Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng

Lời nói đầu Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, ngành Tin học có một vai trò quan trọng đối với sự phát triển Kinh tế - Xã hội của đất nước. Tin học giúp con người quản lý được các dữ liệu, thông tin, quản lý nhân sự v.v... Một cách dễ dàng, chính xác và tiêu tốn ít thời gian. Chính vì vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu, là động lực của sự phát triển Kinh tế - Xã hội. Hiện nay đại đa số các Công ty đã đưa Tin học hóa một số công việc. Ví dụ như: Quản lý số liệu, xử lý các số liệu và các văn bản, quản lý nhân sự v.v... Làm cho lợi ích của Công ty ngày càng được nâng cao. Lợi nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa hóa lợi nhuận. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có nguồn vốn để hình thành các quỹ (quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, sản xuất kinh doanh) và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. Qua một thời gian thực tập em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng “. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC & CÔNG NGHỆ HTL . CÁC VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU, SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI, MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 1.1 MỤC TIÊU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY - Tăng cường mối quan hệ hợp tác đào tạo giữa Trung tâm và các cơ sở đào tạo khác - Hỗ trợ tầng lớp thanh niên, học sinh, sinh viên, cán bộ kỹ sư, nhân viên CNTT trên toàn quốc có cơ hội tiếp cận với Công nghệ cao, tạo nên Trung tâm đào tạo,bồi dưỡng năng lực mang tính trí tuệ - Nghiên cứu khả năng triển khai và xây dựng các công trình, các phần mềm mạng máy tính, cung cấp hình thức đào tạo điện tử, đào tạo trực tuyến trên mạng. 1.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY Nhằm mục đích thực hiện Chỉ thị 97 – CP của nhà nước về “ Phổ cập tin học và Chính phủ điện tử “ và nhằm mục đích phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH,HĐH nước nhà. Đồng thời góp phần hỗ trợ và đào tạo giới tri thức trẻ, tài năng trẻ.Viện tin học ứng dụng đã thành lập “ Trung tâm đào tạo tin học HTL “ trong quá trình phát triển đã cổ phần và hiện nay là “ Công ty cổ phần phát triển nguồn nhân lực & công nghệ HTL “ Công ty hoạt động dựa trên tư cách pháp nhân của Viện tin học ứng dụng - Hội tin học Việt Nam và Công ty cổ phần phát triển nguồn nhân lực & công nghệ HTL Đào tạo & phổ cập tin học cho mọi đối tượng, mọi trình độ. Chúng tôi giúp các bạn đưa Công Nghệ Thông Tin áp dụng vào các doanh nghiệp nhằm tự động hóa các thao tác. Nghiên cứu áp dụng các thành tựu của nghành Công Nghệ Thông Tin. Nhận cung cấp , lắp đặt các thiết bị về tin học, cung cấp các phần mềm quản lý, kế toán, thiết bị mạng, tạo các trang Web, thiết kế biển quảng cáo, logo công ty,… các dịch vụ in ấn. Nhận bảo hành, bảo trì các thiết bị tin học 1.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY 1) Đàm Thanh Hà – Giám Đốc 2) Đỗ Thị Hồng Hạnh – Phó Giám Đốc 3) Cao Tuyết Lan – Phụ trách đào tạo 4) Đỗ Chung Thủy – Phụ trách thiết kế 5) Nguyễn Hoàng Linh – Phụ trách công nghệ Web Giám Đốc Phòng tổ chức Phòng tuyển sinh Phòng kỹ thuật Phó giám đốc đào tạo Phòng đào tạo Phòng nghiên cứu Bộ môn tin học văn phòng Bộ môn đồ họa chuyên nghiệp Bộ môn thiết kế Website Bộ môn quản trị mạng Bộ môn bảo trì máy tính Bộ môn quản trị cơ sở dữ liệu Bộ môn vẽ kỹ thuật Bộ môn lập trình 1.4 BÀI TOÁN QUẢN LÝ Qua quá trình thực tập ở trung tâm được sự hướng dẫn của giám đốc Đàm Thanh Hà em đã chọn bài toán quản lý sau : “ Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng tại cửa hàng bỏn mỏy vi tớnh Nguyễn Hoàng “ 1.4.1 : SỰ CẦN THIẾT CỦA BÀI TOÁN Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 1.4.2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 1.4.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.1THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA Ở CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG 2.1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 2.1.2 THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA VÀ YÊU CẦU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 2.1.3CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA CỬA CÔNG TY a/ Nhập hàng: Hàng được chở từ tổng kho của công ty đến kho của cửa hàng, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sản phẩm, số lượng và chất lượng. b/ Bán hàng : Khách hàng sau khi chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá từng mặt hàng (đơn giá bán có trong bảng báo giá được công ty cập nhật hàng ngày) rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán hàng và thu tiền. Đối với khách hàng quen công ty có thể cho nợ tối đa trong vòng 10 ngày. Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau : Mã phiếu, tên người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Đối với các phiếu bán hàng có công nợ cần ghi thêm thông tin khách quen (tên, địa chỉ, điện thoại …). Sau đó đưa cho khách đem qua bộ phận kho để nhận hàng. c/ Đổi hàng hoặc trả hàng: - Theo qui định của công ty, khách hàng có thể được phép đổi hoặc trả hàng theo các qui định sau: + Tùy vào mặt hàng có được phép đổi hoặc trả hay không. + Khi đổi hoặc trả hàng, khách hàng phải chịu khoản lệ phí chuyển đổi tương ứng (từ 0% - 10% tùy theo mặt hàng đã mua), cộng với khoản chênh lệch giữa món hàng cũ và mới (nếu đổi hàng). Nếu số tiền thấp hơn tiền đã mua món hàng cũ thì khách hàng sẽ được trả lại tiền. + Số tiền khách hàng phải trả = Lệ phí chuyển đổi + Số tiền chêch lệch phải bù thêm vào mặt hàng. d/ Bảo hành : - Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có vấn đề trục trặc về kỹ thuật được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì khách hàng sẽ được công ty bảo hành nếu sản phẩm còn thời gian bảo hành. Khi công ty nhận hàng để bảo hành sẽ cung cấp một phiếu bảo hành cho khách hàng. - Không nhất thiết khách hàng là người mua hàng mới đem mặt hàng đi bảo hành (tên khách trong phiếu bảo hành có thể là tên khách hàng khác). e/ Nhập lại hàng bảo hành: Nếu hàng bảo hành không sửa được thì công ty phải đổi một món hàng cùng loại cho khách hàng. Nếu hàng bảo hành không sửa được mà công ty không còn loại hàng này thì công ty buộc phải nhập lại hàng của khách với giá đã bán ban đầu hoặc yêu cầu khách đổi sang mặt hàng khác. Trong các trường hợp này nhân viên bảo hành sẽ phải lập phiếu nhập hàng trong đó ghi rõ tên hàng, giá tiền và lý do nhập hàng lại rồi chuyển qua bộ phận bán hàng để lập phiếu bán hàng mới (nếu khách hàng đổi sang mặt hàng khác). Khách hàng sẽ phải bù thêm tiền hay nhận lại khoản tiền chênh lệch (nếu có). f/ Đơn vị tiền tệ: Đa số các loại hàng đều nhập từ ngoài nước nên đơn vị tiền tệ chuẩn được giao dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tính theo tỉ giá hiện ành) g/ Kiểm tra tồn kho : Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng. Lưu ý phiếu xin nhập hàng và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau (số lượng và mặt hàng được nhập không chắc sẽ CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.2.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.2.1.1 KHÁI NIỆM Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. 2.2.1.2 CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN. + Bộ phận đưa dữ liệu vào (Input) + Bộ phận sử lý + Kho dữ liệu + Bộ phận đưa dữ liệu ra (Out Put) Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau: Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Đích Phân phát Kho dữ iệu Cơ sở dữ liệu Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu. Trước đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống được thu thập và xử lý theo phương thức thủ công. Các dữ liệu này được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều. b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu: - Thực thể (entity): Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng…Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. - Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ - Trường dữ liệu (field): Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. - Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Cơ sở dữ liệu ( database) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. - Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giao diện đồ họa để nhập dữ liệu. - Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấn thường dùng: + Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language) + Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example) - Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể thức có thể sử dụng được. Nhìn chung báo cáo là những dữ liệu được tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đa ra dưới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình. - Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để kết nối các bảng: + Mô hình phân cấp. + Mô hình mạng lưới. + Mô hình quan hệ. 2.2.1.2 CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ: Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu câu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1 . Lập kế hoạch đánh gia yêu cầu. 2. Làm rõ yêu cầu. 3. Đánh giá khả năng thực thi. 4. Báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 3. Nghiên cứu hệ thống thực tại. 4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp . 5. Đánh giá lại tính khả thi. 6. Thay đổi đề xuất dự án. 7. Báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ xản sinh ra, nội dung của Cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhâp vào. Gồm các công đoạn sau: 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế sử lý 3 . Thiết kế các luồng dữ liệu vào. 4 . Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 5 . Hợp thức hoá cho mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp. Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hinh logic đó. Mỗi giải pháp là một mô phác hoạ của mô hình vật lý ngoài. ứng với mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: 1. Xác định các dàng buộc tin học và các giang buộc tổ chức. 2. Xây dựng các phương án của giải pháp. 3. Đánh giá các phương án của giải pháp. 4. Báo cáo các giai đoạn đó. Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài. Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Gồm những công đoạn chính sau: 1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 2. Thiết kế chi tiết các giao diện. 3. Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá. 4. Thiết kế các thủ tục thủ công. 5. Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: tin học hoá hệ thống thông tin.Các công đoạn chính của giai đoạn này gồm: 1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 2. Thiết kế vật lý trong 3. Lập trình 4. Thử nghiệm hệ thống. 5. Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống: đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1. Lập kế hoạch cài đặt. 2. Chuyển đổi. 3. Khai thác và bảo trì. 4. Đánh giá. 2.Phương án giải quyết Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 2.2.2 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG 2.2.2.1 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng . Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá. Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp 2.2.2.2 NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG a Hoạt động quản lí thông tin. Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế... Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được mua hoặc bán. Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng. b. Hoạt động quản lí kinh doanh. Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị. Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng. Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhà cung cấp. Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo. d. Hoạt động quản lý tiền mặt. Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu.. Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan. Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả. 2.2.3 GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.2.3.1.YÊU CẦU VỚI CÁC MODUL NHẬP ĐẦU VÀO. Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải: Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa. - Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu. Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu. Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ. 2.2.3.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL TRA CỨU. Tra cứu phải rõ ràng. Tốc độ xử lý nhanh. Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác. 2.2.3.3.YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL BÁO CÁO. Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị. Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tin thừa. Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được. Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh. Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống. 2.2.3.4 YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL HƯỚNG DẪN TRỢ GIÚP Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ. Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống. 2.2.4 TÍNH KHẢ THI VÀ KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG. Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Nhìn chung, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao. Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi nhân sự. Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc chương trình hoá. Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên. Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là chương trình thử nghiệm chưa đưa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và đang có thể đáp ứng được tình hình kinh doanh của đơn vị. CHƯƠNG III : XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG BÁN MÁY VI TÍNH NGUYỄN HOÀNG 3.1 NGUYÊN NHÂN DẪN ĐÊN VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN - Những vấn đề về quản lý. Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều người cũng nhưư nhiều mục đích quản lý khác nhau. Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin và bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng như nhà quản lý của các doanh nghiệp đó. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời. - Sự thay đổi của công nghệ. Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra đời. Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng được những thành tựu công nghệ mới đó. -Sự thay đổi sách lược chính trị. Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới sự ra đời của một hệ thống thông tin. Bởi người quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình. Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng . Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp. Công ty máy tính Nguyễn Hoàng kinh doanh các loại máy tính nhưng với phương pháp thủ công bằng các phiếu xuất nhập, giấy tờ , sổ sách . Chính vì vậy cần có hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho phù hợp. Nhược điểm của phương pháp thủ công Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. Nếu mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được. Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 3.2 CHỨC NĂNG CƠ BẢN NHẤT CUA HỆ THỐNG Dữ liệu vào: Dữ liệu vào là thông tin về nhà sản xuất, khách hàng , hàng hóa, nhân viên.Dữ liệu vào còn là các hóa đơn bán hàng thủ công nay được chuyển đổi thanh thao tác nhập liệu vào hóa đơn xuất Các thiết bị nhập dữ liệu vào là máy tính cụ thể là bàn phím và phần mềm quản lý bán hàng máy vi tính . Thông tin ra: Thông tin ra là các báo cáo về các loại hàng hóa còn lại trong kho , nhân viên bán hàng. Doanh thu tính theo ngày…Chương trình cung cấp khả năng tìm kiếm tên hàng hóa , nhân viên . Vì vậy rất thuận tiện để tìm hàng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Xử lý: Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào bằng Microsoft Office Access, phương thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý bằng các query , report của chương trình Microsoft Office Access Thời gian xử lý tương đối nhanh vì cơ sở dữ liệu của công ty con tương đối ít. Nhân viên xử lý chỉ cần thành thạo tin học văn phòng vì chương trình đã dựng sẵn chỉ thực hiện theo các nút. Tuy nhiên vẫn còn hạn chế là các report , form đều để ở dạng mở chưa khóa nên người sử dụng không chú ý sẽ thay đổi được giao diện của chương trình , nặng hơn nữa là cả phần code của chương trình đó chính là các query Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu của bài toán khá hoàn chỉnh nếu muốn nâng cấp phần mềm hoàn toàn có thể dùng cơ sở dữ liệu cũ cho các ngôn ngữ mạnh hơn như VB chẳng hạn Sơ đồ chức năng QUẢN LÝ BÁN HÀNG Cập nhật Chứng từ Báo cáo Tìm kiếm Hệ thống 3.3 SƠ LƯỢC CÁCH TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS Hiện nay, Microsoft Access là hệ cơ sở dữ liệu cú nhiều ưu điểm nhất. Trong Access cú 7 loại cụng cụ: Tables, Query, Forms, Reports, Macros, Moduls, Pages. Ta thường xuyờn dựng bảng vỡ bảng là nơi chứa dữ liệu. Bảng là một tập hợp nhiều bản ghi, mỗi bản ghi gồm cú nhiều trường. Cỏc bản ghi phải được liờn kết với nhau để ta truy cập cỏc mẩu tin cú liờn quan. Như vậy, ta phải biết thiết kế một cỏch cú Logic để cỏc bảng cú mối liờn hệ với nhau. Bạn gừ tờn vào File Name rồi Click vào nỳt Create. Cửa sổ Database bạn tạo sẽ cú hỡnh dạng như sau: Từ Menu Start chọn Program/ Microsoft Access, trong Access bạn chọn Menu File, chọn New Database. Hộp thoại New sẽ hiện ra, bạn chọn Blank database và Click OK, cửa sổ hiện ra : Trong hỡnh trờn, Table đang được chọn, trước khi tạo cỏc Table bạn vào Menu Tools, chọn Options, hộp thoại Option xuất hiện: Bạn chọn Tab Datasheet. Trong mục Default Font, bạn chọn kiểu và Cỡ chữ. Chọn Apply rồi OK Cách tạo bảng : Muốn tạo một bảng trước tiờn bạn phải phỏc hoạ cấu trỳc của nú, trong bảng cú bao