Đề xuất áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn iso 9001:2000 và iso 14001:2004 vào công tác quản lý môi trường tại quận Bình Tân

Chương 6: ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TIÊU CHUẨN ISO 9001:2000 VÀ ISO 14001:2004 VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG TẠI QUẬN BÌNH TÂN GIỚI THIỆU TIÊU CHUẨN ISO 9001:2000 & ISO 14001:2004 CƠ SỞ KHOA HỌC TÍCH HỢP CÁC TIÊU CHUẨN PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TIÊU CHUẨN ISO 9001:2000 VÀ ISO 14001: 2004 ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2000 VÀ ISO 14001: 2004 VÀO CÁC QUI TRÌNH QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG QUẬN BÌNH TÂN Giới thiệu các tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Sơ lược các yêu cầu chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Mục 1: Phạm vi Mục 2: Tiêu chuẩn trích dẫn Mục 3: Thuật ngữ và định nghĩa Mục 4: Các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng Mục 5: Các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo Mục 6: Các yêu cầu quản lý nguồn lực Mục 7: Các yêu cầu liên quan đến quá trình tạo sản phẩm Mục 8: Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến Các bước áp dụng ISO 9001:2000 cho cơ quan hành chính Bước 1: Lãnh đạo cao nhất của tổ chức xác định mục đích Lãnh đạo cao nhất của tổ chức nhận thức rõ ràng cần phải áp dụng cách quản lý mới để cải cách về hành chính là điều kiện cần thiết để có thể xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả. Bước 2: Thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Ban chỉ đạo gồm các cán bộ chủ chốt nắm vững các hoạt động của tổ chức; Ban chỉ đạo tổ chức thực hiện các công việc cụ thể như: đánh giá hệ thống chất lượng hiện có; giám sát việc thực hiện ở các đơn vị và cá nhân; giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện (trong xây dựng và áp dụng các tài liệu; trong xây dựng kế hoạch và biện pháp thực hiện cụ thể; trong hướng dẫn, đào tạo cán bộ nhân viên ...) Bước 3: Đào tạo Bảng 6.1: Nội dung, yêu cầu đào tạo bao gồm (tối thiểu): Khoá đào tạo Nội dung Đối tượng học Giới thiệu ISO 9000 Giải thích về ISO 9000 và lợi ích của việc áp dụng Mọi cán bộ nhân viên Hiểu biết về các yêu cầu của ISO 9001 trong dịch vụ hành chính Nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 với công việc dịch vụ hành chính Các cán bộ nhân viên liên quan đến xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng Hướng dẫn về phương pháp xây dựng tài liệu Những người có trách nhiệm xây dựng hệ thống tài liệu Đánh giá chất lượng nội bộ Hướng dẫn về phương pháp đánh giá chất lượng nội bộ Những người tham gia đánh giá Bước 4: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng hiện tại Nội dung, yêu cầu chính ở bước này là đánh giá thực trạng công tác quản lý hiện tại so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 để từ đó bổ sung đáp ứng đầy đủ trong hệ thống quản lý mới tuân theo 8 nguyên tắc quản lý chất lượng. Bước 5: Lập kế hoạch Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng    + Việc xem xét, quyết định của lãnh đạo;     + Đào tạo;     + Các nguồn lực cần thiết; Những tài liệu cần được viết và phân công người viết; Thời gian và tiến độ thực hiện; Kế hoạch áp dụng phải được Ban chỉ đạo xem xét kỹ, phân công cụ thể và được người có thẩm quyền phê duyệt để làm căn cứ theo dõi thực hiện. Bước 6: Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức căn cứ theo kế hoạch đã phê duyệt xây dựng hệ thống văn bản, đưa hệ thống vào áp dụng theo đúng các văn bản đã xây dựng. Thời gian thực hiện hệ thống quản lý chất lượng do lãnh đạo tổ chức quyết định trên cơ sở qui mô của tổ chức; hiện trạng; khối lượng tài liệu cần được lập thành văn bản; nguồn lực có thể huy động ...) và tham khảo ý kiến các chuyên gia tư vấn nếu cần. Bước 7: Đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Sau khi áp dụng một thời gian, cần đánh giá hệ thống quản lý chất lượng để xác định:      + Tính hiệu lực của hệ thống;     + Tính hiệu quả của hệ thống. Tác dụng của hệ thống chất lượng theo ISO 9001 trong dịch vụ hành chính Giúp loại trừ những điểm không phù hợp do trách nhiệm - quyền hạn của mỗi vị trí công tác được xác định rõ ràng. Năng lực cán bộ được xác định, bồi dưỡng, nâng cao. Từ đó kiểm soát được chất lượng công việc, tạo được môi trường làm việc năng động, thoải mái hơn. Hệ thống tài liệu, văn bản được kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định, thực hiện đúng phương pháp, giảm các thủ tục gây phiền hà cho khách hàng, tránh được sự chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các cơ quan điều hành, quản lý. Tạo cơ sở để ngày càng nâng cao sự thỏa mãn của “khách hàng” và các bên liên quan qua việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và bằng mọi nỗ lực để vượt sự mong đợi của họ. Công tác đào tạo, quản lý cán bộ được thực hiện một cách khoa học và được cải tiến liên tục và có hệ thống hơn, phát huy được sự đóng góp tối đa của mỗi cá nhân cho mục tiêu chung. Giải quyết được các sai sót triệt để, ngăn ngừa sự tái diễn các công việc không phù hợp, không ngừng đổi mới phương pháp làm việc theo hướng ngày càng tối ưu, hiệu quả. Từ đó giúp giảm các chi phí quản lý của chính tổ chức và cả các chi phí của khách hàng mỗi khi tiếp nhận dịch vụ hành chính không có chất lượng (thời gian, tiền bạc, mất lòng tin, …) Cung cấp các bằng chứng khách quan chứng minh chất lượng dịch vụ của tổ chức với khách hàng (cấp lãnh đạo, cá nhân và tổ chức sử dụng dịch vụ hành chính,...). Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 14001:2004 Bộ tiêu chuẩn ISO 14001:2004 bao gồm các tiêu chuẩn môi trường và hướng dẫn được phát triển bởi Tiểu ban kỹ thuật ISO TC 207 như: ISO 14001 - Quản lý môi trường - Quy định và hướng dẫn sử dụng. ISO 14004 - Hệ thống quản lý môi trường - Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ. ISO 14010 - Hướng dẫn đánh giá môi trường - Nguyên tắc chung. ISO 14011 - Hướng dẫn đánh giá môi trường - Quy trình đánh giá - Đánh giá hệ thống quản lý môi trường. ISO 14012 - Hướng dẫn đánh giá môi trường - Chuẩn cứ trình độ của chuyên gia đánh giá. Sơ lược các yêu cầu chính của tiêu chuẩn ISO 14001:2004 Mục 1: Phạm vi Mục 2: Tiêu chuẩn trích dẫn Mục 3: Thuật ngữ và định nghĩa Mục 4: Các yêu cầu của Hệ thống quản lý môi trường Mục 4.1: Các yêu cầu chung Mục 4.2: Chính sách môi trường Mục 4.3: Lập kế hoạch Mục 4.4: Thực hiện và điều hành Mục 4.5: Kiểm tra Mục 4.6: Xem xét của lãnh đạo Các bước áp dụng ISO 14001:2004 cho cơ quan hành chính Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành. Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường. Thực hiện và theo dõi hệ thống quản lý môi trường. Đánh giá và xem xét. Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống. Duy trì chứng chỉ. Lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001:2004 Chứng minh sự tuân thủ pháp luật. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý môi trường. Xây dựng niềm tin cho các bên liên quan. Tạo hình ảnh tốt về tổ chức đối với khách hàng, với toàn thể cộng đồng, tăng cường uy thế đối với các doanh nghiệp. Cải tiến liên tục công tác bảo vệ môi trường đối với đơn vị và cộng đồng. Tăng cường năng lực quản lý và tương thích với hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000. Phù hợp với chính sách môi trường và phát triển bền vững. Đảm bảo vệ sinh môi trường, mỹ quan nơi làm việc; cải tiến hoạt động nội bộ, nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc. Cơ sở khoa học cho việc tích hợp các tiêu chuẩn Một trong những mục đích của Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế là kết hợp ISO 9000 và ISO 14000 với nhau sao cho các tổ chức có thể thiết lập chỉ một hệ thống quản lý và chỉ thực hiện một kiểm toán. Vì việc này có thể giảm được chi phí và được coi là một ưu điểm đặc biệt. Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được xây dựng trên cơ sở gắn kết với tiêu chuẩn ISO 14001:1996 nhằm tăng sự tương thích giữa 2 tiêu chuẩn, gia tăng lợi ích của các tổ chức áp dụng. Phiên bản thứ 2 của tiêu chuẩn ISO 14001 là ISO 14001:2004, được cải tiến và gia tăng sự tương thích với ISO 9001:2000. Một hệ thống quản lý môi trường (EMS) được coi như là một cơ cấu tổ chức, bao gồm các thủ tục, các quá trình, các nguồn lực và những trách nhiệm thực hiện quản lý môi trường. Một hệ thống như thế phải tạo cho các tổ chức có khả năng đạt được kết quả và thể hiện được việc tuân thủ theo các quy định. Nó phải cho phép các tổ chức kiểm soát được tác động môi trường của mọi hoạt động, mọi sản phẩm và dịch vụ có lưu ý tới chính sách và các mục tiêu môi trường tự xác định. Những mục tiêu này cần phải bao gồm các lĩnh vực môi trường mà các tổ chức đó có thể kiểm soát và muốn có ảnh hưởng đối với chúng. Một hệ thống quản lý là công cụ để thiết lập và đạt được chính sách và mục tiêu nhất định của tổ chức. Chính sách được thiết lập nhằm cải tiến môi trường ngoài tổ chức đối với ISO 14001 và tăng cường thoả mãn khách hàng bằng cách cải tiến dịch vụ do tổ chức cung cấp đối với ISO 9001:2000. Bảng 6.2: Tương ứng giữa TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 14001:2004 TCVN ISO 9001:2000 TCVN ISO 14001:2004 Phạm vi 1 1 Phạm vi Tiêu chuẩn viện dẫn 2 2 Tiêu chuẩn trích dẫn Thuật ngữ và định nghĩa 3 3 Định nghĩa Hệ thống quản lý chất lượng 4 4 Các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường Yêu cầu chung 4.1 4.1 Các yêu cầu chung Khái quát 4.2.1 4.4.4 Tư liệu của hệ thống quản lý môi trường Sổ tay chất lượng 4.2.2 4.4.4 Tư liệu của hệ thống quản lý môi trường Kiểm soát tài liệu 4.2.3 4.4.5 Kiểm soát tài liệu Kiềm soát hồ sơ 4.2.4 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ Trách nhiệm của lãnh đạo 5 4.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm Cam kết của lãnh đạo 5.1 4.2 Chính sách môi trường 4.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm Hướng vào khách hàng 5.2 4.3.1 Khía cạnh môi trường 4.3.2 Yêu cầu về pháp luật và yêu cầu khác Chính sách chất lượng 5.3 4.2 Chính sách môi trường Hoạch định 5.4 4.3 Lập kế hoạch Mục tiêu chất lượng 5.4.1 4.3.3 Mục tiêu và chỉ tiêu Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng 5.4.2 4.3.4 Chương trình quản lý môi trường Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin 5.5 4.1 Các yêu cầu chung Trách nhiệm và quyền hạn 5.5.1 4.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm Trao đổi thông tin nội bộ 5.5.3 4.4.3 Thông tin liên lạc Xem xét của lãnh đạo 5.6 4.6 Xem xét của lãnh đạo Quản lý nguồn lực 6 4.4.1 Cơ cầu và trách nhiệm Năng lực nhận thức vào đào tạo 6.2.2 4.4.2 Đào tạo, nhận thức vào năng lực Cơ sở hạ tầng 6.3 4.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm Môi trường làm việc 6.4 Tạo sản phẩm 7 4.4 Thực hiện và điều hành 4.4.6 Kiểm soát điều hành Hoạch định việc tạo sản phẩm 7.1 4.4.6 Kiểm soát điều hành Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.1 4.3.1 Khía cạnh môi trường 4.3.2 Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác 4.4.6 Kiểm soát điều hành Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.2 4.4.6 Kiểm soát điều hành 4.3.1 Khía cạnh môi trường Trao đổi thông tin với khách hàng 7.2.2 4.4.6 Thông tin liên lạc Hoạch định thiết kế và phát triển 7.3.1 4.4.6 Kiểm soát điều hành Mua hàng 7.4 4.4.6 Kiểm soát điều hành Sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5 4.4.6 Kiểm soát điều hành Kiểm soát các phương tiện theo dõi và đo lường 7.6 4.5.1 Giám sát và đo Đo lường phân tích và cải tiến 8 4.5 Kiểm tra hành động và khắc phục Khái quát 8.1 4.5.1 Giám sát và đo Đánh giá nội bộ 8.2.2 4.5.5 Đánh giá hệ thống quản lý môi trường Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.3 4.5.1 Giám sát và đo Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp 8.3 4.5.3 Sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với các