Đề tài Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex

Lời mở đầu Tính cấp thiết của đề tài Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, kiểm tra không phải là một pha hay một giai đoạn của quản lý mà nó thực hiện tất cả các giai đoạn của quá trình này như: giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và các mục tiêu cần đạt tới..., giai đoạn tổ chức thực hiện và giai đoạn điều chỉnh các định mức và các mục tiêu. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động. Kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý. Vì vậy trong thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát trong quản lý rất được sự quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp nói. Cũng như đối với các công ty lớn như đối với Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và xây dựng các thủ tục kiểm soát luôn được đặt lên hàng đầu. Trải qua quá trình hoàn thiện của minh Tổng công ty đã xây dựng được một cơ chế quản lý, một hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như một hệ thống các thủ tục kiểm soát khá chặt chẽ, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có nhiều vấn đề đặt ra cần được hoàn thiện. ở Việt Nam, trong thời kì cơ chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểm soát đã được quan tâm ngay từ thời kỳ xây dựng đất nước.tất nhiên trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra và bộ máy kiểm tra cũng được tổ chức phù hợp với cơ chế đó. Nhà nước với tư cách là đơn vị chủ sở hữu kiểm tra, kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện thông qua tự kiểm tra của kế toán. kiểm tra kiểm soát thực hiện thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt quyết toán thông qua các vụ việc ... Hoạt động kiểm tra, kiểm soát này chưa đáp ứng được đòi hỏi của thực tiễn, biểu hiện cụ thể là kỉ cương, luật pháp bị buông lỏng, hiệu năng quản lí và hiệu quả hoạt động không cao. Từ những năm 1990, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thi trường, các doanh nghiệp được đặt lên một sân chơi bình đẳng, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí cũng như các chủ thể ra quyết định khác phải được cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho quá trình ra quyết định. Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nước và Kiểm toán độc lập ra đời nhằm đảm bảo hợp lí rằng thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp là trung thực, hợp lí. Tuy nhiên do chỉ thực hiện kiểm toán trong một thời gian ngắn nên không thể đảm bảo được mọi nghiệp vụ đều hợp lí, điều này chỉ có thể do một bộ phận khác đảm nhận, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình, về chi phí bỏ ra va kết quả thu được. Để đảm bảo hoạt động tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các nguồn lực xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức mình đề ra, đối chiếu và truy tìm cac thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện đã điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động để đảm bảo có hiệu quả nhất. Phương thức kiểm tra, kiểm soát thường xuyên và hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó chính là hệ thống KSNB. Mục đích nghiên cứu: Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam về hệ thống kiểm soát nội bộ, em đã nhận thấy những yếu tố tích cực và những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra, KSNB của Tổng công ty. Vậy để có một hệ thống KSNB hoạt động đem lại hiệu quả cao thì cần phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB như thế nào? Để trả lời cho câu hỏi trên em đã chọn đề tài “Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex ” làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn thiện được hiểu biết của bản thân về hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục của nó. Nội dung của chuyên đề này gồm: Lời mở đầu Phần nội dung Chương 1: Lí luận chung về hệ thống KSNB. Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Chương3: Phương hướng và giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống thủ tục KSNB tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Phần kết luận Phương pháp nghiên cứu trình bày Trong đề tài này, em đã dùng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: So sánh số liệu nghiên cứu của đề tài cả về mặt tuyệt đối lẫn tương đối nhằm đưa ra các kết luận về sự tăng trưởng và phát triển của Tổng công ty trong quá trình hội nhập và đi lên của đất nước. Đồng thời với việc so sánh em còn dùng các phương pháp phân tích đã học để phân tích kỹ hơn hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đã được áp dụng trong, từ đó nhằm tìm tòi và phát hiện các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm soát của nó trong Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam –PETROLIMEX. Phần nội dung Chương I Lí luận chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ 1.1. lý luận chung về kiểm soát nội bộ 1.1.1. Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch được hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn kiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định đặt trong phạm vi của mình. a. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí Quản lí là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. b. Kiểm tra, kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nước, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội ở từng nước Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô. Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hướng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cương và truyền thống pháp luật. c. Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử và hoạt động quản lí theo xu hướng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc lập: Khi nhu cầu kiểm tra, chưa nhiều và chưa phức tạp, kiểm tra, được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con người, một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập. Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể hiện ở: Phát hiện, sửa chữa sai lầm Hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí Bảo vệ tài sản, tiền vốn Tạo niềm tin cho người quan tâm Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu tư nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chương trình, kế hoạch có hiệu quả cao. 1.1.2. Bản chất Hệ thống KSNB a. Định nghĩa hệ thống KSNB Như trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhưng kiểm tra thường mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dưới) trong khi kiểm soát có thể là của cấp trên với cấp dưới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp và thường được dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn. KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình. Hoạt động KSNB sẽ có hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống. Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB được định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau: Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán Bảo đảm tính tin cậy của thông tin Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân sự, quản lí tiền lương, vật tư, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động của đơn vị ... Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lí khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không. Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Chính việc tuân thủ các nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát. Về các mục đích của hệ thống KSNB: Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu hình (như tiền mặt, vật tư, TSCĐ), và các tài sản vô hình như các tài liệu quan trọng, uy tín của doanh nghiệp... những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham ô... nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính được sử dụng, một số lượng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không được cẩn trọng bảo vệ. Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có được thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định điều hành. Hệ thống KSNB được xác lập nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty được tuân thủ. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng. Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB. - Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB. - Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị. - Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhưng thông thường hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố sau: Các yếu tố bên trong: Môi trường kiểm soát: Một tổ chức có được kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc vào thái độ của bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trường chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này liên quan đến thái độ và hành động của người quản lí cấp cao đối với quá trình kiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là: Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quan điểm, đường lối quản trị, cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát. Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại: + Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những người này có thể sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp rủi ro lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp khó đi vào nề nếp. + Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đưa ra bất cứ một quyết định nào. Những doanh nghiệp này thường bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lí. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công, phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố khác của hệ thống KSNB chưa hoàn thiện hoặc chưa vững mạnh thì cơ cấu tổ chức hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, và kỉ luật đối với nhân viên. Con người là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy được hiệu quả. Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo: Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huy đúng sở trường của mình. Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên khích lệ kịp thời là bí quyết thành công của chính sách nhân sự. Công tác kế hoạch và dự toán. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định...đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí, dư thừa trong quản lí. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng chính là một khía cạnh mà các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích. Uỷ ban kiểm toán. Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn như Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban thường có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với các chủ thể kiểm toán bên ngoài. Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc. Do có những chức năng quan trọng như trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB. Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu nó được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định . Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật pháp,sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ... Những yếu tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB như luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ... c. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phương pháp tổng hợp- cân đối. Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ. Tính đày đủ:Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh. Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng chính sách kế toán. Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán có liên quan. Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. Chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về: - Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ước,các luật lệ,và các thủ tục được Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tài chính một cách trung thực về tình hình tài chính của đơn vị. - Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán. Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán. - Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. - Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán tổng hợp...để cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò rất quan trọng ví dụ như sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. - Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo. d. Các các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản: Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận. Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo. Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản. Hệ thống an toàn và vật chắn. Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba. Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp: - Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng đắn: + Sổ sách: là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. + Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. + Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo. + Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tương hỗ giữa những người, những bộ phận có liên quan. - Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách. Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán... - Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB. Kiểm soát tổng quát: Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. tuy nhiên, các loại kiểm soát nói trên đều được xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau: + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập) Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý: Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện. Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư. Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc. Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được một biện pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể. Vì thế trong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác phụ trách vật chất khác” + Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn. Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc người được uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB như trên còn có cách phân chia khác, theo cách này, hệ thống KSNB được chia thành KSNB về kế toán và KSNB về hành chính: + KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, thường do một bộ phận độc lập thực hiện. + KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động về tài chính và quản lí ở trong đơn vị. Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu quả.Hệ thống KSNB được thiết kế để điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động. 1.2. Đặc điểm của lý luận về kiểm soát nội bộ trong loại hình Tổng công ty 1.2.1 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được tất cả những hậu quả xấu có thể xảy ra. Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả. - Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện được những sai phạm đột xuất hay bất thường. - Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong xét đoán,hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. - Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. - Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đã thay đổi... 1.2.2. Mục tiêu của hệ thống KSNB Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa sai sót trong sổ sách. Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là: a. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực). Hệ thống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán. b. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty. c. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn). Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách. d. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ. e. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn. f. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì): nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc phù hợp. g. Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn. 1.2.3. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu a. KSNB đối với vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. - Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ. - Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng. - Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng. Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động.Vốn bằng tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất. Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn. Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau được áp dụng trong kiểm soát vốn bằng tiền: Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng như đưa ra các qui định bảo vệ vốn bằng tiền. Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc... phải dược qui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền. Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải được xét duyệt và chỉ được kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu cầu chi. Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho một hoặc hai người để duyệt chi. Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi vắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhưng cũng không được uỷ quyền quá rộng rãi, có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm: Cách li giữa thủ quĩ và kế toán. Cách li giữa người duyệt chi với người thực hiện các khoản chi, giữa người được kí phát hành séc với người chi tiêu. Cách li giữa người ghi sổ với người kiểm soát thu, chi. Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt an toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu..., trang bị các máy tính tiền cũng là một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt. Bốn là: Đối với kế toán: Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau. Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quĩ. Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép. Phải đối chiếu thường xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh. Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền. Năm là: Công tác quản lí: - Hạn chế lượng tiền tại két ; - Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt. - Hạn chế lưu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn cho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu. - Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán: - Đối chiếu thường xuyên và định kì với ngân hàng. Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với sổ sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời. Bảy là: Đối với tiền đang chuyển phải có một người chuyên theo dõi về thời điểm chuyển và thời điểm nhận được giấy báo để ghi sổ kịp thời. Phải có sổ chi tiết theo dõi riêng từng loại tiền đang chuyển, thời gian chuyển và thời gian nhận được giấy báo, cuối kì khoá sổ chính xác. Tám là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với vốn bằng tiền. Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn đến. Nhà quản lí phải thường xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát. Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho người nộp tiền hay yêu cầu người nhận tiền phải xuất trình chứng minh thư và giấy uỷ quyền nhận tiền nếu được uỷ quyền. Các quá trình kiểm soát nhằm vào môt số mục tiêu kiểm soát chủ yếu được thể hiện qua các bảng sau: Biểu 1 : Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ là số tiền đơn vị thực tế nhận được “Tính có thực” - Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ. - Kiểm soát độc lập các nghiệp vụ thu Các khoản chiết khấu tiền mặt đã được phê chuẩn “Phê chuẩn” -Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải được tồn tại. - Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền mặt. Tất cả các nghiệp vụ liên quanđến tiền mặt nhận được đều được ghi sổ “Tính đầy đủ” -Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với sổ sách. -Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng kê trước tiền mặt Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo số tiền nhận được “Sự đánh giá” -Giống mục tiêu trên. Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn “Phân loại” -Sử dụng một sơ đồ tài khoản -Xem xét lại và kiểm tra nội bộ. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian. “Đúng hạn” -Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền mặt hàng ngày. -Kiểm tra nội bộ Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ, được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn, chính xác. “Chuyển sổ và tổng hợp chính xác” -Cách li trách nhiệm giữa ghi sổ nhật kí thu tiền với sổ chi tiết cáckhoản phải thu. -Gửi đều đặn các báo cáo cho khách hàng. -Kiểm tra nội bộ Biểu 2: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu với nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là số tiền thực tế chi ra “Tính có thực” -Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ tiền mặt. -Cách li trách nhiệm giữa người duyệt chi và người thực hiện chi. -Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi. Các khoản chi tiền mặt đã được phê chuẩn “Sự phê chuẩn” -Một chính sách qui định cấp phê chuẩn. -Sự phê chuẩn các khoản theo qui định. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ đầy đủ. “Tính đầy đủ” -Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền. -Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ theo đúng số tiền thực tế chi ra trong các nghiệp vụ “Sự đánh giá” -Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền. -Cách li giữa người duyệt chi và người thực hiện chi. -Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Các khoản chi tiền mặt được phân loại đúng đắn “Sự phân loại ” -Sử dụng 1 sơ đồ tài khoản. -Xem xét lại và kiểm tra nội bộ. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian “Đúng hạn” -Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền mặt hàng ngày. -Kiểm tra nội bộ. Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn “Chuyển sổ và tổng hợp chính xác” -Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí chi tiền và sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết các khoản phải trả người bán. -Đối chiếu công nợ. -Kiểm tra nội bộ. b. KSNB với tài sản cố định (TSCĐ) TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lí, cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm và TSCĐ khác. TSCĐ vô hình bao gồm quyền sử dụng đất; chi phí thành lập doanh nghiệp; bằng phát minh, sáng chế; chi phí nghiên cứu, phát triển, chi phí về lợi thế thương mại và TSCĐ vô hình khác. Giá trị TSCĐ thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên do số lượng TSCĐ không nhiều, các nghiệp vụ tăng giảm phát sinh ít trong 1 năm nên việc KSNB chủ yếu nhằm vào mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng và đầu tư TSCĐ. Ngoài ra, KSNB phải giúp xác định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản do sai sót trong việc xác định các chi phí này có thể dẫn đến sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính. Chẳng hạn nếu không phân biệt những chi phí nào sẽ làm tăng nguyên giá TSCĐ hay đưa vào chi phí niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ và chi phí niên độ bị sai lệch. Hoặc nếu không có qui định chặt chẽ liên quan đến việc mua sắm, bảo dưỡng, thanh lí tài sản thì chi phí phát sinh có thể sẽ lớn hơn nhiều so với thực tế. Các công cụ kiểm soát TSCĐ bao gồm: Một là: Kế hoạch và dự toán TSCĐ: Các Công ty hàng năm phải lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ. Trong kế hoạch này, người ta vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc đầu tư, mua sắm, thanh lí, nhượng bán TSCĐ và các nguồn vốn tài trợ cho việc đầu tư, mua sắm đó. Kế hoạch và dự toán TSCĐ là một công cụ quan trọng trong KSNB đối với TSCĐ. Kế hoạch này là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính của đơn vị. Hai là: Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu tư xây dựng cơ bản: Các doanh nghiệp thường qui định chính sách chung về vấn đề này trong qui chế quản lí TSCĐ, trong đó qui định cụ thể thủ tục mua sắm, đầu tư TSCĐ. Nguyên tắc cơ bản là việc đầu tư và mua sắm TSCĐ phải phù hợp với kế hoạch và dự toán, phải được xét duyệt, phê chuẩn đúng đắn bởi chủ sở hữu, phải thông qua bộ phận mua, phải tuân theo các tiêu chuẩn chung về giao nhận, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền. Ba là: Thủ tục thanh lí, nhượng bán TSCĐ: cũng được qui định trong qui chế quản lí TSCĐ, nguyên tắc là phải xác định được tình trạng TSCĐ thanh lí, nhượng bán, phải được phê chuẩn bởi chủ sở hữu tài sản, các ban ngành có liên quan, các bộ phận sử dụng tài sản, phải thành lập hội đồng thanh lí. Các khoản thu, chi về thanh lí phải được hạch toán chính xác và sử dụng hỗ trợ cho các mục đích tái sản xuất TSCĐ. Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí: mà quan trọng nhất là nguyên tắc phê chuẩn các nghiệp vụ đầu tư, mua sắm và thanh lí, nhượng bán TSCĐ, cách li trách nhiệm giữa người ghi sổ TSCĐ và người kiểm soát độc lập việc ghi sổ, cách li trách nhiệm giữa người sử dụng và người ghi sổ TSCĐ. Năm là: Các qui định về phân biệt giữa chi phí được tính vào nguyên gía hay đưa vào chi phí niên độ: doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn để xác định về hai khoản chi phí này. Các tiêu chuẩn này dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và được cụ thể hoá theo thực tiễn đơn vị, ví dụ ở mức độ nào thì các chi phí sửa chữa, nâng cấp được ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ở mức độ nào đưa vào chi phí niên độ hay ở mức độ nào thì các chi phí về nghiên cứu phát triển, mua bằng sáng chế... được coi là TSCĐ vô hình, ở mức độ nào cho vào chi phí niên độ hoặc phân bổ cho một số niên độ. Sáu là: Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Các đơn vị phải mở sổ chi tiết cho từng loại TSCĐ, cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ, sổ chi tiết chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, bảng khấu hao cho từng TSCĐ. Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ tạo dễ dàng cho việc phân tích tài sản tăng, giảm trong năm, cho việc kiểm tra các chi phí nâng cấp được ghi tăng vào nguyên giá, cho việc so sánh chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch hay dự toán đã được duyệt, cho việc phân tích hiệu quả sử dụng của TSCĐ. Bảy là: Chế độ kiểm kê định kì TSCĐ: Đơn vị qui định chế độ kiểm kê định kì TSCĐ để kiểm tra sự hiện hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng, tình trạng kĩ thuật và năng lực sản xuất hiện tại của TSCĐ, phát hiện các tài sản để ngoài sổ sách hoặc bị thiếu hụt, mất mát để có biện pháp xử lí kịp thời Biểu 3: Mục tiêu và các quá trình kiểm soát đối với TSCĐ Mục tiêu KSNB Các quá trình KSNB chủ yếu TSCĐ ghi sổ là thực sự hiện hữu “Tính có thật” -Kiểm tra sự hiện hữu của TSCĐ trong kế hoạch và dự toán, trong quyết định đầu tư, mua sắm hay chuyển nhượng, cho, tặng... -Có sự phê chuẩn, sự hiện hữu của hợp đồng mua bán và biên bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn người bán, biên lai, biên bản giao nhận TSCĐ ... Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ được phê chuẩn. “Sự phê chuẩn” -Có qui định về thủ tục phê chuẩn. -Có sự phê chuẩn theo qui định. TSCĐ được phân loại đúng đắn “Sự phân loại” -Qui định phân biệt chi phí niên độ và chi phí làm tăng nguyên gía TSCĐ. -Sơ đồ tài khoản. -Kiểm tra độc lập. Giá trị TSCĐ ghi sổ là chi phí thực sự đã bỏ ra để có TSCĐ “Sự đánh giá” -Qui định chi phí được tính vào nguyên giá. -Tính toán lại. Không có TSCĐ để ngoài sổ sách “Tính đầy đủ” -Kiểm kê TSCĐ. -Theo dõi việc ghi sổ. Các nghiệp vụ tăng giảm tài sản được ghi sổ đúng kì “Đúng hạn” -Kiểm tra nội bộ. TSCĐ được ghi sổ, chuyển sổ, tổng hợp đúng đắn “Chuyển sổ và tổng hợp chính xác ” -Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ. -Kiểm tra nội bộ. c. KSNB đối với khoản phải thu Khoản phải thu là những quan hệ kinh tế nằm giữa hàng bán hoặc dịch vụ đã cung cấp với tiền mặt trong két. KSNB đối với khoản phải thu cũng là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. KSNB đối với khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của khách hàng. Đối với các đơn vị kinh doanh xây lắp, khoản phải thu phát sinh khi đơn vị quyết toán công trình hoàn thành, có biên bản thanh lí hợp đồng với bên A hoặc báo cáo quyết toán khối lượng công việc hoàn thành. Do đó kiểm soát đối với khoản phải thu phải được thực hiện trong quá trình quyết toán với khách hàng. Đối với các đơn vị này thì các biện pháp, thủ tục kiểm soát đối với các khoản phải thu bao gồm: Một là: Thực thi các nguyên tắc quản lí Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cách li trách nhiệm giữa người thu tiền, người ghi sổ thu tiền và người ghi sổ chi tiết các khoản phải thu tránh rủi ro là chuyển các khoản phải thu từ khách hàng này sang khách hàng khác. Cách li trách nhiệm giữa người ghi sổ khoản phải thu và người phê chuẩn nghiệp vụ chiết khấu. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Các khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn. Hai là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên. Những khách hàng ít giao dịch thì có thể theo dõi chung trong 1 quyển sổ. Cuối kì đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Ba là: Gửi thư hoặc thông báo bằng các cách khác nhau về khoản nợ của khách hàng khi sắp đến hạn trả nợ. Bốn là: Đối chiếu công nợ cuối kì với Công ty khách hàng. Năm là: Cuối mỗi kì lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan trọng như số tiền nợ, thời gian nợ, khả năng thanh toán, số nợ quá hạn, căn cứ vào đó có kế hoạch đòi nợ và lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi. Kiểm soát đối với khoản phải thu phải gắn liền với kiểm soát nghiệp vụ thu tiền. Biểu 4: Mục tiêu, các quá trình KSNB đối với các khoản phải thu. Mục tiêu KSNB. Các quá trình KSNB chủ yếu. Các khoản phải thu là thức sự hiện hữu.(Hiệu lực) -Đối chiếu công nợ thường xuyên. Các khoản chiết khấu được phê chuẩn đúng đắn. (Phê chuẩn) -Tồn tại một chính sách tín dụng. -Có sự phê chuẩn đúng đắn theo chính sách. Các khoản phải thu được phân loại đúng đắn.(Phân loại) -Sơ đồ tài khoản hướng dẫn việc phân loại. -Kiểm tra nội bộ việc phân loại. Các khoản phải thu được ghi sổ theo đúng số hàng hoá hay dịch vụ được cung cấp, theo đúng số phải thu đã thanh toán (Định giá) -Kiểm tra nội bộ đối với quá trình tính toán. Mọi khoản phải thu đều được ghi sổ. (Đầy đủ) -Đối chiếu công nợ. -Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ. Các khoản phải thu được ghi sổ đúng kì. (Thời kì) -Kiểm tra nội bộ. Các khoản phải thu được cộng sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.(Chuyển sổ và tổng hợp) -Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ. -Kiểm tra nội bộ. Chương II Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở tổng Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam - petrolimex 2.1. Đặc điểm của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam -Petrolimex 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex là tổ chức kinh doanh thương mại xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu tại khâu hạ nguồn lớn nhất ở Việt Nam. Là một Tổng công ty mạnh của quốc gia với lực lượng lao động trên 18 ngàn người của trên 100 công ty, chi nhánh, xí nghiệp cùng 9 công ty cổ phần, hai công ty liên doanh trong toàn quốc, với hơn 1500 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Tổng công ty có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. Hàng năm, Tổng công ty đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình đầu tư phát triển, mở rộng và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật tạo ra năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh, đầu tư vào các công trình trọng điểm để tạo hiệu quả kinh doanh như mua thêm tàu chở dầu, tàu GAS, xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới và mở rộng cải tạo hệ thống kho xăng dầu, nâng câp tuyến ống...Trong quá trình hình thành và phát triển của mình Tổng công ty luôn giữ vững vai trò công ty đầu ngành trong lĩnh vực xăng dầu đáp ứng các yêu cầu về kinh tế, chính trị xã hội của đất nước. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty được bắt đầu từ ngày 12/06/1956, khi mà Tổng công ty xăng dầu mỡ được thành lập theo quyết định số 09/BTN của bộ công nghiệp đánh dấu sự ra đời của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, một ngành kinh tế quan trọng của đất nước. Trong hơn 45 năm xây dựng và phát triển Tổng công ty đã trải qua ba giai đoạn. Giai đoạn 1956-1975: Nhiệm vụ chủ yếu trong giai đoạn này là phục vụ cho sự nghiệp khôi phục và phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân ở miền Bắc. Đồng thời cung cấp đầy đủ xăng dầu cho cuộc chiến tranh giải phóng miền Nam thống nhất tổ quốc. Giai đoạn 1976-1986: Sau khi đất nước thống nhất, Tổng công ty bắt đầu giai đoàn khôi phục các cơ sở xăng dầu ở miền Bắc, tiếp quản các cơ sở xăng dầu và tôt chức mạng lưới cung ứng xăng dầu ở các cơ sở phía nam để cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ nhu cầu xăng dầu cho sản xuất, quốc phòng và phục vụ đời sồng nhân dân đáp ứng yêu cần hàn gắn vết thương chiến tranh và xây dựng đất nước theo con đường XHCN. Trong giai đoạn này Phạm vi và quy mô hoạt động của Tổng công ty đã được mở rộng ra toàn quốc, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã trở thành môt Tổng công ty có tính độc quyền nhà nước, kinh doanh trong sự bao cấp của Nhà nước, theo cơ chế tem phiếu do Nhà nước phân phối cho các đối tượng tiêu dùng theo chỉ tiêu, hạn mức. Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là tiếp nhận xăng dầu nhập khẩu từ Liên Xô cũ theo hiệp định thương mại giữa hai Chính phủ, lưu giữ với trách nhiệm của “người thủ kho” quốc gia tiếp nhận và điều chuyển, cung ứng xăng dầu theo mệnh lệnh của Nhà Nước. Có thể nói, cơ chế bảo đảm nguồn, cơ chế phân phối và định giá được thực hiện tập trung qua nhiều nấc từ đầu vào đến đầu ra trong suốt quá trình lưu thông hàng hoá. Theo cơ chế đó, hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty được đo tính bằng các chỉ tiêu kế hoạch (luôn được điề chỉnh theo tình hình cụ thể). Giai đoạn 1986 đến nay: Là giai đoạn mà Tổng công ty thực hiền đổi mới và phát triển theo chủ trương của Đảng và Nhà nước, chuyển hoạt động kinh doanh sang cơ chế thị trường. Một sự kiện quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của Tổng công ty đó là sự kiện Liên Xô sụp đổ vào năm 1991, nguồn hàng nhận theo hiệp định không còn nữa, cân đối cung cầu của Nhà Nước bị phá vỡ, cơ chế kinh doanh không còn hiệu lực, thị trường xăng dầu có những dấu hiệu rối ren, thoát dần khỏi sự kiểm soát của Nhà nước... Ngày 17/4/1995, Thủ tướng Chính phủ đã có quyết định số 224/TTg về việc thành lập Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam bước sang một giai đoạn mới với thử thách mới khó khăn và phức tạp. Với nhận thức tình thế mới của thị trường xăng dầu vừa là thách thức vừa là cơ hội để tự mình từng bước vươn lên thoát khỏi cơ chế bao cấp, giảm gánh nặng cho Nhà Nước, Tổng công ty đã tích cực tổ chức lại hoạt động kinh doanh và xây dựng cơ chế quản lý đổi mới để thich nghi với điều kiện của nền Kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Theo đó, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã vượt qua được thời kỳ khó khăn ban đầu, từng bước mở rộng và phát triển Tổng công ty cả về chiều rộng và chiều sâu, vẫn giữ được vị trí chủ đạo (chiếm khoảng 60% thị trường xăng dầu cả nước), góp phần tích cực vào việc ổn định thị trường xăng dầu theo sự chỉ đạo của Nhà Nước.Tổng công ty đã thực sự trở thành một Tổng công ty lớn, trọng yếu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, có tín nhiệm ngày càng cao trên thị trường trong nước và quốc tế. Với việc hợp nhất công ty dầu lửa năm 1995, 28 công ty vật tư tổng hợp, một công ty thiết kế và hai công ty xây lắp nguyên trực thuộc Bộ tình nguyện trở thành đơn vị thành viên của Tổng công ty, hệ thống kinh doanh của Tổng công ty đã mở rộng trên 61 tỉnh thành trong cả nước với tổng khối bán buôn và bán lẻ tăng từ 2,3 triệu tấn năm 1991 lên 4,5 triệu tấn xăng dầu các loại năm 1998. Mạng lưới cửa hàng xăng dầu của Tổng công ty được bố trí trên phạm vi toàn quốc, miền núi, đồng bằng, trung đầu tư, ven biển... đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu xăng dầu cho nền kinh tế, an ninh quốc phòng và của nhân dân. Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty nhà nước hạng đặc biệt, giữ vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bước mở rộng hoạt động kinh doanh sang các nước trong khu vực và đa dạng hoá các hoạt động kinh doanh có hiệu quả một cách chọn lọc. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có chức năng kinh doanh mua bán các sản phẩm xăng dầu cung ứng cho thị trường trong nước và tiến hành cung ứng một số hoạt động dịch vụ khác trong phạm vi khu vực. Với tư cách pháp nhân được Nhà nước giao tài sản, tiền vốn, đất đai, Tổng công ty có trách nhiệm quy hoạch, quản lý, khai thác và sử dụng các tài sản đất đai phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tổ chức sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty nhằm đạt được mục tiêu chiến lược phát triển của Tổng công ty đặt ra, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và trình bộ thương mại phê duyệt và tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc. Quyết định phân công thị trường kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, phân công sản xuất kinh doanh, chuyên môn hoá đối với các đơn vị trực thuộc. Tổng công ty mà người đại diện là Tổng giám đốc căn cứ vào yêu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty và nhu cầu trên từng thị trường khu vực để giao vốn và xác định mức sử dụng vốn cho từng đơn vị trực thuộc tương xứng trong từng kỳ kế hoạch. Được giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, hợp đồng nghiên cứu khoa học công nghệ, các hợp đồng liên doanh, hợp tác, liên kết thuộc phạm vi kinh doanh của Tổng công ty với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo chính sách pháp luật của Nhà Nước. Được tham gia trực tiếp với Bộ thương mại và các cơ quan chức năng của Chính Phủ trong quá trình xác định kế hoạch nhập khẩu và lưu thông xăng dầu. Được tham gia ý kiến với Nhà nước về cơ chế quản lý thị trường và giá bán xăng dầu. Được chủ động định giá bán phần xăng dầu do Tổng công ty kinh doanh theo mức giá thị trường chấp nhận và trong khuôn khổ quy chế giá do Nhà nước quy định. Được tham gia hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá, tham gia các hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong và ngoài nước. Đặt văn phòng đại diện của nước ngoài, được cử cán bộ ra nước ngoài hoặc đón khách nước ngoài vào Việt Nam để giao dịch, đàm phán, ký kết những vấn đề thuộc phạm vi kinh doanh theo chế độ hiện hành của Nhà nước. 2.1.3. Chiến lược phát triển của Tổng công ty Định hướng chiến lược phát triển của Tổng công ty là trở thành tập đoàn kinh doanh mạnh của nhà nứoc ở khâu hạ nguồn, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạng hóa có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sở hữu, đẩy mạnh chương trình hiện đại hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế và khu vực thế giới. Theo định hướng trên, Tổng công ty tập trung mọi nỗ lực cho đầu tư phát triển, nâng cao chất lượng toàn diện của doanh ngiệp với những nhiệm vụ trọng tâm sau: Tiếp tục phát triển và củng cố thị phần của Petrolimex trong cả nước, đẩy mạnh tái sản xuất, tiến tới tổ chức kinh doanh xăng dầu trên thị trường các nước trong khu vực, đổi mới và hoàn thiện phương thức kinh doanh thích nghi với diều kiện hợp tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và quốc tế, vừa nâng cao hiệu quả kinh tế, vừa đảm bảo hiệu quả chính trị xã hội. Tiếp tục đầu tư theo quy hoạch cơ sở phát triển cơ sở kỹ thuật hạ tầng của Nhà nước để hiện đậi hóa và xây dựng mới các công trình quan trọng như: cầu cảng, kho bể đường ống, mạng lưới cửa hàng bán lẻ xăng dầu.... Ưu tiên phát triển nguồn nhân lực theo chưong trình đào tạo 2001-2005, từng bước hình thành đội ngũ chuyên gia đầu ngành, đội ngũ cán bộ quản trị kinh doanh năng động, hiệu quả, đội ngũ công nhân lao động được đào tạo phù hợp với yêu cầu hiện đại. Động lực chủ yếu của chiến lược phát triển là sự phát huy yếu tố con người vào vị trí trung tâm, coi doanh ngiệp là phương tiện để con người phát huy tài năng sáng tạo, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ làm việc có hiệu quả, phát huy truyền thống tốt đẹp của con người Việt Nam nói chung và truyền thống của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam nói riêng, khẳng định được văn hóa trong Tổng công ty, được bạn hàng tin cậy trên thị trường trong nước và quốc tế. 2.1.4 Đặc điểm của Tổng công ty với vấn đề việc xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô toàn quốc, được chính phủ xếp hạng đặc biệt, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã có rất nhiều sự đầu tư cho việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo được việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục kiểm soát được đặt ra đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính tin cậy. 2.2. Tình hình kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty xăng dầu việt nam 2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý a. Mô hình tổ chức của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức Công ty xăng dầu Việt Nam Hội đồng quản trị Ban tổng giám đốc điều hành Văn phòng đại diện tại TP.HCM Các Công ty Xăng dầu Công ty Hóa dầu Ttung tâm tin học và tự động hóa Công ty tư vấn công trình dầu khí Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp Các Công ty cổ phần xây lắp Công ty cổ phần GAS Công ty cổ phần Vận tải Các Công ty khác Chi nhánh Xí nghiệp Phân xưởng dội xe Cửa hàng Tổng kho và kho Tổng công ty có hội đồng quản trị gồm 5 thành viên. Giúp việc cho Hội đồng quản trị có Ban kiểm soát và Ban tổng hợp. Ban Tổng giám đốc gồm Tổng giám đốc và 3 Phó Tổng giám đốc. Tổng công ty có ban cán sự Đảng và Công đoàn ngành. Giúp việc cho Ban cán sự Đảng, Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc có các phòng nghiệp vụ của Tổng công ty. Tổng công ty có 51 đơn vị thành viên (50 đơn vị hạch toán kinh tế độc lập và một đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc). Trực thuộc các đơn vị thành viên có 50 chi nhánh, xí nghiệp, tổng kho hoạt động trên phạm vi toàn quốc. Tổng công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng trong đó có 41 công ty chuyên kinh doanh xăng dầu. Hai công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm hoá dầu. Hai công ty chuyên kinh doanh vận tải. Hai công ty xây lắp và một công ty thiêt kế. Một công ty xuất khẩu tổng hợp. Một công ty kinh doanh thiết bị xăng dầu. Một trung tâm tin học và tự động hoá Tổng công ty có công ty liên doanh với BP sản xuất và kinh doanh dầu mỡ nhờn, GAS và một liên doanh với các hãng của Nhật sản xuất chất tảy rửa. Tổng công ty có 08 Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực vận tải xăng dầu đường bộ, đường thuỷ và cơ khí xăng dầu. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty Xăng dầu Việt NamPhòngTổ chức Phó TGĐ Kinh Doanh Phó TGĐ Kỹ thuật Phòng Tài chính kế toán Ban Bảo vệ Ban XDCB P. kỹ thuật Phòng Hành chính P. Kế hoạch VT Phó TGĐ Tài chính Hội đồng quản trị Tổng giám đốc điều hành Các công ty trực thuộc Tổng công ty b. Liên hệ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ là như sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty đã thiết lập chế độ quản lí chặt chẽ đối với hệ thống sổ sách, chứng từ , mỗi hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền. Giá trị thực tế của tài sản luôn được kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ và mức độ đã đăng kí ... Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công được thiết kế nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, công việc của hệ thống Kiểm soát nội bộ được tiến hành nhằm: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của Tổng công ty. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của Tổng công ty. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Để đảm bảo được các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn được giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng. Các thông tin tài chính, kế toán cũng như các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trước khi trình lên Hội đồng quản trị và công bố chính thức đều được rà soát kĩ lưỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lí và khách quan... Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Tổng công ty. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong các Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty. Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm trách chức năng tư vấn về quản lí, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lí, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ a. Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ a.1. Đặc điểm Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty Môi trường kiểm soát bao gồm toàn toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Thực chất của việc một tổ chức, một Tổng công ty có được kiểm soát hay không phụ thuộc vào thái độ của ban quản trị đó. Vì vậy ban quản trị Tổng công ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổng công ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyên tắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt. Dưới đây là một số nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát tại nội bộ Tổng công ty: Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong Tổng công ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty. Chính sách nhân sự Với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục và thường xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Bồi dưỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà Petrolimex đang theo đuổi trong nỗ lực đưa Tổng công ty tiến bước vững chắc vào thế kỷ 21 đầy thách thức. Công tác kế hoạch Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công vụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thường quan tâm và xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập để phát hiện những vấn đề bất thường nhằm xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính của Tổng công ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích. ủy ban kiểm soát: ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của một Tổng công ty còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành của các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này bao gồm: Nhà nước, chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước, ... a.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Mục đích của hệ thống kế toán trong Tổng công ty là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Tổng công ty đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. b. Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty Các hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam chủ yếu được thực hiện bởi ban kiểm soát. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty giống như một bộ phận kiểm tra độc lập. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo được lập trước khi trình lên Hội đồng quản trị đều phải được thẩm tra về tính trung thực hợp lý và hợp pháp, các chính sách, chiến lược đề duyệt đều phải được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi...tất cả những công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm soát. Nói cách khác, Ban kiểm soát của Tổng công ty giữ vai trò xem xét tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ phận chức năng và tính hiệu năng của bộ phận quản lý. Bên cạnh những công việc trên, Ban kiểm soát còn thực hiện vai trò tư vấn cho các quyết định của Hội đồng quản trị trên các mặt: tổ chức quản lý, đầu tư tài chính,... Như đã đề cập đến ở trên, môi trường kiểm soát của công ty bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài, vì vậy các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty không chỉ phụ thuộc vào vai trò và chức năng của Ban kiểm soát mà chính bản thân mỗi bộ phận chức năng của công ty cũng tiến hành các hoạt động kiểm soát dưới hình thức kiểm tra chéo. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi bộ phận chức năng đều có sự liên hệ với các bộ phận khác trong cùng hệ thống nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả. 2.2.3. Đánh giá tổng quát về tình hình kiểm soát nội bộ tại TCT. a. Các biện pháp, thủ tục kiểm soát . Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát. Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát quản lí và kiểm soát xử lí do không có bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện. Tuy nhiên, biện pháp kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản được thực hiện rất tốt thể hiện ở hệ thống quĩ của Tổng Công ty được bảo vệ nghiêm ngặt suốt ngày đêm. Tổng Công ty không xây dựng sơ đồ tài khoản cũng như cẩm nang thủ tục để hướng dẫn cụ thể công tác kế toán nhằm đảm bảo hợp lí là công tác kế toán được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, và việc phân loại là đúng đắn. Về các thủ tục kiểm soát : Tổng Công ty thực hiện tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mỗi bộ phận được qui định chức năng, nhiêm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại được người phụ trách phân công nhiệm vụ thích hợp. Tổng Công ty thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm: -Người ghi chép sổ sách và người quản lí tài sản: cụ thể thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ, thủ kho không kiêm kế toán hàng tồn kho. -Cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lí. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát nội bộ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty. Cũng giống như các công ty khác, hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam được thực hiện xuất phát từ chính những yêu cầu của hoạt động quản lí. Mối quan tâm đặc biệt hàng đầu của hoạt động quản lí là: liệu tài sản của công ty được bảo vệ tốt không, các quy tắc, luật lệ của công ty có được tuân thủ không, sổ sách tài chính có được ghi chép đầy đủ, hợp lí không, và điều quan trọng hơn nữa là việc phát hiện ra các gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện ... Xuất phát từ những yêu cầu trên và cũng để đảm bảo cho tính hiệu quả của chính hoạt động Kiểm soát nội bộ, các thủ tục Kiểm soát đã được công ty thiết kế và áp dụng. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu này bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Kiểm tra tính chính xác của số liệu. Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết. Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kê toán. Đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu theo dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.Các nguyên tắc này đã được thể hiện rõ ràng trong vai trò và chức năng của Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng khác trong Tổng công ty. c. Kiểm tra, kiểm soát đối với một số khoản mục chủ yếu tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. c1. Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền. + Đặc điểm đối với khoản mục vốn bằng tiền và tầm quan trọng Vốn bằng tiền của Tổng Công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của Công ty (tiền mặt) hoặc gửi tại ngân hàng (TGNH) hoặc dưới dạng tiền đang chuyển. ý thức được khả năng sai phạm trong quản lí vốn bằng tiền nên Tổng Công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với vốn bằng tiền, đặc biệt là thủ quĩ và kế toán vốn bằng tiền, những người trực tiếp quản lí vốn bằng tiền. ở Tổng Công ty không có bộ phận kiểm soát các nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền, Kế toán trưởng cũng không kiêm nhiệm công tác này. Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thu, chi thì việc kiểm soát đã được thực hiện thông qua việc kiểm tra các yếu tố hợp lí, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với vốn bằng tiền vẫn diễn ra thường xuyên song song với các nghiệp vụ. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế toán của Tổng Công ty có trình độ, có phẩm chất đạo đức và ý thức trách nhiệm trong công việc nên vốn bằng tiền của Công ty được bảo vệ. Một số biện pháp, thủ tục Tổng Công ty áp dụng để bảo vệ vốn bằng tiền. Một là: Thủ tục thu tiền. Tổng Công ty không xây dựng qui chế quản lí tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền được hướng dẫn và thực hiện như một thói quen. Nghiệp vụ thu tiền ở Tổng Công ty chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng, rất ít khi bằng tiền mặt đối với nghiệp vụ thu tiền mặt còn có thể là rút tiền từ ngân hàng về quĩ, thu từ tiền tạm ứng còn thừa. Các nghiệp vụ thu tiền được kiểm soát bằng các động tác kiểm tra tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế toán trưởng và thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quĩ và đối chiếu giữa kế toán với thủ quĩ. Tính liên tục của chứng từ thu được kiểm tra kĩ lưỡng bởi kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên này không phải kế toán vốn bằng tiền. Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra chứng từ gốc và lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc và kí vào chứng từ. Phiếu thu được đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu được sử dụng 2 lần nhưng chỉ được sử dụng 1 lần. Kế toán vốn bằng tiền vừa được thực hiện bằng máy, vừa được thực hiện bằng tay và cuối kỳ đối chiếu. Sơ đồ 3: Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ thu. KT vốn bằngtiền Thủ quĩ Kế toán VBT Người có nhu cầu nộp tiền Lưu trữ, bảo quản chứng từ -kiểm tra phân loại chứng từ -Nhập quĩ -Ghi sổ quĩ -Kiểm tra CT -Kí CT Lập phiếu thu Nghiệp vụ thu tiền Kế toán trưởng -Kiểm tra, phân loại CT -Ghi sổ tiền mặt Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch. Trường hợp thu tiền không tại quĩ thì khi mang tiền về quĩ phải có giấy nộp tiền. Biểu 5: Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Họ tên: Đơn vị: Số tiền: Nội dung: Ngày … tháng … năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Hai là: Thủ tục chi tiền. Kiểm soát cũng được thực hiện cùng với quá trình chi tiền, không có bộ phận kiểm soát độc lập. Tại Tổng Công ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trong các trường hợp sau: Chi tiền mua vật tư, tài sản. Chi tạm ứng Chi trả lương. Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay. Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua ngoài khác. Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí... Sơ đồ 4: Thủ tục chi quĩ và luân chuyển chứng từ chi. Kế toán VBT Lưu trữ, bảo quản CT Thủ quĩ Nghiệp vụ chi tiền Lập CT chi quĩ Duyệt, kí CT Ghi sổ kế toán Người có nhu cầu chi Giám đốc -Kế toán trưởng Kế toán VBT Chi tiền tại quĩ Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lí và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Chứng từ chi được đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi được lập là không có thực. Tính liên tục của chứng từ được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và người nhập chứng từ vào máy. Kế toán và thủ quĩ đối chiếu hàng ngày. Biểu 6: Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03-TT Ngày … tháng … năm … QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 Kính gửi : Tổng Giám đốc Tổng Công ty Tên tôi là : Địa chỉ: Đề nghị tạm ứng số tiền: Lí do tạm ứng: Thời hạn thanh toán: Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng Biểu 7: Phiếu chi tiền Phiếu chi Quyển số: Mẫu số 03-thuế QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày/tháng/năm Họ tên người nhận : Địa chỉ: : Số tiền: Kèm theo : ….. chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: Ngày tháng năm TT đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quĩ Người nhận tiền Đối với TGNH, khi nghiệp vụ chi TGNH phát sinh, người có nhu cầu chi TGNH viết “Giấy đề nghị cắt séc” nêu rõ lí do cắt séc, có đầy đủ chữ kí của phụ trách bộ phận. Giấy đề nghị cắt séc được chuyển cho Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc kí duyêt, chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu cầu, Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc mới kí vào chứng từ. Giấy đề nghị cắt séc cũng được đánh số liên tục. Biểu 8: Giấy đề nghị cắt séc Giấy đề nghị cắt séc Số : Ngày tháng năm Họ tên: Đơn vị công tác: Lí do cắt séc: Số tiền: Viết bằng chữ: Đơn vị hưởng séc:. Địa chỉ: Số tài khoản: Tại ngân hàng: Số CMND của người xin cắt séc: Nơi thường trú: Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người xin cắt séc Kế toán vốn bằng tiền căn cứ giấy báo của ngân hàng, kiểm tra STT của giấy báo, số dư đầu, số phát sinh, số dư cuối, đối chiếu với chứng từ gốc, ghi nhật kí thu, nhật kí chi, sổ cái các tài khoản 1121,1122. Khi phát sinh chênh lệch cùng ngân hàng tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lí kịp thời. ở Tổng Công ty, nghiệp vụ tiền đang chuyển rất ít khi phát sinh nhưng khi phát sinh cũng được theo dõi chặt chẽ bởi kế toán vốn bằng tiền. Ba là: Bảo quản tiền mặt tại quĩ. Tiền mặt của Tổng Công ty được bảo quản tập trung tại quĩ của Tổng Công ty.Tổng Công ty chỉ có 1 két duy nhất được bảo vệ an toàn bởi 2 lớp cửa trong đó có 1 lớp cửa sắt rất chắc chắn. Phòng quĩ được đặt gần phòng bảo vệ nên được bảo vệ an toàn cả ngày lẫn đêm. Thủ quĩ là người duy nhất chịu trách nhiệm quản lí tiền mặt, thu và chi tiền tại quĩ, là người duy nhất cầm chìa khoá két. Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí tiền mặt: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh ít và qui mô không lớn nên Tổng Công ty không có từng người phụ trách đối với từng loại tiền mà hoàn toàn do kế toán vốn bằng tiền đảm nhận. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ Giám đốc và kế toán trưởng là người duyệt chi cách li trách nhiệm với những người thực hiện nghiệp vụ chi. Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ chi tiền mặt tại Tổng Công ty đều được phê chuẩn bởi Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Tổng Công ty thực hiện việc uỷ quyền rất hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, khi Tổng giám đốc đi vắng thì Kế toán trưởng duyệt chi, sau đó Tổng Giám đốc sẽ hoàn tất thủ tục, đối với tiền gửi ngân hàng, Tổng Giám đốc viết giấy uỷ quyền cho thủ quĩ đi lĩnh tiền. Năm là: Công tác quản lí. Tiền mặt được bảo quản tập trung tại két. Việc thu tiền mặt chủ yếu thực hiện tại Tổng Công ty nếu thu ở ngoài Công ty, khi nộp tiền ngoài phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”. Tổng Công ty không qui định hạn mức tồn quĩ: trước đây Tổng Công ty cũng thoả thuận với ngân hàng về giới hạn tồn quĩ và đột xuất đến kiểm tra. Tuy nhiên những năm gần đây với lí do việc thu tiền chủ yếu thực hiện qua ngân hàng, lượng tiền tồn quĩ thường không lớn nên không qui định giới hạn này. Thực tế số tiền tồn quĩ thường cũng không lớn, chỉ để chi cho những khoản lặt vặt, khi có nhu cầu chi tiêu thì mới đi rút từ ngân hàng về. Sáu là: Thủ tục kiểm kê. Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lí tiền mặt, đảm bảo rằng tiền mặt trong quĩ không được sử dụng cho các mục đích ngoài Tổng Công ty, hoặc những mục đích không được phê chuẩn, Tổng Công ty tiến hành kiểm kê tồn quĩ tiền mặt hàng quí. Căn cứ vào phương án kiểm kê do Tổng Giám đốc đưa ra, ban kiểm kê được thành lập, trước khi kiểm kê, sổ sách được khoá và két được niêm phong. Ban kiểm kê thực hiện phân loại tiền mặt, đếm từng loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách. Nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân để qui trách nhiệm và xử lí. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê. Biểu 9: Biên bản kiểm kê tồn quỹ tiền mặt Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc Biên bản kiểm kê tồn quĩ tiền mặt 10 giờ ngày 02 tháng 03 năm 2004 I. Kiểm kê tồn quĩ VND (1111) Số tiền sổ sách: 4658000.000 đ Số tiền kiểm kê thực tế: 465.800.000 đ 3. Chênh lệch (thừa +, thiếu -): 0 Loại tiền VND: Loại 500.000đ=200 tờ =200.000.000 Loại 100.000đ=1000 tờ =100.000.000 Loại 50.000đ=500 tờ = 25.000.000 ….. Cộng: 465.800.000đ Viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi lăm triệu tám trăm nghìn đồng II.Kiểm kê ngoại tệ USD (1112) 1. Sổ sách: 800USD Kiểm kê thực tế: 800USD 3. Chênh lệch (thừa +, thiếu -): Không có. Trong đó loại 100USD = 8 tờ =1000USD Hà nội ngày 02 tháng 03 năm 2004 Thủ quĩ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc Đối với TGNH ngoài việc đối chiếu thường xuyên số dư TGNH với sổ sách của Tổng Công ty, cuối năm đều có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số dư tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. Biểu 10: Phiếu đối chiếu Chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thành phố Hà nội Độc lập-tự do-hạnh phúc Ngày 02 tháng 03 năm 2004 Phiếu đối chiếu Tên tài khoản: Tiền gửi không kì hạn Đơn vị Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam ĐV:1000 đ Số hiệu tài khoản Số dư đến hết ngày 31/12/2003 Loại tiền tệ Chênh lệch giữa NH và sổ sách của đơn vị Ghi chú Nợ Có 7301.0083 351.662.728 VND Không Xác nhận của đơn vị Chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Hà nội Chủ tài khoản Giám đốc Như vậy, kiểm soát đối với vốn bằng tiền cũng diễn ra tự phát gắn liền với công tác kế toán nhưng được thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của Công ty đã được kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng hoặc lấy cắp. C.2. Kiểm soát nội bộ đối với công nợ: các khoản phải thu, phải trả Khoản phải thu của Tổng Công ty do 1 nhân viên kế toán theo dõi. Các khoản phải thu được kiểm soát bằng cácbiện pháp, thủ tục sau: Ghi sổ chi tiết các khoản phải thu. Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu. Khoản phải thu trong năm được theo dõi cho từng khách hàng.tổng hợp số phát sinh chi tiết của từng khách hàng Tổng Công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng được ghi trên 1 dòng và được theo dõi về các chỉ tiêu số dư đầu kì, phát sinh trong kì và số dư cuối kì Số liệu tổng hợp trên phát sinh chi tiết này được sử dụng để đối chiếu với sổ cái. Việc thu hồi nợ được Tổng Công ty rất quan tâm.Tổng Công ty thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hoặc quá hạn trả một cách thường xuyên bằng điện thoại hoặc nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở của khách hàng để thông báo hoặc đòi nợ. Đối chiếu và kiểm kê công nợ Tổng Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Sau khi đối chiếu công nợ đều lập biên bản đối chiếu công nợ. Cuối năm, sau khi đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê các tài khoản phải thu, phải trả và lập báo cáo kiểm kê tài khoản 131, 331. Tổng Công ty không kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian nợ nên rất khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ quá hạn. Tổng Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên một số khoản phải thu đã kéo dài quá lâu, khả năng đòi được là nhỏ nhưng vẫn thể hiện trên báo cáo tài chính, là một bộ phận của tài sản lưu động. điều này làm cho báo cáo tài chính của Tổng Công ty không thể hiện đúng thực trạng tài sản của công ty, có thể dẫn đến những quyết định sai của những người sử dụng báo cáo tài chính của Tổng Công ty . Việc kiểm soát đối với khoản phải trả tương tự như kiểm soát đối với khoản phải thu. c.3 Kiểm soát đối với tài sản cố định Do Tổng Công ty có qui mô lớn lại áp dụng những kĩ thuật tiên tiến vào sản xuất nên công ty có một khối lượng tài sản cố định rất lớn, lên đến gần 6000 tỉ đồng. Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc như văn phòng Tổng công ty, nhà kho, nhà xưởng..., máy móc thiết bị văn phòng... Tổng công ty còn có một khối lượng rất lớn xe, máy, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh Do có giá trị lớn như vậy lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính năng kĩ thuật và công suất thiết kế khác nhau để phù hợp với từng đơn vị kinh doanh cụ, nếu không có những biện pháp kiểm soát thích đáng thì việc sử dụng TSCĐ sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. ý thức được điều này nên việc tổ chức quản lí và sử dụng tài sản cố định được Ban lãnh đạo Tổng Công ty rất coi trọng,đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao Một số chính sách, biện pháp, thủ tục áp dụng trong kiểm soát TSCĐ; Thứ nhất là kế hoạch và dự toán TSCĐ Hàng năm, Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản, trong thực hiện kiểm kê Tổng Công ty sẽ đánh giá năng lực sản xuất và hao mòn của TSCĐ. Đối với những TSCĐ hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được, ban kiểm kê sẽ liệt kê những tài sản này đề nghị cho thành lí và đưa ra bảng liệt kê TSCĐ thanh lí (kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe, máy, thiết bị) Ngoài kế hoạch nhượng bán, thanh lí, Tổng Công ty cũng có kế hoạch đầu tư, mua sắm TSCĐ. Trong kế hoạch nêu rõ nguồn đầu tư cho các TSCĐ này, bao gồm vốn ngân sách, vốn tự bổ sung và vốn vay.kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ năm 2000 như sau: Đối với những tài sản mua ngoài kế hoạch, trước khi trình Tổng công ty quyết định, công ty cũng lập dự toán và nguồn vốn tài trợ cho việc đầu tư. Tổng Công ty cũng lập kế hoạch và dự toán sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Tổng Công ty cũng lập dự toán chi tiết sửa chữa lớn cho từng xe, máy, thiết bị. * Thủ tục đầu tư, mua sắm TSCĐ Tổng Công ty không có văn bản qui định các thủ tục mua sắm TSCĐ nhưng trên thực tế thủ tục này được thực hiện chặt chẽ. Khi có kế hoạch mua sắm, đầu tư, Công ty phải gửi tờ trình do giám đốc lập cho Tổng công ty xin xét duyệt việc đầu tư, mua sắm trong đó nêu rõ mục đích sử dụng, thời gian sử dụng dự tính, nguồn vốn tài trợ. Tổng công ty sau khi xem xét nhu cầu của công ty, nếu đồng ý, Chủ tịch HĐQT sẽ ra quyết định phê duyệt dự án đầu tư, mua sắm này. Sau khi có quyết định của Tổng công ty, việc đầu tư mua sắm được giao cho Phòng Kỹ thuật - Đầu tư Phòng Kỹ thuật - Đầu tư sẽ tìm nhà cung cấp và kí hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Sau khi thực hiện việc mua bán phải có biên bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn bán hàng. Xe, máy, thiết bị mua về được kiểm tra các thông số kĩ thuật, Phòng Kỹ thuật - Đầu tư chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng. Khi bàn giao cho bộ phận sử dụng phải có biên bản bàn giao xe, máy, thiết bị. Ngoài ra có thể có các chứng từ khác như hoá đơn thu phí bảo hiểm, biên lai thu lệ phí trước bạ. Đồng thời công ty phải gửi công văn cho Tổng công ty đề nghị ra quyết định tăng tài sản Sau khi có quyết định tăng tài sản, toàn bộ chứng từ được chuyển xuống phòng kế toán để kế toán ghi thẻ tài sản, sổ chi tiết và sổ tổng hợp TSCĐ. Qui trình mua sắm, đầu tư và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ 5: Qui trình mua sắm, đầu tư TSCĐ và luân chuyển chứng từ Chủ tịch HĐQT Kế toán TSCĐ Phòng cơ giới Nhu cầu tài sản Chủ tịch HĐQT Lưu trữ Quyết định tăng TSCĐ Nghiệp vụ tài sản -Mua sắm -Bàn giao -Hồ sơ kĩ thuật Quyết định của CSH -Thẻ TSCĐ -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp ở Ban Kỹ thuật - Đầu tư, chỉ sau khi kiểm kê, có sự hiện diện của tài sản mới ghi tăng tài sản và theo dõi tình trạng kĩ thuật của tài sản này. Thứ hai là quản lí TSCĐ tại nơi sử dụng: mỗi TSCĐ sau khi bàn giao cho bộ phận sử dụng đều do 1 công nhân trực tiếp quản lí gọi là xe trưởng, máy trưởng. Khi giao TSCĐ đều có biên bản giao xe, máy, thiết bị kèm theo các điều kiện ràng buộc người quản lí trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời. Người quản lí trực tiếp phải có chế độ bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ theo qui định Ban Kỹ Thuật – Dỗu tư thường xuyên kiểm tra việc bảo quản, sử dụng tài sản của các xe trưởng, máy trưởng, có kế hoạch định kỳ sửa chữa lớn TSCĐ và cân đối dự trữ các loại vật tư chủ yếu để thay thế, sửa chữa TSCĐ. Hàng tháng có cuộc họp giữa Giám đốc với các phòng ban, đội trưởng sản xuất để Giám đốc nắm bắt kịp thời về công tác quản lí, sử dụng tài sản. Do biện pháp quản lí này nên TSCĐ của Tổng Công ty được giám sát thường xuyên về năng lực hiện tại cuả TSCĐ, được sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời nhờ đó hiệu quả sử dụng tài sản được nâng cao. Thứ ba là thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ: Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán TSCĐ lập từ đầu năm, Giám đốc công ty viết tờ trình gửi Chủ tịch hội đồng quản trị xin thanh lý, nhượng bán TSCĐ trong đó nêu rõ hiện trạng tài sản. Khi nhận được quyết định cho thanh lý của Tổng Công ty, công ty phải lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý TSCĐ có giám đốc và kế toán trưởng kí. Sau đó công ty có công văn gửi Tổng công ty yêu cầu ra quyết định giảm TSCĐ. Sau khi nhận được quyết định giảm TSCĐ của Tổng công ty, Ban Kỹ thuật - Đầu tư chuyển toàn bộ chứng từ thanh lí, nhượng bán TSCĐ xuống phòng kế toán để ghi giảm tài sản và huỷ thẻ TSCĐ. Thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ 6: Thủ tục thanh lí, nhượng bán TSCĐ và luân chuyển chứng từ . Công ty Tổng công ty Hội đồng thanh lí Tổng Công ty Kế toán Tờ trình xin thanh lí Biên bản thanh lí Lưu trữ Quyết định giảm tài sản -Huỷ thẻ TSCĐ -Ghi sổ TSCĐ Quyết định thanh lí Thứ tư là hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: công ty mở sổ chi tiết TSCĐ cho từng loại TSCĐ và từng bộ phận sử dụng. Phòng kế toán theo dõi về giá trị TSCĐ (nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại), Ban Kỹ thuật - Đầu tư theo dõi về tình trạng kĩ thuật của TSCĐ. Thứ năm là kiểm kê TSCĐ: Ngoài việc theo dõi thường xuyên trong quá trình sử dụng TSCĐ, hàng năm Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê TSCĐ một mặt để so sánh với sổ sách mặt khác để đánh giá thực trạng tài sản, đánh giá năng lực sản xuất của TSCĐ để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lí nhượng bán TSCĐ từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Trước khi kiểm kê, từ ngày 10-15 tháng 12 yêu cầu các bộ phận hoàn thiện sổ sách và Giám đốc đưa ra phương án kiểm kê trong đó nêu rõ thành phần của hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê, những yêu cầu khái quát đối với việc kiểm kê, trách nhiệm của các bộ phận. Phương án kiểm kê được lập chung cho cả kiểm kê TSCĐ, kiểm kê vật tư, kiểm kê quĩ, kiểm kê công nợ. Việc kiểm kê chi tiết được thực hiện đối với từng tài sản, sau đó lập phiếu kiểm kê trong đó đưa ra kết luận về hiện trạng của tài sản. Biểu 11: Phiếu kiểm kê tài sản cố định Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Cộng hoà xã hội chủ ghĩa Việt Nam Độc lập-tự do-hạnh phúc Phiếu kiểm kê tài sản cố định 10 giờ ngày 2 tháng 1 năm 2004 Đơn vị kiểm kê:Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Tên tài sản: ô tô Ben Nước sản xuất: Liên xô Số máy, khung: 338218 Số đăng kí: 29K-5617 Kí hiệu: ZIN 130 Số động cơ : 556647 Tình trạng kĩ thuật Các bộ phận Chi tiết kiểm kê kì trước Kiểm kê kì này Động cơ: giờ hoạt động Động cơ hoạt động bình thường Động cơ bị hỏng xec-măng chờ mua vật tư để thay Gầm Gầm bình thường Gầm bình thường Buồng lái Các hệ thống đầy đủ, chi tiết, ắc qui tốt, ghế đệm tốt Cabin gỉ các hệ thống khác đầy đủ chi tiết, ắc qui tốt Hệ thống điện 2 đèn trần, 2 xi nhan, 2 lăng téc, 2 đèn pha , 2 còi 24V, 2 gương, 2 đèn hậu 3 ngăn, 1 ổ, 2 chổi gạt mưa, 1 công tắc mát, các rơ le, cảm ứng đủ Hệ thống đèn, còi, chổi gạt mưa, các rơ-le,hệ thống đề hoạt động tốt Từ các phiếu kiểm kê cho từng tài sản, ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê xe máy, thiết bị về mặt kĩ thuật và báo cáo kiểm kê chi tiết TSCĐ về mặt giá trị Biểu 12: Danh sách thiết bị kiểm kê Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Danh sách thiết bị kiểm kê Kiểm kê ngày 1 tháng 1 năm 2004 TT Chủng loại máy Số lượng Chi chú 1 2 3 4 . . . Xe Kamaz 5511 Xe maz sơ mi Xe zin 130 đuôi mooc 40 tấn 24 02 02 01 Thứ bảy là thủ tục tính khấu hao TSCĐ: kiểm soát đối với việc trính khấu hao TSCĐ từ đó tính chính xác giá thành các công trình cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Tổng công ty trích khấu hao theo quyết định số 1062/TC/QĐ/CSTC, công ty phải đăng kí định mức trích khấu hao với Cục quản lí vốn và tài sản nhà nước Mỗi tháng căn cứ vào giờ máy hoạt động, vào công suất hoạt động đơn vị sẽ trích khấu hao và lên kế hoạch trích khấu hao sao cho khấu hao cả năm bằng mức khấu hao đã đăng kí. Cuối mỗi năm đều có báo cáo tình hình trích khấu hao TSCĐ. Chương III Phương hướng và giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - petrolimex 3.1. Tính tất yếu phải hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ 3.1.1. Yêu cầu của việc hội nhập và phát triển kinh tế ở Việt Nam Nền kinh tế Việt Nam từ sau năm 1986 đã chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Cơ chế quản lý kinh tế có sự đổi mới sâu sắc đã tác động rất lớn tới các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp được Nhà nước giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập nghĩa là lấy thu bù chi để tăng tích lũy tái sản xuất mở rộng. Để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý phù hợp với sự thay đổi của thị trường cũng như sự thay đổi của doanh nghiệp mình. Và vấn đề hiệu quả kinh doanh luôn gắn liền với vấn đề hiệu quả quản lý của từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải luôn biết tự hoàn thiện mình thông qua việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Và đây cũng chính là yêu cầu đặt ra hàng đầu cho mọi loại hình doanh nghiệp ngay cả đối với doanh nghiệp nhà nước như Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Bên cạnh đó, hiện nay trong công cuộc đổi mới của đất nước, với xu thế toàn cầu hóa đã đặt ra cho nền kinh tế nước ta nhiều cơ hội bên cạnh đó cũng kéo theo nhiều thách thức. Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô lớn, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam cũng không nằm trong ngoại lệ. Để có thể tồn tại và phát triển trên một thị trường ngày càng mở rộng ra quốc tế, tính cạnh tranh lại càng thể hiện cao hơn thhì hiệu quả kinh tế là vấn đề đặt ra hàng đầu. Nắm bắt được vấn đề này, trong suốt quá trình đổi mới Tổng công ty đã có những chiến lược phát triển lâu dài, nhằm đáp ứng được yêu cầu và đòi hỏi của thị trường qua các thời kỳ khác nhau, 3.1.2 Yêu cầu đặt ra với Tổng công ty Yêu cầu và mục tiêu hàng đầu của Tổng công ty là trở thành một Tổng công ty Xăng dầu có quy mô lớn với công nghệ hiện đại đủ sức cạnh tranh không chỉ ở thị trường trong nước mà còn có thể cạnh tranh với các nền kinh tế dầu mỏ trên thế giới. Với đặc điểm ưu thế về tài nguyên thiên nhiên phong phú, khoáng sản thiên nhiên khá tiềm tàng nhất là về các mỏ dầu đang và sẽ được khai thác. Các vấn đề của Tổng công ty bây giờ là ở chỗ đầu tư công nghệ hợp lý với một cơ chế quản lý mới hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của thị trường cả trong và ngoài nước. Điều đó được thể hiện rõ qua các chiến lược phát triển lâu dài của Tổng công ty: Về mặt đầu tư công nghệ: Hiện nay thì nền công nghệ của nước ta còn đang thuộc vào dạng kém phát triển, vốn đầu tư chưa cao vì vậy Tổng công ty đã đặt ra vấn đề bây giờ không phải là đầu tư hoàn toàn tất cả các công nghệ mới mà chiến lược chính bây giờ là phải đầu tư công nghệ thế nào cho hợp lý. Còn về mặt cơ chế quản lý, chiến lược của Tổng công ty được thể hiện rõ thông qua cơ chế hoàn thiện cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc hoàn thiện phải đảm bảo những yêu cầu sau: Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. Tính tin cậy lớn: cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra với kết quả sẽ thu được. 3.2. Quan điểm, nguyên tắc, định hướng hoàn thiện và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Nguyên tắc hoạt động liên tục Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các qui chế kiểm soát trênhoạtđộng của đơn vị. Nguyên tắc huy động Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất. Nguyên tắc huy động phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị. Đặc điểm của đơn vị bao gồm những yếu tố căn bản sau: Qui mô hoạt động của đơn vị Mức độ phân tán về mặt địa lí Chính sách quản lí Trình độ nhân viên Các lĩnh vực trong hoạt độngcủa đơn vị Nguyên tắc tinh giảm: tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hiêu quả hoạt động: Đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống KSNB được chấp nhận được chọn lọc bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. đối với các nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệthống kiểm soát nội bộ. Nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Tính độc lập, khách quan: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. ở đây muốn đề cập đến bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện và đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ. Không đảm bảo những yêu cầu trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ có thể trở thành vô nghĩa. Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chú ý giảm đến mức thấp nhất những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là: Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa chi phí và hiệu quả. đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà duy trì hoạt động này thường bị hạn chế. Do đó ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập của nhân viên thực hiện các hoạt động kiểm soát. Ban lãnh đạo Tổng Công ty cũng cần chú ý đến khả năng thông đồng của nhân viên. 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3.1. Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc hoạt động liên tục Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các qui chế kiểm soát trênhoạtđộng của đơn vị. Nguyên tắc huy động Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị Đặc điểm của đơn vị baogồm những yếu tố căn bản sau: Qui mô hoạt động của đơn vị Mức độ phân tán về mặt địa lí Chính sách quản lí Trình độ nhân viên Các lĩnh vực trong hoạt độngcủa đơnvị Nguyên tắc tinh giản: tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nguyên tắc hiệu quả: Đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống KSNB được chấp nhận được chọn lọc bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. đối với các nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệthống kiểm soát nội bộ. Nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Nguyên tắc độc lập: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. ở đây muốn đề cập đến bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện và đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ. Không đảm bảo những yêu cầu trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ có thể trở thành vô nghĩa. Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chú ý giảm đến mức thấp nhất những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là: Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa chi phí và hiệu quả. đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà duy trì hoạt động này thường bị hạn chế. Do đó ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập của nhân viên thực hiện các hoạt động kiểm soát. Ban lãnh đạo Tổng Công ty cũng cần chú ý đến khả năng thông đồng của nhân viên. 3.3.2. Xây dựng qui chế kiểm soát nội bộ Qui chế kiểm soát nội bộ và sự vận hành liên tục của những qui chế này trên hoạt động của đơn vị là cơ sở để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mức độ tuân thủ các qui chế này cho ta biết hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Qui chế kiểm soát nội bộ bao gồm. Những qui định chung: nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận, các cá nhân đối với hoạt động kiểm soát nội bộ. Qui chế hoạt động sản xuất, kinh doanh củađơn vị, trong đó nêu rõ: Lĩnh vực hoạt độngcủa đơn vị Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lí , chức năng, nhiệm vụ, của