Đề tài Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất ở công ty cầu 7 Thăng Long

Lời mở đầu Ngày nay trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, phải tự quyết định từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm. Vì thế doanh nghiệp phải tổ chức quản lý sao cho phù hợp để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường đầy biến động và phức tạp. Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu khoa học. Công tác này nếu có sự sai lệch không hợp lý sẽ dẫn đến sự suy bại của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là một bộ phận đầu não cho sự ra đời những đường lối chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển của doanh nghiệp. Do đó việc phân tích và xem xét các vấn đề về công tác xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề cấp bách cần thiết trong nền kinh tế hiện nay của các doanh nghiệp nước ta. Là một sinh viên khoa quản trị kinh doanh, được tiếp thu những kiến thức cơ bản về kinh tế kết hợp với quá trình nghiên cứu thực tế em thấy: tổ chức bộ máy quản lý mà hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp. Chính vì lý do đó mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất ở công ty cầu 7 Thăng Long” làm luận văn của mình. Kết cấu luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn đi sâu vào ba vấn đề chính sau: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận cơ bản về xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp. Phần thứ hai: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cầu 7 Thăng Long. Phần thứ ba: Một số biện pháp cơ bản nhằm củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cầu 7 Thăng Long. Do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự giúp đỡ góp ý phê bình của công ty và thầy cô để luận văn thu được kết quả cao. Em xin chân thành cảm ơn . Phần thứ nhất Những vấn đề lý luận cơ bản về xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp I - Một số quan niệm cơ bản về quản lý doanh nghiệp: 1. Khái niệm quản lý Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Nói đến quản lý là nói đến hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động linh hoạt của con người, của tập thể. Quản lý một doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế - chính trị - xã hội - tổ chức - kỹ thuật) để tác động đến tập thể người lao động và thông qua họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là: Sự tác động liên tục có tổ chức có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, nhằm đưa hệ thống đến mục tiêu một cách tốt nhất trong điều kiện môi trường luôn biến động. Với bất kỳ quan niệm nào thì mục đích của quản lý cũng phải đạt được: - Sản xuất kinh doanh có lãi. - Đề ra các biện pháp gắn chặt giữa quyền lợi với trách nhiệm người lao động lại với nhau. - Xây dựng được cơ chế để chuyển hoá được các hình thức sở hữu từ các ưu thế khác nhau thành hình thức sở hữu của chính bản thân mình. 2. Các chức năng và lĩnh vực quản lý doanh nghiệp: 2.1. Khái niệm và cách phân loại chức năng quản lý doanh nghiệp: Hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếp cận, nhưng xét cho cùng cần thiết phải quy nạp vấn đề quản lý vào những hoạt động nhất định mà khả dĩ các nhà thực tiễn cũng như giới khoa học có thể tìm kiếm để có tiếng nói chung - hoạt động quản lý đó được gọi là các chức năng quản lý. Có thể định nghĩa chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý. Có hai cách phân loại chức năng quản lý như sau: * Theo nội dung quá trình quản lý thì chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chức năng dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: sản xuất, kinh doanh cái gì? bán cho ai? sản xuất kinh doanh bằng cách nào, với nguồn tài chính nào? - Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, tổ chức, tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ, thực hiện nhiệm vụ bổ nhiệm các chức vụ quản lý. Tổ chức doanh nghiệp tức là trang bị những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp: vốn, máy móc, nhân viên, nguyên vật liệu... để đạt được mục tiêu đề ra. - Chứa năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hài hoà cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tức là đặt các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp vào đúng vị trí thích hợp và đảm bảo vận hành nhịp nhàng. Điều hoà tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo cho các công việc thực hiện một cách ăn khớp tạo hiệu quả cao. - Chức năng chỉ huy: Chức năng này nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động, giải quyết các khó khăn vướng mắc. Đây là chức năng quan trọng, phải nắm được các lý thuyết, kết hợp với kinh nghiệm thực tế để ra quyết định. - Chức năng kiểm tra: Kiểm tra thực chất là duyệt lại xem tất cả có được tiến hành phù hợp chương trình đã phù hợp với những mệnh lệnh đã ban bố và những nguyên lý đã thừa nhận. * Theo mối quan hệ trực tiếp với hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chức năng kế hoạch hoá, điều độ sản xuất: gồm những công việc có liên quan đến xác định chiến lược chung và chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm lập tiến độ sản xuất và công tác điêù độ sản xuất. - Chức năng thương mại: gồm các công việc thuộc các quan hệ kinh tế đối ngoại như khai thác, mua vật tư kỹ thuật, nghiên cứu thị trường, ký hợp đồng kinh tế, tổ chức tiêu thụ sản phẩm... - Chức năng hạch toán: gồm hạch toán kế toán và thống kê, công tác ghi chép ban đầu, thông tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với cơ quan cấp trên. - Chức năng kiểm tra và phân tích: trên các lĩnh vực hoạt động như kiểm tra kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kiểm tra và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Chức năng quản lý nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí, đào tao, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng đối với doanh nghiệp. - Chức năng quản lý tài chính: Bao gồm công tác tạo vốn, quản lý các loại vốn và quỹ của doanh nghiệp, công tác tín dụng, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và chấp hành các quy định tài chính của nhà nước. - Chức năng kỹ thuật công nghệ: Bao gồm tất cả các công việc trang thiết bị, phương tiện đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Chức năng đầu tư. - Chức năng hành chính pháp chế. - Chức năng an ninh bảo vệ. - Chức năng tổ chức tốt đời sống tập thể và các hoạt động xã hội như tổ chức việc ăn ở, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá, thể thao và các hoạt động xã hội khác. - Chức năng sản xuất: điều phối các mặt hàng sản xuất của các phân xưởng. Thực hiện các chức năng quản lý có nghĩa là xây dựng một bộ máy quản lý sao cho vừa đảm bảo đầy đủ các chức năng trên vừa thích hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp. 2.2. Khái niệm và các phân loại lĩnh vực quản lý doanh nghiệp: Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lý khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó, ở các bộ phận này có người chỉ huy và liên quan đến việc ra quyết định quản lý, Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: truyền thống quản lý, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức trong khoa học quản lý. Cách phân loại các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp như sau: * Lĩnh vực vật tư bao gồm các nhiệm vụ: - Phát hiện nhu cầu vật tư. - Tính toán vật tư tồn kho. - Mua sắm vật tư. - Nhập kho và bảo quản. - Cấp phát vật tư. * Lĩnh vực sản xuất bao gồm các nhiệm vụ: - Hạch toán chương trình - Xây dựng kế hoạch sản xuất. - Điều khiển quá trình chế biến. - Kiểm tra chất lượng. - Giữ gìn bản quyền, kiểu dáng... và phát minh sáng chế của mọi thành viên. * Lĩnh vực marketing gồm các nhiệm vụ: - Thu thập các thông tin về thị trường. - Hoạch định chính sách sản phẩm. - Hoạch định chính sách giá cả. - Hoạch định chính sách phân phối. - Hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu dùng. * Lĩnh vực nhân sự gồm các nhiệm vụ: - Lập kế hoạch nhân sự. - Tuyển dụng nhân sự. - Bố trí nhân sự. - Đánh giá nhân sự. - Phát triển nhân viên. - Thù lao. - Quản lý nhân sự thông qua hỗ trợ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của các nhân viên và hỗ trợ đời sống. * Lĩnh vực tài chính và kế toán: - Lĩnh vực tài chính: + Tạo vốn. + Sử dụng vốn. + Quản lý vốn. - Lĩnh vực kế toán: + Kế toán sổ sách. + Tính toán chi phí - kết quả. + Xây dựng các bảng cân đối. + Tính toán lỗ lãi. + Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế. * Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ: - Thực hiện nghiên cứu cơ bản. - Nghiên cứu ứng dụng. - Đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng. - Thẩm định hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng. * Lĩnh vực tổ chức gồm các nhiệm vụ: - Tổ chức các dự án. - Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp. - Tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp. * Lĩnh vực thông tin gồm các nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch và các thông tin liên quan cho doanh nghiệp. - Chọn lọc và xử lý các thông tin. - Kiểm tra thông tin và giám sát các thông tin. * Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung: - Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp. - Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp. - Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp. Sự phân loại theo lĩnh vực quản lý nhằm chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải tổ chức thực hiện quản trih trong một doanh nghiệp. Là căn cứ để thiết lập bộ máy quản lý doanh nghiệp để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên. Là cơ sở để đánh giá và phân tích hoạt động trong toang bộ máy quản lý, điều hành hoạt động quản lý trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Tóm lại, phân loại theo chức năng và phân loại theo lĩnh vực có mối quan hệ trực tiếp, hữu cơ với nhau, không gạt bỏ nhau, có quan trọng cả về lý luận và thực tiễn. II - Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp: 1. Thực chất, vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 1.1. Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo nhiều cấp nhiều khâu khác nhau đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chỉ có giá trị ổn định tương đối và cũng có vòng đời của nó. Xây dựng cho doanh nghiệp một cơ cấu tổ chức bộ máy để có thể gọi là hoàn thiện và hợp lý là việc rất đáng quan tâm. Chính vì vậy mà những nhà lãnh đạo giỏi phải biết tìm kế hoạch cho tương lai. Xây dựng được một cơ cấu tổ chức bộ máy rồi còn phải biết nghĩ đến việc hoàn thiện nó sao cho phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề quan trọng, xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 1.2. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còn của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên trong bộ máy phối hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hình thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra. - Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý. Các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều có hai nhận định chung đó là: + Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra trong công tác quản lý giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức. + Những phí phạm lo ngại nhất là những phí phạm về tinh thần làm việc và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra. Phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là do người ta coi thường công tác tổ chức. - Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là một việc làm quan trọng bậc nhất của quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu qủa, góp phần quan trọng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đề ra. - Công tác tổ chức hiệu quả giúp thực hiện triệt để việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt đồng quản trị, giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính chất là con người phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng, đa dạng hoá tổ chức và nâng cao tính độc lập và sáng tạo của nhà quản trị. Vì vậy, chức năng tổ chức là cốt lõi của quy trình quản trị. Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động một cách hợp lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất nhằm đạt năng suất lao động và hiệu quả quản trị cao. 2. Những yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay bé, dù đơn giản hay phức tạp đều đòi hỏi phải đạt được những yêu cầu cần thiết đặt ra, có như thế những công việc mới đạt hiệu quả cao. Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp . Nó đòi hỏi rất lớn về nhiều mặt mà những mặt đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đạt được trong cơ chế thị trường hiện nay. Những yêu cầu đó là: Một là, phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp. Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thẻ lao động trong doanh nghiệp. Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của doanh nghiệp. Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giảm lại vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý. Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là một tất yếu bởi vì xuất phát từ tính biện chứng giữa tập trung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với mọi người, cần tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một người. Xuất phát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính xác từ những quyết định, từ mối quan hệ trong phân công lao động xã hội, phân công lao động chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc tất yếu dẫn đến hợp tác hoá lao động và bất kỳ một sự trục trặc nào trong hợp tác sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác nào cũng phải có người chỉ huy thống nhất. Trong cơ chế tổ chức bộ máy có các chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ trong các chức danh này. STT Chức danh thủ trưởng Vị trí từng chức danh Phạm vi phát huy tác dụng Người giúp việc T T Người dưới quyền 1 Giám đốc Thủ trưởng cao nhất Toàn bộ Doanh nghiệp các phó giám đóc mọi người trong doanh nghiệp 2 Quản đốc T T cấp cao nhất trong px Toàn bộ phân xưởng Các phó quản đốc Mọi người trong px. 3. Đốc công T T cấp cao nhất trong ca làm việc Toàn ca làm việc Không Mọi người trong ca làm việc 4 Tổ trưởng công tác T T cấp cao nhất trong tổ Toàn tổ Tổ phó mọi người trong tổ 5 Thủ trưởng các phòng (ban) chức năng T T cấp cao nhất trong phòng (ban) toàn phòng (ban) Phó phòng (ban) Mọi người trong phòng (ban) Thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng c ấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng từng bộ phận có toàn quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình phụ trách. Thủ trưởng mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt động ở từng cấp đã được quyết định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác. Tất cả các cấp phó đều là những người giúp việc cho cấp trưởng ở từng cấp tương đương và phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp của mình, mọi người trong từng bộ phận là những người thừa hành của thủ trưởng cấp trên trước hết là của thủ trưởng cấp tương đương và phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng. Giám đốc là thủ trưởng cấp trên và là thủ trưởng cấp cao nhất trong doanh nghiệp, chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh, kinh tế , chính trị, xã hội trong doanh nghiệp trước tập thể những người lao động và trước chủ sở hữu doanh nghiệp, mọi người trong doanh nghiệp phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của giám đốc. 3. Một số phương pháp hình thành bộ máy quản lý doanh nghiệp 3.1. Phương pháp tương tự Phương pháp này là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức quản lý sắp hình thành . Ưu điểm nổi bật nhất của phương phápnày là: quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thừa kế những kinh nghiệm quý báu của quá khư. Nhìn chung đây là phương pháp đã được áp dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi. 3.2. Phương pháp phân tích theo yếu tố Đây là phương páp khoa học được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản trị. Phương pháp này được chia ra ba giai đoạn như sau: - Giai đoạn đầu là: xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát và xác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của cơ cấu. - Giai đoạn hai là: xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu và xác định mối liên hệ giữa các bộ phận. - Giai đoạn ba là: xác định các đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu như chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. ở giai đoạn này thường xảy ra hai trường hợp sau: + Trường hợp thứ nhất: Đối với việc hoàn thiện các cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Từ đó chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà nó phải thực hiện. + Trường hợp thứ hai: hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới. Trong trường hợp này chúng ta phải tiến hành theo ba bước. Bước 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này. Như vậy bước 1 là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị. Bước 2: Xác định thành phần, các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy và xác lập các mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số lượng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận, trong cơ cấu tổ chức quản trị. Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm đảm bảo bộ máy quản trị đạt hiệu quả cao. 4. Các hình thức cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Cùng với sự phát triển không ngừng của sản xuất, để phù hợp với những điều kiện cụ thể nhất định đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi một kiểu, một hình thức đều chứa đựng những đặc điểm, những ưu điểm , nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định. 4.1. Cơ cấu quản lý trực tuyến (theo đường thẳng) Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo trực tuyến Lãnh đạo tuyến II a1 a2 an b1 b2 bn ... ... Sơ đồ cơ cấu trực tuyến. Trong đó a1, a2, an, b1, b2, bn... người thực hiện trong các bộ phận. Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Một người lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, mệnh lệnh được thi hành nhanh và mỗi cấp dưới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này cũng có những nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị. Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị hai, hai cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định. Do những ưu nhược điểm trên nên chỉ áp dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc là phân xưởng nhỏ. 4.2. Cơ cấu trực tuyến tham mưu Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng vì thế nó có đặc điểm như là cơ cấu trực tuyến nhưng mỗi cấp lãnh đạo đã có thêm bộ phận tham mưu giúp việc, bộ phận tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hoặc một nhóm người. Cơ cấu này vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng, bên cạnh đó đã biệt khai thác tài năng của các chuyên gia giúp việc. Tuy nhiên vẫn còn có nhược điểm là lãnh đạo mất nhiều thời gian để làm việc với tham mưu làm cho thời gian làm việc với đối tượng bị quản lý ít đi, dẫn đến tốc độ ra quyết định chậm. Cơ cấu này thường áp dụng ở phạm vi phân xưởng. Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo tuyến I Tham mưu Tham mưu a1 a2 an b1 b2 bn ... ... Sơ đồ cơ cấu trực tuyến tham mưu 4.3. Cơ cấu chức năng: Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện một chức năng, hình thành những người lãnh đạo chức năng và họ có quyền ra lệnh. Ưu điểm của cơ cấu này. Cho phép chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc, tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng và giảm bớt được cho lãnh đạo chung. Nhược điểm: khó duy trì kỷ luật kiểm tra và phối hợp, khó xác định trách nhiệm và gây phức tạp trong mối quan hệ . Đây là mô hình thường được nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh áp dụng. Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng A .................. Các cấp dưới 1 2 n Sơ đồ cơ cấu chức năng 4.4. Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Để khắc phục các nhược điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, hiện nay cơ cấu liên hợp (trực tuyến - chức năng ) thường dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên môn. Ưu điểm của cơ cấu là vẫn thực hiện chế độ một thủ trưởng mà vẫn khai thác được tài năng của cơ quan chức năng. Tạo điều kiện cho các chuyên gia đóng góp và sự đóng góp đó cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là nếu không rõ quyền hạn thì sẽ gây nên hỗn độn như mô hình chức năng. Tạo ra xu hướng tập trung đối với nhà quản lý cấp cao, cơ cấu này trong thực tế không bao giờ tồn tại một cách nguyên vẹn mà thường xuyên bị vi phạm vì: - Xu hướng có sự tăng trưởng của các đơn vị chức năng: đối với các đơn vị trực tuyến. - Trên thực tế các quyết định đều do tham mưu. Người ta khuyến cáo các đơn vị, công ty, xí nghiệp nên áp dụng mô hình trực tuyến - chức năng nhưng phải có nội quy đây đủ để tránh xu hướng trở lại mô hình chức năng. Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến II 1 2 1 2 Sơ đồ cơ cấu trực tuyến - chức năng. 4.5. Cơ cấu chính thức và không chính thức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp còn được chia thành cơ cấu chính thức và không chính thức. a. Cơ cấu chính thức: Cơ cấu nay gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Khi nói rằng tổ chức là “chính thức” hoàn toàn chẳng có điều gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này. Nếu một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cơ cấu đó phải tạo ra một môi trường ở đó việc thực hiện của từng cá nhân, cả trong hiện tại và tương lai, phải đóng góp có hiệu quả nhất vào các mục tiêu của tập thể; chứ không pải họ dành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp , còn phần lớn để làm thêm cho một doanh nghiệp khác. b. Cơ cấu không chính thức: Là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua lại cá nhân cũng như sự tác động theo nhóm cán bộ, công nhân viên nmgoài phạm vi cơ cấu đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có vai trò to lớn trong thực tiễn quản lý. Nó không định hình và hay thay đổi, luôn luôn tồn tại song song với cơ cấu không chính thức, có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp vì: - Cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ, họ không chỉ là người thực hiện nghiêm túc cần mẫn nghĩa vụ của mình do quy chế tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định mà họ còn cảm thấy những nhu cầu tuy không liên quan đến công cụ nhưng lại liên quan, ảnh hưởng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con người từ phía những đồng nghiệp, những người cấp dưới. - Việc thực hiện tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định, việc hoàn thành nhiệm vụ thường gặp khó khăn, nếu chỉ tuân theo những thủ tục và thể lệ đã quy định chính thức. Bởi vì, cơ cấu không chính thức không phải lúc nào cũng có thể cho biết những thông tin cần thiết, đặc biệt khi xuất hiện những điều kiện, những tình huống mà chưa thể tính trước được để thể hiện một cách chi tiết trong các thủ tục đã quy định. Trong những trường hợp như vậy, cần có sự hỗ trợ của các cuộc tiếp xúc cá nhân, làm quen với các cán bộ quản lý vĩ mô và các bộ quản trị của các doanh nghiệp khác. Thông qua đó, cơ cấu không chính thức sẽ bổ sung cho cơ cấu chính thức, góp phần làm cụ thể hoá thêm những mệnh lệnh còn quá chung chung. - Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ ra chỗ yếu và trình độ chưa hoàn thiện của cơ cấu chính thức. Cơ cấu không chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có một nghệ thuật đặc biệt. Người lãnh đạo cần phải thường xuyên cơ cấu không chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu hướng hỗ trợ để đạt được những mục đích của doanh nghiệp. 