Giáo trình Tìm hiểu tin học văn phòng

Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ L I NOI ĐÂUỜ ́ ̀ Công tác văn phòng bao g m r t nhi u các công vi c và không th thi u đ c s tr giúpồ ấ ề ệ ể ế ượ ự ợ c a máy tính. Môn h c Tin văn phòng nh m giúp cho ng i h c s d ng đ c các ch củ ọ ằ ườ ọ ử ụ ượ ứ năng c b n c a các ch ng trình ng d ng trong b Office do hãng Microsoft cung c p.ơ ả ủ ươ ứ ụ ộ ấ Đó là, ch ng trình so n th o Word và b ng tính đi n t Excel.ươ ạ ả ả ệ ử Hi n nay, đã có r t nhi u tài li u, giáo trình vi t v Tin văn phòng nh ng v n ch aệ ấ ề ệ ế ề ư ẫ ư t ng ng, phù h p v i yêu c u, n i dung và th i gian cho h c sinh, sinh viên trongươ ứ ợ ớ ầ ộ ờ ọ tr ng. Sau m t th i gian gi ng d y khoa Công ngh thông tin, tr ng Đ i h c sườ ộ ờ ả ạ ở ệ ườ ạ ọ ư ph m k thu t H ng Yên, chúng tôi vi t cu n sách này nh m cung c p tài li u h c t pạ ỹ ậ ư ế ố ằ ấ ệ ọ ậ cho sinh viên phù h p v i ch ng trình môn h c Tin văn phòng. Các đ i t ng h c mônợ ớ ươ ọ ố ượ ọ tin văn phòng t i tr ng g m: h c sinh các l p trung h c thu c khoa Công ngh thông tin,ạ ườ ồ ọ ớ ọ ộ ệ sinh viên các l p cao đ ng và đ i h c thu c khoa S ph m k thu t. Chúng tôi đã cớ ằ ạ ọ ộ ư ạ ỹ ậ ố g ng biên so n các tài li u t ng ng cho các đ i t ng. Tài li u này giành cho sinh viênắ ạ ệ ươ ứ ố ượ ệ các l p đ i h c - khoa S ph m k thu t v i th i l ng 4 đvht (2 đvht lý thuy t và 2đvhtớ ạ ọ ư ạ ỹ ậ ớ ờ ượ ế th c hành)ự Chúng tôi mong r ng tài li u này đáp ng đ c m t ph n nào nhu c u c a h cằ ệ ứ ượ ộ ầ ầ ủ ọ sinh, sinh viên. Khoa Công ngh thông tinệ Trang 1 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ M C L CỤ Ụ PH N I.Ầ MICROSOFT WINWORD Trang 2 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 1: H ng d n chung V so n th o văn b nươ ướ ẫ ề ạ ả ả 1.1. Khái ni m k thu t so n th o văn b n, nh ng yêu c u, và nh ng quy trìnhệ ỹ ậ ạ ả ả ữ ầ ữ so n th o văn b nạ ả ả 1.1.1. Khái ni m v k thu t so n th o văn b nệ ề ỹ ậ ạ ả ả Văn b n là ph ng ti n đ ghi nh n nh ng thông tin, truy n đ t các thông tin tả ươ ệ ể ậ ữ ề ạ ừ ch th này đ n ch th khác b ng m t ký hi u ho c b ng ngôn ng nh t đ nh nào đó.ủ ể ế ủ ể ằ ộ ệ ặ ằ ữ ấ ị K thu t so n th o văn b n là nh ng quy trình, nh ng đòi h i trong các quá trìnhỹ ậ ạ ả ả ữ ữ ỏ di n ra m t cách liên t c t khi chu n b so n th o đ n khi so n th o, và chuy n vănễ ộ ụ ừ ẩ ị ạ ả ế ạ ả ể b n đ n n i thi hành. G n li n v i quy trình và nh ng đòi h i là nh ng quy t c v vi cả ế ơ ắ ề ớ ữ ỏ ữ ắ ề ệ t ch c biên so n, thu th p tin t c, kh i th o văn b n và c ngôn ng th hi n trong vănổ ứ ạ ậ ứ ở ả ả ả ữ ể ệ b n.ả 1.1.2. Y nghĩa c a k thu t so n th o văn b ń ủ ỹ ậ ạ ả ả K thu t so n th o văn b n có r t nhi u ý nghĩa. Nh ng ý nghĩa có tính ch t c b n nh tỹ ậ ạ ả ả ấ ề ư ấ ơ ả ấ ph i k đ n là làm cho ng i nh n đ c văn b n d hi u, và hi u đ c m t cách th ng nh t.ả ể ế ườ ậ ượ ả ễ ể ể ượ ộ ố ấ 1.1.3. Nh ng yêu c u v vi c so n th o văn b nữ ầ ề ệ ạ ả ả 1. Đ đ m b o cho văn b n đ c ban hành đúng và có ch t l ng là ph i n mể ả ả ả ượ ấ ượ ả ắ v ng n i dung c a v n đ c n văn b n hoá.ữ ộ ủ ấ ề ầ ả 2. Các thông tin đ c s d ng đ a vào văn b n ph i c th và đ m b o chính xác.ượ ử ụ ư ả ả ụ ể ả ả Không nên vi t văn b n v i nh ng thông tin chung và l p l i t các văn b n khác. ế ả ớ ữ ặ ạ ừ ả 3. Đ m b o cho văn b n đ c ban hành đúng th th c. Th th c đ c nói đây làả ả ả ượ ể ứ ể ứ ượ ở toàn b các thành ph n c u t o nên văn b n. Chúng đ m b o cho văn b n có hi u l cộ ầ ấ ạ ả ả ả ả ệ ự pháp lý và đ c s d ng thu n l i tr c m t cũng nh lâu dài trong ho t đ ng qu n lýượ ử ụ ậ ợ ướ ắ ư ạ ộ ả c a các c quan. M t văn b n đ y đ các th th c yêu c u ph i có các thành ph n: qu củ ơ ộ ả ầ ủ ể ứ ầ ả ầ ố hi u; đ a đi m, ngày, tháng ban hành văn b n; tên c quan, đ n v ban hành; s và kýệ ị ể ả ơ ơ ị ố hi u; tên lo i và trích y u n i dung; n i dung; ch ký c a ng i có th m quy n; con d uệ ạ ế ộ ộ ữ ủ ườ ẩ ề ấ h p th c c a c quan; đ a đi m n i văn b n đ c g i đ n (n i nh n), v.v...ợ ứ ủ ơ ị ể ơ ả ượ ử ế ơ ậ 4. S d ng các thu t ng và văn phong thích h p. N u th ât ng và văn phongử ụ ậ ữ ợ ế ụ ữ không đ c l a ch n thích h p cho t ng lo i văn b n khi so n th o thì vi c truy n đ tượ ự ọ ợ ừ ạ ả ạ ả ệ ề ạ thông tin qua văn b n s thi u chính xác. Đi u đó t t nhiên s nh h ng đ n n i dungả ẽ ế ề ấ ẽ ả ưở ế ộ văn b n.ả 5. Văn b n ph i thích h p v i m c đích s d ng. Ví d , không dùng ch th thayả ả ợ ớ ụ ử ụ ụ ỉ ị cho thông báo và ng c l i. Yêu c u này đòi h i ph i có s phân bi t rõ ràng các lo i vănượ ạ ầ ỏ ả ự ệ ạ b n tr c khi l a ch n.ả ướ ự ọ 1.1.4. Tóm t t các b c so n th o văn b nắ ướ ạ ả ả 1. B c chu n bướ ẩ ị Trang 3 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 1. Xác đ nh m c tiêu ị ụ 2. Ch n lo i văn b nọ ạ ả 3. S u t m tài li uư ầ ệ - H s nguyên t cồ ơ ắ - H s n i vồ ơ ộ ụ 4. Xin ch th c p lãnh đ oỉ ị ấ ạ 5. H i ý ki n các c quan, t ch c liên quanỏ ế ơ ổ ứ 6. Suy lu n ( các lo i vi ph m mà văn b n có th m c)ậ ạ ạ ả ể ắ - Th m quy nẩ ề - Hình th cứ - Vi ph m pháp lu tạ ậ 2. B c vi t d th oướ ế ự ả 1. L p dàn bàiậ 2. Th o b n văn theo dàn bàiả ả 3. Ki m traể 3. Các b c in n và trình ký văn b nướ ấ ả 1.2. Th th c và b c c văn b nể ứ ố ụ ả 1.2.1. Th th c văn b nể ứ ả Th th c văn b n là toàn b các b ph n c u thành văn b n, nh m đ m b o choể ứ ả ộ ộ ậ ấ ả ằ ả ả văn b n có hi u l c pháp lý và s d ng đ c thu n l i trong quá trình ho t đ ng các cả ệ ự ử ụ ượ ậ ợ ạ ộ ơ quan. Th th c là đ i t ng ch y u c a nh ng nghiên c u v tiêu chu n hoá văn b n.ể ứ ố ượ ủ ế ủ ữ ứ ề ẩ ả Theo quy đ nh hi n nay, th th c văn b n qu n lý hành chính c a ta bao g m nh ng y uị ệ ể ứ ả ả ủ ồ ữ ế t sau:ố - Qu c hi u;ố ệ - Đ a danh và ngày tháng ban hành văn b n;ị ả - C quan (tác gi ) ban hành;ơ ả - S và ký hi u c a văn b n;ố ệ ủ ả - C quan ( cá nhân) nh n văn b n;ơ ậ ả - Tên lo i văn b n;ạ ả - Trích y u n i dung;ế ộ - N i dung văn b n;ộ ả - Ch c v và ch ký c a ng i có th m quy n;ứ ụ ữ ủ ườ ẩ ề - Con d u.ấ Trang 4 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Tóm l i, th th c văn b n là toàn b các b ph n c u thành văn b n, nh m đ mạ ể ứ ả ộ ộ ậ ấ ả ằ ả b o hi u l c pháp lý c a văn b n.ả ệ ự ủ ả 1.2.2. B c c văn b nố ụ ả Th văn b n thông d ng nh t, hay đ c s d ng nh t là công văn hành chính. Taứ ả ụ ấ ượ ử ụ ấ hãy ch n lo i này đ phân tích các y u t t o thành văn b n.ọ ạ ể ế ố ạ ả Văn th hành chính ( Công văn hành chính th ng có 4 ph n c u t o nên:ư ườ ầ ấ ạ - Tiên đề - Th ng đượ ề - Chính đề - H u đ .ậ ề Tóm t t b c c văn b n thông th ngắ ố ụ ả ườ 1. Ph n tiên đầ ề - Qu c hi uố ệ - Đ a đi m th i gianị ể ờ - C quan ban hànhơ 2. Ph n th ng đầ ượ ề - N i nh n n u là công văn không có tên g iơ ậ ế ọ - Tên g i văn b nọ ả - S và ký hi uố ệ - Trích y uế - Căn c ( tham chi u)ứ ế 3. Ph n n i dung (chính đ )ầ ộ ề - Khai th (m đ u văn b n)ư ở ầ ả - Thân th (các v n đ c n đ c p trong văn b n)ư ấ ề ầ ề ậ ả - K t th (l i c m, xã giao)ế ư ờ ả 4. H u đậ ề - Ký tên - Văn b n đính kèmả - N i nh n, b n saoơ ậ ả D i đây là m u trình bày các thành ph n trong văn b n qu n lý Nhà n c: TCVNướ ẫ ầ ả ả ướ 5700-1992: Chú thích: Trang 5 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Ô s 1: ghi tác gi ban hành văn b nố ả ả - Ô s 2: ghi qu c hi uố ố ệ - Ô s 3: ghi s và ký hi u văn b nố ố ệ ả - Ô s 4: Ghi đ a danh và ngày thángố ị - Ô s 5a: ghi n i nh n văn b n (tr ng h p văn b n là công văn th ng)ố ơ ậ ả ườ ợ ả ườ - Ô s 5b: ghi n i nh n văn b n (tr ng h p là văn b n có tên g i)ố ơ ậ ả ườ ợ ả ọ - Ô s 6a: ghi tên lo i trích y u n i dung (đ i v i văn b n có tên g i)ố ạ ế ộ ố ớ ả ọ - Ô s 6b: ghi tên lo i trích y u n i dung (đ i v i công văn)ố ạ ế ộ ố ớ - Ô s 7: ghi trình bày n i dung văn b nố ộ ả - Ô s 8: ghi quy n h n ch c v c a ng i kýố ề ạ ứ ụ ủ ườ - Ô s 9: ch ký c a ng i có th m quy nố ữ ủ ườ ẩ ề - Ô s 10: h tên ng i ký văn b nố ọ ườ ả - Ô s 11: d u c a c quanố ấ ủ ơ - Ô s 12: trình bày các y u t c a m t văn b n saoố ế ố ủ ộ ả - Ô s 13: ghi d u m t ho c kh nố ấ ậ ặ ẩ - Ô s 14: ghi ch "d th o" n u c n.ố ữ ự ả ế ầ 30 14 1 2 3 4 6b 6a 13 5a 7 8 Trang 6 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 11 12 9 10 Trang 7 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ S đ b trí các b ph n c u thành văn b nơ ồ ố ộ ậ ấ ả C quan ch qu nơ ủ ả qu c hi uố ệ C quan ban hành văn b nơ ả Đ a danh và ngày tháng ban hành văn b nị ả -------- S và ký hi u văn b nố ệ ả C quan (cá nhân) nh n văn b nơ ậ ả Trích y u n i dungế ộ (Đ i v i công văn)ố ớ c a văn b nủ ả (Đ i v i công văn)ố ớ Tên lo i và trích y u n i dungạ ế ộ (Đ i v i văn b n có tên g i)ố ớ ả ọ n i dung c a văn b nộ ủ ả 1 . ......... 2 . ......... 3 . ......... C quan cá nhân nh n văn b nơ ậ ả Ch c v c a ng i ký văn b nứ ụ ủ ườ ả 1.Đ i v i văn b n có tên g i: ghi ố ớ ả ọ Ch ký và d u c a c quanữ ấ ủ ơ đ y đ tên các c quan c n gi i ầ ủ ơ ầ ả H và tên ng i kýọ ườ quy t và có liên quan đ n văn b nế ế ả 2. Đ i v i công văn: ghi tên các ố ớ c quan có liên quanơ 1.3. Cách dùng các ch m trong câuấ Các d u ch m câu là nh ng d u vi t có m c đích ch rõ m ch l c gi a nh ngấ ấ ữ ấ ế ụ ỉ ạ ạ ữ ữ t ; nh ng m nh đ trong m t câu văn, và gi a nh ng nh ng câu trong m t đo n văn.ừ ữ ệ ề ộ ữ ữ ữ ộ ạ Khi nói, nh ng m ch l c này đ c bi u l b ng gi ng nói, lúc nhanh lúc ch m, lúcữ ạ ạ ượ ể ộ ằ ọ ậ to, lúc nh .ỏ a. D u ph yấ ẩ D u ph y (,) th ng có 3 công d ng sau:ấ ẩ ườ ụ - Chia nhi u t hay nhi u m nh đ cùng thu c v m t lo i, cùng đóng m t vai tròề ừ ề ệ ề ộ ề ộ ạ ộ gi ng nhau.ố Ví d : nh ng ban hành m nh l nh g m có: thông t , hu n th , công văn, s vụ ữ ệ ệ ồ ư ấ ị ự ụ l nh, công v l nh, v.v...ệ ụ ệ - Ngăn cách thành ph n ph đ t tr c ch t và đ ng t , khi câu văn dùng m tầ ụ ặ ướ ủ ừ ộ ừ ỹ ừ pháp đ o ng .ả ữ Trang 8 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ví d : D án c t công th nói trên, các nhà th u ph i cam k tth c hi n xong trongụ ự ấ ự ầ ả ế ự ệ th i gian d li u.ờ ự ệ - Đóng khung nh ng ch hay m nh đ có m c đích gi i nghĩa hay nh n m nh c nữ ữ ệ ề ụ ả ấ ạ ầ đ c l u ý.ượ ư Ví d : Công đi n là b n văn hành chính ụ ệ ả trong tr ng h p n i nh n g n n i g iườ ợ ơ ậ ầ ơ ử , s đ c mang tay và đ c g i là công đi n mang tay. ẽ ượ ượ ọ ệ Trong văn b n hành chính, còn có tr ng h p dùng d u ph y xu ng hàng nh sau:ả ườ ợ ấ ẩ ố ư T ng giám đ c trên tr ng kính m iổ ố ọ ờ Ông Tr n Văn M ,ầ ỗ Ngh nghi p: ...,ề ệ C ng t i s ...đ ng ... Hà n i, ư ụ ạ ố ườ ộ Đ n văn phòng T ng công ty v vi c ... trong gi làm vi c.ế ổ ề ệ ờ ệ b. D u ch m ph yấ ấ ẩ D u ch m ph y (;) có công d ng c a m t d u ph y, nhi u h n công d ng c aấ ấ ẩ ụ ủ ộ ấ ẩ ề ơ ụ ủ m t d u ch m, dùng đ chia m t câu dài thành nhi u thành ph n câu, m i ph n câu đãộ ấ ấ ể ộ ề ầ ỗ ầ di n h t m t ý, nh ng nh ng ý này có liên quan đ n nhau.ễ ế ộ ư ữ ế Ví d : V ph ng di n t ch c, c quan công quy n gi ng nh m t t ch c tụ ề ươ ệ ổ ứ ơ ề ố ư ộ ổ ứ ư nhân, ng i bàng quan không th y có đi m gì khác bi tườ ấ ể ệ ; v ph ng di n đi u hành, cề ươ ệ ề ơ quan công quy n đã khác r t nhi u m t t ch c t nhân.ề ấ ề ộ ổ ứ ư Trong văn b n cũng có tr ng h p dùng d u ch m ph y xu ng hàng v a có tácả ườ ợ ấ ấ ẩ ố ừ d ng ngăn cách các ph n trong câu, đ ng th i làm tăng tính trang trong c a v n đ . Cáchụ ầ ồ ờ ủ ấ ề th c này th ng dùng trong ph n th ng đ c a văn b n quy ph m pháp lu t cũng nhứ ườ ầ ượ ề ủ ả ạ ậ ư văn b n hành chính.ả Ví d : "T ng Thanh tra Nhà n cụ ổ ướ - Căn c Pháp l nh Thanh tra ngành 1-4-1991;ứ ệ - Căn c vào Ngh đ nh 244-HĐBT, ngày 30-6-1990 c a H i đ ng B tr ng v t ch cứ ị ị ủ ộ ồ ộ ưở ề ổ ứ c a h th ng Thanh tra Nhà n c và bi n pháp b o đ m ho t đ ng thanh tra;ủ ệ ố ướ ệ ả ả ạ ộ - Căn c vào Ngh đ nh 191-HĐBT ngày 18-6-1991 c a H i đ ng B tr ng ban hànhứ ị ị ủ ộ ồ ộ ưở quy ch thanh tra viên;ế - Sau khi th ng nh t ý ki n v i B tr ng - Tr ng ban T ch c và Cán b c a Chínhố ấ ế ớ ộ ưở ưở ổ ứ ộ ủ ph ,ủ Quy t đ nh"ế ị c. D u ch mấ ấ D u ch m (.) dùng đ ch m d t m t câu, c t đo n m t ý. D u ch m ch dùng đấ ấ ể ấ ứ ộ ắ ạ ộ ấ ấ ỉ ể phân cách gi a các câu, không đ c dùng đ phân cách các thành ph n trong câu. Ph i cânữ ượ ề ầ ả Trang 9 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ nh c trên c s n i dung ý nghĩa, m c đích di n đ t và k t c u ng pháp c a câu đắ ơ ở ộ ụ ễ ạ ế ấ ữ ủ ể quy t đ nh vi c dùng d u ch m.ế ị ệ ấ ấ Có hai c s l y làm căn c đ xét xem m t d u ch m đã đ t đúng v trí hay sai v trí:ơ ở ấ ứ ể ộ ấ ấ ặ ị ị 1) N i dung thông báo trong câu văn đã tr n v n m t ý. Khi ch a tr n v n thì ch a đ tộ ọ ẹ ộ ư ọ ẹ ư ặ d u ch m;ấ ấ 2) T ng ng v i n i dung thông báo trên câu đã đ c vi t v i đ y đ thànhươ ứ ớ ộ ượ ế ớ ầ ủ ph n.