Giáo trình Tin học cấp độ A

GIÁO TRÌNH TIN HỌC CẤP ĐỘ A NGUYỄN QUỐC SƠN TRUNG TÂM GXTX HN TIÊN PHƯỚC PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC VÀ MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ Bài 1: Tin học là một ngành khoa học 1. Sự hình thành và phát triển của Tin học: Từ lâu, con người đã quan tâm đến thông tin. Tuy nhiên, trước đây những kết qủa đạt được chưa có tính hệ thống và chỉ mới xuất hiện rải rác ở một số lĩnh vực khoa học. Sự xuất hiện của máy tính điện tử đã giúp cho việc khai thác và xử lý thông tin trở nên hiệu quả, thuận lợi hơn, tạo nên một sự bùng nổ về thông tin trong vài thập kỷ gần đây. Theo quan điểm truyền thống, ba nhân tố cơ bản của nền kính tế là điều kiện tự nhiên, nguồn lao động và vốn đầu tư. Ngày nay, ngoài ba nhân tố then chốt đó, xuất hiện một nhân tố mới rất quan trọng, đó là thông tin. Cùng với việc sáng tạo ra công cụ mới là máy tính điện tử, con người cũng tập trung trí tuệ từng bước xây dựng một ngành khoa học tương ứng để đáp ứng những nhu cầu khai thác tài nguyên thông tin. Trong bối cảnh đó, ngành Tin học được hình thành và phát triển thành một ngành khoa học với các nội dung, mục tiêu, phương pháp nghiên cứu riêng và ngày càng có nhiều ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người. Hình 1. Máy vi tính xách tay Ngành Tin học có những đặc điểm tương tự như các ngành khoa học khác nhưng cũng có một số đặc thù riêng. Một trong những đặc thù đó, là quá trình nghiên cứu và triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin không tách rời việc phát triển và sử dụng máy tính điện tử. 2. Thuật ngữ "Tin học": Có lẽ chưa có một ngành khoa học nào mà lại có lắm tên gọi đến vậy. Đầu tiên là tên gọi "Khoa học máy tính" (Computer Science - Mỹ), đến "Tin học" (Informatique - Pháp, Informatics - Anh), "Khoa học thông tin, " Khoa học công nghệ thông tin", gần đây là "Công nghệ thông tin". Theo GS. TSKH Phan Đình Diệu, "Tin học" là tên gọi được nhiều chuyên gia dùng hiện nay và có tính khoa học, vừa gọn, vừa đủ khái quát, bao hàm đầy đủ các nội dung của ngành khoa học này. Vậy, Tin học là một ngành khoa học được hiểu như sau: Tin học là một ngành khoa học có mục tiêu là phát triển và sử dụng máy tính điện tử để nghiên cứu cấu trúc, tính chất của thông tin, phương pháp thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, biến đổi, truyền thông tin và ứng dụng vào các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội Bài 2: Thông tin và dữ liệu 1. Khái niệm thông tin và dữ liệu: Thực ra, không có sự khác biệt giữa khái niệm thông tin được hiểu trong đời sống xã hội và khái niệm thông tin trong tin học. Mỗi đối tượng tồn tại ở trong đời sống được gọi là một thực thể, những hiểu biết có thể có về một thực thể được gọi là thông tin về thực thể đó. Thông tin có được về một thực thể càng nhiều thì con người càng dễ xác định về thực thể đó và ngược lại. Ví dụ, loài hoa có thân gai, lá hình răng cưa, hoa màu hồng có nhiều cánh mỏng, mùi thơm quý phái là thông tin về loài hoa hồng. Muốn máy tính xử lý được thông tin thì con người phải đưa thông tin vào máy tính. Dữ liệu là thông tin đã được đưa vào máy tính. 2. Đơn vị đo lượng thông tin: Đơn vị cơ bản đo lượng thông tin trong máy tính là bit. Đó là lượng thông tin vừa đủ để xác định chắc chắn một trạng thái của một sự kiện có hai trạng thái với khả năng xuất hiện như nhau. Trong Tin học, thuật ngữ bit thường dùng để chỉ phần nhỏ nhất của bộ nhớ máy tính để lưu trữ một trong hai ký hiệu, được sử dụng để biểu diễn thông tin trong máy tính là 1 và 0. Ví dụ, giả sử có dãy 8 bóng đèn được đánh số từ 1 đến 8 với các trạng thái bật, tắt như hình 2. Nếu ta sử dụng ký hiệu 1 và 0 để lần lượt biểu diễn tương ứng các trạng thái bật và tắt của 8 bóng đèn trên thì thông tin về dãy 8 bóng đèn trên được biểu diễn bằng dãy 8 bit như sau 10010001 Hình 2. Dãy 8 bóng đèn Để lưu trữ dãy bit đó, ta cần dùng ít nhất 8 bit của bộ nhớ máy tính, hay nói cách khác là cần dùng ít nhất một byte bộ nhớ để lưu trữ (1 byte = 8 bit). Ngoài ra, người ta còn dùng các đơn vị là bội của byte để biểu diễn thông tin trong máy tính: Ký hiệu Tên gọi Độ lớn KB Ki-lô-bai 1024 Byte MB Mê-ga-bai 1024 KB GB Gi-ga-bai 1024 MB TB Tê-ra-bai 1024GB PB Pê-ta-bai 1024 TB 3. Các dạng thông tin: Thông tin trong cuộc sống của chúng ta rất đa dạng và phong phú nhưng có thể chia thành 2 loại, đó là: Số và phi số a) Loại số: Là những thông tin có thể thực hiện các phép tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được. VD: Số 3, 4, 5.6, … b) Loại phi số: Với những thông tin loại này, ta cần phân biệt được đâu là thông tin và đâu là phương tiện mang thông tin. Dưới đây là một số thông tin loại phi số ta thường gặp trong cuộc sống: - Dạng văn bản: Chữ trên tờ báo, quyển vở, tấm bìa … là những thông tin dạng văn bản, còn tờ báo, quyển vở, tấm bìa chỉ là phương tiện mang thông tin mà thôi - Dạng hình ảnh: Tranh vẽ, khuôn mặt … là những thông tin dạng hình ảnh, bức tranh, tấm hình, băng đĩa hình là những phương tiện mang thông tin dạng hình ảnh. - Dạng âm thanh: Tiếng nói, tiếng nước chảy, tiếng đàn … làn những thông tin dạng âm thanh, băng đĩa là những phương tiện mang thông tin dạng âm thanh ... 4. Mã hoá thông tin trong máy tính: Để lưu được thông tin vào máy tính, để máy tính hiểu và xử lý được thông tin thì thông tin đó phải được biến đổi thành một dãy bit, việc biến đổi như vậy được gọi là mã hoá thông tin trong máy tính. Vậy, bất kỳ thông tin nào lưu trong máy tính cũng đều được biến đổi về dạng bit. VD, ký tự "A" được lưu trong máy tính theo mã ASCII (American Standard Code For Information Interchange - Mã chuẩn của Mỹ dùng trong việc trao đổi thông tin) là 65 và được mã hoá về dạng bit như sau: 10000001 5. Biểu diễn thông tin trong máy tính: a) Hệ đếm: Hệ đếm được hiểu như tập hợp các ký hiệu và quy tắc sử dụng các ký hiệu đó để biểu diễn và xác định giá trị của các số trong hệ đếm. Có hệ đếm phụ thuộc vị trí và hệ đếm không phụ thuộc vị trí: - Hệ đếm không phụ thuộc vị trí: Là hệ đếm mà giá trị của các ký hiêu không phụ thuộc vào vị trí của nó trong biểu diễn. VD: Hệ đếm La Mã là hệ đếm không phụ thuộc vị trí, trong các biểu diễn: IX (9), XI (11), mặc dù ký hiệu X đứng trước hay sau ký hiệu I đi chăng nữa thì nó vẫn mang giá trị là 10. - Hệ đếm phụ thuộc vị trí: Là hệ đếm mà giá trị của các ký hiêu phụ thuộc và vị trí của nó, những hệ đếm thường dùng là những hệ đếm phụ thuộc vị trí. Bất kỳ một số tự nhiên b lớn hơn 1 nào cũng có thể dùng làm cơ số cho một hệ đếm. Hệ đếm có cơ số là b được gọi là hệ đếm cơ số b. Các ký hiệu tạo nên các biểu diễn trong hệ đếm cơ số b là 0,1, …,b-1. Giả sử, trong hệ đếm cơ số b số N được biểu diễn như sau: dndn-1dn-2………d1d0,d-1d-2…d-m Biểu diễn trên gồm hai phần, phần nguyên và phần phân được đặt cách nhau bởi dấu phẩy. Khi đó, giá trị của số N được tính theo công thức: N = dnbn + dn-1bn-1 + dn-2bn-2 + … + d1b + d0 + d-1b-1 + d-2b-2 + … + d-mb-m (1) Để dễ dàng phân biệt được một biểu diễn thuộc hệ đếm nào, người ta thường viết cơ số của hệ đếm làm chỉ số dưới sau mỗi biểu diễn. VD: 1000112: Biểu diễn trong hệ đếm cơ số 2 3456710: Biểu diễn trong hệ đếm sơ số 10 Các hệ đếm thường được dùng trong Tin học: + Hệ thập phân (hệ đếm cơ số 10): Là hệ đếm quen thuộc với tất cả chúng ta Sử dụng tập ký hiệu gồm 10 chữ số: 01,2,3,4,5,6,7,8,9 Giá trị số trong hệ thập phân được sử dụng theo quy tắc như trong công thức (1) VD: Chữ số 2 trong hai số 234 và 123 có giá trị khác nhau là 200 và 20. 153,410 = 1x102 + 5x101 + 3x100 + 4x10-1+ Hệ nhị phân (hệ đếm cơ số 2): Sử dụng tập ký hiệu gồm 2 chữ số: 0,1 Giá trị số trong hệ nhị phân được sử dụng theo quy tắc như trong công thức (1) VD: 100010 là một biểu diễn trong hệ nhị phân, 3100 không phải là một biểu diễn trong hệ nhị phân 100010,112 = 1x26 + 0x25 + 0x24 + 0x23 + 022 + 1x21 + 0x20 + 1x2-1 + 1x2-2 = 66,7510 + Hệ Hexa (Hệ đếm cơ số 16): Sử dụng tập ký hiệu gồm 10 chữ số: 01,2,3,4,5,6,7,8,9 và 6 ký tự A,B,C,D,E,F lần lượt tương ứng với các giá trị 10, 11, 12, 13, 14, 15. Giá trị số trong hệ Hexa được sử dụng theo quy tắc như trong công thức (1) VD: 11AB,E16 = 1x163 + 1x162 + 10x161 + 11x160 + 14x16-1 = 4096 + 256 + 160 + 11 + 0,875 = 4523,87510 * Cách chuyển một biểu diễn từ hệ đếm thập phân sang một hệ đếm cơ số b khác 10: + Với việc chuyển phần nguyên của biểu diễn, ta lấy phần nguyên đó chia cho b thu được phần nguyên và phần dư của phép chia, nếu phần nguyên thu dược khác 0, ta lấy phần nguyên thu được chia tiếp cho b và lại thu được phần nguyên và phần dư tiếp theo, làm tiếp tục như vậy cho đến khi thu được phần nguyên của phép chia bằng 0. Lấy ngược phần dư của các phép chia từ dưới lên trên ta thu được biểu diễn trong hệ đếm cơ số b đã dược chuyển đổi. + Với việc chuyển đổi phần phân của biểu diễn, ta lấy phần phân đó nhân với b thu được một số bao gồm phần phân và phần nguyên, lưu lại phần nguyên của số thu được. Nếu phần phân của số thu được khác 0 ta lại tiếp tục lấy phần phân đó nhân với b. Làm tiếp như vậy cho đến khi phần phân của số thu được bằng 0. Lấy phần nguyên lưu lại được từ trên xuống dưới ta thu được biểu diễn trong hệ đếm cơ số b đã được chuyển đổi. VD: Giải bài toán 65,2510 = ?2 Ta lần lượt thực hiện chuyển đổi phần nguyên và phần phân của số 65,25: Chuyển đổi phần nguyên: 65 2 1 65 2 0 32 2 0 8 16 2 0 2 0 4 Vây, 6510 = 10000012 2 0 2 2 1 1 0 Chuyển đổi phần phân: 0,25 0,25x2 = 0,5x2 = 1,0 (0) (1) Vậy, 0,2510 = 0,012 Từ đó, ta kết luận được: 65,2510 = 1000001,012 b) Biểu diễn thông tin trong máy tính: - Biểu diễn thông tin loại số: + Biểu diễn số nguyên: Số nguyên có thể có dấu hoặc không dấu. Có thể dùng 1 byte (8 bit), 2 byte (16 bit) hoặc 4 byte (32 bit) để biểu diễn một số nguyên, với mỗi cách chọn như vậy sẽ tương ứng với một phạm vi số nguyên được biểu diễn. Giả sử ta dùng một byte để biểu diễn số nguyên. Một byte có 8 bit, mỗi bit có thể mang một trong hai giá trị là 0 hoặc 1, mỗi bit được đánh số từ phải sang trái bắt đầu là bit 0. Ta gọi bốn bit theo thứ tự từ 0 đến 3 là các bit thấp, các bit còn lại là các bit cao (Hình 3) Các bit thấp Bit 7 Bit 6 Bit 5 Bit 4 Bit 3 Bit 2 Bit 1 Bit 0 Các bit cao Hình 3. Biểu diễn 1 byte Trường hợp số nguyên có dấu: Dùng bit cao nhất để thể hiện dấu với quy ước 1 là dấu âm, 0 là dấu dương, 7 bit còn lại biểu diễn giá trị tuyệt đối của số viết dưới dạng nhị phân. Theo cách đó, một byte biểu diễn được số trong phạm vi từ -127 đến 127 VD: Sô -65 được biểu diễn bằng 1 byte trong máy tính là (): 1 1 0 0 0 0 0 1 Biểu diễn nhị phân của số 65 Dấu âm 8 bit trong 1 byte bộ nhớ Trường hợp số nguyên không có dấu (số nguyên không âm): Tương tự như việc biểu diễn số nguyên có dấu nhưng không dùng bit cao nhất để biểu diễn dấu mà dùng cả 8 bit vào việc biểu diễn. Vậy, 1 byte có thể biểu diễn được số nguyên không dấu trong phạm vi từ 0 đến 255 VD: Số 65 được biểu diễn bằng 1 byte trong máy tính như sau: 6510 = 10000012 0 1 0 0 0 0 0 1 Biểu diễn nhị phân của số 65 8 bit trong 1 byte bộ nhớ + Biểu diễn số thực: Cách viết số thực thông thường trong tin học khác với cách viết số thực trong toán học, dấu (,) ngăn cách giữa phần nguyên và phần phân được thay bằng dấu (.). VD: Số 123,5 được viết thành 123.5 Mọi số thực đều có thể biến đổi về dạng dấu phẩy động có dạng (với M được gọi là phần định trị và , K là một số nguyên không âm được gọi là phần bậc). VD: Số 123,5 được chuyển sang dạng dấu phẩy động như sau 0.1235x103 Để biểu diễn được số thực, máy tính sẽ chuyển số thực đó về dạng dấu phẩy động nói trên và lưu phần dấu của số, phần định trị, dấu của phần bậc và phần bậc. - Biểu diễn thông tin loại phi số: Chúng ta đều hiểu thông tin loại phi số dược lưu trong máy tính cũng ở dưới dạng một dãy bit gồm các ký hiệu 1 và 0 nhưng việc biểu diễn thông tin loại phi số phức tạp và khó khăn hơn thông tin loại phi số nhiều. Hiện nay việc tìm cách biểu diễn hiệu quả các dạng thông tin loại phi số như hình ảnh, âm thanh … ngày càng được quan tâm vì những thông tin loại này ngày càng được phổ biến. Bài 3: Gới thiệu về máy tính 1. Sơ đồ cấu trúc của một máy tính: Máy tính là thiết bị dùng để tự động hoá quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin. Có nhiều loại máy tính khác nhau nhưng chúng đều có chung một sơ đồ cấu trúc như sau: Hình 4. Máy vi tính để bàn Bộ điều khiển Bộ số học/lôgic Bộ nhớ trong Bộ nhớ ngoài Thiết bị vào Thiết bị ra Bộ xử lý trung tâm Hình 5. Sơ đồ cấu trúc máy tính Các mũi tên trong hình 5 để chỉ chiều của việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong máy tính 2. Bộ xử lý trung tâm (CPU - Central Processing Unit): CPU là thành phần quan trọng nhất của máy tính, được ví giống như bộ não của con người, đó là thiết bị chính thực hiện và điều khiển việc thực hiện chương trình. CPU gồm hai bộ phận chính: Hình 6. CPU - Bộ điều khiển (CU - Control Unit): Hướng dẫn các bộ phận khác của máy tính thực hiện chương trình - Bộ số học/lôgic (ALU - Arithmetic/Logic Unit): Thực hiện các phép toán số học và lôgic, các thao tác xử lý thông tin đều là tổ hợp của các phép toán này. Ngoài ra, CPU còn có thêm một số thành phần khác như thanh ghi (Register) và bộ nhớ truy cập nhanh (Cache). 3. Bộ nhớ trong (Main Memory): Bộ nhớ trong cũng là một thành phần không thể thiếu đối với mỗi máy tính, là nơi chương trình được đưa vào để thực hiện và là nơi lưu trữ dữ liệu đang được xử lý. Bộ nhớ trong của máy tính gồm hai phần: - ROM (Read Only Memory): Chứa một số chương trình được hãng sản xuất nạp sẵn. Các chương trình trong ROM thực hiện việc kiểm tra các thiết bị và tạo sự giao tiếp ban đầu của máy với các chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động. Dữ liệu trong ROM không thể xoá, sửa và không bị mất đi khi tắt máy. - RAM (Random Access Memory): Thực hiện chức năng đọc, ghi dữ liệu trong lúc làm việc, điều đó có nghĩa là dữ liệu trong RAM có thể thay đổi và nó sẽ bị mất đi khi tắt máy Hình 7. ROM Hình 8. RAM 4. Bộ nhớ ngoài: Đĩa mềm Thiết bị nhớ flash Ổ đĩa cứng Bộ nhớ ngoài dùng để lưu trữ lâu dài dữ liệu và hỗ trợ cho bộ nhớ trong. Bộ nhớ ngoài của máy tính thường là đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, thiết bị nhớ flash. Hình 9. Một số bộ nhớ ngoài Do khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ nên dung lượng của các bộ nhớ ngoài ngày càng lớn và kích thước của chúng ngày càng nhỏ lại * Chú ý: Do thiết bị nhớ flash sử dụng cổng giao tiếp USB nên thường được gọi là USB 5. Thiết bị vào: Thiết bị vào dùng để đưa thông tin vào máy tính. Có nhiều loại thiết bị vào như bàn phím, chuột, máy quét … Hình 10. Một số thiết bị vào Máy quét Chuột Bàn phím 6. Thiết bị ra: Thiết bị ra dùng để đưa dữ liệu ra từ máy tính. Có nhiều loại thiết bị ra như màn hình, máy in, loa, máy chiếu … Máy in Hình 10. Một số thiết bị ra Loa Máy chiếu Màn hình Bài 4: Phần mềm máy tính 1. Định nghĩa: Máy tính hoạt động theo chương trình, có nghĩa là để máy tính hoạt động được ta cần phải cài đặt các chương trình vào. VD: Để nghe nhạc được trên máy tính ta cần phải cài đặt các chương trình nghe nhạc như Window Media Player, Winamp … Mỗi chương trình như vậy được gọi là một phần mềm máy tính. Sau đây, ta giới thiệu một số loại phần mềm: 2. Phần mềm hệ thống: Hình 11. Phần mềm nghe nhạc Window Media Player Là những phần mềm tạo môi trường làm việc cho các phần mềm khác. VD: Hệ điều hành Window 98, Window XP 3. Phần mềm ứng dụng: Rất nhiều phần mềm máy tính được phát triển để giải quyết những việc thường gặp như soạn thảo văn bản, xử lý ảnh, quản lý học sinh … Những phần mềm như thế được gọi là các phần mềm ứng dụng VD: Phần mềm xử lý ảnh Photoshop, phần mềm duyệt các trang web Internet Explorer, phần mềm xem phim Jet Audio, Herosoft … PHẦN II: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Bài 1: Những kiến thức cơ sở 1. Khái niệm hệ điều hành và hệ điều hành Windows: Như đã thảo luận ở trên, hệ điều hành thuộc nhóm phần mềm hệ thống, là tập hợp có tổ chức các chương trình thành một hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính, cung cấp các phương tiện và dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực hiện chương trình, quản lý chặt chẽ các tài nguyên của máy tính, tổ chức khai thác chúng một cách thuận tiện và tối ưu. Microsoft Windows là hệ điều hành cho máy tính cá nhân của hãng phần mềm Microsoft. Các hệ điều hành Windows đều có giao diện đồ hoạ dựa trên khái niệm "cửa sổ" (window). Ngoài ra còn có hệ thống các biểu tượng, bảng chọn, hộp thoại … và cơ chế chỉ định bằng chuột. Hệ điều hành Windows XP là hệ điều hành thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. 2. Thao tác với chuột: Bao gồm những thao tác sau đây: - Di chuột (Mouse move): Di chuyển con trỏ chuột đến một vị trí nào đó trên màn hình - Nháy chuột (Click): Nhấn một lần nút trái chuột rồi thả ngón tay, còn gọi là kích chuột - Nháy đúp chuột (Double Click): Nhấn nhanh liên tiếp hai lần nút trái chuột - Nháy phải chuột: Nhấn một lần nút phải chuột rồi thả ngón tay - Kéo thả chuột (Drag and drop): Nhấn và giữ nút trái chuột đồng thời di chuyển con trỏ chuột đến một vị trí nào đó trên màn hình rồi thả nút trái chuột ra 3. Môi trường Windows: Khi làm việc với hệ điều hành Windows, ta sẽ thấy toàn là các cửa sổ, bảng chọn, các thanh công cụ và các biểu tượng a) Cửa sổ, bảng chọn, biểu tượng: Mỗi chương trình ứng dụng trong windows có một cửa sổ làm việc với hệ thống bảng chọn riêng, nhưng tất cả các cửa sổ đều có nhiều thành phần chung, thường đều có thanh tiêu đề (chứa tên cửa sổ), thanh bảng chọn (bao gồm nihều bảng chọn) và thanh công cụ (chứa các biểu tượng) Các nút điều khiển Thanh tiêu đề Thanh bảng chọn Thanh công cụ Hình 12. Cửa sổ ổ đĩa C Sau đây là hình ảnh một bảng chọn và một thanh công cụ chuẩn để ta dễ dàng làm quen với các thành phần này hơn: Hình 13. Bảng chọn view Dòng lệnh bị mờ nghĩa là lệnh không thể kích hoạt được Dấu } chỉ rằng khi chọn lệnh này sẽ xuất hiện hộp thoại tiếp theo Dấu … chỉ rằng khi chọn lệnh này sẽ xuất hiện cửa sổ Một nhóm lệnh Dấu ü chỉ ra rằng mục này đang được chọn Dấu Ÿ chỉ ra rằng mục này đang được chọn trong một nhóm chỉ được chọn một thành phần mà thôi Hình 13. Thanh công cụ chuẩn bao gồm nhiều biểu tượng * Chú ý: Có thể thêm hoặc bỏ bớt các nút lệnh (biểu tượng) trên thanh công cụ chuẩn bằng cách nháy nút phải chuột, chọn Customize và chọn các biểu tượng cần bỏ hoặc thêm b) Bảng chọn Start và thanh công việc: - Bảng chọn Start: chứa mọi nhóm lệnh cần thiết để bắt đầu sử dụng Windows và xuất hiện khi ta nháy chuột vào nút Start (hình 14) Hình 14. Hai dạng thể hiện của bảng chọn Start - Thanh công việc: Trong windows, có thể chạy được nhiều chương trình khác nhau cùng một lúc. Các chương trình đang thực hiện sẽ được xuất hiện trên thanh công việc dưới dạng nút đại diện. Tuy vậy tại một thời điểm ta có thể tác động đến được một cửa sổ mà thôi. Để chuyển qua lại giữa các cửa sổ đang làm việc, ta thực hiện bằng một trong các cách sau: Nháy vào biểu tượng chương trình tương ứng trên thanh công việc Nháy vào một vị trí bất kỳ trên cửa sổ muốn kích hoạt (nếu có thể nhìn thấy được các cửa sổ) Nhấn giữ phím Alt và nhấn phím Tab nhiều lần cho tới khi chương trình tương ứng được chọn Hình 15. Thanh công việc 4) Khởi động và thoát khỏi Windows: a) Khởi động Windows: Để khởi động Window ta nhấn vào nút Power trên thân máy và chờ Windows khởi động lên b) Thoát khỏi Window: Để thoát khỏi Windows, ta chọn Start -> Turn Off: Xuất hiện bảng chọn Turn Off Computer Standby: Tạm ngừng Turn Off: Tắt máy Restart: Khởi động lại Chọn một trong 3 chế độ trên để thực hiện việc thoát khỏi Windows * Chú ý: Để chuyển đổi qua lại giữa hai dạng thể hiện của bảng chọn Start, ta di chuột đến thanh công việc, nháy chuột phải, chọn Properties -> Start Menu -> Chọn dạng thể hiện cần dùng Khi tắt máy cần chú ý các vấn đề sau để đảm bảo không lỗi hệ thống: + Không nhấn nút Power trên thân máy để tắt máy khi không cần thiết + Thoát tất cả các chương trình đang làm việc trên máy rồi mới tắt máy Bài 2: Làm việc với tệp và thư mục I. Tổ chức thông tin trong máy tính: Khi thông tin được lưu vào máy tính, để dễ dàng xử lý và thông tin lưu vào máy tính đồng bộ, không bị tách rời ra, hệ điều hành tổ chức các thông tin thành từng tệp (file). VD: Bài hát được lưu vào máy tính sẽ trở thành một tệp có hình dạng như hình 16 Hình 16. Hình dạng file nhạc Do số lượng các tệp trong máy rất nhiều nên để dễ dàng quản lý các tệp hơn, hệ điều hành xây dựng thêm mô hình thư mục, một thư mục có thể chứa nhiều tệp hay thư mục ở trong nó. Giả sử tệp hay thư mục B nằm trong thư mục A, B được gọi là tệp hay thư mục con của A, ngược lại A được gọi là thư mục cha của B. Hình 17. Hình dạng thư mục Mỗi tệp hoặc thư mục đều được đặt tên. Trong hệ điều hành Windows, tên tệp hoặc thư mục không quá 255 ký tự, tên tệp có thêm phần mở rộng. Ngoài ra tên tệp hoặc thư mục còn tuân theo một số quy định khác nữa nhưng nhìn chung việc đặt tên trong Windows là tương đối tự do. Trong một thư mục không thể tồn tại hai đối tượng cùng tên với nhau Cách tổ chức thông tin (tệp và thư mục) được gọi là tổ chức cây. II. Làm việc với tệp và thư mục: 1. Chọn đối tượng: Để dễ dàng hơn, ta gọi chung tệp và thư mục ở trong máy tính là đối tuợng. Muốn làm việc với đối tượng nào, trước hết ta cần chọn (đánh dấu) đối tượng đó. Sau khi đối tượng đã được chọn, tên và biểu tượng của đối tượng sẽ được bôi đen. Để chọn một đối tượng, nháy chuột vào đối tượng đó Để loại bỏ kết quả chọn, nháy chuột bên ngoài đối tượng đó Để chọn nhiều đối tượng liên tiếp nhau, chọn đối tượng đầu tiên, sau đó kéo thả chuột đến đối tượng cuối cùng hoặc chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Shift và chọn đối tượng cuối cùng Để chọn nhiều đối tượng không liên tiếp nhau, nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt chọn các đối tượng đó, khi muốn bỏ đối tương nào đã được chọn, vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nháy chuột vào đối tượng đó 2. Xem tổ chức tệp và thư mục trên đĩa: Xem tổ chức tệp và thư mục trên đĩa có nghĩa là xem trong thư mục nào đó của máy tính có chứa những tệp và thư mục nào. Để xem tổ chức tệp và thư mục trên đĩa, ta thực hiện lần lượt các bước như sau: Nháy chuột vào biểu tượng My Computer trên màn hình nền (destop) để mở tệp và thư mục theo kiểu My Computer hoặc nháy chuột phải vào biểu tượng My Computer trên màn nền và chọn Explore để mở tệp và thư mục theo kiểu Window Explorer. Nháy chuột vào biểu tượng hoặc tên thư mục ở ngăn bến trái nếu mở theo kiểu Window Explorer hoặc nháy đúp chuột vào biểu tượng của thư muc để xem nội dung của thư mục đó. Nháy chuột vào biểu tượng này để xem nội dung thư mục BP Nháy đúp chuột vào biểu tượng này để xem nội dung thư mục BP Hình 18. Xem tổ chức tệp và thư mục * Chú ý: + Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai kiểu mở trên bằng cách nháy chuột vào nút lệnh Trên thanh công cụ chuẩn + Nháy nút trên thanh công cụ chuẩn để xem nội dung thư mục dưới các dạng hiển thị khác nhau + Nháy nút để xem lại việc hiển thị của thư mục trước đó, nháy nút để xem thư mục mẹ của thư mục đang được hiển thị 3. Tạo mới một thư mục: Trong quá trình quản lý tệp và thư mục trong máy tính, nhiều lúc chúng ta muốn tạo mới một thư mục để chứa một số tệp và thư mục nào đó. Để tạo mới một thư mục trong Windows, ta thực hiện lần lượt như sau: 1. Mở thư mục cần tạo thư mục mới bên trong nó 2. Chọn File -> New -> Folder hoặc di chuột ra vùng trống, nháy chuột phải chọn New -> Folder 3. Gõ tên cho thư mục mới tạo và nhấn phím Enter, nếu không gõ tên thì thư mục mới tạo sẽ có tên măc định là New Folder 4. Đổi tên tệp hoặc thư mục: Để đổi tên tệp hoặc thư mục trong Windows, ta thực hiện lần lượt các bước sau: 1. Chọn tệp hoặc thư mục cần đổi tên 2. Chọn File -> Rename hoặc di chuột đến tệp hoặc thư mục vừa được chọn nháy chuột phải chọn Rename 3. Đánh tên cho tệp hoặc thư mục và nhấn phím Enter * Chú ý: Khi tệp hoặc thư mục đang mở thì không đổi tên được 5. Sao chép tệp hoặc thư mục: Để sao chép tệp hoặc thư mục ta thực hiện lần lượt các bước sau: 1. Chọn tệp hoặc thư mục cần sao chép 2. Chọn Edit -> Copy hoặc nháy nút lệnh Copy trên thanh công cụ hoặc di chuột đến tệp hoặc thư mục vừa được chọn nháy chuột phải chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C 3. Mở thư mục cần sao chép đến và chọn Edit -> Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh công cụ hoặc di chuột đến vùng trống nháy chuột phải chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V 6. Di chuyển tệp và thư mục: Để di chuyển tệp hoặc thư mục ta thực hiện lần lượt các bước sau: 1. Chọn tệp hoặc thư mục cần di chuyển 2. Chọn Edit -> Cut hoặc nháy nút lệnh Cut trên thanh công cụ hoặc di chuột đến tệp hoặc thư mục vừa được chọn nháy chuột phải chọn Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X 3. Mở thư mục cần di chuyển đến và chọn Edit -> Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh công cụ hoặc di chuột đến vùng trống nháy chuột phải chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V * Chú ý: Nếu đối tượng đích và nguồn đều hiển thị trên màn hình thì ta có thể thực hiện nhanh thao tác