tình trạng khẩn cấp Phân tích dữ liệu 8.4 4.5.1 Giám sát và đo Cải tiến 8.5 4.2 Chính sách môi trường Cải tiến thường xuyên 8.5.1 4.3.4 Chương trình quản lý môi trường Hành động khắc phục 8.5.2 4.5.3 Sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa Hành động phòng ngừa 8.5.3 Sự tương ứng giữa TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 14001:2004 được thể hiện rõ qua cách tiếp cận quản lý rủi ro, trong cả hai tiêu chuẩn có thể tiến hành các bước chung sau để kiểm soát rủi ro: Xác định các phương diện và rủi ro mấu chốt; Đánh giá và xếp hạng rủi ro; Xác định yêu cầu cần phải đáp ứng; Xác định và áp dụng các cơ chế kiểm soát. ISO 14001 yêu cầu xác định các phương diện môi trường và các mặt quan trọng khác (điều 4.3.1). Phải xác định các yêu cầu pháp lý và áp dụng các yêu cầu này vào các phương diện môi trường quan trọng (điều 4.3.2). Phải đặt ra mục tiêu (các chỉ tiêu môi trường) cần phải đạt (điều 4.3.3). Cuối cùng phải giám sát theo công đoạn các hoạt động liên quan đến các phương diện này (điều 4.4.6). ISO 9001:2000 yêu cầu xác định tiêu chí và phương pháp cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả và kiểm soát được các quá trình của tổ chức, tức là dẫn tới mức thực hiện đáp ứng yêu cầu đề ra và dẫn đến tăng cường sự thoả mãn của khách hàng (4.1). Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm (kết quả của các quá trình trong tổ chức) cũng phải được xác định (7.2.1) và các thông số chất lượng liên quan của sản phẩm phải được kiểm soát trong quá trình làm ra sản phẩm (7). Tương ứng giữa TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 14001:2004 về các yêu cầu được thể hiện rõ qua bảng 6.2. Trên cơ sở đó ta nhận thấy ngoài một vài yêu cầu đặc trưng của hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường thì những yêu cầu khác hoàn toàn có khả năng tương thích với nhau. Tuy nhiên do giới hạn của đề tài, nên chỉ thực hiện xây dựng tích hợp một vài qui trình cho công tác thực tế của phòng. Mà cụ thể là, áp dụng hệ thống tài liệu về thủ tục, quy trình vào công tác của Phòng tài nguyên và môi trường quận. Các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp được biên soạn theo một hình thức đơn giản, dễ hiểu, đúng thực tế tổ chức để đảm bảo việc thực hiện và duy trì của hệ thống. Các tài liệu này được sửa đổi, cập nhật kịp thời khi các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến, đã thực hiện thành công để duy trì tính hiệu quả của các hành động này. Số lượng và mức độ chi tiết của các tài liệu được thiết lập căn cứ vào phạm vi, tính chất phức tạp của công việc, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên thực hiện các hành động liên quan đến hệ thống quản lý tích hợp. Bảng 6.3: Một số thủ tục tích hợp giữa ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 TT Thủ tục Tiêu chuẩn tích hợp ISO 9001:2000 ISO 14001:2004 1 Xác định khía cạnh môi trường X 2 Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác X X 3 Đào tạo X X 4 Kiểm soát tài liệu X X 5 Kiểm soát hồ sơ X X 6 Thông tin liên lạc X X 7 Đánh giá nội bộ X X 8 Chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp X 9 Giải quyết khiếu nại và đánh giá thỏa mãn khách hàng X 10 Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lường X X 11 Hành động khắc phục – phòng ngừa X X 12 Xem xét của lãnh đạo X X Ngoài các thủ tục tích hợp này, hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp còn các thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu riêng của hệ thống quản lý chất lượng và của hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004. Riêng ISO 14001:2004 còn có các thủ tục gồm: Hướng dẫn công việc quản lý chất thải: chất thải rắn sinh hoạt, nước thải, chất thải nguy hại. Các hướng dẫn liên quan đáp ứng tình trạng khẩn cấp: Hướng dẫn phương án thoát hiểm. Hướng dẫn phương án phòng cháy chữa cháy. Bảng danh mục kiểm tra dụng cụ, thiết bị phòng cháy chữa cháy. Bảng theo dõi chất thải rắn. Sổ ghi nhận thông tin. Hướng dẫn hiệu chuẩn thiết bị hiệu chuẩn thiết bị đo kiểm môi trường. Miêu tả công việc cán bộ môi trường. Mô tả quá trình quản lý và kiểm soát chất thải. Mô tả quá trình tiết kiệm tài nguyên. Phân tích và đề xuất áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 Sau khi tiến hành điều tra trên 20 cán bộ quản lý môi trường và 40 cơ sở sản xuất thu được một số kết quả. Kết quả điều tra thông tin về các hệ thống quản lý ISO 9001 và ISO 14001 đối với cơ sở sản xuất và cán bộ quản lý môi trường Đối với cơ sở sản xuất (40 phiếu): Các hệ thống quản lý Chưa Nghe Biết Hiểu Biết thông qua 1 2 3 4 ISO 9001 - Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng 23 16 1 6 23 11 ISO 14001 - Hệ Thống Quản Lý Môi Trường 3 26 11 5 24 9 1 - sách báo 2 - truyền thông 3 - được tập huấn 4 - đã tham gia áp dụng Hình 6.1: Nhận thức của cơ sở sản xuất về hệ thống quản lý chất lượng Hình 6.2: Nhận thức của cơ sở sản xuất về hệ thống quản lý môi trường Dựa trên kết quả điều tra, ta thấy phần lớn các cơ sở đã nghe qua về hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường thông qua phương tiện truyền thông. Từ đó có thể thấy các cơ sở đã phần nào nhận biết được ích lợi của việc áp dụng các hệ thống quản lý này. Đối với cán bộ quản lý môi trường (20 phiếu): Không biết 2/20 Nghe Biết Hiểu Biết thông qua 1 2 3 4 ISO 9001 - Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng 7 7 4 4 6 7 ISO 14001 - Hệ Thống Quản Lý Môi Trường 9 7 2 4 6 5 1 - sách báo 2 - truyền thông 3 - được tập huấn 4 - đã tham gia áp dụng Hình 6.3: Nhận thức của cán bộ môi trường về hệ thống quản lý chất lượng Hình 6.4: Nhận thức của cán bộ môi trường về hệ thống quản lý môi trường Cũng từ điều tra ta có thể thấy, số lượng cán bộ quản lý am hiểu về hai thệ thống quản lý này cũng chiếm một số lượng tương đối. Như vậy việc xây dựng hệ thống quản lý là đủ điều kiện về nhân lực. Kết quả điều tra việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 