Đề tài Vận dụng phân tích chi phí để ra quyết định ngắn hạn tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại - Dịch vụ và xuất nhập khẩu

1. MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Ra quyết định là một trong những chức năng cơ bản của nhà quản lý. Các nhà quản lý phải thường xuyên đương đầu với những quyết định như: sản xuất cái gì? Sản xuất như thế nào? Nên tự làm hay mua các bộ phận, các linh kiện phụ tùng? Định giá sản phẩm ra sao? Sử dụng các kênh phân phối như thế nào? Có nên chấp nhân các kênh đặt hàng đặc biệt hay không? ... Để thành công trong việc ra quyết định, các nhà quản lý phải dựa vào các thông tin thích hợp cho từng tình hình huống ra quyết định. Hệ thống thông tin mà các nhà quản lý thu thập được trong hoạt động sản xuất kinh doanh gồm các thông tin bên ngoài và thông tin bên trong nội bộ quản lý (thông tin từ các bộ phan của doanh nghiệp, thông tin cung cấp từ các bộ phận quản lý, từ các nhà quản trị...) Trong đó có một loại thông tin giữ vai trò khá quan trọng cho các nhà quản lý về chi phí sản xuất kinh doanh. Vậy chi phí sản xuất kinh doanh là gi? Nó giữ vai trò như thế nào trong công tác quản lý nói chung và ra quyết định nói riêng? Chi phí bao gồm những loại nào? Quá trình phân tích chi phí diễn ra như thế nào? Với những điều kiện gì? Các nguồn thông tin phục vụ cho việc phân tích và làm cơ sở cho việc ra quyết định lấy từ đâu và lấy như thế nào? Đó là những câu hỏi cần được làm rõ. Mặt khác, để giúp các nhà quản lý có đầy đủ chứng cứ hợp lý và hợp pháp nhằm đáp ứng ngày càng cao nhu cầu về thông tin nhất là về thông tin trong nội bộ doanh nghiệp một cách có hệ thống, đáp ứng yêu cầu quản lý ngày 16/01/2006 Bộ Tài Chính đã ra thông tư 2581/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Đây là Thông tư đầu tiên có tính pháp quy về áp dụng kế toán quản trị. Vì vậy nó là cơ sở quan trọng cho các doanh nghiệp, các nhà quản lý tổ chức thu thập, sử dụng thông tin một cách tốt nhất hiệu quả nhất. Đây là những nội dung mới, việc vận dụng nó vào thực tiễn sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ngoài việc phải am hiểu về kiến thức còn đòi hỏi phải có phương pháp... Những vấn đề trên đối với các doanh nghiệp, các nhà quản lý nói chung cũng như công ty TNHH 1 thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu nói riêng còn rất nhiều lúng túng, hạn chế. Nhằm làm rõ hơn việc vận dụng một số thông tin trong kế toán quản trị mà trực tiếp là phân tích chi phí để làm cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định ngắn hạn trong sản xuất kinh doanh, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Vận dụng phân tích chi phí để ra quyết định ngắn hạn tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu”. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Nghiên cứu, phân tích các chi phí theo mối quan hệ chi phí - khối lượng lợi nhuận trong doanh nghiệp để vận dụng cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh ngắn hạn. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá lý luận về chi phí và các nội dung cơ bản khi ra quyết định ngắn hạn. - Phân tích một số nội dung cơ bản theo mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận của chi phí có liên quan đến việc ra quyết định sản xuất kinh doanh của công ty. - Vận dụng việc phân tích chi phí trên để ra quyết định sản xuất kinh doanh ngắn hạn, đúng hướng có hiệu quả cao cho “Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu”. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu - Các loại chi phí của công ty. - Phương hướng sản xuất kinh doanh của công ty. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài vận dụng phương pháp kế toán quản trị để phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận và vận dụng kết quả phân tích đó để ra quyết định ngắn hạn tại Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu. 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Khái niệm và đặc điểm chi phí 2.1.1. Khái niệm Chi phí là giá trị một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục tiêu nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả. Kết quả đó có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng... hoặc không có dạng vật chất như: kiến thức, dịch vụ... 2.1.2. Đặc điểm của chi phí Chi phí có đặc điểm sau: - Chi phí là thước đo để đo lường mức tiêu hao của các nguồn lực. - Chi phí được Bảng hiện bằng tiền. - Chi phí có quan hệ đến mục đích. 2.2. Phân loại chi phí 2.2.1. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu Theo tiêu thức này, chi phí của doanh nghiệp tồn tại dưới các yếu tố sau: a. Chi phí nhân công Bao gồm: - Các khoản tiền lương phải trả cho người lao động. - Các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động. b. Chi phí nguyên vật liệu Bao gồm giá mua, chi phí mua nguyên vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. c. Chi phí công cụ dụng cụ Bao gồm giá mua và chi phí mua tất cả các công cụ dụng cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. d. Chi phí khấu hao tài sản cố định Bao gồm khấu hao của tất cả tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. e. Chi phí dịch vụ mua ngoài Bao gồm giá phí gắn liền với các dịch vụ từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản, thuê nhà xưởng .... f. Chi phí bằng tiền Bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh bằng tiền mà doanh nghiệp thường hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí trong kỳ. 2.2.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí a. Khái niệm: - Ứng xử chi phí: ứng xử của chi phí là chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi thay đổi mức độ hoạt động. - Mức độ hoạt động: mức độ hoạt động là số lượng hàng hoá bán ra, số lượng sản phẩm sản xuất ra, doanh thu tiêu thụ. b. Căn cứ để phân loại: Căn cứ vào mối quan hệ của sự biến đổi chi phí và sự biến đổi của mức độ hoạt động. Dựa vào cách ứng xử của chi phí theo sự biến đổi của mức độ hoạt động, chi phí của tổ chức được phân loại thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. c. Chi phí biến đổi (gọi tắt là biến phí) Biến phí là chi phí thay đổi về tổng số khi mức độ hoạt động thay đổi. Quan hệ giữa biến phí và mức độ hoạt động thường là quan hệ tỷ lệ thuận, quan hệ tuyến tính. Biến phí được trình bày bằng phương trình sau: yb = ax yb: Biến phí a: Biến phí đơn vị x: mức độ hoạt động Có hai loại biến phí: + Biến phí thực thụ: biến phí thực thụ là chi phí thay đổi theo tỷ lệ với sự thay đổi mức độ hoạt động. + Biến phí cấp bậc: biến phí cấp bậc là chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều. d. Chi phí cố định (gọi tắt là định phí) Định phí là chi phí không thay đổi về tổng số khi mức độ hoạt động thay đổi trong 1 phạm vi (hoặc thay đổi nhưng không tỷ lệ với mức độ hoạt động thay đổi). Không nên quan niệm là định phí sẽ luôn cố định, mà nó có thể tăng giảm trong tương lai, tuy không ảnh hưởng bởi tăng giảm mức hoạt động. Có hai loại định phí: Định phí bắt buộc: Định phí bắt buộc là chi phí liên quan đến máy móc thiết bị, cấu trúc tổ chức. Đặc điểm của định phí bắt buộc: Có bản chất lâu dài. Không thể giảm đến không (0). Yêu cầu quản lý: Phải thận trọng khi quyết định đầu tư. Tăng cường sử dụng những phương tiện hiện có. Định phí không bắt buộc: Định phí không bắt buộc là chi phí liên quan đến nhu cầu từng kỳ kế toán. Đặc điểm của định phí không bắt buộc: kế hoạch cho định phí không bắt buộc là kế hoạch ngắn hạn. Có thể cắt giảm khi cần thiết. Yêu cầu quản lý: Phải xem xét lại mức chi tiêu cho mỗi kỳ kế hoạch. Định phí được trình bày bằng phương trình yđ = b yđ: định phí b: hằng số e. Chi phí hỗn hợp Chi phí hỗn hợp là chi phí gồm có hai yếu tố định phí và biến phí Chi phí hỗn hợp được trình bày bằng phương trình: y = ax + b y: chi phí hỗn hợp a: biến phí đơn vị hoạt động x: số lượng đơn vị hoạt động b: tổng biến phí Phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí (phương pháp cực đại - cực tiểu) Thống kê chi phí ở từng mức hoạt động. Xác định biến phí 1 đơn vị hoạt động: a = Chênh lệch chi phí của mức hoạt động cao nhất và thấp nhất Chênh lệch số lượng hoạt động cao nhất và thấp nhất b = chi phí của mức hoạt động cao nhất - (a * số lượng hoạt động cao nhất) hoặc b = chi phí của mức hoạt động thấp nhất - (a * số lượng hoạt động thấp nhất) g. Công dụng: - Cung cấp thông tin để hoạch định và kiểm soát chi phí. - Nghiên cứu quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, phân tích điểm hoà vốn đề ra các quyết định kinh doanh. - Cung cấp thông tin để kiểm soát hiệu quả kinh doanh - lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo dạng hiệu số gộp. Chi phí CP hỗn hợp Biếnphí Định phí BP thực thụ BP cấp bậc ĐP bắt buộc ĐP không bắt buộc Biếnphí Địnhphí Sơ đồ 2.1. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí - Trong hệ thống kiểm tra quản lý ở các cấp chủ yếu tập trung vào những chi phí có thể kiểm soát ở cấp quản lý thấp và trung gian. - Công dụng: cung cấp thông tin để đánh giá thành quả người quản lý. 2.2.3. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế Theo cách phân loại này chi phí được phân loại thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. 2.2.3.1. Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất được phân loại thành ba khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung. 2.2.3.2. Chi phí ngoài sản xuất Khi tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp còn phải chịu các chi phí ở ngoài khâu sản xuất. Các chi phí này gọi là chi phí ngoài sản xuất, bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện và đẩy mạnh quá trình lưu thông, phân phối hàng hoá và đảm bảo việc đưa hàng hoá đến tay người tiêu dùng. Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì dùng cho việc bán hàng, hoa hồng bán hàng. - Chi phí quản lý: Chi phí quản lý là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tổ chức, quản lý hành chính và các chi phí liên quan đến các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp mà không thể xếp vào loại chi phí sản xuất hay chi phí bán hàng. Chi phí quản lý bao gồm chi phí tiền lương cho cán bộ quản lý doanh nghiệp và nhân viên văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định (văn phòng và thiết bị làm việc trong văn phòng), chi phí văn phòng phẩm, các chi phí dịch vụ mua ngoài, v.v... Tất cả mọi tổ chức (tổ chức kinh doanh hay không kinh doanh) đều có chi phí quản lý. 2.2.4. Chi phí trên các báo cáo tài chính 2.2.4.1. Trên báo cáo kết quả kinh doanh Đối với doanh nghiệp sản xuất: Giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất được tạo thành từ các chi phí sản xuất (bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung) kết tinh vào sản phẩm hoàn thành nhập kho. Tại thời điểm sản phẩm được tiêu thụ, các chi phí sản phẩm này được ghi nhận là giá vốn hàng bán, là một chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại: Giá vốn hàng bán là chi phí mua hàng hoá (bao gồm giá mua và chi phí thu mua). Hàng hoá mua vào được ghi nhận là hàng tồn kho (là chi phí sản phẩm). Khi hàng hoá được tiêu thụ, chi phí này được ghi nhận là giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp dịch vụ: Tất cả các chi phí của doanh nghiệp dịch vụ đều là chi phí thời kỳ và được ghi nhận là các chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh. 2.2.4.2. Trên bảng cân đối kế toán Đối với doanh nghiệp sản xuất: Hàng tồn kho của một doanh nghiệp sản xuất thường bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Chúng được gọi chung là chi phí tồn kho, được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán khi kết thúc kỳ kế toán. Đối với doanh nghiệp thương mại: Hàng tồn kho của một doanh nghiệp thương mại chủ yếu là hàng hoá vào lưu kho để bán. Nó được xem là chi phí sản phẩm, được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán khi hàng hoá chưa được tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp dịch vụ: Doanh nghiệp dịch vụ khác doanh nghiệp sản xuất và thương mại ở chổ doanh nghiệp dịch vụ cung cấp các dịch vụ, là loại sản phẩm “vô hình” cho khách hàng. Vì vậy, các doanh nghiệp thường không có chi phí tồn kho vào cuối kỳ kế toán. Tất cả các chi phí của doanh nghiệp dịch vụ phát sinh trong kỳ đều được ghi nhận là chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh. 2.2.5. Chi phí chênh lệch Trong quá trình ra quyết định, nhà quản lý thường phải so sánh nhiều phương án khác nhau. Tất nhiên, sẽ phát sinh các chi phí gắn liền với phương án đó. Các nhà quản lý thường so sánh các chi phí phát sinh trong các phương án khác nhau để đi đến quyết định là chọn hay không chọn một phương án. Có những khoản chi phí hiện diện trong phương án này nhưng lại không hiện diện hoặc chỉ hiện diện một phần trong phương án khác. Những chi phí này được gọi là chi phí chênh lệch. Chi phí chênh lệch có hai loại là: Chi phí chênh lệch tăng, trường hợp chi phí trong phương án này lớn hơn chi phí trong phương án kia, trong trường hợp ngược lại là chi phí chênh lệch giảm. 2.2.6. Chi phí chìm Chi phí chìm là những chi phí đã phát sinh do quyết định trong quá khứ. Doanh nghiệp phải chịu chi phí này cho dù bất kỳ phương án nào được chọn. Vì vậy, trong việc lựa chọn các phương án khác nhau, chi phí này không được đưa vào xem xét, nó không thích hợp cho việc ra quyết định. - Công dụng: Cung cấp thông tin để người quản lý ra quyết định. 2.3. Ý nghĩa của chi phí đối với quản lý Đối với nhà quản lý, chi phí là mối quan tâm hàng đầu vì chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát được chi phí. Việc nhận diện và thấu hiểu cách phân loại và ứng xử của từng loại chi phí là điều mấu chốt để có thể quản lý chi phí, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của nhà quản trị. Vấn đề quan trọng ở đây là các cách phân loại và khái niệm chi phí khác nhau nhằm các mục tiêu khác nhau. Hiểu được các khái niệm và các cách phân loại này giúp nhân viên kế toán quản trị có thể cung cấp số liệu chi phí thích hợp cho đúng những nhà quản trị cần chúng. 2.4. Quyết định ngắn hạn 2.4.1. Khái niệm và quyết định ngắn hạn Quá trình ra quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp là việc lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế toán nhất là thông tin về chi phí nhằm đạt được các lợi ích kinh tế. Quyết định là sự lựa chọn từ các phương án. Đặc điểm của quyết định là gắn liền với các hành động tương lai và không thể làm cho có hiệu lực ngược trở lại. Xét về mặt thời gian, một quyết định được xem xét là ngắn hạn nếu nó chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn, nghĩa là kết quả của nó thể hiện rõ trong một kỳ kế toán. Xét về mặt vốn đầu tư thì quyết định ngắn hạn là quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn. Vì vậy, quyết định ngắn hạn có tính dễ thay đổi hơn nhiều so với quyết định dài hạn và mục tiêu của quyết định ngắn hạn là nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lâu dài của quyết định dài hạn. 2.4.2. Tiêu chuẩn lựa chọn quyết định ngắn hạn Tiêu chuẩn về mặt kinh tế của việc chọn quyết định ngắn hạn đơn giản là: chọn hành động được dự tính là sẽ mang lại thu nhập cao nhất (hoặc chi phí thấp nhất) cho doanh nghiệp. Để có quyết định đúng đắn ngoài nguyên tắc cơ bản trên các nhà quản lý khi ra quyết định còn phải tính đến hai nguyên tắc hỗ trợ sau: - Các khoản thu và chi phí duy nhất thích hợp cho việc ra quyết định là các khoản thu và chi phí ước tính khác với các khoản thu và chi phí có trong các phương án sẵn có khác. Những khoản này được gọi là khoản chênh lệch thu, chi phí. - Các khoản thu đã kiếm được hoặc các khoản chi phí đã chi không thích hợp cho việc xem xét quyết định. Cách sử dụng duy nhất đối với các khoản này là căn cứ trên đó để dự toán các khoản thu và chi trong tương lai. 2.4.3. Quá trình ra quyết định Quá trình ra quyết định bao gồm sáu bước công việc, có thể được minh họa qua sơ đồ 2.6 như sau: 1. Xác định vấn đề ra quyết định 2. Lựa chọn tiêu chuẩn 3. Xác định các phương án 4. Xây dựng mô hình ra quyết định 5. Thu nhập dữ liệu 6. Ra quyết định Phân tích định tính Phân tích định lượng Sơ đồ 2.6. Quá trình ra quyết định Bước 1: Làm rõ vấn đề ra quyết định Có khi vấn đề ra quyết định đã rõ ràng, tuy nhiên, nhiều trường hợp vấn đề ra quyết định chưa rõ ràng và khá mơ hồ, chẳng hạn như: Vì vậy trước khi ra quyết định hành động, nhà quản lý cần làm rõ bài toán ra quyết định là gì? Từ đó mới có những giải pháp, hành động đúng đắn để giải quyết. Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn. Khi bài toán ra quyết định đã được xác định, nhà quản lý cần xác định, lựa chọn tiêu chuẩn ra quyết định. Điều cần lưu ý là có khi các tiêu chuẩn ra quyết định có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần phải được duy trì. Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được chọn làm mục tiêu và tiêu chuẩn kia sẽ là ràng buộc. Bước 3: Xác định các phương án ra quyết định. Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau. Đây là bước quan trọng trong quá trình ra quyết định. Bước 4: Xây dựng mô hình ra quyết định. Mô hình ra quyết định là một hình thức thể hiện đơn giản hoá bài toán ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt kê ở trên: tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc, và các phương án ra quyết định. Bước 5: Thu thập số liệu. Việc thu thập số liệu để phục vụ cho việc phân tích và ra quyết định của nhà quản lý là một trong những vai trò quan trọng nhất của nhân viên kế toán quản trị. Bước 6: Ra quyết định. Mỗi khi bài toán ra quyết định đã được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh được nhận diện và các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản lý sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án khả thi nhất. Việc này gọi là ra quyết định. 2.5. Phân tích chi phí 2.5.1. Dòng vận động của chi phí trong doanh nghiệp a. Đối với những doanh nghiệp kinh doanh thương mại Đối với những doanh nghiệp thương mại, sự chuyển hoá của chi phí sản phẩm là quá trình chuyển hoá từ giá mua, chi phí mua hàng hoá thành giá trị hàng hoá chờ bán. Khi hàng hoá được tiêu thụ, giá vốn hàng chờ bán sẽ chuyển sang giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh. Đồng thời, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận vào một khoản chi phí giảm lợi nhuận trong kỳ phát sinh. CHI PHÍ MUA HÀNG HOÁ GIÁ MUA HÀNG HOÁ DOANH THU BÁN HÀNG GIÁ VỐN HÀNG BÁN LỢI NHUẬN GỘP = CHI PHÍ BÁN HÀNG CHI PHÍ QUẢN Lí DOANH NGHIỆP = LỢI NHUẬN THUẦN TRƯỚC THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP CHI PHÍ THỜI KỲ CHI PHÍ SẢN PHẨM Sơ đồ 2.3. Sơ đồ luân chuyển chi phí trong doanh nghiệp thương mại Cỏc khoản thanh toỏn tiền hàng Hàng hoỏ Chi phớ mua hàng và thu mua Hàng được chuyển đi khi quá trỡnh mua hàng hoỏ hoàn thành Giỏ vốn hàng bỏn Xác định kết quả Chi phí được kết chuyển vào Tài khoản xác định kết quả cuối kỳ kế toỏn Sơ đồ 2.4. Dòng vận động của chi phí qua các tài khoản sản xuất kinh doanh b. Đối với doanh nghiệp sản xuất Chi phí sản xuất gồm chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Phương pháp tính chi phí sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất bao gồm một số tài khoản sản xuất. Khi tiến hành quá trình sản xuất, tất cả chi phí sản xuất được tập hợp vào tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” bằng một bút toán ghi Nợ cho tài khoản này. Khi sản phẩm hoàn thành, chi phí sản xuất của chúng được chuyển từ tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” qua tài khoản “Thành phẩm” bằng một bút toán ghi Nợ cho tài khoản “Thành phẩm” và ghi Có cho tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Trong kỳ sản phẩm được bán, chi phí sản phẩm của thành phẩm tồn kho đem bán được chuyển từ tài khoản “Thành phẩm” qua tài khoản “Giá vốn hàng bán” trở thành chi phí của kỳ đó. Đến cuối kỳ, số dư trên tài khoản “Giá vốn háng bán” được kết chuyển qua tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” cùng với các khoản chi phí và doanh thu của kỳ. CHI PHÍ SẢN PHẨM CHI PHÍ NGUYấN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP CHI PHÍ NHÂN CễNG TRỰC TIẾP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG CHI PHÍ SẢN PHẨM DỞ DANG CHI PHÍ THÀNH PHẨM CHỜ BÁN DOANH THU BÁN HÀNG GIÁ VỐN HÀNG BÁN LỢI NHUẬN GỘP = CHI PHÍ BÁN HÀNG CHI PHÍ QUẢN Lí DOANH NGHIỆP CHI PHÍ THỜI KỲ = LỢI NHUẬN THUẦN TRƯỚC THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP Sơ đồ 2.5. Sơ đồ luõn chuyển, chi phớ trong doanh nghiệp sản xuất 2.5.2. Phân tích chi phí - khối lượng - lợi nhuận (CVP) 2.5.2.1. Khái niệm Phân tích CVP (Cost - Volumn - Profit Analysis). Phân tích CVP nghiên cứu ảnh hưởng của sự thay đổi mức hoạt động của doanh nghiệp lên chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Phân tích này còn xem xét sự thay đổi của giá bán, chi phí, thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ cấu sản phẩm lên lợi nhuận của doanh nghiệp. Phân tích CVP là một trong cá công cụ phân tích cơ bản nhất của các nhà quản lý sử dụng trong việc lập kế hoạch và các tình huống ra quyết định. 2.5.2.2. Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong phân tích CVP a. Doanh thu - Doanh thu là dòng tài sản thu được (hiện tại hoặc trong tương lai) từ việc tiêu thụ (cung cấp sản phẩm) hoặc dịch vụ cho khách hàng. - Căn cứ điều khiển sự phát sinh của doanh thu: là một nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu tạo ra. Ví dụ về các căn cứ này bao gồm: số lượng sản phẩm bán ra, giá bán, chi phí tiếp thị. b. Chi phí Chi phí như là một nguồn lực mất đi để đạt được một mục đích cụ thể. Chi phí được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Trong phân tích CVP, chi phí được phân loại theo cách ứng xử, tức phân loại thành định phí và biến phí. Tổng chi phí = Chi phí biến đổi + Chi phí cố định c. Lợi nhuận - Lợi nhuận hoạt động: được tính bằng tổng doanh thu trừ cho tổng chi phí (không kể thuế thu nhập doanh nghiệp) trong hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. - Lợi nhuận ròng: được tính bằng lợi nhuận hoạt động, cộng cho các doanh thu tài chính, doanh thu khác trừ cho chi phí tài chính và chi phí khác. Để đơn giản cho việc nghiên cứu trong phân tích CVP, chúng ta giả thiết rằng các doanh thu tài chính, doanh thu khác và các chi phí tài chính và chi phí khác bằng 0. Như vậy lợi nhuận ròng sẽ được tính như sau: Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận hoạt động - Thuế thu nhập doanh nghiệp 2.5.2.3. Hiệu số gộp - Hiệu số gộp là chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng biến phí. Nó là một chỉ tiêu đo lường khả năng trang trải định phí và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí - Nếu hiệu số gộp không trang trải đủ định phí công ty sẽ bị lỗ, nếu trang trải vừa đủ các định phí thì công ty sẽ hoà vốn. Khi hiệu số gộp lớn hơn tổng các định phí, có nghĩa rằng công ty hoạt động có lợi nhuận. Lợi nhuận được tính bằng cách lấy hiệu số gộp trừ cho định phí. - Hiệu số gộp đơn vị là hiệu số gộp tính cho một đơn vị, được tính bằng giá bán trừ cho biến phí đơn vị hoặc tổng hiệu số gộp chia cho số lượng đơn vị sản phẩm. Hiệu số gộp đơn vị = g - a hoặc = Hiệu số gộp Số lượng đơn vị sản phẩm Trong đó: a- Biến phí đơn vị g - Đơn giá bán - Tỷ lệ hiệu số gộp là tỷ số gữa hiệu số gộp và doanh thu, hoặc là tỷ số giữa hiệu số gộp đơn vị và giá bán Tỷ lệ hiệu số gộp = (g - a) . X . 100 = (g - a) . 100 g . X g Trong đó: X - Sản lượng tiêu thụ g - Đơn giá bán a - Biến phí đơn vị 2.5.3. Phân tích điểm hoà vốn 2.5.3.1. Khái niệm điểm hòa vốn Điểm hòa vốn là khối lượng hoạt động (đo lường bằng sản lượng hoặc doanh thu) tại đó doanh thu và chi phí của doanh nghiệp cân bằng nhau. Tại điểm hoà vốn, doanh nghiệp không lãi, cũng không lỗ hay nói một cách ngắn gọn là doanh nghiệp hoà vốn. 2.5.3.2. Xác định điểm hoà vốn Việc xác định điểm hoà vốn là rất quan trọng đối với nhà quản lý. Hai phương pháp có thể sử dụng để xác định điểm hoà vốn là phương pháp hiệu số gộp và phương pháp sử dụng phương trình lợi nhuận. a. Phương pháp hiệu số gộp Ta có: Doanh thu = Biến phí + Định phí + Lợi nhuận Tại điểm hòa vốn lợi nhuận bằng không nên: Doanh thu = Biến phí + Định phí Sản lượng hoà vốn = Định phí Hiệu số gộp đơn vị Chúng ta có thể xác định trực tiếp doanh thu hoà vốn mà không cần phải xác định sản lượng hoà vốn bằng cách sử dụng tỷ lệ hiệu số gộp: Doanh thu hoà vốn = Định phí Tỷ lệ hiệu số gộp b. Phương pháp phương trình Một phương pháp khác để xác định sản lượng hoà vốn là dựa theo phương trình lợi nhuận. Lợi nhuận bằng chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí: Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí NTP = g . X - a . X - b NTP = g . X - a - b NTP = X . (g - a) - b Trong đó: b - Định phí Tại điểm hoà vốn, lợi nhuận bằng không (0), từ phương trình chúng ta xác định được sản lượng hoà vốn như sau: X . (g - a) - b = 0 X = b g - a 2.5.3.3. Đồ thị hoà vốn Việc xác định điểm hoà vốn bằng công thức là hữu ích đối với nhà quản lý. Tuy nhiên, nó không cho thấy lợi nhuận thay đổi như thế nào theo mức hoạt động. Để thấy được điều này, các nhà quản lý thường sử dụng đồ thị Bảng diễn mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng - lợi nhuận, còn gọi là đồ thị hoà vốn. Đồ thị hoà vốn như sau: Đường tổng doanh thu Điểm hũa vốn LÃI LỖ Đường tổng chi phí Sản lượng DT Hình 2.6. Đồ thị CVP - Điểm hoà vốn: Giao điểm giữa đường tổng doanh thu và tổng chi phí. Hoành độ giao điểm là sản lượng hoà vốn tung độ giao điểm doanh thu hoà vốn. - Vùng lãi, vùng lỗ: Trên đồ thị CVP, nhà quản lý dễ dàng thấy được ảnh hưởng của sự thay đổi mức hoạt động lên lợi nhuận. Khoảng cách từ đường tổng doanh thu đến đường chi phí tại một mức sản lượng là mức lãi hoặc lỗ tại mức sản lượng đó. 2.5.4. Phân tích lợi nhuận mục tiêu Một trong những quyết định quan trọng và thường xuyên của các nhà quản lý là “cần sản xuất và tiêu thụ bao nhiêu sản phẩm để đạt được mức lợi nhuận mong muốn”. 2.5.4.1. Phương pháp số dư đảm phí Sản lượng để đạt lợi nhuận mục tiêu = Tổng định phí + Lợi nhuận mục tiêu Hiệu số gộp đơn vị Chúng ta có thể xác định mức doanh thu này một cách trực tiếp bằng sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ hiệu số gộp và công thức sau: Doanh thu để đạt lợi nhuận mục tiêu = Tổng định phí + Lợi nhuận mục tiêu Tỷ lệ hiệu số gộp 2.5.4.2. Phương pháp phương trình Phương pháp này xác định sản lượng để đạt được lợi nhuận mục tiêu từ phương trình CVP: Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí NTP = g . X - a . X - b NTP = g . X - a - b NTP = X . (g - a) - b 2.5.4.3. Phân tích ảnh hưởng của thuế thu nhâp doanh nghiệp Các doanh nghiệp hoạt động có lợi nhuận phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp được xác định bằng lợi nhuận trước thuế trừ cho thuế thu nhập doanh nghiệp. Lợi nhuận ròng sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập doanh nghiệp Từ số liệu các công thức trên ta tính được Doanh thu cần thiết để đạt được lợi nhuận mục tiêu sau thuế = Định phí + Lợi nhuận sau thuế 1 - Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp Tỷ lệ hiệu số gộp 2.5.5. Kết cấu chi phí đòn bẩy kinh doanh 2.5.5.1. Kết cấu chi phí Kết cấu chi phí của một tổ chức là một chỉ tiêu tương đối phản ánh mối quan hệ tỷ lệ giữa biến phí và định phí trong một tổ chức, doanh nghiệp. Kết cấu chi phí giữa các doanh nghiệp, các ngành công nghiệp là khác nhau. Kết cấu chi phí của một tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến mức độ nhạy cảm của lợi nhuận khi sản lượng thay đổi. Nếu một doanh nghiệp có cơ cấu chi phí trong đó định phí chiếm tỷ trọng lớn thì lợi nhuận của công ty sẽ thay đổi nhiều khi sản lượng/doanh thu của doanh nghiệp thay đổi, nghĩa là lợi nhuận nhạy cảm với sự biến động của sản lượng/doanh thu. 2.5.5.2. Đòn bẩy kinh doanh Đòn bẩy kinh doanh là khái niệm đề cập đến mức độ sử dụng định phí của một doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp có tỷ trọng định phí lớn và tỷ trọng biến phí thấp thì đòn bẩy kinh doanh sẽ lớn, dẫn đến tỷ lệ hiệu số gộp của doanh nghiệp cao. Đối với nhà quản lý, đòn bẩy kinh doanh đề cập đến khả năng của doanh nghiệp tạo ra sự gia tăng lợi nhuận khi doanh thu tăng. Có thể đo lường đòn bẩy kinh doanh bằng việc tính toán hệ số đòn bẩy kinh doanh tại một mức doanh thu nhất định: Hệ số đòn bẩy kinh doanh = Hiệu số gộp Lợi nhuận trước thuế Một cách tổng quát, dựa vào hệ số đòn bẩy kinh doanh, sự biến động của lợi nhuận theo sự biến động của doanh thu được xác định bằng công thức: % thay đổi lợi nhuận = % thay đổi doanh thu x hệ số đòn bẩy kinh doanh 2.5.6. Số dư an toàn Số dư an toàn của một doanh nghiệp là chênh lệch giữa doanh thu dự toán và doanh thu hoà vốn. Số dư an toàn cung cấp cho nhà quản lý một đại lượng đo lường mức độ doanh thu thực tế có thể giảm xuống thấp hơn doanh thu dự toán trước khi công ty đạt hoà vốn. Số dư an toàn của doanh nghiệp càng lớn thì doanh nghiệp càng an toàn trong kinh doanh. 2.6. Phân tích thông tin thích hợp 2.6.1. Thông tin thích hợp Các quyết định thường liên quan đến tương lai. Vì vậy, để thích hợp cho việc ra quyết định, các thông tin về chi phí và thu nhập phải liên quan đến sự kiện trong tương lai. Thông tin quá khứ ít khi thích hợp cho việc ra quyết định. Ra quyết định là việc so sánh giữa các phương án. Do vậy, thông tin thích hợp cho việc ra quyết định phải là thông tin có sự khác biệt giữa các phương án so sánh. Tóm lại, thông tin thích hợp cho việc ra quyết định phải khác nhau giữa các phương án so sánh và liên quan đến tương lai. 2.6.2. Xác định thông tin thích hợp Những thông tin nào là thích hợp cho việc ra quyết định? Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định thoả mãn hai tiêu chuẩn: - Chúng ảnh hưởng đến tương lai. - Chúng khác nhau giữa các phương án so sánh. Nói chung, tất cả các thông tin thoả mãn hai tiêu chuẩn nêu trên đều thích hợp cho việc so sánh giữa các phương án và ra quyết định. Vậy thì những thông tin nào là không thích hợp cho việc ra quyết định? Những chi phí chìm là chi phí không thích hợp vì chúng không ảnh hưởng đến tương lai. Những chi phí phí và thu nhập giống nhau giữa các phương án so sánh là không thích hợp. Chúng có thể bị bỏ qua khi so sánh giữa các phương án ra quyết định. 2.6.2.1. Các chi phí chìm không phải là những chi phí thích hợp Chi phí chìm là chi phí đã phát sinh trong quá khứ. Chi phí chìm là không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định lựa chọn phương án nào. Như vậy, các chi phí chìm không thích hợp với các sự kiện tương lai và phải được loại bỏ trong quá trình ra quyết định. 2.6.2.2. Các chi phí, thu nhập không chênh lệch không phải là chi phí thích hợp Mọi chi phí và thu nhập không chênh lệch giữa các phương án trong một tình huống ra quyết định không phải là chi phí thích hợp. Chỉ có các khoản chênh lệch của các chi phí và thu nhập giữa các phương án so sánh mới là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Việc tách riêng các chi phí thích hợp là nên làm vì những lý do sau đây: Thứ nhất, việc thu nhập nhiều thông tin sẽ tốn kém (thời gian, công sức, và chi phí). Thứ hai, việc sử dụng các thông tin không thích hợp lẫn lộn với các thông tin thích hợp có thể làm cho người quản lý không thấy được những sự việc thực sự chủ yếu của vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra, việc phân tích các chi phí thích hợp sẽ giúp chúng ta đi đến một quyết định nhanh hơn do quá trình tính toán bao gồm ít khoản mục hơn và đơn giản hơn. Tóm lại, trong quá trình so sánh các phương án để ra quyết định, những thông tin nào không có sự chênh lệch giữa các phương án nên được loại bỏ. 2.6.3. Phân tích thông tin thích hợp Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định gồm 4 bước sau: Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chi có liên quan với những phương án đầu tư đang được xem xét. Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét. Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở các phương án đầu tư đang xem xét. Bước 4: Những khoản thu và chi còn lại là các thông tin thích hợp cho việc chọn lựa quyết định đầu tư ngắn hạn và cả chi phí cơ hội nếu có. Ở đây cần ghi nhận một điều quan trọng là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm những mục đích khác nhau cần các thông tin khác nhau. Đối với một mục đích thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích kia lại cần những thông tin khác. 3. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU - PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Tên công ty bằng tiếng việt: Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu. - Tên công ty bằng tiếng Anh: EXPORT IMPORT AND SERVICE COMMERCIAL. Ltd. Co. - Tên công ty viết tắt: EXSECO (Từ đây về sau xin được gọi là EXSECO) - Trụ sở chính: Ngõ 149 Giảng Võ - Phường Cát Linh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội. - Điện thoại: 04.8464944 Fax: 04.7337800 - Email: exsecocty@yahoo.com 3.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu (sau đây viết tắt là EXSECO) tiền thân là trung tâm thương mại và dịch vụ tổng hợp được thành lập ngày 13/09/1995 theo Quyết định số 678/HĐTW-QĐ của Chủ tịch Hội đồng trung ương Liên minh các hợp tác xã Việt Nam (nay là Liên minh hợp tác xã Việt Nam), với chức năng chủ yếu là kinh doanh thương mại, du lịch, khách sạn, nhà nghỉ .... Sau quá trình hoạt động để đáp ứng đòi hỏi về sự phát triển của trung tâm và tạo điều kiện cho trung tâm có điều kiện mở rộng tự chủ kinh doanh ngày 28/04/1997 Chủ tịch Hội đồng trung ương Liên minh hợp tác xã Việt Nam đã có quyết định số 234/HĐTW chuyển trung tâm thương mại và dịch vụ tổng hợp thành Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, hoạt động theo cơ chế là các tổ chức đơn vị của các đoàn thể theo văn bản 283/CN ngày 16/01/1993 của Chính phủ. Với các ngành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh hàng tiêu dùng, thực phẩm, đại lý ký gửi hàng hoá, kinh doanh khách sạn, ăn uống giải khát. Thực hiện luật doanh nghiệp được Quốc hội khoá X kỳ họp thứ V thông qua ngày 12/06/1999, Nghị định số 62/2001/NĐ-CP ngày 14/09/2001 của Chính phủ về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội thành Công ty TNHH một thành viên. Ngày 22/11/2005 Chủ tịch Liên minh hợp tác xã Việt Nam có Quyết định số 1267/QĐ-LMHTXVN về việc chuyển đổi Công ty thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu trực thuộc Liên minh hợp tác xã Việt Nam, đang hoạt động theo Công văn số 283/CN ngày 16/01/1993 của Văn phòng Chính phủ thành Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu do Liên minh hợp tác xã Việt Nam làm chủ sở hữu. 3.2. Ngành nghề kinh doanh Theo giấy đăng ký kinh doanh số 0104000262 cấp ngày 14/12/2005 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội. Công ty EXSECO được phép kinh doanh các nghề: kinh doanh hàng tiêu dùng, hàng thực phẩm, kinh doanh khách sạn, ăn uống giải khát, kinh doanh nguyên - nhiên vật liệu phục vụ sản xuất công nông nghiệp, xuất - nhập khẩu các mặt hàng được kinh doanh, sản xuất - kinh doanh xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, kinh doanh lương thực, phân bón, con giống ... 3.3. Tình hình tài sản và tiền vốn của công ty 3.3.1. Vốn điều lệ Tổng số vốn điều lệ của Công ty là 2,5 tỷ đồng, số vốn này do Liên minh hợp tác xã Việt Nam đầu tư 100%. 3.3.2. Tài sản cố định Đến ngày 31/12/2007 tổng nguyên giá tài sản cố định của công ty là: 7.059.541.986 đ. Trong đó: tài sản cố định hữu hình là: 2.835.933.038 đ. 3.3.3. Tài sản lưu động Đến ngày 31/12/2007 giá trị tài sản lưu động của công ty là: 11.081.502.638 đ. Trong đó: - Tiền và các khoản tương đương: 325.515.898 đ. - Các khoản phải thu: 4.219.792.541 đ. - Hàng tồn kho: 6.099.898.821 đ. - Tài sản ngắn hạn: 436.295.378 đ. (Có bảng cân đối kế toán kèm theo phụ lục 01) 3.3.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2007 - Doanh thu bán hàng: 79.910.179.925 đ. - Giá vốn hàng bán: 72.005.450.009 đ. - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: 3.248.505.478 đ. - Lợi nhuận trước thuế: 3.831.557.438 đ. - Thuế thu nhập doanh nghiệp: 1.072.836.083 đ. - Lợi nhuận sau thuế: 2.788.721.355 đ. (Có báo cáo kết quả kinh doanh kèm theo phụ lục 02) 3.4. Tình hình lao động của công ty Bảng 3.1. Tình hình lao động của công ty Chỉ tiêu Năm 2007 I. Trình độ học vấn 1. Đại học 20 2. Cao đẳng 15 3. Trung cấp 06 4. Lao động khác 04 II. Cơ cấu lao động 1. Bộ phận quản lý 17 2. Bộ phận trực tiếp kinh doanh 28 Tổng lao động 45 3.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau Chủ tịch cụng ty Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phũng Tổ chức Hành chớnh Phũng Kinh doanh Phũng Tài chớnh kế toỏn Phũng Xuất nhập khẩu Dịch vụ khỏch sạn Trung tõm phõn phối sản phẩm Cửa hàng kinh doanh số 1 Cửa hàng kinh doanh số 2 Cửa hàng kinh doanh số 3 Sơ đồ 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty EXSECO Trong sơ đồ này Chủ tịch công ty do Liên minh hợp tác xã Việt Nam bổ nhiệm có thời hạn 5 năm. Chủ tịch công ty thực hiện chức năng quản lý công ty và chịu trách nhiệm trước Liên minh hợp tác xã Việt Nam và Pháp luật về sự phát triển của công ty theo mục tiêu được giao. - Chủ tịch công ty có thể kiêm Tổng giám đốc công ty hoặc bổ nhiệm một người khác làm Tổng giám đốc. Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước chủ tịch công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của công ty, Tổng giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty. - Các phó tổng giám đốc điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền. - Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc của công ty. 3.6. Tổ chức bộ máy tài chính - kế toán của Công ty TNHH 1 thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu Với đặc điểm về cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động kinh doanh để đáp ứng được yêu cầu về tổ chức quản lý tài chính công ty đã thành lập phòng Tài chính - kế toán. Chức năng chính của phòng Tài chính - Kế toán là tham mưu giúp việc cho Chủ tịch, Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính, theo dõi tình hình thu - chi và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các chế độ chính sách đối với Nhà nước. Thu thập thông tin và xử lý kịp thời, chính xác bằng các phương tiện khoa học của mình, trên cơ sở đó cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định về phương án kinh doanh tối ưu. Tổ chức công tác Tài chính - Kế toán của công ty được thực hiện theo nguyên tắc: kế toán công ty ghi sổ tổng hợp, chịu trách nhiệm thanh toán, thu chi các khoản tiền và tập hợp các chi phí cho hoạt động chung. Các trung tâm, Cửa hàng, khách sạn theo dõi chi tiết hàng hoá, tài sản của đơn vị mình. Kế toán trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn thanh toỏn Kế toán hàng hóa, vật tư, tài sản Sơ đồ 3.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH 1 thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu * Quá trình hạch toán của công ty Kế toán công ty tổ chức ghi sổ theo 2 loại sổ: - Sổ tổng hợp: mở theo dõi theo tài khoản. - Sổ chi tiết: được mở theo dõi chi tiết cho từng khoản mục, từng loại doanh thu, chi phí cho từng bộ phận. Như vậy với cách tổ chức Tài chính - Kế toán như trên công ty hiện nay chỉ tổ chức ghi sổ theo kế toán tài chính mà chưa có phần kế toán quản trị riêng. Vì vậy muốn có số liệu cho kế toán quản trị phải căn cứ vào chứng từ ban đầu, các sổ kế toán chi tiết để tiến hành phân loại, ghi chép lại theo yêu cầu của kế toán quản trị. 3.7. Phương pháp nghiên cứu 3.7.1. Tập hợp và phân bổ chi phí Các thông tin thu thập được tiến hành phân loại theo mục tiêu, nội dung nghiên cứu. 3.7.1.1. Nhận diện chi phí theo ứng xử Do công ty chưa thực hiện kế toán quản trị nên trong quá trình nghiên cứu dựa vào số liệu trên các tài khoản kế toán tài chính và cách phân loại chi phí theo ứng xử để phân biệt định phí và biến phí. Bảng 3.4. Nhận diện chi phí theo ứng xử Khoản mục chi phớ Tài khoản Biến phớ Định phớ Chi phớ hỗn hợp Ghi chỳ 1. Giỏ vốn hàng bỏn 632 x - - 2. Chi phớ NVL trực tiếp 621 x - - 3. Chi phớ NC trực tiếp 622 x - - 4. Chi phớ sản xuất chung 627 - - x - Chi phớ nhõn viờn phõn xưởng 6271 - x - - Chi phớ vật liệu 6272 - - x (1) - Chi phớ dụng cụ sản xuất 6273 - - x (2) - Chi phớ KHTSCĐ 6274 - x - - Chi phớ mua ngoài 6277 - - x - Chi phớ bằng tiền khỏc 6278 - x - (3) 5. Chi phớ bỏn hàng 641 - x - - Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng 6411 - x - - Chi phớ vật liệu bao bỡ 6412 - - x (4) - Chi phớ dụng cụ đồ dựng 6413 - x - - Chi phớ KHTSCĐ 6414 - x - - Chi phớ dịch vụ mua ngoài 6417 - - x (3) - Chi phớ bằng tiền khỏc 6418 - x - 6. Chi phớ quản lý doanh nghiệp 642 - - x - Chi phớ nhõn viờn quản lý 6421 - x - - Chi phớ vật liệu quản lý 6422 - x - - Chi phớ đồ dựng văn phũng 6423 - x - - Chi phớ KHTSCĐ 6424 - x - - Thuế, phớ, lệ phớ 6425 - - x (5) - Chi phớ dự phũng 6426 - x - - Chi phớ bằng tiền khỏc 6428 - x - - Chi phớ dịch vụ mua ngoài 6427 - - x (3) (1) Chi phí vật liệu - Phần nguyên vật liệu gián tiếp dùng cho sản xuất vì chúng có giá trị nhỏ không thể xác định cụ thể cho từng sản phẩm .... Các chi phí này được coi là biến phí. - Phần vật liệu dùng cho sửa chửa, bảo dưỡng TSCĐ được coi là định phí. (2) Chi phí dụng cụ sản xuất - Được coi là chi phí hỗn hợp, nó là chi phí về công cụ, dụng cụ dùng để sản xuất tạo ra sản phẩm. - Là biến phí: Nếu một khuôn mẫu đúc sử dụng có định lượng số sản phẩm sản xuất, vượt quá số sản phẩm này phải thay khuôn. - Là định phí: Nếu căn cứ vào thời gian sử dụng một mẫu, khuôn để thay mà không quan tâm đến lượng sản phẩm sản xuất của một khuôn mẫu. (3) Chi phí thuê dịch vụ ngoài Loại chi phí này bao gồm nhiều nội dung tuỳ theo phương thức trong hợp đồng thuê, có thể là định phí, hay chi phí hỗn hợp. (4) Chi phí vật liệu bao bì của chi phí bán hàng: là chi phí hỗn hợp. Là biến phí: thay đổi theo lượng hàng hoá tiêu thụ như: vật liệu bao bì dùng đóng gói hàng hóa tiêu thụ. Là định phí: vật liệu dùng sữa chữa tài sản cố định. (5) Thuế và lệ phí của chi phí chìm: Gồm nhiều loại thuế và chi phí khác nhau. Là biến phí: Gồm các lệ phí và thuế tính theo kết quả kinh doanh. Là định phí: Gồm thuế môn bài, thuế vốn, thuế nhà đất. 3.7.1.2. Tập hợp chi phí Việc thu thập số liệu chi phí theo một cách có tổ chức thông qua hệ thống kế toán. Ví dụ, chi phí được tập hợp theo cách phân loại chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. 3.7.1.3. Phân bổ chi phí Việc phân bổ chi phí tập hợp được cho các đối tượng chịu chi phí. Việc phân phối chi phí có thể bao gồm: việc tính trực tiếp chi phí cho các đối tượng chịu chi phí (áp dụng cho các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) hoặc phân bổ chi phí cho các đối tượng chịu chi phí (áp dụng cho các chi phí gián tiếp như chi phí quản lý). Nguyên tắc phân bổ chi phí: - Phải chọn tiêu thức phân bổ đảm bảo được chính xác và căn cứ đó nên tồn tại trong thời gian nhất định. Các căn cứ để phân bổ thường là: số giờ lao động, số lượng khách hàng, số lượng cung cấp, số lượng nhân viên, doanh thu... - Phân bổ chi phí theo cách ứng xử của chi phí: Chi phí có thể tách thành biến phí và định phí để phân bổ riêng thì sẽ hợp lý hơn. + Phân bổ biến phí: biến phí phát sinh tỷ lệ với mức độ dịch vụ thực hiện, phân bổ biến phí nên căn cứ vào số lượng cung cấp cho bộ phận đó. + Phân bổ định phí: định phí thường ổn định nên phân bổ định phí cho các bộ phận khác căn cứ theo nhu cầu sản phẩm, dịch vụ dự tính sử dụng ban đầu. - Phân bổ chi phí lẫn nhau giữa các bộ phận: Việc phân bổ bằng các phương pháp như phân bổ chi phí theo kế hoạch (định mức), phương pháp đại số ... - Trường hợp chi phí không tách được thành biến phí và định phí: thì phải chọn một căn cứ sao cho chi phí tính cho các bộ phận được hợp lý. - Trong một số trường hợp có thể sử dụng doanh thu làm căn cứ phân bổ. Biến phí phát sinh có tỷ lệ doanh thu nên căn cứ doanh thu để phân bổ vẫn hợp lý. - Định phí thì ổn định, không biến động theo doanh thu nên căn cứ doanh thu để phân bổ thì không hợp lý. - Sử dụng doanh thu làm căn cứ phân bổ trong trường hợp doanh thu các bộ phận hoạt động có quan hệ là nguyên nhân với chi phí của bộ phận phục vụ. 3.7.2. Phương pháp so sánh - Phương pháp so sánh là phương pháp xem xét một chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc). Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng nhiều nhất trong phân tích hoạt động kinh doanh. Các chỉ tiêu so sánh được phải phù hợp về yếu tố không gian, thời gian, có cùng nội dung kinh tế, đơn vị do lường, phương pháp tính toán, quy mô và điều kiện kinh doanh. Trong phương pháp so sánh có phương pháp số tuyệt đối và phương pháp số tương đối. + Phương pháp số tuyệt đối là hiệu số của hai chỉ tiêu: chỉ tiêu kỳ phân phân tích và chỉ tiêu gốc. + Phương pháp số tương đối là tỷ lệ (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu cơ sở gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. Ảnh hưởng của nhân tố hiệu suất = Chất lượng của nhân tố hiệu suất x Giá trị nhân tố quy mô của kỳ thực hiện 3.7.3. Phương pháp cân đối Phương pháp cân đối là phương pháp dùng để phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố mà giữa chúng sẵn có mối liên hệ cân đối và là những nhân tố độc lập. Một lượng thay đổi trong mỗi nhân tố sẽ làm thay đổi trong chỉ tiêu phân tích đúng một lượng tương ứng. 3.7.4. Phương pháp tổ chức thu thập số liệu và phân bổ chi phí cho từng bộ phận tại công ty EXSECO 3.7.4.1. Tình hình theo dõi doanh thu và chi phí của công ty Công ty EXSECO mở các sổ sách kế toán để theo dõi tổng hợp cho từng loại tài khoản và đồng thời mở các sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng chịu chi phí doanh thu. * Đối với doanh thu: - Công ty mở sổ theo dõi tổng hợp doanh thu toàn Công ty trên sổ cái tài khoản 511, 512 và sổ tổng hợp doanh thu. - Ở các quầy hàng, bộ phận mở sổ theo dõi doanh thu cho từng bộ phận, trung tâm, Cửa hàng, dịch vụ khách sạn. * Đối với chi phí: Công ty mở các sổ theo dõi từng loại chi phí cho các bộ phận như sau: - Đối với nghiệp vụ khách sạn: + Sổ chi phí dịch vụ khách sạn TK 627: mở chi tiết cho từng tháng với các nội dung chi phí như: chi phí nguyên vật liệu, phân bổ công cụ dụng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, chi phí tiền điện, tiền điện thoại, tiền nước. + Sổ theo dõi công cụ dụng cụ. + Sổ theo dõi tài sản cố định. - Đối với các Cửa hàng và Trung tâm phân phối sản phẩm: mỗi Cửa hàng có từng loại sổ theo dõi riêng: + Sổ theo dõi giá vốn hàng bán TK632. + Sổ chi phí bán hàng TK641 + Thẻ kho. + Sổ theo dõi công cụ dụng cụ. - Đối với văn phòng Công ty: + Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp TK642: mở theo dõi hàng tháng cho toàn công ty. + Bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. + Bảng tính phân bổ khấu hao tài sản cố định cho toàn công ty và các bộ phận có liên quan. + Sổ chi tiết công cụ dụng cụ. 3.7.4.2. Phân loại chi phí theo ứng xử Dựa vào số liệu trên các sổ kế toán trên tác giả tiến hành phân ra định phí và biến phí của từng bộ phận Cửa hàng như sau: * Đối với nghiệp vụ khách sạn: - Định phí bao gồm các khoản chi phí sau: + Tiền lương của 2 cán bộ quản lý hưởng theo lương thời gian (căn cứ vào số liệu trên bảng tính lương hàng tháng). + Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính tỷ lệ 19% trên tiền lương tương ứng. + Toàn bộ chi phí công cụ dụng cụ phân bổ cho từng tháng (lấy trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ). + Toàn bộ chi phí khấu hao tài sản cố định (lấy trên bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định). + Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm tiền điện, bảo vệ, tiền điện thoại, thuê bao tiền mua văn phòng phẩm dựa vào phân loại chi tiết ghi sổ hàng ngày. + Các khoản chi phí khác phát sinh nhưng không phụ thuộc vào doanh thu hay số lượng khách ở như chi phí sửa chữa nhỏ thường xuyên ... - Biến phí bao gồm: + Tiền lương của nhân viên hưởng theo tỷ lệ trên doanh thu (căn cứ vào bảng tính lương). + Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn (căn cứ vào lương cơ bản trong số lương của từng nhân viên hiện hưởng x 19%) của những nhân viên tương ứng. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: những chi phí chịu ảnh hưởng trực tiếp của số lượng khách hàng như tiền mua nguyên vật liệu, tiền điện, tiền nước, tiền cước phí điện thoại (ngoài phân thuê bao) phục vụ cho từng phòng. + Chi phí khác: chi phí đồ dùng phục vụ cho khách hàng như: xà phòng, bàn chải, thuốc đánh răng ... dùng một lần. * Đối với Trung tâm phân phối sản phẩm và các Cửa hàng: - Định phí bao gồm: + Toàn bộ chi phí công cụ dụng cụ căn cứ vào bảng tính và phân bổ công cụ dụng cụ đang sử dụng. + Khấu hao tài sản cố định và tiền thuê nhà: căn cứ vào số khấu hao tài sản cố định và chi phí thuê nhà do công ty phân bổ. + Chi phí dịch vụ mua ngoài như: chi phí quảng cáo, in ấn, cước phí điện thoại thuê bao, tiền điện, tiền nước, chi phí hội họp .... Căn cứ các khoản mục chi phí trên sổ chi phí để lấy số liệu. - Biến phí bao gồm: + Giá vốn hàng bán: căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK632 được mở và theo dõi cho từng Cửa hàng. + Tiền lương: bao gồm lương khoán theo tỷ lệ trên doanh thu, tiền thưởng năng suất: lấy số liệu trên bảng lương và các khoản thưởng. + Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn với tỷ lệ là 19% trên tiền lương cấp bậc. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền xăng xe ô tô vận tải, tiền thuê đóng gói, chuẩn bị hàng để bán ra ... lấy số liệu trên các mục trong sổ chi phí. + Phí vận chuyển: tiền vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ ngoài theo số lượng lấy số liệu các mục trên sổ chi phí. * Đối với văn phòng công ty: Toàn bộ chi phí được tính là định phí trừ một số chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền xăng xe, chi phí phục vụ cho hoạt động của ô tô, tiền điện được tính là biến phí. 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4.1. Khái quát về các loại chi phí của công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu 4.1.1. Thực trạng theo dõi chi phí hiện nay của công ty Qua thu thập số liệu của công ty năm 2007 và sử dụng các phương pháp phân loại đã trình bày ở phần 3. Kết quả thu được về tình hình chi phí của công ty năm 2007 được thể hiện trong bảng 4.1. Qua số liệu bảng 4.1 ta thấy năm 2007 công ty Exseco đạt doanh thu 79.910.179.000 đ với tổng chi phí là 76.903.288.000 đ và công ty có lãi trước thuế là 3.831.557.438.000 đ. Qua số liệu trên chưa cho chúng ta biết: đạt được kết quả đó là do những yếu tố nào, kết cấu chi phí của toàn công ty và từng bộ phận, khả năng sinh lời cũng như rủi ro, mức độ doanh thu an toàn cũng như tỷ lệ doanh thu an toàn ra sao và trong trong thời gian tới nên tập trung đầu tư vào bộ phận nào để mang lại hiệu quả cao nhất. Để giải quyết những vấn đề trên đòi hỏi chúng tôi phải tiến hành phân loại chi phí của công ty theo ứng xử để tiến hành phân tích giải quyết các vấn đề đó. Bảng 4.1. Bảng tổng hợp chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ MỤC CF DV K. SẠN TTPPSP CH1 CH2 CH3 VĂN PHÒNG TỔNG 1. Chi phí nhân công 276.980 228.526 149.250 184.153 114.890 459.058 1.412.856 2. Chi phí CCDC 4.252 1.520 956 739 846 1.450 9.763 3. Chi phí KHTSCĐ 43.560 10.753 4.500 3.600 5.850 19.540 87.803 4. Chi phí dịch vụ thuê ngoài 475.163 800.557 182.963 280.741 171.413 468.798 2.379.635 5. Chi phí bằng tiền khác 24.711 29.225 19.093 19.759 8.343 81.982 183,113 6.Cộng(1-5) 824.666 1.070,581 356.762 488.992 301.342 1.030.828 4.073.172 7. Giá vốn hàng bán 18.293.379 16.805.755 20.709.750 16.196.566 72.005.450 8. Tổng chi phí (6 + 7) 824.666 19.363.960 17.162.517 21.198.742 16.497.908 1.030.828 76.078.622 Bảng 4.2. Bảng tổng hợp doanh thu, giá vốn hàng bán năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ MỤC DV K. SẠN TTPPSP CH1 CH2 CH3 TỔNG Tổng doanh thu 1.025.590 19.756.850 18.486.325 22.987.156 17.654.258 79.910.179 Giỏ vốn hàng bỏn 18.293.379 16.805.755 20.709.750 16.196.566 72.005.450 4.1.2. Phân loại chi phí theo ứng xử cho công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu Theo mối quan hệ ứng xử toàn bộ chi phí của công ty được phân thành định phí và biến phí như sau: Bảng 4.3. Bảng phân loại chi phí theo ứng xử năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ MỤC CF DV K. SẠN TTPPSP CH1 CH2 CH3 VĂN PHÒNG TỔNG 1. Chi phí nhân công 276.980 228.526 149.250 184.153 114.890 459.058 1.412.856 - Định phí 64.060 0 0 0 114.890 459.058 638.008 - Biến phí 212.921 228.526 149.250 184.153 0 0 774.850 2. Chi phí CCDC 4.252 1.520 956 739 846 1.450 9.763 - Định phí 4.252 1.520 956 739 846 1.450 9.763 - Biến phí 0 0 0 0 0 0 0 3. Chi phí KHTSCĐ 43.560 10.753 4.500 3.600 5.850 19.540 87.803 - Định phí 43.560 10.753 4.500 3.600 5.850 19.540 87.803 - Biến phí 0 0 0 0 0 0 0 4. Chi phí dịch vụ thuê ngoài 475.163 800.557 182.963 280.741 171.413 468.798 2.379.635 - Định phí 59.806 389.685 46.069 92.161 36.237 349.597 973.555 - Biến phí 415.357 410.872 136.894 188.580 135.176 119.201 1.406.080 5. Chi phí bằng tiền khác 24.711 29.225 19.093 19.759 8.343 81.982 183.113 - Định phí 24.711 29.225 19.093 19.759 8.343 81.982 183.113 - Biến phí 0 0 0 0 0 0 0 6. Giá vốn hàng bán 18.293.379 16.805.755 20.709.750 16.196.566 - 72.005.450 - Định phí - Biến phí 18.293.379 16.805.755 20.709.750 16.196.566 - 72.005.450 7. Tổng định phí 196.389 431.183 70.618 116.259 166.166 911.627 1.892.242 8. Tổng biến phí 628.278 18.932.777 17.091.899 21.082.483 16.331.742 119.201 74.186.380 Tổng chi phí (7 + 8) 824.666 19.363.960 17.162.517 21.198.742 16.447.908 1.030.828 76.078.622 a. Phân bổ định phí, biến phí của bộ phận quản lý cho các bộ phận Căn cứ để phân bổ là doanh thu các bộ phận trong năm 2007. Định phí (biến phí) quản lý công ty phân bổ cho bộ phận Tổng định phí (biến phí) quản lý Tổng doanh thu Doanh thu của bộ phận phân bổ = x - Phân bổ định phí, biến phí quản lý công ty cho các bộ phận. Từ các số liệu công thức trên ta tính được: 911.627.000 79.910.179.000 Định phí quản lý công ty phân bổ cho dịch vụ khách sạn = 11.770.080 1.025.590.000 x = Tính tương tự cho biến phí và các bộ phận khác. Bảng 4.4. Bảng tổng hợp định phí của các bộ phận sau khi đã phân bổ cho định phí quản lý năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ MỤC DV K. SẠN TTPPSP CH1 CH2 CH3 TỔNG Định phí bán hàng 196.389  431.183 70.618 116.259 166.166 980.615 Định phí quản lý 11.700 225.389 210.894 262.242 201.402 911.627 Tổng định phí 208.089 656.572 281.512 378.501 367.568 1.892.242 Bảng 4.5. Bảng tổng hợp biến phí của các bộ phận sau khi phân bổ biến phí quản lý năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ MỤC DV K. SẠN TTPPSP CH1 CH2 CH3 TỔNG Giỏ vốn hàng bỏn 18.293.379 16.805.755 20.709.750 16.196.566 72.005.450 Biến phớ bỏn hàng (BP) 628.278  639.398 286.144 372.733 135.176 2.061.729 Biến phớ quản lý 1.529 29.472 27.576 34.289 26.335 119.201 Tổng biến phớ 629.807 18.962.249 17.119.475 21.116.772 16.358.077 74.186.380 Bảng 4.6. Bảng tổng hợp chi phí của các bộ phận sau khi phân bổ chi phí quản lý năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ MỤC BIẾN PHÍ ĐỊNH PHÍ TổNG CHI PHÍ - Tổng 741.186.380 1.892.242 76.078.622 - Dịch vụ khách sạn 629.807 208.089 837.896 - TTPPSP 18.962.249 656.572 19.618.821 - Cửa hàng số 1 17.119.475 281.512 17.400.987 - Cửa hàng số 2 21.116.772 378.501 21.495.273 - Cửa hàng số 3 16.358.077 367.568 16.725.645 b. Định phí, biến phí đơn vị Căn cứ vào định phí, biến phí của từng bộ phận tính định phí, biến phí cho từng đơn vị sản phẩm: - Đối với khách sạn: Định phí đơn vị (1 phòng khách sạn) = Tổng định phí dịch vụ khách sạn Số phòng khách sạn - Đối với bộ phận kinh doanh thương mại: do quá trình kinh doanh thương mại ở các Cửa hàng, trung tâm rất nhiều hàng hoá khác nhau, mỗi loại hàng hoá lại rất nhiều chủng loại khác nhau, có giá trị khác nhau vì vậy việc phân định phí, biến phí cho từng chủng loại hàng hoá là rất khó khăn và số liệu sẽ không chính xác. Vì vậy ở đây xác định định phí và biến phí cho 1 triệu đồng doanh thu. Định phí cho 1 triệu đồng doanh thu = Tổng định phí bộ phận Doanh thu bộ phận (Đơn vị tính: 1.000.000đ) Bảng 4.7. Bảng tổng hợp chi phí đơn vị Đơn vị tính: 1.000 đ Định phí Biến phớ Chi phí 1 đơn vị Chi phớ cho 1 phũng K/sạn 1 năm 8.323.560 25.192.280 33.515.840 Chi phí cho 1 triệu đồng doanh thu TTPPSP 33.232 959.781 993.014 CH1 15.228 926.061 941.209 CH2 16.465 918.633 935.099 CH3 20.820 926.579 947.402 4.1.3. Phân loại chi phí theo ứng xử cho từng mặt hàng Do đặc điểm công ty Exseco là công ty kinh doanh thương mại, tổ chức kinh doanh cho hàng trăm mặt hàng khác nhau. Vì vậy việc phân loại chi phí theo ứng xử cho tất cả các mặt hàng là một khối lượng công việc rất lớn. Nên trong khuôn khổ của luận văn này chúng tôi xin phép được phân loại chi phí theo ứng xử cho một bộ phận của công ty là Trung tâm phân phối sản phẩm, với hoạt động hiện nay là bán buôn, phân phối hàng hoá cho các siêu thị và các đơn vị kinh doanh thương mại khác. Do mặt hàng kinh doanh hết sức đa dạng việc sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cũng như các chi phí tiền lương, tiền công, chi phí quản lý không rạch ròi cho từng mặt hàng, loại hàng mà đều phục vụ cho tất cả các hoạt động của trung tâm vì vậy việc chọn cá tiêu thức như tiền lương, tiền công, mức độ sử dụng vật chất, trang thiết bị kỹ thuật ... là hết sức khó khăn. Vì vậy ở trong báo cáo này chúng tôi chọn tiêu thức phân bổ là: Doanh thu hoặc tỷ trọng doanh thu của các loại hàng, mặt hàng để tính phân bổ biến phí cho từng loại hàng, mặt hàng. Bảng 4.8. Bảng tổng hợp ứng xử của chi phí theo từng mặt hàng năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Số lượng Giá bán Doanh thu Tổng biến phí Tổng ĐF ĐF bán hg ĐF quản lý Chi phí 1ĐV I. Rượu 14.242 1.264.454 1.222.354 42.021 27.596 14.425 1. Vang đỏ Passion 750 ml 2.938 67,27 197.639 189.572 7.767 5.097 2.664 67,21 2. Vang trắng Passion 750 ml 1.974 50,00 132.791 128.348 5.215 3.424 1.790 54,03 3. Vang Passion Clasis 750 ml 1.295 186,36 241.340 238.725 3.421 2.247 1.174 157,64 4. Brandy Gran Matador 700 ml 1.075 63,64 68.409 65.504 2.840 1.865 975 52,64 5. Gin cao cấp Premium 750 ml 1.204 65,46 78.808 75.536 3.180 2.840 1.092 63,72 6. Tondena Rhum Gold 700 ml 1.516 65,46 99.230 95.239 4.005 2.630 1.375 65,46 7. Tondena Rhum Silver 700 ml 1.250 130,91 163.636 160.256 3.302 2.168 1.134 117,64 8. Rhum - 2 chai (hộp quà) 1.196 68,18 81.546 77.740 3.159 2.075 1.085 67,64 9. Antonov Vodka 700 ml 1.794 68,10 122.319 117.399 4.739 3.112 1.627 68,08 10. Khác 78.736 73.732  4.949 2.138 2.811 - Cơ sở để tính toán phân bổ: + Theo số liệu trên các sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có liên quan của Trung tâm phân phối sản phẩm để tính được số lượng, doanh thu, giá vốn của từng mặt hàng. + Số liệu trên bảng phân bổ chi phí năm 2007 của Công ty. + Các công thức và cách tính đã trình bày ở phần II và III của báo cáo này. Từ phương pháp trên chúng tôi đã tính toán và có số liệu doanh thu, biến phí, định phí cho từng mặt hàng của Trung tâm phân phối sản phẩm năm 2007. Riêng định phí được tiến hành phân bổ như sau: - Căn cứ vào tỷ trọng doanh thu của từng loại hàng để phân bổ định phí cho từng loại hàng hoá. - Do các loại hàng có các đơn vị là tương đối tương đồng (có chênh lệch một số mặt hàng nhưng không ảnh hưởng lớn đến kết quả) vì vậy chọn tiêu thức phân bổ cho từng mặt hàng là số lượng sản phẩm tiêu thụ. Từ phương pháp trên và các số liệu tổng hợp được theo sổ sách kế toán của Trung tâm phân phối sản phẩm chúng tôi tính toán được các số liệu như sau: (phụ lục số 03) Do số lượng mặt hàng lớn không thể đưa hết vào luận văn, vì vậy để tiện cho việc nghiên cứu trong luận văn chỉ đưa số liệu một số mặt hàng về rượu, còn các mặt hàng khác có phần phụ lục kèm theo. 4.2. Phân tích chi phí với mục đích phục vụ ra quyết định ngắn hạn 4.2.1. Phân tích hiệu số gộp Hiệu số gộp là số chênh lệch giữa doanh thu và biến phí, nó trước hết được dùng để bù đắp định phí và phần còn lại là lãi thuần. Căn cứ vào sự phân loại chi phí theo định phí, biến phí và phương pháp tính ở trên ta có thể tính được hiệu số gộp cho toàn công ty năm 2007 được thể hiện trong Bảng 4.9. Bảng 4.9. Bảng tính hiệu số gộp năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Doanh thu Biến phí Hiệu số gộp TỔNG I. Toàn công ty 79.910.179 74.186.380 5.723.799 II. Các bộ phận 1. Dịch vụ khách sạn 1.025.590 629.087 395.783 2. TTPPSP 18.486.325 18.962.249 794.601 3. Cửa hàng số 1 22.987156 17.119.475 1.366.850 4. Cửa hàng số 2 22.987.156 21.116.772 1.870.358 5. Cửa hàng số 3 17.654.258 16.358.077 1.296.181 III. Mặt hàng cụ thể 7. Vang đỏ Passion 750 ml 197.639 96,07 3,93 8. Vang trắng Passion 750 ml 132.791 96,65 3,35 9. Vang Passion Clasis 750 ml 241.340 98,92 1,08 10. Brandy Gran Matador 700 ml 68.409 95,75 4,25 11. Gin cao cấp Premium 750 ml 78.808 95,85 4,15 12. Tondena Rhum Gold 700 ml 99.230 95,98 4,02 13. Tondena Rhum Silver 700 ml 163.636 97,93 2,07 14. Rhum - 2 chai (hộp quà) 81.546 95,33 4,67 15. Antonov Vodka 700 ml 122.319 95,98 4,02 16. Khác 78.736 7,373 5,00 Từ số liệu Bảng 4.9 ta thấy hiệu số gộp của toàn công ty các Cửa hàng, trung tâm cũng như các mặt hàng đều dương điều đó nói lên rằng doanh thu lớn biến phí. tToàn công ty có hiệu số gộp là: 5.723.799.000 đ. Trong đó có lãi đóng góp cao nhất là Cửa hàng số 2 với 1.870.385.000 đ. Cửa hàng số 1 là: 1.366.850.000 đ. Cửa hàng số 3 là: 1.296.181.000 đ. Thấp nhất là dịch vụ khách sạn: 395.783.000 đ. Trung tâm phân phối sản phẩm có hiệu số gộp: 794.601.000 đ. Tuy nhiên có sự chênh lệch khá lớn giữa các loại hàng, mặt hàng. Rượu có doanh thu: 1.264.454.000 đ nhưng có hiệu số gộp: 42.101.000 đ. Trong khi đó mặt hàng đồ gia dụng có doanh thu: 4.958.795.000đ thì có hiệu số gộp là: 201.191.000 đ. Văn phòng phẩm có doanh thu: 5.458.780.000 đ. Có hiệu số gộp: 219.547.000 đ. Phân tích cụ thể cho các mặt hàng ta thấy hiệu số gộp giữa các mặt hàng có sự phân hoá rõ nét, có mặt hàng chênh lệch này là rất lớn như: rượu Rhum - 2 chai với doanh thu 81.546.000 đ, có hiệu số gộp là: 3.159.000 đ thì giấy fax khổ A4 có doanh thu: 22.203.000 đ - có hiệu số gộp: 453.000 đ. Qua số liệu trên giúp chúng ta thấy được rằng để tiêu thụ được hàng hoá và giúp có hiệu quả trong kinh doanh chúng ta cần lựa chọn các mặt hàng hợp thị hiếu, có nhu cầu lớn. Đặc biệt quan tâm đến những mặt hàng mới có tính hấp dẫn cao. Những số liệu trên chưa thực sự có ý nghĩa bởi vì hiệu số gộp một phần dùng đề bù đắp định phí vì vậy để xác định được lãi trước thuế của từng đơn vị trong công ty nó còn phụ thuộc vào mức độ sử dụng tài sản ,chi phí quản lý. Tức mức định phí của từng đơn vị. Vì vậy để đánh giá chung nhất năm 2007 của công ty và các mặt hàng chúng ta phải tiến hành phân tích thêm định phí và xác định lãi thuần. Tức là xác định mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Qua số liệu Bảng 4.10 ta thấy toàn công ty năm 2007 có lãi thuần: 3.831.558.000 đ trong đó có bộ phận dịch vụ khách sạn: 187.694.000 đ. Trung tâm phân phối sản phẩm: 138.029.000 đ. Cửa hàng số 1: 1.085.338.000 đ - Cửa hàng số 2: 1.491.884.000 đ - Cửa hàng số 3: 928.613.000 đ. Bảng 4.10. Báo cáo thu nhập theo hiệu số gộp năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Tổng số Tính cho 1 đơn vị Cơ cấu % 1. Kinh doanh dịch vụ khỏch sạn 1.1. Doanh thu 1.025.590 41.023,6 100 1.2. Biến phớ 629.807 25.192 61,4 1.3. Hiệu số gộp 395.783 15.831 38,6 1.4. Định phớ 208.089 8.323 1.5. Lói thuần 187.694 7.508 Tổng số Tớnh cho 1 triệu doanh thu 2. Trung tõm phõn phối sản phẩm 2.1. Doanh thu 19.765.850 100 2.2. Biến phớ 18.962.249 959.781 96 2.3. Hiệu số gộp 794.601 4 2.4. Định phớ 656.572 33.233 2.5. Lói thuần 138.029 3. Cửa hàng số 1 3.1. Doanh thu 18.486.325 100 3.2. Biến phớ 17.119.475 926.062 92,6 3.3. Hiệu số gộp 1.366.850 7,4 3.4. Định phớ 281.512 15.228 3.5. Lói thuần 1.085.338 4. Cửa hàng số 2 4.1. Doanh thu 22.987.156 100 4.2. Biến phớ 21.116.772 918.633 91,9 4.3. Hiệu số gộp 1.870.385 8,1 4.4. Định phớ 378.501 16.466 4.5. Lói thuần 1.491.884 5. Cửa hàng số 3 5.1. Doanh thu 17.654.258 100 5.2. Biến phớ 16.358.077 926.580 92,7 5.3. Hiệu số gộp 1.296.181 7,3 5.4. Định phớ 367.568 20.820 5.5. Lói thuần 928.613 6. Tổng cộng toàn cụng ty 6.1. Doanh thu 79.910.179 100 6.2. Biến phớ 74.186.380 928.442 92,8 6.3. Hiệu số gộp 5.723.799 7,2 6.4. Định phớ 1.892.242 23.987 6.5. Lói thuần 3.831.558  Mặt khác ta thấy một số đơn vị có hiệu số gộp tương đối lớn nhưng lãi thuần nhỏ vì có định phí tương đối lớn như Trung tâm phân phối sản phẩm hiệu số gộp: 794.601.000 đ, định phí: 656.572.000 đ, nên lãi thuần trong năm 2007 chỉ có: 138.029.000 đ, tương tự như vậy dịch vụ khách sạn ... Từ đó giúp chúng ta thấy được rằng kết quả kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào giá mua, giá bán, chi phí bán hàng mà nó còn phụ thuộc vào định phí vì vậy cần có các biện pháp để luôn luôn sử dụng hợp lý tài sản, trang thiết bị, số lượng quản lý và các chi phí khác. - Phân tích mối quan hệ số lượng - chi phí - lợi nhuận cho từng mặt hàng của Trung tâm phân phối sản phẩm năm 2007. Bảng 4.11. Báo cáo thu nhập theo hiệu số gộp theo mặt hàng năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Mặt hàng Doanh thu Tổng biến phí Hiệu số gộp Tổng định phí Lãi thuần 1.264.454 1.222.353 42.101,08 42.021 80 1. Vang đỏ Passion 750 ml 197.639 189.872 7.767,00 7.461 306 Bình quân 1đơn vị 67,27 64,63 2,64 2. Vang trắng Passion 750 ml 132.791 128.348 4.443,00 5.015 -572 Bình quân 1đơn vị 67 64,75 2,25 3. Vang Passion Clasis 750 ml 241.340 238.725 2.615,00 3.371 -756 Bình quân 1đơn vị 186,36 184,34 2,02 4. Brandy Gran Matador 700 ml 68.409 65.504 2.905,00 2.840 65 Bình quân 1đơn vị 63,64 60,94 2,70 5. Gin cao cấp Premium 750 ml 78.808 75.536 3.272,00 3.180 91 Bình quân 1đơn vị 65,46 62,74 2,72 6. Tondena Rhum Gold 700 ml 99.230 95.239 3.991,00 4.005 -14 Bình quân 1đơn vị 65,46 62,83 2,63 7. Tondena Rhum Silver 700 ml 163.636 160.256 3.380,00 3.302 78 Bình quân 1đơn vị 130,91 128,21 2,70 8. Rhum - 2 chai (hộp quà) 81.546 77.740 3.806,00 3.159 646 Bình quân 1đơn vị 68,18 65,00 3,18 9. Antonov Vodka 700 ml 122.319 117.399 4.920,00 4.739 181 Bình quân 1đơn vị 68,1 65,36 2,74 10. Khác 78.736 73.732 5.004 49,49 55 Qua số liệu trên ta thấy: - Hiệu số gộp hầu hết các mặt hàng đều dương. Thể hiện giá bán lớn hơn biến phí (giá vốn + biến phí bán hàng + biến phí quản lý). - Nhưng sau khi bù đắp định phí (chủ yếu là chi phí quản lý chung, khấu hao nhà cửa thiết bị, lương, bảo hiểm của cán bộ quản lý) thì nhiều mặt hàng bị lỗ vốn, hoá phẩm 4/13 mặt hàng bị lỗ. Rượu: 3/9 mặt hàng bị lỗ. Mực in: 1/15 mặt hàng bị lỗ. Văn phòng phẩm: 3/20 mặt hàng bị lỗ . Điều này khẳng định thêm vai trò quản lý điều hành các hoạt động của lãnh đạo công ty. Và cũng khẳng định thêm sự cần thiết phải sử dụng kế toán quản trị nói chung và phân tích chi phí theo mối quan hệ ứng xử nói riêng trong việc phân tích đánh giá hiệu quả từng loại hàng, mặt hàng trên cơ sở đó giúp lãnh đạo công ty có sự điều tiết hợp lý. Tuy nhiên nếu dựa trên hiệu số gộp để đánh giá, để ra các quyết định chỉ đúng khi các yếu tố khác không thay đổi như: giá đầu vào, giá đầu ra, kết cấu hàng bán, thị trường tiêu thụ ... nhưng trong thực tế điều đó luôn xảy ra, vì vậy các số liệu trên có tính chất tham khảo do đó để có đánh giá , quyết định đúng đắn ngoài phân tích hiệu số gộp cần phải sử dụng một số chỉ tiêu khác. 4.2.2. Phân tích tỷ lệ hiệu số gộp Tỷ lệ hiệu số gộp là một chỉ tiêu Bảng hiện quan hệ tương đối giữa hiệu số gộp trên doanh thu. Tỷ lệ hiệu số gộp của một đơn vị sản phẩm cũng như toàn bộ sản phẩm cùng loại luôn bằng nhau. Sử dụng tỷ lệ hiệu số gộp sẽ tính nhanh được số dư đảm phí và lợi nhuận khi doanh thu thay đổi với giá bán, biến phí và định phí không đổi. Dựa vào số liệu trên ta thấy tỷ lệ hiệu số gộp của toàn công ty năm 2007 là 7,2%. Dịch vụ khách sạn: 38,6%. Trung tâm phân phối sản phẩm: 4%. Cửa hàng số 1: 7,4%. Cửa hàng số 2: 8,1%. Cửa hàng số 3: 7,3%. Nếu toàn công ty và các Cửa hàng, trung tâm đã có doanh thu vượt qua điểm hoà vốn (sẽ phân tích ở phần sau). Thì khi doanh thu tăng 100.000đ thì hiệu số gộp toàn công ty tăng 720 đ và lợi nhuận cũng sẽ tăng 720 đ, phân tích tương tự cho các bộ phận và các mặt hàng. Qua phân tích trên ta thấy được trong cùng điều kiện nhu nhau nếu sản phẩm nào có tỷ lệ hiệu số gộp cao thì lợi nhuận sẽ tăng cao hơn khi cùng tăng 1 lượng doanh thu, từ đó giúp lãnh đạo công ty có những căn cứ xác đáng để quyết định nên kinh doanh những mặt hàng nào, nên đầu tư như thế nào để có hiệu quả cao nhất. Dùng chỉ tiêu tỷ lệ hiệu số gộp trong việc dự báo lãi thuần của một sản phẩm khi doanh thu thay đổi có ý nghĩa quan trọng đối với các cấp lãnh đạo: quyết định dừng kinh doanh hay giảm số lượng ở những sản phẩm có tỷ lệ hiệu số gộp thấp, tỷ trọng doanh thu nhỏ. Đẩy mạnh kinh doanh những hàng hóa có tỷ lệ hiệu số gộp cao tỷ trọng doanh thu hợp lý sẽ giúp công ty thu được lợi nhuận tốt nhất. Bảng 4.12. Bảng tính tỷ lệ hiệu số gộp năm 2007 Doanh thu (%) Biến phí (%) Hiệu số gộp (%) I. Toàn công ty 100 92,8 7,2 II. Các bộ phận 1. Dịch vụ khách sạn 100 61,4 38,6 2. TTPPSP 100 96 4 3. Cửa hàng số 1 100 96,2 7,4 4. Cửa hàng số 2 100 91,9 8,1 5. Cửa hàng số 3 100 92,7 7,3 III. Mặt hàng rượu 7. Vang đỏ Passion 750 ml 100 95,7 4,34 8. Vang trắng Passion 750 ml 100 93,4 6,61 9. Vang Passion Clasis 750 ml 100 98,4 1,62 10. Brandy Gran Matador 700 ml 100 93,4 6,61 11. Gin cao cấp Premium 750 ml 100 93,4 6,61 12. Tondena Rhum Gold 700 ml 100 101,0 (1,02) 13. Tondena Rhum Silver 700 ml 100 93,4 6,62 14. Rhum - 2 chai (hộp quà) 100 101,0 (1,02) 15. Antonov Vodka 700 ml 100 93,4 6,63 16. Khác 100 97,9 2,12 4.2.3. Phân tích cơ cấu chi phí Qua việc phân chi phí thành định phí và biến phí giúp chúng ta thấy được cơ cấu chi phí cho toàn công ty cũng như từng nhóm hàng, mặt hàng. Nhưng trong thực tế lãnh đạo công ty ít quan tâm đến vấn đề này họ cho rằng các sản phẩm cùng doanh thu, cùng tỷ suất lợi nhuận thì hiệu quả như nhau. Điều này đúng trong điều kiện của sản phẩm đó có cùng kết cấu chi phí và không chính xác đối với các sản phẩm có kết cấu chi phí khác nhau. Bảng 4.13. Bảng tính cơ cấu chi phí năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Mục Biến phí Định phí Tổng chi phí %BF/TCF I. Toàn công ty 74.186.380 1.892.242 76.078.621 97,51 II. Các bộ phận 1. Dịch vụ khách sạn 629.807 208.089 837.896 75,17 2. TTPPSP 18.962.249 656.572 19.618.821 96,65 3. Cửa hàng số 1 17.119.475 281.512 17.400.987 98,38 4. Cửa hàng số 2 21.116.772 378.501 21.495.273 98,24 5. Cửa hàng số 3 16.358.077 367.568 16.725.645 97,80 II. Một số mặt hàng cụ thể 1. Vang đỏ Passion 750 ml 189.690 7.761 197.451 96,07 2. Vang trắng Passion 750 ml 128.450 5.215 133.665 96,10 3. Vang Passion Clasis 750 ml 238.725 3.421 242.146 98,59 4. Brandy Gran Matador 700 ml 63.750 2.840 66.590 95,74 5. Gin cao cấp Premium 750 ml 73.536 3.180 76.717 95,85 6. Tondena Rhum Gold 700 ml 95.239 4.005 99.244 95,96 7. Tondena Rhum Silver 700 ml 157.756 3.302 161.058 97,95 8. Rhum - 2 chai (hộp quà) 77.740 3.159 80.899 96,09 9. Antonov Vodka 700 ml 117.399 4.739 122.138 96,12 10. Khác 73.732 4.949 78.681 Nhìn vào số liệu trên ta thấy: - Biến phí của các Cửa hàng, Trung tâm phân phối sản phẩm đều có tỷ lệ rất cao trên 90% - điều này xuất phát từ loại hình kinh doanh chủ yếu là kinh doanh thương mại, việc đầu tư nhà xưởng, kho tàng và các trang thiết bị rất ít chiếm tỷ trọng nhỏ. - Biến phí của dịch vụ khách sạn chiếm tỷ trọng 75,17% điều này là phù hợp vì đây là bộ phận kinh doanh dịch vụ khách sạn vì vậy cần phải đầu tư nhà, phòng ở các thiết bị lớn hơn. - Đối với các sản phẩm cụ thể: ta thấy hầu hết các sản phẩm đều có tỷ lệ biến phí từ 95% - 97% cá biệt có sản phẩm có đến 99% như giấy giao việc ba màu, giấy than cửu long. Từ đây ta biết được kết cấu chi phí của từng bộ phận, từng mặt hàng từ đó xem xét trong từng điều kiện cụ thể nên đầu tư vào bộ phận nào, mặt hàng nào trên cơ sở tuân theo nguyên tắc chung: ở bộ phận, mặt hàng có tỷ lệ định phí cao sẽ nhạy cảm với biến động của doanh thu. Nếu doanh thu tăng cùng 1 lượng như nhau thì bộ phận nào có tỷ lệ định phí cao lãi thuần sẽ tăng cao hơn và ngược lại doanh thu giảm cùng 1 lượng như nhau thi bộ phận nào, mặt hàng nào có tỷ lệ định phí cao sẽ có mức lãi thuần giảm lớn nhất. Khi tỷ lệ định phí trong tổng chi phí thấp lãi của công ty tương đối ổn định khi doanh thu biến động. Vì vậy nếu hoạt động kinh doanh tốt, thuận lợi nhưng công ty vẫn duy trì kết cấu chi phí như vậy thì sẽ không tận dụng được cơ hội đạt lợi nhuận tối đa. 4.2.4. Phân tích đòn bẩy kinh doanh Đòn bẩy kinh doanh còn có cách gọi khác là đòn bẩy hoạt động, đòn cân định phí. Đòn bẩy kinh doanh là một chỉ tiêu chỉ rõ cách thức sử dụng, bố trí kết cấu chi phí trong mối quan hệ với lợi nhuận, đòn bẩy kinh doanh là tiêu thức dùng đo lường tốc độ tăng của lãi thuần theo doanh thu. Đòn bẩy kinh doanh dùng đo lường sự nhạy cảm của lợi nhuận (lợi nhuận trước thuế và lãi vay) trước sự thay đổi của số lượng và mức độ nhạy cảm này lệ thuộc vào cơ cấu chi phí - tức tỷ lệ định phí, biến phí của từng bộ phận, của từng công ty. Độ lớn đòn bẩy kinh doanh ở một bộ phận, một doanh nghiệp tại một mức độ chi phí, khối lượng tiêu thụ và doanh thu nhất định được đo bằng. Độ lớn của đòn bẩy kinh doanh = Doanh thu - Biến phí = Hiệu số gộp Doanh thu - Biến phí - Định phí Lợi nhuận trước thuế Mối quan hệ giữa lợi nhuận - Doanh thu - Độ lớn đòn bẩy kinh doanh dùng đo lường sự nhạy cảm của lợi nhuận trước sự thay đổi của khối lượng hoạt động. Ta có thể viết lại độ lớn đòn bẩy kinh doanh như sau: Độ lớn đòn bẩy kinh doanh = Tốc độ tăng lợi nhuận Tốc độ tăng doanh thu Qua công thức trên cho chúng ta biết khi doanh thu tăng 1% thì lãi thuần tăng bao nhiêu %. Qua số liệu trên ta tính được đòn bẩy kinh doanh của các bộ phận năm 2007 như sau: Độ lớn của đòn bẩy kinh doanh bộ phận dịch vụ khách sạn = 395.783 » 2,1 lần 187.694 Như vậy ở bô phận dịch vụ khách sạn thì tốc độ tăng lãi thuần gấp 2,1 lần tốc độ tăng của doanh thu. Vì vậy nếu doanh thu tăng 1% thì lãi thuần của bộ phận sẽ tăng 2,1%. Tính toán tương tự cho các bộ phận khác ta có: Qua số liệu bảng 4.14 ta thấy: Trung tâm phân phối sản phẩm có độ lớn đòn bẩy kinh doanh lớn nhất 5,8 lần, các Cửa hàng có độ lớn đòn bẩy kinh doanh bé hơn và chung toàn công ty độ lớn đòn bẩy kinh doanh là 1,5 lần. Do đó khi doanh thu các bộ phận tăng một tỷ lệ như nhau thì tỷ lệ lãi thuần ở Trung tâm phân phối sản phẩm là tăng lớn nhất và các Cửa hàng tỷ lệ tăng lợi nhuận nhỏ hơn. Qua đây cũng giúp lãnh đạo công ty có được cơ sở tính toán nên đầu tư vào bộ phận nào để có lợi nhuận tốt nhất. Bảng 4.14. Bảng tính độ lớn đòn bẩy kinh doanh năm 2007 Mục Hiệu số gộp (1.000 đ) Lãi thuần (1.000 đ) Đòn bẩy kinh doanh (lần) I. Toàn công ty 5.723.799 3.831.558 1,5 II. Các bộ phận 1. Dịch vụ khách sạn 395.783 187.694 2,1 2. TTPPSP 794.601 138.029 5,8 3. Cửa hàng số 1 1.366.850 1.085.338 1,3 4. Cửa hàng số 2 1.870.385 1.491.884 1,3 5. Cửa hàng số 3 1.296.181 928.613 1,4 III. Một số mặt hàng cụ thể 1. Vang đỏ Passion 750 ml 7.767 306 25,38 2. Vang trắng Passion 750 ml 4.443 -572 (7,77) 3. Vang Passion Clasis 750 ml 2.615 -756 (3,46) 4. Brandy Gran Matador 700 ml 2.905 65 44,69 5. Gin cao cấp Premium 750 ml 3.272 91 35,96 6. Tondena Rhum Gold 700 ml 3.991 -14 (285,07) 7. Tondena Rhum Silver 700 ml 3.380 78 43,33 8. Rhum - 2 chai (hộp quà) 3.806 646 5,89 9. Antonov Vodka 700 ml 4.920 181 27,18 10. Khác 5.004 55 90,98 Đối với các mặt hàng tại Trung tâm phân phối sản phẩm : độ lớn đòn bẩy kinh doanh của mặt hàng rượu là lớn điều này nói lên rằng ngoài sự nhạy cảm với biến động của doanh thu - nó còn cho chúng ta biết tỷ lệ định phí ở đây cao - mà ở đây không phải là do đầu tư lớn mà là do chưa sử dụng hết công suất của tài sản cố định, các trang thiết bị hiện có .Qua phân tích ta thấy khi doanh thu của các bộ phận tăng giảm một lượng nhất định thì lãi thuần của đơn vị cũng sẽ tăng giảm một lượng tương ứng với độ lớn đòn bẩy kinh doanh. Với những nghiên cứu ở trên ta có thể nói: - Những đơn vị, doanh nghiệp, mặt hàng có hệ số đòn bẩy kinh doanh lớn sẽ nhạy cảm với lãi, lỗ hơn: như mặt hàng rượu. - Những đơn vị có tỷ trọng định phí cao - thì đơn vị đó dễ dàng thích ứng khi tăng số lượng hàng hoá tiêu thụ, nhưng nếu số lượng hàng hoá tiêu thụ giảm thì đơn vị nào có tỷ trọng định phí lớn sẽ bị chịu hậu quả nhiều hơn. Vì vậy sự đầu tư luôn phải phù hợp với thị trường tiêu thụ và phải luôn dự báo những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Trong trường hợp của Công ty Exseco nếu có điều kiện tăng doanh thu thì nên đầu tư vào Trung tâm phân phối sản phẩm. Nếu doanh thu không tăng hoặc có chiều hướng giảm thì nên tập trung vào các Cửa hàng vì ở đây hệ số đòn bẩy kinh doanh nhỏ, nó biến động ít khi có biến động về doanh thu. 4.2.5. Phân tích điểm hoà vốn - Phân tích điểm hòa vốn cho toàn công ty Trên thực tế công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng lại có rất nhiều chủng loại khác nhau. Việc xác định hiệu số gộp đơn vị để xác định sản lượng hòa vốn cho từng sản phẩm là công việc vô cùng phức tạp. Trên góc độ để lãnh đạo công ty điều hành kinh doanh đảm bảo hiệu quả chúng ta xác định chỉ tiêu là doanh thu hòa vốn cho từng bộ phận theo công thức: Doanh thu hòa vốn = Tổng định phí Tỷ lệ hiệu số gộp Tỷ lệ hiệu số gộp = Hiệu số gộp x 100 Doanh thu Căn cứ vào số liệu trên chúng ta tính được doanh thu hòa vốn cho các bộ phận trong công ty như sau: Tỷ lệ hiệu số gộp bộ phận dịch vụ khách sạn = 395.783 x 100 = 38,5% 1.025.590 Doanh thu hòa vốn bộ phận dịch vụ khách sạn = 208.089 = 504.490.910 38,5% Tính toán tương tự cho các bộ phận khác: Bảng 4.15. Bảng tính doanh thu hòa vốn năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Mục Hiệu số gộp Định phí Tỷ lệ hiệu số gộp (%) Doanh thu hoà vốn I. Toàn công ty 5.723.799 1.892.242 7,2 26.417.659 II. Các bộ phận 1. Dịch vụ khách sạn 395.783 208.089 38,6 539.220 2. TTPPSP 794.601 656.572 4,0 16.324.924 3. Cửa hàng số 1 1.366.850 281.512 7,4 3.807.383 4. Cửa hàng số 2 1.870.385 378.501 8,1 4.651.804 5. Cửa hàng số 3 1.296.181 367.568 7,3 5.006.350 II. Một số mặt hàng cụ thể 1. Vang đỏ Passion 750 ml 7.767 7.461 3,93 189.847 2. Vang trắng Passion 750 ml 4.443 5.015 3,35 149.701 3. Vang Passion Clasis 750 ml 2.615 3.371 1,08 312.130 4. Brandy Gran Matador 700 ml 2.905 2.840 4,25 66.84 5. Gin cao cấp Premium 750 ml 3.272 3.180 4,15 76.627 6. Tondena Rhum Gold 700 ml 3.991 4.005 4,02 99.627 7. Tondena Rhum Silver 700 ml 3.380 3.302 2,07 159.517 8. Rhum - 2 chai (hộp quà) 3.806 3.159 4,67 67.645 9. Antonov Vodka 700 ml 4.920 4.739 4,02 117.886 10. Khác 5.004 4.949 6,36 77.814 Từ số liệu trên ta thấy trong năm 2007: - Toàn công ty doanh thu thực tế (79.910.179.000 đ) đã vượt qua doanh thu hòa vốn (26.417.659.000 đ). - Các Cửa hàng, trung tâm, khách sạn, dịch vụ đều có doanh thu thực tế lớn hơn doanh thu hòa vốn. Điều này khẳng định thêm công ty trong năm 2007 kinh doanh có lãi. Đối với các mặt hàng cụ thể: trong 9 mặt hàng đưa ra nghiên cứu có 6 mặt hàng có doanh thu thực tế lớn hơn doanh thu hòa vốn. Có 3 mặt hàng (Vang trắng Passion, Vang Passion Clasis, Tondena Rhum Gold) doanh thu thực tế chưa vượt qua điểm hoà vốn. Vì khi vượt qua điểm hòa vốn tỷ lệ tăng của doanh thu là tỷ lệ tăng của hiệu số gộp. Mức tăng của hiệu số gộp là mức tăng của lãi thuần. Vì vậy đối với những mặt hàng đã vượt qua điểm hòa vốn công ty có điều kiện đẩy mạnh bán ra tăng doanh thu thì lãi của công ty sẽ tăng đúng với tỷ lệ tăng của tỷ lệ hiệu số gộp. Mặt khác qua phân tích điểm hòa vốn mà ở đây là doanh thu hòa vốn giúp lãnh đạo công ty có cơ sở để điều hành kinh doanh một cách hợp lý khi có các biến động, tác động của thị trường vào hoạt động kinh doanh như nhân tố giá cả, chi phí. Nếu giá bán tăng, biến phí (giá mua + biến phí bán hàng) không đổi thì doanh thu tăng, biến phí không đổi làm cho hiệu số gộp tăng, vì vậy khối lượng hòa vốn (doanh thu hòa vốn) sẽ giảm xuống. Trong trường hợp này công ty nên đẩy mạnh bán ra. Nếu giá bán không đổi - biến phí tăng (như giá mua hàng hóa tăng nhưng giá bán không đổi) trong trường hợp này doanh thu không đổi, biến phí tăng do đó làm hiệu số gộp giảm, dẫn đến tỷ lệ hiệu số gộp giảm làm doanh thu hòa vốn tăng. Nếu tỷ lệ giá bán tăng nhưng tỷ lệ tăng nhỏ hơn tỷ lệ tăng của biến phí thì doanh thu hòa vốn sẽ tăng lên so với doanh thu hòa vốn ban dầu. Thông qua số liệu phân tích điểm hòa vốn ở trên cũng giúp lãnh đạo công ty kết hợp tốt nhất các yếu tố định phí và biến phí như đầu tư thêm thiết bị để giảm lao động, tăng quảng cáo để tăng số lượng bán ra, thay thế bán trực tiếp bằng bán qua đại lý. - Đối với từng mặt hàng cụ thể có thể áp dụng phương pháp phương trình để tính được điểm hòa vốn. Theo khái niệm về điểm hòa vốn đã nêu ở trên ta thấy chỉ có doanh thu, biến phí và định phí được dùng để tính điểm hòa vốn. Điểm hòa vốn được xác định bằng đơn vị sản phẩm bán ra hay doanh thu bán hàng. Công thức chung để tính điểm hòa vốn là: Doanh thu = Tổng chi phí = Định phí + Biến phí Khi ta biết được tổng định phí, biến phí 1 đơn vị và giá bán 1 đơn vị thì sản lượng hòa vốn được tính toán ra dễ dàng như sau: g . X = b + a . X Trong đó: g - Giá bán 1 đơn vị b - Tổng định phí của sản phẩm đó a - Biến phí đơn vị X - Số lượng sản phẩm Từ đó căn cứ vào số liệu trên Bảng ta tính được sản lượng hòa vốn, doanh thu hòa vốn cho từng sản phẩm tại: - Bình thông cống: có giá bán là 22.730 đ. Biến phí đơn vị là 21.947 đ. - Tổng định phí: 3.670.000 đ. Vậy sản lượng hòa vốn là: 22.730 X = 3.670.000 + 21.946 X => X = 4.681 (sp) Doanh thu hòa vốn là: 4.681 x 22.730 = 106.399.130 đ. (Doanh thu hòa vốn của từng mặt hàng thuộc Trung tâm phân phối sản phẩm xem phần phụ lục). 4.2.6. Phân tích số dư an toàn Số dư an toàn được quyết định bởi cơ cấu chi phí là cách nhìn khác về rủi ro của đòn bẩy kinh doanh theo nguyên tắc số dư an toàn càng cao thì rủi ro càng thấp và ngược lại. Số dư an toàn là khoản chênh lệch giữa doanh thu thực hiện (dự kiến) với doanh thu hòa vốn. Số dư an toàn = Doanh thu thực hiện (Doanh thu dự kiến) - Doanh thu hòa vốn Tỷ lệ doanh thu an toàn = Số dư an toàn x 100 Doanh thu thực hiện Căn cứ vào các số liệu của các bộ phận trong công ty ta có thể tính được số dư an toàn, tỷ lệ số dư an toàn cho công ty. Bảng 4.16. Bảng tính số dư an toàn năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Mục Tổng doanh thu Doanh thu hoà vốn Doanh thu an toàn Tỷ lệ doanh thu an toàn (%) I. Toàn công ty 79.910.179 26.417.659 53.492.520 66,9 II. Các bộ phận 1. Dịch vụ khách sạn 1.025.590 539.220 486.370 47,4 2. TTPPSP 19.756.850 16.324.924 3.431.926 17,4 3. Cửa hàng số 1 18.486.325 3.807.383 14.678.942 79,4 4. Cửa hàng số 2 22.987.156 4.651.804 18.335.352 79,8 5. Cửa hàng số 3 17.654.258 5.006.350 12.647.908 71,6 II. Một số mặt hàng cụ thể 1. Vang đỏ Passion 750 ml 197.639 189.847 7.792 4,10 2. Vang trắng Passion 750 ml 132.791 149.701 (16.910) (11,30) 3. Vang Passion Clasis 750 ml 241.340 312.130 (70.790) (22,68) 4. Brandy Gran Matador 700 ml 68.409 66.824 1.585 2,37 5. Gin cao cấp Premium 750 ml 78.808 76.627 2.181 2,85 6. Tondena Rhum Gold 700 ml 99.230 99.627 (397) (0,40) 7. Tondena Rhum Silver 700 ml 163.636 159.517 4.119 2,58 8. Rhum - 2 chai (hộp quà) 81.546 67.645 13.901 20,55 9. Antonov Vodka 700 ml 122.319 117.886 4.433 3,76 10. Khác 78.736 77.814 922 1,18 Qua số liệu trên ta thấy tỷ lệ doanh thu an toàn của công ty và các bộ phận trong công ty là tương đối cao (cao nhất là 79,8% - thấp nhất là 17,4%) từ đó giúp công ty có nhiều biện pháp để đẩy mạnh kinh doanh. Đối với mặt hàng rượu ta thấy tỷ lệ doanh thu an toàn là rất thấp 0,2% thực chất các mặt hàng rượu nghiên cứu ở trên chỉ bắt đầu vượt qua ngưỡng doanh thu hòa vốn mặc dù một số mặt hàng rượu có tỷ lệ doanh thu an toàn tương đối cao như Rhum - 2 chai là 20,55% - Vang đỏ 4,1% nhưng có 3 loại rượu chưa vượt qua điểm hòa vốn nên làm cho doanh thu của mặt hàng rượu nói chung chỉ ở điểm doanh thu hòa vốn. Từ những tính toán giúp công ty xác định đúng độ an toàn của từng bộ phận, từng mặt hàng trên cơ sở đó có các giải pháp để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tốt hơn. Muốn tăng số dư an toàn: công ty cần tăng doanh thu thực hiện hoặc giảm doanh thu hòa vốn. Tăng doanh thu thực hiện khi: tăng đơn giá bán, tăng sản lượng tiêu thụ hoặc giảm đơn giá bán để thu hút khách hàng nhằm tăng sản lượng tiêu thụ. Khi giảm định phí hoặc tăng tỷ lệ hiệu số gộp, tức là phải giảm biến phí. Từ phân tích trên giúp công ty biết được các điều kiện yếu tố để tăng hệ số an toàn từ đó có các giải pháp phù hợp. 4.2.7. Những giả định làm cơ sở phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận Qua phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận ở trên ta thấy việc phân tích mối quan hệ này để ra quyết định kinh doanh chỉ có thể thực hiện được khi thỏa mãn các điều kiện: - Giá của sản phẩm hàng hóa, dịch vụ sẽ không thay đổi khi mức tiêu thu thay đổi trong phạm vi cho phép. - Chi phí có thể chia thành định phí và biến phí. Tổng định phí giữ nguyên không đổi và biến phí đơn vị cũng giữ nguyên không đổi, dù mức độ hoạt động thay đổi. - Hiệu suất và năng suất của quá trình kinh doanh của nhân viên giữ nguyên không đổi. - Kết cấu hàng bán giữ nguyên trong phạm vi phù hợp. - Các mức tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ cơ bản giống nhau. Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận với những giả thiết trên có những hạn chế: - Giả thiết mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận là quan hệ tỷ lệ nên có thể bị phá vở. - Việc phân loại thành định phí và biến phí có thể không chính xác. - Kết cấu của hàng bán luôn thay đổi do cùng cầu trên thị trường. - Giả thiết khối lượng sản phẩm tiêu thụ thay đổi không có ảnh hưởng của lạm phát nhưng không có nền kinh tế nào không lạm phát. Việc am hiểu mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận (CVP) là cần thiết cho việc quản lý thành công của công ty. Phân tích CVP cho thấy được ảnh hưởng lên lợi nhuận của công ty trong sự thay đổi doanh thu, chi phí, kết cấu hàng bán và giá bán sản phẩm. Phân tích CVP là một công cụ cho lãnh đạo công ty nhận thức rõ những quá trình thay đổi nào đó có lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phân tích mối quan hệ CVP, cơ cấu chi phí, điểm hòa vốn là nhằm cung cấp cho lãnh đạo công ty các ý tưởng về độ nhạy cảm của lợi nhuận trước sự thay đổi của mức độ hoạt động hơn là chỉ ra một công thức tuyệt đối về cơ cấu chi phí. Quyết định quản trị của công ty sẽ còn lệ thuộc vào yếu tố dự báo, còn lệ thuộc vào sự biến động trên thị trường. Các nội dung phân tích ở trên nêu ra một cách suy nghĩ chú không phải thủ tục tính toán máy móc. Qua phân tích một số chỉ tiêu cơ bản ở trên ta thấy: Trong năm 2007 công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu: - Đạt doanh thu 79.910.179.000 đ và có lãi thuần 3.831.558.000 đ và tất cả các bộ phận trong công ty đều kinh doanh có lãi. Điều này cũng nói lên rằng toàn công ty và các bộ phận trong công ty đều vượt qua điểm hòa vốn đặc biệt Cửa hàng số 2 có doanh thu an toàn đạt 18.335.352.000 đ. Vì sau điểm hòa vốn tỷ lệ tăng của doanh thu là tỷ lệ tăng của hiệu số gộp, mức tăng của hiệu số gộp là mức tăng của lãi thuần, nên tại thời điểm này nếu công ty tăng được doanh thu thì lãi thuần tăng cao hơn. - Tỷ lệ hiệu số gộp của các Cửa hàng thương mại và Trung tâm phân phối sản phẩm ở mức thấp. Toàn công ty là 7,2% đặc biệt Trung tâm phân phối sản phẩm chỉ có 4% đây là điểm yếu của công ty cần khắc phục để nâng tỷ lệ hiệu số gộp ở mức hợp lý hơn từ 10% - 15%. - Hệ số đòn bẩy kinh doanh thấp: toàn công ty 1,5 các Cửa hàng thương mại đều rất thấp 1,3 - 1,4 điều này rất khó cho công ty và các Cửa hàng phát triển được khi có cơ hội kinh doanh tốt. Tuy vật mức chịu ảnh hưởng của tác động không tốt tới sản xuất kinh doanh cũng hạn chế. 4.3. Vận dụng phân tích chi phí trong việc ra quyết định ngắn hạn Phân tích chi phí có nhiều vận dụng trong việc quản lý và ra quyết định. Trong khuôn khổ luận văn này trên cơ sở số liệu phân tích ở trên với mục tiêu của công ty là tối đa hóa lợi nhuận và dựa vào phương án sản xuất kinh doanh của công ty đưa ra một số vận dụng giúp lãnh đạo ra quyết định sản xuất kinh doanh hợp lý. Cơ sở để vận dụng: như đã phân tích ở trên với phương trình lợi nhuận, khi muốn tối đa hóa chỉ tiêu lợi nhuận ta có thể thay đổi các biến số trong phương trình cho đến khi đạt đến mục tiêu mong muốn. Tất cả mọi sự kết hợp của các biến số trong phương trình đều nằm trong mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Như vậy khi thay đổi các chỉ tiêu của mối quan hệ này lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. Công ty sẽ đạt được mức lợi nhuận tối đa khi chọn được sự kết hợp hài hòa nhất các chỉ tiêu của mối quan hệ này. 4.3.1. Định hướng hoạt động của công ty năm 2008 và những năm tiếp theo 4.3.1.1. Đặc điểm của thị trường và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời điểm hiện tại - Thị trường cung cấp hàng hóa tiêu dùng thường ngày hiện nay dần dần tập trung do các công ty thương mại lớn như các siêu thị bán buôn, bán lẻ đảm nhiệm. Các nhà sản xuất thường tổ chức các kênh tiêu thụ sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng hoặc qua các siêu thị, các công ty thương mại lớn. - Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, nên trong tình hình hiện tại cũng đang gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, mở rộng thị trường. Vốn lưu động thiếu không đủ đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa. Đội ngũ cán bộ nhân viên đang còn thiếu cán bộ chủ chốt, thiếu cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn. - Do thiếu vốn, chưa có cơ chế quản lý phù hợp nên hiệu quả kinh doanh của hoạt động trên không cao. 4.3.1.2. Định hướng cho tổ chức hoạt động kinh doanh trong năm 2008 - Tiếp tục duy trì mở rộng kinh doanh các mặt hàng đang ổn định và có hiệu quả như: hoá phẩm, văn phòng phẩm, mì chính, đường, dầu ăn. Tổ chức việc ký hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp hàng hoá, nhằm cung ứng đủ lượng hàng và kịp thời cho nhu cầu kinh doanh của công ty. - Tổ chức tốt việc phân phối sản phẩm đã có thị trường ổn định tại các siêu thị cũng như bán buôn cho các đơn vị khác và bán lẻ đến tay người tiêu dùng. Bên cạnh các mặt hàng truyền thống công ty sẽ tìm kiếm thêm các đối tác và các mặt hàng khác để phân phối và tận dụng hệ thống khách hàng tiêu thụ hiện có nhằm đem lại hiệu quả cao hơn. - Cải tạo nâng cấp các phòng khách sạn, tổ chức việc quản lý mang tính chuyên nghiệp và có cơ chế khoán, quản và thưởng phù hợp. Phấn đấu nâng hiệu suất sử dụng phòng lên trên 80% và doanh thu đạt 1,2 tỷ đồng một năm. - Tổ chức việc kinh doanh hội thảo và các dịch vụ khác kèm theo dịch vụ khách sạn nhằm thu hút thêm khách nghỉ trọ. 4.3.1.3. Mục tiêu và phương án sản xuất kinh doanh trong năm 2008 a. Mục tiêu phấn đấu - Phấn đấu lãi thuần các Cửa hàng, Trung tâm phân phối sản phẩm, dịch vụ khách sạn tăng 10% so với năm 2007. - Doanh thu tăng 10% so với năm 2007 sau khi đã trừ trượt giá của thị trường. - Nộp ngân sách các khoản thuế theo đúng chế độ. b. Giải pháp thực hiện - Quản lý tốt các khoản chi phí, nhất là các khoản chi phí quản lý một cách hợp lý, tiết kiệm, không lãng phí, song cũng không hạn chế quá mức, trên nguyên tắc chi phí bỏ ra phải đem lại hiệu quả cao nhất. - Rà soát lại tình hình sử dụng lao động, cơ chế trả lương và quỹ lương của công ty, kiện toàn bộ máy quản lý, tuyển dụng các cán bộ trẻ có năng lực đảm nhiệm tốt các chức danh chủ chốt của công ty. Bố trí, sắp xếp lại các vị trí cho phù hợp với khả năng của từng người và công việc của từng bộ phận. Từng bước nâng cao thu nhập của cán bộ nhân viên và có chế độ đãi ngộ thỏa đáng đối với các cán bộ có năng lực. - Ký hợp đồng dài hạn với các khách hàng truyền thống, nhằm cung cấp ổn định các mặt hàng thường xuyên kinh doanh. - Tìm các giải pháp để nâng tỉ lệ sử dụng phòng của khách sạn lên 80%. - Tổ chức khoán quỹ lương trên doanh thu cho các bộ phận chưa khoán. - Tăng cường quảng cáo, khuyến mãi để đẩy mạnh bán ra. - Rà soát và nghiên cứu có thể ngừng kinh doanh một số mặt hàng kinh doanh đang bị thua lỗ, tiêu thụ chậm. - Xác định lại giá bán một số mặt hàng cho phù hợp với thị trường. - Nghiên cứu tổ chức sắp xếp lại một số dịch vụ như đóng gói, vận chuyển hàng hoá. - Thay thế mua sắm thêm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 4.3.2. Vận dụng phân tích chi phí vào thực tế phương án sản xuất kinh doanh của công ty 4.3.2.1. Vận dụng phân tích chi phí để rà soát các mục tiêu đã phù hợp chưa Mục tiêu 1 (MT1): Theo mục tiêu của công ty năm 2008 lãi thuần các bộ phận tăng 10%. Vậy để đạt được mục tiêu đó năm 2008 công ty kinh doanh cần đạt doanh thu bao nhiêu. Xác định doanh thu tiêu thụ để đạt lợi nhuận mong muốn là giúp cho lãnh đạo công ty chủ động trong việc điều hành các sách lược bán hàng, quản lý khối lượng sản phẩm tiêu thụ, hoạch định kế hoặch ngắn hạn. Với công thức xác định: Doanh thu tiêu thụ cần thiết để đạt lợi nhuận mong muốn = Định phí + Lợi nhuận mong muốn Tỷ lệ hiệu số gộp Căn cứ vào định hướng sản xuất kinh doanh đã nêu ở phần III với mục tiêu lợi nhuận năm 2008 tăng 10% so với năm 2007. Vậy để đạt được mục tiêu đó công ty, các bộ phận của công ty trong năm 2008 cần đạt được doanh thu là bao nhiêu? (Các yếu tố khác không thay đổi so với năm 2007). Căn cứ vào số liệu của công ty năm 2007 và dự kiến 2008 ta tính được doanh thu cần thiết cho các bộ phận của công ty năm 2008 để đạt được mục tiêu là lãi thuần tăng 10% như sau: Bảng 4.17. Bảng tính doanh thu cần thiết để đạt lợi nhuận mục tiêu Đơn vị tính: 1.000 đ Mục Lãi thuần 2007 Lãi thuần 2008 Định phí % hiệu số gộp Doanh thu cần thiết - Dịch vụ khách sạn 187.694 206.463 208.089 38,6 1.074.227 - TTPPSP 13.802 151.831 656.572 4,0 20.100.043 - Cửa hàng số 1 1.085.338 1.193.872 281.512 7,4 19.954.219 - Cửa hàng số 2 1.491.884 1.641.072 378.501 8,1 24.820.691 - Cửa hàng số 3 928.613 1.021.475 367.568 7,3 18.919.049 - Toàn công ty 3.831.558 4.214.713 1.892.242 7,2 85.259.431 Qua số liệu tính toán ở trên với các điều kiện cụ thể các bộ phận của công ty muốn đạt được lãi thuần năm 2008 tăng 10% so với lãi thuần năm 2007 thì các bộ phận cần tổ chức kinh doanh để đạt được doanh thu cần thiết tối thiểu là: Kinh doanh dịch vụ khách sạn: 1.074.227.000 đ. Trung tâm phân phối sản phẩm: 20.100.043.000 đ. Cửa hàng số 1: 19.954.219.000 đ. Cửa hàng số 2: 24.820.691.000 đ. Cửa hàng số 3: 18.919.049.000 đ. Mặt khác tại điểm hòa vốn doanh thu bằng với tổng chi phí, nghĩa là định phí được bù đắp hết. Vì vậy sau điểm hòa vốn, chi phí cho hàng hóa tiêu thụ chỉ còn là biến phí. Như vậy phần hiệu số gộp, tức phần còn lại từ doanh thu sau khi trừ đi biến phí của doanh thu vượt qua điểm hòa vốn chính là lãi thuần của công ty. Thông qua mối quan hệ ứng xử này giúp lãnh đạo công ty có được tính toán những chỉ tiêu cần thiết tại điểm hòa vốn và sau điểm hòa vốn bằng cách lấy doanh thu trừ đi biến phí .... Mục tiêu 2 (MT2): Năm 2008 là các bộ phận có tỷ lệ tăng doanh thu so với năm 2007 là 10%. Vậy nếu đạt mục tiêu doanh thu này thì lợi nhuận đạt bao nhiêu? Để tính được sự thay đổi của lợi nhuận khi thay đổi doanh thu, ta áp dụng công thức: Tỷ lệ thay đổi lợi nhuận = Tỷ lệ thay đổi doanh thu x Hệ số đòn bẩy kinh doanh Vận dụng vào thực tế cho công ty năm 2008 ta có: Cụ thể: tỷ lệ thay đổi lợi nhuận khách sạn 2008 = 10% x 2,1 = 21%. Lợi nhuận 2008 khách sạn = 187.694.000 x 21% = 227.109.740 đ. Bảng 4.18. Bảng tính lợi nhuận năm 2008 khi doanh thu 2008 tăng 10%so với năm 2007 Đơn vị tính: 1.000 đ Mục CF Tổng doanh thu 2008 Lãi thuần 2007 Đòn bẩy kinh doanh % tăng doanh thu 2008 % lợi nhuận tăng Lãi thuần 2008 Chênh lệch LT 08/07 Tỷ trọng lãi thuần - Dịch vụ khách sạn 1.025.590 187.694 2,1 10 21 227.110 39.416 4,9 - TTPPSP 19.756.850 138.029 5,8 10 58 218.085 80.057 3,6 - Cửa hàng số 1 18.486.325 1.085.338 1,3 10 13 1.226.432 141.094 28,3 - Cửa hàng số 2 22.987.156 1.491.884 1,3 10 13 1.685.828 193.945 38,9 - Cửa hàng số 3 17.654.258 928.613 1,4 10 14 1.058.619 130.006 24,2 - Tổng 79.910.179 3.831.558 1,5 10 4.415.874 584.316 100 Qua bảng số liệu trên cho chúng ta thấy: Tỷ lệ thay đổi lợi nhuận năm 2008 của Trung tâm phân phối sản phẩm là lớn nhất 58%, dịch vụ khách sạn 21%, các Cửa hàng 13% - 14% là do độ lớn đòn bẩy kinh doanh của Trung tâm phân phối sản phẩm là lớn nhất 5,8 lần - dịch vụ khách sạn 2,1 lần - các Cửa hàng 1,3 - 1,4 lần. Tuy nhiên số lợi nhuận tăng nhiều nhất năm 2008 là Cửa hàng số 2 (+193.945.000 đ) là do: dù Cửa hàng số 2 có độ lớn đòn bẩy kinh doanh nhỏ nhất 1,3 lần nhưng Cửa hàng lại có tỷ trọng lãi thuần trong công ty là rất lớn 38,9%. Ngược lại Trung tâm phân phối sản phẩm có tỷ lệ thay đổi lợi nhuận rất lớn 58% nhưng do tỷ trọng lợi nhuận của Trung tâm phân phối sản phẩm có tỷ lệ nhỏ 3,6% nên mức lợi nhuận năm 2008 tăng so với 2007 chỉ có 80.057.000đ. Qua phân tích số liệu ở trên giúp lãnh đạo công ty thấy được ở bộ phận nào có tỷ lệ tăng lợi nhuận cao nhất, thấp nhất vì sao? Để từ đó có định hướng đầu tư, khai thác thị trường thích hợp nhất. Mặt khác cũng biết được mức lợi nhuận tăng (giảm) khi có sự biến động doanh thu. Vì sao? Để từ đó có các ứng phó kịp thời khi có sự biến động của thị trường. Từ việc vận dụng tại mục tiêu 1 và mục tiêu 2 ta thấy 2 mục tiêu mà công ty đưa ra cho 2008 chưa thực sự phù hợp với nhau: với điều kiện khác vẫn ổn định thì 2 mục tiêu trên có kết quả như sau. Bảng 4.19 Bảng so sánh kết quả 2 phương án Đơn vị tính: 1.000 đ DV KS TTPPSP CH1 CH2 CH3 1) MT 1: doanh thu 1.074.227 20.100.043 19.954.219 24.820.691 18.918.049 2) MT 2: doanh thu 1.128.149 21.732.535 20.334.957 25.285.871 19.419.683 3) Chờnh lệch (2 -1) 53.922 1.632.492 380.783 465.180 501.634 Như vậy có thể ở đây công ty có nhận thức rằng tỷ lệ tăng của lợi nhuận sẽ bằng tỷ lệ tăng của doanh thu mà chưa tính đến các yếu tố khác như cơ cấu chi phí, đòn bẩy kinh doanh. Với kết quả của mục tiêu trên thì công ty rất khó xác định tập trung nguồn lực để thực hiện mục tiêu nào. Vì vậy qua phân tích này giúp công ty xác định lại các mục tiêu ch