di chuyển bằng cách kéo thả chuột từ vị trí nguồn tới vị trí đích, cũng làm tương tự như vậy nhưng đồng thời nhấn giữ phím Ctrl nếu muốn sao chép 7. Xoá tệp hoặc thư mục: Để xoá tệp hoặc thư mục ta thực hiện lần lượt các bước sau: 1. Chọn tệp hoặc thư mục muốn xoá 2. Chọn File -> Delete hoặc nháy chuột vào nút lệnh hoặc di chuột đến tệp hoặc thư mục vừa được chọn nháy chuột phải chọn Delete hoặc nhấn phím Delete 3. Windows sẽ hiện hộp thoại để ta khẳng định thao tác xoá, chọn Yes để xoá, chọn No để không xoá. 8. Khôi phục hoặc xoá hẳn các tệp đã bị xoá: Sau khi xoá, tệp hoặc thư mục sẽ được đưa đến một nơi gọi là "Thùng tái sinh" của máy tính (Recycle Bin). Tại đây ta có thể khôi phục hoặc xoá hẳn các tệp hoặc thư mục đã bị xoá: 1. Nháy đúp vào biểu tượng Recycle Bin trên màn hình nền 2. Chọn các đối tượng trong cửa sổ xuất hiện 3. Chọn File -> Restore/ nháy chột phải chọn Restore nếu muốn khôi phục lại, chọn File -> Delete/ nháy chột phải chọn Delete nếu muốn xoá hẳn. * Chú ý: Nếu muốn xoá tất cả tệp và thư mục trong Recycle Bin, di chuột đến biểu tượng Recycle Bin, nháy chuột phải chọn Empty Recycle Bin Bài 3: Một số tính năng trong Windows I. Khởi động và kết thúc chương trình: 1. Khởi động chương trình: Như đã thảo luận ở trên, máy tính hoạt động theo chương trình. Do đó, sau khi khởi động Windows, ta cần khởi động các chương trình lên để làm việc. Trong Windows, để khởi động một chương trình, ta có thể thực hiện bằng một trong hai cách sau: Cách 1: Dùng bảng chọn Start (Hình 19): 1. Chọn Start -> All Program, sau đó di chuột đến chương trình cần khởi động 2. Nháy chuột vào chương trình muốn khởi động Cách 2: Khởi động bằng cách nháy đúp chuột vào biểu tượng của chương trình (Hình 20) 1. Mở đến chương trình cần khởi động bằng My Computer hoặc Window Explorer 2. Nháy đúp chuột vào chương trình muốn khởi động Nháy chuột vào đây để khởi động chương trình Word Hình 19. Khởi động chương trình bằng bảng chọn Strart Hình 20. Khởi động chương trình bằng việc nháy đúp chuột Nháy đúp chuột vào đây để mở tệp văn bản 2. Thoát khỏi chương trình: Sau khi đã làm việc xong với một chương trình nào đó, ta cần thoát khỏi nó bằng một trong các cách sau: Chọn File -> Exit hoặc File -> Close Nháy chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ chương trình Nháy chuột phải vào nút đại diện của chương trình trên thanh công việc và chọn Close Nhấn tổ hợp phím Atrl + F4 II. Tạo đường tắt trong Windows: Để khởi động một chương trình ta cần phải tìm đến vị trí chứa chương trình đó. Điều này sẽ khiến ta mất nhiều thời gian. Đối với những chương trình làm việc thường xuyên, để dễ dàng và nhanh chóng khởi động chúng hơn trong Windows ta có thể tạo một đường tắt (Shortcut) có vai trò như là một thành phần đại diện cho chương trình và đặt nó tại vị trí dễ dàng sử dụng nhất. Khi nháy chuột vào thành phần đại diện này thì chương trình của chúng ta sẽ được khởi động. Để tạo đường tắt trong Window, ta thực hiện như sau: 1. Chọn đối tượng cần tạo dường tắt 2. Nháy chuột phải chọn Create Shortcut, xuất hiện một biểu tượng có hình mũi tên ở phía dưới đó chính là đường tắt của dối tượng 3. Sao chép hay di chuyển đường tắt vừa tạo xong đến nơi muốn đặt đường tắt Biểu tượng Word Biểu tượng đường tắt của Word Hình 21. Đường tắt của Word * Chú ý: Ta cũng có thể tạo nhanh đường tắt cho một tệp hay thư mục và đưa ra màn hình nền bằng cách: Chọn tệp hoặc thu mục cần tạo đường tắt -> Nháy chuột phải -> Chọn Send To -> Chọn Desktop III. Mở một tài liệu mới mở gần đây: Windows có khả năng lưu lại một số lượng các tài liệu mà người dùng mới mở gần đây nhất, điều này sẽ giúp cho chúng ta không cần phải tốn thời gian tìm đến một tài liệu vừa mở để mở lại nó. Những tài liệu vừa nói ở trên được lưu trong My Recent Document nằm trên bảng chọn Start. Vậy chỉ cần, vào My Recent Document, nháy chuột vào một trong các tài liệu mới mở thì ta đã mở được tài liệu đó. Danh sách các tài liệu mới mở gần đây. Chỉ cần nháy chuột vào một trong các biểu tượng thì ta đã mở được tài liệu đó Hình 22. My Recent Document IV. Tìm một tệp hay thư mục: Số lượng tệp và thư mục trong máy tính rất nhiều, có nhiều lúc ta không nhớ được vị trí lưu tệp hay thư mục cần mở làm cho việc tìm kiếm thông thường trở nên khó khăn. Để xử lý được những tình huống như vậy, hệ điều hành Windows hỗ trợ cho chúng ta một chức năng tìm kiếm tệp và thư mục. Chỉ cần nhớ tên hay một phần tên của đối tượng là ta có thể làm cho đối tượng đó xuất hiện trên màn hình tìm kiếm. Trong Windows, ta thực hiện tìm kiếm như sau: 1. Nháy Start -> Search: Hộp thoại Search xuất hiện: 2. Nháy chuột vào một tuỳ chọn tìm kiếm và thực hiện một số yêu cầu trên màn hình xuất hiện 3. Nháy chuột vào nút Search hoặc nhấn phím Enter để thực hiện tìm kiếm Hình 23. Hộp thoại tìm kiếm Chọn vị trí muốn tìm Đánh một phần nội dung của tên Đánh tên hoặc một phần của tên Tìm một máy tính trên mạng Tìm tất cả các tệp và thư mục Tìm các tệp văn bản hay bảng tính ... Tìm các tệp ảnh, nhạc hoặc phim Bài 4: Control Panel và việc thiết đặt hệ thống I. Giới thiệu về Control Panel: Control Panel là một tập hợp các chương trình dùng để cài đặt các thông số hệ thống như phông chữ, máy in, quản lý các phần mềm ứng dụng, thay đổi thông số của chuột, bàn phím ...để phù hợp với công việc hay sở thích. Trong Windows, Control Panel có hai dạng hiển thị là Classic và Category (Hình 24) Nháy chuột vào dòng này để chuyển đổi qua lại giữa hai dạng hiển thị Hình 24. Cửa sổ Control Panel Dạng hiển thị Category Dạng hiển thị Classic Để làm xuất hiện cửa sổ Control Panel, ta chọn Start -> Control Panel. Việc kết thúc Control Panel cũng tương tự như việc kết thúc các chương trình khác. Dạng hiển thị Classic sẽ giúp cho người dùng dễ dàng tìm thấy một chương trình trong Control Panel hơn dạng hiển thị Category, nên trong bài này ta sẽ dùng các hình ảnh minh hoạ theo dạng hiển thị Classic II. Một số thiết đặt hệ thống: Hệ điều hành Windows tạo môi trường làm việc cho các chương trình khác chạy trên máy vi tính, do đó có khả năng ảnh hưởng đến toàn bộ các chương trình đang chạy trong môi trường do mình tạo ra. Khi ta thay đổi một tham số hệ thống trong Windows thì tham số đó ở trong các chương trình cũng thay đổi theo. VD: Nếu thiết lập dùng dấu chấm để ngăn cách giữa phần nguyên và phần phân trong việc biểu diễn số trong Windows thì việc biểu diễn số trong phần mềm bảng tính Excel cũng phải tuân theo như vậy. Sau đây là một số thiết đặt hệ thống thường dùng trong Windows: 1. Thay đổi thuộc tính màn hình nền: Màn hình nền (Desktop) là màn hình mà chúng ta bắt gặp khi máy tính vừa khởi động xong, trên màn hình nền thường bao gồm thanh công việc và một số biểu tượng như My Computer, My Document ... Nếu để ý, có thể chúng ta sẽ thấy được trường hợp tuy hai máy tính cùng được cài đặt Windows XP nhưng lại có màn hình nền khác nhau. Thực chất, Windows XP hỗ trợ cho ta rất nhiều dạng hình nền, để thay đổi thuộc tính màn hình nền của máy tính ta lần lượt thực hiện các thao tác sau đây: 1. Làm xuất hiện cửa sổ Control Panel 2. Nháy chuột vào biểu tuợng Display trong cửa sổ Control Panel: Hộp thoại Display Properties xuất hiện 3. Trong hộp thoại Display Properties, ta cần chú ý các trang sau đây: - Trang Themes: Dùng để thay đổi giao diện cửa sổ trong Windows, chọn các giao diện trong danh sách theme - Trang Desktop: Thay đổi màn hình nền Chọn một ảnh trong hộp Background hoặc nháy vào nút Browse để tìm các ảnh khác Nháy nút Apply hoặc OK - Trang Screen Saver: Đặt trạng thái nghỉ của máy tính khi người dùng ngưng hoạt động trong một thời gian để bảo vệ màn hình Chọn trạng thái nghỉ trong danh sách Screen Saver. Với mỗi trạng thái như vậy, ta có thể xem thử bằng cách nháy chuột vào nút Preview và có thể sửa đổi trạng thái bằng cách nháy chuột vào nút Setting Chọn khoảng thời gian bắt đầu chuyển sang trạng thái bảo vệ màn mình từ khi người sử dụng ngừng hoạt động trong hộp Wait Nháy nút OK 4. Nháy chuột vào nút Apply hoặc OK Trang Themes Biểu tượng Display Hình 25. Hộp thoại Dispaly Properties Trang Screen Saver Trang Destop * Chú ý: Ta cũng có thể làm xuất hiện hộp thoại Display Properties bằng cách di chuột ra vùng trống trên màn hình nền, nháy chuột phải chọn Properties 2. Thiết đặt các thông số khu vực: Mỗi nơi, mỗi khu vực sẽ có những cách biểu diễn khác nhau về cùng một vấn đề nào đó. VD: Nguời Mỹ biểu diễn ngày tháng theo dạng tháng/ngày/năm, người Việt Nam biểu diễn ngày tháng theo dạng ngày/tháng /năm. Cùng một thời gian là 3 giờ chiều nhưng người Mỹ biểu diễn theo dạng 3:00 PM, người Việt Nam lại biểu diễn là 3:00 Chiều. Do Windows là một phần mềm do người Mỹ sản xuất nên đa số các thiết đặt đều tuân theo quy cách dùng của người Mỹ. điều này có thể gây khó khăn không nhỏ đến người dùng thuộc các nước có quy cách khác như Việt Nam chẳng hạn. Tuy vậy, ta vẫn có thể biến đổi các quy cách đã dược mặc định trong Windows về dạng Việt Nam, việc thiết đặt đó được gọi là thiết đặt các thông số khu vực. Để thiết đặt các thông số khu vực ta lần lượt thực hiện như sau: 1. Khởi động Control Panel 2. Nháy chuột vào biểu tượng Regional and Language Options: Xuất hiện hộp thoại Regional and Language Options 3. Nháy chuột vào nút Customize: Trang Numbers: Thiết đặt việc biểu diễn số Trang Currency: Thiết đặt việc biểu diễn tiền tệ Trang Time: Thiết đặt việc biểu diễn thời gian Trang Date: Thiết đặt việc biểu diễn ngày tháng Date Time Currency Numbers 4. Sau khi thiết đặt các thông số xong, nháy chuột vào nút OK 5. Nháy nút OK hoặc Apply Hình 25. Thiết đặt thông số khu vực III. Cài đặt máy in: Thông thường, sau khi đã hoàn thành xong các công việc thuộc tin học văn phòng ta đều in sản phẩm vừa làm xong để tiện sử dụng. Muốn như vậy trước hết, ta cần phải có một máy in được kết nối với máy tính đang dùng. Không những vậy, ta cần phải cài đặt máy in đó vào máy tính. Để cài đặt máy in, ta thực hiện như sau: 1. Nháy chuột vào biểu tượng Printer and Faxes -> Add a printer: Xuất hiện hộp thoại Printer Wizard. Nháy Next 2. Trong hộp thoại xuất hiện thứ 2 có hai tuỳ chọn: + Local printer attached to this computer: Chọn mục này nếu máy in được nối trực tiếp vào máy tính + A network printer, or a printer attached to another computer: Chọn mục này nếu máy in muốn cài đặt là máy in trên mạng Sau khi chọn một trong 2 tuỳ chọn xong, tiếp tục nháy Next và thực hiện theo các chỉ dẫn 3. Sau khi đã hoàn tất cài đặt, nháy chuột vào nút Finish để kết thúc việc cài đặt Hình 26. Cài đặt máy in PHẦN III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD Bài 1: Tổng quan về hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word I. Hệ soạn thảo văn bản: Hệ soạn thảo văn bản là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản như: Gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in văn bản Các thao tác có thể thực hiện ở trên trong hệ soạn thảo văn bản là các thế mạnh của việc soạn thảo văn bản trên máy so với việc soạn thảo văn bản bằng tay. Sau đây, ta sẽ trình bày rõ hơn về các thao tác trên: - Gõ (nhập) văn bản: Khi làm việc với hệ soạn thảo văn bản, ta có thể nhập văn bản vào một cách tự do, việc nhập văn bản được thực hiện từ bàn phím tương tự như viết chữ vào giấy - Sửa đổi: Giả sử, có một số vị trí trên văn bản nhập vào bị sai hoặc không ưng ý, ta có thể chỉnh sửa mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ văn bản - Trình bày: Khác với việc xây dựng văn bản trên giấy, sau khi văn bản đã được nhập vào xong, ta có thể trình bày lại theo sở thích của mình để làm cho văn bản đẹp hơn - Lưu trữ văn bản: Văn bản soạn thảo xong có thể được lưu trữ vào máy để khi cần có thể sử dụng lại - In văn bản: Văn bản soạn thảo xong, có thể dược in ra trên giấy để tiện cho việc sử dụng Microsoft Word là hệ soạn thảo văn bản phổ biến và được sử dụng nhiều nhất hiện nay do hãng Microsoft cung cấp II. Gõ chữ Việt trong khi soạn thảo văn bản: Để gõ được chữ Việt trong khi soạn thảo văn bản cần phải có sự hỗ trợ của một phần mềm gõ chữ Việt, có nghĩa là hai thành phần trên cần phải đồng thời được chạy cùng một lúc trên máy tính. Hai phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt phổ biến nhất hiện nay là Vietkey, Unikey. Tuy nhiên, cho dù máy tính đã được cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt, nếu không nắm vững các quy tắc ta có thễ vẫn không làm xuất hiện được chữ Việt trên màn hình soạn thảo văn bản. Những quy tắc ta cần nắm trong phần này là: Quy tắc 1: Sử dụng kiểu gõ Hai kiểu gõ chữ Việt phổ biến hiện nay là kiểu gõ TELEX và kiểu gõ VNI. Kết quả làm xuất hiện chữ Việt trong hai kiểu gõ được trình bày trong bảng dưới đây: Kiểu gõ TELEX Kiễu gõ VNI Để gõ chữ Ta gõ Ta gõ ă aw a8 â aa a6 đ dd d9 ê ee e6 ô oo o6 ơ ow hoặc [ o7 ư uw hoặc ] u7 Đễ gõ dấu Huyền f 2 Sắc s 1 Hỏi r 3 Ngã x 4 Nặng j 5 Xoá dấu z 0 Việc chọn kiểu gõ được thực hiện trong phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt. Kiểu gõ ta thường dùng là kiểu gõ TELEX Quy tắc hai: Chọn bộ mã tương ứng với bộ phông Việc xác định bộ phông dùng để soạn thảo được thực hiện trong hệ soạn thảo văn bản, còn việc xác định bộ mã được thực hiện trong phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt. Vậy, ta phải biết chọn bộ mã tương ứng với bộ phông đang gõ thì mới có thể làm xuất hiên chữ Việt được. Sau đây là danh sách các bộ phông chữ Việt thường dùng và bộ mã tương ứng: Bộ phông Bộ mã Times New Roman Unicode Có tiếp đầu là VNI- VNI Có tiếp đầu là .Vn TCVN3 Chọn kiểu gõ Chọn bộ mã Chọn việc gõ tiếng Việt Hình 27. Cửa sổ phần mềm Vietkey III. Một số quy ước trong việc gõ văn bản: Khi gõ văn bản, để văn bản được trình bày đẹp và nhất quán, ta cần phải tuân theo một số quy ước sau: - Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:) ... phải được đặt sát với ký tự cuối cùng của từ đứng truớc nó và cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó một dấu cách - Chỉ dùng một ký tự trống để ngăn cách giữa các từ - Các dấu mở ngoặc như "(", "[","{" ... phải được đặt sát vào ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó, các dấu đóng ngoặc như ")", "]", "}" phải được đặt sát vào ký tự cuối cùng của từ đứng trước nó - Không dùng phím Enter để xuống dòng, chỉ dùng một lần phím Enter để kết thúc mỗi đoạn văn IV. Giới thiệu về Microsoft Word: 1. Khởi động Word: Để khởi động Word, ta thực hiện bằng một trong các cách sau: Nháy chuột vào biểu tượng Word trên màn hình nền (nếu có) Chọn Start -> All Program -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word Hình 28. Biểu tượng Word 2. Màn hình làm việc của Word: Sau khi khởi động Word xong, ta sẽ bắt gặp được màn hình làm việc của Word. Hình 29 sau đây là màn hình làm việc và tên của các thành phần trên màn hình làm việc của Word Thanh tiêu đề Hình 29. Màn hình làm việc của Word Thanh trạng thái Thanh công cụ vẽ Thanh cuộn dọc Vùng soạn thảo Thước dọc Thước ngang Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ chuẩn Thanh bảng chọn Thanh cuộn ngang - Thanh tiêu đề: Chứa tên của văn bản đang thao tác và một số nút điều khiển - Thanh bảng chọn: Bao gồm nhiều bảng chọn, mỗi bảng chọn bao gồm các lệnh có chức năng cùng nhóm - Hệ thống thanh công cụ: Thông thường ta hay sử dụng các thanh công cụ sau: Thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng, thanh công cụ vẽ. Trên mỗi thanh công cụ bao gồm nhiều biểu tượng, mỗi biểu tượng tượng trưng cho một lệnh nào đó trên thanh bảng chọn. Để biết một biểu tượng tương ứng với lệnh nào, ta di chuột đến biểu tương đó, khoảng vài giây sau, sẽ có một bảng mở rộng hiện ra thông báo cho người dùng biết được lệnh tương ứng với biểu tượng đó - Thước ngang, thước dọc: Giúp cho việc trình bày văn bản được chính xác, đẹp hơn - Thanh ngang, thanh cuộn dọc: Trên các thanh cuộn có các núm, ta có thể di chuyển các núm theo chiều của thanh cuộn để nhìn thấy được các phần của văn bản bị khuất - Thanh trạng thái: Chứa các thông tin về vị trí của con trỏ văn bản, vi trí trang ... - Vùng soạn thảo: Là nơi ta có thể nhập các ký tự từ bàn phím vào để xây dựng văn bản 3. Kết thúc phiên làm việc với Word: Sau khi soạn thảo văn bản xong, thông thường trước khi kết thúc làm việc với Word, ta nên lưu lại văn bản để có thể sử dụng lại. Để lưu văn bản, ta có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: Chọn File -> Save Nháy chuột vào nút lệnh Save trên thanh công cụ chuẩn Nháy tổ hợp phím Ctrl + S Nếu văn bản được lưu lần đầu tiên, hộp thoại Saver As xuất hiện để người dùng chỉ định vị trí lưu văn bản và đặt tên cho tệp văn bản lưu Đặt tên cho văn bản lưu Chỉ định vị trí lưu văn bản Hình 30. Hộp thoại Saver As Sau khi văn bản được lưu lần đầu tiên, nếu dùng lại một trong ba cách trên thì hộp thoại Saver As không xuất hiện nữa mà Word sẽ tự động lưu đè lên tệp văn bản đã lưu. Để làm xuất hiện lại hộp thoại Saver As ta chọn File -> Saver As Để kết thúc phiên làm việc với Word, ta thực hiện bằng một trong các cách sau đây: Chọn File -> Exit/ nháy chuột vào nút trên thanh tiêu đề Chọn File -> Close/ Nháy chuột vào nút O ở bên phải của thanh công cụ chuẩn V. Các thao tác biên tập văn bản: 1. Mở tệp văn bản: Trước khi muốn soạn thảo một văn bản, ta cần phải có một văn bản trắng, tương tự như việc để viết một lá đơn hay một tài liệu nào đó ta cần phải có một tờ giấy trắng. Để tạo mới một tệp văn bản (tạo một tệp trắng), ta thực hiện bằng một trong các cách sau: Chọn File -> New Nháy vào nút lệnh New trên thanh công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Như đã nói ở trên, một thế mạnh của việc soạn thảo văn bản trên máy là ta có thể lưu văn bản và sử dụng lại. Để mở một tệp văn bản đã có, ta thực hiện bằng một trong các cách sau đây: Chọn File -> Open Nháy chuột vào nút lệnh Open trên thanh công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Sau khi thực hiện một trong ba thao tác trên, hộp thoại Open xuất hiện: Chỉ định vị trí chứa tệp văn bản cần mở Chọn tệp văn bản cần mở Hình 31. Hộp thoại Open 2. Con trỏ văn bản và con trỏ chuột: Con trỏ văn bản và con trỏ chuột là hai thành phần ta thường sử dụng nhất trong quá trình soạn thảo văn bản - Con trỏ văn bản: Có hình một dấu gạch dọc, luôn nhấp nháy và chỉ xuất hiện trong vùng soạn thảo. Khi ta gõ một ký tự vào văn bản từ bàn phím, ký tự đó sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ văn bản - Con trỏ chuột: Có hình dạng là một chữ I mảnh trong vùng soạn thảo, khi ra khỏi vùng soạn thảo nó sẽ đổi hình dạng thành dấu mũi tên. Khi người dùng di chuyển chuột theo chiều nào thì con trỏ chuột sẽ di chuyển theo chiều đó 3. Các thao tác biên tập văn bản: a) Chọn văn bản: Để thao tác với phần văn bản nào, trước hết ta phải chọn phần văn bản đó, trong Word, một phần văn bản có thể là một ký tự hay nhiều ký tự. Sau khi phần văn bản được chọn, sẽ có một hình chữ nhật đen bao quanh phần văn bản đó Để chọn một phần văn bản ta có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: Đưa con trỏ văn bản đến vị trí đầu của phần văn bản, nhấn giữ phím Shift, sau đó đưa con trỏ văn bản đến vị trí cuối của phần văn bản Nháy chuột tại vị trí bắt đầu, kéo thả chuột đến vị trí cuối của phần văn bản Hình 32. Phần văn bản được chọn b) Xoá văn bản: Để xoá một phần văn bản, ta lần lượt thực hiện các bước sau: 1. Chọn phần văn bản cần xoá 2. Nhấn tổ hợp phím Delete/ nháy chuột phải chọn Delete c) Sao chép một phần văn bản: Để sao chép một phần văn bản, ta lần lượt thực hiện các bước sau: 1. Chọn phần văn bản muốn sao chép 2. Chọn Edit -> Copy/ Nháy chuột vào nút lệnh Copy trên thanh công cụ chuẩn/nháy chuột phải chọn Copy/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C 3. Đưa con trỏ văn bản đến nơi cần đặt bản sao 4. Chọn Edit -> Paste/ Nháy chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ chuẩn/nháy chuột phải chọn Paste/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V d) Di chuyển một phần văn bản: Để sao chép một phần văn bản, ta lần lượt thực hiện các bước sau: 1. Chọn phần văn bản muốn di chuyển 2. Chọn Edit -> Cut/ Nháy chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ chuẩn/nháy chuột phải chọn Cut/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X 3. Đưa con trỏ văn bản đến nơi cần đặt phần văn bản 4. Chọn Edit -> Paste/ Nháy chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ chuẩn/nháy chuột phải chọn Paste/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V * Sau đây là bảng các phím và tổ hợp phím dùng trong việc di chuyển con trỏ văn bản trên màn hình soạn thảo và chọn các phần văn bản: Tổ hợp phím Chức năng trong việc di chuyển con trỏ văn bản " Sang phải một ký tự ! Sang trái một ký tự # Lên trên một dòng $ Xuống dưới một dòng Home Về đầu dòng End Về cuối dòng Ctrl + Home Về đầu văn bản Ctrl + End Về cuối văn bản PageUp Lên một trang màn hình PageDown Xuống một trang màn hình Ctrl + PageUp Lên một trang văn bản Ctrl + PageDown Xuống một trang văn bản Chức năng trong việc chọn phần văn bản Shift + " Chọn ký tự bên phải con trỏ văn bản Shift + ! Chọn ký tự bên trái con trỏ văn bản Shift + # Chọn dòng phía trên con trỏ văn bản Shift + $ Chọn dòng phía dưới con trỏ văn bản Ctrl + Shift + # Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu đoạn Ctrl + Shift + $ Chọn từ con trỏ văn bản đến cuối đoạn Shift + Home Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu dòng Shift + End Chọn từ con trỏ văn bản đến cuối dòng Ctrl + Shift + Home Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu văn bản Ctrl + Shift + End Chọn từ con trỏ văn bản đến cuối văn bản Ctrl + A Chọn toàn bộ văn bản Bài 2: Định dạng văn bản Sau khi soạn thảo văn bản vào màn hình soạn thảo xong, để văn bản được rõ ràng, nhất quán, mạch lạc và gây ấn tượng ta cần phải định dạng lại. VD: Cần in đậm, in nghiêng một số từ ngữ trong văn bản, muốn đoạn văn này phải thuộc vào hơn so với đoạn văn trên nó một tí. Tất cả các lệnh phục vụ cho việc định dạng văn bản đều nằm trong bảng chọn Format. Có ba mức định dạng văn bản cơ bản: Ký tự, đoạn văn bản, trang. 1. Định dạng ký tự: Định dạng ký tự là thay đổi phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc... của ký tự đó. Trong Word, một lúc ta có thể định dạng được một hoặc nhiều ký tự. Để định dạng ký tự ta thực hiện lần lượt các thao tác sau: 1. Chọn các ký tự cần định dạng 2. Chọn Format -> Font: Hộp thoại Font xuất hiện. Hộp thoại Font và các vị trí dùng để định dạng được thể hiện trong hình 33 dưới đây: Hình 33. Hộp thoại Font Màn hình hiển thị các thay dổi Một số tuỳ chọn khác Chọn kiểu gạch chân Chọn màu sắc Chọn cỡ chữ Chọn kiểu chữ Chọn phông chữ 3. Sau khi định dạng xong, nháy nút OK Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ Để định dạng nhanh ký tự, ngoài việc sử dụng hộp thoại Font ở trên, ta còn có thể dùng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng: Chọn phông Hình 34. Định dạng ký tự bằng thanh công cụ định dạng 2. Định dạng đoạn văn bản: Việc trình bày đoạn văn bản trên màn hình soạn thảo cũng tự do tương tự như trình bày đoạn văn bản trên giấy, ta có thể cho dòng đầu của đoạn thụt hơn các dòng khác bao nhiêu tuỳ thích, ta có thể cho các đoạn văn đứng cách nhau một khoảng cách bao nhiêu cũng được ... Tất cả các tuỳ chọn đó nằm trong chức năng định dạng đoạn văn bản của Word. Để định dạng đoạn văn bản, ta lần lượt thực hiện như sau: 1. Chọn đoạn văn bản cần định dạng (Bôi đen tất cả đoạn, bôi đen một phần, đưa con trỏ văn bản đến một vị trí trên đoạn văn) 2. Chọn Format -> Paragraph: Hộp thoại Paragrap xuất hiện. Căn chính lề văn bản Khoảng cách đối với đoạn văn sau Khoảng cách đối với đoạn văn trước Khoảng giữa các dòng trong đoạn Khoảng cách thụt lề của dòng đầu tiên Khoảng cách thụt lề phải Khoảng cách thụt lề trái Màn hình hiển thị các thay dổi Hình 35. Hộp thoại Paragraph 3. Sau khi thực hiện các thiết đặt các thông số cho đoạn văn xong. Nháy OK Di chuyển toàn bộ đoạn văn bản sang phải hoặc sang trái một khoảng xác định Căn chỉnh văn bản Ta cũng có thể định dạng nhanh đoạn văn bản bằng cách dùng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng Hình 36. Định dạng đoạn văn bản bằng thanh công cụ định dạng Thụt lề dòng đầu tiên Ngoài ra, ta cũng có thể định dạng đoạn văn bản bằng các con trỏ trên thước ngang Lề phải trang Lề trái trang Hình 37. Thước ngang Thiết đặt lề phải của đoạn văn Thiết đặt lề trái của đoạn văn 3. Định dạng trang văn bản: Định dạng trang văn bản là đi thiết lập kích cỡ, thiết lập phạm vi của phần giấy trên tờ giấy mà ta dự định sẽ soạn thảo vào đó, hay nói một cách khác là đi chọn cỡ giấy, hướng giấy, lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới của giấy dùng cho việc soạn thảo văn bản. Để định dạng trang văn bản ta thực hiện như sau: 1. Chọn File -> Page Setup. Xuất hiện hộp thoại Page Setup. Hình 38 là hộp thoại Page Setup và các vị trí dùng cho việc thiết đặc các thông số: Nháy chuột vào nút này để chọn cỡ giấy Chọn hướng giấy Thiết đặt lề phải trang Thiết đặt lề dưới trang Thiết đặt lề trái trang Thiết đặt lề trên trang Hình 38. Hộp thoại Page Setup 2. Sau khi thực hiện các thiết đặt xong, nháy chuột vào nút OK Ngoài ra ta còn có thể thay đổi lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải của đoạn văn bản trên các thước ngang và dọc Sau đây là một số tổ hợp phím dùng cho việc định dạng văn bản: Tổ hợp phím Chức năng Ctrl + B Tạo chữ đậm Ctrl + I Tạo chữ nghiêng Ctrl + U Tạo chữ gạch chân Ctrl + [ Giảm cỡ chữ 1 đơn vị Ctrl + ] Tăng cỡ chữ 1 đơn vị Ctrl + L Canh trái đoạn văn bản Ctrl + R Canh phải đoạn văn bản Ctrl + E Canh giữa đoạn văn bản Ctrl + J Canh đều hai bên đoạn văn bản Bài 3: Làm việc với bảng trong văn bản Trong quá trình soạn thảo văn bản, có nhiều lúc chúng ta cần trình bày nội dung trong văn bản dưới dạng bảng. VD: Thời khoá biểu, bảng điểm học sinh, thông tin học sinh ... Microsoft Word có hỗ trợ cho chúng ta tạo bảng trong văn bản và rất nhiều các thao tác làm việc với bảng 1. Tạo bảng: Khi gọi lệnh, Word sẽ tự động cho xuất hiện một bảng tại vị trí con trỏ văn bản. Do đó muốn cho bảng xuất hiện tại vị trí nào, ta cần phải đưa con trỏ văn bản đến vị trí đó trước khi gọi lệnh tạo bảng. Ngoài ra để Word xây dựng được bảng đúng theo yêu cầu của người dùng thì người dùng cần phải cho phần mềm soạn thảo biết được mình muốn tạo bảng gồm bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột, hay nói cách khác là cho biết số lượng hàng và cột của bảng cần tạo. Trong Word, ta có thể tạo bảng bằng một trong các cách sau: Cách 1: Dùng bảng chọn Table 1. Chọn Table -> Insert -> Table: Xuất hiện hộp thoại Insert Table Hình 39. Hộp thoại Insert Table Chọn số cột cho bảng Chọn số hàng cho bảng 2. Sau thiết đặt các thông số xong, nháy nút OK Cách 2: Dùng nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn Nháy chuột vào nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn -> Xuất hiện một bảng chọn mở rộng. Di chuột sang phải để chọn số cột, sang trái để chọn số hàng cho bảng cần tạo -> Nháy chuột Hình 40. Tạo bảng bằng nút lệnh Insert Table Tạo bảng gồm 4 cột 2 hàng Nút lệnh Insert Table Cách 3: Dùng nút lệnh Draw Table Nháy chuột vào nút lệnh Table and Borders trên thanh công cụ chuẩn -> Nháy chuột vào nút lệnh Draw Table trên thanh công cụ Table and Borders -> Đưa con trỏ chuột vào vùng soạn thảo và vẽ từng ô của bảng tương tự như vẽ bảng trên giấy 2. Các thao tác với bảng: Bảng được Word tự động tạo mặc định độ rộng của các cột bằng nhau. Tuy nhiên, trong thực tế không phải lúc nào cũng vậy, trong một bảng có thể tồn tại một số cột có độ rộng lớn hơn các cột khác hay có những ô trong bảng khác số lượng cột và hàng khác với các ô còn lại. Để biến đổi bảng mà Word tạo mặc định về các dạng bảng như vậy, ta cần thực hiện các thao tác sau đây: a. Chọn một đối tượng trong bảng: - Để chọn một ô trong bảng ta có thể nháy chuột và ô đó hoặc đưa con trỏ về phía bên trái của ô cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên k ta nháy chuột - Để chọn các ô trong một hàng đưa chuột về đầu hàng và nháy đúp chuột - Để chọn các ô trong một cột đưa chuột lên đầu cột cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên ˜ ta nháy chuột - Để chọn nhiều đối tượng liên tiếp ta chọn đối tượng đầu tiên sau đó rê chuột đến đối tượng cuối cùng - Để chọn nhiều đối tượng không liên tiếp ta chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn từng đối tượng còn lại Để nhập văn bản vào một ô nào đó trong bảng, ta nháy chuột vào ô đó trước khi nhập vào từ bàn phím a. Thay đổi độ rộng hàng, cột: Để thay đổi độ rộng hàng, cột ta cần thực hiện như sau: Đưa chuột đến các đường biên của hàng, cột cần thay đổi độ rộng cho đến khi xuất hiện dấu biểu thị việc di chuyển qua trái, phải hay lên, xuống, nháy chuột và rê chuột đến vị trí cần đặt đường biên mới b. Chèn thêm hoặc xoá ô, hàng, cột: - Chèn thêm hàng, cột vào bảng: Trước khi chèn ta cần phải cho Word biết được hàng, cột cần chèn vào sẽ đứng bên cạnh hàng, cột nào đã có ttrong bảng bằng cách chọn các hàng, cột đó. Các thao tác chèn hàng, cột sẽ lần lượt như sau: 1. Chọn hàng, cột đứng bên cạnh hàng, cột được chèn vào 2. Chọn Table -> Insert: Xuất hiện một bảng chọn mở rộng như hình 41, nháy chuột vào một trong các lệnh phù hợp với yêu cầu người dùng Chèn cột vào phía bên trái, bên phải của cột được chọn Chèn hàng vào phía bên dưới, bên trên của hàng được chọn Hình 41. Chèn hàng, cột . - Xoá ô, hàng, cột: 1. Chọn ô, hàng, cột cần xoá 2. Chọn Table -> Delete: Xuất hiện một bảng chọn mở rộng như hình 42, chọn Table nếu muốn xoá cả bảng, chọn Columns nếu muốn xoá cột, chọn Rows nếu muốn xoá hàng, chọn Cells nếu muốn xoá ô Hình 42. Xoá ô, hàng cột c. Tách một ô thành nhiều ô: 1. Chọn ô cần tách 2. Chọn Table -> Split Cells: Hộp thoại Split Cells xuất hiện để người dùng nhập số lượng hàng và cột để tạo bảng từ ô cần tách Nhập số lượng cột 3. Nháy OK Hình 43. Hộp thoại Split Cells Nhập số lượng hàng d. Gộp nhiều ô thành một ô: 1. Chọn các ô cần gộp, chú ý là các ô cần gộp lại phải là các ô liên tiếp với nhau 2. Chọn Table -> Merge Cells e. Định dạng văn bản trong ô: Hình 44. Định dạng văn bản trong ô Để định dạng văn bản trong một ô, trước hết ta phhải chọn ô đó. Các lệnh định dạng ký tự của văn bản trong ô cũng tương tự như định dạng ký tự trong văn bản đã trình bày ở trên. Ta có thể căn chỉnh lề của văn bản trong phạm vi ô chứa nó dưới các dạng khác nhau bằng cách nháy chuột phải chọn Cell Alignment -> nháy chuột vào một trong các biểu tượng nằm trong bảng chọn mở rộng Bảng chọn mở rộng f. Kẻ đường biên và đường lưới cho bảng: Sau khi tạo bảng, Word sẽ mặc định kẻ đường biên, đường lưới cho bảng dưới dạng nét liền mảnh. Đường biên là đường bao quanh bảng, đường lưới là đường ngăn cách giữa các ô trong bảng. Tuy nhiên, để văn bản được sinh động hơn, để làm nổi bật những nét quan trọng trong một bảng, ta nên tạo các đường biên và đường lưới trong bảng một cách đa dạng, phong phú hơn. Sau khi chọn xong đối tượng cần tạo đường biên, đường lưới ta thực hiện lần lượt như hình sau: Hình 45. Hộp thoại tạo đường biên 8. Nháy OK 7. Chọn biên cần tô 6. Chọn độ đậm đường biên 5. Chọn màu đường biên 4. Chọn kiểu đường biên 3. Chọn kiểu tô 2. Chọn trang Borders 1. Chọn Format -> Borders and Shading Sau đây sẽ giới thiệu thêm một thanh công cụ mà trên đó bao gồm hầu như tất cả các nút lệnh liên quan đến các thao tác xử lý bảng và vẽ đường biên, đường lưới đó là thanh công cụ Tables and Borders. Để làm xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders ta chọn View -> Toolbars -> Tables and Borders Hình 46. Thanh công cụ Tables and Borders 3. Sắp xếp dữ liệu trong bảng: Sắp xếp theo chiều tăng dần Có thể sắp xếp các hàng của một bảng theo thứ thự tăng dần hay giảm dần của các số liệu trong một cột nào đó. Trong một bảng, cột đầu tiên được mặc định có tên là column 1, cột thứ 2 có tên là column 2 ... Để sắp xếp một bảng sau khi đã chọn bảng đó, ta chọn Table -> Sort: Hộp thoại Sort xuất hiện như hình 47 Sắp xếp theo chiều giảm dần Chọn kiểu dữ liệu của cột tương ứng tham gia sắp xếp Chỉ định cột dùng để sắp xếp Hình 47. Hộp thoại Sort Bài 4: Một số chức năng soạn thảo nâng cao Với những kỹ năng vừa trình bày ở trên, ta đã có thể tạo và chỉnh sửa văn bản ở một mức tương đối đẹp và hoàn chỉnh rồi. Tuy nhiên, trong công việc của mình, có nhiều lúc ta còn gặp phải những loại văn bản mà với việc dùng các kỹ năng cơ bản ở trên khó mà trình bày cho đẹp và sinh động được. Do đó, trong bài này chúng ta cùng thảo luận về một số chức năng soạn thảo nâng cao mà Word cung cấp: 1. Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ thự: Có nhiều trường hợp chúng ta cần trình bày văn bản dưới dạng một danh sách liệt kê. VD: Danh sách học sinh, danh sách công việc trong tuần ... Danh sách liệt kê thường có hai dạng cơ bản: Có thứ thự và không có thứ tự (các thành phần trong danh sách ngang bằng với nhau). Thông thường, với dạng danh sách có thứ tự ta thường dùng các ký hiệu có thứ tự để đặt trước các thành phần trong danh sách, trong Word ta gọi là danh sách liệt kê dạng số thứ tự. Đối với danh sách dạng không có thứ tự, ta thường dùng một loại ký hiệu để đặt trước các thành phần, trong Word ta gọi là danh sách liệt kê dạng ký hiệu. Các khái niệm cơ bản: Ký tự Từ Câu Dòng Đoạn văn Mục tiêu Phát hiện và bồi dưỡng học sinh giỏi Góp phần nâng cao chất lượng dạy và học Hình 49. Liệt kê dạng số thứ tự Đẩy mạnh phong trào thi đua học tốt trong toàn trường Hình 48. Liệt kê dạng ký hiệu Để tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và hay số thứ tự ta thực hiện lần lượt các thao tác sau: 1. Chọn phần văn bản cần tạo danh sách 2. Chọn Format -> Bullets and Nubering: Hộp thoại Bullets and Nubering xuất hiện (Hình 50) 3. Chọn trang Bulleted nếu muốn định dạng danh sách theo kiểu ký tự và trang Nubered nếu muốn định dạng danh sách theo kiểu số thứ tự 4. Trong mỗi cách chọn trên, tiếp tục chọn dạng ký hiệu thể hiện Chọn trang Numbered Chọn trang Bulleted 5. Nháy nút OK Hình 50. Hộp thoại Bulles and Nubering Nút lệnh Numbering Ngoài ra, ta cũng có thể tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu hay số thứ tự bằng cách nháy chuột vào các nút lệnh Bullets và Numbering trên thanh công cụ. Sau khi đã tạo định dạng cho một danh sách nào đó, nếu muốn bỏ các định dạng ta chọn danh sách đó lại nháy chuột vào một trong hai nút lệnh Bullets hoặc Numbering Nút lệnh Bulleted Hình 51. Các nút lệnh dùng cho việc tạo danh sách 2. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn: Việc tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản là một thao tác được sử dụng nhiều trên các báo và tạp chí. Có hai kiểu tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản là trong lề và ngoài lề (hình 52). Hình 52. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản Để tạo chữ cái lớn đầu đoan văn bản, ta thực hiện lần lượt các bước sau: 1. Chọn phần văn bản cần tạo lớn 2. Thực hiện theo thứ tự các bước như hình 53 Hình 52. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn 4. Chọn khoảng cách tới văn bản 3. Chọn số hàng thả xuông 2. Chọn kiểu 1. Chọn Format -> Drop Cap 5. Nháy OK 4. Định dạng cột: Trong Word ta có thể biểu diễn một hoặc nhiều đoạn văn bản dưới dạng nhiều cột, đây cũng là một cách biểu diễn ta thường thấy trên các báo và tạp chí Hình 53. Biểu diễn văn bản dưới dạng nhiều cột Sau đây là các bước để thực hiện: 1. Chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout (Chọn View -> Print Layout) 2. Chọn phần văn bản cần chia cột 2. Chọn kiểu cột cần tạo 3. Thực hiện tiếp theo thứ tự các bước trong hình 54 Hình 54. Chia cột cho văn bản 4. Nháy OK 3. Chọn kích thước cho từng cột 1. Chọn Format -> Column Bài 5: Chèn một số đối tượng đặc biệt vào văn bản 1. Ngắt trang văn bản: Word tự động ngắt trang khá chuẩn xác.Tuy nhiên, thông thường để nhất quán, và văn bản được rõ ràng, người dùng thường trình bày các phần trên những trang khác nhau, với chức năng tự động ngắt trang của Word, có nhiều lúc ta gặp phải trường hợp một phần văn bản thống nhất nhưng lại được trình bày trên các trang khác nhau. Do đó, trong một số trường hợp ta cần sử dụng chức năng ngắt trang do Word cung cấp, chức năng này có tác dụng chuyển con trỏ văn bản và phần văn bản phía sau con trỏ sang đầu một trang mới do Word tự tạo liền kề trang chứa con trỏ văn bản. 1. Chọn Insert -> Break Để chèn dấu ngắt trang, ta đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần ngắt và thực hiện theo thứ tự các bước sau: Hình 55. Chèn dấu ngắt trang 3. Nháy OK 2. Đánh dấu Page break Để xóa ngắt trang, ta chuyển sang chế độ hiển thị Normal (Chọn View -> Normal) -> Đưa co trỏ chuột về phía bên trái của dòng có chữ Page Break -> Nháy chuột -> nhấn phím Delete 2. Đánh số trang: Văn bản nhiều trang thường được đánh số trang . Để đánh số trang cho văn bản, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây: 1. Chọn Insert -> Page Numbers: Hộp thoại Page Numbers xuất hiện 2. Thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại Page Numbers như hình 56 3. Sau khi thiết đặt các thông số xong, nháy chuột vào nút OK Màn hình hiển thị các thay đổi Chọn vị trí xuất hiện của só trang là lề trên hay lề dưới Hình 55. Hộp thoại Page Numbers Các tùy chọn mở rộng Chọn chế độ này nếu muốn đánh số trang cho cả trang đầu tiên Chọn vị trí trên lề Sau khi đã đã đánh số trang cho văn bản, nếu muốn xóa số trang đi, ta chọn View -> Header and Footer, chọn phần trang và nhấn phím Delete 3. Chèn tiêu đề trang: Tiêu đề trang bao gồm các phần đầu trang (Header) và chân trang (Footer). Khi chèn tiêu đề trang vào văn bản, Word sẽ tự động cho xuất hiện các phần đầu trang và cuối trang trên tất cả các trang của văn bản. Trong chế độ xem bình thường (Normal), tiêu đề trang không được hiển thị, trong chế độ Print Layout, tiêu đề trang hiển thị dưới dạng chữ mờ. Chức năng này được sử dụng khi người dùng muốn cho xuất hiện một vài thông tin nào đó trên tất các trang của văn bản như: Tên cơ quan, tên văn bản, tên người soạn ... Trong giáo trình này, các phần sau đây được tạo ra từ việc tạo tiêu đề trang (Hình 56) Đầu trang Chân trang Hình 56. Tiêu đề trang Để chèn tiêu đề trang vào văn bản, ta thực hiện lần lượt các bước sau: Chèn ngày tháng Chọn View -> Header and Footer: Trên văn bản xuất hiện hai khung hình chữ nhật có đường viền là các đường nét đứt ở đầu và cuối trang văn bản. Nháy chuột vào các phần để xây dựng đầu trang và chân trang, việc soạn thảo, trình bày phần đầu trang và chân trang cũng tương tự như soạn thảo, trình bày văn bản. Ngoài ra, khi gọi lệnh trên Word còn cung cấp đồng thời cho chúng ta một thanh công cụ Header and Footer để ta có thể chèn một số đối tượng đặc biệt vào tiêu đề trang Chèn thời gian Chèn tổng số trang Chèn số trang Nút chuyển qua lại giữa đầu trang và cuối trang Hình 57. Thanh công cụ Header and Footer Sau khi đã xây dựng tiêu đề trang cho văn bản, nếu muốn sửa đổi lại tiêu đề trang, ta nháy đúp chuột vào một trong hai phần đầu trang hoặc cuối trang để thực hiện sửa đổi 4. Chèn các ký hiệu đặc biệt: Ngoài các ký hiệu có thể gõ trực tiếp vào từ bàn phím, trong quá trình soan thảo có khi cần sử dụng một số ký hiệu khác như –,µ,— ... Những ký tự đó được gọi chung là ký tự đặc biệt Các ký tự đặc biệt cũng tương tự như các ký tự được gõ vào từ bàn phím do đó việc xử lý chúng cũng không có gì khác. Để chèn các ký tự đặc biệt, ta thực hiện lần lượt các bước sau: 1. Đưa con trỏ văn bản về vi trí muốn đặt ký tự đặc biệt 2. Chọn Insert -> Symbol: xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn trang Symbol 3. Thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại Symbol như minh họa trong hình 58, sau khi đã tìm thấy được ký tự cần chèn, nháy đúp chuột vào ký tự đó hoặc nháy chuột vào nút Insert để chèn ký tự vào văn bản 4. Sau khi thao tác trong hộp thoại Symbol xong, thoát khỏi hộp thoại để quay trở lại màn hình soạn thảo văn bản Chọn trang Symbol Chọn Font (Font thường dùng là Wingdings) Nút Insert Các ký tự tương ứng với Font Hình 58. Hộp thoại Symbol 5. Chèn hình ảnh vào văn bản: Các hình ảnh minh họa thường được dùng trong văn bản. Các hình ảnh sẽ làm cho nội dung của văn bản trực quan hơn. Trong Word, có thể chèn vào văn bản hai loại hình ảnh: Hình ảnh do Word cung cấp và hình ảnh do người dùng chỉ định. Để chèn hình ảnh vào văn bản, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau: 1. Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần chèn 2. Chọn Insert -> Picture: Xuất hiện một bảng chọn mở rộng, chọn một trong các lệnh như minh họa trong hình 59 và thực hiện các yêu cầu do Word đưa ra Hình 59. Bảng chọn mở rộng Chọn lệnh này nếu chèn hình ảnh do Word cung cấp Chọn lệnh này nếu chèn hình ảnh do người dùng chỉ định Nháy nút này để chèn hình ảnh do người dùng chỉ định Ngoài ra ta có thể dùng các nút lệnh trên thanh công cụ vẽ để thực hiện việc chèn ảnh vào văn bản Nháy nút này để chèn hình ảnh do Word cung cấp Bài 6: Các công cụ trợ giúp soạn thảo I. Tìm kiếm và thay thế: Sau khi soạn thảo, trình bày văn bản xong, ta cần phải kiểm tra lại để sửa chữa các sai sót trước khi in văn bản ra giấy để sử dụng. Muốn làm được điều đó, ta cần phải duyệt văn bản từ đầu đến cuối để kiểm tra. Đối với những trường hợp ta biết trước được các sai sót mình gặp phải trong quá trình soạn thảo, VD: Tên chính xác của người trong văn bản là Nguyễn Văn A mà khi soạn thảo ta lại đánh thành Trần Văn B, để sửa chữa lỗi này, ta phải đổi tất cả các tên Trần Văn B trong văn bản lại thành Nguyễn Văn A, nếu văn bản quá dài và trong văn bản có nhiều tên Trần Văn B thì việc sửa chữa của chúng ta sẽ trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian và có thể sẽ sót. Chức năng Tìm kiếm (Find) và Thay thế (Replace) sẽ giúp ta ít tốn thời gian hơn, chính xác hơn trong các trường hợp tương tự như trên 1. Tìm kiếm (Find): Khi sử dụng chức năng này, trước hết người dùng cần cung cấp cho Word biết muốn tìm cụm từ nào trong văn bản, sau đó Word sẽ tự động hiện tất cả các vi trí của cụm từ theo yêu cầu của người dùng có mặt trong văn bản. Dưới đây là các bước sử dụng lệnh Find: 1. Chọn Edit -> Find 2. Nhập cụm từ cần tìm 3. Nháy nút Find Next để thực hiện công việc tìm kiếm 4. Nháy More để tìm kiếm chính xác hơn Hình 60. Thực hiên chức năng tìm kiếm Cụm từ tìm được sẽ đượi bôi đen, khi tìm được có thể nháy chuột vào văn bản để thực hiện các thay đổi, sau đó nháy Find Next để tìm các vị trí tiếp theo. Muốn đóng hộp hoại, nháy chuột vào nút Cancel 2. Thay thế (Replace): Sau khi nghiên cứu chức năng trên ta thấy Word có thể tự động tìm kiếm vị trí có mặt của một cụm từ nào đó trên văn bản. Ngoài ra, Word còn có chức năng thay thế cụm từ tìm thấy trong văn bản bằng một cụm từ khác, chức năng đó được gọi là chức năng thay thế. Các thao tác sử dụng lệnh Replace được liệt kê trong hình 61: Hình 61. Thực hiên chức năng thay thế Nháy Find Next để tìm Nháy nút Replace All để thay thế tất cả Nháy nút Peplace để thay thế một lần 3. Nhập cụm từ cần thay thế 2. Nhập cụm từ cần tìm 1. Chọn Edit -> Replace * Chú ý: Có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặch Ctrl + H để mở nhanh hộp thoại Find hay Replace 3. Các khả năng tìm kiếm và thay thế chính xác hơn: Trong quá trình dùng chức năng tìm kiếm và thay thế có thể ta sẽ gặp trường hợp việc tìm kiếm không được chính xác. VD: Ta muốn tìm từ "Hoa" nhưng các tù như "Hoang", "Thoang", "Khoa" vẫn được tìm kiếm. Vậy, để việc tìm kiếm được chính xác hơn, ta nên sử dụng nút More trong hai hộp thoại trên. Sau khi nháy chuột vào nút More sẽ xuất hiện thêm một bảng chọn mở rộng, trong bảng chọn mở rộng này, ta cần chú ý các mục sau: Match Case: Phân biệt chữ hoa, chữ thường Find whole word only: Chỉ tìm các từ hoàn chỉnh Use wildcards: Cho phép sử dụng các ký tự đại diện ? Hình 62. Bảng chọn mở rộng và * II. Gõ tắt: Trong quá trình soạn thảo, có những lúc ta gặp phải trường hợp có những cụm từ tương đối dài nhưng xuất hiên nhiều lần trong văn bản khiến ta phải đánh đi đánh lại nhiều lần một cụm từ rất mất thời gian. Chức năng gõ tắt (AutoCorrect) của Word cho phép ta cùng một vài ký tự ngắn gọn để định nghĩa cho những cụm từ dài hơn. VD: Sau khi sử dụng chức năng AutoCorrect để định nghĩa cụm từ "Trung tâm GDTX - HN Tiên Phước" bằng nhóm ký tự "TT", mỗi lần muốn xuất hiện cụm từ "Trung tâm GDTX - HN Tiên Phước" ta chỉ cần gõ vào văn bản nhóm ký tự "TT". Như vậy sẽ giúp ta tiết kiệm được thời gian rất nhiều. Để sử dụng chức năng gõ tắt trong Word ta thực hiện lần lượt các thao tác được minh họa trong hình 63 sau đây: 1.Chọn Tools -> AutoCorrect Options 2.Đánh dấu chọn mục Replace text as you type Hình 63. Thực hiện chức năng gõ tắt 6. Nháy OK 5. Nháp nút Add 4. Nhập ký tự thay thế 3. Nhập ký tự gõ tắt * Chú ý: Trong hộp thoại AutoCrrect, ta còn cần chú ý các mục sau đây: Correct Two Initial Capitals: Word sẽ tự động sửa chữ cái thứ hai thành chữ thường nếu cả hai chữ cái đầu tiên trong câu là chữ in hoa. VD: THanh thành Thanh Capitalize first letter of sentences: Tự động chuyển chữ cái đầu câu thành chữ in hoa Capitalize names of days: Tự động chuyển tên ngày (tiếng Anh) sang chữ in hoa III. Bảo vệ văn bản: Khi cần bảo vệ dữ liệu văn bản, tránh người sử dụng khác tự do mở, xem hay sửa chữa văn bản, người ta thường đặt mật khẩu cho văn bản, trong Word mật khẩu cho văn bản có hai loại: Mật khẩu để mở, mật khẩu để sửa chữa. Khi biết được mật khẩu để mở, người sử dụng khác chỉ có thể mở được văn bản và xem văn bản mà thôi, muốn sửa chữa được văn bản, người sử dụng đó cần phải biết thêm mật khẩu để sửa chữa nữa. Để đặt mật khẩu cho văn bản, ta thực hiện như sau: Hình 64. Cài mật khẩu cho văn bản 5. Nháy nút OK 4. Nhập mật khẩu để sữa chữa 3. Nhập mật khẩu để mở 2. Chọn trang Security 1. Chọn Tools -> Options Sau khi nháy nút OK xong, Word yêu cầu người dùng gõ lại các loại mật khẩu một lần nữa, nếu mật khẩu gõ lại không đúng với mật khẩu ban đầu, Word sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu người dùng gõ lại lần nữa. Trường hợp người dùng chỉ muốn cài đặt một trong hai loại mật khẩu, chỉ nhập một loại mật khẩu trong hộp thoại trên mà thôi. Bài 7: Chuẩn bị in và in văn bản 1. Xem trước khi in: Trong quá trình soạn thảo, cùng một lúc ta không thể nhìn thấy được toàn bộ văn bản trên một trang văn bản, do đó sẽ không có được những điều chỉnh hợp lý về lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải của trang làm cho văn bản khi in ra giấy sẽ không đẹp, không hợp lý, nhiều lúc ta phải in lại toàn bộ văn bản. Vấn đề này sẽ gây ra nhiều phiền hà cho người sử dụng. Trong Word có hỗ trợ cho chúng ta một chức năng được gọi là chức năng xem trước khi in, với chức năng này, người dùng có thể nhìn thấy ngay trên máy văn bản của mình khi in ra giấy được bố trí như thế nào, nếu không vừa ý, người dùng có thể thực hiện một số chỉnh sửa để văn bản được bố trí trên giấy hợp lý, đẹp hơn. Nháy chuột vào nút này để chọn số lượng trang xuất hiện trên màn hình Để sử dụng chức năng xem trước khi in, ta chọn File -> Print Preview hoặc nháy chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn, sau khi thực hiện một trong hai thao tác trên xong, màn hình Preview xuất hiện như hình 65 sau đây: Hình 65. Màn hình Print Preview Điều chỉnh lại lề tên, lề dưới, lề trái, lề phải của trang Màn hình hiển thị Nháy nút Close để quay trở lại màn hình soạn thảo văn bản Chọn nút này và nháy lên trang để phóng to hoặc thu nhỏ màn hình hiển thị 2. In văn bản: Văn bản tạo bằng Word có thể in được trên các máy in khác nhau. Máy in có thể được kết nối trực tiếp vào máy tính đang dùng để mở văn bản, nhưng cũng có thể là máy in được nối với một máy nào đó trên mạng. Để in văn bản ra giấy, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây: 1. Chọn File -> Print hoặc nháy tổ hợp phím Ctrl + P: Xuất hiên hộp thoại Print 2. Thực hiện một số tùy chọn trong hộp thoại Print như trong hình 66 3. Nháy chuột vào nút OK trong hộp thoại Print để in Mục Selection Chọn mục này nếu chỉ in một số trang trong văn bản Hình 66. Hộp thoại Print Các tùy chọn mở rộng Chọn số bảng in Chọn mục này nếu chỉ in một trang hiện hành Chọn mục này để in tất cả Chọn máy in để in * Chú ý: - Nếu chỉ in một phần của trang văn bản, ta chọn phần văn bản cần in, sau đó mở hộp thoại Print và chọn mục Selection - Ta có thể in toàn bộ văn bản bằng cách nháy chuột vào nút Print trên thanh công cụ chuẩn PHẦN IV: CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH EXCEL Bài 1: Các khái niệm cơ bản I. Ví dụ về bảng tính Để biểu diễn dữ liệu dưới dạng dễ so sánh và tính toán người ta hay sử dụng dạng bảng, ví dụ các bảng điểm trong sổ điểm của lớp học. Giáo viên dùng sổ điểm để theo dõi học tập của học sinh. BẢNG ĐIỂM HỌC SINH STT Họ và tên Ngày sinh Văn Toán Lý Hóa Sinh Sử Địa Trung bình 1 Trần Thị Lan 12/9/1990 6 8 5 7 9 5 8 6.9 2 Huỳnh Văn Sĩ 4/4/1990 4 6 5 8 9 4 7 5.9 3 Trương Văn Lâm 5/7/1991 8 4 3 5 7 9 5 5.9 4 Nguyễn Ngọc Huy 3/6/1989 5 4 7 3 9 4 6 5.2 Hình 67. Minh họa một trang tính Rõ ràng, khi đã gọi là trang tính thì ta có thể tham gia tính toán trên các dữ liệu của nó được. VD: Trong trang tính trên, điểm trung bình của mỗi học sinh được tính bằng cách lấy điểm toán nhân 2 cộng với điểm văn nhân hai cộng với điểm của các môn còn lại và chia trung bình theo hệ số. Với điều kiện hiện nay, ta có thể xây dựng một trang tính bằng hai cách: Sử dụng chương trình bảng tính trên máy, xây dựng bằng tay trên giấy. Sau đây, ta sẽ đi phân tích một số nhược điểm khi xây dựng trang tính bằng tay: - Khi xây dựng trang tính bằng tay, để tham gia tính toán được cho các dữ liệu trên trang tính, ta phải tính toán bằng tay hoặc bằng máy tính điện tử, sau đó ghi kết quả tính được vào vị trí thích hợp. Như vậy, sẽ mất rất nhiều thời gian và gây ra nhiều phiền hà - Thông thường trên trang tính bao gồm rất nhiều số liệu, để cho trang tính được rõ ràng, người ta thường tránh đến mức tối đa việc sửa trên trang tính. Giả sử trang tính bị sửa chữa nhiều quá, ta cần phải xây dựng lại một trang tính khác làm cho ta mất rất nhiều thời gian và công sức - Trong quá trình xây dựng trang, giả sử để sắp xếp trang tính theo thứ tự ABC của một cột nào đó chẳng hạn, ta phải tự sắp xếp trước khi ghi chính thức số liệu của các hàng vào công thức. Điều này thực sự không dễ dàng một tí nào Ngoài ra, khi xây dựng bảng tính bằng tay, ta còn gặp phải nhiều phiền hà khác nữa. Để tiết kiệm thời gian, để tránh gặp phải các phiền hà như trên trong quá trình xây dựng trang tính, ta nên sử dụng sự hỗ trợ, các chức năng của các chương trình bảng tính cung cấp. Vậy chương trình bảng tính là gì? Chúng có những đặc điểm chung cơ bản nào? Các vấn đề này, ta sẽ cùng thảo luận trong phần sau đây: II. Chương trình bảng tính Phần mềm cho phép máy tính biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng và thực hiện tính toán với dữ liệu đó được gọi với tên chung là chương trình bảng tính như các chương trình sau: Excel của hãng Microsoft, Corel Quattro Pro của Corel, Lotus 1-2-3 của IBM ... Microsoft Excel là chương trình bảng tính được sử dụng nhiều nhất hiện nay * Các chương trình bảng tính có một số đặc điểm chung cơ bản sau đây: a) Giao diện: Màn hình làm việc của chương trình bảng tính là các trang tính có dạng bảng được chia thành nhiều hàng, cột và ô. Dữ liệu được lưu trên các ô này b) Dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng xử lý nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như: số, ký tự, ngày tháng ... c) Khả năng sử dụng công thức: Trong các chương trình bảng tính, ta có thể sử dụng các công thức để tính toán d) Khả năng trình bày: Các chương trình bảng tính còn hỗ trợ cho chúng ta rất nhiều khả năng để trình bày bảng tính trở nên đẹp và sinh động hơn e) Dễ dàng sửa đổi: Trong chương trình bảng tính, ta có thể dễ dàng sửa đổi , sao chép, di chuyển nội dung của các ô, thêm, bớt, xóa hàng cột, ô f) Khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng sắp xếp và lọc các hàng, cột một cách nhanh chóng g) Tạo biểu đồ: Là một tính năng mở rộng của các chương trình bảng tính Chương trình bảng tính Microsoft Excel là chương trình thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay, do đó trong phần này, chúng ta sẽ cùng đi thảo luận về các tính năng và phương pháp thực hiện để sử dụng một cách tương đối thành thạo chương trình bảng tính Excel III. Làm quen với chương trình bảng tính Excel 1. Khởi động thoát khỏi Excel: Microsoft Excel và Microsoft Word là hai chương trình nằm trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft cung cấp do đó việc khởi động, lưu bảng tính và thoát khỏi Excel ta cũng thực hiện một trong những thao tác tương tự như khi sử dụng Word (Chú ý: Biểu tượng Word và Excel khác nhau). Hình sau đây là biểu tượng của phần mềm Excel. Hình 68. Biểu tượng Excel 2. Màn hình làm việc của Excel: Vì các lý do vừa nêu ở trên mà màn hình làm việc của chương trình Word và Excel có nhiều điểm tương đồng giống nhau: Đều bao gồm thanh tiêu đề, thanh bảng chọn, thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng, thanh công cụ vẽ. Tuy nhiên, do những đặc trưng riêng về chương trình bảng tính, màn hình làm việc của Excel có một số thay đổi so với màn hình làm việc của Word, đó là những thay đổi sau: - Trên thanh bảng chọn của màn hình Excel, không có bảng chọn Table, thay vào đó là bảng chọn Data gồm các lệnh dùng để xử lý dữ liệu - Ngoài các thanh vừa nêu ở trên màn hình Excel còn có thêm thanh công thức dùng để nhập hiển thị dữ liệu và các công thức trong ô tính, tạm gọi là thanh tên hàng và thanh tên cột chứa tên của các hàng và các cột trên trang tính, hộp tên ô để hiển thị tên ô đang được chọn - Con trỏ văn bản trên màn hình làm việc của Excel không xuất hiện liên tục như trong Word. Nó chỉ xuất hiện trong quá tình nhập dữ liệu cho ô tính hoặc nháy đúp chuột vào ô tính - Con trỏ chuột trong vùng làm việc của Excel không có hình chữ I mảnh như trong Word mà có hình dạng một dấu chữ thập trắng (hình 69) - Trong màn hình Excel không có thước ngang và thước dọc Thanh tiêu đề Con trỏ chuột Thanh tên cột Thanh công thức Thanh bảng chọn Nhãn trang tính Thanh công cụ vẽ Vùng làm việc Hộp tên ô Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ chuẩn Thanh tên hàng Ô được chọn Hình 69. Màn hình làm việc của Excel Như vậy, ta thấy các thành phần chính trên màn hình làm việc của Excel là bảng tính, cột, hàng, và ô. Có một số vấn đề ta cần nhận ra khi làm viêc với chương trình bảng tính Excel: - Khi làm việc với các trang tính trong một bảng tính Excel, giao diện ta nhìn thấy hoàn toàn là các hàng, cột và ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột - Tên của ô: Trên màn hình làm việc của Excel, ta nhìn thấy được thanh tên hàng và thanh tên cột dùng để chứa tên của các hàng và các cột trong một bảng tính Excel. Các cột được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ A, B, ..., AA, ... đến IV, các hàng được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ 1, 2, 3 ... Ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột nên tên của một ô sẽ bao gồm tên cột và hàng giao nhau đó. VD: Ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 sẽ có tên là B3. - Trong một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Để hiểu được vấn đề này, ta có thể liên tưởng đến hình ảnh một quyển vở, một quyển vở có thể chứa nhiều trang giấy, mỗi trang giấy là một trang tính, quyển vở chính là bảng tính. Mỗi trang tính được gán cho một nhãn như hình 69, nháy chuột tại vị trí nhãn, trang tính tương ứng sẽ được chọn và hiển thị trên màn hình. Ta có thể đổi tên nhãn một trang tính lại theo ý thích của mình bằng cách chọn trang tính đó -> Chọn Format -> Sheet -> Rename hoặc nháy chuột phải chọn Rename. 3. Nhập dữ liệu: Muốn nhập dữ liệu vào một ô nào trên trang tính, trước hết ta nháy chuột vào ô đó để chọn (kích hoạt) nó. Ta có thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi việc chọn các ô theo chiều di chuyển của dấu mũi tên tương ứng. Việc nhập dữ liệu vào một ô cũng tương tự như việc nhập dữ liệu trong Word. Sau khi nhập dữ liệu vào một ô xong, nhấn phím Enter * Chú ý: Tại một thời điểm chỉ được chọn (kích hoạt) và thực hiện việc nhập dữ liệu cho một ô duy nhất trên trang tính Bài 2: Dữ liệu trên bảng tính Chương trình bảng tính cho phép ta các khả năng để xử lý, thao tác với dữ liệu được lưu trong các ô tính. Việc xử lý trên mỗi kiểu dữ liệu khác nhau là khác nhau. Chính vì các lý do trên, trong bài này, ta sẽ cùng thảo luận về các kiểu dữ liệu thường được dùng trong Excel: 1. Dữ liệu kiểu số: - Là dãy các số 0,1,2 .. 9. Ngoài ra còn có thêm các dấu cộng (+) để chỉ số dương, dấu (-) để chỉ số âm và dấu % để chỉ thể hiện dạng phần trăm, các dấu (,) hoặc (.) để ngăn cách phần nguyên và phần phân trong trường hợp số dạng thập phân VD: 1500, 76.89, +567, 56% là các dữ liệu kiểu số 345a, 6789.y89, 234d% không phải là các dữ liệu kiểu số - Excel mặc định canh phải dữ liệu kiểu số trong ô tính - Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu số: + Các phép toán số học: cộng, trừ, nhân chia, phép lấy lũy thừa, phép lấy phần trăm + Các phép toán so sánh: Cho một trong hai kết quả là đúng sai. VD: 5>7 cho kết quả sai - Trong truờng hợp dãy số dài hơn độ rộng của cột, số sẽ được chuyển về dạng thể hiện khoa học (sử dụng chữ E) để trở nên ngắn gọn hơn. VD: 2000000 = 2.106 -> Dạng thể hiện khoa học của số 2000000 là 2E+6. Nếu đã được chuyển qua dạng thể hiện khoa học rồi mà vẫn còn dài hơn độ rộng của cột thì dữ liệu trong ô tính không bị mất đi nhưng ta sẽ thấy xuất hiện dãy các ký hiệu ## trong ô tính, ta cần phải tăng thêm độ rộng của cột chứa ô đó để hiển thị hết các số Trường hợp ô tính không đủ rộng để thể hiện số Biểu diễn dữ liệu kiểu số dạng bình thường Biểu diễn dữ liệu kiểu số thể hiện khoa học Hình 70. Biểu diễn dữ liệu kiểu số 2. Dữ liệu kiểu ký tự: - Dữ liệu kiểu ký tự là các chữ cái, chữ số, và các ký hiệu khác như *, /, &, # ... VD: Nguyễn Văn A, Quý 1, TP. Hồ Chí minh là các dữ liệu kiểu ký tự - Excel mặc định canh trái dữ liệu kiểu ký tự - Các phép toán thường thực hiện với dữ liệu kiểu ký tự: + Phép toán ghép hai dãy ký tự: Cho kết quả là dãy ký tự được nhập từ hai dãy ký tự ban đầu + Phép toán so sánh hai dãy ký tự: Sẽ bắt đầu so sánh hai ký tự đầu tiên, nếu hai ký tự đầu tiên giống nhau, căn cứ vào ký tự thứ hai để só sánh ... Kết quả thu được là một trong hai giá trị là đúng hoặc sai. VD: Quang Nam < Quang Ngai cho giá trị là đúng * Chú ý: Xét trường hợp dùng 3 ký hiệu để biểu diễn cho STT của một trang tính nào đó, số thứ tự của người đầu tiên sẽ là 001. Nhưng khi ta nhập 001 vào ô tương ứng thì do các ký tự đều là các ký tự số nên Excel sẽ tự động bỏ di các số 0 và chỉ hiện thị là 1, vậy không thỏa mãn được yêu cầu của người dùng. Để xử lý được tình huống trên và các tình huống tương tự như vậy ta đặt dấu nháy đơn (') trước dãy số nhập vào. VD: '001. Khi đó dấu nháy đơn (') sẽ tự động mất đi và trong ô ta chỉ thấy dãy số nguyên vẹn như đã nhập vào ban đầu. VD: 001 Kết quả khi nhập vào ô này dãy '001 Dữ liệu kiểu ký tự Hình 71. Biểu diễn dữ liệu kiểu ký tự 3. Dữ liệu thời gian: Dữ liệu thời gian là kiểu dữ liệu số đặc biệt gồm hai loại: Ngày tháng và thời gian, ta chỉ xét dữ liệu dạng ngày tháng. Mặc dù biểu diễn dạng ngày tháng nhưng Excel lại hiểu các dữ liệu dạng ngày tháng dưới dạng các số tự nhiên với quy ước ngày 1 tháng 1 năm 1900 ứng với số 1 và cứ sau mỗi ngày, số này tăng thêm một đơn vị. - Để nhập dữ liệu dạng ngày tháng, ta sử dụng một trong hai dấu nháy "/" hoặc dấu "-" làm dấu phân cách giữa ngày tháng và năm. VD: 25/06/1998 hoặc 25-06-1998 - Excel mặc định canh phải dữ liệu dạng ngày tháng trong ô tính - Do được Excel hiểu là dữ liệu số nên ta có thể sử dụng tất cả các phép toán được trình bày trong dữ liệu kiểu số đối với dữ liệu kiểu ngày tháng VD: 03/01/1900 - 01/01/1900 = 2 Hình 72. Biểu diễn dữ liệu dạng ngày tháng 4. Dữ liệu kiểu lôgic: - Chỉ gồm một trong hai giá trị là TRUE tương ứng với đúng và FALSE tương ứng với sai - Excel mặc định canh giữa dữ liệu kiểu lôgic - Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu lôgic là các phép toán lôgic: AND, OR, NOT. Kết quả thực hiện và cách dùng các phép toán trên trong Excel cũng là giá trị lôgic và được thể hiện trong bảng sau (Trong bảng này ta dùng các ký hiệu T để thay thế cho giá trị TRUE, giá trị F để thay thế cho giá trị FALSE): Phép toán AND Phép toán OR Phép toán NOT GT1 GT2 AND(GT1,GT2) GT1 GT2 OR(GT1,GT2) GT NOT(GT) T T T T T T T F T F F T F T F T F F T T F T F F F F F F Hình 73. Biểu diễn dữ liệu kiểu lôgic Bài 3: Lập công thức để tính toán I. Sử dụng công thức: Trong quá trình tính toán, ta thường sử dụng công thức VD: Để tính trung bình cộng của hai số 9 và 7, ta sử dụng công thức sau: (9+7)/2 Khả năng tính toán với công thức là một tính năng ưu việt của chương trình bảng tính Excel, giúp ta có thể thực hiện các phép tính toán đối với dữ liệu trên các trang tính Để tính toán với công thức trong Excel, ta nhập công thức cần tính vào một ô tính và phải chú ý là đặt dấu bằng trước công thức . Ô tính sẽ tự động hiển thị kết quả của công thức đạt được Trong chương trình bảng tính, các ký hiệu sau đây được sử dụng làm các phép toán trong công thức: Ký tự Ý nghĩa Ví dụ Kết quả ví dụ + Phép cộng 8+9 17 - Phép trừ 1-3 -2 * Phép nhân 4*5 20 / Phép chia 6/4 1.5 ^ Phép lấy lũy thừa 3^2 9 % Phép lấy phần trăm 3% 0.03 Sau đây là thứ tự các bước cần thực hiện để nhập một công thức vào ô tính Hình 74. Nhập công thức Công thức trong ô được chọn xuất hiện trên thanh công thức 2. Nhập công thức vào ô vừa chọn với dấu bằng phía trước 1. Chọn ô cần nhập công thức Ở hình 74, ta đã nhập công thức vào ô có địa chỉ D3 II. Sử dụng địa chỉ ô và khối trên thanh công thức: 1. Địa chỉ khối: Trong phần trên, ta đã nắm được việc xác định tên của một ô tính trên bảng tính. Trong phần này ta sẽ cùng thảo luận thêm một loại tên khác mà cũng rất hay sử dụng khi làm việc với chương trình bảng tính Excel đó là tên khối Khối là một nhóm các ô liền nhau tạo thành hình chữ nhật. Khối có thể là một ô, một hàng, một cột, một phần của hàng hay một phần của cột. Để chọn một khối, chọn ô góc trên bên trái của khối sau đó rê chuột đến ô góc dưới bên phải Khối được chọn trong Excel Hình 75. Khối trong Excel Địa chỉ của một khối sẽ có dạng như sau: :, trường hợp khối đó là một hàng sẽ có địa chỉ dạng: :, trường hợp khối đó là một cột sẽ có địa chỉ dạng :. VD: Khối có địa chỉ ô góc trên bên trái là A3 và địa chỉ ô góc dưới bên phải là B8 sẽ có tên là A3:B8, khối bao gồm tất cả các ô trên cột A có tên là A:A, khối bao gồm tất cả các ô trên hàng 3 có tên là 3:3. Chú ý rằng nếu chọn một khối, trên hộp tên chỉ thể hiện địa chỉ của ô nằm góc trên bên trái của khối chứ không thể hiện được đầy đủ tên khối Khối này có địa chỉ là B3:D6 Hình 76. Địa chỉ khối 2. Nạp địa chỉ vào công thức: Ngoài việc nạp các số liệu cụ thể vào công thức ta còn có khả năng nạp địa chỉ của ô hay khối vào công thức. Ta có thể gõ trực tiếp địa chỉ từ bàn phím trong công thức hoặc đến lượt xuất hiện một địa chỉ nào đó, ta có thể nháy chọn ô hoặc khối tương ứng, khi đó, địa chỉ sẽ tự động xuất hiện trên công thức. Khi địa chỉ của một ô hoặc khối có mặt trong công thức, các ô hoặc khối đó sẽ được viền quanh bởi các màu khác nhau Các địa chỉ A1, C1, D2 được viền quanh Công thức Hình 76. Nạp địa chỉ vào công thức Xét hình minh họa 76, kết quả của ô chứa công thức E1 sẽ là 3. Giả sử , ta thay đổi giá trị của D2 lại thành 14 thì kết quả trong ô E1 cũng thay đổi theo là 5. Vậy Excel có khả năng tự động cập nhật giá trị của công thức nếu một ô nào đó có mặt trong công thức bị thay đổi giá trị. Điều đó giúp người dùng thoát khỏi nỗi lo phải sửa chữa lại toàn bộ trang tính khi có một vài ô trên trang tính bị thay đổi giá trị Bài 4: Sử dụng hàm I. Khái niệm hàm trong chương trình bảng tính 1. Khái niệm về hàm Hàm là một công thức được xây dựng sẵn để phục vụ cho một mục đích nào đó trong quá trình tính toán. Hàm giúp cho việc nhập công thức và tính toán trở nên dễ dàng, đơn giản hơn VD: Thay vì việc dùng công thức =A1+A2+A3+A4+A5+A6 để tính tổng các giá trị trong các ô thuộc khổi A1:A6 ta có thể dùng công thức =SUM(A1:A6) Ngoài ra, có nhiều trường hợp ta không thể sử dụng công thức để thực hiện được trong Excel, ví dụ như để tính căn bậc hai của một số nào đó và nhất nhất ta phải dùng hàm SQRT mới có thể thực hiện được 2. Sử dụng hàm: Khi sử dụng hàm cần chú ý các vấn đề sau đây: - Việc sử dụng hàm và sử dụng công thức tương tự như nhau: Muốn kết quả của hàm tại ô nào, ta nhập hàm vào ô đó và phải chú ý là đặt dấu bằng ở phía trước. - Mỗi hàm có hai phần: Tên hàm và danh sách biến của hàm.Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Các biến trong danh sách của hàm được cách nhau bởi dấu phẩy "," và được đặt trong cặp dấu dấu mở ngoặc đơn "(" và đóng ngoặc đơn ")" đứng ở vị trí sát phía sau tên hàm VD: Trong hàm SUM(A1,B4) thì SUM là tên hàm, A1,B4 là các biến của hàm - Trong nhiều hàm, thứ tự liệt kê các biết là quan trọng, việc thay đổi thứ tự liệt kê có thể làm thay đổi giá trị của hàm Ngoài ra để nhập hàm vào một ô nào đó, sau khi chọn ô xong, ta có thể sử dụng nút lệnh Insert Function bên trái thanh công thức hoặc sử dụng lệnh Function trong bảng chọn Insert Nút lệnh Insert Function Hàm được nhập vào Hình 77. Nhập hàm vào ô tính II. Một số hàm thông dụng: Để sử dụng một hàm được thành thạo ta cần nắm được cú pháp và ý nghĩa của các hàm đó. Trong cách trình bày dưới đây, các thành phần được đặt giữa hai đầu cặp dấu "" là các thành phần bắt buộc phải có, các thành phần được đặt giữa hai đầu cặp dấu mở ngoặc vuông "[" và đóng ngoặc vuông"]" là các thành phần có thể có hoặc không 1. Một số hàm xử lý dữ liệu số a. Hàm SUM: - Cú pháp: SUM(,[,...]) Trong đó, mỗi biến của hàm SUM có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Tính tổng của các thành phần trong danh sách biến VD: SUM(3,6,8,10): Cho kết quả là tổng của các giá trị 3,6,8,10 là 27 SUM(A1,A3,A5): Giả sử các ô A1,A3,A5 của trang tính có giá trị lần lượt là 10,20,30 thì hàm bên sẽ cho kết quả là 50 b. Hàm AVERAGE: - Cú pháp: AVERAGE(, [, ...]) Trong đó, mỗi biến của hàm AVERAGE có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của các thành phần trong danh sách biến VD: AVERAGE(3,5,7): Cho kết quả là trung bình cộng của 3,5,7 là 5 AVERAGE(SUM(A1,A2),B5): Giả sử các ô A1,A2,B5 của trang tính có giá trị lần lượt là 5,6,7 thì hàm bên sẽ cho kết quả là trung bình cộng của hai giá trị là 11 và 7 là 9 c. Các hàm MIN và MAX: - Cú pháp: MIN(, [, ...]) hoặc MAX(, [, ...]) Mỗi biến trong hàm MIN và MAX cũng tương tự như trong hai hàm trên - Ý nghĩa: + Hàm MIN: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách biến + Hàm MAX: Cho kết quả là giá tị lớn nhất trong danh sách biến VD: MAX(6,7,8+9): cho kết quả là 17 MIN (A6,SUM(B1,B2)): Giả sử giá trị của các ô A6, B1, B2 lần lượt là 4,6,8 thì kết quả của hàm này là 14 d. Hàm SQRT: - Cú pháp: SQRT() Danh sách biến của hàm này chỉ có một thành phần, biến có thể là số, địa chỉ ô hay công thức, hàm có giá trị không âm - Ý nghĩa: Tính căn bậc hai của gí trị biến VD: SQRT(9): Cho kết quả là 3 SQRT(A4): Giả sử ô tính A4 có giá trị là 16 thì kết quả của hàm này là 4 e. Hàm ABS: - Cú pháp: ABS() Trong đó biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là giá trị tuyệt đối của giá trị biến VD: ABS(-5): Cho kết quả là 5 ABS(SUM(A3,B2)): Giả sử ô A3,B2 có giá tị lần lượt là 5,-6, hàm bên sẽ cho kết quả là 1 f. Hàm ROUND: - Cú pháp: ROUND(,) Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm Số đứng phía sau biến trong cặp dấu "(" và ")" là một số nguyên - Ý nghĩa: Làm tròn giá trị biến đến hàng được chỉ định trong số với quy ước như sau: Nếu số có giá trị dương thì làm tròn đến hàng trong phần phân, hàng phần chục ta dùng giá trị 1, hàng phần trăm ta dùng giá trị 2 ... Nếu số có giá trị âm thì làm tròn đến hàng trong phần nguyên, hàng đơn vị ta dùng số -1, hàng chục ta dùng số -2 ... Nếu dùng số 0 thì Excel măc định làm tròn đến hàng đơn vị VD: ROUND(123456, -2): Cho kết quả là số 123460 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46 g. Hàm INT: - Cú pháp: INT() Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là một số nguyên là phần nguyên của giá trị biến VD: INT(45.67): Cho kết quả là 45 h. Hàm RANK: - Cú pháp: RANK(,,[GT số]) Trong đó: Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một khối bao gồm các ô chứa các số, GT số thường là số nguyên, Số phải là một giá trị trong Danh sách - Ý nghĩa: Cho kết quả là vị thứ của số khi sắp xếp danh sách theo chiều tăng dần nếu GT số lớn hơn 0 hoặc theo chiều giảm dần nếu giá trị số bằng 0 hoặc không có mặt trong DS biến VD: Giả sử các ô B2, C2, D2 lần lượt chứa các giá trị như sau: 3, 5, 6. Tại một ô bất kỳ ta đánh hàm: RANK(B2,$B$2:$D$2): Cho kết quả là 3 RANK(B2,$B$2:$D$2,1): Cho kết quả là 1 2. Một số hàm xử lý ký tự: a. Hàm UPPER: -Cú pháp: UPPER() Trong đó biến có thể là dãy ký tự, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm có giá trị kiểu ký tự. Hằng ký tự được đặt trong cặp dấu " và ". VD: "Lop Tin hoc" - Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ hoa trong giá trị biến VD: UPPER("Nam Phi"): Cho kết quả là "NAM PHI" b. Hàm LOWER: - Cú pháp: LOWER() Biến trong hàm này tương tự như trong hàm UPPER - Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ thường trong giá trị biến VD: LOWER("TIN HOC"): Cho kết quả là "tin hoc" c. Hàm PROPER: - Cú pháp: PROPER() Biến trong hàm nãy cũng tương tự như trong hai hàm trên - Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các từ trong giá trị biến về dạng chữ hoa đầu từ VD: PROPER("huynh thuc khang"): Cho kết quả là "Huỳnh Thúc Kháng" d. Hàm LEFT, RIGHT: - Cú pháp: LEFT(,) RIGHT(,) Trong đó: Biến trong hai hàm này tương tự như hai hàm trên, số là một số nguyên dương - Ý nghĩa: + Hàm LEFT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm ký tự được lấy từ phía bên trái của sang phải + Hàm RIGHT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm ký tự được lấy từ phía bên phải của sang trái VD: LEFT("Tin học",4): Cho kết quả là "Tin " RIGHT("Tin học",3): Cho kết quả là "học" 3. Hàm TODAY: - Cú pháp: TODAY() Trong hàm này danh sách biến rỗng - Ý nghĩa: Cho kết quả là ngày tháng hiện hành trong máy VD: Nếu ngày tháng hiện hành trong máy là ngày 10 tháng 06 năm 2008 thì hàm TODAY() sẽ cho giá trị là 10/06/2008 4. Hàm COUNT: - Cú pháp: COUNT() Trong đó DS biến là các thành phần có gí trị số - Ý nghĩa: Cho kết quả là số lượng các thành phần trong DS biến VD: COUNT(3,4,7): Cho kết quả là 3 5. Các hàm điều kiện: a. Hàm IF: - Cú pháp: IF(,,) Trong đó: Điều kiện là một biểu thức logic, chỉ nhận một trong hai giá trị là đúng hoặc sai GT khi đúng, GT khi sai là các giá trị thuộc các kiểu dữ liệu đã trình bày, giá trị kiểu ký tự phải được đặt giữa cặp dấu " và " - Ý nghĩa: Khi điều kiện đúng cho kết quả là GT khi đúng, ngược lại cho kết quả là GT khi sai VD: IF(5>7,"Tin hoc","Tin hoc A"): Cho kết quả là Tin học A * Chú ý: các hàm IF có thể lồng nhau VD: Giả sử ô A3 có giá trị là 7, tại ô B2 ta sử dụng hàm IF như sau: IF(A3>=8,"Gioi",IF(A3>=6.5,"Kha",IF(A3>=5,"Trung binh","Yeu))): Cho kết quả là Kha b. Hàm SUMIF: - Cú pháp: SUMIF(,,) Trong đó: Khối điều kiện và Khối tính tổng là hai khối tương thích nhau (bao gồm các ô tương thích với nhau), thông thường hai khối này thường có chỉ số hàng giống nhau nhưng nằm trên các cột khác nhau. VD: Khối A3:A5 tương thích với khối C3:C5. Trong đó (tạm dùng dấu « để chỉ sự tương thích giữa các ô): A3 « C3, A4 « C4, A5 « C5. Điều kiện có thể là một giá trị hoặc một biểu thức lôgic, ngoại trừ giá trị số tất cả các trường hợp còn lại phải được đặt giữa cặp dấu mở nháy kép " và đóng nháy kép " - Ý nghĩa: Khi gọi hàm SUMIF, Excel sẽ đi kiểm tra việc thoả mãn điều kiện của các ô trong , nếu ô nào thoả mãn Excel sẽ lấy tổng của ô tương thích với ô đó trong và cho kết quả là tổng thu được VD: Giả sử các ô có địa chỉ A1,A2,A3,D1,D2,D3 lần lượt chứa các giá trị như sau: 3,5,7,1,2,3. Nếu gọi hàm: =SUMIF(A1:A3,">=5",D1:D3) ta sẽ được kết quả là 5 c. Hàm COUNTIF: - Cú pháp: COUNTIF(,) Trong đó: Khối dđều kiện là một khối trong Excel, Điều kiện cũng tương tự như hàm SUMIF - Ý nghĩa: Cho kết quả là số lượng các ô trong Khối điều kiện thoả mãn Điều kiện VD: Giả sử các ô B2,B3,B4,B5 lần lượt chứa các giá trị sau: 5,6,7,6. Tại một ô bất kỳ ta dùng hàm COUNTIF(B2:B5,6) thì sẽ được kết quả là 2 Bài 5: Thao tác với dữ liệu trên trang tính I. Xóa, sửa nội dung ô tính: Khi lập trang tính, việc nhập dữ liệu vào các ô tính không thể tránh khỏi nhầm lẫn hay sai soát. Với chương trình bảng tính, có thể sử dụng các công cụ biên tập để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết mà không cần tạo lại toàn bộ trang tính Để xóa, sửa nội dung ô tính, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau: - Chọn ô tính cần thao tác - Nếu muốn xóa dữ liệu ta nhấn phím Delete. Nếu muốn sửa dữ liệu trên ô, ta đánh lại dữ liệu mới, dữ liệu cũ trong ô tính sẽ tự mất đi hoặc nháy chuột một lần nữa vào ô tính vừa chọn và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết - Sau khi thực hiện xong, nhấn phím Enter II. Sao chép, di chuyển: Mỗi ô tính trong trang tính Excel có thể chứa một trong hai thành phần sau: Dữ liệu hoặc công thức. Việc sao chép hay di chuyển dữ liệu và công thức có những đặc điểm tương đối khác nhau. 1. Sao chép, di chuyển dữ liệu: Để sao chép, di chuyển dữ liệu trong ô tính, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây: 1. Chọn đối tượng cần thao tác 2. Chọn Edit -> Copy hoặc nháy chuột phải chọn copy hoặc nháy chuột vào nút lệnh copy trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C nếu muốn sao chép. Chọn Edit -> Cut hoặc nháy chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ chuẩn hoặc nháy chuột phải chọn Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X nếu muốn di chuyển. 3. Chọn đối tượng cần đặt dữ liệu đến 4. Chọn Edit -> Paste hoặc nháy chuột phải chọn Paste hoặc nháy chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V Đối tượng cần thao tác trong trường hợp này có thể là ô hoặc khối: - Nếu đối tượng cần sao chép hay di chuyển là một khối và đối tượng đến là một ô thì toàn bộ khối sẽ được sao chép hay di chuyển đến một khối mới có ô ở góc trên bên trái là ô vừa chọn để đặt dữ liệu đến - Nếu đối tượng cần sao chép hay di chuyển là một ô và đối tượng đến là một khối thì toàn bộ ô trong khối sẽ có dữ liệu giống như dữ liệu trong ô nguồn Ô nguồn, khối đích Khối nguồn, ô đích Hình 78. Sao chép,di chuyển dữ liệu 2. Sao chép, di chuyển công thức: a. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp: - Địa chỉ tương đối của một ô là địa chỉ có dạng: . VD: A3 là địa chỉ tương đối của ô là vị trí giao nhau giữa hàng A và cột 3. - Địa chỉ tuyệt đối của một ô tính cũng bao gồm hai thành phần tương tự như địa chỉ tương đối nhưng phía trước mỗi thành phần có thêm dấu $. VD: $B$3 là địa chỉ tuyệt đối của ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 - Địa chỉ hỗn hợp: Trong mỗi địa chỉ hỗn hợp sẽ có một thành phần có dấu $ phía trước và thành phần còn lại không có dấu $. VD: B$2, $D6 Các thao tác dùng để thực hiện việc sao chép hay di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên bảng tính Excel cũng tương tự như các thao tác sao chép hay di chuyển dữ liệu ở trên b. Di chuyển: Khi di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên trang tính, công thức không bị thay đổi