Giáo trình Hệ thống hồ sơ địa chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC QUY NHƠN NGUYỄN TRỌNG ðỢI GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG HỒ SƠ ðỊA CHÍNH (Dùng cho sinh viên ngành ðịa chính) Quy Nhơn, 2009 1 MỤC LỤC MỤC LỤC...................................................................................................................1 LỜI NĨI ðẦU.............................................................................................................4 Chương 1 HỒ SƠ ðỊA CHÍNH 1.1. Khái niệm về hồ sơ địa chính ............................................................................... 5 1.1.1. Khái niệm .............................................................................................................. 5 1.1.2. Nội dung hồ sơ địa chính ....................................................................................... 5 1.1.3. Vai trị, ý nghĩa của hồ sơ địa chính trong cơng tác quản lý nhà nước về đất đai... 6 1.2. Hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính ................................................................10 1.2.1. Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. .............................................. 10 1.2.2. Hồ sơ tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý đất đai .................. 12 1.3. Cơ sở dữ liệu địa chính........................................................................................24 1.3.1. Các thành phần của cơ sở dữ liệu địa chính......................................................... 24 1.3.2. Dữ liệu thuộc tính địa chính................................................................................. 24 1.3.3. Yêu cầu đối với cơ sở dữ liệu địa chính............................................................... 35 1.3.4. Yêu cầu đối với phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu địa chính ................................ 36 1.3.5. Lộ trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ........................................................... 36 1.4.Quản lý hồ sơ địa chính........................................................................................37 1.4.1.Trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính .................................................................... 37 1.4.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính và các tài liệu cĩ liên quan ............................ 38 1.4.3. Bảo quản hồ sơ địa chính..................................................................................... 39 1.4.4. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính ...................................................................... 39 1.4.5. Tổng hợp báo cáo tình hình lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận................ 39 1.4.6. Kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ địa chính .................................................................. 39 1.4.7. Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ............................................ 40 1.5. Các dạng thức hồ sơ địa chính ở Việt Nam..........................................................41 1.5.1. Hồ sơ đất dai thời phong kiến .............................................................................. 41 1.5.2. Hồ sơ đất đai dưới thời Pháp thuộc...................................................................... 42 1.5.3. Hồ sơ đất đai dưới chế độ Việt Nam Cộng hồ (1954 - 1975)............................. 45 1.5.4. Hồ sơ đất đai dưới chế độ Việt Nam Dân chủ Cộng hồ và Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. ............................................................................................................ 46 2 Chương 2 ðĂNG KÝ ðẤT ðAI BAN ðẦU VÀ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ðẤT 2.1. Khái niệm về đăng ký quyền sử dụng đất ............................................................51 2.1.1. Khái niệm về đăng ký.......................................................................................... 51 2.1.2. Khái niệm về đăng ký quyền sử dụng đất ............................................................ 52 2.1.3. ðăng ký đất đai ban đầu ...................................................................................... 53 2.2. Quy định về đăng ký đất đai ban đầu...................................................................55 2.2.1. ðối tượng được đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...................... 55 2.3. Trình tự, thủ tục đăng ký đất đai ban đầu.............................................................60 2.3.1. Một số quy định chung ........................................................................................ 60 2.3.2. Thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu......................................................... 64 2.3.3. Thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ......................................... 71 2.3.4. Thẩm quyền chỉnh lý biến động về sử dụng đất trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ......................................................................................................................... 72 2.3.5. Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất ...................................... 73 2.3.6. Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất trong thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất.......................................................................................................... 74 2.3.7. Việc trao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã được ký cấp hoặc chỉnh lý và trả hồ sơ đăng ký quyền sử dụng đất đối với trường hợp khơng đủ điều kiện..................... 74 2.3.8. Một số thay đổi cơ bản về thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu.................................................................................................................... 75 2.4. Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất .............................................................76 2.4.1. Khái niệm, mục đích cấp giấy chứng nhận .......................................................... 76 2.4.2. Mẫu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ............................................................ 77 2.4.3. Phương thức cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ......................................... 77 2.4.4. Thu hồi giấy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất................................................ 78 2.4.5. Viết giấy chứng nhận quyền sử dụng đất............................................................. 79 Chương 3 ðĂNG KÝ BIẾN ðỘNG ðẤT ðAI 3.1. Các hình thức biến động đất đai ..........................................................................82 3 3.1.1. Các nguyên nhân gây biến động đất đai............................................................... 82 3.1.2. Các hình thức biến động đất đai .......................................................................83 3.2. Trình tự, thủ tục đăng ký biến động đất đai .........................................................84 3.2.1. Trình tự thủ tục chuyển đổi quyền sử dụng đất nơng nghiệp của hộ gia đình, cá nhân.............................................................................................................. 84 3.2.2. Thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất ......................................................... 86 3.2.3. Thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất .................................. 88 3.2.4. Thủ tục xố đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất............................ 88 3.2.5. Thủ tục thừa kế quyền sử dụng đất ...................................................................... 89 3.2.6. Thủ tục tặng cho quyền sử dụng đất .................................................................... 90 3.2.7. Trình tự, thủ tục đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất ................. 92 3.2.8. Trình tự, thủ tục đăng ký xố đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất.93 3.2.9. Trình tự, thủ tục đăng ký gĩp vốn bằng quyền sử dụng đất ................................. 93 3.2.10. Trình tự, thủ tục xố đăng ký gĩp vốn bằng quyền sử dụng đất ........................ 95 3.2.11. Trình tự, thủ tục đăng ký nhận quyền sử dụng đất do xử lý hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, gĩp vốn, kê biên bán đấu giá quyền sử dụng đất............................................ 96 3.2.12.Trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người nhận quyền sử dụng đất theo bản án hoặc quyết định của Tịa án nhân dân, quyết định của cơ quan thi hành án ..................................................................................................................... 97 3.2.14. Trình tự, thủ tục đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp khơng phải xin phép ................................................................................................................. 98 3.2.15.Trình tự, thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp phải xin phép .99 3.2.16. Trình tự, thủ tục gia hạn sử dụng đất ............................................................... 100 3.2.17. Trình tự thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ về quyền sử dụng đất và chỉnh lý hồ sơ địa chính trong trường hợp Nhà nước thu hồi đất .............. 103 3.2.18. Trình tự, thủ tục đăng ký biến động về sử dụng đất do đổi tên, giảm diện tích thửa đất do sạt lở tự nhiên, thay đổi về quyền, thay đổi về nghĩa vụ tài chính............. 104 3.2.19. Trình tự, thủ tục cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng................... 105 3.2.20. Trình tự, thủ tục tách một thửa đất thành nhiều thửa đất (tách thửa) hoặc hợp nhiều thửa đất thành một thửa đất (hợp thửa) .............................................................. 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................109 4 LỜI NĨI ðẦU Quản lý nhà nước đối với đất đai là tổng hợp các hoạt động của cơ quan Nhà nước về đất đai. ðĩ là các hoạt động trong việc nắm và quản lý tình hình sử dụng đất đai, trong việc phân bổ đất đai vào các mục đích sử dụng đất theo chủ trương của Nhà nước, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng đất đai. Do đĩ, cơng tác “ðăng ký quyền sử dụng đất, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất” được xem là một trong những nội dung quản lý nhà nước về đất đai quan trọng nhất ở bất kỳ thời điểm nào. Hệ thống hồ sơ địa chính là mơn học chuyên ngành bắt buộc trong chương trình đào tạo Cử nhân khoa học ngành ðịa chính ở trường ðại học Quy Nhơn. ðây là một mơn học đĩng vai trị quan trọng trong khối các mơn học về khoa học địa chính, cĩ ý nghĩa rất lớn và được ứng dụng ở hầu hết các cơ quan cĩ chức năng quản lý nhà nước về đất đai. Hệ thống hồ sơ địa chính là mơn học cung cấp những kiến thức về hệ thống hồ sơ địa chính trong hệ thống quản lý nhà nước về đất đai, quy trình đăng ký đất đai ban đầu, các thủ tục cập nhật hồ sơ địa chính, vai trị của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Sau khi học xong, người học sẽ cĩ khả năng chỉ đạo thực hiện việc đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở các địa phương và tổ chức hệ thống cập nhật biến động đất đai. Giáo trình được cấu trúc thành 3 chương: Chương 1: Hồ sơ địa chính. Chương 2: ðăng ký đất đai ban đầu và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Chương 3: ðăng ký biến động đất đai. Trong quá trình biên soạn giáo trình, tơi đã nhận được nhiều đĩng gĩp quý báu của các đồng nghiệp trong Khoa ðịa lí Trường ðại học Quy Nhơn và Khoa ðịa lí Trường ðại học Khoa học Tự nhiên - ðại học Quốc gia Hà Nội. Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc nhất tới các nhà giáo, các nhà khoa học đã giúp đỡ hồn thành giáo trình này. ðây là giáo trình được biên soạn lần đầu nên khơng thể tránh khỏi những sai sĩt và khiếm khuyết. Rất mong nhận được những đĩng gĩp, phê bình của sinh viên và các nhà khoa học. Quy Nhơn, tháng 10 năm 2009 TÁC GIẢ 5 Chương 1 HỒ SƠ ðỊA CHÍNH 1.1. Khái niệm về hồ sơ địa chính 1.1.1. Khái niệm Hồ sơ địa chính được hiểu là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách,... chứa đựng những thơng tin về các mặt tự nhiên, kinh tế - xã hội và pháp lý của đất đai cần thiết cho việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai. Hồ sơ địa chính cung cấp những thơng tin cần thiết để Nhà nước thực hiện chức năng của mình đối với đất đai với tư cách là chủ sở hữu. Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất của mỗi người sử dụng đất theo từng đơn vị hành chính cấp xã, gồm: bản đồ địa chính (hoặc bản trích đo địa chính), sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai và bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hồ sơ địa chính được thiết lập, cập nhật trong quá trình điều tra qua các thời kỳ khác nhau, bằng các phương pháp khác nhau: đo đạc lập bản đồ địa chính; đánh giá đất, phân hạng và định giá đất; đăng ký đất đai ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tĩm lại hồ sơ địa chính là các tài liệu thành quả của việc đo đạc và đăng ký đất đai, thể hiện đầy đủ các thơng tin về từng thửa đất phục vụ cho quản lý nhà nước đối với việc sử dụng đất. 1.1.2. Nội dung hồ sơ địa chính Hồ sơ địa chính mang những nội dung, thơng tin về sử dụng và quản lý đất đai; bao gồm 3 lớp thơng tin cơ bản: - Các thơng tin về điều kiện tự nhiên. - Các thơng tin kinh tế - xã hội. - Các thơng tin về cơ sở pháp lý. Các thơng tin này được thể hiện từ tổng quan đến chi tiết cho từng thửa đất trên tồn lãnh thổ. Các thơng tin về điều kiện tự nhiên của thửa đất Các thơng tin này bao gồm: vị trí, hình dáng, kích thước, tọa độ (quan hệ hình học), diện tích của thửa đất (số lượng). ðể xác định các thơng tin này người ta sử dụng phương pháp đo đạc thành lập bản đồ, sản phẩm thu được là bản đồ địa chính (được thể hiện trên giấy và dạng số). Bản đồ địa chính là tài liệu cơ bản đầu tiên của hồ sơ địa chính, giúp nhận biết các điều kiện tự nhiên của từng thửa đất. ðể liên hệ thơng tin giữa bản đồ địa chính với 6 với các lớp thơng tin khác trong hệ thống hồ sơ địa chính người ta gán cho mỗi tờ bản đồ một số hiệu (số thứ tự bản đồ kèm theo tên gọi), mỗi thửa đất cĩ một số hiệu duy nhất (gọi là số thửa). Số thửa cĩ ý nghĩa rất quan trọng, khơng những nĩ giúp cho việc thống kê đất đai khơng bị trùng sĩt mà cịn giúp tra cứu các thơng tin thuộc tính của từng thửa đất và liên hệ giữa các thuộc tính với nhau. Các thơng tin về mặt kinh tế - xã hội Các thơng tin về quan hệ xã hội trong quá trình sử dụng đất bao gồm: chủ sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất, phương thức sử dụng đất (giao, cho thuê, chuyển nhượng, thừa kế,...), mục đích sử dụng đất, quá trình chuyển đổi mục đích sử dụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu các giá trị đầu tư cho đất, đất khơng được cấp giấy chứng nhận. Các thơng tin về kinh tế: giá đất, hạng đất, thuế đất, mối quan hệ giữa Nhà nước và người sử dụng đất (giao đất khơng thu tiền, giao đất cĩ thu tiền, thu tiền 1 lần, thu tiền định kỳ hay hàng năm,...). Các thơng tin này được thiết lập trong quá trình đăng ký đất đai bằng phương pháp tổ chức kê khai đăng ký đất đai từ cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) trên cơ sở bản đồ địa chính. Tổ chức kê khai đăng ký đất đai thực chất là thu nhận các thơng tin về quan hệ xã hội do chủ sử dụng đất cung cấp dưới hình thức viết đơn đăng ký quyền sử dụng đất, đồng thời các thơng tin này được pháp lý hĩa trên cơ sở xét duyệt của cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thơng qua hình thức xét duyệt đơn đăng ký quyền sử dụng đất của từng chủ sử dụng đất. Các thơng tin về cơ sở pháp lý Các thơng tin về cơ sở pháp lý bao gồm: tên văn bản, số văn bản, cơ quan ban hành văn bản, ngày tháng năm ký theo yêu cầu của từng loại hồ sơ địa chính. Các thơng tin pháp lý là cơ sở để xác định giá trị pháp lý của thửa đất. 1.1.3. Vai trị, ý nghĩa của hồ sơ địa chính trong cơng tác quản lý nhà nước về đất đai ðất đai luơn là sự quan tâm hàng đầu của bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới. Ở nước ta Luật ðất đai cũng đã chỉ rõ “ðất đai là tài nguyên quốc gia vơ cùng quí giá, là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành phần quan trọng hàng đầu của mơi trường sống, là địa bàn phân bố các khu dân cư, xây dựng các cơ sở kinh tế, văn, hĩa, xã hội, an ninh, quốc phịng”. ðất đai là mục tiêu mà dân tộc Việt Nam ta đã tạo lập, bảo vệ và phát triển bằng cơng sức và xương máu. ðảng ta đã lãnh đạo dân tộc ta hồn thành cuộc cách mạng dân tộc dân chủ nhân dân với trọng tâm là giành lại đất đai về tay người lao động. Vấn đề quản lý và sử dụng đất đai ở nước ta đã được đưa vào Hiến pháp và nhiều Nghị quyết của ðảng. Nghị quyết ðại hội ðảng lần thứ VIII đã định rõ “Quản lý 7 chặt chẽ đất đai và thị trường bất động sản” trong phần nĩi về tạo lập đồng bộ các yếu tố của thị trường đã khẳng định rõ vai trị của đất đai trong phát triển kinh tế đất nước và vai trị của Nhà nước đối với việc quản lý chặt chẽ quỹ đất đai. Thực tế đã chứng minh việc xác định đúng quan hệ đất đai trong khu vực nơng nghiệp đã làm tăng đáng kể sản lượng sản xuất lương thực (Nước ta đã cĩ gạo để xuất khẩu và là nước đứng thứ 2 trên thế giới về xuất khẩu gạo) và cải thiện tình hình kinh tế - xã hội nơng thơn. Việc xác định đúng quan hệ đất đai trong các khu vực kinh tế khác nhau và xây dựng hệ thống quản ký đất đai thống nhất tồn quốc vừa đảm bảo phát triển kinh tế vừa đảm bảo cơng bằng xã hội và bảo vệ mơi trường. Quản lý nhà nước đối với đất đai là tổng hợp các hoạt động của cơ quan Nhà nước về đất đai. ðĩ là các hoạt động trong việc nắm và quản lý tình hình sử dụng đất đai, trong việc phân bổ đất đai vào các mục đích sử dụng đất theo chủ trương của Nhà nước, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng đất đai. Mục tiêu cao nhất của quản lý nhà nước về đất đai là bảo vệ chế độ sở hữu tồn dân về đất đai, đảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhà nước, đảm bảo cho việc khai thác sử dụng đất tiết kiệm, hợp lý, bền vững và ngày càng cĩ hiệu quả cao. Do vậy, để Nhà nước quản lý được đất đai (nắm chắc, quản chặt) nhất thiết phải cĩ thơng tin về đất đai (điều kiện cơ bản). Trên cơ sở những thơng tin thu được Nhà nước sẽ thực hiện việc điều chỉnh các mối quan hệ kinh tế - xã hội liên quan đến các đối tượng sử dụng đất, do đĩ hồ sơ địa chính ra đời như một sản phẩm tất yếu của cơng tác quản lý nhà nước về đất đai. Phân tích các lớp thơng tin của hệ thống hồ sơ địa chính cho phép chúng ta xác định được mức độ tích tụ đất đai đối với từng chủ sử dụng đất, các hiện tượng kinh tế - xã hội nảy sinh trong quan hệ đất đai. Từ đĩ làm cơ sở khoa học cho việc hoạch định chính sách pháp luật đất đai; điều chỉnh các mối quan hệ về đất đai cho phù hợp với tiến trình phát triển của xã hội. Phân tích các thơng tin trong hệ thống hồ sơ địa chính cịn cho phép chúng ta giải quyết các vấn đề như thống kê - kiểm kê đất đai, quy hoạch sử dụng đất, thanh tra đất đai, giải quyết tranh chấp đất đai cũng như làm cơ sở cho việc xác định các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. Từ những lý do trên cho thấy việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính trong cơng tác quản lý nhà nước về đất đai là một nội dung tất yếu. 8 Hình 1.1: Yêu cầu thơng tin đất đai trong quản lý nhà nước về đất đai Loại đất THỬA ðẤT ðẤT ðà GIAO, CHO THUÊ ðẤT CHƯA GIAO, CHƯA CHO THUÊ Tên chủ sử dụng Hình thể Diện tích sử dụng Kích thước các cạnh Hạng đất, giá đất Mục đích sử dụng Thời hạn sử dụng Các điều ràng buộc Căn cứ pháp ký Vị trí sử dụng Vị trí Hình thể Diện tích HỒ SƠ ðỊA CHÍNH - Bản đồ địa chính - Sổ mục kê - Sổ địa chính - Sổ theo dõi biến động đất đai - Hồ sơ đăng ký - Văn bản pháp lý về quyền sử dụng - Giấy chứng nhận QSDð,QSHN (bản lưu) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất NHÀ NƯỚC QUẢN LÝ CHỦ SỬ DỤNG GIỮ 9 Hình 1.2: Vai trị của hồ sơ địa chính trong cơng tác quản lý nhà nước về đất đai HỒ SƠ ðỊA CHÍNH - Phản ánh hiện trạng để xây dựng chính sách - ðánh giá thực hiện chính sách Cơ sở thẩm tra (nguồn gốc, cơ sở pháp lý sử dụng đất ) Thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại Thơng tin biến động sử dụng đất Cơ sở tổng hợp số liệu: - ðịnh kỳ - Chuyên đề Thống kê, kiểm kê đất đai - Lập hồ sơ - Thẩm định hồ sơ - Kiểm tra việc giao đất, cho thuê đất - Cơ sở xác định hạng đất - Thơng tin tài sản gắn liền với đất - Nghĩa vụ tài chính - Nguồn gốc và thơng tin thửa đất - Tình trạng pháp lý Giao đất, cho thuê đất Quản lý tài chính về đất đai Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất - ðánh giá hiện trạng sử dụng đất - Phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch Chỉnh lý hồ sơ Chính sách đất đai 10 1.2. Hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính Hồ sơ địa chính là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản đồ,... chứa đựng những thơng tin cần thiết về đất đai để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình. Hệ thống này được thiết lập trong quá trình đo đạc thành lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai ban đầu, đăng ký biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trên thế giới, nhiều nước đã cĩ kinh nghiệm về lập hồ sơ địa chính hàng trăm năm nay, tùy vào tình hình kinh tế - xã hội của họ để chọn ra hình thức và nội dung phù hợp (Hồ sơ địa chính kiểu Pháp - bằng khốn, Hồ sơ địa chính kiểu ðức - xác nhận quyền, Hồ sơ địa chính kiểu Torrens - giấy chứng nhận…), tuy cĩ nhiều điểm khác nhau về cả nội dung và hình thức nhưng đều cĩ thể chuyển hĩa theo sự phát triển của kỹ thuật tin học hiện đại và đều lấy thửa đất/từng đơn vị bất động sản làm cơ bản, làm đối tượng để lập và quản lý. Theo đĩ, sổ địa chính, bản đồ địa chính cĩ thể cĩ trước hay sau khi lập xong hồ sơ địa chính thửa đất và là cơng cụ quản lý “thứ cấp”; với kỹ thuật tin học hiện đại, các cơng cụ này dễ được “số hĩa” và “nối mạng” để quản lý và điều hành, nhất là khi cĩ thay đổi trong hồ sơ địa chính. Việc chuẩn hĩa các cơ sở dữ liệu đầu vào mà đặc biệt là những thơng tin của hồ sơ thửa đất gĩp phần đơn giản hĩa các thủ tục, tiết kiệm thời gian, nhân lực và kinh phí. Ở nước ta đã từng lập “Hồ sơ thửa đất” bằng nhiều phương pháp, rồi từ đĩ để lập sổ địa chính, sổ mục kê,… với sự hỗ trợ hiệu quả của bản đồ địa chính, cịn sổ theo dõi biến động đất đai là một cơng cụ giúp cho các nhà quản lý “quản chắc, nắm chặt” quỹ đất đai và những biến động trong quá trình sử dụng đất tại địa phương. Do đĩ cĩ thể xem “Hồ sơ thửa đất” chính là “Hồ sơ địa chính gốc” và chỉ cĩ 1 bản, nhưng bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ địa chính và sổ theo dõi biến động cĩ thể nhân thành nhiều bản cĩ giá trị pháp lý ngang nhau để quản lý theo phân cấp. Tùy thuộc vào tính chất của từng loại tài liệu và đặc điểm sử dụng chúng mà hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại: + Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. + Hồ sơ sử dụng thường xuyên. 1.2.1. Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và quyết định chất lượng hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý. Hồ sơ tài liệu gốc bao gồm các loại tài liệu sau: - Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính bao gồm tồn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kỹ thuật đã được cơ 11 quan cĩ thẩm quyền phê duyệt của mỗi cơng trình đo vẽ lập bản đồ địa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa). - Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm: + Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như đơn kê khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất (Quyết định giao đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp ở những giai đoạn trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai,...) các giấy tờ cĩ liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước mà người sử dụng đất đã thực hiện,... + Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn kê khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện. + Các văn bản pháp lý của cấp cĩ thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập Hội đồng đăng ký đất đai, biên bản xét duyệt của hội đồng, quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất đai... + Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. “Ơ Hồ sơ địa chính gốc” chính là tập hợp những văn bản giấy tờ được hình thành trong quá trình sử dụng đất nhằm xác nhận quyền sử dụng của người sử dụng đất đối với thửa đất của mình. “Hồ sơ địa chính gốc” được hình thành khi xét kê khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và khi thủ tục này hồn tất nĩ chỉ cĩ nghĩa là tài liệu lưu trữ và được dùng để tra cứu hoặc nghiên cứu khi cĩ yêu cầu của các cơ quan chức năng. Trong thực tế, số lượng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp trên số lượng đơn xin đăng ký chưa nhiều. Một trong số những vướng mắc chủ yếu là việc xác định nguồn gốc thửa đất mà người sử dụng xin đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Nhà nước đã ban hành rất nhiều các quy định nhằm đơn giản hĩa các thủ tục giấy tờ khi cấp giấy chứng nhận mà đặc biệt là việc ban hành các mốc thời gian xác định nguồn gốc sử dụng của thửa đất (15/10/1993; 1/7/2004) để cĩ thể hợp thức hĩa tính pháp lý của thửa đất và giảm việc thu tiền sử dụng đất theo các mốc thời gian khác nhau. Tuy nhiên vẫn cịn cĩ nhiều lý do để số hồ sơ tồn đọng là khá nhiều như vượt quá thẩm quyền, cĩ liên quan đến các cơ quan khác như tịa án, Bộ Nơng nghiệp & Phát triển nơng thơn, Bộ Xây dựng... ðể cĩ thể “nắm chặt, quản chắc” quỹ đất, việc đầu tiên phải làm là lập được 1 hành lang pháp lý cho người sử dụng đất mà cụ thể là cấp cho người sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để mọi giao dịch tiếp theo trên thửa đất đĩ được diễn ra trên 1 cơ sở pháp lý cụ thể, người sử dụng tuân thủ quy định của Nhà nước và Nhà 12 nước cũng tạo được nguồn thu từ các giao dịch diễn ra trên đất nĩi riêng và thị trường bất động sản nĩi chung. 1.2.2. Hồ sơ tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý đất đai Các tài liệu phục vụ thường xuyên cho cơng tác quản lý đất đai bao gồm: - Bản đồ địa chính; - Sổ mục kê đất; - Sổ địa chính; - Sổ theo dõi biến động đất đai; - Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở. Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai cĩ nội dung được lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh, cấp huyện được gọi là cơ sở dữ liệu địa chính. Ngồi ra cịn được in trên giấy để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp xã. 1.2.2.1. Bản đồ địa chính Khái niệm Bản đồ địa chính gốc: là bản đồ thể hiện hiện trạng sử dụng đất và thể hiện trọn và khơng trọn các thửa đất, các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất, các yếu tố quy hoạch đã được duyệt, các yếu tố địa lý cĩ liên quan; lập theo khu vực trong phạm vi một hoặc một số đơn vị hành chính cấp xã, trong một phần hay cả đơn vị hành chính cấp huyện hoặc một số huyện trong phạm vi một tỉnh hoặc một thành phố trực thuộc Trung ương; được cơ quan thực hiện và cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh xác nhận. Bản đồ địa chính gốc là cơ sở để thành lập bản đồ địa chính theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Các nội dung đã được cập nhật trên bản đồ địa chính cấp xã phải được chuyển lên bản đồ địa chính gốc. Bản đồ địa chính: là bản đồ thể hiện trọn các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất, các yếu tố quy hoạch đã được duyệt, các yếu tố địa lý cĩ liên quan; lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, được cơ quan thực hiện, Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh xác nhận. Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa chính được xác định theo hiện trạng sử dụng đất. Khi đăng ký quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất cĩ thay đổi thì phải chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với số liệu đăng ký quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trên phương diện pháp lý, bản đồ địa chính được coi là tài liệu cơ sở quan trọng nhất trong việc xác định tính pháp lý về vị trí, hình dạng và diện tích của một thửa 13 đất. Chỉ sau khi được thẩm định và phê duyệt bởi các cơ quan, các cấp cĩ thẩm quyền thì bản đồ địa chính mới được coi là một sản phẩm hồn chỉnh. Các thơng tin về thửa đất trên bản đồ địa chính phải được hồn chỉnh phù hợp với các số liệu trong hồ sơ địa chính. Mục đích thành lập bản đồ địa chính 1. Làm cơ sở để thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất, giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, đền bù, giải phĩng mặt bằng, cấp mới, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở theo quy định của pháp luật; 2. Xác nhận hiện trạng về địa giới hành chính xã, phường, thị trấn; quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 3. Xác nhận hiện trạng, thể hiện biến động và phục vụ cho chỉnh lý biến động của từng thửa đất trong từng đơn vị hành chính xã; 4. Làm cơ sở để lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng các khu dân cư, đường giao thơng, cấp thốt nước, thiết kế các cơng trình dân dụng và làm cơ sở để đo vẽ các cơng trình ngầm; 5. Làm cơ sở để thanh tra tình hình sử dụng đất và giải quyết khiếu nại, tố cáo, tranh chấp đất đai; 6. Làm cơ sở để thống kê và kiểm kê đất đai; 7. Làm cơ sở để xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai các cấp. Nội dung bản đồ địa chính 1. Cơ sở tốn học của bản đồ; 2. ðiểm khống chế tọa độ, độ cao Nhà nước các hạng, điểm địa chính, điểm độ cao kỹ thuật; điểm khống chế ảnh ngoại nghiệp, điểm khống chế đo vẽ cĩ chơn mốc ổn định; 3. ðịa giới hành chính các cấp, mốc địa giới hành chính; đường mép nước thủy triều trung bình thấp nhất (đường mép nước triều kiệt) trong nhiều năm (đối với các đơn vị hành chính giáp biển); 4. Mốc quy hoạch, chỉ giới quy hoạch, ranh giới hành lang an tồn giao thơng, thủy lợi, điện và các cơng trình khác cĩ hành lang an tồn; ranh giới quy hoạch sử dụng đất; 5. Ranh giới thửa đất, loại đất, số thứ tự thửa đất, diện tích thửa đất và các yếu tố nhân tạo, tự nhiên chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất, các tài sản gắn liền với đất; 6. Dáng đất hoặc điểm ghi chú độ cao (nếu cĩ yêu cầu thể hiện); 14 7. Các ghi chú thuyết minh, thơng tin pháp lý của thửa đất (nếu cĩ). Các trường hợp biến động cần chỉnh lý trên bản đồ địa chính 1. Cĩ thay đổi số hiệu thửa đất; 2. Tạo thửa đất mới; 3. Thửa đất bị sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa; 4. Thay đổi loại đất (mục đích sử dụng đất); 5. ðường giao thơng; cơng trình thủy lợi theo tuyến; sơng, ngịi, kênh, rạch suối được tạo lập mới hoặc cĩ thay đổi về ranh giới; 6. Cĩ thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ; 7. Cĩ thay đổi về mốc giới hành lang an tồn cơng trình, chỉ giới quy hoạch sử dụng đất; 8. Thay đổi hoặc mới duyệt quy hoạch sử dụng đất, kế hoạch sử dụng đất mà cĩ ảnh hưởng đến thửa đất; 9. Thay đổi về địa hình mà cĩ ảnh hưởng đến ranh giới sử dụng đất; 10. ðã thành lập nhưng chưa sử dụng để đăng ký quyền sử dụng đất, kê khai hiện trạng đất đai hoặc đã sử dụng để đăng ký quyền sử dụng đất, kê khai hiện trạng đất đai nhưng bị gián đoạn thời gian dài chưa tổ chức xét, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; 11. ðã là tài liệu trong hồ sơ địa chính nhưng khơng được cập nhật đầy đủ thường xuyên những thay đổi. 1.2.2.2. Sổ mục kê đất đai Khái niệm Là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng khơng cĩ ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thơng tin cĩ liên quan đến quá trình sử dụng đất. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thơng tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai. Nội dung thơng tin thửa đất thể hiện trên Sổ mục kê đất đai gồm số thứ tự thửa, tên người sử dụng đất hoặc người được giao quản lý đất, mã loại đối tượng sử dụng đất hoặc đối tượng quản lý đất, diện tích, mục đích sử dụng đất (bao gồm mục đích sử dụng đất theo giấy chứng nhận đã cấp, mục đích sử dụng đất theo quy hoạch sử dụng đất đã được xét duyệt, mục đích sử dụng đất theo chỉ tiêu kiểm kê đất đai, mục đích sử dụng đất chi tiết theo yêu cầu thống kê, kiểm kê của từng địa phương). 15 Nội dung thơng tin về đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất thể hiện trên Sổ mục kê đất đai gồm mã đối tượng chiếm đất, tên người được giao quản lý đất, mã loại đối tượng quản lý đất và diện tích của từng đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất trên mỗi tờ bản đồ. Mục đích lập Sổ mục kê Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê tồn bộ các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác khơng bị trùng sĩt. Nội dung Sổ mục kê (Tham khảo Mẫu số: 02/ðK Thơng tư 09/2007) Hình 1.3: Trang bìa Sổ mục kê Trang bìa ngồi (mặt trước) sổ, nội dung gồm: - Tên sổ: "Sổ mục kê đất đai". - Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ). Trang bìa phụ, nội dung gồm: - Quốc hiệu. - Tên sổ: "Sổ mục kê đất đai"; - Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã; - Số hiệu quyển sổ mục kê đất đai, số hiệu tờ bản đồ dùng để lập sổ; 16 - Ngày, tháng, năm; chữ ký; đĩng dấu xác nhận của Giám đốc Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất. - Ngày, tháng, năm; chữ ký; đĩng dấu duyệt của Giám đốc Sở Tài nguyên và Mơi trường. Trang Sổ mục kê, nội dung gồm: Hình 1.4: Trang nội dung Sổ mục kê - Thửa đất gồm mã số, diện tích, loại đất, giá đất, tài sản gắn liền với đất, tên người sử dụng đất và các ghi chú về việc đo đạc thửa đất. - ðường giao thơng, cơng trình thủy lợi và các cơng trình khác theo tuyến mà cĩ sử dụng đất hoặc cĩ hành lang bảo vệ an tồn gồm tên cơng trình và diện tích trên tờ bản đồ. - Sơng, ngịi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thủy văn khác theo tuyến gồm tên đối tượng và diện tích trên tờ bản đồ. - Sơ đồ thửa đất kèm theo sổ mục kê đất đai. Mặt trước sơ đồ thể hiện các thơng tin gồm: + Hình thể đường ranh giới thửa đất; + Kích thước (chiều dài) từng cạnh thửa; + Toạ độ từng đỉnh thửa; + Ranh giới diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất (gồm nhà ở hoặc cơng trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây); + Mốc giới, chỉ giới quy hoạch; + Mốc giới, chỉ giới hành lang bảo vệ an tồn cơng trình; 17 + Tỷ lệ của sơ đồ. Mặt sau của sơ đồ thể hiện thơng tin về giá đất, tài sản gắn liền với đất. Nguyên tắc lập Sổ mục kê 1. Sổ được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã được hồn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai hoặc được in ra từ cơ sở dữ liệu địa chính; 2. Thơng tin thửa đất và các đối tượng chiếm đất khác trên Sổ phải phù hợp với hiện trạng sử dụng đất; 3. Thửa đất đã cấp giấy chứng nhận mà cĩ thay đổi nội dung thơng tin so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được chỉnh sửa cho thống nhất với giấy chứng nhận; 4. Sổ mục kê đất đai được lập chung cho các tờ bản đồ địa chính theo trình tự thời gian lập bản đồ. Thơng tin trên mỗi tờ bản đồ được ghi vào một phần gồm các trang liên tục trong Sổ. Khi ghi hết Sổ thì lập quyển tiếp theo để ghi cho các tờ bản đồ cịn lại và phải bảo đảm nguyên tắc thơng tin của mỗi tờ bản đồ được ghi trọn trong một quyển; 5. Nơi bản đồ địa chính cĩ nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ vào trước, tờ bản đồ tỷ lệ lớn hơn vào sau; 6. Trường hợp trích đo địa chính thửa đất hoặc sử dụng sơ đồ, bản đồ khơng phải là bản đồ địa chính thì lập riêng Sổ mục kê đất đai để thể hiện thơng tin về thửa đất theo tờ trích đo địa chính, sơ đồ, bản đồ đĩ; thứ tự thể hiện trong Sổ theo thứ tự số hiệu của tờ trích đo, số hiệu tờ bản đồ, sơ đồ; số hiệu của tờ trích đo được ghi vào cột "Số thứ tự thửa đất", ghi số “00” vào cột “Số thứ tự tờ bản đồ”, ghi “Trích đo địa chính” vào cột "Ghi chú". Nội dung thơng tin về thửa đất và thơng tin về các cơng trình theo tuyến và các đối tượng thủy văn theo tuyến được ghi như quy định đối với bản đồ địa chính; 7. Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm lập. Sổ phải được Văn phịng đăng kí quyền sử dụng đất xác nhận, Sở Tài nguyên và Mơi trường duyệt mới cĩ giá trị pháp lý; 8. Sổ lập thành 3 bộ: bộ gốc lưu tại Sở Tài nguyên và Mơi trường, 1 bộ lưu tại phịng Tài nguyên và Mơi trường cấp huyện; 1 bộ lưu tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý. Các trường hợp cần chỉnh lý sổ mục kê 1. Cĩ thay đổi số hiệu thửa đất; 2. Tạo thửa đất mới; 18 3. Thửa đất bị sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa; 4. Thay đổi loại đất; 5. ðường giao thơng; cơng trình thuỷ lợi theo tuyến; sơng, ngịi, kênh, rạch suối được tạo lập mới hoặc cĩ thay đổi về ranh giới; 6. Cĩ thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ; 7. Cĩ thay đổi người sử dụng đất, người sử dụng đất được phép đổi tên. 1.2.2.3. Sổ địa chính Khái niệm Sổ địa chính là sổ được lập theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện thơng tin về người sử dụng đất và thơng tin về sử dụng đất của người đĩ đối với thửa đất đã cấp giấy chứng nhận. Mục đích lập Sổ địa chính Sổ địa chính được thành lập nhằm đăng kí tồn bộ diện tích đất đai đã được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụng đất vào các mục đích khác nhau và tồn bộ đất chưa giao chưa cho thuê sử dụng, làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền sử dụng hợp pháp của người sử dụng đất. Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng đất và để tra cứu thơng tin đất đai cĩ liên quan đến từng người sử dụng đất. Nội dung Sổ địa chính (Tham khảo Mẫu số: 01/ðK Thơng tư 09/2007) Hình 1.5: Trang bìa Sổ địa chính 19 Trang bìa ngồi (mặt trước) sổ, nội dung gồm: - Tên sổ: "Sổ địa chính"; - Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ). Trang bìa phụ, nội dung gồm: - Quốc hiệu; - Tên sổ: "Sổ địa chính"; - Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã; - Số hiệu quyển sổ địa chính, tên điểm dân cư (cụm dân cư); - Ngày, tháng, năm; chữ ký; đĩng dấu xác nhận của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất; - Ngày, tháng, năm; chữ ký; đĩng dấu duyệt của Sở Tài nguyên và Mơi trường. Hình 1.6: Trang nội dung Sổ địa chính Trang Sổ địa chính, nội dung gồm: - Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thơng tin về chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức kinh tế, giấy phép đầu tư của nhà đầu tư nước ngồi; 20 - Các thửa đất mà người sử dụng đất sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình thức sử dụng đất (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng, số phát hành và số vào sổ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; - Ghi chú về thửa đất và quyền sử dụng đất gồm giá đất, tài sản gắn liền với đất (nhà ở, cơng trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chính chưa thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế về quyền sử dụng đất (thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đất nhưng chưa cĩ quyết định thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ an tồn cơng trình, thuộc địa bàn cĩ quy định hạn chế diện tích xây dựng); - Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất gồm những thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Ngồi ra cịn cĩ trang mục lục người sử dụng đất để tra cứu Sổ địa chính. Nguyên tắc lập sổ 1. Sổ địa chính được lập trên cơ sở đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất đã được xét duyệt và cho phép sử dụng (người sử dụng đất đã được Nhà nước giao quyền sử dụng đất); 2. Sổ địa chính được lập gồm cĩ 3 phần: - Phần một bao gồm người sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tơn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngồi khơng thuộc trường hợp mua nhà ở gắn với đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngồi; - Phần hai bao gồm người sử dụng đất là các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngồi được mua nhà ở gắn với đất ở; - Phần ba bao gồm người sử dụng đất là người mua căn hộ trong nhà chung cư. 3. Thứ tự của người sử dụng đất thể hiện trong Sổ địa chính được sắp xếp theo thứ tự cấp giấy chứng nhận đối với giấy chứng nhận đầu tiên của người đĩ; 4. Mỗi trang Sổ để ghi dữ liệu địa chính của một người sử dụng đất gồm tất cả các thửa đất thuộc quyền sử dụng của người đĩ; người sử dụng nhiều thửa đất ghi vào một trang khơng hết thì ghi vào nhiều trang; cuối trang ghi số trang tiếp theo của người đĩ, đầu trang tiếp theo của người đĩ ghi số trang trước của người đĩ; trường hợp trang tiếp theo ở quyển khác thì ghi thêm số hiệu quyển sau số trang; 5. ðối với thửa đất sử dụng chung (trừ nhà chung cư) thì ghi vào trang của từng người sử dụng đất và ghi diện tích là sử dụng chung; 6. Nội dung thơng tin trên Sổ địa chính phải thống nhất với giấy chứng nhận đã cấp. 21 Các trường hợp cần được chỉnh lý Sổ địa chính 1. Cĩ thay đổi người sử dụng đất, người sử dụng đất được phép đổi tên; 2. Cĩ thay đổi số hiệu, địa chỉ, diện tích thửa đất, tên đơn vị hành chính nơi cĩ đất; 3. Cĩ thay đổi hình thức, mục đích, thời hạn sử dụng đất; 4. Cĩ thay đổi những hạn chế về quyền của người sử dụng đất, 5. Cĩ thay đổi về nghĩa vụ tài chính mà người sử dụng đất phải thực hiện; 6. Người sử dụng đất thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho; thế chấp, bảo lãnh, gĩp vốn bằng quyền sử dụng đất; 7. Chuyển từ hình thức được Nhà nước cho thuê đất sang hình thức được Nhà nước giao đất cĩ thu tiền sử dụng đất; 8. Cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 1.2.2.4. Sổ theo dõi biến động đất đai Khái niệm: Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi các trường hợp cĩ thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước và hình dạng thửa đất, người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. Mục đích lập sổ - Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký biến động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm. - Sổ được lập để theo dõi và quản lý quá trình biến động đất; chỉnh lý hồ sơ địa chính. Nội dung sổ (Tham khảo mẫu số 03/ðK Thơng tư 09/2007). 22 Hình 1.7: Trang bìa Sổ theo dõi biến động đất đai Trang bìa ngồi (mặt trước) sổ, nội dung gồm: - Tên sổ: "Sổ theo dõi biến động đất đai"; - Tên xã, số thứ tự quyển (ghi ở gáy sổ). Trang bìa phụ, nội dung gồm: - Quốc hiệu. - Tên sổ: "Sổ theo dõi biến động đất đai"; - Nơi lập sổ gồm: tỉnh, mã tỉnh; huyện, mã huyện; xã, mã xã; 23 - Số thứ tự quyển sổ theo dõi biến động đất đai. Hình 1.8: Trang nội dung Sổ theo dõi biến động đất đai Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm các cột: số thứ tự, tên và địa chỉ của người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, thửa đất biến động và nội dung biến động (thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền của người sử dụng đất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). Nguyên tắc lập sổ 1. Sổ được lập ngay sau khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu. 2. Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất đã được chỉnh lý, cập nhật vào sơ sở dữ liệu địa chính, sổ địa chính. 3. Thứ tự ghi vào sổ thực hiện theo thứ tự thời gian đăng ký biến động về sử dụng đất. 4. Yêu cầu đối với thơng tin ghi trong sổ theo dõi biến động đất đai như sau: - Họ, tên và địa chỉ của người đăng ký biến động về sử dụng đất; - Thời điểm đăng ký biến động ghi chính xác đến phút; - Mã thửa của thửa đất cĩ biến động hoặc mã thửa của thửa đất mới được tạo thành; - Nội dung biến động ghi vào sổ đối với từng trường hợp được thực hiện theo hướng dẫn chi tiết tại các trang đầu của mỗi quyển sổ. 24 1.3. Cơ sở dữ liệu địa chính 1.3.1. Các thành phần của cơ sở dữ liệu địa chính Cơ sở dữ liệu địa chính bao gồm dữ liệu bản đồ địa chính và các dữ liệu thuộc tính địa chính. Dữ liệu bản đồ địa chính được lập để mơ tả các yếu tố tự nhiên cĩ liên quan đến việc sử dụng đất bao gồm các thơng tin: - Vị trí, hình dạng, kích thước, toạ độ đỉnh thửa, số thứ tự, diện tích, mục đích sử dụng của các thửa đất; - Vị trí, hình dạng, diện tích của hệ thống thuỷ văn gồm sơng, ngịi, kênh, rạch, suối; hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống; hệ thống đường giao thơng gồm đường bộ, đường sắt, cầu và các khu vực đất chưa sử dụng khơng cĩ ranh giới thửa khép kín; - Vị trí, tọa độ các mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, mốc giới và ranh giới hành lang bảo vệ an tồn cơng trình; - ðiểm toạ độ địa chính, địa danh và các ghi chú thuyết minh. Các dữ liệu thuộc tính địa chính được lập để thể hiện nội dung của Sổ mục kê đất đai, Sổ địa chính và Sổ theo dõi biến động đất đai quy định tại ðiều 47 của Luật ðất đai 2003 bao gồm các thơng tin: - Thửa đất gồm mã thửa, diện tích, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính; - Các đối tượng cĩ chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất (khơng cĩ ranh giới khép kín trên bản đồ) gồm tên gọi, mã của đối tượng, diện tích của hệ thống thủy văn, hệ thống thủy lợi, hệ thống đường giao thơng và các khu vực đất chưa sử dụng khơng cĩ ranh giới thửa khép kín; - Người sử dụng đất hoặc người quản lý đất gồm tên, địa chỉ, thơng tin về chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, văn bản về việc thành lập tổ chức; - Tình trạng sử dụng của thửa đất gồm hình thức sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng, những hạn chế về quyền sử dụng đất, số hiệu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp, mục đích sử dụng, giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai; - Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng gồm những thay đổi về thửa đất, về người sử dụng đất, về tình trạng sử dụng đất. 1.3.2. Dữ liệu thuộc tính địa chính 1.3.2.1. Dữ liệu thửa đất Khái niệm về thửa đất 25 Thửa đất là đơn vị cơ bản trong quản lý đất đai, được thể hiện cụ thể trong hồ sơ địa chính. Thửa đất là phần diện tích đất được giới hạn bởi ranh giới xác định trên thực địa hoặc được mơ tả trên hồ sơ địa chính theo quy định như sau: - Ranh giới thửa đất trên thực địa được xác định bằng các cạnh thửa là tâm của đường ranh giới tự nhiên hoặc đường nối giữa các mốc giới hoặc địa vật cố định (là dấu mốc hoặc cọc mốc) tại các đỉnh liền kề của thửa đất; - Ranh giới thửa đất mơ tả trên hồ sơ địa chính được xác định bằng các cạnh thửa là đường ranh giới tự nhiên hoặc đường nối giữa các mốc giới hoặc địa vật cố định. Thửa đất được xác lập như sau: - Thửa đất đã được người sử dụng đất tạo lập, đang sử dụng và được Nhà nước cơng nhận; - Thửa đất được hình thành khi Nhà nước giao đất, cho thuê đất; - Thửa đất được hình thành trong quá trình sử dụng đất do hợp nhiều thửa đất thành một thửa đất (gọi là hợp thửa) hoặc tách một thửa đất thành nhiều thửa đất (gọi là tách thửa) theo yêu cầu của quản lý hoặc nhu cầu của người sử dụng đất phù hợp với quy định của pháp luật về đất đai. Mã thửa đất (MT) được xác định duy nhất đối với mỗi thửa đất, là một bộ gồm ba (03) số được đặt liên tiếp nhau cĩ dấu chấm (.) ngăn cách: Trong đĩ: - MX: là mã số đơn vị hành chính cấp xã được quy định tại Quyết định số 124/2004/Qð-TTg ngày 08 tháng 7 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam; - SB: là số hiệu và số thứ tự tờ bản đồ địa chính (cĩ thửa đất) của đơn vị hành chính cấp xã được đánh số liên tiếp từ số 01 trở đi theo nguyên tắc từ tỷ lệ nhỏ đến tỷ lệ lớn và từ trái sang phải, từ trên xuống dưới đối với các bản đồ cĩ cùng tỷ lệ; - ST: là số thứ tự thửa đất trên tờ bản đồ địa chính được đánh số liên tiếp từ số 1 trở đi theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Lập dữ liệu thửa đất Dữ liệu thửa đất được xây dựng thống nhất với bản đồ địa chính hoặc các loại bản đồ, sơ đồ khác hiện cĩ hoặc bản trích đo địa chính thửa đất đã được nghiệm thu để sử dụng; khi cấp giấy chứng nhận mà nội dung dữ liệu thửa đất cĩ thay đổi thì dữ liệu thửa đất phải được chỉnh lý thống nhất với giấy chứng nhận đã cấp; MT = MX.SB.ST 26 Nội dung dữ liệu thửa đất được thể hiện như sau: - Mã thửa đất. - Diện tích thửa đất được thể hiện theo đơn vị mét vuơng (m2), được làm trịn số đến một (01) chữ số thập phân; được xác định diện tích sử dụng chung và diện tích sử dụng riêng. - Tình trạng đo đạc thể hiện loại bản đồ, sơ đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất đã sử dụng, thời điểm hồn thành đo đạc (thời điểm nghiệm thu), tên đơn vị đã thực hiện việc đo đạc; 1.3.2.2. Dữ liệu người sử dụng đất Dữ liệu người sử dụng đất được xây dựng đối với tất cả các thửa đất đang cĩ người sử dụng để thể hiện các thơng tin về mã loại đối tượng sử dụng đất, tên, địa chỉ và các thơng tin khác của người sử dụng đất; Mã loại đối tượng sử dụng đất được thể hiện như sau: - “GDC” đối với hộ gia đình, cá nhân; - “UBS” đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã; - “TKT” đối với tổ chức kinh tế trong nước; - “TCN” đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và tổ chức sự nghiệp của nhà nước; - “TKH” đối với tổ chức khác trong nước và cơ sở tơn giáo; - “TLD” đối với doanh nghiệp liên doanh với nước ngồi; - “TVN” đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngồi; - “TNG” đối với tổ chức nước ngồi cĩ chức năng ngoại giao; - “CDS” đối với cộng đồng dân cư; Thửa đất đã cấp giấy chứng nhận thì thơng tin về người sử dụng đất phải thống nhất với giấy chứng nhận. Thửa đất chưa cấp giấy chứng nhận thì thể hiện tên của người đang sử dụng thửa đất đĩ (đối với hộ gia đình thì chỉ ghi tên của người đại diện hộ gia đình đĩ). 