Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY 3.1 Những căn cứ để xác định giải pháp cho công ty 3.1.1 Triển vọng phát triển ngành dịch vụ giao nhận của Việt Nam Sau đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 đã thông qua chính sách mở cửa, kể từ đó lượng hàng hóa sản xuất ra ngày càng nhiều, việc giao thương giữa Việt Nam và các nước ngày càng phát triển làm cho lượng hàng hóa lưu chuyển của Việt Nam tăng lên không ngừng. Nó tác động tích cực đến hoạt động giao nhận ngành vận tải, giúp ngành vận tải Việt Nam phát triển mạnh mẽ. Hơn thế nữa Việt Nam với bờ biển dài trải dọc Bắc Nam rất thuận lợi cho việc vận tải hàng hóa bằng đường biển, Việt Nam được xem là có vị trí chiến lược quan trọng trong khu vực Đông Nam Á nên vận tải luôn là tiềm năng đối với Việt Nam, đó là thuận lợi cho ngành giao nhận tại Việt Nam. Quyết định số 1601/QĐ-TTg ngày 15/10/2009 được Thủ tướng chính phủ phê duyệt về vấn đề Quy hoạch phát triển vận tải biển Việt Nam đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030 như sau “Phát triển vận tải biển theo hướng hiện đại hóa với chất lượng ngày càng cao, chi phí hợp lý, an toàn, hạn chế ô nhiễm môi trường và tiết kiệm năng lượng; tăng sức cạnh tranh của vận tải biển để chủ động hội nhập và mở rộng thị trường vận tải biển trong khu vực và trên thế giới” đó là một trong những mục tiêu của Quy hoạch phát triển vận tải biển Việt Nam đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030 . Quy hoạch cũng nêu rõ mục tiêu của Chiến lược biển Việt Nam đến năm 2020, kinh tế hàng hải đứng thứ hai và sau 2020 kinh tế hàng hải đứng đầu trong 5 lĩnh vực phát triển kinh tế biển; đồng thời góp phần củng cố an ninh, quốc phòng của đất nước. Trên cơ sở các phân tích về các nhân tố tác động đến sự thành công của cảng biển cũng như xu hướng phát triển cảng biển khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Việt Nam, cùng với cơ sở từ Quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2020, định hướng đến 2030 thì các định hướng phát triển hàng hải và cảng biển Việt Nam tập trung: + Về vận tải biển, nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải biển, đáp ứng nhu cầu vận tải biển nội địa, nâng cao thị phần vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đạt 27-30%, kết hợp chở thuê hàng hóa nước ngoài trên các tuyến vận tải biển xa. + Về định hướng phát triển hệ thống cảng biển trong giai đoạn tới, ngoài việc nâng cấp, đầu tư chiều sâu, phát huy hết công suất, hiệu quả của các cảng hiện hữu, cần tập trung vào việc xây dựng cảng trung chuyển quốc tế, cảng cửa ngõ quốc tế tại các vùng kinh tế trọng điểm, một số cảng nước sâu chuyên dụng xếp dỡ container, than quặng và dầu quy mô lớn, trang thiết bị hiện đại... Thương mại quốc tế giữa Việt Nam và thế giới đã có những sự phát triển mạnh mẽ, và đây thực sự trở thành một điều kiện rất thuận lợi cho sự phát triển ngành vận tải biển của Việt Nam. Thuận lợi từ vị trí địa lý đến chính sách của nhà nước và chính phủ đã là một tiềm năng rất quan trọng trong việc phát triển dịch vụ giao nhận tại Viêt Nam. Đó chính là cơ hội để Kassa chú trọng hơn nữa phát triển dịch vụ giao nhận của công ty. 3.1.2 Giá trị sản lượng dự toán của ngành giao nhận vận tải Việt Nam đến năm 2020 Bảng 3.7 Dự báo sản lượng nhập khẩu vào Việt Nam đến năm 2020 ĐVT: 10.000 Tấn STT Mặt hàng Năm 2020 PA1 PA2 1 Xăng dầu 7000 10120 2 Kim khí 8000 11560 3 Phân bón 3500 5060 4 Máy móc thiết bị 3000 4337 5 Lương thực 1000 1446 6 Hóa chất 1500 2069 7 Mặt hàng khác 7129 10306 Tổng Trong đó hàng cont 45129 14000 65138 20240 Nguồn viện khoa học kinh tế giao thông vận tải Nhìn vào bảng 3.7 ta có thể thấy rằng sản lượng nhập khẩu vào Việt Nam tăng dần , đó cũng là dấu hiệu tốt cho hoạt động nhập khẩu tại Việt Nam và là điều kiện thuận lợi cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Ta có thể nhận thấy rằng mặt hàng kim khí là mặt hàng có sản lượng nhập khẩu vào Việt Nam cao nhất 11.560 nghìn tấn, kế tiếp sau đó là mặt hàng xăng dầu 10.120 ngìn tấn và đứng hàng thứ ba đó là mặt hàng phân bón 5.060 nghìn tấn. Các mặt hàng còn lại cũng có sản lượng tương đối nhưng không nhiều. Các công ty giao nhận nên chú trọng đến một số mặt hàng giao nhận chủ yếu này để có mục tiêu tìm kiếm nguồn khách hàng của mình và là mục tiêu để phấn đấu và nhìn lại về sản lượng hàng hóa nhập khẩu của công ty mình đang làm có thực sự có được với sản lượng nhập khẩu hay chưa để đưa ra mục tiêu hoạt động cho công ty. Với mức sản lượng dự toán đến năm 2020 như trên thì ta thấy rằng sản lượng nhập khẩu đang trên đà tăng trưởng vi thế đó chính là mục tiêu và tiền đề cho công ty Kassa nói riêng và tất cả các công ty giao nhận không ngừng muốn thay đổi và làm mới mình để có thể có được sản lượng giao nhận như mong muốn. Bảng 3.8 Dự báo giá trị nhập khẩu vào Việt Nam đến năm 2020 ĐVT: Tỷ USD Giá trị 2015 2020 Giá trị sản lượng Trong đó SL đường biển 7400 4951 11918 7634 Nguồn viên khoa học kinh tế giao thông vận tải Dựa vào bảng 3.8 ta nhận thấy giá trị giao nhận hàng nhập khẩu đang trên đà tăng trưởng đặc biệt đến năm 2020 là năm mà giá trị giao nhận hàng nhập khẩu có giá trị cao nhất trong các năm 11.918 tỷ USD. Như vậy, nhập khẩu tại Việt Nam đã, đang và không ngừng phát triển mạnh mẽ qua các năm. Và ngày càng được sự chú trọng và hợp tác của nhà nước. Chính những yếu tố đó thúc đẩy hoạt động giao nhận ngày càng phát triển theo và là nền tảng để các công ty giao nhận muốn phát triển và nâng cao giá trị giao nhận của mình lên. Nó là cơ sở vững chắc cho mục tiêu phát triển hơn nữa dịch vụ giao nhận tại Kassa. 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty 3.2.1 Giải pháp1: Nhằm nâng cao thị phần giao nhận 3.2.1.1 Mục tiêu của giải pháp Thị phần giao nhận chứng tỏ được vị trí giao nhận của công ty trên thị trường giao nhận, thị phần giao nhận càng lớn chứng tỏ công ty có khả năng cạnh tranh cao và hoạt động của công ty luôn ở mức cao. Không một công ty nào muốn mình có thị phần giao nhận thấp trên thị trường. Mục tiêu của giải pháp này là giúp công ty đảm bảo thị phần giao nhận hiện tại và nâng cao thị phần của mình, tăng khả năng cạnh tranh mở rộng thị trường giao nhận của công ty. 3.2.1.2 Cách thức thực hiện giải pháp Mở rộng công tác nghiên cứu phát triển thị trường, tăng cường công tác marketing như quảng cáo rộng rãi trên internet, việc quảng cáo trên internet ngày nay rất tốt cho doanh nghiệp, vì ngày nay tất cả các công ty điều tìm kiếm thông tin trên mạng để tham khảo và lựa chọn doanh nghiệp phù hợp với công ty của họ. Nhưng khi quảng cao trên internet công ty nên đăng trên các trang website được truy cập mạng nhiều như là VCCI, diễn đàn Vietship, báo điện tử vietnamshipper.. và được nhiều người nhắc đến và vấn đề không kém quan trọng đó là việc trả cước phí cho hoạt động quảng cáo trên mạng cũng tốn phí khá cao, cần xem xét giá hợp lý. Công ty cần tuyển dụng nhân sự chuyên ngành quản trị marketing tạo được lòng tin trong khách hàng để duy trì và phát triển hơn nữa những hợp đồng giao nhận nhăm tăng thị trường giao nhận bằng việc luôn nổ lực hết mình trong công việc, hoàn thành công việc của khách hàng với thời gian nhanh chóng, sẵn