Đề tài Xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vào ra

MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin, hiện nay đã trở thành thước đo phát triển của mỗi quốc gia trên thế giới. Là ngành công nghiệp mũi nhọn của các nước phát triển. Công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích và tính năng to lớn trong việc trợ giúp những công việc tưởng chừng như rất khó khăn. Đối với các nước đang phát triển thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn lại càng rất quan trọng. Do vậy việc sáng tạo, phát minh sáng chế ra ứng dụng để áp dụng vào cuộc sáng ngày càng được cải thiện và cạnh tranh gay gắt. Do những phần mềm quản lý đang dần trở nên một nhân tố không thể thiếu được của nền kinh tế nờn cỏc doanh nghiệp đã bắt đầu khởi động việc ứng dụng CNTT vào doanh nghiệp mỡnh. Chớnh vì điều đó nhiều quốc gia trên thế giới coi Công nghệ thông tin là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, đưa đất nước thoát khỏi tình trạng nghèo nàn, lạc hậu. Không những các cơ quan tổ chức sử dụng máy tính mà hiện nay việc sử dụng máy tính của mỗi cá nhân cũng rất cao, nó đã trở nên quen thuộc với con người. Công ty PWD Soft với ứng dụng tin học mạnh mẽ ngoài nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lý thống nhất tình hình phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành, xử lý các số liệu thống kê theo kế hoạch. Hiện tại Công ty PWD Soft đang dự định xây dựng phần mềm kiểm soát vào ra của nhân viên, đõy là vấn đề cần được giải quyết sớm, vì Công ty PWD Soft đang thực hiện việc nâng cấp việc quản lý vào ra của nhân viên, nhưng hiện tại lại chưa có một phần mềm nào đặc thù riêng biệt để quản lý vào ra của nhân viên của Cty, vì vậy hiện nay, quản lý vào ra hoàn toàn thực hiện bằng giấy tờ. Đõy chính là nguyên nhân không quản lý nhân viên chặt chẽ về thời gian làm việc. Phần mềm kiểm soát vào ra được sử dụng để theo dõi thời gian bắt đầu vào cơ quan, thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan trong một ngày, số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên trong công ty để đưa ra những báo cáo hàng ngày, hàng tháng gửi tới lãnh đạo cấp trên nhằm mục đích phê bình những nhân viên thường xuyên đi làm muộn, hoặc trong giờ làm việc ra ngoài quá nhiều. Ngoài ra, khi biết được họ tên hoặc số thẻ của nhân viên thì chương trình phải tra cứu được nhân viên đó có đi làm muộn khụng? Cú về sớm không? Và trong một đơn vị có tổng số bao nhiêu người đi làm muộn trong ngày? Dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Trương Văn Tú cùng với sự giúp đỡ tận tình của các thành viên trong công ty, em đã chọn đề tài: “Xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vào ra”. Chuyên đề thực tập gồm: Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập. Chương II: Những vấn đề chung về phương pháp luận cơ bản và ngôn ngữ sử dụng Chương III: phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vào ra. Em xin chân thành cảm ơn khoa Tin học kinh tế - Trường Đại học kinh tế quốc dân, TS. Trương Văn Tú, công ty phần mềm PWD Soft đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Tuy đã hoàn thành, song về nội dung không thể tránh những thiếu sót vì vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giỏo, cỏc bạn đọc để đề tài sau em hoàn thành tốt hơn. Sinh viên: Nguyễn Tiến Linh CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PWD SOFT 1. Lịch sử thành lập và phát triển. Điểm khác biệt ở PWD Soft với các công ty phần mềm khác là những chiếc xe lăn và những chiếc nạng dựng bờn cỏc bàn làm việc... PWD Soft là một gương mặt mới và rất đặc biệt trong "làng" CNTT Việt Nam. Tất cả thành viên của PWD Soft - từ giám đốc đến nhân viên - là những người không may mắn trong cuộc sống nhưng tự tin cho một quyết tâm lớn: tham gia thị trường Mỹ. "PWD là viết tắt của chữ People With Disabilities (công ty TNHH CNTT của người khuyết tật). Tôi mong muốn đây sẽ là nơi những người khuyết tật (NKT) tìm lại chính mình" - ông Đỗ Văn Du, một Việt kiều Mỹ giải thích rất ngắn gọn về công ty của mình. Hiện nay, PWD có 20 nhân viên. "Tôi không muốn nguồn nhân lực này bị bỏ qua một cách lãng phí. Họ đều là những người có trình độ và khả năng làm việc không thua kém bất kỳ người bình thường nào. Nhiều người khi đến đây đã được đào tạo khá tốt. Đáng tiếc là cơ hội việc làm cho họ hiện không nhiều", ông Du nói. Năm 1971, ông Du được nhận một suất học bổng về chuyên ngành kiến trúc tại Mỹ. Sau đó, số phận đã đưa ông đến với trung tâm đào tạo CNTT cho NKT. "Từ nơi đây, tôi nhận ra CNTT là nghề bình đẳng nhất. Với CNTT, mọi người dù bình thường hay khuyết tật đều có cơ hội như nhau về việc làm, lương bổng. CNTT được xem như công cụ hữu hiệu rút ngắn khoảng cách giữa NKT với các thành phần lao động khác". Say mê học hỏi, từ một cậu bé khuyết tật (bị tai nạn và mất đi một phần cơ thể), ông Du đã thành công trong sự nghiệp mà không phải người bình thường nào cũng làm được: trở thành chuyên gia tư vấn CNTT cho nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới về công nghệ như EDS, Bluecross... "Cuộc đời đã mang lại cho tôi nhiều may mắn", ông Du tâm sự. Như một cách tri ân, ụng đó từ bỏ cuộc sống và công việc đang ổn định tại Mỹ để về VN lập công ty phần mềm, mở rộng cánh cửa nghề nghiệp cho những NKT khỏc. "Tụi muốn chia sẻ với những người cùng cảnh ngộ. Bản thân là NKT nờn tụi hiểu họ, biết cách thắp sáng ước mơ có công việc và được cống hiến đang cháy bỏng trong họ. Họ là nguồn nhân lực mà nhiều doanh nghiệp đang không biết cách khai thác. Người làm CNTT rất cần kỹ năng phân tích. Những nhân viên ở đây đều biết phân tích hoàn cảnh để chiến thắng và vươn lên. Kỹ năng phân tích đú chớnh là chất xám và tôi tin họ sẽ làm việc tốt".    Ông Du không giấu tham vọng chinh phục thị trường Mỹ – một thị trường lớn và rất khó tính. Ông tự tin nói: "Nhiều DNPMVN cũng đang nỗ lực xâm nhập vào thị trường này nhưng còn rất khó khăn. Tuy nhiên, khụng vỡ là một doanh nghiệp mới mà PWD ngại xông pha. Mấy chục năm làm việc tại Mỹ đó giỳp tụi cú mối quan hệ với các đối tác, quan trọng hơn, tôi hiểu làm ăn với người Mỹ là như thế nào, cần phải đáp ứng yêu cầu gỡ... Cỏc DNPM VN hiện chưa có hợp đồng lớn, chưa có kinh nghiệm làm việc trong một số chương trình, thiếu tính chuyên nghiệp: hạn chế về ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, chất lượng tiêu chuẩn quốc tế chưa có, dịch vụ khách hàng yếu... Tất cả những điều này là rào cản của DNPM VN khi tiếp cận với thị trường Mỹ". Để sẵn sàng tiếp cận những khách hàng khó tính bậc nhất này, PWD hợp tác với một đối tác của Mỹ là tập đoàn Evizi nhằm đảm bảo về hợp đồng gia công phần mềm; hợp tác với tập đoàn DTT của VN về nguồn nhân lực và kinh nghiệm làm việc cho những hợp đồng lớn. Đặc biệt, PWD đưa ra chương trình đào tạo nhân viên mới theo cách rất đặc biệt. Khi được tiếp nhận vào PWD Soft, nhân viên phải làm quen ngay với môi trường chuyên nghiệp. Buổi sáng, giảng viên đến dạy họ về tin học và ngoại ngữ. Buổi chiều, họ tự chia nhóm để làm việc và hỗ trợ nhau. Đây cũng là cỏch giỳp mọi người làm quen với phương thức làm việc nhóm. "Thời gian đầu, một số người không tránh khỏi sự bỡ ngỡ do chưa quen với tác phong làm việc của công ty. Tuy nhiên, tôi muốn họ phải làm việc thực sự như những người bình thường, hơn nữa, còn phải chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu của đối tác. Có như vậy, khi nhận lương ngang bằng với người bình thường, NKT mới cảm thấy xứng với sức lao động của mỡnh. Tụi là người tham gia nhiều hoạt động từ thiện (ông Du là người đã đứng ra quyên góp thiết bị y tế để các bệnh viện trong nước có thể phẫu thuật miễn phí cho 300 trẻ em bị bệnh não úng thủy trong nước - PV), nhưng tôi không mang tinh thần từ thiện vào công việc. Tôi chỉ mang đến cho họ cơ hội làm việc như những người bình thường khác. CNTT có khả năng mang đến cho NKT một tương lai tốt", ông Du chia sẻ. Tháng 12 năm 2007 công ty PWD Soft được thành lập dưới sự sáng lập của ông Đỗ Văn Du và chớnh ụng trực tiếp làm giám đốc. 2. Tổng quan về công ty PWD Soft 2.1. Giới thiệu chung Tên công ty : Công ty PWDSoft. Trụ sở: Số 101, Láng Hạ, Cầu Giấy, Hà Nội. Số điện thoại: 04 5624763 PWD là viết tắt của chữ People With Disabilities (công ty TNHH CNTT của người khuyết tật). PWD Soft là một gương mặt mới và rất đặc biệt trong "làng" CNTT Việt Nam. Tất cả thành viên của PWD Soft - từ giám đốc đến nhân viên - là những người không may mắn trong cuộc sống nhưng tự tin cho một quyết tâm lớn: tham gia thị trường Mỹ. Công ty PWDSoft thành lập nhằm thu hút những người khuyết tật có khả năng và đam mê ngành CNTT đặc biệt là công nghệ phần mềm vào đào tạo để trở thành những lập trình viên chuyên nghiệp. Sau khi được đào tạo thì họ sẽ được tạo công ăn việc làm đầy đủ. Nội dung hoạt động: + Đào tạo lập trình viên. + Đào tạo lập trình viên. + Nhận các hợp đồng sản xuất và gia công phần mềm. + Nhận các hợp đồng sản xuất và gia công phần mềm. Địa bàn hoạt động của công ty: phạm vi cả nước và nước ngoài. Hiện nay công ty có 20 người, có cả những lập trình viên và các học viên. Các học viên sẽ được đào tạo từ 6 tháng đến 1 năm tùy theo năng lực của mỗi người. 2.2. Sơ đồ tổ chức của công ty PWD Soft Giám Đốc Nhóm 1 Nhóm 2 Quản trị hệ thống 2.3. Chức năng , nhiệm vụ của cỏc phũng ban: Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của công ty. Nhóm 1, nhóm 2: mỗi nhóm có 1 trưởng nhóm và 9 nhân viên khác, thực hiện những nhiệm vụ mà giám đốc giao cho. Quản trị hệ thống: là người phụ trách về máy tính và mạng máy tính của công ty. 2.4. Quan hệ của PWD Soft với các tổ chức, công ty khác PWD Soft có nhiều bạn hàng là các tổ chức, tập đoàn lớn ở trên thế giới như tập đoàn EVIZI, hãng máy bay BOING của Mỹ và nhiều công ty gia công phần mềm khác ở Mỹ và Đan Mạch. Ngoài ra ở Việt Nam thì PWD Soft có quan hệ thân thiết với các công ty DTT, HanoiCTT là những công ty gia công phần mềm nổi tiếng đạt tiêu chuẩn quốc tế. CHƯƠNG II. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG. I. TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN. 1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức. Trong những năm 80 đã chứng kiến sự gia tăng tầm quan trọng của thông tin trong các tổ chức, tốc độ và sự phức tạp của xử lý ngày một tăng. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau. Thông tin trong các cơ quan, tổ chức có tầm quan trọng vô cùng to lớn. Thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự biến chuyển trong tổ chức đồng thời thông tin cũng là một phương tiện để biến chuyển. Nhờ có thông tin, các nhà quản lý có thể lập kế hoạch, đặt ra những mục tiêu cho công ty hay tổ chức của mình một cách sát với thực tế. Các nhà quản lý, lãnh đạo nhờ có thông tin có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng đối với hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được những mục tiêu của mình. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò của một lực trợ giúp và một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Tầm quan trọng của thông tin trong tổ chức ngày càng tăng, nhờ có nguồn thông tin chính xác, tin cậy mà các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, những quyết định có chất lượng cao góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Hình dưới đõy là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Cấp chiến lược Quyết định Thông tin Cấp chiến thuật Quyết định Thông tin Cấp tác nghiệp Quyết định Thông tin Xử lý giao dịch Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý Các quyết định của một tổ chức được chia thành 3 loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Quyết định chiến lược: là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2. Khái quát về Hệ thống thông tin 2.1. Định nghĩa về HTTT Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng và phần mềm… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tấp các ràng buộc được gọi l à môi trường. Mô hình Hệ thống thông tin Thu thập Nguồn Đích Phân phát Xử lý và lưu trữ CSDL 2.2. Vòng đời phát triển của một HTTT HTTT được xây dựng là sản phẩm của hàng loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình phát triển một HTTT kể từ khi nó sinh ra cho đến khi lụi tàn gọi là vòng đời phát triển hệ thống. Để xem xét một cách trực quan một vòng đời của một HTTT chúng ta xem xét mô hình được xắp xếp theo hình bậc thang (hay còn gọi là mô hình thác nước) Khởi tạo và lập KH Phân tích Thiết kế Triển khai Vậnhành bảo trì Thời gian Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống 2.2.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Trong giai đoạn này cần chú ý đến hai khía cạnh đó là khởi tạo và lập kế hoạch. đó là những bước đầu cơ bản vạch ra cho hướng phát triển tiếp theo. Qua đõy chúng ta có thể biết được dự án có thể xây dựng trong bao lâu và các nguồn lực cần cho phát triển hệ thống. Trong đó chúng ta phải xác định rõ mục tiêu nhiệm vụ cũng như vai trò và tầm quan trọng của HTTT. Cần phải xem xét về tính khả thi về mặt kinh tế, kỹ thuật, thời gian, tính pháp lý và nguồn lực con ngừời. 2.2.2. Phân tích hệ thống Phần này nhằm xác định yêu cầu của hệ thống một cách chi tiết hơn. Nó phải đảm bảo cung cấp các dữ liệu cơ sở cho HTTT sau này. Phân tích phải đảm bảo xác định được các yêu cầu, nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc của nó và tìm giải pháp cho thiết kế ban đầu. 2.2.3. Thiết kế hệ thống Từ các khía cạnh đã được xem xét và phân tích chúng ta tiến hành thiết kế bao gồm: thiết kế logic và thiết kế vật lý. 2.2.4. Triển khai hệ thống Bao gồm hai công việc lớn và cụ thể là: Tạo lập các chương trình và cài đặt và chuyển đổi hệ thống. 2.2.5. Vận hành và bảo trì Bắt đầu vận hành và bước đầu khai thác hệ thống. Lúc này chuyên viên chỉ đóng vai trò người hướng dẫn. việc sử dụng hệ thống hoàn toàn do người sử dụng tiến hành. Trong quá trình vận hành hệ thống luôn được bảo trì theo kế hoạch định trước và khi có nhu cầu. 3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ, thông tin. Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó cỏc nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Có thể nói, phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chức hiện đại nào, giống như một con người phải có trí nhớ tốt mới có thể thành công. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau: Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là phải ra được các quyết định, chỉ thị có chất lượng cao. Nhờ có các quyết định đúng đắn, kịp thời của nhà quản lý mà tổ chức có thể đạt được các mục tiêu của mình. Để các quyết định có chất lượng cao cần có một hệt hống thông tin hoạt động có hiệu quả trong tổ chức. Nhờ có hệ thống thông tin hoạt động tốt mà tổ chức có thể giảm được những chi phí không cần thiết, tăng chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, tạo ra những thành công mới của tổ chức. Đối với bất kỳ một tổ chức nào thì có một hệt hống thông tin hoạt động tốt là điều vô cùng quan trọng. Việc thực hiện công việc một cách thủ công sẽ dẫn đến những sai sót, nhầm lẫn.. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, sự đa dạng hoỏ cỏc hoạt động cảu doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của các công ty cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc các công ty đó có những cải thiện mới trong việc quản lý nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất cho công ty của mình. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mỡnh. Cỏc công ty phần mềm là các đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin sớm nhất vì vậy khi có một công nghệ mới xuất hiện thi các công ty đó luôn đi tiên phong trong việc ứng dụng các công nghệ mới này. Việc ứng dụng các công nghệ mới này nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên của công ty, góp phần vào sự thành công của các công ty. Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới. Một hệ thống thông tin có thể là phương tiện để nhà quản lý thực hiện những mục tiêu chính trị của mình. Vì vậy sự thay đổi của cỏc sỏch lược chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin trong tổ chức. 3.2. Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin Mục đớch chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương phỏp thỡ ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một cách tiến hành nghiêm túc, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách có phương pháp khoa học. Phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề cập ở đõy dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tác đó là. Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Là việc mô sử dụng các thực thể đã được mô hình hoá một cách trực quan hơn do đó có thể nắm bắt được tinh thần của hệ thống một cách tốt hơn và dễ hiểu hơn rất nhiều. Mặt khác trên thực tế thỡ cú những việc chúng ta không thể tác động trực tiếp trên đối tượng mà phải thông qua mô hình. Phương pháp sử dụng các mô hình cũng những ưu điểm nổi bật của nó. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cỏi riờng. Tinh thần của phương pháp này là đi từ cái tổng thể đến cái bộ phận. Như chúng ta đã biết muốn tìm hiểu một tổ chức hoặc một doanh nghiệp chúng ta cần phải hiểu biết được những hoạt động chung nhất cuả tổ chức sau đó chúng ta mới đi vào từng bộ phận từng chi tiết. Nói theo ngôn ngữ của triết học thì nếu không thấy được rừng thì không thể đến đó mà xem xét từng cây được. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Như chúng ta đã biết thì khi phân tích chúng ta phải vận dụng những kiến thức và hiểu biết về đối tượng cần xác định để biến một loạt các sự kiện các công việc rời rạc phi lụgic thành những sự kiện những công việc có cấu trỳc lụgic hợp lý và chặt chẽ. Sẽ là dễ dàng hơn cho phân tích nếu như chúng ta đi từ mô hình vật lý sang mô hình lụgic. Ngược lại khi thiết kế chúng ta lại cần cụ thể hoỏ cỏc mô hình lụgic đã được xây dựng. Khi đó thì việc thực thi mô hình lụgic sẽ diễn ra đơn giản hơn rất nhiều. Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách mô tả về một đối tượng, ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế, người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hàh mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Như đã nói ở trên, việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống, việc phiên dịch là nhiệm vụ của phân tích viên. 4. Tiến trình phân tích và thiết kế hệ thống 4.1. Vai trò của phân tích và thiết kế hệ thống Như chúng ta đã biết để xây dựng được một phần mềm hoàn chỉnh thì vai trò của phân tích và thiết kế là một yếu tố hết sức quan trọng. Nếu một phần mềm được xây dựng mà không có công đoạn phân tích thiết kế hệ thống thì rất có nhiều nguy cơ bị sụp đổ hoặc chi phí cho việc bảo trì phần mềm đó hết sức tốn kém thậm chí có thể tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí xây dựng nên nó. Vì vậy những nhà quản trị dự án phần mềm luôn luôn coi trọng khâu thiết kế và phân tích hệ thống. Đồng thời nó cũng là cẩm nang cho các nhà lập trình khi một xây dựng một hệ thống mới. Cán bộ phân tích phải hiểu rõ công việc mà người sử dụng phải làm, những vấn đề và những khó khăn họ gặp. Để làm điều đó việc hiểu biết các phương pháp thu thập thông tin và phương pháp trình bày hệ thống là cần thiết. Phân tích viên phải biết chuyển đổi các yếu tố logic sang thành các phương án cụ thể và đánh giá chi phí và lợi ích của các phương án về mặt tài chính cũng như xã hội. Những hiểu biết về lập trình, thử nghiệm hệ thống và những phương pháp cài đặt cũng cần thiết hữu ích. 4.2. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Để xây dựng một hệ thống thông tin phải trải qua 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy cỏc công đoạn được liệt kê kèm theo. Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đõy là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc triển khai một hệ thống thông tin: 4.2.1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu giúp cho việc cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đớch thực đề ra những quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn đánh giá yêu cầu bao gồm cỏc cụng đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 4.2.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đớch chính của phân tích chi tiết là làm rừ cỏc vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đớch thực của những vấn đề đó, làm rõ những ràng buộc và những áp dụng đối với hệ thống đồng thời xác định rõ mục tiêu của hệ thống mới đặt ra. Thông qua nội dung của báo cáo chi tiết sẽ quyết định việc tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết gồm những công việc cụ thể sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại. - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 4.2.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn thiết kế logic được thực hiện nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm các thông tin mà hệ thống mới sản sinh, nội dung của các tệp cơ sở dữ liệu, các xử lý sẽ phải thực hiện và các dữ liệu được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được nưgời dùng xem xét và chuẩn y. Giai đoạn thiết kế logic bao gồm cỏc công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic. 4.2.4. Giai đoạn 4: Đề xuất phương án và giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thỡ cỏc phân tích viên phải nghiêng về phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng là rất lớn. Vì vậy, để cho người sử dụng lựa chọn các mục tiêu đã định trước phân tích viên phải đánh giỏ cỏc phương án: những lợi ích và chi phí của từng phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những ngời sử dụng sẽ lựa chọn phơng án tối ưu. Cỏc công đoạn của của giai đoạn đề xuất phương án và giải pháp: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phương án của giải pháp. - Đánh giỏ cỏc phương án của giải pháp. - Chuẩn bị và trình bầy các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 4.2.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi đã lựa chọn được phương án giải pháp giai đoạn tiếp theo là thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này gồm 2 tài liệu cần có: Một tài liệu bao gồm tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu cần cho ngời sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài gồm: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện. - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 4.2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết thúc giai đoạn này kết quả đạt đợc là phần tin học hoá của hệ thống thông tin đó chính là phần mềm được xây dựng. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu mô tả về hệ thống. Các giai đoạn của quá trình triển khai kĩ thuật là như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu. 4.2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Đõy là giai đoạn cuối cùng của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Cài đặt hệ thống có nghĩa là phải chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Để việc chuyển đổi này thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm cỏc công đoạn sau đõy: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá. II. MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Mỗi một người liên quan đến hệ thống sẽ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. 