Đồ án Quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - Tiền lương của Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em

ĐỒ ÁN: Quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE LỜI NÓI ĐẦU Thế giới ngày nay đã có nhiều tiến bộ mạnh mẽ về công nghệ thông tin (CNTT) từ một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thành sản phẩm hàng hoá trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượng sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lý trong các lĩnh vực của xã hội. Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hội khác. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ thống thông tin quản lý nói chung .Tuy các hệ thống này xét về mặt nào đó cũng đã đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng trong những phần mềm được lập trình chủ yếu trên môi trường foxpro, các hệ thống đó có quy mô nhỏ, độc lập và tính thừa kế không cao. Nhưng hiện nay, do quy mô, tính phức tạp của công việc ngày càng cao nên việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý không chỉ là việc lập trình đơn giản mà phải xây dựng một cách có hệ thống. Các giai đoạn phân tích, thiết kế được tiến hành một cách tỷ mỷ và chính xác. Trong đồ án này tôi sẽ trình bày quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access của hãng Microsoft. Và ngôn ngữ để xây dựng cho phần mềm này là Visual basic Nội dung của đồ án bao gồm: - Chương I: Nhiệm vụ và vai trò của bài toán - Chương II: Cơ sở lý thuyết và công cụ phát triển - Chương III: Phân tích hệ thống chương trình quản lý công chức - tiền lương của UBDS –GĐ&TE Thành Phố - Chương IV: Thiết kế hệ thống quản lý - Chương V: An toàn dữ liệu Do kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên đồ án không tránh khỏi những thiếu xót. Rất mong được sự đóng góp của quý thầy cô trong khoa công nghệ thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, các quý thầy cô trong bộ môn tin học trường Đại Học Thuỷ Sản và bạn bè đồng nghiệp. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn TS: Nguyễn Kim Anh, ông Huỳnh Trung Phương, ông Huỳnh Nguyễn Minh Trí cùng toàn thể nhân viên trong cơ quan đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện đồ án này CHƯƠNG I NHIỆM VỤ VÀI TRÒ CÙNG CÁC ĐẶC TẢ CỦA BÀI TOÁN A. Nhiệm vụ và vai trò của bài toán I. Nhiệm vụ cơ bản của bài toán Bài toán quản lý công chức - tiền lương có nhiệm vụ quản lý, theo dõi quá trình làm việc và quá trình lương của các công chức trong cơ quan cùng các hoạt động khác có liên quan đến công việc đó. Bài toán bao gồm: * Đầu vào: - Các thông tin về hồ sơ của công chức - Các thông tin về quá trình quản lý của từng công chức - Các thông tin về quá trình quản lý lương của từng công chức - Sửa đổi, bổ sung cán bộ - Chỉnh sửa đổi mức lương của từng công chức * Đầu ra: - Tìm kiếm tra cứu các thông tin cần thiết về công chức, tiền lương theo yêu cầu của ban lãnh đạo trong cơ quan. Từ thông tin đầu ra cho ta thấy được quá trình công tác của từng công chức trong cơ quan để giúp cho việc tra cứu công chức được cập nhật một cách nhanh chóng, chính xác, cũng như các vấn đề liên quan đến công chức. II. Vai trò của bài toán Để đảm bảo và tiện lợI cho quá trình hoạt động chung của cơ quan có hiệu quả thì việc quản lý công chức - tiền lương đòi hỏi phảI thường xuyên và chính xác. Vị trí của bài toán này trong việc quản lý công chức, tiền lương của cơ quan được xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, cần phảI đưa tin học vào trong các lĩnh vực quản lý nói chung trong cơ quan, bên cạnh đó yếu tố con ngườI và tiền lương do con ngườI làm ra càng không thể được xem nhẹ chính vì vậy cần có một chính sách quản lý thật khoa học nên bài toán quản lý công chức - tiền lương giúp cho việc điều hành chung trong cơ quan ngày một hiệu quả hơn. B. Đặc tả các yêu cầu của bài toán I. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy của UBDSGĐ&TE Thành phố Nha trang tỉnh Khánh hoà 1. Chức năng Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ( gọI tắt là Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em ) là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lĩnh vực dân số, gia đình, trẻ em trên địa bàn tỉnh, tổ chức phốI hợp giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hộI, tổ chức xã hộI của tỉnh nhằm thực hiện luật, công ước quốc tế, các chính sách, chươnh trình, dự án, kế hoạch về dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh chịu sự lãnh đạo toàn diện của Uỷ ban nhân dân tỉnh và chịu sự lãnh đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Uỷ ban Quốc gia Dân số và Kế hoạch hoá gia đình và Uỷ ban Bảo vệ và chăm sóc trẻ em Việt Nam. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em có con dấu và tài khoản tạI Kho bạc Nhà nước. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh có nhiệm vụ và quyền hạn như sau 2.1.Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch 10 năm, 5 năm, hàng năm, chương trình mục tiêu, các dự án về dân số, gia đình và trẻ em theo chương trình mục tiêu quốc gia; tổ chức việc thực hiện kế hoạch, chương trình đó sau khi được phê duyệt. 2.2. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản qui phạm pháp luật để cụ thể hoá một số chủ trương, chính sách, chiến lược về dân số, gia đình và trẻ em, phù hợp vớI tình hình đặc điểm của tỉnh. Ban hành các văn bản nghiệp vụ chuyên môn về công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh và tổ chức hướng dẫn thực hiện. 2.3. Kiểm tra thanh tra việc thực hiện các qui định của pháp luật, cơ chế chính sách và chương trình hành động về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em; giảI quyết đơn thư khiếu nạI, tố cáo của công dân thuộc phạm vi và nhiệm vụ và thẩm quyền. 2.4. Tổ chức thực hiện kế hoạch phốI hợp vớI các ngành, đoàn thể và các tổ chức xã hộI ở tỉnh về công tác tuyên truyền, giáo dục, vận động mọI tầng lớp nhân dân, các gia đình nhằm thực hiện chính sách dân số, gia đình và trẻ em; tổ chức thực hiện “ Ngày Dân số”, “ Ngày Gia đình Việt Nam” và “ Tháng hành động về trẻ em” hàng năm. 2.5. Ở những tỉnh có các HộI hoạt động về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em thì Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đốI vớI các HộI này. 2.6. Thực hiện dịch vụ tư vấn về dân số, gia đình, trẻ em 2.7. Vận động các tổ chức và cá nhân trong nước, nước ngoài để bổ sung nguồn lực cho quỹ Bảo trợ trẻ em, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý và sử dụng Quỹ bảo trợ trẻ em. 2.8. Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin về dân số, gia đình, trẻ em phục vụ cho việc quản lý, điều phốI chương trình dân số, gia đình và trẻ em tỉnh và cả nước. Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình thực hiện luật, công ước, chính sách chương trình, kế hoạch hành động, về dân số gia đình và trẻ em; thực hiện kế hoạch báo cáo định kỳ về Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban Quốc gia dân số và Kế hoạch hoá gia đình và Uỷ ban Bảo vệ và Chăm sóc trẻ em Việt nam. 2.9. Tổ chức việc nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu, tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh. 2.10. Hướng dẫn bồI dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh. 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND Thành Phố Uỷ Ban Dân Số Gia Đình & Trẻ Em Thành Phố Tư pháp Tổ chức lđ HLHPN Giáo dục 4. Sơ đồ quản lý của cơ quan * Nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ cấu quản lý của cơ quan: - Chủ nhiệm: Do phó chủ tịch UBND kiệm nhiệm có nhiệm vụ quản lý chung cho cơ quan - Phó chủ nhiệm Thường trực: Phụ trách tổng hợp về chỉ đạo và tham mưu cho cơ quan UBDSGĐ & TE THÀNH PHỐ CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ NHIỆM ( Thường trực ) PHÓ CHỦ NHIỆM ( Chuên môn ) Các hoạt động xã hội Dịch vụ 02 Truyền thông Kế toán Tổng hợp Thống kê Văn thư - Phó chủ nhiệm Chuyên môn: Phụ trách về mảng chuyên môn - Dịch vụ 02: Theo dõi tư vấn tình hình thực hiện biện pháp tránh thai, phi lâm sàng hiện đạI, tiến bộ thực hiện, vận động sử dụng biện pháp tránh thai có kế hoạch, biện pháp đẩy mạnh chương trình ( truyền thông, tư vấn ) - Truyền thông: Có kế hoạch tổ chức hoạt động và tổng hợp kết quả triển khai để đề xuất, kiến nghị phương hướng thờI gian tới. - Thống kê: Tổng hợp, nắm bắt các số liệu biến động dân số, sinh tử tạI các xã phường theo từng thờI gian cụ thể. - Văn thư: Có nhiệm vụ thu phát và lưu trữ các tài liệu do Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ Uỷ ban Quốc gia DS&KHHGĐ, Uỷ ban BV&CSTE Việt Nam đưa đến. - Kế toán: Phụ trách về mặt tài chính của cơ quan cụ thể  Kinh phí thực hiện các mục tiêu chương trình  Kinh phí từng hoạt động cụ thể để báo cáo  Kinh phí vận động ủng hộ quỹ bảo trợ trẻ em thành phố  Kinh phí UBDSGĐ & TE tỉnh, quỹ bảo trợ TE tỉnh hỗ trợ trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. - Tổng hợp: Soạn thảo, tiếp nhận các thông tin tham mưu báo cáo cho các cấp II. Đặc tả các vấn đề của bài toán Trong một cơ quan hành chính sự nghiệp việc quản lý công chức - tiền lương của mỗI nhân viên trong cơ quan trên máy vi tính không phảI là dễ.Khâu quản lý công chức do phòng tổ chức trong cơ quan nắm giữ, còn khâu quản lý tiền lương do phòng tài vụ nắm giữ. Để hiểu rõ việc quản lý thì mỗI phân tích viên cần phảI khảo sát và nắm được những thông tin sau: Quản lý công chức: Để quản lý một công chức trong cơ quan trước hết phảI nắm được lý lịch của mỗI ngườI, ngoài ra cần phảI hiểu thêm các thông tin khác để quản lý. Những thông tin cần quản lý bao gồm: Trong lý lịch, quản lý các thông tin một cách cụ thể hơn: - Điện thoạI: Quản lý tất cả các số điện thoạI của công chức - Chính trị: Đoàn viên, Đảng viên, Đoàn viên chỉ quản lý có hay không. Nếu là đảng viên thì quản lý: Ngày vảo đảng, ngày chính thức, nơi vào đảng Dân tộc Tôn giáo Chính trị Trình độ văn hoá Chuyên môn Ngoại ngữ Cựu chiến binh Chức vụ Các quan hệ của bản thân Khen thưởng Kỷ luật Nghỉ phép Họ và tên công chức GiớI tính Ngày sinh Nơi sinh Địa chỉ Điện thoạI Số CMND Ngày vào cơ quan Ngày vào biến chế Qúa trình công tác ở nước ngoài Bảo hiểm Lương cơ bản - Chuyên môn: Quản lý tất cả các chuyên môn mà công chức đã được đào tạo bao gồm: Chuyên môn gì? Nơi đào tạo ( Trường nào )? Văn bằng hay chứng chỉ được cấp, ThờI gian dào tạo. - Ngoại ngữ: Quản lý trình độ tất cả các ngoạI ngữ mà công chức biết được. - Qúa trình công tác ở nước ngoài: Để quản lý những chuyến đi nước ngoài của công chức. Nếu công chức nào đi thì quản lý: Thời gian, lý do, nước đi - Cựu chiến binh: Để quản lý những công chức nào đã đi bộ đội. Công chức nào đã đi bộ độI thì quản lý: Ngày xuất ngũ, ngày nhập ngũ, binh chủng, cấp bậc khi xuất ngũ. - Quan hệ nhân thân: Bao gồm cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột, con: Họ tên, ngày sinh, nghề nghiệp, cơ quan, chức vụ tại cơ quan của từng người. Nếu cha mẹ, vợ chồng, anh em,con của công chức không làm việc tạI cơ quan nào, không có chức vụ gì thì phần cơ quan, chức vụ ghi: Không. Nếu cha mẹ chết thì nghề nghiệp nghi chết. - Khen thưởng, kỷ luật: Ngày, hình thức, cấp, lí do khen thưởng, kỷ luật. Ngày xoá kỷ luật - Nghỉ phép: ThờI gian và nơi nghỉ phép của tất cả các lần nghỉ phép của công chức. Nơi nghỉ phép chỉ quản lý cấp tỉnh Quản lý tiền lương: Để quản lý tốt khâu tiền lương của mỗi công chức trong cơ quan thì bộ phận tài vụ dựa vào bảng chấm công của công chức. Bảng chấm công gồm: Số ngày làm việc, số ngày nghỉ không phép, số tiền thưởng, phụ cấp chức vụ. Ngoài ra còn dựa vào quá trình lương của một công chức gồm: Ngạch, bậc, ngày lên lương để đưa ra danh sách lương của công chức trong cơ quan Công việc Tin học hoá hệ thống nhắm đáp ứng: - Định kỳ tự động hoá đưa ra danh sách công chức được tăng lương - Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin chính xác về tình hình công tác, lý lịch của một công chức. CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN A. Cơ sở lý thuyết I. Các khái niệm cơ bản + Thực thể: Là một đốI tượng cụ thể nào đó + Thuộc tính thực thể: Tính chất xác định thực thể + Lớp thực thể: Các thực thể cùng thuộc tính + Lược đồ quan hệ:  Thuộc tính: Tên thuộc tính, miền xác định của thuộc tính  Lược đồ một quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể ( Tên miền xác định ) cùng vớI các mệnh đề rang buộc. Lược đồ quan hệ: R==(A1:D1,A2:D2,…An:Dn,M) Ai: Tên thuộc tính Di: Miền xác định của thuộc tính M: Mệnh đề ràng buộc NộI dung của lược đồ quan hệ gọI là các bộ + Các phép toán tốI thiểu:  Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổI trạng thái CSDL.  Thay đổI cấu trúc CSDL.  Thay đổI nộI dung CSDL.  Xử lý, tính toán trên CSDL. II. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn - Một thuộc tính gọI là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của các thuộctính này phụ thuộc vào giá tri của phụ thuộc kia. Sự phụ thuộc này có thể là gIán tiếp hay trực tiếp. - Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng qui định giá trị các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọI là khoá. - VớI một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các dạng chuẩn cơ bản.  Dạng chuẩn 1  Dạng chuẩn 2  Dạng chuẩn 3 Các dữ liệu lưu trữ dướI dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn ở dạng chuẩn 3. III. Khái niện chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn - Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó. Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọI là khoá chỉ dẫn. Khoá chỉ dẫn có thể là một trường, hoặc nhiều trường trong trường hợp này phảI chỉ ra thứ tự. VớI cách tạo ra khoá chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm nhanh dữ liệu theo tiêu chuẩn nào đó. IV. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ - Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, ngườI dùng không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợI cho ngườI dùng không chuyên tin học - Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là vật lý. - Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao. - TốI ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong CSDL, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập. - CảI thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu. - Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng. - Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn: * Lý thuyết quan hệ * Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin B. Công cụ phát triển I. Lựa chọn công cụ phát triển và các vấn đề kỹ thuật 1. Lựa chọn công cụ phát triển Hiện nay các chương trình được ứng dụng phục vụ cho UBDS-GĐ&TE được viết bằng ngôn ngữ FoxPro LAN 2.0, chạy trên mạng Novell Netware. Ưu điểm:  Rẻ tiền  Tiện lợI cho các ứng dụng có tính chất cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Dễ bảo trì, bảo hành.  Đồng bộ: Phát triển trên một thiết kế và định hướng thống nhất.  Tức thờI: Dữ liệu được cập nhật tức thờI khi phát sinh, đảm bảo thông tin kịp thời.  Được kiểm toán xác nhận về chương trình, qui trình, tính hợp pháp của các thông tin do máy tính đưa ra. Nhược điểm:  Không đáp ứng được mô hình các bài toán có tổ chức dữ liệu lớn. Tốc độ đọc, ghi các bảng dữ liệu giảm rất nhanh khi kích thước các bảng dữ liệu tăng từ vài trăm Kb tớI hàng ngàn Mb. Đồng thờI tốc độ xử lý cũng phụ thuộc vào số lượng ngườI sử dụng.  Không đáp ứng được các mô hình kiến trúc Client/Server ( Mô hình này hiện đang được sử dụng hết sức rộng rãi và ngày càng khẳng định được tính ưu việt của nó ). ĐốI vớI việc phát triển hệ thống, việc lựa chọn công cụ cũng có ý nghĩa hết sức quan trọng. NgườI phát triển hệ thống phảI căn cứ vào khẳ năng của cơ sở mình cũng như các yếu tố đặc thù mà lựa chọn công cụ cho phù hợp. Trong đề tài quản lý công chức - tiền lương có một số yếu tố được xem xét khi lựa chọn công cụ như sau: * Khả năng phát triển của hệ thống: Hệ thông tin xây dựng trong giai đoan hiện tạI đã và đang là bước đi ban đầu trong quá trình tiến tớI một hệ thống hoàn hảo, do đó khả năng phảI nâng cấp dần trong tương lai là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, yếu tố hàng đầu cần quan tâm khi lựa chọn công cụ là khả năng hỗ trợ của chúng trong việc bổ sung phát triển hệ thống. Công cụ được chọn phảI giảm được chi phí bảo hành và nâng cấp chương trình. * Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn phảI có tính cởI mở cao để hệ thống có thể dễ dàng kết nốI vớI các hệ thống thông tin khác. * Khả năng mà công cụ có thể giảm nhẹ gánh nặng công việc cho ngườI phát triển. * Trên cơ sở xem xét các yếu tố trên đây, công cụ được chọn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS vớI ngôn ngữ để viết chương trình là Visual basic 2. Môi trường làm việc + Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tạI các UBDS-GĐ&TE là máy PC với môi trường làm việc là hệ điều hành Window 98. + Đa số ngườI sử dụng trên thực tế đã làm quen vớI tin học qua máy PC vớI hệ điều hành Window. + Hệ thống chương trình quản lý công chức - tền lương sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môi trường mạng. Tuy nhiên nó vẫn có thể cài đặt trên máy lẻ, áp dụng đốI vớI những cơ sở chưa ứng dụng mạng máy tính trong quản lý. II. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS Access là gì? Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( CSDL ). Cũng giống như các hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm nhiều nhiệm vụ khác. Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụng một cách nhanh chóng. Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows. Ngày từ đầu Access cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows. BởI vì cả Window và Access đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cùng nhau, Access chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn có thể liên kết các đốI tượng nào đó ví dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào môi trường Access. Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thờI nó có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc vớI nhiều hơn một mảng (Table) tạI cùng một thờI điểm để giảm bớt sự rắc rốI của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Chúng có thể liên kết một bảng trong Paradox và một bảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nốI dữ liệu này vớI những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Access cung cấp những công cụ gì? Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớI những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoạI (Foreign key), các loạI luật quan hệ (một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp. Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản (text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time), kiểu meno, kiểu có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng ( Null) khi các giá trị này bị bỏ qua. Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏI vớI kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình Client/ Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nốI vớI nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí vớI cả những CSDL trên máy tính lớn như DB/2. VớI Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngườI sử dụng và cho các nhóm trong việc xem và thay đổI rất nhiều các kiểu đốI tượng dữ liệu. Tóm lạI: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớI ngườI sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin. Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn nhập dữ liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu. Khả năng kết nốI và công cụ truy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Nó cho phép ta thiết kế được các biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng các yêu cầu đề ra. ĐốI vớI những yêu cầu quản lý dữ liệu ở mức độ chuyên môn cao. III. GiớI thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lạI giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ) Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “ công cụ vừa dễ lạI vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic “.Điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu ngườI dùng Microsoft Windows. Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lạI bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khẳ năng sáng tạo các điều khiển riêng. Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợI từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Mặt khác, lợI điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thờI gian và công chức so vớI ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền vớI khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợI lớn so vớI các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đốI tượng trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL ( Dynamic Link Library ). DLL chính là phầm mở rộng cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước: Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) Viết lệnh ( Cade Programming ) Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc: - Cấu trúc IF… THEN …ELSE - Các cấu trúc lặp (Loops). - Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case ) - Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines ) Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mớI, nâng cao tốc độ lập trình. Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗI phiên bản mớI của Visual Basic đều chứa đựng những tính năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mớI nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLE DB để lập trình dữ liệu. Các lập trình viên đã có thể dùng Visua Basic 6.0 để tự mở rộng Visual Basic. Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc vớI các ứng dụng Windows khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọI chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của Microsoft Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứng dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏI phảI có CD ROM. Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗI khi ta định dùng đến nó. Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đạI * Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic: - Xây dựng các cửa sở mà ngườI dùng sẽ thấy - Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhận ra. * Các nộI dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy: - Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa sổ cho tất cả mọI sự kiện mà từng điều khiển có thể nhận ra ( các chuyển động chuột, các thao tác nhắp chuột, di chuyển, gõ phím …) - Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứng tạo sẵn cho sự kiện đó, Visual Basic sẽ xem xét ứng dụng để kiểm tra ngườI dùng đã viết thủ tục cho sự kiện đó hay chưa. - Nếu đã viết rồI, Visual Basic sẽ thi hành và hình thành nên thủ tục sự kiện đó và quay trở lạI bước đầu tiên. * Các bước này quay vòng cho đến khi ứng dụng kết thúc. Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởI sự kiện và các hỗ trợ của Visual Basic mà phiên bản mớI nhất là Visual Basic 6.0, chúng ta sẽ thấy đây là một công cụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trở thành môi trường lập trình hoàn hảo cho những năm sắp tới. Để hiểu rõ phần trên, sau đây tôi sẽ trình bày cụ thể hơn về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. A. THIẾT KẾ GIAO DIỆN Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đốI tợng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đốI tượng vào Form và tiến hành thay đổI một số thuộc tính của các đốI tượng đó. 1. FORM Form là biểu mẫu của mỗI ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp vớI ngườI dùng. Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoạI, hiện thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa. Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế ( thường mệnh danh là thờI gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hình dáng mà ngườI ngườI dùng sẽ gặp vào thờI gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổI kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổI các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đốI tượng ( Properties Windows ). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổI để đáp ứng các sự kiện của ngườI dùng. 2. TOOLS BOX ( Hộp công cụ ) Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đốI tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đốI tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đốI tượng trong thanh công cụ sau đây là công dụng nhất: a. Scroll Ba: (Thanh cuốn) Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiện thị kết xuất khi ta không quan tâm đến giá trị chính xác của đốI tượng nhưng lạI quan tâm sự thay đổI đó nhỏ hay lớn. Nói cách khác, thanh cuốn là đốI tượng cho phép nhận từ ngườI dùng một giá trị tuỳ theo vị trí con chạy (Thumb ) trên thanh cuốn thay cho cách gõ giá trị số. Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là: - Thuộc tính Min: Xác định cận dướI của thanh cuốn - Thuộc tính Max: Xác định cận trên của thanh cuốn - Thuộc tính Value: Xác định giá trị tạm thờI của thanh cuốn b. Option Button Control ( Nút chọn ) ĐốI tượng nút chọn cho phép ngườI dùng chọn một trong những lựa chọn đưa ra. Như vậy, tạI một thờI điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn. c. Check Box (Hộp kiểm tra ) ĐốI tượng hộp kiểm tra cho phép ngườI dùng kiểm tra một hay nhiều điều kiện của chương trình ứng dụng. Như vậy, tạI một thờI điểm có thể có nhiều hộp kiểm tra được đánh dấu d. Label ( Nhãn ) ĐốI tượng nhãn cho phép ngườI dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao diện trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng các nhãn để hiện thị thông tin không muốn ngườI dùng thay đổi. Các nhãn thường được dùng để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nộI dung của nó. Một công cụ phổ biến nhất là hiện thị thông tin trợ giúp. e. Image( Hình ảnh ) ĐốI tượng Image cho phép ngườI dùng đưa hình ảnh vào Form f. Picture Box ĐốI tượng Picture Box có tác dụng gần giống như đốI tượng Image. g. Text Box ĐốI tượng text box cho phép đưa các chuỗI ký tự vào Form. Thuộc tính quan trọng nhất của text box là thuộc tính Text_ cho biết nộI dung hộp Text box. h. Command Button ( Nút lệnh ) ĐốI tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào đó i. Directory List Box, Drive List Box, File List Box Đây là các đốI tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục của ổ đĩa nào đó j. List Box ( Hộp danh sách) ĐốI tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi. Trên đây là những đốI tượng được sử dụngthường xuyên nhất trong phần thiết kế giao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic. 3. PROPERTIES WINDOWS (Cửa sổ thuộc tính) Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đốI tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổI được để phù hợp vớI yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. 4. PROJECT EXPLORER Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. MỗI Project có thể có nhiều Form sẽ được lưu trữ chung vớI Form đó trong các tập tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọI là các Module mã Project Explorer nếu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta. B. VIẾT LỆNH CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG Điểm mẫu chốt cần phảI nhận thức rõ trongkhâu lập trình Visual Basic là: Visual Basic xử lý mã chỉ để đáp ứng các sự kiện. Thực vậy, không như nhiều ngôn ngữ lập trình khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual Basic phảI nằm trong các thủ tục hoặc các hàm, các dòng mã bị cô lập sẽ không làm việc I.CỬA SỔ CODE Của sổ Code luôn là nơi để viết mã. Cửa sổ Code có một thanh tách (Split bar ) nằm bên dướI thanh tiêu đề, tạI đầu thanh cuộn dọc. Thanh cuộn này có tác dụng tách cửa sổ Code thành hai cửa sổ Code con để có thể xem cả hai phần cửa sổ Code cùng một lúc. Hộp liệt kê Object Hộp liệt kê bên trái cửa sổ Code là hộp Object, nó liệt kê mọI đốI tượng trên Form, cùng vớI một đốI tượng trên General lưu trữ mã chung mà tất cả mọI thủ tục dính kèm vớI Form có thể sử dụng. Hộp liệt kê Procedure Hộp liệt kê bên phảI cửa sổ Code là hộp liệt kê Procedure. Hộp liệt kê này cung cấp mọI sự kiện mà đốI tượng đã lựa trong hộp liệt kê Object nhận ra. Intellisense Intellisense là một công nghệ bổ sung hoàn thành phức hợp của hãng Microsoft, nó cho phép đỡ mất công gõ và tra cứu. Intellisense bật ra các hộp nhỏ vớI các thôg tin hữu ích về đốI tượng mà ta đang làm việc. Nó có ba thành phần như mô tả dướI đây: - QuickInfo: Đây là nơi có thông tin về cú pháp của một toán tử Visual Basic. MỗI khi nhập một khoá theo sau là một dấu cách hoặc dấu ngoặc đơn mở, một gợI ý thủ thuật hiện ra cung cấp cú pháp của thành phần đó - List Properties/ Methods: Tính năng Intellisense này đưa ra một danh sách các tính chất và phương pháp của một đốI tượng ngay sau khi bạn gõ dấu chấm. - Available Constants: Tính năng Intellisense tiện dụng này cung cấp một danh sách các hằng sẵn có. II. BIẾN Trong Visual Basic, các biến [Variables] lưu giữ thông tin ( các giá trị ). Khi dùng một biến, Visual Basic xác lập một vùng trong bộ nhớ máy tính để lưu giữ thông tin. Trong Visual Basic, tên biến có độ dài tớI 225 ký tự và trừ ký tự đầu tiên phảI là một mẫu tự, ta có thể gộp một tổ hợp mẫu tự, con số và gạch dướI bất kỳ. Chữ hoa, chữ thường trong tên biến không quan trọng. III. CÁC KIỂU DỮ LIỆU Dữ liệu cũng có nhiều kiểu: kiểu dữ liệu số, chuỗI và Boolean. Thực tế, Visual Basic điều khoản 14 kiểu dữ liệu chuẩn. Ta cũng có thể định nghĩa các kiểu dữ liệu riêng. Các kiểu thường dùng để điều tác dữ liệu là: 1. Kiểu String Các biến chuỗI [String] lưu giữ ký tự. Một chuỗI có thể có một hay nhiều ký tự. Tất nhiên, biến lưu trữ một chuỗI được gọI là một biến chuỗi. Một phương pháp để định danh các biến kiểu này đó là đặt một đầu đồng đô la ($) vào cuốI tên biến: Astring Variables. Trên lý thuyết, các biến chuỗI có thể lưu giữ khoảng 2 tỷ ký tự. Trong thực tế, một máy cụ thể có thể lưu giữ ít hơn, do các hạn chế của bộ nhớ, các yêu cầu phần việc chung của Windows, hoặc số lượng chuỗI dùng trong biểu mẫu. 2. Kiểu Integer Các biến số nguyên Integer lưu trữ các trị số nguyên tương đốI nhỏ ( Giữa – 32768 và + 32767). Số học số nguyên tuy rất nhanh song bị hạn chế trong phạm vi này. Dấu định danh được dùng dấu “ %” 3. Kiểu Long Integer Các biến số nguyên dài Long Integer lưu trữ các số nguyên giữa – 2,147,483,648 và +2,147,483,647. Dấu định danh được dùng là dấu “ &” 4. Kiểu Single Precision Các biến kiểu này lưu giữ các con số ở các mức xấp xỉ. Chúng có thể là phân bố nhưng chỉ có thể đảm bảo độ chính xác ở mức bảy chữ số. Dấu định danh được dùng là dấu “!” 5. Kiểu Double Precsion Kiểu dữ liệu chính đôi [double_precision] khi cần các con số có tớI 16 vị trí độ chính xác và cho phép có hơn 300 chữ số. Các phép tính cũng là xấp xỉ cho kiểu biến này, chỉ có thể căn cứ trên 16 chữ số đầu. Ngoài ra, vớI các con số chính đôi, phép tính thực hiện tương đốI chậm, chủ yếu được dùng trong các phép tính khoa học của Visual Basic. Dấu định danh dùng cho biến chính đôi là dấu pao “# “. PhảI dùng số “ # “ tạI cuốI con số thực tế nhất là khi có tương đốI ít chữ số bởI bằng không, Visual Basic sẽ mặc nhận ý ta muốn dùng độ chính xác của một số chính đơn chính xác hơn nếu ta viết. AduoblePrecision Variable # =12.45#. 6. Kiểu Currency Các biến kiểu này được thiết kế để tránh một số vấn đề trong khi chuyển từ các phân số nhị phân thành các phân số thập phân ( không thể tạo 1/10 từ số tổ hợp 1/4,1/8,1,16 …). Kiểu Currency có thể có bốn chữ số về bên phảI của vị trí thập phân và lên tớI 14 chữ số về bên trái của dấu chấm thập phân. Dấu định danh được dùng là “@” 7. Kiểu Date Kiểu dữ liệu ngày tháng là một phương cách tiện dụng để lưu trữ thông tin cả ngày tháng lẫn giờ khắc cho bất kỳ thờI điểm nào giữa nửa đêm ngày 1 tháng riêng năm 100 đến nửa đêm ngày 31 tháng 12 năm 9999. Ta phảI bao phép gán cho các biến ngày tháng bằng dấu #. Ví dụ: Ngày = # January,1,2000#. Nếu không gộp một giờ khắc vào ngày, Visual Basic mặc nhận nó là nửa đêm 8. Kiểu Byte Kiểu Byte mớI trong Visual Basic 5 và có thể lưu trữ các số nguyên giữ 0 và 225. 9. Kiểu Boolean Dùng kiểu Boolean khi cần các biến là True hay False 10. Kiểu Variant Kiểu Variant được thiết kế lưu trữ toàn bộ dữ liệu khả dĩ khác nhau của Visual Basic nhận được trong một chỗ. Nếu ta không báo cho Visua Basic còn cho phép dùng điều lệnh “ Dim” để khai báo biến Ví dụ: Dim As integer IV. Điều khiển luồng chương trình 1. Phát biểu IF IF điều kiện THEN Các lệnh thực hiện khi điều kiện thỏa ELSE Các lệnh thực hiện khi điều kiện không thỏa END IF. 2. Phát biểu SELECT CASE Đây là cấu trúc chọn lựa SELECT CASE X CASE 0: Các lệnh thực hiện khi X =0 CASE 1: Các lệnh thực hiện khi X=1 …. CASE n: Các lệnh thực hiện khi X=n END SELECT. 3. LỆNH DO WHILE … LOOP Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện trước, vòng lặp tiếp tục khi điều kiện lặp còn đúng DO WHILE Điều kiện Các lệnh thực hiện khi điều kiện còn thỏa LOOP 4. Lệnh DO ... LOOP WHILE Đây là cấu trúc lặp kiểm tra điều kiện sau, vòng lặp tiếp tục khi điều khiển lặp còn đúng DO Các lệnh LOOP WHILE Điều kiện Như vậy với cấu trúc này, vòng lặp thực hiện ít nhất 1 lần 5. Lệnh FOR .. NEXT Đây là cấu trúc lặp hay dùng nhất trong Visual Basic FOR .. TO STEP n Các lệnh NEXT Trong đó Step là bước tăng. Mặc định Step là 1 6. Lệnh DO .. LOOP UN TIL DO .. Các lệnh LOOP UNTIL Điều kiện Tương tự như DO .. LOOP WHILE. Vòng lặp thực hiện ít nhất 1 lần. 7. Phát biểu EXIT .. FOR Phát biểu EXIT được sử dụng khi cần dừng ngay quá trình lặp FOR 8. Lệnh EXIT .. FOR Phát biểu EXIT được sử dụng khi cần ngay quá trình lặp FOR 9. Lệnh EXIT DO Phát biểu EXIT DO sử dụng khi cần dừng ngay quá trình lặp của phát biểu DO V. Hiện thị và nhận thông tin Ta sử dụng các hộp đốI thoạI để hiện thị thông tin cho ngườI dùng hoặc nhận thông tin. Trong Visual Basic có ba loạI hộp đốI thoạI: - Hộp đốI thoạI có sẵn (Predefined Dialog Box). - Hôp đốI thoạI của ngườI dùng (Custom Dialog Box) - Hộp đốI thoạI chung (Cômmn Dialog Box) 1. Hộp đốI thoạI có sẵn Các hộp đốI thoạI này do Visual Basic định sẵn, chúng có các tham mưu số qui định dạng hiện thị chung. Ta có thể hiện thị các hộp đốI thoạI có sẵn thông qua. - Phát hiểu MsgBox hay hàm MssgBox () - Hàm InputBox. 2. Phát biểu MsgBox hay hàm MsgBox() Ta sử dụng MsgBox hay hàm MsgBox() để hiện thị thông tin báo và nhận lạI trả lờI của ngườI dùng. Phát biểu MxgBox hay hàm MsgBox() có ba đốI: - Thông báo cần hiện thỊ: chuỗI ký tự - Dạng hộp đốI thoạI: số nguyên ( integer) - Tiêu đề hộp đốI thoạI: chuỗI kí tự MsgBox (Message, Dialog Type, Tittle). Khi sử dụng hàm MsgBox() thì ta phảI có giá trị trở về * Hàm Input Box() Hàm InputBox() dùng nhận thong tin từ ngườI dùng. Hàm InputBox() gồm: Một dòng thông báo (Message), hộp sọan thảo và hai nút OK, Cencel. NgườI dùng đưa thông tin nhập vào hộp thoạI soạn thảo và bấm OK. Tham số thứ nhất của InputBox() là dòng thông báo, thông số thứ hai là tiêu đề dòng hộp thọai InputBox () trả về chuỗI ký tự trong hộp soạn thảo. Hàm InputBox còn có thêm ba thông số khác. ĐốI thứ ba xác định chuỗI ban đầu trong hộp soan thảo ngay khi hộp đốI thoạI xuất hiện. Hai đốI số cuốI xác định toạ độ của hộp đốI thoạI + Hộp đốI thoạI của ngườI dùng: Đây là loạI hộp đốI thoạI do ngườI ngườI lập trình định nghĩa để tương thích yêu cầu nhập thông tincủa người sử dụng. Dùng phương thức Show vớI đốI số 1 ( do hộp thoạI dạng Modal ) để hiện thị hộp thoạI ngườI dùng + Hộp thoạI dùng chung: Ta có thể thực hiện (run time) bằng cách thay đổI một số thuộc tính của nó VI. Các hàm về chuỗi CHUỖI Do thông tin trong các hộp văn bản Visual Basic luôn được lưu trữ dướI dạng văn bản, nên trong Visual Basic, các chuỗI tỏ ra quan trọng hơn nhiều so vớI Visual Basic bình thường. Một chuỗI chẳng qua là một nhóm ký tự được bao trong các dấu nháy kép.Khi có ngườI nhập thông tin vào hộp văn bản, Visual Basic luôn lưu trữ chúng dướI dạng một chuỗi. Do đó, cho dù ta có một hộp văn bản chủ yếu là để lưu trữ một khốI lượng, thì nộI dung đó vẫn được xem là một chuỗi. Phép toán phổ dụng nhất đốI vớI các chuỗI là gom hai chuỗI lạI vớI nhau ( thuật toán gọI phép nốI [concatenate]). Để ghép nốI hai chuỗI, ta dùng dấu “&” day dấu “+”. Dấu và nốI các chuỗI theo thứ rtự mà ta nêu chúng. Do đó, giống như việc cộng các con số, thứ tự quan trọng khi dùng dấu & để nghép hai chuỗI vớI nhau. Cũng có thể dùng dấu & để nghép số lượng tuỳ ý trước khi Visual Basic thực hiện điều lệnh gán . Tuy trong Visual Basic vẫn có thể dùng dấu + để nghép các số vớI nhau, song không nên làm thế. Nó có thể dẫn đến các mốI rất khó tìm vì Visual Basic có thói quen là chuyển đỏI các chuỗI thành con số khi nó cho là đúng nghĩa. CÁC HÀM CHUỖI Phần lớn cái ta cần trong lập trình là phân tích dữ liệu. Tiến trình này có thể đơn giản chỉ là việc tách nhỏ một tên đầy đủ thành tên thường gọI và tên họ, song cũng có thể phức tạp như viết mã cần thiết để chuyển đổI một tập tin từ dạng này sang dạng thức khác. MọI kiểu điều tác như vậy buộc ta phảI nắm dữ các hàm điều quản chuỗI Visual Basic. Trong Visual Basic, các hàm này cho phép ta xét từng ký tự trong chuỗI tách riêng các chuỗI thay một phần trong chuỗI bằng nộI dung khác, v.v.. 1. Phân tích chuỗI bằng hàm Mid, Left và Right Để tiến hành phân tích một chuỗi hiện có, ta phảI đặt một hàm trong thân vòng lặp cho phép kéo từng mẫu tự riêng lẻ ra khỏI một chuỗi. For I = I To Len ( The String ) ‘ mã hàm làm việc vớI các ký ự riêng lẻ Next I 1.1. Hàm Mid Trong các hàm trên, quan trọng nhất, ta có hàm Mid, trả về một chuỗI lưu trữ trong một variant, và hàm Mi$, hàm trả về chuỗI thực tế. Có thể dùng hoán đổI hai phiên bản này. Cú pháp của hàm Mid là: Mid(String, start [length]. Khoản nhập đầu tiên lưu trữ chuỗI ( hoặc biểu thức chuỗI) mà ta muốn cắt bỏ. Tiếp theo là vị trí khởI đầu của kí tự mà ta muốn ra khỏI chuỗi. Vị trí chót tuỳ chọn sẽ chỉ định số lượng kí tự mà ta muốn kéo ra. Hai tuỳ chọn chót này có thể là những số nguyên dài hoặc một biểu thức mà Visual Basic có thể làm tròn để làm trong miền này. Mid là một hàm có ba ( hoặc thỉnh thoảng là hai) tham số, hay đốI số. Cả hai thuật ngữ này đều vay mượn từ toán học. Trong một hàm, từng đói số được tách biệt vớI nhau bằng dấu phẩy. Hàm Mid thườg dùng ba mẩu tin: Một chuỗI tạI vị trí đầu tiên và các số nguyên hay các số nguyên dài tạI hai vị trí còn lại. Mid còn một tính năng hữu ích khác. Ta có thể dùng nó như một điều lệnh để tiến hành các thay đổI bên trong một chuỗI *Hàm Left và Right Hàm Mid có hai hàm bà con (Left và Right) đôi lúc cũng rất hữu ích cũng như mọI hàm chuỗI khác, chúng cũng có hai hiên bản: một bình thường và một có kèm dấu $. Như tên gọI gợI ý, Left (Left$) tạo một bản sao các ký tự từ đầu một từ và Right (Right$) chọn từ cuốI trở lên. Right thường được dùng hơn. Nó tránh được phép trừ bên trong hàm Mid và có thể làm việc nhanh hơn. Left cũng làm việc tương tự nhưng chỉ giúp ta đỡ mất công đưa một 1vị trí thứ hai trong hàm Mid. Hàm InStr Cũng như hàm Mid, Hàm InStr cũng làm việc vớI ba (và đôi lúc là hai) mẩu tin. Nghĩa là, nó là một hàm có ba ( và đôi lúc có hai) đốI số. Gỉa sử, ta muốn tìm tất cả mọI chữ số đứng trước dấu chấm thập phân trong một con số, tất nhiên, có thể dùng hàm Mid để dà qua biên bản chuỗI của con số đó, theo từng ký tự một, cho đến khi tìm thấy dấu chấm thập phân. Tuy nhiên, làm như vậy sẽ nhọc công và chạy chậm hơn nhiều so vớI hàm InStr. Hàm InStr báo cho biết chuỗI có thuộc thành phần của một chuỗI khác hay không ( chuyên ngữ gọI là “ chuỗI con của “). Nếu có, InStr sẽ báo cho biết vị trí bắt đầu chuỗI con. Hàm InStr cũng cho phép chỉ định bắt đầu tìm kiếm tạI một ký tự nhất định. Ví dụ: InStr ([nowi bắt đầu]) chuỗI tìm kiếm, chuỗI tìm thấy ) định nơi bắt đầu tìm kiếm. Nếu để trống mục này, cuộc tìm kiếm sẽ bắt đầu từ vị trí thứ nhất . Do hàm InStr trả về giá trị zêzo ( nghĩa là False) khi Visual Basic không tìm thấy một ký tự, hoặc một giá trị phi zêzo (True) khi tìm thấy, nên thông thường ta phảI tự mình viết các vòng lặp If _ Then hoặc Do dùng hàm InStr để tiến hành kiểm tra. Nếu dùng giá trị mà hàm InStr đạt được trước đó, ta có thể tìm kiếm các lần xuất hiện lặp lạI của một chuỗi. Hàm Val Visual Basic có một hàm tên Val. Đây là một dạng hàm chuyển đổI tất thảy, vì thế trong Visual Basic ngườI ta vẫn thường dùng Val để chuyển đổI một chuỗI số thành một con số. Mặt khác Val lạI tỏ ra dễ dãi vớI các chuỗI nhập dữ liệu hơn. Val đơn giản đọc qua chuỗI cho đến khi gặp một ký tự phi số ( hoặc một dấu chấm thứ hai ). Con số mà ta có được tự nó sẽ được xác dịnh bởi nơi nó ngưng tìm. Hàm Str (Str$) Visual Basic cho phép chuyển được một con số thành một chuỗi. Có nhiều cách để thực hiện, song hàm Str vẫn là cách đơn giản nhất. Hàm Str trả về một Variant lưu trữ một chuỗI còn hàm Str$ lạI trả về một chuỗI thuần tuý. Các hàm Str và Str$ chuyển đổI các con số thành chuỗI, song không xoá sạch chúng hoàn toàn. Hàm Format Để trau chuốt việc hiện thị, hàm Str được thay bằng hàm Format. Khác vớI hàm Str, hàm Format không chừa chỗ cho dấu + mặc định. Hàm format rất linh hoạt. Trong số nhiều tính năng của nó, hàm nàycho phép ta cắt cụt các chữ số dư và hiện thị một con số ( lớn) có dấu phẩy hoặc một dấu đồng đo la $ dẫn đầu. Visual Basic giúp ta dễ dàng đốI phó vớI các tình huống định dạng phổ biến nhất, bằng cách bổ sung cái gọI là các dạng thức hữu danh vào hàm Format Hàm Trim Hàm này được sử dụng để loạI bỏ các khoảng trắng ở hai đầu một chuỗi.Ngoài ra, còn có hàm Ltrim và Rtrim dùng để cắt bỏ các khoảng trắng ở bên trái, bên phảI chuỗi. VII. Mảng và truy cập tuần tự 1.Mảng Trước khi dùng bảng ta cần khai báo mảng bao gồm: Tên mảng, số phần tử. Tương tự như khai báo biến, nếu mảng được khai báo trong phần khai báo chung của Form, mảng được dùng chung cho mọI thủ tục trong Form. Nếu mảng được khai báo trong tập tin module vớI các khoá Gobal, mảng được dùng chung cho mọI thủ tục có mặt trong Project. Có khi phảI lưu trữ một mảng trong một variant, ta dùng chỉ mục bình thường để tìm đến nó. Mảng biến [variant array] ( gọI tắt là mảng ) là cấu trúc căn bản để tổ chức thông tin trong Visual Basic. Có thể dễ dàng lưu trữ và tìm nhiều mục trong mảng. Để phân biệt giữa các mục lưu trữ trong mảng, ta dùng kiểu tham số đặc biệt có tên chỉ mục [index]. Tất nhiên, một khi bắt tay xây dựng các mảng lớn, ta cần có các phương cách nhanh chóng, hiệu quả để tìm và sắp xếp nộI dung. Để thực hiện ta dùng hàm Array vớI cú pháp là: Array (arglist) Ở đó, đốI số arglist bao gồm một danh sách các mục, được tách biệt bởI các dấu phẩy, ví dụ Dim A As Variant A = Array (1, 2, 3, 4, 5) 2. Các danh sách mảng môt chiều Chủ chương của mảng một chiều ( gọI là danh sách [list] đó là cung cấp một phương thức có hệ thống để đặt tên các nhóm biến có liên quan, thuộc thành phần của một mảng. VớI Visual Basic, mảng một chiều [ one_dimensional array] chẳng qua là một tập hợp [collection] các biến, mà từng biến được định dang bởI hai nộI dung: - Tên mảng - Vị trí của mục trên mảng. Mảng Fonts mà Visual Basic dùng để lưu trữ tên các phông chữ và các phông chữ được lưu chữ trong Fonts (0), Fonts(1), v . v… Lưu ý: dấu đồn đo la “$” cho biết các biến trên mảng một chiều này sẽ lưu giữ các chuỗi. * Cách làm việc vớI mảng một chiều Các giá rị bên trong mảng một chiều thường được gán bằng một vòng lặp For_Next hoặc dùng một vòng lặp Do kèm vớI một đợt kiểm tra, bởI thông thường ta muốn ngưng trước khi nhập toàn bộ dữ liệu. Có thể ta thấy an tâm khi luôn biết chắc số lượng các mục trong một mảng một chiều. Nó giúp cho tiến trình gỡ rốI dễ dàng hơn, cũng như hầu hết các lập trình viên, có thể thấy các vòng lặp For_Next dễ dàng hơn so vớI vòng lặp Do. Các hộp liệt kê cũng là một cách để lưu trữ thông tin ( kiểu mảng) trong vài tình huống, việc dùng hộp liệt kê có thể là một phương cách lưu trữ dữ liệu tốt hơn so vớI mảng một chiều 3. Mảng đa chiều Có thể dùng các mảng có nhiều chiều; thường được gọI là mảng đa chiều [multidimensional array]. Cũng như các danh sách dữ liệu dẫn đến một chỉ số dướI đơn ( các mảng một chiều), các bảng dữ liệu dẫn đến các chỉ số dướI kép ( mảng hai chiều). Ta có qui ước: tham chiếu khoản nhập đầu tiên cho số lượng hàng và khoản nhập thứ hai để cho số lượng cột. Theo qui ước này, ta có thể mô tả đoạn mã của bảng cửu chương dướI dạng điền trọn một hàng, theo từng cột nhập thứ hai để cho số lượng cột. Theo qui ước này, ta có thể mô tả đoạn mã của bảng cửu chương dướI dạng điền trọn một hàng, theo từng cột, trước khi dờI đến hàng kế tiếp. Mảng được sử dụng trong chương trình ARRAYS là mảng một chiều. Visual basic cho phép khai báo mảng nhiều chiều. ví dụ sau khi khai báo mảng hai chiều : Static MyArray (0 to 3,1 to 4) Các phần tử mảng được liệt kê như sau: MyArray (0,1) My Array (0,2) MyArray (0,3) MyArray (0,4) MyArray(1,1) MyArray (1,2) MyArray (1,3) MyArray (1,4) MyArray(2,1) MyArray (2,2) MyArray (2,3) MyArray (2,4) MyArray(3,1) MyArray (3,2) MyArray (3,3) MyArray (3,4) Tương tự khai báo mảng ba chiều Dim MyArray (1 to 3, 1 to 7, 1 to 5). Visual Basic cho phép mảng khai báo mảng tốI đa có 60 chiều! Sau đây là mã lệnh cho phép gán giá trị 3 vào các phần tử mảng hai chiều Static MyArray (1 to 10, 1 to 10) Dim Counter 1, Counter 2 For Counter 1 = 1 to 10 For Counter 2 = 1 to 10 MyArray (Counter 1, Counter 3) =3 Next Next 4.Mảng động và mảng cố định Trong Visual Basic, các mảng không thể kết thúc mở. Mặc dù, các giới hạn khá lớn, tuỳ thuộc khá nhiều vào lượng bộ nhớ đang có, ta phảI báo cho Visual Basic biết phảI chừa riêng một lượng bộ nhớ là bao nhiêu cho mảng trước khi dùng nó. Có hai kiểu mảng trong Visual Basic: mảng cố định [fixed array], ở đó việc phân bổ bộ nhớ không bao giờ thay đổI trong khi đang chạy chương trình, và mảng động [dynamic arrays], ở đó có thể thay đổI kích cỡ ngay khi chạy chương trình.  Ưu điểm của mảng cố định là: do bộ nhớ được chừa riêng ngay tạI đầu chương trình, ta hiếm khi gặp sự cố cạn kiệt bộ nhớ trong khi chương trình đang chạy. Ưu điểm của mảng động là: Khả năng linh hoạt của chúng; có thể thay đổI kích cớ để đáp ứng những gì mà chương trình thường gặp. Có thể cả mảng động và mảng cố định sẵn dùng cho toàn bộ ứng dụng, cho một Form hay một module cụ thể, hoặc chỉ trong phạm vi của một thủ tục hay hàm. Khi dùng mảng bao giờ cũng phảI khai báo sao cho số lượng cần phảI vừa đủ theo yêu cầu ứng dụng cần xây dựng chương trình, không nên lãng phí bộ nhớ. Tuy nhiên có nhiều trường hợp kích thước mảng phụ thuộc lúc chương trình thực hiện (run – time), chúng ta không thể xác định trước được. Visual Basic cung cấp một khả năng đáp ứng trường hợp này: khai báo mảng kích thước thay đổI - mảng động. Ví dụ sau khi khai báo mảng động: Sub cmdArray 1_Click() Dim Counter ‘ khai báo mảng Array 1 là mảng động Static Array 1() As Integer ‘ Thay đổI kích thước mảng Array 1 ReDim Array 1( 1 to 15) As Integer For Counter = 1 to 15 Array 1( Counter) = Counter Next. Thay đổI lạI kích thước mảng Array 1 ReDim Array 1( 1 to 5) As Integer End Sub Đầu tiên khi khai báo Static Array 1() As Integer. Kích thước mảng Array 1 chưa xác định. Lệnh sau sẽ cố định mảng Array 1 có 15 phần tử: ReDim Array 1( 1 to 15) As Integer Sau một số xử lý ( ví dụ gán giá trị cho 15 phần tử ), mảng Array 1 được cố địng lạI chỉ còn 5 phần tử ReDim Array 1(1 to 5) As Integer Một lưu ý khi thay đổI kích thước mảng, các nộI dung cũ sẽ bị mất,nếu ta muốn giữu lạI giá trị cũ của 5 phần tử còn lạI sau khi thay đổI, ta cần viết lạI như sau: ReDim Preserve Array 1( 1 to 5) As Integer. 