sang làm việc thêm giờ và ngoài giờ để hoàn thành công việc mà khách hàng yêu cầu. Đầu tư thêm nhiều trang thiết bị hỗ trợ bộ phận bán hàng của công ty như là máy tính kết nối mạng, điện thoại, sách báo, các hội nghị hội thảo của ngành, hiệp hội…giúp nhân viên bán hàng tìm kiếm được nguồn khách hàng tìm năng mới và có được các thông tin kịp thời về hoạt động của các doanh nghiệp khác. Tăng cường hổ trợ các chi phí cho bộ phận bán hàng như là hổ trợ tiền xăng, tiền tiếp khách hàng, và tăng thêm tiền hoa hồng cho hợp đồng giao nhận của công ty. Nhằm thôi thúc các nhân viên bán hàng hứng thú trong công tác tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới cho công ty. Công ty cũng cần có nhiều hoạt động và kế hoạch chăm sóc các khách hàng cho công ty, tổ chức tặng quà vào các dịp lễ, tết cho các khách hàng. Mở các buổi hợp mặc khách hàng và công ty vào cuối năm để tổng kết công ty cũng như đề cao sự tín nhiệm và hợp tác lâu năm của khách hàng đối với công ty. 3.2.1.3 Dự kiến hiệu quả Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả - Hệ thống bán hàng của công ty ít được chú trọng đầu tư, công ty chủ yếu là gửi thu cho các doanh nghiệp qua đường bưu điện để tìm kiếm nguồn khách hàng. - Chỉ tặng quà dịp lễ tết cho công ty có nhiều hơp đồng giao nhận. - Đầu tư quảng cáo công ty trên các trang website như là VCCI, Vietnamshipper… - Tăng tiền hoa hồng cho mỗi hợp đồng giao nhận. - Tổ chức buổi tiệc chiêu đãi khách hàng, tết niên… - Nhiều doanh nghiệp biết đến Kassa. -Làm tăng tinh thần làm việc của nhân viên bán hàng. - Làm tăng sự thân thiện của công ty và khách hàng, giữ chân được khách hàng và thu hút nhiều khách hàng mới. 3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận 3.2.2.1 Mục tiêu của giải pháp Ngày nay chất lượng dịch vụ giao nhận là yếu tố được các doanh nghiệp chú trọng trong việc lựa chọn công ty giao nhận, giá cả dịch vụ cạnh tranh, giải quyết công việc nhanh chóng là yếu tố hàng đầu mà các công ty cần. Vì thế, mục tiêu của giải pháp này nhằm giúp công ty thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hiện tại và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Tạo được chất lượng dịch vụ cao, phục vụ tốt yêu cầu của khách hàng và mở rộng dịch vụ phù hợp với tình hình hiện tại. 3.2.2.2 Cách thức thực hiện à Hạn chế sai sót nhân viên chứng từ Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ , nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng Fax qua, và kiểm tra lại thông tin tờ khai Hải quan trước khi tiến hành khai báo Hải quan, nhanh nhẹn trao khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra. Thường xuyên kiểm tra mail, máy Fax để chú ý đến chứng từ của khách hàng Fax qua cho công ty. Như vậy, nhân viên chứng từ lập tức giải quyết thắc mắc của khách hàng và có thể nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua nhanh chóng nhất dảm bảo không để chậm trể hàng hóa của công ty khách hàng. à Hạn chế sự chậm trễ của nhân viên giao nhận. Thời gian của nhân viên giao nhận công ty khó có thể kiểm soát được hết, vì vậy để đảm bảo công việc không chậm trể, cần có xự liên kết giữa nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ, thông báo trước cho nhân viên giao nhận những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để nhân viên giao nhận hoàn thành với khả năng nhanh nhất. Công ty cần tạo tâm lý làm việc thoải mái cho nhân viên giao nhận, không nên kiểm tra gắt gao thời gian cũng như hối thúc nhân viên quá nhiều. Khi nào hàng hóa của khách hàng thực sự gấp, cán bộ công ty nên thông báo cho nhân viên giao nhận để họ cố