4.6 Cơ cấu tổ chức phi hình thức: Phương thức này là phương thức tổ chức quản lý hiện dại nhất hiện nay, là tổ chức bộ máy quản lý theo 5 nguyên tắc đó là: Tổ chức bộ quản lý sao cho bộ máy đó có khả năng tự thích nghi, tự điều chỉnh, tự bổ sung, tự đào thải và tự đổi mới. Hiện nay nhiều doanh nghiệp ở nước ta đã hình thành cơ cấu tổ chức phi hình thức nghĩa là bộ máy doanh nghiệp có cả những bộ phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp, nhằm thu hút được nhiều chất xám và thu hút được những thông tin từ bên ngoài. Sau đây là một vài mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp: - Mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp quy mô nhỏ Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính Kế toán Phòng Nội chính Phòng Điều hành sản xuất - Mô hình quản lý doanh nghiệp quy mô vừa Giám đốc Phó GĐ Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính đời sống Phó GĐ Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính đời sống Phó GĐ Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính đời sống - Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông nghiệp nhà nước Giám đốc Kế toán trưởng, tổ tài vụ Phó giám đốc Các trợ lý 5. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Có thể thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 5.1. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. - Tính chất và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp cũng như chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung của những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 5.2. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. -Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với những hoạt động của ngững người cấp dưới. - Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý. 6. Các mối liên hệ trong cơ cấu: - Liên hệ trực tuyến: Là liên hệ giữa cán bộ và nhân viên trong một bộ phận, giữa các cán bộ có quan hệ chỉ huy trực tiếp cấp trên và cấp dưới. - Liên hệ chức năng: Là liên hệ giữa các bọ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quy định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với cán bộ, nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn giúp được về chuyên môn nghiệp vụ. - Liên hệ tư vấn: Là liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa cán bộ chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật pháp, chế với các hội đồng được tổ chức theo từng loại. Một nhân tố nữa cũng hết sức quan trọng trong bộ máy quản lý là vấn đề uỷ quyền. Bản chất của uỷ quyền đó là vấn đề trực tuyến và tham mưu. Các chức năng trực tuyến đó là những chức năng có trách nhiệm trực tiếp hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, còn các chức năng tham mưu sẽ giúp cho người quản lý trực tuyến có hiệu quả nhất. Thực ra chúng chỉ là những mối quan hệ quyền hạn trực tiếp giao cho người giám sát một quyền hạn trực tiếp đối với các cấp dưới. Còn tham mưu là cố vấn đưa ra ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tiếp của họ. 7. Vấn đề phân quyền và các nguyên tắc giao quyền: 7.1. Vấn đề phân quyền: Phân quyền là vấn đề phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Một chính sách phân quyền sẽ gây ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực của quản lý và có thể coi là một nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý. Trong thực tế nếu không có nó thì người quản lý không thể sử dụng khả năng tự quyết để xử lý các trường hợp thường xuyên gặp phải. Phân quyền đòi hỏi phải có sự lựa chọn thận trọng xem những quy định được giao cho cấp dưới, những quy định nào được ban ra từ cấp cao nhất, thận trọng trong việc ra những chính sách cụ thể hướng dẫn việc ra những quyêtd định, trong việc lựa chọn và bồi dưỡng cán bộ và trong việc lựa chọn các bộ phận kiểm tra thích hợp. 7.2. Các nguyên tắc giao quyền: - Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương xứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành kết quả mong muốn. - Nguyên tắc xác định theo chức năng: nguyên tắc này bao gồm cả việc giao quyền và phân chia bộ phận. Đó là sự giao quyền cho người quản lý các bộ phận sao cho có đựơc sự xác định rõ ràng về các kết quả mong đợi, về các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao trong tổ chức và sự hiểu rõ quyền lực và các mối liên hệ về thông tin với các cương vị khác. - Nguyên tắc bậc thang: Nói về một chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc định chức năng tổ chức một cách đúng đắn bởi vì cấp dưới phải biết được ai giao quyền cho họ và những việc vượt quá phạm vi của họ thì phải trình cho ai. - Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Là việc duy trì sự uỷ quyền đã định đòi hỏi rằng các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được chính họ đưa ra chứ không được đẩy lên theo cơ cấu tổ chức. - Nguyên tẵc thống nhất trong mệnh lệnh: Các mệnh lệnh đưa ra phải đảm bảo tính thống nhất, tránh hiện tượng lộn xộn, đùn đẩy trách nhiệm. - Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: trách nhiệm của cấp dưới đối với cấp trên của mình về thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối. Khi họ đã chấp nhận một sự phân công và chấp nhận quyền thực thi nó và cấp trên không thể lẩn trốn trách nhiệm về các hoạt động trong tổ chức của các cấp dưới của mình. - Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Do quyền hạn là một quyền cụ thể tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm phải hoàn thành chúng về logic, điều đó dẫn đến việc quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm trong các quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn. III. Phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý trong doanh nghiệp: trong những năm gần đây, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường, nhà nước ta luôn coi trọng việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, đặt vấn đề này lên hàng đầu của đổi mới quản lý doanh nghiệp. Hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy quản lý không những có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là một vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế đất nước. 1. Vấn đề là phải tổ chức được các phòng chức năng, phân loại được các chức năng quản lý: Quy trình xây dựng phòng chức năng là tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế kỹ thuật, hành chính được phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo (Ban giám đốc) chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất cũng như các cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, phối hợp tất cả các phòng ban khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực khác của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ, ăn khớp nhịp nhàng. Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng theo hướng chuyên môn, gọn nhẹ đồng thời phải coi trọng các bộ phận có quan hệ trực tiếp đến kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi mới công nghệ. Việc tổ chức các phòng chức năng cần tiến hành theo các bước sau đây: - Phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản lý trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, vào đặc điềm kinh tế - kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng liên quan mật thiết với nhau thuộc cùng lĩnh vực vào cùng một phòng. Như vậy sẽ có điều kiện thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách. -Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải ghi rõ chức năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại có phòng chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ từng phòng chức năng, xây dựng nội quy công tác của từng phòng nhằm xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn chung của mỗi phòng cũng như riêng từng cá nhân trong phòng. - Tính toán, xác định số lượng cán bộ nhân viên các phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo nhiệm vụ vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý. 2. Trong hoạt động quản trị thì phần lớn các nguyên nhân tạo tình hình quản trị không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Việc tổ chức bộ máy quản lý nó quyết định 1/3 kết quả được công tác quản trị. Vì vậy xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu để tìm ra nhược điểm cần phải tiến hành và tổ chức lại là cần thiết. * Các nhược điểm cơ bản về công tác tổ chức ở nước ta hiện nay: - Không xác định rõ quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm. - Không uỷ quyền hoăch uỷ quyền cho các cấp quản trị không có hiệu quả. - Tách rời hệ thống thông tin với hệ thống quyền hành. - Quyền hành ít đi kèm với trách nhiệm, trách nhiệm ít đi kèm với quyền hành tương ứng. - ít quan tâm đến công tác cải tiến bộ máy. * Những phương hướng và biện pháp cơ bản: - Phải xác định rõ mục tiêu tổ chức một cách chính xác và từ đó xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hợp lý. - Thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng. - Tổ chức rõ ràng mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm. - Cải tiến tổ chức để quản trị hiệu quả hơn. - Cơ cấu tổ chức bộ máy phải được tất cả mọi người trong tổ chức đó am hiểu. - Các mối quan hệ phụ thuộc các bộ phận và nhân viên thừa hành nhất thiết phải được xác định rõ ràng, mỗi nhân viên có một chỉ huy trực tiếp để nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả công việc. Thực hiện được những nội dung hoàn thiện trên thì quyết định của bộ máy quản lý doanh nghiệp mới có quyền uy và hiệu lực. Do vậy, hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp sẽ làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Phần thứ hai Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cầu 7 Thăng Long I- Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu ở công ty ảnh hưởng đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty : * Công ty cầu 7 Thăng Long là một đơn vị được thành lập từ năm 1954 trực thuộc tổng cục Đường sắt (nay là liên hiệp đường sắt Việt Nam). Trải qua 46 năm, công ty đã thay đổi nhiều phiên hiệu như : Đội cầu Kỳ Cùng, đội cầu 1, đội cầu Trần Quốc Bình, Chi đội cầu 4, Công ty cầu 7, Xí nghiệp xây dựng cầu 7 và cuối cùng là Công ty cầu 7 Thăng Long. Từ năm 1954 đến năm 1974, Công ty đã xây dựng được 78 cầu các loại, khôi phục được nhiều cầu trên các tuyến đường. Năm 1974, Công ty chuyển về Hà Nội đóng tại thị trấn Nghĩa Tân - Từ Liêm - Hà Nội. Là đơn vị đầu tiên của liên hiệp các xí nghiệp cầu Thăng Long với nhiệm vụ là xây dựng cầu Thăng Long với các chuyên gia Liên Xô (cũ). Kết thúc cầu Thăng Long, Công ty đã được nhà nước tặng thưởng 6 huân chưong lao động. Từ năm 1985 đến nay, Công ty tiếp tục thi công và hoàn thiện được 20 cầu. Đặc biệt là cầu Gianh, cầu Bến Thuỷ, cầu Đò Lèn - là những cầu lớn trên tuyến đường 1A. Sau 46 năm xây dựng và phát triển, công ty cầu 7 Thăng Long đã đạt được nhiều thành tích to lớn và đã được Đảng và Nhà nước tặng thưởng: - 1 huân chương lao động hạng nhất. - 5 huân chương lao động hạng nhì. - 10 huân chương lao động hạng ba. - 1 huân chương kháng chiến hạng nhì. - Năm 1999 Công ty đã được nhà nước phong tặng danh hiệu đơn vị anh hùng. * Chức năng, nhiệm vụ của Công ty : Chuyên xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành Giao thông vận tải. * Ngành nghề kinh doanh chủ yếu và sản phẩm chính: - Thi công đường sắt, cầu đường bộ, cảng sông , cảng biển, sân bay. - Sản xuất các loại vật tư và kết cấu bê tông, bán thành phẩm phục vụ thi công, cạc bê tông, dầm cầu bê tông VST kéo trước hoặc kéo sau được chế tạo tại công xưởng hoặc đúc tại công trường. - Thi công phần móng các công trình công nghiệp và dân dụng bằng các phương pháp đóng cọc, ép cọc, khoan nhồi với chiều dài cọc L = 5: 40m. - Sản xuất gạch chỉ nung, gạch lát hoa, tấm panen các loại. * Những năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty có nhiều kết quả khả quan được thể hiện qua biểu sau: Biểu 1 ( ĐV tính 1000đ) TT Chỉ tiêu cơ bản Thực hiện 1997 Thực hiện 1998 Thực hiện 1999 % Thực hiện 99/ 97 1 Giá trị tổng sản lượng 43.959.000 67.710.851 81.502.703 185,4 2 Tổng doanh thu 43.732.197 63.806.200 79.029.530 180,7 3 Nộp ngân sách nhà nước 2.617.000 2.470.000 3.550.000 135,7 4 Đầu tư chiều sâu 5.450.500 8.235.000 9.308.000 170,8 5 Thu nhập bình quân 700 1.000 1.100 157,1 * Phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2000 và các năm tiếp theo của công ty: - Phấn đấu đạt: Giá trị tổng sản lượng: 85.366.217.000 đ Tổng doanh thu: 68.880.000.000 đ Tổng chi phí: 66.813.600.000 đ Mua sắm tài sản cố định: 8.000.000.000 đ Lợi tức trước thuế: 2.066.400.000 đ - Thực hiện tốt việc nộp ngân sách, nghĩa vụ với nhà nước. - Tiếp cận thị trường, tìm đủ việc làm cho người lao động. - Phấn đấu thu nhập bình quân 1.200.000đ/người/ tháng. - Đổi mới thiết bị ,công nghệ thi công đi đôi với công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, tăng cường quản lý trên cơ sở ký kết các hợp đồng giữa Giám đốc và Đội trưởng, áp dụng chế độ khoán thích hợp cho công trình cụ thể. Thi công các công trình đảm bảo tiến độ, chất lượng, giá thành hạ, giữ được uy tín với khách hàng và chiếm được ưu thế trên thị trường. - Thu hồi vốn ứng với phần khối lượng hoàn thành năm 1999 và một số hạng mục năm 2000. - Làm tốt công tác đào tạo, nâng bậc và công tác bảo hộ lao động đảm bảo kịp thời, đúng chế độ. - Hoàn thành bàn giao các công trình: 1. Cầu Hiệp Đức - Quảng Nam. 2. Cầu Khánh Khê - Lạng Sơn. 3. Cầu Gành - Chánh Hoà. 4. Cầu Sông Thải _Hải Phòng. 5. Cầu Cộng Hoà - Quảng Ninh. 6. Cầu Đình Lập - Lạng Sơn. 7. Cầu Dần Xây- TP Hồ Chí Minh. 8. Các cầu nhỏ ở Bắc Cạn, Hà Tĩnh, Thanh Hoá. - Làm tốt công tác thi đua khen thưởng, có quy chế khen thưởng, và kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân để khuyến khích sản xuất, động viên tinh thần cho người lao động kịp thời và thích đáng. - Hoàn thiện và ban hành các quy chế ứng với mô hình quản lý như: + Quy chế khoán. + Quy chế quản lý thiết bị. + Tiến hành giao vốn cho đội thi công cơ giới 1 và 2. 2. Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu của công ty có ảnh hưởng đến việc củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: a. Tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty: Trước đây, Công ty chủ yếu làm nhiệm vụ xây dựng và sửa chữa cầi đường. Nhưng từ năm 1990 trở lại đây Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, sản xuất thêm được nhiều loại sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu thị trường. Do kết cấu sản phẩm phức tạp, chủng loại sản phẩm đa dạng, đòi hỏi cán bộ công nhân viên vừa phải có kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ xảo, vừa phải tiếp thu nhanh chóng những tiến bộ khoa học thì mới có những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu, đòi hỏi của thị trường. Tóm lại do tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty rất phức tạp, đã gây ra nhiều khó khăn trong công tác tổ chức quản lý và trong hoạt động sản xuất kinh doanh. b. Đặc điểm máy móc thiết bị: Trong những năm gần đây nhằm tạo trong ưu thế trong cạnh tranh, Công ty đã mạnh dạn đầu tư chiều sâu bằng nguồn vốn tự bổ sung và nguồn vốn vay ngân hàng với tổng số tiền hơn 30 tỷ đồng để mua sắm các thiết bị thi công đồng bộ như: búa đóng cọc, rung cọc, các loại cần cẩu, trạm trộn thi công có hệ thống cân đo tự động, xe vận chuyển bê tông, máy bơm bê tông... việc đưa kỹ thuật công nghệ hiện đại vào sản xuất có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc giảm thời gian gián đoạn, rút ngắn chu kỳ sản xuất và đẩy nhanh vòng quay của vốn lưu động. Theo báo cáo, số lượng hiện trạng máy móc thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty có đến 31/13/1999 như sau: - Biểu 2- Stt Tên thiết bị Nước sản xuất số lượng Tình trạng kỹ thuật Nơi đặt thiết bị Tốt Hư hỏng phải sc Chờ thanh lý I Máy phát điện 1 Máy phát điện 125 KVA Ba lan 01 x Quảng Ninh 2 Máy phát điện 105 KVA Đ.Đức 01 x Hà Nội 3 Máy phát điện 60 KVA L.Xô 02 xx Đội707-HN 4 Máy phát điện 75KVA T.Quốc 01 x Hải phòng 5 Máy phát điện 80 KVA Tiệp 02 xx Tuyên quang II Máy nén khí 6 Máy nén khí điện 10/8 Rumani 01 x Lạng Sơn 7 Máy nén khí điện 5 m3/ph L.xô 01 x Khánh Khê 8 Máy nén khí 1m3/ph Đ.loan 01 x Hà nội 9 Máy nén khí Đông Phong T.quốc 04 xx xx Hà Nội III Máy làm đất 10 ủi T130 L.xô 02 x x Đội TCCG1-Hà Nội 11 Máy xúc E4121 L.xô 01 x Lạng sơn 12 Máy xúc D0262 L.xô 01 x Hà Nội 13 Máy xúc E03323 L.xô 01 x Hà Nội 14 Xe xúc lật bánh lốp Nhật 01 x Tuyên Quang 15 Đầm đất Misaka Nhật 03 xxx Hải phòng - Hà Nội IV Máy xây dựng 16 Máy trộn vữa 250 lít V.Nam 01 x Hiệp đức 17 Máy bơm vữa CO50A L.xô 03 xxx Phả lại 18 Máy bơm vữa CO57A L.xô 02 x x Hải phòng 19 Máy trộn bê tông 250 lít T.quốc 01 X Hà Nội 20 Máy trộn bê tông 400 lít T.quốc 02 x x Hà Nội 21 Máy trộn BT JZC 350/650 T.quốc x Đội 707-Hà Nội 22 Máy trộn bê tông 600 lít T.quốc 01 x Sông mã 23 Máy trộn bê tông 750 lít L.xô 02 xx Hà Nội 24 Máy trộn bê tông CP.80 L.xô 02 xx Tuyên Quang 25 Trạm trộn BT 1500 lít T.quốc 01 x Hà Nội 26 Trạm trộn BTBM-45 L.xô 01 x Đội 707-Hà Nội 27 Trạm trộn BT KABAG Đức 01 x Tuyên Quang 28 Máy bơm BTBSA 1406 Đức 01 x Sông Mã 29 Xe bơm BT 29K57-60 Đức 01 x Cầu pác chót 30 Xe bơm BT KAMAZ Lxô 01 x Khánh khê 31 ô tô trộn BT TATRA Tiệp, LX 02 xx Đội bê tông -Hà Nội 32 ô tô rơ moóc TATRA Tiệp 01 x Đội TCCG2 - Hà Nội 33 ô tô vận chuyển BT Nga, ý 02 xx Đội TCCG2 - Hà Nội V Thiết bị đóng cọc 34 Giá bún đóng cọc 7135 T.quốc 01 x Hải phòng 35 Giá búa DJ 2,5 cải tiến T.quốc 01 x Khánh khê 36 Giá búa DJG 2,5 T.quốc 01 x Tuyên quang 37 Giá búa 2,5 tấn V.nam Đội 707 - Hà Nội 38 Giá búa 1,8 tấn T.quốc 02 x x Cầu chánh Hoà 39 Quả búa D40 T.quốc 01 x Quảng ninh 40 Quả búa CII 79 L.xô 01 x Lạng Sơn 41 Quả búa CII 78 L.xô 01 x Đội TCCG1-Hà Nội VI Máy bơm nước 42 Máy bơm nước EBARA Nhật 02 xx Lạng sơn-Hà Nội 43 Máy bơm nước 30KW Nhật 01 Hải phòng 44 Máy bơm điện 3pha Việt Nam 02 xx Hà Nội 45 Máy bơm nước 150m2/h Nhật 01 x Đội 707-Hà Nội 46 Máy bơm nước 36m3/h Nhật 01 x Cầu Chánh hoà VII Thiết bị nâng 47 Cẩu KC5363A L.xô 01 x Tuyên quang 48 Cẩu KC5363B L.xô 01 x Đông anh 49 Cẩu KC5363 L.xô 01 x Đội 707 -Hà Nội 50 Cẩu MDK - 40 Đức 01 x Hà Nội 51 Cẩu tự hành KC 4361A L.xô 01 x Sông mã 52 Cẩu ô tô KC4561 L.xô 01 x Tuyên Quang 53 Cẩu KC4561 trên ô tô L.xô 01 x Khánh khê 54 Cẩu KC 3577 trên ô tô L.xô 01 x Khánh khê VIII Thiết bị vận chuyển 55 ô tô zin 130 29K-22-92 L.xô 01 x Sông mã 56 ô tô zin téc 29E-58-26 L.xô 01 x Cầu Pác chót 57 ôtô KAMAZ 29K-59-10 L.xô 01 x H.đức, Sông mã 58 ôtô Maz ben 29H-19-81 L.xô 01 x Phả lại 59 ôtô Mazben 29H-13-13 L.xô 01 x Đội bêtông -Hà Nội 60 ôtô mazben 29H-11-97 L.xô 01 x Tuyên quang Qua thống kê trên đây cho thấy phần lớn máy móc thiết bị của công ty đang sử dụng tốt, được bố trí sắp xếp tùy thuộc vào khối lượng cônh việc của từng công trình. Nhìn chung việc điều phối thiết bị đã đáp ứng về cơ bản cho thi công các công trình cả về số lượng, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành công trình đúng tiến độ. Tại các phòng ban chức năng đã có nhiều máy vi tính nhưng việc sử dụng phần mềm vào quản lý sản xuất kinh doanh còn chưa được chú ý. Chính vì vậy đòi hỏi công ty phải có hướng khắc phục. c. Đặc điểm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của qía trình sản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động). Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiệp đến chất lượng sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Là công ty xây dựng cầu đường cho nên nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là sắt thép, xi măng, cát đá và một số vật liệu phụ trợ như: dầu, mỡ, ôxy, đất đèn, que hàn và các phụ gia. Các loại nguyên vật liệu được bảo quản tại kho của công ty và kho của các đội sản xuất tương đối tốt, dược sắp xếp một cách khoa học thuận tiện cho việc tìm kiếm và vận chuyển mau chóng. Căn cứ vào bản thiết kế kỹ thuật cho từng hạng mục công trình, phòng vật tư thiết bị lên kế hoạch mua sắm chính xác theo định mức. Trong cơ chế thị trường hiện nay nguồn vật tư tương đối dễ mua, vì thế công ty không dự trữ trong kho nhiều vừa mất chi phí bảo quản lại vừa đọng vốn. Nguyên vật liệu mua tới đâu, xuất thẳng vào công trường tới đó theo đúng chủng loại yêu cầu. Khi đưa vào sử dụng đều có giám sát kỹ thuật bên A kiểm tra xem có đảm bảo chất lượng hay không. Phòng vật tư thiết bị có trách nhiệm quán xuyến chung cho toàn công ty mua sắm vật tư cho các công trình, công trình nào có nhu cầu thì tiếp liệu viên của phòng sẽ mua đúng chủng loại và có trách nhiệm giao vật tư tại công trình, không phải xuất từ kho của công ty . Ngoài ra còn có vật liệu luân chuyển, có nghĩa là vật liệu này được phân bổ dần, hết công trình này sẽ thu hồi lại rầi chuyển sang công trình khác theo khấu hao cụ thể như: Thanh vạn năng, cọc ván thép, tà vạt các loại... Đối với một đơn vị làm cầu thì nguồn nhiên nguyên liệu là rất quan trọng, chi phí của nó rất lớn được tính vào giá thành. Vì thế muốn giá thành hạ thì đòi hỏi phải mua sắm nguyên vật liệu thật chính xác và phân phối vào công trình kịp thời. d. Đặc điểm về lao động: Để đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh , công ty đã từng bước ổ địng đội ngũ cán bộ kỹ thuật, đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán bộ và công nhân lành nghề. Qua thực tế sản xuất và được bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế , một đội ngũ cán bộ mói có năng lực đã trưởng thành. Theo số liệu đến hết ngày 31/12/1999 tổng số CBCNV toàn công ty có 815 người (trong đó nữ là 194 người chiếm 23,8% tổng số CBCNV): * Số lao động gián tiếp là 208 người chiếm 25,5% tổng ssố CBCNV, trong đó số lao động quản lý là 32 người chiếm 3,93%. Về trình độ chuyên môn: - Cán bộ có trình độ đại học và cao đẳng là 96 người (chiếm 11,8%) - Cán bộ trung cấp là 35 người (chiếm 4,3%) - Công nhân kỹ thuật là 518 người Sau đây là bảng tổng hợp về số lượng, chất lượng lao động gián tiếp của công ty: - Biểu 3- Đơn vị Tổng số lao động Giới tính Trình độ Nam Nữ ĐH TC SC 1.Cán bộ lãnh đạo 4 4 - 4 - - 2.Phòng TC-LĐ-TL 8 6 2 6 2 - 3.Phòng HCVT 15 8 7 3 2 10 4.Phòng kinh tế koạch 8 4 4 7 1 - 5.Phòng vật tư-thiết bị 8 5 3 4 2 2 6.Phòng tài chính kế toán 7 - 7 5 2 - 7.Phòng kỹ thuật 11 8 3 11 - - 8.Ban thanh tra bảo vệ 8 8 - 1 1 6 9.LĐ gián tiếp đội SSX - Đội 701 13 10 3 4 2 7 - Đội 702 13 11 2 6 3 4 - Đội 703 15 10 5 7 2 6 - Đội 704 15 10 5 6 2 7 - Đội 705 14 10 4 7 3 4 - Đội 706 14 11 3 5 3 6 - Đội 707 15 10 5 5 3 7 - Đội bê tông 15 11 4 6 3 6 - Đội TCCG 1 12 9 3 5 2 5 - Đội TCCG 2 13 9 4 4 2 7 Cộng 208 144 64 96 35 77 Công nhân trực tiếp sản xuất là 607 người làm các ngành nghề khác nhau như: Thợ kích kéo, thợ sắt, thợ hàn, thợ mộc, thợ nề, lái xe, vận hành sửa chữa, thợ điện, lái cẩu, th bê tông với bình quân bậc thợ là 4,1/7. Việc phân bổ bậc thợ của công ty như sau: - Biểu 4- Tên đội SX Số LĐ trực tiếp Bậc thợ Bình quân bậc thợ 7/7 6/7 5/7 4/7 3/7 2/7 701 67 2 8 9 16 25 7 3,9/7 702 69 3 6 7 19 26 8 3,8/7 703 56 1 9 13 25 - 8 4,3/7 704 59 2 8 11 30 8 - 4,4/7 705 84 3 11 19 44 - 7 4,4/7 706 56 2 6 15 18 15 - 4,3/7 707 61 1 8 19 - 25 8 4/7 Bê tông 82 3 7 12 29 22 9 3,9/7 TCCG 1 39 2 5 10 8 6 8 4,1/7 TCCG 2 34 1 6 9 7 2 9 4,1/7 Cộng 607 20 74 124 196 129 64 4,1/7 Công ty đã có cơ chế khuyến khích hợp lý với mọi đơn vị , đối tượng trong và nhoài công ty để cùng tham gia tìm việc làm, đảm bảo công ăn việc làm cho CBCNV. Quan hệ với các Bộ, ngành và sở GTVT, các ban quản lý công trình các địa phương để đấu thầu và tìm đủ việc làm năm 2000 và gối đầu năm 2001. Thu nhập bình quân từ 1.000.000 - 1.100.000 đ/người/tháng, tốc độ tăng thu nhập bình quân so với lưong cơ bản từ 2,5 đến 3 lần. * Về công tác tuyển dụng lao động và hợp đồng lao động, công ty quy định: Các đơn vị trực thuộc công ty được phép sử dụng người lao động đã giao kết hợp đồng lao động với công ty và được công ty điều động về làm tại đơn vị. Nghiêm cấm việc sử dụng người lao động chưa giao kết hợp đồng lao động với công ty hoặc dưới bất kỳ hình thức nào hoặc sử dụng lao động trái với điều khoản đã giao kết trong hợp đồng lao động. Hàng tháng các đơn vị trực thuộc phải báo cáo về phòng TC - LĐ - TL công ty về tình hình lao động của đơn vị mình. Trường hợp nhân lực của đơn vị mình không đáp ứng được yêu cầu của công việc, các đơn vị phải báo cáo Giám đốc công ty để có kế hoạch điều phối công việc và nhân lực trong công ty cho hợp lý. Khi công ty cần tuyển chọn tăng thêm người lao độngđể phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty , phòng TC - LĐ - TL có trách nhiệm thông báo đầy đủ công khai các điều kiện tuyển dụng, quyền lợi và trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao dộng trong quá trình làm việc. Hồ sơ xin việc làm của người lao động theo mẫu bao gồm: Đơn xin việc, giấy khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch, văn bằng chứng chỉ...phòng TC-LĐ-TL nếu xét thấy phù hợp thì soạn thảo hợp đồng lao động đệ trình Giám đốc công ty. Sau khi đã giao kết hợp đồng lao động, người lao động được công ty điều động về các đơn vị trong công ty và phải tuân thủ đúng theo các điều khoản đã giao kết trong hợp đồng lao động đã ký. Hiện nay công ty đang ký hợp đồng lao động theo vụ việc và nhắn hạn khoảng 400 người, chủ yếu là sử dụng lao động tại địa phương làm các công việc giản đơn. Riêng những việc đòi hỏi có tính chất kỹ thuật thì thuê lao động kỹ thuật (có kiểm tra tay nghề). Công ty đã thực hiện lấy việc giao khoán là đòn bẩy thúc đảy sản xuất và là cơ sở để tăng cường công tác quản lý. Do đó công tác khoán được thực hiện triệt để từ đó công ty đến các đội sản xuất và từ các đội sản xuất đến các tổ sản xuất. e. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ : Thị trường của công ty có mặt hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, bao gồm cả thị trường cung ứng và thị trường tiêu thụ. Do đó công ty rất quan tâm đến các vấn đề dự báo thị trường cũng như trương , chính sách của Đảng và nhà nước, tìm ra nhu cầu để lên kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh cụ thể. Trong những năm qua, công tác tiếp thị và đấu thầu đã có những tiến bộ đáng kể. Uy tín của công ty được mở rộng, chất lượng hồ sơ đấu thầu được nâng cao lên, được khách hàng và các đơn vị bạn tin tưởng. Với chỉ trương của Đảng là đổi mới nhanh cơ chế quản lý, giáo dục, đào tạo khoa học và công nghệ phù hợp với nền kinh tế thị trường nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa; gắn chặt sự phát triển các lĩnh vực này với sản xuất và các mục tiêu kinh tế xã hội, công ty đã chuyển sang cơ chế mới. Hoạt động theo cơ chế mới đòi hỏi công ty phải tự chủ động trong sản xuất kinh doanh :Tự tìm kiếm nguồn hàng, tự mua sắm máy móc thiết bị và các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và tự tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra công ty còn tích cực thu thập thông tin về thị trường một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời để có những thủ pháp cạnh tranh đối với từng đối thủ và đưa ra những chính sách giao tiếp khuyếch trương có tính khả thi cao,bảo đảm việc thực hiện mục tiêu cho công ty. II. Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cầu 7 Thăng Long 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đó là các bộ phận lao động quản lý chuyên môn hoá với trách nhiệm có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, cùng tham gia điều hành quản lý sản xuất. Để đảm bảo cho bộ máy quản lý có hiệu quả đòi hỏi Giám đốc phải căn cứ vào trình độ chuyên môn , năng lực cũng như nhiệm vụ SXKD được giao, để phân công lao động quản lý cho phù hợp. Có như vậy mới mong tiết kiệm được chi phí quản lý, nâng cao hiẹu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . Trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh , cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty cầu 7 Thăng Long được xây dựng như sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cầu 7 Thăng Long Giám đốc Trợ lý giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng Hành chính Y tế Phòng Tổ chức Lao động Tiền lương Phòng Kinh tế Kế hoạch Phòng Tài chính kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Vật tư thiết bị Đội 702 Đội 703 Đội 704 Đội 705 Đội 706 Đội Bê tông Đội 707 Đội 701 Đội TCCG1 Đội TCCG2 Ban Thanh tra bảo vệ Ta đi tìm hiểu cơ cấu tổ chức từng phòng ban cụ thể như sau: a. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương: Phòng gồm 8 cán bộ công nhân viên, trong đó : - Một đồng chí trưởng phòng phụ trách chung, đồng thời trực tiếp phụ trách phụ trách công tác cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nâng lưong lên bậc, phụ trách công tác xây dựng quy chế trong công ty. - Một đồng chí phó phòng trực tiếp phụ trách công tác bảo hộ lao động có nhiệm vụ: Lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động và giải quyết chế độ trang bị bảo hộ lao động cho CBCNV theo quy định hiện hành. Đồng thời cũng giáp trưởng phòng trong mọi công tác của phòng và thực hiện các công việc đột xuất khác . - 3 cán bộ định mức lao động làm nhiệm vụ: + Xây dựng và triển khai: các định mức lao động trong toàn công ty. + Triển khai khoán gọn các công trình theo quy trình công nghệ + Nghiên cứu, vận dụng các hình thức tổ chức lao động khoa học trong công ty. +Duyệt công, tiền lương, sản phẩm, khoán gọn công trình theo kết quả sản xuất . + Lập báo cáo tổng hợp thực hiện các định mức lao động, lượng sản phẩm hàng quý, năm báo cáo công ty. + Hướng dẫn các phòng ban, đội ghi chép, phản ánh số liệu ban đầu về năng suất lao động, sử dụng lao động theo mẫu quy định. + Lập báo cáo về lao động, tiền lương tháng, quý, năm trong toàn công ty, gửi lên tổng công ty và các cơ quan có liên quan. + Duyệt công, lương, ăn giữa ca trong toàn công ty. - Một cán bộ làm công tác đào tạo có nhiệm vụ + Theo dõi về nghiệp vụ đào tạo, lập kế hoạch đào tạo, kế hoạch xin kinh phí đào tạo, kèm cặp, nâng bậc công nhân kỹ thuật hanggf năm. +Tổ chức thi nâng bậc theo kế hoạch được duyệt. +Triển khai các chỉ tiêu chọn CBCNV đi thực tế ở các địa phương + Triển khai kế hoạch luyện tay nghề, thi thợ giỏi, đào tạo, phát triển thợ giỏi đều đặn cho các nghề sản xuất chủ yếu. - Một cán bộ quản lý, lưu trữ hồ sơ có nhiệm vụ: + Quản lý toàn bộ hồ sơ CBCNV của công ty. + Định kỳ bổ xung hồ sơ, ghi chép nhận xét đầy đủ, chính xác ( kể cả khen thưởng, kỷ luật ghi lưu vào hồ sơ). + Theo dõi lưu trữ công văn, tài liệu của phòng. - Một cán bộ bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ: + Giải quyết các chế độ về hưu, mất sức, thai sản, tử tuất, các chế độ bồi dưỡng ca ba, độc hại, chính sách thương binh - xã hội... -Biểu 5- STT Chức danh-Bộ phận Số người Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng phòng 1 1 - - - 1 2 Phó phòng 1 1 - 0 - 0 1 3 Định mức lao động 3 2 1 - 2 1 4 Công tác đào tạo 1 1 - - - 1 5 Quản lý hồ sơ 1 1 - 1 - - 6 Bảo hiểm xã hội 1 - 1 - 1 - Cộng 8 6 2 - 1 3 4 Như đã trình bầy ở trên, phòng TC-LĐ-TL có 8 CBCNV (6 nam và 2 nữ). Về trình độ có 6 người (75%) tốt nghiệp Đại học xây dựng, Đại học kinh tế quốc dân, Đại học bách khoa: trình độ trung cấp là hai người. Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đồng chí trưởng phòng phụ trách chung, có bằng kỹ sư xây dựng và đã học qua lớp quản lý kinh tế . Một đồng chí phó phòng có trình độ Đại học (kỹ sư bảo hộ lao động) phụ trách công tác bảo hộ lao động. Ba đồng chí cán bộ định mức lao động ( hai cử nhân kinh tế và một trung cấp xây dựng) làm các công việc về duyệt công, tiền lương, tổ chức lao động... Hai cử nhân kinh tế làm công tác đào tạo và quản lý hồ sơ. Một đồng chí trung cấp phụ trách công tác bảo hiểm xã hội. Việc phân công nhiệm vụ trong phòng như vậy là hợp lý. b. Cơ cấu tổ chức phòng Kinh tế - Kế hoạch: Phòng gồm 8 CBCNV, trong đó : - Trưởng phòng: + Lãnh đạo toàn phòng thực hiện nhiệm vụ được giao. Có quyền đề nghị với Giám đốc tăng cường bổ xung cán bộ hoặc thay đổi cán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ. + Khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc đối với CBCNV trong phòng; đồng thời tham gia các đoàn kiểm tra đội sản xuất theo quyết định của Giám đốc. - 2 phó trưởng phòng: + Giúp trưởng phòng về các lĩnh vực thuộc các chức năng của phòng. Đặc trách công tác: Kế hoạch tác nghiệp các đội, điều độ sản xuất, thông tin kịp thời và định kỳ tình hình sản xuất của công ty. - Tổ kinh tế - kế hoạch: + Bộ phận hợp đồng kinh tế : Dự thảo hợp đồng kinh tế tại công ty với tư cách là người bán (người sản xuất ) theo dõi viêc thực hiện. Giải quyết các thủ tục nhận hàng, xuất hàng, báo hàng, báo giá, giao dịch thực hiện hợp đồng. Giao dịch, tham gia khảo sát mặt hàng. Lập dự toán công trình, tham gia quyết toán công trình,. + Bộ phận giá: Xây dựng giá bán sản phẩm, lao vụ. Lập kế hoạch giá thành, dự toán chi phí sản xuất .Tham gia phân tích hoạt động kinh tế . + Bộ phận kế hoạch: Tổ chức lập kế hoạch tổng hợp (kế hoạch sản xuất -kỹ thuật) . Lập kế hoạch sản xuất , tiêu thụ sản phẩm dài hạn và ngắn hạn của công ty, lập kế hoạch vật tư và đơn hàng vật tư nhập, tham gia phân tích hoạt động kinh tế . + Bộ phận XDCB: dự thảo hợp đồng kinh tế về XDCB; lập dự toán công trình; theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện, tham gia quyết toán công trình. + Bộ phận thống kê : Lập báo cáo ước tính và thực tế tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của công ty, tham gia phân tích hoạt động kinh tế . - Tổ điều độ sản xuất : + Lập kế hoạch sản xuất cho các đội. + Điều độ tổng hợp, đồng bộ sản phẩm và kế hoạch. + Thông tin sản xuất định kỳ. + Phụ trách các đội sản xuất. Các nhiệm vụ cơ bản của điều độ viên: - Tích cực chủ động đôn đốc các đơn vị hoàn thànhnhiệm vụ được giao theo tiến độ. - Kịp thời phát hiện các khó khăn vướng mắc, mất cân đối trong sản xuất để đề xuất biện pháp và khắc phục kịp thời. - Giao và đôn đốc thực hiện lệnh sản xuất - Đề xuất với trưởng phòng mức hoàn thành nhiệm vụ sản xuất của đội do mình phụ trách, chịu trách nhiệm về tình hình thực hiện kế hoạch của các đội sản xuất đó. - Biểu 6- STT Chức danh-Bộ phận Số người Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng phòng 1 1 - - - - 1 2 Phó phòng 2 2 - - - 1 1 3 Cán bộ giá 1 1 - - - 1 - 4 Xây dựng cơ bản 1 - 1 - - 1 - 5 Thống kê kế hoạch 1 1 - - 1 - - 6 Hợp đồng kinh tế 1 1 - - 1 - - 7 Điều độ tổng hợp 1 1 - - - - 1 Cộng 8 7 1 - 2 3 3 Có thể nói phòng Kinh tế - kế hoạch có vai trò quan trọng bởi vì nó chính là nơi tiếp nhận thầu các công trình về bàn giao cho các đội sản xuất , đem lại công việc cho công nhân và CBCNV toàn công ty. Trong nền kinh tế hiện nay việc bùng nổ các đơn vị xây dựng cầu đường đã tạo nên một sự cạnh tranh lớn, do vậy nhiệm vụ của phòng càng khó khăn hơn. Công việc không còn đơn giản như trước đây mà phải tính toán, cân nhắc, tìm hiểu nghiên cứu thị trường , các đối thủ cạnh tranh để đấu thầu thì mới có thể thu được các hợp đồng. Hiện tại phòng có 8 người làm việc với cơ cấu như sau: - Trưởng phòng ( kiêm bí thư Đoàn thanh niên) là kỹ sư xây dựng phụ trách chung. - Hai phó phòng là kỹ sư kinh tế lập kế hoạch giá thành, dự toán chi phí sản xuất . - Một đồng chí trung cấp xây dựng làm công tác xây dựng cơ bản. - Ba cử nhân chuyên ngành: Kinh tế , luật làm công tác thống kê kế hoạch, hợp đồng kinh tế , điều độ tổng hợp. Tỷ lệ cán bộ có bằng Đại học là 7/8 (87,5%) đảm bảo trình độ, đúng chuyên ngành.. Qua phân tích ở trên cho thấy phòng kinh tế - kế hoạch đã có sự phân công và kiêm nhiệm công việc, do vậy phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Tuy nhiên ta vẫn thấy có sự bất hợp lý sau: Công tác xây dựng cơ bản là một công việc quan trọng và phức tạp mà lại giao cho một đồng chí có trình độ trung cấp đảm nhiệm. Do vậy nên tạo điều kiện để cho đồng chí này đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tóm lại để hoàn thiện thì biên chế và nhiệm vụ của phòng kinh tế - kế hoạch phải có sự thay đổi sao cho đạt hiệu quả nhất. c. Cơ cấu tổ chức phòng Vật tư - Thiết bị: Phòng gồm 8 CBCNV trong đó : - Trưởng phòng: Là kỹ sư xây dựng, quản lý điều hành mọi hoạt động của phòng về vật tư và máy móc thiết bị. Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng vật tư, máy móc thiết bị khi mua về cũng như khi xuất đến các công trình. - Tổ tiếp liệu có nhiệm vụ: Cung ứng vật tư đầy đủ đến tận chân công trình, đảm bảo các quy định về tài chính, hàng hoá thanh toán và nhập kho gọn. - Tổ thiết bị có nhiệm vụ cung ứng đầy đủ kịp thời máy móc thiết bị cho công trình khi có yêu cầu; phải luôn nắm bắt được hiện trạng máy móc của công ty. -Tổ kho có nhiệm vụ: Bảo quản toàn bộ vật tư, phụ tùng, sản phẩm trong kho; Tổ chức sắp xếp, bảo quản hàng hoá trong kho, phát hiện những mất mát hư hỏng về vật tư, hàng hóa thuộc kho mình quản lý. Chấp hành đầy đủ những quy định về nhập, xuất hàng hoá, báo cáo tồn kho hàng tháng và kiểm kê định kỳ. - Biểu 7 - STT Chức danh-Bộ phận Số người Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng phòng 1 1 - - - - 1 2 K T máy + thiết bị 1 1 - - - 1 - 3 Thống kê thiết bị 1 1 - - - 1 - 4 Thống kê vật tư 1 - 1 - - - 1 5 Tiếp liệu viên 2 - - - - - 2 6 Thủ kho 1 - 1 2 - - 1 7 Phụ kho 1 1 - - - 1 - Cộng 8 4 2 2 - 3 5 Phòng có 4 người có trình độ Đại học (50%). Đâylà 1 tỷ lệ thấp, còn lại là các đồng chí có trình độ trung cấp và sơ cấp vật tư. Tuy nhiên số cán bộ này có thâm niên công tác (ít nhất là 20 năm) như vậy tạm thời họ vẫn có thể đảm đương được nhiệm vụ của phòng. d. Cơ cấu tổ chức phòng Tài chính kế toán : Phòng gồm 7 CBCNV trong đó : - Kế toán trưởng (trưởng phòng Tài chính kế toán) chỉ đạo, đôn đốc, giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty. Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đắc lực cho Giám đốc trong việc sử dụng đồng vốn một cách hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh , công tác đối ngoại.. - Phó phòng tài chính kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp và kế toán chi phí giá thành): thay mặt kế toán trưởng giải quyết toàn bộ công việc khi kế toán trưởng đi vắng, phụ trách toàn bộ công tác kế toán, đồng thời còn làm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành và lập báo cáo tài chính. Tham mưu cho kế toán trưởng trong mọi lĩnh vực. - Một kế toán thanh toán vốn bằng tiền: khi có chứng từ xin thu chi tiền mặt, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ sau đó viết phiếu thu chi. Hàng ngày phải lập kế hoạch chi tiêu tiền mặt gửi ngân hàng, căn cứ vào báo chi séc, làm thủ tục nhập séc nếu khách hàng mua sản phẩm trả bằng séc... Cuối tháng tiến hành lập báo cáo và nộp cho kế toán tổng hợp nhật ký chứng từ số 1,2; Bảng kê số 1,2, nhật ký chứng từ số 4. - Một kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tiến hành tính tiền lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho CBCNV toàn công ty , cuối tháng lập bảng phân bổ số 1. - Một kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: Theo gõi tài khoản 152,153, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song. Cuối tháng tập hợp số liệu và căn cứ vào các chứng từ liên quan lập bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, chuyển toàn bộ phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán tập hợp chi phi sản xuất và tính giá thành. - Một kế toán phụ trách các đội sản xuất : Hàng ngày các kế toán đội cập nhật chứng từ và cuối tháng báo cáo về phòng tài chính kế toán của công ty, kế toán thanh toán lập báo cáo và nộp cho kế toán tổng hợp để tiến hành tính giá thành sản phẩm. - Một thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt. Tiến hành ghi sổ cuối ngày, đối chiếu sổ của thủ quỹ với thu, chi tiền mặt của kế toán quỹ. - Biểu 8- STT Chức danh-Bộ phận Số Trình độ Thâm niên CT(năm) người ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng phòng(KTtrưởng) 1 1 - - - - 1 2 Phó phòng 1 1 - - - - 1 3 Kế toán thanh toán 1 1 - - - - - 4 KT tiền lương+BHXH 1 1 - - - 1 - 5 Kế toán vật liệu 1 - 1 - - 1 - 6 KTphụ trách các độiSX 1 1 - - - 1 - 7 Thủ quỹ 1 - 1 - - - 1 Cộng 7 5 2 - - 4 3 Phòng có 5 người có trình độ Đại học ( 71,43%) và 2 người có trình độ trung cấp tài chính kế toán. Số CBCNV này có thâm niên công tác ít nhất là 10 năm, như vậy họ cũng có nhiều kinh nghiệm trong công việc, có thể đảm đương được nhiệm vụ của phòng. Qua quan sát thấy thời gian làm việc của các nhân viên là liên tục nhưng vẫn còn phụ thuộc vào công việc, thường tập trung không đều vào các ngày cuối tháng , cuối quý, cuối năm, công tác kế toán vật liệu tương đối quan trọng trong việc tính giá thành mà lại do 1 đồng chí có trình độ trung cấp tài chính kế toán đảm nhiệm. Do vậy nên tạo điều kiện để đồng chí này đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. e. Cơ cấu tổ chức phòng Kỹ thuật: Phòng gồm 11 CBCNV trong đó: - Trưỏng phòng : Là một kỹ sư xây dựng phụ trách chung quản lý điều hành hoạt động của phògn về mtj kỹ thuật. Có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý , phân công kiểm tra công việc của từng thành viên trong phòng , đề xuất voéi Giám đốc về kế hoạch trong tương lai của lĩnh vực kỹ thuật, kỹ thuật thi công ,kế hoạch đào tạo tay nghề cho CBCNV. Đồng thời qtản lý theo hệ dọc về mặt kỹ thuật của cả đội sản xuất dưới công ty. Có quyền tạm đình chỉ thi công nếu thấy rõ vấn đề không đảm bảo về chất lượng, kỹ thuật hoặc an toàn lao động. Có quyền kiến nghị với Giám đốc đề bạt hay bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ trong phòng. - Hai đồng chí phó phòng: + Một đồng chí phụ trách kỹ thuật, máy móc, chất lượng . + Một đồng chí phụ trách: trực tiếp tại các công trình thi công . - Nhóm cán bộ kỹ thuật gồm có 8 người. - Biểu 8- STT Chức danh-Bộ phận Số Trình độ Thâm niên CT(năm) người ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng phòng 1 1 - - - - 1 2 Phó phòng 2 2 - - - - 2 3 Cán bộ kỹ thuật 8 8 - - 2 2 4 Cộng 11 11 - - 2 2 7 Vói một công trình xây dựng thì công tác kỹ thuật thi công là một vấn đề được quan tâm hàng đâu. Phòng có 13 CBCNV thì tất cả đều có trình độ đại học với các chuyên ngành như: Xây dựng, giao thông, kiến trúc. Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ : Một đồng chí trưởng phòngphụ trách chung. Một đồng chí phó phòng phụ trách kỹ thuật, máy móc, chất lượng công trình và một đồng chí phó phòng phụ tách công tác kỹ thuật trực tiếp tại các công trình. 10 cán bộ kỹ thuật làm việc tại phòng được phân công làm các nhiệm vụ phù hợp với khả năng và trình độ của từng người. Như vậy xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ trong phòng là đảm bảo cho công việc và việc phân công nhiệm vụ trong phòng như vậy là hợp lý. g. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Y tế: Phòng gồm 15 CBCNV, việc biên chế và phân công nhiệm vụ trong phòng như sau: - Biểu 10- STT Chức danh-Bộ phận Số người Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng phòng(Kiêm chủ tịch công đoàn) 1 1 - - - - 1 2 Phó phòng 1 1 - - - - 1 3 Văn thư 1 - 1 - 1 - - 4 Đánh máy chữ 1 - 1 - 1 - - 5 nhân viên phục vụ 2 - - 2 - 2 - 6 Cấp dưỡng 2 - - 2 - - 2 7 Lái xe 5 - - 5 - 2 3 8 Ytế 2 1 - 1 1 - 1 Cộng 15 3 2 10 3 4 8 Phòng có 15 người trong đó có 3 người có trìng độ Đại học (20%) là một tỷ lệ thấp, còn lại là trình độ trung cấp và sơ cấp. Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đồng chí trưởng phòng có trình độ Đại học (cử nhân kinh tế ) và một đồng chí phó phòng cũng là cử nhân kinh tế phụ trách công tác lương văn phòng. Hai đồng chí làm công tác văn thư và đánh máy chữ. Hai đồng chí làm công tác tạp vụ. Hai đồng chí cấp dưỡng. Năm đồng chí có bằng lái xe làm nhiệm vụ lái xe cho Ban Giám đốc và lái xe phục vụ. Hai đồng chí làm công tác y tế, chăm sóc sức khoả cho CBCNV trong công ty ( Một đồng chí tốt nghiệp Đại học Y). Như vậy, qua phân tích ở trên thì thấy phòng bố trí công việc phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ (nhưng công việc của một số bộ phận tương đối nhẹ ). Công tác lái xe qua tìm hiểu cho thấy chỉ cần 3 đồng chí lái xe con là đủ, và công tác tạp vụ chỉ làm vào một thời gian nhất định (sáng- tối) nên cũng chỉ cần 1 đồng chí . Như vậy so với hiện tại phòng sẽ giảm biên được 2 người, 3 người này có thể xuống làm nhiệm vụ trực tiếp tại các đội sản xuất hoặc công ty tạo điều kiện để cho họ chuyển công tác . h. Cơ cấu tổ chức Ban thanh tra - Bảo vệ: Ban thanh tra bảo vệ gồm có 8 đồng chí trong đó : - Trưởng ban thanh tra bảo vệ có trình độ Đại học (Đại học Luật) phụ trách chung công tác an ninh, thanh tra. - Một đồng chí phó ban thanh tra bảo vệ có trình độ trung cấp an ninh phụ trách bảo vệ, PCCC. - Sáu nhân viên bảo vệ có trình độ sơ cấp thay phiên nhau làm 3 ca(mỗi ca trực có 2 đồng chí) làm nhiệm vụ: Thường trực, giữ xe, tuần tra canh gác... -Biểu 11- STT Chức danh-Bộ phận Số Trình độ Thâm niên CT(năm) người ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trưởng ban TTBV 1 1 - - - - 1 2 Phó ban TTBV 1 - 1 - - - 1 3 Nhân viên bảo vệ 6 - - 6 1 3 2 Cộng 8 1 1 6 1 3 4 Qua tìm hiểu hoạt động của ban thanh tra bảo vệ ta thấy ban cũng đã đóng góp một phần không nhỏ đối với sự pját triển của công ty . Tuy nhiên, công việc đó không nhất thiết phải tách ra một ban riêng gây lãng phí lao động, tốt nhất nên bố trí lại ngư sau: + Công tác thanh tra giao cho trửong phòng tổ chức - lao động - tiền lương kiêm nhiệm. + Công tác PCCC giao cho cán bộ bảo hộ lao động (phó phòng TC-LĐ-TL) kiêm nhiệm và giao trực tiếp cho các đội cùng phối hợp thực hiện. + Công tác bảo vệ chỉ cần 3 người (thành lập 1 tổ bảo vệ) thay phiên nhau làm 3 ca, tổ bảo vệ này sẽ giao cho phòng hành chính y tế quản lý. 2. Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý công ty: 2.1. Ban Giám đốc : Kết quả hoạt động của Ban Giám đốc có ý nghĩa đăc biệt. Ban Giám đốc tìm việc làm cho CBCNV trong công ty. Việc tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng có thành công hay không chính là nhờ sự tài năng, uy tín, sự khéo léo trong giao tiếp, các mối quan hệ với khách hàng, sự năng động của ban Giám đốc. Uy tín của công ty phụ thuộc vào nhiều yêú tố trong đó có việc thực hiện tốt về tiến độ, chất lượng và mỹ thuật của công trình đã thi công. Do vậy Ban Giám đốc không những là những nhà kỹ thuật mà còn là những nhà kinh tế để đảm đương công việc. a. Giám đốc công ty : - Giám đốc công ty là kỹ sư Nguyễn Tiến Môn ( kiêm bí thư Đảng uỷ công ty) : Là một kỹ sư cầu có nhiều kinh nghiệm, công tác trong ngành xây dựng cầu lâu năm, đã học qua các lớp: quản lý Nhà nước, quản lý kinh tế . Đồng chí xuất phát từ một kỹ sư cầu ( từ những năm kháng chiến chống mỹ cứu nước) rồi lên làm trưởng phòng kỹ thuật (phụ trách trực tiếp các công trường cầu Ba Chẽ, cầu Bến Thuỷ), đến năm 1998 đồng chí được bổ nhiệm lên làm Giám đốc công ty . Theo báo cáo tình hình rà soát cán bộ đưong chức của công ty thì đồng chí được đánh giá “hoàn thành nhiệm vụ, có khả năng đảm nhiệm chức vụ cao hơn”. Giám đốc có vai trò, quyền hạn và trách nhiệm như sau: - Giám đốc công ty vừa là đại diện cho Nhà nước vừa là đại diện cho công nhân viên chức, quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng . Có quyền quyết định việc điều hành hoạt độnh của công ty theo đúng pháp luật của nhà nước và nghị quyết đại hội công nhân viên chức. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Giám đốc có quyền quyết định bộ máy tổ chức quản lý của công ty , bảo đảm tinh giảm, có hiệu lực. - Giám đốc tổ chức việc thi tuyển chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện có nề nếp chế độ nhận xét cán bộ trong công ty theo định kỳ. - Giám đốc có quyền tuyển chọn lao động thro yêu cầu sản xuất và thực hiện chính sách về lao động của Nhà nước. Có trách nhiệm xây dựng các nội quy, quy chế nhằm thực hiện những quy định của Nhà nước về kỷ luật lao động, bảo hộ lao dộng, kỹ thuật an toàn và vệ sinh công nghiệp. Trường hợp không đảm bảo an toàn lao động, Giám đốc có quyền và có trách nhiệm đình chỉ sản xuất . - Giám đốc có quyền khen thưởng những người có thành tích. Đồng thời thi hành kỷ luật đến mức buộc thôi việc những người vi phạm nội quy, quy chế áp dụng trong công ty , cho thôi việc hoặc chấm dứu hợp đồng lao động những người không đáp ứng yêu cầu sản xuất theo nội quy của công ty và theo hợp đồng đã ký kết. - Giám đốc phải chấp hành sự lãnh đạo của tổ chức Đảng tại công ty theo điều lệ Đảng và quy dịnh của trung ương; có trách nhiệm phối hợp với các đoàn thể như Công đoàn, Đoàn thanh niên trong công ty trong việc thực hiện các quy định và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động. Báo cáo với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . - Chỉ đạo thực hiện nghĩa vụ nộp các khoản thuế cho ngân sách nhà nướ và các khoản khác . Lập phương án phân phối lợi nhuận sau thuế của công ty trình lên tổng công ty cũng như cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối voứi việc thực hiện nghĩa vụ điều hành của mình. Bên cạnh những hoạt động có tầm bao quát công ty Giám đốc còn trực tiếp phụ trách các hoạt động sau: + Công tác kế hoạch và đầu tư phát triển. + Công tác dự án và kinh tế đối ngoại. + Công tác hợp đồng kinh tế . + Công tác tài chính kế toán. + Kế hoạch tiền lương. + Công tác an ninh chính trị nội bộ. b. Phó Giám đốc nhân sự: Phó Giám đốc nhân sự là kỹ sư có trình độ Đại học Xây dựng (hệ tại chức), chỉ đạo vấn đề nội chính của công ty. Đã học qua các lớp quản lý Nhà nước, Quản lý kinh tế và có thâm niên chức vụ 20 năm. Được đánh giá “ hoàn thành nhiệm vụ, ổn định công tác” Phó Giám đốc nhân sự có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Tham mưu giáp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý diều hành công việc văn phòng cơ quan và những lĩnh vực khác được phân công. - Chỉ đạo các phòng ban của công ty cũng như các đội sản xuất cùng phối hợp để thực hiên tốt công tác của bộ phận văn phòng cũng như các vấn đề khác liên quan đến công ty - Là người trực tiếp phụ trách các mặt công tác như + Công tác hành chính, đời sống CBCNV. + Công tác bảo vệ, quân sự, trật tự an toàn . + Công tác y tế và chăm sóc sức khoẻ CBCNV. + Cong tác quản lý kinh doanh . + Công tác phòng chống lụt bão thiên tai và chống cháy nổ. + Công tác thanh tra, kiểm tra. + Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ kuật... c. Phó Giám đốc kỹ thuật: Phó Giám đốc kỹ thuật là kỹ sư Lê Ngọc Ban có trình độ Đại học Xây dựng (ngành cầu đường) phụ trách về kỹ thuật có thâm niên chức vụ 18 năm. Theo đánh giá của công ty, đồng chí là người “hoàn thành nhiệm vụ, ổn định công tác”. Phó Giám đốc kỹ thuật có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Được Giám dốc uỷ nhiệm trực tiếp chỉ huy thống nhất sản xuất, kỹ thuật hàng ngày, chịu trách nhiệm tổ chức và chủ huy quá trình sản xuất từ việc chuẩn bị sản xuất, giao nhiệm vụ sản xuất,bố trí, điều khiển lao động trong nội bộ công ty cho đến việc kiểm tra, đánh giá kết quả sản xuất đảm bảo số lượng và chất lượng theo kế hoạch. - Tổ chức và chỉ đạo công tác xây dựng kế hoạch, tiến đọ sản xuất tháng, tuần, ngày cho toàn công ty. Phối hợp vói kế toán trưởng dự toán chi phí sản xuất và hiệu quả kinh doanh sản phẩm mới. - Nghiên cứu, xây dựng phương hướng, các kế hoạch tiến bộ kỹ thuật lâu dài, hàng năm cho công ty. - Chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật, thiết kế và chế thủ sản phẩm mới. - Tổ chức bảo dưỡng và quản lý sử dụng thiết bị, dụng cụ, bảo đảm máy móc hoạt động đầu đặn phục vụ kịp thời cho sản xuất . - Giúp Giám đốc quy định các chế độ cải thiện điều kiện lao động. - Có quyền kỷ luật với những người vi phạm kỷ luật sản xuất - kỷ luật lao động. Có quyền đình chỉ công tác, đình chỉ sản xuất đối với những người vi phạm an toàn lao động và báo cáo Giám đốc. - Có quyền đề nghị nâng bậc lương cho CBCNV và tham gia xét duyệt nâng bậc định kỳ. Có quyền khen thưởng, công nhận cán bộ có thành tích sản xuất và hoàn thành kế hoạch trong phạm vi và mức độ được Giám đốc uỷ quyền. d. Trợ lý Giám đốc: Trợ lý Giám đốc có chức năng và nhiệm vụ sat: - Giúp việc cho Giám đốc , tư vấn cho Giám đốc về những lĩnh vực mà mình thông hiểu. - Thay mặt cho Giám đốc để giúp các đơn vị hoặc các phòng ban giải quyết những vướng mắc trong công việc để sao cho công việc được thông thoát. Những gì ngoài quyền hạn và khả năng của mình thì kịp thời báo cáo với Giám đốc để giải quyết ngay. - Tổng hợp tình hình diễn biến trên các công trình cũng như trong vấn đề thu hồi vốn và kiế n nghị với Giám đốc những điểm nóng cần tập trung giải quyết. - Tư vấn cho Giám đốc về những vấn đề sản xuất kinh doanh khác ngoài những lĩnh vực truyền thống mà công ty đã làm. - Khi được Giám đốc uỷ quyền thì có thể thay mặt Giám đốc đén nứm tình hình và giao dịch với các đối tác tại một địa phương hay một tỉnh lẻ nào đó mà công ty đang quan tâm. - Để có được thông tin chính xác và nhanh chóng. Các đội sản xuất phải báo cáo cho trợ lý Giám đốc những vấn đề mà trợ lý yêu cầu. Kết thúc năm 1998, công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và đã được Nhà nước phong tặng danh hiệu Đơn vị anh hùng. Đây là một thành tích đanh khích lệ đối với toàn thể CBCNV trong công ty, trong đó không thể không kể đến công lao của ban Giám đốc đã dẫn dắt công ty từng bước đi lên theo đà phát triển chung của nền kinh tế . 2.2. Các phòng ban chức năng: - Nhiệm vụ quan trọng nhất của các phòng ban chức năng là tham mưu giáp việc cho Giám đốc, phó Giám đốc, chịu sự quản lý trực tiếp của ban lãnh đạo công ty. Mỗi phòng ban chức năng đều có các chức năng, nhiệm vụ, quyền hin nhất định. Để tạo sự nhịp nhàng và ăn khớp toàn công ty hiện có 7 phòng ban chức năng. a. Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương: - Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về mặt công tác tổ chức bộ máy. Chỉ đạo và thực hiẹn các mặt thuộc lĩnh vực tổ chức như: quản lý cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, thi đua, khen thưởng, đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty qua từng thời kỳ. - Nhiệm vụ: + Công tác cán bộ: Nghiên cứu và thực hiện đúng đường lối, chính sách, chế độ của Đảng, Nhà nước và của cấp trên về công tác cán bộ phù hợp với đặc thù của côngt y. - Nghiên cứu xây dựng chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ, các chức vụ Nhà nước, định mức sử dụng cán bộ làm cơ sở cho việc quản lý cán bộ. - Giúp Giám đốc công ty quản lý toàn bộ đội ngũ CBCNV trong toàn công ty. Chăm lo, xây dựng, củng cố và phát triển đội ngũ cán bộ vững mạnh về mọi mặt, có đủ phẩm chất chính trị, năng lực công tác, trình độ khoa học kỹ thuật, quản lý đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. - Giúp Giám dốc công ty nghiên cứu, sắp xếp,đề bạt, nâng lương, bbồi dưỡng, đào tạo, khen thưởng và xử lý kỷ luật với CBCNV. + Công tác tổ chức quản lý kinh tế - Nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy quản lý gián tiếp và biên chế của công ty. Hướng dẫn các đơn vị điều lệ tổ chức và nội quy hoạt động.. - Nghiên cứu và đề xuất những chủ trương, biên pháp, chương trình cải tiến quản lý kinh tế nhằm đưa các mặt quản lý của công ty vào nề nếp. - Cùng với các phòng ban công ty tổ chức nghiên cứu, triển khai thực hiện các chính sách, chế độ, thể lệ, nghị quyết để tăng cường cải tiến quản lý kinh tế . Công tác đào tạo: - Nghiên cứu đề xuất chủ trương, phương hướng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân kỹ thuật, cán bộ nhân viên quản lý về các mặt: chính trị, nghiệp vụ, văn hoá... - Nghiên cứu xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạnvà ngắn hạn về công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCNV. Đề nghị cấp trên sửa đổi, bổ sung các chế độ chính sách, quy chế đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp với đặc thù riêng của công ty. - Đề xuất phân công, phân cấp cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, tài liệu bồi dưỡng, huấn luyện thi nâng bậc công nhân kỹ thuật. - Tuyển chọn CBCNV đi học lý luận, chính trị, văn hoá, chuyên môn nghiệp vụ...tại các trường Đảng, trường đại học, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề, chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục cho tập thể và cá nhân đi đào tạo, bồi dưỡng, tham quan thực tập, công tác. + Công tác lao động và tiền lương: - Lập kế hoạch và cân đối kế hoạch về lao động và tiền lưong nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. - Tổ chức nghiên cứu và thực hiện các hình thức , phương pháp tổ chức lao động khoa học, nghiên cứu xây dựng hoặc sửa đổi bổ xung các định mức, định biên lao động. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về lao động, sử dụng lao động, thời gian lao động, đề xuất các biện pháp chỉ đạo để đảm bảo sử dụng giờ công, ngày công có hiệu quả và duy trì tốt kỷ luật lao động. Nghiên cứu, sử dụng, quản lý quỹ lương; giải quyết thanh toán, lương hàng tháng cho CBCNV theo chế độ - Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp thực hiện, các kế hoạch bồ dưỡng và nâng bậc kỹ thuật cho công nhân; tuyển dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của công ty. - Nghiên cứu triển khai thực hiện các chế độ, chính sách quy địng về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, trang bị bảo hộ lao động, bồi dưỡng hiện vật. Nghiên cứu đề nghị cấp trên bổ xung, sửa đổi các chính sách, chế độ quy định về lao động và tiền lương cho phù hợp với đặc điểm riêng của công ty . - Giải quyết chỉ tiêu thu nhập cho CBCNV. + Công tác thi đua cho các đơn vị trong công ty nhằm động viên CBCNV phát huy tinh thần làm chủ tập thể , chủ động, sáng tạo, hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. -Tổ chức đăng ký, theo dõi, kiểm tra việc xây dựng tổ, đội lao động xã hội chủ nghĩa. - Hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức mạng lưới thi đua ở phòng, ban, đội sản xuất trong toàn công ty hoạt động có hiệu quả. - Dự thảo báo cáo về các điển hình tiên tiến, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác phong trào thi đua, tổ chức các hội nghị chuyên đề về thi đua khen thưởng. - Tham gia chỉ đạo công tác tuyên truyền của công ty , cung cấp tin, bài cho các cơ quan tuyên truyền của công ty và bên ngoài theo quy định của công ty, tổ chức xây dựng và bảo quản tài liệu, tranh ảnh, cờ thưởng,các trang bị hiện vật thi đua, truyền thống của công ty. b. Phòng Kinh tế - Kế hoạch: - Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác quảnlý kế hoạch, công tác dự án, kinh doanh và quản lý kinh tế trong hoạt động kinh doanh của công ty. - Nhiệm vụ: + Giúp việc cho Giám đốc định hướng hoại động sản xuất kinh doanh , xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn theo phương hướng phát triển của ngành, nhu cầu thị trường và năng lực sản xuất kinh doanh của công ty. + Quản lý kiểm tra thủ tục đầu tư và xây dựng các công trình. + Thực hiện công tác tiếp thị, tìm kiếm việc làm như: đấu thầu xây lắp và liên hệ để ký kết hợp đồng với các chủ đầu tư. + Tìm hiểu cập nhật các thông tin về giá cả thị trường và các chế độ chính sách hiện hành của nhà nước liên quan đến nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. + Xây dựng giá trị dự toán, giá đấu thầu cho các công trình và hạng mục công trình mà công ty đảm nhận với chủ đầu tư và với các đơn vị trực thuộc công ty. + Làm hợp đồng và thanh lý hợp đồng kinh tế đối với các hạng mục công trình với chủ đầu tư và các dịch vụ khác đối với khách hàng. + Làm công tác thống kê kế hoạch lập ké hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch theo tháng, quý, năm và nộp cho cơ quan cấp trên thực hiện để báo cáo; đồng thời để các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện dưới sự lãnh đạo công ty và phòng kinh tế kế hoạch. + Làm công tác điều độ sản xuất: - Tham mưu Giám đốc về tổ chức sản xuất của các đơn vị và đôn đốc mọi goạt động sản xuất của các đơn vị đó. - Điều động thiết bị thi công đến các công trình . - Chắp nối tất cả quan hệ về sản xuất giữa công ty và các đơn vị trong công ty. - Tổng hợp tất cả các khối lượng, tình hình sản xuất tại các công trình để báo cáo Giám đốc xử lý các thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất + Hướng dẫn nghiệp vụ, chế đọ chính sách của nhà nước cho các đơn vị trong công ty. + Quản lý lưu trữhồ sơ thuộc lĩnh vực phòng quản lý. + Thực hiện các nhiệm vụ độ xuất theo chỉ thị của Giám đốc c. Phòng Vật tư thiết bị: - Chức năng: Cung cấp đầy đủ, kịp thời vật tư và thiết bị cho công trình khi có yêicầu. Thu nhận, bảo quản, giao dịch để mua bán , giám sát viếcử dụngvật tư và thiết bị theo đúng quy định. - Nhiệm vụ: + Công tác vạt tư phải giữ vững được nguyên tắc: chất lượng vật tư, mức dự trữ vật tư tối thiểu nhằm mục đích đảm bảo sản xuất được ổn định, không đọng vốn. +Luôn giữ bí mật về số lượng vật tư trong kho và cũng công khai thông báo kịp thời cho các đơn vị rong công ty những vật tư tồn kho, ứ động quá lâu nhằm huy động kịp thời , tránh ứ đọng vốn, giải phóng kho. + Chế đọ quản lý vật tư quản lý vật tư nhập trong và ngoài nước, vật tư tự sản xuất để cung cấp cho sản xuất, các sản phẩm, thành phẩm và một số bán thành phẩm đều thống nhất do phòngvật tư - thiết bị quản lý, có hệ thống kho tàng. Hình thức cung cấp chủ yếu là cung cấp tại kho qua phiếu xuất kho. Đơn vị hay cá nhân đến tận kho nhận vật tư, thiết bị phòng vật tư - thiết bị chỉ cung cấp qua kho nhưng vạt tư thiết bị thuộc dạng thông dụng như: xi măng , sắt thép, dầu mỡ, ôxy, đất đèn , que hàn... Trường hợp cấp vật tư quý hiếm có quy định riêng. + Vật tư cung ứng cho công việc sản xuất, thay thế được cấp phát theo định mức vật tư. Cá nhân, tổ sản xuất hoặc đơn vị lĩnh phải nộp vào kho những vật tư cần thay thế, sau đó phòng vật tư - thiết bị mới cấp theo yêu cầu. Thống nhất không để vật tư ứ đọng, dư thừa trong đơn vị sản xuất và triệt để tận dụng những vật tư trong nguồn phế liệu có sẵn, phục hồi các vật tư trong nguồn phế liệu để đưa vào tái sản xuất. + Tổ chức ghi chép ssỏ sách, theo dõi cấp phát và dử dụng tổng hoẹp việc nhập, xuất, tồn kho tất cả các chủng loại vật tư. Nắm chắc số lượng, chất lượng vật tư đã sử dụng, lượng tồn kho cuối kỳ. + Chấp hành đúng các chế độ báo cáo theo định kỳ, cùng với phòng tài chính - kế toán tham gia trong các kỳ kiểm kê cuối năm để xác định, đánh giá vật tư chuyển sang năm kế hoạch. + Lập kế hoạch xin cấp vật tư, thiết bị và máy móc thiết bị dự trữ cho sản xuất + Chỉ đạo các tổ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên. + Quan hệ với các đơn vị trong công ty để giải quyết những vướng mắc về số lượng, quy cách các vật tư và máy móc thiết bị khi cấp phát hoăc chất lượng sản phẩm gia công đặt hàng, giải quyết công tác tài chính và công tác nghiệp vụ quản lý hàng hoá d. Phòng Tài chính kế toán: - Chức năng: Quản lý toàn bộ các hoạt động về tài chính kế toán trong công ty, phân phối và điều tiết tài chính trong phạm vi công ty, tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý kinh tế nói chung, quảnlý tài chính kế toán nói riêng. - Nhiệm vụ: + Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, liên tục, có hệ thống về số liệu và tình hình biến động của lao động, vật tư, tiền vốn tình hình thanh toán, chi phí sản xuất, tổng sản phẩm, kết quả lãi lỗ và các khoản thanh toán với cấp trên theo đúng chế độ kế toán. Đồng thời đảm bảo yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính của công ty + Thu thập, tập hợp số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phục vụ cho việc lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác hạch toán kinh tế, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và lập báo cáo theo quy định hiện hành. + Kiểm tra việc thực hiện các chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế- tài chính của Nhà nước trong phạm vi công ty nhằm phát hiện, ngăn chặn các hiện tượng tham ô, lãng phí, xâm phạm tài sản XHCN. Phát hiện và động viên mọi khả năng, tiềm năng của công ty nhằm đưa vào sử dụng có kết quả những tiềm năng đó. + Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất + Chịu trách nhiệm bảo quản, lưu giữ chứng từ, tài liệu kế toán thống kê theo quy định của Nhà nước. + Tổ chức phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời các chế độ thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước. + Thực hiện hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong công ty. e. Phòng Kỹ thuật : - Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng công trình và sản phẩm vật liệu xây dựng, quản lý thiết bị thi công an toàn lao động của công ty. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu các hồ sơ thiết kế, đề xuất các giải pháp kinh tế, các phương án kỹ thuật thi công, biện pháp an toàn lao động và tổ chức quản lý, hướng dẫn các đơn vị thi công thực hiện, nhằm mục tiêu đảm bảo xây dựng công trình. + Quản lý giám sát kỹ thuật và an toàn lao động trong quá trình thi công, kiểm tra phát hiện và xử lý những trường hợp vi phạm quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, thi công sai thiết kế làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình xây dựng và sản phẩm. + Xác nhận khối lượng, chất lượng công trình + Tổ chức nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào sử dụng theo quy định. + Phối hợp với các phòng liên quan, các đơn vị thanh quyết toán công trình. + Tham gia với các đơn vị làm công tác thiết kế hồ sơ kỹ thuật. + Lập kế hoạch và biện pháp để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát về kỹ thuật chất lượng, an toàn lao động đối với công trình thực hiện. + Lập các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công phục vụ cho công tác đấu thầu của công ty. + Thực hiện công tác thông tin khoa học, công tác quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu kỹ thuật. + Quản lý công tác khoa học kỹ thuật của công ty. + Phối hợp với phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương trong việc soạn thảo các nội dung phục vụ nâng cấp, nâng bậc hàng năm cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, giám sát, chấm điểm và xác định kết quả bài thi. + Giúp Giám đốc xét duyệt các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ. + Xây dựng và thực hiện các quy định về quản lý kỹ thuật chất lượng, an toàn lao động. + Thực hiện công tác kiểm tra định kỳ về kỹ thuật và công tác bảo dưỡng sửa chữa máy móc, trang thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. + Quản lý công cụ, thiết bị thi công của công ty + Đề xuất phương hướng, biện pháp và kế hoạch kỹ thuật an toàn cùng với kế hoạch sản xuất hàng năm. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thi hành các chỉ thị, nghị quyết, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm. + Tổ chức kiểm tra, thống kê, phân tích, báo cáo các trường hợp tai nạn lao động và sự cố theo quy định của Nhà nước và của Bộ. Tổ chức phổ biến, rút kinh nghiệm. + Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện các biện pháp đề phòng tai nạn và sự cố, tham gia xử lý các trường hợp xảy ra tai nạn lao động theo phân cấp quản lý. + Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo chỉ thị của Giám đốc công ty. g. Phòng Hành chính - Y tế: - Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc tổ chức và quản lý, thực hiện công tác hành chính quản trị trong công ty; phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban đơn vị, các tổ chức đoàn thể và CBCNV thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Phụ trách công tác y tế, sức khoẻ tại công ty. - Nhiệm vụ: + Bố trí sắp xếp nơi làm việc của CBCNV văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc công ty, quản lý hành chính trụ sở công ty. + Thực hiện quản lý trang thiết bị văn phòng và quản lý dụng cụ làm việc ở văn phòng công ty. Mua sắm văn phòng phẩm, phục vụ lãnh đạo và các phòng ban công ty. + Quản lý sử dụng xe ô tô con các loại theo lệnh điều động của Giám đốc công ty phục vụ lãnh đạo và các phòng ban đi công tác. + Thực hiện công việc văn phòng lưu trữ: . Đưa gửi, tiếp nhận công văn, giấy tờ đánh máy, photocopy, lưu trữ các hồ sơ văn bản tài liệu của côngt y theo quy định. . Đảm bảo công tác thông tin liên lạc thông suốt trong nội bộ văn phòng với các đơn vị và các cơ quan có liên quan. - Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. - Quản lý và sử dụng máy vi tính được giao. + Thực hiện công việc tạp vụ ở văn phòng công ty. + Nghiên cứu, tổ chức, quy chế đảm bảo thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, nội dung, quy chế đảm bảo thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, nội dung, quy chế đảm bảo mọi hoạt động bình thường. + Kết hợp với các đoàn thể trong công ty tuyên truyền, giáo dục CBCNV thực hiện nghiêm chỉnh đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. + Thực hiện công tác . Y tế, tổ chức khám chữa bệnh, công tác vệ sinh phòng bệnh, công tác bảo hiểm y tế, công tác sinh đẻ có kế hoạch, phối hợp thực hiện chế độ BHXH. + Tổ chức phục vụ ăn trưa cho CBCNV. h. Ban thanh tra - Bảo vệ : - Chức năng, nhiệm vụ: Tổ chức thanh tra việc chấp hành các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và thực hiện kế hoạch, chỉ thị, nghị quyết, mệnh lệnh và những quy định của công ty, của các đơn vị trong công ty. Chỉ đạo, quản lý thống nhất và thực hiện công tác thanh tra, bảo vệ, quân sự, phòng cháy chữa cháy trong công ty. + Về công tác thanh tra: Thanh tra việc xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của CBCNV trong tất cả các đơn vị ở công ty theo chế độ phân cấp quản lý, trực tiếp giải quyết những đơn khiếu nại thuộc trách nhiệm của ban. - Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thanh tra việc chấp hành các nghị quyết, chỉ thị, chế độ, chính sách liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty. Thông qua đó trình lên Giám đốc công ty để chấn chỉnh, bổ sung cho phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. - Tổng kết báo cáo kết quả hoạt động thanh tra của công ty theo yêu cầu cấp trên. + Về công tác bảo vệ: . Nghiên cứu, đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, xây dựng nội quy để tăng cường công tác bảo vệ, đảm bảo mọi hoạt động bình thường của công ty, trình cho Giám đốc ban hành. . Nghiên cứu, tổ chức, chỉ đạo thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, nội quy, quy chế; bảo vệ an ninh chính trị và trật tự trong công ty. . Kết hợp với các đoàn thể trong công ty tuyên truyền, giáo dục CBCNV thực hiện nghiêm chỉnh đường lối chính sách của Nhà nước, xây dựng và đẩy mạnh phong trào an ninh tổ quốc, bảo vệ tài sản của công ty. - Tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ theo yêu cầu của công ty, của cấp trên. + Về công tác quân sự: Tổ chức, quản lý giáo dục huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ. Nắm vững lực lượng quân dự bị các loại, đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu động viên khám tuyển. + Về công tác phòng cháy chữa cháy: . Nghiên cứu, tổ chức, chỉ đạo cho các đơn vị, CBCNV trong công ty thực hiện chỉ thị, nghị quyết, quy chế, nội quy về phòng cháy chữa cháy. . Kết hợp với thủ trưởng các đơn vị, CBCNV và công an phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn cho người và tài sản; có kế hoạch học tập nghiệp vụ cho đội phòng cháy chữa cháy của công ty. Quản lý chặt chẽ các trang bị, phương tiện phòng cháy chữa cháy của công ty. 2.3. Các đội sản xuất: Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của công ty hình thành 10 đội sản xuất, bao gồm: - Đội cầu 701, 702, 703, 704, 705, 706, 707. - Đội bê tông đúc sẵn. - Đội thi công cơ giới 1 và 2. Các đội sản xuất này có chức năng và nhiệm vụ sau: * Chức năng: Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, là các đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ (không có tài khoản, con dấu riêng) hoạt động theo quy chế phân cấp quản lý công ty. * Nhiệm vụ: - Các đội sản xuất phải chủ động tìm việc làm, chăm lo đời sống và thu nhập cho CBCNV đơn vị, phối hợp với phòng kinh tế kế hoạch tham gia đấu thầu công trình, quan hệ với các chủ đầu tư. - Tổ chức triển khai việc thực hiện nhiệm vụ thi công công trình được giao. Lập kế hoạch tiến độ thi công, biện pháp an toàn lao động, bảo hộ lao động, kế hoạch về vốn, vật tư, lao động, trang thiết bị, tiền lương để trình công ty xét duyệt, chỉ đạo, quản lý thực hiện. - Thực hiện quy chế về quản lý kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tài chính... do công ty ban hành, đảm bảo quyền lợi của người lao động. - Thực hiện thi công đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật, đảm bảo đạt chất lượng tốt, đồng thời có hiệu quả kinh tế. Sau khi bên A nghiệm thu thì tiến hành công tác thanh toán và chuyển vốn về công ty theo khối lượng và chất lượng công trình hoàn thành. Cùng với phòng kinh tế kế hoạch có các biện pháp thu hồi vốn nhanh về công ty, không để bị ứ đọng vốn. - Quản lý tài sản vật tư, máy móc thiết bị, tiền vốn công ty giao cho đơn vị và quản lý tài chính sử dụng theo quy chế quản lý của Nhà nước và của công ty. - Quản lý lực lượng lao động, thực hiện giao việc cho tổ sản xuất, thực hiện việc phân phối tiền lương công bằng, thực hiện đầy đủ các chế độ quy định đối với người lao động do công ty hướng dẫn, tổ chức các phong trào thi đua trong đơn vị nhằm xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi măt. - Các đội trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các mặt quản lý khác của đơn vị mình. Các đội sản xuất đề có chức năng, nhiệm vụ tương tự nhau. Trong đó đội cầu 705 là một đội điển hình. Hàng năm luôn hoàn thành vượt mức nhiệm vụ được giao. Về cơ cấu tổ chức bộ máy của đội 705 đều giống như các đội sản xuất khác trong công ty. Đội cầu 705 có 98 CBCNV được tổ chức theo mô hình như sau: Tổ điện máy Cấp dưỡng Tổ mộc, nề Tổ sắt, hàn Tổ lắp ráp III Tổ l