Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý ấn chỉ xe cơ giới cho bộ phận bán hàng của công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành nghề và các lĩnh vực ngày càng phổ biến và phát triển. Đáp ứng theo yêu cầu của toàn xã hội và việc sử dụng công nghệ thông tin sao cho có hiệu quả nhất là việc mà các công ty, các ngành nghề đang cố gắng nỗ lực thực hiện. Ngoài ra còn phải xem xét xem phần mềm có phù hợp với yêu cầu và mục đích mà các công ty cần sử dụng hay không thì mới có thể đạt hiệu quả tốt.Phần mềm quản lí ấn chỉ đã được xây dựng và phổ biến rộng rãi trong ngân hàng và các công ty bảo hiểm khác. Em đã được tiếp cận và tìm hiểu về đề tài : Xây dựng phần mềm quản lý ấn chỉ xe cơ giới cho bộ phận bán hàng của công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX. Do vẫn còn lúng túng trong tìm hiểu nghiệp vụ và nghiên cứu đề tài, em rất mong được sự chỉ dẫn, đóng góp của các cán bộ trong công ty. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Quốc Tuấn đã nhiệt tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập này. CHƯƠNG I KHÁI QUÁT QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX(PJICO) 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO) thành lập ngày 15/6/1995, gồm 7 cổ đông sáng lập đều là những tổ chức kinh tế lớn của nhà nước, có tiềm năng, uy tín ở cả trong và ngoài nước. Là công ty cổ phần bảo hiểm đầu tiên ra đời tại Việt Nam, PJICO luôn luôn không ngừng lớn mạnh. Kể từ khi thành lập đến nay công ty PJICO là công ty đứng hàng thứ 3 trên thị trường Việt Nam về bảo hiểm phi nhân thọ.Với một mô hình doanh nghiệp đang được Nhà nước khuyến khích, ủng hộ, với một chính sách về phí bảo hiểm, và đặc biệt là sự phục vụ hiệu quả, tận tình chu đáo, PJICO đã có được một hình ảnh, một niềm tin thực sự trong tâm trí khách hàng. Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX (PJICO)(Petrolimex Joint Stock Insurance Company) Ngày thành lập : 15 tháng 06 năm 1995 Trụ sở chính: 532 đường Láng,quận Đống Đa,Hà Nội Điện thoại: (84.4) 7760 867/7760 865 Fax: (84.4) 7760868/7763283 Website: www.pjico.com.vn E-mail: pjico@petrolimex.com.vn Vốn điều lệ  : 140 tỷ đồng Các Quỹ dự phòng Nghiệp vụ : 345 tỷ đồng  Số lượng nhân viên : trên 1.000 người Số lượng Đại lý : trên 4.500 đại lý Chi nhánh : 48 chi nhánh Lĩnh vực kinh doanh : Bảo hiểm phi nhân thọ Đầu tư tài chínhDoanh thu 2005 : 755 tỷ đồng Thị phần BH 2005 : 13.37 % thị trường bảo hiểm VNTổng thị trường bảo hiểm 2005(phi nhân thọ) : 5.535 tỷ đồng  (theo Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam)Các ngành nghề kinh doanh chính: a)Kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ Bảo hiểm Xe cơ giới Bảo hiểm Con người Bảo hiểm Hàng hải: hàng hoá xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa Bảo hiểm Tàu thủy Bảo hiểm Kỹ thuật Bảo hiểm Tài sản và Trách nhiệm b)Nhượng và nhận tái bảo hiểm c)Dịch vụ giám định, điều tra, tính toán phân bổ tổn thất, đại lý giám định, xét giải quyết bồi thường và đòi người thứ ba. d)Đầu tư tài chính 1.2.Mô hình tổ chức quản lý và đặc điểm kinh doanh của công ty: 1.2.1.Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX: a,Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty: Hội đồng quản trị:là cơ quan quyền lực cao nhất được các cổ đông bầu ra thông qua Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm tập thể trong việc quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong phạm vi pháp luật và điều lệ của Công ty qui định. Ban kiểm soát: do các cổ đông bầu ra thông qua Đại hội cổ đông có trách nhiệm trước cổ đông và pháp luật về việc kiểm tra, giám sát hoạt động của giám đốc, bộ máy tiến hành hoạt động của Công ty và việc chấp hành điều lệ Công ty cũng như nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tổng giám đốc : Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Nhà nước, Hội đồng quản trị Công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX về kết quả quản lý - điều hành mọi hoạt động của công ty. Các Phó tổng giám đốc : Được phân công phụ trách các lĩnh vực, chương trình công tác, khu vực thị trường cụ thể và có trách nhiệm chủ động triển khai thực hiện đồng bộ các biện pháp nhằm thực hiện tốt các mảng công việc được giao và nhiệm vụ kinh doanh của công ty bao gồm các mặt phân tích tình hình, đánh giá nguồn lực, xây dựng kế hoạch...Các Phó Tổng giám đốc tự chịu trách nhiệm về các quyết định của mình; bảo đảm nguyên tắc nhất quán về chủ trương, định hướng chung đã được thống nhất hoặc Tổng giám đốc đã quyết định. Những vấn đề phát sinh ngoài định hướng cần trao đổi thống nhất với Tổng giám đốc trước khi quyết định. Các phòng ban chức năng: Phòng Công nghệ thông tin : Quản lý các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin trong công ty như :lắp đặt máy móc,cài đặt phần mềm... Phòng Bảo hiểm hàng hải : Chịu trách nhiệm bảo hiểm về tàu thuyền và các vấn đề liên quan đến hàng hải. Phòng Bảo hiểm tài sản-kỹ thuật: Bảo hiểm các vấn đề liên quan đến tái sản và kỹ thuật. Phòng Bảo hiểm con người: Bảo hiểm con người Phòng Bảo hiểm xe cơ giới: Bảo hiểm ôtô, xe máy và các phương tiện giao thông đường bộ. Phòng Giám định bồi thường:Giám định các tai nạn được hưởng bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường. Phòng Tái bảo hiểm: Bảo hiểm liên kết với các công ty bên ngoài cùng tham gia nhận bảo hiểm. Phòng Kinh doanh bảo hiểm phi hàng hải:Bảo hiểm các lĩnh vực ngoài hàng hải Phòng Tổ chức : Đưa ra các kế hoạch về nhân sự, thang bảng lương trong công ty. Phòng Tổng hợp: Chịu trách nhiệm những vấn đề chung cho công ty cũng như các công việc họp hành. Phòng Quản lý và phát triển đại lý: Quản lý các đại lý trong công ty. Phòng Đào tạo: Đào tạo nhân viên trong công ty Phòng Tài chính-kế toán: Quản lý về sổ sách kế toán và đưa ra các báo cáo tài chính của công ty. Phòng Đầu tư: Chịu trách nhiệm các hoạt động liên quan đến đầu tư b,Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty : Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng BH hàng hải P.BH Tài sản kĩ thuật P.BH Con người P.BH Xe cơ giới Phòng Giám định bồi thường Phòng Tái bảo hiểm Phòng Tổ chức Phòng Tổng hợp P.Qlý & Phát triển đại lý Phòng đào tạo Phòng Kế toán-tài chính Các VP Đại diện Các chi nhánh Các Tổng đại lý & đại lý P.KD BH Phi hàng hải P.Công nghệ thông tin 1.2.2.Các nghiệp vụ bảo hiểm chính của công ty Hiện nay các lĩnh vực bảo hiểm chính của công ty bao gồm : Ngay sau khi thành lập, PJICO đã nhanh chóng tiếp cận thị trường, triển khai trên 70 sản phẩm bảo hiểm và hiện đang chiếm lĩnh thị trường trong nhiều lĩnh vực như: Giao thông vận tải, xây dựng và lắp đặt công trình, xăng dầu, hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người và bảo hiểm tàu thủy. Bảo hiểm hàng hải Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm trách nhiệm Bảo hiểm con người & Tài sản Bảo hiểm hàng hoá Bảo hiểm khác Bảo hiểm kĩ thuật 1.3 Tình hình và kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2006: 1.3.1 Bối cảnh chung: +,Môi trường kinh doanh: Tốc độ tăng trưởng kinh tế 6 tháng đầu năm đạt 7,4%,thấp hơn cùng kỳ năm 2005(7,63%) và thấp hơn, mục tiêu kế hoạch đề ra(8%). Chi phí sản xuất chung của nền kinh tế có xu hướng tăng cao (giá dầu và các vật tư đầu vào chủ yếu đều tăng) dẫn đến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, cắt giảm hoặc hạn chế chi phí bảo hiểm. Tác động của vụ việc PMU18 cùng quyết tâm chống tham nhũng mạnh mẽ của chính phủ dẫn tới việc nhiều công trình, dự án chậm giải ngân hoặc chậm khởi công, ảnh hưởng tới mảng bảo hiểm kỹ thuật. Đầu tư nước ngoài trong 6 tháng đầu năm không tăng so với cùng kỳ. Xu hướng đấu thầu, chào giá cạnh tranh phí bảo hiểm ngày càng phổ biến (do thực hiện luật đấu thầu và tiết kiệm giảm chi phí) làm cho mức phí bảo hiểm ngày càng giảm, phạm vi bảo hiểm ngày càng rộng và hiệu quả kinh doanh, bảo hiểm ngày càng thấp(ví dụ: Lãi nghiệp vụ kinh doanh bảo hiểm gốc của Bảo Việt đã giảm xuống còn 5% so với mức 20% của năm trước đây). Việc gia tăng cạnh tranh chi phí khai thác rất mạnh từ các đối thủ Bảo Minh, PVI đã ảnh hưởng không nhỏ đến thị trường bảo hiểm xe máy, thị trường chiếm tỉ trọng doanh thu quan trọng của công ty. Kết thúc đàm phán song phương Việt-Mỹ, Việt Nam gia nhập WTO đang mở rộng hơn nữa thị trường bảo hiểm cho các đối thủ cạnh tranh mới. +,Một số đặc điểm riêng cơ bản của PJICO trong 6 tháng đầu năm: Triển khai cơ chế khoán lương 70% theo doanh thu, 30% theo hiệu quả trong toàn hệ thống nhằm thực hiện định hướng lớn Ổn định-An toàn-hiệu quả. Tập trung củng cố hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự tại Trụ sở chính Công ty, 3 đơn vị tại khu vực Sài Gòn và chi nhánh Phú Thọ. Từng bước xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống ISO 9000 theo hướng thực chất. Chuẩn bị thực hiện dự án Công nghệ thông tin Chuyển trụ sở chính về địa chỉ 532 Đường láng để có điều kiện đầu tư môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn. +,Thị trường và các đối thủ cạnh tranh: Tốc độ tăng trưởng doanh thu phí bảo hiểm phi nhân thọ toàn thị trường trong 6 tháng đầu năm 2006 ước đạt 14%. TT Tên công ty Doanh thu 6 tháng 2006(đv:Tỉ đồng) Tăng trưởng 1 Bảo Việt 990 6% 2 Bảo Minh 717 10% 3 PVI 698 62% 4 PJICO 300 -4,8% 5 PTI 125 4% 6 Bảo Long 50,2 -9,7% 7 UIC 60 15% 8 Viễn Đông 50 19% 9 VIA 36 7% 10 BIC 20 - 11 QBE 14 7% 12 VinaSamsung 16,6 44% 13 Bảo Ngân 9 7% 14 AAA 18 - 15 Groupama 0,8 4% Tổng Cộng 3.100 14% 1.3.2 Kết quả kinh doanh 6 tháng: Năm 2006 công ty đặt mục tiêu doanh thu bảo hiểm gốc 800 tỷ đồng, tăng trưởng 10% so với năm 2005. Căn cứ vào tiềm năng của từng khu vực, thị trường và khả năng thực tế của từng đơn vị, Công ty đã giao kế hoạch kinh doanh từ rất sớm để các đơn vị chủ động triển khai.Kết quả sơ bộ 6 tháng như sau: Toàn công ty đạt 300 tỷ phí bảo hiểm gốc, giảm 4,8% so với cùng kỳ 2005, tương đương 37,5% kế hoạch (không đạt kế hoạch theo tiến độ). Tuy vẫn giữ vị trí thứ 4 nhưng thị phần PJICO giảm từ 11,7% (T6/2005) xuóng còn 10%(T6/2006) +,Tình hình khai thác các nhóm nghiệp vụ chính: Bảo hiểm ô tô : 98 tỷ, giảm 10%. Bảo hiểm xe máy: 45 tỷ, giảm 27%. Bảo hiểm hàng hóa: 47,3 tỷ, tăng 20% (chủ yếu do xăng dầu tăng giá và kim ngạch nhập của Petrolimex tăng). Tàu thuỷ: 44,6 tỷ, tăng 18% (do tăng phí và do một số tàu mới khai thác vào nửa cuối năm 2005 sang năm nay thu phí đủ cả năm). Bảo hiểm con người: 18 tỷ,tăng 8% (dự kiến năm 2006, mức tăng trưởng sẽ đạt 25-30%). Bảo hiểm cháy-tài sản: 27,1 tỷ, giảm 4%. Bảo hiểm kỹ thuật: 17,6 tỷ, tăng 11% (chủ yếu do thu phí các dịch vụ đã làm từ những năm trước, dịch vụ mới gối đầu gần như phát sinh không đều trong 6 tháng đầu năm). Bảo hiểm trách nhiệm: 3 tỷ, giảm 46% (do nhiều công ty tư vấn thiết kế nợ đọng phí không thanh toán hợp đồng). Việc sút giảm doanh số, thị phần chung so với cùng kỳ có nguyên nhân cơ bản sau: thực hiện định hướng Ổn định-An toàn-Hiệu quả và cơ chế khoán lương theo hiệu quả. Công ty và tất cả các đơn vị đã chủ động triển khai một loạt các biện pháp chủ động sàng lọc, từ bỏ các khách hàng, đối tượng bảo hiểm có hiệu quả thấp, tập trung vào 3 nhóm nghiệp vụ bảo hiểm chủ đạo đang có hiệu quả rất thấp là: Bảo hiểm xe ô tô (chiếm 31% tổng doanh thu): Từ chối tái tục các xe, đội xe có tỷ lệ bồi thường thường xuyên cao, tần suất rủi ro lớn; các khách hàng có biểu hiện trục lợi bảo hiểm. Điều này làm giảm đáng kể doanh thu nhung cũng kìm chế số tiền bồi thường tuyệt đối chỉ ngang bằng với cùng kì năm 2005.Hy vọng tỷ lệ bồi thường bảo hiểm ô tô sẽ có chuyển biến tích cực trong 6 tháng cuối năm. Bảo hiểm tàu thuyền ( chiếm 12,4% tổng doanh thu): Tiếp tục kiên trì thực hiện chính sách không nhận hoặc không tái tục bảo hiểm tàu quá già, cũ nát, trọng tải quá nhỏ và không đủ khả năng đi biển; Chỉ triến khai nghiệp vụ tàu cá tại hai trường Kiên giang, Vũng tàu. Điều này làm giảm doanh thu nhưng đảm bảo tỷ lệ bồi thường nghiệp vụ tàu thuỷ giảm xuống còn 30% so với mức 48%(31/12/2005). Bảo hiểm hàng hoá (chiếm 12,4% tổng doanh thu): áp dụng chính sách không nhận bảo hiểm hoặc áp dụng mức phí, mức khấu trừ cao đối với mặt hàng xá (khô đậu tương, bã đậu nành,phân bón) có mở rộng điều khoản bảo hiểm thiếu hụt trọng lượng qua cân (vốn có tỷ lệ bồi thường 300-400% và phát sinh ở hầu hết các đơn bảo hiểm cấp ra). Việc này giúp tăng cường hiệu quả nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá (tỷ lệ bồi thường giảm từ 146% (30/6/2005) xuống còn 13% (30/6/2006)). Nghiệp vụ bảo hiểm xe máy (nghiệp vụ chiếm tỷ trọng 16,6% tổng doanh thu 2005) đã giảm tới 27% do thị trường giảm sút (CSGT giảm kiểm tra và xử phạt hành chính về lỗi không tham gia bảo hiểm TNDS bắt buộc; xe đăng ký mới không bắt buộc xuất trình GCNBH …) và do chia sẻ thị phần cho một số đối thủ mới trong lĩnh vực này như PVI,Viễn Đông, AAA. Tuy nhiên với việc công ty điều chỉnh bổ sung cơ chế kinh doanh từ 1/5 và chương trình khuyến mại toàn quốc từ 1/7 đến 28/9/2006, nhiều khả năng nghiệp vụ này sẽ đạt kết quả khả quan trong 6 tháng cuối năm. +,Hoạt động tái bảo hiểm : Về cơ bản đã tái tục thành công tất cả các hợp đồng cố định theo hướng mở rộng thêm năng lực thu xếp tái, phục vụ tốt hơn hoạt động khai thác gốc. Thu hoa hồng tái đạt 22 tỷ, thu nhận tái đạt 18 tỷ, đóng góp vào việc cân đối tài chính chung của công ty. Tuy nhiên hoạt động tái bảo hiểm tồn đọng 2 vấn đề lớn sau: Việc tuân thủ quy định tái bảo hiểm đã có tiến bộ nhưng vẫn bị coi nhẹ ở không ít chi nhánh. Việc thu đòi tái bảo hiểm không có chuyển biến do các chi nhánh và phòng Giám định-Bồi thường chưa có nhận thức đầy đủ ý nghĩa và trách nhiệm trong hoạt động này và chưa có hành động quyết liệt. +,Hoạt động đầu tư : Thực hiện tăng vốn điều lệ từ 70 tỷ lên 140 tỷ kể từ ngày 31/3/2006: Thu lãi đầu tư từ kinh doanh chứng khoán, cho vay tín dụng, tiền gửi, đầu tư khác đạt 10,2 tỷ/kế hoạch năm 25 tỷ, riêng lãi từ việc kinh doanh chứng khoán đạt 2,8 tỷ. Góp 15% vốn