Giáo trình Excel nâng cao

Giáo trình Excel nâng cao Mục lục Lời nói đầu ......................................................................................................................... Bài 1:Hệ thống hóa kiến thức cơ bản về Excel .............................................................. I. Những thao tác đầu tiên với Exel ................................................................................... - các thao tác cơ bản trong bảng tính.................................................................................. - Xử lý dữ liệu trong bảng tính ............................................................................................ II. Hàm và công thức .......................................................................................................... - Hàm trong Excel............................................................................................................... - Một số hàm cơ bản ........................................................................................................... Bài 2: Làm bài tập kiểm tra trình độ sử dụng Excel...................................................... Bài 3: Kỹ năng sử dụng hàm trong Excel......................................................................... - Định nghĩa hàm.................................................................................................................. - Các hàm thông dụng............................................................................................................ - Các hàm nâng cao............................................................................................................... Bài 4: Phương pháp tổ chức bảng dữ liệu........................................................................ I. Các thao tác với cơ sở dữ liệu............................................................................................ - Sắp xếp dữ liệu................................................................................................................... - Tạo tổng cấp dưới ( Subtotals ).......................................................................................... - Lọc dữ liệu ( Fliter )........................................................................................................... - Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp các cơ sở dữ liệu chi tiết........................................................ II. Các hàm thông dụng trong Cơ sở dữ liệu.......................................................................... Bài 5: Phương pháp kết nối, tổng hợp, kết xuất dữ liệu................................................. Bài 6: Trình bày, in ấn, lưu trữ, bảo mật, phân phối bảng số liệu, file........................... Bài 7 : Marco và VBA trong Excel..................................................................................... I. Marco trong Excel 1. Giới thiệu Marco................................................................................................................ 2. Tạo Marco......................................................................................................................... 3. Gán một phím tắt cho Marco............................................................................................. 1 Giáo trình Excel nâng cao 4. Chạy Marco sử dụng công lệnh......................................................................................... 5. Chạy Marco bằng phím tắt……………………………………………………………… 6. Tạo một nút lệnh và gán Excel Marco…………………………………………………. 7. Thay đổi tên Button…………………………………………………………………….. II. VBA trong Excel….......................................................................................................... 1. Giới thiệu ngôn ngữ lập trình VBA trong Excel……………………………………….. 2. Cách khai báo biến…………………………………………………………………….. 3. Các lệnh trong VBA…………………………………………………………………… 4. Các toán tử sử dụng trong các biểu thức………………………………………………. 5. Thủ tục và hàm trong VBA……………………………………………………………. Bài 8: Cách lập một số mẫu báo cáo điển hình................................................................. Bài 9: Bài tập kiểm tra, tổng kết....................................................................................... BÀI 1 HỆ THỐNG HÓA KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCEL Những thao tác đầu tiên với Excel I. Các thao tác cơ bản: 1. Giới thiệu về Microsotf Excel 2. Các thao tác với file dữ liệu ( Workbook ) + Mở tệp + Lưu tệp + Đóng tệp đang mở 3. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính a - Thay đổi kích thước cột, hàng  Một cột / một hàng : - Cột : Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên cột sao cho xuất hiện ╫ , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. 2 Giáo trình Excel nâng cao - Hàng : Trỏ chuột vào vạch ngang d − ới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện ╪ , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. • Nhiều cột / Nhiều hàng : - Cột : - Chọn một số ô của các cột. - Format → Colum → Width. - Gõ vào độ rộng mới cho các cột rồi OK - Hàng : - Chọn một số ô của các hàng. - Format → Row → Height. - Gõ vào chiều cao mới cho các hàng rồi OK b. Chèn thêm cột, hàng, ô • Cột : - Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. - Chọn Insert → Columns. Excel sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang phải • Hàng : - Chọn khối là số thứ tự của các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu. - Chọn Insert → Rows . Excel sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được chọn xuống dưới. Kéo và thả vạch này tại vị trí mới để thay đaei độ rộng cột C Kéo và thả vạch này tại vị trí mới để thay đổi chiều cao hàng 4 • Ô : - Chọn khối là các ô tại vị trí 3 Giáo trình Excel nâng cao cần chèn (như ở ví dụ dưới đây là các ô C3: D4), cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu. - Chọn Insert → Cells xuất hiện hộp thoại Insert - Shift Cells Right : đẩy các ô được chọn sang phải - Shift Cells Left : đẩy các ô được chọn xuống dưới - OK : thực hiện lệnh C. Xoá cột, hàng, ô + Cột : - Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. - Chọn Edit, Delete. Hàng : - Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. - Chọn Edit, Delete. + Ô : - Chọn khối là các ô cần xoá. - Chọn Edit , Delete . Xuất hiện hộp thoại Delete - Shift Cells Left : chuyển dữ liệu của các ô bên phải sang vùng bị xoá - Shift Cells Up : chuyển dữ liệu của các ô phía dưới lên vùng bị xoá. - Entire Row : xoá toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn. - Entire Column : xoá toàn bộ các cột chứa vùng được chọn. - O K : thực hiện lệnh d - Chuyển hàng thành cột và ngược lại Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:F3, ta làm như sau: 4 Giáo trình Excel nâng cao - Chọn các ô muốn cho đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn ( A2:A6 ) - Chọn biểu tượng Copy hoặc Ctrl+C - Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền dán ( C3 ). - Chọn mục Edit, Past Special, đánh dấu chọn ô Transpose - OK Chú ý : Miền nguồn và miền dán không được giao nhau ( không được có ô chung ) e. Ẩn, hiện cột, hàng Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính, nhất là các bảng tính lớn, người ta thường cho ẩn các cột ( hoặc hàng ) không cần thiết. Khi nào cần lại cho chúng hiện trở lại. Cách làm như sau : - Chọn các cột ( hoặc các hàng ) cần ẩn đi. - Chọn Format, Column ( hoặc Row ). - Chọn Hide . Tại vị trí các cột ( hoặc hàng ) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc ( hoặc ngang ) đậm, các cột ( hoặc hàng) bị ẩn vẫn có tác dụng (vẫn sử dung để tính toán). Để cho chúng hiện trở lại, ta làm như : - Chọn các cột ( hoặc các hàng ) liền kề với chúng. Ví dụ cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng : B, F; cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng : 3, 7. - Chọn Format, Column( hoặc Row ), Unhide f. Cố định cột, hàng tiêu đề - Ở các bảng tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ với cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy 5 Giáo trình Excel nâng cao các cột trái nhất (như các cột Họ tên, Mặt hàng, ... ), rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu đề, cách làm như sau : - Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định. ô này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3 - Chọn Window, Freeze Pane. Tại ô chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ dọc và ngang. - Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề, chọn Window, Unfreeze Pane 5 . Định dạng dữ liệu 1. Hộp thoại Format cells: MS - Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm: - General: dạng chung do MS – Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô - Number: Dạng số - Currency: Dạng tiền tệ - Date: Dạng ngày tháng - Time: Dạng thời gian - Text: Dạng văn bản - Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà MS – Excel hỗ trợ a. Biểu diễn dữ liệu số thực Các bước thực hiện: Mở một bảng tính mới và nhập số thực 11111.99 vào ô C1 của sheet 1 - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format / cells xuất hiện hộp thoại Format cells - Nháy chọn thẻ Number 6 Giáo trình Excel nâng cao Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category và nháy chọn ô Use 1000 Separator (,), chúng ta có thể thấy giá trị sô của ô đổi sang dạng 11,111.99 ở mục Sample Nhấn nút OK để kết thúc Chúng ta có thể định dạng để số 11111.99 được biểu diễn trên màn hình theo dạng 11111.99, tức là có khoảng trống giữa số hàng nghìn và số hàng trăm để dễ đọc hơn. Các bước thao tác ta làm như sau: Trong hộp thoại Format cell, ở thẻ number và trong nhóm định dạng Catergory ta chọn Custom. Sau đó nhập vào ô Type dãy ký tự #### ##0.00. Sau đó nhấn OK để kết thúc 7 Giáo trình Excel nâng cao Kết quả là số 11111.99 vẫn giữ nguyên giá trị, điều đó được xác định trên thanh công thức nhưng cách hiển thị của số trên ô C1 đã thay đổi thành 11 111.99, có khoảng trống giữa con số hàng nghìn và hàng trăm. b. Biểu diễn dữ liệu theo dạng ngày tháng Khuôn dạng của MS - Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là tháng / ngày /năm ( mm / dd / yyyy hoặc mm / dd / yy ). Sau khi nhập dữ liệu theo khuôn dạng tháng / ngày / năm, chúng ta có thể thay đổi cách biểu diễn dữ liệu theo ngày / tháng / năm. Các bước thực hiện: Mở một bảng tính mới và nhập giá trị là 04/30/2005 vào ô C1 của sheet 1 - Chọn thực đơn lệnh Format / cells - Chọn Costom trong hộp thoại danh sách Category - Nhập chuỗi ký tự dd/ mm/ yyyy vào ô Type - Kiểm tra kết quả theo hình dưới đây. c. Biểu diễn dữ liệu dạng tiền tệ Thực hiện theo các bước sau: Mở bảng tính mới và nhập số 22091972.25 vào ô C1 trên thanh sheet1 Nháy chọn thực đơn lệnh Format / cells Nháy chọn Costum trong danh sách Category Nháy chuột vào ô Type, nhập dãy kí tự #,##0.00 [ $VND ] Nhấn OK Kiểm tra kết quả theo hình dưới đây. 8 Giáo trình Excel nâng cao d. Biểu diễn dữ liệu dạng phần trăm Trong một vài trường hợp, người dùng muốn biểu diễn một số dưới dạng phần trăm, ví dụ: giá trị 0.56 sẽ được hiển thị là 56% Các bước thực hiện như sau: Mở bảng tính mới, nhập số 0.5678 vào ô C1, Nhấn nút % trên thanh công cụ để có dạng biểu diễn 57% Nhấn nút trên thanh công cụ để có dạng biểu diễn 56.8% e. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ Trong MS – Excel, việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ dạng in đậm / nghiêng / gạch chân được thực hiện theo cách đã làm trong MS – Word. - Format / Cells / Font - Trong Font Style chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường. - Trong U nderline chọn một kiểu gạch chân : None ( bỏ gạch chân ), Single ( gạch bằng nét đơn ), Double ( gạch bằng nét đôi ), Single Accounting ( gạch bằng nét đơn kiểu tài chính đến cuối mép phải của Font Font SizeColor Font Color ô ), Double Accounting ( gạch bằng nét đôi kiểu tài chính đến cuối mép phải của ô ) - Chọn Color để đổi mầu chữ. - Trong ô Effect : chọn Strikerthough ( gạch ngang ), Superscript ( số mũ ), Subscript ( chỉ số ) - Chọn Normal Font nếu muốn bỏ mọi trình bầy và lấy lại kiểu ngầm định 9 Giáo trình Excel nâng cao II. Hàm và công thức 1. Hàm tổng SUM Cú pháp: =SUM( number1,number2,...numbern ) Trong đó các đối số này có thể là số, công thức, vùng hay địa chỉ ô,biểu thức lôgic hay chuỗi ký tự. Hàm này thực hiện tính tổng của các đối số number1,number2,... Chú ý: đối số của các hàm còn có thể là tên của 1 vùng dữ liệu 2. Hàm tính trung bình cộng AVERAGE Cú pháp: =AVERAGE ( num1, num2,... ) Tính trung bình cộng của num1, num2... 3. Hàm tính giá trị cực đại MAX Mục đích: Thực hiện việc chọn ra giá trị nhỏ nhất trong một vài khối ô tham gia phép toán. Cú pháp: = MAX(number1,number2,...) Trong đó: number1,number2,..có thể là các số,các vùng hoặc các mảng tham gia phép tính giá trị là MAX 4. Hàm tính giá trị cực tiểu MIN Mục đích: Thực hiện việc chọn ra giá trị nhỏ nhất trong một vài khối ô tham gia phép toán Cú pháp : =MIN(number1,number2,..) Trong đó: number1,number2,..có thể là các số,các vùng hoặc các mảng tham gia phép tính giá trị là MIN 5. Hàm ngày tháng DATE ( year, month, day ) Chỉ ra ngày dạng số ứng với ngày tháng năm. Ví dụ : =DATE(04,09,27) trả về 27-09-04 DAY ( date ) Số ngày trong tháng của biến ngày tháng date. Ví dụ : =DAY(27-09-04) trả về 27 =DAY("27-Sep") trả về 27 MONTH ( date ) Số tháng trong năm của biến ngày tháng date. Ví dụ : =MONTH ( 27- 09-04 ) trả về 9 10 Giáo trình Excel nâng cao =MONTH ( "27- Sep" ) trả về 9 Time ( hour, minute, second ) Chỉ ra thời gian dạng số. Ví dụ : =TIME(19,5,14) trả về 19:05:14 hoặc 7: 05 PM WEEK DAY ( date ) Chỉ ra số thứ tự của ngày trong tuần của biến ngày tháng date (Thứ Hai là ngày thứ 1, Thứ Ba là ngày thứ 2, ..., Chủ Nhật là ngày thứ 7 ) Ví dụ : =WEEKDAY(27-09-04) trả về 6 YEAR ( date ) Số năm của biến ngày tháng date. Ví dụ : =YEAR ( 27-09-04 ) trả về 2004 5. Hàm tìm kiếm tham chiếu Vlookup ( lookup_value, table_array, col_index_num, r ange_lookup ) Lookup_value Giá trị được tìm kiếm trên cột bên trái của Table_array Table_array Vùng tìm kiếm hay cssn gọi là bảng tra cứu, địa chỉ phải là tuyệt đối, nên đặt tên cho vùng Col_index_num Số thứ tự cột trong table_array, nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về Range_lookup Giá trị logic xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng, nếu là: True hay 1 Cột đầu tiên phải được sắp xếp tăng dần (khi đó có thể bỏ qua tham số thứ 4 này). Khi không thấy sẽ lấy kết quả gần đúng, vì thế cssn gọi là dò tìm không chính xác. False hay 0 Cột đầu tiên không cần sắp xếp .Tìm chính xác, trả về #N/A nếu không thấy. Ví dụ : Bảng sau là kết quả thi của học sinh, dựa vào điểm Trung bình hãy xếp loại học sinh theo thang điểm : ............................................................................. Kém 5 Trung bình 7 Khá 8 Giỏi 9.5 Xuất sắc Để dùng hàm VLOOKUP, ta cần thực hiện các bước sau : - Trong miền C15:D19 gõ vào thang điểm trên dưới dạng cột. Vì đây là cách dò tìm không chính xác (trong một khoảng) nên chỉ gõ vào cận dưới ( theo chiều tăng ) của mỗi loại. Như vậy : lookup_value là E3 (điểm Trung bình của học sinh thứ nhất) 11 Giáo trình Excel nâng cao table_array là miền $C$15: $D$19 ( miền địa chỉ tuyệt đối, không đưa hàng tiêu đề C14: D14 vào ) col_index_num là 2 vì cần lấy giá trị của cột Loại, cột này có số thứ tự là 2 trong miền $C$14: $D$19. Range_lookup là 1 hoặc TRUE đều được, có thể bỏ qua tham biến này - Tại ô G3 điền vào công thức = VLOOKUP(E3,$C$14: $D$19,2) ta nhận được Trung bình - Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho các học sinh còn lại. Hlookup ( lookup _ v alue , table _ arr ay , row_index_num,range_lookup) Hàm này hoạt động giống như hàm VLOOKUP, điểm khác là : Lookup_value Giá trị được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của Table_array Table_array: Vùng tìm kiếm viết thành hàng Row_index_num: Số thứ tự hàng trong table_array, nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về - Trong miền A21: F22 ta gõ vào thang điểm trên dưới dạng hàng, chú ý chỉ gõ vào cận dưới ( theo chiều tăng) của mỗi loại. Như vậy : 12 Giáo trình Excel nâng cao lookup_value là E3 ( điểm Trung bình của học sinh thứ 1 ) = VLOOKUP(E3,$C$14: $D$19,2) table_array là miền $B$21: $F$22 ( miền địa chỉ tuyệt đối, không đưa cột tiêu đề A21: A22 vào ) row_index_num là 2 vì cần lấy giá trị của hàng Loại, hàng