gắng làm hàng nhanh nhất. Nhưng khi mà hàng chưa gấp cán bộ quản lý công ty không nên hối thúc nhân viên giao nhận vì nó dễ làm ảnh hưởng tâm lý khi làm việc dẫn đến nhiều sai sót Việc hạn chế sai sót trong quy trình giao nhận rất quan trọng nó giúp công ty giảm bớt một phần chi phí do sai sót. Để hạn chế sai sót trong quy trình giao nhận cần đào tạo nguồn nhân lực của công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên trong từng công việc cụ thể của họ. àĐăng ký tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Để tham gia được tiêu chuẩn ISO đòi hỏi doanh nghiệp phải đạt được rất nhiều tiêu chuẩn về chất lượng mà trong ISO quy định, nếu công ty đạt được tiêu chuẩn này công ty sẽ khẳng định được vị trí nhất định của mình vì rất ít doanh ngiệp giao nhận vận tải đạt được tiêu chuẩn này. Việc đăng ký tiêu chuẩn ISO nó giúp doanh nghiệp có được lòng tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiếm được khách hàng hơn, tăng thêm uy tín và thi phần của công ty trong và ngoài nước, mỗi người trong công ty hiểu rỏ hơn vai trò của mình, biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình chủ động hoàn thành công việc tốt hơn, giúp nhân viên trong công ty được đào tạo huấn luyện tốt hơn, chuyên nghiệp hơn. Khi tiến hành đăng ký ISO, công ty sẽ được bộ phận tư vấn của trung tâm đăng ký tiêu chuẩn chất lượng tư vấn về những thủ tục trong thời gian khoảng 6 tháng để được cấp tiêu chuẩn ISO (chi tiết thời gian tham gia tiêu chuẩn ISO được đính kèm sau phần phụ lục) àTham gia các hiệp hội giao nhận. Việc gia nhập các hiệp hội giao nhận giúp doanh nghiệp có được mối quan hệ tốt với các công ty và được sự tín nhiệm của khách hàng. Khi tham gia vào hiệp hội giao nhận, hiệp hội sẽ thường xuyên mở các lớp tập huấn về chuyên môn, hợp hội bàn thảo về một số vấn đề cấp thiết hiện nay, công ty sẽ họ hỏi được nhiều kinh nghiệm của các công ty khác giải quyết tình huống về áp dụng cho công ty mình và biết được nhiều quy định mới về hoạt động giao nhận đưuọc cập nhật liên tục và các buổi giao lưu với các doanh nghiệm nước ngoài giúp doanh nghiệp tiếp thu kinh nghiệm làm việc tiên tiến của nước ngoài và tìm đối tác chiến lược cho công ty. Một số hiệp hội như : VIFFA, IATA, FIATA.. Lãnh đạo công ty cần nhìn nhận và dự tính trước công việc, giải quyết công việc một cách triệt để và nhanh chóng, tránh tình trạng đợi chờ công việc phát sinh mới giải quyết làm chậm tiến độ công việc của khách hàng. Thiết lập hệ thống bán hàng chuyên nghiệp, tiến hành khảo sát và lấy ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty. 3.2.2.3 Dự kiến hiệu quả Khả năng làm việc của nhân viên tăng lên, hạn chế được nhiều sai sót, giảm thời gian để hoàn thành một lô hàng, tiết kiệm chi phí đi lại và phí ngoài Hải quan. Có được mối quan hệ với nhiều công ty giao nhận khác và biết được nhiều hơn các dịch vụ mà công ty còn thiếu sót. Khách hàng hài lòng hơn về cách giải quyết công việc cũng như chứng từ của công ty. Tạo ra sự gắn kết giữ nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận. Nâng cao hiệu quả công việc. 3.2.3 Giải pháp 3: Đào tạo cán bộ nhân viên phù hợp với tình hình hiện tại 3.2.3.1 Mục tiêu của giải pháp Trình độ nhân viên cho thấy sự làm việc chuyên nghiệp của công ty, môi trường làm việc chuyên nghiệp, trình độ cán bộ chuyên môn cao là yếu tố quan trọng hình thành nên công ty chuyên nghiệp. Chính nó là yếu tố thúc đẩy Kassa phải đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, khả năng ứng dụng công nghệ thông vào công việc. Nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, giúp