Giới thiệu tổng quan công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast

I : giới thiệu Tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast 1.1 Giới thiệu chung. 1.1.1 Vài nét về lịch sử thành lập Công ty: Người đưa ra ý tưởng thành lập Công ty FAST: Ông Nguyễn Thành Nam. - Các sáng lập viên : + Ông Trương Đình Anh (rút khỏi cổ đông từ tháng 10-1998). + Ông Nguyễn Hồng Chương, hiện là giám đốc Công ty đầu tư kỹ nghệ FINTEC . + Ông Phan Quốc Khánh. + Ông Khúc Trung Kiên, hiện là giám đốc Công ty phần mềm Đan Phong. + Ông Nguyễn Thành Nam, nay là giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu DPT- FSOFT. + Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo FPT- Aptech. + Ông Phan Đức Trung, hiện là trưởng phòng ngoại hối ngân hàng Techcombank. - Thành viên hội đồng quản trị: + Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị. + Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc Công ty. + Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị. - Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị : + Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm1961; học chuyên toán khối phổ thông chuyên trường (A0) đại học tổng hợp Hà Nội; tốt nghiệp khoa toán đại học tổng hợp Lomonoxov (MGU. Liên Xô); học vị: tiến sỹ (chuyên ngành toán lý); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay : phần mềm tin học ; công tác hiện nay: giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu FPT- FSORT. + Ông Phan Quốc Khánh , sinh năm 1951; học chuyên toán trường chuyên Hàm Rồng Thanh Hoá, tốt nghiệp khoa kĩ thuật tính toán và tự động hoá đại học năng lượng Moxcva MEI, Liên Xô); học vị: Tiến sỹ (chuyên ngành điều khiển học và lý thuyết thông tin); lĩnh vực hoat động chính hiện nay: phần mềm tin học ; công tác hiện nay: Giám đốc Công ty FAST. + Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, học chuyên lý trường chuyên Hà Nội- Amsterdam; tốt nghiệp khoa kinh tế năng lượng đại học Bách Khoa Hà Nội; học vị: cử nhân ; lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: trưởng phòng ngoại hối ngân hàng TECHCOMBANK. Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm 1996. Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Các nhân viên đầu tiên: + Phan Quốc Khánh : Giám đốc. + Phan Đức Trung: Phó Giám đốc(hiện không làm ở FAST). + Phạm Văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật (hiện không làm ở FAST). + Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ(hiện không làm ở FAST). Tên Công ty: + Tên tiếng việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. + Tên tiếng Anh: The FAST Sotfware Company. + Tên viết tắt FAST. + Logo : Giấy phép thành lập Công ty: Số 3096/GPUB do UBND Thành Phố Hà Nội cấp ngày 11/01/1997(ngày này được lấy là ngày thành lập Công ty). Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 18/06/1997. Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị gía 100.000 đ. Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, được chia thành 125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000). Ngành nghề đăng ký kinh doanh: + Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính. + Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính). + Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ. + Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Sản xuất, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh. 1.1.2 Tổ chức của Công ty : - Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty: + Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. + Phát triển sản phẩm và dịch vụ. + Quảng cáo và tiếp thị. + Bán hàng. + Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : tư vấn thiết kế hệ thống thông tin, sữa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo. + Hổ trợ sữ dụng và bảo hành sản phẩm. + Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn 1 Tổ chức các phòng ban của FAST: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Phòng tồng hợp Câc chi nhánh HN, HCM, ĐN Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính. 1 Hội đồng quản trị Xác định chiến lược phát triển dài hạn của Công ty. 2 Giám đốc Công ty - Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra phát triển kinh doanh. - Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty . - Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh. 3 Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp) Trợ lý cho giám đốc Công ty về các vấn đề nhân sự, Marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn Công ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. 4 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm - Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới . - Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. 5 Các chi nhánh bộ phận kinh doanh - Bán hàng và dịch vụ khách hàng. - Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng. Tổ chức của các chi nhánh và bộ phận kinh doanh : Giám đốc chi nhánh Phòng tổng hợp Phòng lập trình ứng dụng Phòng kinh doanh Phòng hổ trợ bảo hành Phòng tư vấn thiết kế Phong kế toán Phòng triển khai Văn phòng Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính . 1 Giám đốc chi nhánh - Điều hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. - Xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. - Tham gia vào xác định chiến lược của Công ty lập kế hoạch năm cho chi nhánh . 2 Các trợ lý giám đốc(phòng tổng hợp ) Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 3 Phòng kinh doanh - Tìm kiếm khách hàng . - Bán hàng. 4 Phòng tư vấn thiết kế Hổ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau: + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán cua khách hàng. hổ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trước đó. 5 Phòng tư vấn ứng dụng(triển khai hợp đồng) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án một người triển khai Mổi chi nhánh có thể có hơn một phòng tư vấn ứng dụng - Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. - Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. - Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test và tiếp nhận chương trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù - Cài đặt và đào tạo. - Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu. - Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết . 6 Phòng lập trình ứng dụng - Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát- bán hàng. - Hổ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù. - Bảo hành chương trình sữa đổi. 7 Phòng hổ trợ bảo hành - Hổ trợ khách hàng sữ dụng chương trinh. - Bảo hành sản phẩm. 8 Phòng kế toán Kế toán. 9 Văn phòng - Văn phòng, tổng đài, lễ tân. - Tạp vụ. 1.1.3 Sản phẩm dịch vụ và công nghệ của Công ty: - Sản phẩm: + Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro. + Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server. + Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. + Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter Systems Inc. + Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và đã hoàn thành vào cuối năm 2003). - Dịch vụ: + Khảo sát yêu cầu và tư vấn xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. + Sữa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. + Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng. + Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. + Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. - Công nghệ: + Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. + Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based. + Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro. 1.1.4 Hợp tác quốc tế. Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại việt nam. Jupiter systems inc. là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam A trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERIC). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10,000 người sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình. 1.1.5 Khách hàng: Hiện nay FAST có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực: sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư của nước ngoài. Dưới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 800 khách hàng: Khách hàng là các tổng Công ty 90 và 91. - Tổng Công ty dầu khí- Petrovietnam. Tổng Công ty dệt may- Vinatex. Tổng Công ty lắp máy- lilama. Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng- Viglacera. Tổng Công ty thép Việt Nam- VSC. Tổng Công ty xây dựng số 1…. Khách hàng là các Công ty lớn: Công ty giấy Bãi Bằng. Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn. Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Bút Sơn. Công ty thương mại dầu khí petechim, Công ty Intimex. Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12. Công ty Kinh Đô, Công ty Đồng Lực… Khách hàng là các Công ty có vốn đầu tư nước ngoài: Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật). Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc). Công ty sản xuất xe máy GMN (Thái Lan). Công ty NEWHOPE (Trung Quốc). Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h (Pháp). - Công ty Crown workd wide (Hồng Kông). * Biểu dồ phát triển số lượng khách hàng qua các năm: 1.1.6. Nhân lực: - Phân bố nhân viên tại văn phòng Công ty và các chi nhánh: FHN Số nhân viên ở Hà Nội FSG Số nhân viên ở Sài Gòn FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác - Phân bố nhân viên theo các phòng ban chức năng: - Biểu đồ phát triển số lượng nhân viên qua các năm : 1.1.7. Định hướng phát triển: Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho hàng và tổ chức nhân sự. Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau- doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. 1.1.8.Mục tiêu của FAST - “Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp”. - “Cùng khách hàng đi đến thành công !” là phương châm hành động của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Bằng nổ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân và của toàn công ty dựa trên cơ sở hiêu biêt sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực không ngừng nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công, mang lại hiêu quả cho khách hàng. 1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trường: Đạt 6 huy chương vàng liên tục trong các năm 1999 – 2002 tại Việt Nam ComputerWorld Expo. Giải thưởng “sản phẩm công nghệ thông tin” của hội tin học Việt Nam. Đến cuối năm 2003 đã có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc. 1.2 giới thiệu đề tài nghiên cứu: 1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài: Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty. Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn: Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), được viết trên ngôn ngữ Foxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF. Đây là ngôn ngữ lập trình có từ rất lâu, khả năng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin không cao. Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn. Cấu. Trúc cơ sở dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiều gây khó khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập. Phần mềm chưa hổ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian. Hiện nay số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại được phân bố ở các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp. Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là rất cần thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý nhân sự tại Công ty Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST”. 1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu: + Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng cao hiệu quả công việc quản lý. + Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chương trình được viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty . + Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chương trình trong khác tương lai (nếu có được mã nguồn). + Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quy định. + Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiện nay. Để dể dàng xuất dữ liệu để đưa lên Web. + Nâng cao tính bảo mật. + Dể sử dụng do chương trình được xây dưng theo yêu cầu của nhân viên trực tiếp sử dụng chương trình sau này. 1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài : Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công của chương trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố khách quan, chủ quan như khả năng của người sử dụng, thói quen của người sử dụng, yều cầu về môi trường phần cứng, phần mềm… Như đã biết, một vấn đề trong chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty la do lập trình bằng ngôn ngữ Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém. Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000. Microsoft Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các ưu điểm sau đây: + Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng gần gũi với các ứng dụng về Windows cho nên công việc lập trình tiến hành được dễ dang hơn. +ứng dụng được viết bằng chạy khá nhanh và nó đang được sử dụng rộng rãi. +Ngôn ngữ cũng tạo ra được một giao diện đẹp, tiện lợi cho người sử dụng chuột và bàn phím. + Microsoft Visual Basic 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn. + Microsoft Visual Basic 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo cho phép, xem trước và in các báo cáo trong Visual Basic Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng. Để chạy tốt nó yêu cầu cấu hình tối thiểu là: -CPU 30486 -Màn hình SVGA -32 MB RAM -Khoảng 200MB đĩa cứng còn trống. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chính xác. Đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các Table có liên quan với nhau được quản lý bởi một Database. Trong bài toàn này, phần chương trình được tạo ra bởi các mã của Visual Basic và để liên kết với cơ sở dữ liệu trong Access bằng cách sử dụng đối tượng liên kết ADO (ActiveX Data Object) của Microsoft Visual Basic. Các đối tượng trong Microsoft Visual Basic được thể hiện như là những thực thể có thể nhìn thấy được.Ví dụ như một cửa sổ màn hình là một đối tượng kiểu Form…Mỗi đối tượng đều đặc trưng bởi những thuộc tính và hành vi. Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã chương trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000. II. cơ sở phương pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 2.1.Thông tin 2.1.1.Khái niệm thông tin Thông tin là sự phản ánh ghi chép hiện tượng sự vật nào đấy trở thành dữ dữ liệu và dữ liệu đó phải biến thành tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh Tri thức hoá Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể. Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian. 2. Đặc trưng của thông tin Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau: Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của thông tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất định về hệ thống ngày càng giảm. Thông tin phải được định hướng rõ ràng. Thông tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là thông tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài. Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó. Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống. Thông tin mang tính tương đối. Thông tin được tạo ra và truyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên… đã làm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tương đối về đối tương đối được phản ánh. 2.2.Hệ thốNG THÔNG TIN 2.2.1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người,các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xữ lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sources) và được xữ lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Kho dữ liệu Thu nhập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Hệ thống thông tin gồm có : Hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức. Một hệ thống thông tin chính thức thường bao gồm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rỏ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương được hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các hoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhân thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyên điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí, tạp chí. 2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2.2.2.1.Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System). Như chính tên của chúng đã nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của người nộp thuế… - Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System). Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quảnlý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…là các hệ thống thông tin quản lý. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System). Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợgiúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác đinh vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rỏ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiệp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ răng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mổi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này : Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketinh chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.2.3. Mô hình biêu diển hệ thống thông tin . Cùng môt hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phương pháp phân tích thiêt kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình cùng được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình lôgic (Góc nhìn quản lý) Mô hình ổn đinh nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn người dùng) Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Như thế nào? Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu và nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liêụ để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “để làm gì?”.Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sư dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai ? ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tự nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kế quả của gốc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gốc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của gốc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình có độ ổn định khác nhau, mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 2.3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.3.1.Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nhưng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó. ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theon từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác không cần thiết. 2.3.2.Phương pháp phân tích Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logic toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này. 2.3.3Phương pháp tổng hợp và phân tích Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ càn thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 2.4.Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực 2.4.1. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữ liệu nhân sự .Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ. 2.4.1.1Hệ thống thông tin quản lý lương Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lương thực hiện thu thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động, hệ số lương của người lao động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của người lao động. Đó là những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta có thể thực hiện lưu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo sự tương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lược từ dữ liệu của hai hệ thống này. 2.4.1.2.Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó. Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cung danh mục các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra các quyết định tuyển người. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lược phù hợp. 2.4.1.3.Hệ thống thông tin quảnlý người lao động Phòng tổ chưc – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần của hệ thống thông tin quản lý người lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Một phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm. 2.4.1.4.Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo mức lương lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm … Đối với các nhân viên , việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn. Những đánh giá do hệ thống thôngtin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người cung cấp được gọi là đánh giá biểu hiện. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẩu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là tới các khách hàng. Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng để xác định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn không bảo đảm chất lượng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát triển một chương trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhân công lao động. 2.4.1.5. Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên. Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng để lên các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Ví dụ, luật quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trì các thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi người lao động, kể cả những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp. Tổ chức doanh nghiệp có thể được thực hiện được nhiều cải tiến, bằng cách sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ. Ví dụ trên cơ sở thông tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và an toàn lao động, có thể tính toán được chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp. Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục người lao động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên các yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp. Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhà phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; và cũng xác định những người lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc. 2.4.1.6. Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc. Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó, sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí lao động còn trống. Để chắc chắn phù hợp với các luật định của nhà nước, các thủ tục phải được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định phân công phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này. 2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược. Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển người lao động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho người lao động. 2.4.2.1. Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của người công nhân để thực hiện các công việc đó. Mỗi mô tả công việc phải đặc tả được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc tả công việc mô tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đối với người lao động để có thể được sắp vào vị trí làm việc như mô tả. Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẩn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào của hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ. Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả và đặc điểm công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra các quyết định sách lược như việc xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức doanh nghiệp, tránh gây nên bất bình trong người lao động. Thông tin thu được từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể được sử dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chức danh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểm chung như nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúc công việc trong doanh nghiệp cũng như dể dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm. Thông tin phân tích và thiêt kế việc làm có thể được kết nối với hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đưa ra dạnh mục các vị trí việc làm còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó. Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác định được các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyên dụng: Cần tuyển ai và sắp xếp họ vào những công việc nao. Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ sở để xác đinh mức chi trả cho người lao động, để thực hiện việc đánh giá,để bạt hay buộc thôi việc người lao động. Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực. Vây nên, hệ thống thông tin này hổ trợ rất nhiều quyết định sách lược liên quanđến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. 2.4.2.2.Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực. Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xác định được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng cần đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên chế lao động. Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các vị trí công việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến đến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trường của những người lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và con người lao động. Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn. 2.4.2.3.Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hổ trợ nhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt khi thông tin về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và các hệ thống thông tin nhân lực khác. Các kế hoạch lương thưởng và trợ cấp có vai trò rất quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức. Bằng phúc lợi nguồn nhân lực, tinh thần và đời sống vật chất của người lao động được nâng cao, tạo điều kiện tăng năng suất lao động. 2.4.2.4.Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa và quản trị các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lượng người lao động. Chương trình đào tạo do hệ thống phát triển và đào tạo cung cấp cần thoả mãn nhu cầu của các công việc được xác định bởi hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và hệ thống phân tích và thiết kế công việc. 2.4.3.Hệ thống thông tin nhân lực chiến lược Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực mức chiến lược. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Các doanh nghiệp với những kế hoach chiến lược lâu dài như: mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này của doanh nghiệp. Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó động nghĩa với dự báo cung và cầu về nguồn nhân lực được yều cầu. Các dự báo sẽ tiến hành thực hiện ước lượng số lượng , đặc điểm và chi phí cho nguồn nhân lực để đạt được các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây: Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất gì ? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì ? Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mổi công việc ? Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ? Đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược ? Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược ? Việc xác đinh kiểu và số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu về nguồn nhân lực, còn việc xác đinh những nguồn nhân lực có sẵn nội trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp gọi là dự báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo kiểu này có thể được tiến hành trên mức vĩ mô hay vi mô. 2.5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.5.1.Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. + Làm rỏ yêu cầu. + Đánh giá khả năng thực thi. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu. 2.5.2.Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết tiến hành sau khi đánh gía thuận lợi và yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rỏ các vấn để của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những câu hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm được việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây. + Lập kế hoạch phân tích chi tiết. + Nguyên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. + Nguyên cứu hệ thống thực tại. + Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. + Đánh giá lại tính khả thi. + Thay đổi đề xuất của dự án. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 2.5.3.Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung các tệp dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lôgic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lôgic gồm những công đoạn sau: + Thiết kế cơ sở dữ liêu. + Thiết kế xử lý. + Thiết kế các luồng dữ liệu vào. + Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic. + Hợp thức hoá mô hình lôgic. 2.5.4.Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Mô hình lô gic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này phải làm. Khi mô hình này đựơc xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc các nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic. Mổi một phương án là phác hoạ của một mô hình vật lý ngoài của một hệ thống nhưng chưa phải là một mô hình chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dể dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chon giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mổi phương án và có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẩn tôn trọng các rành buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: + Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức. + Xây dựngcác phương án của giải pháp. + Đánh gía các phương án của giải pháp. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 2.5.5.Giai đoạn 5:Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết đó là một tái liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Những công độan chính của thiết kế vật lý ngoài là: + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. + Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra. + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. + Thiết kế các thủ tục thủ công. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 2.5.6.Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong. + Lập trình. + Thử nghiệm hệ thống. + Chuẩn bị tài liệu. 2.5.7.Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó viếc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những và chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch cài đặt. + Chuyển đổi. + Khai thác và bảo trì. + Đánh giá 2.6. Công cụ mô hình hoá. Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. 2.6.1. Sơ đồ luồng thông tin. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý thủ công Giao lác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu. Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mạng: Hình dạng: Nguồn: Đích: Phích luồng thông tin có mẫu Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu. Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy cập: Phích kho chứa dữ liệu Loại thứ ba: Phích xử lýTên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Phích xử lý Luồng Phích Kho dữ liệu Phích Sơ đồ luồng thông tin IFD Xử lý Phích IFD Điều khiển Phích Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển của từ điển hệ thống . 2.6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0 Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… Các phích lo gíc Giống như phích vật lý, phích lo gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lo gíc. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Mẫu phích xử lý logic, Mẫu phích luồng dữ liệu. Mẫu phích phần tử thông tin Mẫu phích kho dữ liệu Mẫu phích tệp dữ liệu. Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng; Mô tả logic của xử lý: Phích xử lý logic Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích; Các phần tử thông tin: Phích luồng dữ liệu Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD liên quan: Các giá trị cho phép: Các phần tử thông tin Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Phích kho dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng ( bản ghi, ký tự ): Phích tệp dữ liệu Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý Ngôn ngữ này chứa các động từ như: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhân chia, hãy thực hiện… Các phép toán số học và logic thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và các tính từ Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu Tiếp theo ( Sequence ) Nếu… thì… Nếu… thì… Nếu không thì… Trong khi mà… Cho đến khi Câu phức hợp Bắt đầu… Kết thúc. Theo các trường hợp Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write, Sort. Move, Add, Division…Các phép toán số học và logic thường dùng Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và các tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu: Tiếp theo( Sequence ) IF… then… IF… then… Else… While… Do… Repeat… Until Câu phức hợp Begin… End. Case… of Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất Xử lý luôn phải được đánh mã số Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý Đối với việc phân rã DFD Thông thường một xử lý mà logíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối ( Balancing ) của DFD Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai cung cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. Động Tĩnh Vật lý IFD ( Information Flow Diagrarn ) Sơ đồ luồng thông tin SD ( System Dictionary ) Từ điển hệ thống Các phích vật lý Lô gíc DFD ( Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD ( System Dictinary ) Từ điển hệ thống Các phích lôgic 2.7.ứng dụng tin học trong công tác quản lý Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2 phương pháp cơ bản sau: Phương pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phương pháp này sẽ tin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng như thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu truc cũ. Ưu điểm: Các chức năng được tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa của thông tin. Nhược điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống. Đây là một yếu tố tương đối kho vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần: Phương pháp này chỉ tin học hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán. Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc được phát triển tương đối độc lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu điểm được đánh gía cao trong phương pháp này là không kéo theo những thay đôi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dể được chấp nhận. Mặt khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tinh mềm dẻo. Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin. Trong thức tế người ta sử dụng kết hợp cả hai phương pháp trên nhằm giảm tối thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý kinh tế dù áp dụng theo phương pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù hợp của phương pháp đó vơi trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó. III. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST 3.1 Đặc tả hệ thống: Trên phương diện tổng quát của bài toán quản lý nhân sự ta có thể đưa ra một mô hình như sau : Hệ chương trình Quản lý nhân sự trong cơ quan Hồ sơ nhân sự báo cáo nhân sự * Danh mục đơn vị * danh sách nhân * Danh mục chức vụ viên theo đơn vị * Danh mục dân tộc * báo cáo tổng hợp * Danh mục tôn giáo lương * Danh mục nghề nghiệp ………. ……………. Trong đó “hệ chương trình Quản lý nhân sự ” là một tập hợp của sự tương tác hài hoà, có mục đích giữa phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin. Hồ sơ nhân sự đó là các dữ liệu đầu vào mà chương trình cần quản lý. Tuỳ theo quy mô hay đòi hỏi khác nhau của những chương trình khác nhau mà chúng ta cần có những cách xây dựng các danh mục thích hợp. Tuy nhiên có các thông tin cơ bản như phòng ban, nghề nghiệp, chức vụ… thì cần phải có. Báo cáo nhân sự là những đầu ra của chương trình. đây là một trong những công việc quan trọng nhất trong khi viết chương trình bởi vì đây mới chính là cái mà người quản lý cần ở chương trình. Cũng chính vì thế cho nên tuỳ vào mục đích quản lý, tuy vào đặc điểm của từng Công ty mà sẽ có những loại báo cáo khác nhau như báo cáo động hay tỉnh, báo cáo theo phòng ban, theo ngạch lương, theo tuổi tác……. 3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của HTTTQL Nhân sự Thời điểm Có sự thay đổi Nhân sự Thông tin nhân sự In báo cáo Nhập thông tin đá xử lí Bộ phận quản lý Tiếp nhận, xử lí các thông tin nhân sự Thông tin nhân sự đã xữ lý CSDL Nhân sự Các báo cáo Phòng ban chức năng Thông tin nhân sự Các báo cáo Lảnh đạo 3.3 Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân Sự Công ty fast HTTT Sắp xếp nhân viên HTTT Báo cáo HTTT Đánh giá công việc HTTTQL Vị trí việc làm HTTTQL Nhân viên HTTTQL Lương Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân Viên HTTTQL Nhân viên Quản lý danh mục Thống kê và báo cáo Quản lý hồ sơ nhân viên 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (dfd) của HTTTQL Nhân Sự 3.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thôn g tin quản lý nhân sự Nhân viên Lãnh đạo Hồ sơ Nhân sự Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời hệ thống quản lý nhân sự 3.4.2 sơ đồ mức 0 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nhân viên Lãnh đạo Hồ sơ Quản lý hồ sơ Thống kê báo cáo Hồ sơ nhân viên Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Thông tin trả lòi Tìm kiếm Thông Tin trả lời Thông tin yêu cầu 3.5 sơ đồ phân cấp các modules chức năng của hệ thống: HTTT Quản lý nhân sự Giúp đỡ Báo cáo Tìm kiếm Nhập liệu Danh mục Hệ thống 1 1 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 1 2 1 2 3 3 4 4 5 2 5 1 2 3 4 16 15 14 12 11 10 9 8 7 6 5 6 13 17 33 Trong phần hệ thống : 1 : Tạo nhóm người sử dụng. 2 : Quản lý người sử dụng. 3 : Thay đổi mật khẩu . 4 : Thay đổi người sử dụng. 5 : Thoát. Trong phần danh mục : 1 : Danh mục dân tộc. 2 : Danh mục tôn giáo . 3 : Đanh mục gia đình. 4 : Danh mục ngạch bậc. 5 : Danh mục lương cơ bản. 6 : Danh mục đóng bảo hiểm. 7 : Danh mục khen thưởng . 8 : Danh mục kỉ luật . 9 : Danh mục khen thưởng kỉ luật 10:Danh mục trình độ chính trị. 11:Danh mục giới. 12: Danh mục hợp đồng lao động. 13: Danh mục phòng ban 14: Danh mục chức vụ. 15: Danh mục trình độ văn hoá. 16: Danh mục ngoại ngữ. 17: Danh mục trình độ ngoại ngữ. 18: Danh mục nghề nghiệp. 19: Danh mục nhóm nghề. 20: Quá trình đào tạo. 21: Quá trình công tác. 23: Danh mục học hàm. 24: Danh mục học vị. 25: Danh mục tỉnh thành. 26: Danh mục huyện thị. 27: Danh mục xã phường. 28: Danh mục nước. 29 : Danh mục thuế thu nhập. 30 : Quá trình đóng bảo hiểm 31 : Danh mục đào tạo 31 : Danh mục nghành học 32 : Danh mục công tác Trong phần nhập liệu : 1 : Nhập phiếu công chức. 2 :Danh sách công chức. Trong phần tìm kiếm : 1 : Tìm kiếm theo mã số. 2 : Tìm kiếm theo họ tên nhân viên. 3 : Tìm kiếm theo đơn vị. 4 : Tìm kiếm theo tôn giáo. 5 : Tìm kiếm theo dân tộc. 6 : Tìm kiếm theo giới tính . 7 : Tìm kiếm theo ngày, tháng, năm sinh. 8 : Tìm kiếm theo đảng viên. 9 : Tìm kiếm theo nghề, nhóm nghề. 10: Tìm kiếm theo loại hợp đồng lao động. 11: Tìm kiếm theo ngạch lương. 12: Tìm kiếm theo quê quán . 13: Tìm kiếm theo số điện thoại. 14: Tìm kiếm theo chức vụ. 15: Tìm kiếm theo loại bảo hiểm. 16: Tìm kiếm theo trình độ chính trị. 17: Tìm kiếm theo nước, tỉnh thành, huyện quận, xã phường. Trong phần báo cáo : 1 : Báo cáo sơ yếu lý lịch của toàn bộ nhân sự. 2 : Báo cáo lý lịch trích ngang của một nhân viên. 3 : Báo cáo phân loại cán bộ theo ngạch và độ tuổi. 4 : Báo cáo lý lịch cán bộ theo đơn vị. 5 : Báo cáo tổng hợp lương . 6 : Báo cáo lao động và thu nhập theo nghề. Trong phần giúp đỡ : 1 : Trợ giúp. 2 : Thay đổi về trang nền. 3 : Thông tin về chương trình. 3.6 sơ đồ quan hệ thực thể : MụC LụC