này có số thứ tự là 2 trong miền B21: F22 - Tại ô F3 điền vào công thức = HLOOKUP(E3,$B$21: $F$22,2), ta nhận được Trung bình - Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho các học sinh còn ĐỒ THỊ Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Excel rất phong phú. Các biểu đồ được cài đạt trên bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu. 1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau Mở bảng tính mới và nhập dữ liệu ở Sheet 1 theo hình dưới đây - Chọn biểu tượng ( ChartWizard ), con trỏ chuột trở thành dấu + 13 Giáo trình Excel nâng cao - Nháy chọn lệnh Insert / Chart xuất hiện hộp thoại ChartWizard Trong Standand Types: ColumnL: biểu đồ hình cột đứng Bar : Biểu đồ cột ngang Line : biểu đồ gấp khúc Pie : Biểu đồ dạng quạt tròn, biểu diễn dạng số liệu phần trăm XX: Biểu đồ phân tán XY, So sánh giá trị DL từng đôi một Rada: Biểu đồ mạng nhện có các điểm đánh dáu tại mỗi giá trị dữ liệu Surface: Biểu đồ 3 chiều Chọn biểu đồ đứng và nhấn nút Next chuyển sang bước 2. Vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ, đồ thị là vùng đang được chọn trước khi thực hiện bước 1. Nếu có sai lệch, chúng ta hoàn toàn có thể chỉnh sửa bằng cách điền trực tiếp địa chỉ vùng ô vào ô Data Range Nhấn Next để tạo bước 3. 14 Giáo trình Excel nâng cao Chọn Next để chuyển sang bước thứ 4 Chọn Sheet 2 trong ô AS Object In để đặt biểu đồ kết quả Nhấn nút Finnish 15 Giáo trình Excel nâng cao 2. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị  Thêm tiêu đề : - Nháy chọn đồ thị - Nháy chọn thực đơn lệnh Chart / Chart Option Trong hộp thoại Chart Option chọn thẻ Tittle. Sau đó chỉnh sửa các tiêu đề - Nhấn OK để kết thúc  Xóa bỏ tiêu để, chú thích - Nháy chọn đồ thị - Nháy đúp chuột vào vùng tiêu đề hay chú thích, sau đó nhấn phím Delete để xóa bỏ  Để hiển thị dữ liệu kèm đồ thị Trong những trường hợp người dùng muốn muốn dữ liệu cơ sở phải đi kèm cùng biểu đồ thực hiện các thao tác sau: - Chọn biểu đồ vừa tạo - Mở bảng chọn Chart, Nhấn chọn lệnh Chart Option - Chọn thẻ Data table. Đánh dấu chọn vào ô Show data table  Co dãn và xóa biểu đồ Co dãn kích thước biểu đồ Nhấn chọn biểu đồ. Một khung hình chữ nhật với các mốc định vị đối tượng sẽ bao quanh biểu đồ. Nếu muốn thay đổi kích thước của từng thành phần con trong biểu đồ ( tiêu đề, cột biểu diễn dữ liệu,... ) thì nháy chuột vào thành phần đó. Co dãn kích thước bằng cách nhấn và kéo thả chuột tại mốc định vị ở biên hoặc ở góc biểu đồ, thành phần con. Xóa biểu đồ Nháy chọn đồ thị muốn xóa Nhấn phím Delete hoặc mở bảng chọn Edit, chọn lệnh Clear / All BÀI 2 16 Giáo trình Excel nâng cao BÀI TẬP KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ SỬ DỤNG EXCEL BÀI TẬP THỰC HÀNH EXCEL BÀI THỰC HÀNH SỐ 1 Bước đầu học viên thực hiện các yêu cầu sau: * Định dạng lại dữ liệu ngày, số từ Menu Start / Settings / Control Panel / Regional Settings. * Khởi động Excel và thực hiện các thao tác về khối với thiết bị chuột: - Nhập vào ô A1 nội dung: Cộng hoà - Sao chép dữ liệu ô A1 sang các ô trong khối A2:C5 - Di chuyển khối dữ liệu A2: C5 đến vị trí D2: F5 - Thực hiện thao tác thay đổi độ rộng cột, độ cao hàng * Thực hiện một số thao tác định dạng: - Nhập vào ô A1 nội dung: Công ty thương mại dịch vụ - Đưa dòng Công ty thương mại dịch vụ vào nằm giữa khối A1: F1 - Điền một dãy số có thứ tự tăng dần từ 1 đến 10 - Nhập vào ô C4 con số: 200000, sau đó định dạng con số này theo dạng số tài chính. - Nhập vào ô D4: 01/12/2004 cho đúng với định dạng kiểu dd/mm/yyyy. Nhập vào bảng tính sau : 17 Giáo trình Excel nâng cao Yêu cầu: Nhập đúng giá trị và kiểu dữ liệu cho bảng. Dữ liệu cột Tông là loại công thức được tính: Tổng = Toán + Văn + Anh BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 Cho bảng số liệu sau: BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN THÁNG 12/2005 Stt Tên NV NC LCB Phụ Cấp Thưởng Tạm ứng Thực lĩnh 1 An 25 25000 ? ? 250 ? 2 Bình 26 30000 3 Hoà 28 28000 4 Thanh 24 40000 300 5 Vũ 23 20000 6 Tổng cộng ? ? Yêu cầu: Câu1: Nhập số liệu trên vào bảng tính Câu 2: Tính toán các cột số liệu theo yêu cầu: a. Phụ cấp = 1/5 Lương, trong đó Lương = NC * LCB b. Thưởng = 1/2 Lương, trong đó Lương = NC * LCB c. Thực lãnh = Lương + Phụ cấp + Thưởng - Tạm ứng, với Lương = NC * LCB Câu 3: Tính Tổng cộng cho các cột NC, Phụ cấp, Thưởng và Thực lãnh Câu 4: Thực hiện các thao tác định dạng cơ bản cho bảng tính ( Thay đổi Font, cỡ chữ, màu sắc, kẻ khung…) bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ. 18 Giáo trình Excel nâng cao BÀI 3 KỸ NĂNG SỬ DỤNG HÀM TRONG EXCEL HÀM I. ĐỊNH NGHĨA HÀM Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phứp tạp. Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Thamsố 2,...) Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong Control Panel (xem phần khai báo môi trường - chương II) Cách nhập hàm: Chọn một trong các cách: - C1: Chọn lệnh Insert / Function - C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ - C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím II. CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL ( xem phần 1 ) III. CÁC HÀM NÂNG CAO TRONG EXCEL 1.Hàm điều kiện IF - Chức năng:Thực hiện lựa chọn có điều kiện - Cú pháp : =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Trong đó: Logical_test: Điều kiện tính toán value_if_false: Giá trị nhận khi điều kiện sai value_if_true: Giá trị nhận khi điều kiện đúng Có thể hiểu cách thực hiện hàm này như sau:Nếu ( điều kiện đúng ) thì ( thực hiện biểu thức 1 ) ngược lại thì ( thực hiện biểu thức 2) Ví dụ: Hãy nhập bảng tính sau vào ô sau đó hãy tính thưởng phạt cho mỗi cán bộ với điều kiện sau: 19 Giáo trình Excel nâng cao Nếu số công >=22 thì thưởng 5% lương chính Viết hàm tính thưởng phạt cho người thứ nhất Tại ô thứ 3 nhập hàm: =IF(E2>=22,5%*D2,0) Kết quả 2. Hàm logic AND và OR a. Hàm AND: Chức năng: Cho kết quả là giá trị logic True hoặc False(đúng hoặc sai )Hàm nhận giá trị True khi tất cả các biểu thức Logic phải nhận giá trị True.Ngược lại,hàm sẽ nhận giá trị False khi 1 trong biểu thức logic nhận giá trị False .Hàm AND ít khi dùng độc lập mà thường nằm trong các hàm khác, hàm chức năng đối số cho các hàm đó. Cú pháp: =AND(logic1,logic2,..) Trong đó: Logic 1, Logic 2,... là các biểu thức logic cho giá trị True hoặc False. Ví dụ : Hãy đánh bảng Điểm sang một Sheet mới, sau đó điền vào cột "kết quả " chữ " 20 Giáo trình Excel nâng cao Đỗ " hoặc " Trượt" với điều kiện: Đỗ nếu điểm Toán >= 5 và môn tin >= 5 Hướng dẫn : AND(Điểm_Toán>=5,Điểm_tin>=5) Đỗ Trượt Nhập công thức vào ô E2 như sau : =IF(AND(C2>=5,D2>=5),"Đỗ","Trượt") b. Hàm OR: - Chức năng: cho kết quả là giá trị logic True ( Đúng) hoặc False ( Sai). Hàm nhận kết quả đúng khi một trong các biểu thức logic nhận giá trị đúng và ngược lại. Hàm OR ít khi dùng độc lập mà thường nằm trong các hàm khác làm chức năng đối số cho các hàm đó. - Cú pháp: =OR(logic1,logic2,...) Trong đó : Logic1, Logic 2,... là các biểu thức logic cho giá trị True hoặc False Ví dụ: Hãy tính thưởng phạt nếu là nữ hoặc lương chính dưới 300000 thì thưởng 3% lương chính, nhập công thức vào ô F2 như sau 21 Giáo trình Excel nâng cao =IF(OR(D2="Nữ",E2<=300000),300/100*E2,0) Trong công thức này biểu thức điều kiện là hàm OR(D2="Nữ",E2<=300000) nếu một trong hai điều kiện trong ngoặc đạt giá trị True thì sẽ thực hiện tính thưởng = 300/100*E2. Nếu cả hai biểu thức trong ngoặc của hàm OR đều False thì không thưởng( nhận giá trị bằng 0) 3. Hàm gán giá trị đúng - Chức năng: Thực hiện việc điền giá trị True vào ô hiện hành - Cú pháp:=TRUE() Hàm này không có đối số 4. Hàm gán giá trị sai - Chức năng: Thực hiện việc điền giá trị False vào ô hiện hành - Cú pháp: =FALSE() Hàm này không có đối số 5. Hàm phủ định NOT - Chức năng: Hàm này thực hiện việc phủ định ( đảo ngược ) một giá trị hay một biểu thức nào đó - Cú pháp: =NOT(logical) Trong đó: Logical là biểu thức logic có giá trị True hoặc False Ví dụ: NOT(15/5=3) cho kết quả là False NOT(False) cho kết quả là True 6.Các hàm toán học: 22 Giáo trình Excel nâng cao Để thực hiện các tính toán khác nhau và tạo nên giá trị cho khả năng toán học a. Hàm lấy giá trị tuyệt đối ABS: - Chức năng: cho giá trị là