5. Dùng danh sách và mảng vớI các thủ tục và hàm Visual Basic có một đặc phận tuyệt vờI để dùng các danh sách và các mảng trong các thủ tục và các hàm. Không như nhiều ngôn ngữ khác, Visual Basic dễ dàng gởI cho thủ tục các danh sách hay mảng có kích cỡ bất kỳ. Các mảng luôn được chuyển theo tham chiếu. Điều này có nghĩa là mọI thay đổI đã tạo cho mảng hay cho các khoản nhập trong mảng vẫn trường tồn cả khi Visual Basic rờI hàm thủ tục đó. Tất nhiên để mảng chuyển theo tham chiếu có nghĩa là ta chẳng cần dùng các mảng cấp Form trừ khi muốn mảng sẵn dùng khắp nơi. Để gửi một tham số mảng cho một thủ tục hay hàm, ta chỉ việc dùng tên mảng theo sau là các dấu ngoặ đơn mở và đóng (), trong danh sách các tham số TẬP TIN TRUY CẬP TUẦN TỰ Khi truy xuất tập tin từ đầu theo từng dòng văn bản, tập tin như thế được gọI là tập tin truy xuất tuần tự . Ta có thể mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự theo ba cách. - Cách1: Output - Cách 2: Append - Cách 3: Input. 6.Mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự bằng Output Dùng kiểu Output tạo tập tin truy cập tuần tự. Sau khi tạo tập tin, ta có thể dùng các lệnh xuất để viết tên tập tin này. Ví dụ sau tạo tập tin TRY.TXT: FileNum = FreeFile Open “TRY.TXT” For Output As FileNum. Nếu tập tin TRY.TXT đã tồn tạI, nộI dung cũ bị xóa đi! Tập tin TRY.TXT không có đường dẫn nên có được tạo trong thư mục hiện hành. Muốn tạo ở thư mục xác định nào đó ( ví dụ C:\ PROG), ta cần chỉ rõ như sau: Open “ C:\PROG\TRY.TXT” For Output As FileNum. Tập tin mở bằng kiểu Output chỉ cho phép ta viết lên mà thôi. Ta có thể viết bằng phát biểu Print#. FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For Output As FileNum ‘ Viết nộI dung thuộc tính Text cuat MyText ra ‘ TRY.TXT Print # FileNum, txtMyText.Text ‘Đóng tập tin TRY.TXT Close FileNum. Phát biểu Print cần hai tham số. Tham số thứ nhất là thẻ File cần nghi ra và tham số thứ hai là chuỗI cần nghi. 7. Mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự bằng Append: Kiểu Append tương tự như Output nhưng điểm khác chính là khi tập tin được mở đã tồn tạI, nộI dung cũ không bị xoá. Gỉa sử tập tin TRY.TXT đang có sẵn hai dòng: THIS IS LINE NUMBER 1 THIS IS LINE NUMBER 2 Mở TRY.TXT theo kiểu Append: FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For Append As FileNum Print # FileNum, “THIS IS A NEW LINE” Close FileNum. Bây giờ TRY.TXT chứa: THIS IS LINE NUMBER 1 THIS IS LINE NUMBER 2 THIS IS A NEW LINE Nếu đoạn lệnh trên thực hiện một lần nữa, TRY.TXT chứa THIS IS LINE NUMBER I THIS IS LINE NUMBER 2 THIS IS A NEW LINE THIS IS A NEW LINE 8. Mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự bằng Output Khi cần đọc tập tin truy xuất tuần từ, ta cần mở tập tin theo kiểu Input. Sau đó, dùng hàm Input$ ()để đọc. Ví dụ, sau khi mở TRY.TXT theo kiểu Input và đọc vào txtMytext: FileNum = FreeFile Open “ TRY. TXT” For Input As FileNum Open “ TRY.TXT “ For Input As FileNum. ‘Đọc vào toàn bộ TRY.TXT thuộc tính Text của ‘ txtMytext txtMytext.Text = Input$ (LÒ (FileNum), FileNum) ‘Đóng tập tin TRY.TXT Close FileNum. Hàm Input$ () cần hai tham số. Tham số thứ nhất xác định số Byte cần đọc, tham số thứ hai là thẻ file 9. Phát biểu Write # và Input # Cách khác thay cho Print # và Input$ () trong viẹc ghi/đọc là Write# và Input#. Phát biểu Write# cho phép ghi một loạt các biến ( dạng chuỗI hay số ). Ví dụ sau viết hai biến MyString và MyNumber ra tập tin TRY.TXT: FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For OUTPUT As FileNum Write#FilenNum MyString, MyNumBer Close FileNumber. Phát biểu Input# dùng đọc tập tin nộI dung trở vào các biến. Ví dụ đọc lạI giá trị ghi trở lạI các biến MyString và MyNumber: FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For Input As FileNum Input# FileNum MyString, MyNumBer Close FileNum VIII. Hàm và thủ tục do ngườI dùng định nghĩa Trong visual Basic, thực tế có hai kiểu thủ tục chung: các thủ tục Function và thủ tục Sub. Thủ tục Function, còn gọI là hàm do ngườI dùng định nghĩa, là phương cách để xây dựng các hàm riêng ngoài các hàm do Visual Basic định sẵn. Dẫu đó là hàm do ta viết hay của các lập trình viên Visual Basic cung cấp, nói chung ta xem nó như một đoạn mã tự chưa, được thiết kế để xử lý dữ liệu và trả về giá trị. Trong khi đó, các thủ tục Sub là những : chương trình trợ lực nhỏ, được dùng khi cần. Như vậy các thủ tục Sub là những phần tổng quát hoá của các thủ tục sự kiện mà ta đã quen thuộc. Khác vớI hàm, thường trả về một giá trị, các thủ tục đơn giản thực hiện các việc. Tóm lạI, dẫu chọn thủ tục Function hay thủ tục Sub, điểm chủ yếu vẫn là: các thủ tục Function và Sub thực hiện một hay nhiều nộI dung dướI đây: - Giúp tách nhỏ các công việc lớn thành các phần việc nhỏ. - Tự động hoá các tác vụ lặp lại. - Làm rõ nộI dung mà ta đang gắng hoàn tất bằng cách “ Nêu tên” một đoạn mã. Các tính năng này giúp giảm bớt đáng kể thờI gian gỡ rốI chương trình. 1 .Hàm ( FUNCTION) Khi phảI dùng một biểu thức phức hợp nhiều lần trong một đề án thì cũng là lúc ta nên nghĩ đến phương án định nghĩa các hàm riêng. Ta có thểvận dụng một cách nào đó để tựu động hoá tiến trình, nghĩa là để Visual Basic thực hiện một phần nào đó để tự động hoá tiến trình, nghĩa là để Visual Basic thực hiện một phần công việc. Đây là vai trò của chương trình con, muốn trả về một giá trị, ta phảI tạo một thủ tục Function, tức là hàm do ngườI dùng định nghĩa. Như thường lệ, Cửa sổ Code vẫn là nơi để tạo mã cho các thủ tục Function. Tên hàm cũng linh hoạt như tên biến, do đó ta nên chọn các tên có ý nghĩa. Nhờ vậy, chương trình sẽ minh bạch hơn và cũng dễ gỡ rốI hơn. Lưu ý, trừ khi gán cho nó một dấu định danh kiểu rõ rệt ở cuốI tên hoặc thông qua mệnh đề As, kiểu của hàm sẽ ngầm định theo kiểu dữ liệu Variant. DướI đây là một dạng định nghĩa hàm, tuy đơn giản nhất nhưng khá phổ biến. Pulic Function FunctionName (parameter 1, paratemeter 2, …) Staterments FunctionName = expression Staterments FunctionName = expression Staterments Vân vân END FUNCTION Ở đó, parameter 1, paratemeter 2, vân vân …, đều là biến. Các biến này được xem như những tham số hay đốI số của hàm. Kiểu của tham số có thể được chỉ định bởI các thẻ gán khai báo kiểu hoặc bằng các cụm từ As. Khi một điều lệnh Visual Basic sử dụng một hàm, thường có: gọI hàm và chuyển các biểu thức cho các tham số. Hàm được xem là trả về giá trị của nó. Kiểu giá trị mà hàm trả về sẽ được chỉ định bằng một thẻ gán khai báo biến (%, !, &, # hoặc $) được chắp vào tên hàm, hoặc tên dùng trong mệnh đề As ở cuốI dòng Function, hoặc một điều lệnh DefType xuất hiện bên trên phần định nghĩa Function. Ngoài ra, vớI một ngoạI lệ ta chỉ có thể gọI một hàm khi dùng cùng vớI số lượng đốI số như các tham số trong phần định nghĩa hàm. Từng biến muốn gởI cho tham số phảI thuộc cùng kiểu ( số nguyên, số nguyên dài, v.v..) vớI tham số tương ứng. Ngoài ra, có thể dùng bất kỳ biến nào nếu như tham số thuộc kiểu Variant. Có nghĩa là, chỉ có thể chuyển một đốI số biến số nguyên cho một tham số số nguyên. Ta không thể trực tiếp chuyển nó cho một tham số số nguyên dài của một hàm. Như ta đã biết Visual Basic từ chốI chuyển một biến có kiểu số nguyên cho một tham số kiểu long, cho dù trong hầu hết các trường hợp một số nguyên sẽ làm việc tạI mọI nơi số nguyên dài làm việc. CuốI cùng, đừng quên rằng trong tất cả các hàm, chúng ta chưa thay đổI các biến bằng cách đưa biến tham số vào bên trái của một điều lệnh gán bên trong thân hàm. Nghĩa là, ta chưa thực hiện phép gán nào cho các tham số trong thân hàm. Tuy nhiên, trong thực tế, hiếm khi phảI thay đổI giá trị của một tham số trong thủ tục Function. Nói chung, một hàm sẽ đơn giản điều tác các giá trị hiện có và trả về một giá trị mới . 2. Thủ tuc ( SUB) Các thủ tục Function được thành lập để thực hiện hầu như mọI thứ, chỉ cần nộI dung muốn thực hiện chính là để có một đáp số - một giá trị - rút ra từ các hàm đó. Như đã nêu trên đây, tuy các hàm có thể thay đổI các tính chất của một Form, ảnh hưởng đến giá trị của các biến chuyển dướI dạng tham số, hoặc ảnh hưởng đến các biến cấp Form, song không thể làm thế trừ khi sự thay đổI đó có liên quan đến nộI dung thực hiện của hàm được thiết kế. Trong mọI trường hợp, một hàm sẽ nhận dữ liệu thô, điều tác nó, rồI trả về một giá rị. Để tránh gõ lặp các điều lệnh gán vô bổ và làm rốI tung vấn đề, ta có một cấu trúc mớI: thủ tục Sub. Thủ tục Sub là công cụ chọn lựa trong trường hợp chỉ muốn viết một khốI mã thực hiện một nộI dung nào đó, cũng tương tự như thủ tục Event. Giống như trong thủ tục Function, ta thường dùng Tools/ Add Procedure báo cho Visual Basic biết muốn định nghĩa một thủ tục Sub. Nhưng có trường hợp, ta nhắp nút tuỳ chọn Sub. DướI đây là cấu trúc đơn giản nhất của thủ tục Sub – song vẫn đủ mạnh để phiên dịch đề cương: Puclic Sub Chorus () ‘ Nhiều điều lệnh in End Sub. Cũng như các hàm khác, dòng đầu tiên của thủ tục Sub có tên là phần đầu. Cũng như các hàm do ngườI dùng định nghĩa, phần đầu này có thể có các từ chỉ định truy cập ( chẳng hạn là Pulic ). Sau đó là từ khoá Sub rồI đến thủ tục. Tên thủ tục Sub cũng phảI theo các qui tắc như trong biến. Kế tiếp là danh sách tham số, được bao trong các dấu ngoặc đơn, dành cho các thông tin mà hàm sẽ dùng. Chẳng hạn, thủ tục sự kiện Click () và thủ tục Chorus Sub không dùng tham số nào cả. Lưu ý, cho dù thủ tục không dùng tham số, song vẫn phảI có dấu ngoặc đơn trống trong Sub. Sau Sub là các dòng chứa các điều lệnh tạo thành thủ tục. Các điều lệnh này còn gọI là thân ( của thủ tục ). CuốI cùng, Ta có các từ khoá End Sub nằm ở tên các dòng riêng biệt. Cũng như trong các thủ tục sự kiện, các từ khoá này được dùng để nêu rõ điểm cuốI của một thủ tục chung. Ngoài ra, ta cần một phương cách để chuyển giao thông tin giữa chương trình chính và thủ tục Sub. Để thực hiện, ta theo cùng cách thức như các hàm: dùng danh sách tham số. Danh sách tham số được dùng để liên lạc giữa chương trình chính và thủ tục, khi gọI thủ tục Sub ta dùng tên của nó theo sau là các đốI số (tham số), được tách biệt bởI các dấu phẩy. Các giá trị (mà thực tế là các vị trí bộ nhớ) của các đốI số sẽ được chuyển cho các tham số tương ứng trong thủ tục, và các điều lệnh bên trong thủ tục Sub được thi hành. Khi đạt đến điều lệnh End_ Sub, việc thi hành sẽ tiếp tục vớI các dòng theo sau lệnh gọI đến thủ tục Sub. Cũng như các thủ tục Function, ta phảI dùng cùng số lượng tham số như số lượng tham số đã định nghĩa trong thủ tục Sub, và chúng phảI có cùng kiểu tương thích. IX. Mục đích yêu cầu ngườI sử dụng  Nhu cầu thực tế Trên thực tế nhu cầu xem xét thông tin về một vấn đề nào đó tạI một thờI điểm đốI vớI ngườI quản lý, lãnh đạo rất cần thiết. Các thông tin này là một trong nhiều phần nhỏ trong hệ thống dữ liệu đầy đủ. Các dữ liệu cần xem xét chỉ được quan tâm theo một số khía cạnh nào đó mà thôi.  Bài toán đặt ra * Cho phép ngườI dùng lựa chọn và tra cứu thông tin công chức - tiền lương trong cơ quan mình một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất. * Cho phép ngườI dùng có thể bổ sung hoặc thêm bớt công chức - tiền lương trong cơ quan một cách nhanh chóng nế được nhận quyền tương ứng như vậy . CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG CHỨC - TIỀN LƯƠNG CỦA UBDS-GĐ&TE TỈNH KHÁNH HOÀ Phân tích là công việc đầu tiên củaquá trình xây dựng hệ quản lý trên máy tính. Nó giúp chúng ta cài đặt chường trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữ liệu một cách tốI ưu hơn. Hiệu quả đem lạI cho một chương trình ứng dụng là hoàn toàn phụ thuộc vào độ nông sâu trong quá trình phân tích. I. Mô hình hoá dữ liệu 1. Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm dữ liệu là cơ sở để trao đổI giữa ngườI phân tích và ngườI yêu cầu thiết kế hệ thống. Hệ thống ở đây được phân tích gồm một số thực thể. Một số các thực thể bao gồm một số các thuộc tính có đặc tính chung và giữa các thực thể sẽ có các mốI kết hợp tương ứng vớI nhau. Mặt khác còn tuỳ thuộc vào lần xuất hiện của mỗI thực thể vào mốI kết hợp, mà các mốI kết hợp còn có thể có các thuộc tính riêng. - Thực thể CẤP BẬC chứa các thuộc tính Mã CB, Tên CB. Trong đó thuộc tính Mã CB là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về cấp bậc của từng công chức trong cơ quan - Thực thể BINH CHỦNG chứa các thuộc tính Mã BC, Tên BC. Trong đó thuộc tính Mã BC là chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về binh chủng của công chức trong cơ quan ( những ngườI là bộ đpộI xuất ngũ trở về ). - Thực thể CCBINH chứa các thuộc tính Mã CC, Ngày nhập ngũ, Ngày xuất ngũ, Mã BC, Mã CB.Trong đó Mã CC, Mã BC, Mã CB là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về cựu chiến binh trong cơ quan - Thực thể ĐẢNG VIÊN chứa các thuộc tính Mã CC, Ngày VĐ, Ngày CT, Mã Tỉnh.Trong đó Mã CC là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về đảng viên của công chức trong cơ quan. - Thực thể GIA THUỘC chứa các thuộc tính Mã GT, Họ tên GT, Ngày sinh GT. Trong đó Mã GT là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về gia thuộc trong gia đình của mỗI công chức trong cơ quan - Thực thể CHỨC VỤ chứa các thuộc tính Mã CV, Tên CV. Trong đó Mã CV là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về chức vụ của từng công chức trong cơ quan. - Thực thể CƠ QUAN chứa các thuộc tính sau Mã CQ, Tên CQ. Trong đó Mã CQ là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về cơ quan của từng ngườI trong cơ quan. - Thực thể NGHỀ chứa các thuộc tính Mã nghề, Tên nghề. Trong đó Mã nghề là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về nghề nghiệp trong cơ quan của từng công chức. - Thực thể LOẠI GT chứa các thuộc tính Mã LGT, Tên LGT. Trong đó MÃ LGT là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về loạI gia thuộc của công chức trong cơ quan. - Thực thể BẢNG CHẤM CÔNG chứa các thuộc tính : Số ngày làm việc, Số ngày nghỉ không phép, Số tiền thưởng. Trong đó Số ngày làm việc là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về bảng chấm công của bộ phận tài vụ cho từng công chức trong cơ quan mình, căn cứ vào bảng chấm công này bộ phận tài vụ mớI lên được số lương cho công chức. - Thực thể BÂC LƯƠNG chứa các thuộc tính Mã BL, Hệ số L, Mã NL. Trong đó Mã BL, Mã NL là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này lưu trữ những thông tin về bậc lương của từng công chức trong cơ quan. - Thực thể NGẠCH chứa các thuộc tính Mã NL, Tên NL, Số TLL. Trong đó Mã NL là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về ngạch lương của từng công chức trong cơ quan. - Thực thể PHỤ CẤP chứa các thuộc tính Mã PC, Tên PC, tiền. Trong đó Mã PC là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về số tiền phụ cấp của công chức trong cơ quan - Thực thể KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT chứa các thuộc tính Mã KTKL, Tên KTKL. Trong đó Mã KTKL là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về khen thưởng và kỷ luật của công chức trong cơ quan - Thực thể LÝ DO chứa các thuộc tính Mã lý do, Tên lý do. Trong đó Mã lý do là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về lý do của công chức trong cơ quan - Thực thể NƯỚC chứa các thuộc tính Mã nước, Tên nước. Trong đó Mã nước là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu lạI những thông tin của công chức trong cơ quan khi có kế hoạch đi công tác tạI nước ngoài - Thực thể ĐƠN VỊ chứa các thuộc tính Mã ĐV, Tên ĐV. Trong đó Mã ĐV là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin của công chức ở đơn vị trong cơ quan. - Thực thể CHUYÊN MÔN chứa các thuộc tính Mã CM, Tên CM, thờI gian ĐT. Trong đó Mã ĐV là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về chuyên môn của công chức trong cơ quan. - Thực thể TRƯỜNG chứa các thuộc tính Mã Tr, Tên Tr. Trong đó Mã Tr là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về trường đã đào tạo công chức trước khi làm việc trong cơ quan. - Thực thể NGOẠI NGỮ chứa các thuộc tính Mã NN, Tên NN. Trong đó Mã NN là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về ngoạI ngữ của công chức trong cơ quan. - Thực thể VĂN HOÁ chứa các thuộc tính Mã TĐVH, Tên TĐVH. Trong đó thuộc tính Mã TĐVH là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về trình độ văn hoá của mỗI công chức trong cơ quan. - Thực thể TÔN GIÁO chứa các thuộc tính Mã TG, Tên TG. Trong đó thuộc tính Mã TG là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu lạI những thông tin về công chức thuộc tôn giáo nào. - Thực thể DÂN TỘC chứa các thuộc tính Mã DT, Tên DT. Trong đó thuộc tính Mã DT là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về công chức trong cơ quan thuộc dân tộc nào. - Thực thể ĐIỆN THOẠI chứa các thuộc tính Mã CC, Số ĐT. Trong đó thuộc tính Mã CC, Số ĐT là thuộc tính chỉ danh , thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về số điện thoạI của công chức trong cơ quan. - Thực thể CỰU CHIẾN BINH chứa các thuộc tính Mã CCB, Ngày NN, Ngày XN, Mã BC, Mã CB. Trong đó Mã CC là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những người là cựu chiến binh thuộc công chức trong cơ quan. - Thực thể BẢO HIỂM chứa các thuộc tính Mã BH, Tên BH. Trong đó Mã BH là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về loạI bảo hiểm của công chức trong cơ quan đã tham gia. 2.MốI kết hợp giữa các thực thể - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể ĐƠN VỊ có mốI kết hợp là (1,1)-(1,n). Vì một công chức chỉ ứng với một đơn vị, một đơn vị sẽ ứng với nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể DÂN TỘC có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì mỗI công chức chỉ có thể ứng vớI một dân tộc và nhiều dân tộc có thể ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể TÔN GIÁO có mốI kết hợp (1,1)- (1,n). Vì một công chức chỉ có thể ứng vớI một tôn giáo và một tôn giáo có thể ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể VĂN HOÁ có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì một công chức chỉ có thể ứng vớI một trình độ văn hoá và một trình độ văn hoá cá thể ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể NGOẠI NGỮ có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức ứng vớI nhiều trình độ ngoạI ngữ và một ngoạI ngữ ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể TRƯỜNG có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức ứng vớI nhiều trường và một trường ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể CHUYÊN MÔN có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức ứng vớI nhiều chuyên môn và một chuyên môn ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể NƯỚC có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều nước đi và một nước có nhiều công chức đi. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể LÝ DO có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều lý do và một lý do ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều khen thưởng và một khen thưởng ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể ĐIỆN THOẠI có mốI kết hợp (1,.n)-(1,n). Vì mộtcông chức có nhiều số điện thoạI và một điện thoạI ứng vớI một công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể GIA THUỘC có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều gia thuộc và một gia thuộc có nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể CHỨC VỤ có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì một công chức có một chức vụ và một chức vụ ứng vớI nhiều công chức - Giữa thực thể GIA THUỘC vớI thực thể CHỨC VỤ có mốI kết hợp (1,1)- (1,n). Vì một công chức trong gia thuộc thì ứng vớI một chức vụ và một chức vụ thì ứng vớI nhiều công chức trong gia thuộc. - Giữa thực thể GIA THUỘC vớI thực thể CƠ QUAN có mốI kết hợp (1,1)- (1,n).Vì một công chức trong gia thuộc thì ứng vớI một cơ quan và một cơ quan ứng nhiều công chức trong gia thuộc. - Giữa thực thể GIA THUỘC vớI thực thể NGHỀ có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì một công chức trong gia thuộc thì ứng vớI một nghề nghiệp và một nghề nghiệp thì ứng vớI nhiều công chức trong gia thuộc. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể LOẠI GIA THUỘC có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì ứng vớI một công chức thì có nhiều loạI gia thuộc trong cơ quan và một loạI gia thuộc thì có nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể BẢNG CHẤM CÔNG có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì ứng vớI một công chức thì có một bảng chấm công và một bảng chấm công ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể BẢO HIỂM có mốI kết hợp (1,1)-1,n). Vì một công chức ứng vớI bảo hiểm nhưng một bảo hiểm thì ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể BẬC LƯƠNG có mốI kết hợp (1,n)-(1,n) tạo nên quan hệ CÔNG CHỨC –QUÁ TRÌNH LƯƠNG để lưu trữ quá trình lương chức và ngày lính lương của công chức. - Giữa thực thể BẢNG LƯƠNG vớI thực thể NGẠCH có mốI kết hợp (1,1)- (1,n). Vì một bậc lương của côngchức thì ứng vớI một ngạch và một ngạch thì ứng vớI nhiều bậc lương. Ta có mô hình dữ liệu sau: MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU Công chức - Mã CC - Tên CC - GiớI tính - Ngày sinh - Nơi sinh - Địa chỉ - Số CMND - Đoàn viên - Ngày vào CQ - Ngày vào BC CC.BINH -Ngày NN -Ngày XN GIA THUỘC - Mã GT - Họ tên GT - Ngày sinh GT B.HIỂM - Mã BH - Tên BH CC - BH ĐƠN VỊ -Mã ĐV -Tên ĐV CC- ĐV PHỤ CẤP -Mã PC -Tên PC - Tiền CC - PC B. LƯƠNG -Mã BL -Tên BL NGẠCH - Mã NL - Tên NL - Số NLL BL - N BC. CÔNG - MSCC -Số ngày làm việc -Số ngày nghỉ không phép -Số tiền thưởng CC- BCC T.GIÁO -Mã TG -Tên TG CC- TG V. HOÁ -Mã VH -Tên VH CC-TG D.TỘC -Mã DT -Tên DT CC- DT NG.NGỮ -Mã NN -Tên NN CC- NN Cấp độ C.MÔN -Mã CM -Tên CM -Tg ĐT TRƯỜNG -Mã Tr -Tên Tr CC- CM - LoạI CC - N BĐĐT - N KTĐT LÝ DO - Mã LD - TênĐL KTKL Mã KTKL Tên KTKL NƯỚC -Mã N -Tên N CC- ĐNN - Ngày đi - Ngày về CC- KTKL - Ngày KTKL -Ngày XKL Đ THOẠI Số ĐT SĐT (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) PHÉP (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) CC - GT LOẠI GT CÙNG CƠ QUAN (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) CC- CV (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,n) CC- QTL - Ngày LL (1,n) (1,n) (1,1) (1,n) (1,n) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) II.Mô hình tổ chức dữ liệu VớI mô hình quan niệm dữ liệu của bài toán quản lý công chức - tiền lương ta có mô hình tổ chức dữ liệu sau: BINH CHỦNG ( Mã BC, Tên BC ) CC BINH (Mã CC, Ngày nhập ngũ, Ngày xuất ngũ, Mã BC, Mã CB ) CẤP BẬC (Mã CB, Tên CB ) ĐẢNG VIÊN ( Mã CC, Ngày VĐ, Ngày CT, Mã tỉnh ) CHỨC