2. Mô hình logic Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “cỏi gỡ?” và “để làm gỡ?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. 3. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đõu? và Khi nào? 4. Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi:Như thế nào? Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình ổn định nhất Cái gì? ở đâu? khi nào? Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình vật lý trong Mỗi mô hình là kết quả của một gúc nhỡn khác nhau, mô hình logic là kết quả của gúc nhỡn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của gúc nhỡn sử dụng và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. II. CÔNG CỤ MÔ HÌNH HểA Để mô hình hoá và xây dựng tài liệu hệ thống người ta sử dụng một số công cụ tương đối chuẩn sau: sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD. 1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý Giao tác người – máy Thủ công Tin học hoá hoàn toàn - Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoḠ- Dòng thông tin - - Điều khiển Điều khiển 2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trờn góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đớch nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu : Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu. Tên bộ phận Nguồn hoặc đớch Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu - Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho cần một lần nhìn là nhận ra nội dung của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. - Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… - Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: + Mỗi luồng dữ liệu đều phải có tên, trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. + Xử lý luôn phải được đánh mã số. + Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. + Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thỡ cú thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. + Tên cho xử lý phải là một động từ. + Xử lý buục phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. + Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thỡ khụng phân rã tiếp. + Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. + Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. + Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đớch của một DFD con phải là luồng ra tới đớch của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đõy còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. + Xử lý không phân rã tiếp thêm thì gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai gúc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Động Tĩnh Vật lý IFD (Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống, các phích vật lý Logic DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống, các phích logic III. TÌM HIỂU VỀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là cốt lõi của nhiều ứng dụng phần mềm kinh doanh vỡ chỳng cho phép truy cập tập trung đến các thông tin theo một cách nhất quán, hiệu quả và tương đối dễ dàng cho việc thiết lập và bảo trì. - Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Cú hai loại thực thể là thực thể hữu hình và thực thể vô hình. - Trường dữ liệu (Field): thông tin lưu trữ về từng thực thể được thiết lập một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. - Bản ghi (Record): tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. - Bảng (Tables): toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Cơ sở dữ liệu (Database): được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đớch khác nhau. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Managerment System): là một phần mềm ứng dụng giúp tạo lập, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Các hệ quản trị cơ sử dữ liệu thường được các công ty phần mềm lớn sản xuất và bỏn trờn thị trường. - Ngân hàng dữ liệu (Data bank): là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đớch quản lý khác nhau. 2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server SQL Server 2000 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS. SQL Server 2000 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cựng lỳc cho hàng ngàn user. SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server.... SQL Server có 7 editions: Enterprise : Chứa đầy đủ các đặc trưng của SQL Server và có thể chạy tốt trên hệ thống lên đến 32 CPUs và 64 GB RAM. Thêm vào đó nó cú cỏc dịch vụ giúp cho việc phân tích dữ liệu rất hiệu quả (Analysis Services) Standard : Rất thích hợp cho các công ty vừa và nhỏ vì giá thành rẻ hơn nhiều so với Enterprise Edition, nhưng lại bị giới hạn một số chức năng cao cấp (advanced features) khác, edition này có thể chạy tốt trên hệ thống lên đến 4 CPU và 2 GB RAM. Personal: được tối ưu hóa để chạy trên PC nên có thể cài đặt trên hầu hết các phiên bản windows kể cả Windows 98. Developer : Có đầy đủ các tính năng của Enterprise Edition nhưng được chế tạo đặc biệt như giới hạn số lượng người kết nối vào Server cùng một lúc.... éõy là edition mà các bạn muốn học SQL Server cần có. Chúng ta sẽ dùng edition này trong suốt khóa học. Edition này có thể cài trên Windows 2000 Professional hay Win NT Workstation. Desktop Engine (MSDE): éõy chỉ là một engine chạy trên desktop và không có user interface (giao diện). Thích hợp cho việc triển khai ứng dụng ở máy client. Kích thước database bị giới hạn khoảng 2 GB. Win CE : Dùng cho các ứng dụng chạy trên Windows CE Trial: Có các tính năng của Enterprise Edition, download free, nhưng giới hạn thời gian sử dụng. 3. Khái quát về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 3.1. Công nghệ Visual Basic Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện (Event-Driven programming language) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ). Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “cụng cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic”. Điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô trương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu người dùng Microsoft Windows. Viual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn VB 1.0, Visual Basic 3.0 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiền các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng. Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet và cả cỏc tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy chưa từng thấy. Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay giao diện khi chương trình thực hiện. đõy là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng trong ứng dụng. Một khả năng khác cuả Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL (Dynamic Link Library). DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Khi viết bằng VB, chúng ta phải qua hai bước: 1) Thiết kế giao diện (Visual Programming) 2) Viết lệnh (Code Programming) Nó cũng hỗ trợ các cấu trúc - Cấu trúc IF…THEN…ELSE - Cấu trúc lặp (Loops) - Cấu trúc rẽ nhánh (Select Case) - Hàm (Function) và chương trình con (Subroutines) Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mới, nâng cao tốc độ lập trình. Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mới của Visual Basic đều chứa đựng những tính năng mới chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mới nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLEDB để lập trình dữ liệu. Các lập trình viên đã có thể dùng Visual Basic 6.0 để tự mở rộng Visual Basic. Visual Basic có sẵn các công cụ như : các hộp văn bản , cỏc nỳt lệnh, cỏc nỳt tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin…cú thể dựng cỏc khung kẻ ô để quản lí dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của Microsoft. Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả các tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đõy là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứng dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏi phải có CD ROM. * Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic : - Xây dựng các cửa sổ mà người dùng sẽ thấy - Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhận ra. * Các nội dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy: - Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa sổ cho tất cả mọi sự kiện mà tưng điều khiển có thể nhận ra (các chuyển động chuột, các thao tác nhắp chuột, di chuyển, gừ phớm…) - Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứng tạo sẵn cho sự kiện đó hay chưa. - nếu đã viết rồi, Visual Basic sẽ thi hành và hình thành nên thủ tục sự kiện đó và quay trở lại bước đầu tiên. Các bước này quay vòng cho đến khi ứng dụng kết thúc. Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởi sự kiện và các hỗ trợ của Visual Basic mà phiên bản mới nhất là Visual Basic 6.0, chúng ta sẽ thấy đõy là một công cụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trở thành môi trưũng lập trình hoàn hảo cho những năm sắp tới. 3.2. Phân loại các đối tượng của Visual Basic 3.2.1. Forms: Form chính là đối tượng đầu tiên quen thuộc nhất trong VB, dù viết một chương trình sơ đẳng nhất với một nút lệnh hay một dòng ứng dụng điều khiển thì vẫn phải dùng đến form. Tóm lại, tất cả những ứng dụng trong Vb đều bao gồm một hay nhiều form, vì thế cần thành thạo với những đặc tính chung, tổng quát của Form. 3.2.2. Controls: Form và các Controls là những đối tượng chính, cơ bản của VB, chỳng luụn đi kèm với nhau và được trình bày với rất nhiều đặc tính trong VB. Khi khởi chạy môi trường VB, những Controls có thể nhìn thấy ngay trên cửa sổ ToolBox, đó là những Controls chủ yếu như: Label,Checkbox, trong Toolbox, và cỏc nỳt lệnh Command Buttons- những Controls này được sử dụng một cách thường xuyên trong mọi ứng dụng. Ngoài ra, Visual Basic còn hỗ trợ khả năng thiết lập những Controls mở rộng như các Controls OCX hoặc OLE với khối lượng bộ nhớ không cần nhiều. 3.2.3. Các biến và các thủ tục (Variable and Procedures) Procedure là một chương trình để hoàn tất một phần công việc hay để tính ra giá trị nào đó. Ngoài những hàm có sẵn trong Visual Basic, cũng có thể viết function Procedure để tạo ra những hàm của riêng mình. Biến thường được khai báo khi thiết lập hàm hay Procedure, có rất nhiều kiểu biến như: Logic (Bolean), Byte, Integer, Date, String hay Variant (bất định). 3.2.4. VBA và thư viện VB: Nói chung, Microsoft VB được xem như là sự kết hợp giữa VBA (VB for Applications- VB cho các trình ứng dụng) và các hàm thư viện của VB (VB Libraries). VBA được dùng để tạo nên các thủ tục đơn giản như các Macro cơ bản và phức tạp cũng như các trình ứng dụng viết theo ý khách hàng, gồm đủ các hộp hội thoại, cỏc trình đơn, các nút bấm và các lệnh đồng nhất. 3.2.5. Các module lớp đối tượng (Class Modules) Các Module theo lớp đối tượng được định nghĩa từ phiên bản VB 4.0 bởi các nhà phát triển ứng dụng VB. Chúng có thể là các Form module hoặc Report Module liên kết với một Form hay Report nào đó. Hoặc chúng là các class module độc lập để định nghĩa một đối tượng theo ý mình. Các Class Modules được thiết lập nên nhằm cải thiện hiệu quả công việc giúp cho việc giải quyết các chương trình phức tạp một cách hoàn thiện hơn. 3.2.6. Cơ sở dữ liệu (Databases) Trong VB, chương trình cơ sở dữ liệu bao gồm các công cụ dữ liệu trực quan, nối kết dữ liệu ADO, và các truy vấn SQL. Trong đó, cơ chế nối kết ADO với các quyền điều khiển biên và quyền kiểm soát dữ liệu ADO được nhấn mạnh và sử dụng chủ yếu. 3.3. Các thành phần của VB Visua Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình bậc cao thông dụng nhất hiện nay, là một sản phẩm của Microsoft. Nó cũng giống như hầu hết các ngôn ngữ lập trình bậc cao khác, trong Visua Basic chứa đầy đủ các câu lệnh cần thiết, các hàm xây dựng sẵn,… Ngoài ra Visual Basic chứa một số phương tiện giúp cho việc áp dụng kỹ thuật hướng đối tượng trong việc truy cập dữ liệu. Trong Visual Basic có rất nhiều phương pháp truy cũng như các đối tượng truy cập dữ liệu như: ADO, ADODB, DAO, ... nói chung các đối tượng này có những thuộc tính tương đối giống nhau. Trong đó, ADO là một công cụ truy cập dữ liệu rất hữu hiệu và ADO thường được cài đặt trong chương trình. 3.3.1 Đối tượng truy nhập dữ liệu ADO (ActiveX Data Object) ADO (Activex Data Object hay đối tượng dữ liệu ActiveX). Ta có thể hình dung rằng ADO là một mô hình làm giảm kích thước của mô hình RDO (Đối tượng dữ liệu từ xa). Mô hình đối tượng dữ liệu ActiveX rất gọn. Nó được thiết kế để cho phép lập trình viên lấy được một tập các Record từ nguồn dữ liệu một cách nhanh nhất nếu có thể. Tốc độ và tính đơn giản là một trong những mục tiêu cốt lõi của ADO, mô hình này được thiết kế để cho phép tạo ra một đối tượng Recordset mà không cần phải di chuyển qua các đối tượng trung gian khác trong quá trình lập trình. Thực tế chỉ có ba đối tượng chính trong mô hình: - Connection: Đại diện kết nối thực sự. - Command: Được sử dụng để thực thi các query dựa vào kết nối dữ liệu. - Recordset: Đại diện cho một tập các Record được chọn query thông qua đối tượng Command. + Đối tượng Connection chứa một tập các đối tượng còn gọi là các đối tượng Errors đối tượng này giữ lại bất kỳ một thông tin lỗi nào có liên quan đến kết nối. + Đối tượng Command có một tập các đối tượng con là Paramenters để giữ bất cứ tham số nào có thể thay thế cho query. + Recordset cũng có một tập các đối tượng con Properties để lưu các thông tin chi tiết về đối tượng. 3.3.2. Kiến trúc ADO Hình dưới đõy là mô hình kiến trúc ADO tương tác giữa những ứng dụng và nguồn dữ liệu (data store): Connection Command Parameter Recordset Fields Error Sơ đồ mô hình ActiveX Data Object Mô hình ADO có một số thuộc tính mà các mô hình cơ sở dữ liệu khác như DAO và RDO không có. Các thuộc tính này điều khiển cách thức tạo ra Dataset và quyền hạn truy cập trong một kết nối dữ liệu, có bảy thuộc tính như sau: - Connection String (Chuỗi kết nối) - Command Texxt (Văn bản câu lệnh) - Command Type (Kiểu câu lệnh) - Cursor Location (Định vị con trỏ) - Cursor Type (Kiểu con trỏ) - Look Type (Kiểu khóa) - Mode Type (Kiểu chế độ làm việc) CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀO RA CỦA NHÂN VIÊN CÔNG TY PWD SOFT I. KHẢO SÁT YÊU CẦU KHÁCH HÀNG 1. Quá trình khảo sát 1.1. Những thông tin cần được thu thập Chương trình được bộ phận nào sử dụng? (cần cung cấp thông tin chi tiết về quyền hạn và trách nhiệm của những người sử dụng chương trình, ai là người chịu trách nhiệm nhập dữ liệu đầu vào). Chương trình được cài đặt trên một máy hay nhiều máy? Chương trình được sử dụng hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng? Cỏc bỏo biểu kết xuất theo ngày, tháng , năm? Thời gian biểu của các nhân viên (Cần tìm hiểu rõ thời gian đi làm của từng đối tượng nhân viên, ví dụ nhân viên đi làm trong khoảng thời gian nào, lái xe đi làm trong khoảng thời gian nào…) Mức độ sai số cho phép (từng đối tượng cán bộ cụ thể được phép đi muộn hoặc ra ngoài trong thời gian làm việc bao nhiêu phút). Cung cấp các ngày nghỉ trong năm. Cấu hình máy tính dự định để cài đặt chương trình? 1.2. Cỏc bỏo biểu Ngày khảo sát :.......................... Địa điểm: Công ty PWD Soft...............Tờ số: ....... Người khảo sát :..........................Đơn vị: ................................................................... Tel/Email: ................................ Người phối hợp :.........................Đơn vị:.................................................................... Tel/Email: ................................ STT Tên báo biểu Mô tả - Ghi chú 1 Đi muộn In ra danh sách nhân viên(họ tên, chức vụ, giờ đi làm, tên đơn vị,…) đi làm muộn . Báo cáo theo ngày, tháng, năm. Báo cáo theo từng bộ phận, phòng hoặc chung cho tất cả các đơn vị. Lọc báo cáo theo tên, theo phòng,… 2 Nhân viên In ra các thông tin chi tiết về nhân viên (họ tên, chức vụ, mã thẻ, đơn vị công tác). Lọc theo tên bộ phận, tên phòng. 3 Ra vào In ra các thông tin về nhân viên(họ tên, chức vụ, giờ đi làm, tên đơn vị,…) cùng với tình trạng vào ra. Báo cáo theo tuần, theo tháng, theo giờ, theo tên bộ phận,… 4 Về sớm In ra danh sách nhân viên(họ tên, chức vụ, giờ đi làm, tên đơn vị,…) về sớm. Báo cáo theo ngày, tháng, năm. Báo cáo theo từng bộ phận, phòng hay chung cho tất cả các đơn vị. Llọc báo cáo theo họ tên, theo phòng,… 5 Vắng mặt In ra danh sách nhân viên(họ tên, chức vụ, giờ đi làm, tên đơn vị,…) không đi làm. Báo cáo theo ngày, tháng, năm, theo họ tên hay đơn vị công tác. 6 Không quẹt thẻ In ra danh sách nhân viên (họ tên, chức vụ, giờ đi làm, tên đơn vị,…) không quẹt thẻ. Báo cáo theo ngày, tháng năm, theo họ tên hay đơn vị công tác 1.3. Danh mục hạ tầng và thiết bị truyền thông hiện tại Người khảo sát: Ngày khảo sát: Ngày khảo sát: Mã hiệu Tên thiết bị Cấu hình Mã hiệu đơn vị quản lý Tên nhân viên quản lý Mục đích sử dụng Hiện trạng sử dụng Ghi chú 1.4. Danh mục hạ tầng phần mềm hiện tại Người khảo sát: Ngày khảo sát: Ngày khảo sát: STT Tên mục Nội dung 1 Tên phần mềm/phiên bản: Mã hiệu: Phân loại: Các thành phần cấu thành: Đơn vị sở hữu/quản lý: Hiện trạng sử dụng và bản quyền: Thiết bị hiện cài đặt phần mềm: (nêu mã hiệu thiết bị) Nghiệp vụ hiện sử dụng phần mềm: (nêu mã hiệu nghiệp vụ) Môi trường tương thích: Cơ sở dữ liệu: Khả năng chuyển đổi: Khả năng nâng cấp, tích hợp: Các thông tin khác: 2 Tên phần mềm/phiên bản: Mã hiệu: Phân loại: Các thành phần cấu thành: Đơn vị sở hữu/quản lý: Hiện trạng sử dụng và bản quyền: Thiết bị hiện cài đặt phần mềm: (nêu mã hiệu thiết bị) Nghiệp vụ hiện sử dụng phần mềm: (nêu mã hiệu nghiệp vụ) Môi trường tương thích: Cơ sở dữ liệu: Khả năng chuyển đổi: Khả năng nâng cấp, tích hợp: Các thông tin khác 3 ... 2. Kết quả quá trình khảo sát +) Phần mềm kiểm soát vào ra sẽ được triển khai cho công ty PWD Soft hoặc bất kỳ công ty nào kiểm soát vào ra của nhân viên bằng thẻ từ. Phần mềm này được sử dụng để theo dõi thời gian bắt đầu vào cơ quan, thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan trong một ngày, số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên trong công ty để đưa ra những báo cáo hàng ngày, hàng tháng gửi tới lãnh đạo cấp trên nhằm mục đích phê bình những nhân viên thường xuyên đi làm muộn, hoặc trong giờ làm việc ra ngoài quá nhiều. Ngoài ra, khi biết được họ tên hoặc số thẻ của nhân viên thì chương trình phải tra cứu được nhân viên đó có đi làm muộn khụng? Cú về sớm không? Và trong một phòng ban có tổng số bao nhiêu người đi làm muộn trong ngày? +) Phần mềm sẽ được sử dụng trên 1 máy (có thể mở rộng). +) Báo cáo được thực hiện hàng ngày, hàng tháng. +) Thời gian chương trình hoạt động 24/24h nhằm kiểm soát việc ra vào cơ quan. +) Hệ thống phần cứng hỗ trợ đầy đủ. - Các Báo cáo chương trình phải đạt được như sau: +) Báo cáo về thời gian đi làm/ra về của một phòng ban (ví dụ: phòng kinh doanh), báo cáo này phải đưa ra được các nội dụng sau: Họ tên Số thẻ Giờ vào (lần đầu) Giờ ra (lần cuối) Số lần ra/ vào cơ quan trong 1 ngày Tổng số người vào? Số người vắng mặt? Ví dụ: BÁO CÁO VỀ THỜI GIAN ĐI LÀM/RA VỀ CỦA NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KINH DOANH Họ tên Số thẻ Giờ vào (lần đầu) Giờ ra (lần cuối) Số lần ra vào/ 1 ngày Nguyễn Văn A E001 7:29 5:00 1 Trần Văn B E002 7:31 5:20 4 Nguyễn Thị C E003 7:15 4:15 2 Tổng số người vào: Tổng số người vắng mặt + Báo cáo nhân viên của một bộ phận (ví dụ: bộ phân kinh doanh) đi làm muộn, báo cáo này phải đưa ra được các nội dụng sau: Họ tên Số thẻ Đơn vị Giờ Ví dụ: BÁO CÁO NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KINH DOANH ĐI LÀM MUỘN Ngày 30/8/2006 Họ tên Số thẻ Bộ phận Giờ Nguyễn Đức Anh E001 E15 7:50 Quách Tùng Lâm E003 E15 8:00 Nguyễn Thị Hằng E006 E15 9:00 Tổng số: 3 + Báo cáo nhân viên của một phòng ban (ví dụ: phòng kinh doanh) về sớm, báo cáo này tương tự báo cáo nhân viên đi làm muộn. Ví dụ: BÁO CÁO NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KINH DOANH VỀ SỚM Ngày 30/8/2006 Họ tên Số thẻ Bộ phận Giờ Nguyễn Đức Anh E001 E15 3:50 Quách Tùng Lâm E003 E15 4:00 Nguyễn Thị Hằng E006 E15 4:10 Tổng số: 3 Phần mềm kiểm soát vào ra phải đưa ra kết quả các nhân viên đi làm muộn, về sớm, ra vào bao nhiêu lần? Tính được tổng số người của một đơn vị đi làm muộn, về sớm khi biết được một trong các dữ liệu sau: Họ tên Số thẻ Dự kiến phần mềm Quản Lý Vào Ra gồm các Module chính như sau: STT Các yêu cầu 1 Chức năng cập nhật thông tin cá nhân 1.1 Cập nhật, lưu trữ thông tin chi tiết của mỗi nhân viên trong công ty như: Họ tên, số hiệu, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, phòng, chức vụ, quê quán, email v.v... 1.2 Khi một nhân viên mới vào làm việc tại công ty thì các thông tin này sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của hệ thống, khi có sự thay đổi thông tin của mỗi nhân viên như: chức vụ, điện thoại thì hệ thống sẽ thực hiện update lại những thay đổi này. 1.3 Ngoài ra, một nhân viên có thể chuyển đổi công tác giữa các phòng ban trong công ty thì hệ thống sẽ thực hiện chuyển đổi tự động. 2 Cập nhật thông tin về phòng ban 1.2.1 Chức năng này làm nhiệm vụ: cập nhật, lưu trữ thông tin về các phòng ban như: Tên phòng ban, Số hiệu phòng ban, phòng ban này thuộc đơn vị cấp trên nào v.v… 3 Báo cáo thống kê và tra cứu 3.1 Báo cáo: Báo cáo về thời gian đi làm/ thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan/1ngày của mỗi nhân viên trong cơ quan. Thống kê tổng số nhân viên đi làm muộn của một phòng ban, đơn vị. Thống kê tổng số nhân viên ra về sớm của một phòng ban, đơn vị trong cơ quan. 3.2 .Tra cứu Tra cứu nhân viên đi làm muộn, về sớm khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó. Tra cứu thông tin lý lịch của nhân viên khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó. 4 Thông số kỹ thuật Hệ thống làm việc trên môi trường mạng theo kiến trúc Client –Server, dữ liệu được quản lý chặt chẽ và tập trung tại máy chủ. Hệ điều hành được cài đặt cho máy chủ là Windows 2000 Server, máy trạm là Windows 2000 Profesional hoặc Windows XP. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2000 phù hợp với quy mô quản lý. Sử dụng công cụ lập trình tiên tiến Dữ liệu hệ thống được lưu trữ phải tuân theo tiêu chuẩn Unicode Hệ thống được thiết kế sao cho thuận tiện, dễ dàng cho người sử dụng, giao diện đơn giản và có các chức năng trợ giúp người dùng. Đảm bảo việc bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu cao, có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu khi gặp phải sự cố. Hệ thống phải có cơ chế xác thực người dùng nhằm tránh sự truy cập bất hợp lệ. Hệ thống phải đảm bảo tính mở thuận lợi cho sự phát triển mở rộng, nâng cấp trong tương lai. Có chế độ bảo hành, bảo trì dài hạn để duy trì sự vận hành hiệu quả và ổn định của hệ thống. II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VÀO RA 1. Giới thiệu chung Tên sản phẩm: Hệ thống quản lý kiểm soát vào ra. Phần mềm kiểm soát vào ra được sử dụng để theo dõi thời gian bắt đầu vào cơ quan, thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan trong một ngày, số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên trong công ty để đưa ra những báo cáo hàng ngày, hàng tháng gửi tới lãnh đạo cấp trên nhằm mục đích phê bình những nhân viên thường xuyên đi làm muộn, hoặc trong giờ làm việc ra ngoài quá nhiều. Ngoài ra, khi biết được họ tên hoặc số thẻ của nhân viên thì chương trình phải tra cứu được nhân viên đó có đi làm muộn khụng? Cú về sớm không? Và trong một bộ phận, phòng ban có tổng số bao nhiêu người đi làm muộn trong ngày? 2. Tính năng hệ thống Hệ thống bao gồm các tính năng chính sau đây: Báo cáo về thời gian đi làm/ra về của nhân viên. Báo cáo về tổng số nhân viên trong một phòng ban đi làm muộn trong ngày. Báo cáo về tổng số nhân viên trong một phòng ban ra về sớm trong một ngày. Tra cứu thông tin về các nhân viên đi làm muộn hoặc về sớm theo điều kiện: + Họ tên + Số thẻ 3. Phân tích hệ thống 3.1. Các yêu cầu vào ra đối với hệ thống quản lý kiểm soát vào ra Hệ thống kiểm soát vào ra Dữ liệu vào Dữ liệu ra Các yêu cầu đầu vào + file dữ liệu lấy từ máy đọc thẻ vào ra. + Thông tin cá nhân của mỗi nhân viên. + Thông tin về phòng ban. + Thông tin về lịch làm việc của cơ quan. Các yêu cầu đầu ra + Báo cáo về thời gian đi làm/ra về của nhân viên. + Báo cáo về tổng số nhân viên đi làm muộn hoặc về sớm về trong một phòng ban. + Đưa ra kết quả tìm kiếm theo các yêu cầu của cán bộ quản lý. 3.2. Phân tích hệ thống về chức năng Các chức năng chính của hệ thống: + Cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên. + Cập nhật lịch làm việc trong cơ quan. + Cập nhật thông tin về phòng ban. + Báo cáo + Tìm kiếm Hệ thống quản lý kiểm soát vào ra Cập nhật thông tin cá nhân Cập nhật lịch làm việc Cập nhật thông tin về phòng ban Báo cáothống kê Tra cứu Mô tả chức năng + Chức năng cập nhật thông tin cá nhân Chức năng này làm nhiệm vụ: cập nhật, lưu trữ thông tin chi tiết của mỗi nhân viên trong cơ quan như: Họ tên, số hiệu, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, đơn vị, chức vụ, quê quán, email v.v... Khi một nhân viên mới vào làm việc tại cơ quan thỡ cỏc thông tin này sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của hệ thống, khi có sự thay đổi thông tin của mỗi nhân viên như: chức vụ, điện thoại thì hệ thống sẽ thực hiện update lại những thay đổi này. Ngoài ra, một nhân viên có thể chuyển đổi công tác giữa các phòng ban trong cơ quan thì hệ thống sẽ thực hiện chuyển đổi tự động. + Chức năng cập nhật lịch làm việc Chức năng này thực hiện lập lịch làm việc cho cỏc phũng ban trong cơ quan. Hệ thống sẽ đưa ra kế hoạch, nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện công việc. + Chức năng cập nhật phòng ban Chức năng này làm nhiệm vụ: cập nhật, lưu trữ thông tin về cỏc phũng ban như: Tờn phũng ban, Số hiệu phòng ban, phòng ban này thuộc đơn vị cấp trên nào v.v… + Chức năng báo cáo thống kê Báo cáo là đầu ra quan trọng của mọi hệ thống thông tin quản lý. Nó đòi hỏi chính xác, trình bày thân thiện, dễ dàng phân tích cho các nhà quản lý. Nó bao gồm các công việc sau: - Báo cáo về thời gian đi làm/ thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan/1ngày của mỗi nhân viên trong cơ quan. - Thống kê tổng số nhân viên đi làm muộn của một phòng ban, đơn vị. - Thống kê tổng số nhân viên ra về sớm của một phòng ban, đơn vị trong cơ quan. + Chức năng tra cứu Tra cứu và tìm kiếm là một tiện ích không thể thiếu trong mọi hệ thống thông tin quản lý. Vỡ nó giỳp cho người dùng thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả. Nó bao gồm các công việc. - Tra cứu nhân viên đi làm muộn, về sớm khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó. - Tra cứu thông tin lý lịch của nhân viên khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó. 3.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống Hệ thống quản lý kiểm soát vào ra Cập nhật thông tin cá nhân Cập nhật lịch làm việc Cập nhật thông tin về phòng ban Báo cáothống kê Tra cứu Thêm mới Sửa Xóa Thêm mới Sửa Xóa Báo cáo số lần vào ra Thống kê số người đi muộn Thống kê số người về sớm Theo Họ tên Theo số thẻ Biểu đồ luồng dữ liệu 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Hệ thống kiểm soát vào ra Thông tin yêu cầu Hệ thốngquản lý Kết quả tìm kiếm, báo cáo Người sử dụng Thông tin đầu vào Kết quả Giải thích Trong biểu trờn cú một chức năng chính là Hệ thống kiểm soát vào ra. Hai tác nhân ngoài là: Người sử dụng và Hệ thống quản lý Người sử dụng: Thực hiện nhập dữ liệu cần thiết vào hệ thống như: Thông tin lý lịch của cán bộ, lịch làm việc v.v... và nhận được từ hệ thống các báo cáo, kết quả tìm kiếm. Hệ thống quản lý: Khi người quản lý muốn biết thông tin về thời gian đi làm của cán bộ, chiến sĩ họ sẽ nhập những yêu cầu này vào hệ thống và nhận được những báo cáo đưa ra từ hệ thống kiểm soát vào ra. 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Thông tin cá nhân Cập nhật Thông tin cá nhân Lịch làm việc Cập nhật lịch làm việc TT phòng ban Người sử dụng Cập nhậtphòng ban Thông tin yêu cầu Báo cáo Kết quả thống kê, báo cáo Kết quả tìm kiếm Hệ thốngquản lý Tìm kiếm Thông tin yêu cầu 3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng báo cáo Báo cáo số lần vào ra Thống kê số người đi muộn Thống kê số người về sớm Thống kê số người vắng mặt File lấy từ máy đọc thẻ Hệ thống quản lý Giải thích Hệ thống máy quét sẽ đưa ra một file dữ liệu, file này chứa thông tin về họ tên, thời gian ra, vào cơ quan của mỗi nhân viên. Vì vậy, dựa vào file này Hệ thống kiểm soát vào ra sẽ đưa được ra báo cáo về số lần vào ra cơ quan trong 1 ngày của mỗi nhân viên, thống kê được các nhân viên đi làm muộn hay về sớm, đồng thời hệ thống sẽ tìm ra được số nhân viên vắng mặt trong một đơn vị hàng ngày hoặc hàng tháng. 3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu Từ phân tích hệ thống về chức năng, phõn tích hệ thống về dữ liệu em đi đến thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống kiểm soát vào ra. Cơ sở dữ liệu của hệ thống kiểm soát vào ra được thiết kế dựa trên các bảng sau: + Nhân viên + Đơn vị + Loại đơn vị + Vào Mô hình cơ sở dữ liệu như sau: III. MÔ TẢ SẢN PHẨM QUẢN LÝ VÀO RA 1. Tính năng của hệ thống kiểm soát vào ra: Hệ thống bao gồm các tính năng chính như sau: Quản lý (cập nhật, lưu trữ, thêm mới) thông tin của cán bộ nhõn viên trong cơ quan. Báo cáo thống kê thời gian đi làm, ra về, số lần ra vào của các bộ nhân viên trong cơ quan. Tra cứu thông tin về nhân viên theo tiêu chí như: tên, đơn vị công tác, thời gian đi làm, ra về. 1.1.Môi trường phát triển: Máy chủ dữ liệu Windows 2K Server hay Advanced, (các loại hệ điều hành cho phép cài đặt Microsoft SQL Server) Máy trạm Windows 2000 professional hay Windows XP. Cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Công cụ phát triển Microsoft Visual .NET Bảng 01 Môi trường phát triển 1.2. Yêu cầu về phần cứng tối thiểu: Máy chủ: PC Server Pentium IV 2.0GHz. RAM 512 MB, HDD 40 GB Monitor 256 color Network Adapter Máy trạm: Tối thiểu Pentium III. RAM 128MB, HDD 20 GB Monitor 256 color Network Adapter Máy in: Máy in larser khổ giấy A4, A3 (in báo cáo). 1.3. Môi trường thực thi ứng dụng: Để thực hiện được các chương trình trong hệ thống quản lý vào ra, hệ thống yêu cầu chạy trên nền platform như sau: Máy chủ dữ liệu: Windows 2K Server hay Advanced, (các loại hệ điều hành cho phép cài đặt Microsoft SQL Server) Máy trạm: Hệ điều hành Windows 2000 professional hay Windows XP. Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL server. Cài đặt theo chế độ Client. Phần mềm Microsoft Visual .net framework. Bảng 02 Môi trường thực hiện 1.4. Yêu cầu đối với người phát triển, sử dụng và khai thác hệ thống : +) Đối với người phát triển, nõng cấp hệ thống: Có kiến thức về quản trị Microsoft SQL Server. Có khả năng làm việc với VS C# .NET. Nắm vững nghiệp vụ chung của hệ thống. +) Đối với người sử dụng khai thác hệ thống: Sử dụng thành thạo hệ điều hành Windows. Nắm vững nghiệp vụ tương ứng với các chức năng của hệ thống. Đã qua tập huấn, hướng dẫn cài đặt, quản trị và sử dụng hệ thống. 2. Chi tiết tính năng của hệ thống: 2.1. Quản trị hệ thống: Mô hình hệ thống: Hệ thống sử dụng mô hình Client-Server. Mô hình client server. Quản trị người dùng: Để khai thác hệ thống, người dùng phải thực hiện quy trình kiểm tra quyền hạn sử dụng (quyền này do người quản trị cấp). Mô hình đăng nhập hệ thống. - Cơ chế phân quyền trong hệ thống: Người quản trị: Đõy là người có quyền cao nhất đối với hệ thống (có tất cả các quyền tương ứng với tất cả tớnh năng mà hệ thống cung cấp). Người dùng: Người dùng chỉ được phép xem các kết xuất từ hệ thống, không có quyền thao tác trờn cơ sở dữ liệu như thay đổi thông tin về nhõn viên, danh sách phòng ban, danh sách bộ phận. - Chứng thực người dùng: +) Hệ thống sẽ kiểm tra người dùng trước khi sử dụng hệ thống thông qua tài khoản do người quản trị cấp. Tài khoản đăng nhập bao gồm tên tài khoản, mật khẩu đăng nhập. Hình 1. Hình 1. Chứng thực người dùng. - Chỉnh sửa tài khoản người dùng: +) Đối với quản trị viên: Cho phép tạo mới đối tượng người dùng. Thay đổi thông tin người dùng (Tên đăng nhập, họ tờn, mật khẩu, loại quyền). Giới hạn người dùng , phân quyền cho đối tượng (1-quản trị viên, 2- người dùng). Hình 2. Hình 2. Quản lý người dùng. +) Đối với người dùng: Người dùng chỉ có thể thay đổi mật khẩu của mình. Hình 3. Hình 3. Thay đổi mật khẩu người dùng. 2.2. Quản lý thông tin: Lưu trữ thông tin: Các thông tin về tình trạng vào ra (bao gồm họ tên, số hiệu, thời gian, ngày giờ, trạng thái ra hay vào) của các nhân viên trong cơ quan sẽ được hệ thống cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống (các thông tin này được lấy từ file dữ liệu). Căn cứ vào các thông tin này, hệ thống sẽ cho ra các báo cáo. (Hình 4,5) Hình 4.Chọn thư mục chứa file cần cập nhật. Hình 5. Danh sách file sau khi chọn thư mục. Quản lý thông tin cá nhân: Hệ thống cho phép cập nhật, lưu trữ thông tin chi tiết của nhân viên mới vào làm việc (Các thông tin chi tiết về nhân viên bao gồm: Họ tên, số hiệu, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, đơn vị, chức vụ, quê quán, email v.v). Đồng thời có thể bổ xung, sửa chữa thông tin chi tiết của nhân viên trong cơ quan nếu có sự thay đổi (các thay đổi về chuyển đổi công tác). Hình 6. Hình 6- Thông tin chi tiết về nhân viên. Người dùng có thể thêm mới hay sửa chữa thông tin chi tiết về các bộ phận hay cỏc phũng ban. (Hình 7, Hình 8). Hình 7-Thông tin các bộ phận. Hình 8-Tthụng tin về Phòng ban 2.3.Báo cáo thống kê: Dựa vào chức năng lưu trữ, quản lý thông tin mà hệ thống in ra các báo cáo: Thông tin về nhân viên: Hệ thống sẽ in ra báo cáo danh sách toàn nhân viên trong công ty. Báo cáo này đưa ra các thông tin chi tiết về mỗi cá nhõn trong cơ quan như họ tên, đơn vị công tác, cấp bậc, chức vụ, khoảng thời gian làm việc,… Người dung có thể sử dụng chức năng lọc của báo cáo dựa vào nơi mà nhân viên công tác (tên bộ phận, tên phòng) Hình 9. Hình 9 – Thông tin chi tiết về cán bộ công nhõn viên Thông tin vào ra của nhân viên: In ra báo cáo tình trạng vào ra của cán bộ công nhõn viờn trong công ty và các thông tin liên quan (ngày theo dừi, thời gian vào ra, tên đơn vị công tác,…) Các chức năng mà báo cáo cung cấp bao gồm lọc theo ngày tháng, thời gian vào ra hay đơn vị công tác của nhân viên (tên phòng, tên bộ phận). Hình 10. Hình 10 – Thông tin vào ra của nhân viên. Danh sách cán bộ công nhõn viên không đi làm: In ra danh sách (cung cấp thông tin họ tên, cấp bậc, chức vụ, đơn vị, ngày tháng) các nhân viên không đi làm dựa vào đơn vị công tác của nhân viên. Báo cáo cung cấp các chức năng lọc theo đơn vị công tác (tên phòng, tên bộ phận) của nhân viên hay ngày tháng mà cán bộ nghỉ, có thể kết hợp cả chức năng bỏ qua những nhân viên dựa vào chức vụ của họ. Hình 11. Hình 11-Danh sách nhân viên vắng mặt. Danh sách nhân viên đến muộn: Các thông tin về nhân viên đến muộn (họ tên, chức vụ, đơn vị, ngày giờ ) được hệ thống in ra báo cáo. Các thông tin đưa ra báo cáo dựa vào chức năng lọc của báo cáo (lọc theo đơn vị công tác (tên phòng, tên bộ phận), ngày tháng, mốc thời gian chuẩn để đánh giá nhân viên đi muộn). Báo cáo sẽ bỏ qua các nhân viên có chức vụ trùng với chức vụ trong điều kiện lọc không có chức vụ. (Hình 12). Hình 12-Danh sách nhân viên đi làm muộn. Danh sách nhân viên về sớm: Giống như báo cáo nhân viên đến muộn, các thông tin về nhân viên về sớm (họ tên, chức vụ, đơn vị, ngày giờ, thời gian về ) được hệ thống in ra báo cáo. Các thông tin đưa ra báo cáo dựa vào các chức năng lọc của báo cáo (lọc theo đơn vị công tác (tên phòng, tên bộ phận), ngày tháng, mốc thời gian chuẩn để đánh giá nhân viên về sớm). Báo cáo bỏ qua các nhân viên có chức vụ trùng với chức vụ trong lựa chọn lọc không có chức vụ (Hình 13). Hình 13-Danh sách nhân viên về sớm. Danh sách nhân viên không quẹt thẻ: Dựa vào số lần quẹt thẻ giữa số lần ra và vào (không bằng nhau) mà hệ thống in ra danh sách nhân viên không quẹt thẻ. Các thông tin đưa ra danh sách cán bộ không quẹt thẻ bao gồm họ tên nhân viên, mã thẻ, chức vụ, cấp bậc, phòng ban, ngày không quẹt thẻ, số lần quẹt thẻ vào, số lần quẹt thẻ ra. Người dùng có thể chọn các chức năng lọc (theo bộ phận, phòng, hay khoảng thời gian (từ ngày đến ngày, từ giờ đến giờ) hay điều kiện chênh lệch giữa số lần vào và ra) để đưa ra báo cáo (Hình 14). Hình 14-Danh sách nhân viên không quẹt thẻ. 2.3.Chức năng tra cứu: Trong tất cả các báo cáo mà phần mềm kết xuất đều tích hợp chức năng tra cứu để người khai thác hệ thống có thể tỡm kiếm thông tin và in ra thông tin theo điều kiện lọc. Thông tin tỡm kiếm có thể theo ngày, tháng, hay theo khoảng thời gian, họ và tờn nhân viên … KẾT LUẬN Qua quá trình thực tế tại công ty PWD Soft đã cho em thấy được tổng quan về công ty. PWD Soft là một gương mặt mới và rất đặc biệt trong "làng" CNTT Việt Nam. Tất cả thành viên của PWD Soft - từ giám đốc đến nhân viên - là những người không may mắn trong cuộc sống nhưng tự tin cho một quyết tâm lớn: tham gia thị trường Mỹ. PWD Soft hợp tác với một đối tác của Mỹ là tập đoàn Evizi nhằm đảm bảo về hợp đồng gia công phần mềm; hợp tác với tập đoàn DTT của VN về nguồn nhân lực và kinh nghiệm làm việc cho những hợp đồng lớn. Việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng và thiết kế hệ thống kiểm soát vào ra” tại công ty may PWD Soft trong thời gian tuy ngắn nhưng theo em nội dung hàm chứa trong đó là khá lớn. Điều này có thể góp phần nhỏ giúp công ty hoàn thiện hơn nữa về thực trạng quản lý nhân viên hiện nay. Tuy chuyên đề đã hoàn thành, song không thể tránh khỏi những thiếu sót em mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để các chuyên đề sau em hoàn thành tốt hơn.Em xin chân thành cảm ơn./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Người thắp niềm tin - nguồn vietnamnet.vn. 2.Trang web điện tử của công ty Microsoft Microsoft.com 3. Giáo trình “006-sql70datawarehousing “ của Microsoft Corporation 4. Giáo trình “007-sql70databaseimple” của Microsoft Corporation 5. Giáo trình “008-sql70sysadm” của Microsoft Corporation 6. Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của trường Đại học kinh tế quốc dân 7. Bộ giáo trình C# của học viện HanoiCTT 8. Bộ giáo trình SQL Server 2000 của học viện HanoiCTT