ầ d. D u ch m xu ng hàngấ ấ ố D u ch m xu ng hàng có k thu t vi t nh d u ch m, nh ng th ng dùng đ cách đo n m chấ ấ ố ỹ ậ ế ư ấ ấ ư ườ ể ạ ạ văn. Khi đã di n t xong m t ý l n, chuy n sang ý l n khác nên dùng d u ch m xu ng hàng, làmễ ả ộ ớ ể ớ ấ ấ ố cho văn b n thêm s rõ ràng m ch l c. Ng c l i, trong văn b n h t s c tránh vi c dùng d u ch mả ự ạ ạ ượ ạ ả ế ứ ệ ấ ấ xu ng hàng b a bãi, đ làm văn b n r i r c, l ng l o.ố ừ ể ả ờ ạ ỏ ẻ e. D u hai ch m (:)ấ ấ D u hai ch m dùng đ báo hi u l i trích d n, ho c câu văn có tính li t kê trong n iấ ấ ể ệ ờ ẫ ặ ệ ộ dung di n đ t.ễ ạ Chú ý: Trong tr ng h p d u hai ch m đ c đ t cùng dòng v i nh ng câu văn có tínhườ ợ ấ ấ ượ ặ ở ớ ữ li t kê thì không ph i vi t hoa ch cái đ u đ u tiên c a t vi t li n sau hai d u ch m).ệ ả ế ữ ầ ầ ủ ừ ế ề ấ ấ Trong tr ng h p d u hai ch m đ c đ t dòng trên, nh ng l i trích d n đ t ườ ợ ấ ấ ượ ặ ở ữ ờ ẫ ặ ở dòng d i và vi t hoa ch cái c a t đ u tiên.ướ ế ữ ủ ừ ầ Ví d : ụ Đi u 1, Hi n pháp n c CHXHCN Vi t nam quy đ nh:ề ế ướ ệ ị "N c c ng hoà XHCN Vi t nam là m t n c đ c l p, có ch quy n, th ng nh t vàươ ộ ệ ộ ướ ộ ậ ủ ề ố ấ toàn v n lãnh th , bao g m đ t li n, các h i đ o, vùng bi n và vùng tr i."ẹ ổ ồ ấ ề ả ả ể ờ e. D u gach ngangấ - Trong văn đ i tho i, d u g ch ngang (-) đ u dòng dùng đ i ngôi nói. Trong văn ch ngố ạ ấ ạ ở ầ ổ ươ hành chính, d u g ch ngang đ u dòng có công d ng ch rõ t ng chi ti t đ c k l trong m tấ ạ ở ầ ụ ỉ ừ ế ượ ể ể ộ đo n văn.ạ Ví d : B n sao kính g i:ụ ả ử - Văn phòng Qu c h i;ố ộ - Văn phòng Chính ph ;ủ - B N i v .ộ ộ ụ "đ kính t ng"ể ườ f. D u ngo c đ nấ ặ ơ D u ngo c đ n () dùng đ đóng khung m t s gi i thích hay ghi cú pháp. ấ ặ ơ ể ộ ự ả Ví d : Yêu c u Quý c quan (V T ch c) bi t chi ti t v v n đ nói trên.ụ ầ ơ ụ ổ ứ ế ế ề ấ ề g. D u ngo c képấ ặ Trang 10 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Trong văn ch ng t ng quát d u ngo c kép th ng dùng đ đóng khung l i nói hayươ ổ ấ ặ ườ ể ờ m t đo n trích nguyên văn m t tác ph m. Trong văn b n hành chính, ngoài công d ng nóiộ ạ ộ ẩ ả ụ trên, d u ngo c kép còn đ c dùng đ đóng khung l i chú thích hay d n gi i.ấ ặ ượ ể ờ ẫ ả Ví d : “ Đ kính t ng”, “Đ thi hành”, v.v...ụ ể ườ ể Ngoài ra, trong văn ch ng hành chính nh ng d u ch m câu sau đây r t ít đ c sươ ữ ấ ấ ấ ượ ử d ng vì lý do không thích h p v i đ c tính nh ng văn b n hành chính.ụ ợ ớ ặ ữ ả - D u ba ch m (...) dùng đ di n t ý t ng b l ng không nói h t.ấ ấ ể ễ ả ưỏ ỏ ử ế - D u ch m h i (?) dùng đ ch m t câu nghi v n.ấ ấ ỏ ể ỉ ộ ấ - D u ch m than (!) dùng đ ch m t câu than, ch m sau m t ti ng than.ấ ấ ể ỉ ộ ấ ộ ế 1.4. M t s quy đ nh l , ki u ch và c ch trong văn b n c a các c quanộ ố ị ề ể ữ ỡ ữ ả ủ ơ Nhà n c ướ - T i công văn s : 1145/VPCP-HC ngày 1 tháng 4 năm 1998 c a Văn phòng Chínhạ ố ủ ph . L văn b n áp d ng mang tính ch t tham kh o đ c quy đ nh nh sau: l trên:ủ ề ả ụ ấ ả ượ ị ư ề 25mm, l d i: 20mm, l trái: 35mm, l ph i: 20mm.ề ướ ề ề ả N u văn b n 2 m t l trên: 25mm, l d i:, l trái: 20mm, l ph i: 35mm, c quyế ả ặ ề ề ướ ề ề ả ỡ đ nh:ị TT Thành ph n th th cầ ể ứ Ki u chể ữ C chỡ ữ Dáng chữ 1 c ng hoà ... vi t namộ ệ Đ c l p - T do - H nh phúcộ ậ ự ạ VnTimeH VnTime 13 13 Đ mậ Đ mậ 2 Chính phủ (cq ban hành văn b n)ả VnTimeH 13 Đ mậ 3 S : 09/1998/QĐ-TTgố VnTime 13 Đ ngứ 4 Hà n i, ngày tháng năm 1998ộ VnTime 13 Nghiêng 5 Quy t đ nh c a ...ế ị ủ v công tác phíề VnTimeH VnTimeH 14 14 Đ mậ Đ mậ 6 .... V công tác phíề VNTime 14 Đ ngứ 7 Kính g i:ử B Tài chínhộ VNTime 14 Đ ngứ 8 Trong công tác... (N i dung)ộ VnTime 14 Đ ngứ 9 Đi u 1:ề VnTime 14 Đ mậ 10 Đ i v i giáo viên (Các kho n)ố ớ ả VnTime 14 Đ ngứ 11 TM.Chính phủ VnTimeH 13 Đ mậ 12 Th t ng chính phủ ướ ủ VnTimeH 13 Đ mậ 13 Nguy n Văn Aễ VnTime 14 Đ mậ 14 N i nh n:ơ ậ - Th ng v B Chính trườ ụ ộ ị - Th t ng, các phó TTgủ ướ VnTime VnTime 12 11 Nghiêng(đ m)ậ Đ ngứ 15 M t Kh nậ ẩ VnTimeH 13 Đ mậ 16 xong h i ngh xin tr l iộ ị ả ạ VnTimeH 12 Đ mậ Trang 11 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 17 PL.300 (ký hi u ng i đánh, s b n)ệ ườ ố ả VnTime 10 Đ ngứ 1.5. M t s quy đ nh l , c , ki u ch trong văn b n c a các c quan Đ ngộ ố ị ề ỡ ể ữ ả ủ ơ ả - T i h ng d n s : 01-HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1998 c a Văn phòngạ ướ ẫ ố ủ Trung u ng quy đ nh quy đ nh : l trên: 25mm, l d i: 25mm, l trái: 35mm, lơ ị ị ề ề ướ ề ề ph i: 15mm.ả TT Thành ph n th th cầ ể ứ Ki u chể ữ C chỡ ữ Dáng chữ 1 Đ ng công s n vi t namả ả ệ VnTimeH 15 Đ ng,ứ đ mậ 2 t nh u l ng s n (tác gi văn b n)ỉ ỷ ạ ơ ả ả VnTimeH 14 Đ ng,ứ đ mậ 3 Huy n u quỳnh ph (cq c p trên)ệ ỷ ụ ấ 14 Đ ng,ứ đ mậ 4 S 127-QĐ/TWố VnTimeH 14 Đ ngứ 5 H long, ngày 20 tháng 1 năm 1998ạ VnTime 14 Nghiêng 6 Thông báo VnTimeH 16 Đ ng,ứ đ mậ 7 v công tác phí (trích y u)ề ế VNTime 14 Đ ng,ứ đ mậ 8 v ch đ công tác phí (trích y u)ề ế ộ ế VNTime 12 Nghiêng 9 Trong công tác (N i dung)ộ VnTime 14 Đ ngứ 10 T/M ban th ng vườ ụ VnTimeH 14 Đ ng,ứ đ mậ 11 Phó tr ng banưở VnAvant H 12 Đ ngứ 12 Nguy n H ng Qễ ồ VnTime 14 Đ ng,ứ đ mậ 13 N i nh nơ ậ VnTime 14 Đ ngứ 14 Ban tuyên giáo (n i nh n c th )ơ ậ ụ ể VnTime 12 Đ ngứ 15 M t Kh nậ ẩ VnTimeH 14 Đ ng,ứ đ mậ 16 Xong h i ngh xin tr l iộ ị ả ạ VnTimeH 14 Đ ng,ứ đ mậ 17 T.31 QQĐ/TW 320 (Ký hi u ng i đánh,ệ ườ mã s , s l ng b n)ố ố ượ ả VnTime 14 Đ ngứ * Ví d v b c c biên b n h i ngh :ụ ề ố ụ ả ộ ị biên b n h i ngh ...ả ộ ị ( Thí d H i ngh công nhân viên ch c c quan )ụ ộ ị ứ ơ Trang 12 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 1. Khai m c... gi , ngày... tháng... năm... t i...ạ ờ ạ 2. Thành ph n h i nghầ ộ ị - S ng i có m t ( h i ngh quan tr ng mà ít ng i thì c n ghi c tênố ườ ặ ộ ị ọ ườ ầ ả nh ng ng i có m t)ữ ườ ặ - S ng i v ng m t ( có th ghi rõ tên và lý do )ố ườ ắ ặ ể - S đ i bi u m i ( có th ghi tên và lý do )ố ạ ể ờ ể 3. Lý do h i ngh (ghi rõ tên ng i khai m c, tuyên b lý do )ộ ị ườ ạ ố 4. Ch ng trình h i ngh (các v n đ c n gi i quy t )ươ ộ ị ấ ề ầ ả ế 5. Đoàn ch t ch, đoàn th ký (ghi tên ng i đ c h i ngh b u)ủ ị ư ườ ượ ộ ị ầ Ph n th hai: Ti n hành h i nghầ ứ ế ộ ị 1. Báo cáo (ghi rõ tên ng i trình bày, tóm t t n i dung báo cáo )ườ ắ ộ 2. Th o lu nả ậ - Nh ng v n đ đoàn ch t ch nêu ra đ th o lu n.ữ ấ ề ủ ị ể ả ậ - Nh ng ý ki n th o lu n.ữ ế ả ậ - ý ki n k t lu n c a đoàn ch t chế ế ậ ủ ủ ị 3. Quy t nghế ị - Ghi rõ nh ng v n đ h i ngh th ng nh t bi u quy t thông qua, t lữ ấ ề ộ ị ố ấ ể ế ỷ ệ phi u: ch ng, thu n, tr ng.ế ố ậ ắ - Phân công ch u trách nhi m th c hi nị ệ ự ệ Ph n th ba: Ghi nh ng s vi c k t thúc h i nghầ ứ ữ ự ệ ế ộ ị - ý ki n đóng góp phê bìnhế - C m t ng đ i bi uả ưở ạ ể Ph n k t thúcầ ế - Ngày gi k t thúcờ ế - Ch ký c a th ký và ch t ch đoàn.ữ ủ ư ủ ị N u biên b n có đ c tr c đ h i ngh thông qua c n ghi thêm c ph nế ả ọ ướ ể ộ ị ầ ả ầ cu i cùng: Biên b n đã đ c đ c tr c h i ngh và đ c toàn th h i nghố ả ượ ọ ướ ộ ị ượ ể ộ ị nh t trí thông qua.ấ N u có đính kèm nh ng văn b n khác nh ngh quy t, quy t tâm th ...ế ữ ả ư ị ế ế ư c n ghi rõ vào ph n chú thích.ầ ầ Trang 13 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 2: So n th o văn b n trên microsoft Winwordươ ạ ả ả 2.1. Gi i thi u Winwordớ ệ Winword là ph n m m so n th o văn b n cao c p ch y trên môi tr ng Windows,ầ ề ạ ả ả ấ ạ ườ chuyên dùng đ so n th o các lo i văn b n, sách v , t p chí,...ph c v cho công tác vănể ạ ả ạ ả ở ạ ụ ụ phòng. Winword có các tính năng m nh nh sau:ạ ư - Giao di n đ ho thông qua h th ng th c đ n và các h p h i tho i v i hình th cệ ồ ạ ệ ố ự ơ ộ ộ ạ ớ ứ th m m r t cao.ẩ ỹ ấ - Có kh năng giao ti p d li u v i các ng d ng khác.ả ế ữ ệ ớ ứ ụ - Có các b ch ng trình ti n ích và ph tr giúp t o các văn b n d ng đ c bi t.ộ ươ ệ ụ ợ ạ ả ạ ặ ệ - Có ch ng trình ki m tra, s a l i chính t , gõ t t, macro giúp ng i s d ngươ ể ử ỗ ả ắ ườ ử ụ so n th o các văn b n n c ngoài và tăng t c đ x lý văn b n.ạ ả ả ướ ố ộ ử ả - Ch c năng t o bi u b ng m nh và d dùng.ứ ạ ể ả ạ ễ - Word còn cung c p nhi u khuôn m u, ki u đã đ c đ nh nghĩa s n, giúp b nấ ề ẫ ể ượ ị ẵ ạ nhanh chóng và d dàng t o đ c các tài li u và trang Web hoàn h o và h p d n.ễ ạ ượ ệ ả ấ ẫ 2.1.1. Kh i đ ng Winwordở ộ Nháy chu t vào nút Start ộ ⇒ ch n program ọ ⇒ ch n Microsoft Word ho c nháyọ ặ chu t vào bi u t ng ộ ể ượ 2.1.2. Màn hình giao ti p c a Winwordế ủ Sau khi kh i đ ng, màn hình chính c a Winword xu t hi n nh sau:ở ộ ủ ấ ệ ư - Title bar ( Thanh tiêu đ ): dòng ch a tên c a t p văn b n.ề ứ ủ ệ ả - Menu Bar ( Th c đ n hàng ngang): dòng ch a các l nh c a Winword, m i l nhự ơ ứ ệ ủ ỗ ệ ng v i m t th c đ n d c ( Menu PopUp).ứ ớ ộ ự ơ ọ Thao tác đ m m t th c đ n d c:ể ở ộ ự ơ ọ - Ch con tr chu t vào tên th c đ n d c trên Menu Bar r i nh n nút trái chu t.ỉ ỏ ộ ự ơ ọ ồ ấ ộ - Ho c gõ phím F10, r i dùng phím mũi tên di chuy n v t sáng đ n th c đ n d cặ ồ ể ệ ế ự ơ ọ c n m và n nút trái chu t.ầ ở ấ ộ - Ho c gõ Alt+ ký t đ i di n c a tên th c đ n d c ( ký t có g ch d i) trong cácặ ự ạ ệ ủ ự ơ ọ ự ạ ướ th c đ n d c.ự ơ ọ - Các l nh đ c in màu rõ là có th ch n và th c hi n đ c.ệ ượ ể ọ ự ệ ượ - Các l nh có màu xám nh t là l nh t m th i không th c hi n đ c.ệ ạ ệ ạ ờ ự ệ ượ - Các ký t đ c g ch d i thì có th ch n l nh t ng ng b ng cách nh n ký tự ượ ạ ướ ể ọ ệ ươ ứ ằ ấ ự đó (thay vì ph i di v t sáng đ n l nh và nh n Enter).ả ệ ế ệ ấ Trang 14 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Các l nh có ghi kèm t h p phím thì có th ch n nhanh b ng cách nh n t h pệ ổ ợ ể ọ ằ ấ ổ ợ phím đó ( ví d : có th l u văn b n lên đĩa b ng cách nh n Ctrl+S)ụ ể ư ả ằ ấ - Các l nh có d u 3 ch m (...) phía sau cho bi t s có m t h p tho i xu t hi n khiệ ấ ấ ế ẽ ộ ộ ạ ấ ệ l nh đ c ch n.ệ ượ ọ - Tools Bar ( thanh công c ): Ch a m t s bi u t ng ( Icon) th hi n m t s l nhụ ứ ộ ố ể ượ ể ệ ộ ố ệ thông d ng. Thay vì ph i vào các h p menu đ ch n l nh, ch c n nháy chu t lên bi uụ ả ộ ể ọ ệ ỉ ầ ộ ể t ng c a l nh t ng ng. Ví d : Mu n l u văn b n lên đĩa thay vì vào menu File ch nượ ủ ệ ượ ứ ụ ố ư ả ọ Save, ch c n nháy chu t lên bi u t ng đĩa m m.ỉ ầ ộ ể ượ ề Chú ý: - Các Tool Bar có th t t hay m b ng l nh View/ToolBarể ắ ở ằ ệ - Mu n bi t ý nghĩa c a m t bi u t ng nào đó thì rà mũi tên chu t ( không nh n nútố ế ủ ộ ể ượ ộ ấ chu t) lên bi u t ng đó và ch vài giây.ộ ể ượ ờ - Formating Bar ( thanh đ nh d ng): Ch a các h p và bi u t ng dành cho vi c đ nhị ạ ứ ộ ể ượ ệ ị d ng văn b n nh ki u, lo i font, c font, căn l ...ạ ả ư ể ạ ỡ ề Ruler ( th c): Hi n th th c theo chi u ngang, d c văn b n. Ruler có th t t hayướ ể ị ướ ề ọ ả ể ắ m b ng View/Ruler.ở ằ - Text area ( vùng văn b n): đây là vùng l n nh t dùng đ nh p văn b n.ả ớ ấ ể ậ ả Trang 15 Tools Bar Title Bar Formating Bar Font Size t Font Style Drawin g Align Numbering Scroll bar Rule r Drawing bar Status bar Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Status Bar ( thanh tr ng thái): hi n th tình tr ng c a c a s hi n t i nh s th tạ ể ị ạ ủ ử ổ ệ ạ ư ố ứ ự trang, th t c a s , t ng s trang, v trí con tr ( dòng, c t), gi , tình tr ng c a Capslock,ứ ự ử ổ ổ ố ị ỏ ộ ờ ạ ủ Numlock,... thanh này n m dòng cu i cùng màn hình.ằ ở ố - Shortcut Menu: Kích ho t b ng cách nháy nút ph i c a chu t. Thao tác nhanhạ ằ ả ủ ộ theo t ng đ i t ng ( tùy theo v trí con tr chu t mà kích ho t Shortcut Menu t ngừ ố ượ ị ỏ ộ ạ ươ ng).ứ - Scroll bar (các thanh cu n ngang, d c) hay thanh tr ng thái, đ hi n th ho c cheộ ọ ạ ể ể ị ặ d u, hãy ch n Option t l nh đ n Tools và m kh i View ra trong h p h i tho i Optionấ ọ ừ ệ ơ ở ố ộ ộ ạ đ ch n tuỳ ch n t ng ngể ọ ọ ươ ứ 2.1.3. X lý các c a sử ử ổ Word cho phép làm vi c đ ng th i v i nhi u văn b n trên các c a s khác nhau.ệ ồ ờ ớ ề ả ử ổ Khi v a kh i đ ng, Word m m t c a s v i tên m c nhiên là Documentl. Đ m m từ ở ộ ở ộ ử ổ ớ ặ ể ở ộ c a s m i có th vào Menu File ch n New ho c Openử ổ ớ ể ọ ặ - Ch n New:ọ M m t văn b n m i ( ho c gõ Ctrl+N ho c ch n bi u t ng ở ộ ả ớ ặ ặ ọ ể ượ ) - Ch n Open:ọ M văn b n đã có trên đĩa. ( Ctrl+O ho c ở ả ặ ) T i m t th i đi m ch có m t c a s đ c kích ho t, mu n làm vi c v i m t c aạ ộ ờ ể ỉ ộ ử ổ ượ ạ ố ệ ớ ộ ử s khác đã đ c m : Gõ Alt+W, ch n s th t t ng ng v i c a s c n kích ho t.