nhiờu Field, cú tờn là gỡ? Kớch thước và kiểu dữ liệu của từng Field, Field nào là Field khoỏ. Field khoỏ là gỡ? Với bất kỳ hai mẫu tin trong Table thỡ Field của hai mẫu tin này sẽ cú giỏ trị khỏc nhau. Nếu bạn vụ ý nhập trựng với giỏ trị đó cú thỡ mỏy sẽ bỏo lỗi và yờu cầu bạn nhập lại. Một bảng gồm cú cấu trỳc ba cột như sau: Cột Field Name: Dựng để khai bỏo tờn trường. Cột Data Type: Mụ tả kiểu dữ liệu của vựng. Cột Description: Dựng để ghi chú - Cách tạo mối liên hệ giữa các bảng Để tạo mối liờn hệ giữa cỏc bảng, bạn chọn Tool/ RelationShips, cửa sổ Show Table xuất hiện . Bạn Click để chọn cỏc bảng cần tạo mối liờn hệ, mỗi lần chọn bạn Click vào nỳt Add, bảng vừa chọn sẽ cú mặt ở trong cửa sổ RelationShips, ta tiến hành liờn kết như sau: Vớ dụ: Bạn Click chuột vào MaHD ở bảng Hoadon và Drag chuột đến trường cú tờn MaHD ở bảng ChitietHD cho đến khi xuất hiện hỡnh chữ nhật thỡ nhả chuột. Bạn Click chọn mục Enforce Refcrential Integrity, rồi chọn tiếp Cascade Update Related Field, rồi chọn mục Cascade Delete Related Field, và click vào nỳt Create. Cứ tiếp tục như vậy ta tạo cho cỏc bảng khỏc. Cuối cựng ta sẽ cú cửa sổ kết nối như hình dưới gồm 10 thực thể và mối quan hệ giữa chúng Muốn huỷ bỏ hay sửa đổi mối quan hệ mà bạn tạo ra, bạn đưa trỏ chuột vào sợi dõy nối hai bảng và bạn Click chuột phải thỡ sẽ xuất hiện Menu hai mục như sau: Edit RelationShips: Giỳp bạn quy định lại cỏch quan hệ như trờn nếu cần chỉnh sửa quan hệ. Delete: Cắt đứt mối quan hệ giữa hai bảng mà bạn đó tạo ra trước đú. - Khái niệm một số liên kết 1@N Liên kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@N Liên kết loại Nhiều – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. + Khả năng chọn liên kết Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thực thể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Đây là khả năng tuỳ chọn liên kết. + Chiều của một liên kết Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó . - Quan hệ hai chiều: là quan hệ mà trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiêù chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. 3.4 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO CHƯƠNG TRÌNH 3.4.1 SƠ ĐỒ QUAN HỆ GIỮA CÁC THỰC THỂ Bảng mô tả thuộc tính các thực thể : Số thứ tự kèm * thì thuộc tính đó là khoá chính 3.4.2 CHI TIẾT CÁC THỰC THỂ a> Thực thể hàng hoá Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* mahanghoa Mã hàng hóa Text 10 2 tenhanghoa Tên hàng hóa Text 50 3 mancc Mã nhà cung cấp Text 10 4 maloai Mã loại Text 10 5 tenloai Tên loại Text 50 6 dungluong Dung lượng Text 50 7 tocdo Tốc độ Text 50 8 donvi Đơn vị Text 15 9 quicach Qui cách Text 50 10 baohanh Bảo hành Text 50 b> Thực thể chức vụ Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* machucvu Mã chức vụ Text 10 2 tenchucvu Tên chức vụ Text 50 3 ghichu Ghi chú Text 50 c> Thực thể phòng ban Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* maphongban Mã phòng ban Text 10 2 tenphong Tên phòng Text 50 d> Thực thể trình độ Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu KÝch thước 1* matrinhdo Mã trình độ Text 10 2 tentrinhdo Tên trình độ Text 50 e > Thực thể kho hàng Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* MaKho Mã kho Text 10 2 TenKho Tên kho Text 50 3 DC Địa chỉ Text 50 4 tonkho Tồn kho Text 50 f> Thực thể nhân viên Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* manhanvien Mã nhân viên Text 10 2 machucvu Mã chức vụ Text 10 3 matrinhdo Mã trình độ Text 10 4 hodem Họ đệm Text 50 5 ten Tên Text 50 6 maphongban Mã phòng ban Text 50 7 ngaysinh Ngày sinh Date/Time 50 8 ngayvaolam Ngày vào làm Date/Time 50 9 diachi Địa chỉ Text 50 10 thanhpho Thành phố Text 50 11 nuoc Nước Text 50 12 dienthoai Điện thoại Text 50 g> Thực thể nhà cung cấp Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* mancc Mã nhà cung cấp Text 10 2 tencongty Tên công ty Text 10 3 diachi Địa chỉ Text 10 4 thanhpho Thành phố Text 50 5 dienthoai Điện thoại Text 50 h> Thực thể khách hàng Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* makhachhang Mã khách hàng Text 10 2 hodem Họ đệm Text 50 3 ten Tên Text 40 4 diachi Địa chỉ Text 50 5 thanhpho Thành phố Text 20 6 nuoc Nước Text 20 7 dienthoai Điện thoại Text 20 8 fax Fax Text 50 9 email Email Text 50 i > Thực thể hoá đơn Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1* mahoadon Mã hóa đơn Text 10 2 makhachhang Mã khách hàng Text 10 3 mancc Mã nhà cung cấp Text 50 4 manhanvien Mã nhân viên Text 10 5 ngaydathang Ngày đặt hàng Date/time Short 6 ngaygiao Ngày giao Date/time Short 7 ngaynhan Ngày nhận Date/time Short 8 vanchuyen Vận chuyển Text 50 9 giavanchuyen Giá vận chuyển Currency  h> Thực thể hóa đơn chi tiết Số thứ tự Tên thuộc tính Chú giải Kiểu dữ liệu Kích thước 1 mahoadon Mã hóa đơn Text 10 2 mahanghoa Mã hàng hóa Text 10 3 Makho Mã kho Text 10 4 soluong Số lượng Number Long interger 5 dongia Đơn giá Currency Ví dụ về cơ sở dữ liệu trong phần mềm - Thực thể chức vụ Thực thể hoá đơn Thực thể hàng hoá 3.5 MỘT SỐ THUẬT TOÁN Thuật toán nhập dữ liệu KÕt thóc Tạo bản ghi rỗng Tiến hành nhập dữ liệu Bắt đầu Kết thúc Kiểm tra sự hợp lệ của tên người dùng & mật khẩu CÓ KHÔNG Thuật toán tìm kiếm Hiện thông tin tìm thấy Nhập mã bản ghi cần tìm Bắt đầu Kết thúc Kiểm tra bản ghi này có hay không theo mã bản ghi? CÓ KHÔNG Có tiếp tục không ? CÓ 3.6MÔ HÌNH QUAN HỆ XỬ LÝ DFD : Sơ đồ luồng dữ liệu là một phương pháp mô tả hệ thống thông tin dưới dạng hình học cho phép diễn tả các luồng dữ liệu lưu chuyển giữa các chức năng của hệ thống. DFD là một công cụ trợ giúp cho quá trình phân tích, thiết kế hệ thống, là tài liệu trực quan để trao đổi giữa những người thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống. Nhờ có DFD, những người phân tích và thiết kế cũng có thể trình bày ý đồ của mình một cách dễ hiểu hơn cho người lập trình, xây dựng hệ thống sau này. Sơ đồ dưới đây thể hiện lại quy trình nghiệp vụ đã được mô tả ở trên. Qua đó chỉ rõ các yêu cầu cần lưu trữ dữ liệu và quá trình trao đổi các dữ liệu giữa các đối tượng, các thao tác xử lý, thứ tự thực hiện các chức năng như sau. Cấp 1 : Xử lý bán hàng Cấp 2 : Xử lý bán hàng Mô hình quan hệ xử lý nhận hàng Mô hình quan hệ xử lý nhập hàng 3.7 CÁC GIAO DIỆN TRONG CHƯƠNG TRÌNH Form đăng nhập Form cập nhật nhà cung cấp Form cập nhật hàng hóa Form cập nhật nhân viên Form cập nhật khách hàng Form cập nhật hóa đơn xuất Form cập nhật hóa đơn nhập Form tìm kiếm hàng theo tên báo cáo nhân viên xuất  báo cáo nhân viên  Báo cáo hàng hóa 3.8 MỘT SỐ MODULE CHƯƠNG TRÌNH 3.8.1 FORM CẬP NHẬT NHÀ CUNG CẤP Private Sub Command12_Click() On Error GoTo Err_Command12_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command12_Click: Exit Sub Err_Command12_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command12_Click End Sub Private Sub Command13_Click() On Error GoTo Err_Command13_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command13_Click: Exit Sub Err_Command13_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command13_Click End Sub Private Sub Command14_Click() On Error GoTo Err_Command14_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command14_Click: Exit Sub Err_Command14_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command14_Click End Sub Private Sub Command15_Click() On Error GoTo Err_Command15_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command15_Click: Exit Sub Err_Command15_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command15_Click End Sub Private Sub Command16_Click() On Error GoTo Err_Command16_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command16_Click: Exit Sub Err_Command16_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command16_Click End Sub Private Sub Command17_Click() On Error GoTo Err_Command17_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command17_Click: Exit Sub Err_Command17_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command17_Click End Sub Private Sub Command19_Click() On Error GoTo Err_Command19_Click DoCmd.Close Exit_Command19_Click: Exit Sub Err_Command19_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command19_Click End Sub 3.8.2 TÌM HÀNG THEO TÊN Private Sub Command2_Click() On Error GoTo Err_Command2_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = "Frm_Tim_Thay_Theo_Ten_Hang" DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_Command2_Click: Exit Sub Err_Command2_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command2_Click End Sub 3.8.3 FORM CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG Private Sub Command28_Click() On Error GoTo Err_Command28_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command28_Click: Exit Sub Err_Command28_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command28_Click End Sub Private Sub Command29_Click() On Error GoTo Err_Command29_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command29_Click: Exit Sub Err_Command29_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command29_Click End Sub Private Sub Command30_Click() On Error GoTo Err_Command30_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command30_Click: Exit Sub Err_Command30_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command30_Click End Sub Private Sub Command31_Click() On Error GoTo Err_Command31_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command31_Click: Exit Sub Err_Command31_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command31_Click End Sub Private Sub Command32_Click() On Error GoTo Err_Command32_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command32_Click: Exit Sub Err_Command32_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command32_Click End Sub Private Sub Command33_Click() On Error GoTo Err_Command33_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command33_Click: Exit Sub Err_Command33_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command33_Click End Sub Private Sub Command34_Click() On Error GoTo Err_Command34_Click DoCmd.Close Exit_Command34_Click: Exit Sub Err_Command34_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command34_Click End Sub 3.8.4 FORM CẬP NHẬT HOÁ ĐƠN NHẬP Private Sub Command16_Click() On Error GoTo Err_Command16_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command16_Click: Exit Sub Err_Command16_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command16_Click End Sub Private Sub Command17_Click() On Error GoTo Err_Command17_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command17_Click: Exit Sub Err_Command17_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command17_Click End Sub Private Sub Command18_Click() On Error GoTo Err_Command18_Click DoCmd.Close Exit_Command18_Click: Exit Sub Err_Command18_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command18_Click End Sub 3.8.5 CẬP NHẬT HOÁ ĐƠN XUẤT Option Compare Database Private Sub Command20_Click() On Error GoTo Err_Command20_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command20_Click: Exit Sub Err_Command20_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command20_Click End Sub Private Sub Command21_Click() On Error GoTo Err_Command21_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command21_Click: Exit Sub Err_Command21_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command21_Click End Sub Private Sub Command22_Click() On Error GoTo Err_Command22_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command22_Click: Exit Sub Err_Command22_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command22_Click End Sub Private Sub Command23_Click() On Error GoTo Err_Command23_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command23_Click: Exit Sub Err_Command23_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command23_Click End Sub Private Sub Command24_Click() On Error GoTo Err_Command24_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command24_Click: Exit Sub Err_Command24_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command24_Click End Sub Private Sub Command25_Click() On Error GoTo Err_Command25_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command25_Click: Exit Sub Err_Command25_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command25_Click End Sub Private Sub Command26_Click() On Error GoTo Err_Command26_Click DoCmd.Close Exit_Command26_Click: Exit Sub Err_Command26_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command26_Click End Sub End Sub TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.TS Hàn Viết Thuận. Giáo trình cấu trúc dữ liệu, Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân, NXB thống kê - 1999 2.TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội – 2000 3. Th S Trần Công Uẩn Giáo trình cơ sở dữ liệu, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân , nhà xuất bản Thống Kê - 2000 Kết luận Em xin chân thành cảm ơn cô giáo : Trần Thị Song Minh và các anh chị trong Công ty HTL đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình em thực tập tại Công ty và hoàn thành báo cáo. Do trình độ của bản thân còn hạn chế, mặt khác do thời gian thực tập có hạn, vì vậy phần mềm chương trình quản lý bán hàng còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp và chỉ bảo của Thầy Cô và bạn bè, để chương trình có thể mang tính ứng dụng hơn trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC