Đồ án Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty tnhh truyền thông mật mã

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG MẬT MÃ Giáo viên hướng dẫn : Ths Đinh Tiên Minh Sinh viên thực hiện : Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 1 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy PHẦN MỞ ĐẦU a. Đặt vấn đề: Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng . Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên của công ty quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân. Nhưng chỉ có 5% số công ty quảng cáo-tổ chức sự kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể. . ( theo phân tích của báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 của phóng viên Đỗ Tấn) Công ty TNHH TRUYỀN THÔNG MẬT MÃ cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kinh doanh của công ty trong dài hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng là yếu tố sống còn của công ty. Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty Mật Mã mang lại chủ yếu là từ các mối quan hệ. Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn doanh thu chủ yếu. Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì không thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định hướng phát triển mới trong tương lai. Chính vì thế mà công ty nên có một quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn khách hàng mới trong tương lai. b. Mục tiêu nghiên cứu: Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:  Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty.  Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty. Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:  Quy trình tổ chức sự kiện của công ty.  Những điều được và chưa được thông qua các sự kiện tiêu biểu.  Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 2 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy  Hiểu rõ được thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty. c. Phƣơng pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách: - Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty. - Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người. Đối tượng nghiên cứu: - Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động thực tế của công ty Truyền Thông Mật Mã. - Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty. d. Hạn chế của đề tài: Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn. e. Kết cấu đề tài: Đề tài sẽ gồm 4 phần chính. Thứ nhất là nêu lên một số vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam nhằm giúp chúng ta có kiến thức cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện và để có một cái nhìn nhận tổng quát về tình hình tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay. Sau đó là giới thiệu về đơn vị thực tập để thấy được những vấn đề trong cấc trúc hoạt động của công ty để từ đó có cơ sở để phân tích thực trạng trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty và đưa ra giải pháp tổng thể cho quy trình tổ chức sự kiện. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 3 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM. I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện. 1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat động liên quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức. ( trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Bộ Văn Hóa-Thể Thao-Du Lịch ) 1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp. Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp. Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:  Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên….  Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm… Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi.  Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 4 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy  Crisic Management: quản lý khủng hỏang.  Government Relations: quan hệ với chính phủ.  Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.  Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.  Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. 1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện. Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công. Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng. Hội chợ. Hội nghị, hội thảo, họp báo. Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng. Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang. Chương trình team building… Các kỳ nghỉ, các ngày lễ. Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu. Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering). Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao) Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân lọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: o Theo địa điểm làm event. Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm… Ngòai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao… GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 5 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy o Theo mục đích của event. a. Chƣơng trình giải trí ,thể thao, hội chợ… Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá… b. Chƣơng trình hội thảo chính trị hoặc khoa học Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm. c. Chƣơng trình nhân dịp đặc biệt. Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu. d. Chƣơng trình cảm ơn khách hàng. Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời các khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới. e. Chƣơng trình kỉ niệm công ty. Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính: - Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo. - Hai là: quảng bá cho thương hiệu. - Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau. f. Chƣơng trình quảng cáo đơn thuần Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới… nhằm gây sự chú ý đối với người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi. Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 6 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận. b. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận. - Event do nội bộ công ty tự tổ chức. Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan… ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event tổ chức. Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa… Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện. 1.4. Quy trình của tổ chức sự kiện. Hình thành concept Thiết kế sự kiện Lập kế họach Triển khai thực hiện và giám sát Tiến hành tổ chức Kết thúc Đánh giá GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 7 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện ( Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm -đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện ) Bƣớc 1: hình thành concept  Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp.  Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event.  Đối tượng chính của event.  Địa điểm.  Thời gian diễn ra sự kiện.  Ngân sách.  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả. Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects). Bƣớc 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hòan hảo. Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point. - Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá. Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Nội dung chính thường gồm: GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 8 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần. - Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình. - Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn. - Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thiết phục. Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm: - Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event. - Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm… - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ. - Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event. - Cấu trúc nhân sự nhóm là event. - Kinh phí dự kiến. - Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event. Tại sao họ nên chọn agency của bạn. Bước 3: lập kế họach Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, ta tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện-giám sát các họat động đó một cách chi tiết nhất. Kế họach càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện. Địa điểm Ăn uống, quà tặng Đội kỹ thuật Đội tổ chức Đội trang trí Đội hậu cần Đội F&B GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 9 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Thiết kế sắp xếp Tiền tài trợ, tiền vé Báo chí, khách mời Nội dung chương trình, người biểu diễn Giấy phép, in ấn Hình 2:mô hình tổ chức nhân sự cho một event (Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm - đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện ) Giải thích sơ đồ nhân sự: - Đội kỹ thuật, đội tổ chức, đội trang trí: 3 nhóm này sẽ kết hợp với nhau lo trang trí toàn bộ sân khấu, nhạc cho chương trình, trình chiếu power point, ánh sáng sân khấu,….Thường thì đội kỹ thuật và đội trang trí sẽ được thuê từ các công ty chuyên cung cấp âm thanh, ánh sáng cho các chương trình event và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấu cho công ty event. Và đội tổ chức sẽ quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu , trình chiếu power point. - Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục cho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn…. xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện. - Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo mời họ đến tham dự chương trình, đồng thời liên lạc với các cơ quan báo chí để đang các bài viết PR cho chương trình. Và giải thích tất cả các vấn đề thắc mắc cuả họ. Nếu chương trình này do công ty event tự tổ chức thì do công ty event đảm nhiệm toàn bộ công việc giao tế, còn nếu chương trình được làm cho khách hàng thì công việc này sẽ do hai bên cùng kết hợp. Event manager + điều hành chương trình Đội giao tế đối ngọai Đội tài chính Đội thu ngân Đội chương trình Đội hành chính , giấy tờ GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 10 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Đội chương trình, đội hành chính giấy tờ: sẽ lo toàn bộ các thủ tục pháp lý, giấy tờ xin công văn từ Sở về giấy phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc sĩ thuê mặt bằng….để cho chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch đã định sẵn trong nội dung chương trình đã đề ra. - Event manager + điều hành chương trình: là người quản lý và điều hành toàn bộ đội ngũ thực hiện chương trình, người quản lý chương trình phải nắm hết toàn bộ tiến độ công việc đang diễn ra từ việc nhận thông tin từ các đội, để có thiệp can thiệp kịp thời giải quyết các tình huống xấu có thể xảy ra. Những hạng mục thường có trong một bảng kế họach : Những công việc cần làm: kế họach tài chính, kế họach truyền thông, kế họach tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistis, kế họach biểu diễn, vấn đề an ninh, ngọai giao, các thủ tục pháp lý…) tùy vào từng event mà có kế họach có danh sách những việc cần làm khác nhau. Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy event . Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.  Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế họach và có sự giám sát của các trưởng bộ phận..  Liên hệ chặc chẽ với các đối tác bên ngòai (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…)  Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang đựơc triển khai. Bước 5: tiến hành tổ chức  Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn.  Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải qyết tại chỗ. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 11 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 6: kết thúc. Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng(repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… Bước 7: đánh giá Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. II. Tình Hình Phát Triển Họat Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam. 2.1. Tình hình chung và những cột mốc về event. 2.1.1 Tình hình chung Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng. Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA ( là công ty nghiên cứu chuyên nghiệp được hình thành từ giám đốc nghiên cứu, giám đốc tiếp thị, giám đốc fieldword từng tu nghiệp ở nước ngoài, từng làm việc cho các công ty nghiên cứu thị trường và các công ty sản xuất đa quốc gia như AC NIELSEN, PHILIP MORRIS, UNILEVER, LAVIE, NFO. Từ năm 2002, FTA là thành viên chính thức của ESOMAR là hiệp hội các công ty nghiên cứu thị trường chuyên nghiệp thế giới với chuẩn chất lượng ICC/ESOMAR) cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Tại Việt Nam, số lượng các công ty chuyên về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Chỉ riêng tại thành phố Hồ Chí Minh số lượng công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện và tổ chức biểu diễn có đăng kí kinh doanh đã gần mức 5000 công ty. Tuy nhiên chỉ có khỏang 250 công ty thật sự đạt được hiệu quả trong kinh doanh và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event, Big Solution. Trong khi đó những công ty chuyên tổ chức sự kiện đựơc thành lập từ những công ty quảng cáo đang ngày một phát triển theo cấp số nhân. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 12 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam trước kia chưa có những lớp đào tạo bài bản, chính quy mà chủ yếu là học về sự thành bại của mỗi event và từ chính đòi hỏi của khách hàng. Tuy nhiên, gần đây đã có một số trung tâm chuyên tổ chức đào tạo về PR và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp. Hy vọng trong một tương lai không xa, các họat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên nghiệp và có một bước tiến sâu hơn. Nguồn: Một vài hình ảnh về các công ty PRO Event,Le Bros,Cool Event,Big Solution. - Pro event : là công ty chuyên về tổ chức các buổi hòa nhạc, lễ hội, sự kiện của công ty, hay các sự kiện đặc biệt. Hiện tại công ty có tổng cộng 7 chi nhánh, bên cạnh đó công ty còn cung cấp các thiết bị âm thanh, đèn chiếu sáng cho các sự kiện quang trọng. - Công ty Le Bros: được thành lập từ tháng 9/2002 với sự tham gia của các thành viên lãnh đạo chủ chốt của HQ Vision. Le Bros hiện nay đã trở thành một trong những công ty quảng cáo, PR và tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Khách hàng của Le Bros bao gồm nhiều tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp Việt Nam lớn, các tổ chức quốc tế, các cơ quan nhà nước và nhiều cơ quan truyền thông. Kinh nghiệm của Le Bros bao trùm nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, từ dầu khí đến viễn thông, từ ô tô - xe máy đến hàng điện tử; từ ngân hàng, tài chính, bảo hiểm đến truyền thôn; từ hàng xa xỉ đến các lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh… Le Bros còn khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông cho các show thời trang, đặc biệt là các chương trình của Đẹp Fashion Show . - Công ty Cool Events: công ty đã từng tổ chức một số show diễn như “ Đêm Trắng” nhằm ủng hộ phong trào vì nạn nhân chất độc màu da cam do báo Tuổi Trẻ, NVH Sinh Viên TP.HCM và công ty Cool Events tổ chức hay đêm hội ngộ của Sao Mai điểm hẹn. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 13 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Công ty Big Solution: cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến quảng cáo, thiết kế đồ họa Thiết kế đồ hoạ là mảng thiết kế logo, maquette, brochure, tờ rơi, nhãn mác... 2.1.2 Những cột mốc về event - Năm 1990: cuộc thi tiếng hát truyền hình lần thứ nhất do Đài Phát Thanh Truyền Hình TP.HCM tổ chức, đây có thể được xem là event lớn đầu tiên tại Việt Nam. - Năm 1994: chương trình duyên dáng Việt Nam lần 1 do báo Thanh Niên tổ chức là event lớn thứ 2 tại Việt Nam, chương trình này hòan thiện khỏang 70% các khâu tổ chức, đặt nền móng cho nghề event và các họat động liên quan. - Các năm 1995, 1998, 2003, 2004, 2006 liên tiếp chứng kiến sự phát triển và hòan thiện không ngừng của nghề event cũng như các họat động liên quan (họp báo, ra mắt sản phẩm mới..) như lễ ra mắt nhà máy Cocacola Việt Nam, sự xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng (Trương Ngọc Hữu, Beckham, Birain), event ra mắt Ford Focus (mô hình Ford Focus bay) tại nhà thi đấu quân khu 7. - Gần đây nhất năm 2009, có thể kể đến sự kiện tổ chức quy mô cũng tại nhà thi đấu quân khu 7 cho nhãn hàng Clearmen, sự kiện đã rất thu hút giới trẻ do sự kết hợp độc đáo giữa cuộc thi tâng bóng nghệ thuật free style với show nhạc rock hòanh tráng. nguồn: 2.2. Xu hƣớng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.  Xu hướng dùng tổ chức sự kiện như một công cụ marketing cho doanh nghiệp. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 14 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một họat động không thể thiếu đối với doanh nghiệp ngày nay. Đây là một công việc rất quan trọng đối với các công ty vì sự kiện mang họ đến với công chúng một cách nhanh, hiệu quả nhất và nói lên họ là ai. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hế sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất “Pollynne Ibasco-một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá hương hiệu, tổ chức event cho biết ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua một số sự kiện có tầm và để lại dấu ấn. Sự phát triển của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn,và hòan thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam.  Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng tạo của từng doanh nghiệp. Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại…, nhưng có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này. Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức event có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên sự khác biệt, với tính thẩm mỹ, sáng tạo cao. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu của sản phẩm và thậm chí thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Cũng chính vì lý do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc lựa chọn nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của event. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 15 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.3. Đặc tính của các doanh nghiệp họat động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của Việt Nam. Chỉ cần lên mạng tìm kiếm với từ khóa là công ty tổ chức sự kiện, thì chúng ta sẽ nhận được một danh sách dài các công ty có đầy đủ website, hình ảnh, những chương trình đã làm…. một cách đầy đủ. Qua đó cũng thấy dược rằng thị trường này đang rất là hấp dẫn.Tuy nhiên tất cả những thông tin về các doanh nghiệp cung cấp trên mạng có thật sự là đúng với thực lực của công ty hay không là điều đáng phải nói. Hay nói cách khác đó là những hình thức PR của các công ty, họ đã thổi phồng thực lực của mình lên quá mức cũng chỉ nhằm mục đích quảng bá đối với khách hàng, để khách hàng tìm đến với họ. Nghề tổ chức sự kiện là một nghề mới ,nó thật sự dành cho những người năng động nên rất thích hợp cho giới trẻ. Chính vì thế mà đội ngũ nhân viên trong các công ty tổ chức sự kiện thường chiếm từ độ tuổi 22-30tuổi. Và các công ty thuê nhân viên cũng là dựa vào kinh nghiệm bản thân trải nghiệm trong quá trình đi làm mà không cần thông qua đào tạo. Ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thì số lượng các công ty tổ chức sự kiện đã lên con số khỏang 5000 công ty. Đây là một con số khủng khiếp cho thấy sự phát triển với tốc độ như vũ bão. Nhưng số lượng ở đây lại không đi cùng với chất lượng vì thực sự tính ra chỉ có 250 doanh nghiệp thực sự là có lãi. Qua tất cả những điều trên cho thấy được một phần nào năng lực của các công ty tổ chức sự kiện ở thành phồ Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung. Đây là điều đáng để các công ty tổ chức sự kiện cần xem xét lại cách thức làm việc của mình và có hướng đi chính xác trong thời gian dài hạn. 2.4. Nhu cầu của thị trƣờng. So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không chỉ bao gồm nhu cầu của các tổ chức xa ̃hôị , phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xa ̃hôị càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sư ̣kiêṇ càng cao. Viêṭ nam gần 90 triêụ dân , hơn 60 tỉnh thành , hơn 500 quâṇ huyêṇ với hàn g chuc̣ ngàn thôn xã , nền kinh tế nước ta laị bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanh nghiêp̣ thuôc̣ các ngành với nhu cầu rất đa daṇg về tổ chức sư ̣kiêṇ. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 16 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời , với hơn 60 dân tôc̣ ở các miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú . Hơn nữa, Viêṭ Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa , Ấn Độ, và phương Tây ngày càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đạ i phong phú và đa dạng hơn . Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện , làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoaṇ hơn . Nhu cầu và mong muốn là rất lớn . Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiệ n lớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc . Tuy nhiên khả năng cung ứng hiêṇ này là có haṇ . Phần lớn các sư ̣kiêṇ đươc̣ tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xa ̃hôị , các doanh nghiệp , các cơ quan khối công quyền . Số còn laị là rất í t rơi vào khu vưc̣ tư nhân có thu nhâp̣ cao hoăc̣ rơi vào những loaị sư ̣kiêṇ bất khả khán như ma chay , hiếu hỷ, v.v…Tuy nhiên khi kinh tế phát triển , thu nhâp̣ của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loaị dic̣h vu ̣này se ̃tăng lên nhiều. Từ những phân tích trên có thể dư ̣đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sư ̣kiêṇ ở nước ta hàng năm lên tới hàng chuc̣ tỉ đồng . Trong hôị nhâp̣ , thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tôc̣ thì quy mô se ̃tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thi ̣ trường này cũng rất cao . Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh. 2.5. Cạnh tranh trong dich vu tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp Chính vì có quá nhiều các công ty tổ chức sự kiện nên các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ.Và các công ty sẽ phải cạnh tranh nhau gay gay gắt hơn không chỉ về mặt chất lượng dịch vụ mà cả về giá cả. Các công ty agency cũng sẽ dựa vào mối quan hệ quen biết sẵn có của mình trong việc giới thiệu và chào bán các chương trình. Nên các công ty dịch vụ càng mở rộng mối quan hệ của mình càng nhiều càng tốt. 2.6. So sánh tính chuyên nghiệp công ty events Việt Nam với thế giới Trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị Việt Nam giữa những tập đòan quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ tiếp thị quảng cáo địa phương, việc phát triển các công ty quảng cáo / truyền thông tiếp thị tại Việt Nam là một thách thức lớn. Hiện nay một số công ty event Việt Nam với niềm say mê, tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong truyền thông tiếp thị đã có một vị trí khá vững trong ngành tuy nhiên con số này còn quá khiêm tốn so với các công ty nước ngòai. Đối với các công ty Việt Nam hiểu rõ tâm lý và văn hóa người Việt Nam lại không thể tạo ra những chương trình thực sự đỉnh cho chính người Việt, hiển nhiên là trình độ kỹ thuật và khả năng sáng tạo của chúng ta không hề thua kém. Đã có một số sự kiện tạo được tiếng vang và có thể gọi là thành công của event Việt Nam như chương GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 17 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy trình quảng cáo bằng xe đạp đôi cho nhãn hiệu sữa Dutch Lady, chương trình thử sản phẩm đồng lọat tại 20 tụ điểm công cộng trên toàn quốc gây tính chú ý cao của mạng điện thọai S-fone, và hàng lọat các họat động giới thiệu sản phẩm mới với sự tương hỗ của các họat động giải trí và ngôi sao gây tính chú ý cao cho điện thọai di động Samsung, Motorola….ý tưởng sáng tạo của chúng ta không hề thiếu nhưng để bám sát mục tiêu được chuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của events là một trở ngại lớn của công ty events việt nam. Theo giám đốc khách hàng của một công ty events chia sẻ: “ tính phức tạp của các chương trình quảng bá đòi hỏi phải xuất sắc trong thực hiện. Hiển nhiên luôn sáng tạo, nhưng sáng tạo đó là phải khả thi, và đặc biệt là phải tương thích với môi trường thực tế. Việc điều phối giữa tính linh động và kỷ luật trong thực hiện là một thách thức cao. Bất cứ kết quả xấu nào cũng có thể gây phản cảm về hình ảnh thương hiệu với công chúng. Lúc đó chương trình xem như thất bại” Việc sáng tạo trong công tác tổ chức sự kiện tiếp thị rất khác với sự sáng tạo của các phim quảng cáo, các ý tưởng ở đây đòi hỏi phải độc đáo tuy nhiên phải hết sức hợp lý trong bối cảnh không gian, thời gian…nhằm đảm bảo giảm thiểu các rủi ro, vì phim quảng cáo thì có thể quay lại nhưng sự kiện thì không thể tổ chức lại. Chính vì thế mà tính chuyên nghiệp của chúng ta và thế giới là một khỏan cách không thể phủ nhận. 2.7. Nhận xét. Nhìn chung vấn đề cung và cầu dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam rất nhiều và đa dạng. Nhưng vấn đề đặt ra ở đây nhìn chung là các công ty dịch vụ vẫn chưa cung cấp được một chất lượng hòan hảo như yêu cầu của các khách hàng doanh nghiệp. Mặt khác bên cầu thì muốn bỏ ra số tiền với mức thấp nhưng lại luôn đòi hỏi nhiều qúa mức đối với bên cung phải cung cấp chất lượng tốt theo mình yêu cầu, nên các công ty dịch vụ khó lòng đáp ứng thỏa mãn hết các yêu cầu của thượng đế. Chính vì thế mà nhìn chung hai bên vẫn chưa tìm thấy tiếng nói tương đồng với nhau.Và nhìn một cách tổng quát thì các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam cần nâng cao hơn nữa chất lượng cung cấp dịch vụ của mình, và phải có giải pháp tốt hơn để tránh tình trạng bán không được chương trình mà còn bị ăn cắp ý tưởng . GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 18 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. 2.1. Giới thiệu về công ty. Công ty TNHH MẬT MÃ là một công ty họat động trong mãng cung cấp dịch vụ như: thiết kế xây dựng phát triển thương hiệu, kỹ năng xây dựng kế họach marketing, PR truyền thông, quảng cáo…từ cơ bản đến chuyên sâu. Công ty luôn nổ lực không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng. Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông quảng cáo hiệu quả cao nhất. Với nỗ lực học hỏi và không ngừng sáng tạo ý tưởng chính là triết lý và là một văn hóa độc đáo của công ty xây dựng cho đội ngũ nhân viên trong ngành kinh doanh công nghệ cao này. 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển. Tên công ty: MẬT MÃ Pháp nhân: TNHH Năm thành lập: tháng 9/2008 Giám đốc: Ông Vũ Hòang Lâm Vốn điều lệ: 450.000.000 VNĐ Giấy phép kinh doanh số: 4103011312 do Sở Kế họach Đầu tư TP.HCM cấp ngày 5/9 /2008 Web: www.matma.com.vn Mật Mã ban đầu có tên là Ngọc Việt được thành lập và chính thức họat động năm 2008, khi đó do ba ông: Vũ Hoàng Lâm, Nguyễn Hùng Cường, Trần Minh Tiến cùng hùn vốn thành lập công ty. Sau đó ông Vũ Hoàng Lâm mua lại toàn bộ số cổ phần của ông Cường và Tiến để tự mình làm chủ và vẫn đặt trụ sở văn tại Ngọc Việt cũ, từ đó nó bắt đầu đổi tên thành Mật Mã từ tháng 1/2010. Cũng với lĩnh vực hoạt động chính là tổ chức sự kiện và in ấn. Tự mình đứng ra quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty và xưởng in ấn khi tuổi đời của ông Lâm còn trẻ (26 tuổi) và chuyên ngành học trước kia của ông là cơ khí tại đại học Bách Khoa TP.HCM nên kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo công ty của ông còn yếu . Nên trong quá trình hoạt động đổi tên thành MẬT MÃ công ty thật sự gặp rất GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 19 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy nhiều khó khăn, tuy vẫn có những hợp đồng quảng cáo lớn nhưng lãnh đạo không giám bức phá làm vì ngại ngùng trong vấn đề thu hồi nợ nên hợp đồng bị hủy, đó là điều rất đáng buồn. Và trong thời gian sắp tới công ty đang và sẽ chạy một số chương trình event để khẳng định thêm tên tuổi của mình, đồng thời thuê những đội ngũ có tài để đưa công ty phát triển lên cao hơn. 2.3. Định hƣớng. 2.3.1. Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấp tòan diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia. 2.3.2. Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông. 2.3.3. Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương hiệu. Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo. Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 20 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.4. Cơ cấu tổ chức. Nguồn: phòng quản lý nhân sự công ty Chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí: - Giám đốc: ông Vũ Hoàng Lâm Nhiệm vụ: o Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. o Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty. o Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban. o Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên. o Giải quyết các vấn đề trong công ty. - Quản lý nhân sự và tài chính: ông Trần Minh Tiến Nhiệm vụ : o Tìm và tuyển dụng nhân sự cho công ty. o Đánh giá năng lực của nhân viên và đưa ra quyết định lên ban giám đốc. Giám đốc Quản lý nhân sự & tài chính Trưởng phòng event Trưởng phòng kinh doanh Quảng lý xưởng in ấn Trợ lý kinh doanh Kế tóan công ty Nhân viên Nhân viên Nhân viên GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 21 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy o Quản lý chi tiêu của công ty. o Quản lý nhân viên hành chính. - Trưởng phòng event: ông Lê Thường Tín Nhiệm vụ: o Lên kế hoạch cho phòng event o Lên kịch bản cho chương trình o Tiềm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty. o Giải quyết thắc mắt của khách hàng o Training chương cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình o Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên… để chạy chương trình. o Giải quyết thắc mắc của các thành viên trong phòng event. o Đại diện phòng event đệ trình ý kiến lên cho ban giám đốc - Trưởng phòng kinh doanh: bà Vũ Diễm Thi Nhiệm vụ: o Quản lý toàn bộ nhân viên kinh doanh. o Mang các chương trình về cho công ty chạy thông qua mối quan hệ. o Tham gia trong vấn đề soạn thảo hợp đồng cho khách hàng của phòng kinh doanh. o Đi gặp khách hàng cùng với nhân viên kinh doanh. o Phỏng vấn đội ngũ nhân viên kinh doanh. - Quản lý xưởng in ấn: ông Nguyễn Minh Lâm Nhiệm vụ: o Quản lý nhân viên ở xưởng o Giám sát nhân viên trong quá trình in ấn các bản thiết kế. o Phân công giao hàng in ấn cho khách hàng. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 22 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Chức năng của các phòng: Phòng event: lên kế hoạch , nội dung cho toàn bộ chương trình của khách hàng hay sự kiện của công ty tự tổ chức. Chạy khi chương trình khi chương trình có đượ khách hàng. Đồng thời phòng event cũng có nhiệm vụ viết chương trình cho phòng kinh doanh chạy. Phòng kinh doanh: liên hệ với khách hàng để mang chương trình về cho phòng event chạy và vận động các doanh nghiệp tài trợ cho các chương trình kết hợp với bên hội : Phụ Nữ, Chữ Thập Đỏ. Phòng nhân sự: tuyển dụng nhân sự cho công ty và quản lý nguồn nhân sự đó. Cơ cấu trình độ nhân sự của công ty: phần lớn trình độ nhân viên của công ty có trình độ từ cao đẳng trở lên và điều có số năm kinh nghiệm trong quá trình làm việc từ 2 năm trở lên. 2.5. Các lọai dịch vụ cung cấp của công ty. Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế … Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ, khai trương showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội. Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời…. TVC: thực hiện dàn dựng phim quảng cáo GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 23 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp 2.6. Các chƣơng trình đã thực hiện khi chƣa đổi tên công ty. Thương về miền Trung. Câu chuyện đầu năm Đêm khai mạc hương sắc trà B’lao. Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội - Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận. Mục đích: + Thương về Miền Trung: là một chương trình ca nhạc – hài kịch từ thiện nhằm gây quỹ ủng hộ cho các nạn nhân bị bão lụt. + Câu chuyện đầu năm: chương trình chào mừng năm mới, với những hoạt động ca nhạc, hài kịch, biểu diễn các tiết mục trống cổ, quyên góp từ thiện. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 24 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy + Đêm khai mạc hương sắc trà B’LAO: mang màu sắc tôn vinh, giới thiệu và quảng bá hình ảnh cây chè, lịch sử và quá trình phát triển của ngành chè Lâm Đồng, thể hiện tinh thần tôn vinh những con người và vùng đất quê hương đã dày công đóng góp sức lực và trí tuệ dựng xây ngành chè Lâm Đồng - Việt Nam, đưa hương vị chè và văn hóa trà Việt tỏa hương ra khắp thế giới. + Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội: quảng bá càng làng nghề truyền thống của Việt Nam. + Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận: được tổ chức vào ngày 27/9/2009 nhằm quảng bá hình ảnh du lịch của Tỉnh đến các doanh nghiệp trong và ngoài nước. 2.7. Các chƣơng trình trọng điểm đang thực hiện. - Ngày của mẹ. Chào mừng ngày của mẹ - 10/5 ngày lễ của những người con nhớ đến Mẹ với tấm lòng biết ơn sâu sắc và hướng tới mừng ngày giải phóng Miền Nam 30/4 nhớ đến các Bà mẹ đã một đời hi sinh vì quê hương đất nước. Chương trình là dịp để mỗi người con được thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ bằng những việc làm thiết thực, kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê. - Giải bóng đá mini clb doanh nghiệp miền nam hướng về 1000 năm Thăng Long –Hà Nội. Chương trình nhằm tạo cơ hội giao lưu đoàn kết – gắn bó giữa các doanh nghiệp Việt Nam tiêu biểu tại TP.HCM Chào mừng đại lễ dân tộc 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Hưởng ứng chào mừng ngày hội bóng đá lớn nhất hành tinh Word Cup 2010 sẽ diễn ra vào tháng 6/2010. Tạo mối quan hệ gắn bó giao lưu hữu nghị giữa các doanh nghiệp thông qua các hoạt động thể dục thể thao. Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của công ty rộng khắp trong cả nước thông qua hoạt động tài trợ giải. - Khát vọng sống. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 25 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Nhằm tiếp tục vận động quyên góp nguồn quỹ hỗ trợ, chăm lo cho các đối tượng bị ảnh hưởng chất độc hóa học ( Dioxin), đồng thời tổ chức giao lưu những gương điển hình nạn nhân chất độc da cam vượt qua số phận, vươn lên hòa nhập cộng đồng. Hội Chữ Thập Đỏ tp.HCM và công ty Truyền Thông Mật Mã phối hợp cùng đài truyền hình tp.HCM tổ chức chương trình giao lưu ca nhạc truyền hình trực tiếp trên HTV9 với chủ đề Khát Vọng Sống. Đây là hoạt động nhân đạo được tổ chức thường niên của hội chữ Thập Đỏ. - Ngòai ra còn các họat động treo cờ phướn cho các ngày lễ: 1000 năm Thăng Long-Hà Nội, người Việt ưu tiên dùng hàng Việt….  Chương trình 1000 năm Thăng Long – Hà Nội: Nhằm kỷ niệm Đại lễ 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội, thể hiện tình cảm và đạo lý uống nước nhớ nguồn của người Việt Nam. Nhằm giáo dục truyền thống lịch sử và Cách Mạng dân tộc và cũng là dịp để giới thiệu và nâng cao tầm vóc của Thủ Đô Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung ở khu vực và trên Thế giới. Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã phối hợp với Trung Tâm Thông Tin Triển Lãm Tp.HCM và Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam thực hiện hoạt động treo banner tuyền truyền cho lễ Kỷ niệm 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội trên theo chủ trương đề ra.  Chương trình: người việt ưu tiên dùng hàng Việt Thực hiện chủ trương của Bộ Chính Trị kêu gọi “Người Việt Nam ưu tiên dùng Hàng Việt Nam”, Ban thường vụ Tỉnh Đoàn Bà Rịa – Vũng Tàu phối hợp với Trung Tâm Xúc Tiến Thương Mại BRVT và Công ty TNHH Truyền thông MẬT MÃ thực hiện chương trình treo cờ phướn hưởng ứng cuộc vận động với mục đích ý nghĩa như sau: Tuyên truyền và vận động tất cả cán bộ, Đoàn Viên, Hội Viên, Thanh Niên đông đảo nhân dân thực hiện cuộc vận động “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên phạm vi từ TP đến các huyện, xã trong tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nói riêng và trong cả nước nói chung. Bên cạnh đó cuộc vận động này cũng là cơ hội để các Mạnh Thường Quân khẳng định tên tuổi và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình đến đông đảo người tiêu dùng và khách du lịch trong và ngoài nước đến với TP đầy tiềm năng và thu hút vốn đầu tư số 1 tại Việt Nam hiện nay. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 26 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.8. Khách hàng thân thiết của công ty. 2.9. Giới thiệu phòng tổ chức sự kiện. 2.9.1. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện. Hiện tại thì phòng event có 10 người bao gồm cả hai cộng tác viên. Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event Nguồn: thông tin phòng event Trưởng phòng Nhân viên ý tưởng Nhân viên thiết kế Nhân viên Cộng tác viên GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 27 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 2.9.2. Hƣớng đi của phòng tổ chức sự kiện.  Quý 1: chuẩn bị kế họach + nhân sự + dự báo thị trường và xác định hệ thống khách hàng tiềm năng ( lãnh đạo tỉnh + khách hàng thân thiết ).  Quý 2: bắt đầu sản xuất chương trình + chạy tài trợ + tiếp cận, giới thiệu và khai thác khách hàng. Chương trình chuẩn bị dự kiến: lễ hội Thanh Niên ( tháng 3), giải bóng đá doanh nghiệp miền Nam hướng về 1000 năm Thăng Long, ngày của mẹ, lễ hội thanh niên đồng hành cùng hàng Việt tại Bà Rịa Vũng Tàu. Chuẩn bị chương trình cho quý 3.  Quý 3: ưu tiên cho chương trình các tỉnh ( khỏang 3 chương trình ) và thiết lập mối quan hệ để chuẩn bị chiếm lĩnh thị trường các tỉnh ( Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu,Lâm Đồng,Bình Thuận…) khai thác các lễ hội, sự kiện lớn trong năm. Chương trình âm vang miền Đông Nam Bộ hướng 1000 năm Thăng Long – Hà Nội. Chương trình người Việt Nam đồng hành cùng hàng Việt. Hợp tác khai thác chương trình trong năm 2010 “ sân vận động thống nhất TP.HCM”  Quý 4: tiếp tục tập trung thị trường TP.HCM + các tỉnh. Bên cạnh đó: song song với các chương trình phát thảo phòng event sẽ chạy các chương trình chung của công ty ( bán tài trợ,tài trợ phướn…) và các chương trình nhỏ phát sinh ( hội thảo, tổ chức biểu diễn, cuộc thi, hội chợ triển lãm…) đưa khách hàng về công ty thi công in ấn, out door, TVC. Danh sách các khách hàng thân thiết dự kiến tiếp cận trong năm: 1. Công ty sữa Đồng Tâm Nutifood. 2. Kiềm Nghĩa. 3. Clb HVNCLC. 4. Tập đòan FPT. 5. Khóa LLD. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 28 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy 6. Công ty điện máy Thanh Bình Tân. 7. Kem đánh răng Hynos. 8. Bếp ga Namilux. 9. Thời trang Foci. 10. PNJ ( vàng bạc Phú Nhuận) 11. Giấy Sài Gòn. 12. Tổng công ty may Việt Tiến. 13. Danh sách khách hàng thân thuộc. 14. Lãnh đạo tỉnh + hiệp hội doanh nghiệp tỉnh ( Bình Dương, Bà Rịa Vũng Tàu, Đồng Nai, Lâm Đồng, Bình Thuận ) Lý do: đây là những doanh nghiệp lớn, và nhân viên của công ty có mối quan hệ với các doanh nghiệp này nên sẽ tận dụng mối quan hệ này để làm để biến nó thành lợi thế của công ty. 2.10. Kết quả hoat động kinh doanh trong 3 tháng vừa qua của công ty ( chỉ tính doanh thu tại trụ sở chính không tính kết quả doanh thu từ xƣởng in ấn). ĐVT: VNĐ THÁNG TỔNG THU TỔNG CHI CÒN LẠI 1 598.265.000 620.632.454 -22.367.454 2 283.623.855 353.459.765 -69.835.910 3 135.824.442 194.396.953 -58.572.511 Nguồn: bộ phận kế toán của công ty Lí do chỉ tính doanh thu trong 3 tháng: Mật Mã tách riêng ra từ Ngọc Việt là vào tháng 1/2010, tính đến nay thì công ty mang tên là Mật Mã chỉ mới kinh doanh được 4 tháng nên chỉ xét kết quả kinh doanh khi nó mang tên là Mật Mã chứ không lấy doanh thu của Ngọc Việt. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 29 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Từ khi Mật Mã tách riêng ra khỏi Ngọc Việt để kinh doanh riêng thì tình hình kinh doanh 3 tháng đầu tiên không thật sự khả quan và có chiều hướng giảm. Công ty vẫn có nguồn thu hàng tháng, nhưng nguồn thu này không nhiều, không điều đặn và nó không thể bù đắp cho phần chi tiêu về mặt bằng, lương nhân viên…. Phần lớn nguồn thu là từ những hợp đồng nhỏ như: treo phướn, cho thuê billboard quảng cáo,cung cấp dịch vụ PG cho hội chợ, bán ý tưởng…. trong 3 tháng vừa qua công ty chưa tổ chức được một chương trình nào có tầm cỡ như khi còn là Ngọc Việt để lấy tiếng tăm cho Mật Mã, đây là điều công ty nên xem xét lại hướng đi của mình và dịch vụ cung cấp của công ty có thật sự thu hút khách hàng hay chưa trong quá trình cải cách công ty. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 30 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY. 3.1. Phân tích 3 chƣơng trình. 3.1.1. Giới thiệu sơ nét về 3 chƣơng trình. a. Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền : chương trình nhằm giới thiệu chi nhánh mới của công ty Vững Bền b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA Chương trình nhằm giới thiệu sản phẩm mới OGAWA GRAND ( ghế massage không trọng lực) của công ty OGAWA WORD là một dịp lễ đặc biệt nhân ngày lễ 30/4 và ngày của mẹ 10/5 c.Ngày của mẹ. Đây là chương trình nhằm tôn vinh những hình ảnh của người mẹ Việt Nam anh hùng và người mẹ hiện đại ngày nay. Đây cũng là ngày những người con thể hiện tình cảm thiêng liêng, ý nghĩa nhất cho mẹ 3.1.2. Quy trình thực hiện từng chƣơng trình. a. Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: Làm lễ giới thiệu công trình dự án phát triển của quý công ty.  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút được các ban ngành . lãnh đạo cuả thành phố đến tham dự chương trình với số lượng là 300 khách VIP.  Đối tượng chính của event: đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo của đối tác, khách hàng.  Địa điểm: khu công nghiệp Việt Nam- Singapor  Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 6/3/2010  Ngân sách: 200.000.000triệu VNĐ GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 31 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: mang tính chất giới thiệu hình ảnh về công ty, cho thấy sự phát triển của công ty qua việc mở thêm chi nhánh. Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) - PG đón tiếp khách mời cài hoa cho khách và sắp xếp mời khách vào vị trí chỗ ngồi , mở clip giới thiệu về công ty và dự án công trinh của công ty. - Ổn định chổ ngồi cho khách - Lân sư rồng múa chào khách - Văn nghệ mở màn lễ động thổ - MC giới thiệu khách mời và đại biểu - MC mời đại diện công ty lên phát biểu - MC mời đại diện cơ quan chính quyền lên phát biểu - Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ - MC mời đại diện công ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án công trình - MC mời đối tác của công ty lên phát biểu - Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ và bấm kíp nổ thay cho cắt băng rôn - MC cám ơn đại biểu quan khách tặng quà và mời khách dùng buffet. Bước 3: lập kế họach Thời gian Nội dung Chi tiết Nhân sự 23/2 Lên danh sách các khách VIP + Mật Mã đưa bản thiết kế thư mời và mô hình nhà bạt cho công ty Vững Bền duyệt Công ty xây dựng Vững Bền sẽ phối hợp cùng Mật Mã để lên danh sách các khách VIP Công ty Vững Bền phối hợp cùng với Mật Mã 25/2 Duyệt bản thiết kế + sửa Sau khi bàn bạt xem xét Thiết kế của GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 32 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy đổi+ gởi kịch bản chi tiết giữa hai bên để đưa ra mẫu thiết kế chung công ty Mật Mã phối hợp cùng ban thực hiện chương trình của công ty Vững Bền 25/2- 2/3 Gởi thiệp mời cho khách VIP + đội hậu cần lo việc thuê mướn vật dụng cho chương trình và team PGs, PBs, ca sĩ, MC, bảo vệ, xe ủi…+ tổng kết số lượng khách mời tham gia chương trình Công ty Mật Mã sẽ tiến hành viết danh sách khách mời và gởi nội dung về chương trình cho khách Nhân viên Mật Mã 3/3 Xem tình hình khách mời, MC, ca sĩ… và có phương án dự phòng Lên kế hoạch B phụ trợ nếu có gì phát sinh Nhân viên Mật Mã + Vững Bền 5/3 Tiến hành chuyển vật dụng trang trí sân khấu , nhà vệ sinh để dàn dựng nhà bạc, sân khấu Dựng mô hình sân khấu, nhà bạc cho khách ngồi, nhà vệ sinh, nhà để xe… Công ty Mật Mã + dịch vụ làm sân khấu + công ty Vững Bền sẽ kiểm tra tiến độ công việc 6/3 Chạy chương trình Toàn bộ nhân sự của công ty Vững Bền + Mật Mã + công ty dịch vụ dàn GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 33 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát. Vì chương trình diễn ra gấp rút nên hai bên công ty sẽ phối hợp làm cùng nhau. Mỗi ngày các nhân viên sẽ báo tình hình cho quản lý chương trình, đồng thời bên Mật Mã sẽ làm việc túc trực với nhân viên quản lý chương trình của công ty Vững Bền. Bước 5:tiến hành tổ chức. Công tác chuẩn bị đón khách - Toàn thể nhân viên phụ trách công tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức lễ. - Kiểm tra âm thanh lần cuối. - Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn đậu xe. - Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu chuẩn bị. - Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị trí phân công. - Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu nhiệm vụ. - Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng. - Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng - Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách. Trước 7h (kiểm tra –lần 1) Kiểm tra lần 2 lúc 8h Kiểm tra lần 3 lúc 8h30 Nhân viên Mật Mã đảm nhiệm - Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu xe. - Nhân viên lễ tân chia thành 4 nhóm hướng dẫn khách vào vị trí lễ. Nhóm 1: 6 người: cầm dù đứng gần cổng chào, che dù cho khách từ khu vực cổng chào đến khu vực lễ tân Nhóm 2: 6 người : ở khu vực đoán 8h30-9h30 Lãnh đạo cty dựng âm thanh và sân khấu. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 34 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy khách, phụ trách cài hoa cho khách ,hướng dẫn khách cào khu vực lễ. Nhóm 3: 4 người phụ trách trong khu vực lễ, hướng dẫn khách đến khu vực tiệc trà và mời nước cho khách Nhóm 4: 4 người phụ trách trong phòng VIP và phục vụ khách trong phòng VIP - Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung cùng với ban tổ chức hướng dẫn nhóm 2 trong việc nhận diện khách VIP - Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp lúc. - Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và ở ngay 2 bên cổng chào * Trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma - Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ. Các nhân viên phụ trách âm thanh chuẩn bị sẵng sàng Chương trình văn nghệ chuẩn bị khai mạc - Âm thanh văn nghệ - Chương trình văn nghệ chào mừng: 1. tiết mục mở màng: đất trọn niềm vui (5 phút) Trình bày :ca sĩ Thanh Quan và vũ đoàn Thời Gian. 2. tốp ca: mùa xuân trên tp.HCM hoặc bức họa đồng quê ** trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma (âm thanh màn hình ở chế độ im lặng) 3. đơn ca: ngày dễ thương Thể hiện: ca sĩ Hồng Mơ 4. tốm ca nữ : xuân chiến khu Tùy theo tình hình cụ thể để chương trình ca nhạc có thể hoặc ngừng theo 8h30-9h30 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 35 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy yêu cầu của lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo của công ty - Nhân viên lễ tân phục vụ teabreak cho quan khách trong suốt quá trình diễn ra văn nghệ - Trưởng ban lễ tân và ban tổ chức xác nhận lại danh sách khách VIP đưa cho MC - Trước khi khai mạc lễ lãnh đạo công ty vào phòng VIP mời các vị khách VIP ra khu vự lễ để chuẩn bị khai mạc lễ Lễ khai mạc - Các nhân viên lễ tân ổn định đội hình, rút dần vào khu vực lễ tân, chỉ tiếp tục cử 4 nhân viên lễ tân ở lại đón khách đến trễ. - MC mời quan khách thực hiện nghi thức chào cờ. MC mời quan khách ổn định để chuẩn bị khai mạc buổi lễ. 1. Đội trống múa trống chào mừng khai mạc buổi lễ 2. Đoàn ca múa thiếu nhi tp.HCM múa chào mừng buổi lễ. 3. Đoàn trống ếch thiếu nhi đánh trống chào mừng khai mạc buổi lễ đi từ dưới lên sân khấu và tỏa đều ra hai bên trước sân khấu. - Các em thiếu nhi tặng hoa cho khách VIP đến tham dự lễ, đồng thời MC bước ra sân khấu và gởi lời chào đến toàn thể quan khách có mặt tại buổi lễ. - MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu (danh sách giới thiệu đại biểu đi kèm) 9h-9h30p 9h-9h5p 9h5-9h10p 9h15-9h20p 9h20-9h25p 9h25-9h30p Sau phần giới thiệu đại biểu quân nhạc dạo chào mừng các vị khách VIP Phần phát biểu MC giới thiệu ban giám đốc lên phát biểu. Nghi thức thực hiện khởi công Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở khu vực khởi công, chuẩn bị sẳn găng tay và mời khách VIP đền khu vực khởi công để chuẩn bị GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 36 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy MC hướng dẫn các vị đại biểu thực hiện nghi thức khởi công.. (quân nhạc, pháo hoa kim tuyến, lân rồng, các xe cơ giới đều sẳn sàng khi nghe hiệu lệnh của MC thì tất cả cùng hoạt động. Kết thúc chương trình MC đọc lời kết Tiệc chiêu đãi Quan khách dự tiệc tại khu vực tiệc, kết thúc tặng quà và tiễn khách Thời gian có thể thay đổi, thông thườg chuyển dịch từ 10-15p do phát biểu của lãnh đạo cấp trên do vậy thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến. Bước 6: kết thúc. Vì chương trình diễn ra ngoài thành phố nên mọi vật dụng cho chương trình sẽ được thuê xe chuyên chở. Đến 12g thì chương trình sẽ kết thúc , sau đó khi 12h30 thì bắt đầu dọn dẹp và bàn giao lại cho công ty dịch vụ âm thanh – ánh sáng. Bước 7:đánh giá Tuy trong một thời gian ngắn nhưng chương trình đã diễn ra tốt đẹp, tuy số lượng khách mời đến ít hơn 300 khách như dự tính số lượng khách mời trong phần thiệp mời, nhưng trong quá trình chạy chương trình không có những sự cố gì phát sinh như: thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiếu nước uống …khi chương trình diễn ra ngoài trung tân thành phố b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: ra mắt sản phẩm mới, tìm kiếm nguồn khách hàng mới  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: bán được 1.000.000.000 VNĐ trong thời gian sự kiện diễn ra từ 15/4-11/5  Địa điểm: tại trung tâm thương mại PARKSON FLEMINGTON, 182 Lê Đại Hành, quận 11  Thời gian diễn ra sự kiện: từ ngày 23/4 đến ngày 9/5 đặc biệt từ 18h đến 20h30 ngày 29/4, chương trình ra mắt sản phẩm mới.  Ngân sách: 110.000.000 đ  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: chương trình giới thiệu sản phẩm mới. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 37 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal) Bước 4: lập kế họach Thời gian Thời gian thực hiện Nội dung Chi tiết t i Ghi chú Đánh giá Yê cầu hỗ trợ 15/4- 16/4 Triển khai kế hoạch truyền thông trên báo chí đợt 1 Chuẩn bị thông tin về chương trình,booking các trang báo sẽ thực hiện Báo thanh niên, tuổi trẻ Thông tin về sản phẩm và danh mục các sản phẩm khuyến mãi 16- 23/4 Kế hoạch gởi thư mời đến các đối tượng khách hàng tiềm năng Thư mời trực tiếp, mối quan hệ và lượng khách hàng hiện có của công ty Tập trung vào phân khúc khách hàng của Ogawa Nhận thông tin từ các trang báo đã đăng tin Ngày 20/4 Tổ chức hướng dẫn thông tin sản phẩm của Ogawa đến team PG thực hiện chương trình tại showrom (23-5/5) Cung cấp thông tin về công ty và sản phẩm Công ty Mật Mã sẽ hướng dẫn cho PG về cách thức giao tiếp, đi đứng theo yêu cầu Ogawa chuẩn bị nội dung và địa điểm GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 38 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy cuả Ogawa 23/4- 8/5 Triển khai chương trình tại showrom Lê Đại Hành Team PG mời khách, hướng dẫn khách vào tham quan và sử dụng thử sản phẩm của Ogawa, thu thập thông tin khách hành,và phát thư mời cho chương trình ngày 29/4 Khách được mời và Khách tham quan tại Pakson Báo kết quả vào cuối ngày và so sánh với khác hàng dự kiến Xin phép Pakson về vị trí thuận lợi để PG mời khách tham quan chương trình 23/4 Tiếp tục triển khai kế hoạch truyền thông lần 2 Thông tin về chương trình và những sản phẩm công ty giảm giá và chương trình khuyến mãi BáoThanh Niên và báo Phụ Nữ Việt Nam Phối hợp trong công tác thư mời để thu hút khách hàng hiện có của Ogawa cho chương trình ngày 29/4 25/4 Hoàn tất khâu chuẩn bị chương trình PG chương trình, hậu cần, nhân lực, địa điểm, khách mời, báo đài Phối hợp và hỗ trợ về điạ điểm và khách mời Ogawa 27/4 Kiểm tra công tác chuẩn bị 29/4 Tổ chức chương trình Kịch bản chi tiết đính kèm sau (trước ngày 23/4) 11/5 Họp đánh giá và rút kinh nghiệm sau chương trình Đăng bài báo tổng kết chương trình GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 39 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 5: tiến hành tổ chức. Thời gian Nội dung chương trình Chi tiết Ghi chú 18h30- 18h55 Đón khách Lãnh đạo OGAWA + Mật Mã đón và mời khách VIP PG bố trí 2 hàng tại cầu thang để chào và đón khách 19h Khai mạc Lời đầu tiên xin cho phép MC Ngọc Hương gửi lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng đến quý vị Lãnh đạo Tập đoàn OGAWA, TTTM Parkson, Cty Truyền thông Mật Mã, Quý báo đài và toàn thể quý quan khách tham dự trong chương trình " Lễ ra mắt …." Trong hôm nay. Kính thưa quý vị Tập đoàn OGAWA ra đời vào năm 1996 với mục tiêu đơn giản giúp mọi người đạt được một lối sống tốt hơn và lành mạnh hơn. Sau 10 năm làm việc chăm chỉ và với sự hỗ trợ và khuyến khích từ phía khách hàng,tập đoàn đã thành công trong việc được nêu tên trên thị trường chính của Bursa Malaysia trong năm2007. Từ đó đến nay, 150 cửa hàng Ogawa đã có mặt tại 26 thành phố của 9 quốc gia bao gồm Malaysia, Singapore, Indonesia, Australia, Trung Quốc, Hong Kong, Việt Nam,Myanmar và Các Tiểu Vương Quốc Ả Rập. Tập đòan Ogawa không chỉ tham gia vào việc phân phối và bán các danh sách lãnh đạo tập đoàn Ogawa, khách VIP, Công ty TT Mật Mã, Báo đài……. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 40 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy thiết bị y tế và sức khỏe, chúng tôi cũng để tâm rất nhiều vào việc Thiết kế & phát triển sản phẩm. Hôm nay, tất cả chúng tôi tại Ogawa rất vui mừng giới thiệu một sự đổi mới lớn từ Ogawa - máy Massage sang trọng “không trọng lực” lần đầu tiên có mặt trên thế Giới....Và đến tham dự Lễ ra mắt ngày hôm nay chúng tôi xin trân trọng giới thiệu ông ( Danh sách đính kèm).....Để khai mạc buổi ra mắt ngày hôm nay xin trân trọng kính mời Ông ( ) lãnh đạo tập đoàn OGAWA lên phát biểu khai mạc, kính mời Ông ( Dịch Tiếng Anh)... 19h10 – 19h15 Phát biểu Lãnh đạo OGAWA Bài phát biểu ( MC dịch sang tiếng Việt) MC dẫn: Xin chân thành cám ơn Ông ( Tiếng Anh) Chuẩn bị bài phát biểu, bài dịch CTV + MC đứng dưới sân khấu dịch bài thuyết trình. 19h20- 19h40 Giới thiệu sản phẩm mới MC dẫn: Kính thưa quý vị Để hiểu hơn về sản phẩm mới, độc đáo và tiện ích này xin kính mời quý vị hướng lên màn hình để theo dõi clip giới thiệu….Kèm theo lời thuyêt trình từ nhân viên phụ trách sản phẩm từ quý công ty OGAWA Bộ phận kĩ thuật chuẩn bị Clip, Nhânviên OGAWA thuyết trình sản phẩm 19h45- 20h10 Chương trình bốc thăm trúng thưởng +Gameshow MC mời 1 vị khách lên sân khấu dùng thử sản phẩm và phỏng vấn về ý kiến người dung MC dẫn: tiếp tục là chương trình rút thăm may mắn của "Lễ ra mắt…" ngày hôm nay. Quý công ty OGAWA chuẩn bị sản phẩm và quà tặng cho khách tham gia. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 41 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy về sản phẩm OGAWA có phần thưởng Bước 6: kết thúc. Chương trình kết thúc vào lúc 21h, sau đó 21h15 bộ phận hậu cần dọn dẹp và trao trả thiết bị lại cho trung tâm , và bàn giao lại khu vực trưng bày cho Ogawa. Bước 7: đánh giá Trong quá trình chương trình diễn ra thì tốt đẹp nhưng hiệu quả PR cho chương trình không cao, vì doanh thu và số lượng khách đến tham dự chương trình không đúng như bên công ty Ogawa đặt ra. c. Ngày của mẹ. Bước 1: hình thành concept  Mục đích của event: - Mừng ngày giải phóng miền Nam 30/4, nhớ ơn các bà mẹ đã một đời hy sinh vì quê hương đất nước. Chương trình với các họat động thăm hỏi, tôn vinh những chiến công của các bà mẹ Việt Nam anh hùng cho độc lập và cuộc sống hôm nay. - Mừng ngày của mẹ (10/5 ) ngày lễ của những người con nhớ đến mẹ với tấm lòng biết ơn sâu sắc. - Chương trình cảm ơn mẹ mong muốn là cầu nối để những người con bày tỏ tấm lòng và sự biết ơn dành cho mẹ bằng những việc làm thiết thực nhất. - Thể hiện hình ảnh những mẹ xưa và nay: hình ảnh bà mẹ Việt Nam anh hùng, và người mẹ ngày nay. Làm nổi bật lên nét đẹp truyền thống của người phụ nữ Việt Nam. - Là dịp để mọi người là con thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ, bằng mỗi việc làm thiết thực nhất trong ngày 10/05. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 42 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê, những người doanh nhân thành đạt không dành nhiều thời gian cho gia đình.  Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: thu hút được sự quan tâm của các doanh nghiệp trong họat động tài trợ cho chương trình, và học sinh-sinh viên tham gia thiết kế hình ảnh về mẹ,sự chia sẽ của những người con dành cho mẹ.  Đối tượng chính của event: tất cả thành phần quan tâm đến chương trình, học sinh, sinh viên, công nhân, viên chức…  Địa điểm: nhà hát Hòa Bình  Thời gian diễn ra sự kiện: 20h ngày 10/5.  Ngân sách: 2.100.000.000đ  Đặc tính sản phẩm và dịch vụ Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)  Là một chuỗi sự kiện gây sự chú ý đến tầng lớp xã hội, học sinh, sinh viên, công nhân viên chức.  Với những nội dung chương trình được mắc xích, với những nội dung mà bao người con muốn dành tặng cho mẹ trong ngày đặc biệt này.  Sử dụng các phương tiện truyền thông hiện nay để tuyên truyền cho chương trình.  Xây dựng lại các hình ảnh mẹ xưa và nay, hình ảnh bà mẹ Việt Nam anh hùng, người mẹ hiện đại ngày nay. Làm nổi bật vẻ đẹp truyền thống của người phụ nữ Việt Nam. Hỗ trợ thực hiện một số mòn quà ý nghĩa độc đáo mang đậm tính nhân văn cao dành cho mẹ.  Tổ chức một đêm đại nhạc hội để tôn vinh những tình cảm cao đẹp nhất. Và qua đó kêu gọi quyên góp từ thiện giúp đỡ những người mẹ còn nặng gánh trong cái nghèo vất vả lo toan cho con cái ăn học, đặc biệc là những bà mẹ già sống neo đơn đầy khó khăn. Chương trình cuộc thi “ thiết kế poster cho ngày của mẹ” Là cuộc thi dành cho các designer chuyên và bán chuyên thiết kế poster chào mừng dành cho “ ngày của mẹ” , poster này sẽ được sử dụng trong chương trình. Nó cũng là một hình thức PR cho GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 43 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy chương trình. Hơn thế nó sẽ thể hiện được chương trình này mang lại ý nghĩa cao đẹp: ngày của mẹ là ngày chung của mọi người thể hiện tình cảm dành cho mẹ. Chương trình được đăng tin trên kênh zing.vn và kênh 14.vn Chương trình “ phóng sự cảm nghĩ về ngày của mẹ” từ ngày 20/4 đến ngày 28/4/2010 Phỏng vấn các tầng lớp nhân dân trong thành phố, trên đường đi, các cơ quan, trường học, cảm nghĩ của mỗi người về ngày 10/5- ngày lễ của mẹ, chia sẽ những tâm tình của mỗi người con dành cho mẹ, nói lên những ước muốn, những món quà dành tặng mẹ trong ngày này, đây là cơ hội cho những người con xa nhà gởi lời chúc tốt đẹp nhất dành cho mẹ mình, là cầu nối tâm tình cho những người con xa nhà. Ngòai ra còn truyền tải được tình thương của những người mẹ tới những trại trẻ mồ côi. Chương trình “ hình ảnh của mẹ” ngày 12/04-28-04 Chương trình được phối hợp cùng các đơn vị trường đại học và trung học trên tòan thành phố, nhắm đến đối tượng là học sinh – sinh viên. Chụp và thiết kế hình ảnh về mẹ qua các thời đại để đánh bật vẻ đẹp cao sáng của người mẹ Việt Nam. Ngày 10/5 sẽ triển lãm ảnh về mẹ ( các bài dự thi) tại nhà hát Hòa Bình.Với mục đích thể hiện hình ảnh người mẹ của mỗi người khác nhau, có những vẻ đẹp khác nhau, hơn thế còn là sự so sánh hình ảnh của những bà mẹ xưa và ngày nay, nhằm hướng đến đại lễ 30/4 với hình ảnh các bà mẹ Việt Nam anh hùng. Chương trình “ cảm ơn mẹ” ngày 25/04/2010 Thăm hỏi và tặng qùa cho các bà mẹ Việt Nam anh hùng. Ghi hình hoạt động thăm hỏi 3 gia đình các bà mẹ tiêu biểu và phát lại trong đêm tôn vinh mẹ. Nhà tài trợ cùng tham gia trong chuyến đi và phát biểu trong phóng sự. Chương trình “ kết hoa bay” ngày 09/05/2010 Tiết mục được ghi hình và đưa tin trên đài HTV, kết thúc là hình ảnh 1005 bong bóng thả bay trên bầu trời biểu trưng cho lòng yêu thương của người con gởi đến mẹ. Các tiết mục biểu diễn văn nghệ của các em thiếu nhi ở các nhà văn hoá các quận, phần tăng quà của các em nhỏ dành cho mẹ. Chương trình “ chào mừng ngày của mẹ” ngày 10/5/2010 GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 44 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Chương trình nghệ thuật tổng hợp các họat động mang ý nghĩa tôn vinh các bà mẹ trong ngày xưa và ngày nay: - Hát ca ngợi về mẹ - Giao lưu với các bà mẹ Việt Nam anh hùng tiêu biểu và các bà mẹ tiêu biểu của cuộc sống ngày nay. - Hài kịch mang nội dung tình yêu thương bao la, luôn hy sinh tất cả dành cho con. - Hát dân ca về mẹ. - Phát lại phóng sự nhanh về mẹ và chuyến đi thăm hỏi các mẹ Việt Nam anh hùng. - Đấu giá áo chiến sĩ mẹ vá. - Clip phóng sự và tâm tình đối với mẹ của những người thực hiện chương trình. Bước 3:lập kế họach  Ngày 22/3 đăng thông tin của chương trình “ thiết kế poster ngày của mẹ “ trên zing.vn và kenh 14.  Ngày 12/4 đưa thông tin về chương trình đến các trường để vận động các sinh viên học sinh tham gia nội dung chương trình như một cách PR đến khối lượng học sinh – sinh viên và người dân trên toàn thành phố.  Ngày 17/4 tổ chức họp báo nội dung chương trình với báo chí và công chúng, nhằm mục đích quảng bá chương trình một cách chính thức trước mặt các phương tiện thông tin đại chúng, xác nhận vai trò tổ chức và bảo vệ bản quyền nội dung tổ chức chương trình của công ty Mật Mã. Trao giải, chọn ra mẫu poster chính của chương trình “ thiết kế poster ngày của mẹ”  Ngày 18, 19/4 đưa thông tin lên các báo giấy như: hội Phụ Nữ, Tuổi Trẻ, Nữ Doanh Nhân Sài Gòn thiếp thị và các báo online như: dantri.com.vn, vnexpress, zing.vn...Là một hình thức truyên truyền đánh bóng chương trình.  Ngày 20/4 làm chương trình phóng sự, đây cũng chính là hình thức tự quảng bá chương trình GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 45 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy  Ngày 2/5 treo băng rôn trên các trục đường thành phố đặc biệt các trục đường chính có mật độ dày đặc hơn.  Ngày 3/5 phát phóng sự trên các đài như: HTV9, VTV9, các đài kỹ thuật số. Phát sóng chính vào các ngày 3-5-7/4 và phát lại ở các ngày 4-6-8/5  Ngày 5/05 tổ chức triển lãm hình ảnh về mẹ với những tác phẩm dự thi xuất sắc nhất. Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát. Trước hết thì đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ chạy tài trợ từ đầu tháng 3 đến đầu tháng 5. Nhưng hiện tại thì đến đầu tháng 5 vẫn chưa có doanh nghiệp nào đứng ra tài trợ độc quyền cũng như tài trợ chính cho chương trình. Nên xem như chương trình bị hủy. Bước 5: tiến hành tổ chức. Bước 6: kết thúc. Bước 7:đánh giá 3.1.3 Đánh giá kết quả từng chƣơng trình. a. Lễ động thổ của công ty Vững Bền Chương trình này chạy thành công được 90% là do số lượng khách mời không đến đúng như trong bảng kế hoạch đã đề ra. Nhưng trong tất cả các giai đoạn chạy chương thì không có vấn đề trục trặc gì đáng tiếc xảy ra. b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty Ogawa Trong quá trình thực hiện chương trình đã gặp rất nhiều trục trặc trong vấn đề chậm thiết kế thư mời, duyệt thư mời, và gởi thư mời cho khách hàng, chất lượng trang báo đăng thông tin cũng không đẹp, hình ảnh tờ rơi in ra bị nhòe màu không đúng như trong bảng thiết kế…. Tuy chương trình ra mắt sản phẩm mới đã diễn ra tốt đẹp nhưng kế hoạch PR cho chương trình thì không đạt đến tiêu chuẩn sau khi đánh giá qua số lượng người đến tham dự chương trình. Vấn đề thứ hai là thời gian diễn ra chương trình là vào tối 29/4, đó là thời điểm không thích hợp vì khi đó mọi người rời thành phố để đi du lịch nên số lượng khách mời trong và sau chương trình đến tham quan tại Pakson không nhiều. Nên hiện tại chỉ tiêu đưa ra về doanh số và số lượng người biết đến chương trình không nhiều. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 46 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy c. Ngày của mẹ. Đây là một chương trình lớn và có ý nghĩa , hoạt động PR mạnh, rất nhiều doanh nghiệp biết đến chương trình, nhưng không có doanh nghiệp nào dám bỏ một số tiền lớn ra đầu tư cho một công ty chưa có danh tiến trên thị trường, dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp e dè trong vấn đề tài trợ, nên chương trình không thể chạy dù đã có sự bảo trợ của hội Phụ Nữ. 3.2. Đánh giá kết quả tổng thể và bài học kinh nghiệm cho quy trình tổ chức sự kiện của công ty. Trong thời gian qua công ty có chạy một số chương trình nhưng phần lớn những chương trình này là chương trình nhỏ.Và những chương trình này được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, đối với những chương trình này khách hàng đòi hỏi công ty Mật Mã phải PR tốt cho chương trình của họ, nhưng nhìn chung thì Mật Mã không thật sự mạnh trong vấn đề PR cho khách hàng mà điểm mạnh của công ty là tổ chức event. Bên cạnh đó công ty có thực hiện một số chương trình vận động tài trợ kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ và hội Phụ Nữ và phần lớn những chương trình này là những chương trình lớn nên xét ra quy mô của công ty Mật Mã vẫn ở trong tầm thấp nên không thể tự đứng ra vận động tài trợ. Nên trong thời gian sắp tới tốt nhất là công ty nên PR hình ảnh của công ty mình và chạy một số chương trình theo yêu cầu của khách hàng, để có mối quan hệ thân thiết với họ. Khi đã đủ tiềm lực mạnh thì hướng sang mảng vận động tài trợ những chương trình lớn. Và khi chạy chương trình tốt nhất là nên có một danh sách những thứ cần chuẩn bị để tránh tình trạng thiếu, hay làm chậm tiến độ công việc vì không lường trước những chuyện có thể xảy ra. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 47 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY. Tham khảo tài liệu: 1. PR in Practice – Lê Tiến Thành 2. Tài liệu Event và PR của thầy Đinh Tiên Minh 3. Kỹ năng tổ chức sự kiện – TS Lưu Kiếm Thanh 4. Tổ chức sự kiện - PGS TS Lưu Văn Nghiêm Bước 1: Hình thành concept a. Mục đích của event Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ khác nhau. Có một số chương trình mang tính từ thiện của một công ty hay của hội ( hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ), thì khi đó mục đích của event lại mang tính từ thiện. Nhưng hiện nay khi làm các hoạt động từ thiện các doanh nghiệp mong muốn chỉ mang ý nghĩa từ thiện và không thích hình thức vừa từ thiện và vừa quảng cáo như gắn logo của công ty mình trên những chiếc túi để mang đi tặng quà với tính nhân đạo. Chính vì thế mà dù mang tính nhân đạo nhưng mục đích của event có hướng lệch lạc (theo góp ý của các công ty khách hàng). GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 48 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Để tránh tình trạng này khi làm các chương trình mang tính từ thiện theo yêu cầu của công ty, thì phải xem công ty đó có mong muốn làm PR cho mình ở cấp độ nào, và nên tìm hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp khi tham gia làm hoạt động từ thiện. Còn đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng, thì tùy theo tính chất và yêu cầu của họ thì mục đích của event nên theo yêu cầu đó. b. Mục tiêu Mục tiêu đặt ra là phải nằm trong khả năng có thể, và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khó mà cân đo được những kết quả mà họat động này mang lại cho danh tiếng của công ty trong một thời gian ngắn, cần đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến để chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. Và với bất kỳ một chương trình event nào diễn ra thì công ty luôn phải đặt ra câu hỏi đầu tiên là: mục tiêu lợi nhuận của công ty thông qua sự kiện này là gì? Đó là mục tiêu xây dựng quan hệ hay mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội… khi đó công ty sẽ có hướng đi đúng đắn hơn trong quá trình lên kế họach. c. Đối tượng chính của event. Khi tổ chức một sự kiện cần phải lên kế họach chi tiết cho những họat động của mình nhằm thu hút đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Chúng ta cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì mà nội dung của chương trình muốn truyền tải đến họ. Chính vì thế mà ta phải xác định số lượng những khách hàng mà sự kiện thu hút được ( kể cả khách hàng tiềm năng). d. Địa điểm. Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng. Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính không? GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 49 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Và âm thanh , ánh sáng, có thể chuẩn bị theo đúng yêu cầu của sự kiện hay không? Dung lượng âm thanh, ánh sáng có ảnh hưởng đến người dân xung quanh? Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa) Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không? Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không? Nhà vệ sinh, giữ xe, đổ rác, thu gom rác…ở đâu, như thế nào, khi nào….? Đó là những điều mà khi chọn đại điểm ta cần phải cần nhắc là tiềm hiểu kĩ khi kí kết hợp đồng thuê địa điểm. e. Thời gian diễn ra sự kiện. Kiểm tra chính xác thời gian diễn ra sự kiện: cần phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất kỳ dịp lễ, ngày nghỉ nào hay không, cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem. Nên sớm chuẩn bị cho sự kiện: một khỏan thời gian rộng rãi để thực hiện sự kiện sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro có thể xảy ra khi mà ta còn có thời gian để sữa chữa nó. f. Ngân sách. Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. Xác định được mục tiêu phấn đấu Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tíchdữ liệu qua các năm trước Xác định được lượng vốn và nguồn vốn Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia g. Đặc tính sản phẩm và dịch vụ Mỗi chương trình điều nên có một ý tưởng mới lạ để thu hút người tham dự , đó là điều cần thiết. Và khi làm chương trình thì phải nên chú ý xem loại hình của chương trình này là gì để khi đó cách tổ chức thích hợp. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 50 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 2: Thiết kế sự kiện Để thiết kế được một chương trình phải tìm hiểu thông tin của khách hàng và phải nắm bắt đựơc tâm lý của họ để biết họ nghĩ gì và muốn gì làm gì cho chương trình, đó là cách thức để đưa ra một bảng thiết kế hoàn hảo vì đôi khi ta có ý tưởng rất hay nhưng kinh phí thực hiện chương trình lại quá cao không phù hợp với tài chính hiện tại của công ty khách hàng, hay đôi khi khách hàng cảm thấy ý tưởng này không phù hợp trong thời gian hiện tại của công ty. Không nên phô trương hết những ý tưởng mình có một cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng như hiện nay. Đối với một chương trình event thì hình thành một ý tưởng hay là điều rất quan trọng, và trong ý tưởng đó phải có một điểm nhấn. Và để đạt được điểm nhấn đó phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật + chuyển tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, đó là điều cần thiết hình thành nên một ý tưởng hay. Trong đó thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện – quảng cáo là nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý tưởng và nó còn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế. Vì khi tiếp nhận nghệ thuật, con người dễ bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn, tinh vị hơn. Nghệ thuật tạo ra một hướng toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được nâng cao và ứng dụng hiệu quả cao hơn. Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết phục cho khách mới. Cảm xúc thực tế của một người làm event là những hành động thể hiện – những biểu tượng đặc trưng và những câu chuyện mang tính trườu tượng, tất cả điều phải mang đến cho mọi người những cảm xúc khó phai trong lòng và tất nhiên điều phải liên quan đến thông điệp của sự kiện đó. Sau đó kết hơp những điều đó với nghệ thuật để mang lại hiệu quả cảm xúc cao trong sự kiện khiến cho những người khách tham gia luôn mang tâm trạng chờ đợi – hào hứng - ấn tượng trong sự cảm nhận của bản thân và khi ra về vẫn mang điều gì đó dư âm trong lòng. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 51 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Đối với chuyển tải chủ đề thì nên dùng những hành động trong đời sống thực tế thay thế cho ý nghĩa thông điệp sự kiện. Nếu thông điệp mang ý nghĩa là cảm ơn khách hàng thì hành động thể hiện cho sự cảm ơn là có thể: tặng thiệp – mời ăn uống hay một món quà. Tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng: để tiềm hiểu những nhu cầu của họ, hãy cho cái người khác cần – chứ đừng cho cái mình có. Đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng ta cần có những biểu tượng đặc trưng để thể hiện cho thông điệp cuả công ty. Những câu chuyện trù tượng: để làm tôn vinh thêm ý nghĩa của các biểu tượng. Những câu chuyện trừu tượng tượng trưng cho việc thiết kế trang trí cho khán phòng từ việc xuất phát của biểu tượng đặc trưng ( 2 vấn đề này thường đi đôi với nhau). Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một event thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu , âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả các thế mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hấp dẫn, để event đạt được hiệu quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất. Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng của họ được tôn vinh. Vì vậy để chuyển hóa nghệ thuật trong event, nó phụ thuộc vào rất nhiều cái tài của người tổng chỉ huy, event đựơc nghệ thuật hóa là am hiểu nhiều lọai ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, và cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm. Bước 3: Lập kế họach Khi lập kế hoạch PR cho chương trình thì nên chú ý đến thời gian , để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện, thì nên thông báo trước cho họ trong một thời gian nào đó. Khi thông báo đến người tham dự trong thời gian sớm, khả năng họ sẽ tham dự cao. Kế hoạch chi tiết chương trình phải ghi rõ: cách thực hiện như thế nào, có những trò chơi gì, triển khai như thế nào, những họat động nào tương tác với nhãn hàng, cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình. Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: - Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 52 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy - Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? - Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? - Ngày giờ tiến hành? - Ngày nào bắt đầu gởi giấy mời? - Tổ chức cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai Nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp : phát cataloge, xây dựng phòng tham quan, triển lãm..sự tham gia của các cơ quan thông tin: truyền hình, báo chí. Thống nhất và yêu cầu các công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện. Trên cơ sở thông tin đó, lên hạng mục công việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt bằng khu vực…. cho khách hàng xem qua. Để chạy một chương trình event thì cần rất nhiều nhân lực, khi đó công ty phải có kế hoạch nhân sự cụ thể cho từng người có thể thuê nhân sự bên ngòai là các bạn cộng tác viên. Nhưng chỉ nên giao những công việc mang tính chất nhỏ, và trong quá trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thông tin, người trưởng nhóm này nên là nhân viên cuả công ty. Nên sắp xếp công việc của từng người phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng một người thì quá ôm đồm nhiều công việc làm không hết, cuối cùng thì mọi việc không đến đâu làm chậm tiến độ công việc. Nên chú ý các khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng lọat là ít nhất 48 giờ trước event. Thông cáo báo chí: 1 đến 2 tuần Thông cáo báo chí cho báo giấy: 4 đến 6 tuần Lập 1 web: 3 đến 4 tuần Poster, ban rol: 2 đến 4 tuần Tờ rơi: 4 tuần Gởi thư: 1 đến 2 tuần GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 53 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Print ad,tvc: 6 đến 8 tuần. Để tránh áp lực về thời gian: Làm từng bước một: sắp xếp thứ tự công việc cần làm theo một danh sách cụ thể và chi tiết. Làm từng công việc một theo từng bước và kiểm sóat chặc chẽ công việc về thời gian để hoàn thành công việc đó đúng tiến độ, sau đó sẽ làm công việc tiếp theo. Cách này có thể kiểm soát đựơc về mặt thời gian và tiến độ công việc một cách chặt chẽ. Làm song song: những việc gì có thể làm song song thì ta làm song song cùng một lúc. Thường thì những công việc không liên quan gì đến nhau thì ta có thể sắp xếp làm cùng một lúc để rút ngắn thời gian như dàn dựng sân khấu và viết thiệp mời. Kết hợp cả hai phương án trên: trong từng giai đọan cụ thể có thể có những việc cần thực hiện cùng lúc tuy nhiên có những giai đọan quan trọng cần có sự chi tiết tỉ mỉ và đầu tư nhiều thời gian và công sức. Phải lên một bảng kế họach B, để đối phó những việc bất ngờ xảy ra. Nếu không có kế họach dự phòng thì kế hoạch chính có thể sẽ bị phá hủy trong chốc lát. Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến các cơ quan báo chí nó giúp chúng ta có thời gian để chuẩn bị và đồng thời cũng để khẳng định bản quyền của chương trình. Lên một ngân sách để quảng bá cho event càng sớm thì càng mở ra nhiều cơ hội, với một ngân sách cho phép có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brochure, poster, gửi mail trực tiếp…tuy rằng có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nhưng nên hạn chế vì chúng ta không kiểm soát được thời gian và nội dung của thông điệp. Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn như thế nào, nội dung ra sao, hình thức như thế nào, gởi vào thời gian nào, cho ai? Tất cả những điều trên điều cần phải xem xét và đưa ra duyệt với khách hàng. Khi gởi bảng kế hoạch cho khách hàng thì ngoài thời gian và công việc cần làm thì cần kèm bảng chi phí ( không cần quá chi tiết) nhưng nó phải bao gồm những hạn mục cần thiết cho chương trình và một bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên trong cũng như bên ngoài khu vực diễn ra chương trình cho khách xem thử, qua đó thấy được sự chuyên nghiệp, quan tâm của công ty đối với chương trình của khách hàng tạo cho họ một sự thiện cảm. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 54 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Viết kịch bản cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí… và kể cả các chi tiết nhỏ nhặt nhất. Khi tổ chức địa điểm ngòai trời không xác định đựơc những người tham gia, họ có thể là những công chúng hiếu kì thì cần tính tóan kỹ lưỡng, dự tóan người tham dự có phương án dự phòng trường hợp qúa tải và phải có đội bảo vệ ổn định trật tự trong trường hợp quá tải, sắp xếp chỗ trong khu vực diễn ra sự kiện. Thậm chí khi sự kiện diễn ra ngòai trời mà ngày hôm đó trời mưa thì ta cò thể dự trù thêm một địa điểm khác ở trong nhà. Lên danh sách công việc cho từng người thật chi tiết, bao gồm ai, làm gì , ở đâu, lúc nào, làm như thế nào… nếu là chương trình lớn thì có bộ phận dự phòng . Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát Khi mỗi nhân sự được phân công đảm nhiệm một công việc, thì phải báo cáo tiến độ làm việc của mình theo thời gian đã quy định và tốt nhất là nên hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc để công việc có thể tiến hành một cách nhanh chóng. Trong quá trình triển khai công việc trong việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng những cụm từ chủ quan như : sẽ được thỏa thuận, hoặc sẽ được quyết định trong những ngày sau đó…sẽ dẫn đến nhiều lý giải khác nhau dẫn đến những xích mích, và trường hợp xấu nhất là chương trình có thể bị hủy vì kiện tụng trong hợp đồng. Khi làm việc với giới nghệ sĩ thì nên cho họ biết trước về nội dung chương trình để tránh hát những bài hát không phù hợp với nội dung và đối tượng khách hàng của chương trình. Đối với MC thì phải tập dợt trước khi chương trình diễn ra, ít nhất MC phải nhận bảng script ( bài nói của MC) trước vài ngày để MC nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn ra MC mới đọc nội dung chương trình, khi đó khó mà có cách nào cứu vớt chương trình khi MC nói một đằng nội dung chương trình một nẻo. Khi làm việc với các cơ quan báo chí trong vấn đề PR cho chương trình, phải hểu rõ nhu cầu và tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút khi ta sẽ thu hút giới truyền thông tốt hơn. Nếu làm việc với các nhà báo mới trước hết ta có thể gởi mail cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu và diễn tả đựơc cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động. Thời gian liên hệ với báo chí thì nên tránh vào buổi chiều vì thời điểm đó họ rất bận. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 55 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Khi xin giấy phép tổ chức họp báo: thời gian cấp giấy phép cho các doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Đây là điều các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần nắm để tránh tình trạng cuộc họp bị trì hoãn. Tốt nhất khi xin bất kỳ giấy phép nào để chạy chương trình thì nên xin trước khi chương trình diễn ra khoảng 1 tháng, khi đó ta có thể bổ sung giấy tờ hoặc thay đổi nội dung để phù hợp theo yêu cầu của Sở. Vì giấy phép quyết định chương trình đó sẽ diễn ra đúng tiến độ, bị hủy hay dời ngày diễn… Trong tay luôn có bảng doanh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất để có thể theo sát tiến độ công việc nhằm kịp thời điều chỉnh. Về địa điểm tổ chức chương trình thì nên đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị Bước 5: tiến hành tổ chức. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng , nó cho thấy sự chuyên nghiệp của các công ty event, vì vậy lên danh sách công việc và phân công một cách rõ ràng và đưa ra những tình huống xấu có thể xảy ra để có thể giải quyết tình huống kịp thời khi đó chương trình sẽ diễn ra xuông sẻ . Trước khi diễn ra chương trình , bảo đảm rằng mọi thứ đang được ở trong tình trạng được chuẩn bị một cách tốt nhất, và tốt nhất là nên chạy thử chương trình để đảm bảo rằng không có vấn đề gì phát sinh trong quá trình chạy thử. Những nhân viên phụ trách chương trình phải luôn túc trực tại nơi diễn ra chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân sự. Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước 1 ngày và phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu không đủ điều kiện và có thể gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự trong quá trình chạy chương trình. Bộ phận hậu cần và bộ phận kỹ thuật phải luôn chuẩn bị sơ cua vật dụng cho chương trình ví dụ như: tiệc buffet dành cho 20 người thì nên chuẩn bị cho khoảng trên 25 người vì tránh trạng có dẫn người thân theo, hay thiếu quà cho khách… đó là điều nên tránh trong các chương trình event và lỗi về màn hình chiếu sáng do cúp điện hay máy tính bị virus thì nên chuẩn bị thêm một máy…Nói GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 56 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy chung khi chạy một chương trình thì rất nhiều tình huống không lường trước xảy ra nên ta càng chuẩn bị càng chi tiết sẽ hạn chế được phần nào những rủi ro đó. Lúc diễn ra chương trình , trên tay luôn cầm một checklist, luôn theo sát tiến độ công việc của chương trình, kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có thể xảy ra có nằm trong dự tính hay không và phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề. Các trưởng nhóm phụ trách từng bộ phận trong quá trình chạy chương trình luôn phải báo cáo tình hình một cách liên tục cho người quản lý chương trình, để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau. Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí của mình đang đảm nhiệm, nếu rời bỏ vị trí thì cần phải có người thay thế trong thời gian vắng mặt. Bên cạnh đó chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm các chương trình làm việc, danh sách các đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bảng tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này. Bước 6: kết thúc. Sau sự kiện viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên Khi chương trình kết thúc là lúc rất nhiều thứ phải dọn dẹp, và bị hư hỏng trong quá trình sử dụng. Chính vì thế sau khi chương trình kết thúc nên có nhóm công tác hậu cần dọn dẹp và lắp ráp lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình và bàn giao lại cho nhà cung cấp. Chăm sóc khách hàng sau sự kiện bằng cách viết email cảm ơn khách hàng đã đến tham dự event kèo theo thông tin, hình ảnh về sự kiện và sản phẩm mới cũng là cách nhắc nhở khách hàng về sự kiện, sản phẩm. Đồng thời điều này cũng thể hiện lòng biết ơn cũng như sự tôn trọng đối với khách hàng. Cập nhật thông tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm về chương trình , về hoạt động của công ty và quảng bá thương hiệu doanh nghiệp sâu rộng hơn. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 57 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy Bước 7: đánh giá Sau khi chương trình kết thúc thì tất cả các bộ phận trong phòng phải họp lại với nhau, đánh giá – nhận xét về chương trình. Những mặt nào được và chưa được, mọi người phải góp ý thẳng thắng với nhau, để rút kinh nghiệm cho chương trình sau và nó phải được ghi thành văn bản để làm tư liệu đúc kết. Tránh bỏ qua giai đọan này, đôi khi những chương trình dồn dập công ty hay bỏ qua đây là điều không nên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai. Đánh giá các tiêu chuẩn như: Chủ tọa: có bắt đầu đúng giờ ? Mỗi mục chương trình có đủ thời gian ? Có kiểm soát được sự lạc đề không? Phản hồi tín hiệu phát biểu? nghị quyết có rõ ràng ? có điềm tĩnh và ngoại giao? Kết thục đúng giờ? Thư ký: phân phát có đủ tài liệu? có nắm vững trình tự, thủ tục ? có tham gia thảo luận? ghi biên bản thế nào? Đại biểu: tham gia tích cực, xây dựng ? có ngắt lời người khác không? Có hiểu vấn đề thảo luận? nhất trí chung hay theo đa số? thái độ đối với chương trình? Có tham dự đến cùng? GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 58 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy KẾT LUẬN Để thực hiện một chương trình event hòan chỉnh phải trải qua rất nhiều quá trình làm việc tỉ mỉ. Càng tỉ mỉ bao nhiêu sẽ càng cho thấy sự chuyên nghiệp cuả các công ty event. Trong bốn tháng vừa qua công ty đã lên kế họach rất nhiều chương trình, nhưng phần lớn những chương trình đó là kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ để đi vận động tài trợ các chương trình cho họ, và nó cũng không thật sự mang lại danh tiếng cho công ty. Nên nói một cách chính xác thì công ty cũng chỉ là cái bóng chưa có bước phát triển vượt bật tạo thanh thế cho mình. Phần lớn những chương trình khi đến tay nhân viên kinh doanh để chạy tài trợ thì thời gian còn rất hạn hẹn và chương trình thì liên tục, trong khi thời gian để chờ các doanh nghiệp duyệt chương trình thì kéo dài nên những chương trình vận động tài trợ vẫn chưa đạt được kết quả khả quan như mong muốn. Còn đối với những chương trình công ty tự lên kế họach và tự chạy thì cũng chỉ chọn những chương trình nhỏ và hiện tại công ty thực sự chưa đủ tiềm lực để có thể tự đứng ra tổ chức những chương trình mang tính tầm cỡ để PR cho mình. Và công ty có thực hiện một số các chương trình theo yêu cầu cuả khách hàng như chương trình: sơn Nipon, Ogawa, động thổ… nhưng những chương trình này vẫn chưa thật sự thành công một cách tòan vẹn, trong quá trình thực hiện vẫn có nhiều thiếu sót vì không lường trước được thời gian có thể thay đổi, và trong quá trình hợp tác làm việc có sự phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa các thành viên nên dẫn đến lục đục trong nội bộ. Mặt khác đội ngũ nhân lực của phòng event phần lớn là còn trẻ và vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm thực tế, nên vẫn có những thiếu sót xảy ra. Quả thật trong 3 tháng vừa qua công ty thật sự đang đương đầu với những vấn đề khó khăn trong quá trình vận động tài trợ, vận động doanh nghiệp treo phướn, thực hiện chạy chương trình event. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp một phần nhỏ giải pháp giúp công ty có hướng đi đúng đắn hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 59 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề: ................................................................................................................................. 1 Mục tiêu nghiên cứu: .................................................................................................................. 1 Phương pháp nghiên cứu:............................................................................................................ 2 Hạn chế của đề tài: ..................................................................................................................... 2 Kết cấu đề tài: ............................................................................................................................. 2 Chương 1: Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện Và Tình Hình Phát Triển Hoạt Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam I. Một số vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện. Khái niệm về tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 3 Mục đích của tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 3 Phân loại của tổ chức sự kiện: ..................................................................................................... 4 Quy trình của tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 7 II. Tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở việt nam 2.1.Tình hình chung và những cột mốc về event: ....................................................................... 12 2.1.1.Tình hình chung: ................................................................................................................ 12 2.1.2.Những cột mốc về event: .................................................................................................... 14 2.2. Xu hướng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện: ............................................................................ 14 2.3.Đặc tính của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của VN: ............... 16 2.4.Nhu cầu của thị trường: ........................................................................................................ 16 2.5.Cạnh tranh trong dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp: ........................................... 17 2.6.So sánh tính chuyên nghiệp công ty events việt nam với thế giới: ........................................ 17 2.7.Nhận xét: ............................................................................................................................. 18 Chương 2: Giới Thiệu Chung Về Công Ty 2.1.Giới thiệu về công ty: ............................................................................................................ 19 2.2.Lịch sử hình thành và phát triển: ........................................................................................... 19 2.3.Định hướng: ......................................................................................................................... 20