ổ ượ ở ọ ố ứ ự ượ ứ ớ ử ổ ầ ạ Đ ti t ki m b nh , nên đóng các c a s không c n thi t, ch gi l i các c a sể ế ệ ộ ớ ử ổ ầ ế ỉ ữ ạ ử ổ c n trao đ i d li u v i nhau. Mu n đóng m t c a s thì nó ph i đang đ c kích ho t,ầ ổ ữ ệ ớ ố ộ ử ổ ả ượ ạ vào menu File, ch n Close (ho c nháy đúp chu t vào h p đi u khi n trên thanh Menuọ ặ ộ ộ ề ể Bar). Chú ý: Khi th c đ n d c File đ c kích ho t, g n cu i h p th c đ n d c có danhự ơ ọ ượ ạ ầ ố ộ ự ơ ọ sách 4 tài li u đ c so n m i nh t, ch c n Click tên tài li u ho c nh n s th t t ngệ ượ ạ ớ ấ ỉ ầ ệ ặ ấ ố ứ ự ươ ng đ m tài li u đó. Có th không hi n ho c thay đ i s tài li u đ c hi n th b ngứ ể ở ệ ể ệ ặ ổ ố ệ ượ ể ị ằ cách vào th c đ n d c Tools, ch n Options, Click m c General và thay đ i ph n Recentlyự ơ ọ ọ ụ ổ ầ user List File. 2.1.4. L u tr tài li uư ữ ệ a. Đ l u tr m t tài li u có th ch n m t trong các cách sau:ể ư ữ ộ ệ ể ọ ộ - Gõ Ctrl+S ( ho c nháy chu t trên bi u t ng ặ ộ ể ượ - Vào Menu File, ch n Save.ọ L n đ u l u tr tài li u,h p đ i tho i Save as xu t hi n, yêu c u ng i s d ng nh pầ ầ ư ữ ệ ộ ố ạ ấ ệ ầ ườ ử ụ ậ vào: - Tên t pệ - Th m c đ ch a t p l u trư ụ ể ứ ệ ư ữ Trang 16 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Ki u lo i t p: ( Click vào h p Save File as Type), cho phép l a ch n m t trongể ạ ệ ộ ự ọ ộ các ki u văn b n đ dùng cho WordPerfect, MS-DOS Text, Window Write...ể ả ể - H p Options cho phép đ nh các c u hình khi l u tr , Password cho t p...ộ ị ấ ư ữ ệ - Cu i cùng ch n OK đ l uố ọ ể ư K t đó, m i khi th c hi n thao tác l u tr t p thì văn b n s đ c l u vào tên t p đãể ừ ỗ ự ệ ư ữ ệ ả ẽ ượ ư ệ đ t theo d ng c a l n ghi đ u tiên.ặ ạ ủ ầ ầ b. Ghi vào đĩa v i m t tên khác: Vào menu File ch n Save as, sau đó các thao tácớ ộ ọ ti n hành t ng t nh l n ghi t p đ u tiên.ế ượ ự ư ầ ệ ầ c. Đ t c u hình cho t p l u tr : Vào menu Tools, ch n Options, l a m c Save. H pặ ấ ệ ư ữ ọ ự ụ ộ đ i tho i Save Options xu t hi n.ố ạ ấ ệ M t s c u hình hay s d ng:ộ ố ấ ử ụ - Always create Backup Copy: Luôn t o t p phòng h ( *.BAK) khi l u t p lên đĩa.ạ ệ ờ ư ệ - Allow Fast Save: Cho phép l u t p nhanh ( ch l u nh ng ph n s a đ i không t oư ệ ỉ ư ữ ầ ử ổ ạ t p *.BAK)ệ - Save Autorecover info every: t đ ng l u t p tin sau t ng kho ng th i gian nh tự ộ ư ệ ừ ả ờ ấ đ nh, n u h th ng b s c b t ng , thì kh i đ ng l i word, b n có th c u đ c m tị ế ệ ố ị ự ố ấ ờ ở ộ ạ ạ ể ứ ượ ộ ph n thông tin. Mu n c u hình nào có tác d ng, c n đánh d u X b ng cách Click vào h pầ ố ấ ụ ầ ấ ằ ộ tr ng phía tr c.ắ ướ d. L u tr tài li u d i d ng HTML: vào th c đ n d c File, ch n Save asư ữ ệ ướ ạ ự ơ ọ ọ HTML... HTML là m t đ nh d ng chu n đ c s d ng cho các trang WEB.ộ ị ạ ẩ ượ ử ụ Chú ý: các m c Save, Save as ch l u tài li u trên c a s đang m .ụ ỉ ư ệ ử ổ ở 2.1.5. K t thúc Winwordế Có th dùng m t trong 3 cách sauể ộ - Nháy đúp nút chu t vào Control Menu Box.ộ - Vào menu File, ch n exit ( ho c Nh n Alt+F,X)ọ ặ ấ - Dùng t h p phím Alt+F4.ổ ợ N u có th c hi n b t kỳ s a đ i nào trong các văn b n đang m mà ch a l u vào đĩaế ự ệ ấ ử ổ ả ở ư ư ( cho đ n ế th i đi m thoát) thì Word s h i l i:ờ ể ẽ ỏ ạ Thoát không l u lên đĩa Tr l i so n th oư ở ạ ạ ả Trang 17 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 2.2. Nh p và đi u ch nh văn b nậ ề ỉ ả 2.2.1. Các phím th ng dùng trong Winword.ườ - Di chuy n con tr :ể ỏ → : di chuy n con tr qua ph i m t ký tể ỏ ả ộ ự ↓ : di chuy n con tr xu ng m t dòngể ỏ ố ộ ↑ : di chuy n con tr lên m t dòng ể ỏ ộ ←: di chuy n con tr qua trái m t ký tể ỏ ộ ự Home : di chuy n con tr v đ u dòng văn b nể ỏ ề ầ ả End : di chuy n con tr v cu i dòng văn b nể ỏ ề ố ả PgUp: di chuy n con tr lên m t trang màn hìnhể ỏ ộ PgDn: di chuy n con tr xu ng m t trang màn hìnhể ỏ ố ộ Ctrl-Home: di chuy n con tr v đ u văn b nể ỏ ề ầ ả Ctrl-End : di chuy n con tr v cu i văn b nể ỏ ề ố ả F5 : di chuy n con tr nhanh đ n trang nào đó. Khi gõ phím này, h p đ i tho i sauể ỏ ế ộ ố ạ hi n ra:ệ - Phím xoá ký t :ự Delete: Xoá ký t đ ng sau v trí con trự ứ ị ỏ Backspace: Xoá ký t đ ng tr c con trự ứ ướ ỏ Ctrl + Delete: Xoá t đ ng sau con trừ ứ ỏ Ctrl + Backspace: Xoá t đ ng tr c con trừ ứ ướ ỏ - Phím Insert: Dùng đ ch n các th c đ n d c b ng bàn phím.ể ọ ự ơ ọ ằ - Phím Esc : Dùng đ ng t m t công vi c đang th c hi n.ể ắ ộ ệ ự ệ 2.2.2. Nguyên t c nh p m t văn b n trong Winwordắ ậ ộ ả - Phím Enter dùng đ ng t m t Paragraph. Không đ c gõ Enter đ ng t các dòngể ắ ộ ượ ể ắ trong m t đo n ( Paragraph) (ộ ạ T o dòng m i trong đo n văn b n, nh n Shift + Enter)ạ ớ ạ ả ấ - Gõ các d u: ngay sát ký t cu i cùng c a t tr c và cách ký t đ u tiên c a tấ ự ố ủ ừ ướ ự ầ ủ ừ sau m t ký t tr ngộ ự ố - V i nh ng Paragraph có tính ch t đi u kho n, ph i dùng phím Tab sau tiêu đớ ữ ấ ề ả ả ề c a Paagraph đó.ủ 2.2.3. Thao tác trên m t kh i ch nộ ố ọ Kh i ( Block) là m t đo n văn b n liên t c.ố ộ ạ ả ụ a. Ch n m t kh i:ọ ộ ố Đ a con tr đ n đ u kh i r i dùng m t trong các cách:ư ỏ ế ầ ố ồ ộ Trang 18 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Gi phím Shift, nh n các phím ữ ấ →, ↑, ↓, ←, PgUp, PgDn, Home, End đ n v trí cu i.ế ị ố - Rê chu t đ n v trí cu i.ộ ế ị ố - Gi Shift, đ a con tr chu t đ n v trí cu i r i nháy nút trái chu t.ữ ư ỏ ộ ế ị ố ồ ộ Chú ý: - N u ch n m t s dòng b ng chu t, có th rê chu t bên l trái các dòng.ế ọ ộ ố ằ ộ ể ộ ở ề - Ch n toàn b văn b n: gõ Ctrl+Aọ ộ ả - Ch n t v trí con tr đ n cu i văn b n: gõ Shift +Ctrl+Endọ ừ ị ỏ ế ố ả - Ch n t v trí con tr đ n đ u văn b n: gõ Shift+Ctrl+Homeọ ừ ị ỏ ế ầ ả - Ch n t v trí con tr đ n đ u dòng : gõ Shift+Homeọ ừ ị ỏ ế ầ - ch n t v trí con tr đ n cu i dòng : gõ Shift+Endọ ừ ị ỏ ế ố  Nh n F8 nhi u l n đ ch n m t ph n hay nguyên tài li u. Tr c tiên nh n F8,ấ ề ầ ể ọ ộ ầ ệ ướ ấ sau đó nh n F8 l n th hai đ ch n t hi n hành, l n th ba đ ch n câu hi n hành, l nấ ầ ứ ể ọ ừ ệ ầ ứ ể ọ ệ ầ th t đ ch n đo n văn b n hi n hành và l n th năm đ ch n nguyên tài li uứ ư ể ọ ạ ả ệ ầ ứ ể ọ ệ b. Chép m t kh i:ộ ố Chép kh i b ng th c đ n d c:ố ằ ự ơ ọ - Ch n kh i mu n chépọ ố ố - Th c hi n l nh Edit-Copy trên th c đ n d c ( ho c gõ Ctrl+C)ự ệ ệ ự ơ ọ ặ - Di chuy n con tr đ n v trí m iể ỏ ế ị ớ - Th c hi n l nh Edit-Paste trên th c đ n d c ( ho c gõ Ctrl+V)ự ệ ệ ự ơ ọ ặ Chép kh i b ng Tools Bar:ố ằ - Ch n kh i mu n chépọ ố ố - Nháy chu t trên bi u t ng ộ ể ượ c a Tools barủ - Di chuy n con tr đ n v trí m iể ỏ ế ị ớ - Nháy chu t trên bi u t ng ộ ể ượ c a Tools Barủ c. Chuy n m t kh i:ể ộ ố Chuy n kh i b ng th c d n d c:ể ố ằ ự ơ ọ - Ch n kh i mu n chépọ ố ố - th c hi n l nh Edit-Cut trên th c đ n d c ( ho c gõ Ctrl+X)ự ệ ệ ự ơ ọ ặ - Di chuy n con tr đ n v trí m iể ỏ ế ị ớ - Th c hi n l nh Edit-Paste trên th c đ n d c ( ho c gõ Ctrl+V)ự ệ ệ ự ơ ọ ặ  Word cung c p hai tuỳ ch n tác đ ng đ n cách di chuy n và sao chép kh i khi sấ ọ ộ ế ể ố ử d ng ClipBoard. Đ xác l p các tuỳ ch n này, hãy ch n Option t l nh đ n Tools, mụ ể ậ ọ ọ ừ ệ ơ ở kh i Edit:ố Trang 19 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ + Tuỳ ch n Use the INS key for Paste đ c ch n, thì ta có th dán b ng cách nh nọ ượ ọ ể ằ ấ Insert thay cho Ctrl+V (N u không , phím Insert s b t t t hai ch đ Insert và Overtype)ế ẽ ậ ắ ế ộ + Tuỳ ch n User smart cut and paste đ c ch n, thì Word s xoá b t các kho ngọ ượ ọ ẽ ớ ả tr ng còn d l i sau khi c t chố ư ạ ắ ữ Chuy n kh i b ng Tools Bar:ể ố ằ - Ch n kh i mu n chépọ ố ố - Nháy chu t trên bi u t ng ộ ể ượ c a Tools Barủ - Di chuy n con tr đ n v trí m iể ỏ ế ị ớ - Nháy chu t trên bi u t ng ộ ể ượ c a Tools Barủ  L u nhi u kh i ch trong Clipboard: s d ng thanh công c Clipboard đ c t hayư ề ố ữ ử ụ ụ ể ắ chép nhi u kh i ch (t i đa là m i hai)ề ố ữ ố ườ d. Xoá m t kh iộ ố - Ch n kh i mu n xoáọ ố ố - Gõ phím Delete Ghi chú: 1. Ch n kh i chọ ố ữ 2. Nh n Ctrl + F3 đ xoá kh i và đ a nó vào Spikeấ ể ố ư 3. L p l i b c 1 và 2 cho các kh i ch khác mu n đ a vào Spikeặ ạ ướ ố ữ ố ư 4. Đ t đi m chèn vào v trí đích s chèn ch r i nh n Ctrl+Shift+F3. Khi đó m iặ ể ị ẽ ữ ồ ấ ọ kh i ch đã đ a vào Spike s xu t hi n trên tài li u và Spike tr thành r ng. Các kh iố ữ ư ẽ ấ ệ ệ ở ỗ ố đ c dán theo th t khi đ a vào Spike, và m i kh i ch là m t đo n văn b n riêng.ượ ứ ự ư ỗ ố ữ ộ ạ ả 2.2.4. Đ nh d ng văn b n và các đo nị ạ ả ạ a. Đ nh d ng ký t ( character)ị ạ ự Thay đ i m u ký t ( Font): ổ ẫ ự nháy chu t vào mũi tên xu ng trong h p tên Font, m tộ ố ộ ộ danh sách các tên Font hi n ra, t đó ch n Font c n s d ng. ệ ừ ọ ầ ử ụ Thay đ i c ký t ( Point Size)ổ ỡ ự : nháy chu t vào mũi tên xu ng trong h p Point Size,ộ ố ộ ch n s ch c Font. ọ ố ỉ ỡ Chú ý: n u mu n tăng c Font lên m t đ n v thì nh n Ctrl+], n u mu n gi m c Font điế ố ỡ ộ ơ ị ấ ế ố ả ỡ m t đ n v thì nh n Ctrl+[ộ ơ ị ấ Thay đ i ki u ký t ( Type Style)ổ ể ự - Có 3 ki u th hi n: Đ m ( Bold), ể ể ệ ậ nghiêng ( Italic), g ch d i ( Underline)ạ ướ - Có th k t h p nhi u ki u ch . Ví d : ể ế ợ ề ể ữ ụ Đ m nghiêng,ậ nghiêng g ch d iạ ướ ... - Mu n ch n ki u nào thì Click vào m t trong các ký t B, ố ọ ể ộ ự I, U trên thanh công cụ ho c s d ng t h p phím Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+ặ ử ụ ổ ợ U) Trang 20 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Đ đ nh d ng đ y đ , ch n Font trong menu Format, h p đ i tho i xu t hi n:ể ị ạ ầ ủ ọ ộ ố ạ ấ ệ G ch d i ( Underline):ạ ướ • None: Không g chạ • Single: G ch nét đ nạ ơ • Double: G ch nét đôiạ • Words only: Chỉ g chạ các từ • Dotted : G ch nét đ tạ ứ Các hi u ng ( effects):ệ ứ • Strikethrough: Có đ ng k ngangườ ẻ • Hidden: Không hi nệ • Superscript: Ch s trên ỉ ố • Small Caps:CH IN NHữ ỏ • Subscript: Ch s d iỉ ố ướ • All Caps: Ch in l nữ ớ N u ch n nút ế ọ Default thì các thông s đ nh d ng s đ c l y làm tr m c nhiên cho m iố ị ạ ẽ ượ ấ ị ặ ỗ l n kh i đ ng Word ho c m m t tài li u m i.ầ ở ộ ặ ở ộ ệ ớ b. Đ nh d ng Paragraph: cho phép thay đ i các hi n th c a m t đo n văn b n.ị ạ ổ ể ị ủ ộ ạ ả Vào menu Format, ch n Paragraph, h p đ i tho i sau xu t hi n:ọ ộ ố ạ ấ ệ - Trong Indentation: Left ( Right) : đ t l trái ( ph i) cho đo n văn b nặ ề ả ạ ả Special f irst line : đ t lùi vào cho dòng đ u m t đo nặ ầ ộ ạ - Trong Spacing: Before: Kho ng cách gi a đo n đ c ch n và đo n tr cả ữ ạ ượ ọ ạ ướ After: Kho ng cách gi a đo n đ c ch n và đo n sauả ữ ạ ượ ọ ạ Line Spacing: Đ t kho ng cách gi a các dòng trong đo nặ ả ữ ạ Single: cách dòng đ nơ Double: cách dòng đôi 1.5 lines: cách m t dòng r iộ ưỡ Aleast: cách dòng nh nh tỏ ấ Exactly: cách dòng chính xác theo giá tr c a con s do ng i dùng nh pị ủ ố ườ ậ - Trong Alignment: Left ( Right): canh đ u theo biên trái ( ph i) phím nóng: Ctrl+L (R)ề ả Center: canh vào gi a Ctrl+E ữ Justified: canh đ u hai bên trái và ph i (Ctrl+J) Left Center Right Justifyề ả 2.2.5. Các lo i đ nh d ng khácạ ị ạ a. Tao khung và làm n n ( Border)ề Đ t o khung và làm n n cho m t đo n văn b n, tr c tiên: ch n đo n văn b nể ạ ề ộ ạ ả ướ ọ ạ ả c n t o sau đó vào th c đ n d c format, ch n Border and Shading. M t h p tho i xu tầ ạ ự ơ ọ ọ ộ ộ ạ ấ hi n:ệ - Nháy chu t t i các v trí c nh mu n làm khung ( Border)ộ ạ ị ạ ố - Nháy chu t t i các d ng đ ng làm hkung ( Line)ộ ạ ạ ườ Trang 21 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Nháy chu t h p Shading và ch n d ng n n n u mu n làm n n cho đo n văn b n đó.ộ ộ ọ ạ ề ế ố ề ạ ả Chú ý, có th nháy chu t vào bi u t ng ể ộ ể ượ Border xu t hiên thanh công c border nhấ ụ ư sau: V các đ ng bên trong kh iẽ ườ ố b. S n đ nh d ng dùng đ sao chép đ nh d ng c a m t đo n văn b n.ơ ị ạ ể ị ạ ủ ộ ạ ả Cách th c hi nự ệ : - Đ a con tr vào vùng văn b n m uư ỏ ả ẫ - Nháy chu t lên bi u t ng Format Painter ộ ể ượ ( xu t hi n ch i s n bên c nh con tr chu t)ấ ệ ổ ơ ạ ỏ ộ - Rê chu t lên vùng văn b n c n sao chépộ ả ầ ho c có th s d ng dùng phím: L a ch n vùng văn b n c n sao chép đ nh d ng, nh nặ ể ử ụ ự ọ ả ầ ị ạ ấ đ ng th i các phím Ctrl+Shift+C, sau đó l a ch n vùng văn b n c n đ nh d ng và nh nồ ờ ự ọ ả ầ ị ạ ấ phím Ctrl+Shift+V. c. Đ nh kho ng cách Tab Stop ( Tab)ị ả M i l n gõ phím Tab, con tr s d ng t i m t v trí. Kho ng cách t v trí d ngỗ ầ ỏ ẽ ừ ạ ộ ị ả ừ ị ừ c a Tab này đ n v trí d ng c a Tab khác g i là chi u dài c a Tab Stop. Kho ng cáchủ ế ị ừ ủ ọ ề ủ ả ng m đ nh là 0,5 inch (1.27cm).ầ ị Vi c thay đ i chi u dài c a Tab Stop có th th c hi n nh sau:ệ ổ ề ủ ể ự ệ ư - Vào th c đ n d c Format ch n Tabs...ự ơ ọ ọ M t h p tho i xu t hi n:ộ ộ ạ ấ ệ - Gõ vào v trí c a m t Tab Stop, có th ch n ký t trong Leader ( 2,3,4) n u mu n nh ngị ủ ộ ể ọ ự ế ố ữ ký t này trình bày gi a hai Tab Stop.ự ữ - Ch n hay gõ Enter.