nhân viên cập nhật nhanh nhất những thay đổi mới trong công tác làm việc và các nghị định mới của chính phủ. 3.2.3.2 Cách thức thực hiện - Nhân lực là yếu tố quan trọng cho việc thành hay không của một công ty, vì vậy việc đảm bảo đội ngủ nhân viên chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn cao và có tinh thần thoải mái trong môi trường làm việc của công ty. Hiện nay trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế thế giới việc đảm bảo doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trường giao nhận, mỗi doanh nghiệp cần phải tự đào tạo và tuyển dụng nguồn nhân lực đủ năng lực và nắm vững về lĩnh vực ngành nghề mà doanh nghiệp cung cấp trên thị trường. Bố trí các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ. Tổ chức liên kết với các trường đào tạo các khóa nghiệp vụ giao nhận ngắn hạn cho nhân viên, giúp nhân viên nắm bắt được tình hình xuất nhập khẩu hiện nay, nhưng việc tổ chức các lớp nghiệp vụ cần phù hợp với từng vị trí mà nhân viên đó đảm nhận. Công ty sẽ tổ chức các khóa học tốt nhất là 3 tháng 1 lần giúp nhân viên cập nhật tốt tình hình hiện nay về những thay đổi chính sách mới của chính phủ, nghị định, nghị quyết, có thể nâng cao hiểu biết và có thể tư vấn cho khách hàng biết những thay đổi đó để chuẩn bị việc làm hàng một cách nhanh chóng và thuận lợi. Bảng 3.8 Bảng liệt kê chi tiết chi phí cho một số khóa học ngắn hạn (áp dụng 2 lần/1năm) STT Các khóa học Thời gian Số nhân viên tham gia Tổng chi phí dự kiến 1 Thay thế thông tư cũ bằng thông tư mới 3 tháng 3người/lần 5.400.000 2 Cách lập C/O 3 tháng 3người/lần 4.800.000 3 Tiếng anh chuyên ngành logistics 3 tuần 3người/lần 4.500.000 Công ty nên phân chia nhân viên thành 2 nhóm đào tạo áp dụng thông tư hướng dẫn mới của Hải quan, mỗi nhóm sẽ tham gia một khóa học trong thời gian 3 tháng tại VCCI, trường cao đẳng tài chính hải quan, hiệp hội giao nhận, Viện Logistics MGC (MIL)… Mở rộng các lớp học kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nói chuyện với công chúng, thuyết phục khách hàng….giúp nhân viên có thể có khả năng đàm phán thuyết phục với khách hàng Chính sách sử dụng lao động, tuyển dụng. Công ty nên có chính sách tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn tốt phù hợp với nhiệm vụ của họ được làm, có như vậy công ty mới có thể đạt hiệu quả cao trong việc sử dụng lao động. Công ty cũng nên có chính sách khuyến khích nhân viên về tinh thần và vật chất như: tiền lương, tiền thưởng, nghỉ phép, tham quan, dã ngoại, các hoạt động ngoại khóa. Các phòng ban có thể thiết lập các quỹ khen thưởng nhân viên có thành tích tốt, và giúp nhân viên có thể giải tỏa áp lực công việc và tái tạo sức lao động. - Đặc biệt ngày nay, các doanh nghiệp cần tổ chức các lớp học anh văn cho nhân viên nhằm tăng khả năng giao tiếp ngoại ngữ, có khả năng làm việc với nước ngoài để có thể đảm đương luôn nhiệm vụ ký kết hợp đồng ngoại thương với các công ty nước ngoài thay mặt doanh nghiệp. 3.2.3.3 Dự kiến hiệu quả - Có được đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình với công việc, phục vụ tận tình cho công ty và thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng. - Tìm kiếm được nguồn khách hàng dễ dàng hơn, uy tín và lòng tin trong khách hàng được tăng lên. - Tạo được nguồn nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. - Nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và cụ thể công việc mà họ đang làm và hoàn thành công việc xuất sắc hơn. - Tránh được nhiều sai sót trong quy trình giao nhận, hạn chế chi phí tối đa cho công ty. - Tiếp thu kịp thời thông