1.3.2.3 Dữ liệu về người quản lý đất Dữ liệu về người quản lý đất được xây dựng đối với các thửa đất được Nhà nước giao cho các tổ chức, cộng đồng dân cư để quản lý theo quy định tại ðiều 3 của Nghị định số 181/2004/Nð-CP ngày 29 tháng 11 năm 2004 của Chính phủ về thi hành Luật ðất đai 2003; 27 Dữ liệu về người quản lý đất bao gồm tên của tổ chức, cộng đồng dân cư được giao quản lý đất và mã của loại đối tượng quản lý đất. Mã của loại đối tượng được giao quản lý đất được thể hiện như sau: - "UBQ" đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; - "TPQ" đối với Tổ chức phát triển quỹ đất; - "TKQ" đối với các tổ chức khác; - "CDQ" đối với cộng đồng dân cư. 1.3.2.4. Dữ liệu về hình thức sử dụng đất chung, riêng Trường hợp tồn bộ diện tích thửa đất thuộc quyền sử dụng của một người sử dụng đất là một cá nhân hoặc một hộ gia đình, một cộng đồng dân cư, một tổ chức trong nước, một cơ sở tơn giáo, một cá nhân nước ngồi, một tổ chức nước ngồi, một người Việt Nam định cư ở nước ngồi thì ghi diện tích của thửa đất đĩ vào mục Sử dụng riêng và ghi "khơng" vào mục Sử dụng chung; Trường hợp tồn bộ diện tích thửa đất thuộc quyền sử dụng của nhiều người sử dụng đất thì ghi diện tích đĩ vào mục Sử dụng chung và ghi "khơng" vào mục Sử dụng riêng; Trường hợp thửa đất cĩ phần diện tích thuộc quyền sử dụng chung của nhiều người sử dụng đất và cĩ phần diện tích thuộc quyền sử dụng riêng của từng người sử dụng đất thì ghi diện tích đất sử dụng chung vào mục Sử dụng chung, diện tích đất sử dụng riêng vào mục Sử dụng riêng. 1.3.2.5. Dữ liệu mục đích sử dụng đất Dữ liệu mục đích sử dụng của thửa đất được xây dựng đối với tất cả các thửa đất, các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất bao gồm: mục đích sử dụng đất theo giấy chứng nhận đã cấp, mục đích sử dụng đất theo chỉ tiêu kiểm kê đất đai, mục đích sử dụng đất theo quy hoạch sử dụng đất đã được xét duyệt; trường hợp địa phương cĩ quy định thêm về mục đích sử dụng đất chi tiết thì ghi thêm mục đích sử dụng đất chi tiết đĩ; Mục đích sử dụng đất được xác định và sử dụng thống nhất trong cả nước bao gồm tên gọi, mã (ký hiệu), giải thích cách xác định. Phân loại mục đích sử dụng đất và giải thích cách xác định mục đích sử dụng đất được hướng dẫn cụ thể tại Thơng tư hướng dẫn thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất của Bộ Tài nguyên và Mơi trường; Mục đích sử dụng đất được ghi bằng tên gọi trong giấy chứng nhận và thể hiện bằng mã trong hệ thống dữ liệu địa chính như sau: Bảng 1.1: Mục đích sử dụng thuộc nhĩm đất nơng nghiệp 28 1 LUA đất trồng lúa 6 RPH đất rừng phịng hộ 2 COC đất cỏ dùng vào chăn nuơi 7 RDD đất rừng đặc dụng 3 HNK đất trồng cây hàng năm khác 8 NTS đất nuơi trồng thuỷ sản 4 CLN đất trồng cây lâu năm 9 LMU đất làm muối 5 RSX đất rừng sản xuất 10 NKH đất nơng nghiệp khác Bảng 1.2: Mục đích sử dụng thuộc nhĩm đất phi nơng nghiệp 1 ONT đất ở tại nơng thơn 15 DVH đất cơ sở văn hĩa 2 ODT đất ở tại đơ thị 16 DYT đất cơ sở y tế 3 TSC đất trụ sở cơ quan, cơng trình sự nghiệp của Nhà nước 17 DBV đất cơng trình bưu chính, viễn thơng 4 TSK là đất trụ sở khác 18 DTT đất cơ sở thể dục-thể thao 5 CQP đất quốc phịng 19 DKH đất cơ sở nghiên cứu khoa học 6 CAN đất an ninh 20 DXH đất cơ sở dịch vụ về xã hội 7 SKK đất khu cơng nghiệp 21 DCH đất chợ 8 SKC đất cơ sở sản xuất, kinh doanh 22 DDT đất cĩ di tích, danh thắng 9 SKS đất cho hoạt động khống sản 23 DRA đất bãi thải, xử lý chất thải 10 SKX đất sản xuất vật liệu, gốm sứ 24 TON đất tơn giáo 11 DGT đất giao thơng 25 TIN đất tín ngưỡng 12 DTL đất thủy lợi 26 NTD đất nghĩa trang, nghĩa địa 13 DNL đất cơng trình năng lượng 27 MNC đất cĩ mặt nước chuyên dùng 14 DGD đất cơ sở giáo dục-đào tạo 28 PNK đất phi nơng nghiệp khác Trường hợp dữ liệu mục đích sử dụng đất được xây dựng theo kết quả cấp giấy chứng nhận trước ngày 02 tháng 12 năm 2004 thì trong cơ sở dữ liệu phải được thể hiện lại bằng mã theo quy định trên; Mục đích sử dụng đất theo quy hoạch sử dụng đất đã được xét duyệt được ghi bằng mã quy định tại Thơng tư hướng dẫn lập, điều chỉnh và thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của Bộ Tài nguyên và Mơi trường; Mục đích sử dụng đất theo chỉ tiêu kiểm kê đất đai được thể hiện bằng mã thống nhất với bản đồ địa chính như sau: Bảng 1.3: Mục đích sử dụng thuộc nhĩm đất nơng nghiệp 1 LUC đất chuyên trồng lúa nước 13 RSM đất trồng rừng sản xuất 29 2 LUK đất trồng lúa nước cịn lại 14 RPN đất cĩ rừng tự nhiên phịng hộ 3 LUN đất trồng lúa nương; 15 RPT đất cĩ rừng trồng phịng hộ 4 COC đất cỏ dùng vào chăn nuơi 16 RPK đất khoanh nuơi phục hồi rừng phịng hộ 5 BHK đất bằng trồng cây hàng năm khác 17 RPM đất trồng rừng phịng hộ 6 NHK đất nương rẫy trồng cây hàng năm khác 18 RDN đất cĩ rừng tự nhiên đặc dụng 7 LNC đất trồng cây cơng nghiệp lâu năm 19 RDT đất cĩ rừng trồng đặc dụng 8 LNQ đất trồng cây ăn quả lâu năm 20 RDK đất khoanh nuơi phục hồi rừng đặc dụng 9 LNK đất trồng cây lâu năm khác 21 RDM đất trồng rừng đặc dụng 10 RSN đất cĩ rừng tự nhiên sản xuất 22 TSL đất nuơi trồng thuỷ sản nước lợ, mặn 11 RST đất cĩ rừng trồng sản xuất 23 TSN đất chuyên nuơi trồng thuỷ sản nước ngọt 24 LMU đất làm muối 12 RSK đất khoanh nuơi phục hồi rừng sản xuất 25 NKH đất nơng nghiệp khác - Mục đích sử dụng thuộc nhĩm đất phi nơng nghiệp: Tương tự như ghi vào giấy chứng nhận và cĩ thêm "SON" là đất sơng, ngịi, kênh, rạch, suối; - Loại đất thuộc nhĩm đất chưa sử dụng gồm: + "BCS" là đất bằng chưa sử dụng; + "DCS" là đất đồi núi chưa sử dụng; + "NCS" là núi đá khơng cĩ rừng cây. 1.3.2.6. Dữ liệu nguồn gốc sử dụng đất ðược xây dựng đối với các thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận; được xác định bằng tên gọi (mơ tả nguồn gốc của thửa đất mà người sử dụng đất được quyền sử dụng) như trên giấy chứng nhận và được thể hiện bằng mã trong cơ sở dữ liệu. Trường hợp cấp giấy chứng nhận lần đầu mà Nhà nước đã cĩ quyết định giao đất, cho thuê đất, cĩ hợp đồng thuê đất hoặc phải chuyển sang thuê đất thì ghi như sau: - "DG-KTT" đối với trường hợp Nhà nước giao đất khơng thu tiền sử dụng đất; 30 - "DG-CTT" đối với trường hợp Nhà nước giao đất cĩ thu tiền sử dụng; - "DT-TML" đối với trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền một; - "DT-THN" đối với trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng. Trường hợp được Nhà nước cơng nhận quyền sử dụng đất và cấp giấy chứng nhận lần đầu đối với người đang sử dụng đất mà trước đĩ khơng cĩ quyết định giao đất, cho thuê đất, hợp đồng thuê đất, khơng thuộc đối tượng phải chuyển sang thuê đất của Nhà nước thì ghi “CNQ”; Trường hợp tách thửa, hợp thửa, nhận chuyển quyền sử dụng đất và trường hợp cấp lại hoặc cấp đổi giấy chứng nhận thì ghi nguồn gốc sử dụng đất theo quy định mới như 2 trường hợp trên; Trường hợp thuê, thuê lại quyền sử dụng đất của doanh nghiệp đầu tư hạ tầng trong khu cơng nghiệp thì ghi "DT-KCN"; Trường hợp thửa đất gồm nhiều phần diện tích cĩ nguồn gốc sử dụng đất khác nhau thì thể hiện nguồn gốc sử dụng đối với từng phần diện tích tương ứng theo tất cả các trường hợp trên; Trường hợp sở hữu căn hộ nhà chung cư thì ghi "SH-NCC"; Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất thì thể hiện bằng hệ thống mã bao gồm: mã nguồn gốc như trên giấy chứng nhận đã cấp lần đầu trước khi chuyển mục đích, mã mục đích sử dụng trước khi chuyển được ghi trong ngoặc đơn (.), mã hình thức trả tiền khi được chuyển mục đích sử dụng (KTT- khơng thu tiền sử dụng đất, CTT- thu tiền sử dụng đất, TML- trả tiền thuê đất một lần, THN- trả tiền thuê đất hàng năm, kể cả trường hợp được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính), mã mục đích sử dụng đất sau khi chuyển được ghi trong ngoặc đơn (.) 1.3.2.7. Dữ liệu thời hạn sử dụng đất ðược xây dựng đối với các thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận và được thể hiện thống nhất với giấy chứng nhận đã cấp. Thời hạn sử dụng đất được Nhà nước giao đất, cho thuê đất hay cơng nhận quyền sử dụng đất là "Lâu dài" đối với trường hợp sử dụng đất ổn định lâu dài; thể hiện thời điểm (ngày, tháng, năm) hết hạn sử dụng đất đối với trường hợp sử dụng đất cĩ thời hạn. Trường hợp thửa đất cĩ vườn, ao gắn liền với nhà ở thuộc khu dân cư và diện tích đất ở được cơng nhận nhỏ hơn diện tích thửa đất thì thời hạn sử dụng đất được xác định cho từng phần diện tích cĩ mục đích sử dụng khác nhau, trong đĩ thời hạn sử dụng đất đối với diện tích đất ở là "Lâu dài", thời hạn sử dụng đối với đất thuộc nhĩm đất nơng nghiệp đối với từng mục đích sử dụng cụ thể theo hiện trạng sử dụng. 1.3.2.8. Dữ liệu nghĩa vụ tài chính về đất đai 31 Trường hợp được Nhà nước giao đất khơng thu tiền hoặc được cơng nhận như giao đất khơng thu tiền sử dụng đất đối với tổ chức thì thể hiện tổng giá trị quyền sử dụng đất được Nhà nước giao tại thời điểm cĩ quyết định giao đất và được ghi “Giá trị quyền sử dụng đất là... (ghi số tiền bằng số và bằng chữ)”; trường hợp khơng cĩ quyết định giao đất hoặc trong quyết định giao đất chưa thể hiện giá trị quyền sử dụng đất thì xác định giá trị quyền sử dụng đất tại thời điểm cấp giấy chứng nhận; Trường hợp được Nhà nước giao đất cĩ thu tiền thì thể hiện tổng số tiền sử dụng đất phải nộp, số tiền đã nộp, thời gian đã nộp và được ghi “Tiền sử dụng đất phải nộp... (ghi số tiền bằng số và bằng chữ); số tiền sử dụng đất đã nộp ngày.../.../...là... (ghi số tiền bằng số và bằng chữ); Trường hợp được miễn tiền sử dụng đất thì thể hiện tổng giá trị quyền sử dụng đất được Nhà nước giao như trường hợp được Nhà nước giao đất khơng thu tiền, tiếp theo ghi “- được miễn tiền sử dụng đất”; trường hợp được giảm tiền sử dụng đất thì tiếp theo ghi “- được giảm...(ghi số tiền bằng số và bằng chữ hoặc số phần trăm được giảm)”; Trường hợp được nợ nghĩa vụ tài chính thì thể hiện như sau: - Trường hợp hộ gia đình, cá nhân đã hoặc được ghi nợ nghĩa vụ tài chính mà số nợ khơng tính thành tiền thì ghi “Nợ...(ghi loại nghĩa vụ tài chính được ghi nợ) theo Thơng báo số...ngày.../.../...của...(ghi tên cơ quan thuế ra Thơng báo nếu cĩ)”; - Trường hợp hộ gia đình, cá nhân đã được ghi nợ nghĩa vụ tài chính mà số tiền nợ đã được xác định cụ thể thì ghi “Nợ...(ghi loại nghĩa vụ tài chính được ghi nợ) là...(ghi số tiền được nợ bằng số và bằng chữ) theo Thơng báo số...ngày.../.../...của...(ghi tên cơ quan thuế ra Thơng báo)”; - Khi đã thanh tốn xong nợ (cĩ chứng từ đã nộp tiền đối với nghĩa vụ tài chính đã ghi nợ) thì ghi “ðã nộp...(ghi loại nghĩa vụ tài chính đã trả nợ) là...(ghi số tiền đã trả bằng số và bằng chữ) theo...(ghi loại chứng từ đã nộp tiền và số chứng từ, ngày tháng năm lập chứng từ); Trường hợp được Nhà nước cho thuê đất trả tiền một lần thì thể hiện tổng số tiền thuê đất phải nộp, số tiền đã nộp, thời gian đã nộp và được ghi “Tiền thuê đất phải nộp...(ghi số tiền bằng số và bằng chữ); số tiền thuê đất đã nộp ngày.../.../...là...(ghi số tiền bằng số và bằng chữ). Trường hợp được miễn tiền thuê đất thì ghi “Số tiền thuê đất phải nộp một lần là... (ghi số tiền bằng số và bằng chữ) - được miễn tiền thuê đất”; trường hợp được giảm tiền thuê đất thì ghi “Số tiền thuê đất phải nộp một lần là... (ghi số tiền bằng số và bằng chữ) - được giảm... (ghi số tiền bằng số và bằng chữ hoặc phần trăm được giảm)”; Trường hợp được Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm thì thể hiện mức giá tiền thuê, số tiền thuê phải nộp hàng năm (cho cả trường hợp xác định lúc bắt đầu thuê và trường hợp cĩ điều chỉnh) và được ghi “Mức giá thuê đất là...(ghi giá tiền bằng số 32 và bằng chữ); số tiền thuê đất phải nộp hàng năm là...(ghi số tiền bằng số và bằng chữ)”; trường hợp người sử dụng đất xin nộp trước tiền thuê đất cho một số năm thì ghi tiếp “; đã nộp trước số tiền thuê đất là...(ghi số tiền bằng số và bằng chữ) cho... năm (ghi số năm đã nộp trước tiền thuê đất)”. Trường hợp được miễn tiền thuê đất thì ghi “Mức giá thuê đất là...(ghi giá tiền bằng số và bằng chữ) - được miễn tiền thuê đất”; trường hợp được giảm tiền thuê đất thì ghi “Mức giá thuê đất là...(ghi giá tiền bằng số và bằng chữ) - được giảm...(ghi số tiền bằng số và bằng chữ hoặc phần trăm được giảm hàng năm) trong thời gian...năm (ghi số năm được giảm)”; Trường hợp được Nhà nước cho phép chuyển mục đích sử dụng đất, tuỳ theo nghĩa vụ tài chính gắn hình thức chuyển mục đích sử dụng mà cĩ cách ghi cho phù hợp như các trường hợp đã nêu trên. 1.3.2.9. Dữ liệu những hạn chế về quyền sử dụng đất ðược xây dựng đối với những thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận. Trường hợp thửa đất hoặc một phần thửa đất thuộc quy hoạch sử dụng đất mà phải thu hồi, được cơ quan cĩ thẩm quyền phê duyệt và cơng bố nhưng chưa cĩ quyết định thu hồi thì ghi "Thửa đất (hoặc...m2 đất) thuộc khu vực quy hoạch phải thu hồi đất theo Quyết định số.../... ngày... /... /... của...(ghi tên cơ quan nhà nước đã ra Quyết định) về việc xét duyệt quy hoạch sử dụng đất (hoặc về việc xét duyệt quy hoạch xây dựng)"; Trường hợp thửa đất hoặc một phần thửa đất thuộc hành lang bảo vệ an tồn cơng trình thì ghi "Thửa đất (hoặc...m2 đất) thuộc hành lang bảo vệ an tồn cơng trình...(ghi tên cơng trình cĩ hành lang) theo Quyết định số.../... ngày.../... /... của...(ghi tên cơ quan nhà nước đã ra Quyết định)"; Trường hợp cĩ quy định hạn chế diện tích xây dựng đối với thửa đất thì ghi "Diện tích xây dựng khơng được vượt quá...m2 theo Quyết định số.../... ngày.../... /... của Uỷ ban nhân dân...(ghi tên địa phương mà Uỷ ban nhân dân đã ra Quyết định)". 1.3.2.10. Dữ liệu về giá đất ðược xây dựng đối với những thửa đất đang sử dụng vào các mục đích sản xuất nơng nghiệp, lâm nghiệp, nuơi trồng thủy sản, làm muối, đất ở và đất chuyên dùng. Giá đất (đồng/m2) được thể hiện theo giá do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định và cơng bố hàng năm hoặc theo giá đất do các tổ chức tư vấn giá đất xác định; trường hợp đấu giá quyền sử dụng đất thì thể hiện giá đất theo giá trúng đấu giá. 1.3.2.11. Dữ liệu tài sản gắn liền với đất 33 ðược xây dựng đối với các thửa đất được cấp giấy chứng nhận cĩ ghi nhận về tài sản gắn liền với đất (gồm nhà ở, các loại nhà khác, cơng trình hạ tầng kỹ thuật, cơng trình kiến trúc khác, rừng cây, cây lâu năm). ðối với nhà ở khơng phải nhà chung cư hoặc các loại nhà khác thì ghi "Nhà ở (hoặc Nhà trụ sở, Nhà xưởng, Nhà kho,...),...tầng (ghi số tầng), diện tích đất xây dựng...m2 (ghi tổng diện tích chiếm đất của nhà), loại nhà...(ghi loại kết cấu xây dựng của nhà như nhà gỗ, nhà gạch, nhà bê tơng, nhà khung thép tường gạch,... )"; ðối với nhà chung cư thì trong phần dữ liệu của chủ đầu tư hoặc chủ sử hữu nhà chung cư được ghi "Nhà chung cư...tầng (ghi số tầng), diện tích đất xây dựng...m2 (ghi tổng diện tích chiếm đất của nhà chung cư), tổng số...căn hộ (ghi tổng số căn hộ), loại nhà...(ghi loại kết cấu xây dựng của nhà như nhà bê tơng lắp ghép, nhà bê tơng tường gạch,...)"; ðối với căn hộ của nhà chung cư thuộc sở hữu của hộ gia đình, cá nhân thì trong phần dữ liệu của chủ sở hữu căn hộ được ghi "Căn hộ chung cư, số...(ghi số hiệu của căn hộ), tầng số...(ghi vị trí tầng cĩ căn hộ), diện tích...m2 (ghi tổng diện tích sử dụng của căn hộ)"; ðối với cơng trình hạ tầng kỹ thuật, cơng trình kiến trúc khác thì ghi "Cơng trình...(ghi loại cơng trình như hạ tầng khu cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, khu vui chơi, cơng trình xây dựng khác), bao gồm các hạng mục:..., diện tích...m2;..., diện tích...m2;...(ghi tên các hạng mục cơng trình cụ thể và diện tích chiếm đất của hạng mục cơng trình đĩ)"; ðối với rừng cây hoặc cây lâu năm thì ghi "Rừng cây (hoặc Cây lâu năm), diện tích...m2 (ghi diện tích rừng hoặc vườn cây lâu năm)"; Trường hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã được xác định theo quy định của pháp luật thì sau những nội dung theo quy định tại điểm b khoản này ghi tiếp "thuộc sở hữu của...(ghi tên chủ sở hữu)". 1.3.2.12. Dữ liệu về giấy chứng nhận ðược thể hiện đối với các thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận, bao gồm các thơng tin: Số phát hành giấy chứng nhận (số in trên trang một của giấy chứng nhận); Số vào Sổ cấp giấy chứng nhận. 1.3.2.13. Dữ liệu những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng Nội dung dữ liệu những biến động về sử dụng đất phải thể hiện gồm: thời điểm (ngày, tháng, năm) thực hiện đăng ký biến động; nội dung biến động và chỉ số tra cứu hồ sơ biến động; 34 Chỉ số tra cứu hồ sơ biến động được xác định duy nhất trên phạm vi cả nước cho tất cả các loại hình biến động về sử dụng đất, bao gồm 04 (bốn) bộ số và mã được đặt liên tiếp nhau cĩ dấu “chấm” ngăn cách: Trong đĩ: - MX: là mã đơn vị hành chính cấp xã theo quy định tại Quyết định số 124/2004/Qð-TTg; - ST: là số thứ tự của hồ sơ biến động đã được giải quyết gồm cĩ 06 (sáu) chữ số được đánh số liên tiếp từ số 000001 trở đi cho tất cả các loại hình biến động trong phạm vi địa bàn quản lý của cơ quan cĩ thẩm quyền chỉnh lý giấy chứng nhận; - MB: là mã của loại hình biến động được ghi bằng ký hiệu theo quy định; - MC: là mã của cơ quan thực hiện chỉnh lý giấy chứng nhận được ghi bằng ký hiệu: “XA” đối với Ủy ban nhân cấp xã, “VP” đối với Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phịng Tài nguyên và Mơi trường, “VS” đối với Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Mơi trường, “PH” đối với Phịng Tài nguyên và Mơi trường, “SO” đối với Sở Tài nguyên và Mơi trường; Thời điểm thực hiện đăng ký biến động được xác định theo thời điểm (giờ phút, ngày, tháng, năm) tiếp nhận hồ sơ hợp lệ; Nội dung biến động và mã của loại hình biến động được thể hiện đối với từng trường hợp biến động theo quy định tại Thơng tư 09/2007/TT-BTNMT. Ví dụ: Trường hợp cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất (trừ trường hợp cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất trong khu cơng nghiệp) thì ghi mã loại biến động là “CT” và nội dung biến động được ghi: "Cho ơng (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức)...(ghi tên và các thơng tin khác về người thuê hoặc thuê lại đất) thuê đất (hoặc thuê lại đất) theo hồ sơ số.... (ghi chỉ số tra cứu hồ sơ cho thuê, cho thuê lại đất)"; 1.3.2.14. Dữ liệu về các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất Các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất Các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất bao gồm đất xây dựng đường giao thơng, đất xây dựng hệ thống thuỷ lợi theo tuyến, đất xây dựng các cơng trình khác theo tuyến, đất sơng, ngịi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến, đất chưa sử dụng khơng cĩ ranh giới thửa khép kín trên tờ bản đồ. Ranh giới sử dụng đất xây dựng đường giao thơng, xây dựng hệ thống thuỷ lợi theo tuyến, xây dựng các cơng trình theo tuyến khác được xác định theo chân mái đắp hoặc theo đỉnh mái đào của cơng trình. CS = MX.ST.MB.MC 35 Trường hợp đường giao thơng, hệ thống thủy lợi theo tuyến, các cơng trình khác theo tuyến khơng cĩ mái đắp hoặc mái đào thì xác định theo chỉ giới xây dựng cơng trình. Ranh giới đất sơng, ngịi, kênh, rạch, suối được xác định theo đường mép nước của mực nước trung bình. Ranh giới đất chưa sử dụng khơng cĩ ranh giới thửa khép kín trên tờ bản đồ được xác định bằng ranh giới giữa đất chưa sử dụng và các thửa đất đã xác định mục đích sử dụng. Lập dữ liệu các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất Dữ liệu về các đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thành thửa đất bao gồm tên gọi và mã của đối tượng chiếm đất, diện tích chiếm đất và người quản lý đất; Tên gọi và mã của đối tượng chiếm đất nhưng khơng tạo thửa đất được thể hiện là XXX.SB.i (trong đĩ XXX là mã loại đất, SB là số thứ tự tờ bản đồ; i là số thứ tự của từng phần đối tượng chiếm đất trên từng tờ bản đồ - từng đoạn cơng trình hoặc đoạn sơng suối hoặc từng phần đất chưa sử dụng, được đánh số từ số 01 trở đi theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới); - Dữ liệu về người quản lý đất; - Diện tích của đối tượng chiếm đất khơng tạo thành thửa đất được thể hiện thống nhất với bản đồ địa chính đối với từng đường giao thơng, cơng trình thuỷ lợi theo tuyến, các cơng trình khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng khơng cĩ ranh giới thửa khép kín, sơng, ngịi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến. 1.3.3. Yêu cầu đối với cơ sở dữ liệu địa chính ðược cập nhật, chỉnh lý đầy đủ theo đúng yêu cầu đối với các nội dung thơng tin của bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính theo quy định. Từ cơ sở dữ liệu địa chính in ra được: - Giấy chứng nhận; - Bản đồ địa chính theo tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Tài nguyên và Mơi trường quy định; - Sổ mục kê đất đai và Sổ địa chính theo mẫu đã quy định; - Biểu thống kê, kiểm kê đất đai, các biểu tổng hợp kết quả cấp giấy chứng nhận và đăng ký biến động về đất đai theo mẫu do Bộ Tài nguyên và Mơi trường quy định; - Trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính của thửa đất hoặc một khu đất (gồm nhiều thửa đất liền kề nhau); 36 Tìm được thơng tin về thửa đất khi biết thơng tin về người sử dụng đất, tìm được thơng tin về người sử dụng đất khi biết thơng tin về thửa đất; tìm được thơng tin về thửa đất và thơng tin về người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất khi biết vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính, tìm được vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính khi biết thơng tin về thửa đất, người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất; Tìm được các thửa đất, người sử dụng đất theo các tiêu chí hoặc nhĩm các tiêu chí về tên, địa chỉ của người sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất; vị trí, kích thước, hình thể, mã, diện tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, nguồn gốc sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất; giá đất, tài sản gắn liền với đất, những hạn chế về quyền của người sử dụng đất, nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; những biến động về sử dụng đất của thửa đất; số phát hành và số vào Sổ cấp giấy chứng nhận; Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu địa chính được lập theo đúng chuẩn dữ liệu đất đai do Bộ Tài nguyên và Mơi trường quy định. 1.3.4. Yêu cầu đối với phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu địa chính Bảo đảm nhập liệu, quản lý, cập nhật được thuận tiện đối với tồn bộ dữ liệu địa chính theo quy định; Bảo đảm yêu cầu bảo mật thơng tin trong việc cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính trên nguyên tắc chỉ được thực hiện tại Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất và chỉ do người được phân cơng thực hiện; bảo đảm việc phân cấp chặt chẽ đối với quyền truy nhập thơng tin trong cơ sở dữ liệu; Bảo đảm yêu cầu về an tồn dữ liệu; Thể hiện thơng tin đất đai theo hiện trạng và lưu giữ được thơng tin biến động về sử dụng đất trong lịch sử; Thuận tiện, nhanh chĩng, chính xác trong việc khai thác các thơng tin đất đai dưới các hình thức tra cứu trên mạng; trích lục bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thơng tin đất đai; sao thơng tin đất đai vào thiết bị nhớ; Bảo đảm tính tương thích với các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác, phần mềm ứng dụng đang sử dụng phổ biến tại Việt Nam. 1.3.5. Lộ trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính Việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính trên phạm vi cả nước được ưu tiên thực hiện theo thứ tự dưới đây: - ðối với các phường, thị trấn phải được thực hiện trước năm 2010; - ðối với các xã ở đồng bằng, trung du phải được thực hiện trước năm 2015; 37 - ðối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa cĩ điều kiện khĩ khăn thì cĩ thể thực hiện sau khi đã hồn thành cho các phường, thị trấn và các xã ở đồng bằng, trung du; Trong thời gian chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện như sau: - Trường hợp địa phương chưa lập hồ sơ địa chính trên giấy thì khi thực hiện cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động về sử dụng đất phải lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy ở cả cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã; - Trường địa phương đã lập hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định trước ngày 17/08/2007 thì tiếp tục sử dụng, cập nhật và chỉnh lý biến động về sử dụng đất trong quá trình quản lý đất đai theo hướng dẫn tại Thơng tư 09; Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo Sở Tài nguyên và Mơi trường và các ngành cĩ liên quan lập và tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính bảo đảm theo đúng lộ trình để đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai của địa phương. 1.4. Quản lý hồ sơ địa chính 1.4.1.Trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính 1.4.1.1. Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Mơi trường Cơ sở dữ liệu địa chính (trong máy chủ và trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; Bản lưu giấy chứng nhận, Sổ cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với tổ chức, cơ sở tơn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngồi (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở), tổ chức nước ngồi, cá nhân nước ngồi; Giấy chứng nhận của tổ chức, cơ sở tơn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngồi, tổ chức nước ngồi, cá nhân nước ngồi đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận; Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập qua các thời kỳ trước ngày 17/08/2007. 1.4.1.2. Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phịng Tài nguyên và Mơi trường Cơ sở dữ liệu địa chính (trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; 38 Bản lưu giấy chứng nhận, Sổ cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngồi được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư; Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngồi mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận; Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập trước ngày 17/08/2007. 1.4.1.3. Ủy ban nhân dân cấp xã Chịu trách nhiệm quản lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Thơng báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo do Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất gửi đến để cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính. 1.4.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính và các tài liệu cĩ liên quan 1.4.2.1. Phân loại - Bản đồ địa chính; - Thiết bị nhớ chứa dữ liệu đất đai; - Bản lưu giấy chứng nhận; - Sổ địa chính; - Sổ mục kê đất đai; - Thơng báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo; - Các giấy tờ cĩ liên quan đến việc cấp giấy chứng nhận lần đầu; - Hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất, giấy chứng nhận đã thu hồi đối với từng thửa đất; - Các tài liệu khác. 1.4.2.2. Sắp xếp Các tài liệu nêu trên (trừ 2 loại cuối cùng) được sắp xếp theo từng đơn vị hành chính cấp xã; trong đĩ Bản lưu giấy chứng nhận được sắp xếp theo số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận, các giấy tờ về cập nhật, chỉnh lý sắp xếp theo thứ tự thời gian, các giấy tờ liên quan đến việc cấp giấy chứng nhận lần đầu sắp xếp theo mã thửa đất; 39 Các tài liệu về hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất, giấy chứng nhận đã thu hồi sắp xếp theo thứ tự thời gian và được đánh số từ 000001 đến hết trong tồn bộ phạm vi quản lý của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất. 1.4.3. Bảo quản hồ sơ địa chính Việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu cĩ liên quan đến hồ sơ địa chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia. Sở Tài nguyên và Mơi trường, Phịng Tài nguyên và Mơi trường, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu cĩ liên quan đến hồ sơ địa chính. Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất và cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu cĩ liên quan đến hồ sơ địa chính theo đúng quy định của phát luật về lưu trữ quốc gia. 1.4.4. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính Bảo quản vĩnh viễn đối với bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, bản lưu giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất. Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với giấy tờ thơng báo cơng khai các trường hợp đủ điều kiện, trường hợp khơng đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận; Thơng báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo. 1.4.5. Tổng hợp báo cáo tình hình lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Mơi trường cĩ trách nhiệm tổng hợp, cập nhật thường xuyên để báo cáo Sở Tài nguyên và Mơi trường về kết quả lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và kết quả cấp giấy chứng nhận. Sở Tài nguyên và Mơi trường cĩ trách nhiệm báo cáo Bộ Tài nguyên và Mơi trường theo định kỳ sáu (06) tháng một lần (báo cáo sáu tháng đầu năm và báo cáo cuối năm) về kết quả lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và kết quả cấp giấy chứng nhận ở địa phương; báo cáo sáu (6) tháng đầu năm được gửi vào ngày 15 tháng 7 năm đĩ, báo cáo cuối năm được gửi vào ngày 15 tháng 01 năm sau; nội dung báo cáo thực hiện theo Mẫu số 03/TTðð, Mẫu số 04/TTðð, Mẫu số 05/TTðð và Mẫu số 06/TTðð ban hành kèm theo Thơng tư 09/2009/TT-BTNMT. 1.4.6. Kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ địa chính 1.4.6.1. Quy định về kiểm tra, nghiệm thu Hồ sơ địa chính Bản đồ địa chính phải được kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận theo quy định của Quy phạm thành lập bản đồ địa chính; 40 Việc nhập dữ liệu bản đồ địa chính vào cơ sở dữ liệu phải được kiểm tra, nghiệm thu theo quy định về chuẩn hĩa dữ liệu địa chính của Bộ Tài nguyên và Mơi trường; Việc nhập dữ liệu thuộc tính địa chính vào cơ sở dữ liệu địa chính phải được kiểm tra ngay trong quá trình nhập dữ liệu theo quy định của phần mềm nhập liệu; Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập tại những địa phương chưa triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì phải được kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận trước khi đưa vào sử dụng ở các cấp. Nội dung kiểm tra phải đối sốt thống nhất về tất cả các thơng tin giữa Sổ địa chính, Sổ mục kê và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hoặc hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). 1.4.6.2. Trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ địa chính Sở Tài nguyên và Mơi trường cĩ trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận đối với bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai trước khi đưa vào sử dụng; kiểm tra nghiệm thu việc nhập dữ liệu bản đồ địa chính vào cơ sở dữ liệu địa chính; Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Mơi trường cĩ trách nhiệm kiểm tra việc nhập dữ liệu thuộc tính địa chính trong quá trình thực hiện; Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất cĩ trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng; ðối với địa phương chưa lập bản đồ địa chính mà đang cĩ các loại bản đồ, sơ đồ khác thì Sở Tài nguyên và Mơi trường xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc tổ chức chỉnh lý trước khi đưa vào sử dụng để cấp giấy chứng nhận. 1.4.7. Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cĩ trách nhiệm đầu tư và chỉ đạo việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo hướng dẫn. Sở Tài nguyên và Mơi trường cĩ trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đo vẽ bản đồ địa chính và chỉ đạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương. Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Mơi trường chịu trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau đây: - Tổ chức xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu địa chính; - Chỉnh lý dữ liệu bản đồ địa chính và cập nhật, chỉnh lý dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp, chỉnh lý giấy chứng nhận của cấp tỉnh; - In Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai cấp cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng; 41 - Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính trên giấy và sao hai (02) bộ, một (01) bộ gửi Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phịng Tài nguyên và Mơi trường, một (01) bộ gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương. Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phịng Tài nguyên và Mơi trường chịu trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau đây: - Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới hoặc chỉnh lý giấy chứng nhận của cấp huyện; - Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định. Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp biến động về sử dụng đất. Các cơ quan cĩ trách nhiệm thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa chính và xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính được phép thuê dịch vụ tư vấn để thực hiện các nhiệm vụ được giao. 1.5. Các dạng thức hồ sơ địa chính ở Việt Nam 1.5.1. Hồ sơ đất đai thời phong kiến Trên thế giới cơng tác đo đạc ruộng đất đã cĩ từ rất lâu, từ khi con người biết tính tốn số tài sản mà mình đang chiếm hữu trong đĩ cĩ ruộng đất để chứng minh quyền lực của họ với những chủ đồn điền, trang trại khác. Ở Việt Nam, cơng tác đạc điền và quản lý điền địa được hình thành từ thế kỷ thứ VI, tuy nhiên theo số liệu và những tài liệu cịn lữu giữ lại thì hệ thống cũ nhất cịn lại được đến nay là hệ thống địa bạ thời Gia Long. Từ năm 1806, Vua Gia Long đã tiến hành đạc điền tồn quốc và lập địa bạ cho mỗi xã. ðịa bạ được phân biệt cho từng vùng đất: đất cơng, đất tư, điền thổ và được phân biệt rõ chủ sở hữu, diện tích và hạng thuế được áp dụng. ðịa bạ được lập thành 3 bản: Bản Giao nộp tại Bộ Hộ, Bản Binh nộp tại Dinh Bố Chánh và Bản ðinh lưu tại xã. ðịa bạ là một quyển sổ ghi chép và mơ tả thật rõ ràng từ tổng quát đến chi tiết địa phận của làng thuộc hệ thống hành chính nào, vị trí theo các hướng ðơng, Tây, Nam, Bắc, tổng số ruộng đất thực canh cũng như hoang nhàn, kể cả ao, hồ rừng núi. Sau đĩ phân tích từng loại, hạng ruộng đất, mỗi sổ điền hay thổ, diện tích cụ thể, vị trí, loại cây trồng, thuộc quyền sở hữu của ai (cơng điền, cơng thổ, quan điền, quan thổ hay ruộng tư). ðiền bạ là quyển sổ khai báo và đĩng thuế của làng, hàng năm căn cứ vào sổ địa bạ và biểu thuế của triều đình để ban hành điền bạ. Mỗi năm lập điền bạ một lần để nộp thuế, căn cứ thêm vào những thay đổi đĩ gọi là tiểu tu điền bạ, 5 năm sửa đổi kỹ hơn 42 cùng với việc đo khám lại gọi là đại tu điền bạ. Quá trình này được quy định cách đây đã hơn hai thế kỷ và đã được áp dụng vào cơng tác quản lý đất đai hiện nay cơng tác thống kê được tiến hành 1 năm 1 lần và tổng kiểm kê đất đai 5 năm 1 lần những cơng tác này được tiến hành dựa trên các loại sổ sách trong hồ sơ địa chính (Sổ mục kê và Sổ theo dõi biến động), kết quả kiểm kê ngồi các biểu mẫu, thuyết minh báo cáo cịn kèm theo bản đồ hiện trạng sử dụng đất. ðây là sự kế thừa và phát huy những kinh nghiệm quản lý đất của các triều đại Việt Nam trước kia. Dưới triều Minh Mạng cơng tác đạc điền được tiếp tục để lập “bộ điền” sau đổi lại thành “địa bộ”, mỗi bộ lập 3 bản lưu ở 3 nơi như thời Gia Long và được gọi là Bản Giáp, Bản Ất và Bản Bính; kết quả đạc điền lập sổ địa bạ cĩ mơ tả về loại đất, diện tích, cĩ sự chứng kiến của Chức việc làng và các quan Kinh phái. Sổ chỉ lập 1 lần vào cuối triều Minh Mạng và thời gian đầu cĩ tổ chức tu chỉnh và tháng 10 âm lịch. Trải qua các cuộc chiến tranh và thời gian hiện chỉ cịn lại duy nhất Bản Giáp (bản lưu giữ ở kinh thành Huế) với 10.044 tập địa bạ gồm 16.000 quyển cho 16.000 xã thơn, trong tổng số 18.000 xã thơn thời Nguyễn trong cả nước (thất lạc 2.000 quyển). 