Đề tài Xây dựng hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em học tập và nghiên cứu trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích. Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em thực hiện tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007 Sinh viên Ngô Thị Thu Thủy LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường, hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu. Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu. Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo nhập xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời gian xử lý công việc rất lâu. Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY 1.1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ... 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp. Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi. Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách còn nợ lại. Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho vào một phiếu theo từng ngày. Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách. Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị. Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. Các công thức liên quan Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100 Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi) Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ) 1.3. Giải pháp Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ sách độ chính xác không cao không linh hoạt Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên. CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mô hình nghiệp vụ 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận dạng Lập đơn hàng Đơn đặt hàng HSDL Nhà cung cấp Tác nhân Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng HSDL Lập phiếu chi Phiếu chi HSDL Vào sổ quỹ Sổ quỹ HSDL Đưa báo giá công ty Báo giá công ty HSDL Yêu cầu mua hàng Khách hàng Tác nhân Phiếu yêu cầu HSDL Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất hàng kiêm BH HSDL Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL Lập báo cáo Báo cáo HSDL 0 HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI BAN LÃNH ĐẠO NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG Y/c mua hàng Đơn đặt hàng Thông báo nợ Yêu cầu BH hang Thanh toán Báo giá Thông báo nợ Y/c báo cáo Báo cáo NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản, ktra TK Thông báo KQ Phiếu giao hàng Phiếu chi Phiếu xuất hàng Báo giá hang Phiếu chi Y/c thanh toán Đổi hàng khác hang Trả lại hàng lỗi 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ b) Mô tả hoạt động NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp. KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành. NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này. BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ a. Sơ đồ phân rã chức năng THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI 1. Nhập hàng 2. Xuất hàng 4. Báo cáo 1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn, hàng 1.3 Lập phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu chi 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu 2.2 Kiểm tra hàng trong kho 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập phiếu thu 2.6 Nhập hàng trở lại kho 2.5 Thông báo nợ khách hàng 1.5Lập ds hàng trả lạiNCC 3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành 3.2 Lập phiếu biên nhận 3.3 Bảo hành 3.4 Lập phiếu sửa chữa 4.1 Hàng nhập 4.2 Hàng xuất 4.3 Hàng tồn kho 4.4 Thu chi 4.5 Nợ khách hàng 4.6 Nợ nhà cung cấp 3.5 Lập phiếu thu 3. Bảo hành b. Mô tả chi tiết các chức năng 1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về. 1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp. 1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho. 1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi, giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc. 1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với NCC để đổi hàng. 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. 2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không. Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách. 2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất hàng.. 2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách hàng và yêu cầu thanh toán. 2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho. 3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không? 3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao cho khách hàng. 3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận. 3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập phiếu sửa chữa. 3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng nhập và mặt hàng nhập. 4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày. 4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng nào còn tồn kho. Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng mà biết được lượng hàng tồn trong kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để có phương hướng nhập hàng mới. 4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu, lợi nhuận của công ty. 4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết. 4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty còn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết. 2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất kho kiêm bảo hành D11 Giấy thông báo nợ D12 Phiếu thu D13 Giấy biên nhận D14 Phiếu sửa chữa D15 Báo cáo D16 Danh sách hàng trả lại NCC D17 Danh sách hàng nhập lại kho 2.1.5.Ma trận thực thể chức năng Các thực thể D1 Báo giá NCC D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất hàng D11 Giấy Tbáo nợ D12 Phiếu thu D13 Giấy biên nhận D14 Phiếu sửa chữa D15 Báo cáo D16DS hàng trảlạiNCC D17DShàng nhậplạikho Chứcnăng nghiệpvụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1. Nhập hàng R C U C U C U C 2. Xuất hàng U U R R C C C C 3. Bảo hành U R R C C C 4. Báo cáo R R R R R R C 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu D17 DShàng nhập lại kho 1.0 Nhập hàng D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D3 Phiếu giao hàng D16 DS hàng trả lại NCC D7 Sổ quỹ 2.0 Xuất hàng 3.0 Bảo hành 4.0 Báo cáo D8 Phiếu yêu cầu D12 Phiếu thu D11 Thông báo nợ D10 Phiếu xuất hàng D13 Giấy biên nhận D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D6 Phiếu chi NHÀ CUNG CẤP Đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG BAN LÃNH ĐẠO Phiếu giao hàng Y/c bảo hành Phiếu biên nhận NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Thông báo KQ Báo giá công ty Phiếu yêu cầu Thông báo nợ Báo cáo Y/c báo cáo D5 Sổ kho Phiếu chi NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Thông báo KQ Phiếu thu D15 Báo cáo D6 Phiếu chi Trả lại hàng lỗi D9 Báo giá công ty Đổi hàng D12 Phiếu thu D9 Báo giá công ty D14 Phiếu sửa chữa 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Phân rã tiến trình 1.0 1.1 1.3 1.2 Kiểm tra đơn, hàng Lập đơn hàng Lập phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu chi D5 Sổ kho D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng NHÀ CUNG CẤP D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D6 Phiếu chi Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng NHÀ CUNG CẤP Báo giá NHÀ CUNG CẤP Thông báo nợ Phiếu chi Đơn đặt hàng đã gửi Phiếu giao hàng hợp lệ sai Thông tin phiếu nhập hàng Lập ds hàng trả lại NCC 1.5 D16 DS hàng trả lại NCC Trả lại hàng lỗi NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản Thông báo KQ Phiếu nhậphàng b) Phân rã tiến trình 2.0 2.1 2.3 2.4 2.2 Kiểm tra hàng trong kho Tiếp nhận phiếu yêu cầu Lập phiếu xuất hàng Lập phiếu thu D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D5 Sổ kho D10 Phiếu xuất hàng D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu KHÁCH HÀNG Phiếu yêu cầu KHÁCH HÀNG 2.5 Thông báo nợ KH D11 Giấy thông báo nợ Thông báo nợ Phiếu thu Hết hàng NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản ktra tài khoản Thông báo KQ Còn hàng Thông tin phiếu yêu cầu Thông tin phiếu xuất Thông tin phiếu thu 2.6 Nhập hàng trở lại kho D17 DS hàng nhập lại kho Đổi hàng Thông tin phiếu xuất c) Phân rã tiến trình 3.0 3.1 3.5 Tiếp nhận phiếu bảo hành Lập phiếu thu D10 Phiếu xuất hàng D9 Báo giá công ty D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu KHÁCH HÀNG Hết hạn, không được BH Giấy biên nhận D13 Giấy biên nhận Y/c bảo hành Thông tin hàng BH Hết hạn bảo hành 3.3 Bảo hành Thông tin giấy biên nhận Trả hàng Phiếu thu 3.2 Lập giấy biên nhận 3.4 Lập phiếu sửa chữa D14 Phiếu sửa chữa d) Phân rã tiến trình 4.0 4.1 4.4 4.2 Báo cáo xuất hàng Báo cáo nhập hàng Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo thu chi 4.5 Báo cáo công nợ khách hàng D10 Phiếu xuất hàng D5 Sổ kho D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo Y/c báo cáo 4.6 Báo cáo công nợ NCC D11 Giấy thông báo nợ 4.3 D4 Phiếu nhập hàng D6 Phiếu chi D4 Phiếu nhập hàng D15 Báo cáo D15 Báo cáo D15 Báo cáo Báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo Báo cáo Báo cáo Y/c báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER a) Các kiểu thực thể + NHÀ CUNG CẤP có các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ. Trong đó Mã nhà cung cấp là thuộc tính khóa. + HÀNG có các thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng , Mô tả chi tiết, Đơn vị tính, Thời gian bảo hành. Trong đó Mã hàng là thuộc tính khóa. + NHÓM HÀNG có các thuộc tính: Mã nhóm, Tên nhóm, Chức năng. Trong đó Mã nhóm là thuộc tính khóa . + DM GIÁ có các thuộc tính: Đơn giá, Ngày áp dụng, Thuế, Chi phí nâng cấp. + KHÁCH HÀNG có các thuộc tính: Mã khách hàng, Họ tên, Địa chỉ, Mã số thuế. Trong đó Mã khách hàng là thuộc tính khóa. + NHÂN VIÊN có các thuộc tính: Mã nhân viên, Họ tênNV, Địa chỉNV, Giới tính, Chức vụ. Trong đó Mã NV là thuộc tính khóa. b) Các kiểu liên kết Hàng có nhiều danh mục giá Có 1 n HÀNG DMGIA Mỗi nhóm hàng có nhiều hàng khác nhau Thuộc 1 n HÀNG NHÓM HÀNG Một nhân viên đặt nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. NHÂN VIÊN NHÀ CUNG CẤP Số lượng 1 n m HÀNG Mô tả hàng Số đơn hàng Đơn giá đặt Ngày giao hàng Ngày đặt Đặt Nhân viên nhập nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp HÀNG NHÀ CUNG CẤP Số phiếu nhập Số lượng m 1 n NHÂN VIÊN Ngày nhập Nhập Đơn giá nhập Hình thức thanh toán Tổng tiền Lý do nhập Nhà cung cấp nhận tiền thanh toán hàng từ nhân viên NHÂN VIÊN NHÀ CUNG CẤP Lý do chi n 1 Số phiếu chi Số phiếu nhâp Số tiền chi Số tiền nợ Thanh toán Ngày chi Nhân viên tiếp nhận yêu cầu mua hàng của một hoặc nhiều khách hàng NHÂN VIÊN 1 Số lượng Số phiếu yêu cầu KHÁCH HÀNG Tiếp nhận yêu cầu n 1 HÀNG Ngày yêu cầu Đơn giá yêu cầu Mô tả hàng Nhân viên xuất nhiều hàng cho khách hàng KHÁCH HÀNG HÀNG Số phiếu xuất NHÂN VIÊN Đơn giá xuất Hình thức thanh toán Số lượng 1 n 1 Ngày xuất Xuất Tổng tiền Lý do xuất Khách hàng trả tiền hàng cho nhân viên KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN Số tiền nợ Số tiền thu 1 n Lý do thu Số phiếu thu Số phiếu xuất Trả tiền Ngày thu Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG Thông báo nợ 1 Ngày đến hạn trả Tổng tiền nợ n Ngày thông báo Số phiếu xuất Số thông báo nợ Số tiền nợ Một nhân viên bảo hành nhiều hàng cho nhiều khách hàng HÀNG Ngày nhận NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG 1 Tình trạng 1 m Bảo hành Số phiếu xuất Số lượng Ngày hẹn trả Số biên nhận Tên nhóm NHÂN VIÊN Mô tả hàng HÀNG Ngày nhập Có Số phiếu yêu cầu 1 1 Ngày hẹn trả Số đơn hàng Mã nhân viên Mã khách hàng Đơn giá Mã nhà cung cấp Địa chỉ Thời gian bảo hành 1 1 1 Ngày áp dụng Chi phí nâng cấp Lý do chi Số tiền chi n Số phiếu thu Số tiền thu Lý do thu n Thuộc 1 n n m m 1 m n n n n m m Họ tên Ngày nhận n 1 Hình thức thanh toán Tên nhà cung cấp Số lượng Số phiếu nhập Số lượng Số phiếu xuất Số lượng Tình trạng Đơn giá yêu cầu 1 m 1 Mô tả chi tiết Đơn vị tính Ngày đặt Đơn giá nhập Ngày xuất Số tiền nợ Số tiền nợ Giới tính Số biên nhận Nhập Tiếp nhận yêu cầu Ngày thu Ngày chi Mô tả hàng Số lượng Chức vụ Địa chỉ Họ tên Số thông báo nợ Ngày thông báo Tổng tiền nợ Thông báo nợ Số phiếu xuất Ngày đến hạn trả Trả tiền Số phiếu chi Thanh toán Bảo hành Số phiếu xuất Địa chỉ Mã số thuế KHÁCH HÀNG Xuất Số phiếu xuất Chức năng Mã nhóm DM GIÁ Tên hàng Mã hàng Số phiếu nhập NHÀ CUNG CẤP Ngày giao hàng Đơn giá đặt Hình thức thanh toán NHÓM HÀNG Đặt Số lượng Đơn giá xuất Ngày yêu cầu Thuế Tổng tiền Tổng tiền Lý do nhập Lý do xuất Số tiền nợ c) Mô hình ER 2.3.2. Mô hình quan hệ a) Các quan hệ NHACUNGCAP ( MaNCC , TenNCC, Diachi) HANG ( Mahang, Tenhang, Motachitiet, DVT, ThoigianBH, Manhom ) NHOMHANG ( Manhom , Tennhom, Chucnang, Mahang ) DMGIA (Dongia, Ngayapdung, Thue, Chiphinangcap, Mahang) KHACHHANG ( MaKH , Hoten, Diachi, MST ) NHANVIEN ( MaNV , HotenNV, DiachiNV, Gioitinh, Chucvu ) DONHANG (SoDH , Ngaydat, Soluong, Dongiadat, Motahang, Ngaygiaohang, MaNV, Mahang , MaNCC ) PHIEUNHAPHANG ( Sophieunhap , Ngaynhap, Dongianhap, Soluong, HTTT, Lydonhap, Tongtien, MaNV, Mahang, MaNCC) PHIEUXUATHANG ( Sophieuxuat , Ngayxuat, Dongiaxuat, Soluong, HTTT, Lydoxuat, Tongtien, MaNV, Mahang, MaKH ) PHIEUCHI ( SoPC , Ngaychi, Sophieunhap, Lydochi, Sotienchi, Sotienno, MaNV, MaNCC ) PHIEUTHU ( SoPT , Ngaythu, Sophieuxuat, Lydothu, Sotienthu, Sotienno, MaNV, MaKH ) PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, Soluong, DongiaYC, Motahang, MaNV, MaKH, Mahang ) GIAYBAONO ( SoTBno , Ngaythongbao, Sophieuxuat, Sotienno, Tongtienno, Ngaydenhantra, MaKH, MaNV ) GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan, Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, Soluong, Tinhtrang, MaNV, MaKH, Mahang ) Trong các quan hệ trên có quan hệ sau đây chưa đạt chuẩn 1 NF là: DONHANG, PHIEUNHAPHANG, PHIEUXUATHANG, PHIEUYEUCAU, GIAYBIENNHAN. Chuẩn hóa các quan hệ trên DONHANG tách thành: DONHANG và HANGDAT DONHANG (SoDH , Ngaydat, Ngaygiaohang, MaNV, MaNCC ) HANGDAT ( SoDH , Mahang, Motahang, Soluong, Dongiadat) PHIEUNHAPHANG tách thành: PHIEUNHAP và DONGNHAP PHIEUNHAP ( Sophieunhap , Ngaynhap, Lydonhap, HTTT, tongtien, MaNV, MaNCC) HANGNHAP ( Sophieunhap , Mahang, Soluong, Dongianhap) PHIEUXUATHANG tách thành: PHIEUXUAT và HANGXUAT PHIEUXUAT(Sophieuxuat , Ngayxuat, Lydoxuat, HTTT, tongtien, MaNV, MaKH) HANGXUAT ( Sophieuxuat , Mahang, Soluong, Dongiaxuat) PHIEUYEUCAU tách thành: PHIEUYEUCAU và DONGYEUCAU PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, MaNV, MaKH) HANGYEUCAU ( SophieuYC , Mahang, Soluong, DongiaYC, Motahang ) GIAYBIENNHAN tách thành: GIAYBIENNHAN và HANGBIENNHAN GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan , Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, MaNV, MaKH ) HANGBIENNHAN ( Sobiennhan , Mahang, Soluong, Tinhtrang) Sau khi được chuẩn hóa các quan hệ trên đã dặt chuẩn 3NF b) Mô hình quan hệ PHIEUNHAP #Sophieunhap #MaNCC Ngaynhap HTTT Lydonhap Tongtien #MaNV NHACUNGCAP #MaNCC TenNCC Diachi DONHANG #SoDH #MaNCC Ngaydat Ngaygiaohang #MaNV NHOMHANG #Manhom #Mahang Tennhom Chucnang HANG #Mahang #Manhom Tenhang DVT ThoigianBH Motachitiet DMGIA #Mahang Ngayapdung Dongia Chiphinangcap Thue PHIEUXUAT #Sophieuxuat #MaKH Ngayxuat HTTT Lydoxuat Tongtien #MaNV PHIEUCHI #SoPC Ngaychi Lydochi #MaNCC Sophieunhap Sotienchi Sotienno #MaNV GIAYBIENNHAN #Sobiennhan Ngaynhan Ngayhentra #MaKH Sophieuxuat #MaNV KHACHHANG #MaKH Hoten Diachi MST PHIEUTHU #SoPT Ngaythu Lydothu #MaKH Sophieuxuat Sotienthu Sotienno #MaNV NHANVIEN #MaNV HotenNV DiachiNV Gioitinh Chucvu GIAYBAONO #SoTBno NgayTB #MaKH Ngaydenhantra Sophieuxuat Sotienno Tongtienno #MaNV 1 1 1 1 n 1 1 n 1 n 1 1 1 1 n 1 1 n 1 n 1 n 1 1 1 1 1 n 1 1 n n n n 1 1 n 1 n n 1 n 1 1 HANGDAT #SoDH #Mahang Motahang Soluong Dongiadat HANGNHAP #Sophieunhap #Mahang Dongianhap Soluong HANGXUAT #Sophieuxuat #Mahang Dongiaxuat Soluong HANGBIENNHAN #Sobiennhan #Mahang Soluong Tinhtrang PHIEUYEUCAU #SophieuYC #MaKH NgayYC #MaNV HANGYEUCAU #SophieuYC #Mahang DongiaYC Soluong Motahang n 1 n 1 n n 1 n 1 1 n n 2.4. Thiết kế giao diện CẬP NHẬT DANH MỤC GIÁ Mã hàng Ngày áp dụng Đơn giá Chi phí nâng cấp Thuế Xóa Sửa Thêm Thoát Ghi Thêm Sửa Xóa Ghi Thoát CẬP NHẬT HÀNG Mã hàng Mã nhóm Tên hàng Đơn vị tính Thời gian bảo hành Mô tả chi tiết CHƯƠNG 3 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc 3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin a. Hệ thống (S: System ) Là một tập hợp các thành phần có mối liên kết với nhau nhằm thực hiện một chức năng nào đó. b. Hệ thống thông tin (IS: Information System) * Khái niệm Gồm các thành phần: phần cứng (máy tính, máy in,…), phần mềm (hệ điều hành, chương trình ứng dụng,…), người sử dụng, dữ liệu, các quy trình thực hiện các thủ tục. Các mối liên kết: liên kết vật lý, liên kết logic. Chức năng: dùng để thu thập, lưu trữ, xử lý, trình diễn, phân phối và truyền các thông tin. * Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin Quá trình phát triển một hệ thống thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống thông tin. Quá trình này được đặc trưng bằng một số pha tiêu biểu là: Khởi tạo và lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống thông tin. - Khởi tạo và lập kế hoạch dự án: Trình bày lý do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển hệ thống. Xác định phạm vi hệ thống dự kiến, đưa ra ước lượng thời gian và nguồn lực cần thiết cho dự án đó. Xác định cái gì cần cho hệ thống mới hay hệ thống sẽ được tăng cường. - Phân tích hệ thống: Xác định yêu cần các thông tin của tổ chức, giai đoạn phân tích sẽ cung cấp dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này. Trước khi phân tích phải tiến hành khảo sát các bộ phận tổ chức có liên quan đến dự án, dữ liệu thu được dùng để xây dựng mô hình quan niệm về hệ thống. - Thiết kế hệ thống: mô hình quan niệm ở bước phân tích hệ thống được chuyển thành đặc tả hệ thống logic và đặc tả vật lý. - Triển khai hệ thống: Đặc tả hệ thống được chuyển thành hệ thống làm việc, sau đó kiểm tra và đưa vào sử dụng - Vận hành và bảo trì hệ thống: Khi hệ thống đi vào hoạt động, nó có đáp ứng được mong muốn của người sử dụng không, vì vậy nhà thiết kế và lập trình phải thực hiện những thay đổi ở mức độ nhất định để đáp ứng những yêu cầu đó làm cho hệ thống hoạt động có hiệu quả. Khi chi phí bảo trì quá lớn yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể, cho thấy đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu một vòng đời mới. Khởi tạo và lập kế hoạch Phân tích Thiết kế Triển khai Vận hành và bảo trì Thời gian Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống Lập kế hoạch Thiết kế Lập trình và kiểm thử Nghiên cứu hệ thống Áp dụng Cài dặt Mô hình vòng đời truyền thống 3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc Tiếp cận định hướng cấu trúc hướng vào việc cải tiến cấu trúc các chương trình dựa trên cơ sở modul hóa các chương trình để dễ theo dõi, dễ quản lý, bảo trì. Đặc tính cấu trúc của một hệ thống thông tin hướng cấu trúc được thể hiện trên ba cấu trúc chính: - Cấu trúc dữ liệu (mô hình quan hệ). - Cấu trúc hệ thống chương trình (cấu trúc phân cấp điều khiển các mô đun và phần chung). - Cấu trúc chương trình và mô đun (cấu trúc một chương trình và ba cấu trúc lập trình cơ bản). Cơ sở dữ liệu Tầng ứng dụng Tầng dữ liệu Ứng dụng Ứng dụng Ứng dụng Cấu trúc hệ thống định hướng cấu trúc Phát triển hướng cấu trúc mang lại nhiều lợi ích: - Giảm sự phức tạp: theo phương pháp từ trên xuống, việc chia nhỏ các vấn đề lớn và phức tạp thành những phần nhỏ hơn để quản lý và giải quyết một cách dễ dàng. - Tập chung vào ý tưởng: cho phép nhà thiết kế tập trung mô hình ý tưởng của hệ thống thông tin. - Chuẩn hóa: các định nghĩa, công cụ và cách tiếp cận chuẩn mực cho phép nhà thiết kế làm việc tách biệt, và đồng thời với các hệ thống con khác nhau mà không cần liên kết với nhau vẫn đảm bảo sự thống nhất trong dự án. - Hướng về tương lai: tập trung vào việc đặc tả một hệ thống đầy đủ, hoàn thiện, và mô đun hóa cho phép thay đổi, bảo trì dễ dàng khi hệ thống đi vào hoạt động. - Giảm bớt tính nghệ thuật trong thiết kế: buộc các nhà thiết kế phải tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc phát triển đối với nhiệm vụ phát triển, giảm sự ngẫu hứng quá đáng 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ 3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R Định nghĩa: Mô hình liên kết thực thể E-R là một mô tả logic chi tiết dữ liệu của một tổ chức hay một lĩnh vực nghiệp vụ. - Mô hình E-R diễn tả bằng các thuật ngữ của các thực thể trong môi trường nghiệp vụ, các các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể đó. - Mô hình E-R mang tính trực quan cao, có khả năng mô tả thế giới thực tốt với các khái niệm và kí pháp sử dụng là ít nhất. Là phương tiện hữu hiệu để nhà phân tích giao tiếp với người sử dụng 3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ a) Khái niệm Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ xuất hiện lần đầu tiên E.F.Codd và được IBM giới thiệu vào năm 1970. Mô hình cơ sở dỡ liệu quan hệ là một cách thức biểu diễn dữ liệu ở dạng các bảng hay các quan hệ .Bao gồm ba phần + Cấu trúc dữ liệu:dữ liệu được tổ chức ở dạng bảng hay quan hệ + Thao tác dữ liệu: là các phép toán (bằng ngôn ngữ SQL) sử dụng để thao tác dữ liệu lưu trữ trong các quan hệ. + Tích hợp dữ liệu:các tiện ích đưa vào để mô tả những quy tắc nghiệp vụ nhằm duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi chúng được thao tác. * Định nghĩa: Một quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều . Mỗi quan hệ gồm một tập các cột được đặt tên và một số tùy ý các dòng không có tên. - Một quan hệ mô tả một lớp các đối tượng trong thực tế có những thuộc tính chung mà ta gọi là kiểu thực thể. Mỗi cột trong quan hệ tương ứng với một thuộc tính của kiểu thực thể và cũng gọi là thuộc tính của quan hệ. Mỗi dòng của quan hệ chứa các giá trị dữ liệu của một đối tượng cụ thể thuộc thực thể này mà quan hệ này mô tả. - Nếu ta bớt đi một dòng hay thêm vào một dòng trong quan hệ thì không làm thay đổi tính chất của nó.Các dòng còn được gọi là trạng thái của CSDL. - Cột trong quan hệ hay các thuộc tính của quan hệ rất ít khi thay đổi, nếu thay đổi thì do người thiết kế CSDL thay đổi b) Các phép tính trên cơ sở dữ liệu quan hệ Phép chèn (Insert): Là phép thêm một bộ mới vào trong một quan hệ cho trước. Phép chèn thêm một bộ t vào quan hệ R: R= R U t Cú pháp: INSER (R;A1=d1, A2= d2, …, An=dn) Trong đó {A1,A2,…,An} là các thuộc tính của quan hệ. t=(d1,d2,…,dn) là các giá trị cụ thể của bộ t cần chèn. Mục đích: Thêm bộ mới vào quan hệ nhất định. Bởi vậy kết quả của phép chèn có thể gây một số sai sót dẫn đến việc chèn không thành công. + Bộ mới không phù hợp với lược đồ quan hệ cần chèn. + Giá trị của một số thuộc tính nằm ngoài miền giá trị của các thuộc tính đó. + Giá trị khóa của bộ mới cần chèn đã tồn tại trong quan hệ. Phép loại bỏ (Delete) Là phép xóa một bộ ra khỏi quan hệ cho trước. Phép loại bỏ xóa một bộ t vào quan hệ R: R= R - t Cú pháp: DELETE (R;A1=d1, A2= d2, …, An=dn) Trong đó {A1,A2,…,An} là các thuộc tính của quan hệ. t=(d1,d2,…,dn) là các giá trị cụ thể của bộ t cần loại bỏ. Mục đích của phép loại bỏ là xóa 1 bộ ra khỏi một quan hệ cho trước. Trong quá trình loại bỏ có thể xảy ra một số sai sót dẫn đến việc loại bỏ không thành công + Bộ cần loại bỏ không tồn tại trong quan hệ. + Bộ cần loại bỏ không phù hợp với lược đồ quan hệ. + Bộ cần loại bỏ đã bị hạn chế về quyền truy cập Phép thay đổi (Change) Trên thực tế không phải lúc nào cũng thêm 1 bộ mới vào trong quan hệ hoặc loại bỏ một số bộ ra khỏi quan hệ mà chỉ cần thay đổi một số giá trị nào đó của một bộ. Khi đó cần thiết phải sử dụng phép thay đổi như sau. Gọi tập {C1,C2,…,Ck} Í {A1,A2,…,An} là các thuộc tính mà tại đó giá trị của bộ t cần thay đổi. Khi đó phép thay đổi được kí hiệu R=R\ t U t’ Trong đó t’ có giá trị của bộ t mà tại các thuộc tính C1,C2,…Ck đã bị thay đổi. CHANGE(R; A1=d1,A2=d2,…,An=dn;C1=e1,C2=e2,…,ck=ek) Khi thực hiện thay đổi cần chú có một số nguyên nhân không thực hiện được + Bộ cần thay đổi không tồn tại trong quan hệ + Bộ cần thay đổi không phù hợp với lược đồ quan hệ. + Hạn chế quyền truy cập trên thuộc tính mà ta cần thay đổi + Giá trị mới cần thay đổi không nằm ngoài giá trị miền thuộc tính tương ứng.. + Không thể thay đổi giá trị khóa của bộ trong quan hệ . 3.3. Công cụ để cài đặt chương trình 3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER a) Chức năng của hệ quản trị CSDL (DBMS) - Lưu trữ các định nghĩa, các mối quan hệ liên kết dữ liệu vào trong một từ điển dữ liệu. Từ đó các chương trình truy cập đến CSDL làm việc đều phải thông qua DBMS - Tạo ra các cấu trúc phức tạp theo yêu cầu để lưu trữ dữ liệu - Biến đổi các dữ liệu được nhập vào để phù hợp với các cấu trúc dữ liệu - Tạo ra một hệ thống bảo mật và áp đặt tính bảo mật chung và riêng trong CSDL - Tạo ra các cấu trúc phức tạp cho phép nhiều người sử dụng truy cập đến dữ liệu - Cung cấp các thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo sự an toàn và toàn vẹn dữ liệu - Cung cấp việc truy cập dữ liệu thông qua một ngôn ngữ truy vấn Chương trình ứng dụng / truy vấn Phần mềm xử lý Truy vấn chương trình Phần mềm truy cập đến các dữ liệu được lưu trữ Định nghĩa CSDL CSDL User / programmer * Các thành phần của SQL Server 2000 Database: cơ sở dữ liệu của SQL Server Tệp tin log: tệp tin lưu trữ những chuyển tác của SQL Server Table: các bảng dữ liệu Filegroups: tệp tin nhóm Diagrams: sơ đồ quan hệ Views: khung nhìn (bảng ảo) số liệu dựa trên bảng Stored Procedure: thủ tục và hàm nội User defined Function: hàm do người dùng định nghĩa Users: người sử dụng CSDL Role: các quy định và chức năng trong hệ thống SQL Server Rules: những quy tắc Defaults: các giá trị mặc nhiên User-defined data types: kiểu dữ liệu do người dùng định nghĩa Full-text catalogs: tập tin phân loại dữ liệu b) Đối tượng CSDL CSDL là đối tượng có ảnh hưởng cao nhất khi làm việc với SQL Server. Bản thân SQL Server là một CSDL bao gồm các đối tượng database, table, view, stored proceduce và một số CSDL hỗ trợ khác. CSDL SQL Server là CSDL đa người dùng, với mỗi Server chỉ có một hệ quản trị CSDL. Nếu muốn nhiều hệ quản trị CSDL cần nhiều Server tương ứng. Truy cập CSDL củab SQL Server dựa vào tài khoản người dùng riêng biệt và ứng với các quyền truy cập nhất định. Khi cài đặt SQL Server có 6 CSDL mặc định: Master, Msdb, Tempdb, Pubs, Northwind. 3.3.2. Ngôn ngữ ASP a) Mô hình Client-Server Server: Nhận các yêu cầu (request ) từ các client, xử lý các yêu cầu và gửi kết quả trả lại (response ) về client Chứa các phần mềm Web Server, Database Server Luôn trong trạng thái On-Line Client: Tạo các kết nối gửi các yêu cầu (request ) đến Server và trờ nhận kết quả từ server Chứa các phần mềm Web Browser như IE, Nestcape… Có thể ở trạng thái bật/tắt bất cứ lúc nào. Hoạt động của mô hình Client-Server như sau: Đầu tiên client gửi một yêu cầu kết nối đến Server theo địa chỉ URL mà nó cần kết nối. Server tương ứng sẽ nghe và kiểm tra xem các kênh kết nối giành cho nó có kênh nào rỗi không. Nếu có kênh rỗi nó sẽ thiết lập liên kết và gửi kết quả trả về client tương ứng. b) Ngôn ngữ lập trình ASP ( Active Server Pages ) ASP là một môi trường lập trình cung cấp cho việc kết hợp HTML với ngôn ngữ kịch bản Script như VBScript, Java Script chạy trên Web Server mà không cần biên dịch riêng, làm cải thiện đáng kế tới tốc độ thực hiện ứng dụng. Nó cho phép người lập trình tạo các trang Web động có tính bảo mật cao làm tăng khả năng giao tiếp của chương trình ứng dụng. c) Cơ chế làm việc của ASP Trang HTML tĩnh là trang web rất tiện lợi nhưng không thể đáp ứng được mọi nhu cầu của ứng dụng web, đặc biệt là những yêu cầu tương tác giữa client và web server. Có nhiều tình huống mà nội dung trang web không phải lúc nào cũng có thể soạn thảo và lưu trữ sẵn được mà đôi khi nó cần được sinh ra một cách tự động tùy thuộc vào ngữ cảnh hoặc có những xử lý phức tạp hơn việc server chỉ trả về trang html khi nhận được yêu cầu từ người dùng. Trang Web động là trang web có khả năng tương tác với người dùng, cho phép trả về cho client trang web có nội dung có thể thay đổi một cách linh động ứng với những ngữ cảnh cụ thể. Cách hoạt đông của mô hình ASP được mô tả tóm tắt qua 3 bước sau: - Khi Web Browser ở máy người dùng gửi một yêu cầu về tệp ASP cho Web Server - Tệp ASP đó được nạp vào bộ nhớ và thực hiện tại máy chủ. Các đoạn chương trình Script trong tệp ASP đó có thể là mở dữ liệu, thao tác với dữ liệu để lấy được những thông tin mà người dùng cần đến. Trong giai đoạn này tệp ASP đó cũng xác định xem là đoạn Script nào là chạy trên máy chủ, đoạn Script nào là chạy trên máy người dùng Sau khi thực hiện kết quả đó sẽ được trả về cho Web Browser của người dùng dưới dạng một trang web tĩnh. Web Database được xây dựng trên mô hình Client-Server Database với giao diện làm việc là các trang Web. Các ứng dụng Web Database được lưu trữ tập trung, bảo mật cao nhưng lại dễ dàng cho việc truy xuất có thể dùng nhiều loại database khác nhau như SQL Server, Oracle, MSAccess, MS Foxpro… ASP xây dựng sẵn một thư viện cho phép giao tiếp với Database thông qua ODBC gọi là ADO(ActiveX Data Object), đây là một công cụ rất mạnh trong việc phát triển các ứng dụng Web Database. d) Các đối tượng của ASP Trong ASP có 6 đối tượng - Application: dùng để chia sẻ các thông tin giữa các người dùng của cùng một hệ thống ứng dụng. Một ứng dụng ASP được định nghĩa là gồm tất cả các tệp ASP ở trong một thư mục ảo và tất cả các thư mục con của thư mục ảo đó. Đối tượng application hỗ trợ các phương thức LOCK và UNLOCK để khóa và bỏ khóa khi chạy các ứng dụng với nhiều người dùng. Để lưu trữ thông tin có