Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ

Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu Quan hệ (Relative DataBase Management System (RDBMS)  Là một hệ thống có khả năng lưu trữ, sắp xếp và truy tìm thông tin, đôi khi còn có khả năng truy cập đồng thời vào nhiều CSDL, thông qua một trường chung (Quản lý CSDL có liên quan)  Ví dụ về các DBMS mạnh: Oracle, MS SQL Server, IBM DB2  Các DBMS để bàn có: MS Access, MS Foxpro, Borland dBase.  Access lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu dùa trªn m« h×nh quan hÖ hç trî 2 Ng«n ng÷ vÊn tin chuÈn lµ SQL (Structured Query Language) vµ QBE (Query By Example).  C¬ së d÷ liÖu lµ mét tËp hîp cã cÊu tróc cña d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ trªn thiÕt bÞ tr÷ tin, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña ng­êi dïng víi nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau.  Access t¹o ra c¸c Database, xö lý, thay ®æi d÷ liÖu mµ kh«ng quan t©m ®Õn thuËt to¸n.  Access cã thÓ t¹o ra c¸c øng dông mµ kh«ng cÇn biÕt nhiÒu vÒ lËp tr×nh. 1. Những vấn đề cơ bản của Access 2. Khëi ®éng vµ Tho¸t khái Access. a. Khëi ®éng: Thùc hiÖn mét trong c¸c c¸ch sau:  Start/ Programs/ Microsoft Access.  Start/ Run / T×m ®­êng dÉn tíi Access .  Dclick vµo biÓu t­îng Access trªn nÒn Desktop. b. Tho¸t khái Access:  File/ Exit.  Chän biÓu t­îng Close trªn thanh tiªu ®Ò.  Gâ tæ hîp phÝm Alt + F4. 3. Mµn h×nh khëi ®éng Access: (1) T¹o míi mét tÖp CSDL. (2) T¹o tÖp CSDL míi theo MÉu ®· cã s½n (thiÕt lËp theo tõng b­íc ®­îc chØ ®Þnh tõ tr­íc). (3) Më tÖp CSDL ®· tån t¹i trong m¸y. 4. T¹o míi CSDL trong Access a. T¹o míi khi khëi ®éng: B1. Khëi ®éng Access. B2. Blank Access Database. B3. NhËp tªn Database. B4. NhÊn nót Create. b. T¹o míi khi ®ang lµm viÖc Vµo menu File/ New (hoÆc nhÊn Ctrl + N) /chän Database/ OK / NhËp tªn Database/ nhÊn nót Create. (Sau ®ã, giao diÖn ch­¬ng tr×nh xuÊt hiÖn nh­ h×nh sau)  Open: Më (ch¹y) ®èi t­îng ®· t¹o  Design: Söa l¹i ®èi t­îng ®· cã  New: T¹o míi 1 ®èi t­îng C¸c §èI T¦îNG TRONG ACCESS Database Tables Queries Forms Reports Pages Macros Moduls  Table (B¶ng): l­u gi÷ th«ng tin.  Queries (Truy vÊn): cho phÐp truy vÊn vµ hiÖu chØnh d÷ liÖu.  Form (MÉu biÓu): xem vµ nhËp th«ng tin (giao diÖn gi÷a ng­êi sö dông vµ ch­¬ng tr×nh)  Pages (Trang): tËp tin HTML cho phÐp xem d÷ liÖu Access b»ng tr×nh duyÖt web.  Report (b¸o biÓu): ThiÕt kÕ b¸o c¸o phôc vô in Ên.  Macro (lÖnh ngÇm): thùc hiÖn mét hoÆc mét sè thao t¸c mét c¸ch tù ®éng.  Module: cöa sè Code ®Ó ch­¬ng tr×nh thùc hiÖn c¸c lÖnh cÇn thiÕt cña CSDL 5. T¹o b¶ng trong Access : 5.1. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong b¶ng(table): a. Tªn tr­êng (Field): B¶ng ®­îc chia thµnh c¸c cét. Tªn cét ®­îc gäi lµ tªn tr­êng. b. B¶n ghi (Record): Khi nhËp d÷ liÖu t¹o nªn c¸c hµng. Mçi hµng ®­îc gäi lµ mét b¶n ghi. c. Tr­êng kho¸ (Primary key): Mét tr­êng ®­îc gäi lµ kho¸ trong CSDL nÕu trªn tr­êng ®ã kh«ng cã b¶n ghi nµo trïng nhau. * C¨n cø vµo tr­êng kho¸ ®Ó nhËn biÕt (ph©n biÖt) c¸c b¶n ghi. Vd: ng­êi ta ph©n biÖt c¸c SV th«ng qua tr­êng MSV do ®ã MSV gäi lµ tr­êng kho¸. 5.2. C¸c lo¹i d÷ liÖu c¬ b¶n trong Access : •AutoNumber: ®¸nh sè tù ®éng 1, 2, 3 ...  Text: kiÓu v¨n b¶n (<=255 ký tù).  Number: kiÓu sè gåm c¸c kiÓu con sau: •Byte: sè nguyªn ng¾n (chØ l­u c¸c sè nguyªn tõ 0.. 255) •Integer:sè nguyªn th­êng (-3276832767 = 2 bytes). •Long Integer: nguyªn dµi. •Single: sè thùc ®¬n. •Double: sè thùc kÐp ...  Date/ time: kiÓu ngµy th¸ng (8 bytes).  Currency: kiÓu tiÒn tÖ (8 bytes).  Yes/ No: kiÓu Logic (1 bit).  Memo: kiÓu ghi nhí (<=65.536 ký tù = 2 byte).  OLE Object: kiÓu ®èi t­îng ®å ho¹ ... 5.3. t¹o b¶ng chÕ ®é design view. a) T¹o cÊu tróc b¶ng: B1: Nh¾p chän nót Table B2: New B3: Design view/ok B4: NhËp tªn tr­êng vµ chän kiÓu d÷ liÖu Tªn tr­êng KiÓu D÷ LiÖu Ghi chó b) NhËp d÷ liÖu cho b¶ng: Sau khi t¹o xong cÊu tróc muènnhËp d÷ liÖu cho b¶ng ta chän: + Menu File/Save/nhËptªn b¶ng. + Menu view/datasheetview + NhËp d÷ liÖu Chó ý : + Khi ®Æt tªn cho b¶ng ta nªn ®Æt tªn sao cho ng¾n gän vµ tªn b¶ng sao cho gîi nhí . + Tr­íc khi t¹o cÊu tróc b¶ng ta ph¶i ®Þnh d¹ng d÷ liÖu cho c¸c tr­êng. VÝ dô : Khai b¸o b¶ng sau: BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH, TD, KQ. 6. §Þnh d¹ng vµ söa cÊu tróc b¶ng 1. Söa cÊu tróc b¶ng:  Më b¶ng cÇn söa ë d¹ng Design View. * Thay ®æi tªn tr­êng: - §­a trá text ®Õn tr­êng cÇn söa. - Xo¸ tªn tr­êng cò vµ nhËp tªn tr­êng míi. * ChÌn thªm tr­êng:  Chän vÞ chÝ cÇn chÌn (tr­êng míi sÏ xuÊt hiÖn trªn dßng n¬i con trá ®ang ®øng)  Vµo menu Insert/Row  NhËp tªn tr­êng cÇn chÌn vµ chän kiÓu d÷ liÖu cña tr­êng ®ã. * Xo¸ tr­êng:  §¸nh dÊu tr­êng cÇn xo¸  Chän menu Edit/Delete row  Chän yes nÕu muèn xo¸ hoÆc No nÕu kh«ng muèn xo¸ * Các thuộc tính cơ bản của trường: Field Size Độ dài Text: 255, Number, AutoNumber Format §Þnh d¹ng c¸ch hiÓn thÞ. d¹ng sè,d¹ng tiÒn tÖ, d¹ng ngµy th¸ng trong tr­êng. Input Mask Quy định khuôn nhập liệu Decimal Place Quy định số chữ số sau dấu thập phân Caption Chứa một tên gọi khác đầy đủ cho trường Default Value Giá trị mặc định. Dïng ®Ó quy ®Þnh gi¸ trÞ ban ®Çu cña tr­êng Validation Rule Quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập Validation Text Chuỗi thông báo lổi của Validation Rule Required Yes/No Bắt buộc hoặc không bắt buộc phải nhập liệu cho trường Allow Zero Length Cho phép chuỗi có độ dài bằng Zero (Yes/No) Indexed Cách tạo chỉ mục (No, Yes Duplicates, No Duplicates) Display Control Dạng hiện thị Check box, Text box, Combo box 2) §Þnh d¹ng b¶ng a) Di chuyÓn trong b¶ng: -PgUp:Lªn mét trang -Shift Tab:tr­êng ®øng tr­íc -PgDn:Xuèng mét trang -Home: tr­êng ®Çu tiªn cña b¶n ghi n¬i con trá ®ang ®øng -Tab:tr­êng tiÕp theo Ngoµi ra cã thÓ sö dung chuét hoÆc c¸c phÝm di chuyÓn b)Thay ®æi chiÒu cao hµng: B1:Chän cét cÇn thay ®æi B2:Format/Row Height B3:NhËp chiÒu cao vµo « Row height B4: OK c. §Þnh d¹ng Font, size vµ mÇu ch÷.  Më b¶ng ë chÕ ®é Open.  Format/ Font. d. §Þnh d¹ng mÇu nÒn vµ ®­êng l­íi.  Më b¶ng ë chÕ ®é Open.  Format/ Datasheet. e.Èn mét tr­êng d÷ liÖu.  Më b¶ng ë chÕ ®é Open.  B«i ®en tr­êng cÇn Èn.  Format/ Hide Columns. f. HiÖn mét tr­êng d÷ liÖu bÞ Èn.  Më b¶ng ë chÕ ®é Open.  Format/ UnHide Columns.  Chän tr­êng cÇn hiÖn trë l¹i g) Thªm mét b¶n ghi: Ta chØ thªm ®­îc b¶n ghi vµo cuèi tÖp Vµo menu insert/Newrecord h) Xo¸ b¶n ghi:  Chän b¶n ghi cÇn xo¸  Chän menu Edit /Delete record i) Thay thÕ d÷ liÖu:  Chän « ®Çu tiªn cña cét cÇn söa d÷ liÖu  Vµo menu Edit/Replace  3. T×m kiÕm vµ Thay thÕ trong b¶ng Vµo menu Edit / Find (Ctrl + F) NhËp ®o¹n v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What NhËp Néi dung cÇn thay thÕ vµo Replace Width NhÊn nót Replace hoÆc Replace All nÕu muèn thay thÕ tÊt c¶. 4) S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu *) S¾p xÕp : Më b¶ng cÇn s¾p xÕp ë chÕ ®é Open.  Chän tr­êng cÇn s¾p xÕp  Vµo menu Record/ Sort.  HoÆc Chän biÓu t­îng Sort trªn thanh c«ng cô. *) Läc d÷ liÖu.  Më b¶ng cÇn läc ë chÕ ®é Open. C1: Record/ Filter by Form. C2: Rclick, nhËp biÓu thøc läc vµo môc Filter for. *) Huû läc.  Chän biÓu t­îng Remove Filter trªn thanh céng cô chuÈn.  Record/ Remove Filter/ Sort. 5. Sao chÐp b¶ng  Chän b¶ng cÇn sao chÐp.  Thùc hiÖn mét trong hai c¸ch copy sau: Chän b¶ng cÇn sao chÐp / Edit/ Copy. HoÆc ®­a chuét ®Õn b¶ng cÇn sao chÐp/ RClick / Copy.  Sau ®ã thùc hiÖn trong hai c¸ch d¸n sau:  Edit/ Paste. HoÆc  Click ph¶i chuét chän Paste.  Hép tho¹i Paste hiÖn ra nh­ sau: • Table Name: NhËp tªn b¶ng míi • Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc. • Structure and Data: C¶ b¶ng d÷ liÖu vµ cÊu tróc. •Append Data Existing Table: GhÐp d÷ liÖu vµo b¶ng kh¸c. 6. NhËp vµ xuÊt b¶ng a. NhËp b¶ng (Import). Chøc n¨ng: NhËp mét b¶ng tõ CSDL kh¸c nh­ Access, FoxPro, excel... vÒ CSDL ®ang më. C¸ch thùc hiÖn: File/ Import. HoÆc Click ph¶i chuét chän Import. Hép tho¹i Import sau xuÊt hiÖn: • Look in: Tªn th­ môc hoÆc æ ®Üa l­u b¶ng cÇn nhËp vÒ • File Name: Tªn tËp tin cÇn nhËp vÒ. • File of Type: KiÓu b¶ng Import. b. XuÊt b¶ng (Export). Chøc n¨ng: XuÊt mét b¶ng d÷ liÖu ra d¹ng kh¸c nh­ Foxpro, Excel ... C¸ch thùc hiÖn: File/ Export. Click ph¶i chuét lªn b¶ng chän Export. Hép tho¹i Export sau xuÊt hiÖn: Chän kiÓu d÷ liÖu cÇn xuÊt nh­ Foxpro, excel, HTML... trong hép Save as type 7. B¶o mËt vµ nÐn d÷ liÖu. a. B¶o mËt d÷ liÖu:  §ãng CSDL cÇn ®Æt mËt khÈu.  Më l¹i ë chÕ ®é Open Exclusive.  Chän Tools/ Security/ Set Database Password vµ nhËp Password. Gì bá Password lµm nh­ trªn vµ nhËp Password võa ®¸nh. b. NÐn d÷ liÖu:  Më CSDL cÇn nÐn.  Tools/ Database Utilities/ Compact and Repair Database. 1)T¹o mÆt n¹ nhËp d÷ liÖu (Input mask): Sö dông mÆt n¹ nhËp liÖu lµ c¸ch ®Ó h¹n chÕ d÷ liÖu nhËp vµo mét tr­êng. Ngoµi ra nã cßn cã mét sè t¸c dông nh­: - Buéc b¹n ph¶i nhËp d÷ liÖu theo kiÓu ®· x¸c ®Þnh VD: 999-99-999 - §iÒn mét sã kÝ tù nh­: -,/, :..vµ l­u gi¸ trÞ nµy nh­ mét thµnh phÇn cña tr­êng mµ ta kh«ng ph¶i nhËp vµo . *) C¸c kÝ tù dïng trong mÆt n¹ nhËp liÖu: (xem b¶ng sau) II) Mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n : KÝ tù Chøc n¨ng 0 ChØ nhËp c¸c sè 0-9 kh«ng gåm dÊu + vµ - 9 Kh«ng bắt buộc nhập, ký tù sè # Tuú chän c¸c sè 0-9 hoÆc kho¶ng trèng vµ c¶ dÊu + vµ - L ChØ nhËp c¸c ch÷ tõ A-Z ? Tuú chän cã hay kh«ng c¸c ch÷ A-Z a Kh«ng b¾t buéc ph¶i cã c¸c ch÷ c¸i hoÆc ch÷ sè A B¾t buéc ph¶i cã c¸c ch÷ c¸i hoÆc ch÷ sè & ChØ nhËp c¸c ch÷ c¸i hoÆc kho¶ng trèng C Tuú chän c¸c ch÷ c¸i hoÆc kho¶ng trèng ..;-/ C¸c kÝ tù dïng gi÷ chç < KÝ tù chuyÓn thµnh ch÷ in th­êng > kÝ tù chuyÓn thµnh ch÷ in hoa 2) Mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng: C¸c b¶ng ®­îc x©y dùng trong mét CSDL th× ph¶i cã mèi liªn hÖ víi nhau. Nhê cã mèi liªn hÖ th× ta míi ®­a ra ®­îc kÕt qu¶ khi cã yªu cÇu: - §­a ra danh s¸ch nh÷ng ng­êi ch­a thi. - T×m ng­êi cã ®iÓm Tin =8 vµ ë Nam §Þnh Khi ®ã ta ph¶i nhê vµo mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng vµ sö dông ph­¬ng ph¸p vÊn tin sÏ ®­a ra ®­îc kÕt qu¶ mong muèn. a) Quan hÖ 1: n (quan hÖ mét nhiÒu): Lµ mèi quan hÖ mµ mçi b¶n ghi bÊt kú trong b¶n ghi thø nhÊt cã quan hÖ víi nhiÒu b¶n ghi trong b¶ng thø hai Vd: M· Phßng ban M· NV Tªn NV A01 NV01 H¶i A02 NV02 Hïng A03 NV03 Hµ A02 NV04 HiÕu A01 NV05 Huy M· Phßng ban Tªn Phßng ban A01 KÕ to¸n A02 Hµnh chÝnh A03 Kü thuËt b) Quan hÖ 1:1 (mét - mét): Mçi b¶n ghi trong b¶ng thø nhÊt chØ quan hÖ víi mét b¶n ghi trong b¶ng thø hai. Vd:Quan hÖ cña SV- SBD. tøc l· mçi sinh viªn chØ cã mét sè b¸o danh c) Quan hÖ n-n (nhiÒu - nhiÒu): Lµ quan hÖ mµ nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng A kÕt hîp nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng B. Bảng Danhsachgv(Magv,ten) Bảng Danhsachtruong(Matruong, Tentruong) Tạo ra bảng Phancongday(Magv, matruong) Chú ý: Khi hộp Relationships Type chỉ Indeterminate có nghĩa là quan hệ đang thiết lập không đúng về cấu trúc khoá của 2 bảng (quan hệ sai). Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng. Dưới đây là một số kiểu liên kết được Access tự động xác định: TT Bảng A Bảng B Kiểu liên kết 1 Khoá chính Khoá chính 1-1 2 Khoá chính Khoá phụ (hoặc không khoá) 1-n 3 Khoá phụ Khoá phụ (hoặc không khoá) Không xác định được kiểu liên kết 4 Không khoá Không khoá Không xác định được kiểu liên kết 3)ThiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng: Gi¶ sö trong tÖp HS cã c¸c b¶ng sau: - DS (MSV, HT, NS, DC, DThoai) - Diem (MSV, DT, DL, DH, TD, KQ) Muèn t¹o ra mét b¶ng DSSV(MSV, HT, NS, DThoai, DT, DL, DH, TD, KQ) ta ph¶i t¹o mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng: B1. Vµo Menu Tools / Relationships HoÆc kÝch vµo biÓu t­îng B2. Chän c¸c b¶ng cÇn ®­a ra ®Ó liªn kÕt trong cöa sæ Show table Muèn chän b¶ng nµo, kÝch chuét vµo tªn b¶ng ®ã, nh¾p nót Add. Sau khi chän xong b¶ng, nh¾p nót Close. B3) Trong cña sæ Edit Relationships, ®­a chuét ®Õn tr­êng dïng ®Ó liªn kÕt trong b¶ng A võa bÊm chuét võa kÐo sang tr­êng cÇn liªn kÕt trong b¶ng B. B4) KÝch Create trong cña sæ Edit Relationships. B5) §ãng cña sæ Relationhips vµ l­u l¹i. Chó ý: Khi liªn kÕt c¸c b¶ng víi nhau muèn chän mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng ta kÝch vµo Joint type, khi ®ã ta chän mét trong 3 d¹ng sau: 1- Liªn kÕt 1-1 gi÷a hai b¶ng 2- Liªn kÕt nhiÒu mét: nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng gèc liªn kÕt víi 1 b¶n ghi ë b¶ng kia. 3- Liªn kÕt mét – nhiÒu: mét b¶n ghi ë b¶ng gèc liªn kÕt víi nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng cßn l¹i. 4) Gì bá mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng: Trong cöa sæ Relationships Nh¾p ph¶i chuét trªn ®­êng quan hÖ muèn xo¸/ chän Delete. Chän Yes or No. III) TrÝch rót d÷ liÖu b»ng c¸c truy vÊn (Queries): 1. Kh¸i niÖm vµ c¸c lo¹i truy vÊn: a) Kh¸i niÖm: b¶ng truy vÊn ®­îc dïng ®Ó hái c¸c c©u hái vÒ d÷ liÖu. Ta cã thÓ t¹o b¶ng truy vÊn ®¬n gi¶n ®Ó t¹o c¸c mÉu tin chØ trong mét b¶ng hoÆc thiÕt kÕ c¸c b¶ng truy vÊn phøc t¹p liªn quan ®Õn nhiÒu b¶ng hoÆc nhiÒu tiªu chuÈn.  Chó ý: muèn x©y dùng ®­îc Query th× ta ph¶i cã b¶ng CSDL nguån. b. C¸c lo¹i Query : Select Query (Truy vÊn chän d÷ liÖu): T×m bÊt k× mÈu tin nµo tr¶ lêi c©u hái mµ b¶ng truy vÊn ®Æt ra vµ hiÓn thÞ chóng khi b¶ng truy vÊn ho¹t ®éng (Run). Update Query (Truy vÊn cËp nhËt d÷ liÖu): víi Query nµy b¹n cã thÓ söa ®æi d÷ liÖu trªn toµn bé mét hay nhiÒu b¶ng. Append Query: Truy vÊn kÕt nèi hai b¶ng cïng cÊu tróc ®Ó thªm th«ng tin tõ mét b¶ng vµo b¶ng kh¸c. Make Table Query (Truy vÊn t¹o b¶ng) ghi kÕt qu¶ thµnh mét b¶ng míi. Delete Query: Xo¸ c¸c b¶n ghi cña mét hay nhiÒu b¶ng. CrossTab Query: (Truy vÊn tham chiÕu chÐo) c¸c b¶ng truy vÊn nµy tãm t¾t d÷ liÖu theo môc ®Ó tr¶ lêi c¸c c©u hái nh­ cã bao nhiªu thÝ sinh cã ®ç 2) C¸ch t¹o Select Query a)T¹o Select Query b»ng chÕ ®é Wizard: Wizard lµ mét c«ng cô tù ®éng t¹o ra Select Query th«ng qua c¸c c©u hái vÒ nh÷ng ®iÒu b¹n muèn t¹o. VD: B¹n chän b¶ng nµo? Chän c¸c tr­êng nµo? Truy vÊn theo tiªu chÝ g×? v.v C¸ch t¹o select Querry Wizard trªn mét b¶ng: B1: Trong cöa sæ DataBase chän Query B2: C¸ch 1: Chän Create Query by Using Wizard. C¸ch 2: New Chän Simple Query Wizard/ OK B3: Chän b¶ng vµ c¸c tr­êng trong b¶ng ®ã sÏ tham gia vµo Query, chän Next B4: §Æt tªn b¶ng cho Query vµ chän d¹ng hiÖn cho Query §Æt tªn b¶ng cho Query Më xem néi dung Query Ên Finish ®Ó hoµn thµnh. Söa cÊu tróc Query b) T¹o select querry b»ng chÕ ®é Design View: B1: Chän Query B2: C¸ch 1: Create query in Design view. C¸ch 2: New\Chän Design View\OK B3: Chän b¶ng cÇn lÊy trong qu¸ tr×nh truy vÊn B4: Chän c¸c tr­êng cÇn lÊy, nhËp c¸c ®iÒu kiÖn, biÓu thøc B5: Vµo Menu Query/Run hoÆc kÝch vµo nót Khi ®ã ta sÏ cã ®­îc b¶ng truy vÊn theo ý muèn Field: Chän tªn tr­êng cÇn truy vÊn. Table: B¶ng chøa tr­êng võa chän. Sort: S¾p xÕp c¸c tr­êng t¨ng hoÆc gi¶m dÇn. Criteria: Thµnh lËp biÓu thøc ®iÒu kiÖn khi truy vÊn. Or: Thµnh lËp ®iÒu kiÖn hoÆc. ChuyÓn qua khung nh×n DataSheet View ®Ó xem kÕt qu¶ b»ng c¸c c¸ch sau:  Query/ Run.  