Đề xuất một số giải pháp củng cố, kiện toàn công tác văn phòng củng cố, kiện toàn công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thư - Lưu trữ nói riêng tại trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn - ĐHQG TP.HCM

KYÛ YEÁU HOÄI THAÛO KHOA HOÏC♦359 ÀÏÌ XUÊËT MÖÅT SÖË GIAÃI PHAÁP CUÃNG CÖË, KIÏåN TOAÂN CÖNG TAÁC VÙN PHOÂNG NOÁI CHUNG & NGHIÏåP VUÅ VÙN THÛ - LÛU TRÛÄ NOÁI RIÏNG TAÅI TRÛÚÂNG ÀAÅI HOÅC KHOA HOÅC XAÄ HÖÅI VAÂ NHÊN VÙN - ÀHQG TP. HCM. Phaåm Nguyïîn Phûúng Quyânh* TOÁM TÙÆT Trïn cú súã nïu khaái niïåm cöng taác haânh chñnh vùn phoâng trong nhaâ trûúâng, yá nghôa; yïu cêìu, nöåi dung cuãa cöng taác vùn thû, lûu trûä; sú lûúåc vïì thûåc traång chung cuãa viïåc töí chûác thûåc hiïån cöng taác haânh chñnh vùn phoâng vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä cuãa trûúâng trong thúâi gian gêìn àêy, taác giaã têåp trung laâm roä vaâ nhêën maånh vúái caác yá cú baãn: Vùn phoâng nhaâ trûúâng (phoâng Haânh chñnh - Töí chûác) coá võ trñ vaâ chûác nùng hïët sûác quan troång, vûâa thûåc hiïån chûác nùng quaãn trõ, vûâa thûåc hiïån chûác nùng haânh chñnh (truyïìn àaåt, tiïëp nhêån/theo doäi truyïìn àaåt thöng tin); cöng taác vùn thû - lûu trûä laâ súåi dêy liïn kïët têët caã caác böå phêån trong cú quan vúái laänh àaåo, caác böå phêån vúái nhau vaâ giûäa cú quan vúái bïn ngoaâi giuáp cho nhaâ trûúâng thûåc hiïån àûúåc chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa mònh. Tûâ àoá, dûåa vaâo thûåc traång quaá trònh phaát triïín cöng taác vùn phoâng tûâ khi thaânh lêåp trûúâng àïën nay vúái nhûäng thaânh tñch àaåt àûúåc vaâ nhûäng töìn taåi cêìn khùæc phuåc, taác giaã àïì xuêët vaâ phên tñch möåt vaâi giaãi phaáp cú baãn nhùçm cuãng cöë vaâ kiïån toaân cöng taác haânh chñnh vùn phoâng noái chung vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng taåi trûúâng ÀH KHXH&NV - ÀHQG TP.HCM trong thúâi gian sùæp túái. Theo àoá, phaãi àöíi múái nhêån thûác, phûúng phaáp quaãn lyá, àiïìu haânh vaâ thûåc hiïån hoaåt àöång vùn phoâng tûâ cêëp laänh àaåo àïën nhên viïn chuyïn traách; böìi dûúäng, phaát huy nguöìn nhên lûåc vïì chuyïn mön, nghiïåp vuå vaâ phêím chêët àaåo àûác; àöíi múái cú súã vêåt chêët, trang thiïët bõ vùn phoâng, ûáng duång cöng nghïå thöng tin, xêy dûång vaâ triïín khai thûåc hiïån caác quy chïë chuyïn mön nghiïåp vuå * HVCH., Khoa Lõch sûã, Trûúâng ÀHKHXH&NV-ÀHQG TP.HCM. 360♦TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KHOA HOÏC XAÕ HOÄI VAØØ NHAÂN VAÊN 1. Àùåt vêën àïì Cöng taác vùn thû - lûu trûä giûä möåt võ trñ quan troång trong hoaåt àöång quaãn lyá haânh chñnh Nhaâ nûúác, nhêët laâ trong hoaân caãnh tiïën haânh àöíi múái, caãi caách nïìn haânh chñnh quöëc gia hiïån nay. Cöng taác vùn thû - lûu trûä gùæn liïìn vúái böå maáy quaãn lyá, vêån haânh cuãa cú quan, töí chûác, tûác laâ gùæn liïìn vúái hoaåt àöång chó àaåo àiïìu haânh moåi cöng viïåc cuãa caác cú quan, töí chûác àoá. Hiïåu quaã vaâ chêët lûúång cuãa hoaåt àöång quaãn lyá, àiïìu haânh cuãa caác cú quan, töí chûác, khaã nùng thûåc thi chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa chñnh nhûäng cú quan, töí chûác, nhûäng àún võ trûåc thuöåc àoá phuå thuöåc nhiïìu vaâo viïåc coá laâm töët cöng taác vùn thû - lûu trûä hay khöng. Trong nhûäng nùm qua, cöng taác vùn thû - lûu trûä cuãa nûúác ta noái chung, trong tûâng lônh vûåc noái riïng àaä vaâ àang phaát triïín vaâ hoaân thiïån tûâng bûúác, goáp phêìn ngaây caâng hiïåu quaã vaâo cöng cuöåc àöíi múái toaân diïån vaâ höåi nhêåp sêu röång cuãa àêët nûúác theo húi thúã cuãa thúâi àaåi. Cöng taác vùn thû - lûu trûä theo caác cêëp tûâ thêëp àïën cao, tûâng bûúác ài vaâo nïì nïëp vaâ cuäng àaä àaåt àûúåc nhûäng thaânh tûåu àaáng khñch lïå: thöng tin àûúåc cung cêëp kõp thúâi, chñnh xaác, toaân diïån; giaãm bïånh quan liïu, giêëy túâ; taâi liïåu quan troång, coá giaá trõ àûúåc lûu giûä, baão quaãn töët phuåc vuå nhu cêìu sûã duång cuãa nhiïìu àöëi tûúång... Tuy nhiïn, bïn caånh àoá cöng taác vùn thû – lûu trûä vêîn coân böåc löå nhiïìu haån chïë: Thïí thûác, kyä thuêåt trònh baây vùn baãn coân khaá tuây tiïån; thêím quyïìn ban haânh vùn baãn coân khaá nhêåp nhùçng; quy trònh töí chûác quaãn lyá, xûã lyá, lûu trûä vùn baãn coân chûa àöìng böå, thiïëu tñnh logic, khoa hoåc; viïåc lêåp höì sú vaâ nöåp lûu höì sú vaâo lûu trûä cú quan coân chûa ài vaâo nïì nïëp, hiïåu quaã chûa cao, trònh àöå caán böå cuäng nhû viïåc ûáng duång caác thaânh tûåu tiïn tiïën caãi thiïån hiïåu quaã vaâ chêët lûúång cöng taác vùn thû - lûu trûä vêîn chûa àaáp ûáng àûúåc nhu cêìu thûåc tiïîn... Vúái bïì daây lõch sûã trïn 50 nùm (tiïìn thên laâ Àaåi hoåc Vùn khoa, thuöåc Viïån Àaåi hoåc Saâi Goân, thaânh lêåp nùm 1957; thaáng 4/1977 húåp nhêët vúái Trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc thaânh Trûúâng Àaåi hoåc Töíng húåp thaânh phöë Höì Chñ Minh. Ngaây 30/3/1996, taách ra tûâ Trûúâng Àaåi hoåc Töíng húåp thaânh phöë Höì Chñ Minh vaâ mang tïn goåi nhû hiïån nay), trïn bûúác àûúâng höåi nhêåp vaâ phaát triïín, trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn - Àaåi hoåc Quöëc gia thaânh phöë Höì Chñ Minh àaä cam kïët vaâ luön luön phêën àêëu vò muåc tiïu trúã thaânh möåt trong nhûäng cú súã àaâo taåo vaâ nghiïn cûáu khoa hoåc