tư, nghị định mới, thay đổi trong thủ tục Hải quan. 3.2.4 Giải pháp 4: Hạn chế ảnh hưởng của nền kinh tế 3.2.4.1 Mục tiêu của giải pháp Tình hình kinh tế trong nước và thế giới luôn ảnh hưởng đến hoạt động của hầu hết các công ty, vì thế rất nhiều công ty rất muốn hạn chế sự ảnh hưởng của nền kinh tế . Kassa cũng là một trong rất nhiều trong công ty đó, vì vậy mục tiêu của giải pháp này là làm giảm áp lực từ nền kinh tế, lạm phát và khủng hoảng kinh tế. Đảm bảo khả năng hoạt động giao nhận của công ty khi gặp vấn đề của khó khăn trong kinh tế trong nước và thế giới. Tăng khả năng cạnh tranh của công ty vào những thời kỳ lạm phát, khủng hoảng, giá cả hàng hóa tăng cao như hiện nay. 3.2.4.2 Cách thức thực hiện Để thực hiện được giải pháp này cần phải tổng hợp tất cả yếu tố thực hiện giải pháp bên trong doanh nghiệp từ nâng cao chất lượng dịch vụ, đến đào tao cán bộ công nhân viên trong công ty đến việc đổi mới cơ chế quản lý và mở rộng thị trường giao nhận. Tạo ra giá cả sản phẩm giao nhận hàng hóa nhập khẩu đáng để các doanh nghiệp khác cạnh tranh. Tiết kiệm chi phí cho quy trình giao nhận một cách tối đa. Tăng cường huy động nguồn vốn cho doanh nghiệp, công ty có thể mở rộng nguồn vốn bằng cách vận động thêm nhiều cổ đông vào công ty dần dần tiến hành cổ phần hóa công ty và mở rộng ngành nghề kinh doanh. Nhiều thiết bị máy tính trong công ty đã cũ, việc truyền và lấy thông tin Hải quan và làm các chứng từ văn phòng, nên công ty nên đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại cho công ty. Đào tạo tuyển dụng đội ngũ cán bộ nhân viên năng động, có trình độ chuyên môn cao và đặc biệt có khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt đặc biệt là anh văn. Khi doanh nghiệp có nền tảng mạnh từ bên trong thì doanh nghiệp mới có thể chóng chọi với nền kinh tế luôn thay đổi như hiện nay. 3.2.4.3 Dự kiến hiệu quả Tạo được nguồn vốn ổn định hơn cho công ty, có chi phí để đầu tư thêm nhiều trang thiết bị và mở rộng ngành nghề kinh doanh. Giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định hơn khi có những vấn đề trong nền kinh tế, và có thể hoạt động được trong môi trường kinh tế khó khăn. 3.2.5 Giải pháp 5: Nâng cao cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý 3.2.5.1 Mục tiêu của giải pháp Bộ máy quản lý của công ty được xem là nền tảng để xây dựng thành các công trình, hoạch định, chiến lược và đảm bảo cho công ty hoạt động. Bộ máy quản lý càng đơn giản, càng rõ ràng thì công ty có thể hoạt động tốt. Mục tiêu của giải pháp này là đơn giản hóa bộ máy quản lý của công ty, phân rõ trách nhiệm của từng người, từng việc, cần đảm bảo phát huy phương châm làm việc đúng người, đúng việc. 3.2.5.2 Cách thức thực hiện Công ty cần phân rõ nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban. Công việc phân công công việc nên giao cho trưởng phòng là thích hợp nhất bởi vì chỉ có trưởng phòng là nắm rõ năng lực của các nhân viên mà họ quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của công ty mới có thể đạt được kết quả cao. Mỗi người cần đảm đương 1 nhiệm vụ cụ thể chuyên môn của mình không được đảm đương quá nhiều công việc, làm cho nhân viên phân tán không tập trung được vào việc mình làm dẫn đến công việc quá tải và gây ra sai sót không đáng có. Cho cán bộ cấp cao học thêm các khóa đào tạo ngắn hạn về quản trị nhân sự và quản trị kinh doanh giúp cán bộ quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về công ty và đưa ra được nhiều biện pháp quản lý nhân sự hợp lý. Cần tuyển dụng những người có kinh nghiệm và có trình độ đại học trở lên đảm đương các nhiệm