Chän biÓu t­îng Run trªn thanh c«ng cô.  View/ DataSheet View (d¹ng xem néi dung).  Chän View/Design view (d¹ng thiÕt kÕ). Chó ý:  Tªn tr­êng, tªn b¶ng trong Access ph¶i ®­îc ®Æt trong ngoÆc vu«ng [tentruong]. VD: [SBD], [Hoten]...  BiÓu thøc trªn cïng dßng lµ ®iÒu kiÖn vµ And, biÓu thøc kh¸c dßng lµ ®iÒu kiÖn hoÆc OR. c) Chän c¸c tr­êng cÇn truy vÊn d. T¹o tr­êng míi khi truy vÊn  T¹o truy vÊn míi hoÆc më truy vÊn ®· cã ë chÕ ®é Design View.  §Æt tªn tr­êng míi vµo dßng Field: theo quy c¸ch sau:  Tªn tr­êng míi: BiÓu thøc t¹o tr­êng míi.  VD: TongDiem: [Toan] + [Ly] + [Hoa] e. C¸c vÝ dô Gi¶ sö ta cã hai b¶ng sau:  Hoso gåm c¸c tr­êng SDB, Hoten, NS, GtN.  Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, Kq. H·y x©y dùng Query gåm ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin cña Tõng thÝ sinh ®ång thêi tÝnh tæng ®iÓm vµ kÕt qu¶ cho c¸c thÝ sinh ®ã 3) C¸c to¸n tö vµ phÐp to¸n th­êng sö dông trong truy vÊn C¸c phÐp to¸n.  + céng. - trõ. * nh©n.  / chia.  \ lµm trßn VD: 5\2 = 3; 4\3 = 1.  ^ phÐp mò Vd: 3^2=9; 2^3=8 Mod: phÐp lÊy phÇn d­. VD: Mod(5,2)=1; Mod(6,4)=2  & phÐp nèi c¸c x©u v¨n b¶n VD: hoc & sinh = hocsinh  To¸n tö IN, BETWEEN vµ LIKE.  PhÐp IN: Có ph¸p: IN (x1, x2, x3, , xn) phÐp trªn t­¬ng ®­¬ng víi: x1 or x2 or x3 or or xn Chøc n¨ng: kiÓm tra xem cã phÇn tö: x1, x2, x3, , xn cã trong ®ã kh«ng. - PhÐp IN cho kÕt qu¶ ®óng khi mét trong c¸c gi¸ trÞ Xi cã mÆt. Víi i=[1 n] VÝ dô: X©y dông Query hiÖn nh÷ng ng­êi tªn lµ “Lan” hoÆc “Anh” hoÆc “Trang”.  PhÐp BETWEEN: Có ph¸p: BETWEEN n1 and n2 có ph¸p trªn t­¬ng ®­¬ng víi: >= n1 and <=n2 Chøc n¨ng: KiÓm tra xem sè ®ã cã thuéc kho¶ng [n1, n2] hay kh«ng. PhÐp Between cho kÕt qu¶ ®óng khi d÷ liÖu n»m trong ®o¹n [n1 , n2] vµ ng­îc l¹i cho kÕt qu¶ sai. VÝ dô: X©y dùng Query hiÖn nh÷ng thÝ sinh : TD >=10 vµ <=20. Chó ý: To¸n tö BETWEEN chØ dïng cho d÷ liÖu d¹ng sè.  PhÐp LIKE: Có ph¸p: LIKE T¸c dông: PhÐp LIKE ®Ó t×m mét kÝ tù hoÆc mét nhãm ký tù chØ ¸p dông cho tr­êng text. Nh÷ng ký hiÖu thay thÕ : * : thay thÕ cho mét x©u v¨n b¶n cã ®é dµi tuú ý. ? : thay thÕ cho mét ký tù bÊt kú. ! : chØ sù lo¹i trõ. [0-9] : thay thÕ cho mét ký tù sè. [a-z] : thay thÕ cho mét ký tù ch÷ c¸i. VÝ dô 1: + HiÖn nh÷ng ng­êi cã tªn b¾t ®Çu b»ng “H” hoÆc Nh÷ng thÝ sinh cã tªn b¾t ®Çu b»ng “ha” vµ sau ®ã lµ mét kÝ tù bÊt k×. . C¸c hµm ngµy th¸ng.  D÷ liÖu ngµy ph¶i ®Æt trong dÊu #: VD: # 04/12/83 #  Hµm Day(DLngµy): cho gi¸ trÞ ngµy.  Hµm Month(DLngµy): cho gi¸ trÞ th¸ng .  Hµm Year(DLngµy): cho gi¸ trÞ n¨m .  Hµm Weekday(DLngµy): cho gi¸ trÞ thø cña ngµy.  Hµm Date(): cho gi¸ trÞ ngµy hÖ thèng. VD: HiÖn nh÷ng thÝ sinh sinh ngµy 8/3 hoÆc thÝ sinh trªn 21 tuæi: f, Truy vÊn theo nhãm (hµm TOTAL). C¸c hµm dïng trong truy vÊn:  Sum: TÝnh tæng cña tr­êng trong mçi nhãm.  Avg: TÝnh trung b×nh tæng cña tr­êng trong mçi nhãm.  Min: T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt trong nhãm.  Max: T×m gi¸ trÞ lín nhÊt trong nhãm.  Count: §Õm sè b¶n ghi cña tr­êng theo nhãm.  C¸ch t¹o truy vÊn theo nhãm. - T¹o cöa sæ truy vÊn. - Chän menu View / Total (hoÆc chän c«ng cô) - Trong b¶ng l­íi truy vÊn: T¹i cét thø nhÊt: dßng Field : chän tr­êng ®Ó nhãm d÷ liÖu dßng Total : chän hµm Group by. T¹i cét thø 2: dßng Field : chän tr­êng cÇn tÝnh to¸n theo nhãm dßng Total : chän hµm tÝnh to¸n (sum, min,.. ). g, Truy vÊn theo hái - ®¸p. Truy vÊn theo hái ®¸p còng chÝnh lµ kiÓu truy vÊn theo nhãm nh­ng chØ cho gi¸ trÞ cña nhãm th«ng qua c©u hái – Access sÏ ®­a ra ®¸p ¸n cña c©u hái ®ã. C¸ch lµm nh­ sau: - T¹o truy vÊn theo nhãm. - Trong b¶ng l­íi cña truy vÊn theo nhãm: T¹i cét thø nhÊt: dßng Field : chän tr­êng ®Ó nhãm d÷ liÖu dßng Total : chän hµm Group by. dßng Criteria: ®Æt c©u hái. T¹i cét thø 2: dßng Field : chän tr­êng cÇn tÝnh to¸n theo nhãm dßng Total : chän hµm tÝnh to¸n (sum, min,.. v.v). VÝ dô 1: HiÖn ®iÓm cao nhÊt trong khu vùc. X©y dùng truy vÊn nh­ sau: Sau ®ã gâ yªu cÇu vµo b¶ng sau: 4. Update Query a. Chøc n¨ng cña Update Query: CËp nhËt d÷ liÖu cho c¸c tr­êng tho¶ m·n c¸c ®iÒu kiÖn trªn b¶ng d÷ liÖu nguån. Kh«ng ®­a ra kÕt qu¶ khi thùc thi mµ chØ ®­a ra th«ng b¸o ®· cËp nhËt. Update Querry kh«ng t¹o thµnh b¶ng míi mµ nã cho kÕt qu¶ ë b¶ng nguån. b. C¸ch lµm: Më b¶ng CSDL cã tr­êng cÇn UPDATE: Chän Queries/ New/ Design View/ OK. Chän b¶ng cÇn lÊy d÷ liÖu. Vµo menu Query/ Update Query. Khi ®ã cöa sæ sau xuÊt hiÖn:  Field: Chän tr­êng cÇn cËp nhËt.  Update to: Gâ biÓu thøc hoÆc gi¸ trÞ cÇn cËp nhËt. VD: [DT] + [DL] + [DH]  Criteria: Gâ ®iÒu kiÖn cÇn cËp nhËt.  OR: Gâ ®iÒu kiÖn hoÆc. Kh¸c víi viÖc t¹o tr­êng míi, Update to chØ nhËn gi¸ trÞ míi tõ biÓu thøc cho tr­êng ®· t¹o . c, C©u lÖnh ®iÒu kiÖn iif. C©u lÖnh ®iÒu kiÖn ®­îc sö dông khi d÷ liÖu ®­îc tÝnh gi¸ trÞ theo nhiÒu gi¸ trÞ kh¸c nhau. Có ph¸p: iif(®iÒu kiÖn, biÓu thøc 1, biÓu thøc 2) Ho¹t ®éng: NÕu ®óng thi hµnh cßn nÕu sai thi hµnh VÝ dô: T¨ng 1 ®iÓm cho thÝ sinh thuéc khu vùc 3 cßn c¸c khu vùc kh¸c kh«ng ®­îc t¨ng. Sö dông lÖnh iif lång nhau: iif(®iÒu kiÖn1, biÓu thøc1, iif(®iÒu kiÖn 2, biÓu thøc 2,iif(®iÒu kiÖn 3,..,..))) Ho¹t ®éng: nÕu ®óng th× lµm ,cßn sai th× lµm lÖnh xÐt lÖnh iif thø 2, ... d. VÝ dô vÒ Update Query: Gi¶ sö ta cã hai b¶ng gåm c¸c tr­êng sau  Hs: SBD, Hoten, Ngaysinh, Gt, KV.  Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, UT, TD, KQ. Thùc hiÖn c¸c yªu cÇu sau:  H·y tÝnh tr­êng Tong = [DT] + [DL] + [DH]  CËp nhËt d÷ liÖu cho tr­êng UT = 2 nÕu KV = 1, UT = 1.5 nÕu KV = 2 vµ UT = 1 nÕu KV = 3.  H·y tÝnh tr­êng TD = [Tong] + [UT].  H·y cËp nhËt tr­êng KQ = §ç nÕu TD >= 18 cßn l¹i th× ghi kÕt qu¶ Tr­ît. 5. Append Query a. Chøc n¨ng cña Append Query: GhÐp nèi hai b¶ng cã cïng cÊu tróc tho¶ m·n ®iÒu kiÖn nµo ®ã. Hai b¶ng ®­îc gäi lµ cã cïng cÊu tróc nÕu chóng cã sè l­îng tr­êng, tªn vµ kiÓu d÷ liÖu. b. C¸ch lµm: - Chän Queries / New / Design View / OK. - Chän b¶ng cÇn lÊy d÷ liÖu. - Vµo menu Query/ Append Query. Khi ®ã cöa sæ sau xuÊt hiÖn:  Table Name: Chän b¶ng ®Ých.  Current Database: chän b¶ng cÇn ghÐp n»m trong cïng CSDL.  Another Database: Chän b¶ng cña CSDL kh¸c. 6. Make Table Query Chøc n¨ng cña Make Table Query: T¹o ra mét b¶ng d÷ liÖu míi tho¶ m·n ®iÒu kiÖn nµo ®ã tõ b¶ng d÷ liÖu nguån. C¸ch lµm: - Më CSDL vµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng. - Chän Queries / New / Design View / OK. - Chän vµ Add nh÷ng b¶ng cÇn lÊy d÷ liÖu. - Query/ Make Table Query. Cöa sæ sau xuÊt hiÖn: Gâ tªn b¶ng cÇn t¹o míi chän OK.  Cöa sæ sau xuÊt hiÖn. C¸c lùa chän gièng Select Query. 7. Delete Query  Chøc n¨ng cña Delete Query: Xo¸ c¸c b¶n ghi trªn 1 b¶ng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn nµo ®ã.  C¸ch lµm: - Më CSDL vµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng. - Chän Queries.(hoÆc menu Insert / Query) / New / Design View / OK. - Chän vµ Add nh÷ng b¶ng cÇn xo¸ c¸c b¶n ghi. - Query/ Delete Query. Cöa sæ sau xuÊt hiÖn:  H×nh ¶nh Query trªn xo¸ nh÷ng b¶n ghi cã tr­êng Tong<=10.  Field: Chän c¸c tr­êng cÇn xo¸ d÷ liÖu.  Chó ý: NÕu Add nhiÒu b¶ng cã thiÕt lËp quan hÖ th× kh«ng thùc thi ®­îc Query Delete vµ Access ®­a ra hép tho¹i sau: 8. CrossTab Query Chøc n¨ng cña CrossTab Query: Thèng kª d÷ liÖu nhê sö dông c¸c hµm thèng kª nh­ Sum, Count, Max, Min.. .. a, Truy vÊn b»ng c¸ch chän Crosstab Query Wizard. - Më CSDL vµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng. - Chän Queries.(hoÆc menu Insert / Query)/ CrossTab Query Wizard / Ok. B1: Chän ®èi t­îng tham gia vµo Query + Table: b¶ng lÊy trong table + Queries: b¶ng trong query + Both: b¶ng trong c¶ Queries vµ Tables B2: Chän tr­êng lµm tiªu ®Ò dßng/Next Chó ý: chØ chän ®­îc tèi ®a 3 tr­êng. B3: Chän tr­êng lµm tiªu ®Ò cét \ Next. B4: Chän tr­êng lÊy d÷ liÖu lµm néi dung ®ång thêi chän hµm tÝnh to¸n. B5: NhËp tªn Query vµ chän mét d¹ng thÓ hiÖn Query.  C¸ch lµm: - Më CSDL vµ thiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng. - Chän Queries.(hoÆc menu Insert / Query) / New / Design View / OK. - Chän vµ Add nh÷ng b¶ng cÇn thèng kª d÷ liÖu. - Query/ CrossTab Query. Cöa sæ sau xuÊt hiÖn: X©y dùng Query Crosstab b»ng chÕ ®é Design view  Field: Chän tr­êng cÇn thèng kª.  Total: Chän kiÓu thèng kª theo nhãm bao gåm:  Group by: Nhãm theo dßng hoÆc cét.  Chän c¸c hµm thèng kª nh­: Sum, AVR, Count, Max...  S¾p xÕp d÷ liÖu hoÆc kh«ng.  CrossTab: §Æt c¸c tr­êng theo dßng hoÆc cét  Row Heading: theo hµng.  Column Heading: theo cét.  Value: nÕu dßng Total chän c¸c hµm thèng kª. VD: Víi cöa sæ nh­ trªn ta ®­îc Query ®Õm mçi khu vùc cã bao nhiªu thÝ sinh. Chó ý: §iÒu kiÖn ®Ó thùc thi CrossTab Query lµ: ChØ mét tr­êng trªn dßng CrossTab lµ Value ChØ mét tr­êng trªn dßng CrossTab lµ Column Heading. C¸c tr­êng kh¸c ph¶i ®Ó ë Row Heading. *) C¸c hµm th­êng dïng : C¸c hµm to¸n häc: + exp(x) cho ex +Log(x)= logarit c¬ sè e cña x + Sqr(x): hµm tÝnh c¨n bËc 2 cña x. C¸c hµm l­îng gi¸c: + Atn(x): tÝnh Arctan cña x. + Tan(x): tÝnh Tang cña x + Sin(x): tÝnh Sin cña x + Cos(x): tÝnh Cos cña x Mét sè hµm logic -Isnull(®èi sè): cho kÕt qu¶ TRUE nÕu lµ ®èi sè cã gi¸ trÞ trèng, ng­îc l¹i nhËn gi¸ trÞ False. -Isdate(®èi sè): cho kÕt qu¶ TRUE nÕu ®èi sè cã gi¸ trÞ lµ ngµy th¸ng, ng­îc l¹i cho KQ False. - Isnumber(®èi sè): cho kÕt qu¶ TRUE nÕu ®èi sè lµ d¹ng sè, ng­îc l¹i cho KQ False. C¸c hµm dïng cho chuçi: +Len(biÓu thøc chuçi):cho sè kÜ tù cña chuçi Vd: Len(“sinhvien”)=8 +Left(s,n): kÕt qu¶ cho mét chuçi nhá trong chuçi s lÊy tõ tr¸i sang ph¶i vµ cã n kÝ tù(n lµ sè nguyªn) VD: left(“hoang pho”,5)=hoang +Right(s,n):KÕt qu¶ cho mét chuçi nhá trong chuçi s lÊy tõ ph¶i sang tr¸i vµ cã n kÝ tù(n lµ sè nguyªn) +Mid(s,n,m):KÕt qu¶ cho mét chuçi nhá trong chuçi s vµ lÊy b¾t ®Çu tõ vÞ trÝ n vµ lÊy m kÝ tù . Vd: mid(“happy new year”,7,3)=new Mét sè d¹ng biÓu mÉu th­êng dïng khi thiÕt kÕ 1. BiÓu mÉu hiÓn thÞ d÷ liÖu 2. BiÓu mÉu chØnh söa d÷ liÖu 3. BiÓu mÉu t×m kiÕm d÷ liÖu 4. BiÓu mÉu nhËp (d÷) liÖu 5. BiÓu mÉu thèng kª d÷ liÖu 6. Vµ mét sè d¹ng kh¸c 1. T×m hiÓu vÒ biÓu mÉu (Form) Chøc n¨ng cña biÓu mÉu (Form)  Lµ giao diÖn c¬ b¶n dïng ®Ó giao tiÕp gi÷a Users vµ Access. Th«ng tin trong biÓu mÉu ®­îc lÊy tõ b¶ng Tables hoÆc tõ Queries. Form dïng ®Ó hiÓn thÞ th«ng tin, chØnh söa, nhËp d÷ liÖu 2. T¹o biÓu mÉu b»ng Form wizard B1. T¹i cöa sæ Database/ chän ®èi t­îng Forms/ chän New. chän kiÓu form cÇn t¹o Chän b¶ng T¹o form B2. Chän Form Wizard\ Next. B3: chän b¶ng cÇn t¹o Form, ®ång thêi chän c¸c tr­êng cÇn thiÕt ®Æt lªn Form Tªn Table hoÆc query Danh s¸ch c¸c tr­êng cã trong b¶ng ®· chän Danh môc tr­êng xuÊt hiÖn trong Form B4. Chän d¹ng Form\ Next: lµ mét trong 4 kiÓu sau: - Columnar: Néi dung trªn Form hiÖn d­íi d¹ng cét. - Tabular: BiÓu mÉu d¹ng b¶ng. - Datasheet: BiÓu mÉu d¹ng b¶ng tÝnh. - Justified: BiÓu mÉu d¹ng s¾p ch÷. B5. Chän kiÓu nÒn\ Next B6. §Æt tiªu ®Ò cho Form ®ång thêi chän d¹ng hiÓn thÞ tiªu ®Ò cña Form\ Finish. Më Form ®Ó xem hoÆc nhËp liÖu (1) Më Form ®Ó chØnh söa (2) NÕu chän d¹ng 1 ta cã h×nh nh­ sau: NÕu chän d¹ng 2 ta cã h×nh nh­ sau: 3. ChØnh söa Form Chän menu view/ Design view. ChuyÓn form vÒ d¹ng chØnh söa.  Muèn s¾p xÕp, thay ®æi vÞ trÝ ®èi t­îng trªn Form ta dïng chuét kÐo th¶ c¸c tr­êng cÇn thay ®æi vÞ trÝ.  Muèn thay ®æi tªn tr­êng, mµu ch÷, mµu nÒn, ta thùc hiÖn c¸c b­íc sau: B1. Chän ®èi t­îng trªn Form cÇn ®Þnh d¹ng. B2. Tõ menu View, chän Properties. Khi ®ã xuÊt hiÖn hép tho¹i: Thuéc tÝnh cña ®èi t­îng Gi¸ trÞ cña ®èi t­îng Muèn thay ®æi thuéc tÝnh nµo ta ®­a chuét ®Õn thuéc tÝnh ®ã vµ thay ®æi. Mét sè thuéc tÝnh cña tr­êng • All: qu¶n lý tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh cña tr­êng. • Data: qu¶n lý c¸c thuéc tÝnh kiÓu d÷ liÖu nh­: gi¸ trÞ mÆc ®Þnh, quy t¾c nhËp liÖu, dßng th«ng b¸o • Event: qu¶n lý c¸c sù kiÖn liªn quan tíi tr­êng ®ã: kÝch chuét ®¬n, kÝch ®óp • Format: qu¶n lý c¸c thuéc tÝnh ®Þnh d¹ng tr­êng: thay ®æi h×nh d¸ng, kÝch th­íc, mµu s¾c vÞ trÝ cña tr­êng • Other: Mét vµi thuéc tÝnh kh«ng cã trong c¸c thÎ (tab) trªn. Name: tªn tr­êng Back color: mµu nÒn Controlsource: d÷ liÖu nguån Border color: mµu viÒn Defaulvalue: gi¸ trÞ mÆc ®Þnh Font name: font ch÷ thÓ hiÖn Validation rule: luËt nhËp liÖu Font size: kÝch th­íc ch÷ Validation text: dßng th«ng b¸o khi nhËp sai . Scroll bar: cã thanh cuèn hay kh«ng cã Visible: hiÖn hoÆc Çn d÷ liÖu Font weight:®é ®¹m nh¹t cña ch÷. Left: c¨n tr¸i On click: thay ®æi khi kÝch chuét Top: c¨n trªn On enter: thay ®æi khi Ên enter Width: ®é réng On mourse: khi rª chuét qua 4. T¹o biÓu mÉu b»ng Design View Chøc n¨ng cña Form Design: Sö dông c«ng cô ToolBox vµ hép List fields ®Ó ®Æt c¸c ®èi t­îng lªn Form. C¸ch t¹o: B1. T¹i cöa sæ Database/ Chän Forms/ chän New. Khi ®ã cã hép tho¹i. B2. Chän Design view trong danh s¸ch lùa chän. Chän d÷ liÖu g¾n lªn form trong hép combox Khi ®ã ta cã cöa sæ d¹ng sau: Chän CSDL, lÊy tõ Table hoÆc Query Chän d¹ng Form cÇn t¹o c. Bè côc cña mét form gåm c¸c thµnh phÇn sau:  Page Header: Tiªu ®Ò trªn cña trang khi in form.  Page Footer: Tiªu ®Ò d­íi cña trang khi in form.  Form Header: Tiªu ®Ò ®Çu cña Form.  Form Footer: Tiªu ®Ò cuèi cña Form.  Detail: Néi dung chi tiÕt cña Form. ThiÕt kÕ giao diÖn form: - Më Fields list. - KÝch chuét tr¸i lªn tr­êng cÇn dïng trong Field list. Sau ®ã gi÷ phÝm chuét tr¸i vµ kÐo ®Õn vÞ trÝ cÇn ®Æt trªn Form. - C¸c thao t¸c thay ®æi tªn tr­êng, mµu s¾c, kÝch th­íc cña c¸c ®èi t­îng... (Thao t¸c nh­ chØnh söa form) C¸ch sö dông nót ®iÒu khiÓn  Më form ë d¹ng thiÕt kÕ (Design View). Chän Menu View/ Toolbox. Khi ®ã ta cã hép tho¹i sau: c¸c ®è t­îng g¾n kÕt lªn form BËt chÕ ®é thiÕt kÕ theo Wizard - §Æt tr­êng d÷ liÖu cña b¶ng lªn Form.  BËt hép List Fields b»ng c¸ch chän biÓu t­îng List Fields trªn thanh c«ng cô chuÈn.  KÐo th¶ c¸c tr­êng vµo thµnh phÇn Detail cña Form (nÕu muèn kÐo nhiÒu tr­êng cïng lóc th× Ên phÝm Ctrl). - Sö dông c¸c c«ng cô trªn thanh Toolbox.  Sö dông c«ng cô Control Wizard:  BËt thanh c«ng cô Toolbox vµ chän c«ng cô Control Wizard.  KÐo nót vµo vÞ trÝ cÇn ®Æt trªn form. Report (Báo cáo)  Khái niệm báo cáo: Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình bày dữ liệu khác nhau như: Hình ảnh, biểu đồ, văn bản......  Có hai kiểu thiết kế báo cáo Thiết kế theo Wizard Tự thiết kế (Design) C¸c thµnh phÇn trong report I. Tạo báo biểu bằng Wizard Bước 1: Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn và chọn các trường cần hiển thị trong báo cáo Bước 2: Chọn nhóm cho báo cáo Bước 3: Chọn các trường muốn sắp xếp Bước 4: Chọn kiểu báo cáo và kiểu trang In Bước 5: Chọn kiểu hiển thị dữ liệu Bước 6: Đặt tên và chọn chế độ hiển thị Ví dụ II. Tạo báo cáo tự thiết kế (Design View) Môi trường thiết kế Ví dụ MACRO 1. Kh¸i niệm:  Lµ mét ®o¹n ch­¬ng tr×nh gåm mét hoÆc d·y c¸c lÖnh, dïng ®Ó tù ®éng ho¸ c¸c thao t¸c víi CSDL vµ tæ chøc giao diÖn ch­¬ng tr×nh. 2-C¸c Macro th­êng dïng.  