giá trị tuyệt đối của biểu thức số học - Cú pháp: = ABS(number) Trong đó: biểu thức số học có thể là một con số hay một biểu thức cho kết quả một con số. Ví dụ: Tính giá trị tuyệt đối của biểu thức (12/4-20); Nhập hàm = ABS(12/4-20) cho kết quả là 17; = ABS(-12) cho kết quả là 12; b. Hàm SQRT: - Công dụng: Trả về giá trị là căn bật hai của số n - Cú pháp: =SQRT(number) Trong đó: number là giá trị số hoặc địa chỉ ô chứa giá trị không âm - Ví dụ: SQRT(9) cho kết quả là 3 c. Hàm ROUND: - Cú pháp: =ROUND(m, n) - Công dụng: Làm tròn số thập phân m đến n chữ số lẻ. Nếu n dương thì làm tròn phần thập phân. Nếu n âm thì làm tròn phần nguyên. Ví dụ 1: ROUND (1.45,1) cho kết quả là 1.5 Ví dụ 2: ROUND (1.43,1) cho kết quả là 1.4 Ví dụ 3:ROUND (1500200,-3) cho kết quả là 1500000 Ví dụ 3:ROUND (1500200,-3) cho kết quả là 1501000 d. Hàm INT: - Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n - Cú pháp: =INT(n) - Ví dụ: =INT(1.43) cho kết quả là 1 e. Hàm MOD: 23 Giáo trình Excel nâng cao - Công dụng: Trả về giá trị phần dư của phép chia số m cho số n - Cú pháp: =MOD(m,n) - Ví dụ: =MOD(10,3) cho kết quả là 1 2. Nhóm hàm xử lý dữ liệu chuỗi: a. Hàm POWER: - Công dụng: tích lũy thừa của một số theo số mũ nào đó - Cú pháp: =POWER(Number,power) Trong đó: Number: là cơ số có thể là số nguyên hay số thực Power: là số mũ - Ví dụ: =POWER(4,2) cho kết quả là 16 =Power(5,3) cho kết quả là 125 b. Hàm UPPER: - Cú pháp: =UPPER(s) - Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ hoa. - Ví dụ: UPPER(“ExCeL”) cho kết quả là “EXCEL c. Hàm PROPER: - Cú pháp: =PROPER(text) - Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi s sang chữ hoa và các ký tự còn lại là chữ thường. - Ví dụ: PROPER(“microsoft exceL”) cho kết quả là “Microsoft Excel” d. Hàm LEFT: - Cú pháp: =LEFT(s, n) - Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái. - Ví dụ: LEFT(“EXCEL”,2) cho kết quả là “EX” e. Hàm RIGHT: 24 Giáo trình Excel nâng cao - Cú pháp: =RIGHT(s, n) - Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải. - Ví dụ: RIGHT(“EXCEL”,2) cho kết quả là “EL” *Hàm LOWER Chức năng: Thực hiện đổi chuỗi ký tưh hoa ra chữ thường - Cú pháp: =LOWER(text) - trong đó text là chuỗi có dạng chữ viết hoa Ví dụ:=LOWER("Hà Nội") cho kết quả là chuỗi hà nội f. Hàm MID: - chức năng:Cho một số các ký tự từ một chuỗi văn bản - Cú pháp: =MID(text,start_num,num_char) Trong đó: Text là một chuỗi chứa các ký tự cần lấy Start_num là vị trí bắt đầu lấy num_char là vị trí bắt cần lấy - Ví dụ: MID(“EXCEL”,3,2) cho kết quả là “CE” g. Hàm LEN: - Công dụng: Trả về giá trị là chiều dài của chuỗi s. - Cú pháp: = LEN(text) Trong đó Text là chuỗi ký tự cần xem độ dài - Ví dụ: LEN(“EXCEL”) → 5 h. Hàm TRIM: - Công dụng: Chuẩn hóa các khoảng trắng trong một văn bản bằng cách loại bỏ các khoảng trắng vô nghĩa. - Cú pháp: =TRIM(text) Trong đó: Text là chuỗi ngầm - Ví dụ: =TRIM(“ Cao bằng địa đầu ”) cho kết quả là "Cao bằng địa đầu" 25 Giáo trình Excel nâng cao Bỏ các dấu cách ở 2 đầu và khoảng cách giữa nếu nó nhiều hơn 1 dấu cách 3. Nhóm hàm thống kê: a. Hàm COUNT: - Công dụng: Đếm xem có bao nhiêu dữ liệu thuộc loại số trong danh sách của tham số. - Cú pháp: =COUNT(Value1,value2,...) Trong đó: Value1,value2,... là các tham số ( khối ô )tham gia phép tính đếm COUNT - Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong bảng dưới thì dùng công thức: =COUNT(F2:F6) cho kết quả là 5 b. Hàm COUNTA: Công dụng: Xác định xem có bao nhiêu giá trị trống trong dãy các tham số - Cú pháp: =COUNTA ( Value1,value2,... ) - Trong đó: Value1,value2,...là các tham số ( khối ô )tham gia phép tính đếm COUNTA - Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong cột C ở bảng dưới thì dùng công thức: 26 Giáo trình Excel nâng cao =COUNT(C2:C6) cho kết quả là 5 c. Hàm COUNTIF: - Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi. - Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria) Trong đó: range là vùng khối chứa điều kiện Criteria là điều kiện - Ví dụ: Đếm những người có giới tính là nữ thì dùng công thức: =COUNTIF(D2:D6, “nữ”) cho kết quả là 4 Chú ý: Trừ trường hợp điều kiện là một con số chính xác thì các trường hợp còn lại đều phải bỏ điều kiện trong một dấu ngoặc kép. 4. Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF: - Công dụng: Tính tổng những ô khi thỏa mãn điều kiện nào đó - Cú pháp: =SUMIF(Range,criteria,sum_range) Range:vùng chứa điều kiện, Criteria: chỉ ra điều kiện cần tính tổng sum_range: vùng cần tính tổng - Ví dụ: Tính tổng số công của những người có giới tính là nữ 27 Giáo trình Excel nâng cao Nhập hàm:=SUMIF(C2:C6,"Nữ",E2:E6) 5. Hàm xếp vị thứ (RANK) - Cú pháp: =RANK(X, Khối, n) - Công dụng: Xếp vị thứ cho giá trị X trong khối.Trong đó, n là tham số qui định cách sắp xếp: + Nếu n = 0 (hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp theo kiểu lớn đứng trước, nhỏ đứng sau + Nếu n khác 0 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau - Ví dụ 1: Để xếp vị thứ cho các học sinh trong bảng dưới thì tại ô D2 gõ công thức sau: =RANK(C2,$C$2:$C$10) 6. Nhóm hàm tra cứu: a. Hàm VLOOKUP: - Cú pháp: =VLOOKUP(n, khối, m, r) - Công dụng: Tiến hành tìm giá trị n trong cột đầu tiên của khối và lấy giá trị tương ứng trên cột thứ m. 28 Giáo trình Excel nâng cao + Nếu r=0 ( hoặc FALSE ) thì tìm giá trị chính xác bằng với n. Nếu không tìm thầy thì trả về lỗi #N/A ( lỗi không tìm thấy ) Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng dưới dựa vào chức vụ và trả ở bảng 1 VLOOKUP(C2,$F$3:$G$7,2,0) + Nếu r=1 (hoặc TRUE) thì cột đầu tiên của khối phải được sắp xếp tăng dần và lúc đó nếu không tìm thấy giá trị chính xác với n sẽ lấy giá trị tương ứng gần của n. Ví dụ: Điền giá trị cho cột Xếp loại trong bảng sau dựa vào ĐTB và tra ở bảng Tra VLOOKUP(C2,$F$2:$G$5,2,1) b. Hàm HLOOKUP HLOOKUP có cú pháp và công dụng tương tự VLOOKUP nhưng được dùng trong trường hợp bảng tra được bố trí theo hàng ngang thay vì theo hàng dọc như 29 Giáo trình Excel nâng cao VLOOKUP. Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng ở mục a dựa vào chức vụ và trả ở bảng 2 HLOOKUP(C2,$C$13:$G$14,2,0) c. Hàm MATCH: - Cú pháp: =MATCH (n, Khối, r) - Công dụng: Trả về số thứ tự của n trong khối. Trong đó, r có ý nghĩa tương tự r trong hàm VLOOKUP. - Ví dụ: Hãy xác định vị trí của nhân viên tên Chi trong cột B của hình 1 mục a: MATCH(“Chi”, B2:B11,0) ® 7 d. Hàm INDEX: - Cú pháp: =INDEX(Khối, m, n) - Công dụng: Trả về giá trị của ô nằm giao của hàng m và cột n trong khối. - Ví dụ: Hãy xác định giá thuê phòng Loại B ở tầng 3 trong bảng sau là bao nhiêu? BÀI 4 PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC BẢNG DỮ LIỆU I. CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) - Là tập hợp các thông tin, dữ liệu đựơc tổ chức theo cấu trúc hàng, cột 30 Giáo trình Excel nâng cao để khai thác, truy cập nhanh chóng. - Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường (Field) của CSDL.Tên vùng tin phải là kiểu chuỗi và duy nhất. - Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL. Mỗi hàng được gọi là mẩu tin hay bản ghi (Record) II. THAO TÁC VỚI CSDL: 1. Sắp xếp dữ liệu: - Chọn phạm vi cần sắp xếp - Chọn lệnh Data / Sort, xuất hiện hộp thoại: + Sort by: Chọn cột ( Field ) làm tiêu chí chính để sắp xếp. + Chọn kiểu sắp xếp: Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần. + Then by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp phụ ( Excel sẽ sắp xếp dựa vào tiêu chí phụ này khi tiêu chí chính trong mục Sort by bị trùng ). + My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề của CSDL: Header row: Chọn mục này khi trong phạm vi đang chọn có dòng tiêu đề ( không sắp xếp dòng đầu tiên ). No Header row: Chọn mục này khi trong phạm vi đang chọn không có dòng tiêu đề (sắp xếp tất cả các dòng). 2. Tạo tổng cấp dưới ( Subtotals ): Lệnh dùng để nhóm dữ liệu theo từng nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi 31 Giáo trình Excel nâng cao nhóm những dòng thống kê tính toán (gọi là các tổng con - Subtotals ) và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal). Thao tác như sau: - Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm khoá) - Đặt con trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hiện hộp thoại: + At each change in: Chọn trường làm khoá để sắp xếp + Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê + Add SubTotal to: Đánh dấu vào những cột cần thống kê giá trị + Replace current Subtotals: Thay các hàng Subtotal tạo trước đó bằng các hàng Subtotal mới. + Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang giữa các nhómdữ liệu. + Sumary Below data: Tạo các dòng thống kê phía dưới các nhóm dữ liệu. + Chọn xong ấn OK. 3. Lọc dữ liệu (Filter) Chức năng này giúp trích ra những bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả mãn những yêu cầu đặt ra. Có 2 cách lọc: Lọc tự động và lọc theo bảng điều kiện tạo trước. a. Lọc tự động (AutoFilter): Là cách lọc làm cho bảng dữ liệu chỉ hiển thị các bản ghi thỏa mãn điều kiện đưa ra, còn các bản ghi không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn. Thao tác như sau: - Chọn CSDL muốn lọc (chọn cả dòng đầu tiên của CSDL) - Chọn lệnh Data / Filter / Autofilter. Lúc đó trên tiêu đề mỗi cột sẽ xuất hiện biểu 32 Giáo trình Excel nâng cao tượng lọc là các Menu DropDown. - Muốn lọc theo điều kiện ở cột nào thì kích chuột vào biểu tượng lọc của cột đó để chọn một trong các mục có sẵn. Trong đó gồm: + All: Cho hiển thị tất cả các bản ghi. + Top 10: Lọc một nhóm các bản ghi có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong cột đang xét. Mục này chỉ có giá trị đối với dữ liệu kiểu số. + Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại Chọn phép toán so sánh cần dùng trong hộp danh sách bên trái: - equals: bằng - does not equal: không bằng (khác) - is greater than: lớn hơn - is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng - is less than: nhỏ hơn - is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng - begins with: bắt đầu bằng... - does not begin with: không bắt đầu bằng... - ends with: kết thúc bằng... - does not end with: không kết thúcbằng... - contains: chứa... - does not contain: không chứa... Gõ hoặc chọn giá trị làm điều kiện trong hộp danh sách bên phải Có thể kết hợp thêm một điều kiện lọc nữa bằng cách chọn tương tự trong hai hộp 33 Giáo trình Excel nâng cao danh sách phía dưới nhưng phải thông qua hai phép toán And (và) hoặc Or (hoặc) • Để huỷ lệnh lọc ta chọn lại lệnh Data / Filter / AutoFilter một lần nữa b. Lọc theo bảng điều kiện tạo trước (Advanced Filter): Dùng để lọc dữ liệu có điều kiện hoặc trích dữ liệu đến nơi khác. Với cách lọc này, ta phải nhập vào một bảng điều kiện riêng trước khi gọi lệnh lọc . * Cách tạo bảng điều kiện (Criteria) Để tạo bảng điều kiện, nhất thiết trên bảng điều kiện phải có ít nhất 2 ô, một ô chứa tên trường (Field) làm điều kiện lọc, một ô chứa điều kiện lọc. Tên trường làm điều kiện lọc thường được sao chép từ CSDL ra để tránh sai sót và được chính xác Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên thuộc phòng Kế toán thì tạo bảng điều kiện như sau Phòng ban Kế toán - Điều kiện đơn chính xác: + Dữ liệu chuỗi: Ghi chính xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên) + Dữ liệu số: Ghi chính xác số làm điều kiện. Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB là 1.100.000 Lương CB 1.100.000 - Điều kiện đơn không chính xác: + Dữ liệu số: Sử dụng các toán tử so sánh để ghi điều kiện Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên Lương CB >= 1.000.000 + Dữ liệu chuỗi: Sử dụng các dấu đại diện (*,?) Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có tên phòng bắt đầu là chữ K 34 Giáo trình Excel nâng cao Phòng ban K - Điều kiện kết hợp: + VÀ: gõ các điều kiện trên cùng một hàng Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kinh doanh và có Lương CB dưới 1.000.000 thì tạo bảng điều kiện như sau: Phòng ban Lương CB Kinh doanh<1.000.000 + HOẶC: gõ các điều kiện trên các hàng khác nhau Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kế toán hoặc Kinh doanh thì tạo bảng điều kiện như sau: Phòng ban Kế toán Kinh doanh * Thao tác lọc - Tạo bảng điều kiện (cách tạo đã trình bày ở trên) - Gọi lệnh Data – Filter – Advanced Filter. Xuất hiện hộp thoại : + Action: Chọn 1 trong 2 hành động sau: Filter the list, in-place: Kết quả lọc xuất hiện ngay trên CSDL gốc. Các dòng không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn Copy to another location: Kết quả lọc 35 Giáo trình Excel nâng cao sẽ được trích sang một vùng khác. + List range: Địa chỉ của bảng dữ liệu cần lọc. Xác định bằng cách gõ trực tiếp hoặc đặt con trỏ vào mục này rồi đưa chuột ra ngoài để quét. + Criteria range: Địa chỉ bảng điều kiện đã tạo trước đó (cách xác định tương tự List range) + Copy to: Mục này chỉ xuất hiện khi ở mục Action chọn “Copy to another location”.Xác định địa chỉ của một ô bất kỳ ngoài vùng trống dự kiến sẽ chứa kết quả lọc 4. Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ các cơ sở dữ liệu chi tiết (Consolidate): Được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc trên nhiều tập tin bảng tính khác nhau) - Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu trúc tương tự như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi của CSDL tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các bản ghi trong các CSDL chi tiết. - Nếu các CSDL chi tiết không có cùng cấu trúc thì nhất thiết phải có chung ít nhất trường đầu tiên bên trái cùng kiểu dữ liệu để làm khoá. Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có dạng gộp các CSDL chi tiết theo qui tắc: + Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp + Các trường không trùng tên sẽ được ghép nối Thao tác như sau: - Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết qủa tổng hợp - Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hiện hộp thoại: 36 Giáo trình Excel nâng cao + Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp + Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và ấn nút Add lần lượt toạ độ các bảng chi tiết cần tổng hợp. + Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp. + Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp. + Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo. III. CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU: 1. Đặc điểm chung của các hàm trong cơ sở dữ liệu: - Dạng tổng quát: (Database, Field, Criteria) - Các hàm sử dụng trong CSDL đều có 3 đối số: + Database: Là địa chỉ CSDL muốn thao tác + Field: Chỉ định cột nào trong Database sẽ được sử dụng cho việc tính toán trong hàm. Field: có thể được khai báo 2 cách: Cách 1: Khai báo bằng số thứ tự của cột trong CSDL ( cột đầu tiên bên trái của Database là cột 1 , cột kế tiếp là 2...) Cách 2: Khai báo bằng tiêu đề cột ( đặt trong dấu ngoặc kép ) + Criteria: Là vùng chứa điều kiện tính toán. Vùng điều kiện phải được tạo trước 37 Giáo trình Excel nâng cao ( cách tạo tương tự như chức năng lọc Advanced Filter ). 2. Một số hàm thường dùng: a. Hàm DSUM (Database, Field, Criteria) Dùng để tính tổng các ô trong cột có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng trong CSDL . b. Hàm DMIN (Database, Field, Criteria) Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong cột có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng trong CSDL . c. Hàm DMAX (Database, Field, Criteria) Dùng để tìm giá trị lớn nhất của các ô trong cột có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng tại CSDL . d. Hàm DAVERAGE (Database, Field, Criteria) Dùng để tính trung bình cộng của các ô trong cột có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng tại CSDL . e. Hàm DCOUNT (Database, Field, Criteria) Dùng để đếm số ô có giá trị kiểu số trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng tại CSDL . f. Hàm DCOUNTA (Database, Field, Criteria) Dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng tại CSDL . BÀI 5 CÁC PHƯƠNG PHÁP KẾT NỐI, TỔNG HỢP, KẾT XUẤT DỮ LIỆU *LIÊN KẾT 38 Giáo trình Excel nâng cao Có hai kiểu liên kết : - Liên kết bản sao của các ô trong worksheet - Liên kết dữ liệu 1. Liên kết bản sao của các ô trong worksheet - Để tạo ra khuôn dạng trang nhằm hiển thị dữ liệu từ nhiều worksheet và biểu đồ - Cho phép xây dựng hệ thống quản lý thông tin lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau * Đặc điểm các bản sao của ô liên kết: - Có thể được mở ra và cập nhật một cách nhanh chóng. - Có thể định dạng được bằng các kỹ thuật định dạng thông thường giúp bản sao này đẹp hơn. - Có thể điều chỉnh kích cỡ và di chuyển không phụ thuộc vào các vị trí ô. - Các bản sao của ô liên kết và biểu đồ được in cùng với nhau nếu chúng xuất hiện cùng một trang. - Có thể được kết nối với các macro, do đó khi bản sao được chọn, macro sẽ thi hành * Nhược điểm các bản sao liên kết: - Nó không phải là ô thực sự, do đó không thể nhập dữ liệu vào đó . - Nó không thể được sử dụng trong phép tính toán. a. Tạo bản sao * Yêu cầu : hãy mở một bảng tính bất kỳ. sau đó hãy tạo một bản sao của ô liên kết * Hướng dẫn : Bước 1: Mở workbook nguồn Bước 2: Chọn vùng muốn chép. Bước 3: Edit / Copy hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + C Bước 4: Mở workbook đích Bước 5: Chọn ô sẽ là góc trái trên của vủng nhận bản sao. Bước 6: Bấm phím Sheet trong khi chọn Edit / Paste Picture link. * Kết quả là xuất hiện một bản sao trên worksheet vừa chọn 39 Giáo trình Excel nâng cao * Chú ý: nếu ghi workbook chứa dữ liệu nguồn trước khi lưu vao workbook chứa dữ liệu đích. nhờ đó liên kết trong workbook đích giữ tên file đúng của nguồn. Điều đó rất quan trọng nếu workbook nguồn không được lưu hay lại lưu với một tên khác. b. Điều chính liên kết đến các bản sao của ô liên kết Cho phép thay đổi tên bên của workbook nguồn hay di chuyển workbook đến nơi khác hoặc muốn đổi nguồn dữ liệu. 2. Liên kết dữ liệu: Cho phép tránh phải làm việc với các Workbook quá lớn.Ta có thể xây dựng một Workbook nhỏ hơn, liên kết với Workbook lớn và chỉ cần làm làm việc trên Workbook nhỏ * Ưu điểm khi xây dựng mối liên kết: - Dữ liệu được liên kết giữa các Workbook sẽ truyền dữ liệu, số và chữ được sử dụng bởi các công thức trong Workbook nhận dữ liệu. - Dữ liệu được liên kết có thể được định dạng bằng cách sử dụng các kỹ thuật định dạng tương tự. - Hệ thống sẽ sử dụng ít bộ nhớ hơn vì không phải mở ra tất cả các Workbook. Một số Workbook có thể liên kết với các Workbook vẫn còn nằm trên đĩa. - Hệ thống sử dụng các thành phần Workbook sẽ mềm dẻo hơn và dễ cập nhật hơn. Ta có thể thiêt kế lại, kiểm tra thành từng thành phần mà không phải xây dựng toàn bộ hệ thống. - Các Workbook nhỏ sẽ có tốc độ tính toán nhanh hơn. - Có thể xây dựng các thành phần nhập liệu riêng rẽ. Nhờ đó nhiều người sử dùng có thể đồng thời sử dụng hệ thống và họ vẫn ở các vị trí làm việc khác nhau. Sau đó hệ thống sẽ tích hợp các dữ liệu đó lại a. Liên kết các ô bằng các lệnh copy và Paste Link Mở Workbook muốn liên kết B1: Kích hoạt Workbook nguồn 40 Giáo trình Excel nâng cao B2: Chọn vùng các ô cung cấp thông tin B3: Edit /Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C B4: Kích hoạt Workbook đích để nhận dữ liệu B5: Chọn vị trí cần liên kết B6: Edit / Paste Specjal... xuất hiện hộp thoại Paste Specjal B7: Bấm chọn nút lệnh Paste Link Màn hình xuất hiện dữ liệu liên kết b. Liên kết dữ liệu trong công thức B1: Mở các Workbook nguồn và đích B2: Kích hoạt Workbook đích B3: Nhập công thức ( Nếu dữ liệu thuộc Workbook nguồn. Hãy mở Workbook nguồn và chọn ô hay vùng dữ liệu phục vụ cho công thức tinh toán ) C.Mở các Workbook liên kết Khi Workbook được mở ra. Dữ liệu liên kết trong Workbook đích trong Workbook đích sẽ cập nhật ngay sau khi mở ra. Nếu Workbook nguồn chưa được mở ra khi Workbook đã được mở ra rồi, xuất hiện hộp thoại:.................................................................................................... - Bấm chọn Yes, Excel sẽ tụ đọc Workbook nguồn và cập nhật dữ liệu mới vào - Nếu chọn NO, Excel sẽ giữ nguyên dữ liệu cũ. d. Cố định các liên kết B1: Chọn các ô chứa công thức muốn cố định ' B2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+C B3: Edit / Paste Special... xuất hiện hộp thoại Paste Special B4: Chọn lựa Values 3. Tích hợp các Worksheet Khi thực hiện tích hợp các Worksheet, Excel sẽ thực hiện các phép toán tương tự 41 Giáo trình Excel nâng cao như trên các Worksheet, riêng rẽ và đặt kết quả vào Worksheet tích hợp.Ta có thể sử dụng khả năng này để tích hợp các Worksheet trong một hệ thống thông tin. Dữ liệu trong Excel có thể có kiểu cấu trúc giống hay khác nhau. Nếu giống nhau, Excel sẽ tích hợp dữ liệu bằng cách làm iệc với các ô từ vị trí tương ứng trên mỗi Worksheet hỗ trợ. Còn nếu cấu trúc khác nhau, ta có thể yêu cầu Excel kiểm tra các dòng và cột trong các Worksheet hỗ trợ để tìm kiếm dữ liệu nhằm tìm thấy. Khi ta tích hợp, Excel sẽ lấy dữ liệu từ các vùng nguồn trên các Worksheet và Workbook khác nhau, tính toán dữ liệu rồi đưa dữ liệu vào vùng đích trong Worksheet tích hợp Yêu cầu: - Hãy tính điểm trung bình và xếp loại, xếp hạng cho các học sinh. - Hãy liên kết 2 bảng trên thành 1 bảng đặt sang 1 sheet mới để tính tổng kết năm học. Hướng dẫn: B1: Tính điểm trung bình, xếp loại và xếp hạng cho các học sinh ở 2 bảng trên B2: Liên kết Thao tác 1:Chọn mục đích để đưa ra kết quả Thao tác 2: Data / Consolidate... xuất hiện hộp thoại Consolidate Thao tác 3: Đặt con trỏ vào hộp Reference. Sau đó xác định vùng nguồn chứa dữ liệu cần tích hợp, sau đó bấm add Thao tác 4: Lặp lại thao tác 3 để đưa tất cả các vùng nguồn vào danh sách All Reference. Thao tác 5: Chọn hàm sử dụng trong quá trình tích hợp trong quá trình tích hợp Funtion Thao tác 6: (Có thể có hoặc không ) - Đánh dấu tùy chọn Top Row để copy nhãn dòng vào quá trình tích hợp - Đánh dấu tùy chọn Left Column để copy cột bên trái của vùng nguồn vào quá trình tích hợp. 42 Giáo trình Excel nâng cao - Chọn Create Link to Source Data nếu muốn vùng đích được liên kết với vùng nguồn - Thao tác 7: Bấm chọn nút lệnh /OK * ĐIỀU CHỈNH CÁC LIÊN KẾT Mục đích: Thêm xóa các vùng nguồn mới cho danh sách - B1: Data /Consolidata ... - B2: Chọn vùng nguồn muốn điều chỉnh trong hộp danh sách All Reference. - B3: Xóa vùng nguồn : Bấm nút lệnh Delete - Thêm vùng nguồn:Xác định vùng nguồn chứa dữ liệu mới cần tích hợp - bấm nút lệnh Add. Hãy Xét ví dụ sau: Hãy tạo bảng tính theo 1 sheet bất kỳ: Hãy thay đổi tên sheet chứa bảng điểm học kỳ 1 là liên kết 1. Hãy tạo 1 bảng sau sang 1 sheet mới Hãy đặt chứa bảng điểm học kỳ 2 là liên kết 2 Hãy tính Điểm trung bình, xếp loại, xếp hạng cho các học sinh trong 2 học kỳ 1 và 2 Hãy liên kết 2 bảng trên thành 1 bảng đặt sang 1 sheet mới để tính tổng kết năm học 43 Giáo trình Excel nâng cao Ta làm như sau: Bước 1: Tính điểm trung bình và xếp loại,xếp hạng cho các học sinh Đầu tiên tính điểm trung bình: Đánh công thức: =AVERAGE(D3:F3) ( vào ĐTB ) Sau đó tính xếp loại và xếp hạng Đánh công thức vào ô xếp loại: =IF(G3>=9,"Xuấtsắc",IF(G3>=8,"Giỏi",IF(G3>=7,"Khá",IF(G3>=6,"TBKhá",IF(G3>=5 ,"TB","Yếu"))))) Xếp hạng: Đánh công thức: =RANK(G3,$G$3:$G$6,0) Bước 2: Liên kết - Thao tác 1: Chọn vùng đích muốn ra kết quả 44 Giáo trình Excel nâng cao - Thao tác 2: Data / Consolidate... xuất hiện hộp thoại Consolidate - Thao tác 3: Đặt con trỏ vào hộp Reference. Sau đó xác định vùng nguồn chứa dữ liệu cần tích hợp, sau đó bấm add Thao tác 4: Lặp lại thao tác 3 để đưa tất cả các vùng nguồn vào danh sách All Reference. Thao tác 5: Chọn hàm sử dụng trong quá trình tích hợp trong quá trình tích hợp Funtion Thao tác 6: (Có thể có hoặc không ) - Đánh dấu tùy chọn Top Row để copy nhãn dòng vào quá trình tích hợp - Đánh dấu tùy chọn Left Column để copy cột bên trái của vùng nguồn vào quá trình tích hợp. - Chọn Create Link to Source Data nếu muốn vùng đích được liên kết với vùng nguồn - Thao tác 7: Bấm chọn nút lệnh /OK BÀI 6 TRÌNH BÀY IN ẤN, LƯU TRỮ, BẢO MẬT, PHÂN PHỐI BẢNG SỐ LIỆU, FILE I. Xem trước khi in Để xem tổng thể trước khi in thì dùng lệnh File / Print Preview ( hoặc kích chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ Standard ) 1. Định dạng trang in 45 Giáo trình Excel nâng cao Trong thao tác định dạng trang in gồm có: Định dạng khổ giấy, định dạng lề, định dạng tiều đề đầu trang và chân trang, chọn vùng in... Mở trình đơn File / Page setup xuất hiện hộp thoại: - Ngăn Page: Chọn hướng in và khổ giấy + Tại mục Orientation: thay đổi kiểu in Portrait: Định dạng kiểu in đứng Landscape: Định dạng kiểu in ngang + Tại mục Paper size: Chọn khổ giấy in - Ngăn Margin (hình trên) dùng để định dạng lề trang: + Top: Lề trên + Left: Lề trái + Bottom: Lề dưới + Right: Lề phải + Header: Tiêu đề trên + Footer: Tiêu đề dưới + Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang ( Horizontally ) hay theo chiều dọc ( Vertically ) 46 Giáo trình Excel nâng cao - Ngăn Header / Footer (hình trên) dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang: Các nút Custom Header và Custom Footer lần lượt dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang. Nếu chọn nút Custom Header thì xuất hiện hộp thoại để tạo tiêu đề đầu như sau: - chọn ngăn sheet: để chọn vùng in + Print Area: Địa chỉ vùng cần in trong bảng tính + Row to Repeat at top: Dòng cần lặp lại ở đầu mỗi trang + Column to repeat at left: Cột cần lặp lại bên trái ở mỗi trang in + Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới + Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự dòng + Black and white: Chỉ in trắng đen + Draft quality: Chế độ in lợt + Comments: In chú thích (None: Không in; At end of sheet: In chú thích ở cuối trang; As displayed on sheet: In như đang hiển thị trên sheet) + Cell errors as: Chỉ định in các ô bị lỗi (Displayed: In như hiển thị lỗi; Blank: Để trống; Thay các ô lỗi bằng dấu gạch; #N/A: Các ô bị lỗi thì in chữ #N/A) + Page order: Chỉ định thứ tự in các trang 47 Giáo trình Excel nâng cao Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống 2. THỰC HIỆN IN BẢNG TÍNH: Chọn lệnh File / Print, xuất hiện hộp thoại Print: + Name: Chọn tên máy in + Print range: Tại đây chọn mục All để in hết tất cả các trang hoặc chọn Page (s) để in từ trang (From)...đến trang (To)... + Trong Print what: In các ô và đối tượng đang chọn (Selection), in sheet hiện hành (Active Sheet(s)), In tất cả các sheet (Entire workbook), chỉ in danh sách được chọn trên sheet (List) + Number of copies: Số bản in của mỗi trang II. Lưu trữ bảng tính - Chọn lệnh File / Save hoặc nhấn Ctrl + S hoặc kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ. - Xuất hiện hộp thoại: + Mục File name: Gõ tên tập tin + Mục Save in: Chọn đĩa và Folder chứa tập tin Xong ấn nút Save III. Bảo mật Nói đến Microsoft Exel thì hẳn bạn phải nghĩ ngay đến những con số và những phép tính, có thể đơn giản hoặc phức tạp. Những giá trị trong các bảng tính đó đôi khi lại rất quan trọng, chỉ cần sai một con số có thể ảnh hưởng đến nhiều việc. 48 Giáo trình Excel nâng cao Nếu bạn phải thường xuyên làm việc với những bảng tính của Excel thì vấn đề đặt ra là làm sao để bảo vệ những giá trị có trong đó để tránh bị sai sót hoặc mất mát ngoài ý muốn. Và để đáp ứng yêu cầu đó, Microsoft Excel cũng đã đưa ra tiện ích giúp để đặt mật mã cho file Excel. Trong Microsoft Excel, bạn có thể bảo vệ từng hàng, từng cột, hoặc một nhóm các hàng các cột trong từng worksheet hoặc toàn bộ file bằng cách đặt password lên từng mục bạn chọn, mà những ai không được phép không thể can thiệp vào file Excel đã được bảo vệ để chỉnh sửa. Bạn có thể đặt 2 dạng password: - Password để mở file: Nếu bạn đặt password theo dạng này, bạn phải điền đúng password để mở file, nếu không bạn sẽ không thể mở file đó. - Password để chỉnh sửa file: Nếu bạn đặt password theo dạng này, bạn phải điền đúng pasword mới có thể chỉnh sửa lại nội dung file, nhưng vẫn xem nội dung của file đó. Để đặt password cho tài liệu Ecxel, thực hiện theo các bước sau: - Click Tools / Options từ menu sổ xuống. Một cửa sổ mới xuất hiện, tại đây bạn chọn thẻ Security. Tại thẻ này, bên dưới mục ‘File encryption settings for this workbook’ bạn sẽ điền password đầu tiên vào ô ‘Password to open’. Password này có tác dụng để bảo vệ file của bạn chỉ được mở khi điền đúng password. Nếu bạn muốn sử dụng password để khóa chức năng chỉnh sửa file những vẫn có thể cho người khác xem nội dung file đó, bạn điền password vào hộp thoại ‘Password to modify’ ở bên dưới mục ‘Fire sharing settings to this workbook’. 49 Giáo trình Excel nâng cao - Sau khi điền Password tại đây và nhấn Ok, một hộp thoại mới xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận Password vừa điền, bạn chỉ cần điền lần lượt 2 Password vừa điền trước đó rồi nhấn Ok. Lưu ý: Độ dài tối đa cho mỗi password là 15 ký tự. BÀI 7 MACRO VÀ VBA TRONG EXCEL I. Macros: 1. Giới thiệu Macros: Macro là một chương trình bao gồm các lệnh và hàm được thi hành các thao tác mỗi khi cần. Macro có thể tự động thực hiện thao tác và làm giảm các bước để hoàn thành các công việc thường xuyên. 2. Tạo Macro: - Từ Menu tools, chọn Macro, kích vào Record New Macro. - Hộp thoại Record Macro hiển thị, nhập vào tên mục Macro name, tên của Macro phải bắt đầu bằng một ký tự chữ (a÷z) trong tên không chứa dấu cách và các ký tự đặc biệt như dấu chấm câu, dấu than,…, tên của không được phép trùng lặp. 50 Giáo trình Excel nâng cao - Trong mục Description mặc định là Macro recoded 01/01/2004 by User tức là gồm có ngày tháng tên người sử dụng, nếu muốn ta có thể thay đổi. - Để bắt đầu ghi ta nhấn OK. - Thực hiện các hành động để Macro ghi lại, các hành động này có thể là sự phối hợp nhiều lệnh trong Excel. - Để dừng ghi từ menu tools chọn Macro và kích stop Recording. 3. Gán một phím tắt cho macro: - Chọn menu tools, chọn Macro và kích Macros. - Hộp thoại macros xuất hiện, chọn tên macro nếu đã lưu trước đó để gán một phím tắt. - Kích vào nút Options, để hiển thị hộp thoại Macro Options. - Shortcut Key: là phím nóng dùng để gán cho macro, bằng cách này người dùng có thể nhanh chóng gọi chạy được macro mà không phải mất nhiều thao tác để gán phím nóng cho macro các phím nóng đều bắt đầu bằng chữ Crtl cộng với một kí tự khác, (vĩ dụ: nhập một kí tự vào sau hộp Ctrl + L để thực hiện macro thì ta chỉ việc nhập chữ Lvào ô trống bên cạnh phím tắt này sẽ được sử dụng để gọi Macro. - Kích Ok để trở về hộp thoại macro. - Kích vào cancel để bỏ qua hộp thoại. 51 Giáo trình Excel nâng cao 4. Chạy Macro sử dụng công cụ lệnh: - Từ Menu tools, chọn Macro và kích Macros. - Hộp thoại Macro hiển thị, trong mục Macro name, chọn tên Macro mà mình muốn chạy. - Kích vào nút Run.  chú ý: nếu muốn thay đổi hay xoá macro, chỉ cần kích vào Edit hay Delete. 5. Chạy Macro bằng phím tắt: - Ấn tổ hợp phím Crtl + ? (? Kí tự đã gán). 6. Tạo một nút lệnh và gán Excel Macro: - Nếu thanh công cụ Forms không hiển thị, kích chuột phải trên thanh công cụ từ Menu Pop_up, chọn Forms. - Để tạo một nút lệnh, từ thanh công cụ Forms kích vào biểu tượng button. - Sau đó dùng chuột kéo tới vị trí mà ta cần khi đó xuất hiện dấu + và kéo đến cỡ tuỳ ý. - Khi nhả chuột, hộp thoại Assign Macro xuất hiện 52 Giáo trình Excel nâng cao - kích nút Record, hộp thoại Record Macro xuất hiện. - Từ mục macro name, nhập tên của Macro cần gọi, kích Ok. - Khi đó Macro được lưu lại một cách thông thường, kích vào nút lệnh, chọn Edit text từ menu pop_up. - Để chạy macro, kích vào nút vừa tạo. 7. Thay đổi tên button: - Kích đúp vào button, khi đó tên button được đánh dấu - Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính. - Xoá button kích vào nút và ấn phím Delete. VBA trong Excel 53 Giáo trình Excel nâng cao 1. Giới thiệu ngôn ngữ lập trình VBA trong Excel Ngôn ngữ lập trình VBA (Visual Basic For Application) là công cụ lập trình trong Excel nhằm hỗ trợ cho người sử dụng giải quyết các bài toán mà bản thân Excel không có công cụ sẵn có. Bản thân VBA trong Excel phương pháp lập trình cũng giống như các phương pháp lập trình khác như Pascal... 2. Cách khai báo biến: a. Khái niệm biến nhớ: là vùng nhớ (lưu) dữ liệu biến động, biến nhớ được sử dụng trong các ngôn ngữ lập trình, biến nhớ tồn tại ngay sau khi xuất hiện câu lệnh khai báo biến và mất đi khi kết thúc chương trình cách khai báo biến: Dim As * Vĩ dụ: Dim a As integer Trong chương trình nếu máy tính gặp câu lệnh này nó sẽ cấp phát một vùng nhớ và đặt tên là a, a là biến nhớ chỉ chứa đựng các giá trị là số nguyên. b. Tên biến: không dài quá 64 ký tự và không có dấu cách, các ký tự toán học (+, -, *, /) c. Kiểu biến : có rất nhiều kiểu dữ liệu mà biến nhớ sẽ lưu trữ. Sau đây là một số khai báo kiểu biến: - Kiểu byte: kiểu số nguyên, miền giá trị là 0÷255 - Kiểu Boolean: kiểu logic, biến nhớ được khai báo có kiểu Boolean chỉ nhận một trong hai giá trị True (đúng), False (sai). - Kiểu Integer: kiểu số nguyên, miền giá trị (-32.768 ÷ 32.767) - Kiểu long: kiểu số nguyên, miền giá trị (-2.147.438,648 ÷ 2.147.438,647) - Kiểu currency: kiểu tiền tệ - Kiểu single: kiểu số thực độ dài 4 byte - Kiểu Double: kiểu số thực đọ dài 8 byte - Kiểu Decimal: kiểu số thực độ dài 8 byte - Kiểu String: xâu ký tự, miền giá trị khả năng lưu trữ từ 1-65,400 ký tự 3. các lệnh trong VBA 3.1 Lệnh gán: ngôn ngữ VBA sử dụng dấu (=) làm lệnh gán, lệnh gán được sử dụng rất nhiều trong lập trình 54 Giáo trình Excel nâng cao * Vĩ dụ: nếu ta khai báo: Dim A As Integer 'khai báo biến A có kiểu số nguyên thì khi ta viết A=5 máy tính sẽ hiểu đấy là một lệnh gán, nó gán giá trị 5 cho biến A hoặc A=5+3 máy tính sẽ gán kết quả của phép cộng 5+3 cho biến A. Biểu thức "A=5" hoặc "A=5+3" được gọi là biểu thức gán. Trong biểu thức gán vế phải luôn được gán giá trị cho vế trái, soos liệu nguồn để bên phải biểu thức gán, vế bên trái có thể là biến nhớ hoặc là địa chỉ của ô trong Excel. 3.2 Lệnh rẽ nhánh a. Lệnh If: cú pháp If Then [các lệnh được thực hiện nếu điều kiện đúng ] Else [các lệnh được thực hiện nếu điều kiện sai] End If * Vĩ dụ: đoạn chương trình dưới đây cho phép nhập một số bất kỳ từ bàn phím và xác định xem số đó số âm hay số dương. Dim num As double Num = InputBox("Nhập vào một số bất kỳ ") If num>=0 Then MsgBox "số nhập vào là số dương!" Else MsgBox " Bạn đã nhập vào số âm!" End If * Chú ý: cấu trúc lệnh If được phép lồng nhau b. Lệnh Select Case: được phép rẽ nhiều nhánh cấu trúc lệnh : Select Case Case [ các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra thỏa mãn giá trị thứ nhất] 55 Giáo trình Excel nâng cao Case [các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra thỏa mãn giá trị thứ hai ] Case [các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra giá trị thỏa mãn thứ ba] ... Case Else [ các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra không thỏa mãn các giá trị đã liệt kê] End Select. * Vĩ dụ: đoạn chương trình đưới đây cho phép nhập một xâu kí tự bất kỳ từ bàn phím và xác định xem sau đó có phải là các xâu "Red", "green", "blue" hay không, nếu đúng đưa ra thông báo tương ứng "màu đỏ", "Màu xanh lá câu", "màu xanh da trời" tương ứng, không đúng đưa ra thông báo "không xác định dược màu!". Dim Color As String Color = inputBox("nhập vào xâu ký tự") Select Case Color Case "Red" MsgBox "Màu đỏ" Case "Green" MsgBox "Màu lá cây" Case "Blue" MsgBox " Màu xanh da trời" Case Else MsgBox " không xác định được màu!" End Select c. Lệnh lặp - Lệnh While, cú pháp: while [các lệnh nếu điều kiện đúng] Wend 56 Giáo trình Excel nâng cao Sơ đồ khối làm việc của lệnh while ĐK Các lệnh Đk sai stop Đk đúng * Vĩ dụ: sử dụng vòng lặp while tính tổng 20 số tự nhiên đầu tiên. Dim I, N, S As Integer N=20 S = 0 I = 1 While i<=N S = S + i Wend Msgbox "s = "& s. - Lệnh Do While: Do While [các lệnh nếu điều kiện đúng] [Exit Do] Loop Lệnh Do While có bổ sung khả năng dừng vòng lặp ở bất kỳ thời điểm nào mà người lệnh Exit Do. 57 Giáo trình Excel nâng cao * Ví dụ: sử dụng vòng lặp Do While tính tổng 20 số tự nhiên trong 100 số tự nhiên đầu tiên. Dim i, n, s as integer N =100 S = 0 I = 1 Do while i<= n If i<=20 then S = S + i Else Exit Do End if I =i + 1 Loop MsgBox " s = " & s - Lệnh Do Until Cú pháp: Do Until [ Các lệnh nếu điều kiện không thỏa mãn] [ Exit Do] Loop Nếu so sánh Do Until với Do While thì điều kiện để thực hiện vòng lặp Do Until ngược lại so với Do While. Vòng lặp Do Until chỉ dừng khi điều kiện đúng. Nếu sử dụng lại ví dụ trên thì việc tính 20 số tự nhiên trong 100 số tự nhiên đầu tiên có thể được giải quyêt nhờ vòng lặp Do Until như sau: Dim I, N, S As Integer N=100 S=0 I=1 58 Giáo trình Excel nâng cao Do Until i> n If i<=20 then S = s + i Else Exit Do End iF I = i+1 Loop MsgBox " S = " & s - Lệnh For, cú pháp: For = to [step K] [các lệnh] [Exit for] Next [biến] Vĩ dụ: sử dụng vòng lặp for tính tổng 20 số tự nhiên đầu tiên Dim i, n, s as integer N = 20 S = 0 I = 1 For i=1 to n step 1 S= s + i Next i MsgBox " s = " & s 4. Các toán tử sử dụng trong các biểu thức: - toán tử số học trong biểu thức toán học: +, -, *, /, ^, Mod (xác định phần dư của phép chia. - toán tử quan hệ trong biểu thức quan hệ: >, =, >=, =, . - toán tử logic: And (và), or (hoặc), not (phủ định) 59 Giáo trình Excel nâng cao - toán tử phép xâu ký tự & (VBA sử dụng toán tử & làm toán tử ghép hai xâu ký tự. vĩ dụ "abc" & "xyz" ta sẽ được xâu mới "abcxyz" 5. Thủ tục và hàm trong VBA Ngôn ngữ VBA cho phép xây dựng hàm để giải quyết vấn đề tránh phải viết đi viết lại một số lệnh nào đó. a. Cách khai báo hàm Function ([danh sách tham biến]) as [khai báo các biến cục bộ trong hàm] [các lệnh của hàm] End Function Khai báo hàm có quy tắc: - Tên hàm không dài quá 64 ký tự và không có dấu cách, các ký tự toán học (+, -, *, /) trong tên hàm. - Danh sách các tham biến: danh sách các tên biến được cách nhau bởi dấu (,), các biến trong danh sách tham biến không có từ khóa Dim ở đầu. - Khai báo các biến cục bộ trong hàm nếu một biến được khai báo ở bên trong một hàm nào đó thì biến đó không dùng được ở các hàm thủ tục khác. * Vĩ dụ: giả sử ta xây dựng hàm tính n! Function GT (n as byte) as long Dim i as byte Gt = 1 For i = 1 to n Gt = Gt*i Next i End Function b. Khai báo thủ tục Sub ([danh sách tham biến]) [khai báo các biến cục bộ trong thủ tục] [các lệnh trong thủ tục] 60 Giáo trình Excel nâng cao End Sub * Vĩ dụ: khai báo thủ tục, giả sử xây dựng thủ tục có chức năng mở hộp thoại mở File của excel Sub Open xls() dlgAnser = Application.Dialogs(xlDialogOpen).Show end Sub c. Các sử dụng thủ tục và hàm * vĩ dụ: hàm gn và hàm thủ tục OpenXls Dim Giaithua as long Giaithua = Gt(5) Khi máy tính gặp lệnh gan Giaithua = Gt(5) nó tự tìm hàm GT đã được khai báo rồi truyền giá trị 5 cho tham biến n và thực hiện các lệnh trong hàm GT, đoạn trương trình trong hàm GT tính 5! = 120. Giá trị này được gán cho biến Giaithua. d. thủ tục OpenXls: gõ Openxls máy tính sẽ tự động tìm thủ tục đó và chạy các lệnh bên trong thủ tục OpenXls. 6. Môi trường lập trình VBA Để chuyển môi trường bảng tính Excel sang môi trường lập trình VBA thực hiện theo 2 cách - chọn lệnh Tool trên thanh menu, chọn Macro / Visual Basic Editor - Tổ hợp phím Alt + F11, xuất hiện cửa sổ: - Chọn trên trình đơn Insert / Module - Đánh vào dòng sau: Sub Vd1() MsgBox "xin chào bạn đã tham gia việc học lập trình bằng Excel!" End Sub. Sau đó hộp thoại sẽ xuất hiện lời nhắc. 61 Giáo trình Excel nâng cao 62 Giáo trình Excel nâng cao a. Đối tượng điều khiển Form (Mẫu biểu): - Chức năng: đối tượng diều khiển Form thực chất là một cửa sổ trong windows với chức năng là giao diện giữa chương trình ứng dụng và người sử dụng chương trình - Thuộc tính Name cho phép đặt tên Form, tên Form dài không quá 64 ký tự, không có dấu cách và các ký tự toán học và không được trùng với tên của các đối tượng khác đã được đặt tên trước đó. - Caption cho phép thay đổi nội dung trên thanh tiêu đề của Form. b. Textbox: - Chức năng dùng để nhập dữ liệu trên Form. - Thuộc tính Name: cho phép đặt tên Textbox. - Thuộc tính Text: cho lại dòng ký tự mà người dùng đã nhập trước đó, giá trị của thuộc tính là một xâu ký tự. c. Label (nhãn): - Chức năng: hiển thị xâu ký tự trên Form. - Name: đặt tên Label. - Caption: gõ các xâu ký tự cần thể hiện trên Form. 63 Giáo trình Excel nâng cao 64 d. Combobox: - Chức năng: dùng để nhập số liệu từ nhiều phương án - Name: đặt tên cho ComboBox - Text: giá trị xâu ký tự của ComboBox mà người sử dụng khi chọn một phần tử trong số các phần tử có sẵn trong ComboBox. e. ListBox: - Chức năng cung cấp khả năng nhập dữ liệu từ những phương án nhập số liệu sẵn có - Name: đặt tên ListBox - Text: xâu ký tự của phần tử được chọn trong danh sách có sẵn của ListBox. f. CommandButton: - Chức năng: nút lệnh trên Form, sử dụng đối tượng này với mục đích để máy tính thực thi các lệnh cho người lập trình thiết lập. - Name: đặt tên cho CommandButton. - Caption: dùng để thay đổi nhãn trên bề mặt nút lệnh. - Enable: nếu giá trị này được thiết lập là True - được phép sử dụng, nếu là False thì không được phép sử dụng. Sau khi chèn Form (Insert / Form) ta có: