Đồ án Quản lý cán bộ ở trường Đại học sư phạm Hưng Yên

ĐỒ ÁN: Quản lý cán bộ ở trường Đại học sư phạm hưng yên Lời mở đầu Cuộc sống ngày càng hiện đại, mọi thứ diễn ra xung quanh chúng ta với tốc độ ngày càng chóng mặt. Chính điều đó đã đặt cho chúng ta yêu cầu hoàn thành công việc một cách nhanh chóng tốn ít thời gian. Chúng ta đang sống trong thời đại thông tin .Không còn ai nghi ngờ vai trò của thông tin trong đời sống, khoa học kĩ thuật ,kinh doanh,cũng như mọi mặt vận động của xã hội .Công nghệ thông tin đã và đang xâm nhập mạnh mẽ vào mọi lĩnh vực của cuộc sống.Trong đó, máy vi tính đã trở thành công cụ đắc lực, không chỉ giảm nhẹ cho con người trong quá trình lao dộng thủ công, trong công tác quản lý mà nó còn giúp chúng ta làm những công việc một cách dễ dàng mà chúng ta tưởng chừng như không có khả năng làm được. Đặc biệt trong quản lý, các phần mềm quản lý thật sự mang lại lợi ích lớn lao. Ở Việt Nam hiện nay, máy tính điện tử đặc biệt là máy vi tính đã được sử dụng rộng rãi. Sự phát triển của tin học, công nghệ phần mềm phần cứng, các tài liệu tham khảo …Đã đưa chúng ta từng bước tiếp cận với công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực khác nhau nhằm phục vụ lợi ích của con người. Quản lý cán bộ là một bộ phận không thể thiếu trong các công ty, xí nghiệp…vì vậy việc đưa phần mềm tin học vào để ứng dụng việc quản lý là một việc rất hữu ích, vì nó tiếp kiệm được thời gian, công sức. Giúp chúng ta dễ quản lý, dễ tra cứu và cập nhật thông tin được dễ dàng. Trong đề tài quản lý cán bộ này chúng em đề cập đến việc quản lý cán bộ ở trường Đại học sư phạm hưng yên Bằng việc sử dụng phần mền quản lý cán bộ mà chúng em xây dựng bằng việc sử dụng ngôn ngữ c# chạy trên môi trường windows Trong khoảng thời gian không nhiều, chúng em vừa khảo sát thực tế, vừa phân tích thiết kế, tìm hiểu các ngôn ngữ mới…Quả thật các công việc này đã gây cho chúng em gặp không ít khó khăn bởi Quản lý cán bộ là một đề tài có nội dung rất rộng lớn, mặt khác đây la một đề tài khá mới mẻ đối với cả nhóm. Song với sự nỗ lực cua nhóm, sự quan tâm giúp đỡ của phòng quản lý của trường. Đăc biệt sự góp ý của thầy, của các bạn trong lớp đã giup đỡ nhóm hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định. Tuy nhiên trong quá trình thiết kế hệ thống và thực hiên chương trình do kha năng hiểu biết của nhom còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi sự thiếu sót .Nhóm mong sự góp ý của thầy cô và các bạn. PHẦN I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Từ thực tế cho thấy viec quản lý trước kia chủ yếu bằng thủ công,các thông tin của cán bộ được đưa vào sổ sách ,từ đó người quản lý lập ra các báo cáo.Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo ,rơi rạc,mất nhiều công sức.Do đó sai sót co thể xảy ra dư thừa thông tin gây ra nhiêu hậu quả nghiêm trọng. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên các nhà quản lý thường xuyên chú trọng đến các thông tin ,hay những vấn đề quan trọng .Do vạy nên thông tin không được cập nhật thương xuyên và đầy đủ , điều này dẫn đến tình trạng nhiều thông tin trên thực tế rất cần thiết cho việc quản lý lại bị bỏ qua không thể tập hợp nổi .Cũng chính vì thế mà hiệu quả công việc không cao.Do vậy để có phần mềm trên máy để quản lý la rất cần thiết. I.PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI Xây dựng phần mềm quản lý cán bộ, giáo viên trong trường ĐHSPKT hưng yên .Sở dĩ chúng em làm đề tài này bởi chúng em mong muốn được sự đóng góp và hướng dẫn của thầy cô. II.HỆ THỐNG MỚI Trên cơ sở phân tích các nhược điểm của hệ thống cũ hệ thống mới cần phải có các đặc điểm sau: *Mục đích và yêu cầu của đề tài: Công tác Quản lý giáo viên trong trường đại học, đòi hỏi xử lý thông tin một cách chính xác, kịp thời, chặt chẽ ,tốn ít thời gian.Do vậy để khắc phục những khuyết điểm cuă quản lý cũ thì người quản lý phải sử dụng phần mềm quản lý thông qua máy vi tính .Bởi nó mang tính cần thiết và nó đã giải quyết được công việc một cách tôi ưu. Hệ thống quản lý cán bộ trong trương ta xây dựng dựa trên may tính phải khắc phục được những hạn chế của hệ thông quản lý cũ.Giup việc quản lý được rõ ràng, chính xác, nhanh gọn…. II. Đặc tả hệ thống Việc Quản Lý Giáo Viên gồm những công việc sau: Một người khi mới vào làm việc cần phải nhập hồ sơ. Người quản lý thu nhận hồ sơ gồm những thông tin lý lịch hồ sơ của người đó thông qua túi hồ sơ. Khi người đó nhận vào làm việc, người quản lý lưu thông tin người đó để tiện theo dõi. Trong quá trình công tác, người quản lý sẽ theo dõi để khi cần nhập hồ sơ mới, sửa hồ sơ, in hồ sơ, hay khi có người thôi việc, nghỉ hưu để có thể lưu hồ sơ hoặc hủy hồ sơ. Nhà quản lý có thể theo dõi quá trình hoạt động của CBGV xem, tổng hợp báo cáo thống kê danh sách CBGV được khen thưởng hay kỷ luật trong trường. Đến cuối tháng tính lương cho cán bộ giáo viên và in danh sách lương tháng theo định kì. Trong công tác quản lý tùy theo nhu cầu công việc, người quản lý sẽ tiến hành công việc cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm, thông kê. III.Thông tin cần thiết cho hệ thống * Thông tin đầu vào: Thông tin đầu vào gồm hai loại: thông tin không thể chỉnh sửa được, và thông tin có thể chỉnh sửa được Thông tin đầu vào chính là nguồn thông tin để người quản lý có thể truy nhập vào đó để quản lý và sửa đổi thông tin như mong muốn. Đảm bảo cho phép thông tin đầu ra một cách chính xác nhanh chóng, dễ truy nhập, chỉnh sửa dễ dàng. *Thông tin đầu ra: Là thông tin mà hệ thống phần mềm đáp ứng: Thông tin đầu ra phải xử lý được tất cả thông tin đầu vào một cách triệt để. IV .Chức năng của hệ thống Hệ thống Quản Lý Cán Bộ GV trong trương gồm một số chức năng chính sau: 1. Chức năng nhập hồ sơ cán bộ + Nhập hồ sơ cán bộ 2. Chức năng cập nhật thông tin +Sửa thông tin +Bổ sung thông tin +Xoá thông tin +Cập nhật khen thưởng +Cập nhật kỉ luật 3. Chức năng xử lý +Tính lương +Nâng lương theo định kì +Xử lý về hồ sơ cán bộ 4. Chức năng tra cứu thông tin +Tìm mã cán bộ +Tìm theo trình độ +Tìm theo khoa +Tìm theo phòng ban +Tìm theo họ tên 5. Chức năng thống kê thông tin +Thống kê theo độ tuổi +Thống kê theo dân tộc +Thống kê theo trình độ +Thống kê theo đảng/đoàn +Thống kê theo khoa 6.In ấn thông tin +In lương +In tuổi +In trình độ +In danh sách cán bộ +In danh sách khen thưởng +In danh sách kỉ luật PHẦN II CHỨC NĂNG HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 1. Nhập thông tin Nhập hồ sơ cán bộ _họ tên, ngày/tháng/năm sinh, quê quán, địa chỉ liên lạc, chức vụ… _cha mẹ, anh chi em………. 2. Cập nhật thông tin a. Sửa thông tin: Cho ph ép ta sửa các thông tin đã nhập bị sai b. Bổ sung thông tin: Cho phép ta bổ sung những thông tin mới phát sinh c. Xoá thông tin: Cho phép ta xoá đi nhưng thông tin không cần thiết hay đã cũ không còn phù hợp nữa d. Cập nhật khen thưởng e. Cập nhật kỉ luật 3. Xử lý dữ liệu a. Tính lương Chưc năng này cho phép ta tính lương cho cán bộ nhan viên hàng tháng và in danh sách lương cho từng cán bộ b. Nâng lương theo kì Chức năng này cho phép nâng lưong cho cán bộ khi họ được nâng lương c. Xử lý chuyển hồ sơ cán bộ Cho phép lưu hồ sơ cán bộ chuyển đi hoặc nghỉ hưu và hủy hồ sơ gốc 4. Tra cứu thông tin a. Tìm kiếm hồ sơ theo mã của cán bộ Ta tìm kiếm hồ sơ theo mã cán bộ là phưong pháp nhanh nhất và tương đối chính xác b. Tim kiếm theo trình độ Phưong pháp này cũng tìm kiếm được nhưng cũng hơi mất thời gian .Do co nhiều cán bộ có trình độ giống nhau c. Tìm kiếm theo khoa Chức năng này cho phép ta tìm kiếm thông tin theo khoa d. Tìm kiếm theo phòng ban Mỗi cán bộ diêu làm việc theo phòng ban xác định nên việc tìm kiếm thông tin theo từng phong ban trở lên đơn giản hơn e. Tìm kiếm thông tin cán bộ theo họ tên Tìm kiếm thông tin dựa trên họ tên của mỗi cán bộ 5. Thống kê a. Thống kê theo tuổi Chức năng thống kê theo độ tuổi của từng cán bộ trong trường, in ban báo cáo b. Thông kê trình độ Chức năng này thông kê trình độ mỗi giao viên trong trường, in bản báo cáo c. Thống kê theo đảng Thống kê những cán bộ đã co dảng, in danh sach bao cáo d. Thống kê theo khoa Chức năng này là thống kê danh sách cán bộ theo khoa e. Thống kê khen thưởng f. Thống kê kỉ luật g. Thống kê lương 6. In ấn a. In lương b. In tuổi c. In khen thưởng d. In ds cán bộ e. In trình độ PHẦN III BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG PHẦN IV BIỂU ĐỒ BLD đồ dữ liệu mức đỉnh (mức 1) (Chức năng 0 có thể phân rã thành 6 chức năng con) BLD mức 2: DLD định nghĩa chức năng 2(Cập nhật thông tin) BLD định nghĩa chức năng 3 (Xử lí dữ liệu) BLD định nghĩa chức năng 4 (Tra cứu thong tin) BLD định nghĩa chức năng 5 (Thống kê) BLD định nghĩa chức năng 6 (In ấn) Phần IV Lưu đồ thuật toán tra cứu cán bộ theo mã Phần V 1.Mô hình quan hệ 2.Mô hình thực thể liên kết (E/R) 3.Mô hình cơ sở dữ liệu Lương hồ sơ c/b nânglương Khenthưởng kỉ luật Q/T công tác Mã cbgv họ tên Ngày sinh Quê quán đảng điện thoại địa chỉ Nơi sinh giới tinh Dân tộc Tôn giao hệ số lưong Lương phụ cấp Lương khu vực bảo hiểm yt mức lương bảo hểm xh hệ số lương cũ hệ số lương mới hệ số lương Ngày hạn lương Mã kt Lí do kt Ngày kt Hình thức kt Mã kl Lí do kl Ngày kỉ luật Hình thức kl Mã số ct Từ năm Đến năm có có có có có 4. Thiết kế cơ sở dữ liệu 4.1 Bảng lưu trữ thông tin về cán bộ giáo viên Lương Mã cbgv họ tên Chức vụ Hệ số lương Phụ cấp Khu vực Mức lương Bảo hiểm yt Bảo hiểm xh Thực lĩnh Ngày lĩnh Hồ sơ cb Mã cbgv Họ tên Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Giới tính Dân tộc Tôn giáo Địa chỉ Điện thoại Đảng/Đoàn Trình độ Nâng lương số QĐ hl Mã cbgv Hệ số lương Hệ số L cũ Hệ số L mới Ngày hưởng L Ngày QĐ Khen thưởng Mã kt Mã cbgv Lí do khen t Ngày khen t Hình thức kt Kỉ luật Mã kỉ luật Mã cbgv Lí do kỉ luật Ngày kỉ luật Hình thức kl Quá trình CT Mã số CT Mã cbgv Ngày vào ngành Ngày dừng CT Nơi công tác ………………. Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Chú thích Tôn giáo Tex 30 Mã cbgv 10 Tex Mã cán bộ giáo viên chữ Họ tên Tex 50 chữ Ngày sinh Nơi sinh Giới tính Quê Quán Dân tộc Datetime 8 số Tex 50 chữ Tex 50 chữ Tex Tex 20 30 chữ chữ chữ Địa chỉ 1. 1.2 Bảng lưu khen thưởng Tex chữ Điện thoại Đoàn/Đảng Trình độ Tex 50 Mumber 50 Tex 12 Tex chữ số chữ chữ Chuyên môn Chức vụ Phòng ban Dạy môn Tex Tex Tex chữ chữ chữ chữ chữ Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Chú thích Mã kt Hình thức khen thưởng Lí do kt Hình thức kt Ngày kt Mã cbgv Tex Tex Tex Datetime Tex 10 25 15 8 8 chữ chữ chữ Mã khen thưởng Lí do khen thưởng Hình thức khen thưởng Ngày khen thưởng Mã cán bộ giáo viên 4.2 Bảng lưu kỉ luật Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Chú thích Mã kl Hình thức kl Lí do kl Ngày kl Mã cbgv Mã kỉ luật Hình thức kỉ luật Lí do kỉ luật Ngày kỉ luật Mã cán bộ giáo viên Tex Tex Tex Datetime Tex 10 20 25 8 8 số 1.4 Bảng lưu trữ thông tin để tính lương Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Chú thích Mã cbgv Tex 10 chữ Mã cán bộ giáo viên STT Tex 6 số số thứ tự Bảo hiểm yt mumber Singl chữ bảo hiểm y tế Bảo hiểm xh Mumber Singl chữ bảo hiểm xa hội Họ tên Tex 50 chữ Chưc vụ Tex 20 chữ Hệ số lương mumber 5 số phụ cấp khu vực mumber Singl số Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Chú thích Mức lương mumber 10 số Thực lĩnh mumber Long số Ngày lĩnh datetime Mumber số tạm ứng datetime 10 số Tổng số tiết dạy mumber Byte số 4.3Bảng lưu quá trình nâng lương của cán bộ giáo viên Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ghi chú Số QĐ hl Tex 5 chữ và số Số quyết đinh hưởng lương Mã cbgv Tex 15 chữ và số Mã cán bộ giáo viên Hệ số lương Mumber singl số Hệ số L cũ Mumber singl số Hệ số lương cũ Hệ số L mới Mumber singl số Hệ số lương mới Ngày hưởng L Datetime 8 số Ngày hưởng lương Ngày QĐ Datetime 8 số Ngày quyết định 4.4 Bảng quá trình công tác Bảng lưu quá trình công tác của từng giáo viên Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ghi chú Mã số CT Tex 5 chữ và số Mã số công tác Mã cbgv Tex 10 chữ và số Mã cán bộ giáo viên Ngày vào nghành datetime Singl số Ngày hưởng CT Datetime Singl số Ngày hưởng công tác Nơi công tác Tex 25 chữ 1.5 Bảng lưu trữ thông tin Bảng lưu chữ thông tin cán bộ chuyển công tác ,nghỉ hưu và đánh dấu độ tuổi cần thay thế Tên trường Kiểu Độ rộng Khuôn dạng Ghi chú Mã cbgv Tex 10 chữ và số Mã cán bộ giao viên Họ tên Tex 50 chữ Ngày sinh Datetime 8 số Giới Tính Tex 10 chữ Nơi sinh Tex 25 chữ Dân tộc Tex 6 chữ Tôn giáo Tex 10 chữ Trình độ Tex 6 chữ Độ tuổi datetime 8 số Số năm CT Datetime 10 số số năm công tác Điện thoại Tex 15 số Địa chỉ Tex 25 chữ Đảng/Đoàn Tex 6 chữ Năm vào ngành datetime 8 số Mức lương mumber Long integer số Hệ số lương mumber Singl số Ngày nhận lương datetime 8 số Lí do nghỉ Tex 25 Ngày nghỉ công tác Datetime 8 Tuổi sắp nghỉ tex 10 hưu Sl tuổi sắp nghỉ h mumber Singl số lương cb sắp nghỉ hưu Phần VI Thiết kế giao diện và thiết kế các from 1. Các from chính From chính Các menu chinh của chương trình Đăng nhập Gồm: user name , password, Đồng y, Thoat Tìm kiếm Gồm: theo mã cán bộ, theo trình độ, theo khoa, theo phòng ban,theo họ tên, thoat Cập nhật hồ sơGồm:Thêm tt,xóa tt, sửa đổi tt, thoát tt Thống kê Gồm: độ tuổi, dân tộc, trình độ, đảng/đoàn, khoa ,thống kê,thoát 2.Giao diện chính của phần mềm Giao diện chính của phần mềm được xây dựng như trên .Gồm các menu Tương ứng với chức năng của hệ thống.