Giáo trình Soạn thảo văn bản (Phần 1)

Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN 1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa chung nhất, văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền chùa; chúc thư, văn khế; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu...ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản. Trong lịch sử nhân loại, quản lý được thực hiện không chỉ qua truyền khẩu mà còn thông qua phương tiện ngôn ngữ mà hình thức cao nhất là văn bản. Từ khi Nhà nước xuất hiện thì văn bản được sử dụng như một công cụ quản lý và điều hành xã hội. Lúc này văn bản thể hiện ý chí và quyền lực của giai cấp thống trị. Thật vậy, dù là sơ khai, Nhà nước cũng vẫn phải ghi lại những hoạt động, truyền đạt các mệnh lệnh, liên hệ từ trên xuống dưới hay yêu cầu báo cáo từ dưới lên trên hay giữa quốc gia này với quốc gia khác. và toàn bộ những việc đó được thực hiện thông qua phương tiện chính là văn bản. Với ý nghĩa đó, văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt (bằng ngôn ngữ viết) ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành vi nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo. 2. Chức năng của văn bản Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác nhau. Văn bản có các chức năng chủ yếu sau: 2.1. Chức năng thông tin Để thực hiện việc điều hành, quản lý đất nước theo những mục tiêu đã định trước, các cấp, các ngành phải sử dụng hệ thống các loại văn bản. Hệ thống văn bản đó chứa đựng những thông tin và được truyền đạt cho cấp dưới. Các cấp dưới lại phản ánh hay phản hồi những hoạt động của mình bằng những loại văn bản nhất định. Các cơ quan cấp trên thu nhận, xử lý các nguồn thông tin của cấp dưới để rồi lại đưa ra các văn bản chứa đựng những thông tin khác để truyền đạt cho cấp dưới. Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin, giữa các cấp, các ngành, các cá nhân, đơn vị, cơ quan tổ chức kinh tế xã hội đã xuất hiện các mối quan hệ trên nhiều mặt cần phải giải quyết. Những cơ quan, tổ chức kinh tế xã Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 hội đó lại trao đổi thông tin lẫn nhau để cùng nhau giải quyết, để cùng nhau tồn tại và phát triển. Trong quản lý, giao dịch và kinh doanh, văn bản là phương tiện hết sức quan trọng để điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Trên thực tế, người lãnh đạo ở bất cứ cấp nào cũng là người chịu trách nhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh vực hay cơ quan mà mình phụ trách trên cơ sở của những chức trách và thẩm quyền được giao. Như vậy cùng một lúc họ vừa phải thu nhận mọi thông tin của cấp trên, cấp dưới, của đối tác; vừa phải có trách nhiệm báo cáo chuyển thông tin của mình đến các cấp, các ngành và đến các đối tác; nghĩa là phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi đó chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống văn bản. Qua văn bản, các chủ trương, chính sách, các quy định, các thỏa thuận... được chuyển đến đối tượng tác động. Vì vậy với cơ quan ra văn bản, đó là sự chuyển tải, truyền đạt thông tin, còn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thông tin. 2.2.Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện trong nội dung các văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp tồn tại trong xã hội Nội dung trong văn bản chính là những phát ngôn chính thức của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Vì vậy, để quán triệt và nâng cao tính pháp lý của văn bản, để văn bản thực sự là công cụ sắc bén thì việc soạn thảo văn bản cần chú ý đến những vấn đề sau: - Văn bản phải đúng thể thức theo quy định thống nhất chung được thể hiện trong văn bản chuẩn của Nhà nước. - Ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền. Theo quy định chung, mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội đều có những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nhất định. Pháp luật thừa nhận thẩm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ quan, mỗi cấp, mỗi ngành. - Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan cấp trên. Hay nói cách khác là phải đảm bảo tính thống nhất. 2.3. Chức năng quản lý và điều hành Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định quản lý. Quản lý là hệ thống các biện pháp nhằm điều khiển hoạt động của một đối tượng nào đó theo những mục tiêu đã định trước, trên cơ sở tính toán đầy đủ những điều kiện, những nhân tố ảnh hưởng nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Hệ thống các biện pháp đó chủ yếu được chuyển tải và truyền đạt thông tin qua hệ thống Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 văn bản. Ở bất ký quốc gia nào, Nhà nước cũng đều quản lý đất nước thông qua hệ thống văn bản. Hệ thống văn bản luôn chứa đựng những chuẩn mực và giá trị xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn của lịch sử. Mọi chủ thể của xã hội, để thực hiện việc quản lý trong phạm vi đảm nhiệm của mình đều cần phải thông qua hệ thống văn bản Văn bản quản lý là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác thuộc bộ máy nhà nước nói chung. 2.4. Chức năng văn hóa-xã hội và sử liệu Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức...Tòan bộ hoạt động, tri thức hay kinh nghiệm của con người, của xã hội đều được thể hiện ở hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản, chủ thể ban hành có thể đưa vào đó các yếu tố văn hóa, các giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân, có thể đưa vào văn bản những kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao ý thức và sự hiểu biết pháp luật của nhân dân, hướng cách xử sự của mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp với các quy định của pháp luật và phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc. Chức năng sử liệu của văn bản được thể hiện ở chỗ, chúng phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống, xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản, người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội của thời điểm ban hành văn bản. Qua nghiên cứu hệ thống văn bản, ta có thể thu lượm được nhiều thông tin hữu ích nếu đứng trên giác độ sử liệu. Nó phản ánh mọi hoạt động của một xã hội hay của từng cơ quan, đơn vị qua các mốc thời gian một cách trọn vẹn, không hề bị thêm bớt hay bóp méo. Vì vậy, khi nghiên cứu lịch sử, người ta cần phải dựa vào hệ thống văn bản. 3. Vai trò của văn bản 3.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan Trước hết thông qua văn bản có thể thu nhập được rất nhiều loại thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đó là các thông tin về: - Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan và đơn vị - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau. - Tình hình đối tượng bị quản lý ; sự biến động của các cơ quan, đơn vị ; chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị - Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v.. 3.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa hình thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Hơn thế nữa các đối tượng bị quản lý cũng phải nhận thấy được khả năng và có thể phát huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý . 3.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Công tác này sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản. Phương tiện này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải có tổ chức một cách khoa học. Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực Để kiểm tra có hiệu quả và cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương tiện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó. Ở những mức độ khác nhau, cả hai phương tiện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan. Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có hiệu quả. 3.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật. Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước. Các hệ thống văn bản một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý hành chính nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng. Khi xây dựng và ban hành các văn bản cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành thực tế, chứ không thể mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước. II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN Hệ thống văn bản rất phong phú, phức tạp cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lý chúng cho thích hợp. Có một số cách phân loại cơ bản sau: 1. Phân loại theo loại hình quản lý 1.1 Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: a) Văn bản luật: - Hiến pháp: (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật có bổ sung hay sửa đổi Hiếp pháp): là loại văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơ bản của Nhà nước như: hình thức và bản chất của nhà nước; chế độ chính trị, chế độ kinh tế; chế độ văn hóa và xã hội; quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan nhà nước. Hiến pháp là bộ luật cơ bản của Nhà nước, là cơ sở, căn cứ để hình thành hệ thống pháp luật hoàn chỉnh - Luật, bộ luật: Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm cụ thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước. b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật: - Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, UBTVQH ban hành để ghi lại và truyền đạt những kết Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp... -Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, sau luật do UBTVQH ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa có luật điều chỉnh. - Lệnh của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật do Chủ tịch nước ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định. c) Văn bản dưới luật lập quy ( văn bản pháp quy) - Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, HĐND các cấp; - Nghị định của Chính phủ; - Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp; - Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp; - Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội 1.2. Văn bản quản lý hành chính: Văn bản quản lý hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lý, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh... Văn bản quản lý hành chính gồm những loại chủ yếu sau: - Công văn - Thông báo - Thông cáo - Báo cáo - Biên bản Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Tờ trình - Công điện - Phiếu gửi - Giấy giới thiệu - Giấy đi đường... 1.3. Văn bản phải chuyển đổi Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một văn bản khác. Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ... 2. Theo đặc trưng nội dung 2.1. Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: là các văn bản của các tổ chức đảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội... 2.2. Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận kinh tế, dự án đầu tư... 2.3. Văn bản kỹ thuật: là những văn bản có tính kỹ thuật thuần túy như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật... 2.4. Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối huệ thư... Ngoài ra còn có các văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng... 3. Phân loại theo kỹ thuật chế tác 3.1. Văn bản giấy Đó là những văn bản được soạn thảo trên chất liệu giấy thông thường. Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kỹ nghệ giấy và in ấn. 3.2. Văn bản điện tử Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử. Loại văn bản này xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng. Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử dụng. III. HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN 1. Hình thức của văn bản Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Tùy theo thể loại và nội dung văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 02/2006/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002. Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thông tư: theo mục, khoản, điểm Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm. Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản lý đặt ra cho người soạn thảo văn bản nhiệm vụ là: phải sắp xếp, bố cục các phần văn bản một cách khoa học và logic; sử dụng ngôn ngữ và văn phạm để phản ánh ý chí của Nhà nước được trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý Nhà nước. Những yêu cầu về hình thức của văn bản quản lý là tùy theo từng loại văn bản mà tìm cách kết cấu theo từng chủ đề hay thể loại hợp lý. Thông thường những văn bản như điều lệ, quyết định, hợp đồng... được viết dưới dạng điều khoản, còn đa phần thì các loại văn bản khác được viết dưới dạng văn xuôi. Viết dưới dạng văn xuôi, đòi hỏi phải biết cách bố cục theo trình tự lôgíc từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng là kết thúc vấn đề... Trong văn bản quản lý phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành. Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Khi soạn thảo văn bản cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho từng đoạn. Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên, các chữ cái (theo vần a, b, c) hoặc có thể chỉ dùng nguyên các chữ số tự nhiên như: (1.); (1.1); (1.1.2.); ...để phân biệt các đoạn. Các phần nhỏ trực thuộc thì ghi lùi sâu vào trong để làm nổi bật các thông tin chính của văn bản. Những thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đồ thị để trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp và dễ hiểu hơn. Cần gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó. Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cần nhấn mạnh... 2. Nội dung của văn bản Nội dung của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.; - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Tùy theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm rõ những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra. Cần phải viết sao cho nội dung của văn bản phản ánh được những vấn đề cơ bản sau đây: Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 2.1. Tính mục đích: Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối chính sách của Đảng, và Nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý. Nó phải là sự cụ thể hóa các văn bản của cấp trên vào giải quyết những vấn đề quản lý cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời. Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở việc phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị. 2.2. Tính khoa học Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: - Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. - Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải xử lý và đảm bảo chính xác. - Bảo đảm sự logic về mặt nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. - Đảm bảo yêu cầu về thể thức - Sử dụng ngôn ngữ pháp luật - hành chính chuẩn mực. 2.3. Tính đại chúng Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, trong đó phần lớn là trình độ học vấn thấp, do đó văn bản phải có nội dung dề hiểu, dễ nhớ phù hợp với sự nhận thức, trình độ dân trí của nhân dân. Tính phổ thông, đại chúng của văn bản giúp cho nhân dân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác nội dung của cơ quan ban hành để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp luật. Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản. Tính nhân dân của văn bản đảm bảo cho nhà nước thực sự là công cụ sắc bén để nhân dân lao động làm chủ đất nước, làm chủ xã hội. 2.4. Tính quy phạm Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn đề có tính quy phạm. Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản. Một văn bản mà nội dung có tính quy phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể cần tác động), trong trường hợp đó thì chủ thể phải Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện được thì sẽ bị xử lý như thế nào? (chế tài). Trên thực tế, không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản mang tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thì tính quy phạm mới thể hiện rõ. 2.5. Tính khả thi Tính khả thi là yêu cầu đối với văn bản, để văn bản mang tính khả thi cần có các điều kiện sau: - Nội dung văn bản đưa ra phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành - Nội dung của văn bản phải phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội hiện tại, có như vậy mới có thể thực hiện được trong thực tế. IV. Ý NGHĨA CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN. 1. Soạn thảo văn bản là sự thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức Mỗi cơ quan trong hệ thống bộ máy quản lý đều có những chức năng nhiệm vụ, quyền hạn xác định. Chúng hoạt động trong các phạm vi khác nhau. Có cơ quan nghiên cứu, cơ quan đào tạo, cơ quan kinh doanh, xí nghiệp sản xuất. Có cơ quan hoạt động ở trong nước, có cơ quan chỉ có quyền lực trong một phạm vi hẹp như một quận, một phường, v.v. Soạn thảo văn bản cần thể hiện những yếu tố trên. Điều đó sẽ làm cho các loại văn bản trở nên thiết thực. Một văn bản soạn thảo không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ hoặc vượt quyền hạn cho phép sẽ không có giá trị thực hiện. Nói một cách khác, văn bản quản lý chỉ có hiệu lực pháp lý trong phạm vi thẩm quyền quản lý, lãnh đạo của cơ quan được ban hành. Xét một cách tổng thể, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành là thể hiện quyền lực chung của bộ máy quản lý. Các cá nhân hoạt động trong các cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức khác nhau, các công dân nói chung đều có trách nhiệm thực hiện các văn bản có liên quan đến hoạt động của mình, trừ những văn bản không hợp thức. 2. Soạn thảo văn bản là sự phản ánh mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống bộ máy quản lý nhà nước, thể hiện quan hệ giữa Nhà nước với nhân dân, giữa Đảng với Nhà nước và các tổ chức khác. Trong hệ thống bộ máy quản lý nói chung, mỗi cơ quan đều có một vị trí nhất định. Quan hệ giữa các cơ quan đó được xác định chính bằng các văn bản. Đồng thời, qua các văn bản đã được một cơ quan này hay một cơ quan khác soạn thảo, sử dụng ta có thể biết được cơ quan đó có một vị trí như thế nào trong Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 toàn bộ hoạt động của bộ máy nói chung. Văn bản của cơ quan đó cũng cho thấy nó có quan hệ như thế nào với các cơ quan cùng hệ thống hoặc thuộc một hệ thống khác. Đối với nhân dân, văn bản của các cơ quan Nhà nước cho thấy quan hệ giữa nhà nước với nhân dân. Thái độ đối với quần chúng thể hiện rất rõ ràng qua các văn bản được soạn thảo ở các ngành, các cấp. Đồng thời, việc soạn thảo văn bản cũng cho thấy các cơ quan đã tạo điều kiện như thế nào để nhân dân tham gia vào hoạt động quản lý. Khi soạn thảo văn bản, điều quan trọng ở đây là không làm cho văn bản trở thành hàng rào ngăn cách hoạt động của các cơ quan nhà nước với nhân dân. 3. Soạn thảo văn bản là sự thể hiện nguyên tắc hoạt động, cách thức làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Sau khi được thành lập, các cơ quan đều hoạt động theo những nguyên tắc nhất định, được xác lập trong các văn bản quy phạm pháp luật. Đồng thời, mỗi cơ quan đều tìm kiếm và xây dựng cho mình những cách thức làm việc phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Chính cách thức làm việc quyết định sự thành bại và chất lượng hoạt động của cơ quan, xí nghiệp trong thực tế. Các văn bản do các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp soạn thảo và sử dụng trong quá trình hoạt động của mình phản ánh những nguyên tắc mà cơ quan phải tuân theo, những thay đổi trong thực tế và cách thức hoạt động của cơ quan đó lựa chọn. 4. Soạn thảo văn bản là sự phản ánh những kết quả mà cơ quan, tổ chức đã đạt được trong hoạt động thực tiễn. Văn bản gắn liền với công việc. Kết quả của công việc đại đa số trường hợp được ghi lại trên văn bản với nhiều mục đích khác nhau: để báo cáo với cấp trên, để truyền đạt cho các đơn vị, cơ quan cấp dưới, thông báo cho nhân dân, v.v.. Nói chung, công việc của cơ quan càng nhiều, càng phức tạp thì văn -bản được dùng càng nhiều, càng đa dạng. Ngược lại, văn bản luôn luôn cho thấy khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời gian. Bởi vậy, người soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm để đảm bảo cho văn bản mang tính khách quan trong việc phản ánh kết quả hoạt động của cơ quan mình. V. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất. 1. Định hướng quá trình soạn thảo văn bản 1.1. Định hướng pháp lý Điều này có nghĩa là phải xác định bước đi nào là tất yếu trong việc soạn thảo văn bản để đảm bảo tính pháp lý cần thiết của nó. Để định hướng được về mặt pháp lý khi soạn thảo văn bản cần trả lời rõ ràng các câu hỏi sau đây: - Đây là văn bản có tính quy phạm pháp luật hay văn bản thông thường? - Ai đảm bảo cho văn bản soạn thảo có tính pháp lý tương ứng? Quyền hạn ban hành có hợp lý không? - Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng đến (hay làm mất) hiệu lực pháp lý cần có của văn bản? - Trật tự pháp lý trong văn bản được xác định như thế nào? - Các quan hệ nào giữa cơ quan ban hành văn bản và các cơ quan khác có ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản? - Có mâu thuẫn giữa văn bản chuẩn bị ban hành với các văn bản khác đã ban hành trước đó không? Bước đi nào có khả năng cho phép khắc phục các mâu thuẫn đó, nếu có? 1.2. Định hướng ứng dụng Theo định hướng này, để xác định quy trình soạn thảo văn bản nói chung cần làm sáng tỏ các vấn đề về mục tiêu của văn bản, phạm vi ứng dụng, mức độ và yêu cầu giải quyết công việc. Có thể dựa vào các câu hỏi sau để làm sáng tỏ định hướng này: - Ai sẽ phải thực hiện văn bản sắp ban hành? Phạm vi ban hành văn bản đến đâu? - Ai (hay đơn vị nào) có liên quan và mức độ liên quan đối với văn bản? - Ai có trách nhiệm kiểm tra thực hiện các văn bản? Khả năng điều chỉnh các sai lầm? - Các quan hệ có thể xuất hiện trong quá trình thực hiện văn bản? Khi định hướng ứng dụng được xác định rõ ràng thì tính thiết thực của văn bản sẽ được nâng cao. 1.3. Định hướng tổ chức Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Điều này có nghĩa là khi xác định quy trình biên soạn văn bản cần làm sáng tỏ cách tổ chức xây dựng văn bản theo cơ cấu nào cho phù hợp để có thể dảm bảo chất lượng của việc soạn thảo. Các câu hỏi có thể sử dụng để xem xét định hướng là: - Tổ chức thu thập thông tin như thế nào cho mỗi văn bản? - Tổ chức trao đổi các quan điểm, các chủ trương như thế nào để đảm bảo văn bản được xây dựng phản ánh chính xác ý đồ chung và không mang tính chất quan liêu? - Tổ chức xây dựng và duyệt văn bản như thế nào cho hợp lý để vừa tránh nặng nề lại vừa chặt chẽ, không chồng chéo lẫn nhau? Những định hướng trên đây hết sức quan trọng khi xác lập quy trình soạn thảo văn bản. Chúng cho phép người soạn thảo văn bản hình dung được các bước cần phải làm và lý giải việc bỏ qua một khâu này hay một khâu khác khi xây dựng một văn bản cụ thể. 2. Xác lập quy trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản cần phải đảm bảo qua các bước sau đây: 2.1. Giai đoạn chuẩn bị Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản. Trên cơ sở đó ta mới có thể xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội dung văn bản thích hợp. Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho viết văn bản. Mặt khác, cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp. 2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan trọng. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý văn bản... Việc soạn thảo một đề cương thông thường bao gồm những bước công việc sau: Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành. Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày. - Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết. Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng. 2.3. Giai đoạn viết thành văn bản Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống nhất. Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả... 2.4. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản mà thường là các bộ phận chức năng tham mưu hay thư ký giúp việc. Người có trách nhiệm ký văn bản cần phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký. Ký và đóng dấu thường là đi đôi với nhau theo nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau. Riêng về phần lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình thì phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc phải có sự tham khảo ý kiến của nhiều người có liên quan trình người phụ trách để nhận những ý kiến đóng góp. 3. Thể thức văn bản 3.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành. 3.2. Các thành phần của văn bản a) Quốc hiệu Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia. Từ ngày 12/10/1945 là: Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Từ ngày 12/8/1976 là: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng, trang đầu văn bản và hơi lệch về bên phải. Theo quy ước dòng đầu là phông chữ “-VNTimeH, cỡ 12”, dòng dưới là phông chữ “-VNTime, cỡ 14”, viết hoa âm đầu của mỗi từ và giữa các từ cách nhau bởi dấu gạch ngang, phía dưới có gạch ngang dài bắt đầu từ chữ : “Độc” và kết thúc tại cuối chữ “phúc”. b) Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức biểu thị tác giả của văn bản, là cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước viết ở góc trái, phía trên trang đầu của mỗi văn bản ngang với Quốc hiệu. Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp thì phải ghi tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp ở phía trên và tên cơ quan ban hành ở phía dưới cùng cỡ chữ; phía dưới có một gạch ngang ngắn, chiều dài gạch ngang bằng 1/3 chiều dài của hàng chữ ở trên. Ví dụ: - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp ghi độc lập): BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ( trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp) : TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC I c).Số và ký hiệu văn bản - Số của văn bản bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2005, 2007; - Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc tên đơn vị có trong cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành văn bản. Tên loại văn bản viết trước, tên cơ quan ban hành viết sau, Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 liên kết bằng gạch nối nhỏ (-); giữa số và ký hiệu ngăn cách nhau bằng gạch chéo (/) Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải được đánh số thứ tự cùng năm ban hành và ký hiệu cho từng loại văn bản như sau: Số:....../ tên viết tắt loại văn bản – tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành Ví dụ: * Số: 20/2006/NĐ-CP (Nghị định số 20 của Chính phủ ban hành năm 2006) Số và ký hiệu của văn bản hành chính Số và ký hiệu của văn bản hành chính theo loại văn bản có tên loại và công văn như sau: + Đối với văn bản có tên loại: Số:..../ tên viết tắt loại văn bản – tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành Ví dụ : * Số : 17/BC-ĐLVN (Báo cáo số 55 của Tổng công ty Điện lực Việt Nam) + Đối với công văn : Số :...../ tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành văn bản – tên viết tắt đơn vị soạn thảo Ví dụ : * Số : 24/UBND-VP (Công văn số 24 của Uỷ ban nhân dân do Văn phòng soạn thảo) d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản * Địa danh Địa danh là nơi cơ quan, tổ chức làm soạn ra văn bản đóng trụ sở. Địa danh lấy tên đơn vị hành chính: thành phố, tỉnh, huyện, xã nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Ví dụ: Văn bản của cơ quan, tổ chức của Trung ương và của thành phố Hà Nội ghi là: Hà Nội, ngày.....tháng....năm.... Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 *Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm là ngày đăng ký và phát hành văn bản và được viết tiếp sau địa danh Địa danh và ngày, tháng, năm được viết đầy đủ ngay dưới Quốc hiệu. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Nam Định, ngày 17 tháng 02 năm 2005 e) Tên loại văn bản: - Tên loại văn bản là tên gọi của từng văn bản theo hệ thống văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều phải ghi tên loại trừ công văn. Tên loại văn bản được in bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng. - Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Ví dụ: VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Số: 3124/VPCP-HC V/v hướng dẫn một số thủ tục soạn thảo văn bản f) Nội dung của văn bản Là thành phần quan trọng của văn bản. Toàn bộ những sự việc, vấn đề cần giải quyết và quyết định được thể hiện đầy đủ trong nội dung văn bản. Nội dung của văn bản phải biên tập ngắn gọn, chính xác, rõ ràng và phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Tùy thuộc vào hình thức văn bản và nội dung để có bố cục phù hợp. Trình bày nội dung văn bản loại chữ in thường, kiểu chữ đứng. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền * Việc ghi quyền hạn của người được ký thực hiện như sau: -Trường hợp người đứng đầu ký vào những văn bản theo thẩm quyền ký thì ghi chức vụ của người đứng đầu: Ví dụ: CHỦ TỊCH Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 -Trường hợp người đứng đầu mới chỉ giữ quyền đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi Q. vào trước chức vụ của người đứng đầu; Ví dụ: Q. TỔNG GIÁM ĐỐC -Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” Vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Ví dụ: TM.UBND HUYỆN -Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức (áp dụng cho cấp phó khi được người đứng đầu ủy quyền giải quyết công việc) thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH -Trường hợp ký thừa lệnh (áp dụng trong trường hợp người đứng đầu ủy nhiệm cho cấp dưới-dưới một cấp, ký vào những văn bản nào đó) thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; Ví dụ: TL. HIỆU TRƯỞNG * Chức vụ của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng, Chủ nhiệm... Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. * Họ và tên người ký Họ và tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị. h). Dấu của cơ quan, tổ chức Dấu của cơ quan, tổ chức là dấu hiệu thể hiện tính pháp lý của cơ quan, tổ chức ra văn bản. Mỗi cơ quan chỉ có một con dấu. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu. Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký. Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. i) Nơi nhận Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, xem xét, giải quyết; để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu... Nơi nhận có tác dụng giúp cho văn thư cơ quan, tổ chức gửi đúng nơi giải quyết văn bản, giúp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản thấy được trách nhiệm của mình...Vì vậy, nơi nhận phải ghi rõ ràng, chính xác. + Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung Ví dụ: Nơi nhận: -Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ -UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương + Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. + Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn. Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người ký văn bản). j) Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” * Dấu chỉ mức độ khẩn: Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau: - Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn; - Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn; mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi. *Dấu chỉ mức độ mật Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” được đóng dưới số và ký hiệu của văn bản; với công văn, được đóng dưới trích yếu nội dung công văn. k) Các thành phần thể thức khác của văn bản: - Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, Website, số Tel, Telex, Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện cho việc liên hệ được ghi ở cuối trang đầu, cách phần nội dung văn bản bằng gạch ngang dài; - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng phát hành; - Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã; - Số trang: văn bản và hai phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ số thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục. Trình bày các thành phần của văn bản: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm) (Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TT LT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 20 - 25mm 3 1 4 9b 7a 7b 13 2 14 30-35mm 15-20mm 11 5b 5a 10a 9a 10b 12 7c 8 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 20-25 mm Ghi chú : Ô số 1 2 3 4 5 5a 5b 6 7a,7b,7c 8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần của thể thức văn bản Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn hành chính Nội dung văn bản Chức vụ, học tên và chữ ký của người có thẩm quyền Dấu của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Ký hiệu người đánh máy và số lượng phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website;số điện thoại, số Telex, số Fax Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 VI. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số : /...(3)...-...(4)... V/v.......(6).......... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(5)......, ngày tháng năm 20... Kính gửi: -....................................................; -..................................................... ............................(7)......................................................... ......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ......................................................................................./. Nơi nhận: QUYỂN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) - Như trên; -............; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT,...(9). Nguyễn Văn A A.XX(10) Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04)..............., Fax: (04).................. E-mail:................., Website:..................(11) Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 (4) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc...; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.“ Vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo. (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-mail; Website (nếu cần) Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số : /...(3)...-...(4)... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(5)......, ngày tháng năm 20... TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ....................(7)......................... ............................(8)...................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... ....................................................................................... Nơi nhận: QUYỂN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) - Như trên; -............; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT,...(10). Nguyễn Văn A A.XX(11) Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Ghi chú : Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v,v... (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản (3) Chữ viết tắt tên loại văn bản (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v... (7) Trích yếu nội dung văn bản (8) Nội dung văn bản (9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc...; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.“ vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn bản MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) ST T Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ ch ữ Kiểu chữ Ví dụ minh họa Phông chữ.VnTime: chữ thường, .VnTimeH: chữ in hoa Cỡ ch ữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Quốc hiệu -Dòng trên In hoa 12- 13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 13 - Dòng dưới In thườn g 13- 14 Đứng, đậm Độc lập- Tự do – Hạnh phúc 13 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Dòng kẻ bên dưới 2 Tên cơ quan, tổ chức - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp In hoa 12- 13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12 - Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12- 13 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 13 - Dòng kẻ bên dưới 3 Số ký hiệu của văn bản In thườn g 13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP 13 4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản In thườn g 13- 14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2008 13 5 Tên loại và trích yếu nội dung a Đối với văn bản có tên loại -Tên loại văn bản In hoa 14- 15 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 -Trích yếu nội dung In thườn g 14 Đứng, đậm Về công tác phòng chống lụt bão 14 -Dòng kẻ bên dưới b Đối với công văn Trích yếu nội dung In thườn g 12- 13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2004 13 6 Nội dung văn bản In thườn g 13- 14 Đứng Trong công tác chỉ đạo... 14 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 a Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm -Từ “phần“, “chương“ và số thứ tự của phần, chương In thườn g 14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14 -Tiêu đề của phần, chương In hoa 13- 14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH QUY ĐỊNH CHUNG CHUNG 14 -Từ “mục „ và số thứ tự In thườn g 14 Đứng, đậm Mục 1 14 -Tiêu đề của mục In hoa 12- 13 Đứng đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 12 -Điều In thườn g 13- 14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14 -Khoản In thườn g 13- 14 Đứng 1.Các hình thức... 14 -Điểm In thườn g 13- 14 Đứng a) Đối với... 14 b Gồm phần, mục, khoản, điểm -Từ “phần„ và số thứ tự In thườn g 14 Đứng, đậm Phần 1 14 -Tiêu đề của phần In hoa 13- 14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ 14 -Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13- 14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14 -Khoản Trường hợp có tiêu đề In thườn 13- 14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 g Trường hợp không có tiêu đề In thườn g 13- 14 Đứng 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể... 14 -Điểm In thườn g 13- 14 Đứng a) Đối với... 14 7 Chức vụ, họ tên của người ký -Quyền hạn của người ký In hoa 13- 14 Đứng, đậm TM. CHÍNH PHỦ 14 -Chức vụ của người ký In hoa 13- 14 Đứng, đậm THỦ TƯỚNG 14 -Họ tên của người ký In thườn g 13- 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 14 8 Nơi nhận a Từ “kính gửi“ và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân In thườn g 14 Đứng 14 -Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công nghiệp 14 -Gửi nhiều nơi Kính gửi: -Bộ Nội vụ; -Bộ kế hoạch và đầu tư. 14 b Từ “nơi nhận“ và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân -Từ “nơi nhận“ In thườn g 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: đối với công văn 12 -Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao In thườn g 11 Đứng -Các Bộ, cơ -Như trên; Quan ngang -..............; Bộ,...; -Lưu:VT, TCCB -Lưu : VT.. 11 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13- 14 Đứng, đậm 13 10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In thườn g 13- 14 Đứng, đậm 13 11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản In hoa 13- 14 Đứng, đậm 13 12 Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản In thườn g 11 Đứng PL.300 11 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E- mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax In thườn g 11- 12 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, HN ĐT: (04).............. Fax: (04)............. E-mail: Website: 11 14 Phụ lục văn bản -Từ “phụ lục“ và số thứ tự của phụ lục In thườn g 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 -Tiêu đề của phụ lục In hoa 13- 14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 15 Số trang In thườn g 13- 14 Đứng 2,7,13 14 16 Hình thức sao In hoa 13- 14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 CHƯƠNG II VĂN BẢN PHÁP QUY I. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA VĂN BẢN PHÁP QUY 1. Khái niệm văn bản pháp quy Văn bản pháp quy là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đây là sự thể chế hóa thiết chế xã hội, nói cách khác đó là văn bản cụ thể hóa đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước cầm quyền trong lãnh đạo và quản lý. Vì vậy thông qua hệ thống văn bản pháp quy có thể biết được thế lực cầm quyền phục vụ lợi ích cho tầng lớp xã hội nào. 2. Đặc trưng của văn bản pháp quy Văn bản pháp quy có những đặc trưng rất cơ bản mà khi biên soạn cần chú ý: - Không phải mọi cơ quan đều có quyền ban hành các văn bản loại này mà chỉ những cơ quan có thẩm quyền theo luật định mới có quyền này; - Văn bản ban hành chứa đựng các quy phạm pháp luật. Đó là những văn bản dưới luật, có tính lập quy; - Chúng có tính cưỡng chế thi hành và được áp dụng nhiều lần, nhiều khi có phạm vi rất rộng. Đó là những văn bản cụ thể hóa các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước trong lãnh đạo và quản lý. II. Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA VĂN BẢN PHÁP QUY Văn bản pháp quy có ý nghĩa và tầm quan trọng sau đây: - Là hình thức pháp luật chủ yếu trong các hình thức quản lý nhà nước, chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. - Là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động quản lý nhà nước và là công cụ điều hành của các cơ quan và các nhà lãnh đạo, nhà quản lý. - Là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện quyết định của các chủ thể quản lý và là chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể việc thực hiện quyết định của mình III. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA VĂN BẢN PHÁP QUY 1. Những yêu cầu về nội dung Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 1.1. Về nội dung Đây là phần cơ bản của mọi văn bản. Muốn văn bản pháp quy phát huy hết hiệu lực thì nội dung văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau đây : a) Đảm bảo đúng đắn về mặt chính trị Phải phản ánh trung thực đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng từng giai đoạn lịch sử. Đây là định hướng đúng đắn cho mục đích ban hành văn bản pháp quy. b) Đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ về mặt pháp luật - Phải đúng thẩm quyền của cơ quan ban hành - Đảm bảo tính thống nhất của pháp luật: văn bản của cấp dưới ban hành không được trái với văn bản của cấp trên, không trái với văn bản pháp lý cao hơn. - Không làm thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của công dân. - Tôn trọng các Điều ước quốc tế mà Nhà nước ta đã ký kết hoặc gia nhập. c) Đảm bảo tính khoa học và đại chúng - Văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Thông tin đưa vào văn bản phải đáng tin cậy nhất - Các sự kiện, số liệu đưa vào văn bản phải được chọn lọc, chính xác. Trích dẫn, viện dẫn văn bản nào để làm căn cứ pháp lý phải nêu đầy đủ (Số, ký hiệu, ngày tháng cơ quan ban hành về việc gì để tiện tra cứu khi cần đến) - Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng chỉ đạo phải thật rõ ràng, mạch lạc, các câu có tính liên kết chặt chẽ với nhau, theo thứ tự nhất định. - Hành văn nghiêm túc, sử dụng từ ngữ chuẩn mực, phổ thông. Câu văn ngắn gọn, dễ nhớ và hiểu thống nhất, đảm bảo đối tượng nào cũng hiểu được và thực hiện được. d) Đảm bảo tính quy phạm - Tính quy phạm thường thể hiện dưới hình thức mệnh lệnh, những yêu cầu, cấm đoán và hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật. - Tính quy phạm biểu hiện bằng cưỡng chế, quyền lực Nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của chủ thể văn bản. đ) Đảm bảo tính khả thi Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Văn bản ban hành phải đáp ứng giải quyết các yêu cầu của thực tiễn cũng như đảm bảo các điều kiện, khả năng cho việc thực hiện. - Mọi quy định trong văn bản phải phù hợp với tình hình, hoàn cảnh thực tế và khả năng thực hiện các quy định đó. 1.2. Về văn phong hành chính Văn bản pháp quy mang tính quyền lực của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền và thường có phạm vi ảnh hưởng rộng. Vì vậy văn phong trong văn bản pháp quy có những yêu cầu cụ thể về cách sử dụng từ ngữ và xây dựng câu. *Về từ ngữ: Từ ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính chính xác, trong sáng, rõ ràng, cụ thể vì thế phải dùng từ ngữ chính xác của cả nước là tiếng Việt không dùng từ điạ phương, từ lóng. Cố gắng thay thế từ Hán - Việt bằng từ thuần Việt mang tính phổ thông mà đảm bảo tính nghiêm túc của văn bản. Nếu sử dụng thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong văn bản. Nếu sử dụng chữ viết tắt phải có giải thích cụ thể để tránh khó khăn cho đối tượng tiếp nhận thi hành văn bản. * Về hành văn: Trong văn bản quy phạm pháp luật nên dùng câu văn ngắn gọn, mang ý tưởng cụ thể, súc tích, không dùng cách diễn đạt hình tượng. Đối với các câu văn dài mang nhiều ý cùng triển khai cho một ý chính thì phải biết cách sử dụng cho các phép liên kết để tạo sự mạch lạc mà không gây sự hiểu lầm cho đối tượng tiếp nhận văn bản. Trong thực tế có một số văn bản quy phạm pháp luật có chức năng điều hành, quản lý như: Nghị định, thông tư, nghị quyết... thường sử dụng những cụm từ sau đây mang tính khuôn mẫu của văn phong hành chính trong các phần mở đầu, liên kết phần mở đầu với phần nội dung và phần kết thúc văn bản. Ví dụ: - Phần mở đầu, thường ghi: Căn cứ vào Luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001 Thực hiện chỉ thị số... - Liên kết phần mở đầu với nội dung: Nay quyết định cho... Dựa vào các vấn đề trên, nay... - Phần kết thúc: Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Quyết định bắt đầu có hiệu lực từ... Các cơ quan sau đây có trách nhiệm... Tùy thuộc vào thể loại văn bản và tình huống trong nội dung mà sử dụng các cụm trên đây cho phù hợp. 2. Những yêu cầu về hình thức Văn bản nói chung và văn bản quy phạm pháp luật nói riêng phải tuân thủ các quy định về thể thức văn bản. Đảm bảo đủ các yếu tố thể thức và mối liên kết giữa các yếu tố đó làm cho văn bản có đủ giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Trình bày văn bản phải nghiêm túc, bố cục phải cân đối, hài hòa, không tẩy xóa, không sai ngữ pháp, chính tả thể hiện tính trang trọng của văn bản cơ quan quản lý Nhà nước. Thông thường các văn bản quy phạm pháp luật được trình bày theo mẫu biểu do cơ quan quản lý Nhà nước hướng dẫn. IV. CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN PHÁP QUY 1. Một số văn bản pháp quy của Chính phủ 1.1. Nghị quyết của Chính phủ Được ban hành để quyết định chính sách cụ thể về xây dựng và kiện toàn bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, hướng dẫn kiểm tra Hội đồng nhân dân thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên ; quyết định chủ trương chính sách cụ thể về ngân sách nhà nước, tiền tệ ; phát triển văn hóa giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, củng cố quốc phòng an ninh, quản lý đối ngoại của nhà nước, phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ 1.2. Nghị định của Chính phủ Được ban hành để quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội ; pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước ; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ thành lập ; các biện pháp cụ thể thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ. Nghị định ban hành những vấn đề cần thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật, pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội. Việc ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội. 2. Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ 2.1. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Được ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở ; quy định chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ. 2.2. Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Được ban hành để quy định các biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ ; đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định của Chính phủ. 3. Các văn bản pháp quy của Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ. 3.1. Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ Được ban hành để quy định về tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc ; quy định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao. 3.2. Chỉ thị của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ Được ban hành để quy định các biện pháp để chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành, lĩnh vực do mình phụ trách trong việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và của mình. 3.3. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ Được ban hành để hướng dẫn thực hiện những quy định được luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ giao thuộc phạm vi quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách. 4. Các văn bản pháp quy liên ngành 4.1. Thông tư liên tịch giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Được ban hành để hướng dẫn thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. 4.2.Thông tư liên tịch giữa tòa án nhân dân tối cao với Viện kiểm soát nhân dân tối cao ; giữa Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Được ban hành để hướng dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tố tụng và những vấn đề khác liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. 4.3. Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội Được ban hành để hướng dẫn thi hành những vấn đề khi pháp luật quy định về việc tổ chức chính trị - xã hội đó tham gia quản lý nhà nước 5. Các văn bản pháp quy của Chính quyền các cấp địa phương 5.1. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Được ban hành để quyết định chủ trương, chính sách, biện pháp nhằm đảm bảo thi hành Hiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên ; quyết định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương ; quyết định biện pháp ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân, hoàn thành mọi nhiệm vụ cấp trên giao cho ; quyết định trong phạm vi thẩm quyền được giao những chủ trương, biện pháp có tính chất đặc thù phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và những vấn đề cụ thể do cơ quan nhà nước cấp trên giao. 5.2. Quyết định của Uỷ ban nhân dân. Được ban hành để quyết định chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hay quy định chế độ, chính sách trong phạm vi có thẩm quyền ; điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc ủy quyền của Uỷ ban nhân dân. 5.3. Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân : Được ban hành để chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. V. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY 1. Soạn thảo nghị quyết 1.1. Khái niệm nghị quyết Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Nghị quyết là văn bản ghi lại chính xác những kết luận và quyết nghị của một hội nghị tập thể hay bộ phận thường vụ đại diện cho tập thể, cũng có khi là sự liên kết của đại diện nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị khác nhau cùng ban hành (trong trường hợp đó gọi là nghị quyết liên tịch). Nội dung của nghị quyết thường đề cập đến các chủ trương, đường lối, chính sách, kế hoạch hoặc một vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí và được thông qua ở hội nghị theo một thủ tục nhất định. 1.2. Bố cục và cách thể hiện Ngoài những thành phần cần thiết của thể thức văn bản, nội dung nghị quyết bao gồm ba phần: * Phần thứ I: Căn cứ ban hành nghị quyết Để nghị quyết có sức thuyết phục đối tượng thi hành thì trong phần nêu căn cứ cần nhấn mạnh cơ sở pháp lý tức là nghị quyết ban hành nhằm triển khai thực hiện chủ trương chính sách hay luật pháp nào của cơ quan lãnh đạo quản lý cấp trên, đồng thời nhấn mạnh cơ sở thực tiễn tức là nhằm giải quyết một tình thế cấp bách hay thỏa mãn những yêu cầu nào đó của đông đảo quần chúng thông qua các kiến nghị tập thể, đơn khiếu tố... để nâng cao sự nhất trí và tính tự giác của các chủ thể ban hành. *Phần thứ II: Nội dung nghị quyết Là phần quyết định của nghị quyết được trình bày bằng từ ngữ: Quyết nghị. Nếu nội dung nghị quyết chứa đựng nhiều vấn đề thì mỗi vấn đề nêu thành mục riêng. Mối mục diễn đạt một vấn đề. Hội nghị thảo luận mấy vấn đề thì chia thành từng ấy mục. Nội dung của các mục phải thật rõ ràng, chính xác, ngắn gọn đã được tập thể hội nghị thống nhất thông qua. *Phần thứ III: Biện pháp tổ chức thực hiện Phần này nêu những biện pháp cụ thể, nhằm tổ chức thực hiện các vấn đề đã nêu trong nghị quyết, đề ra nhiệm vụ và phân công các đơn vị trực tiếp liên quan chịu trách nhiệm thực hiện hoặc phối hợp thực hiện trong phạm vi thời gian, không gian nhất định. Ngoài ra phải quy định những điều kiện vật chất, tinh thần nhằm đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu mà nghị quyết đề ra. Cuối cùng nghị quyết phải được tập thể các thành viên hội nghị biểu quyết thông qua. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký văn bản nghị quyết và ban hành. 2. Soạn thảo quyết định 2.1. Khái niệm quyết định Quyết định là văn bản được dùng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm điều chỉnh các quan hệ trong xã hội, điều Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 chỉnh các quan hệ trong nội bộ các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội hoặc trong phạm vi toàn xã hội. Hiệu lực của quyết định được giới hạn trong thời gian không gian nhất định phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành quyết định để thực hiện chức năng quản lý của mình theo luật định. 2.2. Bố cục và cách thể hiện Vì nội dung quyết định rất đa dạng, có quyết định chung, quyết định riêng nên cách xây dựng bố cục và thể hiện nội dung tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của từng quyết định cụ thể. Tuy nhiên mọi quyết định đều có điểm chung sau: Về hình thức: phải đảm bảo đầy đủ các thành phần của thể thức văn bản như đã quy định. Về nội dung: Gồm 2 phần sau: * Phần thứ I: Căn cứ ban hành quyết định Đây là phần viện dẫn lý do để đưa ra quyết định. Trong phần này cần dựa vào nguồn văn bản quy phạm pháp luật quy định theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành quyết định. Đây là cơ sở pháp lý cần thiết. Ngoài ra còn nêu căn cứ thực tế đòi hỏi phải ban hành quyết định. *Phần thứ II: Nội dung quyết định Phụ thuộc vào nội dung của quyết định, phạm vi điều chỉnh để phân thành các chương, mục, điều, khoản cụ thể. Nếu nội dung dài gồm nhiều vấn đề thì phân thành các chương, mục,...mà có thể sắp xếp thứ tự thành các điều, khoản cụ thể. Phần cuối phải có điều khoản thi hành: quy định thời gian có hiệu lực, bãi bỏ, thay thế văn bản đã ban hành trước đó (nếu có) và phạm vi, đối tượng điều chỉnh 3. Soạn thảo chỉ thị 3.1. Khái niệm chỉ thị Chỉ thị là văn bản quy phạm pháp luật mang tính cưỡng chế buộc các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc quyền phải thi hành những chủ trương, chính sách nêu trong văn bản cấp trên hay các điều khoản của luật pháp. Nội dung chỉ thị chủ yếu là đôn đốc chấn chỉnh việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đề ra biện pháp nhằm đảm bảo cho việc thực hiện nghiêm túc, khẩn trương và đạt kết quả. 3.2. Bố cục và cách thể hiện Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Ngoài những thành phần cần thiết của thể thức văn bản, nội dung chỉ thị bao gồm ba phần: * Phần thứ I: Căn cứ hay lý do ban hành chỉ thị - Nêu mục đích của việc ban hành chỉ thị là nhằm thực hiện mệnh lệnh của cấp trên - Nêu căn cứ pháp lý thông qua văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên ban hành liên quan trực tiếp đến nội dung chỉ thị sắp ban hành - Nêu tình hình thực tế khách quan đang tồn tại hay sắp phát sinh cần giải quyết kịp thời để tạo sự ổn định trong đời sống xã hội. *Phần thứ II: Nội dung chỉ thị - Nêu tóm tắt ưu khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn và dự báo triển vọng phát triển của tình hình. - Nêu chủ trương, biện pháp kế hoạch tiến hành một cách cụ thể, nhưng không sa vào chi tiết - Giao nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được, đồng thời đôn đốc chấn chỉnh các chiều hướng lệch lạc trong việc thực hiện các chủ trương chính sách, pháp luật đã được triển khai trước đó. Nội dung các vấn đề nêu trên đây phải được trình bày hợp lý, rõ ràng, khúc chiết, vừa thể hiện tính nghiêm túc với yêu cầu cao, vừa động viên thuyết phục cấp dưới tự giác thực hiện. * Phần thứ III: Trách nhiệm thi hành Trong phần này cần xác định chủ thể thi hành bao gồm cơ quan tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm chính và cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm phối hợp. 4. Soạn thảo thông tư 4.1. Khái niệm thông tư Thông tư là văn bản được ban hành để hướng dẫn thực hiện các chủ trương chính sách do Chủ tịch nước, Chính phủ hay Thủ tướng ban hành vào các ngành, các lĩnh vực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ hay cơ quan thuộc chính phủ phụ trách. 4.2. Bố cục và cách thể hiện Ngoại trừ các thành phần của thể thức văn bản, nội dung thông tư bao gồm ba phần *Phần thứ I: Căn cứ ban hành thông tư Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Trong phần này nêu những văn bản lập pháp, lập quy cần được triển khai thực hiện. Sau đó giới thiệu tóm tắt nội dung, ý nghĩa văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân nào ban hành, thời điểm ban hành và những mục đích yêu cầu chung cần đạt được. *Phần thứ II: Nội dung thông tư Trong phần này cần giải thích, hướng dẫn cụ thể cách thực hiện nội dung các vấn đề trong văn bản nêu ở phần căn cứ, tùy thuộc vào nội dung mà thông tư có thể chứa đựng nhiều vấn đề. Mỗi vấn đề trình bày thành mục riêng, trong đó quy định cụ thể biện pháp thực hiện, những mục tiêu, yêu cầu cần đạt được. *Phần thứ III: Tổ chức thực hiện Trong phần này xác định rõ trách nhiệm của từng cấp từng ngành, từng cá nhân, quy định phạm vi áp dụng thông tư, chế độ sơ kết, tổng kết thỉnh thị báo cáo trong quá trình thực hiện để cấp có thẩm quyền chỉ đạo kịp thời việc điều chỉnh các quan hệ phát sinh. VI. THỰC HÀNH. * Giới thiệu, tham khảo mẫu một số văn bản của các cấp 1. Mẫu nghị quyết Theo các mẫu tại thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Mẫu: nghị quyết của Hội đồng nhân dân HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN .............. (1)............... Số : /20..(2).../NQ-HĐND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(3)......, ngày tháng năm 20...(2).. NGHỊ QUYẾT Về việc....................(4)......................... HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN.....(1)... KHÓA....KỲ HỌP THỨ.... Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ............................(5)................................................... QUYẾT NGHỊ: Điều 1..........................................(6)............................................................... Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Điều 2................................................................................... Điều 3................................................................................... ............................................................................................... Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dân.......(1)......khóa.....kỳ họp thứ....thông qua./. Nơi nhận: CHỦ TỊCH - ..........; (Chữ ký, dấu) -............; -Lưu: VT,...(7). A.XX(8) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ; xã, phường, thị trấn. (2) Năm ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung nghị quyết (5) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết (6) Nội dung của nghị quyết (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) 2. Mẫu quyết định Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Theo các mẫu tại thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Mẫu Quyết định (quy định trực tiếp) TÊN CƠ QUAN (1) Số : /20..(2).../NQ-...(3)... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(4)......, ngày tháng năm 20...(2).. QUYẾT ĐỊNH Về việc....................(5)......................... THẨM QUYỀN BAN HÀNH(6) Căn cứ............................(7)................................................... ........................................................................................... Theo đề nghị của...................................................................... ........................................................................................... QUYẾT ĐỊNH Điều 1..........................................(8)............................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... Điều 2................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... Điều 3................................................................................... ............................................................................................... Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) - ..........; (Chữ ký, dấu) -............; -Lưu: VT,...(10). A.XX(11) Nguyễn Văn A Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Ghi chú: (1) Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước ban hành quyết định (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung quyết định (6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan (Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao) hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) thì ghi chức vụ của người đứng đầu cơ quan hoặc chức danh Nhà nước ; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về Uỷ ban nhân dân các cấp thì ghi Uỷ ban nhân dân...) (7) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (8) Nội dung của quyết định (9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Viện trưởng, Chánh án... hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ; đối với quyết định của Uỷ ban nhân dân thì phải ghi chữ viết tắt ‘‘TM.’’ Vào trước tên Uỷ ban nhân dân ; trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt ‘‘KT.’’ Vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) 3. Mẫu chỉ thị Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 TÊN CƠ QUAN (1) Số : /20..(2).../CT-...(3)... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(4)......, ngày tháng năm 20...(2).. CHỈ THỊ ....................(5)....................................(6)............................. ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7) - ..........; (Chữ ký, dấu) -............; -Lưu: VT,...(8). A.XX(9) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành chỉ thị (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước ban hành chỉ thị (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung chỉ thị (6) Nội dung văn bản (7) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Viện trưởng, Chánh án... hoặc chức danh Nhà nước (Thủ tướng Chính phủ) ; đối với chỉ thị của Uỷ ban nhân dân thì phải ghi chữ viết tắt ‘‘TM.’’ Vào trước tên Uỷ ban nhân dân ; trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt ‘‘KT.’’ Vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký. (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 4. Mẫu thông tư Mẫu thông tư của Bộ trưởng BỘ.................. (1) Số : /20..(2).../TT-...(3)... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20...(2). THÔNG TƯ ....................(4)..................... Căn cứ:........................................(5)........................................ ............................................................................................ ........................................................................................... .............................................(6)........................................... ............................................................................................ Nơi nhận: BỘ TRƯỞNG (7) - ..........; (Chữ ký, dấu) -............; -Lưu: VT,...(8). A.XX(9) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ, Viện kiểm sát nhân dân tối cao hoặc Tòa án nhân dân tối cao (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên cơ quan ngang Bộ, Viện kiểm sát nhân dân tối cao hoặc Tòa án nhân dân tối cao (4) Trích yếu nội dung thông tư (5) Căn cứ pháp lý để ban hành; mục đích (nếu có) và phạm vi điều chỉnh của thông tư (6) Nội dung của thông tư (7) Hoặc chức danh của Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Viện trưởng (Viện kiểm sát nhân dân tối cao) hoặc Chánh án (Tòa án nhân dân tối cao); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt ‘‘KT.’’ Vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký. (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) BÀI TẬP CHƯƠNG II * Sinh viên thực hành soạn 3 văn bản pháp quy thông dụng: - Nghị quyết của hội đồng nhân dân - Quyết định của chủ tịch ủy ban nhân dân cấp địa phương - Chỉ thị của chủ tịch ủy ban nhân dân cấp địa phương.