haâng àêìu cuãa Viïåt Nam vïì caác lônh vûåc khoa hoåc xaä höåi vaâ nhên vùn; cung cêëp caác dõch vuå khoa hoåc vaâ giaáo duåc chêët lûúång cao cho nïìn kinh tïë nûúác nhaâ; goáp phêìn xêy dûång nïìn vùn hoáa Viïåt Nam tiïn tiïën, àêåm àaâ baãn sùæc dên töåc. Vúái nhûäng sûá maång lúán lao nhû vêåy, viïåc thûåc hiïån töët caác chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng luön àûúåc quan têm quaán triïåt vaâ thûåc hiïån triïåt àïí tûâ trïn xuöëng dûúái möåt caách xuyïn suöët nhêët, têåp trung nhêët. Àïí viïåc vêån haânh moåi cöng viïåc thûúâng nhêåt diïîn ra thuêån lúåi, coá hiïåu quaã, vai troâ cuãa cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ ài liïìn vúái noá laâ nghiïåp vuå vùn thû lûu trûä trúã thaânh khêu then chöët quyïët àõnh hiïåu quaã vaâ chêët lûúång cöng viïåc. Qua thûåc tiïîn lõch sûã cuãa quaá trònh hònh thaânh vaâ phaát triïín trûúâng suöët thúâi gian qua cho thêëy nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng vaâ cöng taác vùn phoâng noái chung cuäng àaä nhêån àûúåc sûå quan têm tûâ phña Ban giaám hiïåu cuäng nhû nhûäng caá nhên, àún võ coá liïn quan. Thûåc tïë cöng taác naây àaä bûúác àêìu coá nhûäng chuyïín biïën töët, ngaây caâng àûúåc cuãng cöë vaâ hoaân thiïån hún trûúác. Hiïåu quaã cöng taác vùn thû - lûu trûä trong vùn phoâng cuäng àûúåc nêng lïn roä rïåt, ngaây caâng àaáp ûáng yïu cêìu àaãm baão thöng tin cho hoaåt àöång giaáo duåc - àaâo taåo vaâ caác cöng taác sûå vuå khaác cuãa nhaâ trûúâng. Cöng taác vùn thû - lûu trûä àûúåc töí chûác töët goáp phêìn vaâo caãi caách nhûäng thuã tuåc haânh chñnh, giuáp cho viïåc giaãi quyïët cöng viïåc àûúåc tiïën haânh ngaây caâng nhanh goån vaâ ñt töën keám hún KYÛ YEÁU HOÄI THAÛO KHOA HOÏC♦361 so vúái trûúác. Möåt söë biïíu hiïån cuãa nhûäng bûúác tiïën naây laâ quy trònh nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä cuäng dêìn dêìn àûúåc caãi tiïën tûâng bûúác àïí phuâ húåp vúái thûåc tiïîn, caán böå phuå traách nghiïåp vuå vùn thû lûu trûä duâ chuyïn traách hay kiïm nhiïåm cuäng àaä àûúåc kinh qua caác lúáp àaâo taåo, böìi dûúäng nêng cao trònh àöå chuyïn mön nghiïåp vuå; trang thiïët bõ ngaây caâng àûúåc trang bõ àêìy àuã hún vaâ hiïån àaåi hún Tuy nhiïn, trong thûåc tïë nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong cöng taác vùn phoâng úã nhaâ trûúâng cuäng coân böåc löå nhiïìu haån chïë cêìn àûúåc tiïëp tuåc khùæc phuåc, tûâng bûúác hoaân thiïån nhùçm àaáp ûáng ngaây caâng töët hún cho viïåc phuåc vuå hoaåt àöång quaãn lyá, töí chûác triïín khai moåi hoaåt àöång phuåc vuå chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng nhû: Hïå thöëng thöng tin dûä liïåu duâng chung cho toaân trûúâng chûa hoaân chónh, àöìng böå gêy khoá khùn khöng nhoã cho cöng taác tûå àaánh giaá vaâ kiïím àõnh chêët lûúång1; caác vùn baãn töí chûác vaâ quaãn lyá cöng viïåc cuãa khoa/böå mön chûa àêìy àuã vaâ chûa mang tñnh hïå thöëng; caác quy trònh nghiïåp vuå chûa àûúåc mö taã roä raâng vaâ chûa àûúåc chuêín hoáa; biïíu mêîu cöng taác coân ñt vaâ chûa àûúåc chuêín hoáa; chûa coá hïå thöëng dûä liïåu phuåc vuå cöng taác töí chûác vaâ quaãn lyá cöng viïåc; caác vùn baãn töí chûác vaâ quaãn lyá cöng viïåc cuãa caác àún võ chûa àûúåc lûu giûä úã caã daång vùn baãn (baãn cûáng) lêîn file (baãn mïìm) nhùçm àaãm baão tñnh an toaân vaâ hïå thöëng cuãa vùn baãn; chûa coá quy àõnh vïì viïåc àõnh kyâ soaát xeát vaâ chónh lyá hïå thöëng vùn baãn töí chûác vaâ quaãn lyá cöng viïåc cuãa àún võ 2; quy chïë vïì cöng taác vùn thû - lûu trûä chûa àûúåc xêy dûång àöìng böå, söë lûúång vùn baãn giêëy ban haânh quaá nhiïìu, àöi khi khöng thûåc sûå cêìn thiïët laâm nùång tñnh thuã tuåc vaâ giêëy túâ àöìng thúâi coân phêìn naâo laâm giaãm tñnh hiïåu lûåc cuãa hoaåt àöång quaãn lyá vaâ àiïìu haânh; nhûäng yïu cêìu vïì mùåt thïí thûác vaâ kyä thuêåt soaån thaão vùn baãn chûa àûúåc thûåc thi nghiïm tuác, caán böå vùn thû - lûu trûä chûa thûåc sûå hoaân thaânh töët nhiïåm vuå cuãa mònh, hiïåu suêët lao àöång khöng cao laâm aãnh hûúãng trûåc tiïëp túái hiïåu quaã cuãa cöng taác vùn thû - lûu trûä vaâ hiïåu quaã cuãa hoaåt àöång quaãn lyá, àiïìu haânh tûâ ban laänh àaåo nhaâ trûúâng; cú súã vêåt chêët, trang thiïët bõ phuåc vuå cöng taác vùn phoâng vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä tuy àaä àûúåc quan têm, chuá yá trang bõ, song cuäng chûa àaáp ûáng àûúåc yïu cêìu cuãa cöng viïåc vaâ nhêët laâ sûå phaát triïín cuãa khoa hoåc vaâ cöng nghïå... Trïn cú súã nhòn nhêån nhûäng thaânh tûåu àaåt àûúåc, nhûäng haån chïë, töìn taåi cêìn khùæc phuåc trong quaá trònh quaãn lyá töí chûác cöng taác vùn thû - lûu trûä taåi trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn - Àaåi hoåc Quöëc gia thaânh phöë Höì Chñ Minh àïí ruát ra nhûäng baâi hoåc kinh nghiïåm laâ möåt nhu cêìu thiïët thûåc nhùçm giuáp caác nhaâ quaãn lyá tham khaão vaâ hoaân thiïån chñnh saách quaãn lyá cöng taác vùn thû - lûu trûä taåi trûúâng àaåi hoåc; nhùçm àõnh hûúáng xêy dûång coá hiïåu quaã nhûäng biïån phaáp cuãng cöë, kiïån toaân cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng. Xeát caã vïì mùåt lyá luêån vaâ thûåc tiïîn cho thêëy viïåc laâm naây seä mang laåi nhûäng yá nghôa hïët sûác thiïët thûåc vaâ to lúán; taåo tiïìn àïì cho sûå phaát triïín cuãa nhaâ trûúâng noái chung vaâ caác àún võ chûác nùng trûåc thuöåc noái riïng. 2. Vùn phoâng cuâng vúái nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä 2.1. Vùn phoâng vaâ cöng taác vùn phoâng Vùn phoâng chñnh laâ trung têm cuãa hïå thöëng töí chûác trong möîi cú quan, laâ àêìu möëi kïët nöëi caác àún võ töí chûác trong cú quan. Àöíi múái hoaåt àöång vùn phoâng theo yïu cêìu thúâi àaåi àïí thñch 1. Baáo caáo cuãa PGS.TS. Voä Vùn Sen, Kyã yïëu Höåi nghõ Chêët lûúång lêìn II, ngaây 08 thaáng 6 nùm 2011. 2. Baáo caáo cuãa ThS. Lï Troång Vinh, Kyã yïëu Höåi nghõ Chêët lûúång lêìn II, ngaây 08 thaáng 6 nùm 2011. 362♦TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KHOA HOÏC XAÕ HOÄI VAØØ NHAÂN VAÊN nghi vúái nhu cêìu múái cuãa xaä höåi, àïí giaãi quyïët nhanh choáng vaâ hiïåu quaã caác cöng viïåc coá liïn quan àïën hoaåt àöång chung nhùçm àaãm baão cho viïåc thûåc hiïån caác nhiïåm vuå, chûác nùng cuãa cú quan, àún võ àaä vaâ àang trúã thaânh möåt nhu cêìu cêìn thiïët vaâ cêëp baách. Nïëu hiïíu theo nghôa röång thò cöng taác haânh chñnh vùn phoâng trong nhaâ trûúâng chñnh laâ viïåc thi haânh phaáp luêåt, chñnh saách Nhaâ nûúác, caác ban ngaânh àoaân thïí coá liïn quan, trong àoá coá caác quy àõnh, chïë àöå, chñnh saách vïì giaáo duåc - àaâo taåo... àïí sùæp xïëp, àiïìu khiïín moåi cöng viïåc nhùçm hoaân thaânh muåc tiïu, nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng. Hiïíu theo möåt nghôa heåp hún, cöng taác haânh chñnh vùn phoâng trong nhaâ trûúâng laâ toaân böå caác cöng viïåc coá liïn quan àïën cöng vùn, giêëy túâ, höì sú, söí saách, caác thöëng kï, baáo caáo, laâ hoaåt àöång thu thêåp, truyïìn àaåt vaâ lûu trûä thöng tin, viïåc thûåc hiïån caác chïë àöå, chñnh saách... Têët caã àûúåc tiïën haânh möåt caách thûúâng xuyïn, liïn tuåc nhùçm àaáp ûáng vaâ phuåc vuå cho caác nhu cêìu hoaåt àöång cuãa nhaâ trûúâng. Cöng taác vùn phoâng xeát vïì baãn chêët laâ viïåc töí chûác caác yïëu töë vêåt chêët töìn taåi àïí phuåc vuå cho nhûäng muåc àñch àùåt ra tûâ trûúác. Cöng taác vùn phoâng khöng mang tñnh chêët àoáng, kheáp kñn maâ coân linh hoaåt, biïën àöíi theo hoaåt àöång cuãa vùn phoâng. Chêët lûúång töí chûác vaâ hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa vùn phoâng caác cú quan chuyïn mön aãnh hûúãng sêu sùæc àïën hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa laänh àaåo, cuãa cú quan. Vùn phoâng (Phoâng Haânh chñnh - Töí chûác) trong nhaâ trûúâng laâ böå maáy àiïìu haânh töíng húåp cuãa toaân cú quan, àún võ. Trong nhaâ trûúâng Vùn phoâng coá vai troâ rêët quan troång. Möåt caách töíng quaát nhêët coá thïí noái rùçng, vùn phoâng nhaâ trûúâng vûâa thûåc hiïån chûác nùng quaãn trõ, vûâa thûåc hiïån chûác nùng haânh chñnh. Vùn phoâng nhaâ trûúâng laâ núi trûåc tiïëp giuáp Hiïåu trûúãng cuäng nhû caác thaânh viïn Ban Giaám hiïåu khaác trong trûúâng quaãn lyá cöng taác vùn thû – lûu trûä, quaãn lyá taâi saãn, thûåc hiïån caác chïë àöå, chñnh saách taåo àiïìu kiïån cho caán böå giaãng viïn vaâ sinh viïn thûåc hiïån töët caác nhiïåm vuå daåy vaâ hoåc, àöìng thúâi giuáp caác phoâng ban chûác nùng thûåc hiïån töët caác nhiïåm vuå chuyïn mön cuãa mònh. Tiïëp cêån sêu hún ta coá thïí thêëy vúái chûác nùng haânh chñnh, vùn phoâng nhaâ trûúâng coá thïí àûúåc coi laâ möåt traåm thöng tin tiïëp nhêån vaâ truyïìn àaåt thöng tin, giaám saát, theo doäi vaâ phöëi húåp viïåc töí chûác thûåc hiïån. Vùn phoâng coân coá möåt chûác nùng khaác nûäa laâ theo doäi vaâ phöëi húåp töí chûác hoaåt àöång. Chûác nùng naây àûúåc biïíu hiïån qua viïåc vùn phoâng nhaâ trûúâng laâ böå phêån trûåc tiïëp giuáp Ban giaám hiïåu theo doäi, liïn laåc vaâ phöëi húåp hoaåt àöång vúái caác töí chûác, böå phêån khaác trong nhaâ trûúâng. Vúái võ trñ laâ àêìu möëi tiïëp nhêån thöng tin tûâ nhiïìu kïnh, nhiïìu nguöìn khaác nhau, thöng qua vùn phoâng, caác töí chûác, böå phêån, caán böå, viïn chûác trong nhaâ trûúâng coá àiïìu kiïån nùæm bùæt àûúåc thöng tin lêîn nhau àïí coá sûå phöëi húåp, höî trúå lêîn nhau trong viïåc thûåc hiïån kïë hoaåch chung cuãa nhaâ trûúâng àaåt kïët quaã cao nhêët. 2.2. Nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong cöng taác vùn phoâng Trong hoaåt àöång vùn phoâng, cöng taác vùn thû - lûu trûä coá võ trñ rêët quan troång. Cöng taác naây gùæn liïìn vúái böå maáy quaãn lyá, àiïìu haânh vaâ thûåc thi moåi quyïët àõnh, cöng viïåc sûå vuå hùçng ngaây cuãa cú quan chñnh vò vêåy seä coá aãnh hûúãng trûåc tiïëp àïën hiïåu lûåc vaâ hiïåu quaã quaãn lyá cuãa cú quan êëy. Töí chûác töët cöng taác vùn thû - lûu trûä khöng nhûäng phuåc vuå töët cho cöng taác laänh àaåo, töí chûác vaâ quaãn lyá maâ coân giuáp cho viïåc thu thêåp, cung cêëp, lûu giûä thöng tin cêìn thiïët phuåc vuå cho moåi hoaåt àöång trong cöng viïåc hiïån taåi vaâ tûúng lai àûúåc diïîn ra möåt caách thuêån lúåi vaâ hiïåu quaã nhêët. KYÛ YEÁU HOÄI THAÛO KHOA HOÏC♦363 Caác nghiïåp vuå liïn quan àïën cöng taác vùn thû - lûu trûä laâ nhûäng hoaåt àöång àaãm baão thöng tin phuåc vuå cho cöng taác quaãn lyá, töí chûác. Nghiïåp vuå naây bao göìm caác nöåi dung chñnh yïëu nhû hoaåt àöång xêy dûång vaâ ban haânh vùn baãn, töí chûác quaãn lyá vaâ giaãi quyïët vùn baãn ài – àïën, quaãn lyá vaâ sûã duång con dêëu; thu thêåp, böí sung, baão quaãn vaâ töí chûác sûã duång taâi liïåu lûu trûä Àïí caác khêu nghiïåp vuå naây phaát huy hiïåu quaã trong thûåc tïë thò cêìn phaãi àûúåc töí chûác thûåc hiïån möåt caách khoa hoåc, húåp lyá, tuên thuã theo caác quy àõnh cuãa Nhaâ nûúác, phuâ húåp vúái àùåc trûng cuãa ngaânh giaáo duåc – àaâo taåo vaâ caã thûåc tiïîn taåi trûúâng. Cöng taác vùn thû giûä möåt vai troâ troång yïëu trong cöng taác vùn phoâng nhaâ trûúâng. Muöën thûåc hiïån töët chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa mònh, nhaâ trûúâng phaãi sûã duång àïën caác cöng vùn giêëy túâ mang tñnh haânh chñnh vaâ sûå vuå. Cöng taác vùn phoâng maâ trûúác hïët thöng qua nhûäng hoaåt àöång vïì vùn thû seä giuáp phöí biïën àûúåc chuã trûúng, chñnh saách, phaãn aánh àûúåc caác möëi liïn hïå cöng viïåc, nöëi kïët àûúåc caác cöng taác trong vaâ ngoaâi trûúâng vúái nhau. Cuâng vúái vùn thû, cöng taác lûu trûä laâ möåt hoaåt àöång khöng thïí thiïëu trong möåt cú quan, töí chûác bêët kyâ trong àoá coá trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn. Laâm töët cöng taác naây seä coá taác duång töët àöëi vúái toaân böå hoaåt àöång cuãa cú quan, töí chûác vaâ àöëi vúái toaân xaä höåi; goáp phêìn tñch cûåc trong viïåc nêng cao chêët lûúång, hiïåu quaã cöng taác, giûä gòn an toaân taâi liïåu vaâ baão vïå bñ mêåt cú quan, àún võ. Coá thïí khùèng àõnh rùçng: Cöng taác vùn thû - lûu trûä thûåc sûå laâ nöåi dung quan troång trong hoaåt àöång cuãa cú quan, töí chûác. Noá gùæn liïìn vúái böå maáy quaãn lyá, vêån haânh cuãa cú quan, töí chûác vaâ àöìng thúâi cöng taác naây aãnh hûúãng trûåc tiïëp àïën chêët lûúång quaãn lyá, àiïìu haânh vaâ khaã nùng thûåc thi chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa chñnh cú quan, àún võ àoá. 3. Thûåc traång cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng taåi trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn - Àaåi hoåc Quöëc gia TP. HCM trong nhûäng nùm gêìn àêy Qua thûåc tiïîn lõch sûã cuãa quaá trònh hònh thaânh vaâ phaát triïín trûúâng suöët thúâi gian qua cho thêëy nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng vaâ cöng taác vùn phoâng noái chung cuäng àaä nhêån àûúåc sûå quan têm tûâ phña Ban giaám hiïåu cuäng nhû nhûäng caá nhên, àún võ coá liïn quan. Thûåc tïë cöng taác naây àaä bûúác àêìu coá nhûäng chuyïín biïën töët, ngaây caâng àûúåc cuãng cöë vaâ hoaân thiïån hún trûúác. Hiïåu quaã cöng taác vùn thû - lûu trûä trong vùn phoâng cuäng àûúåc nêng lïn roä rïåt, ngaây caâng àaáp ûáng yïu cêìu àaãm baão thöng tin cho hoaåt àöång giaáo duåc – àaâo taåo vaâ caác cöng taác sûå vuå khaác cuãa nhaâ trûúâng. Cöng taác vùn thû - lûu trûä àûúåc töí chûác töët goáp phêìn vaâo caãi caách nhûäng thuã tuåc haânh chñnh, giuáp cho viïåc giaãi quyïët cöng viïåc àûúåc tiïën haânh ngaây caâng nhanh goån vaâ ñt töën keám hún so vúái trûúác. Möåt söë biïíu hiïån cuãa nhûäng bûúác tiïën naây laâ quy trònh nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä cuäng dêìn dêìn àûúåc caãi tiïën tûâng bûúác àïí phuâ húåp vúái thûåc tiïîn, caán böå phuå traách nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä duâ chuyïn traách hay kiïm nhiïåm cuäng àaä àûúåc kinh qua caác lúáp àaâo taåo, böìi dûúäng nêng cao trònh àöå chuyïn mön nghiïåp vuå; trang thiïët bõ ngaây caâng àûúåc trang bõ àêìy àuã hún vaâ hiïån àaåi hún... Tuy nhiïn, trong thûåc tïë nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong cöng taác vùn phoâng úã nhaâ trûúâng cuäng coân böåc löå nhiïìu haån chïë cêìn àûúåc tiïëp tuåc khùæc phuåc, tûâng bûúác hoaân thiïån nhùçm àaáp ûáng ngaây caâng töët hún cho viïåc phuåc vuå hoaåt àöång quaãn lyá, töí chûác triïín khai moåi hoaåt àöång phuåc vuå chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng. Nhûäng töìn taåi coá thïí àïì cêåp àïën laâ: 364♦TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KHOA HOÏC XAÕ HOÄI VAØØ NHAÂN VAÊN Thûá nhêët, quy chïë vïì cöng taác vùn thû - lûu trûä vêîn chûa thûåc sûå cuå thïí, dïî hiïíu, dïî aáp duång. Caác khêu nghiïåp vuå trong cöng taác vùn thû - lûu trûä chûa àûúåc thûåc hiïån möåt caách khoa hoåc, húåp lyá triïåt àïí; coân coá nhiïìu nöåi dung chûa àûúåc giaãi quyïët theo caác quy àõnh nghiïm ngùåt maâ chuã yïëu theo caãm tñnh, theo thoái quen. Nhûäng biïíu hiïån cuå thïí cuãa töìn taåi naây àûúåc thïí hiïån khaá roä trong thûåc tïë suöët thúâi gian qua. Viïåc triïín khai thûåc hiïån caác quy trònh nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong thûåc tïë phêìn nhiïìu coân tuây tiïån, thiïëu khoa hoåc laâm cho hïå thöëng thöng tin phuåc vuå hoaåt àöång quaãn lyá chûa thêåt sûå thöng suöët, viïåc ûáng duång cöng nghïå thöng tin vaâo hoaåt àöång xûã lyá thöng tin coân chûa phaát huy hïët hiïåu quaã nhû mong àúåi. Khaão saát thûåc tïë cho thêëy rùçng söë lûúång vùn baãn ban haânh quaá nhiïìu, nhiïìu giêëy túâ khöng thûåc sûå cêìn thiïët cuäng àûúåc ban haânh. Chñnh viïåc laâm naây gêy ra tònh traång cöng viïåc haânh chñnh – sûå vuå coân nùång tñnh thuã tuåc vaâ giêëy túâ àöìng thúâi coân phêìn naâo laâm giaãm tñnh hiïåu lûåc cuãa hoaåt àöång quaãn lyá vaâ àiïìu haânh. Trong thûåc tïë coân nhiïìu vùn baãn coân chûa àaãm baão thûåc hiïån töët nhûäng yïu cêìu vïì mùåt kyä thuêåt soaån thaão vùn baãn laâm cho hïå thöëng vùn baãn thiïëu tñnh thöëng nhêët vaâ laâm giaãm hiïåu lûåc thi haânh, aãnh hûúãng túái quaá trònh thûåc hiïån cöng viïåc cuãa caác cú quan, àún võ vaâ caác caá nhên coá liïn quan. Caán böå chuyïn mön chûa thûåc hiïån töët cöng taác lêåp höì sú cöng viïåc mònh phuå traách. Viïåc naây aãnh hûúãng túái viïåc theo doäi, kiïím soaát cöng viïåc. Höì sú, taâi liïåu theo àoá maâ cuäng khöng àûúåc lûu giûä àêìy àuã, viïåc quaãn lyá caác höì sú lûu trûä coân löån xöån laâm haån chïë viïåc tra cûáu, sûã duång taâi liïåu phuåc vuå cho cöng viïåc hiïån taåi lêîn tûúng lai. Thûá hai, vïì tònh hònh nhên sûå chõu traách nhiïåm chñnh vïì cöng taác vùn phoâng, àùåc biïåt laâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä. Xeát caã vïì biïn chïë lêîn trònh àöå cuãa caán böå àaãm traách khêu nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong cöng taác vùn phoâng àïìu thêëy möåt thûåc tïë rùçng chûa thêåt sûå àaáp ûáng yïu cêìu cuãa thúâi kyâ múái. Caán böå vùn thû - lûu trûä chûa thûåc sûå hoaân thaânh töët nhiïåm vuå cuãa mònh, hiïåu suêët lao àöång khöng cao laâm aãnh hûúãng trûåc tiïëp túái hiïåu quaã cuãa cöng taác vùn thû - lûu trûä vaâ hiïåu quaã cuãa hoaåt àöång quaãn lyá, àiïìu haânh tûâ ban laänh àaåo nhaâ trûúâng. Caán böå, cöng chûác phuå traách hoaåt àöång vùn thû - lûu trûä phêìn nhiïìu coân chûa àûúåc àaâo taåo àuáng chuyïn mön, nghiïåp vuå àïí àuã khaã nùng àaãm traách töët cöng viïåc; viïåc töí chûác böìi dûúäng chuyïn mön, nghiïåp vuå cuäng khöng àûúåc tiïën haânh thûúâng xuyïn. Caán böå phuå traách cöng taác naây coân yïëu vïì tin hoåc, khaã nùng ûáng duång cöng nghïå thöng tin vaâo nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä vaâ cuäng ñt àûúåc cêåp nhêåt caác kiïën thûác khoa hoåc múái àïí hoaân bõ thïm chuyïn mön nghiïåp vuå cuãa chñnh mònh. Thûá ba, xeát vïì cú súã vêåt chêët, trang thiïët bõ phuåc vuå cöng taác vùn phoâng vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä. Trang thiïët bõ trong cöng taác vùn thû - lûu trûä tuy àaä àûúåc quan têm, chuá yá trang bõ, song cuäng chûa àaáp ûáng àûúåc yïu cêìu cuãa cöng viïåc vaâ nhêët laâ sûå phaát triïín cuãa khoa hoåc vaâ cöng nghïå. Möåt söë caác trang thiïët bõ àaä àûúåc trang bõ vêîn chûa àaáp ûáng àuã tiïu chuêín ngaânh. Ngoaâi ra, thûåc tïë laâ vêîn coân thiïëu nhiïìu trang thiïët bõ maáy moác cêìn thiïët, vùn phoâng cuäng chûa àaåt àûúåc nhûäng kïët quaã nhû mong àúåi trong viïåc trang bõ caác phûúng tiïån kyä thuêåt tiïn tiïën phuåc vuå vaâ nêng cao hiïåu quaã cuãa cöng taác vùn thû - lûu trûä... 4. Àïì xuêët möåt söë giaãi phaáp cuãng cöë, kiïån toaân cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ KYÛ YEÁU HOÄI THAÛO KHOA HOÏC♦365 nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng taåi trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn - ÀHQG TP. HCM Xuêët phaát tûâ nhûäng thûåc traång nïu trïn àêy, nhu cêìu cuãng cöë, kiïån toaân cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng taåi trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn - Àaåi hoåc Quöëc gia Thaânh phöë Höì Chñ Minh laâ hïët sûác cêìn thiïët vaâ quan troång. Xeát caã vïì mùåt lyá luêån vaâ thûåc tiïîn cho thêëy viïåc cuãng cöë, kiïån toaân cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng seä mang laåi nhûäng yá nghôa hïët sûác thiïët thûåc vaâ to lúán. Trûúác hïët, nhûäng viïåc laâm naây seä taåo tiïìn àïì cho sûå phaát triïín cuãa nhaâ trûúâng noái chung vaâ caác àún võ chûác nùng trûåc thuöåc noái riïng. Viïåc thu thêåp, phên tñch, xûã lyá thöng tin (muåc tiïu haâng àêìu cuãa nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä vaâ laâ khêu then chöët cuãa cöng taác vùn phoâng) nïëu àûúåc quaán triïåt thûåc hiïån töët seä coá thïí mang laåi nhûäng dûå baáo chñnh xaác phuåc vuå cho viïåc quaãn lyá, àiïìu haânh cú quan, àún võ cuãa caác nhaâ laänh àaåo. Nïëu nhûäng viïåc àoá àûúåc tñnh toaán kyä lûúäng vaâ thûåc hiïån àêìy àuã seä laâ cú súã vûäng chùæc cho sûå phaát triïín cuãa möåt töí chûác. Bïn caånh àoá, nïëu cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ caác khêu nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng àûúåc thûåc hiïån töët, coá hiïåu quaã vaâ chêët lûúång seä laâm giaãm búát nhûäng hao phñ vïì thúâi gian, nhên lûåc vaâ vêåt lûåc cho moåi hoaåt àöång liïn quan àïën chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng. Ngoaâi ra nïëu àûúåc quaán triïåt vaâ triïín khai viïåc thûåc thi möåt caách khoa hoåc, húåp lyá thò coân traánh àûúåc tònh traång aách tùæc trong tiïëp nhêån, xûã lyá, chuyïín taãi thöng tin phuåc vuå cho hoaåt àöång cuãa cú quan, àún võ, tûâ àoá seä tùng nùng suêët hoaåt àöång, tùng khaã nùng khai thaác vaâ sûã duång moåi nguöìn lûåc sùén coá, giaãm thiïíu chi phñ töëi àa coá thïí. Xuêët phaát tûâ thûåc traång nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä noái riïng vaâ cöng taác vùn phoâng noái chung theo bïì daây lõch sûã cuãa nhaâ trûúâng (nhêët laâ giai àoaån tûâ nùm 1996 khi trûúâng chñnh thûác mang tïn Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn àïën nay), trïn tinh thêìn nhêån thûác, quaán triïåt sêu sùæc yá nghôa, têìm quan troång cuãa cöng taác àöíi múái, hoaân thiïån cöng taác chuyïn mön, nghiïåp vuå àöìng thúâi tön troång vaâ chuá têm àïën nhûäng cú súã khoa hoåc cuãa viïåc cuãng cöë, kiïån toaân cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ vùn thû - lûu trûä noái riïng, taác giaã àïì xuêët möåt vaâi biïån phaáp cú baãn nhùçm thûåc hiïån töët viïåc àöíi múái vaâ hoaân thiïån cöng taác vùn phoâng, vùn thû – lûu trûä nhû sau: Thûá nhêët, phaãi àöíi múái nhêån thûác vïì cöng taác vùn thû - lûu trûä. Trûúác hïët chñnh caác caán böå laänh àaåo, Ban giaám hiïåu nhaâ trûúâng phaãi thay àöíi tû duy vaâ nhêån thûác vïì cöng taác naây. Tû duy àuáng giuáp hoå coá caái nhòn töíng quaát, vaåch àûúåc phûúng hûúáng vaâ chó àaåo viïåc triïín khai thûåc hiïån coá hiïåu quaã nhêët àïën toaân trûúâng; nghiïn cûáu böë trñ, phên cöng caán böå húåp lyá, àêìu tû àuáng mûác cho nhûäng hoaåt àöång naây àïí phaát huy nhûäng hiïåu quaã tñch cûåc trïn thûåc tïë. Chñnh viïåc àöíi múái tû duy àoá, ban laänh àaåo seä quaãn lyá, chó àaåo coá hiïåu quaã cöng taác vùn phoâng noái chung trong àoá coá vùn thû - lûu trûä. Sau àoá, toaân böå caán böå, cöng chûác trong trûúâng phaãi àöíi múái nhêån thûác vïì cöng taác naây; coá nhêån thûác àuáng àùæn, thêëu àaáo vïì moåi vêën àïì trong cöng taác vùn thû - lûu trûä thò múái coá àõnh hûúáng, phûúng phaáp phuâ húåp àïí xêy dûång, cuãng cöë cöng taác naây ngaây caâng hoaân thiïån vaâ phuåc vuå ngaây caâng töët hún cho cöng taác quaãn lyá, thûåc hiïån chûác nùng, nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng. Thûá hai, phaãi kiïån toaân töí chûác vaâ xêy dûång àöåi nguä caán böå chuyïn traách vùn phoâng vaâ àùåc biïåt laâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong vùn phoâng. Àïí hoaân thiïån cöng taác vùn thû - lûu trûä trong vùn phoâng thò vêën àïì kiïån toaân töí chûác vaâ xêy dûång àöåi nguä cöng chûác vùn thû - lûu trûä trong vùn phoâng laâ möåt trong nhûäng nhên töë quyïët àõnh. Khöng chó quan têm túái böå phêån laâm 366♦TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KHOA HOÏC XAÕ HOÄI VAØØ NHAÂN VAÊN cöng taác vùn thû - lûu trûä trong vùn phoâng maâ phaãi laâ toaân böå caác phoâng, ban chuyïn mön trûåc thuöåc nhaâ trûúâng. Trûúác hïët, phaãi àïì cêåp àïën vêën àïì quaãn lyá nhên lûåc: Phaãi phên cöng traách nhiïåm roä raâng, cuå thïí vaâ thûåc hiïån àêìy àuã, coá hiïåu quaã nhêët caác nöåi dung quaãn lyá cöng taác vùn phoâng, vùn thû - lûu trûä; thûúâng xuyïn kiïím tra, àön àöëc caác àún võ, caán böå, cöng chûác thûåc hiïån nghiïm chónh caác quy àõnh, caác quy trònh nghiïåp vuå cuãa vùn phoâng noái chung vaâ cuãa vùn thû - lûu trûä noái riïng. Ngoaâi ra coân phaãi quan têm àïën viïåc àaâo taåo, böìi dûúäng caán böå, nhên viïn laâm cöng taác vùn phoâng, vùn thû - lûu trûä. Phaãi thûúâng xuyïn cûã cöng chûác vùn thû - lûu trûä ài hoåc caác lúáp böìi dûúäng, nêng cao kiïën thûác vïì cöng taác vùn thû - lûu trûä taåi caác cú súã àaâo taåo coá uy tñn, chêët lûúång vaâ mang tñnh ûáng duång thûåc tiïîn cao. Phaãi trang bõ cho hoå trònh àöå chuyïn mön, kiïën thûác, kyä nùng, nghiïåp vuå haânh chñnh vùn phoâng. Phaãi àaãm baão rùçng böå maáy nhên viïn vùn phoâng coá cú cêëu húåp lyá, tûâng bûúác mang tñnh chuyïn nghiïåp vaâ hiïån àaåi. Caán böå cöng chûác phaãi àûúåc àaâo taåo theo hûúáng àa nùng, toaân diïån vïì nghiïåp vuå, vïì kyä nùng giao tiïëp - ûáng xûã, coá sûå tiïën böå vïì nhêån thûác, tû duy vaâ caã thaái àöå. Caán böå cöng chûác phaãi hûúáng àïën muåc tiïu coá thïí àaãm traách nhiïìu viïåc vaâ thûåc hiïån thaânh thaåo nhiïåm vuå cöng taác àûúåc giao. Vêën àïì vïì nhên sûå, nguöìn àaâo taåo caán böå vùn phoâng, coá nghiïåp vuå vùn thû – lûu trûä coá thïí àûúåc àaáp ûáng ngay tûâ chñnh möi trûúâng taåi chöî. Trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn - Àaåi hoåc Quöëc gia Thaânh phöë Höì Chñ Minh laâ möåt trong nhûäng cú súã àaâo taåo vaâ nghiïn cûáu khoa hoåc haâng àêìu Viïåt Nam vúái caác “saãn phêím àaâo taåo” àaáp ûáng àûúåc nhu cêìu àa daång cuãa xaä höåi, trong àoá coá nghiïåp vuå vïì vùn phoâng. Cöng taác vùn phoâng, nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä cuäng laâ möåt trong nhûäng àöëi tûúång nghiïn cûáu vaâ giaãng daåy - hoåc têåp trong chûúng trònh àaâo taåo chuyïn ngaânh Lûu trûä hoåc - Quaãn trõ vùn phoâng (thuöåc Khoa Lõch sûã). Nguöìn nhên lûåc àûúåc àaâo taåo tûâ ngaânh hoåc naây cuäng àaä dêìn dêìn àûúåc xaä höåi àoán nhêån. Tuy nhiïn vúái bïì daây kinh nghiïåm khöng quaá nhiïìu so vúái lõch sûã mêëy mûúi nùm hònh thaânh vaâ phaát triïín trûúâng, chuyïn ngaânh vêîn coân gùåp nhiïìu haån chïë vïì nhên lûåc, vïì chêët lûúång àaâo taåo, nghiïn cûáu. Do vêåy, cuäng nïn coá möåt sûå quan têm àêìu tû àuáng mûác cho nhûäng dûå aán hoaân thiïån vaâ phaát triïín ngaânh hoåc thiïët thûåc naây àïí àaáp ûáng àûúåc nhu cêìu ngaây caâng lúán, trûúác hïët laâ phuåc vuå trûåc tiïëp cho nhu cêìu taåi chöî cuãa nhaâ trûúâng vaâ röång lúán hún laâ àoáng goáp cho toaân xaä höåi. Thûá ba, bïn caånh viïåc kiïån toaân böå maáy nhên sûå coân phaãi chuá yá àïën chïë àöå àaäi ngöå àuáng mûác vaâ kõp thúâi cho caác àöëi tûúång trûåc tiïëp laâm cöng taác vùn phoâng. Khöng thïí àoâi hoãi hoå toaân têm, toaân yá cöëng hiïën cho cöng viïåc trong khi nhûäng àöìng lûúng ñt oãi hoå nhêån àûúåc khöng àuã trang traãi cho cuöåc söëng cuãa chñnh mònh. Caán böå laänh àaåo, quaãn lyá phaãi thûúâng xuyïn quan têm àïën têm tû, nguyïån voång cuãa àöåi nguä caán böå, chuyïn viïn laâm cöng taác vùn phoâng, kõp thúâi giaãi quyïët nhûäng vêën àïì coá liïn quan àïën tû tûúãng, quyïìn lúåi chñnh àaáng cuãa hoå. Phaãi hiïíu àùåc thuâ cöng taác vùn phoâng, nùæm bùæt àûúåc têm lyá caán böå cöng chûác vaâ giaãi quyïët thoãa àaáng baâi toaán quyïìn lúåi vïì vêåt chêët vaâ tinh thêìn cuãa caán böå cöng chûác thò múái àaåt àûúåc hiïåu quaã quaãn lyá, àiïìu haânh töët trong cöng taác kiïån toaân vïì mùåt nhên sûå. Thûá tû, phaãi tùng cûúâng trang bõ vaâ àöíi múái caác trang thiïët bõ, phûúng tiïån laâm viïåc phuåc vuå cho cöng taác vùn phoâng vaâ vùn thû - lûu trûä theo hûúáng ngaây caâng hiïån àaåi nhûng vêîn phaãi KYÛ YEÁU HOÄI THAÛO KHOA HOÏC♦367 phuâ húåp vúái tònh hònh, àiïìu kiïån thûåc tïë. Viïåc laâm naây seä giuáp àaãm baão phuåc vuå kõp thúâi, chñnh xaác, an toaân, coá hiïåu quaã caác hoaåt àöång cuãa nhaâ trûúâng, àöìng thúâi phuâ húåp vúái xu hûúáng àöíi múái, hiïån àaåi hoáa vùn phoâng cú quan, töí chûác thuöåc ngaânh giaáo duåc vaâ àaâo taåo noái riïng vaâ cuãa nûúác ta noái chung trong giai àoaån hiïån nay. Tûâng bûúác hiïån àaåi hoáa cöng súã cuãa hïå thöëng töí chûác nhaâ trûúâng, tûâng bûúác laâm cho guöìng maáy laänh àaåo, àiïìu haânh phuâ húåp yïu cêìu cuãa cú chïë quaãn lyá múái laâ möåt yïu cêìu thiïët thûåc àaä vaâ àang àûúåc àùåt ra trong tònh hònh vaâ böëi caãnh múái. Hûúáng hiïån àaåi hoáa cöng súã êëy phaãi gùæn liïìn vúái viïåc ûáng duång cöng nghïå thöng tin trong hoaåt àöång vùn phoâng vaâ vùn thû - lûu trûä. Àêy vûâa laâ cú höåi vûâa laâ thaách thûác àöëi vúái chñnh hoaåt àöång naây, noá cho pheáp nêng cao hiïåu lûåc vaâ hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa vùn phoâng, cuãa caác khêu nghiïåp vuå vïì vùn thû - lûu trûä, nhûng noá cuäng àoâi hoãi phaãi ngaây caâng hoaân thiïån vïì hïå thöëng, cú cêëu töí chûác böå maáy, trònh àöå nguöìn nhên lûåc vaâ caã nhûäng vêën àïì liïn quan àïën taâi chñnh. Thûá nùm, phaãi hoaân thiïån caác khêu nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong cöng taác vùn phoâng. Noái caách khaác laâ cêìn phaãi thûåc hiïån caác biïån phaáp caãi caách haânh chñnh àùåc biïåt laâ thuã tuåc haânh chñnh trong nhaâ trûúâng àïí coá thïí laâm tinh giaãm, goån nheå cöng viïåc maâ hiïåu quaã àaåt àûúåc laâ cao nhêët. Thûåc tïë cho thêëy, duâ coá nguöìn nhên sûå trònh àöå cao, thaåo viïåc, coá sûå höî trúå cuãa trang thiïët bõ, phûúng tiïån laâm viïåc hiïån àaåi nhûng nïëu vùn phoâng khöng coá àûúåc nhûäng quy tùæc, quy trònh nghiïåp vuå chuêín vaâ mang tñnh khoa hoåc cao cuäng seä khöng mang laåi nhûäng hiïåu quaã cöng viïåc nhû mong àúåi. Caác khêu nghiïåp vuå naây phaãi àûúåc töí chûác möåt caách khoa hoåc, chùåt cheä, khöng chó ài vaâo caác cöng viïåc sûå vuå maâ phaãi baão àaãm tñnh kïë hoaåch. Kïë hoaåch cuãa vùn phoâng gùæn chùåt vúái kïë hoaåch hoaåt àöång thûúâng xuyïn, kïë hoaåch chiïën lûúåc ngùæn haån vaâ daâi haån cuãa nhaâ trûúâng. Àïí hoaân thiïån caác khêu trong cöng taác vùn phoâng, cuå thïí laâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä phaãi tûâng bûúác hoaân thiïån quy trònh soaån thaão, ban haânh vaâ xûã lyá vùn baãn; phaãi àöíi múái töí chûác hïå thöëng thöng tin quaãn lyá vùn baãn ài, àïën trong vùn phoâng nhùçm phaát huy caác kïët quaã àaåt àûúåc trong cöng taác vùn thû àöìng thúâi khùæc phuåc nhûäng haån chïë, yïëu keám, nhùçm chuã àöång cung cêëp thöng tin möåt caách kõp thúâi nhanh choáng, àêìy àuã, chñnh xaác cho hoaåt àöång quaãn lyá vaâ caác hoaåt àöång sûå vuå haâng ngaây cuãa caác phoâng, ban trûåc thuöåc; phaãi chêën chónh cöng taác lêåp höì sú, nöåp lûu höì sú vaâo lûu trûä vaâ xûã lyá tònh traång höì sú taâi liïåu cuä chûa àûúåc chónh lyá. Nhû vêåy, töíng húåp viïåc thûåc hiïån àûúåc caác giaãi phaáp àaä àïì cêåp trïn àêy laâ àang tûâng bûúác àaáp ûáng vaâ hûúáng àïën viïåc xêy dûång möåt mö hònh vùn phoâng hiïån àaåi vúái ba mùåt cêëu truác cú baãn: trang thiïët bõ úã trònh àöå cao; con ngûúâi laâm viïåc trong vùn phoâng àûúåc àaâo taåo àa nùng, biïët nhiïìu viïåc, chuyïn sêu möåt viïåc, àaåt trònh àöå chuyïn mön cao; caác nghiïåp vuå haânh chñnh vùn phoâng ngaây caâng àûúåc xêy dûång hoaân thiïån, àêìy àuã. Àêy laâ möåt mö hònh cêìn hûúáng àïën àïí xêy dûång vùn phoâng nhaâ trûúâng theo hûúáng chuyïn mön hoáa cao vaâ àaåt hiïåu quaã thiïët thûåc nhêët. Thay lúâi kïët Toám laåi, trïn cú súã lyá luêån vaâ thûåc tiïîn nhû àaä trònh baây trong baâi viïët, cöng taác vùn phoâng noái chung vaâ nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä trong cöng taác vùn phoâng taåi trûúâng Àaåi hoåc Khoa hoåc Xaä höåi vaâ Nhên vùn noái riïng cêìn nhanh choáng khùæc phuåc caác mùåt töìn taåi àïí ngaây caâng hoaân thiïån vaâ àaáp ûáng caác yïu cêìu töìn taåi vaâ phaát triïín cuãa nhaâ trûúâng, àöìng thúâi phuåc vuå töët hún nûäa caác hoaåt àöång nhùçm àaáp ûáng chûác nùng vaâ nhiïåm vuå cuãa nhaâ trûúâng. Cêìn phaãi nhòn laåi quaá trònh manh nha, àõnh hònh vaâ tûâng bûúác phaát triïín cöng taác naây àïí àuác kïët nhûäng thaânh quaã àaåt àûúåc cêìn phaát huy, àöìng thúâi ruát ra àûúåc nhûäng baâi hoåc böí ñch àïí cöng taác naây àûúåc thûåc hiïån möåt caách hiïåu quaã nhêët. 368♦TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KHOA HOÏC XAÕ HOÄI VAØØ NHAÂN VAÊN Thûåc tiïîn cho thêëy sûå phaát triïín maånh meä cuãa kinh tïë - xaä höåi ngaây nay àoâi hoãi phaãi coá möåt sûå thay àöíi àöìng böå caã vïì hïå thöëng thûúång têìng kiïën truác vaâ haå têìng cú súã trïn tûâng mùåt, tûâng lônh vûåc àïí tûâng bûúác thñch nghi vaâ àaáp ûáng nhu cêìu cuãa xaä höåi, cuãa thúâi àaåi. Viïåc nêng cao hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa vùn phoâng laâ möåt têët yïëu trong cöng cuöåc cöng nghiïåp hoáa, hiïån àaåi hoáa àêët nûúác, trong xu thïë höåi nhêåp thïë giúái. Yïu cêìu àoá àùåt ra nhiïìu cú höåi thuêån lúåi, nhûng cuäng khöng ñt caác thaách thûác múái. Vùn phoâng vaâ cöng taác vùn phoâng noái chung trong àoá coá nghiïåp vuå vùn thû - lûu trûä phaãi khöng ngûâng thûúâng xuyïn àöíi múái, hoaân thiïån mònh “tûâ trong ra ngoaâi”, “tûâ lyá luêån àïën thûåc tiïîn” àïí coá thïí tiïën kõp cuâng vúái sûå phaát triïín cuãa àêët nûúác trong cöng cuöåc höåi nhêåp, phaát triïín. TAÂI LIÏåU THAM KHAÃO 1. Cuåc Lûu trûä Nhaâ nûúác (1999), Cöng taác vùn thû lûu trûä, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 2. Àaâo Xuên Chuác - Nguyïîn Vùn Haâm - Vûúng Àònh Quyïìn - Nguyïîn Vùn Thêm (1990), Lyá luêån vaâ thûåc tiïîn cöng taác lûu trûä, Nxb. Àaåi hoåc vaâ Giaáo duåc chuyïn nghiïåp. 3. Àoaân Troång Truyïën (1997), Haânh chñnh hoåc àaåi cûúng, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 4. Hoåc viïån Haânh chñnh Quöëc gia (1998), Vùn baãn quaãn lyá nhaâ nûúác vaâ cöng taác vùn thû lûu trûä trong caác cú quan nhaâ nûúác, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 5. Hoåc viïån Haânh chñnh Quöëc gia (2002), Haânh chñnh vùn phoâng trong caác cú quan nhaâ nûúác, Nxb. Àaåi hoåc Quöëc gia Haâ Nöåi. 6. Hoåc viïån Haânh chñnh Quöëc gia (2002), Nghiïåp vuå thû kyá vùn phoâng vaâ töí chûác, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 7. Hoåc viïån Haânh chñnh Quöëc gia (2003), Haânh chñnh cöng, Nxb. Thöëng kï. 8. Mike Harvey (1996), Quaãn trõ haânh chñnh vùn phoâng, Nxb. Thöëng kï. 9. Nghiïm Kyâ Höìng (2003), Mêëy vêën àïì vïì cöng taác vùn phoâng, vùn thû vaâ lûu trûä trong thúâi kyâ àöíi múái, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 10. Nguyïîn Têën Tuên (1997), Nêng cao hiïåu quaã quaãn lyá tûâ cöng taác lûu trûä trong cöng súã nhaâ nûúác, Taåp chñ Lûu trûä Viïåt Nam - 2/1997 - tr. 18-19. 11. Nguyïîn Thïë Hiïåu (1992), Cöng taác töí chûác sûã duång taâi liïåu lûu trûä trong cöng súã nhaâ nûúác, Taåp chñ Lûu trûä Viïåt Nam - 3/1992 - tr. 20-24. 12. Nguyïîn Vùn Thêm (2001), Töí chûác àiïìu haânh hoaåt àöång cuãa caác cöng súã, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 13. Nguyïîn Vùn Thêm (2002), Soaån thaão vaâ xûã lyá vùn baãn trong cöng taác cuãa caán böå laänh àaåo vaâ quaãn lyá, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 14. Nguyïîn Vùn Thêm, TS. Voä Kim Sún (2002), Thuã tuåc haânh chñnh - Lyá luêån vaâ thûåc tiïîn, Nxb. Chñnh trõ Quöëc gia. 15. Phaåm Hûng, Lï Vùn In, Nghiïm Kyâ Höìng (1996), Vùn phoâng hiïån àaåi vaâ Nghiïåp vuå haânh chñnh vùn phoâng, Nxb. Thaânh phöë Höì Chñ Minh. 16. Phan Àònh Nham (1994), Töí chûác sûã duång taâi liïåu trong thúâi kyâ àöíi múái àêët nûúác, Taåp chñ Lûu trûä Viïåt Nam - 1/ 1994 - tr. 6-8. KYÛ YEÁU HOÄI THAÛO KHOA HOÏC♦369 SUMMARY Strengthening and Consolidation of the Administrative Work in General, Clerical and Archival Work in Particular, at the University of Social Sciences and Humanities in Hochiminh City. Pham Nguyen Phuong Quynh, B.A. As regards the subject of administrative work at the university (the definition, requirements, and clerical/archival responsibilities) and the current status and implementation method of the same especially as regards the clerical and archival, the author of this article focuses on clarifying and emphasizing the following basic idea. The university's Administration and Organization Office has a very important position and function in regards to both management and administration (that of conveying, receiving, and monitoring communications). The role of the clerical/ archival serves to connect all parts of the agency - administrative, workers, and outside agencies-to help each carry out their assigned functions and duties. Having reviewed the administrative/clerical/archival systems from the founding of the school until the present - with its advances and areas that need to be addressed- the author proposes some immediate basic solutions which would strengthen and consolidate this work, especially regarding the clerical/archival work at the University of Social Sciences and Humanities in Ho Chi Minh City. Following the author's suggestions, there must be acknowledgement of the need for innovation in management methods, in the operation of the office from leadership to staff in charge. There also must be fostering and bringing into play human resource professional personnel, operational and product ethics, renovation of facitilies, review of office equipment and IT (computer) applications, and development/implementation of regulations regarding administrative/clerical/ archival work.