pháp định vào liên doanh kho xăng dầu ngoại quan Văn Phong. Đấu giá thành công việc mua 7% vốn điều lệ của công ty vận tải tàu thuỷ I với giá bằng đúng giá khởi điểm 10.200 đ/cp. Tới nay thị giá của loại cổ phiếu này đã tăng hơn 3 lần so với giá mua, tiếp tục cho vay cầm cố chứng khoán với lãi suất cao, am toàn với tổng mức dư 10 tỷ đồng. Thu hồi được một phần các khoản nợ của công ty XDCB và công ty TMDV Bà rịa-Vũng tàu. Tiến hành xây dựng trụ sở PJICO trên Tây nguyên và đang thiết kế kỹ thuật toà nhà PJICO tại Sài Gòn. +,Một số mặt công tác quản lý tài chính kế toán: - Công tác quản lý công nợ: Đây là vấn đề nổi cộm trong toàn công ty.Mặc dù công ty thường xuyên liên tục đôn đốc chỉ đạo về vấn đề đốc thu công nợ phí bảo hiểm nhưng chuyển biến chưa rõ rệt. Tình trạng để khách hàng nợ đọng phí bảo hiểm ô tô, xe máy bán lẻ, để đại lý, cán bộ bán hàng chiếm dụng phí bảo hiểm còn rất phổ biến và ở tình trạng báo động đỏ. Công nợ phí gốc kì 1 kỳ toàn công ty đến ngày 30/6/2006 là 144 tỷ, trong đó riêng ô tô + xe máy bán lẻ chiếm tới 40 tỷ (phần lớn là quá hạn). - Quản lý hoá đơn ấn chỉ: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là doanh số từ nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới chiếm tỷ trọng gần 50% cơ cấu doanh thu nên các đơn vị cần phải đặc biệt chú trọng đến công tác kiểm tra, quản lý hoá đơn ấn chỉ. Kết quả đợt kiểm tra quyết toán 2005, kiểm toán 2005, kiểm tra quyết toán quý I/2006 cho thấy công tác quản lý hoá đơn ấn chỉ chưa được lãnh đạo các đơn vị tập trung quản lý sát sao. Mặc dù năm 2005 công ty đã tiếp tục hoàn thiện chương trình kế toán PIAS tăng cường hiệu quả công tác kiểm soát sử dụng hoá đơn ấn chỉ nhưng thực tế tại từng đơn vị công tác giám sát quyết toán ấn chỉ hoá đơn của từng phòng ban khai thác với cán bộ, đại lý, giữa phòng khai thác với phòng kế toán chưa dứt điểm từng tháng theo quy định. +,Công tác tổ chức nhân sự: Đây là một trong những công tác trọng tâm của công ty trong 6 tháng đầu năm để tiếp tục kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự đáp ứng yêu cầu của định hướng kinh doanh trong giai đoạn mới: Tập trung kiện toàn toàn bộ các phòng ban tại văn phòng công ty theo hướng thiết lập các phòng ban quản lý nghiệp vụ kinh doanh chuyên môn hoá theo các nhóm nghiệp vụ tài sản kỹ thuật,hàng hoá,tàu thuỷ, xe cơ giới, con người; thành lập phòng công nghệ thông tin; bổ nhiệm trưởng phòng cho 3 phòng quan trọng là Kế toán, Tái bảo hiểm, Giám định-Bồi thường. Tập trung hoàn thiện mô hình tổ chức tại khu vực Sài gòn và phía Nam trước đây nhằm ổn định và phát triển kinh doanh tại khu vực trọng điểm này trong 6 tháng cuối năm. +,Công tác đào tạo nguồn nhân lực: Tổ chức tập huấn nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới theo quy tắc mới, công tác kế toán thống kê và hội thảo tái bảo hiểm tại Hà Nội. Tiếp tục tổ chức thực hiện 2 lớp đào tạo ngoại ngữ nâng cao cho 41 cán bộ. Trên cơ sở rút kinh nghiệm 2 khoá đào tạo với Viện quản trị kinh doanh Đại học KTQD để đào tạo cho khoảng 50 cán bộ lãnh đạo cấp phòng công ty và một số đơn vị tại Hà Nội trong tháng 7 và 8/2006 Nhiều đơn vị chưa quan tâm đến việc xác lập nhu cầu đào tạo nhân lực cho đơn vị mình (chỉ có 25/49 đơn vị đăng kí nhu cầu) và không có yêu cầu cụ thể nào về đào tạo tại chỗ. Các đơn vị quan tâm, chủ động làm tốt công tác đào tạo tại chỗ và có báo cáo thường xuyên là: Hải phòng, Đà nẵng, Quảng Ninh. Cử nhiều cán bộ đi đào tạo nghiệp vụ tại nước ngoài (Malaysia, Singapore, Anh …). +,Đánh giá tiến độ thực hiện một số công việc trọng điểm trong 6 tháng đầu năm: - Cơ chế khoán lương gắn với hiệu quả: Đã triển khai, kết quả sơ bộ cho thấy đây là định hướng đúng đắn. - Chương trình ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, giám định-bồi thường: Tiến triển chậm do tới tháng 5 mới thành lập phòng công nghệ thông tin và bổ sung nhân sự lãnh đạo về lĩnh vực này, đồng thời đây cũng là vấn đề phức tạp chung hiện nay của toàn ngành bảo hiểm Việt Nam. - Chương trình xây dựng, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động kinh doanh của công ty: Tiến độ chậm hơn so với dự kiến nhưng lí do chủ yếu là công ty quyết tâm làm ISO một cách thực chất chứ không làm hình thức nên đòi hỏi phải làm kỹ lưỡng. Dự kiến 6 tháng cuối năm sẽ phấn đấu hoàn thành về cơ bản để tạo sự chuyển biến về chất trong hoạt động kinh doanh và quản lý toàn công ty. - Chương trình tham gia, kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ tại chỗ cho các đơn vị: Gần như chưa thực hiện được, tuy nhiên sẽ được thực hiện quyết liệt trong 6 tháng cuối năm. 1.3.4 Phương hướng nhiệm vụ cơ bản trong 6 tháng cuối năm: Căn cứ phương hướng nhiệm vụ kinh doanh chung của năm 2006 và tình hình kinh doanh trong 6 tháng đầu năm, Công ty xác định những nhiệm vụ trọng tâm trong 6 tháng cuối năm như sau: +,Công ty và từng chi nhánh phấn đấu hoàn thành kế hoạch doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu kế hoạch khác do hội đồng quản trị giao theo đó: Doanh thu bảo hiểm gốc phấn đấu thu thêm tối thiểu 450-500 tỷ, trong đó thực hiện nhiều biện pháp đồng bộ để triển khai tốt Chiến dịch bảo hiểm học sinh, phấn đấu tăng trưởng 30%, đạt 45 tỷ doanh thu. Thực hiện quyết liệt chương trình khuyến mại bảo hiểm xe máy để bù đắp phần doanh thu đã giảm, phấn đấu đạt doanh thu 110 tỷ bảo hiểm xe máy trong năm nay. Khai thác triệt để làn sóng mua ô tô (cả xe mới, xe cũ nhập khẩu) trong 6 tháng cuối năm, song song với đó nghiên cứu các biện pháp thích hợp để lấy lại uy tín, hình ảnh của PJICO trong lĩnh vực bảo hiểm ôtô, phấn đấu doanh thu bảo hiểm ôtô tăng 10% hoặc ít nhất không giảm. Thực hiện các biện pháp quyết liệt nhằm thu hồi công nợ phí bảo hiểm gốc, giảm thiểu tối đa tình trạng chiếm dụng phí bảo hiểm của khách hàng, đại lý và cán bộ bán hàng của PJICO. Phấn đấu hoàn thành kế hoạch thu 94-100 tỷ từ hoạt động nhận và nhượng tái. Đẩy mạnh và tối ưu hoá hoạt động đầu tư tài chính để đảm bảo thu thêm 15 tỷ doanh thu đầu tư. Phấn đấu khai thác thêm 4-5 tàu biển mới; mở thêm được 5-7 khách hàng chiến lược về bảo hiểm hàng hoá. Tăng cường việc tiếp cận lại các chủ đầu tư, các nhà thầu để khôi phục hoạt động bảo hiểm dự án; có chương trình chủ động đón bắt Nghị định về bảo hiểm cháy. Tập trung chỉ đạo 3 chi nhánh trên địa bàn Sài Gòn khai thác triệt để tiềm năng thị trường, coi đây là các đơn vị chủ lực hàng đầu cho việc đảm bảo kế hoạch doanh số toàn công ty. +,Quyết tâm hoàn thành cơ bản việc xây dựng, áp dụng hệ thống ISO 9000 để tạo ra sự chuyển biến về chất trong những lĩnh vực hoạt động trọng yếu như: Giám định-bồi thường (trước hết là nghiệp vụ bảo hiểm ô tô); Quản lý công nợ, hoá đơn, ấn chỉ; Tái bảo hiểm; Bảo hiểm con người; Tài sản-kỹ thuật-trách nhiệm; Hàng hoá; Tàu thuỷ. +,Kiên quyết khắc phục các tồn tại trong công tác Giám định-bồi thường bằng việc kiên quyết hoàn thiện quy trình theo hướng tăng cường kiểm tra chéo; kiên quyết hơn việc bố trí sắp xếp nhân