Giáo trình tìm hiểu về microsoft office 2007

GIÁO TRÌNH 2009 Tìm hi u Microsoft Office 2007 ể Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể LÊ VĂN HI U Ế VI T NAM Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft ExcelỆ ể ậ ể 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 2 M C L C Ụ Ụ PH N I: LÀM QUEN V I EXCELẦ Ớ 2007 ..................................................................... 6 1. Làm quen nhanh v i Excel 2007............................................................................. 6ớ a. Nh ng thu t ng c n nh ..................................................................................... 6ữ ậ ữ ầ ớ b. Ribbon công c m i c a Excel 2007 ................................................................... 6 ụ ớ ủ c. Chu n XML ......................................................................................................... 7 ẩ 2. Tìm hi u Excel 2007: T o m t workbook đ u tiên ................................................ể ạ ộ ầ 7 a. M m t workbook có s n .................................................................................... 7 ở ộ ẵ b. L u workbook ...................................................................................................... 8 ư c. Đóng workbook .................................................................................................... 9 d. S p x p workbook ............................................................................................... 9 ắ ế e. Th thu t c b n v i worksheet ........................................................................... 9ủ ậ ơ ả ớ 3. Tìm hi u Excel 2007: Cách nh p công th c .........................................................ể ậ ứ 11 a. Tìm hi u v công th c Excel 2007 .................................................................... 11 ể ề ứ b. B t đ u v i d u b ng (=) ................................................................................... 12 ắ ầ ớ ấ ằ c. Tìm hi u v công th c t ng giá tr trong m t c t (SUM) ..................................ể ề ứ ổ ị ộ ộ 12 d. Nên copy m t công th c thay vì t o ra m t công th c m i .............................. 13 ộ ứ ạ ộ ứ ớ e. Tìm hi u v cell (ô) ............................................................................................ 14 ể ề f. C p nh t k t qu công th c ................................................................................ 14ậ ậ ế ả ứ g. S d ng công th c Sum cho m t vài giá tr trong c t ....................................... 15 ử ụ ứ ộ ị ộ h. S d ng công th c đ n gi n khác trong Excel 2007 ......................................... 15ử ụ ứ ơ ả i. Tìm giá tr trung bình .......................................................................................... 15 ị j. Tìm giá tr l n nh t ho c nh nh t ......................................................................ị ớ ấ ặ ỏ ấ 16 k. In các công th c đ d ghi nh .......................................................................... 16 ứ ể ễ ớ l. D u hi u l xu t hi n trên b ng tính ...................................................................ấ ệ ạ ấ ệ ả 17 m. Tìm nhi u công th c khác ................................................................................ 18 ề ứ 4. Cách dùng hàm trong Excel 2007 đ xác đ nh thông tin ngày ............................. 18ể ị a. Bài h c th nh t: Ngày liên quan đ n Excel nh th nào? ................................ọ ứ ấ ế ư ế 18 b. Bài h c th hai: Tính toán ngày tháng b ng cách s d ng công th c ............... 20ọ ứ ằ ử ụ ứ PH N II: CÁCH T O BI U Đ ................................................................................Ầ Ạ Ế Ồ 24 Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 3 1. Làm th nào đ t o m t bi u đ trong Excel 2007 ...............................................ế ể ạ ộ ể ồ 24 a. T o bi u đ trong Excel 2007 ............................................................................ 24 ạ ể ồ b. Cách t o bi u đ ................................................................................................ 24 ạ ể ồ c. Làm th nào đ d li u worksheet xu t hi n trong bi u đ ...............................ế ể ữ ệ ấ ệ ể ồ 25 d. Tìm hi u v Chart Tools .................................................................................... 26 ể ề e. Thay đ i bi u đ ................................................................................................ 26 ổ ể ồ f. Thêm tiêu đ cho bi u đ ................................................................................... 27 ề ể ồ PH N III: CÁCH T O BÁO CÁO V I PIVOTABLE .............................................Ầ Ạ Ớ 28 1. PivotTable I: Làm quen v i PivotTable reports trong Excel 2007 .......................ớ 28 a. L y d li u đ làm vi c ......................................................................................ấ ữ ệ ể ệ 28 b. Xem l i d li u ngu n ....................................................................................... 28 ạ ữ ệ ồ c. T o h p tho i PivotTable ................................................................................... 29 ạ ộ ạ d. C b n v PivotTable Report ............................................................................. 30ơ ả ề 2. PivotTable II: L c các d li u trong m t PivotTable c a Excel 2007 ..................ọ ữ ệ ộ ủ 30 a. Ch xem d li u mà b n mu n xem trong báo cáo PivotTable .......................... 30ỉ ữ ệ ạ ố b. L c đ xem ra m t trong nhi u s n ph m.......................................................... 31 ọ ể ộ ề ả ẩ c. Gi i h n b l c cho m t s n ph m .................................................................... 31ớ ạ ộ ọ ộ ả ẩ d. Tìm lo i s n ph m có doanh thu cao ................................................................. 32 ạ ả ẩ e. L c thông tin theo th i gian ............................................................................... 32 ọ ờ f. H y b b l c ..................................................................................................... 32 ủ ỏ ộ ọ g. H y b m t filter trong báo cáo PivotTable ...................................................... 33 ủ ỏ ộ 3. PivotTable III: Tính toán d li u trong nh ng báo cáo PivotTable c a Excel 2007ữ ệ ữ ủ ................................................................................................................................... 34 a. Làm vi c v i s .................................................................................................. 34 ệ ớ ố b. Tóm t t d li u m t cách khác........................................................................... 34 ắ ữ ệ ộ c. Th c hi n m t phép tính % ................................................................................ 35 ự ệ ộ d. Nhân viên nào nh n ti n th ng? ...................................................................... 35 ậ ề ưở PH N IV: CHIA S THÔNG TIN ..............................................................................Ầ Ẻ 36 1. Chia s d li u c a Excel v i nh ng ng d ng khác b ng cách xu t b n lên ẻ ữ ệ ủ ớ ữ ứ ụ ằ ấ ả SharePoint ................................................................................................................. 36 a. Chia s d li u Excel lên SharePoint ................................................................. 36 ẻ ữ ệ b. L y đ a ch website cho trang SharePoint.......................................................... 36ấ ị ỉ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 4 c. Xu t b ng bi u đ n SharePoint: ph n I ..............................................................ấ ả ể ế ầ 37 d. Xu t b ng bi u đ n SharePoint: ph n II ............................................................ấ ả ể ế ầ 37 e. Xem danh sách m i c a b n trên trang web SharePoint ................................... 38 ớ ủ ạ f. Cho m i ng i bi t danh sách đâu .................................................................. 38ọ ườ ế ở g. Duy t l i danh sách SharePoint ......................................................................... 39 ệ ạ h. C p nh t d li u b ng bi u Excel ......................................................................ậ ậ ữ ệ ả ể 39 2. Excel Services I: Ph n căn b n .............................................................................ầ ả 40 a. L u Workbook đ n trang web SharePoint c a b n ........................................... 40 ư ế ủ ạ b. Tìm hi u v Excel Services ............................................................................... 40 ể ề 3. Excel Services II: Yêu c u, đ ngh và phân quy n ..............................................ầ ề ị ề 41 a. Làm th nào đ ngăn ng i khác ch nh s a ....................................................... 41ế ể ườ ỉ ử b. S khác nhau gi a s d ng workbook trong Excel và Excel Services ............. 42 ự ữ ử ụ c. Nh ng gì b n c n cho Excel Services ................................................................ 43 ữ ạ ầ d. Ph n m m yêu c u cho Excel Services .............................................................. 44ầ ề ầ e. Nh ng th vi n tài li u và Excel Services ......................................................... 44ữ ư ệ ệ f. Thi t l p th vi n tài li u cho Excel Services .................................................... 45ế ậ ư ệ ệ 2. Excel Services I: Ph n căn b n (box) ...................................................................ầ ả 46 a. L u Workbook đ n trang web SharePoint c a b n ........................................... 46 ư ế ủ ạ b. Tìm hi u v Excel Services ............................................................................... 46 ể ề 4. Excel Services III: Ki m soát nh ng gì b n chia s .............................................ể ữ ạ ẻ 47 a. Gi i thi u v vi c phân quy n v i Excel Services ............................................ 47 ớ ệ ề ệ ề ớ b. Tác đ ng c a vi c phân quy n ........................................................................... 48ộ ủ ệ ề c. Làm th nào đ thêm ng i cho nhóm Viewers ................................................ 48 ế ể ườ d. Gi d li u riêng t trong Excel Services ......................................................... 49 ữ ữ ệ ư 5. Excel Services IV: Cho phép nh p thông tin ........................................................ậ 49 a. B c 1: Ki m tra tên cell ................................................................................... 50 ướ ể b. B c 2: Đ t tên cell cho Excel Services ............................................................ 50 ướ ặ c. B c 3: Cho phép d li u đ c truy c p trong Excel Services .........................ướ ữ ệ ượ ậ 51 d. B c 4: Nh p nh ng giá tr trong Excel Services ............................................. 51 ướ ậ ữ ị PH N V: CÁC K NĂNG OFFICE C B N ...........................................................Ầ Ỹ Ơ Ả 52 1. Làm quen nhanh v i h th ng Office 2007 ..........................................................ớ ệ ố 52 Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 5 a. Ribbon ................................................................................................................ 52 b. Nhi u tùy ch n c n thi t khác ........................................................................... 53 ề ọ ầ ế c. T o thanh công c cho riêng b n ....................................................................... 54 ạ ụ ạ d. Chu n XML ....................................................................................................... 54 ẩ e. H th ng phím t t trong Office 2007 ................................................................. 54 ệ ố ắ 2. An toàn thông tin ................................................................................................... 55 a. Các đe d a an ninh ............................................................................................. 