Open (Form, Report, Table, Query, Report,...)  Close : ®ãng ®èi t­îng  Delete: xo¸ ®èi t­îng  Maximize : Phãng to cöa sæ  Minimize : Thu nhá cöa sæ  Beep: Kªu tiÕng bÝp.  Msgbox: HiÖn dßng th«ng b¸o  AddMenu: t¹o thùc ®¬n,... 3-CÊu tróc cña mét Macro gåm 2 phÇn  -Tªn hµnh ®éng (Action)  -C¸c tham sè (Action Argument) VÝ dô: Macro më Form gåm Action: Open Form Action Argument : + Form name: tªn Form + View : ChÕ ®é quan s¸t 4. Tạo và thi hành một Macro a. Tạo mới B1:Tại cöa sæ DataBase chọn Macro/chọn New B2:Action: chän mét hµnh ®éng trong danh sách các hành động Comment: Lời chú thích cho hành động B3: Action Arguments: Qui định tham số cho các hành động  ThiÕt lËp một số các hành động theo yêu cầu như: Open Table, Open Query, Open Form, Open Report . . . + Object type: kiÓu cña ®èi t­îng + Object name: tªn ®èi t­îng. + Save: cã l­u l¹i hay kh«ng  Sau khi cài đặt xong. Vào menu File chọn Save hoặc Save as -> §Æt tªn cho macro để lưu Macro. b. Thi hành (ch¹y - Run) một Macro - Cách 1: Tại cửa sổ Database: Chọn macro cần thi hành, chọn Run - Cách 2: Thi hành từ cửa sổ thiết kế: Vào menu Macro/Run 5. ThiÕt lËp một số Macro thông dụng  Open Table (Mở bảng) -Tại Action chọn Open Table -Tại Action Argument có các thuộc tính sau: - Table name: Tên bảng cần mở - View: Dạng trình bày bảng - Data Mode: Chế độ hiển thị dữ liệu * Open Forrm (Mở Form)  Form Name: Tên Form cần mở  View: Dạng trình bày Form  Filter name: Tên query lọc dữ liệu trong Form (nếu có)  Where Condition: Điều kiện lọc dữ liệu hiển thị trong Form  Data Mode: Chế độ hiển thị dữ liệu  Windows mode: Chế độ dành cho cửa sổ Form Run Macro  Macro Name: Tên Macro cần thi hành  Repeat Count: Số lần lặp của macro khi thực hiện  Repeat Expression: Điều kiện lặp khi thi hành. Nếu đúng thi Marco tiếp tục lặp lại nếu sai thi kết thúc Quit (Thoát khỏi MS Access)  Tại Options:  Prompt: Trước khi thoát hiển thị thông báo hỏi có lưu hay không?  Save all: Lưu trữ tất cả mọi sửa đổi mà không hiển thị hộp thoại hỏi ý kiến  Exit: Thoát và không lưu trữ các sửa đổi trước đó Msg Box (Hiển thị hộp thông báo)  Message: Thông báo cần hiển thị  Beep: Có phát tiếng bíp khi hiển thị hộp thông báo hay không?  Type: Loại biểu tượng trong hộp thông báo  Title: Tiêu đề hộp thông báo Print (In đối tượng hiện thời)  Print Range: Phạm vi cần in  Page from: Bắt đầu in từ trang nào  Page to: Kết thúc in tại trang nào  Print quality: Chất lượng in  Copies: Số bản cần in  Collate copies: Có sắp xếp các bản in 6.Macro group  Macro group là macro có chứa nhiều các macro con. Các macro này được viết và lưu trữ thành một nhóm .  Các macro con trong một macro group được phân biệt nhau bởi tên gọi  Đặt tên cho macro con như sau (2 cách ):  Vào menu View/Macro Names đặt tên trong Macro Name  Kích vào biểu tượng Marco Names trên thanh công cụ Ví dụ 7. Macro có điều kiện  Macro có điều kiện là loại Macro có chứa các điều kiện khi thi hành các hành động  Cách thiết kế như sau:  Vào menu View/Conditions  Kích chuột lên thanh công cụ chọn biểu tượng Conditions Sau đó gõ điều kiện vào mục Conditions Ví dụ 8.Gắn Macro vào nút lệnh  Muốn gắn các Macro vào nút lệnh ta làm như sau:  Tạo các macro và lưu.  Thiết kế Form. Chọn nút lệnh nhưng không dùng Control wizard  Tại cửa sổ properties của nút lệnh chọn thuộc tính Event Sau đó có thể chọn cài vào các thuộc tính sau: Ví dụ 9.Một số sự kiện của nút lệnh Vào vùng Kết thúc Đặt con trỏ Kết thúc gõ Kích đơn chuột Kích đúp chuột Di chuột Di chuột lên Dịch chuyển chuột Nhấn phím mũi tên xuống Nhấn phím mũi tên lên Nhấn phím bất kỳ MODULES Access 2000 cho phÐp sö dông ng«n ng÷ VBA (Visual Basic for Applications) ®Ó viÕt c¸c hµm (Function) vµ thñ tôc (Sub) nh»m xö lý c¸c ®èi t­îng (Tables, Queries, Forms, Reports, Macros...) ®­îc t¹o ra b»ng c¸c c«ng cô cña Access. I. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n 1. Module lµ g×? Lµ mét ®èi t­îng dïng ®Ó x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh con lµ: thñ tôc vµ hµm, cã thÓ thùc hiÖn trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp th«ng qua c¸c ®iÒu khiÓn trªn trªn biÓu mÉu (Form). Module chia lµm hai lo¹i:  Module sö dông chung: dïng ®Ó x©y dùng c¸c thñ tôc vµ hµm cÊp ch­¬ng tr×nh.  Module riªng cña c¸c ®èi t­îng trªn Form, report 2. CÊu tróc ch­¬ng tr×nh con trong Module a. Thñ tôc Sub: Sub Tªn_Thñ_Tôc() C¸c lÖnh cña thñ tôc End Sub Hµm Function: Function Tªn_Hµm(DS biÕn as KiÓu DL) As KiÓu DL C¸c lÖnh tÝnh to¸n cña hµm Tªn_Hµm = Gi¸ trÞ End Function Chó ý: Tªn hµm, thñ tôc ph¶i ®­îc viÕt liÒn vµ kh«ng ®­îc b¾t ®Çu lµ ch÷ sè. 3. Môi trường Visual Basic Cửa sổ Code Nơi soạn thảo mã nguồnCửa sổ Properties Cửa sổ Project Chi tiết cửa sổ Code Phần Khai báo Thủ tục đáp ứng sự kiện Chương trình con Ví dụ chương trình tính tổng hai số a,b nhập từ bàn phím II. Ng«n ng÷ Visual Basic trong Access 1. Các thành phần cơ bản • Bộ kí tự Sử dụng 26 chữ Latin A. . Z, a . . z. Ký tự gạch nối, bộ chữ thập phân, các kí hiệu toán học: + , - , * , / . . . • Từ khoá (key word) Các từ riêng của Visual Basic, được định nghĩa sẵn. Ta không thể dùng vào việc khác Ví dụ: Dim, Sub, If . . Then . . Else, Case, Do While . . Loop . . . • Tên chuẩn (Standard Identifies) Các tên chuẩn là các tên đã được định nghĩa, chúng ta có thể định nghĩa lại để dùng vào việc khác nhưng không nên Ví dụ: Single, Doulbe, True, False . . .  