vào quản lý hành chính và môi trường tại địa phương có phù hợp trong điều kiện hiện nay, Đối với các cơ sở sản xuất trên địa bàn, có: 12/40 » 30% Không phù hợp 26/40 » 65% phù hợp 2/40 » 5% Ý kiến khác: Chưa hiểu đầy đủ, chưa nắm rõ về ISO. Chưa phù hợp, nên áp dụng trong tương lai. Đối với cán bộ quản lý môi trường, có 10/20 » 50% Không phù hợp 7/20 » 35% phù hợp 3/20 » 15% Ý kiến khác: chưa thể nhận biết được. Hình 6.5: Ý kiến của cơ sở sản xuất và cán bộ môi trường về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 vào quản lý hành chính và môi trường Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý môi trường tại địa phương cần: 42/60 » 70% đối tượng điều tra chọn Tiêu chuẩn hoá công tác quản lý. 46/60 » 76.7% đối tượng điều tra chọn Nâng cao trình độ: đào tạo cán bộ môi trường cấp phường và ý thức của cơ sở sản xuất. Từ kết quả điều tra cho thấy, phần lớn các cơ sở cho rằng việc áp dụng ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 cho cơ quan quản lý môi trường là phù hợp. Có thể nhận thấy rằng các cơ sở mong muốn có được nơi đáng tin cậy để hỗ trợ trong việc áp dụng hệ thống quản lý, vì cơ sở ý thức được việc áp dụng sẽ giúp ích trong việc phù hợp với các yêu cầu pháp luật và nâng cao uy tín với khách hàng. Còn đối với cán bộ quản lý môi trường có 50% ý kiến cho rằng không phù hợp vì nghĩ rằng chỉ cần áp dụng ISO 9001 hành chính là đủ, các ý kiến này có thể được thuyết phục dựa vào lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý môi trường. Từ những nhận xét trên, ta tiến hành bước đầu áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 vào các qui trình quản lý môi trường quận Bình Tân trong phạm vi một vài thủ tục và qui trình công việc thực tế riêng của Phòng Tài nguyên và Môi trường (qui trình tác nghiệp). Áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 vào các qui trình quản lý cho Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Bình Tân Trên cơ sở khả năng tích hợp ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 đã được phân tích và đánh giá phần trên. Và tình hình thực tế về công tác quản lý tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Bình Tân. Từ đó thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp. Tuy nhiên, do giới hạn của đề tài và thời gian nên chỉ có thể tập trung xây dựng, áp dụng một vài thủ tục tích hợp và qui trình tác nghiệp cho Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Bình Tân: Thủ tục kiểm soát hồ sơ Thủ tục kiểm soát tài liệâu Thủ tục hành động khắc phục – phòng ngừa Quy trình giải quyết khiếu nại về môi trường Qui trình thanh tra, kiểm tra môi trường cơ sở sản xuất Qui trình ban hành cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường Qui trình cấp phép khai thác tài nguyên nước ngầm UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ I. MỤC ĐÍCH Thủ tục được viết để đảm bảo các hồ sơ được thiết lập, duy trì, lưu trữ, sử dụng, tra cứu đúng nơi, đúng chỗ, đúng thời gian, đúng phương pháp. II. PHẠM VI Thủ tục này được áp dụng tại Phòng đối với hồ sơ chất lượng, môi trường. III. NỘI DUNG Cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm quản lý hồ sơ cơ sở, hồ sơ của phòng do Trưởng phòng chỉ định người quản lý hồ sơ. Thủ tục kiểm soát hồ sơ của Phòng gồm các công việc sau đây: 1. Quy định chung Người ghi chép hồ sơ phải đảm bảo ghi đầy đủ nội dung đúng theo quy định trong các biểu mẫu. HSCL, MT các công việc trong quá trình ghi chép hoặc sau khi hoàn tất không được tẩy xóa; nếu tẩy xóa thì phải ký tắt vào trong hồ sơ đã tẩy xóa và phải thông báo cho người quản lý hồ sơ biết. HSCL, MT của phòng sau khi hoàn tất được lưu theo số thẻ hồ sơ (BM 01/02/PMT), Danh sách hồ sơ (BM 02/02/PMT) và sau đó phòng tổng hợp vào danh sách loại chất lượng, môi trường (BM 03/02/PMT). Khi cho mượn hồ sơ chất lượng, môi trường giữa các phòng và với Tổ ISO thì thực hiện (BM 04/02/PMT), Tổ ISO giữ một bản để quản lý tất cả HSCL, MT trong hệ thống. 2. Nhận dạng, thu thập hồ sơ chất lượng, môi trường Tất cả các hồ sơ chất lượng, môi trường đều được nhận dạng qua tên, ký hiệu hồ sơ, được quy định như sau: Những loại hồ sơ có quy định đánh số riêng cho từng loại hồ sơ thì phải ghi đầy đủ theo quy định. Ví dụ: Hồ sơ về cấp GPKTNN: ***/PMTBT-GPNN Đối với những loại hồ sơ do các phòng ghi chép phải được đánh số ký hiệu của bộ phận đó vào hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ về cấp bản cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường: ***/CK-PMTBT. Quy định ký hiệu các bộ phận: theo quy định đã mã hóa của Mục 6.1 của Thủ tục kiểm soát tài liệu (TT 01/PMT). Tất cả các loại hồ sơ khi thiết lập phải được đánh số thứ tự theo ký hiệu trong bản danh mục hồ sơ chất lượng, môi trường và không được nhảy số (nếu là số tờ rời phải ghi tổng số trang). Hồ sơ CL,MT trước khi được thu thập để lưu giữ, chuyển giao sang đơn vị khác hoặc lưu giữ ở bất kỳ đơn vị nào đều phải được Trưởng phòng đó xem xét việc điền đầy đủ các mục để làm bằng chứng khách quan như quy định ở mục 1 – quy định chung. 