tác dụng trong toàn ứng dụng, tức là có giá trị trong tất cả các phiên. Đó là điểm khác của application so với session, session chi có tác dụng trong một phiên nhất định. - Session : dùng để lưu trữ các thông tin cần thiết trong phiên làm việc của người dùng, những thông tin lưu trữ trong các session khách hàng không bị mất đi khi người dùng di chuyển qua các trang trong ứng dụng (người dùng không phải đăng nhập lại mỗi khi đưa ra một request ).Tại một thời điểm một website có bao nhiêu người truy cập thì có bấy nhiêu phiên ứng với mỗi người, các phiên là độc lập với nhau. - Request: dùng để truy cập các thông tin được chuyển cùng các yêu cầu HTTP. Nó bao gồm các thông số của Form khi được submit dùng các phương thức POST và GET hay các tham số được ghi cùng với trang ASP trong lời gọi đến trang đó. Dùng đối tượng Request để chia sẻ thông tin qua lại giữa các trang ASP trong một ứng dụng. Nó còn dùng đẻ lấy giá trị các cookies lưu trữ trên máy client - Response: dùng để gửi kết quả cho Web Browser, chuyển browser đến một URL khác hoặc thiết lập các cookies trên máy client - Server: cung cấp các phương thức và thuộc tính của Server. Dùng để điều khiển IIS. Dùng phương thức Server.CreateObject để khởi tạo một ActiveX Object trên trang ASP - ObjectContent: dùng để chấp nhận hoặc hủy bỏ các Transaction được điều khiển Microsoft Transaction Server. Khi mà tệp ASP chứa từ khóa @TRANSACTION ở trên đầu thì tệp ASP đó sẽ chạy cho đến khi mà Transaction thực hiện thành công hoặc thất bại. CHƯƠNG 4 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 4.1. Một số giao diện chính 4.1.1. Giao diện chính 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu Thêm hàng mới Thêm phiếu xuất hàng 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu Tìm kiếm hàng Kết quả tìm kiếm In phiếu xuất hàng 4.1.4. Một số báo cáo Báo cáo nhập hàng 4.2. Nhận xét, đánh giá Đây là chương trình theo dõi công việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày diễn ra liên tục trong ngày. Với chương trình này giúp kế toán công ty không phải thống kê báo cáo hàng và tình hình thu chi mà được hệ thống tự động thực hiện. Mỗi khi muốn xem thì chương trình sẽ đáp ứng được ngay. Ban lãnh đạo công ty không phải đưa ra các yêu cầu báo cáo hàng nhập, hàng xuất và thu chi mà có thể truy cập trực tiếp trên trang Web với những đặc quyền truy cập của từng người, người ấy có thể biết được ngay lập tức tình hình hàng xuất, hàng nhập, tồn kho và thu chi hàng ngày. Chương trình được viết bằng trang Web động, hoạt động trong môi trường mạng với mô hình Client – Server , chia sẻ tài nguyên và làm việc trên trình chủ khách người dùng có thể cập nhật thay đổi thông tin của công ty một cách nhanh chóng. Vì vậy hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày hết sức khả thi trong thực tế và giải quyết các yêu cầu cấp thiết của về tin học hóa công tác quản lý kinh doanh. KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ đồ án tốt nghiệp của em xây dựng hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày. Để xây dựng được hệ thống này trước hết phải phân tích hệ thống, phải hiểu rõ nhgiệp vụ công việc xuất nhập hàng và thu chi. Sau đó mới thiết kế được cơ sở dữ liệu, thiết kế các giao diện và viết chương trình. Trong đề tài của em đã xây dựng được một số chức năng chính của chương trình. Tuy nhiên do thời gian có hạn nên chương trình có tính chuyên nghiệp cao, chưa giải quyết hết được các nảy sinh trong quá trình quản lý nên em rất sự đóng góp ý kiến giúp đỡ của thầy cô để có thể hoàn thiện chương trình tốt hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo. Đặc biệt em xin tỏ lòng biết thầy giáo Th.S Vũ Anh Hùng trong thời gian qua thầy đã giành nhiều thời gian tâm huyết để hướng dẫn em hoàn thành tốt đề tài. Em xin chân thành cảm ơn ! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Vỵ (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hiện đại - hướng cấu trúc và hướng đối tượng, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội [2] Đỗ Trung Tuấn (1998), Cơ sở dữ liệu, Nhà xuất bản giáo dục [3] Phạm Hữu Khang (2000), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL Server 2000, Nhà xuất bản lao động xã hội 3.0 THUÊ HÀNG