Khai báo các đối tượng trong chương trình: Muốn dùng các biến, hằng, mảngtrong chương trình, phải khai báo trước khi dùng. Tên biến là một chuỗi văn bản liền nhau, bắt đầu là một kí tự chữ cái theo sau có thể là kí tự số hoặc dấu gạch ngang hoặc các kí tự chữ cái khác Ví dụ : + các tên đúng: A1, Van_Ban, X1 . . . + các tên sai: 1_a, Tinh Tong, Giai(x), Dim, While. . . Chú ý: khi đặt tên biến ta phải đặt sao cho càng ngắn gọn càng tốt .  Hằng (Const)  Hằng là một hằng số có giá trị không thay đổi trong khi chương trình thực hiện  Khai báo hằng: Const Ten_hang = Gia_Tri_Hang Ví dụ: Const Pi = 3.14 Const Fi = 1  Biến (Variable)  Là tên có giá trị thay đổi trong khi chương trình thực hiện  Khai báo biến (Biến có thể được khai báo bất kỳ ở đâu trong phần viết lệnh của VBA) Dim Ten_Bien As Ten_kieu_bien Ví dụ: Dim Tong As Double Dim Text As String Các kiểu dữ liệu Tên kiểu Giá trị Byte Kiểu nguyên dương: 0 . .255 Integer Kiểu nguyên: -32,768 . . 32,767 Long Kiểu nguyên: 2,147,483,648 . . 2,147,483,647 Currency Kiểu tiền tệ: -922,337,203,685,477.5808 . . 922,337,203,685,477.5807 Single Kiểu thực: Nhận giá trị trong khoảng tuyệt đối từ 1.401298E-45 . . 3.402823E38 Double Kiểu thực: Nhận giá trị trong khoảng tuyệt đối từ 4.94065645841247E-324 to 1.79769313486232E308 Date 1 January 100 . . 31 December 9999 00:00:00 . . . 23:59:59 String “DH Kinh doanh & Cong nghe HN” Object đối tượng ảnh Boolean Kiểu Logic: False, True Variant Variant là kiểu dữ liệu không tường minh. Biến kiểu này có thể nhận bất kỳ một giá trị nào có thể. Ví dụ: Dim a As Variant ( Hoặc khai báo theo cách sau: Dim a) a = 123 a = “Nguyễn Văn Ban” a = date() 2. Các câu lệnh rẽ nhánh  Câu lệnh if  Dạng khuyết  Cú pháp: If điều kiện Then lệnh End If Hoạt động : - Kiểm tra điều kiện - Nếu điều kiện đúng thì thực hiện lệnh - Nếu điều kiện sai thì bỏ qua lệnh làm các câu lệnh tiếp theo If đầy đủ  Cú pháp: If điều kiện Then lệnh A Else lệnh B End If Hoạt động: - Kiểm tra điều kiện - Nếu điều kiện đúng thì thực hiện câu lệnh A - Nếu điều kiện sai thì thực hiện câu lênh B - Kết thúc lệnh if và thực hiện các lệnh tiếp theo trong chương trình - Chú ý: điều kiện thường là một biểu thức logic +Lệnh có thể là lệnh đơn và cùng có thể là một loạt các câu lệnh •Câu lệnh Select Case  Cú pháp: Select Case biến_chọn Case t = 1 Câu lệnh 1 . . . Case t = n Câu lệnh n Case else Câu lệnh n+1 End Select  Hoạt động  Tính giá trị biến chọn  So sánh biến chọn với các lựa chọn  Nếu biến chọn bằng một giá trị nào từ 1 . . N thì thực hiện câu lệnh ứng với giá trị đó  Nếu biến chọn không bằng giá trị nào thì thực hiện câu lệnh n+1  Kết thúc 3. Các câu lệnh lặp a. Lặp với số lần biết trước  Câu lệnh For  Cú pháp: For bien = giá_trị_đầu To giá_trị_cuối Step n (Các) câu lệnh Next bien Trong đó: - bien, giá_trị_đầu, giá_trị_cuối phải là các giá trị có nguyên. - Giá_trị_đầu, giá_trị_cuối có thể là các giá trị xác định, có thể là biểu thức Hoạt động  B1:máy tính giá trị đầu và giá trị cuối  B2:Gán giá trị đầu cho Bien  B3:So sánh Bien với giá trị cuối  Nếu Bien <= giá trị cuối thì các câu lệnh được vẫn thực hiện B4:Tăng Bien = Bien + n  Nếu Bien= giá_trị_cuối + 1  Thoát vòng lặp  Kết thúc vòng lặp Dạng For khác Lặp các phần tử mảng: Ví dụ Biến điều khiển phải là Variant For lùi Giá trị đầu lớn hơn giá trị cuối, bước nhảy là âm b. Lặp với số lần không xác định trước  Câu lệnh Do While  Cú pháp: Do While Các câu lệnh Loop  Hoạt động: B1: - Đầu tiên là kiểm tra biểu thức điều kiện B2: - Nếu biểu thức điều kiện đúng thì thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển. Quay lại B1 - Nếu biểu thức điều kiện sai thì thoát khỏi vòng lặp Do Until . . .Loop  Cú pháp: Do Until Các câu lệnh Loop  Hoạt động: B1: Kiểm tra Bt Logic B2: Nếu biểu thức sai thì thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển. Quay lại B1 - Nếu Bt Logic đúng thì thoát vòng lặp Do . . . Loop While  Cú pháp: Do Các câu lệnh Loop While  Hoạt động: B1: Thực hiện các câu lệnh. Thay đổi giá trị biến điều khiển. B2: Kiểm tra biểu thức Logic - Nếu biểu thức đúng quay lại B1 - Nếu biểu thức sai thoát lặp Do . . . Loop Until  Cú pháp: Do Các câu lệnh Loop Until  Hoạt động B1: Thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển B2: Kiểm tra Bt Logic - Nếu biểu thức Logic sai quay lại B1 - Nếu Bt Logic đúng Thoát lặp While . . . Wend  Cú pháp: While Các câu lệnh Wend  Hoạt động: B1: - Kiểm tra BtLogic B2: - Nếu BtLogic có giá trị đúng thì thực hiện các câu lệnh. Thay đổi biến điều khiển - Nếu BtLogic có giá trị sai thì thoát lặp