3. Xem xét và chấp thuận hồ sơ Cán bộ công chức quản lý hồ sơ của các bộ phận phải xem xét sự đầy đủ và tính chính xác các hồ sơ trước khi quyết định chấp nhận lưu giữ. Nếu hồ sơ ghi chép không đúng quy định hoặc thiếu nội dung, chữ ký, ngày tháng năm thì phải yêu cầu người ghi chép bổ sung vào. Hồ sơ sau khi đã được ghi chép hoàn tất và đúng quy định thì được tiến hành lưu giữ theo bảng danh mục hồ sơ. Trưởng các bộ phận phải kiểm tra việc thực hiện quản lý và lưu giữ hồ sơ của bộ phận mình. Trưởng đơn vị có trách nhiệm xác định các loại hồ sơ cần lưu. Danh mục hồ sơ cần lưu được lập vào tháng cuối cùng trong năm để thực hiện vào đầu năm sau. 4. Xác định thời gian lưu trữ, nơi lưu, cách sắp xếp (Lập mục lục) và bảo quản hồ sơ chất lượng, môi trường Hồ sơ chất lượng, môi trường được lưu giữ theo thứ tự thời gian và số thứ tự. HSCL, MT được sắp xếp ngăn nắp vào các tập hồ sơ (file) theo từng loại. Trên các gáy của tập hồ sơ có ghi tên của các loại hồ sơ CL, MT được lưu giữ bên trong để có thể dễ dàng truy cập hồ sơ khi cần thiết. Tên của các loại HSCL, MT ghi trên các gáy của hồ sơ hoặc ghi mã hóa tùy từng phòng quy định để Cán bộ công chức không liên quan hoặc người bên ngoài không thể tự ý truy cập HSCL, MT. Hồ sơ chất lượng, môi trường được lưu giữ nơi khô ráo, sạch sẽ và được bảo quản để không bị hư hại, mất mát, dễ kiểm soát, truy tìm và sử dụng. Thời gian lưu giữ HSCL, MT tùy thuộc vào yêu cầu của công việc và tầm quan trọng của HSCL, MT. Đối với các HSCL, MT phát sinh trong năm của các cơ sở thì lưu giữ ngắn hạn tại các bộ phận, sau một năm các HSCL, MT bàn giao về Tổ ISO để lưu giữ dài hạn theo quy định. 5. Tham khảo hoặc truy xuất Về nguyên tắc, hồ sơ được phổ biến công khai, mọi nhân viên đều có quyền tham khảo tại chỗ, truy xuất các hồ sơ hiện có và lưu trữ trong Phòng ban. Cán bộ công chức nào có nhu cầu mượn hồ sơ tham khảo tại chỗ phải được sự cho phép của nhân viên lưu trữ. Trường hợp khai thác sử dụng hồ sơ và lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ để photo hoặc mang về phòng để tra cứu, Nhân viên lưu trữ phải ghi vào sổ mượn (BM 04/02/PMT) và người mượn ký nhận để tránh thất lạc HSCL, MT để tránh lộ bí mật của hồ sơ cơ quan. Trong trường hợp đột xuất, đại diện Tổ ISO khi truy cập HSCL, MT đại diện Ban ISO thông báo cho Trưởng phòng trước 30 phút. Lưu theo doanh nghiệp, doanh nghiệp được xếp theo mã số doanh nghiệp (MS doanh nghiệp trùng với số giấy phép). Văn bản lưu theo số giấy phép và quản lý bằng mã số doanh nghiệp. 6. Hủy hồ sơ Hồ sơ của phòng đều được xem xét vào cuối năm hoặc khi có nhu cầu. Hồ sơ được xem xét dưới hai khía cạnh: Về hình thức: Nếu bìa hồ sơ bị hỏng hoặc văn bản của hồ sơ bị rách, phải thay thế bằng hồ sơ mới. Về nội dung: Các tài liệu lỗi thời hoặc không còn giá trị được loại bỏ khỏi hồ sơ của Phòng. Thủ tục hủy bỏ hồ sơ quá cũ (không còn hiệu lực pháp lý) chỉ được thực hiện sau khi Lãnh đạo Phòng cho phép. Trưởng phòng lập phiếu đề nghị hủy bỏ hồ sơ (BM 05/02/PMT). IV. BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC KÈM THEO * Biểu mẫu: BM 01/02/PMT Thẻ hồ sơ BM 02/02/PMT Danh sách hồ sơ (từng phòng có thể bổ sung thêm các nội dung cần thiết). BM 03/02/PMT Danh sách các loại hồ sơ chất lượng của Phòng. BM 04/02/PMT Sổ theo dõi cho mượn hồ sơ. BM 05/02/PMT Phiếu đề nghị hủy hồ sơ BM 06/02/PMT Sổ công văn đi BM 07/02/PMT Sổ công văn đến BM 08/02/PMT Sổ công văn mật đi BM 09/02/PMT Sổ công văn mật đến V. HỒ SƠ Biên bản hủy hồ sơ Sổ công văn đến Sổ Công văn đi Các biểu mẫu THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆÂU I. MỤC ĐÍCH Thủ tục được viết để đảm bảo tất cả các tài liệu được soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt về sự thỏa đáng trước khi ban hành. Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của các tài liệu. Đảm bảo tất cả các bản sao của tài liệu luôn thích hợp và sẵn có tại nơi làm việc của các Phòng ban, ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và sai mục đích. Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối các tài liệu này được kiểm soát. II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN Thủ tục này được áp dụng cho hệ thống tài liệu có liên quan đến HT QLCL dịch vụ hành chính công, quản lý môi trường của Phòng theo tiêu chuẩn ISO. Ngoài ra thủ tục này còn quy định sự kiểm soát đối với các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài. Tất cả các Chuyên viên của Phòng có liên quan đến việc tham gia thiết lập tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công và HT QLMT có trách nhiệm thực hiện. Nơi lưu trữ tài liệu là phòng môi trường và lưu trên máy. III. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) LIÊN QUAN Điều khoản 4.2.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Điều khoản 4.4.5 tiêu chuẩn ISO 14001:2004. Quy định kiểm soát hồ sơ. IV. NỘI DUNG 4.1 Qui trình tóm tắt TT BỘ PHẬN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU ÁP DỤNG THỜI GIAN 1. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục 15 ngày 2. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt lại tài liệu khi cần thiết Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục Phiếu đề nghị tài liệu 7 ngày 3. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Các phòng ban Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu Bảng kiểm soát hiệu chỉnh tài liệu Không 4. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Phân phối tài liệu Bảng phân phối tài liệu 3 ngày 5. Các phòng ban Kiểm soát Bảng kiểm soát tài liệu nội bộ Không 6. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Các phòng ban Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngoài Bảng kiểm soát các văn bản pháp qui Không 7. Tổ văn thư văn phòng HĐND & UBND Các phòng ban Kiểm soát các tài liệu lỗi thời Không Không 4.2 Diễn giải 4.2.1 Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành Các thủ tục qui trình do Trưởng/ Phó phòng soạn thảo, sau đó trình cho Truởng ban chỉ đạo ISO xem xét và phê duyệt. Nếu trong quá trình xem xét phát hiện nội dung chưa phù hợp thì Trưởng ban chỉ đạo ISO cho ý kiến chỉ đạo để Phòng ban soạn thảo chỉnh sửa cho phù hợp và trình lại. Thời gian thực hiện kiểm tra và phê duyệt là trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được tài liệu trình phê duyệt từ Phòng ban soạn thảo. 4.2.2 Phê duyệt lại tài liệu Khi có yêu cầu sửa đổi tài liệu, các Phòng ban lập Phiếu đề nghị tài liệu gởi đến Thường trực UBND Quận xem xét và Trưởng ban chỉ đạo ISO là người duyệt. Trường hợp sửa đổi ban hành lại toàn bộ hệ thống tài liệu thì sẽ có Thông báo do Trưởng ban chỉ đạo ISO ký gởi đến các Phòng ban để xem xét chỉnh sửa. Thời gian xem xét và phê duyệt sửa đổi là trong vòng 7 ngày làm việc. 4.2.3 Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện hành của các tài liệu HTQLCL, MT được nhận biết thông qua, thông báo chỉnh sửa/ ban hành tài liệu, phiếu đề nghị tài liệu (thể hiện lần ban hành). 4.2.4 Phân phối Các tài liệu liên quan đến Phòng phải luôn có sẵn tại nơi làm việc của Phòng. Các bản sao được phân phối đến các Phòng liên quan căn cứ trên phạm vi áp dụng liên quan. Trường hợp một người đảm trách từ hai chức vụ trở lên thì Tổ văn thư Văn phòng HĐND và UBND chỉ phân phối một bản sao của tài liệu khi ban hành. 4.2.5 Kiểm soát Các tài liệu phải rõ ràng, không được sửa bằng tay. Các Phòng phải tự kiểm soát các tài liệu thuộc trách nhiệm của Phòng mình. 4.2.6 Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngoài Các tài liệu bên ngoài được các Phòng ban cập nhật vào bảng kê các văn bản pháp qui áp dụng. 4.2.7 Kiểm soát các tài liệu lỗi thời Các tài liệu không còn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo thì phải có dấu hiệu phân biệt tài liệu lỗi thời. V. BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC KÈM THEO TT Tên biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu 1. Phiếu đề nghị tài liệu Tổ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND 1 năm sau khi ban hành tài liệu 2. Bảng phân phối tài liệu Tổ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND 1 năm sau khi ban hành tài liệu 3. Danh sách các tài liệu nội bộ cần kiểm soát Các Phòng liên quan 1 năm sau khi ban hành tài liệu 4. Bảng kê các văn bản pháp qui áp dụng Các Phòng liên quan 2 năm sau khi phát sinh tài liệu mới 5. Thông báo chỉnh sửa/ ban hành tài liệu Các Phòng liên quan 2 năm sau khi phát sinh văn bản mới THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc THỦ TỤC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – PHÒNG NGỪA I. MỤC ĐÍCH Đảm bảo các điểm không phù hợp được phát hiện nằm trong phạm vi của HTQL CL, MT phải được khắc phục kịp thời. Nhằm ngăn ngừa sự tái diễn của các nguyên nhân không phù hợp. Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn. Hạn chế ảnh hưởng của các sự không phù hợp đến quá trình cung cấp dịch vụ hay việc thực hiện HTQL CL, MT. II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN Thường trực UBND quận Trưởng Ban chỉ đạo ISO Phòng Tài nguyên – Môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế Phòng Nội vụ III. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) LIÊN QUAN Điều khoản 8.2.2/ 8.5.2/ 8.5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Điều khoản 4.5.5/ 4.5.3 tiêu chuẩn ISO 14001:2004. IV. NỘI DUNG 4.1 Qui trình tóm tắt TT PHÒNG BAN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU/ HỒ SƠ THỜI GIAN 1. Các Phòng ban Chuyên gia đánh giá Phát hiện NC – lập phiếu yêu cầu hành động KP - PN Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày 2. Phòng ban liên quan Xem xét, xác định nguyên nhân, biện pháp khắc phục – phòng ngừa NC Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 03 ngày 3. Trưởng ban chỉ đạo Trưởng phòng ban liên quan Phê duyệt Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày 4. Phòng ban hoặc Nhân viên được phân công Triển khai hành động khắc phục, phòng ngừa. Phiếu yêu cầu hành động KP – PN Theo thời hạn trong phiếu yêu cầu hành động KP – PN 5. Trưởng phòng ban liên quan Chuyên viên đánh giá Kiểm chứng các hành động được thực hiện Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày 6. Phòng ban liên quan Lưu hồ sơ Báo cáo kết quả thực hiện ISO từng tháng Hồ sơ liên quan Không 4.2 Diễn giải 4.2.1 Phát hiện sự không phù hợp Sự không phù hợp được phát hiện thông qua các cuộc đánh giá nội bộ, đánh giá hệ thống quản lý môi trường, khiếu nại, phản hồi của người dân, lỗi trong quá trình thực hiện tác nghiệp. Sự không phù hợp tiềm ẩn trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc quá trình thực hiện của HTQL CL, MT của UBND Quận được xác định thông qua: Các ý kiến, báo cáo trong các cuộc họp của Ban lãnh đạo Quận về những vấn đề trục trặc có khả năng xảy ra. Kết quả đánh giá nội bộ, đánh giá hệ thống quản lý môi trường. Kết quả theo dõi các quá trình qua các báo cáo định kỳ hàng tháng. Các kết quả thống kê. Các kết quả thăm dò từ phía người dân. Qua kinh nghiệm trong quá trình làm viêc. Qua kết quả phân tích dữ liệu. Khi phát hiện, trong vòng 1 ngày thì người phát hiện tiếp nhận sự không phù hợp này lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa, ghi rõ nội dung sự không phù hợp. Chuyển phiếu cho Phòng liên quan gây nên sự không phù hợp. 4.2.2 Xem xét, xác định và phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp KP – PN Thời gian cho việc xem xét, xác định và phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp KP – PN là 3 ngày. Đối với trường hợp hành động khắc phục: Trưởng phòng cùng các thành viên liên quan tiến hành xác định nguyên nhân xảy ra, đồng thời xác định biện pháp KP – PN phù hợp để loại bỏ sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa sự tái diễn. Đối với trường hợp hành động phòng ngừa: Từ sự không phù hợp và nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp tiềm ẩn, Trưởng ban chỉ đạo ISO cùng Trưởng các Phòng ban liên quan tiến hành đánh giá tác động của chúng. Có tác động đáng kể (ảnh hưởng lớn đến hoạt động và sự phù hợp của HTQLCL) đến hệ thống quản lý chất lượng hoặc quá trình cung cấp dịch vụ, tiến hành ghi nhận vào phiếu yêu cầu hành động KP – PN và đề xuất biện pháp cho hành động phòng ngừa. Tác động không đáng kể, loại ra hoặc tiếp tục theo dõi. 4.2.3 Phê duyệt Các nội dung liên quan đến nguyên nhân, biện pháp KP –PN được ghi nhận vào phiếu yêu cầu hành động KP – PN. Đối với trường hợp xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp cho hành động khắc phục: Trưởng phòng sẽ là người phê duyệt. Ngoài trừ trường hợp Phòng không xác định được nguyên nhân và đề xuất biện pháp thì sẽ trình Trưởng ban chỉ đạo ISO để xin ý kiến. Thời gian thực hiện là 01 ngày. Đối với trường hợp xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp cho hành động Phòng ngừa: Trưởng ban chỉ đạo ISO sẽ là người phê duyệt. Thời gian thực hiện là 01 ngày. 4.2.4 Thực hiện hành động khắc phục – phòng ngừa Căn cứ vào nội dung biện pháp KP – PN được phê duyệt, Phòng ban hoặc Chuyên viên được phân công tiến hành hành động KP – PN theo đúng thời hạn được xác định trong phiếu yêu cầu hành động KP – PN. Khi tiến hành hành động KP – PN nếu phát hiện thấy biện pháp KP – PN đưa ra không hiệu quả thì báo ngay cho người phê duyệt biện pháp để có biện pháp xử lý kịp thời. Các bằng chứng liên quan đến hành động được triển khai phải được lưu giữ. 4.2.5 Kiểm chứng Căn cứ vào thời gian và biện pháp KP – PN ghi trên phiếu yêu cầu hành động KP – PN, trong vòng 01 ngày Trưởng phòng ban theo dõi và tiến hành kiểm chứng: Nếu hành động KP – PN được thực hiện và có hiệu quả thì ghi nhận kết quả vào. Ngược lại, thì lập phiếu yêu cầu hành động KP – PN mới hoặc quá trình được thực hiện lại từ bước 5.2.2. 4.2.6 Lưu hồ sơ Tất cả hồ sơ liên quan đến sự không phù hợp và hành động phát sinh phải được lưu giữ. Hàng tháng các hành động khắc phục – phòng ngừa được báo cáo kèm với thực hiện mục tiêu chất lượng. V. BIỂU MẪU ÁP DỤNG TT Tên biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu 1. Phiếu yêu cầu hành động KP – PN. Phòng ban liên quan 1 năm UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VỀ MÔI TRƯỜNG 1.Nội dung Qui trình thực hiện: 15 ngày làm việc Trình tự Nội dung công việc Tài liệu áp dụng Trách nhiệm Kiểm soát Biểu mẫu 1 Tiếp nhận yêu cầu; - Hướng dẫn thủ tục, trình tự giải quyết khiếu nại - Luật khiếu nại, tố cáo - Luật Bảo vệ môi trường - Quy định: sáng thứ 2 hàng tuần - Chuyên viên tổ môi trường - Hồ sơ đúng, đầy đủ. - ½ ngày BM 1.1 BM 1.2 2 Trình lãnh đạo PTNMT CV tổ môi trường ½ ngày BM 1.3 3 Phân công cho tổ trưởng tổ MT Lãnh đạo PTNMT ½ ngày BM 1.3 4 Không phù hợp Tổ chức thực hiện: - Kiểm tra thực tế đo đạc hiện trường - Lập dự thảo công văn GQKN; - Trình lãnh đạo PTNMT xem xét. - Luật BVMT -Luật KNTC NĐ 81/2006/ NĐ - CP -TCVN 2001 -Kết quả phân tích,đo đạc MT Chuyên viên quản lý địa bàn 10 ngày - Biên bản kiểm tra môi trường - Hồ sơ và dự thảo công văn GQKN - BM 1.3 5 Không phù hợp Trình tổ trưởng tổ MT phê duyệt Tổ trưởng tổ MT 01 ngày - Hồ sơ và dự thảo công văn GQKN có ký xác nhận của TTĐB; BM 1.3 6 Phê duyệt Lãnh đạo PTNMT 01 ngày - Hồ sơ,dự thảo công văn GQKN có ký xác nhận của tổ trưởng tổ MT -BM 1.3 7 - Nhận kết quả - Đóng dấu, cập nhật dữ liệu NV văn thư PTNMT ½ ngày - Hồ sơ và dự thảo công văn GQKN có ký duyệt - BM 1.3 8 - Chuyển công văn cho CV tiếp nhận và giao trả hồ sơ + lưu hồ sơ NV văn thư PTNMT ½ ngày Hồ sơ và dự thảo công văn GQKN 9 Giao công văn cho cá nhân/ tổ chức liên quan CV tổ môi trường ½ ngày Công văn GQKN 10 Theo dõi việc thực hiện các nội dung trong công văn GQKN Tổ trưởng/ CV phụ trách địa bàn 2.Truy tìm, xác định nguồn gốc, lưu trữ hồ sơ + kiểm soát tài liệu của khách hàng (nếu có) Từng hồ sơ tiếp nhận xử lý được lưu/kẹp chung trong bìa, ở ngoài bìa có các dấu hiệu nhận biết: tên hồ sơ, tên sản phẩm, chủng loại và số lượng hồ sơ đính kèm trong bìa. Ngoài ra trong bìa hồ sơ có kèm theo phiếu kiểm soát quá trình tạo sản phẩm tương ứng (thông qua phiếu này sẽ nhận biết được giai đoạn, tình trạng xuyên suốt quá trình tạo sản phẩm). 3.Xử lý sản phẩm không phù hợp (lỗi nghiệp vụ qua công đoạn Trưởng/ Phó phòng và Lãnh đạo UB phê duyệt hoặc chuyển giao cho khách hàng). Trễ thời gian trong từng công đoạn thực hiện và trễ hạn hồ sơ. Thất lạc thành phần hồ sơ / hư hồ sơ Các số liệu giấy chứng nhận không chính xác (sai tên, lỗi đánh máy…) 4. Thống kê – phân tích dữ liệu – khắc phục – phòng ngừa – cải tiến Định kỳ 1 tháng, chuyên viên thụ lý hồ sơ căn cứ vào hồ sơ phát sinh trong tháng tiến hành thống kê + lập báo cáo về kết quả hành động, trình lãnh đạo Phòng xem và trình ký UBND Quận. Phân tích nguyên nhân, đề ra hành động khắc phục đối với trường hợp không phù hợp. Nếu không đạt mục tiêu chất lượng và môi trường đặt ra thì phải đưa ra những biện pháp, hành động khắc phục – phòng ngừa cải tiến thích hợp. 5. Hồ sơ lưu Biên bản kiểm tra môi trường Báo cáo kết quả kiểm tra môi trường Biên nhận hồ sơ (khiếu nại trong lĩnh vực môi trường): BM 1.1 Sổ ghi nhận hồ sơ: BM 1.2 Phiếu luân chuyển hồ sơ: BM 1.3 UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc QUI TRÌNH THANH TRA, KIỂM TRA MÔI TRƯỜNG CƠ SỞ SẢN XUẤT 1.Nội dung Qui trình thực hiện: 17 ngày làm việc Trình tự Nội dung công việc Tài liệu áp dụng Trách nhiệm Kiểm soát Biểu mẫu 1 Lập danh sách cơ sở kiểm tra. Gửi thư thông báo đến cơ sở. Thông báo CB MT của phường. Quy định ngày 15 mỗi tháng. -Tổ trưởng /CV tổ môi trường. Cụ thể ngày kiểm tra. - 01 ngày. BM 2.1 2 Tổ chức lấy mẫu. Xem xét hiện trạng môi trường. Kiểm tra về mặt pháp lý. Luật BVMT. Nghị định 80/2006/ NĐ – CP. - CV môi trường quản lý địa bàn. - 1 ngày. Biên bản kiểm tra môi trường. BM 2.2 3 Gửi mẫu phân tích CV môi trường -10 ngày Biên nhận phân tích mẫu 4 Nhận kết quả phân tích. Đánh giá kết quả, lập báo cáo. TCVN 2001 CV môi trường 1 ngày Kết quả phân tích BM 2.2 Báo cáo đánh giá chất lượng môi trường. 5 Trình tổ trưởng tổ môi trường. Tổ trưởng tổ môi trường. 1 ngày Biên bản kiểm tra MT. Báo cáo đánh giá chất lượng môi trường. BM 2.2, BM 1.3 6 Tổng hợp kết quả kiểm tra. CV tổ môi trường. 1 ngày Dự thảo báo cáo kiểm tra. 7 Phê duyệt Lãnh đạo PTNMT 1 ngày Dự thảo báo cáo kiểm tra có chữ ký xác nhận của Tổ trưởng tổ MT. 8 - Nhận kết quả. - Đóng dấu, cập nhật dữ liệu. - Lưu hồ sơ. CV tổ môi trường. 1 ngày - Dự thảo báo cáo có ký duyệt. BM 1.3 BM 1.2 2.Truy tìm, xác định nguồn gốc, lưu trữ hồ sơ + kiểm soát tài liệu của khách hàng (nếu có) Từng hồ sơ tiếp nhận xử lý được lưu/kẹp chung trong bìa, ở ngoài bìa có các dấu hiệu nhận biết: tên hồ sơ, tên sản phẩm, chủng loại và số lượng hồ sơ đính kèm trong bìa. Ngoài ra trong bìa hồ sơ có kèm theo phiếu kiểm soát quá trình tạo sản phẩm tương ứng (thông qua phiếu này sẽ nhận biết được giai đoạn, tình trạng xuyên suốt quá trình tạo sản phẩm). 