vụ quản lý quan trọng. Các phòng ban không được chồng chéo công việc cho nhau, nhân viên phòng nào chỉ làm nhiệm vụ của phòng đó, tránh tình trạng phòng này thiếu người rồi sang nhờ phòng ban khác làm hộ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Khi có vấn đề thay đổi công việc cần có văn bản đưa ra vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện của cấp trên trực tiếp chỉ đạo nhân viên của phòng ban mình làm theo. Thường xuyên có buổi thảo luận công việc trong tháng để phân công công việc cụ thể cho từng phòng, để các phòng ban về trao đổi với nhân viên và đưa ra các biện pháp thực hiện công việc một cách hợp lý và cụ thể, tránh tình trạng các nhân viên không biết rõ công việc của công ty trong từng kỳ từng quý. Cần tuyển dụng đủ số lượng nhân viên trong từng phòng ban và từng công việc, tránh tình trạng thiếu nhân viên, làm cho một nhân viên trong phòng ban đó ôm tất cả công việc dẫn đến tình trạng quá tải. 3.2.5.3 Dự kiến hiệu quả Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả Phân công công việc chồng chéo, không cần biết chuyên môn của nhân viên, khi có công việc chưa giải quyết xong mà nhân viên nào không có việc sẽ được điều đi giải quyết công việc đó. Cán bộ quản lý độc tài, không có cuộc hợp thảo lấy ý kiến của nhân viên, người quản lý thông qua quyết định công việc không thông báo cho nhân viên nhiệm vụ mới của công ty. Tuyển dụng đúng số nhân viên từng phòng ban cần. Nhân viên phòng ban giải quyết công việc đó, không nhờ phòng ban khác giải quyết hộ vì không đúng chuyên môn. Tổ chức các cuộc hộp với nhân viên vào từng tháng phổ biến nhiệm vụ. Có văn bản hướng dẫn những thay đổi, quy định mới của công ty. Tuyển cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý. Có bộ máy quản lý đơn giản, công việc không chồng chéo lên nhau, giảm bớt áp lực công việc cho nhân viên. Nhân viên hiểu rõ trách nhiệm công việc của mình và biết được công việc làm cụ thể của công ty, nắm bắt mục tiêu hoạt động trong từng thời kỳ để hoàn thành tốt công việc và mục đích mà công ty đề ra. Tăng cường mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới. 3.2.6 Giải pháp 6: Hạn chế ảnh hưởng của tính thời vụ dịch vụ giao nhận 3.2.6.1 Mục tiêu của giải pháp Tính thời vụ của hoạt động giao nhận luôn là vấn đề mà các công ty kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận đặc biệt quan tâm, nhưng rất khó để có thể hạn chế ảnh hưởng của nó đền hoạt động giao nhận. Nếu hạn chế ảnh hưởng của tính thời vụ đạt hiệu quả, Kassa sẽ đạt được vị trí đáng kể trong ngành nghề này. Vì thế, mục tiêu của giải pháp này là đảm bảo mọi hoạt động giao nhận diễn ra bình thường vào những khoảng thời gian được xem là “giai đoạn nghỉ” của hoạt động giao nhận. 3.2.6.2 Cách thức thực hiện Mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh, việc mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh vào những mùa ít hàng như là vận chuyển hàng hóa, đầu tư thêm về đầu kéo cont, xe tải chở hàng, đại lý hãng tàu…tuy nhiên để làm được điều đó doanh nghiệp cần đầu tu nguồn vốn khá nhiều vì thế doanh nghiệp nên cải thiện nguồn vốn đầu tư của mình như là góp vốn với thành viên trong công ty cũng có cải thiện đáng kể, nếu mỗi người trong công ty điều có vốn họ sẽ làm việc chuyên tâm hơn cho công ty. Công ty có thể tiến hàng giảm giá dịch vụ, tuy nhiên cần tính rõ giá cả dịch vụ cho phù hợp và mang tính cạnh tranh cao, công ty cũng có thể rơi vào tình trạng không có lãi hoặc lỗ. Nhưng nếu không làm gì công ty vẫn phải trả lương cho nhân viên và khấu hao máy móc thiết bị. nếu thực hiện chiến lược giảm giá công ty có thể duy tri và mở rộng quan hệ với khách hàng, điểu này công ty có thể làm được. Nâng cao chất lượng dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ giúp khách hàng tin tưởng vào công ty nhiều hơn, vì thế vao những mùa vắng khách hàng vẫn có thể tìm kiếm cơ hội nhập khẩu cho công ty. Cần chú trọng mở rộng thêm nhiều thị trường giao nhận mới, có nhiều thị trường giao nhận thì hoạt động giao nhận có thể được phân bố đồng điều vào các tháng trong năm. Công ty có thể mở rộng việc phát triển giao nhận hàng hóa nội địa, tuy vận chuyển hàng hóa nội địa không có được lợi nhuận cao, nhưng có thể đảm bảo có được hoạt động giao nhận thường xuyên trong năm. 3.2.6.3 Dự kiến kết quả Có thể giúp công ty tránh được tình trạng không có nguồn thu nhập và nhân viên không phải không có việc làm vào những mùa ít hàng. Cải thiện tình trạng không có nhiều hợp đồng giao nhận hàng hóa vào những giao đoạn gọi là mùa vắng hàng hóa trong giao nhận. Kết luận chung Nói tóm lại khi kinh doanh trong bât kỳ lĩnh vực ngành nghề nào, doanh nghiệp nên chú trọng đên việc cắt giảm chi phí tối thiểu nhất đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Đặc biệt khi kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận việc cắt gảm chi phí là rất quan trọng, nó giúp doanh nghiệp đưa ra được giá cả cạnh tranh hơn thu hút được nhiều khách hàng. Sau khi tiếp cận và nghiên cứu về thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Kassa và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty em có thể đưa ra kết luận như sau: Thứ nhất, hàng hóa được giao nhận bằng đường biển chiếm tới 90% của cả nước. Nó chính là thuận lợi cho việc phát triển ngành giao nhận bằng đường biển tại công ty. Do đó, công ty nên đầu tư thêm nhiều cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Hơn thế, công ty cần hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nó chính là yếu tố quan trọng trong hoạt động của công ty, nếu làm tốt quy trình giao nhận công ty sẽ cắt giảm được rất nhiều chi phí đưa ra được giá dịch vụ mang tính cạnh tranh cao hơn. Thứ hai, công ty cần tăng cường mở rộng hệ thống marketing, gia nhập các tổ chức hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam IATA, tham gia các buổi hội thảo, triển lãm, cá khóa đào tại ngắn hạn về nghiệp vụ…giúp nhân viên trong công ty bắt kịp sự thay đổi của các chính sách pháp luật của nhà nước, mở rộng mối quan hệ với nhiều khách hàng, công ty giao nhận khác và bắt kịp với công nghệ thông tin hiện đại trong nước và khu vực trên thế giới. Thứ ba, công ty cần đưa ra nhiều chính sách, hoạch định chiến lược, cải tổ công tác quản lý, nâng cao hệ thống quản lý điều hành của công ty, đào tạo nhân viên công ty về nghiệp vụ và đặc biệt là ngoại ngữ, mở rộng ứng dụng thương mại điện tử hiện đại…nó giúp công ty có thể ứng phó kịp thời với những biến động của nền kinh tế và đuổi kịp ứng dụng nghiệp vụ và công nghệ hiện đại của ngành giao nhận. Do thời gian tiếp cận với thực tiễn còn hạn chế, nên đề tài chưa đánh giá được một các toàn diện nhất thực trạng hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại Kassa cũng như thị trường giao nhận tại khu vực TP.HCM, đề tài chỉ nêu ra được một phần nhỏ trong những vấn đề còn tồn tại tại Kassa. Trong phạm vi cho phép đó, em đã mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại Kassa, với mong muốn nó có thể góp thêm vào tài liệu tham khảo cho Ban lãnh đạo công ty Kassa, giúp cho công ty có những chính sách phát triển hoạt động giao nhận nhập khẩu nói riêng và hoạt động giao nhận của toàn công ty Kassa nói chung.