Hệ thống Menu trong Word

HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (1) HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (2) HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (3) HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (4) HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (5) HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (6) HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (7) Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Bài 3: TRANG TRÍ VĂN BẢN Bài 4: BẢNG BIỂU Bài 5: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Bài 6: ĐỒ THỊ – IN ẤN MICROSOFT WORD Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MS WORD I.1. KHỞI ĐỘNG MS WORD I.2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN TẬP TIN I.3. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC TRONG MS WORD I.4. CÁCH NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD I.5. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XOÁ KHỐI I.6. THOÁT MS WORD I.1. KHỞI ĐỘNG MS WORD Start  Programs  Microsoft Word Bấm đúp lên biểu tượng (ICON) của MS Word trên MS Office Shortcut bar hoặc trên Desktop I.2. CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN Tạo một văn bản mới: Chọn Menu File  New (Ctrl + N) Bấm chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Mở một văn bản đã lưu: Chọn Menu File  Open (Ctrl + O) Bấm chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Lưu lại nội dung văn bản: Chọn Menu File  Save (Ctrl + S) Bấm chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Chọn Menu File  Save As ... (Lưu văn bản với tên mới) Đóng văn bản đang mở: Chọn Menu File  Close Bấm chuột nút Close I.3. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC TRONG MS WORD Normal: chỉ hiển thị phần chữ (Text) của văn bản, hình ảnh không được hiển thị. Web Layout View: hiển thị văn bản dưới dạng Web. Print Layout View: hiển thị tổng thể văn bản giống như khi được in ra, gồm văn bản, hình ảnh, … (thường dùng) Outline View: hiển thị văn bản ở dạng cấu trúc. I.4. NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD(1) Đánh tiếng việt: Kiểu Telex: â = aa S: / ê = ee R: ? ô = oo J: . đ = dd F: \ ư = uw X: ~ ơ = ow aw = aw Kiểu Vni: 1: / 6: ô, â 2: \ 7: ơ, ư 3: ? 8: ă 4: ~ 9: đ 5: . I.4. NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD(2) Cách thức để nhập một văn bản thô: Điểm chèn, con trỏ là nơi văn bản sẽ được nhập vào. Bấm Enter: kết thúc một đoạn văn bản. Bấm Capslock: Đèn Capslock sáng thì ký tự gõ vào sẽ là chữ in hoa (không cần dùng phím Shift đi kèm). Bấm giữ Shift để đánh một ký tự in hoa hoặc chọn ký tự phía trên của phím (nếu phím đó dùng để gõ hai ký tự). Chọn khối (bôi đen khối): Đưa con trỏ về điểm đầu muốn chọn, sau đó bấm và giữ chuột trái đồng thời rê (Drag) chuột về điểm cuối. Khi đó vùng được chọn tạm thời chuyển thành màu đen và chữ thành màu trắng I.4. NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD(3) Định dạng chữ viết: Chọn Menu Format  Font Định dạng trang giấy: Chọn Menu File  Page Setup Ghi chú: Bất kỳ lúc nào đều có thể huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện bằng cách bấm trái chuột vào nút Undo hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Z. I.5. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XOÁ KHỐI a. Sao chép khối: B1: Chọn khối cần sao chép (bôi đen khối). B2: Menu Edit  Copy (Ctrl+C) hoặc Click biểu tượng Copy B3: Di chuyển điểm nháy đến vị trí cần sao chép. B4: Menu Edit  Paste (Ctrl+V) hoặc Click biểu tượng Paste b. Di chuyển khối: B1: Chọn khối cần di chuyển (bôi đen khối) B2: Menu Edit  Cut (Ctrl +X) hoặc Click biểu tượng Cut B3: Di chuyển điểm nháy đến vị trí mới. B4: Menu Edit  Paste (Ctrl+V) hoặc Click biểu tượng Paste c. Xoá khối: Chọn khối cần xoá và bấm phím Delete I.6. THOÁT MS WORD Để thoát khỏi MS Word ta phải theo các trình tự sau: Lưu văn bản. Đóng tất cả các cửa sổ đang soạn thảo. Nếu văn bản được mở ra để làm thêm hoặc sửa chữa nhưng chưa được lưu những nội dung vừa làm thêm hoặc sửa chữa thì sẽ xuất hiện thông báo : Do you want to save changes you made to “document name”? Chọn Yes để lưu thêm ; No để thoát mà không lưu thêm gì ; Cancel để tiếp tục soạn thảo. Đóng chương trình MS Word: Menu File  Exit (Alt + F4) Bài 2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG CHỮ ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN SỬ DỤNG THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG ĐỊNH DẠNG TRANG GIẤY ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ NỀN ĐỊNH DẠNG KHOẢNG CÁCH TAB ĐỊNH SỐ CỘT TRÊN TRANG MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC II.1. ĐỊNH DẠNG CHỮ Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. Chọn menu Format  Font. Hộp thoại định dạng font chữ sẽ xuất hiện… Hộp thoại định dạng phông chữ Phông chữ Chữ nghiêng (Italic) Đậm (Bold) Kích thước chữ (Bình thường từ 12-14.) Màu chữAutomatic - tự động Kiểu nét gạch chân (none – không gạch chân) Các hiệu ứng khác (tham khảo trong tài liệu) FONT Một số phông chữ TCVN3 .VnTime và .VnTimeH Hay dùng nhất trong các tài liệu sử dụng bộ mã TCVN3. .Vn3D Chữ tiếng Việt không gian 3 chiều (3D). .VnGothic và .VnGothicH Chữ có đường nét uốn lượn đẹp. Các phông chữ Việt kết thúc bởi chữ H là phông chữ hoa (ví dụ .VnTimeH là phông chữ .VnTime hoa). Nếu định dạng bằng các phông chữ này thì toàn bộ chữ sẽ chuyển thành chữ hoa. Chữ hoa có dấu cấp 2. Một số ký tự khi gõ chữ hoa có dấu (ví dụ chữ Ấ) lại bị chuyển thành chữ thường (ấ). TẠI SAO VẬY? Tại vì: Phông chữ hiện tại không hiển thị được các chữ hoa có dấu cấp 2 - “nhiều hơn một dấu” (chữ Ấ có dấu ^ và dấu sắc). Khắc phục: Bôi đen chữ ký tự đó rồi định dạng bằng phông chữ hoa (ví dụ .VnTimeH), hoặc: Chuyển sang dùng Unicode. II.2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN(1) Đoạn văn bản (paragraph) là phần nằm giữa hai dấu xuống dòng. Đoạn 1 của văn bản tính từ đầu văn bản tới trước dấu xuống dòng đầu tiên. Đoạn cuối của văn bản tính từ dấu xuống dòng cuối cùng tới hết văn bản. II.2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN(2) Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. Chọn menu Format  Paragraph. Hộp thoại định dạng văn bản Indent and Spacing Căn lề văn bản (Left – trái, right - phải, center - giữa, justified – căn đều) Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải) First line .. By (dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác bao nhiêu) Khoảng cách tới các đoạn trước(Before) và sau (After) là bao nhiêu điểm (point) Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng) II.3. SỬ DỤNG THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG Kiểu chữ định sẵn (Normal – Bình thường) Phông chữ Kích thước chữ In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U) Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữ Kích chuột vào mũi tên để chọn màu Bôi đen chữ, đoạn văn bản cần định dạng rồi kích chuột vào các nút hoặc chọn phông, kích cỡ chữ ở trên thanh công cụ định dạng,… II.4. ĐỊNH DẠNG TRANG GIẤY (page setup) Định dạng trang là xác định: Kích thước giấy (paper size). Lề (margins). Hướng (orientation). … Hãy định dạng trang giấy trước khi soạn thảo và đặc biệt là trước khi in (print). Chọn File  Page Setup để định dạng trang. Page Setup Margins: Top/Header, Bottom/Footer, Left, Right, Gutter Orietation: Portrait (dọc), Landscape (ngang). Paper: Paper size: A4,… II.5. ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ NỀN Chọn Menu Format  Borders and Shading Borders: Thiết lập đường viền cho văn bản. Page Borders: Thiết lập đường viền trang cho văn bản. Shading: Chọn màu nền cho văn bản. Ghi chú: Tạo khung, nền bằng Text Box trên thanh Công cụ vẽ (Drawing) thường được sử dụng hơn II.6. ĐỊNH DẠNG KHOẢNG CÁCH TAB Chọn Menu Format  Tabs: Tab Stop Position: Khoảng cách của các vị trí dừng tính từ lề trái. Alignment: Canh văn bản tại vị trí dừng. Leader: Qui định kiểu khoảng trống, dấu chấm, đường kẻ liền nét, … điền vào các khoảng trống bên trái vị trí dừng. Ghi chú: Ta nên dùng thước (Ruler) để thiết lập vị trí dừng khi bấm phím Tab II.7. ĐỊNH SỐ CỘT TRÊN TRANG Chọn Menu Format  Columns Presets: Chọn số cột cần chia. Number of Columns: Nhập vào số cột cần chia (Từ 1 đến 45) nếu không muốn chọn trong Presets. Width and Spacing: Chiều rộng và khoảng cách giữa các cột. Equal columns width: Định độ rộng các cột bằng nhau. Line between: Kẻ đường phân cách giữa các cột. Aply to: Select text: Khối văn bản được chọn. Ngắt cột: Nếu cần ngắt sang cột kế tiếp khi chưa hết một cột Menu Insert  Break  Columns Break II.8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC(1) Chuyển đổi loại ký tự Chọn FormatChange Case. II.8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC(2) Chức năng Drop cap None: Trở lại chữ bình thường Dropped: Phóng to ký tự đầu trên nhiều hàng In Margin: Phóng to ký tự đầu tiên trên nhiều hàng và dịch về phía lề trái của đoạn đó. Lines to Drop: Số hàng chữ được phóng to. Distance from text: Khoảng cách giữa Drop Cap và văn bản. Font: Chọn font chữ cho ký tự Drop Cap. II.8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC(3) Chức năng Bullets and Numbering Chọn Menu Format  Bullets And Numbering Bulleted: Gán ký hiệu ở đầu dòng mỗi đoạn. (Các ký tự này sẽ được lập lại nếu ta bấm Enter để xuống mới). Numbered: Gán số hoặc ký tự theo thứ tự tăng dần cho mỗi đoạn. Outline Number: Dùng đánh số thứ tự cho văn bản có nhiều cấp (tối đa 9 cấp) , có thể dùng số hoặc ký hiệu hoặc ký tự . Bài 3: TRANG TRÍ VĂN BẢN III.1. CHÈN KÝ HIỆU, HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN III.2. CHỨC NĂNG WORD ART III.3. CHỨC NĂNG DRAWING III.4. CHỨC NĂNG TẠO CÔNG THỨC TOÁN HỌC III.1. CHÈN KÝ HIỆU, HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN Chèn ký hiệu: Chọn Menu Insert  Symbol Font: Chọn font chứa các ký hiệu. Insert: Chèn ký hiệu đang chọn vào văn bản. Chèn hình ảnh: Chèn hình ảnh từ Clip Art: Menu Insert  Picture  Clip Art Menu Insert  Picture  From file  Chọn đường dẫn đến nơi chứa hình ảnh cần chèn và chọn tập tin đó  Insert Công cụ vẽ AutoShapes: Menu Insert  Picture  AutoShapes (Có thể chọn AutoShapes bằng cách Click chuột vào AutoShapes trên thanh Toolbar nằm phía dưới). III.2. CHỨC NĂNG WORD ART Menu Insert  Picture  Word Art III.3. CHỨC NĂNG DRAWING Để bật / tắt Drawing Toolbar: Menu View  Toolbars  Drawing III.4. CHỨC NĂNG TẠO CÔNG THỨC TOÁN HỌC Menu Insert  Object  Chọn Microsoft Equation 3.0 Bài 4: BẢNG BIỂU IV.1. TẠO BẢNG IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG IV.3. TÍNH TOÁN TRONG BẢNG IV.1. TẠO BẢNG Tạo bảng: Menu Table  Insert Table ta nhập số cột (columns), số hàng (rows) và chiều rộng cột (Columns width)  OK Vẽ bảng: Menu Table  Draw Table IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG(1) Tab: Chuyển đến ô kế tiếp Alt+Home: Đến ô đầu tiên của hàngShift Alt+End: Đến ô cuối cùng của hàng Alt+Page Up: Đến ô đầu tiên của cột Alt+Page Down: Đến ô cuối cùng của cột Chọn khối : Chọn hàng: Đưa chuột vào bên trái hàng (sau khi con trỏ biến thành) Chọn cột: Đưa chuột lên trên cột (sau khi con trỏ biến thành ) Thay đổi hướng của văn bản: Menu Format  Text Direction Chèn hàng, cột, ô: C1: Trên thanh công cụ Click vào biểu tượng Insert Cells C2: Menu Table  Insert Cells Xoá hàng, ô, cột: Chọn hàng, ô, cột là nơi cần xoá. Chọn Menu Table  Delete Rows / Delete Columns / Delete Cells Di chuyển hàng, ô, cột: Chọn hàng, ô, cột: Bấm và rê chuột để di chuyển. Bấm và rê chuột + Ctrl để sao chép. IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG(2) Gộp và chia các ô: Gộp: Bôi đen các ô cần gộp sau đó vào Menu Table  Merge Cells Chia một ô thành nhiều ô: Bôi đen ô cần chia sau đó vào Menu Table  Split Cells, chỉnh lựa số cột, số hàng cần tạo  OK Sắp xếp dữ liệu trong bảng: Chọn các hàng cần sắp xếp (nếu sắp xếp toàn bộ thì chỉ đưa điểm nháy vào trong bảng hoặc bôi đen cả bảng), sau đó Vào Menu Table  Sort. Chọn cột và thứ tự cần sắp xếp  OK IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG(3) IV.3. TÍNH TOÁN TRONG BẢNG Tính toán: Đưa con trỏ vào ô chứa kết quả: Cách 1: Bấm Ctrl + F9  gõ dấu bằng {=} nạp công thức tính toán  F9 để cho kết quả. Cách 2: Chọn Menu Table  Formular nhập công thức tính toán vào ô Formular  OK Một số hàm tính toán thông dụng: Sum(địa chỉ đầu: địa chỉ cuối): tính tổng các ô. Product(đc đầu: đc cuối): Tính tích các ô. Max(đc đầu: đc cuối): Tìm giá trị lớn nhất trong các ô. Min(đc đầu: đc cuối): tìm giá trị nhỏ nhất trong các ô. Có thể dùng các phép toán thông thường để tính: + - * / Bài 5: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC V.1. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ V.2. TỪ GÕ TẮT TRONG CHẾ ĐỘ SOẠN THẢO V.3. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG V.4. CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( Trộn thư ) V.1. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ Chọn Menu Edit  Replace. Ngăn Find: Find what: Nhập nội dung cần tìm Ngăn Replace: Find what: Nhập nội dung cần tìm Repace With: Nhập nội dung cần thay thế . Find next: Tìm tất cả các từ tiếp tục. Repace All: Thay thế tất cả. V.2. TỪ GÕ TẮT TRONG CHẾ ĐỘ SOẠN THẢO Tạo từ gõ tắt: Chọn khối muốn tạo cụm từ Chọn Menu Insert  Autotext, hộp thoại xuất hiện New: gõ từ viết tắt vào trong hộp thoại Gọi lại một cụm từ gõ tắt: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn nội dung gõ tắt. Gõ tên của cụm từ viết tắt và bấm F3. V.3. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU / CUỐI TRANG Thiết lập nội dung tiêu đề lặp lại ở mỗi đầu trang (header) hoặc cuối trang (footer).Menu View  Header and Footer V.4. CHỨC NĂNG MAIL MERGE (1) Tạo From Letter: Bao gồm 5 bước sau : B1: Tạo tập tin dữ liệu (Data Source). B2: Tạo tập tin chính (Main Document). B3: Menu Tools  Mail Merge Chọn Create : From Letter  Active Windows Chọn Get Data : Open Data Souce  Chọn đường dẫn đến bảng đã tạo ở B1  Open  Chọn Edit main Document B4 : Đưa điểm nháy đến vị trí cần chèn. Từ cửa sổ Insert Merge Field trên thanh Mail Merge ta chèn các cột vào các vị trí như trong tập tin chính. B5: Bấm trái chuột vào Merge to New Document để trộn thư V.4. CHỨC NĂNG MAIL MERGE (2) Bài 6: ĐỒ THỊ – IN ẤN VI.1. VẼ ĐỒ THỊ VI.2. IN ẤN VI.1. VẼ ĐỒ THỊ B1: Tạo bảng dữ liệu. B2: Bôi đen hết bảng dữ liệu B3: Menu Insert  Picture  Chart. VI.2. IN ẤN Xem kết quả trước khi in Menu File  Print Preview. Menu File  Print sẽ xuất hiện hộp thoại và lựa chọn như hình Sau khi hoàn thành các lựa chọn ta bấm trái chuột vào OK