sự phòng Giám định-bồi thường cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu cả về chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và tinh thần trách nhiệm. Thực hiện đồng loạt nhiều biện pháp để giảm tỷ lệ bồi thường ô tô xuống dưới 65% và bồi thường xe máy xuống dưới 30%. +,Triển khai thực hiện việc thành lập chi nhánh PJICO Hà Nội trong 6 tháng cuối năm. +,Tiếp tục thực hiện các chương trình đào tạo nghiệp vụ kỹ năng quản trị, ngoại ngữ theo kế hoạch từ đầu năm; tăng cường tập huấn, hướng dẫn các mảng nghiệp vụ tại thị trường trọng điểm TP.Hồ Chí Minh-Đồng Nai-Bình Dương và các địa phương khác theo nhu cầu thực tế. +,Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn các nghiệp vụ về Giám định-Bồi thường, công nợ, hoá đơn ấn chỉ, tái bảo hiểm và cấp đơn tại các đơn vị. +,Khởi công xây dựng toà nhà PJICO tại TP.Hồ Chí Minh, nghiên cứu thành lập công ty quản lý quỹ… CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT TRONG XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÍN CHỈ XE CƠ GIỚI CHO BỘ PHẬN BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PTROLIMEX 1.Tổng quan về Hệ thống thông tin quản lý 1.1.Khái niệm và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Thu nhập Xử lý và lưu giữ Đích Phân phát Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin . Như hình trên minh hoạ mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận : - Bộ phận đưa dữ liệu vào - Bộ phận xử lý - Kho dữ liệu - Bộ phận đưa dữ liệu ra 1.2.Phân loại hệ thống thông tin : 1.2.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. +,Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống xứ lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấp tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn… +,Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược.Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường …là các hệ thống thông tin quản lý. +,Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết đinh xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. +,Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. +,Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 1.2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu rõ cách phân chia này: Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính chiến tác nghiệp Marketing chiến tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định. 1.3.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin: Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin : mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Ba mô hình của một hệ thống thông tin +,Mô hình logic: mô tả hệ thống thông tin làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này. +,Mô hình vật lý ngoài :chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì?Ai ? Ở đâu? Và khi nào? +,Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? 2.Phương pháp luận phát triển một hệ thống thông tin: 2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin: Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài dặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cài gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Như chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể tóm lại thành các nguyên nhân như sau: +,Những vấn đề quản lý: Hiệu quả kinh doanh về mặt kinh tế thấp Chi phí sản xuất kinh doanh lớn Chất lượng sản phẩm chưa cao không đáp ứng yêu cầu của người dùng Sức cạnh tranh yếu +,Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì ngày càng phát sinh ra những vấn đề quản lý mới. Để đáp ứng những nhu cầu nhà quản lý, để cho doanh nghiệp có thể tồn tại và chiến thắng trong cạnh tranh đòi hỏi phải xây dựng hệ thống mới. +,Áp lực của cấp dưới: Các yêu cầu đòi hỏi về hệ thống thông tin Ý kiến muốn có một hệ thống thông tin hoạt động tốt +,Sự thay đổi của công nghệ: Khi xuất hiện một công nghệ mới ra đời có thể dẫn đến tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. +,Thay đổi sách lược chính trị: Một bộ máy quản lý luôn luôn thay đổi và không ngừng hoàn thiện. Cùng với sự sửa đổi đó là ban hành những chính sách và pháp luật mới buộc các doanh nghiệp nhà quản lý cũng phải thay đổi hệ thống thông tin của mình để đáp ứng được những thay đổi đó nhất là hệ thống thông tin kế toán. 2.2.Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước.Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sỏ chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Các công đoạn của phát triển hệ thống: Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê dưới đây. +,Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu +,Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được.Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tiách chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tiách chi tiêt. +,Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin , cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới bao gồm thông tin mà hệ thống mới đã sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế cơ sơ dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic +,Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp Là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đa định trước đây, nhóm phân tích viên sẽ phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất phương án giải pháp: Xác định các rằng buộc tin học và rằng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. +,Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài: Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài +Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này cũng phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu +,Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 2.3. Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống: Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận ra đời sớm nhất và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi. Theo phương pháp này hệ thống thông tin cũng giống như một thực thể bất kỳ: có giai đoạn bắt đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc. Quá trình phát triển của hệ thống thông tin gồm sáu giai đoạn: Xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, thiết kế, lập trình, thử nghiệm và triển khai. Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ bản cần phải hoàn thành giai đoạn trước rồi mới bắt đầu giai đoạn sau. Các giai đoạn được thực hiện lần lượt với sự phân công lao động rõ ràng giữa những người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật. Phương pháp vòng đời hệ thống rất thích hợp để xây dựng các hệ thống lớn, phức tạp vì nó đòi hỏi hệ thống có cấu trúc và xác định chặt chẽ. Thường được kiểm tra sát sao trong quá trình phát triển. Phương pháp này cũng rất dễ bảo trì và phát triển. Tuy nhiên, phương pháp này có chi phí cao, thời gian thực hiện kéo dài và không mềm dẻo. Khối lượng dữ liệu lần đầu là rất lớn và sẽ tăng lên rất nhiểu nếu như các yêu cầu đặc tả phải làm lại. Phương pháp này không thích hợp với các hệ thống nhỏ, thay đổi nhanh. 