1.5.2. Hồ sơ đất đai dưới thời Pháp thuộc Thực dân Pháp chia nước Việt Nam thanh 3 khu vực để tiện việc cai trị, vì vậy phụ thuộc vào từng điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội của từng khu vực mà cĩ những chế độ điền địa khác nhau: - Chế độ quản thủ địa bộ tại Nam kỳ - Chế độ bảo tồn điền trạch, sau đổi thành quản thủ địa chánh tại Trung kỳ - Chế độ bảo thủ để áp (cịn gọi là đế dương) bảo đảm quyền bất động sản cho người Pháp và kiều dân kết ước theo luật lệ của nước Pháp. - Chế độ điền thổ theo sắc lệnh ngày 29/03/1939 áp dụng tại Bắc kỳ - Tân chế độ điền thổ theo sắc lệnh ngày 21/07/1925 áp dụng tại Nam kỳ và các nhượng địa của Pháp tại Hà Nội, Hải Phịng, ðà Nẵng. Các chế độ điền địa nĩi trên tuy khác nhau về hình thức, cách lập nhưng về cơ bản là giống nhau về yêu cầu nội dung và với mục tiêu cao nhất là dùng để tính thuế đất một cách triệt để các loại đất cĩ sử dụng. Chế độ điền thổ tại Nam Kỳ Trong thời kỳ pháp thuộc các tỉnh khu vực phía Nam nước ta tiến hành quản lý ruộng đất theo 2 chế độ sau: chế độ địa bộ và chế độ điền thổ theo sắc lệnh 1925. Chế độ địa bộ: để thực hiện chế độ điền địa người Pháp đã xây dựng hệ thống tam giác đạc từ năm 1871 để làm cơ sở làm bản đồ bao đạc và bản đồ giải thửa. Tỷ lệ của các mảnh bản đồ bao đạc của các xã từ 1/10.000 đến 1/5.000, trên đĩ thể hiện các nội dung như ranh giới của xã, ranh giới của các loại đất khác nhau cĩ ghi chú mục đích 43 sử dụng như đất đồi núi, đất rừng, đất ruộng 1 vụ, 2 vụ, đất ao hồ, đường xá, sơng ngịi… ðồng thời dưới gĩc của bản đồ cĩ bảng liệt kê các loại đất. Từ những năm đầu thế kỷ 20 cơng tác đo đạc, lập bản đồ giải thửa được bắt đầu triển khai ở các tỉnh: Gị Cơng (1912); Chợ Lớn (1913); Sĩc Trăng (1915)…, đến năm 1930 việc đo đạc bản đồ giải thửa đã được tiến hành cho hầu hết các tỉnh thuộc Nam kỳ và được đo vẽ ở các tỷ lệ1/1.000; 1/5.000 và khu vực đơ thị được đo chi tiết hơn với tỷ lệ bản đồ là 1/200. Hệ thống sổ bộ (theo chế độ địa bộ) được người Pháp thiết lập từ những năm cuối thế kỷ 19. Ban đầu được lập trên cơ sở kế thừa, tu chỉnh (cĩ nơi theo kết quả đo đạc mới) hệ thống địa bộ của thời Minh mạng thứ 17 (1836). Từ năm 1911 cơng tác này bắt đầu được củng cố và hồn thiện: Hệ thống sổ địa bộ phải cĩ bản đồ giải thửa kèm theo; nội dung sổ địa bộ phải ghi nhận đầy đủ các văn kiện về chuyển quyền, lập quyền, hủy quyền và án tịa, sổ địa bộ này đã đáp ứng được yêu cầu việc quản lý đất đai trong giai đoạn đĩ. Tuy nhiên, nĩ cịn khuyết tật do việc phân cấp chức năng đo đạc lập bản đồ giải thửa và lập sổ địa chính ra 2 cơ quan khác nhau, thiếu sự phối hợp với nhau là Sở ðịa chính và Phịng ðịa bộ. Hơn nữa việc đăng ký địa bộ khơng quy định rõ loại chứng thư nào được đăng ký mà chỉ nĩi vắn tắt chứng thư phải được trước bạ mới được sửa chữa địa bộ. Hệ thống địa bộ này chỉ được áp dụng để quản thủ điền địa cho dân bản xứ, riêng người Pháp và ngoại kiều đồng hĩa Pháp thì áp dụng theo chế độ đế dương do Ty bảo thủ đế dương thực hiện. Khắc phục nhược điểm trên, ngày 21/07/1925 Chính phủ Pháp đã cĩ sắc lệnh thiết lập chế độ bảo thủ điền thổ nhằm thống nhất 2 chế độ địa bộ và đế dương thành một văn kiện duy nhất cơng bố bất động sản. Sắc lệnh này được áp dụng dần trên lãnh thổ Nam kỳ ở những nơi đã được đo đạc lập bản đồ giải thửa chính xác do Ty ðiền địa đặc trách thực hiện. Hồ sơ điền thổ lập theo chế độ này bắt buộc phải cĩ: sổ điền thổ, bản đồ giải thửa, thủ tục đăng tịch được tổ chức cơng khai trên cơ sở tra cứu kỹ càng các cơ sở pháp lý về quyền sở hữu; nội dung sổ điền thổ đã thể hiện rõ từng lơ đất của mỗi chủ về diện tích, loại đất, vị trí, ranh giới, biến động tăng giảm của lơ đất, tên chủ sở hữu, những điều ràng buộc với quyền sở hữu, cầm thế và đế dương…. Người sử dụng đất sau khi đăng tịch được cấp bằng khốn điền thổ. Trường hợp bị mất bằng khốn, điền chủ phải đăng cơng báo sau đĩ phải xin tịa tuyên án mới được cấp lại lần thứ 2. Hệ thống hồ sơ điền thổ theo sắc lệnh 1925 được đánh giá là bộ tài liệu đất đai đầy đủ nhất, chặt chẽ nhất và được thiết lập với chất lượng cao nhất trong tồn bộ các chế độ quản thủ điền địa thời Pháp thuộc. Chế độ quản thủ địa chánh tại Trung kỳ (1939) Việc thiết lập chế độ quản thủ địa chánh ở Trung kỳ được bắt đầu từ năm 1930 theo nghị định số 1358 của tịa Khâm sứ Trung kỳ (lúc này gọi là bảo tồn điền trạch) và đến năm 1939 đổi thành quản thủ địa chánh theo Nghị định số 3138 ngày 14/10/1939. 44 Tài liệu được lập theo chế độ này gồm cĩ: bản đồ giải thửa, địa bộ, điền chủ bộ và tài chủ bộ. Sổ địa bộ được lập theo một thủ tục đầy đủ, chặt chẽ sau khi đo phân chia ranh giới xã, cắm mốc và phân chia ranh thửa, đo đạc lập bản đồ giải thửa tỷ lệ 1/2000, tổ chức nhận ruộng và lập biên bản cắm mốc, biên bản cắm mốc sẽ dùng làm căn cứ để lập địa bộ và danh sách các quyền của người sử dụng; kết quả cuối cùng xẽ được viên Cơng sứ duyệt và cơng khai hồ sơ trong 2 tháng tại huyện đường, sau 2 tháng cơng khai từ sổ địa bộ gốc sẽ lập thành sổ địa bộ chính thức. Bộ chính thức kèm theo bản đồ sẽ được lưu lại phịng quản thủ địa chánh để thực hiện việc quản thủ. Chế độ quản thủ địa chính tại Bắc kỳ Cơng tác đạc điền tại bắc kỳ được bắt đầu từ năm 1889; cũng như Nam kỳ, giai đoạn đầu từ 1889 đến 1920 cơng tác đạc điền tập trung chủ yếu do lập bản đồ bao đạc tại các vùng đất phải chịu thuế thuộc các tỉnh đồng bằng và một số nơi thuộc Trung du, miền núi. Từ năm 1921, Chính phủ Bắc kỳ bắt đầu cho triển khai đạc điền lập bản đồ giải thửa chính xác trên cơ sở lưới tam giác đạc, tuy nhiên do đặc thù đất đai miền Bắc rất manh mún, thủ tục phân chia ranh giới và cắm mốc phức tạp, nên tiến độ đo đạc chậm, vì vậy song song với việc đo đạc chính quy (triển khai chủ yếu ở các đơ thị) đã triển khai phương pháp lập lược đồ đơn giản để sử dụng đạc viên tại các làng xã sau khi đã huấn luyện cho họ; lược đồ giải thửa được lập ở tỷ lệ 1/1.000 để phục vụ kịp thời việc lập sổ sách địa chính. Chế độ quản thủ địa chính ở Bắc kỳ đã hình thành một hệ thống tài liệu được quy định khá đầy đủ và chắt chẽ để phù hợp với tình hình đất đai ở miền Bắc; hồ sơ gồm cĩ: - Bản đồ giải thửa chính xác hoặc lược đồ; - Sổ địa chính lập theo số hiệu thửa đất (nơi đo lược đồ cĩ mẫu riêng: nơi đo đạc chính xác ở các làng xã cĩ mẫu riêng và nơi đo đạc chính xác ở thành thị cĩ mẫu riêng). - Sổ điền bộ lập theo từng chủ kèm tất cả các số thửa ruộng của họ (lập cho vùng đo lược đồ), hoặc sổ điền địa chủ liệt kê đầy đủ ruộng đất của mỗi chủ (dùng cho vùng đo chính quy); - Sổ khai báo ghi các văn tự chuyển dịch đất đai; - Sổ mục lục thửa đất và mục lục điền chủ để phục vụ tra cứu. Chủ sở hữu đất được cấp bằng khốn điền thổ hoặc giấy chứng nhận đăng tịch. Hệ thống sổ bộ địa chính được lưu tại xã do trưởng bạ giữ (áp dụng cho nơi cịn đo lược đồ) hoặc chỉ lưu giữ tại ty địa chính (áp dụng ở nơi đã đo đạc chính quy). Song song với chế độ quản thủ địa chính, ở Bắc kỳ cịn tồn tại một hình thức bảo thủ điền thổ theo sắc lệnh ngày 21/07/1925 giống như ở Nam kỳ; chế độ này chủ yếu được áp dụng ở một số thành phố: Hà Nội, Hải Phịng. 45 1.5.3. Hồ sơ đất đai dưới chế độ Việt Nam Cộng hồ (1954 - 1975) Sau chiến thắng ðiện Biên Phủ (1954), miền Nam Việt Nam tạm thời đặt dưới quyền cai trị của chính quyền Sài gịn. Thời gian từ 1954 - 1962 vẫn tồn tại 3 chế độ điền địa như thời Pháp thuộc, tuy nhiên đến năm 1962 Chính quyền Việt Nam cộng hịa đã ra Sắc lệnh số 124 - CTNT về cơng tác kiến điền và quản thủ điền địa tại những nơi chưa thực hiện theo Sắc lệnh 1925. Tân chế độ điền thổ (theo Sắc lệnh 1925). Thực hiện chế độ này hệ thống hồ sơ thiết lập gồm cĩ: - Bản đồ đo đạc chính xác từng thửa đất; - Sổ điền thổ lập theo đơn vị bất động sản; - Sổ mục lục lập theo từng chủ sở hữu cĩ thể hiện các thửa đất của mỗi chủ. Hệ thống thứ tự tên chủ được xếp theo vần A, B, C… để tra cứu; - Hệ thống hồ sơ bất động sản lập cho mỗi sổ bằng khốn một tập gồm tất cả các giấy tờ văn kiện lược giản cĩ liên quan đến lơ đất. Tồn bộ hồ sơ trên lập thành 2 bộ lưu tại ty điền địa và xã sở tại. Người chủ sở hữu được cấp bằng khốn điền thổ gồm cĩ 1 tờ gấp thành 8 trang mang tồn bộ nội dung của trang bằng khốn. Mỗi lơ đất cấp 1 tờ, một chủ cĩ thể cĩ nhiều lơ đất ở các vị trí khác nhau được cấp nhiều tờ. Hệ thống hồ sơ thực hiện theo chế độ này đã được lập cho 1/6 diện tích (khoảng 1 triệu ha) chủ yếu tập trung ở đồng bằng Sơng Cửu Long. Hệ thống này được các nhân viên địa chính phục vụ cho chính quyền Sài gịn đánh giá là chặt chẽ, đơn giản, cĩ hiệu lực nhất và dự kiến sẽ thay thế cho chế độ địa bộ trên tồn miền Nam. Tuy nhiên, hệ thống này vẫn cịn một số nhược điểm: - Số lượng sổ sách song song tồn tại quá nhiều để phục vụ tra cứu; - Kích thước khổ giấy quá lớn nhưng chỉ thể hiện nội dung 1 thửa đất, lượng giấy đầu tư ban đầu rất lớn và trên thực tế nhiều nội dung ít khi dùng đến. Về chế độ địa bộ. Thực hiện chế độ địa bộ phù hợp với hồn cảnh thực tiễn, điều kiện kinh tế và yêu cầu quản lý trước mắt. Thực hiện chế độ này, nội dung các bước thực hiện cũng gần giống như quy trình thực hiện chỉ thị 299/TTg ngày 10/11/1980 của Thủ tướng Chính phủ ở cả nước Việt Nam giai đoạn từ 1981 đến 1987. Kết thúc cơng tác này phải lập được các tài liệu sau: - Bản đồ chỉnh lý hoặc lược đồ giải thửa; 46 - Sổ địa bộ lập theo thứ tự thửa, mỗi trang lập 5 thửa (mỗi thửa đất phải thể hiện các nội dung: số tờ bản đồ, số thửa, tên chủ sở hữu, diện tích, loại đất, vị trí, nguồn gốc, các điều ràng buộc, những thay đổi trong quá trình sử dụng); - Sổ điền địa chủ yếu lập theo chủ sử dụng, mỗi chủ 1 trang, nội dung liệt kê tất cả các thửa của mỗi chủ; - Phiếu cá nhân, nội dung như 1 trang sổ điền chủ để tra cứu sổ điền chủ; - Sổ mục lục ghi tên chủ (xếp theo vần A, B, C… để tra cứu). Các tài liệu trên được lập 2 bộ, lưu tại ty điền địa và xã sở tại. Chủ sở hữu được cấp chứng thư kiến điền thể hiện theo từng thửa đất. Hệ thống tài liệu lập theo chế độ địa bộ sau hơn 10 năm áp dụng đã được thiết lập trên hầu hết lãnh thổ miền Nam Việt Nam (trừ vùng áp dụng theo tân chế độ điền thổ). Hệ thống tài liệu lập theo chế độ này đã được đánh giá và khẳng định cĩ tính ưu việt về kinh tế và thời gian, tuy nhiên cịn cĩ 1 số tồn tại như sau: - Cĩ quá nhiều sổ sách, tài liệu cùng song song tồn tại để phục vụ tra cứu; - Hệ thống sổ về cách lập khơng thích ứng được nhu cầu chỉnh lý biến động, đặc biệt là sổ địa bộ. Các tài liệu của chính quyền Sài Gịn đã đánh giá rằng: việc ghi mỗi trang sổ cho 5 thửa đất đã làm lãng phí giấy rất lớn, cĩ rất nhiều thửa lại khơng ghi đủ nội dung về biến động đất đai. 1.5.4. Hồ sơ đất đai dưới chế độ Việt Nam Dân chủ Cộng hồ và Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1.5.4.1 Giai đoạn trước năm 1993 Trước năm 1980 ðiểm khác biệt của giai đoạn này là Nhà nước vẫn cơng nhận sự tồn tại của các hình thức sở hữu đất đai như quốc doanh, tập thể, cá nhân… Sau cách mạng tháng 8, chính quyền cách mạng đã tịch thu ruộng đất của địa chủ chia cho người nghèo, nên mọi gia đình nơng dân đều cĩ quyền sở hữu ruộng đất. Tuy nhiên trong giai đoạn 1957 - 1960, đại đa số nơng dân hưởng ứng phong trào hợp tác hĩa, vì vậy sau năm 1960 90% diện tích đất canh tác đã chuyển sang hình thức sở hữu tập thể. Hệ thống tài liệu đất đai thiết lập trong giai đoạn này chủ yếu là bản đồ giải thửa và sổ mục kê kiêm thống kê đất đai. Nội dung sổ sách bản đồ chủ yếu phản ánh quỹ đất theo từng loại đất, chủ sử dụng đất tuy cĩ được thể hiện nhưng khơng phân tích và nêu các căn cứ pháp lý nên mới chỉ mang tính phản ánh hiện trạng. Ngày 28/01/1975, liên Bộ ủy ban nơng nghiệp và Bộ xây dựng đã ban hành thơng tư hướng dẫn thi hành Chỉ thị 231-TTg về đợt tổng kiểm tra việc quản lý và sử dụng ruộng đất, cùng với các Chỉ thị 208, 209 của ban Bí thư Trung ương ðảng, Chỉ thị 231- 47 TTg đã xác định "Cơng tác quản lý ruộng đất nhằm bảo vệ sản xuất nơng nghiệp, bảo vệ quyền sở hữu xã hội chủ nghĩa, bảo vệ độ màu mỡ của ruộng đất, đồng thời bảo vệ những yêu cầu phát triển của các ngành, là một nhiệm vụ rất cấp bách và quan trọng". ðối với cơng tác quản lý hồ sơ địa chính cũng xem xét lại chức năng quản lý và cấp đất của các cơ quan cĩ thẩm quyền, hồn thiện những tài liệu, bản đồ, sổ sách để ghi chép lại những biến động về sử dụng đất. Các biện pháp được sử dụng nhiều: - Bản tự kê khai của người sử dụng đất; - Xem xét các loại hồ sơ, giấy tờ, bản đồ; - Kết hợp với kiểm tra ngồi thực địa dựa trên kết quả đo đạc và bản đồ. Ngày 25/9/1976, Phủ Thủ tướng đã ra quyết định của Hội đồng Chính Phủ số 188- CP về chính sách xĩa bỏ triệt để tàn tích chiếm hữu