngẫu nhiên giữa đáy và đỉnh. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F9. ROUND(số; đếm) Làm tròn một số với độ chính xác cho trƣớc. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số thập phân mà giá trị cần làm tròn tới. VD: Hàm =ROUND(25.1234;2) cho kết quả là 25.12. ROUNDDOWN(số; đếm) Làm tròn xuống một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số sẽ đƣợc làm tròn xuống. ROUNDUP(số; đếm) Làm tròn lên một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số sẽ đƣợc làm tròn lên. SERIESSUM(x;n;m; hệ số) Tính tổng lũy thừa của số x theo công thức sau: SERIESSUM(x;n;m;hệ số) = hệ số_1*x^n + hệ số_2*x^(n+m) + hệ số_3*x^(n+2m) +...+ hệ số_i*x^(n+(i-1)m) SIGN(số) Trả về dấu của một số. Hàm này cho kết quả là 1 đối với dấu dƣơng và -1 đối với dấu âm, 0 đối với số 0. SIN(số) Tính sin của một góc SINH(số) Tính sin hyperbol của một góc SQRT(số) Tính căn bậc 2 của một số. Giá trị của số phải là dƣơng. SQRTPI(số) Tính căn bậc 2 của tích một số nhân với PI SUBTOTAL(hàm; Tính tổng phụ trong một bảng tính Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 77 vùng) SUM(số) Tính tổng của các số. VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết quả là 26. SUMPRODUCT( mảng 1; mảng 2; ; mảng 30) Tính tổng các tích các phần tử tƣơng ứng trong từng ma trận SUMX2MY2(mảng X; mảng Y) Tính tổng của hiệu bình phƣơng các phần tử tƣơng ứng của 2 mảng giá trị SUMX2PY2(mảng X; mảng Y) Tính tổng của tổng bình phƣơng các phần tử tƣơng ứng của 2 mảng giá trị SUMXMY2(mảng X; mảng Y) Tính tổng của bình phƣơng hiệu các phần tử tƣơng ứng của 2 mảng giá trị. TAN(số) Tính tang của một góc TANH(số) Tính tang hyperbol của một góc TRUNC(số; đếm) Cắt bỏ phần thập phân của một số. Số là số chứa các số thập phân cần cắt bỏ. Đếm là số các phần thập phân không bị cắt bỏ. 3.4. Hàm logic - Hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). - Kết quả của hàm logic dùng làm đối số trong các hàm có sử dụng điều kiện nhƣ IF, SUMIF, COUNTIF, .... Cú pháp hàm Ý nghĩa AND(giá trị logic 1; giá trị logic 2; ; Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu tất cả các tham biến là đúng (TRUE). Nếu một thành phần là sai Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 78 giá trị logic 30) (FALSE) thì hàm sẽ cho kết quả sai (FALSE). VD: Hàm =AND(1212; 7<6) cho kết quả là FALSE. FALSE() Nhận giá trị logic là sai (FALSE). Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào. IF(kiểm tra; giá trị 1; giá trị 2) Kiểm tra là giá trị hoặc biểu thức bất kỳ, có thể đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE). Giá trị 1 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là đúng. Giá trị 2 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là sai. NOT(giá trị logic) Phủ định giá trị logic. VD: Hàm =NOT(FALSE()) cho kết quả là TRUE. OR(giá trị logic 1; giá trị logic 2; ; giá trị logic 30) Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu ít nhất một tham biến là đúng (TRUE). Trả về kết quả sai (FALSE) nếu tất cả tham biến có giá trị logic sai (FALSE). VD: Hàm =OR(1212; 7<6) cho kết quả là TRUE. TRUE() Nhận giá trị logic là đúng (TRUE). Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào. 3.5. Hàm thống kê Bao gồm các hàm số giúp bạn giải quyết các bài toán thống kê từ đơn giản đến phức tạp. Cú pháp hàm Ý nghĩa AVEDEV(số 1; số 2;; số 30) Tính bình quân độ lệch tuyệt đối của các điểm dữ liệu từ giá trị trung bình của chúng AVERAGE(số 1; số Tính trung bình cộng của các tham biến. Không Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 79 2;; số 30) tính đến các ký tự. AVERAGEA(giá trị 1; giá trị 2;; giá trị 30) Tính trung bình cộng của các tham biến. Một ký tự có giá trị bằng 0. COUNT(giá trị 1; giá trị 2;; giá trị 30) Đếm xem có bao nhiêu số trong liệt kê các tham biến. Bỏ qua các dữ liệu kiểu ký tự. COUNTA(giá trị 1; giá trị 2;;giá trị 30) Đếm xem có bao nhiêu giá trị trong liệt kê các tham biến. Các dữ liệu kiểu ký tự cũng đƣợc tính, thậm chí khi chúng bao gồm chuỗi ký tự trắng. MAX(số 1; số 2;; số 30) Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các ký tự. MAXA(giá trị 1; giá trị 2;; giá trị 30) Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến, có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0. MIN(số 1; số 2;; số 30) Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các ký tự. MINA(giá trị 1; giá trị 2;; giá trị 30) Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0. RANK(giá trị; dữ liệu; loại) Trả về thứ hạng của một giá trị đã cho trong một mẫu thử. Dữ liệu là mảng hoặc vùng dữ liệu trong mẫu thử. Loại (tuỳ chọn) là cách sắp xếp tăng dần (0) hoặc giảm dần (1). 3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với cơ sở dữ liệu lớn trong Calc nhƣ kế toán, tính lƣơng, thuế... Cú pháp hàm Ý nghĩa ADDRESS(hàng; Trả về địa chỉ (hoặc tham chiếu) một ô theo số Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 80 cột; loại tham chiếu; tên trang tính) hàng và số cột. Địa chỉ này có thể đƣợc phân tích dƣới dạng địa chỉ tuyệt đối (ví dụ nhƣ $A$1) hoặc địa chỉ tƣơng đối (nhƣ A1) hoặc dƣới dạng hỗn hợp (A$1 hoặc $A1). - Hàng là số dòng tham chiếu đến ô. - Cột là số cột tham chiếu đến ô (số, chứ không phải chữ). - Loại tham chiếu: 1: tuyệt đối ($A$1) 2: địa chỉ dòng là tuyệt đối, địa chỉ cột là tƣơng đối (A$1) 3: địa chỉ dòng là tƣơng đối, địa chỉ cột là tuyệt đối ($A1) 4: tƣơng đối (A1) - Tên trang tính là tên của trang tính tham chiếu đến ô. VD: Hàm =ADDRESS(1; 1; 2; “Sheet2”) trả về giá trị là Sheet2.A$1. AREAS(tham chiếu) Đếm số vùng tham chiếu. VD: Hàm =AREAS(A1:B4;C2;E5) trả về giá trị là 3. CHOOSE(dấu hiệu; giá trị 1; ; giá trị 30) Dùng một dấu hiệu để trả về một giá trị từ một liệt kê lên tới 30 giá trị. VD: Hàm =CHOOSE(A1; B1; B2; “Xuân”; “Hạ”; “Thu”; “Đông”) cho giá trị là nội dung trong ô B2 nếu nhƣ A1 = 2; nếu A2 = 5 hàm sẽ cho kết quả là chuỗi “Thu”. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 81 COLUMN(tham chiếu) Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên trong dãy ô. VD: Hàm =COLUMN(B2:F5) cho kết quả là 2. COLUMNS(mảng) Trả về số cột trong mảng. VD: Hàm =COLUMNS(B2:F5) cho kết quả là 5. HLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại) Tìm kiếm một giá trị và tham chiếu tới các ô dƣới vùng lựa chọn. Hàm này dùng để xác minh xem hàng đầu tiên của một mảng có chứa một giá trị nhất định hay không. Hàm này trả về giá trị trong một ô của mảng đƣợc đặt tên trong tham biến dấu hiệu, trong cùng một cột. HYPERLINK(URL) hoặc HYPERLINK(URL; văn bản) Tạo một siêu liên kết. URL chỉ ra đích liên kết. Văn bản (tùy chọn) là văn bản hiển thị trong ô. Nếu không có tham biến này thì sẽ hiển thị URL. INDEX(tham chiếu; hàng; cột; vùng) Trả về nội dung của một ô đƣợc chỉ ra bằng số cột và số hàng hoặc một tên vùng tùy chọn. INDIRECT(tham chiếu) Trả về giá trị của một tham chiếu. LOOKUP(điều kiện tìm kiếm; véc tơ tìm kiếm; véc tơ kết quả) Trả về nội dung của một ô từ vùng một-cột hoặc một-hàng. Giá trị ấn định đƣợc trả về ở một cột hoặc một hàng khác. Ngƣợc với hàm VLOOKUP và HLOOKUP, véctơ tìm kiếm và kết quả có thể ở tại các vị trí khác nhau và không phải nhất thiết ở cạnh nhau. Bên cạnh đó, vectơ tìm kiếm của hàm LOOKUP phải đƣợc phân loại, nếu không tìm kiếm sẽ không cho kết quả hữu dụng. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thƣờng. Điều Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 82 kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm và đƣợc đăng nhập trực tiếp hoặc dƣới dạng một tham chiếu. Véc tơ tìm kiếm là vùng một-hàng hoặc một-cột cần tìm kiếm. Véc tơ kết quả là khu vực một-hàng hoặc một-cột khác trả về kết quả của hàm. MATCH(điều kiện tìm kiếm; mảng tìm kiếm; loại) Trả về vị trí tƣơng đối của một mục trong một mảng phù hợp với một giá trị cụ thể. Hàm này trả về vị trí của một giá trị tìm ra trong mảng tìm kiếm dƣới dạng một số. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm trong mảng. Mảng tìm kiếm là tham chiếu tìm kiếm. Một mảng tìm kiếm có thể là một hàng hoặc một cột hoặc chỉ là một phần của một hàng hoặc một cột. Loại có thể là một trong các giá trị: 1, 0, hoặc –1. Hàm này tƣơng ứng với hàm tƣơng tự trong Microsoft Excel. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thƣờng OFFSET(tham chiếu; hàng; cột; chiều cao; chiều rộng) Trả về giá trị của một ô bù với một số hàng và cột nhất định từ một điểm tham chiếu đã cho. Tham chiếu là ô mà hàm bắt đầu tìm kiếm tham chiếu mới. Hàng là số ô mà tham chiếu đƣợc bù lên hoặc bù xuống. Cột là số cột mà tham chiếu đƣợc bù sang bên trái (giá trị âm) hoặc bù sang bên phải. Chiều cao là chiều cao tùy chọn của vùng bắt đầu tại vị trí tham chiếu mới. Chiều rộng là độ rộng tùy chọn của vùng bắt đầu tại ví trí tham chiếu mới. ROW(tham chiếu) Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. VD: Hàm =ROW(B2:F5) cho kết quả là 2. ROWS(mảng) Trả về số dòng trong mảng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 83 VD: Hàm =ROWS(B2:F5) cho kết quả là 4. TRANSPOSE(mảng) Hoán vị các hàng và cột của một mảng. VLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại) Tìm kiếm theo chiều trục đứng với tham chiếu đến các ô bên cạnh về bên phải. Nếu ô đầu tiên của một mảng chứa một giá trị cụ thể thì hàm trả về giá trị đó trên cùng dòng của cột có tên là dấu hiệu. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thƣờng. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm ở cột đầu tiên của mảng. Mảng là tham chiếu và phải bao gồm ít nhất 2 cột. Dấu hiệu là số cột trong mảng chứa giá trị cần trả về. Cột đầu tiên là cột 1. Trật tự phân loại (tùy chọn) chỉ ra liệu cột đầu tiên của mảng có đƣợc phân loại theo trật tự tăng dần hay không. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 85 CHƢƠNG 05: ĐỒ THỊ Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Cách tạo đồ thị mới  Cách chỉnh sửa đồ thị Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Calc rất phong phú. Các biểu đồ đƣợc cài đặt trên bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu. 1. Tạo đồ thị mới - Chọn miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị, ví dụ A2:E6, chú ý chọn cả hàng tiêu đề (Năm 2003, Năm 2004,...) và cột tiêu đề (Hà Nội, Tp. HCM,) để làm nhãn cho đồ thị. Hình 40. Dữ liệu đầu vào cho đồ thị - Vào menu Insert\Chart hoặc nhấn chọn biểu tƣợng Chart trên thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Chart Wizard. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 86 Hình 41. Tạo đồ thị từ dữ liệu đầu vào đã chọn - Nếu đồ thị vừa tạo ra đã thoả mãn yêu cầu, nhấn nút > trên hộp hội thoại Chart Wizard để kết thúc việc tạo đồ thị mới. - Nếu đồ thị vừa tạo ra chƣa thoả mãn yêu cầu, thực hiện các bƣớc trên hộp hội thoại Chart Wizard để tuỳ chỉnh đồ thị theo ý muốn. + Bƣớc 1 – Chart Type:  Nhấn chọn loại đồ thị mong muốn trong khung Choose a chart type. Nếu muốn tạo đồ thị 3 chiều, tích chọn ô 3D Look.  Nhấn nút > để tiếp tục. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 87 Hình 42. Hộp hội thoại Chart Wizard – Chart Type + Bƣớc 2 – Data Range:  Chọn miền dữ liệu cần đƣa vào vẽ đồ thị tại ô Date range.  Nếu muốn lấy chuỗi dữ liệu theo dòng, tích chọn ô Data series in rows; nếu muốn lấy theo cột, tích chọn ô Data series in columns.  Tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn. Tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn.  Nhấn nút > để tiếp tục. Hình 43. Hộp hội thoại Chart Wizard – Data Range Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 88 + Bƣớc 3 – Data Series:  Tại khung Data series, nhấn chọn một chuỗi dữ liệu. Khi đó tại khung Data ranges, địa chỉ ô đƣợc chọn làm nhãn sẽ hiển thị tại dòng Name, bạn có thể thay đổi địa chỉ ô này tại ô Range for Name. Tƣơng tự, địa chỉ miền dữ liệu đƣợc chọn làm giá trị cho trục Y sẽ hiển thị tại dòng Y-Values, bạn có thể thay đổi địa chỉ miền này bằng cách nhấn chọn dòng Y- Values và sửa tại ô Range for Y-Values.  Nhấn nút > để tiếp tục. Hình 44. Hộp hội thoại Chart Wizard – Data Series + Bƣớc 4 – Chart Elements:  Nhập tên của biểu đồ tại ô Title và Subtitle.  Nhập tên trục hoành tại ô X axis, tên trục tung tại ô Y axis.  Tuỳ chọn hiển thị đƣờng kẻ ô tại khung Display grids. Tuỳ chọn hiển thị chú thích của biểu đồ tại khung Display legend.  Nhấn nút > để kết thúc. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 89 Hình 45. Hộp hội thoại Chart Wizard – Chart Elements  Kết quả hiển thị nhƣ hình sau: Hình 46. Mẫu đồ thị trong Calc 2. Chỉnh sửa đồ thị 2.1. Thay đổi vị trí đồ thị - Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông. - Di chuột vào vùng đồ thị, con trỏ chuột trở thành mũi tên bốn chiều. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 90 - Nhấn giữ và kéo chuột để di chuyển đồ thị đến vị trí mong muốn. 2.2. Thay đổi kích thƣớc đồ thị - Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông. - Đƣa chuột đến các chấm vuông, con trỏ chuột trở thành mũi tên hai chiều. - Nhấn giữ và kéo chuột để điều chỉnh kích thƣớc đồ thị theo ý muốn. 2.3. Thay đổi loại đồ thị - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Chart Type. - Trên hộp hội thoại Chart Type, chọn loại đồ thị mong muốn. 2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Data Ranges. - Trên hộp hội thoại Data Ranges, thay đổi miền dữ liệu đầu vào nhƣ mong muốn. - Nhấn nút >. Bạn có thể thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị bằng cách: + Bôi đen miền dữ liệu đầu vào rồi kéo thả vào vùng biểu đồ. + Trên hộp hội thoại Change Source Data Range hiện ra, tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn, tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn. + Nhấn nút >. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 91 2.5. Chỉnh sửa các đối tƣợng - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Nếu muốn sửa đối tƣợng nào, nhấn chọn đối tƣợng đó. - Nhấn chuột phải, chọn Object Properties. - Trên hộp hội thoại hiện ra, thực hiện các thay đổi cho đối tƣợng nhƣ mong muốn, ví dụ: thay đổi phông chữ và cỡ chữ cho tên biểu đồ, thêm đƣờng viền cho chú thích, 2.6. Bổ sung/bỏ đƣờng kẻ lƣới - Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị. - Vào menu Insert\Grids, xuất hiện hộp hội thoại Grids. - Tích chọn vào các ô cần thiết để bổ sung các đƣờng kẻ lƣới, bỏ tích để hủy bỏ các đƣờng này. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 93 CHƢƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Khái niệm về cơ sở dữ liệu  Sắp xếp dữ liệu  Lọc dữ liệu  Tổng kết theo nhóm 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Khi quản lý thông tin về một đối tƣợng nào đó, ví dụ nhƣ quản lý nhân viên, có rất nhiều thông tin cần quản lý liên quan đến nhân viên đó nhƣ: họ tên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lƣơng, phụ cấp, chức vụ, Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tƣợng cần quản lý. Các thuộc tính đó thƣờng đƣợc biểu diễn dƣới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (dạng chuỗi, số, ngày tháng,) và đƣợc hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các bản ghi cùng cấu trúc hợp lại thành một cơ sở dữ liệu Trong Calc, cơ sở dữ liệu có dạng nhƣ một danh sách, ví dụ: Danh sách sản phẩm, Danh sách thí sinh dự thi, Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột đƣợc gọi là một trƣờng (field), tên của cột đƣợc gọi là tên trƣờng. Hàng đầu tiên trong danh sách chứa các tên trƣờng đƣợc gọi là hàng tiêu đề, các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi cho biết thông tin về đối tƣợng đƣợc quản lý. Tên trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp. Không nên có miền rỗng trong cơ sở dữ liệu. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 94 2. Sắp xếp dữ liệu Calc cho phép bạn sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng đƣợc chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu. Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,  Một số điểm lƣu ý khi sắp xếp dữ liệu: - Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu. - Danh sách không có tên trƣờng thì tên cột sẽ thay thế. - Trƣờng quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Bạn có thể dùng tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất đƣợc xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai đƣợc xếp thứ tự theo khoá thứ ba.  Cách sắp xếp dữ liệu: - Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp. - Vào menu Data\Sort, chọn thẻ Sort Criteria. Hình 47. Hộp hội thoại Sort – Thẻ Sort Criteria - Chọn khoá sắp xếp. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 95 - Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá. - Nhấn nút > để thực hiện sắp xếp danh sách. Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn thẻ Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns). 3. Lọc dữ liệu Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở dữ liệu ban đầu. 3.1. Các yếu tố cơ bản Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng tính: - Miền dữ liệu (Data range): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiêu đề. - Miền tiêu chuẩn (Filter criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trƣờng hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phƣơng pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp. Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu. + Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đƣa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trƣờng với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp đƣợc tạo ra theo nguyên tắc sau:  Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trƣờng làm tiêu đề.  Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trƣớc các giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh nhƣ >, >=, <, <=. Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thƣờng gọi là điều kiện và – Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 96 and) đƣợc thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thƣờng đƣợc gọi là điều kiện hoặc là – or) đƣợc thực hiện không đồng thời. + Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức): cho phép đƣa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trƣờng với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh gián tiếp đƣợc tạo ra theo nguyên tắc sau:  Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhƣng không đƣợc trùng với tên trƣờng nào.  Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) - Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn. 3.2. Lọc tự động (AutoFilter) - Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề). - Vào menu Data\Filter\AutoFilter, Calc sẽ tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trƣờng. - Để lọc theo trƣờng nào, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của tên trƣờng đó, xuất hiện danh sách các tiêu chuẩn lọc tƣơng ứng của trƣờng. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 97 Hình 48. Ví dụ về lọc tự động trong Calc - Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn. - Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trƣờng đã lọc, chọn All. - Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter để bỏ dấu chọn. 3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) Chức năng lọc nâng cao dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện phức tạp hơn. Chức năng này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Cách thao tác nhƣ sau: - Xây dựng miền tiêu chuẩn. - Chọn miền dữ liệu định lọc. - Vào menu Data\Filter\Advanced Filter, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 98 Hình 49. Hộp hội thoại Advanced Filter - Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng. - Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dƣới. - Nhấn nút > để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao. 4. Tổng kết theo nhóm 4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện nhƣ sau: - Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết. - Vào menu Data\Subtotals, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 99 Hình 50. Hộp hội thoại Subtotals - Chọn trƣờng dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by. - Tích chọn trƣờng dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for. - Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function. - Nhấn nút > để thực hiện việc tổng kết theo nhóm. Ví dụ: Danh sách nhân viên đƣợc tổng kết theo nhóm Giới tính: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 100 Hình 51. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút > trên hộp hội thoại Subtotals. 4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây đƣợc gọi là: Bảng tổng hợp.  Bảng tổng hợp đƣợc chia làm 4 vùng: - Page Field: Toàn bộ dữ liệu đƣợc tổng kết theo từng nhóm của trƣờng đƣợc chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp. - Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một dòng. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trên xuống dƣới. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 101 - Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một cột. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trái sang phải. - Data Field: Vùng dữ liệu đƣợc sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau nhƣ Sum, Count, Average,  Tạo mới một bảng tổng hợp: - Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột. - Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 52. Hộp hội thoại Select Source - Tích chọn Current selection và nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 53. Hộp hội thoại DataPilot - Kéo và thả các nút tên trƣờng tại các vùng thích hợp để phân tích dữ liệu. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 102 - Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trƣờng cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trƣờng đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác nhƣ Count, Average, Max, Min, bằng cách nhấn vào tên trƣờng tại đây rồi nhấn nút >. - Nhấn nút > để hoàn thành bảng tổng hợp. Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền đƣợc lĩnh theo phòng và theo chức vụ: Hình 54. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot  Điều chỉnh bảng tổng hợp: - Thay đổi vị trí các trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trƣờng tại vị trí mong muốn. - Bổ sung các trƣờng: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Start. + Thực hiện lại các bƣớc nhƣ khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trƣờng vào các vị trí mong muốn. - Xóa trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo tên trƣờng cần xóa ra khỏi bảng. - Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Refresh. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 103 CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề  Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang  Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang  In 1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề - Vào menu Format\Page, xuất hiện hộp hội thoại Page Style, chọn thẻ Page. Hình 55. Hộp hội thoại Page Style – Thẻ Page - Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 104 + Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô Width, chiều cao giấy tại ô Height. + Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang hoặc Landscape để in giấy dọc. - Đặt lề cho giấy tại khung Margin: + Left Lề trái + Right Lề phải + Top Lề trên + Bottom Lề dƣới - Nhấn nút >. Đơn vị đo trong Calc được mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách: + Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options. + Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General. + Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn tại ô Measurement unit. + Nhấn nút >. Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau: - Vào menu File\Page Preview. - Nhấn nút > trên thanh công cụ, xuất hiện các đường kẻ lề xung quanh trang giấy như hình sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 105 Hình 56. Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trước khi in - Để điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lề đó tới vị trí mong muốn. 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang - Vào menu Edit\Headers & Footers, xuất hiện hộp hội thoại: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 106 Hình 57. Hộp hội thoại Headers/Footers - Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối trang là chữ Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay đổi các tiêu đề này lần lƣợt tại trang Head