ọ d. Đ nh s c t ( Column)ị ố ộ Có th trình bày văn b n trên nhi u c t nh d ng bài báo b ng thao tác:ể ả ề ộ ư ạ ằ - Ch n ch đ Layout ( th c hi n l nh View/Page Layout)ọ ế ộ ự ệ ệ - Th c hi n l nh Format - Columns.ự ệ ệ - Gõ s c t t ng ng trong h p Number of Columnsố ộ ươ ứ ộ - Ch n hay gõ Enter.ọ e. Bullets và Numbering Có th xác đ nh các d u ch m đen hình tròn ( Bulletes) hay đánh s ( Numbering) hayể ị ấ ấ ố đánh ký t Alphabe đ u các đo n.ự ở ầ ạ Cách 1: Dùng ký hi u trên Tools Bar.ệ - Ch n các đo n mu n đ nh Bullets hay Numberingọ ạ ố ị Trang 22 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Nháy chu t lên bi u t ng ộ ể ượ đ đ nh Bulletes hay bi u t ng ể ị ể ượ đ đ nhể ị Numbering. Cách 2: Dùng th c đ n d c:ự ơ ọ - Ch n các đo n mu n đ nh Bulletes hay Numberingọ ạ ố ị - Th c hi n l nh Format - Bulletes and Numbering.ự ệ ệ f. Đ nh d ng n n (Background)ị ạ ề g. Đ nh d ng t đ ng (AutoFormat)ị ạ ự ộ h. Đ nh d ng ki u b ng cách s d ng h p tho i Styleị ạ ể ằ ử ụ ộ ạ ... T th c đ nừ ự ơ Format ch n Style, m t h p tho i Style xu t hi n, ch n New, trong m c Name b n ch nọ ộ ộ ạ ấ ệ ọ ụ ạ ọ tên ki u mà b n mu n. Sau đó, b n đ nh d ng ki u đó b ng cách nháy chu t vào m cể ạ ố ạ ị ạ ể ằ ộ ụ Format trong h p Style đ có th đ nh d ng Font, Paragrah, Tabs, Boder ... ộ ể ể ị ạ → Ch nọ ShortcutKey... đ ch n phím gõ t t cho ki u ể ọ ắ ể → Assign → Close → OK. Trang 23 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 3: Trình bày trang và màn hìnhươ 3.1. Đ nh d ng trangị ạ Vào menu File, ch n page Setup, hh p đ i tho i sau hi n ra;ọ ộ ố ạ ệ a. Thi t l p c gi y và h ng in: ch n Page sizeế ậ ỡ ấ ướ ọ - Nháy chu t vào mũi tên xu ng m c Page size đ ch n c gi y. Có th l a m t trongộ ố ở ụ ể ọ ỡ ấ ể ự ộ các c đ c đ nh nghĩa s n. Mu n t o trang in có kích th c tuỳ ý thì thay đ i các con sỡ ượ ị ẵ ố ạ ướ ổ ố quy đ nh chi u r ng (Width) và chi u cao ( Height). Khi đó c gi y đ c g i là Customeị ề ộ ề ỡ ấ ượ ọ size (c c a ng i dùng t đ nh nghĩa)ỡ ủ ườ ự ị - Ch n nút tác d ng cho m c Portrait ( h ng in d c) ho c Landscape ( h ng in ngang)ọ ụ ụ ướ ọ ặ ướ - Trong m c Apply To ( áp d ng cho) ch n m t trong 3 kh năng:ụ ụ ọ ộ ả . This Section - đ áp d ng cho vùng hi n t i.ể ụ ệ ạ . This point Forward - áp d ng cho vùng t v trí hi n t i tr v sauụ ừ ị ệ ạ ở ề . Whole Document - áp d ng cho toàn b tài li u.ụ ộ ệ - Ch n OK đ xác nh n các thông s m i thi t l p. Có th ch n Default đ l u các thôngọ ể ậ ố ớ ế ậ ể ọ ể ư s vào t p khuôn m u s d ng cho nhi u tài li u v sau.ố ệ ẫ ử ụ ề ệ ề b. Đ t l , ch n Page Margins.ặ ề ọ - Thay đ i kho ng cách t mép gi y đ n ph n văn b n, g m các ph n Trên ( Top), D iổ ả ừ ấ ế ầ ả ồ ầ ướ (Bottom), Trái ( Left), Ph i ( Right). Sau khi thay đ i m t trong các thông s quy đ nh l ,ả ổ ộ ố ị ề ph n Preview s cho th y hình d ng t ng đ i c a văn b n so v i kích th c gi y.ầ ẽ ấ ạ ươ ố ủ ả ớ ướ ấ - Đ in tài li u theo m t đ i x ng c a gi y, ch n tác d ng cho m c Mirror Margins (làmể ệ ặ ố ứ ủ ấ ọ ụ ụ mép l đ i x ng). Khi đó, các m c Left, Right s đ c đ i thành Inside ( ch mép lề ố ứ ụ ẽ ượ ổ ỉ ề trong), Outside ( ch mép l ngoài) và chúng s thay đ i tuỳ theo các trang ch n, l c a tàiỉ ề ẽ ổ ẵ ẻ ủ li u.ệ - Con s trong h p Gutter đ ch kho ng cách ch a l cho vi c đóng t p tài li u.ố ộ ể ỉ ả ừ ề ệ ậ ệ - M c Apply To và các b c ti p theo thao tác t ng t nh ph n Page size.ụ ướ ế ươ ự ư ầ * Cách đ t l b ng th c đo.ặ ề ằ ướ Ph ng pháp này th ng k t h p gi a các thao tác x lý chu t và cây th c ngangươ ườ ế ợ ữ ử ộ ướ trên màn hình ( vi c s d ng phím m t nhi u th i gian và ph c t p h n). Vi c đ t l nhệ ử ụ ấ ề ờ ứ ạ ơ ệ ặ ề ả h ng đ n toàn b đo n văn b n hi n t i. Trên th c s có các m u hình tam giác quyưở ế ộ ạ ả ệ ạ ướ ẽ ẫ đ nh v trí l hi n t i. Mu n thay đ i ch c n rê chu t lên các m u t ng ng, di chuy nị ị ề ệ ạ ố ổ ỉ ầ ộ ẫ ươ ứ ể đ n v trí m i r i th chu t. Phía trái th c g m 3 ph n: hai m u hình tam giác phía trênế ị ớ ồ ả ộ ướ ồ ầ ẫ và m t m u hình vuông bên d i.ộ ẫ ướ - M u tam giác trên:ẫ đ t l trái cho dòng đ u tiên trong đo nặ ề ầ ạ - M u tam giác d i: ẫ ướ đ t l trái cho các dòng còn l iặ ề ạ - M u hình vuông: ẫ đ t l trái cho c đo nặ ề ả ạ Trang 24 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Đ thay đ i l trái cho toàn b văn b n, di con tr chu t đ n ph n ti p giáp giũa haiể ổ ề ộ ả ỏ ộ ế ầ ế m u tam giác cho đ n khi xu t hi n mũi tên hai chi u R i rê chu t đ thay đ i. M iẫ ế ấ ệ ề ồ ộ ể ổ ỗ khi rê chu t, s thay đ i s hi n ra ngay trên màn hình.ộ ự ổ ẽ ệ 3.2. Đ t tiêu đặ ề Tiêu đ đ u trang và cu i trang là văn b n đ c in trên đ u ( ho c cu i) m i trangề ầ ố ả ượ ầ ặ ố ỗ c a tài li u. Th ng s d ng m c này đ thêm vào tài li u tên tác gi , tên tài li u, củ ệ ườ ử ụ ụ ể ệ ả ệ ơ quan phát hành...Có th áp d ng các ki u đ t tiêu đ sau:ể ụ ể ặ ề - Tiêu đ gi ng nhau trên toàn b các trang c a tài li u.ề ố ộ ủ ệ - Tiêu đ c a trang đ u tiên khác v i các trang còn l i.ề ủ ầ ớ ạ - M t tiêu đ dành cho các trang ch n, tiêu đ kia dành cho các trang lộ ề ẵ ề ẻ. Các b c ti n hành đ đ t tiêu đ :ướ ế ể ặ ề - Vào th c đ n d c View, ch n Header and Footer. Ph n trình bày tiêu đ s xu t hi nự ơ ọ ọ ầ ề ẽ ấ ệ cùng v i thanh d ng c .ớ ụ ụ - Gõ vào n i dung tiêu đ đ u trang khung Header, tiêu đ cu i trang khung Footer.ộ ề ầ ở ề ố ở : chuy n đ i tiêu đ đ u/ cu i trang.ể ổ ề ầ ố : xem Header ( ho c Footer) k tr cặ ế ướ : xem Header ( ho c Footer) k sauặ ế : th c hi n ch đ ch n Header và Footer nh các trang tr c.ự ệ ế ộ ọ ư ở ướ : chèn vào s trang...chèn ngày hi n t i...chèn gi hi n t i.ố ệ ạ ờ ệ ạ : cho/ không cho phép hi n th văn b n c a trang hi n t iể ị ả ủ ệ ạ cu i cùng, Click nút Close đ tr v ch đ so n th o văn b n thôngố ể ở ề ế ộ ạ ả ả th ng.ườ Đ kích ho t ch đ s a đ i tiêu đ , có th nháy đúp chu t vào ph n ghi tiêu để ạ ế ộ ử ổ ề ể ộ ầ ề ( ph n ch nh tt trong ch đ Page Layout)ầ ữ ậ ế ộ 3.3. Đánh s trangố Vào th c đ n d c Inert ch n Page Numbers. H p tho i Page Numbers xu t hi n:ự ơ ọ ọ ộ ạ ấ ệ a. Ch n v trí đánh s trangọ ị ố - Đ u trang - Top of Page ( Header) ho c cu i trang - Bottom of Page ( Footer)ầ ặ ố - Bên trái, ph i, gi a ho c bên trong/ ngoài mép gi y đ i v i tr ng h p in theo hai m tả ữ ặ ấ ố ớ ườ ợ ặ đ i x ng c a trang gi y.ố ứ ủ ấ b. Có/ không hi n th s trang trang đ u tiên c a tài li u( Show Number onể ị ố ở ầ ủ ệ first Page) c. Nháy chu t nút Format đ thi t l p các thông s :ộ ể ế ậ ố Trang 25 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - B t đ u đánh t s m y ( Start At) ho c ti p theo s trang c a ph n tr c ( continueắ ầ ừ ố ấ ặ ế ố ủ ầ ướ from previous section) - Ki u cách s ( Number Format)ể ố ch n OK đ xác nh m các thi t l p ho c Cancel đ b qua.ọ ể ậ ế ậ ặ ể ỏ 3.4. Trình bày màn hình a. Các ki u xem trong tài li uể ệ Có th s d ng b n ch đ khác nhau đ xem t i li u trên c a s màn hình. T th c đ nể ử ụ ố ế ộ ể ạ ệ ử ổ ừ ự ơ d c View ch n m t trong b n ki u sau:ọ ọ ộ ố ể - Normal (ch đ bình th ng): đây là ch đ m c nhiên c a Word, ph n l n các ki uế ộ ườ ế ộ ặ ủ ầ ớ ể đ nh d ng đ c bi t đ u nhìn th y đ c trên màn hình. Riêng m t s tr ng h p đ cị ạ ặ ệ ề ấ ượ ộ ố ườ ợ ượ đ n gi n hoá đ tăng t c đ truy xu t ( ví d : trong ch đ này s không th y đ c cácơ ả ể ố ộ ấ ụ ế ộ ẽ ấ ượ tiêu đ và s trang, không th c hi n đ c các thao tác v đ ho ...)ề ố ự ệ ượ ẽ ồ ạ Trong ch đ này, các trang ngăn cách nhau b i đ ng ch m ch m n m ngang.ế ộ ở ườ ấ ấ ằ - Outline ( ch đ t ng quan): th ng dùng đ xem các m c tiêu đ l n c a tài li u, gi uế ộ ổ ườ ể ụ ề ớ ủ ệ ấ đi các chi ti t nh ho c chuy n chúng đ n m t v trí m i.ế ỏ ặ ể ế ộ ị ớ - Page Layout ( ch đ trình bày ngang): tài li u s đ c hi n lên gi ng nh lúc đ c inế ộ ệ ẽ ượ ệ ố ư ượ ra. Các tiêu đ đ u và cu i trang, s trang đ u đ c th hi n. Mu n s d ng các thao tácề ầ ố ố ề ượ ể ệ ố ử ụ v đ ho ph i chuy n qua ch đ này.ẽ ồ ạ ả ể ế ộ - Master Document ( ch đ t ng quan tài li u): t ng t nh ch đ Outline nh ng ế ộ ổ ệ ươ ự ư ế ộ ư ở m c cao h n. ch đ này có th thao tác thêm c ph n tài li u con, k t h p nhi u t pứ ơ ở ế ộ ể ả ầ ệ ế ợ ề ệ vào m t tài li u l n...ộ ệ ớ b. Xem toàn màn hình Có th cho vùng làm vi c c a ng i s d ng nhi u h n b ng cách b h t các thanhể ệ ủ ườ ử ụ ề ơ ằ ỏ ế Menu, thanh công c ,...Đ th c hi n vi c này, ch n View- Full Screen. Tr l i màn hìnhụ ể ự ệ ệ ọ ở ạ cũ b ng cách gõ Esc hay nháy chu t vào h p Full Screen.ằ ộ ộ c. Phóng to thu nh màn hìnhỏ - Nháy chu t vào bi u t ng Zoom Control ho c vào th c đ n d c View, ch n Zoom.ộ ể ượ ặ ự ơ ọ ọ - Ch n m t trong các con s quy đ nh % văn b n đ c hi n th ho c tăng gi m con s tuỳọ ộ ố ị ả ượ ể ị ặ ả ố ý trong h p Percent.ộ d. Hi n th tài li u tr c khi inể ị ệ ướ Đ xem t ng quát toàn b tài li u tr c khi in, có th th c hi n b ng hai cách:ể ổ ộ ệ ướ ể ự ệ ằ - Nháy chu t vào bi u t ng Pint Preview ộ ể ượ trên thanh công c .ụ - Vào menu File, ch n Print Preview.ọ Trang 26 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Word s th c hi n tách trang, đánh s trang... r i hi n th toàn b văn b n lên mànẽ ự ệ ố ồ ể ị ộ ả hình v i v trí và t l c a tài li u so v i trang gi y.ớ ị ỉ ệ ủ ệ ớ ấ Trên thanh công c c a Print Preview, có th th c hi n xem m t trang hi n t i ho cụ ủ ể ự ệ ộ ệ ạ ặ nhi u trang. Đ ng th i cũng có th s a ch a b ng cách:ề ồ ờ ể ử ữ ằ - Đ nh v trí con tr văn b n t i n i c n s a.ị ị ỏ ả ạ ơ ầ ử - N u con tr chu t có hình d ng kính lúp ( phóng to/ thu nh ) thì nháy chu t vàoế ỏ ộ ạ ỏ ộ bi u t ng Magnifier trên thanh công c đ tr v ch đ bình th ng.ể ượ ụ ể ở ề ế ộ ườ - Th c hi n các thao tác s a đ i nh trong ch đ th ng.ự ệ ử ổ ư ế ộ ườ Nháy chu t vào bi u t ng Close đ thoát kh i ch đ Print Preview.ộ ể ượ ể ỏ ế ộ e. B t t t vi c hi n th th c, các thanh công c :ậ ắ ệ ể ị ướ ụ - Th c: vào th c đ n d c View, ch n Ruler.ướ ự ơ ọ ọ - Các thanh công c : vào th c đ n d c View, ch n Toolbars. H p l a ch n hi n ra choụ ự ơ ọ ọ ộ ự ọ ệ phép đ t/ b d u X vào ô t ng ng c a thanh công c .ặ ỏ ấ ươ ứ ủ ụ Trang 27 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 4: L p b ng bi uươ ậ ả ể 4.1. S d ng tableử ụ 4.1.1. T o m t b ng m iạ ộ ả ớ Các b c ti n hành đ t o m t b ng m i;ướ ế ể ạ ộ ả ớ - Đ a con tr đ n n i c n t o b ngư ỏ ế ơ ầ ạ ả - Vào th c đ n d c Table ch n Insert Table, h p tho i Insert Table xu t hi n.ự ơ ọ ọ ộ ạ ấ ệ - Nh p s c t vào m c Number of Columns, s dòng vào m c Number of Rows.ậ ố ộ ụ ố ụ Nh p chi u r ng m i c t vào m c Column Width. N u đ Auto, chi u r ng m i c t tuỳậ ề ộ ỗ ộ ụ ế ể ề ộ ỗ ộ thu c vào s l ng c t và chi u r ng trang in.ộ ố ượ ộ ề ộ - Click nút Wizard ho c vào nút ặ AutoFormat ... đ ch n ki u b ng m u.ể ọ ể ả ẫ - Cu i cùng, ch n OKố ọ Ta cũng có th nháy chu t vào bi u t ng ể ộ ể ượ r i rê chu t đ ch n s c t và s dòng .ồ ộ ể ọ ố ộ ố 4.1.2. Các thao tác trong b ngả - Khi văn b n n m trong m t ô, nó s t đ ng xu ng dòng khi chi u r ng ô khôngả ằ ộ ẽ ự ộ ố ề ộ đ .ủ - Các thao tác đ di chuy n con tr trong b ng:ể ể ỏ ả Đ n ô k ti pế ế ế Tab Đ n ô tr c đóế ướ Shift+Tab Đ n ô đ u tiên c a dòng hi n t iế ầ ủ ệ ạ Alt+Home Đ n ô cu i cùng c a dòng hi n t iế ố ủ ệ ạ Alt+End Đ n ô đ u tiên trong c tế ầ ộ Alt+PgUp Đ n ô cu i c a c tế ố ủ ộ Alt+PgDn - Mu n đánh d u đo n nào trong b ng, có th rê chu t ho c nh n Shift kèm v i các phímố ấ ạ ả ể ộ ặ ấ ớ mũi tên. 4.1.3. S a đ i trong b ngử ổ ả a. Ch n các ô, hàng hay c t.ọ ộ Trang 28 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Ch n m t ô: di chuy n con tr chu t đ n mép trái ô đó cho đ n khi th y mũi tênọ ộ ể ỏ ộ ế ế ấ tr ng xu t hi n ắ ấ ệ thì nháy chu t.ộ - Ch n m t hàng: rê chu t t ô đ u đ n ô cu i dòng ( ho c vào th c đ n d cọ ộ ộ ừ ầ ế ố ặ ự ơ ọ Table, ch n Select Row).ọ - Ch n m t c t: di chuy n con tr chu t lên mép trên c a b ng đ n khi th y mũiọ ộ ộ ể ỏ ộ ủ ả ế ấ tên đen ch xu ng ỉ ố ↓ thì Click chu t ( ho c vào th c đ n d c Table, ch n Select column).ộ ặ ự ơ ọ ọ - Mu n ch n nhi u ô trong b ng thì ch n m t ô đ u tiên, sau đó di chuy n chu tố ọ ề ả ọ ộ ầ ể ộ đ n ô cu i, gi phím Shift đ ng th i nháy chu t.ế ố ữ ồ ờ ộ - Mu n ch n toàn b b ng: đ a con tr vào trong b ng, vào th c đ n d c Tableố ọ ộ ả ư ỏ ả ự ơ ọ ch n Select Table (ho c nh n Alt và s 5 bên bàn phím s ).ọ ặ ấ ố ố b. Chèn thêm các ô, hàng, c t vào b ng:ộ ả - Ch n ô ho c các ô mu n chèn thêm các ô m i vào k sau đóọ ặ ố ớ ế - Vào th c đ n d c Table, ch n Insers Cells. H p h i tho i Insers Cells xu t hi n.ự ơ ọ ọ ộ ộ ạ ấ ệ Ch n m t trong các ch c năng sau:ọ ộ ứ Shift Cells Right: chèn các ô m i vào bên trái các ô đ c ch nớ ượ ọ Shift Cells Down: chèn các ô m i vào bên trên các ô đ c ch n.ớ ượ ọ Insert Entire Row: chèn toàn b hàng hay các hàngộ Insert Entire Column: chèn toàn b c t hay các c t.ộ ộ ộ - Ch n OK.ọ c. Xoá các ô, hàng ho c c t trong b ngặ ộ ả - Tr c h t ch n m t ô b t kỳ trong hàng, c t c n xoá.ướ ế ọ ộ ấ ộ ầ - Ch n Delete Cells t th c đ n d c Table.ọ ừ ự ơ ọ - Ch n Delete Entire Row:ọ xoá toàn b dòngộ Delete Entire Column: xoá toàn b c tộ ộ - Ch n ọ d. Di chuy n, sao chép các ô, hàng, c t trong b ng.ể ộ ả - Ch n các ô, hàng hay c t c n di chuy n ho c sao chép.ọ ộ ầ ể ặ - Đ a tr chu t đ n ph n đ c ch n, giũ nút bên trái, r i th c hi n m t trong cácư ỏ ộ ế ầ ượ ọ ồ ự ệ ộ đ ng tác sau:ộ . Rê chu t đ n v trí m i r i th nút trái chu t: di chuy n ph n đ c ch n.ộ ế ị ớ ồ ả ộ ể ầ ượ ọ . Gi phím Ctrl đ ng th i rê chu t đ n v trí m i r i th nút trái: Copy ph n đ cữ ồ ờ ộ ế ị ớ ồ ả ầ ượ ch n.ọ e. Thay đ i chi u r ng c tổ ề ộ ộ Trang 29 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Cách 1: Di chuy n con tr chu t đ n biên ph i c t, khi tr chu t có d ng mũi tên haiể ỏ ộ ế ả ộ ỏ ộ ạ chi u thì rê chu t đ thay đ i chi u rông c t.ề ộ ể ổ ề ộ Cách 2: - Ch n c t c n thay đ iọ ộ ầ ổ - Vào th c đ n d c Table, ch n Cell Heigh And Widthự ơ ọ ọ - Gõ con s ch chi u r ng c t vào m c Width of Columnố ỉ ề ộ ộ ụ - Gõ con s ch kho ng cách gi a các c t vào m c Space Between Column.ố ỉ ả ữ ộ ụ - Ch n ọ g. Thay đ i đ cao c a hàng.ổ ộ ủ - Ch n m t ho c nhi u hàng c n thay đ iọ ộ ặ ề ầ ổ - Ch n Cell Heigh and Width t th c đ n d c Table.ọ ừ ự ơ ọ - Ch n Row r i th c hi n m t trong các thao tác sau:ọ ồ ự ệ ộ • Ch n Auto trong m c Heigh of Rows: Đi u ch nh đ cao theo đ cao văn b n c aọ ụ ề ỉ ộ ộ ả ủ hàng. • Ch n Al Least trong m c Heigh of Rows, r i đ a vào giá tr s ch đ cao ít nh tọ ụ ồ ư ị ố ỉ ộ ấ c a hàng. N u n i dung trong ô v t quá con s đ a ra thì Word s đi u ch nh l i.ủ ế ộ ượ ố ư ẽ ề ỉ ạ • Ch n Exactly trong m c Heigh of Rows, r i đ a vào giá tr s ch đ cao chính xácọ ụ ồ ư ị ố ỉ ộ c a hàng. N u n i dung trong ô l n h n thì s ch b m t m t ph n.ủ ế ộ ớ ơ ẽ ỉ ị ấ ộ ầ - Ch n ọ * Chú ý: v i Office 2000ớ các b n th c hi n các b c thay đ i đ r ng c t nh sau:ạ ự ệ ướ ổ ộ ộ ộ ư - Ch n c t c n thay đ iọ ộ ầ ổ - Vào th c đ n d c Table, ch n ự ơ ọ ọ Table Properties.... ch n m c Columns gõ con sọ ụ ố vào m c Preferred Width ... Ch n ụ ọ và chi u cao dòng đ c ti n hành nh sau:ề ượ ế ư - Ch n m t ho c nhi u hàng c n thay đ iọ ộ ặ ề ầ ổ - Vào th c đ n Table, ch n ự ơ ọ Table Properties.... ch n m c ọ ụ Rows gõ con s vào m cố ụ Specify Height ... Ch n ọ h. G p, tách các c t trong b ng.ộ ộ ả G p nhi u c t l i thành m t:ộ ề ộ ạ ộ - Ch n các ô c n g p ( có th g m nhi u hàng)ọ ầ ộ ể ồ ề - Vào th c đ n d c Table, ch n Merge Cells.ự ợ ọ ọ Khi đó, các đ ng ngăn cách gi a các ô s m t đi, t o thành m t c t duyườ ữ ẽ ấ ạ ộ ộ nh t.ấ Tách m t c t thành nhi u c t nh :ộ ộ ề ộ ỏ - Ch n c t c n tách ( có th g m nhi u hàng)ọ ộ ầ ể ồ ề Trang 30 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Vào th c đ n d c Table, ch n Split Cells. H p tho i Split Cells xu t hi n.ự ơ ọ ọ ộ ạ ấ ệ - Nh p vào con s ch s c t c n tách.ậ ố ỉ ố ộ ầ Chi u r ng m i c t đ c t o ra b ng chi u r ng c t cũ chia cho s c t.ề ộ ỗ ộ ượ ạ ằ ề ộ ộ ố ộ 4.1.4. T o các đ ng k cho b ngạ ườ ẻ ả Các đ ng phân cách trong b ng có d ng nét đ t trên màn hình, nh ng khi in ra sườ ả ạ ứ ư ẽ không có. N u c n có th thêm vào các đ ng k thay cho đ ng nét đ t. Tr c h t c nế ầ ể ườ ẻ ườ ứ ướ ế ầ cho hi n th thanh công c k khung trên màn hình b ng cách nháy chu t vào bi u t ngể ị ụ ẻ ằ ộ ể ượ Borders Thanh công c k khung ( Borders) xu t hi n:ụ ẻ ấ ệ Ch c năng c a các h p trên thanh công c :ứ ủ ộ ụ - H p đ u tiên ch n lo i nét k .ộ ầ ọ ạ ẻ - B n h p tiêp theo dùng đ k các đ ng Trên, D i, Trái, Ph i so v i kh i đ cố ọ ể ẻ ườ ướ ả ớ ố ượ ch n.ọ - H p k ti p ( Inside Borders) đ k các đ ng ngăn cách bên trong kh i đ cộ ế ế ể ẻ ườ ố ượ ch n.ọ - H p Outside Borders đ k các đ ng bao quanh kh i đ c ch n.ộ ể ẻ ườ ố ượ ọ - H p No Borders đ xoá các đ ng k .ộ ể ườ ẻ - Ph n cu i cùng là h p t o bóng n n cho vùng văn b n đ c ch n.ầ ố ộ ạ ề ả ượ ọ Đ v khung, ti n hành theo các b c:ể ẽ ế ướ - Ch n kh i c n kọ ố ầ ẻ - Ch n lo i nét kọ ạ ẻ - Nháy chu t vào h p t ng ng đ t o d ng kộ ộ ươ ứ ể ạ ạ ẻ Mu n xoá m t ho c nhi u đ ng k :ố ộ ặ ề ườ ẻ - Ch n kh iọ ố - Ch n lo i nét k là Noneọ ạ ẻ - Nháy chu t vào h p t ng ng đ xoáộ ộ ươ ứ ể Xem quá trình xoá hoàn toàn t ng t quá trình k , ch thay lo i nét k là None.ươ ự ẻ ỉ ạ ẻ 4.1.5. S p x p các d li u trên m t b ngắ ế ữ ệ ộ ả Có th s p x p các hàng trong b ng theo m t c t nào đó. D li u trong c t ph i cóể ắ ế ả ộ ộ ữ ệ ộ ả cùng ki u g m m t trong ba ki u sau: Text ( văn b n) - Number ( ki u s ) - Date ( ki uể ồ ộ ể ả ể ố ể ngày tháng). N u d li u các hàng trong m t c t khác ki u nhau thì ch đ c phép s pế ữ ệ ở ộ ộ ể ỉ ượ ắ x p theo ki u Text. ế ể Các b c s p x p trên b ng:ướ ắ ế ả - Ch n các hàng c n s p x p. N u s p x p toàn b b ng thì ch c n đ a con trọ ầ ắ ế ế ắ ế ộ ả ỉ ầ ư ỏ vào m t ô b t kỳ trong b ng.ộ ấ ả - Vào menu Table, ch n Sort. H p tho i Sort xu t hi nọ ộ ạ ấ ệ Trang 31 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Ch n các khoá s p x p trong h p Sort By và Then By.ọ ắ ế ộ - Ch n s p x p theo ki u d li u nào ( Type): ki u ký t ( Text), ki u sọ ắ ế ể ữ ệ ể ự ể ố ( Number) hay ki u ngày ( Date).ể - Ch n th t s p x p: tăng d n ( Ascending) ho c gi m d n ( Descending)ọ ứ ự ắ ế ầ ặ ả ầ - Ch n hay gõ Enter.ọ 4.1.6. Tính t ng cu i c t s trong m t b ngổ ố ộ ố ộ ả - Di chuy n con tr đ n ô d i cùng c a c t s .ể ỏ ế ướ ủ ộ ố - Th c hi n l nh Table - Formula... T i m c Formula ta gõ công th c ho c hàmự ệ ệ ạ ụ ứ ặ c n tính vào đó ( ví d : =SUM(ABOVE) ho c =A2+B2-C2ầ ụ ặ - Ch n , k t qu t ng s trình bày t i ô d i cùng.ọ ế ả ổ ẽ ạ ướ Thông th ng quy trình t o b ng g m các b c sau:ườ ạ ả ồ ướ - Th c hi n l nh Table - Insert Table hay nháy chu t t i bi u t ngự ệ ệ ộ ạ ể ượ - Đ nh s c t và đ nh đ r ng c tị ố ộ ị ộ ộ ộ - Nh p d li u cho b ngậ ữ ệ ả - Làm khung, k đ ng và đ nh d ng n n cho b ng.ẻ ườ ị ạ ề ả 4.1.7. Chuy n đ i t b ng v ch đ văn b n & ng c l iể ổ ừ ả ề ế ộ ả ượ ạ Mu n chuy n đ i t ch đ b ng v ch đ văn b n, ta ch n toàn b ph n b ngố ể ổ ừ ế ộ ả ề ế ộ ả ọ ộ ầ ả c n chuy n đ i và s d ng l nh ầ ể ổ ử ụ ệ convert table to text ...t th c đ n Table. Ho c ng cừ ự ơ ặ ượ l i. ạ 4.2. S d ng draw tableử ụ Đ v b ng, hãy ch n Draw Table t th c đ n Table hay nh p lên nút nh n ể ẽ ả ọ ừ ự ơ ắ ấ trên thanh công c chu n Standard. Lúc này con tr chu t tr thành cây bút chì và xu t hi n m t thanh côngụ ẩ ỏ ộ ở ấ ệ ộ c nh sau:ụ ư Th t t trái sang ph i ta có:ứ ự ừ ả Draw Table : v các ô l i c a b ngẽ ướ ủ ả Eraser: xoá các ô l iướ Line Style: ch n ki u biên (hay không biên)ọ ể Line Weight: ch n đ r ng biênọ ộ ộ Border Color: ch n màu biênọ Borders: áp d ng hay xoá biên kh i b ng hien hànhụ ỏ ả ẹ Shading Color: áp d ng cho màu bóngụ Insert: chèn b ng, c t, dòng, ô hay áp d ng AutoFitả ộ ụ Merge Cells: tr n các ôộ Trang 32 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Align: ch n ki u căn ch nh cho ch trong ô .ọ ể ỉ ữ Distribute Rows Evently: làm cho các dòng có đ cao b ng nhauộ ằ Table AutoFormat: áp d ng AutoFormat cho b ng.ụ ả Changing Text Direction: xoay h ng chướ ữ Sort Ascending; s p x p các dòng trong b ng theo th t tăng d n.ắ ế ả ứ ự ầ AutoSum: chèn công th c AutoSum vào ô trong b ng.ứ ả Chú ý: vi c thay đ i các xác l p trong các công c Line Style, Line Weight và Border Color ch cóệ ổ ậ ụ ỉ tác d ng n u sau đó b n v các ô l i, ch nó không có tác d ng đ n các ô l i đã v . (các côngụ ế ạ ẽ ướ ứ ụ ế ướ ẽ c này còn có tác đ ng n u sau đó b n s d ng công c Border). ụ ộ ế ạ ử ụ ụ Trang 33 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 5: Các hi u ng đ c bi tươ ệ ứ ặ ệ 5.1. Chèn thêm các ký t đ c bi tự ặ ệ Word cho phép ng i s d ng có th chèn thêm nhi u ký hi u, font ch đ c bi t mà trên bàn phímườ ử ụ ể ề ệ ữ ặ ệ không có, nh ký hi u : ư ệ Φ, α, β, Ξ , &, • ... Đ chèn thêm m t ký t đ c bi t, th c hi n theo trình t sau:ể ộ ự ặ ệ ự ệ ự - Đ a con tr văn b n đ n n i c n chènư ỏ ả ế ơ ầ - Vào th c đ n d c Insert, ch n Symbol, h p tho i Symbol xu t hi n: ự ơ ọ ọ ộ ạ ấ ệ - Nháy chu t vào h p Font đ ch n b Font ch a các ký hi u.ộ ộ ể ọ ộ ứ ệ - Nháy chu t vào ký hi u c n chèn.ộ ệ ầ - Nháy nút Insert đ chèn, nháy nút Close đ đóng h p tho i Symbol.ể ể ộ ạ Tr ng h p th ng xuyên s d ng m t s ký hi u đ c bi t nào đó, nên đ nh nghĩaườ ợ ườ ử ụ ộ ố ệ ặ ệ ị cho nó m t t h p phím theo trình t sau:ộ ổ ợ ự - Vào th c đ n d c Insert, ch n Symbol, ch n ký hi u c n đ nh nghĩa.ự ơ ọ ọ ọ ệ ầ ị - Nháy nút Shortcut Key, h p tho i Customize xu t hi n.ộ ạ ấ ệ - Con tr lúc này n m h p Press New Shortcut key, nh n t h p phím c n đ nhỏ ằ ở ộ ấ ổ ợ ầ ị nghĩa. - Nháy nút Assign, nháy nút Close đ tr v h p Symbol.ể ở ề ộ - Ch n m t ký hi u khác đ đ nh nghĩa ho c nháy nút Close đ đóng h p Symbol.ọ ộ ệ ể ị ặ ể ộ K t đó, ch c n nh n t h p phím đã đ nh nghĩa thì ký hi u t ng ng s xu tể ừ ỉ ầ ấ ổ ợ ị ệ ượ ứ ẽ ấ hi n t i v trí con tr . T t c các đ nh nghĩa đ c c t gi trong t p *. DOT khi đã thoátệ ạ ị ỏ ấ ả ị ượ ấ ữ ệ kh i Word.ỏ 5.2. T o các hi u ng đ c bi t nh WordArtạ ệ ứ ặ ệ ờ WordArt là ph n chuyên dùng đ t o các hi u ng đ c bi t đ i v i văn b n tr n,ầ ể ạ ệ ứ ặ ệ ố ớ ả ơ ví d , mu n t o ch " khoa tin h c " theo d ng vòng cung nh sau:ụ ố ạ ữ ọ ạ ư Cách th c hi n:ự ệ - Đ nh v trí con tr t i n i mu n chènị ị ỏ ạ ơ ố - Vào th c đ n d c Insert, ch n Object. H p tho i Object xu t hi nự ơ ọ ọ ộ ạ ấ ệ - Ch n Creat New/ Object Type, ch n Microsoft WordArt 2.0.ọ ọ - Màn hình WordArt xu t hi n cùng v i thanh công c .ấ ệ ớ ụ - Nh p d li u vào ch YOUR TEXT HERE, r i ch n Font và d ng trang trí trênậ ữ ệ ỗ ồ ọ ạ ToolBar. - Nháy chu t vào v trí b t kỳ ngoài khung t o hi u ng đ tr v so n th o vănộ ị ấ ạ ệ ứ ể ở ề ạ ả b n bình th ng.ả ườ Trang 34 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ M i khi mu n s a đ i văn b n đ c t o ra b ng WordArt 2.0 ch c n nháy đúpỗ ố ử ổ ả ượ ạ ằ ỉ ầ vào vùng văn b n đó.ả * Có th th c hi n b ng cách nháy chu t vào thanh công c ch a bi u t ngể ự ệ ằ ộ ụ ứ ể ượ 5.3. T o ch cái l n đ u dòngạ ữ ớ ầ Có th s d ng kh năng Drop Cap đ t o ch cái l n đ u dòng nh trong đo nể ử ụ ả ể ạ ữ ớ ầ ư ạ văn b n này. Đ th c hi n t o ch cái l n, ti n hành các b c sau:ả ể ự ệ ạ ữ ớ ế ướ - Ch n ch cái ho c đo n văn b n c n t oọ ữ ặ ạ ả ầ ạ - Vào menu Format, ch n Drop Cap. H p tho i Drop Cap xu t hi n.ọ ộ ạ ấ ệ - Trong m c Position, ch n Dropped ho c In Margin.ụ ọ ặ - Ch n ki u, c Font, s dòng văn b n c n ch a cho ch cái ( Line to Drop)ọ ể ỡ ố ả ầ ừ ữ - Ch n ọ Đ hu b hi u ng này, các b c ti n hành t ng t nh trong m c Position,ch nể ỷ ỏ ệ ứ ướ ế ươ ự ư ụ ọ None. 5.4. T o các c t báoạ ộ Đ xây d ng các c t báo có đ r ng b ng nhau hay khác nhau trên toàn b tài li uể ự ộ ộ ộ ằ ộ ệ hay ch m t ph n c a tài li u, hãy làm nh sau: ỉ ộ ầ ủ ệ ư - Đ ch t o các c t báo trên m t ph n tài li u, hãy ch n ph n đó. Đ t o các c tể ỉ ạ ộ ộ ầ ệ ọ ầ ể ạ ộ báo trên toàn b tài li u, hãy đ t đi m chèn đâu đó trong tài li u.ộ ệ ặ ể ệ - Nh p lên nút nh n Columns r i kéo chu t đ ch n s c t (t 1 đ n 6) ho c sắ ấ ồ ộ ể ọ ố ộ ừ ế ặ ử d ng h p tho i Columns. Word khi đó s chia kh i ch đ c ch n, hay nguyên tài li u,ụ ộ ạ ẽ ố ữ ượ ọ ệ thành s c t đã ch n. Các c t m i đ u có đ r ng b ng nhau và cách nhau 0.5 inches.ố ộ ọ ộ ớ ầ ộ ộ ằ N u trong danh sách Apply To, b n ch n ph n ch n tr c khi m h p tho iế ạ ọ ầ ọ ướ ở ộ ạ Columns ra, hãy ch n Selected Text đ ch chia c t cho ph n ch n đó hay ch n Wholeọ ể ỉ ộ ầ ọ ọ Document đ chia c t cho nguyên tài li u. N u không ch n ph n ch n, hãy ch n Wholeể ộ ệ ế ọ ầ ọ ọ Document đ chia c t cho nguyên tài li u hay This Point Forward đ ch chia c t k t vể ộ ệ ể ỉ ộ ể ừ ị trí hi n hành c a đi m chèn đ n cu i tài li u.ệ ủ ể ế ố ệ 5.4. Chèn hình nh vào văn b nả ả 5.4.1. Chén hình nh vào văn b nả ả Đ l y hình nh t m t t p tin đ ho , hãy làm nh sau:ể ấ ả ừ ộ ậ ồ ạ ư - Đ t đi m chèn g n v trí s chèn hình nh vào tài li u.ặ ể ầ ị ẽ ả ệ - Ch n Picture t l nh đ n Insert r i ch n From File. Khi đó h p tho i Insert Picture xu tọ ừ ệ ơ ồ ọ ộ ạ ấ hi n, t ng t nh h p tho i Open đ m các tài li u.ệ ươ ự ư ộ ạ ể ở ệ Trang 35 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Trong h p tho i Insert Picture, ch n t p tin hình nh s s d ng (*.BMP, *.GIF, *.JPG,ộ ạ ọ ậ ả ẽ ử ụ *.WMF). Chú ý là n u ch n tuỳ ch n Preview trong h p tho i Insert Picture, thì b n cóế ọ ọ ộ ạ ạ th xem tr c đ c hình nh c a t p tin trong h p tho i đó.ể ướ ượ ả ủ ậ ộ ạ - Nh p lên nút Insert ắ ( có th s d ng ch ng trình Microsoft Clip Gallery. Ch ng trình này cùng v i m t t pể ử ụ ươ ươ ớ ộ ậ h p các t p tin hình nh khá đ y đ luôn đ c kèm trong b Microsoft Office).ợ ậ ả ầ ủ ượ ộ B n có th chèn hình nh b ng cách chép hình t ch ng trình khác (ch ng h nạ ể ả ằ ừ ươ ẳ ạ nh ch ng trình Office PhotoDraw hay ch ng trình Paint có trong Windows) nh sau:ư ươ ươ ư - Ch n hình nh t t ch ng trình khác r i ch n Copy t l nh đ n Edit c a ch ngọ ả ừ ừ ươ ồ ọ ừ ệ ơ ủ ươ trình đó. - Đ t đi m chèn vào v trí s chèn hình nh trong tài li u Word.ặ ể ị ẽ ả ệ - Ch n Paste t l nh đ n Edit c a Word hay nh n Ctrl+V.ọ ừ ệ ơ ủ ấ + Khi đã chèn hình nh vào, b n có th d i nó đ n m t v trí nào trong tài li u. ả ạ ể ờ ế ộ ị ệ + B n có th đi u ch nh n i dung c a hình nh b ng cách ch n Edit Picture trongạ ể ề ỉ ộ ủ ả ằ ọ l nh đ n Edit. ệ ơ + Đ xoá hình nh, hãy ch n nó r i nh n phím Delete.ể ả ọ ồ ấ 5.5. Microsoft Equation Chuyên đ t o các công th c toán và khoa h c ph c t p.ể ạ ứ ọ ứ ạ Cách th c hi n:ự ệ - Đ t con tr n i mu n t o công th cặ ỏ ơ ố ạ ứ - Vào th c đ n Insert, ch n Object, ch n Creat New r i nháy đúp chu t vào m cự ơ ọ ọ ồ ộ ụ Microsoft Equation 2.0 ho c Microsoft Equation 3.0ặ ( ho c nháy chu t vào bi u t ng ặ ộ ể ượ n u có). Trên màn hình hi n ra:ế ệ - T i v trí nh p nháy c a đi m chèn ( n u không th y đi m chèn nh p nháy, thìạ ị ấ ủ ể ế ấ ể ấ th c hi n l nh View - Redraw). Tuỳ thu c vào yêu c u c a b n mà ch n các bi u t ngự ệ ệ ộ ầ ủ ạ ọ ể ượ gõ công th c cho phù h p. ứ ợ - Nháy chu t lên h p Control Box c a c a s Microsoft Equation đ tr l i so nộ ộ ủ ử ổ ể ở ạ ạ th o.ả  N u không có m c Microsoft Equation 2.0 ho c Microsoft Equation 3.0 thì có th ch aế ụ ặ ể ư đ c cài đ t. Khi đó có th b sung b ng cách ch n Tool/Customize và ch n thượ ặ ể ổ ằ ọ ọ ẻ Trang 36 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Command, ch n và đ a bi u t ng Microsoft Equation m c Insert ra ngoài, sau đó nh nọ ư ể ượ ở ụ ấ đúp chu t đ kh i đ ng và cài đ t b sung.ộ ể ở ộ ặ ổ 5.6. Các x lý chi ti tử ế 1. Tìm ki m và thay th (Find & Replace)ế ế a. Tìm ki m : ế - Vào menu Edit, ch n Find (ho c gõ Ctrl+F)ọ ặ - Gõ vào chu i ký t mu n tìm vào h p Find Whatỗ ự ố ộ - Ch n Search và ch n ti p :ọ ọ ế Up: đ tìm lên đ u văn b nể ầ ả Down : đ tìm xu ng cu i văn b nể ố ố ả All : đ tìm trong toàn b văn b nể ộ ả b. Thay th ế : - Vào menu Edit, ch n Replace (ho c gõ Ctrl-H)ọ ặ - Gõ vào chu i ký t cũ trong h p Find whatỗ ự ộ - Gõ vào chu i ký t m i trong h p Replace withỗ ự ớ ộ - Nháy chu t t i đ tìm chu i cũ đ u tiên c n.ộ ạ ể ỗ ầ ầ - Ch n đ thay tu n t , ch n đ thay hàng lo t t p hayọ ể ầ ự ọ ể ạ ệ ch n đ ng ng không thay th .ọ ể ừ ế  Ngoài ra có th ch n ph n thay th m r ng khi nh n vào nút Moreể ọ ầ ế ở ộ ấ 2. Ki m tra l i chính t (Spelling)ể ỗ ả Công c này ch s d ng cho đo n văn b n ti ng Anh. Trong m t đo n văn b n,ụ ỉ ử ụ ạ ả ế ộ ạ ả nh t là v i các văn b n t ng đ i dài, ng i so n th o th ng b sai l i chính t màấ ớ ả ươ ố ườ ạ ả ườ ị ỗ ả nhi u lúc khó phát hi n đ c. Trong Winword có cung c p m t ch c năng ki m tra l iề ệ ượ ấ ộ ứ ể ỗ chính t trên các văn b n d a vào b t đi n có trên máy.ả ả ự ộ ừ ể Th c hi n ki m tra l i chính t b ng Spelling:ự ệ ể ỗ ả ằ - Di chuy n con tr đ n v trí mu n b t đ u mu n ki m tra l i chính t .ể ỏ ế ị ố ắ ầ ố ể ỗ ả - Th c hi n l nh Tools-Spelling. Nh ng t c a văn b n không có trong t đi n sự ệ ệ ữ ừ ủ ả ừ ể ẽ đ c trình bày và ng i s d ng có th thay th b ng tù khác hay không tuỳ ý.ượ ườ ử ụ ể ế ằ 3. Đ nh nghiã t gõ t tị ừ ắ       a. Đ nh nghĩa b ng Auto Text:ị ằ - Đánh d u c m t c n gõ t t, ví d gõ: C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t namấ ụ ừ ầ ắ ụ ộ ộ ủ ệ - Vào th c đ n d c Edit, ch n Autotext, gõ vào c m t u thay th trong h p Name,ự ơ ọ ọ ụ ừ ế ộ ví d gõ: cj.ụ Trang 37 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Click vào nút Add, tr l i so n th o. T đó v sau ch c n gõ: cj, r i n phím F3ở ạ ạ ả ừ ề ỉ ầ ồ ấ thì c m t " C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t nam " s xu t hi n.ụ ừ ộ ộ ủ ệ ẽ ấ ệ b. Đ nh nghĩa b ng AutoCorrect:ị ằ - Vào th c đ n d c Tools, ch n AutoCorrect, m t h p tho i xu t hi n :ự ơ ọ ọ ộ ộ ạ ấ ệ - Gõ t thay th vào m c Replace, nh n phím Tabừ ế ụ ấ - Gõ t c n đ nh nghĩa vào m c Withừ ầ ị ụ - Nháy nút Add - Ti p t c đ nh nghĩa thêm các t khác ho c nháy OK đ tr l i so n th o. T đó,ế ụ ị ừ ặ ể ở ạ ạ ả ừ ch c n gõ t thay th và m t kho ng tr ng thì t đã đ nh nghĩa xu t hi n.ỉ ầ ừ ế ộ ả ắ ừ ị ấ ệ c. S d ng t c kýử ụ ố Trang 38 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 6: Tr n văn b nươ ộ ả 6.1. Các khái ni m c b nệ ơ ả Ch c năng tr n văn b n th ng dùng khi c n g i công văn, gi y m i, th tứ ộ ả ườ ầ ử ấ ờ ư ừ cho nhi u đ a ch , ng i nh n khác nhau nh ng v i n i dung gi ng nhau. Đ tránhề ị ỉ ườ ậ ư ớ ộ ố ể kh i ph i so n th o nhi u văn b n nh v y, Word có m t ch c năng đ c bi t g i làỏ ả ạ ả ề ả ư ậ ộ ứ ặ ệ ọ Tr n văn b n (ộ ả Merge Document) cho phép t đ ng t o ra các văn b n "gi ng nhau "ự ộ ạ ả ố nh v y t m t b n m u và các s li u c n tr n t ng ng.ư ậ ừ ộ ả ẫ ố ệ ầ ộ ươ ứ Main Document: văn b n chính (th t , công văn...) ch a n i dung, cách trìnhả ư ừ ứ ộ bày, hình nh gi ng h t nhau trong các văn b n tr n.ả ố ệ ả ộ Data File: văn b n s li u bao g m các s li u s đ c tr n v i văn b nả ố ệ ồ ố ệ ẽ ượ ộ ớ ả chính đ t o ra các văn b n theo ý mu n. Các s li u này đ c chia thành nhi u lo iể ạ ả ố ố ệ ượ ề ạ đ c g i là (ượ ọ Fields). M i văn b n đ c sinh ra s t ng ng v i m t dãy d li uỗ ả ượ ẽ ươ ứ ớ ộ ữ ệ c a tr ng trên.ủ ườ 6.2. So n th o Data Fileạ ả S li u c a Data File đ c ghi trong m t văn b n riêng và đ c th hi n trongố ệ ủ ượ ộ ả ượ ể ệ m t b ng. S c t c a b ng là s tr ng t ng ng c a s li u. M i hàng là m tộ ả ố ộ ủ ả ố ườ ươ ứ ủ ố ệ ỗ ộ b n ghi (tr hàng đ u tiên). Tên tr ng b t bu c vi t li n nhauả ừ ầ ườ ắ ộ ế ề Ví d :ụ Hoten Tencoquan Diachi Nguy n Văn Aễ Tr ng ĐHBK ườ Hà n iộ Tr n Văn Bầ Tr ng CĐSPKT Iườ H ng yênư Lê Ti n Cế Tr ng T ng h pườ ổ ợ Sài gòn Trong ví d trên Hoten, Tencoquan, Diachi là tên c a các tr ng c a Data File.ụ ủ ườ ủ 6.3. So n th o Main Documentạ ả Ví d :ụ Gi y m iấ ờ Kính g i: >ử C quan: >ơ Đ a ch : >ị ỉ Trang 39 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Kính m i đ i di n c a quý c quan t i đ a đi m A vào lúc 8 gi đ h p m tờ ạ ệ ủ ơ ớ ị ể ờ ể ọ ặ Trong ví d trên, văn b n đ c so n th o sau khi đã g n v i Data File c a víụ ả ượ ạ ả ắ ơ ủ d m c so n th o Data File. Các tr ng Hoten, Tencoquan, Diachi đ c chèn vàoụ ụ ạ ả ườ ượ văn b n t i các v trí t ng ng và đ c th hi n trên màn hình gi ng nh hình nhả ạ ị ươ ứ ượ ể ệ ố ư ả trên. 6.4. Các b c ti n hànhướ ế • T o t p ngu n l y tên là NGUON ạ ệ ồ ấ • T o t p m u l y tên là MAUạ ệ ẫ ấ • Th c hi n l nh Tools\Mail Merge ...ự ệ ệ • Ch n ọ Create → ch n Form Letters ...ọ → ch n Active Windowọ • T i h p Get Data ạ ộ → ch n Create Data Source (n u ch a có t p ngu n), n uọ ế ư ệ ồ ế đã có t p NGUON thì ch n Open Data Source (gõ tên t p NGUON đã có)ệ ọ ệ • Ch n Edit ọ Main Document • Ti n hành công vi c so n th o và chèn mã tr n t ng v trí c n thi tế ệ ạ ả ộ ừ ị ầ ế • Nháy chu t vào bi u t ng Mail Merge ộ ể ượ V i Office 2000 b n ti n hành các b c sau:ớ ạ ế ướ • Tools\Letters and Mailings\Mail Merge Wizard...\Letters\Next (Step 1 of 6) → Next (Step 2 of 6)→ Next (Step 3 of 6)ch n t p nguon sau đó nháy chu t vào OK ọ ệ ộ • Nháy chu t vào bi u t ng More item ... và ch n tên tr ng mu n chèn ộ ể ượ ọ ườ ố → nháy vào nút Insert → nháy vào nút Close, t ng t nh v y cho đ n h tươ ự ư ậ ế ế • Nháy chu t vào Next (Step 4 of 6)ộ →Next(Step 5 of 6) → Edit inđiviual letters ... ch n OK.ọ Trang 40 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ CH NG 7ƯƠ : Gi i thi u công c Drawing ớ ệ ụ T o m t đ i t ng đ hoạ ộ ố ượ ồ ạ 7.1. N u trên màn hình ch a có thanh công c v đ ho , thì nháy chu t vào bi u t ngế ư ụ ẽ ồ ạ ộ ể ượ Drawing trên thanh công c chính đ t o thanh công c v đ ho (Office 95) nh sau :ụ ể ạ ụ ẽ ồ ạ ư 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 ý nghĩa các thành ph n trên thanh công c đ ho (t trái sang ph i)ầ ụ ồ ạ ừ ả 1. Line (v đo n th ng)ẽ ạ ẳ - Nháy chu t vào bi u t ng Line, con tr bi n thành d u +ộ ể ượ ỏ ế ấ - Di chuy n d u + đ n đi m đ u đo n th ng, nh n và gi nút chu t trái.ể ấ ế ể ầ ạ ẳ ấ ữ ộ - Rê chu t đ n đi m cu i c a đo n c n v , th nút chu t.ộ ế ể ố ủ ạ ầ ẽ ả ộ 2. Rectangle (v hình ch nh t)ẽ ữ ậ 3. Ellipse (v hình Elip)ẽ 4. Arc (v cung tròn)ẽ 5. Freeform (v đa tuy n t do)ẽ ế ự 6. Text Box ( t o h p văn b n)ạ ộ ả 7. Callout (t o h p text có nhánh) : t ng t nh h p Text Boxạ ộ ươ ự ư ộ 8. Format Callout (đ nh d ng cho h p Callout)ị ạ ộ 9. Fill Color (đ t màu tô) : dành cho các đ i t ng khép kínặ ố ượ 10. Line Color ( đ t màu v )ặ ẽ 11. Line Style (lo i nét v )ạ ẽ Trang 41 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 7.2. Thay đ i các đ i t ng vổ ố ượ ẽ Tr c khi thay đ i đ i t ng đã v c n ch n các đ i t ng b ng nút th 12ướ ổ ố ượ ẽ ầ ọ ố ượ ằ ứ trên thanh công c v đ ho (nút Select Drawing Objects). Cùng m t lúc có th ch nụ ẽ ồ ạ ộ ể ọ nhi u đ i t ng đ ho (n u ch n m t đ i t ng ch c n Click vào đ i t ng đó).ề ố ượ ồ ạ ế ọ ộ ố ượ ỉ ầ ố ượ Các b c ti n hành:ướ ế - Nháy chu t vào bi u t ng Select Drawing Objects, d u + xu t hi nộ ể ượ ấ ấ ệ - Dùng thao tác rê chu t đ xác đ nh m t hình ch nh tộ ể ị ộ ữ ậ - T t c các đ i t ng n m trong ph m vi hình ch nh t s đ c ch nấ ả ố ượ ằ ạ ữ ậ ẽ ượ ọ Các đ i t ng sau khi đ c ch n s có các ô vuông nh màu đen, khi đó có thố ượ ượ ọ ẽ ỏ ể th c hi n m t trong các phép bi n đ i sau:ự ệ ộ ế ổ a. Thay đ i v trí.ổ ị Nh n các phím mũi tên đ di chuy n ho c th c hi n các b cấ ể ể ặ ự ệ ướ sau: - Di tr chu t vào đ i t ng cho đ n khi có hình mũi tên b n h ng xu t hi n.ỏ ộ ố ượ ế ố ướ ấ ệ - Rê chu t đ n v trí m i r i th nút chu tộ ế ị ớ ồ ả ộ b. Thay đ i hình d ng, kích th c.ổ ạ ướ - Di tr chu t đ n m t trong các ô vuông nh màu đen cho đ n khi xu t hi nỏ ộ ế ộ ỏ ế ấ ệ d u + ho c mũi tên hai chi u.ấ ặ ề - Rê chu t đ thay đ i hình d ng, kích th c r i m i nh nút chu t.ộ ể ổ ạ ướ ồ ớ ả ộ c. Sao chép, c t, xoá đ i t ngắ ố ượ - Xoá: nh n phím Deleteấ Trang 42 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ - Sao chép vào b đ m: nháy bi u t ng Copy trên thanh công c ộ ệ ể ượ ụ - C t vào b đ m: nháy bi u t ng Cutắ ộ ệ ể ượ d. Xoay, l t các đ i t ng:ậ ố ượ - L t theo tr c th ng đ ng: nháy bi u t ng Flip Horizontal :ậ ụ ẳ ứ ể ượ - L t theo tr c n m ngang: nháy bi u t ng Flip Vertical :ậ ụ ằ ể ượ - Xoay m t góc 90ộ 0 theo chi u kim đ ng h : Rotate Right ề ồ ồ e. Mang ra tr c/sauướ Khi có hai đ i t ng n m g n nhau s có m t ph n ch ng lên nhau, vi cố ượ ằ ầ ẽ ộ ầ ồ ệ quy t đ nh đ i t ng nào n m tr c tuỳ thu c vào thao tác Click lên nút ế ị ố ượ ằ ướ ộ Bring to Front ho c ặ Send to back f. Thay đ i t ng th ổ ổ ể Thao tác này cho phép xác đ nh t t c các y u t c a đ i t ng: lo i nét v ,ị ấ ả ế ố ủ ố ượ ạ ẽ lo i màu tô, kích th c và v trí.ạ ướ ị - Nháy đúp chu t lên đ i t ng. M t h p tho i xu t hi n:ộ ố ượ ộ ộ ạ ấ ệ - Vào m c ụ Fill, Line, Size and Position đ xác đ nh các y u t c a đ i t ngể ị ế ố ủ ố ượ - Ch n OK đ xác nh n các thay đ i, ho c ESC đ b qua.ọ ể ậ ổ ặ ể ỏ Trang 43 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 8: In ân và thi t l p các thông s trang inươ ́ ế ậ ố 8.1. Hi n th tài li u tr c khi inể ị ệ ướ Word cho phép b n hi n th b n in ra cu i cùng b ng cách s d ng Print Preview. Printạ ể ị ả ố ằ ử ụ Preview hi n th b n xem tr c c a m t trang hi n hành ho c c a t t c các trang trong tài li u t iể ị ả ướ ủ ộ ệ ặ ủ ấ ả ệ ạ m t th i đi m. B n cũng xem đ c nhi u trang cùng m t lúc. Có m t s nút ph n trên cùng c aộ ờ ể ạ ượ ề ộ ộ ố ở ầ ủ h p tho i Print Preview, cung c p cho b n nh ng m c ch n xem tr c khi in, nh hình 8.ộ ạ ấ ạ ữ ụ ọ ướ ư Hình 8 Hình 9 B ng cách s d ng Print Preview đ xem tài li u đ c in c a b n, b n có th th c hi n cácằ ử ụ ể ệ ượ ủ ạ ạ ể ự ệ thay đ i, n u nh nh ng gì b n th y không ph i là nh ng gì b n mu n. Đ th c hi n các thay đ iổ ế ư ữ ạ ấ ả ữ ạ ố ể ự ệ ổ trong lúc in, b n có các m c ch n Print và h p tho i Page Setup. Hình 9 hi n th ra m t trang trôngạ ụ ọ ộ ạ ể ị ộ gi ng nh th nào khi ch n m c xem tr c.ố ư ế ọ ụ ướ 8.2. Thay đ i h ng và c gi yổ ướ ỡ ấ Đôi khi trong lúc so n th o m t tài li u, b n có vài trang thông tin tài chính có nhi u c t.ạ ả ộ ệ ạ ề ộ B n nh n th y r ng không th đ t v a t t c các c t trong m t trang có đ r ng là 8.5 inch vàạ ậ ấ ằ ể ặ ừ ấ ả ộ ộ ộ ộ chi u dài là 11 inch. Tuy nhiên, b n bi t r ng b n có th làm cho các c t n m theo chi u dài c aề ạ ế ằ ạ ể ộ ằ ề ủ trang thay vì theo đ r ng trang, lúc đó thông tin tài chính s v a khít trong trang m t cách hoàn h o.ộ ộ ẽ ừ ộ ả Đi u này có nghĩa là b n ph i thay đ i h ng c a trang gi y.ề ạ ả ổ ướ ủ ấ Trang 44 In Phúng to Xem nhi u trangề Zoom Rút l i cho đ y trangạ ầ Help Th c đoướ Xem toàn màn h nhỡ Xem 1 trang Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Hình 10 H ng trang m c đ nh là theo chi u d c (8.5x11). N u b n mu n thay đ i chi u này thànhướ ặ ị ề ọ ế ạ ố ổ ề chi u ngang (11x8.5), b n có th s d ng các m c ch n Page Setup c a thanh th c đ n File. Hìnhề ạ ể ử ụ ụ ọ ủ ự ơ 10 hi n th cho b n th y hình d ng c a trang theo chi u d c và chi u ngang.ể ị ạ ấ ạ ủ ề ọ ề B n cũng có th ch n kích th c trang theo ý mu n. Word cung c p cho b n vài kích th cạ ể ọ ướ ố ấ ạ ướ trang chu n đ ch n, th m chí còn đ a cho b n thêm vào các d ng không chu n nh là d ng danhẩ ể ọ ậ ư ạ ạ ẩ ư ạ thi p ho c d ng có n a trang gi y.ế ặ ạ ử ấ 8.4. Đ t l cho trang inặ ề Hình11 Ph n Margins c a Page Setup cho phép b n thay đ i các l , thi t l p kíchầ ủ ạ ổ ề ế ậ th c ph n đ u và ph n chân trang. N u b n mu n in b n báo cáo c a b n và trìnhướ ầ ầ ầ ế ạ ố ả ủ ạ bày nó d i d ng m t quy n sách, b n mu n có l phía ngoài r ng h n l phíaướ ạ ộ ể ạ ố ề ộ ơ ề trong, đ ng i đ c có th ghi vài đi m ghi chú. Đ i v i m c đích này, Word c pể ườ ọ ể ể ố ớ ụ ấ m t m c ch n g i là l ph n chi u (Mirror Margins).ộ ụ ọ ọ ề ả ế Mirror Margins là các l , mà l trái c a các trang đ c đánh s ch n n m cùngề ề ủ ượ ố ẵ ằ phía v i l ph i c a trang l và l ph i c a trang đánh s ch n n m cùng m t phíaớ ề ả ủ ẻ ề ả ủ ố ẵ ằ ộ v i l trái c a trang l . Đi u này đ c g i là các l đ c ph n chi u.ớ ề ủ ẻ ề ượ ọ ề ượ ả ế Word 2000 cung c p m c ch n ‘2 pages per sheet’, n u m c này đ c ch nấ ụ ọ ế ụ ượ ọ trong Page Setup, hai trang tài li u s hi n th trong m t trang gi y. M t trang theoệ ẽ ể ị ộ ấ ộ Trang 45 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ chi u d c s đ c chia theo chi u ngang, trong khi m t trang chi u ngang thì đ cề ọ ẽ ượ ề ộ ề ượ chia theo chi u d c.ề ọ ch ng tr c, b n đã th y đ c cách th c ch nh l đo n và văn b n trongở ươ ướ ạ ấ ượ ứ ỉ ề ạ ả tài li u. Chúng ta cũng có th canh l văn b n theo chi u d c. Đi u này cũng h uệ ể ề ả ề ọ ề ữ d ngụ khi b n mu n t o ra m t trang tiêu đ cho tài li u c a b n. Ph n Layout c aạ ố ạ ộ ề ệ ủ ạ ầ ủ Page Setup h tr cho b n b n cách ch nh l văn b n trong ph m vi các l trên và lỗ ợ ạ ố ỉ ề ả ạ ề ề d i.ướ Các m c ch n cho vi c canh l d c m t văn b n:ụ ọ ệ ề ọ ộ ả Top – Văn b n đ c canh v i l trên cùng, đây là canh l m c đ nhả ượ ớ ề ề ặ ị Centre – Văn b n đ c canh gi a, gi a l trên và l d i cùng.ả ượ ữ ữ ề ề ướ Bottom – Văn b n đ c ch nh v i l d i cùngả ượ ỉ ớ ề ướ Justify – Văn b n đ c tr i r ng ra đ cho các dòng có cùng kho ng cách t dòngả ượ ả ộ ể ả ừ trên cùng l trên và dòng cu i cùng l d i cùng.ở ề ố ở ề ướ 8.5. In tài li uệ B n đã bi t v nh ng h tr quan tr ng trong in do Word 2000 cung c p. Cònạ ế ề ữ ỗ ợ ọ ấ có m t vài m c ch n khác mà b n có th s d ng tr c khi b n th t s in. Các m cộ ụ ọ ạ ể ử ụ ướ ạ ậ ự ụ ch n này đ c tìm th y trong h p tho i Print nh trong hình 12 d i đây.ọ ượ ấ ộ ạ ư ướ Hình 12 Các m c ch n trong vi c in:ụ ọ ệ  N u k t n i t i nhi u máy in, b n có th ch n máy in nào đ inế ế ố ớ ề ạ ể ọ ể  Thi t l p các m c ch n máy inế ậ ụ ọ  Xác đ nh m t trang ho c nhi u trang đ inị ộ ặ ề ể  Xác đ nh s l ng b n in raị ố ượ ả Trang 46 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Trang 47 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Ch ng 9. T đ ng hoá Word b ng cách s d ng Macroươ ự ộ ằ ử ụ 9.1. Gi i thi u chungớ ệ Ta có th t đ ng hoá m t s tác v đ n gi n hay ph c t p trong Microsoftể ự ộ ộ ố ụ ơ ả ứ ạ Word b ng cách t o các Macro. M t Macro bao g m m t lo t các tác v c a Wordằ ạ ộ ồ ộ ạ ụ ủ và cho phép chúng ta thi hành các tác v đó b ng cách ch phát m t l nh. B ng cáchụ ằ ỉ ộ ệ ằ ghi l i Macro, ta có th ti t ki m đ c nhi u th i gian và làm cho Word d dùngạ ể ế ệ ượ ề ờ ễ h n. Khi t o Macro, đi u đó có nghĩa là b n đã t o cho Word m t ch c năng m i.ơ ạ ề ạ ạ ộ ứ ớ 9.1. Ghi Macro Khi ghi Macro, b n s l u l i nhi u l nh Word. Sau này b n có th th c hi nạ ẽ ư ạ ề ệ ạ ể ự ệ l i t t c các l nh đó b ng cách thi hành Macroạ ấ ả ệ ằ Đ ghi macro, ta làm nh sau:ể ư 1. Ch n Tools => Macro => Record New Macro hay nháy đúp lên t REC trênọ ừ thanh tr ng thái c a Wordạ ủ Word s m h p tho i Record Macro:ẽ ở ộ ạ 2. Th c hi n m t hay nhi u b c tuỳ ch n sau:ự ệ ộ ề ướ ọ a. Đ t tên cho macro trong m c Macro Name. Nên s d ng tên macro dặ ụ ử ụ ễ hi u và ng n g nể ắ ọ b. Ghi chú cho macro trong m c Description. B n ghi thêm các thông tinụ ạ chi ti t h n cho ph n ghi chú đóế ơ ầ c. Đ g n macro cho nút nh n trên thanh công c ho c l nh đ n, ta ch nể ắ ấ ụ ặ ệ ơ ọ Toolbar. Đ g n macro cho phím t t, ch n nút Keyboard. N u khôngể ắ ắ ọ ừ làm nh v y, b n thi hành macro b ng cách s d ng h p tho i Macrosư ậ ạ ằ ử ụ ộ ạ d. Theo ng m đ nh, macro m i s đ c l u trong khuôn m u Normal.ầ ị ớ ẽ ượ ư ẫ N u không, b n cõ th ch n tên khuôn m u trong danh sách Storeừ ạ ể ọ ẫ Macro đ macro ch ho t đ ng trong lo i tài li u đó.ể ỉ ạ ộ ạ ệ 3. Nh p lên nút OK đ b t đ u ghi l i macro. Khi Marco đang ghi, Word sắ ể ắ ầ ạ ẽ hi n th bi u t ng máy cát xét bên c nh con tr chu t và hi n th thanhể ị ể ượ ạ ỏ ộ ể ị công c Stop Recordingụ Trang 48 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 4. Th c hi n t t c các tác v b n mu n l u trong Marco. Cú ý, macro khôngự ệ ấ ả ụ ạ ố ư ghi l i nh ng s ki n chu t. N u mu n t m d ng ghi các tác v ch n nútạ ữ ự ệ ộ ế ố ạ ừ ụ ọ Pause Recording 5. Nh n nút Stop recording đ k t thúc vi c ghi các l nh.ấ ể ế ệ ệ 9.3. Qu n lý các Macroả - Thay đôi ghi chú, xoá macro hay thay đ i n i dung macro:̉ ổ ộ 1. Ch n Tools => Macro hay nh n t h p ALT + F8ọ ấ ổ ợ 2. Ch n macro t danh sách Macro Nameọ ừ 3. Th c hi n các đi u ch nh t ng ng v i các nút l nhự ệ ề ỉ ươ ứ ớ ệ 9.4. Thi hành Macro - N u đã g n macro cho thanh công c hay nút nh n Toolbars thì thi hành maroế ắ ụ ấ b ng cách nháy đúp lên nút nh n, ch n l nh ho c nh n t h p phím đã đ tằ ấ ọ ệ ặ ấ ổ ợ ặ - N u không ta th c hi n b ng cách:ế ự ệ ằ 1. Ch n Tools => Macroọ 2. Trong danh sách Macro In, ch n All Active Templates And Documents hayọ tên khuôn m u ch a Marcoẫ ứ 3. Ch n macro t danh sách Macro Name.ọ ừ 4. Ch n nút Runọ  Th n tr ng khi s d ng các macro ngu n g c không rõ ràng, chúng có th gây raậ ọ ử ụ ồ ố ể nh ng h u qu khôn l ng, vì đó có th là macro Virut. May thay, Word cũng có khữ ậ ả ườ ể ả năng nh n biêt đ c các macro virut.ậ ượ Trang 49 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Phân IÌ . Microsoft Excel Trang 50 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ Excel là m t ph n m m chuyên dùng cho công tác, k toán, văn phòng trên môi tr ngộ ầ ề ế ườ Windows có các đ c tính và ng d ng tiêu bi u sau:ặ ứ ụ ể - Th c hi n đ c nhi u phép tính t đ n gi n đ n ph c t p.ự ệ ượ ề ừ ơ ả ế ứ ạ - T ch c và l u tr thông tin d i d ng b ng nh b ng l ng, b ng k toán, b ng thanhổ ứ ư ữ ướ ạ ả ư ả ươ ả ế ả toán, b ng th ng kê, b ng d toán ...ả ố ả ự - Khi có thay đ i d li u, b ng tính t đ ng tính toán l i theo s li u m i.ổ ữ ệ ả ự ộ ạ ố ệ ớ Thao tác trên b ng tính có th t o ra các báo cáo t ng h p ho c phân tích có kèm theo cácả ể ạ ổ ợ ặ bi u đ , hình v minh ho ...ể ồ ẽ ạ Trang 51 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ CH NG I: GI I THIÊU CHUNG VÊ MICROSOFT EXCELƯƠ Ớ ̣ ̀ 1.1. Gi i thi u màn hình giao di n c a excel (Excel 97)ớ ệ ệ ủ 1.1.1. Kh i đ ng Excelở ộ Đ kh i đ ng Excel, nh p lên nút nh n Start trên thanh công vi c, tr vào th m cể ở ộ ắ ấ ệ ỏ ư ụ Programs r i nh p lên bi u t ng ch ng trình ồ ắ ể ượ ươ . Ho c Excel, nh p lên nút nh n Start trên thanh công vi c, tr vào th m c Programs r i ch nặ ắ ấ ệ ỏ ư ụ ồ ọ Run ⇒ Browse ⇒ Program Files ⇒ ch n bi u t ng ọ ể ượ 1.1.2. Thoát kh i Excelỏ Khi c n thoát kh i Excel, b n ch n m t trong nh ng cách th c hi n sau:ầ ỏ ạ ọ ộ ữ ự ệ * Ch n l nh: [Menu] File ch n Exit.ọ ệ ọ * Nh n phím Alt+F4.ấ * Double Click trên nút đi u khi n c a s MS - Excelề ể ử ổ . L u ýư : *Khi d li u trên nh ng b ng tính trong Workbook ch a đ c l u vào t p tin thì Excelữ ệ ữ ả ư ượ ư ậ s xu t hi n thông báo:ẽ ấ ệ Ch n nút:ọ Yes: Khi c n l u d li u trên b ng tính vào m t t p tin Workbook. ầ ư ữ ệ ả ộ ậ No: Khi không c n l u d li u trên nh ng b ng tính.ầ ư ữ ệ ữ ả Cancel: hu b l nh thoát, đóng h p thông báo và tr v màn hình b ng tính.ỷ ỏ ệ ộ ở ề ả Help: Xem ph n giúp đ v các nút l nh trong h p đ i tho i.ầ ỡ ề ệ ộ ố ạ 1.1.3. Gi i thi u màn hình giao di n c a Excel (Excel 97)ớ ệ ệ ủ Trang 52 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ 1.1.4. C a s ng d ng Excel. (Excel Windows)ử ổ ứ ụ C a s ng d ng Excel g m có nh ng thành ph n chính nh sau:ử ố ứ ụ ồ ữ ầ ư a) Thanh tiêu đ (Title bar)ề : G m nút đi u khi n (Control), tiêu đ Microsoftồ ề ể ề Excel, và nh ng nút: c c ti u hoá(Minimize), c c đ i hoá (Maximize), ph c h iữ ự ể ự ạ ụ ồ (Restore). b) Thanh menu l nh (Menu bar)ệ : G m 9 nhóm m c l nh chính c a ch ngồ ụ ệ ủ ươ trình Excel. c) Thanh nút l nh (Toolbar)ệ : Hi n th hai nút l nh: Standard Toolbar vàể ị ệ Formatting Toolbar. Trên m i thanh ch a m t s nút l nh tiêu bi u cho nh ng nútỗ ứ ộ ố ệ ể ữ l nh thông d ng c a Excel.ệ ụ ủ d) Thanh công th c (Formula Bar)ứ : Hi n th h p tên, to đ ô, nút hu b , nútể ị ộ ạ ộ ỷ ỏ l a ch n, nút hàm, n i dung d li u trong ô hi n hành (ô có khung vi n bao quanhự ọ ộ ữ ệ ệ ề trong b ng tính).ả e) C a s b ng tính(Worksheet Windows)ử ổ ả f) Thanh tình tr ng (Status bar)ạ : hi n th các ch đ ho t đ ng c a excel.ể ị ế ộ ạ ộ ủ 1.1.5. C a s b ng tính Excel (Excel Worksheet Windows)ử ổ ả Là khu v c gi a thanh công th c và thanh tình tr ng. C a s ng d ng Excelự ở ữ ứ ạ ử ổ ứ ụ g m có nh ng thành ph n chính nh sau:ồ ữ ầ ư a) Thanh tiêu đ (Title bar):ề g m Menu đi u khi n (control Menu), tên t p tinồ ề ể ậ workbook hi n hành và các nút Minimize, Maximize, Restore.ệ b) Đ ng vi n ngang (Column Border):ườ ề Ghi kí hi u t ng c t theo th t ch cáiệ ừ ộ ứ ự ữ (t trái sang ph i b t đ u t A đ n IV). Nút phía ngoài cùng bên trái là nút l a ch nừ ả ắ ầ ừ ế ự ọ toàn b b ng tính (select All).ộ ả c) Đ ng vi n d c (Row border):ườ ề ọ Ghi s th t c a t ng dòng (t trên xu ng d iố ứ ự ủ ừ ừ ố ướ b t đ u t 1 đ n 16384).ắ ầ ừ ế Trang 53 Bar Menu Bar Title Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ d) Màn hình (khu v c) b ng tính (Windows):ự ả hi n th m t ph m vi nh c a b ngể ị ộ ạ ỏ ủ ả tính (thông th ng là m t c t 20 dòng) v i nh ng đ ng k l i (Gridlines) phânườ ộ ộ ớ ữ ườ ẻ ướ cách gi a các ô.ữ e) Ô hi n hành (Active Cell) ho c ô l a ch n (Selected cell):ệ ặ ự ọ là m t ô trong b ngộ ả tính có khung sáng vi n quanh và có m t móc vuông nh c nh d i bên ph i dùngề ộ ỏ ở ạ ướ ả để ch ô hi n hành. To đ c a ô hi n hành đ c hi n th trong h p tên trên thanhỉ ệ ạ ộ ủ ệ ượ ể ị ộ công c .ụ f) Thanh cu n d c/ngang (Scroll bar):ố ọ là hai thanh c nh vi n bên ph i và phía d iạ ề ả ướ bên ph i c a c a s Workbook. Trên thanh có ch a m t h p cu n (Scroll box) và haiả ủ ử ố ứ ộ ộ ố nút mũi tên (dùng đ di chuy nể ể đ n nh ng khu v c khác c a b ng tính khi s d ngế ữ ự ủ ả ử ụ thi t b mouse). Phía trên và bên ph i c a hai thanh cu n là khung phân tách (Splitế ị ả ủ ố box) c a s .ử ổ g) Thanh th c trên b ng tính(Sheet tabs):ướ ả hi n th m t s tên c a nh ng b ngể ị ộ ố ủ ữ ả tính có trong Workbook khi ch a đ t tên b ng tính thì Excel s t đ t tên là Sheet #)ư ặ ả ẽ ự ặ bên trái là nh ng nút di chuy n ữ ể Tab (Tab Scrolling), bên ph i là khung phân tách (Tab Split),ả L u ýư : Sau khi kh i đ ng , Excel s t đ ng m m t t p tin Workbook m i trongở ộ ẽ ự ộ ở ộ ậ ớ c a s này và đ t ử ố ặ tên là BOOK#(# là nh ng s th t t ng ng v i s l n m b ng tính).ữ ố ứ ự ươ ứ ớ ố ầ ở ả 1.2. C u trúc b ng tínhấ ả  S tay(Workbook):ổ m t Workbook g m t 1 đ n 255 sheet riêng bi t (th ng sộ ồ ừ ế ệ ườ ố m c nhiên là 16 sheet). T p tin Workbook th ng dùng đ t p h p nh ng lo iặ ậ ườ ể ậ ợ ữ ạ b ng tính d li u, đ th , macro, ... có liên h v i nhau. Excel không gi i h n sả ữ ệ ồ ị ệ ớ ớ ạ ố l ng t p tin Workbook đ c m nh ng ph thu c vào b nh c a máy.ượ ậ ượ ở ư ụ ộ ộ ớ ủ  B ng tính (Sheet):ả m t b ng tính có trên 4 tri u ô d li u, dùng đ nh p d li uộ ả ệ ữ ệ ể ậ ữ ệ và th c hi n nh ng yêu c u v tính toán , t o bi u m u, qu n lý và khai thác cự ệ ữ ầ ề ạ ể ẫ ả ơ s d li u...M i b ng tính đ c đ t tên là Sheet ở ữ ệ ỗ ả ượ ặ # (# là s th t ) ho c m t tênố ứ ự ặ ộ g i c th .ọ ụ ể  C t (columns):ộ C t là m t t p h p c a nh ng ô trong b ng tính theo chi u d c.ộ ộ ậ ợ ủ ữ ả ề ọ Đ r ng c t m c nhiên là 9 ký t (có th thay đ i tr s này t 0 đ n 255 ký t ).ộ ộ ộ ặ ự ể ổ ị ố ừ ế ự Có t ng c ng 256 c t trong m t b ng tính, m i c t đ c gán ký hi u theo th tổ ộ ộ ộ ả ỗ ộ ượ ệ ứ ự ch cái ( b t đ u t A đ n Z, AA đ n AZ, BA đ n BZ, .... và k t thúc là IV).ữ ắ ầ ừ ế ế ế ế  Dòng (Rows): Dòng là m t t p h p c a nh ng ô theo b ng tính theo chi u ngang,ộ ậ ợ ủ ữ ả ề chi u cao dòng m c nhiên là 12.75 ch m đi m (có th thay đ i tr s này t 0 đ nề ặ ấ ể ể ổ ị ố ừ ế 409). Có t ng c ng ít nh t 16384 dòng trong 1 b ng tính, m i dòng đ c gán m tổ ộ ấ ả ỗ ượ ộ s th t (b t đ u t 1 đ n 16384...).ố ứ ự ắ ầ ừ ế  Ô (cell): Ô là giao đi m c a m t c t và m t dòng. Ô đ c xác đ nh b i m t toể ủ ộ ộ ộ ượ ị ở ộ ạ đ (đ a ch ) d a theo ký hi u c a c t và s th t c a dòng. ( Thí d : to đ A1 làộ ị ỉ ự ệ ủ ộ ố ứ ự ủ ụ ạ ộ ô đ u tiên trên b ng tính, to đ D5 là ô trên c t D và dòng 5). Ngoài ra, Excelầ ả ạ ộ ở ộ Trang 54 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ còn xác đ nh ô theo s th t c t và dòng (C#R# khi ch n thông s R1C1 trênị ố ứ ự ộ ọ ố ở h p tho i TAB VIEW trong l nh [MENU] TOOLS >OPTIONS.ộ ạ ệ • Vùng (Range): Vùng là m t t p h p c a nh ng ô k c n nhau và đ c xác đ nh b iộ ậ ợ ủ ữ ế ậ ượ ị ở to đ ô đ u (th ng là góc trên bên trái ) và to đ ô cu i (th ng là góc d iạ ộ ầ ườ ở ạ ộ ố ườ ở ướ bên ph i) c a vùng đó. Ngoài ra b n có th s d ng tên vùng (xem cách đ t và sả ủ ạ ể ử ụ ặ ử d ng tên vùng ph n sau) đ thay th cho ph m vi khai báo trong l nh th c hi n.ụ ở ầ ể ế ạ ệ ự ệ Vùng có khi là m t ô, m t nhóm ô ho c toàn b b ng tính. Trong Excel b n có thộ ộ ặ ộ ả ạ ể l a ch n và làm vi c v i nhi u vùng khác nhau cùng lúc.ự ọ ệ ớ ề 1.3. Các khái ni m c b nệ ơ ả 1.3.1. Di chuy n con trể ỏ a. ô hi n th i :ệ ờ T i m t th i đi m luôn t n t i con tr trong m t ôạ ộ ờ ể ồ ạ ỏ ộ trong b ng tính. T t c c các l nh nh nh p d li u, giá tr sau khi tínhả ấ ả ệ ư ậ ữ ệ ị toán... đ u đ c đ a vào ô này. ô này đ c g i là ô hi n th i c a b ngề ượ ư ượ ọ ệ ờ ủ ả tính. Đ di chuy n t ô này sang ô bên kia trên b ng tính, các b n th cể ể ừ ả ạ ự hi n nh sau:ệ ư b. Các phím di chuy n con trể ỏ Phím Ch c năngứ  Lên trên m t dòngộ  Xu ng d i m t dòngố ướ ộ  Sang ph i m t c tả ộ ộ  Sang trái m t c tộ ộ PgDn Xu ng d i m t trang ố ướ ộ PgUp Lên trên m t trang màn hìnhộ Alt+PgUp Sang trái m t trang màn hìnhộ Alt+PgDn Sang ph i m t trang màn hìnhả ộ Ctrl+Home V ô A1ề c. Di chuy n con tr v i l nh Go Toể ỏ ớ ệ Đ di chuy n nhanh chóng t i m t ô trên b ng tính, b n có th s d ng m c ch nể ể ớ ộ ả ạ ể ử ụ ụ ọ Go To trong b ng ch n Edit ho c n phím F5. Khi này h p tho i Go To xu t hi n,ả ọ ặ ấ ộ ạ ấ ệ trong khung Go To luôn ghi l i đ n m t ô đã đ c li t kê trong danh sách này, b nạ ế ộ ượ ệ ạ ch c n nh n chu t ch n nó. N u b n c n d ch chuy n đ n m t ô khác, b n hãy đ aỉ ầ ấ ộ ọ ế ạ ầ ị ể ế ộ ạ ư vào to đ trong khung Reference. Ví d nh B6.ạ ộ ụ ư 1.3.2. Các ki u d li u trong b ng tínhể ữ ệ ả 1. D li u d ng chu i (Text)ữ ệ ạ ỗ a) Quy cướ : Ph i đ c b t đ u b i:ả ượ ắ ầ ở Trang 55 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ * Các kí t ch t A đ n Z.ự ữ ừ ế * Các kí t canh biên nh sau: ',",^,\ự ư b) D ng th hi nạ ể ệ : Ph thu c vào chi u dài c a chu i d li u nh p vào trong ôụ ộ ề ủ ỗ ữ ệ ậ * Khi chi u dài c a chu i d li u nh h n ho c b ng v i đ r ng c a ôề ủ ỗ ữ ệ ỏ ơ ặ ằ ớ ộ ộ ủ - Chu i d li u nh p vào s đ c hi n th đ y đ và v trí ph thu c vào kí tỗ ữ ệ ậ ẽ ượ ể ị ầ ủ ị ụ ộ ự canh biên phía tr c d li u ( xem công d ng c a nh ng kí t canh biên ướ ữ ệ ụ ủ ữ ự ở ph n l u ý ).ầ ư - D ng m c nhiên c a Excel là canh chu i d li u v bên trái c a ô (V i kíạ ặ ủ ỗ ữ ệ ề ủ ớ t canh biên đ nh s n là d u' ).ự ị ẵ ấ *Khi chi u dài c a chu i d li u l n h n đ r ng c a ô và ề ủ ỗ ữ ệ ớ ơ ộ ộ ủ - N u nh ng ô lân c n bên ph i c a ô d li u còn tr ng thì chu i d li u nh pế ữ ậ ả ủ ữ ệ ố ỗ ữ ệ ậ vào s đ c hi n th đ y đ .ẽ ượ ể ị ầ ủ - N u nh ng ô lân c n bên ph i c a ô d li u đang ch a tr thì chu i d li uế ữ ậ ả ủ ữ ệ ứ ị ỗ ữ ệ nh p vào đ c hi n th cho đ n ph m vi c a ô ch a tr k c n .ậ ượ ể ị ế ạ ủ ứ ị ế ậ 2. D li u d ng s (Number)ữ ệ ạ ố a) Qui cướ : Ph i đ c b t đ u b i:ả ượ ắ ầ ở * Các ký t s t 0 đ n 9ự ố ừ ế * Các d u: +, -, (, .,$ấ b) D ng th hi nạ ể ệ : Ph thu c vào chi u dài c a chu i s nh p vào trong ôụ ộ ề ủ ỗ ố ậ * Khi chi u dài c a chu i s nh h n đ r ng c a ô thì d ng th c s m cề ủ ỗ ố ỏ ơ ộ ộ ủ ạ ứ ố ặ nhiên s là d ng bình th ng (General) và đ c canh v bên ph i c a ô.ẽ ạ ườ ượ ề ả ủ * Khi chi u dài c a chu i s l n h n ho c b ng đ r ng c a ô thì d ngề ủ ỗ ố ớ ơ ặ ằ ộ ộ ủ ạ Excel s t đ ng chuy n sang d ng KHKT (Scientific) ho c hi n th các d u # # #ẽ ự ộ ể ạ ặ ể ị ấ trong ô. L u ý:ư T d ng th c s bình th ng (General) nh p vào ô, b n có th thay đ i thànhừ ạ ứ ố ườ ậ ạ ể ổ nhi u d ng th c s khác nhau b i l nh: [Menu] Format >Cells, ch n Tab Number vàề ạ ứ ố ở ệ ọ l a ch n d ng th c trên khung Format Codes.ự ọ ạ ứ Đ có th hi n th đ y đ chu i s b che khu t, b n ch c n thay đ i để ể ể ị ầ ủ ỗ ố ị ấ ạ ỉ ầ ổ ộ r ng c t.ộ ộ B n có th nh p tr c ti p nh ng d u phân cách s hàng ngàn ho c d u ch m th pạ ể ậ ự ế ữ ấ ố ặ ấ ấ ậ phân. Khi trong chu i s nh p vào có ch a các kí t d u nh :+, -, /, ho c có nhi uỗ ố ậ ứ ự ấ ư ặ ề h n m t d u ch m th p phân thì Excel s t đ ng chuy n sang d ng chu i.ơ ộ ấ ấ ậ ẽ ự ộ ể ạ ỗ * B n có th thay đ i d ng th p và v trí c a chu i s b i nh ng nút l nhạ ể ổ ạ ấ ị ủ ỗ ố ớ ữ ệ trong Formatting Toolbar. * Khi nh p d li u d ng s vào b ng tính, b n nên s d ng h p phím s bênậ ữ ệ ạ ố ả ạ ử ụ ộ ố ph i.ả 3. D li u d ng công th c (Formulas)ữ ệ ạ ứ Trang 56 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ a) Quy c: Ph i đ c b t đ u b i các d u: = ho c + .ướ ả ượ ắ ầ ở ấ ặ b) D ng th hi n: Tr s k t qu c a công th c trong ô (công th c nh p vàoạ ể ệ ị ố ế ả ủ ứ ứ ậ ch đ c hi n th trên thanh công th c).ỉ ượ ể ị ứ L u ýư : * Trong thành ph n c a m t công th c có th g m có s , chu i (ph i đ cầ ủ ộ ứ ể ồ ố ỗ ả ượ trong c p nháy kép), ặ to đ ô tên vùng, các toán t , các lo i hàng (xem trong ch ng v hàm).ạ ộ ử ạ ươ ề * Các lo i toán t s d ng trong công th c:ạ ử ử ụ ứ - Toán t tính toán: + (c ng),- (Tr ), *(Nhân), / (Chia), ^(Lu th a), % (Ph nử ộ ừ ỹ ừ ầ trăm). Ví dụ Công th c ứ K t quế ả = 10+5*2 20.0 - Toán t liên k t: & (Liên k t chu i).ử ế ế ỗ Ví d :ụ Công th cứ K t quế ả = "Hà n i"&"là th đô"ộ ủ Hà n ilà th đôộ ủ = "Hà n i"&" "&"là th đô"ộ ủ Hà n i là th đôộ ủ - Toán t so sánh: = (B ng), (Không b ng), > (L n h n), >= (L n h n ho cử ằ ằ ớ ơ ớ ơ ặ b ng), <= (Nh h n ho c b ng).ằ ỏ ơ ặ ằ Ví d :ụ Công th cứ K t quế ả = A1>=25 TRUE (Khi A1>=125). =A2=65). * Đ u tiên c a toán t nh sau: trong bi u th c ( ), Lu th a Nhân/ Chia,ộ ư ủ ử ư ể ứ ỹ ừ C ng/ Tr ,...ộ ừ * Khi trong ph m vi các ô ghi trên công th c c n tính toán có ch a các d li uạ ứ ầ ứ ữ ệ d ng chu i, thì Excel s hi n th thông báo l i #VALUE!.ạ ỗ ẽ ể ị ỗ 4. D li u d ng ngày (Date), Gi (Time)ữ ệ ạ ờ * Quy c và d ng th hi n.ướ ạ ể ệ Nh p theo nh ng d ng th c sau:ậ ữ ạ ứ D ng th cạ ứ D ng th hi nạ ể ệ m/d/y 1/1/94 d-mmm-yy 1-Jan-94 d-mmm 1-Jan mmm-yy Jan-94 m/d/y h: mm 1/1/94 13:00 h: mm AM/PM 1: 00 PM h:mm:ss AM/PM 1: 00: 00 PM h: mm 13: 00 H: mm: ss 13: 00:01 Trang 57 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ L u ýư : * Ph i đ c nh p theo d ng th c MM/DD/YY (Theo thông s l a ch n trongả ượ ậ ạ ứ ố ự ọ Control panel c a Windows).ủ * Khi nh p không đúng theo nh ng d ng th c trên thì Excel t đ ng chuy nậ ữ ạ ứ ự ộ ể sang d ng chu i.ạ ỗ * Ngoài ra, b n có th nh p ngày, gi v i nh ng cách th c hi n sau:ạ ể ậ ờ ớ ữ ự ệ * Nh n phím: Ctrl-;(Nh p ngày h th ng hi n hành).ấ ậ ệ ố ệ * Nh n phím: Ctrl-Shift -; (Nh p gi h th ng vào ô hi n hành).ấ ậ ờ ệ ố ệ * Nh p hàm = Date (YY,MM,DD) hay hàm = time (hh, mm, ss), sau đó ch nậ ọ l nh: [menu] format > cells, ch n Tab number; và l a ch n d ng hi n th ngày.ệ ọ ự ọ ạ ể ị * Nh p tr s t ng ng v i th i gian (Excel b t đ u tính t 01/01/1901 t ngậ ị ố ươ ứ ớ ờ ắ ầ ừ ươ ng v i s 1) sau đó l a ch n d ng th hi n s b i l nh: [Menu] format > cells ch nứ ớ ố ự ọ ạ ể ệ ố ớ ệ ọ Tab number. * B n có th th c hi n tính toán v i nh ng d li u d ng ngày, gi .ạ ể ự ệ ớ ữ ữ ệ ạ ờ 1.3.3. Các lo i đ a ch : Có ba lo i ô đ a ch nh sau :ạ ị ỉ ạ ị ỉ ư a) Đ a ch t ng đ i (Relative address):ị ỉ ươ ố Đ a ch tham chi u có d ngị ỉ ế ạ (). Khi chép đ n vùng đích, đ a ch tham chi u c a vùng đíchn s thayộ ế ị ỉ ế ủ ẽ đ i theo nghĩa ph ng, chi u và kho ng cách. Ví d : A1ổ ươ ề ả ụ b) Đ a ch tuy t đ i (Absolute address):ị ỉ ệ ố Đ a ch tham chi u có d ngị ỉ ế ạ $$. Khi chép đ n vùng đích, đ a ch tham chi u c a vùng đích s giộ ế ị ỉ ế ủ ẽ ữ nguyên gi ng nh vùng ngu n. Ví d : $A$1ố ư ồ ụ c) Đ a ch h n h p ($A1 ho c A$1):ị ỉ ỗ ợ ặ k t h p c hai lo i đ a ch trên, có d ngế ợ ả ạ ị ỉ ạ $ ho c $.ộ ặ ộ L u ýư : To đ ô ghi trong công th c đ c c đ nh không thay đ i khi sao chép đ nạ ộ ứ ượ ố ị ổ ế v trí m i .ị ớ Thí d : công th c trong ô C5 là : $A$5+$B$5 ụ ứ khi sao chép đ n ô C6 là : $A$5+$B$5 ế ♦ Cách t o đ a ch tuy t đ i:ạ ị ỉ ệ ố Ch n m t trong hai cách th c hi n sau:ọ ộ ự ệ a) Nh p tr c ti p t bàn phím d u $ phía tr c kí hi u c t hay s th t dòngậ ự ế ừ ấ ướ ệ ộ ố ứ ự c a to đ ô c n th c hi n.ủ ạ ộ ầ ự ệ b) Nh p (ho c di chuy n đi m nháy) vào to đ ô c n th c hi n trên thanhậ ặ ể ể ạ ộ ầ ự ệ công th c, sau đó nh n phím F4 đ Excel t đ ng thêm d u $ vào to đ ô.ứ ấ ể ự ộ ấ ạ ộ F4 F4 F4 F4 Ví d : A1 ụ → $A$1 → A$1 → $A1 → A1 Trang 58 Tin h c văn phòngọ Biên so n: Khoa Công ngh thông tinạ ệ CH NG II: CAC THAO TAC V I TÊP BANG TINHƯƠ ́ ́ Ớ ̣ ̉ ́ 2.1. L u tr t p trên đĩaư ữ ệ 2.1.1. M t p đã có tên trên đĩa, t o t p, b o v t pở ệ ạ ệ ả ệ ệ a. M t p:ở ệ Vào th c đ n File\Open ho c bi u t ng trên thanh Standardự ơ ặ ể ượ Toolbar và ch n t p c n m .ọ ệ ầ ở b. T o m t t p m i:ạ ộ ệ ớ Vào th c đ n File\New ho c bi u t ng trên thanhự ơ ặ ể ượ Standard Toolbar c. Đóng m t t p:ộ ệ Vào th c đ n File\Close ho c ch n bi u t ng ự ơ ặ ọ ể ượ  trên màn hình. d. B o v t p:ả ệ ệ   - B o v hoàn toàn: trong tr ng h p này, b n ch có th m b ng tínhả ệ ườ ợ ạ ỉ ể ở ả khi b n tr l i đúng m t kh u đã đ a ra.ạ ả ờ ậ ẩ ư - B o v h n ch : Khi thi t l p ch đ này, b t kỳ ai cũng có th mả ệ ạ ế ế ậ ế ộ ấ ể ở b ng tính nh ng ch trong ch đ ch đ c. Đ thi t l p ch đ b o v cho m t b ngả ư ỉ ế ộ ỉ ọ ể ế ậ ế ộ ả ệ ộ ả tính hi n th i (đang làm vi c), b n vào b ng ch n File, ch n Save As... ệ ờ ệ ạ ả ọ ọ  ch n m cọ ụ ch n Options, m t h p tho i xu t hi n. ý nghĩa c a các m c nh sau:ọ ộ ộ ạ ấ ệ ủ ụ ư (-) Protection Password: khung này đ đ a m t kh u vào b ng tính. Đây làể ư ậ ẩ ả ch đ b o v hoàn toàn. M t kh u có th dài 15 ký t có phân bi t ch hoa, chế ộ ả ệ ậ ẩ ể ự ệ ữ ữ th ng, khi b n đã đ a m t kh u vào khung trên, Excel còn cho xu t hi n ti p h iườ ạ ư ậ ẩ ấ ệ ế ộ tho i Confirm Password, yêu c u b n kh ng đ nh m t l n n a m t kh u c a mìnhạ ầ ạ ẳ ị ộ ầ ữ ậ ẩ ủ (-) Write Revervation Password: khung này đ b n đ a m t kh u cho ch để ạ ư ậ ẩ ế ộ b o v h n ch , h i tho i Confirm Password ti p t c xu t hi n đ yêu c u b nả ệ ạ ế ộ ạ ế ụ ấ ệ ể ầ ạ kh ng đ nh m t l n n a m t kh u nh tr ng h p trên.ẳ ị ộ ầ ữ ậ ẩ ư ườ ợ (-) Nút Read-Only Recommended: N u ch n nút này thì ngay c trong tru ngế ọ ả ờ h p b n tr l i đúng m t kh u cho ch đ b o v hoàn toàn thì b ng tính mà b n đãợ ạ ả ờ ậ ẩ ế ộ ả ệ ả ạ m đ c cũng ch trong ch đ ch đ c.ở ượ ỉ ế ộ ỉ ọ c. Đ t m t kh u b o v cho m t trang b ng tínhặ ậ ẩ ả ệ ộ ả Đ b o v trang b ng tính hi n hành, t th c đ n Tools ch n ể ả ệ ả ệ ừ ự ơ ọ ⇒ Protection ⇒ Pr