2.4. Phương pháp làm mẫu: Phương pháp này ít hình thức hoá hơn phương pháp vòng đời. Thay vào việc tạo ra nhiều đặc tả, phương pháp làm bản mẫu nhanh chóng tạo ra một mô hình làm việc thực nghiệm để người sử dụng xem xét, đánh giá. Khi bản mẫu được hoàn thiện nó được dùng cho các bước tiếp theo. Các bước của phương pháp làm bản mẫu: Bước 1: Thu thập thông tin cơ bản về hệ thống. Chuyên viên thiết kế hệ thống làm việc với người sử dụng để nắm bắt các yêu cầu cơ bản cho việc tạo ra bản mẫu. Bước 2: Tiến hành xây dựng bản mẫu ban đầu. Người thiết kế tạo nhanh một bản mẫu bằng cách sử dụng các công nghệ phần mềm thiết kế. Bước 3: Trình diễn lấy ý kiến đánh giá. Bản mẫu được xây dựng đem trình diễn hay cho người sử dụng thử nghiệm. Người sử dụng biết được bản mẫu đáp ứng yêu cầu của họ như thế nào và đưa ra những lời đề nghị bổ xung và cải tiến. Bước 4: Hoàn thiện bổ sung tiến hoá bản mẫu. Người thiết kế thay đổi bản mẫu để đáp ứng đòi hỏi mới của người sử dụng. Lặp lại các bước 3, bước 4 cho đến khi bản mẫu thoả mãn yêu cầu đặt ra. Khi bản mẫu được chấp nhận là hoàn tất đặc tả cuối cùng của ứng dụng. Thu thập thông tin cơ bản Tạo bản mẫu đầu tiên Trình diễn, lấy ý kiến đánh giá Hoàn thiện hệ thống Bổ xung, hoàn thiện Kết luận Loại bỏ mẫu Tồi Hạn chế Tốt Sơ đồ phương pháp làm bản mẫu. 2.5. Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói: Sau khi phân tích, thiết kế, người sử dụng chọn các gói phần mềm có sẵn thích hợp để xây dựng hệ thống. Khi đó tổ chức không cần viết chương trình, mà chỉ cần cài đặt nó để sử dụng. Việc sử dụng phần mềm đóng gói đã thực sự rút ngắn được thời gian và chi phí cho việc phát triển một hệ thống mới và chi phí quản lý quá trình phát triển của hệ thống. Ngoài việc cung cấp các công cụ hỗ trợ, bảo trì và tăng cường hệ thống làm cho nó có khả năng phát triển theo kịp tiến bộ công nghệ, việc cung cấp các tài liệu về phần mềm đóng gói là rất đầy đủ kịp thời. Các phần mềm thường hoạt động rất ổn định. Nhược điểm của phần mềm đóng gói là tính mềm dẻo kém, đối với bài toán đặc biệt thì không hiệu quả hoặc không dùng được. Giảm hiệu quả khi phát sinh các phần chương trình hỗ trợ. Không có khả năng can thiệp vào hệ thống. Để chọn được phần mềm đóng gói thích hợp, cần đánh giá nó theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Các mặt sau đây cần được xem xét khi đánh giá: - Chức năng: Gói chương trình có thể đáp ứng được chức năng gì? - Tính mềm dẻo: Gói phần mềm có dễ cải biên, dễ mở rộng không? - Tính thân thiện: Dễ sử dụng, dễ nhớ, dễ học, ... - Yêu cầu kỹ thuật: Cấu hình tối thiểu, dung lượng, ... - Cài đặt: Cài đặt có dễ không. - Giá? - Tài liệu: Tài liệu cho người dùng, tài liệu cho hệ thống được cung cấp bao gồm những tài liệu? Nó có đầy đủ, dễ đọc không? - Dịch vụ sau bán. 2.6. Phương pháp người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống: Trong nhiều tổ chức, người sử dụng cuối cùng phát triển một phần đáng kể hệ thống thông tin với sự trợ giúp ít hay không chính thức của các chuyên gia tin học. Nhiều hệ thống do người sử dụng cuối cùng phát triển đã mang lại kết quả nhnh hơn phương pháp vòng đời. Việc phát triển hệ thống do người sử dụng cuối cùng xác dịnh được yêu cầu cụ thể của hệ thống, nhanh, giá thành rẻ. Tuy nhiên do người dùng tự phát triển các phần mềm một cách độc lập nên có thể tạo ra những vấn đề không tránh khỏi như: tính hệ thống kém (Dư thừa dữ liệu, khả năng kết nối kém ...), trình độ công nghệ kém, tài liệu không được xây dựng một cách thích hợp và hợp thời. Điều kiện để người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống là cần có một trung tâm tin học hỗ trợ. 2.7. Phương pháp thuê bao: Một tổ chức có thể thuê một công ty chuyên nghiệp xây dựng và vận hành hệ thống để cung cấp dịch vụ cho họ. Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến và thích hợp cho nhiều tổ chức có những điều kiện đặc thù. Việc thuê ngoài cho phép tổ chức nhận được dịch vụ nhanh chóng, chỉ phải bỏ phần chi phí dịch vụ mà không phải bỏ phần chi phí đầu tư. Nhược điểm của phương pháp này là khi tổ chức không còn trách nhiệm với sự phát triển và hoạt động hệ thống thông tin, nó có thể mất khả năng kiểm soát được các chức năng của hệ thống thông tin và bị khống chế mỗi khi có vấn đề trong quan hệ với họ. Sự phụ thuộc này dẫn đến chi phí cao hay mất định hướng phát triển về kỹ thuật. Những bí mật thương mại và thông tin lợi thế có thể bị lọt ra ngoài. Bản thân tổ chức không có điều kiện phát triển tiềm lực của mình. 3. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin quản lý: 3.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết: Mục tiêu chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như những nguyên nhân chính của hệ thống, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 3.2. Các phương pháp thu thập thông tin: 3.2.1. Phỏng vấn: Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin. Đó là cách đơn giản và hiệu quả nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Có nhiều các phỏng vấn hiệu quả. Tuy nhiên kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố: - Sự chuẩn bị. - Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép. - Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn. Phỏng vấn được thực hiện theo các bước sau: - Chuẩn bị phỏng vấn. - Lựa chọn câu hỏi. - Tiến hành phỏng vấn. Phỏng vấn là công cụ tốt để thu thông tin chi tiết, phong phú, cho phép giải thích hay hỏi bổ sung ngay khi cần thiết. Tuy nhiên phương pháp này cần nhiều thời gian, căng thẳng và rất bị động do phụ thuộc nhiều vào điều kiện người được hỏi, yêu cầu người phỏng vấn phải được đào tạo và có được những kinh nghiệm nhất định. 3.2.2. Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp, sử dụng phiếu điều tra gồm các bước: - Thiết lập bảng hỏi. - Tiến hành điều tra. Phương pháp này thường được dùng để bổ xung cho các phương trên. Nó có ưu điểm là nhanh và rẻ hơn phỏng vấn, dễ tổng kết, việc đào tạo người điều tra ít tốn kém cả về thời gian và chi phí. Kết quả có độ chính xác thấp và được đánh giá bằng con số trung bình thống kê. 3.2.3. Quan sát: Con người không phải lúc nào cũng có thể luôn nhớ hết và kể đầy đủ mọi điều mà họ biết, họ nghĩ, đặc biệt là những sự kiện ít xảy ra hay những sự kiện đã xảy ra lâu trong quá khứ. Hơn nữa thường có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế, mô tả lại mang tính chủ quan, có thể bỏ qua nhiều chi tiết. Vì vậy quan sát để bổ xung, để chính xác hoá thông tin. Quan sát thường tốn thời gian và gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện như ngày thường. 