56 ọ b. Ngu n lây nhi m ................................................................................................ 57 ồ ễ c. Microsoft Update m t cách đ h n ch r i ro ....................................................ộ ể ạ ế ủ 57 d. Ph n m m ch ng Virus ...................................................................................... 58ầ ề ố e. M t s thi t l p an ninh khác ............................................................................. 59ộ ố ế ậ f. An toàn cho email ............................................................................................... 59 Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 6 PH N I: LÀM QUEN V I EXCEL 2007 Ầ Ớ 1. Làm quen nhanh v i Excel 2007 ớ Tìm hi u giao di n m i và cách hoàn thành các tác v hàng ngày trên Excel 2007, ể ệ ớ ụ m t chút khái ni m v chu n đ nh d ng XML. ộ ệ ề ẩ ị ạ a. Nh ng thu t ng c n nh ữ ậ ữ ầ ớ Workbook: Đây là m t t p tin đ làm vi c nh : tính toán, v đ th , …và l u trộ ậ ể ệ ư ẽ ồ ị ư ữ d ữ li u. M t workbook có th ch a nhi u sheet, do v y có th t ch c, l u tr nhi uệ ộ ể ứ ề ậ ể ổ ứ ư ữ ề lo i ạ thông tin có liên quan v i nhau ch trong m t t p tin. M i workbook ch a r t nhi u ớ ỉ ộ ậ ỗ ứ ấ ề worksheet hay chart sheet, tùy thu c vào b nh máy tính. ộ ộ ớ Worksheet: Có khi đ c g i là “sheet” hay “b ng tính”, là n i l u tr và làm vi cượ ọ ả ơ ư ữ ệ v i ớ d li u. M t worksheet có nhi u ô và các ô có ch a các c t và dòng. Worksheetữ ệ ộ ề ứ ộ đ c ượ l u trong workbook. ư Trong Excel 2007, m t Worksheet ch a đ c 16,384 c t và 1,048,576 dòng, thay vì ộ ứ ượ ộ 256 c t và 65,536 dòng c a phiên b n cũ. ộ ủ ả Chart sheet: Th c ch t là m t sheet trong workbook, nh ng nó ch ch a m t đ th . ự ấ ộ ư ỉ ứ ộ ồ ị Vì v y, n u ch mu n xem t ng đ th riêng l thì chart sheet là l a ch n t i u. ậ ế ỉ ố ừ ồ ị ẻ ự ọ ố ư Sheet tabs: Tên c a các sheet s th hi n trên các th đ t góc trái d i c a c aủ ẽ ể ệ ẻ ặ ở ướ ủ ử s ổ workbook. B n có th di chuy n t sheet này sang sheet khác b ng thao tác đ nạ ể ể ừ ằ ơ gi n ả là nh p chu t vào tên sheet c n đ n trong thanh sheet tab. ấ ộ ầ ế b. Ribbon công c m i c a Excel 2007 ụ ớ ủ Ribbon - trung tâm ki m soát m i c a b n ể ớ ủ ạ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 7 Khi l n đ u tiên s d ng Excel 2007, giao di n c a nó có th làm cho b n choáng ầ ầ ử ụ ệ ủ ể ạ ng p b i s thay đ i khác h n so v i các phiên b n tr c. Thay cho các thanh trình ợ ở ự ổ ẳ ớ ả ướ đ n (menu) truy n th ng là các c m l nh đ c trình bày ngay phía trên màn hình, ơ ề ố ụ ệ ượ giúp ng i dùng s d ng thu n ti n h n, đó chính là Ribbon. B công c Ribbon ườ ử ụ ậ ệ ơ ộ ụ g m: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, ồ Add-Ins. Nh ng th b n c n bây gi r t tr c quan, d nhìn, rõ ràng và d s d ng ữ ứ ạ ầ ờ ấ ự ễ ễ ử ụ h n. Ribbon th c s là m t trung tâm h tr công vi c tuy t v i. V i Excel 2007,ơ ự ự ộ ỗ ợ ệ ệ ờ ớ các l nh đ c t p h p l i theo nhóm ch c năng, khi c n là có ngay. ệ ượ ậ ợ ạ ứ ầ Hình minh h a các Ribbon ọ c. Chu n XML ẩ Excel 2007 dùng đ nh d ng t p tin m c đ nh là XLSX d a trên chu n XML ị ạ ậ ặ ị ự ẩ (eXtensible Markup Language) thay cho đ nh d ng chu n tr c đây là XLS. Chu n ị ạ ẩ ướ ẩ này giúp cho các tài li u an toàn h n, dung l ng tài li u nh h n và tích h p sâuệ ơ ượ ệ ỏ ơ ợ v i ớ các h th ng thông tin và các ngu n d li u bên ngoài. Nh v y, các tài li u đ c ệ ố ồ ữ ệ ờ ậ ệ ượ qu n lý, phân tích và chia s d dàng, hi u qu h n bao gi h t. ả ẻ ễ ệ ả ơ ờ ế 2. Tìm hi u Excel 2007: T o m t workbook đ u tiên ể ạ ộ ầ Làm th nào đ t o m t workbook, nh p và ch nh s a văn b n và s li u, thêm ế ể ạ ộ ậ ỉ ử ả ố ệ dòng, c t… ộ a. M m t workbook có s n Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi uở ộ ẵ ể ậ ể Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 8 WorkBook và Worksheet B n có th m m t t p tin s n có b ng nh ng cách khác nhau: ạ ể ở ộ ậ ẵ ằ ữ Cách th nh t: B m chu t vào nút Office, ch n Open. Trong h p tho i Open, ch ứ ấ ấ ộ ọ ộ ạ ỉ đ ng d n đ n n i l u tr t p tin và ch n tên t p tin c n m r i nh n nút Openườ ẫ ế ơ ư ữ ậ ọ ậ ầ ở ồ ấ (hay nh n ENTER trên bàn phím ho c b m đôi phím trái chu t) đ m t p tin. ấ ặ ấ ộ ể ở ậ Cách th hai: Ch có tác d ng đ i v i nh ng t p tin t ng đ c làm vi c v iứ ỉ ụ ố ớ ữ ậ ừ ượ ệ ớ ph n ầ m m Excel trên máy tính c a b n. B m ch n tên t p tin trong danh sách tài li uề ủ ạ ấ ọ ậ ệ đ c ượ m trong th i gian g n nh t (Recent Documents) trên nút Office đ m t p tin.ở ờ ầ ấ ể ở ậ Excel 2007 m c đ nh l u l i t i đa 50 tên file s d ng g n nh t. ặ ị ư ạ ố ử ụ ầ ấ Cách th ba: Tìm đ n t p b ng trình qu n lý t p tin, Windows Explorer, nh p đôi ứ ế ậ ằ ả ậ ấ chu t lên t p tin đ m . ộ ậ ể ở b. L u workbook ư Sau khi làm vi c v i t p tin, đi u c t t là ph i l u l i nh ng ch nh s a, thay đ i,ệ ớ ậ ề ố ử ả ư ạ ữ ỉ ử ổ n u ế không, công s c c a b n xem nh b bi n. Excel 2007 cung c p m t c ch saoứ ủ ạ ư ỏ ể ấ ộ ơ ế l u t ư ự đ ng trong m t kho ng th i gian nh t đ nh (m t đ nh là 10 phút/l n). Nh ng b nộ ộ ả ờ ấ ị ặ ị ầ ư ạ có th tùy ch nh đ rút ng n kho ng th i gian gi a các l n sao l u l i đ đ phòngể ỉ ể ắ ả ờ ữ ầ ư ạ ể ề tr ng ườ h p máy tích b tr c tr c b t ng hay b cúp đi n. Cách tùy ch nh r t đ n gi n:ợ ị ụ ặ ấ ờ ị ệ ỉ ấ ơ ả B m ấ vào nút Office, ch n Excel options, ch n Save, b n ch c n đánh d u vào tuỳ ch n ọ ọ ạ ỉ ầ ấ ọ Save AutoRecover Information Every r i ch nh l i th i gian sao l u t đ ng theo ý ồ ỉ ạ ờ ư ự ộ mu n. ố Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 9 Tùy ch nh sao l u t đ ng trong Excel 2007 ỉ ư ự ộ Trên đây là ch đ l u t đ ng, tuy nhiên có lúc b n c n ph i th c hi n saoế ộ ư ự ộ ạ ầ ả ự ệ l u th ư ủ công. Sau đây là vài cách l u workbook: ư Ch n nút có hình chi c đĩa m m trên thanh Quick Access Tollbar góc trên cùng ọ ế ề ở bên trái màn hình đ m nhanh ch c năng Office Save đ ti n hành sao l u ể ở ứ ể ế ư tài li u. B n cũng có th s d ng t h p phím Ctrl+S hay Shift+F12 đ th c hi n ệ ạ ể ử ụ ổ ợ ể ự ệ công vi c quan tr ng này. ệ ọ N u mu n t o b n sao đ gi t p tin g c, b n ch n ch c năng Save As và đ t tên ế ố ạ ả ể ữ ậ ố ạ ọ ứ ặ khác, cũng nh ch n ki u t p tin t i Save as type, ch n n i ch a cho t p tin (b nư ọ ể ậ ạ ọ ơ ứ ậ ả sao) b n v a t o ra. Cu i cùng nh n nút Save đ l u tr . ạ ừ ạ ố ấ ể ư ữ c. Đóng workbook Sau khi làm vi c và sao l u xong, b n ph i đóng workbook. Đây là nh ng cáchệ ư ạ ả ữ đóng ph bi n: Ch n nút Office, sau đó ch n Close; b m vào nút có ký hi u " X " góc ổ ế ọ ọ ấ ệ ở trên bên ph i màn hình, dùng t h p phím Ctrl+F4 ho c Ctrl+W. ả ổ ợ ặ d. S p x p workbook ắ ế Excel 2007 cung c p cho b n kh năng s p x p l i các workbook đ c m cùngấ ạ ả ắ ế ạ ượ ở lúc. Nh v y, vi c tham kh o qua l i gi a các các workbook thu n ti n h n. Đ s pờ ậ ệ ả ạ ữ ậ ệ ơ ể ắ x p, ế b n b m chu t vào nhóm l nh View, ch n Arrange All, ti p theo ch n cho mìnhạ ấ ộ ệ ọ ế ọ m t ộ ki u b trí thích h p nh t. ể ố ợ ấ e. Th thu t c b n v i worksheet ủ ậ ơ ả ớ Chèn và xóa c t ô (cell), (column) , dòng (row): B n có th chèn thêm các c t, ộ ạ ể ộ dòng, ô vào vùng làm vi c c a worksheet. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2:ệ ủ ể ậ Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 10 Các ô đ c chèn tùy ý vào cá v trí: bên trái, bên trên ô hi n hành. Các ô đang đ c ượ ị ệ ượ ch n cũng có th d ch chuy n đ c qua ph i ho c xu ng d i ô hi n hành.ọ ể ị ể ượ ả ặ ố ướ ệ Excel 2007 cho phép th c hi n vi c chèn thêm các dòng lên bên trên, các c t vào bên trái ôự ệ ệ ộ hi n hành. Đ ng th i, b n có th xóa đi các ô, các dòng và c t không phù h p. ệ ồ ờ ạ ể ộ ợ Các ô ch a d li u ứ ữ ệ Chèn thêm worksheet m i vào workbook: Đ làm vi c này, b n ch c n làm theo ớ ể ệ ạ ỉ ầ m t trong các cách sau: Dùng t h p phím Shift+F11 chèn sheet m i vào tr c sheetộ ổ ợ ớ ướ hi n hành; ch n tab Home, trong nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nh p ph i chu t ệ ọ ấ ả ộ lên thanh sheet tab và ch n Insert…, ch n Worksheet và nh n nút OK trongọ ọ ấ h p ộ tho i Insert, s có ngay m t Sheet m i đ c chèn vào. ạ ẽ ộ ớ ượ Xóa worksheet: Mu n xóa work sheet, b n ch n Sheet mu n xóa r i ch nố ạ ọ ố ồ ọ nhóm Home - ch n nhóm Cells - ch n Delete - ch n Delete sheet. Cách nhanh h n là nh pọ ọ ọ ơ ấ ph i chu t lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete, b m OK đ xác nh n xóa. ả ộ ố ọ ấ ể ậ Đ i tên m t worksheet: Vi c này r t đ n gi n, ch c n nh p ph i chu t lên tênổ ộ ệ ấ ơ ả ỉ ầ ấ ả ộ sheet c n đ i tên thanh sheet tab, ch n Rename, k đ n nh p vào tên m i và cu iầ ổ ở ọ ế ế ậ ớ ố cùng nh n phím ENTER. ấ L u ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hi u, ký t đ c bi t đ đ t tênư ệ ự ặ ệ ể ặ (nh : / ư \ ? *: ) đ đ t tên cho sheet. ể ặ S p x p các worksheet: Đ i v i vi c di chuy n m t s sheet, cách nhanh nh tắ ế ố ớ ệ ể ộ ố ấ là dùng ch c năng kéo th c a Excel. Ng i dùng có th b m và gi phím trái chu tứ ả ủ ườ ể ấ ữ ộ lên tên sheet r i kéo đ n v trí m i đ th xu ng. ồ ế ị ớ ể ả ố Khi ph i di chuy n hay copy nhi u sheet, thì b m phím ph i chu t lên tên sheetả ể ề ấ ả ộ c n ầ s p x p, ch n Move or Copy. Lúc đó s xu t hi n h p tho i Move or Copy. Chắ ế ọ ẽ ấ ệ ộ ạ ỉ c n ầ b m ch n tên sheet, sau đó b m OK đ di chuy n. ấ ọ ấ ể ể Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 11 Sao chép: Nh p ph i chu t lên sheet, ch n Move or Copy ch n v trí đ t b nấ ả ộ ọ ọ ị ặ ả sao trong vùng Before sheet, ch n Creat a copy, nh n OK đ hoàn thành. ọ ấ ể Mu n cùng lúc sao chép nhi u sheet, nh n gi phím Ctrl, dùng chu t ch n tên sheetố ề ấ ữ ộ ọ c n sao chép, gi trái chu t đ kéo đ n v trí đ t b n sao trên thanh sheet tab r iầ ữ ộ ể ế ị ặ ả ồ th ả chu t. L u ý: c n ch n nhi u sheet b ng l nh Ctrl + nh p chu t tr c khi th cộ ư ầ ọ ề ằ ệ ấ ộ ướ ự hi n ệ l nh này. ệ Tr ng h p b n mu n chép các sheet sang m t workbook khác thì m workbook ườ ợ ạ ố ộ ở ngu n, ch n l nh Move or Copy, ch n tên workbook đích trong To book. ồ ọ ệ ọ Ngoài nh ng th thu t trên, b n có th tô màu cho sheet tab đ d qu n lý thanhữ ủ ậ ạ ể ể ễ ả sheet tab h n. Ch c n nh p ph i chu t lên tên sheet mà b n mu n tô màu r i ch n Tab ơ ỉ ầ ấ ả ộ ạ ố ồ ọ Color và ch n màu thích h p đ tô. ọ ợ ể B n cũng có th làm n ho c hi n worksheet b ng cách nh p phím ph i chu t lênạ ể ẩ ặ ệ ằ ấ ả ộ tên sheet, sau đó ch n Hide đ gi u nó đi. Khi c n làm vi c tr l i v i sheet này, b nọ ể ấ ầ ệ ở ạ ớ ạ nh p ấ phím ph i chu t lên thanh Sheet tab, ch n Unhide, ti p theo ch n tên sheet và nh n ả ộ ọ ế ọ ấ nút OK đ cho nó hi n th trên màn hình. ể ể ị 3. Tìm hi u Excel 2007: Cách nh p công th c ể ậ ứ Làm th nào đ chèn nh ng công th c đ n gi n vào b ng tính và t đ ng c p nh tế ể ữ ứ ơ ả ả ự ộ ậ ậ k t ế qu . ả a. Tìm hi u v công th c Excel 2007 ể ề ứ Ví d hình trên b n đang nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho ph n ụ ạ ầ Entertainment và worksheet ô C6 c n tr ng (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) v n ch a ồ ố ẫ ư đ c nh p. Trong ph n này b n s đ c h ng d n s d ng Excel đ làm nh ngượ ậ ầ ạ ẽ ượ ướ ẫ ử ụ ể ữ bài toán căn b n b ng nh ng công th c đ n gi n. Tìm hi u Microsoft Office 2007-ả ằ ữ ứ ơ ả ể T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 12 b. B t đ u v i d u b ng (=) ắ ầ ớ ấ ằ 1. Nh p công th c trong ô C6. ậ ứ 2. Nh n nút ENTER đ xem k t qu . ấ ể ế ả 3. Khi nào b n click vào ô C6, công th c s xu t hi n trên thanh công th c (formulaạ ứ ẽ ấ ệ ứ bar). Hai đĩa CD đ c mua trong tháng Hai tr giá là $12.99 và $16.99. V y t ng giá trượ ị ậ ổ ị chi tiêu cho đĩa CD trong tháng hai là hai đĩa CD. B n có th c ng nh ng giá tr nàyạ ể ộ ữ ị trong Excel b ng cách nh p công th c vào ô C6. ằ ậ ứ Nh ng công th c c a Excel luôn b t đ u t d u (=). Nh v y công th c c a ô C6ữ ứ ủ ắ ầ ừ ấ ư ậ ứ ủ là: =12.99+16.99 D u c ng (+) là m t thu t toán đ Excel c ng thêm giá tr . N u b n t h i làm thấ ộ ộ ậ ể ộ ị ế ạ ự ỏ ế nào đ có đ c k t qu này thì công th c s hi n rõ h n thanh công th c ể ượ ế ả ứ ẽ ệ ơ ở ứ khi b n click vào ô C6. ạ B n cũng nên bi t các thu t toán c a Excel bao g m d u c ng (+) d u tr (-), d u ạ ế ậ ủ ồ ấ ộ ấ ừ ấ nhân (*) và d u chia (\). ấ c. Tìm hi u v công th c t ng giá tr trong m t c t (SUM) ể ề ứ ổ ị ộ ộ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 13 Đ có k t qu chi tiêu trong tháng 1, click vào ô B7 và sau đó th c hi n các b cể ế ả ự ệ ướ sau: 1. Trên tab Home, click nút Sum trong nhóm Editing. 2. Công th c s xu t hi n tr ng ô B7. ứ ẽ ấ ệ ọ 3. Nh n ENTER đ có k t qu trong ô B7. ấ ể ế ả 4. Click vào ô B7 đ hi n th công th c trên thanh công th c. ể ể ị ứ ứ B n có th c ng chi tiêu trong tháng Gi ng trong ô B7 b ng cách nh n l nh Sum ạ ể ộ ế ằ ấ ệ trong nhóm Editing, trên tab Home, nó s t đ ng c ng giá tr c a m t c t. Cáchẽ ự ộ ộ ị ủ ộ ộ làm này làm cho ng i dùng đ t n th i gian, thay vì ph i nh p công th c. Khi nh n ườ ỡ ố ờ ả ậ ứ ấ ENTER k t qu hi n ra trong ô B7 là 95.94. Công th c là =SUM(B3:B6) xu t hi n ế ả ệ ứ ấ ệ trên thanh công th c khi b n click vào ô B7. ứ ạ d. Nên copy m t công th c thay vì t o ra m t công th c m i ộ ứ ạ ộ ứ ớ 1. Dùng chu t kéo ph n d i c a ô công th c đ n m t ô cũng s d ng cùng m tộ ầ ướ ủ ứ ế ộ ử ụ ộ công th c, sau đó th chu t ra. ứ ả ộ 2. Nút Auto Fill Options xu t hi n và k t qu cũng hi n ra ấ ệ ế ả ệ Trong m t vài tr ng h p thì vi c copy công th c d th c hi n h n vi c t o raộ ườ ợ ệ ứ ễ ự ệ ơ ệ ạ m t ộ công th c m i. Trong ví d trên b n đã đ c xem qua vi c copy công th c t ngứ ớ ụ ạ ượ ệ ứ ổ c ng ộ chi tiêu trong tháng 1 đ ng d ng t ng c ng chi tiêu cho tháng 2. ể ứ ụ ổ ộ Đ làm đi u này đ u tiên ch n ô công th c B7, sau đó dùng chu t tr vào góc bên ể ề ầ ọ ứ ộ ỏ d i bên ph i c a ô B7 đ n khi con tr tr thành d u th p màu đen (+). K ti pướ ả ủ ế ỏ ở ấ ậ ế ế kéo ph n fill handle sang ô C7. Khi ph n fill handle đ c th ra, thì t ng giá tr ô ầ ầ ượ ả ổ ị C7 xu t hi n v i giá tr 126.93. Công th c xu t hi n trên thanh công th c là ấ ệ ớ ị ứ ấ ệ ứ =SUM(C3:C6), khi b n click vào ô C7. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2:ạ ể ậ Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 14 Sau khi copy công th c nút Auto Fill Options xu t hi n đ b n có thêm ch n l a ứ ấ ệ ể ạ ọ ự format, nh ng trong tr ng h p trên b n không c n s d ng chúng. Nút s bi n ư ườ ợ ạ ầ ử ụ ẽ ế m t khi b n click vào m t ô khác. ấ ạ ộ e. Tìm hi u v cell (ô) ể ề Ô kham kh o Giá tr kham kh o ả ị ả A10 Ô trong c t A và dòng th 10 ộ ứ A10, A20 Ô A10 và ô A20 A10:A20 Bao g m các ô trong c t A t dòng th 10 đ n dòng th 20 ồ ộ ừ ứ ế ứ B15:E15 Bao g m các ô t dòng 15 t c t B đ n c t E ồ ừ ừ ộ ế ộ A10:E20 Bao g m các ô trong c t A đ n c t E t dòng th 10 đ n ồ ộ ế ộ ừ ứ ế dòng th 20 ứ Vi c xác đ nh các ô đ dùng vào vi c ng d ng công th c. Excel th ng s d ngệ ị ể ệ ứ ụ ứ ườ ử ụ cách s d ng ng n ng n nh A1 đ xác đ nh c t b ng ký t và dòng là nh ng con s . ử ụ ắ ọ ư ể ị ộ ằ ự ữ ố f. C p nh t k t qu công th c ậ ậ ế ả ứ Gi s r ng giá tr 11.97 trong ô C4 b sai, vì nó ph i đ c c ng thêm 3.99 m iả ử ằ ị ị ả ượ ộ ớ chính xác do v y b n nên ch n ô C4 và nh p công th c "=11.97+3.99" cho ô này sau đó ậ ạ ọ ậ ứ nh n ENTER: ấ Trên hình trên cho th y giá tr c a ô C4 thay đ i và dĩ nhiên Excel cũng t đ ng c pấ ị ủ ổ ự ộ ậ nh t t ng giá tr chi tiêu trong ô C7 thành 130.92 t 126.93. Excel có th c pậ ổ ị ừ ể ậ nh t ậ đ c vì công th c c a nó trong ô C7 là "=SUM(C3:C6)". N u b n không s d ng ượ ứ ủ ế ạ ử ụ công th c cho ô C7, thì giá tr s không đ c c p nh t. B n cũng có th s a đ iứ ị ẽ ượ ậ ậ ạ ể ử ổ ho c ặ nh p công th c tr c ti p trên thanh công th c thay vì nh p vào các ậ ứ ự ế ứ ậ ô. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 15 g. S d ng công th c Sum cho m t vài giá tr trong c t ử ụ ứ ộ ị ộ 1. Trong ô C9, nh p d u b ng (=), nh p SUM và sau đó m d u ngo c đ n “(”. ậ ấ ằ ậ ở ấ ặ ơ 2. Nh n vào ô C4 và sau đó gõ d y ph y (,) trong ô C9. ấ ấ ẩ 3. Nh n vào ô C6 và sau đó đóng d u ngo c đ n “)” trong ô C9. ấ ấ ặ ơ 4. Nh n ENTER đ hi n th k t qu . ấ ể ệ ị ế ả Trong ví d trên cho th y hàm SUM cũng có th áp d ng cho m t vài giá tr trongụ ấ ể ụ ộ ị c t ộ b ng cách ch n m t vài giá tr có liên quan. ằ ọ ộ ị h. S d ng công th c đ n gi n khác trong Excel 2007 ử ụ ứ ơ ả Công th c Tính năng ứ AVERAGE Tính trung bình MAX Giá tr l n nh t ị ớ ấ MIN Giá tr nh nh t ị ỏ ấ Hàm SUM ch là m t trong các tính năng c a Excel, ngoài ra nó còn có các côngỉ ộ ủ th c ứ khác nh AVERAGE, MAX, MIN đ h tr b n th c hi n các công th c đ có k tư ể ỗ ợ ạ ự ệ ứ ể ế qu ngay. N u b n t tính toán, thì th t s khó khăn đ ra k t qu chính xác. ả ế ạ ự ậ ự ể ế ả i. Tìm giá tr trung bình ị Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 16 Đ tìm giá tr trung bình c a hai tháng, click vào ô C7 và sau đó: ể ị ủ 1. Trân tab Home, trong nhóm Editing, ch n mũi tên c a nút Sum và sau đó ch n ọ ủ ọ Average. 2. Nh n ENTER đ hi n th k t qu trong ô D7. ấ ể ệ ị ế ả B n cũng có th nh p công th c tr c ti p trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, k tạ ể ậ ứ ự ế ế qu ả s ra t ng t . ẽ ươ ự j. Tìm giá tr l n nh t ho c nh nh t ị ớ ấ ặ ỏ ấ Đ tìm giá tr l n nh t trong m t ph m vi, click ô F7 và sau đó: ể ị ớ ấ ộ ạ Trên tab Home, trong nhóm Editing, ch n mũi tên trên nút Sum và sau đó ch n Max. ọ ọ 1. Nh n Enter đ hi n th k t qu trong ô F7. ấ ể ể ị ế ả 2. Công th c MAX tìm ra giá tr l n nh t trong m t dãy s và ch c năng MIN tìm raứ ị ớ ấ ộ ố ứ giá tr nh nh t. V i ví d trên công th c là “MAX(F3:F6)” và giá tr l n nh t là ị ỏ ấ ớ ụ ứ ị ớ ấ 131.95. Đ tìm giá tr nh nh t trong ví d trên, click vào Min sau đó ENTER, k t qu sể ị ỏ ấ ụ ế ả ẽ hi n ệ ra. Trong tr ng h p này công th c là “=MIN(F3:F6)” và k t qu là 131.75. ườ ợ ứ ế ả k. In các công th c đ d ghi nh ứ ể ễ ớ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 17 B n có th in các công th c và đ t chúng trên b ng ho c bàn làm vi c đ nh c nhạ ể ứ ặ ả ặ ệ ể ắ ở b n t o ra công th c này nh th nào. Đ in các công th c b n c n th hi n côngạ ạ ứ ư ế ể ứ ạ ầ ể ệ th c ứ trên b ng tính (worksheet), làm đi u này b ng cách nh n tab Formulas và trongả ề ằ ấ nhóm Formula Auditing ch n Show Formulas . Bây gi ch vi c click nút Microsoft ọ ờ ỉ ệ Office và in n. ấ N u b n mu n n công th c thì cũng l p l i cách b n làm cho nó hi n lên b ngế ạ ố ẩ ứ ậ ạ ạ ệ ả tính. Ho c b n có th dùng phím t t CTRL+` (phím ` h u h t đ u có trên bàn phím) đặ ạ ể ắ ầ ế ề ể hi n ệ ho c n công th c trên b ng tính. ặ ẩ ứ ả l. D u hi u l xu t hi n trên b ng tính ấ ệ ạ ấ ệ ả M t khi d u ##### xu t hi n trên bang tính thì nó cho bi t do b l i ho c c t quáộ ấ ấ ệ ế ị ỗ ặ ộ h p ẹ đ hi n th k t qu c a nó. ể ể ị ế ả ủ Th nh tho ng Excel không th tính toán k t qu vì công th c b l i. Sau đây làỉ ả ể ế ả ứ ị ỗ 3 l i ỗ th ng g p nh t: ườ ặ ấ ##### C t không đ r ng đ hi n th k t qu trong ô, nên kéo chi u r ng cho ô.ộ ủ ộ ể ệ ị ế ả ề ộ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 18 #REF! M t giá tr không h p l . Các ô b xóa ho c b dán đè giá tr khác lên. ộ ị ợ ệ ị ặ ị ị #NAME? Tên công th c b sai và Excel không hi u công th c đó. Khi b n clickứ ị ể ứ ạ vào ô #NAME? thì nó s hi n ra nút đ b n có th s a sai. ẽ ệ ể ạ ể ử m. Tìm nhi u công th c khác ề ứ Click vào nút Sum trong nhóm Editing, trên tab Home và sau đó ch n More ọ Functions đ m h p tho i Insert Function. Excel cung c p nhi u tính năng h u ích ể ở ộ ạ ấ ề ữ nh tính năng ngày gi . Trong h p tho i Insert Function, ch n Help on this ư ờ ộ ạ ọ function đ tìm hi u các tính năng khác. ể ể 4. Cách dùng hàm trong Excel 2007 đ xác đ nh thông tin ngày ể ị a. Bài h c th nh t: Ngày liên quan đ n Excel nh th nào? ọ ứ ấ ế ư ế Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 19 Có m t s khác bi t gi a ngày có nghĩa gì v i b n và ngày có nghĩa nh th nàoộ ự ệ ữ ớ ạ ư ế đ i ố v i Excel. V i b n 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn v i Excel, 8/22/2010 làớ ớ ạ ớ m t ộ dãy s 40412. Chính vì v y b n c n ph i hi u cách nh p ngày tháng nh th nàoố ậ ạ ầ ả ể ậ ư ế đ ể Excel có th hi u đ c, chuy n này s giúp b n ti t ki m th i gian. ể ể ượ ệ ẽ ạ ế ệ ờ Calendar (L ch) c a Excel b t đ u t năm 1900 ị ủ ắ ầ ừ Th nh tho ng Excel không th tính toán k t qu vì công th c b l i. Sau đây làỉ ả ể ế ả ứ ị ỗ 3 l i ỗ th ng g p nh t: ườ ặ ấ Ngày tháng l u tr trong Excel là m t dãy s b t đ u b ng 1 đ i di n cho ngày 1 ư ữ ộ ố ắ ầ ằ ạ ệ tháng 1 năm 1900, đó chính là ngày l ch c a Excel b t đ u. Và m i ngày Excel c ngị ủ ắ ầ ỗ ộ thêm m t con s . Ch ng h n nh ngày 2 tháng 1 năm 1900 t ng đ ng v i s 2. ộ ố ẳ ạ ư ươ ươ ớ ố Đi u này có nghĩa là khi b n nh p 8/22/2010, thì Excel l u tr là 40412 ho c 40411ề ạ ậ ư ữ ặ ngày k t ngày 1 tháng 1 năm 1900. ể ừ Excel nh n di n ngày tháng nh th nào? ậ ệ ư ế 1. Ch n Date trong Category. ọ 2. Ch n cách th hi n ngày tháng trong Type. ọ ể ệ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 20 Khi nh p 8/22/2010, 22-Aug-2010, ho c August 22, 2010, Excel s l u tr dãyậ ặ ẽ ư ữ s ố 40412. Ch trong tr ng h p b n ch n format mà Excel không nh n ra ngày nh ỉ ườ ợ ạ ọ ậ ư August-22,2010 ho c 8,22,10, Excel s l u tr d i d ng text, ch không ph i l uặ ẽ ư ữ ướ ạ ứ ả ư tr ữ d i d ng dãy s . ướ ạ ố b. Bài h c th hai: Tính toán ngày tháng b ng cách s d ng công th c ọ ứ ằ ử ụ ứ Hàm Tìm ki m ế NETWORKDAYS S l ng ngày làm vi c gi a hai th i đi m ố ượ ệ ữ ờ ể WORKDAY Tìm th i đi m sau m t s ngày làm vi c và xác đ nh th i ờ ể ộ ố ệ ị ờ gian b t đ u ắ ầ DATE Tìm m t th i đi m sau m t s tháng ộ ờ ể ộ ố TODAY Tìm th i đi m sau m t s năm, m t s tháng và m t s ờ ể ộ ố ộ ố ộ ố ngày Đ th c hi n phép tính s h c trong Excel, c n thi t ph i s d ng công th c.ể ự ệ ố ọ ầ ế ả ử ụ ứ Trong ph n này b n s đ c h ng d n nh ng công th c đ n gi n đ tính toán s ngàyầ ạ ẽ ượ ướ ẫ ữ ứ ơ ả ể ố gi a ữ hai th i đi m và b n cũng s hi u t i sao nó r t quan tr ng trong vi c nh p ngàyờ ể ạ ẽ ể ạ ấ ọ ệ ậ tháng mà Excel có th hi u đ c. B n cũng s đ c h ng d n tìm hi u nh ng côngể ể ượ ạ ẽ ượ ướ ẫ ể ữ th c đ ứ ể gi i nh ng thu t toán nh tìm hi u b n đã s ng đ c bao nhiêu ngày. ả ữ ậ ư ể ạ ố ượ Cách tìm ra s ngày gi a hai th i đi m ố ữ ờ ể 1. Công th c trong b ng tính. ứ ả 2. K t qu c a công th c. ế ả ủ ứ 3. Công th c trong thanh Fomular. ứ Ví d r ng hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ ngh c a b n b t đ u tụ ằ ỉ ủ ạ ắ ầ ừ ngày 21 tháng 8 năm 2010 và b n mu n tìm hi u còn bao nhiêu ngày n a đ n kỳ ngh .ạ ố ể ữ ế ỉ Đ ể tính toán đi u này b n nh p công th c nh sau: “=A3-A2”. K t qu là 73 ngàyề ạ ậ ứ ư ế ả gi a ữ hai th i đi m. Excel hi u đ c giá tr c a ô A2 và A3. Trong ô A2 có giá tr làờ ể ể ượ ị ủ ị 40411 (6/9/2010) và ô A3 có giá tr là 40338. L y ô A3 tr ô A2 thì b ng 73. ị ấ ừ ằ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 21 Chú ý r ng d u b ng (=) trong Excel có nghĩa là công th c, d u tr (-) có nghĩa làằ ấ ằ ứ ấ ừ tr ừ đi m t giá tr và ô A3, A2 là nh ng ô có giá tr liên quan. ộ ị ữ ị Cách tính ngày làm vi c gi a hai th i đi m ệ ữ ờ ể 1. Công th c trong b ng tính. ứ ả 2. K t qu c a công th c. ế ả ủ ứ 3. Công th c trong thanh Fomular. ứ Tính ngày làm vi c (Th Hai đ n th Sáu) gi a hai th i đi m không th th c hi n ệ ứ ế ứ ữ ờ ể ể ự ệ b ng phép tính đ n gi n, mà nó c n có m t công th c tính đó là NETWORKDAYS.ằ ơ ả ầ ộ ứ L y l i ví d hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ ngh c a b n b t đ u tấ ạ ụ ỉ ủ ạ ắ ầ ừ ngày 21 tháng 8 năm 2010 và b n mu n tìm hi u còn bao nhiêu ngày làm vi c n a m iạ ố ể ệ ữ ớ đ n ế kỳ ngh . B n có th nh p công th c “=NETWORKDAYS(A2,A3)”. K t qu ra làỉ ạ ể ậ ứ ế ả còn 53 ngày làm vi c n a m i đ n kỳ ngh hè. ệ ữ ớ ế ỉ Tìm ki m ngày sau m t s ngày làm vi c ế ộ ố ệ 1. Công th c trong b ng tính. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi uứ ả ể ậ ể Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 22 2. K t qu c a công th c. ế ả ủ ứ 3. Công th c trong thanh Fomular. ứ Gi s b n c n tìm ra m t ngày ch ng h n nh ngày hoàn thành d án sau m t s ả ử ạ ầ ộ ẳ ạ ư ự ộ ố ngày màl vi c (Th Hai đ n th Sáu), đi u này th t d dàng v i công th c ệ ứ ế ứ ề ậ ễ ớ ứ WORKDAY. Gi s b n c tính kho ng 80 ngày làm vi c đ hoàn thành và dả ử ạ ướ ả ệ ể ự án b t đ u t ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) và b n mu n bi t ngày k tắ ầ ừ ạ ố ế ế thúc d án. Tr c tiên b n ph i nh p thông tin vào ô A2 và ô A3 nh hình trên, k ti pự ướ ạ ả ậ ư ế ế b n ạ nh p thông tin v nh ng ngày ngh , m i ngày ngh là m t ô và sau đó nh p côngậ ề ữ ỉ ỗ ỉ ộ ậ th c ứ “=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào m t ô tr ng. ộ ố D án s hoàn thành tr c ngày 22 tháng 4 năm 2011 (4/22/2011). Excel c ng 80 ự ẽ ướ ộ ngày làm vi c (ô A3) và t đ ng tr ngày cu i tu n cũng nh ngày ngh trongệ ự ộ ừ ố ầ ư ỉ kho ng ả th i gian ô A4:A6. ờ ở Tìm m t th i đi m sau m t s tháng ộ ờ ể ộ ố 1. Công th c trong b ng tính. ứ ả 2. K t qu c a công th c. ế ả ủ ứ 3. Công th c trong thanh Fomular. ứ Ch ng h n b n có 25 tháng đ hoàn thành d án t ngày 9 tháng 6 năm 2011 ẳ ạ ạ ể ự ừ (6/9/2011) và b n c n tìm ra ngày k t thúc d án. B n có th s d ng DATE, hàmạ ầ ế ự ạ ể ử ụ này có ba đ i s g m năm, tháng và ngày. ố ố ồ Ví d 25 trong ô B2 và b n nh p công th c trong ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)”. ụ ạ ậ ứ 2011là đ i s năm, 6 công m t giá tr trong B2 là đ i s tháng và 9 là đ i s ngày,ố ố ộ ị ố ố ố ố d u ấ ph y (,) chia cách các đ i s và d u ngo c đ n “()” dùng đ m và đóng các đ iẩ ố ố ấ ặ ơ ể ở ố s . ố K t qu là d án s k t thúc vào ngày 9 tháng 7 năm 2013 (7/9/2013) ế ả ự ẽ ế Tìm th i đi m sau m t s năm, m t s tháng và m t s ngày Tìm hi u Microsoftờ ể ộ ố ộ ố ộ ố ể Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 23 1. Công th c trong b ng tính. ứ ả 2. K t qu c a công th c. ế ả ủ ứ 3. Công th c trong thanh Fomular. ứ Hãy t ng t ng r ng b n đ c giao m t năm b y tháng và 15 ngày đ hoàn thànhưở ượ ằ ạ ượ ộ ả ể d ự án và b n c n tìm ngày k t thúc d án. Hàm DATE phù h p v i yêu c u này, b nạ ầ ế ự ợ ớ ầ ạ hãy nh p công th c “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 nh hình minh h a trên. ậ ứ ư ọ 2011 c ng m t giá tr trong ô B2 là đ i s năm, 6 c ng m t giá tr trong ô B3 là đ iộ ộ ị ố ố ộ ộ ị ố s ố tháng, 9 c ng m t giá tr trong ô B4 là đ i s ngày, d u ph y (,) chia cách các đ iộ ộ ị ố ố ấ ẩ ố s ố và d u ngo c đ n “()” dùng đ m và đóng các đ i s . K t qu d án k t thúc vào ấ ặ ơ ể ở ố ố ế ả ự ế ngày 24 tháng 1 năm 2013. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 24 PH N II: CÁCH T O BI U Đ Ầ Ạ Ế Ồ 1. Làm th nào đ t o m t bi u đ trong Excel 2007 ế ể ạ ộ ể ồ a. T o bi u đ trong Excel 2007 ạ ể ồ Trong Excel 2007, b n có th t o ra m t bi u đ trong 10 giây. Sau khi b n t o raạ ể ạ ộ ể ồ ạ ạ m t ộ bi u đ , b n có th d dàng thêm các y u t m i vào nó nh tiêu đ ho c thayể ồ ạ ể ễ ế ố ớ ư ề ặ đ i ổ cách trình bày c a bi u đ . V i Excel 2007 b n cũng bi t cách bi n các con s vàủ ể ồ ớ ạ ế ế ố text thành n i dung c a m t bi u đ . ộ ủ ộ ể ồ b. Cách t o bi u đ ạ ể ồ T o m t bi u đ b ng cách nh p chu t vào m t trong các lo i bi u đ nhómạ ộ ể ồ ằ ấ ộ ộ ạ ể ồ Charts, trên tab Insert. Hình trên là m t worksheet cho th y tình hình kinh doanh c a Công ty Northwind ộ ấ ủ Traders Tea theo d ng báo cáo con s và b n có th chuy n sang d ng bi u đ đạ ố ạ ể ể ạ ể ồ ể d ễ dàng so sánh tình hình kinh doanh. 1. Ch n d li u mà b n mu n t o bi u đ , bao g m các c t tiêu đ (tháng m t,ọ ữ ệ ạ ố ạ ể ồ ồ ộ ề ộ tháng hai, tháng ba) và tên c a nhân viên bán hàng. ủ 2. Sau đó, click vào tab Insert, và trong nhóm Charts, click vào nút Column. B n có ạ th l a ch n m t lo i bi u đ , nh ng bi u đ c t th ng đ c s d ng đ soể ự ọ ộ ạ ể ồ ư ể ồ ộ ườ ượ ử ụ ể sánh. 3. Sau khi b n click vào Column, b n s th y m t s lo i bi u đ c t đ l aạ ạ ẽ ấ ộ ố ạ ể ồ ộ ể ự ch n. ọ Click vào Clustered Column, c t đ u tiên c a bi u trong danh sách 2-Dộ ầ ủ ể Column. M t ScreenTip hi n th tên bi u đ lo i khi b n ng ng con tr vào b t c bi u độ ể ị ể ồ ạ ạ ừ ỏ ấ ứ ể ồ nào. Các ScreenTip cũng s cho b n th y thông tin c a t ng lo i bi u đ . ẽ ạ ấ ủ ừ ạ ể ồ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 25 N u b n mu n thay đ i các lo i bi u đ sau khi b n t o bi u đ c a b n, nh pế ạ ố ổ ạ ể ồ ạ ạ ể ồ ủ ạ ấ chu t ộ vào bên trong các bi u đ . Trên tab Design, d i Chart Tools, trong nhóm Type, ể ồ ướ b m vào Change Chart Type và ch n m t lo i bi u đ khác. ấ ọ ộ ạ ể ồ c. Làm th nào đ d li u worksheet xu t hi n trong bi u đ ế ể ữ ệ ấ ệ ể ồ Trong bi u đ trên, d li u t m i worksheet cell là m t c t. Hàng tiêu đ (tênể ồ ữ ệ ừ ỗ ộ ộ ề nhân viên kinh doanh) là nh ng bi u đ ghi chú văn b n bên ph i, và tiêu đ c tữ ể ồ ả ả ề ộ (nh ng ữ tháng c a năm) d i cùng c a bi u đ . Trong bi u đ , Cencini (đ i di n b iủ ở ướ ủ ể ồ ể ồ ạ ệ ở gi a c t ữ ộ cho m i tháng) bán đ c nhi u nh t s n ph m trà (tea) trong tháng m t và thángỗ ượ ề ấ ả ẩ ộ hai, nh ng cô đã b qua m t b i Giussani trong tháng ba. ư ị ặ ở D li u cho m i ng i kinh doanh xu t hi n trong ba c t riêng bi t, m t c t choữ ệ ỗ ườ ấ ệ ộ ệ ộ ộ m i ỗ tháng. Chi u cao c a m i bi u đ t ng ng đ n các giá tr trong cell mà nó đ iề ủ ỗ ể ồ ươ ứ ế ị ạ di n. ệ Bi u đ hi n th cho b n bi t làm th nào đ nh ng nhân viên kinh doanh so sánhể ồ ể ị ạ ế ế ể ữ v i ớ nhau theo t ng tháng. ừ M i hàng d li u c a nhân viên kinh doanh có m t màu khác nhau trong bi u đ .ỗ ữ ệ ủ ộ ể ồ Bi u ể đ ghi chú t o ra t các hàng tiêu đ trong worksheet (tên nh ng nhân viên bánồ ạ ừ ề ữ hàng), màu s c mà đ i di n cho các d li u cho m i nhân viên kinh doanh. Ví d d li uắ ạ ệ ữ ệ ỗ ụ ữ ệ c a ủ Giussani là màu xanh đ m và là c t bên trái c a t ng m i tháng. ậ ộ ủ ừ ỗ C t tiêu đ t worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, và tháng Ba, bây gi đang ộ ề ừ ờ ở d i ướ cùng c a bi u đ . phía bên trái c a bi u đ , Excel đã t o ra m t t l c a s đủ ể ồ Ở ủ ể ồ ạ ộ ỷ ệ ủ ố ể giúp b n gi i thích c t chi u cao. ạ ả ộ ề B t kỳ thay đ i d li u trong các worksheet sau khi bi u đ đ c t o ra, ngay l pấ ổ ữ ệ ể ồ ượ ạ ậ t c ứ bi u đ cũng thay đ i. ể ồ ổ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 26 d. Tìm hi u v Chart Tools ể ề Khi b n t o m t bi u đ , Chart Tools xu t hi n trên Ribbon, trong đó bao g mạ ạ ộ ể ồ ấ ệ ồ các tab Design, Layout và tab Format. B n nên bi t v Chart Tools, tr c khi b n tìm hi u v bi u đ . Sau khi bi u đạ ế ề ướ ạ ể ề ể ồ ể ồ đ c ượ chèn vào worksheet, Chart Tools xu t hi n, v i ba tab: Design, Layout và Format. ấ ệ ớ Trên nh ng tab này b n s tìm th y nh ng l nh c n thi t đ làm vi c v i bi u đ .ữ ạ ẽ ấ ữ ệ ầ ế ể ệ ớ ể ồ Khi b n hoàn thành các bi u đ , nh p chu t bên ngoài bi u đ . Chart Tools sạ ể ồ ấ ộ ể ồ ẽ bi n ế m t, đ nó xu t hi n tr l i, thì click vào bi u đ . ấ ể ấ ệ ở ạ ể ồ e. Thay đ i bi u đ ổ ể ồ B n có th t o bi u đ c a b n so sánh d li u c a ng i khác b ng cách nh pạ ể ạ ể ồ ủ ạ ữ ệ ủ ườ ằ ấ chu t ộ vào m t nút đ chuy n bi u đ xem t lo i này sang lo i khác. Đ t o bi u đ ,ộ ể ể ể ồ ừ ạ ạ ể ạ ể ồ click vào Switch Row/Column trong nhóm Data trên tab Design. Trong bi u đ bên ph i,ể ồ ả Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 27 d li u đ c nhóm theo các hàng và so worksheet c t. B n có th chuy n bi u đữ ệ ượ ộ ạ ể ể ể ồ tr ở l i xem b n g c b ng cách click vào Switch Row/Column l n n a. ạ ả ố ằ ầ ữ Đ gi c hai l n xem, ch n bi u đ view th hai, copy nó và sau đó paste nó trên ể ữ ả ầ ọ ể ồ ứ worksheet khác. Sau đó, chuy n v xem b n g c c a các bi u đ b ng cách clickể ề ả ố ủ ể ồ ằ vào trong bi u đ ban đ u và click vào Switch Row/Column. ể ồ ầ f. Thêm tiêu đ cho bi u đ ề ể ồ B n có th cung c p m t tiêu đ cho chính bi u đ chính cũng nh đ bi u đạ ể ấ ộ ề ể ồ ư ể ể ồ tr c đo ụ và mô t d li u bi u đ . Đi u này có hai bi u đ tr c. M t phía bên trái là tr c ả ữ ệ ể ồ ề ể ồ ụ ộ ở ụ chi u d c (còn g i là giá tr ho c tr c y). Tr c này là t l c a các s mà b nề ọ ọ ị ặ ụ ụ ỉ ệ ủ ố ạ có th ể gi i thích c t chi u cao. Nh ng tháng c a năm d i cùng là trên tr c ngangả ộ ề ữ ủ ở ướ ụ (cũng đ c bi t đ n nh là các th lo i ho c tr c x). ượ ế ế ư ể ạ ặ ụ Tiêu đ bi u đ mô t thông tin v bi u đ c a b n ề ể ồ ả ề ể ồ ủ ạ Đ thêm tiêu đ bi u đ m t cách nhanh chóng b ng cách click chu t vào bi u đ ,ể ề ể ồ ộ ằ ộ ể ồ sau đó đ n nhóm Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More đ xem t t c ế ể ấ ả các layout (trình bày). M i s l a ch n hi n th m i layout khác nhau có th làmỗ ự ự ọ ệ ị ỗ ể thay đ i nh ng y u t c a bi u đ . Trong bi u đ trên: ổ ữ ế ố ủ ể ồ ể ồ 1. Tiêu đ cho bi u đ này là Northwind Traders Tea, tên c a m t s n ph m. ề ể ồ ủ ộ ả ẩ 2. Tiêu đ cho các tr c d c bên trái là Cases Sold. ề ụ ọ 3. Tiêu đ cho các tr c ngang d i cùng là First Quarter Sales. ề ụ ở ướ M t cách khác đ nh p tiêu đ là trên tab Layout, trong nhóm Labels, b n có th ộ ể ậ ề ạ ể thêm tiêu đ b ng cách click chu t vào Chart Titles và Axis Titles. ề ằ ộ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 28 PH N III: CÁCH T O BÁO CÁO V I PIVOTABLE Ầ Ạ Ớ 1. PivotTable I: Làm quen v i PivotTable reports trong Excel 2007 ớ Làm th nào đ t t o ra m t báo cáo d ng PivotTable ế ể ự ạ ộ ạ a. L y d li u đ làm vi c ấ ữ ệ ể ệ Hãy t ng t ng m t worksheet Excel c a nh ng con s doanh thu v i hàng trăm ưở ượ ộ ủ ữ ố ớ ngàn dòng d li u. Nh ng worksheet trình bày t t c nh ng d li u v nhân viênữ ệ ữ ấ ả ữ ữ ệ ề kinh doanh hai qu c gia và h bán bao nhiêu hàng hóa trong ngày, có r t nhi u d li uở ố ọ ấ ề ữ ệ đ ể gi i quy t theo t ng hàng chia thành nhi u c t khác. ả ế ừ ề ộ Làm th nào b n có th có đ c thông tin trong worksheet? Làm th nào có thế ạ ể ượ ế ể hi u ể v t t c nh ng d li u này? Tính t ng th thì ai đ c bán đ c nhi u nh t?ề ấ ả ữ ữ ệ ổ ể ượ ượ ề ấ Ai bán nhi u nh t theo m i quý hay theo m i năm? Qu c gia nào có doanh s bán hàng caoề ấ ỗ ỗ ố ố nh t? B n có th có câu tr l i b ng các báo cáo PivotTable. M t báo cáoấ ạ ể ả ờ ằ ộ PivotTable chuy n t t c d li u thành các báo cáo ng n g n cho b n bi t chính xác nh ng gìể ấ ả ữ ệ ắ ọ ạ ế ữ b n ạ c n ph i bi t. ầ ả ế b. Xem l i d li u ngu n ạ ữ ệ ồ Tr c khi b n b t đ u làm vi c v i m t báo cáo PivotTable, hãy xem l i worksheetướ ạ ắ ầ ệ ớ ộ ạ đ ể ch c ch n r ng nó đã đ c chu n b cho báo cáo. Khi b n t o m t báo cáoắ ắ ằ ượ ẩ ị ạ ạ ộ PivotTable, m i c t d li u ngu n tr thành m t field mà b n có th s d ng trong các báoỗ ộ ữ ệ ồ ở ộ ạ ể ử ụ cáo. Fields t ng k t nhi u hàng thông tin t các d li u ngu n. ổ ế ề ừ ữ ệ ồ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 29 Tên c a các field cho các báo cáo đ n t các tiêu đ c t trong d li u ngu n. Hãyủ ế ừ ề ộ ữ ệ ồ ch c ắ ch n r ng b n có tên cho m i c t trên dòng đ u c a worksheet trong d li uắ ằ ạ ỗ ộ ầ ủ ữ ệ ngu n. ồ Trong hình trên, các tiêu đ c t Country, Salesperson, Order Amount, Order Dateở ề ộ và OrderID tr thành tên các field. ở Các dòng còn l i phía d i tiêu đ nên ch a m c t ng t trong cùng m t c t. Víạ ướ ề ứ ụ ươ ự ộ ộ d , ụ ph n text nên trong m t c t, ngày tháng trong m t c t khác. Nói cách khác, m tầ ở ộ ộ ộ ộ ộ c t ộ không nên có ch a s và text. Cu i cùng, không nên có c t tr ng v i d li u b nứ ố ố ộ ố ớ ữ ệ ạ đang s d ng cho các báo cáo PivotTable. ử ụ c. T o h p tho i PivotTable ạ ộ ạ Khi các d li u đã có, đ t con tr b t c n i nào trong ph n d li u bao g m t tữ ệ ặ ỏ ấ ứ ơ ầ ữ ệ ồ ấ c các ả d li u worksheet trong báo cáo ho c ch n d li u b n mu n s d ng trong cácữ ệ ặ ọ ữ ệ ạ ố ử ụ báo cáo, sau đó trên tab Insert, trong nhóm Tables, b m vào PivotTable và sau đó nh p ấ ấ vào PivotTable l n n a, h p tho i Create PivotTable s m ra. Ch n Select a table ầ ữ ộ ạ ẽ ở ọ or range, h p Table/Range cho th y ph m vi c a các d li u đã đ c ch n,ộ ấ ạ ủ ữ ệ ượ ọ ch n ọ New Worksheet ho c Existing Worksheet, n u b n không mu n báo cáo đ c đ t ặ ế ạ ố ượ ặ trong m t worksheet m i. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi uộ ớ ể ậ ể Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 30 d. C b n v PivotTable Report ơ ả ề 1. Khu v c layout cho báo cáo PivotTable. ự 2. PivotTable Field List. Hình trên cho b n nhìn th y trong worksheet m i sau khi b n đóng h p tho i Createạ ấ ớ ạ ộ ạ PivotTable. m t phía là khu v c layout đã đ c s n sàn cho báo cáo PivotTable và phía bênỞ ộ ự ượ ẵ kia là PivotTable Field List. Danh sách này hi n th các c t tiêu đ t d li uể ị ộ ề ừ ữ ệ ngu n. ồ Nh đã đ c p trên, m i tiêu đ là m t field nh Country, Saleperson, … ư ề ậ ở ỗ ề ộ ư B n t o m t báo cáo PivotTable b ng cách di chuy n b t kỳ field nào đ n khu v c ạ ạ ộ ằ ể ấ ế ự layout cho báo cáo PivotTable. B n làm vi c này ho c b ng cách ch n h p bênạ ệ ặ ằ ọ ộ c nh ạ tên field, ho c b ng cách b m chu t ph i vào m t tên field và ch n m t đ a đi mặ ằ ấ ộ ả ộ ọ ộ ị ể đ di ể chuy n field đ n. ể ế N u b n click bên ngoài khu v c layout (c a m t báo cáo PivotTable), PivotTable ế ạ ự ủ ộ Field List s bi n m t. Đ có PivotTable Field List tr l i, nh p chu t vào bênẽ ế ấ ể ở ạ ấ ộ trong khu v c layout báo cáo PivotTable. ự 2. PivotTable II: L c các d li u trong m t PivotTable c a Excel 2007 ọ ữ ệ ộ ủ Làm th nào đ l c và d u nh ng d li u đ c ch n trong nh ng báo cáoế ể ọ ấ ữ ữ ệ ượ ọ ữ PivotTable a. Ch xem d li u mà b n mu n xem trong báo cáo PivotTable ỉ ữ ệ ạ ố Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 31 Báo cáo PivotTable tr c khi l c ướ ọ Hãy t ng t ng r ng b n đã m m t báo cáo PivotTable cho các s n ph m đ cưở ượ ằ ạ ở ộ ả ẩ ượ bán b i Adventure Works, m t công ty hàng th thao. ở ộ ể Báo cáo tóm t t h n 6.000 hàng d li u, đi u cho b n th y r ng d li u có ý nghĩaắ ơ ữ ệ ề ạ ấ ằ ữ ệ nh ư th nào. Ví d t ng doanh thu hàng năm cho m i s n ph m trong m t kho ng th i ế ụ ổ ỗ ả ẩ ộ ả ờ gian ba năm và đó cũng là m t t ng s doanh thu m i cho m i s n ph m. Bây giộ ổ ố ớ ỗ ả ẩ ờ b n ạ mu n xem chi ti t. Adventure Works bán các s n ph m khác nhau, t chai n c ố ế ả ẩ ừ ướ đ ng đ xe đ p và vests. B n ch mu n xem doanh s bán xe đ p thôi. Sau đó,ườ ể ạ ạ ỉ ố ố ạ b n ạ mu n xem lo i xe đ p nào có doanh s cao nh t. Và sau đó b n mu n xem m tố ạ ạ ố ấ ạ ố ộ lo i xe ạ đ p bán trong kho ng m t th i gian nh t đ nh. ạ ả ộ ờ ấ ị B n t o m t báo cáo PivotTable b ng cách di chuy n b t kỳ field nào đ n khu v c ạ ạ ộ ằ ể ấ ế ự layout cho báo cáo PivotTable. B n làm vi c này ho c b ng cách ch n h p bênạ ệ ặ ằ ọ ộ c nh ạ tên field, ho c b ng cách b m chu t ph i vào m t tên field và ch n m t đ a đi mặ ằ ấ ộ ả ộ ọ ộ ị ể đ di ể chuy n field đ n. ể ế N u b n click bên ngoài khu v c layout (c a m t báo cáo PivotTable), PivotTable ế ạ ự ủ ộ Field List s bi n m t. Đ có PivotTable Field List tr l i, nh p chu t vào bênẽ ế ấ ể ở ạ ấ ộ trong khu v c layout báo cáo PivotTable. ự b. L c đ xem ra m t trong nhi u s n ph m ọ ể ộ ề ả ẩ Bây gi b n ch mu n xem các d li u bán hàng xe đ p và cho n t t c các dờ ạ ỉ ố ữ ệ ạ ẩ ấ ả ữ li u ệ còn l i. Đ l c các báo cáo, b m vào mũi tên bên c nh Row Labels, ch n m cạ ể ọ ấ ạ ọ ụ Road bikes (xe đ p) trong khu v c c a báo cáo. trong m c B n b m vào đó, vì xe đ pạ ự ủ ụ ạ ấ ạ đ c ượ hi n th trong khu v c hàng c a báo cáo. Khi b n b m vào mũi tên đó, m t trìnhể ị ự ủ ạ ấ ộ đ n ơ xu t hi n v i h p Select field đ b n ch n l a và l c thông tin. ấ ệ ớ ộ ể ạ ọ ự ọ Trên trình đ n này là m t danh sách cho th y t t c các hàng trong lĩnh v c màơ ộ ấ ấ ả ự b n ạ ch n. Xem các m c trong danh sách đ ch n đúng s n ph m c n tìm thông tin vàọ ụ ể ọ ả ẩ ầ s n ả ph m nào c n l c. Trong ví d này, m c Product Category bao g m Road Bikes làẩ ầ ọ ụ ụ ồ s n ả ph m b n c n tìm thông tin. ẩ ạ ầ Đ l c thông tin b n b m c Select All, sau đó ch n Road Bikes cu i cùng nh pể ọ ạ ỏ ụ ọ ố ấ Ok, báo cáo PivotTable s cho th y d li u c a ph n road bikes. Các d li u khác s ẽ ấ ữ ệ ủ ầ ữ ệ ẽ không thay đ i, nh ng chúng không xu t hi n. ổ ư ấ ệ c. Gi i h n b l c cho m t s n ph m ớ ạ ộ ọ ộ ả ẩ Bây gi b n đã l c thông tin cho m t s n ph m và b n mu n thu h p thông tinờ ạ ọ ộ ả ẩ ạ ố ẹ h n ơ n a, do có nhi u lo i xe đ p khác nhau. Ví d b n ch n s n ph m xe đ p Roadữ ề ạ ạ ụ ạ ọ ả ẩ ạ -350- W, thì cách th c hi n nh sau: Dùng chu t ch n s n ph m Road -350-W trongự ệ ư ộ ọ ả ẩ c t Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ộ ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 32 Road Bikes, sau đó nh n chu t ph i và đ a chu t đ n filter, nó s hi n ra m t c aấ ộ ả ư ộ ế ẽ ệ ộ ử s ổ nh và b n ch n Keep Selected Items. Cu i cùng ch có d li u c a Road – 350-W ỏ ạ ọ ố ỉ ữ ệ ủ hi n ra. ệ d. Tìm lo i s n ph m có doanh thu cao ạ ả ẩ Gi s b n mu n xem lo i xe đ p nào có doanh s h n $100.000, b n có th sả ử ạ ố ạ ạ ố ơ ạ ể ử d ng ụ Excel đ xem thông tin trên, còn các không tin khác thì t m th i n. đ th c hi nể ạ ờ ẩ ể ự ệ vi c ệ này click vào mũi tên trên bi u t ng filter n m sát bên h p Row Labels, ch n ể ượ ằ ộ ọ Product Name, ti p theo ch vào ValueFilters. B l c đ c d li u và ch n nh ngế ỉ ộ ọ ọ ữ ệ ọ ữ dòng có nh ng ô phù h p v i yêu c u c a b n, ch n Greater Than Or Equal To và ch n ữ ợ ớ ầ ủ ạ ọ ọ h p tho i Value Filter, nh p 100,000 trong h p r ng. K t qu bao g m 13 trongộ ạ ậ ộ ỗ ế ả ồ t ng ổ s 38 lo i xe đ p có doanh thu h n $100,000. ố ạ ạ ơ e. L c thông tin theo th i gian ọ ờ Gi s b n mu n xem xe đ p bán nh th trong m t kho ng th i gian xác đ nh.ả ử ạ ố ạ ư ế ộ ả ờ ị B ng ằ cách s d ng b l c, b n có th xem nh ng thông tin trong kho ng th i gian b nử ụ ộ ọ ạ ể ữ ả ờ ạ thích và các thông tin khác t m th i b n. ạ ờ ị ẩ Đ l c thông tin theo t ng năm ch ng h n b n mu n xem d li u trong năm 2011ể ọ ừ ẳ ạ ạ ố ữ ệ thôi thì b m vào mũi tên bên c nh Column Labels, sau đó click vào h p Select All và ấ ạ ộ cu i cùng ch n h p 2011. Excel n các s li u c a 2009 và 2010, ch còn l i số ọ ộ ẩ ố ệ ủ ỉ ạ ố li u ệ năm 2011. N u b n mu n xem m t th i gian c th thì b n hãy làm cách sau: ch n mũi tênế ạ ố ộ ờ ụ ể ạ ọ bên c nh Column Labels, sau đó ch vào Date Filters, click Between, trong h p tho i ạ ỉ ộ ạ Date Filter nh p d li u ngày tháng vào ch ng h n 11/8/2011 và 12/8/2011 trongậ ữ ệ ẳ ạ hai h p r ng, thì báo cáo s hi n thông tin t ngày 8 tháng 11 năm 2011 đ n ngày 8ộ ỗ ẽ ệ ừ ế tháng 12 năm 2011. f. H y b b l c ủ ỏ ộ ọ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 33 1. Xóa b m t b l c trong báo cáo PivotTable b ng cách nh p chu t vàoỏ ộ ộ ọ ằ ấ ộ bi u ể t ng b l c , và sau đó nh p vào Clear Filter From "Product Category". ượ ộ ọ ấ 2. Xoá b m t b l c trong PivotTable Field List b ng cách di chuy n con tr qua ỏ ộ ộ ọ ằ ể ỏ bi u t ng b l c bên c nh tên field, nh p chu t vào mũi têr xu t hi n và sauể ượ ộ ọ ạ ấ ộ ấ ệ đó nh p vào Clear Filter From "Product Category". ấ Chìa khóa đ xóa b các b l c cùng m t lúc b ng cách s d ng bi u t ng bể ỏ ộ ọ ộ ằ ử ụ ể ượ ộ l c, nó ọ xu t hi n hai đ a đi m khác nhau, m t trên báo cáo PivotTable và m t trong ấ ệ ở ị ể ộ ở ộ PivotTable Field List . g. H y b m t filter trong báo cáo PivotTable ủ ỏ ộ Đ lo i b m t b l c t m t field xác đ nh, click vào bi u t ng b t c n iể ạ ỏ ộ ộ ọ ừ ộ ị ể ượ ở ấ ứ ơ nào field b l c xu t hi n trong báo cáo, ngay c trên Row Labels ho c trên Column ộ ọ ấ ệ ả ặ Labels. Sau đó click vào Clear Filter From . Ho c l a ch n các h p ặ ự ọ ộ ki m tra bên c nh (Select All) đ làm cho t t c các d li u trong field nhìnể ạ ể ấ ả ữ ệ th y ấ đ c. ượ N u b n không xem th y l nh Clear Filter From cho field l c: ế ạ ấ ệ ọ Hãy ch c ch n r ng b n đã ch n đúng khu v c c a báo cáo đ xóa b l c: ho c là ắ ắ ằ ạ ọ ự ủ ể ộ ọ ặ hàng ho c là c t. ặ ộ Ph i ch n đúng tên field trong h p Select field. B n th y r ng h p khi b n nh pả ọ ộ ạ ấ ằ ộ ạ ấ chu t ộ vào bi u t ng b l c, tên field trong h p ph i kh p v i tên c a field mà b n xóaể ượ ộ ọ ộ ả ớ ớ ủ ạ b ộ l c t đó. N u các tên field trong h p không đúng, ch n đúng field t danh sáchọ ừ ế ộ ọ ừ xu t ấ hi n khi b n b m vào mũi tên bên c nh h p. ệ ạ ấ ạ ộ H y b m t b l c trong danh sách PivotTable Field ủ ỏ ộ ộ ọ Di chuy n con tr qua các bi u t ng b l c bên c nh các tên field mà b n mu nể ỏ ể ượ ộ ọ ạ ạ ố xóa b b l c t đó. Click vào mũi tên xu t hi n và sau đó nh p vào Clear Filter From <ỏ ộ ọ ừ ấ ệ ấ Field Name >. Xóa b t t c b l c ngay t c kh c ỏ ấ ả ộ ọ ứ ắ Trên Ribbon, click vào tab Options d i PivotTable Tools. Trong nhóm Actions, ướ click vào Clear và sau đó nh p vào Clear Filters. Tìm hi u Microsoft Office 2007-ấ ể T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 34 3. PivotTable III: Tính toán d li u trong nh ng báo cáo PivotTable c a ữ ệ ữ ủ Excel 2007 Làm th nào đ t ng h p d li u b ng nh ng hàm khác ngoài hàm SUM, nh là ế ể ổ ợ ữ ệ ằ ữ ư COUNT và MAX. Làm th nào đ di n t d li u d ng ph n trăm b ng cách sế ể ễ ả ữ ệ ạ ầ ằ ử d ng ụ nh ng tính toán đ c thù. Làm th nào đ t t o các công th c trong các báo cáo ữ ặ ế ể ự ạ ứ PivotTable. a. Làm vi c v i s ệ ớ ố D li u bán hàng tóm t t trong m t báo cáo PivotTable. ữ ệ ắ ộ Đó là v n đ ti n th ng Contoso, Công ty phân ph i th c ph m. Hãy t ngấ ề ề ưở ở ố ự ẩ ưở t ng ượ r ng b n đã m ra m t báo cáo PivotTable có ch a d li u v nhân viên kinhằ ạ ở ộ ứ ữ ệ ề doanh c a công ty. Báo cáo tóm t t c a công ty này có kho ng 800 hàng d li u trongủ ắ ủ ả ữ ệ Excel. Nó cho bi t doanh s c a m i nhân viên trong t ng năm và trong t ng quý. Bâyế ố ủ ỗ ừ ừ gi ờ b n mu n s d ng báo cáo đ nhìn vào con s theo m t vài cách khác nhau, b nạ ố ử ụ ể ố ộ ạ mu n ố bi t s l ng bán hàng c a m i nhân viên đ c th c hi n trong năm nay và b nế ố ượ ủ ỗ ượ ự ệ ạ mu n ố xem m i nhân viên đóng góp bao nhiêu cho t ng doanh s c a công ty, … Khi b nỗ ổ ố ủ ạ đã th c hi n đi u đó, b n s th y nhân viên nào s nh n đ c ti n th ng và m iự ệ ề ạ ẽ ấ ẽ ậ ượ ề ưở ỗ ng i ườ đ c th ng bao nhiêu. ượ ưở b. Tóm t t d li u m t cách khác ắ ữ ệ ộ B n mu n thay đ i báo cáo t tính toán doanh s c a t ng nhân viên qua t ngạ ố ổ ừ ố ủ ừ ừ năm, b n có th làm đi u đó b ng cách thay đ i t hàm SUM qua COUNT đ tóm t tạ ể ề ằ ổ ừ ể ắ thông tin. Đ thay đ i ch c năng, nh p chu t ph i vào b t c giá tr trong b ng báo cáo, đóể ổ ứ ấ ộ ả ấ ứ ị ả là khu v c có tiêu đ "Sum of Sales Amount", rê chu t đ n Summarize Data By và sauự ề ộ ế Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 35 đó nh p vào Count. Nh ng con s s chuy n đ i t m t giá tr t ng thànhấ ữ ố ẽ ể ổ ừ ộ ị ổ giá tr ị count. Các tiêu đ trên các s thay đ i t "Sum of Sales Amount" đ "Count of Salesề ố ổ ừ ể Amount." Sau đó b n có th phân lo i các đ n đ t hàng đ xem ai có đ c h u h t các đ nạ ể ạ ơ ặ ể ượ ầ ế ơ đ t ặ hàng m t cách d dàng nh t. Đ làm vi c này, hãy nh p chu t ph i vào trong b tộ ễ ấ ể ệ ấ ộ ả ấ kỳ ô nhân viên kinh doanh nào, tr chu t đ n Sort và sau đó nh p vào Sort Largest to ỏ ộ ế ấ Smallest. K t qu , Peacock là l n đ u tiên, v i m t grand t ng s 100 đ n đ tế ả ầ ầ ớ ộ ổ ố ơ ặ hàng, theo sau là vua v i 74, và sau đó Leverling v i 73. ớ ớ c. Th c hi n m t phép tính % ự ệ ộ Bây gi b n mu n xem t l % c a t ng nhân viên trên t ng doanh thu.ờ ạ ố ỷ ệ ủ ừ ổ Peacock có đ c h u h t các đ n đ t hàng, nh ng chúng ta có th tính s l ng đ n đ t hàngượ ầ ế ơ ặ ư ể ố ượ ơ ặ c a ủ cô nh th nào so v i t ng doanh thu. ư ế ớ ổ Đ làm đ c đi u này, click chu t ph i vào khu v c giá tr , tr chu t đ nể ượ ề ộ ả ự ị ỏ ộ ế Summarize Data By và sau đó nh p vào More options, nh p vào tab Show values as trong h p ấ ấ ộ tho i Value Field Settings m ra. Sau đó, trong h p Show values as, b m vào mũi ạ ở ộ ấ tên và ch n % of total. ọ Peacock đã có 18 ph n trăm trong t ng doanh s bán hàng cho các năm, cô taầ ổ ố đ c ượ doanh s cao nh t trong các nhân viên, t l % trên t ng doanh thu không t ngố ấ ỷ ệ ổ ư ng ứ v i s đ n hàng nhi u nh t. King cót l doanh thu cao k ti p v i 14,42%, theoớ ố ơ ề ấ ỷ ệ ế ế ớ sau là Davolio v i 12,52%. ớ d. Nhân viên nào nh n ti n th ng? ậ ề ưở Bây gi b n s tính toán ai s nh n ti n th ng và s ti n th ng là bao nhiêuờ ạ ẽ ẽ ậ ề ưở ố ề ưở b ng ằ cách t o ra m t công th c s d ng calculated field. Đây là m t công th c m iạ ộ ứ ử ụ ộ ứ ớ đ c ượ đ a vào báo cáo PivotTable. ư Ví d nhân viên nào bán hàng nhi u h n $ 30.000 trong b t c quý nào thì đ cụ ề ơ ấ ứ ượ nh n ậ 3% ti n th ng doanh thu trong quá đó. Đ t o công th c, phía trên cùng c aề ưở ể ạ ứ ở ủ c a ử s , trên Ribbon, b n b m vào tab Options d i PivotTable Tools, trong nhóm Tools,ổ ạ ấ ướ b m vào mũi tên trên nút Formulas và sau đó b m vào Calculated Field. ấ ấ Trong h p tho i Insert Calculated Field, gõ tên cho công th c trong h p Name, ộ ạ ứ ộ trong h p Formula, nh p công th c “='Sales Amount' * IF('Sales ộ ậ ứ Amount'>30000,3%)” đ tìm ra ng i nh n ti n th ng và sau đó b m vào OK. ể ườ ậ ề ưở ấ Di n gi i công th c này nh sau: N u s doanh thu l n h n 30,000 trong m t quý ễ ả ứ ư ế ố ớ ơ ộ thì th ng 3% (3% này trên doanh s bán hàng). Còn n u doanh s d i 30,000 thì ưở ố ế ố ướ ti n th ng là 0. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoftề ưở ể ậ ể Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 36 PH N IV: CHIA S THÔNG TIN Ầ Ẻ 1. Chia s d li u c a Excel v i nh ng ng d ng khác b ng cách xu t b n ẻ ữ ệ ủ ớ ữ ứ ụ ằ ấ ả lên SharePoint Đ a d li u lên SharePoint nh th nào. ư ữ ệ ư ế a. Chia s d li u Excel lên SharePoint ẻ ữ ệ D li u Excel chia s lên SharePoint có nhi u thu n ti n h n thay vì chia s dữ ệ ẽ ề ậ ệ ơ ẻ ữ li u ệ b ng cách s d ng e-mail, ho c b ng cách đ a d li u vào m t th m c m ng nàoằ ử ụ ặ ằ ư ữ ệ ộ ư ụ ạ đó, do SharePoint ch dành cho nh ng ng i có th m quy n m i đ c truy c p d li uỉ ữ ườ ẩ ề ớ ượ ậ ữ ệ và SharePoint t o thu n l i cho nh ng ng i có th m quy n làm vi c theo nhóm h tạ ậ ợ ữ ườ ẩ ề ệ ế s c ứ hi u qu . ệ ả b. L y đ a ch website cho trang SharePoint ấ ị ỉ Tr c khi b n có th xu t file b ng bi u đ n SharePoint, b n c n ph i có đ a chướ ạ ể ấ ả ể ế ạ ầ ả ị ỉ web, ho c URL c a SharePoint. ặ ủ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 37 Ph n chính c a URL ầ ủ N u ch a bi t v SharePoint, b n có th h i nhân viên CNTT ph trách websiteế ư ế ề ạ ể ỏ ụ c a ủ công ty c a mình. ủ c. Xu t b ng bi u đ n SharePoint: ph n I ấ ả ể ế ầ Bây gi b n đã s n sàng xu t file b ng bi u đ n SharePoint. ờ ạ ẵ ấ ả ể ế 1. Trên tab Table Tools Design xu t hi n khi b n t o ra m t b ng bi u trongấ ệ ạ ạ ộ ả ể nhóm External Table Data group… 2. …click Export… 3. …và sau đó click Export Table to SharePoint List. d. Xu t b ng bi u đ n SharePoint: ph n II ấ ả ể ế ầ Xu t file b ng bi u đ n SharePoint List. ấ ả ể ế Trong Export Table đ n SharePoint: Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìmế ể ậ hi u Microsoft Excel 2007 ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 38 1. Nh p ho c dán URL đ a ch c a SharePoint trang web c a b n. Nên nh , b nậ ặ ị ỉ ủ ủ ạ ớ ạ ch ỉ c n t t c m i th t tr c khi "/ default.aspx." Vì v y, n u URL c a b n đã đ cầ ấ ả ọ ứ ừ ướ ậ ế ủ ạ ượ đ a ch Web cho danh sách s đ c ị ỉ ẽ ượ 2. Gõ m t tên cho danh sách, ví d tên file là Training presentations. ộ ụ 3. Gõ m t đo n gi i thi u ng n c a danh sách này. ộ ạ ớ ệ ắ ủ 4. Quy t đ nh xem b n có mu n đ có th c p nh t file Excel hay không. N u b n ế ị ạ ố ể ể ậ ậ ế ạ mu n thì ch n ch n h p tho i Create a read-only connection to the new ố ọ ọ ộ ạ SharePoint list. 5. Click vào Next trong h p tho i đ xác đ nh r ng các lo i d li u trong m i c tộ ạ ể ị ằ ạ ữ ệ ỗ ộ đ c ượ nh n di n hoàn toàn. Sau đó, nh p vào Finish. Excel t đ ng xu t file b ng bi uậ ệ ấ ự ộ ấ ả ể nh ư là m t danh sách đ n trang SharePoint c a b n. ộ ể ủ ạ e. Xem danh sách m i c a b n trên trang web SharePoint ớ ủ ạ Click vào đ ng liên k t trong Excel đ xem danh sách SharePoint. ườ ế ể M t đ ng liên k t vào danh sách c a b n s xu t hi n trong h p tho i Windows ộ ườ ế ủ ạ ẽ ấ ệ ộ ạ SharePoint Services. B n có th b m vào OK đ đóng h p tho i, ho c b mạ ể ấ ể ộ ạ ặ ấ vào đ ng liên k t trong h p tho i đ hãy xem danh sách c a b n. Nó s m ra trong ườ ế ộ ạ ể ủ ạ ẽ ở SharePoint trên Datasheet view (Cái trông gi ng m t b ng tính), s n sàng choố ộ ả ẵ nh ng ữ ng i có th m quy n thêm thông tin c a h vào danh sách mà không c n đ m ườ ẩ ề ủ ọ ầ ể ở ch ng trình Excel. ươ f. Cho m i ng i bi t danh sách đâu ọ ườ ế ở Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 39 B c ti p theo là đ cho phép m i ng i bi t là n i danh sách trên trangướ ế ể ọ ườ ế ơ SharePoint. Có hai cách đ làm đ c đi u này: ể ượ ề 1. B n có th g i m t liên k t đ n danh sách. B n s th y đ a ch URL cho danhạ ể ử ộ ế ế ạ ẽ ấ ị ỉ sách trên cùng c a trình duy t Web c a b n trong thanh đ a ch . Chú ý r ng đ a chở ủ ệ ủ ạ ị ỉ ằ ị ỉ URL bao g m các "lists" trong liên k t. Đó là vì trong danh sách đã đ c t đ ng đ tồ ế ượ ự ộ ặ trong th m c Lists trên trang SharePoint, n i mà t t c các danh sách SharePoint đ cư ụ ơ ấ ả ượ l u ư tr . Ký hi u "% 20" trong liên k t t ng tr ng cho m t space trong m t URL. ữ ệ ế ượ ư ộ ộ 2. B n cũng có th thêm danh sách đ n thanh SharePoint Quick Launch, thôngạ ể ế th ng ườ n m phía bên trái c a h u h t các trang SharePoint. Sau đó, m i ng i có thằ ở ủ ầ ế ọ ườ ể click vào liên k t trên nhanh Quick Launch bar d i Lists đ có đ c file Training ế ướ ể ượ Presentation. g. Duy t l i danh sách SharePoint ệ ạ V i danh sách trong Datasheet view, tùy theo t ng ng i mà có quy n h n khácớ ừ ườ ề ạ nhau. Ví d , Wendy có th gõ trình bày ngày và tên c a cô y. ụ ể ủ ấ h. C p nh t d li u b ng bi u Excel ậ ậ ữ ệ ả ể T ng t ng r ng nh ng ng i khác đã thêm thông tin c a h vào danh sách ưở ượ ằ ữ ườ ủ ọ SharePoint. T t nhiên b n có th th y đ c s a đ i d li u trong danh sách ấ ạ ể ấ ượ ử ổ ữ ệ SharePoint. Nh ng n u b n mu n, b n có th refresh b ng bi u trong Excel đư ế ạ ố ạ ể ả ể ể b n ạ cũng có th xem nh ng thông s s a đ i trong Excel. ể ữ ố ử ổ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 40 Đ refresh các d li u, trên tab Table Tools Design, trong nhóm External Table ể ữ ệ Data, click chu t vào Refresh. Các d li u trong Excel s đ c c p nh t. ộ ữ ệ ẽ ượ ậ ậ M t câu h i phát sinh đây, m i ng i t h i r ng n u sau khi refresh và c p nh tộ ỏ ở ọ ườ ự ỏ ằ ế ậ ậ t ừ danh sách SharePoint đ n Excel, thì ng c l i b n có th thay đ i trong Excel vàế ượ ạ ạ ể ổ g i ử cái thay đ i này lên danh sách SharePoint không? Th t ti c, đi u này không thổ ậ ế ề ể th c ự hi n đ c. D li u ch có th đ c biên t p trên trang SharePoint và refresh trong ệ ượ ữ ệ ỉ ể ượ ậ Excel, ch không th làm cách nào khác. Ho c b n có th th c hi n các thay đ iứ ể ặ ạ ể ự ệ ổ trong Excel và sau đó xu t c a b ng bi u nh là m t danh sách SharePoint m i và v iấ ủ ả ể ư ộ ớ ớ m t ộ cái tên m i cho danh sách. ớ 2. Excel Services I: Ph n căn b n ầ ả Excel Services là gì? Làm th nào đ chia s d li u b ng tính v i ng i khác trên ế ể ẻ ữ ệ ả ớ ườ SharePoint Server 2007 Enterprise a. L u Workbook đ n trang web SharePoint c a b n ư ế ủ ạ D li u trong b ng tính Excel 2007 ữ ệ ả B n đã t ng tình hu ng này ch a? B n là ng i ch u trách nhi m m t báo cáo ạ ừ ở ố ư ạ ườ ị ệ ộ Excel, gi ng nh d li u bán hàng c a Công ty Adventure Works trong hình trên.ố ư ữ ệ ủ B n ạ c n ph i đ a các d li u trên trang SharePoint c a công ty đ nh ng ng i khácầ ả ư ữ ệ ủ ể ữ ườ trong công ty có th s d ng nó cho các nhu c u c a h . Ví d , phòng k toán s sể ử ụ ầ ủ ọ ụ ế ẽ ử d ng nó ụ nh là m t c s cho vi c tính toán ti n th ng và phòng th tr ng s s d ng nóư ộ ơ ở ệ ề ưở ị ườ ẽ ử ụ đ ể tính toán làm th nào đ chi tiêu qu ng cáo. ế ể ả Vì v y, b n mu n m i ng i đ có th nhìn và làm vi c v i d li u này, nh ngậ ạ ố ọ ườ ể ể ệ ớ ữ ệ ư b n ạ không mu n h biên t p các d li u trong b ng Excel g c b i vì Workbook làố ọ ậ ữ ệ ả ố ở phiên b n chính. ả b. Tìm hi u v Excel Services Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi uể ề ể ậ ể Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 41 Đi u gì x y ra n u m t ng i nào đó mu n s d ng m t tính năng mà Excel khôngề ả ế ộ ườ ố ử ụ ộ có s n trong Excel Services? Ví d , m t ng i nào đó có th mu n s d ng nút ẵ ụ ộ ườ ể ố ử ụ AutoSum, áp d ng các nút l c hay s d ng kh năng in n c a Excel. ụ ọ ử ụ ả ấ ủ L nh Open Snapshot in Excel trong Excel Services ệ H có th làm t t c b ng cách m m t snapshot trong Excel. M t snapshot làọ ể ấ ả ằ ở ộ ộ m t ộ phiên b n gi i h n c a d li u workbook trong Excel. Các snapshot không ch aả ớ ạ ủ ữ ệ ứ công th c, d li u k t n i, đ nh d ng có đi u ki n, các cell n, các hàng, c t ho c ứ ữ ệ ế ố ị ạ ề ệ ẩ ộ ặ worksheets, thông tin cá nhân nh tên tác gi workbook và các nút l c. ư ả ọ Làm vi c v i m t snapshot trong Excel không có gì không có trong b t kỳ cách nào ệ ớ ộ ấ thay đ i d li u xu t đ n trang SharePoint. Đ m m t snapshot t Excel Services, ổ ữ ệ ấ ế ể ở ộ ừ click vào Open và sau đó b m vào Snapshot in Excel. ấ 3. Excel Services II: Yêu c u, đ ngh và phân quy n ầ ề ị ề Phân quy n SharePoint đ ng i thì có quy n s a, ng i ch đ c xem. ề ể ườ ề ử ườ ỉ ượ a. Làm th nào đ ngăn ng i khác ch nh s a ế ể ườ ỉ ử Nh ng m c menu m i ng i có th nhìn th y trong th vi n SharePoint ph thu cữ ụ ọ ườ ể ấ ư ệ ụ ộ vào vi c cho phép. Ng i ch trang này ch đ nh ng i thành nh ng nhóm ệ ườ ủ ỉ ị ườ ữ SharePoint, m i nhóm đi kèm v i vi c cho phép đ làm m t s đi u nh t đ nh. Tìmỗ ớ ệ ể ộ ố ề ấ ị hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 42 M t s linh ho t (animation) r ng b n có th ch nh s a m t worksheet b ng cáchộ ự ạ ằ ạ ể ỉ ử ộ ằ s ử d ng l nh Edit in Microsoft Excel hi n th trong hình trên. Nh ng n u b n mu nụ ệ ể ị ư ế ạ ố ngăn ng a m t s ng i t ch nh s a t p tin, Có cách nào đ n l nh t m t s ng i?ừ ộ ố ườ ừ ỉ ử ậ ể ẩ ệ ừ ộ ố ườ Câu tr l i là có. ả ờ 1. S ng i trong nhóm s h u và các thành viên nhóm đ c phép s a đ i t p tin ố ườ ở ữ ượ ử ổ ậ trong Excel. Trong SharePoint, nh ng ng i này có th th y m c menu Editữ ườ ể ấ ụ in Microsoft Office Excel. 2. Khách ho c ng i trong nhóm ch có quy n xem s không nhìn th y l nh Edit in ặ ườ ỉ ể ẽ ấ ệ Microsoft Office Excel . Do đó h không th ch nh s a file SharePoint. ọ ể ỉ ử b. S khác nhau gi a s d ng workbook trong Excel và Excel Services ự ữ ử ụ Workbook bao g m m t s tính năng không th xu t d li u cho Excel Services. ồ ộ ố ể ấ ữ ệ Trong ví d hình trên, b n th y message này khi m t workbook có nh ng côngụ ạ ấ ộ ữ th c ứ hi n th trong các cell thay vì k t qu c a công th c. ể ị ế ả ủ ứ Có m t s tính năng Excel mà b n có th không đ c s d ng trong Excelộ ố ạ ể ượ ử ụ Services. Ví d , b n không th xem workbook đ c b o v ho c có ch a liên k t ho cụ ạ ể ượ ả ệ ặ ứ ế ặ nhúng đ i t ng. Có m t danh sách các tính năng không đ c h tr trong Quickố ượ ộ ượ ỗ ợ Reference Card. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 43 N u b n v n ti p t c m trong ô check box Open in Excel Services, đ c ch nế ạ ẫ ế ụ ở ượ ọ trong h p tho i Save As, b n s bi t ngay n u m t t p tin không đ c h tr các tínhộ ạ ạ ẽ ế ế ộ ậ ượ ỗ ợ năng. Khi b n xu t m t t p tin và nó c g ng đ m trong trình duy t trên trangạ ấ ộ ậ ố ắ ể ở ệ SharePoin, b n s th y cùng m t thông báo t ng t nh hình trên. ạ ẽ ấ ộ ươ ự ư Trong ví d này, đ xu t d li u và xem nó trong Excel Services, b n c n ph iụ ể ấ ữ ệ ạ ầ ả hi n th ể ị k t qu công th c trong workbook thay vì hi n th công th c. ế ả ứ ể ị ứ c. Nh ng gì b n c n cho Excel Services ữ ạ ầ M i ng i có th xem d li u workbook trong Excel Service thay vì m file trong ọ ườ ể ữ ệ ở ch ng trình Excel. ươ Nh chúng tôi đã gi i thi u " Excel Services là m t cách h u hi u đ làm cho dư ớ ệ ộ ữ ệ ể ữ li u ệ c a b n có th đ n đ c v i ng i s d ng trình duy t Web. ủ ạ ể ế ượ ớ ườ ử ụ ệ Nh ng nh ng gì b n c n làm cho Excel Sevices đ làm vi c trôi ch y h n? Sư ữ ạ ầ ể ệ ả ơ ử d ng ụ nó nh là m t n l c h p tác gi a ng i xu t d li u và ng i s d ng chúng.ư ộ ổ ự ợ ữ ườ ấ ữ ệ ườ ử ụ Tìm hi u thêm v Excel Sevices s làm cho b n thích thú h n. Tìm hi u Microsoftể ề ẽ ạ ơ ể Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 44 d. Ph n m m yêu c u cho Excel Services ầ ề ầ Nh ng gì b n c n đ s d ng Excel Services. ữ ạ ầ ể ử ụ D i đây là các yêu c u cho d ch v b ng cách s d ng Excel: ướ ầ ị ụ ằ ử ụ M t trang SharePoint d a trên SharePoint Server 2007 Enterprise. ộ ự Excel Services thi t l p cho trang SharePoint. ế ậ Đ m i ng i đ xu t d li u Excel vào trang SharePoint, h c n ph i cài đ tể ọ ườ ể ấ ữ ệ ọ ầ ả ặ Excel 2007 trên máy tính c a h b ng các lo i office sau: Office Professional Plus 2007, ủ ọ ằ ạ Office Enterprise 2007, or Office Ultimate 2007. Đ nhìn vào m t worksheet trong Excel Services, m i ng i không c n cài đ tể ộ ọ ườ ầ ặ Excel. T t c h c n là m t trình duy t Web đã cài đ t là đ c. ấ ả ọ ầ ộ ệ ặ ượ V i Excel 2003 ng i s d ng có th s d ng l nh Save As trong Excel 2003 đớ ườ ử ụ ể ử ụ ệ ể l u ư tr workbook trên m t trang SharePoint Server 2007 Enterprise, n i mà các d li uữ ộ ơ ữ ệ có th đ c xem trong Excel Services. Đ s d ng Excel 2003 v i Excel Services,ể ượ ể ử ụ ớ ng i ườ dùng c n cài đ t các Compatibility Pack cho Office 2003. ầ ặ e. Nh ng th vi n tài li u và Excel Services ữ ư ệ ệ T o m t th vi n tài li u riêng bi t cho nh ng file Excel Services đ b n khôngạ ộ ư ệ ệ ệ ữ ể ạ c n ầ ph i l u nh ng t p tin này trong m t th vi n, n i mà h u h t m i ng i có thả ư ữ ậ ộ ư ệ ơ ầ ế ọ ườ ể ch nh ỉ s a file. ử B n đã bi t r ng ph n m m yêu c u cho Excel Services. B t đ u trong Excelạ ế ằ ầ ề ầ ắ ầ b ng ằ cách xu t file đ n m t th vi n tài li u trên trang SharePoint. Đây là m t khuy nấ ế ộ ư ệ ệ ộ ế cáo v các th vi n tài li u mà b n s xu t b n các tác ph m đ n: T o m t th vi nề ư ệ ệ ạ ẽ ấ ả ẩ ể ạ ộ ư ệ riêng Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 45 cho các file Excel Serves. Vì các file Excel Services mà b n không mu n ai cũng có ạ ố quy n ch nh s a. Gi cho chúng trong m t th vi n riêng bi t. ề ỉ ử ữ ộ ư ệ ệ Hình nh trên cho th y đây là m t ví d c a m t th vi n d li u b ng báo cáoả ấ ộ ụ ủ ộ ư ệ ữ ệ ả bán hàng. Ai đó đã t o ra nó m t cách r t đ c bi t b i vì h mu n h u h t m i ng iạ ộ ấ ặ ệ ở ọ ố ầ ế ọ ườ đ ể xem t p tin trong Excel Services ch không ph i trong ch ng trình Excel. ậ ứ ả ươ B n có th không c n ph i t o m t th vi n m i cho Excel Services, vì nó đã cóạ ể ầ ả ạ ộ ư ệ ớ th ể có s n cho b n n u trang Excel Services Report Center đã đ c s d ng t i công tyẵ ạ ế ượ ử ụ ạ c a b n. Trang Report Center dĩ nhiên đã s n th vi n tài li u, đ c là Reports ủ ạ ẵ ư ệ ệ ượ Library. f. Thi t l p th vi n tài li u cho Excel Services ế ậ ư ệ ệ Tin nh n mà b n nhìn th y khi b n m m t t p tin trong Excel Services, n u m tắ ạ ấ ạ ở ộ ậ ế ộ th ư vi n tài li u đã không đ c thi t l p nh m t Trusted File Location. ệ ệ ượ ế ậ ư ộ Excel Services yêu c u đòi h i nh ng th vi n tài li u đ c thi t l p nh làầ ỏ ữ ư ệ ệ ượ ế ậ ư m t n i ộ ơ đáng tin c y đ xu t các file. Không có b c này, các file l u đ n m t th vi n s ậ ể ấ ướ ư ế ộ ư ệ ẽ không m đ c trong Excel Services. Thay vào đó,b n s th y thông báo này:ở ượ ạ ẽ ấ "B n Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ạ ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 46 không có quy n đ m t p tin này trên Excel Services. Hãy ch c r ng t p tin trong ề ể ở ậ ắ ằ ậ m t v trí đáng tin c y c a Excel Services và b n có th truy c p vào t p tin." ộ ị ậ ủ ạ ể ậ ậ Hãy ch c ch n r ng b t kỳ th vi n tài li u b n mu n m i ng i s d ng v iắ ắ ằ ấ ư ệ ệ ạ ố ọ ườ ử ụ ớ Excel Services đã đ c thi t l p nh m t Trusted File Location. ượ ế ậ ư ộ 2. Excel Services I: Ph n căn b n (box) ầ ả Excel Services là gì? Làm th nào đ chia s d li u b ng tính v i ng i khác trên ế ể ẻ ữ ệ ả ớ ườ SharePoint Server 2007 Enterprise a. L u Workbook đ n trang web SharePoint c a b n ư ế ủ ạ D li u trong b ng tính Excel 2007 ữ ệ ả B n đã t ng tình hu ng này ch a? B n là ng i ch u trách nhi m m t báo cáo ạ ừ ở ố ư ạ ườ ị ệ ộ Excel, gi ng nh d li u bán hàng c a Công ty Adventure Works trong hình trên.ố ư ữ ệ ủ B n ạ c n ph i đ a các d li u trên trang SharePoint c a công ty đ nh ng ng i khácầ ả ư ữ ệ ủ ể ữ ườ trong công ty có th s d ng nó cho các nhu c u c a h . Ví d , phòng k toán s sể ử ụ ầ ủ ọ ụ ế ẽ ử d ng nó ụ nh là m t c s cho vi c tính toán ti n th ng và phòng th tr ng s s d ng nóư ộ ơ ở ệ ề ưở ị ườ ẽ ử ụ đ ể tính toán làm th nào đ chi tiêu qu ng cáo. ế ể ả Vì v y, b n mu n m i ng i đ có th nhìn và làm vi c v i d li u này, nh ngậ ạ ố ọ ườ ể ể ệ ớ ữ ệ ư b n ạ không mu n h biên t p các d li u trong b ng Excel g c b i vì Workbook làố ọ ậ ữ ệ ả ố ở phiên b n chính. ả b. Tìm hi u v Excel Services ể ề Đi u gì x y ra n u m t ng i nào đó mu n s d ng m t tính năng mà Excelề ả ế ộ ườ ố ử ụ ộ không có s n trong Excel Services? Ví d , m t ng i nào đó có th mu n s d ng nút ẵ ụ ộ ườ ể ố ử ụ AutoSum, áp d ng các nút l c hay s d ng kh năng in n c a Excel. ụ ọ ử ụ ả ấ ủ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 47 L nh Open Snapshot in Excel trong Excel Services ệ H có th làm t t c b ng cách m m t snapshot trong Excel. M t snapshot là m t ọ ể ấ ả ằ ở ộ ộ ộ phiên b n gi i h n c a d li u workbook trong Excel. Các snapshot không ch aả ớ ạ ủ ữ ệ ứ công th c, d li u k t n i, đ nh d ng có đi u ki n, các cell n, các hàng, c t ho c ứ ữ ệ ế ố ị ạ ề ệ ẩ ộ ặ worksheets, thông tin cá nhân nh tên tác gi workbook và các nút l c. ư ả ọ Làm vi c v i m t snapshot trong Excel không có gì không có trong b t kỳ cách nàoệ ớ ộ ấ thay đ i d li u xu t đ n trang SharePoint. Đ m m t snapshot t Excel Services, ổ ữ ệ ấ ế ể ở ộ ừ click vào Open và sau đó b m vào Snapshot in Excel. ấ 4. Excel Services III: Ki m soát nh ng gì b n chia s ể ữ ạ ẻ Làm th nào đ chia s d li u cùng lúc, làm th nào đ che d u d li u và khôngế ể ẻ ữ ệ ế ể ấ ữ ệ cho ng i khác nhìn th y ườ ấ a. Gi i thi u v vi c phân quy n v i Excel Services ớ ệ ề ệ ề ớ Phân quy n SharePoint r t quan tr ng khi s d ng Excel Services, vì b n có thề ấ ọ ử ụ ạ ể phân quy n cho t ng nhóm ng i nh xem d li u, ch nh s a, …Trang SharePoint cóề ừ ườ ư ữ ệ ỉ ử b n ố nhóm bao g m Owners, Members, Visitors và Viewers nh hình trên. Tìm hi uồ ư ể Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 48 1. M i ng i trong nhóm Owners có th làm đ c r t nhi u. H có th thi tọ ườ ể ượ ấ ề ọ ể ế l p các ậ cài đ t site-wide, cài đ t th vi n, … H cũng có th thêm và ch nh s a tài li uặ ặ ư ệ ọ ể ỉ ử ệ trong m t th vi n. ộ ư ệ 2. M i ng i trong nhóm Members có ít quy n h n. H không có quy n cài đ t, ọ ườ ề ơ ọ ề ặ nh ng h có th thêm và ch nh s a tài li u trong m t th vi n. ư ọ ể ỉ ử ệ ộ ư ệ 3. M i ng i trong nhóm Visitors có th quy n ít h n. H ch có th m t p tin tọ ườ ể ề ơ ọ ỉ ể ở ậ ừ th ư vi n và copy file read-only. Nh ng h không th ch nh s a t p tin đó và l u cácệ ư ọ ể ỉ ử ậ ư thay đ i. ổ 4. M i ng i trong nhóm Viewers ccó th làm t ng t nh nhóm Visitors: h cóọ ườ ể ươ ự ư ọ th ể m các file read only. ở b. Tác đ ng c a vi c phân quy n ộ ủ ệ ề Trình SharePoint cho các t p tin s th y các quy n khác nhau tùy thu c vào t ng ậ ẽ ấ ề ộ ừ nhóm. Chú ý l nh View Web Browser có s n cho t t c các nhóm. Nh ng cũng chúệ ẵ ấ ả ư ý r ng nhóm Visitors và nhóm Viewers không có l nh Edit in Microsoft Office Excel. ằ ệ Đây là cách trang SharePoint ngăn ng a ng i không có th m quy n ch nh s a t pừ ườ ẩ ề ỉ ử ậ tin. N u b n không có s cho phép đ ch nh s a thì dĩ nhiên l nh s không có s n. ế ạ ự ể ỉ ử ệ ẽ ẵ c. Làm th nào đ thêm ng i cho nhóm Viewers ế ể ườ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 49 1. Trên trang SharePoint, click chu t vào People and Groups. ộ 2. Click vào Viewers. 3. Sau đó, click vào nút New đ thêm ng i vào nhóm Viewers ể ườ d. Gi d li u riêng t trong Excel Services ữ ữ ệ ư B n th y worksheet By Person trong ch ng trình Excel. Nh ng Worksheet Byạ ấ ươ ư Person không đ c hi n th trong Excel Services. ượ ể ị 1. Ng i dùng mu n hi n th worksheet By Person trong ch ng trình Excel, b iườ ố ể ị ươ ở vì th nh tho ng h c n làm vi c v i nó trong Excel. ỉ ả ọ ầ ệ ớ 2. Ng i dùng mu n n mu n n worksheet By Person trong Excel Services, b i vì ườ ố ẩ ố ẩ ở h không nghĩ r ng t t c m i ng i có th dùng nó. ọ ằ ấ ả ọ ườ ể 5. Excel Services IV: Cho phép nh p thông tin ậ Làm th nào đ cho phép ng i khác tính toán trong Excel Services Tìm hi uế ể ườ ể Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 50 a. B c 1: Ki m tra tên cell ướ ể 1. N u ô B4 có tên, click vào trong cell B4. ế 2. Sau đó, nhìn trong Name Box trên thanh Formula Bar. N u trên đó xu t hi n ký ế ấ ệ hi u là B4, thì có nghĩa là ô B4 ch a có tên. ệ ư Trên SharePoint, b n mu n m i ng i nh p giá tr cho các ô B4 (giá c ) và cho ôạ ố ọ ườ ậ ị ả B5 (s l ng bán). Đ làm đ c đi u này, Excel Services đòi h i nh ng ô này ph iố ượ ể ượ ề ỏ ữ ả đ c ượ đ t tên. Thay vì gõ tr c ti p trong các cell này, ng i khác s nh p giá tr trong ôặ ự ế ườ ẽ ậ ị đ c ặ bi t bên c nh worksheet. Đ t tên cho các ô B4 và B5 s giúp cho ng i khác bi tệ ạ ặ ẽ ườ ế ph i ả làm gì và nh p d li u ô nào. ậ ữ ệ ở Tr c tiên, hãy ch c ch n r ng nh ng cell ch a đ c đ t tên. Trong Excel, clickướ ắ ắ ằ ữ ư ượ ặ chu t ộ vào cô B4 và sau đó click ô B5 và tìm ki m các tên trong Name Box trên thanh ế Formula Bar. b. B c 2: Đ t tên cell cho Excel Services ướ ặ 1. Đ đ t tên ô B4, click vào đó. ể ặ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 51 2. Sau đó nh p tên trong Name Box trên thanh Formula Bar và b m ENTER. ậ ấ c. B c 3: Cho phép d li u đ c truy c p trong Excel Services ướ ữ ệ ượ ậ Trong Excel ch con tr vào nút Microsoft Office , ch n Pubish và sau đó ch n ỉ ỏ ọ ọ Excel Services Options. Ch con tr vào tab Parameters, ch n Add, ch n ỉ ỏ ọ ọ Enter_number_of_Units và ch n Enter_price_here và sau đó nh n OK hai l n. Ch ọ ấ ầ ỉ con tr ch n Save và nh p đ a ch th vi n tài li u SharePoint và nh n Save m tỏ ọ ậ ị ỉ ư ệ ệ ấ ộ l n ầ n a. ữ d. B c 4: Nh p nh ng giá tr trong Excel Services ướ ậ ữ ị Trong th vi n tài li u SharePoint, nh p chu t ph i vào tài li u, ch n View Web ư ệ ệ ấ ộ ả ệ ọ browser, M t Workbook m ra trong Excel Services. Trong ph n Parameters, nh p ộ ở ầ ậ vào m t giá tr trong h p Enter_number_of_Units và cũng nh p m t giá tr trong ộ ị ộ ậ ộ ị h p Enter_price_here. Ch n Apply, sau đó s th y giá tr m i s xu t hi n trong ộ ọ ẽ ấ ị ớ ẽ ấ ệ workbook. Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 52 PH N V: CÁC K NĂNG OFFICE C B N Ầ Ỹ Ơ Ả 1. Làm quen nhanh v i h th ng Office 2007 ớ ệ ố Cách s d ng h th ng Ribbon nh th nào đ t o văn b n nhanh h n trong hử ụ ệ ố ư ế ể ạ ả ơ ệ th ng ố Office 2007 a. Ribbon B công c Ribbon g m: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews,ộ ụ ồ View, Developer, Add-Ins. Nh ng th b n c n bây gi r t tr c quan, d nhìn, rõ ràng vàữ ứ ạ ầ ờ ấ ự ễ d ễ dàng h n. Ribbon th c s là m t trung tâm h tr công vi c tuy t v i. V i Excel ơ ự ự ộ ỗ ợ ệ ệ ờ ớ 2007, các l nh đ c t p h p l i theo nhóm ch c năng, khi c n là có ngay. ệ ượ ậ ợ ạ ứ ầ Ribbon - trung tâm ki m soát m i c a b n ể ớ ủ ạ Sau đây là ch c năng c a các Ribbon: ứ ủ Home: Ch a các nút l nh đ c s d ng th ng xuyên trong quá trình làm vi cứ ệ ượ ử ụ ườ ệ nh ư (c t, dán, sao chép, đ nh d ng tài li u, ki u m u có s n, chèn hay xóa dòng ho c ắ ị ạ ệ ể ẫ ẵ ặ c t,…). ộ Insert: Có các công c dùng đ chèn b ng bi u, s đ , đ th , ký hi u, … vào b ngụ ể ả ể ơ ồ ồ ị ệ ả tính. Page Layout: N i có các l nh s d ng trong vi c hi n th b ng tính và thi t l p inơ ệ ử ụ ệ ể ị ả ế ậ n. ấ Formulas: Đây là n i cung c p công c cho công vi c chèn công th c, đ t tên vùngơ ấ ụ ệ ứ ặ (range), theo dõi công th c, đi u khi n cách tính toán c a Excel. ứ ề ể ủ Data: Các nút l nh trao đ i v i d li u trong và ngoài Excel, các danh sách, … ệ ổ ớ ữ ệ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 53 Review: Ribbon dành cho các l nh ki m tra l i chính t , thêm chú thích, ... ệ ể ỗ ả View: Đúng nh tên c a nó, là n i thi t l p ch đ hi n th c a b ng tính (phóngư ủ ơ ế ậ ế ộ ể ị ủ ả to, thu nh , chia màn hình, …). ỏ Add-Ins: Ngăn này có các ti n ích b sung, các hàm b sung, … Khi Excel m m t ệ ổ ổ ở ộ t p tin có s d ng chúng. ậ ử ụ Ngoài ra còn m t Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 m c đ nh n Ribbon này, ộ ặ ị ẩ vì nó dành cho các l p trình viên. B n có th vào: Office - Excel Options - Popular ậ ạ ể r i ch n Show Developer tab in the Ribbon đ m Developer. ồ ọ ể ở Ba tab ch a nhóm l nh trên m t Ribbon ứ ệ ộ Trong su t quá trình làm vi c v i b ng tính, b n có th s d ng shortcut menu, nóố ệ ớ ả ạ ể ử ụ cho phép b n th c hi n các l nh nhanh chóng h n. ạ ự ệ ệ ơ Trong b ng tính, ch c n tr chu t vào đó và nh p ph i, b n s có ngay m t thanh ả ỉ ầ ỏ ộ ấ ả ạ ẽ ộ menu ch a các l nh thông d ng đ b n l a ch n và s d ng. ứ ệ ụ ể ạ ự ọ ử ụ b. Nhi u tùy ch n c n thi t khác ề ọ ầ ế Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 54 B m vào hình mũi tên d i cùng c a m t nhóm đ có thêm các l nh khác ấ ở ướ ủ ộ ể ệ Nút hình mũi tên (g i là Dialog Box Launcher) góc phía d i bên ph i c a m t ọ ở ướ ả ủ ộ nhóm là n i cung c p thêm cho b n nh ng l a ch n s n có c a nhóm, nh ng m cơ ấ ạ ữ ự ọ ẵ ủ ư ặ đ nh ị thì Excel 2007 không hi n th trên Ribbon. Đ hi n th chúng, b n b m vào mũi tên,ể ị ể ể ị ạ ấ ngay lúc đó s có m t h p tho i ho c b ng ch a tác v xu t hi n. Ví d , trongẽ ộ ộ ạ ặ ả ứ ụ ấ ệ ụ nhóm Font đã có t t c các l nh đ c s d ng nhi u nh t đ th c hi n các thay đ i:ấ ả ệ ượ ử ụ ề ấ ể ự ệ ổ thay đ i ổ font ch , thay đ i kích c , thay đ i ki u (làm cho font đ m, nghiêng, ho c g chữ ổ ỡ ổ ể ậ ặ ạ d i). ướ Nh ng n u mu n có nhi u l a ch n h n n a, ch ng h n nh superscript, ch c nư ế ố ề ự ọ ơ ữ ẳ ạ ư ỉ ầ b m ấ vào nút hình mũi tên góc d i bên ph i c a Font, b n s nh n đ c h p tho iở ướ ả ủ ạ ẽ ậ ượ ộ ạ cung c p các các superscript có các tùy ch n khác liên quan đ n phông ch . ấ ọ ế ữ c. T o thanh công c cho riêng b n ạ ụ ạ Nút l nh Office: là n i ch a các l nh đ c s d ng th ng xuyên nh t nh l nhệ ơ ứ ệ ượ ử ụ ườ ấ ư ệ nh ư t o t p tin m i, m t p tin, l u t p tin, xu t t p tin, in n… và danh m c l u t mạ ậ ớ ở ậ ư ậ ấ ậ ấ ụ ư ạ các t p tin v a m tr c đó. Nút l nh Office thay cho menu File c a phiên b n cũ.ậ ừ ở ướ ệ ủ ả Thanh các l nh truy c p nhanh ch a các l nh quan tr ngvà c b n nh t. Ng i dùng cóệ ậ ứ ệ ọ ơ ả ấ ườ th ể tùy bi n thanh công c này b ng cách nh n vào bi u t ng đ m danh m c các ế ụ ằ ấ ể ượ ể ở ụ l nh và b m ch n thêm các l nh c n hi n th trên thanh l nh. ệ ấ ọ ệ ầ ể ị ệ d. Chu n XML ẩ Đi u đáng l u ý khác: Excel 2007 dùng đ nh d ng t p tin m c đ nh là XLSX d aề ư ị ạ ậ ặ ị ự trên chu n XML (eXtensible Markup Language) thay cho đ nh d ng chu n tr c đây là ẩ ị ạ ẩ ướ XLS. Chu n này giúp cho các tài li u an toàn h n, dung l ng tài li u nh h n vàẩ ệ ơ ượ ệ ỏ ơ tích h p sâu v i các h th ng thông tin và các ngu n d li u bên ngoài. Nh v y, cácợ ớ ệ ố ồ ữ ệ ờ ậ tài li u đ c qu n lý, phân tích và chia s d dàng, hi u qu h n bao gi h t. ệ ượ ả ẻ ễ ệ ả ơ ờ ế e. H th ng phím t t trong Office 2007 ệ ố ắ Ngoài cách s d ng chu t đ cu n các thanh cu n ngang, d c, các phím mũi tên, ử ụ ộ ể ố ố ọ trong Excel 2007, ng i dùng có th dùng t h p phím t t (phím nóng) đ diườ ể ổ ợ ắ ể chuy n ể đ n trong b ng tính m t cách nhanh chóng h n. ế ả ộ ơ Các phím t t dùng đ di chuy n nhanh trong Excel 2007 ắ ể ể Nh n phím Di chuy n ấ ể → ho c Tab Sang ô bên ph i ặ ả ← ho c Shift + Tab Sang ô bên trái ặ ↑ Lên dòng ↓ Xu ng dòng ố Home Đ n ô c t A c a dòng hi n hành ế ở ộ ủ ệ Ctrl + Home Đ n đ a ch ô A1 trong worksheet Tìm hi u Microsoft Office 2007-ế ị ỉ ể T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 Ctrl + End Đ n đ a ch ô có ch a d li u sau cùng trong worksheet ế ị ỉ ứ ữ ệ Alt + Page Up Di chuy n ô hi n hành qua trái m t màn hình ể ệ ộ Alt + Page Down Di chuy n ô hi n hành qua ph i m t mành hình ể ệ ả ộ Page Up Di chuy n ô hi n hành lên trên m t màn hình ể ệ ộ Page Down Di chuy n ô hi n hành xu ng d i m t màn hình ể ệ ố ướ ộ F5 M h p tho i Go To ở ộ ạ End + → ho c Ctrl + → Đ n ô bên ph i đ u tiên mà tr c ho c sau nó là ô tr ng ặ ế ả ầ ướ ặ ố End + ← ho c Ctrl + ặ ← Đ n ô bên trái đ u tiên mà tr c ho c sau nó là ô tr ng ế ầ ướ ặ ố End + ↑ ho c Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đ u tiên mà trên ho c d i nó là ô tr ng ặ ầ ặ ướ ố End + ↓ ho c Ctrl + ↓ Xu ng ô phía d i đ u tiên mà trên ho c d i nó làặ ố ướ ầ ặ ướ ô tr ng ố Ctrl + Page Up Di chuy n đ n sheet phía tr c sheet hi n hành ể ế ướ ệ Ctrl + Page Down Di chuy n đ n sheet phía sau sheet hi n hành ể ế ệ Đ i v i các Ribbon, b n cũng có th thao tác v i phím nóng: ố ớ ạ ể ớ Dùng t h p phím Ctrl+F1 đ b t hay t t thanh Ribbon. ổ ợ ể ậ ắ Nh n nhanh phím ALT m t l n đ truy c p các nhóm l nh trên thanh nhấ ộ ầ ể ậ ệ ư Home, Insert, … B n cũng có th dùng các phím ← → ↑ ↓ đ di chuy n trong thanhạ ể ể ể Ribbon, sau đó nh n Enter đ kích ho t l nh b n c n. ấ ể ạ ệ ạ ầ Nh n phím ALT m t l n ho c nh n phím ESC đ quay l i vùng làm vi c trênấ ộ ầ ặ ấ ể ạ ệ b ng ả tính. Nh n t h p Ctrl+N đ t o nhanh m t Workbook. ấ ổ ợ ể ạ ộ 2. An toàn thông tin Có th b n không nh n ra nh ng máy tính c a b n đang b đ t trong t m ng m.ể ạ ậ ư ủ ạ ị ặ ầ ắ Không ph i ch b n mà t t c máy tính khác cũng v y. Có nh ng ng i đang c thâmả ỉ ạ ấ ả ậ ữ ườ ố nh p Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 vào các máy tính nh m t l i ho c m t m c đích nào đó. B n c n ph i nh n th cằ ư ợ ặ ộ ụ ạ ầ ả ậ ứ đ c ượ các đe d a đ b o v máy tính c a mình t t h n. ọ ể ả ệ ủ ố ơ a. Các đe d a an ninh ọ Có th m t s khái ni m đã quen thu c v i b n nh : virus, trojan, spyware,ể ộ ố ệ ộ ớ ạ ư malware, l a đ o qua m ng. Đ b o v máy tính c a b n t t h n, b n c n hi u các m i đeừ ả ạ ể ả ệ ủ ạ ố ơ ạ ầ ể ố d a ọ trên là gì. H u h t các đe d a an ninh đ c bi t đ n nh m t ph n m m ho c m t đo n mãầ ế ọ ượ ế ế ư ộ ầ ề ặ ộ ạ đ c ộ h i (malicious software / code), các ph n m m này âm th m đi u khi n máy tínhạ ầ ề ầ ề ể c a ủ b n mà b n không hay bi t gì. Đa s các ph n m m đ đ c thi t k đ t nhânạ ạ ế ố ầ ề ộ ượ ế ế ể ự b n ả và lây nhi m sang các file ho c các máy tính khác. M t trong các cách lây nhi m là ễ ặ ộ ễ g i m t e-mail có ch a mã đ c d i tên b n t i các đ a ch liên l c trong máy tínhử ộ ứ ộ ướ ạ ớ ị ỉ ạ c a ủ b n. ạ Nh ng gì mã đ c th c hi n trên máy c a b n ph thu c vào nó là d ng gì và tínhữ ộ ự ệ ủ ạ ụ ộ ạ phá ho i ra sao. Có th nó ch t o ra các thông đi p gây phi n toái ho c th c s gây t nạ ể ỉ ạ ệ ề ặ ự ự ổ h i ạ b ng cách xóa các d li u và ch ng trình c a b n. ằ ữ ệ ươ ủ ạ Đây là m t s đ nh nghĩa v các ph n mêm đ c, d a vào đó b n s bi t mình đangộ ố ị ề ầ ộ ự ạ ẽ ế phái đ i m t v i cái gì: ố ặ ớ Virus Ph n m m ho c đo n mã có kh năng t nhân b n. M t virus lây lan b ngầ ề ặ ạ ả ự ả ộ ằ cách đính kem nó vào m t file ho c ch ng trình khác. ộ ặ ươ Worm Ph n m m nhân b n b ng cách t g i b n sao c a nó qua m ng. ầ ề ả ằ ự ử ả ủ ạ Trojan horse Ph n m m không gây h i nh ng nó s l i d ng các l h ng h th ngầ ề ạ ư ẽ ợ ụ ỗ ổ ệ ố đ ể m đ ng cho m t ph n m m khác (virus, worm...) t n công máy tính c a b n. ở ườ ộ ầ ề ấ ủ ạ Trojan horse Ph n m m không gây h i nh ng nó s l i d ng các l h ng h th ngầ ề ạ ư ẽ ợ ụ ỗ ổ ệ ố đ ể m đ ng cho m t ph n m m khác (virus, worm...) t n công máy tính c a b n.ở ườ ộ ầ ề ấ ủ ạ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 57 Spyware Ph n m m thu th p thông tin cá nhân c a b n, ho c chúng cũng có thầ ề ậ ủ ạ ặ ể thay đ i các thi t l p h th ng mà không thông qua b n. Th ng máy tính b nhi m ổ ế ậ ệ ố ạ ườ ị ễ Spyware khi truy c p các trang web không đáng tin c y. ậ ậ Phishing M t ph ng th c l a đ o thông tin tài kho n, th ng là thông qua email. ộ ươ ứ ừ ả ả ườ M t s k ch b n l a đ o nh m cài Spyware vào máy tính c a b n. Tin t t làộ ố ị ả ừ ả ằ ủ ạ ố Outlook 2007 đã đ c tích h p h th ng ch ng Phishing. ượ ợ ệ ố ố b. Ngu n lây nhi m ồ ễ Các mã đ c lây nhi m vào máy tính c a b n b ng cách n mình trong m t th gìộ ễ ủ ạ ằ ẩ ộ ứ đó có v vô h i. Ch ng h n nh m t file đính kèm trong email, m t ph n m m t i t ẻ ạ ả ạ ư ộ ộ ầ ề ả ừ Internet, m t website mà b n ghé qua, m t file chia s ho c m ng máy tính, m tộ ạ ộ ẻ ặ ạ ộ đĩa m m và th m chí là m t tài li u Office. C b n thì m i th đ n t m t máy tínhề ậ ộ ệ ơ ả ọ ứ ế ừ ộ khác đ u ti m n r i ro. ề ề ẩ ủ L u ý Đôi khi các mã đ c không n mình và t n công m t cách công khai. ư ộ ẩ ấ ộ Ngoài vi c c n tr ng tr c các thông tin đ n t máy tính khác, b n cũng nên c nệ ẩ ọ ướ ế ừ ạ ẩ th n ậ khi ghé thăm các website có yêu c u thông tin cá nhân, hãy xác đ nh đó có ph i trangầ ị ả web gi m o không tr c khi đi n thông tin. Ví d b n ph i ch c r ng mìnhả ạ ướ ề ụ ạ ả ắ ằ đang ở trang web chính th c c a ngân hàng b n m tài kho n ch không ph i m t trangứ ủ ạ ở ả ứ ả ở ộ có giao di n gi ng nó. ệ ố M t l u ý khác là khi b n l t qua m t trang web th c t b n đang t i v các fileộ ư ạ ướ ộ ự ế ạ ả ề t ừ Server. Hãy ch c r ng trang web đó đáng tin c y. ắ ằ ậ c. Microsoft Update m t cách đ h n ch r i ro ộ ể ạ ế ủ Cách c b n nh t đ tăng c ng an ninh h th ng là b o đ m ph n m m tren máyơ ả ấ ể ườ ệ ố ả ả ầ ề tính c a b n luôn c p nh t. Microsoft th ng xuyên phát hành các b n c p nh t - cáiủ ạ ậ ậ ườ ả ậ ậ mà gi i truy n thông hay g i là b n vá (patch) - đ chi n đ u v i các đe d a m iớ ề ọ ả ể ế ấ ớ ọ ớ xu t ấ hi n. Các b n c p nh t h tr Microsoft Windows và Microsoft Office. Tìm hi uệ ả ậ ậ ỗ ợ ể Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 58 M t cách hay là th ng xuyên ki m tra và c p nh t c Windows và office b ngộ ườ ể ậ ậ ả ằ cách ghé qua trang c p nh t c a Microsoft. ậ ậ ủ Ngoài ra b n còn có th thi t l p Microsoft Update t đ ng t i v các b n c pạ ể ế ậ ự ộ ả ề ả ậ nh t khi ậ chúng đ c phát hành. M t khi đã thi t l p xong, ch ng trình s luôn đ c tượ ộ ế ậ ươ ẽ ượ ự đ ng ộ c p nh t. ậ ậ d. Ph n m m ch ng Virus ầ ề ố Cách phòng v quan tr ng nh t là s d ng các ch ng trình ch ng Virus. Hãy càiệ ọ ấ ử ụ ươ ố đ t ặ và c p nh t th ng xuyên. ậ ậ ườ N u máy tính c a b n n m trong h th ng m ng có th ng i qu n tr m ngế ủ ạ ằ ệ ố ạ ể ườ ả ị ạ s th c ẽ ự hi n thay b n đi u đó. ệ ạ ề Các ph n m m ch ng Virus đ c thi t k đ phát hi n các Virus đã đ c nh nầ ề ố ượ ế ế ể ệ ượ ậ d ng. ạ Vì virus m i không ng ng đ c phát tán nên b n c n c p nh t ch ng trìnhớ ừ ượ ạ ầ ậ ậ ươ th ng ườ xuyên. Khi m t virus m i xu t hi n trên th gi i, nhà s n xu t ph n m m di tộ ớ ấ ệ ế ớ ả ấ ầ ề ệ virus th ng tung ra b n c p nh t trong vòng vài gi sau khi nh n di n virus. Tìm hi uườ ả ậ ậ ờ ậ ệ ể Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 59 e. M t s thi t l p an ninh khác ộ ố ế ậ Có th t ng k t các c b n c n th hi n đ tăng c ng an ninh h th ng nhể ổ ế ướ ạ ầ ự ệ ể ườ ệ ố ư sau: Cài ch ng trình di t virus và spyware. ươ ệ S d ng các m t mã ph c t p (g m ch , s và các ký t đ c bi t nh "&" "%"ử ụ ậ ứ ạ ồ ữ ố ự ặ ệ ư "$"...). Cài đ t t ng l a (Firewall) ki m soát các lu ng thông tin ặ ườ ử ể ồ Th ng xuyên sao l u d li u quan tr ng ườ ư ữ ệ ọ f. An toàn cho email M t khu v c nguy hi m dê b nhi m virus nh t là email và các file đính kèm. Đôiộ ự ể ị ễ ấ khi ch c n m m t email cũng có th kích ho t virus. ỉ ầ ở ộ ể ạ Ngay c khi đã cài đ t ch ng trình ch ng virus, m t virus m i có th xu t và nhàả ặ ươ ố ộ ớ ể ấ s n ả xu t ch a k p c p nh t thông tin v nó. Vì v y, hãy th n tr ng v i các file đínhấ ư ị ậ ậ ề ậ ậ ọ ớ kèm đ c bi t là khi ng i g i là hoàn toàn xa l (ho c có th là tên m t ng i quen nhặ ệ ườ ử ạ ặ ể ộ ườ ư n i ộ dung không phù h p) , ho c n u tiêu đ và tên file đính kèm có gì đó b t th ng. ợ ặ ế ề ấ ườ Tìm hi u Microsoft Office 2007- T p 2: Tìm hi u Microsoft Excel 2007 ể ậ ể Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 60 L u ý Outlook 2007 có các tính năng n phòng ch ng virus trong file đính kèm. Víư ẩ ố d ụ các lo i file th ng đ c dùng đ phát tán virus s t đ ng b ch n . ạ ườ ượ ể ẽ ự ộ ị ặ Ngoài ra n u b n v n lo l ng v là thông tin b n nh n đ c có th ch a virus thìế ạ ẫ ắ ề ạ ậ ượ ể ứ v n ẫ có m t s cách hi u qu ngoài vi c dùng ph n m m. Ch ng h n b n có th g iộ ố ệ ả ệ ầ ề ẳ ạ ạ ể ọ đi n ệ cho ng i g i đ xác nh n xem có đúng h đã g i email cho b n không hay email ườ ử ể ậ ọ ử ạ đ c g i t m t k m o danh nào đó. ượ ử ừ ộ ẻ ạ L u ý Đ ng bao gi m các email và file đính kèm đáng nghi tr c khi b n có th ư ừ ờ ở ướ ạ ể xác minh thông tin ng i g i. ườ ử