Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm

Bài Luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm Mục lục LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội đòi hỏi ngành sản xuất phải đáp ứng đầy đủ bằng cách sản xuất ra của cải vật chất. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất biểu hiện cụ thể trong các doanh nghiệp sản xuất là quá trình sản xuất ra sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Bất kỳ sản phẩm nào được tạo ra đều không thể thiếu được ba yếu tố, đó là: Công cụ lao động, sức lao động và đối tượng lao động. Do đó có thể nói cách khác rằng nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật liệu được quan tâm hơn vì vật liệu là một trong các nhân tố quyết định đến việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, đó là mục tiêu phấn đấu của một doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Chính vì vậy việc ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập - xuất và dự trữ nguyên vật liệu giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói cung một cách khoa học hợp lý và đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm, thấy rõ được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề bức xúc quanh việc hạch toán nguyên vật liệu.Em đó đi sâu nghiên cứu chuyên đề “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm” Với kết cấu của chuyên đề gồm ba phần chính: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất Phần thứ hai: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm - Hà Nội Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm PHẦN THỨ NHẤT: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I/ SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Vị trí của doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường Doanh nghiệp sản xuất là những đơn vị kinh tế, tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất thoả mãn nhu cầu sản xuất tiêu dùng của xã hội. Trong những năm vừa qua nền kinh tế nước ta đã từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần (quốc doanh, tập thể, tư nhân...) các doanh nghiệp đều có quyền tự chủ kinh doanh, hoạt động theo pháp luật, hợp tác, cạnh tranh và bình đẳng. Trong cơ chế thị trường, mọi doanh nghiệp đều trực tiếp chịu sự tác động tích cực cũng như tiêu cực của thị trường. Mặt khác thị trường là động lực thúc đẩy sản xuất và kết quả sản xuất của từng doanh nghiệp sản xuất góp phần quan trọng quyết định đến sự phát triển của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, từ đó xác định được GDP, đến tích luỹ và sự tăng trưởng kinh tế của mọi quốc gia. 2. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu Ở giai đoạn hiện nay, mọi thành phần kinh tế đều phải tự trang trải mọi khoản chi phí, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kinh tế, quản lý và giám đốc bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người khi đó mới trở thành nguyên vật liệu. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. 3.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, có đa dạng phong phú thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội. Như vậy vật liệu có một vị trí quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ tầm quan trọng trên, việc giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh. Điều đó sẽ làm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp đồng thời với một lượng chi phí vật liệu không đổi có thể làm ra được nhiều sản phẩm tức là hiệu quả đồng vốn được nâng cao. 4.Yêu cầu quản lý Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động do vậy thường xuyên biến động. Do đó để tăng cường công tác quản lý, việc quản lý vật liệu phải được quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sản xuất vật liệu nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất. Trong khâu thu mua vật liệu phải quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức tối đa, tối thiểu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất. Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất định phải tổ chức tốt khâu quản lý vật liệu. 5.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu Xuất phát từ vai trò của vật liệu ta thấy nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong việc quản lý vật liệu không kém phần quan trọng, riêng đối với kế toán vật liệu thường theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ sẽ đưa ra những số liệu kế toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất. Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính gía thành hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu. Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc tình hình thu, dự trữ, tiêu hao vật liệu...sẽ ngăn ngừa, xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí, phi pháp vật liệu, tiết kiệm được chi phí không cần thiết trong quá trình trên. 6. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các khoản chi phí. Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho ở doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường việc cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc chạy đua này, ai biết tổ chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt động, không có bộ phận nào dừng thì doanh nhiệp đó sẽ đứng vững và phát triển. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ. Chính vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ, đó là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu...về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lượng giá trị vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. -Tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. II/. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU 1. Phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại. Đối với vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm: như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; Bông trong các nhà máy sợi; Gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp. Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính, như: bàn đạp, khung xe đạp...trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật kết cấu trong xây dựng cơ bản. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm; như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng... - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt... - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như vòng bi, xăm lốp, vòng đệm... - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp như vật kết cấu, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. Phế liệu: gồm những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm, nó đã mất hoàn toàn hoặc một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Trên thực tế việc sắp xếp vật liệu theo từng loại như đã trình bày ở trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bởi vì có thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhưng ở đơn vị khác lại là vật liệu phụ...Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu cần được phân chia một cách chi tiết hơn theo các tính năng, quy cách, phẩm chất. Trên cở sở đó xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành từng loại, nhóm, thứ. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tìm ra các biện pháp hợp lý trong việc tổ chức quản lý và sử dụng vật liệu có hiệu quả. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển). Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên tăng, giảm trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về nguyên vật liệu, do vậy trong công tác thực tế về hạch toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ hạch toán). 2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế Giá thực tế nhập kho Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được phản ánh theo từng nguồn nhập: - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào. - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyển nguyên liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công, chế biến (theo hợp đồng gia công) + Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá. Giá thực tế xuất kho: Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Tuỳ théo đặc điểm từng doanh nghiệp về yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a. Phương pháp giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ b. Phương pháp thực tế bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ = x Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo giá trị bình quân: Trong đó đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = x Đơn giá bình quân + = + Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính một cách chính xác, đơn giản nhưng không linh hoạt vì công việc dồn vào cuối tháng. c. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này nguyên vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó giá nguyên vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập lần sau. Giá thực tế đơn vị củaNVL nhập kho theo từng lần nhập kho trước Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho x = d. Phương pháp nhập sau, xuất trước: Bản chất của phương pháp này giống phương pháp nhập trước, xuất trước nhưng ngược lại với phương pháp trên là: hàng nhập sau thì được xuất trước với giá tương ứng với giá nhập kho của hàng đó. Giá thực tế đơn vị của NVL nhập kho theo từng lần nhập kho sau Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho x = Cả hai phương pháp trên đều đảm bảo được tính chính xác của giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nhưng gặp khó khăn trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho và tổ chức kho. Do vậy nó chỉ được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu và việc nhập xuất không xảy ra thường xuyên. e. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính theo giá trị của chính lô hàng đó. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nhưng công việc rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng. Phương pháp này được áp dụng cho các loại thành phẩm có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt. f. Phương pháp hệ số giá Để áp dụng được phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống giá hạch toán cho nguyên vật liệu. Giá hạch toán là giá được doanh nghiệp quy định trước, có thể là giá kế hoạch và được sử dụng ổn định lâu dài trong doanh nghiệp trong thời gian tối thiểu là 1 năm. Giá hạch toán của nguyên vật liệu được sử dụng để hạch toán một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập xuất kho trên các sổ chi tiết, đến cuối kỳ hạch toán kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau: Trước hết xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán thành phẩm thay đổi trong kỳ. Công thức: Trị giá hạch toán NVL xuất kho Trị giá thực tế của NVL xuất kho x = Hệ số giá Hệ số giá + = + Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ III/ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC NHẬP - XUẤT VẬT LIỆU TRONG DNSX 1. Hạch toán chi tiết vật liệu: 1.1 Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 - VT) Và có các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư - Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu số 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết, tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không kể hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng lần nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt lượng hoặc giá trị và phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất - tồn kho, các bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Việc ghi chép, phản ánh giữa thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo 3 phương pháp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 1.3.1 Phương pháp thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu ghi sổ lượng nguyên liệu , vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho ( hoặc sổ) kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu, vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên liệu, vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ ( thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. -Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, mặ khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập - xuất vật liệu ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn bị hạn chế. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.3.2 Phương pháp số dư - Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi số lượng tứng thứ nguyên liệu, vật liệu phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên liệu, vật liệu. - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5) ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên vật liệu theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu ( lập một bản chứng từ lập, một bản chứng từ xuất), sau khi lập xong giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra ghi số lượng nguyên cật liệu tồn khi cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan, kiểm tra việc phân loại chứng từ của thủ kho, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, chứng từ xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chưnsg từ. Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu. Bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu mở cho từng kho, cơ sở để ghi vào bảng luỹ kế ở phần nhập là các phiếu giao nhận chứng từ nhập, luỹ kế ở phần xuất là các phiếu giao nhận chứng từ xuất. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng lũy kế dùng chỉ để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm nguyên liệu, vật liệu. - Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Tránh được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai xót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn, tốn nhiều công sức. Do đó phương pháp này đòi hỏi kế toán phải có trình độ vững. - Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho. Yêu cầu trình độ quản lý, trình độ kế toán của cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp sổ số dư 1.3.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho vẫn mở thẻ kho hoặc sổ chi tiết để theo dõi số lượng từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu giống như hai phương pháp trên. - ở phòng kế toán mở “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và số tiền theo từng kho, từng thứ nguyên liệu, vật liệu. Sổ đối chiếu luân chuyển chi ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng thứ nguyên vật liệu; mỗi thứ ghi một dòng. Cuối tháng, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với kế toán tổng hợp. - Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển dễ làm, khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật. Công việc ghi sổ đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp thông tin là rất chậm và hạn chế tác dụng kiểm tra. - Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển 2. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép, sổ kế toán và giá trị hàng tồn kho được xác định, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. 2.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tịc và có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như ô tô, máy móc thiết bị... - Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: + Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp liên doanh. + Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Giá trị phế liệu thu hồi + Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần... + Giá trị nguyên vật liệu trả lại, giảm giá + Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê + Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, 3...để hạch toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1525 - Vật liêu và thiết bị XDCB TK 1528 - Vật liệu khác TK 331 “ Phải trả cho người bán” được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho người bán, người nhận thầu + Số tiền bên bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng + Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. + Số tiền ứng trả trước cho người bán, người nhận thầu nhưng chưa nhận được vật tư hàng hoá... Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi nhận được hoá đơn học thông báo ra chính thức. Dư Nợ: Số tiền đã ứng, trả trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. Tài khoản 331 còn được mở chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu. TK 331 có số dư lưỡng tính do đó khi lập bảng cân đối kế toán, căn cứ vào chi tiết có số dư Nợ tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán và tổng hợp các chi tiết có số dư Có để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán, không được bù trừ. TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Bên Nợ: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi trên đường. + Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. + Kết chuyển trị giá thực tế vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Ngoài các tài khoản kế toán kể trên, kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111, TK 112, TK 141, TK128, TK222, TK241, TK411, TK621, TK627,TK641, TK642,... 2.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Giá trị vật liệu mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng - TK 611 “Mua hàng”. Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dung để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào các số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó là trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư hàng hoá mua vào ( nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau: Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ - Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Kế toán sử dụng các TK sau: + TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611. + TK 611 “ Mua hàng”: dùng để phản ánh giá của vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Bên Nợ: - Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ. Bên Có: - Giá vật tư hàng hoá thực tế mua vào trong kỳ Dư Nợ: - Giá thực tế vật tư hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ. - Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ. Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ và được mở thành: - TK 6111 - Mua nguyên vật liệu - TK 6112 - Mua hàng hoá Sơ đồ: Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu (Trang bên) (Phương pháp kiểm kê định kỳ) 3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Mẫu sổ tuân thủ theo chế độ kế toán áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 1/1/1996. 3.1. Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái Kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu được thực hiện trên nhật ký sổ cái. Kế toán căn cứ vào các phiêu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào sổ nhật ký sổ cái theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ. Ngoài ra còn dùng các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 3.2. Trong hình thức chứng từ ghi sổ Căn cứ trực tiếp vào chứng từ gốc phân loại và lập chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. 3.3 Trong hình thức kế toán nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kế toán chi tiết phát sinh đều được ghi sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó lấy số liêụ trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung và vào các sổ chi tiết hoặc sổ đặc biệt có liên quan. Sau đó lây số liệu nhật ký chung để ghi vào sổ cái, cuối tháng kế toán tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái ( sau khi đã loại trừ một số trùng lặp do nghiệp vụ đồng thời được ghi vào nhiều nhật ký đặc biệt - nếu có). Sau đó cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh. 3.4. Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ Trong hình thức này các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến kế toán tổng hợp vật liệu được phản ánh trong những sổ kế toán sau: - Sổ chi tiết số 2 TK 331 “ Phải trả cho người bán” - Nhật ký chứng tứ số 5 ghi Có TK 331 - Nhật ký chứng từ số 6 ghi Có TK 151 - Nhật ký chứng từ số 1 ghi Có TK 111 - Nhật ký chứng từ số 2 ghi Có TK 112 Khi xuất vật liệu việc kết chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất thành giá thực tế được thực hiện trên bảng kê số 3 “Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ” Việc phân bổ vật liệu xuất kho cho các đối tượng được thực hiện trên bảng phân bổ số 2 “Phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ” và một bảng kê, sổ chi tiết có ghi số phát sinh bên Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” PHẦN THỨ HAI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU KIÊU KỴ - GIA LÂM I-ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XK KIÊU KỴ - GIA LÂM 1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ là một đơn vị sản xuất kinh doanh còn rất trẻ trực thuộc Công ty xuất khẩu mây tre Việt Nam ( BAROTEX). Sau khi được Bộ thương mại phê duyệt dự án đầu tư xuất khẩu giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Ktj số 162/TM-KH ngày 13 tháng 3 năm 1995 và có quyết định số 2122 TM/TCCB ngày 20 tháng 7 năm 1995 cho phép Công ty XNK Mây tre Việt Nam được phép thành lập Xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ. Ngày 22 tháng 7 năm 1995 xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm chính thức được thành lập với quyết định số 296/ MT-TCCB. Xí nghiệp có trụ sở giao dịch tại địa bàn xã Kiêu Kỵ - Huyện Gia Lâm - TP Hà Nội với giấy phép kinh doanh số 301031 cấp ngày 9/9/1995. Có thể nói quá trình hình thành của Xí nghiệp là một bức tranh phản ánh rõ nét bước chuyển mình của doanh nghiệp nhà nước từ việc kinh doanh thương mại đơn thuần tới việc kết hợp giữa sản xuất với kinh doanh. Để hiểu rõ bước chuyển biến này trước hết phải nói tới Công ty XNK Mây tre và bối cảnh hình thành xí nghiệp giầy thể thảo xuất khẩu Kiêu Kỵ mà dưới đây gọi tắt là xí nghiệp giầy. Công ty XNK mây tre Việt Nam là một công ty chuyên doanh xuất khẩu hàng mây tre và thủ công mỹ nghệ; hàng may mặc nhập khẩu; các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước. Tính đến năm 1993 Công ty đã có gần 23 năm hoạt động xuất nhập khẩu, đã mang lại cho Nhà nước hàng tỷ Rúp, Đô la và tạo được công ăn việc làm cho hàng chục vạn người lao động trong phạm vi cả nước. Tuy nhiên đến cuối năm 1993, đầu năm 1994 toàn thể Công ty phải đương đầu với những khó khăn to lớn do sự sụp đổ của thị trường xuất khẩu Đông Âu và Liên Xô cũ (một trong những thị trường lớn của Công ty). Bên cạnh đó Công ty còn phải đương đầu với những thử thách to lơn trong cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, Công ty đã nghiên cứu phương án chuyển đổi sang cơ cấu sản xuất với kinh doanh để mở rộng mặt hàng xuất khẩu, chiếm lĩnh thị trường. Do đó Xí nghiệp giầy đã được thành lập tại Kiêu Kỵ - Gia Lâm. Đối tượng sản xuất của Xí nghiệp là Giầy thể thao xuất khẩu. Khách hàng của Xí nghiệp là Công ty FREEDOM TRADING một trong những công ty có nhiều năm hoạt động và kinh doanh giầy có uy tín trên thị trường giầy thể thao quốc tế. Xí nghiệp sản xuất dựa trên nguồn nguyên liệu do FREEDOM cung cấp, ngoài ra còn một số nguyên liệu phụ phục vụ cho việc sản xuất giầy được mua ở trong nước. Toàn bộ sản phẩm sản xuất ra đều được bao tiêu theo hợp đồng với các kế hoạch tháng, quý, năm đã được ký kết. Khi thành lập xí nghiệp giầy được đầu tư, trang bị đầy đủ về máy móc, thiết bị, dụng cụ, nhà xưởng. Cụ thể trên diện tích sử dụng là 22.000 m2, XN được xây mới hơn 4.400 m2 nhà xưởng hiện đại, cải tạo và nâng cấp gần 1.600m2 nhà kho, xây mới 2.00 m2 nhà ăn, nhà xe và các công trình phụ khác. Toàn bộ 2 dây chuyền sản xuất của Xí nghiệp được nhập mới và hiện đại từ hàng SUNSTAR; KUK DONG của Hàn Quốc. Việc đầu tư cơ sở vật chất cho XN do Công ty XNK mây tre đứng ra lo liệu dựa trên một phần vốn tự có và một phần vốn đi vay. Đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật của xí nghiệp đều là những kỹ sư, cử nhân được đào tạo cơ bản về quản lý kỹ thuật, được cử đi học tập tại các xí nghiệp giầy, trung tâm kỹ thuật da giầy và đặc biệt là đã được đào tạo ngắn hạn tại Hàn Quốc về chuyên ngành sản xuất giầy. Đội ngũ công nhân của xí nghiệp đều được tuyển chọn, có đào tạo và kiểm tra tay nghề trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất. Xí nghiệp đã sản xuất thử nghiệm gần 3 tháng sau đó mới bắt đầu đi vào sản xuất. Một thuận lợi nữa cho xí nghiệp đó là kinh nghiệm tích luỹ từ hơn 20 năm kinh doanh xuất nhập khâủ khiến xí nghiệp có một đội ngũ cán bộ kinh doanh vững chắc và dày dạn kinh nghiệm. Có thể nói rằng, xí nghiệp có một đội ngũ cán bộ công nhân viên và cơ sở vật chất hàng đầu so với các xí nghiệp trên miền bắc. Tuy vậy không phải xí nghiệp không có những khó khăn, đó là việc xí nghiệp phải đương đầu với những thử thách khắc nghiệt của kinh tế thị trường, duy trì sản xuất thường xuyên liên tục cho trên dưới 800 công nhân, trả lãi và khấu hao cơ bản hàng chục tỷ đồng vốn đầu tư... Song hơn 2 năm hoạt động với cố gắng nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể anh chị em cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, xí nghiệp đã đạt được những thành tích đáng kế. Tính đến tháng 3/1998, sau hai nẵm rưỡi hoạt động ( với số vốn lưu động bằng không) xí nghiệp đã sản xuất, xuất khẩu được 2 triệu đôu giầy đạt kim ngạch xuất khẩu gần 19 triệu USD, nộp khấu hao và trả lãi gần 1 triệu USD, tạo công ăn việc làm ổn định cho 800 cán bộ công nhân viên của xí nghiệp với mức thu nhập bình quân đầu người gần 500.000đ/ người/ tháng. Với phương châm kinh doanh lấy chữ tín làm đầu, đa dạng về mẫu mã; sản xuất lấy chất lượng làm đầu, giao hàng đúng hạn, đủ trong hợp đồng nên xí nghiệp đã tạo được sự tín nhiệm cao của khách hàng nước ngoài. Sản phẩm của xí nghiệp hiện đã có mặt tại hơn 15 nước trên thế giới trong đó có những nước có công nghệ làm giầy cao như Đức, ý, Mỹ, Hà Lan, úc... Để tạo thêm sự phát triển của xí nghiệp, ban lãnh đạo xí nghiệp đã chủ động sáng tạo, phát triển thêm mặt hàng sản xuất phụ như sản xuất các loại túi du lịch, đệm ghế ô tô, mũ... nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu, tận dụng tối đa năng lực sẵn có của xí nghiệp bên cạnh đó nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Có thể nói sau hơn 2 năm phấn đấu xây dựng và phát triển xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ đã đứng vững và khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. 2. Mô hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giầy Do thực tế không có vốn lưu động, hoạt động tín chấp ngân hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Trên cơ sở giá trị L/C xuất khẩu dự kiến nhận được từ khách hàng và trị giá nguyên vật liệu nhập khẩu tại một International BANK. - Sau khi giao dịch ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ mở IRR L/C AT SIGHT về ngân hàng nói trên. - Trên cơ sở L/C nói trên xí nghiệp sẽ mở L/C BACK TO BACK hoặc dùng L/C nói trên làm tín chấp để mở L/C nhập khâu NVL ( trên cơ sở định mức sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất giầy thể thao xuất khẩu mà XN đã đăng ký với cơ quan thuế và cơ quan Hải quan). Bên cạnh các nguyên vật liệu nhập khẩu là nguyên vật liệu được mua trong nước và quá trình gia công sản xuất sản phẩm được tiến hành. Tất cả các thành phẩm đều được xuất khẩu 100%. Như vậy có thể nói mô hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp là: Nhập khẩu nguyên vật liệu®Sản xuất sản phẩm®Xuất khẩu sản phẩm ( giầy thể thao các loại). 3. Đặc điểm tổ chức, quy trình công nghệ, sự luân chuyển nguyên vật liệu trong sản xuất. - Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là sản xuất các loại giầy thể thao để xuất khẩu. Nguyên vật liệu để sản xuất giầy rất nhiều loại, nguồn nguyên vật liệu chính được nhập khẩu từ Hà Quốc, đơn hàng sản xuất lớn nên có thể nói xí nghiệp sản xuất trên quy mô rất lớn với chất lượng đạt tiêu chuẩn cao. - Đặc điểm tổ chức sản xuất + Theo dõi đơn đặt hàng của người nước ngoài, sản xuất và giao hàng gọn cho từng đơn hàng. + Kế hoạch chuẩn bị nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng đều được theo sát. - Quy trình sản xuất, sự luân chuyển nguyên vật liệu trong sản xuất + Đặc điểm sản xuất là sản xuất theo đơn đặt hàng nên sự chuẩn bị nguyên vật liệu mang tính đồng bộ cao. + Nguyên vật liệu cho sản xuất được nhập theo 2 nguồn chính Một là: NVL chính được nhập khẩu từ Hàn Quốc hoặc Đài Loan. Chúng được nhập khẩu theo định mức tiêu hao của từng đơn đặt hàng. Nó bao gồm da thật, giả da, vải hoá học, tricot, hoá chất ( keo, nước tẩy), một số loại tem nhãn, vật liệu đóng gói theo yêu cầu của khách ngoại... Hai là: Vật liệu phụ được mua từ các cơ sở trong nước nó bao gồm các nguyên liệu phụ phục vụ cho đóng gói sản phẩm, dây giầy, hòm caston, nylon, chun buộc... + Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu được diễn ra như sau: Trên cơ sở đơn đặt hàng và định mức đã ký với khách, xí nghiệp nhập khẩu các nguyên vật liệu chính... Các nguyên vật liệu này chuẩn bị đồng bộ và giao hàng phù hợp với tiến độ sản xuất của xí nghiệp. Toàn bộ nguyên vật liệu này được nhập về kho nguyên vật liệu của xí nghiệp. Tại đây quá trình kiểm tra chất lượng và định lượng được tiến hành. Sau khi kiểm tra, các nguyên vật liệu này được phân loại theo nhóm chủng loại, mầu sắc và phân theo từng đơn đặt hàng. Các hướng dãn sử dụng nguyên vật liệu và định mức tiêu hao cũng được lập và kiểm chứng trong thời gian này. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất và các định mức đã được kiểm chứng, kế hoạch cấp phát vật tư được trình lên Ban giám đốc xí nghiệp cùng với các phiếu xuất kho theo hạn mức. Các nhóm vật tư thuộc các loại như mút xốp, giả da, da thật, tricot, texion... được chuyển qua kho nguyên vật liệu bán thành phẩm phân xưởng cắt để gia công chi tiết và xử lý in, thêu... Các nguyên phụ liệu cho may như chỉ, keo may, dầu ngân chỉ được chuyển qua kho nguyên liệu bán thành phẩm phân xưởng may để may thành mũ giầy. Các loại keo gò, đế, dây giầy...được chuyển qua kho nguyên liệu bán thành phẩm phân xưởng gò để hoàn thiện sản phẩm. Các nguyên vật liệu trên cùng một số vật liệu phụ khác được cấp phát theo đơn hàng cho từng phân xưởng và tuỳ thuộc vào tiến độ sản xuất mà các phân xưởng sẽ có kế hoạch luân chuyển. Một điểm lưu ý là mọi nguyên vật liệu đều được cấp phát theo định mức. Các nguyên vật liệu thừa do tiết kiệm định mức sẽ được quay lại kho nguyên vật liệu chính để sắp xếp, phân loại chờ đơn hàng mới. Quy trình công nghệ sản xuất giầy của xí nghiệp có thể được tóm tắt theo sơ đồ sau: Quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu kiêu kỵ 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp giầy Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất. Xí nghiệp được xây dựng với một bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng đã làm chó xí nghiệp páh triển và đứng vững trên thương trường. Đứng đầu xí nghiệp là Giám đốc, người có quyền hành cao nhất và chịu trách nhiệm với các cơ quan chức năng, các khách hàng và cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc, một là phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, hai là phó giám đốc phụ trách vấn đề tài chính và kinh doanh. Bên dưới là hệ thống các bộ phận chức năng. Gồm có 5 phòng: - Phòng tổ chức hành chính - Phòng Kế toán tài vụ - Phòng kỹ thuật, KCS - Phòng kế hoạch vật tư - Phòng kinh doanh và 4 phân xưởng: - Phân xưởng cắt - Phân xưởng may - Phân xưởng gò ráp - Phân xưởng cơ điện Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Ban Giám đốc: + Giám đốc: Là người phụ trách chung về tình hình sản xuất và kinh doanh của xí nghiệp + Phó Giám đốc kỹ thuật: Là người được Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo vấn đề sản xuất và chất lượng sản phẩm. Phó Giám đốc kỹ thuật và sản xuất phải đánh giá được kết quả sản xuất liên tục từ đầu tới cuối qúa trình sản xuất, đồng thời là người được uỷ quyền cùng phó giám đốc tài chính và kinh doanh giải quyết các vấn đề có liên quan khi giám đốc vắng mặt. + Phó Giám đốc tài chính và kinh doanh: Là người được Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh và tài chính của xí nghiệp. Phó Giám đốc tài chính và kinh doanh phải có trách nhiệm làm cho xí nghiệp luôn hoạt động sản xuáat tức là chỉ đạo về tái chính và tìm kiếm những đơn đặt hàng. Là người cùng phó giám độc kỹ thuật - sản xuất giải quyết các vấn đề liên quan khi giám đốc vắng mặt. - Các bộ phận chức năng: + Phòng tổ chức hành chính: Là bộ phận được tập hợp từ các ban tổ chức lao động tiền lương, hành chính quản trị. Nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí, sắp xếp lao động trong xí nghiệp về số lượng, trình độ tay nghề từng phòng, từng phân xưởng. Xây dựng những nội quy, quy chế, hướng dẫn thực hiện các quy định theo đúng chế dộ chính sách của Nhà nước. + Phòng kế toán tài vụ: Làm công cụ quản lý trong xí nghiệp, giúp Giám độc thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho xí nghiệp. Ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và báo cso tài chính theo quy định. + Phòng kỹ thuật - KCS: có nhiệm vụ giám sát và đưa ra các định mức, tiêu chuẩn về kỹ thuật, ứng dụng khoa học kỹ thuật, phát minh sáng kiến cho cải tiến sản phẩm. Phòng kỹ thuật - KCS chịu trách nhiệm về kỹ thuật, an toàn trong sản xuất. Ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ quan trọng nữa là kiểm tra chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất. + Phòng kế hoạch - vật tư: dựa trên các đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh chuyển sang, các định mức vật tư từ phòng kỹ thuật chuyển tới, lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng, kế hoạch mua sắm dự trữ, cấp phát vật tư sau khi đã kiểm tra lại các định mức. Phải tính toán, cân đối điều chỉnh để sao cho luôn đủ vật tư để sản xuất được thông suốt. Bên cạnh đó lập các báo cáo kế hoạch thực hiên. + Phòng kinh doanh tổng hợp: Nhiệm vụ tiếp cận thị trường, thu thập số liệu , xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm; chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan tới việc nhập nguyên liệu, xuất thành phẩm một cách trôi chảy. + Phân xưởng cắt, may, gò ráp là nhứng phân xưởng sản xuất chính thực hiện sản xuất sản phẩm theo “quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp”. + Phân xưởng cơ điện: có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong toàn xí nghiệp khi có sự hỏng hóc. Thực hiện bảo dưỡng thường xuyên theo định kỳ đối với hệ thống đó. Ngoài ra còn tham gia chế tạo mẫu, dưỡng phục vụ sản xuất. Bên cạnh đó phân xưởng còn chịu trách nhiệm toàn bộ khâu lắp đặt, bảo dưỡng hệ thống an toàn điện của xí nghiệp. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ 5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp Do đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như đặc điểm quản lý của xí nghiệp nên bộ máy kế toán của xí nghiệp giầy được tổ chúc theo hình thức kế toán tập trung, mọi công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận kế toán của xí nghiệp, từ việc hạch toán ban đầu (thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết) đến việc lập các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ: Một là: Lập kế hoạch tài chính đồng thời thống nhất với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật của xí nghiệp. Hai là: Huy động các nguồn vốn thích hợp, sử dụng vốn hợp lý và tiết kiệm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao. Ba là: Tổ chức hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Bốn là: Thực hiện hướng dẫn và giám sát việc quản lý tiền tệ của xí nghiệp theo quy định của Nhà nước. Năm là: Phân tích các hoạt động kinh tế của xí nghiệp Sáu là: Giúp Giám đốc xí nghiệp xây dựng giá bán sản phẩm, quyết định về tài chính trong sản xuất kinh doanh. Bảy là: Tham gia xây dựng hợp đồng kinh tế với các khách hàng đặc biệt trong việc quy định các điều kiện tài chính ở hợp đồng. Chính vì có chức năng và nhiệm vụ như vậy mà cơ cấu bộ máy kế toán tại xí nghiệp được sắp xếp như sau: * Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp, chế độ tài chính hiện hành. Là người kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách thật chính xác, kịp thời và toàn diện để Ban Giám đốc quyết định trong kinh doanh. Kế toán trưởng còn cùng các bộ phận liên quan tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính cho xí nghiệp. Ngoài ra kế toán trưởng tại xí nghiệp giầy còn đồng thời là kế toán tổng hợp, là người ghi sổ cái, lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán. Kế toán trưởng cũng là người tham mưu cho Giám đốc về việc áp dụng các chế độ quản lý của nhà nước ban hành cho phù hợp với tình hình sản xuất của xí nghiệp. * Kế toán thanh toán và kế toán lương:Theo dõi về vấn đề thanh toán, các khoản thu chi có liên quan tới tiền mặt tại xí nghiệp, là người tính lương để trả cho cán bộ công nhân viên, phân bổ các chi phí về tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho các đối tượng, tính giá thành theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ, thanh lý hợp đồng với từng khách hàng. * Kế toán vật liệu: Theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ hạch toán, tính giá nhập - xuất - tồn kho của chúng để ghi vào các chứng từ, sổ sách có liên quan. Hướng dẫn, kiểm tra, đối chiếu với thủ kho về tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư hàng hoá. Là một trong những thành viên trong đoàn kiểm kê định kỳ hoặc bất thường để xác định giá trị hàng tồn kho. *Kế toán giá thành sản phẩm và tiêu thụ: Là người tập hợp các chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán liên quan, phân bổ các chi phí cho từng đối tượng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ. Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tính giá cho sản phẩm xuất kho để ghi chép vào chứng từ, sổ sách có liên quan. Là một trong những thành viên của đoàn kiểm kê để xác định giá trị hàng tồn kho. * Thủ quỹ: Là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi của xí nghiệp. Ngoài ra tại xí nghiệp giầy thủ quỹ còn là kế toán tài sản cố định với nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình khấu hao TSCĐ. Có thể mô tả bộ máy kế toán tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU KIÊU KỴ - GIA LÂM 5.2 Hình thức kế toán sử dụng Do quy mô sản xuất của xí nghiệp lớn, việc tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng nên xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán mới và hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Hình thức kế toán này tương đối đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Hệ thống sổ sách sử dụng trong xí nghiệp đầy đủ và đúng với chế độ kế toán ban hành bao gồm: - Sổ kế toán chi tiết: + Sổ TSCĐ + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, thẻ kho + Thẻ tính giá thành + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua - Sổ kế toán tổng hợp, sổ cái. 5.3 Phương pháp nộp thuế: Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. II-THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU KIÊU KỴ - GIA LÂM 1.Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy 1. 1. Đặc điểm của vật liệu tại xí nghiệp giầy: - Do việc sản xuất theo đơn đặt hàng, mẫu mã liên tục thay đổi theo thị trường, theo mùa, theo thị hiếu của nhiều khách hàng khác nhau do vậy mà mẫu má giầy của xí nghiệp rất phong phú ( trong 2 năm rưỡi hoạt động xí nghiệp đã sản xuất ra hơn 100 mẫu giầy các loại). Mỗi mẫu mã giầy được cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, điều đó đã tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu. Ví dụ: nguyên vật liệu chính để may mũ giầy cùng nhiều loại như Action leather, ultra hide, Alpha, excellent Hi - SSaka, NQD... Trong từng loại vật liệu này lại có khổ rộng, mầu sắc, độ dày mỏng khác nhau. Keo may cũng nhiều loại như: MK 220 W, MK 220 C, MK 220B...rồi đế giầy cũng đủ loại từ cao su đúc, cao su cán, Amoulding đến phylon, TPR... - Các nguồn cung cấp nguyên vật liệu cũng rất đa dạng và phức tạp. Ngoài nguồn vật liệu nhập khẩu, để sản xuất một đơn hàng có khi nguồn phụ liệu và vật liệu phụ còn được mua trong nước ở các cơ sở khác nhau, chính vì thế mà vấn đề giá cả của chúng rất phức tạp. - Về giá cả: + Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì chúng được nhập theo giá CIF Hải phòng ( Giá này bao gồm cả cươc phí vận tải và bảo hiểm về tới Việt Nam), tuy nhiên do tính chất sản xuất theo đơn đặt hàng, tuỳ thuộc vào yêu cầu chất lượng, nguồn gốc nhập khẩu vật liệu, biến động giá cả thị trường thế giới nên cùng một chủng loại vật liệu nhưng giá cả cũng khác nhau, đôi khi trong cùng cả một đơn đặt hàng giá cả cũng khác nhau. + Đối với nguyên vật liệu mua trong nước, do đặc điểm của nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào khả năng của đơn vị cung cấp vật liệu đó có thể không đáp ứng kịp tiến độ sản xuất của xí nghiệp nên để kịp thời cho tiến độ giao hàng xí nghiệp phải mua loại vật liệu đó từ các đơn vị sản xuất khác, do đó các chi phí vận chuyển, giá thành cũng hoàn toàn khác nhau. - Do đặc điểm sản xuất với khối lượng lớn, chủng loại nguyên liệu nhiều nên hệ thống kế toán vật liệu phải làm việc rất phức tạp, có nhiều loại nguyên liệu khó định lượng chính xác vì thế lúc này phải bắt buộc áp dụng định lượng gần đúng để tính. - Về dự trữ NVL: chỉ áp dụng đối với các loại vật liệu phụ như mút xốp, dây giầy, giấy gói, giấy bọc... còn các nguyên vật liệu nhập khẩu chỉ mở L/C nhập khẩu nguyên liệu theo đơn hàng trên cơ sở định mức đã được xem xét. Đối với vật liệu phụ khác như hoá chất, keo dán, chỉ không thể để lâu được do điều kiện về thời tiết, khí hậu sẽ làm cho giá trị sử dụng của chúng bị giảm sút.. Chính vì vậy nếu không có kế hoạch hợp lý trong khâu thu mua, dự trữ và sử dụng sẽ làm cho vốn đầu tư lưu động bị thâm hụt. - Với những vật liệu đắt tiền, nguồn thu mua khó khăn không thể thiếu và thay thế trong sản phẩm, công tác lập kế hoạch thu mua, bảo quản, sử dụng đòi hỏi nghiệp vụ quản lý phải vững vàng, am hiểu và người quản lý phải nhạy bén với thị trường thì vốn mới được đảm bảo, sản xuất mới liên tục, kinh doanh mới có hiệu quả. - Với những vật liệu không có trên thị trường hoặc đắt thì tự gia công chế biến hay thuê ngoài rẻ hơn như các chi tiết trang trí... Nhìn chung, do đặc điểm vật liệu như vậy, công tác quản lý ở xí nghiệp đòi hỏi người quản lý không những tuân thủ đúng quy trình bảo quản đối với từng loại vật liệu mà phải am hiểu về mặt kỹ thuật. 1.2.Phân loại vật liệu ở xí nghiệp giầy Vật liệu của xí nghiệp được xếp thành 6 kho: 3 kho chính và 3 kho phụ. Nhìn chung, vật liệu của XN có rất nhiều chủng loại, quy cách, kích cỡ, đơn vị khác nhau nên được phân thành nhiều loại khác nhau. Việc phân loại vật liệu của XN dựa trên nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với dây chuyền sản xuất kinh doanh. Vật liệu mà XN quản lý bao gồm 2 loại: - Vật liệu chính: chủ yếu nhập từ nước ngoài (1521) - Vật liệu phụ: mua trong nước ( 1522) 1.2.1 Vật liệu chính: gồm trên dưới 50 loại ( phụ thuộc vào mã giầy) Ví dụ: - Alpha, nubuk, emboss PVC. - Mesh, D-Mesh, visaterry. - Action leather, Split leather - MK 825, MK 220C, MK 220W... Tất cả vật liệu chính trên khi nhập về được đưa vào kho chính. 1.2.2 Vật liệu phụ: được chia làm 3 loại - Loại phục vụ cho sản xuất: Dây giầy, giấy gói, giấy nhồi, keo latex, toluen, hòm carton, dây chun, nylon... - Loại phục vụ cho sửa chữa, thay thế: loại này cúng có trên dưới 80 loại như sơn, sắt thép, que hàn, dầu nhớt, mỡ bôi, trơn giấy dán, băng dính... - Loại vật liệu phục vụ cho văn phòng: Giấy, bút, thước kẻ... 1.3 Đánh giá vật liệu: Tại xí nghiệp giầy các nghiệp vụ nhập vật liệu diễn ra không thường xuyên nhưng số lượng và giá trị phát sinh lại lớn. Nguợc lại, nghiệp vụ xuất vật liệu thì diễn ra thường xuyên liên tục và giá trị xuất ra lại nhỏ. Chính vì thế nên xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu. 1.3.1 Giá thực tế vật liệu nhập kho Theo thông tư số 13/1998/TT-TCHQ ngày 14/12/1998 của Tổng cục Hải quan thì vật liệu nhập khẩu để sản xuất giầy xuất khẩu là đối tượng chịu thuế nhập khẩu và thuế GTGT, được hoàn thuế nhập khẩu và thuế GTGT tương ứng với tỷ lệ giầy xuất khẩu trên cơ sở định mức sử dụng nguyên vật liệu . Số thuế XNK và thuế GTGT được Hải quan tính trên tờ khai hải quan và thời gian ân hạn nộp thuế là 9 tháng (275 ngày) kể từ ngày nhận được thông báo thuế của cơ quan Hải quan về số thuế phải nộp. Trong thời gian ân hạn 275 ngày, nếu XN đã thực xuất khẩu số giầy thì XN không phải nộp thuế XNK, thuế GTGT đối với số nguyên vật liệu đã nhập khẩu tương ứng với số giầy đã thực xuất. Thực tế tại XN, trong thời gian ân hạn nộp thuế , XN thường đã xuất được số giầy tương ứng (đơn hàng) với số NVL nhập khẩu. Do vậy số thuế XNK và thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu xí nghiệp không phải nộp. Xí nghiệp không mở sổ theo dõi và cũng không tính phần thuế XK vào giá thực tế của vật liệu nhập khẩu. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nước ngoài, hoá đơn thương mại nhập khẩu, các hoá đơn cước phí vận chuyển, lưu kho bãi và các chi phí khác liên quan đến nhập khẩu VL, kế toán tính giá thực tế của VL nhập khẩu theo công thức: Giá thực tế của vật liệu nhập khẩu = Giá CIF (Hải Phòng) + Chi phí vận chuyển, lưu kho bãi Sau đây là mẫu hoá đơn thương mại nhập khẩu: Biểu số 01 COMMERCIAL INVOICE FREEDOM TRADING CO, INC INVOI No and date # 349-8 GAMJUN-DONG, BUK-KU, BUSAN KOREA 980422 APR.22,2000 TEL: 051.326.3115 FAX: 051-327-5869 L/C No: ILC/980331/034 Buyer: BAROTEX VIETNAM Add: E6 Thai Thinh - Dong Da - Hanoi TEL: 844 8530428 FAX: 844 8532387 Plan of de pature: PUSAN port Plan of destination: HAI PHONG port Commodetien: Raw Material for making Sport Shoes as per Contrant No 08/KK-BR/99 No Iterm Unit Q.ty U.pptice CIF (USD) Value Remain 1 2 Split leather Brow Ultra hide WHT SqF SqF 10.000 10.000 3,70 2,80 37.000,00 28.000,00 TOTAL 65.000,00 Say: US Dolars sixty five thousand only. Quy đổi ra VNĐ: 65.000,00 USD x 13950 = 906.750.000 VNĐ Chi phí thu mua NVL nhập khẩu trên tập hợp được là: 8.576.500 đ Giá thực tế vật liệu nhập kho là: 906.750.000 + 8.576.500 = 915.326.500VNĐ 1.3.2 Giá thực tế vật tư mua trong nước Vật liệu mà xí nghiệp mua vào, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chịu và chi phí này được cộng vào giá mua. Nhưng cũng có khi chi phí vận chuyển do xí nghiệp chịu, chi phí này cũng cộng vào giá mua và phân bổ dần cho vật liệu xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu mua trong nước bao gồm giá trị trên hoá đơn ( giá chưa có thuế) cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ...(nếu có). Ví dụ: Biểu số 02 HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 2 tháng 5 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK tạp phẩm HN Địa chỉ: 36 Bà Triệu Mã số: 0100106717-1 Họ tên người mua hàng: XN Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Gia Lâm -HN Địa chỉ: Xã Kiêu Kỵ Gia Lâm - HN Mã số: 0100107194 - 1 Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Giấy gói Dây giầy tròn trắng 1,2m Kg đôi 500 8.000 9.000 1.050 4.500.000 8.400.000 Cộng tiền hàng 12.900.000 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 1.290.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14.190.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu một trăm chín mươi ngàn đồng. Ghi chú: Vận chuyển do bên bán chịu Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp này giá trị thực tế vật liệu nhập kho là 12.900.000 đ 1.3.3 Giá trị nguyên liệu xuất kho: Tại XN giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Giá thực tế đơn vị củaNVL nhập kho theo từng lần nhập kho trước Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho x = 2. Tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Vật liệu của XN biến động thường xuyên ( hàng ngày, hàng giờ) và rất nhiều chủng loại. Vì vậy việc hạch toán vật liệu là công việc khá phức tạp và có khối lượng công việc lớn. Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ, tại XN giầy kế toan vật liệu hạch toán chi tiết vật liệu tho “Phương pháp thẻ song song” và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo “Phương pháp kê khai thường xuyên”. 2.1 Kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư và phân công quản lý vật tư: - Trước khi vật tư đưa vào nhập kho đều phải qua sự kiểm tra tỉ mỉ và chính xác của Ban kiểm tra vật tư. Vật tư của XN sau khi đã kiểm tra xong đều được lập biên bản kiểm nghiệm về số lượng và sự thừa thiếu, hư hỏng... - Để quản lý vật tư có hiệu quả, toàn bộ vật tư của xí nghiệp được chia làm 3 loại và được phân công quản lý như sau: + Vật liệu phục vụ sản xuất - do Phòng KHVT quản lý + Vật liệu phục vụ cho hành chính - do Phòng Tổ chức hành chính quản lý + Vật liệu để bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế MMTB, nhiên liệu, điện, nước do bộ phận cơ điện quản lý. 2.2 Các thủ tục Nhập - Xuất kho vật liệu Tất cả các hoạt động kinh tế xẩy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của XN liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đề phải được lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ban đầu về chứng từ đã được Nhà nước ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục nhất định. 2.2.1 Thủ tục nhập kho vật liệu Thủ tục nhập kho vật liệu nhập khẩu Căn cứ vào hoá đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu, biên bản kiểm tra vật tư, Phòng Kế hoạch vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được viết thành 4 liên Một liên do Phòng vật tư giữ và lưu lại Một liên chuyển cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho thủ kho Một liên chuyển cho kế toán vật liệu Trong phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi vào cột số lượng rồi căn cứ vào giá trên hoá đơn ngoại để ghi vào cột giá đơn vị và cột thành tiền. Phiếu nhập kho phải được người giao vật tư, thủ kho, người viết phiếu, phụ trách cung tiêu và thủ trưởng đơn vị ký. Biểu số 03 Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm --------------- PHIẾU NHẬP KHO Ngày 2 tháng 5 năm 2000 Số: 35 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Bá Quang - Phòng KHVT Đơn hàng: JS - 905 Nhập tại kho: Anh Minh TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Giấy gói Dây giày tròn trắng 1,2 m kg đôi 500 8.000 500 8.000 9.000 1.050 4.500.000 8.400.000 Cộng 12.900.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ tục nhập kho vật liệu mua trong nước Vật tư mua trong nước được chia làm hai loại: - Loại phục vụ cho sản xuất có số lượng bán ổn định thì có ký kết hợp đồng kinh tế. - Loại phục vụ cho sản xuất, VPP, thay thế có số lượng nhỏ, không ổn định thì không ký kết hợp đồng kinh tế mà phải lập dự trù mua. Để làm thủ tục nhập kho cần có hợp đồng, hoá đơn tài chính có dấu của đơn vị bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư, dự trù mua vật tư. Sau khi có đầy đủ các yếu tố cần thiết, Phòng KHVT tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được viết làm 4 liên: + Một liên lưu tại Phòng KHVT + Một liên do người đi mua, người cung cấp giữ cùng hoá đơn tài chính để làm thủ tục thanh toán. + Một liên giao cho kế toán vật tư + Một liên giao cho thủ kho Hình thức ghi chép trên phiếu nhập kho cũng tương tự như việc ghi trên phiếu nhập kho vật liệu nạp khẩu. * Ghi chú: Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu. Ngoài ra còn tiện lợi cho việc theo dõi công tác nhập, xuất kho, kiểm tra số tồn kho. 2.2.2 Thủ tục xuất kho vật liệu Vật liệu trong kho của xí nghiệp chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lý sản xuất và cho quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra còn trao đổi với đơn vị khác. Tại XN vật tư được chia làm 2 loại: - Loại vật tư đã xác định được mức tiêu hao - Loại vật tư chưa xác định được mức tiêu hao a. Xuất kho vật tư xác định được mức tiêu hao Là loại phục vụ cho sản xuất sản phẩm. - Dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu/ sản phẩm và chỉ lệnh sản xuất. phòng KHVT tiến hành viết phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức và giao lại cho bộ phận sản xuất để đến kho vật tư lĩnh vật tư. Khi thực hiện xuất đúng số lượng, thủ kho và người nhận ký vào phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức được viết làm 4 liên: + Một liên lưu tại Phòng KHVT + Một liên lưu tại kho + Một liên người lĩnh vật tư giữ + Một liên gửi cho phòng kế toán để kế toán vật tư hạch toán - Khi viết phiếu xuất kho tiến hành viết phiếu cho từng phân xưởng, từng đơn đặt hàng. Đối với những đơn hàng có số lượng lớn thì việc viết phiếu xuất kho được tiến hành theo từng phần. - Việc xuất kho vật tư này được thể hiện qua phiếu xuất kho theo hạn mức: Biểu số 04 Xí nghiệp Giầy TTXK PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Đơn hàng JS - 905 Ngày 9 tháng 5 năm 2000 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng cắt Số: 415 Tờ số: 1 Buyer Freedom Iterm No A Total 5875 - PRS Quantity per day 1 USD = 14.050 VND Khách hàng Mã hàng số Tổng số Số lượng dự kiến sản xuất order No JS - 905 Colour W/B/NAVY/RED Đơn hàng số Màu sắc No Materials name Colour UNIT Yêu Malecarials recceived date - ngày nhận nguyên vật liệu Đơn giá Thành tiền Tên nguyên vật liệu màu sắc ĐVT cầu 9/5 16/5 17/5 18/5 19/5 Cộng 1 Alpha - 2000 A6 BLK m 673 400 273 673 8.6 80,739,810 2 1,3 MM PVC NUBUK - - 242 240 2 242 5.25 17,723,475 3 1,3 MM QMART - - 210 150 30 180 4.70 11,801,700 4 D-MESH 36 - - 420 16 404 420 2.86 16,727,445 5 COSMOPOUTAN 44 - - 585 200 135 223 558 1.09 8,484,669 6 0,6MM RUBBER Sheet - - 97 3 91 94 0.66 865,458 7 1,8MM CHEMI Sheet WHT - 140 7 133 140 1.84 3,593,520 8 VISA TERY - - 310 300 10 310 1.33 5,751,585 9 VISATERY BLK - 275 260 15 275 1.33 5,102,213 10 Tricot WHT - 310 300 10 310 0.32 1,383,840 11 1,4 MM Texion - - 230 230 230 1.73 5,550,705 12 SILICON parper 44 SHT 1,077 779 295 1,074 0.20 2,996,460 13 SK - 2000S m 34 34 34 1.80 853,740 14 SK 2000EH kg 17 17 17 1.93 457,700 15 SK - 7800E - 119 119 119 1.90 3,154,095 16 Toluen - 15 15 15 0.80 167,400 Người nhận ký/ tổng cộng 36.34 165,353,814.00 Thủ trưởng đơn vị Chuyên gia (Specialist) Chuyên gia (Specialist) Phụ trách cung tiêu Thủ kho Xuất kho vật tư không định mức Loại này bao gồm: - Vật tư sản xuất ( kể cả xuất bổ sung khi dùng quá định mức) - Vật tư thay thế, sửa chữa, bảo trì, vệ sinh MMTB... - VPP Khi xuất kho vật tư ở loại này phải căn cứ vào dự trù đã được duyệt, thủ tục viết phiếu và số lượng phiếu viết cho một làn xuất kho tương tự như việc viết phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Biểu số 05 Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm --------------- PHIẾU XUẤT KHO Ngày 14 tháng 5 năm 2000 Số: 119 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thuận - Phân xưởng cắt Nợ: 621 Lý do xuất kho: Xuất để dựng chi tiết đơn hàng JS - 905 Có: 1522 Xuất tại kho: Anh Minh TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất ($) A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Xuất nylon Chun buộc Giấy gói kg túi kg 50 2 250 50 2 250 12.000 3.000 10.000 600.000 6.000 2.500.000 Cộng 3.106.000 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho 3. Kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán tổng hợp có những số liệu, thông tin chính xác, kế toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp tiến hành trên cơ sở các chứng từ : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp giầy được tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song ( Kho theo dõi về mặt số lượng, kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của vật liệu). 3.1 Ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng vật liệu. Phải nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số vật tư, chất lượng, chủng loại vật tư để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các bộ phận sử dụng. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ vật liệu bằng chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày khi có sự biến động của vật liệu, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu (liên do kho giữ) kiểm tra thực xuất vào các thẻ, tính số tồn vào cuối ngày hoặc cuối tuần vào từng tờ thẻ kho đó. Ví dụ: Biểu số 06 Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm --------------- THẺ KHO Lập ngày 2 tháng 5 năm 2000 Số: 15 Tên vật liệu: Giấy gói giầy Đơn vị tính: Kg Quy cách, phẩm chất: tt Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 35 77 38 88 119 67 180 181 2/5 3/5 5/5 9/5 14/5 26/5 28/5 29/5 Dư ngày 1/5/99 Nhập giấy gói Xuất để sản xuất Nhập giầy gói Xuất để sản xuất Xuất để sản xuất Nhập giấy gói Xuất để sản xuất Xuất cho HC Dư ngày 31/5/99 500 700 1000 2200 300 500 250 500 10 1560 130 770 Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho phòng kế toán để kế toán vật tư hạch toán 3.2 Ở phòng kế toán Khi nhận được các chứng từ về nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư tiến hành phân loại sắp xếp số thứ tự PNK, PXK theo từng kho rồi ghi vào sổ chi tiết của từng thứ vật tư. Mỗi tờ sổ theo dõi một thứ vật tư về số lượng vật liệu và trị giá vật liệu Nhập - Xuất - Tồn kho. Cách ghi chép vào sổ chi tiết như sau: Cột 1,2: căn cứ vào chứng từ và ngày tháng trên các PNK, PXK Cột 3: căn cứ vào nội dung trên các PNK, PXK Cột 4: căn cứ vào hình thức thanh toán và mục đích sử dụng Cột 5,6,7: căn cứ vào số liệu tương ứng trên PNK Cột 8: căn cứ vào số liệu tương ứng trên PXK Cột 9: căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu xuất kho cuối ngày của kế toán Cột 10 (cuối kỳ) = Cột 10 (đầu kỳ) + Cột 6 - Cột 8 Cột 11 (cuối kỳ) = Cột 11 (đầu kỳ) + Cột 7 - Cột 9 Biểu số 07 SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2000 Tên vật liệu: Giấy gói giầy Tên kho: Kho NVL - Anh Minh Tên TK: 1522 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 35 77 38 88 119 67 180 181 2/5 3/5 5/5 9/5 14/5 26/5 28/5 29/5 Dư ngày 1/5/99 Mua giấy gói Xuất để gói giấy Mua vào Xuất ra Xuất ra Mua vào Xuất ra Xuất ra 331 621 331 621 621 331 621 642 10 9 10 11 500 700 1.000 4.500 7.000 11.000 300 500 250 500 10 2.830 4.670 2.500 5.220 110 130 1.300 Cộng tháng 2.200 22.500 1.560 15.330 770 8.470 Áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước, ta tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong tháng như sau: - Giá theo hoá đơn: Ngày Đơn giá Số lượng Thành tiền Cộng 3/5 10.000 130 1.300.000 9.000 170 1.530.000 2.830.000 9/5 9.000 330 2.970.000 10.000 170 1.700.000 4.670.000 14/5 10.000 250 2.500.000 2.500.000 28/5 10.000 280 2.800.000 11.000 220 2.420.000 5.220.000 29/5 11.000 10 110.000 110.000 Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại xí nghiệp giầy có thể mô tả bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu 4. Kế toán tổng hợp vật liệu tại xí nghiệp giầy Như đã trình bày ở trên, XN hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên bằng hình thức chứng từ ghi sổ. Quá trình hạch toán được thực hiện như sau: 4.1 Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán vật liệu tại xí nghiệp sử dụng một số tài khoản sau: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” TK 1521 “Nguyên vật liệu chính” TK 1522 “nguyên vật liệu phụ” TK 111 “Tiền mặt” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 141 “Tạm ứng” TK 331 “Phải trả người bán” Cùng các TK khác như TK 131, 138, 338, 621, 627, 642... Và các sổ kế toán như: Sổ quỹ Sổ chi tiết TK 331 “Phải trả người bán” Sổ chi tiết TK 141 “Tạm ứng” Các sổ chi tiết khác Chứng từ ghi sổ Sổ cái 4.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu được tiến hành dựa trên phiếu nhập kho vật liệu. Kế toán căn cứ vào phần nhập để ghi vào chứng từ ghi sổ 4.2.1 Trường hợp nhập vật liệu chính ( Vật liệu nhập khẩu) Hàng ngày kế toán vật tư tập hợp và kiểm tra các phiếu nhập kho cùng các COMMERCIAL INVOICE. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ đó để lập 1 chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5 năm 2000 XN có các nghiệp vụ sau: 1/ Nhập kho nguyên liệu của Công ty FREEDOM TRADING theo INVOICE 980422 ngày 22/4/2000. Số phiếu nhập kho là 33 ngày 12 tháng 5 năm 2000. Trị giá 65.000 $ = 906.750.000 VNĐ 2/ Nhập nguyên vật liệu của Công ty FREEDOM theo INVOICE 204849 ngày 28 tháng 4 năm 1999. Số phiếu nhập kho số 34, 35, 36, 37 ngày 19/5/2000. Trị giá 21.716,62 $ = 302.946.849 VNĐ 3/ Nhập nguyên liệu của Công ty TRANS WORLD theo INVOICE 980205. Trị giá 24,100$ = 336.195.000VNĐ. Phiếu nhập kho số 38 ngày 28/5/2000 Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 08 Xí nghiệp giầy thể thao CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại: Nhập kho 1521 Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 1/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 1521 Ghi Có các TK Nguyên tệ (USD) Số ngày Số tiền TK 33 34 35 36 37 38 12/5 19/5 19/5 19/5 19/5 28/5 Nhập NVL sx đơn JS-905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 906.750.000 180.552.060 34.637.850 52.120.409 35.636.530 336.195.000 906.750.000 180.552.060 34.637.850 52.120.409 35.636.530 336.195.000 331F 331F 331F 331F 331F 331T 65,000 12,942.8 2,483 3,736.23 2,554.59 24,100 1.545.891.849 1.545.891.849 110,816.62 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản : Nợ TK 1521: 1.545.891.849 Có TK 331: 1.545.891.849 ( TK 331 FREE: 1.209.696.849) (TK 331 TSW: 336.195.000) Các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu được kế toán vật tư tập hợp vào sổ “ Sổ chi tiết chi phí thu mua vật tư nhập khẩu”( Sổ này sẽ được trình bày chi tiết tại phần nhập vật liệu trong nước). Kế toán thanh toán căn cứ vào các phiếu chi, các hoá đơn cước phí vận chuyển... liên quan đến việc nhập khẩu vật liệu để cuối tháng lập 1 chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5/00 tập hợp được các chi phí sau: - Phiếu chi số 24 (10/5/00) chi cho anh Đạo mua tờ khai làm thủ tục nhập hàng: 50.000đ - Phiếu chi số 53 (12/5/00) chi bốc xếp nguyên liệu vào kho: 150.000đ - Phiếu chi số 90 (18/5/00) chi cho anh Đạo 300.000đ mua tờ khai làm thủ tục nhập hàng, kiểm hoá hàng. - Phiếu chi số 101 (20/5/00) chi bốc xếp nguyên liệu vào kho 180.000đ - Phiếu chi số 120 (26/5/00) chi cho anh Đạo 250.000đ mua tờ khai và đi Hải Phòng nhận hàng - Phiếu chi số 135 (29/5/00) chi bốc xếp nguyên liệu vào kho 80.000 - Trong tháng 5/2000 XN chuyển trả Công ty vận tải biển MEASK về số tiền vận chuyển 8 cont từ Hải Phòng về xí nghiệp, số tiền 12.000.000đ, phiểu chi số 139 (31/5/00). Cuối tháng kế toán thanh toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 09 Xí nghiệp giầy thể thao CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại: Quỹ chi tiền mặt Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 2/5 đến 8/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 1111 Ghi Nợ các TK Ghi chú Số Ngày Số tiền TK 24 ... 53 ... 90 ... 101 ... 120 ... 135 ... 139 10/5 ... 12/5 ... 18/5 ... 20/5 ... 26/5 ... 29/5 ... 31/5 Trang trước mang sang Chi Đạo - Mua tờ khai HQ ... Chi bốc xếp nguyên liệu ... Chi Đạo - làm thủ tục NH ... Chi bốc xếp nguyên liệu ... Chi Đạo - làm thủ tục NH ... Chi bốc xếp nguyên liệu ... Chi trả tiền vận chuyển NL ..... 5.720.000 50.000 150.000 300.000 180.000 250.000 80.000 12.000.000 50.000 150.000 300.000 180.000 250.000 80.000 12.000.000 1521 1521 1521 1521 1521 1521 1521 Tờ số 2/5 Tờ số 3/5 Tờ số 5/5 Tờ số 6/5 Tờ số 6/5 Tờ số 7/5 Tờ số 7/5 Cộng 664.608.564 664.608.564 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản sau: Nợ TK 1521: 13.010.000 Nợ TK 141: 585.137.708 Nợ TK 131 (1311): 66.460.856 Có TK 1111: 664.608.564 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Hàng ngày kế toán thanh toán cũng căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ mua NVL nhập khẩu để ghi vào sổ: “Sổ chi tiết thanh toán với người bán - TK 331”. Sổ này được mở mỗi năm một lần và mỗi tháng đều tiến hành khoá sổ. Mỗi sổ theo dõi cho 1 đơn vị ( người ) bán. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, kế toán ghi vào cột phát sinh Có TK 331. Nếu trong tháng thanh toán tiền cho người bán thì ghi vào cột phát sinh Nợ TK 331. Số chênh lệch cuối tháng trước sẽ chuyển sang theo dõi tiếp ở tháng sau. Biểu số: 10 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN ( TK 331) Tháng 5 năm 2000 Đối tượng: Công ty FREEDOM TRADING ( TK 331 - FREE) Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nguyên tệ (USD) Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1/5 1.Số dư đầu tháng 139.500.000 10.000 2. Số PS trong tháng 33 12/5 Mua NVL chính 1521 906.750.000 65.000 34 28/5 Mua NVL chính 1521 302.946.849 21.716,62 08 30/5 Trả tiền cho người bán 1111 906.750.000 65.000 Cộng số phát sinh 906.750.000 1.209.696.849 3. Số dư cuối tháng 442.446.849 31.716,62 4.2.2 Trường hợp nhập kho vật liệu phụ ( Vật liệu mua trong nước) Tại XN, vật liệu mua trong nước được nhập từ nhiều nguồn với nhiều hình thức thanh toán khác nhau. - PNK số 34 ngày 2/5 nhập 270 cuộn chỉ nylon 210 D/3Fly của Cửa hàng 11 Hàng Bồ với hoá đơn bán hàng số 020857. Xí nghiệp đã trả tiền (trường hợp trả tiền ngay trong đó thuế VAT 10%) - PNK số 37 ngày 5/5, Trung nhập dây buộc và chỉ nylon số tiền là 992.000 đ. (trường hợp dùng tiền tạm ứng để mua trong đó thuế VAT 10% ) - PNK số 35 ngày 2 tháng 5 năm 2000. Nhập giấy gói và dây giầy của Công ty XNK tạp phẩm, số tiền là 12.900.000 đ. (trường hợp thanh toán chậm trong đó thuế VAT 10%) - PNK số 36 (4/5) nhập lại chỉ từ phân xưởng may (trường hợp nhập lại kho những vật liệu dùng không hết do không hoàn thành KHSX) kế toán lấy giá thực tế VL xuất kho làm giá nhập kho, trị giá lượng chỉ may nhập kho là 145.000 - Trường hợp thuê ngoài gia công may về nhập kho (thường là thêu vào chi tiết) kế toán theo dõi trên sổ giao nhận vật liệu và xác nhận chi phí thuê ngoài gia công. - Trường hợp nhập phế liệu vào kho (thường là tiết kiệm được định mức nhưng giá trị không lớn). Kế toán nhập theo tỷ lệ phế liệu thu hồi/ giá trị thực tế xuất kho - PNK số 39 (7/5/00) vay keo 502 của Công ty giầy Gia Lâm (trường hợp đi vay nguyên liệu về nhập kho), trị giá hàng vay là 220.000 - PNK số 41 ngày 10/5/00 anh Trung nhập 300 cuộn băng dính với đơn giá 12.000 đ/ cuộn (trường hợp này chưa rõ hình thức thanh toán trong đó thuế VAT 10%). Cuối tháng kế toán vật tư lên chứng từ ghi sổ: Biểu số 11 Xí nghiệp giầy thể thao CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại: Nhập kho vật liệu Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 1/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 1522 Ghi Có các TK Ghi chú Số ngày Số tiền TK 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 1/5 2/5 4/5 5/5 5/5 7/5 9/5 10/5 13/5 14/5 15/5 19/5 22/5 29/5 Nhập chỉ nylon 210D/3Fly đã trả tiền Nhập giấy gói, dây giầy của CTy XNK tạp phẩm Nhập lại chỉ từ phân xưởng may Nhập dây buộc và chỉ may Nhập giấy gói của Cty Hoàng Long Nhập keo 502 (vay của CT giầy GL) Nhập chun, băng dính Nhập băng dính ( anh Trung) Nhập nước tẩy Nhập mút xốp ( Cty Việt Khánh) Nhập caston (XN bao bì Thăng Long) Nhập caston (HTX Nhật Quang) Nhập vải vụn Nhập keo Latex (Cty TNHH Vạn Thành) 3.915.000 12.900.000 145.000 992.000 7.000.000 220.000 310.000 3.600.000 35.000 12.949.632 46.149.822 25.545.594 570.000 7.250.000 3.915.000 12.900.000 145.000 992.000 7.000.000 220.000 310.000 3.600.000 35.000 12.949.632 46.149.822 25.545.594 570.000 7.250.000 111 331 621 141 331 138 111 338 111 331 331 331 111 331 Cộng 121.582.048 121.582.048 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản: Nợ TK 1522: 121.582.048 Có TK 141: 992.000 Có TK 138: 220.000 Có TK 1111: 4.830.000 Có TK 331: 117.795.048 Có TK 338: 3.600.000 Có TK 621: 145.000 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Khi phát sinh trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán chậm, kế toán đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Khi phát sinh trường hợp đi vay nguyên liệu về nhập kho, kế toán cũng đồng thời ghi vào Sổ chi tiết TK 138. Sổ này được mở mỗi năm 1 lần và mỗi tháng đều tiến hành khoá sổ. Mỗi tờ theo dõi cho 1 đối tượng. Kế toán vật tư căn cứ vào các hoá đơn cước phí vận chuyển, lưu kho bãi và các chi phí khác liên quan đến chi phí thu mua vật tư vào “Sổ chi tiết chi phí thu mua vật tư”. Cuối tháng căn cứ vào tổng số nhập kho, tổng số xuất kho lập bảng phân bổ chi phí thu mua vật tư và lên phiếu kế toán giải trình tỷ lệ xuất kho. Ví dụ: Trong tháng 5/2000 chi phí thu mua, vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu tập hợp được: Biểu số: 13 SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ THU MUA VẬT LIỆU TRONG NƯỚC Tháng 5 năm 2000 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Số Ngày 52 71 114 132 12/5 15/5 22/5 29/5 Vận chuyển đế giầy Vận chuyển + bốc dỡ carton Bốc dỡ mút xốp Vận chuyển keo latex 500.000 220.000 50.000 300.000 Cộng 1.070.000 Kế toán trưởng Người lập 4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu tại XN Kế toán tổng hợp xuất vật liệu được tiến hành dựa trên các chứng từ xuất kho: phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Vật liệu tại XN được xuất theo từng đơn đặt hàng, kế toán tập hợp và phân bổ trực tiếp vật liệu trên TK 621 “ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”. TK này được mở chi tiết cho từng đơn hàng. 4.3.1 . Kế toán tổng hợp xuất vật liệu chính - Vật liệu chính ở xí nghiệp xuất dựa trên các định mức vật tư đã được lập. Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho theo hạn mức để cuối tháng lập 1 chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5/00 có các nghiệp vụ sau: + PXK số 415 ngày 9/5/2000 xuất cho phân xưởng cắt để sản xuất đơn hàng JS - 905, trị giá nguyên vật liệu xuất kho là 165.353.814 ............ + PXK số 428 ngày 10/5/2000 xuất nguyên liệu để sản xuất mẫu đơn hàng JS - 607, trị giá NVL xuất kho là 1.243.200. + PXK số 429 ngày 10/5/00 xuất NVL để SX đơn hàng JS - 607, trị giá NVL xuất kho là 296.141.377. ............ + PXK số 457 ngày 12/5/2000 xuất Nylon cho Công ty Vĩnh Phú vay,trị giá NVL xuất kho là 628.075. Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 14 Xí nghiệp giầy thể thao CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại: Xuất kho VL chính Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 1/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 1521 Ghi Nợ các TK Ngoại tệ Số ngày Số tiền TK 1/1 2/1 2/2 3/1 3/2 128 4/1 4/2 5/1 157 3/5 9/5 9/5 10/5 10/5 10/5 10/5 10/5 11/5 12/5 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx mẫu đơn hàng JS-607 Xuất NVL sx đơn hàng JS-607 Xuất NVL sx đơn hàng JS-607 Xuất NVL sx đơn hàng JS - 905 Xuất NVL cho CT giấy VP ................. 165.353.814 52.875.757 116.550 158.251.849 111.601.417 1.243.200 296.141.377 47.294.436 1.005.179 628.075 ............... 165.353.814 52.875.757 116.550 158.251.849 111.601.417 1.243.200 296.141.377 47.294.436 1.005.179 628.075 .............. 621 621 621 621 621 6418 621 621 621 138 12,720 3,790 8.35 11,344 8,000 89,11 21,229 3,390.2 72,05 45.02 Cộng 761.903.621 761.903.621 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản: Nợ TK621: 501.297.091 Nợ TK 641: 1.243.200 Nợ TK 138: 628.075 ............... Có TK 1521: 761.903.621 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Cuối tháng căn cứ vào tổng số NVL nhập kho và xuất kho kế toán lập bảng phân bổ chi phí thu mua NVL nhập khẩu và lên phiếu kế toán giải trình tỷ lệ xuất kho (bảng này được trình bày cụ thể ở phần kế toán tổng hợp xuất vật liệu phụ). 4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu phụ Vật liệu phụ ở xí nghiệp được xuất dùng trực tiếp cho sản xuất cho việc thay thế sửa chữa MMTB và sử dụng trực tiếp cho sản xuất cũng được lập định mức tiêu hao và công tác xuất vật liệu dựa trên định mức đó. Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho, kế toán căn cứ vào mục đích sử dụng vật liệu, tập hợp chứng từ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5/2000 có các nghiệp vụ sau: ................. - PXK số 119 ngày 14 tháng5 năm 2000: xuất vật liệu cho phân xưởng cắt để sản xuất đơn hàng JS - 905, trị giá NVL xuất kho là: 3.106.000 - PXK số 41/CĐ (15/5/2000) xuất sơn, dây thép để bảo dưỡng dàn mưa, trị giá 82.000. - PXK số 42/CĐ (17/5/00) xuất vật liệu cho bảo dưỡng máy ở PX may, trị giá 48.000 ................. - PXK số 62/HC (25/5/00) xuất văn phòng phẩm cho Phòng TCHC, trị giá 220.000 - PXK số 63/HC (35/5/00) xuất văn phòng phẩm cho phân xưởng gò, trị giá 62.500 - Các nghiệp vụ xuất kho để chế tạo mẫu, cho vay mượn trao đổi ( đối với vật liệu phụ ) được hạch toán như trong trường hợp xuất kho VL chính) - Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 15 Xí nghiệp giầy thể thao CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại: Xuất kho VL phụ Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 2/5 đến 8/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 1522 Ghi Nợ các TK Ghi chú Số ngày Số tiền TK 86 87 88 ... 119 41/CD 42/CD .... 62/HC 63/HC 8/5 8/5 9/5 ... 14/5 15/5 17/5 .... 22/5 22/5 Xuất dây giầy cho PX gò (Đơn303) Xuất nylon đựng hàng (Đơn 303) Xuất giấy gói giầy choPXX gò ............ Xuất nylon,chun buộc (ĐH JS - 905) Xuất sơn, dây thép bảo dưỡng giàn Xuất ốc vít, dây cua roa bảo dưỡng ............ Xuất VPP cho Phòng HC Xuất VPP cho PX gò 12.150.000 380.000 4.670.000 ........... 3.106.000 82.000 48.000 ........... 220.000 62.500 12.150.000 380.000 4.670.000 ........... 3.106.000 82.000 48.000 ........... 220.000 62.500 621 621 621 ... 627 642 627 ... 642 627 Cộng 139.441.900 139.441.900 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản: Nợ TK621: 108.210.500 Nợ TK 627: 25.485.700 Nợ TK642: 5.745.700 Có TK 1522: 139.441.900 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Ghi chú: Tại XN giầy các trường hợp thừa, thiếu nguyên liệu khi phát hiện trong kiểm kê được đưa vào theo dõi tại TK 338 và 138 sau đó mới xử lý. Cuối tháng lập: Bảng phân bổ chi phí thu mua vật tư trong nước 1/ Số dư đầu kỳ: 117.138.899 Giá mua chưa có thuế 114.053.899 Chi phí thu mua 3.085.000 2/ Nhập kho trong kỳ Giá chưa có thuế 141.550.271 Chi phí thu mua 1.070.000 3/ Tổng cộng (1 + 2) 259.759.170 Giá chưa có thuế 255.604.170 Chi phí thu mua 4.155.000 4/ Xuất kho trong kỳ 139.441.900 5/ Phân bổ thu mua: Chi phí phân bổ = (4) x (3b/3a) = 2.266.712 6/ Chi phí chờ phân bổ cho kỳ sau: 4.155.000 - 2.266.712 = 1.888.288 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Người lập Căn cứ vào giá trị xuất kho theo HĐ phân bổ CF thu mua theo tỷ lệ xuất dùng. Cụ thể: - Xuất kho trong tháng 5/2000 Nợ TK 621: 108.210.500 Nợ TK 627: 25.485.700 Nợ TK 642: 5.745.700 Có TK 1522: 139.441.900 - Chi phí thu mua phân bổ trong kỳ: 2.266.712 và lập phiếu kế toán như sau: Biểu số 16 Xí nghiệp giầy thể thao Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam xuất khẩu kiêu kỵ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- -------------------- Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Số 133 PHIẾU KẾ TOÁN Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phân bổ chi phí thu mua cho nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ 621 627 642 1522 1.759.027 414.285 93.400 2.266.712 Kế toán Người ghi sổ Người lập bảng Đi kèm với chứng từ ghi sổ xuất kho vật tư trong và ngoài nước là các phiếu kế toán phân bổ chi phí thu mua trong và ngoài nước cũng được gửi cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Biểu số 17 SỔ CÁI Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu chính Chứng từ TK đối ứng Diễn giải Số tiền Số Ngày Nợ Có QC NK XK 30 4/99 4/99 4/99 29/4 111 331 621 138 621 Dư đầu quý II Quỹ chi Nhập kho NVL Xuất khosản xuất Xuất VL cho vay Phân bổ CF thu mua 229.870.722 1.019.000 520.843.598 400.270.930 14.500.000 1.725.200 QC NK XK 45 5/99 5/99 5/99 31/5 111 331 621 621 Quỹ chi Nhập kho NL NK Xuất kho NL sx Phân bổ CF thu mua 335.237.190 13.010.000 1.545.891.849 501.297.091 13.545.541 1.118.689.877 5. Báo cáo quyết toán Song song với việc hạch toán theo thời gian đối với các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu là việc hạch toán giá thành của XN theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy khi kết thúc một đơn hàng XN tiến hành quyết toán vật tư theo đơn hàng nhằm xác định mức tiêu hao vật tư thực tế. Trên cơ sở đó đề ra nhứng biện pháp tối ưu nhằm giảm thiểu vật tư tiêu hao mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. PHẦN THỨ BA: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU-KIÊU KỴ GIA LÂM I/. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU Như trên đã trình bày, xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ mới chính thức đi vào hoạt động thử nghiệm và sản xuất sản phẩm được gần ba năm, trong thời gian ngắn ngủi đó bằng sự nỗ lực, cố gắng của bản thân cùng với sự giúp đỡ của cơ quan chủ quản và các đơn vị bạn. Xí nghiệp đã vươn lên và ngày càng lớn mạnh về mọi mặt, xí nghiệp đã tìm được chỗ đứng trên thị trường, ổn định và phát triển sản xuất. Cùng với sự phát triển của Xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng củng cố và hoàn thiện. Nó đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp giầy, tôi rút ra một số nhận xét sau: 1. Ưu điểm: - Về tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, khoa học có nề nếp, cán bộ kế toán tuy còn trẻ nhưng có năng lực và trình độ nghiệp vụ. Họ được đào tạo và vận dụng khá linh hoạt về chế độ kế toán hiện hành, tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần tương trợ lẫn nhau trong công tác. - Việc cung cấp số liệu giữa các bộ phận kế toán và cung cấp số liệu để lập báo cáo nhanh chóng, chính xác và kịp thời. - Trong công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá tốt, hợp với điều kiện tổ chức sản xuất thực tế của xí nghiệp. Tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư ở xí nghiệp được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng rõ ràng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Ưu điểm nổi bật ở đây là xí nghiệp tổ chức việc ghi chép ban đầu tương đối tốt từ khâu nhập xuất vật liệu, kiểm kê vật liệu cuối kỳ, lập bảng phân bổ ...đây là điều kiện thuận lợi để kế toán tổ chức ghi chép được chính xác, cung cấp thông tin nhan, kịp thời trong công tác hạch toán. Ngoài ra trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp mà xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán đơn giản, gọn nhẹ, ít sổ sách giấy tờ. Trong công tác đánh giá vật liệu, xí nghiệp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Phương pháp này có tính chính xác cao từ khi nhập kho cho tới khi xuất kho vật liệu. Mặt khác xí nghiệp đã tập hợp chi phí và phân bổ chi phí thu mua vật tư cho từng lần xuất kho đã đảm bảo cho vật tư xuất kho đúng giá trị thực tế. Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với xí nghiệp về trình độ kế toán - thủ kho. Việc theo dõi đối chiếu giữa kho và phòng kế toán nhanh, quản lý tốt một số lượng vật liệu mẫu mã nhỏ nhưng giá trị lớn. Trong công tác quản lý vật liệu, xí nghiệp có hệ thống kho tàng tương đối tốt. Xí nghiệp đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra chất lượng, số lượng vật liệu từ trước khi nhập kho; đối với vật liệu xuất kho xí nghiệp cũng xây dựng được hạn mức vật tư nhằm quản lý tốt vật tư tiêu hao hàng ngày. Như vậy có thể nói công tác quản lý vật liệu và đánh giá vật liệu ở xí nghiệp là phù hợp với điều kiện của xí nghiệp hiện nay. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp cũng còn một số điều tồn tại, đó là: - Do đội ngũ kế toán còn hạn chế về mặt lượng nên một cán bộ kế toán phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc kế toán còn làm tắt, chưa thực sự đúng yêu cầu. - Sử dụng thiếu sổ sách: thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại. - Trong công tác kế toán còn một số vấn đề cần xem xét lại. Đó là: + Về công tác phân loại vật liệu: đặc điểm vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nhưng xí nghiệp chưa có “Sổ danh điểm vật tư”, chưa tạo lập một bộ mã vật tư để phục vụ công tác quản lý theo dõi được dễ dàng. Mặt khác xí nghiệp lại phân loại vật liệu theo nguồn hàng nhập. Nguồn nhập từ nước ngoài được coi là vật liệu chính còn nguồn nhập từ trong nước được coi là vật liệu phụ. Các phân loại trên là chưa chính xác. + Về công tác hạch toán chi tiết vật liệu xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng ghi chép lớn. Hơn nữa việc đối chiếu kiểm tra tiến hành vào cuối tháng, do đó kế toán tốn nhiều thời gian mà chức năng kiểm tra chỉ được phát huy vào cuối tháng. Có thể nói bỏ ra nhiêuc ông nhưng hiệu quả mang lại không nhiều. + Về quyết toán vật liệu theo đơn hàng: Xí nghiệp tổ chức theo dõi vật tư tiêu hao theo hạn mức mà hạn mức này thực tế là được phòng kỹ thuật - KCS và phòng kế hoạch vật tư tính toán dựa trên định mức kỹ thuật xác nhận với chuyên gia nước ngoài khi ký kết hợp đồng. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư cho một sản phẩm mới nhiều khi xây dựng trên kinh nghiệm từ sản xuất sản phẩm có nét đặc trưng tương tự từ trước chuyển sang mà không xuất phát từ thực tế sản xuất nên chưa tiết kiệm được vật liệu, chỉ xác định được mức tiêu hao vật liệu thực tế khi kết thúc đơn hàng mà không xem xét được định mức đó hàng ngày. + Về việc thu mua nguyên vật liệu mà trong nước không sản xuất đưọac phải nhập khẩu thì thông tin giá cả còn bị hạn chế, khi hàng về tới cảng xí nghiệp không có người địa diện nên phải bỏ ra các chi phí đi lại, bến bãi, chi phí bảo quản chờ khi lấy hàng, chi phí vận chuyển từ cảng về xí nghiệp mà số chí phí này lại khá lớn. + Về thực hiện công tác kế toán tại xí nghiệp: Do xí nghiệp chưa có hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán. Do đó nhiều mẫu biểu, các báo cáo đều lập bằng tay dẫn tới khối lượng công việc nhiều, dễ có sai sót, nhầm lẫn khi tính toán. II/. NHỮNG ĐỀ X