3.2.4. Nghiên cứu, phân tích các thủ tục và tài liệu: Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ nhiều khía cạnh về tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của thành viên, nội dung và hình dạng của thông tin vào ra. Các thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ hiện tại và tương lai của tổ chức. 3.3. Các công cụ phân tích hệ thống thông tin: 3.3.1. Mã hoá: - Là tên quy ước thường ngắn gọn hơn để biểu đạt một đối tượng hay thuộc tính của đối tượng. - Lợi ích của mã hoá: - Nhận diện không nhầm lẫn giữa các đối tượng. - Mô tả nhanh chóng các đối tượng. - Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. - Các phương pháp mã hoá: Mã số phân cấp: Nguyên tắc đơn giản, người ta cho phép kéo dài từng con số, ký hiệu của mã số về phía phải để đi sâu vào chi tiết biểu diễn. Đặc điểm của phương pháp mã số phân cấp là: Mỗi một mã số cấp thấp hơn có và chỉ có một mã số cấp cao; Một mã số cấp cao hơn sẽ có nhiều mã số cấp dưới (Giống như phương pháp tổ chức cây thư mục). Ưu điểm: Khả năng tổng hợp, phân tích thông tin rất lớn. Việc thành lập bộ mã tương đối dễ dàng. Nhược điểm: Bộ mã sẽ trở nên cồng kềnh khi nhận diện đối tượng. Mã số liên tiếp: Được thiết kế bằng cách tạo ra một dãy các ký hiệu theo quy tắc nhất định: Một khách hàng mới phát sinh mang mã số 1024 thì khách hàng trước đó sẽ mang mã số 1023 và khách sau đó sẽ mang mã số 1025. Ưu điểm: Mã số này hoàn toàn không thể nhầm lẫn. Bộ mã số có thể xây dựng dễ dàng. Nhược điểm: Bộ mã số không có tính chất gợi nhớ. Bộ mã số không cho phép chèn thêm một mã số phân cấp giữa hai mã số cũ, tức là phân mã thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp. Phương pháp này được nhiều người dùng ưa thích vì nó khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên. Mã số tổng hợp: Kết chuyển giữa mã số phân cấp với mã số liên tiếp, tức là phân mã thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp. Phương pháp này được nhiều người dùng ưa thích vì nó khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên. Mã số gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào các đặc tính của đối tượng để xây dựng. Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam được mã hoá là “VNA”; UBND quận Ba Đình được ký hiệu là “ubnnqbd”. Ưu điểm: Có tính chất gợi nhớ cao, thông qua mã này người sử dụng hiểu được phần đặc tả của đối tượng cần mã hoá. Có thể mở rộng được. Nhược điểm: Cồng kềnh, khó tổng hợp hay phân tích thông tin. Trên đây là một số phương pháp thết kế mã, người sử dụng có thể tuỳ theo tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức mình mà có phương pháp thiết kế mã thích hợp. 3.3.2. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram): Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu. Việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Tin học hoá toàn phần Giao tác người máy Kho chứa dữ liệu: Thủ công Tin học hoá - Điều khiển: Tài liệu 3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. - Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận Phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tiến trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Các mức của DFD: - Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi sâu vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho chứa dữ liệu; bỏ qua các phần xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức (). Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 ... Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: - Một luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. - Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. - Xử lý luôn phải được đánh mã số. - Vẽ lại kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. - Tên cho xử lý phải là một động từ. - Xử lý phải biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. - Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. - Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. - Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. - Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD. - Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống. 4. Thiết kế lôgic một hệ thống thông tin: Mục đích của thiết kế lôgic là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ ràng buộc của môi trường. 4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu lôgic đi từ các thông tin đầu ra: Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ thông tin ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. - Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. - Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. - Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử cụ thể. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – Là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. - Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại những thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF). - Chuẩn hoá mức 1 (1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính định danh cho danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF). - Khi đã là chuẩn 1, chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. - Lấy bộ phận của khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3NF). - Khi đã là chuẩn hoá mức 2, chuẩn 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm thuộc tính Y và Y phụ thuộc X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y và X. Mô tả các tệp. Sau khi chuẩn hoá mức 3 xong sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm ở phía trên, các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có dấu gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu. Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. - Xác định khối lượng bản ghi cho từng tệp. - Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Đối với mỗi tệp cơ sở dữ liệu (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lượng dữ liệu: L(R) Là độ dài một bản ghi tính theo số lượng ký tự. N(R) Là số lượng trung bình các bản ghi của R. NP(R) Là số lượng trang lôgic dùng bởi R. TP là kích thước trang lôgic thì: NP(R) = E1[N(R)/E(TP/L(R))] Trong đó E1(x) là số nguyên được làm tròn lên của x E(x) là phần nguyên của x Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức: Trong đó K là tổng số các tệp trên sơ đồ. Trong thực tế có thể chọn giá trị trung bình của D là 8 và giá trị trung bình của S là 12 để tính. Bước 5: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng mũi tên 2 chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó. 4.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá: 4.2.1. Một số khái niệm: Thực thể trong mô hình lôgic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết (Asscociation). Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên kết qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi đó là quan hệ qua lại với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Các mối liên hệ của thực thể: - 1@ 1 Liên kết Một - Một: Trưởng phòng Lãnh đạo Phòng công tác 1 1 Một lần liên kết của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. - 1 @ N Liên kết Một - Nhiều: Phòng ban có Cán bộ 1 N Một lần xuất của thực thể A liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất hiện của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất hiện của thực thể A. - N @ M Liên kết Nhiều - Nhiều: Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B. Phòng ban có Cán bộ N M Để biểu diễn mối quan hệ Nhiều - Nhiều giữa các thực thể người ta dùng thực thể trung gian. Theo ví dụ trên thì quan hệ giữa “phòng ban” và “cán bộ” được biểu diễn bằng: Phòng ban có Cán bộ 1 N có Chức vụ 1 M 4.3. Một số nguyên tắc cho việc thiết kế phần mềm: 4.3.1. Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài: Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một hệ thống thông tin phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: - Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. - Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. - Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. - Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. - Dựa vào quy tắc đã chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. 4.3.2. Nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình: Theo Dumas và Galitz thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình sau: - Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. - Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề về xếp đặt thông tin theo trục trung tâm. - Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Việc này giúp cho người sử dụng biết mình đang ở đâu. - Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân ... và ngắt câu hợp lý. - Đặt tên đầu cột cho mỗi cột. - Tổ chức các phần tử danh sách theo một trật tự quen thuộc trong quản lý. - Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số. Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng. - Chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng. 4.3.3. Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập: - Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc. - Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. - Không nhập các thông tin mà HTTT có thể truy tìm được từ CSDL hoặc tính toán được. - Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập. - Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. - Sử dụng phím tab để di chuyển các trường. CHƯƠNG III XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ ẤN CHỈ XE CƠ GIỚI CHO BỘ PHẬN BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX 1.Giới thiệu đề tài: 1.1.Tên đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý ấn chỉ xe cơ giới cho bộ phận bán hàng của công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX. 1.2.Sự cần thiết của đề tài: Ngày nay việc tin học hóa trong các công ty ngày càng phổ biến và theo xu hướng của hội nhập kinh tế các khối lượng công việc được trong công ty đều được thực hiện và xử lý trên máy tính. Nhưng không phải việc tin học hoá trong công ty là lắp đặt các máy tính trong các phòng ban trong công ty mà là việc sử dụng tin học trong công tác thu thập,xử lý và quản lý dữ liệu. Mỗi công ty phải tiến hành xây dựng các phần mềm quản lý, kế toán sao cho phù hợp với đặc trưng kinh doanh của công ty mình thì mới đem lại hiệu quả trong công việc và kinh doanh.Trong thực tế việc quản lý ấn chỉ tại công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX vẫn còn làm theo phương pháp thủ công là chính, mặc dù có dùng máy tính nhưng phần mềm sử dụng để quản lý là EXCEL. Các hoá đơn ấn chỉ chuyển từ phòng kế toán lên các phòng nghiệp vụ được giao cho một nhân viên trong phòng chịu trách nhiệm quản lý số ấn chỉ này và có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo hàng tháng về việc sử dụng số ấn chỉ đó. Phần mềm quản lý ấn chỉ sẽ giúp cho nhân viên có thể quản lý tốt hơn việc sử dụng ấn chỉ giao cho các đại lý hay khách hàng, lên các báo cáo hàng tháng cho phòng kế toán, giảm thời gian nhập liệu cho các nhân viên. 2.Nội dung: 2.1.Các thông tin đầu ra: Thông tin đầu ra là các thông tin được xử lý và được tổng hợp từ các thông tin đầu vào. Thông tin ra chính là các báo cáo, là kết quả hoạt động của hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý. Thông tin ra càng có chất lượng cao thì càng đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng và chứng tỏ được hệ thống hoạt động có hiệu quả. Các thông tin đầu ra: Báo cáo doanh thu cán bộ Báo cáo doanh thu đại lý Báo cáo doanh thu theo khách hàng Báo cáo doanh thu theo loại xe …. 2.2.Các thông tin đầu vào: Bất kì một hệ thống tin nào cũng phải có luồng thông tin vào thì mới hoạt động được. Luồng thông tin vào của hệ thống thông tin quản lý ấn chỉ là các ấn chỉ bảo hiểm, đó là khởi nguồn cho hệ thống thông tin hoạt động. Có thông tin vào thì hệ thống mới có thể thực hiện việc xử lý để đưa các thông tin đầu ra cần thiết phục vụ cho chức năng quản lý mà hệ thống đảm nhiệm. 2.3.Sơ đồ chức năng của hệ thống: Báo cáo Trích rút dữ liệu Tính toán Lên báo cáo Cấp ấn chỉ Lập bảng kê phát sinh Thu phí và hoa hồng Tìm kiếm ấn chỉ HTTT quản lý ấn chỉ Cập nhật dữ liệu Nhập dữ liệu Xử lý và Tìm kiếm Sửa dữ liệu Xóa dữ liệu 2.4.Mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống: 2.4.1.Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống: Hệ thống phần mềm quản lí ấn chỉ bảo hiểm Khách hàng Ấn chỉ bảo hiểm Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ Báo cáo Báo cáo 2.4.2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0: Vào đầu mỗi tháng các phòng ban nghiệp vụ, bộ phận bán hàng nhận hoá đơn, ấn chỉ từ phòng kế toán sau đó bán cho khách hàng. Khi đó các thông tin mà khách hàng mua các ấn chỉ bảo hiểm sẽ được lưu trữ trong dữ liệu của bộ phận bán hàng, của các phòng nghiệp vụ. Các thông tin trên được cập nhật vào trong hồ sơ để quản lý. Đến cuối tháng phòng kế toán yêu cầu các phòng nghiệp vụ, bộ phận bán hàng lên báo cáo về việc sử dụng số lượng ấn chỉ đã được cấp như: các báo cáo doanh thu, báo hỏng,báo mất của các ấn chỉ … Yêu cầu Khách hàng 1.0 Cập nhật dữ liệu 3.0 Báo cáo 2.0 Tra cứu Hồ sơ Ấn chỉ bảo hiểm Yêu cầu tra cứu Báo cáo Yêu cầu tra cứu Thông tin tra cứu Thông tin tra cứu Yêu cầu tra cứu Bộ phận bán hàng Phòng nghiệp vụ Phòng kế toán 2.4.3.Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã mức 1 của chức năng “Cập nhật”: Khi có khách hàng mua ấn chỉ bảo hiểm thì sẽ phải điền đầy đủ các thông tin vào ấn chỉ đó khi đó dữ liệu của khách hàng sẽ được cập nhật vào hồ sơ. Các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm cập nhật danh mục khách hàng và đại lý của mình. Khi muốn thay đổi thông tin về các đại lý, khách hàng thì phải sửa dữ liệu đó trong hồ sơ và sau đó lưu lại. Khi phòng kế toán nhận các báo cáo thấy có sự thiếu sót nào thì sẽ yêu cầu các phòng nghiệp vụ, bộ phận bán hàng có trách nhiệm phải bổ xung, sửa lại dữ liệu đó. Phòng nghiệp vụ 1.1 Nhập dữ liệu 1.2 Sửa dữ liệu 1.3 Xoá dữ liệu Hồ sơ Ấn chỉ bảo hiểm Yêu cầu sửa 2.4.4.Sơ đồ phân rã mức 1 của chức năng báo cáo: Khi phòng kế toán muốn có các thông tin như: báo cáo doanh thu cán bộ, báo cáo doanh thu theo khách hàng… các yêu cầu này sẽ được đáp ứng bằng các báo cáo được lấy trong hồ sơ của hệ thống phần mềm này. 3.1 Trích rút dữ liệu 3.2 Tính toán 3.3 Lên báo cáo Hồ Sơ Phòng kế toán Yêu cầu Khách hàng Báo cáo 2.5.Một số giải thuật sử lý chính: 2.5.1.Thuật toán cập nhật dữ liệu: Bắt đầu Nhập dữ liệu Dữ liệu hợp lệ? Thông báo dữ liệu không hợp lệ Lưu dữ liệu vào bảng Kết thúc S Đ 2.5.2.Giải thuật sửa dữ liệu: Bắt đầu Dữ liệu cần sửa Kiểm tra dữ liệu có cần sửa không? Thực hiện sửa dữ liệu Kết thúc Đ S Lưu dữ liệu đã sửa Tìm kiếm và lọc các dữ liệu cần sửa 2.5.3.Giải thuật xoá dữ liệu: Bắt đầu Lọc các dữ liệu cần xoá Dữ liệu cần xoá Kiểm tra xem có phải dữ liệu cần xoá không? S Đ Thực hiện xoá dữ liệu Kết thúc 2.6.Các thông tin đầu vào và kết quả thử nghiệm: Phần mềm quản lý xe cơ giới giúp cho các việc sau: - Lập bảng kê phát sinh, bảng kê thu phí, hoa hồng - Theo dõi công nợ phí bảo hiểm - Báo cáo doanh thu khai thác - Danh sách tái tục xe ôtô - Báo cáo ấn chỉ theo các bộ phận sử dụng và từng cá nhân - Theo dõi và thống kê bồi thường (hiện chưa viết) Các yêu cầu: - Phòng ban nào sử dụng hóa đơn, ấn chỉ của phòng ban đó. Không được mượn hóa đơn ấn chỉ của phòng khác trong mọi trường hợp. I. Đăng nhập: Chọn tên người sử dụng Chương trình căn cứ vào tên người sử dụng để tự động chuyển vào phòng nghiệp vụ tương ứng. Tên phòng nghiệp vụ sẽ hiện lên như dưới đây. Phòng nghiệp vụ II. Các bước sử dụng: 1. Nhận ấn chỉ hóa đơn từ kế toán - Nhập số liệu căn cứ vào phiếu xuất ấn chỉ của kế toán (số phiếu xuất, ngày phiếu xuất). Loại ấn chỉ qui định như sau: 01: ấn chỉ xe ôtô 02: ấn chỉ xe máy Số sêri gõ vào 8 chữ số, nếu không đủ 8 chữ số thì gõ thêm các số 0 vào trước cho đủ như hình dưới đây - Hóa đơn, ấn chỉ nhận từ kế toán về và xuất cho các cá nhân khi vào máy phải tuyệt đối chính xác. Nếu sai chương trình không cho sửa lại. Vì thế phải kiểm tra thật kỹ trước khi bấm vào nút "Chấp nhận" 2. Xuất ấn chỉ cho người sử dụng: Lưu ý: Chỉ xuất cho cán bộ hoặc đại lý chuyên nghiệp thuộc phòng mình quản lý Màn hình như sau: (Đặc biệt lưu ý ngày xuất gõ vào ngày thực tế xuất ấn chỉ) Xuất cho ai: chọn từ danh sách hiện ra khi bấm đúp chuột vào ô Vào chính xác ngày thực tế xuất ấn chỉ 3. Khi ấn chỉ sử dụng nộp về phòng nghiệp vụ: Màn hình sau xuất hiện: Nhập thông tin vào các ô. - Loại ấn chỉ: 01 (xe ôtô), 02 (xe máy) - Sêri ấn chỉ: gõ đủ 8 chữ số (nếu không đủ thì gõ các số 0 đằng trước cho đủ) - Chủ xe: Chọn mã chủ xe từ danh sách. Nếu là khách hàng mua lẻ thì mã là 40110001 và gõ họ tên vào ô "Tên chủ xe" tiếp theo (gõ có dấu tiếng Việt) - Loại xe: Chọn từ danh sách - Số xe: Gõ vào biển số xe theo dạng sau: 29K-1234 Chú ý không để khoảng trắng và phải có ít nhất 1 dấu "-" trong số xe. Nếu không có số xe thì gõ vào ô số khung, số máy bên dưới. Bắt buộc phải vào thông tin ít nhất 1 trong 3 ô này. Nếu đã vào số xe thì có thể bỏ qua ô số khung và số máy bên dưới. - Đăng ký lần đầu: Bỏ trống, hiện chưa dùng - Ngày hiệu lực, ngày cuối, ngày cấp: Gõ vào thời hạn hiệu lực bảo hiểm và ngày cấp ghi trong ấn chỉ. Lưu ý bắt buộc phải dùng theo thứ tự: Ngày nhận ấn chỉ ≤ ngày xuất ấn chỉ ≤ ngày cấp ≤ ngày hiệu lực ≤ ngày cuối Nếu không đúng thứ tự chương trình sẽ báo lỗi - Mã cán bộ, mã đại lý: Chọn từ danh sách. Nếu không có thì bỏ trống. Mã cán bộ nhằm xét doanh thu cho cán bộ để tính lương, xem xét thành tích... * Trường hợp bấm vào nút "Thoát ra" nhưng không được thì nhập vào chỉ một số 0 trong ô "Sêri ấn chỉ" rồi bấm lại vào nút "Thoát ra" 4. Lập bảng kê Màn hình sau xuất hiện: * Lưu ý: - Cột đầu tiên thể hiện các bảng kê đã được lập. Nếu màu xanh nhạt là các bảng kê đã thu phí. Màu xanh đậm hơn là các bảng kê đã thu phí nhưng chưa đủ. Màu xanh đậm là các bảng kê đã lập bảng kê thu phí nhưng kế toán chưa thu hoặc chưa nộp kế toán. Màu nâu là các bảng kê chưa lập bảng kê thu phí. - Ở bảng bên trái thể hiện các ấn chỉ thuộc bảng kê bên phải - Các ấn chỉ trong 1 bảng kê phải là cùng cán bộ khai thác, cùng đại lý và cùng mã khách hàng (Trừ trường hợp khách hàng mua lẻ - mã khách 40110001) - Khi xóa bảng kê các ấn chỉ kèm theo bảng kê đó sẽ vào bảng kê "Chưa lập" nằm ở dòng cuối cùng của bảng bên trái. - Nút "Tìm" cho phép tìm số xe, số ấn chỉ, tên khách, số bảng kê. - Để lập bảng kê mới bấm vào nút "Lập bảng kê", màn hình sau xuất hiện: Bấm chuột ở cột "Chọn" để chọn các ấn chỉ muốn tạo thành 1 bảng kê mới. Sau đó chọn nút "Lập bảng kê". Có thể chọn cả các ấn chỉ đã báo hỏng, cấp đổi, cấp lại. Chương trình này bắt buộc phải kẹp ấn chỉ hỏng vào cùng bảng kê để trả lại kế toán. 5. Khai báo các ấn chỉ hỏng, mất, cấp đổi, cấp lại, hoàn phí, thông báo hủy: Màn hình như sau: Chọn các nút tương ứng Gõ vào số sêri ấn chỉ hỏng, mất, hoàn phí. Nếu cấp lại hoặc cấp đổi gõ vào số ấn chỉ cũ Lưu ý: Chỉ vào ấn chỉ mất khi đã báo kế toán 6. Thông tin thêm về ấn chỉ: Dùng để bổ xung các thông tin khác. Ví dụ như xe mua qua ngân hàng, hoặc Cty cho thuê tài chính. Khi bồi thường sẽ trả cho ngân hàng hoặc trả cho Cty tài chính. Khi in ra phiếu xác nhận ấn chỉ gốc làm căn cứ cho việc bồi thường sẽ thể hiện thông báo này. 7. Lập bảng kê thu phí Màn hình như sau: Vào số phiếu thu của kế toán để theo dõi công nợ phí và doanh thu Lập bảng kê thu phí Chú ý: Màn hình gồm 03 bảng. Bảng bên trái thể hiện các phiếu thu của kế toán (Tiền mặt, ngân hàng, chứng từ khác). Phiếu thu này gồm các bảng kê thu phí được liệt kê trong bảng ở giữa. Bảng kê thu phí trong bảng ở giữa đã được lập cho các bảng kê phát sinh trong bảng bên phải. Khi xóa bảng kê thu phí thì các bảng kê phát sinh vẫn còn và có thể lập lại bảng kê thu phí khác. Tương tự, khi xóa phiếu thu thì các bảng kê thu phí vẫn còn và có thể được lập lại. a/ Để lập bảng kê thu phí: Chọn nút "Lập bảng kê thu phí". Màn hình như sau: Bấm vào nút này để sửa số phí thực trả Bấm vào cột này để chọn các bảng kê phát sinh cần lập thu phí Trường hợp khách hàng không trả đủ tiền theo bảng kê phát sinh thì sửa lại số phí thực trả như hình trên rồi sửa trong các cột tương ứng với số phí mà khách trả. b/ Vào số phiếu thu phí: Sau khi kế toán thu phí theo bảng kê thu phí thì nhận phiếu thu từ kế toán và nhập vào chương trình. Màn hình như sau: Vào số phiếu và ngày như trên phiếu thu của kế toán Chọn hình thức thanh toán phù hợp 8. Bảng thanh toán hoa hồng Màn hình như sau: 9. In phiếu xác nhận ấn chỉ gốc (Phục vụ công tác bồi thường) 10. Bổ xung danh mục khách hàng Màn hình như sau: Chú ý: Thêm mới hoặc sửa chữa xong, muốn thoát ra phải đưa con trỏ sang dòng khác 11. Các loại báo cáo: KẾT LUẬN Mỗi công ty thuộc các ngành nghề khác nhau đều có các đặc trưng riêng của mình đặc biệt là trong việc sử dụng các phần mềm quản lý sử dụng phục vụ cho các công việc của mình. Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm sao cho có thể đạt được hiệu quả cao nhất và phù hợp với đặc trưng riêng của công ty. Thông qua mong muốn của Công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX muốn xây dựng một phần mềm quản lý ấn chỉ cho bộ phận bán hàng em đã quyết định chọn đề tài này với mong muốn được góp công sức của mình trong sự phát triển của công ty. MỤC LỤC