3.Xử lý sản phẩm không phù hợp (lỗi nghiệp vụ qua công đoạn Trưởng/ Phó phòng và Lãnh đạo Ủy Ban phê duyệt hoặc chuyển giao cho khách hàng). Trễ thời gian trong từng công đoạn thực hiện và trễ hạn hồ sơ. Thất lạc thành phần hồ sơ / hư hồ sơ Các số liệu giấy chứng nhận không chính xác (sai tên, lỗi đánh máy…) 4. Thống kê – phân tích dữ liệu – khắc phục – phòng ngừa – cải tiến Định kỳ 1 tháng, Chuyên viên thụ lý hồ sơ căn cứ vào hồ sơ phát sinh trong tháng tiến hành thống kê + lập báo cáo về kết quả hành động, trình Lãnh đạo Phòng xem và trình ký UBND Quận. Phân tích nguyên nhân, đề ra hành động khắc phục đối với trường hợp không phù hợp. Nếu không đạt mục tiêu chất lượng và môi trường đặt ra thì phải đưa ra những biện pháp, hành động khắc phục – phòng ngừa cải tiến thích hợp. 5. Hồ sơ lưu Thư thông báo kiểm tra cơ sở: BM 2.1 Hồ sơ cơ sở: BM 2.2 Sổ ghi nhận hồ sơ: BM 1.2 Phiếu luân chuyển hồ sơ: BM 1.3 UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc QUI TRÌNH BAN HÀNH CAM KẾT ĐẠT TIÊU CHUẨN MÔI TRƯỜNG 1.Nội dung Qui trình thực hiện: 4 ngày làm việc Trình tự Nội dung công việc Tài liệu áp dụng Trách nhiệm Kiểm soát Biểu mẫu 1 - Tiếp nhận yêu cầu; - Hướng dẫn thủ tục đăng ký cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường. - Luật Bảo vệ môi trường Quy định sáng thứ 2 hàng tuần - CV tổ môi trường - Hồ sơ đúng, đầy đủ. - ½ ngày BM 1.1 2 Điền vào Bản cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường. Luật Bảo vệ môi trường - CV tổ môi trường - Kê khai đầy đủ. - ½ ngày BM 3.1 BM 1.2 3 Trình tổ trưởng tổ môi trường Tổ trưởng tổ môi trường 1 ngày BM 1.3 BM 3.1 4 Phê duyệt Cấp phép Lãnh đạo PTNMT 1 ngày BM 3.1 có ký xác nhận của Tổ trưởng MT. BM 1.3 5 Nhận kết quả Đóng dấu Cập nhật dữ liệu CV tổ môi trường ½ ngày BM 3.1 BM 1.3 Bản cam kết đạt tiêu chuẩn MT. 6 Gửi bản cam kết cho cơ sở CV tổ môi trường 7 Theo dõi việc thực hiện các nội dung trong giấy phép CV tổ môi trường 2.Truy tìm, xác định nguồn gốc, lưu trữ hồ sơ + kiểm soát tài liệu của khách hàng (nếu có) Từng hồ sơ tiếp nhận xử lý được lưu/kẹp chung trong bìa, ở ngoài bìa có các dấu hiệu nhận biết: tên hồ sơ, tên sản phẩm, chủng loại và số lượng hồ sơ đính kèm trong bìa. Ngoài ra trong bìa hồ sơ có kèm theo phiếu kiểm soát quá trình tạo sản phẩm tương ứng (thông qua phiếu này sẽ nhận biết được giai đoạn, tình trạng xuyên suốt quá trình tạo sản phẩm). 3.Xử lý sản phẩm không phù hợp (lỗi nghiệp vụ qua công đoạn Trưởng/ Phó phòng và Lãnh đạo UB phê duyệt hoặc chuyển giao cho khách hàng). Trễ thời gian trong từng công đoạn thực hiện và trễ hạn hồ sơ. Thất lạc thành phần hồ sơ / hư hồ sơ Các số liệu giấy chứng nhận không chính xác (sai tên, lỗi đánh máy…) 4. Thống kê – phân tích dữ liệu – khắc phục – phòng ngừa – cải tiến Định kỳ 1 tháng, Chuyên viên thụ lý hồ sơ căn cứ vào hồ sơ phát sinh trong tháng tiến hành thống kê + lập báo cáo về kết quả hành động, trình Lãnh đạo Phòng xem và trình ký UBND Quận. Phân tích nguyên nhân, đề ra hành động khắc phục đối với trường hợp không phù hợp. Nếu không đạt mục tiêu chất lượng và môi trường đặt ra thì phải đưa ra những biện pháp, hành động khắc phục – phòng ngừa cải tiến thích hợp. 5. Hồ sơ lưu Phiếu luân chuyển hồ sơ: BM 1.3 Biên nhận hồ sơ (đăng ký): BM 1.1 Sổ ghi nhận hồ sơ: BM 1.2 Hồ sơ đăng ký cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường: BM 3.1 UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc QUI TRÌNH CẤP PHÉP KHAI THÁC TÀI NGUYÊN NƯỚC NGẦM 1.Nội dung Qui trình thực hiện: 4 ngày làm việc Trình tự Nội dung công việc Tài liệu áp dụng Trách nhiệm Kiểm soát Biểu mẫu 1 - Tiếp nhận yêu cầu; - Hướng dẫn thủ tục đăng ký cấp phép khai thác nước ngầm - Luật Bảo vệ môi trường Quy định sáng thứ 2 hàng tuần - CV tổ môi trường - Hồ sơ đúng, đầy đủ. - ½ ngày BM 1.1 2 Thủ tục kê khai Số lượng giếng Lưu lượng khai thác Mục đích sử dụng Luật Bảo vệ môi trường Nghị định 34/2005/ NĐ – CP Nghị định 149/2004/ NĐ - CP - CV tổ môi trường - Kê khai đầy đủ. - ½ ngày BM 4.1 BM 1.2 3 Trình tổ trưởng tổ môi trường Tổ trưởng tổ môi trường 1 ngày BM 1.3 BM 4.1 4 Phê duyệt Cấp phép Lãnh đạo PTNMT 1 ngày BM 4.1 có ký xác nhận của tổ trưởng MT BM 1.3 5 Nhận kết quả Đóng dấu Cập nhật dữ liệu CV tổ môi trường ½ ngày BM 4.1 BM 1.3 Giấy phép 6 Phát giấy phép cho cơ sở CV tổ môi trường 7 Theo dõi việc thực hiện các nội dung trong giấy phép CV tổ môi trường 2.Truy tìm, xác định nguồn gốc, lưu trữ hồ sơ + kiểm soát tài liệu của khách hàng (nếu có) Từng hồ sơ tiếp nhận xử lý được lưu/kẹp chung trong bìa, ở ngoài bìa có các dấu hiệu nhận biết: tên hồ sơ, tên sản phẩm, chủng loại và số lượng hồ sơ đính kèm trong bìa. Ngoài ra trong bìa hồ sơ có kèm theo phiếu kiểm soát quá trình tạo sản phẩm tương ứng (thông qua phiếu này sẽ nhận biết được giai đoạn, tình trạng xuyên suốt quá trình tạo sản phẩm). 3.Xử lý sản phẩm không phù hợp (lỗi nghiệp vụ qua công đoạn Trưởng/ Phó phòng và Lãnh đạo UB phê duyệt hoặc chuyển giao cho khách hàng). Trễ thời gian trong từng công đoạn thực hiện và trễ hạn hồ sơ. Thất lạc thành phần hồ sơ / hư hồ sơ Các số liệu giấy chứng nhận không chính xác (sai tên, lỗi đánh máy…) 4. Thống kê – phân tích dữ liệu – khắc phục – phòng ngừa – cải tiến Định kỳ 1 tháng, chuyên viên thụ lý hồ sơ căn cứ vào hồ sơ phát sinh trong tháng tiến hành thống kê + lập báo cáo về kết quả hành động, trình Lãnh đạo Phòng xem và trình ký UBND Quận. Phân tích nguyên nhân, đề ra hành động khắc phục đối với trường hợp không phù hợp. Nếu không đạt mục tiêu chất lượng và môi trường đặt ra thì phải đưa ra những biện pháp, hành động khắc phục – phòng ngừa cải tiến thích hợp. 5. Hồ sơ lưu Biên nhận hồ sơ (đăng ký khai thác nước ngầm): BM 1.1 Sổ ghi nhận hồ sơ: BM 1.2 Phiếu luân chuyển hồ sơ: BM 1.3 Hồ sơ đăng ký cấp phép khai thác nước ngầm: BM 4.1