VỤ (Mã CV, Tên CV ) CƠ QUAN (Mã CQ, Tên CQ ) NGHỀ (Mã nghề , Tên nghề ) LOẠI GT ( Mã LGT, Tên LGT ) BẢNG CHẤM CÔNG (Mã CC, Số ngày làm việc , Số ngày nghỉ không phép, Số tiền thưởng, Số tiền phạt ) B. LƯƠNG (Mã BL, Hệ số lương, Mã NL ) GIA THUỘC ( Mã GT, Họ, Tên GT, Ngày sinh GT, Mã CV, Mã CQ, Mã nghề ) CC-QTL (Mã CC, Mã BL, Ngày LL ) CC-GT (Mã CC, Mã GT, Mã LGT ) CÙNG CƠ QUAN (Mã CC, Mã LGT) III. Mô hình vật lý dữ liệu 1. Cấu trúc các bảng TABLE Mô hình vật lý dữ liệu là mô hình của dữ liệu được cài đặt trên máy tính dướI một hệ thống quản trị dữ liệu, trong bài toán quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE tôi đã trình bày mô hình vật lý dữ liệu dướI hệ quản trị dữ liệu bằng ACCESS. Ứng vớI mỗI lược đồ quan hệ trong mô hình tổ chức dữ liệu được cài đặt thành một bảng dữ liệu cơ sở (Table). Ở đây ta chỉ trình bày các yếu tố chính của các table bao gồm các cột: Tên trường, kiểu dữ liệu, kích thước và rang buộc tính toàn vẹn dữ liệu. TÊN LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn VớI mỗI thuộc tính : Ta chỉ giảI thích giá trị. VớI thuộc tính khoá ta thêm chữ (K) bên cạnh thuộc tính. Tên thuộc tính: Ghi tên thuộc tính Kiểu dữ liệu : Kiểu dữ liệu của thuộc tính (Tương ứng vớI kiểu dữ liệu khác không cần chọn ở đây). Ràng buộc toàn vẹn: Ở đây ta chỉ nghi ràng buộc toàn vẹn giá trị và ràng buộc toàn vẹn khoá ngoạI ta nghi: Lookup(TableName) vớI table name là tên của bảng dữ liệu mà thuộc tính này là khoá. Sau mỗI hình ta cho một ví dụ vớI giá trị của dữ liệu Vậy bài toán quản lý công chức -tiền lương ta có mô hình tổ chức dữ liệu sau: TỈNH (Mã tỉnh, Tên tỉnh) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã tỉnh(K) Text 2 Len()=2 Tên tỉnh Text 20 M ã t ỉnh: Số thứ tự của tỉnh trong nước. Việt nam có dướI 100 tỉnh, nên ta chon 2 ký tự để đánh số thứ tự của tỉnh. Tên tỉnh: Bắt đầulà Tp cho thành phố trực thuộc trung ương, T cho tỉnh và tiếp theo là tên tỉnh hay tên thành phố. Tên dài nhất của tỉnh Việt Nam là T Bà Rịa Vũng Tàu gồm 18 chữ cái. Ta chọn chiều dài tốI đa là 20. Ví dụ: Mã tỉnh Tên tỉnh 01 Tp Hà Nội 02 Tp HảI Phòng B CHỦNG (Mã BC, Tên BC) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã BC(K) Text 1 Len()=1 Tên BC Text 30 Mã BC: Số thứ tự binh chủng trong Quân độI Nhâ dân Việt Nam. Ví dụ: Mã BC Tên BC 1 Binh nhất 2 Binh nhì CCBINH (Mã CC, Ngày NN, Ngày XN, Mã BC, Mã CB) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Len()=1 Ngày NN Date <Date() Ngày XN Date <Date() Mã BC Text 1 Lookup(BCHUNG) Mã CB Text 2 Lookup(CẤP BẬC) PhảI có: Ngày NN< Ngày XN ĐẢNG VIÊN ( Mã CC, Ngày VĐ, Ngày CT, Mã tỉnh) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup(CÔNG CHỨC) Ngày VĐ Date <Date() Ngày CT Date <Date() Mã Tỉnh Text 2 Lookup(TỈNH) PhảI có: Ngày VĐ< Ngày CT Vídụ: Mã CC Ngày VĐ Ngày CT Mã tỉnh 1111-1111 18/05/1996 18/05/1997 41 1111-2222 02/02/1991 02/02/1992 32 CHỨC VỤ (Mã CV, Tên CV) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CV(K) Text 2 Len()=2 Tên CV Text 20 Trong một cơ quan có nhiều chức vụ khác nhau, Mã CV: Số thứ tự của chức vụ tạI cơ quan Ví dụ: Mã CV Tên CV 01 Chủ tịch 02 Phó Chủ tịch CƠ QUAN (Mã CQ, Tên CQ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CQ(K) Text 3 Len()=3 Tên CQ Text 30 Mã CQ: Số thứ tự của các cơ quan trong khu vực. Trong bảng dữ liệu có một giá trị: Không có cơ quan vớI mã số 000 Ví dụ: Mã CQ Tên CQ 000 Không cơ quan 001 Trường ĐạI Học Bách Khoa Hà Nội NGHỀ (Mã nghề, Tên nghề ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã nghềK) Text 2 Len()=3 Tên nghề Text 30 Mã nghề: Số thứ tự của nghề nghiệp. Trong bảng dữ liệu có một giá trị: Không nghề nghiệp vớI mã số 00 Mã nghề Tên nghề 00 Không nghề nghiệp 01 Ký sư LOẠI LGT ( Mã LGT, Tên LGT ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã LGTK) Text 2 Len()=2 Tên LGT Text 6 Mã LGT: Số thứ tự của loạI gia thuộc Ví dụ: Mã LGT Tên LGT 01 Cha 02 Mẹ 03 Anh 04 Em 05 Chồng 06 Vợ 07 Con BẬC LƯƠNG (Mã BL, Hệ số L, Mã NL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã BL Text 2 Len()=2 Tên Hệ số L Number Single >=1And<=2 Mã NL Text 4 L ookup(NGẠCH) Mã BL: Số thứ tự của bậc lương NGẠCH (Mã NL, Tên NL, Số TLL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã NL Text 4 Len()=4 Tên NL Text Số TLL Number Byte =24or=36 Ví dụ: Mã NL Tên NL Số TLL 0510 Giảng viên 36 0211 Trợ giảng 24 LÝ DO (Mã LD, Tên LD) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã LD Text 4 Len()=4 Tên LD Text 50 Mã LD: 2 ký tự đầu là NN: Lý do đi nước ngoài, KL: lý do bị kỷ luật, KT: Lý do được khen thưởng. Hai ký tự sau là số thứ tự của mỗI lý do. Ví dụ: Mã LD Tên LD NN01 Du lịch KT Hoàn thành tốt nhiệm vụ KL Vi phạm kỷ luật lao động KTKL (Mã KTKL, Tên KTKL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã KTKL Text 2 Len()=2 Tên KTKL Text 50 Mã KTKL: Số thứ tự của khen thưởng hay kỷ luật Ví dụ: Mã KTKL Tên KTKL 01 Đơn vị tặng giấy khen … …… 51 Khiển trách trước đơn vị 52 Cảnh cáo trước đơn vị NƯỚC (Mã nước, Tên nước ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã nước (K) Text 3 Len()=3 Tên nước Text 30 Mã nước: Chữ viết tắt của một nước trên thế giớI Ví dụ: Mã nước Tên nước VN Việt Nam USA Hoa Kỳ CMÔN (Mã CM, Tên CM, TgĐT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CM (K) Text 2 Len()=2 Tên CM Text 50 TgĐT Byte Mã CM: Số thứ tự của chuyên môn đào tạo TgĐT : ThờI gian đào tạo được tính bằng tháng Ví dụ: Mã CM Tên CM TgĐT 01 Kế toán văn phòng 12 02 Sơ cấp tin học 6 TRƯỜNG (Mã Tr, Tên Tr) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã Tr (K) Text 2 Len()=2 Tên Tr Text 50 Mã Tr: Số thứ tự của trường đào tạo Ví dụ: Mã Tr Tên Tr 01 ĐạI Học Thuỷ Sản 02 Trung cấp thống kê NG NGỮ (Mã NN, Tên NN) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã NN(K) Text 1 Len()=1 Tên NN Text 15 Có 7 ngoạI ngữ được công nhận: Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Trung Quốc. Mã NN là số thứ tự của NN Ví dụ Mã NN Tên NN 1 Anh 2 Nga VĂN HOÁ (Mã TĐVH, Tên TĐVH) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã TĐVH(K) Text 1 Len()=1 Tên TĐVH Text 20 Có 5 trình độ văn hoá: Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thong, ĐạI học, Trên đạI học. Ví dụ: Mã TĐVH Tên TĐVH 1 Tiểu học 2 Trung học cơ sở 3 Trung học phổ thông 4 ĐạI học 5 Trên đạI học TÔN GIÁO (Mã TG, Tên TG) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã TG(K) Text 1 Len()=1 Tên TGVH Text 15 Việt nam có khoảng 10 tôn giáo khác nhau. Mã TG là số thứ tự của tôn giáo. Ví dụ: Mã TG Tên TG 0 Không tôn giáo 1 Phật giáo 2 Thiên chúa giáo DÂN TỘC (Mã DT, Tên DT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã DT(K) Text 2 Len()=2 Tên DTVH Text 10 Việt nam có khoảng 60 dân tộc khác nhau. Mã DT là số thứ tự của dân tộc. Ví dụ: Mã DT Tên DT 01 Kinh 02 Hoa 03 Mường ĐƠN VỊ (Mã ĐV, Tên ĐV ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã ĐV(K) Text 2 Len()=2 Tên ĐV Text 50 Mã đơn vị là số thứ tự của đơn vị trong cơ quan Ví dụ Mã ĐV Tên ĐV 01 Phòng tổ chức 02 Phòng tài vụ 03 Phòng nghiệp vụ GIA THUỘC (Mã GT, Họ tên GT, Ngày sinh GT, Mã CV, Mã CQ, Mã nghề) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã GT(K) Text 4 Len()=4 Họ tên GT Text 30 Ngày sinh GT Date Mã CV Text Lookup(CHỨC VỤ) Mã CQ Text Lookup(CƠ QUAN) Mã nghề Text Lookup(NGHỀ) Mã GT: Số thứ tự của những ngườI trong gia thuộc của côngchức. Toàn bỘ trong cơ quan có khoảng 500 gia thuộc. PHÉP(Mã CC, Mã tỉnh, Ngày BĐ, Ngày KT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Ma tỉnh Text 2 Lookup (TỈNH) Ngày BĐ Date <Date Ngày KT Date <Date PhảI có Ngày BĐ <= Ngày KT Ngày BĐ: Ngày bắt đầu nghỉ phép. Thuộc tính này phảI tham gia vào khoá. Vì nếu chỉ có mã CC và Mã tỉnh là khoá thì một công chức nghỉ phép tạI một tỉnh nào đó chỉ có một lần. Ngày KT: Ngày kết thúc nghỉ phép Ví dụ Mã CC Mã tỉnh Ngày BĐ Ngày KT 1111-1111 01 12/03/1999 18/03/1999 1111-2222 02 14/04/2000 16/04/2000 1111-3333 03 10/05/2000 15/05/2000 CC-NN (Mã CC, Mã NN, Cấp độ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã NN Text 1 Lookup (NGNGỮ) Cấp độ Text 1 In (A,B,C,D) Ví dụ: Mã CC Mã NN Cấp độ 1111-1111 1 B 1111-2222 2 B 1111-3333 3 A CC-CM (Mã CC, Mã Tr, Mã CM, LoạI CC, N ĐĐT, N BĐKT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã Tr (K) Text 2 Lookup (TRƯỜNG) Mã CM (K) Text 2 Lookup (CMÔN) LoạI CC Yes/No N BĐĐT Date N BĐKT Date LoạI CC: Có hai giá trị Yes là văn bằng; No là chứng chỉ tốt nghiệp N BĐĐT: Ngày bắt đầu đào tạo. N BĐKT: Ngày bắt đầu kết thúc Ví dụ: Mã CC Mã Tr Mã CM LoạI CC N BĐĐT N BĐKT 1111-1111 01 03 Yes 12/011996 10/06/1999 1111-2222 02 04 No 12/02/1997 12/08/2000 1111-3333 03 05 Yes 12/03/1995 10/06/2000 CC-ĐNN (Mã CC, Mã nước, Ngày đi, Ngày về) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã nước (K) Text 3 Lookup (NƯỚC) Ngày đi (K) Date <Date() Ngày về Date <Date() PhảI có: Ngày đi < Ngày về Ngày đi: Ngày công chức đi nước ngoài. Thuôck tính này phảI tham gia vào khoá. Vì nếu chỉ có Mã CC và Mã nước là khoá thì một công chức nào đó chỉ có một lần. Trong thực tế thì một công chức có thể đi nước ngoài nhiều lần CC- KTKL (Mã CC, Mã KTKL, Mã LD, Ngày KTKL, Ngày XKL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã KTKL (K) Text 2 Lookup (KTKL) Mã LD (K) Text 2 Lookup (LÝ DO) Ngày KTKL Date <Date() Ngày XKL Date <Date() Ngày KTKL: Ngày công chức được khen thưởng hay bị kỷ luật. Thuộc tính này phảI tham gia vào khoá, vì có nhiều công chức được khen thưởng hay bị kỷ luật một hình thức nào đó có thể nhiều lần. Ngày XKL: Ngày công chức được xoá kỷ luật. Thuộc tính này chỉ có giá trị khi một công chức kỷ luật. CÙNG CƠ QUAN (Mã CC1, Mã CC2, Mã LGT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC1(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã CC2 (K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã LGT (K) Text 2 Lookup (LGT) Ví dụ: Mã CC1 Mã CC2 Mã LGT 1111-1111 1111-1212 01 1111-2222 1111-0101 02 1111-3333 1331-2345 05 SĐT(Mã CC, Số ĐT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Số ĐT (K) Text 10 Lookup (CÔNG CHỨC) Ví dụ: Mã CC Số ĐT 1111-1111 031778838 1111-2222 0241631010 1111-3333 0241632022 BẢNG CHẤM CÔNG(Mã CC, Số ngày làm việc, Số ngày nghỉ không phép, Số tiền thưởng, Số tiền phạt ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Số NLV (K) Date <Date() Số NKP (K) Date <Date() Số TThưởng Number Single Số TPhạt Number Single Ví dụ: Mã CC Số NLV Số NKP Số TThưởng Số TPhạt 1111-1111 20 6 200000 0 1111-2222 26 0 200000 10000 1111-3333 26 0 200000 15000 BẢO HIỂM (Mã BH, HTBH) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã BH(K) Text 2 Len()=2 Số HTBH Text 20 Mã BH: Mã bảo hiểm có kích thước là 2 HTBH: Hình thức bảo hiểm CC-GT(Mã CC, Mã GT, Mã LGT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup(CÔNG CHỨC) Mã GT (K) Text 4 Lookup(GIA THUỘC) Mã LGT (K) Text 2 Lookup(LGIA THUỘC) PHỤ CẤP( Mã PC, Tên PC, Tiền) ên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã PC(K) Text 1 Len()=1 Tên PC Text 20 Tiền Number Single Ví dụ: Mã PC Tên PC Tiền 1 Chức vụ 50000 2 Chuyên môn 100000 CẤP BẬC(Mã CB, Tên CB) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CB(K) Text 2 Len()=2 Tên CB Text 15 Mã CB: Số thứ tự cấp bậc trong quân độI Nhân dân Việt Nam Ví dụ: Mã CB Tên CB 01 Binh nhất 02 Binh nhì CC-QTL(Mã CC, Mã BL, NLL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup(CÔNG CHỨC) Mã BL(K) Text 4 Lookup(BẬC LƯƠNG) NLL(K) Date <Date() Ngày LL: Ngày công chức lên bậc lương mớI. Thuộc tính này phảI tham gia vào khoá. Vì nếu chỉ có Mã CC và Mã BL là khoá thì một công chức lên một bậc lương nào đó chỉ một lần. Trong thực tế có nhiều công chức bị kỷ luật hạ bậc lương nên một bậc lương công chức có thể lên nhiều hơn một lần. CÔNG CHỨC(Mã CC, Họ CC, Tên CC, ngày sinh, giớI tính, nơi sinh, địa chỉ, đoàn viên, ngày CQ, ngày vào BC, Mã ĐV, Mã DT, Mã TG, Mã TĐCH, Mã CV, Mã BH, Mã PC) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Len()=9 Họ CC Text 30 Tên CC Text 7 Ngày sinh Date (1) GiớI tính Yes/No Nơi sinh Text 50 Địa chỉ Text 50 Đoàn viên Yes/No Ngày VCQ Date (2) Ngày vào BC Date (3) Mã ĐV Text 2 Lookup(ĐƠN VỊ) Mã DT Text 2 Lookup(DÂN TỘC) Mã TG Text 1 Lookup(TÔN GIÁO) Mã TĐVH Text 1 Lookup(VĂN HOÁ) Mã CV Text 2 Lookup(CHỨC VỤ) Mã BH Text 2 Lookup(BẢO HIỂM) Mã PC Text 1 Lookup(PHỤ CẤP) Mã CC: 4 ký tự đầu là ngạch, 4 ký tự sau là số thứ tự của CC trong cơ quan. Hai nhóm cách nhau bởI dấu (-) Tên CC: Gồm một từ là tên của công chức. GiớI tính: Yes là Nam, No là Nữ III. Mô hình hoá xử lý 1) Sơ đồ thông lượng : Nhằm xác định các luồng thông tin trao đổI giữa các tác nhân trong hệ thống thông tin quản lý. Bài toán quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE có bốn tác nhân trong và có một tác nhân ngoài. Sự chuyển giao thông tin giữa các tác nhân theo sơ đồ thông lượng như sau: 2) Danh sách tác vụ (1) Yêu cầu tuyển công chức (2) Lệnh tuyển công chức (3) Thông báo tuyển công chức (4) Nộp hồ sơ dự tuyển (5) Trình hồ sơ xét duyệt (6) Hồ sơ được xét duyệt (7) Thông báo kết quả NHÂN DÂN CHỦ TỊCH UBDS- GĐ&TE PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG TÀI VỤ ĐƠN VỊ (1) (14) (13) (9) (8) (10) (8) (12) (11) (6) (5) (2) (7) (4) (3) (15) (16) (17) IV. Mô hình quan niệm xử lý Nhằm xác định hệ thống gồm những gì? Và các chức năng này liên hệ vớI nhau như thế nào? Ở mức này chưa quan tâm các chức năng đó do ai làm, làm khi nào và làm ở đâu. Dựa vào các tác vụ trên mô hình thông lượng ta có mô hình mô tả các bước xử lý sau : (8) Quyết định tuyển công chức (9) Bảng chấm công (10) Bảng chấm công đã duyệt (11) Bảng lương trình ký (12) Bảng lương đã duyệt (13) Bảng lương (14) Bảng lương đã ký nhận (15) Đề nghị khen thưởng kỷ luật (16) Danh sách khen thưởng kỷ luật đã duyệt (17) Danh sách khen thưởng kỷ luật Yêu cầu tuyển công chức THÔNG BÁO TUYỂN CÔNG CHỨC YES Thông báo đã phát Hồ sơ được chấp nhận Hồ sơ bị từ chốI Trong thờI hạn NHẬN HỒ SƠ DỰ TUYỂN NO YES IN GIẤY BÁO YES GỬI GIẤY BÁO NO YES Giấy báo trúng tuyển ND đã nhận Giấy báo không trúng tuyển NHẬN HỒ SƠ LÀM VIỆC NO YES CHẤM CÔNG YES XÉT TUYỂN NO YES Đủ tiêu chuẩn Không đủ tiêu chuẩn Chỉ tiêu In danh sách trúng tuyển Danh sách công chức Danh sách không đến Hồ sơ được chấp nhận Bảng chấm công (2) (1) IN BẢNG LƯƠNG YES Danh sách không chấp nhận Danh sách được chấp nhận LĨNH LƯƠNG NO YES Bảng lương chưa ký nhận Bảng lương đã ký nhận XÉT KTKL NO YES Đề nghị khen thưởng kỷ luật Danh sách không KTKL Danh sách được KTKL Bảng lương XÉT DUYỆT NO YES (2) (1) V. Mô hình tổ chức xử lý Ở mức tổ chức, mỗI công việc phảI được xác định rõ: Nơi làm việc, phương thức làm việc, tần suất và chu kỳ của nó. Trước khi thiết kế mô hình tổ chức xử lý, ta phảI lập bảng công việc sau: STT TÊN CÔNG VIỆC NƠI THỰC HIỆN PHƯƠN G THỨC TẦN SUẤT CHU KỲ 1 Thông báo tuyển cc Phòng tổ chức Thủ công 1 lần/năm 1 năm 2 Nhận hồ sơ dự tuyển Phòng tổ chức Thủ công 1 lần/năm 1 năm 3 Xét tuyển Ban giám đốc Thủ công 1 lần/năm 1 năm 4 In giấy báo kết quả Phòng tổ chức Tự động 1 lần/năm 1 năm 5 Nhập hồ sơ Đơn vị Thủ công 1 lần/năm 1 năm 6 Chấm công Đơn vị Thủ công 1 lần/ tháng 1 tháng 7 In bảng lương Phòng tài vụ Tự động 1 lần/ tháng 1 tháng 8 Xét duyệt Phòng tổ chức Thủ công 1 lần/ háng 1 tháng 9 Lĩnh lương Đơn vị Thủ công 1 lần/ tháng 1 tháng 10 Xét khen thưởng Ban giám đốc Thủ công 3 lần/năm /3năm 11 Khen thưởng kỷ luật Phòng tài vụ Thủ công 3 lần/năm 1/3nă m Sau đây là mô hình logic xử lý: Mô hình này các công việc trong mô hình quan niệm xử lý sẽ đặt vào từng nơi làm việc cụ thể của môi trường thật. NHÂN DÂN ĐƠN VỊ PHÒNG TỔ CHỨC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI VỤ Có chỉ tiêu tuyển công chức TBTCC YES Thông báo đã phát NHẬN HS NO YES Trong thờI hạn nộp Hồ sơ bị từ chối Hồ sơ được chấp nhận XÉT TUYỂN NO YES Chỉ tiêu NHÂN DÂN ĐƠN VỊ PHÒNG TỔ CHỨC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI VỤ Giấy báo ND đã nhận GỬI GBÁO YES NO Danh sách (1) NHẬN HSƠ YES NO Danh sách Giấy báo không nhận NHÂN DÂN ĐƠN VỊ PHÒNG TỔ CHỨC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI VỤ LĨNH LƯƠNG NO YES (2) CHƯƠNG IV THIẾT KẾ HỆ THÔNG QUẢN LÝ CÔNG CHỨC - TIỀN LƯƠNG CỦA UBDS-GĐ&TE THÀNH PHỐ NHA TRANG – KHÁNH HOÀ I. Quan hệ giữa các bảng Table Dựa vào các bước phân tích hệ thống chương trình ở phần III, đặc biệt là mô hình vật lý dữ liệu vớI cấu trúc các Table dựa trên công cụ Relatinoship của Access ta sẽ có mốI quan hệ giữa các bảng như sau: II. Mô hình vật lý xử lý A. Các đơn vị trong chương trình cần quản lý 1. Công chức - Cập nhật hồ sơ công chức - Qúa trình công tác của công chức - Quan hệ gia đình - Các hình thức khen-kỷ luật của công chức 2. Tiền lương - In ra bảng lương tổng hợp - In ra bảng lương cá nhân - In ra danh sách công chức được nâng lương vớI ngày lên lương và số tiền tương ứng 3. Tìm hiểu tình hình công chức - Tìm kiếm công chức theo yêu cầu của ban lãnh đạo trong cơ quan - Tra cứu những ngườI là cựu chiến binh đang làm việc trong cơ quan B. Sơ đồ chương trình chính: SƠ ĐỒ CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH ========== CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH GIỚI THIỆU QUẢN LÝ CC TRA CỨU QUẢN LÝ TL BÁO CÁO Thoát Tổ chức cơ quan GIỚI THIỆU QUẢN LÝ TL Danh mục liên quan CC-Qúa trình lương Bảng lương Tra cứu những ngườI là cựu chiến binh trong cơ quan TRA CỨU Tìm kiếm các thông tin về công chức CC- NGhề Danh mục liên quan QUẢN LÝ CC CC-Khen thưởng – Kỷ luật CC-Chuyên môn CC-NgoạI ngữ CC-Qúa trình công tác Quan hệ gia đình CC- Nghề nghiệp BÁO CÁO Bản lý lịch của công chức Bảng lương của công chức Báo cáo tổng hợp C. LẬP ĐẶC TẢ CHO TỪNG MODUL Các đặc tả cho từng module theo yêu cầu bài toán. Mục tiêu của chương trình là đưa vào các thông tin, tiến hành xử lý thông tin và xuất dữ liệu theo yêu cầu, dữ liệu xuất ra phảI chính xác, rõ ràng. Như vậy chương trình phảI được thiết kế vớI cấu trúc rõ ràng, sáng sủa, tiện cho việc kiểm tra chương trình thành các module, các hàm, thủ tục là điều cần thiết, trong chương trình quản lý công chức - tiền lương cũng được chia thành nhiều hàm, thủ tục và modole. Các IPO-Chart dướI đây sẽ mô tả các chi tiết một số thủ tục, hàm, module trong chương trình. Module: HO SO CONG CHUC NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản Lý công chức - tiền lương Ngày: 29/6/2003 Mục tiêu: Vào thông tin hồ sơ công chức IPO –Chart1 GọI bởI: MAIN MENU GọI Form: - HO SO CONG CHUC - TINH, DON VI, CHUC VU - DAN TOC, TON GIAO, CQ - ĐANG VIEN, CCBINH - ĐIA CHI Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập dữ liệu cho table: HO SO CONG CHUC Trong form có listtbox để chọn được mã TINH, DAN TOC, TON GIAO, TĐVH, CHUC VU, CO QUAN, BAO HIEM, PHU CAP. Là khoá ngoạI của CONG CHUC. Nhật thông tin công chức Tìm thông tin công chức trong HO SO IF không tìm thấy THEN Thêm công chức mớI vào HO SO IPO-Chart: Qúa trình công tác của công chức Module: QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản Lý công chức - tiền lương Ngày: 29/6/2003 Mục tiêu: Vào thông tin hồ sơ công chức IPO –Chart 2 GọI bởI: MAIN MENU GọI Form: CC-ĐI NƯỚC NGOÀI Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập dữ liệu cho table: CC-ĐNN Trong form này có thể vào bảng CC-ĐNN bằng việc chọn dữ liệu có sẵn trong list box tên: Nước đi của công chức khi đi công tác Các nút lệnh: Thêm, sửa, xoá, thoát IPO-Chart: Công chức-ngoạI ngữ Modul: CONG CHUC - NGOAI NGU NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản lý công chức - tiền lương Ngày: 29/06/2003 Mục tiêu: Vào thông tin về bảng CC-NN IPO-Chart 3 GọI bởI: MAIFORM GọI Form: CC-NGOAẠI NGỮ IPO-Chart: Công chức – chuyên môn Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một from nhập: CC-NGOẠI NGỮ Trong from này có hai ComboBox để gọI hàm NgoạI ngữ( ) và hàm Cấp độ ( ). Gía trị của hàm là điều kiện tìm trong Công Chức- NgaọI Ngữ. Nếu thoả mãn điều kiện thì được cập nhật trong Form CC- NGOẠI NGỮ Datebases: TOT NGHIEP.MDB Module: CONG CHUC – CHUYEN MON NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản lý công chức - tiền lương Ngày: 29/06/2003 Mục tiêu: Vào thông tin về CC-CHUYÊN MÔN GọI bởI: MAIFORM GọI Form: - CHUYÊN MÔN - MÃ TRƯỜNG IPO-Chart 4 IOP-Chart: Công chức – quá trình lương Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập: CC-CHUYÊN MÔN Trong form này có 3 textBox chứa danh sách LoạI cc, Ngày BĐ, Ngày KT và 1 ComboBox chứa Họ, Tên CC Nếu thoả mãn điều kiện thì in ra trong form CC-CHUYÊN MÔN Datebases: TOT NGHIEP.MDB Module: CONG CHUC – QUA TRINH LUONG NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản lý công chức - tiền lương Ngày: 29/06/2003 Mục tiêu: Vào thong tin về quá trình lương của công chức IPO-Chart 5 GọIbởI: MAIFORM GọI Form: - Ngạch lương - Bậc lương - Qúa trình lương D. Kết quả của một số chương trình Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập: CÔNG CHỨC - TIỀN LƯƠNG Trong form này chứa 2 ComboBox: Mã cc, bậc lương chứa danh sách dữ liệu cần bổ sung cho Form CC-QIL Gía trị được thoả mãn điều kiện của Form thì Form CC-QTL sẽ được in ra danh sách cần tìm Datebases: TOT NGHIEP.MDB CHƯƠNG V AN TOÀN DỮ LIỆU I. TạI sao phảI đặt vấn đề an toàn dữ liệu? Các dữ liệu thường được lưu trong đĩa cứng của máy tính trong ổ đĩa cứng chung của toàn mạng máy tính. * Do một sự cố nào đó, ví dụ đĩa bị hỏng, các dữ liệu bị các chương trình VIRUS xoá mất, mất điện đột ngột… các dữ liệu sẽ bị mất, hoặc sai so vớI ban đầu. ĐốI vớI hệ thống có lượng dữ liệu lớn thì việc cập nhật lạI các dữ liệu đã bị mất tốn nhiều thờI gian và rất bất tiện. * Để khắc phục sự mất mát dữ liệu do các sự cố chúng ta phảI tổ chức công tác an toàn dữ liệu. II. Các phương pháp tổ chức bảo đảm an toà dữ liệu Tuỳ thuộc vào công tác tin học trên thực tế ở từng nơi mà có thể áp dụng các phương pháp sau. 1. Backup số liệu (ghi đơn) * Phương pháp này rất đơn giản, có thể áp dụng cho bất cứ nơi nào * Các số liệu được ghi lưu ra đĩa mềm hoặc ra các đĩa cứng khác. Công việc ghi lưu được làm theo một định kỳ nào đó, định kỳ càng ngắn thì lượng dữ liệu được đảm bảo càng lớn. Việc định kỳ cho việc ghi lưu số liệu tuỳ thuộc vào việc dữ liệu có được cập nhật thường xuyên hay không. Định kỳ ghi lưu dữ liệu phảI đảm bảo lượng dữ liệu bị mất (không khôi phục được vì chưa được ghi lưu) tạI một thờI điểm nào đó càng ít càng tốt. * Các dữ liệu khi bị hỏng sẽ được khôi phục lạI từ bản sao nếu chúng đã được ghi lưu, các dữ liệu vào giữa hai kỳ sẽ phảI vào lại. Nếu dữ liệu không được ghi lưu thường xuyên thì lượng dữ liệu này là không nhiều. * Phương pháp ghi lưu số liệu đơn giản, tuy nhiên công việc phảI được tiến hành thường xuyên, các đĩa lưu giữ các bản sao phảI được bảo quản tốt. 2. Dùng hai ổ đĩa cứng theo chế độ soi gương * Phương pháp này được áp dụng đốI vớI mạng máy tính nó đòi hỏI hai ổ đĩa hoàn toàn giống nhau. * Theo cơ chế này chúng ta cũng chỉ làm việc vớI một ổ đĩa như bình thường. Hai ổ đĩa này sẽ tự động cập nhật các dữ liệu của nhau. Theo chế độ này chúng ta sử dụng một ổ đĩa dùng làm việc hàng ngày, ổ đĩa còn lạI chỉ lưu trữ các dữ liệu như một bản sao của ổ đĩa dùng làm việc. Khi có sự cố ở một ổ đĩa nào đó thì chúng ta vẫn có dữ liệu lưu trữ trên đĩa còn lại. * Có hai cơ chế dùng hai ổ đĩa theo chế độ trên * Cơ chế MIRRORING: Dùng hai ổ đĩa giống nhau vớI một card điều khiển. * Cơ chế DUPLEXING: Dùng hai ổ đĩa giống nhau vớI một card điều khiển cho hai ổ đĩa đó. * Phương pháp này dữ liệu được lưu trữ thành hai bản hoàn toàn tự động