Giáo trình Tin học đại cương - Phạm Quốc Hùng

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHẠM QUỐC HÙNG TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG MỤC LỤC BÀI 1: SOẠN THẢO VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ..................................................... 2 1.1. Làm quen với phần mềm Microsoft word ................................................................ 2 1.2. Định dạng trang văn bản ........................................................................................... 3 1.3. Định dạng văn bản .................................................................................................... 3 1.4. Một số chức năng khác ............................................................................................. 6 BÀI 2: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN ................................................... 21 2.1. Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh .................................................................................. 21 2.2. Chèn và chiệu chỉnh hình vẽ .................................................................................. 21 2.3. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ ...................................................................................... 22 2.4. Chèn ký tự đặc biệt ................................................................................................. 22 2.5. Chèn công thức toán học ........................................................................................ 23 BÀI 3: THAO TÁC VỚI BẢNG BIỂU ........................................................................ 37 3.1. Tạo bảng, xóa bảng ................................................................................................. 37 3.2. Hiệu chỉnh bảng ...................................................................................................... 38 3.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng ................................................................. 38 3.4. Một số tính năng khác ............................................................................................ 40 BÀI 4: TẠO MỤC LỤC TRANG TỰ ĐỘNG VÀ IN ẤN ........................................... 50 4.1. Tạo mục lục trang tự động ...................................................................................... 50 4.2. Tạo danh mục hình ảnh .......................................................................................... 51 4.3. Tạo danh mục bảng ................................................................................................. 52 4.4. In ấn văn bản ........................................................................................................... 52 BÀI 5: SỬ DỤNG CÔNG THỨC VÀ HÀM CƠ BẢN ................................................ 76 5.1. Tạo công thức cơ bản ............................................................................................. 76 5.2. Sử dụng các hàm SUM, AVERAGE, ROUND ..................................................... 77 5.3. Sử dụng các hàm COUNT, COUNTIF, COUNTA ................................................ 78 5.4. Sử dụng các hàm IF, AND, OR .............................................................................. 80 5.5. Sử dụng một số hàm khác ....................................................................................... 81 BÀI 6: TẠO BIỂU ĐỒ .................................................................................................. 95 6.1. Tạo biểu đồ ............................................................................................................. 95 6.2. Hiệu chỉnh biểu đồ .................................................................................................. 99 BÀI 7: TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH CƠ BẢN ........................................................... 110 Tin học đại cương Trang 1 7.1. Các thao tác với slide ............................................................................................ 110 7.2. Sử dụng slide master ............................................................................................. 112 7.3. Chèn và hiệu chỉnh đối tượng cho slide ............................................................... 114 BÀI 8: SỬ DỤNG HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH CHIẾU BÀI THUYẾT TRÌNH .......... 120 8.1. Hiệu ứng cho đối tượng trên slide ........................................................................ 120 8.2. Hiệu ứng chuyển slide .......................................................................................... 122 8.3. Trình chiếu bài thuyết trình .................................................................................. 122 Tin học đại cương Trang 2 BÀI 1: SOẠN THẢO VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 1.1. Làm quen với phần mềm Microsoft word 1.1.1. Tạo file mới Để tạo file mới chúng ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào thực đơn (menu) File Bước 2. Chọn New Bước 3. Chọn Blank document Bước 4. Chọn Create Hình 1-1: Tạo file mới Ngoài ra, ta có thể tạo văn bản nhanh bằng tổ hợp phím tắt Ctrl+N. Ghi chú: Trong tài liệu này, các bước hướng dẫn từ 1 tới 4 như trên có thể được trình bày gọn lại như sau: Vào File  New  Blank Document  Create. 1.1.2. Ghi file Để ghi file văn bản ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào File  Save  Chọn đường dẫn (vị trí) lưu văn. Bước 2. Đặt tên file  Save. Hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+S để ghi file. Ghi chú: Nên đặt tên file dễ nhớ để tiện tra cứu, tìm kiếm khi cần; lưu file văn bản vào thư mục gợi nhớ, dễ quản lý; không nên đặt tên file là tiếng Việt có dấu. 1.1.3. Mở file Để mở file văn bản chúng ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào File  Open. Tin học đại cương Trang 3 Bước 2. Chọn đường dẫn (vị trí) có file văn bản cần mở  chọn văn bản cần mở  Open. 1.2. Định dạng trang văn bản Để định dạng trang văn bản chúng ta cần lưu tâm tới một số vấn đề như: kích thước trang văn bản, hướng của văn bản, khoảng cách lề, khoảng cách dòng, Để thiết lập kích thước trang văn bản chúng ta thực hiện như sau: Vào Page Layout  Size  Chọn các mẫu kích thước có sẵn trên danh sách (thường chọn mẫu A4). Để thiết lập hướng văn bản chúng ta thực hiện như sau: Vào Page Layout  Orientation  chọn hướng cho văn bản: Portrait – văn bản theo chiều dài trang giấy; Landscape – văn bản theo chiều ngang trang giấy. Để thiết lập khoảng cách lề ta thực hiện như sau: Vào Page Layout  Margins  Chọn các mẫu thiết lập có sẵn (nếu phù hợp) hoặc chọn Custom Margins để thiết lập thông số chi tiết cho các khoảng cách lề trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right), Để thiết lập khoảng cách dòng ta chọn menu Home  Line and Paragraph Spacing  Chọn các khoảng cách dòng trên danh sách mẫu có sẵn hoặc chọn Line Spacing Options  thiết lập thông số tại mục At của nhóm Spacing trên thẻ Indents and Spacing. 1.3. Định dạng văn bản Để định dạng văn bản, chúng ta kết hợp hài hòa, khoa học giữa các chức năng trong menu Home. Một số chức năng cơ bản trong menu Home như hình dưới đây: Nhóm Font, nhóm Paragraph, nhóm Styles,.. Hình 1-2: Menu Home Ghi chú: Di chuột và dừng lại ở cách chức năng (biểu tượng) chương trình sẽ hiện tên tiếng Anh và phím tắt của chức năng đó. 1.3.1. Nhóm Font Các chức năng chính của nhóm Font như sau: Tin học đại cương Trang 4 Hình 1-3: Nhóm Font Khi thiết lập Font chữ chúng ta cần lưu ý chọn kiểu Font chữ cho phù hợp với kiểu mã (code) của chương trình gõ tiếng Việt. Ví dụ: bộ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey,) có kiểu mã là Unicode thì Font chữ cũng phải chọn kiểu chữ Unicode. Khi đó chữ mới thể hiện đúng, nếu không, chữ có thể sẽ hiển thị không đúng hoặc không hiển thị được. Nếu Font chữ và bộ gõ không cùng kiểu mã thì có thể sẽ nhận được kết quả không mong muốn như hình dưới đây. Hình 1-4: Dòng 2 bị lỗi Font chữ và bộ gõ chưa đồng bộ Ở hình trên, dòng 1 thiết lập Font và bộ gõ cùng là Unicode nên văn bản hiện bình thường. Dòng 2, Font chữ Unicode nhưng bộ gõ lại thiết lập bảng mã ABC (tiêu chuẩn Việt Nam) nên dòng chữ không hiện đúng như mong muốn. Ghi chú: - Di chuột lên biểu tượng của các chức năng và chờ ít giây, hệ thống sẽ hiển thị tên chức năng, phím tắt của nó. - Các chức năng có thiết lập mở rộng sẽ có thêm biểu tượng bên cạnh - Hầu hết các chức năng khi kích hoạt/thiết lập sẽ được tô sáng, ta có thể kích chọn một lần nữa để hủy bỏ chức năng tương ứng. Hình 1-5: Kích hoạt hoặc hủy bỏ chức năng Bold - Nhấn vào biểu tượng ở góc dưới bên phải của nhóm Font để mở cửa sổ Font với nhiều thiết lập hơn. Tin học đại cương Trang 5 Hình 1-6: Mở cửa sổ Font 1.3.2. Nhóm Paragraph Các chức năng chính của nhóm Paragraph: Hình 1-7: Nhóm Paragraph 1.3.3. Nhóm Style Nhóm này có các mẫu định dạng thiết lập sẵn để chọn áp dụng cho đối tượng trong văn bản. Hình 1-8: Nhóm Styles Để tạo thêm các mẫu Style khác ta thao tác như sau: Thực hiện định dạng cho đối tượng mẫu  chọn chức năng More (mở danh sách các mẫu định dạng) trong nhóm Styles  Save Selection as a New Quick Style  đặt tên cho Style mới  Ok. Tin học đại cương Trang 6 1.4. Một số chức năng khác 1.4.1. Tiêu đề trên Để tạo tiêu đề trên ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Header (trong nhóm Header & Footer)  Chọn mẫu tiêu đề trên trong danh sách. Bước 2. Thực hiện biên soạn nội dung cho tiêu đề trên  chọn chức năng Closed Header & Footer trên thẻ Design để chuyển về chế độ soạn thảo nội dung văn bản như bình thường. Để loại bỏ tiêu đề trên ta vào menu Insert  Header  Remove Header. 1.4.2. Tiêu đề dưới Tương tự như tiêu đề trên, ta cũng có thể tạo tiêu đề dưới như sau: Vào menu Insert  Footer  Chọn mẫu Footer có trong danh sách. 1.4.3. Đánh số trang cho văn bản Để đánh số trang cho văn bản ta thực hiện như sau: Vào menu Insert  Page Number  Chọn vị trí sẽ chèn số trang (thường chọn Bottom of Page để chèn số trang vào phía dưới văn bản – tức là phần Footer). Ghi chú: các trang của văn bản sẽ tự động cập nhật, khi kích chọn vào số trang ta sẽ thấy có màu nền xám. 1.4.4. Sử dụng Tab Để tạo Tab ta thực hiện như sau: vào menu Home  Chọn Paragraph Dialog Box Launcher (biểu tượng ) trên nhóm Paragraph để mở cửa sổ Paragraph  Tabs  Nhập vị trí muốn tạo Tab trên mục Tab stop position  Lựa chọn kiểu canh lề Tab trên mục Alignment  chọn kiểu hiển thị Tab trên mục Leader  Set. Có thể thao tác lặp lại nhiều lần để tạo ra nhiều Tab tại các vị trí khác nhau rồi nhấn OK. Tin học đại cương Trang 7 Hình 1-9: Tạo và thiết lập Tab Để thay đổi thông tin cho Tab nào ta phải chọn Tab đó trên danh sách Tab  thay đổi thông tin  Set. Ngoài ra, ta có thể tạo Tab ngay trên thanh thước kẻ như sau: Chọn kiểu canh lề Tab ở phía bên trái của thanh thước ngang (biểu tượng )  Nhấp đúp vào vị trí muốn tạo Tab trên thanh thước sẽ tạo và mở cửa sổ Tabs  Thiết lập các thông số  Set  Ok. Ghi chú: Theo mặc định, đơn vị sử dụng trong Microsoft Word thường là inch; ta có thể thay đổi đơn vị này thành cm, mm cho tiện thao tác: Vào menu File  Options  Advanced  chọn Millimeters trong mục Show measurements in units of của nhóm Display  Ok. Hình 1-10: Thay đổi đơn vị đo Tin học đại cương Trang 8 B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Soạn thảo đoạn văn bản như hình dưới đây. Hình 1-11: Thực hành 1 - bài tập 1 Trong đó: a) Tạo văn bản mới trình bày trên khổ giấy A4; văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy (định hướng bản in theo chiều dài); Font chữ Times New Roman; cỡ chữ 13; Khoảng cách lề: lề trên (cách mép trên) 20 mm, lề dưới (cách mép dưới) 20 mm, lề trái (cách mép trái) 30 mm, lề phải (cách mép phải) 15 mm. b) Hiển thị số dòng của văn bản (các số từ 1 đến 14 như hình trên). c) Dòng 1, 2: Canh lề giữa, chữ đậm. d) Dòng 3, 8: Chữ nghiêng, đậm; cách lề 5 mm. e) Dòng 7: Gạch chân chữ “cơ quan, tổ chức” f) Các dòng 4 đến 5, 9 đến 14: Văn bản cách đều hai bên; thụt đầu dòng mỗi đoạn tương ứng. g) Ghi văn bản vào ổ đĩa C:/ với tên file là “TH1-baitap1.docx” Hướng dẫn: a) Tạo văn bản mới trình bày trên khổ giấy A4; văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy (định hướng bản in theo chiều dài); Font chữ Times New Roman; cỡ chữ 13; Khoảng cách lề: lề trên (cách mép trên) 20 mm, lề dưới (cách mép dưới) 20 mm, lè trái (cách mép trái) 30 mm, lề phải (cách mép phải) 15 mm.: Bước 1. File  New  Blank Document  Create (hoặc nhấn Ctrl+N) để tạo văn bản mới. Bước 2. Vào Page Layout  Size  chọn A4 trên danh sách mẫu khổ giấy. Tin học đại cương Trang 9 Hình 1-12: Thiết lập khổ giấy A4 Bước 3. Vào Page Layout  Orientation  chọn Portrait để trình bày văn bản theo chiều dài trang giấy A4 Bước 4. Vào Page Layout  Margins  Custom Margins  Thiết lập các thông số chi tiết cho các khoảng cách lề như yêu cầu: trên (top) = 20 mm, dưới (bottom) = 20 mm, trái (left) = 30 mm, phải (right) = 15 mm. Hình 1-13: Thiết lập lề cho văn bản. Bước 5. Thiết lập Font chữ Times New Roman; cỡ chữ 13. Hình 1-14: Thiết lập Font chữ, cỡ chữ b) Hiển thị số dòng của văn bản (các số từ 1 đến 14 như hình trên): Bước 6. Page Layout  Line Numbers trong nhóm Page Setup (biểu tượng )  chọn Restart Each Page để hiện thị số dòng lặp lại theo từng trang. Tin học đại cương Trang 10 Hình 1-15: Hiển thị số dòng Ghi chú: Trong tài liệu này sẽ luôn thiết lập chế độ hiển thị dòng văn bản để tiện theo dõi. Chế độ này không ảnh hưởng tới nội dung của văn bản. c) Dòng 1, 2: Canh lề giữa, chữ đậm: Bước 7. Vào menu Home  chọn Bold (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+B) để viết chữ đậm. Bước 8. Home  Center (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+E) để canh lề giữa. d) Dòng 3, dòng 8: Chữ nghiêng, đậm; cách lề 5 mm: Bước 9. Home  chọn Bold (Ctrl+B) để viết chữ đậm. Bước 10. Home  chọn Italic (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+I) để viết chữ nghiêng. Bước 11. Ta có thể thiết lập khoảng thụt đầu dòng 5mm bằng cách mở cửa sổ Paragraph (biểu tượng ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph)  nhập 5mm ở mục By. Hình 1-16: Thiết lập khoảng cách đầu dòng Ngoài ra, ta có thể thiết lập First Line Indent (biểu tượng ) trên thanh thước kẻ ở mức 5mm để thụt đầu dòng 5mm. Tin học đại cương Trang 11 Hình 1-17: Thiết lập First Line Indent Ghi chú: Nếu thanh thước kẻ chưa hiện ra thì ta kích hoạt chức năng Ruler trên menu View. Hình 1-18: Bật thanh thước kẻ e) Dòng 7: Gạch chân chữ “cơ quan, tổ chức”: Bước 12. Chọn chữ “cơ quan, tổ chức”  Home  Underline (hoặc chọn biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+U) để gạch chân chữ. f) Các dòng 4 đến 5, 9 đến 14: Văn bản cách đều hai bên; thụt đầu dòng mỗi đoạn tương ứng: Bước 13. Home  Justify trên nhóm Paragraph (chọn biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+J) để văn bản canh đều hai bên. Bước 14. Nhấn Tab tại các dòng 4, 9 để thụt đầu dòng. g) Ghi văn bản vào ổ đĩa C:/ với tên file là “TH1-baitap1.docx”: Bước 15. Vào File  Save  chọn vị trí lưu trữ là ổ đĩa C  nhập tên file “TH1-baitap1” vào mục File name  chọn kiểu định dạng là “.docx” ở mục Save as type để có những ưu điểm mới của Microsoft word 2010  Save. Tin học đại cương Trang 12 Hình 1-19: Ghi file Bài tập 2: Soạn thảo đoạn văn bản như hình dưới đây. Hình 1-20: Thực hành 1 - bài tập 2 Trong đó: a) Tạo văn bản mới trình bày trên khổ giấy A4; trình bày theo chiều dài của trang giấy; Font chữ Times New Roman; cỡ chữ 13; Khoảng cách lề: lề trên 20 mm, lề dưới 20 mm, lề trái 30 mm, lề phải 15 mm; văn bản thụt vào đầu dòng 5mm b) Hiển thị số dòng của văn bản (các số từ 1 đến 15 như hình trên). c) Dòng 1: Chữ đậm. d) Dòng 2,3, 10: Danh sách có thứ tự (Numbering); chữ nghiêng. Tin học đại cương Trang 13 e) Các dòng 4 đến 9, 11: Danh sách có thứ tự; văn bản cách đều hai bên. f) Các dòng 12 đến 15, 11: Danh sách không có thứ tự (kiểu gạch đầu dòng); văn bản cách đều hai bên g) Ghi văn bản vào Documents với tên file là “TH1-baitap2.docx” Hướng dẫn: Bước 1. Nhấn Ctrl+N để tạo văn bản mới. Bước 2. Vào Page Layout  Size  chọn A4. Bước 3. Vào Page Layout  Orientation  chọn Portrait Bước 4. Vào Page Layout  Margins  Custom Margins  Thiết lập top = 20 mm, bottom = 20 mm, left = 30 mm, right = 15 mm. Bước 5. Thiết lập Font chữ kiểu Times New Roman; cỡ chữ 13. Bước 6. Thiết lập First Line Indent (biểu tượng ) trên thanh thước kẻ ở mức 5mm để thụt đầu dòng 5mm Bước 7. Page Layout  Line Numbers trong nhóm Page Setup  chọn Restart Each Page để hiện thị số dòng lặp lại theo từng trang. Bước 8. Dòng 1: nhấn Ctrl+B để viết chữ đậm. Bước 9. Nhấn Ctrl+J để canh lề đều hai bên. Bước 10. Dòng 2: Vào menu Home  Numbering (xem thiết lập danh sách có thứ tự như ở Hình 1-7)  chọn kiểu đánh số tương ứng trong danh sách. Ngoài ra chúng ta có thể gõ “1. “ hệ thống sẽ tự nhận dạng kiểu đánh số. Lưu ý: thiết lập First Line Indent (biểu tượng trên thanh thước kẻ) là 5mm; Left Indent (biểu tượng ) là 0mm. Bước 11. Nhấn Ctrl+I để tạo chữ nghiêng. Bước 12. Dòng 10: Thao tác tương tự như với dòng 2. Ngoài ra chúng ta có thể gõ “2. “ hệ thống sẽ tự nhận dạng kiểu đánh số. Trong trường hợp hệ thống không tự động nhận dạng đây là mục số 2 thì ta có thể thiết lập số cho dòng này như sau: Home  Numbering (phần mũi tên tam giác quay xuống ) Set Numbering Value  thiết lập giá trị Set value to là 2. Bước 13. Các dòng từ 4 đến 9: Vào menu Home  Numbering  chọn kiểu tương ứng trong danh sách. Ngoài ra chúng ta có thể gõ “a. “ hệ thống sẽ tự nhận dạng kiểu đánh số. Bước 14. Dòng 11: tương tự như dòng 4. Tuy nhiên, nếu hệ thống không tự động nhận dạng đây là mục a thì ta có thể thiết lập lại chỉ mục này (Set Numbering Value) bằng cách tương tự như với dòng 10 ở trên. Bước 15. Dòng 12: Vào menu Home  Bullets (xem thiết lập danh sách không có thứ tự như ở Hình 1-7) chọn kiểu tương ứng trong danh sách. Nếu trong danh sách không có sẵn kiểu gạch đầu dòng như đề bài thì ta có thể thiết lập như sau: Home  Bullets  Define New Bullet  Symbol  tìm và chọn ký tự gạch đầu dòng  Ok. Bước 16. Sau khi hoàn tất soạn thảo và định dạng văn bản, chúng ta vào File  Save (hoặc biểu tượng )  chọn vị trí lưu file là Documents  nhập tên file “TH1-baitap2”  chọn kiểu định dạng “.docx” ở mục Save as type  Save để ghi văn bản. Tin học đại cương Trang 14 Bài tập 3: Soạn thảo đoạn văn bản như hình dưới đây. Hình 1-21: Thực hành 1 - bài tập 3 Trong đó: a) Tạo văn bản mới trình bày trên khổ giấy A4; trình bày theo chiều dài của trang giấy; Font chữ Times New Roman; cỡ chữ 13; Khoảng cách lề: lề trên 25 mm, lề dưới 25 mm, lề trái 25 mm, lề phải 25 mm; văn bản thụt vào đầu dòng 5mm; khoảng giãn dòng là 1.5 b) Tạo tiêu đề trên với nội dung là “Tài liệu ôn tập tổng hợp” và tạo đường viền dưới như hình trên. c) Tạo và sử dụng style cho các dòng 2,5,8 (đặt tên là “style1”). d) Tạo “style2” tương tự chữ “đại số sơ cấp” ở dòng 2. Áp dụng style cho các dòng 6 và 9 như hình trên. e) Tạo và sử dụng “style3” cho các dòng 4,7. f) Ghi văn bản vào Document với tên “TH1-baitap3.docx”. Hướng dẫn: Bước 1. Nhấn Ctrl+N. Bước 2. Page Layout  Size  chọn A4. Bước 3. Page Layout  Orientation  chọn Portrait Bước 4. Page Layout  Margins  Custom Margins  Thiết lập top = 25 mm, bottom = 25 mm, left = 25 mm, right = 25 mm. Bước 5. Thiết lập Font chữ kiểu Times New Roman; cỡ chữ 13. Bước 6. Home  Line and Paragraph Spacing  chọn khoảng giãn dòng là 1.5 Bước 7. Thiết lập First Line Indent (biểu tượng ) là 5mm; Left Indent (biểu tượng ) là 0mm. Bước 8. Vào menu Insert  Header  Edit Header  Nhập và định dạng cho dòng chữ “Tài liệu ôn tập tổng hợp”. Tin học đại cương Trang 15 Bước 9. Vào Home  Boder and Shading  chọn Bottom Boder để tạo đường viền dưới cho tiêu đề trên. Hình 1-22: Tạo tiêu đề trên Bước 10. Vào menu Design  Close Header and Footer để chuyển về chế độ soạn thảo nội dung văn bản. Hình 1-23: Đóng chế độ soạn thảo Header and Footer Bước 11. Dòng 1: Nhấn Ctrl+E để canh lề giữa  Nhấn Ctrl+B để viết chữ đậm  vào menu Home  Text Highline Color để đánh dấu màu vàng cho dòng 1. Bước 12. Dòng 2: Home  Numbering  chọn mẫu tương ứng để tạo danh sách có thứ tự  Nhấn Ctrl+B. Chú ý thiết lập First Line, Left Indent như ở bước 7. Bước 13. Tạo Style1: vào menu Home  chọn More (biểu tượng ) trong nhóm Styles  Save Selection as a New Quick style  đặt tên là “Style1”  OK. Hình 1-24: Tạo Style1 Bước 14. Dòng 3, chữ “đại số sơ cấp”: Ctrl+U để tạo gạch chân chữ  Home  Font Color  chọn màu xanh (Blue). Tin học đại cương Trang 16 Hình 1-25: Thiết lập màu chữ Bước 15. Vào menu Home  chọn More  Save Selection as a New Quick style  đặt tên là “Style2”  OK. Bước 16. Dòng 4: Nhấn Ctrl+E để canh lề giữa  Home  Font Color  chọn màu đỏ (Red)  menu Home  Supperscripts (biểu tượng ) để viết chỉ số trên cho chữ x2. Bước 17. Tạo Style2: vào menu Home  chọn More (biểu tượng ) trong nhóm Styles  Save Selection as a New Quick style  đặt tên là “Style2”  OK. Bước 18. Dòng 5: Áp dụng Style1 vừa tạo ở trên: menu Home  More trong nhóm Styles  chọn kiểu Style1 để áp dụng. Bước 19. Dòng 6: chữ “đại số sơ cấp” áp dụng Style2: menu Home  More  chọn kiểu Style2. Bước 20. Dòng 7: menu Home  More  kiểu Style3; vào menu Home  Supperscripts (biểu tượng ) để viết chỉ số trên cho chữ x3, x2. Bước 21. Áp dụng Style1 cho dòng 8, Style2 cho chữ “oxy” và “hydro” của dòng 9. Bước 22. Vào menu Home  Subscripts (biểu tượng ) để viết chỉ số dưới cho chữ H2O. Bước 23. Vào menu Home  Save  chọn vị trí lưu là Documents  đặt tên file là “TH1-baitap3”  chọn kiểu định dạng “.docx” ở mục Save as type  Save. Bài tập 4: Ứng dụng Tab để tạo đoạn văn bản như sau: Tin học đại cương Trang 17 Hình 1-26: Thực hành 1 - bài tập 4 Hướng dẫn: Bước 1. Tại dòng 1: nhấn Ctrl+B, Ctrl+E để tạo chữ đậm, canh lề giữa. Bước 2. Tại dòng 4: vào menu Home  Chọn Paragraph Dialog Box Launcher (biểu tượng ) trên nhóm Paragraph  Tabs để mở cửa sổ Tabs  Nhập “8cm” trên mục Tab stop position  chọn Left trên mục Alignment  chọn kiểu “2..” trên mục Leader  Set Bước 3. Tiếp tục nhập 13cm cho mục Tab stop position  chọn Left  chọn kiểu “2..”  Set. Bước 4. Nhập 16cm cho mục Tab stop position  chọn Right  chọn kiểu “2..”  Set  Ok. Bước 5. Nhấn phím Tab trên bàn phím sẽ chuyển lần lượt tới các Tab 8cm, 13cm, 16.5cm. Bước 6. Từ dòng 4, nhấn Enter xuống dòng 5 thì 3 Tab vừa tạo vẫn còn. Ta có thể xóa bỏ Tab 13cm tại dòng 5 bằng cách mở sửa sổ Tabs  chọn Tab 13cm trên danh sách  Clear  Ok. Bước 7. Thực hiện tương tự với dòng 6 để có 2 Tab tại vị trí 8cm và 16.5cm. C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 5: Soạn thảo trang văn bản như sau: Hình 1-27: Thực hành 1 - bài tập 5 Tin học đại cương Trang 18 Gợi ý: - Tạo Header; sử dụng Borders and Shading để tạo đường kẻ (chú ý: chọn chức năng Close Header and Footer để chuyển sang chế độ soạn thảo nội dung thông thường) - Dòng 1,2: Chữ đậm; canh lề giữa. - Dòng 3: Chữ đậm; danh sách Numbering; nên tạo Style cho định dạng này để sử dụng về sau (đặt tên là “Muc cap 0”) - Dòng 4: Chữ đậm; Multilevel List; tạo style đặt tên là “Muc cap 1” - Dòng 5: Chữ đậm; chữ nghiêng; Multilevel List cấp 2; tạo Style đặt trên là “Muc cap 2” - Dòng 7: Sử dụng Numbering  Define New Number Format  Nhập chữ “Bước” phía trước số tự động trong mục Number Format; tạo Style đặt tên là “Buoc” Hình 1-28: Viết nội dung phí trước danh sách - Dòng 8, 9: Sử dụng Style “Buoc” vào tạo ở trên Bài tập 6: Soạn thảo trang văn bản như sau: Tin học đại cương Trang 19 Hình 1-29: Thực hành 1 - bài tập 6 Gợi ý: - Dòng 1: Canh lề giữa, chữ đậm. - Dòng 3: Chữ “Kính gửi”: Thụt đầu dòng; chữ nghiêng, gạch chân; Sử dụng Tab trái cho chữ “Khoa Công nghệ Thông tin,” - Dòng 4: Sử dụng Tab trái. - Các dòng 6-10 sử dụng Tab trái và Tab phải - Dòng 13: chữ nghiêng; sử dụng Tab giữa - Dòng 14: sử dụng Tab giữa Bài tập 7: Thực hiện soạn thảo trang văn bản như hình dưới đây. Trong đó: Hướng văn bản theo chiều dài khổ A4; Font chữ Times New Roman; cỡ chữ 14; khoảng dãn dòng 1.5; thụt đầu dòng 1cm; khoảng cách lề: trái= 3cm, phải 1.5cm, trên= 3cm, dưới 3cm. Tin học đại cương Trang 20 Hình 1-30: Thực hành 1 - bài tập 7 Tin học đại cương Trang 21 BÀI 2: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 2.1. Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh Để chèn hình ảnh vào vị trí hiện tại ta làm như sau: Vào menu Insert  Picture  chọn đường dẫn tới thư mục chứa file ảnh  chọn file ảnh cần chèn  Insert. Khi chọn ảnh trên văn bản sẽ xuất hiện menu Format hỗ trợ xử lý ảnh: Nhóm Adjust – hiệu chỉnh màu sắc, nền; nhóm Picture Style – mẫu định dạng hiệu ứng cho ảnh; nhóm Arrange – Sắp xếp thứ tự/vị trí hiển thị ảnh; nhóm Size – thay đổi kích thước, xén ảnh. Hình 2-1: Menu Format ảnh Ghi chú: Menu Format ảnh chỉ xuất hiện khi ta kích chọn vào ảnh. Khi kích chọn vào văn bản thì menu này sẽ tự ẩn đi. 2.2. Chèn và chiệu chỉnh hình vẽ Để chèn hình vẽ vào vị trí hiện tại ta làm như sau: Vào menu Insert  Shapes  chọn mẫu Shape  vẽ hình. Hình 2-2: Format Shape Tin học đại cương Trang 22 Chúng ta có thể thêm chữ cho Shape bằng cách: nhấp chuột phải lên hình Shape  Edit Text. 2.3. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Để chèn lưu đồ ta thực hiện như sau: Vào menu Insert  SmartArt  chọn kiểu lưu đồ  Ok  Nhập các thông tin cho lưu đồ. Với lưu đồ, ta cũng có menu Format để định dạng tương tự như với Shape. Ngoài ra, còn có thêm menu Design để thiết kế các kiểu lưu đồ. 2.4. Chèn ký tự đặc biệt Để chèn các ký tự đặc biệt (symbol) ta thực hiện như sau: Vào menu Insert  Symbol  Chọn các ký tự có trên danh sách. Hình 2-3: Chèn ký tự đặc biệt Nếu ký tự muốn chèn không có trong danh sách ở trên, ta vào More Symbol  Thiết lập Font chữ (thường chọn là Symbol)  chọn ký tự có trong Font chữ đó  Insert. Tin học đại cương Trang 23 Hình 2-4: Chèn các ký tự khác 2.5. Chèn công thức toán học Để chèn công thức toán học ta thực hiện như sau: Vào menu Insert  Equation  Chọn các kiểu cấu trúc của công thức trong nhóm Structures và nhập công thức. Hình 2-5: Chèn công thức toán học Ghi chú: các ký tự đặc biệt có thể chọn trong nhóm Symbol trên menu Design của công thức. Tin học đại cương Trang 24 B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Chèn ảnh và viết ghi chú cho ảnh như hình dưới đây. Hình 2-6: Thực hành 2 - bài tập 1 Trong đó: - Ảnh chim cánh cụt và sa mạc có tại thư mục C:/Pictures. - Cắt xén hai hình ảnh và trình bày với kích thước chiều rộng là 5cm; canh lề giữa. - Viết ghi chú cho hình ảnh (sử dụng chức năng tạo ghi chú đánh số tự động – caption). Hướng dẫn: Bước 1. Vào menu Insert  Picture  chọn đường dẫn tới file hình ảnh  chọn hình ảnh chim cánh cụt  Insert. Bước 2. Trên menu Format  chọn Crop trong nhóm Size  Crop to Shape  chọn mẫu Oval để xén ảnh kiểu Oval Tin học đại cương Trang 25 Hình 2-7: Chọn kiểu xén ảnh dạng Oval Bước 3. Nhập “5cm” ở mục Shape Width trên nhóm Size. Bước 4. Nhấn Ctrl+E để canh lề giữa Bước 5. Nhấp chuột phải lên hình ảnh chim cánh cụt  Insert Caption  New Lable  viết chữ “Hình”  Ok  Ok  Nhập nội dung ghi chú cho hình ảnh. Hình 2-8: Thêm nhãn ghi chú cho hình ảnh Ghi chú: các ghi chú cho hình ảnh mặc định có kiểu Style là Caption, ta có thể thay đổi định dạng của kiểu Style này cho phù hợp với yêu cầu của văn bản. Bước 6. Vào Insert  Picture  chọn file ảnh sa mạc  Insert. Tin học đại cương Trang 26 Bước 7. Trên menu Format  Chọn Crop trong nhóm Size  kéo các điểm mốc xén để xén ảnh như yêu cầu của bài tập  nhấp chuột vào chức năng Crop để kết thúc quá trình xén. Hình 2-9: Xén hình ảnh Bước 8. Nhập “5cm” ở mục Shape Width trên nhóm Size. Bước 9. Nhấn Ctrl+E để canh lề giữa Bước 10. Nhấp chuột phải lên hình ảnh sa mạc  Insert Caption  Trong mục Label của Option, chọn nhãn “Hình” đã tạo ở trên  Ok  Nhập nội dung ghi chú cho hình ảnh. Ghi chú: Hệ thống sẽ tự động đánh số thứ tự 1, 2,. cho hình ảnh khi sử dụng chức năng Caption. Bài tập 2: Trình bày trang văn bản như hình dưới đây: Tin học đại cương Trang 27 Hình 2-10: Thực hành 2 – bài tập 2 Hướng dẫn: Bước 1. Vào menu Insert  Shapes  chọn mẫu Shape là Horizontal Scroll trên danh sách  thực hiện vẽ hình Shape. Hình 2-11: Chọn mẫu Shape Bước 2. Chọn mẫu Style cho Shape như hình sau Hình 2-12: Sử dụng Style cho Shape Bước 3. Nhấp chuột phải lên hình Shape vừa vẽ  chọn Add Text để soạn thảo và định dạng nội dung cho dòng chữ trong Shape. Tin học đại cương Trang 28 Hình 2-13: Viết chữ lên Shape Bài tập 3: Sử dụng SmartArt thiết kế sơ đồ tổ chức của cơ quan như hình sau: Hình 2-14: Thực hành 2 – bài tập 3 Hướng dẫn: Bước 1. Vào menu Insert  SmartArt  chọn kiểu SmartArt trong danh sách mẫu. Tin học đại cương Trang 29 Hình 2-15: Chọn kiểu Smart Art Bước 2. Nhập nội dung và định dạng cho văn bản trong mỗi cấp tương ứng. Bước 3. Chọn kiểu Style trên nhóm SmartArt Style của menu Design Hình 2-16: Chọn kiểu SmartArt Style Ghi chú: Nhấn Shift + Enter để ngắt chữ “tổ chức” xuống dòng dưới. Bước 4. Nhấn Add Shape trong nhóm Create Graphic trên menu Design  chọn Add Shape Below để bổ sung Shape mới vào sau vị trí hiện tại. Tin học đại cương Trang 30 Hình 2-17: Bổ sung thêm Shape Ghi chú: Với Shape “Phó giám đốc” ta chọn kiểu Add Assistant khi Add Shape. Bước 5. Với Shape “Giám đốc” chọn kiểu Style trong nhóm Style Shape trên menu Format là “Subtle Effect – Orange, Accent 6” Hình 2-18: Style cho Shape “Giám đốc” Bước 6. Với Shape “Phó giám đốc” chọn kiểu Style trong nhóm Style Shape trên menu Format là “Subtle Effect – Olive Green, Accent 3”. Ghi chú: Chọn Text Pane trong nhóm Create Graphic của menu Design để mở hộp thoại soạn sửa nội dung cho Smart Art (chú ý các ký hiệu cấp và nhánh con). Bài tập 4: Viết dòng văn bản như hình sau: Hình 2-19: Thực hành 2 – bài tập 4 Tin học đại cương Trang 31 Hướng dẫn: Để viết các ký hiệu đặc biệt như dòng văn bản ở trên ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Symbol  Chọn các ký tự α, ≥, β, . có trên danh sách. Hình 2-20: Chèn ký tự α Bước 2. Các ký tự ,  cần chèn không có trên danh sách như Hình 2-20 thì ta vào menu Insert  Symbol  More Symbols  chọn Font “Symbol”  chọn ký tự   Insert  tìm chọn ký tự   Insert  Close. Hình 2-21: Chèn các ký tự khác Bài tập 5: Soạn thảo trang văn bản như sau: Tin học đại cương Trang 32 Hình 2-22: Thực hành 2 – bài tập 5 Hướng dẫn: Bước 1. Dòng 1: Vào menu Home  Numbering  chọn kiểu danh sách phù hợp  Nhấn Ctrl+B. Bước 2. Dòng 2, dòng 3: Vào menu Home  Bullets  chọn kiểu dạch đầu dòng. Bước 3. Dòng 4: Vào menu Insert  Equation  nhập “S = “  menu Design  chọn Integral trong nhóm Structures  chọn kiểu Integral phù hợp trên danh sách các mẫu có sẵn. Hình 2-23: Chèn công thức dạng Integral Bước 4. Nhập a, b tại các vị trí số 1, 2 của Integal như trên Hình 2-23. Tại vị trí số 3, vào Bracket trên menu Design và chọn kiểu Bracket tương ứng. Tin học đại cương Trang 33 Hình 2-24: Chèn công thức dạng Bracket Bước 5. Tại vị trí số 1 của Bracket như trên Hình 2-24, ta vào Script trên menu Design  chọn kiểu Script phù hợp  Nhập “y”, “c” vào vị trí tương ứng. Thao tác tương tự để tạo yc’ Hình 2-25: Chèn công thức Script Ghi chú: Sử dụng phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển qua các ô được dễ dàng. Trong khi nhập công thức, vùng tô xám tượng trưng cho cùng một ô tương đương. Tin học đại cương Trang 34 C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 6: Soạn thảo trang văn bản như hình dưới đây: Hình 2-26: Thực hành 2 – bài tập 6 Gợi ý: - Dòng 1: sử dụng Numbering; chữ đậm. - Chèn ảnh con ngựa; tạo ghi chú (Caption) cho ảnh. Lưu ý: tạo nhãn (Label) “Ảnh”. - Chèn ảnh con bò; tạo ghi chú, chọn nhãn “Ảnh” vừa tạo ở trên. Bài tập 7: Tạo hình Shape có nội dung như sau: Hình 2-27: Thực hành 2 – bài tập 7 Gợi ý: - Chèn Shape với mẫu “Striped Right Arrow” (biểu tượng ) - Áp dụng Style “Subtle Effect – Olive Green, Accent 3” cho Shape - Add Text với nội dung “Đi theo lối này” Tin học đại cương Trang 35 - Định dạng cho đoạn chữ: đậm, màu đỏ. Lưu ý: Bỏ khoảng cách phía dưới của chữ: Remove Space Affter Paragraph (trong Line and Paragraph Spacing của menu Home) để chữ không bị lệch lên trên. Bài tập 8: Sử dụng SmartArt thiết kế sơ đồ tổ chức cho đơn vị như hình sau: Hình 2-28: Thực hành 2 – bài tập 8 Gợi ý: - Chèn SmartArt với kiểu “Circle Picture Hierarchy” - Nhập nội dung và định dạng cho các Shape - Chèn ảnh cho các Shape bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng của Shape tương ứng. Bài tập 9: Soạn thảo đoạn văn bản như sau: Hình 2-29: Thực hành 2 – bài tập 9 Gợi ý: - Sử dụng Equation để viết các công thức toán học; không đưa nội dung chữ “đồng biến trên” vào trong công thức. - Nếu các ký tự đặc biệt không hiện sẵn trong nhóm Symbol thì có thể thay đổi/bổ sung bằng cách vào: More trong nhóm Symbol của menu Design  chọn danh mục ký tự đặc biệt hiện ra trên danh sách (ví dụ chọn Arrow để hiện các kiểu mũi tên). Tin học đại cương Trang 36 Hình 2-30: Hiển thị danh sách các kiểu mũi tên Bài tập 10: Soạn thảo đoạn văn bản như sau: Hình 2-31: Thực hành 2 – bài tập 10 Gợi ý: - Dấu căn bậc hai ta sử dụng Equation, không sử dụng Symbol. Tin học đại cương Trang 37 BÀI 3: THAO TÁC VỚI BẢNG BIỂU A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 3.1. Tạo bảng, xóa bảng Để tạo bảng ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Table Bước 2. Thiết lập số hàng, cột của bảng cần tạo. Hình 3-1: Tạo bảng Ghi chú: Nếu bảng cần tạo có nhiều hàng, cột thì ta có thể vào menu Insert  Table  Insert Table  thiết lập số hàng (Number of rows), số cột (Number of columns)  Ok. Menu Layout của bảng hỗ trợ các chức năng hiệu chỉnh bảng. Hình 3-2: Menu Layout của bảng Để xóa bảng, ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn bảng cần xóa  menu Layout  Delete Bước 2. Chọn Delete Table. Tin học đại cương Trang 38 Hình 3-3: Xóa bảng 3.2. Hiệu chỉnh bảng Thêm hàng, cột: Bước 1. Vào menu Layout Bước 2. Trong nhóm Rows and Columns chọn chức năng tương ứng: Insert Above (chèn thêm hàng lên trên); Insert Below (chèn thêm hàng xuống dưới); Insert Left (chèn thêm cột bên trái); Insert Right (chèn thêm cột bên phải). Xóa hàng, cột: Bước 1. Chọn hàng, cột cần xóa Bước 2. Vào menu Layout  Delete Bước 3. Chọn chức năng tương ứng: Delete Rows (xóa hàng); Delete Columns (xóa cột). Gộp ô: Bước 1. Chọn các ô cần gộp Bước 2. Vào menu Layout  Merge cells Tách ô: Bước 1. Chọn ô cần tách Bước 2. Vào menu Layout  Split cells Bước 3. Nhập số hàng (Number of rows), số cột (Number of columns) cần tách  Ok. 3.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng Trên menu Design của bảng có sẵn một số mẫu định dạng (Table Styles), ta có thể chọn và sử dụng các mẫu có sẵn này. Hình 3-4: Sử dụng Table Styles Tin học đại cương Trang 39 Để đặt màu nền cho bảng ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn vị trí của bảng cần thay đổi màu nền. Bước 2. Vào menu Design  Shading trên nhóm Table Styles  chọn màu. Hình 3-5: Thiết lập màu nền Để thay đổi nhanh kiểu, màu sắc, kích thước của đường viền ta sử dụng các chức năng trong nhóm Draw Borders như hình dưới đây. Hình 3-6: Nhóm Draw Borders Để thiết lập các thông tin chi tiết cho đường viền ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn vị trí cần thiết lập của bảng Bước 2. Vào menu Layout  Borders  Borders and Shading.. Bước 3. Thiết lập các thông tin định dạng cho bảng  Ok Tin học đại cương Trang 40 Hình 3-7: Cửa sổ thiết lập Borders and Shading 3.4. Một số tính năng khác 3.4.1. Sắp xếp văn bản trong bảng Để sắp xếp văn bản trong bảng ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn những dòng cần sắp xếp Bước 2. Vào menu Layout  Sort (biểu tượng ) trên nhóm Data Bước 3. Chọn cột cần sắp  nội dung được sắp dạng: Text – văn bản; Number – số; Date – ngày tháng  chọn kiểu sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending)  Ok. Tin học đại cương Trang 41 Hình 3-8: Sắp xếp văn bản trong bảng 3.4.2. Quay hướng chữ Để quay hướng chữ ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn ô muốn quay hướng chữ  Vào menu Layout Bước 2. Chọn Text Direction trong nhóm Alignment Hình 3-9: Quay hướng chữ 3.4.3. Thiết lập hàng tiêu đề lặp lại Để thiết lập hàng tiêu đề lặp lại khi nội dung của bảng ở các trang khác nhau ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn hàng muốn lặp lại (phải bao gồm cả hàng 1 của bảng). Bước 2. Vào menu Layout  Repeat Header Rows trên nhóm Data Tin học đại cương Trang 42 Hình 3-10: Thiết lập hàng tiêu đề lặp lại B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Tạo bảng lịch ôn tập gồm 5 cột, 2 hàng như hình dưới đây: Hướng dẫn: Bước 1. Vào menu Insert  Table  chọn 5 cột, 2 hàng. Hình 3-11: Tạo bảng 5 cột 2 hàng Bước 2. Nhập nội dung cho bảng  chọn cả bảng  vào menu Layout  chọn Align Center để canh lề chính giữa cho văn bản. Hình 3-12: Canh lề chính giữa cho văn bản trong bảng Bước 3. Chọn hàng 1 của bảng  Ctrl+B để tạo chữ đậm. Tin học đại cương Trang 43 Bài tập 2: Tạo bảng thống kê độ che phủ như hình dưới đây: Bảng 3-1: Thống kê độ che phủ Hướng dẫn: Bước 1. Vào menu Insert  Table  chọn 5 cột, 6 hàng. Bước 2. Chọn hàng 1 và hàng 2 của bảng  Design  Shading  chọn “Dark Blue, Text 2, Lighter 80%”. Hình 3-13: Thiết lập màu nền cho hàng 1 và 2 Bước 3. Chọn hàng 1 và 2 cột 1  vào menu Layout  Merge Cells để gộp thành 1 ô. Hình 3-14: Gộp 2 hàng thành 1 Tin học đại cương Trang 44 Bước 4. Chọn hàng 1 và 2 cột 2  nhấn F4 để thực hiện lại thao tác định dạng gần nhất (Merge Cells) Bước 5. Chọn cột 3 và cột 4 hàng 1  F4 Bước 6. Chọn hàng 1 và 2 cột 5  F4. Kết quả sẽ được như sau: Bước 7. Nhập nội dung cho bảng. Bước 8. Chọn cả bảng  thiết lập Font chữ “Times New Roman” với cỡ chữ 13  Vào menu Layout  chọn Align Center để canh lề chính giữa cho toàn bộ văn bản trong bảng. Bước 9. Với hàng 1, 2 ta nhấn Ctrl+B để viết chữ đậm. Bước 10. Với chữ “(triệu ha)” và “(%)” nhấn Ctrl+I để tạo chữ nghiêng, Ctrl+B để bỏ chữ đậm. Bước 11. Với các hàng 3, 4, 5, 6 vào menu Layout  thiết lập độ cao “1cm” ở mục Table Row Height trong nhóm Cell Size. Bước 12. Vào menu References  Insert Caption  New Label  nhập chữ “Bảng”  Ok  Ok  Nhập nội dung ghi chú cho bảng. Hình 3-15: Tạo ghi chú cho bảng Tin học đại cương Trang 45 Bước 13. Chọn dòng ghi chú  thực hiện định dạng: Font chữ “Times New Roman”, cỡ chữ 13, Ctrl+I để tạo chữ nghiêng, Ctrl+E để canh lề giữa. Bài tập 3: Ứng dụng bảng trong việc trình bày Quốc hiệu và tên cơ quan tổ chức như hình dưới đây: Hình 3-16: Thực hành 3 – bài tập 3 Hướng dẫn: Bước 1. Tạo bảng gồm 2 cột: Insert  Table  chọn 1 hàng, 2 cột. Bước 2. Chọn bảng  thiết lập Font chữ “Times New Roman”, cỡ chữ 13 Bước 3. Vào Layout  Align Center để canh lề giữa. Bước 4. Với dòng 1 “BỘ NỘI VỤ” của cột 1  nhấn Ctrl+B để in đậm chữ. Bước 5. Với dòng 1 “Số 01/2011/TT-BNV” của cột 1  nhấn Ctrl+I để tạo chữ nghiêng. Bước 6. Sử dụng Shapes để vẽ dòng kẻ ngang nét liền, không sử dụng lệnh Underline: Vào Insert  Shapes  Line  nhấn giữ phím Shift trong quá trình vẽ để dòng kẻ được thẳng. Hình 3-17: Vẽ dòng kẻ ngang Bước 7. Thực hiện tương tự với cột thứ 2 của bảng ta sẽ được như sau: Tin học đại cương Trang 46 Ghi chú: Dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” có cỡ chữ 14 (lớn hơn dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM”). Nếu dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM” bị xuống dòng thì ta có thể tăng chiều rộng của cột 2 lên, giảm chiều rộng của cột 1 cho phù hợp. Bước 8. Bỏ đường viền của bảng bằng cách: Chọn bảng  Design  Borders  No Border. Hình 3-18: Bỏ đường viền của bảng Bước 9. Các dòng “THÔNG TƯ”, “Hướng dẫn.”: ta thực hiện định dạng chữ đậm Ctrl+B và canh lề giữa Ctrl+E. Tin học đại cương Trang 47 C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 4: Ứng dụng bảng để soạn thảo đoạn văn bản như sau: Hình 3-19: Thực hành 3 – bài tập 4 Gợi ý: - Tạo bảng 2 cột để viết Quốc hiệu và tên cơ quan tổ chức. - Sử dụng Line để vẽ đường kẻ ngang bên dưới chữ. - Đặt cỡ chữ 12, chia lại độ rộng 2 cột cho phù hợp. Riêng dòng chữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chứ 13. Bài tập 5: Tạo bảng chữ viết tắt như sau (chú ý thứ tự từ viết tắt được sắp xếp theo bảng chữ cái). Hình 3-20: Thực hành 3 – bài tập 5 Gợi ý: - Tạo bảng 7 hàng, 3 cột - Canh lề giữa, viết chữ đậm cho hàng 1 của bảng - Đặt màu nền “White, Background 1, darker 5%” Tin học đại cương Trang 48 - Sử dụng chức năng Sort (biểu tượng ) trên menu Layout để sắp xếp theo bảng chữ cái. Bài tập 6: Tạo bảng chương trình khung như sau: Hình 3-21: Thực hành 3 – bài tập 6 Gợi ý: - Tạo bảng 9 hàng, 7 cột. - Tô màu nền cho hàng 1, cột 1. - Gộp 4 hàng đầu của cột 1; gộp 5 hàng sau của cột 1. - Quay chữ cho cột 1. - Chọn Font chữ, cỡ chữ, canh lề, viết chữ đậm, chữ nghiêng như yêu cầu. - Thay đổi độ rộng từng cột cho phù hợp. Bài tập 7: Xây dựng bảng kế hoạch làm việc như sau: Hình 3-22: Thực hành 3 – bài tập 7 Tin học đại cương Trang 49 Bài tập 8: Soạn thảo giấy báo kết quả học tập của sinh viên như sau: Hình 3-23: Thực hành 3 – bài tập 8 Tin học đại cương Trang 50 BÀI 4: TẠO MỤC LỤC TRANG TỰ ĐỘNG VÀ IN ẤN A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 4.1. Tạo mục lục trang tự động Để tạo mục lục trang tự động ta thực hiện như sau: Bước 1. Tạo và sử dụng các style trong văn bản. Ví dụ tạo và sử dụng 2 style là: “Muc cap 1“, “Muc cap 2“. Bước 2. Tại vị trí muốn chèn mục lục ta vào menu References  Table of Contents  Insert Table of Contents Hình 4-1: Chèn mục lục tự động Bước 3. Trên tab Table of Contents  chọn Options  Xóa bỏ các mục style được đánh số 1, 2,.. trên cột TOC level (thông thường style Heading 1, Heading 2, ... được đánh số TOC level sẵn)  Thiết lập TOC level cho các style mà ta muốn xuất hiện trong mục lục. Ví dụ ở trên ta vừa tạo style “Muc cap 1“, “Muc cap 2“, giờ ta đánh số 1, 2 tương ứng cho nó ở TOC level  Ok  Ok ta sẽ được mục lục bao gồm các nội dung có sử dụng 2 style trên. Tin học đại cương Trang 51 Hình 4-2: Thiết lập TOC level 4.2. Tạo danh mục hình ảnh Để tạo danh mục hình ảnh ta thực hiện như sau: Bước 1. Chèn các hình ảnh vào văn bản  Tạo chi chú tự động cho ảnh (sử dụng style Caption). Sau khi hoàn tất việc soạn văn bản và chèn hình ảnh ta chuyển sang bước 2 để tạo mục lục hình ảnh. Bước 2. Vào menu References  Insert Table of Figures Bước 3. Trên thẻ Table of Figures, ta chọn nhãn hình đã sử dụng ở bước 1  Ok Tin học đại cương Trang 52 Hình 4-3: Tạo danh mục hình 4.3. Tạo danh mục bảng Danh mục bảng cũng tương tự như danh mục hình vừa thao tác ở trên. Lưu ý: trong bước chọn nhãn để tạo danh mục, ta sẽ chọn nhãn đã áp dụng cho bảng. 4.4. In ấn văn bản Để in văn bản ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu File  Print Bước 2. Chọn máy in sẽ in tài liệu  chọn số bản in  Print. Một số lưu ý khi in (Hình 4-4): - Chọn đúng máy in (mục 1) - In tất cả các trang hay chỉ in trang chẵn, lẻ (mục 2) - Nếu chỉ muốn in một số trang thì nhập trang cần in vào phần Pages (mục 3) - Thiết lập hướng giấy in ngang hay dọc (mục 4) - Kiểm tra khổ giấy cho phù hợp với trang văn bản, khay giấy,... (mục 5) - In 1 hay nhiều trang trên 1 tờ giấy in (mục 6) Tin học đại cương Trang 53 Hình 4-4: Thiết lập thông tin trước khi in Tin học đại cương Trang 54 B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Soạn văn bản như sau: Hình 4-5: Thực hành 4 – bài tập 1a Tạo mục lục tự động cho văn bản trên tương tự như sau: Hình 4-6: Thực hành 3 – bài tập 1b Tin học đại cương Trang 55 Hướng dẫn: Bước 1. Soạn văn bản tương tự như Hình 4-5. Trong đó các mục 1, 2 sử dụng style “Muc cap 1”, “Muc cap 2” tương ứng. Hình 4-7: Tạo và sử dụng style cho văn bản Bước 2. Xuống cuối văn bản, viết và định dạng chữ “MỤC LỤC”  xuống dòng Bước 3. Vào menu vào menu References  Table of Contents  Insert Table of Contents. Bước 4. Trên tab Table of Contents  chọn Options  Xóa bỏ các mục style Heading 1, Heading 2, ... đã đánh số 1, 2,... trên cột TOC level. Bước 5. Thiết lập TOC level tương ứng là 1, 2 cho các style “Muc cap 1“, “Muc cap 2“  Ok  Ok. Tin học đại cương Trang 56 Hình 4-8: Thiết lập TOC level cho style Muc cap 1 và Muc cap 2 Ta sẽ có kết quả là mục mục của các nội dung có sử dụng style “Muc cap 1”, “Muc cap 2”. Mặc định mục lục sẽ được áp dụng style “TOC 1”, ta có thể thay đổi định dạng style này để áp dụng cho mục lục. Bài tập 2: Tạo danh mục hình cho văn bản như sau: Hình 4-9: Thực hành 4 – bài tập 2 Trong đó, hình 1 và 2 có trong văn bản ở trang 2 như hình dưới đây: Tin học đại cương Trang 57 Hình 4-10: Hình ảnh trong văn bản bài tập 2 Hướng dẫn: Bước 1. Ở trang 2 của văn bản, ta chèn hình ảnh con ngựa: vào menu Insert  Picture  chọn file ảnh con ngựa  Insert  căn chỉnh để ảnh con ngựa vào chính giữa văn bản (Ctrl+E). Bước 2. Chọn ảnh con ngựa  Nhấp chuột phải lên ảnh con ngựa  Insert Caption  New Label  nhập chữ “Hình”  Ok  Ok  Viết nội dung cho ghi chú “Con ngựa”. Tin học đại cương Trang 58 Hình 4-11: Thêm nhãn “Hình” Bước 3. Chọn dòng ghi chú vừa tạo  thiết lập Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, in nghiêng (Ctrl+I), canh lề giữa (Ctrl+E)  Nhấp chuột phải lên style Caption trên danh mục Style của menu Home chọn Update Caption to Match Selection để cập nhật định dạng mới cho style Caption. Hình 4-12: Cập nhật định dạng cho style Caption Tin học đại cương Trang 59 Bước 4. Với hình con bò sữa ta thực hiện tương tự như trên: vào menu Insert  Picture  chọn ảnh con bò sữa  Insert Bước 5. Nhấp chuột phải lên ảnh con bò sữa  chọn Insert Caption  chọn nhãn “Hình” có sẵn trên mục Label của cửa sổ Caption  Ok  Nhập nội dung cho ghi chú “Con bò sữa”. Hình 4-13: Chèn hình và viết ghi chú cho hình Bước 6. Tại vị trí muốn tạo danh mục hình ta vào menu Reference  Insert Table of Figures Bước 7. Trên thẻ Table of Figures, ta chọn nhãn “Hình“ vừa tạo ở bước trước  Ok. Tin học đại cương Trang 60 Hình 4-14: Tạo danh mục cho nhãn hình Bước 8. Thay đổi định dạng cho style Hyperlink để có danh mục hình có định dạng như yêu cầu. Ghi chú: Nếu trên máy tính không có sẵn ảnh con ngựa, còn bò sữa thì ta có thể sử dụng ảnh khác để minh họa cho thao tác. Bài tập 3: Tạo danh mục bảng biểu như hình sau: Hình 4-15: Thực hành 4 – bài tập 3 Trong đó, bảng 1 và 2 có trong văn bản ở trang 2 như hình dưới đây: Tin học đại cương Trang 61 Hình 4-16: Các bảng thể hiện trong văn bản bài tập 3 Hướng dẫn: Bước 1. Vào menu Insert  Table  chọn 4 hàng, 5 cột để tạo bảng tổng hợp sinh viên giỏi (bảng 1). Bước 2. Nhập nội dung và thực hiện định dạng cho bảng 1. Bước 3. Chọn bảng 1  nhấp chuột phải lên bảng 1  Insert Caption  New label  nhập “Bảng”  Ok  chọn “Above selected item” trong mục Position để tạo ghi chú ở phía trên của bảng  Ok Hình 4-17: Tạo ghi chú cho bảng 1 Bước 4. Nhập nội dung “Tổng hợp sinh viên giỏi khoa CNTT” cho bảng 1 và thực hiện định dạng cho ghi chú này  cập nhật định dạng cho style Caption (style của ghi chú bảng). Bước 5. Thực hiện tương tự với bảng 2 ta sẽ được 2 bảng như Hình 4-6. Bước 6. Tại vị trí muốn tạo danh mục bảng ta vào menu Reference  Insert Table of Figures Bước 7. Trên thẻ Table of Figures, ta chọn nhãn “Bảng“ vừa tạo ở bước trước  Ok. Tin học đại cương Trang 62 Hình 4-18: Tạo danh mục bảng Bước 8. Thực hiện định dạng cho style Hyperlink (style của danh mục bảng vừa tạo) như yêu cầu tại Hình 4-15 . Tin học đại cương Trang 63 C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 4: Tạo mục lục tự động cho văn bản tương tự như sau: Hình 4-19: Thực hành 4 – bài tập 4 Gợi ý: - Soạn nội dung, tạo và áp dụng style cho các phần cần tạo mục lục (Ví dụ: chương, mục 1.1, 1.2,) - Insert Table of Contents và thiết lập giá trị TOC level cho các style đó. - Trang sẽ được đánh tự động theo thực tế của văn bản (có thể khác so với Hình 4-19) Bài tập 5: Tạo danh mục hình cho văn bản tương tự như sau: Hình 4-20: Thực hành 4 – bài tập 5 Gợi ý: - Chèn hình vào văn bản tại các trang 5, 6, 8. - Tạo ghi chú tự động cho các hình (tạo và áp dụng nhãn “Hình”) - Insert Table of Figures và chọn nhãn “Hình” Tin học đại cương Trang 64 Bài tập 6: Tạo danh mục bảng biểu cho văn bản tương tự như sau: Hình 4-21: Thực hành 4 – bài tập 6 D. BÀI LUYỆN TẬP TỔNG HỢP PHẦN MICROSOFT WORD: Bài tập 7: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-22: Thực hành 4 – bài tập 7 Tin học đại cương Trang 65 Bài tập 8: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-23: Thực hành 4 – bài tập 8 Tin học đại cương Trang 66 Bài tập 9: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-24: Thực hành 4 – bài tập 9 Tin học đại cương Trang 67 Bài tập 10: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-25: Thực hành 4 – bài tập 10 Tin học đại cương Trang 68 Bài tập 11: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-26: Thực hành 4 – bài tập 11 Tin học đại cương Trang 69 Bài tập 12: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-27: Thực hành 4 – bài tập 12 Tin học đại cương Trang 70 Bài tập 13: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-28: Thực hành 4 – bài tập 13 Tin học đại cương Trang 71 Bài tập 14: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-29: Thực hành 4 – bài tập 14 Tin học đại cương Trang 72 Bài tập 15: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-30: Thực hành 4 – bài tập 15 Tin học đại cương Trang 73 Bài tập 16: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-31: Thực hành 4 – bài tập 16 Tin học đại cương Trang 74 Bài tập 17: Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự như sau: Hình 4-32: Thực hành 4 – bài tập 17 Tin học đại cương Trang 75 Bài tập 18: Soạn thảo và định dạng văn bản như sau: Hình 4-33: Thực hành 4 – bài tập 18 Tin học đại cương Trang 76 BÀI 5: SỬ DỤNG CÔNG THỨC VÀ HÀM CƠ BẢN A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 5.1. Tạo công thức cơ bản Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Công thức có thể nhập tại ô bảng tính hoặc nhập trên thanh công thức Formula Bar. Phải nhập kí tự “=” trước khi nhập nội dung công thức. Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện tính toán và trả về giá trị cho ô bảng tính tương ứng. Ví dụ: Muốn tính Thành tiền = Số lượng * Đơn giá, chúng ta nhập công thức vào ô E2 như sau: =C2 * C2 Sau khi nhập nội dung công thức, ta nhấn Enter thì Excel sẽ thực hiện tính toán và hiển thị kết quả tại ô E2. Hình 5-1: Viết công thức trong Excel Để sửa nội dung của ô ta nhấp đúp vào ô đó hoặc chọn ô và nhấn F2 hoặc chọn ô rồi sửa nội dung trên thanh công thức Formula Bar. Với mỗi ô được xác định thông qua chỉ số hàng, cột  gọi là địa chỉ của ô. Trong Excel sử dụng 3 dạng địa chỉ là: địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp: - Địa chỉ tương đối là địa chỉ có chỉ số hàng, chỉ số cột tự động thay đổi khi ta sao chép công thức. Ví dụ trên Hình 5-1, khi ta sao chép công thức từ ô E2 xuống ô E3 thì công thức của ô E3 sẽ là: “=C3+D3”. Ở đây, địa chỉ C3, D3 là địa chỉ tương đối. - Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ cố định chỉ số hàng, chỉ số cột. Có nghĩa là 2 chỉ số này sẽ không thay đổi khi ta sao chép công thức. Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ có thêm kí tự “$” vào trước mỗi chỉ số hàng, cột. Ví dụ: $C$3 là địa chỉ tuyệt đối. - Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ kết của địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Có nghĩa là, một chỉ số của địa chỉ cố định, chỉ số còn lại có thể thay đổi khi sao chép công thức. Ví dụ: $C3 là địa chỉ hôn hợp, địa chỉ này cố định chỉ số cột C, còn chỉ số hàng có thể thay đổi. Nhận biết một số thông báo lỗi khi sử dụng công thức: Tin học đại cương Trang 77 - Lỗi ##### xảy ra khi chiều rộng cột không đủ lớn để hiển thị nội dung. Sửa lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ. - Lỗi #VALUE! xảy ra do người sử dụng dữ liệu hoặc toán tử tham gia vào công thức không đúng yêu cầu của công thức. Ví dụ: công thức số học lại áp dụng tính trên ô chữa dữ liệu văn bản, - Lỗi #DIV/0! xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô không có dữ liệu. - Lỗi #NAME? xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong công thức. - Lỗi #N/A xảy ra do không có dữ liệu để tính toán - Lỗi #NUM! xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ liệu tham gia vào công thức 5.2. Sử dụng các hàm SUM, AVERAGE, ROUND 5.2.1. Hàm SUM Hàm SUM, một trong những hàm lượng giác và toán học, cộng các giá trị. Bạn có thể cộng các giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi ô hay kết hợp cả ba. Cú pháp: SUM(number1,[number2],...) Trong đó: - number1 (bắt buộc): Số đầu tiên bạn muốn thêm vào. Số đó có thể là 4, tham chiếu ô như B6, hoặc ô phạm vi như B2:B8. - number2-255 (tùy chọn): Đây là số thứ hai mà bạn muốn cộng. Bạn có thể chỉ định tối đa 255 số bằng cách này. Ví dụ 1: =SUM(A2:A10) Công thức nàytính tổng giá trị các ô từ A2 đến A10. Ví dụ 2: =SUM(A2:A10, C2:C10) Công thức này tính tổng giá trị các ô từ A2 đến A10 cộng với từ C2 đến C10. 5.2.2. Hàm AVERAGE Hàm AVERAGE trả về trung bình cộng của các đối số. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A20 có chứa số, thì công thức =AVERAGE(A1:A20) trả về trung bình của các số này. Cú pháp: AVERAGE(number1, [number2], ...) Trong đó: - number1 (bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình. - number2-255 (tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa 255. Ví dụ 1: =AVERAGE(A2:A6) Tin học đại cương Trang 78 Công thức này tính trung bình của các số trong các ô từ A2 tới A6. Ví dụ 2: =AVERAGE(A2:A6, 5) Công thức này tính trung bình của các số trong các ô từ A2 tới A6 và số 5. 5.2.3. Hàm ROUND Hàm ROUND làm tròn một số tới một số chữ số đã xác định. Ví dụ, nếu ô A1 chứa 23,7825 và bạn muốn làm tròn giá trị đó tới hai vị trí thập phân, bạn có thể dùng công thức sau: =ROUND(A1, 2) Kết quả của hàm này là 23,78. Cú pháp: ROUND(number, num_digits) Trong đó: - number (bắt buộc): Số mà bạn muốn làm tròn. - num_digits (bắt buộc): Số chữ số mà bạn muốn làm tròn số tới đó. Nếu num_digits lớn hơn 0 (không), thì số được làm tròn tới số vị trí thập phân được chỉ định; nếu num_digits bằng 0, thì số được làm tròn tới số nguyên gần nhất; nếu num_digits nhỏ hơn 0, thì số được làm tròn sang bên trái dấu thập phân. Ví dụ 1: =ROUND(2.15, 1) Công thức này sẽ làm tròn 2.15 tới một vị trí thập phân, kết quả sẽ là 2.2 Ví dụ 2: Giả sử kết quả hàm SUM(A2:A10) trả về giá trị 7.243 thì =ROUND(SUM(A2:A10),1) sẽ trả về kết quả là 7.2 5.3. Sử dụng các hàm COUNT, COUNTIF, COUNTA 5.3.1. Hàm COUNT Hàm COUNT đếm số lượng ô có chứa các số, đồng thời đếm các số có trong danh sách tham đối. Sử dụng hàm COUNT để biết số mục nhập trong trường số nằm trong phạm vi hoặc dãy số. Cú pháp: COUNT(value1, [value2], ...) Trong đó: - value1 (bắt buộc): Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số. - value2-255 (tùy chọn): tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số, tối đa 255. Ghi chú: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến các kiểu dữ liệu khác nhau nhưng chỉ các số mới được đếm. Ví dụ 1: Bạn có thể nhập công thức sau để đếm số trong phạm vi A1:A20 =COUNT(A1:A20) Tin học đại cương Trang 79 5.3.2. Hàm COUNTIF Sử dụng COUNTIF, một trong các hàm thống kê, để đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí; ví dụ như để đếm số sinh viên có tên là “Hương“ xuất hiện trong danh sách lớp. Cú pháp: COUNTIF(range, criteria) Trong đó: - range (bắt buộc): Nhóm các ô mà bạn muốn đếm. Phạm vi có thể chứa số, mảng, phạm vi có tên hoặc tham chiếu có chứa số. Các giá trị trống và giá trị văn bản được bỏ qua. - criteria (bắt buộc): Số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản xác định ô nào sẽ được đếm. Lưu ý: đưa criteria vào trong dấu nháy kép ““. Ví dụ 1: =COUNTIF(A2:A5,"hoa quả") Công thức này đếm số ô có chứa “hoa quả“ trong các ô từ A2 tới A5. Ví dụ 2: =COUNTIF(B2:B5,">=8") Công thức này đếm số ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 8 trong các ô từ B2 tới B5. Nếu cần thống kê theo nhiều điệu kiện khác nhau ta có thể sử dụng hàm COUNTIFS để kết hợp các điều kiện. Cú pháp như sau: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, ...) Ví dụ 3: =COUNTIF(A2:A5,"hoa quả", B2:B5,">=8") Công thức này đếm số ô có chứa chữ “hoa quả“ trong các ô từ A2 tới A5 đồng thời giá trị các trong ô từ B2 tới B5 phải lớn hơn hoặc bằng 8. Ở đây criteria_range1 là A2:A5; criteria1 là “hoa quả“, criteria_range2 là B2:B5; criteria2 là “>=8“. 5.3.3. Hàm COUNTA Hàm COUNTA đếm số ô không trống trong một phạm vi. Hàm COUNTA đếm các ô chứa bất kỳ kiểu thông tin nào, gồm cả giá trị lỗi và văn bản trống (""). Ví dụ, nếu phạm vi chứa một công thức trả về chuỗi trống, thì hàm COUNTA sẽ đếm giá trị đó. Hàm COUNTA không đếm các ô trống. Cú pháp: COUNTA(value1, [value2], ...) Trong đó: - value1 (bắt buộc): Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm. - value2-255 (tùy chọn): Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số. Ví dụ: =COUNTA(A2:A7) Công thức này đếm số ô không trống trong các ô từ A2 tới A7. Tin học đại cương Trang 80 5.4. Sử dụng các hàm IF, AND, OR 5.4.1. Hàm IF Hàm IF là một trong các hàm phổ biến nhất trong Excel, và cho phép bạn so sánh lô-gic giữa một giá trị và những gì bạn mong đợi. Cú pháp: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]) Trong đó: - logical_test (bắt buộc): Điều kiện bạn muốn kiểm tra. - value_if_true (bắt buộc): Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là TRUE (đúng). - value_if_false (tùy chọn): Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là FALSE (không đúng). Ví dụ: =IF(D2>=5,“Đạt“,“Không đạt“) Công thức này kiểm tra giá trị tại ô D2; nếu giá trị đó lớn hơn hoặc bằng 5 thì trả về kết quả là “Đạt“, nếu không thì trả về kết quả là “Không đạt“. 5.4.2. Hàm AND Sử dụng hàm AND để xác định nếu tất cả các điều kiện trong một phép kiểm tra là TRUE. Hàm AND trả về TRUE nếu tất cả các đối số định trị là TRUE, và trả về FALSE nếu một hoặc nhiều đối số định trị là FALSE. Cú pháp: AND(logical1, [logical2],...) Trong đó: - logical1 (bắt buộc): Điều kiện đầu tiên mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE. - logical2-255 (tùy chọn): Điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE, lên tới tối đa 255 điều kiện. Ví dụ 1: = AND(A2>1,A2<100) Công thức này hiển thị TRUE (đúng) nếu A2 lớn hơn 1 và nhỏ hơn 100, nếu không nó sẽ hiển thị FALSE (sai). Một trong những cách dùng thường gặp của hàm AND là để mở rộng tính hữu dụng của các hàm thực hiện các kiểm nghiệm lô-gic. Ví dụ, hàm IF thực hiện kiểm nghiệm lô-gic rồi trả về một giá trị nếu kiểm nghiệm là TRUE và một giá trị khác nếu kiểm nghiệm là FALSE. Bằng cách dùng hàm AND làm đối số logical_test của hàm IF, bạn có thể kiểm nghiệm nhiều điều kiện khác nhau thay vì chỉ một điều kiện. Ví dụ 2: =IF(AND(C3>=8,C3<9),“Điểm giỏi“) Công thức này hiển thị “Điểm giỏi“ nếu như giá trị ô C3 lớn hơn hoặc bằng 8 và nhỏ hơn 9. Tin học đại cương Trang 81 5.4.3. Hàm OR Sử dụng hàm OR để xác định nếu bất kỳ điều kiện trong một phép kiểm tra là TRUE. Hàm OR trả về TRUE nếu bất kỳ đối số của nó đánh giá là TRUE, và trả về FALSE nếu tất cả các đối số định trị là FALSE. Cú pháp: OR (logical1, [logical2],...) Trong đó: - logical1 (bắt buộc): Điều kiện đầu tiên mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE. - logical2-255 (tùy chọn): Điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE, lên tới tối đa 255 điều kiện. Ví dụ 1: = OR(A2>1,A2<100) Công thức này hiển thị TRUE nếu A2 lớn hơn 1 hoặc nhỏ hơn 100; nếu không nó sẽ hiển thị FALSE. Tương tự như hàm AND, hàm OR cũng thường được sử dụng trong biểu thức điều kiện của hàm IF. Ví dụ 2: =IF(OR(C310),“Nhập sai điểm thi“) Công thức trên kiểm tra giá trị tại ô C3, nếu giá trị nhỏ hơn không hoặc lớn hơn 10 thì trả về kết quả là “Nhập sai điểm thi“. 5.5. Sử dụng một số hàm khác 5.5.1. Hàm MAX Hàm MAX trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị. Cú pháp: MAX(number1, [number2], ...) Trong đó: - number1 là bắt buộc, các số tiếp theo là tùy chọn. number1-255 là số mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó. Ví dụ: =MAX(A2:A6) Công thức này trả về giá trị lớn nhất trong phạm vi A2:A6. 5.5.2. Hàm MIN Hàm MIN trả về giá trị nhỏ nhất trong tập giá trị. Cú pháp: MIN(number1, [number2], ...) Trong đó: - number1 là bắt buộc, các số tiếp theo là tùy chọn. number1-255 là số mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó. Ví dụ: =MIN(A2:A6) Tin học đại cương Trang 82 Công thức này trả về giá trị nhỏ nhất trong phạm vi A2:A6. B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Cho bảng tính như sau: Hình 5-2: Thực hành 5 – bài tập 1 Yêu cầu: a) Tạo file bảng tính mới, nhập và định dạng bảng tính. b) Tính tổng điểm của từng môn tại các ô D8, E8, F8. c) Tính điểm cao nhất của từng môn tại các ô D9, E9, F9. d) Tính điểm thấp nhất của từng môn tại các ô D10, E10, F10. e) Tính điểm trung bình của mỗi thí sinh tại các ô G4, G5, G6, G7. f) Ghi file bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT1.xlsx” Hướng dẫn: a) Định dạng bảng tính: Bước 1. Vào menu File  New  Blank workbook  Create. Bước 2. Chọn các ô A1:G1  chọn Merge & Center trên nhóm Alignment của menu Home để gộp các ô này. Thực hiện tương tự để gộp các ô A2:A3; B2:B3; C2:C3; D2:F2; G2:G3; A8:C8; A9:C9; A10:C10. Bước 3. Chọn các ô A1:G10  thiết lập Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, canh lề chính giữa (Middle Align và Center). Tin học đại cương Trang 83 Hình 5-3: Thiết lập Font chữ và canh lề cho các ô A1:G10 Bước 4. Chọn các ô A4:C7  chọn Align Text Left để canh lề trái. Bước 5. Chọn các ô C8:C10  chọn Align Text Right để canh lề phải. Bước 6. Chọn các ô A1:G3  nhấn Ctrl+B để tạo chữ đậm. Bước 7. Chọn các ô A2:G3  chọn Fill Color  chọn màu “Blue, Accent 1, Lighter 80%” để đặt màu nền. Hình 5-4: Thiết lập màu nền cho các ô A2:G3 b) Tính tổng điểm của từng môn tại các ô D8, E8, F8. Sử dụng hàm SUM để tính tổng điểm. Bước 8. Tại ô D8 nhập công thức: =SUM(D4:D7) Tin học đại cương Trang 84 Hình 5-5: Tính tổng điểm tại ô D8 Bước 9. Tại ô E8 nhập công thức: =SUM(E4:E7) Bước 10. Tại ô F8 nhập công thức: =SUM(F4:F7) c) Tính điểm cao nhất của từng môn tại các ô D9, E9, F9. Sử dụng hàm MAX để tính điểm cao nhất. Bước 11. Tại ô D9 nhập công thức: =MAX(D4:D7) Hình 5-6: Tính điểm cao nhất tại ô D9 Bước 12. Sao chép công thức tại ô D9 sang ô E9, F9 bằng chức năng Copy, Paste hoặc nhấp chuột vào góc dưới bên phải của ô D9 và kéo sang các ô E9, F9. Tin học đại cương Trang 85 Hình 5-7: Sao chép công thức ô D9 sang các ô E9, F9 d) Tính điểm thấp nhất của từng môn tại các ô D10, E10, F10. Sử dụng hàm MIN để tính điểm thấp nhất Bước 13. Tại ô D10 nhập công thức: =MIN(D4:D7) Bước 14. Tại ô E10 nhập công thức: =MIN(E4:E7) Bước 15. Tại ô F10 nhập công thức: =MIN(F4:F7) e) Tính điểm trung bình của mỗi thí sinh tại các ô G4, G5, G6, G7 (làm tròn đến 1 chữ số thập phân). Sử dụng hàm AVERAGE để tính điểm trung bình; sử dụng hàm ROUND để làm tròn. Bước 16. Tại ô G4 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D4:F4),1) Hình 5-8: Tính điểm trung bình tại ô G4 Tin học đại cương Trang 86 Bước 17. Tại ô G5 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D5:F5),1) Bước 18. Tại ô G6 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D6:F6),1) Bước 19. Tại ô G7 nhập công thức: =ROUND(AVERAGE(D7:F7),1) f) Ghi file bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT1.xlsx” Vào menu File  Save  nhập tên file “C:/BTTH/TH5-BT1.xlsx” vào mục File name; chú ý mục Save As Type đặt là Excel Workbook (*.xlsx)  Save. Bài tập 2: Cho bảng lương tháng 9-2016 của công ty như sau: Hình 5-9: Thực hành 5 – bài tập 2 Yêu cầu: a) Tính phụ cấp cho nhân viên. Biết rằng phụ cấp bằng 10% lương chính. b) Thêm cột “Lễ tết” vào trước cột “Tổng lương”. Tính lễ tết tháng 9 cho nhân viên (nghỉ Quốc Khánh). Biết rằng nếu lương chính trên 400000 thì lễ tết là 80000, còn lại thì lễ tết là 50000 c) Tính tổng lương của nhân viên. Biết rằng tổng lương gồm lương chính, phụ cấp, thưởng và lễ tết. d) Sử dụng chức năng AutoSum để tính tổng các cột lương chính, phụ cấp, thưởng, lễ tết và tổng lương. e) Ghi bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT2.xlsx” Hướng dẫn: a) Tính phụ cấp cho nhân viên. Biết rằng phụ cấp bằng 10% lương chính. Bước 1. Tại ô D3 nhập công thức: =10%*C3 Tin học đại cương Trang 87 Hình 5-10: Tính phụ cấp cho nhân viên Thực hiện tương tự để tính phụ cấp cho các nhân viên còn lại. Gợi ý: sao chép công thức! b) Thêm cột “Lễ tết” vào trước cột “Tổng lương”. Tính lễ tết tháng 9 cho nhân viên (nghỉ Quốc Khánh). Biết rằng nếu lương chính trên 400000 thì lễ tết là 80000, còn lại thì lễ tết là 50000. Bước 2. Tại cột “Tổng lương”  vào menu Home  Insert (trong nhóm Cell)  Insert Sheet Colums để thêm cột vào bên phải cột “Tổng lương”  Nhập nội dung “Lễ tết” vào cột vừa thêm. Hình 5-11: Thêm cột “Lễ tết” Bước 3. Tại ô F3 nhập công thức tính lễ tết như sau: =IF(C3>400000,80000,50000) Tin học đại cương Trang 88 Hình 5-12: Tính lễ tết cho nhân viên Sao chép công thức để tính lễ tết cho các nhân viên còn lại. c) Tính tổng lương của nhân viên. Biết rằng tổng lương gồm lương chính, phụ cấp, thưởng và lễ tết. Bước 4. Tại ô G3 nhập công thức: =SUM(C3:F3) Hình 5-13: Tính tổng lương cho nhân viên Sao chép công thức để tính tổng lương cho các nhân viên còn lại. d) Sử dụng chức năng AutoSum để tính tổng các cột lương chính, phụ cấp, thưởng, lễ tết và tổng lương. Bước 5. Tại ô C3  chọn chức năng AutoSum trên nhóm Editing của menu Home  nhấn Enter để thực hiện công thức. Tin học đại cương Trang 89 Hình 5-14 Quan sát trên thanh công thức ta sẽ thấy Excel tự động thêm công thức SUM và xác định vùng tính tổng (C3:C6) cho ô C3: Hình 5-15: Tính tổng lương chính các nhân viên của công ty Sao chép công thức để tính tổng các cột còn lại. e) Ghi bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT2.xlsx”. Bước 6. Vào menu File  Save  nhập tên file “C:/BTTH/TH5-BT2.xlsx” vào mục File name; chú ý mục Save As Type đặt là Excel Workbook (*.xlsx)  Save. Tin học đại cương Trang 90 Bài tập 3: Cho bảng tính điểm rèn luyện như sau: Hình 5-16: Thực hành 5 – bài tập 3 Yêu cầu: a) Tạo file bảng tính mới, nhập và định dạng bảng tính. b) Tính tổng điểm cho sinh viên c) Thực hiện xếp loại cho sinh viên dựa vào tổng điểm rèn luyện như sau: - Từ 90 đến 100 điểm: loại xuất sắc; - Từ 80 đến dưới 90 điểm: loại tốt; - Từ 65 đến dưới 80 điểm: loại khá; - Từ 50 đến dưới 65 điểm: loại trung bình; - Từ 35 đến dưới 50 điểm: loại yếu; - Dưới 35 điểm: loại kém. d) Thống kê từng loại hạnh kiểm (các ô D13:D15 và ô I13:I15) và tính tỉ lệ % tương ứng (các ô E13:E15 và ô J13:J15). Hướng dẫn: a) Tạo file bảng tính mới, nhập và định dạng bảng tính. Bước 1. Thực hiện định dạng như yêu cầu. Lưu ý: - Font cữ, cỡ chữ; chữ đậm, chữ nghiêng; canh lề trái, phải và giữa. - Gộp các ô tương ứng như yêu cầu - Sử dụng Line để vẽ đường gạch chân Tin học đại cương Trang 91 Hình 5-17: Vẽ đường gạch chân - Thực hiện xoay chữ tại các ô E7:I7 Hình 5-18: Xoay chữ b) Tính tổng điểm cho sinh viên. Bước 2. Tại ô J8 nhập công thức như sau: =SUM(E8:I8) Copy công thức sang các ô J9:J11 c) Thực hiện xếp loại cho sinh viên dựa vào tổng điểm rèn luyện. Bước 3. Tại ô K8 nhập công thức như sau: =IF(J8>=90,"Xuất sắc",IF(J8>=80,"Tốt",IF(J8>=65,"Khá",IF(J8>=50,"T.Bình", IF(J8>=35,"Yếu",IF(J8>=34,"Kém")))))) Ghi chú: đảm bảo số lượng mở/đóng ngoặc phải tương đương. Tin học đại cương Trang 92 Hình 5-19: Xếp loại hạnh kiểm cho sinh viên Copy công thức sang các ô K9:K11 d) Thống kê từng loại hạnh kiểm và tính tỉ lệ % tương ứng. Bước 4. Tại ô D13 nhập công thức như sau: =COUNTIF($K$8:$K$11,C13) Copy công thức sang các ô D14:D15; I13:I15. Ghi chú: ở công thức trên, địa chỉ $K$8:$K$11 là địa chỉ cố định để khi copy công thức sang các ô khác thì vùng đếm (range) của hàm COUNTIF vẫn không thay đổi. Bước 5. Tại ô E13 nhập công thức: =D13/$A$11 Copy công thức sang các ô E14:E15; J13:J15. Ghi chú: ở công thức trên, địa chỉ $A$11 là địa chỉ cố định để khi copy công thức sang các ô khác thì mẫu số luôn là số sinh viên của lớp (số thứ tự cuối cùng). C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 4: Cho bảng điểm học tập của lớp 9A2 như sau: Hình 5-20: Thực hành 5 – bài tập 4 Tin học đại cương Trang 93 Yêu cầu: a) Tạo bảng tính mới, nhập thông tin và định dạng như hình trên. b) Tính điểm điểm trung bình chung theo hệ số (TBC), làm tròn 1 chữ số thập phân. c) Thống kê số học sinh không được lên lớp (có TBC <5) d) Thống kê số học sinh được lên lớp (có TBC >=5.0) e) Thống kê số học sinh đạt hạnh kiểm A. f) Thống kê số học sinh được khen. Biết rằng học sinh được khen khi TBC>=8.0 và đạt hạnh kiểm A. g) Tính điểm trung bình chung cao nhất, thấp nhất. h) Ghi file bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT4.xlsx” Gợi ý: a) Khi thực hiện định dạng chú ý tới các thao tác: Gộp các ô, canh lề, chữ nghiêng, kẻ ô. b) Tính điểm điểm trung bình chung theo hệ số (TBC), làm tròn 1 chữ số thập phân. - Tính điểm trung bình= (tổng 3 điểm hệ số 1 + (tổng 3 điểm hệ số 2)*2 + (tổng 2 điểm hệ số 3)*3 )/15. - Làm tròn (hàm ROUND) điểm trung bình vừa tính sẽ được TBC. c) Thống kê số học sinh không được lên lớp (có TBC <5) - Sử dụng hàm COUNTIF để đếm d) Thống kê số học sinh được lên lớp (có TBC >=5.0) - Sử dụng hàm COUNTIF để đếm e) Thống kê số học sinh đạt hạnh kiểm A - Sử dụng hàm COUNTIF để đếm f) Thống kê số học sinh được khen. Biết rằng học sinh được khen khi TBC>=8.0 và đạt hạnh kiểm A. - Sử dụng hàm COUNTIFS để đếm. Lưu ý kết hợp điều kiện điểm TBC và hạnh kiểm cho hai vùng riêng biệt. g) Tính điểm trung bình chung cao nhất, thấp nhất. - Sử dụng hàm MAX, MIN. h) Ghi file bảng tính với tên: “C:/BTTH/TH5-BT4.xlsx” - Sử dụng chức năng Save. Lưu ý chọn đúng định dạng. Tin học đại cương Trang 94 Bài tập 5: Cho bảng tính có nội dung như sau: Hình 5-21: Thực hành 5 – bài tập 5 Yêu cầu: a) Tạo file bảng tính, nhập nội dung và thực hiện định dạng như hình trên. b) Tính tổng số tín chỉ (TC) của học kỳ 1 (ô H8), học kỳ 2 (ô N8) c) Tính điểm trung bình chung (TBC) của sinh viên kỳ 1(các ô H9:H13), kỳ 2 (các ô N9:N13). Biết rằng công thức tính TBC của học kỳ là: TBC =(môn 1 * số TC môn 1 + môn 2 * số TC môn 2 + )/tổng số TC của học kỳ. d) Tính điểm trung bình chung năm học (TBC năm học). Biết rằng công thức tính TBC năm học là: TBC năm học = (TBC kỳ 1 * số TC kỳ 1 + TBC kỳ 2 * số TC kỳ 2)/Tổng số TC cả năm. e) Tính kết quả rèn luyện cả năm của sinh viên. Biết rằng kết quả này là trung bình cộng của điểm rèn luyện kỳ 1 và kỳ 2 (làm tròn đến 1 chữ số sau dấu phẩy). f) Xét danh hiệu thi đua cho sinh viên. Biết rằng tiêu chuẩn xếp loại danh hiệu như sau: - Đạt danh hiệu sinh viên Khá: xếp loại học tập từ Khá trở lên (TBC năm học >=7.0) và xếp loại rèn luyện từ Khá trở lên (điểm rèn luyện cả năm >=65). - Đạt danh hiệu sinh viên Giỏi: xếp loại học tập từ Giỏi trở lên (TBC năm học >=8.0) và xếp loại rèn luyện từ Tốt trở lên (điểm rèn luyện cả năm >=80). - Đạt danh hiệu sinh viên Xuất sắc: xếp loại học tập Xuất sắc (TBC năm học >=9.0) và xếp loại rèn luyện Xuất sắc (điểm rèn luyện cả năm >=90). Tin học đại cương Trang 95 BÀI 6: TẠO BIỂU ĐỒ A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 6.1. Tạo biểu đồ 6.1.1. Biểu đồ dạng cột Trong Excel 2007, bạn có thể tạo ra một biểu đồ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Sau khi bạn tạo ra một biểu đồ, bạn có thể thêm các thành phần vào nó như tiêu đề hoặc thay đổi cách trình bày của biểu đồ. Hình 6-1 là một worksheet thể hiện tình hình kinh doanh trà sữa của công ty trong quý I. Hình 6-1: Tổng hợp doanh số bán trà sữa Chúng ta có thể biểu diễn các thông tin trên ở dạng biểu đồ như Hình 6-2 để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh. Hình 6-2: Biểu đồ doanh số bán hàng quý I Để tạo biểu đồ ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề (tháng 1, tháng 2, tháng 3) và tên của nhân viên bán hàng. Tin học đại cương Trang 96 Hình 6-3: Tạo biểu đồ Bước 2. Vào menu Insert  Column trong nhóm Charts  chọn biểu đồ Clustered Column (dạng đầu tiên của trong danh sách 2-D Column). Kết quả ta sẽ thu được biểu đồ cột cho dữ liệu thống kê ở trên. Hình 6-4: Biểu đồ dạng cột Chúng ta có thể thêm một tiêu đề chính cho biểu đồ cũng như thêm tiêu đề cho các trục đo và mô tả dữ liệu biểu đồ,. Nhóm Labels và Axis trên thẻ Layout giúp ta thực hiện việc đó một cách dễ dàng. Tin học đại cương Trang 97 Hình 6-5: Bổ sung thông tin cho biểu đồ Để bổ sung tiêu đề phía trên cho biểu đồ chúng ta thực hiện như sau: Bước 3. Trên thẻ Layout  chọn Chart Title. Bước 4. Chọn vị trí của tiều đề là Above Chart  nhập nội dung tiêu đề “Doanh số bán trà sữa”. Ghi chú: bạn có thể định dạng lại tiêu đề cho phù hợp hơn, cũng như bạn có thể di chuyển, tạo đường viền. trên thẻ Home, thẻ Format. Hình 6-6: Thêm tiêu đề cho biểu đồ Tương tự như trên, để thêm tiêu đề cho các trục ngang (x), trục dọc (y) bạn chọn chức năng Axis Title như sau: Bước 5. Layout  Axis Titles  Primary Horizontal Axis Title  Title Below Axis  Nhập nội dung “Quý I”. Tin học đại cương Trang 98 Hình 6-7: Thêm tiêu đề trục ngang Bước 6. Layout  Axis Titles  Primary Vertical Axis Title  Rotated Title  Nhập nội dung “Số lượng (đv: cốc)” Hình 6-8: Thêm tiêu đề trục dọc Kết quả sẽ được như Hình 6-2. 6.1.2. Biểu đồ hình tròn Biểu đồ này hiển thị mối quan hệ theo phần trăm giữa các phần khi so với tổng thể. Tương tự như với biểu đồ dạng cột, để tạo biểu đồ hình tròn ta thực hiện như sau: Bước 1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ. Bước 2. Vào menu Insert  Pie trong nhóm Charts  chọn kiểu thể hiện của biểu đồ hình tròn. Bước 3. Thực hiện các thao tác thêm thông tin tương tự như với biểu đồ dạng cột ở trên. Tin học đại cương Trang 99 Hình 6-9: Doanh số bán hàng tháng 1 6.2. Hiệu chỉnh biểu đồ Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi dạng biều đồ bằng cách: Bước 1. Chọn biểu đồ cần chỉnh sửa. Bước 2. Vào menu Design  Change Chart Type trong nhóm Type. Bước 3. Chọn kiểu biểu đồ khác trên cửa sổ Change Chart Type  OK Hình 6-10: Thay đổi dạng biểu đồ Chúng ta có thể sử dụng một số mẫu biểu diễn (layout) có sẵn để áp dụng cho biểu đồ như sau: vào menu Design  chọn mẫu trên danh sách Chart Layouts. Tin học đại cương Trang 100 Hình 6-11: Sử dụng Layout cho biểu đồ Ghi chú: Trong nhóm Chart Styles có nhiều mẫu định dạng style khá bắt mắt. B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Vẽ biểu đồ dạng cột cho bảng thống kê động vật ở Hưng Yên. Hình 6-12: Thực hành 6 – bài tập 1 Hướng dẫn: Bước 1. Chọn nội dung cần vẽ biểu đồ (ô A2:D7). Bước 2. Vào menu Insert Column  Chọn Clustered Column (trong nhóm 2-D Column) Tin học đại cương Trang 101 Hình 6-13: Biểu đồ dạng cột Bước 3. Vào menu Layout  Chart Title trên nhóm Labels  chọn Above Chart  nhập nội dung là: “Động vật ở Hưng Yên” Hình 6-14: Thêm tiêu đề phía trên cho biểu đồ Bước 4. Thực hiện định dạng để tiêu đề nổi bật hơn: màu chữ, Font chữ, cỡ chữ, Tin học đại cương Trang 102 Hình 6-15: Định dạng tiêu đề cho đồ thị Bước 5. Vào Axis Titles trên menu Layout  Primary Horizontal Axis Title  Title Below Axis để đặt nội dung phía bên dưới trục ngang  Nhập nội dung là “Các loài động vật”. Bước 6. Tương tự như trên, ta thêm tiêu đề cho trục dọc: vào Layout  Axis Titles  Primary Vertical Axis Title  Rotated Title  Nhập nội dung “Số lượng (con)” Hình 6-16: Thêm tiêu đề cho biểu đồ động vật ở Hưng Yên Bước 7. Layout  Data Labels  Outside End để bổ sung giá trị phía trên mỗi cột thông tin. Tin học đại cương Trang 103 Hình 6-17: Bổ sung giá trị phía trên mỗi cột Bài tập 2: Cho bảng dữ liệu chi phí quý I dưới đây Hình 6-18: Chi phí quý I Vẽ biểu đồ tròn để so sánh quan hệ giữa các thành phần, tương tự như sau: Tin học đại cương Trang 104 Hình 6-19: Thực hành 6 – bài tập 2 Hướng dẫn: Bước 1. Chọn nội dung cần vẽ biểu đồ (ô A3:B7). Bước 2. Vào menu Insert  Pie  Pie Hình 6-20: Vẽ biểu đồ hình tròn chi phí tháng 1 Bước 3. Vào menu Layout  Chart Title  Above Chart  nhập nội dung là: “Chi phí tháng 1” Bước 4. Layout  Legend  Show legen at Bottom để hiện ghi chú ở phía dưới biểu đồ. Tin học đại cương Trang 105 Hình 6-21: Thiết lập vị trí hiện ghi chú Bước 5. Layout  Data Labels  Best Fit để Excel lựa chọn vị trí tốt nhất cho phần hiển thị dữ liệu trên biểu đồ. Hình 6-22: Hiển thị dữ liệu trên biểu đồ Tin học đại cương Trang 106 C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 3: Vẽ biểu đồ tròn biểu diễn chi phí tháng 2 của gia đình. Hình 6-23: Thực hành 6 – bài tập 3 Gợi ý: - Thực hiện tương tự như bài tập 2. Lưu ý: ở bước đầu tiên (lựa chọn vùng dữ liệu) ta sẽ chọn vùng A3:A7 và C3:C7 bằng cách: chọn A3:A7  nhấn Ctrl và chọn tiếp C3:C7. - Sử dụng mẫu “Layout 2” trong Chart Layouts của menu Design. - Sử dụng “Style 10” trong Chart Styles. Bài tập 4: Cho bảng số liệu tổng hợp doanh thu như sau: Hình 6-24: Tổng hợp doanh thu Sử dụng đồ thị Pie biểu diễn thành tiền theo tên hàng như hình sau: Tin học đại cương Trang 107 Hình 6-25: Thực hành 6 – bài tập 4 Bài tập 5: Cho bảng số liệu như sau: Hình 6-26: Lợi nhuận của công ty Vẽ đồ thị dạng cột biểu diễn lợi nhuận sau thuế của công ty tương tự như sau: Hình 6-27: Thực hành 6 – bài tập 5 Tin học đại cương Trang 108 Bài tập 6: Cho bảng số liệu như sau: Hình 6-28: Thị phần các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 2G, 3G Vẽ đồ thị dạng cột biểu diễn phần các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 2G, 3G tương tự như sau: Hình 6-29: Thực hành 6 – bài tập 6 Bài tập 7: Cho số liệu thống kê sự phân bổ số sinh viên của khoa CNTT từ năm 2000 đến năm 2014 như sau: Hình 6-30: Thống kê số sinh viên khoa CNTT từ năm 2000 đến năm 2014 Vẽ biểu đồ thể hiện sự thay đổi theo mốc thời gian, tương tự như sau: Tin học đại cương Trang 109 Hình 6-31: Thực hành 6 – bài tập 8 Gợi ý: Sử dụng kiểu biểu đồ đường (Line) Bài tập 9: Cho số liệu hợp doanh số Đông Á của công ty X như sau: Hình 6-32: Doanh số Đông Á Sử dụng đồ thị dạng cột để biểu diễn doanh số theo liên cụm như sau: Hình 6-33: Thực hành 6 – bài tập 7 Tin học đại cương Trang 110 BÀI 7: TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH CƠ BẢN A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 7.1. Các thao tác với slide 7.1.1. Thêm mới một slide Để thêm mới một slide chúng ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Home Bước 2. Chọn chức năng New Slide trên nhóm Slides Bước 3. Chọn dạng bố cục của slide trên danh sách mẫu có sẵn Office theme. Hình 7-1: Thêm slide mới Một bài thuyết trình thông thường sẽ bắt đầu với slide kiểu Title Slide và các slide sau sẽ là Title and Content. Tùy thuộc vào kịch bản trình bày, tác giả có thể sử dụng các bố cục khác như Picture with Caption, Blank,... Bước 4. Nhập và định dạng nội dung cho slide. Tin học đại cương Trang 111 Hình 7-2: Nhập nội dung cho slide Ghi chú: chúng ta có thể sử dụng phím tắt Ctrl+M để tạo nhanh một slide mới. 7.1.2. Thay đổi chủ đề PowerPoint định nghĩa sẵn nhiều chủ đề (Themes) với các định dạng màu sắc, font chữ,... khác nhau. Bạn có thể lựa chọn áp dụng themes cho bài trình diễn của mình ngay từ khi bắt đầu thiết kế hoặc sau khi đã hoàn tất. Để thay đổi chủ đề cho bài trình diễn, bạn thực hiện các thao tác sau: Bước 1. Chọn menu Design Bước 2. Kích chọn chủ đề muốn dùng trên danh sách các chủ đề có sẵn thuộc nhóm Themes: Hình 7-3: Thay đổi themes cho slide Ghi chú: có thể di chuyển chuột lên các mẫu Themes để xem kết quả trước khi kích chuột áp dụng Themes đó. Nếu muốn thay đổi từng phần của theme (như màu sắc, font chữ, hiệu ứng) bạn có thể chọn ở các chức năng tương ứng trên nhóm Themes. Tin học đại cương Trang 112 Hình 7-4: Thay đổi từng phần của themes Ngoài ra bạn cũng có thể thay đổi riêng mầu và kiểu tô nền cho các sildes bằng cách kích chọn Background style: Hình 7-5: Thay đổi màu nền 7.1.3. Thay đổi bố cục của slide Để thay đổi bố cục của slide, ta thực hiện các bước sau: Bước 1. Tại menu Home kích chọn Layout Bước 2. Chọn kiểu bố cục phù hợp với nội dung trình bày Hình 7-6: Thiết lập Layout 7.2. Sử dụng slide master PowerPoint cung cấp khung nhìn Slide Master cho phép người dùng chỉnh sửa các mẫu áp dụng chung cho toàn bộ bài trình bày. Để chuyển sang chế độ này, bạn làm như sau: Bước 1. Chọn menu View  Slide Master Tin học đại cương Trang 113 Hình 7-7: Slide Master Bước 2. Bạn có thể chỉnh sửa lại định dang cho trang tiêu đề, trang nội dung,... Các định dạng này sẽ được áp dụng chung cho toàn bộ các sildes thuộc mẫu tương ứng. Hình 7-8: Định dạng Slide Master Bước 3. Sau khi định dạng xong bạn kích chuột vào nút Close Master View để trở về chế độ soạn thảo bình thường. Hình 7-9: Đóng Slide Master Tin học đại cương Trang 114 7.3. Chèn và hiệu chỉnh đối tượng cho slide 7.3.1. Chèn hình ảnh Để chèn hình ảnh vào slide ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Picture Bước 2. Chọn đường dẫn chứa ảnh cần chèn  chọn ảnh  Open. Hình 7-10: Chèn ảnh cho slide Ngoài ra, chúng ta có thể chèn ảnh ngay trên khung soạn thảo bằng cách: kích chuột chọn biểu tượng Picture trong phần placeholder. Hình 7-11: Chèn ảnh trên placeholder 7.3.2. Chèn âm thanh Để chèn âm thanh vào slide bạn làm như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Audio Bước 2. Chọn đường dẫn chứa file âm thanh cần chèn  chọn file âm thanh  Insert. Tin học đại cương Trang 115 Hình 7-12: Chèn âm thanh 7.3.3. Chèn video Để chèn Video vào slide, ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Video Bước 2. Chọn đường dẫn chứa file video cần chèn  Insert. Hình 7-13: Chèn video Bạn cũng có thể kích chuột chọn biểu tượng Video trong phần placeholder để chèn video cho slide . 7.3.4. Chèn bảng biểu Để chèn bảng biểu vào slide ta thực hiện như sau: Bước 1. Vào menu Insert  Table Bước 2. Chọn số hàng/cột của bảng cần chèn. Hình 7-14: Chèn bảng Hoặc có thể kích chuột chọn biểu tượng Table trong phần placeholder để chèn bảng cho slide Tin học đại cương Trang 116 B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Xây dựng nội dung bài thuyết trình gồm 4 slide như sau: Hình 7-15: Bài tập 1 – slide 1 Hình 7-16: Bài tập 1 – slide 2 Hình 7-17: Bài tập 1 – slide 3 Hình 7-18: Bài tập 1 – slide 4 Hướng dẫn: Bước 1. Chọn chủ đề Themes: Design chọn chủ đề Oriel Bước 2. Viết và định dạng cho slide đầu tiên của bài thuyết trình. Bước 3. Thiết lập định dạng chung sử dụng Slide Master: Chọn đến slide thứ 2  View  Slide Master  Thiết lập định dạng cho dòng tiêu đề và các dòng nội dung: Tin học đại cương Trang 117 Hình 7-19: Định dạng cho slide master Dòng tiêu đề: - Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 40, - Màu chữ: đỏ, - In đậm: Trên menu Home chọn Bold (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+B) - Căn giữa: Home  Center (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+E) Nội dung: - Cấp 1: o Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 35 o Màu chữ: Xanh o In đậm: Trên menu Home chọn Bold (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+B) o Chọn kiểu danh sách đầu dòng: Home Bullet  - Cấp 2: o Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 21 o Màu chữ: Đen o In đậm: Home  chọn Bold (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+B) o In nghiêng: Home  chọn Italic (hoặc biểu tượng ; hoặc nhấn Ctrl+I) o Chọn kiểu danh sách đầu dòng: Home  Bullet  Bước 4. Chọn Close Master View trên menu Slide Master để đóng Slide Master. Bước 5. Soạn nội dung như bài mẫu. - Slide 1: Tên báo cáo: o Font chữ: Time New Romans o Size: 36 o Màu: Xanh Chèn picture (menu Insert  Picture) và căn chỉnh như mẫu. Tin học đại cương Trang 118 - Slide 2: Soạn thảo thông thường - Slide 3: Chèn Shape như mẫu o Insert Shapeschọn shape vẽ lên slide kích chuột phải lên Shape chọn Edit Text nhập nội dung. o Định dạng màu nền: chọn shape  chọn menu Format chọn Shape Fill  chọn màu Soạn thảo nội dung như bài mẫu. - Slide 4: o Soạn thảo nội dung như bài mẫu. o Chèn Picture (menu Insert  Picture) Bước 6. Lưu vào file với tên C:/BTTH/TH7-Baitap1.pptx (vào File  Save hoặc Ctrl+S hoặc click biểu tượng rồi chọn đường dẫn như yêu cầu). C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 2: Xây dựng nội dung bài thuyết trình gồm 8 slide như sau: Hình 7-20: Bài tập 2 – slide 1 Hình 7-21: Bài tập 2 – slide2 Hình 7-22: Bài tập 2 – slide 3 Hình 7-23: Bài tập 2 – slide 4 Tin học đại cương Trang 119 Hình 7-24: Bài tập 2 – slide 5 Hình 7-25: Bài tập 2 – slide 6 Hình 7-26: Bài tập 2 – slide 7 Hình 7-27: Bài tập 2 – slide 8 Gợi ý: Bước 1. Chọn chủ đề (themes) Bước 2. Định dạng Slide Master cho bài thuyết trình Bước 3. Thực hiện soạn nội dung và định dạng như đề bài - Slide 1: Chèn logo của trường - Slide 2: Insert  SmartArt  List  chọn kiểu như bài mẫu (Vertical Curved List). Chọn màu sắc cho từng đối tượng cho phù hợp. Nhập nội dung - Slide 3: Insert  SmartArt  tìm kiểu tương tự - Slide 4: Insert  Picture - Slide 5: Nhập nội dung (đã được định dạng khi thiết lập Slide Master) - Slide 6: Insert  SmartArt RelationShip  chọn kiểu tương ứng  Thiết lập màu sắc tùy ý Insert  shape (hình chữ nhật)  nhập nội dung và định dạng shape - Slide 7: Insert  Table  định dạng table và nhập nội dung Bài tập 3: Thiết kế một bài trình chiếu giới thiệu về gia đình và bản thân. Yêu cầu ít nhất 6 slide có sử dụng các đối tượng bắt mắt để cho bài giới thiệu trở nên sinh động. Tin học đại cương Trang 120 BÀI 8: SỬ DỤNG HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH CHIẾU BÀI THUYẾT TRÌNH A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU: 8.1. Hiệu ứng cho đối tượng trên slide 8.1.1. Thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng trên slide Để áp dụng hiệu ứng cho các đối tượng trên silde, bạn thực hiện các bước sau: Bước 1. Chọn đối tượng hay đoạn văn bản muốn áp dụng hiệu ứng Bước 2. Chọn thẻ Animations Bước 3. Tại đây bạn có thể chọn một trong số các hiệu ứng đã được thiết lập sẵn bằng cách đưa chuột vào từng hiệu ứng và xem sự chuyển động của đối tượng khi chọn hiệu ứng đó. Hình 8-1: Thiết lập hiệu ứng Bước 4. Để thay đổi hướng của chuyển động thì bạn kích chuột vào nút Effect Options ở bên phải của nhóm Animation rồi chọn hướng chuyển động mong muốn. Ngoài ra, nếu muốn tạo các hiệu ứng khác, bạn chọn mục Add Animation rồi chọn hiệu more.. Hình 8-2: Thêm hiệu ứng chuyển động 8.1.2. Tạo chuyển động theo quỹ đạo Để tạo hiệu ứng chuyển động theo quy đạo cho một đối tượng, bạn thực hiện các bước sau: Bước 1. Chọn đối tượng cần áp dụng hiệu ứng Bước 2. Chọn tab Animations Bước 3. Kích chọn Add Animations Bước 4. Chọn More Motion Paths ở phía dưới cùng Bước 5. Xuất hiện hộp thoại Add Motion Paths, bạn chọn quỹ đạo chuyển động mong muốn trên danh mục các quỹ đạo đã được thiết kế sẵn (như hình bên dưới). Bước 6. Chọn Ok. Tin học đại cương Trang 121 Hình 8-3: Thêm chuyển động theo quỹ đạo 8.1.3. Sắp xếp trật tự chuyển động Trên một đối tượng có thể áp dụng nhiều hiệu ứng chuyển động khác nhau. Các hiệu ứng này mặc định được xuất hiện theo thứ tự lúc thiết lập. Để thay đổi thứ tự này bạn thực hiện theo bước sau: Bước 1. Chọn đối tượng chứa các hiệu ứng muốn sắp xếp Bước 2. Kích chọn nút Animation Pane phía góc bên phải của tab Animation để xuất hiện khung Animation Pane Tin học đại cương Trang 122 Hình 8-4: Thay đổi thứ tự chuyển động của đối tượng trên slide Bước 3. Thực hiện thao tác gắp thả, sắp xếp lại trật tự các hiệu ứng trên danh sách các hiệu ứng hiện ở khung Animation Pane. 8.2. Hiệu ứng chuyển slide Bước 1. Chọn menu Transitions Bước 2. Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng Bước 3. Chọn kiểu chuyển tiếp slide trên danh sách các hiệu ứng trong nhóm Transition to this slide Bước 4. Chọn hướng của chuyển động bằng cách nhấn vào nút Effect Options rồi chọn hướng tương ứng. Bước 5. Thiết lập thời gian chuyển tiếp và thời điểm bắt đầu chuyển tiếp tại nhóm lệnh Timing. 8.3. Trình chiếu bài thuyết trình Sau khi xây dựng nội dung, thiết lập các hiệu ứng cho các đối tượng, hiệu ứng chuyển tiếp slide thì bước cuối cùng là trình chiếu bài thuyết trình. - Để trình chiếu bài thuyết trình ngay từ slide đầu tiên thì nhấn phím F5. - Muốn trình bắt đầu trình chiếu từ một slide cụ thể thì chọn đến slide đó rồi nhấn tổ hợp phím Shift + F5 - Nhấn chuột trái hoặc sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để chuyển giữa các slide. - Nhấn ESC khi muốn dừng trình chiếu trở về chế độ soạn thảo. B. HƯỚNG DẪN THƯỜNG XUYÊN: Bài tập 1: Sử dụng bài mẫu 1 đã tạo ở bài thực hành số 7 để thiết lập các hiệu ứng cho bài thuyết trình. Tin học đại cương Trang 123 Hình 8-5: Bài tập 1 – slide 1 Hình 8-6: Bài tập 1 – slide 2 Hình 8-7: Bài tập 1 – slide 3 Hình 8-8: Bài tập 1 – slide 4 Hướng dẫn: - Slide 2: Vào menu Animations  chọn hiệu ứng Fly In cho từng mục - Slide 3: o Chọn Shape  Animations  Zoom  Thiết lập thời gian xuất hiện: tại ô Duration chọn 1s (01.00) Hình 8-9: Thiết lập thời gian xuất hiện o Thiết lập hiệu ứng cho phần nội dung của slide: chọn nội dung : menu Animations More Entrance Effect  Checkerboard - Slide 4: o Nhập nội dung o Chèn Picture tại các vị trí tương ứng Tin học đại cương Trang 124 o Thiết lập hiệu ứng cho nội dung cấp 1: chọn nội dung  Animations  Float In o Thiết lập hiệu ứng cho nội dung cấp 2 và hình ảnh: chọn nội dung và hình ảnh tương ứng  Animations  Shape. Bước 6. Thiết lập hiệu ứng chuyển tiếp Slide: o Chọn menu Transitions o Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng ( hoặc chọn tất cả các slide để thiết lập cùng một hiệu ứng) o Chọn kiểu PUSH o Chọn hướng của chuyển động từ trái sang phải: click Effect Options From Left Hình 8-10: Thiết lập hướng chuyển động C. BÀI LUYỆN TẬP: Bài tập 2: Sử dụng bài tập 2 đã xây dựng ở bài thực hành số 7 để thiết lập các hiệu ứng cho nội dung và các đối tượng để bài báo cáo trở nên sinh động hơn. Hình 8-11: Bài tập 2 – slide 1 Hình 8-12: Bài tập 2 – slide 2 Tin học đại cương Trang 125 Hình 8-13: Bài tập 2 – slide 3 Hình 8-14: Bài tập 2 – slide 4 Hình 8-15: Bài tập 2 – slide 5 Hình 8-16: Bài tập 2 – slide 6 Hình 8-17: Bài tập 2 – slide 7 Hình 8-18: Bài tập 2 – slide 8 Bài tập 3: Thiết lập hiệu ứng chuyển động cho nội dung và các đối tượng trong bài giới thiệu về gia đình và bản thân đã được xây dựng nội dung ở bài thực hành số 7.