Để vào được phần mềm buộc người quản lý phải đăng nhập được vào hệ thống .Khi hệ thống không cho phép người quản lý có thể truy nhập vào thì các thanh menu đều ở trạng thái ẩn .Khi đăng nhập thành công thì người quản lý có thể vào hệ thống để cập nhật ,tìm kiếm ,….trong hệ thống.Điều này đảm bảo cho hệ thống có tính bảo mật Cao. Việc sử dụng password để quản lý chương trình là rất cần thiết .Bởi bằng cách này sẽ giúp cho người quản lý bảo mật được việc quản lý của họ .,Làm tăng khả năng quản lý của người cán bộ. Ban đầu khi một người mới đi xin việc họ phải nộp hồ sơ cho người quản lý Và người quản lý muốn quản lý được cán bộ thì ban đầu họ phải lưu hồ sơ cuat từng nhân viên đó .Và phần mềm nhập hồ sơ cán bộ ở trên phục vụ rất tốt và hiệu quả cho quá trình lưu trữ thông tin của cán bộ. Trong quá trình công tác của mỗi cán bộ luôn luôn có sự thay đổi .vì vậy buộc người quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về mỗi cán bộ. Ứng dụng phần mềm cập nhật thông tin ở trên là rất hữu ích, bởi trong phần mềm trên có cac phần sau: + Sửa thông tin cán bộ như cán bộ chuyển đi,hay thông tin bản thân bị thay đỏi trong quá trình công tác + Xoá thông tin cán bộ khi thông tin đó không còn phù hợp nữa,hay cán bộ đó chuyển công tác hay nghỉ hưu + Bổ xung thông tin cán bộ khi cán bộ dó bị kr luật hay khen thưởng …… + Khi thực hiện các thao tác ở trên xong thi ấn nút thoát để thoát khỏi chương trình. + Trong quá trình công tác của mỗi cán bộ ,việc tìm kiếm thông tin của mỗi cán bộ thường xuyên xảy ra .Nhưng làm thế để tìm kiếm thông tin của cán bộ nhanh nhất và hiệu quả nhất lai là một vấn đề? .Nhưng với viẹc sử dụng phần mềm ứng dụng tìm kiếm đã cho ngưới quản lý thưc hiện việc tìm kiếm một cách đơn giản hơn rất nhiều .Ta có thể tìm kiếm theo các tiêu trí sau: Mã cán bộ,trình độ,khoa,phòng ban,họ tên.Người quản lý chỉ cần điền một trong các tiêu tri trên là có thể hiển thị ra các thông tin cán bộ ma người ql cần tìm. Một vấn đề đặt ra trong quá trình quản lý cán bộ giáo viên là làm thế nào để biết được đến khi nào phải thay đổi cán bộ giao viên .Và đặc biệt là chuẩn bị lực lượng cán bộ giáo viên thay thế kịp thời .Chúng em đã thiêt kế phần thông kê theo độ tuổi ,phần mềm này giup người lập trình có thể theo dõi tuổi của cán bộ và đanh dấu người có độ tuổi sắp nghỉ hưu để sẵn sàng đào tạo lực lượng mới thay thế. KẾT LUẬN 1.Ưu điểm + Khi sử dụng phần mềm này sẽ giúp người lập trình quản lý cán bộ gọn nhẹ,chính xác,không tốn công sức + Đảm bảo an toàn hệ thống và phân quyền sử dụng 2.Nhược điểm + Phần mềm chỉ áp dung quản lý cbgv trong trường ,phạm vi không rộng.Nên phần mềm còn nhiều hạn chế 3.Hướng phát triển của đề tài +Ứng dụng tin học trong đời sống xh được những người quản lý luôn quan tâm .Nó đã góp phần quan trọng vào trong quá trình quản lý Thực hiện đề tài này , đã giúp chúng em hiểu hơn rất nhiều về bgững vất vả và những khó khăn mà người quản ly gặp trong quá trình quản lý.Phần mềm quản lý của chúng em ,do chuẩn bị trong thời gian ngắn và chúng em chưa có kinh nghiệm trong quá trình quản lý nên có nhiều phần còn hạn chế.Chúng em mong có sự đóng góp ý kiến của thầy cô Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy!