Đồ án Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư và một số biện pháp nâng cao tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư tại Công ty cao su Sao Vàng

Lời mở đầu 1.Tính cần thiết của đề tài Nền kinh tế chuyển sang giai đoạn phát triển mới từ sau đại hội Đảng toàn quốc lầ thứ IX. Đó là đại hội của tinh thần đổi mới tư duy và đổi mới mọi hoạt động của Đảng, toàn dân trong sự phát triển kinh tế- xã hội và bảo vệ tổ quốc. Mờu chốt của quá trình đổi mới này chính là cuộc cách mạng về cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang quản lý kinh tế. Đó là quá trình chuyển hoá từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang vận hành nền kinh tế theo cơ chế thị trường có sự quản lý vỹ mô của nhà nước theo định hướng XHCN. Trong cơ chế của nền kinh tế tất cả các doanh nghiệp đều có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Muốn tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp phải có phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Một quy luật tất yếu trong nền sản xuất kinh tế thị trường đó là quy luật cạnh tranh: Làm thế nào để đứng vững trên thị trường? Làm thế nào để có thể đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ? Đây là những câu hỏi luôn đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy mà doanh nghiệp sản xuất cần phải có phương án sản xuất ngay từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của quá trình sản xuất. Tức là từ khi tìm nguồn nguyên vật liệu để thu mua đến khi tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo thu hồi nhanh đồng vốn lưu động và tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, mở rộng sản xuất, cải thiện đời sống cho người lao động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp có điều kiện tĩch luỹ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, điều đó có ý nghĩa quyết định cho các doanh nghiệp đững vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường nói chung và công ty nói riêng. Để thực hiện được điều này, các nhà doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý mọi yếu tố liên quan đến sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt công tác cung ứng , dự trữ và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp cũng là một phương án góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đem lợi nhuận, tiết kiệm lao động cho doanh nghiệp. Do vậy, việc thực hiện quản lý vật tư trong doanh nghiệp cần phải được hoàn thiện từ khâu tổ chức cung ứng dự trữ đến việc tính toán chính xác chi phí vật tư làm sao cho hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả thì mới đáp ứng được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. Sau thời gian học tập lý thuyết ở trường em được về thực tâp tại Công ty cao su sao vàng. Trong quá trình thực tập, được tiếp xúc với thực tiễn công tác quản lý tai công ty kết hợp với những kiến thức lý luận cơ bản về công tác quản lý vật tư, em nhận thấy công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư là phần quân trọng trong công tác quản lý kinh tế nói chung và công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư nói riêng tại công ty, vì vậy em xin được đi sâu nghiên cứu đề tài: "Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư và một số biện pháp nâng cao tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư tại Công ty cao su sao vàng". 2.Đối tượng phạm vi đề tài a.Đối tượng. Phân tích tình hình thực tế công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư của Công ty cao su sao vàng nhằm tìm ra những điểm yếu, điểm mạnh, vấn đề cần khắc phục, điểm cần phát huy thông qua số lượng thực tế do công ty cung cấp. b. Phạm vi. Đồ án giới hạn trong phạm vi là phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư, trên cơ sở đó xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý vật tư được tốt hơn tại Công ty cao su sao vàng. 3.Phương pháp nghiên cứu. Sử dụng các phương pháp phân tích so sánh, thay thế liên hoàn kết hợp với tìm hiểu tình hình thực tế ở các phòng ban, bộ phận trong công ty kết hợp với các tài liệu, sách lý thuyết, và dưới sự hướng dẫn của cô giáo Lê Thị Hồng Phương. Cuối cùng đưa ra một số biện pháp khắc phục nhược điểm. 4.Nội dung đồ án Đồ án gồm những phần sau: Lời mở đầu Chương I: Giới thiệu chung về công ty Chương II: Cơ sở lý luận về cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư Chương III: Phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh của công ty Chương IV: Các biện pháp hoàn thiện công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư Kết luận Tài liệu tham khảo ChươngI giới thiệu kháI quát chung về doanh nghiệp I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cao Su Sao Vàng Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty hoá chất Việt Nam hạch toán kinh tế độc lập tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của sở công nghiệp Hà Nội đó chính là công ty Cao Su Sao Vàng, địa chỉ chính của công ty 231 đường Nguyễn trãi quận thanh xuân Hà Nội. Công ty chuyên kinh doanh và sản xuất săm, lốp, pin các loại phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu. Cao su là từ phiên âm: CAACHU và CAA là cây o-chu là khóc, chẩy, là tên gọi của một cây có mủ( cây HeveaBrasilielsis) của ngời thổ dân da đỏ Nam mỹ, chứng tỏ con người biết đến cao su từ rất sớm hàng nghìn năm về trước nhưng phải đến thế kỷ 19 con người mới biết sử dụng cao su. - Năm 1839 Goodyear phát minh ra phương pháp lưu hoá(hấp chín) cao su bằng lưu huỳnh(S) - Năm 1888 Dunlop chế tạo thành công lốp bánh hơi( lốp rỗng, lốp có săm) nên cao su mới đợc sử dụng rộng rãi và nền công nghiệp cao su mới thực sự phát triển.Cao su với tính năng đặc chưng quí báu nhất là có "tính đàn hồi"cao và có tính năng cơ lý tốt như: sức bền lớn, ít bị mài mòn, không thấm không khí, thấm nước . Nên được coi là nguyên liệu lý tưởng mà chưa có một nguyên liệu nào thay thế đợc để sản xuất săm, lốp, phục vụ trong ngành giao thông vận tải. Cho nên nói đến cao su, trước hết phải nói đến công nghiệp sản xuất săm, lốp.Cây cao su được trồng và phát triển ở Việt Nam năm 1897 do nhà bác học người pháp A.yersin. Ngày 7/10/1956 do tầm quan trọng của công nghiệp cao su( trên thế giới có hơn 5000 sản phẩm cao su) trong nền kinh tế quốc dân, xưởng đắp vá săm, lốp ô tô đợc thành lập tại nhà số 2 phố Đặng Thái Thân( nguyên là xưởng Indoto của quân đội pháp). - Tháng 11/1956 xưởng bắt đầu hoạt động và đến năm 1960 thì sát nhập vào nhà máy Cao Su Sao Vàng và đây chính là tiền thân của nhà máy Cao Su Sao Vàng Hà Nội sau này. - Đồng thời trong kế hoạch khôi phục và phát triển kinh tế 3 năm, Đảng và chính phủ đã phê duyệt phương án xây dựng khu công nghiệp Thượng Đình(1958-1960) gồm ba nhà máy: Cao su-Xà phòng-Thuốc lá Thăng Long(gọi tắt là khu cao-xà -lá) nằm ở phía nam quận thanh xuân ngày nay. - Ngày 22/12/1958,công trường đã khởi công và đến ngày 24/2/1959 vinh dự được Bác Hồ về thăm. Sau hơn 13 tháng miệt mài lao động quá trình xây dựng nhà xưởng, lắp đặt thiết bị, đào tạo cán bộ công nhân cơ bản hoàn thành, ngày 6/4/1960 nhà máy tiến hành sản xuất thử những sản phẩm săm, lốp xe đạp đầu tiên ra đời mang nhãn hiệu"Sao vàng" cũng từ đó nhà máy mang tên nhà máy Cao Su Sao Vàng Hà Nội. - Ngày 23/5/1960 nhà máy làm lễ cắt băng khánh thành và lấy ngày này là ngày truyền thống, kỷ niệm thành lập nhà máy một bông hoa hữu nghị của tình đoàn kết keo sơn Việt-Trung bởi toàn bộ công trình xây dựng nằm trong khoản viện trợ không hoàn lại của đảng và chính phủ Trung Quốc tặng nhân dân ta - Năm 1960-1987, nhịp độ sản xuất của nhà máy luôn tăng trưởng, số lao động tăng không ngừng song nhìn chung sản phẩm còn đơn điệu,chủng loại nghèo nàn, ít đợc cải tiến vì không có đối tượng cạnh tranh, hiệu quả kém nên thu nhập của ngời lao động còn thấp. - Năm1988-1989, nhà máy tiến hành tổ chức sắp xếp lại sản xuất có chọn lọc. - Năm1990, sản xuất dần dần ổn định, thu nhập người lao động đã tăng lên, chứng tỏ nhà máy có thể tồn tại hoà nhập được trong cơ chế mới. - Năm 1991 đến nay, nhà máy là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hiệu quả, có doanh thu và các khoản nộp ngân sách năm sau cao hơn năm trước, thu nhập của người lao động được nâng cao và đời sống được cải thiện. - Doanh nghiệp luôn được công nhận là đơn vị thi đua xuất sắc được tặng nhiều cờ và bằng khen của cơ quan cấp trên. - Theo quyết định số 645/CNNG ngày27/8/1992 của bộ công nghiệp nặng đổi tên: Nhà máy thành công ty cao su sao vàng - Ngày 1/1/1993, nhà máy chính thức sử dụng con dấu mang tên công ty Cao Su Sao Vàng - Tiếp đến ngày 5/5/1993 theo quyết định số 215QĐ/TCNSĐT của bộ công nghiệp nặng cho thành lập lại doanh nghiệp nhà nước - Việc chuyển thành công ty, đương nhiên về cơ cấu tổ chức sẽ to lớn hơn, các phân xưởng trước đây sẽ chuyển thành xí nghiệp. Mỗi xí nghiệp sản xuất độc lập hạch toán riêng biệt, đứng đầu là giám đốc xí nghiệp . Trong 41 năm công ty Cao Su Sao Vàng đã đạt được một số thành tích + Sản phẩm lốp xe đạp 650 đỏ lòng vàng đợc cấp dấu chất lượng nhà nước lần thứ hai. + Ba sản phẩm: Lốp xe đạp, lốp xe máy, lốp ô tô được thưởng huy chương vàng hội chợ hàng công nghiệp năm 1993 tại Giảng võ Hà Nội + Sản phẩm vỏ, ruột sao vàng nằm trong tốp ten 1995-1996 do Báo đại đoàn kết tổ chức và bình chọn là một trong 10 Sản phẩm có chất lượng cao được khách hàng tín nhiệm. + Năm 1996, săm, lốp sao vàng cũng nhận được giải bạc do hội đồng giải thưởng chất lượng Việt Nam( Bộ công nghệ và môi trường) của nhà nước tặng. + Năm 1997, 3 Sản phẩm lốp xe đạp, lốp xe máý thức lốp ô tô được thưởng huy chương vàng tại hội chợ thương mại quốc tế tại thành phố HCM. Ngày nay, hoà nhập vào cơ chế thị trường nhà máy đã trở thành công ty, đã là một doanh nghiệp giỏi có các sản phẩm săm, lốp sao vàng truyền thống. II.Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiêp Công ty Cao Su Sao Vàng là một đơn vị gia công lớn và lâu đời, duy nhất sản xuất săm, lốp ô tô ở miền bắc Việt Nam . Chức năng, nhiệm vụ của công ty là sản xuất và kinh doanh mặt hàng săm, lốp xe đạp các loại, săm, lốp xe máy và ô tô các loại, yếm, ủng, ống cao su, pin các loại dể phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong nớc và xuất khẩu. Các sản phẩm này được làm từ các nguyên liệu ban đầu: cao su sống, các hóa chất, vải mành, dây thép tanh... Trong những năm qua công ty luôn sản xuất kinh doanh theo đúng chức năng của mình là sản xuất kinh doanh săm, lốp, pin, yếm. Đa phần là săm, lốp cao su các loại phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước. Công ty luôn làm tròn trách nhiệm thuế khóa đối với nhà nước và nộp ngân sách đầy đủ - Các loại hàng hoá dịch vụ chủ yếu, doanh nghiệp đang kinh doanh 2 loại mặt hàng chủ yếu dành cho nhu cầu tiêu dùng, tiêu thụ trong nớc và một phần dành cho xuất khẩu. Trong mỗi loại mặt hàng gồm có: Săm , lốp xe đạp, xe máy,ô tô các loại… Các loại sản phẩm của công ty đa ra luôn đạt chất lưượng cao mang tính truyền thống, có tín nhiệm trên thị trờng và được người tiêu dùng mến mộ. với truyền thống sao vàng luôn toả sáng, với một đội ngũ lãnh đạo năng động có kinh nghiệm, số lao động tăng không ngừng nên nhịp độ sản xuất của công ty tăng trưởng Nếu như năm 1960: +Giá trị tổng sản lượng của công ty : 2459422Đ +Các sản phẩm :- lốp xe đạp 93664 chiếc -săm xe đạp 38388 chiếc thì đến năm 2000 +Giá trị tổng sản lượng của công ty : 332894196Đ +Các sản phẩm :-lốp xe đạp 8013264 chiếc -săm xe đạp 7524563 chiếc và nhiều các Sản phẩm cao su khác. Công ty dự kiến năm 2001 công ty có +Giá trị tổng sản lượng 334505000Đ +Các sản phẩm: -lốp xe đạp 7000000 chiếc - săm xe đạp 7500000 chiếc III.Công nghệ sản xuất và kết cấu sản xuất của công ty. Công nghệ sản xuất của công ty Cao Su Sao Vàng là quá trình sản xuất vừa theo kiểu song song, vừa theo kiểu liên tục. Các nguyên liệu khác nhau đợc sử lý theo từng bước công nghệ khác nhau và cuối cùng kết hợp lại cho ra sản phẩm. Sơ đồ I. Kết cấu sản xuất lốp xe đạp của công ty Cao Su Sao Vàng Dây thép tánh Ren răng hai đầu Cắt tanh Đảo tanh Cắt bavia thành vành tanh Lồng ống nối,dập tanh Nguyên vật liệu Cao su sống Các hóa chất Vải mành Cắt,sấy tự nhiên Sơ luyện Thí nghiêm nhanh Cán hình măt lốp Thành hình lốp định hình lốp Lưu hóa lốp Hỗn luyện Phối liệu Sàng,sấy Kiểm tra thành phẩm Xé vải Cán tráng Sấy đóng gói Lưu hóa cốt hơi Thành hình cốt hơi Nhiệt luyện Cắt cuộn vào ống sắt Nhập kho Nguyên vật liệu: gồm có cao su sống (cờ rếp) các hoá chất, vải mành, dây thép tanh. * Cao su sống: đem cắt nhỏ theo yêu cầu kỹ thuật sấy tự nhiên sau đó đem di sơ luyện để làm giảm tính đàn hồi và làm tăng độ dẻo của cao su sống thuận lợi cho quá trình hỗn luyện, cán tráng, ép suất lưu hoá sau này. *Các hoá chất: đem sàng, sấy theo đúng yêu cầu kỹ thuật sau đó được cân đong, đo, đếm theo phối liệu đem trộn với cao su đã sơ luyện *Hỗn luyện: Cao su và hoá chất được đem hỗn luyện để làm phân tán đồng đều các chất pha chế và cao su sống trong công đoạn này mẫu được lấy ra đem đi thí nghiệm nhanh để đánh giá chất lượng mẻ luyện. *nhiệt luyện: để nâng cao nhiệt độ và độ dẻo, độ đồng đều của phối liệu sau khi đã được hỗn luyện và dào tạo ra các tính chất có lý cần thiết. *Cán hình mặt lốp: cán hỗn hợp cao su thành băng dài có hình dáng với kích thước của bán thành phẩm mặt lốp xe đạp. *Vành tanh được chế tạo: dây thép tanh đem đảo tanh và cắt theo chiều dài đem den răng hai đầu và lồng vào ống nối và lập chắc lại. Sau đó đem cắt ba via thành vành tanh và đã sang khâu thành hình lốp xe đạp *Chế tạo cốt hơi: để phục vụ khâu lưu hoá lốp gồm các công đoạn chính, cao su đã nhiệt luyện lấy ra thành hình cốt hơi, đem lưu hoá thành cốt hơi. *Thành hình và định hình lốp: Ghép các bán thành phẩm: vành tanh vải mành cán tráng, mặt lốp tạo thành hình thù ban đầu của lốp xe đạp. lốp sau khi định hình theo tên giá được đa sang lưu hoá - công đoạn gia công nhiệt để phục hồi lại tính đàn hồi, tính cơ lý của cao su. *lưu hoá lốp: Là khâu quan trọng trong quá trình sản xuất. Sau lưu hoá song cao su sẽ phục hồi lại một số tính năng cơ lý quý báu. *Đóng gói, nhập kho: Lốp xe đạp sống được đem đánh giá chất lượng, những chiếc lốp đạt chất lượng mới đóng gói nhập kho. IV.Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất Để duy trì và phát triển sản xuất, công ty đã sắp xếp tổ chức sản xuất, cải tạo lại mặt bằng nhà xưởng, dần dần ổn định theo mô hình chuyên môn hoá, tập chung hoá, vừa sắp xếp vừa chuyển dịch cơ cấu sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm. Quá trình sản xuất các sản phẩm của công ty Cao Su Sao Vàng được tổ chức thực hiện ở bốn xí nghiệp sản xuất chính, chi nhánh cao su Thái Bình, nhà máy pin- cao su Xuân Hoà, và một số xí nghiệp phụ trợ. - Xí nghiệp cao su số 1: chuyên sản xuất lốp xe đạp, lốp xe mày,băng tải gioăng cao su, dây curoa, cao su chống ăn mòn, ống cao su. - Xí nghiệp số 2: chuyên sản xuất lốp xe đạp các loại ngoài ra còn có phân xưởng sản xuất tanh xe đạp. - Xí nghiiệp cao su số 3: chủ yếu sản xuất săm lốp ô tô, xe máy, sản xuất thử nghiệp lốp máy bay dân dụng. - Xí nghiệp cao su số 4: chuyên sản xuất một số loại săm xe đạp, xe máy. Chi nhánh Cao Su Sao Vàng ở Thái Bình: chuyên sản xuất một số loại săm, lốp xe đap(phần lớn là săm, lốp xe thồ) nằm trên địa bàn tỉnh Thái Bình. Nhà máy pin- cao su Xuân Hoà: có nhiệm vụ sản xuất pin khô mang nhãn hiệu con sóc, ắc quy, đIện cực, chất điện hoá học, và một số thiết bị điện nằm tại tỉnh Vĩnh Phúc. Các đơn vị sản xuất phụ trợ: chủ yếu là các xí nghệp cung cấp năng lượng, ánh sáng, điện lực, điện máy, hơi đốt...cho các xí nghiệp sản xuất chính. - Xí nghiệp cơ điện: có nhiệm vụ cung cấp điện máy, lắp đặt sửa chữa về điện cho các xí nghiệp và toàn công ty. - Xí nghiệp năng lượng: có nhiẹm vụ cung cấp hơi nén, hơi nóng và nước cho các đơn vị sản xuất kinh doanh chính, cho toàn bộ công ty. - Xí nghiệp dịch vụ thương mại: có nhiệm vụ tiêu thụ các sản phẩm của công ty sản xuất ra. - Phân xưởng kiến thiết nội bộ và vệ sinh công nghiệp: có nhiệm vụ xây dựng và kiến thiết nội bộ sửa chữa các tài sản cố định và làm sạch các thiết bị máy móc. Nhìn chung về mặt tổ chức các xí nghiệp, phân xưởng đều có một giám đốc xí nghiệp hay một giám đốc phân xưởng phụ trách về cung cấp nguyên vật liệu và nhập kho sản phẩm hoàn thành. Ngoài ra còn có các phó giám đốc xí nghiệp hay phó giám đốc phân xưởng trợ giúp việc điều hành phụ trách sản xuất, phân công ca kíp, số công nhân đứng máy, chấm công...các xí nghiệp. Ngoài ra hàng năm công ty tổ chức đào tạo mới và đào tạo lại những cán bộ công nhân viên tuyển dụng, công nhân kỹ thuật, kỹ sư kinh tế kỹ thuật. V. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước công ty Cao Su Sao Vàng tổ chức bộ máy quản lý theo cơ chế Đảng lãnh đạo, công đoàn tham gia quản lý, giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Để thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào đều có bộ máy tổ chức với chức năng điều hành chung các hoạt động, vì vậy công ty đã thành lập bộ máy quản lý và sản xuất như sau. Đứng đầu là ban giám đốc công ty gồm sáu người trong đó ban giám đốc gồm một giám đốc và ba phó giám đốc. - Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý có quyền hành cao nhất của công ty và có trách nhiệm chỉ huy toàn bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm trước cấp trên về tình hình sử dụng vốn và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và các loại hoạt động khác của công ty. Giám đốc chỉ huy mọi hoạt động thông qua các trưởng phòng hoặc uỷ quyền cho các phó giám đốc. - Phó giám đốc kỹ thuật: có nhiệm vụ giúp giám đốc về mặt kỹ thuật phụ trách khối kỹ thuật và theo sự chỉ huy, phân công của giám đốc về mặt kỹ thuật kế hoạch, công nghệ sản xuất hoặc cố vấn cho giám đốc trong việc đặt ra các quyết định có liên quan đến kỹ thuật máy móc thiết bị. - Phó giám đốc sản xuất kinh doanh là người cố vấn cho giám đốc và thực hiện các nhiệm vụ được giao về kinh doanh- sản xuất như: nghiên cứu tìm hiểu thị trường, xây dựng các chiến lược kinh doanh đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm, tìm các đối tác liên doanh, liên kết. - Văn phòng đảng uỷ: thực hiện vai trò lãnh đạo của Đảng trong công ty thông qua văn phòng đảng uỷ trong công ty. - Văn phòng công đoàn: có trách nhiệm cùng giám đốc quản lý lao động trong công ty thông qua văn phòng công đoàn các chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty đứng đầu là các trưởng phòng và các phó trưởng phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc đồng thời cũng có vai trò trợ giúp giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt - Phòng kỹ thuật cơ năng: chịu trách nhiện toàn bộ về cơ ký năng lượng, động lực và an toàn trong công ty - Phòng kỹ thuật cao su: chịu trách nhiệm về kỹ thuật, công nghệ sản xuất các sản phẩm cao su, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới theo yêu cầu của thị trường. - Phòng kiểm tra chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các mẻ luyện kiểm tra chất lượng các sản phẩm nhập kho. - Phòng xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các biện pháp các đề án đầu tư xây dựng theo chiều rộng chiều sâu, theo kế hoạch đã định, trình các dự án khả thi về kế hoạch xây dựng phụ trách xây dựng cơ bản. - Phòng tổ chức hành chính: tổ chức quản lý nhân sự lập kế hoach tiền lương, tiền thưởng và thực hiện quyết toán hàng năm, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động tổ chức các hoạt động thi đua khen thưởng, kỷ luật và công tác. - Phòng điều độ: đôn đốc quan sát tiến độ sản xuất kinh doanh điều tiết sản xuất có số lượng hàng ngày, hàng tuần hàng tháng dể công ty có phương án kịp thời. - Phòng quân sự bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản vật tư hàng hoá cũng như con người trong công ty phòng chống cháy nổ, xây dựng và huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ. - Phòng kế hoạch thị trường: lập trình duyệt kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng năm mua sắm vật tư thiết bị cho sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm và làm công tác tiếp thị quảng cáo. - Phòng tài chính kế toán: giải quyết toàn bộ các vấn đề về hạch toán tài chính, tiền tệ, lập kế hoạch tài chính và quyết toán tài chính hàng năm. - Phòng đối ngoại suất nhập khẩu: nhập khẩu vật tư hàng hoá cần thiết mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất được nhưng chất lượng chưa đạt yêu cầu, suất khẩu sản phẩm của công ty. - Phòng đời sống; khám chữa bệnh cho công nhân viên, thực hiện kế hoạch phòng dịch sơ cấp các trường hợp tai nạn bệnh nghề nghiệp. - Các đơn vị sản xuất kinh` doanh: bao gồm 7 xí nghiệp, một phân xưởng một chi nhánh cao su Thái Bình, một nhà máy pin cao su Xuân Hoà Chương II Cơ sở lý luận về cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư Để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được dều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian đúng quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm được, là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội. I.Khái niệm vật tư 1.Khái niệm vật tư Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động và công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm hữu ích cho xã hội. 2. Phân loại Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế công cụ và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ, người ta phân loại vật tư ra thành 3 loại: - Nguyên vật liệu - Công cụ, dụng cụ - Hàng hoá *Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong quá trình đó để tạo ra sản phẩm. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: +Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm +Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói, dầu mỡ bôi trơn máy móc, giẻ lau… +Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. + Thiết bị và vật liệu XDCB: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình XDCB của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp. + Phế liệu : Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: Phế liệu thu hồi khi thanh lý TSCĐ. +Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm ngoài các loại kể trên. *Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh : dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động... Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành: +Công cụ, dụng cụ + Bao bì vận chuyển +Công cụ, dụng cụ cho thuê Những công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nên xếp vào TSLĐ của doanh nghiệp. *Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vào với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp. Hàng hoá bao gồm có nhiều loại và được phân loại theo: + Giá trị của hàng hoá + Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau như: hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không... Để phân chúng thành các nhóm loại khác nhau. 3. Quản lý vật tư Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đã đsản xuất ra của tổ chức. Quản lý vật tư là quá trình theo dõi hưỡng dẫn điều chỉnh kiểm tra sự cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý vật tư bao gồm các công tác như: Dự báo, kế hoạch hoá tổ chức thực hiện. Hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo viẹc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư triệt để thực hành tiết kiệm vật tư. Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây: -Trước hết phải phục vụ đắc lực cho sản xuất việc tổ chức cung ứng vật tư kỹ thuật cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch của doanh nghiệp -Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật tư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương và trong nước, tích cực sử dụng vật tư thay thế những loại vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu -Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế. II. Định mức tiêu hao vật tư 1.Định mức tiêu hao vật tư là gì Định mức tiêu hao vật tư là sự quy định mức hao phí vật liệu cần thiết cho việc tạo ra sản phẩm nhất định. 2.Các phương pháp xây dung định mức tiêu hao vật tư *Phương pháp thống kê: là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê và mức tiêu hao vật liệu của kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu, dễ vận dụmg, đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất. Song nhược điểm của nó là chưa thực sự khoa học chính xác, đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trước. *Phương pháp thực nghiệm: theo phương pháp này định mức được xây dựng dựa vào kết quả trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phương pháp này áp dụng cho nhiều xí nghiệp hoá chất, luyện kim, thực phẩm dệt. *Phương pháp phân tích: là phương pháp có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu hao vật liệu. Phương pháp này là sự kết hợp bởi hai phương pháp tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm để xác định mức tiêu hao vật tư cho kỳ kế hoạch. Mức tiêu hao được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, động lực trong đó quan trọng và phức tạp hơn tất cả là xây dựng mức tiêu hao nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính cần phải nghiên cớu cơ cấu của mức. Cơ cấu đó bao gồm: -Mức tiêu hao thuần tuý được biểu hiện ở trọng lượng của sản phẩm sau khi đã chế tạo song, là phần nguyên liệu trực tiếp tạo ra sản phẩm. Trọng lượng ròng của 1 sản phẩm = Mức tiêu hao nguyên liệu cho 1 sản phẩm - Mức phế liệu - Mức phế liệu là phần tổn thất có tính công nghệ sau khi chế tạo sản phẩm. Mức phế liệu gồm có: phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi. +Phế liệu còn sử dụng được chia làm hai loại: loại được dùng để sản xuất ra sản phẩm đó(phế liệu dùng lại) và loại được dùng để sản xuất ra sản phẩm khác. +Phế liệu bỏ đi là phế liệu không dùng đượcvào việc sản xuất sản phẩm nữa Nghiên cứu cơ cấu mức tiêu hao nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn thất của nguyên vật liệu chính trong quá trình sản xuất sản phẩm. III.Lập kế hoạch cung ứng vật tư Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoach sản xuất và tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả. Bản thân chất lượng của kế hoạch và sự phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũng phụ thuộc vào một phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch là do phòng vật tư thực hiện. Đặc điểm của công việc lập kế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc này đòi hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kỹ thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp. Các nội dung chính cần được xác định dể làm căn cứ lập kế hoạch như sau: -Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để thâm nhập thị trường, xác định thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng, chất lượng và giá cả. -Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch và khả năng tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo. -Xác định nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch -Xác định thống kê bảng vật tư sử dụng trong năm kế hoạch. Xây dựng và điều chỉnh các loại định mức tiêu hao vật tư : định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng công xuất thiết bị máy móc và định mức dự trữ các loại vật tư. -Xác định nhu cầu vật tư cho toàn doanh nghiệp, tính toán về nguồn vật tư lên bảng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu và nguồn vật tư cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất to lớn trong việc thực hiện tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp cũng như trong công tác hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Vì dựa trên cơ sở đó doanh nghiệp sẽ đặt mua được hoặc ký hợp đồng mua được những loại vật tư phù hợp với mục đích sử dụng, tránh được tình trạng thừa, thiếu vật tư trong quá trình sản xuất. Kế hoạch cung ứng vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, là hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo vật tư tốt nhất cho sản xuất. Vì vậy kế hoạch cung ứng vật tư phải xác định được lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Ngoài ra còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu về vật tư của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch cung ứng vật tư của tháng, quý, năm...Trong quá trình lập kế hoạch người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuất trong doanh nghiệp cụ thể là: -Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm -Kế hoạch sửa chữa lứn thiết bị máy móc -Kế hoạch phát triển và đổi mới công nghệ sản xuất -Định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm -Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch -Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư Sau khi kế hoạch cung ứng vật tư được lập doanh nghiệp cần xác định nhu cầu vật tư cho kế hoạch, tìm nguồn cung ứng vật tư cho nhu cầu đã được lập. Trong một doanh nghiệp nếu tổ chức khâu lập kế hoạch về nhu cầu vật tư và quản lý công tác thu mua vật tư được chính xác, hợp lý và chặt chẽ thì sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư ngay từ khâu đầu của quá trình sản xuất. IV.Xác định nhu cầu vật tư. Các bộ phận sản xuất nói chung phải chủ động tham gia và tính toán nhu cầu vật tư cụ thể của bộ phận mình. Việc xác định nhu cầu vật tư vừa giúp cho các bộ phận cung ứng vật tư cho doanh nghiệp có căn cứ thực tế tổ chức phục vụ các yêu cầu tiêu dùng vật tư của từng bộ phận theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Trong quá trình sản xuất nhu cầu vật tư của các bộ phận sản xuất có rất nhiều loại: -Nhu cầu về vật tư cho sản xuất theo nhiệm vụ của doanh nghiệp giao cho -Nhu cầu về vật tư dự kiến tăng lên -Nhu cầu vật tư cho việc chế biến thử sản phẩm mới, áp dụng những cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất -Nhu cầu vật tư cho việc sửa chữa, bảo quản máy móc, thiết bị hoặc nhà xưởng. Mỗi nhu cầu trên phải xác định cụ thể về khối lượng, quy cách, chất lượng theo đúng chủng loại vật tư, thời gian cần dùng và các yêu cầu cung ứng. *Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư -Phương pháp tính theo mức sản phẩm N—SSsssxsxsxssssssssx = ồQi * mi Trong đó: N—SSsssxsxsxssssssssx : nhu cầu vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm i Qi : số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch mi : mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm -Phương pháp xác định theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm N—SSsssxsxsxssssssssx = ồQi * m Trong đó: N—SSsssxsxsxssssssssx :Lượng vật tư dùng để sản xuất sản phẩm i Qi :Mức sử dụng vật tư bình quân của 1 sản phẩm m :Số lượng sản phẩm i sản xuất trong kỳ kế hoạch *Phương pháp tính theo hệ số biến động N—SSsssxsxsxssssssssx = N—SSsssxsxsxsssssssbc *Tsx * Hsd Trong đó: N—SSsssxsxsxsssssssbc :Số vật tư đã sử dụng năm trước Tsx : Nhịp độ sản xuất kỳ kế hoạch Hsd: Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm trước - trên cơ sở xác định được khối lượng vật tư cần dùng trong kỳ ta tiến hành xác định khối lượng vật tư Khối lượng vật tư dự kiến cuối kỳ + Khối lượng vật tư dự kiến sử dụng trong kỳ - Khối lượng vật tư thực tế dự trữ đầu kỳ = Khối lượng vật tư cần mua trong kỳ Hay theo mô hình Wilson ta có khối lượng vật tư cần đặt hàng trong năm (Q) được tính theo công thức: Q = Trong đó: D: Nhu cầu vật tư sử dụng trong năm S : Chi phí cho mỗi lần đặt hàng H: Chi phí cho 1 đơn vị hàng dự trữ trong năm Số lượng vật tư cần mua mỗi lần được xác định bằng công thức = Số lượng vật tư cần mua trong kỳ Số lượng vật tư cần mua mỗi lần Số lần mua vật tư trong kỳ 2S D *H = n - Xác định số lần đặt hàng trong năm Trong đó : n: Số lần đặt hàng trong năm D: Nhu cầu tiêu dùng vật tư trong năm H: Chi phí cho một đơn vị hàng dự trữ trong năm S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng - Khoảng cách giữa 2 lần cung cấp Tcc = n Tlv Trong đó : Tcc :thời gian giữa hai lần cung cấp trong năm Tlv :số ngày làm việc trong năm n :số lần cung cấp trong năm V. Dự trữ vật tư 1.khái niệm và vai trò của dự trữ Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao, đòi hỏi phải có 1 số lượng nguyên vật liệu cần thiết để dự trữ Lượng nguyên vật liệu dự trữ hay còn gọi là mức dự trữ nguyên vật liệu là lương nguyên vật liệu tồn kho cần thiết, được quy định để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất gián đoạn. Nếu dự trữ vật tư hàng hoá, tiền vốn... Bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng không vừa lòng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lại nếu dự trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ,làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Người quản lý ở các doanh nghiệp, các tổ chức và ở mỗi gia đình đều phải -Chú ý xem xét và quyết định thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua hàng -Chú ý đến các biện pháp giảm chi phí dự trữ Quản lý dự trữ có một vai trò quan trọng vì các lý do sau: -Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng số lượng, chủng loại chất lượng vật tư hàng hoá đúng thời điểm mà khách hàng cần. -Một số trường hợp do dự trữ vật tư hàng hoá mà người ta thu được lợi nhuận cao. -Cần có kho vật tư hàng hoá dự trữ để duy trì hoạt động bình thường giảm sự bất thường -Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng. -Quản lý tốt dự trữ vật tư hàng hoá góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn và hệ thống dự trữ nhiều cấp +Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn Sơ chế Kho thành phẩm đóng gói Kho NVL sơ chế Kho BTP Tinh chế KhoNVL Nguyên vật liệu Quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ khác biệt hoặc tách nhau, thì giữa các giai đoạn đó cần có dự trữ. Do vậy, chúng ta cần quan tâm tới quản lý dự trữ theo nhiều giai đoạn đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hoá bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đoạn +Hệ thống dự trữ nhiều cấp Công ty sản xuất Khách hàng Người bán lẻ Khách hàng Người bán lẻ Đại lý bán buôn Đại lý bán Trong hệ thống này, vật tư hàng hoá về cơ bản không thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp, từ doanh nghiệp sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ. 2.Hệ thống quản lý dự trữ Có 2 câu hỏi chính mà nhà quản lý dự trữ phải trả lời là khi nào đặt hàng và đặt bao nhiêu? *Khi nào đặt hàng? Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu đặt hàng. Có 2 hệ thống chính thức được sử dụng -Người ta đặt hàng cung ứng vật tư( hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kỳ cố định. Mỗi tuần một lần, mỗi tháng một lần. -Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống dưới một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng hoặc đặt hàng khi hết hoàn toàn. *Đặt bao nhiêu? Trả lời câu hỏi này phụ thuộc vào nhiều yếu tố: -Lượng hàng tuỳ theo khả năng kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng kho chứa có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc dự trữ không đủ. -Tuỳ theo khả năng về vốn, tình trạng cũng có thể xẩy ra như trên tức là quá nhiều hoặc quá ít hoặc quá nhiều không đủ kho chứa hàng. -Tuỳ theo mức tiêu dùng vật tư( theo dự báo) từ lần đặt hàng này đến lần đặt hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng. -Tuỳ theo mức độ khó khăn của mặt hàng, mức chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản và giá trị của vật tư hàng hoá. Tuỳ theo trọng tải của phương tiện vận tải và chi phí vận chuyển. Tóm lại: ta có thể lựa chọn giữa 2 hệ thống quản lý dự trữ sau: +Hệ thống có số lượng vật tư cố định và chu kỳ thay đổi( hệ thống điểm đặt hàng) +Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng đặt hàng thay đổi( hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ) Hệ thống thứ nhất nhằm đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng, có ngày đặt hàng thay đổi. Nguyên tắc của hệ thống thứ 2 là ở một thời điểm cố định hàng tháng hoặc hàng quý, chắng hạn người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao cho đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ a. Hệ thống điểm đặt hàng Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết( điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động( điểm báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng nhu cầu sử dụng vật tư trong thời kỳ thu nhận( từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng về kho) nếu không sẽ thiếu vật tư để cung cấp cho quá trình sản xuất Hệ thống đặt hàng có: t1ạ t2 ạ t3 Q1 = Q2 = Q3 Q0 = Q1 + Qt1 = Q2 + Qt2 = Q3 + Qt3 R= Qđ + Qnđ * t2 Mức dự trữ Qo Q1 Q2 Q3 Qd Qt3 Qt2 Q Qt1 Thời gian t3 t2 t1 Trong đó: Q1, Q2, Q3 : Lượng vật tư tồn kho tại thời điểm cuối của t1,t2, t3 t1,t2, t3 : Khoảng thời gian định kỳ giữa 2 lần đặt hàng Qt1, Qt2, Qt3 : Lượng vật tư mua sắm ở thì điểm cuối của t1,t2, t3 Q0 : Lương vật tư lớn nhất trong kho R : Lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng Qđ : Lượng vật tư dự trữ bảo hiểm 365 Qnđ D = Qnđ : Lượng vật tư tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân trong 1 ngày đêm t2 : Thời gian thực hiện đơn đặt hàng Hệ thống này có ưu điểm: Khi có yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một lượng vật tư luôn cố định đã định trước nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng hoá Cho sản xuất kinh doanh tăng nhanh hoặc có những biến động lớn ta có thể đặt hàng kịp thời( nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng) Yêu cầu trung bình trong thời kỳ giao nhận trung bình + Dự trữ bảo hiểm = Điểm đặt hàng Trong hệ thống này, người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng vật tư còn tồn kho để biết rõ khi nào đặt hàng. Hệ thống này được áp dụng phù hợp nhất khi thoả mãn các yếu tố sau: +Dòng yêu cầu vật tư hàng hoá có mức biến động lớn +Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng gây thiệt hại lớn. +Hệ thống sản phẩm linh hoạt +Có dự trữ ở nhà cung cấp b.Hệ thống tái tạo chu kỳ( hệ thống dự trữ định kỳ) Hệ thống tái tạo chu kỳ có : t1=t2 = t3 Q1 ạ Q2 ạ Q3ạQt1ạ Qt2ạ Qt3 Q0 = Q1 + Qt1 = Q2 + Qt2 = Q3 + Qt3 Hệ thống này nhằm kiểm tra mức độ tồn kho theo khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và só lượng tồn kho. Nhu cầu trung bình trong thời kỳ tái tạo Dự trữ bảo hiểm + = Mức tái tạo dự trữ Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp ta được mức dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ rủi ro thiếu hụt dự trữ sẽ cao Ưu điểm của hệ thống tái tạo chu kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, không cần thiết tình hình sản xuất của công ty như thế nào. Số lượng mới lần giao thay đổi tuỳ theo số lượng tồn kho. Hệ thống sẽ làm gián đoãn kinh doanh trong nội bộ một chu kỳ nếu có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư làm cho hệ thống không thể thích nghi được. Để tránh điều đó người ta phải chấp nhận mức dự trữ bảo hiểm lớn. t1 Q1 Qt1 Qt3 Qt2 t2 Q3 t2 Q2 t3 Thời gian Mức dự trữ Tóm lại: hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi: +Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi +Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn ít có những biến động lớn. +Không thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên. +Các nhà cung cấp luôn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyên cho nhiều nhà sản xuất kinh doanh. +Vật tư hàng hoá có giá trị thấp( hoặc cho phép chậm thanh toán) vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ *Mô hình dự trữ vật tư -hàng hoá(Mô hình Wilson) Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ(chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng). Số lượng đặt hàng tối ưu chỉ có thể có được khi đảm bảo tổng 2 loại chi phí sau thấp nhất. Chi phí lưu kho (gồm: khấu hao nhà kho, chi phí điện và vật liệu khác để bảo quản, lương nhân viên coi kho, chi phí bảo quản kho) tăng cùng với giá mua vật tư hàng hoá và ố lượng dự trữ. Để giảm chi phí này, cần phải nhập kho nhiều lần( thực hiện nhiều lần đặt hàng trong một năm) với số lượng nhỏ. Chi phí thực hiện một lần đặt hàng hoặc một lần đưa vào sản xuất tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng và như vậy phải nhập ít nhất với số lượng lớn ở mỗi lần nhập. Tổng chi phí có liên quan đến lượng dự trữ vật tư hàng hoá là: S*D/Q + H*Q/2 = TC Ta có số lượng đặt hàng tối ưu là Q* = R=0 Khi đó tổng chi phí nhỏ nhất là: TC(Q*) = Q* *H/2 + S*D/Q* Trong đó: D: Là số lượng vật tư hàng hoá nhu cầu trong năm Q:Là số lượng một lần đặt hàng S: Chi phí cho một lần đặt hàng H: Chi phí cho một đơn vị hàng dự trữ trong năm Ưu điểm của mô hình Wilson +Các tham số sử dụng trong mô hình ít, đơn giản +Mô hình có thể khái quát hoá dễ dàng cho nhiều loại sản phẩm và nhiều loại chi phídt phù hợp với từng loại hoạt động doanh nghiệp +Số lương Q* ít nhạy cảm với sai số của tham số được sử dụng ( chi phí dự trữ, chi phí đặt hàng, nhu cầu trong năm) Tồn tại của mô hình là ràng buộcvề khối lượng dự trữ vốn. c.Dự trữ bảo hiểm. Trong thực tế hệ thống quản lý phải đối mặt với nhiều biến động -Nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh là tổng hợp các yêu cầu riêng rẽ ngẫu nhiên. -Nhà cung cấp không tuân thủ thời hạn cung cấp, giao nộp sản phẩm -Do kiểm tra thu nhận vật tư đã loại bỏ các vật tư không đạt yêu cầu dẫn đến thiếu hụt so với dự kiến ban đầu. -Do thời tiết khí hậu( mưa gió, bão lũ…) làm ảnh hưởng tới vận chuyển -Do yếu tố ngẫu nhiên khác Sự tồn tại nhiều loại biến động buộc các nhà quản lý nếu muốn tránh ”cháy kho” giảm doanh thu bán hàng, mất uy tín phải dự kiến thực hiện một lượng dự trữ bảo Nhu cầu sử dụng vật tư trung bình 1 ngày đêm * Số ngày dự trữ bảo hiểm = Qbh hiểm. 3. Lựa chọn nguồn cung cấp. Do giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( khoảng từ 50%- 70% đối với doanh nghiệp sản xuất và cao hơn đối với doanh nghiệp thương mại) nên việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng có chất lượng tốt, giá cả rẻ nhất, chi phí vận chuyển thấp nhất sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm. Do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. Nếu có quá ít nguồn cung cấp, mỗi nguồn sẽ cung cấp cho doanh nghiệp với số lượng lớn thì doanh nghiệp sẽ có những lợi nhuận như: có lợi thế mua bán với số lượng lớn, độ tin cậy giữa bên mua và bên bán có thể về lâu dài trở thành khách hàng truyền thống… nhưng phải chịu rủi ro cao, đôi khi có thể bị ép giá. Nếu có quá nhiều nguồn cung cấp thì doanh nghiệp có thể giảm độ rủi ro tránh được sự ép giá… nhưng không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng trưyền thống của người cung cấp hàng, tính ổn định về giá cả chất lượng vật liệu không cao. VI.Tổ chức kho để dự trữ 1.Khái niệm và phân loại kho. a.Khái niệm Kho là nơi dự trữ vật tư trước khi đưa vào sản xuất, là nơi tập trung hàng hoá thành phẩm của doanh nghiệp trước khi đi tiêu thụ Các loại vật tư kỹ thuật của doanh nghiệp thường phức tạp, vì vậy trong thời gian tập trung và dự trữ chúng, doanh nghiệp phải có một hệ thống kho để dự trữ. b.Phân loại kho Căn cứ vào công dụng của kho người ta chia kho ra thành: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho bán thành phẩm, kho máy móc thiết bị phụ tùng, kho thành phẩm, kho phế liệu. Căn cứ vào phương pháp bảo quản người ta chia thành: “kho trong nhà” là kho có thể ngăn cách được các ảnh hưởng trực tiếp của môi trường bên ngoài như: mưa, nắng…”kho ngoài trời” là những sân bãi xung quanh chỉ có hàng rào bao chắn, kho này được dùng để bảo quản các loại vật tư không hoặc ít chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Kho và các thiết bị trong kho là phương tiện quan trọng để đảm bảo giữ gìn toàn vẹn số lượng và chất lượng các loại vật tư trong doanh nghiệp.Về mặt tổ chức sản xuất, kho là điểm xuất phát và là điểm cuối cùng của sản xuất 2.Nhiệm vụ và nội dung của quản lý kho a.Nhiệm vụ Đảm bảo toàn vẹn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, ngăn ngừa và hạn chế hư hao, mất mát Nắm vững lượng vật tư trong kho tại bất cứ thời điểm nào về số lượng, chất lượng, chủng loại sẵn sàng cấp phát vật tư kịp thời theo yêu cầu của sản xuất Đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất chấp hành ngiêm chỉnh chế độ và thủ tục quy định để hạ thấp chi phí bảo quản thì công tác tổ chức kho phải hợp lý b. Nội dung chủ yếu của quản lý kho *Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng của vật tư hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra *Nhiệm vụ của tiếp nhận vật tư -Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng quy địnhtrong hợp đồng -Chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp tránh hư hao mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận cần quán triệt các yêu cầu sau đây: +Mọi vật tư tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ +Mọi vật tư tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Phải có biên bản xác nận nếu có thiếu thừa, hỏng hoặc sai quy cách. +Khi tiếp nhận vật tư cần phải ghi sổ thực nhận, cùng với nhười giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho. Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ chứng từ. Sắp xếp vật tư: tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, vật tư cần phân loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật tư hợp lý tạo điều kiện tốt cho việc bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an toàn lao động trong kho. Bảo quản vật tư : Sau khi được sắp xếp hợp lý vật tư cần được bảo quản theo đúng quy trình, quy phạm ban hành. Xây dựng và thực hiện nội quy, chế độ trách nhiệm và kiển tra trong bảo quản vật tư. VII.Phân tích tình hình cung ứng và dự trữ vật tư ở doanh nghiệp Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng, đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là vấn đề sản xuất bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm. Thực hiện tốt công tác cung ứng và dự trữ vật tư là điều kiện tốt nâng cao chất lượng sản phẩm giảm giá thành tăng tích luỹ, lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.Phân tích tình hình cung ứng vật tư Cung ứng vật tư là giai đoạn mở đầu của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng vật tư một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian là một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch. a.Phân tích cung ứng vật tư theo số lượng Tỷ lệ phần % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i = Số lượng nguyên vật liệu loại i cần mua( theo kế hoạch trong kỳ) Số lượng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập trong kỳ Yêu cầu điều kiện cho việc cung ứng vật tư cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng: nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn ( nếu không phải là nguyên liệu có tính thời vụ) do đó sẽ dẫn đến sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là do thiếu nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng ta cần tính đến. Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu cho sản xuất = Lượng nguyên vật liệu cân dùng trong kỳ Lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ + Lượng nguyên vật liệu dự trữ dầu kỳ Việc thu mua nguyên vật liệu không hoàn thành kế hoạch có thế là do: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó, từ đó giảm số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng -Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở giảm hao phí nguyên vật liệu -Không thực hiện kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế b.Phân tích cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu là phải phân tích cho từng loại nguyên vật liệu chủ yếu và cần phân biệt vật liệu có thể thay thế được và vật liệu không thể thay thế được. Vật liệu có thể thay thế được là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm, khi phân tích loại vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về mặt chất lượng, số lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí giá cả vật liệu thay thế. Vật liệu không thể thay thế là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế sẽ làm mất tính năng, tác dụng của sản phẩm. c.Phân tích cung ứng vật tư về đồng bộ. Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng loại vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đưộchàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đặt ra. Hệ số sử dụng đồng bộ là % hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất của doanh nghiệp trong kỳ tới. Để sản xuất một sản phẩm thì cần nhiều loại vật liệu khác nhau, do đó số nguyên vật liệu sử dụng được sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ thấp nhất. d.Phân tích cung ứng vật tư về chất lượng. Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đó, khi nhập nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký kết để đánh giá nguyên vật liệu, có thể dùng chỉ tiêu, chỉ số chất lượng hay hệ số loại Chỉ số chất lượng nguyên vật liệu ( Icl)là tỷ số giữa giá bán bình quân của nguyên vật liệu thực tế với giá bán bình quân cung ứng theo kế hoạch. Icl = ồMil ồMik * Sik ồMik ồMik * Sik : Trong đó: Mik, Mil : khối lượng nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch và thực tế( tính theo đơn vị hiện vật) Sik : Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. Icl : Càng lớn hơn 1 càng chứng tỏ nguyên vật liệu nhập kho càng cao. Hệ số loại là tỷ lệ số giữa tổng giá trị nguyên vật liệu theo cấp bậc chất lượng và tổng giá trị nguyên vật liệu cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất. e.Phân tích kịp thời của việc cung ứng vật tư. Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông thường, thời gian cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ nguyên vật liệu cần cung cấp trong kỳ. Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại nguyên vật liệu cần thiết một cách kịp thời trong một thời gian dài( tháng, quý, năm). Nếu khối lượng cung ứng vật tư trong một kỳ kinh doanh được đảm bảo nhưng cung ứng không kịp sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ vì đội cung ứng vật tư. Do đó khi phân tích tình hình cung ứng vật tư không phải chỉ thông qua các chỉ tiêu về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư mà phải xem xét đến tính kịp thời khi cung ứng g.Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là đảm bảo đều đặn đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệu. Khi tính hệ số đều đặn cần phải tuân theo nguyên tắc là không lấy số vượt kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳ kia. Hệ số đều đặn cung ứng vật tư cao nhất là 1. Ngoài ra, việc phân tích các chỉ tiêu trên còn có thể phân tích tình hình tổ chức cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu như: hệ số lỗi hẹn tính theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tính theo chi phí vận chuyển tăng thêm… Tất cả những thông tin trên nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyên vật liệu được tốt hơn. 2.Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp đang chờ để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ nhằm đảm bảo cho sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp. Lượng vật tư dự trữ cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến lượng vật tư dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp là: -Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm. số lượng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá của doanh nghiệp, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. -Tình hình tài chính của doanh nghiệp -Trọng tải và tốc độ của phương tiện vận tải -Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp -Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư. Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần phân biệt rõ các loại dự trữ. Mỗi loại dự trữ có một nội dung và ý nghĩa kinh tế khác nhau. Do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhau. Thông thường có 3 loại dự trữ sau: *Dự trữ thường xuyên : Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tục giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau Dtx = Mbqn * Ncc Trong đó: Dtx: Nhu cầu dự trữ thường xuyên tuyệt đối Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Ncc: Số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp liền nhau. *Dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong các trường hợp sau: -Mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xẩy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi nhưng mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên. -Lượng vật tư giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch( trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư cung ứng vẫn như cũ) -Chu kỳ cung ứng giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch Dbh = Mbqn * Nbh Trong đó: Dbh: Nhu cầu dự trữ bảo hiểm Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Nbh : Số ngày dự trữ bảo hiểm Trên thực tế, sự hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật tư không ổn định. Chính vì vậy các doanh nghiệp phải tổ chức khâu cung ứng vật tư để đảm bảo ổn định đến mức tối đa, góp phần vào nâng cao hiệu quả sử dụng lưu động. Lượng vật tư dự trữ được tính theo 3 chỉ tiêu; -Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng của loại vật tư chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật như : tấn, tạ kg, m, m2… Dự trữ này rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. -Dự trữ tương đối : Được tính bằng số ngày dự trữ. Dự trữ này giúp cho doanh nghiệp thấy được số lượng vật tư dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục trong bao nhiêu ngày. Dự trữ tương đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau, thông qua mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm. -Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lượng vật tư biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa hai đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối và đơn giá mua các loại vật tư. Chỉ tiêu dự trữ này rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng vật tư. Phương pháp phân tích: So sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. thông thường mỗi loại vật tư đều có định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Nếu dự trữ nằm ở giữa định mức trên là tốt. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt khoảng thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. Do vậy cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức dự trữ cần thiết. Nhưng nếu dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục. Do đó mục tiêu của dự trữ vật tư phải luôn kịp thời hài hoà vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa phải sử dụng tiết kiệm vốn. VIII.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyênđịnh kỳ trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. 1.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu cần xác định chỉ tiêu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất. Lượng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm = Lượng nguyên vật liệu còn lại hoặc chưa dùng đến - Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm Lượng nguyên vật liệu còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch không đáng kể hoặc nếu bằng 0 thì. Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm = Nhu cầu về số lượng nguyên vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) được tính theo công thức: Mi = q*mi Trong đó q:là số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho 1 sản phẩm Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối sau: Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối lượng nguyên vật liệu tiêu ding thực tế(M1) so với số lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo kế hoạch(Mk) theo công thức: M1 100 Mk *- Số tương đối : Số tuyệt đối : DM =M1 +Mk Mi 100 * Q1 Mk * Qk Kết quả tính toán cho thấy, khối lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu. Mức biến động tương đối: Số tuyệt đối: DM =M1 - Mk * Q1/Qk Trong đó: Q1,Qk : khối lượng sản phẩm hoàn thành và kế hoạch M x Khối lượng nguyên vật liệu kế hoạch nhưng đã được điều chỉnh theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản lượng sản phẩm Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. 2.Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất trong kỳ được chia thành 3 bộ phận chủ yếu: -Bộ phận cơ bản tiêu dùng để tạo thành thực thể hoặc trọng lượng tinh của sản phẩm hoàn thành -Bộ phận tạo thành phế liệu, dư liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm -Bộ phận tạo thành sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất -Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm m = M/Q trong đó: M: khối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất trong kỳ Q: khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm bao gồm 3 bộ phận cấu thành, có thể viết dưới dạng: m= k+f+h trong đó: k: Là trọng lượng tinh hoặc thực thể sản phẩm f : Mức phế liệu dư liệu bình quân của đơn vị sản phẩm hoành thành h: Là mức tiêu phí nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành Đối với những loại sản phẩm sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu, mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm được xác định bằng công thức ồMixSi =ồ(ki + fi + hi)xSi trong đó: Mi:Mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm Si : Giá thành đơn vị nguyên vật liệu cho từng loại xuất dùng cho sản xuất đơn vị sản phẩm Như vậy, Mi chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là mi và Si nhưng bản thân mi lại chịu ảnh hưởng của 3 nhân tố đó là: ki,fi,hi.Có thể phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm do ảnh hưởng lần lượt của từng nguyên tố sau: -Mức tiêu kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DM =m1 – mk = (k1 - kk) + (f1 - fk) + (h1 - hk) -Mức tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DMs = ồMi1xSi1 - ồMik xSik Do các nhân tố ảnh hưởng sau: -Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Dm(m) =ồ(mi1 - mik)x Sik trong đó: Do nhân tố trọng lượng tinh của đơn vị sản phẩm Dm(k) =ồ(ki1 - kik)x Sik Do nhân tố phế liệu bình quân đơn vị sản phẩm Dm(f) =(fi1 - fik)x Sik Do nhân tố phế phẩm bình quân đơn vị sản phẩm Dm(h) =ồ(hi1 - hik)x Sik Do ảnh hưởng của nhân tố giá thành đơn vị nguyên vật liệu Dm(s) =ồ(si1 - sik)x mi1 3.Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm *Phân tích tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất ra sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu.Do vậy, tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố -Khối lượng sản phẩm hoàn thành(qi) -Kết cấu về khối lượng sản phẩm -Định mức tiêu hao nguyên vật liệu (si) Vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được xác định bằng công thức: M =ồqi x mi x si Để phân tích trình độ hoàn thành kế hoạch về tổng mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết phải xác định đối tượng phân tích: DM =Mi – Mk =ồqi1 x mi1 x si1 - ồqik x mik x sik Các nhân tố ảnh hưởng được xác định như sau Do ảnh hưởng của các nhân tố khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm DM(q) =ồqi1 x mik x sik - ồqik x mik x sik Do ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DM(m) =ồqi1 x mi1 x sik - ồqi1 x mik x sik Do ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu cho sản xuất DM(s) =ồqi1 x mi1 x si1 - ồqi1 x mi1 x sik *Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu qua các công đoạn sản xuất Quá trình sản xuất của doanh nghiệp thường phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất. Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất đầu tiên của dây chuyền sản xuất. Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được hoàn chỉnh thêm một bước. Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt nguyên vật liệu, Bởi vậy, cần phải phân tích tình hình nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vượt chi ở mỗi công đoạn đó. *Phân tích mối liên kết giữa tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng các loại nguyên vật liệu đến kết quả sản xuất kinh doanh Việc cung cấp, dự trữ và sử dụng các loại nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt thì kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là mối quan hệ nhân quả. Mối quan hệ này được biểu hiện ở công thức: Khối lương nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Khối lượng sản phẩm sản xuất Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ + Khối lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm = - Phương pháp phân tích Xác định đối tượng phân tích Dq = q1 - qo trong đó: q1,qo : Khối lượng sản phẩm sản xuất thực tế và kế hoạch Dq : Mức chênh lệch tuyệt đối về khối lượng sản phẩm giữa thực tế với kế hoạch Phân tích mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố và tình hình cung cấp dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu đến sản xuất sản phẩm m(k) - M(dk1) Dq(mdk) = M(dkk) +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Mdk1, Mdkk: Khối nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ theo thực tế và kế hoạch. mk:Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm kỳ kế hoạch M(nk1) - m(k) M(nkk) = Dq(Mnk) +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Mnk1, Mnkk: Khối nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Mmck, Mck1: Là khối lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Dq(Mnk) M(nk1) = m(k) M(nkk) - + Do ảnh hưởng của nhân tố mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn vị sản phẩm Dq(m) = q1 + - Mdkt Mnkt - Mckt mk Tổng hợp lại. Dq = Dq(mdk) + Dq(mnk) + Dq(mck) + Dq(m) Trên cơ sở xác định sự ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, kiến nghị những biện phấp cải tiến, điều chỉnh công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Chương III Thực trạng tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư ở Công Ty Cao Su Sao Vàng Mục đích sản xuất kinh doanh ở bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới lợi nhuận để đạt được mục đích đó thì phải tiết kiệm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm, mà vật tư là yếu tố quan trọng để tạo nên thực tế của sản phẩm. Là một thành viên trong tổng cục hoá chất Công ty Cao Su Sao Vàng có chức năng sản xuất cung cấp các loại sản phẩm săm, lốp cho thị trường tiêu dùng trong nước và một phần xuất khẩu, với nguyên liệu sản xuất chính là cao su đã qua sơ chếthì lợi nhuận cũng là một vấn đề đang được lãnh đạo Công ty quan tâm hàng đầu. Quản lý tốt công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư cũng không nằm ngoài mối quan tâm đó, đẻ có thể giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và đem lại lợi nhuận ngày càng cao. Muốn làm được như vậy thì đội ngũ quản lý về vật tư phải có chuyên môn vững vàng, năng động đi sâu, đi sát với thực tế của công tác quản lý vật tư. I.Tình hình cung ứng vật tư ở Công ty Cao Su Sao Vàng Sản phẩm chính của Công ty bao gồm các loại sản phẩm săm lốp xe đạp, xe máy, ôtô các loại do đó vật tư sẽ chiếm một tỷ trọng lớn trong sản phẩm hoàn thành. Muốn quản lý một khối lượng và chủng loại vật liệu lớn. Như vậy, đòi hỏi phải thực hiện nhiều biện pháp ở các khâu, có vậy mới đảm bảo cung ứng vật tư một cách đầy đủ, tiết kiệm và đúng phẩm chất, chủng loại cho quá trình sản xuất. Do tính chất của công việc, khâu đầu tiên của quá trình sản xuất cần có nguyên liệu đã qua sơ chế. Nguồn cung ứng nguyên liệu này chủ yếu là từ các xí nghiệp thành viên. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn còn phải mua nguyên liệu của các công ty khác. Ngoài nguyên liệu chính là cao su doanh nghiệp còn có nhu cầu cung ứngvề bao bì sản phẩm và một số dịch vụ. Để thuận tiện cho việc quản lý vật tư được chính xác về số lượng chủng loại, công ty tiến hành phân loại vật liệu qua từng kho dựa vào công dụng và tầm quan trọng của nó nhờ đó mà bộ phận quản lý vật tư có thể theo dõi được sự biến động của từng loại vật tư. Cung cấp những thông tin chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu . 1.Công tác lập kế hoạch cung ứng vật tư. Cơ sở để công ty Cao Su Sao Vàng xây dựng được kế hoạch cung ứng vật tư năm 2001 - Căn cứ vào các văn bản ban hành định mức tiêu hao vật tư cho từng công đoạn sản xuất. - Căn cứ vào kết quả tiêu thụ năm trước - Căn cứ vào kế hoạch sản lượng của năm kế hoạch - Căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất hiện đang sử dụng và kế hoãch hàng năm.Phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng lên định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm. Căn cứ vào sản lượng kế hoạch của từng loại sản phẩm và định mức để xác định nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất trong kỳ Bảng 1: Nhu cầu nguyên vật liệu kế hoạch năm 2001 stt Tên nguyên vật liệu quy cách Đvt Tồn đầu kỳ Nhu cầu trong năm Dự kiến tồn cuối kỳ Nhu cầu thực 1 CSTN loại 1 kg 53051 2496725,71 400000 2843674,71 2 CSTN loại 2 kg 286402 3929509,22 450000 4093107,22 3 CSTN loại 3 kg 1189802 533526,93 100000 4 Cao su SBR 1712 kg 65746 684068,77 68407 686729,65 5 Cao su SBR 01 kg 251453,40 30000 281453,40 6 Cao su SBR 1502 kg 17150 10777,42 2000 7 Cao su tái sinh kg 2830,40 2830,46 ồ Cao su các loại 7908891,85 7907795,37 8 Xúc tiến DM kg 1627 89214,72 8921 95509,19 9 Xúc tiến CZ kg 5630 87653,33 8765 90788,66 10 Xúc tiến D kg 732 62783,78 6278 68330,16 11 Lưu huỳnh kg 19601 245617,73 24562 250578,50 12 Ôxit kẽm kg 3869 318694,24 31869 346694,66 13 Ôxit sắt kg 5077 107612,70 10761 113296,97 14 Ôxit titan kg 1817 24947,89 2495 25625,68 15 Axit Stearic kg 7569 179950,51 17995 159642,56 16 Phòng lão4020 kg 10418 84855,34 8486 85771,87 17 Phòng lão RD kg 384 98512,98 9851 97946,28 18 Phòng lão D kg 384 1872,98 187 19 Chất hoãn lưu CTP kg 71573,32 20 Chất hoá dẻo kg 65571,75 21 Nhựa thông kg 6923 61100,26 22 Nhựa đường kg 5716 57409 5741 57434,21 23 BaSo4 kg 7460 73,28 7 24 Bột tan kg 10190 100594,80 10059 100464,28 25 Dầu flexon 845 lít 43000 14338,78 1434 11472,66 26 Dầu flexon 112 lít 36343 487853,43 48785 500295,77 27 Parafin kg 3144 103153,05 10315 110324,35 28 Than đen N330 kg 140682 1408009,53 140801 1408128,48 29 Than đen N556 kg 42423 482509,60 48251 488337,56 Sau khi xác nhận được nhu cầu vật tư cần dùng trong kỳ, lượng vật tư cần mua trong kỳ, phòng kế hoạch vật tư xác định được số vật tư cần mua của công ty, đồng thời tiến hành ký hợp đồng với các công ty và cá nhân cung cấp nguyên vật liệu phụ như: nhãn mác, bao bì sản phẩm … để nhập kho và kịp thờicung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu về đến công ty được các cán bộ phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật KCS kiểm tra về quy cách, chất lượng, số lượng vật tư. Kết quả kiểm tra sẽ được ban kiểm tra ghi vào biên bản kiểm kê vật tư nhập kho theo mẫu 08-VT của Bộ Tài Chính ban hành. Mục đích của biên bản kiểm kê vật tư nhập kho là xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho Ngày……….tháng……….năm Tại……………………………. Chúng tôi gồm 1.ông(bà)………………………Chức vụ………………. 2.ông(bà)………………………Chức vụ………………. 3.ông(bà)………………………Chức vụ………………. 4.ông(bà)………………………Chức vụ………………. Hội đồng đã tiến hành kiểm tra số hàng hoá nhập kho thực hiện theo hợp đồng số…………ngày…….tháng………năm(nếu có) Theo hoá đơn số……… ngày………tháng………năm 2001 của đơn vị bán hàng……. Cụ thể như sau stt Vật tư hàng hóa Số lượng theo HĐ Số lượng theo thực tế Ghi Kết luận chung Về chất lượng Về số lượng Các thành viên ký tên Sau khi kiểm tra vật tư đạt yêu cầu phòng kế hoạch căn cứ vào -Hoá đơn mua vật tư hợp lệ -Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho rồi tiến hành nhập kho Mẫu phiếu nhập kho như sau Phiếu nhập kho Ngày……… Tháng……. Năm…….. Số: TK Nợ: TK Có: Người giao: Đơn vị: Theo hoá đơn Mã số thuế Nhập vào kho Ghi chú STT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Thuế: Tiền thuế: Tổng giá trị thanh toán: Người viết phiếu Người nhập Kế toán Thủ kho Phòng KHVT Toàn bộ số vật tư sau khi đã thu mua về đến công ty đúng tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng và hợp lệ về thủ tục đều được phòng KHVT của công ty làm thủ tục nhập kho theo đúng chứng từ pháp lý của nhà nước quy định. 2.Phân tích tình hình cung ứng vật tư a.Cung ứng theo số lượng Để hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trì và liên tục thì số lượng cung ứng phải đầy đủ. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn( nếu không phải là loại nguyên vật liệu có tính thời vụ) và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, dẫn đến không hoàn thành kế hoạch sản xuất và kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất Bảng 2: Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2001 STT Tên nguyên liệu quy cách Đvt Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch 1 CSTN loại 1 kg 2496725,71 2843674,71 346949 2 CSTN loại 2 kg 3929509,22 4093107,22 1163598 3 CSTN loại 3 kg 533526,93 -533526,93 4 Cao su SBR 1712 kg 684068,77 686729,65 2660,88 5 Cao su SBR 01 kg 251543,40 281453,40 29910 6 Cao su SBR 1502 kg 10777,42 -10777,42 7 Cao su tái sinh kg 2830,40 2830,46 0 Tổng cao su các loại kg 7908891,85 7907795,37 -1096,49 Phần lớn nguyên liệu đưa vào sản xuất phải mua ngoài, thông thường lượng nguyên liệu mua về không ổn định. Nguyên nhân là do nguồn nguyên liệu mua vào không ổn định nên đã giảm số lượng thu mua. Do vậy ít nhiều cũng làm ảnh hưởng đến việc sản xuất sản phẩm vì thiếu nguyên vật liệu nên công ty cho công nhân nghỉ thêm ngày thứ 7, như vậy không phát huy được hết công suất máy móc thiết bị. b.Cung ứng theo chất lượng. Để sản xuất ra các loại sản phẩm săm, lốp xe đạp, xe máy, ô tô thì công ty cần có nguyên vật liệu sơ chế là các loại cao su sống. Công ty Cao Su Sao Vàng luôn coi chất lượng là chỉ tiêu hàng đầu. Bởi vậy, nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Nguồn nguyên liệu không những tốt về chất lượng mà còn có thể cung cấp với số lượng lớn. Ngoài ra ở Công ty Cao Su Sao Vàng nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Có được nguyên liệu tốt thì sản phẩm đó có chất lượng cao nhưng không có các vật liệu phụ thì sản phẩm đó vẫn chưa chở thành sản phẩm hoàn chỉnh. Vật liệu phụ không trực tiếp tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó đóng góp làm tăng thêm giá trị và chất lượng cho nguyên liệu chính và sản phẩm. Chính vì vậy nguồn cung ứng các loại vật liệu phụ cho doanh nghiệp đều là những bạn hàng lâu năm có uy tín trên thị trường, luôn cung cấp cho công ty những vật liệu tốt nhất và đảm bảo chất lượng, mẫu mã, bao bì, nhãn mác không ngưng đổi mới về mầu sắc và chất lượng phù hợp với người tiêu ding c.Cung ứng theo chủng loại Hiện tại ở Công ty Cao Su Sao Vàng, chủng loại vật tư là rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại như: Các loại nguyên liệu cao su (SBR, thiên nhiên, tái sinh) các loại bao bì nhãn mác của từng mặt hàng sản xuất và các loại vật liệu khác phục vụ cho công tác bảo quản, đóng gói Trong số đó, cũng có loại có thể thay thế được và loại không thể thay thế được. Loại vật liệu có thể thay thế được là các loại vật liệu phụ như: bao bì, nhãn mác sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho công tác đóng gói, bao quản và các loại nhiên liệu. Hiện tại,các chất liệu được doanh nghiệp sử dụng làm bao đóng gói sản phẩm rất thuận lợi cho việc bảo quản các loại cao su.Với số lượng đảm bảo đủ cung cấp cho hoạt động sản xuất khi cần đến. Tuy nhiên về bề mặt bao bì, nhãn mác còn chưa làm nổi bật nên chất lượng của từng loại sản phẩm từ đó dẫn đến chưa thu hút được sự chu ý của người tiêu dùng, do đó cần phải thay đổi lại để bán được hàng thu doanh số cao hơn. Về nhiên liệu, những năm gần đây do có nhiều cây xăng, dầu gần công ty nên rất thuận lợi cho công tác cung cấp nhiên liệu nên công ty không cần lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nhiên liệu mà khi nào cần cung cấp với số lượng bao nhiêu thì công ty tiến hành mua theo số lượng ấy, cung ứng cuối tháng phòng kế toán tập hoá tổng kết lại các hoá đơn và thanh toán số nhiên liệu đã sử dụng trong tháng. Vật liệu không thể thay thế được là các loại nguyên liệu cao su và chất phòng lão. Bởi vì, cao su trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo nên thực thể chính của sản phẩm.Do đó, không thể thay thế bằng bất cứ nguyên liệu nào khác, có chăng chỉ có thể thay đổi nguồn cung cấp nguyên liệu.Các nguồn cung ứng hiện tại là các nguồn nguyên liệu tốt nhất, có uy tín trên thị trường cả về số lượng, chất lượng và giá cả. các cất phu gia như; chất phòng lão D, CZ, chất xúc tiến M, axit Stearic đều được nhập từ nước ngoài. Để đảm bảo chất lượng cho nguyên liệu chính và các chất phụ gia, doanh nghiệp tiến hành nhập các loại vật liệu này. Bảng 3:Tình hình thực hiện cung ứng vật tư chủ yếu năm 2001 Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng cần cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loại 1 Cao su tờ loại 1 kg 785344 942254 785344 2 Cao su cốm loại 1 kg 601533 746743 601533 3 Cao su cốm loại 2 kg 440430 340400 340400 4 Cao su cốm loại 3 kg 378521 278115 278115 5 Cao su cốm loại 4 kg 278115 278115 278115 ồ 2483943 2585627 2283507 100% = 91,94% x 2483943 2283507 Theo số liệu trong bảng ta thấy tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư chỉ đạt Nguyên nhân chủ yếu để công ty không hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư về chủng loại, trong đó do không hoàn thành kế hoạch cao su tờ loại 1 và cốm loại 2. -Trong năm 2001 do biến động ở thị trường, thay đổi nên nhu cầu tiêu thụ lốp xe đạp giảm nên công ty đã tiến hành giảm số lượng sản xuất thực tế. -Do thời tiết thất thường, thay đổi không ngừng có mưa nhiều gây nên vận chuyển khó khăn nguyên liệu làm tăng chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản. d.Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ. Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo tính chất đồng bộ tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành kế hoạch là rất cần thiết và cũng rất khó khăn với công ty vì. -Nguyên liệu chính hầu hết phải nhập từ nước ngoài -Lượng nguyên vật liệu cần cung ứng hàng năm lớn -Do nguyên liệu phải mua ngoài nên cần phải có thời gian thu gom và chuẩn bị -Công suất máy móc còn hạn chế Mặc dù khó khăn có nhiều nhưng công ty cố gắngđể có thể mua được đầy đủ số lượng nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ không để sản xuất gián đoạn. e.Tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu. Xuất phát từ kế hoạch sản xuất năm 2001, tình hình dự trữ cung cấp trong kỳ, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua các loại nguyên vật liệu cần dùng một cách kịp thời đúng số lượng, chất lượng để kịp thời cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, không để quá trình sản xuất bị gián đoạn. Bằng phương pháp kiểm kê thường xuyên, hàng tháng thủ kho kiểm kê nguyên vật liệu rồi đem đối chiếu với sổ sách kế toán để xác minh chính xác số lượng nguyên vật liệu tồn kho và sổ kế toán để từ đó lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Trong năm 2001 doanh nghiệp không ngừng sản xuất ngày nào do thiếu nguyên vật liệu. h.Tiến độ cung ứng. Sau khi kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được ban giám đốc ký duyệt phòng KHVT tiến hành lập kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư, kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư được lập dựa vào số chủng loại vật tư cần cung ứng, số lượng vật tư cần cung ứng, mức tiêu ding bình quân ngày. Thực tế ở doanh nghiệp trong một ngày có thể mua trùng nhiều loại vật tư khác nhau nhưng chỉ số lượng của nguyên liệu cao su là lớn, còn các loại vật liệu khác thì có số lượng cung ứng nhỏ nên giảm được sự căng thẳng về thời gian và phương tiện vận tải. Qua phân tích quá trình cung ứng vật tư năm 2001 của Công ty Cao Su Sao Vàng ta thấy: công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu là công việc hết sức phức tạp và đòi hỏi người quản lý phải có trình độ và kinh nghiệm thực tế trong nghề. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo đúng chủng loại và kịp thời thì mới là động lực để thúc đẩy sản xuất phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm đem lại cho công ty doanh thu ngày càng cao, là điều kiện tốt đảm bảo chọ sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai. II.Thực trạng tình hình dự trữ vật tư. Để nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi công tác quản lý dự trữ phải hợp lý. Để dự trữ được hợp lý thì người quản lý phải hiểu được đặc điểm và tính chất của loại vật liệu mình quản lý, từ đó có phương pháp bảo quản và số lượng hợp lý. Nguyên liệu để sản xuất ra các sản phẩm lốp xe đạp, săm xe đạp, xe máy, ô tô chủ yếu là cao su sống đã qua sơ chế, cao su có đặc điểm là rất nhậy cảm với thời tiết nóng nên việc dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh là công việc hết sức phức tạp và khó khăn. Tất cả các hoạt động nhập, xuất và sử dụng nguyên liệu được theo dõi qua các sổ sách, theo dõi định kỳ( trong tháng) và cuối năm kế toán tiến hành tổng hợp lại phản ánh lên báo cáo xuất- nhập- tồn. Bảng 4: Báo cáo xuất – nhập – tồn kho cuối năm 2001 Stt Tên vật tư hàng hoá Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Cao su SBR 1712 kg 5230 637630 642860 2 Cao su BR 9000 kg 148303 148303 3 Cao su SBR 1502 kg 1575 5705 7280 4 Cao su Baypren 210 kg 115 65 180 5 Cao su bu na RPT 4969 kg 1595 190 1404 6 Cao su CHLROBUTYL 1240 kg 1021 1021 7 Cao su BR- 01 kg 33600 33600 8 Cao su EP 57C(EP57F) kg 260 260 9 Cao su RU 300 kg 200 200 200 10 Cao su RU 302 kg 200 200 200 ồ kg 6920 828579 833694 1804 11 Cao su tờ loại 1 kg 942254 942254 12 Cao su cốm loại 1 kg 3935 746743 722713 27966 ồ kg 3935 1688928 1664967 27966 13 Cao su cốm loại 2 kg 20000 340400 330400 30000 ồ kg 20000 3993351 330400 30000 14 Cao su cốm loại 3 kg 150353 278115 4129204 14500 ồ kg 150353 278115 4129204 14500 Qua báo cáo xuất- nhập- tồn vật tư năm 2001 của Công ty Cao Su Sao Vàng ta they số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ là lớn hơn cả về số lượng lẫn chất lượng và giá trị. Điều này chứng tỏ việc xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp cần cung ứng để sản xuất là chưa chính xác. Số tồn kho đầu kỳ lớn hơn số tồn kho cuối năm là do lượng sản phẩm thực tế giảm so với kế hoạch nên lượng xuất kho giảm, dẫn đến tồn kho cuối kỳ nhỏ hơn so với đầu năm. Ngoài ra do việc vận chuyển nguyên liệu từ thị trường cung ứng nguyên vật liệu về các xí nghiệp của doanh nghiệp. Phương tiện vận tải thường là những xe có khối lượng lớn nên rất cần dự trữ nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất liên tục vừa tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Do cao su là nguyên liệu chính dùng để sản xuất nên việc dự trữ thường xuyên và bảo quản là thích hợp giúp cho công ty có được nguyên liệu để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục đặc biệt với thời gian kho được phân loại, thời gian dự trữ ngắn nên chất lượng vật tư dự trữ được đảm bảo. Bảng 5: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu cuối năm 2001 Tên nguyên liệu Số dự trữ theo kế hoạch Số dự trữ thực tế Chênh lệch Số lượng (kg) Ngày Số lượng (kg) Ngày Số lượng (kg) Ngày CSTN loại 1 127532,5 90 124113,4 82 -3419,1 -8 CSTN loại 2 127532,5 90 124113,4 82 -3419,1 -8 CSTN loại 3 20394,6 90 19394 85 -1000,6 -5 Cao su SBR 1712 542394 90 442394 84 -100000 -6 Cao su SBR 01 321213 90 219203 83 -102010 -7 ồ 1139066,6 929217,8 -209848,8 Qua số liệu về tình hình dự trữ của năm 2001 của công ty ta they so với kế hoạch dự trữ thực tế công ty đã giảm được( 209848,8 kg) hàng tồn kho giảm khả năng ứ đọng vốn, giảm số ngày dự trữ. Nhưng do mức dự trữ giảm nên khả năng không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tụa tăng. Do đó công ty cần phải có biện pháp để điều chỉnh mức dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch sản xuất để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Với các chất phụ gia như chất phòng lão, chất xúc tiến, công ty tiến hành dự trữ nhằm phòng trừ những lúc thiếu. Ngoài ra doanh nghiệp còn dự trữ với nhiều loại vật tư khác như nhãn mác, bao bì đóng gói, nhiên liệu, phụ tùng thay thế nhưng với số lượng không đáng kể. Mỗi loại sản phẩm có một nhu cầu khác nhau nên mức dự trữ cũng khác nhau. III.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở công ty. Quan điểm của doanh nghiệp là sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên và định kỳ hàng tháng về số lượng nguyên vật liệu và điều chỉnh lại mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm. 1.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Toàn bộ số vật tư của doanh nghiệp mua về đều được làm thủ tục nhập kho và xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng thángcác doanh nghiệp sản xuất có các yêu cầu về vật liệu chính, vật liệu phụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch vật tư giao cho từng xí nghiệp sản xuất, các phân xưởng sản xuất sẽ được giao các loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất khi có yêu cầu về số lượng nguyên vật liệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu. Để thực hiện công việc này công ty đã sử dụng phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức do phòng kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật và người phụ trách phòng cung tiêu viết phiếu và căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu lĩnh vật tư thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ xuất Phiếu xuất kho MO28 Ngày tháng năm Số: TK Nợ: TK Có: Họ tên người nhận hàng Đơn vị: Theo……………….. Số…… ngày…… tháng…….. năm Của………………… Xuất tại kho……….. stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận Thủ trưởng đvị nhận Phòng kỹ thuật Thủ kho thủ trưởng đvị xuất Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức MO26 Tháng……. Năm 2002 Tên đơn vị: xí nghiệp cao su 4 Tên vật tư : Đơn vị tính: kg Nợ: Mã vật tư : Có: Ngày Nhucầu Thực lĩnh Ký nhận Số lượng đơn giá Thành tiền Phụ trách phòng KHVT Giám đốc xí nghiệp Cuối mỗi tuần thủ kho giao cho kế toán toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu lĩnh, hoá đơn bán hàng theo thứ tự đã lập, giá trị của nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất được dựa trên lượng xuất kho thực tế kết hợp với phương pháp tính giá trị bình quân gia quyền để tính giá thực tế của số lượng nguyên vật liệu xuất ra theo phương pháp nhập trước xuất trước. Toàn bộ quá trình sử dụng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất được quản lý và theo dõi qua từng giai đoạn. Bảng 6: Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu chính năm 2001 Loại nguyên vật liệu Kế hoạch KH tính theo sản lượngthực tế Thực tế Chênh lệch Cao su tờ loại 1 1325468 842594 942554 99956 Cao su cốm loại 1 712631 702803 722713 19910 Cao su cốm loại 2 430400 440340 330400 -109940 Cao su cốm loại 3 4028246 3971598 4129204 157606 Cao su cốm loại 4 328745 278115 278115 0 ồ 6825490 6235450 6402986 +167532 Số liệu thực tế tình hình sử dụng nguyên vật liệu chính trong năm 2001 chota they. Trong năm 2001 công ty đã tiến hành xuất kho 6402986 tấn cao su các loại so với kế hoạch 100% > 102% = 100 * 6235450 6402986 6402986 – 6235450 = 167532 Đây là những biểu hiện không tốt của quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty cần phải khắc phục để việc tổ chức nguyên vật liệu tốt hơn, nâng cao chất lượng trong trường hợp khi mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng theo nhu cầu của khách hàng, công ty tiến hành nhượng lại số nguyên vật liệu đó. Trong trường hợp này, căn cứ vào quyết định của phòng kế hoạch, các thoả thuận giữa doanh nghiệp và đơn vị mua hàng, căn cứ vào giá trị tồn kho thực tế để viết phiếu xuất kiêm hoá đơn bán hàng. Sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất toàn bộ số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho TK Nợ: TK Có: Ngày nhập thẻ Tờ số Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Mã số Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Phòng KHVT Lượng sản phẩm và số lượng sản phẩm, hạ giá thành đem nguồn lợi nhuận ngày càng cao cho công ty Nhiên liệu mặc dù không tham gia trực tiếp tạo thành sản phẩm, nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong việc tạo thành sản phẩm, nhiên liệu được dùng trong công ty là xăng, dầu, than. Giai đoạn hai là xuất kho lốp, săn bán thành phẩm đi đóng gói các vật liệu được sử dụng trong giai đoạn này là các loại bao bì, nhãn mác và các công cụ phục vụ cho đóng gói. Bảng 7: Tình hình sử dụng vật liệu phụ năm 2001 Nguyên vật liệu phụ Đvt Số KH Số KH theo SLTT Số thực hiện Chênh lệch Xúc tiến DM kg 94633,27 89214,72 95509,19 6294,47 Xúc tiến C2 kg 90653,43 87653,33 90788,66 3135,33 Xúc tiến D kg 72678,45 62783,78 68330,16 5546,38 Lưu huỳnh kg 247627,37 245617,73 250578,50 4960,77 Oxit kẽm kg 320496,76 318694,24 346694,66 27999,96 Oxit sắt kg 111396,87 107612,70 113296,97 5684,27 Oxit ti tan kg 24947,79 24947,89 25625,68, 677,79 Axit stearic kg 177960,41 179950,51 159642,56 -20307,95 Phòng lão 4020 kg 85855,24 84855,24 85771,87 916,63 ồ kg 1226249,39 1201330,14 1150446,38 -50863,76 2.Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm đối với lốp xe đạp 37- 584. Để đảm bảo nguyên vật liệu xuất ra cho sản xuất sản phẩm có hiệu quả cao nhất công ty căn cứ vào định mức tiêu hao cho 1 tấn sản phẩm và kế hoạch sản xuất của xí nghiệp để tính ra lượng nguyên vật liệu cần dùng để sản xuất ra sản phẩm nhằm mục đích sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất, tránh tổn thất. Định mức tiêu hao ở Công ty Cao Su Sao Vàng được tính toán xác định cho từng loại mặt hàng Bảng 8: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một lốp xe đạp quy cách 37- 584(650)đỏ mành nâu hồng đơn 60H- 002, 003, 004 A. Nguyên vật liệu chính Nguyên liệu/quy cách, trọng lượng/chiếc Đơn vị 37- 584(650) đỏ (0,77 + 0,03 kg/c Cao su NRE kg 0,08127 Cao su thiên nhiên loại 2 kg 0,2084 Cao su SBR- 1712 kg 0,00903 Lưu huỳnh kg 0,007565 Xúc tiến M kg 0,000834 Xúc tiến DM kg 0,002147 Xúc tiến TMTD kg 0,000003 ôxit kẽm RA kg 0,010976 ôxit sắt kg 0,008567 ôxit ti tan kg 0,000903 Phòng lão sản phẩm kg 0,002432 Axit stearic kg 0,005467 Parafin kg 0,00403 Nhựa thông kg 0,000069 Dầu flexon 112 kg 0,0106980 Dầu flexon 845 kg - Cacbonat can xi kg 0,331715 Màu vàng seikafast 2600 kg 0,000045 Dây thép tanh ặ 1,83mm vòng 2,02(vòng tanh 584) Vải mành nylon(0,0855kg/m2) kg 0,0346 = 0,4042m2 Vải phin(0,1kg/m2) kg 0,0083 =0,0829m2 Cao su + hoá chất kg 0,6841 - 60H – 002 kg 0,197865 Cộng – 66Đ - 003 kg 0,12961 - 61 – 004 kg 0,473324 Vật liệu dệt kg 0,0429 Vật liệu kim khí vòng 2,04(vòng tanh 584) B. Nguyên liệu phụ/Nguyên liệu/quy cách đv 37 – 584(650) đỏ Si li can BR 790 RTU kg 0,0006 Cacbonat can xi kg 0,002 Vải lót PP kg 0,0001 Vải lót(khổ 1,2m) kg 0,001 Màng bọc PE 2M 130(vòng) kg 0,005 Mác kiện lốp xe đạp Chiếc 0,1 Van nhôm Chiếc 0,01 Chương IV Các biện pháp hoàn thiện công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư I.Đánh giá về những ưu, nhược điểm trong công tác quản lý vật tư ở Công ty Cao Su Sao Vàng Qua quá trình tìm hiểu thực tế và đã đi sâu vào phân tích thực trạng của công tác quản lý vật tư ở Công ty Cao Su Sao Vàng. Em xin đưa ra đây một số những mặt mạnh, những mặt yếu, những tồn tại và đạt được trong công tác quản lý cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư ở Công ty Cao Su Sao Vàng. 1.Những ưu điểm. -Cung ứng vật tư là khâu đầu tiên trong công tác quản lý vật tư công ty đã có phòng KHVT, phòng này có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch cung ứng vật tư dựa trên định mức. -Để đảm bảo cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được chính xác doanh nghiệp đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý và khoa học dựa trên những cơ sở về vai trò và công dụng của từng loại vật tư để thuận lợi cho công tác quản lý theo dõi và bảo quản vật tư. Trong kho các loại vật tư được bảo quản theo từng loại, theo tính chất của vật tư, đảm bảo an toàn cho vật tư về số lượng và chất lượng. Trong công tác quản lý xuất - nhập – tồn nguyên vật liệu các phòng ban nghiệp vụ đã tổ chức chặt chẽ thường xuyên cập nhật đối chiếu qua các thủ tục chứng từ để phản ánh chính xác về biến động của vật tư trong sản xuất. áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, các dư thừa tự nhiên đã được hạch toán để tránh mất mát nguyên vật liệu. Việc cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xưởng, xí nghiệp sản xuất được xác định bằng kế hoạch sản xuất trong tháng, công ty giao cho từng tổ sản xuất và mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất được thủ kho ghi vào thẻ kho cho từng nguyên vật liệu để kịp thời phản ánh được tình hình nguyên vật liệu còn tồn kho và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất. Về cơ bản công tác quản lý vật tư đã đáp ứng được yêu cầu sản xuất về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên vẫn còn nhiều tồn tại 2. Những tồn tại. Trong công tác quản lý vật tư ở Công ty cao su sao vàng cũng còn nhiều tồn tại cần phải khắc phục trong những năm tới. Việc cung ứng nguyên liệu, mặc dù công ty có ký hợp đồng mua bán với một số bạn hàng trong nước lẫn quốc tế song phần lớn lượng nguyên liệu được mua ở thị trường tự do nên giá nguyên liệu không ổn định Khâu điều chỉnh kế hoạch cung ứng,dự trữ theo thực tế sản xuất của công ty chưa kịp thời từ đó dẫn đến kế hoạch cung ứng vật tư chưa ăn khớp làm cho vật tư tồn kho cung ứng cuối kỳ loại thì quá nhiều loại thì quá ít. Trong việc quyết toán vật tư cho đơn vị cung ứng và phân xưởng chưa có biện pháp thưởng phạt về vi phạm định mức vật tư mà chỉ quyết toán theo số lượng vật tư các đơn vị đã cung ứng và phân xưởng sản xuất thực lĩnh trong kỳ. Sổ quyết toán vật tư các xí nghiệp thực lĩnh cho sản xuất được hạch toán toàn bộ cho giá thành sản phẩm.Một số nguyên nhân dẫn đến tình hình trên là do công ty chỉ mới lập báo cáo xuất- nhập- tồn hàng năm cho nguyên vật liệu, còn với các loại vật liệu thì mới có số theo dõi công tác xuất- nhập- tồn hàng tháng, nên chưa phản ánh kịp thời mức sử dụng vật liệu trong kỳ. Do đó, bên cạnh báo cáo xuất- nhập- tồn nguyên vật liệu hàng năm doanh nghiệp nên có thêm báo cáo xuất- nhập- tồn hàng tháng. 3. Những khó khăn. Khó khăn đầu tiên phải nói đến trong công tác quản lý vật tư là: Cao su thiên nhiên được mua từ các nguồn trong nước và nước ngoài nên rất khó bảo quản vì vậy trong công tác bảo quản nguyên liệu là một vấn đềphức tạp đòi hỏi kho chứa nguyên liệu phải cao dáo và thoáng mát. người quản lý chịu trách nhiệm về công tác bảo quản phải là người có trình độ hiểu biết, có kinh ngiệm về các điều kiện bảo quản cao su. Nguồn cung ứng nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là thị trường tự do ở xa khu vực trực tiếp sản xuất của doanh nghiệp nên chi phí thu mua, chi phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ cao.Do đó, đây là yếu tố khó khăn để công ty thực hiện việc giảm giá thành sản phẩm. Khi mua nguyên vật liệu về cần tính toán, xác định khối lượng vật tư thu mua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch sản xuất cả năm. Đầu tư ổn định thị trường cung ứng vật tư để số lượng, chất lượng và giá cả nguyên liệu được ổn định, từ đó giảm chi phí vận chuyển khi thu mua nguyên liệu Đầu tư xây dung hệ thống kho bảo quản nguyên liệu để công tác bảo quản được tốt hơn, hạn chế những hư hỏng nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản. Không ngừng nâng cao, bồi dưỡng kiến thức bảo quản cho đội ngũ những người quản lý kho, chú ý đến việc giáo dục tốt ý thức trách nhiệm cho đội ngũ quản lý kho và đội ngũ công nhân lao động trực tiếp để họ có ý thức và trách nhiệm hơn trong công việc. Đầu tư thêm máy móc thiết bị hiện đại để giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất để giảm được chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm II. Đề xuất biện pháp giảm chi phí vật tư trong sản xuất. 1.ổn định nguồn cung ứng nguyên vật liệu chính Qua quá trình phân tích thực trạng tình hình cung ứng vật tư ở Công ty cao su sao vàng. Nguồn cung ứng nguyên liệu chính cho công ty chủ yếu là thị trường ngoài nước và thị trường tự do trong nước. Nguồn nguyên liệu này giúp cho công ty chủ động được nguyên liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất với mức giá hợp lý. Là một doanh nghiệp của nhà nước, Công ty cao su sao vàng đã trở thành bạn hàng truyền thống của người cung cấp, tính ổn định về giá cả và chất lượng. Do nguồn nguyên liệu cung ứng chủ yếu của công ty là thị trường nên đôi khi giá cả không ổn định mà chất lượng cao. Đây là điều không hợp lý gâyảnh hưởng không nhỏ đến quá trình giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Để giải quyết những bất cập này công ty cần thực hiện ổn định nguồn cung ứng để có được nguyên liệu tốt cả về chất lượng, số lượng. Do cao su nhập từ nước ngoài về với giá cao, chi phí vận chuyển lớn, nhiều khi chất lượng lại không tốt nên công ty phải thay cao su ngoại bằng cao su nội được mua từ các nguồn trong nước. ở nước ta có nhiều nông trường trồng cao su , công ty nên ký hợp đồng mua lâu dài và mua tận gốc. Trong kế hoạch này công ty phải đầu tư thêm tiền vốn, vì tăng thêm chi phí bảo quản và chi phí cho người đi mua hàng. Như vậy, hàng năm nguồn cung ứng cao su cho công ty được ổn định. Với số lượng 2.585.627 kg sẽ được mua hoàn toàn từ trong nước mà không cần mua từ nước ngoài, tiết kiệm được chi phí vận chuyển và bốc dỡ khi thu mua, đơn giá các loại nguyên liệu ổn định. Nếu mua ở thị trường quốc tế đơn giá bình quân là: 13.686đ/kg thì mua ở trong nước là: 5672đ/ kg giá mua theo phương án này sẽ là số bình quân giữa hai đơn giá của trong nước và thị trường quốc tế, đơn giá:9679đ/kg. Với đơn giá này thì tổng chi phí bỏ ra tính theo đơn giá bình quân để thu mua 2.585.627kg cao su là: 2.585.627kg x 9679 = 25.026.283.73đ tiết kiệm cho công ty: 30.742.283.437 – 25.026.283.733 = 5.715.999.703đ Với số giảm chi phí này thì công ty sẽ : + Giảm được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm sản xuất +Giảm được các khoản nợ ngắn hạn +Được hưởng chiết khấu từ 1%-2% do mua nhiều +Tiêt kiệm được vốn sản xuất, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động +Giảm được chi phí thu mua nguyên liệu +Tránh được vật tư không đúng chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật Tuy nhiên phương án này còn nhiều tồn tại Do cao su là một loại cây trồng nên điều kiện thời tiết có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển và sinh trưởng của cây cao su. Khi gặp thời tiết không thuận lợi sẽ làm cho chất lượng của cao su không được tốt. 2. Đầu tư máy móc thiết bị hiện đại để giảm được hao phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất . Hiên nay ở Công ty cao su sao vàng, mặc dù lãnh đạo công ty đã mạnh dạn đầu tư để đổi mới công nghệ sản xuất và máy móc thiết bị hiện đại của các nước có nền công nghiệp sản xuất cao su phát triển như: Nhật, Inđô song đa phần số máy móc hiên đang sử dụng đều cũ kỹ, lạc hậu do Liên xô cũ, Trung quốc sản xuất nên không những có năng suất thấp, chất lượng chưa được cao mà còn tiêu hao nguyên vật liệu lớn, phế liệu nhiều Như ở giai đoạn cán hình lốp: Do được sản xuất trên dây truyền cũ nên 1000kg cao su sống đưa vào sản xuất lốp xe đạp sau khi qua các công đoạn: căt, sấy tự nhiên, sơ luyện, phối liệu thì 1000kg cao su sống chỉ thu được 900kg và sau khi qua phân xưởng đóng gói thành phẩm thì còn lại 855 kg hao 145kg bằng 14,5%. Để khắc phục những khó khăn này công