Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000

MUÏC LUÏC I. MENU FILE.................................................................................................................... I.1 1. Taïo moät taäp tin môùi. Leänh File\New: ............................................................................. I.2 a). Caùch taïo moät taäp tin môùi: .......................................................................................... I.2 b). Caùch taïo moät taäp tin khuoân maãu môùi: ....................................................................... I.2 2. Môû taäp tin coù saün. Leänh File\Open: ................................................................................ I.6 3. Ñoùng taäp tin. Leänh File\Close:........................................................................................ I.7 a). Ñoùng moät taäp tin ñang môû: ........................................................................................ I.7 b). Ñoùng taát caû caùc taäp tin ñang môû: ............................................................................... I.7 4. Löu taäp tin vaøo ñóa. Leänh File\Save: .............................................................................. I.7 a). Löu taäp tin chöa coù teân: ............................................................................................. I.8 b). Löu taäp tin ñaõ coù teân: ................................................................................................. I.8 c). Löu taát caû caùc taäp tin:................................................................................................. I.8 5. Löu taäp tin vaøo ñóa vôùi teân khaùc. Leänh File\Save As: .................................................... I.8 6. Leänh File\Save as Web Page:......................................................................................... I.9 7. Leänh File\Versions: ........................................................................................................ I.9 8. Leänh File\Web Page Preview:...................................................................................... I.10 9. Choïn khoå giaáy vaø caùc leà. Leänh File\Page Setup: ......................................................... I.10 a). Lôùp Margins:............................................................................................................ I.10 b). Lôùp Paper Size:........................................................................................................ I.11 c). Lôùp Paper Source:.................................................................................................... I.12 d). Lôùp Layout:.............................................................................................................. I.12 10. In noäi dung taäp tin leân maøn hình. Leänh File\Print Preview: ....................................... I.13 11. In noäi dung taäp tin ra maùy in. Leänh File\Print:............................................................ I.14 12. Leänh File\Send To: ..................................................................................................... I.16 13. Ñònh moät soá thoâng tin cho taäp tin. Leänh File\Properties: ............................................ I.16 a). Lôùp General: ............................................................................................................ I.16 b). Lôùp Summary: ......................................................................................................... I.17 c). Lôùp Statistics:........................................................................................................... I.17 d). Lôùp Contents:........................................................................................................... I.18 e). Lôùp Custom:............................................................................................................. I.18 14. Thoaùt khoûi Word. Leänh File\Exit:............................................................................... I.19 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.1 - I. MENU FILE Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.2 - 1. Taïo moät taäp tin môùi. Leänh File\New: a). Caùch taïo moät taäp tin môùi:
Choïn leänh File\New, hoäi thoaïi New xuaát hieän.  Choïn lôùp General. (Hình I-1)  Choïn Blank Document.  Trong muïc Create New, nhaép choïn Document.  Choïn OK.  Tieán haønh soaïn thaûo vaên baûn.  Choïn leänh File\Save (Xem muïc 4) ñeå löu taäp tin vaøo ñóa vôùi ñuoâi maëc nhieân laø .Doc Chuù yù: Baïn coù theå taïo ra moät taäp tin môùi nhanh hôn do khoâng môû hoäp thoaïi baèng caùch nhaán Ctrl+N hay (New Blank Document) treân thanh Standard. b). Caùch taïo moät taäp tin khuoân maãu môùi:
Choïn leänh File\New, hoäi thoaïi New xuaát hieän (Hình I-1).  Trong muïc Create New, nhaép choïn Template.  Nhaép nuùt OK, cöûa soå soaïn thaûo vaên baûn xuaát hieän.  Nhaäp noäi dung vaø thieát laäp caùc ñònh daïng cho Template nhö vaên baûn thoâng thöôøng.  Choïn leänh File\Save (Xem muïc 4) ñeå löu taäp tin Template vaøo ñóa vôùi ñuoâi .Dot.  Lôùp General: Hình I-1 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.3 -  Lôùp Legal Pleadings: Hình I-2  Lôùp Letters & Faxes: Hình I-3 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.4 -  Lôùp Memos: Hình I-4  Lôùp Other Documents: Hình I-5 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.5 -  Lôùp Publications: Hình I-6  Lôùp Report: Hình I-7 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.6 -  Lôùp Web Pages: Hình I-8 2. Môû taäp tin coù saün. Leänh File\Open:
Choïn leänh File\Open (hay nhaán Ctrl+O hay (Open) treân thanh Standard), hoäi thoaïi Open xuaát hieän. (Hình I-9)  Choïn loaïi taäp tin laø All Word Documents trong hoäp thaû Files of type.  Choïn nôi chöùa taäp tin muoán môû trong hoäp thaû Look in. Khi choïn moät thö muïc neáu trong thö muïc ñaõ coù caùc taäp tin vaên baûn thì teân cuûa noù seõ ñöôïc lieät keâ phía döôùi muïc Look in.  Choïn caùc taäp tin vaø Open (hay nhaép ñuùp treân teân taäp tin) ñeå môû. Chuù yù: Neáu baïn nhôù chính xaùc teân taäp tin vaø vò trí löu thì coù theå nhaäp teân taäp tin vaøo muïc File name theo daïng [Drive:\][Path\]FileName. Caùc muïc trong hoäi thoaïi Open (Hình I-9): Look in: Ñeå choïn nôi chöùa taäp tin muoán môû. File name: Ñeå nhaäp teân taäp tin theo daïng [Drive:\][Path\]FileName. Files of type: Choïn loaïi taäp tin. Open: Môû taäp tin hoaëc thö muïc ñöôïc choïn. Cancel: Ñoùng hoäi thoaïi, huyû boû leänh vaø khoâng löu caùc thuoäc tính vöøa ñöôïc choïn. (Up One Level): Quay veà thö muïc cha. (Search the Web): Khôûi ñoäng chöông trình Microsoft Internet Explorer. (Views): Cho hieån thò teân taäp tin, thö muïc coù bieåu töôïng keøm theo. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.7 - Hình I-9 3. Ñoùng taäp tin. Leänh File\Close: a). Ñoùng moät taäp tin ñang môû: Leänh File\Close duøng ñeå ñoùng taäp tin hieän haønh. Baïn neân löu taäp tin tröôùc khi ñoùng, neáu taäp tin chöa löu hoaëc coù caäp nhaät maø chöa löu laïi thì Word seõ caûnh baùo: (Hình I-10) Yes: Löu vaø ñoùng. No: Khoâng löu vaø ñoùng. Cancel: Huûy boû leänh. b). Ñoùng taát caû caùc taäp tin ñang môû: Leänh File\Close All duøng ñeå ñoùng taát caû caùc taäp tin ñang môû. Nhöõng taäp tin ñaõ ñöôïc löu Word seõ tieán haønh ñoùng laïi, nhöõng taäp tin chöa löu Word caûnh baùo vaø chôø xaùc nhaän. Caùch thöïc hieän:
. Giöõ phím Shift, nhaép choïn menu File, khi ñoù leänh Close trôû thaønh Close All. . Nhaép choïn Close All ñeå ñoùng. 4. Löu taäp tin vaøo ñóa. Leänh File\Save: Döõ lieäu hay vaên baûn khi nhaäp vaøo taïm thôøi ñöôïc ñaët trong boä nhôù vaø hieån thò leân maøn hình, khi maát ñieän thì toaøn boä döõ lieäu trong boä nhôù seõ bò xoaù. Muoán löu tröõ vaên baûn ñeå söû duïng veà sau thì phaûi ñaët teân cho noù. Khi ñaët teân thì caàn phaûi xaùc ñònh vò trí löu tröõ vaø kieåu taäp tin (maëc nhieân laø Word Document). Taâïp tin trong Word ñöôïc goïi laø Word Document vaø coù phaàn môû roäng maëc nhieân laø DOC. Khaùc vôùi heä ñieàu haønh MS-DOS, teân taäp tin trong Word coù chieàu daøi khoâng haïn cheá vaø cho pheùp coù khoaûng troáng trong teân cuûa noù. Hình I-10 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.8 - a). Löu taäp tin chöa coù teân:
Choïn File\Save (hay nhaán Ctrl+S hay (Save) treân thanh Standard), hoäi thoaïi Save As xuaát hieän. (Hình I-11)  Choïn oå ñóa, thö muïc löu taäp tin trong muïc Save in.  Choïn kieåu taäp tin trong muïc Save as type, maëc nhieân laø Word Document.  Nhaäp teân taäp tin vaøo muïc File name.  Nhaép nuùt leänh Save ñeå tieán haønh löu. Hình I-11 b). Löu taäp tin ñaõ coù teân: Neáu taäp tin ñaõ coù teân (nghóa laø tröôùc ñoù ñaõ coù löu ít nhaát moät laàn, do coù thay ñoåi, muoán löu laïi caùc thay ñoåi ñoù) Word seõ tieán haønh löu ñuùng teân cuõ vaø vò trí cuõ. c). Löu taát caû caùc taäp tin: Leänh File\Save All duøng ñeå löu taát caû caùc taäp tin ñang môû vaøo ñóa. Nhöõng taäp tin naøo coù teân thì khoâng phaûi ñaët teân (Word seõ löu ñuùng teân cuõ), nhöõng taäp tin naøo chöa coù teân thì Word seõ cho hieän hoäi thoaïi Save As ñeå ñaët teân vaø xaùc ñònh vò trí löu. Caùch thöïc hieän:
Giöõ phím Shift, nhaép choïn menu File, khi ñoù leänh Save trôû thaønh leänh Save All.  Nhaép choïn Save All ñeå löu. 5. Löu taäp tin vaøo ñóa vôùi teân khaùc. Leänh File\Save As: Leänh File\Save As duøng ñeå löu taäp tin hieän haønh vaøo ñóa vôùi teân khaùc. Hoäp hoäi thoaïi vaø caùch thöïc hieän löu gioáng nhö tröôøng hôïp leänh File\Save. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.9 - 6. Leänh File\Save as Web Page: Hình I-12 7. Leänh File\Versions: Hình I-13 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.10 - 8. Leänh File\Web Page Preview: Hình I-14 9. Choïn khoå giaáy vaø caùc leà. Leänh File\Page Setup: Leänh File\Page Setup duøng ñeå choïn khoå giaáy söû duïng (Paper Size), ñaët caùc leà (Margins), caùch tieáp giaáy in (Paper Source) vaø caùch boá trí trang in (Layout). Hoäi thoaïi Page Setup: a). Lôùp Margins: Hình I-15 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.11 - Top: Chöøa leà treân. Bottom: Chöøa leà ñaùy. Inside: Meùp leà trong. Outside: Meùp leà ngoaøi. Gutter: Chöøa raõnh ñeå ñoùng taäp. Header: Khoaûng caùch töø meùp giaáy phía treân ñeán tieâu ñeà trang. Footer: Khoaûng caùch töø meùp giaáy phía döôùi ñeán haï muïc trang. Mirror margins: Söû duïng trong tröôøng hôïp in ñeå ñoùng taäp. Apply to: Phaïm vi maø caùc löïa choïn treân coù hieäu löïc, coù 2 löïa choïn: This section: Ñeå aùp duïng cho vuøng hieän taïi. Whole document: Toaøn vaên baûn (maëc nhieân). This point forward: Töø vò trí con troû ñeán cuoái vaên baûn. b). Lôùp Paper Size: Hình I-16 Paper size: Hoäp thaû duøng ñeå choïn caùc khoå giaáy chuaån ñeå söû duïng (chæ coù khi ñaõ caøi ñaët maùy in). Neáu söû duïng loaïi giaáy khoâng thuoäc caùc khoå giaáy chuaån thì coù theå chæ ñònh chieàu roäng vaø chieàu daøi cuûa giaáy Custom size trong caùc muïc: Width: Hoäp taêng giaûm cho choïn chieàu roäng cuûa giaáy in. Height: Hoäp taêng giaûm cho choïn chieàu cao cuûa giaáy in. Orientation: Ñònh höôùng in.
Portrait: In theo chieàu ñöùng cuûa giaáy in.  Landscape: In theo chieàu ngaøng cuûa giaáy in. Apply to: AÙp duïng côõ giaáy in vaø höôùng in. This section: Ñeå aùp duïng cho vuøng hieän taïi. This point forward: Ñeå aùp duïng in töø vò trí hieän taïi ñeán caùc vuøng keá sau. Whole Document: Ñeå aùp duïng cho toaøn boä taøi lieäu. Default: Löu nhöõng thoâng soá ñaõ choïn trong lôùp Margins vaø lôùp Paper Size thaønh giaù trò maëc nhieân ñeå söû duïng sau naøy. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.12 - c). Lôùp Paper Source: Hình I-17 First pape: Choïn caùch tieáp giaáy cho trang ñaàu tieân. Other papes: Choïn caùch tieáp giaáy cho caùc trang coøn laïi. Apply to: Phaïm vi maø caùc löïa choïn treân coù hieäu löïc: This section: Ñeå aùp duïng cho vuøng hieän taïi. Whole document: Toaøn vaên baûn (maëc nhieân). This point forward: Töø vò trí con troû ñeán cuoái vaên baûn. d). Lôùp Layout: Hình I-18 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.13 - Section start: Chæ ñònh nôi baét ñaàu moät löïa choïn. Headers and footers: Qui ñònh veà tieâu ñeà vaø haï muïc.  Different odd and even: Phaân bieät caùc tieâu ñeà ñaàu vaø cuoái trang treân trang leû vaø trang chaün.  Different first pape: Phaân bieät tieâu ñeà cuûa trang thöù nhaát khaùc vôùi caùc trang khaùc. Vertical alignment: Hoäp thaû ñeå choïn caùch canh döõ lieäu trong trang. Top: Noäi dung vaên baûn canh veà phaàn ñaàu trang (maëc nhieân). Center: Noäi dung vaên baûn canh veà giöõa trang. Justified: Noäi dung vaên baûn daøn ñeàu töø ñaàu ñeán cuoái trang. Bottom: Noäi dung vaên baûn canh veà phaàn cuoái trang. Line Numbers: Môû hoäi thoaïi ñaët tuyø choïn ñeå ghi soá thöù töï ôû ñaàu caùc doøng. Apply to: Phaïm vi maø caùc löïa choïn treân coù hieäu löïc: This section: Ñeå aùp duïng cho vuøng hieän taïi. Whole document: Toaøn vaên baûn (maëc nhieân). This point forward: Töø vò trí con troû ñeán cuoái vaên baûn. 10. In noäi dung taäp tin leân maøn hình. Leänh File\Print Preview: Leänh File\Print Preview duøng ñeå xem tröôùc trang in leân maøn hình, muïc ñích cuûa leänh naøy laø kieåm tra toaøn dieän vaên baûn tröôùc khi in cho ra maùy in. Word seõ chuyeån qua maøn hình Preview vaø cho xuaát hieän thanh coâng cuï Print Preview: Hình I-19 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.14 - Thanh coâng cuï Print Preview: (Print): Môû hoäi thoaïi File\Print ñeå in vaên baûn. (Magnifier): Kính luùp duøng ñeå phoùng to (100%)/ thu nhoû vaên baûn. (One Page): Chæ cho hieån thò moät trang. (Multiple Pages): Cho hieån thò nhieàu trang (toái ña 24 trang). (Zoom): Cho choïn tyû leä (%) hieån thò treân maøn hình, töø 10% ñeán 500%. (View Ruler): Cho baät/taét hieån thò thöôùc ngang vaø doïc. (Shrink to Fit): Töï ñoäng chænh kích thöôùc kyù töï ñeå khích vôùi soá trang chæ ñònh. (Full Screen): Daønh toaøn boä maøn hình ñeå hieån thò vaên baûn. (Close Preview): Ñoùng maøn hình Print Preview, quay veà maøn hình soaïn thaûo. (Context Sensitive Help): Trôï giuùp theo caûm ngöõ caûnh. Khi ñang ôû cheá ñoä Preview, con troû chuoät gioáng nhö caùi kính luùp coù daáu coäng (+) keøm theo. Muoán phoùng to (100%) choã naøo thì ñöa kính luùp ñeán ñoù vaø nhaép chuoät, khi ñoù kính luùp seõ coù daáu tröø (-), neáu nhaép chuoät laàn nöõa thì vaên baûn seõ thu nhoû laïi. 11. In noäi dung taäp tin ra maùy in. Leänh File\Print: Leänh File\Print (hay nhaán Ctrl+P hay (Print) treân thanh Standard) duøng ñeå ñöa noäi dung cuûa vaên baûn qua maùy in vaø in leân giaáy. Caàn phaûi kieåm tra laïi toaøn boä vaên baûn tröôùc khi thöïc hieän in nhö: caùch trình baøy trang vaø caùc leà coù hôïp lyù khoâng?, caùc ñònh daïng, caùc loãi chính taû… Neân duøng leänh File\Print Preview ñeå in vaên baûn leân maøn hình kieåm tra tröôùc. Khi in moät vaên baûn, Word seõ “ñöa” vaên baûn ñoù qua haøng ñôïi in cuûa maùy in ñöôïc choïn “saép haøng” chôø in. Caùch thöïc hieän:
Choïn leänh File\Print ñeå môû hoäi thoaïi Print. (Hình I-20)  Choïn loaïi maùy in trong muïc Printer Name, kieåm tra giaáy ôû maùy in ñaõ choïn.  Choïn trang in trong muïc Pages range.  Nhaâïp soá baûn in vaøo muïc Number of copies.  Nhaép OK ñeå thöïc hieän in.  Neáu nhaép chuoät vaøo nuùt (Print) treân thanh Standard thì Word seõ cho in taát caû caùc trang cuûa vaên baûn hieän haønh ra maùy in maëc nhieân (Default). Hoäi thoaïi Print: Print what: Cho choïn in vaên baûn (Document) hay caùc thoâng tin khaùc cuûa taäp tin.  Print to File: In vaên baûn ra moät taäp tin coù phaàn môû roäng maëc nhieân laø .PRN, coøn teân taäp tin thì nhaäp töø baøn phím. Collate: Kieåm tra thöù töï in. Print: Cho choïn chæ in nhöõng trang leû (Odd pages), hay chæ in nhöõng trang chaün (Even pages), hay toaøn boä soá trang (All pages in range) trong phaïm vi ñaõ choïn Page range. Properties: Cho thay ñoåi caùc thuoäc tính veà maùy in, giaáy in,… Options: Cho thay ñoåi caùc tuyø choïn cuûa coâng vieäc in. Page range: Vuøng trang in All: In taát caû caùc trang.  Current page: Chæ in duy nhaát moät trang hieän haønh.  Pages: Cho nhaäp soá cuûa nhöõng trang muoán in. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.15 - Number of copies: Soá baûn in. Hình I-20  Xem theâm thuû thuaät: Thoâng thöôøng taát caû caùc chöông trình xem, soaïn thaûo taøi lieäu ñeàu coù phaàn in aán. Ngöôøi duøng chæ vieäc baám chuoät leân bieåu töôïng maùy in treân thanh coâng cuï treân cöûa soå chöông trình laø taøi lieäu hieän haønh ñöôïc in ra. Neáu coù nhöõng löïa choïn khaùc trong vieäc in thì phaûi vaøo menu File>Print (hay baám toå hôïp phím Ctrl+P) ñeå môû hoäi thoaïi Print. Choïn ñuùng maùy in trong danh saùch ôû oâ Name (tröôøng hôïp coù nhieàu maùy in), baám choïn All neáu muoán in taát caû taøi lieäu ñang môû ôû cöûa soå chöông trình, hoaëc choïn Current page neáu chæ in trang taøi lieäu ñang laøm vieäc (trong taøi lieäu coù con nhaùy ñang ñöùng), hoaëc goõ soá trang muoán in vaøo oâ Pages (moãi chæ soá trang in caùch nhau baèng moät daáu phaåy, hoaëc söû duïng daáu - ñeå in nhieàu trang lieân tuïc trong taøi lieäu. Chaúng haïn: goõ 2,5,7 ñeå in caùc trang 2, trang 5, trang 7; goõ 2-5 ñeå in töø trang 2 ñeán trang 5; goõ 2,4-8 ñeå in trang 2 vaø in töø trang 4 ñeán trang 8), hoaëc choïn Selection ñeå in vuøng vaên baûn ñang ñöôïc choïn. Thay ñoåi giaù trò 1 maëc ñònh ôû oâ Number of copies ñeå ñöôïc soá vaên baûn in caàn thieát; öùng vôùi giaù trò naøy coù löïa choïn maëc nhieân Collate. Löïa choïn naøy thieát laäp baûn in theo daïng boä (moãi laàn in moät boä), do vaäy seõ thuaän tieän hôn neáu coù yù ñònh ñoùng taøi lieäu thaønh töøng boä; boû löïa choïn naøy neáu muoán moãi laàn in töøng trang cuûa töøng boä. Cuoái cuøng baám nuùt OK ñeå in. Tuy nhieân, tuyø vaøo töøng chöông trình ñang söû duïng maø seõ coù nhöõng löïa choïn in khaùc nhö: Thieát laäp laïi côõ giaáy in, xem tröôùc baûn in baèng chöùc naêng Print Preview, canh leà trang in, ñaùnh soá trang, in nhieàu trang vaên baûn vaøo cuøng moät trang in (Pages per sheet), in trang chaún, trang leû (duplex)… Khi baám leänh in maø maùy in khoâng ñaùp öùng gì, baïn haõy xem ñaõ choïn ñuùng maùy in ñang duøng ôû oâ Name trong hoäp thoaïi Print nhö ñaõ noùi nhö treân chöa. Ñoâi khi baïn soaïn thaûo trong Word maø caùc font ñeàu bieán maát, chæ coøn font plotter laø do maùy in ñöôïc choïn laø maùy in plotter, baïn haõy choïn laïi maùy in khaùc laø ñöôïc. Neáu baám leänh in, thaáy ñeøn treân maùy in ñang nhaáp nhaùy maø chôø laâu khoâng thaáy in thì xem laïi catalog ñeå bieát ñeøn nhaáp nhaùy ñoù baùo hieäu truïc traëc gì (thöôøng gaëp nhaát laø bò keït giaáy). Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.16 - 12. Leänh File\Send To: Hình I-21 13. Ñònh moät soá thoâng tin cho taäp tin. Leänh File\Properties: Muïc ñích cuûa vieäc ñaët caùc thoâng tin cho taäp tin laø nhaèm giuùp vieäc tìm kieám taäp tin ñöôïc thuaän tieän vaø nhanh choùng. Hoäi thoaïi Properties: (Hình I-22) a). Lôùp General: Type: Loaïi taäp tin. Location: Vò trí löu taäp tin. Size: Kích thöôùc taäp tin. MS-DOS name: Teân taäp tin döôùi heä ñieàu haønh MS-DOS. Created: Ngaøy taïo taäp tin. Modified: Ngaøy caäp nhaät sau cuøng. Accessed: Ngaøy truy xuaát taäp tin sau cuøng. Attributes: Caùc thuoäc tính. Hình I-22 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.17 - b). Lôùp Summary: Title: Tieâu ñeà cuûa taäp tin vaên baûn. Subject: Chuû ñeà cuûa taäp tin vaên baûn. Author: Taùc giaû cuûa taäp tin vaên baûn. Manager: Teân thuû tröôûng cuûa taùc giaû. Company: Teân cô quan. Category: Duøng ñeå phaân loaïi vaên baûn. Keywords: Töø khoùa, phuïc vuï cho vieäc tìm kieám taäp tin. Comments: Ghi chuù cho vaên baûn. Template: Teân taäp tin template duøng cho vaên baûn naøy.  Save preview picture: Neáu choïn, Word seõ löu trang ñaàu tieân cuûa vaên baûn ôû daïng aûnh nhoû ñeå tieän cho vieäc preview treân hoäi thoaïi môû taäp tin. Neáu muïc naøy ñöôïc choïn thì kích thöôùc taäp tin seõ taêng leân. c). Lôùp Statistics: Pages: Taäp tin coù bao nhieâu trang. Paragraphs: Taäp tin coù bao nhieâu ñoaïn. Lines: Taäp tin coù bao nhieâu doøng. Word: Taäp tin coù bao nhieâu töø. Characters: Taäp tin coù bao nhieâu kyù töï. Hình I-23 Hình I-24 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.18 - d). Lôùp Contents: e). Lôùp Custom: Hình I-25 Hình I-26 Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu File Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang I.19 -  Xem theâm thuû thuaät: WinXP töï ñoäng löu tröõ moät soá thoâng tin cô baûn cho moãi taäp tin ñöôïc taïo ra. Caùc thoâng tin aáy bao goàm kích thöôùc (Size), ngaøy giôø taïo laäp, loaïi taäp tin. Caùc thoâng tin naøy seõ hieån thò khi baïn duyeät caùc taäp tin trong Windows Explorer. Ñoái vôùi taøi lieäu Word, baïn coù theå boå sung theâm vaøo nhieàu thoâng tin hôn, chaúng haïn nhö teân ngöôøi taïo laäp, chuû ñeå, caùc ghi chuù veà taøi lieäu… Ñeå thöïc hieän ñöôïc ñieàu naøy, baïn vaøo menu File>Properties vaø ñieàn caùc thoâng tin vaøo theû Summary. Theû Summary chæ goàm moät soá thoâng tin cô baûn, caàn thieát nhaát. Ñeå coù theå boå sung nhieàu thoâng tin hôn, haõy vaøo theû Custom. ÔÛ ñaây coù ñeán 27 loaïi thoâng tin veà taøi lieäu ñeå baïn coù theå ghi chuù neáu thaáy caàn thieát. Taïi sao phaûi boû thôøi gian ra ñeå laøm ñieàu naøy? Haõy xem lôïi ích to lôùn maø noù mang laïi: Cheá ñoä duyeät file “Details view” trong Windows Explorer seõ hieån thò caùc thoâng tin veà taøi lieäu theo maëc ñònh chæ coù moät soá thoâng tin cô baûn ñöôïc hieån thò, baïn coù theå môû roäng cheá ñoä hieån thò thoâng tin cuûa Windows Explorer baèng caùch vaøo menu View>Choose Details vaø ñaùnh daáu caùc thoâng tin cuûa taøi lieäu muoán hieån thò theâm. Khi duøng Windows Explorer ñeå tìm, baïn coù theå xem tröôùc caùc thoâng tin caàn thieát veà taøi lieäu ñeå coù theå phaàn naøo “hình dung” ñöôïc noäi dung cuûa taøi lieäu aáy maø khoâng caàn phaûi môû chuùng ra. Moät ñieàu cuõng raát höõu ích laø baïn coù theå saép xeáp thöù töï caùc taøi lieäu coù chung moät thoâng tin naøo ñoù, chaúng haïn nhö caùc taøi lieäu coù cuøng moät taùc giaû, caùc taøi lieäu cuøng moät chuû ñeà… baèng caùch baám vaøo theû thoâng tin töông öùng. Ñoái vôùi caùc loaïi taøi lieäu khaùc trong boä MS Office nhö Excel, Power Point, baïn cuõng coù theå boå sung theâm thoâng tin cho chuùng theo caùch nhö treân. Taäp thoùi quen taïo thoâng tin boå sung cho caùc taøi lieäu seõ raát höõu ích cho caùc baïn trong vieäc quaûn lyù, tìm kieám vaø toå chöùc taøi lieäu. Baïn seõ thaáy boû ra moät vaøi phuùt, ñeå laøm vieäc naøy quaû laø xöùng ñaùng moät khi ñaõ töøng laâm vaøo caûnh maát haøng giôø ñeå chæ tìm moät taøi lieäu naøo ñoù bò thaát laïc vì laâu quaù khoâng duøng ñeán. 14. Thoaùt khoûi Word. Leänh File\Exit: Leänh File\Exit ñeå thoaùt khoûi Word, tröôùc khi thoaùt caàn löu caùc taäp tin ñang laøm vieäc vaøo ñóa, neáu khoâng thì seõ bò maát döõ lieäu, tuy nhieân tröôùc khi thoaùt Word seõ thoâng baùo nhaéc nhôû: Yes: Löu vaø thoaùt. No: Khoâng löu, thoaùt. Cancel: Huyû boû leänh (khoâng löu, khoâng thoaùt). Hình I-27